Giáo trình Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan (Nghề: Văn thư hành chính - Trung cấp) - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

Chia sẻ: Hayato Gokudera | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:56

Thêm vào BST

Báo xấu

47
lượt xem 12
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan (Nghề: Văn thư hành chính - Trung cấp) với mục tiêu nhằm giúp học viên trình bày được khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ, mục đích, ý nghĩa của việc lập hồ sơ; trình bày được yêu cầu về hồ sơ; phân định được hồ sơ và sắp xếp hồ sơ;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan (Nghề: Văn thư hành chính - Trung cấp) - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô Ninh Bình, năm 2019
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. LỜI GIỚI THIỆU Trong công tác văn thư lưu trữ thì lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan cũng là một nghiệp vụ vô cùng quan trọng. Nắm vững kiến thức về nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì công tác lập hồ sơ tại các cơ quan, tổ chức đi vào nề nếp, nâng cao hiệu quả công tác, tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu thông tin, tài liệu được thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong cơ quan, tổ chức. Giáo trình Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan sẽ cũng cấp các kiến thức liên quan tới việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ giúp cho người học có thể hiểu một cách cụ thể cũng như có thể vận dụng được kiến thức vào thực tiễn. Bố cục của giáo trình được xây dựng gồm 5 nội dung chính: Khái niệm, vị trí, tác dụng của việc lập hồ sơ; Yêu cầu về lập hồ sơ; Phương pháp lập hồ sơ , Tổ chức lập hồ sơ trong cơ quan; Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Với quan điểm nội dung của giáo trình phải được trình bày ngắn gọn, cô đọng những vấn đề cơ bản nhất nên tất nhiên sẽ không tránh khỏi sự hạn chế, khiếm khuyết nhất định. Vì vậy rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của đồng nghiệp và các bạn quan tâm để giáo trình được hoàn thiện. Xin trân trọng cảm ơn. Ngày 28 tháng 05 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: GV. Trương Thị Trang 1
MỤC LỤC TRANG LỜI GIỚI THIỆU ................................................................................................. 1 BÀI 1: KHÁI NIỆM, VỊ TRÍ, TÁC DỤNG CỦA VIỆC LẬP HỒ SƠ ............ 5 1. Khái niệm của hồ sơ ............................................................................................................ 5 2. Khái niệm về lập hồ sơ ........................................................................................................ 5 3. Vị trí, tác dụng của việc lập hồ sơ ..................................................................................... 5 3.1. Nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác của cán bộ công chức ................... 6 3.2. Giúp cơ quan đơn vị quản lý văn bản được chặt chẽ ....................................... 6 3.3. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ ................................................... 6 BÀI 2: YÊU CẦU VỀ LẬP HỒ SƠ ..................................................................... 8 1. Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị hình thành hồ sơ..... ..................................................................................................................................8 2. Văn bản thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc................................................ 9 3. Các văn bản , tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều ..... 9 BÀI 3: PHƯƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ Mã bài: MĐ22.03 ............................... 12 1. Lập hồ sơ công việc ............................................................................................................ 12 1.1. Khái niệm, đặc điểm, tác dụng, yêu cầu ........................................................ 12 1.2. Phương pháp lập hồ sơ ................................................................................... 12 1.3. Xác định hồ sơ cần lập ................................................................................... 14 1.4. Mở hồ sơ......................................................................................................... 15 1.5. Thu thập văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc vào hồ sơ. ....................................................................................................... 17 1.6. Kết thúc và biên mục hồ sơ ............................................................................ 