intTypePromotion=1
zunia.vn Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z zunia.vn zunia.vn
ADSENSE
 » 
 » 

Giáo trình Quản trị văn phòng: Phần 2

Chia sẻ: Minh Vũ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:109

Thêm vào BST
Báo xấu
339
lượt xem 104
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nối tiếp nội dung của phần 1 cuốn giáo trình "Quản trị văn phòng", phần 2 trình bày các nội dung: Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, soạn thảo văn bản quản lý, công tác lưu trữ. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Quản trị văn phòng: Phần 2

  1. GIÁO TRÌNH QUẢN TR| VĂN PHÒNG CHƯƠNG VI Tổ CHÚC GIẢI QUYẾT VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN Chương này sẽ giới thiệu những vấn đề chung về văn bản quản lý và công tác tổ chức giải quyết quản lý văn bản trong các cơ quan doanh nghiệp. IẵMỘT SỐ VẤN ĐỂ CHUNG VỂ VĂN BẢN QUẢN LÝ 1. Khái niệm và phân loại văn bản quản lý a. K hái niệm : Văn bản nói chung là một phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định. Tuỳ theo từng lĩnh vực cụ thể của hoạt động xã hội mà văn bản có những hình thức và nội dung khác nhau, trong đó văn bản quản lý là một dạng của văn bản nói chung. Văn bản quản lý là các văn bản được hình thành, sử dụng trong hoạt động quản lý lãnh đạo. Trong các cơ quan nhà nước, văn bản được sử dụng như một phương tiện để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong quản lý. Văn bản quản lý nhà nưóc là những thông tin quản lý thành văn do các cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, thủ tục trình tự nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính qua lại giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa các cơ 140 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
  2. Chương VI: Tổ chúc giải quyết và quản lý văn bản quan nhà nước với các tổ chức, các cá nhân (các cơ quan Nhà nước có thể là: các cơ quan, đoàn thể các tổ chức kinh tế, xã hội, đơn vị quân đội... do Nhà nước thành lập). Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh mang tính quyền lực nhà nước, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi nhà nước, đồng thời thể hiện kết quả hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức. Như vậy không phải bất cứ loại văn bản tài liệu nào cũng là văn bản quản lý nhà nước. Sự khác biệt của văn bản quản lý so vói các loại văn bản khác thể hiện ở: Hiệu lực pháp lý, quy trình soạn thảo, thể thức văn bản được quy định bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyển. ¿ỗ Phán loại: Văn bản quản lý nhà nước được phân loại theo nhiều cách khác nhau: Theo tác giả, theo tên gọi, theo hiệu lực pháp lý, theo nội dung. Dưới đây là một số cách phân loại cơ bản: b l . Phản ¡oại theo hiệu lực pháp lý: - Văn bản quy phạm pháp luật: Điều 1 của Luật Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật năm 1996 quy định: “Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định trong đó có các quy tắc sử sự chung được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa". Diễn giải khái niệm văn bản quy phạm pháp luật Nghị định số 101/1997/NĐ-CP của Chính phủ đã chỉ rõ: Văn bản quy phạm pháp luật là vănbản có đầy đủ các yếu tố sau đây: Trưòng Đại học Kinh tế Quốc dân 141
