Khóa luận tốt nghiệp Kế toán - Kiểm toán: Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt động cho thuê tài chính tại Công ty TNHH MTV cho thuê tài chính Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:84

Thêm vào BST

Báo xấu

5
lượt xem 0
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích nghiên cứu của đề tài là tìm hiểu và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH MTV Cho thuê tài chính Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín trong thời gian qua để từ đó đưa ra những nhận xét kiến nghị đứng dưới vai trò là thực tập sinh khi được tiếp xúc với môi trường làm việc tại đơn vị.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khóa luận tốt nghiệp Kế toán - Kiểm toán: Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt động cho thuê tài chính tại Công ty TNHH MTV cho thuê tài chính Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG ́ ́ KHOA LUẬN TÔT NGHIỆP TÌM HIỂU VÀ ĐANH GIA HỆ THÔNG KIỂM SOAT ́ ́ ́ ́ NỘI BỘ TRONG HOẠT ĐỘNG CHO THUÊ TÀ I CHÍ NH TẠI CÔNG TY TNHH MTV CHO THUÊ TÀ I ̀ CHÍ NH NGÂN HÀ NG SÀ I GON THƯƠNG TÍ N Ngành: Kế toán Chuyên ngành: Kế toán – Kiểm toán ́ Giảng viên hướng dẫn: Ths. THAI THI ̣ NHO Sinh viên thực hiện: Phan Thi ̣Thanh Vy MSSV: 1211180789 Lớp: 12DKKT02 TP. Hồ Chí Minh, 2016 i
̀ LƠI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Những kết quả và các số liệu trong khóa luận được thực hiện tại Công ty TNHH MTV Cho thuê tài chinh Ngân ́ hàng Sài Gòn Thương Tín, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này. TP. Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 20… Tác giả (Ký tên) i
LỜI CẢM ƠN Để có được những kết quả của ngày hôm nay, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Quý thầy cô trong Khoa Kế toán – Kiểm toán của nhà trường, những người đã dìu dắt, hướng dẫn cũng như truyền đạt những kiến thức quý báu trong suốt thời gian chúng em học tập tại trường. Và trên hết, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến: Cô Thái Thi Nho đã tận tình hướng dẫn chúng em trong quá trình nghiên cứu và giúp đỡ chúng ̣ em hoàn thành tốt bài khóa luâ ̣n tố t nghiê ̣p này. Ban lãnh đạo cùng toàn thể anh chị trong Công ty TNHH MTV Cho thuê tài chinh ́ Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín cũng đã tạo điều kiện tốt nhất để em có cơ hội được thực tâ ̣p, tiếp xúc với môi trường thực tế để em có thể thực hiện bài khóa luâ ̣n này. Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện bài khóa luâ ̣n tố t nghiê ̣p này, mặc dù đã rất cố gắng, tuy nhiên do năng lực cũng như thời gian còn hạn chế nên em cũng không tránh khỏi những thiếu sót cần phải bổ sung và hoàn thiện hơn. Rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy cô cùng Ban lãnh đạo công ty cho bài khóa luâ ̣n tố t nghiê ̣p này để em có thêm kiến thức cùng kinh nghiệm ngày càng hoàn thiện bản thân và lấ y đó làm hành trang để chuẩ n bi ̣vững bước vào xã hô ̣i thực hiê ̣n tiế p ước mơ của bản thân. Xin chân thành cảm ơn! TP. Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 20… (SV Ký và ghi rõ họ tên) ii
́ ̀ ́ ́ DANH MỤC CAC TƯ VIÊT TĂT STT ̀ ́ ́ TƯ VIÊT TĂT TƯ VIÊT ĐẦY ĐỦ ̀ ́ 1 TNHH Trách nhiê ̣m hữu ha ̣n 2 MTV Mô ̣t thành viên 3 CTTC Cho thuê tài chính 4 NH Ngân hàng 5 NHTM Ngân hàng thương ma ̣i 6 NHNN Ngân hàng nhà nước 7 TMCP Thương ma ̣i cổ phầ n 8 TGĐ Tổ ng giám đố c 9 HĐQT Hô ̣i đồ ng quản tri ̣ 10 GTGT Giá tri ̣gia tăng 11 QHKH Quan hê ̣ khách hàng 12 TD Thẩ m đinh ̣ 13 BGĐ Ban giám đố c 14 CMND Chứng minh nhân dân 15 HĐMB Hơ ̣p đồ ng mua bán 16 TCKT Tài chinh kế toán ́ 17 BCTC Báo cáo tài chinh ́ 18 CP Cổ phầ n 19 HTKD Hỗ trơ ̣ kinh doanh iii
́ ̉ DANH MỤC CAC BANG Bảng 3.1: Tình hình hoa ̣t đô ̣ng kinh doanh của công ty từ năm 2013 đế n năm 2016 Bảng 3.2: Tinh hình tổ ng dự nơ ̣ theo đố i tươ ̣ng khách hàng của công ty từ năm 2013 đế n ̀ năm 2016 Bảng 3.3: Tinh hình tài sản có và vố n tự có của các công ty CTTC ta ̣i Viê ̣t Nam ̀ DANH MỤC CAC BIỂU ĐÔ ́ ̀ Biể u đồ 3.1: Dư nơ ̣ theo đố i tươ ̣ng khách hàng của công ty vào Quý 1/2016 ́ DANH MỤC CAC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Quy trinh chung cho viê ̣c đánh giá rủi ro ̀ Sơ đồ 2.2: Quy trình cho thuê tài chính hai bên Sơ đồ 2.3: Quy trình cho thuê tài chính liên quan giữa 3 bên Sơ đồ 2.4: Quy trình chung của hoa ̣t đô ̣ng cho thuê tài chính Sơ đồ 3.1: Tổ chức bô ̣ máy quản lý của công ty Sơ đồ 4.1: Trình tự tiế p nhâ ̣n hồ sơ cho thuê tài chính của Sacombank – SBL Sơ đồ 4.2: Trình tự thẩ m đinh cho thuê tài chính ta ̣i Sacombank – SBL ̣ Sơ đồ 4.3: Trình tự xét duyê ̣t cho thuê tài chính ta ̣i Sacombank – SBL Sơ đồ 4.4: Trình tự giải ngân cho thuê tài chính ta ̣i Sacombank – SBL Sơ đồ 4.5: Trình tự ha ̣ch toán viê ̣c thu nơ ̣ khách hàng Sơ đồ 4.6: Quy trình lưu trữ chứng từ ha ̣ch toán ta ̣i phòng tài chính kế toán Sơ đồ 4.7: Sơ đồ dòng dữ liê ̣u lưu trữ chứng từ ́ ̉ DANH MỤC CAC HÌ NH ANH Hinh 4.1: Mô phỏng mẫu da ̣ng tóm lươ ̣c mẫu tờ trình đề xuấ t cho thuê tài chính ̀ Hinh 4.2: Mẫu thông báo đồ ng ý cho thuê tài chính của Sacombank Leasing ̀ Hinh 4.3: Mô phỏng da ̣ng tóm lươ ̣c của hơ ̣p đồ ng cho thuê tài chính ̀ Hinh 4.4: Mô phỏng mẫu thông báo thanh lý hơ ̣p đồ ng cho thuê tài chính ̀ Hinh 4.5: Mẫu biên bản thanh lý hơ ̣p đồ ng cho thuê tài chinh ̀ ́ iv
