CH NG II.ƯƠ
YÊU C U C A CÔNG TÁC L P H SẦ Ủ Ậ Ồ Ơ
H s đ c l p c n đ m b o nh ng yêu c u sau đây:ồ ơ ượ ậ ầ ả ả ữ ầ
1. Ph n ánh đúng ch c năng, nhi m v c a c quan, đ n v t ch cả ứ ệ ụ ủ ơ ơ ị ổ ứ
hình thành h sồ ơ
Ch c năng, nhi m v c a m i c quan, đ n v là c s cho nh ng ho t đ ngứ ệ ụ ủ ỗ ơ ơ ị ơ ở ữ ạ ộ
c a c quan, đ n v đó. M i c quan, đ n v đ u có ch c năng nhi m v nh t đ nhủ ơ ơ ị ỗ ơ ơ ị ề ứ ệ ụ ấ ị
do Nhà n c ho c c quan c p trên giao. Do đó, văn b n hình thành trong quá trìnhướ ặ ơ ấ ả
ho t đ ng c a m i c quan, đ n v t t y u ph i ph n ánh ch c năng và nhi m vạ ộ ủ ỗ ơ ơ ị ấ ế ả ả ứ ệ ụ
c a c quan, đ n v đó. Nói cách khác, chúng ph n ánh ho t đ ng c a c quan,ủ ơ ơ ị ả ạ ộ ủ ơ
đ n v trên t ng m t công tác, t ng v n đ , s vi c c th . Chính vì v y, thànhơ ị ừ ặ ừ ấ ề ự ệ ụ ể ậ
ph n và n i dung văn b n trong m i h s th ng l thu c b i ch c năng, nhi m vầ ộ ả ỗ ồ ơ ườ ệ ộ ở ứ ệ ụ
và quy n h n c a c quan, đ n v .ề ạ ủ ơ ơ ị
Ví d :ụ H s v c n bão s 3 (2003) l p y ban nhân dân t nh Thanh Hóaồ ơ ề ơ ố ậ ở Ủ ỉ
bao g m nh ng văn b n ch đ o v phòng ch ng c n bão s 3 c a Chính ph , yồ ữ ả ỉ ạ ề ố ơ ố ủ ủ Ủ
ban nhân dân t nh Thanh Hóa, Báo cáo c a các s , các ngành, y ban nhân dânỉ ủ ở Ủ
các huy n v tình hình phòng, ch ng bão và nh ng thi t h i do c n bão gây ra ...ệ ề ố ữ ệ ạ ơ
Còn h s v c n bão s 3 do y ban nhân dân các huy n c a Thanh Hóa l p thìồ ơ ề ơ ố Ủ ệ ủ ậ
l i g m nh ng tài li u v ch đ o phòng, ch ng bão l t c a UBND t nh, UBNDạ ồ ữ ệ ề ỉ ạ ố ụ ủ ỉ
huy n và huy n y c a huy n đó, báo cáo v tình hình phòng ch ng và thi t h i doệ ệ ủ ủ ệ ề ố ệ ạ
c n bão s 3 gây ra c a UBND huy n, các ngành, các đ a ph ng trong huy n ...ơ ố ủ ệ ị ươ ệ
H s v c n bão s 3 năm 2003 c a y ban nhân dân t nh Thanh Hóa ph nồ ơ ề ơ ố ủ Ủ ỉ ả
ánh ch c năng nhi m v c a y ban nhân dân t nh trong công tác phòng ch ngứ ệ ụ ủ Ủ ỉ ố
