Kỹ thuật bảo quản tài liệu

Chia sẻ: Nguyen Lan | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:379

Thêm vào BST

Báo xấu

224
lượt xem 43
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bảo quản tài liệu nói chung và các tài liệu quý hiếm nói riêng ở các cơ quan thông tin, thư viện, lưu trữ và bảo tàng Việt Nam đang là một vấn đề cấp thiết, nhất là ở Việt Nam, một đất nước nằm trong khu vực khí hậu nhiệt đới nóng ẩm, ... dẫn tới tình trạng vốn tài liệu của chúng ta nhanh chóng xuống cấp và lão hoá.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Kỹ thuật bảo quản tài liệu

KỸ THUẬT BẢO QUẢN TÀI LIỆU
1 KỸ THUẬT BẢO QUẢN TÀI LIỆU Lời giới thiệu Bảo quản tài liệu nói chung và các tài liệu quý hiếm nói riêng ở các cơ quan thông tin, thư viện, lưu trữ và bảo tàng Việt Nam đang là một vấn đề cấp thiết, nhất là ở Việt Nam, một đất nước nằm trong khu vực khí hậu nhiệt đới nóng ẩm, lại chịu sự tàn phá khốc liệt của chiến tranh, và thêm nữa là trình độ về kỹ thuật bảo quản còn nhiều hạn chế, dẫn tới tình trạng vốn tài liệu của chúng ta nhanh chóng xuống cấp và lão hoá. Nhiều năm qua, một số cơ quan, thư viện và lưu trữ đã rất cố gắng trong việc xử lý vấn đề này, song do thiếu những hiểu biết và kiến thức cơ bản về bảo quản, nên còn lúng túng và chưa tìm ra được những giải pháp thích hợp để bảo quản nguồn tài liệu của mình, dẫn đến việc các tài liệu bị xuống cấp nhanh hơn, kéo theo sự lãng phí cả về thời gian, công sức và tiền của của nhà nước. Để khắc phục tình trạng nói trên, những năm gần đây, Đảng và Nhà nước ta cũng đã quan tâm và đầu tư nhiều cho công tác bảo quản, nhiều kho tàng và nhà xưởng đã được xây mới hoặc nâng cấp, nhiều cán bộ thư viện đã được gửi đi đào tạo ở nước ngoài. Một số cơ quan thông tin, thư viện và lưu trữ như: Trung tâm Thông tin khoa học và công nghệ Quốc gia, Thư Viện Quốc gia Việt Nam, Viện Nghiên cứu Hán Nôm và Cục Lưu trữ Nhà nước đã có nhiều cố gắng trong việc tổ chức các khoá đào tạo ngắn ngày với sự hỗ trợ về mặt kỹ thuật và tham gia giảng dạy của các chuyên gia nước ngoài. Tuy nhiên những cố gắng đó vẫn còn quá khiêm tốn, chưa đủ đáp ứng cho những đòi hỏi bức thiết của thực tế công tác bảo quản mà chúng ta đang phải đối mặt. Trong thực tế ở Việt Nam chưa hề có một tài liệu hay giáo trình nào dành cho công tác bảo quản, do vậy sau các khoá đào tạo ngắn ngày trở về cơ sở, các cán bộ thư viện làm công tác bảo quản chưa thực sự tự tin để thực thi công việc của mình vì thiếu tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ cần thiết, nhất là những tài liệu bằng tiếng Việt. Nhận thức được sự cấp thiết của vấn đề này, Thạc sĩ Kiều Văn Hốt - Phó giám đốc Thư viện Quốc gia Việt Nam, thành viên ban chỉ đạo SEACAP (Uỷ ban Bảo quản tài liệu các nước Đông Nam Á) và Thạc sĩ Chu Tuyết Lan - Trưởng phòng Thông tin-Tư liệu-Thư viện, Viện Nghiên cứu Hán Nôm, thành viên Ban tư vấn SEACAP đã xây dựng dự án "Bảo quản tài liệu trong các thư viện và cơ quan lưu trữ ở Việt Nam", và Dự án này đã nhận được sự tài trợ của Quỹ Ford. Mục đích của Dự án là cung cấp những hiểu biết và kiến thức cơ bản cả về lý thuyết lẫn thực hành cho những cán bộ đang làm công tác bảo quản tại các cơ quan, thư viện và bảo tàng lớn trong cả nước, nhằm tạo điều kiện cho họ có đủ kiến thức và vững vàng hơn khi tiến hành công việc bảo quản nhằm kéo dài tuổi thọ của nguồn tài liệu cho muôn đời con cháu mai sau. Dự án này đã được Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam cho phép thực hiện tại công văn số 991/CP-QHQT ngày 29 tháng 7 năm 2003 do Phó thủ tướng Chính phủ Phạm Gia Khiêm ký. Nội dung của Dự án bao gồm hai phần chính: (1) Dịch các cẩm nang về kỹ thuật bảo quản tài liệu [Tạo các đĩa CD với tính năng liên kết mục lục với các tiểu mục của bản dịch, có kèm theo các video trình diễn kỹ thuật và hình ảnh minh hoạ]. (2) Tiến hành các khoá đào tạo tại chỗ cho các cán bộ thư viện hiện đang làm công tác bảo quản ở các cơ quan thông tin, thư viện, lưu trữ và bảo tàng lớn trong cả nước. (Từ trước đến nay các lớp tập huấn ngắn ngày được tổ chức chủ yếu dành cho các cán bộ thư viện ở Hà Nội, chứ chưa có điều kiện đào tạo cho các cán bộ ở tỉnh ngoài). Để Dự án có được kết quả như ngày hôm nay, trước hết xin được bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Giám đốc Thư viện Quốc gia Việt Nam, các bạn đồng nghiệp ở Thư viện Quốc gia, ngài Chủ tịch Quỹ Ford, đặc biệt là Tiến sĩ Michael Digregorio, bà Phùng Minh Uyên và bà Ngô Thị Lê Mai đã giúp đỡ về mặt ý tưởng và kinh phí để thực hiện Dự án. Đồng thời cũng xin được bày tỏ lòng biết ơn tới Trung tâm Bảo quản tài liệu vùng Đông Bắc Hoa Kỳ, ông John F. Dean - nguyên Giám đốc Trung tâm bảo quản Đại học Cornell và bà Ann Kenny - Phó giám
2 đốc Thư viện Đại học Cornell đã cho phép sử dụng tài liệu để thực hiện chương trình này và đã tham gia tập huấn, cho phép quay Video làm tài liệu hướng dẫn về nghiệp vụ bảo quản. Sau nữa xin được bày tỏ lòng biết ơn tới các bạn đồng nghiệp, các cộng tác viên đã tham gia vào công việc dịch thuật, góp phần quan trọng làm nên sự thành công của Dự án. Tập tài liệu dịch về Kỹ thuật bảo quản tài liệu này được tổ chức dựa trên các phần mềm quen thuộc với các cán bộ thư viện như: Winisis, Winword và Internet Explorer. Từ menu chính, người sử dụng có thể lựa chọn các thao tác bằng nháy chuột: - Việc xem văn bản tài liệu được tổ chức bằng HTML dưới dạng Website. Ở đây văn bản được tập trung thành các chủ đề: ngoài lời giới thiệu có các chủ đề về công tác bảo quản như: Lập kế hoạch; Môi trường; Kho tàng; Tác nhân phá hoại; Chuyển dạng tài liệu và qui trình bảo quản. Cần xem chủ đề nào thì kích chuột vào chủ đề đó. Trong mỗi chủ đề lại chia thành các bài, cần xem bài nào thì kích chuột vào tên bài đó ở mục lục phía bên trái. Trong một số bài có ảnh minh hoạ. ảnh minh hoạ được chia làm hai loại, một loại nằm trong nội dung của bài luôn để to để có thể xem ngay cùng với văn bản, loại khác chỉ là ảnh minh hoạ, không liên quan trực tiếp đến nội dung văn bản thì để nhỏ, có thể kích chuột vào ảnh để phóng to, khi cần quay về thì dùng biểu tượng hay chức năng BACK. Khi xem văn bản các nút ở cuối màn hình cho phép tiến hành các thao tác: ML : quay về mục lục HD : xem hướng dẫn IN : Thông báo hướng dẫn in - Xem video minh hoạ. Dùng khi muốn xem video minh hoạ của tài liệu. Muốn xem ở chế độ toàn màn hình thì sử dụng chức năng Full Screen ở View hay gõ tổ hợp Alt+enter. Dùng Esc hoặc chuột phải -> Full screen để về chế độ thu nhỏ. Dùng biểu tượng ra (X) hay File -> Exit để ra khỏi thao tác. Video ở đây là bài giảng của các chuyên gia bảo quản của trường Đại học Cornell (Mỹ) tại lớp học tổ chức tại Thư Viện Quốc gia ngày 9-1-2004. Do video lớp học có dung lượng lớn, không thể đưa chung vào một đĩa CD với văn bản nên phải để ở một CD riêng. Thư viện nào có nhu cầu đề nghị liên hệ với Thư viện Quốc gia. Tệp ghi bài giảng và lớp học có tên là lophc.dat, muốn chạy được theo menu thì tệp này phải được copy vào thư mục c:\lhbq - Tra cứu thông tin: Toàn bộ các bài viết được quản lý bằng cơ sở dữ liệu Winisis, cho phép tìm tin theo tên bài và theo chủ đề. Từ kết quả tìm tin có thể xem toàn văn theo văn bản Winword và xem video minh hoạ bằng cách nháy chuột vào dòng thông báo tương ứng. Khi xem văn bản Winword có thể in ra. Nếu muốn in toàn bộ các bài thành sách thì in theo thứ tự biểu ghi. - Hướng dẫn: để xem bản hướng dẫn này. - Thoát: ra khỏi chương trình. Chương trình tự khởi động khi đưa vào ổ CD. Trường hợp CD đã ở trong ổ có thể gọi chương trình bằng cách: Start -> Run -> bqtl (ở ổ CD) Xin cám ơn FORD FOUNDATION đã tài trợ cho chương trình này. Chu Tuyết Lan Kiều Văn Hốt Viện Nghiên cứu Hán Nôm Thư Viện Quốc gia VN
3 LẬP KẾ HOẠCH BẢO QUẢN Lên kế hoạch bảo quản là gì? Sherelyn Ogden Thư viện, cơ quan lưu trữ, bảo tàng và các hội bảo tồn lịch sử không chỉ có nhiệm vụ thu thập, diễn giải và trưng bày các tư liệu có giá trị minh chứng lịch sử mà còn có trách nhiệm bảo quản lâu dài, đảm bảo an ninh và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp cận các tư liệu đó. Hiệp hội bảo tàng Mỹ đã nhận thức được trách nhiệm này. Hiệp hội này đã chỉ ra trong “Các quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp của ngành bảo tàng” trong đó chỉ rõ cơ quan bảo tàng phải đảm bảo “các tư liệu mà bảo tàng quản lý phải được bảo vệ, không làm mất mát, không bị gây trở ngại, được theo dõi sát sao và được bảo quản tốt”. Bảo quản là một phần không thể thiếu được trong nhiệm vụ của một cơ quan văn hoá, do đó việc lên kế hoạch bảo quản phải là một bộ phận trong tổng thể kế hoạch mang tính chiến lược của công tác này. + Lên kế hoạch bảo quản là một quá trình đòi hỏi phải xác định các yêu cầu chung và cụ thể đối với việc bảo vệ các tư liệu đã thu thập được, việc này đòi hỏi phải xác định được các trường hợp cần ưu tiên, và cũng phải định rõ được các nguồn vốn để thực hiện công việc. + Mục đích chính của việc lên kế hoạch là xác định được một quy trình hoạt động cho phép cơ quan đó lập được một chương trình bảo quản cho cả hiện tại và tương lai. + Hơn nữa, quá trình này còn giúp cho các cơ quan xác định rõ những việc phải làm và những việc không bao giờ nên làm, nhờ đó vốn tài liệu có thể được sử dụng một cách hợp lý. Lập kế hoạch bảo quản dài hạn Kết quả của quá trình lập kế hoạch là việc thiết lập được một kế hoạch bảo quản dài hạn thể hiện bằng văn bản. Đó là một tư liệu quan trọng mà bất cứ một cơ quan nào cũng cần phải có. + Một kế hoạch bảo quản dài hạn phải phác thảo được những yêu cầu bảo quản của cơ quan và