Giáo trình Nghiệp vụ văn phòng và lưu trữ thông tin - Trường Trung cấp Tháp Mười

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:106

Thêm vào BST

Báo xấu

10
lượt xem 9
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình "Nghiệp vụ văn phòng và lưu trữ thông tin" cung cấp cho sinh viên những kiến thức về: một số vấn đề chung về quản trị hành chính văn phòng; quản trị hành chính văn phòng; một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng; điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng;... Mời các bạn cùng tham khảo giáo trình!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Nghiệp vụ văn phòng và lưu trữ thông tin - Trường Trung cấp Tháp Mười

SỞ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI ĐỒNG THÁP TRƯỜNG TRUNG CẤP THÁP MƯỜI GIÁO TRÌNH NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ LƯU TRỮ THÔNG TIN Đồng Tháp, năm 2020
BÀI 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 1. Khái niệm, chức năng và nhiệm vụ hành chính văn phòng 1.1. Khái niệm: Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh. Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.Nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả. 1.2. Chức năng, nhiệm vụ của hành chính văn phòng: Chức năng, nhiệm vụ của hành chính văn phòng thông thường sẽ đảm nhận các nhóm công việc sau đây: - Lễ tân văn phòng: trả lời điện thoại, đón khách, xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc. - Thư ký hỗ trợ: sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan,… - Soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ: soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ các loại giấy tờ. - Chấm công, thực thi chính sách: phổ biến cho nhân viên các thay đổi trong quy định của công ty, thực hiện các chính sách, chấm công cho tất cả nhân viên. 2
- Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, thực hiện đặt báo chí, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu của các nhân viên, kiểm kê đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, thay mới, bổ sung nếu cần thiết. - Duy trì môi trường làm việc: chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Đôi khi chính nhân viên hành chính sẽ là người đứng ra giải quyết các mâu thuẫn giữa các cá nhân, dung hòa các mối quan hệ vì lợi ích chung của công ty. - Hỗ trợ các vấn đề pháp lý: tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý, hỗ trợ cho các lãnh đạo quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty. 2. Quản trị hành chính văn phòng 2.1. Khái niệm: Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin. 2.2. Chức năng, nhiệm vụ của quản trị hành chính văn phòng: - Chức năng, nhiệm vụ của quản trị + Hoạch định (Planning): Là việc đề ra các mục tiêu cho tương lai và sự lựa chọn các giải pháp thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó. + Tổ chức (Organizing): Bao gồm việc thành lập nên các bộ phận trong doanh nghiệp để đảm Nhiệm những hoạt động cần thiết và xác định các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hành và trách nhiệm giữa các bộ phận đó. + Lãnh đạo (Leading): Lãnh đạo nhân viên bằng cách phân công nhiệm vụ cụ thể để đạt được mục tiêu của tổ chức. + Kiểm soát (Controlling): Thường xuyên kiểm tra để kịp thời uốn nắn các sai trái đi lệch với mục tiêu. - Chức năng, nhiệm vụ của quản trị hành chính văn phòng: + Hoạch định công việc hành chính + Tổ chức công việc hành chính văn phòng + Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng + Kiểm soát công việc hành chính + Dịch vụ hành chính văn phòng 3. Tổ chức văn phòng 3.1. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng: * Lãnh đạo Văn phòng (Phòng HC) : 3
