Giáo trình Thực tập tốt nghiệp (Ngành: Thương mại điện tử - Cao đẳng) - Trường Cao đẳng Xây dựng số 1

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:38

Thêm vào BST

Báo xấu

1
lượt xem 0
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình "Thực tập tốt nghiệp (Ngành: Thương mại điện tử - Cao đẳng)" được biên soạn với mục tiêu nhằm giúp sinh viên nắm được các kiến thức về: Tìm hiểu, thu thập thông tin chung về doanh nghiệp; củng cố kiến thức lý thuyết đã được trang bị trong nhà trường và vận dụng những kiến thức đó vào thực tế; rèn luyện ý thức chấp hành kỷ luật lao động, thái độ giao tiếp với mọi người, phát huy tinh thần học hỏi, tìm hiểu cách thức giải quyết các vấn đề của thực tiễn sản xuất, lao động và cuộc sống. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Thực tập tốt nghiệp (Ngành: Thương mại điện tử - Cao đẳng) - Trường Cao đẳng Xây dựng số 1

BỘ XÂY DỰNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG XÂY DỰNG SỐ 1 GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN: THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH: THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG (Ban hành kèm theo Quyết định số: 389ĐT/QĐ-CDDXD1 ngày 30 tháng 09 năm 2021 của Hiệu trưởng Trưởng Cao đẳng Xây dựng số 1) Hà Nội, năm 2021 1
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. 2
LỜI GIỚI THIỆU Thực tập tốt nghiệp tại doanh nghiệp là môn thực tập gắn liền với thực tế, giúp cho người học hiểu và vận dụng kiến thức đã học. Với nhận thức đó, cuốn giáo trình “Thực tập tốt nghiệp” được biên soạn cho chuyên ngành Thương mại điện tử - hệ Cao đẳng chính quy nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu đào tạo của trường Cao đẳng Xây dựng số 1 với mục tiêu giúp cho các cán bộ giảng dạy, cán bộ nghiên cứu, sinh viên, học sinh có tài liệu nghiên cứu và thực tập. Trong quá trình nghiên cứu, biên soạn và hoàn thiện cuốn giáo trình này, tập thể giảng viên Bộ môn Tài chính – Trường Cao đẳng Xây dựng số 1 đã cập nhật những kiến thức mới nhất, chọn lọc nội dung cơ bản và biên soạn theo hướng tiếp cận năng lực cho sinh viên. Trong quá trình biên soạn, mặc dù tập thể tác giả đã cố gắng song bài giảng chắc chắn không thể tránh khỏi những hạn chế nhất định, vì vậy chúng tôi rất mong nhận được nhiều ý kiến góp ý để cuốn tài liệu được hoàn thiện hơn. Tập thể tác giả xin chân thành cảm ơn! Chủ biên Th.s Phạm Thị Thúy Hà 3
MỤC LỤC Bài 1: HƯỚNG DẪN THỰC TẬP .............................................................................................. 6 1.1. Mục đích của đợt thực tập ........................................................................................... 6 1.2. Thời gian đi thực tập .................................................................................................... 7 1.3. Nội quy đi thực tập ....................................................................................................... 7 1.4. Lựa chọn đề tài ............................................................................................................. 7 Bài 2: NỘI DUNG THỰC TẬP .................................................................................................. 9 2.1. Giới thiệu chung về đơn vị thực tập............................................................................ 9 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của đơn vị thực tập ................................................ 9 2.1.2. Chức năng nhiệm vụ của đơn vị thực tập ................................................................... 10 2.1.3. Các hoạt động thương mại điện tử được sử dụng chủ yếu tại đơn vị thực tập. .......... 