Khóa luận tốt nghiệp Kế toán - Kiểm toán: Một số giải pháp hoàn thiện kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty TNHH Kiểm toán và Dịch vụ Tin học TP.HCM (AISC)

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:199

Thêm vào BST

Báo xấu

5
lượt xem 2
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài nghiên cứu có cấu trúc gồm 3 chương trình bày: Cơ sở lý luận về kiểm toán Chu trình bán hàng và thu tiền; thực trạng quy trình kiểm toán Chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty AISC; nhận xét, đánh giá thực trạng và giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính tại công ty.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khóa luận tốt nghiệp Kế toán - Kiểm toán: Một số giải pháp hoàn thiện kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty TNHH Kiểm toán và Dịch vụ Tin học TP.HCM (AISC)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP. HCM KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ DỊCH VỤ TIN HỌC TPHCM (AISC) Ngành : KẾ TOÁN Chuyên ngành : KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Giảng viên hướng dẫn : ThS. Trịnh Ngọc Anh Sinh viên thực hiện : Nguyễn Lê Bích Trâm MSSV: 0854030316 Lớp: 08DKT6 TP. Hồ Chí Minh, 2012
BM05/QT04/ĐT Khoa: Kế toán – Tài chính – Ngân hàng PHIẾU GIAO ĐỀ TÀI KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 1. Họ và tên sinh viên: NGUYỄN LÊ BÍCH TRÂM - MSSV:0854030316 - Lớp: 08DKT6 Ngành: Kế toán. Chuyên ngành: Kế toán – Kiểm toán. 2. Tên đề tài: Một số giải pháp hoàn thiện kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính tại Công ty Kiểm Toán Và Dịch Vụ Tin Học TPHCM (AISC) 3. Các dữ liệu ban đầu: Các bài báo liên quan, báo cáo thực tập tốt nghiệp, các file hồ sơ kiểm toán liên quan của Công ty, tài liệu hồ sơ kiểm toán mẫu của VACPA. 4. Các yêu cầu chủ yếu: ........................................................................................... 5. Kết quả tối thiểu phải có: 1) ........................................................................................................................... 2) ........................................................................................................................... 3) ........................................................................................................................... 4) ........................................................................................................................... Ngày giao đề tài: …../…../….. Ngày nộp báo cáo: …./..../….. TP.HCM, ngày … tháng…năm… Chủ nhiệm ngành Giảng viên hướng dẫn (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)
LỜI CẢM ƠN Sau hơn hai tháng thực tập tại Công Ty TNHH Kiểm Toán Và Dịch Vụ Tin Học TPHCM (AISC), tuy vẫn còn nhiều điều phải học hỏi thêm trong thực tiễn công việc nhưng khoảng thời gian này đã giúp em hoàn thiện hơn về kiến thức cũng như kỹ năng nghề nghiệp. Trong quá trình thực tập tại công ty, em xin chân thành cảm ơn các anh chị trong Phòng Kiểm toán doanh nghiệp 5 đã tạo điều kiện cho em được tiếp xúc thực tế công việc, tiếp thu được nhiều kiến thức bổ ích cũng như giúp đỡ em rất nhiều trong việc thu thập và phân tích số liệu. Em xin cảm ơn Ban giám hiệu, quý thầy cô giáo trường ĐH Kỹ Thuật Công Nghệ TP HCM cùng quý thầy cô giáo của khoa Kế toán- Tài chính- Ngân hàng đã trang bị cho em những kiến thức quý báu trong thời gian học tập tại trường. Đặc biệt, em xin tỏ lòng biết ơn cô Trịnh Ngọc Anh đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Em cũng xin cảm ơn gia đình đã cho em nhiều thuận lợi trong quá trình học tập cũng như thời gian thực tập tại công ty AISC để em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Một lần nữa, em xin trân trọng cảm ơn gia đình, các thầy cô cùng các anh chị kiểm toán và gửi đến mọi người những lời chúc tốt đẹp cả trong cuộc sống và trong công tác.
LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi. Những kết quả và các số liệu trong khóa luận tốt nghiệp được thực hiện tại Công ty TNHH Kiểm Toán Và Dịch Vụ Tin Học TP.HCM, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này. TP.Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 7 năm 2012 Người viết NGUYỄN LÊ BÍCH TRÂM
MỤC LỤC MỤC LỤC ................................................................................................................ i DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ....................................................................... v DANH MỤC CÁC BẢNG .................................................................................... vi DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ, SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH......................... vii LỜI MỞ ĐẦU ......................................................................................................... 1 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN .............................................................................................................. 3 1.1 Khái quát về chu trình bán hàng – thu tiền ........................................................ 3 1.1.1 Khái niệm ..................................................................................................... 3 1.1.2 Các chức năng chính của chu trình bán hàng – thu tiền............................... 3 1.1.3 Những gian lận, sai sót thường gặp trong chu trình bán hàng ..................... 5 1.2 Các khoản mục liên quan đến chu trình bán hàng ............................................. 6 1.2.1 Khoản mục tiền ............................................................................................ 6 1.2.1.1 Khái niệm ............................................................................................... 6 1.2.1.2 Đặc điểm ................................................................................................. 6 1.2.1.3 Mục tiêu kiểm toán khoản mục tiền ....................................................... 7 1.2.2 Khoản mục nợ phải thu khách hàng ............................................................. 7 1.2.2.1 Khái niệm ............................................................................................... 7 1.2.2.2 Đặc điểm ................................................................................................. 7 1.2.2.3 Nguyên tắc trích lập Dự phòng nợ phải thu khó đòi .............................. 8 1.2.2.4 Mục tiêu kiểm toán đối với khoản mục nợ phải thu khách hàng ......... 10 1.2.3 Khoản mục doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ................................ 10 1.2.3.1 Khái niệm doanh thu............................................................................. 10 1.2.3.2 Đặc điểm ............................................................................................... 11 1.2.3.3 Nguyên tắc trình bày khoản mục doanh thu trên BCTC ...................... 13 1.2.3.4 Mục tiêu kiểm toán đối với khoản mục doanh thu ............................... 14 1.3. Tổ chức hệ thống chứng từ sổ sách kế toán .................................................... 15 i
1.3.1. Chứng từ tài liệu kế toán ........................................................................ 15 1.3.2 Hệ thống sổ sách kế toán ......................................................................... 16 1.4 Quy trình kiểm toán chu trình bán hàng trong Kiểm toán BCTC theo Chương trình kiểm toán mẫu của VACPA .......................................................................... 17 1.4.1. Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán ............................................................. 18 1.4.1.1 Xem xét chấp nhận khách hàng và đánh giá rủi ro hợp đồng .............. 18 1.4.1.2 Hợp đồng hay Thư hẹn kiểm toán ........................................................ 19 1.4.1.3 Kiểm tra tính độc lập của KTV ............................................................ 20 1.4.1.4 Trao đổi với Ban Giám đốc đơn vị về kế hoạch kiểm toán .................. 21 1.4.1.5 Tìm hiểu khách hàng và môi trường hoạt động.................................... 21 1.4.1.6 Tìm hiểu chính sách kế toán và chu trình kinh doanh quan trọng........ 