+ Chánh văn phòng (Trưởng phòng hành chính): Chánh VP là người điều hành chung, chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác VP, chỉ đạo một số công việc quan trọng như xây dựng và theo dõi thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, hoàn chỉnh các dự thảo VN quan trọng, công tác cơ yếu… + Giúp việc có các Phó văn phòng (hoặc Phó Trưởng phòng HC) Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng. Chánh, Phó Chánh văn phòng phải đề cao trách nhiệm quản lý trong VP và chịu trách nhiệm trước thủ trưởng. * Các bộ phận trực thuộc Văn phòng : + Bộ phận hành chính,văn thư : Quản lý, điều hành công tác tiếp nhận, xử lý, bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, doanh nghiệp; Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết; Quản lý, sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư + Bộ phận tổng hợp: gồm một số chuyên viên, có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trương, đường lối, chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên môn có liên quan; Tư vấn văn bản cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động; Theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan đơn vị để báo cáp kịp thời cho thủ trưởng và đề xuất phương án giải quyết. + Bộ phận lưu trữ: Thực hiện công tác lưu trữ; Phân loại, đánh giá, chỉnh lý, thống kê tài liệu lưu trữ; Khai thác, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. + Bộ phận Quản trị: Cung cấp đầy đủ kịp thời các phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp; Sửa chữa , quản lý, sử dụng các phương tiện vật chất có hiệu quả. + Bộ phận tài vụ ( tuỳ từng cơ quan ) + Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ … 3.2. Tổ chức và bố trí nơi làm việc: Nơi làm việc là những khoảng không gian nhất định được trang bị và bố trí những phương tiện cần thiết, trong đó Cán bộ, công chức thực hiện công vụ, nhiệm vụ của mình. * Những yêu cầu chung cần thiết của nơi làm việc: - Phù hợp với tính chất và quy mô hoạt động của cơ quan: trụ sở cơ quan phải thể hiện được bộ mặt cơ quan, tương thích với vị trí, tuy nhiên không phô trương quá mức làm lãng phí tiền của đối với cơ quan nhà nước. Các cơ quan cần sắp xếp, bố trí, sử dụng hợp lý trụ sở làm việc và phương tiện hiện có để phục vụ công việc. - Tính thuận lợi phục vụ công việc: môi trường xung quanh thích hợp (không quá ồn ào), trang bị phương tiện đầy đủ (luôn được hoàn thiện, cải tiến) phục vụ cho công vụ và sinh hoạt cá nhân, cách thức tổ chức và tạo ra một tâm lý tích cực, giảm căng thẳng, mệt nhọc, tình cảm gắn bó giữa cán bộ, nhân viên cũng như giữa họ và nơi làm việc. - Tính dễ dàng liên hệ giao dịch - Tính bảo mật. 4
* Sắp xếp bố trí nơi làm việc: - Các bộ phận lãnh đạo, văn phòng: cần được bố trí ở nơi dễ giao dịch nhất và có tư thế nhất. Các phòng làm việc được bố trí theo nguyên tắc bảo đảm giải quyết dây chuyền giải quyết công việc, các phòng ban có quan hệ thường xuyên với nhau được bố trí gần nhau , các phòng ban tiếp khách được bố trí gần lối ra vào … - Các phòng có phương tiện máy móc, kỹ thuật, lưu trữ nên bố trí ở vị trí biệt lập, cần trang bị các phương tiện bảo quản giữ gìn máy móc, thiết bị - Diện tích phòng làm việc phải phù hợp với tính chất của từng bộ phận - Các đồ dùng văn phòng, bàn ghế , tủ hồ sơ, các lọai sổ sách, giấy bút…cần bố trí sắp xếp phù hợp với động tác làm việc, ngăn nắp tạo không khí thoải mái trong làm việc. - Phòng làm việc phải bảo đảm phát huy hết tác dụng tích cực của các yếu tố tác động đến năng suất lao động như sự thoáng mát, nhiệt độ, tiếng ồn, ánh sáng, màu sắc…. - Có hệ thống bảng chỉ dẫn hành chính toàn cơ quan, từng phòng làm việc, từng chức danh công vụ để dễ tìm, liên hệ công tác. * Các phương pháp bố trí văn phòng:  Văn phòng “mở”: Hiện nay các cơ quan, Doanh nghiệp có xu hướng sắp xếp hệ thống văn phòng mở. Các phòng ban được ngăn cách bởi vách ngăn kính, mica trong , các ô vuông cao khoảng 2m…. - Ưu điểm: + Tiết kiệm chi phí diện tích; + Dễ giám sát quản lý; + Thuận tiện trong việc giao tiếp giữa nhân viên và công việc; + Dễ tập trung các hoạt động trong văn phòng; + Dễ thay đổi khi cần thiết 5
