Giáo trình Hạch toán kế toán (Ngành: Thương mại điện tử - Cao đẳng) - Trường Cao đẳng Xây dựng số 1

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:70

Thêm vào BST

Báo xấu

1
lượt xem 0
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình "Hạch toán kế toán (Ngành: Thương mại điện tử - Cao đẳng)" được biên soạn với mục tiêu nhằm giúp sinh viên nắm được các kiến thức về: Những vấn đề chung về hạch toán kế toán; phương pháp chứng từ kế toán; phương pháp tài khoản kế toán; kế toán hàng hòa trong doanh nghiệp;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Hạch toán kế toán (Ngành: Thương mại điện tử - Cao đẳng) - Trường Cao đẳng Xây dựng số 1

BỘ XÂY DỰNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG XÂY DỰNG SỐ 1 GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGÀNH: THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: 389ĐT/QĐ-CĐXD1 ngày 30 tháng 09 năm 2021 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Xây dựng số 1 Hà nội, năm 2021 1
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. 2
LỜI GIỚI THIỆU Để giúp cho cán bộ giảng dạy, cán bộ nghiên cứu, sinh viên, học sinh có tài liệu giảng dạy, nghiên cứu và học tập, Bộ môn Kế toán- Khoa Kế toán – Tài chính - Trường Cao đẳng Xây dựng số I đã biên soạn cuốn giáo trình “Hạch toán kế toán” dành cho ngành đào tạo Nghiệp vụ Bán hàng - Hệ Trung cấp, các ngành khác thuộc khối ngành Kinh tế của trường. Khoa Kế toán – Tài chính và tập thể tác giả bày tỏ lòng cảm ơn tới các đồng chí giáo viên Khoa Kế toán – tài chính, các chuyên gia phản biện, các thành viên Hội đồng khoa học đã có nhiều ý kiến đóng góp quý báu. Tuy rất cố gắng nhưng cuốn giáo trình chắc chắn không tránh khỏi những hạn chế nhất định. Chúng tôi rất mong nhận được từ bạn đọc những ý kiến đóng góp có tính xây dựng và có giá trị khoa học, để lần tái bản sau được hoàn thiện hơn. Tập thể tác giả xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, Ngày….tháng….năm 2019 T/M TẬP THỂ TÁC GIẢ 3
MỤC LỤC Chương 1: Những vấn đề chung về hạch toán kế toán ......................................................... 7 1.1. Khái niệm hạch toán kế toán ........................................................................................ 7 1.2. Đối tượng của hạch toán kế toán .................................................................................. 7 1.2.1. Đối tượng chung của hạch toán kế toán ................................................................... 7 1.2.2. Đối tượng cụ thể của hạch toán kế toán ................................................................... 7 1.3. Vai trò của hạch toán kế toán .................................................................................... 10 Chương 2: Phương pháp chứng từ kế toán .......................................................................... 11 2.1. Khái quát chung về phương pháp chứng từ kế toán ................................................ 11 2.1.1. Khái niệm và nội dung ........................................................................................... 11 2.1.1.1. Khái niệm phương pháp chứng từ kế toán ...................................................... 11 2.1.1.2. Nội dung phương pháp chứng từ kế toán ........................................................ 11 2.1.2. Ý nghĩa ................................................................................................................... 11 2.2. Chứng từ kế toán ......................................................................................................... 12 2.2.1. Khái niệm, tính chất................................................................................................ 12 2.2.1.1. Khái niệm chứng từ kế toán ............................................................................. 12 2.2.1.2. Tính chất của chứng từ kế toán ....................................................................... 12 2.2.2. Tác dụng ................................................................................................................. 