Khóa luận tốt nghiệp Kế toán tài chính: Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng – Thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành

Chia sẻ: Tomcangnuongphomai | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:104

Thêm vào BST

Báo xấu

72
lượt xem 23
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền. Tìm hiểu thực trạng thiết kế và vận hành kiểm soát hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành. Đề xuất một số giải pháp góp phần hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khóa luận tốt nghiệp Kế toán tài chính: Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng – Thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành

ĐẠI HỌC HUẾ TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH  KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI & DỊCH VỤ TẤN THÀNH NGUYỄN THỊ MỸ LINH NIÊN KHÓA 2017 - 2021
ĐẠI HỌC HUẾ TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH  uế H tế KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC nh Ki c TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH họ BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI & DỊCH VỤ TẤN THÀNH ại Đ ng ườ Sinh viên thực hiện: Giáo viên hƣớng dẫn: Nguyễn Thị Mỹ Linh ThS. Nguyễn Trà Ngân Tr Lớp: K51C Kiểm toán Niên khóa: 2017 – 2021 HUẾ, 2021
Lời Cảm Ơn Sau thời gian thực tập tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành, đến nay đề tài: “Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng – Thu tiền tại Công ty uế TNHH TM & DV Tấn Thành” đã hoàn thành. Để hoàn thành khóa luận này, ngoài sự nỗ lực của bản thân, tôi đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, động viên của H nhiều cá nhân và tập thể. tế Trước hết, tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa, cũng như các thầy cô trong trường đã tận tình dạy bảo, giúp đỡ tôi trong quá trình 4 năm học tập tại trường. nh Đặc biệt tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo hướng dẫn Th.S Nguyễn Trà Ngân đã tận tình chỉ bảo và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình làm Ki Khóa luận. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Giám đốc Công ty, các anh và các chị c là nhân viên Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi họ thực tập, khảo sát và thu thập số liệu tại Công ty. Cuối cùng, xin cảm ơn những người thân trong gia đình cùng bạn bè luôn ại động viên, an ủi và đồng hành cùng tôi để tôi có thể hoàn thành khóa luận tốt Đ nghiệp này. Mặc dù đã luôn cố gắng, nhưng do thời gian thực tập có hạn, trình độ chuyên ng môn còn nhiều hạn chế, kinh nghiệm thực tiễn chưa nhiều, nên bài báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót, vì vậy rất mong được sự góp ý của các thầy cô giáo và ườ các bạn sinh viên để bài báo cáo được hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn! Tr Huế, tháng 01 năm 2021 Sinh viên Nguyễn Thị Mỹ Linh i
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN .............................................................................................................i MỤC LỤC ................................................................................................................. ii DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT....................................................................... v DANH MỤC BẢNG .................................................................................................vi uế DANH MỤC SƠ ĐỒ, LƢU ĐỒ ..............................................................................vi DANH MỤC BIỂU ................................................................................................. vii H DANH MỤC KÝ HIỆU ........................................................................................ viii tế PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ ............................................................................................ 1 1 Lý do chọn đề tài ................................................................................................. 1 nh 2 Mục tiêu đề tài nghiên cứu .................................................................................. 2 3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ....................................................................... 2 Ki 4 Phƣơng pháp nghiên cứu ..................................................................................... 