22 1.4.1.7 Phân tích sơ bộ BCTC .......................................................................... 24 1.4.1.8 Đánh giá chung về hệ thống KSNB của đơn vị.................................... 25 1.4.1.9 Trao đổi với BGĐ và các cá nhân có liên quan về gian lận ................. 25 1.4.1.10 Trao đổi với Bộ phận Kiểm toán nội bộ /Ban Kiểm soát về gian lận 26 1.4.1.11 Xác định mức trọng yếu (kế hoạch- thực hiện)............................................................27 1.4.1.12 Xác định phương pháp chọn mẫu, cỡ mẫu (kế hoạch/ thực hiện) ........ 27 1.4.1.13 Tổng hợp kế hoạch kiểm toán ............................................................................................28 1.4.2 Giai đoạn thực hiện kiểm toán ................................................................... 29 1.4.2.1 Kiểm tra hệ thống KSNB ..................................................................... 29 1.4.2.2 Thủ tục kiểm soát ................................................................................. 38 1.4.3 Giai đoạn tổng hợp, kết luận và lập báo cáo ............................................... 54 1.4.3.1. Phê duyệt và phát hành BCKT và Thư quản lý ................................... 54 1.4.3.2. Soát xét chất lượng của thành viên BGĐ độc lập................................ 54 1.4.3.3. Soát xét giấy tờ làm việc chi tiết ......................................................... 55 1.4.3.4. Báo cáo tài chính và Báo cáo kiểm toán năm nay ............................... 55 1.4.3.5. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ trước và sau điều chỉnh ............................ 56 1.4.3.6. Các bút toán điều chỉnh - các bút toán không điều chỉnh .................... 57 1.4.3.7. Tổng hợp kết quả kiểm toán ................................................................ 57 ii
1.4.3.8. Các vấn đề cần giải quyết trước ngày phát hành BCKT ..................... 57 1.4.3.9. Thư giải trình của BGĐ khách hàng. ................................................... 57 1.4.4 Các sự kiện sau ngày ký Báo cáo kiểm toán .............................................. 58 1.4.4.1 Sự kiện xảy ra sau ngày ký BCKT (trước ngày công bố BCTC) ......... 58 1.4.4.2 Sau khi BCTC đã được công bố ........................................................... 58 Chương 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY AISC .................................................. 59 2.1 Tổng quan về Công ty TNHH Kiểm toán và Dịch Vụ Tin Học TPHCM ....... 59 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển .............................................................. 59 2.1.2 Mục tiêu và nguyên tắc hoạt động ............................................................. 60 2.1.2.1 Mục tiêu hoạt động ............................................................................... 60 2.1.2.2 Nguyên tắc hoạt động ........................................................................... 61 2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý công ty AISC ........................................................ 61 2.1.3.1 Bộ máy quản lý của công ty ................................................................. 61 2.1.3.2 Các trụ sở của công ty .......................................................................... 63 2.1.3.3 Hình thức tổ chức kế toán ..................................................................... 64 2.1.4 Tình hình hoạt động của công ty ................................................................ 64 2.1.4.1 Các dịch vụ công ty cung cấp ............................................................... 64 2.1.4.2 Những đặc điểm nổi bật của công ty .................................................... 65 2.1.4.3 Phương hướng hoạt động của công ty trong những năm tới ................ 66 2.2 Thực trạng quy trình kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty AISC 66 2.2.1 Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán .............................................................. 66 2.2.1.1 Xem xét chấp nhận khách hàng và đánh giá rủi ro hợp đồng .............. 66 2.2.1.2 Lập Hợp đồng kiểm toán hay Thư hẹn kiểm toán ............................... 68 2.2.1.3 Phân công nhóm kiểm toán .................................................................. 68 2.2.1.4 Trao đổi với Ban Giám Đốc đơn vị về kế hoạch kiểm toán ................. 69 2.2.1.5 Tìm hiểu khách hàng và môi trường hoạt động.................................... 71 2.2.1.6 Tìm hiểu chính sách kế toán và chu trình kinh doanh quan trọng........ 72 2.2.1.7 Phân tích sơ bộ báo cáo tài chính ......................................................... 78 iii