12 2.2.3. Phương pháp lập ..................................................................................................... 13 2.2.3.1. Chứng từ tiền mặt ............................................................................................ 13 2.2.3.2. Chứng từ tiền gửi ngân hàng ........................................................................... 16 2.2.3.3. Chứng từ mua hàng ......................................................................................... 23 2.2.3.4. Chứng từ bán hàng .......................................................................................... 24 Chương 3: Phương pháp tài khoản kế toán ......................................................................... 31 3.1.Khái quát chung về phương pháp tài khoản kế toán ................................................ 31 3.1.1. Khái niệm và nội dung ........................................................................................... 31 3.1.2. Ý nghĩa ................................................................................................................... 31 3.2.Tài khoản kế toán ......................................................................................................... 31 3.2.1. Khái niệm và hệ thống TKKT ................................................................................ 31 3.2.4.2 Ghi kép .............................................................................................................. 43 Chương 4: Kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp .............................................................. 49 4.1. Kế toán vốn bằng tiền .................................................................................................. 49 4.1.1. Tài khoản sử dụng .................................................................................................. 49 4.1.1.1. Tài khoản 111 - Tiền mặt................................................................................. 49 4.1.1.2. Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng ............................................................... 50 4.1.2. Phương pháp kế toán .............................................................................................. 50 4.1.2.1. Kế toán tiền mặt............................................................................................... 50 4.1.5.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng ............................................................................. 55 4
4.2. Kế toán mua hàng ........................................................................................................ 58 4.2.1. Tính giá hàng hóa ................................................................................................... 58 4.2.2. Tài khoản sử dụng .................................................................................................. 59 4.2.5. Phương pháp kế toán .............................................................................................. 60 4.3. Kế toán bán hàng ......................................................................................................... 62 4.3.1. Tài khoản sử dụng .................................................................................................. 62 4.3.1.1. Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ............................ 62 4.3.1.2. Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán .................................................................. 63 4.3.5. Phương pháp kế toán .............................................................................................. 63 5
