Giáo trình Tiêu chuẩn hóa công tác văn thư (Nghề: Văn thư hành chính - Cao đẳng) - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

Chia sẻ: Hayato Gokudera | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:61

Thêm vào BST

Báo xấu

178
lượt xem 23
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình Tiêu chuẩn hóa công tác văn thư (Nghề: Văn thư hành chính - Cao đẳng) được biên soạn nhằm giúp học viên trình bày được lý luận cơ bản về tiêu chuẩn hóa; trình bày được nội dung tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ công tác văn thư, hệ thống tiêu chuẩn về văn thư đã ban hành; ứng dụng được tiêu chuẩn ISO trong công tác văn thư; đánh giá được nội dung các tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật về văn thư;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Tiêu chuẩn hóa công tác văn thư (Nghề: Văn thư hành chính - Cao đẳng) - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: TIÊU CHUẨN HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Ban hành theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng trường Cao Đẳng cơ điện xây dựng Việt Xô Ninh Bình, năm 2019
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. LỜI GIỚI THIỆU Tiêu chuẩn, quy chuẩn là các quy định của Nhà nước về lĩnh vực nào đó như về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội,vv… Để có những thước đo nhất định làm chuẩn mực đánh giá và dễ dàng so sánh với nhau trong quá khứ và hiện tại. Tiêu chuẩn hóa công tác văn thư là các chuẩn mực của các nghiệp vụ công tác văn thư phải thực hiện, vì vậy việc triển khai áp dụng tiêu chuẩn để nâng cao chất lượng của công tác văn thư. Đặc biệt là công tác văn thư lưu trữ, nhằm phục vụ có hiệu quả các yêu cầu hoạt động của các cơ quan, tổ chức cũng như đáp ứng các yêu cầu của xã hội là một đòi hỏi cấp thiết và phù hợp với xu thế của nền hành chính hiện đại. Việc triển khai tiêu chuẩn hóa văn thư sẽ tạo ra sự thuận lợi trong trao đổi thông tin, đảm bảo nâng cao chất lượng nghiệp vụ hành chính, tạo ra sự thống nhất và đơn giản hóa các nghiệp vụ văn thư hành chính. Nội dung chính của giáo trình bao gồm ba chương: + Chương 1: Những vấn đề chung về công tác tiêu chuẩn hóa + Chương 2: Tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ công tác văn thư + Chương 3: Áp dụng tiêu chuẩn hóa công tác văn thư trong các cơ quan Quá trình biên soạn giáo trình chúng tôi có tham khảo nhiều tài liệu cho phù hợp với giai đoạn đổi mới của ngành văn thư hành chính. Tuy nhiên vẫn còn nhiều thiếu sót, hạn chế, khiếm khuyết. Vì vậy mong được sự đóng góp ý kiến của bạn đọc để cuốn giáo trình ngày một hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn ! Ngày 15 tháng 05 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: Trung Xuân Phú 1
MỤC LỤC Trang TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN .................................................................................. 1 LỜI GIỚI THIỆU .................................................................................................. 1 CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA TIÊU CHUẨN HÓA .............. 5 1. Khái niệm, đối tượng và mục đích tiêu chuẩn hóa ........................................... 5 1.1. Khái niệm ....................................................................................................... 5 1.2. Đối tượng tiêu chuẩn hóa ............................................................................... 7 1.3. Mục đích tiêu chuẩn hóa ................................................................................ 7 2. Các loại và cấp tiêu chuẩn hóa .......................................................................... 9 2.1. Các loại tiêu chuẩn hóa và quy chuẩn kỹ thuật .............................................. 9 2.2. Các cấp tiêu chuẩn hóa ................................................................................. 11 3. Mẫu trình bày Sổ đăng ký mục lục hồ sơ........................................................ 14 3.1. Trang bìa....................................................................................................... 14 3.2. Trang 01 ....................................................................................................... 14 3.3. Trang 03 ....................................................................................................... 14 3.4. Trang 04 ....................................................................................................... 15 3. Hệ thống tổ chức tiêu chuẩn hoá. .................................................................... 16 3.1. Cơ quan tiêu chuẩn hóa quốc tế. .................................................................. 16 3.2. Cơ quan tiêu chuẩn hóa quốc gia ................................................................. 18 3.3. Cơ quan tiêu chuẩn hóa khu vực .................................................................. 19 3.4. Cơ quan tiêu chuẩn hóa cấp địa phương ...................................................... 19 3.5. Cơ quan tiêu chuẩn hóa cấp ngành............................................................... 19 Câu hỏi ôn tập chương 1 ..................................................................................... 20 CHƯƠNG 2: TIÊU CHUẨN HÓA NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ ..... 21 1. Mục đích tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ công tác văn thư..................................... 21 1.1. Tạo sự thống nhất chung về nghiệp vụ ........................................................ 21 1.2. Nâng cao mức độ thích ứng của nghiệp vụ văn thư với các mục đích đã định ...... 22 1.3. Tạo thuận lợi cho sự hợp tác về khoa học, công nghệ ................................. 22 2. Đối tượng tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ công tác văn thư ................................... 