Giáo trình Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Nghề: Kỹ thuật sửa chữa, lắp ráp máy tính - Trung cấp) - Trường CĐ nghề Việt Nam - Hàn Quốc thành phố Hà Nội

Chia sẻ: Hoababytrang | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:159

Thêm vào BST

Báo xấu

32
lượt xem 11
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

(NB) Giáo trình Hệ quản trị cơ sở dữ liệu với mục tiêu giúp các bạn có thể hiểu được hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access; Xây dựng được các mối quan hệ giữa các bảng; Sử dụng, quản lý, bảo trì và khai thác số liệu trên các bảng.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Nghề: Kỹ thuật sửa chữa, lắp ráp máy tính - Trung cấp) - Trường CĐ nghề Việt Nam - Hàn Quốc thành phố Hà Nội

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI TRƢỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ VIỆT NAM - HÀN QUỐC THÀNH PHỐ HÀ NỘI ĐẶNG MINH NGỌC (Chủ biên) LÊ TRỌNG HƢNG – NGUYỄN TUẤN HẢI GIÁO TRÌNH HỆ QUẢN TRỊ CỞ SỞ DỮ LIỆU Nghề: Kỹ thuật sửa chữa, lắp ráp máy tính Trình độ: Trung cấp (Lưu hành nội bộ) Hà Nội - Năm 2021
LỜI NÓI ĐẦU Microsoft Access và SQL server là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trƣờng Windows, trong đó có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh chƣơng trình cho hầu hết các bài toán thƣờng gặp trong quản lý, thống kê, kế toán, Với Access và SQL server ngƣời dùng không phải viết từng câu lệnh cụ thể nhƣ trong Pascal, C hay Foxpro mà chỉ cần tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải quyết. Hiện nay thƣờng sử dụng 3 phiên bản Access là : Access 2003. Access 2003 trong bộ Microsoft Office 2003, Access 2007 trong bộ Microsoft Office 2007 for Windows XP, Windows Vista… Tƣơng tự MS Access, SQL server có rất nhiều phiên bản nhƣng hiện nay đang đƣợc sử dụng rộng rã là SQL server 2002. Cuốn sách này sẽ trình bày một cách hệ thống các vấn đề nói trên. Cũng sẽ giới thiệu kinh nghiệm và cách dùng Access thông qua hàng loạt các bài toán mẫu của nhiều đề tài thực tế. Mặc dù đã có những cố gắng để hoàn thành giáo trình theo kế hoạch, nhƣng do hạn chế về thời gian và kinh nghiệm soạn thảo giáo trình, nên tài liệu chắc chắn còn những khiếm khuyết. Rất mong nhận đƣợc sự đóng góp ý kiến của các thầy cô trong khoa cũng nhƣ các bạn sinh viên và những ai sử dụng tài liệu này. Địa chỉ đóng góp về khoa CNTT, Trƣờng Cao Đẳng Nghề Việt Nam – Hàn Quốc, Đƣờng Uy Nỗ – Đông Anh – Hà Nội. Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày … tháng … năm 2021 Chủ biên: Đặng Minh Ngọc 1
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU ...................................................................................................... 1 MỤC LỤC ............................................................................................................. 2 Bài 1 Tổng quan về hệ quản trị CSDL Microsoft Access ............................. 6 1.1 Khái niệm hệ QTCSDL ............................................................................ 7 1.2 Một số thuật ngữ ....................................................................................... 8 1.3 Khởi động ACCESS và mở CSDL ......................................................... 11 1.4 Quan sát cửa sổ CSDL ............................................................................ 15 1.5 Thao tác với bản ghi ............................................................................... 