SỞ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI BÌNH DƯƠNG
TRƯỜNG TRUNG CẤP BÁCH KHOA BÌNH DƯƠNG
Địa chỉ: S 89 Đ!i l$ Đ$c L%p, khu ph Thng Nh,t 2, phư0ng D1 An,
th2nh ph D1 An, tỉnh B3nh Dương.
Điện tho!i: 0283.729.6689; Email: bdp.edu.vn@gmail.com
Website: bdp.edu.vn
GIÁO TRÌNH
NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG
DÙNG CHO ĐÀO TẠO: TRUNG CẤP
NGÀNH: KẾ TOÁN DN
LƯU HÀNH NỘI BỘ
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
T2i liệu n2y thu$c lo!i sách giáo tr3nh nên các nguồn thông tin có thể được phép
dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đ2o t!o v2 tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch l!c hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh
thiếu l2nh m!nh sẽ bị nghiêm c,m.
2
Mục Lục
I. Khái niệm và mục đích, ý nghĩa về soạn thảo văn bản.....................................................5
II. Yêu cầu về soạn thảo văn bản.........................................................................................5
III. Phân công trách nhiệm soạn thảo văn bản....................................................................5
V. Ngôn ngữ của văn bản hành chính..................................................................................6
3. Cách dùng từ ngữ, cách đặt câu và diễn đạt trong văn bản hành chính..........................6
I. Soạn thảo công văn hành chính........................................................................................6
II. Soạn thảo Báo cáo..........................................................................................................6
III. Soạn thảo Tờ trình.........................................................................................................7
IV. Phương pháp ghi biên bản.............................................................................................7
CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ KỸ THUẬT SOẠN
THẢO VĂN BẢN.......................................................................................................................8
1. Khái niệm...........................................................................................................................8
2. Chức năng văn bản quản lý nhà nước................................................................................8
3. Các loại văn bản quản lý nhà nước....................................................................................9
4. Thẩm quyền ban hành văn bản của các cơ quan nhà nước..............................................12
Chương II. Văn bản pháp quy.................................................................................................15
1. Khái niệm.........................................................................................................................15
2. Yêu cầu về nội dung văn bản............................................................................................15
Chương III. Văn bản hành chính.............................................................................................17
3. Những yêu cầu về thể thức trình bày văn bản hành chính................................................17
Chương IV. Văn bản hợp đồng................................................................................................56
3
CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ KỸ THUẬT
SOẠN THẢO VĂN BẢN
1. Khái niệm
a. Văn bản
Ho!t đ$ng giao tiếp của nhân lo!i được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ. Phương tiện
giao tiếp n2y được thực hiện ngay từ buổi đầu của xã h$i lo2i ngư0i. Với sự ra đ0i của chữ
viết, con ngư0i đã thưc hiện được những không gian cách biệt qua nhiều thế hệ. Ho!t đ$ng
giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn luôn được thực hiện qua quá tr3nh phát v2 nh%n các ngôn bản.
Hiện nay có r,t nhiều quan niệm khác nhau về văn bản:
- Quan niệm 1: “Văn bản l2 m$t lo!i t2i liệu được h3nh th2nh trong các ho!t đ$ng khác
nhau của đ0i sng xã h$i”;
- Quan niệm 2: Quan niệm của các nh2 ngôn ngữ: “Văn bản l2 m$t chỉnh thể ngôn ngữ,
thư0ng bao gồm m$t t%p hợp các câu v2 có thể có m$t đầu đề, có tính nh,t quán về chủ đề,
trọn vẹn về n$i dung, được tổ chức theo m$t kết c,u chặt chẽ”;
- Quan niệm 3: Quan niệm theo ngh1a r$ng của các nh2 nghiên cứu h2nh chính: “Văn
bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu ngôn
ngữ nhất định”.
b. Văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nh2 nước (VBQLNN) l2 những quyết định v2 thông tin quản lý th2nh
văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nh2 nước ban h2nh theo thẩm quyền, tr3nh tự,
thủ tục, h3nh thức nh,t định v2 được nh2 nước đảm bảo thi h2nh bằng những h3nh thức khác
nhau nhằm điều chỉnh các mi quan hệ quản lý n$i b$ nh2 nước hoặc giữa các cơ quan nh2
nước với các tổ chức v2 công dân.
2. Chức năng văn bản quản lý nhà nước
a. Chức năng thông tin
L2 chức năng cơ bản quan trọng, bản ch,t của văn bản, l2 nguyên nhân h3nh th2nh văn
bản v2 l2 cơ sở để thực hiện các chức năng khác. Chức năng thông tin của văn bản thể hiện ở
các mặt sau:
- Ghi l!i các thông tin quản lý.
