Khóa luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài – Bộ Kế hoạch và Đầu tư

Chia sẻ: Tomcangnuongphomai | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:77

Thêm vào BST

Báo xấu

58
lượt xem 8
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là phân tích, đánh giá thực trạng công tác Văn thư của Cục đầu tư nước ngoài để thấy rõ được những ưu điểm, hạn chế nhằm đưa ra phương hướng, giải pháp nâng cao hiệu quả đối với công tác Văn thư,lưu trữ tại Cục.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khóa luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài – Bộ Kế hoạch và Đầu tư

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI - BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN THỊ KIM CHI Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ THU HÀ Mã số sinh viên, Khoá, Lớp : 1305QTVB013, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI - 2017
LỜI CAM ĐOAN Em tên là Nguyễn Thị Thu Hà, sinh viên khoa Quản trị văn phòng, thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài – Bộ Kế hoạch và Đầu tư” Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của em trong thời gian qua. Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng của công trình nghiên cứu này. Hà Nội, ngày 17 tháng 04 năm 2017
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát và thu thập, tổng hợp thông tin em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ ban giám hiệu nhà trường, thầy cô trong khoa, cán bộ thư viện Trung tâm thông tin thư viện Đại học Nội vụ Hà Nội. Nhân đây, cho phép em tỏ lòng biết ơn chân thành với các thầy cô. Đặc biệt, đối với cô Nguyễn Thị Kim Chi bởi cô đã hướng dẫn tận tình trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu em gặp khá nhiều khó khăn, mặt khác do trình độ nghiên cứu còn hạn chế và những nguyên nhân khác nên dù cố gắng song đề tài em không tránh khỏi những hạn chế thiếu sót.Vì thế, em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô trong trường cũng như các bạn đọc. Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp em nhận ra hạn chế và qua đó em có thêm những nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng như nghiên cứu sau này. Em xin chân thành cảm ơn !
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN A.PHẦN MỞ ĐẦU ....................................................................................................1 1. Tính cấp thiết của đề tài .......................................................................................1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ....................................................................................2 3. Mục tiêu nghiên cứu..............................................................................................4 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................................4 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ........................................................................4 6. Giả thuyết nghiên cứu ...........................................................................................4 7. Phương pháp nghiên cứu......................................................................................4 7. Cấu trúc của đề tài ................................................................................................5 PHẦN B: PHẦN NỘI DUNG ...................................................................................7 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ .............7 1.1. Một số khái niệm ...............................................................................................7 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư .............................................................................7 1.1.2. Khái niệm Văn bản...........................................................................................8 1.1.3. Khái niệm văn bản đi, văn bản đến ...................................................................8 1.1.4. Khái niệm con dấu ............................................................................................9 1.1.5. Khái niệm hồ sơ và lập hồ sơ ............................................................................9 1.1.6. Khái niệm lưu trữ cơ quan ................................................................................9 1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư ..................................................................9 1.3. Yêu cầu công tác văn thư.................................................................................11 1.4. Nội dung của công tác văn thư ........................................................................13 1.4.1. Xây dựng và ban hành văn bản .......................................................................13 1.4.2. Quản lý và giải quyết văn bản .........................................................................13 1.4.3. Quản lý và sử dụng con dấu ............................................................................13 1.4.4. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ..........................14 1.5. Trách nhiệm thực hiện công tác văn thư .......................................................15 Tiểu kết chương 1 ....................................................................................................16 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI ........................................................................................................17 2.1. Giới thiệu sơ lược về Cục Đầu tư nước ngoài ................................................17 2.1.1.Vị trí và chức năng ...........................................................................................17 2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn...................................................................................17 2.1.3. Cơ cấu tổ chức.................................................................................................20 2.2. Giới thiệu sơ lược về Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài ............................20
2.2.1. Vị trí, chức năng ..............................................................................................20 2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn ......................................................................................20 2.2.3. Cơ cấu tổ chức.................................................................................................22 2.3. Thực trạng công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài .............................22 2.3.1. Xây dựng, ban hành, hướng dẫn thực hiện về công tác văn thư ....................22 2.3.2.Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư.............................................................23 2.3.2.1.Tổ chức bộ phận văn thư ...............................................................................23 2.3.2.2. Bố trí nhân sự ...............................................................................................24 2.3.4. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ công tác văn thư. .....................................29 2.3.4.1. Soạn thảo và ban hành văn bản ....................................................................29 2.3.4.2.Quản lý và giải quyết văn bản đến ...............................................................33 2.3.4.3. Quản lý văn bản đi .......................................................................................38 2.3.4.4. Việc quản lý và sử dụng con dấu .................................................................43 2.3.4.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ...................................45 2.4. Nhận xét ............................................................................................................48 2.4.1. Ưu điểm ...........................................................................................................48 2.4.2. Nhược điểm .....................................................................................................52 2.4.3. Nguyên nhân ...................................................................................................54 Tiểu kết chương 2 ....................................................................................................55 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI.........................................56 3.1. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài .......................................................................56 3.2.Tuyển dụng thêm nhân sự cho bộ phận văn thư ............................................57 3.3. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ văn thư ......................................................................................................................58 3.4. Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức trong cơ quan về vai trò của công tác văn thư.......................................................................................................58 3.5. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư.........................60 3.6. Thực hiện tốt công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá, xếp loại công tác văn thư lưu trữ ................................................................................................................61 Tiểu kết chương 3 ....................................................................................................61 KẾT LUẬN ..............................................................................................................62 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...............................................................63 PHẦN PHỤ LỤC