15 1.6 Sử dụng trợ giúp và kết thúc Access ...................................................... 16 Bài 2 Xây dựng bảng (TABLE) ..................................................................... 18 2.1 Phác thảo hoạch định Cơ sở dữ liệu ....................................................... 18 2.2 Các khái niệm cơ bản.............................................................................. 19 2.3 Tạo bảng ................................................................................................. 22 2.4 Tạo Liên Kết Bảng.................................................................................. 28 2.5 Chỉnh sửa bảng ....................................................................................... 34 2.6 Sắp xếp, lọc và tìm kiếm......................................................................... 35 Bài 3 Truy vấn dữ liệu (Query) ..................................................................... 44 3.1 Khái niệm truy vấn ................................................................................. 44 3.2 Phân loại truy vấn ................................................................................... 45 3.3 Truy Vấn SELECT ................................................................................. 54 3.4 Truyền tham số và điều kiện ................................................................... 63 3.5 Một số loại truy vấn khác ....................................................................... 70 BÀI TẬP ....................................................................................................... 84 Bài 4 Xây dựng FORM .................................................................................. 87 4.1 Form và ứng dụng ................................................................................... 87 4.2 Phân loại Form ........................................................................................ 88 4.3 Các phƣơng pháp tạo Form .................................................................... 90 4.4 Các đối tƣợng và các thuộc tính ............................................................. 96 2
4.5 Tạo các Form con (SUB FORM) ......................................................... 104 4.6 Trang trí Form....................................................................................... 112 BÀI TẬP ..................................................................................................... 115 Bài 5 Macro ................................................................................................... 120 5.1 Khái niệm .............................................................................................. 120 5.2 Tạo và thi hành một macro ................................................................... 120 5.3 Các hành động và các tham số .............................................................. 120 5.4 Nhóm tập lệnh và tập lệnh có điều kiện ............................................... 125 5.5 Thiết kế Menu trong access .................................................................. 127 Bài 6 Báo biểu (Report) ................................................................................ 137 6.1 Báo cáo và ứng dụng ........................................................................... 137 6.2 Các bƣớc tạo báo cáo ............................................................................ 138 6.3 Các thành phần của báo cáo.................................................................. 147 6.4 Định dạng và trang trí báo cáo.............................................................. 153 BÀI TẬP ..................................................................................................... 156 TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................ 158 3