23 2.1. Thuật ngữ văn thư ........................................................................................ 23 2.2. Công cụ sử dụng trong công tác văn thư...................................................... 23 2.3. Các khâu nghiệp vụ văn thư ......................................................................... 24 3. Nội dung tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ văn thư ................................................... 26 3.1. Xây dựng và công bố tiêu chuẩn về văn thư ................................................ 26 3.2. Xây dựng và ban hành quy chuẩn kỹ thuật về văn thư ................................ 29 3.3. Áp dụng tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật về văn thư ................................ 29 3.4. Đánh giá sự phù hợp với tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật ........................ 30 4. Các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về văn thư .............................................. 31 4.1. Tiêu chuẩn về thuật ngữ văn thư .................................................................. 31 4.2. Tiêu chuẩn và quy chuẩn về văn bản ........................................................... 39 4.3. Tiêu chuẩn và quy chuẩn về hồ sơ ............................................................... 40 4.4. Tiêu chuẩn và quy chuẩn về cặp, hộp đựng tài liệu ..................................... 48 4.5. Tiêu chuẩn và quy chuẩn về công cụ quản lý văn bản................................. 49 Câu hỏi ôn tập chương 2 ..................................................................................... 52 2
CHƯƠNG 3 ỨNG DỤNG TIÊU THUẨN HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CÁC CƠ QUAN ................................................................................... 53 1. Phổ biến, hướng dẫn các tiêu chuẩn trong công tác văn thư........................... 53 2. Áp dụng các tiêu chuẩn vào nghiệp vụ công tác văn thư ................................ 54 3. Kiểm tra, đánh giá vấn đề ứng dụng tiêu chuẩn hoá ....................................... 55 3.1. Thuận lợi .................................................................................................... 55 3.2. Thách thức .................................................................................................. 57 3.3. Một số kiến nghị ........................................................................................ 58 Câu hỏi ôn tập chương 3 ..................................................................................... 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................... 60 3
GIÁO TRÌNH MÔN HỌC Tên môn học: TIÊU CHUẨN HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ Mã môn học: MH22 Vị trí, tính chất, ý nghĩa của môn học: - Vị trí: Là môn học quan trọng quy định tiêu chuẩn hóa công tác văn thư được học sau các môn Văn bản, Quản lý văn bản lập hồ sơ, Tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị trong công tác văn thư, học trước môn quản lý văn bản trên môi trường mạng. - Tính chất: Tiêu chuẩn hoá công tác văn thư là môn học bắt buộc. - Ý nghĩa và vài trò của môn học: Môn học trang bị cho h ọc sinh sinh viên kiến thức về các nghiệp vụ tiêu chuẩn hóa công tác văn thư. Giúp cho công tác văn thư được thống nhất, đảm bảo tính chính xác và khoa học. Mục tiêu của môn học: - Về kiến thức: + Trình bày được lý luận cơ bản về tiêu chuẩn hóa. + Trình bày được nội dung tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ công tác văn thư, hệ thống tiêu chuẩn về văn thư đã ban hành; - Về kĩ năng + Ứng dụng được tiêu chuẩn ISO trong công tác văn thư + Đánh giá được nội dung các tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật về văn thư; + Tham gia xây dựng, rà soát nội dung các tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật áp dụng trong nghiệp vụ văn thư. - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Tạo lập được tính nghiêm túc, tích cực, chủ động và sáng tạo trong quá trình học tập và nghiên cứu môn học. Nội dung môn học: Chương 1: Những vấn đề chung về tiêu chuẩn hóa. Chương 2: Tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ công tác văn thư. Chương 3: Ứng dụng tiêu chuẩn hóa công tác văn thư trong cơ quan. 4
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA TIÊU CHUẨN HÓA Mã chương: MH22.01 Giới thiệu: Tiêu chuẩn hóa công tác văn thư là đưa ra các tiêu chuẩn, chuẩn mực của nhà nước ban hnhf đối với công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức. Hệ thống tiêu chuẩn hóa nhằm áp dụng các nghiệp vụ văn thư thống nhất trong tất cả các cơ quan, tổ chức từ trung ương đến địa phương nhằm đảm bảo mối quan hệ tương tác trong quá trình làm việc. Tiêu chuẩn hóa được vận hành khi áp dụng bộ ISO - TCVN nhằm đảm bảo tính khoa học, tính chính xác và tính hệ thống của văn bản nói riêng và các nghiệp vụ văn thư hành chính nói chung. Mục tiêu: - Trình bày được kiến thức cơ bản về các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật theo quy định của nhà nước. - Nội dung các loại và các cấp tiêu chuẩn hóa, hệ thống tiêu chuẩn hóa hiện hành ở nước ta hiện nay. - nắm vững vai trò và ý nghĩa của công tác tiêu chuẩn hóa được áp dụng thống nhất trong công tác văn thư. - Nghiêm túc, chủ động, tích cực trong quá trình học tập và nghiên cứu. Nội dung chính: 1. Khái niệm, đối tượng và mục đích tiêu chuẩn hóa 1.1. Khái niệm 1.1.1. Tiêu chuẩn Tiêu chuẩn là quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế – xã hội nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của các đối tượng này. Tiêu chuẩn do một tổ chức công bố dưới dạng văn bản để tự nguyện áp dụng. “Tiêu chuẩn là một tài liệu được xây dựng trên cơ sở đồng thuận và được thông qua bởi một cơ quan thừa nhận, dùng để sử dụng chung và nhiều lần, trong đó quy định các quy tắc, hướng dẫn hoặc đặc tính của hoạt động hoặc kết quả của chúng, nhằm đạt được mức độ trật tự tốt nhất trong điều kiện quy định.” -Theo ISO/IEC 2004 “Tiêu chuẩn là quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của đối tượng này.” -Theo Luật tiêu chuẩn và quy chuẩn kĩ thuật năm 2006. 1.1.2.Quy chuẩn kỹ thuật 5
