Giáo trình môn học Thực hành kế toán trong đơn vị hành chính nhân sự (Nghề: Kế toán doanh nghiệp): Phần 2

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:67

Thêm vào BST

Báo xấu

37
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nối tiếp nội dung phần 1, giáo trình môn học Thực hành kế toán trong đơn vị hành chính nhân sự (Nghề: Kế toán doanh nghiệp): Phần 2 cung cấp cho người học những nội dung thực hành về lập báo cáo tài chính và hướng dẫn ứng dụng kế toán đơn vị hành chính nhân sự trên phần mềm kế toán. Mời các bạn cùng tham khảo để biết thêm các nội dung chi tiết.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình môn học Thực hành kế toán trong đơn vị hành chính nhân sự (Nghề: Kế toán doanh nghiệp): Phần 2

BÀI 5: ỨNG DỤNG KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN 1. Tạo cơ sở d liệu Thông thƣờng đối với một đơn vị hành chính sự nghiệp để bắt đầu một năm tài chính mới thƣờng phải tiến hành mở sổ kế toán mới tƣơng ứng với năm tài chính đó. Trong các phần mềm kế toán việc mở sổ kế toán (hay còn gọi là tạo dữ liệu kế toán) đƣợc thực hiện ngay lần đầu tiên khi ngƣời sử dụng bắt đầu sử dụng phần mềm. Quá trình mở sổ đƣợc thực hiện qua một số bƣớc trong đó cho phép ngƣời sử dụng đặt tên cho sổ kế toán, chọn nơi lƣu sổ kế toán vừa mở trên máy tính, chọn phƣơng pháp tính giá, chọn ngày bắt đầu hạch toán, chọn phƣơng pháp tính giá... Đối với mỗi phần mềm thì việc tạo dữ liệu kế toán sẽ theo những quy trình và thao tác khác nhau. 2. Thiết lập hệ thống tài khoản Trong quá trình mở sổ, kế toán sẽ tiến hành khai báo một số thông tin về hệ thống nhƣ: cách tạo dữ liệu kế toán, nơi lƣu dữ liệu kế toán, thông tin đơn vị, thông tin ngầm định, tuỳ chọn của đơn vị, ngày hạch toán. Sau khi tạo xong dữ liệu kế toán và thiết lập các thông tin hệ thống, ngƣời sử dụng sẽ đăng nhập vào dữ liệu để thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mỗi một phần mềm sẽ có một màn hình giao diện khác nhau. Ví dụ: 105
3. Khai báo các danh mục Sau khi tiến hành mở sổ kế toán, để có thể hạch toán đƣợc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên phần mềm kế toán thì ngƣời sử dụng phải tiến hành khai báo một số danh mục ban đầu trƣớc khi nhập số dƣ ban đầu cho các tài khoản. 3.1. Danh mục Hệ thống tài khoản Danh mục Hệ thống tài khoản đƣợc sử dụng để quản lý hệ thống các tài khoản. Thông thƣờng các phần mềm kế toán đã thiết lập sẵn hệ thống tài khoản chuẩn theo quy định của Bộ Tài chính. Tuy nhiên, để phản ánh đƣợc các hoạt động kinh tế phát sinh của từng đơn vị hành chính sự nghiệp, các phần mềm vẫn cho phép ngƣời sử dụng mở thêm các tiết khoản trên cơ sở hệ thống tài khoản chuẩn. Hệ thống tài khoản này sẽ đƣợc sử dụng trong các bút toán hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. 