CHƢƠNG TRÌNH MÔ ĐUN Tên môn học: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Mã số môn học: MH 15 Thời gian mô đun: 60 giờ; (Lý thuyết: 14 giờ; Thực hành, thí nghiệm, thảo luận, bài tập: 42 giờ; Kiểm tra: 4 giờ) I. Vị trí, tính chất của mô đun: - Vị trí: + Mô đun đƣợc bố trí sau khi sinh viên học xong các môn học chung, các môn cơ sở chuyên ngành đào tạo chuyên môn nghề bắt buộc. + Mô đun đƣợc bố trí sau khi sinh viên học sau các môn học, mô đun: Lập trình căn bản, Cơ sở Dữ liệu. - Tính chất: Là mô đun chuyên ngành tự chọn. II. Mục tiêu mô đun: - Về kiến thức: + Hiểu đƣợc hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access. + Xây dựng đƣợc các mối quan hệ giữa các bảng. + Sử dụng, quản lý, bảo trì và khai thác số liệu trên các bảng. - Về kỹ năng: + Thực hiện truy vấn dữ liệu 1 cách nhanh chóng. + Thiết kế đuợc các Form thể hiện đƣợc các yêu cầu ngƣời sử dụng. + Viết chƣơng trình và thực hiện chƣơng trình trên máy tính. - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: + Rèn luyện tính tƣ duy logic trong quản trị Cơ sở dữ liệu. + Ý thức về mức độ quan trọng của dữ liệu trong công việc. 4
III. Nội dung mô đun: 1. Nội dung tổng quát và phân bổ thời gian: Thời gian Thực hành, thí Số Tên các bài trong mô Tổng Lý nghiệm, thảo Kiểm TT đun số thuyết luận, Bài tập tra* Tổng quan về hệ quản 1 trị CSDL Microsoft 2 1 1 Access Xây dựng bảng 2 9 2 6 1 (TABLE) Truy vấn dữ liệu 3 15 4 10 1 (Query) 4 Xây dựng FORM 12 2 9 1 5 Macro 12 2 10 6 Báo biểu (Report) 10 3 6 1 Cộng 60 14 42 4 *Ghi chú: Thời gian kiểm tra được tích hợp giữa lý thuyết với thực hành được tính bằng giờ thực hành. 5
Bài 1 Tổng quan về hệ quản trị CSDL Microsoft Access Giới thiệu: Microsoft Access là một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (QTCSDL) tƣơng tác ngƣời sử dụng chạy trong môi trƣờng Windows. Microsoft Access có khả năng thao tác dữ liệu, khả năng kết xuất dữ liệu cho phép ngƣời sử dụng thiết kế những Form và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý, trình bày kết quả theo dạng thức chuyên nghiệp. Các Ribbon trải dài phía trên cùng của cửa sổ chƣơng trình và chứa các nhóm lệnh. Microsoft Office fluent Ribbon cung cấp các lệnh, nhóm lệnh thay thế cho Menu và thanh công cụ cổ điển. Trên Ribbon là các Tab kết hợp những lệnh có cùng ý nghĩa. Ribbon chính các Tab chính mà ta thƣờng thấy là Home, Create, External Data, and Database. Mỗi Tab lại chứa các nhóm lệnh có liên quan đến nhau. Các thành phần giao diện mới trong Microsoft Access 2007 là: - Getting Started with Microsoft Office Access: Trang này đƣợc hiển thị khi ta bắt đầu với Access. - Microsoft Office Fluent Ribbon: Là khu vực ở phía trên cùng của cửa sổ chƣơng trình, nơi ta có thể chọn các lệnh. Tab Command: Những lệnh có cũng ý nghĩa đƣợc kết hợp với nhau. + Nội dung lệnh Tab: Một thẻ lệnh xuất hiện tùy thuộc vào bối cảnh, những đối tƣợng mà ta đang làm việc hoặc công việc mà ta đang thực hiện. + Gallery: Là điều khiển hiển thị một sự lựa chọn trực quan qua đó ta có thể nhìn thấy những kết quả mà ta thực hiện. + Quick Access Toolbar: Một thanh công cụ chuẩn trên Ribbon cho phép ngƣời dùng nhấp chuột chọn tới những lệnh cần sử dụng nhƣ Save, Undo, …. - Navigation Pane: Nằm ở khu vực bên trái cửa sổ hiển thị các đối tƣợng trong Database của bạn. Pane Navigation thay thế của sổ DataBase mà bạn thƣờng thấy ở các phiên bản cũ của Access. - Tabbed documents: Các đối tƣợng nhƣ Table, Query, Form, Report, Page, và các Macro của ta đƣợc hiển thị trong Tabbed Document. - Status bar: Nằm ở dƣới cùng của cửa sổ chƣơng trình sẽ hiển thị các thông tin trạng thái về hoạt động, sự kiện mà bạn vừa thao tác, ngoài ra nó còn chứa các nút lệnh cho phép ta thay đổi chế độ hiển thị đối tƣợng hiện thời. 6