  3. GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VÀN PHÒNG 1. Do cơ quan nhà nuớc có thẩm quvền ban hanh với hình thức tươns ứng theo luật định (sẽ đề cập cụ thể ờ phần sau). 2. Chứa đựng các quy tắc xừ sự chung được áp dụng nhiều lần, đối vói mọi đối tượne hoặc một nhóm đối tượng, có hiệu lực ưong phạm vi toàn quốc hoặc từng địa phương. 3. Được Nhà nước bào đàm thi hành bằne các biện pháp: Tuyên truyền, £Ĩáo dục, thu vết phục, các biện pháp tổ chức hành chính, kinh tế, cưỡne chế, các quy định chế tài đối với người có hành vi vi phạm. Vãn bàn quv phạm pháp luật có vai trò hết sức quan ưọns trona quàn lý nhà nước, là cơ sờ để xây dựns và hoàn thiện hệ thốn 2 văn bản quản lý nhà nước. - Vãn bản cá biệt (văn bản áp dụns luật pháp): Đảy là nhữns văn bản chi chứa đựns các quy tắc xử sự riẻns do các Cữ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức năng, nhiệm vụ của mình. Loại văn bản này thườne để giải quyết một vụ việc cụ thể, đối với nhữns đối tượns cụ thể. Ví dụ: quvết định lẽn Iươns. khen thường, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ... - Văn bản hành chính: Là nhữns văn bản để điều hành thực thi các vãn bàn quv phạm pháp luật hoặc để giải quvết các công việc cụ thể hoặc để phàn ánh tình hình, giao dịch, trao đổi công tác. £hi chép cóng việc của cơ quan nhà nước. V í dụ: công văn. báo cáo. thòns báo. ứìỏns cáo... - Văn bàn chuyên môn. nshiệp vụ: Gổm các vãn bản mans tính chấr chuyên môn kv thuật riêng của từns cơ quan để thực thi 142 Trưởng Đại học Kình tế Quốc dân
  4. Chương VI: Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nhiệm vụ của mình. Ví dụ: bảng thống kê, hoá đơn, biểu giá, hợp đồng, bản vẽ kỹ thuật... b2. Phán loại theo hình thức văn bản và thẩm quyền ban liành - Các văn bản quy phạm pháp luật: Hiến pháp năm 1992 và Luật Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật năm 1996 quy định các hình thức và thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật như sau: + Quốc hội ban hành các loại văn bản quy phạm pháp luật sau: hiến pháp, luật, bộ luật, nghị quyết. + u ỷ ban thường vụ quốc hội ban hành: pháp lệnh, nghị quyết. + Chủ tịch nước ban hành: lệnh, quyết định. + Chính phủ ban hành: nghị quyết, nghị định. + Thủ tướng Chính phủ ban hành: quyết định, chỉ thị + Các Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ ban hành: quyết định, chỉ thị, thông tư. + Hội đổng thẩm phán toà án nhân dân tối cao ban hành: nghị quyết. + Viện trưởng viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành: quyết định, chỉ thị, thông tư. + Hội đồng nhân dân các cấp ban hành: nghị quyết. Trưòng Đại học Kính tế Quốc dân 143
  5. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _GIÁO _ TRÌNH QUẢN TRI VĂN PHÒNG + u ỷ ban nhân dân các cấp ban hành: quyết định, chỉ thị + Các cơ quan nhà nước phối hợp với các tổ chức chính trị - xã hội ban hành Thông tư liên tịch để giải thích, hướng dẫn thực hiện một văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên. - Văn bản hành chính: Các hình thức văn bản hành chính được ban hành và sử dụng ở các cơ quan nhà nước ta hiện nay bao gồm: + Thông cáo: Hình thức văn bản của cơ quan nhà nước cao nhất dùng để công bố vói nhân dân về một quyết định, một sự kiện quan trọng. + Thông báo: Hình thức văn bản của một tổ chức hoặc cơ quan dùng để thông tin cho cơ quan, tổ chức cấp dưới hoặc ngang cấp về tình hình hoạt động hoặc một vấn đề khác để biết, để thực hiện. + Chương trình: Hình thức văn bản dùng để trình bày dự kiến về những hoạt động trong