Giáo trình Quản trị văn phòng (Nghề: Kế toán - Cao đẳng): Phần 2 - Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:23

Thêm vào BST

Báo xấu

28
lượt xem 8
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình Quản trị văn phòng trang bị cho sinh viên những kiến thức cần thiết của quy trình quản trị các hoạt động hành chính trong các văn phòng, đặc biệt là văn phòng doanh nghiệp. Cùng với đó là những kỹ năng cơ bản trong hoạt động nghiệp vụ văn phòng như: Tiến trình xử lý công văn, thu thập xử lý thông tin, hoạch định tổ chức các cuộc hội họp, các chuyến công tác,... Mời các bạn cùng tham khảo nội dung phần 2 giáo trình!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Quản trị văn phòng (Nghề: Kế toán - Cao đẳng): Phần 2 - Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp

Chương 3: QUẢN TRỊ LAO ĐỘNG VĂN PHÒNG Mã chương: CKT444-3 Giới thiệu: Yếu tố con người luôn là yếu tố được quan tâm hàng đầu trong hoạt động quản lý của mọi tổ chức, cơ quan. Chương này sẽ đề cập một số chức danh của quản trị viên văn phòng và chức năng, nhiệm vụ của họ. Đồng thời giới thiệu những vấn đề cơ bản về công tác quản trị lao động trong văn phòng: tiêu chuẩn, quy trình tuyển dụng, đào tạo nhân viên văn phòng. Mục tiêu: - Giúp học viên xác định được các yêu cầu và phẩm chất cá nhân đối với nhân viên và quản trị viên văn phòng. - Vận dụng tốt các kỹ năng của một nhân viên văn phòng. - Xây dựng tập thể văn phòng vững mạnh. 3.1 Thư ký Thư kí là người trợ lí của cấp quản trị, nắm vững nghiệp vụ hành chánh văn phòng, có khả năng nhận trách nhiệm, hành động độc lập mà không cần có sự kiểm tra trực tiếp. Có óc phán đoán, sáng kiến và có thể đưa ra quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình. Thư kí văn phòng là những người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ công việc có liên quan đến lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng như Quản lí văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo các yêu cầu về thông tin, liên lạc, giao tiếp và tổ chức sắp xếp công việc hằng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của cơ quan. 3.1.1 Nhiệm vụ của thư ký - Thu thập, xử lí và cung cấp thông tin về các lĩnh vực mà mình được giao phụ trách để phục vụ cho hoạt động quản lí của cơ quan. - Biên tập văn bản, tổ chức sắp xếp, quản lí văn bản, hồ sơ tài liệu. - Tổ chức sắp xếp các hoạt động hành chính của cơ quan. - Giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo kinh phí và cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan. 3.1.2 Các kỹ năng của thư ký 41
- Soạn thảo văn bản, quản lí văn bản đi - đến. - Sử dụng thành thạo máy tính, thiết bị văn phòng. - Tiếp khách nghệ thuật. - Lên lịch công tác khoa học. - Nói chuyện điện thoại lịch sự, khéo léo... - Có kiến thức tổng quát về mọi mặt... - Tổ chức công việc một cách khoa học, làm cho cấp trên thấy được mọi công việc trong tầm kiểm soát. 3.1.3 Yêu cầu về phẩm chất cá nhân của thư ký - Yêu nghề và có ý thức vươn lên trong nghề. - Có ý thức kỉ luật (nghiêm chỉnh chấp hành...), tự giác (chủ động trong công việc) và triệt để (rèn luyện thêm ý thức tự giác, kỉ luật) trong công việc. - Cẩn thận và chu đáo - Quảng giao (là người cởi mở, hòa nhã, vui vẽ chủ động giao tiếp, mở rộng các mối quan hệ), cởi mở (gây thiện cảm để lại ấn tượng tốt đẹp cho khách đến cơ quan) và biết tự kìm chế khi cần thiết. - Kín đáo. Đây là phẩm chất đặc biệt quan trọng của thư kí văn phòng với người khác trong việc lưu giữ các tài liệu, hồ sơ, sắp xếp hồ sơ ngăn nắp, biết sử dụng hệ thống bảo mật trên máy tính. - Năng động và linh hoạt. - Tương trợ và đoàn kết. 3.2 Quản trị viên văn phòng doanh nghiệp Ngoài thư ký văn phòng, các quản trị viên khác của văn phòng bao gồm: Chánh, phó văn phòng, trợ lý giám đốc, trợ lý văn phòng là người do giám đốc bổ nhiệm. Chánh, phó văn phòng là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về điều hành mọi hoạt động của văn phòng theo chế độ một thủ trưởng, là đầu mối liên hệ giữa thủ trưởng cơ quan với các bộ phận khác trong đơn vị để đảm bảo cho hoạt động được thông suốt. Để hoàn thành nhiệm vụ của văn phòng, chánh văn phòng có thể được giao những quyền hạn như: 42