A.PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Ở nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin được truyền tải chủ yếu dưới hình thức văn bản.Có thể nói văn bản là phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin hữu hiệu nhất. Hiện nay có nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong hoạt động quản lý và điều hành của đơn vị mình. Công tác văn thư đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý mà còn liên quan trực tiếp đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý, trên cơ sở đó ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp, hợp lý, kịp thời và hiệu quả đảm bảo cho cơ quan, đơn vị thực hiện công việc quản lý và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao.Từ những lập luận trên cho thấy công tác văn thư là công tác không thể thiếu được trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào. Cục đầu tư nước ngoài là một cơ quan nhà nước, trong quá trình hoạt động hàng năm Cục đã ban hành một khối lượng văn bản rất lớn để quản lý, điều hành mọi hoạt động của các bộ phận, đồng thời cũng tiếp nhận một khối lượng không hề nhỏ công văn tài liệu do cơ quan cấp trên và các đơn vị trực thuộc gửi tới. Đây là khối lượng tài liệu rất quan trọng cần được tổ chức và quản lý thật tốt nhằm phục vụ cho công tác khai thác và sử dụng. Công tác văn thư của Cục đầu tư nước ngoài trong thời gian qua đã có những đóng góp tích cực vào kết quả hoạt động của công tác văn phòng, tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số điểm bất cập. Vì vậy đổi mới nâng cao hiệu quả công tác văn thư trong hoạt động Cục Đầu tư nước ngoài là công việc cần thiết. Dựa trên hiểu biết của bản thân và quá trình tìm hiểu thực tế tại cơ quan, em quyết định chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài - Bộ Kế hoạch và Đầu tư”. Đợt thực tập này đã giúp em nhận ra những điểm yếu của mình trong khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình 1
thực hiện các thao tác nghiệp vụ văn thư. Em viết khóa luận thực tập này nhằm nói lên được những kết quả, những điều em đã học hỏi và tiếp thu được trong quá trình làm việc tại cơ quan. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác văn thư là công tác giữ vai trò quan trọng trong cơ quan Nhà nước nói chung và các doanh nghiệp nói riêng, cho nên vấn đề này được rất nhiều người quan tâm nghiên cứu ở nhiều khía cạnh khác nhau. Cùng với sự phát triển đất nước trong quá trình hội nhập thế giới qua các thời kỳ, công tác văn thư đã và đang ngày một củng cố và hoàn thiện hơn. Trên thực tế đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu, những bài tham luận đóng góp nhằm nâng cao vai trò và hoàn thiện hơn về công tác văn thư. Các giáo trình, tài liệu,… về công tác văn thư, lưu trữ: Đại học Nội Vụ Hà Nội, “Giáo trình văn thư”, NXB Lao động, Hà Nội, 2016 Lưu Kiếm Thanh(chủ biên) - Nguyễn Văn Thâm, Giáo trình: “Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản”, NXB Giáo dục, 2006 Vương Đình Quyền, “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”, Nxb Quốc gia Hà Nội, 2007 Triệu Văn Cường – Trần Như Nghiêm , “Soạn thảo và ban hành văn bản và công tác văn thư lưu trữ”, NXB Văn hóa thông tin, Hà Nội, 2006 Triệu Văn Cường – Trần Như Nghiêm, “Những văn bản của Đảng và nhà nước về công tác ban hành văn bản, công tác văn thư”, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội, 2008 Dương Văn Khảm, “Tin học và đổi mới công tác văn thư”, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, 1999 Trần Hà, “Hướng dẫn kĩ thuật soạn thỏa văn bản”, NXB trẻ, Thành phố Hồ Chí Minh, 1996 Nguyễn Văn Thâm, “Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước”, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2001 2
Một số bài báo cáo, khóa luận, luận văn,… nghiên cứu về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan nhà nước: Báo cáo thực tập tốt nghiệp của Dương Thị Sông “Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Thông Nông, Tỉnh Cao Bằng”năm 2016 khoa Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. Khóa luận tốt nghiệp: Nguyễn Thị Lan “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại văn phòng Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Phú Thọ”năm 2016 khoa Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. Báo cáo thực tập tốt nghiệp Bùi Thị Minh Linh: “Nghiệp vụ thư ký văn phòng của Cục Đầu tư nước ngoài”năm 2015 khoa Thư ký văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Ngoài ra còn khá nhiều bài viết đề cập đến nội dung này: Bài viết của tác giả Dương Mạnh Hùng “Một vài ý kiến xây dựng danh mục hồ sơ, hồ sơ và tập lưu công văn điện tử”, trang 3, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 10 , tháng 10 năm 2007. Bài viết của tác giả Nguyễn Thị Lệ Nhung “Những vấn đề chung về công tác văn thư trong cơ quan tổ chức Đảng, tổ chức chính trị xã hội.”, trang 6, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 9, tháng 8, năm 2009. Bài báo của tác giả Quyết Thắng “Đổi mới và nâng cao chất lượng công tác văn thư một yêu cầu cấp bách trong cải cách hành chính của nước ta”, trang 7, tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 6, tháng 12, năm 2008. Trên trang cloud office có bài viết “Giải pháp chuyên nghiệp cho công tác văn thư lưu trữ “bài viết đã đưa ra một số giải pháp rất thiết thực và có tính hợp lí có thể áp dụng đối với văn phòng ở Việt Nam. Các bài viết đã nêu ra một cách chân thực về thực trạng công tác văn thư nói chung, đồng thời đưa ra một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư không chỉ đối với cơ quan hành chính nhà nước mà còn áp dụng đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên trong đề tài này, tôi sẽ nghiên cứu, kế thừa, phản ánh thực trạng quản lý công tác văn thư tại một số cơ quan, doanh nghiệp. Từ đó, đề xuất các giải 3
pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài. 3. Mục tiêu nghiên cứu Đề tài báo cáo nhằm đạt được mục tiêu sau: Phân tích, đánh giá thực trạng công tác Văn thư của Cục đầu tư nước ngoài để thấy rõ được những ưu điểm, hạn chế nhằm đưa ra phương hướng, giải pháp nâng cao hiệu quả đối với công tác Văn thư,lưu trữ tại Cục. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cục Đầu tư nước ngoài; - Tìm hiểu những vấn đề lý luận về công tác văn thư; - Khảo sát thực trạng công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài; - Nghiên cứu, phân tích, đánh giá và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: thực tế công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài. - Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi thời gian: Nghiên cứu từ năm 2012 đến 2016. + Phạm vi không gian: đề tài tập trung nghiên cứu về công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài. 6. Giả thuyết nghiên cứu Công tác văn thư nếu được làm tốt sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý, điều hành, giải quyết công việc tại Cục Đầu tư nước ngoài nói chung, văn phòng Cục nói riêng. 7. Phương pháp nghiên cứu Để nghiên cứu và thực hiện tốt chuyên đề này đề tài đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu khoa học sau: + Phương pháp lý luận chung về chủ nghĩa Mác Lênin là hệ thống các quan điểm, cơ sở lý luận giúp chúng ta tìm tòi, xây dựng, lựa chọn và vận dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học trong nhận thức và thực tiễn. Phương pháp lý 4
luận chung về chủ nghĩa Mác Lênin giúp chúng ta có cái nhìn khách quan khi đánh giá sự vật, sự việc, tránh tư duy phiến diện, duy ý chí của bản thân các nhân. + Phương pháp nghiên cứu tài liệu lý luận: Phân tích và nghiên cứu tổng hợp, khái quát các tài liệu có liên quan: Tổng hợp các quan điểm của nhà nước, các phạm trù khái niệm liên quan đến công tác văn thư. Từ những thông tin, số liệu, tài liệu thu thập được trong quá trình nghiên cứu, tìm tòi(sách báo, mạng, tạp chí, giáo trình,...) tiến hành phân tích, tổng hợp và đưa ra những đánh giá sự phù hợp các giải pháp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác văn thư trên cơ sở thực trạng công tác văn thư của Cục Đầu tư nước ngoài. + Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: để đánh giá kết quả công tác văn thư cùng với sự giúp đỡ của cán bộ, công chức, viên chức tại cơ quan đề tài đã tiến hành điều tra bằng những câu hỏi và bảng hỏi tự thiết kế nhằm nghiên cứu sự cần thiết của công tác văn thư vầ đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả cong tác văn thư của cơ quan. +Phương pháp so sánh đối chiếu: nhằm so sánh thực trạng công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài đã làm đúng theo yêu cầu của Nhà nước hay chưa, từ đó lựa chọn những giải pháp tốt nhất để hoàn thiện nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại cơ quan. + Phương pháp phân tích, tổng hợp: Từ những thông tin, số liệu, tài liệu thu thập được trong quá trình nghiên cứu, tìm tòi(sách báo, mạng, tạp chí, giáo trình,...) tiến hành phân tích, tổng hợp và đưa ra những đánh giá sự phù hợp các giải pháp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác văn thư trên cơ sở thực trạng công tác văn thư của Cục Đầu tư nước ngoài. 7. Cấu trúc của đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận thì khóa luận gồm có 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận chung về công tác văn thư Trong chương này tôi sẽ trình bày một số khái niệm liên quan đến công tác văn thư như: khái niệm quản lý, công tác văn thư, văn bản đi, văn bản đến, con dấu, hồ sơ, lập hồ sơ,...; vị trí, ý nghĩa nội dung, trách nhiệm quản lý công tác văn thư. 5
