Giáo trình Tổ chức sự kiện (Ngành: Quản trị lữ hành - Trình độ Trung cấp) - Trường Cao đẳng Hòa Bình Xuân Lộc

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:41

Thêm vào BST

Báo xấu

1
lượt xem 0
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình Tổ chức sự kiện (Ngành: Quản trị lữ hành - Trình độ Trung cấp) gồm có 5 chương như sau: Chương 1: Khái quát hoạt động tổ chức sự kiện; Chương 2: Các hoạt động cơ bản giai đoạn xúc tiến sự kiện; Chương 3: Các hoạt động cơ bản giai đoạn chuẩn bị sự kiện; Chương 4: Các hoạt động cơ bản giai đoạn diễn ra sự kiện; Chương 5:Công tác tổ chức giai đoạn kết thúc sự kiện. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Tổ chức sự kiện (Ngành: Quản trị lữ hành - Trình độ Trung cấp) - Trường Cao đẳng Hòa Bình Xuân Lộc

TÒA GIÁM MỤC XUÂN LỘC TRƯỜNG CAO ĐẲNG HÒA BÌNH XUÂN LỘC GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGÀNH: QUẢN TRỊ LỮ HÀNH TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-CĐHBXL ngày ..… tháng ....... năm… của Hiệu Trưởng Trường Cao đẳng Hòa Bình Xuân Lộc) Đồng Nai, năm 2021 (Lưu hành nội bộ)
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. 1
LỜI GIỚI THIỆU Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, ngành Du lịch đã trở thành một trong những ngành kinh tế mũi nhọn, đóng góp đáng kể vào sự phát triển kinh tế-xã hội của nhiều quốc gia trên thế giới. Việt Nam, với tiềm năng du lịch phong phú và đa dạng, đang ngày càng khẳng định vị thế của mình trên bản đồ du lịch thế giới. Trong bối cảnh đó, việc đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao cho ngành Du lịch trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Môn học "Tổ chức sự kiện" được đưa vào chương trình đào tạo nhằm giúp sinh viên nắm vững các kiến thức cơ bản và nâng cao về quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh trong ngành du lịch và lữ hành. Khóa học này cung cấp cho sinh viên cái nhìn toàn diện về các khía cạnh quan trọng của ngành, từ quản lý tour, lập kế hoạch kinh doanh, đến tiếp thị và chăm sóc khách hàng. Trong môn học này, sinh viên sẽ được trang bị kiến thức về phân tích thị trường du lịch, hiểu rõ các xu hướng và nhu cầu của khách hàng, cũng như kỹ năng xây dựng và phát triển các sản phẩm du lịch hấp dẫn. Bên cạnh đó, sinh viên còn được học cách quản lý nhân sự, tài chính, và các hoạt động vận hành trong doanh nghiệp lữ hành. Trong quá trình nghiên cứu môn học "Tổ chức sự kiện", sinh viên thường phải tham khảo nhiều nguồn tài liệu khác nhau, dẫn đến sự không đồng nhất trong cách tiếp cận và hiểu biết về ngành. Đồng thời, một số tài liệu tham khảo còn mang tính hàn lâm, thiếu tính thực tiễn, khiến sinh viên gặp khó khăn trong việc liên hệ lý thuyết với thực tế ngành Du lịch đang phát triển nhanh chóng và đầy biến động. Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên có một bộ tài liệu tham khảo mang tính tổng hợp, cập nhật và gắn liền với thực tiễn hơn, nhóm giảng viên chúng tôi đề xuất và biên soạn giáo trình "Tổ chức sự kiện" này. Giáo trình được xây dựng dựa trên nền tảng lý thuyết vững chắc, kết hợp với các ví dụ thực tế giúp sinh viên phát triển tư duy sáng tạo và khả năng thích ứng với môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng. Với những kiến thức và kỹ năng được trang bị, sinh viên sẽ sẵn sàng đối mặt với các thách thức và nắm bắt các cơ hội trong lĩnh vực lữ hành đầy tiềm năng. Giáo trình Tổ chức sự kiện dành riêng cho người học trình độ Trung cấp. Nội dung của giáo trình bao gồm các Bài sau: Chương 1: Khái quát hoạt động tổ chức sự kiện Chương 2: Các hoạt động cơ bản giai đoạn xúc tiến sự kiện Chương 3: Các hoạt động cơ bản giai đoạn chuẩn bị sự kiện 2