 Văn phòng “đóng”: Hệ thống văn phòng đóng được ngăn cách bởi các phòng riêng. Ưu điểm của nó là đảm bảo tính an toàn, bí mật, sự riêng tư, và phù hợp với công việc đòi hỏi tập trung cao. Tuy nhiên nó có những nhược điểm là chiếm diện tích, tăng chi phí trong việc chi trả tiền điện, trang thiết bị văn phòng, khó kiểm tra và làm trì trệ luồng công việc. * Các yếu tố gây ảnh hưởng đến khả năng làm việc : - Ánh sáng đầy đủ, thích hợp làm giảm mệt mỏi, giảm sai sót và nâng cao hiệu năng. Ánh sáng nơi làm việc phải đạt độ đồng đều. nên tận dụng tối đa ánh sáng thiên nhiên - Màu sắc có tác dụng tâm lý đến người làm việc trong văn phòng và khách đến. Màu sắc phản chiếu ánh sáng rất đa dạng. Sau đây là một số khái niệm về sự phản chiếu ánh sáng : + Màu trắng : 85%; màu trắng ngà: 77%; Màu kem: 66%; Màu xám bạc: 50%; màu xanh da trời: 50%; Màu xanh lá cây 40%; Nói chung các văn phòng hãy dùng màu trắng trên trần nhà, màu mát trên bức tường trước mặt nhân viên vì nó làm dịu mắt. Các phòng tiếp tân nên dùng màu vui vẻ, trung hoà tránh đơn điệu; phòng tầng hầm hoặc kho nên dùng màu sáng và phản chiếu ánh sáng cao. - Tiếng ồn là một nhân tố môi trường có nhiều ảnh hưởng đến hiệu năng của văn phòng . cần sử dụng vách ngăn cách âm một số trang thiết bị để giảm tiếng ồn, tránh dùng nhiều vật dụng bằng kim loại, gỗ cứng. Bảo đảm an toàn khi dùng các thiết bị điện , thực hiện phòng cháy chữa cháy theo đúng quy định. 3.3. Hiện đại hóa công tác văn phòng: Là một đòi hỏi cấp thiết của nhà quản trị , nó có thể thực hiện theo các hướng: văn phòng điện tử, văn phòng tự động hóa… * Mục tiêu của hiện đại hoá văn phòng: + Tạo tiền đề để phát triển cho mỗi cơ quan tổ chức + Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan tổ chức 6
+ Nâng cao năng suất lao động của cơ quan tổ chức, giúp cho nhà quản lý thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ,tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi Cán bộ công nhân viên chức trong VP, tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu quả cao nhất. + Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng . * Những nội dung cơ bản của hiện đại hóa công tác văn phòng: - Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ, đúng chức năng - Từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng, tin học hóa văn phòng, sử dụng mạng LAN, internet,wireless… - Trang bị các thiết bị hiện đại như máy tính, fax, photocopy, máy scan, máy ghi âm, máy chiếu đa năng…Các máy móc hiện đại này giảm thiểu chi phí sức lực, đem lại năng suất cao trong hoạt động. - Không ngừng hoàn thiện kỹ năng và nghiệp vụ. 4. Tổ chức bộ máy hành chính văn phòng 4.1. Hình thức tổ chức bộ máy: Hình thức tổ chức bộ máy hành chính văn phòng nên tập trung hay phân tán? Phân tán nghĩa là công việc hành chính văn phòng của mỗi bộ phận phòng ban đề do bộ phận đó quản lý một cách đội lập và vì thế thiếu hẳn sự phối hợp. Hiệu quả là công việc hành chính văn phòng sẽ trùng lặp nhau, hao tốn văn phòng phẩm và sức lực, Vì vậy, cần phải tập trung công việc hành chính văn phòng sao cho thống nhất. Có hai hình thức tập trung: - Tập trung theo địa bàn - Tập trung theo chức năng. * Tổ chức theo hình thức tập trung theo địa bàn (Physical centralization): Hành chính văn phòng tập trung vào một địa bàn nghĩa là: Mọi hoạt động hồ sơ văn thư đều phải tập trung vào một địa điểm duy nhất đó là phòng hành chính, dưới quyền quản trị của nhà quản trị hành chính. - Ưu điểm: Dễ huy động được nhân sự, dễ kiểm tra, dễ đào tạo huấn luyện, dễ sử dụng trang thiết bị và dễ dàng nghiên cứu cải tiến thủ tục. - Nhược điểm: Khó chuyên môn hoá, công việc thiếu chính xác, trì trệ do chuyển giao công việc… 7