19 2. Lập hồ sơ nguyên tắc......................................................................................................... 35 2.1. Khái niệm, đặc điểm, tác dụng, yêu cầu ........................................................ 35 2.2. Phương pháp lập hồ sơ ................................................................................... 36 2.3. Xác định hồ sơ cần lập ................................................................................... 37 2.4. Mở hồ sơ......................................................................................................... 37 2.5. Thu thập văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc vào hồ sơ ........................................................................................................ 37 2.6. Kết thúc và biên mục hồ sơ ............................................................................ 37 2
3. Lập hồ sơ nhân sự .............................................................................................................. 38 3.1. Khái niệm, vị trí và tác dụng của hồ sơ nhân sự ............................................ 38 3.2. Phương pháp lập hồ sơ ................................................................................... 38 BÀI 4: TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ TRONG CƠ QUAN ..................................... 40 1. Những quy định của Nhà nước về lập hồ sơ....................................................... 40 1.1. Các văn bản quy phạm pháp luật ................................................................... 40 1.2. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ ................................................................. 40 2. Trách nhiệm lập hồ sơ .................................................................................... 41 2.1. Đối với thủ trưởng cơ quan .............................................................................................. 41 2.2. Đối với Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính ....................................... 41 2.3. Đối với trưởng đơn vị ....................................................................................................... 42 2.5. Trách nhiệm của cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn .................................................. 42 BÀI 5: GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN ........... 44 1. Những quy định của nhà nước về giao nộp tài liệu..................................................... 44 1.1. Mục đích, ý nghĩa ........................................................................................... 44 1.2. Quy định của nhà nước về giao nộp hồ sơ, tài liệu ........................................ 44 2. Tổ chức giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.......................................................................... 45 2.1. Trách nhiệm tổ chức giao nộp ........................................................................ 45 2.2. Chuẩn bị giao nộp .......................................................................................... 46 2.3. Tổ chức giao nộp ............................................................................................ 47 TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................. 55 3
GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN Tên mô đun: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Mã mô đun: MĐ 22 Vị trí, tính chất của môn học: - Vị trí: Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là mô đun nghiệp vụ chính và quan trọng trong chương trình đào tạo nghề văn thư hành chính, mô đun này chỉ giảng dạy khi đã học các môn soạn thảo văn bản 1,2; Nhập môn công tác văn thư; Quản lý văn bản đên, văn bản đi. - Tính chất: là mô đun chuyên môn. Mục tiêu mô đun: - Về kiến thức: + Trình bày được khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ, mục đích, ý nghĩa của việc lập hồ sơ; + Trình bày được yêu cầu về hồ sơ: - Về kỹ năng: + Phân định được hồ sơ và sắp xếp hồ sơ + Lập được hồ sơ ; + Thành thạo các thao tác nghiệp vụ trong lập hồ sơ; + Tham mưu được cho lãnh đạo tổ chức, triển khai công tác lập hồ sơ của cơ quan, tổ chức; - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: + Thể hiện tính khiêm tốn, cầu thị, cẩn thận, tỷ mỷ và nghiêm túc. + Tuân thủ các quy định do cơ quan nhà nước ban hành. Nội dung của mô đun: Bài 1: Khái niêm, vị trí, tác dụng của việc lập hồ sơ Bài 2: Yêu cầu về lập hồ sơ Bài 3: Phương pháo lập hồ sơ Bài 4: Tổ chức lập hồ sơ trong cơ quan Bài 5: Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 4