Quy chuẩn kỹ thuật là quy định về mức giới hạn của đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý mà sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế – xã hội phải tuân thủ để bảo đảm an toàn, vệ sinh, sức khoẻ con người; bảo vệ động vật, thực vật, môi trường; bảo vệ lợi ích và an ninh quốc gia, quyền lợi của người tiêu dùng và các yêu cầu thiết yếu khác. Quy chuẩn kỹ thuật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành dưới dạng văn bản để bắt buộc áp dụng . * Sự khác nhau giữa tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật - Sự khác nhau giữa tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật nằm ở tính bắt buộc áp dụng: + Việc tuân thủ tiêu chuẩn là tự nguyện, + Với quy chuẩn kỹ thuật, việc tuân thủ là bắt buộc và có hiệu lực pháp luật. - Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật cũng có những hàm ý khác nhau đối với thương mại quốc tế: + Với quy chuẩn kỹ thuật: Nếu một sản phẩm nhập khẩu không đáp ứng các yêu cầu của một quy chuẩn kỹ thuật, nó sẽ không được phép đưa ra thị trường. + Trong trường hợp tiêu chuẩn: sản phẩm nhập khẩu không phù hợp tiêu chuẩn sẽ vẫn được phép lưu thông trên thị trường, nhưng thị phần của sản phẩm này có thể bị ảnh hưởng, nếu sản phẩm mà được người tiêu dùng ưa chuộng và đáp ứng được các tiêu chuẩn địa phương thì có thể làm tăng lượng hàng hóa bán ra,tăng thị phần, ví dụ tiêu chuẩn chất lượng hay mầu sắc đối với hàng dệt may và quần áo. - Ngoài ra còn khác nhau ở cơ quan ban hành và phạm vi điều chỉnh + Việc ban hành quy chuẩn kỹ thuật là trách nhiệm của Chính phủ. Chúng quy định về đặc tính của sản phẩm và quy trình quản lý. + Còn với tiêu chuẩn: Được xây dựng bởi các bên liên quan theo nguyên tắc đồng thuận,các bên liên quan có thể là nhiều dạng tổ chức trong lĩnh vực công hoặc tư nhân. Chúng chỉ quy định các đặc tính sản phẩm hoặc yêu cầu kỹ thuật. 1.1.3.Tiêu chuẩn hóa Tiêu chuẩn hoá Là một hoạt động thiết lập các điều khoản để sử dụng chung và lặp đi lặp lại đối với những vấn đề thực tế hoặc tiềm ẩn, nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định. Tiêu chuẩn hóa là quá trình xây dựng, công bố và tổ chức triển khai thực hiện hệ thống tiêu chuẩn đã đề ra. Tiêu chuẩn hóa giúp cho hoạt động quản lý tối thiểu hóa những sai lệch khỏi tiêu chuẩn, đảm bảo sự lặp lại của các hoạt động và kết quả thu được. Áp dụng ISO trong công tác văn thư lưu trữ là việc xây dựng và thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan nhà nước, dựa trên các nguyên tắc quản lý chất lượng cơ bản, nhằm tạo ra một phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng các quy trình nghiệp vụ, thỏa mãn các yêu cầu của công tác 6
văn thư lưu trữ trong cải cách nền hành chính nhà nước. Việc áp dụng này nâng cao tính chất phục vụ gắn bó nhà nước với nhân dân. Việc áp dụng các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng trong công tác văn thư lưu trữ nói riêng là xây dựng và thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng dựa trên các nguyên tắc quản lý chất lượng cơ bản, nhằm tạo ra một phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp, thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng, các yêu cầu pháp luật và những yêu cầu riêng của tổ chức đó. Hệ thống này vận động theo mô hình quản lý theo quá trình, tức là quá trình chuyển hóa từ các yếu tố đầu vào (các yêu cầu và mong đợi của khách hàng, các nguồn lực và các yếu tố khác) thành các kết quả đầu ra (các dịch vụ thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng và các yêu cầu chính đáng khác) và lấy phòng ngừa làm phương châm chủ yếu trong suốt vòng đời sản phẩm. Sản phẩm của cơ quan ở đây bao gồm các kết quả đo đếm được, hoặc không đo đếm được, là một phần trong kết quả điều hành, chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan nhà nước thể hiện qua các văn bản phát hành; xử lý các thông tin, văn bản đến chính xác, kịp thời; đáp ứng các loại nhu cầu về hoạt động, làm việc của cơ quan. Sự thỏa mãn của khách hàng được đánh giá thông qua các dịch vụ đầu ra đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng và được khách hàng chấp nhận. Khách hàng của cơ quan áp dụng tiêu chuẩn ISO ở đây là các cơ quan, đơn vị hữu quan từ TW đến địa phương trong và ngoài ngành, các cá nhân trong và ngoài nước, đặc biệt là lãnh đạo cơ quan. 1.2. Đối tượng tiêu chuẩn hóa Điều kiện cơ sở vật chất phục vụ công tác; độ tin cậy trong thực hiện những yêu cầu của khách hàng; sẵn sàng đáp ứng kịp thời các yêu cầu; cách ứng xử đúng mực; tạo niềm tin của khách hàng; sự đồng cảm hiểu biết lẫn nhau trong quá trình giao tiếp giải quyết công việc. Con người (hay công chức) trong dịch vụ hành chính được coi là yếu tố hàng đầu, có tính quyết định chất lượng dịch vụ hành chính. Muốn vậy, công chức phải biết: biết lắng nghe, có kiến thức và kỹ năng giải quyết công việc, biết nhẫn nại và kiềm chế, diễn đạt rõ ràng, thái độ thân thiện, kịp thời và linh hoạt. Điều tối kỵ đối với công chức là sự thờ ơ, lãnh đạ m, máy móc, nôn nóng, thiếu tế nhị, thiếu tôn trọng khách hàng. 1.3. Mục đích tiêu chuẩn hóa Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động không thể thiếu và có vai trò quan trọng trong nền hành chính nhà nước. Vì vậy, việc triển khai áp dụng Tiêu chuẩn để nâng cao chất lượng của công tác văn thư lưu trữ nhằm phục vụ có hiệu quả các yêu cầu hoạt động của các cơ quan, cũng như đáp ứng các nhu cầu của xã hội là một đòi hỏi cấp thiết và phù hợp với xu thế của nền hành chính hiện đại. -Tạo ra sự thuận lợi cho trao đổi thông tin - Đảm bảo và nâng cao chất lượng 7