Vì vậy chỉ nên áp dụng loại hình này đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc cá thể. * Hành chính văn phòng tập trung theo chức năng Hành chính văn phòng tập trung theo chức năng nghĩa là các hoạt động hành chính vẫn đặt tại địa điểm của các bộ phận chuyên môn của nó nhưng phải được dặt dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa và giám sát của nhà Quản trị hành chính. - Ưu điểm: Thu hút được nhiều chuyên viên vào công tác quản lý. Các chuyên viên này sẽ tham mưu (cố vấn) cho nhà quản trị hành chính về các hoạt động hành chính văn phòng cho từng bộ phận chuyên môn. - Nhược điểm: Dễ vi phạm chế độ một thủ trưởng nghĩa là lấn quyền các cấp quản trị chuyên môn Loại hình này áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp. 4.2. Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 4.2.1. Khái niệm: Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp. 4.2.2. Các kiểu cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp  Cơ cấu theo trực tuyến Cơ cấu theo trực tuyến là một mô hình tổ chức quản lý, trong đó nhà quản trị ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới và ngược lại, mỗi người cấp dưới chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người lãnh đạo trực tiếp cấp trên. Cơ cấu theo trực tuyến được minh họa qua sơ đồ sau: 8
Đặc điểm cơ bản của loại hình này là: Mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức bộ máy được thực hiện theo trực tuyến. Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ một người phụ trách trực tiếp. Là một mắt xích trong dây chuyền chỉ huy, mỗi nhà quản trị với quyền hạn trực tuyến có quyền ra quyết định cho cấp dưới trực tiếp và nhận sự báo cáo của họ. Trong thực tế, trực tuyến còn được dùng để chỉ các bộ phận có mối quan hệ trực tiếp với việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức như bộ phận thiết kế sản phẩm và dịch vụ, sản xuất và phân phối sản phẩm. Người đứng đầu bộ phận trực tuyến được gọi là nhà quản trị trực tuyến hay quản trị tác nghiệp. Cơ cấu trực tuyến có ưu điểm là tạo thuận lợi cho việc áp dụng chế độ thủ trưởng, tập trung, thống nhất, làm cho tổ chức nhanh nhạy linh hoạt với sự thay đổi của môi trường và có chi phí quản lý doanh nghiệp thấp. Mặt khác theo cơ cấu này những người chịu sự lãnh đạo rất dễ thực hiện mệnh lệnh vì có sự thống nhất trong mệnh lệnh phát ra. Tuy nhiên cơ cấu theo trực tuyến lại hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao về từng mặt quản lý và đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện để chỉ đạo tất cả các bộ phận quản lý chuyên môn. Nhưng trong thực tế thì khả năng của con người có hạn nên những quyết định đưa ra mang tính rủi ro cao. Do đó cơ cấu này thường được áp dụng cho các đơn vị có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp.  Cơ cấu theo chức năng Cơ cấu theo chức năng là loại hình cơ cấu tổ chức trong đó từng chức năng quản lý được tách riêng do một bộ phân một cơ quan đảm nhận. Cơ cấu này có đặc điểm là những nhân viên chức năng phải là người am hiểu chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình. Sơ đồ cơ cấu theo chức năng: 9
Cơ cấu này có ưu điểm là: Thực hiện chuyên môn hoá các chức năng quản lý, thu hút được các chuyên gia có kiến thức sâu về nghiệp vụ chuyên môn vào công tác quản lý, tránh được sự bố trí chồng chéo chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận. Thúc đẩy sự chuyên môn hoá kỹ năng nghề nghiệp, nâng cao chất lượng và kỹ năng giải quyết vấn đề. Các quyết định đưa ra có độ rủi ro thấp hơn so với cơ cấu trực tuyến. Tuy nhiên cơ cấu theo chức năng làm cho cấp dưới phải phục tùng nhiều đầu mối chỉ đạo khác nhau của cùng một cơ quan quản lý cấp trên do đễ làm suy yếu chế độ thủ trưởng, các nhà quản lý trở thành các chuyên gia trong lĩnh vực hẹp.  Cơ cấu theo trực tuyến – chức năng Cơ cấu này là sự kết hợp của cơ cấu theo trực tuyến và cơ cấu theo chức năng. Theo đó, mối quan hệ giữa cấp dưới và cấp trên là một đường thẳng còn các bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các bộ phận trực tuyến. Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến - chức năng: Cơ cấu theo trực tuyến chức năng sẽ thu hút các chuyên gia vào việc giải quyết các vấn đề chuyên môn, do đó giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý. Tuy nhiên cơ cấu này sẽ làm cho số cơ quan chức năng trong tổ chức tăng lên do đó làm cho bộ máy quản lý cồng kềnh, nhiều đầu mối và đòi hỏi người lãnh đạo phải luôn điều hoà phối hợp hoạt động của các bộ phận để khắc phục hiện tượng không ăn khớp, cục bộ của các cơ quan chức năng.  Cơ cấu theo trực tuyến – tham mưu 10