- Phê duyệt qui chế tổ chức hoạt động của từng tổ chuyên môn, quy định chức năng nhiệm vụ, bố trí cán bộ nhận viên của văn phòng. - Có quyền ra mệnh lệnh có liên quan đến tổ chức hoạt động của văn phòng cho các cán bộ nhân viên của văn phòng. - Kiến nghị với giám đốc về công tác tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật cán bộ nhân viên thuộc văn phòng. - Tùy theo quy mô văn phòng, chánh văn phòng có thể có một hay hai phó văn phòng giúp việc. Các phó văn phòng sẽ được giao phụ trách một số công việc cụ thể. 3.2.1 Mức độ am hiểu các chức năng quản trị Để quản trị một doanh nghiệp cần thể hiện các chức năng hoạch định, tổ chức, phối hợp, điều khiển và kiểm soát. Quản trị viên văn phòng phải am hiểu và vận dụng sâu sắc cả các chức năng đó vào lĩnh vực công tác của mỗi người bởi vì văn phòng có chức năng thu thập, xử lý, cung cấp thông tin tư vấn cho các cấp ra quyết định. Mặc khác có am hiểu sâu sắc các chức năng thì các quản trị viên văn phòng mới có kiến thức và năng lực phát triển các nguyên tắc nghiệp vụ để đi sâu đi sát điều hành công việc của mình. 3.2.2 Mức độ vận dụng các kỹ năng Để thực hiện các chức năng quản trị, các quản trị viên văn phòng phải có vận dụng các kỹ năng quản trị: - Kỹ năng nghiệp vụ - kỹ thuật: Là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của các nhà quản trị ở các lĩnh vực khác nhau. Kỹ năng này có được nhờ được đào tạo ở các chuyên ngành khác nhau. - Kỹ năng nhân sự (kỹ năng giao tiếp ứng xử): Là khả năng thuyết phục người khác, xây dựng không khí hợp tác giữa mọi người cùng hoàn thành nhiệm vụ. - Kỹ năng tư duy: Là kỹ năng phân tích dự báo, dự đoán nhạy bén, thích ứng với mọi hoàn cảnh, biết giảm thiểu sự phức tạp của hoàn cảnh để có thể đối phó được. Sự am hiểu và vận dụng các kỹ năng trên tùy thuộc vào cấp bậc và vị trí của các quản trị viên. Các quản trị viên văn phòng đều phải am hiểu và vận dụng các loại kỹ năng đó. Song chánh văn phòng cần nhấn mạnh kỹ năng nhân sự, kỹ năng tư duy, còn đối với các quản trị viên văn phòng khác thì kỹ năng nghiệp vụ kỹ thuật được nhấn mạnh hơn cả. 3.2.3 Nhiệm vụ một số chức danh trong văn phòng 43
3.2.3.1 Chánh văn phòng Phụ trách chung, trực tiếp phụ trách công tác tổ chức, nhân sự, pháp chế, đối ngoại, lao động, tiền lương, nhiệm vụ cụ thể như sau: - Tiếp nhận xử lý văn bản, phân công và điều phối công việc thuộc Văn phòng, tham gia điều phối công việc toàn cơ quan theo thẩm quyền được giao. - Soát xét, hiệu chỉnh các văn bản do Văn phòng sọan thảo và các văn bản do phòng, ban khác tham mưu thuộc thẩm quyền soát xét của Văn phòng trước khi trình Lãnh đạo ký ban hành. - Chủ trì hoặc trực tiếp soạn thảo các văn bản tham mưu về quy hoạch, tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, nghỉ việc, kỷ luật đối với cán bộ công chức và lãnh đạo các đơn vị trực thuộc. - Tham mưu đánh giá cán bộ công chức; lưu trữ, bổ sung hồ sơ, lý lịch cán bộ công chức hàng năm ( có sự hỗ trợ thêm của chuyên viên). - Chủ trì tham mưu xây dựng các đề án về tổ chức; sữa đổi. bổ sung quy chế làm việc của cơ quan. 3.2.3.2 Phó văn phòng Giúp Chánh văn phòng phụ trách lĩnh vực quản trị hành chính văn phòng, thi đua khen thưởng và chế độ chính sách đối với