Mục tiêu: - Biết đƣợc những khái niệm cơ bản của Access; - Hiểu đƣợc những thao tác cơ bản với các đối tƣợng trên Access; - Biết cách tra cứu và sử dụng các trợ giúp trên Access; - Cài đặt đƣợc phần mềm Access; - Thực hiện các thao tác trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access; - Chủ động tìm hiểu các tính năng của phần mềm Access. Nội dung chính : 1.1 Khái niệm hệ QTCSDL Microsoft Access là một chƣơng trình cơ sở dữ liệu desktop, nhằm giúp ta nhập, lƣu giữ, phân tích và trình bày dữ liệu. Đối với những ngƣời đã có kinh nghiệm sử dụng, những ngƣời có khả năng, và cả những nhà phát triển phần mềm, Access cung cấp những công cụ dễ sử dụng đầy năng lực thƣờng liên kết với hệ quản lý cơ sở dữ liệu ở cấp cao (DBMS). Access 2007 trình bày khả năng định tỷ lệ vốn chƣa từng thấy trƣớc đây trong các phần mềm cơ sở dữ liệu desktop. Ở mức độ xuất bản thì Access có thể giúp ta quản lý thông tin cá nhân hoặc giúp ta thu thập dữ liệu dành để nghiên cứu. Ở mức độ giao tiếp và quản lý công ty, Access có thể truy xuất và tổng hợp dữ liệu đƣợc lƣu giữ trên các Server nằm trên khắp thế giới. Access cũng giúp ta tạo và xuất bản các dạng trang Web động và các Report dành để chuyển giao trên Intranet và Internet. Trƣớc khi đi tìm hiểu cách sử dụng Access trong Cơ sở dữ liệu chúng ta cần đi tìm hiểu một số khái niệm sau: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (tiếng Anh: Database Management System – DBMS - HQTCSDL) là hệ thống đƣợc thiết kế để quản trị một cơ sở dữ liệu. Cụ thể, các chƣơng trình thuộc loại này hỗ trợ khả năng lƣu trữ, sửa chữa, xóa và tìm kiếm thông tin trong một cơ sở dữ liệu (CSDL). Có rất nhiều loại hệ quản trị CSDL khác nhau: Từ phần mềm nhỏ chạy trên máy tính cá nhân cho đến những hệ quản trị phức tạp chạy trên một hoặc nhiều siêu máy tính. Tuy nhiên, đa số hệ quản trị CSDL trên thị trƣờng đều có một đặc điểm chung là sử dụng ngôn ngữ truy vấn theo cấu trúc mà tiếng Anh gọi là Structured Query Language (SQL). Các hệ quản trị CSDL phổ biến đƣợc nhiều ngƣời biết đến là MySQL, Oracle, PostgreSQL, SQL Server, DB2, Infomix, v.v. Phần lớn các hệ quản trị CSDL kể trên hoạt động tốt trên nhiều hệ điều hành khác nhau nhƣ Linux, Unix và MacOS ngoại trừ SQL Server của Microsoft chỉ chạy trên hệ điều hành Windows. 7
Chức năng của một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: - Cho phép tạo ra các cấu trúc để lƣu trữ dữ liệu - Cho phép nhập, lƣu trữ, xem, xóa, sửa đổi, chèn các dữ liệu vào cơ sở dữ liệu. - Cho phép thao tác trên các dữ liệu của cơ sở dữ liệu để đƣa ra các thông tin. - Cho phép tạo báo cáo, bảng biểu để tổ chức đƣa thông tin ra theo một mẫu nào đó. - Cung cấp các công cụ đảm bảo sự an toàn dữ liệu - Ƣu điểm của HQTCSDL: + Quản lý đƣợc dữ liệu dƣ thừa. + Đảm bảo tính nhất quán cho dữ liệu. + Tạo khả năng chia sẻ dữ liệu nhiều hơn. + Cải tiến tính toàn vẹn cho dữ liệu. - Nhƣợc điểm: + HQTCSDL tốt thì khá phức tạp. + HQTCSDL tốt thƣờng rất lớn chiếm nhiều dung lƣợng bộ nhớ. + Giá cả khác nhau tùy theo môi trƣờng và chức năng. + HQTCSDL đƣợc viết tổng quát cho nhiều ngƣời dùng thì thƣờng chậm. 1.2 Một số thuật ngữ - Table Hình 1.1. Mối liên hệ giữa các bảng và cơ sở dữ liệu 8