thòi gian nhất định. + Kế hoạch công tác (đề án công tác): Hình thức văn bản nhằm trình bày có hệ thống dự kiến về việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác hoặc một công việc trong một thời gian nhất đinh. + Đề án: Hình thức văn bản dùng để trình bày hệ thống ý kiến về một việc cần làm, cần nêu ra để thảo luận, thông qua, xin ý kiếnỗ + Báo cáo: Hình thức văn bản gửi cho cấp trên để tường trình hoặc xin ý kiến về một (một số) vấn đề, vụ việc nhất định để sơ kết, tổng kết công tác đã qua hoặc dự kiến sắp tới của một 144 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
  6. ________ Chutmg VI: Tổ chức giải quyết và quán lý văn bàn________ cơ quan tổ chức hoặc để trình bày một vấn đề, sự việc, một đề tài trước hội nghị hoặc một (nhiều) cơ quan có trách nhiệm. + Tờ trình: Hình thức văn bản đề xuất với cấp trên phê chuẩn một chủ trương, phương án công tác, một chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức hoặc sửa đổi bổ sung chế độ chính sách. + Biên bản: Hình thức văn bản để ghi lại một phần hay đầy đủ diễn biến, kết quả của hội nghị, một cuộc họp hoặc ghi lại những vụ việc xảy ra có xác nhận của đương sự và của người làm chứng liên quan đến vụ việc đó. + Công điện: Hình thức văn bản dùng để thông tin hoặc truyền đạt mệnh lệnh của tổ chức hoặc của người có thẩm quyền trong những trường hợp khẩn cấp. + Hợp đồng: Hình thức văn bản dùng để ghi lại kết quả đã được thoả thuận giữa các cơ quan với nhau, giữa cơ quan với cá nhân về một việc nào đó, trong đó ghi rõ quyền lợi và nghĩa vụ của các bên ký kết hợp đồng phải thực hiện và các biện pháp xử lý khi các bên không thực hiện đúng hợp đồng. + Công văn: Hình thức văn bản được sử dụng vào việc giao dịch giữa các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội với nhau và với công dân để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình. + Giấy chứng nhận: Hình thức văn bản dùng để cấp cho cán bộ công nhân viên đi liên hệ , giao dịch để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết các công việc cần thiết của bản thân. + Giấy đi đường: Hình thức văn bản cấp cho các cá nhân khi được cử đi công tác dùng để tính tiền phụ cấp trong thời gian cử đi công tác. Trưòng Đại học Kinh tế Quốc dân 145
  7. GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VẦN PHÒNG________________ + Giấy nghỉ phép: Hình thức văn bản dùng để cấp cho cán bộ nhân viên khi được nghỉ phép xa nơi công tác, dùng để thay giấy đi đường và làm căn cứ để thanh toán tiền đi đường. + Giấy mời: Hình thức văn bản dùng để mời đại diện của cơ quan hoặc cá nhân tham dự một công việc nào đó. + Phiếu gửi: Hình thức văn bản kèm theo văn bản đi (công văn đi). Người nhận văn bản có nhiệm vụ ký xác nhận vào phiếu gửi và gửi trả lại cho cơ quan gửi. Đây là bằng chứng cho việc gửi văn bản đi. 2. Chức năng của văn bản quản lý Văn bản quản lý là phương tiện để bảo đảm thông tin cho quản lý. Các hệ thống cơ quan quản lý từ Trung ương đến địa phương đều sử dụng các văn bản quản lý như là cơ sở pháp lý quan trọng để điều hành mọi hoạt động của mình. Văn bản quản lý có những chức năng sau: a. Chức năng thông tin Mặc dù ngày nay các phương tiện ghi và truyền đạt thông tin được sử dụng phong phú nhưng các văn bản quản lý vẫn chiếm vai trò quan trọng và là phương tiện chủ yếu. Văn bản quản lý giúp các cơ quan thu nhận xử lý và truyền đạt thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý; đồng thời nó giúp cho các cơ quan đánh giá các thông tin thu nhận được từ các nguồn khác. Đây là chức năng tổng quát nhất. b. Chức năng pháp lý Các văn bản quản lý, đặc biệt là các văn bản quy phạm pháp luật ghi lại các quy phạm pháp luật, các quan hệ về mặt 146 Truòng Đại học Kinh tế Quốc dân
