Giáo trình Soạn thảo văn bản (Ngành: Kế toán doanh nghiệp - Cao đẳng) - Trường Cao đẳng nghề Ninh Thuận

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:65

Thêm vào BST

Báo xấu

7
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình "Soạn thảo văn bản (Ngành: Kế toán doanh nghiệp - Cao đẳng)" được biên soạn với mục tiêu nhằm giúp sinh viên nắm được các kiến thức về: Những vấn đề chung về văn bản; Văn bản Quy phạm pháp luật; Văn bản Hành chính. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Soạn thảo văn bản (Ngành: Kế toán doanh nghiệp - Cao đẳng) - Trường Cao đẳng nghề Ninh Thuận

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NINH THUẬN TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ NINH THUẬN --------- GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: SOẠN THẢO VĂN BẢN NGHỀ: KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Ban hành theo Quyết định số: QĐ/CĐN ngày …tháng …năm của hiệu trưởng trường Cao đẳng nghề Ninh Thuận Ninh Thuận, năm 2019 0
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. 1
LỜI GIỚI THIỆU Môn học Soạn thảo văn bản là môn học cơ sở của nghề kế toán doanh nghiệp. Soạn thảo văn bản là một một môn học mang lại nội dung và ý nghĩa trọn vẹn của văn bản. Trong lịch nhận loại, quản lý được thực hiện không chỉ qua truyền khẩu mà còn thông qua phương tiện ngôn ngữ mà hình thức nhật là văn bản. Từ khi nhà nước xuất hiện thì văn bản được sử dụng như một công cụ quản lý và điều hành xã hội. Lúc này văn bản thể hiện ý chí và quyền lực của giai cấp thống trị. Thật vậy, dù là sơ khai, nhà nước cũng vẫn phải ghi lại những hoat động, truyền đạt các mệnh lệnh, liên hệ từ trên xuồng dưới hay yêu cầu báo cáo từ dưới lên trên hay giữa quốc gia này với quốc gia khác. Và toàn bộ những việc đó được thực hiện thông qua phương tiện chính là văn bản. Để phục vụ việc giảng dạy và học tập trong nhà trường và nhu cầu nghiên cứu của cán bộ kế toán các doanh nghiệp. Khoa Kinh Tế Tổng Hợp, trường cao đẳng Nghề Ninh Thuận đã triển khai biên soạn cuốn “Giáo trình Soạn thảo văn bản”. Nội dung của giáo trình “Soạn thảo văn bản” được xây dựng trên cở sở kế thừa những nội dung đã được giảng dạy ở các cơ sở giáo dục nghề nghiệp kết hợp với các nội dung mới để đáp ứng được yêu cầu học nghề thực tế tại các địa phương, nhằm mang lại hiệu quả cao nhất cho người dạy và học trong quá trình đào tạo nghề. Giáo trình được biên soạn với nội dung ngắn gọn, rõ ràng, sát với thực tế và điều chỉnh theo đúng quy định nhà trường. Trong suốt quá trình xây dựng giáo trình “Soạn thảo văn bản” tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của bộ môn Kế Toán. Bên cạnh đó tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến Ban Giám Hiệu, Khoa Kinh Tế Tổng Hợp và các phòng ban đã hỗ trợ tôi trong thời gian qua.. Chân thành cảm ơn! Ninh Thuận, ngày tháng năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên Nguyễn Đình Phong 2
MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU .............................................................................................................................. 2 CHƯƠNG TRÌNH MÔN HỌC......................................................................................................... 4 Chương 1: Những vấn đề chung về văn bản .................................................................................... 7 1 Khái niệm, chức năng của văn bản ......................................................................................... 7 1.1 Khái niệm văn bản là một tài liệu phương tiện ghi tin........................................................ 7 1.2 Phân loại văn bản: .............................................................................................................. 8 1.3. Những yêu cầu vể soạn thảo văn bản: ............................................................................. 10 2. Quy trình soạn thảo văn bản ................................................................................................ 10 Chương 2:.......................................................................................................................................... 