Trong Access, các bảng chứa thông tin thực tế trong cơ sơ dữ liệu, có thể có nhiều hơn một bảng. Thông tin trong mỗi bảng có thể liên quan tới thông tin trong các bảng khác. Ví dụ, ta có một bảng chứa bản ghi của tất cả các khóa cửa trong tòa nhà, một bảng khác phải có danh sách tất cả chìa khóa cho các khóa. Một bảng chứa tên của tất cả những ngƣời có chìa khóa. Cả 3 bảng có thông tin liên quan đến nhau, bởi vậy chúng tạo thành một cơ sở dữ liệu. Hình 1.1 mô tả mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu. Bƣớc đầu tiên trong việc tạo một cơ sở dữ liệu đó là xác định thông tin cần thiết. Tiếp theo, sử dụng Access để thiết kế bảng lƣu trữ thông tin. Hình 1.2 minh họa xem ở chế độ Design view, chúng ta sử dụng chế độ Design view để chỉ định cấu trúc cho mỗi bảng. Hình 1.2. Chế độ Design view cho bảng. Sau khi thiết kế xong các bảng, sử dụng chế độ Datasheet view để nhập và xem dữ liệu. Hình 1.3 minh họa cách xem dữ liệu bằng chế độ Datasheet view Hình 1.3. Chế độ Datasheet view cho bảng 9
- Query( truy vấn) Query là các câu lệnh SQL (Structured Query Language - ngôn ngữ truy vấn mang tính cấu trúc) là một loại ngôn ngữ phổ biến để tạo, hiệu chỉnh, và truy vấn dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu quan hệ. Trong access, Query là một công cụ mạnh dùng để khai thác và xử lý dữ liệu, đáp ứng các nhu cầu tra cứu dữ liệu, gồm các loại query: simple select queries, parameter queries, crosstab queries và action queries. - Form( Form) Form là công cụ để thiết kế giao diện cho chƣơng trình, dùng để cập nhật hoặc xem dữ liệu. Form giúp thân thiện hóa quá trình nhập, thêm, sửa, xóa và hiển thị dữ liệu. - Record ( Bản ghi) Bản ghi là một khối thông tin độc lập, nhƣ dữ liệu về công nhân hay khách hàng. Một bảng đƣợc tạo lên từ nhiều bản ghi. Ví dụ, nếu ta có bảng chứa thông tin về tập hợp các thẻ chơi bóng chày, một bản ghi sẽ là thông tin riêng về 1 thẻ. Thông thƣờng, các bản ghi đặt theo dòng trong một bảng, Access trình bày các bản ghi theo các dòng. - Field (trƣờng) Bảng đƣợc tạo lên từ các bản ghi, bản ghi đƣợc tạo từ các trƣờng. Nhƣ vậy, một trƣờng là vùng thông tin nhỏ nhất trong cơ sở dữ liệu. Ví dụ, nếu ta có một bảng chứa danh bạ điện thoại, mỗi bản ghi biểu thị cho một ngƣời hay doanh nghiệp khác nhau. Lần lƣợt, các bản ghi này đƣợc tạo từ các trƣờng riêng (nhƣ tên, địa chỉ, số điện thoại). - Report(báo cáo) Report là công cụ giúp ngƣời dùng tạo các kết xuất dữ liệu từ các bảng, sau đó định dạng và sắp xếp theo một khuôn dạng cho trƣớc và có thể in ra màn hình hoặc máy in. - Macro Macro là một tập hợp các lệnh nhằm thực hiện một loạt các thao tác đƣợc qui định trƣớc. Tập lệnh của Access có thể đƣợc xem là một công cụ lập trình đơn giản đáp ứng các tình huống cụ thể. - Module Là công cụ lập trình trong môi trƣờng Access mà ngôn ngữ nền tảng của nó là ngôn ngữ Visual Basic for Application. Đây là một dạng tự động hóa chuyên 10