- Tạo ra sự thống nhất hóa và đơn giản hóa 1.3.1. Nâng cao mức độ thích ứng của sản phẩm, quá trình và dịch vụ với những mục đích đã định từ trước Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000 nằm trong bộ tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành vào tháng 12/2000 sau khi sửa đổi các tiêu chuẩn phiên bản 1994. ISO 9001:2000, quy định những yêu cầu cơ bản đối với hệ thống quản lý chất lượng của một tổ chức để chứng tỏ năng lực của tổ chức trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, các yêu cầu chế định tương ứng và nhằm nâng cao sự thoả mãn của khách hàng. Việc nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng là một phương pháp quản lý mới nhằm hệ thống hoá và cụ thể hoá các thủ tục hành chính ứng với từng công việc theo trình tự nhất định đã được quy định ở nhiều văn bản pháp luật và các quy định, quy chế của từng cơ quan. Đây cũng là một trong những hình thức rà soát các thủ tục hành chính nhằm x ây dựng một công trình xử lý công việc khoa học và hợp lý. Mục tiêu của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện thông qua việc xây dựng và thực hiện hệ thống quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với quy định của pháp luật nhằm tạo điều kiện để người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ cơ quan, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công. 1.3.2. Ngăn ngừa rào cản trong thương mại Việc áp dụng ISO 9000 và ISO 9001:2000 vào hành chính công và trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ đã được thực hiện có hiệu quả ở một số nước trong khu vực như Malaysia, Singapore, trong đó đối với quy trình lập và quản lý hồ sơ được áp dụng kết hợp với Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489: 2001 - Quản lý hồ sơ (Tiêu chuẩn này cũng đã đuợc Bộ Khoa học và công nghệ ban hành thành Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 7420: 2004). Ở trong nước, một số Bộ ngành và địa phương như Văn phòng Bộ C ông nghiệp, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, cũng đã áp dụng ISO 9000 và ISO 9001:2000 vào một số nội dung của công tác văn thư như là một phần trong các quy trình hoạt động hành chính của các cơ quan, như các quy trình soạn thảo, giải quyết và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi đến. Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong các lĩnh vực nói đã tạo được cách làm việc khoa học, loại bỏ được nhiều thủ tục rườm rà, rút ngắn thời gian và giảm chi phí, cải tiến chất lượng công việc, đồng thời làm cho năng lực, trách nhiệm cũng như ý thức phục vụ của công nhân viên chức nâng lên rõ rệt, quan hệ giữa các cơ quan nhà nước với dân được cải thiện, từ đó vai trò và vị trí của công tác văn thư, lưu trữ cũng được nâng cao. Từ đó tạo ra sự tương thích về quản lý chất lượng với các nước trong khu vực và quốc tế, tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động thương mại. 8
Việc áp dụng tiêu chuẩn hóa là vô cùng cần thiết còn bởi các ngành công nghiệp thiên về xuất khẩu trên thế giới cũng rất mong muốn có được một khung quy định chuẩn trên toàn thế giới, để có thể hợp lý hoá quá trình thương mại quốc tế. Đó là nguyên nhân của việc thành lập của ISO. Việc tiêu chuẩn hoá quốc tế được thực hiện cho nhiều công nghệ trong những lĩnh vực khác nhau như xử lý và truyền dẫn th ông tin, cung cấp hàng hoá, sản xuất và sử dụng năng lượng, đóng tàu, dịch vụ công và ngân hàng. Việc tiêu chuẩn hoá sẽ tiếp tục được thực hiện cho tất cả các hoạt động sản xuất và dịch vụ. Quá trình tự toàn cầu do hoá thương mại ngày nay những nền kinh tế tự do đang có xu hướng thay đổi nguồn cung cấp và mang lại nhiều cơ hội cho việc mở rộng thị trường vì vậy việc tạo một quy chuẩn chung là vô cùng cần thiết. Vì vậy cần áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế vào trong các hoạt động dịch vụ công. 1.3.3. Tạo thuận lợi cho sự hợp tác về khoa học, công nghệ Xét về góc độ công nghệ, việc cạnh tranh tự do cũng cần dựa vào những tài liệu quy định chung một cách cụ thể, chi tiết để có thể phân biệt được hàng hoá, sản phẩm của nước này so với nước kia, của khu vực này so với khu vực kia. Một tiêu chuẩn được công nhận trong hoạt động cung cấp dịch vụ công mà cụ thể là trong hoạt động văn thư lưu trữ là tiêu chuẩn được công nhận rộng rãi trên toàn thế giới, được thống nhất giữa các đối tác thương mại, được công nhận trong ngôn ngữ của thương mại. 2. Các loại và cấp tiêu chuẩn hóa 2.1. Các loại tiêu chuẩn hóa và quy chuẩn kỹ thuật 2.1.1.Các loại tiêu chuẩn Khi phân loại tiêu chuẩn cần căn cứ và cơ sở hình thành vào các loại tiêu chuẩn đó, trên cơ sở xác định các cơ sở để xây dựng tiêu chuẩn mà phận đinh thành các loại tiêu chuẩn theo từng lĩnh vực khác nhau. Cụ thể như sau. - Theo đối tượng của tiêu chuẩn - Theo mục đích của tiêu chuẩn - Theo tính chất pháp lý - Theo cấp tiêu chuẩn - Theo các loại tiêu chuẩn Ở mỗi loại tiêu chuẩn lại xây dựng những cơ sở xác định tiêu chuẩn riêng biệt cho từng loại tiêu chuẩn phù hợp với quy định của cơ quan quản lý chất lượng nhà nước và sự tương ứng vơi các tiêu chuẩn quốc tế. 2.1.2.Các loại quy chuẩn kỹ thuật Hệ thống quy chuẩn kỹ thuật và ký hiệu quy chuẩn kỹ thuật của Việt Nam bao gồm: - Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, ký hiệu là QCVN; - Quy chuẩn kỹ thuật địa phương, ký hiệu là QCĐP. Trách nhiệm xây dựng, thẩm định, ban hành quy chuẩn kỹ thuật Trách nhiệm xây dựng, thẩm định, ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia được quy định như sau: 9
- Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ tổ chức xây dựng và ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia trong phạm vi ngành, lĩnh vực được phân công quản lý; - Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ tổ chức thẩm định dự thảo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia; - Chính phủ quy định việc xây dựng, thẩm định, ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia mang tính liên ngành và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia cho đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực quy chuẩn kỹ thuật thuộc trách nhiệm quản lý của cơ quan thuộc Chính phủ. Trách nhiệm xây dựng, thẩm định, ban hành quy chuẩn kỹ thuật địa phương được quy định như sau: - Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương xây dựng và ban hành quy chuẩn kỹ thuật địa phương để áp dụng trong phạm vi quản lý của địa phương đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình đặc thù của địa phương và yêu cầu cụ thể về môi trường cho phù hợp với đặc điểm về địa lý, khí hậu, thuỷ văn, trình độ phát triển kinh tế - xã hội của địa phương; - Quy chuẩn kỹ thuật địa phương được ban hành sau khi được sự đồng ý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định tại điểm a khoản 1 Điều này. Các loại quy chuẩn kỹ thuật cụ thể. - Quy chuẩn kỹ thuật chung bao gồm các quy định về kỹ thuật v à quản lý áp dụng cho một lĩnh vực quản lý hoặc một nhóm sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình. - Quy chuẩn kỹ thuật an toàn bao gồm: + Các quy định về mức, chỉ tiêu, yêu cầu liên quan đến an toàn sinh học, an toàn cháy nổ, an toàn cơ học, an toàn công ng hiệp, an toàn xây dựng, an toàn nhiệt, an toàn hóa học, an toàn điện, an toàn thiết bị y tế, tương thích điện từ trường, an toàn bức xạ và hạt nhân; + Các quy định về mức, chỉ tiêu, yêu cầu liên quan đến an toàn vệ sinh thực phẩm, an toàn dược phẩm, mỹ phẩm đối với sức khoẻ con người; + Các quy định về mức, chỉ tiêu, yêu cầu liên quan đến vệ sinh, an toàn thức ăn chăn nuôi, phân bón, thuốc bảo vệ thực vật, thuốc thú y, chế phẩm sinh học và hoá chất dùng cho động vật, thực vật. - Quy chuẩn kỹ thuật môi trường quy định về mức, chỉ tiêu, yêu cầu về chất lượng môi trường xung quanh, về chất thải. - Quy chuẩn kỹ thuật quá trình quy định yêu cầu về vệ sinh, an toàn trong quá trình sản xuất, khai thác, chế biến, bảo quản, vận hành, vận chuyển, sử dụng, bảo trì sản phẩm, hàng hóa. - Quy chuẩn kỹ thuật dịch vụ quy định yêu cầu về an toàn, vệ sinh trong dịch vụ kinh doanh, thương mại, bưu chính, viễn thông, xây dựng, giáo dục, tài chính, khoa học và công nghệ, chăm sóc sức khoẻ, du lịch, giải trí, văn hoá, thể thao, vận tải, môi trường và dịch vụ trong các lĩnh vực khác. 10
2.2. Các cấp tiêu chuẩn hóa 2.2.1. Tiêu chuẩn hóa cấp quốc tế Hệ thống các cấp tiêu chuẩn quốc tế được ban hành rộng rãi phổ biến ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Cụ thể như sau. - Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 (gồm ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004...): Hệ thống quản lý chất lượng. - Bộ tiêu chuẩn ISO 14000 (gồm ISO 14001, ISO 14004...): Hệ thống quản lý môi trường. - Bộ tiêu chuẩn ISO 22000 (gồm ISO 22000, ISO 22002, ISO 22003, ISO 22004, ISO 22005, ISO 22006...): Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm. - ISO/TS 22003:2007: Quản lý hoạt động đánh giá hệ thống an toàn thực phẩm theo tiêu chuẩn ISO 22000. - ISO/IEC 17020:2012: Chuẩn mực chung cho các hoạt động của tổ chức tiến hành giám định, phiên bản cũ ban hành năm 1998, tương đương tiêu chuẩn TCVN ISO/IEC 17020:2001; Phiên bản mới ban hành ngày 1/3/2012 (bản dịch tạm thời được cung cấp bởi Đặng Khánh Hào) - ISO/IEC 17021:2006: Hệ thống tiêu chuẩn cho các tổ chức chứng nhận. - ISO/TS 16949: Được xây dựng bởi Hiệp hội ôtô quốc tế (IATF) - The International Automotive Task Force. Tiêu chuẩn ISO/TS 16949: 2002 là quy định kỹ thuật phù hợp với tiêu chuẩn HTQLCL ngành công nghiệp ôtô toàn cầu như: QS 9000 (Mỹ), VDA6.1 (Đức), EAQF (Pháp), AVSQ (Ý) với mục đích loại bỏ nhiều chứng nhận nhằm thỏa mãn yêu cầu của nhiều khách hàng. Đây không phải là tiêu chuẩn bắt buộc cho các nhà sản xuất ôtô trên thế giới. - ISO 15189: Hệ thống quản lý phòng thí nghiệm y tế (yêu cầu cụ thể về năng lực và chất lượng Phòng thí nghiệm Y tế), (Phiên bản đầu tiên ban hành năm 2003, phiên bản gần đây ban hành năm 2007 và có tiêu chuẩn quốc gia của Việt Nam tương đương là TCVN 7782:2008) . 2.2.2.Tiêu chuẩn hóa cấp khu vực Hệ thống tiêu chuẩn cấp khu vực xây dựng tiêu chuẩn riêng áp dụng cho từng khu vực cụ thể. CENELEC, CEN và ETSI là 3 cơ quan tiêu chuẩn hoá của Châu Âu được coi là đủ năng lực trong việc tiêu chuẩn hoá kỹ thuật. Ba cơ qu an này đã đưa ra các tiêu chuẩn của Liên minh châu Âu (EU) trong từng lãnh vực riêng biệt và tạo ra “hệ thống tiêu chuẩn hoá Châu Âu”. Hiện tại EU đang tạo ra các tiêu chuẩn thống nhất và hài hoà cho toàn EU đối với các lãnh vực sản phẩm chính nhằm thay th ế hàng ngàn các tiêu chuẩn quốc gia khác nhau. Tuy nhiên các quốc gia thành viên được phép đưa ra thêm các yêu cầu cho ngành công nghiệp của mình. Tuy nhiên, nếu sản phẩm nào đáp ứng được những yêu cầu tối thiểu sẽ được cho phép lưu hành tự do tại EU. Sức khoẻ và an toàn 11