3.2. Danh mục Mục lục ngân sách Trong các phần mềm kế toán danh mục này đƣợc sử dụng nhƣ một hệ thống để thống kê tình hình thu, chi NSNN theo các chỉ tiêu khác nhau nhƣ: Các cấp ngân sách, các ngành, các hoạt động. Danh mục Mục lục ngân sách baogồm: Nguồn kinh phí, Chƣơng, Loại khoản, Mục/Tiểu mục. Thông thƣờng các phần mềm kế toán đã đƣợc thiết lập sẵn theo danh mục Mục lục ngân sách chuẩn của Bộ tài chính. Tuy nhiên để phản ánh đƣợc tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị, phần mềm cho phép ngƣời sử dụng mở thêm các mục lục ngân sách nhỏ từ danh mục mục lục ngân sách chuẩn. Danh mục Mục lục ngân sách này sẽ đƣợc sử dụng trong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị trong kỳ. - Danh mục Nguồn kinh phí Danh mục Nguồn kinh phí đƣợc sử dụng nhằm mục đích thống kê nguồn gốc các nguồn 106
kinh phí đƣợc sử dụng tại các đơn vị hành chính sự nghiệp. VD: Ngân sách Trung ƣơng, Ngân sách Tỉnh, Ngân sách Huyện,… - Danh mục Chương Danh mục Chƣơng thể hiện đặc thù riêng của từng đơn vị hành chính sự nghiệp. Ví dụ: Bộ Y tế, Sở Y tế, Bộ Giáo dục, Sở Giáo dục,… - Danh mục Loại khoản Danh mục Loại khoản cho phép thống kê các loại hình hoạt động trong lĩnh vực kinh tế, chính trị xã hội. Các lĩnh vực hoạt động nhƣ: Nông nghiệp - Lâm nghiệp - Thủy sản, Công nghiệp khai khoáng, Công nghiệp chế biến, chế tạo,… - Danh mục Mục/Tiểu mục Danh mục Mục/Tiểu mục dùng để thống kê các khoản thu, chi chi tiết theo các hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội của Ngân sách nhà nƣớc. Các khoản thu NSNN bao gồm: các khoản thu từ thuế, phí, lệ phí; các khoản thu từ hoạt động kinh tế của Nhà nƣớc; các khoản đóng góp của tổ chức và cá nhân; các khoản viện trợ; các khoản thu khác theo quy định của pháp luật. Các khoản chi NSNN bao gồm: các khoản chi phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo quốc phòng, an ninh, bảo đảm hoạt động của bộ máy nhà nƣớc; chi trả nợ của Nhà nƣớc; chi viện 107
trợ và các khoản chi khác theo quy định của pháp luật. 3.3. Danh mục Chương trình mục tiêu Danh mục chƣơng trình mục tiêu dùng để thống kê các khoản thu, chi cho các chƣơng trình, mục tiêu, dự án quốc gia và các nhiệm vụ cần theo dõi riêng. 3.4. Danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp Trong các phần mềm kế toán danh mục khách hàng, nhà cung cấp đƣợc ngƣời sử dụng khai báo nhằm lập các báo cáo thống kê mua, bán hàng hóa và theo dõi công nợ chi tiết đến từng khách hàng, nhà cung cấp. Mỗi khách hàng, nhà cung cấp sẽ đƣợc nhận diện bằng mã hiệu khác nhau gọi là mã khách hàng, nhà cung cấp. Mã hiệu này thông thƣờng sẽ do ngƣời sử dụng đặt sao cho phù hợp với mô hình hoạt động và quản lý của đơn vị hành chính sự nghiệp. Có rất nhiều phƣơng pháp đặt mã hiệu khác nhau, các phƣơng pháp này phụ thuộc vào yêu cầu tổ chức quản lý đối tƣợng và phụ thuộc vào tính chất của từng đối tƣợng cụ thể. Ví dụ: - Dùng phƣơng pháp đặt mã theo tên viết tắt hoặc ghép các chữ cái đầu trong tên khách hàng, nhà cung cấp. Cách mã hóa này mang tính gợi nhớ cao. - Dùng phƣơng pháp đánh số lần lƣợt tăng dần theo phát sinh của đối tƣợng khách hàng, nhà cung cấp mới bắt đầu từ 1, 2, 3,…. Tuy nhiên cách đặt này không mang ý nghĩa gợi ý nào. Một số điểm lƣu ý khi thiết lập mã khách hàng, nhà cung cấp trong các phần mềm kế toán: - Mỗi khách hàng hoặc nhà cung cấp phải đƣợc đặt một mã khác nhau. - Không nên đƣa ra một mã mà thành phần thông tin trong mã đó lại là của một mã khác. 108
