Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ cho việc ra quyết định trong quá trình quản lý kinh tế

Chia sẻ: Le Dinh Thao | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:36

Thêm vào BST

Báo xấu

134
lượt xem 32
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Trên thế giới hiện nay đang diễn ra một cuộc cách mạng về thông tin hết sức sôi động.Trong xu thế phát triển của thế giới có sự đóng góp to lớn của thông tin ,khoa học công nghệ.Để phát triển thì mỗi quốc gia đều cần có những nguồn lực nhất định và thông tin ngày nay đã trở thành một trong những nguồn lực thực sự của mỗi quốc gia ,mỗi tổ chức.Vì vậy xu hướng chung của xã hội ngày nay là hướng vào một xã hội thông tin ,trong xã hội đó những giá trị vật...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ cho việc ra quyết định trong quá trình quản lý kinh tế

Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ cho việc ra quyết định trong quá trình quản lý kinh tế -1-
MỤC LỤC A/ LỜI MỞ ĐẦU............................................................................................. 4 B/NỘI DUNG ................................................................................................ .. 6 I/MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ THÔNG TIN VÀ RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN LÝ KINH TẾ. ................................ .................................................... 6 1.Thông Tin ............................................................................................. 6 1.1.Các khái niệm ....................................................................................... 6 1.2. Đặc điểm của thông tin kinh tế............................................................ 7 1.3.Chức năng của thông tin kinh tế:.......................................................... 9 2.Quyết định quản lý kinh tế : ................................................................ 10 2.1.Khái niệm quyết định quản lý kinh tế: ............................................... 10 2.2.Chức năng của quyết định quản lý kinh tế. ........................................ 11 3.Mối quan hệ giữa thông tin và ra quyết định trong quản lý.................. 13 3.1.Thông tin là nguyên liệu đầu vào ,quyết định quản lý là sản phẩm đầu ra ............................................................................................................... 13 3.2.Chất lượng thông tin ảnh hưởng đến chất lượng ra quyết định ......... 13 3.3.Thu thập thông tin để làm rõ mục tiêu mà quyết định hướng tới. ..... 14 II/ VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN ................................................................... 14 1.Vai trò của thông tin nói chung. .......................................................... 14 1.1.Thông tin có vai trò quan trọng trong việc hình thành nhận thức xã hội và lập trường chính trị. ............................................................................. 14 1.2.Thông tin giữ vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo và quản lý. 14 1.3.Thông tin giữ vai trò quan trọng trong công tác giáo dục và đào tạo. 15 1.4.Thông tin thúc đẩy sự phát triển của khoa học .................................. 15 1.5.Thông tin với sự phát triển của mỗi quốc gia .................................... 15 2.Vai trò của thông tin trong việc ra quyết định quản lý ......................... 15 2.1.Thông tin là cơ sở tiền đề của các quyết định .................................... 15 2.2.Thông tin là công cụ của các quyết định ............................................ 16 -2-
2.3. Đánh giá quyết định khi nó đã được thực thi nhờ hệ thống thông tin phản hồi. ................................................................................................... 16 III/THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ PHỤC VỤ CHO QUÁ TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH ................... 17 1.Một số nét về hệ thống thông tin kinh tế của nước ta hiện nay. ........... 17 1.1.Hệ thống thông tin kinh tế nội bộ của các đơn vị kinh tế. ................. 18 1.2.Hệ thống thông tin thị trưòng. ............................................................ 18 1.3.Hệ thống thông tin kinh tế của chính phủ. ......................................... 19 2.Thực trạng của thông tin kinh tế ở Việt Nam....................................... 19 2.1.Những ưu điểm trong hệ thống thông tin kinh tế ............................... 21 2.2. Những nhược điểm của hệ thống thông tin kinh tế của nước ta ..... 