Nhãn CE Chứng nhận HACCP Chứng nhận ISO 9000 Các tiêu chuẩn EN/ISO Trách nhiệm xã hội Nhãn hiệu Xã hội công bằng Chứng nhận SA 8000 Môi trường Nhãn Green dot (ở một số quốc gia) Nhãn sinh thái Chứng nhận ISO 14000 2.2.3.Tiêu chuẩn hóa cấp quốc gia Các TCVN do Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam (thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng) và các bộ, ngành tổ chức xây dựng, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố. Hiện nay đã có hàng nghìn TCVN bao gồm tiêu chuẩn cơ bản, tiêu chuẩn thuật ngữ, tiêu chuẩn yêu cầu kỹ thuật, tiêu chuẩn phương pháp thử và lấy mẫu, tiêu chuẩn ghi nhãn, bao gói, vận chuyển và bảo qu ản; thuộc các lĩnh vực như cơ khí, luyện kim, giao thông vận tải, xây dựng, hóa chất, dầu khí, khoáng sản, nông nghiệp, thực phẩm, hàng tiêu dùng, môi trường, an toàn, điện, điện tử, công nghệ thông tin... Các tiêu chuẩn có ảnh hưởng khá rộng rãi là: TCVN 5712 định nghĩa chuẩn cho bộ mã ABC với cách nhập liệu Telex; TCVN 6909 định nghĩa chuẩn mã hóa tiếng Việt như là một tập con của bộ mã Unicode 3.1;TCVN ISO 9001 (tương đương với ISO 9001) về các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng. Ký hiệu tiêu chuẩn quốc gia bao gồm số hiệu, năm công bố tiêu chuẩn đứng sau cụm từ viết tắt TCVN và được phân cách bằng dấu hai chấm (:) [1] . Ví dụ: TCVN 4980:2006 là ký hiệu của tiêu chuẩn quốc gia có số hiệu là 4980, được công bố năm 2006. Trường hợp tiêu chuẩn quốc gia hoàn toàn tương đương với tiêu chuẩn quốc tế, ký hiệu tiêu chuẩn gồm ký hiệu tiêu chuẩn quốc gia và ký hiệu của tiêu chuẩn quốc tế để trong ngoặc đơn, cách nhau khoảng trống một ký tự. Ví dụ: TCVN 111:2006 (ISO 15:1998). Hoặc có thể thể hiện như sau: TCVN 111:2006 ISO 15:1998 Là ký hiệu của tiêu chuẩn quốc gia có số hiệu là 111 được xây dựng trên cơ sở chấp nhận hoàn toàn tiêu chuẩn quốc tế ISO 15:1998 và được công bố năm 2006. Trường hợp đặc biệt, khi tiêu chuẩn quốc gia được xây dựng trên cơ sở chấp nhận hoàn toàn tiêu chuẩn quốc tế của Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) về hệ thống quản lý (ISO 9000, ISO 14000, ISO 18000 và các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý khác), ký hiệu tiêu chuẩn quốc gia bao gồm ký hiệu TCVN đứng trước, ký hiệu ISO đứng sau một ký tự, sau đó 12
là số hiệu tiêu chuẩn ISO được chấp nhận và năm ban hành tiêu chuẩn quốc gia được phân cách bằng dấu hai chấm (:). Ví dụ: ký hiệu TCVN ISO 14001:2006 là ký hiệu tiêu chuẩn quốc gia được xây dựng trên cơ sở chấp nhận hoàn toàn tiêu chuẩn quốc tế ISO 14001 về hệ thống quản lý môi trường và được công bố vào năm 2006. Ký hiệu tiêu chuẩn quốc gia thay thế bao gồm số hiệu của tiêu chuẩn quốc gia được thay thế, năm công bố tiêu chuẩn quốc gia thay thế được phân cách bằng dấu hai chấm (:) và được đặt sau ký hiệu TCVN. Ví dụ: TCVN công bố năm 2006 để thay thế TCVN 289:2000 được ký hiện là TCVN 289:2006. 2.2.4. Tiêu chuẩn hóa cấp địa phương Tiêu chuẩn này là căn cứ để đánh giá chất lượng sản phẩm trong phạm vi sản xuất (thuộc các cơ sở quốc doanh, Công tư hợp doanh, tập thể và cá thể) cũng như trong lưu thông phân phối các sản phẩm, dịch vụ trên địa bàn cụ thể. Ví dụ: tiêu chuẩn địa phương về sản phẩm điện - Máy tăng âm công suất dùng cho ca nhạc (POWER AMELIFIER) ký hiệu 53 TVC 178-88. - Đèn từ bóp tay – ký hiệu 53 TVC 479-88. - Ba lát đèn thủy ngân cao áp – ký hiệu 53 TCV 180-88. - Ăngten dùng cho máy thu hình màu và đen trắng – ký hiệu 53 TVC 181-88. - Nồi cơm điện tự động – ký hiệu 53 TVC 182-88. - Bộ trộn tín hiệu – ký hiệu 53 TVC 183-88. 2.2.5. Tiêu chuẩn hoá cấp ngành Việc xây dựng tiêu chuẩn nghành là việc hệ thống hóa cá tiêu chuẩn cho từng lĩnh vực cụ thể. Đối với công tác văn thư thì tiêu chuẩn ngành được công bố kèm Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng 07 năm 2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về công bố Tiêu chuẩn quốc gia về tiêu chuẩn thực hiện công tác văn thư. Ví dụ: SỔ ĐĂNG KÝ MỤC LỤC HỒ SƠ (INVENTORY-REGISTER) Tiêu chuẩn này quy định khuôn khổ và mẫu trình bày Sổ đăng ký mục lục hồ sơ áp dụng trong các lưu trữ Nhà nước, lưu trữ chuyên ngành và khuyến khích áp dụng ở lưu trữ cơ quan để thống kê, quản lý và tra cứu các mục lục hồ sơ. 1. Sổ đăng ký mục lục hồ sơ được in sẵn có kích thước A4 (210x297), dầy 10-15mm. 2. Sổ đăng ký mục lục hồ sơ được đóng bằng giấy trắng, dai, nhẵn đều hai mặt, có trọng lượng 60g/m 2 trở lên. Bìa sổ làm bằng loại giấy cứng, gáy sổ bọc vải. 13
3. Mẫu trình bày Sổ đăng ký mục lục hồ sơ 3.1. Trang bìa 3.1.1. Các yếu tố thông tin trên trang bìa Bao gồm: - Tên lưu trữ - Sổ đăng ký mục lục hồ sơ 3.1.2. Các yếu tố thông tin trên trang bìa Được quy định trình bày như sau: - Tên lưu trữ (Ví dụ: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Lưu trữ Bộ Nội vụ...) được in bằng kiểu chữ VNTimeU 16 Bold (phông chữ trong Window) thành một dòng cách mép bìa trên 50mm và cách đều hai mép trái, phải. - Sổ đăng ký mục lục hồ sơ được trình bày thành hai dòng. Dòng trên Sổ đăng ký được in bằng kiểu chữ VNTimeU 26 Bold cách mép bìa trên 125mm và cách đều hai mép trái, phải. Dòng dưới Mục lục hồ sơ được in bằng kiểu chữ VNTimeU 36 Bold cách đều 2 mép trái, phải. 3.2. Trang 01 Các yếu tố thông tin trên trang 01 được trình bày như trên trang bìa trong khung viền 2 nét cách đều mép 20mm. 3.3. Trang 03 Trên trang 03 trình bày phần Hướng dẫn đăng ký mục lục hồ sơ trong khung viền 2 nét cách mép trái, phải 20mm và cách mép trên, dưới 50mm. 3.3.1. Dòng Hướng dẫn đăng ký mục lục hồ sơ được in bằng kiểu chữ VNTimeU 16 Bold cách mép trên 80mm và cách đều 2 mép trái, phải. 3.3.2. Tên các cột mục được in bằng kiểu chữ VNTimeU 12 Bold cách dòng Hướng dẫn đăng ký mục lục hồ sơ 20mm. 3.3.3. Phần hướng dẫn đăng ký từng cột mục được in bằng kiểu chữ VNTime 12. 3.3.4. Khoảng cách giữa các dòng trong một cột mục cách nhau 6mm và giữa các cột mục cách đều nhau 10mm. 3.3.5. Nội dung Hướng dẫn đăng ký mục lục hồ sơ được quy định trình bày như sau: 1. Số thứ tự đăng ký mục lục: Ghi số thứ tự đăng ký các mục lục hồ sơ trong lưu trữ. Số thứ tự chỉ được ghi một lần cho mỗi mục lục hồ sơ. Trường hợp mục lục hồ sơ bị loại ra khỏi Sổ đăng ký mục lục hồ sơ thì số thứ tự đó bỏ trống. 2. Phông số: Ghi số phông đã được quy định trong Sổ đăng ký các phông lưu trữ. 3. Mục lục số: Ghi số của mục lục hồ sơ đã được quy định trong phạm vi một phông. 4. Tên mục lục hồ sơ: Ghi tên gọi đầy đủ của mục lục hồ sơ. 5. Thời gian của tài liệu trong mục lục: Ghi năm bắt đầu và năm kết thúc của tài liệu được thống kê trong mục lục hồ sơ. 14