bão. Còn h s v c n bão s 3 (2003) do y ban nhân dân các huy n l p thì ph nồ ơ ề ơ ố Ủ ệ ậ ả
ánh ch c năng nhi m v c a UBND huy n v m t này.ứ ệ ụ ủ ệ ề ặ
L p h s đ m b o yêu c u này có nghĩa là toàn b h s l p ra ph i ph nậ ồ ơ ả ả ầ ộ ồ ơ ậ ả ả
ánh đúng đ n ch c năng nhi m v c a c quan, đ n v , t ng h s ph i th hi nắ ứ ệ ụ ủ ơ ơ ị ừ ồ ơ ả ể ệ
đ c ch c năng nhi m v c a c quan, đ n v trong vi c gi i quy t v n đ , s vi cượ ứ ệ ụ ủ ơ ơ ị ệ ả ế ấ ề ự ệ
đ c đ c p h s . Do đó, đ i v i nh ng văn b n không ph n ánh ch c năng,ượ ề ậ ở ồ ơ ố ớ ữ ả ả ứ
nhi m v c a c quan, đ n v t ch c hình thành h s đó thì không l p h sệ ụ ủ ơ ơ ị ổ ứ ồ ơ ậ ồ ơ
(ho c không đ a vào h s ).ặ ư ồ ơ
2. Văn b n, gi y t đ c thu th p vào h s ph i có s liên quan ch tả ấ ờ ượ ậ ồ ơ ả ự ặ
ch v i nhau và ph i ph n ánh đ c trình t gi i quy t công vi c ho c trìnhẽ ớ ả ả ượ ự ả ế ệ ặ
t di n bi n c a s vi cự ễ ế ủ ự ệ
Nhìn chung m i s vi c, v n đ do c quan gi i quy t đ u ph i tr i qua m tọ ự ệ ấ ề ơ ả ế ề ả ả ộ
quá trình ho c ng n, ho c dài. Nói cách khác, đ u có kh i đ u và k t thúc. Văn b nặ ắ ặ ề ở ầ ế ả
hình thành trong quá trình gi i quy t công vi c có m i liên quan ch t ch v i nhau,ả ế ệ ố ặ ẽ ớ
đó là khách quan ch không ph thu c vào ý mu n ch quan c a con ng i. H sứ ụ ộ ố ủ ủ ườ ồ ơ
l p ra có đ m b o m i liên h khách quan c a văn b n thì m i ph n ánh các v nậ ả ả ố ệ ủ ả ớ ả ấ
đ , s vi c đ c tr n v n, gi đ c m i liên h bên trong c a chúng. Do đó giúpề ự ệ ượ ọ ẹ ữ ượ ố ệ ủ
cán b c quan nghiên c u, s d ng tài li u đ c d dàng và hoàn ch nh. Th cộ ơ ứ ử ụ ệ ượ ễ ỉ ự
hi n yêu c u này, đòi h i ng i l p ph i bi t phân đ nh h s cho phù h p, khôngệ ầ ỏ ườ ậ ả ế ị ồ ơ ợ
xé l nh ng văn b n có liên quan v m t s vi c, v n đ đ l p thành nh ng h sẻ ữ ả ề ộ ự ệ ấ ề ể ậ ữ ồ ơ
khác nhau.