2.2.1.8 Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ, rủi ro và gian lận ........ 79 2.2.1.9 Xác định mức trọng yếu ....................................................................... 80 2.2.1.10 Xác định phương pháp chọn mẫu, cỡ mẫu ......................................... 83 2.2.1.11 Tổng hợp kế hoạch kiểm toán ............................................................ 84 2.2.2 Giai đoạn thực hiện kiểm toán ................................................................... 86 2.2.2.1 Kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ...................................................... 86 2.2.2.2 Thủ tục kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền .................................. 88 2.2.2.3 Soát xét tổng hợp khác ......................................................................... 97 2.2.3 Giai đoạn hoàn thành kiểm toán ................................................................. 98 2.2.3.1 Tổng hợp, đánh giá kết quả kiểm toán............................................... 98 2.2.3.2 Soát xét, phê duyệt và phát hành báo cáo kiểm toán ......................... 99 2.2.3.3 Soát xét chất lượng kiểm toán ........................................................... 99 2.2.4 Cách bố trí hồ sơ kiểm toán........................................................................ 99 Chương 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY .............................................................................................................................. 101 3.1 Nhận xét, đánh giá thực trạng ........................................................................ 101 3.1.1 Ưu điểm .................................................................................................... 101 3.1.2 Hạn chế ..................................................................................................... 103 3.2 Kiến nghị đề xuất ........................................................................................... 103 KẾT LUẬN ......................................................................................................... 106 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC iv
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Từ đầy đủ AISC Auditing & Informatic Services Company Limited BCTC Báo cáo tài chính BCĐKT Bảng cân đối kế toán BC KQHĐKD Báo cáo kết quả hoạt động knh doanh BCKT Báo cáo kiểm toán BGĐ Ban giám đốc DN Doanh nghiệp HĐQT Hội đồng quản trị GTGT Giá trị giá tăng KSNB Kiểm soát nội bộ KTV Kiểm toán viên KH Khách hàng TK Tài khoản TTĐB Tiêu thụ đặc biệt VACPA Vietnam Association of Certified Public Accountants VAS Vietnam Accounting Standards VSA Vietnam Standards of Auditing XK Xuất khẩu v
DANH SÁCH CÁC BẢNG SỬ DỤNG Bảng 1.1: Các mục tiêu kiểm toán tiền .................................................................... 7 Bảng 1.2: Các mục tiêu kiểm toán nợ phải thu khách hàng .................................. 10 Bảng 1.3: Các mục tiêu kiểm toán doanh thu ........................................................ 15 Bảng 1.4: Cỡ mẫu tối thiểu lựa chọn ..................................................................... 31 Bảng 1.5: Mối quan hệ giữa KSNB và thử nghiệm cơ bản ................................... 31 Bảng 1.6: Bảng câu hỏi về KSNB đối với tiền ...................................................... 35 Bảng 1.7: Bảng câu hỏi về KSNB đối với nợ phải thu ......................................... 36 Bảng 1.8: Bảng câu hỏi về KSNB đối với doanh thu............................................ 37 vi