Cơ cấu này có đặc điểm là người lãnh đạo ra mệnh lệnh và chịu hoàn toàn chịu trách nhiệm về quyết định của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp người lãnh đạo phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia ở bộ phận tham mưu giúp việc. Cơ cấu này cho phép người lãnh đạo tận dụng được những tài năng, chuyên môn của các chuyên gia, giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức. Nhưng nó đòi hỏi người lãnh đạo phải tìm và tuyển chọn được những chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực và đương nhiên chi phí để chọn được những chuyên gia này là rất lớn.  Cơ cấu ma trận Cơ cấu ma trận là kiểu cơ cấu quản lý hiệu quả, hiện đại. Cơ cấu này được xây dựng bằng cách kết hợp cơ cấu trực tuyến và chương trình – mục tiêu. Việc quản lý theo từng lĩnh vực hoạt động của tổ chức: Nghiên cứu khoa học, khảo sát, thiết kế, sản xuất, cung ứng. ..được xây dựng phù hợp với cơ cấu trực tuyến. Việc quản lý các chương trình được tổ chức phù hợp với cơ cấu chương trình – mục tiêu. Trong cơ cấu này, các cán bộ quản trị theo chức năng và theo sản phẩm đều có vị thế ngang nhau. Họ chịu trách nhiệm báo cáo cho cùng một cấp lãnh đạo và có thẩm quyền ra quyết định thuộc lĩnh vực mà họ phụ trách. Sơ đồ cơ cấu theo ma trận trong kỹ thuật: 11
A: Chủ nhiệm của đề án 1. B: Chủ nhiệm của đề án 2. Trong cơ cấu ma trận nhân viên trong tổ chức chịu sự lãnh đạo của hai người lãnh đạo: Giám đốc bộ phận chuyên môn và lãnh đạo chương trình. Trong chương trình này người lãnh đạo chương trình làm việc với chuyên gia không dưới quyền mình, họ trực thuộc quyền của người lãnh đạo trực tuyến, Người lãnh đạo chương trình quyết định cái gì và khi nào phải làm theo chương trình cụ thể, còn những người lãnh đạo trực tuyến thì quyết định ai sẽ thực hiện và thực hiện như thế nào công tác này hoặc công tác khác. Để hình thành cơ cấu tổ chức ma trận, khi xác định cơ cấu theo chiều ngang cần phải lựa chọn và bổ nhiệm người lãnh đạo chương trình và cấp phó của họ theo từng quan hệ, phù hợp với cơ cấu chương trình. Xác định và bổ nhiệm những người thực hiện có tinh thần trách nhiệm trong mỗi bộ phận chuyên môn hóa, tổ chức phòng, ban chuyên môn hoá để quản lý chương trình. Tổ chức các mối liên hệ và các luồng thông tin. Ưu điểm của cơ cấu tổ chức theo ma trận là: giảm bớt công việc của người lãnh đạo cấp trên bằng cách giao cho cấp quản lý trung gian quyền ra quyết định trong điều kiện duy trì sự thống nhất giữa công tác phối hợp và kiểm tra những quyết định về tổ chức kỹ thuật chủ chốt ở cấp trên. Bảo đảm tính mềm dẻo và linh hoạt để sủ dụng các nguồn lực khi thực hiện một số chương trình trong phạm vi tổ chức: Xoá bỏ những khâu và cơ cấu trung gian trong việc quản lý các chương trình về mặt nghiệp vụ. Tăng cường trách nhiệm cá nhân của người lãnh đạo đối với chương trình nói chung cũng như với từng yếu tố của chương trình. Các nhà quản lý có thể linh hoạt điều động nhân sự giữa các bộ phận, đem lại kiến thức chuyên sâu về các loại sản phẩm – dự án, thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận trong tổ chức, 12
cho phép tổ chức áp dụng các biện pháp quản lý hiện đại. Mặt khác cơ cấu ma trận còn tạo điều kiện cho việc phân bổ một cách có hiệu quả các chuyên gia và tận dụng được tính hiệu quả nhờ quy mô thông qua việc cung cấp cho tổ chức những người có tài năng nhất và sử dụng họ nhằm mang lại hiệu qủa cao. 4.3. Các bước đi để đạt được một tổ chức hành chính văn phòng có hiệu quả: Thực hiện theo tiến trình 5 bước: 4.4. Các nguyên tắc tổ chức với nhà quản trị 4.4.1. Nguyên tắc về mục tiêu - Mỗi nhóm có một mục tiêu xác định mối tương quan trong phạm vi cơ cấu tổ chức. - Mục tiêu của mỗi nhóm phải được mô tả rõ ràng. - Mục tiêu của hành chánh là: Phục vụ một cách tiết kiệm và có hiệu quả.HCVP là một chức năng tạo sự thuận lợi cho các bộ phận khác. - Mục tiêu của nhóm phục vụ phải ở dưới mục tiêu của nhóm hoạt động chính. 