23 3.Một số giải pháp nhằm hoàn thiện và phát triển hệ thống thông tin kinh tế ở nước ta: ........................................................................................... 29 3.1.Nâng cao chất lượng hoạt động thông tin góp phần tăng cường chất lượng của quá trình quản lý kinh tế. ......................................................... 30 3.2.Thực hiện phân cấp đúng đắn trong quản lý ,sử dụng thông tin kinh tế. .................................................................................................................. 32 3.3.Đẩy mạnh công tác tuyên truyền giáo dục. ........................................ 33 3.4.Cụ thể hoá hướng phát triển thông tin ở các vùng khác nhau. ........... 33 3.5.Phải tạo được sự cân đối về thị trường thông tin ,sự bình đẳng về thông tin trên thị trường thông tin. ........................................................... 34 3.6.Đào tạo đội ngũ cán bộ làm công tác thông tin. ................................. 35 C/K ẾT LUẬN................................................................................................ 36 D/TÀI LIỆUTHAM KHẢO ........................................................................... 37 -3-
A/ LỜI MỞ ĐẦU Trên thế giới hiện nay đang diễn ra một cuộc cách mạng về thông tin hết sức sôi động.Trong xu thế phát triển của thế giới có sự đóng góp to lớn của thông tin ,khoa học công nghệ.Để phát triển thì m ỗi quốc gia đều cần có những nguồn lực nhất định và thông tin ngày nay đã trở thành một trong những nguồn lực thực sự của mỗi quốc gia ,mỗi tổ chức.Vì vậy xu hướng chung của x ã hội ngày nay là hướng vào một xã hội thông tin ,trong xã hội đó những giá trị vật chất mà thông tin và tri thức đem lại chiếm một tỉ lệ lớn trong xã hội.Thông tin là một nguồn lực quan trọng góp phần to lớn không chỉ trong công tác quản lý,điều hành các hoạt động mà còn góp phần tạo ra các giá trị mới ,mà sự tăng trưởng của một quốc gia lại phụ thuộc rất lớn vào những giá trị mới trong quốc gia đó.Vì vậy thông tin được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào. Đối với Việt Nam hiện nay thì một trong những khâu yếu kém nhất đó là quá trình quản lý.Chính bởi sự quản lý còn yếu kém mà chúng ta không tận dụng được các nguồn lực gây lãng phí ngu ồn lực cho phát triển ,đôi khi còn có những quyết định sai lầm… V ì vậy trong bài viết này em đi sâu nghiên cứu về vai trò của thông tin trong quá trình quản lý kinh tế đặc biệt là quá trình ra quyết định.Tuy nhiên ,các thông tin phải được tổng hợp lại thành một hệ thống thông tin tuỳ theo nội dung ,tính chất …của thông tin.Do đó trọng tâm nghiên cứu ở đây là hệ thống thông tin p hục vụ cho quá trình quản lý đặc biệt là ra quyết định .Trong công cuộc đổi mới của đ ất nước hiện nay đòi hỏi một trình độ quản lý ở mức cao hơn, hoàn thiện hơn và m ột trong những vấn đề ảnh hưởng lớn đến chất lượng quản lý là thông tin phục vụ cho việc ra quyết định quản lý. Để cạnh tranh đ ược thì doanh nghiệp phải đưa ra những quyết định đúng đắn kịp thời vì vậy thông tin cho việc ra quyết định cung phải chính xác -4-
và đúng thời điểm. Đối với nhà nước thì thông tin về tình hình kinh tế x ã hội giúp cho nhà đề ra những chính sách phù hợp với đất nước. Khi nghiên cứu vấn đề này là nhằm mục đích thấy được tầm quan trọng của hệ thống thông tin trong quá trình quản lý và ra quyết định .Xem xét những yếu kém về vấn đề thông tin còn tồn tại ở nước ta từ đó khắc phục những yếu kém đó nhằm hoàn thiện dần hệ thống q uản lý của nhà nước cũng như của các doanh nghiệp từ việc ra quyết định quản lý . Để thấy đ ược thực trạng của vấn đề thông tin ở đây em sẽ nghiên cứu hai hệ thống thông tin chủ yếu cụ thể đó là hệ thống thông tin của nhà nước và hệ thống thông tin của doanh nghiệp ở nước ta trong giai đoạn hiện nay. Đề tài: Thực trạng và giải pháp nhằm hoàn thiện h ệ thống thông tin phụ c vụ cho việc ra quyết định trong quá trình quản lý kinh tế ở nước ta hiện nay" Nội dung chính trong bài viết của em gồm những phần sau: -Phần 1:Một số vấn đề cơ bản về thông tin và ra quyết định trong quản lý kinh tế -Phần 2:Vai trò của thông tin -Phần 3:Thực trạng và giải pháp để ho àn thiện hệ thống thông tin kinh tế phục vụ cho quá trình ra quyết định Em xin cảm ơn PGS.TS PHAN KIM CHIẾN đã giúp đ ỡ em hoàn thành bài viết này.Trong quá trình nghiên cứu ,b ài viết của em vẫn còn nhiều sơ xuất ,em rất mong sự góp ý của thầy. Em xin trân thành cảm ơn -5-