3.5. Danh mục Vật tư hàng hóa, công cụ dụng cụ Danh mục Vật tƣ hàng hóa, công cụ dụng cụ dùng để theo dõi các vật tƣ, hàng hóa, công cụ dụng cụ đƣợc sử dụng khi thực hiện nhập, xuất các vật tƣ, hàng hóa, công cụ dụng cụ đó. Mỗi vật tƣ, hàng hóa, công cụ dụng cụ sẽ mang một mã hiệu riêng. Việc đặt mã hiệu cho vật tƣ, hàng hóa, công cụ dụng cụ cũng giống nhƣ đặt mã hiệu cho đối tƣợng khách hàng, nhà cung cấp, nó do ngƣời sử dụng tự đặt sao cho thuận tiện nhất và dễ nhớ nhất phù hợp với công tác quản lý vật tƣ, hàng hóa, công cụ dụng cụ tại đơn vị hành chính sự nghiệp. Thông thƣờng các đơn vị hành chính sự nghiệp hay lựa chọn cách đặt mã theo tên của vật tƣ, hàng hóa, công cụ dụng cụ. Trong trƣờng hợp cùng một vật tƣ, hàng hóa nhƣng có nhiều loại khác nhau thì ngƣời sử dụng có thể bổ sung thêm đặc trƣng của vật tƣ, hàng hóa đó. Việc đặt mã cho vật tƣ, hàng hóa trong bảng mã vật tƣ, hàng hóa tƣơng ứng với việc mở thẻ (sổ) chi tiết để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vật tƣ, hàng hóa, thành phẩm trong kế toán thủ công. 3.7. Danh mục Tài sản cố định Danh mục Tài sản cố định dùng để quản lý các tài sản cố định mà đơn vị hành chính sự nghiệp quản lý. Mỗi tài sản cố định đƣợc mang một mã hiệu riêng và kèm với nó là các thông tin về tài sản nhƣ: tỷ lệ hao mòn, cách tính hao mòn, nguyên giá, giá trị hao mòn đầu kỳ,… đều phải đƣợc cập nhật trƣớc khi bắt đầu nhập dữ liệu phát sinh về tài sản cố định. Việc đặt mã này cũng do ngƣời sử dụng quyết định. Việc đặt mã hiệu cho tài sản cố định trong bảng mã tài sản cố định tƣơng ứng với việc mở thẻ (sổ) chi tiết tài sản cố định để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài sản cố định trong kế toán thủ công. 109
3.8. Danh mục Hoạt động sự nghiệp Danh mục Hoạt động sự nghiệp dùng để quản lý các hoạt động phát sinh tại đơn vị hành chính sự nghiệp, ví dụ hoạt động thƣờng xuyên, hoạt động sản xuất cung ứng dịch vụ, hoạt động nhà nƣớc đặt hàng,… Việc khai báo danh mục này do ngƣời sử dụng quyết định. Khai báo danh mục hoạt động sự nghiệp tƣơng ứng với việc mở sổ, báo cáo chi tiết cho hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh. 3.9. Danh mục Dự án Danh mục Dự án đƣợc sử dụng để khai báo danh sách các chƣơng trình dự án do các đơn vị hành chính sự nghiệp quản lý và thực hiện 4. Nhập số dƣ ban đầu Trên các phần mềm kế toán, sau khi tiến hành khai báo xong danh mục ban đầu nhƣ khách hàng, nhà cung cấp, vật tƣ, hàng hóa, tài sản cố định,… ngƣời sử dụng sẽ tiến hành nhập số dƣ ban đầu cho các tài khoản. Số dƣ ở đầu kỳ có thể là dƣ Nợ hoặc dƣ Có, là VNĐ hay ngoại tệ. Số dƣ ban đầu gồm có: - Số dƣ đầu kỳ của tài khoản: là số dƣ đầu của tháng bắt đầu hạch toán trên máy (số liệu hạch toán trên máy có thể không phải bắt đầu từ tháng 01). - Số dƣ đầu năm: là số dƣ Nợ hoặc dƣ Có ngày 01 tháng 01. Việc nhập số dƣ trên các phần mềm thƣờng đƣợc thực hiện sau khi khai báo xong các danh mục ban đầu và trƣớc khi hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. 110