Mục đích của chương này nhằm trình bày ngắn gọn cơ sở lý luận về công tác văn thư, thông qua đó hình dung một cách khái quát về công tác văn thư Chương 2:Thực trạng công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài Trên cơ sở lý luận đã trình bày ở chương 1, tôi đi sâu nghiên vào khảo sát thực trạng công tác văn thư tai Cục Đầu tư nước ngoài. Chương này trình bày các kết quả khảo sát tình hình tổ chức văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài với nhiều nội dung như: các văn bản nghiệp vụ quy định, hướng dẫn về công tác văn thư; tình hình nhân sự thực hiện công tác văn thư; các nghiệp vụ của công tác văn thư như: công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, lập hò sơ và nộp vào lưu trữ cơ quan. Đây sẽ là những căn cứ, những cơ sở để tôi đưa ra nhận xét, đánh giá và giải pháp trong chương tiếp theo. Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài Trên cơ sở khảo sát thực trạng, chương này đưa ra những nhận xét và các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài. 6
PHẦN B: PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1. Một số khái niệm 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư Văn thư vốn là từ gốc Hán dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản, bao gồm cả các văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhất ký, di chúc,...) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành để phục vụ quản lý điều hành công việc chung. Ngày nay văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản váo sổ đăng ký và lập hồ sơ... Những công việc này gọi là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ công chức và mọi cơ quan tổ chức. Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ: “Công tác văn thư bao gồm các công việc soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư tác văn thư”. Theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư lưu trữ: “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức”. Khóa luận của tôi thống nhất sử dụng khái niệm về công tác văn thư trong Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư để tiến hành khảo sát công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài. 7
1.1.2. Khái niệm Văn bản Hiện nay có rất nhiều khái niệm để chỉ văn bản. Theo cuốn “Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước” của tác giả Bùi Khắc Việt do Nhà xuất bản khoa học xã hội ấn hành năm 1997 thì “Văn bản là sản phẩm của lời nói, thể hiện bằng hình thức viết. Tuy nhiên, văn bản không phải đơn thuần là tổng số những từ ngữ, những câu nói được ghi lên giấy mà là kết quả tổ chức có ý thức của quá trình sáng tạo, nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó”. Theo giáo trình “Văn bản học và lưu trữ học đại cương” do Nhà xuất bản Giáo dục ấn hành năm 1996, khái niệm “văn bản”được hiểu theo hai nghĩa: Hiểu theo nghĩa rộng, văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ (tức là các loại chữ viết dùng để thể hiện ngôn ngữ con người) Hiểu theo nghĩa hẹp , văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp (gọi chung là cơ quan). Dù văn bản được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, nhưng đều có điểm chung là: - Là vật mang tin được ghi lại bằng kí hiệu ngôn ngữ - Đều là công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu được hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức - Dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin. 1.1.3. Khái niệm văn bản đi, văn bản đến Theo Điều 2 khoản 1 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 cảu Bộ Nội vụ về Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm cả văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành(kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành. Văn bản đến là tất cả các văn bản bao gồm cả văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành(kể cả văn bản fax, văn bản được chuyển qua bưu điện, văn bản mật) và đơn thư gửi đến các cơ quan tổ chức. 8
1.1.4. Khái niệm con dấu Mặc dù con dấu được sử dụng rộng rãi ở nhiều cơ quan, đơn vị nhưng khái niệm về con dấu lại chưa thực sự được các nhà nghiên cứu quan tâm và cho đến nay chưa có một khái niệm nào về con dấu thuyết phục. Theo “Giáo trình văn thư “của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khái niệm con dấu được trình bày như sau: “Con dấu có thể bằng kim loại, bằng gỗ, bằng cao su; loại có quốc huy, loại có hình biểu tượng , loại không có hình biểu tượng. Dấu đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước khẳng định giá trị pháp lý của giấy tờ. Việc khắc và quản lý con dấu thuộc trách nhiệm của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và được quản lý chặt chẽ. Quản lý con dấu tốt giúp nâng cao chất lượng, hiệu quả và uy tín của cơ quan, tổ chức, tránh được việc sử dụng dấu vào mục đích phi pháp.” 1.1.5. Khái niệm hồ sơ và lập hồ sơ Theo Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH 13 ngày 11/11/2011 của Quốc Hội khoa XIII: Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một số đặc trưng chung hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc, phương pháp nhất định. 1.1.6. Khái niệm lưu trữ cơ quan Theo Khoản 4, Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/ 2011/ QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội khóa XIII: Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư * Vị trí của công tác văn thư: 9
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng. Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. * Ý nghĩa của công tác văn thư Một là, công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung; của mỗi cơ quan đơn vị nói riêng.Trong hoạt động quản lý của các cơ quan từ việc đề ra các chủ trương chính sách xây dựng chương trình kế hoạch công tác cho đến việc phản ánh tình hình nêu kiến nghị với cấp trên hoặc giải quyết những công việc cụ thể nói chung đều phải dựa vào những nguồn thông tin có liên quan. Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết. Thông tin quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất vẫn là văn bản. Về mặt nội dung công việc có thể sắp xếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lư nhà mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, phổ biến, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý. Thông tin càng đầy đủ và chính xác kịp thời thì hoạt động quản lý của cơ quan càng đạt hiệu quả cao Hai là, làm tốt công tác văn thư góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giây tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật. Ba là, công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của các cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ trách nhiệm khác trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động cua cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực. 10
Bốn là, giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ ngày càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ được lập không tốt, văn bản giữ lại khôn đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ. Năm là, góp phần bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước, ngăn chặn việc lạm dụng văn bản của Nhà nước, con dấu của cơ quan vào mục đích phạm pháp. Theo pháp lệnh bí mật của Nhà nước được Ủy ban thường vụ Quốc hội thông qua ngày 28/12/2000 thì “Bí mật Nhà nước là những tin về vụ việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực an ninh, quốc phòng, đối ngoại, kinh tế, khoa học công nghệ và các lĩnh vực khác mà Nhà nước không công bố mà nếu bị tiết lộ sẽ gây nguy hại cho Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam”. Việc bảo vệ bí mật Nhà nước và bí mật cơ quan có liên quan chặt chẽ với công tác văn thư. Bởi vì các thông tin thuộc bí mật Nhà nước, bí mật cơ quan đều được văn bản hóa có nghĩa là đều được phản ánh ở các văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan hữu quan. Công tác văn thư có vai trò quan trọng đối với bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật cơ quan được các cơ quan có thẩm quyền quy định một cách đầy đủ, chặt chẽ và được thực hiện nghiêm túc trong quá trình thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư. Như vậy sẽ đảm bảo an toàn được tài liệu góp phần giữ gìn các thông tin bí mật nhà nước, bí mật cơ quan không bị rò rỉ ra ngoài. 1.3. Yêu cầu công tác văn thư Công tác văn thư đóng vai trò vô cùng lớn trong bộ máy hành chính của một cơ quan. Do đó để thực hiện tốt nhiệm vụ, hoàn thành công việc với hiệu quả cao , các cơ quan phải đảm bảo những yêu cầu dưới đây: 11
+ Nhanh chóng Là yêu cầu đối với hiệu suất công tác văn thư . Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng , mức dộ khẩn của văn bản để chuyển văn bản kịp thời, đúng người, bộ phận trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc. Đồng thời phải quy định rõ thời hạn giải quyết văn bản và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản. + Chính xác Nội dung văn bản ban hành phải chính xác theo yêu cầu giải quyết công việc, đúng với chủ trương, đường lối, chính sách của pháp luật của Nhà nước; dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức. Từng nội dung nghiệp vụ trong công tác văn thư như cho số văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản... phải thực hiện đúng theo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của nhà nước. + Bí mật Là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của công tác văn thư. Để đảm bảo yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Nhà nước về bảo vệ bí mật Nhà nước, chú ý việc sử dụng mạng máy tính và bảo mật an toàn thông tin trên mạng, bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn.... + Hiện đại Việc thực hiện những nội dung cụ thể về công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương thức kỹ thuật và tổ chức văn phòng hiện đại. Vì vậy yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề đảm bảo cho công tác quản lý nhà nước nói chung và mỗi cơ quan tổ chức nói riêng có năng suất chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trỏ thành nhu cầu cấp bách nhưng phải tiến hành từng bước phù hợp với trình độ khoa học chung của đát nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh tư tưởng bảo thủ coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có lien quan 12