  8. Chương VI: Tổ chúc giải quyết và quản lỷ văn bản pháp luật tổn tại trong xã hội ở mỗi thời kỳ. Đó là cơ sở pháp lý để điều chỉnh các quan hệ xã hội. Văn bản quản lý là sản phẩm của sự vận dụng các quy phạm pháp luật vào đời sống thực tế, vào quản lý nhà nước và quản lý xã hội. Chức năng pháp lý được gắn liền với mục đích ban hành của từng loại văn bản. Ngoài ra, việc truyền đạt các quy phạm pháp luật, các chủ trương chính sách trong các cơ quan đều được thực hiện chủ yếu thông qua các văn bản quản lý. c. Chức năng quản lý Chức năng này xuất hiện khi văn bản được sử dụng để thu thập truyền đạt thông tin. Văn bản được hình thành tức là quá trình ra quyết định, truyền đạt lại để tổ chức thực hiện quyết định. Văn bản là công cụ không thể thiếu được trong tổ chức điều hành công việc của các cơ quan, đơn vị. Văn bản là công cụ để xác định lề lối, các nguyên tắc làm việc, xác định mối quan hệ giữa các cơ quan trong hệ thống quản lý nhà nước và quản lý kinh tế. d. Chức năng văn hoá Văn bản quản lý là sản phẩm sáng tạo của con người được hình thành trong quá trình lao động. Văn bản giúp con người ghi chép, lưu giữ và truyền bá các truyền thống văn hoá qua các thời kỳ, các thế hệ khác nhau. Bên cạnh đó ta có thể tìm thấy ở văn bản quản lý những định chế cơ bản của nếp sống, của nền văn hoá trong từng thời Trưòng Đợi học Kinh tế Quốc dân 147
  9. GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG kỳ lịch sử khác nhau của sự phát triển xã hội, của mổi quốc gia, mỗi vùng, mỗi địa phương khác nhau. e. Chức năng x ã hội Văn bản quản lý thể hiện cách thức đề cập, giải quyết những vấn đề xã hội khác nhau trong phạm vi, thời điểm cụ thể. Các văn bản ban hành chuẩn xác sẽ có tác dụng tích cực trong việc xây dựng và giữ gìn các định chế xã hội, phù hợp với nhu cầu của sự tiến bộ chung. Do vậy, có thể nói văn bản quản lý góp phần thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển của xã hội ở mỗi giai đoạn khác nhau. n. T ổ CHỨC GIẢI QUYẾT VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1. Ý nghĩa của công tác giải quyết, quản lý văn bản Giải quyết và quản lý văn bản là một công việc diễn ra hàng ngày hàng giờ ở các cơ quan, đơn vị. Trong văn phòng, công tác này thường chiếm phần lớn thòi gian hoạt động của văn phòng. Nó là mạch máu thông tin bảo đảm quan hệ giữa các cơ quan vói nhau và giữa các cơ quan vói nhân dân. Có thể nêu một số ý nghĩa của công tác giải quyết quản lý văn bản như sau: - Bảo đảm cung cấp kịp thòi, đầy đủ chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho công tác lãnh đạo của Đảng, quản lý của Nhà nước, của các tổ chức, cơ quan, đơn vị. - Giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác có chất luợng, đúng đường lối chính sách, chế độ. 148 Trường Đại học Kình tế Quốc dân