2 c 5 Kết cấu khóa luận ................................................................................................ 3 họ PHẦN II: NỘI DUNG & KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU ............................................ 4 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI CHU ại TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN .......................................................................... 4 Đ 1.1 Những vấn đề cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp ......... 4 ng 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ ......................................................................... 4 1.1.2 Mục tiêu hệ thống kiểm soát nội bộ ............................................................ 5 ườ 1.1.3 Vai trò hệ thống kiểm soát nội bộ ............................................................... 5 1.1.4 Các bộ phận cấu thành nên Hệ thống kiểm soát nội bộ .............................. 6 Tr 1.1.4.1 Môi trƣờng kiểm soát .......................................................................... 6 1.1.4.2 Đánh giá rủi ro ..................................................................................... 8 1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát .......................................................................... 12 1.1.4.4 Thông tin và truyền thông ................................................................. 14 1.1.4.5 Giám sát ............................................................................................. 15 1.1.5 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ ..................................................... 16 ii
1.2 Khái quát kiểm soát nội bộ trong chu trình Bán Hàng – Thu tiền................... 17 1.2.1 Khái quát chu trình Bán hàng – Thu tiền .................................................. 17 1.2.2 Các sai phạm thƣờng xảy ra trong chu trình Bán hàng - Thu tiền ............ 18 1.2.3 Mục tiêu kiểm soát chu trình Bán hàng – Thu tiền ................................... 19 1.2.4 Một số thủ thuật gian lận thƣờng gặp trong chu trình Bán hàng – Thu tiền ....... 20 1.2.4.1. Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng ............................................ 20 1.2.4.2. Biển thủ tiền bán hàng thu đƣợc ........................................................ 21 uế 1.2.4.3. Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm ..................... 21 1.2.5 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình Bán hàng – Thu tiền ..... 22 H 1.2.5.1 Thủ tục kiểm soát chung ..................................................................... 22 tế 1.2.5.2 Thủ tục kiểm soát cụ thể ..................................................................... 24 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI & DỊCH VỤ nh Ki TẤN THÀNH ........................................................................................................... 28 2.1 Khái quát vê Công ty TNHH Thƣơng mại & Dịch vụ Tấn Thành .................. 28 c 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển ................................................................ 28 họ 2.1.2 Phƣơng châm hoạt động ............................................................................ 29 2.1.3 Lĩnh vực kinh doanh.................................................................................. 29 ại 2.1.4 Cơ cấu tổ chức ........................................................................................... 30 Đ 2.1.5 Các chính sách kế toán áp dụng ................................................................ 32 ng 2.1.6 Tình hình nguồn lực nhân sự 2018-2019 .................................................. 34 2.1.7 Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2017-2019 ................................ 35 ườ 2.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng - Thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành.............................................................................................. 39 Tr 2.2.1 Mô tả chu trình Bán hàng – Thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành ............................................................................................................... 39 2.2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành .................................................................................................... 57 2.2.2.1 Môi trƣờng kiểm soát .......................................................................... 57 iii