Chương 4: Các hoạt động cơ bản giai đoạn diễn ra sự kiện Chương 5:Công tác tổ chức giai đoạn kết thúc sự kiện Trong quá trình biên soạn, chúng tôi đã tham khảo và trích dẫn từ nhiều tài liệu được liệt kê tại mục Danh mục tài liệu tham khảo. Chúng tôi chân thành cảm ơn các tác giả của các tài liệu mà chúng tôi đã tham khảo. Bên cạnh đó, giáo trình cũng không thể tránh khỏi những sai sót nhất định. Nhóm tác giả rất mong nhận được những ý kiến đóng góp, phản hồi từ quý đồng nghiệp, các bạn người học và bạn đọc. Trân trọng cảm ơn./. Đồng Nai, ngày tháng năm 2021 Tham gia biên soạn 1. Chủ biên ThS. Nguyễn Xuân Khuê 2. ThS. Phạm văn Thành 3. TS. Nguyễn Văn Thuân 4. TS. Nguyễn Văn Quyết 5. Th.S. Nguyễn Ngọc Diệp 3
MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU .......................................................................................................... 2 MỤC LỤC....................................................................................................................... 4 GIÁO TRÌNH MÔN HỌC ............................................................................................ 5 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN ......................... 10 CHƯƠNG 2. CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN GIAI ĐOẠN XÚC TIẾN SỰ KIỆN...... 17 CHƯƠNG 3. CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ SỰ KIỆN ..... 23 CHƯƠNG 4: CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN GIAI ĐOẠN DIỄN RA SỰ KIỆN ........ 28 CHƯƠNG 5: CÔNG TÁC TỔ CHỨC GIAI ĐOẠN KẾT THÚC SỰ KIỆN .............. 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................... 40 4
GIÁO TRÌNH MÔN HỌC 1. Tên môn học: TỔ CHỨC SỰ KIỆN 2. Mã môn học: MH30 3. Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học: 3.1. Vị trí: Giáo trình dành cho người học trình độ Trung cấp tại trường Cao đẳng Hòa Bình Xuân Lộc. + Tổ chức sự kiện là môn học tự chọn thuộc các môn học đào tạo nghề trong chương trình khung trình độ trung cấp nghề “quản trị lữ hành”. + Môn học này nhằm trang bị cho người học những kiến thức bổ trợ cho nghiệp vụ phục vụ nhà hàng của người học. + Môn học này cần được tổ chức giảng dạy trước các môn học nghiệp vụ hướng dẫn 3.2. Tính chất: + Tổ chức sự kiện là môn học lý thuyết. + Đánh giá kết quả bằng kiểm tra hết môn. 3.3. Ý nghĩa và vai trò của môn học: môn học này dành cho đối tượng là người học thuộc chuyên ngành Quản trị lữ hành. Môn học này đã được đưa vào giảng dạy tại trường Cao đẳng Hòa Bình Xuân Lộc từ năm 2021 đến nay. Nội dung chủ yếu của môn học này nhằm cung cấp các kiến thức thuộc lĩnh vực Tổ chức sự kiện: Trình bày được quy trình tổ chức sự kiện theo từng giai đoạn, Tổ chức được một sự kiện trong phạm vi liên quan quản trị lữ hành. 4. Mục tiêu của môn học: 4.1. Về kiến thức: A.1 Nêu được khái niệm, mục đích, yêu cầu, ý nghĩa của công tác tổ chức sự kiện. A.2 Phân loại được các sự kiện. A.3 Trình bày được ý nghĩa của hoạt động tổ chức sự kiện. 4.2. Về kỹ năng: B.1 Trình bày được quy trình tổ chức sự kiện theo từng giai đoạn. B.2 Tổ chức được một sự kiện trong phạm vi liên quan quản trị lữ hành. 4.3. Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: C.1 Cẩn thận, tỉ mỉ, bao quát công việc từ xác định thông tin, lập kế hoạch đến triển khai tổ chức sự kiện. C.2 Hợp tác tích cực với các bộ phận liên quan đảm bảo việc tổ chức các sự kiện. 5
