Luận văn Thạc sĩ Định hướng ứng dụng: Hiện đại hóa công tác quản lý văn bản tại Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

NGÔ QUỲNH ANH

HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

QUẢN LÝ CÔNG

Hà Nội - 7/2020

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

NGÔ QUỲNH ANH

HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

Chuyên ngành: Quản lý công

Mã số: 8340403

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. LƯU KIẾM THANH Hà Nội - 7/2020

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ “Hiện đại hóa công tác quản lý văn bản

tại Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội” là công trình nghiên

cứu của tôi. Trong công trình nghiên cứu này, tôi có tham khảo và tổng hợp kết

quả của nhiều công trình nghiên cứu khác và đã có chú thích theo quy định. Công

trình này chưa từng được công bố trên bất cứ phương tiện truyền thông nào.

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học về nội dung

nghiên cứu của đề tài này.

Hà Nội, ngày tháng năm 2020

HỌC VIÊN

Ngô Quỳnh Anh

LỜI CẢM ƠN

Trước hết, để hoàn thành được chương trình học cao học và hoàn thành luận

văn, tôi luôn nhận được sự hướng dẫn, tạo mọi điều kiện và giúp đỡ quý báu của

các thầy, cô giáo của Phòng Quản lý sau đào tạo và Khoa Hành chính học của

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, gia đình và bạn bè đã luôn ở bên cạnh và ủng hộ.

Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS Lưu Kiếm Thanh -

người thầy đã tận tâm giúp đỡ, hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực hiện và

hoàn thành luận văn.

Sau cùng, tôi xin trân thành cảm ơn tới các cán bộ, công chức công tác tại

Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn đã tạo mọi điều kiện thuận lợi trong suốt quá

trình học tập nghiên cứu và hoàn thành luận văn.

Để hoàn thành luận văn này, tôi đã dành nhiều thời gian và công sức nghiên

cứu. Tuy có nhiều nỗ lực và cố gắng nhưng luận văn cũng không tránh khỏi những

thiếu sót. Tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến quý báu của quý thầy, cô

giáo và bạn đọc để đề tài luận văn bản thân được hoàn thiện hơn và có cơ sở để

phát triển hướng nghiên cứu tiếp theo.

Xin trân trọng cảm ơn./.

Hà Nội, ngày tháng năm 2020

HỌC VIÊN

Ngô Quỳnh Anh

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT

STT

Từ viết tắt

Từ viết đầy đù

Bộ Nội vụ

BNV

Cán bộ, công chức

CBCC

Cải cách hành chính

CCHC

Công nghệ thông tin

CNTT

Chính phủ

Chính phủ điện tử

CPĐT

Cơ quan nhà nước

CQNN

CQHCNN

Cơ quan hành chính nhà nước

Doanh nghiệp nhà nước

9 DNNN

Hiện đại hóa

10 HĐH

Hội đồng nhân dân

11 HĐND

Nghị định

12 NĐ

Nghị quyết

13 NQ

Quyết định

14 QĐ

Quản lý nhà nước

15 QLNN

Quản lý văn bản

16 QLVB

Quản lý văn bản và điều hành

17 QLVB&ĐHTN

tác nghiệp

Thông tư

18 TT

Thủ tục hành chính

19 TTHC

Ủy ban nhân dân

20 UBND

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

SƠ ĐỒ:

Sơ đồ 1.1. Quy trình quản lý văn bản đi ................................................................ 13

Sơ đồ 1.2. Quy trình quản lý văn bản đến .............................................................. 13

Bảng 2.1. Trình độ chuyên môn của nhân sự làm công tác văn thư trên địa bàn huyện Sóc Sơn ........................................................................................................ 27

Bảng 2.2. Bảng thống kê số lượng văn bản phát hành tại UBND huyện Sóc Sơn (đơn vị: văn bản) .................................................................................................... 29

Bảng 2.3. Bảng thống kê số liệu thống kê văn bản đến của UBND huyện Sóc Sơn (đơn vị: văn bản) .................................................................................................... 30

BẢNG BIỂU:

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU .................................................................................................................. 1

1. Lý do chọn đề tài ................................................................................................... 1

2. Tình hình nghiên cứu ............................................................................................ 3

3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................ 3

4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu............................................................................. 5

5. Phương pháp nghiên cứu ....................................................................................... 5

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn .................................................................................. 6

7. Kết cấu của đề tài .................................................................................................. 6

CHƯƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ............................................................................................. 8

1.1. Quan niệm về công tác quản lý văn bản ............................................................ 8

1.1.1. Khái niệm văn bản và quản lý văn bản ........................................................ 8

1.1.1.1. Khái niệm văn bản .................................................................................. 8

1.1.1.2. Khái niệm quản lý văn bản ................................................................... 10

1.1.2. Vai trò của văn bản và quản lý văn bản ..................................................... 11

1.1.3. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý văn bản......................................................... 12

1.1.4. Quy trình quản lý văn bản .......................................................................... 13

1.1.4.1. Quy trình quản lý văn bản đi ................................................................. 13

1.1.4.2. Quy trình quản lý văn bản đến .............................................................. 13

1.2. Quan niệm về hiện đại hóa công tác quản lý văn bản ...................................... 14

1.2.1. Khái niệm về hiện đại hóa .......................................................................... 14

1.2.2. Sự cần thiết phải hiện đại hóa công tác quản lý văn bản ........................... 15

1.2.3. Các yếu tố tác động đến hiện đại hóa công tác quản lý văn bản ............... 17

1.2.4. Nội dung của hiện đại hóa công tác quản lý văn bản ................................ 18

1.2.4.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản .......................... 18

1.2.4.2. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong quản lý văn bản ............................................................................................................... 22

1.2.4.3. Về cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị kỹ thuật hiện đạị trong quản lý văn bản ............................................................................................................... 23

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 .......................................................................................... 24

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI ............................................................................................................................... 25

2.1. Khái quát chung về Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn ................................... 25

2.1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn ........................................................................................................................ 25

2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn .................. 26

2.1.3. Tình hình hoạt động chung của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn ............ 26

2.2. Công tác quản lý văn bản tại Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội ........................................................................................................................... 27

2.2.1. Đội ngũ nhân sự thực hiện công tác quản lý văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn ...................................................................................................... 27

2.2.2. Quản lý văn bản đi – đến của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn ............... 29

2.3. Phân tích thực trạng hiện đại hóa công tác quản lý văn bản của Uỷ ban Nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội ................................................................... 30

2.3.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản của Uỷ ban Nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội ....................................................................... 30

2.3.1.1. Giới thiệu phần mềm quản lý văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn .................................................................................................................... 31

2.3.1.2. Chức năng chính của phần mềm quản lý văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn .................................................................................................. 31

2.3.1.3. Nhóm chức năng quản lý văn bản đến trong phần mềm của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn .................................................................................. 32

2.3.1.4. Nhóm chức năng quản lý văn bản đi trong phần mềm của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn ........................................................................................... 33

2.3.1.5. Phân quyền sử dụng văn bản trong phần mềm quản lý của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn .................................................................................. 34

2.3.1.6. Đăng ký và quản lý văn bản đến ......................................................... 35

2.3.1.7. Đăng ký và quản lý văn bản đi ............................................................ 35

2.3.2. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong quản lý văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội ...................... 35

2.3.2.1. Quy trình xử lý văn bản đi của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn ........ 36

2.3.2.2. Quy trình xử lý văn bản đến của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn ..... 38

2.3.3. Cơ sở, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác quản lý văn bản Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn ...................................................................................... 40

2.4. Đánh giá, nhận xét ............................................................................................ 41

2.4.1. Kết quả ....................................................................................................... 41

2.4.2. Hạn chế ....................................................................................................... 43

2.4.3. Nguyên nhân .............................................................................................. 44

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 .......................................................................................... 46

CHƯƠNG 3. PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI ...................................................... 47

3.1. Phương hướng tăng cường hiện đại hóa công tác quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội .......................................................... 47

3.1.1. Chủ trương của Nhà nước .......................................................................... 47

3.1.2. Phương hướng của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn ................................ 48

3.2. Một số giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội .......................................................... 49

3.2.1. Hoàn thiện việc ban hành hệ thống văn bản hướng dẫn về hiện đại hóa công tác quản lý văn bản ...................................................................................... 49

3.2.2. Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức về hiện đại hóa công tác quản lý văn bản .................................................................................................... 50

3.2.3. Đổi mới nhận thức, tư duy làm việc, ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức về hiện đại hóa công tác quản lý văn bản .................................................... 53

3.2.4. Đẩy mạnh áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO trong quản lý văn bản .............................................................................................................................. 54

3.2.5. Đẩy mạnh cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác quản lý văn bản ................................................................................................................. 55

3.2.6. Đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát việc thực hiện hiện đại hóa công tác quản lý văn bản ............................................................................... 57

3.2.7. Một số giải pháp khác ................................................................................ 57

3.3. Một số đề xuất về tăng cường hiện đại hóa công tác quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn ................................................................................ 58

KẾT LUẬN .......................................................................................................... 60

MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Sự hội nhập quốc tế cùng sự phát triển của cách mạng khoa học – công

nghệ, đặc biệt là sự bùng nổ của CNTT đã đặt ra yêu cầu đối các nhà lãnh đạo quốc

gia cũng cần phải có sự thay đổi trong cách quản lý, điều hành nhà nước đảm bảo

hoạt động đó mang lại hiệu lực hiệu quả. Trước sự thay đổi đó, vấn đề hoàn thiện

tổ chức bộ máy và hoạt động quản lý hành chính nhà nước theo hướng hiện đại và

CCHC là một bộ phận không thể tách rời trong tổng thể CCHC nhà nước nói chung

[25, tr 480], từ đó đã nghiên cứu và lồng ghép tiến trình HĐH trong quá trình quản

lý trên mọi ngành, mọi lĩnh vực và sự ra đời của CPĐT được hình thành. CPĐT ra

đời có thể dễ dàng đáp ứng yêu cầu của toàn cầu bằng cách áp dụng công nghệ hiện

đại [2, tr 12], đây là một xu thế tất yếu cho sự phát triển và CCHC nhà nước. Một

trong những nội dung góp phần xây dựng và kiến tạo nên CPĐT là việc HĐH công

tác QLVB.

Văn bản là một loại hình thức phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt

thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác. Do vậy QLVB là hoạt động không thể

thiếu, việc làm thường xuyên và quan trọng ở trong mỗi cơ quan, tổ chức. Và để

làm tốt được việc QLVB, cần thiết phải xây dựng và không ngừng cải tiến các văn

bản này để hình thành QLVB một cách khoa học, ngăn nắp, theo thứ tự, để dễ dàng

lưu trữ, tìm kiếm, đồng thời tránh được những rủi ro mất mát thiếu sót văn bản của

mỗi cơ quan, đơn vị.

Trong thời đại công nghệ mới hiện nay công tác QLVB, việc quản lý theo

truyền thống dùng, tức là sử dụng hình thức văn bản giấy đã thể hiện rõ sự không

còn phù hợp. Từ việc có thể xảy ra trong sai sót trong giải quyết cho đến chuyển

giao, tìm kiếm đến lưu trữ văn bản theo hình thức thủ công có thể gây nên tình

trạng mất giấy tờ, mất thời gian và lãng phí nguồn lực cho cơ quan, tổ chức; nhất là

với CQNN. Do vậy mà cần phải HĐH công tác QLVB để dần dần thay đổi phương

thức hoạt động, tác nghiệp từ truyền thống sang hiện đại. Tuy nhiên, việc HĐH

không chỉ nhằm vào các hoạt động ứng dụng CNTT, ứng dụng các sản phẩm của

khoa học công nghệ vào thực hiện công việc mà còn tập trung vào sự thay đổi quy

trình làm việc, cách suy nghĩ trong quản lý cùng với tăng cường về công sở, cơ sở

vật chất để đáp ứng cho HĐH công tác QLVB nói riêng và HĐH hành chính nói

chung.

Theo Nghị quyết số 17/NQ-CP của CP ngày 07.3.2019 về một số nhiệm vụ,

giải pháp trọng tâm phát triển CPĐT giai đoạn 2019 – 2020, định hướng đên 2025

đã xác định mục tiêu và chỉ tiêu cốt lõi cần thực hiện từ nay đến 2020, từ đó có

những định hướng mới trong giai đoạn tiếp theo nhằm hoàn thiện mục tiêu phát

triển CPĐT nhà nước. Khẩn trương xây dựng, phát triển Trục liên thông văn bản

quốc gia; 100% phần mềm QLVB và điều hành của các bộ, ngành, địa phương

được kết nối, liên thông qua Trục liên thông văn bản quốc gia; 90% văn bản trao

đổi giữa các CQNN dưới dạng điện tử; giảm tối đa việc sử dụng tài liệu giấy,…

Đây là những nội dung chủ yếu trong việc góp phần xây dựng và hoàn thiện CPĐT

cũng như là một phần trong HĐH công tác QLVB hiện nay của nước ta.

Là một huyện thuộc phía Bắc thành phố Hà Nội, được sát nhập về thành phố

Hà Nội từ năm 1978, huyện Sóc Sơn vẫn luôn được thành phố quan tâm sát sao chỉ

đạo, điều hành kịp thời cùng sự phát triển chung của thành phố. Sự phát triển kinh

tế - xã hội nhanh chóng vào những năm gần đây, khiến cho huyện Sóc Sơn đã

những tiến bước thay đổi tích cực mạnh mẽ, nhưng kèm theo đó cũng có những hạn

chế. Trên thực tế, công tác QLVB của các CQNN tại địa phương cho thấy đã có

nhiều sự đổi mới trong quá trình thực hiện: đã ứng dụng CNTT trong QLVB, tất cả

văn bản đều được thao tác thông qua môi trường mạng số,… Tuy nhiên trong quá

trình thực hiện đã bộc lộ những hạn chế như vẫn còn sử dụng nhiều văn bản giấy,

vấn đề QLVB điện tử vẫn còn bất cập.

Xuất phát từ sự cần thiết đó, tôi lựa chọn đề tài “HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG

TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN,

THÀNH PHỐ HÀ NỘI” làm luận văn tốt nghiệp cho chuyên ngành quản lý công.

Với mong muốn thông qua quá trình tìm hiểu, nghiên cứu về vấn đề này sẽ giúp

bản thân hiểu rõ, nắm vững kiến thức về QLVB và công cuộc HĐH hiện nay, từ đó

có sự đánh giá và những ý tưởng mới, giải pháp hữu hiệu có thể vận dụng vào thực

tiễn nhằm HĐH công tác QLVB của các CQNN, nhất là CQNN tại địa phương

ngày một hiệu lực và hiệu quả hơn.

2. Tình hình nghiên cứu

Những năm gần đây, các nghiên cứu liên quan đến chủ đề về công tác văn

thư nói chung, công tác QLVB nói riêng cũng như HĐH công tác văn thư đã thu

hút sự quan tâm của nhà khoa học thực hiện ở một số đề tài từ những góc độ và

phạm vi khác nhau.

Một số nghiên cứu liên quan đến HĐH và HĐH công tác văn thư:

- Bài viết của PGS.TS Lưu Kiếm Thanh (2011), “HĐH hành chính trong nền

kinh tế tri thức” được đăng trên Kỷ yếu hội thảo Cải cách hành chính nhà nước ở

Việt Nam từ góc nhìn của các nhà khoa học. Bài viết cho thấy nội dung HĐH hành

chính trong thời đại của nền kinh tế tri thức, chủ yếu trên nền thông tin số hóa tập

trung vào các mặt: HĐH thể chế, HĐH tổ chức bộ máy, HĐH tài chính công, nâng

cao hiệu quả làm việc CBCC, sử dụng kỹ thuật CNTT phục vụ hoạt động hành

chính.

- Bài viết “Đổi mới công tác văn thư trong quá trình xây dựng chính phủ

điện tử – những vấn đề cần nghiên cứu” của ThS. Nguyễn Thị Tâm (Nguyên Phó

Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) (2015). Bài viết đã phân tích CPĐT

là gì và xác định “quá trình xây dựng Chính phủ điện tử là quá trình điện tử hóa

hoạt động của Chính phủ nhờ ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông”. Tác

giả cũng đã đề xuất một số nhóm vấn đề cần nghiên cứu nhằm góp phần quản lý

thống nhất công tác văn thư trong quá trình xây dựng CPĐT.

- Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ của Viện khoa học tổ chức nhà nước

(BNV) của Thạc sĩ Nguyễn Thùy Trang, chủ nhiệm đề tài, công bố vào năm 2015

“Công tác văn thư trong quá trình xây dựng CPĐT”. Đề tài nghiên cứu tổng quát và

phân tích khẳng định mối quan hệ chặt chẽ giữa CPĐT và công tác văn thư và đưa

ra những đánh giá, nhận xét về công tác văn thư trong quá trình xây dựng CPĐT

Việt Nam.

- Luận văn thạc sĩ “HĐH công tác văn thư tại Viện hàm lâm khoa học và

công nghệ Việt Nam” của Nguyễn Thanh Hà năm 2016. Luận văn đã đánh giá

được thực trạng HĐH công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ

Việt Nam từ năm 2013 - 2016, để từ đó đề xuất được một số giải pháp nhằm góp

phần tăng cường HĐH công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ

Việt Nam trong thời gian tiếp theo. Luận văn cũng nêu rõ những điểm quan trong

việc HĐH công tác văn thư, lưu trữ.

Một số nghiên cứu về công tác QLVB như:

- Năm 2008, TS. Lưu Kiếm Thanh có đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ

“Nghiên cứu phương pháp QLVB điện tử tại CQNN ở Việt Nam hiện nay”. Đề tài

đã góp phần cải thiện công tác QLVB, đặc biệt là đưa ra các vấn đề nghiên cứu liên

quan đến văn bản điện tử và vấn đề xử lý văn bản trên môi trường mạng.

- Luận văn “Các giải pháp nâng cao hiệu quả QLVB của văn phòng cấp sở

tại thành phố Hồ Chí Minh” của Liêng Bích Ngọc tập trung nghiên cứu công tác

QLVB gồm QLVB đến, QLVB đi trong giai đoạn văn thư. khảo sát thực tiễn công

tác QLVB các Sở hiện nay để từ đó nhận định những ưu điểm cũng như những hạn

chế, tìm ra nguyên nhân và bài học kinh nghiệm. Từ các kết quả khảo sát thực tế,

vận dụng cơ sở khoa học về quản lý và cơ sở lý luận về QLVB đề xuất các giải

pháp nhằm nâng cao hiệu quả QLVB cho Văn phòng cấp Sở phục vụ cho công tác

quản lý, điều hành của các Sở ở Thành phố Hồ Chí Minh.

- Luận văn thạc sĩ quản lý công của tác giả Trần Minh Huyền công bố vào

năm 2017 với đề tài “Hiệu quả công tác QLVB đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội”, Luận

văn thạc sĩ quản lý công.

Tuy nhiên thì những nghiên cứu mới chỉ dừng lại ở nội dung công tác

QLVB riêng và ứng dụng CNTT - một phần của nội dung HĐH trong công tác

QLVB mà chưa thể hiện nhiều về sự HĐH toàn diện trong công tác QLVB. Các

công trình nghiên cứu nói trên tuy không trực tiếp nghiên cứu về HĐH công tác

QLVB, nhưng cũng gợi mở những vấn đề có ý nghĩa, bổ ích cho chúng tôi tiếp thu

trong quá trình nghiên cứu làm Luận văn. Xác định HĐH công tác QLVB là một

trong những nội dung để tăng cường vào công cuộc CCHCNN, nhất là HĐH hành

chính và xây dựng, kiến tạo nên CPĐT, do vậy vấn đề này cần có sự đầu tư nghiên

cứu sâu sắc hơn nữa cả về lý luận và thực tiễn. Đôi với UBND huyện Sóc Sơn cho

đến thời điểm hiện tại chưa có công trình hay đề tài nào đề cập một cách chuyên

sâu về phương diện lý luận và thực tiễn về HĐH công tác QLVB.

3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu

3.1. Mục đích nghiên cứu

Nghiên cứu tổng quan cơ sở lý luận về HĐH công tác QLVB, từ đó đánh giá

thực trạng trong giai đoạn 2015 – 2019, nhằm đề xuất một số giải pháp khắc phục

những tồn tại và định hướng phù hợp với thực tiễn trong HĐH công tác QLVB tại

UBND huyện Sóc Sơn trong giai đoạn 2020 – 2025.

3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu

- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận về QLVB và HĐH công tác QLVB.

- Phân tích thực trạng HĐH công tác QLVB tại UBND huyện Sóc Sơn để có

cơ sở đánh giá kết quả, thuận lợi và khó khăn khi gặp phải.

- Đề xuất phương hướng, giải pháp nhằm tăng cường HĐH công tác QLVB

tại UBND huyện Sóc Sơn nói riêng và hệ thống CQHCNN nói chung.

4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

4.1. Đối tượng nghiên cứu

Nghiên cứu về HĐH công tác QLVB tại UBND huyện Sóc Sơn, thành phố

Hà Nội.

4.2. Phạm vi nghiên cứu

- Không gian: tại UBND huyện Sóc Sơn.

- Thời gian: dữ liệu, số liệu sử dụng trong thời gian từ năm 2015 – 2019.

- Nội dung tập trung vào những vấn đề sau: ứng dụng CNTT trong QLVB;

áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong QLVB; cơ sở vật

chất, trang thiết bị kỹ thuật hiện đạị trong QLVB.

5. Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp luận: chủ yếu là phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật

biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử.

- Phương pháp khảo cứu tài liệu nhằm mục đích thu thập các thông tin, tài

liệu tin, hệ thống các khái niệm và luận điểm, cơ sở lý luận liên quan đến vấn đề

cần nghiên cứu từ các công trình nghiên cứu, tài liệu khác có liên quan.

- Phương pháp phân tích – tổng hợp. Phân tích để lý giải, làm sáng rõ các

vấn đề, nội dung lớn mà nghiên cứu cần phải giải quyết; từ đó tổng hợp các số liệu,

báo cáo, thông tin thu thập được qua phân tích để luận giải các vấn đề mà nghiên

cứu muốn hướng tới.

- Phương pháp thống kê được sử dụng để thu thập các số liệu thống kê cần

thiết phục vụ cho việc nghiên cứu.

- Phương pháp so sánh, sử dụng số liệu đó để đối chiếu, so sánh với từng

thời điểm khác nhau, từ đó có sự nhận xét, đánh giá chất lượng cho vấn đề cần

nghiên cứu.

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn

6.1. Ý nghĩa lý luận

Hệ thống hóa kiến thức lý luận chung về QLVB và HĐH công tác QLVB.

6.2. Ý nghĩa thực tiễn

Kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ góp phần nhất định vào đánh giá kết quả

thực hiện công tác QLVB và HĐH hành chính trong giai đoạn mới tại UBND

huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội góp phần giúp đạt được những mục tiêu nhất

định cho công cuộc xây dựng và hoàn thiện CPĐT.

Từ những đánh giá đó, phát hiện ra những thuận lợi, khó khăn gặp phải

trong quá trình thực hiện HĐH công tác QLVB theo hướng phát triển và hoàn thiện

CPĐT, đồng thời đề xuất những hướng giải pháp phù hợp với tình hình thực tiễn

của địa phương.

Ngoài ra, luận văn cũng có thể góp phần giúp cho các nhà quản lý, đội ngũ

CBCC phụ trách công tác QLVB tại UBND huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội hiểu

sâu rộng hơn về các vấn đề, yếu tố liên quan đến việc làm thế nào để thực hiện

nhiệm vụ HĐH công tác QLVB đạt hiệu quả tốt hơn trong giai đoạn tới.

7. Kết cấu của đề tài

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục thì

nội dung của luận văn bao gồm 03 chương:

- Chương 1: Những vấn đề chung về hiện đại hóa công tác quản lý văn bản.

- Chương 2: Thực trạng hiện đại hóa công tác quản lý văn bản tại Uỷ ban

nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội.

- Chương 3: Phương hướng và giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác

quản lý văn bản tại Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội.

CHƯƠNG 1

NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA

CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN

1.1. Quan niệm về công tác quản lý văn bản

1.1.1. Khái niệm văn bản và quản lý văn bản

1.1.1.1. Khái niệm văn bản

Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ

ngay từ buổi đầu của xã hội loài người. Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ có thể

được diễn ra dưới hình thức giao tiếp bằng ngôn ngữ viết hoặc hình thức giao tiếp

bằng ngôn ngữ nói. Sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ nói được gọi

là diễn ngôn, còn sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ viết thì được

gọi là ngôn bản, hay tên còn gọi thông thường là văn bản. Văn bản là đối tượng

nghiên cứu của nhiều ngành khoa học, nhiều lĩnh vực khác nhau. Tùy theo góc độ

nghiên cứu và mục đích tiếp cận, người ta có nhiều các định nghĩa về văn bản.

Theo nghĩa rộng thì văn bản là một loại hình phương tiện để ghi nhận, lưu

giữ và truyền đạt các thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng ký hiệu gọi là

chữ viết. Nó gồm tập hợp các câu có tính trọn vẹn về nội dung, hoàn chỉnh về hình

thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định.

Theo nghĩa hẹp, văn bản là một dạng sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng

ngôn ngữ được thể hiện ở dạng viết trên một chất liệu nào đó. Văn bản bao gồm

các tài liệu, tư liệu, giấy tờ có giá trị pháp lý nhất định, được sử dụng trong hoạt

động của các CQNN, các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế...

như: các văn bản pháp luật, các công văn, tài liệu, giấy tờ.

Ngoài ra còn một số cách hiểu khác từ các nhà nghiên cứu khác nhau:

- Quan niệm 1: “Văn bản là một loại tài liệu được hình thành trong các hoạt

động khác nhau của đời sống xã hội” [4];

- Quan niệm 2: Theo quan niệm của các nhà ngôn ngữ: “Văn bản là một

chỉnh thể ngôn ngữ, thường bao gồm một tập hợp các câu và có thể có một đầu đề,

có tính nhất quán về chủ đề, trọn vẹn về nội dung, được tổ chức theo một kết cấu

chặt chẽ” [4];

- Quan niệm 3: Theo quan niệm của các nhà nghiên cứu hành chính thì

nghĩa rộng của văn bản “là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một

ngôn ngữ hay một ký hiệu ngôn ngữ nhất định” [4].

Tại Điều 3 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư đã khái

quat chung lại, “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ

hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình

bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định. Văn bản như một hình thức, công cụ,

phương tiện với mục tiêu nhằm truyền đạt từ chủ thể này đến chủ thể khác một

cách chính xác nhất. Để làm được việc này thì cần thiết phải có sự QLVB, không

chủ nhằm mục tiêu truyền đạt thông tin chính xác mà còn để từ đó làm căn cứ thực

hiện các hoạt động theo từng bước nhất định, nhằm khiến cho đối tượng hiểu chủ

thể mong muốn hướng tới theo một nghĩa duy nhất.

Văn bản điện tử là một dạng của văn bản nói chung và bắt đầu khi loại hình

văn bản này được ghi lại ở mô hình kĩ thuật ghi tin, lưu trữ và truyền tin. Khái niệm

về “văn bản điện tử” xuất hiện khá nhiều trên một số văn bản pháp luật của nhà

nước như:

Theo quy định tại Nghị định số 64/2007/NĐ-CP về ứng dụng CNTT trong

hoạt động QLNN, “Văn bản điện tử” là văn bản được thể hiện dưới dạng thông

điệp dữ liệu. Đây là khái niệm chung nhất về thuật ngữ này và có cái nhìn khái quát

chung xuất hiện trong quá trình ứng dụng thông tin trong QLNN.

Theo quy định tại Khoản 7 Điều 3 Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký

doanh nghiệp, cũng quy định rõ về việc giấy tờ phục vụ cho việc đăng ký doanh

nghiệp cũng giải thích: Văn bản điện tử là dữ liệu điện tử được tạo trực tuyến hoặc

được quét (scan) từ văn bản giấy theo định dạng “.doc” hoặc “.pdf” và thể hiện

chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy.

Theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24.01.2019 của BNV Quy định

quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức

năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc

của các cơ quan, tổ chức cũng quy định: Văn bản số hóa từ văn bản giấy là văn bản

điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung, thể thức văn bản

giấy và có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa.

Theo Điều 3 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư mới

nhất hiện nay, “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo

lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định

dạng theo quy định.

Do vậy, với tính chất là một loại hình văn bản, văn bản điện tử trước hết

cũng phải đảm bảo yêu cầu ổn định, thống nhất, cố định và truyền đạt thông tin cho

nhiều đối tượng. Điểm khác biệt giữa văn bản bản điện tử với văn bản giấy và các

loại hình văn bản khác chính ở kỹ thuật ghi tin, lưu trữ và truyền tin. Các công

đoạn này được thực hiện bằng các phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện,

điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ và các công

nghệ tích hợp.

1.1.1.2. Khái niệm quản lý văn bản

Để tổ chức và thực hiện CCHC quốc gia cần phải thiết lập một hệ thống về

các mục tiêu, tiêu chí cũng như đưa ra nhiệm vụ tối ưu nhằm từng bước hoàn thiện

và HĐH hành chính cần thiết có sự tham gia, hỗ trợ của hệ thống văn bản và

QLVB.

QLVB là việc tổ chức thực hiện quản lý hệ thống văn bản đến và văn bản đi

của cơ quan theo nguyên tắc và trình tự nhất định. QLVB áp dụng các phương pháp

và nghiệp vụ để xử lý các văn bản đi, đến và lưu hành trong cơ quan tổ chức, đảm

bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hằng ngày của cơ quan tổ chức,

đảm bảo luân chuyển văn bản kip thời nhằm phục vụ các nhu cầu tra cứu, sử dụng

khai thác văn bản. Là một trong bốn mặt của hoạt động của công tác văn thư, vì

vậy QLVB góp phần hỗ trợ, củng cố và hoàn thiện hơn các hoạt động trong công

tác văn thư, làm cơ sở tiền đề cho công tác lưu trữ được nhanh chóng, dễ dàng.

QLVB nhằm mục tiêu phục vụ thông tin trong công việc. “Quản trị hành

chính văn phòng trong đó đặc biệt là quản trị thông tin đều nhằm mục đích phục vụ

cho mọi hoạt động của cơ quan” [14]. “Việc tổ chức giải quyết tốt văn bản góp

phần giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác trong các cơ quan tổ chức” [18].

1.1.2. Vai trò của văn bản và quản lý văn bản

Trong xã hội hiện đại, đặc biệt là trong hoạt động quản lý và điều hành,

thông tin là một nguồn lực quan trọng hàng đầu, không thể thiếu và nhà quản lý cần

phải có một phương tiện để ghi nhận thông tin, phải thu thập, xứ lý và truyền đạt,

lưu trữ thông tin, và để làm được điều này thì văn bản như một phương tiện giải

pháp hữu hiệu và không thể thiều để giải quyết được vấn đề đó. Ngoài ra, văn bản

là nguồn thông tin chính thức, có độ tin cậy cao và quan trọng, mà cần thiết phải

xây dựng hệ thống QLVB để điều hành cũng như quản lý cơ quan, tổ chức mang

lại sự chuyên nghiệp.

Văn bản là nguồn thông tin chính thức, có độ tin cậy cao và luôn gắn liền

với hoạt động quản lý, thể hiện quyền lực của nhà quản lý trong cơ quan hay trong

tổ chức. Do vậy cần xác định rõ vai trò của văn bản không chỉ trong đời sống xã

hội mà còn trong cơ quan, tổ chức thường xuyên sử dụng phương tiện này:

- Nhà nước sử dụng hệ thống văn bản để hình thành nền hành chính quốc

gia, để thống nhất quá trình quản lý kinh tế, văn hóa, xã hội và hành chính.

- Các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng văn bản như là công cụ đắc lực trong

việc quản lý toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh.

- Công dân dùng văn bản để chuyển những nguyện vọng, nhu cầu, mong

muốn cho nhau hoặc cho các cơ quan có thẩm quyền.

Việc QLVB đi đến một cách hiệu quả sẽ giúp nâng cao hiệu suất hoạt động

của cơ quan, hiệu quả xử lý công việc và đảm bảo bí mật thông tin:

- Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý;

cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị,

kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn

cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.

- Thứ hai, giúp cho CBCC nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý

nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở

thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó

CBCC có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu

quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu

của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.

- Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan,

tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan,

phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.

- Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan,

tổ chức và các bí mật quốc gia.

1.1.3. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý văn bản

Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản được dựa trên căn cứ tại Điều 4

của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05.3.2020 của CP về công tác văn thư và

Điều 4, Điều 9 của Thông tư 01/2019/TT-BNV về quy trình xử lý tài liệu điện tử

trong công tác văn thư lưu trữ đã được Bộ Nội vụ ban hành 24.01.2019. Cơ bản bao

gồm những nội dung sau:

- Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm

quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của

pháp luật.

- Tất cả văn bản đi, văn bản đến phải được quản lý tập trung tại Văn thư (trừ

việc đăng ký riêng theo quy định), nếu không sẽ không được giải quyết.

- Văn bản phải được xử lý theo nghiệp vụ văn thư kịp thời.

- Văn bản đều phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.

- Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn,

nguyên vẹn và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao, giải

quyết công việc.

- Hệ thống QLVB điện tử cũng phải đáp ứng các quy định tại Phụ lục VI. Hệ

thống quản lý tài liệu điện tử của Nghị định này và các quy định của pháp luật có

liên quan.

1.1.4. Quy trình quản lý văn bản

1.1.4.1. Quy trình quản lý văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,

văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội

bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.

Quy trình QLVB đi được quy định tại Mục 1, Chương III của Nghị định số

30/2020/NĐ-CP ngày 05.3.2020 của CP về công tác văn thư được khái quát thông

qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1. Quy trình quản lý văn bản đi

Đăng ký văn bản đi

Lưu văn bản đi Cấp số, thời gian ban hành văn bản Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn,; ký số của cơ quan, tổ chức

1.1.4.2. Quy trình quản lý văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp

luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được

chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.

Quy trình QLVB đến được quy định tại Mục 2, Chương III của Nghị định số

qua sơ đồ sau:

30/2020/NĐ-CP ngày 05.3.2020 của CP về công tác văn thư được khái quát thông

Sơ đồ 1.2. Quy trình quản lý văn bản đến

Tiếp nhận văn bản đến Đăng ký văn bản đến Trình, chuyển giao văn bản Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1.2. Quan niệm về hiện đại hóa công tác quản lý văn bản

1.2.1. Khái niệm về hiện đại hóa

Thuật ngữ “hiện đại hóa” (HĐH) như chúng ta đã biết thường đi kèm cùng

thuật ngữ “công nghiệp hóa” trong nội dung chính sách phát triển kinh tế - xã hội

của quốc gia. Hai quá trình này hoạt động song hành với nhau nhưng chưa có nhiều

người thực sự hiểu đây là hai ý hoạt động một cách độc lập riêng lẻ. Khái niệm

HĐH thường được sử dụng liên quan đến các quá trình chính trị - xã hội đang phát

triển trên thế giới, thay đổi nền kinh tế toàn cầu và lối sống của các dân tộc ở các

quốc gia khác nhau, cũng như để biểu thị tiến bộ kỹ thuật và cải thiện quy trình sản

xuất. Chính vì lẽ đó mà cần thiết hiểu HĐH là gì.

Trong một số tài liệu tiếng Nga, cuốn Văn hóa học xã hội của B.S.Erasov

(1996) hay Đại từ điển Collins về xã hội học cũng có quan niệm chung về HĐH.

“HĐH là một quá trình thường được hiểu là quá trình biến đổi xã hội thông qua

công nghiệp hóa, đô thị hóa và những biến đổi xã hội khác nhằm thay đổi cuộc

sống con người”. Đây là quá trình biến đổi xã hội từ trình độ nguyên sơ lên trình độ

phát triển và văn minh ngày càng cao.

Một học giả người Mỹ - O.E.Black thì theo ông “Hiện đại hoá” là một diễn

trình trong đó những định chế cổ truyền phải được thích ứng hoá với những nhiệm

vụ đang thay đổi mau chóng. Sự kiện đó phản chiếu sự gia tăng kiến thức của nhân

loại, cho phép nhân loại kiểm soát khung cảnh và diễn trình “hiện đại hoá” xảy ra

đồng thời với cuộc cách mạng khoa học. Diễn trình của sự thích ứng này xuất phát

từ Tây Âu và chịu ảnh hưởng của những xã hội đó. Nhưng kể từ thế kỷ 19 và 20

những sự cải biến đó đã lan rộng đến cả những xã hội khác và đem lại một sự cải

biến toàn diện trong tương quan nhân loại. Các nhà chính trị thường hạn chế danh

từ “hiện đại hoá” trong những cải biến chính trị và xã hội đi theo sau quá trình kỹ

nghệ hoá [37, tr 12]. Như vậy, ông muốn nhấn mạnh đến một cách hiểu tổng thể

với sự phức tạp và hỗ tương liên hệ của mọi khía cạnh của diễn trình hiện đại hoá

này. Nói cách khác, HĐH không đơn thuần chỉ là sự chấp nhận và áp dụng những

ưu điểm của danh từ hiện đại hoá theo kiểu “âu hoá”, “kỹ nghệ hoá” hay “tiến

bộ” và cho rằng nếu như vậy thì chỉ trong một thời gian ngắn thực hiện những điều

đó thì cái gọi là hiện đại hoá sẽ được hiện thực hoá. [38]

Đặt trong bối cảnh của Việt Nam hiện nay, HĐH là quá trình ứng dụng và

trang bị những thành tựu khoa học và công nghệ tiến tiến, hiện đại vào quá trình

sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và quản lý kinh tế - xã hội nhằm dẫn đến những biến

đổi đồng bộ, toàn diện trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội.

1.2.2. Sự cần thiết phải hiện đại hóa công tác quản lý văn bản

QLVB là một trong những nghiệp vụ quan trọng của công tác văn thư cần

được HĐH trong quá trình hội nhập cũng như sự phát triển không ngừng của khoa

học – kỹ thuật, nhất là trước yêu cầu phát triển của CPĐT. Hỗ trợ đắc lực cho nhu

cầu trao đổi thông tin, khai thác thông tin, dữ liệu, việc ứng dụng CNTT trên toàn

cầu ở mọi phương diện đã trở nên phổ biến và vô cùng cần thiết. Đặc biệt nguồn

thông tin từ văn bản là cực kì quan trọng đang được các cơ quan, đơn vị không chỉ

trong khu vực công mà khu vực tư luôn chú trọng quan tâm.

Phương pháp QLVB theo kiểu truyền thống, mọi hoạt động đều thông qua

văn bản giấy đã thể hiện sự không còn phù hợp. Nếu trước đây, việc QLVB được

thực hiện thủ công và lưu giấy khiến mỗi lần tìm kiếm hay sử dụng rất khó khăn,

gây mất rất nhiều thời gian cũng như công sức của những người thực hiện, cơ quan

hay đơn vị. Đôi khi trong quá trình chuyển giao văn bản không cẩn thận còn gặp

phải trường hợp mất mát hay hư hỏng. Thêm nữa, chi phí về văn phòng phẩm như

in ấn giấy tờ, diện tích lưu kho cũng là một vấn đề khiến đa số các cơ quan, đơn vị

tìm cách khắc phục và đặt câu hỏi làm thế nào để quản lý văn bản một cách nhanh

chóng, dễ dàng mà không mất nhiều thời gian, công sức hay tiền bạc.

Với công việc QLVB thì cán bộ quản lý cũng như cán bộ phụ trách sẽ khai

thác và sử dụng CNTT như một công cụ hữu ích để quản lý tài liệu, quản lý văn

bản, hồ sơ, các báo cáo mang tính chuyên nghiệp hơn, khi cần người quản lý có thể

lấy bất cứ lúc nào và tìm một cách nhanh nhất… Mặt khác, dưới góc độ quản lý,

việc bảo quản và sử dụng có hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ có ý nghĩa cực kỳ quan

trọng đối với công tác nghiệp vụ.

HĐH QLVB cũng là một trong những nhiệm vụ góp phần HĐH hành chính

nói chung cũng như xây dựng và hoàn thiện CPĐT nói riêng. CPĐT sử dụng

phương pháp nghiên cứu và cách tiếp nhận thông qua hạ tầng kỹ thuật CNTT và

ứng dụng CNTT trong nội bộ CQNN. Trong đó đặt ra cụ thể là hệ thống trao đổi tài

liệu, văn bản điện tử, thay thế tối đa việc lưu truyền văn bản giấy theo cách truyền

thống; tăng cường khả năng chia sẻ thông tin giữa CQNN nhằm giảm thiểu giấy tờ

và cuối cùng là công tác thu nhập, xử lý thông tin, hỗ trợ quản lý và điều hành ra

quyết định. Cũng theo xu hướng mới của CPĐT thì điện tử hóa văn phòng, số hóa

tài liệu thông qua các phần mềm văn phòng điện tử, phần mềm quản lý tài liệu, văn

bản hay phần mềm quản lý công việc sẽ giúp cơ quan, đơn vị không chỉ quản lý

công tác nội bộ hiệu quả mà còn giúp công tác lưu trữ trở nên thông suốt, chuyên

nghiệp và chặt chẽ hơn mà không mất nhiều thời gian và công sức, việc tìm kiếm

và sử dụng tài liệu từ đó cũng thuận tiện hơn rất nhiều. Chính vì điều đó mà QLVB

gắn với HĐH sẽ giúp cho CQNN đến gần hơn với phương hướng trong xây dựng

CPĐT cũng như công cuộc CCHC diễn ra hiện nay. Hệ thống thông tin điện tử

Intenet được mọi người quan tâm sử dụng nhiều nhất nhờ tính thông dụng trong

việc giao tiếp, tìm kiếm và đọc thông tin bằng tính năng ưu việt của các phần mềm

ứng dụng về quản lý, số hóa tài liệu.

Một khi thực hiện tốt việc HĐH công tác QLVB sẽ đem lại những lợi ích

không chỉ trong nội bộ cơ quan, đơn vị mà còn là cho cả hệ thống hành chính nhà

nước như:

- Xây dựng, thiết lập được quy trình QLVB chặt chẽ, thông suốt, các văn

bản đến, đi được kịp thời, nhanh chóng chuyển đến các đơn vị phòng ban chuyên

môn chịu trách nhiệm xử lý đúng thời hạn.