BÀI 1: KHÁI NIỆM, VỊ TRÍ, TÁC DỤNG CỦA VIỆC LẬP HỒ SƠ Mã bài: MĐ22.01 Mục tiêu: - Phân tích được khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ - Trình bày được vị trí, tác dụng của lập hồ sơ - Thể hiện thái độ khiêm tốn, cầu thị, cẩn thận, tỉ mỷ và nghiêm túc. Nội dung chính: 1. Khái niệm của hồ sơ Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan bao gồm văn bản do cơ quan ban hành và văn bản của các cơ quan khác hoặc cá nhân khác gửi tới, sau khi đã giải quyết xong cần được lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng trong hoạt động quản lý của cơ quan và phục vụ các yêu cầu nghiên cứu khác. Hồ sơ là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong công tác hành chính văn phòng và công tác lưu trữ. Thuật ngữ này được giải thích như sau: Hồ sơ: Là một văn bản hoặc một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng chủng loại văn bản, cùng tác giả cùng thời gian ban hành. Một hồ sơ có thể dày hoặc mỏng tùy theo số lượng văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Hồ sơ quá dày có thể chia thành các ĐVBQ. Hồ sơ có nhiều loại, căn cứ vào đặc điểm và nội dung của văn bản mà người ta có thể chia thành hồ sơ hành chính, hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc. Các tập lưu văn bản đi tại văn thư của cơ quan, tổ chức như tập lưu quyết định, tập lưu chỉ thị, tập lưu công văn ... theo 1 nội dung và thời gian nhất định cũng được coi là một hồ sơ. 2. Khái niệm về lập hồ sơ Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao thành hồ sơ. VD: Lập hồ sơ công việc, lập hồ sơ nhân sự, lập hồ sơ vụ án,… 3. Vị trí, tác dụng của việc lập hồ sơ Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan sau đã được giải quyết, thì đối với các văn bản chứa đựng các thông tin về chủ trương, chính sách, luật pháp của Đảng và Nhà nước, về quy hoạch, kế hoạch công tác và tình hình của cơ quan. Do vậy, việc lập hồ sơ và bảo quản hồ sơ tài liệu có giá trị hình thành trong hoạt động của cơ quan vừa đáp ứng nhu cầu công tác của cơ quan, vừa nhằm bảo tồn sử liệu của quốc gia, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo đất nước nói chung, nghiên cứu khoa học lịch sử. Chẳng hạn, khi xây dựng kế hoạch phát 5
triển kinh tế xã hội 5 năm (2007-2011) của tỉnh Yên Bái, không thể không nghiên cứu các hồ sơ tài liệu liên quan đến vấn đề này của tỉnh hình thành trước đó, như kế hoạch phát triển kinh tế xã hội năm 1998…của tỉnh và của các huyện thị. Đó là những ghi chép lịch sử về sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc của toàn thể dân tộc, nên nguồn sử liệu chân thực có giá trị nghiên cứu lớn. Trong một cơ quan, nếu là cơ quan nhỏ, hàng năm hình thành hàng trăm văn bản phản ánh các vấn đề, sự việc liên quan đến chức năng nhiệm vụ của cơ quan; nếu là cơ quan lớn, số lượng hình thành văn bản trong một năm có thể nên tới hành nghìn, thậm trí hành vạn văn bản. Nếu sau khi giải quyết xong, các văn bản đó không được lập thành hồ sơ để bảo quản thì rất khó tra tìm khi cần thiết, hơn nữa dễ bị phân tán, thất lạc hoặc hỏng Do vậy, việc lập hồ sơ và bảo quản tài liệu có giá trị hình thành trong hoạt động của các cơ quan vừa để đáp ứng nhu cầu công tác của cơ quan, vừa bảo tồn sử liệu Quốc gia, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước nói chung, nghiên cứu khoa học lịch sử nói riêng 3.1. Nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác của cán bộ công chức Trong một cơ quan, nếu công văn giấy tờ trong quá trình giải quyết và sau khi giải quyết xong được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sự việc phản ánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan và từng đơn vị tổ chức, từng bộ phận, sẽ giúp cho các cán bộ và thủ trưởng cơ quan tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng và kịp thời. Do đó, góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác của từng cán bộ nói riêng, của cơ quan nói chung. Giúp cán bộ lãnh đạo nắm được toàn bộ công việc, của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ nhân viên. 3.2. Giúp cơ quan đơn vị quản lý văn bản được chặt chẽ Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, giữ được đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả, khi cần nhanh chóng tìm được văn bản, nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ. Quản lý chặt chẽ tài liệu và là căn cứ để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Mỗi khi văn bản được lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho thủ trưởng cơ quan, các đơn vị tổ chức và cán bộ văn thư theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình, biết được những hồ sơ tài liệu nào cần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát hiện được những văn bản bị phân tán, thất lạc hoặc mất mát do cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn được bí mật của cơ quan và Nhà nước. 3.3. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ 6