4.4.2. Nguyên tắc về chức năng - Một tổ chức hoàn thiện là một tổ chức đơn giản và dễ hiểu. - Chức năng và nhiệm vụ phải được xác định trước khi các cá nhân được bổ nhiệm vào chức vụ đó - Các đơn vị tổ chức phải được bình quân dựa trên nhu cầu và tầm quan trọng. - Khi các chức năng nhiệm vụ đã được phân công, các chức năng mới khác có thể sẽ phát sinh. - Việc thiếu hụt mất mát nhân viên trong bất cứ trường hợp nào không được ảnh hưởng đến sự ổn định của tổ chức. 4.4.3. Nguyên tắc liên quan đến cá nhân Nên để cho công nhân tham gia thảo luận các vấn đề về quản trị có ảnh - hưởng đến công việc của họ. Cần phải ý thức và xem xét những dị biệt cá nhân giữa công nhân với nhau - trong khi tổ chức. - Các khuyến khích sẽ thúc đẩy nổ lïực của các cá nhân nhiều nhất. -Nhân viên cần phải có khẳ năng xác định vai trò của mình đối với các mục tiêu và thủ tục. Nhân viên sẽ làm việc tốt hơn khi họ ý thức được tại sao phải thực hiện công - việc đó, tại sao phải tuân theo một số chính sách nào đó và tại sao lại có một vài qui 13
định nào đó. 4.4.4. Nguyên tắc về trách nhiệm - Trách nhiệm phải được quy định rõ ràng trước khi phân công - Khi phân công công việc phải chú ý đến việc chuyên môn hoá - Các chức năng có liên quan hoặc tương tự cần được ghép chung lại với nhau thành một nhóm - Trách nhiệm phải được phân công cụ thể, rõ ràng. 4.4.5. Nguyên tắc về báo cáo - Mỗi công nhân chỉ báo cáo cho một cấp trên duy nhất - Hình thức, khoảng cách và phạm vi báo cáo phải được quy định rõ ràng - Báo cáo chỉ bao gồm những dữ kiện chính yếu - Hình thức những báo cáo cùng loại nên càng thống nhất càng tốt. 4.4.6. Nguyên tắc về quyền hạn - Quyền hạn phải được phân chia và chỉ định một cách phù hợp - Quyền hạn phải được giao cụ thể và người được giao quyền hiểu rõ ràng - Quyền hạn phải bằng trách nhiệm 4.4.7. Nguyên tắc về uỷ quyền - Quyền hạn và trách nhiệm có thể được uỷ thác cho người khác -Sự uỷ thác quyền hạn và trách nhiệm có hiệu quả giúp ta dễ dàng sử dụng nguyên tắc biệt lệ 4.4.8. Nguyên tắc về tầm hạn kiểm soát - Số nhân viên thuộc cấp có thể báo cáo trực tiếp cho một cấp trên. - Cơ cấu tổ chức phải được duyệt lại theo định kỳ * Tầm hạn kiểm soát hay tầm hạn quản trị cho biết một nhà quản trị quản lý được bao nhiêu người cấp dưới hay nói một cách khác: có bao nhiêu người cấp dưới phải báo cáo một người cấp trên. Tầm hạn quản trị được phân loại: + Tầm hạn quản trị rộng: một nhà quản trị quản lý được nhiều người cấp dưới. + Tầm hạn quản trị hẹp: một nhà quản trị quản lý được ít người cấp dưới. 4.4.9. Nguyên tắc điều hành tổ chức - Sơ đồ tổ chức là một kim chỉ nam hướng dẫn. - Sơ đồ tổ chức chỉ trình bày hình thức tổ chức, tổ chức thực sự là kết quả của phần đóng góp của nhiều cá nhân. - Tổ chức phải linh hoạt, uyển chuyển. 14
- Hiểu rõ yếu tố con người là cần thiết cho việc tổ chức và quản trị có hiệu quả. 4.5 Các mối quan hệ của nhà quản trị hành chính - Mối quan hệ nội bộ - Mối quan hệ liên bộ phận - Mối quan hệ với khách hàng - Mối quan hệ nghề nghiệp -------------------- 15
BÀI 2. QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 1. Quản trị thời gian: 1.1 Sự cần thiết phải quản trị thời gian - Quản lý thời gian là: + Quá trình sắp xếp, lên kế hoạch các công việc cần làm và thời gian hoành thành. + Các kế hoạch có thể được thiết kế theo buổi (sáng, trưa, chiều, tối), theo ngày (kế hoạch cả một ngày, kế hoạch 3 ngày,…), theo tuần (các ngày trong tuần), theo tháng hoặc theo năm,… tùy vào mục đích, mục tiêu của người thiết kế. - Quản lý thời gian hợp lý nhằm: + Chạy nhanh đến thành công Để đi đến thành công nhanh nhất, ít tốn thời gian và công sức thì một lộ trình rõ ràng là không thể thiếu. Người có kế hoạch rõ ràng, khoa học sẽ đạt thành công nhanh hơn, tốt hơn so với những người không có kế hoạch. Không có kế hoạch, làm theo cảm tính khả năng gặp thất bại là rất lớn. Với một kế hoạch sử dụng thời gian khoa học, bạn sẽ tự tin hơn khi thực hiện kế hoạch. Bạn sẽ cảm nhận con đường tới thành công ngắn hơn khi kế hoạch đang dần được hoàn thành, đạt được thành công từng bước. + Giảm áp lực công việc Quá tải công việc, các dealine “dí” liên tục khiến bạn rơi vào tình trạng mệt mỏi, chán nản. Điều này sẽ làm giảm năng suất công việc của bạn, ảnh hưởng đến các quyết định. Chất lượng công việc, sức khỏe thể chất và tinh thần đều không được đảm bảo tác động tiêu cực đến cuộc sống. 16
Quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn giảm áp lực công việc. Mọi công việc khi được phân bổ hợp lý trong kế hoạch, bạn sẽ không bị rơi vào tình trạng quá tải. Phong thái, tâm lý làm việc ảnh hưởng đến thành công của bạn. Phong thái làm việc thoải mái giúp bạn đưa ra các quyết định đúng đắn. Đồng thời, sức khỏe sẽ không phải chịu các gánh nặng tâm lý. + Nâng cao năng suất, hiệu quả công việc Cùng một công việc, một khoảng thời gian như nhau nhưng chất lượng công việc của mỗi người lại không giống nhau. Người có khả năng quản lý thời gian tốt hơn sẽ hoàn thành công việc một cách khoa học, đúng thời hạn với chất lượng tốt. Ngược lại, người không biết sử dụng thời gian, “nước tới chân mới nhảy” luôn trong tình trạng bất mãn, chạy đua với công việc, sản phẩm đem lại không thực sự chất lượng. Tối ưu thời gian làm việc cũng chính là tối ưu sức lao động của bản thân mình. Bạn sẽ có công việc thoải mái hơn, dễ dàng hơn, hiệu quả đem lại cao hơn. Quản lý thời gian thông minh là cách tạo nên sự khác biệt của bạn với mọi người. Khác biệt để thành công. + Tạo sự cân bằng trong cuộc sống Thời gian dành cho công việc, thời gian dành cho gia đình, thời gian chỉ dành riêng cho bản thân,… Mỗi ngày đều chỉ có 24 giờ nhưng mỗi người chúng ta phải sử dụng thời gian cho rất nhiều các hoạt động, các đối tượng. Tập trung thời gian cho công việc không dành thời gian yêu thương gia đình, thời gian cho bản thân,… Tập trung cho bản thân quên mất công việc,… Đây là biểu hiện của mất cân bằng cuộc sống. Mất cân bằng trong một thời gian dài ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần con người. Mệt mỏi, stress liên tục sẽ tiêu diệt các năng lượng tích cực. Con người không thể bỏ công việc, không thể bỏ gia đình, không thể bỏ bản thân. Làm việc nhưng cũng cần giải trí, nghỉ ngơi, tương tác với mọi người nhưng đôi lúc cũng cần khoảng thời gian riêng một mình. Quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn 17
cân bằng cuộc sống: giữa công việc, cuộc sống gia đình, cá nhân, làm việc và nghỉ ngơi,… + Hạn chế thói quen xấu Trì trệ, trì hoãn công việc là thói quen xấu. Nó không chỉ ảnh hưởng đến cá nhân bạn mà còn ảnh hưởng đến mọi người xung quanh. Việc lên một thời gian biểu phù hợp, sẽ giúp bạn hạn chế các thói quen không tốt, biết nói “không” với những công việc không cần thiết. Ngoài ra, quản lý tốt thời gian còn tạo động lực cho bạn làm những công việc lớn hơn. 1.2 Các biện pháp quản trị thời gian - Nhận thức được những yếu tố gây lãng phí thời gian: giúp sử dụng thời gian hiệu quả hơn. Các yếu tố gây lãng phí có thể là yếu tố khách quan, chủ quan như: + Môi trường làm việc bữa bộn: mất thời gian cho việc tìm kiếm tài liệu,… + Những người có tính trì hoãn xung quanh: tiếp xúc, dành quá nhiều thời gian cho họ sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch của bạn, lãng phí thời gian, bị ảnh hưởng tâm lý trì hoãn. + Ngại nói “không” với mọi người: bạn không biết cách từ chối sự nhờ vả của người khác sẽ khiến kế hoạch bị phá vỡ, tiêu tố thời gian những công việc không cần thiết, không đủ thời gian làm công việc của mình,… + Giao tiếp kém: không biết dừng câu chuyện đúng lúc, không biết cách đi thẳng vấn đề, dễ bị mất tập trung các thông tin khác, bị cuốn theo các câu chuyện không cần thiết,… Bạn tưởng rằng những vấn đề này không tiêu tốn quá nhiều thời gian? Bạn sẽ phải ngạc nhiên khi cộng tổng các con số thời gian này lại. + Chủ nghĩa hoàn hảo: quan tâm dành quá nhiều thời gian cho từng việc nhỏ, làm đi làm lại, sẵn sàng lùi kế hoạch,… - Lập kế hoạch, quản lý thời gian (SMART) + S (Specific): cụ thể. Xác định cụ thể mục đích muốn đạt được, việc muốn làm. + M (Measurable): đánh giá. Đánh giá các mục tiêu, khả năng bản thân. Xây dựng kế hoạch với mốc thời gian, nội dung rõ ràng. + A (Achivable): khả năng thành công. Lựa chọn mục tiêu, công việc phù hợp có khả năng thành công tránh phi thực tế. + R (Relevant): phù hợp: Xem xét các mục tiêu trong toàn bộ kế hoạch có cần thiết, có khả thi không. + T (Timed): thời gian. Xác định tổng thời gian, phân chia giai đoạn, kế hoạch bé hơn để thực hiện. 18