5. Nội dung của môn học 5.1. Chương trình khung Mã Số Tổng Thi/ Lý Thực MH, Tên Môn học/ Mô đun tín số Kiểm thuyết hành MĐ chỉ tiết tra I Các môn học chung 13 255 106 134 15 MH01 Giáo dục chính trị 2 30 15 13 2 MH02 Pháp luật 1 15 9 5 1 MH03 Giáo dục thể chất 1 30 4 24 2 MH04 Giáo dục quốc phòng – An ninh 2 45 21 21 3 MH05 Tin học 2 45 15 29 1 MH06 Tiếng Anh 5 90 42 42 6 Môn học, mô đun cơ sở ,chuyên II môn 65 1445 518 869 58 II.1 Môn học, mô đun cơ sở 5 90 56 28 6 MH07 Tổng quan du lịch 2 30 14 14 2 MĐ08 Kỹ năng giao tiếp 1 30 14 14 2 MH09 Pháp luật du lịch 2 30 28 0 2 II.2 Môn học, mô đun chuyên môn 36 935 196 711 28 MĐ10 Tiếng Anh chuyên ngành 1 4 90 28 58 4 MĐ11 Tiếng Anh chuyên ngành 2 4 90 28 58 4 MH12 Cơ sở văn hóa Việt Nam 2 30 14 14 2 Hệ thống di tích và danh thắng Việt MH13 2 45 14 29 2 Nam 6
MH14 Địa lý và tài nguyên du lịch Việt Nam 3 45 28 14 3 MĐ15 Nghiệp vụ hướng dẫn 4 90 28 58 4 MH16 Tuyến, điểm du lịch Việt Nam 3 60 28 29 3 MĐ17 Tin học ứng dụng 2 45 14 29 2 MH18 Marketing du lịch 2 30 14 14 2 MĐ19 Thực hành nghiệp vụ 1 1 10 0 9 1 MĐ20 Thực hành nghiệp vụ 2 1 20 0 19 1 MĐ21 Thực tập tốt nghiệp 8 380 380 II.3 Môn học, mô đun tự chọn 24 420 266 130 24 MĐ22 Nghiệp vụ lữ hành 3 60 28 29 3 MH23 An ninh an toàn trong du lịch 2 45 14 29 2 MH24 Lịch sử văn minh thế giới 3 45 42 0 3 MH25 Tiến trình lịch sử Việt Nam 2 30 28 0 2 MH26 Các dân tộc Việt Nam 3 45 42 0 3 MH27 Văn hoá ẩm thực 2 45 14 29 2 MH28 Nghiệp vụ văn phòng 2 30 14 14 2 MH29 Nghiệp vụ thanh toán 2 45 14 29 2 MH30 Tổ chức sự kiện 2 30 28 0 2 MH31 Tổng quan cơ sở lưu trú 3 45 42 0 3 Tổng cộng 78 1700 624 1003 73 6. Điều kiện thực hiện môn học: 7
6.1. Phòng học Lý thuyết/Thực hành: Phòng học chuẩn. 6.2. Trang thiết bị dạy học: Phòng có máy chiếu, bảng, phấn,…. 6.3. Học liệu, dụng cụ, mô hình, phương tiện: Giáo trình, mô hình học tập,… 6.4. Các điều kiện khác: Người học tìm hiểu thực tế về công tác xây dựng phương án khắc phục và phòng ngừa rủi ro. 7. Nội dung và phương pháp đánh giá: 7.1. Nội dung: - Kiến thức: Đánh giá tất cả nội dung đã nêu trong mục tiêu kiến thức - Kỹ năng: Đánh giá tất cả nội dung đã nêu trong mục tiêu kỹ năng. - Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Trong quá trình học tập, người học cần: + Nghiên cứu bài trước khi đến lớp. + Chuẩn bị đầy đủ tài liệu học tập. + Tham gia đầy đủ thời lượng môn học. + Nghiêm túc trong quá trình học tập. 7.2. Phương pháp: Người học được đánh giá tích lũy môn học như sau: 7.2.1. Cách đánh giá - Áp dụng quy chế đào tạo Trung cấp hệ chính quy ban hành kèm theo Thông tư số 09/2017/TT-LĐTBXH, ngày 13/3/2017 của Bộ trưởng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội. - Hướng dẫn thực hiện quy chế đào tạo áp dụng tại Trường Cao đẳng Hòa Bình Xuân Lộc như sau: Điểm đánh giá Trọng số + Điểm kiểm tra thường xuyên (Hệ số 1) 40% + Điểm kiểm tra định kỳ (Hệ số 2) + Điểm thi kết thúc môn học 60% 7.2.2. Phương pháp đánh giá 8
Phương pháp Phương pháp Hình thức Chuẩn đầu ra Số Thời điểm đánh giá tổ chức kiểm tra đánh giá cột kiểm tra Tự luận/ A1, A2, A3, Viết/ Thường xuyên Trắc nghiệm/ B1, B2, 1 Sau 12 giờ. Thuyết trình Báo cáo C1, C2 Tự luận/ Viết/ Định kỳ Trắc nghiệm/ A3, B2, C2 2 Sau 20 giờ Thuyết trình Báo cáo A1, A2, A3, Kết thúc môn Tự luận và Viết B1, B2, 1 Sau 30 giờ học trắc nghiệm C1, C2, 7.2.3. Cách tính điểm - Điểm đánh giá thành phần và điểm thi kết thúc môn học được chấm theo thang điểm 10 (từ 0 đến 10), làm tròn đến một chữ số thập phân. - Điểm môn học là tổng điểm của tất cả điểm đánh giá thành phần của môn học nhân với trọng số tương ứng. Điểm môn học theo thang điểm 10 làm tròn đến một chữ số thập phân, sau đó được quy đổi sang điểm chữ và điểm số theo thang điểm 4 theo quy định của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội về đào tạo theo niên chế. 8. Hướng dẫn thực hiện môn học 8.1. Phạm vi, đối tượng áp dụng: Đối tượng Trung cấp quản trị lữ hành 8.2. Phương pháp giảng dạy, học tập môn học 8.2.1. Đối với người dạy * Lý thuyết: Áp dụng phương pháp dạy học tích cực bao gồm: thuyết trình ngắn, nêu vấn đề, hướng dẫn đọc tài liệu, bài tập tình huống, câu hỏi thảo luận…. * Bài tập: Phân chia nhóm nhỏ thực hiện bài tập theo nội dung đề ra. * Thảo luận: Phân chia nhóm nhỏ thảo luận theo nội dung đề ra. * Hướng dẫn tự học theo nhóm: Nhóm trưởng phân công các thành viên trong nhóm tìm hiểu, nghiên cứu theo yêu cầu nội dung trong bài học, cả nhóm thảo luận, trình bày nội dung, ghi chép và viết báo cáo nhóm. 9
8.2.2. Đối với người học: Người học phải thực hiện các nhiệm vụ như sau: - Nghiên cứu kỹ bài học tại nhà trước khi đến lớp. Các tài liệu tham khảo sẽ được cung cấp nguồn trước khi người học vào học môn học này (trang web, thư viện, tài liệu...) - Tham dự tối thiểu 70% các buổi giảng lý thuyết. Nếu người học vắng >30% số tiết lý thuyết phải học lại môn học mới được tham dự kì thi lần sau. - Tự học và thảo luận nhóm: là một phương pháp học tập kết hợp giữa làm việc theo nhóm và làm việc cá nhân. Một nhóm gồm 8-10 người học sẽ được cung cấp chủ đề thảo luận trước khi học lý thuyết, thực hành. Mỗi người học sẽ chịu trách nhiệm về 1 hoặc một số nội dung trong chủ đề mà nhóm đã phân công để phát triển và hoàn thiện tốt nhất toàn bộ chủ đề thảo luận của nhóm. - Tham dự đủ các bài kiểm tra thường xuyên, định kỳ. - Tham dự thi kết thúc môn học. - Chủ động tổ chức thực hiện giờ tự học. 9. Tài liệu tham khảo: [1] Giáo Trình Quản Trị Tổ Chức Sự Kiện Và Lễ Hội-Nguyễn Thị Mỹ Thanh.NXB Lao Động Xã Hội 2015 [2] Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp-Nguyễn Thị Thu Hà .Nhà xuất bản: Đại học Kinh tế Quốc dân 2022 [3] Quản lý và tổ chức sự kiện-Trần Minh Hương.Nhà xuất bản: Tổng hợp TP.HCM 2022 [4] Tổ chức sự kiện - Từ lý thuyết đến thực hành-Đỗ Minh Cường. Nhà xuất bản: Giáo dục Việt Nam 2022 Nguyên tắc và quy trình tổ chức sự kiện-Phạm Thị Ngọc Lan. Nhà xuất bản: Công Thương 2022CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN  GIỚI THIỆU CHƯƠNG 1 Hoạt động tổ chức sự kiện là một lĩnh vực quan trọng trong quản lý và truyền thông, bao gồm việc lập kế hoạch, triển khai, và đánh giá các sự kiện từ quy mô nhỏ đến lớn. Các sự kiện có thể bao gồm hội nghị, hội thảo, lễ hội, triển lãm, và các buổi lễ cá nhân như đám cưới hay sinh nhật. Quá trình tổ chức sự kiện đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều yếu tố như ngân sách, địa điểm, khách mời, chương trình, và quảng bá. Hiểu rõ về quy trình và các yếu tố liên quan đến tổ chức sự kiện giúp đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra.  MỤC TIÊU CHƯƠNG 1 10
Sau khi học xong Bài này, người học có khả năng:  Về kiến thức: - Hiểu các giai đoạn và quy trình cơ bản trong tổ chức sự kiện. - Nắm bắt các yếu tố quan trọng như lập kế hoạch, ngân sách, và quản lý tài nguyên. - Phân tích các phương pháp quảng bá và truyền thông hiệu quả cho sự kiện. - Nhận diện các rủi ro có thể xảy ra và cách quản lý chúng trong quá trình tổ chức sự kiện. - Đánh giá sự thành công của sự kiện dựa trên các tiêu chí và phản hồi của khách tham dự..  Về kỹ năng: - Lập kế hoạch và tổ chức các sự kiện từ quy mô nhỏ đến lớn. - Quản lý ngân sách và tài nguyên hiệu quả. - Tạo dựng và duy trì mối quan hệ với các bên liên quan, bao gồm nhà cung cấp, khách mời và đội ngũ tổ chức. - Quảng bá sự kiện qua các kênh truyền thông và các phương tiện quảng cáo. - Giải quyết các vấn đề phát sinh và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.  Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: - Có khả năng tự quản lý và điều hành các hoạt động liên quan đến sự kiện. - Đảm bảo sự chuẩn bị kỹ lưỡng và thực hiện các kế hoạch theo đúng thời hạn và ngân sách. - Chủ động phối hợp với các bên liên quan để đạt được mục tiêu sự kiện. - Có trách nhiệm trong việc xử lý các tình huống phát sinh và đảm bảo sự hài lòng của khách tham dự. - Đánh giá và rút kinh nghiệm từ các sự kiện đã tổ chức để cải thiện cho các sự kiện tương lai.  PHƯƠNG PHÁP GIẢNG DẠY VÀ HỌC TẬP CHƯƠNG 1 - Đối với người dạy: sử dụng phương pháp giảng giảng dạy tích cực (diễn giảng, vấn đáp, dạy học theo vấn đề); yêu cầu người học thực hiện câu hỏi thảo luận và bài tập CHƯƠNG 1 (cá nhân hoặc nhóm). - Đối với người học: chủ động đọc trước giáo trình (CHƯƠNG 1) trước buổi học; hoàn thành đầy đủ câu hỏi thảo luận và bài tập tình huống CHƯƠNG 1 theo cá nhân hoặc nhóm và nộp lại cho người dạy đúng thời gian quy định.  ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN CHƯƠNG 1 11
- Phòng học chuyên môn hóa/nhà xưởng: phòng học theo tiêu chuẩn - Trang thiết bị máy móc: Máy chiếu và các thiết bị dạy học khác - Học liệu, dụng cụ, nguyên vật liệu: Bài trình môn học, giáo trình, tài liệu tham khảo, giáo án, phim ảnh, và các tài liệu liên quan. - Các điều kiện khác: Không có  KIỂM TRA VÀ ĐÁNH GIÁ CHƯƠNG 1 - Nội dung:  Kiến thức: Kiểm tra và đánh giá tất cả nội dung đã nêu trong mục tiêu kiến thức  Kỹ năng: Đánh giá tất cả nội dung đã nêu trong mục tiêu kỹ năng.  Năng lực tực chủ và trách nhiệm: Trong quá trình học tập, người học cần: + Nghiên cứu bài trước khi đến lớp + Chuẩn bị đầy đủ tài liệu học tập. + Tham gia đầy đủ thời lượng môn học. + Nghiêm túc trong quá trình học tập. - Phương pháp:  Điểm kiểm tra thường xuyên: 1 điểm kiểm tra (hình thức: hỏi miệng)  Kiểm tra định kỳ: không có  NỘI DUNG CHƯƠNG 1 1. Khái niệm Hoạt động tổ chức sự kiện là quá trình lập kế hoạch, triển khai và điều phối các hoạt động để thực hiện một sự kiện cụ thể. Điều này bao gồm việc xác định mục tiêu sự kiện, lựa chọn địa điểm, phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ, và đảm bảo mọi yếu tố liên quan được chuẩn bị và thực hiện theo đúng yêu cầu. Tổ chức sự kiện có thể bao gồm nhiều loại hình khác nhau từ hội thảo, hội nghị, triển lãm đến các sự kiện cá nhân như đám cưới hay sinh nhật. Quá trình này đòi hỏi sự kết hợp chặt chẽ giữa các yếu tố như ngân sách, thời gian, và nguồn lực để đạt được kết quả mong muốn. 2. Mục đích 12
Mục đích của tổ chức sự kiện là để đạt được các mục tiêu cụ thể, có thể là quảng bá sản phẩm, xây dựng thương hiệu, tổ chức các hoạt động xã hội, hoặc đơn giản là tạo ra một trải nghiệm đặc biệt cho khách tham dự. Sự kiện có thể giúp doanh nghiệp tăng cường mối quan hệ với khách hàng, đối tác, và cộng đồng, đồng thời cung cấp nền tảng để giao lưu, học hỏi và kết nối. Tổ chức sự kiện thành công còn có thể nâng cao uy tín và hình ảnh của tổ chức, đồng thời tạo cơ hội để đạt được các mục tiêu chiến lược dài hạn. 3. Yêu cầu Yêu cầu trong tổ chức sự kiện bao gồm sự chuẩn bị chu đáo, sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan, và khả năng quản lý các yếu tố như thời gian, ngân sách và nhân sự. Cần phải có kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn của sự kiện, từ việc lên ý tưởng, thiết lập chương trình, đến việc thực hiện và đánh giá. Các yêu cầu cũng bao gồm việc đảm bảo sự hài lòng của khách tham dự và xử lý các tình huống phát sinh một cách linh hoạt và hiệu quả. Đặc biệt, cần phải tuân thủ các quy định pháp lý và an toàn để sự kiện diễn ra suôn sẻ. 4. Phân loại 4.1 Theo tiêu chí quy mô Sự kiện có thể được phân loại theo quy mô thành các loại sự kiện nhỏ, vừa và lớn. Sự kiện nhỏ thường có số lượng khách mời ít, tổ chức trong không