  10. Chương VI: Tổ chức giải quyết vả quản lý văn bản - Lưu giữ những hồ sơ, tài liệu có giá trị về mọi lĩnh vực để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết các công việc trước mắt và lâu dài. - Lưu giữ lại những tài liệu, chứng cứ phục vụ cho các cơ quan thanh ira, kiểm tra khi cần thiết nhằm chứng minh cho hoạt động của cơ quan đó có hợp pháp hay không. Đây là những bằng chứng chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thật nhất. 2. Nguyên tắc giải quyết, quản lý văn bản - Để quản lý tập trung thống nhất công việc trong cơ quan, tất cả mọi văn bản đi - đến cơ quan bằng các con đường khác nhau đều phải chuyển qua văn thư đăng ký vào sổ và làm các thủ tục cần thiết. - Việc gửi văn bản giữa các cấp, ngành trong bộ máy Nhà nước phải theo đúng hệ thống tổ chức. Văn bản của cơ quan cấp trên gửi xuống cấp dưới trực tiếp và văn bản của cơ quan cấp dưới gửi cho cơ quan cấp trên trực tiếp, không được gửi văn bản vượt cấp (trừ trường họp đặc biệt). - Việc tiếp nhộn, gửi văn bản có những vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan của nhà nước thì phải thực hiện đúng chế độ giữ gìn bí mật nhà nước được quy định trong Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nưóc côna bố ngày 8/11/1991; Nghị định số 84-HĐBT ngày 9/3/1992 của Hội đổng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành "Quy chế Bảo vệ bí mật Nhà nước" và Thông tư số 06 TT- BNV ngày 28/8/1992 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện Nghị định của Hội đồng Bộ trưởng về bảo vệ bí mật Nhà nước. Trưòng Đại học Kinh tế Quốc dân 149
  11. GIÁO TRÌNH QUÀN TRỊ VÀN PHÒNG 3. TỔ chức giai quyết văn bản đến Tất cả các tài liệu thư từ mà cơ quan nhận được từ bér. ngoài bằng các nsuồn khác nhau đều được gọi là văn bàn đér. (hay còn gọi là cõng văn đến) Việc giãi quvết vãn bản đến phi đăm bảo các nguyẻn tắc néu trẽn và ruản thú theo quv trình sau: Bước 1: Nhận vãn bàn đến Mọi văn bản đến cơ quan bẳn£ các phươns tiện khác nhai đêu phải chuyển qua bộ phận văn thư tiếp nhặn. Khá riếp nhị: văn bản đến nhán viên văn thư phải thực hiện: - Lướt qua một lượt nsoài bì để xác đinh xem các vãn bào đến có gừi đúns địa chi khỏns. nếu khỏns đúns thì trả lại. - Kiểm ưa xem các bì Năn bản có neuvẻn vẹn khỏnE1 Nếu đì2\ khóng nguyên vẹn thì phải lập biên ban ĩrưcc người đưa văn bàn. - Thực hiện các thủ tục d a o nhặn. Bước 2 : Sơ bộ phán loại văn bán Sơ bộ phản loại văn bân để ĩạo điều kiện thực hiện các kháu tiếp theo cùa quv trình giải quvết vãn bản đến. Các văn bàn đến sơ bộ được phản làm các loại: - Loại không cần bóc bì. khỏng cán vào sổ đãng kv: gổtn thư riéng gùi cho cá nhản, sách báo. tài liệu tham khảo. - Loại phải bóc bì, vào sổ đảng kv: £ồm nhữn£ vãn bảr. ngoài bì đề tén cơ quan, khóng có dấu mặt. - Loại khỏns bóc bì nhưns phải vào sổ đảns ký: gồm vãn ban £hi rõ tên nsười nhặn. \ ăn bản mật, vãn bản gửi cho đãns uv và các đoàn thể ưons cơ quan (Đoàn thanh mẻn. cóns đoàn). 150 ĩruòng Đ ại học Kinh tế Quốc dân
  12. Chuông VI: Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản Bước 3.ẳBốc bì văn bản Việc bóc bì văn bản cần được thực hiện: - Những văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn cần được bóc trước. - Khi bóc bì cần tránh làm rách công văn bên trong, làm mất địa chỉ nơi gửi, mất dấu bưu điện. - Khi lấy văn bản ra cần rà soát lại xem có sót văn bản không, đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì vófi số ký hiệu ghi trong văn bản xem có khóp không? Nếu có sai sót phải báo cáo cán bộ phụ trách biết và hỏi lại nơi gửi. - Các văn bản không đúng thể thức phải trả lại nơi gửi để thực hiện đúng quy định. - Đối với văn bản