phải vạch ra được một quy trình hoạt động để đáp ứng được những yêu cầu của việc thu thập tư liệu. + Kế hoạch đó đưa ra một khuôn mẫu để thực hiện những mục tiêu đề ra và những trường hợp cần ưu tiên theo một cách thức hợp lý và hiệu quả; nó là công cụ để đạt được những việc cần nhất trí làm trước trong một giai đoạn đã định. Kế hoạch đó giúp duy trì sự liên tục và tính nhất quán theo thời gian của một chương trình bảo quản. + Kế hoạch này phải thể hiện được vai trò và tầm quan trọng của công tác bảo quản, giúp thấy được bảo quản là một công việc có vị trí ngang với các công việc như thu thập tư liệu, diễn giải và nghiên cứu. + Kế hoạch là một sự trợ giúp quan trọng trong việc đảm bảo những nguồn vốn cần thiết để hỗ trợ thực hiện những việc cần làm. + Kế hoạch ghi lại những hoạt động bảo quản trong hiện tại và quá khứ, cũng như những nỗ lực trong tương lai của cơ quan. Kế hoạch bảo quản cần phải phù hợp với các biện pháp quản lý trọng yếu khác của cơ quan, chẳng hạn như các chủ trương về quản lý thu thập tư liệu. Kế hoạch bảo quản không nên được soạn thảo một cách tách biệt mà nên được soạn trên cùng một khung tham chiếu áp dụng cho tất cả các kế hoạch và chủ trương về thu thập tư liệu. Khung tham chiếu này là phương hướng hoạt động của cơ quan. Mọi chủ trương và các vấn đề quản lý phải được thực hiện phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của cơ quan và phải được hiểu cũng như thực thi trong khuôn khổ của nó. Kế hoạch bảo quản cần phải dễ hiểu và phải bao quát được toàn bộ các nguồn tư liệu của cơ quan. Sự kết hợp toàn bộ các nguồn tư liệu thu thập được vào bản kế hoạch là vô cùng thiết yếu đối với việc thúc đẩy sự hiểu biết đầy đủ trong việc ưu tiên xây dựng kế hoạch bảo quản dài hạn. Ngoài ra , sự kết hợp như vậy sẽ tạo ra sự liên kết giữa các hoạt động bảo quản với các chương trình kế hoạch mang tính chiến lược khác. Một kế hoạch bảo quản có hiệu quả là một kế hoạch thiết thực và khả thi. Một kế hoạch nằm ngoài khả năng thực hiện và chi trả của cơ quan là một kế hoạch vô dụng. Trong khi kế hoạch cần phải đưa ra tất cả những yêu cầu bảo quản thì nó
4 cũng cần phải chú ý đến các bước có thể đạt được nhờ nguồn vốn sẵn có hoặc huy động được (ví dụ như nhờ các khoản viện trợ hoặc gây quỹ) Kế hoạch của từng cơ quan là khác nhau. Có những kế hoạch dài hạn, phức tạp và chi tiết, lại có những kế hoạch ngắn gọn và đơn giản. Tuy nhiên, tất cả mọi kế hoạch đều phải dựa trên kết quả khảo sát đánh giá nhu cầu của từng cơ quan. Khảo sát đánh giá nhu cầu Khảo sát đánh giá nhu cầu có tính then chốt đối với việc lập kế hoạch bảo quản và phải được tiến hành trước khi soạn thảo kế hoạch. Kế hoạch bảo quản dựa trên các nhu cầu của cơ quan và các hoạt động đặt ra để đáp ứng các yêu cầu đó. Những thông tin này phải được đưa vào các báo cáo khảo sát. Nhiều cơ quan chỉ có báo cáo khảo sát xem xét các nhu cầu đối với các tư liệu thu thập được nói chung. Đối với một số cơ quan có nhiều hệ thống tư liệu và các nhu cầu lên kế hoạch phức tạp thì cần thiết phải có thêm những khảo sát đề cập đến những khó khăn cụ thể hoặc những yêu cầu về các tư liệu cụ thể hoặc các loại tư liệu khác nhau. Vì khảo sát là bộ phận quan trọng để cơ quan căn cứ vào đó mà lên kế hoạch bảo quản, cho nên tiến hành các khảo sát đáp ứng được yêu cầu lập kế hoạch của cơ quan là điều vô cùng quan trọng. + Khảo sát phải đánh giá được các chủ trương, việc thực hiện và các điều kiện của cơ quan có ảnh hưởng đến công tác bảo quản các tư liệu lưu trữ. + Khảo sát phải nêu được tình trạng chung của toàn bộ các tư liệu lưu trữ, phải chỉ ra được những gì cần làm để cải thiện tình trạng đó, cũng như bằng cách nào để bảo quản các tư liệu đó lâu dài. + Khảo sát cũng phải xác định được các yêu cầu bảo quản cụ thể, phải đề xuất được các hoạt động đáp ứng được yêu cầu đó và ưu tiên thực hiện các hoạt động đã được đề xuất đó. Toàn bộ toà nhà lưu trữ vốn tư liệu cũng cần phải được khảo sát. Cần phải xác định cho được những rủi ro đối với vốn tư liệu thu thập, phải tính đến các yếu tố như môi trường, bảo quản, an ninh, vấn đề sử dụng, trông coi, xử lý bảo quản, các chủ trương và việc thực hiện. Cũng cần lưu ý rằng bản thân tòa nhà dùng để lưu trữ các tư liệu cũng được coi là một phần của công tác lưu trữ. Đó là các toà nhà có kết cấu mang tính lịch sử hoặc có giá trị kiến trúc cao. Trong trường hợp này các hoạt động bảo quản toà nhà cũng phải được coi trọng như các hoạt động bảo quản vốn tư liệu. Tất cả những thông tin trên phải được ghi lại trong các báo cáo khảo sát chính thức một cách rõ ràng, dễ hiểu và được trình bày theo khuôn mẫu thống nhất, bằng cách này mọi thông tin sẽ được sắp xếp và trích dẫn một cách dễ dàng. Báo cáo là công cụ để soạn thảo các kế hoạch bảo quản; nó phải chứa đựng các thông tin dễ hiểu và dễ sử dụng. Sẵn sàng hỗ trợ Các chương trình dịch vụ trong lĩnh vực này của địa phương luôn sẵn sàng hỗ trợ các cơ quan văn hoá về tất cả các khía cạnh liên quan đến việc lập kế hoạch bảo quản. Các chương trình này tài trợ các hội thảo, tiến hành đánh giá các yêu cầu chung và tiến hành khảo sát riêng từng mục, đồng thời hướng dẫn nhân viên trong cơ quan tiến hành các khảo sát tại chỗ. Để có thêm thông tin, hãy liên hệ với trung tâm bảo quản về các thông tin liên quan đến các chương trình dịch vụ trong lĩnh vực này của địa phương.
5 Lên kế hoạch và đánh giá công tác bảo quản Tiến sĩ Margaret Child Không nên coi việc thiết kế một chương trình bảo quản như một quy trình đặc thù đòi hỏi sự thành thạo chuyên môn trong lĩnh vực hoá học liên quan đến quy trình xử lý giấy hoặc đòi hỏi các kỹ năng bảo quản mang tính thực hành. Thực ra quá trình này tương tự như việc ra các quyết định quản lý khác: một quá trình phân bổ các nguồn tư liệu sẵn có cho các hoạt động và các chức năng quan trọng đối với việc tiến hành các nhiệm vụ của cơ quan. Để việc ra các quyết định về công tác bảo quản được thực sự rõ ràng, chúng ta cần phải coi bảo quản như là một khâu quan trọng của việc quản lý các tư liệu thu thập được. Giống như các chương trình khác, mục tiêu và các ưu tiên trong chương trình bảo quản cần phải được xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ và định hướng hoạt động của cơ quan. Những mục tiêu này cần phải được xác lập dựa trên các chủ trương rõ ràng về vấn đề thu thập tư liệu. Nếu như định hướng hoạt động hoặc chủ trương thu thập tư liệu của cơ quan lập kế hoạch lại mang tính chung chung, mơ hồ thì cần phải viết lại các tài liệu đó sao cho chúng phản ánh được mục tiêu thực sự của cơ quan lưu trữ, bảo tàng, thư viện và phải thể hiện rõ việc thu thập tư liệu đã giúp gì cho các mục tiêu đó. Việc bảo quản tài sản của một cơ quan lưu trữ, bảo tàng và thư viện được chia theo hai tiêu chí. Tiêu chí thứ nhất là bảo quản dự phòng, loại bảo quản này chú trọng đến việc ngăn chặn sự xuống cấp của toàn bộ các tư liệu nói chung. Tiêu chí thứ hai là các biện pháp bảo quản phục chế nhằm sửa lại tình trạng xuống cấp về mặt lý tính hoặc hoá tính. Bảo quản phục chế đòi hỏi một lượng nhân công đông đảo và thường cần đến các chuyên gia có chuyên môn cao, do đó bảo quản phục chế rất tốn kém và thường chỉ giới hạn trong phạm vi chọn lọc toàn bộ các hiện vật tư liệu sưu tập. Bất cứ một quy trình lên kế hoạch nào cũng phải đưa ra được một chương trình có sự kết hợp của hai tiêu chí trên. Phương pháp lập kế họach. Việc lập kế hoạch bảo quản cần phải áp dụng phương pháp lên kế hoạch chiến lược đạt quy chuẩn. Hơn nữa, cần phải phát triển một hệ thống các công cụ chuyên biệt để giúp các nhân viên bảo tàng, nhân viên lưu trữ và các nhân viên thư viện đánh giá được các yêu cầu về bảo quản và định ra các chuẩn ưu tiên để phục vụ yêu cầu đó. Tài liệu thực hành “ Lên kế hoạch bảo quản: Hướng dẫn viết kế hoạch dài hạn” của Trung tâm bảo quản tư liệu Đông Bắc có ý định hỗ trợ các cơ quan đã hoàn tất việc đánh giá yêu cầu cho việc soạn thảo các kế hoạch dài hạn. Hiệp hội các thư viện nghiên cứu đã đưa ra “Chương trình lên kế hoạch bảo quản”. Các chương trình này mặc dù nhằm vào các thư viện nghiên cứu và có ý định được thực hiện dưới sự hỗ trợ tư vấn của các nhà quản lý công tác bảo quản có kinh nghiệm, nhưng các chương trình này cũng có thể cung cấp những thông tin hữu ích cho việc đánh giá các vấn đề mà các nơi này quan tâm. CALIPR là chương trình phần mềm trọn gói có thể hỗ trợ mọi cơ quan bảo tàng thư viện ở California thực hiện việc đánh giá các yêu cầu bảo quản đơn giản. Các công cụ này cũng như các công cụ khác trong lĩnh vực này giúp các nhà quản lý đánh giá được các yêú tố cơ bản trong việc lập kế hoạch bảo quản: mức độ các tư liệu lưu trữ có thể gặp rủi ro, do nhiều yếu tố khác nhau; các bộ sưu tập có giá trị lâu bền nhất trong các nguồn tư liệu; khả năng về mặt thời gian, nhân lực, khả năng về kỹ thuật chuyên môn, và khả năng tài chính; khả năng thực thi mang tính chính trị đối với một số hoạt động cụ thể. Kết quả của việc tính toán này phải được kết hợp để tạo ra một danh mục các quy chuẩn ưu tiên. Tính toán rủi ro Cần phải có các dữ liệu đáng tin cậy về mọi khía cạnh khó khăn của công tác bảo quản trong từng cơ quan bảo tàng, thư viện để bước đầu phục vụ cho việc thiết lập các chính sách ưu tiên trong công tác bảo quản của cơ quan đó. Cần phải thu thập các thông tin về mức độ và các dạng xuống cấp, về các điều kiện môi trường trong đó các tư liệu được lưu giữ và sử dụng, và về hệ thống các chủ trương biện pháp như xác định cháy nổ và các biện pháp an ninh bảo vệ các hiện vật tư liệu lưu trữ trước các nguy cơ bị huỷ hoại hoặc mất mát.