18 2.1.4. Cơ cấu hoạt động thương mại điện tử của đơn vị thực tập ........................................ 20 2.1.5. Kết quả hoạt động thương mại điện tử tại đơn vị thực tập ......................................... 21 2.2. Phân tích hoạt động thương mại điện tử của đơn vị thực tập ................................ 23 2.2.1. Phân tích tình hình hoạt động thương mại điện tử. .................................................... 23 2.2.2. Nghiên cứu - khảo sát hoạt động ứng dụng thương mại điện tử ................................ 25 2.3. Đánh giá chung và định hướng về hoạt động thương mại điện tử của đơn vị thực tập ....................................................................................................................................... 27 2.3.1. Đánh giá chung........................................................................................................... 27 2.3.2. Đưa ra giải pháp, kiến nghị ........................................................................................ 29 BÀI 3: BÁO CÁO CÁC KẾT QUẢ THỰC TẬP ....................................................................... 32 3.1. Chuẩn bị bài báo cáo .................................................................................................. 32 3.1.1. Hoàn thành quyển báo cáo thực tập ........................................................................... 32 3.1.2. Hoàn thành quyển nhật ký thực tập ............................................................................ 33 3.2. Báo cáo kết quả .......................................................................................................... 35 3.3. Nhận xét, kết luận ....................................................................................................... 37 4
GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN Tên mô đun: THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Mã mô đun: MĐ34 Thời gian thực hiện mô đun: 225 giờ; (Lý thuyết: 0 giờ; Thực hành, thí nghiệm, thảo luận, bài tập: 225 giờ; Kiểm tra: 0 giờ) I. Vị trí, tính chất của mô đun: - Vị trí: mô đun được bố trí ở kỳ học thứ V - Môn học tiên quyết: - Tính chất: Là môn học chuyên ngành. II. Mục tiêu mô đun: - Kiến thức: Củng cố kiến thức lý thuyết đã được trang bị trong nhà trường và vận dụng những kiến thức đó vào thực tế. - Kỹ năng: Rèn luyện kỹ năng thực hành thông qua các công việc thực tiễn mà cơ quan tiếp nhận thực tập giao cho. - Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Rèn luyện ý thức chấp hành kỷ luật lao động, thái độ giao tiếp với mọi người, phát huy tinh thần học hỏi, tìm hiểu cách thức giải quyết các vấn đề của thực tiễn sản xuất, lao động và cuộc sống. III. Nội dung mô đun: 5
Bài 1: HƯỚNG DẪN THỰC TẬP * Giới thiệu: Thông qua chương 1, người học có thể nắm bắt mục đích, thời gian, nội quy đi thực tập. * Mục tiêu: Cung cấp các thông tin về đợt thực tập: mục đích, thời gian, nội quy khi đi thực tập. Nội dung 1.1. Mục đích của đợt thực tập Thực tập tốt nghiệp (TTTN) là học phần bắt buộc trong chương trình đào tạo ngành Thương mại điện tử của Trường Cao đẳng Xây dựng số 1. Thời gian thực tập tốt nghiệp theo quy định của Trường là học kỳ cuối cùng. Những sinh viên ngành Thương mại điện tử có thể đăng ký thực tập tại một doanh nghiệp, tổ chức về sản xuất, kinh doanh thương mại, giáo dục & đào tạo, tư vấn và nhiều lĩnh vực khác. Mục đích của TTTN là tạo điều kiện cho sinh viên thâm nhập thực tiễn, củng cố những kiến thức đã được học ở Trường, gắn việc học tập với thực tiễn của doanh nghiệp trong ngành cũng như nền kinh tế, tạo điều kiện cho sinh viên hiểu biết sâu hơn về những chính sách doanh nghiệp, ngành kinh tế và xu