- Truyền đ!t thông tin quản lý từ nơi n2y đến nơi khác trong hệ thng quản lý hay giữa
hệ thng với bên ngo2i.
- Giúp cho cơ quan thu nh%n thông tin cần cho ho!t đ$ng quản lý.
- Giúp các cơ quan xử lý, đánh giá các thông tin thu được thông qua hệ thng truyền đ!t
thông tin khác.
Ví dụ: Kế ho!ch phát triển kinh tế - xã h$i của tỉnh sẽ giúp cho các cơ quan, đơn vị, các
tổ chức v2 nhân dân biết, chủ đ$ng trong các ho!t đ$ng của m3nh.
b.! Chức năng quản lý
4
Đây l2 chức năng có tính ch,t thu$c tính của văn bản quản lý. Chức năng quản lý của
văn bản thể hiện ở những khía c!nh sau:
- Thông tin trong văn bản quản lý Nh2 nước giúp cho việc tổ chức tt công việc của các
nh2 lãnh đ!o, l2m cơ sở ban h2nh các quyết định quản lý.
- Văn bản ghi l!i v2 truyền đ!t các quyết định quản lý tới đi tượng thực hiện, tham gia
v2o tổ chức thực hiện quyết định.
- L2 phương tiện hữu hiệu để phi hợp, kiểm tra, đánh giá hiệu quả ho!t đ$ng quản lý.
Ví dụ: Căn cứ các thông tin về kế ho!ch phát triển kinh tế xã h$i của tỉnh, các cơ quan
quản lý Nh2 nước, các tổ chức v2 địa phương trong tỉnh đã đưa ra các quyết định quản lý đúng
đắn trong công tác chỉ đ!o điều h2nh.
c. Chức năng pháp lý.
Chức năng pháp lý của văn bản biểu hiện trước hết l2:
- Ghi l!i các quy ph!m pháp lu%t v2 các quan hệ pháp lý tồn t!i trong xã h$i do pháp lu%t
điều chỉnh. Khi đã sử dụng h3nh thức văn bản để ghi l!i v2 truyển tải quyết định v2 thông tin
quản lý, cơ quan nh2 nước đã sử dụng thẩm quyền trong đó. Mệnh lệnh chứa trong văn bản có
giá trị pháp lý bắt bu$c mọi ngư0i phải tuân theo. Bản thân văn bản l2 chỗ dựa pháp lý, khung
pháp lý r2ng bu$c mọi mi quan hệ, dựa v2o đó để tổ chức ho!t đ$ng của cơ quan, cá nhân, tổ
chức.
-z L2 cơ sở pháp lý cho ho!t đ$ng của các cơ quan, tổ chức. Văn bản l2 cơ sở xây dựng
hệ thng pháp lu%t, t!o ra h2nh lang pháp lý cho ho!t đ$ng của các cơ quan tổ chức.
- L2 cầu ni t!o ra các mi quan hệ giữa các tổ chức, cơ quan. Văn bản v2 các hệ thng
văn bản quản lý giúp xác định các quan hệ pháp lý giữa các cơ quan quản lý v2 bị quản lý, t!o
nên sự r2ng bu$c trách nhiệm giữa các cơ quan, cá nhân có quan hệ trao đổi văn bản, theo
ph!m vi ho!t đ$ng của m3nh v2 quyền h!n được giao.
Ví dụ: quan hệ giữa B$ với các sở, ban, ng2nh...; giữa UBND tỉnh với UBND huyện, các
sở, ban, ng2nh.
- Bản thân các văn bản trong nhiều trư0ng hợp, l2 chứng cứ pháp lý để giải quyết các
nhiệm vụ cụ thể trong quản lý v2 điều h2nh công việc của các cơ quan.
- L2 trọng t2i phân minh, phân xử khi thực hiện văn bản không thng nh,t, cơ sở để giải
quyết tranh ch,p v2 b,t đồng giữa các cơ quan, đơn vị, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý
nảy sinh.
- Tính pháp lý của văn bản được hiểu l2 sự phù hợp của văn bản (về n$i dung v2 thể
thức) với quy định pháp lu%t hiện h2nh.
3. Các loại văn bản quản lý nhà nước
a. Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy ph!m pháp lu%t (QPPL) l2 văn bản do cơ quan nh2 nước có thẩm quyền ban
h2nh theo thủ tục, tr3nh tự lu%t định, trong đó có các quy tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh các
quan hệ xã h$i v2 được Nh2 nước đảm bảo thực hiện.
Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm:
+Hiến pháp, lu%t, nghị quyết của Quc h$i
5