Giáo trình Nghiệp vụ văn phòng (Nghề: Tin học ứng dụng - Cao đẳng/Trung cấp) - Trường Cao đẳng Bách khoa Nam Sài Gòn (2021)

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:49

Thêm vào BST

Báo xấu

16
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình "Nghiệp vụ văn phòng (Nghề: Tin học ứng dụng - Cao đẳng/Trung cấp)" trình bày các nội dung chính sau đây: Văn bản hành chính; Quản lý văn bản, tài liệu; Kỹ năng hoạch định; Sử dụng thiết bị văn phòng. Mời các bạn cùng tham khảo chi tiết nội dung giáo trình!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Nghiệp vụ văn phòng (Nghề: Tin học ứng dụng - Cao đẳng/Trung cấp) - Trường Cao đẳng Bách khoa Nam Sài Gòn (2021)

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG BÁCH KHOA NAM SÀI GÒN GIÁO TRÌNH MÔN HỌC/MÔ ĐUN : NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG NGÀNH/NGHỀ : TIN HỌC ỨNG DỤNG TRÌNH ĐỘ : TRUNG CẤP, CAO ĐẰNG Ban hành kèm theo Quyết định số:409/QĐ_NSG, ngày 02 tháng 11 năm 2021 của Hiệu trưởng Trường Cao Đẳng Bách Khoa Nam Sài Gòn Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2021 1
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. 2
CHƯƠNG 1: VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1.1. Văn bản hành chính Văn bản hành chính là loại văn bản quản lý nhà nước không mang tính quy phạm được dùng để quy định, quyết định, phản ánh, thông báo tình hình trao đổi công việc và xử lý các vấn đề cụ thể khác của hoạt động quản lý. 1.2. Phân loại văn bản hành chính Văn bản hành chính gồm: văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường - Văn bản hành chính cá biệt (văn bản áp dụng pháp luật): là văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, hình thức pháp luật quy định. + Quyết định khen thưởng + Chỉ thị phát động thi đua. + Tăng lương + Biểu dương người tốt việc tốt + Bổ nhiệm - Văn bản hành chính thông thường: do các cơ quan, tổ chức, cá nhân soạn thảo và ban hành theo thẩm quyền, trình tự và hình thức nhất định. + Thông báo + Tờ trình + Báo cáo + Biên bản + Kế hoạch + Công văn Các văn bản trên đều được trình bày theo mẫu quy định với 1 số mục tương tự nhau. Văn bản hành chính thì phải rõ ràng không được hư cấu, tưởng tượng. Ngôn ngữ phải đúng phong cách hành chính, công vụ. 3
1.3. Những quy định chung về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Dựa vào Nghị định 30/2020/NĐ-CP hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính do Chính phủ ban hành. Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này. Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Nghị định này. Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định này. − Phông chữ Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. − Khổ giấy Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm). Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5). − Kiểu trình bày Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài). Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng). 4
− Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4) Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm; Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm. − Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Mục VI Phần I trong Phụ lục của Nghị định này. Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại Phụ lục trên. − Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất. 1.4. Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản hành chính − Vị trí trình bày các thành phần thể thức Ô số : Thành phần thể thức văn bản 1 : Quốc hiệu và Tiêu ngữ 2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 3 : Số, ký hiệu của văn bản 4 : Địa danh và thời gian ban hành văn bản 5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản 5b : Trích yếu nội dung công văn 6 : Nội dung văn bản 7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 8 : Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức 9a, 9b : Nơi nhận 5