người có công, thay Chánh văn phòng điều hành công việc khi Chánh văn phòng đi vắng, nhiệm vụ cụ thể: - Theo dõi, quản lý tình hình an ninh, trật tự; an toàn vệ sinh lao động, phòng chóng cháy nổ toàn khu vực cơ quan. - Quản lý đất đai, tài sản cơ quan; lập và triển khai kế hoạch xây dựng, mua sắm, sữa chữa tài sản, thiết bị, phương tiện làm việc của cơ quan, trang thiết bị. - Chủ trì việc chỉ đạo phụ trách kế toán văn phòng thành lập hội đồng kiểm kê đánh giá tài sản hàng năm và tham mưu xử lý kết quả kiểm kê đánh giá tài sản. - Theo dõi lịch công tác của lãnh đạo, của văn phòng để điều động xe, bố trí phòng họp, tổ chức tiêp khách, phục vụ hội họp, khởi công, khánh thành, hiếu hỷ … trực tiếp điều hành bộ phận phục vụ, lái xe, bảo vệ. - Tham mưu chương trình, tổ chức phát động và sơ tổng kết phong trào thi đua. 44
- Lập kế hoạch và tổ chức tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật, tham mưu các văn bản xây dựng, triển khai thực hiện các văn bản luật; tham mưu soạn thảo các văn bản có chứa đựng quy phạm pháp luật, đề án tổ chức, quy chế làm việc, cải cách hành chính. - Chủ trì soạn thảo các văn bản tham mưu liên quan đến công tác đối ngoại. - Chủ trì tổng hợp và đốc thúc các phòng rà soát văn bản quy phạm pháp luật đề nghị sửa đổi, bổ sung; theo dõi, tổng kết việc thực hiện chính sách, pháp luật của cơ quan. - Tham mưu cho Chánh, phó văn phòng về công tác thi đua khen thưởng; thụ lý hồ sơ xử lý kỷ luật CBCC. - Làm một số nhiệm vụ khác do Chánh, Phó văn phòng phân công. 3.2.3.3 Kế toán văn phòng Phụ trách công tác kết toán khối hành chính văn phòng và chế độ bảo hiểm xã hội, nhiệm vụ cụ thể: - Quản lý tài chính, tài sản cơ quan theo thẩm quyền được luật định và tham mưu ban hành các văn bản quản lý có liên quan. - Lâp kế hoạch, và theo dõi, làm nghiệp vụ kế toán thống kê, thu, chi thanh quyết toán chi phí phát sinh hàng ngày theo chế độ kế toán. - Theo dõi, kiểm tra, đối chiếu thanh quyết toán công nợ, ấn chỉ, tiền thu phí , văn phòng phẩm và kinh phí cấp phát hàng tháng, lập báo cáo tài chính quý và cả năm. - Tham gia công tác quản trị, văn phòng, lễ tân, khánh tiết …theo nhiệm vụ chung của Văn phòng; giúp Chánh, phó văn phòng điều hành công việc của Văn phòng khi Chánh, Phó Văn phòng đi vắng. 3.2.3.4 Nhân viên Văn thư hành chính Phụ trách công tác Văn thư - Lưu trữ, nhiệm vụ cụ thể: - Quản lý, sử dụng con dấu; tiếp nhận công văn đi, đến, sao (quét) văn bản, đóng dấu, vào sổ, vào máy, theo dõi, phát hành và lưu văn bản. - Trực giao dịch, hướng dẫn khách, tiếp nhận và phát hành điện thoại, fax, bưu phẩm, bưu kiện. - Quản lý mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm. - Lưu trữ hồ sơ và khai thác tài liệu lưu trữ : Phân loại, hỉnh lý tài liệu; tổ chức lưu trữ theo phong; hướng dẫn lập hồ sơ công việc và hồ sơ lưu trữ cho các phòng, ban đơn vị trực 45
thuộc; làm thủ tục huỷ hồ sơ hết hạn và chuyển giao hồ sơ về kho lưu trữ tỉnh; quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ. 3.2.3.5 Chuyên viên công nghệ thông tin Phụ trách việc ứng dụng và quản trị mạng công nghệ thông tin toàn cơ quan nhiệm vụ cụ thể như sau: - Tham mưu xây dựng kế hoạch triển khai ứng dụng công nghệ thông tin và tổ chức triển khai theo kế hoạch tháng, quý, năm. - Tiếp nhận và triển khai các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý. - Tham mưu ban hành các văn bản quản lý và xây dựng đề án đầu tư phát triển công nghệ thông tin. - Chủ trì tham mưu và tổ chức biên tập Webside. - Phối hợp với văn thư ứng dụng phần mềm quản lý văn bản, tiếp nhận và phát hành văn bản qua mạng. - Trực tiếp quản lý sử dụng thiết bị công nghệ thông tin dùng chung cho toàn cơ quan, tham mưu việc mua sắm, trang