- Không gian lưu trữ văn bản có hệ thống sẽ được phân loại, sắp xếp một

cách có khoa học, thuận tiện cho việc tìm kiếm, tra cứu, theo dõi khi cần thiết.

- Giảm thiểu tối đa tình trạng mất mát, thiếu sót hay thất lạc văn bản giấy

truyền thống hiện nay còn đang gặp bất cập.

- Đổi mới, cải tiến quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả xử lý văn bản được

nhanh chóng, chính xác hơn.

1.2.3. Các yếu tố tác động đến hiện đại hóa công tác quản lý văn bản

HĐH công tác QLVB chính là các hoạt động ứng dụng CNTT và áp dụng

khoa học kĩ thuật nhằm triển khai các giải pháp nhằm đổi mới, tạo bước phát triển

đột phá trong công tác điều hành và QLVB trong CQNN. Trong quá trình thực hiện

sẽ không thể tránh khỏi sự ảnh hưởng của một số yếu tố đến HĐH công tác QLVB.

Hệ thống thể chế hành chính nhà nước ảnh hướng rất lớn đến hoạt động

QLVB, tác động trực tiếp và chi phối rất nhiều đến nội dung của HĐH công tác

QLVB. Đây là hệ thống các văn bản quy định, hướng dẫn liên quan đến hoạt động

quản lý văn bản, văn thư của nhà nước; là căn cứ để đưa hoạt động QLVB được

thực thi theo hướng HĐH, đưa ra quan điểm, chỉ đạo phương hướng và nhiệm vụ

của nhà nước muốn hướng tới để góp phần xây dựng nên CPĐT.

Môi trường làm việc hay văn hóa công sở là sự tác động bên ngoài, nó chi

phối khá lớn đến việc HĐH. Yếu tố này đánh vào tâm lý của những cá nhân, tổ

chức thực hiện công tác HĐH công tác QLVB. Một môi trường làm việc lý tưởng

sẽ là tiền đề cho sự chủ động trong cách làm việc, kích thích sự sáng tạo nhằm giúp

cho công tác QLVB ngày càng cải thiện tốt hơn. Bản chất công tác QLVB đã cho

thấy sự lặp đi lặp lại trong công việc, vì vậy mà cần môi trường làm việc như thế

nào để sự lặp đi lặp lại đó không gây ra nhàm chán, bước đệm cho sự phát triển của

cá nhân nhưng vẫn bao hàm trong đó là mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức. Cần

xác định các tiêu chí trong môi trường làm việc tại khu vực công như: không gian

làm việc, chế độ lương thưởng và chế độ phúc lợi… để từ đó có sự định hướng

trong việc cải thiện môi trường làm việc, thúc đẩy năng suất QLVB. [13, tr 25]

Trình độ của chính những người trực tiếp quản lý và thực hiện công tác

QLVB. Đây là yếu tố quan trọng trong việc trực tiếp ảnh hưởng khá nhiều đến năng

suất, hiệu quả của việc đưa HĐH vào công tác QLVB. Trình độ thể hiện ở kiến

thức về chuyên môn, nghiệp vụ QLVB mà còn là kỹ năng mềm khác để phục vụ

công tác này. Bên cạnh đó là ý thức, thái độ của người đó với công việc của mình.

Đối với người lãnh đạo, quản lý cần có tầm nhìn cùng sự hiểu biết sâu rộng đến

mọi vấn đề, cập nhật những kiến thức mới nhằm đưa ra mục tiêu, nhiệm vụ, giải

pháp cụ thể để thực hiện HĐH công tác QLVB cho hiệu quả. Đối với người thực

hiện thì họ cần liên tục trau dồi kiến thức, kĩ năng cùng tinh thần không ngừng học

hỏi để sáng tạo hơn, sự nhiệt tình và tâm huyết với nghề để từ đó chứng tỏ bản thân

mình. Cho dù máy móc, trang thiết bị có hiện đại, tân tiến đến đâu đi nữa nhưng

con người không biết khai thác, sử dụng hợp lý thì những máy móc đó cũng trở nên

vô ích. [13, tr 25]

Trang thiết bị và khoa học kỹ thuật được áp dụng trong công tác QLVB giúp

cho công tác thu thập và xử lý thông tin dễ dàng và nhanh chóng hơn. Việc áp dụng

CNTT giúp cho con người làm việc năng suất hơn, và đem lại hiệu quả cao. HĐH

công tác QLVB không chỉ tập trung vào việc đưa ra các tiêu chí, kế hoạch mà khi

thực hiện cũng cần thiết quan tâm vào đầu tư vào trang thiết bị như máy tính, máy

scan,… tích hợp vào đó sự tiện dụng và công năng sử dụng phù hợp với mục đích

công việc cụ thể; áp dụng công nghệ kĩ thuật tiên tiến cũng cần sự phù hợp với

công việc. [13, tr 24]

Hệ thống hạ tầng CNTT, trong đó là triển khai kết nối mạng Lan nội bộ và

cơ quan và mạng WAN để liên kết với cơ quan nhà nước ở cấp trên trong quá trình

QLVB. Việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống này góp phần QLVB thao tác thuận

tiện, dễ dàng theo đúng quy định. Tích hợp việc sử dụng trong hệ thống QLVB trên

môi trường mạng giữa các cơ quan. Điều này góp phần cho quá trình trao đổi thông

tin được thuận tiện, dễ dàng; nhằm bảo đảm sự thống nhất, xuyên suốt trong hoạt

động gửi, nhận văn bản điện tử giữa các CQHCNN các cấp. Tuy nhiên, hạ tầng

CNTT đôi khi cũng sẽ xảy ra đường truyền thông tin qua môi trường mạng kém,

dẫn đến việc trao đổi gửi nhận văn bản điện tử sẽ có phần ảnh hưởng. Điều này

cũng chính là một phần ảnh hưởng đến trao đổi, giải quyết văn bản và quá trinh

HĐH công tác QLVB.

1.2.4. Nội dung của hiện đại hóa công tác quản lý văn bản

1.2.4.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản

Xác định ứng dụng CNTT là một giải pháp có ý nghĩa quyết định, góp phần

hình thành quá trình tự động hóa và tạo ra phong cách lãnh đạo, phong cách làm

việc mới. Do vậy mà việc HĐH cần thiết bao hàm trong đó là nội dung ứng dụng

CNTT để cải thiện, cũng như tăng cường việc xây dựng nên CPĐT, đáp ứng được

nhu cầu của xã hội đang ngày một phát triển. Để thể hiện điều đó, Thủ tướng CP đã

ban hành Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26.10.2015 phê duyệt Chương trình

quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động của CQNN giai đoạn 2016 – 2020.

CNTT hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã

hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng CNTT trong công tác hoạt động

QLVB là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ

cho công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách

nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa

học, tính hiện đại trong giải quyết công việc. Ứng dụng CNTT vào công tác văn

thư nói chung và QLVB nói riêng là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết sức

quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần không nhỏ vào quá

trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị.

Sự phát triển của khoa học kỹ thuật thì việc ứng dụng mạnh mẽ CNTT trong

QLVB sẽ hình thành nên văn bản điện tử được lưu hành, những văn phòng không

giấy sẽ hình thành, công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ được giảm tải. Ứng

dụng CNTT trong việc trao đổi văn bản điện tử giữa các CQNN luôn được chú

trọng thực hiện, giảm đáng kể chi phí, thời gian gửi nhận văn bản, tài liệu. Các hệ

thống thông tin chính được sử dụng để trao đổi văn bản điện tử là hệ thống thư điện

tử và hệ thống phần mềm QLVB. Hầu hết các bộ, ngành và các tỉnh, thành phố trực

thuộc Trung ương báo cáo đã triển khai hệ thống thư điện tử chính thức đồng bộ

cho tất cả các cơ quan, đơn vị và triển khai hệ thống QLVB và điều hành trong

công việc.

Ứng dụng CNTT để đổi mới quy trình tác nghiệp truyền thống, thủ công,

hướng tới văn phòng điện tử không giấy tờ đang là mục tiêu của CCHC nhà nước

hiện nay. Ở bất kỳ cơ quan tổ chức nào, trong công việc hàng ngày đều phát sinh

rất nhiều văn bản, giấy tờ. Các văn bản được xử lý cần lưu trữ ngăn nắp đễ dễ dàng

cho việc tra cứu, theo dõi và tìm kiếm sau này.

Vì vậy, việc áp dụng một phần mềm QLVB là cần thiết và phù hợp với xu

hướng đổi mới công tác văn phòng hiện nay. Phần mềm QLVB sẽ giúp đổi mới

quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất lao động, hỗ trợ mạnh mẽ hiệu quả cho công

tác điều hành của lãnh đạo và thủ trưởng đơn vị, tiến tới một văn phòng điện tử

hiện đại. Giải pháp của phần mềm QLVB giúp xây dựng với những tính năng ưu

việt như: QLVB toàn diện, quản lý tài liệu chuyên nghiệp, điều hành công việc toàn

diện, xử lý văn bản từ xa ở mọi nơi, mọi lúc, gửi thông báo hàng loạt, trao đổi thảo

luận, lịch đơn vị, lịch cá nhân, danh bạ điện thoại, gửi tin nhắn, chưng cầu ý kiến,

lấy ý kiến, biểu quyết…

Việc ứng dụng CNTT trong QLVB mang lại cho cơ quan, tổ chức hiệu quả

nhất định, không chỉ trong hoạt động QLVB mà còn là tiền đề cho việc thúc đẩy

xây dựng văn thư tự động hóa, văn thư không giấy mà HĐH đang hướng tới. Trong

đó:

- Chất lượng công việc, năng suất lao động của CBCC tăng lên đáng kể nhờ

vào việc sử dụng hệ thống tự động hóa dành cho văn bản điện tử.

- Có thể giảm bớt các thao tác công việc không cần thiết hoặc thao tác đó

thay thế bằng các chương trình phần mềm, hệ thống tự động hóa.

- Tiết kiệm đáng kể được thời gian và phương tiện như ngân sách, nguồn

nhân lực, nhất là trong việc luân chuyển văn bản giấy cũng như việc in ấn văn bản

giấy, lưu trữ văn bản giấy.

- Quá trình xây dựng và chuyển văn bản được công khai, cho phép kiểm tra

toàn bộ quá trình văn bản; từ đó sẽ giúp giảm thiểu việc văn bản thất lạc trong quá

trình luân chuyển và sẽ giúp tra cứu những điểm còn vướng mắc khi xảy ra những

rủi ro.

- Đảm bảo sự phối hợp công khai và tác nghiệp của CQNN với các khách

thể quản lý. Hình thành động lực và khả năng hoàn thiện bộ máy quản lý.

Sản phẩm của ứng dụng CNTT trong QLVB chính là chương trình phần

mềm QLVB. Chương trình phần mềm này cần đảm bảo được tất cả mọi khả năng

xây dựng các quyết định cơ bản về tự động hóa công tác văn thư và chu trình

QLVB trong CQNN. Phần mềm QLVB giúp mang lại những lợi ích không chỉ

dành cho nội bộ các cơ quan, tổ chức mà còn là đối với những cơ quan, tổ chức bên

ngoài, với công dân:

- Phần mềm QLVB cần có đầy đủ các chức năng nghiệp vụ QLVB như:

QLVB đi, văn bản đến, phân loại văn bản, phê duyệt văn bản, báo cáo tình hình xử

lý văn bản, theo dõi thời hạn xử lý văn bản… Ngoài ra, khả năng truy cập, điều

hành từ xa thông qua ứng dụng cài đặt trên thiết bị di động thông minh, smartphone

đảm bảo an toàn bảo mật đáp ứng tốt yêu cầu làm việc từ xa của các lãnh đạo đơn

vị hiện nay.

- Khai thác thành công hệ thống này, sẽ giúp cải thiện tính hiệu quả luân

chuyển thông tin trong nội bộ các cơ quan, đơn vị, rút ngắn thời gian tra cứu tìm

kiếm văn bản, từ đó nâng cao được chất lượng xử lý thông tin, gián tiếp cải thiện

chất lượng thực hiện các dịch vụ hành chính công có liên quan. Bên cạnh đó công

tác chỉ đạo, điều hành xử lý hồ sơ văn bản đều được thực hiện trên môi trường điện

tử góp phần giảm thời gian, tiết kiệm chi phí văn phòng, giấy tờ.

- Phần mềm QLVB sẽ giúp quản lý quy trình xử lý văn bản một cách chặt

chẽ và khoa học. Văn bản đang ở bước xử lý nào, do bộ phận nào hoặc người nào

phụ trách được thể hiện rõ trong hệ thống. Để đạt được điều này, hệ thống yêu cầu

sự tham gia đồng bộ của nhiều bộ phận chuyên môn khác nhau, từ bộ phận văn thư,

văn phòng đến ban lãnh đạo. Tuy nhiên, khi người đảm nhiệm xử lý văn bản tại

một bước nào đó đi vắng, nghỉ phép hoặc đi công tác, hệ thống vẫn có thể hoạt

động bình thường thông qua cơ chế xử lý ủy nhiệm linh hoạt.

- Hệ thống QLVB cần được triển khai một cách đơn giản, chỉ yêu cầu sự

tham gia của bộ phận văn thư. Ở mức triển khai này, bộ phận văn thư sẽ được cấp

đầy đủ các quyền xử lý văn bản và thay mặt lãnh đạo thể hiện quá trình xử lý văn

bản ngoài thực tế vào hệ thống. Mức triển khai này vẫn đảm bảo sự lưu trữ văn bản

một cách khoa học phục vụ nhu cầu tìm kiếm, theo dõi tiến trình xử lý văn bản của

đơn vị.

Cần xác định ứng dụng từng bước QLVB điện tử theo hướng:

- Tự động hoá công tác văn thư đối với văn bản giấy. Các văn bản mà hiện

nay các cơ quan cần phải xử lý có hai dạng: dạng giấy và dạng điện tử. Sự kết hợp

này xuất phát từ thực trạng hiện nay là phương tiện hiện đại để soạn thảo văn bản là

máy tính đồng thời có thể lưu trữ văn bản điện tử, còn cơ sở pháp lý và quy tắc giao

tiếp thông dụng vẫn là văn bản giấy. Một lý do nữa khiến nhiều cơ quan vẫn sử

dụng văn bản giấy vì đã thành kinh nghiệm và quen lâu năm. Ngoài ra, đến nay

việc trao đổi văn bản chính thức giữa các cơ quan vẫn được thực hiện dưới dạng

văn bản giấy.

- Thực hiện QLVB điện tử và văn thư điện tử. Áp dụng từng bước cho phép

tăng dần hiệu quả hoạt động của cơ quan, bao gồm cả việc dần dần tổ chức lại hoạt

động của văn thư. Chu chuyển và QLVB điện tử là công nghệ đáp ứng được yêu

cầu của thời đại trước bối cảnh kinh tế chính trị đòi hỏi có bộ máy QLNN hiệu quả.

Việc ứng dụng hệ thống tự động trong QLVB hiện nay là cơ sở tiền đề về công

nghệ để luân chuyển văn bản điện tử, việc tự động hoá trao đổi thông tin giữa các

cơ quan và việc xây dựng mạng tương tác với tổ chức và công dân không thể thực

hiện được nếu không có sự vận hành hiệu quả các hệ thống công tác văn bản bên

trong tổ chức. Do vậy để triển khai đưa từ QLVB giấy thành QLVB điện tử đòi hỏi

cần quá trình và sự phối hợp đồng bộ thống nhất giữa các CQHCNN ở cấp trên và

cấp dưới.

1.2.4.2. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong quản lý

văn bản

Nghiên cứu và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO

trong hoạt động của các CQHCNN nhằm tạo lập một phương pháp làm việc khoa

học, xác định rõ công việc cần làm, chủ thể thực hiện. Và một trong những hoạt

động của CQHCNN cần áp dụng đó là công tác QLVB. Việc áp dụng cho công tác

QLVB chính là việc xây dựng, thực hiện quy trình giải quyết công việc đáp ứng

theo tiêu chuẩn ISO và duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn

ISO xuyên suốt trong hoạt động QLVB.

Bộ tiêu chuẩn ISO 9001 là bộ tiêu chuẩn quốc tế được xây dựng nhằm trợ

giúp các tổ chức, thuộc mọi loại hình và quy mô trong việc xây dựng, áp dụng và

vận hành các hệ thống quản lý chất lượng có hiệu lực. Được ban hành lần đầu vào

năm 1987, bộ tiêu chuẩn này đã qua các kỳ sử đổi vào các năm 1994, 2000, 2008

và tiêu chuẩn hiện hành là ISO 9001:2015. Tiêu chuẩn này được dịch sang tiếng

Việt và ban hành thành tiêu chuẩn quốc gia, kí hiệu là TCVN ISO 9001:2015. Việc

áp dụng TCVN ISO 9001:2015 đem lại lợi ích lớn trong hình thành hệ thống văn

bản quản lý chất lượng, đây sẽ là phương tiện đào tạo, chia sẻ kiến thức và kinh

nghiệm cho nhiều cơ quan, đơn vị kiểm soát tốt việc QLVB của cơ quan.

Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:

2015 vào công tác QLVB nhằm xây dựng và thực hiện các quy trình xử lý giải

quyết văn bản đến và văn bản đi hợp lý, khoa học và logic phù hợp với yêu cầu của

tiêu chuẩn. Đồng thời cũng tạo điều kiện để lãnh đạo cơ quan kiểm soát được quá

trình giải quyết văn bản trong nội bộ cơ quan, đơn vị; thông qua đó từng bước nâng

cao chất lượng và hiệu quả của công tác QLVB nói riêng và việc thực hiện các

nghiệp vụ văn thư nói chung. Do vậy muốn nâng cao chất lượng và hiệu của QLVB

để đáp ứng HĐH cần áp dụng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn

TCVN ISO 9001:2015 cần xây dựng và thực hiện quy trình quản lý đi và văn bản

đến hiệu quả.

CP cũng rất quan tâm đến hoạt động này nên đã ban hành một số văn bản

làm căn cứ pháp lý để xây dựng nên các tiêu chuẩn cụ thể cho các hoạt động. Quyết

định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05.3.2014 của Thủ tướng CP về việc áp dụng Hệ

thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của

các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính Nhà nước. Mới đây nhất đã chuyển

đổi Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008

sang áp dụng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động hành

chính nhà nước. Bộ Kế hoạch - Đầu tư cũng đã ban hành Quyết định số 101/QĐ-

BKHCN công bố Mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc

gia TCVN ISO 9001:2015 cho các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà

nước tại địa phương, để các CQNN có thể dựa trên mô hình đó xây dựng nên quy

trình QLVB theo khuôn mẫu chung.

1.2.4.3. Về cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị kỹ thuật hiện đạị trong quản lý

văn bản

Cơ sở vật chất và trang thiết bị kỹ thuật đóng vai trò hỗ trợ tích cực phục vụ

cho quá trình HĐH QLVB nói riêng và công tác văn thư nói chung. Đây là công cụ

trợ giúp và góp phần hỗ trợ đắc lực trong quá trình QLVB và mọi công việc của cơ

quan, đơn vị. Do vậy mà đây cũng là bộ phận cần thiết bổ trợ cho nội dung và

phương pháp cho hoạt động QLVB.

Cơ sở vật chất và trang thiết bị kỹ thuật bao gồm công trình xây dựng (trụ

sở, bố trí văn phòng cho văn thư,…) thực hiện QLVB, trang thiết bị kĩ thuật chuyên

dụng (máy tính, máy in, máy scan, tủ đựng tài liệu, mày photocopy, laptop,…). Hệ

thống các phương tiện vật chất và kỹ thuật khác nhau được sử dụng nhằm vào

những mục đích khác nhau để phục vụ cho công tác quản lý được đạt năng suất làm

việc hiệu quả cao nhất, nhưng vẫn đảm bảo tính logic, tiết kiệm. Ngoài ra còn cần

tương xứng với mức độ sử dụng của CBCC trong, phát huy hết chức năng và khả

năng đem lại thì mới khai thác hiệu quả phục vụ cho quá trinh QLVB.

Một trong những nhiệm vụ mà HĐH hành chính cần đạt được theo Nghị

quyết số 30c/NQ-CP mà yêu cầu cần đạt được đó là “Xây dựng trụ sở CQHCNN ở

địa phương hiện đại, tập trung ở những nơi có điều kiện”. Điều đó cho thấy việc

đầu tư vào cơ sở vật chất, trang thiết bị kĩ thuật phục vụ trong QLVB là điều cần

thiết và cần tăng cường đẩy mạnh để QLVB được xây dựng và tổ chức toàn diện

hơn, góp phần vào việc đẩy mạnh HĐH công tác văn thư và hành chính.

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1

QLVB là hoạt động xuyên suốt và là một hoạt động nhằm đảm bảo thông tin

bằng văn bản cho hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ

chức. Công tác quản lý vẳn bản có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả

công việc của các cơ quan tổ chức. Nhằm mục tiêu mang lại hiệu quả thiết thực và

quan trọng cho công tác QLVB của cơ quan, tổ chức và đưa hoạt động hành chính

nhà nước được cải thiện, đưa CPĐT phát triển thì việc QLVB cũng cần được cải

cách từ tư duy cho đến cách thức thực hiện, do vậy mà cần thiết HĐH công tác

QLVB. Do vậy mà tại chương 1 đã cho cái nhìn về một số vấn đề chung về văn bản,

QLVB cũng như khái quát về HĐH công tác QLVB hiện nay đang hướng tới từ khái

niệm chung, những yếu tố tác động và sự cần thiết, vai trò; từ đó xây dựng nên cơ sở

tiền đề để nghiên cứu, so sánh và đánh giá với thực trạng tại địa phương khảo sát.