33 Văn bản Quy phạm pháp luật ......................................................................................................... 33 1.Khái niệm đặc trưng văn bản vi phạm pháp luật. .............................................................. 33 1.1Khái niệm: .......................................................................................................................... 33 1.2.Đặc trưng .......................................................................................................................... 34 2. Những yêu cầu về nội dung và hình thức của văn bản pháp quy ..................................... 35 2.1 Về nội dung : ..................................................................................................................... 35 2.2. Về hình thức : ................................................................................................................... 35 3. Một số văn bản Quy phạm pháp luật thông dụng.............................................................. 35 3.1. Nghị quyết ........................................................................................................................ 35 3.2. Nghị định .......................................................................................................................... 38 3.3. Quyết định ........................................................................................................................ 39 3.4. Chỉ thị ............................................................................................................................... 44 3.5. Thông tư ........................................................................................................................... 45 Chương 3: Văn bản Hành chính ..................................................................................................... 48 1.Khái niệm văn bản hành chính: ............................................................................................ 48 2. Nguyên tắc soan thảo văn bản.............................................................................................. 49 2.1. Chú ý tới sự đơn giản, tập trung vào trọng tâm ............................................................... 49 2.2. Chọn phông chữ phù hợp với ngữ cảnh ........................................................................... 50 2.3. Sử dụng phông chữ, kích thước và màu sắc đúng tiêu chuẩn .......................................... 50 2.4. Chọn kích thước và căn lề theo đúng chuẩn .................................................................... 51 3. Yêu cầu chung về kĩ thuật soạn thảo văn bản .................................................................... 51 3.1. Yêu cầu chung về nội dung văn bản ................................................................................. 51 3.2. Yêu cầu về ngôn ngữ văn bản........................................................................................... 55 3.3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ........................................................... 58 4. Công dụng và kỹ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính thông dụng .................... 61 4.1 Công văn ........................................................................................................................... 61 4.2. Quyết định ........................................................................................................................ 61 4.3. Tờ trình ............................................................................................................................. 61 4.4. Báo cáo............................................................................................................................. 62 4.5. Biên bản............................................................................................................................ 62 4.6.Hợp đồng lao đồng ............................................................................................................ 62 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................................... 64 3