6 Khảo sát các điều kiện bảo quản Nhiều thư viện nghiên cứu lớn đã tiến hành các khảo sát tình hình một cách kỹ lưỡng về các cơ quan lưu trữ của họ trong suốt 15 năm qua. Các khảo sát này đã đưa ra các dữ liệu đáng tin cậy về tỷ lệ giấy axít, về độ giòn của giấy, về mức độ mất các cột chữ, về sự xuống cấp của các văn bản và hình vẽ và về tỷ lệ các trang bìa bị hỏng do thiếu các trang bìa phụ để bảo vệ. Có khá nhiều tài liệu liên quan đến điều này. Hầu hết các khảo sát đều đưa ra cùng một dạng xuống cấp, vì vậy các cơ quan khác không cần phải điều tra kỹ nữa trừ khi cơ quan đó lưu trữ các chủng loại tư liệu khác hoặc lưu trữ trong các điều kiện đặc biệt kém. Tuy nhiên, sẽ là hữu ích nếu mỗi cơ quan có ít nhất một mẫu tư liệu nhỏ trong kho tư liệu riêng của mình, vừa để khẳng định rằng các mẫu đó tuân theo các dạng mẫu chuẩn quốc gia vừa để làm vật minh hoạ để đăng ký xin ngân sách và chuẩn bị để xin các dự án tài trợ. Khảo sát môi trường Để có được các dữ liệu phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch về môi trường lưu trữ các tư liệu, mỗi cơ quan phải đo và ghi lại nhiệt độ, độ ẩm tương đối để thấy được sự dao động về nhiệt độ và độ ẩm trong ngày và trong năm. Có thể nhận được hỗ trợ xác lập chương trình giám sát này qua chương trình dịch vụ trong lĩnh vực bảo quản của địa phương, qua các thư viện của bang có chương trình bảo quản hoặc qua các thư viện của các trường đại học gần đó có ban quản lý về công tác bảo quản. Hỗ trợ từ phía các nhà tư vấn có lúc cũng cần thiết để có thể diễn giải một cách chính xác các dữ liệu thu thập được, nhờ đó có thể chọn lựa các cách phục chế. Làm thế nào để giám sát một cách bao quát về sự thay đổi khí hậu trong từng kho tài liệu là vấn đề mang tính quản lý, mà vấn đề này lại phụ thuộc vào các điều kiện tại chỗ và phụ thuộc vào phạm vi nguồn tư liệu trong kho để có thể tiến hành các khảo sát như vậy. Trong việc khảo sát về điều kiện môi trường của mỗi cơ quan cần phải chú ý đến các nguy cơ thiệt hại tiềm tàng như việc tiếp xúc với ánh sáng qua cửa sổ hoặc ánh sáng tổng hợp. Lý tưởng là, mức độ ô nhiễm cũng phải được xem xét, nhưng thực tế thì hầu hết những rắc rối về ô nhiễm đều phải đợi đến khi có sự đổi mới toàn bộ hoặc thay thế hệ thống HVAC. Khảo sát hệ thống bảo vệ và sử dụng Ngoài ra, lên một kế hoạch hiệu quả cho chương trình bảo quản đòi hỏi cơ quan lưu trữ, bảo tàng, thư viện phải xem xét rất nhiều các hệ thống khác nhau, các quy tắc và các chủ trương chính sách đã định, để đề phòng thiệt hại gây ra cho các tư liệu lưu trữ từ việc lưu kho, sử dụng và trao đổi cũng như từ các hiểm họa, phá hoại và trộm cắp. Đảm bảo thực hiện đúng các biện pháp bảo vệ, các quy tắc và các chủ trương cho phép đánh giá được mức độ các tư liệu sẽ xuống cấp trong tương lai, cũng như trước các thiệt hại bất ngờ. Kết cấu của toà nhà cũng cần phải được khảo sát để có thể tiên liệu các nguy cơ có thể xảy ra như rò rỉ hoặc gây cháy nổ. Hệ thống xác định và dập cháy cũng cần phải được kiểm tra đánh giá. Các hệ thống an ninh, gồm cả đơn giản lẫn phức tạp và việc lên các kế hoạch đối phó với thảm hoạ cũng cần phải được xem xét. Cũng cần phải kiểm tra việc đào tạo người sử dụng và nhân viên trong việc trông coi và sử dụng các tư liệu lưu trữ và cũng cần đánh giá các thiết bị lưu trữ, các hợp đồng đóng sách và việc bảo quản microfilm, các hình thức hộp để bảo quản, lưu trữ, và các vật liệu dùng trong công tác bảo quản và phục chế. Có thể cũng hữu ích khi theo dõi một số các tư liệu, ấn phẩm ngay từ khâu bổ sung thông qua trang bìa, túi bọc hoặc các túi đựng, qua ca-ta-lô, qua việc xếp đặt trên giá, qua việc phát hành và qua việc trao đổi giữa các thư viện, nhờ đó có thể xác định được tất cả các vấn đề về những thủ tục hoặc việc sử dụng có thể làm hư hại đến tư liệu đó. Tiến hành các hoạt động như vậy sẽ chỉ rõ được những ảnh hưởng của những thiệt hại tiềm tàng trong các công việc này. Xác định giá trị Các nhân viên bảo tàng, thư viện cố gắng phát triển kế hoạch chiến lược cho chương trình bảo quản cũng cần đánh giá chiều sâu, tầm rộng của các khu khác nhau trong số các tư liệu lưu trữ để có thể đánh giá được giá trị tri thức của các tư liệu ấn phẩm đó. Trong thư viện thì tổng quan phân nhóm các khu vực tra cứu đã chứng tỏ là một công cụ hữu hiệu. Chương trình phần
7 mềm CALIPR, như đã đề cập trên đây, đã đưa ra bốn câu hỏi đơn giản với ý định đánh giá giá trị của các tài liệu ấn phẩm dưới khía cạnh là nguồn tài liệu của toàn bộ thư viện của bang. Một khi cơ sở thư viện không chọn lựa bất cứ công cụ nào đã nêu trên đây thì các câu hỏi sau sẽ giúp thiết lập các nghiên cứu lâu dài hoặc giá trị giáo dục của các tài liệu và các ấn phẩm về mặt ưu tiên của cơ sở và về toàn bộ các tài liệu đề cập đến vấn đề này: 1. Tầm quan trọng của nội dung mà các tài liệu hoặc ấn phẩm này đề cập đến là gì? Các tài liệu này có giá trị chủ yếu mang tính địa phương, toàn bang, cục bộ, toàn quốc hay quốc tế? 2. Các tài liệu ấn phẩm này có liên quan gì đến các tài liệu cùng chủ đề đang lưu trữ tại thư viện? 3. Các tài liệu này có liên quan gì đến các tài liệu cũng cùng đề tài ở các thư viện khác? 4. Thông tin trong các tài liệu này là duy nhất hay sao chép lại thông tin đã được ghi chép, phát hành hoặc lưu giữ tại các thư viện khác? 5. Cơ sở thư viện có cam kết sẽ tiếp tục thu thập tài liệu về đề tài này không? 6. Tại sao lại cần phải đầu tư vào việc bảo quản các tài liệu này hơn là thu thập các tài liệu mới? 7. Việc phá huỷ các tài liệu này có ảnh hưởng gì đến việc minh chứng và hiểu biết về vấn đề này? Thông qua tiến trình này, dễ dàng nhận ra rằng đa số các tài liệu lưu trữ ở hầu hết các thư viện đều không có giá trị lâu dài. Tuy vậy, các tài liệu này lại đang được lưu tâm, vì vậy chúng cần phải được bảo vệ để tránh xuống cấp và hư hỏng để có thể sử dụng càng lâu càng tốt. Các nhà đánh giá cũng cần phải xác định được liệu các tài liệu ấn phẩm này có giá trị thực sự không thông qua việc xem xét các giá trị tượng trưng, giá trị tiền tệ và giá trị cổ của nó. Các giá trị nội tại này sẽ ảnh hưởng đến các ưu tiên trong công tác bảo quản. Thường thường điều đó cũng sẽ xác định liệu có thể chấp nhận việc in ấn lại các tư liệu hoặc việc chọn các biện pháp bảo quản thích hợp hay không. Các nguồn vốn có sẵn Tất cả các thông tin thu được về tình trạng của các tư liệu thu thập được, tình hình điều kiện môi trường, các yếu tố khác liên quan đến việc lưu trữ, và sự ước tính giá trị của chúng, cuối cùng đều cần phải được cân đối với nguồn vốn mà cơ sở có thể huy động được và cân đối với khả năng kỹ thuật của đội ngũ nhân viên có thể đảm đương được các yêu cầu đã định đó. Về điểm này thì tiến trình lên kế hoạch phải được áp dụng và phải xác định được các hành động cần thiết thực hiện. Các nhà hoạch định cần nhận thức rằng có thể áp dụng một số sáng kiến đóng góp đáng kể cho việc tăng tuổi thọ của các tư liệu sưu tầm được mà không cần phải bổ sung ngân sách hoặc tăng thêm khoản ngân sách hiện có. Ví dụ toàn bộ các việc như đào tạo nhân viên và người sử /dụng trong công tác trông coi và quản lý, việc xem xét các hợp đồng đóng sách theo chỉ dẫn Các tiêu chuẩn đóng sách thư viện của Viện đóng sách thư viện, việc thực hiện lưu trữ có hệ thống và bảo dưỡng kệ sách, việc chuẩn bị kế hoạch phòng rủi ro, việc thực hiện theo các tiêu chí khi mua các thiết bị lưu trữ, việc cộng tác với các nhà phụ trách xây dựng thư viện để làm ổn định nhiệt độ và độ ẩm, cũng như việc kết hợp các dự định bảo tồn trong các chủ trương và thủ tục đều có thể được thực hiện tốt trong khuôn khổ nhân sự và nguồn phân bổ ngân sách hiện có. Đây chưa phải là tất cả các việc mà chỉ là một số ví dụ cải tiến có thể đạt được nhờ thay đổi cách làm việc hiện tại theo hướng tôn trọng công tác bảo quản. Ngược lại, thường thì tăng ngân sách chỉ áp dụng cho các việc như thay thế một lượng đáng kể các thiết bị lưu trữ hay các thiết bị bảo tồn đi kèm, cải thiện điều kiện môi trường xấu bằng cách tân trang toà nhà hoặc lắp đặt hệ thống điều chỉnh không khí, thiết lập chương trình sắp xếp lại tư liệu theo hệ thống, và đưa ra các biện pháp bảo quản tại chỗ hay thuê ngoài. Hơn nữa, ba việc cuối đòi hỏi trình độ chuyên sâu của nhân viên trong công tác quản lý bảo quản cũng như trong các vấn đề bảo quản đã qua và sắp tới mà có thể đạt được điều này qua các hội thảo hoặc các khoá đào tạo ngắn hạn ngay cho dù rút cục cũng cho đấu thầu công việc.