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN

TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

2.1. Khái quát chung về Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn

2.1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Uỷ ban nhân dân

huyện Sóc Sơn

UBND huyện Sóc Sơn là đợn vị hành chính nhà nước cấp huyện, được quy

định rõ trong Điều 114, Chương IX. Chính quyền địa phương, Hiến pháp nước

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 2013 và chi tiết trong Luật Tổ chức

chính quyền địa phương năm 2015. UBND huyện Sóc Sơn do HĐND huyện Sóc

Sơn bầu ra; là cơ quan chấp hành của HĐND huyện Sóc Sơn; CQHCNN ở địa

phương, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương, HĐND huyện Sóc Sơn và

CQHCNN cấp trên.

UBND huyện Sóc Sơn hoạt động theo chế độ tập thể UBND kết hợp với

trách nhiệm của Chủ tịch UBND. UBND huyện thực hiện chức năng QLNN trên

địa bàn huyện Sóc Sơn, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ

máy hành chính nhà nước từ trung ương tới địa phương. Là cấp hành chính trung

gian nên UBND huyện giữ vai trò quan trọng trong việc chuyển tải các đường lối,

chủ trương chính sách của CQNN ở trung ương và ở thành phố xuống các

CQHCNN cấp xã trên địa bàn huyện. UBND huyện có chức năng quản lý hành

chính nhà nước thống nhất trên mọi lĩnh vực trong phạm vi lãnh thổ huyện nhằm

triển khai thực hiện các văn bản của CQNN cấp trên và của HĐND huyện.

Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Sóc Sơn cũng được xây dựng trên

cơ sở căn cứ theo Điều 28 của Luật tổ chức chính quyền điạ phương năm 2014. Để

quy định cụ thể hơn về các công tác hoạt động của mình, UBND huyện Sóc Sơn đã

ban hành Quyết định số 01/2016/QĐ-UBND ngày 20.6.2016 Về việc ban hành quy

chế làm việc của UBND huyện Sóc Sơn. Trong đó có các quy định rõ về nguyên

tắc làm việc; trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc và quan hệ công tác của

UBND huyện để cho các CBCC cũng như công dân, tổ chức thực hiện và làm theo.

2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn

Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện thể hiện thông qua sơ đồ tại Phụ

lục 1. Bao gồm: 01 Chủ tịch UBND huyện, người đứng đầu và chịu trách nhiệm

chung và 03 Phó Chủ tịch UBND huyện; 13 Phòng, ban chuyên môn UBND

huyện; 07 Đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND huyện. Ngoải ra có 02 tổ chức Hội

thuộc huyện quản lý ( Hội chữ thập đỏ và Hội người mù) và 97 trường học công lập

thuộc huyện (THCS: 27, Tiểu học: 36, Mầm non: 34).

2.1.3. Tình hình hoạt động chung của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn

Huyện Sóc Sơn được thành lập vào năm 1977 trên cơ sở hợp nhất hai huyện

Đa Phúc và Kim Anh thuộc tỉnh Vĩnh Phú (nay đã tách thành hai tỉnh Vĩnh Phúc và

Phú Thọ) với 32 đơn vị hành chính cấp xã. Sau đó có 7 đơn vị hành chính cấp xã

thuộc về Mê Linh và Phúc Yên. Đến năm 1979, huyện Sóc Sơn được chuyển về

thành phố Hà Nội quản lý. Hiện nay, Sóc Sơn gồm 25 xã và 01 thị trấn với 206

thôn, tổ dân phố, khu dân cư. Trên địa bàn huyện có 125 cơ quan, trường học, đơn

vị lực lượng vũ trang, 1.518 doanh nghiệp đang hoạt động và 9 trường đại học, cao

đẳng, trung học dạy nghề. Với xuất phát điểm thấp, là một trong những huyện

ngoại thành còn nhiều khó khăn của Thành phố Hà Nội, địa bàn trải rộng, điều kiện

tự nhiên khắc nghiệt, hậu quả nặng nề của chiến tranh để lại, quá trình chia tách,

sáp nhập, kiện toàn bộ máy là những vấn đề đặt ra cho huyện Sóc Sơn khi mới

thành lập. Đã hơn 40 năm thành lập và phát triển, đánh dấu bước trưởng thành về

mọi mặt của Đảng bộ và nhân dân huyện Sóc Sơn.

Công tác dồn điền đổi thửa, chương trình xây dựng nông thôn mới đạt kết

quả quan trọng. Thực hiện Chương trình xây dựng nông thôn mới, đến nay trên địa

bàn huyện có 20/25 xã đạt chuẩn nông thôn mới. Công tác quy hoạch, giải phóng

mặt bằng, quản lý đất đai, trật tự xây dựng được tập trung chỉ đạo, có nhiều chuyển

biến. Công tác giải phóng mặt bằng các dự án trọng điểm của Quốc gia, Thành phố

và Huyện được chỉ đạo thực hiện quyết liệt. Hoạt động quản lý môi trường, vệ sinh

môi trường nông thôn có nhiều chuyển biến tích cực, tổ chức thu gom, vận chuyển

rác thải tại 100% xã, thị trấn. Hoạt động thông tin tuyên truyền, văn hóa, văn nghệ,

thể dục thể thao có nhiều đổi mới, đạt nhiều thành tích, góp phần nâng cao đời sống

tinh thần của nhân dân. Giáo dục - đào tạo phát triển cả về quy mô và chất lượng.

Sự nghiệp chăm sóc, bảo vệ và nâng cao sức khỏe nhân dân được quan tâm. Công

tác đào tạo nghề, giải quyết việc làm, thực hiện các chính sách xã hội có nhiều

chuyển biến tích cực….

Huyện Sóc Sơn đã được UBND Thành phố Hà Nội phê duyệt Quy hoạch

chung tỷ lệ 1/10.000 định hướng đến năm 2030, tại Quyết định số 3914/QĐ-UBND

ngày 04.9.2012 của UBND thành phố Hà Nội phê duyệt tổng thể việc phê duyệt quy

hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội huyện Sóc Sơn đến năm 2020, định hướng

đến năm 2030. với tính chất cơ bản là: Thương mại – dịch vụ, công nghiệp, du lịch,

giáo dục – đào tạo, nông nghiệp sinh thái, có vị trí quan trọng về an ninh quốc

phòng; hướng tới một huyện phát triển xứng tầm là cửa ngõ phía Bắc của Thủ đô Hà

Nội, là đầu mối giao thông quan trọng của Quốc gia, của Vùng và Thủ đô Hà Nội.

2.2. Công tác quản lý văn bản tại Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành

phố Hà Nội

Với chức năng là cơ quan quản lý hành chính nhà nước ở địa phương, là cấp

trung gian nhằm duy trì quy trình hoạt động QLNN từ trung ương đến địa phương,

do vậy mà có rất nhiều các CQNN từ trung ương đến địa phương, các cơ quan

QLNN về ngành lĩnh vực, các tổ chức và cá nhân có liên quan đến UBND huyện.

Để trao đổi thông tin thì văn bản là phương tiện chủ yếu nên UBND huyện tiếp

nhận từ nhiều nguồn khác nhau. Với số lượng văn bản đến – đi ngày càng tăng đòi

hỏi cần HĐH QLVB nhằm đáp ứng được yêu cầu giải quyết công việc.

2.2.1. Đội ngũ nhân sự thực hiện công tác quản lý văn bản của Uỷ ban

nhân dân huyện Sóc Sơn

Trên địa bàn huyện tổng nhân sự làm công tác văn thư là 97 người, trong đó

bao gồm có 83 người là nữ, chiếm khoảng 85,5%.

Bảng 2.1. Trình độ chuyên môn của nhân sự làm công tác văn thư trên địa bàn huyện Sóc Sơn

Trình độ chuyên môn - Trên Đại học ngành văn thư lưu trữ - Trên Đại học ngành khác - Đại học ngành văn thư lưu trữ - Đại học ngành khác - Cao đẳng ngành văn thư lưu trữ - Cao đẳng ngành khác - Trung cấp ngành ngành văn thư lưu trữ Số lượng (người) 0 10 2 26 8 3 35

16 8

- Trung cấp ngành khác - Sơ cấp (tập huấn ngắn hạn) Ngạch công chức, viên chức, chức danh văn thư Số lượng (người) - Chuyên viên cao cấp văn thư - Chuyên viên chính văn thư - Chuyên viên văn thư - Cán sự văn thư - Nhân viên văn thư - Khác

Độ tuổi

0 0 1 32 25 21 Số lượng (người) 42 37 12 8 - Từ 30 tuổi trở xuống - Từ 31 tuổi đến 40 tuổi - Từ 41 tuổi đến 50 tuổi - Từ 51 tuổi đến 60 tuổi

(Nguồn: UBND huyện Sóc Sơn) Chỉ tính riêng về bộ phận văn thư của Văn phòng UBND huyện là cơ cầu tổ

chức bao gồm:

- Chánh văn phòng và 03 Phó chánh văn phòng quản lý.

- 01 công chức làm công tác văn thư, phụ trách QLVB đi.

- 01 công chức làm công tác văn thư, phụ trách QLVB đến.

- 01 công chức làm công tác lưu trữ và phụ trách chung.

Về độ tuổi của các công chức thuộc độ tuổi từ 27 – 40 tuổi. Về trình độ

chuyên môn thì cả 3 đều được đào tạo trình độ Đại học, trong đó có 01 công chức

làm công tác lưu trữ tốt nghiệp ngành Quản trị Văn phòng của trường Đại học

Khoa học xã hội và nhân văn, 02 công chức còn lại trình độ đào tạo Đại học ngành

khác và đã được đào tạo, bồi dưỡng tham gia các lớp tập huấn ngiệp vụ công tác

văn thư lưu trữ do huyện tổ chức, đã hoàn thành và được cấp chứng chỉ bồi dưỡng

liên quan đến công tác văn thư lưu trữ. Ngoài ra tất cả các công chức đều đáp ứng

đủ các yêu cầu cho tiêu chuẩn về vị trí việc làm công tác văn thư của UBND huyện,

bao gồm về chứng chỉ tiếng anh và chứng chỉ CNTT đáp ứng yêu cầu của tiểu

chuẩn vị trí việc làm theo đúng yêu cầu của pháp luật hiện hành.

2.2.2. Quản lý văn bản đi – đến của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn

Trong quá trình điều hành và giải quyết công việc tại UBND huyện đã phát

sinh một khối lượng lớn các văn bản do UBND và các phòng, ban đơn vị trực

thuộc phát hành. Quá trình quản lý và xử lý văn bản đi được đúng theo các quy

định. Các chuyên viên soạn thảo, ký nháy vào cuối văn bản và trình lãnh đạo

đơn vị ký phê duyệt. Tất cả các văn bản do UBND huyện bạn hành đều được

kiểm tra về thể thức, việc gửi đi đều qua văn thư đánh số, vào sổ và xử lý theo

đúng quy định nhà nước ban hành. UBND huyện đã chỉ đạo lập sổ đăng ký văn

bản đi qua phần mềm QLVB trong toàn thành phố.

Bảng 2.2. Bảng thống kê số lượng văn bản phát hành của

UBND huyện Sóc Sơn (đơn vị: văn bản)

Năm STT Tên loại văn bản đi 2015 2016 2017 2018 2019

1 Văn bản đi giấy

2 Văn bản đi điện tử 13660 14370 13950 14122 23054

(Nguồn: Phần mềm QLVB&ĐHTN của UBND huyện Sóc Sơn)

Từ năm 2015 đến năm 2018, số lượng văn bản đi được phát hành đều giữ ở

mức ổn định, không có sự chênh lệch nhiều. Tuy nhiên đến năm 2019, số lượng

văn bản được phát hành tăng gấp 1,3 đến 1,6 lần so với các năm trước đó, trung

bình mỗi năm phát hành hơn 14000 văn bản, mỗi ngày khoảng 40 văn bản được

ban hành. Kể từ khi ứng dụng phần mềm QLVB&ĐHTN, các văn bản đi được phát

hành bằng văn bản điện tử ngày càng nhiều lên, và tính đến năm 2019 UBND

huyện đã thành công trong việc đạt 100% văn bản điện tử được phát hành.

UBND huyện Sóc Sơn là cơ quan thực hiện chức năng QLNN trên mọi mặt

đời sống xã hội trên địa bàn huyện, là cầu nối quan trọng giữa UBND thành phố và

UBND các xã trên địa bàn huyện, cũng như đối với các tổ chức và cá nhân đến làm

việc, liên hệ tại UBND. Thường mục đích nhằm để cung cấp thông tin, hoặc để

thực hiện kế hoạch, hoặc để báo cáo, hoặc để hướng dẫn, xin chỉ đạo,… Do đó, số

lượng văn bản đến UBND huyện là rất lớn và đa dạng.

Bảng 2.3. Bảng thống kê số liệu thống kê văn bản đến của

UBND huyện Sóc Sơn (đơn vị: văn bản)

Năm STT Văn bản đến 2015 2016 2017 2018 2019

Tổng 11384 10412 9388 10087 19031

(Nguồn: Phần mềm QLVB&ĐHTN của UBND huyện Sóc Sơn)

Mỗi năm số lượng văn bản đến giấy giảm xuống và ngược lại văn bản điện

tử đến sự tăng lên, số lượng văn bản điện tử chiếm từ 60 đến 70% tổng số văn bản

đến của UBND. Bên cạnh đó số lượng văn bản đến ngày càng nhiều, từ năm 2018

đến năm 2019 đã tăng lên là 8944 văn bản. Tổng số văn bản đến tính từ tháng

01/2018 đến tháng 07/2019 (theo Báo cáo số 429/BC-UBND ngày 13.08.2019 của

UBND huyện Sóc Sơn Về tình hình, kết quả thực hiện công tác văn thư lưu trữ trên

địa bàn huyện) là 21187 văn bản, trong đó văn bản giấy là 4803 văn bản, văn bản

điện tử là 16384 văn bản, chiếm khoảng 77%. Tuy nhiên thì đây mới chỉ là số liệu

đã được số hóa trên hệ thống phần mềm QLVB của UBND. Thực chất số lượng

văn bản đến được giao dịch lớn gấp 2,5 lần so với số liệu đã thống kê. Trải qua mỗi

năm, số lượng văn bản đến ngày càng tăng để phục vụ và đáp ứng các nhu cầu hoạt

động của UBND, hướng tới sự hiệu quả và chất lượng trong dịch vụ công.

Văn bản đến hàng ngày được tiếp nhận, kiểm tra bóc bì, đóng dấu đến, đăng

ký trình văn bản đến kịp thời và được mã số hóa. Năm 2014 là năm UBND huyện

Sóc Sơn bắt đầu việc ứng dụng phần mềm QLVB trong việc thực hiện quy trình

tiếp nhận, xử lý văn bản đến đã giảm rất nhiều văn bản chỉ đạo bằng giấy.

2.3. Phân tích thực trạng hiện đại hóa công tác quản lý văn bản của Uỷ

ban Nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội

2.3.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản của Uỷ ban

Nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội

Sử dụng phần mềm chuyên dụng để QLVB được xem là phương pháp khoa

học và chuyên nghiệp nhất. Phần mềm QLVB giúp cơ quan, đơn vị có thể quản lý

cũng như lưu trữ văn bản theo một quy chuẩn nhất định, phân loại văn bản tài liệu

hồ sơ một cách hiệu quả. Trong các trường hợp máy tính hay phần cứng có vấn đề

sự cố, kho dữ liệu vẫn được đảm bảo an toàn do đã được lưu trữ trong hệ quản trị

cơ sỡ dữ liệu chuyên dụng. Ngoài ra phần mềm QLVB, quản lý tài liệu này còn có

thể lưu trữ một dung lượng lớn tài liệu, có thể kết nối quản lý thông suốt qua mạng

nội bộ, hay có thể truy cập tìm kiếm tài liệu từ xa qua internet bằng các thiết bị di

động thông minh.

2.3.1.1. Giới thiệu phần mềm quản lý văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn

Hiện nay UBND huyện đang sử dụng Hệ phần mềm QLVB&ĐHTN

TDOffice do thành phố Hà Nội cung cấp và được Công ty tin học Tân Dân viết và

quản lý kỹ thuật. Phần mềm QLVB&ĐHTN được xây dựng trên nền công nghệ

Lotus Note. Phần mềm QLVB&ĐHTN được xây dựng với mục đích phục vụ và

quản lý có hiệu quả các quy trình điều hành công việc, hoạt động tác nghiệp, xử lý,

khai thác, trao đổi thông tin tại các cơ quan hành chính. Các quy trình hoạt động sẽ

được quản lý và thực hiện thông qua các quy trình xử lý và trao đổi thông tin trên

mạng.

Phần mềm QLVB&ĐHTN có nhiệm vụ hỗ trợ toàn diện công tác điều hành

của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, chuyên viên trong cơ quan và

tại các cơ quan đơn vị các cấp thông qua việc quản lý và theo dõi các VB đi và đến;

xử lý VB, giải quyết công việc thông qua hồ sơ công việc của lãnh đạo, cán bộ,

chuyên viên tại các cơ quan; các trao đổi thông tin nội bộ, trao đổi thông tin với các

cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài cơ quan. Cụ thể QLVB và hồ sơ công việc

là thành phần chính của phần mềm TDOffice và được xây dựng dựa trên các quy

định của CP. Hệ thống gồm mấy nhóm chức năng chính: Danh mục, Văn bản đến,

Hồ sơ công việc, Văn bản dự thảo, Phiếu trình, Xử lý công việc, Văn bản đi.

2.3.1.2. Chức năng chính của phần mềm quản lý văn bản của Uỷ ban nhân dân

huyện Sóc Sơn

- Chức năng quản lý các văn bản đi/đến, thực hiện gửi và nhận VB với các

cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài thông qua đường mạng.

- Chức năng tạo lập, quản lý, lưu trữ, luân chuyển xử lý văn bản và hồ sơ

công việc của cơ quan thông qua mạng LAN.

- Chức năng giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết công việc, vụ việc trên

mạng thông qua hồ sơ công việc.

- Chức năng theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thực hiện của Lãnh đạo.

- Chức năng kiểm tra, soát xét nhiệm vụ cần thực hiện của các Phòng/ Ban

chuyên môn.

- Chức năng hỗ trợ công tác lưu trữ hồ sơ.

- Các chức năng tra cứu, khai thác thông tin.

- Chức năng thống kê và in ấn báo cáo.

- Các chức năng quản trị hệ thống.

2.3.1.3. Nhóm chức năng quản lý văn bản đến trong phần mềm của Uỷ ban nhân

dân huyện Sóc Sơn

- Tiếp nhận, vào sổ văn bản đến theo đường giấy tờ.

- Cho phép gắn kèm các văn bản gốc được quét (scan) trực tiếp từ trong

chương trình hoặc các file mềm để xem tham khảo và quản lý.

- Tiếp nhận, vào sổ văn bản điện tử đến qua mạng: Cho phép tiếp nhận và

vào sổ các văn bản điện tử từ các Cơ quan ngoài, chi nhánh, công ty thành viên gửi

đến qua mạng.

- Chức năng màn hình nhắc việc: Nhắc nhở người dùng có những công việc

gì mới cần làm, những công việc đang thực hiện chưa xong, hay quá hạn (trễ hạn),

các văn bản chưa xem, văn bản đến chờ vào sổ, …

- Phân xử lý văn bản (theo luồng hoặc không theo luồng xử lý đã được định

nghĩa trước), chuyển tiếp văn bản cho các đối tượng xử lý tiếp theo và chuyển phối

hợp xử lý văn bản cho một hoặc một số đối tượng liên quan phối hợp xử lý.

Chuyển văn bản gửi đích danh người nhận trong cơ quan.

- Xử lý, phối hợp xử lý văn bản: cho phép người xử lý văn bản cập nhật

trạng thái và kết quả xử lý công việc của mình.

- Lưu tham khảo, chuyển văn bản nhận để biết.

- Sao y, sao lục văn bản.

- Phân quyền xem văn bản: cho phép phân quyền xem các văn bản cho các

đối tượng liên quan, đảm bảo tính bảo mật của từng loại văn bản.

- Tập hợp văn bản liên quan: cho phép tập hợp các văn bản liên quan với

nhau thành một chuỗi nhằm truy xuất và xử lý các công việc thuận tiện hơn.

- Xem và phân luồng luân chuyển/xử lý văn bản: cho phép người dùng xem

luồng luân chuyển để nắm được lịch sử của văn bản chung chuyển giữa các đối

tượng trên mạng.

- Lập và in phiếu xử lý văn bản: cho phép in ra bản tóm lược việc xử lý văn

bản, luân chuyển giữa các đối tượng.

- Lập và in sổ công văn đến theo hệ thống phần mềm.

- Tìm kiếm văn bản đến.

- Theo dõi tình hình/trạng thái văn bản được xử lý (Đang xử lý, Xử lý đúng

hạn, Xử lý quá hạn, Đã hoàn thành xử lý, …).

- Tra cứu, thống kê theo phân loại theo danh sách đối với từng loại bộ văn

bản đến,…

- Hỗ trợ nhập dữ liệu nhanh chóng: cho phép sao chép một văn bản sẵn có,

nhập tắt cho các trường dữ liệu được quản lý bởi danh mục dữ liệu.