CHƯƠNG TRÌNH MÔN HỌC Tên môn học: Soạn thảo văn thảo Mã môn học: MH 12 Thời gian thực hiện môn học: 45 giờ; (Lý thuyết: 30 giờ; Thực hành, thảo luận, bài tập: 13 giờ; Kiểm tra 2 giờ) I. Vị trí, tính chất của môn học: - Vị trí: Là môn học cơ sở của nghề Kế toán doanh nghiệp, được bố trí giảng dạy đồng thời với các môn cơ sở của nghề. - Tính chất: Soạn thảo văn bản là môn học buộc nhằm giúp sinh viên sau khi tốt nghiệp soạn thảo được các loại văn bản liên quan đến nghề như: công văn, tờ trình, quyết định, hợp đồng lao động, ... II. Mục tiêu môn học: - Về kiến thức: + Phân biệt được các loại văn bản: văn bản pháp qui, văn bản hành chính; + Xác định được hình thức, nội dung và quy trình soạn thảo văn bản; + Liên hệ với thực tiễn vận dụng kiến thức đã học soạn thảo một số văn bản pháp qui, văn bản hành chính thông dụng. - Về kỹ năng: + Phân loại được các loại văn bản; + Thực hiện được phương pháp, kỹ thuật soạn thảo các loại văn bản thông dụng: công văn, tờ trình, quyết định, hợp động lao động, các đơn từ khác. - Về thái độ: + Tuân thủ các quy trình soạn thảo văn bản cả về hình thức và nội dung văn bản; + Có phẩm chất đạo đức lương tâm nghề nghiệp, có tinh thần làm việc hợp tác, có thái độ làm việc tích cực, chủ động, sáng tạo, trung thực, niềm nở và gần gũi với mọi người. III. Nội dung môn học: 4
1. Nội dung tổng quát và phân bổ thời gian: Thời gian (giờ) S Thực ố hành, Kiểm Tên chương, mục Tổng Lý T thảo tra T số thuyết luận, bài tập 1 Những vấn đề chung về văn 9 6 3 bản 1. Khái niệm, chức năng của 1 1 văn bản 2. Phân loại văn bản 2 1 1 3. Những yêu cầu về soạn thảo 3 2 1 văn bản 4. Qui trình soạn thảo văn bản 3 2 1 2 Văn bản Quy phạm pháp 16 10 5 1 luật 1. Khái niệm và đặc trưng của 3 2 1 Văn bản quy phạm pháp luật 2. Những yêu cầu về nội dung 6 4 2 và hình thức của văn bản quy phạm pháp luật 3. Một số văn bản Quy phạm 7 4 2 1 pháp luật thông dụng 3 Văn bản Hành chính 20 14 5 1 5
1. Khái niệm và đặc điểm của 1 1 văn bản hành chính 2. Nguyên tắc soạn thảo văn 3 2 1 bản hành chính 3. Những yêu cầu khi soạn 8 6 2 thảo văn bản hành chính 4. Công dụng và kỹ thuật soạn 8 5 2 1 thảo một số văn bản hành chính thông dụng Cộng 45 30 13 2 6
Chương 1: Những vấn đề chung về văn bản Mã tên chương: MH 12-01 Giới thiệu: Văn bản là hình thức thể hiện và truyền đạt (bằng ngôn ngữ viết) ý chí cá nhân hay tổ chức tới các cá nhân hay tổ chức khác nhằm mục đích thông báo hay đòi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực hiện những hành vi nhất định, đáp ứng yêu cầu của người hay tổ chức soạn thảo. Trong quản lý, giao dịch và kinh doanh, văn bản là phương tiện hết sức quan trọng để điều hành mọi hoạt động của cơ quan. Trên thực tế, người lãnh đạo ở bắt cứ cấp nào cũng là người chịu trách nhiệm chủ yếu về các hoạt động của lĩnh vực hay cơ quan mà minh phụ trách trên cơ sở của những chức trách và thẩm quyền được giao. Như vậy cùng một lúc họ vừa phải thu nhận mọi thông tin của cấp trên, cấp dưới, của đối tác; Vừa phải có trách nhiệm báo cáo chuyển thông tin của minh đến các cấp, các ngành và đến các đối tác; nghĩa là phải trao đổi thông tin, mà việc trao đổi đó chủ yếu được thực hiện thông qua hệ thống văn bản. ? Chương 1 “ Những vấn đề chung về văn bản” sẽ cung cấp cho chúng ta vấn đề này. Mục tiêu: - Hiểu vai trò, chức năng của văn bản và hệ thống văn bản; - Xác dịnh hình thức nội dung, quy trình soạn thảo văn bản; - Phân loại hệ thống văn bản; - Trình bày các thành phần văn bản theo đúng thể thức và kỹ thuật; - Tuân thủ quy trình soạn thảo văn bản cả về hình thức và nội dung của văn bản theo pháp luật. Nội dung: 1 Khái niệm, chức năng của văn bản 1.1 Khái niệm văn bản là một tài liệu phương tiện ghi tin -Văn bản là truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay một loại kí hiệu nhất định. Văn bản xuất hiện trong đời sống xã hội tùy từng điều kiện mà soạn thảo từng văn bản khác nhau. - Văn bản là sản phẩm của hoạt động ngôn ngữ bằng chữ viết hay nói cách khác là văn bản mã hóa sang chữ viết. 7