8 Môi trường lãnh đạo. Bất cứ một quá trình lập kế hoạch nào cũng phải tính đến môi trường lãnh đạo trong đó tiến hành chương trình dự định thực hiện. Vì vậy cần phải tỉnh táo trước các trở ngại về mặt quản lý lãnh đạo như trước sự thiếu hụt về kỹ thuật và không đủ nguồn vốn. Đa phần thành công của một kế hoạch bảo quản phụ thuộc vào tâm nguyện ủng hộ của các nhà quản lý của cơ sở trước các thay đổi cần thiết. Sự ủng hộ đó cần phải được thể hiện rõ ràng ngay từ khi bắt đầu quá trình lập kế hoạch và cần phải được duy trì qua các báo cáo về việc triển khai và kiểm tra qua đó thông qua các việc khuyên làm. Việc đảm bảo cơ sở tiếp tục cho một số nguồn vốn cần thiết sẽ được cấp cũng rất quan trọng, có thể là việc phân bổ quỹ thời gian hoặc khả năng điều chỉnh lại một số dòng trong ngân sách hoặc cấp dòng ngân sách bổ sung. Điều đó có nghĩa là cần phải làm cho các nhà quản lý hàng đầu của các cơ sở tham gia và ủng hộ quá trình này. Điều này cũng phụ thuộc nhiều vào sự hợp tác của các nhân viên khác của cơ sở. Trong chừng mực có thể thì việc lập kế hoạch cần ngăn chặn được sự mất đoàn kết nội bộ bằng cách liên kết và thuyết phục mọi nhân viên có công việc bị thay đổi thấy được tầm quan trọng của sự thay đổi đó. Tương tự như vậy, nhiều phần trong chương trình bảo quản đòi hỏi sự hợp tác của các nhân viên bên ngoài cơ sở như các nhà quản lý hoặc các kỹ sư xây dựng. Một lần nữa, việc giúp họ thấy được tầm quan trọng của việc nâng cấp hệ thống xây dựng hay sửa chữa để bảo tồn các tư liệu ấn phẩm, cũng rất cần thiết. Trong mọi trường hợp, nên chuẩn bị các dữ kiện chính xác về những tác hại khi không tiến hành thay đổi, nếu có thể thì bao gồm cả chi phí tiền mặt cho việc phục hồi hư hỏng và xuống cấp, cũng như đưa ra các ước tính sát giá về chi phí cho việc tiến hành các thay đổi đó. Việc thực hiện chương trình theo kiểu đưa ra mục tiêu cho từng giai đoạn cũng rất cần thiết, nhờ vậy mỗi khó khăn sẽ được xác định rõ ràng, và có thể tìm kiếm nhiều nguồn vốn trong vòng vài năm hoặc theo từng giai đoạn. Công tác bảo quản dự phòng. Khi chuyển từ việc thu thập thông tin và lên kế hoạch chương trình bảo quản sang việc xác định các ưu tiên và thực hiện, cần ghi nhớ trách nhiệm đầu tiên của nhà quản lý là đảm bảo rằng toàn bộ các tư liệu ấn phẩm lưu trữ có thời hạn sử dụng lâu nhất. Điều này hoàn toàn đúng vì không có một lý do nào khác ngoài việc bảo toàn vốn đầu tư vào các tài liệu lưu trữ của cơ sở. Biện pháp tiết kiệm nhất để kéo dài tuổi thọ của tư liệu là thực hiện các biện pháp dự phòng ngăn chặn sự xuống cấp ở mức tối đa. Công tác bảo quản dự phòng cũng đóng vai trò quan trọng đối với thư viện và các tư liệu lưu trữ như các biện pháp y tế dự phòng đối với con người vậy. Hầu hết các hoạt động được coi là công tác bảo quản dự phòng là các hoạt động mà mỗi cơ sở bình thường vẫn làm: thu thập, đóng sách, xử lý các tư liệu không phải dạng in ấn, đưa lên giá, luân chuyển và lau chùi các phương tiện của thư viện cũng như các tư liệu thu giữ, sao chép, sửa chữa nhỏ, và không cho phép sử dụng. Tuy nhiên, là các phần việc trong chương trình bảo quản, giờ đây các công việc này được thực hiện với nhận thức mới về ảnh hưởng của việc sử dụng lâu dài các tư liệu này và với sự phù hợp với các chỉ dẫn và tiêu chuẩn bảo quản hiện hành. Tuy vậy, không nên nhìn nhận chương trình bảo quản dự phòng như là một chương trình bổ sung mà là một phần trọn vẹn của công tác và trách nhiệm hàng ngày của cơ sở. Điều đó cũng không có nghĩa là thực hiện một chương trình dự phòng là không tốn kém gì. Thực sự thì bộ phận quan trọng nhất, hệ thống điều chỉnh không khí đảm bảo một môi trường ổn định suốt ngày đêm và quanh năm trong phạm vi dao động nhỏ được định ra theo tiêu chuẩn quốc gia lại rất đắt tiền. Khi phát triển một kế hoạch bảo quản, cần phải cân nhắc giữa chi phí cho việc đảm bảo một môi trường lý tưởng với việc không làm gì cả. Cụ thể là khi đặt ra các ưu tiên, cần phải hiểu rằng điều chỉnh môi trường phù hợp là mấu chốt của toàn bộ công tác bảo quản và lưu trữ. Tất cả những gì mà cơ sở làm để ngăn chặn sự xuống cấp của các tư liệu lưu trữ hay sửa chữa các hư hỏng về mặt lý hoá sẽ trở nên vô dụng nếu các tư liệu đó vẫn tiếp tục bị bảo quản trong các điều kiện môi trường xấu. Vì vậy rất quan trọng khi hợp nhất toàn bộ công việc bảo quản nguồn tư liệu lưu trữ có giá trị lâu dài của cơ sở với toàn bộ các hoạt động của nó. Đạt được một môi trường tốt nhất trong điều kiện hiện có cũng quan trọng không kém, đồng thời nỗ
9 lực cao nhất ưu tiên công tác bảo quản để có thể nâng cấp môi trường sao cho việc lưu giữ tư liệu tuân thủ theo các tiêu chuẩn quốc gia. Bảo quản phục chế. Hiện nay có nhiều hạn chế đối với các nhân viên trông coi nguồn tư liệu, những người mong muốn tăng cường thời hạn sử dụng các tư liệu lưu trữ. Nếu họ xử lý loại giấy nhiễm axít thì có thể khử axít từng tờ một hoặc đưa toàn bộ tài liệu vào máy khử axít hàng loạt. Nhưng việc khử axít hàng loạt phải được thực hiện có tính toán. Nó có thể vẫn rất hiệu quả và làm chậm quá trình hoá tính gây hỏng giấy. Tuy nhiên, nên nhớ rằng việc khử axít hàng loạt không phải là một quá trình làm cho giấy được bền, nó không đảm bảo độ đàn hồi và độ chắc cho giấy đã bị giòn. Nó chỉ hữu hiệu khi áp dụng với giấy mới bị nhiễm axít, khi quá trình giòn chưa xảy ra. Một biện pháp khác là in lại các tài liệu hay sách để lưu giữ càng nhiều thông tin mà nó chứa đựng. Hầu hết công việc này thường được xử lý bằng cách chụp vi phim hoặc bằng cách chụp lại trên giấy kiềm. Cũng có một số dự án thử nghiệm việc số hoá. Khi tiến hành các phương pháp này cũng cần lưu ý đến một số điều kiện nhất định. Việc sao chụp lưu giữ phải tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật đã được tiêu chuẩn hoá, và bất cứ một cơ sở nào tham gia vào dự án đều phải tuân theo nghiêm ngặt các tiêu chuẩn này. Việc chụp phim cũng cần phải được tiến hành phù hợp với tiêu chuẩn quốc gia hiện hành và phim âm bản lưu giữ cũng phải được cất giữ dưới những điều kiện môi trường có kiểm soát nếu như bản phim đó được coi là một vi phim bảo quản thực thụ. Quản lý các dự án chụp phim bảo quản cũng đòi hỏi kiến thức đáng kể, và cũng nên tham khảo các nhà tư vấn có kiến thức khi lập hay giám sát một dự án như vậy. Cuối cùng thì chỉ trừ các cơ sở thư viện có quy mô lớn có các chuyên gia được đào tạo cao còn lại các cơ sở khác vẫn còn xa lạ với công tác bảo quản số hoá. Trong khi còn nhiều điều phải học hỏi qua các dự án, thì một thư viện bình thường vẫn còn biết quá ít về các chi phí lưu trữ, khả năng chuyển đổi dữ liệu và các yếu tố khác để có thể coi đó như một lựa chọn khả thi. Cuối cùng, có nhiều cách xử lý lưu trữ. Việc xử lý này bao gồm rất nhiều quy trình cần phải có các nhà bảo quản chuyên nghiệp thực hiện. Một số các bảo tàng và thư viện tra cứu lớn có các phòng thí nghiệm về bảo quản và các nhân viên bảo quản chuyên nghiệp tại chỗ. Hầu hết các cơ sở thư viện, bảo tàng đều ký kết với các phòng thí nghiệm địa phương hoặc các nhân viên bảo quản hành nghề tư nhân để xử lý các công tác bảo quản lưu trữ. Nói chung khi cân nhắc các cách xử lý bảo quản mọi loại, thì nhà quản lý công tác bảo quản trước tiên phải có thông tin đầy đủ về bản chất của việc hư hỏng cần sửa và đặc tính của các tư liệu cần xử lý để biết được có thể làm những gì với trình độ chuyên môn sẵn có của cơ sở. Nói cách khác, phải nhận ra rằng những người tình nguyện được các chuyên gia bảo quản có kinh nghiệm hướng dẫn có thể sửa chữa các tài liệu lưu hành nhưng không thể cho họ sửa chữa các tài liệu có giá trị lâu dài. Hơn nữa, người quản lý công tác bảo quản phải trang bị đầy đủ kiến thức để có thể chọn lựa cách xử lý thích hợp, nghĩa là biết được khi nào cần chụp bằng máy photo và khi nào cần chụp phim hay khi nào không cần in lại vì ảnh hưởng đến việc mất thông tin. Thiết kế một chương trình bảo quản tư liệu đòi hỏi phải đưa ra một loạt các quyết định. Các quyết định này không dễ gì đưa ra, và có thể cần thiết tìm kiếm sự hỗ trợ từ các nhà cố vấn. Cần lưu ý rằng qua việc lập một kế hoạch bảo quản đầy đủ và hoàn chỉnh chúng ta đã đưa ra các phương thuốc hữu hiệu giúp phục hồi các tài liệu có giá trị sử dụng lâu dài có nguy cơ bị hỏng.
10 Khảo sát và đánh giá các nhu cầu về bảo tồn Sherelyn Ogden Khảo sát đánh giá nhu cầu là thiết yếu đối với việc hoạch định kế hoạch bảo quản. Kế hoạch này phải dựa trên những nhu cầu của cơ quan cũng như những hoạt động cần thiết để đáp ứng những nhu cầu đó. Thông tin về các loại nhu cầu được cung cấp qua các báo cáo điều tra. Nhiều cơ quan tiến hành một cuộc khảo sát duy nhất để xem xét mọi loại nhu cầu một cách tổng thể. Đối với các cơ quan có nhiều nhu cầu đa dạng và phức tạp, cần phải tiến hành thêm các khảo sát để chỉ ra được các vấn đề cụ thể hay yêu cầu của các bộ sưu tập nhất định hoặc của các loại hiện vật. Do các cuộc khảo sát là nền tảng cho việc hoạch định kế hoạch bảo quản nên một cuộc khảo sát đáp ứng được các yêu cầu về kế hoạch của cơ quan có ý nghĩa rất quan trọng. - Một cuộc khảo sát phải đánh giá được các chính sách, các công việc thường làm và các điều kiện trong cơ quan có ảnh hưởng đến việc bảo quản các bộ sưu tập. - Nó phải chỉ ra được tình hình chung của tất cả các bộ sưu tập cũng như những gì cần phải làm để cải thiện tình trạng đó và làm thế nào để bảo quản chúng về lâu dài. - Nó phải xác định được các nhu cầu cụ thể về bảo quản và đưa ra các hoạt động phù hợp để đáp ứng được những nhu cầu đó cũng như sắp xếp các hoạt động đó theo thứ tự ưu tiên. Một cuộc khảo sát phải bao quát toàn bộ toà nhà lưu giữ các bộ sưu tập và xác định được những nguy cơ đe doạ chúng, bao gồm các yếu tố như môi trường, lưu trữ, an ninh và truy cập, bảo quản tài liệu, cách thức tu bổ, các chính sách và công việc thực tế. Cần lưu ý rằng toà nhà nơi lưu giữ các bộ sưu tập thường cũng là một bộ phận của bộ sưu tập đó. Đó là trong trường hợp các toà nhà có ý nghĩa về mặt lịch sử hoặc kiến trúc điển hình. Trong trường hợp này, cần phải xem xét đến các hoạt động được tiến hành để bảo quản toà nhà cũng như các bộ sưu tập mà nó lưu trữ. Tất cả các thông tin này cần được ghi chép lại thành một báo cáo khảo sát chính thức. Báo cáo này cần được viết với văn phong rõ ràng, rành mạch và được trình bày sao cho người xem có thể dễ dàng xác định hay trích dẫn được thông tin cần tìm. Nó là phương tiện mà bạn có thể sử dụng để phác thảo kế hoạch bảo quản của bạn, do vậy nó phải chứa đựng thông tin bạn cần với ngôn ngữ dễ hiểu và hình thức dễ tiếp cận. Một cuộc khảo sát đánh giá nhu cầu có thể do cơ quan tư vấn bên ngoài hoặc do các nhân viên của cơ quan đó tiến hành. Mỗi hình thức đều có những ưu điểm và hạn chế cần được xem xét trước khi tiến hành thuê tư vấn bên ngoài hay yêu cầu nhân viên trong cơ quan thực hiện. Trong trường hợp hợp đồng với tư vấn bên ngoài, cần thiết phải kiểm tra các bằng cấp và thư giới thiệu của người đó trước khi thuê. So sánh tư vấn bên ngoài với nhân viên trong cơ quan Ưu điểm của việc thuê nhân viên tư vấn bên ngoài: - Một tư vấn viên bên ngoài có thể có nhiều kinh nghiệm hơn bất cứ ai trong cơ quan của bạn. Người đó có thể đã thực hiện nhiều cuộc khảo sát, quen với các bước tiến hành công việc và đã từng xử lý nhiều tình huống đa dạng hơn. Ngoài ra, anh ta có thể có hiểu biết hơn hẳn về các nguồn lực bên ngoài mà chúng có thể hữu ích trong việc hoàn thiện dự án. Điều này khiến cho nhà tư vấn có hiểu biết rộng hơn và toàn diện hơn khi đưa ra các lời khuyên. - Nhà tư vấn có thể là chuyên gia trong một lĩnh vực hay một loại sưu tập cụ thể. Điều này rất hữu ích trong việc đưa ra nhận xét. - Nhà tư vấn bên ngoài có thể nói lên những ý kiến mang tính chỉ trích mà không sợ bị một áp lực nào. Do đó anh ta có thể chỉ ra những tình trạng cần thay đổi, ngay cả khi thay đổi đó không làm vừa lòng người khác. Vì thế nhà tư vấn không bị hạn chế hay cản trở từ phía các mối quan hệ trong cơ quan. - So với đội ngũ nhân viên cũng như đội ngũ quản lý của cơ quan, nhà tư vấn bên ngoài thường được tín nhiệm hơn ngay cả khi sự tín nhiệm này chưa được kiểm chứng. Vì vậy nhà tư vấn được coi như một người có thế lực.
11 - Có lẽ lợi thế lớn nhất của việc thuê tư vấn bên ngoài là nhân viên tư vấn đó có thời gian tiến hành công việc. Anh ta có thể đến làm việc theo một thời gian biểu cố định, hoàn thành việc khảo sát và viết báo cáo đúng thời hạn. Bất lợi của việc thuê tư vấn bên ngoài - Một nhà tư vấn bên ngoài không biết được nguồn gốc hoặc khuôn khổ hoạt động của cơ quan là nguồn gốc nảy sinh các vấn đề. Anh ta không nắm được truyền thống và đặc điểm riêng của cơ quan nên có thể đưa ra những ý kiến thiếu thực tiễn hoặc nằm ngoài khả năng thực hiện của cơ quan. - Việc thuê tư vấn bên ngoài đòi hỏi một khoản tiền phí tư vấn mà có thể đối với cơ quan vào thời điểm đó thì khoản tiền này không sẵn có. Điều này khiến cho việc thuê tư vấn có vẻ đắt hơn cho dù trên thực tế, khảo sát do các nhân viên trong cơ quan thực hiện cũng đòi hỏi chi phí không kém, thậm chí có thể còn tốn kém hơn nhiều nếu xét về thời gian thực hiện. Ưu điểm của việc sử dụng nhân viên trong cơ quan - Là nhân viên của cơ quan, người khảo sát nắm được các giá trị và chức năng của cơ quan, hiểu rõ khuôn khổ hoạt động cũng như nguồn gốc nảy sinh vấn đề. Vì lý do này, anh ta có thể đưa ra những ý kiến có tính thực tiễn hơn so với tư vấn bên ngoài. - Người khảo sát nắm được vị trí lưu giữ tất cả các bộ sưu tập, đặc điểm của khoảng không gian lưu trữ cũng như biết được các thiết bị hỗ trợ hoạt động ra sao. Điều đó tạo điều kiện cho họ làm việc nhanh hơn và đưa ra những kiến nghị phù hợp hơn. - Nhân viên trong cơ quan có thể làm việc tỉ mỉ hơn do không bị hạn chế về mặt thời gian trong khi nhà tư vấn bên ngoài bị khống chế bởi thời gian. - Việc sử dụng nhân viên trong cơ quan sẽ tránh làm phát sinh thêm 1 khoản chi phí, làm cho cuộc khảo sát có vẻ ít tốn kém hơn mặc dù trên thực tế nó tốn rất nhiều thời gian của nhân viên. Hạn chế của việc sử dụng nhân viên trong cơ quan - Nhân viên trong cơ quan có những định kiến và chương trình làm việc riêng có thể ảnh hưởng đến việc họ nhận định vấn đề và đưa ra ý kiến. - So với tư vấn bên ngoài, nhân viên trong cơ quan khó có thể trở thành nhân tố thay đổi. Họ có thể ngần ngại khi gợi ý những thay đổi nhất định do chúng có khả năng gây ra những tác động bất lợi cho bản thân họ hoặc cho những nhân viên khác, hoặc cũng có thể trên cơ sở những kinh nghiệm trước đó, họ cho rằng những đề xuất thay đổi đó sẽ không được thực hiện. - Thời gian thực hiện khảo sát và hoàn thành báo cáo của nhân viên trong cơ quan sẽ dài hơn so với tư vấn bên ngoài vì họ phải thực hiện những công việc hàng ngày của mình song song với việc khảo sát. - Nhà quản lý cũng như các nhân viên khác của cơ quan có thể cho rằng người nhân viên thực hiện việc khảo sát không có đủ kinh nghiệm chuyên môn cũng như kiến thức so với một nhà tư vấn ở bên ngoài cơ quan, ngay cả khi điều này là không chính xác, do mức độ tín nhiệm đối với nhân viên trong cơ quan không cao. Các nguồn hỗ trợ cho việc thực hiện khảo sát Khảo sát do tư vấn bên ngoài tiến hành Các tổ chức cấp địa phương và nhà nước đều có tài trợ kinh phí cho các cuộc khảo sát. Hãy liên hệ với các tổ chức văn hoá hoặc hiệp hội bảo tồn địa phương để biết tên và địa chỉ của các tổ chức tài trợ phù hợp của địa phương. Liên hệ tài trợ cấp nhà nước theo những địa chỉ sau: Conservation Assessment Program (Chương trình đánh giá bảo tồn) Heritage Preservation (Bảo tồn Di sản) 1730 K Street, NW Suite 566 Washington, DC 20006 Telephone; (202) 634-1422
12 MAP II: Collections Management Assessment (Đánh giá quản lý các bộ sưu tập) American Association of Museums (Hiệp hội Bảo tàng Hoa Kỳ) Museum Assessment Program (Chương trình đánh giá Bảo tàng) 1575 Eye Street, NW, Suite 400 Washington, DC 20005 Telephone: (202) 289-9118 Institute of Museum and Library Services (Viện Dịch vụ Thư viện và Bảo tàng) 1100 Pennsylvania Ave. NW, Suite 510 Washington, DC 20506 Telephone: (202) 606-8536 Liên hệ với nhân viên tư vấn khảo sát theo địa chỉ: American Institude for Conservation of Historic and Artistic Works (Viện bảo tồn các tác phẩm nghệ thuật và lịch sử) 1717 K Street, NW, Suite 301 Washington, DC 20006 Telephone: (202) 452-9545 Khảo sát do nhân viên trong cơ quan tiến hành Nếu cần sự hỗ trợ cho những khảo sát này, hãy tham khảo cuốn “Đánh giá bảo tồn - Công cụ để hoạch định, thực hiện và lập quỹ” (The Conservation Assessment / A Tool for Planning, Implementing, and Fundraising), tái bản lần 1, Sara Wolf Green sửa chữa, Viện Bảo tồn tài sản văn hoá quốc gia (nay là Viện Bảo tồn Di sản) và Viện Bảo tồn Getty xuất bản năm 1991. ấn phẩm này hiện có tại: Heritage Preservation (Viện Bảo tồn Di sản) 1730 K Street, NW Suite 566 Washington, DC 20006 Telephone: (202) 634-1422 Getty Conservation Institude (Viện Bảo tồn Getty) 1200 Getty Center Drive Suite 700 Los Angeles, CA 90049-1684 Telephone: (310) 440-7325 Để có trợ giúp cho việc khảo sát các bộ tài liệu lưu trữ, hãy xem cuốn “Đánh giá Bảo tồn cho các Tổ chức lưu trữ” (The Consevation Assessment for Archives) do Hội đồng Lưu trữ Canada xuất bản năm 1995. Cuốn sách này hiện có tại: Canadian Council of Archives 344 Wellington Ottawa, Ontario, Canada Telephone: (613) 996-6445 Đối với việc khảo sát thư viện và các bộ tài liệu lưu trữ, hãy liên hệ Trung tâm Bảo quản Tài liệu Đông Bắc (NEDCC) để có 1 quyển hướng dẫn có tên “Những gì một tổ chức cần phải làm để khảo sát nhu cầu bảo tồn của chính mình” (What an Institution Can Do To Survey Its Own Preservation Needs), tác giả là Karen Motylewski. Cuốn sách này cung cấp một dàn ý những thông tin cần thu thập trong quá trình khảo sát cũng như các thông tin cơ bản để lý giải tình huống và tìm ra giải pháp. Tài liệu tham khảo của cuốn sách này gồm nhiều nguồn khác nhau, bao gồm cuốn “Hướng dẫn khảo sát bảo tồn” ấn bản năm 1982 do George Cunha trình bày với tư cách là Giám đốc của NEDCC; các bài viết về chủ đề liên kết thư viện của Jan Merrill- Oldham; các kinh nghiệm từ các chương trình khảo sát của NEDCC và Hệ thống thư viện Đông Nam (SOLINET) do Mildred O’Connell, Karen Motylewski và Lisa Fox chỉ đạo. Địa chỉ liên hệ:
13 Northeast Document Conservation Center (Trung tâm Bảo quản Tài liệu Đông Bắc) 100 Brickstone Square Andover, MARKETING 01810 Telephone: (978) 470-1010 Các công cụ tự động hoá cho thư viện và các bộ tài liệu lưu trữ cũng được nghiên cứu phát triển. Gần đây, công cụ CALIPR đã trở nên phổ biến và miễn phí trên Internet. Hãy truy cập: http://sunsite.berkeley.edu/CALIPR/ Ngoài ra còn có một số ấn phẩm hữu ích khác như Sổ tay tiêu chuẩn thực hành cho các bảo tàng (1009) (the Standard Practices Handbook for Museums) và cuốn Bảng tự đánh giá (1991) (the Self-Evaluation Checklist) do Hội Bảo tàng Alberta xuất bản. Hiện có tại: Alberta Museums Association (Hội Bảo tàng Alberta) 9829 103 Siêu thực. Edmonton, Alberta, Canada T5K 0X9 Telephone: (403) 4-2626 Một ấn phẩm hữu ích khác nằm trong Chương trình đánh giá Bảo tàng là cuốn “Định hướng cho bảo tàng: Hướng dẫn hoạch định tổ chức MAP” (1993) do Hiệp Hội bảo tàng Hoa Kỳ (AAM) xuất bản. Cuốn sách này hiện có tại: American Association of Museums (Hiệp Hội bảo tàng Hoa Kỳ) 1575 Eye Street, NW Suite 400 Washington, DC 20005 Telephone: (202) 289-9127 Cuốn “Lịch bảo tồn mang tính phòng ngừa cho các Bảo tàng nhỏ” (A Perventive Conservation Calendar for the Smaller Museum) được Trung tâm Bảo tồn và Phục chế Tài sản Văn hoá Quốc tế xuất bản năm 1997. Cuốn sách này có bán tại: International Center for the Preservation and Restoration of Cultural Property (Trung tâm Bảo tồn và Phục chế Tài sản Văn hoá Quốc tế) Via di San Michele 13 1-00153 Rome, Italy Ghi chú Bản hướng dẫn này trích từ cuốn “Kế hoạch bảo tồn: Hướng dẫn soạn thảo kế hoạch dài kỳ” (Preservation Planning: Guidelines for Writing A Long-Range Plan) cuả Sherelyn Ogden, NEDCC xuất bản với sự hỗ trợ của Viện Dịch vụ Thư viện và Bảo tàng. Cuốn sách này hiện có tại Hiệp hội Bảo tàng Hoa Kỳ
14 Sắp xếp các hoạt động bảo tồn theo thứ tự ưu tiên Sherelyn Ogden - Trưởng bộ phận Bảo quản, Hiệp hội lịch sử Minnesota Hầu hết các cơ quan đều có những nhu cầu về công tác bảo quản, đòi hỏi cần phải có nhiều hoạt động để thực hiện nhu cầu đó. Nhưng các nguồn lực của 1 cơ quan thường bị giới hạn nên không thể thực hiện được tất cả các hoạt động. Vì vậy, việc xác định hoạt động nào là quan trọng nhất để chúng được ưu tiên thực hiện là điều thiết yếu đối với mỗi cơ quan. Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên là quá trình quyết định những hoạt động nào có tác động đáng kể nhất, những hoạt động nào quan trọng nhất và những hoạt động nào là khả thi nhất. Các hệ thống đánh giá và quản lý nguy cơ đang ngày càng được phát triển. Chúng được phát triển từ các nhu cầu bảo quản của những bộ sưu tập lịch sử tự nhiên lớn và phong phú, rồi bản thân chúng lại tạo ra một cách tiếp cận thực tiễn đối với những bộ sưu tập đó. Hiện tại, cách đơn giản nhất đối với nhân viên của hầu hết các cơ quan, nhất là các cơ quan nhỏ, trong việc thực hiện sắp xếp các hoạt động bảo quản theo thứ tự ưu tiên là xem xét cẩn thận những tiêu chí cụ thể, tính toán những yếu tố phù hợp có liên quan đến những bộ sưu tập và đưa ra những đánh giá về mặt giá trị trước khi đi đến kết luận. Các tiêu chí ưu tiên 3 tiêu chí sau rất hữu ích khi sắp xếp các hoạt động bảo tồn theo thứ tự ưu tiên: - Tiêu chí thứ nhất là sự tác động. Sự tác động là phạm vi mà một hoạt động sẽ giúp cải tiến việc bảo quản các bộ sưu tập của cơ quan. Pamela Darling đã miêu tả những hoạt động có khả năng tác động lớn trong cuốn sách hướng dẫn của bà về kế hoạch bảo quản cho các thư viện như là những hoạt động sẽ tạo ra những cải tiến to lớn đối với điều kiện hiện tại của các tài liệu, giảm đáng kể tỷ lệ hao mòn và tăng đáng kể tính hiệu quả của những hoạt động bảo quản hiện có hoặc tiết kiệm được một phần không nhỏ về thời gian, công sức và tiền bạc. Để đánh giá được về tác động, cần xem xét một số câu hỏi: Việc thực hiện một hoạt động nhất định sẽ cải thiện tình trạng bảo quản các bộ sưu tập tới mức độ nào? Tác động trực tiếp của hoạt động đó lớn đến đâu và tác động phụ của nó là gì? Tác động của hoạt động đó càng lớn thì mức độ ưu tiên càng cao. - Tính khả thi của hoạt động cũng cần được lưu ý đến. Các hoạt động khác nhau về lượng thời gian và nguồn lực cần thiết để thực hiện chúng. Một số hoạt động có thể được thực hiện dễ dàng trong khi các hoạt động khác lại không khả thi. Các yếu tố cần được xem xét bao gồm mức độ chuyên môn của nhân viên (khả năng quản lý và kỹ thuật), các yếu tố tài chính (các nguồn vốn, chi phí về vật chất và chi phí dịch vụ, chi phí thực hiện và khả năng kêu gọi tài trợ) và các thay đổi về mặt thủ tục và chính sách (nếu cần thì ai có thể đưa ra những thay đổi này). Tính khả thi về mặt cơ chế của những hoạt động cần được xem xét trên cơ sở thực tế. Nếu khả năng thực hiện một hoạt động thấp, thì nó khó có thể được ưu tiên cho dù tác động của nó là rất lớn. - Một tiêu chí nữa cần xem xét là tính cấp thiết của hoạt động. Bà Darling cho rằng một hoạt động được coi là cấp thiết nếu việc trì hoãn thực hiện hoạt động đó có thể gây nên nhiều rắc rối hơn hoặc có thể khiến cho một cơ hội nào đó bị bỏ lỡ. Nếu như trong trường hợp tất cả các yếu tố khác là như nhau thì những hoạt động nào cần thực hiện ngay sẽ được ưu tiên. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ưu tiên: Việc sử dụng, lưu kho, tình trạng và giá trị của các tài liệu trong các bộ sưu tập là những yếu tố quan trọng cần xem xét vì chúng có ảnh hưởng đến việc sắp xếp ưu tiên. - Mức độ và mục đích sử dụng tài liệu đó có ý nghĩa quan trọng. Các tài liệu luôn được trưng bày có những yêu cầu khác với những vật được lưu kho. Các vật thường xuyên được dùng cho mục đích nghiên cứu có yêu cầu khác so với những vật thỉnh thoảng mới được đem sử dụng. Các tài liệu được sử dụng mạnh tay thì nguy cơ hư hại sẽ cao hơn và do đó cần được quan tâm hơn.