- Lập hồ sơ tốt sẽ góp phần giúp thủ trưởng cơ quan và các cán bộ nhân viên trong cơ quan tra tìm văn bản một cách nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề một cách hoàn chỉnh và đề xuất ý kiến xác đáng. Đồng thời góp phần giải quyết công việc một cách nhanh chóng, thuận tiện, từ đó làm tăng hiệu suất công tác và trách nhiệm của các nhân viên trong cơ quan. - Lập hồ sơ tốt sẽ giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước và cơ quan, hạn chế được các văn bản, giấy tờ vô dụng hoặc bỏ sót những tài liệu quý hiếm. - Làm tốt công tác lập hồ sơ sẽ góp phần phục vụ cho việc nghiên cứu trước mắt và lâu dài. Đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Vì lập hồ sơ là bước đầu chúng ta đã tiến hành phân loại, sắp xếp văn bản, tài liệu và đã lựa chọn những văn bản, tài liệu có giá trị để chuẩn bị nộp vào lưu trữ cơ quan. Đây chính là cơ sở, tiền đề giúp những người làm công tác lưu trữ làm tốt các khâu nghiệp vụ chuyên môn của mình như xác định giá trị tài liệu, phân loại, thống kê tài liệu… - Xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư tránh tình trạng nộp tài liệu bỏ gói vào lưu trữ. - Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là bản lề của công tác lưu trữ, trong đó những hồ sơ phản ánh trung thực, đầy đủ của hoạt động cơ quan, tạo căn cứ chính xác để giải quyết nhanh chóng, đúng đắn và có hiệu quả công việc của cơ quan và mỗi cán bộ công chức. - Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ. Theo quy định của Luật Lưu trữ, văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan tổ chức (tài liệu văn thư) sau 01 năm kể từ năm công việc có liên quan đến văn bản kết thúc, đối với những văn bản có giá trị lưu trữ cần lưu nộp vào lưu trữ cơ quan (lưu trữ hiện hành). Việc giao nộp tài liệu phải trên cơ sở hồ sơ chứ không phải là tài liệu rời lẻ. Đó là một yêu cầu bắt buộc. Vì rằng công tác lập hồ sơ ở cơ quan hiện hành nếu làm được tốt tức là đã bước đầu phân loại và xác định được giá trị của văn bản. Trên cơ sở đó, cán bộ văn thư dễ dàng lựa chọn những văn bản có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan được hoàn chỉnh. Nếu hồ sơ được lập ở văn thư, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ làm tốt công tác chỉnh lý và các nghiệp vụ chuyên môn khác, tránh được những khó khăn, phức tạp trong việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu ..., Câu hỏi ôn tập Câu 1: Trình bày khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ ? Nêu mục đích, ý nghĩa của việc lập hồ sơ? Câu 2: Trình bày các yêu cầu về lập hồ sơ? Câu 3: Tại sao nói thực hiện tốt công tác lập hồ sơ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, em hãy chứng minh điều đó? 7
BÀI 2: YÊU CẦU VỀ LẬP HỒ SƠ Mã bài: MĐ22.02 Mục tiêu: - Trình bày được các yêu cầu về hồ sơ - Thể hiện thái độ khiêm tốn, cầu thị, cẩn thận, tỷ mỷ và nghiêm túc. Nội dung chính: 1. Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị hình thành hồ sơ Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị là cơ sở pháp lý cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đó. Mỗi cơ quan, đơn vị có chức năng nhiệm vụ nhất định do cơ quan cấp trên có thẩm quyền giao. Do đó, văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị nào, tất yếu sẽ phản ánh việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó. Nói cách khá, những phản ánh hoạt động của cơ quan, đơn vị trên từng mặt công tác, từng vấn đề, sự việc cụ thể. Chẳng hạn: văn bản hình thành trong hoạt động của một trường đại học sẽ phản ánh các hoạt động về công tác đào tạo, về tuyển sinh đại học, về nghiên cứu kho học của trường đó. Xuất phát từ mục đích của lập hồ sơ và tập hợp các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan nói chung, từng đơn vị tổ chức nói riêng theo vấn đề, sự việc để phục vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng nên thành phần và nội dung của các văn bản trong một hồ sơ thường phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị hình thành hồ sơ. Ví dụ: Hồ sơ về phòng chống lũ lụt (tháng 9 năm 2010) lập ở UBND tỉnh Yên Bái bao gồm các văn bản chỉ đạo của Chính phủ, Ban chỉ huy phòng chống lũ lụt Trung ương, Tỉnh uỷ, UBND tỉnh Yên Bái, báo cáo của các Sở, Ban, ngành, UBND các huyện, thị về tình hình phòng chống và thiệt hại do trận lũ gây ra. Còn hồ sơ về phòng chống trận lũ này do UNND huyện Yên Bình lập lại gồm những tài liệu của tỉnh uỷ, UBND tỉnh Yên Bái, Huyện uỷ và UBND huyện Yên Bình, báo cáo về tình hình phòng chống và thiệt hại do trận lụt gây ra của UBND huyện, các ngành và các địa phương trong huyện. Hồ sơ lập ở UNND tỉnh Yên Bái phản ánh chức năng nhiệm vụ của UBND tỉnh Yên Bái đối với công tác phòng chống lũ lụt. Còn hồ sơ được lập ở UBND huyện Yên Bình thì phản ánh chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Yên Bình về việc này. Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này có nghĩa là toàn bộ hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và thời điểm mà hồ sơ đó hình thành; từng hồ sơ phải thể hiện được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị trong việc giải quyết vấn đề, sự việc đề cập của hồ sơ. Do đó những văn bản không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị (văn bản các cơ quan gửi đến để biết, các tài liệu tham khảo trong giải quyết công việc…) thì không lập hồ sơ (hoặc không đưa vào hồ sơ). Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này chẳng những phản ánh đúng đắn hoạt động lịch sử của cơ quan, đơn vị hình 8
thành hồ sơ, phục vụ thuận lợi cho việc tra cứu tài liệu, mà còn góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ được lập, làm gọn nhẹ khối tài liệu của cơ quan do tránh được tình trạng cùng một văn bản nhưng được lập hồ sơ ở nhiều đơn vị tổ chức có chức năng nhiệm vụ khác nhau. 2. Văn bản thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc Nhìn chung mọi sự việc, vấn đề do cơ quan giải quyết đều phải trải qua một quá trình hoặc ngắn, hoặc dài. Nói cách khác, đều có khởi đầu và kết thúc. Văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc có mối liên quan chặt chẽ với nhau, đó là khách quan chứ không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của con người. Hồ sơ lập ra có đảm bảo mối liên hệ khách quan của văn bản thì mới phản ánh các vấn đề, sự việc được trọn vẹn, giữ được mối liên hệ bên trong của chúng. Do đó giúp cán bộ cơ quan nghiên cứu, sử dụng tài liệu được dễ dàng và hoàn chỉnh. Thực hiện yêu cầu này, đòi hỏi người lập phải biết phân loại hồ sơ cho phù hợp, không xé lẻ những văn bản có liên quan về một sự việc, vấn đề để lập thành những hồ sơ khác nhau. Tuy nhiên, cần phải thấy rằng yêu cầu về đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản trong hồ sơ chỉ có thể thực hiện đối với vấn đề, sự viêc. Còn các hồ sơ được tập hợp bởi các văn bản giống nhau về tác giả, tên loại hay thời gian ban hành thì không thể thực hiện được mối liên hệ này. 3. Các văn bản , tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều Trong thực tế hoạt động của các cơ quan, văn bản phản ánh về một vấn đề, sự việc thường hình thành khá nhiều. Trong đó có những văn bản có ý nghĩa lịch sử, ý nghĩa thực tiễn lâu dài, có những văn bản chỉ có ý nghĩa thực tiễn trong thời gian ngắn, thậm chí không còn ý nghĩa gì sau khi vấn đề, sự việc phản ánh trong văn bản đó đã được giải quyết. Các loại văn bản nói trên do giá trị khác nhau, yêu cầu nghiên cứu, sử dụng không giống nhau nên thời hạn bảo quản chúng cũng sẽ khác nhau. Đối với văn bản có ý nghĩa lịch sử sẽ phải giao nộp vào lưu trữ cơ quan và đến thời hạn quy định thì nộp vào các kho lưu trữ lịch sử tức các trung tâm (kho) lưu trữ quốc gia để bảo quản vĩnh viễn; đối với văn bản có ý nghĩa thực tiễn trong thời gian ngắn thì có thể giữ lại ở các đơn vị tổ chức trong cơ quan một thời gian nhất định, rồi tiêu huỷ theo sự hướng dẫn của lưu trữ cơ quan, khi không còn giá trị sử dụng thì đem tiêu huỷ; còn những văn bản đã hết giá trị sử dụng thì không cần lập hồ sơ và có thể loại huỷ theo quy định hiện hành. Như vậy, xuất phát từ yêu cầu về sử dụng và bảo quản tài liệu, khi lập hồ sơ cần chú ý phân biệt giá trị của các văn bản, sao cho các văn bản trong một hồ sơ có giá trị đồng đều. Nếu đảm bảo được yêu cầu này, sẽ làm tăng thêm chất lượng văn bản được bảo quản, phục vụ nghiên cứu được tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản, cán bộ lưu trữ sẽ khỏi mất công điều chỉnh hoặc lập lại hồ sơ đã lập trước đó. 9
Ví dụ: Ở Uỷ ban nhân dân tỉnh Yên Bái, các văn bản phản ánh tình hình trật tự an toàn giao thông tháng, quý, 6 tháng, năm 2011 của các huyện thị xã, thuộc tỉnh được lập thành các hồ sơ sau: - Báo cáo của Uỷ ban nhân dân các huyện, thị, thành phố về tình hình trật tự an toàn giao thông năm 2011. - Báo cáo của Uỷ ban nhân dân các huyện, thị, thành phố về tình hình trật tự an toàn giao thông tháng, quý và 6 tháng đầu năm 2011. Trong hai hồ sơ trên thì hồ sơ đầu cần bảo quản vĩnh viễn, còn hồ sơ thứ hai chỉ bảo quản trong thời gian nhất định. Rất dễ nhận thấy, nếu người lập hồ sơ không chú ý đến yêu cầu đảm bảo cho các văn bản trong hồ sơ có giá trị đồng đều thì hai hồ sơ trên có thể nhập làm một. Trong trường hợp này, khi các văn bản trong hồ sơ thứ hai hết giá trị, cán bộ lưu trữ phải loại bỏ các văn bản đó ra khỏi hồ sơ để tiêu huỷ, đồng thời phải lập lại hồ sơ đó. Tuy nhiên, không nên hiểu yêu cầu này một cách cứng nhắc, bao giờ cũng tách