thuộc các loại: Đơn thư khiếu tố, nặc danh hoặc cần phải kiểm tra cần giữ lại phong bì đính kèm theo văn bản để làm bằng chứng. - Trường hợp văn bản có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ phải ký xác nhận đóng dấu vào phiếu gửi rồi trả lại phiếu cho cơ quan gửi. Bước 4: Đóng dấu "đến" vào văn bản Mục đích bước này là để xác nhận văn bản đã qua văn thư và biết được văn bản đến cơ quan ngày nào. Dấu đến đóng vào khoảng trống dưới số, ký hiệu hoặc dưới trích yếu nội dung văn bản hoặc khoảng trống giữa tác giả và quốc hiệu. Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 151
  13. GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG issssssssas Bước 5: Trình chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) cho ý kiến về việc phân phối giải quyết văn bản đó. Đối với các cơ quan có nhiều phòng ban, có số lượng vãn bản đến nhiều, văn thư cần dựa vào chức năng của từng đơn vị và nội dung của văn bản để sơ bộ phân loại trước khi trình Chánh văn phòng (Trưởng phòng hành chính). Khi Chánh văn phòng (Trưởng phòng hành chính) xem xong ghi ý kiến vào lề, nhân viên văn thư phải lấy lại văn bản để đăng ký vào sổ "văn bản đến" và chuyển cho các đơn vị, cán bộ trong cơ quan. Bước 6: Đăng kỷ văn bản đến Đăng ký (vào sổ) là khâu quan trọng của quy trình giải quyết quản lý văn bản đến. Thực chất là ghi lại các thông tin cần thiết của văn bản nhằm nắm được số lượng, nội dung và đối tượng giải quyết văn bản để bất kỳ lúc nào cũng biết được văn bản đó nằm ở đâu, do bộ phận nào giải quyết. Văn bản đến ngày nào thì được đăng ký và chuyển ngay ngày hôm đó. Có ba hình thức đăng ký văn bản đến: Đăng ký bằng sổ, đăng ký bằng thẻ, đăng ký bằng máy vi tính. Với hình thức đăng ký văn bản bằng sổ: Tuỳ thuộc vào số lượng văn bản của cơ quan nhiều hay ít mà dùng một hay nhiều sổ đăng ký văn bản. Ví dụ: Đối với các cơ quan lớn , có nhiều loại văn bản có thể dùng các sổ đăng ký văn bản: - Văn bản mật. - Văn bản cấp trên gửi xuống. 152 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
  14. Chương VI: Tổ chúc giải quyết và quản lỷ văn bản - Văn bản các cơ quan đơn vị trực thuộc, cấp dưói gửi lên. - Văn bản thuộc loại thư đơn khiếu tố. Dưới đây là một số mẫu sổ đăng ký văn bản gửi đến: a. M ẫu sổ đăng ký văn bản thông thường', sổ đăng ký văn bản đến thông thường có cấu tạo như sau: Sô' Ngày Nơi Số, Ngày Tên loại Lưu Nơi Ký Ghi đến đến gửi ký hiệu tháng trích yếu hồ nhận hiệu chú văn vãn bản vãn nội dung sơ bản bản vân bản 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 b. M ẩu sổ đãng ký văn bản m ật: sổ đăng ký văn bản đến mật có cấu tạo như sau: Số Ngày Nơi SỐ, Ngày Tên loại Mức Lưu Nơi Ký Ghi đến đến gửi ký hiệu tháng trích yếu độ hó nhận hiệu chú văn văn văn nội dung mật sơ bản bản bản văn bản 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Việc đăng ký văn bản "mật" cần được tiến hành theo hai trường hợp: - Trường hợp 1: Nhân viên văn thư được uỷ quyền bóc bì văn bản "mật" thì nhân viên văn thư trực tiếp ghi các thông tin vào các cột của sổ đăng ký văn bản mật. Trưòng Đại học Kinh tế Quốc dân 153
