Hướng dẫn khái quát về dự án và quản lý dự án

Chia sẻ: Bui Phuoc | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:26

Thêm vào BST

Báo xấu

281
lượt xem 138
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Dự án: là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến hoặc của chủ đầu tư.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Hướng dẫn khái quát về dự án và quản lý dự án

Hướng dẫn khái quát về Dự án và Quản lý dự án Trình bày: Bùi Phạm Minh Phước Phụ trách: Tư vấn về LEAN và cải tiến quy trình Email cá nhân: phuocm@gmail.com
Nguồn tài liệu Tổng quan quản lý dự án (Trương Mỹ Ø Dung – Đại học mở TPHCM) Các bài viết về dự án và quản lý dự án Ø từ Internet Sách của PMI (học viện quản lý quy Ø trình – trụ sở chính tại Anh và nhiều chi nhánh trên tòan thế giới)
Mục đích tài liệu Cung cấp kiến thức tổng quan về dự án Ø và quản lý dự án Thực hành một số bước quan trọng Ø trong lập dự án để tạo nhận thức bước đầu Tài liệu này không cung cấp kiến thức Ø cụ thể về cách lập một dự án và cách quản lý một dự án cụ thể
Phần trình bày Các vấn đề liên quan đến Dự I. án Các vấn đề liên quan đến II. Quản lý dự án
I. Các vấn đề liên quan đến Dự án
Khái niệm về dự án 1. Dự án: là một tập hợp các hoạt động có Ø liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến hoặc của chủ đầu tư.
2. 4 kiểu dự án Dự án “thực thi”: mọi việc đã được chủ đầu tư lập kế hoạch sẵn và nhóm Ø dự án chỉ cần làm theo đúng yêu cầu (ví dụ: yêu cầu đặt hàng từ khách hàng, với mẫu mã, chi tiết, hướng dẫn sẵn có). Đây là lo ại dự án đ ơn gi ản nhất Dự án “nghiên cứu”: chủ đầu tư biết những gì họ muốn đạt được, nhưng Ø không biết rõ là làm thế nào để đạt được nó. Loại dự án này là ph ổ bi ến trong nghiên cứu và phát triển. Dự án “sáng tạo”: Trong loại dự án này, chủ đầu tư có yêu cầu sử dụng Ø một số phương pháp, nhưng kết quả cuối cùng không phải lúc nào cũng có tiêu chí đánh giá rõ ràng. Giống như “làm m ột bộ phim”, k ết qu ả cu ối cùng có thể là một kiệt tác hay thất bại. V ới loại hình này của d ự án, ch ủ đ ầu t ư phải được thông báo rõ kết quả cuối cùng có thể không như mong mu ốn, mặc dù dự án lập trên một quy trình chuẩn. Dự án “cải tiến”: Đây là loại dự án khó nhất, là sự kết hợp của 3 kiểu dự Ø án trên. Chủ đầu tư cũng như toàn bộ nhân viên không biết rõ sẽ làm gì, cũng không hoàn toàn chắc chắn sẽ đạt được kết quả cuối cùng. Ví dụ như dự án cải tiến quy trình sản xuất.
3. Các yếu tố của dự án Mọi dự án bị ràng buộc bởi 3 yếu tố: O Phạm vi: Dự án tìm cách đạt được cái gì? O Thời gian: Dự án mất bao lâu mới hoàn tất? O Chi phí: Sẽ tốn kém bao nhiêu? • Nhiệm vụ của người quản lý dự án là phải nhận biết kiểu dự án, từ đó cân đối những mục tiêu thường hay xung đột này.
