Giáo trình Quản trị thời gian: Phần 1

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:188

Thêm vào BST

Báo xấu

62
lượt xem 11
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình "Quản trị thời gian" được biên soạn nhằm cung cấp kiến thức, rèn luyện kỹ năng chuyên môn, đồng thời giúp người học nâng cao năng lực tự chủ, tự chịu trách nhiệm bằng cách tự nghiên cứu, thảo luận để vận dụng nguyên lý vào việc giải quyết các tình huống, thực hành nhuần nhuyễn các phương pháp, mô hình, công cụ quản trị thời gian hiệu quả. Giáo trình được kết cấu thành 6 chương và chia làm 2 phần, phần 1 trình bày những nội dung về: khái luận quản trị thời gian; lập kế hoạch sử dụng thời gian; tổ chức sử dụng thời gian;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Quản trị thời gian: Phần 1

1
2
MỞ ĐẦU Honore' de Balzac đã viết: "Thời gian là nguồn vốn quý nhất của những ai có trí thông minh làm ra của cải". Karl Marx cũng đã cho rằng: “Tất cả mọi vấn đề kinh tế suy cho cùng là vấn đề tiết kiệm thời gian”. Nói về thời gian, quan điểm của Bác Hồ là: “Ai mang vàng vứt đi là người điên rồ. Ai mang thời giờ vứt đi là người ngu dại”. Những nhận định nêu trên không chỉ khẳng định giá trị của thời gian mà còn xác định rõ ràng định vị trí của "tiết kiệm thời gian" đối với cuộc đời con ngƣời. Tiết kiệm thời gian là tiết kiệm thông minh và văn minh nhất. Tiết kiệm thời gian chính là kết quả của quản trị thời gian hiệu suất cao. Bất kể là ai, làm công việc gì: là giám đốc điều hành, nhân viên bán hàng, công nhân, giáo viên hay bác sĩ; là nhà quản trị cấp cao, cấp trung hay là một trợ lý hành chính; là nhân viên thử việc, chuyên viên, tƣ vấn viên hay chuyên gia... và ở bất kể môi trƣờng làm việc ra sao thì quản trị thời gian đều có giá trị phổ quát. Quản trị thời gian để thay đổi cuộc đời bởi bản chất của quản trị thời gian là quản trị bản thân. Giáo trình Quản trị thời gian đƣợc biên soạn theo chƣơng trình đào tạo do Hiệu trƣởng Trƣờng Đại học Thƣơng mại phê chuẩn và đƣợc phê duyệt làm tài liệu chính thức dùng cho giảng dạy, học tập. Tìm hiểu các nghiên cứu trên thế giới hay ở Việt Nam cho thấy, quản trị thời gian đƣợc xem là bộ các kỹ năng phải tôi rèn theo thời gian (Dirk Zeller, 2015) và do đó thƣờng đƣợc các tác giả giới thiệu theo kiểu "bí kíp" sâu chuỗi những thành công và thất bại của chính bản thân từ câu chuyện cuộc đời mình. Những câu chuyện thực tiễn tuy sống động nhƣng hàm ý khoa học còn chƣa thực rõ nét. 3
Giáo trình lựa chọn tiếp cận Quản trị thời gian theo chu trình PDCA. Cách tiếp cận này chính là điểm mới của giáo trình so với các tài liệu hiện hành. Theo đó, cuốn sách đã thiết lập khung lý thuyết căn bản và chuyên sâu về quản trị thời gian với hệ thống các hoạt động bao gồm: Lập kế hoạch sử dụng thời gian; Tổ chức triển khai kế hoạch sử dụng thời gian; Kiểm soát sử dụng thời gian; Cải tiến sử dụng thời gian. Đặc biệt trong giáo trình này, nguyên lý quản trị thời gian còn đƣợc cung cấp cùng với các phƣơng pháp, mô hình, công cụ quản trị thời gian hiệu quả để mỗi cá nhân có thể lựa