B/NỘI DUNG I/MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ THÔNG TIN VÀ RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN LÝ K INH TẾ. 1.Thông Tin 1.1.Các khái niệm 1.1.1.Thông tin chung: Thông tin là một khái niệm rộng và phổ biến liên quan đến tất cả các hoạt động của con người như sản xuất ,kinh doanh,nghien cứu khoa học ,nghệ thuật,chính trị…Vì vậy cũng có nhiều khái niệm về thông tin khác nhau vói nhiều góc độ xem xét khác nhau:góc độ triết học ,góc độ tin học, điều khiển học… Từ nhiều góc độ trên ta có thể nêu nên một khái niệm về thông tin một cách tổng quát : Thông tin là thông báo tin tức các dữ liệu phản ánh hiện thực khách quan,là thuộc tính đặc biệt của vật chất.Nó có thể được truyền đạt xử lý phục vụ các hoạt động lý luận và thực tiễn của con người. Thông tin luôn phản ánh mối liên hệ qua lại lẫn nhau giữa người gửi tin với người nhận tin hoặc người sử dụng tin. 1.1.2.Thông tin kinh tế a. Thông tin kinh tế -là những tín hiệu mới , được thu nhận , được cảm thụ,và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó trong quản lý kinh tế. Thông tin kinh tế là hoạt động thông tin g ắn liền với hoạt động kinh tế, xuất phát từ nhu cầu kinh tế và phục vụ cho kinh tế,nó lấy đối tượng phục vụ là sự vận hành kinh tế . 1.1.3.Thông tin quản lý kinh tế: a. Thông tin quản lý kinh tế -6-
Thông tin quản lý kinh tế là những tin tức sự kiện liên quan đến hoạt động quản lý kinh tế ở cả tầm vĩ mô và vi mô. Ở tầm vi mô : để ra được quyết định kinh doanh người quản lý phải được thông tin về nhu cầu ,giá cả hàng hoá ,về công nghệ ,tài chính ,chính sách của chính phủ… Ở tầm vĩ mô :Trong nền kinh tế thị trường thì một trong những vai trò rất quan trọng của nhà nước là quản lý của nhà nước về kinh tế và đ ể đề ra được những chính sách nhằm quản lý kinh tế nhà nước phải có những thông tin về thị trường ,các chủ thể hoạt động kinh tế ,hoàn cảnh , điều kiện cụ thể của đất nước. b.H ệ thống thông tin : hệ thống thông tin là giải pháp tổ chức và kỹ thuật trong thực tiễn được thiết lập để sử dụng nội dung thông tin mà chúng ta xử lý. Hệ thống thông tin quản lý là những con người và sự hoạt động có mục đích của họ hướng vào thông tin để bằng các phương tiện kỹ thuật biến thông tin thành những kiến thức cần thiết cho việc ra quyết định ,thực hiện tác động quản lý. Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định là những hệ thông được thiết kế với mục đích trợ giúp các hoạt động ra quyết định.Quá trình ra quyết định thường được miêu tả là một quá trình gồm ba giai đoạn :xác định vấn đề ,xây dựng đánh giá các phương án ,lựa chọn phương án.Hệ thông sẽ cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định rõ tình huống m à một quyết định cần phải ra, nó có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. 1.2. Đặc điểm của thông tin kinh tế 1.2.1.Thông tin không phải là vật chất nhưng không tồn tại ngo ài các giá trị vật chất tức là vật mang tin. Xét từ góc độ nhận thức luận ,sự trao đổi thông tin giữa hai đối tượng vật chất khác nhau sẽ sẽ đ ược chia thành vật mang tin và vật truyền tin.Nhưng xét một cách tổng quát ,khi tác động đến một vật khác ,mỗi vật sẽ vừa là vật truyền tin, -7-
vừa là vật mang tin.V ì quá trình quản lý cũng chính là quá trình trao đổi thông tin giữa đối tượng quản lý và đối tượng bị quản lý.Với sự phát triển của thế giới ngày càng có nhiều vật mang tin khác nhau như sách báo, tài liệu , các phương tiện truyền thông , thông tin đại chúng ,internet… 1.2.2.Thông tin trong quản lý kinh tế có số lượng lớn và có nhiều mối quan hệ. Hàng ngày người quản lý thường tiếp nhận rất nhiều thông tin từ nhiều nguồn khác nhau.Với số lượng lớn như vậy thì mỗi người mỗi doanh nghiệp đều có thể trở thành một trung tâm thu và phát tin.Vì vậy những thông tin này cần đ ược tổng hợp lại sao cho ngắn gọn hơn nhưng vẫn chứa đựng đ ầy đủ những nội dung cần thiết cho việc ra quyết đ ịnh.N hững thông tin này cũng có những mối quan hệ tưong đối với nhau chẳng hạn như thông tin về sản phẩm của doanh nghiệp với thông tin về sản phẩm của đối thủ cạnh tranh,hay thông tin của nhà quản lý cho cấp dưới với thông tin về đ ối tượng quản lý.Như vậy ngoài việc tổng hợp lại thông tin nhà quản lý còn phải nắm bắt mối quan hệ trong các thông tin đó để giải quyết các mối quan hệ ấy. 1.2.3.Thông tin phản ánh trật tự và phẩm cấp của quản lý kinh tế. Trong cơ cấu của mỗi tổ chức nhất định có thể hình thành nhiều bậc quản lý vì người lãnh đạo cao nhất không thể bao quát toàn bộ công việc của tổ chức đặc biệt là những tổ chức có quy mô lớn.Ở mỗi cấp quản lý như vậy thì đều có luồng thông tin riêng của m ình,các luồng thông tin này được trải theo các kênh tổ chức của hệ thống ,nêu rõ cấp độ quyền hạn của từng cấp.Đối với người lãnh đạo của hệ thống ,các thông tin đều được quy tụ tập trung giúp cho người lãnh đạo có tầm nhìn chiến lược so với các nhà quản lý ở các cấp phân hệ. Tuy nhiên mức độ tổng hợp thông tin cao hay thấp còn phụ thuộc vào loại thông tin và quy trình quản lý.Chẳng hạn để thực hiện chức năng hoạch định trong quy trình quản lý ,doanh nghiệp cần có thông tin nội bộ và các thông tin từ môi trường b ên ngoài ,trong đó các thông tin về môi trường bên -8-