sâu hơn tập lệnh, giúp tạo ra những hàm ngƣời dùng tự định nghĩa. Bộ mã lệnh thƣờng dành cho các lập trình viên chuyên nghiệp. Công cụ để tạo các đối tƣợng trong Access đƣợc tổ chức thành từng nhóm trong tab Create của thanh Ribbon. 1.3 Khởi động ACCESS và mở CSDL 1.3.1 Trình tự xây dựng chƣơng trình bằng Access Access 2007 là một phần mềm hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database Management System – RDBMS) chạy trên môi trƣờng Windows 2000 trở lên thuộc bộ Office 2007 do hãng phần mềm Microsoft sản xuất. Đây là phần mềm chuyên dùng trong quản lý nhƣ: quản lý trong kinh doanh thƣơng mại, trong các lĩnh vực đào tạo, nhân sự, … Hình 1.4. Giới thiệu Microsoft Access 2007 Việc xây dựng một ứng dụng quản lý bao gồm: - Tạo các bảng để lƣu trữ dữ liệu. - Xây dựng các màn hình nhập, xuất dữ liệu. Tạo các mẫu báo cáo kết xuất. - Xây dựng các thao tác để xử lý dữ liệu theo yêu cầu. Các chế độ bảo mật. 1.3.2 Mở đóng Microsoft Access và Cơ sở dữ liệu a. Mở đóng Microsoft Access * Mở Access theo nhiều cách: - Cách1:Mở lệnh Start | Programs | Microsoft Office Access 2007 của Windows. 11
Hình 1.5. Khởi động MS_ Access - Cách 2: Từ Desktop nhấp đúp vào biểu tƣợng Microsoft Office Access 2007 (nếu có). - Cách 3: Vào Start/ run. Trong run gõ msaccess Sau khi ra lệnh chạy chƣơng trình Access, thông thƣờng màn hình tiếp theo xuất hiện cho phép chọn cách làm việc: Hình 1.6. Hộp thoại làm việc của Access - Chọn Blank Access database để bắt đầu tạo một tệp Access mới (tạo mới tệp). - Tại File Name đặt tên cho cơ sở dữ liệu, sau đó bấm Create 12
* Đóng (kết thúc) chƣơng trình Khi không làm việc với Access, hãy ra lệnh thoát khỏi Access bằng một trong các cách: - Kích chọn Office Button/ chọn Exit Access. Hình 1.7. Kết thúc chuơng trình - Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4. - Hoặc nhấn nút Close trên cửa sổ Access đang mở. b. Mở Cơ sở dữ liệu *Tạo mới 1 CSDL: + Office Button/New/Blank Database. Hình 1.8. Tạo mới một Database 13
Đặt tên file mới Hình 1. 9. Đặt tên File mới sau đóbấm create *Mở CSDL đã có: Cách 1: Vào Button / chọn Open. Xuất hiện cửa sổ cơ sở dữ liệu của dữ liệu đó. Hình 1.10. Các cách mở sơ sở dữ liệu Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + O. Xuất hiện cửa sổ cơ sở dữ liệu của dữ liệu đó. 14
1.4 Quan sát cửa sổ CSDL Hình 1. 11. Giao diện làm việc trong access (1) Hệ thống thực đơn (menu) nơi thực hiện các lệnh khi cần; (2) Cửa sổ tệp Access trong menu Create đang làm việc bao gồm các phần chính: Tables: là thành phần cơ bản và quan trọng nhất của CSDL. Nơi chứa toàn bộ các bảng dữ liệu. Dữ liệu trong Table đƣợc tổ chức thành nhiều dòng, mỗi dòng có nhiều cột. Queries: Là công cụ để truy vấn thông tin và thực hiện các thao tác trên số liệu của Table. Dùng Query để liên kết các dữ liệu rời rạc từ nhiều table, lựa chọn các thông tin cần quan tâm, chỉnh sữa dữ liệuvà nhiều công cụ khác. Forms: Nơi chừa các giao diện phần mềm. Là nơi dùng để nhập xuất dữ liệu một cách thân thuộc với ngƣời sử dụng. Reports: Là kết quả đầu ra sau cùng của một quá trình khai thác số liệu có nguồn gốc từ table hay query Macros: là tập hợp các nhóm lệnh tích hợp sẵn trong access nhằm tự động hóa các thao tác thƣờng nhật hay lặp đi lặp lại nhiều lần. 1.5 Thao tác với bản ghi 1.5.1 Duyệt các bản ghi Các bản ghi có trong bảng của cơ sở dữ liệu, muốn duyệt các bản ghi nhấn đôi vào cơ sở dữ liệu, 1 màn hình giống nhƣ Ecexl giúp ngƣời sử dụng thao tác nhƣ các thao tác đối với Excel, ngoài ra muốn duyệt qua các bản ghi có thể dùng 1 form hoặc viết 1 chƣơng trình ứng dụng để duyệt qua các bản ghi. 15