bị, sữa chữa các thiết bị và phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin. - Làm một số nhiệm vụ khác do Chánh, Phó Văn phòng phân công. 3.2.4 Những yêu cầu về phẩm chất cá nhân của quản trị viên văn phòng Ngoài những phẩm chất cá nhân cần có như một thư ký văn phòng, các quản trị viên văn phòng khác, đặc biệt là chánh, phó văn phòng cần nhấn mạnh các phẩm chất sau: - Thể hiện sự chin chắn, tự tin trong giải quyết công việc. - Nghiêm túc tiếp nhận những phê bình, gợi ý của cấp trên và cấp dưới. - Xác định chính xác các ưu tiên. - Nhận diện được các nhân tố quan trọng của những tình huống cá biệt, phân tích để thấy rõ bản chất. - Phối hợp hoạt động của văn phòng, xây dựng tập thể văn phòng đoàn kết nhất trí, quyết tâm hoàn thành tốt công việc. - Dám làm, dám chịu trách nhiệm. - Ý chí quyết tâm làm việc tới cùng, không sợ va vấp. 46
3.3 Quản trị viên và tập thể văn phòng 3.3.1 Đặc điểm của tập thể lao động trong văn phòng Các quản trị viên văn phòng là một tập thể người lao động vừa có nhiệm vụ thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ được giao, tuân thủ các chính sách, chế độ của Nhà nước, vừa thông qua hoạt động tập thể người lao động mà thể hiện ý thức làm chủ của mỗi người. Tập thể lao động văn phòng có một cấu trúc ổn định với những biểu hiện: Có sự gắn bó với nhau, các chuẩn mực, năng lực sáng tạo. Sự gắn bó tạo thành động lực phấn đấu vì quyền lợi chung của người lao động. Điều đó tạo nên sức mạnh vượt qua mọi thử thách để mọi người hoàn thành nhiệm vụ. Các chuẩn mực giúp cho việc tạo ra một tập thể có kỷ cương. Bên cạnh các quy định chính thức của tổ chức được xây dựng thành văn bản, các chuẩn mực phi chính thức được hình thành qua nếp ứng xử thực tế, do ý thức làm chủ của tập thể lao động tạo nên. Chính tập thể gắn bó kỷ cương này có năng lực sáng tạo, phát huy khả năng sáng tạo của từng cá nhân để tạo sức mạnh tập thể, tìm ra giải pháp hay nhất để giải quyết các vấn đề nảy sinh. 3.3.2 Các nhân tố giao tiếp - ứng xử trong việc xây dựng tập thể lao động văn phòng Để có tập thể lao động văn phòng vững mạnh cần thể hiện các nhân tố chủ yếu trong giao tiếp ứng xử sau: - Xây dựng thái độ an tâm làm việc. - An tâm làm việc là nhân tố quan trọng hàng đầu ảnh hưởng đến thái độ làm việc của người lao động. Thiếu an tâm thì làm giảm năng suất lao động, giảm sự gắn bó với tập thể lao động, với doanh nghiệp. An tâm làm việc sẽ do nhiều yếu tố tạo thành như phân công bố trí lao động có phù hợp với nguyện vọng sở trường hay không? Vấn đề động viên về vật chất tinh thần … Ngày nay trong cơ chế thị trường các nhà quản trị cần sử dụng nhiều biện pháp để tạo ra sự an tâm làm việc nhằm tạo ra sự gắn bó lâu dài của người lao động với đơn vị. - Hiểu nhau, thân ái với nhau, chân tình với nhau chứ không hời hợt bên ngoài theo kiểu “bằng mặt mà không bằng lòng”, xây dựng thái độ cởi mở, ủng hộ nhau. - Lôi cuốn nhau: đó là một tập thể muốn gần gũi nhau, tìm được sự giống nhau về thái độ làm việc, bảo ban nhau để hoàn thành nhiệm vụ. 3.3.3 Vai trò của người lãnh đạo với tập thể văn phòng 47
Người lãnh đạo văn phòng (Chánh phó văn phòng) có hai loại nhiệm vụ: điều hành công việc văn phòng và lãnh đạo tập thể lao động. Hai công việc này có mối quan hệ mật thiết với nhau và bổ sung cho nhau. Một số công việc phải làm để Chánh phó văn phòng có thể lãnh đạo được tập thể văn phòng: - Giai đoạn một: Tạo sự thân mật hiểu nhau: là làm quen nhau trong công việc, trong giờ nghỉ, trong các hoạt động vui chơi, bày tỏ chân thật cảm nghĩ của mình về công việc, về mọi người ở văn phòng, yêu cầu anh chị em nói ra những mặt mạnh, mặt yếu của mỗi người, những cảm nghĩ của mỗi người về công việc văn phòng. - Giai