5. Nhập d liệu kế toán: 5.1. Kế toán nguồn kinh phí 5.1.1. Nguyên tắc hạch toán Kế toán nguồn kinh phí phải hạch toán rành mạch, rõ ràng từng loại kinh phí, từng loại vốn, từng loại quỹ theo mục đích sử dụng và theo nguồn hunh thành vốn, kinh phí. Việc kết chuyển từ nguồn kinh phí này sang nguồn kinh phí khác phải chấp hành theo đúng chế độ và làm các thủ tục cần thiết. Không đƣợc kết chuyển một cách tùy tiện. Đối với các khoản thu tại đơn vị đƣợc phép bổ sung nguồn kinh phí, khi phát sinh đƣợc hạch toán vào tài khoản phản ánh các khoản thu (Loại tài khoản 5) sau đó đƣợc kết chuyển sang tài khoản nguồn kinh phí liên quan theo quy định hoặc theo phê duyệt của cấp có thẩm quyền. Cuối niên độ kế toán, kinh phí không sử dụng hết phải hoàn trả ngân sách hoặc cấp trên, đơn vị chỉ đƣợc kết chuyển sang năm sau khi đƣợc phép của cơ quan tài chính. 5.1.2. Mô hình hóa hoạt động tiếp nhận, rút dự toán và quyết toán kinh phí Xem lại bảng quy ƣớc về các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ tại trang 1 5.1.3. Sơ đồ hạch toán kế toán nguồn kinh phí 111
5.1.4. Thực hành trên phần mềm kế toán * Quy trình xử lý trên phần mềm để ra báo cáo * Thiết lập các danh mục sử dụng trong quản lý nguồn kinh phí Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến quản lý nguồn kinh phí trong một phần mềm kế toán, ngƣời sử dụng cần phải khai báo một số thông tin, danh mục ban đầu nhƣ: + Danh mục Tài khoản ngân hàng, kho bạc Danh mục tài khoản ngân hàng, kho bạc dùng để theo dõi các tài khoản tại các ngân hàng, kho bạc khác nhau. Khi thiết lập một tài khoản mới, ngƣời sử dụng cần phải nhập đầy đủ các thông tin về: số tài khoản, tên tài khoản. 112
+ Danh mục Mục lục ngân sách Danh mục Mục lục ngân sách bao gồm các danh mục sau: Tính chất nguồn kinh phí; Nguồn kinh phí; Chƣơng; Loại khoản; Nhóm mục chi; Mục/tiểu mục. Tính chất nguồn kinh phí: Danh mục Tính chất nguồn kinh phí thƣờng đƣợc thiết lập sẵn nhằm tạo thuận lợi cho ngƣời sử dụng trong quá trình quản lý nguồn kinh phí nhƣ: Kinh phí thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm; Kinh phí không thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm; Kinh phí thực hiện cải cách tiền lƣơng,... Tuy nhiên, ngƣời sử dụng có thể thêm mới những tính chất nguồn kinh phí khác khi có quyết định sửa đổi bổ sung của Bộ Tài chính. Khi khai báo một tính chất nguồn kinh phí mới, ngƣời sử dụng phải nhập đầy đủ thông tin về mã tính chất, tên tính chất nguồn kinh phí. Nguồn kinh phí: Ngƣời sử dụng có thể dùng danh mục Nguồn kinh phí đƣợc thiết lập sẵn, hoặc có thể thiết lập danh mục Nguồn kinh phí theo nhu cầu hạch toán của đơn vị mình dựa trên những Nguồn kinh phí đã đƣợc thiết lập sẵn. Khi khai báo mới nguồn kinh phí, cần phải khai báo đầy đủ thông tin về mã nguồn kinh phí, tên nguồn kinh phí. Chƣơng: Danh mục Chƣơng dùng để theo dõi các Chƣơng ngân sách đƣợc sử dụng trong 113