thế phát triển xã hội. Một số mục tiêu của thực tập tại doanh nghiệp là tạo điều kiện cho sinh viên: Hiểu được thực tế công việc trong các lĩnh vực thương mại điện tử, cách thức tổ chức và giám sát công việc. - Làm quen với môi trường làm việc và học hỏi tác phong làm việc cũng như một số kỹ năng làm việc, thí dụ cách thức giao tiếp, thu thập xử lý thông tin bằng cách phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu văn bản, khả năng làm việc theo nhóm ... - Phát huy khả năng tư duy sáng tạo trong thực tiễn rèn luyện những kỹ năng mềm, đáp ứng nhu cầu đòi hỏi của những nghiệp vụ, những công việc cụ thể tại cơ quan thực tập Giáo dục sinh viên tác phong làm việc, tiếp cận thực tiễn để hiểu sâu hơn về công tác nghiệp vụ, tìm hiểu sâu về những nghiệp vụ, những công tác cụ thể thuộc về chuyên ngành thương mại điện tử trong cơ quan thực tập, củng cố lập trường, nêu cao ý thức trách nhiệm trong công việc. 6
1.2. Thời gian đi thực tập Sinh viên phải đảm bảo quy trình thực tập theo tiến độ sau: - Sau 2 tuần, sinh viên phải hoàn thành đề cương sơ bộ traình giáo viên hướng dẫn phê duyệt. - Sau 2 tuần tiếp theo, sinh viên phải hoàn thành đề cương chi tiết trình giáo viên hướng dẫn phê duyệt. - Nộp báo cáo đúng hạn quy định của Khoa KT&QL khi hết thời gian thực tập (xem Phụ lục 2). Nếu sinh viên vi phạm sẽ nhận điểm 0 (không) cho báo cáo thực tập tốt nghiệp. 1.3. Nội quy đi thực tập Trong quá trình thực tập tại doanh nghiệp, sinh viên phải đảm bảo thực hiện tốt các quy định sau: - Nghiêm túc thực hiện kế hoạch thực tập của Trường Đại học Điện lực và nội quy, quy định của đơn vị thực tập. - Chủ động xây dựng và thực hiện kế hoạch thực tập của cá nhân trên cơ sở kế hoạch của Trường, Khoa KT&QL, nhóm thực tập và theo sự sắp xếp của đơn vị thực tập. - Phải có mặt tại đơn vị thực tập đúng thời gian quy định và kết thúc đợt thực tập phải có mặt tại Trường đúng ngày quy định để nộp báo cáo tốt nghiệp. - Trong thời gian thực tập, sinh viên phải viết Nhật ký thực tập trong đó trình bày công việc thực tập hàng ngày, hàng tuần có xác nhận của người phụ trách hướng dẫn thực tập và giáo viên hướng dẫn. - Thường xuyên liên hệ với giáo viên hướng dẫn để viết báo cáo tốt nghiệp và phản ánh những vướng mắc phát sinh trong quá trình thực tập. Hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp đúng thời hạn, có chất lượng và nộp về Khoa KT&QL đúng thời gian quy định (01 quyển kèm theo Nhật ký thực tập; Báo cáo thực tập 4 TN phải có xác nhận của đơn vị thực tập và GV hướng dẫn). - Những sinh viên cùng khóa cùng thực tập tại một đơn vị không nên lựa chọn viết khoá luận tốt nghiệp cùng một đề tài. 1.4. Lựa chọn đề tài Các lĩnh vực đề tài lựa chọn ngành Thương mại điện tử: Các lĩnh vực để chọn đề tài viết khoá luận về chuyên ngành kinh doanh thương mại trực tuyến có thể chia thành các nhóm sau: 1- Thực hiện phân tích hoạt động kinh doanh chung: - Phân tích về Marketing điện tử/số - Phân tích về đảm bảo an ninh trong giao dịch TMĐT - Phân tích về logistics trong thương mại 7
điện tử - Phân tích về ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp - Phân tích về thanh toán trong thương mại điện tử 2- Phân tích chuyên sâu về một lĩnh vực trong chuyên đề thực tập tốt nghiệp về chuyên ngành Kinh doanh thương mại trực tuyến, có thể chia thành các nhóm sau: - Phân tích, đánh giá hoạt động marketing điện tử/số trong doanh nghiệp - Phân tích, đánh giá hoạt động đảm bảo an ninh an toàn trong giao dịch thương mại điện tử trong doanh nghiệp - Phân tích, đánh giá hoạt động logistics trong thương mại điện tử - Phân tích, đánh giá ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý chuỗi cung ứng SCM - Phân tích, đánh giá ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nguồn lực của doanh nghiệp ERP - Phân tích hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý quan hệ khách hàng SCM - Phân tích, xây dựng, triển khai dự án kinh doanh thương mại điện tử Ngoài những gợi ý trên, sinh viên có thể lựa chọn những hướng phân tích tập trung khác có nội dung liên quan đến giải quyết các vấn đề lý luận và thực tiễn của doanh nghiệp theo sự gợi ý đồng ý phê duyệt của giáo viên hướng dẫn và tổ bộ môn. 8
