LUẬN VĂN: CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ

Chia sẻ: Cao Kim Ly | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:34

Thêm vào BST

Báo xấu

609
lượt xem 190
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Cơ cấu tổ chức nhân sự của doanh nghiệp cũng như là quản trị nhân sự trong doanh nghiệp là một lĩnh vực rất quan trọng, cơ cấu tổ chức nhân sự có mặt trong bất kỳ một tổ chức hay một doanh nghiệp nào, nó có mặt ở tất cả các phòng ban, các đơn vị.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: LUẬN VĂN: CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ

LUẬN VĂN CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ
MỤC LỤC Chương 1 : Giới thiệu ........................................................................................ 3 1.1. Lý do chọn đề tài ................................................................ ............... 3 1.2. Mục tiêu của đề tài ............................................................................ 3 1.3. Phạm vi của đề tài ............................................................................. 3 1.4. Phương pháp nghiên cứu ................................................................ ... 3 Chương 2 : Lý thuyết về cơ cấu tổ chức nhân sự ................................................ 5 2.1. Lý thuyết về cơ cấu tổ chức nhân sự .................................................. 5 2.1.1. Khái niệm cơ cấu tổ chức nhân sự ........................................... 5 2.1.2. Vai trò của cơ cấu tổ chức nhân sự .......................................... 6 2.1.3. Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả cơ cấu tổ chức nhân sự................... 7 2.2. Nội dung của cơ cấu tổ chức nhân sự................................................. 8 2.3. Đào tạo và phát triển nhân sự ................................ ............................ 9 2.3.1. Đào tạo nhân sự ....................................................................... 9 2.3.2. Phát triển nhân sự ...................................................................11 2.4. Sắp xếp và sử dụng lao động ............................................................12 2.5. Các yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức...................................................13 2.6. Các loại hình tổ chức nhân sự trong doanh nghiệp ............................14 2.6.1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến .......................................................14 2.6.2. Cơ cấu tổ chức chức năng.......................................................15 2.6.3. Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng ...................................16 2.6.4. Cơ cấu tổ chức theo ma trận ...................................................17 1
2.6.5. Cơ cấu tổ chức theo vùng địa lý .............................................18 Chương 3 : Thực trạng về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp siêu nhỏ .............20 3.1. Khái quát chung về doanh n ghiệp siêu nhỏ .......................................20 3.2. Hạn chế của doanh nghiệp siêu nhỏ ..................................................23 3.3. Vai trò của doanh nghiệp siêu nhỏ ................................ ....................24 3.4. Cơ cấu tổ chức nhân sự trong doanh nghiệp siêu nhỏ .......................29 Chương 4 : Đề xuất ................................................................ ...........................31 Chương 5 : Kết luận ................................ ................................ ..........................32 CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI: Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, chọn cơ cấu tổ chức phù hợp cho doanh nghiệp. 1.2. MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI: Mục tiêu chung: th ấy sự liên quan giữa quy mô doanh nghiệp và cơ cấu tổ - chức. Mục tiêu cụ thể: Phân tích đư ợc cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp nhỏ - 1.3. PHẠM VI CỦA ĐỀ TÀI: Về không gian: Doanh nghiệp ở thành phố Hồ Chí Minh hay cả nước - Về thời gian: Trong giai đoạn 2005 – 2010 - Về đối tượng nghiên cứu: Doanh nghiệp nhỏ dư ới 10 người - 1.4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU: Phương pháp thống kê - Phương pháp phân tích - Cơ cấu tổ chức nhân sự của doanh nghiệp cũng như là quản trị nhân sự trong doanh nghiệp là một lĩnh vực rất quan trọng, cơ cấu tổ chức nhân sự có mặt trong b ất kỳ một tổ chức hay một doanh nghiệp n ào, nó có mặt ở tất cả các phòng ban, các đơn vị. Tầm quan trọng của yếu tố con người trong bất cứ một doanh nghiệp hay một tổ chức nào dù chúng có tầm vóc lớn đến đâu, hoạt động trong bất cứ lĩnh 2