chọn vận hành chu trình PDCA quản trị thời gian - quản trị bản thân một cách sáng tạo, theo cách riêng của mình hƣớng tới mục tiêu đạt hiệu suất cao trong công việc, thành công trong cuộc sống và góp phần cải thiện năng suất lao động, phát triển thƣơng hiệu, văn hóa của tổ chức. Thêm nữa, quản trị thời gian ở đây đƣợc đặt trong môi trƣờng làm việc, cuộc sống hiện đại với những đặc trƣng bận rộn và hối hả, thông tin sẵn có, đa dạng và rộng khắp, tốc độ giao dịch nhanh, toàn cầu và sự ra đời của công nghệ số... và đây cũng là một điểm nhấn nữa của giáo trình. Giáo trình Quản trị thời gian đƣợc biên soạn với các nội dung đƣợc trình bày trong 6 chƣơng phản ánh rõ nét cách tiếp cận theo chu trình PDCA. Cụ thể nhƣ sau: Chương 1 - Khái luận về Quản trị thời gian: Giới thiệu về thời gian và quản trị thời gian; Bản chất của quản trị thời gian. Trong chƣơng này, thời gian đƣợc xác định là nguồn lực đặc biệt, quản trị thời gian chính là quản trị bản thân, quyết định sự thành bại của con ngƣời và đóng góp vào sự phát triển của tổ chức. Bên cạnh đó, trong chƣơng này chúng ta còn nhận thấy rằng, để đạt hiệu suất cao trong công việc, mỗi cá nhân cần có ý chí, thái độ tích cực và có phƣơng pháp hiệu quả - đó chính là các nguyên tắc cơ bản của quản trị thời gian. Và chu trình quản trị thời gian cũng đƣợc sơ lƣợc ở đây. Chương 2 - Lập kế hoạch sử dụng thời gian: Lập kế hoạch sử dụng thời gian (Plan) nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xác định mục tiêu và 4
các phƣơng thức thực hiện mục tiêu sử dụng thời gian của cá nhân đặt trong mối liên hệ chặt chẽ với tổ chức. Mục tiêu cá nhân trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn trở thành khởi điểm để xây dựng kế hoạch sử dụng thời gian theo ngày/tuần/ tháng/ năm hoặc theo dự án hay theo chiến lƣợc cuộc đời. Chƣơng này, còn giới thiệu các phƣơng pháp, công cụ truyền thống và hiện đại (công cụ số) có thể ứng dụng để lập kế hoạch sử dụng thời gian. Chương 3 - Tổ chức sử dụng thời gian: Tiến hành tổ chức các hoạt động (Do) quản trị thời gian bao gồm các trọng tâm là xác lập khái niệm, vai trò thì các mô hình, phƣơng pháp tổ chức sử dụng thời gian nổi tiếng trên thế giới. Với cách thực hiện hệ thống thành các quan điểm, đặc điểm, cách thức áp dụng... các mô hình, phƣơng pháp sử dụng thời gian dễ dàng đƣợc vận dụng trong thực tiễn. Chương 4 - Kiểm soát sử dụng thời gian và Khắc phục lãng phí thời gian: Ở đây đề cập tới hai hoạt động trong chu trình quản trị thời gian bao gồm: Kiểm soát sử dụng thời gian (Check) và Tiến hành cải tiến sử dụng thời gian (Act). Đối với "Kiểm soát sử dụng thời gian" nêu lên khái niệm, giải thích rõ các lợi ích và hai nội dung bao gồm kiểm soát năng lực sử dụng thời gian và kiểm soát cách thức sử dụng thời gian thực tế so với các mô hình, phƣơng pháp phân bổ tổ chức thời gian hiệu quả nêu trên. Kết quả của kiểm soát sử dụng thời gian là tìm ra những bất cập hay những biểu hiện lãng phí trong sử dụng thời gian cho công việc và nguyên nhân của sự lãng phí đó. Đối với "Tiến hành cải tiến sử dụng thời gian" với