ngoài chiếm tỉ lệ cao hơn.Nhưng để thực hiện chức năng kiểm tra ,lại chủ yếu cần các thông tin nội bộ bên trong.Ta có thể thấy được mối quan hệ giữa các cấp quản lý và các loại thông tin cần thiết được biểu diễn dưới dạng sơ đồ sau: Thông tin về Môi trường Cao Bên ngoài Trung bình Thông tin về nội bộ Thấp hệ thống Cấp quản lý Mức độ tổng hợp thông tin 1.3.Chức năng của thông tin kinh tế: 1.3.1.Chức năng hướng dẫn hoạt động kinh tế thực tiễn. Đây là một chức năng rất quan trọng và giữ vai trò số một bởi vì mỗi hoạt động kinh tế cụ thể để đi đến mục tiêu thì cần có sự hướng dẫn cụ thể.Để đạt được mục tiêu thì trước hết các nhà doanh nghiệp ,các tổ chức hoặc nhà nước phải xây dựng các chương trình ,kế hoạch sản xuất – kinh doanh nhằm định hướng những hoạt động kinh tế lâu dài hoặc điều chỉnh hoạt động hàng ngày về sản xuất – kinh doanh ,xử lý nghiệp vụ. 1.3.2.Chức năng cung cấp tư liệu cho nghiên cứu khoa học Thông tin khoa học là kết quả của nghiên cứu khoa học bởi vì nghiên cứu là cỗ máy sản xuất ra tư liệu(máy móc thiết bị cho sản xuất …), vật liệu phương tiện cho thông tin .Nhưng đ ồng thời thông tin kinh tế lại tạo ra tiền đề mới , vật liệu mới để cho nghiên cứu kinh tế sáng tạo ra các nội d ung mới ,đề ra các khái niệm , các nội dung học thuật mới.Từ các yếu tố mới trên lại tạo ra những giá trị gia tăng mới cho nền kinh tế. 1.3.3.Chức năng góp phần hình thành tư duy kinh tế lành mạnh. Sự phát triển của nền kinh tế bên cạnh những tác động tích cực còn có nhiều tác động tiêu cực như con người chạy theo lợi ích của cá nhân không vì lợi ích của tổ chức , tham nhũng …Do đó để quản lý được đất nước nhà nước phải phổ biến những thông tin về pháp luật nhằm hạn chế nhũng tiêu cực.Mặt -9-
khác cùng với sự phát triển của kinh tế thì tư duy kinh tế cũng ngày càng được năng lên, được phát triển từ chỗ vô thức , từ chỗ chỉ thấy được những lợi ích trước mắt và lợi ích vụn vặt dần dân trở thành tư duy có ý thức ,mang tính tự giác tính khoa học. Thông tin kinh tế giúp con người từ chỗ nhận thức thế giới lợi ích và xã hội tiến tới nhận thức mối quan hệ lợi ích giữa cá thể với cộng đồng,đồng thời nó cung cấp nhũng kiến thức cho các đối tượng tham gia vào quá trình kinh tế ,giúp họ hiểu biết được mục đích ,phương pháp ,đối tượng khai thác các lợi ích. 2.Quyết định quản lý kinh tế : Quản lý kinh tế là nhằm đạt tới m ục tiêu chung của mỗi m ột tổ chức.trong quá trình quản lý kinh tế đó các nhà quản lý phải đưa ra các quyết định giữa rất nhiều phương án được đề ra nhằm đi tới mục tiêu một cách tối ưu nhất.Sự thành công của các nhà quản lý và của chính các tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào các quyết định m à họ đưa ra.Trong quá trình ra quyết định cung chứa đụng rất nhiều rủi ro do các yếu tố thường xuyên biến động vì vậy nhà quản lý phải là người dám chấp nhận rủi ro và dám chịu trách nhiệm về quyết định của mình. 2.1.Khái niệm quyết định quản lý kinh tế: Trước khi xem xét quyết định quản lý kinh tế ta cần xét xem thế nào là quyết định: quyết định là quá trình xác định lựa chọn và thực hiện những phưong thức hoạt động nhằm giải quyết một vấn đề nhất định. Quyết định quản lý kinh tế là hành vi sáng tạo với tư cách là sản phẩm lao động của chủ thể quản lý nhằm định ra mục tiêu ,chương trình và tính chất hoạt động của người hay cấp phải thực hiện quyết định đó.Như vậy quyết định quản lý kinh tế là các chỉ thị mệnh lệnh của chủ thể quản lý nhằm tổ chức định hướng và kích thích các hoạt động kinh tế của đối tượng quản lý để thực hiện mục tiêu của tổ chức - 10 -