GIÁO TRÌNH MÔN HỌC Tên môn học: Hạch toán kế toán Mã môn học: MH11 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học/mô đun: - Vị trí: Môn học được bố trí ở kỳ học thứ I, học sau môn Nguyên lý thống kê - Tính chất: Là môn học cơ sở. - Ý nghĩa và vai trò của môn học: Mục tiêu của môn học: - Về kiến thức: + Trình bày được khái niệm về kế toán, đối tượng của kế toán, những kiến thức cơ bản về các phương pháp kế toán, vai trò của kế toán. + Trình bày được khái niệm, tính chất chứng từ kế toán. + Trình bày được phương pháp tính trị giá thực tế của hàng hóa nhập kho và xuất kho. + Trình bày được nội dung, kết cấu và cách ghi chép vào tài khoản tài sản và tài khoản nguồn vốn. + Trình bày được phương pháp lập một số chứng từ liên quan đến vốn bằng tiền, mua hàng, bán hàng: Phiếu thu, phiếu chi, séc, ủy nhiệm chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT. + Trình bày được các tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến vốn bằng tiền, mua hàng và bán hàng. - Về kỹ năng: + Phân loại được các đối tượng kế toán. + Tính được trị giá hàng hóa nhập kho và xuất kho. + Lập được các chứng từ liên quan đến vốn bằng tiền, mua vật tư, hàng hóa và bán hàng: phiếu thu, phiếu chi, séc, ủy nhiệm chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT. + Phân biệt được tài khoản tài sản, nguồn vốn trong doanh nghiệp. + Định khoản một số nghiệp vụ chủ yếu trong doanh nghiệp liên quan đến vốn bằng tiền, mua hàng, bán hàng trong doanh nghiệp. + Ghi được tài khoản dạng chữ T, ghi một số sổ kế toán: Sổ quỹ tiền mặt, thẻ kho, sổ chi tiết hàng hóa. - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: + Năng lực tự chủ: Sau khi học xong môn học người học chủ động, tự lập các kế hoạch trong công việc. 6
+ Nghiêm túc, cẩn thận, tự giác, trách nhiệm đối với công việc. Nội dung của môn học: Chương 1: Những vấn đề chung về hạch toán kế toán Giới thiệu: - Thời gian: 3 tiết Mục tiêu: - Trình bày được khái niệm, vai trò và đối tượng hạch toán kế toán. - Phân loại được các đối tượng kế toán. Nội dung chính: 1.1. Khái niệm hạch toán kế toán Hạch toán kế toán (hay kế toán) là khoa học thu nhận, xử lí và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản (hay toàn bộ thông tin về sản phẩm và các hoạt động kinh tế tài chính) trong các đơn vị, nhằm kiểm tra toàn bộ tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị đó. 1.2. Đối tượng của hạch toán kế toán 1.2.1. Đối tượng chung của hạch toán kế toán Mỗi một doanh nghiệp, một tổ chức cơ quan hay các thể nhân khi hình thành và bước vào hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng một lượng tài sản nhất định. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh các hoạt động kinh tế tài chính nảy sinh làm biến động tài sản và cả sự chuyển hóa hình thái của tài sản từ dạng này sang dạng khác. Hạch toán kế toán là một công cụ quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong nền kinh tế quốc dân nói chung và trong các đơn vị nói riêng. Do đó hạch toán kế toán cần thực hiện được việc thu nhận các thông tin về tài sản đơn vị đang sử dụng về các hoạt động kinh tế tài chính gây nên sự biến động, thay đổi, chuyển hóa tài sản (sự vận động của tài sản) trong đơn vị, thực hiện việc kiểm tra giám sát số tài sản hiện có và các hoạt động kinh tế tài chính, góp phần sử dụng có hiệu quả tài sản và nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị. Do đó đối tượng chung của hạch toán kế toán là tài sản và sự vận động của tài sản trong quá trình hoạt động của đơn vị. 1.2.2. Đối tượng cụ thể của hạch toán kế toán Để hiểu rõ hơn đối tượng của hạch toán kế toán, cần đi sâu nghiên cứu đối tượng cụ thể của hạch toán kế toán trong đơn vị sản xuất vì ở đơn vị này có tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính đa dạng, phong phú. Trên cơ sở đó chúng 7
ta có thể nhận biết đối tượng cụ thể của hạch toán kế toán trong đơn vị khác. Các đơn vị sản xuất muốn thực hiện chức năng sản xuất tạo ra những sản phẩm vật chất hữu ích cần thiết phải có một số tài sản nhất định như máy móc, thiết bị sản xuất, nguyên liệu, vật liệu… Tài sản trong đơn vị có nhiều loại khác nhau và được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau gọi là nguồn hình thành tài sản, biểu hiện bằng tiền của tài sản trong đơn vị sản xuất gọi là vốn kinh doanh của đơn vị. Vì vậy tài sản và nguồn hình thành tài sản là hai mặt biểu hiện của vốn kinh doanh. Trong đơn vị sản xuất kinh doanh, các hoạt động