gian nhỏ và yêu cầu nguồn lực hạn chế. Sự kiện vừa có quy mô lớn hơn với nhiều khách mời và hoạt động phức tạp hơn, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng hơn. Sự kiện lớn, như các hội nghị quốc tế hay lễ hội lớn, cần một kế hoạch chi tiết và quản lý nguồn lực rộng lớn để đảm bảo thành công. 4.2 Theo tiêu chí hình thức Theo hình thức, sự kiện có thể là sự kiện trực tiếp hoặc trực tuyến. Sự kiện trực tiếp diễn ra tại một địa điểm cụ thể với sự tham gia của khách mời tại chỗ. Trong khi đó, sự kiện trực tuyến được tổ chức qua các nền tảng kỹ thuật số, cho phép người tham dự tham gia từ xa. Mỗi hình thức yêu cầu các phương pháp tổ chức và công cụ khác nhau để đảm bảo tính hiệu quả và sự tương tác của sự kiện. 13
4.3 Theo tiêu chí nội dung Theo nội dung, sự kiện có thể được phân thành các loại như hội nghị, hội thảo, triển lãm, lễ hội, và sự kiện cá nhân. Hội nghị thường tập trung vào việc thảo luận và chia sẻ thông tin chuyên môn. Hội thảo là các buổi trao đổi kiến thức và kỹ năng cụ thể. Triển lãm giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ. Lễ hội thường là các hoạt động giải trí lớn, và sự kiện cá nhân như đám cưới hay sinh nhật tập trung vào các hoạt động xã hội và cá nhân. 5. Ý nghĩa của hoạt động tổ chức sự kiện 5.1 Đối với doanh nghiệp chuyên tổ chức sự kiện Đối với các doanh nghiệp chuyên tổ chức sự kiện, hoạt động này là nền tảng chính cho sự phát triển và tồn tại của họ. Nó giúp họ xây dựng danh tiếng, mở rộng mạng lưới khách hàng và tạo cơ hội kinh doanh mới. Doanh nghiệp tổ chức sự kiện phải đảm bảo chất lượng dịch vụ, sáng tạo trong các giải pháp tổ chức, và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và đối tác. Thành công trong tổ chức sự kiện có thể dẫn đến sự tăng trưởng doanh thu và phát triển bền vững trong ngành công nghiệp tổ chức sự kiện. 5.2 Đối với doanh nghiệp cần tổ chức sự kiện Đối với các doanh nghiệp cần tổ chức sự kiện, hoạt động này có ý nghĩa quan trọng trong việc đạt được các mục tiêu kinh doanh và xây dựng hình ảnh. Các sự kiện giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, kết nối với khách hàng, và tạo ra cơ hội hợp tác với các đối tác tiềm năng. Sự kiện thành công có thể tăng cường sự nhận diện thương hiệu, thúc đẩy doanh số bán hàng, và nâng cao uy tín của doanh nghiệp trong ngành công nghiệp của mình. 6. Những nhân tố tác động đến hoạt động tổ chức sự kiện 6.1 Nhóm nhân tố khách quan Nhóm nhân tố khách quan bao gồm các yếu tố như thời tiết, tình hình kinh tế, và các quy định pháp lý. Thời tiết có thể ảnh hưởng đến sự kiện ngoài trời và yêu cầu chuẩn bị các phương án dự phòng. Tình hình kinh tế ảnh hưởng đến ngân sách và mức độ đầu tư vào sự kiện. Các quy định pháp lý, bao gồm các giấy phép cần thiết và các quy tắc về an toàn, cũng ảnh hưởng đến cách thức tổ chức và thực hiện sự kiện. 14
6.2 Nhóm nhân tố chủ quan Nhóm nhân tố chủ quan bao gồm các yếu tố như sự chuẩn bị của đội ngũ tổ chức, sự sáng tạo và khả năng ứng biến. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng của đội ngũ tổ chức là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Khả năng sáng tạo trong việc thiết kế và triển khai các hoạt động cũng góp phần vào sự thành công của sự kiện. Hơn nữa, khả năng ứng biến và xử lý các tình huống phát sinh là cần thiết để đảm bảo sự kiện diễn ra theo kế hoạch. 