MỤC LỤC CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI .........................................................................1 1.1 Lý do chọn đề tài............................................................................................................1 1.2 Mục đích nghiên cứu .....................................................................................................1 1.3 Đố i tươ ̣ng và phạm vi nghiên cứu .................................................................................2 1.4 Phương pháp nghiên cứu ...............................................................................................2 1.5 Kết cấu đề tài: gồm 5 chương ........................................................................................2 ́ ̉ CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THÔNG KIÊM SOAT NỘI BỘ ..3 ́ 2.1 Khái niê ̣m, bản chấ t và mu ̣c tiêu hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô .........................................3 ̣ 2.1.1 Mô ̣t số khái niệm về hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ ................................................3 2.1.2 Bản chấ t của kiể m soát nô ̣i bô ̣ ...........................................................................4 2.1.3 Các mu ̣c tiêu cơ bản của kiể m soát nô ̣i bô .........................................................4 ̣ 2.1.4 Vai trò của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ ...............................................................5 2.2 Các yế u tố cơ bản của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô..........................................................6 ̣ 2.2.1 Môi trường kiể m soát .........................................................................................6 2.2.2 Đánh giá rủi ro ..................................................................................................7 2.2.3 Hoa ̣t đô ̣ng kiể m soát...........................................................................................8 2.2.4 Thông tin và truyề n thông ..................................................................................9 2.2.5 Giám sát .............................................................................................................10 2.3 Vai trò và trách nhiê ̣m của các đố i tươ ̣ng có liên quan đế n kiể m soát nô ̣i bô ...............11 ̣ 2.4 Những lơ ̣i ich và ha ̣n chế tiề m tàng của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ..............................12 ́ ̣ 2.4.1 Lơ ̣i ích của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣...............................................................12 2.4.2 Ha ̣n chế tiề m tàng của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ .............................................12 2.5 Tổ ng quan về hoa ̣t đô ̣ng cho thuê tài chính ...................................................................13 2.5.1 Khái niê ̣m hoa ̣t đô ̣ng cho thuê tài chính ............................................................13 2.5.2 Các chủ thể tham gia vào giao dich cho thuê tài chinh ......................................14 ̣ ́ 2.5.3 Mô ̣t số loa ̣i hình cho thuê tài chính ....................................................................15 2.5.4 Đă ̣c điể m của hơ ̣p đồ ng cho thuê tài chính ........................................................17 2.6 Kiể m soát nô ̣i bô ̣ đố i với hoa ̣t đô ̣ng cho thuê tài chính .................................................19 2.6.1 Mu ̣c đích kiể m soát nô ̣i bô ̣ đố i với hoa ̣t đô ̣ng cho thuê tài chính ......................19 v
2.6.2 Các hoa ̣t đô ̣ng kiể m nô ̣i bô ̣ quy trình cho thuê tài chính ...................................19 CHƯƠNG 3: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV CHO THUÊ TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG SÀI GÒN THƯƠNG TÍN ........................................................................20 3.1 Tổng quan về quá trình hình thành và phát triển của công ty........................................20 3.1.1 Vài nét về Ngân hàng Sài Gòn Thương Tin – Sacombank ................................20 ́ 3.1.2 Lich sử hình thành và phát triể n của Công ty TNHH MTV Cho thuê tài chính NH ̣ Sài Gòn Thương Tin ............................................................................................................21 ́ 3.2 Cơ cấu tổ chức, bô ̣ máy quản lý của công ty .................................................................23 3.3 Tình hình công ty trong những năm 2013-2016 ............................................................26 3.3.1 Tinh hinh tổ ng quan của công ty trong những năm 2013-2016 .........................26 ̀ ̀ 3.3.2 Tình hình hoa ̣t đô ̣ng cho thuê tài chính ta ̣i công ty trong năm 2013-2016 ........27 3.3.3 Tinh hinh về thị trường cho thuê tài chính Việt Nam ........................................28 ̀ ̀ ́ ̉ ́ CHƯƠNG 4: THỰC TRẠNG HỆ THÔNG KIÊM SOAT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CHO THUÊ TÀ I CHÍ NH TẠI CÔNG TY TNHH MTV CHO THUÊ TÀ I CHÍ NH NGÂN ̀ HÀ NG SÀ I GON THƯƠNG TÍ N ....................................................................................30 4.1 Mu ̣c tiêu kiể m soát .........................................................................................................30 4.2 Môi trường kiể m soát .....................................................................................................30 4.2.1 Tính trung thực và giá tri ̣đa ̣o đức ......................................................................30 4.2.2 Cam kế t về năng lực ...........................................................................................31 4.2.3 Hô ̣i đồ ng quản tri ̣và Ủy ban kiể m toán .............................................................31 4.2.4 Triế t lý quản lý và phong cách điề u hành của nhà quản lý ................................31 4.2.5 Cơ cấ u tổ chức ....................................................................................................32 4.2.6 Phân đinh quyề n ha ̣n và trách nhiê ̣m ................................................................32 ̣ 4.2.7 Chính sách nhân sự ...........................................................................................33 4.3 Đánh giá rủi ro ...............................................................................................................33 4.3.1 Nhâ ̣n da ̣ng rủi ro trong hoa ̣t đô ̣ng cho thuê tài chính .......................................33 4.3.2 Đánh giá ............................................................................................................34 4.3.3 Biê ̣n pháp ..........................................................................................................34 4.4 Hoa ̣t đô ̣ng kiể m soát ......................................................................................................35 4.4.1 Các thủ tu ̣c kiể m soát chung ..............................................................................35 vi
4.4.2 Các thủ tu ̣c kiể m soát chi tiế t .............................................................................38 4.4.2.1 Kiể m soát viê ̣c tiế p nhâ ̣n hồ sơ cho thuê tài chinh .....................................38 ́ 4.4.2.2 Kiể m soát viê ̣c thẩ m đinh đánh giá dự án/ tài sản cho thuê tài chính .......39 ̣ 4.4.2.3 Kiể m soát quá trinh xét duyê ̣t và giải ngân ................................................41 ̀ 4.4.2.4 Kiể m soát viê ̣c bàn giao và nghiê ̣m thu tài sản ..........................................44 4.4.2.5 Kiể m soát quá trình giám sát viê ̣c cho thuê tài chính .................................44 4.4.2.6 Kiể m soát viê ̣c tấ t toán hơ ̣p đồ ng cho thuê tài chinh ..................................47 ́ 4.4.2.7 Kiể m soát viê ̣c lưu trữ hồ sơ khách hàng ...................................................48 4.4.3 Minh ho ̣a ............................................................................................................49 4.5 Thông tin và truyề n thông .............................................................................................57 4.6 Giá m sát ........................................................................................................................58 ́ ́ ́ ̉ CHƯƠNG 5: ĐANH GIA VÀ KIÊN NGHI ̣ VỀ HỆ THÔNG KIÊM SOAT NỘI BỘ ́ ́ QUY TRÌNH CHO THUÊ TÀ I CHÍ NH TẠI CÔNG TY TNHH MTV CHO THUÊ ̀ TÀ I CHÍ NH NGÂN HÀ NG SÀ I GON THƯƠNG TÍ N .................................................59 5.1 Đánh giá về hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ..........................................................................59 ̣ 5.1.1 Các kế t quả đa ̣t đươ ̣c ..........................................................................................59 5.1.2 Mô ̣t số điể m ha ̣n chế .........................................................................................60 5.1.3 Mô ̣t số kiế n nghi ̣khắ c phu ̣c ha ̣n chế ..................................................................61 5.2 Mô ̣t số kiế n nghi khác ....................................................................................................62 ̣ 5.2.1 Kiế n nghi ̣đố i với Ban giám đố c ........................................................................62 5.2.2 Kiế n nghi ̣với các phòng ban..............................................................................62 5.2.3 Kiế n nghi ̣đố i với các tổ chức khác ....................................................................63 ́ KÊT LUẬN .........................................................................................................................65 ̉ TÀ I LIỆU THAM KHAO .................................................................................................66 PHỤ LỤC ............................................................................................................................67 vii
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI 1.1 Lý do cho ̣n đề tài Với bối cảnh nền kinh tế Việt Nam hiện nay đang vận hành theo cơ chế thị trường và trong xu thế hội nhập, cạnh tranh diễn ra ngày càng gay gắt, khốc liệt đòi hỏi các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải mở rộng theo cả chiều rộng lẫn chiều sâu nếu như các đơn vị muốn tồn tại một cách ổn định và bền vững trên thị trường từ đó ngày càng phát triển. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có thể quản lý cũng như kiểm soát tốt tình hình hoạt động, tính tuân thủ theo các quy định cũng như báo cáo tài chính của đơn vị. Là hoa ̣t đô ̣ng tin du ̣ng trung và dài ha ̣n, cho thuê tài chinh luôn ẩ n chứa rấ t nhiề u những ́ ́ rủi ro. Chinh vì vâ ̣y viê ̣c thành lâ ̣p hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ là mô ̣t vấ n đề cấ p thiế t và quan ́ tro ̣ng hiê ̣n nay đố i với các tổ chức tín du ̣ng nói chung và các tổ chức cho thuê tài chính nói riêng khi thi trường cho thuê tài chinh ta ̣i Viê ̣t Nam đang đươ ̣c đánh giá là thi trường đầ y tiề m ̣ ́ ̣ năng phát triể n trong tương lai. Tuy chỉ là những chính sách hoă ̣c các thủ tu ̣c những quy đinh ̣ nhưng nó đóng mô ̣t vai trò khá quan tro ̣ng, quyế t đinh sự thành công hay thấ t ba ̣i của mô ̣t tổ ̣ chức. Nhâ ̣n thức đươ ̣c điề u đó em quyế t đinh cho ̣n đề tài “TÌM HIỂU HỆ THÔNG KIỂM ̣ ́ ́ ̀ SOAT NỘI BỘ TRONG HOẠT ĐỘNG CHO THUÊ TAI CHÍNH TẠI CÔNG TY TNHH ̀ ̀ ̀ ̀ MTV CHO THUÊ TAI CHÍNH NGÂN HANG SAI GON THƯƠNG TÍN” mô ̣t phầ n để so sánh áp du ̣ng những lý thuyế t đã ho ̣c vào viê ̣c quan sát và ho ̣c tâ ̣p thực tế ta ̣i công ty, mô ̣t phầ n muố n ho ̣c hỏi và trau dồ i những kiế n thức về quy trình hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ chung trong hoa ̣t đô ̣ng cho thuê tài chinh này, đồ ng thời biế t rõ hơn về thực tra ̣ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ ta ̣i Công ́ ty TNHH MTV Cho thuê tài chinh Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín. Có thể nói, hoa ̣t đô ̣ng ́ trong linh vực với rủi ro mang la ̣i cho đơn vi ̣ cho thuê tài chinh là khá cao, nhưng Công ty ̃ ́ TNHH MTV Cho thuê tài chinh Ngân hàng Sài Gòn Thương Tin đã xây dựng cho mình mô ̣t ́ ́ hê ̣ thố ng kiể m soát tuy có thể nói là chưa hoàn thiê ̣n nhưng bên ca ̣nh đó công ty đã kiể m soát cũng như xử lý các tinh huố ng cho thuê tài chinh khá tố t và làm cho chúng luôn nằ m ở dưới ̀ ́ tầ m kiể m soát. 1.2 Mục đích nghiên cứu Mục đích nghiên cứu của đề tài là tìm hiể u và đánh giá thực tra ̣ng hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ ta ̣i Công ty TNHH MTV Cho thuê tài chính Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín trong thời 1
gian qua để từ đó đưa ra những nhâ ̣n xét kiế n nghi đứng dưới vai trò là thực tâ ̣p sinh khi đươ ̣c ̣ tiế p xúc với môi trường làm viê ̣c ta ̣i đơn vi.̣ 1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng và pha ̣m vi nghiên cứu là tim hiể u và đánh giá hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ ta ̣i ̀ Công ty TNHH MTV Cho thuê tài chính Ngân hàng Sài Gòn Thương Tin. ́ 1.4 Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử du ̣ng phương pháp nghiên cứu đinh tinh như sau: ̣ ́ - Phương pháp so sánh, suy luâ ̣n: so sánh giữa dựa trên lý thuyế t khuôn khổ theo COSO 2013 với mô hình kiể m soát nô ̣i bô ̣ đang đươ ̣c áp du ̣ng ta ̣i công ty. - Phương pháp quan sát: tiế n hành quan sát thực tế công tác kiể m soát nô ̣i bô ̣ ta ̣i công ty từ bô ̣ máy quản lý đế n chức năng, nhiê ̣m vu ̣ của từng phòng ban liên quan đế n công tác kiể m soát nô ̣i bô ̣ ta ̣i công ty. - Phương pháp phỏng vấ n: phỏng vấ n trực tiế p cá nhân có trách nhiê ̣m liên quan công tác kiể m soát nô ̣i bô ̣ để tìm hiể u thực tra ̣ng công tác nô ̣i bô ̣ ta ̣i công ty. 1.5 Kế t cấ u đề tài Kế t cấ u của đề tài gồ m 5 chương Chương 1: GIƠI THIỆU VỀ ĐỀ TAI ́ ̀ Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHUNG VỀ HỆ THÔNG KIỂM SOAT NỘI BỘ ́ ́ Chương 3: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV CHO THUÊ TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG SÀI GÒN THƯƠNG TÍN Chương 4: THỰC TRẠNG HỆ THÔNG KIỂM SOAT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH MTV ́ ́ ̀ ̀ ̀ ̀ CHO THUÊ TAI CHÍ NH NGÂN HANG SAI GON THƯƠNG TÍN Chương 5: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 2
́ ̉ ́ CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THÔNG KIÊM SOAT NỘI BỘ 2.1 Khái niêm, bản chấ t và mu ̣c tiêu của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ ̣ Hoa ̣t đô ̣ng kiể m soát luôn là khâu quan tro ̣ng trong quá trinh quản lý, điề u hành của ̀ nhà quản tri ̣ nhằ m đa ̣t đươ ̣c các mu ̣c tiêu của tổ chức. Hoa ̣t đô ̣ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ đươ ̣c gắ n liề n với hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣. Cùng với sự phát triể n của thực tiễn quản lý, khái niê ̣m kiể m soát nô ̣i bô ̣ đã hình thành và phát triể n để trở thành mô ̣t hê ̣ thố ng lý luâ ̣n về vấ n đề kiể m soát trong tổ chức. 2.1.1 Mô ̣t số khái niêm về hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ ̣ Hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ là công cu ̣ chủ yế u để thực hiê ̣n chức năng kiể m soát trong mo ̣i quy trinh quản lý của đơn vi.̣ Hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ cung cấ p thông tin cho cả bên trong ̀ và bên ngoài của mô ̣t tổ chức. - Theo Hô ̣i kế toán Anh quố c (England Association of Accountant – EAA) đinh nghia hê ̣ ̣ ̃ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ như sau: “Một hê ̣ thố ng kiể m soát nội toàn diê ̣n có kinh nghiê ̣m tài chính và linh vực khách nhau được thành lập được thành lập bởi Ban quản lý: Tiế n hành kinh ̃ doanh của đơn vi ̣ trong trật tự và có hiê ̣u quả; đảm bảo tuân thủ tuyê ̣t đố i đường lố i kinh doanh của ban quản tri ̣; giữ an toàn tài sản; đảm bảo tính toàn diê ̣n và chính xác của số liê ̣u hạch toán, những thành phầ n riêng lẻ của hê ̣ thố ng kiể m soát nội bộ được coi là hoạt động kiể m tra hoặc hoạt động kiể m tra nội bộ” - Theo liên đoàn kế toán quố c tế (IFCA) thì: “Hê ̣ thố ng kiể m soát nội bộ là kế hoạch của đơn vi ̣ và toàn bộ các phương pháp, các bước công viê ̣c mà các nhà quản lý doanh nghiê ̣p tuân theo. Hê ̣ thố ng kiể m soát nội bộ trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắ c chắ n theo trình tự và kinh doanh có hiê ̣u quả kể cả viê ̣c tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiê ̣n sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầ y đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính ki ̣p thời, đáng tin cậy.” - Theo Báo cáo COSO - Committee of Sponsoring Organization (1992) đinh nghia: “Kiể m ̣ ̃ soát nội bộ là một quá trình, chi ̣u ảnh hưởng bởi Hội đồ ng Quản tri ̣, người quản lý và các nhân viên của đơn vi ̣, được thiế t lập để cung cấ p một sự đảm bảo hợp lý nhằ m đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo tài chính, tuân thủ”. 3