Bài 2: NỘI DUNG THỰC TẬP * Giới thiệu: Thông qua chương 1, người học có thể nắm bắt tổng quan về doanh nghiệp, các hoạt động TMĐT của doanh nghiệp. * Mục tiêu: + Tìm hiểu, thu thập thông tin chung về doanh nghiệp + Tìm hiểu tổ chức bộ máy các phòng ban + Tìm hiểu quy trình sản xuất kinh doanh + Tìm hiểu hoạt động TMĐT của doanh nghiệp * Nội dung: 2.1. Giới thiệu chung về đơn vị thực tập 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của đơn vị thực tập - Cơ sở kinh doanh phải ghi đầy đủ các thông tin cơ bản của cơ sở kinh doanh theo đăng ký thuế với cơ quan thuế vào các mã số trên tờ khai như: - Mã số thuế: Ghi mã số thuế được cơ quan thuế cấp khi đăng ký nộp thuế. - Tên Người nộp thuế: Khi ghi tên cơ sở kinh doanh phải ghi chính xác tên như tên đã đăng ký trong tờ khai đăng ký thuế, không sử dụng tên viết tắt hay tên thương mại. - Địa chỉ trụ sở: Ghi đúng theo địa chỉ nơi đặt văn phòng trụ sở đã đăng ký Với cơ quan thuế. - Số điện thoại, số Fax và địa chỉ E-mail của doanh nghiệp để cơ quan thuế có thể liên lạc khi cần thiết. - Ngành nghề kinh doanh chính, số tài khoản ngân hàng và ngày bắt đầu năm tài chính đối với tờ khai thu nhập doanh nghiệp và thu nhập cá nhân. - Nếu cơ sở kinh doanh có Đại lý thuế thì ghi đầy đủ các thông tin cơ bản của Đại lý thuế theo đăng ký với cơ quan thuế vào các mã số trên tờ khai như các thông tin của cơ sở kinh doanh 9
- Nếu có sự thay đổi các thông tin trên, Người nộp thuế phải thực hiện đăng ký bổ sung với cơ quan thuế theo qui định hiện hành và kê khai theo các thông tin đã đăng ký bổ sung với cơ quan thuế. 2.1.2. Chức năng nhiệm vụ của đơn vị thực tập a/ Giám đốc, tổng giám đốc Chức năng nhiệm vụ của giám đốc thay đổi tùy thuộc vào quy mô, văn hóa và cấu trúc doanh nghiệp của công ty. Trong các tập đoàn lớn, các CEO thường chỉ giải quyết các quyết định chiến lược cấp cao và định hướng cho sự phát triển chung của công ty. Dưới đây là một vài chức năng nhiệm vụ điển hình và công việc của một giám đốc do Glints tổng hợp: Xây dựng các mục tiêu và phương hướng chiến lược Giám đốc xây dựng mục tiêu, phương hướng chiến lược Các quyết định về dòng sản phẩm mới, tạo ra (và duy trì) lợi thế cạnh tranh, thị trường mới tiềm năng và giảm thiểu rủi ro hoặc nắm bắt cơ hội đều nằm trong chức năng và nhiệm vụ của giám đốc điều hành. Giám đốc là cá nhân có quyền kiểm soát hoạt động chiến lược và thức thi của công ty. Họ sẽ dựa vào dữ liệu và đầu vào đáng kể từ các lãnh đạo cấp cao cũng như chỉ đạo và cái nhìn sâu sắc từ Hội đồng quản trị để đưa ra các quyết định quan trọng và cấp thiết. Xây dựng Đội ngũ Lãnh đạo Cấp cao Các giám đốc hiệu quả có khả năng thu hút nhân tài hàng đầu đến với tổ chức của họ. Mặc dù họ không chịu trách nhiệm tuyển dụng hoặc sa thải từng nhân viên, nhưng họ có trách nhiệm xây dựng và giám sát đội ngũ lãnh đạo điều hành. Đây là những người được thuê để giám sát, quản lý cấp dưới và cấp trung trong các bộ phận của họ. Nhóm lãnh đạo điều hành bao gồm CFO (Giám đốc tài chính), COO (Giám đốc điều hành). Và, tùy thuộc vào bản chất của tổ chức, tất cả các vai trò C- 10