kinh tế tài chính nảy sinh thường xuyên, liên tục qua các giai đoạn khác nhau của quá trình tái sản xuất (giai đoạn mua hàng, giai đoạn sản xuất, giai đoạn bán hàng). Các hoạt động kinh tế tài chính này nảy sinh gây nên sự biến động, thay đổi chuyển hóa lẫn nhau giữa các loại tài sản và nguồn hình thành tài sản. Những thông tin về sự biến đổi này rất cần thiết cho việc tìm ra phương hướng và biện pháp nâng cao hiệu quả kinh tế của quá trình tái sản xuất. ⮚ Vì vậy mỗi loại tài sản, mỗi nguồn hình thành tài sản, mỗi một giai đoạn kinh doanh là một đối tượng cụ thể của hạch toán kế toán ⮚ Tài sản trong doanh nghiệp nếu xét về mặt giá trị và tính chất luân chuyển thì toàn bộ tài sản trong doanh nghiệp được chia thành: + Tiền: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển kể cả tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc đá quý. + Các khoản đầu tư tài chính: Là các khoản đầu tư về vốn như đầu tư cổ phiếu, trái phiếu, đầu tư cho vay... + Các khoản phải thu: Phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác... + Hàng tồn kho: Nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng mua đang đi đường, thành phẩm, hàng hóa... + Tài sản cố định: Bao gồm tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình + Bất động sản đầu tư: Bao gồm quyền sử dụng đất, nhà hoặc một phần nhà doanh nghiệp nắm giữ để cho thuê hoặc chờ tăng giá để bán. + Ngoài ra còn bao gồm các tài sản khác như: Tạm ứng, các khoản tiền ký quỹ, ký cược,… ⮚ Nguồn vốn (nguồn hình thành tài sản): Xét theo nguồn hình thành, toàn bộ tài sản của doanh nghiệp được hình thành từ 2 nguồn: Nguồn vốn chủ sở hữu và nợ phải trả: - Nguồn vốn chủ sở hữu: Là số vốn của các chủ sở hữu, cá nhà đầu tư đóng góp mà doanh nghiệp không phải cam kết thanh toán. Nguồn vốn chủ sở hữu bao gồm: 8
+ Vốn do chủ sở hữu, các nhà đầu tư đóng góp và được sử dụng vào mục đích kinh doanh + Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối: Đây là kết quả của toàn bộ hoạt động kinh doanh. Số lợi nhuận này khi chưa phân phối được sử dụng cho hoạt động kinh doanh và coi như nguồn vốn chủ sở hữu + Nguồn vốn chủ sở hữu khác: Là số vốn chủ sở hữu có nguồn gốc từ lợi nhuận để lại: các quỹ của doanh nghiệp, chênh lệch đánh giá lại tài sản, chênh lệch tỷ giá chưa xử lý - Nợ phải trả: Là số tiền vốn mà doanh nghiệp đi vay, chiếm dụng của các đơn vị, tổ chức, cá nhân khác có trách nhiệm phải trả sau một thời gian nhất định. Các khoản nợ phải trả được chia ra: nợ ngắn hạn và nợ dài hạn. + Nợ ngắn hạn: Là khoản nợ mà doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn trả trong vòng một chu kỳ kinh doanh bình thường hoặc trong vòng một năm: Bao gồm các khoản vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn, tiền phải trả cho người bán, phải trả cho người lao động, khoản thuế và các khoản phải nộp Nhà nước, khoản phải trả phải nộp khác... + Nợ dài hạn: Là các khoản nợ mà thời gian trả nợ trên một năm bao gồm vay dài hạn, nợ dài hạn, các khoản nhận ký cược ký quỹ dài hạn, các khoản phải trả dài hạn khác. * Bài tập luyện tập Bài 1: Các đối tượng kế toán sau đây thuộc tài sản hay nguồn vốn? 1. Tiền mặt 2. Quỹ đầu tư phát triền 3. Tài sản cố định hữu hình 4. Hàng hoá 5. Phải trả cho người bán 6. Phải thu của khách hàng 7. Phải trả người lao động 8. Vốn đầu tư của chủ sở hữu 9. Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 10. Vay và nợ thuê tài chính Bài giải: Tài sản Nguồn vốn 1. Tiền mặt 1. Quỹ đầu tư phát triển 2. Tài sản cố định hữu hình 2. Phải trả cho người bán 3. Hàng hoá 3. Phải trả người lao động 4. Phải thu của khách hàng 4. Vốn đầu tư của chủ sở hữu 5. Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 9