DANH SÁCH CÁC BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ, SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH Sơ đồ 1.1: Hạch toán Nợ phải thu khách hàng. ....................................................... 8 Sơ đồ 1.2: Hạch toán Doanh thu. ........................................................................... 13 Sơ đồ 1.3: Sơ đồ lưu chuyển chứng từ trong quá trình bán hàng. ......................... 16 Sơ đồ 1.4: Chu trình kiểm toán mẫu của VACPA................................................. 17 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý tại công ty ......................................................... 63 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức phòng kiểm toán công ty AISC ..................................... 63 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ lưu chuyển chứng từ trong công ty. ........................................... 64 vii
Khóa luận tốt nghiệp 1 GVHD: ThS. Trịnh Ngọc Anh LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài: Hơn hai mươi năm qua, hoạt động kiểm toán độc lập ở Việt Nam đã có những bước tiến dài. Thành lập từ năm 1991 đến nay, ngành kiểm toán Việt Nam đã chào đón sự ra đời của hàng loạt các công ty kiểm toán. Theo số liệu thống kê đến 30/12/2011 của Hội kiểm toán hành nghề Việt Nam (VACPA), Việt Nam đã có 165 công ty TNHH, 22 công ty hãng thành viên quốc tế, 5 công ty có vốn đầu tư nước ngoài và 3 công ty hợp danh. Qua đó cho thấy xu thế hội nhập kinh tế thế giới trong tiến trình toàn cầu hóa của ngành kiểm toán Việt Nam đang có chuyển biến mạnh mẽ. Tuy nhiên việc nhiều công ty ra đời cũng đồng nghĩa với mức độ cạnh tranh của ngành theo đó cũng tăng lên. Do đó, vấn đề đảm bảo chất lượng kiểm toán là một vấn đề thiết yếu và cực kỳ quan trọng đối với mỗi công ty kiểm toán. Bởi vì kết quả mà kiểm toán mang lại sẽ ảnh hưởng sâu rộng đến con người và xã hội. Hiện nay, các dịch vụ do các doanh nghiệp kiểm toán cung cấp đã không ngừng được đa dạng hóa theo hướng mở rộng dịch vụ kiểm toán và các dịch vụ đảm bảo. Trong các dịch vụ trên, dịch vụ kiểm toán Báo cáo tài chính chiếm tỷ trọng lớn nhất. Từ trước đến nay, Báo cáo tài chính luôn là đối tượng chủ yếu của kiểm toán độc lập, là tấm gương phản ánh kết quả hoạt động cũng như các khía cạnh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi các thông tin trên Báo cáo tài chính phải luôn đảm bảo tính trung thực, hợp lý. Chu trình bán hàng – thu tiền là một bộ phận có liên quan đến nhiều khoản mục trọng yếu trên Báo cáo tài chính như doanh thu, phải thu khách hàng, lợi nhuận, thuế...; là giai đoạn cuối cùng để đánh giá tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền là một phần hành quan trọng trong kiểm toán báo cáo tài chính. Những kết luận về sự trung thực và hợp lý của quy trình này là cơ sở để người sử dụng đánh giá về tình hình hoạt động và quy mô kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của việc thực hiện kiểm toán chu trình này, em đã chọn đề tài “Một số giải pháp hoàn thiện kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính tại Công ty TNHH Kiểm Toán Và Dịch Vụ Tin Học TP.HCM (AISC)” làm luận văn tốt nghiệp cho mình. 2. Tình hình nghiên cứu: SVTH: Nguyễn Lê Bích Trâm
Khóa luận tốt nghiệp 2 GVHD: ThS. Trịnh Ngọc Anh Dựa vào kết quả đạt được từ báo cáo thực tập, tiếp tục thu thập, tham khảo tài liệu tại công ty để phát triển bài luận văn. 3. Mục đích nghiên cứu: Áp dụng lý thuyết vào thực tế, thu thập kinh nghiệm nghề nghiệp. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu: Tìm hiểu quy trình kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH Kiểm Toán Và Dịch Vụ Tin Học TP.HCM , góp ý kiến hoàn thiện chu trình trên. 5. Phương pháp nghiên cứu: Qua quá trình thu thập, nghiên cứu các tài liệu, chuẩn mực liên quan, phân tích hồ sơ kiểm toán của công ty và sử dụng các phương pháp toán học, phương pháp phân tích thống kê, phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh...đã giúp em thực hiện đề tài này. 6. Các kết quả đạt được của đề tài Đưa ra kiến nghị hữu ích nhằm hoàn thiện kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng và công việc kiểm toán tại Công ty nói chung. 7. Kết cấu của ĐA/KLTN: Kết quả của khóa luận được trình bày trong Báo cáo gồm 3 chương sau: Chương I: Cơ sở lý luận về kiểm toán Chu trình bán hàng và thu tiền. Chương II: Thực trạng quy trình kiểm toán Chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty AISC. Chương III: Nhận xét, đánh giá thực trạng và giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính tại công ty SVTH: Nguyễn Lê Bích Trâm