  15. GIÁO TR 9M QUẢN TRỊ VÄH PHÒNG - Trườne hợp 2: Vãn bàn "mật” khỏng giao cho nhàn viên vãn thư bóc bì thì nhản viên văn thư chi ghi: + Cột 1 đến cột 5: Ghi như các nội dung của văn bản thường. + Cột 6: Ghi "Tài liệu mật”. + Cột 9: Ghi tên người nhận văn bản mật. Các cột còn lại do người được phân công bóc bì ghi và quàn lý cả sổ đãns ký văn bàn mật. c. M ấu sổ đáng ký th ư và đơn khiếu tố Việc theo dõi. giải quyết đơn thư khiếu tố ờ các cơ quan có thể khác nhau. Dù phản cóng cho bộ phận nào phụ trách thì công việc nàv cũng cần phải có sổ đảng ký theo dõi cho đến khi đơn thư khiếu tố được d ả i quyết (có thể đãns ký ở văn thư hoặc ờ nơi trực tiếp riải quyết). Thư đơn khiếu tố sau khi bóc bì cũng phải đóng dáu "đến'' và đảns ký vào sổ theo mẫu sau: 5c Ngảy Ná Sc Ngày TỀr 'ca Nd nhận Lưu Ná Ký Gn 5=r 5ễr 3Lắ '
  16. Chuông VI: Tổ chúc giải quyết và quản lý văn bản Tên cơ quan cấp trên trực tiếp: Tên cơ quan:.............................. Năm:........................................... SỔ ĐÃNG KÝ VÃN BẢN ĐẾN Từ số: Đến số:.... Từ ngày:.. Đến ngày: Quyển số: * Ghi chú: Nếu là sổ đăng ký thư đơn khiếu tố thì ghi ở ngoài bìa là "Sổ đăng ký thư đơn khiếu tố". Bước 7: Chuyển giao văn bản "đến": Sau khi đăng ký xong, văn bản phải được chuyển giao đến tận tay người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết, không nhờ người khác cầm hộ. - Việc chuyển giao văn bản phải nhanh chóng, chính xác, bảo đảm bí mật. - Ưu tiên chuyển giao những văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn. - Trường hợp số liệu văn bản đến cơ quan muộn, số lượng nhiều, chưa kịp giải quyết phải để đến ngày hôm sau thì nhân viên văn thư phải báo cáo với cán bộ phụ trách và cất giữ cẩn thận. - Trường hợp văn bản có liên quan đến một số người hoặc một số bộ phận cùng giải quyết thì có thể thực hiện bằng cách: Truòng Đại học Kinh tế Quốc dân 155
  17. GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Chuyển lần lượt cho từng người (bộ phận) hoặc nhận văn bản gửi cho tất cả mọi người, mọi bộ phận có liên quan. - Việc chuyển văn bản "đến" cho các cá nhân, bộ phận phải ký xác nhận giữa nhân viên văn thư và người (bộ phận) nhận văn bản. Công việc này được thực hiện theo hai trường hợp: + Nếu các đơn vị ở trong cùng khu vực cơ quan và số lượng văn bản ít thì người nhận văn bản ký vào sổ đăng ký văn bản (cột 9 hoặc cột 10 của sổ đăng ký văn bản). + Nếu các đơn vị ở cách xa cơ quan thì phải vào sổ "chuyển văn bản đến", sổ này có mẫu như sau: Ngày tháng S ố, Số lượng Đcn vị Ký chuyển ký hiệu văn bản hoãc số hoặc nhân văn bản văn bản lượng bi người nhân 1 2 3 4 5 Bước 8: Giải quyết vả theo dõi việc giải quyết văn bản - Trong số văn bản gửi đến hàng ngày cho cơ quan, có những văn bản phải được giải quyết kịp thời theo yêu cầu của nơi gửi. Trong thời gian này, văn bản được lưu lại và được bảo quan trong "Hồ sơ công việc" của người thừa hành. - Khi văn bản đã được giải quyết xong, nếu có yêu cầu trả lời bằng văn bản thì người thừa hành phải soạn thảo vãn bản ưả lời. - Trường hợp những văn bản cần theo dõi, nhân viên vãn thư đánh dấu vào cột ghi chú ở sổ đăng ký văn bản đến để nhắc nhở, giải quyết. 156 Trường Đại học Kỉnh tế Quốc dân