10a : Dấu chỉ độ mật 10b : Dấu chỉ mức độ khẩn 11 : Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành 12 : Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành 13 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax. 14 : Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang định dạng điện tử − Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản 6
7
1.5. Thể thức và kỹ thuật trình bày MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN VÀ THỂ THỨC BẢN SAO Ví dụ minh hoạ Thành phần thể thức và chi tiết STT Loại chữ Cỡ chữ1 Kiểu chữ Cỡ trình bày Phông chữ Times New Roman chữ 1 Quốc hiệu và Tiêu ngữ - Quốc hiệu In hoa 12-13 Đứng, đậm CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 12 - Tiêu ngữ In thường 13-14 Đứng, đậm Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 13 - Dòng kẻ bên dưới ________________________ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn 2 bản - Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực In hoa 12-13 Đứng BỘ NỘI VỤ 12 tiếp - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn In hoa 12-13 Đứng, đậm CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC 12 bản - Dòng kẻ bên dưới _______________ 3 Số, ký hiệu của văn bản In thường 13 Đứng Số: 15/QĐ-BNV; Số: 05/BNV-VP; Số: 12/UBND-VX 13 Địa danh và thời gian ban hành văn Hà Nội, ngày 05 tháng 01 năm 2020 4 In thường 13-14 Nghiêng 13 bản Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 6 năm 2019 Tên loại và trích yếu nội dung văn 5 bản A Đối với văn bản có tên loại - Tên loại văn bản In hoa 13 - 14 Đứng, đậm CHỈ THỊ 14 - Trích yếu nội dung In thường 13-14 Đứng, đậm Về công tác phòng, chống lụt bão 14 - Dòng kẻ bên dưới __________________ B Đối với công văn Trích yếu nội dung In thường 12-13 Đứng V/v nâng bậc lương năm 2019 12 8
6 Nội dung văn bản In thường 13-14 Đứng Trong công tác chỉ đạo ... 14 Gồm phần, chương, mục, tiểu mục, A điều, khoản, điểm - Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự In thường 13-14 Đứng, đậm Phần 1 Chương I 14 của phần, chương - Tiêu đề của phần, chương In hoa 13-14 Đứng, đậm QUY ĐỊNH CHUNG QUY ĐỊNH CHUNG 14 - Từ “Mục” và số thứ tự In thường 13-14 Đứng, đậm Mục 1 14 - Tiêu đề của mục In hoa 13-14 Đứng, đậm QUẢN LÝ VẢN BẢN 14 - Từ “Tiểu mục” và số thứ tự In thường 13-14 Đứng, đậm Tiểu mục 1 14 - Tiêu đề của tiểu mục In hoa 13-14 Đứng, đậm QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 14 - Điều In thường 13 - 14 Đứng, đậm Điều 1. Bản sao văn bản 14 - Khoản In thường 13-14 Đứng 1. Các hình thức ... 14 - Điểm In thường 13-14 Đứng a) Đối với.... 14 B Gồm phần, mục, khoản, điểm - Từ “Phần” và số thứ tự In thường 13-14 Đứng, đậm Phần 1 14 - Tiêu đề của phần In hoa 13-14 Đứng, đậm TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ ... 14 - Số thứ tự và tiêu đề của mục In hoa 13-14 Đứng, đậm I. NHỮNG KẾT QUẢ... 14 - Khoản: Trường hợp có tiêu đề In thường 13-14 Đứng, đậm 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng 14 Trường hợp không có tiêu đề In thường 13-14 Đứng 1. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày... 14 - Điểm In thường 13-14 Đứng a) Đối với.... 14 7 Chức vụ, họ tên của người có thẩm quyền hạn của người ký - Quyền In hoa 13 - 14 Đứng, đậm TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. BỘ TRƯỞNG 14 - Chức vụ của người ký In hoa 13-14 Đứng, đậm CHỦ TỊCH THỨ TRƯỞNG 14 - Họ tên của người ký In thường 13 - 14 Đứng, đậm Nguyễn Văn A Trần Văn B 14 8 Nơi nhận Từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ A In thường 13 -14 Đứng 14 chức, cá nhân nhận văn bản - Gửi một nơi Kính gửi: Bộ Nội vụ 14 9
Kính gửi: - Bộ Nội vụ; - Gửi nhiều nơi 14 - Bộ Kế hoạch và Đầu tư; - Bộ Tài chính. Từ “Nơi nhận” và tên cơ quan, tổ B chức, cá nhân nhận văn bản - Từ “Nơi nhận” In thường 12 Nghiêng, đậm Nơi nhận: Nơi nhận: (đối với công văn) 12 - Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận - Các bộ, cơ quan ngang bộ,...; - Như trên; In thường 11 Đứng 11 văn bản - Lưu: VT, TCCB. - Lưu: VT, NVĐP. 9 Phụ lục văn bản - Từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ In thường 14 Đứng, đậm Phụ lục I 14 lục - Tiêu đề của phụ lục In hoa 13-14 Đứng, đậm BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 14 THƯỢNG 10 Dấu chi mức độ khẩn In hoa 13 - 14 Đứng, đậm HỎA TỐC KHẨN 13 KHẨN Ký hiệu người soạn thảo văn bản và 11 In thường 11 Đứng PL.