đến việc nâng cao hiệu quả công tác văn thư. 1.4. Nội dung của công tác văn thư 1.4.1. Xây dựng và ban hành văn bản * Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản bao gồm các bước đi cần thiết trong quá trình soạn thảo một văn bản, thông thường gồm các bước như: - Thảo văn bản - Duyệt, sửa chữa, hoàn thành bản thảo đã duyệt - Đánh máy, nhân bản, kiểm tra văn bản trước khi ký - Ký văn bản; 1.4.2. Quản lý và giải quyết văn bản * Quản lý và giải quyết văn bản đến - Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; - Trình, xin ý kiến phận phối văn bản đến; - Chuyển giao văn bản đến; - Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. * Quản lý văn bản đi - Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản và kỹ thuật trình bày; cho số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản; - Đóng dấu cơ quan, dấu chỉ mức độ mật, khẩn(nếu có); - Đăng kí, nhân sao văn bản đi; - Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi; - Lưu văn bản đi. 1.4.3. Quản lý và sử dụng con dấu * Các loại con dấu Trong mỗi cơ quan thường có các loại dấu: dấu cơ quan và dấu các đơn vị trực thuộc cơ quan (nếu có); ngoài ra còn có các loại dấu chỉ mật độ khẩn, mức độ mật, dấu đến; dấu chưc danh cán bộ; dấu họ và tên người có thẩm quyền ký văn bản;… 13
* Quản lý con dấu - Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan mình. - Mỗi cơ quan chỉ được sử dụng một con dấu. Cơ quan có nhiệm vụ cấp một số giấy tờ đặc biệt được sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ công tác và nghiệp vụ nhưng phải được phép của cơ quan có thẩm quyền. - Những văn bản do cơ quan ban hành phải được đóng dấu của cơ quan; những văn bản do văn phòng và các đơn vị trong cơ quan ban hành trọng phạm vi quyền hạn được giao phải được đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó. - Con dấu của cơ quan phỉa được bảo quản ở trụ sở cơ quan và giao cho cán bộ văn thư cơ quan giữ và đóng dấu. - Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm giao nộp con dấu cho cơ quan quan lý dấu trong các trường hợp dấu hỏng. cơ quan đổi tên, tách, sát nhập. giả thể,… - Kích thước, hình dạng, nội dung và tổ chức khắc các loại con dấu do cơ quan công an quy định, cấp phép và đăng ký lưu chiểu mẫu con dấu đã khắc trước khi sử dụng. * Sử dụng con dấu. -Trước khi đóng dấu kiểm tra lần cuối thể thức văn bản, thẩm quyến ký, chữ ký và số bản - Đóng dấu rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, đúng mực, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. -Trường hợp cần thiết, có thể đống dấu giáp lai vào khoảng giữa mép phải của văn bản trùm lên một phần các trang giấy, mỗi khuôn dấu đóng tối đa 5 trang giấy. 1.4.4. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan * Lập hồ sơ hiện hành - Xác định trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ. 14
- Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức. - Nội dung việc lập hồ sơ bao gồm: + Mở hồ sơ; + Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; + Kết thúc và biên mục hồ sơ. * Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. - Xác định trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức trong việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan; - Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan; - Xác định các loại hình hồ sơ tài liệu cần giao nộp vào lưu trữ cơ quan; - Thủ tục giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 1.5. Trách nhiệm thực hiện công tác văn thư Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, trách nhiệm quản lý công tác văn thư như sau: Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư theo những nội dung quy định tại Điều 27 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Cụ thể: - Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư; - Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư; - Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư; - Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đau, khen thưởng trong công tác văn thư; - Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư; - Tổ chức sơ kết, tổng kêt công tác văn thư; - Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư. 15