Mỗi quyết định quản lý nhằm trả lời một hoặc một số câu hỏi sau: Tổ chức cần làm gì ? Khi nào làm cái đó ? Làm trong bao lâu ?Ai làm ? Và làm như thế nào ? Trả lời các câu hỏi làm gì khi nào làm và làm cái đó trong bao lâu, thường là những quyết định kế hoạch.Tổ chức cần đạt được những mục tiêu nào trong tương lai gần ? Mục tiêu đó có nhằm đạt mục tiêu tông thể dài hạn không ? Để đạt được những mục tiêu đó tổ chức cần thực hiện những nhiệm vụ nào ?... Trả lời câu hỏi ai làm , thường là nhũng quyết định tổ chức.Để thực hiện mục tiêu cần sắp xếp cơ cấu tổ chức như thế nào để đảm bảo toàn bộ hệ thông hoạt động một cách linh hoạt để đi đên mục tiêu ? Sắp xếp hệ thông quản lý , hệ thống sản xuất của tổ chức ra sao ?... Trả lời câu hỏi làm như thế nào ,thường là những quyết định kế hoạch và lãnh đ ạo.Gồm có quyết định về lựa chọn công nghệ ,kỹ thuật ,phương thức tiến hành… 2.2.Chức năng của quyết định quản lý kinh tế. Các chức năng của một quyết định quản lý biểu hiện nội dung m à một quyết định cần làm rõ.Một quyết định quản lý có nhũng chức năng cơ bản sau : 2.2.1.Chức năng định hướng: Mỗi quyết định quản lý đều nhằm hướng tơí một mục tiêu.Vì vậy mỗi quyết định quản lý đều chứa đựng mục tiêu và những nhiệm vụ được đề ra.Tính đ ịnh hướng ở đây thể hiện ở chỗ nó xác định rõ nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện cho những người thực hiện quyết định biết họ phải làm gì ? Làm như thế nào ? Và trách nhiện của họ trong việc thực hiện nhiệm vụ. Mặt khác quyết định quản lý còn nhằm tập trung mọi nguồn lực của hệ thống để thực hiện các mục tiêu chung và mục tiêu bộ phận của hệ thống ,tránh sự phân tán nguồn lực như về nhân sự , các yêú tố đàu vào…Ngoài ra cung tránh sự trồng chéo trong hoạt động của các cấp thực hiện vì kèm theo các quyết định là các nhiệm vụ cụ thể cua tưng cấp. - 11 -
2.2.2.Chức năng bảo đảm nguồn lực cho quyết định: Khi đưa ra quyết định không phải bất cứ phương án nào đi đến được mục tiêu đều được lựa chọn mà chỉ có phương án có chi phí ít nhất mới được lựa chọn tức tiết kiệm nguồn lực nhất.Khi ra quyết định về sản phẩm sản xuất cần dựa vào nguồn lực của công ty để quyết định sử dụng dây chuyền công nghệ nào , nguyên vật liệu từ nguồn nào đ ể đảm bảo lợi nhuận của doang nghiệp đạt được mức đề ra.Như vậy chức năng đảm bảo nguồn lực cuả các quyết định quản lý đòi hỏi khi đ ưa ra các quyết định ,các nhà quản lý cần xác định rõ nguồn lực vật chất để thực hiện quyết định. 2.2.3.Chức năng phố i hợp Đối với quản lý ,một quyết định đưa ra phải nhằm một mục tiêu tổng thể chung của cả hệ thống thông việc thực hiện các mục tiêu bộ phận.Như vậy các bộ phận của tổ chức không chỉ quan tâm đến mục tiêu riêng của bộ phận mình mà phải xem xét đóng góp của mục tiêu riêng đó vào mục tiêu chung như thế nào.Vì vậy quyết định phải thực hiện chức năng phối kết hợp .Chức năng này thực hiện trong quá trình đ ưa ra quyết định có sự phối kết hợp của các bộ phận và cá nhân có liên quan đến quyết định,bao gồm cả bộ phận quản lý và bộ phận b ị q uản lý ,đặc biệt giữa các bộ phận quản lý.Thực hiện chức năng này nhằm tránh sự chồng chéo , mâu thuẫn giữa các quyết định trong tổ chức hay bỏ xót một trong những nhiệm vụ cần làm. 2.2.4.Chức năng động viên cưỡng bức: Các quyết định mà nhà quản lý đưa ra đều phải có các cấp dưới thực hiện , quyết định được ban hành phải được coi như m ột mệnh lệnh hành chính mang tính bắt buộc mà cấp dưới phải có trách nhiệm thực hiện.Tính bắt buộc thể hiện ở việc ai vi phạm hoặc không hoàn thành tốt nhiệm vụ sẽ bị xử lý nghiêm khắc.Tuy nhiên cũng cần phải động viên họ để họ làm việc hăng say hơn sáng tạo hơn và đạt hiệu quả cao hơn do nhiều khi sự cưỡng bức làm việc sẽ lam triệt tiêu sáng tạo của họ. - 12 -
2.2.5.Chức năng bảo mật: Các quyết định quản lý quan trọng cần được đảm bảo bí mật trong một phạm vi nhất định như chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp , chiến lược sản phẩm mới …Khi các thông tin quyết định bị rò rỉ hay bị đối thủ cạnh tranh nắm được thì doanh nhgiệp sẽ đánh mất cơ hội của thị trường và thất bại.Khi đó quyết định cần có chức năng bảo mật,nhờ đó ý đồ quản lý của hệ thống được thực hiện một cách vững chắc. 3.Mối quan hệ giữa thông tin và ra quyết định trong quản lý 3.1.Thông tin là nguyên liệu đầu vào ,quyết định quản lý là sản phẩm đầu ra Quản lý nối chung và thông tin là hai lĩnh vực có liên hệ mật thiết với nhau . N ếu không có thông tin quản lý sẽ không tồn tại với tư cách là quản lý.Thông tin ban đầu được thu thập lại dưới dạng các số liệu dữ liệu cụ thể (nguyên liệu đầu vào) được xử lý và tổng hợp lại bằng một hệ thống xử lý thông tin ( quá trình sản xuất ).Sau khi đã được xử lý và tông hợp một cách đầy đủ các nhà quản lý dựa trên nhũng thông tin ràng buộc này như thông tin về môi trường bên trong (điểm mạnh điêm yếu của doanh nghiệp) ,thông tin về môi trường b ên ngoài (cơ hội và thách thức từ ngoài) để cho ra nhũng quyết định (đầu ra ) phù hợp với những thông tin thu nhận được hay phù hợp với môi trường của tổ chức 3.2.Chất lượng thông tin ảnh hưởng đến chất lượng ra quyết định Một quyết định nào đó cũng như một sản phẩm sản xuất ra ,chất lượng của mỗi sản phẩm chịu ảnh hưóng chủ yếu của chất lượng các yếu tố đầu vào.Đối với loại sản phẩm là quyết định đưa ra thì một trong những yếu tố đầu vào quan trọng của nó là thông tin phục vụ cho việc ra quyết định .Vi vậy chất lượng của thông tin sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của quyết định được đưa ra.Do đó không thể dựa vào nhũng thông tin thiếu chính xác hoặc không đầy đủ để đưa ra các quyết định trong quản lý vì mỗi quyết định sai sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến cả hệ thông của tổ chức. - 13 -