bản chất là tìm kiếm và triển khai các giải pháp để giải quyết hay khắc phục hiện tƣợng lãng phí trong sử dụng thời gian dựa trên nguyên tắc nguyên nhân gốc rễ ở đâu cải tiến ở đó. Theo đó, các giải pháp nòng cốt đƣợc định hƣớng một cách bài bản, khoa học bao gồm: Kế hoạch hóa, xác lập ƣu tiên trong sử dụng thời gian; Vƣợt qua sự trì hoãn; Tránh đa nhiệm, ôm đồm công việc; Kiểm soát gián đoạn công việc; Làm chủ cuộc họp; Sử dụng hòm thƣ điện tử (email), mạng xã hội và công nghệ tối ƣu; Sắp xếp không gian làm việc ngăn nắp. 5
Chương 5 - Ủy nhiệm, ủy quyền: Đƣợc coi là một trong những giải pháp then chốt để đánh đổi thời gian dựa trên giá trị, nhằm khắc phục sự lãng phí do ôm đồm công việc, đặc biệt đối với những nhà quản trị trong tổ chức. Trong chƣơng này các thành phần đƣợc đề cập đến hết sức xúc tích và khoa học bao gồm: Khái niệm và vai trò của ủy nhiệm, ủy quyền; Nội dung ủy nhiệm, ủy quyền (Xác định mục tiêu và đối tƣợng ủy nhiệm, ủy quyền; Triển khai ủy nhiệm, uỷ quyền; Kiểm soát ủy nhiệm, ủy quyền). Chương 6 - Cân bằng công việc và cuộc sống: Với việc khẳng định cân bằng công việc và cuộc sống không phải là đích đến mà là một hành trình tìm tới trạng thái lý tƣởng trong cảm nhận của con ngƣời khi phân bổ quỹ thời gian hữu hạn cho những phần giá trị của cuộc đời. Chƣơng 6 đã lần lƣợt trả lời các câu hỏi: Cân bằng công việc và cuộc sống là gì? Đặc trƣng của cân bằng công việc và cuộc sống? Nội dung của cân bằng công việc và cuộc sống? Câu hỏi thứ ba đƣợc làm sáng tỏ với các khía cạnh then chốt đó là: Cân bằng công việc với bền vững thể chất; Cân bằng công việc với gia đình; Cân bằng công việc với cảm xúc. Giáo trình có mục tiêu cung cấp kiến thức, rèn luyện kỹ năng chuyên môn, đồng thời giúp ngƣời học nâng cao năng lực tự chủ, tự chịu trách nhiệm bằng cách tự nghiên cứu, thảo luận để vận dụng nguyên lý vào việc giải quyết các tình huống, thực hành nhuần nhuyễn các phƣơng pháp, mô hình, công cụ quản trị thời gian hiệu quả (trong xây dựng kế hoạch cá nhân, tổ chức triển khai kế hoạch sử dụng thời gian, kiểm soát sử dụng thời gian, cải tiến sử dụng thời gian). Ngoài ra, ngƣời học cũng đƣợc trang bị các kỹ năng mềm (nhƣ: kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng ra quyết định, kỹ năng thuyết trình...) trong quá trình đào tạo và tự đào tạo. Để thực hiện đƣợc mục tiêu đó, cấu trúc trong mỗi chƣơng của giáo trình bên cạnh nội dung chính, mở đầu mỗi chƣơng là những tình huống dẫn đề và cuối mỗi chƣơng là câu hỏi ôn tập, nội dung thảo luận, bài tập tình huống và thực hành, tài liệu tham khảo. 6
Quản trị thời gian là một học phần thuộc khoa học quản lý, có tính chất liên ngành và tính thực tiễn cao do đó phƣơng pháp luận cơ bản đƣợc sử dụng nghiên cứu là phương pháp tiếp cận hệ thống để xem xét trong mối quan hệ với các nguồn lực khác của con ngƣời và môi trƣờng sống; phương pháp duy vật biện chứng để nhìn nhận và phân tích các sự việc hiện tƣợng trong quá trình vận động tất yếu của nó. Học phần cũng thực hiện kiểm soát các sự kiện trên quan điểm duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lê nin, tƣ tƣởng Hồ Chí Minh và quan điểm của Đảng, Nhà nƣớc liên quan đến quản trị thời gian. Quản trị thời gian vừa là khoa học vừa là nghệ thuật phân bổ và phối hợp trong sử dụng thời gian cho công việc và cuộc sống. Ở phƣơng diện là khoa học, quản trị thời gian đƣợc hình thành từ việc tổng kết thực tiễn với những nguyên lý đòi hỏi phải tuân thủ nghiêm túc. Ở phƣơng diện nghệ thuật, quản trị thời gian đòi hỏi mỗi cá nhân khi thực thi cần phải "ứng vạn biến". Do đó, để giải quyết những phát sinh trong thực tiễn, đòi hỏi các nhà quản trị thời gian phải thấu đáo, ứng phó, đổi mới... vận dụng sáng tạo những nguyên lý quản trị. Những phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể rèn luyện khả năng đó là: Phương pháp nghiên cứu tình huống; Phương pháp thực hành; Phương pháp sử dụng mô hình ứng xử... Giáo trình Quản trị thời gian đƣợc biên soạn do PGS.TS Nguyễn Thị Minh Nhàn - Trƣởng khoa Quản trị nhân lực, trƣờng Đại học Thƣơng mại chủ biên và sự tham gia của các đồng nghiệp là giảng viên Bộ môn Quản trị nhân lực doanh nghiệp. Các chƣơng trong giáo trình đƣợc phân công biên soạn nhƣ sau: Chƣơng 1: PGS.TS Nguyễn Thị Minh Nhàn Chƣơng 2: ThS Lại Quang Huy và PGS.TS Nguyễn Thị Minh Nhàn Chƣơng 3: ThS Nguyễn Thị Tú Quyên và PGS.TS Nguyễn Thị Minh Nhàn Chƣơng 4: ThS Nguyễn Thị Tú Quyên Chƣơng 5: PGS.TS Mai Thanh Lan 7
Chƣơng 6: ThS Trần Văn Tuệ và PGS.TS Nguyễn Thị Minh Nhàn Trong suốt quá trình biên soạn giáo trình Quản trị thời gian, các tác giả đã nhận đƣợc nhiều ý kiến đóng góp quý báu và những gợi ý khoa học, trao đổi kinh nghiệm thực tiễn có giá trị của tập thể giảng viên bộ môn Quản trị nhân lực doanh nghiệp và Hội đồng Khoa Quản trị nhân lực, của các nhà khoa học trong và ngoài trƣờng, của các chuyên gia, của những nhà quản trị thực tiễn... đặc biệt là của Hội đồng Khoa học - Đào tạo trƣờng Đại học Thƣơng mại. Các tác giả xin biểu thị sự cảm ơn sâu sắc tới các tổ chức và cá nhân nêu trên. Giáo trình Quản trị thời gian đƣợc biên soạn là kết quả của sự chắt lọc, kế thừa các công trình nghiên cứu đã có và cũng thể hiện những quan điểm, nhận định của cá nhân các tác giả. Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhƣng quản trị thời gian là lĩnh vực phức tạp, đa chiều nên chắc chắn giáo trình vẫn còn những hạn chế. Tập thể tác giả rất mong nhận đƣợc sự góp ý của các nhà khoa học, đồng nghiệp, các chuyên gia, các nhà quản trị, quản lý và bạn đọc để giáo trình đƣợc hoàn thiện hơn, ngày càng đáp ứng tốt cho đào tạo và nghiên cứu. Mọi ý kiến đóng góp xin gửi về Bộ môn Quản trị nhân lực doanh nghiệp - Khoa Quản trị nhân lực - Trƣờng Đại học Thƣơng mại. Xin trân trọng giới thiệu! Hà Nội, tháng 10 năm 2021 TẬP THỂ CÁC TÁC GIẢ 8
