Hướng dẫn lập kế hoạch tài chính (trong bản kế hoạch kinh doanh tổng thể)

HƯỚNG DẪN LẬP KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH<br /> (TRONG BẢN KẾ HOẠCH KINH DOANH TỔNG THỂ)<br /> <br /> Lập kế  hoạch kinh doanh tổng thể chưa bao giờ dễ dàng, trong đó có một phần không thể  <br /> thiếu là kế hoạch tài chính.<br /> <br /> Nếu có một thước đo cho thấy công ty bạn hiện tại đang ở đâu và sẽ ở vị trí nào trong tương  <br /> lai thì đó hẳn là các mục báo cáo tài chính trong kế hoạch kinh doanh. Phần thông tin này giúp  <br /> bạn xác định nhu cầu tài chính của doanh nghiệp mình, cũng như giúp người ngoài cuộc phân <br /> tích được xem liệu có nên đầu tư vào công ty của bạn.<br /> <br /> Có lẽ bạn sẽ muốn lưu ý bất kỳ nguồn vốn khởi đầu cá nhân nào mà công ty  của bạn đang <br /> hoặc sẽ sở hữu. Các nhà đầu tư  tài chính luôn muốn (và thường yêu cầu) các doanh nhân tự <br /> bỏ  vốn vào dự án với phần trăm cam kết giá trị  thực càng lớn càng tốt. Số  tiền mà bạn cần  <br /> phải đầu tư  vào kinh doanh so với số  tiền bạn muốn cấp vốn thường chênh lệch nhau,  <br /> trong khoảng từ 20% đến 50%. <br /> Bạn cũng phải xác định loại hình tài chính nào phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn. <br /> Các ngân hàng cung cấp một số loại khoản vay ít rủi ro cho các doanh nghiệp. <br /> Bạn cần vay vốn ngắn hạn để mua thêm hàng về lưu trữ trong kho? Bạn có muốn một khoản <br /> vay giao dịch nhận tất cả số tiền cùng một lúc, hoặc một dòng tín dụng cho phép bạn rút tiền <br /> bất kì khi nào muốn? Bạn có cần một khoản vay trung hạn để  đầu tư vào những tài sản lớn  <br /> như bất động sản hoặc trang thiết bị? Bạn có thích tín dụng quay vòng, có khung thời gian dài  <br /> hơn dòng tín dụng và cho phép bạn vay lại các khoản tiền mà bạn đã trả trước đó? <br /> Hoặc bạn có đang điều hành một doanh nghiệp đang gặp khó khăn,  cần phải vượt qua các <br /> vòng bổ sung cần thiết để xin được khoản vay do chính phủ hỗ trợ? <br /> Hãy tự  hỏi mình những câu hỏi trên và bắt đầu thực hiện kế  hoạch tài chính cho doanh <br /> nghiệp của bạn.<br /> Tạo bộ khung cho kế hoạch tài chính<br /> Hãy bắt đầu bằng việc tìm hiểu tình hình tài chính công ty bạn ở cuối quý gần nhất. Sau đó, <br /> đưa ra mục tiêu tài chính trong 3 ­ 5 năm tới, tùy thuộc vào những gì nhà cho vay hoặc nhà đầu <br /> tư  yêu cầu. Đây được gọi là bản dự thảo tài chính dựa trên các giả  định về  hoạt động kinh  <br /> doanh của bạn. Khi bạn vạch ra mục tiêu thì những dự báo hằng  năm nên được chia nhỏ theo <br /> tháng, trong khi dự đoán lâu dài hơn có thể được chia nhỏ theo năm.<br /> Nếu kế  hoạch kinh doanh của bạn sắp tới là mở  rộng chi nhánh hiện tại, bản dự  thảo của <br /> bạn sẽ dựa trên dữ liệu tài chính hiện có của công ty. Nếu doanh nghiệp của bạn mới được  <br /> thành lập, báo cáo của bạn sẽ mang tính đầu cơ, nhưng bạn có thể làm cho chúng thực tế hơn <br /> bằng cách dựa trên báo cáo tài chính đã công bố  của các doanh nghiệp trong ngành có cách <br /> thức hoạt động tương tự.<br /> Nhưng nếu bạn không thể  tìm thấy dữ  liệu này hoặc đơn giản nó không tồn tại vì lĩnh  <br /> vực kinh doanh của bạn quá độc đáo hoặc dữ  liệu của các công ty khác được bảo mật, hãy <br /> tìm một chuyên gia kế toán đã có kinh nghiệm làm việc với các doanh nghiệp tương tự và giúp <br /> bạn lập nên bản dự thảo tài chính thực tế.<br /> Ba yếu tố quan trọng trong báo cáo tài chính<br /> <br /> Kế hoạch tài chính của bạn nên bao gồm ba mục chính sau: báo cáo thu nhập, bảng cân đối <br /> kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.