đơn vị. Các đơn vị hành chính sự nghiệp có thể hạch toán một hay nhiều Chƣơng trong cùng một dữ liệu kế toán bằng cách tích chọn những Chƣơng đƣợc sử dụng. Loại khoản: Danh mục Loại khoản thƣờng đƣợc thiết lập sẵn theo quy định của Bộ Tài chính, ngƣời sử dụng có thế chọn những loại khoản mà đơn vị sử dụng để tiện cho việc theo dõi. Ngoài ra, ngƣời sử dụng cũng có thể khai báo thêm loại khoản cho phù hợp với nhu cầu hạch toán trong đơn vị. Khi khai báo loại khoản mới, ngƣời sử dụng phải khai báo đầy đủ thông tin bao gồm mã loại khoản và tên loại khoản. Nhóm mục chi: Danh mục Nhóm mục chi đã đƣợc thiết lập sẵn theo đúng quy định hiện hành. Mục/Tiểu mục: Danh mục Mục/Tiểu mục theo quy định hiện hành thƣờng đƣợc thiết lập sẵn trong hệ thống. Tuy nhiên ngƣời sử dụng cũng có thể thêm mới hoặc sửa đổi các Mục/Tiểu mục khi có thông tƣ sửa đổi, bổ sung mục lục ngân sách. Chƣơng trình mục tiêu: Danh mục Chƣơng trình mục tiêu thƣờng đƣợc thiết lập sẵn theo chế độ hiện hành. Tuy nhiên ngƣời sử dụng cũng có thể thêm mới hoặc sửa đổi các chƣơng trình mục tiêu khi có thông tƣ sửa đổi, bổ sung hệ thống chƣơng trình mục tiêu 114
* Các chứng từ đầu vào liên quan Các chứng từ dùng cho việc hạch toán nguồn kinh phí bao gồm: - Quyết định giao dự toán - Giấy rút dự toán - Phiếu thu rút dự toán - … Một số mẫu chứng từ điển hình: út dự toán Trên các phiếu rút dự toán ngƣời sử dụng cần nhập các thông tin nhƣ: tên đơn vị rút dự toán; mã ĐVQHNS; tài khoản KBNN; mã cấp NS; tên CTMT, DA; mã CTMT, DA; đơn vị nhận tiền; địa chỉ,… * Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán + Nhập chứng từ Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nguồn kinh phí trong một phần mềm kế toán, 115
ngƣời sử dụng thực hiện theo các bƣớc sau: Bƣớc 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ nguồn kinh phí. Bƣớc 2: Chọn loại chứng từ cập nhật. Bƣớc 3: Nhập chứng từ trên màn hình nhập liệu dành cho chứng từ đó. Trong phần mềm kế toán, tại màn hình nhập liệu chứng từ của phần hành kế toán nguồn kinh phí bao gồm các thông tin: Phần thông tin chung gồm có: - Tên và thông tin về đối tƣợng: Có thể là thông tin về ngày quyết định, số quyết định, đơn vị trả tiền, đơn vị nhận tiền... có phát sinh các giao dịch liên quan đến hoạt động nhận và sử dụng nguồn kinh phí. - Diễn giải: Mô tả nội dung của nghiệp vụ phát sinh. - Ngày chứng từ: Là ngày phát sinh của chứng từ, ngày này phải nằm trong năm làm việc hiện thời và lớn hơn ngày khóa sổ kế toán kỳ kế toán trƣớc. Khi thêm mới một chứng từ, nếu ngày chứng từ xảy ra trƣớc ngày làm việc hiện thời, các phần mềm kế toán vẫn cho phép ngƣời sử dụng thay đổi lại ngày chứng từ khi nhập. Sau khi cất giữ xong chứng từ sẽ đƣợc tự động chèn vào khoảng thời gian trƣớc đó. Điều này khác hẳn kế toán thủ công, nếu đã tiến hành định khoản trên sổ sách, báo cáo thu không thể chèn thêm chứng từ vào một khoảng thời gian trƣớc đó. - Số chứng từ: Trong các phần mềm thƣờng đƣợc tự động đánh số tăng dần, tuy nhiên ngƣời sử dụng vẫn có thể sửa lại số chứng từ nếu muốn. Phần thông