6. Vay và nợ thuê tài chính Bài 2: Các đối tượng kế toán sau đây thuộc tài sản hay nguồn vốn? 1. Ô tô 2. Quỹ khen thưởng, phúc lợi 3. Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 4. Tiền gửi ngân hàng 5. Vốn góp của ông A 6. Tạm ứng 7. Công cụ dụng cụ 8. Nhà xưởng Bài giải: Tài sản Nguồn vốn 1. Ô tô 1. Quỹ khen thưởng, phúc lợi 2. Tiền gửi ngân hàng 2. Thuế và các khoản phải nộp Nhà 3. Tạm ứng nước 4. Công cụ dụng cụ 3. Vốn góp của ông A 5. Nhà xưởng 1.3. Vai trò của hạch toán kế toán Kế toán giúp lãnh đạo doanh nghiệp theo dõi thường xuyên hoạt động sản xuất, kinh doanh, giúp theo dõi thị trường để sản xuất, tích trữ hàng hoá, nhằm cung cấp kịp thời cho thị trường những sản phẩm đáp ứng yêu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng. Ngoài ra kế toán còn cung cấp tài liệu cho doanh nghiệp làm cơ sở hoạch định cho chương trình hành động cho từng giai đoạn, từng thời kỳ. Nhờ có kế toán mà quản lý điều hành trôi chảy hoạt động của đơn vị, giúp cho việc quản lý lành mạnh, tránh hiện tượng tham ô, lãng phí tài sản thực hiện kiểm soát nội bộ có hiệu quả. Nhờ có kế toàn mà người quản lý tính được kết quả công việc của mình đã điều hành từng giai đoạn và qua đó vạch ra phương hướng hoạt động cho tương lai, điều hoà được tình hình tài chính của doanh nghiệp. Kế toán còn là căn cứ để giải quyết mọi tranh chấp, khiếu nại, tố cáo và là cơ sở pháp lý để chứng minh hành vi vi phạm chính sách, chế độ tài chính... 10
Chương 2: Phương pháp chứng từ kế toán Giới thiệu: - Thời gian: 09 tiết Mục tiêu: - Trình bày được nội dung phương pháp chứng từ kế toán. - Trình bày được khái niệm, tính chất và tác dụng của chứng từ kế toán. - Lập được một sô chứng từ kế toán: Phiếu thu, phiếu chi, séc, ủy nhiệm chi, phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn bán hàng. Nội dung chính: 2.1. Khái quát chung về phương pháp chứng từ kế toán 2.1.1. Khái niệm và nội dung 2.1.1.1. Khái niệm phương pháp chứng từ kế toán Phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp kế toán được sử dụng để phản ánh các hoạt động (nghiệp vụ) kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian và địa điểm phát sinh hoạt động đó vào các bản chứng từ kế toán, phục vụ cho công tác kế toán, công tác quản lý. 2.1.1.2. Nội dung phương pháp chứng từ kế toán Phương pháp chứng từ kế toán được cấu thành bởi hai yếu tố: + Hệ thống bản chứng từ. + Chương trình luân chuyển chứng từ. Bản chứng từ kế toán là phần tử chứa đựng thông tin (vật mang tin) về hoạt động kinh tế tài chính, nó chứng minh cho các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành. Chương trình luân chuyển chứng từ kế toán là đường đi của chứng từ kế toán được xác định trước đến các bộ phận chức năng, các cá nhân có liên quan, thực hiện chức năng truyền thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ kế toán. 2.1.2. Ý nghĩa - Phương pháp chứng từ kế toán thích ứng với tính đa dạng và biến động liên tục của đối tượng hạch toán kế toán, có khả năng theo sát từng nghiệp vụ, sao chụp nguyên hình các nghiệp vụ đó trên các bản chứng từ để làm cơ sở cho công tác hạch toán kế toán, xử lý thông tin từ các nghiệp vụ đó. - Hệ thống bản chứng từ hợp pháp là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ tài sản, xác minh tính hợp pháp trong giải quyết các mối quan hệ kinh tế - pháp lý thuộc đối tượng của hạch toán kế toán, căn cứ cho việc kiểm tra, thanh tra hoạt động sản xuất kinh doanh, là cơ sở pháp lý cho mọi thông tin kế toán. 11
- Phương pháp chứng từ là phương tiện thông tin hoả tốc phục vụ công tác lãnh đạo nghiệp vụ ở đơn vị hạch toán và phân tích kinh tế. - Theo sát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (về quy mô, thời gian, địa điểm, trách nhiệm vật chất của các đối tượng có liên quan), góp phần thực hiện tốt việc hạch toán kinh doanh nội bộ, khuyến khích lợi ích vật chất gắn liền với trách nhiệm vật chất. - Chứng từ là cơ sở để phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng hạch toán cụ thể. Với vị trí quan trọng và tác dụng to lớn trong công tác quản lý nói chung và hạch toán kế toán nói riêng, phương pháp chứng từ kế toán phải được áp dụng trong tất cả các đơn vị hạch toán. 2.2. Chứng từ kế toán 2.2.1. Khái niệm, tính chất 2.2.1.1. Khái niệm chứng từ kế toán - Là sự chứng minh bằng giấy tờ (hoặc vật mang tin) về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành ở một điểm thời gian và không gian nhất