4. Trình tự lập dự án Xác định mục đích, yêu cầu của dự án. 1. Lập nhóm dự án 2. Lập hồ sơ dự án 3. Trình chủ đầu tư và cơ quan chủ quản 4. Hoàn tất văn bản dự án 5.
4. Trình tự lập dự án Chủ đầu tư xác định mục đích yêu cầu, phạm vi, thời gian, 1. chi phí của dự án. Xác định kết quả mong muốn đạt được từ dự án - Ví dụ: dự án được thành lập với mục đích tìm kiếm thêm khách hàng cao cấp trong nước trong vòng 3 tháng mục đích: phát triển thêm khách hàng § phạm vi: phân khúc cao cấp, trong nước § thời gian: 3 tháng § Lưu ý: mục đích, phạm vi phải chi tiết và cụ thể Xác định tình trạng trước dự án và yêu cầu kết quả của dự án - Ví dụ: tình trạng trước dự án: khách hàng cao cấp chiếm 10% (15 khách hàng) trong § tổng số khách hàng của công ty yêu cầu kết quả: sau 3 tháng, tỷ lệ khách hàng cao cấp chiếm 30% (tương § đương với khoảng 45 khách hàng mới và cũ) Lưu ý: tình trạng trước dự án là tình trạng hiện giờ/ngay trước dự án chứ không phải § tình trạng quá khứ tình trạng và yêu cầu kết quả phải thể hiện bằng con số đo lường cụ thể § yêu cầu kết quả: phải có độ khó nhất định nhưng phải dựa trên việc xem xét § các yếu tố liên quan, không được theo cảm tính
Thực tập Hãy xem những điểm nào cần chỉnh sửa về mục đích yêu cầu, phạm vi, thời gian, chi phí của dự án dưới đây? Tên Dự án: tiết kiệm chi tiêu Yêu cầu: giảm chi tiêu càng nhiều càng tốt Chỉnh sửa (ví dụ): Tên dự án: tiết kiệm chi tiêu cá nhân hàng tháng Xác định kết quả mong muốn đạt được từ dự án Yêu cầu: giảm chi tiêu không hợp lý mỗi tháng Phạm vi: cá nhân Thời gian: 1 tháng Chi phí: không có Xác định tình trạng trước dự án và yêu cầu kết quả của dự án tình trạng trước dự án: chi phí không hợp lý (chi không cần thiết hoặc chi quá § mức) hiện giờ khoảng 500 ngàn/tháng yêu cầu kết quả: giảm chi phí không hợp lý xuống còn khoảng § 100ngàn/tháng
4. Trình tự lập dự án 2. Chủ đầu tư lập nhóm dự án Chủ đầu tư chọn người quản lý dự án (project team leader) - Một số kỹ năng yêu cầu: Phải biết quản lý nhóm, có kỹ năng động viên, có kỹ năng thuy ết phục, kỹ năng ra quy ết • định, kỹ năng thương lượng Phải biết phân tích tốt • Biết quản lý rủi ro • Phải biết giao việc đúng người • Phải biết theo dõi và thúc đẩy tiến độ dự án cho kịp thời hạn và có khả năng chịu áp lực • cao Thái độ làm việc cởi mở, luôn chủ động thay đổi mọi thứ cho tốt hơn • Có óc sáng tạo • Có tinh thần trách nhiệm cao • Chọn thành viên đội dự án: có thể do chủ đầu tư chọn hoặc do người quản lý dự án - chọn Tiêu chuẩn yêu cầu: Là người có kinh nghiệm làm việc lâu với thành tích tốt trong lĩnh vực dự án yêu c ầu • Có tinh thần trách nhiệm cao, kỷ luật tốt • Có óc sáng tạo • Thái độ làm việc cởi mở, dễ chấp nhận thay đổi nếu tốt hơn •