6. Số lượng đơn vị bảo quản: Ghi số lượng đơn vị bảo quản được thống kê trong mục lục hồ sơ. 7. Số tờ của mục lục: Ghi số lượng tờ của mục lục hồ sơ. 8. Số bản của mục lục: Ghi số lượng bản của mục lục hồ sơ hiện có trong lưu trữ. 9. Thời hạn bảo quản: Ghi thời hạn bảo quản của tài liệu có trong mục lục hồ sơ. 10. Ghi chú: Ghi việc huỷ, thay đổi hoặc chuyển giao mục lục hồ sơ đi nơi khác. 3.4. Trang 04 Từ trang 04 đến hết sổ trình bày phần thống kê các mục lục hồ sơ. Các yếu tố thông tin được trình bày ở dạng kẻ cột trải rộng trên hai trang có kích thước tổng cộng 400 x 297mm trong khung viền 2 nét cách đều mép ngoài 10mm. 3.4.1. Tên gọi các cột mục được in bằng kiểu chữ VNTime 12 Bold. Dưới tên gọi các cột mục là đường kẻ ngang cách khung viền trên 15mm và cách đều nhau 10mm. 3.4.2. Độ rộng từng cột mục được quy định như sau: 1. Số thứ tự đăng ký mục lục: 25mm 2. Phông số: 25mm 3. Mục lục số: 15mm 4. Tên mục lục: 135mm 5. Thời gian của tài liệu có trong mục lục: 50mm 6. Số lượng đơn vị bảo quản: 30mm 7. Số tờ của mục lục: 20mm 8. Số bản của mục lục: 20mm 9. Thời hạn bảo quản: 35mm 10. Ghi chú: 45mm HƯỚNG DẪN ĐĂNG KÝ 1. Số thứ tự đăng ký mục lục: Ghi số thứ tự đăng ký các mục lục hồ sơ trong lưu trữ. Số thứ tự chỉ được ghi một lần cho mỗi mục lục hồ sơ. Trường hợp mục lục hồ sơ bị loại ra khỏi "Sổ đăng ký mục lục hồ sơ" thì số thứ tự bỏ trống. 2. Phông số: Ghi số phông đã được quy định trong "Sổ đăng ký các phông lưu trữ". 3. Mục lục số: Ghi số mục lục hồ sơ đã được quy định trong phạm vi một phông. 4. Tên mục lục: Ghi tên gọi đầy đủ của mục lục hồ sơ. 5. Thời gian của tài liệu trong mục lục: Ghi năm bắt đầu và năm kết thúc của tài liệu được thống kê trong mục lục hồ sơ. 6. Số lượng đơn vị bảo quản: Ghi số lượng đơn vị bảo quản được thống kê trong mục lục hồ sơ. 15
7. Số tờ của mục lục: Ghi số lượng tờ của mục lục hồ sơ. 8. Số bản của mục lục: Ghi số lượng bản của mục lục hồ sơ hiện có trong lưu trữ. 9. Thời hạn bảo quản: Ghi thời hạn bảo quản của tài liệu có trong mục lục hồ sơ. 10. Ghi chú: Ghi việc huỷ, thay đổi hoặc chuyển giao mục lục hồ sơ đi nơi khác... Số Phông Mục Tên Thời Số Số tờ Số Thời Ghi thứ tự số lục số mục gian lượng của bản hạn chú đăng lục của đơn mục của bảo ký tài vị bảo lục mục quản mục liệu quản lục lục có trong mục lục 3. Hệ thống tổ chức tiêu chuẩn hoá. 3.1. Cơ quan tiêu chuẩn hóa quốc tế. Tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế (tiếng Anh: International Organization for Standardization; viết tắt: ISO hay iso) là cơ quan thiết lập tiêu chuẩn quốc tế bao gồm các đại diện từ các tổ chức tiêu chuẩn các quốc gia. Được thành lập vào ngày 23 tháng 2 năm 1947, tổ chức này đã đưa ra các tiêu chuẩn thương mại và công nghiệp trên phạm vi toàn thế giới. Trong khi ISO xác định mình như là một tổ chức phi chính phủ (NGO), khả năng của tổ chức này trong việc thiết lập các tiêu chuẩn - thông thường trở thành luật định thông qua các hiệp định hay các tiêu chuẩn quốc gia - làm cho nó có nhiều sức mạnh hơn phần lớn các tổ chức phi chính phủ khác, và trên thực tế tổ chức này hoạt động với sự liên kết chặt chẽ với các chính phủ. Những người tham dự bao gồm một tổ chức tiêu chuẩn từ mỗi quốc gia thành viên và các tập đoàn lớn. ISO hợp tác chặt chẽ với Hội đồng kỹ thuật điện quốc tế (International Electrotechnical Commission, viết tắt IEC), là tổ chức chịu trách nhiệm tiêu chuẩn hóa các thiết bị điện. Tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISO) Tổ 16
chức tiêu chuẩn hoá quốc tế (International Organization for Standarlization; viết là ISO hay iso) là cơ quan thiết lập tiêu chuẩn quốc tế bao gồm các đại diện từ các tổ chức tiêu chuẩn các quốc gia. ISO là liên đoàn quốc tế của các cơ quan tiêu chuẩn hoá quốc gia và là tổ ch ức tiêu chuẩn hoá lớn nhất thế giới hiện nay. Mục tiêu của ISO là thúc đẩy sự phát triển của công tác tiêu chuẩn hoá và các hoạt động có liên quan nhằm tạo thuận lợi cho việc trao đổi hàng hoá và dịch vụ trên phạm vi toàn thế giới cũng như góp phần vào việc phát triển sự hợp tác trong lĩnh vực trí tuệ, khoa học, công nghệ và kinh tế. Kết quả của các hoạt động kỹ thuật của ISO là các tiêu chuẩn quốc tế ISO. Phạm vi hoạt động của ISO bao trùm tất cả các lĩnh vực, trừ điện và điện tử (thuộc phạm vi trách nhiệm của Uỷ ban Kỹ thuật điện quốc t ế - IEC). ISO hợp tác chặt chẽ với Hội đồng kỹ thuật điện quốc tế (International Electrotechnical Commission, viết tắt IEC), là tổ chức chịu trách nhiệm tiêu chuẩn hóa các thiết bị điện. Tổ chức tiêu chuẩn hoá quớc tế thường được nhắc tới một cách đơn giản là ISO (đọc là ai zô). ISO có ba loại thành viên: Thành viên đầy đủ, thành viên thông tấn và thành viên đăng ký. Thành viên của ISO phải là cơ quan tiêu chuẩn hoá quốc gia và mỗi quốc gia chỉ có duy nhất một cơ quan/tổ chức đại diện để tham gia ISO. ISO hiện có 156 thành viên, trong đó có 100 thành viên đầy đủ, 46 thành viên thông tấn và 10 thành viên đăng ký. Các hoạt động kỹ thuật của ISO được triển khai bởi 2.959 cơ quan kỹ thuật, trong đó có 192 ban kỹ thuật (TCs), 541 tiểu ban kỹ thuật (SCs), 2.188 nhóm công tác (WGs) và 3 8 nhóm nghiên cứu đặc biệt (Ad-hoc Study groups). Hiện có trên 590 tổ chức quốc tế có quan hệ với các cơ quan kỹ thuật của ISO. Tính đến h ết năm 2005, ISO đã xây dựng được 15.649 tiêu chuẩn quốc tế và các tài liệu dạng tiêu chuẩn. Cơ cấu tổ chức của ISO bao gồm: + Đại Hội đồng: họp toàn thể mỗi năm một lần; + Hội đồng ISO: gồm 18 thành viên được Đại Hội đồng ISO bầu ra; + Ban Thư ký Trung tâm: Thực hiện chức năng Thư ký vụ cho Đại hội + Ban Thư ký Trung tâm: thực hiện chức năng Thư ký vụ cho Đại Hộ i Hội đồng trong việc quản lý kỹ thuật, theo dõi các vấn đề thành viên, hỗ trợ kỹ thuật cho các Ban kỹ thuật, chịu trách nhiệm về xuất bản, thong tin, quảng bá và chương trình cho các nước đang phát triển. + Các Ban chính sách phát triển gồm có: Ban Đánh giá sự phù hợp - CASCO; Ban Phát triển DEVCO; Ban Thông tin - INFCO; Ban Chất chuẩn REMCO; Ban Chính sách người tiêu dùng - COPOLCO. + Hội đồng Quản lý Kỹ thuật (TMB): tổ chức và quản lý hoạt động c ủa các Ban kỹ thuật tiêu chuẩn; + Các Ban Kỹ thuật tiêu chuẩn: hiện nay, ISO có 2859 cơ quan kỹ th uật bao gồm 186 Ban Kỹ thuật, 576 17
