Giao ti p th i @ n i công s
ờ
ơ
ế
ở
ế ả ằ ẳ Giao ti p công s hi n nay không ph i b ng l b ng tin ho c alô kh p các phòng ban mà là b ng nh ng ph i, cũng ch ng ph i b ng thông báo trên ả ằ ng ti n hi n đ i nh t. ệ ệ ở ệ ắ ờ ằ ươ ữ ặ ạ ấ ả
Chat va Email
c đây v n v n cau m t vì nhân viên chat chít su t ngày bây gi ả ế ế ướ ẫ ặ ố ố ệ ố ộ c chi phí. L dĩ nhiên, chat không ph i là ả cũng ph i ờ ơ ả ệ ẽ ấ Đ n c các s p tr công nh n Yahoo Messenger (YM) là công c giao ti p s m t. Nó nhanh và ti n h n email, ế ụ ậ đi n tho i và quan tr ng là ít nh t nó cũng ti t ki m đ ượ ệ ế ọ ạ tán g u, và nó cũng c n có nguyên t c riêng. ầ ẫ ắ
T o nick d nh ớ ễ ạ
ư ẻ ố ươ ả ể ể ạ ạ s nghiêm túc c a b n ủ ể ệ ấ ộ ỏ ự ạ ế ở ứ ẳ ủ ư ệ ể ạ ả Cái nick đó đ ng nhiên không quá tr con gi ng nh “Cobedoihon”, “tuoihong”, “banglangtim”... hay c t nh ki u “nguoidanongdocthan”, “nguoitrongmong”, “gahohua”... cũng không th đ i khái ợ ki u “cho nó có tên thôi mà”. M t cái tên r t chuyên nghi p ch ng t trong công vi c c a b n và làm sao đ nick th t đ n gi n, ch ng h n nh “Cuong _sales” n u b ph n bán hàng hay “Hoa secretary” n u b n là th ký. ậ ơ ạ ư ế ậ ộ
Thay đ i status ổ
ạ ự ạ ủ ặ i c a b n là vi c nên làm n u b n không mu n đ ng nghi p ho c ạ ệ ố ồ ố ạ ạ ế ợ ấ ệ i. Ngoài ả ờ ờ ầ ị ẵ ả ị ặ ạ ủ ư ể ệ ẳ ạ Thông báo tình tr ng th c t các đ i tác b c mình vì rõ ràng là b n đang online mà đ i mãi không th y câu tr l ự nh ng status m c đ nh trên máy khi s n sàng (available), tàu ng m (invisible) hay r i bàn làm vi c (away) thì b n có th thông báo c l ch làm vi c c a mình, ch ng h n nh “Tôi h p t ọ ớ i 2 gi chi u” lên status. ữ ệ ờ ề
Nghĩ tr c, enter sau ướ
ể ầ ạ ộ ể ố ắ i n i dung tr ườ ọ ạ ữ ả ấ ng h ch vì m t t ỉ ế i b ng m t tin ti p theo đ ng i chu đáo, c n th n. T o thói quen ki m tra l ạ ể b n đang c t nh ho c xem th ạ ả ợ ki m tra l i chính t ỗ ể s a l ử ỗ ằ ướ ặ ọ và ng văn. N u trót nh n phím g i tr ườ ố ằ c khi nh n g i tin nh n. Đ ng đ đ i tác hi u l m r ng ử ấ ừ ng b t ch t n y ra trong óc. Cũng nên ợ ả ộ ừ i thì ngay l p t c hãy c khi đ c l ậ ứ ậ i đ i tho i th y b n là ng ấ ữ ấ ử ướ ạ ườ ế ể ạ ẩ ộ
L ch s ự ị