2.2.2.2 Đánh giá rủi ro .................................................................................... 66 2.2.2.3 Hoạt động kiểm soát ........................................................................... 70 2.2.2.4 Thông tin và truyền thông ................................................................... 75 2.2.2.5 Giám sát .............................................................................................. 75 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GÓP PHẦN HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TẤN THÀNH ............................................ 76 uế 3.1 Đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành .............................................................................. 76 H 3.1.1 Ƣu điểm ..................................................................................................... 76 tế 3.1.2 Hạn chế ...................................................................................................... 80 3.2 Đề xuất giải pháp góp phần hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ chu trình nh bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành ................................ 84 Ki PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ............................................................. 92 1. Kết luận .............................................................................................................. 92 c 2.Kiến nghị............................................................................................................. 93 họ DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................... 94 ại Đ ng ườ Tr iv
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT TNHH Trách nhiệm hữu hạn TM & DV Thƣơng mại & dịch vụ KSNB Kiểm soát nội bộ HĐQT Hội đồng quản trị uế GTGT Giá trị gia tăng DĐH Đơn đặt hàng H Distribution management system DMS tế Hệ thống quản lý kênh phân phối HTK Hàng tồn kho KH Khách hàng nh Ki PXK Phiếu xuất kho BCGH Báo cáo giao hàng c QTXH Quá trình xuất hàng họ QTGH Quá trình giao hàng BCTC Báo cáo tài chính ại Đ ng ườ Tr v
DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1 Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình Bán hàng –Thu tiền ..................... 18 Bảng 1.2 Mục tiêu kiểm soát trong từng giai đoạn ................................................... 20 Bảng 2.1 Tình hình lao động của Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành năm 2018-2019 . 34 Bảng 2.2 Tình hình cơ cấu Tài sản, Nguồn vốn Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành năm 2018-2019 .......................................................................................................... 36 uế Bảng 2.3 Tình hình kinh doanh của Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành năm 2018-2019 38 H Bảng 2.4 Chƣơng trình khuyến mãi Tháng 11 & Tháng 12 nhãn hàng Yến Việt .... 69 Bảng 2.5 Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn tại Công ty TNHH tế TM & DV Tấn Thành ................................................................................................. 73 nh Bảng 3.1 Bảng mô tả về mã hóa tên khách hàng ...................................................... 83 Ki c DANH MỤC SƠ ĐỒ, LƢU ĐỒ họ ại Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành ...... 30 Sơ đồ 2.2 Trình tự ghi sổ bằng phần mềm MISA theo hình thức sổ nhật ký chung ........ 33 Đ Lƣu đồ 2.1 Lƣu đồ mô tả quy trình Bán hàng – thu tiền........................................... 86 ng ườ Tr vi
DANH MỤC BIỂU Biểu 2.1 Bảng báo giá Siêu Thị Gia Lạc nhãn hàng Bibica 17/11/2020 .................. 40 Biểu 2.2 Đơn Đặt hàng Gia Lạc ngày 17/11/2020 .................................................... 41 Biểu 2.3 Thông báo chƣơng trình trƣng bày Số: 001582/2020/PANCG-TB ........... 43 Biểu 2.4 Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu nhãn BB ngày 16/11/2020 ................. 44 Biểu 2.5 Phiếu xuất kho bán hàng số BB105/11....................................................... 46 uế Biểu 2.6 Phiếu tổng hợp xuất kho bán hàng Nam TP 17/11/2020............................ 47 Biểu 2.7 Báo cáo giao hàng tuyến Nam TP .............................................................. 