MỤC LỤC MỞ ĐẦU 13 DANH MỤC BẢNG 13 DANH MỤC HÌNH 14 DANH MỤC HỘP 16 CHƢƠNG 1: KHÁI LUẬN VỀ QUẢN TRỊ THỜI GIAN 19 1.1. Khái niệm, bản chất của quản trị thời gian 21 1.1.1. Khái niệm quản trị thời gian 21 1.1.2. Bản chất của quản trị thời gian 27 1.2. Vai trò của quản trị thời gian 34 1.2.1. Vai trò đối với cá nhân 34 1.2.2. Vai trò đối với tổ chức 39 1.3. Nguyên tắc quản trị thời gian 44 1.3.1. Phải có ý chí trong quản trị thời gian 45 1.3.2. Đảm bảo thái độ tích cực trong quản trị thời gian 48 1.3.3. Phải có phương pháp quản trị thời gian 51 1.4. Nội dung của quản trị thời gian 53 1.4.1. Lập kế hoạch sử dụng thời gian 54 1.4.2. Tổ chức sử dụng thời gian 55 1.4.3. Kiểm soát sử dụng thời gian 55 1.4.4. Khắc phục lãng phí thời gian 56 CHƢƠNG 2: LẬP KẾ HOẠCH SỬ DỤNG THỜI GIAN 73 2.1. Khái niệm và vai trò của lập kế hoạch sử dụng thời gian 74 2.1.1. Khái niệm lập kế hoạch sử dụng thời gian 75 2.1.2. Vai trò của lập kế hoạch sử dụng thời gian 80 2.2. Nội dung lập kế hoạch sử dụng thời gian 84 2.2.1. Xác định và phân loại mục tiêu 84 2.2.2. Lập kế hoạch chiến lược 92 2.2.3. Lập kế hoạch tuần/tháng 100 9
2.2.4. Lập kế hoạch ngày/ thời gian biểu 115 2.2.5. Lập kế hoạch theo dự án 121 2.3. Công cụ lập kế hoạch sử dụng thời gian 130 2.3.1. Công cụ lập kế hoạch truyền thống 130 2.3.2. Công cụ lập kế hoạch điện tử 133 2.3.3. Lựa chọn công cụ lập kế hoạch 140 CHƢƠNG 3: TỔ CHỨC SỬ DỤNG THỜI GIAN 149 3.1. Khái niệm, vai trò của tổ chức sử dụng thời gian 151 3.1.1. Khái niệm tổ chức sử dụng thời gian 151 3.1.2. Vai trò của tổ chức sử dụng thời gian 152 3.2. Nội dung tổ chức sử dụng thời gian 153 3.2.1. Tổ chức sử dụng thời gian theo mô hình Eisenhower 153 3.2.2. Tổ chức sử dụng thời gian theo nguyên lý Pareto 80/20 158 3.2.3. Tổ chức sử dụng thời gian theo mức độ quan trọng của công việc 164 3.2.4. Tổ chức sử dụng thời gian theo mức độ xuất hiện của công việc 167 3.2.5. Tổ chức sử dụng thời gian theo phương pháp quả cà chua Pomodoro 170 3.2.6. Tổ chức sử dụng thời gian theo phương pháp hộp thời gian (Timeboxing) 172 3.2.7. Tổ chức sử dụng thời gian theo phương pháp dòng chảy (Flowtime) 174 3.2.8. Tổ chức sử dụng thời gian theo quy tắc 10 phút 176 CHƢƠNG 4: KIỂM SOÁT SỬ DỤNG THỜI GIAN VÀ KHẮC PHỤC LÃNG PHÍ THỜI GIAN 183 4.1. Kiểm soát sử dụng thời gian 184 4.1.1. Khái niệm kiểm soát sử dụng thời gian 184 4.1.2. Vai trò của kiểm soát sử dụng thời gian 185 4.1.3. Kiểm soát năng lực sử dụng thời gian 186 4.1.4. Kiểm soát sử dụng thời gian thực tế so với các mô hình phân bổ thời gian 193 4.2. Khắc phục lãng phí thời gian 207 4.2.1. Khái niệm khắc phục lãng phí thời gian 207 4.2.2. Vai trò của khắc phục lãng phí thời gian 208 4.2.3. Nội dung khắc phục sự lãng phí thời gian 210 10
CHƢƠNG 5: ỦY NHIỆM, UỶ QUYỀN 255 5.1. Khái niệm và vai trò của ủy nhiệm, ủy quyền 256 5.1.1. Khái niệm uỷ nhiệm, uỷ quyền 257 5.1.2. Vai trò của ủy nhiệm, ủy quyền 258 5.2. Nội dung ủy nhiệm, ủy quyền 260 5.2.1. Xác định mục tiêu và đối tượng ủy nhiệm, ủy quyền 260 5.2.2. Triển khai ủy nhiệm, uỷ quyền 268 5.2.3. Kiểm soát ủy nhiệm, ủy quyền 271 CHƢƠNG 6: CÂN BẰNG CÔNG VIỆC VÀ CUỘC SỐNG 277 6.1. Khái niệm và vai trò của cân bằng công việc và cuộc sống 279 6.1.1. Khái niệm cân bằng công việc và cuộc sống 280 6.1.2. Vai trò của cân bằng công việc và cuộc sống 283 6.2. Đặc trưng của cân bằng công việc và cuộc sống cá nhân 289 6.2.1. Cân bằng công việc