Văn bản là một loại hình phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng ký hiệu gọi là chữ viết. Nó gồm tập hợp các câu có tính trọn vẹn về nội dung, hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định. Hay nói khác đi, văn bản là một dạng sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ được thể hiện ở dạng viết trên một chất liệu nào đó (giấy, bia đá,…). Văn bản bao gồm các tài liệu, tư liệu, giấy tờ có giá trị pháp lý nhất định, được sử dụng trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, chính trị – xã hội, các tổ chức kinh tế… như: các văn bản pháp luật, các công văn, tài liệu, giấy tờ. 1.2 Phân loại văn bản: Việc phân loại văn bản là rất quan trọng, nó sẽ giúp người đọc có thể chọn được những loại văn bản đúng chủ để và phù hợp. Tuy nhiên, như đã nối ở trên, văn bản là một khái niệm mang tính chung chung và rất đa dạng về thể loại. Dưới đây liệt kê những loại văn bản phổ biến nhất, được sử dụng nhiều nhất trong đời sống hàng ngày như sau: - Văn bản hành chính: Văn bản hành chính là một trong những loại văn bản được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, đây là văn bản mang tính thông tin quy phạm nhà nước, giải quyết những vụ việc trong quá trình quản lý nhà nước. Văn bản hành chính được chia thành hai loại chính là văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường. +Hành chính tức là điều hành công việc của các cơ quan đó: là công cụ hỗ trợ văn bản hành chính. Trong đó văn bản hành chính cá biệt là những văn bản thể hiện quyết định, chỉ thị của cơ quan nhà nước (Quyết định nâng lương, quyết định khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức,…). Còn văn bản thông thường là những văn bản mang tính chất thông tin, nhằm điều hành, thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dung để giải quyết những công việc cụ thể, phản ánh tình hình, trao đổi công việc,… (Thông báo, cồn văn, báo cáo, phiếu gửi, phiếu trình,…) – Văn bản quy phạm pháp luật 8
Văn bản quy phạm pháp luật là loại văn bản được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành dựa theo trình tự, thủ tục do pháp luật quy định nhằm quản lý, điều chỉnh các mối quan hệ phát sinh trong xã hội dưới nhiều lĩnh vực khác nhau. Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản được ban hành dựa trên ý chí của nhà nước, buộc tất cả mọi cá nhân, tổ chức trong xã hội phải tuân thủ và chấp hành và được đảm bảo bằng quyền lực nhà nước. Văn bản quy phạm pháp luật được chia thành hai loại là Văn bản luật và văn bản dưới luật. Trong đó, văn bản luật là loại văn bản mang tính quyền lực cao nhất bởi nó là loại văn bản mang tính quy định chung, phạm vi áp dụng lớn và tất cả những văn bản dưới luật ban hành không được phép trái với quy định của những văn bản này. + Là văn bản của cơ quan nhà nước dùng để ghi chép truyền đạt các quyết định quản lý theo đúng thể thức thủ tục trình tự thẩm quyền. – Hợp đồng Hợp đồng là một loại văn bản thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên về một công việc xác lập, thay đổi hay chấm dứt một công việc, nghĩa nào đó liên quan đến hoạt động kinh doanh, mua bán,… – Hóa đơn Hóa đơn là một loại văn bản được sử dụng hàng ngày trong hoạt động kinh doanh, mua bán hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn được người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật. – Chứng chỉ, văn bằng Văn bằng, chứng chỉ là một loại văn bản chứng nhận của hệ thống giáo dục quốc dân được cấp cho người học sau khi tốt nghiệp một cấp học hoặc một trình độ đào tạo; chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân được cấp cho người học sau khi được hoàn thành một khóa hoặc một chương trình đào tạo, bồi dưỡng nâng cao học vấn, nghề nghiệp. 9