suite khác có thể tồn tại (Giám đốc rủi ro, Giám đốc công nghệ, Giám đốc chiến lược, Giám đốc đầu tư, v.v.) Trong nhiều tổ chức, hội đồng quản trị sẽ có quyền cuối cùng (chính thức) về quyết định tuyển dụng ở cấp C. Nhưng, trong hầu hết các trường hợp, hội đồng quản trị thực sự tuân theo (các) đề xuất của giám đốc. Thiết lập Tầm nhìn, Giá trị và Văn hóa Doanh nghiệp Văn hóa doanh nghiệp có nhiều yếu tố thể hiện bản chất và cốt lõi của doanh nghiệp. Các sứ mệnh, tầm nhìn và các giá trị do CEO thiết kế và thực hiện cuối cùng sẽ định hướng văn hóa đó theo bất kỳ hướng nào khác nhau. Giám đốc phải nhận thức rất rõ về kỳ hạn của họ, hành vi của họ và mọi hành động họ thực hiện (hoặc không thực hiện) đều được toàn bộ tổ chức theo dõi. Ngay cả những quyết định về phong cách ăn mặc hay cách họ chọn để thể hiện bản thân. Cách họ tham gia và giao lưu với các thành viên khác của công ty sẽ tạo ra tiếng nói cho phần còn lại của tổ chức. Theo dõi hoạt động của công ty Nhiệm vụ của giám đốc là theo dõi hoạt động của công ty Sự hiểu biết về hiệu suất của công ty, so với các đối thủ cạnh tranh khác, là một phần quan trọng trong vai trò của giám đốc điều hành. Thông tin chi tiết hữu ích có thể bắt nguồn từ tăng trưởng doanh thu, biên lợi nhuận gộp và doanh số bán hàng tích lũy. Sau đó, chúng có thể được sử dụng để định hình thêm các chỉ số hiệu suất chính (KPI) nhằm hướng dẫn các điều chỉnh cần thiết và giúp công ty đạt được các mục tiêu mới của mình. Ngoài ra, việc theo dõi thị trường – cho dù liên quan đến việc mua lại tiềm năng hoặc các quy định phát triển quan trọng trong ngành – là điều quan trọng để giúp công ty chống chọi với các áp lực bên ngoài và tiến tới các mục tiêu dài hạn. b/ Phó giám đốc 11
Chức năng của Phó giám đốc công ty Chức năng của Phó giám đốc công ty đó là giúp Giám đốc quản lý, và giúp giám đốc trong quá trình điều hành hoạt động của công ty, doanh nghiệp theo sự phân công của Giám đốc. Theo đó, phó giám đốc công ty chủ động triển khai, và chủ động thực hiện nhiệm vụ được giao, mặt khác còn chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả hoạt động. Thiết lập mục tiêu, chính sách cho việc quản lý các bộ phận của công ty được hoạt động hiệu quả hơn Nhiệm vụ của phó giám đốc công ty Tùy vào từng mảng công việc của công ty mà Phó giám đốc sẽ có nhiệm vụ khác nhau. ngoài ra họ vẫn phải đảm bảo những công việc chính của công ty được thực hiện tốt nhất, một số công việc như sau: – Đối với việc Quản lý nhân sự: Công việc của một Phó giám đốc bao gồm phân công, và bố trí nhân sự, đôn đốc và quản lý nguồn lực theo đúng quy định của công ty. Ngoài ra còn đào tạo, đánh giá khen thưởng nhân viên, tham gia phỏng vấn và đào tạo nhân viên mới. Dẫn dắt, và phải phát triển đội ngũ nhân sự đáp ứng yêu cầu, phát triển theo cấc chức năng và nhiệm vụ của họ. – Đối với việc Kinh doanh và sản xuất thì Phó giám đốc có nhiệm vụ hỗ trợ các bộ phận, hỗ trợ cơ quan của công ty điều phối ngân sách, lập ra các kế hoạch để đảm bảo quá trình hoạt động ổn định. Trao đổi với Giám đốc, và thảo luận về các lựa chọn để có quyết định chính sách phù hợp để phát triển công ty. – Phó giám đốc đề xuất xây dựng cơ cấu tổ chức cho từng phòng ban, có nhiệm vụ và trách nhiệm trong việc trình ban giám đốc phê duyệt nhằm hoàn thành các mục tiêu được giao phó. bên cạnh đó cũng Ban hành quy chế, quy định về văn hóa doanh nghiệp. Các Đề xuất với ban giám đốc ứng dụng công nghệ mới, các biện pháp quản lý hiệu quả phù hợp với tổ chức của công ty được phụ trách – Phó giám đốc sản xuất sẽ có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất để phát triển các mặt của công ty, tổ chức sản xuất theo đúng quy trình công nghệ, và theo đúng các đơn đặt hàng và kế hoạch được giao. Luôn đảm bảo cho công ty được đi vào 12