7. Quy trình tổ chức sự kiện 7.1 Tiếp xúc Giai đoạn tiếp xúc là bước đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện, bao gồm việc tiếp cận khách hàng hoặc đối tác để tìm hiểu yêu cầu và mục tiêu của sự kiện. Trong giai đoạn này, cần thu thập thông tin về loại sự kiện, quy mô, địa điểm, ngân sách, và các yêu cầu đặc biệt từ khách hàng. Việc nắm rõ yêu cầu và mong muốn của khách hàng sẽ giúp xác định các bước tiếp theo trong quy trình tổ chức sự kiện. 7.2 Đàm phán Đàm phán là giai đoạn trong đó các bên liên quan thảo luận và thống nhất các điều khoản hợp tác, bao gồm ngân sách, thời gian, và các yêu cầu cụ thể. Đây là lúc các chi tiết về dịch vụ, chi phí, và điều kiện hợp tác được làm rõ và ký kết hợp đồng. Đàm phán hiệu quả giúp đảm bảo rằng tất cả các bên đều hài lòng với các điều khoản và giảm thiểu rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện. 7.3 Xây dựng kế hoạch Xây dựng kế hoạch là bước quan trọng trong việc lập ra một kế hoạch chi tiết cho sự kiện, bao gồm việc xác định chương trình, phân bổ ngân sách, và lập lịch trình. Giai đoạn này bao gồm việc chọn địa điểm, lên kế hoạch cho các hoạt động, và phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ. Một kế hoạch chi tiết và rõ ràng giúp đảm bảo rằng mọi thứ đều được chuẩn bị sẵn sàng trước ngày diễn ra sự kiện. 7.4 Ký kết Ký kết là giai đoạn hoàn tất các thỏa thuận và hợp đồng với các bên liên quan, bao gồm nhà cung cấp dịch vụ, địa điểm, và các đối tác khác. Giai đoạn này đảm bảo rằng 15
tất cả các điều khoản và điều kiện được xác nhận và cam kết thực hiện. Ký kết hợp đồng cũng bao gồm việc xem xét và phê duyệt các tài liệu liên quan đến sự kiện. 7.5 Tổ chức thực hiện Tổ chức thực hiện là bước triển khai các hoạt động theo kế hoạch đã xây dựng. Đây là giai đoạn diễn ra sự kiện, bao gồm việc giám sát và điều phối các hoạt động để đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Cần có sự kiểm soát và điều chỉnh kịp thời để xử lý các tình huống phát sinh và đảm bảo sự hài lòng của khách tham dự. 7.6 Kiểm tra đánh giá Kiểm tra đánh giá là bước cuối cùng trong quy trình tổ chức sự kiện, bao gồm việc đánh giá hiệu quả và kết quả của sự kiện so với các mục tiêu đã đặt ra. Giai đoạn này bao gồm việc thu thập phản hồi từ khách tham dự, phân tích các yếu tố thành công và các vấn đề gặp phải, và rút ra bài học để cải thiện cho các sự kiện trong tương lai. Việc đánh giá giúp cải thiện quy trình tổ chức sự kiện và nâng cao chất lượng  TÓM TẮT CHƯƠNG 1 Trong Bài này, một số nội dung chính được giới thiệu: Tổ chức sự kiện là một quá trình phức tạp bao gồm nhiều bước từ lập kế hoạch đến thực hiện và đánh giá. Nó yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa ngân sách, địa điểm, chương trình và quảng bá. Để tổ chức một sự kiện thành công, người tổ chức cần phải có kỹ năng quản lý, khả năng giải quyết vấn đề, và sự chú ý đến từng chi tiết. Việc nắm rõ quy trình và các yếu tố liên quan giúp đảm bảo rằng sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra, đồng thời mang lại trải nghiệm tích cực cho người tham dự..  CÂU HỎI VÀ TÌNH HUỐNG THẢO LUẬN CHƯƠNG 1 Câu 1.Những giai đoạn chính trong quy trình tổ chức sự kiện là gì? Câu 2.Các yếu tố quan trọng nào cần cân nhắc khi lập kế hoạch và ngân sách cho sự kiện? Câu 3.Các phương pháp quảng bá nào hiệu quả nhất trong việc thu hút khách tham dự sự kiện? Câu 4.Làm thế nào để quản lý và giải quyết các rủi ro phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện? Câu 5.Các tiêu chí nào được sử dụng để đánh giá sự thành công của một sự kiện? 16
CHƯƠNG 2. CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN GIAI ĐOẠN XÚC TIẾN SỰ KIỆN  GIỚI THIỆU CHƯƠNG 2 Xúc tiến sự kiện là một giai đoạn quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện, nhằm đảm bảo rằng sự kiện được quảng bá rộng rãi và thu hút sự quan tâm của đối tượng mục tiêu. Giai đoạn này bao gồm việc phát triển các chiến lược truyền thông và quảng bá, thiết lập các kênh tiếp cận khách hàng, và thực hiện các hoạt động tiếp thị để tạo ra sự nhận diện và hứng thú xung quanh sự kiện. Các hoạt động xúc tiến sự kiện có thể bao gồm việc gửi thông cáo báo chí, triển khai chiến dịch quảng cáo, tổ chức sự kiện tiền sự kiện, và xây dựng các mối quan hệ với các đối tác truyền thông.  MỤC TIÊU CHƯƠNG 2 Sau khi học xong Bài này, người học có khả năng:  Về kiến thức: 17