(300) 11 số lượng bản phát hành Địa chỈ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; Số: 12 trang thông tin điện tử; số điện thoại; In thường 11 - 12 Đứng ........................................................................................................... 11 số Fax ĐT:...................................... Fax: ..................................................... E-Mail: ................................. 13 Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành In hoa 13-14 Đứng, đậm Website: .............................. XEM XONG TRẢ LẠI LƯU HÀNH NỘI BỘ 13 14 Số trang In thường 13-14 Đứng 2, 7, 13 14 ------------------------ 1 Cỡ chữ trong cùng một văn bản tăng, giảm phải thống nhất, ví dụ: Quốc hiệu cỡ chữ 13, Tiêu ngữ cỡ chữ 14, địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 14 hoặc Quốc hiệu cỡ chữ 12, Tiêu ngữ cỡ chữ 13, địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 13. 10
1.6. Kỹ thuật soạn thảo nội dung văn bản 1.6.1. Yêu cầu về nội dung văn bản − Văn bản phải có tính mục đích: Trước khi soạn thảo văn bản cần xác định mục tiêu và giới hạn điều chỉnh của văn bản. Tức là cần phải trả lời được các câu hỏi: Văn bản này ban hành để làm gì? Nhằm giải quyết vấn đề gì? Mức độ thực hiện đến đâu? Có thiết thực với yêu cầu của đời sống xã hội hay không? Kết quả của việc thực hiện văn bản là gì? Tính mục đích của văn bản còn thể hiện ở phương diện mức độ phản ánh các mục tiêu trong đường lối, chính sách các cấp ủy Đảng, nghị quyết của các cơ quan quyền lực cùng cấp và các văn bản của cơ quan quản lý nhà nước cấp trên, áp dụng vào giải quyết những công việc cụ thể ở một ngành, một cấp nhất định. Nếu tính mục đích của văn bản không cao sẽ làm hạn chế đến hiệu lực và giá trị của văn bản trong thực tế. − Văn bản phải có tính khoa học: Một văn bản có tính khoa học phải đảm bảo: Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết. Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và đảm bảo chính xác: sự kiện và số liệu chính xác, đúng thực tế và còn hiện thời, không được sử dụng sự kiện và số liệu đã quá cũ, các thông tin chung chung và lặp lại từ văn bản khác. Bảo đảm sự logic về nội dung: sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ. Ngôn ngữ và cách hành văn phải đảm bảo sự nghiêm túc, chuẩn xác, khách quan, chuẩn mực và phổ thông. 11
Đảm bảo tính hệ thống của văn bản (tính thống nhất). Nội dung của văn bản phải là một bộ phận cấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung. − Văn bản phải có tính đại chúng: Đối tượng thi hành của văn bản có các trình độ học vấn khác nhau, do đó văn bản phải có nội dung dễ hiểu và dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa tính phổ cập, song không ảnh hưởng đến nội dung nghiệm túc, chặt chẽ và khoa học của văn bản. Phải xác định rõ là các văn bản quản lý hành chính nhà nước luôn luôn gắn chặt với đời sống xã hội liên quan trực tiếp tới nhân dân lao động, là đối tượng để nhân dân tìm hiểu và thực hiện. Tính phổ thông, đại chúng của văn bản giúp cho đối tượng thi hành văn bản dễ dàng, nhanh chóng nắm bắt chính xác ý đồ của cơ quan ban hành, để từ đó có hành vi đúng đắn thực hiện pháp luật. Tính đại chúng cũng chính là tính nhân dân của văn bản, do đó nội dung của văn bản quản lý hành chính nhà nước còn phải phản ánh nguyện vọng chính đáng của đông đảo nhân dân lao động. Tính nhân dân của văn bản bảo đảm cho Nhà nước thực sự là công cụ sắc bén để nhân dân lao động làm chủ đất nước, làm chủ xã hội. Cũng có thể coi tính nhân dân của văn bản là biểu hiện tính dân chủ của các quyết định quản lý. − Văn bản phải có tính pháp lý – quản lý: Nội dung văn bản không được trái với Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh và các quy định trong các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên. − Văn bản phải có tính khả thi: Tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là hiệu quả của sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nêu trên. 12