4. Trình tự lập dự án 3. Nhóm dự án tiến hành lập hồ sơ dự án Hồ sơ dự án bao gồm những thứ sau: Dự án sơ thảo (project charter): gồm mục tiêu dự án, yêu cầu về • kết quả, thời gian, chi phí (đã làm ở bước 1) đã được sự đồng ý giữa chủ đầu tư và tòan bộ nhóm dự án Hồ sơ nhóm dự án (gồm chủ đầu tư, người quản lý dự án và • thành viên đội dự án) – đã làm ở bước 2 và những bên liên quan khác (không thuộc nhóm dự án) Bản tóm tắt tiến trình dự án theo thời gian (project milestones) • Bản tóm tắt quy trình liên quan/quy trình tương lai… (process • mapping) Bản thỏa thuận thời gian họp báo cáo giữa chủ đầu tư và nhóm dự • án (review) Những tài liệu liên quan khác theo yêu cầu của dự án •
4. Trình tự lập dự án 3. Nhóm dự án tiến hành lập hồ sơ dự án Bản tóm tắt tiến trình dự án theo thời gian (project milestones) Lưu ý: kinh nghiệm của người quản lý dự án và chủ đầu tư rất quan trọng trong việc phác thảo tiến trình dự án để đảm bảo dự án đi đúng tiến độ Mẫu1: Tên họat động Thời gian Thời gian Tình trạng hiện nay Ghi dự kiến thực tế (đã xong/ đang làm/ trễ chính chú bắt đầu bắt đầu hạn/ không làm…) Hoạt động 1 Hoạt động 2 … Mẫu 2 (biểu đồ Gantt) Ngày-tháng- Ngày-tháng- Ngày-tháng- Ngày-tháng- Ngày-tháng- Tên hoạt động/ năm 1 năm 2 năm 3 năm 4 năm 5 Thời gian dự kiến Hoạt động 1 Hoạt động 2 …
4. Trình tự lập dự án 3. . Nhóm dự án tiến hành lập hồ sơ dự án Bản tóm tắt quy trình liên quan/quy trình tương lai… (process mapping) Lưu ý khi làm bản tóm tắt quy trình: Xác định chính xác quy trình liên quan/quy trình chính của dự án • Yêu cầu của khách hàng/chủ đầu tư cần giống với kết quả cuối cùng trong quy trình • Từ kết quả cuối cùng mới xác định yêu cầu kết quả của từng bước • Nhà cung cấp Vật tư, thiết bị, thông Sản phẩm Quy trình Khách hàng Mẫu: tin Thông tin thị trường Hợp đồng với Chủ đầu tư A Quy trình: Tìm khách hàng khách hàng mới Mục đích: phát triển thị phần B Tên khách hàng Đối thủ cạnh tranh Chịu trách nhiệm: nhóm dự án/ tổ C nghiên cứu Quy trình cơ bản Bước đầu tiên -> Bước 2 -> … -> Bước cuối cùng Kết quả cuối cùng Yêu cầu của khách (lưu ý: thể hiện tối đa 8 bước căn bản) hàng Yêu cầu kết quả từng bước Thông tin hiện giờ ở từng bước Mục tiêu cần đạt ở Rủi ro có thể xảy ra từng bước ở kết quả cuối cùng Rủi ro có thể xảy ra ở từng bước Ảnh hưởng từ rủi ro ở từng bước
4. Trình tự lập dự án Trình chủ đầu tư và cơ quan chủ quản 4. Hoàn tất văn bản dự án 5.
II. Các vấn đề liên quan đến Quản lý dự án
Khái niệm về quản lý dự án 1. Quản lý dự án: là việc lập kế Ø hoạch, tổ chức giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra.
3. Tại sao phải quản lý dự án? Kiểm soát tốt hơn các tài nguyên tài chính, thiết bị và con người Ø Cải tiến quan hệ với khách hàng Ø Rút ngắn thời gian triển khai Ø Giảm chi phí Ø Tăng Chất lượng và độ tin cậy Ø Tăng Lợi nhuận Ø Cải tiến năng suất lao động Ø Phối hợp nội bộ tốt hơn. Ø Nâng cao Tinh thần làm việc. Ø
4. Khung làm việc của quản lý dự án Hình 1.2. Khung làm việc của QLDA