hoạt động một cách cải thiện hệ thống chất lượng nhằm giảm tỷ lệ sai sót, hỏng sản phẩm, tăng hiệu quả sử dụng máy móc, vật tư, nhân lực. Thực hiện bảo dưỡng thiết bị, báo cáo về hệ thống máy móc của phân xưởng sản xuất để đảm bảo sản xuất và an toàn trong sản xuất – Phó giám đốc kinh doanh thì sẽ có những điểm khác biệt hơn đó là về các nhiệm vụ của Phó giám đốc kinh doanh là lập và triển khai các kế hoạch kinh doanh đến các đơn vị, Phó giám đốc kinh doanh cập nhật tình hình hàng hóa, và giá cả trên thị trường, phân tích doanh số và khả năng tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ. và theo đó giám sát theo dõi chặt chẽ những vấn đề liên quan đến công việc, mức độ hoàn thành theo yêu cầu khác của cấp trên giao cho mình – Phó giám đốc kế hoạch, và phát triển, các tổ chức hành chính sẽ bao gồm các công việc văn thư, phân tích dòng công việc, phân bổ việc làm cho nhân viên, Phó giám đốc kế hoạch điều hành chương trình đào tạo cấp phòng, lập kế hoạch và cho phép dữ liệu, hệ thống kiểm soát hành chính, ngân sách, quản lý các dự án đặc biệt và chương trình nghiên cứu để nâng cao hiệu quả của quá trình, giám sát nhân viên cấp dưới, Phó giám đốc kế hoạch tạo điều kiện thực hiện bởi các nhà quản lý bộ phận để có thể phát triển tốt hơn c/ Các phòng ban: tổ chức, kỹ thuật, kế toán,… 1. Phòng kế toán Chức năng của từng bộ phận trong công ty, cụ thể ở đây là phòng kế toán. Phòng ban này đảm nhận chức năng, nhiệm vụ sau: Thực hiện công việc liên quan về tài chính kế toán theo quy định của nhà nước. Theo dõi các hoạt động về vận động vốn kinh doanh và cố vấn cho ban lãnh đạo về các vấn đề liên quan Tham mưu đến ban lãnh đạo về chế độ kế toán theo từng thời kỳ thay đổi của hoạt động kinh doanh 13
Phối hợp với các phòng ban khác tạo nên mạng lưới thông tin về quản lý tài chính, nhân sự…. 2. Phòng hành chính Một trong các phòng ban trong công ty không thể thiếu chính là bộ phận hành chính. Tiếp nhận và xử lý các hồ sơ, giấy tờ, công văn từ khách hàng và nội bộ doanh nghiệp Tổ chức sắp xếp các sự kiện, hội nghị, hội thảo cho công ty Lưu trữ và phát hành văn bản, công văn, con dấu và chịu trách nhiệm với ban lãnh đạo về tính pháp lý Thực hiện các công tác đảm bảo về an toàn lao động, tập huấn an toàn lao động và vệ sinh trong công ty Tổ chức các cuộc kiểm tra sức khỏe cho nhân viên trong doanh nghiệp. Lên kế hoạch truyền thông nội bộ kết nối, gắn kết trong doanh nghiệp 3. Phòng kiểm toán Phòng ban kiểm toán có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác của những báo cáo tài chính Cung cấp các thông tin chính xác về tình hình tài chính của doanh nghiệp dựa trên số liệu cung cấp từ các phần mềm kế toán. Tư vấn, tham mưu cho nhà quản lý, chỉ ra những sai sót, đề ra biện pháp khắc phục để công ty hoạt động hiệu quả hơn. 4. Phòng chăm sóc khách hàng Tiếp nhận thông tin của khách hàng, trình lên cấp trên, xin ý kiến hoặc đưa ra phương hướng xử lý. 14
Phối hợp với phòng marketing để giới thiệu các chương trình khuyến mãi đến với khách hàng, phân tích những lợi ích sẽ đạt được đến khách hàng nhằm tăng hiệu quả của kế hoạch marketing. Tổ chức kế hoạch chăm sóc, thăm hỏi khách hàng. Thông qua đó tổ chức các đợt kiểm tra, giám sát tính hiệu quả, ghi nhận ý kiến của khách hàng để cải tiến chất lượng phục vụ của doanh nghiệp. Tổ chức các đợt thăm hỏi tặng quà cho khách hàng trong các dịp lễ tết, sinh nhật.. Lên kế hoạch và trình ngân sách về CSKH cho ban lãnh đạo. 5. Phòng nhân sự Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự, cách lọc hồ sơ ứng viên nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp Tiếp cận và lựa chọn các kênh truyền thông để thực hiện chiến dịch tuyển dụng Thiết lập mối quan hệ với các nguồn cung ứng nguồn nhân lực Tính toán tiền lương và các chế độ, chính sách phúc lợi cho cán bộ công nhân viên Thực tiện tính thuế và quyết toán thuế TNCN theo quy định của pháp luật Thông báp các chính sách quy định của công ty đến nhân viên như: ca làm việc, chính sách lương thưởng, chế độ bảo hiểm…. Quản lý hợp đồng lao động, theo dõi nắm bắt các chế độ nghỉ việc hay hết hạn hợp đồng theo quy định Đăng ký các loại bảo hiểm cho nhân viên Giải quyết các vấn đề về ốm đau, thai sản Lập kế hoạch đào tạo cho nhân viên Lập báo cáo công việc theo chỉ thị của ban lãnh đạo. 15
6. Phòng Công nghệ thông tin Nhắc đến các phòng ban trong doanh nghiệp thì không thể nào bỏ qua phòng Công nghệ thông tin. Tùy thuộc vào từng ngành nghề cũng như quy mô doanh nghiệp mà phòng CNTT sẽ đảm nhận những chức năng nào. Nhưng cụ thể sẽ có những chức năng cơ bản dưới đây: Xây dựng chiến lươc phát triển về CNTT theo từng giai đoạn cho doanh nghiệp Điều hành, quản lý, đảm bảo tình trạng hoạt động liên quan đến CNTT và giải quyết các sự cố liên quan Quản lý, đảm bảo cơ sở hạ tầng công nghệ Tư vấn, triển khai các giải pháp phần mềm, phần cứng, phần mềm quản lý cho doanh nghiệp Lên kế hoạch, kinh phí cho việc xây dựng các hệ thống CNTT Quản lý hiệu quả sử dụng cơ sở vật chất và trang thiết bị của doanh nghiệp. 7. Phòng Quan hệ quốc tế Tổ chức các chương trình, tài liệu làm việc với đối tác nước ngoài Tổ chức đàm phán, ký kết các văn bản hợp tác với các đối tác quốc tế. Báo cáo thống kê hoạch động hợp tác với đối tác Xây dựng chiến lược hợp tác với khách hàng quốc tế ngắn hạn và dài hạn. 8. Phòng Marketing Nói đến các phòng ban trong doanh nghiệp lớn thì bộ phận phòng Marketing vô cùng quan trọng. Vậy chức năng và nhiệm vụ của phòng Marketing là gì? Xây dựng chương trình giới thiệu sản phẩm đến khách hàng Thiết lập kế hoạch quản lý hệ thống chăm sóc khách hàng tối ưu nhất Xây dựng chương trình khuyến mãi, quản bá sản phẩm đến khách hàng 16
Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh, từ đó phân tích đánh giá đưa ra kế hoạch quản bá sản phẩm hoặc đưa ra kế hoạch cải tiến sản phẩm Xây dựng chiến lược mở rộng thị trường Theo dõi giám sát quá trình thực hiện, tham mưu cho ban lãnh đạo đưa ra kế hoạch điều chỉnh phù hợp Xây dụng thương hiệu sản phẩm mới, xác định khách hàng mục tiêu và hỗ trợ các phòng ban khác cho công tác marketing. 9. Phòng Nghiên cứu và phát triển Sản phẩm Nghiên cứu đưa ra định hướng và phát triển sản phẩm của doanh nghiệp. Cải tiến công nghệ sản xuất để đạt được hiệu quả cao. Nghiên cứu và thay thế dần các vật liệu và công nghệ nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm. 10. Phòng kinh doanh Đưa ra các chiến lược giới thiệu sản phẩm đến khách hàng và mở rộng thị trường Tổ chức các hoạt động kinh doanh, tính toán giá thành để ký kết hợp đồng với khách hàng Nghiên cứu thị trường và đối thủ cạnh tranh Theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện chiến lược kinh doanh đảm bảo thực hiện đúng quy trình và tiến độ sản xuất sản phẩm với các hợp đồng của khách hàng. Đưa ra chiến lược về marketing, đồng thời đưa ra biện pháp nâng cao tính hiệu quả kinh doanh trong thời điểm cụ thể. Chịu trách nhiệm trước các giám đốc về hoạt động phát triển của doanh nghiệp theo thẩm quyền và nhiệm vụ đã được giao. 11. Phòng thu mua Tìm kiếm nhà cung cấp cho công ty 17