1.6.2. Kết cấu nội dung văn bản Bố cục của một văn bản đòi hỏi phải chặt chẽ, logic để giúp người đọc hiểu nội dung văn bản được đầy đủ, đúng đắn và có hệ thống. Nội dung một văn bản thường kết cấu gồm ba phần: phẩn mở đầu, phần nội dung chính và phần kết luận. Phần mở đầu: làm cho người đọc thấy được mục đích, ý nghĩa của những văn bản được ban hành. Thường sử dụng các từ mở đầu: để …, căn cứ vào … Phần nội dung chính: Kết cấu phần nội dung chính của văn bản phụ thuộc vào mục đích, tính chất của từng thể loại văn bản soạn thảo. Phải đảm bảo chặt chẽ, logic của văn bản hành chính. Căn cứ vào mục đích, lý do ở phần mở đầu để xác định những ý chính trong phần nội dung văn bản, sắp xếp ý nào cần viết trước, ý nào cần viết sau để làm nổi bật được chủ đề cần giải quyết. Phần kết luận: là phần những điều khoản thi hành (đối với những văn bản có điều khoản) nhằm giải quyết những vấn đề tổ chức thực hiện và trách nhiệm thi hành văn bản. Còn đối với các văn bản hành chính thông thường, phần kết luận thường khẳng định tầm quan trọng của văn bản, nêu yêu cầu hoặc đề nghị về giải quyết văn bản đó hoặc bày tỏ sự cảm ơn, động viên, khích lệ. 1.6.3. Ngôn ngữ và văn phong trong văn bản - Ngôn ngữ trong văn bản quản lý Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà nước đảm bảo thi hành bằng những hình thức khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân. 13
Vì vậy, trong quá trình soạn thảo văn bản quản lý nhà nước, bên cạnh những yêu cầu chung về nội dung của văn bàn như tính mục đích, tính công quyền, tính khoa học, tính khả thi, tính đại chúng, tính pháp lý còn phải đảm bảo các yêu cầu về ngôn ngữ khi soạn thảo. Ngôn ngữ văn bản là hệ thống những âm, từ, câu và quy tắc kết hợp chúng trong tiếng Việt, được Nhà nước sử dụng để thiết lập các văn bản quản lý. Vì vậy, ngôn ngữ văn bản là phương tiện để thể hiện ý chí của chủ thể quản lý thông qua hệ thống văn bản quản lý nhà nước. Bởi vậy, trong quá trình sử dụng ngôn ngữ để soạn thảo văn bản quản lý cần phải đảm bảo các yêu cầu sau: Ngôn ngữ văn bản quản lý nhà nước phải là ngôn ngữ viết Vì chỉ có thông qua ngôn ngữ viết, chủ thể quản lý mới có thể bày tỏ rõ ràng ý chí, mong muốn của mình và tạo điều kiện thuận lợi cho đối tượng chịu sự quản lý hiểu và nắm bắt được đúng đắn, đầy đủ nội dung của văn bản. Qua đó, Nhà nước cũng thuận lợi hơn trong việc lưu trữ, bảo quản, sao gửi, nghiên cứu… Ngôn ngữ văn bản quản lý nhà nước phải là tiếng Việt Tiếng Việt là một trong ngôn ngữ được Nhà nước khẳng định trong Hiến pháp và đó là cơ sở pháp lý rất quan trọng được sử dụng trong mọi giao dịch, được mọi người dân biết đến và sử dụng nên nó mang tính thông dụng, phổ biến nhất. Vì vậy, văn bản quản lý nhà nước phải được viết bằng tiếng Việt mới đảm bảo tính phổ thông, đại chúng, qua đó mới chuyển tải được ý chí của Nhà nước tới mọi người, và mục đích của việc ban hành văn bản mới đạt được. Ngôn ngữ văn bản quản lý nhà nước phải là ngôn ngữ được Nhà nước sử dụng chính thức. 14
Nhà nước lựa chọn văn bản là phương tiện quan trọng để chuyển tải ý chí của mình trong quản lý Nhà nước, quản lý xã hội. Vì vậy, ngôn ngữ văn bản cũng phải là ngôn ngữ được Nhà nước sử dụng chính thức trong hệ thống văn bản quản lý, qua đó mới thể hiện rõ tính quyền lực nhà nước. Trong việc sử dụng ngôn ngữ này phải đảm bảo tính nghiêm túc, lịch sự sẽ tạo ra sự thiện chí và tự giác thực hiện ở những đối tượng có liên quan, nhờ đó mà pháp luật được tôn trọng; đảm bảo tính chính xác giúp việc thể hiện ý chí của Nhà nước được rõ ràng, tạo cho người tiếp nhận văn bản một cách hiểu chung, thống nhất về ý đồ của người tiếp nhận văn bản một cách hiểu chung, thống nhất về ý đồ được ghi nhận trong văn bản pháp luật; đảm bảo tính thống nhất khi sử dụng các từ, ngữ nhằm đảm bảo tính thống nhất cho ngôn ngữ văn bản pháp luật; và tính phổ thông là ngôn ngữ được sử dụng thường xuyên trên phạm vi toàn quốc. Trong quá trình soạn thảo, việc giữ gìn sự trong sáng của tiếng Việt rất được coi trọng, được coi là một biểu hiện của tính phổ thông. - Kỹ thuật thành văn Trong văn bản thông thường thể hiện các phong cách chủ yếu như: phong cách hội thoại; phong cách nghệ thuật; phong cách khoa học; phong cách báo chí, công luận; phong cách chính luận; phong cách hành chính công vụ. Đối với văn bản quản lý nhà nước, chúng ta thường thấy xuất hiện hai loại phong cách, đó là phong cách khoa học và phong cách hành chính công vụ. Phong cách khoa học là phong cách sử dụng ngôn ngữ thuyết phục người đọc ở độ chính xác cao. Thể hiện tính khách quan, trung thực, không sử dụng câu biểu cảm, đảm bảo tính logic nghiêm ngặt. Phong cách hành chính công vụ đòi hỏi đảm bảo tính chính xác, rõ ràng. Ngôn từ không được hiểu theo đa nghĩa; đảm bảo tính khách quan, không dùng câu biểu cảm; vừa mang tính khuôn mẫu vừa thể hiện tính nhã nhặn, lịch sự, trang nghiệm. 15
Từ ngữ sử dụng thường quy định chặt chẽ, phổ thông, dễ hiểu và tuân thủ tính thứ bậc trong nền hành chính. Sử dụng câu tường thuật và câu mệnh lệnh. Sắp xếp câu văn theo trật tự có ba thành phần chủ yếu: Chủ ngữ, vị ngữ, tân ngữ. Sắp xếp các luận chứng như: sự kiện, lý lẽ. Diễn đạt ý tưởng của câu văn phải phù hợp với đối tượng người đọc, câu văn rõ ràng, sáng sủa, ngắn gọn, từ chính xác; phân đoạn rõ ràng. Hành văn phải cân đối nhịp nhàng: tuy … nhưng, sở dĩ … cho nên, mặt này … mặt khác,… 1.7. Phương pháp soạn thảo một số văn bản hành chính Quy trình soạn thảo văn bản hành chính: Bước 1: Xác định mục đích, tính chất của vấn đề cần văn bản hóa. Tiến hành thu thập, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quan đến nội dung của vấn đề cần ra văn bản. Bước 2: Bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo tiến hành viết sự thảo văn bản phù hợp với nội dung, hình thức, thể thức văn bản theo quy định của Nhà nước (Nghị định 30/2020/NĐ-CP). Bước 3: Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (Trưởng hoặc phó) các phòng ban, hoặc văn phòng duyệt văn bản trước khi trình lên lãnh đạo cơ quan ký. Bước 4: Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối và trình thủ trưởng ký ban hành văn bản. Bước 5: Nhân văn bản theo số lượng “nơi nhận” và làm các thủ tục văn thư phát hành và lưu giữ văn bản (cho số, ghi ký hiệu, đóng dấu, gửi văn bản, bảo quản văn bản lưu) theo đúng quy định hiện hành. 16
Mẫu 1.1 – Nghị quyết (cá biệt) _________________________________________________________________________________ TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ______________ ________________________ Số: …/NQ-...3… …4…, ngày ... tháng ... năm … NGHỊ QUYẾT ……………5…………… ____________ THẨM QUYỀN BAN HÀNH Căn cứ Căn cứ …………………………………………………………………………………………………. QUYẾT NGHỊ: ………………………………………………6…………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………./. Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ - Như Điều .... ; (Chữ ký của người có thẩm quyền, - Lưu: VT ...7...8… dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức) Họ và tên _________________________________________________________________________________ Ghi chú: 1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). 2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành Nghị quyết 3 Chữ viết tắt của cơ quan, tổ chức ban hành nghị quyết. 4 Địa danh 5 Trích yếu nội dung Nghị quyết. 6 Nội dung Nghị quyết. 7 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (nếu cần) 8 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần) 17
Mẫu 1.2 – Quyết định (cá biệt) quy định trực tiếp ________________________________________________________________________________ TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc __________ _______________________ Số: …/QĐ-...3… …4…, ngày ... tháng ... năm … QUYẾT ĐỊNH Về việc ………. 5………………. ____________ THẨM QUYỀN BAN HÀNH6 Căn cứ ........................................................... 7 .......................... Căn cứ ..................................................................................................................................... ; Theo đề nghị của..................................................................................................................... QUYẾT ĐỊNH: Điều 1 ........................................................ 