3.3.Thu thập thông tin để làm rõ mục tiêu mà quyết định hướng tới. Mục tiêu của mỗi doanh nghiệp được đề ra dựa trên những điều kiện nhất định của doanh nghiệp hay điều kiện về môi trường như tiềm lực của doanh nghiệp , tiềm lực của đối thủ cạnh tranh hay thị trường sản phẩm cùng loại với sản phẩm của doanh nghiệp.Để nắm bắt được các điều kiện trên thì doanh nghiệp phải thu thập các thông tin có liên quan.Vì mục tiêu luôn gắn vói nhũng điều kiện cụ thể và mục tiêu có thể thay đổi theo thời gian khi mà điều kiện thay đổi. II/ VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN 1.Vai trò của thông tin nói chung. Con người biết được môi trường xung quanh , đi sâu vào thế giới vật chất và hiện tượng ,nắm bắt kiến thức … là nhờ có thông tin.Thông tin đóng vai trò tổ chức và phát triển xã hội. 1.1.Thông tin có vai trò quan trọng trong việc hình thành nhận thức xã hội và lập trường chính trị. Thông tin là phương thức quan trọng để nhà nước thực hiện chức năng quản lý xã hội . X ã hội thông tin là xu thế phát triển của thời đại hiện nay.Xu thế sử dụng thông tin như một ngồn lực quan trọng ngày càng được khẳng định.Trong đời sống chính trị , thông tin chính trị - xã hội phục vụ trực tiếp cho công tác chính trị tư tưởng mọi cấp mọi ngành . Thông tin chính trị là công cụ hàng đầu của một đảng cầm quyền . Đó chính là việc thực hiện mục đích chính trị tư tưởng và tuyên truyền chính sáng của đảng cầm quyền . 1.2.Thông tin giữ vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo và quản lý. Hiệu quả quản lý phụ thuộc vào chất lượng các quyết định m à chất lượng các quyết định lại phụ thuộc vào sự đầy đủ và chất lượng của thông tin .Cho nên không có thông tin đúng đắn thì không thể có quá trình quản lý nào hiệu quả được.Chỉ có nhũng tin tức được chủ thể quản lý nhận thức như là kiến thức có ích cho chủ thể quản lý mới là thông tin quản lý. - 14 -
1.3.Thông tin giữ vai trò quan trọng trong công tác giáo dục và đào tạo. Các ho ạt động đào tạo giảng dạy học tập , nghiên cứu … luôn luôn cần đến sự hỗ trợ đắc lực của công tác thông tin ,thông qua hàng loạt các loại hình thu thập ,xử lý ,lưu trữ và phổ biến thông tin.Con người có thể tiếp thu được những tinh hoa của nhân loại từ thế hệ này sang thế hệ khác , từ nơi này đến nơi khác là nhờ có thông tin ,dù ở bất cứ hình thức nào. 1.4.Thông tin thúc đẩy sự phát triển của khoa học Thông tin là một nhu cầu khách quan để phát triển khoa học .Một trong những quy luật phát triên của khoa học và nghiên cứu khoa học là thế hệ sau chon lọc hệ thống hoá, kế thừa nhũng thành quả của thế hệ đi trước ,đồng thời phát hiện , tìm tòi bổ xung những cái mới hơn. Như vậy hoạt động khoa học là một quá trình khai thác tiếp nhận thông tin , lưu trữ thông tin và tạo ra những thông tin mới khác với thông tin ban đầu. 1.5.Thông tin với sự phát triển của mỗi quốc gia . Do sự phát triển không đồng đều ở các nước trên thế giới cho nên các nước chậm phát triển muốn đuổi kịp các nước tiên tiến về kinh tế ,x ã hội cần chú ý đến lĩnh vực thông tin.Trước hết cần nâng cao khả năng sẵn có về tiếp nhận thông tin từ các nước phát triển.Tiếp thu có chon lọc sáng tạo thông tin khoa học , kỹ thuật của thế giới.Tăng cường giao lưu thông tin trong hoàn cảnh các nèn kinh tế trên thế giới có xu hướng liên kết chặt chẽ với nhau.Việc nâng cao năng cao chất lượng hiệu quả trong lĩnh vực thông tin sẽ góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế văn hoá khoa học và giáo dục ở các nước chậm phát triển và đang phát triển. 2.Vai trò của thông tin trong việc ra quyết định quản lý 2.1.Thông tin là cơ sở tiền đề của các quyết định Thông tin là đ ối tượng lao động của nhà quản lý nói chung và người lãnh đạo nói riêng.Một trong những hoạt động quan trọng của nhà quản lý hay người lãnh đạo là việc ra quyết định.Như đã nghiên cứu ở trên ta biết được là - 15 -