2.1.2 Bản chấ t của kiể m soát nô ̣i bô ̣ Kiể m soát nô ̣i bô ̣ là một quá trình: tức khẳng định kiể m soát nô ̣i bô ̣ không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện rộng khắp trong doanh nghiệp. kiể m soát nô ̣i bô ̣ tỏ ra hữu hiệu nhất khi nó được xâ dựng như một phần cơ bản trong hoạt động của doanh nghiệp chứ không phải là một sự bổ sung cho các hoạt động của doanh nghiệp hoặc là một gánh nặng bị áp đặt bởi các cơ quan quản lý hay thủ tục hành chính. kiể m soát nô ̣i bô ̣ phải là một bộ phận giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình. Kiể m soát nô ̣i bô ̣ bị chi phối bởi con người trong đơn vị (bao gồm ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên). Con người đặt ra mục tiêu và đưa cơ chế kiểm soát vào vận hành hướng tới các mục tiêu đã định. Ngược lại, kiể m soát nô ̣i bô ̣ cũng tác động đến hành vi của con người. Mỗi cá nhân có một khả năng, suy nghĩ và ưu tiên khác nhau khi làm việc và họ không phải luôn luôn hiểu rõ nhiệm vụ của mình cũng như trao đổi và hành động một cách nhất quán. kiể m soát nô ̣i bô ̣ sẽ tạo ra ý thức kiểm soát ở mỗi cá nhân và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức. Đảm bảo hợp lý: kiể m soát nô ̣i bô ̣ chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho ban giám đốc và nhà quản lý việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. Điều này là do những hạn chế tiềm tàng trong hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ như: sai lầm của con người, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của nhà quản lý và do mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí của việc thiết lập nên hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣. 2.1.3 Các mục tiêu cơ bản của kiể m soát nô ̣i bô ̣ Kiể m soát nô ̣i bô ̣ là mô ̣t chức năng thường xuyên của các đơn vi,̣ tổ chức và trên cơ sở xác đinh rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công viê ̣c để tìm ra biê ̣n pháp ngăn chă ̣n nhằ m ̣ thực hiê ̣n hiê ̣u quả tấ t cả các mu ̣c tiêu đă ̣t ra của đơn vi ̣như sau:  Mục tiêu về tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính Đơn vị phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà mình cung cấp. Thông tin kế toán, tài chinh do bô ̣ máy kế toán tài chinh xử lý và tổ ng hơ ̣p là căn cứ ́ ́ quan tro ̣ng cho viê ̣c hình thành các quyế t đinh của các nhà quản lý. Điề u này cho thấ y các ̣ thông tin cung cấ p cầ n phải đảm bảo tinh kip thời về thời gian, tính chinh xác và tin câ ̣y về ́ ̣ ́ thực tra ̣ng hoa ̣t đô ̣ng, phản ánh đầ y đủ và khách quan các nô ̣i dung chủ yế u của mo ̣i hoa ̣t đô ̣ng kinh tế , tài chinh. ́ 4
 Mục tiêu về tính tuân thủ các luật lê ̣ và quy đi ̣nh Hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ đươ ̣c thiế t kế trong doanh nghiê ̣p phải đảm bảo các quyế t đinh và ̣ chế đô ̣ pháp lý đươ ̣c tuân thủ đúng mức. Cu ̣ thể hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ cầ n: - Duy trì và kiể m tra viê ̣c tuân thủ các chính sách có liên quan đế n hoa ̣t đô ̣ng của doanh nghiê ̣p. - Ngăn chă ̣n và phát hiê ̣n kip thời cũng như xử lý các sai pha ̣m và gian lâ ̣n trong mo ̣i hoa ̣t ̣ đô ̣ng của doanh nghiê ̣p. - Đảm bảo viê ̣c ghi chép kế toán đầ y đủ, chinh xác cũng như viê ̣c lâ ̣p báo cáo tài chinh trung ́ ́ thực và khách quan.  Mục tiêu về sự hữu hiê ̣u và hiê ̣u quả của các hoạt động Các quá trình kiể m soát trong mô ̣t đơn vi ̣đươ ̣c thiế t kế nhằ m ngăn ngừa sự lă ̣p la ̣i không cầ n thiế t các tác nghiê ̣p, gây ra sự quản lý trong hoa ̣t đô ̣ng và sử du ̣ng kém hiê ̣u quả các nguồ n lực trong doanh nghiê ̣p, ngoài ra còn giúp đơn vi nâng cao uy tín, mở rô ̣ng thi phầ n, thực hiê ̣n ̣ ̣ các chiế n lươ ̣c kinh doanh,… Bên ca ̣nh đó đinh kỳ, các nhà quản lý thường đánh giá kế t quả hoa ̣t đô ̣ng trong doanh ̣ nghiê ̣p đươ ̣c thực hiê ̣n với cơ chế giám sát của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ doanh nghiê ̣p nhằ m nâng cao khả năng quản lý, điề u hành của bô ̣ máy quản lý doanh nghiê ̣p. 2.1.4 Vai trò của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ Nhờ có hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ mà doanh nghiê ̣p hoa ̣t đô ̣ng hiê ̣u quả hơn và ngày càng phát triể n, giảm thiể u những sai sót và rủi ro trong quản lý cũng như trong hoa ̣t đô ̣ng kinh doanh. Thông qua hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ doanh nghiê ̣p phát hiê ̣n đươ ̣c những thiê ̣t ha ̣i, sai sót và hành vi vi pha ̣m trong viê ̣c sử du ̣ng tài sản chung của doanh nghiê ̣p. Từ đó đề ra đươ ̣c những biê ̣n pháp bảo vê ̣ tài sản hữu hiê ̣u và sử du ̣ng hơ ̣p lý hơn nguồ n tài sản của doanh nghiê ̣p. Hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ duy trì và kiể m tra viê ̣c tuân thủ các chính sách có liên quan đế n các hoa ̣t đô ̣ng, ngăn chă ̣n và phát hiê ̣n kip thời những gian lâ ̣n và sai sót trong mo ̣i hoa ̣t ̣ đô ̣ng của doanh nghiê ̣p. Ngoài ra, những thông tin không đáng tin câ ̣y cũng đươ ̣c phát hiê ̣n nế u kiể m soát nô ̣i bô ̣ hữu hiê ̣u. Theo báo cáo của COSO 2013, sự hữu hiê ̣u của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ đươ ̣c đánh giá dựa trên 5 bô ̣ phâ ̣n của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣. Viê ̣c xác đinh tổ ng quan hê ̣ thố ng kiể m ̣ 5