  18. Chương VI: Tổ chúc giải quyết và quản lý vân bản 3. Tổ chức, giải quyết văn bản "đi" Mọi công văn, tài liệu thư từ do cơ quan gửi đi gọi là "văn bản đi". Mọi văn bản lấy danh nghĩa cơ quan để gửi ra ngoài nhất thiết phải qua bộ phận văn thư cơ quan để đăng ký, đóng dấu và làm thủ tục gửi đi. Các văn bản do các bộ phận chuyên môn (hoặc các cá nhân) soạn thảo thông qua ở cấp có thẩm quyền sẽ được giải quyết theo quy trình sau: Bước 1: Kiểm tra th ể thức văn bản Mọi văn bản trước khi vào sổ gửi đi đều phải được kiểm tra lại thể thức nhằm bảo đảm chất lượng của văn bản. - Trước hết kiểm tra xem văn bản đó có hợp lệ không, tức là kiểm tra xem các khâu của quá trình soạn thảo văn bản (từ viết bản thảo, duyệt bản thảo, đánh máy, sao in, ký văn bản) đã được thực hiện đúng quy trình chưa. - Kiểm tra thể thức văn bản: Xem các thành phần của văn bản đã đầy đủ chưa, nếu còn thiếu sót thì yêu cầu bộ phận, cán bộ thảo văn bản đó sửa lại. Sau khi kiểm tra xong, nếu văn bản chưa có chữ ký của thủ trưởng, văn thư phải xin chữ ký đóng dấu cơ quan, vào sổ đăng ký gửi đi. Bước 2.ỆVào sổ đăng ký văn bản "đi" Việc vào sổ đăng ký văn bản “đi” là nhằm quản lý toàn bộ số công văn của cơ quan gửi đến cơ quan khác, cung cấp những thông tin thống kê về công văn “đi” của cơ quan, phục vụ cho công tác quản lý điều hành cơ quan. Có thể đăng ký văn bản “đi” bằng sổ, máy vi tính. Tuỳ theo số lượng văn bản gửi đi của cơ quan nhiều hay ít mà dùng số Trưòng Đại học Kỉnh tế Quốc dân
  19. GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG lượng sổ đăng ký cho phù hợp, song các nội dung chính cần phải ghi theo mẫu: MẪU ĐẢNG KÝ VĂ N BẢN “ĐI” Số và Ngày Tên loại và trích Nơi Đơn vị hoặc Ghi ký hiệu tháng yếu nội dung nhận người nhận chú văn bản văn bản văn bản bản lưu 1 2 3 4 5 6 Bước 3: Bao gói văn bản gửi đi Để việc gửi văn bản không bị nhầm lẫn, nhân viên văn thư cần căn cứ vào những nơi mà cơ quan thường xuyên có quan hệ gưi văn bản từ đó thành lập các cặp đựng tài liệu để chia văn bản thành từng nhóm cơ quan. Mỗi cơ quan đơn vị nhận văn bản được chia thành 1 ngăn, ghi tên cố định lên đầu hoặc mép bìa cho dễ nhìn. Làm thủ tục đăng ký xong, nhân viên văn thư chia văn bản gửi cho các nơi vào từng ô kèm theo một phong bì sau đó văn thư mới bắt đầu cho văn bản vào bì và viết bì. Bì đựng văn bản có thể dùng nhiều loại vói kích thước khác nhau (theo quy định của bưu điện) song phải làm bằng giấy dầy, bền. Viết bì gửi văn bản phải ghi đầy đủ các thông tin mẫu sau: MẪU GHI BÌ VĂN BẢN G ử “Đ I” Tên cơ quan; Số và ký hiệu văn bản Tem Kính gửi: (tên, địa chỉ nơi nhận) 158 Truồng Đợi học Kinh tế Quốc dân
  20. Chương VI: Tể chúc giải quyết và quản lý văn bản Bước 4: Chuyển văn bản Văn bản gửi đi phải được gửi ngay trong ngày đăng ký văn bản, có thể gửi qua bưu điện hoặc do văn thư mang đến tận địa chỉ nơi nhận. Dù chuyển bằng cách nào thì cũng đều phải vào sổ chuyển giao văn bản theo mẫu sau: MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN Ngày tháng gửi Số và ký hiệu Số lượng bì Nơi nhận Ký nhận và văn bản văn bản văn bản văn bản đóng dấu 1 2 3 4 5 Những văn bản quan trọng và văn bản mật ( dù chuyển ra ngoài hay nội bộ cơ quan) cần kèm theo phiếu gửi để tiện kiểm tra theo dõi. Phiếu gửi văn bản được in sẵn từng quyển theo mẫu sau: MẪU PHIẾU GỦĨ VÃN BẢN Tên cơ quan Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Số: PG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc PHIẾU GỬI Kính g ử i: Nội dung: Người nhận ký: Trưòng Đại học Kinh ỉế Quốc dôn 159
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

CMO.03: Bộ Tài Liệu Hệ Thống Quản Trị Marketing Thương Hiệu
385 tài liệu
1276 lượt tải
THÔNG TIN
TRỢ GIÚP
HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG
Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2022-2032 TaiLieu.VN. All rights reserved.

 

Đồng bộ tài khoản
4=>1