ố ế ớ ẽ ạ ắ i b n qua chính nh ng gì b n vi ậ ườ ạ ế ạ ả ọ ọ ữ ớ ủ ữ ữ ạ ằ ề ả ơ ệ ệ ế ả ờ t, c m n hay chúc m t ngày hi u qu . Và tr ộ phía ng i nh ng câu chào này t ế ạ ớ ạ ướ ườ ườ ữ ừ ừ ố i tin nh n nhanh, đ i tác s không đánh giá b n qua màu m t, tu i tác qu n áo Trong th gi ầ ổ ắ t. Hãy h c cách th m chí c gi ng nói mà phán xét con ng ọ ể ạ làm m m gi ng văn c a b n b ng nh ng ngón tay. Hãy quen v i nh ng câu xã giao ki u t m c khi màn giao ti p qua chat k t thúc, hãy ch bi i đang đ i tho i v i b n. Đ ng chào ng tín hi u đáp l i ta ạ ệ r i offline ho c sign out ngay khi n phía bên kia c m th y h t h ng. ả ặ ồ ụ ẫ ế ấ
Phông ch rõ ràng ữ
c coi là thô l ng t ữ ượ ế ượ ệ i c ch và t ườ t nh t ch nên đ c t vì đi u này khi n ng ố i ta t ấ ỗ ể ữ ấ ế ể ỡ ừ ng đ n vi c b n ạ 10 đ n 12. ế ưở ỉ Dùng phông ch in hoa đ ề đang quát tháo và r t hung hăng. Hãy đ tâm t ớ ỡ Và dù b n ch n phông ch nào thì cũng nên đ màu đen là hay nh t. ể ữ ạ ấ ọ
Ngôn ng và cách di n đ t d hi u ạ ễ ể ữ ễ
i chat ph i suy di n hay “phiên d ch” nh ng l ắ ữ ễ ễ ả ắ ạ ờ ừ ữ ủ ả ệ ộ Đ ng b t ng ị nh ng câu t ế cho tôi” nghe đ y v hung hăng, câu “Khi nào hoàn thành b n báo cáo, phi n anh g i ngay cho ạ ằ i nh n c a b n. Hãy di n đ t b ng ườ d hi u, thân thi n. Thay vì nói “N u anh hoàn thành b n báo cáo thì n p ngay ừ ễ ể ẻ ầ ử ề ả
tôi nhé” nghe rõ ràng m m m i và d ch u h n nhi u. ề ễ ề ạ ơ ị
ệ ữ ữ ế ạ ắ ọ ơ ừ ế ầ ợ ừ thích h p và không nên quên d u ấ i đ c đánh giá và xu ng dòng tùy ti n cũng là cách khi n ng ườ ọ ấ ấ ệ ế ỗ Dù chat có là công ngh giao ti p ng n g n thì b n cũng đ ng quên nh ng quy t c ng pháp c ắ t hoa đ u câu, dùng ch hoa cho các danh t b n nh t: vi ữ ch m, d u ph y. L i chính t ố ả ẩ th p b n và r t khó ch u đ y. ấ ấ ả ấ ấ ạ ị
t là đi u t ặ ế ế i k khi chat công vi c, nó khi n ng ữ ề ố ỵ ậ ườ ế ặ ạ ỉ t tý nào v t t ẻ ấ i khác nghĩ b n là k b t ạ ế ắ ệ . T và thu t ng chuyên môn cũng ch nên dùng n u b n chat v i đ ng ớ ồ ỗ ừ ề ố i ch ng bi ẳ ự ệ ườ ừ ữ ế Ti ng lóng ho c vi l ch s ho c thô l ị nghi p cùng ngành ngh . Đ ng đem chúng ra đánh đ nh ng ng ề chuyên ngành c a b n. ủ ạ
Chú ý “l ng nghe” ắ
ứ ế ụ ể ệ ạ ọ ộ ặ ể ằ ự ắ ườ ứ ế ạ ị ế i cùng chat hi u r ng b n đang “l ng nghe” h , và giúp cho cu c giao ti p ườ i ta chat mà b n thì c uh, um, cho qua. ẽ i ngay m t câu h i khó, hãy đ ngh đ i tác đ i vài phút trong khi b n tìm ra ị ố ế ề ạ ộ ỏ ợ "vâng, đúng, chính xác ho c tôi hi u, anh c ti p t c đi" đan xen khi đang “ti p Nh ng t ế ừ ữ chuy n” s giúp ng ẽ thông su t liên t c. S ch ng l ch s chút nào n u ng ụ ẳ ố N u không th tr l ể ả ờ i thích h p. câu tr l ợ ả ờ