Khóa luận tốt nghiệp 3 GVHD: ThS. Trịnh Ngọc Anh Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 1.1 Khái quát về chu trình bán hàng – thu tiền 1.1.1 Khái niệm Bán hàng là quá trình chuyển giao quyền sở hữu của sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ cho khách hàng để đổi lấy tiền hoặc quyền thu tiền từ khách hàng. Quá trình này bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng…) và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền. Trong trường hợp này, hàng hóa và tiền tệ được xác định theo bản chất kinh tế của chúng. Hàng hóa là những tài sản hay dịch vụ chứa đựng giá trị và có thể bán được; tiền tệ là phương tiện thanh toán nhờ đó mọi quan hệ giao dịch và thanh toán được giải quyết tức thời. 1.1.2 Các chức năng chính của chu trình Lập lệnh bán hàng (hay phiếu xuất kho): Yêu cầu về hàng hóa là điểm khởi đầu của chu trình, nó có thể là các phiếu yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán hàng hoá. Khi nhận được các đơn đặt hàng, nhân viên tiến hành kiểm tra tính hợp lý của các đơn đặt hàng về chủng loại hàng hoá, số lượng và địa chỉ của người mua hàng...để xác định khả năng cung ứng đúng hạn của đơn vị và lập lệnh bán hàng (hay phiếu xuất kho). Xét duyệt bán chịu: Sau khi xử lý các đơn đặt hàng, nhân viên có thẩm quyền kiểm tra phương thức thanh toán của khách hàng để quyết định bán chịu một phần hay toàn bộ lô hàng. Quyết định về phương thức thanh toán được thể hiện trên hợp đồng kinh tế theo thoả thuận trong quan hệ mua bán giữa hai bên, dựa trên lợi ích của hai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ giảm giá khác nhau theo thời hạn thanh toán. Nếu doanh nghiệp bỏ qua chức năng này thì có khả năng doanh nghiệp không thu hồi được các khoản phải thu khi khách hàng mất khả năng thanh toán hay cố tình không thanh toán do sơ hở trong thỏa thuận ban đầu này. Xuất kho hàng hóa: SVTH: Nguyễn Lê Bích Trâm
Khóa luận tốt nghiệp 4 GVHD: ThS. Trịnh Ngọc Anh Sau khi chấp nhận phương thức thanh toán, căn cứ vào lệnh bán hàng đã được lập, doanh nghiệp tiến hành xuất hàng hoá cho bộ phận gửi hàng. Gửi hàng đi: Theo quy định của Cơ quan Thuế tại điểm 1.b, điều 14, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ quy định: “Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ...”, do đó các doanh nghiệp phải lập hoá đơn bán hàng kèm theo vận đơn hay hoá đơn bán hàng sẽ kiêm cả chức năng vận đơn khi giao hàng. Lập và kiểm tra hóa đơn: Hóa đơn bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã, số lượng, giá cả hàng hóa gồm cả giá gốc hàng hóa, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuế GTGT. Hóa đơn được lập thành 3 liên: liên đầu gửi cho khách hàng, các liên sau được lưu lại ghi sổ và theo dõi thu tiền.Việc gửi hoá đơn bán hàng cho người mua là một phương tiện, qua đó người mua có thể biết được những thông tin về thời hạn thanh toán cũng như số tiền đã thanh toán hay số tiền còn nợ, do đó việc lập hoá đơn bán hàng phải chính xác và đúng thời gian. Ngoài ra, hóa đơn cũng là căn cứ để ghi sổ nhật ký bán hàng, theo dõi các khoản phải thu, sai số ở bất kỳ phần nào của quá trình ghi sổ kế toán cũng có thể gây ra những sai số đáng kể trên BCTC. Theo dõi thanh toán: Sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng cùng ghi sổ kế toán, cần thực hiện tiếp chức năng theo dõi các khoản nợ phải thu để theo dõi chặt chẽ việc thu tiền. Trong việc xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền, rủi ro trọng yếu là khả năng các khoản phải thu đã được thu tiền nhưng chưa được ghi sổ. Vì vậy, tất cả các khoản thu tiền phải được ghi vào sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký bán hàng, sổ cái tài khoản phải thu khách hàng đúng lúc và đúng số tiền để sau này dễ kiểm tra đối chiếu. Xét duyệt hàng bán bị trả lại, hay giảm giá: Các khoản hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán xảy ra khi khách hàng không thỏa mãn về hàng hoá. Khi đó, doanh nghiệp thường chấp nhận nhận lại hàng SVTH: Nguyễn Lê Bích Trâm