2.3.1.4. Nhóm chức năng quản lý văn bản đi trong phần mềm của Uỷ ban nhân dân

huyện Sóc Sơn

- Vào sổ và QLVB đi.

- Cho phép gắn kèm các văn bản gốc được quét (scan) trực tiếp từ trong

chương trình hoặc các file mềm để xem tham khảo và quản lý.

- Gửi văn bản điện tử đi qua mạng nếu hệ thống có nối mạng với nhau.

- Chức năng màn hình nhắc việc.

- Phân quyền xem văn bản.

- Thiết lập văn bản phải theo dõi hồi báo, thực hiện theo dõi hồi báo.

- Lập và in sổ văn bản đi.

- Tìm kiếm văn bản đi trong hệ thống.

- Tra cứu, thống kê theo phân loại theo danh sách đối với từng loại bộ văn

bản đi,…

2.3.1.5. Phân quyền sử dụng văn bản trong phần mềm quản lý của Uỷ ban nhân

dân huyện Sóc Sơn

- Lãnh đạo UBND huyện có quyền tra cứu, khai thác toàn bộ thông tin văn

bản của cơ quan bao gồm văn bản đến, văn bản đi, tờ trình, giao việc, lịch làm việc

của lãnh đạo UBDN các xã, thị trấn và Lãnh đạo các phòng, ban chuyên môn, đơn

vị thuộc UBND huyện.

- Lãnh đạo Văn phòng có quyền tra cứu, khai thác toàn bộ thông tin văn bản

của cơ quan bao gồm văn bản đến, văn bản đi, tờ trình, giao việc, lịch làm việc của

lãnh đạo UBND huyện và Lãnh đạo các phòng, ban chuyên môn, đơn vị thuộc

UBND huyện.

- Lãnh đạo phòng ban chuyên môn, đơn vị thuộc UBND huyện được tra

cứu/ tìm kiếm: Toàn bộ văn bản được giao cho phòng mình xử lý; văn bản đi do

phòng mình soạn thảo chuyển văn thư UBND huyện hoặc chuyên viên phụ trách

mình lấy số công văn; toàn bộ tờ trình của phòng ban mình soạn thảo, có quyền tra

cứu công việc giao xuống phòng mình; tra cứu/ tìm kiếm được toàn bộ văn bản

phòng mình nhận được và tất cả các văn bản phúc đáp trong phòng mình đã xử lý;

xem lịch của Lãnh đạo đơn vị mình.

- Chuyên viên được phân công làm công tác văn thư của đơn vị được tra

cứu/ tìm kiếm: tất cả văn bản đến được chuyển cho mình và văn bản đi, tờ trình do

mình soạn thảo; toàn bộ công việc được giao cho mình xử lý; được quyền xem lịch

của Lãnh đạo phòng, ban chuyên môn, đơn vị mình.

- Văn thư UBND huyện được tra cứu/ tìm kiếm: toàn bộ văn bản đến, đi mà

văn thư huyện nhập lên phần mềm; được quyền xem lịch của các lãnh đạo UBND

huyện và Lãnh đạo các phòng, ban chuyên môn, đơn vị thuộc UBND huyện.

Đăng nhập hệ thống: Từ trình duyệt Web nhập địa chỉ để truy nhập vào hệ

thống QLVB&ĐHTN như sau: https://qlvbsocson.hanoi.gov.vn/socson/vbden.nsf

hoặc chọn “Phần mềm QLVB” trên trang chủ https://socson.hanoi.gov.vn/ của

UBND huyện Sóc Sơn. Hệ thống sẽ yêu cầu nhập: Tên đăng nhập, Mật khẩu (sử

dụng tên đăng nhập, mật khẩu của hệ thống email của UBND huyện Sóc Sơn),

Chọn “Đăng nhập” (Phụ lục 2).

2.3.1.6. Đăng ký và quản lý văn bản đến

Đối với những loại văn bản nhận được là bản giấy thuộc loại gắn phiếu

trình, phiếu gửi thì văn thư thực hiện scan văn bản giấy vào hệ thống. Sau khi văn

bản đến được đăng ký vào chương trình sẽ được luân chuyển đến các vai trò theo

quy trình xử lý trên hệ thống, tại các vai trò đều được lưu lại vết đường luân

chuyển. Các trường thông tin cần khai báo khi đăng ký văn bản đến là: Mã loại văn

bản, số đến văn bản, ngày văn bản đến, số ký hiệu, ngày văn bản, nơi gửi, số phiếu

trình bộ, phiếu trình/phiếu gửi, đề xuất đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, trích yếu nội

dung, ghi chú… (Phụ lục 2)

2.3.1.7. Đăng ký và quản lý văn bản đi

Văn bản đi sau khi được lãnh đạo có thẩm quyền ký duyệt, CBCC chịu trách

nhiệm sẽ tạo dự thảo văn bản đi trên chương trình phần mềm và gửi văn thư cơ

quan để phát hành, sau đó chuyển văn thư cơ quan văn bản đi sẽ nằm ở vùng văn

bản đi chờ cấp số. Cũng tương tự như văn bản đến, thông tin đầu vào của văn bản

đi được thiết kế dựa trên yêu cầu quản lý thực tiễn và theo sự hướng dẫn của Cục

Văn thư Lưu trữ nhà nước bao gồm các trường thông tin: Loại sổ, số đi, số ký kiệu,

ngày văn bản, ngày phát hành, đơn vị soạn thảo, người ký, độ khẩn, người nhận,

người ký, trích yếu, nơi nhận trong UBND huyện, nơi nhận ngoài UBND huyện, số

lượng bản giấy, số lượng bản điện tử…... Sau khi điền đủ các thông tin trên ấn nút

ghi lại và cho phát hành, văn bản sẽ đến được những địa chỉ theo nơi nhận.

2.3.2. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong

quản lý văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội

Công tác QLVB tuân thủ nguyên tắc quy định trong Thông tư 07/2012/TT –

BNV ngày 22.11.2012 của BNV về Hướng dẫn QLVB, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,

tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Quy trình QLVB của huyện được thực hiện theo đúng

quy định pháp luật hiện hành. Để đưa quy trình xử lý văn bản được thống nhất trên

cơ sở đảm bảo các nguyên tắc mà cấp trên đã ban hành, cũng như đảm bảo HĐH

công tác QLVB, việc áp dụng quản lý chất lượng là điều tất yếu để đưa công tác

QLVB đi vào nề nếp và nâng cao trách nhiệm của những người đứng đầu, những

người thực hiện QLVB tốt hơn, đảm bảo đưa chất lượng ISO điện tử là một phần

của HĐH không chỉ trong nền hành chính nhà nước nói chung mà còn trong công

tác QLVB nói riêng.

Để xây dựng và thực hiện quy trình giải quyết công việc đáp ứng theo tiêu

chuẩn ISO trong hoạt động QLVB đi và đến của UBND huyện Sóc Sơn, UBND

huyện đã ban hành Quyết định số 162/QĐ-UBND ngày 14.01.2020 về việc Ban

hành hệ thống tài liệu, quy trình nội bộ, giải quyết TTHC hệ thống quản lý chất

lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại cơ quan UBND huyện.

Bộ hệ thống, tài liệu theo quản lý chất lượng ISO 9001:2015 này là để thay thế cho

hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008. Hệ thống ISO điện tử có các

giao diện chính của nhóm chức năng quản lý, xử lý công việc giúp người thực hiện

nhìn thấy một cách trực quan, tránh chậm trễ thời gian.

Quá trình thực hiện được lãnh đạo cơ quan hoặc người được phân công giám

sát và biết được hồ sơ đang chậm trễ ở khâu xử lý nào của quá trình giải quyết công

việc. Hồ sơ được lưu và trích xuất theo chế độ tự động để có thể truy cập xem xét

hoặc tham khảo mọi lúc, mọi nơi khi cần thiết.

Khi các hoạt động QLVB diễn ra nhiều trên môi trường số, việc gửi và nhận

văn bản được trao đổi thông qua phần mềm QLVB, trao đổi thông tin thông qua

hòm thư công vụ thì cần thiết xây dựng cũng như bổ sung cho hệ thống quản lý

chất lượng QLVB cần sự chặt chẽ, khoa học. Các văn bản giấy thông thường ít dần

đi, thay vào đó là văn bản điện tử sẽ nhiều lên, chính vì vậy cần cập nhật hệ thống

quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015 để xây dựng cũng như áp dụng đúng

chuẩn trong quá trình QLVB đi đến của UBND huyện được xử lý thống nhất, đảm

bảo việc giải quyết kịp thời, chính xác những thông tin cần thiết.

2.3.2.1. Quy trình xử lý văn bản đi của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn

Quy trình xử lý văn bản đi của UBND được thể hiện tại Phụ lục 3.

2.3.2.1.1. Nghiên cứu, dự thảo văn bản đi

Căn cứ trên nội dung văn bản cần soạn thảo, CBCC của các phòng, ban chức

năng liên quan sẽ được phân công nghiên cứu, soạn thảo văn bản đi theo nội dung

yêu cầu và thể thức quy định, dựa trên chức năng, nhiệm vụ của người đó theo quy

chế phân công hoạt động của phòng, ban, đơn vị.

2.3.2.1.2. Kiểm tra

Lãnh đạo các phòng, ban, các đơn vị trực thuộc UBND huyện được giao

nhiệm vụ soạn thảo văn bản sẽ ký nháy vào dòng cuối cùng của nội dung văn bản

(./.), đồng thời phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính pháp lý của các văn bản đó.

Bộ phận văn thư có trách nhiệm kiểm tra về thể thức và nội dung các văn

bản do các phòng, ban chuyên môn chuyển đến. Đối với các văn bản đạt yêu cầu,

sẽ cho trình Chánh Văn phòng xem xét trong vòng 01 ngày kể từ ngày nhận được

văn bản do các đơn vị chuyển đến. Chánh Văn phòng sẽ ký nháy vào nơi nhận (lưu

văn thư) đối với các văn bản đạt yêu cầu và trình Lãnh đạo UBND ký phê duyệt.

Đối với các văn bản không phù hợp về thể thức hoặc các văn bản cần phải

sửa đổi, Chánh Văn phòng cho ý kiến vào phiếu xử lý văn bản đi, bộ phận văn thư

sẽ chuyển lại bản thảo kèm theo phiếu xử lý cho trưởng phòng đơn vị soạn thảo để

hoàn thiện lại (thời gian tối đa trả lại văn bản là 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận).

Bộ phận văn thư sẽ trình lãnh đạo UBND những văn bản đi khi đã có đủ chữ ký

xác nhận về nội dung và thể thức văn bản.

2.3.2.1.3. Duyệt, ký

Chủ tịch/Phó Chủ tịch UBND/Chánh Văn phòng (ký thừa lệnh) xem xét nội

dung, hình thức văn bản và ký chính thức. Nếu không đạt yêu cầu, chuyển trả lại

đơn vị soạn thảo văn bản để chỉnh sửa (thông qua Văn thư).

Chữ ký chính thức của người có thẩm quyền ở văn bản đi phải rõ ràng;

không dùng bút chì, mực đỏ hoặc những thứ mực dễ phai để ký văn bản. Đối với

văn bản điện tử, người có thẩm quyền sẽ dùng chữ ký số vào khu vực của mình trên

đó, chữ ký số đó phải được đăng ký trước đó theo quy định của pháp luật.

2.3.2.1.4. Làm thủ tục ban hành văn bản

Văn bản sau khi đã có chữ ký chính thức của người có thẩm quyền phải

chuyển ngay Bộ phận Văn thư để làm các thủ tục ban hành phát hành văn bản đi.

Bộ phận Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản, chữ ký của

người có thẩm quyền có hợp lệ. Nếu không đúng quy định về thể thức văn bản, văn

thư báo cáo Lãnh đạo Văn phòng để chuyển trả lại đơn vị soạn thảo chỉnh sửa theo

đúng quy định.

Đối với các văn bản hợp lệ, sẽ cho làm đăng ký văn bản đi trong phần mềm

QLVB&ĐHTN của huyện đến để lấy số ký hiệu và ngày tháng năm vào văn bản gốc.

2.3.2.1.5. Gửi văn bản đi

Đối với các đơn vị không nối mạng LAN, văn thư có trách nhiệm nhân bản

theo nơi nhận và đóng dấu. Văn thư/ đơn vị chuyên môn gửi theo nơi nhận và cho

vào phong bì, ngoài phong bì ghi rõ tên cơ quan nơi nhận, địa chỉ, số ký hiệu văn

bản và ký Sổ bàn giao công văn (…) với nhân viên giao.

Đối với các phòng, ban, đơn vị chuyên môn có nối mạng LAN, văn thư có

trách nhiệm scan văn bản đã ký đóng dấu và gửi đi theo trục liên thông chương

trình phần mềm QLVB&ĐHTN.

2.3.2.1.6. Lưu văn bản đi, hồ sơ

Khi văn bản có hiệu lực thì sẽ được lưu 01 bản gốc tại bộ phận văn thư và

01 bản tại đơn vị soạn thảo văn bản để theo dõi và số lượng văn bản theo nơi nhận.

2.3.2.2. Quy trình xử lý văn bản đến của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn

Quy trình xử lý văn bản đi của UBND huyện được thể hiện tại Phụ lục 4.

2.3.2.2.1. Tiếp nhận văn bản và phân loại văn bản đến

Bộ phận Văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, phân loại văn bản đến (gồm công

văn, tài liệu, bản Fax... đến từ bất kỳ nguồn nào). Các đơn vị, cá nhân không có

trách nhiệm giải quyết những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư.

Đối với văn bản có dấu “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”, Văn thư không bóc

bì mà chỉ ghi lại tên cơ quan gửi văn bản.

Đối với các văn bản “khẩn”, “hỏa tốc”, văn thư bóc bì và chuyển ngay đến

lãnh đạo văn phòng. Đối với các văn bản đến khác, Văn thư bóc bì, vào sổ văn bản

đến, đóng dấu văn bản đến, ghi Phiếu xử lý văn bản đến và kẹp phiếu vào văn bản

để chuyển tới lãnh đạo văn phòng cho ý kiến.

Đối với văn bản đến gửi đích danh tên phòng, tên cá nhân, Văn thư không

bóc bì, chuyển thẳng vào hộp thư của phòng đó. Cá nhân xem xong nếu thấy đó là

việc công thì phải chuyển lại cho Văn thư để thực hiện đúng theo quy định.

Đối với những đơn thư khiếu nại, tố cáo thì phải giữ lại phong bì, đính kèm

vào văn bản để làm bằng chứng khi xử lý theo quy trình giải quyết khiếu nại, tố cáo

và chuyển thẳng trực tiếp đến Bộ phận Tiếp dân (Sổ bàn giao công văn).

Đối với văn bản đến trên hệ thống phần mềm QLVB&ĐHTN của huyện,

Văn thư sẽ kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự vẹn toàn của văn bản

và thực hiện các quy định.

2.3.2.2.2. Đăng ký văn bản đến

Văn bản sau khi được phân loại, Văn thư cập nhật vào sổ Đăng ký văn bản

đến và scan văn bản đó lên chương trình QLVB và hồ sơ công việc để lấy số đến,

ngày tháng văn bản đến và chuyển lên lãnh đạo UBND cho ý kiến chỉ đạo. Dấu

văn bản đến được đóng ở lề bên trái, phía trên trang đầu của văn bản, dưới số ký

hiệu của văn bản bằng mực đỏ. Đối với văn bản đến điện tử, văn thư sẽ chuyển

giao trực tiếp cho lãnh đạo UBND huyện xem xét và giải quyết.

2.3.2.2.3. Xem xét, cho ý kiến giải quyết

Căn cứ nội dung văn bản đến, Chủ tịch (hay Phó Chủ tịch được ủy quyền

khi Chủ tịch đi vắng) xem xét và ghi ý kiến chỉ đạo, phân công cho phòng, ban,

đơn vị chuyên môn, cá nhân thực hiện vào văn bản đến. Văn thư ghi nơi nhận vào

Sổ Đăng ký văn bản đến để theo dõi và chuyển văn bản đến cho đơn vị, cá nhân

liên quan thực hiện.

Đối với các phòng ban, các đơn vị trực thuộc huyện có nối mạng LAN, văn

thư có trách nhiệm scan văn bản đến điện tử và gửi đi qua phần mềm

QLVB&ĐHTN chỉ đạo. Đối với các phòng ban, đơn vị không nối mạng LAN, văn

thư có trách nhiệm nhân bản đến từ trên phần mềm QLVB&ĐHTN và gửi tới nơi

nhận theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND và ký Sổ bàn giao công văn với bên

chuyển giao. Khi có CBCC đến nhận văn bản trực tiếp thì ký nhận bàn giao văn

bản vào Sổ bàn giao công văn.

2.3.2.2.5. Theo dõi, giải quyết văn bản đến

Các phòng ban, đơn vị, cá nhân liên quan tiến hành giải quyết công việc và

báo cáo kết quả thực hiện tới lãnh đạo UBND. Đối với đơn vị hoặc cá nhân liên

quan có trách nhiệm nghiên cứu nội dung văn bản, giải quyết theo ý kiến chỉ đạo

của lãnh đạo UBND được ủy quyền. Đối với lãnh đạo Văn phòng (hoặc CBCC

được phân công) có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến của

các đơn vị, cá nhân có liên quan.

2.3.2.2.6. Về lưu hồ sơ của văn bản đi và đến

Hồ sơ do CBCC được phân công giải quyết công việc lưu gồm: Văn bản

đến; Bản thảo và các bản sửa (có ý kiến của lãnh đạo UBND, đơn vị liên quan),

Phiếu trình (nếu có); Bản chính văn bản đi và các phụ lục kèm theo (nếu có) và

những văn bản liên quan trong quá trình xử lý công việc. CBCC được phân công

phải mở Hồ sơ công việc để lưu giữ các hồ sơ trên tại đơn vị trong thời gian một

(01) năm, sau thời hạn đó phải nộp vào Lưu trữ của UBND huyện. Hồ sơ do Văn

thư lưu gồm bản gốc văn bản đi và các phụ lục kèm theo (nếu có).

Việc duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong

hoạt động QLVB được áp dụng chủ yếu trong hoạt động quản lý nội bộ của UBND

huyện. Trong đó, nội dung QLVB một phần trong nội dung hoạt động của UBND

huyện không chỉ trong nội bộ mà còn là với tất cả các phòng, ban chuyên môn, và

UBND các xã, thị trấn trên địa bàn huyện.

2.3.3. Cơ sở, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác quản lý văn bản Ủy

ban nhân dân huyện Sóc Sơn

Bộ phận văn thư có ý nghĩa rất lớn đối với sự phát triển và bộ mặt của cơ

quan vì đó là đầu mối của giao tiếp, là bộ phận đảm bảo thông tin bằng văn bản

phục vụ cho sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan. Chính vì vậy, bất cứ một

cơ quan nào dù quy mô lớn hay nhỏ cũng không thể không có bộ phận văn thư. Do

vậy việc Bố trí cho khu vực văn thư từ phòng làm việc đến việc sắp xếp, bố trí các

trang thiết bị, máy móc là điều cần thiết để tạo ra môi trường làm việc hợp lý, khoa

học và thúc đẩy CBCC làm việc siêng năng hơn.

Hiện nay, 100% CBCC thực hiện công tác QLVB thuộc UBND huyện đều

được trang bị thiết bị máy tính. Mỗi CBCC đều có đầy đủ 1 bộ bàn ghế ngồi làm, 1

tủ đựng tài liệu, 1 bộ máy vi tính để bàn hoặc máy vi tính xách tay, 1 điện thoại cố

định cho mỗi người, ngoài ra mỗi người đều được bố trí máy scan, phòng làm việc

cũng có thêm 2 tủ đựng tài liệu khác để lưu trữ văn bản giấy phục vụ cho công tác

lưu trữ. Trong năm 2017 và 2018, UBND huyện đã đầu tư mua sắm 52 máy tính

bảng trang bị cho lãnh đạo các phòng, bạn chuyên môn và đơn vị, và đại biểu

HĐND huyện, phục vụ yêu cầu nhận và gửi văn bản trực tuyến. Thường xuyên trao

đổi thông tin, văn bản trên môi trường mạng giữa các cơ quan, đơn vị.

Công tác QLVB thuộc trách nhiệm và giải quyết do bộ phận văn thư thực

hiện nên khu vực văn thư đầy đủ máy móc, trang thiết bị tốt nhất như máy scan,

máy photocopy, tủ văn thư giao và nhận tài liệu giữa các phòng ban chuyên môn,

ghế ngồi chờ dành cho các CBCC đến làm việc. Về cơ bản phòng làm việc có đầy

đủ các trang thiết bị cần thiết, đáp ứng nhu cầu xử lý công việc của CBCC trong

quá trình giải quyết văn bản và hồ sơ công việc. Trang thiết bị dùng cho văn thư

tính đến năm 2018 của UBND huyện được thống kê tại Phụ lục 5.