và cuộc sống không phải là bằng nhau 289 6.2.2. Cân bằng công việc và cuộc sống thay đổi theo thời gian 290 6.2.3. Cân bằng công việc và cuộc sống đòi hỏi sự đánh đổi 294 6.3. Nội dung cân bằng công việc và cuộc sống 295 6.3.1. Cân bằng công việc với bền vững thể chất 296 6.3.2. Cân bằng công việc với gia đình 307 6.3.3. Cân bằng công việc với cảm xúc 314 Phụ lục 01: BÀI KIỂM SOÁT NĂNG LỰC SỬ DỤNG THỜI GIAN 335 Phụ lục 02: BẢNG TÍNH LƢỢNG CALORRIES CỦA VIỆN DINH DƢỠNG VIỆT NAM 340 Phụ lục 03: KẾT QUẢ PHỎNG VẤN 500 NGƢỜI HẠNH PHÚC 351 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 354 11
12
DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1: Một số nguyên nhân và biện pháp khắc phục sự lãng phí thời gian 57 Bảng 2.1: Ví dụ sử dụng mô hình chiến lược 5A 98 Bảng 2.2: Mẫu kế hoạch chiến lược sử dụng thời gian của cá nhân 99 Bảng 2.3: Ví dụ kế hoạch chiến lược sử dụng thời gian của cá nhân 99 Bảng 2.4: Mẫu kế hoạch tuần 168 (7x24) 111 Bảng 2.5: Ví dụ lịch làm việc tuần của chuyên viên đào tạo tại doanh nghiệp 113 Bảng 2.6: Mẫu kế hoạch tháng 113 Bảng 3.1: Ví dụ công việc quan trọng của Giám đốc điều hành 164 Bảng 4.1: Ví dụ nhật ký công việc 202 Bảng 4.2: Mẫu so sánh thời gian thực hiện công việc 205 Bảng 4.3: Gợi ý cách giải quyết để sử dụng hòm thư điện tử (email) tối ưu 243 Bảng 6.1: Tổng hợp các khái niệm về Cân bằng công việc và cuộc sống 289 Bảng 6.2: Các chế độ dinh dưỡng ảnh hướng tới công việc 308 Bảng 6.3: Ví dụ lượng Calo cơ bản trong 100 gam một số thực phẩm 309 Bảng 6.4: Tập thể dục phù hợp với địa điểm 313 Bảng 6.5: Các giai đoạn của giấc ngủ 315 Bảng 6.6: Các dạng nghỉ ngơi của con người 317 Bảng 6.7: Một số hoạt động cùng với các thành viên trong gia đình 319 Bảng 6.8: Một số trạng thái cảm xúc, tác động và biện pháp điều chỉnh 327 13
DANH MỤC HÌNH Hình 1.1: Chuỗi mắt xích hành động có hiệu suất cao 30 Hình 1.2: Ý kiến kiểm soát ảnh hưởng của thương hiệu cá nhân đến văn hóa tổ chức 44 Hình 1.3: Chu trình và nội dung của quản trị thời gian 54 Hình 2.1: Mô hình chiến lược 5A trong lập kế hoạch sử dụng thời gian 97 Hình 2.2: Mô hình kế hoạch chiến lược theo tầm quan trọng và tính khẩn cấp 102 Hình 2.3: Ví dụ cụ thể về kế hoạch tuần ở một doanh nghiệp 117 Hình 2.4: Ví dụ về bản Kanban trong sắp xếp thời gian làm việc 127 Hình 2.5: Ví dụ về biểu đồ Gantt trong quản trị thời gian nghiên cứu khoa học 129 Hình 2.6: Quy trình lập kế hoạch theo dự án bằng phương pháp Agile 131 Hình 2.7: Minh họa mẫu sổ tay 136 Hình 2.8: Minh họa lịch để bản 136 Hình 3.1: Tổ chức sử dụng thời gian theo mô hình Eisenhower (P: Priority - Sự ưu tiên) 159 Hình 3.2: Ví dụ phân chia công việc theo mô hình Eisenhower 161 Hình 3.3: Tổ chức sử dụng thời gian theo nguyên lý Pareto 163 Hình 3.4: Năng lượng bản thân trong một ngày làm việc 165 Hình 3.5: Năng lượng bản thân trong một tuần làm việc 166 Hình 3.6: Mô hình ABCDE trong tổ chức sử dụng thời gian 169 Hình 3.7: Phân phối thời gian tối ưu cho công việc theo mức độ xuất hiện 173 Hình 3.8: Phân bổ thời gian theo chức năng của nhà quản trị 175 Hình 3.9: Phương pháp quả cà chua Pomodoro trong tổ chức sử dụng thời gian 176 Hình 3.10: Quy trình tổ chức sử dụng thời gian theo quy tắc 10 phút 182 14