c C n th n v i tính hài h ớ ẩ ậ ướ
i đã hi u b n, cách bông đùa đó có th ch p nh n đ ượ ế t ư ấ ậ ườ ể ể ườ ở ấ ứ ể ướ ạ ố t c m i ng ể ở i ề ạ c. Nh ng b n nên bi b t c lúc nào, trong b t c tình hu ng nào. C n ẩ ấ ứ i khác. T t nh t hãy tránh xa ấ i thân thi n. i bông đùa n u ng V i nh ng ng ạ ữ ớ c v i t r ng không th hài h ớ ấ ả ọ ằ th n k o câu đùa c a b n có th tr thành đi u xúc ph m v i ng ậ ạ ủ ẻ i chat v i b n không ph i là m t ng nh ng l ữ ườ ườ ớ ạ ớ ộ ố ệ ườ ế ả ờ
Tìm b n mà chat ạ
ủ ậ ằ ư ệ ả ẳ ả ố ứ ủ ể ạ ớ ướ ề ng th c c truy n là đi n tho i thì t c khi đ ngh h add nickname c a mình vào danh sách messenger ủ ầ t nh t hãy c m ề ặ ế ươ ứ ệ ạ ằ ạ ấ ổ ố ọ Không ph nh n r ng chat trong công vi c là r t hi u qu , nhanh chóng nh ng ch ng ph i ai ấ ệ cũng quen và đánh giá đúng m c hình th c liên l c “m i” này. Do đó, hãy tìm hi u ý c a đ i tác, ứ khách hàng ho c s p tr ị ọ c a h . Còn n u h thích liên l c b ng ph ủ máy lên và b m s s . ế ọ ố ố ấ
Nào cùng email
ứ ẫ ị Th đi n t (email) là cách th c liên l c l ch s và ph bi n h n l ố ạ ị lãng phí th i gian công s . Và vì th , hãy t n d ng nó m t cách hi u qu nh t. i chat chit v n v n b cho là ơ ố ệ ư ệ ử ờ ổ ế ộ ự ụ ế ậ ả ấ ở
Tiêu đ th (Subject) rõ ràng ề ư
g i m t b c th đi n t mà không có tiêu đ . Đi u này cũng gi ng nh vi c ừ ư ệ ử ề ề ố ộ ứ ặ ư ệ ở ườ ề ế ử ư ờ ử ị ề ề ạ ữ ế i không ệ t tiêu đ , b n nên đ a nh ng thông đi p ư ụ ư ờ c n i dung chính c a th thay vì nh ng câu chung chung. Ví d th m i ữ ộ ứ ọ ủ ượ ư ộ Đ ng bao gi ngoài đ i b n b t m t đi đ n nhà ai đó. M t b c th không có tiêu đ , n u g i cho ng ế ờ ạ quen, có r t nhi u nguy c b ném vào s t rác. Khi vi ơ ị ấ c th , thâu tóm đ ụ ể h p. ọ
Không g i cùng m t th t i quá nhi u ng i (CC) ư ớ ử ộ ề ườ
ườ ấ ậ ộ ườ ệ ậ ậ i r t hay có thói quen cc n i dung th cho m i b ph n trong công ty v i suy nghĩ ể t r ng cái ki u ọ i nh n cho r ng trách nhi m đ c b c th đó không ệ ớ ế ằ ứ ư ế ọ ọ ộ i cùng lúc. H không bi ằ ng nhiên th ng tay nh p chu t xoá nó. M t s ng ộ ố “m t công trăm vi c”, c p nh t thông tin cho nhi u ng ộ “cha chung không ai khóc” y s khi n ng ườ ấ ph i c a h và đ ấ ư ề ậ ộ ả ủ ẽ ẳ ươ ọ