Văn thư UBND Huyện được tổ chức theo mô hình Văn thư tập trung. Tất cả

văn bản đi đến của huyện đều phải qua bộ phận văn thư để quản lý tập trung thống

nhất. Phòng văn thư được bố trí cạnh phòng làm việc của phó chánh văn phòng để

thuận lợi cho công việc. UBND cũng đã bố trí phòng làm việc dành cho văn thư

theo đúng tiêu chuẩn tại Nghị định số 152/2017/NĐ-CP quy định tiêu chuẩn, định

mức sử dụng trụ sở làm việc, cơ sở hoạt động sự nghiệp. Diện tích phòng làm việc

của bộ phận văn thư là khoảng 24 m2, khu vực để máy móc, tủ đựng tài liệu,… là

4m2, đảm bảo đúng tiêu chuẩn công sở CQHCNN - yêu cầu thiết kế.

2.4. Đánh giá, nhận xét

2.4.1. Kết quả

UBND huyện đã chủ động trong việc xây dựng ban hành văn bản chỉ đạo,

hướng dẫn thực hiện HĐH công tác QLVB trong các cơ quan thuộc UBND huyện,

nhằm góp phần thực hiện tốt công tác văn thư mà cấp trên đã đề ra. Điều này phù

hợp với quy định của pháp luật hiện hành về CNTT và giao dịch điện tử, đáp ứng

tiêu chuẩn kết nối, tích hợp dữ liệu, truy cập thông tin, an toàn thông tin và dữ liệu

đặc tả nhằm bảo đảm kết nối thông suốt, đồng bộ, an toàn, và khả năng chia sẻ

thông tin thuận tiện với các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện.

Tại UBND huyện có 89 đơn vị trực thuộc tham gia sử dụng và có 821 tài

khoản hiện đang được cung cấp trên phần mềm QLVB. Tính đến tháng 7/2019,

UBND huyện đã cấp 737 tài khoản mail công vụ (trong đó 333 tài khoản mail cho

CBCC các phòng, ban, đơn vị thuộc huyện và 405 tài khoản mail cho cấp xã trên

địa bàn). Các văn bản, thông tin hồ sơ công việc chỉ đạo điều hành từ huyện xuống

cơ sở đều thông qua phần mềm QLVB&ĐHTN và hòm thư công vụ điện tử

mail.hanoi.gov.vn.

UBND huyện Sóc Sơn đã triển khai phần mềm QLVB từ năm 2014, sau 5

năm sử dụng, phần mềm đã phát huy được những hiệu quả nhất định tạo thuận lợi

cho quá trình quản lý và giải quyết công việc như: thống nhất QLVB đối với toàn

bộ các cơ quan trực thuộc UBND huyện trên toàn huyện, kiểm soát, lưu vết hoạt

động chỉ đạo điều hành, liên kết toàn bộ với hệ thống QLVB với thành phố tại thời

điểm triển khai (CPĐT phiên bản 1.0); đáp ứng được các nhu cầu khác như công

tác phục vụ điều hành của lãnh đạo cơ quan (đưa ý kiến chỉ đạo, nhắc việc, báo

cáo, thống kê, tìm kiếm......), yêu cầu tham gia xử lý công việc của các phòng, ban

và CBCC trong UBND huyện (tạo lập, quản lý hồ sơ công việc; phát hành, dự thảo

văn bản; tìm kiếm, thống kê...).

Chương trình phần mềm QLVB tạo thuận lợi cho công tác văn thư của

UBND huyện, giúp cho quá trình cập nhật dữ liệu đơn giản, dễ dàng tiếp nhận và

xử lý thông tin nhanh chóng; góp phần làm giảm thiểu in ấn, lưu chuyển văn bản

giấy, tiết kiệm thời gian và công sức cũng như kinh phí cho công tác này; giúp

công tác theo dõi, xử lý các văn bản truyền đạt ý kiến chỉ đạo của các đồng chí lãnh

đạo được nhanh gọn, chính xác và kịp thời, phục vụ đắc lực cho sự chỉ đạo điều

hành của cấp lãnh đạo. Phần mềm QLVB&ĐHTN của UBND huyện Sóc Sơn có

khả năng lưu trữ rất cao, cho phép lưu trữ và ghi nhận lượng thông tin lớn; góp

phần nâng cao hiệu quả QLVB và đáp ứng lưu trữ văn bản trên môi trường điện tử.

Việc sử dụng phần mềm hiệu quả đem lại tỉ lệ giải quyết văn bản được đảm

bảo về thời gian và chính xác đến từng đối tượng, thời gian xử lý văn bản trên môi

trường điện tử thì có thể ngay lập tức hoặc 1-3 ngày, tùy vào một số lĩnh vực công

việc cụ thể.

CBCC thực hiện QLVB của huyện cũng được tích cực tham gia vào quá

trình đào tạo, tập huấn về chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng cần thiết phục vụ công

tác QLVB trên môi trường mạng, góp phần quá trình HĐH công tác văn phòng và

thúc đẩy CCHC của UBND huyện được toàn diện hơn.

Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác QLVB của UBND huyện

đã giúp cho lãnh đạo và CBCC phụ trách xác định rõ ràng về trách nhiệm, quyền

hạn và các chuẩn mực; tránh sự quản lý chồng chéo, trùng lặp trong quá trình xử lý

văn bản. Việc áp dụng đã giúp cho UBND huyện có thể dễ dàng kiểm soát toàn bộ

hoạt động từ cấp lãnh đạo đến CBCC trong UBND phòng (thông qua hoạt động

đánh giá nội bộ). Quá trình chuẩn hóa các bước, lưu đồ thể hiện quy trình xử lý

QLVB truyền thống và văn bản điện tử dưới dạng văn bản một cách rõ ràng (có lưu

đồ và các bước cụ thể). Điều này tạo cơ sở thuận lợi cho việc hướng dẫn, đào tạo

giúp cho CBCC làm “đúng ngay từ đầu”. Đây chính là bước đầu cho thay đổi tư

duy và phương pháp làm việc khoa học, lô-gic trong UBND huyện, đem lại sự thay

đổi lớn trong nhận thức, phong cách làm việc theo hướng hiện đại hóa.

Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác QLVB ngày càng

được quan tâm, trang bị tương đối đầy đủ. UBND huyện cũng quan tâm và tích cực

đầu tư kinh phí cho ứng dụng CNTT trong QLVB.

2.4.2. Hạn chế

Sau 5 năm triển khai, phần mềm QLVB&ĐHTN của UBND huyện Sóc Sơn

đã thay đổi cơ bản về hoạt động xử lý, điều hành và ứng dụng CNTT tại các cấp,

công tác văn thư, tra cứu tài liệu đã bước đầu chở lên dễ dàng, nhanh chóng,… Tuy

nhiên hệ thống phần mềm QLVB&ĐHTN của UBND huyện đã bước đầu đã bộc lộ

những nhược điểm như:

- Phần mềm QLVB&ĐHTN thiếu một số chức năng phản hồi các nội dung

lãnh đạo giao từ các chuyên viên, cán bộ nhận công việc, chức năng đánh giá chất

lượng công việc, gia hạn, điều chỉnh thời gian thực hiện các công việc linh hoạt,

thống kê theo các nhóm vấn đề sự tính linh hoạt, do được soạn thảo trên bản word,

file tải lên là định dạng .doc, chỉnh sửa, cập nhật khi có sự thay đổi gây khó khăn.

- Giao diện bên trong phần mềm còn phân mảnh, đơn điệu, khó sử dụng cho

các thiết bị khác, đặc biệt là khi các thiết bị di động đang dần thay thế hệ thống

máy tính. Quan trọng hơn, hệ thống đã không còn tính mở so với công nghệ đã thay

đổi, không đáp ứng phù hợp với chuẩn mới của CPĐT đang được định hướng triển

khai trên địa bàn toàn thành phố.

Phần mềm QLVB&ĐHTN sử dụng đối với cấp xã trên địa bàn khi QLVB

trên phần mềm chỉ khoảng 40%. Lý do cho vấn đề này là khá ít lãnh đạo của

UBND cấp xã ứng dụng được trong thực tiễn, dẫn đến việc thực hiện đối với công

chức dưới quyền triển khai còn thấp.

Về mức độ sử dụng tài khoản, các tài khoản của CBCC thuộc các đơn vị

chuyên môn và văn phòng của UBND huyện đều đạt 100%, tức là tất cả quá trình

QLVB đều được thông qua trực tiếp bộ phận văn thư huyện để cập nhật các văn

bản Hệ chương trình trên môi trường điện tử. Tuy nhiên thực tiễn tại cấp xã và một

số đơn vị thuộc UBND huyện, việc sử tài khoản chỉ ở mức 60% độ thường xuyên

sử dụng. Sở dĩ xảy ra tình trạng này là vì mặc dù phần mềm QLVB dùng chung

trong các cơ quan của huyện đã được triển khai nhưng ở cấp xã trên địa bàn sử

dụng chưa thành thạo dẫn đến mức độ sử dụng thường xuyên còn khá thấp.

Việc sử dụng hòm thư công vụ có nhiều hạn chế về dung lương, các thao tác

và các ứng dụng người dùng còn kém, mức độ sử dụng thường xuyên trong chuyển

giao văn bản còn thấp.

Về áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 tuy được thực hiện

trong QLVB, nhưng vấn đề về kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện đó chưa thực sự

sát sao dẫn đến quá trình giải quyết văn bản của CBCC chưa thực hiện nghiêm túc

theo lưu đồ quy trình xử lý đã được xây dựng sẵn, vẫn còn tình trạng giải quyết

công việc theo cảm tính, chủ quan của cá nhân.

Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác QLVB chưa được

sắp xếp, bố trí hợp lý một cách khoa học. Văn phòng của văn thư chưa đáp ứng đủ

các điều kiện cũng như yêu cầu mà bộ phận văn thư cần có như có vách ngăn giữa

CBCC thực hiện và người đến liên hệ, thực hiện tại văn thư.

2.4.3. Nguyên nhân

Xuất phát từ yếu kém gặp phải trong quá trình HĐH QLVB của UBND

huyện, rút ra một số nguyên nhân gây nên:

Các văn bản hướng dẫn về QLVB của huyện do UBND huyện ban hành vẫn

còn tập trung chủ yếu vẫn dành cho văn bản giấy, dẫn đến khi áp dụng với các văn

bản điện tử chưa thực sự phù hợp, quá trình thực hiện trở nên khó khăn khi giải

quyết văn bản điện tử. Hiện nay, UBND huyện vẫn chưa ban hành văn bản nào

hướng dẫn chi tiết về thể thức, kỹ thuật trình bày, quy trình giải quyết dành cho văn

bản điện tử và giá trị pháp lý của văn bản điện tử mà chỉ có văn bản quy định

hướng dẫn từ trung ương.

Công tác QLVB là một trong những nội dung của công tác văn thư, và đây

là hoạt động chuyên môn nghiệp vụ, điều này yêu cầu CBCC phải am hiểu rõ về

vấn đề này. Tuy nhiên tại các phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp của UBND

huyện, UBND cấp xã trên địa bàn lại chưa có chuyên môn chuyên trách về công tác

văn thư (trừ Văn phòng HĐND-UBND huyện). Đa số đảm nhận cho công tác này

thường là CBCC kiêm nhiệm bên cạnh công việc chính của họ hoặc họ được tham

gia những lớp tập huấn về bồi dưỡng công tác văn thư, lưu trữ do huyện tổ chức;

điều này dẫn đến công tác tham mưu còn hạn chế trong CBCC của huyện.

Nhận thức về tầm quan trọng, kiến thức liên quan đến QLVB và công tác

văn thư, lưu trữ của CBCC chưa được chú trọng, chưa đầy đủ; nhất là tầm quan

trọng của HĐH trong QLVB khiến cho một số phòng chuyên môn, đơn vị sự

nghiệp thuộc UBND huyện chưa được quan tâm chú trọng đúng mức; đặc biệt là

việc triển khai phần mềm QLVB&ĐHTN của UBND huyện tại UBND các xã, thị

trấn trên địa bàn huyện gặp nhiều khó khăn trong triển khai.

Phần mềm QLVB&ĐHTN của UBND huyện đã không đáp ứng được tính

mở so với sự thay đổi không ngừng của công nghệ hiện nay, bên cạnh đó cũng

không còn phù hợp với tiêu chuẩn mới mà CPĐT đang định hướng triển khai trên

địa bàn thành phố. Vì vậy yêu cầu có một hệ thống mới, đáp ứng đầy đủ các đòi hỏi

của công nghệ, hệ thống và nhiệm vụ đang, sẽ được triển khai là vô cùng cấp thiết.

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2

HĐH công tác QLVB tại UBND huyện Sóc Sơn đã mang bước đầu mang lại

những kết quả nhất định phục vụ cho quá trình giải quyết công việc. Nhờ những nỗ

lực CCHC của nhà nước, việc triển khai sát sao từ lãnh đạo UBND thành phố mà

HĐH công tác QLVB của UBND huyện Sóc Sơn ngày càng được cải thiện, cả về

tư duy cũng như hình thức. UBND huyện đã xác định rõ chiến lược, thực hiện quy

hoạch nhằm cùng củng cố và phát triển cho công tác QLVB nói riêng và công tác

văn thư nói chung của UBND huyện theo hướng HĐH. Từ những phân tích và kết

quả khảo sát thực tế cho thấy về cơ bản HĐH công tác QLVB tại UBND huyện Sóc

Sơn được thực hiện tương đối tốt, đáp ứng yêu cầu về đổi mới trong CCHC nói

chung và phát triển CPĐT nói riêng; phục vụ cho hoạt động giải quyết văn bản, sử

dụng, khai thác và lưu trữ theo hướng cải cách, hiện đại hơn. Bên cạnh những kết

quả, thành tựu đạt được thì cũng có những điểm còn hạn chế và đặt ra thách thức

cho HĐH công tác QLVB không chỉ ở UBND huyện mà còn trên địa bàn cần phải

thay đổi. Chính vì vậy mà cần có những giải pháp hữu hiệu không chỉ cho công tác

QLVB mà còn cho công tác văn thư được cải thiện theo đúng hướng CCHC.

CHƯƠNG 3

PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆN ĐẠI HÓA

CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN

HUYỆN SÓC SƠN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

3.1. Phương hướng tăng cường hiện đại hóa công tác quản lý văn bản tại

Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội

3.1.1. Chủ trương của Nhà nước

HĐH chính là một điều tất yếu diễn ra trong vấn đề quản lý trong thời đại

hiện nay, nằm trong tiến trình xây dựng nền hành chính văn minh hơn và phục vụ

cho dịch vụ công tốt hơn cho tổ chức, cá nhân. HĐH công tác QLVB là điều cần

thiết góp phần vào quá trình xây dựng và phát triển cho CPĐT và nền hành chính

nói chung. Mục đích chính của HĐH trong nền hành chính là nhằm tăng cường hơn

nữa năng lực quản lý và điều hành trong CQHCNN thì cải cách công tác, hoạt động

theo hướng hiện đại là sự cần thiết, trong đó là nội dung HĐH công tác QLVB.

Theo Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07.03.2019 Về một số nhiệm vụ, giải

pháp trọng tâm phát triển CPĐT giai đoạn 2019 - 2020, định hướng đến 2025;

trong giai đoạn 2021 - 2025 xác định một trong những chỉ tiêu đó là “90% hồ sơ

công việc tại cấp bộ, cấp tỉnh, 80% hồ sơ công việc tại cấp huyện và 60% hồ sơ

công việc tại cấp xã được xử lý trên môi trường mạng (không bao gồm hồ sơ xử lý

công việc có nội dung mật)”

Theo Thông báo 139/TB-VPCP 2020 kết luận của Thủ tướng Chính phủ về

xây dựng CPĐT, Xây dựng CPĐT phải gắn kết chặt chẽ với CCHC, đi liền với

chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, đổi mới cách thức vận hành, phương thức xử lý

công việc của CP, chính quyền các cấp, nâng cao chất lượng phục vụ người dân,

doanh nghiệp, tổ chức bộ máy tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả, tiết kiệm chi

phí. Năm 2020 là năm có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, năm đầu thực hiện Nghị

quyết số 52-NQ/TW của Bộ Chính trị về một số chủ trương, chính sách chủ động

tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ 4, năm cuối của giai đoạn 2019-

2020 thực hiện Nghị quyết 17/NQ-CP. Đó là triển khai thực hiện việc xử lý hồ sơ

công việc trên môi trường điện tử bảo đảm hoàn thành chỉ tiêu được giao tại Nghị

quyết 01/NQ-CP ngày 01.01.2020 của Chính phủ (Tỷ lệ các phòng, ban và tương

đương thuộc UBND cấp huyện xử lý văn bản, hồ sơ công việc (trừ hồ sơ mật) trên

môi trường mạng là 30%); đến hết tháng 6.2020, 100% văn bản điện tử được gửi,

nhận ở cả 4 cấp chính quyền đáp ứng yêu cầu về nội dung, thẩm quyền, thể thức,

ký số và xác thực theo quy định.

Tại Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03.6.2020 Phê duyệt “Chương trình

chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”, Thủ tường CP

đã xác định nhiệm vụ, giải pháp thứ 7 trong việc phát triển CP số “Chuẩn hóa, điện

tử hóa quy trình nghiệp vụ xử lý hồ sơ trên môi trường mạng, biểu mẫu, chế độ báo

cáo; tăng cường gửi, nhận văn bản, báo cáo điện tử tích hợp chữ ký số giữa các cơ

quan QLNN, các tổ chức chính trị - xã hội và các doanh nghiệp; thực hiện số hóa

hồ sơ, lưu trữ hồ sơ công việc điện tử của các CQNN theo quy định”.

3.1.2. Phương hướng của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn

Dựa trên Quyết định số 7051/QĐ-UBND của UBND thành phố Hà Nội

ngày 22.12.2016 phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, lưu trữ thành phố Hà Nội

đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030, đồng thời căn cứ trên tình hình thực tiễn

việc QLVB tại UBND huyện Sóc Sơn, lãnh đạo UBND huyện đã đưa ra mục tiêu

và nhiệm vụ về HĐH công tác QLVB, định hướng cho thời gian tới.

Mục tiêu đầu tiên cũng là mục đích trọng tâm trong HĐH công tác QLVB

tại UBND huyện Sóc Sơn hướng tới đó là bảo đảm việc quá trình HĐH luôn diễn

ra đồng thời bên cạnh các hoạt động QLVB của huyện, từ việc ứng dụng CNTT

đến việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO một cách có hiệu quả và đem lại

lợi ích hữu hiệu cho UBND huyện.

Mục tiêu thứ hai, UBND huyện sẽ đưa công tác QLVB đi vào nề nếp, khoa

học, đúng quy định của pháp luật nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết

công việc của cơ quan. Điều này nhằm đáp ứng công cuộc CCHC trong thời đại

hiện này muốn hướng tới, tập trung vào việc phát triển CPĐT.

Mục tiêu cuối cùng đó là nâng cao nhận thức, trách nhiệm của người đứng

đầu cũng như cá nhân trong việc thực hiện HĐH QLVB.

Để đạt mục đích đó, UBND huyện xác định một số nhiệm vụ chính sau:

- Tiếp tục quán triệt, tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc các văn bản

pháp luật quy định về QLVB, các văn bản quy định về HĐH CCHC nói chung và

HĐH QLVB nói riêng.

- Chú trọng trong đến trình độ chuyên môn của CBCC, thúc đẩy họ tham gia

các chương trình đào tạo, bồi dưỡng về kiến thức văn thư, lưu trữ, nhất là về HĐH

QLVB. Điều này sẽ giúp cho UBND huyện đảm bảo về tiêu chuẩn chức danh, vị trí

việc làm đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn về HĐH

văn bản trong bối cảnh thực hiện CPĐT ở Việt Nam.

- UBND huyện cần áp dụng các phương tiện khoa học, kỹ thuật hiện đại

theo hướng HĐH công tác QLVB. Là một hoạt động có chức năng bảo đảm thông

tin cho hoạt động quản lý, việc ứng dụng CNTT là để đảm bảo thông tin đầy đủ,

chính xác, kịp thời, minh bạch, từ đó nâng cao chất lượng của hoạt động QLVB.

3.2. Một số giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác quản lý văn bản

tại Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội

3.2.1. Hoàn thiện việc ban hành hệ thống văn bản hướng dẫn về hiện đại

hóa công tác quản lý văn bản

Để hoàn thiện thể chế pháp luật về HĐH công tác QLVB, UBND cần phải

xuất phát từ thực tiễn đang diễn ra trên địa bàn huyện, những kết quả đạt được và

những hạn chế để. Từ đó nghiên cứu, xem xét, khảo sát thực tế việc thực hiện

QLVB theo hướng HĐH ở địa phương và ban hành ra quy định cụ thể, đầy đủ, phù

hợp với thực tiễn trên cơ sở các nguyên tắc, quy định, vận dụng đúng các quy định

pháp luật.

UBND huyện cần căn cứ vào các các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà

nước để ban hành các văn bản hướng dẫn cụ thể về HĐH QLVB trên địa bàn

huyện. Căn cứ vào văn bản hướng dẫn về văn bản điện tử, ứng dụng CNTT trong

QLVB của CP, BNV; UBND huyện sẽ xây dựng và hoàn thiện hệ thống các văn

bản quy định, hướng dẫn về văn bản điện tử, chữ ký điện tử và hồ sơ điện tử.

- Xây dựng và ban hành các văn bản hướng dẫn cụ thể về công tác văn thư

của huyện. Cần xây dựng các quy định chuẩn về các thông tin và công nghệ phục

vụ công tác QLVB, đặc biệt là cơ sở dữ liệu các phần mềm phục vụ cho công tác

này.