Yêu c u này s không th th c hi n khi l p h s theo các đ c tr ng v hìnhầ ẽ ể ự ệ ậ ồ ơ ặ ư ề
th c c a văn b n.ứ ủ ả
1
Ví d : ụH s ồ ơ “T p thông báo c a Chính ph năm 1995”ậ ủ ủ
(Trong h s này g m nhi u b n thông báo có n i dung khác nhau, khôngồ ơ ồ ề ả ộ
liên quan ho c ít liên quan v i nhau).ặ ớ
3. Văn b n, tài li u đ c thu th p vào h s ph i có giá tr b o qu nả ệ ượ ậ ồ ơ ả ị ả ả
t ng đ i đ ng đ uươ ố ồ ề
Trong th c t ho t đ ng c a các c quan, văn b n ph n ánh v m t v n đ ,ự ế ạ ộ ủ ơ ả ả ề ộ ấ ề
s vi c th ng hình thành khá nhi u, trong đó có nh ng văn b n có ý nghĩa l ch s ,ự ệ ườ ề ữ ả ị ử
ý nghĩa th c ti n lâu dài, có nh ng văn b n ch có ý nghĩa th c ti n trong th i gianự ễ ữ ả ỉ ự ễ ờ
ng n, th m chí không còn ý nghĩa gì sau khi công vi c đã đ c gi i quy t. Các lo iắ ậ ệ ượ ả ế ạ
văn b n nói trên do giá tr khác nhau, yêu c u nghiên c u, s d ng không gi ngả ị ầ ứ ử ụ ố
nhau nên th i h n b o qu n chúng cũng s khác nhau. Ch ng h n, văn b n có ýờ ạ ả ả ẽ ẳ ạ ả
nghĩa l ch s s ph i giao n p cho l u tr Nhà n c t c các trung tâm (kho) l u trị ử ẽ ả ộ ư ữ ướ ứ ư ữ
qu c gia, văn b n có ý nghĩa th c ti n lâu dài s b o qu n lâu dài l u tr c quan,ố ả ự ễ ẽ ả ả ở ư ữ ơ
còn văn b n có ý nghĩa th c ti n trong th i gian ng n thì có th gi l i các đ n vả ự ễ ờ ắ ể ữ ạ ở ơ ị
t ch c trong c quan m t th i gian nh t đ nh, r i tiêu h y theo s h ng d n c aổ ứ ơ ộ ờ ấ ị ồ ủ ự ướ ẫ ủ
l u tr c quan, đ i v i nh ng văn b n không còn ý nghĩa thì có th lo i h y. Do đó,ư ữ ơ ố ớ ữ ả ể ạ ủ
khi l p h s , c n chú ý phân bi t giá tr c a các văn b n, sao cho các văn b nậ ồ ơ ầ ệ ị ủ ả ả
trong m t h s có giá tr đ ng đ u. N u đ m b o đ c yêu c u này, s làm tăngộ ồ ơ ị ồ ề ế ả ả ượ ầ ẽ
thêm ch t l ng văn b n đ c b o qu n, ph c v nghiên c u đ c t t, t o đi uấ ượ ả ượ ả ả ụ ụ ứ ượ ố ạ ề
ki n thu n l i cho công tác b o qu n, cán b l u tr s kh i m t công đi u ch nhệ ậ ợ ả ả ộ ư ữ ẽ ỏ ấ ề ỉ
ho c l p l i h s .ặ ậ ạ ồ ơ
Ví d 1:ụ
y ban nhân dân thành ph H i Phòng, các văn b n ph n ánh tình hìnhỞ Ủ ố ả ả ả
th c hi n k ho ch Nhà n c năm 2000 c a thành ph đ c l p thành nh ng hự ệ ế ạ ướ ủ ố ượ ậ ữ ồ
s sau:ơ
- Báo cáo c a y ban nhân dân thành ph v tình hình th c hi n k ho chủ Ủ ố ề ự ệ ế ạ
Nhà n c năm 2000.ướ
- Báo cáo c a y ban nhân dân thành ph v tình hình th c hi n k ho chủ Ủ ố ề ự ệ ế ạ
Nhà n c hàng quý, 6 tháng đ u năm 2000.ướ ầ
Trong hai h s trên thì h s đ u c n b o qu n vĩnh vi n, còn h s th haiồ ơ ồ ơ ầ ầ ả ả ễ ồ ơ ứ