Tr ng h p c n g i thông tin cho nhi u ng i cùng lúc, b n nên đ rõ trên tiêu đ th đ phòng ườ ử ề ầ ợ ườ ề ư ể ề ạ
i ng ộ ố ể ấ ạ ừ ệ ớ ườ i nh n th ậ ư tránh chuy n “th t l c”. Đ ng quên đ a ra m t s đi m chính có liên quan t ư vào trong tiêu đ . ề
Nh n m nh nh ng đi m chính ữ ể ấ ạ
ư ệ ử ề ể ườ ọ ỉ ầ ướ ư ắ ượ c nh ng ý quan tr ng. N i dung m t b c th đi n t ộ ư ư i đ c có th ch c n l ể ộ ứ ư ệ ử ườ ộ t qua n i cũng c n ch t ặ ầ i đ c thì i hi n đ i ngày càng l ườ ọ ệ ạ thành nhi u ý chính đ ng Hãy chia n i dung th đi n t ộ dung th mà v n b t đ ọ ữ ẫ ch và quy c gi ng nh th tay hay m t b n fax. Khi con ng ộ ả ủ ố th c a b n càng t p trung vào ý chính càng b t m t h n. ẽ ư ủ ắ ơ ậ ắ ạ
ễ ọ ư ế t Đ ng quên trình bày b c th sao cho d đ c. Nên đ cách dòng sau m i kh . Không nên vi ứ b ng ch in hoa. Nên căn text theo m t bên l ể đ tránh ng ỗ i đ c b m i m t. ị ỏ ườ ọ ề ể ổ ắ ừ ằ ữ ộ
Dùng d u hi u kh n ệ ẩ ấ
ữ ể ượ ể ư ủ ng báo hi u kh n ho c màu s c gây s chú ý đ th c a ự ệ ẩ ắ ặ ạ ử ụ c chú ý h n. Đ ng ng i s d ng nh ng bi u t ừ b n đ ạ ượ ơ
Chia nh file đính kèm ỏ
ố ử ộ ủ ử ộ ố ớ ừ ỡ ớ ế ậ ấ t ngay, ng ử ỏ i nh n th s m file hay ch ư ẽ ở ườ ế ạ ậ ỉ ể i. N u mu n th đ kiên nh n c a khách hàng ho c đ i tác thì hãy g i m t vài file đính kèm email ẫ ặ ế v i kích c l n nh t có th . Còn n u không, hãy c n th n chia nh các file g i kèm v i t ng tiêu ể ớ ẩ đ rõ ràng v n i dung. Đi u này có th cho b n bi ề ề đ n thu n là đ c th chính r i đóng l ơ ề ộ ọ ư ầ ạ ồ
Ki m tra email đ u đ n ể ề ặ
t qua m t lo t th , hãy ướ ể ặ ồ ư i m i email nhanh nh t, th m chí ch là câu kh ng đ nh đã nh n đ ạ c th . Quy đ nh th i gian ki m tra mail đ u đ n. Khi ng i vào bàn làm vi c, l ờ ề ị c g ng tr l ấ ả ờ ố ắ ệ ị ẳ ậ ậ ọ ỉ ộ ượ ư
i đ u ch mong nh ng câu tr l ườ ề ờ ữ ỷ ấ ố ọ ọ ư ẩ ố ứ ả ờ i email ngay khi có th và chia m c đ quan ể i. Nh th b n s không đ l ả ờ i v i đúng ng ả ờ ớ ủ ừ ể ọ i kh n t c vì th đ ng ế ừ ộ ho c b ặ ể ỡ ư ế ạ ườ ỏ ẽ Trong k nguyên thông tin này m i ng đ ch t đ ng nh ng email ch a đ c. Hãy tr l tr ng c a t ng b c th đ có câu tr l ư ể i v i ai c . quên câu tr l ả ữ ứ ả ờ ớ
Ngu n : JobVN ồ