- Xây dựng các quy chế, quy trình thực hiện đảm bảo cho việc ứng dụng

HĐH trong QLVB có hiệu quả.

- Xây dựng các quy định về an toàn, an ninh thông tin, đẩy mạnh sử dụng

chữ ký số trong các hoạt động ứng dụng CNTT của UBND huyện.

- Xây dựng các văn bản quy định về hướng dẫn nghiệp vụ QLVB, đặc biệt là

quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử của UBND huyện.

- Xây dựng quy định nhằm giảm văn bản giấy, tăng cường chia sẻ thông tin

trong hoạt động của UBND huyện.

- Xây dựng và ban hành các văn bản quy định về xử phạt, vi phạm trong

công tác QLVB đi – đến truyền thống văn bản điện tử của UBND huyện.

- Tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy định về HĐH QLVB đến các

CBCC thuộc huyện để thực hiện thống nhất trong thực hiện hoạt động.

QLVB đều phải được thực hiện theo quy chế, lề lối làm việc đã được UBND

huyện ban hành và giải quyết theo đúng quy trình và trách nhiệm được giao cho

mỗi CBCC. Điều này giúp tăng cường mối quan hệ phối hợp giữa các phòng ban,

đơn vị trong nội bộ UBND huyện cũng như với tổ chức, cơ quan bên ngoài UBND

huyện trên các mặt công tác. Bên cạnh đó hỗ trợ UBND huyện không ngừng

nghiên cứu đổi mới, cải tiến, chấn chỉnh công tác HĐH QLVB, từ đó xây dựng và

hoàn thiện công tác rà soát, đánh giá, quy hoạch lại CBCC.

3.2.2. Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức về hiện đại hóa

công tác quản lý văn bản

Chất lượng hoạt động của con người là yếu tố quyết định mọi chất lượng của

mọi công việc, để nâng cao chất lượng của HĐH công tác QLVB thì vấn đề nâng

cao chất lượng của đội ngũ CBCC làm công tác này cũng cần được chú trọng. Yêu

cầu khách quan và bức thiết đặt ra cho UBND huyện không chỉ đào tạo, bồi dưỡng

nguồn CBCC có đầy đủ phẩm chất, năng lực mà còn cần có khả năng năng lực,

chuyên môn để thực thi công việc được giao.

UBND huyện tập trung xác định mục tiêu và nội dung đào tạo, bồi dưỡng

của HĐH công tác QLVB muốn hướng đến đó là trang bị kiến thức chuyên môn về

văn thư, lưu trữ và kiến thức cơ bản tin học ứng dụng trong QLVB. Đặc biệt nhất là

CBCC nắm rõ được việc sử dụng phần mềm QLVB và thực hiện theo hệ thống

quản lý chất lượng ISO trong quy trình xử lý văn bản của UBND huyện, kiến thức

chuyên môn nghiệp vụ và các kiến thức bổ trợ khác. Đào tạo, bồi dưỡng nguồn

nhân lực còn nhằm đến mục tiêu định hướng cho công tác HĐH QLVB theo đúng

hướng dựa trên các nội dung của CCHC; chuẩn hoá quy định về trình độ tin học,

ứng dụng CNTT cho CBCC.

Nội dung đào tạo, bồi dưỡng đối với từng CBCC của UBND huyện là khác

nhau, cụ thể:

- Đối với lãnh đạo các phòng và trưởng đơn vị thuộc UBND huyện:

+ Nắm vững kiến thức chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, QLVB để phổ

biến về các công chức thuộc đơn vị mình nắm rõ nhiệm vụ thực hiện.

+ Cần đạt trình độ tin học văn phòng đủ để khả năng khai thác, sử dụng

thành thạo phần mềm QLVB cần thiết phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành hoạt

động QLVB của đơn vị và điều hành các hoạt động nghiệp vụ trong phạm vi được

giao.

- Đối với CBCC, bộ phận chuyên trách thực hiện QLVB tại các phòng ban

chuyên môn, đơn vị sự nghiệp của UBND huyện:

+ Cần có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về công tác QLVB và công tác văn

thư nói chung, nhất là với vị trí chuyên về thực hiện văn thư tại các bộ phận của

UBND huyện.

+ Cần đảm bảo đào tạo, bồi dưỡng về trình độ tin học ứng dụng trong chức

danh vị trí việc làm. Thông qua đào tạo về nghiệp vụ cơ bản và một số chương

trình nghiệp vụ chuyên sâu, có khả năng xử lý các vấn đề liên quan đến QLVB và

hồ sơ tác nghiệp trong thẩm quyền của đơn vị; công chức nghiệp vụ cần có trình

độ tin học nghiệp vụ, tin học văn phòng, có khả năng khai thác, sử dụng phần

mềm QLVB hiệu quả, phục vụ cần thiết trên mạng nội bộ của đơn vị và trên mạng

diện rộng.

Ngoài việc đào tạo, bồi dưỡng tập trung vào kiến thức chuyên môn và trình

độ tin học ứng dụng thì để đáp ứng HĐH công tác này thì cả đối với cấp lãnh đạo

và CBCC chuyên trách thì UBND huyện cũng cần bổ sung kiến thức về ứng dụng

và khai thác CNTT, sử dụng phần mềm QLVB. Để làm được, UBND huyện cần

xây dựng kế hoạch mở các lớp đào tạo ngắn hạn đối với từng đơn vị thuộc UBND

huyện hoặc mở lớp tập huấn tập trung về sử dụng phần mềm quản lý; xác định nội

dung tổ chức các lớp đào tạo tập trung phổ cập CNTT, cách sử dụng phần mềm

QLVB cho CBCC trên địa bàn huyện; thường xuyên đào tạo, đào tạo lại, tập huấn

CBCC về kiến thức CNTT 4.0 nói chung và ứng dụng CNTT trong công tác văn

thư lưu trữ nói riêng.

Mỗi CBCC trước hết phải đặt ra mục tiêu cho bản thân là đạt được tối thiểu

trình độ tin học ứng dụng, kiến thức chuyên môn nghiệp vụ về QLVB thông qua

hình thức tự học, tìm tòi, chủ động tự trang bị kiến thức cần thiết phục vụ cho

nhiệm vụ được giao. UBND huyện cũng kiểm tra thường xuyên và đánh giá sát,

đúng, nghiêm túc việc tham gia chương trình đào tạo, bồi dưỡng tại các đơn vị

thuộc thẩm quyền quản lý. Gắn chặt nghĩa vụ và kết quả học tập với việc đánh giá,

bố trí, sắp xếp, sử dụng CBCC và xét khen thưởng hàng năm.

UBND huyện cần được chú trọng bồi dưỡng nâng cao và đào tạo CBCC trẻ

có đủ phẩm chất và năng lực chuyên môn thực thụ để kích thích họ nâng cao năng

lực sáng tạo trong HĐH QLVB, tạo ra sự năng động hơn trong mọi hoạt động của

cơ quan cũng như chứng tỏ bản thân. Hàng năm, UBND huyện kết hợp phân tích

đánh giá thực trạng trình độ CBCC đối chiếu với yêu cầu công tác để xây dựng lại

bộ máy theo hướng tiêu chuẩn hoá, đồng thời cần có các hình thức khen thưởng để

khuyến khích CBCC. Bên cạnh đó, UBND huyện quan tâm đến các chính sách

phúc lợi, các nhu cầu về tinh thần của CBCC từ đó tạo ra cho họ tâm lý thoải mái

và yên tâm công tác, vì lợi ích chung của cơ quan.

3.2.3. Đổi mới nhận thức, tư duy làm việc, ý thức trách nhiệm của cán bộ,

công chức về hiện đại hóa công tác quản lý văn bản

HĐH công tác QLVB là sự áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật để cải tiến

chất lượng quản lý, xây dựng cơ sở hạ tầng QLVB và đưa thành tựu trong hoạt

động hành chính thì cần đổi mới nhận thức và tư duy nhằm góp phần đạt tiêu chí

trong xây dựng CPĐT. Kèm theo đó, để công tác đào tạo, bồi dưỡng về HĐH

QLVB cho CBCC của UBND huyện có hiệu quả thì một nhiệm vụ nữa cần thiết

cùng song hành đó là cần nâng cao trách nhiệm của đội ngũ CBCC bao gồm vai

trò, vị trí, chức năng, nhiệm vụ của QLVB nói riêng và công tác văn thư trong thời

đại của HĐH trong hoạt động quản lý hành chính. Tất cả những vấn đề đó sẽ giúp

UBND huyện xác định được vị trí và tầm quan trọng trong đưa phương hướng,

quan điểm chỉ đạo, giải pháp nhằm HĐH công tác QLVB.

Đối với đội ngũ CBCC giữ vị trí lãnh đạo là những người quan trọng trong

việc đưa ra định hướng, mục tiêu và nhiệm vụ trong HĐH công tác QLVB của

UBND huyện. Tuy nhiên nhận thức của đội ngũ này chủ yếu tập trung vào việc đầu

tư, ứng dụng CNTT mà chưa chú trọng việc sử dụng như thế nào để đem lại hiệu

quả và kiểm soát mục tiêu. Do vậy mà cần thực hiện thường xuyên tập huấn, đào

tạo, bồi dưỡng về CNTT ở tầm quản lý cho cấp lãnh đạo, quản lý của UBND

huyện. Nâng cao nhận thức cho lãnh đạo hiểu và ứng dụng CNTT vào chính công

việc quản lý của mình.

Để tạo nên hiệu quả làm việc không chỉ cần có nhận thức mà còn phải cần

một lối tư duy khoa học. Lối suy nghĩ, tư duy làm việc lạc hậu, manh mún chưa

đáp ứng được yêu cầu làm việc chuyên nghiệp, hiện đại ngày nay, vì vậy mà thay

đổi tư duy, lề lối làm việc, tạo thói quen làm việc trên môi trường mạng của CBCC

thành nhiệm vụ thường xuyên và chủ yếu, theo hướng chuyên nghiệp hơn, HĐH là

giải pháp quan trọng nâng cao hiệu quả QLVB. Nâng cao tinh thần, trách nhiệm

của CBCC với công việc. Tư duy sáng tạo, đổi mới cách làm việc, luôn tìm cách

nâng cao hiệu quả công việc. Để làm được như vậy, UBND huyện có thể đẩy mạnh

tổ chức các cuộc thi hoạt động chuyên môn nghiệp vụ, đưa CBCC đi tham quan,

thực tế để đổi mới suy nghĩ, mở rộng tầm nhìn.

3.2.4. Đẩy mạnh áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO trong quản lý

văn bản

Trước hết áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng TCVN ISO 9001:2015

nhằm mục tiêu cải thiện chất lượng hoạt động QLVB trong UBND, do vậy những

người đứng đầu cần phải có nhận thức đầy đủ hơn về vai trò của việc áp dụng tiêu

chuẩn ISO 9001:2015. Bởi từ việc nhận thức đúng đắn các lãnh đạo UBND sẽ chú

trọng, quan tâm và đầu tư thích đáng hơn về cơ sở vật chất, trang thiết bị, khoa học

công nghệ, nguồn nhân lực, liên kết với các tổ chức tư vấn ISO, ban hành hệ thống

các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác áp dụng ISO trong hoạt động QLVB.

Hoàn thiện kỹ thuật điều hành QLVB, tối ưu hóa quy trình tổ chức quản lý

và giải quyết văn bản điện tử là nhiệm vụ chính trong việc áp dụng hệ thống quản

lý chất lượng. Để thực hiện được, tất cả các CBCC của huyện cần nắm vững được

các quy trình xử lý văn bản theo đúng quy chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng

ISO mà huyện đã ban hành. Điều này là đảm bảo các quy trình được thống nhất,

cũng như tăng cường trách nhiệm trong giải quyết văn bản, công việc của mỗi cá

nhân, tổ chức khi thực thi nhiệm vụ.

UBND huyện cũng cần quyết liệt chỉ đạo hơn nữa trong việc xây dựng chủ

trương, chính sách, ban hành hệ thống các văn bản, đầu tư hơn nữa về cơ sở vật

chất, trang thiết bị, áp dụng khoa học công nghệ, nâng cao chất lượng nguồn nhân

lực đáp ứng yêu cầu của việc áp dụng ISO 9001:2015 trong công tác QLVB. Xây

dựng và hoàn thiện các quy trình QLVB đi – đến chuẩn, thống nhất theo mẫu

chung, đẩy mạnh ứng dụng CNTT. Về cơ bản việc chỉnh sửa, hoàn thiện lại các

quy trình xử lý văn bản cần phù hợp trên cơ sở thực tế triển khai áp dụng tại UBND

huyện. Việc áp dụng sau một thời gian dài sẽ đảm bảo cho nguyên tắc kiểm tra

đánh giá và cải tiến liên tục trong hệ thống quản lý chất lượng. Bên cạnh đó,

UBND cần thường xuyên đánh giá lại quy trình để xây dựng, hoàn thiện lại quy

trình nhằm cải tiến để đáp ứng nhu cầu hiện nay, nhất là ISO điện tử - một phần của

HĐH công tác QLVB. Sau khi chỉnh sửa các quy trình cần phải được thông báo

rộng rãi đến các đơn vị thuộc UBND huyện, giải thích về sự thay đổi đó.

UBND huyện đã có sẵn quy trình xử lý văn bản đi - đến theo hệ thống quản

lý chất lượng ISO từ trước, lồng ghép trong đó dành cho văn bản giấy và văn bản

điện tử. Tuy nhiên, số lượng văn bản điện tử ngày càng nhiều trong quá trình hoạt

động, cho nên UBND huyện cần nghiên cứu, xây dựng và ban hành quy chuẩn

dành riêng đối với QLVB giấy truyền thống và văn bản điện tử riêng biệt. Việc

chia ra như vậy khi áp dụng vào thực tiễn sẽ dễ dàng hơn cho việc thực hiện cũng

như quản lý của lãnh đạo. Để tăng cường việc áp dụng hệ thống chất lượng đạt hiệu

quả cao thì UBND huyện cũng cần tập trung vào việc tổ chức lớp đào tạo, bồi

dưỡng kiến thức về vài trò của hệ thống quản lý chất lượng ISO trong QLVB. Nội

dung cần chú trọng là bồi dưỡng nhận thức chung về hệ thống quản lý chất lượng

ISO trong QLVB với CBCC để thống nhất quy trình xử lý công việc và trách

nhiệm được phân công. Bên cạnh đó là đào tạo kiến thức hỗ trợ khác như cách thức

đánh giá, kiểm tra; quản lý mối quan hệ;… để xây dựng môi trường làm việc chuẩn

đúng chất lượng theo yêu cầu đã đề ra.

3.2.5. Đẩy mạnh cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác

quản lý văn bản

Văn thư là nơi giao dịch trong việc tiếp nhận, trao đổi văn bản, thông tin

không trong chỉ trong nội bộ UBND huyện mà còn đối với cá nhân, tổ chức khác.

Chính vì vậy mà cần bố trí lại phòng làm việc, sắp xếp lại các trang thiết bị và đầu

tư vào máy móc, trang thiết bị kỹ thuật hiện đại phục vụ cho công tác HĐH QLVB.

Trong vấn đề về phòng làm việc của văn thư hiện nay, cần lắp vách ngăn để

phân chia khu vực làm việc rõ ràng của CBCC thực hiện văn thư riêng và CBCC

đến liên hệ làm việc riêng. Việc này để tránh trường hợp mất văn bản, nhầm lẫn

giữa văn bản đi - đến là văn bản giấy cũng như việc khu vực riêng, những người

không có liên quan sẽ không được tiếp cận., bảo vệ văn bản và tài liệu.

Việc sắp xếp các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động QLVB như máy tính,

máy in, máy scan… có thể áp dụng theo nguyên tắc 5S của người nhật. 5S là một

phương pháp quản lý của người Nhật. Nó là chữ cái đầu của 5 từ trong tiếng Nhật

gồm: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc),

Shitsuke (Sẵn sàng). Việc tuân thủ theo nguyên tắc 5S này sẽ giúp cho phòng làm

việc của văn thư sẽ giúp cho việc QLVB được logic, khoa học, nề nếp làm việc

được thiết lập, từ đó sẽ trở thành thói quen không thể thiếu. Đối với UBND huyện

cần thực hiện các hoạt động: đầu tiên cần xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ

những thứ không cần thiết tại nơi làm việc; tiếp theo là tổ chức các vật dụng còn lại

một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại; thường xuyên vệ

sinh, giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và tổ

chức vệ sinh hàng ngày máy móc vật dụng và khu làm việc; chăm sóc khu vực làm

việc, giữ gìn vệ sinh chung và duy trì sự gọn gàng ngăn nắp; tuân thủ mọi quy tắc

luật lệ được đề ra, cuối cùng luôn luôn trong tư thế sẵn sàng tự giác thực hiện

những việc trên, tạo thành một thói quen, nề nếp tốt.

Tiến hành đầu tư mới các trang thiết bị phục vụ cho việc ứng dụng CNTT

trong hoạt động của văn phòng như: tăng cường đầu tư hệ thống máy tính các thiết

bị phụ trợ cho việc nối mạng nội bộ Lan và mạng diện rộng Wan. Trong văn phòng

hiện nay, hầu hết các phòng ban đều được trang bị các máy vi tính và đều được nối

mạng nội bộ và mạng diện rộng. Đây là một điều rất thuận lợi cho việc nâng cao

hiệu quả làm việc của các CBCC trong văn phòng, tạo điều kiện cho quá trình trao

đổi thông tin liên lạc giữa các phòng ban trong văn phòng với nhau.

UBND huyện cần tiếp tục đầu tư cơ sở về nâng cấp hoàn thiện hạ tầng

CNTT tại các đơn vị trực thuộc UBND huyện, đảm bảo 100% đơn vị thuộc UBND

huyện bao gồm cả đơn vị sự nghiệp và UBND các xã, thị trấn trên địa bàn đều nâng

cấp hoàn thiện mạng LAN liên kết với UBND huyện. Ngoài ra, cần thường xuyên

kiểm tra, sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ cho các máy móc thiết bị trong phòng làm

việc, đảm bảo máy móc luôn sẵn sàng phục vụ công việc, không làm gián đoạn các

công việc cũng như giữ gìn, bảo quản góp phần tiết kiệm chi phí không cần thiết

của UBND huyện. Xong UBND huyện cũng cần xem xét, tuỳ thuộc vào điều kiện

thực tiễn và nhu cầu của cơ quan mà lãnh đạo cần cân nhắc đối với việc đầu tư

trang thiết bị sao cho phù hợp nhất để tránh lãng phí vì nguồn kinh phí hoạt động

chủ yếu của UBND huyện từ ngân sách nhà nước.

3.2.6. Đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát việc thực hiện hiện

đại hóa công tác quản lý văn bản

Các hoạt động kiểm tra giám sát không thể thiếu trong quá tình xây dựng

cũng như phát triển CPĐT nói chung và hoạt động QLVB điện tử nói riêng. Đây

còn là một hoạt động góp phần quan trọng vào việc giúp cho việc thực hiện đúng

và nghiêm các quy trình nghiệp vụ QLVB đi và đến. Vì vây, cần tăng cường công

tác thanh tra, kiểm tra về QLVB đi – đến, mạnh dạn xử lý sai phạm trong

QLVB.Việc tiến hành kiểm tra thường xuyên, định kỳ kết hợp với kiểm tra đột xuất

nhằm phát hiện những thiếu sót của các quy trình xử lý văn bản truyền thống và

văn bản điện tử trong hoạt động của nội bộ cơ quan hoặc những sai phạm khác có

liên quan đến QLVB trong các giao dịch điện tử.

Kiểm tra định kỳ còn có thể dự đoán được các rủi ro sẽ xảy ra, từ đó tìm

được các biện pháp hữu hiệu phòng ngừa. Ứng dụng CNTT vào QLVB là bước tiến

tới thực hiện Văn phòng không giấy tờ, xây dựng Văn phòng không giấy tờ nhờ áp

dụng công nghệ kỹ thuật hiện đại cho phép xử lý và truyền thông tin nhanh chóng

và chính xác. Ngoài ra thực hiện QLVB trên môi trường mạng còn giúp công khai,

minh bạch, tin cậy, tạo sự bình đẳng trong truy cập thông tin và cho phép xử lý các

TTHC nhanh hơn rất nhiều so với QLVB truyền thống.

Một số biện pháp cụ thể như: Tăng cường đôn đốc thực hiện nhiệm vụ,

không để chồng chéo các văn bản; Thường xuyên kiểm tra các quy trình nghiệp vụ

xem có sự bất cập nào không trong quá trình thực hiện để kịp thời khắc phục; Quy

định trách nhiệm cụ thể cho từng trường hợp vi phạm, tránh tình trạng đùn đẩy

trách nhiệm; Xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm nguyên tắc QLVB, vi phạm

đến hoạt động công tác văn thư.

3.2.7. Một số giải pháp khác

Cần thiết khai thác tối đa tiện ích của các phần mềm QLVB và sử dụng triệt

để các vai trò Chương trình QLVB được xây dựng với nhiều phân hệ tiện ích.

Trong tất cả các chương trình QLVB trên môi trường mạng thì các phân hệ đều

được kết nối và chia sẻ thông tin với nhau tạo nên hệ thống thông tin đầy đủ cũng

cấp phục vụ chỉ đạo điều hành của lãnh đạo các cấp nhanh chóng hơn.