thông tin chính là các yếu tố đầu vào còn quyết định đóng vai trò là sản phẩm đầu ra.Như vậy đã tạo tiền đề để cho ra các đầu ra là các quyết định. Thông tin từ bên ngoài chủ thể Thông tin quyết định quản lý Đầu vào (V) Thông tin về nhiễu(N) đối tượng quản lý Đ ầu ra(R) 2.2.Thông tin là công cụ của các quyết định Thông tin là căn cứ để tiến hành xây dựng chiến lược của hệ thống. Trong quá trình xác định các chỉ tiêu chiến lược, cần thiết tiến hành các tính toán dựa trên những thông tin xác thực về cơ sở vật chất , vật tư , tiền vốn,.. và sự kêt hợp tôi ưu giữa các nguồn lực từ đó đ ưa ra được quyết định phù hợp. Thông tin là công cụ để kiểm tra tính đúng đắn của quyết định.Mỗi quyết định sẽ cho ra những kết quả và những kết quả đó lại đựơc đưa đến chủ thể quản lý dưới dạng thông tin phản hồi. Vai trò công cụ cho các quyết định của thông tin đựợc thể hiện ở chỗ bản thân các quyết định được đưa ra chính là những thông tin thể hiện ở việc phân phát các quyết định cho cấp dưới đồng thời kiểm tra hoạt động của họ. Một quyết định sẽ không được thực thi nếu như nó không được thông tin đến các cấp d ưới để họ thực hiện quyết định. 2.3. Đánh giá quyết định khi nó đã được thực thi nhờ hệ thống thông tin phản hồi. Chủ thể quản lý muốn tác động lên đối tượng bị quản lý thì phải đưa ra các thô ng tin ( mệnh lệnh , chỉ thị ,nghị quyết ,quyết định…),đó chính là thông tin điều khiển.Tuy nhiên nhà quản lý không phải là người chỉ phát tin là các quyết định đi cho các cấp dưới m à họ còn phải tiếp nhận thông tin phản hồi lại từ hệ thống nhằm đánh giá không phải chỉ hoạt động của tổ chức mà còn để - 16 -
đánh giá hoạt động ra quyết định của chính nhà quản lý.Nếu quyết định đó không con phù hợp hoặc không phải là phương án tối ưu nhất nhà quản lý phải điều chỉnh quyết định đó sao cho phù hợp với tinh hình hiện tại.V ì Thông tin có thể thay đổi rất nhanh chóng theo thời gian việc sử dụng những thông tin cũ để ra nhũng quyết định mới trong thời điểm hiện tại sẽ không còn phù hợp nữa. Tuy nhiên hệ thống thông tin phản hồi có thể cung cấp nhũng thông tin sai lệch cho nhà quản lý xuất phát từ động cơ của đối tượng bị quản lý như bệnh thành tích ,hay muốn vừa lòng cấp trên.Vì vậy khi dùng người cần xem xét kỹ các cán bộ quản lý cấp dưới. III/THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ HO ÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ PHỤC VỤ CHO QUÁ TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH 1.Một số nét về hệ thống thông tin kinh tế của nước ta hiện nay. Cũng như nhiều nước trên thế giới Việt Nam dang b ước vào một công cuộc đổi mới kinh tế sao cho phù hợp với xu thế của thế giới và khu vực.Nhờ công cuộc này đã đem lại những thay đổi to lớn trong nhiều lĩnh vực trong đó có lĩnh vực thông tin.Biểu hiện ở những bước phát triển vượt bậc của hệ thống thông tin về phương tiện thông tin đại chúng cho đến các tổ chức cung cấp thông tin chuyên ngành.Hệ thống thông tin kinh tế đã giúp cung cấp được những thông tin trung thực kịp thời và có xử lý ở mức độ nhất định.Tạo điều kiện cho việc hoạch định các kế hoạch chiến lược cho nhà nước cho các tổ chức doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kinh tế nước ta hiện nay gồm ba bộ phận phục vụ cho hệ thống quản lý kinh tế ở các đơn vị kinh tế cơ sở và chính phủ.Bao gồm các hệ thông sau: Hệ thống thông tin kinh tế nội bộ của các đơn vị kinh tế Hệ thống thông tin thị trường Hệ thống thông tin kinh tế của chính phủ - 17 -
1.1.H ệ thống thông tin kinh tế nội bộ của các đơn vị kinh tế. Là hệ thống mà về cơ cấu tổ chức được tạo thành từ các hệ thống nhỏ như hệ thống thông tin kế hoạch , hệ thống thông tin kế toán thống kê,hệ thống thông tin tác nghiệp quản lý.Hệ thống thông tin tác nghiệp quản lý ,hệ thống thông tin marketing.Các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ ,dù thuộc loại hình hoạt động khác nhau đều được vận hành và có quan hệ với bên ngoài nhờ vào bộ máy và cơ chế quản lý kinh tế riêng của nó.Hệ thống thông tin của các doanh nghiệp không chỉ giúp cho những người quản lý doanh nghiệp kiểm soát được các hoạt động kinh tế bên trong cũng như tác đ ộng bên ngoài trong quá trình đề ra và tổ chức thực hiện các quyết định kinh tế để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Trong nên kinh tế thị trường nước ta hiện nay nhà nước không còn làm thay cho doanh nghiệp trong việc giải quyết các vấn đề cơ bản của nó.Sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp phụ thuộc vào quyết định ,khả năng tổ chức thực hiện các hoạt động sản xuất của nó.Vì vậy đ òi hỏi doanh nghiệp phải tự tìm kiếm thông tin tự ra quyết định và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình.Đòi hỏi doanh nghiệp phải có một hệ thống thông tin riêng của mình.Hệ thống thông tin này phải đáp ứng được nhu cầu thông tin mới của doanh nghiệp do thị trường thường tồn tại nhiều bất ổn. 1.2.H ệ thống thông tin thị trưòng. Hệ thống thông tin thị trường hình thành và phát triển do nhu cầu thông tin của x ã hội ngày càng gia tăng.H ệ thống thông tin thị trường liên quan đến các tổ chức thực hiện các quá trình tổ chức thực hiện các quá trình thu thập ,xử lý cung cấp các thông tin kinh tế phục vụ cho nhu cầu thông tin của nền kinh tế.Sự hình thành và phát triển của hệ thống thông tin thị trường đã tạo ra các mối quan hệ thông tin mới trong nền kinh tế.Đó là các quan hệ thị truờng về thông tin(cung-cầu ,giá cả ,cạnh tranh…) Hệ thống thông tin thị trưòng cũng có mối liên hệ chặt chẽ với các hệ thống thông tin của chính phủ của doanh nghiệp.Nó bổ xung hỗ trợ cho khả - 18 -
năng thông tin của các hệ thông đó và tạo thành m ột mạng lưới thống nhất trong nền kinh tế.hệ thống thông tin thị trưòng còn có mối quan hệ mật thiết với các hệ thông thị trưòng khác và tham gia vào các hoạt động kinh tế th ị trường. 1.3.H ệ thống thông tin kinh tế của chính phủ. Trong ba bộ phận của hệ thống thông tin thì hệ thống thông tin của chính phủ có vị trí quan trọng nhất ,giúp nhà nước nhà nước thực hiện vai trò quản lý vĩ mô nền kinh tế thị trường .hệ thống thông tin của chính phủ có tầm quan trọng như vậy là do những vai trò to lớn của nó sau:  tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạch định chiến lược ,kế hoạch phát triển kinh tế ,giúp nhà nước thực hiện đựơc vai trò định hướng của mình cho nền kinh tế thông qua các hệ thông như:hệ thống thông tin thống kê ,hệ thống thông tin kế hoạch…  Giúp nhà nước quản lý vĩ mô các ngành kinh tế các lĩnh vực nhờ hệ thống thông tin chuyên ngành về tài chính ,khoa học công nghệ ,thị trường…  Từ việc nắm bắt được thông tin thực tế giúp nhà nước đua ra các quyết định về chính sách ,chương trình.Nhà nước cũng phải tạo môi trường pháp lý thuận lợi cho các hoạt động kinh tế phát triển và giám sát việc thực hiện pháp luật về kinh tế. Ngoài ra hệ thống thông tin chính phủ còn hỗ trợ ,kết nối với hệ thống thông tin thị trường và hệ thống thông tin doanh nghiệp. 2.Thực trạng của thông tin kinh tế ở Việt Nam Hệ thống thông tin kinh tế của nước ta trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung trước đây được tổ chức theo một hệ thống nhất trong cả nước.Nó phục vụ trong công tác kế hoạch hoá của đất nước đảm bảo cho công tác quản lý kinh tế tập trung , kế hoạch hoá cao độ.Trong giai đo ạn này nhà nước đ ã áp dụng một cách máy móc mô hình kinh tế của Liên Xô mà không nắm được - 19 -
thông tin thực tế về điều kiện hoàn cảnh của nước ta giai đoạn đó để định hướng cho nền kinh tế vì vậy đã d ẫn đến thất bại.Công cuộc đổi mới kinh tế hiện nay đã đem lại những thay đổi to lớn trong hệ thống kinh tế cũng như cơ chế vận hành nền kinh tế của nước ta.Hệ thống thông tin kinh tế trong những năm gần đây cũng có những bước phất triển vượt bậc,kể từ phương tiện thông tin đại chúng đến các tổ chức cung cấp thông tin chuyên ngành. Một sự kiện lớn đối với Việt Nam vừa qua đó là việc trở thành thành viên thứ 150 của tổ chức thương m ại thế giới WTO.Khi ra nhập WTO thì một trong những điều lệ cơ bản của nó là thông tin, được thể hiện ở một số điểm như WTO đề ra các điều luật và nhiệm vụ của các thành viên là phải nắm vững các điều lệ khi ra nhập(quá trình nắm bắt thông tin).Nếu xét WTO là một chủ thể quản lý còn Việt Nam là đối tượng bị quản lý thì WTO quy định cho các thành viên của mình phải làm một số nhiệm vụ gì(thông tin quyết định) và Việt Nam phải có các báo cáo định kỳ về từng lĩnh vực(thông tin phản hồi).Đây chính là một quá trình thông tin.Như vậy thông tin là điều kiện tất yếu trong nội bộ một nước.Không chỉ có chính phủ là người phải hiểu biết các luật lệ của WTO mà các doanh nghiệp cũng phải nắm rõ thông tin khi doang nghiệp làm ăn với các đối tác nứơc ngoài.Thực tế cho thấy thời gian vừa qua chính vì không có thông tin về các nền kinh tế trên thế giới mà nền kinh tế Việt Nam phải chịu nhiều tổn thất như : Chúng ta không tìm hiểu kỹ về giá cả thị trưòng gạo,do đó không có nhũng dự báo về giá cả và chúng ta đã bán gạo cho trung quốc với giá rẻ nhưng ngay sau đó thì giá gạo trên thế giới tăng cao và chúng ta bị tổn thất nặng.Hay việc chung ta bị mỹ kiện về bán phá giá một số mặt hàng(thuỷ sản ,may măc..) do không nắm được luật chống bán phá giá của Mỹ.Đây chỉ là một trong những bất cập về hệ thống thông tin của nước ta.Đ ể đánh giá đúng được thực trạng hệ thống thông tin kinh tế của nước ta hiện nay cần xem xét cả nhũng ưu điểm và nhược điểm trong hệ thống thông tin kinh tế. - 20 -