soát nô ̣i bô ̣ có hiê ̣u quả hay không là kế t quả của viê ̣c đánh giá liê ̣u mỗi bô ̣ phâ ̣n của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ có hữu hiê ̣u và hiê ̣u quả hay không. 2.2 Các yế u tố cơ bản của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ theo COSO 2013 2.2.1 Môi trường kiểm soát Là những yế u tố bên trong và bên ngoài của công ty ảnh hưởng đế n hoa ̣t đô ̣ng của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ và là các yế u tố ta ̣o ra môi trường mà trong đó toàn bô ̣ thành viên của công ty nhâ ̣n thức đươ ̣c tầ m quan tro ̣ng của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣. Tạo ra sắc thái chung trong đơn vị - nơi mỗi người tiến hành các hoạt động và thực hiện nghĩa vụ kiểm soát của mình. Chính môi trường kiểm soát làm nền tảng cho các thành phần khác của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣. Các nhân tố trong môi trường kiể m soát bao gồ m: - Sự trung thực và giá tri ̣đa ̣o đức: các nhà quản lý cấ p cao phải xây dựng những chuẩ n mực về đa ̣o đức trong đơn vi để ngăn cản và ha ̣n chế những hành vi thiế u đa ̣o đức hoă ̣c sự vi pha ̣m ̣ đa ̣o đức của các thành viên trong đơn vi.̣ Đồ ng thời, nhà quản lý cũng cầ n phải làm gương cho cấ p dưới về viê ̣c tuân thủ các chuẩ n mực đa ̣o đức và cầ n phải phổ biế n những chuẩ n mực đa ̣o đức cho tấ t cả các thành viên bằ ng mo ̣i hình thức thích hơ ̣p. - Đảm bảo về năng lực: là sự đảm bảo rằ ng mo ̣i nhân viên có những kỹ năng chuyên môn và hiể u biế t cầ n thiế t trong từng phầ n công viê ̣c mà mình phu ̣ trách, nế u như không đáp ứng đươ ̣c điề u kiê ̣n căn bản này thì sẽ dẫn đế n viê ̣c không hữu hiê ̣u và hiê ̣u quả trong các nhiê ̣m vu ̣ đươ ̣c giao phó. - Hô ̣i đồ ng quản tri và Ban kiể m soát: thông qua các hoa ̣t đô ̣ng giám sát của mình (sự tuân thủ ̣ pháp luâ ̣t, lâ ̣p báo cáo tài chinh, giữ sự đô ̣c lâ ̣p của kiể m toán nô ̣i bô ̣,…) các bô ̣ phâ ̣n này có ́ những tác đô ̣ng quan tro ̣ng cho viê ̣c thực hiê ̣n các mu ̣c tiêu của đơn vi.̣ - Triế t lý quản lý và phong cách điề u hành của nhà quản lý: điề u này thể hiê ̣n qua quan điể m và nhâ ̣n thức của người quản lý; phong cách điề u hành la ̣i thể hiê ̣n qua cá tính, tư cách và thái đô ̣ của ho ̣ khi điề u hành đơn vi.̣ - Cơ cấ u tổ chức: đây là sự phân chia trách nhiê ̣m và quyề n ha ̣n giữa các bô ̣ phâ ̣n trong đơn vi,̣ nó góp phầ n rấ t lớn trong viê ̣c đa ̣t đươ ̣c mu ̣c tiêu. Mô ̣t cơ cấ u phù hơ ̣p sẽ là cơ sở để lâ ̣p kế hoa ̣ch, điề u hành, kiể m soát và giám sát các hoa ̣t đô ̣ng. Ngươ ̣c la ̣i, nế u thiế t kế không phù hơ ̣p sẽ khiế n cho các thủ tu ̣c kiể m soát mấ t tác du ̣ng. 6
- Cách thức phân đinh quyề n ha ̣n và trách nhiê ̣m: đây là viê ̣c cu ̣ thể hóa về quyề n ha ̣n và trách ̣ nhiê ̣m của từng thành viên trong đơn vi,̣ giúp cho từng thành viên nhâ ̣n thức đươ ̣c những công viê ̣c cu ̣ thể mà mình cầ n phải đảm nhiê ̣m và thực hiê ̣n như thế nào để cùng nhau đa ̣t đươ ̣c mu ̣c tiêu chung đã đă ̣t ra. - Chinh sách nhân sự và viê ̣c áp du ̣ng vào thực tế : là các chinh sách và thủ tu ̣c về tuyể n du ̣ng, ́ ́ huấ n luyê ̣n, bổ nhiê ̣m, đánh giá, sa thải, đề ba ̣t, khen thưởng và kỷ luâ ̣t các nhân viên trong đơn vi.̣ Đây là nhân tố có ảnh hưởng đáng kể đế n sự hữu hiê ̣u của môi trường thông qua viê ̣c tác đô ̣ng đế n các nhân tố khác trong môi trường kiể m soát. Môi trường kiể m soát có ảnh hưởng quan tro ̣ng đế n quá trinh thực hiê ̣n và kế t quả của ̀ các thủ tu ̣c kiể m soát. Mô ̣t môi trường kiể m soát tố t có thể ha ̣n chế phầ n nào sự thiế u sót của các thủ tu ̣c kiể m soát. Tuy nhiên, môi trường kiể m soát không thể thay thế cho các thủ tu ̣c kiể m soát cầ n thiế t. 2.2.2 Đánh giá rủi ro Mo ̣i hoa ̣t đô ̣ng bên trong và bên ngoài của mô ̣t đơn vi đề u có thể phát sinh những rủi ro và ̣ khó có thể kiể m soát đươ ̣c tấ t cả. Mỗi đơn vị phải ý thức được và đối phó với rủi ro mà mình gặp phải. Tiền đề cho việc đánh giá rủi ro là việc đặt ra mục tiêu (bao gồm mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động của doanh nghiệp). Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng và phân tích các rủi ro đe dọa các mục tiêu của mình. Trên cơ sở nhận dạng và phân tích các rủi ro, nhà quản lý sẽ xác định rủi ro nên được xử lý như thế nào. Để giới ha ̣n đươ ̣c rủi ro ở mức chấ p nhâ ̣n đươ ̣c, người quản lý dựa trên mu ̣c tiêu đã đươ ̣c xác đinh của đơn vi,̣ nhâ ̣n da ̣ng và phân tích rủi ro, từ đó mới có thể quản tri ̣rủi ro. ̣ Sơ đồ 2.1: Quy trinh chung cho viêc đánh giá rủi ro ̀ ̣ (Nguồ n: “Hê ̣ thố ng KSNB”, ketoankiengiang.com (2013)) 7
- Cu ̣ thể hóa các mu ̣c tiêu của đơn vi:̣ mu ̣c tiêu của đơn vi ̣là điề u kiê ̣n tiên quyế t để đánh giá rủi ro. Trong quá trình đánh giá rủi ro, người quản lý cầ n phải dựa vào mu ̣c tiêu đã đươ ̣c thiế t lâ ̣p để cu ̣ thể hóa thành các mu ̣c tiêu và phổ biế n để từng bô ̣ phâ ̣n, từng hoa ̣t đô ̣ng có thể nhâ ̣n da ̣ng rủi ro. - Nhâ ̣n da ̣ng rủi ro: rủi ro có thể tác đô ̣ng đế n toàn đơn vi ̣ (sự đổ i mới về kỹ thuâ ̣t, nhu cầ u khách hàng, cải tiế n sản phẩ m của đố i thủ, thay đổ i chính sách nhà nước…) hoă ̣c từng bô ̣ phâ ̣n hoa ̣t đô ̣ng cu ̣ thể trong đơn vi ̣(như hoa ̣t đô ̣ng mua hàng, bán hàng,…). Nhà quản lý sử du ̣ng nhiề u phương pháp để nhâ ̣n da ̣ng những rủi ro khác nhau như: phương tiê ̣n dự báo, phân tích các dữ liê ̣u quá khứ, cho đế n viê ̣c rà soát thường xuyên các hoa ̣t đô ̣ng. - Phân tich và đánh giá rủi ro: viê ̣c phân tich và đánh giá rủi ro khá phức ta ̣p và cầ n nhiề u ́ ́ phương pháp quy trinh khác nhau. Đầ u tiên ước lươ ̣ng mức ảnh hưởng của rủi ro đế n mu ̣c ̀ tiêu, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biê ̣n pháp có thể sử du ̣ng để ứng phó với rủi ro. Trong linh vực kế toán, có thể sẽ có những rủi ro đe do ̣a sự trung thực và hơ ̣p lý của báo ̃ cáo tài chính như ghi nhâ ̣n các tài sản không có thực hoă ̣c là không thuô ̣c quyề n sở hữu của đơn vi,̣ đánh giá tài sản và các khoản nơ ̣ phải trả không phù hơ ̣p với các chuẩ n mự; chế đô ̣ kế toán; khai báo không đầ y đủ thu nhâ ̣p và chi phi; trình bày những thông tin tài chính không ́ phù hơ ̣p với yêu cầ u của chuẩ n mưc và chế đô ̣ kế toán,,.. 