rời từng văn bản trong một hồ sơ để xem xét giá trị của chúng. Bởi lẽ, trong thực tế có những hồ sơ gồm nhiều văn bản có những nội dung liên quan mật thiết với nhau, cho nên toàn bộ văn bản hợp thành mới tạo nên giá trị của hồ sơ. Gặp trường hợp này cần phải xem xét giá trị của văn bản trong mối liên hệ tới các văn bản khác trong hồ sơ. Ngoài ra khi lập hồ sơ ta cần chú ý: - Văn bản trong hồ sơ phải phản ánh đúng thể thức văn bản Giá trị làm bằng chứng pháp lý và giá trị sử liệu của các văn bản không chỉ thể hiện ở nội dung của văn bản mà còn phụ thuộc vào sự đúng đắn của thể thức văn bản, nhất là đối với văn bản do các cơ quan Đảng, nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội ban hành. Muốn cho hoạt động lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể dùng làm bằng chứng pháp lý thì đòi hỏi các văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định. Chẳng hạn, đối với các văn bản của cơ quan nhà nước ban hành phải có Quốc hiệu, tên cơ quan, số ký hiệu văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan... Nếu văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành mà thiếu những yếu tố trên, sẽ không có giá trị pháp lý. Xét về lâu dài, những văn bản như vậy sẽ không thể trở thành sử liệu đáng tin cậy. Do vậy, khi lập hồ sơ, cần coi trọng đúng mức yêu cầu này, chú ý thu thập và lựa chọn những tài liệu đảm bảo thể thức để đưa vào hồ sơ - Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác. Khi lập hồ sơ, cần phải làm tốt công tác biên mục bên trong và bên ngoài bìa hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần và nội dung văn bản trong hồ sơ để tra tìm, nghiên cứu được nhanh chóng và thuận tiện. Do đó yêu cầu đặt ra đối với lập hồ sơ hiện hành cũng như lập hồ sơ trong lưu trữ là phải biên mục đầy đủ và chính xác, Đặc biệt là đối với các hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn. - Hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản 10
Khi lập hồ sơ có nhiều cách lập nhưng đòi hỏi cán bộ văn thư, cán bộ được theo dõi giải quyết công việc phải lập sao cho tiện việc tra tìm và sử dụng. Câu hỏi ôn tập: Câu 1: Trình bày ngắn gọn các yêu cầu của việc lập hồ sơ, nêu ví dụ? Câu 2: Trong 3 yêu cầu của bài, theo em yêu cầu nào là quan trọng nhất? Vì sao? 11
BÀI 3: PHƯƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ Mã bài: MĐ22.03 Mục tiêu: - Trình bày được nội dung các bước công việc lập hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự; - Lập được hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự đảm bảo đúng yêu cầu, đúng nguyên tắc và phương pháp - Hướng dẫn được người làm công tác công văn giấy tờ hoặc liên quan đến công văn giấy tờ lập hồ sơ - Thể hiện thái độ khiêm tốn, cầu thị, cẩn thận, tỷ mỷ và nghiêm túc. Nội dung chính: 1. Lập hồ sơ công việc 1.1. Khái niệm, đặc điểm, tác dụng, yêu cầu Hồ sơ công việc là một văn bản hoặc một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc cụ thể hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng chủng loại văn bản, cùng tác giả cùng thời gian ban hành Lập hồ sơ công việc là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu được hình thành trong quá trình giải quyết, theo dõi công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định. Yêu cầu: - Việc lập hồ sơ công việc do công chức - viên chức hoặc người được giao nhiệm vụ giải quyết vụ việc lập hồ sơ công việc. - Công việc lập hồ sơ được tiến hành đồng thời với quá trình giải quyết công việc, đảm bảo văn bản, tài liệu có trong hồ sơ phản ánh đúng nội dung công việc. - Chất lượng hồ sơ khi nộp vào lưu trữ đạt yêu cầu. - Công chức - viên chức phải biết chọn lựa tài liệu đưa vào hồ sơ và chọn lọc hồ sơ để lập danh mục hồ sơ nộp lưu theo quy định. 1.2. Phương pháp lập hồ sơ 1.2.1. Mở hồ sơ - Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ. - Sau khi mở hồ sơ, cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc của mình có trách nhiệm thu thập cập nhật tất cả các văn bản, tài liệu 12
hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm. 1.2.2. Viết bìa hồ sơ: Viết số hồ sơ và viết tiêu đề hồ sơ Sau khi chuẩn bị bìa, công chức - viên chức căn cứ vào nội dung tài liệu để viết bìa hồ sơ. * Viết số hồ sơ. Dùng bút chì để viết số hồ sơ tạm (có thể điều chỉnh) theo thứ tự như sau: Số hồ sơ/ SXD/ Ký hiệu phòng, ban/ Tên loại hồ sơ/ Năm hồ sơ Ví dụ: SỐ HỒ SƠ 02/SXD/TT/KNQH/2007 (MSHS 403/07) * Viết tiêu đề hồ sơ: - Các thông tin trên bìa hồ sơ như sau: Tên loại hồ sơ/ Nội dung/ Địa điểm/ Tác giả/ Thời gian - Tiêu đề hồ sơ được trình bày bằng chữ in hoa, canh giữa của tờ bìa hồ sơ. Nội dung của tiêu đề hồ sơ ghi theo Danh mục hồ sơ đã ban hành hằng năm. HỒ SƠ (KHIẾU NẠI QUẬN HUYỆN) - Xử lý khiếu nại căn nhà số 225 đường Lê ThánhTôn, phường Bến Thành, Quận 1. TP. HCM của bà La Ngủ năm 2007. * Thời gian lập hồ sơ: từ ngày …… đến ngày …: Ghi đầy đủ ngày, tháng, năm của văn bản đầu tiên và văn bản cuối cùng. Ví dụ: Từ ngày 01/02/2014 đến ngày 16/3/2015 * Số tờ: Gồm….. tờ: Ghi tổng số tờ có trong hồ sơ. Ví dụ: Gồm: 56 tờ. * Thời hạn bảo quản: ghi theo Danh mục hồ sơ hoặc Bảng thời hạn bảo quản của Sở Xây dựng. 13