tin chi tiết: Bao gồm các thông tin về tài khoản định khoản, nguồn, chƣơng, khoản, mục, tiểu mục. - Bút toán định khoản: Là các tài khoản có liên quan đến nghiệp vụ nhận và sử dụng nguồn kinh phí. - Diễn giải: Mô tả lại nội dung của nghiệp vụ phát sinh. Đầu năm các đơn vị hành chính sự nghiệp nhận đƣợc quyết định giao dự toán từ cơ quan chủ quản. Căn cứ vào quyết định này kế toán trong đơn vị hạch toán nghiệp vụ nhận dự toán đầu năm. Ngoài các khoản kinh phí đơn vị đƣợc nhận theo thông báo dự toán kinh phí đầu năm, trong quá trình hoạt động đơn vị có thể nhận bổ sung dự toán. 116
Sau khi nhận đƣợc quyết định giao dự toán, đơn vị sẽ rút dự toán về để sử dụng theo đúng dự toán của đơn vị munh. Đơn vị có thể rút dự toán tiền mặt hoặc rút dự toán chuyển khoản. Rút dự toán tiền mặt Khi rút dự toán tiền mặt, kế toán phải lập một phiếu thu để nhập quỹ số tiền đó. Ngƣời sử dụng có thể sinh phiếu thu rút dự toán , phần mềm tự động lấy số liệu và hiển thị đầy đủ các thông tin lên phiếu thu. Rút dự toán chuyển khoản Đơn vị rút dự toán chuyển khoản trong trƣờng hợp kho bạc trực tiếp chuyển tiền cho các đối tƣợng liên quan đến hoạt động tại đơn vị. 117
Khi rút dự toán chuyển khoản, ngƣời sử dụng có thể sinh chứng từ chuyển khoản kho bạc, chứng từ này đƣợc tự động lấy số liệu căn cứ vào các thông tin đã nhập trong giấy rút dự toán chuyển khoản. Chứng từ ghi đồng thời Khi rút dự toán, kế toán đơn vị phải ghi đơn brn Có Tài khoản 008, 009. Loại chứng từ này ngƣời sử dụng không phải nhập mà phần mềm sẽ tự động lên số liệu căn cứ vào phiếu thu rút dự toán nhập quỹ và chứng từ chuyển khoản kho bạc. Đơn vị rút tạm ứng khi cần chi tiêu phục vụ cho các hoạt động mà chƣa nhận đƣợc quyết định cấp dự toán. Căn cứ vào giấy rút tạm ứng chƣa cấp dự toán, kế toán lập phiếu thu hoặc chứng từ chuyển khoản kho bạc. Phiếu thu (Tạm ứng chƣa cấp dự toán) Kế toán lập phiếu thu khi đơn vị đƣợc kho bạc cho tạm ứng kinh phí nhập quỹ tiền mặt. 118
Chứng từ chuyển khoản kho bạc (Tạm ứng chƣa cấp dự toán) Khi kho bạc chi trả trực tiếp số tạm ứng chƣa cấp dự toán cho đơn vị, kế toán phải lập chứng từ chuyển khoản kho bạc. Phiếu chi tiền mặt từ tạm ứng đã cấp dự toán Sau khi rút dự toán tiền mặt về nhập quỹ, đơn vị chi tiền để phục vụ cho các hoạt động và lập phiếu chi. Phiếu chi tiền mặt từ tạm ứng chƣa cấp dự toán 119
Bảng kê chứng từ thanh toán đã cấp dự toán Cuối mỗi tháng, mỗi quý, kế toán lập bảng kê chứng từ thanh toán tạm ứng đã cấp dự toán để nộp lên kho bạc. Khi đƣợc kho bạc chấp nhận thanh toán. Bảng kê chứng từ thanh toán chƣa cấp dự toán Khi đơn vị đƣợc cấp có thẩm quyền giao dự toán , kế toán tiến hành lập bảng kê chứng từ thanh toán tạm ứng chƣa cấp dự toán. 120