2.2.3 Hoạt động kiểm soát Là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện đố i phó với rủi ro đe do ̣a đế n viê ̣c đa ̣t đươ ̣c các mu ̣c tiêu của tổ chức. Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn đơn vị ở mọi cấp độ và mọi hoạt động. Mo ̣i hoa ̣t đô ̣ng kiể m soát bao gồ m 2 yế u tố : Chính sách kiể m soát: là những nguyên tắ c cầ n làm, là cơ sở cho viê ̣c thực hiê ̣n các thủ tu ̣c kiể m soát. Chính sách kiể m soát có thể đươ ̣c tài liê ̣u hóa đầ y đủ và có hê ̣ thố ng hoă ̣c đươ ̣c lưu hành theo kiể u truyề n miê ̣ng. Thủ tục kiể m soát: là những quy đinh cu ̣ thể để thực thi chính sách kiể m soát. Mô ̣t thủ ̣ tu ̣c sẽ không có tác du ̣ng nế u áp du ̣ng mô ̣t cách máy móc mà không tâ ̣p trung vào những yêu cầ u nhà quản lý đã đề ra thông qua các chinh sách. Viê ̣c thiế t lâ ̣p các thủ tu ̣c kiể m soát cầ n ́ phải cân đố i mố i quan hê ̣ giữa lơ ̣i ích và chi phí, cân đố i giữa hoa ̣t đô ̣ng kiể m soát và rủi ro phát sinh. 8
Các hoa ̣t đô ̣ng kiể m soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên 3 nguyên tắ c cơ bản: nguyên tắ c bấ t kiêm nhiê ̣m, nguyên tắ c phân công, phân nhiê ̣m rõ ràng và chế đô ̣ ủy quyề n. a. Nguyên tắ c bấ t kiêm nhiê ̣m Nguyên tắ c này quy đinh sự cách ly thich hơ ̣p về trách nhiê ̣m trong các nghiê ̣p vu ̣ có liên quan ̣ ́ nhằ m ngăn ngừa các sai pha ̣m và hành vi la ̣m du ̣ng quyề n ha ̣n. Ví du ̣, trong tổ chức nhân sự không thể bố trí các nhiê ̣m vu ̣ phê chuẩ n và thực hiê ̣n, thực hiê ̣n và kiể m soát, ghi sổ tài sản và bảo quản tài sản. b. Nguyên tắ c phân công, phân nhiê ̣m Theo nguyên tắ c này, trách nhiê ̣m và công viê ̣c cầ n đươ ̣c phân chia cu ̣ thể cho nhiề u bô ̣ phâ ̣n và nhiề u người trong bô ̣ phâ ̣n. Viê ̣c phân công, phân nhiê ̣m rõ ràng ta ̣o sự chuyên môn hóa trong công viê ̣c, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra sẽ dễ dàng phát hiê ̣n. c. Nguyên tắ c ủy quyề n và phê chuẩn Theo sự ủy quyề n của các nhà quản lý, các cấ p dưới đươ ̣c giao cho quyế t đinh và giải quyế t ̣ mô ̣t số công viê ̣c trong pha ̣m vi nhấ t đinh. Quá trình ủy quyề n đươ ̣c tiế p tu ̣c mở rô ̣ng xuố ng ̣ các cấ p thấ p hơn ta ̣o nên mô ̣t hê ̣ thố ng phân chia trách nhiê ̣m và quyề n ha ̣n mà vẫn không làm mấ t tính tâ ̣p trung của doanh nghiê ̣p. Bên ca ̣nh đó, để tuân thủ đúng các quá trinh kiể m soát, mo ̣i nghiê ̣p vu ̣ kinh tế phải đươ ̣c ̀ phê chuẩ n đúng đắ n. Sự phê chuẩ n đươ ̣c thực hiê ̣n qua 2 loa ̣i: phê chuẩ n chung và phê chuẩ n cu ̣ thể . - Sự phê chuẩ n chung đươ ̣c thực hiê ̣n thông qua viê ̣c xây dựng các chính sách chung về những mă ̣t hoa ̣t đô ̣ng cu ̣ thể cho các cán bô ̣ cấ p dưới tuân thủ. - Sự phê chuẩ n cu ̣ thể đươ ̣c thực hiê ̣n theo từng nghiê ̣p vu ̣ kinh tế riêng. Ngoài những nguyên tắ c cơ bản trên, các thủ tu ̣c kiể m soát còn bao gồ m: viê ̣c quy đinh ̣ chứng từ sổ sách phải đầ y đủ, quá trình kiể m soát vâ ̣t chấ t đố i với tài sản và sổ sách, kiể m soát đô ̣c lâ ̣p viê ̣c thực hiê ̣n các hoa ̣t đô ̣ng của đơn vi.̣ 2.2.4 Thông tin và truyền thông Các thông tin cần thiết phải được nhận dạng, thu thập và trao đổi trong đơn vị dưới hình thức và thời gian thích hợp sao cho nó giúp mọi người trong đơn vị thực hiện được nhiệm vụ của mình. Thông tin và truyền thông tạo ra báo cáo, chứa đựng các thông tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm soát đơn vị. Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo nhiều 9
hướng: từ cấp trên xuống cấp dưới, từ dưới lên trên và giữa các cấp với nhau. Mỗi cá nhân cần hiểu rõ vai trò của mình trong hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ cũng như hoạt động của cá nhân có tác động tới công việc của người khác như thế nào. Ngoài ra, cũng cần có sự trao đổi hữu hiệu giữa đơn vị với các đối tượng bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông và các cơ quan quản lý. Thông tin đươ ̣c cung cấ p thông qua hê ̣ thố ng thông tin. Trong hê ̣ thố ng thông tin, hê ̣ thố ng thông tin kế toán là mô ̣t phân hê ̣ rấ t quan tro ̣ng, đầ u vào của hê ̣ thố ng là các sự kiê ̣n kinh tế đươ ̣c biể u hiê ̣n dưới da ̣ng nghiê ̣p vu ̣ kế toán, đầ u ra của hê ̣thố ng là các báo cáo kế toán, những báo cáo này có tinh chấ t quan tro ̣ng trong viê ̣c tuân thủ quy đinh của pháp luâ ̣t cũng như viê ̣c ́ ̣ ra quyế t đinh của các nhà quản tri.̣ Hê ̣ thố ng thông tin của đơn vi ̣có thể đươ ̣c xử lý trên máy ̣ tinh, qua hê ̣ thố ng thủ công hoă ̣c kế t hơ ̣p cả hai. Các hoa ̣t đô ̣ng kiể m soát ta ̣i đơn vi chỉ có thể ́ ̣ thực hiê ̣n nế u thông tin thich hơ ̣p, kip thời, câ ̣p nhâ ̣t, chinh xác và truy câ ̣p thuâ ̣n tiê ̣n. ́ ̣ ́ Thông tin truyề n thông chinh là điề u kiê ̣n không thể thiế u cho viê ̣c thiế t lâ ̣p, duy trì và ́ nâng cao năng lực kiể m soát trong đơn vi ̣thông qua viê ̣c hình thành các báo cáo để cung cấ p thông tin về hoa ̣t đô ̣ng, tài chinh và sự tuân thủ, bao gồ m cả bên trong và bên ngoài doanh ́ nghiê ̣p. 2.2.5 Giám sát Là quá trình đánh giá chất lượng của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ qua thời gian, là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng kiếm soát nội bộ để đảm bảo việc này được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục. Những khiếm khuyết của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ cần được báo cáo lên cấp trên và điều chỉnh lại khi cần thiết. Giám sát có vai trò quan tro ̣ng trong kiể m soát nô ̣i bô ̣ duy trì đươ ̣c sự hữu hiê ̣u trong các thời kì khác nhau. Các hoa ̣t đô ̣ng giám sát bao gồ m giám sát thường xuyên và giám sát đinh kì ̣ - Giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trinh hoa ̣t đô ̣ng, do các nhà quản lý và các ̀ nhân viên thực hiê ̣n trong trách nhiê ̣m của mình. - Giám sát đinh kỳ: đươ ̣c tiế n hành đinh kỳ, sẽ thay đổ i trong pha ̣m vi và tầ n số phu ̣ thuô ̣c vào ̣ ̣ đánh giá rủi ro, hiê ̣u quả của viê ̣c đánh giá liên tu ̣c và sự cân nhắ c trong quản lý. Giám sát đinh kỳ thường thực hiê ̣n thông qua chức năng kiể m soát nô ̣i bô ̣ hoă ̣c các hoa ̣t đô ̣ng đinh kỳ ̣ ̣ 10