Kết luận: Văn bản là hình thức không thể thiếu hiện nay. Việc nội dung của các văn bản có những gì và hình thức ra sao thì sẽ tùy từng tính chất văn bản. 1.3. Những yêu cầu vể soạn thảo văn bản: a. Để đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng và có chất lượng là phải nắm vững nội dung của vấn đề cần văn bản hoá. b. Các thông tin được sử dụng đưa vào văn bản phải cụ thể và đảm bảo chính xác. Không nên viết văn bản với những thông tin chung và lặp lại từ các văn bản khác. c. Đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng thể thức. Thể thức được nói ở đây là toàn bộ các thành phần cấu tạo nên văn bản. Chúng đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và được sử dụng thuận lợi trước mắt cũng như lâu dài trong hoạt động quản lý của các cơ quan. Một văn bản đầy đủ các thể thức yêu cầu phải có các thành phần: quốc hiệu; địa điểm, ngày, tháng ban hành văn bản; tên cơ quan, đơn vị ban hành; số và ký hiệu; tên loại và trích yếu nội dung; nội dung; chữ ký của người có thẩm quyền; con dấu hợp thức của cơ quan; địa điểm nơi văn bản được gửi đến (nơi nhận), v.v... d. Sử dụng các thuật ngữ và văn phong thích hợp. Nếu thụât ngữ và văn phong không được lựa chọn thích hợp cho từng loại văn bản khi soạn thảo thì việc truyền đạt thông tin qua văn bản sẽ thiếu chính xác. Điều đó tất nhiên sẽ ảnh hưởng đến nội dung văn bản. đ. Văn bản phải thích hợp với mục đích sử dụng. Ví dụ, không dùng chỉ thị thay cho thông báo và ngược lại. Yêu cầu này đòi hỏi phải có sự phân biệt rõ ràng các loại văn bản trước khi lựa chọn. 2. Quy trình soạn thảo văn bản THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau: - Quốc hiệu; - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; - Số ký hiệu của văn bản; - Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; - Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; - Nội dung văn bản; 10
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; - Dấu của cơ quan, tổ chức; - Nơi nhận; - Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật). Đối với công văn, ngoài các thành phần nêu trên, có thể bổ sung ñịa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư ñiện tử (E-mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website) và biểu tượng (logo) của cơ quan, tổ chức. Đối với công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công không bắt buộc phải có tất cả các thành phần thể thức trên và có thể bổ sung ñịa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư ñiện tử (E- mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; ñịa chỉ Trang thông tin ñiện tử (Website) và biểu tượng (logo) của cơ quan, tổ chức. Thông tư 01/2001/TT-BNV ngày 19/01/2001 thông tư của Bộ nội vụ 1. Quốc hiệu 1.1. Thể thức Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”. 1.2. Kỹ thuật trình bày Quốc hiệu ñược trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải. Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” ñược trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 ñến 13, kiểu chữ ñứng, ñậm; Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 ñến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có ñường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 11
Hai dòng chữ trên ñược trình bày cách nhau dòng ñơn. 2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 2.1. Thể thức Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội; Hội ñồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội ñồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập ñoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ quản. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (ñối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. a) Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc ñược viết tắt theo quy ñịnh tại văn bản thành lập, quy ñịnh chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt ñộng hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ: BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TỈNH ỦY BAN NHÂN DÂN NGHỆ AN TỈNH THÁI NGUYÊN b) Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội ñồng nhân dân (HðND), Việt Nam (VN), ví dụ: UBND TỈNH QUẢNG BÌNH VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN SỞ NỘI VỤ VIỆN DÂN TỘC HỌC 12