đoạn hai: Xây dựng kế hoạch hành động và tổ chức thực hiện: Sau khi tạo ra sự thân mật hiểu nhau, người lãnh đạo cần yêu cầu trao đổi về công việc, về xây dựng tập thể văn phòng. Khi công việc hoàn thành thắng lợi thì cần động viên kịp thời, khi xảy ra những sự căng thẳng thì cùng mọi người bàn bạc tìm cách giải quyết. - Giai đoạn ba: Đánh giá công việc, đánh giá nhân viên: Người phụ trách cần phân tích mặt mạnh, mặt yếu trong công việc, đánh giá kỹ năng của từng người, bàn biện pháp để khắc phục những điểm yếu kém, cùng mọi người bàn biện pháp nâng cao hiệu quả công việc. - Giai đoạn bốn: Đánh giá chung tập thể văn phòng: Đánh giá các mặt đặc trưng của tập thể lao động văn phòng: sự gắn bó, các chuẩn mực, năng lực sáng tạo để có thể nhận định chung nhất về tập thể văn phòng, từ đó bàn biện pháp phát huy điểm mạnh khắc phục điểm yếu. Mặt khác có thể yêu cầu cán bộ lãnh đạo, các phòng ban khác góp ý cho tập thể văn phòng. 48
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 3 1. Thư ký là gì ? Nêu chức năng và nhiệm vụ của quản trị một người thư ký? 2. Những phẩm chất cá nhân cần có của một người thư ký? 3. Tầm quan trọng của việc vận dụng các kỹ năng của một quản trị viên văn phòng? 4. Trình bày những yêu cầu về phẩm chất cá nhân của quản trị viên văn phòng? 5. Trình bày chức năng, nhiệm vụ của quản trị viên văn phòng? 6. Trình bày cách xây dựng bộ máy văn phòng vững mạnh? 49
Chương 4: CÁC NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦAVĂN PHÒNG Mã chương: CKT444-4 Giới thiệu: Nghiệp vụ hành chính văn phòng là kiến thức quan trọng, không thể nào thiếu đối với những ai muốn thành công trong lĩnh vực này. Đây là chương quan trọng, các công việc hành chính văn phòng không đơn giản, nó cần thực hiện khối lượng công việc lớn. Người làm cần có kiến thức, kỹ năng thì mới có thể hoàn thành tốt công việc. Ngoài ra hiện nay cơ chế cạnh tranh của thị trường cũng ngày càng khắc nghiệt. Do đó các nghiệp vụ HCVP càng trở nên quan trọng và cần thiết. Mục tiêu: - Phân loại thông tin trong văn phòng; trình bày các nguyên tắc và mô tả quy trình tổ chức thông tin; - Vận dụng một số nội dung cơ bản của công tác hoạch định thời gian để sử dụng thời gian hiệu quả nhất; - Giúp học viên giúp học viên làm thế nào để bố trí nơi làm việc phù hợp và mang lại hiệu quả kinh tế cao. - Biết cách bố trí từng phòng phù hợp. - Nắm được các nguyên tắc bố trí nơi làm việc hiệu quả. 4.1 Vấn đề đặt ra đối với nơi làm việc Không gian làm việc thực sự có ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả công việc. Tổ chức không gian làm việc sao cho đảm bảo sự thuận tiện thoải mái, an toàn cho nhân viên trong các thao tác và hoạt động là một yêu cầu mà người quản lý cần quan tâm. Không gian làm việc rất dễ tác động đến trạng thái tâm lý của nhân viên. Nhân viên nào cũng mong muốn được làm việc trong một môi trường năng động, dễ chịu và thoải mái. Không gian làm việc tốt là nguồn động lực mạnh mẽ giúp họ sáng tạo hay đưa ra những quyết định, phương án và chiến lược đúng đắn. 4.2 Bố trí văn phòng theo mặt bằng mở Trước khi bố trí văn phòng hay cần thay đổi cách bố trí hiện tại, người quản lý cần biết rõ nhu cầu về sử dụng mặt bằng, máy móc cũng như thiết bị văn phòng. Không có quy định cứng nhắc nào về diện tích sử dụng dành cho cá nhân, nhưng thông thường các vị trí quản lý, người có chức vụ thường được bố trí mặt bằng rộng hơn, tùy vào mặt bằng chung mà công ty có được. 4.2.1 Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận, phòng ban 50