của Ban kiể m soát, qua đó phát hiê ̣n kip thời những yế u kém của hê ̣ thố ng để đưa ra các biê ̣n ̣ pháp cải thiê ̣n. Nế u hoa ̣t đô ̣ng giám sát thường xuyên càng hữu hiê ̣u thì giám sát đinh kỳ sẽ giảm đi. ̣ Viê ̣c tổ chức giám sát đinh kỳ hoàn toàn là do xét đoán của người quản lý dựa trên các yế u tố : ̣ bản chấ t và mức đô ̣ của các thay đổ i và những rủi ro, năng lực và kinh nghiê ̣m của người thực hiê ̣n kiể m soát, kế t quả của các hoa ̣t đô ̣ng giám sát thường xuyên. Giám sát thường xuyên đươ ̣c thực hiê ̣n ngay trong các hoa ̣t đô ̣ng thường ngày và lă ̣p đi lă ̣p la ̣i, do vâ ̣y sẽ hiê ̣u quả hơn so với giám sát đinh kỳ. ̣ 2.3 Vai trò và trách nhiêm của các đố i tươ ̣ng có liên quan đế n kiể m soát nô ̣i bô ̣ ̣ Có nhiều nguồn lực hỗ trợ nhân viên quản lý các hệ thống, quy trình kiể m soát nô ̣i bô ̣. Các nguồn lực chủ yếu bao gồm Hô ̣i đồ ng quản tri,̣ Ban giám đốc và Bộ phận kiểm toán nội bộ. Nhìn chung, trong khi tất cả nhân viên chịu trách nhiệm về chất lượng của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣, Hô ̣i đồ ng quản tri chịu trách nhiệm đảm bảo có một hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ tốt, ̣ đề ra các chính sách phù hợp nhằm duy trì hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣, thường xuyên đảm bảo hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ vận hành một cách có hiệu quả cũng như đầy đủ trong việc quản trị rủi ro. - Ban giám đốc sẽ chịu trách nhiệm triển khai, thực hiện các chính sách của Hô ̣i đồ ng quản tri;̣ xác định và đánh giá các rủi ro chủ yếu; thiết kế, vận hành và theo dõi hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣. - Bộ phận kiể m soát nội bộ (nếu hiện diện trong doanh nghiệp) chủ yếu chịu trách nhiệm hỗ trợ Ban giám đốc trong các nhiệm vụ giám sát, điều hành thông qua các cuộc kiểm tra, các ý kiến tư vấn độc lập nhằm đánh giá, phát huy hiệu quả của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣. - Sau cùng, vì hệ thống kiểm soát nội bộ và công tác quản trị rủi ro là một bộ phận không thể thiếu trong việc quản lý các doanh nghiệp, Ban giám đốc cần được tư vấn tốt để huy động nguồn lực, nhằm xem xét hiện trạng của các quy trình giám sát và hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ tùy theo từng thời điểm. Kết quả của các cuộc kiểm tra này sẽ giúp xác định các biện pháp hoàn thiện liên tục trong thời gian trước mắt và lâu dài. 11
2.4 Những lơ ̣i ích và ha ̣n chế của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ 2.4.1 Những lơ ̣i ích của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ Những vấ n đề xung đô ̣t quyề n lơ ̣i giữa những người sử du ̣ng lao đô ̣ng và người lao đô ̣ng là điề u không thể tránh khỏi đố i với bấ t kỳ mô ̣t doanh nghiê ̣p nào. Chinh vì vâ ̣y mà ́ người lao đô ̣ng đôi khi vì quá chú tro ̣ng đế n lơ ̣i ich riêng của bản thân minh mà cố tình vi ́ ̀ pha ̣m hoă ̣c có những hành vi cố tình gian lâ ̣n làm ảnh hưởng đế n quyề n lơ ̣i chung của tổ chức. Viê ̣c thiế t lâ ̣p hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣, sẽ giúp nhà quản tri ̣ giảm thiể u đươ ̣c những rủi ro thông qua viê ̣c phân quyề n, ủy nhiê ̣m, giao viê ̣c cho cấ p dưới mô ̣t cách chính xác, khoa ho ̣c chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tinh. ́ Mô ̣t hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ sẽ mang la ̣i cho tổ chức các lơ ̣i ich: ́ - Giảm bớt các nguy cơ về sai sót vô tình gây thiê ̣t ha ̣i, các rủi ro làm châ ̣m kế hoa ̣ch, tăng chi phi, bảo vê ̣ tài sản khỏi bi ̣hư hỏng, mấ t mát bởi hao hu ̣t, gian lâ ̣n, lừa ga ̣t, trô ̣m cắ p. ́ - Đảm bảo tính chính xác và đúng theo quy đinh của các số liê ̣u kế toán và báo cáo tài chính. ̣ - Đảm bảo mo ̣i thành viên trong đơn vi tuân thủ đúng theo các quy đinh, luâ ̣t lê ̣, quy trình hoa ̣t ̣ ̣ đô ̣ng của tổ chức. - Đảm bảo tổ chức hoa ̣t đô ̣ng hiê ̣u quả, sử du ̣ng tố i ưu các nguồ n lực và đa ̣t đươ ̣c mu ̣c tiêu đề ra là bảo vê ̣ quyề n lơ ̣i của nhà đầ u tư, cổ đô ̣ng và xây dựng lòng tin đố i với ho ̣. Như vâ ̣y, mô ̣t hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ vững ma ̣nh là mô ̣t nhân tố của hê ̣ thố ng quản tri ̣doanh nghiê ̣p vững ma ̣nh và điề u này rấ t quan tro ̣ng đố i với doanh nghiê ̣p khi thu hút các nhà đầ u tư bên ngoài. 2.4.2 Những ha ̣n chế của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ Hệ thống kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo tuyệt đối mà chỉ bảo đảm hợp lý trong công việc đạt được các mục tiêu của mình vì nó luôn tồn tại các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau đây: - Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như viê ̣c ra quyế t đinh sai do thiế u thông ̣ tin, bi áp lực trong sản xuấ t kinh doanh, sự vô ý, bấ t cẩ n, đãng trí, hiể u sai chỉ dẫn của cấ p trên ̣ hoă ̣c báo cáo của cấ p dưới, viê ̣c đảm nhâ ̣n vi ̣trí công viê ̣c ta ̣m thời, thay thế cho người khác. - Sự gian lận của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài tổ chức. 12