49 H Biểu 2.8 Hóa đơn GTGT số 0001072 ....................................................................... 53 tế Biểu 2.9 Phiếu thu tay số 65/12 ................................................................................ 54 Biểu 2.10 Phiếu thu Misa số 65/12 ........................................................................... 55 nh Biểu 2.11 Báo cáo công nợ ngày 17/11/2020 ........................................................... 56 Ki Biểu 2.12 Bảng chấm công bằng máy nhân viên Võ Thị Mỹ Trinh ......................... 59 Biểu 2.13 Chi tiết bảng lƣơng tháng 9/2020 Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành.... 66 c họ Biểu 3.1 Mẫu tờ trình xét duyệt công nợ .................................................................. 88 Biểu 3.2 Mẫu Đơn đặt hàng ...................................................................................... 89 ại Đ ng ườ Tr vii
DANH MỤC KÝ HIỆU Bắt đầu và kết thúc quy trình Công việc thực hiện Chứng từ uế Tập tin dữ liệu H Điểm ra quyết định của nhà quản lý tế Đối chiếu nh Ki c họ ại Đ ng ườ Tr viii
PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1 Lý do chọn đề tài Trong xu thế hội nhập quốc tế, cạnh tranh và rủi ro ngày càng gia tăng đặt ra nhiều cơ hội to lớn nhƣng cũng không kém phần thách thức mới, đòi hỏi các doanh nghiệp phải xây dựng cho mình các kịch bản cạnh tranh và phát triển bền vững trên thƣơng trƣờng. uế Theo Tổng cục thống kê, tháng 10 năm 2020 cả nƣớc có gần 148,9 nghìn H doanh nghiệp đăng ký thành lập và quay trở lại hoạt động. Tuy nhiên do đại dịch COVID 19 bùng nổ và lây lan làm cho nền kinh tế suy giảm kéo theo trung bình tế một tháng có gần 85,6 nghìn doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh có thời hạn, nh ngừng hoạt động chờ thủ tục giải thể và hoàn tất thủ tục rút khỏi thị trƣờng. Để tồn tại và vƣợt qua khó khăn này cách tốt nhất là doanh nghiệp cần xác định đúng mục Ki tiêu & phƣơng hƣớng hoạt động đƣa doanh nghiệp phát triển ngày một bền vững. Đặc biệt, doanh nghiệp cần chú trọng đến việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ c đảm bảo chi đúng nơi, thu đúng chỗ, hạn chế gian lận, thất thoát tài sản…. họ Nếu KSNB hoạt động hữu hiệu sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và ngƣợc ại lại sự yếu kém hay thiếu sót của hệ thống KSNB sẽ ảnh hƣởng ít hoặc nhiều tới mục tiêu doanh nghiệp đã đặt ra. Đ Công ty TNHH Thƣơng mại & Dịch vụ Tấn Thành là doanh nghiệp kinh ng doanh trong lĩnh vực thƣơng mại chuyên cung cấp các nhu yếu phẩm trên địa bàn ườ Tỉnh Thừa Thiên Huế. Trong quá trình thực tập tại Công ty, tôi nhận thấy mặc dù hệ thống KSNB đã đƣợc thiết kế nhƣng Công ty đang có xu hƣớng hoạt động, quản lý theo kiểu gia đình dựa trên sự tin tƣởng, thiếu sót trong việc kiểm tra chéo và kiểm Tr tra độc lập thực hiện giữa các bộ phận, chƣa có sự phân chia quyền hạn hợp lý giữa các chức năng… Với tầm quan trọng của hệ thống KSNB doanh nghiệp và thực trạng hiện tại nên tôi quyết định chọn đề tài : “TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI & DỊCH VỤ TẤN THÀNH’’ làm khóa luận lần này với 1
mong muốn tìm hiểu kỹ hơn về lĩnh vực mình theo học, đồng thời đề ra các biện pháp góp phần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp. 2 Mục tiêu đề tài nghiên cứu - Mục tiêu chung: Tìm hiểu, nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành. - Mục tiêu cụ thể: uế + Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền. H + Tìm hiểu thực trạng thiết kế và vận hành kiểm soát hệ thống KSNB chu tế trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành. + Đề xuất một số giải pháp góp phần hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình nh bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành. Ki 3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu: Hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công c họ ty TNHH TM & DV Tấn Thành. Không gian: Đề tài đƣợc thực hiện tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành. ại Thời gian: Đề tài nghiên cứu tập trung vào những thông tin số liệu trên BCTC Đ của công ty trong 3 năm 2017 - 2019 và thông tin về hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền năm 2020. ng 4 Phƣơng pháp nghiên cứu ườ Phương pháp thu thập số liệu: Tr - Phỏng vấn: Phỏng vấn và trao đổi trực tiếp Giám đốc Ông Trần Hữu Độ, Kế toán trƣởng – Chị Võ Thị Sáu, Trƣởng bộ phận điều vận – Trần Trai bƣớc đầu nắm rõ tổng quan và có cái nhìn sơ bộ về Công ty, về kiểm soát nội bộ thực hiện ở các bộ phận liên quan tới đề tài từ đó làm cơ sở để so sánh với quy định đã đƣợc đề ra và thực trạng đang đƣợc áp dụng tại Công ty. 2
- Thu thập tài liệu: Các thông tin cơ bản Công ty nhƣ lịch sử hình thành, mục tiêu hoạt động, cơ cấu, quy mô tổ chức, số lƣợng và tình hình biến động nhân sự,…Scan, photo, chụp ảnh: các văn bản pháp lý và các quy định hiện hành liên quan tới KSNB trong chu trình bán hàng – thu tiền, chứng từ, sổ sách liên quan tới quá trình KSNB trong chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty . - Trực tiếp tham gia làm việc tại bộ phận kế toán với vai trò là kế toán bán hàng, quan sát thực tế từ chu trình nhận đơn đặt hàng – lên đơn hàng – xuất kho uế hàng – thu tiền nhằm phát hiện những yếu kém, sai sót về hệ thống KSNB đƣợc xây dựng và chƣa đƣợc thực hiện hoặc thực hiện sai mục tiêu đã đề ra tại Công ty. H Phương pháp xử lý số liệu tế - Sử dụng Microsoft Office Excel 2013 để tính toán, xử lý và phân tích tình hình nhân sự và báo cáo tài chính của Công ty TNHH Thƣơng mại & Dịch vụ Tấn Thành sau khi thu thập đƣợc. nh Ki - Sử dụng phƣơng pháp phân tích để so sánh kết quả thực tế và kế hoạch, giữa lý thuyết và thực tế nhằm tìm ra những điểm khác biệt và điểm yếu cần khắc phục c để hoàn thiện báo cáo cũng nhƣ chu trình KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại họ Công ty. ại 5 Kết cấu khóa luận Đ Nội dung khóa luận gồm 3 phần chính nhƣ sau: ng Phần I: Đặt vấn đề Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu ườ Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – Tr thu tiền. Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Thƣơng Mại & Dịch Vụ Tấn Thành. Chương 3: Một số đề xuất góp phần hoàn thiện quy trình kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Thƣơng Mại & Dịch Vụ Tấn Thành. Phần III: Kết luận và kiến nghị. 3
PHẦN II: NỘI DUNG & KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN 1.1 Những vấn đề cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp uế 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ H Từ những năm cuối thế kỷ 19, các Công ty kiểm toán đầu tiên trên thế giới ra tế đời cùng với sự phát triển của nền kinh tế, dƣới gốc độ quản lý và nhận thức nhiều tổ chức đã nghiên cứu, soạn thảo và ban hành nhiều chuẩn mực kiểm toán về KSNB từ đó dẫn tới nhiều định nghĩa khác nhau: nh Ki Theo Chuẩn Mực Kiểm Toán Việt Nam (Ban hành ngày 06 tháng 12 năm 2012 theo thông tƣ số 214/2012-TT – BCTC của Bộ Tài Chính Việt Nam): c họ “Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt ại được mục tiêu của đơn vị trong việc, đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm Đ bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan.” ng Theo Luật Kế toán Việt Nam (Điều 39 số 88/2015/QH13, có hiệu lực từ 01/01/2017) ườ “Kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của Tr pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra” Theo Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission – COSO 2013) về 4
chống gian lận khi lập báo cáo tài chính. Đây cũng là định nghĩa đƣợc chấp nhận rộng rãi hiện nay. “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lí nhằm thực hiện mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.” 1.1.2 Mục tiêu hệ thống kiểm soát nội bộ uế Theo báo cáo COSO 2013 nhóm 3 mục tiêu chính doanh nghiệp hƣớng tới: - Nhóm mục tiêu về hoạt động: đƣợc thể hiện thông qua sự hoạt động hữu hiệu H và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực nội bộ nhƣ nhân lực, vật lực và tài lực. tế - Nhóm mục tiêu về báo cáo: gồm báo cáo tài chính và phi tài chính cho ngƣời nh bên ngoài và bên trong Công ty sử dụng. Mục tiêu đảm bảo tính trung thực, hợp lý và đáng tin cậy của báo cáo đơn vị đã cung cấp. Ki - Nhóm mục tiêu về tuân thủ: tuân thủ pháp luật và các quy định, cụ thể là các c quy định pháp luật ban hành và quy định của Công ty. họ 1.1.3 Vai trò hệ thống kiểm soát nội bộ ại Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lƣợng sản Đ phẩm...). ng Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. ườ Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng nhƣ các quy định của luật pháp. Tr Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ƣu các nguồn lực và đạt đƣợc mục tiêu đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tƣ, cổ đông. Lập BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân thủ theo các yêu cầu pháp định có liên quan. 5
1.1.4 Các bộ phận cấu thành nên Hệ thống kiểm soát nội bộ Theo báo cáo COSO năm 2013, hệ thống kiểm soát nội bộ đƣợc cấu thành từ năm bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau: Môi trƣờng kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin truyền thông và Giám sát. 1.1.4.1 Môi trường kiểm soát “Môi trường kiểm soát được hiểu thông qua các chuẩn mực, quy trình và cơ uế cấu tổ chức, trong đó hướng dẫn cho mọi thành viên trong đơn vị ở các cấp khác nhau trong việc thực hiện trách nhiệm và ra quyết định.” H Theo báo cáo năm 2013 của COSO, môi trƣờng kiểm soát đƣợc thiết lập lại tế thành 5 nguyên tắc sau: nh Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện được cam kết về tính chính trực và giá trị đạo đức. Ứng xử có đạo đức và tính trung thực của toàn thể nhân viên chính là văn hóa Ki của tổ chức. Văn hóa tổ chức bao gồm các quy định, các chuẩn mực đạo đức về c cách thức ứng xử, cách thức truyền đạt. Tính chính trực và hành vi đạo đức là nhân họ tố quan trọng của môi trƣờng kiểm soát, nó tác động tới việc thiết kế và vận hành, thực hiện và giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp. ại Nhà quản lý là ngƣời đặt ra các chuẩn mực trong doanh nghiệp vì thế đòi hỏi Đ các nhà quản lý cần phải là tấm gƣơng sáng cho nhân viên trong đơn vị tuân thủ các ng nguyên tắc đã đặt ra bên cạnh đó việc dung hòa lợi ích giữa nhà quản lý, nhân viên cấp dƣới và cộng đồng cũng cần đƣợc chú trọng. Tuy nhiên sự hữu hiệu của hệ ườ thống KSNB không chỉ tạo bởi tính trung thực và giá trị đao đức của nhà quản lý mà là của toàn thể nhân viên trong đơn vị do đó nhà quản lý cũng cần chú ý tới các Tr vấn đề để giảm thiểu những trƣờng hợp không mong muốn có thể xảy ra: - Loại trừ hay giảm thiếu áp lực hay cơ hội phát sinh gian lận - Xây dựng các hƣớng dẫn về chuẩn mực đạo đức bằng cách truyền đạt thông qua một văn bản Quy tắc ứng xử hay tổ chức các buổi tập huấn trong nội bộ doanh nghiệp. 6
- Thƣờng xuyên khen thƣởng và nêu gƣơng những tấm gƣơng tiêu biểu trong doanh nghiệp. Nguyên tắc 2: HĐQT chứng minh được sự độc lập với nhà quản lý và thực thi việc giám sát sự phát triển và hoạt động của KSNB. Hội đồng quản trị cần đảm bảo sự độc lập đối với Ban điều hành (các nhà quản lý trực tiếp) để đảm bảo sự hữu hiệu của hệ thống KSNB. Những thành viên uế trong Hội đồng quản trị cần đảm bảo về kinh nghiệm và năng lực chuyên môn. Hội đồng quản trị phải thực hiện kiểm tra, giám sát đối với việc thiết kế và H tính hiệu quả của hệ thống KSNB. Đồng thời giám sát việc đánh giá rủi ro từ các tế nhà quản lý để đạt đƣợc mục tiêu của doanh nghiệp bao gồm rủi ro xuất phát từ trong doanh nghiệp cho tới môi trƣờng bên ngoài: rủi ro gian lận, rủi ro ngƣời quản lý khống chế hệ thống KSNB. nh Ki Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dưới sự giám sát của HĐQT cần thiết lập cơ cấu tổ chức, quy trình báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục c họ tiêu của đơn vị. Cơ cấu tổ chức cần đƣợc thiết lập phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn ại vị. Các bộ phận có sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng: Đ - HĐQT: Định hƣớng, chỉ đạo và chịu trách nhiệm đƣa ra các quyết định quan ng trọng, giám sát hoạt động của ngƣời quản lý. - Ban quản lý: Chịu trách nhiệm thiết lập các chính sách, thủ tục về hoạt động ườ kiểm soát, hƣớng dẫn và điều hành tổ chức theo kế hoạch đã đƣợc thiết lập. Tr - Nhân viên: Tuân thủ các chuẩn mực doanh nghiệp đề ra, thực thi chức năng của mình. Đây là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm chủ yếu đối với từng hoạt động. Nguyên tắc 4: Đơn vị phải thể hiện sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có 7
năng lực thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị. Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, khen thƣởng và kỷ luật. Các chính sách cần đảm bảo đƣợc thực hiện một cách công khai và minh bạch. Chính sách nhân sự chính là thông điệp của doanh nghiệp về tính trung thực và giá trị đạo đức mà doanh nghiệp mong đợi từ nhân viên. uế Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về H trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức. tế Thiết lập các phƣơng thức đánh giá thực hiện, các ƣu đãi cũng nhƣ các phƣơng thức kỹ luật đối với mức độ hoàn thành mục tiêu đã đề ra. nh Xem xét các vấn đề liên quan tới áp lực đảm bảo công việc phù hợp với năng Ki lực của mỗi cá nhân. 1.1.4.2 Đánh giá rủi ro c họ Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hƣởng đến việc đạt đƣợc mục tiêu từ đó có thể quản trị đƣợc rủi ro. ại Bốn bƣớc trong COSO 1992 đƣợc khái quát lại trong nguyên tắc 6 và nguyên Đ tắc 7 của COSO 2013 đồng thời, COSO 2013 còn bổ sung thêm nguyên tắc 8 và 9 ng trong việc xem xét và phát hiện các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro làm ảnh hƣởng tới mục tiêu doanh nghiệp đã đề ra đồng thời chú trọng đánh giá mức độ ườ ảnh hƣởng môi trƣờng bên ngoài thông qua những biến động đến KSNB. Tr Nguyên tắc 6: Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để xác định và đánh giá các rủi ro phát sinh trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị. Có 2 mức độ mục tiêu:  Mục tiêu ở mức độ toàn đơn vị: - Cần thiết lập một cách rõ ràng thông qua chính sách hay hƣớng dẫn chung 8
- Phải đƣợc truyền đạt tới từng nhân viên, ngƣời quản lý và ban Giám đốc - Cần có sự tƣơng quan và nhất quán với chiến lƣợc chung - Cần có sự nhất quán giữa kế hoạch kinh doanh và ngân sách với những mục tiêu chung của toàn đơn vị  Mục tiêu ở mức độ từng bộ phận: Để hoàn thành mục tiêu chung đồng thời dựa vào đặc điểm riêng biệt của các uế bộ phận sẽ đƣợc đặt ra các mục tiêu đảm bảo sự nhất quán giữa mục tiêu chung và H mục tiêu bộ phận. Đồng thời nhà quản lý cần nhận dạng những nhân tố quan trọng chi phối để đảm bảo tính đầy đủ của mục tiêu đã đề ra. tế Các loại mục tiêu: nh - Các mục tiêu hoạt động: Các mục tiêu này liên quan đến sự hữu hiệu và hiệu Ki quả của hoạt động tại đơn vị, bao gồm cách thức hoạt động của đơn vị, lợi nhuận và việc bảo vệ nguồn lực nhƣ thế nào? Dƣới mỗi mục tiêu hoạt động cơ bản thì đơn vị c có thể xây dựng các mục tiêu nhỏ hơn nhằm đảm bảo cho sự hữu hiệu và hiệu quả họ của các hoạt động tại đơn vị, hƣớng đơn vị đi đến mục tiêu cao nhất của mình. ại - Các mục tiêu về báo cáo: Gắn liền với sự trung thực và đáng tin cậy của các báo cáo, bao gồm các báo cáo cho bên trong và bên ngoài và có thể liên quan đến Đ các thông tin tài chính và phi tài chính. Các báo cáo đáng tin cây cung cấp cho nhà ng quản lý những thông tin đầy đủ và chính xác để điều hành và giám sát các hoạt động xảy ra tại đơn vị, hƣớng đến các mục đích đã dự tính trƣớc. Việc báo cáo cũng liên ườ quan đến những thông tin công bố ra bên ngoài nhƣ báo cáo tài chính, báo cáo đến Tr các cơ quan chức năng về các lĩnh vực liên quan, báo cáo về thảo luận và phân tích của ban điều hành cho các cổ đông,… - Các mục tiêu tuân thủ: Liên quan đến việc tuân thủ luật pháp, quy định của Nhà nƣớc và chấp hành các chính sách, thủ tục tại đơn vị. Đơn vị phải kiểm soát các hoạt động của mình sao cho phù hợp với luật pháp, quy định của Nhà nƣớc cũng nhƣ các chính sách, thủ tục mà đơn vị đặt ra. 9
Nguyên tắc 7: Đơn vị phải nhận diện rủi ro trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị, tiến hành phân tích rủi ro để xác định rủi ro cần được quản lý như thế nào.  Căn cứ vào nội dung rủi ro - Rủi ro hoạt động: không đạt đƣợc mục tiêu hoạt động cũng nhƣ cam kết của doanh nghiệp với bên ngoài, tài sản và nguồn lực khác trong quá trình hình thành và sử dụng bị mất mát, hƣ hỏng, lạm dụng… uế - Rủi ro tuân thủ: vi phạm pháp luật Việt Nam, vi phạm pháp luật quốc tế, vi phạm các quy định… H - Rủi ro báo cáo sẽ bao gồm báo cáo tài chính, báo cáo phi tài chính và báo tế cáo nội bộ.  Căn cứ vào mức độ ảnh hƣởng của rủi ro nh Ki - Rủi ro ở mức độ toàn đơn vị - Rủi ro ở mức độ bộ phận c họ  Căn cứ vào nguồn gốc rủi ro Có nhiều yếu tố có thể dẫn đến các sự kiện tác động đến việc thực hiện mục ại tiêu của đơn vị. Các yếu tố này có thể xuất phát từ bên trong hoặc bên ngoài đơn vị. Đ Các yếu tốn bên ngoài doanh nghiệp bao gồm: ng - Môi trƣờng kinh tế: gồm các sự kiện liên quan đến mặt bằng giá cả, nguồn ườ vốn có thể huy động, chi phí sử dụng vốn, tỷ lệ thất nghiệp, các đối thủ cạnh tranh mới,… Tr - Môi trƣờng tự nhiên: thiên tai, sự tác động của môi trƣờng đến nhà xƣởng, sự tiếp cận nguồn nguyên liệu thô, di dân giữa các vùng địa lý,… - Các yếu tố chính trị: các quy định mới của luật pháp, chính sách thuế, sự hạn chế của nhà nƣớc đối với các khu vực thị trƣờng,… - Các yếu tố xã hội: tình trạng già/trẻ của dân số, phong tục tập quán, cấu trúc 10