- Sắp xếp sao cho khi một tổ chức phát triển, chúng ta có thể dễ dàng thay đổi vị trí các phòng ban. - Sắp xếp các phòng ban có quan hệ mật thiết với nhau ở gần hay sát nhau. Mặc dù tất cả các bộ phận có quan hệ với nhau nhưng vài bộ phận có quan hệ nhiều hơn. Ví dụ: Phòng họp nên ở gần phòng của các cấp quản trị thường hay sử dụng nó. - Bố trí các bộ phận hay tiếp xúc với khách hàng hay với cơ quan bên ngoài ở gần lối ra vào, thang máy hoặc khu vực tiếp tân. - Bộ phận nào cần tập trung suy nghĩ thì bố trí ở khu vực yên tĩnh. - Tách các bộ phận cần bảo mật xa khỏi chỗ công cộng hoặc nhiều người hay lui tới. - Cần lưu ý lối thoát hiểm điều kiện kinh tế của công ty. Loại ghế sử dụng cho văn phòng thường là loại có thể điều chỉnh được độ cao, có tựa lưng và dễ dàng xoay chuyển khi cần thiết. 4.2.2 Bố trí theo luồng công việc Cố gắng sắp xếp các phòng ban hoặc bàn làm việc theo luồng công việc nhằm tối thiểu hóa việc di chuyển khi chuyển giao tài liệu hoặc trao đổi công việc. Khỏang cách quá xa sẽ làm mất rất nhiều thời gian. Ngoài ra nó còn gíup ta giảm bớt khả năng làm thất lạc giấy tờ, gây trì trệ và gián đoạn công việc. Khi lựa chọn bàn ghế, người quản lý cần chú ý tạo ra một môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên. Cần lựa chọn loại ghế phù hợp với vị trí từng công việc. Loại ghế sử dụng cho văn phòng thường là loại có thể điều chỉnh được độ cao, có tựa lưng và dễ dàng xoay chuyển khi cần thiết. Nói chung cách lựa chọn và sắp xếp bàn ghế không chỉ ảnh hưởng đến năng suất làm việc mà cả đến sức khỏe và sự an toàn của nhân viên. 4.2.3 Hạn chế sử dụng phòng riêng Khuynh hướng ngày nay ít sử dụng phòng riêng cho các bộ phận hành chánh mà thường dành các khu vực trống trãi rộng rãi cho nhân viên hành chánh làm việc. Dĩ nhiên, lọai hình kinh doanh ảnh hưởng đến số lượng phòng riêng. Dẫu sao, các công ty cũng cần một số phòng riêng. Nói một cách tổng quát, các phòng riêng được bố trí cho các cấp lãnh đạo để tăng uy tín, cho các công việc có tính cách bảo mật hoặc cần tập trung tinh thần. Có nhiều lý do giải thích tại sao khuynh hướng ngày nay ít sử dụng phòng riêng, sau đây là một số lý do tiêu biểu: 51
- Phòng riêng chiếm từ hai đến mười lần diện tích dành cho một nhân viên làm việc tại khu vực trống trải. - Phòng riêng làm cho công ty tăng chi phí nhiều hơn để trả tiền điện, ánh sáng, thông gió. - Phòng riêng ít uyển chuyển trong thay đổi công việc, thay đổi vị trí. - Nhược điểm lớn nhất khi sử dụng nhiều phòng riêng là khó kiểm tra và làm trì trệ luồng công việc. Tuy nhiên các công ty cũng sẽ có một số phòng riêng, thường là phòng dành cho các cấp lãnh đạo, cho các bộ phận cần tập trung hoặc cần bảo mật. 52
4.2.4 Bố trí vách ngăn Thay vì bố trí nhiều phòng riêng cho nhân viên hành chính, các công ty thường bố trí các vách ngăn để ngăn cách nhân viên khỏi nhìn thấy nhau và trò chuyện hoặc giúp cho mỗi nhân viên có chỗ riêng để làm việc. Vách ngăn chỉ cao cỡ ngang đầu người khi ngồi hoặc cao bằng khung cửa ra vào. Lợi điểm của việc sử dụng vách ngăn trong một khu vực rộng lớn là giúp cho mỗi người làm việc có tính chất riêng tư, tăng tính độc lập nhưng lại không tách biệt không gây gián đoạn luồng công việc hoặc cản ánh sáng và thông gió. Nó dễ dàng trong việc xê dịch khi phải thay đổi vị trí lúc cần thiết và tiết kiệm điện, vật dụng. Khi bố trí không gian văn phòng cần chú ý một số điểm sau đây: - Cần tính toán theo tiêu chuẩn để tạo môi trường làm việc tiện nghi và đảm bảo sức khỏe cho nhân viên, mật độ tiêu chuẩn nằm trong khoảng từ 0,8 đến 1,2 m2 một người. - Cần quan tâm đến chức vụ của mỗi người để bố trí sao cho họ giao tiếp với nhau thuận tiện nhất. Ví dụ: Trưởng phòng nên làm việc ở vị trí yên tĩnh nhưng phải bao quát được cả căn phòng. Tủ hồ sơ và máy photocopy nên để ở nơi mọi người dễ dàng tiếp cận và ít gây ồn ào. - Cần dựa vào tính chất của công ty mà có phong cách thiết kế nội thất phù hợp. Nếu công ty mang phong cách trẻ trung thì nội thất cần những chất liệu hiện đại khỏe khoắn. Những văn phòng mang tính chất sang trọng thì phong cách thiết kế cần mang dáng dấp cổ điển, sang trọng, dùng nhiều loại vật liệu gỗ, thảm Hình 4.2.4a Phòng làm việc có vách ngăn thấp 53