Khóa luận tốt nghiệp 5 GVHD: ThS. Trịnh Ngọc Anh hay cho người mua hưởng chiết khấu. Doanh thu hàng bán bị trả lại, doanh thu giảm giá hàng bán phải được ghi sổ nhật ký tài khoản doanh thu hàng bán bị trả lại và doanh thu giảm giá hàng bán nhằm đảm bảo các khoản doanh thu này được ghi nhận đầy đủ, chính xác và kịp thời. Các thư báo Có thường phát hành đối với các khoản giảm trừ doanh thu để duy trì sự kiểm soát và tạo thuận tiện cho việc ghi sổ. Cho phép xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được: Trong niên độ kế toán các công ty thường gặp trường hợp khách hàng không chịu thanh toán hay mất khả năng thanh toán như bị phá sản. Vào cuối mỗi niên độ kế toán, trên cơ sở quy chế tài chính về lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, phân tích thực tiễn về khả năng thanh toán của khách hàng, bộ phận kế toán thanh toán phải tính toán lập bảng phân tích và trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi trình cấp trên có thẩm quyền phê duyệt để làm căn cứ hạch toán dự phòng nợ phải thu. Căn cứ vào đó, bộ phận kế toán sẽ ghi chép vào sổ sách. 1.1.3 Những gian lận, sai sót thường gặp trong chu trình bán hàng Nhận đơn đặt hàng của khách hàng không có khả năng thanh toán. Nhận đơn đặt hàng những hàng hoá dịch vụ doanh nghiệp không có sẵn hoặc không đủ khả năng cung cấp. Đội ngũ nhân viên bán hàng có thể làm cho công ty cam kết một lịch giao hàng mà doanh nghiệp không thể đáp ứng. Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận mà có những điều khoản hoặc điều kiện không chính xác hoặc từ khách hàng không được phê duyệt. Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng, làm cho công ty phải chịu rủi ro tín dụng quá mức. Nhân viên không có thẩm quyền đi gửi hàng, xuất hàng. Chuyển hàng không đúng địa điểm hoặc không đúng khách hàng. Không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán. Nhân viên lập hoá đơn có thể quên lập một số hoá đơn cho hàng hoá đã giao, lập sai hoá đơn hoặc lập một hoá đơn thành hai lần hoặc lập hoá đơn khống trong khi thực tế không giao hàng. SVTH: Nguyễn Lê Bích Trâm
Khóa luận tốt nghiệp 6 GVHD: ThS. Trịnh Ngọc Anh Nhân viên không nộp tiền thu được từ nghiệp vụ bán hàng. 1.2 Các khoản mục liên quan đến chu trình bán hàng 1.2.1 Khoản mục tiền 1.2.1.1 Khái niệm Tiền là một bộ phận của tài sản ngắn hạn tồn tại dưới hình thái tiền tệ, là loại tài sản có tính thanh khoản cao nhất, là chỉ tiêu quan trọng đánh giá khả năng thanh toán của một doanh nghiệp. -Tiền mặt: Bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng bạc kim khí đá quý. Số liệu được sử dụng để trình bày trên BCTC của khoản mục này chính là số dư của tài khoản. Tiền mặt vào thời điểm khóa sổ sau khi đã được đối chiếu với thực tế và tiến hành các điều chỉnh cần thiết. -Tiền gửi ngân hàng: Bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng bạc kim khí đá quý được gửi tại ngân hàng. Số liệu được sử dụng để trình bày trên BCTC của khoản mục này chính là số dư của tài khoản Tiền gửi ngân hàng sau khi được đối chiếu và điều chỉnh theo sổ phụ ngân hàng vào thời điểm khóa sổ. -Tiền đang chuyển: Bao gồm các khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ mà doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc Nhà nước, hoặc đã gửi qua bưu điện để chuyển cho ngân hàng, hay làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng để trả nợ cho các đơn vị khác, thế nhưng đến ngày khóa sổ thì doanh nghiệp vẫn chưa nhận được giấy báo hay bản sao kê của ngân hàng, hoặc giấy báo Có của Kho Bạc. 1.2.1.2 Đặc điểm Khoản mục tiền dễ bị ảnh hưởng và có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng khác: doanh thu, chi phí, công nợ và hầu hết các tài sản khác của DN. Do tiền thường được sử dụng để phân tích khả năng thanh toán của một doanh nghiệp, nên đây là khoản mục có nhiều khả năng trình bày sai lệch. Ngoài ra, còn có trường hợp tuy số tiền trên BCTC vẫn đúng nhưng sai lệch đã diễn ra trong các nghiệp vụ phát sinh và làm ảnh hưởng đến các khoản mục khác. Số phát sinh của các tài khoản tiền thường lớn hơn số phát sinh hầu hết các tài khoản khác. Vì thế, những sai phạm trong các nghiệp vụ liên quan đến tiền có SVTH: Nguyễn Lê Bích Trâm