1.2.3. Kết thúc và biên mục hồ sơ + Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: - Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ. - Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ. - Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản... Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ. * Cách ghi mục lục hồ sơ Cột 1: Ghi số thứ tự của văn bản trong hồ sơ Cột 2: Ghi số, ký hiệu văn bản đã được ghi trên văn bản. Cột 3: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản. Cột 4: Ghi tên cơ quan (cá nhân) ban hành văn bản, không ghi tên cơ quan chủ quản. Cột 5: Ghi trích yếu nội dung của văn bản (Nếu văn bản có tên gọi thì cần ghi cả tên gọi của văn bản). Cột 6: Ghi vị trí của tờ văn bản đầu tiên và tờ văn bản cuối cùng của mỗi văn bản có trong hồ sơ Cột 7: Ghi tình trạng văn bản. Ví dụ: Bản chính, bản sao, bản photo…. Cột 8: Ghi những điểm ghi chú cần thiết như: tài liệu quý hiếm, tài liệu mật, ảnh… 1.3. Xác định hồ sơ cần lập Là tập văn bản tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc có cùng đặc trưng tên loại, thời gian, tác giả, hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của một cơ quan đơn. Lập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ tài liệu được duyệt ( Danh mục hồ sơ năm 2012 được ban hành kèm theo Quyết định số 453/QĐ-SXD ngày 31/7/2012 của Sở Xây dựng Bắc Kạn). Dựa vào danh mục hồ sơ các đơn vị, cá nhân ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa, trong quá trình giải quyết công việc lần lượt đưa tài liệu hình thành liên quan đến hồ sơ vào bìa hồ sơ, sau khi công việc kết thúc, hoàn thiện hồ sơ như sắp xếp văn bản, biên mục hồ sơ 14
1.4. Mở hồ sơ Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012. Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ); Lấy tờ bìa hồ sơ, ghi số, ký hiệu và tiêu đề hồ sơ lên bìa. - Người mở: Công chức được giao nhiệm vụ, công việc; - Cách mở: - Lấy 01 tờ bìa do Văn thư cơ quan phát; - Căn cứ danh mục hồ sơ, điền các yếu tố thông tin lên bìa hồ sơ: + Tên cơ quan, đơn vị; + Số, ký hiệu hồ sơ; + Tiêu đề hồ sơ: Là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu của hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ cần phản ánh đủ, đúng các yếu tố, tên loại, tác giả, nội dung, địa điểm và thời gian tài liệu có trong hồ sơ. + Thời hạn bảo quản: Ghi theo danh mục hồ sơ hoặc Bảng thời hạn bao quản tài liệu của cơ quan. Lưu ý: Đối với những công việc mới, chưa có danh mục hồ sơ thì ghi tên gọi của công việc mà mình giải quyết lên bìa hồ sơ. - Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bút chì, khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực; - Trong năm, nếu có những công việc phát sinh thì cán bộ, công chức, viên chức cũng phải mở hồ sơ về những công việc thuộc trách nhiệm của mình. + Trường hợp 1: Đối với những cơ quan đã có bản Danh mục hồ sơ: thì đầu năm căn cứ vào bảng danh mục hồ sơ các nhân viên trong cơ quan xem mình phải lập bao nhiêu hồ sơ và nó là hồ sơ gì. Trên cơ sở đó chuẩn bị bìa hồ sơ và ghi số, ký hiệu, tiêu đề hồ sơ trong danh mục hồ sơ lên bìa. Trong quá trình giải quyết công việc văn bản tài liệu thuộc về hồ sơ đó. Trường hợp công việc mới phát sinh cần giải quyết thì lấy thêm bìa hồ sơ để mở hồ sơ mới. Đồng thời ghi tên hồ sơ vào danh mục hồ sơ. + Trường hợp 2: Đối với các cơ quan quan chưa có bản danh mục hồ sơ thì những người làm công tác lập hồ sơ phải căn cứ vào nhiệm vụ được giao, công việc phải giải quyết, vào thực tế tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị chuẩn 15
bị bìa và ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa đó. Trong quá trình hiải quyết công việc văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ nào thì đưa vào bìa của hồ sơ đó. Muốn lập được hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng thì từng cán bộ, công chức, viên chức phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu. Đây là khâu quan trọng trong khi lập hồ sơ vì chất lượng của hồ sơ tốt hay xấu, có giá trị hay không phụ thuộc phần lớn vào việc thu thập văn bản tài liệu đầy đủ, chính xác hay không. Ngoài ra thu thập đầy đủ tài liệu còn là tiền đề cho việc triển khai các khâu nghiệp vụ tiếp theo như: sắp xếp văn bản, đánh số tờ, ghi mục lục hồ sơ, viết bìa hồ sơ, viết chứng từ kết thúc… Để hồ sơ có chất lượng và có giá trị cao thì người có trách nhiệm lập hồ sơ phải thu thập đầy đủ, chính xác văn bản tài liệu hình thành trong hồ sơ cần lập. 16