Hình 4.2.4a Phòng làm việc có vách ngăn thấp Hình 4.2.4b Phòng làm việc có vách ngăn cao 54
4.2.5 Bố trí phòng làm việc cấp lãnh đạo Khi sắp xếp bố trí phòng của cấp lãnh đạo cao cấp, theo tiêu chuẩn quốc tế, văn phòng của lãnh đạo gồm có các phòng ốc sang trọng. Thông thường văn phòng này gồm có một phòng tiếp khách với một cô tiếp tân hay thư ký tiếp tân, một phòng họp, các phòng làm việc khác, phòng vệ sinh, một phòng riêng của thư ký giám đốc được trang hòang đẹp, và một phòng lớn. Hình 4.2.5 Phòng làm việc của lãnh đạo 4.2.6. Bố trí phòng họp chung 4.2.6.1 Khu vực lễ tân Khu vực lễ tân có tầm quan trọng rất lớn vì đây là nơi tiếp xúc đầu tiên với khách, tạo ấn tượng ban đầu về doanh nghiệp. Đối với công ty có mặt bằng rộng rãi, khu vực lễ tân có thể là nguyên một đại sảnh lộng lẫy và sang trọng. Với công ty nhỏ chí ít đây cĩng là chỗ tiếp khách khang trang. Khu vực này cần được trang trí đẹp, cần bố trí đủ bàn ghế, nước uống cho khách ngồi đợi, có thể đặt thêm báo, tạp chí mới cho khách xem để thời gian chờ đợi không trở thành nặng nề. Nhân viên lễ tân phải có ngoại hình ưa nhìn, ngôn ngữ và hành vi đúng mực, giao tiếp tốt. 55
Hình 4.2.6.1 Khu vực lễ tân văn phòng Huawei tại Charmvit Plaza- Hà nội 4.2.6.2 Phòng họp, hội nghị Phòng họp cần trang bị đủ vật dụng, thiết bị như máy chiếu, tivi, bàn ghế, tủ hồ sơ…Tùy theo điều kiện của mình mà công ty có thể trang bị một số phòng họp lớn nhỏ phù hợp với từng cuộc họp. Thư ký hoặc nhân viên hành chính chịu trách nhiệm lên lịch sử dụng phòng họp. Phòng họp với bàn hình chữ nhật thích hợp cho những cuộc họp có phân định ngôi thứ, bàn hình oval thích hợp cho những cuộc họp nhóm mà các thành viên có vai trò tương đương. Nhưng nếu là phòng họp dành cho những dịp quan trọng có sự chủ trì của những người lãnh đạo thì sử dụng loại bàn oval được thiết kế đặc biệt, với một chỗ dãnh cho người có vị trí cao nhất tại cuộc họp. Những kiểu bàn như thế này sẽ rất thích hợp cho những cuộc họp với Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc giám đốc công ty. Một số công ty có hội trường lớn dành cho các hội nghị, các buổi lễ quan trọng có sự tham dự của toàn thể cán bộ nhân viên trong cơ quan và số lượng khách mời bên ngoài. 56
Hình 4.2.6.2a Nội thất phòng họp nhỏ 57
Hình 4.2.6.2b Nội thất phòng họp lớn 4.3 Khung cảnh văn phòng Bao gồm các yếu tố có ảnh hưởng một cách tích cực và tiêu cực đến sức khỏe trạng thái làm việc của nhân viên. 4.3.1 Không khí Không khí trong phòng làm việc rất quan trọng. Tiêu chuẩn về khối lượng không khí cần thiết cho một người trong một phòng được ấn định là trong 4 giờ làm việc ít nhất phải có 7m3 không khí sạch. - Khí hậu: đặt trưng bởi nhiệt độ, độ ẩm và sự lưu thông không khí. - Nhiệt độ:  Nhiệt độ ảnh hưởng đến sức khỏe con người. Ở nhiệt độ thấp, phần lớn năng lượng của cơ thể bị tiêu phí không phải để làm việc mà để chống lạnh vì vậy khả năng tập trung sự chú ý của nhân viên bị giảm nhanh.  Khi làm việc ở nhiệt độ cao, cơ thể lại mất thêm năng lượng để giữ cho nhiệt độ cơ thể được bình thường. Điều đó làm cho sự hô hấp tăng nhạn, tăng bài tiết mồ hôi, giảm hàm lượng muối trong cơ thể. Kết quả là nhân viên cảm thấy uể oải, các động tác thực hiện sẽ chậm và năng suất lao động sẽ giảm xuống. - Độ ẩm: Là lượng hơi nước có trong không khí (Dùng độ ẩm tương đối để so sánh). Độ ẩm Việt Nam khá cao từ 80-85%. Độ ẩm cao làm bề mặt da thoát hơi nước chậm, cơ thể 58