Hình 1. 12. Ví dụ về bản ghi trong Bảng 1.5.2 Nhập các bản ghi Muốn nhập các bản ghi, mở cửa sổ dữ liệu nhập nhƣ phần mềm excel, ngoài ra có thể thiết kế thành 1 form đã nhập liệu ( thao tác này thƣờng đƣợc sử dụng) Hình 1.13. Nhập dữ liệu trực tiếp trong bảng 1.6 Sử dụng trợ giúp và kết thúc Access a. Sử dụng trợ giúp với Access 2007 Bất kỳ lúc nào ngƣời học có vấn đề với Access 2007 mà không đƣợc giải đáp trong quá trình học thì họ sẽ cầu viện tới hệ thống trợ giúp Access. Hệ thống này là sự kết hợp của các công cụ và thông tin có sẵn từ các trang web của Office để tham khảo khi ngƣời học đang trực tuyến, các thông tin cơ bản đƣợc lƣu trữ trên máy tính của họ để tham khảo khi đang ngoại tuyến. Tài liệu tham khảo trực tuyến có thể bao gồm các bài viết, video, và các công cụ đào tạo khác. Để mở cửa sổ trợ giúp của Access và tìm kiếm thông tin: 1. Ở gần góc bên phải của thanh tiêu đề, kích vào nút lệnh Microsoft Access Help để mở cửa sổ trợ giúp Access. Phím tắt: Bấm phím F1 để hiển thị cửa sổ trợ giúp Access. Để chuyển đổi giữa các nội dung tài liệu tham khảo trực tuyến và ngoại Lời khuyên tuyến, kích vào mũi tên ở bên phải của Access Help và sau đó chọn 16
Access Help From Office.com hoặc Access Help From Your Computer. Ngƣời học có thể in thông tin đƣợc hiển thị ở cửa sổ trợ giúp bằng cách kích vào nút lệnh Print (in) ở trên thanh công cụ. Ngƣời học có thể thay đổi kích cỡ font chữ của nội dung bằng cách kích vào nút lệnh Use Large Text (sử dụng chữ lớn) ở trên thanh công cụ phía bên trái của hộp tìm kiếm giúp đỡ. 2. Trong hộp tìm kiếm, nhập vào từ khóa tìm kiếm, và sau đó kích vào nút lệnh Search (hình kính lúp) để hiển thị danh sách các nội dung liên quan. 3. Trong danh sách kết quả tìm kiếm, kích vào nội dung quan tâm để hiển thị thông tin tƣơng ứng. 4. Đi đến thông tin liên quan bằng cách kích vào bất cứ liên kết nào đƣợc xác định bởi văn bản màu xanh. Lời khuyên: Khi có liên kết chỉ mục xuất hiện ở phần đầu của một bài viết, ngƣời học có thể nhấn vào liên kết để di chuyển trực tiếp đến chỉ mục đó của bài viết. Ngƣời học có thể kích vào liên kết Top Of Page ở cuối bài viết để quay lại từ đầu 5. Khi ngƣời học kết thúc việc khảo sát, đóng cửa sổ trợ giúp Access bằng cách kích vào nút Close ở góc phải trên cùng của cửa sổ. b. Kết thúc Access Khi không làm việc với Access, hãy ra lệnh thoát khỏi Access bằng một trong các cách: - Kích chọn Office Button/ chọn Exit Access; - Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4 - Hoặc sử dụng nút Close trên cửa sổ Access đang mở. BÀI TẬP 1. Hãy phân biệt cơ sở dữ liệu với hệ quản trị cơ sở dữ liệu. 2. Các đối tƣợng trong MS access là gì?. 3. Trình bày khả năng và các ứng dụng của MS Acess. 4. Với Access 2007, khi tập tin access đƣợc tạo ra, tập tin đó sẽ có phần mở rộng là gì? 5. Mở và đóng đƣợc phần mềm Access 6. Quan sát cửa sổ Access và phân biệt đƣợc các thành phần trên cửa sổ Access 7.Trình bày các thuật ngữ trong Access ? 17
Bài 2 Xây dựng bảng (TABLE) Giới thiệu: Xây dựng bảng là công việc quan trọng đầu tiên trong toàn bộ qui trình phát triển một ứng dụng trên Access. Một cơ sở dữ liệu đƣợc thiết kế và xây dựng tốt sẽ là những thuận lợi trong quá trình phát triển ứng dụng. Mục tiêu: - Hiểu đƣợc cấu trúc và cách thiết kế bảng; - Hiểu cách tạo quan hệ giữa các bảng; - Hiểu cách nhập dữ liệu cho các bản ghi; - Thiết kế hoàn chỉnh đƣợc một cơ sở dữ liệu; - Nghiêm túc, cẩn thận trong quá trình thiết kế các bảng. Nội dung chính: 2.1 Phác thảo hoạch định Cơ sở dữ liệu Trƣớc khi tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu, điều quan trọng nhất là phân tích cơ sở dữ liệu, xác định yêu cầu của bài toán đƣa ra đƣợc các bảng, các quan hệ giữa các bảng. Có thể nói trong