Hình 4.1: Danh sách công việc tổng thể 221 Hình 4.2: Trọng tâm để làm chủ cuộc họp 237 Hình 5.1: Các cấp độ ủy nhiệm, ủy quyền 269 Hình 5.2: Quy trình xác định đối tượng ủy nhiệm, ủy quyền 273 Hình 5.3: Ma trận kết hợp giữa mức độ đáp ứng năng lực và động cơ, mức độ sẵn sàng của cá nhân 275 Hình 6.1: Bảng xếp hạng chỉ số 10 quốc gia hạnh phúc nhất thế giới 298 Hình 6.2: Phân bổ thời gian trong 1 ngày 299 Hình 6.3: Phân bổ thời gian trong 1 năm 299 Hình 6.4: Trạng thái mất cân bằng công việc và cuộc sống 306 Hình 6.5: Các yếu tố tạo nên bền vững thể chất 307 Hình 6.6: Biểu đồ cảm xúc cá nhân 326 15
DANH MỤC HỘP Hộp 1.1: Thời gian quý báu lắm 23 Hộp 1.2: Cách trao đổi thời gian 33 Hộp 1.3: Cách sử dụng 24 giờ mỗi ngày của người ở đỉnh cao danh vọng 35 Hộp 1.4: Tạo dựng thói quen cần ý chí 45 Hộp 1.5: Thái độ mang đến thành công của người Đức 50 Hộp 1.6: Thói quen nhỏ vào cuối tuần làm nên sự nghiệp vĩ đại 57 Hộp 2.1: Ví dụ mục tiêu sử dụng thời gian 87 Hộp 2.2: Sổ ghi chép kế hoạch thực hiện các công việc của cá nhân 108 Hộp 2.3: Mẫu kế hoạch tuần 115 Hộp 2.4: Ví dụ checklist - Danh sách công việc tuyển dụng nhân lực 119 Hộp 2.5: Sức hấp dẫn của kỹ thuật "phong tỏa thời gian" 118 Hộp 2.6: Ví dụ danh sách công việc 134 Hộp 3.1: Lưu ý khi tổ chức sử dụng thời gian theo mô hình Eisenhower 158 Hộp 3.2: Ví dụ mảng công việc chính của một số vị trí 162 Hộp 3.3: Ví dụ kết quả khảo sát về công việc mục C 166 Hộp 3.4: Ví dụ thời gian làm việc của Giám đốc điều hành (CEO) 168 Hộp 4.1: Mẫu nhật ký công việc 201 Hộp 4.2: Câu hỏi gợi ý khi phân tích nhật ký làm việc 199 Hộp 4.3: Ví dụ lãng phí thời gian do sợ thất bại, không biết bắt đầu từ đâu 203 Hộp 4.4: Ví dụ lãng phí thời gian do ôm đồm công việc 204 Hộp 4.5: Ví dụ nhiệm vụ chính của nhà quản lý 212 Hộp 4.6: Nếu cuộc đời là chiếc bát rỗng, bạn sẽ bỏ cái gì vào trước tiên? 216 Hộp 4.7: Trì hoãn sự thoả mãn lại ngay 218 16
Hộp 5.1: Quy tắc 70% 262 Hộp 5.2: Những biểu hiện của hạn chế khả năng ủy quyền của nhà quản trị 263 Hộp 5.3: Một số nội dung trao đổi với người được ủy nhiệm, ủy quyền 270 Hộp 6.1: Công thức giúp người Bắc Âu hạnh phúc 287 Hộp 6.2: Muốn đỉnh cao phải chấp nhận khiếm khuyết! 294 Hộp 6.3: G. Kingsley Ward và nguyên tắc “dạy con làm người” 312 17
18
Chương 1 KHÁI LUẬN VỀ QUẢN TRỊ THỜI GIAN Thời gian là tiền bạc trong cuộc sống của bạn. Đó là đồng xu duy nhất bạn có và chỉ bạn mới quyết định được sẽ sử dụng nó như thế nào. Hãy cẩn thận để người khác không tiêu nó hộ bạn. Carl Sandburg (theo Dirk Zeller, 2015) Mục tiêu của chƣơng: Về kiến thức: Cung cấp những kiến thức cơ bản về quản trị thời gian bao gồm: khái niệm, bản chất của quản trị thời gian, vai trò, nguyên tắc và nội dung của quản trị thời gian. Về kỹ năng: Vận dụng, trau dồi đƣợc các kỹ năng tổng quát trong quản trị thời gian bao gồm kỹ năng và phƣơng pháp lập kế hoạch, tổ chức triển khai, kiểm soát sử dụng thời gian và khắc