Khóa luận tốt nghiệp 7 GVHD: ThS. Trịnh Ngọc Anh nhiều khả năng xảy ra và khó bị phát hiện nếu không có một hệ thống KSNB và các thủ tục kiểm soát không ngăn chặn hay phát hiện được. 1.2.1.3 Mục tiêu kiểm toán khoản mục tiền Bảng 1.1: Các mục tiêu kiểm toán tiền MỤC TIÊU MỤC TIÊU KIỂM TOÁN TIỀN KIỂM TOÁN CHUNG Hiện hữu Số dư các khoản tiền trên BCTC là có thực. Đầy đủ Các khoản tiền có thực phải được ghi sổ đầy đủ. Quyền Các khoản tiền phải thuộc quyền sở hữu của đơn vị. Đánh giá Các khoản tiền được ghi nhận và tính toán hợp lý. Các khoản tiền ghi sổ theo đúng số tiền nhận được, được Ghi chép chính xác ghi chép chính xác, thống nhất giữa sổ chi tiết và sổ Cái Trình bày và công bố Các khoản tiền được trình bày đúng đắn, công bố đầy đủ 1.2.2 Khoản mục nợ phải thu khách hàng 1.2.2.1 Khái niệm Trên BCĐKT, nợ phải thu khách hàng được trình ở phần A “Tài sản ngắn hạn”, gồm khoản mục Phải thu khách hàng ghi theo số phải thu gộp và khoản mục Dự phòng phải thu khó đòi được ghi số âm. Do đó, hiệu số giữa phải thu khách hàng và dự phòng phải thu khó đòi sẽ phản ánh số nợ phải thu thuần, tức giá trị thuần có thể thực hiện được. Riêng khoản phải thu dài hạn của khách hàng được trình bày trong phần B “Tài sản dài hạn”. 1.2.2.2 Đặc điểm Đây là khoản mục quan trọng trên BCĐKT, có liên quan mật thiết đến kết quả kinh doanh. Người sử dụng BCTC thường có dựa vào mối liên hệ giữa tài sản và công nợ để đánh giá khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Do đó luôn có khả năng đơn vị ghi tăng các khoản nợ phải thu khách hàng so với thực tế, thổi phồng doanh thu và lợi nhuận của đơn vị, nhằm làm tăng khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Ngoài ra, khoản mục nợ phải thu khách hàng là một tài sản khá nhạy cảm, dễ phát sinh gian lận như bị nhân viên chiếm dụng hoặc tham ô. SVTH: Nguyễn Lê Bích Trâm
Khóa luận tốt nghiệp 8 GVHD: ThS. Trịnh Ngọc Anh Nợ phải thu khách hàng được trình bày theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Tuy nhiên, việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi thường được dựa vào ước tính của nhà quản lý nên có nhiều khả năng sai sót và khó kiểm tra do đánh giá không hợp lý. Sơ đồ1.1: Hạch toán Nợ phải thu khách hàng TK 111, 112 TK 131 TK 111, 112 Các khoản chi hộ khách hàng Khách hàng ứng trước hoặc thanh toán tiền TK 511, 515, 711 TK 331 Bù trừ nợ Doanh thu chưa thu Tổng giá thu tiền & thu về thanh phải TK 521 lý nhượng bán TSCĐ thanh Chiết khấu thương mại chưa thu tiền toán Giảm giá hàng bán TK 3331 Hàng bán bị trả lại TK 33311 Thuế GTGT (nếu có) Thuế GTGT (nếu có) TK635 TK413 Chiết khấu thanh toán TK 1592, 642 Lãi tỷ giá khi đánh giá số dư Nợ khó đòi xử lý xóa sổ các khỏan phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ cuối năm TK 004 Đồng thời ghi TK 413 Lỗi tỷ giá đánh giá số dư các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ 1.2.2.3 Nguyên tắc trích lập Dự phòng nợ phải thu khó đòi (theo Thông tư 34/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 và Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ) a) Điều kiện: Các khoản thu khó đòi phải đảm bảo các điều kiện sau: SVTH: Nguyễn Lê Bích Trâm
Khóa luận tốt nghiệp 9 GVHD: ThS. Trịnh Ngọc Anh Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác. Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất. Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi: + Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác. + Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng các tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng…) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết. b) Phương pháp Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi như trên. Trong đó: Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau: + 30% giá trị với các khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên. Đối với nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng các tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng…) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết…thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng. Sau khi lập dự phòng cho từng khoản mục nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các loại vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. c) Xử lý khoản dự phòng: SVTH: Nguyễn Lê Bích Trâm