Tiểu ban Kỹ thuật, 2057 Nhóm Công tác và 40 Nhóm Nghiên cứu (số liệu năm 1999) để tiến hành nghiên cứu và soạn thảo các tiêu chuẩn và cá c hướng dẫn của ISO. + Các Ban cố vấn. Hiện có khoảng 30.000 các nhà khoa học, kỹ thuật, các nhà quản lý, cơ quan chính phủ, các nhà công nghiệp, người tiêu dũng…. Đại diện cho các cơ quan tiêu chuẩn hóa quốc gia thành viên tham gia vào việc xây dựng các tiêu chuẩn quốc tế và các các tiêu chuẩn quốc tế và các chính sách phát triển của ISO Hiện có trên 500 tổ chức quốc tế có quan hệ với các cơ quan kỹ thuật của I Tính đến hết năm 2000, ISO đã ban hành được trên 12000 tiêu chuẩn quốc tế ISO và các xuất bản phẩm khác (hướng dẫn, báo cáo kỹ thuật, v.v...). 3.2. Cơ quan tiêu chuẩn hóa quốc gia Việt Nam (đại diện là Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng) tham gia ISO từ năm 1977 và đã có những đóng góp nhất định cho tổ chức này. Việt Nam đã tham gia Hội đồng ISO trong 2 nhiệm kỳ: 1997 - 1998 và 2001-2002, được bầu vào Hội đồng ISO nhiệm kỳ 2004-2005; hiện tham gia với tư cách thành viên chính thức. Đến nay, Việt Nam là thành viên P (thành viên tham gia) của 5 Ban kỹ thuật và thành O (thành viên quan sát) của trên 50 Ban kỹ thuật của ISO, tham góp ý cho việc xây dựng mới và soát xét khoảng 50 tiêu chuẩn Quốc tế hàng năm. Trong những năm gần đây, Việt Nam đã 2 lần được Đại Hội đồng b ầu là một thành viên của Hội đồng ISO cho các nhiệm kỳ: 1997 – 1998 và 2001 – 2002. Việc hòa hợp các Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN) với tiêu chuẩn Quốc tế ISO cũng là một mục tiêu quan trọng trong hoạt động tiêu chuẩn Quốc tế hóa của Việt Nam. Trong những năm gần đây, nhiều TCVN đã ban hành trên cơ sở chấp hận các tiêu chuẩn quốc tế ISO. Nguồn: TCVN.GOV.VN Số Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế (International Organization for Standardization - ISO *) ISO là liênđoàn quốc tế của các cơ quan tiêu chuẩn hoá qu ốc gia và là t ổ ch ức tiêu chu ẩn hoá lớn nhất của thế giới hiện nay. Tiêu chuẩn quốc gia Việt Nam gọi là tiêu chuẩn Việt Nam (k ý hiệu TCVN), do Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường ban hành. Những TCVN đầu tiên ban hành năm 1962, cho đến nay khoảng 6000 TCVN đã được ban hành, và hiện tồn tại trên 4000 TCVN đang còn hiệu lực. Hiện nay mỗi năm có khoảng 150 TCVN được ban hành. Thời gian để xây dựng 1 TCVN từ khi bắt đầu tới kết thúc kéo dài từ 1 đến 2 năm. Trước năm 1990, toàn bộ TCVN là bắt buộc áp dụng. Sau năm 1990, theo Pháp lệnh Chất lượng hàng hoá, chỉ có các TCVN về môi trường, vệ sinh và an toàn là bắt buộc, các TCVN khác là tự nguyện. Tổng số TCVN bắt buộc 18
hiện nay chừng 200, chiếm khoảng 5% tổng số TCVN hiện hành (hơn 4000). 3.3. Cơ quan tiêu chuẩn hóa khu vực Tiêu chuẩn hóa khu vực nhằm xác lập các sản phẩm được công nhận bởi 1 tổ chức cụ thể. Trong các tiêu chuẩn khu vực hiện nay thì tiêu chuẩn Châu âu ( CE) được coi là bộ tiêu chuẩn phổ biến và có tiêu chuẩn cao nhất. CE được viết tắt từ cụm từ “Conformité Européenne” có tên gọi đầy đủ và chính thức là CE Marking. Chứng nhận CE Marking cho biết sản phẩm tuân theo pháp luật của Liên minh Châu Âu (EU) và cho phép sản phẩm đươc lưu thông tự do trong thị trường Châu Âu. Thông qua việc gắn dấu CE lên sản phẩm, nhà sản xuất tuyên bố dựa trên trách nhiệm của họ rằng sản phẩm đó đáp ứng mọi yêu cầu về mặt pháp lý để có được tiêu chuẩn CE Marking. Chứng nhận CE cũng được coi như "hộ chiếu thương mại" để sản phẩm vào thị trường EU. Hiện nay, rất nhiều nhà sản xuất bị hải quan EU tịch thu như là hàng xấu hoặc bị trả lại vì không có CE Marking. Quốc gia yêu cầu bắt buộc dấu CE Marking - Liên minh châu Âu (EU) - Hiệp hội Thương mại Tự do (EFTA) TỔ CHỨC CẤP CHỨNG NHẬN CE EUROCERT s.a có tên gọi đấy đủ là European Inspection & Certification s.a là Tổ chức chứng nhận và kiểm định CE Marking, được cộng đồng chung Châu Âu công nhận và tín nghiệm. Giấy chứng nhận của EUROCERT có sức ảnh hưởng và mức độ uy tín trên toàn cầu. Khi đến với EUROCERT, hình ảnh, thương hiệu và mức độ uy tín của doanh nghiệp, tổ chức sẽ được nâng lên một tầm cao mới; khả năng chiến thắng của doanh nghiệp trong cạnh tranh thị trường. Mặt khác, sản phẩm của doanh nghiệp sẽ được người tiêu dùng quan tâm, chú ý và lựa chọn. Đồng thời mở rộng cơ hội xuất khẩu hàng hóa sang thị trường các nước Châu Âu cũng như các nước khác trên thế giới cho doanh nghiệp. 3.4. Cơ quan tiêu chuẩn hóa cấp địa phương Việc quản lý và xây dựng các tiêu chuẩn địa phương đượng thực hiện bởi các Chi cục tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng là tổ chức thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ, thực hiện chức năng tham mưu, giúp SởKhoa học và Công nghệ quản lý nhà nước và tổ chức thực thi pháp luật về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng trong phạm vi địa phương, gồm: Tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, đo lường, chất lượng sản phẩm, hàng hóa và tổ chức thực hiện các hoạt động dịch vụ công về tiêu chuẩn đo lường chất lượng theo quy định của pháp luật. 3.5. Cơ quan tiêu chuẩn hóa cấp ngành Hoạt động văn thư lưu trưc được Cục Văn thư vaF Lưu trữ Nhà nước quản lý. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước xây dựng hệ thống tổ chức lưu trữ từ Trung ương đến cơ sở, xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật 19