việc quản trị cơ sở dữ liệu, đây là bƣớc quan trọng nhất, vì nếu không phát thảo đƣợc cơ sở dữ liệu thì không thể xây dựng thành công một cơ sở dữ liệu, mà đây là nền tảng của ứng dụng quản lý cơ sở dữ liệu. Một cơ sở dữ liệu đƣợc thiết kế tốt cho phép ngƣời sử dụng truy cập nhanh chóng đến những thông tin cần tham khảo, giúp tiết kiệm đƣợc thời gian truy xuất thông tin. Một cơ sở dữ liệu thiết kế tốt giúp ngƣời sử dụng rút ra đƣợc những kết quả nhanh chóng và chính xác hơn. Để thiết kế một CSDL tốt chúng ta phải hiểu cách mà một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu(HQTCSDL) quản trị các cơ sở dữ liệu nhƣ thế nào. MS Access hay bất kỳ một HQTCSDL nào có thể cung cấp các thông tin cho chúng ta một cách chính xác và hiệu quả nếu chúng đƣợc cung cấp đầy đủ mọi dữ kiện về nhiều đối tƣợng khác nhau lƣu trữ trong các bảng dữ liệu. Ví dụ ta cần một bảng để chứa thông tin về lý lịch của cán bộ, một bảng khác để chứa các đề tài nguyên cứu khoa học của các cán bộ... Khi bắt tay thiết kế cơ sở dữ liệu, chúng ta phải xác định và phân tích các thông tin muốn lƣu trữ thành các đối tƣợng riêng rẽ, sau đó báo cho HQTCSDL biết các đối tƣợng đó liên quan với nhau nhƣ thế nào. Dựa vào các quan hệ đó mà HQTCSDL có thể liên kết các đối tƣợng và rút ra các số liệu tổng hợp cần thiết. 18
CÁC BƢỚC THIẾT KẾ CSDL Bƣớc 1: Xác định mục tiêu khai thác CSDL của chúng ta. Điều này quyết định các loại sự kiện chúng ta sẽ đƣa vào MS Access. Bƣớc 2: Xác định các bảng dữ liệu cần thiết. Mỗi đối tƣợng thông tin sẽ hình thành một bảng trong CSDL của chúng ta. Bƣớc 3: Sau khi đã xác định xong các bảng cần thiết, tiếp đến ta phải chỉ rõ thông tin nào cần quản lý trong mỗi bảng, đó là xác định các trƣờng. Mỗi loại thông tin trong bảng gọi là trƣờng. Mọi mẫu in trong cùng một bảng đều có chung cấu trúc các trƣờng. Ví dụ: Trong lý lịch khoa học cán bộ, những trƣờng (thông tin) cần quản lý là: “HỌ VÀ TÊN”, “CHUYÊN MÔN”, “HỌC VỊ”, “HỌC HÀM”,... Bƣớc 4: Xác định các mối quan hệ giữa các bảng. Nhìn vào mỗi bảng dữ liệu và xem xét dữ liệu trong bảng này liên hệ thế nào với dữ liệu trong bảng khác. Thêm trƣờng hoặc tạo bảng mới để làm rõ mối quan hệ này. Đây là vấn đề hết sức quan trọng, tạo đƣợc quan hệ tốt sẽ giúp chúng ta nhanh chóng truy tìm tìm và kết xuất dữ liệu. Bƣớc 5: Tinh chế, hiệu chỉnh lại thiết kế. Phân tích lại thiết kế ban đầu để tìm lỗi, tạo bảng dữ liệu và nhập vào vài bản ghi, thử xem CSDL đó phản ánh thế nào với những yêu cầu truy xuất của chúng ta, có rút đƣợc kết quả đúng từ những bảng dữ liệu đó không. Thực hiện các chỉnh sửa thiết kế nếu thấy cần thiết. TỔNG QUAN THIẾT KẾ TABLE - Chế độ thiết kế: Menu View→Design View - Chế độ nhập liệu: Menu View → Datasheet View - Ở cửa sổ Database: Open (chế độ nhập liệu) ; Design (chế độ thiết kế) - Cột của Table gọi là Field, tên cột gọi là Field Name. Hàng của Table gọi là Record. - Khóa chính của Table: Là một hay nhiều Field mà tại đó giá trị luôn luôn là duy nhất đƣợc dùng đề phân biệt các Record với nhau. 2.2 Các khái niệm cơ bản 2.2.1 Khái niệm về bảng Bảng là nơi chứa dữ liệu về một đối tƣợng thông tin nào đó nhƣ SINH VIÊN, HÓA ĐƠN,... Mỗi hàng trong bảng gọi là một bản ghi (record) chứa các nội dung riêng của đối tƣợng đó. Mỗi bản ghi của một bảng đều có chung cấu trúc, tức là các trƣờng(field). Ví dụ: Cho bảng dƣới đây để quản lý lý lịch khoa học cán bộ trong trƣờng đại học, có các trƣờng MACB (Mã cán bộ), TRINHDOVH (Trình độ văn hóa), CHUYENMON (Chuyên môn),... 19