15 - Nơi chứa hoặc lưu giữ các bộ sưu tập cũng có ảnh hưởng quan trọng. Những tài liệu được bảo quản dưới các điều kiện môi trường hay trong các thùng chứa tồi, hoặc dễ bị trộm cắp, phá hoại, hoả hoạn hoặc các thiên tai khác cũng nằm trong nhóm có nguy cơ cao. - Những vấn đề trên trở nên đặc biệt đe doạ đối với tài liệu ở trong tình trạng bảo quản yếu kém mà tình trạng đó thậm chí còn làm tăng thêm nguy cơ rủi ro cho những tài liệu dễ bị hư hại. Những hoạt động có thể giảm nhẹ những nguy cơ đó sẽ được ưu tiên thực hiện. - Ngoài ra, một yếu tố nữa cũng cần được tính đến là giá trị của tài liệu. Bản chất giá trị của các tài liệu (giá trị tiền tệ, giá trị nội hàm, giá trị liên tưởng, giá trị thư mục), tính quý hiếm, nguồn gốc xuất xứ cũng như tầm quan trọng của chúng đối với cơ quan cũng cần phải được xem xét. - Thời hạn bảo quản cũng như hình thức bảo quản tài liệu cũng là những yếu tố quan trọng mà ta cần lưu ý. Những ưu tiên cho việc thực hiện Đối với 1 cơ quan, những ưu tiên cho việc thực hiện phải là những ưu tiên hàng đầu. Chúng là những hoạt động được ưu tiên cao và có khả năng thực thi. Để quyết định được những hoạt động đó, ta nên cân nhắc cùng lúc các tiêu chí về tác động cũng như tính khả thi của các hoạt động này. Theo bà Pamela Darling, một công cụ rất hữu ích cho việc này là một bảng kẻ ô như ở hình dưới đây (đã được đơn giản hoá). Tác động và tính khả thi của mỗi hoạt động được thể hiện trong bảng ở trang sau. Bà Darling giải thích rằng những hoạt động có tác động lớn, có thể được thực thi mà gặp ít cản trở được đặt ở khung số 1, còn những hoạt động có ảnh hưởng lớn nhưng khó thực hiện thì nằm trong khung 3. Những hoạt động dễ thực hiện nhưng có tác động nhỏ sẽ nằm trong khung số 2 còn hoạt động khó thực hiện nhưng ảnh hưởng kém sẽ nằm ở khung số 4. Bà Darling lý giải rằng những hoạt động trong khung số 1 nên được ưu tiên nhiều nhất, vì chúng dễ thực hiện và có ảnh hưởng quan trọng. Những hoạt động trong khung số 4 có thể để lại sau hay thậm chí bỏ qua vì việc thực hiện chúng đòi hỏi phải nỗ lực nhiều, nhưng hiệu quả không đáng kể. Nhiều hành động nằm trong khung số 2 cũng có thể được loại bỏ do hiệu quả thấp, mặc dù một số hoạt động trong đó cũng đáng được quan tâm vì chúng dễ thực hiện. Những hoạt động trong khung số 3 thì đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng vì mặc dù có khó khăn, nhưng cũng đáng thực hiện vì chúng cho hiệu quả cao. Lưu ý Sắp xếp các hoạt động theo thứ tự ưu tiên là một trong những vấn đề khó khăn nhất của việc hoạch định kế hoạch bảo quản. Việc hoạch định đòi hỏi nhiều kỹ năng của con người và việc nắm bắt được những động lực có tổ chức của cơ quan. Không đâu mà những yếu tố này thể hiện rõ ràng như trong việc sắp xếp ưu tiên. Bạn cần phải mang hết khả năng giao tiếp của mình ra khi thảo luận về ý kiến sắp xếp ưu tiên của bạn với đồng nghiệp. Bạn cần phải lắng nghe những vấn đề của các phòng ban khác và phải biết chọn lựa ra những điều phục vụ tốt nhất cho lợi ích của toàn bộ cơ quan chứ không phải chỉ phục vụ cho lợi ích của phòng ban của bạn hay cho một lĩnh vực chuyên môn nào đó. Về lâu dài, nó cũng sẽ đáp ứng cả những mong muốn của bạn. Khi thực hiện, bạn cần phải vừa là một nhà thương thuyết khéo léo, vừa phải là một người bán hàng giỏi, và cũng như trong hầu hết các cuộc giao tiếp giữa con người với nhau, khiếu hài hước của bạn sẽ giúp quá trình này trở nên dễ dàng hơn.
16 Chính sách thu thập tư liệu và công tác bảo quản Margaret Child - Nguyên cố vấn về công tác bảo quản "Bất cứ vốn tài liệu thư viện nào cũng được thiết lập vì một hay nhiều mục đích đã được xác định rõ ràng. Chương trình quản lý và phát triển tư liệu sẽ định hướng và quyết định quá trình bổ sung tư liệu, kết hợp từng tư liệu riêng lẻ thành bộ tư liệu rõ ràng mạch lạc, duy trì và bổ sung các bộ tư liệu đó, hoặc thanh lý những tư liệu không cần thiết nhằm đảm bảo giảm chi phí cho thư viện đồng thời vẫn đảm bảo lợi ích cho người sử dụng" . Chính sách thu thập tư liệu sẽ xác lập các tham số quyết định việc hình thành các chương trình bảo quản tư liệu một cách có hệ thống. Chính sách thu thập tư liệu được xây dựng trên cơ sở phương hướng hoạt động của cơ quan bảo quản, trong đó chỉ ra mục tiêu mà các bộ tư liệu cần đạt tới. Chính sách thu thập tư liệu cũng xác lập thứ tự ưu tiên làm cơ sở cho hoạt động bảo quản tập trung vào những phần quan trọng nhất của các bộ tư liệu. Nói một cách hình tượng hoá, nếu phương hướng hoạt động cho ta biết cái đích phải đến, thì chính sách thu thập tư liệu nêu chi tiết con đường đi tới đó, còn chủ trương bảo quản đảm bảo cho những hành lý có giá trị nhất không bị rơi vãi dọc đường. Chính sách thu thập tư liệu xác định phạm vi các bộ tư liệu hiện có và chỉ ra phạm vi mở rộng các bộ tư liệu trong tương lai. Qua việc xác định nội dung và hình thức của tư liệu thuộc diện được lưu trữ, định hướng sưu tập sẽ đảm bảo tính thống nhất trong việc chọn lọc các tư liệu mới để đưa vào bộ sưu tập hoặc thanh lý những tư liệu không còn cần thiết. Do có tính quyết định đối với toàn bộ các bộ sưu tập trong thư viện, nên chính sách thu thập tư liệu sẽ giúp người sưu tập tư liệu và thủ thư nhận thức được phạm vi và mức độ đa dạng của các tư liệu lưu trữ, qua đó họ thấy được tổng thể các bộ tư liệu lưu trữ, chứ không chỉ chú ý cục bộ đến từng phần tư liệu mà họ đảm trách. Quá trình này sẽ giúp tăng cường trao đổi thông tin và hợp tác, xác định điểm yếu cũng như thứ tự ưu tiên của các chức năng nhiệm vụ của tổ chức, ví dụ như việc lập danh mục và bảo quản tư liệu. Chính sách thu thập tư liệu cũng cần có tầm nhìn xa trông rộng; có nghĩa là định hướng đó phải lượng tính đến số đầu sách ở các thư viện khác, đặc biệt là những tư liệu ít được quan tâm nghiên cứu. Thực tế cho thấy, trong thời gian gần đây, các thư viện lân cận đã và đang tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy cập tư liệu. Nhờ có sự phát triển của máy photo, hệ thống tự động hóa ILL và ngày càng nhiều các tư liệu quan trọng phục vụ nghiên cứu được lưu trữ dưới dạng vi phim, cũng như với khả năng số hoá các thông tin dưới dạng văn bản điện tử theo yêu cầu của người sử dụng, mà người ta có thể truy cập các tư liệu một cách dễ dàng, ít bị giới hạn bởi các phạm vi địa lý. Trong bối cảnh đó, chính sách thu thập tư liệu và bảo quản thường chú trọng tới những tư liệu đặc biệt quan trọng đối với thư viện của mình, song không thể truy cập được ở bất cứ thư viện nào khác. Một chương trình bảo quản tư liệu thành công cần phải dựa trên một phương hướng hoạt động rõ ràng và một định hướng sưu tập chi tiết. Bất cứ một chương trình bảo quản nào cũng đặt ra thứ tự ưu tiên đối với các tư liệu cần bảo quản, vì ngay cả những thư viện có khả năng tài chính mạnh nhất cũng không thể bảo quản được hết các tư liệu lưu trữ qua mọi thời gian. Chính sách thu thập tư liệu giúp xác định thứ tự ưu tiên bảo quản vì nó xác định cấp độ cho việc thu thập tư liệu theo từng chủ đề nội dung. Cấp độ này thường được xác định tương ứng với tầm quan trọng của bộ tư liệu đó đối với các chương trình và phương hướng hoạt động của thư viện. Các nhà quản lý công tác sưu tập và bảo quản thường vận dụng phương pháp luận khách quan trong việc xác định cấp độ của bộ tư liệu, chủ yếu thông qua các thông số về số lượng và chủng loại của tư liệu. "Bản tổng quan của nhóm thư viện nghiên cứu (RLG) là một phương pháp đánh giá cấp độ sưu tập tư liệu trong đó chỉ rõ đến điểm mạnh và điểm yếu theo từng chủ đề nội dung trong một đơn vị thư viện riêng lẻ hay trong một hệ thống thư viện, hay trong một khu vực địa lý nhất định thông qua việc sử dụng các tiêu chí và mô tả được chuẩn hoá" . Bản tổng quan sử dụng thước đo có số xác định tương ứng với các định nghĩa chuẩn hoá để mô tả mức độ sử dụng tư liệu của khách hàng. Hệ thống thước đo được liệt kê dưới đây theo thứ tự giảm dần như sau: đầy đủ nhất(5), nghiên cứu (4), trung bình (3), cơ bản (2), tối thiểu (1), nằm ngoài lĩnh vực (0); trong đó mức (1) và mức (2) lại được chia nhỏ ra thành hai mức, còn mức (3) được chia nhỏ thành ba mức nữa nhằm phân biệt rõ ràng những tư liệu nào là hữu ích trong việc mô tả các bộ