Khi đƣợc kho bạc chấp nhận thanh toán Trong năm đơn vị đƣợc giao dự toán ở các nhóm mục khác nhau nhƣng trong quá trình sử dụng, nhóm mục này chi không hết còn nhóm mục khác lại thiếu nên đơn vị xin điều chỉnh dự toán từ nhóm mục này sang nhóm mục khác. Khi phát sinh nghiệp vụ điều chỉnh dự toán, kế toán hạch toán: Ghi đơn Nợ TK 008, 009: Số tiền âm (nhóm mục điều chỉnh giảm) Ghi đơn Nợ TK 008, 009: Số tiền dƣơng (nhóm mục điều chỉnh tăng) Khi đƣợc cơ quan chủ quản chấp nhận, kế toán lập chứng từ điều chỉnh dự toán. Hủy dự toán là trƣờng hợp cuối năm dự toán chi ngân sách của đơn vị còn lại ở kho bạc (chƣa rút về, chƣa chi) nhƣng không đƣợc chuyển dự toán sang năm sau; hoặc do đơn vị chủ quản quyết định giảm dự toán đã đƣợc giao ở nhóm mục nào đó. Khi phát sinh nghiệp vụ hủy dự toán, kế toán hạch toán: Ghi đơn: Nợ TK 008, 009. Trong tháng 9 hoặc tháng 10, đơn vị nhận đƣợc quyết định duyệt quyết toán của năm 121
trƣớc. Khi có quyết định này kế toán lập chứng từ quyết toán số dƣ đầu năm. Đối với chứng từ này, ngƣời sử dụng không phải nhập số liệu mà phần mềm tự động lấy lên căn cứ vào số dƣ trên tài khoản 661, 662, 635, 241, 461, 462, 465, 441,… chuyển số dƣ cuối năm Cuối năm, các khoản chi hoạt động chƣa đƣợc quyết toán với nguồn kinh phí hoạt động thu kế toán tiến hành kết chuyển số chi hoạt động, nguồn kinh phí hoạt động đã sử dụng năm nay (6612, 4612) thành số chi hoạt động, nguồn kinh phí hoạt động năm trƣớc (6611, 4611). Bút toán kết chuyển số dƣ cuối năm đƣợc phần mềm tự động lấy số liệu căn cứ vào số dƣ trên tài khoản 6612 và 4612 tính đến thời điểm cuối năm. Ngƣời sử dụng có thể thêm hoặc sửa những thông tin trên chứng từ kết chuyển số dƣ cuối năm theo nhu cầu hạch toán. + Thêm các đối tƣợng trong danh mục có liên quan Trong quá trình nhập chứng từ phát sinh những đối tƣợng không có trong các danh mục khai báo trƣớc đó, một số phần mềm cho phép ngƣời sử dụng thêm nhanh các đối tƣợng trong các danh mục có liên quan ngay trong màn hình nhập liệu chứng từ nhƣ: thêm mới cán bộ trong danh mục cán bộ hay thêm mới khách hàng, nhà cung cấp trong danh mục khách hàng, nhà cung cấp,… 122
Ví dụ thêm mới cán bộ * Xem và in báo cáo nguồn kinh phí Sau khi cập nhật các chứng từ lirn quan đến kế toán nguồn kinh phí, phần mềm sẽ tự động xử lý và đƣa ra các báo cáo liên quan đến nhận và sử dụng nguồn kinh phí.. Khi xem các báo cáo, ngƣời sử dụng phải chọn các tham số cần thiết. án kinh phí ngân sách tại kho bạc nhà nƣớc - Chọn tham số báo cáo: nhƣ khoảng thời gian; nguồn, chƣơng, khoản, cấp phát, tài khoản kho bạc, loại kinh phí, mẫu báo cáo. - Xem báo cáo: 123
5.1.5. Bài tập thực hành Tại Trƣờng Tiểu học Mimosa có phát sinh một số nghiệp vụ kế toán liên quan đến nguồn kinh phí nhƣ sau: STT Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ MST Công ty cổ phần 1690 Đinh Tiên 1. CT_HATHANH Hà Thành Hoàng, Hà Nội 0101863512 3689 Hai Bà 2. CT_EVN Công ty EVN Trƣng, Hà Nội 0101859126 1. Ngày 08/01/2010, đơn vị nhận đƣợc giấy thông báo dự toán kinh phí năm 2010 theo quyết định QĐ08012010 nhƣ sau: Nhóm mục chi Tên nhóm mục Tổng số I Chi thanh toán cá nhân 125.000.000 II Chi nghiệp vụ chuyên môn 95.400.000 III Chi mua sắm sửa chữa 120.600.000 IV Chi thƣờng xuyên khác 95.000.000 Cộng 436.000.000 2. Ngày 10/01/2010, Trần Bình Minh rút tạm ứng về nhập quỹ tiền mặt, số tiền: 38.000.000. Trong đó: 124