vực nào cũng là một thực tế hiển nhiên không ai phủ nhận được. Trong doanh nghiệp mỗi con người là một thế giới riêng biệt nếu khôn g có hoạt động quản trị thì ai thích làm gì thì làm, mọi việc sẽ trở nên vô tổ chức, vô kỷ luật, công tác quản trị nhân sự sẽ giúp giải quyết vấn đề này, nó là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp. Tôi được biết cơ cấu tổ chức nhân sự của các công ty nhỏ được thực hiện tương đối tốt. Tuy nhiên do còn có một vài khó khăn cho nên vẫn còn một số điểm hạn chế nhất định trong công tác n ày. Vì thế cho nên tôi đ ã m ạnh dạn đưa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức nhân sự. Trong quá trình hoàn thành tiểu luận tôi xin chân th ành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy- giảng viên-thạc sỹ Trần Phan Mạnh Phong đã giúp tôi hoàn thành tiểu luận này. 3
CHƯƠNG 2 LÝ THUY ẾT VỀ C Ơ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ 2.1. LÝ THUYẾT VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ : 2. 1 .1. Khái niệm cơ cấu tổ chức nhân sự: Nhân sự là một trong các nguồn lực quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của bất kỳ một doanh nghiệp nào. Vì vậy vấn đề nhân sự luôn đư ợc quan tâm hàng đầu. Có rất nhiều cách phát biểu khác nhau về cơ cấu tổ chức nhân sự: Theo giáo sư người Mỹ Dimock: “Cơ cấu tổ chức nhân sự bao gồm to àn bộ các biện pháp và thủ tục áp dụng cho nhân viên của một tổ chức và giải quyết tất cả các trường hợp xảy ra có liên qu an tới một công việc n ào đó”. Còn giáo sư Felix Migro thì cho rằng: “Cơ cấu tổ chức nhân sự là m ột nghệ thuật chọn lựa nhân viên m ới và sử dụng các nhân viên cũ sao cho năng suất và chất lư ợng công việc của mỗi người đều đạt mức tối đa cụ thể”. Vậy cơ cấu tổ chức nhân sự được hiểu là một trong các chức năng cơ b ản của quá trình qu ản trị, giải quyết tất cả các vấn đề liên quan tới con người gắn với công việc của họ trong bất cứ tổ chức nào. Cơ cấu tổ chức nhân sự là một quá trình vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật và cơ cấu tổ chức nhân sự là một lĩnh vực gắn bó nhiều đến văn hóa tổ chức và chứa đựng nhiều giá trị nhân văn h ơn b ất cứ một lĩnh vực quản trị nào khác. 4
Cơ cấu tổ chức nhân sự trong doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nh ân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đ ược chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị và ph ục vụ mục đích chung đ ã xác định của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức nhân sự trong doanh nghiệp là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. 2.1.2. Vai trò của cơ cấu tổ chức nhân sự: Yếu tố giúp ta nhận biết được một doanh nghiệp hoạt động tốt hay không hoạt động tốt, thành công hay không thành công chính là lực lượng nhân sự của nó, lực lượng có lòng nhiệt th ành và có nhiều sáng kiến hay trong công việc. Mọi thứ còn lại là: máy móc thiết bị, cơ sở vật chất, công nghệ kỹ thuật đều có thể mua, học hỏi, sao chép. Vậy có thể khẳng định rằng cơ cấu tổ chức nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp cơ cấu tổ chức nhân sự thuộc chức năng chính của nhà quản trị, giúp nhà qu ản trị đạt được mục đích thông qua nỗ lực của người khác. Các nhà qu ản trị có vai trò đề ra các chính sách, đường lối, chủ trương có tính chất định hướng cho sự phát triển của doanh nghiệp do đó nhà quản trị phải là người biết nhìn xa trông rộng, có trình độ chuyên môn cao. Người thực hiện các đường lối chính sách m à nhà qu ản trị đề ra là các nhân viên thừa hành, kết quả công việc hoàn thành tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của nhân viên. Cơ cấu tổ chức nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế-xã hội của vấn đề lao động. Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều đi đến một mục đích là làm sao cho người lao động hưởng thành quả do họ làm ra. Cơ cấu tổ chức nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần phải có bộ phận nhân sự. Cơ cấu tổ chức nhân sự là một thành tố quan trọng của chức năng quản trị. Cơ cấu tổ chức nhân sự có vai trò to 5