17 tư liệu nhỏ hơn. Bản hướng dẫn viết phần trình bày chủ trương lưu trữ tư liệu của Hiệp hội thư viện Mỹ (ALA) ( đã trích dẫn ở phần 1) cung cấp thêm một số thông tin về việc sử dụng bản tổng quan trong chủ trương lưu trữ tư liệu. Tuy vậy, mức độ sử dụng tư liệu không phải là tiêu chí duy nhất để đánh giá tầm quan trọng của tư liệu đối với thư viện, dựa vào đó mà đặt ra các vị trí ưu tiên bảo quản. Một đặc điểm quan trọng nữa để đánh giá là liệu bộ tư liệu đó có chứa đựng những tư liệu có giá trị cổ hoặc có giá trị đặc biệt gắn kết với thư viện không. Khi làm việc với các tư liệu lưu trữ, ta cần chú ý đến giá trị hiển nhiên của tư liệu đó. Các giá trị này làm cho các tư liệu thực sự cần thiết vì ý nghĩa quan trọng về pháp lý, quản lý và/hoặc tài chính của chúng đối với một tổ chức. Một khi được suy xét cẩn thận kỹ càng toàn diện, định hướng sưu tập sẽ đưa ra luận điểm quan trọng để tham khảo khi ra quyết định về bảo quản tư liệu. Các quyết định về lưu trữ tư liệu cũng phải thể hiện chính sách thu thập tư liệu nếu định hướng này là sự chỉ đạo đáng tin cậy trong công tác triển khai và quản lý các bộ sưu tập. “Tất cả các định hướng về việc quản lý sưu tập, cần được đưa ra ngay từ khi nhập tư liệu, phải tính đến quá trình xuống cấp về lý tính của tư liệu đó cũng như nhu cầu cần thiết phải lưu trữ tư liệu”3. Như vậy, ở mỗi giai đoạn trong quá trình thu thập, xử lý, cất trữ, truy cập, bảo dưỡng và cuối cùng là thanh lý tư liệu, mọi nhân viên thư viện, đặc biệt là những ai liên quan đến công tác triển khai và quản lý tư liệu, phải nhận thức rõ được định hướng lưu trữ trong quyết định và hành động của họ. Các quyết định lưu trữ tư liệu không chỉ tính tới tầm quan trọng của tiêu đề đối với một lĩnh vực lưu trữ hay việc có cần phải lưu giữ tư liệu dưới dạng bản in, văn bản khổ nhỏ hay điện tử để thuận tiện nhất cho người sử dụng, mà còn cần cân nhắc tới những yêu cầu lưu giữ lâu dài của các hình thức văn bản này. Nếu một tiêu đề được in trên giấy có chứa a-xít hoặc nếu kinh nghiệm cho thấy một loạt các tư liệu đặc biệt dễ bị đánh cắp hoặc có những phần trong đó bị cắt mất, thì nhất thiết phải lưu trữ tư liệu này dưới dạng phim hay văn bản điện tử để có thể đạt được tuổi thọ lý tính dài hơn hoặc sự an toàn cao hơn. Những việc tưởng như hết sức đơn giản như hỏi về cách thức lưu trữ tư liệu trước đây và kiểm tra tình trạng hiện tại của tư liệu, lại hết sức quan trọng. Một nhà quản lý công tác lưu trữ thông minh luôn xem xét kỹ lưỡng bất cứ tư liệu sắp đưa vào lưu trữ nào để tìm ra những dấu hiệu cho thấy tình trạng dễ bị hư hỏng, sự hư hại trên bề mặt hay về lý tính, sự xuống cấp của bìa sách, nấm mốc cũng như sự sinh trưởng của sâu bọ trong đó. Đối với việc viện trợ tư liệu cũng cần xác định rõ rằng thư viện có thể sẽ chọn lọc để thanh lý một số lượng tư liệu khỏi bộ sưu tập không chỉ vì những tư liệu này không thuộc phạm vi lưu trữ hoặc chúng trùng với những tư liệu lưu trữ sẵn có tại thư viện, mà còn bởi chi phí lưu trữ quá tốn kém, vượt quá khả năng của cơ quan lưu trữ. Khi ta đã nhập tư liệu, thì lúc này việc quản lý tư liệu tốt phải bao gồm cả các biện pháp nhằm ngăn chặn quá trình xuống cấp của tư liệu trong tương lai. Ví dụ, các quyết định sử dụng loại chất liệu nào đối với phần bìa sách quảng cáo của thư viện, phải ý thức được rằng những bìa sách đáp ứng các tiêu chuẩn quốc gia hiện nay có khả năng bảo vệ sách tốt và lâu dài. Trên thực tế, đây là cách thức phát huy tốt nhất tính hiệu quả của chi phí mà một thư viện cần thực hiện để bảo quản những tư liệu dự định bổ sung vào vốn tư liệu lưu trữ. Tương tự như vậy, cần bảo vệ các tư liệu lưu trữ và bản viết tay trong các cặp và các hộp được kiềm hoá ngay khi nhập về kho lưu trữ. Các nhà quản lý lưu trữ cần hợp tác với những người phụ trách công tác bảo quản để đảm bảo có một môi trường tối ưu nhất cho công tác lưu trữ tư liệu có giá trị lâu dài. Nghiên cứu tại Thư viện Quốc hội và Viện Lưu giữ Hình ảnh cho thấy rõ ràng rằng tuổi thọ của các tư liệu lưu trữ ở trong điều kiện môi trường nhiệt độ và độ ẩm ổn định, vừa phải, tăng lên đáng kể. Trong thời gian gần đây, khi ngân sách dành cho tư liệu bị cắt giảm nhiều, các nhà quản lý lưu trữ càng ý thức được thực tế là việc mua ít hơn số lượng tư liệu dự phòng để thay thế sẽ làm tăng thêm khoản tiền dành cho việc nhập thêm các đầu tư liệu mới. Khi số lượng tư liệu bị hư hỏng không thể phục hồi được, các nhà sưu tầm và đội ngũ bảo quản có thể phối hợp với nhau để đề ra những quyết định sáng suốt nhất xem liệu có nên hay
18 không nên thay thế tư liệu cũ, và nếu thay thế thì thay thế bằng tư liệu nào. Ví dụ, trong hầu hết các trường hợp, việc yêu cầu thêm một bản copy của một cuốn sách bị hư hỏng sẽ chẳng mấy tác dụng nếu cuốn sách này được in trên giấy có lượng a-xít cao và bìa kém chất lượng. Kiến thức của một người sưu tầm về điểm mạnh, điểm yếu và chi phí liên quan của một số lựa chọn sẵn có về công việc chỉnh sửa: như chụp phim, sao chụp tư liệu, chụp kỹ thuật số sẽ quyết định liệu có nên tiến hành công việc chỉnh sửa và cách thức chỉnh sửa như thế nào cho phù hợp. Ngoài ra, một số các thư viện nghiên cứu hàng đầu như ở Đại học Havard và Đại học Texas gần đây đã cho xây dựng các khu giữ lạnh cách biệt. Những khu này được thiết kế rất cẩn thận, không chỉ nhằm giảm bớt số lượng sách quá lớn tại thư viện trong trường, mà còn tạo ra môi trường lưu trữ có nhiệt độ và độ ẩm thấp, ổn định, để làm tăng tuổi thọ của các tư liệu sưu tập bằng giấy và phim cũ. Các nhà quản lý lưu trữ và những người phụ trách công tác bảo quản đang phối hợp với nhau để xác định những tư liệu sưu tầm nào có giá trị nhất, để chuyển chúng vào môi trường lưu trữ đặc biệt này. Một dấu hiệu của sự tương tác, dựa vào nhau ngày càng tăng giữa việc quản lý lưu trữ và công tác bảo quản tại các thư viện Mỹ là thay đổi về bản chất khi đánh giá các yêu cầu đề ra. Nếu như trong những năm 1970 và đầu những năm 1980, khi các chương trình bảo quản lần đầu tiên được đưa vào ứng dụng, các cuộc điều tra trên tư liệu lưu trữ chỉ nhằm đơn giản xác định điều kiện lý tính của những tư liệu này. Ngày nay, các cuộc điều tra cũng đã thu thập được các số liệu về điều kiện môi trường lưu trữ, việc phòng ngừa hoả hoạn, phòng tránh tai nạn, mức độ sử dụng và giá trị. Các yếu tố cuối cùng lâu nay vốn vẫn thuộc phạm vi quản lý tư liệu. Có lý do lịch sử cho sự thay đổi này. Phong trào bảo quản ở đất nước này chủ yếu bắt đầu khi phải đứng trước tình trạng một số lượng ngày càng tăng các tài liệu in trên giấy a-xít bị hư hỏng trong các kho của những thư viện nghiên cứu ở Mỹ. Cuộc khủng hoảng lan rộng này rõ ràng đã vượt ra khỏi tầm kiểm soát của những giải pháp truyền thống, sử dụng việc thay thế hay phục hồi cơ bản là các biện pháp khắc phục trước mắt đối với một quyển, một bộ, hoặc một nhóm nhỏ các bản viết tay hoặc bản ghi. Vào giữa những năm 1970, nhu cầu cần có những giải pháp lớn mang tính đồng bộ càng rõ nét hơn. Bước đầu, sự lựa chọn tối ưu là chụp vi phim, đặc biệt đối với các bộ sưu tập quan trọng, có khối lượng lớn trong các thư viện nghiên cứu, đây là cách thức gọi là “những bộ sưu tập vĩ đại” để cứu lấy phần cốt yếu trong di sản tri thức của chúng ta. Lẽ dĩ nhiên, khi phong trào lưu trữ phát triển, thì các giải pháp bảo quản cũng ngày càng được cải thiện. Ngày càng có nhiều các nhà quản lý lưu trữ chuyên nghiệp nắm bắt được kinh nghiệm nhằm giải quyết tất cả các nhu cầu về bảo quản của tổ chức họ. Các chương trình đào tạo được triển khai đã khuyến khích việc phân tích các nhu cầu đó và đề xuất ra những ý tưởng mới về giải pháp. Các dịch vụ bảo quản trong vùng cung cấp kinh nghiệm về đào tạo và tư vấn cho hàng loạt các cơ quan và tổ chức, mà nhiều tổ chức trong số này không đủ lớn để có một nhà quản lý lưu trữ chuyên trách, mà thường kết hợp công việc lưu trữ với các trách nhiệm khác. Các cuộc điều tra tìm hiểu khoa học để xác định nguyên nhân xuống cấp của tư liệu và phim ảnh đã đưa ra được những gợi ý về cách thức kéo dài tuổi thọ, các biện pháp được áp dụng hữu hiệu nhất cho toàn bộ tư liệu lưu trữ và thậm chí cả các kho lưu trữ. Một trong những đặc điểm gây ngạc nhiên nhất của quá trình phát triển diễn ra hơn 20 năm qua, là trọng tâm của bảo quản đã ngày càng xa rời dần với nhu cầu cứu lấy các tư liệu lưu trữ. Nhiệm vụ cứu chữa không còn chủ yếu để nhằm giữ được các thông tin có giá trị nghiên cứu lớn khỏi bị nguy cơ hư hại. Ngày nay, các chương trình lưu trữ là những nỗ lực rộng khắp nhằm ngăn chặn sự xuống cấp dần dần của cả thư viện cũng như các tư liệu lưu trữ. Vì vậy, công tác bảo quản đã trở thành một phần không thể thiếu được của công tác quản lý lưu trữ, và công tác quản lý lưu trữ về phần mình đã ngày càng quan tâm hơn đến việc duy trì sức chống đỡ của tư liệu với thời gian, không chỉ trong hiện tại. Ghi chú 1. Bonita Bryant, tái bản, Hướng dẫn về tài liệu về định hướng sưu tập. Hướng dẫn Quản lý và Triển khai lưu trữ. (Chicago và London: Hiệp hội thư viện Hoa Kỳ, 1989).
19 2. Larry R.Oberg, “Đánh giá định hướng lưu trữ đối với lưu trữ tại các thư viện nhỏ”. Thư viện Đại học và nghiên cứu 49.3 (5/1988): trang 187-96. 3. Ellen Cunningham Kruppa, “Vai trò của chuyên gia bảo quản trong việc Triển khai công tác Lưu trữ”, Bản tin của Thư viện Wilson (11/1992): trang 27