1.5. Thu thập văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc vào hồ sơ. - Sau khi mở hồ sơ, mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm; 17
- Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc; - Tránh đưa văn bản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác hay những văn bản không liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi, giải quyết vào hồ sơ. Ví dụ 1: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ có tiêu đề “Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm của cơ quan” cần thu thập các văn bản sau:  Văn bản về kế hoạch tổ chức hội nghị;  Chương trình hội nghị;  Lời khai mạc;  Dự thảo báo cáo tổng kết;  Các báo cáo tham luận;  Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên;  Nghị quyết hội nghị;  Biên bản hội nghị;  Các văn bản liên quan khác (nếu có). Ví dụ 2: Người phụ trách công tác đào tạo của cơ quan khi cơ quan tổ chức một lớp bồi dưỡng thì phải thu thập tất cả văn bản, tài liệu về lớp bồi dưỡng nghiệp vụ đó để lập hồ sơ như: Văn bản xin ý kiến về mở lớp, văn bản (hoặc ý kiến) đồng ý của người có thẩm quyền; công văn triệu tập học viên; văn bản cử học viên của các đơn vị; công văn mời báo cáo viên; chương trình lớp; khai mạc, phát biểu chỉ đạo, tài liệu bồi dưỡng, hình ảnh… Đây là khâu quan trọng nhất trong việc lập hồ sơ công việc vì chất lượng của hồ sơ tốt hay xấu, có giá trị hay không phụ thuộc vào thu thập văn bản có đầy đủ và chính xác hay không. Ngoài ra thu thập đầy đủ tài liệu còn là tiền đề cho việc triển khai các khâu nghiệp vụ tiếp theo như sắp xếp văn bản, đánh số tờ, ghi mục lục hồ sơ, viết bìa hồ sơ, viết chứng từ kết thúc… Để hồ sơ có chất lượng và có giá trị cao thì người có trách nhiệm lập hồ sơ phải thu thập đầy đủ, chính xác văn bản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan mà có liên quan đến hồ sơ cần lập. 1.5.1.Trách nhiệm Điều 21 Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo nghị định 142 - CP của Phủ Thủ tướng ngày 28-9-1963 đã quy định: "Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ, nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn giấy tờ đều phải lập hồ sơ về công việc mình đã làm". Có quy định trên là vì cán bộ trực tiếp giải quyết công việc là người hiểu rõ hơn ai hết về công việc mình đã làm, biết được quá trình phát sinh, phát triển 18
và kết thúc của sự việc và những loại tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc nên có điều kiện để thu thập đầy đủ tài liệu đưa vào hồ sơ. Do đó, hồ sơ lập ra được hợp lý, chính xác, có chất lượng cao; đồng thời sẽ phục vụ thiết thực cho bản thân cán bộ đó trong quá trình giải quyết công việc. Để thực hiện đúng điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, mỗi cán bộ, nhân viên cần xác định trách nhiệm phải lập hồ sơ những công việc mình làm; coi đó là một việc làm thường xuyên hàng ngày, từ đó có ý thức lưu giữ tài liệu, giải quyết xong công việc đưa ngay tài liệu vào hồ sơ. 1.5.2. Nguồn thu tập văn bản tài liệu Nguồn thu thập tài liệu vào hồ sơ công việc là toàn bộ các văn bản liên quan đến nội dung công việc cần đưa vào hồ sơ đó. Các công văn này bao gồm những công văn làm phát sinh công việc tới các công văn kết thúc công việc đó. Nhiệm vụ của người cán bộ văn thư là phải thu thập được tất cả các văn bản, tài liệu liên quan đưa vào hồ sơ để hồ sơ được hoàn chỉnh. 1.6. Kết thúc và biên mục hồ sơ 1.6.1. Kết thúc hồ sơ Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: - Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ. - Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ. Mỗi loại văn bản, tài liệu chỉ giữ lại một bản chính, nếu không có bản chính thì dùng bản sao có giá trị như bản chính để thay thế. 1.6.2. Phân chia đơn vị bảo quản Phân chia đơn vị bảo quản để thuận tiện cho việc bảo quản và phục vụ khai thác, mỗi hồ sơ (đơn vị bảo quản) không nên dày quá 200 tờ (đơn vị bảo quản là đơn vị để thống kê trong lưu trữ). Sau khi đã thu thập đủ tài liệu đưa vào hồ sơ, cần loại những giấy nháp, tư liệu tham khảo, những tài liệu trùng, tài liệu đã hết giá trị ra khỏi hồ sơ. Một hồ sơ có thể là một hoặc gồm nhiều đơn vị bảo quản. (Nếu khối lượng tài liệu trong hồ sơ nhiều quá 200 tờ nên chia thành nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản). Khi phân chia thành các đơn vị bảo quản, cần dựa vào mối liên hệ về nội dung, thời gian hoặc giá trị tài liệu để phân chia cho hợp lý. Ví dụ: - Nếu quyết định nhân sự trong một năm nhiều nên dựa vào nội dung để phân chia thành các đơn vị bảo quản: + Quyết định về việc tiếp nhận, điều động cán bộ. 19