<br /> 1. Báo cáo kết quả kinh doanh / Báo cáo lợi nhuận và lỗ<br /> <br /> Báo cáo kết quả  kinh doanh, hay còn được gọi là báo cáo lợi nhuận và lỗ, dùng để  tóm tắt  <br /> doanh thu và chi phí của công ty bạn.<br /> Doanh thu là doanh số bán hàng của công ty bạn và / hoặc các nguồn thu nhập khác; ví dụ như <br /> cửa hàng tạp hóa kiếm được doanh thu từ thực phẩm, các sản phẩm khác và các dịch vụ.<br /> Các khoản chi bao gồm chi phí bán hàng (ví dụ như  tiền mua sản phẩm, thịt và sữa từ  nông  <br /> dân), lương cho nhân viên, biên chế, thuế doanh thu và thu nhập, bảo hiểm kinh doanh và lãi <br /> suất cho vay,... <br />  Mẫu báo cáo kết quả kinh doanh<br /> Điểm mấu chốt của báo cáo thu nhập là thể hiện thu nhập ròng của công ty, hoặc doanh thu  <br /> sau khi trừ đi chi phí. Các nhà cho vay và các nhà đầu tư muốn biết công ty bạn đang ở mức <br /> nào và liệu hiện tại hay sau này có sinh lời hay không.<br /> 2. Bảng cân đối kế toán<br /> <br /> Bảng cân đối kế toán thể hiện tài sản và nguồn vốn của công ty bạn.<br /> Nó được gọi là bảng cân đối vì tổng tài sản bạn có phải hoàn toàn cân đối với tổng nguồn  <br /> vốn.<br /> Trong mỗi danh mục, có rất nhiều mục khác nhau. Ví dụ: tài sản của bạn sẽ bao gồm tài sản <br /> ngắn hạn và dài hạn (tiền mặt, các khoản phải thu, hàng tồn kho và thiết bị,...); còn nguồn  <br /> vốn của bạn sẽ bao gồm vốn chủ sở hữu và các khoản phải trả, tiền lương, thuế, tiền thuê <br /> mặt bằng, các tiện ích, và số dư nợ,...<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Cấu trúc cơ bản của Bảng cân đối kế toán với Tổng tài sản và Tổng nguồn vốn luôn cân  <br /> bằng<br /> Lúc này, bảng cân đối kế toán vô cùng quan trọng vì nó cho thấy tình hình tài chính của công  <br /> ty tại một thời điểm cụ thể và so sánh những thứ bạn sở hữu với những gì bạn nợ.<br /> 3. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ / ngân sách tiền mặt<br /> <br /> Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho biết số tiền mà bạn dự kiến sẽ được đưa vào và đưa ra khỏi  <br /> công ty trong một khung thời gian nhất định.<br /> Để dự đoán dòng tiền, bạn nên xem xét dự báo doanh thu, biên nhận tiền mặt so với biên lai  <br /> tín dụng và khung thời gian thu thập các khoản phải thu. Chi phí này sẽ là bao nhiêu, và bạn  <br /> sẽ  phải trả bao nhiêu tiền? Nếu bạn có tín dụng thương mại thì mất bao lâu để  trả  cho nhà <br /> cung cấp?<br /> Báo cáo lưu chuyển tiền tệ không chỉ cho thấy các nhà đầu tư tiềm năng biết bạn đang làm gì <br /> mà còn giúp bạn đảm bảo mô hình kinh doanh bền vững hơn về tài chính và thiết lập các mục <br /> tiêu mà bạn muốn đạt được.<br />  Mẫu báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp<br /> Một vài điều bạn cần lưu ý về báo cáo tài chính<br /> <br /> Báo cáo tài chính phải thể hiện cả tầm nhìn dài hạn và ngắn hạn cho doanh nghiệp của bạn . <br /> Trong kế hoạch kinh doanh, dự thảo trong 3 năm và 5 năm được coi là dài hạn, và bất kì kế <br /> hoạch nào cũng nên xuất phát từ con số 3 năm trở đi.<br /> Bên cạnh đó, bản dự thảo không nên quá tích cực hay quá tiêu cực mà nên cân bằng ở giữa và <br /> sát với thực tế. Nếu bạn không muốn biến công ty thành một doanh nghiệp vô cùng nghiệp <br /> dư, đừng phạm sai lầm phổ biến như việc đưa ra dự đoán tăng trưởng đột ngột trong những <br /> năm tới.<br /> Trong một số  trường hợp, các nhà cho vay muốn các bản báo cáo được trình bày theo một <br /> cách nhất định, do đó hãy tham khảo ý kiến trước khi bạn phác thảo.<br /> Ví dụ như, ngân hàng có thể muốn xem dự báo hàng tháng cho năm đầu tiên, dự báo hàng quý  <br /> cho năm thứ 2 và dự báo hàng năm cho năm thứ 3.<br /> Ngoài các báo cáo tài chính cho công ty của bạn, nếu bạn mới chập chững bước vào con  <br /> đường kinh doanh, bạn có thể cần cung cấp các báo cáo tài chính cá nhân cho mỗi chủ sở hữu.  <br /> Các báo cáo này nên liệt kê các loại tài sản của chủ sở hữu, chẳng hạn như số dư tài khoản <br /> và tiền gửi tiết kiệm, cổ phiếu và trái phiếu, số dư tài khoản hưu trí và vốn chủ sở hữu nhà,  <br /> cũng như các khoản nợ phải trả như thế chấp, khoản vay của sinh viên, nợ thuế và các món  <br /> nợ khác.<br /> Bất kể hình thức trình bày báo cáo tài chính như  thế  nào, chúng phải luôn hoàn chỉnh, chính  <br /> xác và toàn diện; đặc biệt, mỗi con số trên bảng tính phải có ý nghĩa gì đó (ví dụ,  bạn không <br /> được ước chừng biên chế mà phải có số liệu chính xác).<br /> Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh phải khớp với báo cáo lưu chuyển tiền tệ và bảng cân  <br /> đối kế  toán phải khớp tuyệt đối khi kết thúc mỗi giai đoạn.  Những lịch trình như  lịch biểu <br /> khấu hao tài sản hữu hình và vô hình cũng là một phương án dự phòng cho bản dự thảo của  <br /> bạn.<br /> Khi ước tính mức độ phát triển của công ty, bạn cần đưa ra một số giả định, dựa trên nghiên <br /> cứu kỹ  lưỡng kết hợp với chiến lược cạnh tranh. Ngoài ra, phân tích tốc độ  công ty sẽ  đạt <br /> được dòng tiền mặt tích cực cũng rất cần thiết.<br /> Mặc dù các nhà đầu tư  có yêu cầu khác nhau về  tiêu chuẩn, nhưng hầu hết họ  đều muốn  <br /> thấy dòng tiền mặt tích cực trong năm đầu tiên hoạt động, đặc biệt nếu đây là lần đầu bạn  <br /> đầu tư mạo hiểm.<br /> Để  dự  đoán mang tính chính xác cao, bạn phải hiểu rõ doanh nghiệp của mình. Nếu bạn đã  <br /> xây dựng mô hình chính xác và thực tế, nhưng vẫn dự  báo thấy dòng tiền âm trong hơn 12  <br /> tháng, hãy xem xét lại mô hình kinh doanh của bạn.<br /> Khi kết hợp các báo cáo tài chính của bạn, hãy chắc chắn rằng không có lỗi chính tả hoặc sai  <br /> lầm trong tính toán. Giả sử bạn thiếu kinh nghiệm  trong việc chuẩn bị các tuyên bố tài chính, <br /> bạn có thể thuê một chuyên gia kế toán chuyên nghiệp để kiểm tra công việc và đưa ra ý kiến <br /> khách quan về bản dự thảo.<br /> Hẳn là bạn sẽ  không muốn những sai sót hoặc các vấn đề  trong báo cáo tài chính của bạn  <br /> hiển hiện trước mặt một nhà cho vay hay nhà đầu tư tiềm năng.<br /> Mặc dù các báo cáo tài chính vốn đã rất hữu ích, dữ liệu của chúng còn có thể được sử dụng <br /> để tính các tỷ số tài chính như biên lợi nhuận gộp, lợi tức đầu tư và lợi nhuận trên vốn chủ sở <br /> hữu. Các tỷ số này cung cấp thông tin hữu ích về tính thanh khoản, khả năng sinh lời, nợ, hiệu  <br /> suất hoạt động, dòng tiền và định giá đầu tư của công ty.<br /> Một số điều bạn có thể chưa biết về báo cáo tài chính<br /> <br /> Ngoài các báo cáo tài chính, các nhà cho vay tiềm năng hoặc các nhà đầu tư cũng sẽ muốn xem  <br /> dự báo doanh số bán hàng và kế hoạch nhân sự nếu doanh nghiệp của bạn có một số  lượng <br /> nhất định nhân viên.<br /> Dự báo doanh số bán hàng<br /> <br /> Dự báo doanh số bán hàng là biểu đồ  phân chia doanh nghiệp của bạn dự kiến bán các loại  <br /> mặt hàng nào theo tháng (cho năm tới) và theo năm (trong hai đến bốn năm sau).<br /> Đối với kinh doanh dịch vụ dọn dẹp, dự báo doanh số có thể liệt kê các khoản thanh toán một <br /> lần, các hợp đồng dọn dẹp hàng tháng / hàng năm và có thể chia nhỏ hơn nữa theo đơn vị các  <br /> nhà, căn hộ, chung cư, toàn bộ tòa nhà chung cư và cao ốc văn phòng.<br /> Đối với một cửa hàng tạp hóa, dự báo doanh thu có thể liệt kê các dự án bán trái cây, rau, sữa,  <br /> thịt, hải sản, hàng đóng gói và đồ ăn đã chế biến.<br /> Còn nếu công ty bạn bán sản phẩm, dự báo doanh thu sẽ bao gồm cả chi phí bán hàng.<br /> Kế hoạch nhân sự<br /> <br /> Nếu doanh nghiệp của bạn có cả nhân viên chứ không chỉ người quản lý, bạn sẽ cần một kế <br /> hoạch nhân sự cụ thể (ví dụ  như nhân viên thu ngân, người bán thịt, lái xe, bảo vệ và người <br /> nấu ăn) cùng với chi phí về tiền lương, bảo hiểm y tế, tiền đóng góp của chương trình nghỉ <br /> hưu, bảo hiểm bồi thường tai nạn lao động, bảo hiểm thất nghiệp, thuế an sinh xã hội.<br /> Sử dụng vốn vay hoặc vốn đầu tư<br /> <br /> Giả sử giờ đây bạn đã phác thảo chi tiết ý tưởng kinh doanh, khả năng tồn tại của nó và khả <br /> năng của bạn để thực hiện. Vậy làm thế nào để có kế hoạch sử dụng bất kỳ khoản tiền mà <br /> các nhà cho vay hoặc nhà đầu tư cung cấp cho bạn thật khôn ngoan?<br /> Ví dụ: Nếu bạn đang yêu cầu một khoản vay 100,000 đô la, bạn có thể chia nhỏ khoản tiền  <br /> đó cho các thiết bị như sổ đăng ký tiền mặt, tủ đựng đồ và tủ lạnh, mua hàng tồn kho và thực <br /> hiện chiến dịch marketing của bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm vốn để mở rộng kinh doanh của  <br /> mình, hãy cho biết bạn định chi bao nhiêu cho việc tu sửa hoặc thêm địa điểm cửa hàng; và <br /> nếu bạn đang bán lại các cơ sở kinh doanh nhỏ, hãy nêu rõ giá cho mỗi đơn vị đó.<br /> Lịch trình hoàn trả dự kiến và chiến lược rút lui<br /> <br /> Người cho vay tiềm năng sẽ  muốn biết làm thế  nào và khi nào bạn có ý định hoàn trả  các <br /> khoản vay hoặc hạn mức tín dụng, vì vậy bạn nên có một kế  hoạch trả  nợ  và các điều <br /> khoản. Họ có thể không đồng ý với đề nghị của bạn, nhưng cung cấp các điều khoản đề xuất  <br /> cho thấy bạn đang cân nhắc khoản vay từ quan điểm của người cho vay.<br /> Bạn có thể mô tả những tài sản thế chấp có sẵn để đảm bảo cho khoản vay, chẳng hạn như <br /> hàng tồn kho, các khoản phải thu, bất động sản, xe cộ hoặc thiết bị. Nhưng bạn cũng nên lưu  <br /> ý rằng người cho vay không tính giá trị đầy đủ của tài sản thế chấp, và mỗi người cho vay có <br /> thể tính theo một tỷ lệ khác.<br /> Các nhà đầu tư tiềm năng cũng sẽ muốn biết khi nào khoản đầu tư của họ sẽ được trả hết và <br /> mức lãi suất mong đợi. Họ cũng sẽ muốn thấy rằng bạn có một chiến lược rút lui vốn đầu tư <br /> của bạn và của họ.<br /> Bạn có kế  hoạch bán lại công ty cho một cá nhân nào đấy hoặc công ty khác không? Chiến  <br /> lược rút lui của bạn là gì nếu doanh nghiệp thất bại? Tại thời điểm nào bạn sẽ xác định rằng <br /> bạn sẽ cắt lỗ của bạn và bán hoặc đóng cửa doanh nghiệp, và làm thế nào bạn sẽ trả lại nhà <br /> đầu tư nếu điều này xảy ra?<br /> Tạm kết<br /> <br /> Hãy nhớ rằng, không ai phải cũng sẵn sàng cho bạn mượn tiền hoặc đầu tư vào công ty của <br /> bạn. Khi họ đang cân nhắc làm như vậy, họ sẽ so sánh nguy cơ khi làm việc với bạn với nguy <br /> cơ và lợi nhuận mà họ có thể nhận được khi cho vay hoặc đầu tư vào các công ty khác. Bạn  <br /> phải thuyết phục họ rằng doanh nghiệp của bạn là lựa chọn hứa hẹn và đúng đắn nhất bằng  <br /> một bản kế hoạch tài chính (trong kế hoạch kinh doanh tổng thể) tuyệt vời.<br />