ch b o qu n trong th i gian nh t đ nh. R t d nh n th y, n u ng i l p h sỉ ả ả ờ ấ ị ấ ễ ậ ấ ế ườ ậ ồ ơ
không chú ý đ n yêu c u đ m b o cho các văn b n trong h s có giá tr đ ng đ uế ầ ả ả ả ồ ơ ị ồ ề
thì hai h s trên có th nh p làm m t.ồ ơ ể ậ ộ
Ví d 2:ụ Các quy t đ nh và công văn c a c quan thì không th s u t m đế ị ủ ơ ể ư ầ ể
đ a vào cùng m t h s vì giá tr pháp lý c a lo i văn b n này khác nhau.ư ộ ồ ơ ị ủ ạ ả
Ví d 3: ụTrong quá trình ho t đ ng c a c quan th ng có các lo i k ho ch,ạ ộ ủ ơ ườ ạ ế ạ
báo cáo c a c quan và c a các đ n v tr c thu c. Khi l p h s ta không th đ aủ ơ ủ ơ ị ự ộ ậ ồ ơ ể ư
báo cáo t ng k t c a c quan và c a đ n v tr c thu c vào m t h s . Vì báo cáoổ ế ủ ơ ủ ơ ị ự ộ ộ ồ ơ
t ng k t c a c quan bao gi cũng có giá tr cao h n báo cáo c a các đ n v tr cổ ế ủ ơ ờ ị ơ ủ ơ ị ự
thu c.ộ
Tuy nhiên, không nên hi u yêu c u này m t cách c ng nh c, bao gi cũngể ầ ộ ứ ắ ờ
tách r i t ng văn b n trong h s đ xét giá tr c a chúng. Vì trong th c t , cóờ ừ ả ồ ơ ể ị ủ ự ế
nh ng h s g m các văn b n có liên quan m t thi t v i nhau, toàn b văn b n h pữ ồ ơ ồ ả ậ ế ớ ộ ả ợ
thành m i t o nên giá tr c a h s đó. Trong tr ng h p này, ph i xem xét giá trớ ạ ị ủ ồ ơ ườ ợ ả ị
c a chúng trong m i liên quan v i các văn b n khác c a h s , ví d nh h s vủ ố ớ ả ủ ồ ơ ụ ư ồ ơ ề
m t v án, h s v thanh tra, ki m tra, h s cán b .ộ ụ ồ ơ ề ể ồ ơ ộ
2
4. Văn b n trong h s ph i đ m b o đúng th th c văn b nả ồ ơ ả ả ả ể ứ ả
Mu n cho h s l p ra có giá tr nghiên c u và có th dùng làm b ng ch ngố ồ ơ ậ ị ứ ể ằ ứ
pháp lý, thì đòi h i các văn b n trong h s ph i đúng th th c văn b n do Nhàỏ ả ồ ơ ả ể ứ ả
n c quy đ nh, nghĩa là ph i có qu c hi u, tên c quan, s ký hi u văn b n, ngàyướ ị ả ố ệ ơ ố ệ ả
tháng năm ban hành văn b n, ch ký c a ng i có th m quy n, d u c a c quan...ả ữ ủ ườ ẩ ề ấ ủ ơ
N u văn b n do c quan Nhà n c ban hành mà thi u nh ng y u t trên, s khôngế ả ơ ướ ế ữ ế ố ẽ
có giá tr pháp lý. Xét v lâu dài, nh ng văn b n nh v y s không th tr thành sị ề ữ ả ư ậ ẽ ể ở ử
li u đáng tin c y. Do v y, khi l p h s , c n coi tr ng đúng m c yêu c u này, chú ýệ ậ ậ ậ ồ ơ ầ ọ ứ ầ
thu th p và l a ch n nh ng tài li u đ m b o th th c đ đ a vào h s .ậ ự ọ ữ ệ ả ả ể ứ ể ư ồ ơ
5. H s c n đ c biên m c đ y đ và chính xácồ ơ ầ ượ ụ ầ ủ
Khi l p h s , c n ph i làm t t công tác biên m c bên trong và bên ngoài bìaậ ồ ơ ầ ả ố ụ
h s nh m gi i thi u thành ph n và n i dung văn b n trong h s đ tra tìm,ồ ơ ằ ớ ệ ầ ộ ả ồ ơ ể
nghiên c u đ c nhanh chóng và thu n l iứ ượ ậ ợ
3