Hoàn thiện hạ tầng CNTT, cơ sở hạ tầng kỹ thuật CNTT hoàn chỉnh sẽ hình

thành làm nền tảng cho sự phát triển và hoàn thiện kết cấu hạ tầng thông tin QLNN

ở địa phương và góp phần vào việc xây dựng CPĐT của Việt Nam, đồng thời bảo

đảm an toàn bảo mật trong CNTT, hệ thống văn bản tài liệu. Cơ sở hạ tầng kỹ thuật

đó sẽ được nâng cấp, phát triển và mở rộng dần theo đúng nguyên lý của một hệ

thống mở. Đây là cơ sở vật chất quan trọng và không thể thiếu được trong quá trình

HĐH các hoạt động của UBND huyện.

Đẩy nhanh việc sử dụng hoàn toàn văn bản điện tử, không dùng bản giấy.

Hình thức luân chuyển văn bản hiện nay vẫn song song vừa bản giấy và bản chuyển

trên phần mềm QLVB. Việc này gây tốn nhiều thời gian chi phí và làm tăng thời

gian xử lý công việc. Để giảm thiểu các thao tác thực hiện thì cần đẩy nhanh tiến

độ thực hiện văn bản điện tử hoàn toàn. Trước hết cần xây dựng lộ trình thực hiện

điện tử hoàn toàn, lộ trình quy định mốc thời gian những loại văn bản nào thực hiện

không chuyển bản giấy, đối với những hồ sơ về nhân sự, hồ sơ trình cơ quan cấp

trên thực hiện gửi kèm bản giấy. Một trong những công việc liên quan đến điện tử

hoàn toàn đó là không còn ký giấy. Triển khai thực hiện chữ ký số, vị trí của chữ

ký, thể thức theo hướng dẫn theo đúng quy định. Ngoài ra, để giảm thiểu văn bản

thì UBND huyện cần tối ưu hóa quy trình TTHC, hay còn cắt giảm TTHC; đồng

thời kết hợp việc quản lý chặt chẽ việc in ấn, sao chụp gửi văn bản.

Tổ chức tuyên truyền, phổ biến rộng rãi về HĐH trong các cơ quan thuộc

UBND nhằm nâng cao hiểu biết, nhận thức và các lợi ích trong việc xây dựng

CPĐT, Văn phòng điện tử cho CBCC. Đẩy mạnh và tận dụng các nguồn lực trong

việc bồi dưỡng hướng dẫn kỹ năng sử dụng máy tính, khai thác Internet, sử dụng

thư điện tử, các phần mềm ứng dụng cho CBCC thực thi hoạt động QLVB.

3.3. Một số đề xuất về tăng cường hiện đại hóa công tác quản lý văn bản

tại Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn

Vì phần mềm QLVB của UBND huyện hiện nay đang sử dụng chỉ mới hoạt

động hiệu quả trong nội bộ UBND huyện mà chưa thực sự hiệu quả trong đối với

các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện và UBND các xã, thị trấn trên địa bàn.

Để khắc phục điều này, UBND huyện có thể nghiên cứu và xem xét những phần

mềm QLVB, giao diện sử dụng dễ dàng hơn không chỉ trên máy tính mà còn trên

các thiết bị cầm tay thông minh khác. UBND huyện cũng có thể tham khảo các

phần mềm khác mà một số UBND cùng cấp đang sử dụng như UBND quận Tây

Hồ đang sử dụng phần mềm E- Office – Văn phòng điện tử, hoặc có thể mời

chuyên gia về việc cải tạo lại phần mềm đang sử dụng để phù hợp hơn với UBND

các xã, thị trấn trên địa bàn huyện. UBND huyện có thể triển khai ứng dụng thử

nghiệm các phần mềm quản lý khác nhau để lựa chọn phần mềm đem lại hiệu quả

tối ưu phục vụ QLVB đi, đến. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để xác

định hình thức văn bản và khối lượng văn bản nhằm đặt yêu cầu khai thác vào cơ

sở dữ liệu, chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu, thiết kế biểu mẫu nhập tin phù hợp. Từ

đó, lựa chọn phần mềm QLVB chạy thử xem đáp ứng yêu cầu hay không.

Bên cạnh đó, UBND cần nghiên cứu và xem xét vấn đề về văn phòng dành

cho văn thư của UBND huyện. Cần thiết cải tạo văn phòng và sắp xếp, bố trí lại

máy móc, khu vực làm việc sao cho khoa học, hợp lý, cắt giảm những bước làm

việc dư thừa, không cần thiết. Chính điều này tạo ra môi trường làm việc không chỉ

cho văn thư mà còn là cho UBND thoải mái, kích thích sự sáng tạo và năng động

hơn trong công việc của CBCC.

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3

Dựa trên những đánh giá về thực trạng HĐH công tác QLVB tại UBND

huyện Sóc Sơn, tác giả nêu ra một số giải pháp nhằm tăng cường chất lượng, hiệu

quả công tác QLVB. Một số giải pháp bao gồm giải pháp hoàn thiện cơ sở pháp lý

về HĐH công tác văn thư, QLVB; đổi mới tư duy, nhận thức và chú trọng đào tạo

bồi dưỡng cho đội ngũ CBCC của huyện; đầu tư kinh phí và cơ sở vật chất. Từ đó

đưa ra một số kiến nghị dành cho UBND huyện Sóc Sơn. Đặc biệt là tập trung

nghiên cứu ứng dụng phần mềm QLVB mới phù hợp với tình hình mới và nâng cao

chất lượng cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động thực thi công vụ.

KẾT LUẬN

Ngày nay, để giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức thì mỗi ngày số

lượng văn bản ban hành và tiếp nhận ngày càng nhiều; điều này đặt ra yêu cầu cần

thiết phải cải cách cũng như thay đổi quy trình này. Hòa chung vào xu hướng phát

triển CPĐT và CCHC, thì HĐH công tác QLVB càng phải được khẳng định sự

quan trọng. Thực hiện tốt hoạt động này giúp việc QLVB đi, văn bản đến hiệu quả

hơn, khoa học, giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc, công sức, giải phóng con người

khỏi công việc sự vụ không còn phù hợp hay gây sự rườm rà trong công tác QLVB.

Bên cạnh đó là góp phần đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ trong công tác tham mưu chỉ

đạo, điều hành và cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho cơ quan, tổ chức, cá

nhân, góp phần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng và phát

triển kinh tế xã hội.

Luận văn đã trình bày tổng quan chung cơ sở lý luận, phân tích, đánh giá

thực trạng HĐH công tác QLVB tại CQHCNN tại địa phương để có sự đánh giá,

nhận xét về tổ chức bộ máy cũng như cơ chế hoạt động QLVB trong mối quan hệ

so sánh với yêu cầu của công việc. HĐH công tác QLVB là một tất yếu góp phần

vào công cuộc CCHC và phát triển CPĐT, đặc biệt là trong công tác văn thư cần có

sự đổi mới về phương thức, cách thức làm việc. Với một số lượng văn bản đi - đến

ngày càng lớn cần thiết tìm kiếm một giải pháp quản lý hiệu quả. Ứng dụng CNTT

trong QLVB là một giải pháp tối ưu giúp QLVB một cách khoa học, chặt chẽ, phục

vụ tra tìm, khai thác thuận lợi, nhanh chóng, dễ dàng. QLVB không chỉ trong văn

bản giấy mà trong cả văn bản điện tử cũng cần có hệ thống quản lý chất lượng theo

tiêu chuẩn nhất định để đảm bảo về cơ chế kiểm tra, kiểm soát và quản lý chặt chẽ.

Đây là yếu tố quan trọng bắt kịp thời đại CNTT hiện nay.

Dựa trên sự đánh giá kết quả đạt được và yếu kém còn gặp phải, luận văn đã

làm rõ nguyên nhân còn tồn tại khiến cho việc HĐH chưa thực sự đạt được hiệu

quả trong UBND huyện cũng như nhiều điểm chưa đáp ứng được yêu cầu thực thi

công vụ như chưa khai thác hết tiện ích trong phần mềm QLVB&ĐHTN đang sử

dụng; đội ngũ nhân sự chưa đáp ứng đúng yêu cầu về chuyên môn trong lĩnh vực

QLVB, công tác văn thư; nhận thức về sự cần thiết của việc HĐH công tác QLVB,

công tác văn thư…

Để khắc phục những tồn tại, cần thực hiện tốt các giải pháp chủ yếu sau:

Một là tiếp tục và hoàn thiện việc xây dựng, ban hành văn bản về công tác

văn thư và cụ thể hơn là QLVB. Bên cạnh đó, tiến hành phổ biến, hướng dẫn các

văn bản quy định của Nhà nước về phát triển CPĐT, công tác văn thư với môi

trường điện tử.

Hai là đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng về các lớp bồi dưỡng chuyên

môn, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, sử dụng phần mềm QLVB, ứng

dụng CNTT nhằm đổi mới tư duy, lề lối làm việc của CBCC.

Ba là nâng cao nhận thức của đội ngũ nhân sự làm công tác QLVB về sự

quan trọng của HĐH công tác QLVB với hoạt động của cơ quan.

Bốn là đầu tư cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ QLVB. Đặc biệt, đầu tư

hệ thống mạng, khắc phục lỗi đường truyền, xây dựng hệ thống bảo vệ mạng tránh

virus xâm nhập đảm bảo tính bảo mật trong công tác QLVB. Nghiên cứu nâng cấp

hoặc thay đổi phần mềm QLVB hiện tại của huyện để công tác QLVB đạt hiệu quả

cao, đáp ứng yêu cầu của công việc.

Năm là thường xuyên kiểm tra, giám sát việc thực hiện QLVB theo tiêu

chuẩn ISO 900:2015 để đảm bảo quy trình được diễn ra thông suốt, chặt chẽ giữa

các bên, kịp thời phát hiện những sai sót tìm giải pháp khắc phục.

Trong bối cảnh cách mạng công nghệ 4.0, sự phát triển của khoa học kỹ

thuật đòi hỏi những thay đổi trong công tác chỉ đạo, điều hành của CPĐT, CP kiến

tạo sẽ khuyến khích và đẩy mạnh sự tham gia của cơ quan, tổ chức, cá nhân vào

các hoạt động của của CP. Để đạt được điều đó, việc minh bạch thông tin, cung cấp

những thông tin chính xác nhằm định hướng đúng dư luận là trách nhiệm của CP

và các CQNN. Để không ngừng tăng cường HĐH công tác QLVB phù hợp với sự

phát triển của cách mạng công nghệ 4.0 cần có sự tham gia đồng bộ của các cấp,

các ngành, của toàn thể CBCC trong bộ máy hành chính nhà nước, góp phần nâng

cao chất lượng và hiệu quả công tác văn thư và văn thư điện tử.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Bế Trung Anh (2011), “Công nghệ thông tin đã mong muốn được đóng vai trò

là công cụ và nội dung của CCHC trong 10 năm qua”, Kỷ yếu hội thảo cải cách

hành chính nhà nước ở Việt Nam từ góc nhìn của các nhà nghiên cứu, Tr.490.

2. Nguyễn Khánh Bảo (2011), Xây dựng Chính phủ điện tử tại Việt Nam trong

các cơ quan hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2010, Luận văn thạc sĩ quản lý

hành chính công, Học viện Hành chính quốc gia, Hà Nội.

3. Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012

hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ

quan.

4. Bộ Nội vụ (2013), Tài liệu chương trình bồi dưỡng ngạch chuyên viên (ban

hành kèm theo Quyết định số 900/QĐ-BNV ngày 06 tháng 8 năm 2013 của Bộ

trưởng Bộ Nội vụ).

5. Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013

về hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.

6. Bộ Nội vụ (2019), Thông tư số 01/2019/TT-BNV quy định quy trình trao đổi,

lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ

thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ

chức.

7. Chính phủ (2011), Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 ban

hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 – 2020.

8. Chính phủ (2013), Nghị quyết số 76/NQ-CP ngày 13 tháng 6 năm 2013 sửa

đổi, bổ sung một số điều của Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm

2011 của Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà

nước giai đoạn 2011 – 2020.

9. Chính phủ (2015), Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14 tháng 10 năm 2015 về

Chính phủ điện tử.

10. Chính phủ (2020), Nghị quyết số 01/NQ-CP ngày 01 tháng 01 năm 2020 Về

nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và dự

toán ngân sách nhà nước năm 2020.

11. Chính phủ (2019), Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07 tháng 03 năm 2019 Về

một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019 -

2020, định hướng đến 2025.

12. Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 Về

công tác văn thư.

13. Nguyễn Thanh Hà (2016), Hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện hàm lâm

khoa học và công nghệ Việt Nam, Luận văn thạc sĩ quản lý công, Học viện Hành

chính quốc gia, Hà Nội.

14. Nghiêm Kỳ Hồng (2005), Kỷ yếu Hội nghị khoa học Quản trị văn phòng - Lý

luận và thực tiễn Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, Hà Nội.

15. Lê Tuấn Hùng (2004), Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản –

Một giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học và Công

nghệ, Luận văn thạc sĩ, Đại học quốc gia Hà Nội, Hà Nội.

16. Trần Minh Huyền (2017), Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y

tế Hà Nội, Luận văn thạc sĩ quản lý công, Học viện Hành chính quốc gia, Hà Nội.

17. Lê Văn In (Chủ biên) (2012), Văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo

văn bản, Nxb. Đại học Quốc gia TP. HCM, TP. HCM.

18. Nguyễn Minh Phương (2014), Quản lý và giải quyết văn bản trong cơ quan, tổ

chức, Nxb. Chính trị Quốc gia, Hà Nội.

19. Vương Đình Quyền (2005), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, Nxb.

Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.

20. Quốc hội (2015), Luật tổ chức chính quyền địa phương 2016.

21. Võ Kim Sơn (2014), Cải cách nền hành chính nhà nước trong một quá trình tất

yếu và liên tục, Nxb Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh, Hồ Chí Minh.

22. Lưu Kiếm Thanh (2005), Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà

nước, Nxb Giáo dục, Hà Nội.

23. Lưu Kiếm Thanh (2008), Nghiên cứu phương pháp quản lý văn bản điện tử tại

cơ quan nhà nước ở Việt Nam hiện nay, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ - Bộ

Nội vụ.

24. Lưu Kiếm Thanh (2009), Một số vấn đề về cải cách và hiện đại hóa nền hành

chính hiện nay, Học viện Hành chính / Tạp chí Tổ chức Nhà nước Số 8/2009.

25. Lưu Kiếm Thanh (2011), “Hiện đại hóa hành chính trong nền kinh tế tri thức”,

Kỷ yếu hội thảo cải cách hành chính nhà nước ở Việt Nam từ góc nhìn của các nhà

nghiên cứu, Tr.479.

26. Thủ tướng Chính phủ (2001), Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17 tháng

9 năm 2001 Về việc phê duyệt Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước

giai đoạn 2001 – 2010.

27. Thủ tướng Chính phủ (2014), Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng 3

năm 2014 Về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO

9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính Nhà

nước.

28. Thủ tướng Chính phủ (2015), Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26 tháng 10

năm 2015 phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong

hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2016 – 2020.

29. Thủ tướng Chính phủ (2018), Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7

năm 2018 về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành

chính Nhà nước.

30. Thủ tướng Chính phủ (2020), Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03 tháng 6 năm

2020 Phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng

đến năm 2030”.

31. Nguyễn Thị Thanh Thúy (2014), Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Ban

quản lý làng văn hóa, du lịch, các dân tộc Việt Nam theo yêu cầu cải cách hành

chính và hội nhập quốc tế, Luận văn thạc sĩ quản lý hành chính công, Học viện

Hành chính quốc gia, Hà Nội.

32. UBND huyện Sóc Sơn (2010), Quyết định số 162/QĐ-UBND ngày 14/01/2010

Ban hành hệ thống tài liệu, quy trình nội bộ, giải quyết TTHC hệ thống quản lý

chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại cơ quan UBND

huyện.

33. UBND huyện Sóc Sơn (2016), Quyết định số 01/2016/QĐ-UBND ngày

20/6/2016 Về việc bạn hành quy chế làm việc của UBND huyện Sóc Sơn.

34. UBND huyện Sóc Sơn (2017), Quyết định số 12/2017/QĐ-UBND ngày

10/5/2017 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn

phòng HĐND – UBND huyện.

35. UBND huyện Sóc Sơn (2019), Báo cáo số 429/BC-UBND ngày 13/8/2019 về

tình hình, kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện (từ tháng

01/2018 đến tháng 07/2019).

36. Văn phòng Chính phủ (2020), Thông báo số 139/TB-VPCP ngày 03 tháng 4

năm 2020 về kết luận của Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Xuân Phúc tại Hội nghị

trực tuyến Ủy ban Quốc gia về Chính phủ điện tử với các Ban Chỉ đạo xây dựng

Chính phủ điện tử, Chính quyền điện tử Bộ, ngành, địa phương ngày 12 tháng 02

năm 2020.

37. O.E.Black (1996), The Dynamics of Modernization, Published by Harper &

Row Publishers, New York.

38. Website:

http://caicachhanhchinh.gov.vn/

https://luutru.gov.vn/home.htm

https://sites.google.com/site/buiquangthangvicas/sach/xxx/u

https://socson.hanoi.gov.vn/

https://www.wikipedia.org/

http://luutruvn.com/

PHỤ LỤC

PHỤ LỤC 1

Cơ cấu tổ chức bộ máy của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn

UBND huyện Sóc Sơn

Đơn vị sự nghiệp

Phòng chuyên môn

UBND 26 xã, thị trấn

Nội Vụ

Văn phòng HĐND - UBND

Ban Quản lý dự rừng PH-ĐD

Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện

Tư pháp

Tài chính - Kế hoạch

Trung tâm quản lý khu du lịch - di tích Đền Sóc Sơn

Trung tâm phát triển quỹ đất huyện

Tài nguyên - Môi trường

Giáo dục - Đào tạo

Ban quản lý chợ loại II huyện

Trung tâm Văn hóa - Thông tin và thể thao

Văn hóa - Thông tin

Lao động, thương binh và xã hội

Trung tâm Giáo dục nghề nghiệp - Giáo dục thường xuyên

Kinh tế

Y tế

Quản lý Đô thị

Đội quản lý trật tự xây dựng đô thị huyện

Thanh tra huyện

PHỤ LỤC 2

Một số hình ảnh hệ thống phần mềm QLVB&ĐHTN của Ủy ban nhân

dân huyện Sóc Sơn

PHỤ LỤC 3

Quy trình xử lý văn bản đi theo tiêu chuẩn chất lượng TCVN 9001 –

2015 của UBND huyện Sóc Sơn

Trách nhiệm

Trình tự công việc

Tài liệu, biểu mẫu liên quan

Nghiên cứu, dự thảo VB đi

2.3.2.1.1

CBCC được phân công

2.3.2.1.2

Kiểm tra thể thức, nội dung và ký nháy văn bản

Trưởng đơn vị chuyên môn

Bộ phận văn thư

2.3.2.1.2

Kiểm tra thể thức, nội dung và trình Chánh Văn phòng

Kiểm tra, ký nháy

2.3.2.1.2. Phiếu xử lý văn bản đi

Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng

Lãnh đạo UBND

2.3.2.1.3

Duyệt, ký

Bộ phận Văn thư

Làm thủ tục đăng ký văn bản đi

2.3.2.1.4. QLVB&ĐHTN

Gửi văn bản đi

2.3.2.1.5

Bộ phận Văn thư, CBCC phụ trách

Lưu hồ sơ

2.3.2.1.6

Bộ phận Văn thư, Đơn vị chuyên môn

PHỤ LỤC 4

Quy trình xử lý văn bản đến theo tiêu chuẩn chất lượng TCVN 9001 –

2015 của UBND huyện Sóc Sơn

Tài liệu, biểu

Trách nhiệm

Trình tự công việc

mẫu liên quan

2.3.2.2.1. Phiếu xử

Bộ phận Văn thư

lý văn bản đến

2.3.2.2.2. Phần

mềm

QLVB&ĐHTN.

Bộ phận Văn thư

Đăng ký văn bản đến và chuyển giao cho lãnh đạo thuộc lĩnh vực quản lý

Sổ đăng ký văn

bản đến. Ngay sau

khi tiếp nhận

Lãnh đạo UBND

2.3.2.2.3

Tiếp nhận và phân loại văn bản đến

Bộ phận Văn thư

2.3.2.2.4

Cho ý kiến, chỉ đạo giải quyết

Đơn vị, cá nhân có

2.3.2.2.5

liên quan

Cập nhật thông tin, ý kiến chỉ đạo và chuyển giao cho các đơn vị

Bộ phận Văn thư,

Theo dõi, giải quyết văn bản

Đơn vị có liên

2.3.2.2.6

quan

Lưu văn bàn, hồ sơ

PHỤ LỤC 5

Bảng thống kê trang thiết bị, máy móc phục vụ công tác quản lý văn bản

UBND huyện Sóc Sơn

STT Trang thiết bị, máy móc Đơn vị tính Số lượng

1 Máy vi tính Chiếc 126

2 Máy in Chiếc 112

3 Máy quét (scanner) Chiếc 10

4 Máy sao chụp (photocopy) Chiếc 72

5 Máy FAX Chiếc 3

6 Máy hủy tài liệu Chiếc 2

(Nguồn: Báo cáo QLNN về công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn

năm 2018)