lớn đối với hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp, nó quyết định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp . Và cơ cấu tổ chức nhân sự trong doanh nghiệp nhằm: kết nối các cá nhân để kiểm soát về quyền lực, trách nhiệm; phân công các nhiệm vụ phù h ợp cho các bộ phận/cá nhân; trao quyền lực cho bộ phận/cá nhân để thực hiện các nhiệm vụ trong khi vẫn kiểm soát h ành vi và việc sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp; điều phối mục tiêu và ho ạt động của các bộ phận để ho àn thành mục tiêu của doanh nghiệp. 2.1.3. Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả cơ cấu tổ chức nhân sự:  Khái niệm: Hiệu quả cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là hiệu quả phản ảnh kết quả thực hiện của mục tiêu về nhân sự mà chủ thể đặt ra trong một giai đoạn nhất định trong quan hệ với chi phí để có kết quả đó.  Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả cơ cấu tổ chức nhân sự: Hiệu quả cơ cấu tổ chức nhân sự của doanh nghiệp được đánh giá thông qua một hoặc một số chỉ tiêu nh ất định, những chỉ tiêu hiệu quả n ày phụ thuộc vào các mục tiêu hoạt động của các chủ thể hiệu quả. Cũng như các hoạt động kinh tế, trong hoạt động cơ cấu tổ chức nhân sự, doanh nghiệp thường đặt ra các mục tiêu cụ thể về hoạt động nhân sự. Các mục tiêu đó thường là các mục tiêu sau đây: Chi phí cho lao động nhỏ nhất - Giá trị (lợi nhuận) do người lao động tạo ra lớn nhất - Đạt đư ợc sự ổn định nội bộ, tạo việc làm đầy đủ cho ngư ời lao động và - không có tình trạng d ư th ừa lao động Người lao động làm đúng ngành nghề được học của mình - Nâng cao ch ất lượng lao động - Tăng thu nhập của người lao động - 6
Đảm bảo công bằng giữa những người lao động - Đảm bảo sự đồng thuận của người lao động - Thái độ chấp h ành và trung thành của người lao động đối với doanh nghiệp. - Các mục tiêu trên có thể quy tụ th ành các mục tiêu cơ bản, quyết định sự tồn tại của một doanh nghiệp đó là đ ảm bảo nguồn nhân lực có chất lượng, trình độ để thực hiện công việc và có thái độ chấp hành, trung thành với doanh nghiệp đồng thời đạt đ ược sự ổn định nhân sự. Với mục tiêu đó thì các tiêu chí để đánh giá hiệu quả cơ cấu tổ chức nhân sự trong doanh nghiệp là nguồn nhân sự có chất lư ợng, trình độ và đạt đư ợc sự ổn định trong giai đoạn đề ra mục tiêu đó. 2.2. NỘ I DUNG CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ : Qu ản trị nhân sự là một hoạt động của quản trị doanh nghiệp, là quá trình tổ chức nguồn lao động cho doanh nghiệp, là phân bố sử dụng nguồn lao động một cách khoa học và có hiệu quả trên cơ sở phân tích công việc, bố trí lao động hợp lý, trên cơ sở xác định nhu cầu lao động để tiến hành tuyển dụng nhân sự, đào tạo và phát triển nhân sự, đánh giá nhân sự thông qua việc thực hiện. Nội dung của quản trị nhân sự có thể khái quát theo sơ đồ sau Sơ đồ 1: Nội dung chủ yếu của quản trị nhân sự Phân tích công việc: xác định nội dung đặc điểm của từng công việc, đánh giá tầm quan trọng của nó, và đưa ra các yêu cầu cần thiết đối với người thực hiện. Tuyển dụng nhân sự: chiêu mộ và chọn ra những người có khả năng thực hiện công việc. Đào tạo và phát triển nhân sự: giúp người lao động xác đ ịnh được mục tiêu hướng đi của m ình, tạo môi trường thuận lợi để người lao động làm việc tốt. 7 Sắp xếp và sử dụng người lao động: Đảm
 Mục đích: Đưa ra các tiêu chu ẩn cần thiết để tiến h ành tuyển dụng nhân sự sao cho việc - tuyển dụng đạt kết quả cao nhất Chu ẩn bị nội dung đào tạo và bồi dưỡng trình độ để đáp ứng yêu cầu của - công việc Phân tích công việc làm căn cứ để xây dựng và đánh giá hiệu quả công việc. - Ngoài ra nó còn giúp cho việc nghiên cứu và cải thiện điều kiện làm việc Cung cấp các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng thực hiện công việc - 2. 3 . ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NH ÂN SỰ Đào tạo và phát triển nhân sự là hai nội dung cơ bản trong vấn đề nâng cao trình độ tinh thông nghề nghiệp cho nhân sự. Ngoài ra nó cũng bao gồm nội dung giáo dục nhân sự cho doanh nghiệp. Phải đ ào tạo và phát triển nhân sự trong thời đại khoa học kỹ thuật phát triển, công nghệ k ỹ thuật luôn đổ i mới không ngừng, muốn bắt kịp với thời đại th ì con người cần phải được trang bị những kiến thức và k ỹ năng nhất định về nghề nghiệp, đó vừa là một nhu cầu vừa là một nhiệm vụ. 2. 3.1. Đào tạo nhân sự Trong qu á trình đào tạo mