Khóa luận tốt nghiệp: Hệ thống quản trị dự trữ tại công ty TNHH Hoàn Mỹ- tập đoàn Prime

Chia sẻ: Dfg Dfg | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:92

Thêm vào BST

Báo xấu

145
lượt xem 37
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Khái quát chung về hệ thống quản trị dự trữ để phân tích thực trạng hệ thống quản trị dự trữ tại công ty TNHH Hoàn Mỹ, từ đó tìm ra những mặt đã đạt được tồn tại khắc phục. Qua đó tìm ra phương hướng giải pháp thích hợp giúp hệ thống hóa hoạt động có hiệu quả.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khóa luận tốt nghiệp: Hệ thống quản trị dự trữ tại công ty TNHH Hoàn Mỹ- tập đoàn Prime

8 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI T H Ư Ơ N G s • • • KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH CHUYÊN N G À N H KINH DOANH QUỐC TÉ ** * KHOA LUẬN TÓT NGHIỆP Đê tài: HỆ THỐNG QUẢN TRỊ Dự TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH HOÀN MỸ - TÁP ĐOÀN PRIME Họ tên sinh viên NGUYÊN THƯ YÊN Lớp LT4 Khoa 04 Giáo viên hướng dân TS. NGUYỀN VĂN MINH r T— -\ THƯ V É N N Ó C Ai •m Hà Nôi-03/2010 u mos ị í í
MỤC LỤC LỜI M Ở Đ Ầ U Ì C H Ư Ơ N G 1. K H Á I Q U Á T C H Ư N G V Ề H Ệ T H Ô N G Q U Ả N TRỊ D ự T R Ữ TẠI C Á C C Ồ N G TY SẢN X U Ấ T 4 Ị ì. Khái niệm và phân loại hệ thông quản trị dự trử 4 1. M ộ t sô khái niệm cơ bản 4 1.1. Khái niệm vê hệ thông quản trị dự trừ (tôn kho) 4 Ì .2. Những quan diêm khác nhau vê tôn kho của nhà quản lý 4 Ì .3. Bản chát của hệ thông quản trị dự trừ 7 2. Phân loại hệ thống quản trị dự trữ 16 2.1. Phân loại dự trữ chung 16 2.2. Phân loại theo tính chuyên môn hoa 18 2.3. Phân loại theo yêu cầu quản lý 20 r r l i . Nguyên tác, vai trò và nhiệm vụ của hệ thông quản trị dự trử 22 Ì. Nguyên tăc của hệ thông quản trị dự trừ 22 2. Vai trò của hệ thông quản trị dự trữ 23 3. Nhiệm vụ của hệ thống quản trị dự trừ 24 n i . Tiêu chí đánh giá vê hiệu quả hoạt động của hệ thông quản trị dự trử qua việc quản lý chi phí trong doanh nghiệp 25 C H Ư Ơ N G 2. T H Ự C T R Ạ N G H Ệ T H Ô N G Q U Ả N TRỊ D ự T R Ữ 29 T Ạ I C Ô N G T Y T N H H H O À N M Ỹ - T Ậ P Đ O À N PRIME 29 2 ì. Q u á trình hình thành và phát triên của công ty T N H H Hoàn M ỹ 29 Ì. Sự ra đời của công ty: 29 2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty 32 2.1. Chức năng 32 2.2. Nhiệm vụ 33 3. Các lĩnh vực hoạt động của công ty 34 3.1. Sản xuât và kinh doanh vật liệu xây dựng 34
3.2. Sản xuất bình nước nóng 34 3.3. K h u đô thị và trung tâm thương m ạ i 34 l i . Một số đặc điểm về tổ chức sản xuất - quản l có ảnh hưởng đến vấn đề ý quản trị dự trữ của công ty 35 ì \ t r Ì. Đ ặ c diêm vê tô chức sản xuât 35 2. Đ ặ c điểm về tổ chức quản lý 38 HI. Thực trạng hệ thống quản trị dự trữ 41 Ì. Tổng quan về hệ thống quản trị d ự trữ 41 2. Thực trạng hệ thống quàn trị d ự trữ 42 2.1. Quy trình của nghiệp vụ quản lý chứng từ kho 44 2.2. Quy trình của nghiệp vụ nhộp kho 45 2.3. Quy trình của nghiệp v ụ xuât kho 53 3. Đánh giá chung về hệ thống quản trị d ự trữ của công t y T N H H Hoàn M ỹ 59 3.1. Nhưng ưu điểm của hệ thống quản trị d ự trừ 59 3.2. N h ữ n g tôn tại trong hệ thông quản trị d ự trừ và nguyên nhân 61 C H Ư Ơ N G 3. M Ộ T S Ệ Đ È X U Ấ T Đ Ẻ H O À N T H I Ệ N H Ệ T H Ệ N G Q U Ả N TRỊ D ự T R Ử T Ạ I C Ô N G T Y T N H H H O À N M Ỹ 63 • • • •7 ì. Định hướng phát triên của công ty trong thòi gian tói 63 Ì. Các chỉ tiêu kế hoạch 63 2. N h ữ n g cơ h ộ i và thách thức của công t y trong thời gian tới 66 l i . Một sô đê xuât đê hoàn thiện hệ thông quản trị dự trữ tại công ty T N H H Hoàn M ỹ 67 Ì. Xây dựng hệ thông thu thộp thông t i n 67 2. M ở rộng thị trường ra nước ngoài, đẩy mạnh việc xuất khẩu hàng hoa 69 3. Các biện pháp đối v ớ i nguồn nhân lực 70 K É T LUẬN 74 DANH M Ụ C TÀI LIỆU T H A M K H Ả O 75 PHU L Ú C 77
DANH MỤC CÁC BANG BIÊU, HÌNH VE r Hình Ì. Ì: H ệ thông tái tạo d ự trừ định kỳ 12 Hình 1.2: Hệ thống điểm đặt hàng 14 Hình 1.3: Mô hình EOQ 16 Hình Ì .4: Môi quan hệ giữa hai loại chi phí 17 Hình 1.5: Mô hình POQ 18 Bảng 1.1: Các chỉ tiêu kinh tê được thực hiện qua các năm 34 \ \ ì r Sơ đô 1.1: Sơ đô tô chức sản xuất của công ty 38 Sơ đậ 1.2: Sơ đậ tổ chức bộ máy của công ty 42 w Bảng Ì .2: Các chỉ tiêu k i n h tê n ă m 2009 66 Sơ đô 1.3: Hệ thông thu thập thông tin 71
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT r r Viết tắt Tiêng V i ệ t Tiêng A n h TNHH Trách nhiệm hữu hạn r KT Kê toán TC Tông chi phí Cdh Chi phí đặt hàng * ' Ctt Chi phí tôn trừ NXB 7 Nhà xuât bản ĩ QĐ Quyêt định BTC Bộ tài chính y EOQ M Ô hình đặt hàng kinh tê cơ bản (Basic Economic Order Quantity) — 7 POQ M Ô hình đặt hàng theo lô sàn xuât (Production Order Qụantity) V N R 500 Công ty cô phân báo cáo đánh giá Việt Nam (Vietnam Report JSC) AFTA Khu mậu dịch tự do A S E A N (ASEAN Free Trade Area) r r ASEAN Hiệp hội các quôc gia Đông Nam A (Associatỉon of Southeast Asian Nations) WTO Tô chức thương mại thê giới (Worỉd Trade Organization) MFN Nguyên tác nước được ưu đãi nhát hay nguyên tác tôi huệ quôc (Most Favoured Natỉon) ì f f \ *• ISO Tô chức quôc tê vê tiêu chuân hoa (International Organizatìon for Standardiiation)
LỜI M Ở Đ À U Ị. L y do chon đẻ tải: ì •> t •% f V i ệ t N a m sau hơn lo n ă m đôi mới, chuyên đôi t ừ nên k i n h tê tập trung r \ r \ / quan liêu bao cáp sang nên k i n h tê thị trường có sự điêu tiêt của N h à nước, đem lại những thành tựu to lớn vê mọi mặt. t r X t > Vì vậy cơ chê thị trường chính là động lực rát lớn nhăm thúc đây nên kinh r t tê V i ệ t N a m phát triên, nó tạo ra sự năng động trong suy nghĩ, hành động, trong sản xuât kinh doanh của mứi doanh nghiệp. Tuy nhiên, các thuộc tính của kinh tế thị trường như: tính cạnh tranh, các quy luật giá trị, cung cầu,... cần được giải quyêt thoa đáng, nó là nhân tô quyết định đèn sự tôn tại và phát triên của môi doanh nghiệp. Mọi yêu câu bức thiêt hiện nay là người ta không chỉ quan tâm đến việc phát triển chiều rộng mà còn tập trung phát triển chiều sâu. Do vậy, mứi doanh nghiệp cần phải đâu tư tiền của cho việc nghiên cứu, tính toán các phương án kinh doanh sao cho đem lại hiệu quả tối ưu. Đôi với vân đê quản trị dự trừ hiện nay, doanh nghiệp đã bát đâu quan tâm nhiều hơn vì quản trị dự trừ đóng vai trò quan trọng trong quản lý, tổ chức mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng hiệu quả tài sản, vật tư, nguyên nhiên f r vật liệu,...của doanh nghiệp. T h ê m vào đó, có được hệ thông quản trị d ự t r ữ tót t r ^ > sẽ kiêm soát được sô lượng hàng tôn kho chính xác vì hàng tôn kho thường f chiêm giá trị lớn trong tông tài sản lưu động của doanh nghiệp, và là một trong ? * r r ì nhưng yêu tô quyêt định đèn giá thành của sản phàm. ì r V i ệ c nghiên cứu đê có được hệ thông quản trị d ự trừ hoàn thiện và duy t ì r r r > tót trong tương lai có ý nghĩa k i n h tê vô cùng quan trọng, nó góp phân đảm bảo Ì
r r ĩ \ r cho quá trình sản xuât tiên hành liên tục và có hiệu quả. Đ â y chính là vân đê tát yêu của tát cả doanh nghiệp nói chung. Trên cơ sờ đó, người viêt đà chọn đê tài: " Hệ thống quản trị dự trữ tại Công ty TNHH Hoàn Mỹ - Tập đoàn Prime 99 cho khoa luận tốt nghiệp của mình. 2. Đối tương nghiên cửu: Đôi tượng nghiên cứu của đê tài là hệ thông quàn trị dự trừ tại công ty TNHH Hoàn Mỹ - Tập đoàn Prime. 3. Mục đích nghiên cửu: Mục đích của đề tài là phân tích thực trạng hệ thống quản trị dự trừ tại công ty TNHH Hoàn Mỹ, từ đó tìm ra nhưng mặt đã đạt được cộn phát huy, những tôn tại cân khác phục. qua đó sẽ tìm ra phương hướng, giải pháp thích họp giúp hệ thông hoạt động có hiệu quả hơn. 4. Nhiệm vu nghiên cửu: Thời gian làm việc và tìm hiêu thực tê tại công ty rát ngăn nên người viêt không thể đưa ra tất cả mọi vấn đề liên quan đến đề tài mà chỉ hy vọng đề cập r r w •y đèn một sô n ộ i dung chính của hệ thông quản trị d ự trữ tại công ty, qua đó đê r r n ẹ xuât một sô biện pháp m à công ty có thê tham khảo hoặc vận dụng thực tê. 5. Phương pháp nghiên cửu: t \ r Đ ê nghiên cứu vê hệ thông quản trị d ự trữ tại công t y T N H H Hoàn Mỹ, người viết sử dụng các phương pháp sau: • Phương pháp thu thập thông tin: Điều tra thống kê.phương pháp trực quan. • Phương pháp xử lý và thê hiện thông tin: xử lý trên máy vi tính. r 6. B ô cúc: Ngoài các phân như: lời mở đâu, két luận, mục lục, danh mục chừ viêt tát, danh mục bảng biểu, hình vẽ và danh mục tài liệu tham khảo. khoa luận được trình bày ở 3 chương sau đây: 2
Chương ì: Khái quát chung vê hệ thông quản trị dự trử tại các cong ty r sản xuăL r Chương li: Thực trạng hệ thông quản trị dự trữ tại công ty TNHH Hoàn Mỹ - Tập đoàn Prime. Chương IU: Một sô ý kiên đê hoàn thiện hệ thông quản trị dự trữ tại Công ty TNHH Hoàn Mỹ - Tập đoàn Prime. Tát cả những nội dung trên được phân tích và minh hoa băng các dữ kiện, r SÔ liệu t h u thập được tại Công t y T N H H Hoàn M ỹ - Tập đoàn Prime, có tham r r khảo thêm sô liệu của một sô tài liệu tham khảo và các tạp chí chuyên ngành kinh tế khác. Do kiến thức và thời gian nghiên cửu còn nhiêu hạn chế nên trong quá •Ị > r r trình tìm hiêu và nghiên cứu đê tài không tránh khỏi nhưng sai sót. N g ư ờ i viêt rát mong sẽ nhận được sự đóng góp quý báu từ thầy cô và các bạn đ có th hoàn thiện hơn đề tài này. Người viêt xin chân thành cảm ơn TS.Nguyên Văn Minh đã tận tình ì r t y hướng dân và giúp đờ đê người viêt có thê hoàn thành đê tài này. 3
CHƯƠNG Ì KHÁI QUÁT C H Ư N G VÈ HỆ THÔNG QUẢN TRỊ Dự TRỮ TẠI CÁC C Ô N G TY SẢN XUẤT ì Khái n i ệ m và phân l o ạ i hệ thông q u ả n trị d ự t r ữ . r 1. Một sô khái niệm cơ bản 7.7. Khải niệm vê hệ thông quản trị dự trữ (tôn kho) M ộ t hệ thông tôn kho có thê là một tập họp các thủ tục xác định bao nhiêu tôn kho sẽ được bô sung môi lân bao nhiêu, thời diêm nào, các m á y m ó c thiêt bị, nhân sự thực hiện các thủ tục một cách có hiệu quả . 1 Môi hệ thông tôn kho bao g i ờ cũng yêu câu những phí tôn đê vận hành nó. V à nhưng phí tổn đó phụ thuộc vào các phương pháp k i ể m soát hàng hoa tồn kho, qui m ô của việc phục vụ khách hàng hay khả năng chấng lại sự cạn d ự trữ trong thời gian đặt hàng và sấ lượng tồn kho bổ sung m ồ i lần đặt hàng. r \ r i H ệ thông tôn kho hiệu quả sẽ làm giảm tôi thiêu các khoản chi phí thông qua việc lựa chọn phương pháp kiêm soát tôn kho và tính toán các thông sô cơ bản của hệ thông tôn kho. 1.2. Những quan diêm khác nhau vê tôn kho của nhà quản lý Chính sách tôn kho rát quan trọng khiên các nhà quản lý sản xuât, quản lý marketing và quản lý tài chính phải làm việc cùng nhau để đạt được sự thấng nhất. C ó nhiều quan điểm khác nhau về chính sách t ồ n kho, để có sự cân bàng các mục tiêu khác nhau như: giảm chi phí sản xuất, giảm chi phí tồn kho và tăng khả năng đáp ứng nhu câu cho khách hàng. M ụ c tiêu này sê giải quyêt các quan 1 TS. Nguyễn Thanh Liêm (2006), Giáo trình Quan trị san xuất, N X B Tài chính- trang 195 4
r ì r y \ diêm đôi chọi nhau đê thiêt lập chính sách tôn kho. Chúng ta khảo sát vê bản chát của tôn kho và các công việc bên trong hệ thông tôn kho. xây dựng nhưng vân đê cơ bản trong hoạch định tôn kho và kỳ thuật phân tích một sô vân đê tôn kho. V à chúng ta sẽ đưa ra nhưng lý do để giải thích cho việc doanh nghiệp tại sao m u ô n tôn kho và tại sao lại không m u ô n tôn kho. 7.2.7. Khi doanh nghiệp giữ hàng tôn kho Tôn kho là cân thiêt nhưng vân đê quan trọng là khôi lượng hàng tôn kho được g i ữ là bao nhiêu cho phù họp v ớ i điều kiện hoạt động sản xuât, k i n h doanh của doanh nghiệp. K h i đó doanh nghiệp sẽ g i ữ hàng tôn kho vì một vài chi phí sau đây tháp. Đ ó là chi phí chát lượng khởi động có nghĩa k h i chúng ta bãi đâu sản xuất một lô hàng thì sẽ có nhiều nhược điểm trong giai đoạn đắu, như công nhân có thê đang học cách thức sản xuât, vật liệu không đạt đặc tính. m á y m ó c lắp đặt cắn có sự điều chỉnh. K h i kích thước lô hàng càng lớn thì sê có í sự thay t đôi trong năm và sẽ í phế liệu hơn. T ồ n kho có thê cân thiêt cho hiệu quả vận t hành của hệ thông sản xuất nhưng cũng có nhiêu lý do đôi v ớ i việc tại sao doanh nghiệp không g i ữ hàng tồn kho. Đây là những yêu tô m à doanh nghiệp cân g i ữ hàng tôn kho. Y ê u tô t h ứ r n ì -ĩ > r r nhát là thành phàm, và thành phàm chính là sản phàm đâu ra quyêt định đen l ợ i nhuận cho doanh nghiệp. Vì vậy, thành phẩm phải có sự chuẩn bị sẵn sàng k h i có khách hàng đặt hàng và đủ lượng hàng để giao hàng. hoặc như có thể làm sản phàm trưng bày. T h ê m vào đó k h i năng lực sản xuât của doanh nghiệp có hạn thì lượng thành phàm d ự trừ luôn là quan trọng và cân thiêt. Yêu tô t h ứ hai là bán thành phẩm, có thể do quy trình quản lý m à không thể kết họp hai giai đoạn sản xuât lại nên d ự trừ bán thành phàm cũng cân thiêt như thành phàm. H ơ n thê nữa, dự t r ữ bán thành phẩm còn làm giảm chi phí sản xuất và c h i phí vận chuyển nguyên vật liệu cho doanh nghiệp. Y ế u tổ cuối cùng là vật liệu thô, do một số 5
nhà cung cáp sản xuât và vận chuyên vật liệu thô theo lô nhò nên phải d ự trừ. f \ N g ư ợ c lại k h i m à doanh nghiệp mua v ớ i sô lượng lớn, tôn kho sè tăng nhưng doanh nghiệp sẽ được khâu trừ theo sô lượng mua hàng và giảm được rát lớn vê chi phí mua hàng. 1.2.2. Khi doanh nghiệp không giữ hàng tôn kho Trong điêu kiện nhát định, tôn kho quá cao sẽ làm tăng chi phí đâu tư vào tồn kho. Những chi phí sau đây sẽ làm cho doanh nghiệp không muôn giữ hàng tôn kho quá nhiêu. Thứ nhát đó là những chi phí tôn trữ (là những chi phí phát sinh có liên quan đen việc tôn trữ), đây là chi phí lớn nhát khi đâu tư vào tôn kho. Và doanh nghiệp phải tính toán sao cho chi phí dự trừ và chi phí duy trì dự trữ phải nhỏ nhát, đê mang lại hiệu quả tôi ưu cho sản xuât và kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là những chi phí sau đây: - Chi phí vê nhà cửa hoặc kho tàng là nhưng chi phí phát sinh vê thuê nhà cửa r r r r hoặc nơi chứa hàng, chi phí khâu hao tài sản. chi phí liên quan đèn thuê nhà đát, 9 ì và cuôi cùng là chi phí cho việc bảo hiêm nhà kho. - Chi phí sư dấng thiêt bị, phương tiện như là tiên thuê, khâu hao, và chi phí nhiên liệu cho nhưng thiết bị hoặc phương tiện hoạt động và vận hành. - Chi phí nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý là tiền lương cho toàn bộ r ì nhân viên trực tiêp quản lý và điêu hành kho tàng. ì ^ > - Phí tôn cho việc đâu tư vào hàng tôn kho, loại chi phí này đòi h ỏ i doanh r r r -ì nghiệp phải có sô von lưu động cao. N ê u doanh nghiệp không có đủ thì có thê đi vay và thêm khoản trả lãi hàng tháng. Chi phí này tương đối nhiều, thêm vào đó còn phát sinh thêm phí bào hiêm hàng hoa khi đặt trong kho. - Chi phí khác phát sinh là nhưng chi phí rủi ro do tồn kho đó là hao hất, mất mát, hư hỏng cả vê sô lượng và chát lượng của tài sản, nguyên vật liệu và không 6
ì \ r thê tái sử dụng được. Vì vậy, đây là điêu rát quan trọng trong việc quản lý và điêu hành hệ thông kho của doanh nghiệp. Thứ hai là chi phí cho việc đáp ứng khách hàng: Nếu lượng bán thành ì -\ r r \ ì phàm tôn kho quá l ớ n thì nó làm cản trở hệ thông sản xuât. T h ờ i gian cân đê sản xuât, phân phôi các đơn hàng của khách hàng gia tăng thì khả năng đáp ứng nhưng thay đôi các đơn hàng của khách hàng yêu đi. Chi phí cho sự phối họp sản xuất: Do lượng tồn kho quá lớn làm cản trở r \ \ r ì r t qui trình sản xuât nên nhiêu lao đỏng được cân đèn đê giải toa tác nghẽn, giải quyêt nhưng vân đê tôn đọng liên quan đen sản xuât và lịch trình phôi họp. Chi phí về chất lượng lô hàng lớn: Khi sản xuất nhưng lô hàng có kích thước lớn sẽ tạo nên tôn kho lớn. Trong vài trường họp, mỏt sô sẽ bị hỏng, và r r r ì r mỏt sô lượng chi tiêt của lô hàng sản xuât sẽ có nhược diêm. N ê u kích thước lô hàng nhỏ hơn có thể giảm được lượng kém phẩm chất. Khi tôn kho tăng sẽ có các chi phí tăng lên và có các chi phí lại giảm, mức tồn kho họp lý sẽ làm cực tiểu tổng chi phí liên quan đến tồn kho. 1.3. Bản chất của hệ thống quản trị dự trữ Bản chát của hệ thông quản trị dự trừ (tôn kho) thực chát là cách thức và phương tiện để biết được khi nào doanh nghiệp sẽ đặt hàng và số lượng đặt hàng là bao nhiêu cho mồi lần đặt hàng đó. Tùy theo từng đặc điểm của doanh nghiệp r m à phương thức đặt hàng sẽ khác nhau. N h ư doanh nghiệp sản xuât thì luôn lập r r ì r ra kê hoạch đặt hàng v ớ i sô lượng, chủng loại, phàm chát và quy cách theo chu kỳ hàng tháng hoặc hàng tuần, tuy theo quy định cụ thể đối với từng loại vật tư. f "ì Doanh nghiệp sử dụng các phiêu kho đê ghi chép sự vận đỏng của vật tư, hàng hoa (nhập và xuât) và tính toán sô lượng tôn kho (dự trữ cuôi cùng = dự trữ ban đâu + nhập - xuât). Chính vì vậy, hệ thông quản trị sản xuất tại các doanh nghiệp 7
r i m sản xuât sẽ có đặc diêm riêng, khác v ớ i các doanh nghiệp dịch vụ và thương mại. Sau đây là những giả thiết mà doanh nghiệp sè đưa ra đê có được lượng tôn kho phù họp. 7.3.7. Thời điểm đặt hàng r f t y Theo một chu kỳ nhát định: có nghĩa là cứ đèn thời gian cụ thê và đêu đặn > r i như là hàng tuân, hàng tháng, hàng quý,... sẽ lập kê hoạch đê đặt hàng. Đ ê có được kê hoạch đặt hàng có hiệu quả, phù họp với tình hình sản xuât và kinh doanh của doanh nghiệp. Trước tiên thủ kho, người trốc tiêp quàn lý và điêu r r > hành hệ thông kho, sẽ có trách nhiệm lập kê hoạch nhập kho theo hàng tuân và hàng tháng. Thời gian lập kê hoạch nhập kho sẽ tuy thuộc vào quy mô sản xuât và lượng tiêu hao vật tư dùng trong một chu kỳ nhất định. Nêu là doanh nghiệp sản xuât, chu kỳ nhập hàng có thê là trước ngày 25 hàng tháng, thủ kho có trách nhiệm lập kế hoạch nhập kho của tháng sau gửi lên ban giám đốc và các bộ phận f ì ạ CÓ liên quan như các phân xưởng, phòng kê toán vật tư,... Đ ê có cơ sở lập kê hoạch nhập kho thì thủ kho cân thu thập thông tin từ các bộ phận sau: lượng tôn kho tại các phân xưởng trốc tiêp sản xuât, phải có kê hoạch sử dụng vật tư trong tháng tiếp theo của các bộ phận đó, tiếp đó phải có kế hoạch nhập vật tư của bộ phận điều độ sản xuất, kế đến là kế hoạch mua hàng của phòng mua hàng và cuối cùng phải đối chiếu lượng hàng tồn kho với định mức tồn kho và kế hoạch dố trừ hàng trong kho. Khi đã thu thập đầy đủ những thông tin cần thiết thì thủ kho sẽ f 9 tính toán và đưa ra các thông sô vào bản kê hoạch. r 13.2. Sô lượng đặt hàng Ị f r * N ê u như tại thời diêm đặt hàng v ớ i chu kỳ cô định thì: Sô lượng đặt hàng đúng băng mức sản phàm dố trừ đã tiêu thụ từ lân đặt hàng trước đèn lân đặt hàng này. Duy trì một mức dố trừ họp lý (tái tạo dố trừ) là mức tôn kho vân có thể đủ cho sản xuất hoặc kinh doanh của doanh nghiệp. Và thêm vào đó sổ lượng 8
đặt hàng của m ồ i đạt sẽ khác nhau, tuy thuộc vào sự tiêu thụ sản phàm của từng chu kỳ. Vì vậy, đặt hàng khi mức dự trừ giảm xuống mức tối thiểu: khi đó đặt hàng một số lượng cố định để tái tạo dự trừ. Vậy doanh nghiờp có thê lựa chọn những hờ thống sau đây: a)Hờ thông tái tạo dự trừ định kỳ (chu kỳ đặt hàng luôn cô định nhưng sô lượng đặt hàng thay đôi) r r * r Nguyên tác của hờ thông tái tạo d ự trữ định kỳ đó là tại một thời diêm cô định (hàng tháng, hàng quý, ...) doanh nghiờp nói chung hay người trực tiêp quản lý sẽ đánh giá mức dự trữ còn lại, sau đó đặt hàng một sô lượng xác định sao cho w dự trữ đạt một mức cô định (gọi là mức tái tạo d ự trữ). ì r \ ì > Đặc diêm: hờ thông này sẽ nhăm vào kiêm tra mức độ tôn kho theo những khoản thời gian đêu đặn. Doanh nghiờp sẽ biêt được mức độ sử dụng vật tư hàng tháng hoặc hàng quý, để ra nhưng quyết định đặt hàng phù hợp cho tình hình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiờp mình. Vì vậy ta có công thức đê tính được xác định như sau: r \ Sô lượng đặt hàng = Mức tải tạo dự trữ - Lượng tôn kho Mức tải tạo = Nhu câu trung bình trong Ì chu kỳ tái tạo và thời gian giao nhận + Dự trữ bảo kiêm. Doanh nghiờp phải xác định mức dự trữ tái tạo họp lý: Mức tái tạo quá cao •ta. r sẽ dân đen mức d ự trừ trung bình cao, vì vậy chi phí bảo quản m à doanh nghiờp phải bò ra là rát lớn. Nhưng nêu xác định mức tái tạo quá tháp cũng dân đèn mức dự trừ trung bình thấp, có thể không có đủ khả năng để cung cấp sàn phẩm cho r i t y khách hàng, nên mức độ r ủ i ro do thiêu sản phàm sè cao. Qua biêu đô dưới đây, t r i r ta có thê thây được môi quan hờ giữa sô lượng đặt hàng và thòi gian đặt hàng. 9
ti = Í = Í = . . = tn (t là khoảng thời gian đặt hàng) 2 3 .. Qi ị Qzị Qiị .... ị Qn (Q là số lượng đặt hàng) r Hình LI: Hệ thông tải tạo dự trữ định kỳ (Nguồn: TS.Ngưyễn Thanh Liêm (2006), Quàn trị sàn xuáí, trang 183) ƯU điểm của hệ thống là cho phép doanh nghiệp ghép các yêu cầu ở cùng một nhà cung cấp sẽ giảm được rất nhiều loại chi phí như: chi phí quản lý, chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyên và giao nhận. t r p*. ì ? Ngoài những ưu diêm m à hệ thông có được thì vân còn nhược diêm rát lớn đó là dê xảy ra trường hừp hét hàng, vì vậy doanh nghiệp đâu tư mức dự trừ bảo hiểm phải lớn. Hệ thông này có hiệu quả khi những yêu câu và thời kỳ giao nhận ít bị thay đổi, doanh nghiệp sê không thể đặt hàng thường xuyên từ nhà cung cấp, thêm vào đó còn có yêu câu vê hàng hoa phải có giá trị tháp. điêu này sẽ không làm ảnh hưởng đèn chi phí dự trừ của doanh nghiệp khi tăng dự trừ vê loại hàng hoa này. 10
b) H ệ thống điểm đặt hàng Nguyên tác: doanh nghiệp phải đặt hàng ngay khi mức dự trừ giảm xuống một mức nào độ nào đó (mức độ đó gọi là điểm đặt hàng). Ờ hệ thống này, thời điểm để đặt hàng là không xác định, mà chủ yếu doanh nghiệp sê quan tâm đến SÔ lượng đặt hàng của môi lân. Trong hệ thông tái tạo dự trừ định kụ, sô lượng ì r t A đặt hàng là không băng nhau thì hệ thông này lại quy định sô lượng băng nhau > ì ì ~\ r nhăm duy t ì mức tái tạo d ự trữ. Đ ặ c diêm nôi bật vê hệ thông này đó là thời r diêm đặt hàng, chính vì là không xác định nên doanh nghiệp phải biêt năm bát chính xác vê nhu câu của khách hàng, cũng như nhu câu vê cung cáp vật liệu phục vụ cho sản xuât và kinh doanh của chính doanh nghiệp mình. Nêu nhu câu đó tăng nhanh thì thời diêm đặt hàng sẽ xảy ra sớm hơn và ngược lại nêu nhu câu đó giảm thì thời diêm đặt hàng sẽ xảy ra muộn hơn. Điểm đặt hàng được xác định như sau: Diêm đặt hàng = Nhu câu trung bình trong một khoảng thời gian giao nhận + Dự trữ bào hiểm. Đặc điểm của hệ thống này đó là doanh nghiệp phải đặt hàng ngay khi ì f r mức d ự trừ đạt t ớ i diêm đặt hàng. Cũng giông như hệ thông tái tạo d ự trữ định kụ thì ở hệ thông này, lượng dự trừ họp lý là điêu mà mọi doanh nghiệp luôn r r ì mong muôn. T h ê m vào đó, lượng d ự trừ đúng thời diêm là lượng d ự trừ tôi thiêu cân thiêt giữ cho hệ thông sản xuât hoạt động bình thường. Với phương thức tô chức đúng thời điểm để đảm bào lượng hàng hoa được đưa đến nơi có nhu cầu đúng lúc, kịp thời sao cho hoạt động của bất kụ nơi nào cũng được liên tục (không sớm quá cũng không muộn quá). Đe đạt được lượng dự trừ đúng thời r i r diêm, các nhà quản trị sản xuât đúng thời diêm phải tìm cách giảm những biên đôi do các nhân tô bên trong và bên ngoài của quá trình sản xuât gây ra. Như li
r r vậy, doanh nghiệp sẽ đảm bảo được hiệu quả tôi ưu cho hoạt động sản xuât và kinh doanh. Ạ Dự trữ Điểm đặt hàng * Thòi gian ti Ỷ Í2 ^ t3 7^ . . ^ tn (t là khoảng thời gian đặt hàng) .. r Qi = Q2= Q3 = . . = Qn (Q là sô lượng đặt hàng) .. Hình 1.2: Hệ thông diêm đặt hàng (Nguồn: TS.Nguyễn Thanh Liêm (2006), Quàn trị sàn xuất, trang 183) ƯU điểm: Hàng dự trừ luôn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng cũng như phục vụ cho việc sản xu t của doanh nghiệp. r r ì \ r H ệ thông cũng còn một sô nhưng nhược diêm cân khác phục như: K h i có nhiều yêu cầu về đặt hàng thì không thể ghép các đơn hàng, chính vì thế doanh nghiệp sẽ phải tăng thêm các loại chi phí như chi phí đặt hàng nhiều lần, chi phí vận chuyển và giao nhận. Tiếp đó, thời gian giao nhận có thê bị kéo dài vì lý do r r quá trình sản xuât có tính thời vụ. Cuôi cùng, doanh nghiệp luôn phải theo dõi thường xuyên mức dự trừ của từng loại vật tư, nguyên vật liệu và sản phàm, điêu nay đã gây khó khăn trong việc quản lý và làm tăng chi phí quản lý.Vì khi tăng 12
•Ị \ r chi phí quá lớn thì giá thành sản phàm cũng tăng. Điêu này khiên m ọ i doanh nghiệp đều không mong muốn. Hệ thông phù họp khi những dòng yêu câu có biên động lớn. Tiêp đó, sản phàm có giá trị cao và doanh nghiệp cân hạn chê tình trạng thiêu hụt sàn phàm. Thêm vào đó, hệ thống sản xuất luôn linh hoạt. Cuối cùng, phải có được lượng f hàng dự trừ từ nhà cung cáp. 1.3.3. Các mô hình dự trữ r r N h ư vậy ta sẽ thây có hai loại m ô hình dự trữ chính thường thây đó là m ô hình thủ nhất: lượng đặt hàng cố định thì thời gian đặt hàng thay đổi, mô hình thủ hai: lượng đặt hàng thay đổi thì thời gian đặt hàng cố định. t r i M Ô hình 2 thườna thây hiện nay là phù họp v ớ i hệ thông phân phôi của các đại lý. Mô hình Ì thích họp hơn với các doanh nghiệp sản xuất. Vì vậy chúng ta sẽ xem xét mô hình này. Trong mô hình Ì, doanh nghiệp ước lượng để xác định một số lượng nào đó phù họp cho mồi lần đặt hàng và củ đến lúc nào cần thì củ đặt đúng sô lượng đó. r _ a) M ô hình đặt hàng kinh tê cơ bàn EOQ (Basic Economic Order Quantity): 9 r ì Cho phép xác định sô lượng đặt hàng k i n h tê (sẽ làm cực tiêu tông chi phí dự trữ). Trong mô hình này, ta biêt được các giả thiêt vê dữ liệu sau: Mô hình này cho ta biêt vê nhu câu đặt hàng hàng năm được xác định và ì > không đôi là D; chi phí cho môi lân đặt hàng là s và nhận đơn hàng là không p h ụ r ì thuộc vào sô lượng hàng; chi phí duy trì d ự trừ một đơn vị sàn phàm trong n ă m là H; hàng hoa được nhận vê cùng một lúc; không có chiêt khâu theo sô lượng hàng hoa: điều này cho phép chúng ta loại chi phí mua hàng ra khỏi tổng chi phí; r T không châp nhận â m kho vì nêu â m kho sẽ không xảy ra được m ô hình đặt hàng kinh tế cơ bàn. 13
f -\ ì mu V ớ i những giả thiêt trên, sơ đô biêu diên m ô hình EOQ có dạng sau: M ứ c tồn kho Thời điếm nhận hàng dự trữ Điếm đặt hàng (OẸ) Mức dự trữ trung bình Q/2 "ĩhòi gian Thời gian thực hiện đơn hàng (t) Thòi gian cách quảng giữa 2 lân đặt hàng (T) Hình Lĩ: Mô hình EOQ (Nguồn: ÌVebsừe Vìetnam Open Course ỈVare) r > tu* > SÔ lượng cân đặt hàng môi k h i có nhu câu được xác định theo công thức sau đây: Tổng chi phí k h i áp dụng m ô hình này được xác định như sau: Tông chi phỉ (TC) -Chỉ phí đặt hàng (Cdh) + Chỉ phí tôn trữ (Cư) Trong đó: Chi phỉ đặt hàng= sổ lần đặt hàng trong năm X Chi phí moi lần đặt hàng Chỉ phỉ tồn trữ— Dự trữ bình quân X Chi phỉ dự trữ / sản phầm.năm Mục tiêu của mô hình này chính là làm cực tiểu tổng chi phí dự trữ. Với r r 7 ì giả thiết như trên thì có hai loại chi phí biên đôi k h i lượng d ự trừ thay đôi, đó là > í t , chi phí tôn trừ và chi phí đặt hàng. C ó thê m ô tả môi quan hệ giữa hai loại chi phí này bàng đồ thị sau đây: 14