phục sự lãng phí trong sử dụng thời gian. Về thái độ: Rèn luyện ý chí, thái độ tích cực, năng lực tự chủ, tự chịu trách nhiệm để đạt hiệu suất công việc và thành công trong cuộc đời. Tình huống dẫn nhập: CÁCH SỬ DỤNG THỜI GIAN 1. Card là giám đốc điều hành của một công ty lớn, ông trạc hơn 50 tuổi và tất nhiên ở vị trí của mình công việc ngày càng tăng cao và đè nặng, đặc biệt là những yêu cầu đi lại vô cùng nhiều và phải làm việc thêm giờ. Card rất hào hứng với chiến lƣợc đầu tƣ vào công việc để làm cho việc đi lại của ông trở nên dễ dàng hơn: đến sân bay đúng giờ, chọn khách sạn tốt nhất để ở, nhà hàng tốt nhất để ăn và đặc biệt là bí quyết để dự đƣợc hai cuộc họp tại hai thành phố khác nhau trong vòng một ngày. Nhƣng Card cũng bị thừa khá nhiều cân. Trong câu chuyện với chuyên 19
gia, ông thừa nhận, hiếm khi dành thời gian tập thể dục, hay bỏ bữa, rồi bữa tiếp theo ăn quá nhiều và hầu nhƣ không bao giờ ngủ đủ cả. Ông cũng hiếm khi dành hơn một ngày ở nhà trong bất kỳ tuần làm việc nào. Vào buổi chiều đặc biệt, ông tình cờ bay về nhà sớm hơn bình thƣờng một ngày để đƣa con gái đến nhập trƣờng đại học. Khi chuyên gia đặt câu hỏi: "Gia đình anh nghĩ nhƣ thế nào về lịch trình đi lại của anh?". Card suy nghĩ một chút, rồi trả lời giọng nghẹn lại và nƣớc mắt ứa ra trên đôi mắt trong khoảnh khắc ngắn ngủi, ngay trƣớc thời gian khi con gái rời nhà. Card nhận ra cái giá phải trả mà ông chƣa từng cho phép bản thân mình cảm thấy trƣớc đây. 2. Chủ tịch phòng Truyền hình của Sony Pictures Entertainment là John Weiser, 45 tuổi. Ông luôn chủ động tạo ra cho mình lối sống điều độ. Ông đi ngủ muộn nhất vào 10 giờ tối và luôn ngủ ít nhất 7 tiếng. Ông tâm sự: "Nếu nhƣ tôi ngủ ít hơn thì tôi thƣờng thấy không ổn vào hôm sau. Trƣớc đây, có những lúc tôi không thể để đầu óc nghỉ ngơi đƣợc, tôi chỉ ngủ đƣợc 4 đến 5 tiếng và lại bắt đầu công việc cầy cuốc cho hôm sau nhƣng tôi hiểu rõ mình chỉ làm việc đƣợc 70% mà thôi". Weiser thức dậy vào lúc 5 giờ sáng, trƣớc cả vợ con. Ông nói "đó là thời gian tôi dành riêng cho mình. Trong khoảng thời gian đó, tôi chăm sóc bản thân và chuẩn bị năng lƣợng cho cả ngày phía trƣớc". Đến 5 giờ 30, ông đến phòng tập gym của Sony và lần lƣợt với bài tập tạ, cardio trong vòng một tiếng rƣỡi. Ông giải thích: "Tập gym sáng sớm là nền tảng cho tôi, tôi sống nhờ nguồn năng lƣợng tích cực đạt đƣợc từ việc tập thể dục. Đó là cách để tôi khởi động, sau khi tập xong tôi có thể tập trung vào mọi thứ - khách hàng, các cuộc giao dịch, công ty và nhân viên của tôi. Khi ai đó đến gặp tôi với một nụ cƣời, phong thái khỏe khoắn, hạnh phúc và tự tin, tôi cảm thấy phấn khởi và ngƣời đó làm sáng bừng cả căn phòng. Tôi cũng cố gắng tích cực nhƣ vậy khi bƣớc vào phòng. Ngủ đủ và tập thể thao mang lại cho tôi năng lƣợng tốt và mọi ngƣời đáp lại những năng lƣợng đó một cách rất rõ ràng". Weiser cũng cố gắng xây dựng thói quen thực hiện hai lần thiền định, mỗi lần 20 phút trong ngày làm việc. Ông giải thích: "Từ lâu tôi đã biết rằng mình có thể làm đƣợc nhiều việc hơn nữa nhờ thiền định. Tôi 20