- Hiểu rõ các bước và chiến lược trong giai đoạn xúc tiến sự kiện. - Nắm bắt các công cụ và phương pháp quảng bá hiệu quả cho sự kiện. - Phân tích các kênh truyền thông và tiếp cận đối tượng mục tiêu. - Đánh giá hiệu quả của các hoạt động xúc tiến và điều chỉnh chiến lược khi cần thiết. - Tạo ra và duy trì sự quan tâm và sự tham gia của khách hàng tiềm năng.  Về kỹ năng: - Lập kế hoạch và triển khai các chiến dịch quảng bá cho sự kiện. - Sử dụng các công cụ truyền thông và quảng cáo để tiếp cận đối tượng mục tiêu. - Tạo nội dung và thông điệp hấp dẫn để thu hút sự chú ý của khách hàng. - Đánh giá và phân tích kết quả của các hoạt động xúc tiến để điều chỉnh chiến lược. - Quản lý mối quan hệ với các đối tác truyền thông và nhà báo.  Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: - Có khả năng tự quản lý và triển khai các chiến lược xúc tiến sự kiện một cách hiệu quả. - Đảm bảo rằng tất cả các hoạt động xúc tiến được thực hiện theo đúng kế hoạch và ngân sách. - Chủ động xử lý các vấn đề phát sinh và điều chỉnh các chiến lược quảng bá khi cần thiết. - Đảm bảo sự tương tác và phối hợp chặt chẽ với các bên liên quan, bao gồm khách hàng và đối tác truyền thông. - Đánh giá và báo cáo về hiệu quả của các hoạt động xúc tiến để cải thiện cho các sự kiện trong tương lai.  PHƯƠNG PHÁP GIẢNG DẠY VÀ HỌC TẬP CHƯƠNG 2 - Đối với người dạy: sử dụng phương pháp giảng giảng dạy tích cực (diễn giảng, vấn đáp, dạy học theo vấn đề); yêu cầu người học thực hiện câu hỏi thảo luận và bài tập CHƯƠNG 2(cá nhân hoặc nhóm). - Đối với người học: chủ động đọc trước giáo trình (CHƯƠNG 2) trước buổi học; hoàn thành đầy đủ câu hỏi thảo luận và bài tập tình huống CHƯƠNG 2 theo cá nhân hoặc nhóm và nộp lại cho người dạy đúng thời gian quy định..  ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN CHƯƠNG 2 - Phòng học chuyên môn hóa/nhà xưởng: phòng học theo tiêu chuẩn. - Trang thiết bị máy móc: Máy chiếu và các thiết bị dạy học khác - Học liệu, dụng cụ, nguyên vật liệu: Bài trình môn học, giáo trình, tài liệu tham khảo, giáo án, phim ảnh, và các tài liệu liên quan. 18
- Các điều kiện khác: Không có  KIỂM TRA VÀ ĐÁNH GIÁ CHƯƠNG 2 - Nội dung:  Kiến thức: Kiểm tra và đánh giá tất cả nội dung đã nêu trong mục tiêu kiến thức  Kỹ năng: Đánh giá tất cả nội dung đã nêu trong mục tiêu kĩ năng.  Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Trong quá trình học tập, người học cần: + Nghiên cứu bài trước khi đến lớp + Chuẩn bị đầy đủ tài liệu học tập. + Tham gia đầy đủ thời lượng môn học. + Nghiêm túc trong quá trình học tập. - Phương pháp:  Điểm kiểm tra thường xuyên: 1 điểm kiểm tra (hình thức: hỏi miệng/ thuyết trình)  Kiểm tra định kỳ: Không có.  NỘI DUNG CHƯƠNG 2 1. Công tác thu thập thông tin 1.1. Khái niệm thông tin Thông tin là các dữ liệu, sự kiện, hoặc tri thức được thu thập và xử lý để cung cấp cái nhìn và hiểu biết về một chủ đề cụ thể. Thông tin có thể bao gồm các yếu tố như số liệu, kết quả nghiên cứu, nhận xét, và các yếu tố khác có thể được sử dụng để đưa ra quyết định. Trong bối cảnh tổ chức sự kiện, thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc hiểu nhu cầu, xu hướng và mong đợi của khách hàng cũng như các điều kiện bên ngoài ảnh hưởng đến sự kiện. 1.2. Vai trò của thông tin 19