Liên hệ và đàm phán với các nhà cung ứng để có mức giá tối ưu nhất Lên kế hoạch thu mua và giám sát quá trình, chi phí thu mua nguyên vật liệu Lập báo cáo về chấy lương, số lượng hàng hóa trong kho để lên kế hoạch thay thế, bổ sung Phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý các phát sinh trong quá trình thu mua. Chức năng của từng bộ phận trong công ty đề đảm nhận một chức năng cũng như nhiệm vụ riêng biệt. Nhưng nhìn chung vẫn có sự liên quan và ảnh hưởng đến nhau. 2.1.3. Các hoạt động thương mại điện tử được sử dụng chủ yếu tại đơn vị thực tập. Trong môi trường thương mại điện tử, doanh nghiệp thường thực hiện một loạt các hoạt động chủ yếu để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Dưới đây là các hoạt động thương mại điện tử chủ yếu tại doanh nghiệp: Quản lý Hệ thống Thương mại điện tử (E-commerce System Management): Xây dựng, vận hành và bảo trì hệ thống thương mại điện tử để cung cấp trải nghiệm mua sắm trực tuyến tốt nhất cho khách hàng. Tối ưu hóa giao diện, chức năng và hiệu suất của trang web hoặc ứng dụng di động. Quản lý Sản phẩm và Dịch vụ (Product & Service Management): Quản lý thông tin sản phẩm, bao gồm hình ảnh, mô tả, giá cả và khuyến mãi. Cập nhật và điều chỉnh danh mục sản phẩm dựa trên xu hướng thị trường và nhu cầu khách hàng. Xử lý Đơn hàng và Giao hàng (Order Processing & Delivery): Xử lý và theo dõi đơn hàng từ khách hàng, từ việc xác nhận đến thanh toán. 18
Tổ chức và quản lý quá trình giao hàng để đảm bảo sản phẩm được chuyển giao đúng thời gian và địa điểm. Hỗ trợ Khách hàng (Customer Support): Cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng thông qua chat trực tuyến, email, điện thoại và các kênh khác. Giải quyết thắc mắc, yêu cầu và phản hồi từ khách hàng để nâng cao chất lượng dịch vụ. Quản lý Tài chính và Thanh toán (Financial Management & Payment): Xác định, quản lý và theo dõi các giao dịch tài chính, bao gồm thanh toán, hoàn trả và xuất hóa đơn. Đảm bảo tính an toàn và bảo mật cho các giao dịch thanh toán trực tuyến. Tiếp thị và Quảng cáo Trực tuyến (Online Marketing & Advertising): Phát triển và triển khai chiến lược tiếp thị số để thu hút và giữ chân khách hàng. Sử dụng các kênh quảng cáo trực tuyến như Google Ads, Facebook Ads và email marketing để tăng cường nhận diện thương hiệu và doanh số bán hàng. Phân tích Dữ liệu và Hiệu suất (Data Analytics & Performance): Sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để đo lường và phân tích hiệu suất kinh doanh trực tuyến. Theo dõi và đánh giá các chỉ số chất lượng, doanh số và lợi nhuận để điều chỉnh chiến lược kinh doanh và tiếp thị. Phát triển và Nâng cấp Hệ thống (System Development & Upgrades): Nghiên cứu và áp dụng các công nghệ mới và xu hướng tiên tiến để cải thiện và mở rộng hệ thống thương mại điện tử. Phát triển và triển khai các tính năng mới, cập nhật và bảo trì hệ thống để đáp ứng nhu cầu và yêu cầu của khách hàng. 19
Những hoạt động thương mại điện tử chủ yếu tại doanh nghiệp giúp cải thiện hiệu suất kinh doanh, tăng cường trải nghiệm mua sắm của khách hàng và đáp ứng một cách linh hoạt và hiệu quả các yêu cầu của thị trường thương mại điện tử ngày càng phát triển. 2.1.4. Cơ cấu hoạt động thương mại điện tử của đơn vị thực tập +Doanh nghiệp chỉ được lập và giao cho người mua hàng hóa, dịch vụ các loại hóa đơn theo quy định của văn bản pháp luật về hóa đơn + Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuấ). + Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số. + Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn. - Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn + Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. + Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền. + Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. + Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số 20