2.2. Kỹ thuật trình bày Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản ñược trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái. Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ñược trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ ñứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, ñược ñặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có ñường kẻ ngang, nét liền, có ñộ dài bằng từ 1/3 ñến 1/2 ñộ dài của dòng chữ và ñặt cân ñối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ: BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC _ Các dòng chữ trên ñược trình bày cách nhau dòng ñơn. 3. Số, ký hiệu của văn bản 3.1. Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật phải thể hiện rõ số thứ tự, năm ban hành, loại văn bản, cơ quan ban hành văn bản. Việc ñánh số thứ tự của văn bản quy phạm pháp luật phải theo từng loại văn bản và năm ban hành. ðối với luật, pháp lệnh, nghị quyết của Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội thì ñánh số thứ tự theo từng loại văn bản và nhiệm kỳ của Quốc hội. Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật ñược sắp xếp như sau: a) Số, ký hiệu của luật, nghị quyết của Quốc hội ñược sắp xếp theo thứ tự như sau: "loại văn bản: số thứ tự của văn bản/năm ban hành/tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản và số khóa Quốc hội"; Ví dụ: Luật số: 17/2008/QH12 13
b) Số, ký hiệu của pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội ñược sắp xếp theo thứ tự như sau: "loại văn bản: số thứ tự của văn bản/năm ban hành/tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản và số khóa Quốc hội"; c) Số, ký hiệu của các văn bản quy phạm pháp luật không thuộc trường hợp nêu tại mục a và b trên thì ñược sắp xếp theo thứ tự như sau: "số thứ tự của văn bản/năm ban hành/tên viết tắt của loại văn bản-tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản" Ví dụ: 91/2006/NĐ-CP 3.2. Số, ký hiệu của văn bản hành chính 3.2.1. Thể thức a) Số của văn bản Số của văn bản là số thứ tự ñăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt ñầu từ số 01 vào ngày ñầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. b) Ký hiệu của văn bản - Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng ñối với chức danh Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ: Nghị quyết của Chính phủ ban hành ñược ghi như sau: Số: …/NQ-CP Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành ñược ghi như sau: Số: …/CT-TTg. Quyết ñịnh của Thường trực Hội ñồng nhân dân ban hành ñược ghi như sau: Số: …/Qð- HðND Báo cáo của các ban của Hội ñồng nhân dân ñược ghi như sau: Số …/BC-HðND - Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên ñơn vị (vụ, phòng, ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn ñó (nếu có), ví dụ: Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn thảo: Số: …/CP-HC. Công văn của Bộ Nội vụ do Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo: Số: …/BNV- TCCB Công văn của Hội ñồng nhân dân tỉnh do Ban Kinh tế Ngân sách soạn thảo: Số: …./HĐND-KTNS 14
Công văn của Ủy ban nhân dân tỉnh do tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực văn hóa - xã hội soạn thảo: Số: …/UBND-VX Công văn của Sở Nội vụ tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: …/SNV-VP Trường hợp các Hội ñồng, các Ban tư vấn của cơ quan ñược sử dụng con dấu của cơ quan ñể ban hành văn bản và Hội ñồng, Ban ñược ghi là “cơ quan” ban hành văn bản thì phải lấy số của Hội ñồng, Ban, ví dụ Quyết ñịnh số 01 của Hội ñồng thi tuyển công chức Bộ Nội vụ ñược trình bày như sau: BỘ NỘI VỤ HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC Số:01/QĐHĐTTCC Việc ghi ký hiệu công văn do UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên lĩnh vực ñược giải quyết trong công văn. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các ñơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực (ñối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy ñịnh cụ thể, bảo ñảm ngắn gọn, dễ hiểu. 3.3.2. Kỹ thuật trình bày Số, ký hiệu của văn bản ñược trình bày tại ô số 3, ñược ñặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Số” ñược trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ ñứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ: Số: 15/Qð- HðND (Quyết ñịnh của Thường trực Hội ñồng nhân dân); Số: 19/HðND-KTNS (Công văn của Thường trực Hội đồng nhân dân do Ban Kinh tế ngân sách soạn thảo); Số: 23/BC-BNV (Báo cáo của Bộ Nội vụ); Số: 234/SYT-VP (Công văn của Sở Y tế do Văn phòng soạn thảo). 15
Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao Stt Tên loại văn bản Chữ viết tắt 1) Bản cam kết CK 2) Bản ghi nhớ GN 3) Bản thỏa thuận TTh 4) Báo cáo BC 5) Biên bản BB 6) Chỉ thị CT 7) Chương trình CTr 8) Công ñiện Cð 9) Công văn 10) ðề án ðA 11) Dự án DA 12) Giấy biên nhận hồ sơ BN 13) Giấy chứng nhận CN 14) Giấy ñi ñường ðð 15) Giấy giới thiệu GT 16) Giấy mời GM 17) Giấy nghỉ phép NP 16
Stt Tên loại văn bản Chữ viết tắt 18) Giấy uỷ quyền UQ 19) Hợp ñồng Hð 20) Hướng dẫn HD 21) Kế hoạch KH 22) Nghị ñịnh Nð 23) Nghị quyết NQ 24) Nghị quyết liên tịch NQLT 25) Phiếu chuyển PC 26) Phiếu gửi PG 27) Phương án PA 28) Quy chế QC 29) Quy ñịnh Qyð 30) Quyết ñịnh Qð 31) Thông báo TB 32) Thông cáo TC 33) Thông tư TT 34) Thông tư liên tịch TTLT 35) Thư công (Thư chúc mừng, Thư khen, 36) Thư thăm hỏi, Thư chia buồn) Tờ trình TTr Bản sao văn bản 1. Bản sao y bản chính SY 2. Bản trích sao TS 17
Stt Tên loại văn bản Chữ viết tắt 3. Bản sao lục SL 4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 4.1. Thể thức 4.1.1.Địa danh ðịa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của ñơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức ñóng trụ sở; ñối với những ñơn vị hành chính ñược ñặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi ñầy ñủ của ñơn vị hành chính ñó, cụ thể như sau: - ðịa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức ñóng trụ sở, ví dụ: Văn bản của Bộ Công Thương, của Công ty ðiện lực 1 thuộc Tập ñoàn ðiện lực Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội, Văn bản của Trường Cao ñẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính (có trụ sở tại thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên, Văn bản của Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa, Văn bản của Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở tại thị xã Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương, - ðịa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh: + Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trực thuộc Trung ương, ví dụ: Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và của các sở, ban, ngành thuộc thành phố: Hà Nội, của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và của các sở, ban, ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh, + Đối với các tỉnh là tên của tỉnh, vídụ: Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương, của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hạ Long, tỉnh 18 18
Quảng Ninh): Quảng Ninh, của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm ðồng và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Lâm Đồng, - Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ: Văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) và của các phòng, ban thuộc huyện: Sóc Sơn, Văn bản của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp (thành phố Hồ Chí Minh), của các phòng, ban thuộc quận: Gò Vấp, Văn bản của Ủy ban nhân dân thị xã Bà Rịa (tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu) và của các phòng, ban thuộc thị xã: Bà Rịa, Trường hợp ñịa danh ghi trên văn bản của cơ quan thành phố thuộc tỉnh mà tên thành phố trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ: Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Tĩnh (tỉnh Hà Tĩnh) và của các phòng, ban thuộc thành phố: TP. Hà Tĩnh, - Địa danh ghi trên văn bản của Hội ñồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và của các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn ñó, ví dụ: Văn bản của Ủy ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam ðàn, tỉnh Nghệ An): Kim Liên, Văn bản của Ủy ban nhân dân phường ðiện Biên Phủ (quận Ba ðình, TP. Hà Nội): Phường Điện Biên Phủ, - Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và ñơn vị vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng. 4.1.2. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản ñược ban hành. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải ñược viết ñầy ñủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; ñối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể: Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009 Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010 4.2. Kỹ thuật trình bày Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản ñược trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 ñến 14, kiểu 19 19