tích nhiệt và mệt mỏi. Ngược lại độ ẩm thấp bề mặt da thóat nước nhanh, cơ thể mất nước, mệt mỏi. - Sự lưu thông không khí: được đặt trưng bởi vận tốc gió trong một giây nếu không khí thoáng mát ta cảm thấy dễ chịu. 4.3.2 Âm thanh Tiếng động không những ảnh hưởng đến công việc mà còn làm ảnh hưởng đến thần kinh của con người. Khung cảnh quá ồn ào làm con người bị lãng trí. Nếu tiếng động cứ liên tục và lớn có thể gây nên tình trạng rối loạn thần kinh. Biện pháp giải quyết tiếng động thường xảy ra trong cơ quan như sau: - Nhân viên lớn tiếng gọi nhau để hỏi han công việc: khuyên họ nói nhỏ lại. - Tiếng đóng cửa: dùng nẹp cao su để khi đóng lại cửa không kêu. - Chuông điện thoại kêu: nên dùng điện thoại loại đèn báo hiệu hoặc tiếng nhạc reo và đặt gân người trực. - Tiếng ồn do ghế di động: nên lót dưới đế chân ghế một miếng cao su cho êm. - Nhân viên đi lại nhiều: nên sắp xếp cac nhân viên có liên hệ công việc ngồi gần nhau để họ hạn chế việc di chuyển trong phòng. - Cường độ âm thanh: Được đo bằng Đêciben (dB). Vd: Tiếng nói thì thầm = 10 dB; Tiếng sóng biển dào dạt = 28 dB; Tiếng động cơ Honda 67 = 67 dB; Xe gắn máy = 92 dB; Xích lô máy = 97 dB. - Tai người: < 130 dB. Tác hại chung: Ăn không ngon, mất ngủ, làm việc không tập trung. Tác hại cục bộ: Gây ra bệnh “điếc nghề nghiệp” qua các giai đọan: Thích ứng, tiềm tang, rõ rệt. 4.3.3 Màu sắc Sử dụng màu sắc thích hợp không những cải thiện nâng cao vẻ bề ngoài của cơ quan mà còn nâng cao năng suất lao động, giảm mệt mỏi, nâng cao tinh thần của nhân viên. Sau đây là một số nguyên tắc cơ bản khi sử dụng màu. - Khi ánh sáng tự nhiên chiếu từ phía Bắc hoặc phía Đông thì ánh sáng có màu mát. Để tạo không khí vui vẻ hãy sử dụng màu ấm trên bức tường đối diện. 59
- Khi ánh sáng tự nhiên chiếu từ hướng Nam hoặc hướng Tây thì ánh sáng có màu đo đỏ, vàng hoặc màu ấm. Để làm cho nó dịu đi chúng ta hãy sử dụng màu mát trên tường đối diện. - Hành lang: sử dụng màu sáng như màu vàng hay màu trắng để tạo ánh sáng tự nhiên. - Các văn phòng chung: hãy dùng màu trắng trên trần nhà, màu mát trên tường trước mặt nhân viên vì nó làm dịu mắt nhưng dùng màu ấm trên các bức tường khác. - Các phòng tiếp tân: hãy dùng màu vui vẻ, trung hòa và tránh đơn điệu. - Các phòng riêng: tùy theo ý thích của người làm việc - Phòng vệ sinh: đàn ông thích màu xanh da trời, phụ nữ thích màu hồng. Hãy sử dụng các màu đó để khuyến khích sự sạch sẽ và nâng cao tinh thần. - Phòng họp: nếu phòng dài và hẹp hãy dùng màu sáng trên tường hai bên và màu tối trên tường hai đầu để tạo cảm giác phòng rộng hơn. - Phòng lưu trữ hồ sơ: Dùng một màu duy nhất trên các bức tường và một màu cho các dụng cụ. Nên dùng màu sáng có phản chiếu ánh sáng cao. 4.3.3.1 Ảnh hưởng của màu sắc đến tâm lý con người - Đến hệ thần kinh: Các nhà khoa học cho rằng màu xanh lá cây, màu xanh da trời có khả năng chữa thần kinh rất tốt. - Đến thính giác: Theo truyền thống cho rằng màu xanh nhạt, xanh da trời làm tăng khả năng nghe. Trong lớp học nên sơn màu xanh và không quá 3 màu. - Đến thị giác: Thay đổi cảm nhận khoảng cách về vùng không gian. - Đến vị giác: Thay đổi cảm nhận vị giác của một con người. - Thay đổi cảm giác nặng nhẹ trong lao động. 4.3.3.2 Các nguyên tắc chung khi sử dụng màu - Màu xanh nên dùng cho nơi làm việc trí óc, nơi có nhiệt độ cao, đòi hỏi sự chính xác cao vì màu xanhưng có khả năng thư giãn hạ huyết áp cho ta cảm giác hạ nhiệt. - Màu nóng: Đỏ, vàng, cam. - Màu lạnh: Xanh lá cây, Xanh da trời, tím. - Màu đỏ: Nên dùng ở không gian rộng lớn, ở hoạt động thể dục thể thao màu đỏ gây sự kích thích mạnh, hưng phấn nhiệt tình, gợi cảm giác nóng bức, nguy hiểm. 60