- Sắp xếp công việc theo mức độ + Cần thiết và khẩn cấp: công việc cần hoàn thành có hạn gần tới. + Cần thiết nhưng không khẩn cấp: công việc, gia đình, bạn bè,… + Không cần thiết nhưng khẩn cấp: những công việc có thể ủy quyền, nhờ sự hỗ trợ,… + Không cần thiết và không khẩn cấp: nhậu nhẹt, đi chơi,…. + Tùy vào mức độ cần thiết của công việc, chúng ta sẽ dành sự ưu tiên phù hợp. - Thực hiện nghiêm túc theo kế hoạch Ngay từ khi bắt tay vào thực hiện kế hoạch và trong suốt giai đoạn bạn cần nghiêm chỉnh thực hiện đúng kế hoạch đề ra. Trì hoãn hay sai kế hoạch một ngày sẽ làm lệch hướng kế hoạch của bạn. Thực hiện sai kế hoạch dù chỉ một chút cũng là không nên bởi ảnh hưởng cả quá trình thực hiện và tâm lý về sau. Tâm lý kế hoạch đã chậm, tiếp tục chậm. Tâm lý sai kế hoạch, bỏ ngang, không tiếp tục. Khả năng xuất hiện các suy nghĩ này rất cao khi kế hoạch của bạn bị lệch nhịp. Công việc một hôm bị chậm trễ sẽ làm một loại các công việc phía sau cũng ảnh hưởng. Duy trì quyết tâm thực hiện đúng kế hoạch từ khi bắt đầu đến trong suốt quá 19
trình cách tốt nhất để kế hoạch bạn đề ra chắc chắn thành công. Sẽ rất đáng tiếc với các kế hoạch bị bỏ dở, lãng phí thời gian và công sức bỏ ra. - Điều chỉnh kế hoạch Trong quá trình thực hiện kế hoạch, có những công việc bạn phát hiện không cần thiết. Một số điểm trong kế hoạch không hợp lý. Đừng ngại ngần điều chỉnh lại kế hoạch. Hành động tiếp tục duy trì sự bất hợp lý, không cần thiết chính là lãng phí thời gian của chính bản thân. 2. Quản trị thông tin 2.1 Tổng quan Quản trị thông tin là việc một tổ chức sử dụng các phương thức để lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ một cách hiệu quả các thông tin của tổ chức đó. Các thông tin này bao gồm cả các bản ghi đã được cấu trúc lẫn thông tin chưa được cấu trúc. Thông qua quản trị thông tin, tổ chức có thể đảm bảo rằng giá trị của các thông tin đó được xác lập và sử dụng tối đa để hỗ trợ cho các hoạt động trong nội bộ tổ chức cũng như góp phần nâng cao hiệu quả của bộ phận cung cấp thông tin. Những người liên quan đến quản trị thông tin – Bao gồm: + Người sở hữu thông tin, chịu trách nhiệm về một mục tin cụ thể cũng như tính chính xác, sẵn sàng để sử dụng và bảo mật của thông tin. + Người chăm sóc thông tin, chịu trách nhiệm bảo trì thiết bị truyền thông tin và các vấn đề liên quan tới công nghệ thông tin. + Người sử dụng (trong và ngoài tổ chức) truy cập và sử dụng các thông tin do người sở hữu thông tin chỉ định và được người chăm sóc thông tin cho phép. 2.2. Xử lý công văn đến * Khái niệm: Tất cả văn bản, tài liệu, thư từ do cơ quan nhận được từ bên ngoài gửi đến gọi chung là văn bản đến. * Nguyên tắc quản lý văn bản đến: - Các văn bản đến đều được qua văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ và quản lý thống nhất. - Văn bản phải được chuyển qua thủ trưởng cơ quan, Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính trước khi phân phối cho cơ quan đơn vị , cá nhân giải quyết. - Khi tiếp nhận, chuyển giao văn bản phải được bàn giao, ký nhận rõ ràng. - Khi giải quyết văn bản đến phải đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng, chính xác và giữ bí mật theo quy định Nhà nước. * Quy trình xử lí văn bản đến: Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải đ|ợc tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư|, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết gồm các bước: 20