8 ........................................................................... Điều ......................................................................................................................................... ................................................................................................................................................. /. Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ - Như Điều .... ; (Chữ ký của người có thẩm quyền, - Lưu: VT ...9...10… dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức) Họ và tên _________________________________________________________________________________ 1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). 2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành Quyết định. 3 Chữ viết tắt của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành Quyết định. 4 Địa danh 5 Trích yếu nội dung quyết định. 6 Thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu; nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó. 7 Các căn cứ để ban hành quyết định. 8 Nội dung cuyết định. 9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần). 10 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần). 18
Mẫu 1.4 – Văn bản có tên loại _________________________________________________________________________________ TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ___________ ________________________ Số: …/...3…-…4… …5…, ngày ... tháng ... năm … TÊN LOẠI VĂN BẢN6 .......................7………………….. ______________ ……………………………………….8………………………………………….. ……………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………/. Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ - Như Điều .... ; (Chữ ký của người có thẩm quyền, - ..............; dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức) - Lưu: VT, ...9...10… Họ và tên _________________________________________________________________________________ Ghi chú: 1Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). 2Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn. 3 Chữ viết tắt tên loại văn bản. 4 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản. 5 Địa danh. 6 Tên loại văn bản Mẫu này áp dụng chung đối với các hình thức văn bản hành chính có ghi tên loại gồm: chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng hẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, tờ trình, giấy ủy quyền, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo. 7 Trích yếu nội dung văn bản. 8 Nội dung văn bản. 9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần). 10 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần). 19
Mẫu 1.5 – Công văn _________________________________________________________________________________ TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc __________ ________________________ Số: …/...3…-…4… …5…, ngày ... tháng ... năm … V/v ……….6……. Kính gửi: - …………………………..; - …………………………..; ……………………………………….7………………………………………….. ……………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………/. Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ - Như Điều .... ; (Chữ ký của người có thẩm quyền, - ..............; dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức) - Lưu: VT, ...8...9… Họ và tên _________________________________________________________________________________ …………………………………………..10…………………………………………………………… _________________________________________________________________________________ Ghi chú: 1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). 2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn. 3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn. 4 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo công văn. 5 Địa danh. 6 Trích yếu nội dung công văn. 7 Nội dung công văn. 8 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần). 9 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần). 10 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax (nếu cần). 20