định. - Là khâu khởi điểm công tác kế toán và là căn cứ để ghi số liệu vào sổ sách kế toán. 2.2.1.2. Tính chất của chứng từ kế toán - Tính hợp pháp: Là thể hiện nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trong chứng từ kế toán không vi phạm chế độ chính sách kinh tế tài chính của Nhà nước đã ban hành. - Tính hợp lý: Thể hiện nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trong chứng từ kế toán phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của đơn vị và mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. - Tính hợp lệ: Là thể hiện chứng từ kế toán được ghi chép rõ ràng, đầy đủ các yếu tố của chứng từ (ngày, tháng, năm, số hiệu, nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh) và có đủ chữ ký của người chịu trách nhiệm giám sát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó. 2.2.2. Tác dụng - Thông tin kinh tế ban đầu về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phục vụ cho việc chỉ đạo hoạt động kinh tế hàng ngày của lãnh đạo doanh nghiệp. - Thông qua chứng từ kế toán có thể kiểm tra được tính hợp pháp, hợp lý của các hoạt động kinh tế tài chính. Ngăn ngừa các hiện tượng hành vi xâm phạm tài sản, phạm vi chính sách chế độ về kinh tế tài chính kế toán. - Là căn cứ pháp lý cho việc kiểm tra và xác định trách nhiệm vật chất của các đơn vị, bộ phận cá nhân đối với hoạt động kinh tế tài chính ghi trong chứng từ kế 12
toán. Là cơ sở pháp lý cho mọi số liệu ghi trong sổ sách kế toán và thông tin kinh tế. Đồng thời, chứng từ kế toán còn là cơ sở pháp lý cho việc giải quyết mọi sự tranh chấp, khiếu tố về kinh tế tài chính, thực hiện kiểm tra kinh tế, kiểm tra kế toán trong đơn vị. - Nhờ có chứng từ kế toán mà giám đốc chặt chẽ mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trước, trong và sau quá trình sản xuất kinh doanh. Từ đó nắm bắt được sự biến động về tài sản và nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp. 2.2.3. Phương pháp lập 2.2.3.1. Chứng từ tiền mặt - Chứng từ tiền mặt bao gồm: phiếu thu, phiếu chi * Mục đích của Phiếu thu: - Nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ,... thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan. Mọi khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ nhập quỹ đều phải có Phiếu thu. - Đối với ngoại tệ trước khi nhập quỹ phải được kiểm tra và lập “Bảng kê ngoại tệ" đính kèm với Phiếu thu. * Mẫu phiếu thu * Trách nhiệm lập -Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ nội dung và ký tên vào Người lập phiếu, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng soát xét và Giám đốc ký duyệt, chuyển cho Thủ quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, Thủ quỹ ký tên, ghi nhận vào Đã 13
nhận đủ số tiền, đồng thời Người nộp tiền ký vào Phiếu thu và ghi rõ họ tên. -Nếu là thu ngoại tệ thì phải ghi rõ tỷ giá tại thời điểm nhập quỹ, và tính ra số tiền được quy đổi. -Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi nhận vào Sổ quỹ tiền mặt, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán. * Cách ghi các chỉ tiêu trên phiếu thu - “Đơn vị”, “Địa chỉ”: Ghi đầy đủ thông tin của doanh nghiệp - “Ngày tháng năm”: Thời gian lập phiếu - “Quyển số”, “Số”: Trong mỗi phiếu thu ghi số quyển và số của từng phiếu thu. Số phiếu phải được đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán - “Nợ”, “Có”: Ghi nhận bút toán Nợ - Có cho nghiệp vụ thu tiền phát sinh - “Họ tên người nộp tiền”, “Địa chỉ”: Đây là những thông tin liên quan đến người nộp tiền - “Lý do nộp”: Ghi rõ nội dung như “thu tiền bán hàng, thu tiền tạm ứng….” - “Số tiền”: Ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp quỹ, ghi rõ đơn vị tính là đồng VN, hay USD.. - “Kèm theo”: Ghi số lượng chứng từ gốc - “Chứng từ gốc”: Liệt kê số hiệu chứng từ gốc kèm theo (nếu có) Chú ý: + Nếu là thu ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá tại thời điểm nhập quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng để ghi sổ + Liên phiếu thu gửi ra ngoài doanh nghiệp phải đóng dấu + Đối với ngoại tệ trước khi nhập quỹ phải được kiểm tra và lập “Bảng kê ngoại tệ” đính kèm với Phiếu thu. * Mục đích của Phiếu chi: - Nhằm xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế toán. * Trách nhiệm lập: - Phiếu chi được lập thành 3 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký (Ký theo từng liên) của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ, tên vào Phiếu chi. - Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu. - Liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán. - Liên 3 giao cho người nhận tiền. 14
* Mẫu phiếu chi * Cách ghi các chỉ tiêu trên phiếu chi - “Đơn vị”, “Địa chỉ”: Ghi đầy đủ thông tin của doanh nghiệp - “Ngày tháng năm”: Thời gian lập phiếu - “Quyển số”, “Số”: Trong mỗi phiếu chi ghi số quyển và số của từng phiếu chi. Số phiếu phải được đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán - “Nợ”, “Có”: Ghi nhận bút toán Nợ - Có cho nghiệp vụ chi tiền phát sinh - “Họ tên người nhận tiền”, “Địa chỉ”: Đây là những thông tin liên quan đến người nhận tiền - “Lý do chi”: Ghi rõ nội dung chi tiền - “Số tiền”: Ghi bằng số và bằng chữ số tiền xuất quỹ, ghi rõ đơn vị tính là đồng VN, hay USD… - “Kèm theo”: Ghi số lượng chứng từ gốc - “Chứng từ gốc”: Liệt kê số hiệu chứng từ gốc kèm theo (nếu có) Chú ý: + Nếu là chi ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá, đơn giá tại thời điểm xuất quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng để ghi sổ + Liên phiếu chi gửi ra ngoài doanh nghiệp phải đóng dấu 15
+ Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên 2.2.3.2. Chứng từ tiền gửi ngân hàng - Chứng từ tiền gửi ngân hàng bao gồm: Séc, ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có… * Mục đích của Uỷ nhiệm chi - Là chứng từ giao dịch mà bên bán lập với mục đích thanh toán tiền cho nhà cung cấp bằng chuyển khoản. * Mẫu Ủy nhiệm chi (Ngân hàng MB bank) * Trách nhiệm lập - Ủy nhiệm chi do ngân hàng cung cấp cho doanh nghiệp, khi phát sinh giao dịch kế toán mang ủy nhiệm chi có đầy đủ thông tin người trả tiền và người thụ hưởng ra ngân hàng. Ngân hàng căn cứ vào uỷ nhiệm chi này để trích từ tài khoản người mua sang tài khoản người bán (người thụ hưởng) – Thông thường ủy nhiệm cho sẽ có 2 liên trong đó: + Liên 1: Ngân hàng giữ lại + Liên 2: Sau khi ngân hàng xác nhận, đóng dấu trả lại cho khách hàng giữ để kế toán làm căn cứ hạch toán. * Cách ghi các chỉ tiêu trên Ủy nhiệm chi - “Loại tiền”: Tích lựa chọn loại tiền tệ sẽ chuyển tiền 16
- “Tên đơn vị chuyển tiền”: Là tên của cá nhân/công ty chuyển tiền - “ Số tài khoản”: Là số tài khoản của cá nhân/công ty chuyển tiền - “Tại chi nhánh”: Ghi rõ tên ngân hàng/chi nhánh nơi cá nhân/công ty mở tài khoản - “Tỉnh/Thành phố”: Ghi rõ tỉnh/thành phố nơi cá nhân/công ty mở tài khoản - “Tên đơn vị thụ hưởng”: Là tên của cá nhân/công ty được nhận tiền - “Số tài khoản”: Là số tài khoản của cá nhân/công ty được nhận tiền - “CMND/Hộ chiếu” “Ngày cấp” “Nơi cấp”: Là thông tin về chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của cá nhân được nhận tiền - “Ngân hàng thụ hưởng”: Là tên của ngân hàng nơi cá nhân/công ty được nhận tiền mở tài khoản - “Số tiền bằng số”: Ghi đầy đủ số tiền cần chuyển bằng số - “Số tiền bằng chữ”: Ghi đầy đủ số tiền cần chuyển bằng chữ - “Nội dung”: Ghi rõ nội dung thanh toán trên Ủy nhiệm chi là gì Chú ý: + Trên Ủy nhiệm chi phải có đủ chữ ký của kế toán trưởng và chủ tài khoản, dấu chức danh của chủ tài khoản kèm dấu tròn của công ty tại phần “Đơn vị chuyển tiền” + Phần “Ngân hàng A” và “Ngân hàng B” là phần dành cho ngân hàng nơi thực hiện chuyển tiền và ngân hàng nơi nhận tiền * Mục đích của Séc: - Séc là chứng từ thanh toán ghi nhận lệnh trả tiền của chủ tài khoản hoặc người đại diện, của chủ tài khoản, được lập trên mẫu in sẵn theo thể thức luật định, theo đó, tổ chức quản lí tài khoản trích một khoản tiền từ tài khoản tiền gửi thanh toán vô điều kiện để trả cho người thụ hưởng có tên ghi trên séc * Trách nhiệm lập - Người phát hành séc là chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản ủy quyền kí phát hành séc. Điều kiện bắt buộc để thực hiện phát hành séc là người kí phát hành phải có tài khoản tiền gửi thanh toán tại trung gian thanh toán (ngân hàng, kho bạc nhà nước). - Tổ chức quản lí tài khoản thực hiện chỉ trả. theo yêu cầu của chủ tài khoản (đơn vị thanh toán) là tổ chức được cơ quan có thẩm quyền cho phép thực hiện dịch vụ thanh toán. Trong phạm vi nguồn vốn thanh toán của chủ tài khoản có trên tài khoản, đơn vị thanh toán có trách nhiệm thực hiện thanh toán số tiền ghi trên séc cho người thụ hưởng. * Cách ghi Séc 17
+ Phần cuống séc (Dành cho người ký phát và người ký phát lưu phần này tại cuống séc) - Yêu cầu trả cho: Ghi đầy đủ họ tên của người thụ hưởng - Số CMND/Giấy CNĐKKD: Ghi đầy đủ số CMND hoặc Hộ Chiếu, Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh sỹ quan Quân Đội nhân dân Việt Nam đối với người thụ hưởng là cá nhân, hay chứng nhận Đăng ký kinh doanh của người thụ hưởng là tổ chức. - Số tiền: Ghi số tiền đề nghị thanh toán bằng số. - Ngày ký phát: Ghi ngày, tháng, năm phát hành séc bằng số. - Người ký phát: Chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản ủy quyền ký, ghi rõ họ và tên kèm theo đóng dấu (nếu có). - Nếu có đóng dấu thì dấu sẽ được đóng bởi người ký phát và được đóng giữa phần cuống séc và phần thân séc giữa đường ngăn hai bên. + Phần thân Séc 18
Đầu tiên là phía bên trái thân séc mặt trước : - Yêu cầu trả cho: Nếu người ký phát không cho phép người thụ hưởng chuyển nhượng thì hãy ghi rõ tên cá nhân hoặc pháp nhân thụ hưởng vào mục này. Sau đó đánh dấu X hoặc V vào ô Không chuyển nhượng. Còn nếu cho phép người thụ hưởng chuyển nhượng thì không đánh dấu vào ô Không chuyển nhượng. Nếu séc trả cho người giữ séc thì không cần ghi tên người thụ hưởng, hoặc có thể ghi Trả cho người cầm giữ séc. - Số CMND, Ngày cấp, Nơi cấp: Trong trường hợp người thụ hưởng là các cá nhân, bạn hãy ghi số CMND, hộ chiếu, thẻ căn cước công dân, giấy chứng minh sĩ quan Quân Đội nhân dân Việt Nam, giấy tờ tùy thân khác theo đúng quy định pháp luật của người thụ hưởng. Sau đó ghi đầy đủ ngày cấp và nơi cấp của loại giấy tờ đó. - Số tài khoản và Tại: Nếu người ký phát chỉ định trả vào tài khoản, ghi số tài khoản và ngân hàng nơi người thụ hưởng mở tài khoản. Đồng thời đánh dấu X hoặc V vào ô Trả vào tài khoản ở trên ô Không chuyển nhượng. - Số tiền bằng số: Ghi rõ số tiền muốn trả vào ô hình chữ nhật - Số tiền bằng chữ: Dòng này bạn phải viết rõ nghĩa, chữ đầu tiên của số tiền phải viết hoa và sát dòng đầu tiên, không viết cách dòng, cách quãng giữa các chữ, tuyệt đối không viết thêm chữ khác dòng vào giữa hai chữ viết liền nhau trên séc. - Còn với ba dòng dưới là Người ký phát, Số tài khoản, Tại thì không cần ghi vì ngân hàng đã in sẵn khi cung ứng séc. Tiếp theo là phần bên phải thân séc: - Ngày ký phát: Ghi đầy đủ bằng số ngày, tháng, năm người ký phát phát hành séc. 19
- Trả vào Tài khoản: Như đã nêu qua ở trên, khi người ký phát séc không cho phép thanh toán séc bằng tiền mặt bằng cách đánh dấu X hoặc V vào ô này, thì ngân hàng sẽ chuyển số tiền ghi trên séc đó vào tài khoản của người thụ hưởng mà không trả bằng tiền mặt, kể cả trong trường hợp dấu X hoặc V ở ô này bị gạch bỏ. - Không chuyển nhượng: Nếu ô này bị đánh dấu thì người ký phát không cho phép người thụ hưởng được phép chuyển nhượng và ngược lại, nếu cho phép người thụ hưởng chuyển nhượng thì không đánh dấu vào ô này. Phần chữ ký và dấu ở thân séc bên dưới. - Dấu: Nếu có dấu thì người ký phát phải đóng dấu vào đây theo đúng mẫu đã đăng ký với ngân hàng. - Kế toán trưởng: Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán hoặc người được Kế toán trưởng và người phụ trách kế toán ủy quyền của người ký phát là tổ chức sẽ ký và ghi rõ họ tên, chữ ký phải theo đúng mẫu đã đăng ký với ngân hàng. Chỉ áp dụng với các tổ chức phải bố trí kế toán trưởng/người phụ trách kế toán theo quy định của pháp luật. - Người ký phát: Chủ tài khoản hoặc người được Chủ tài khoản ủy quyền phải ký vào ghi rõ họ tên hoặc đóng dấu chức danh vào mục này. Phần dành cho người bị ký phát. 20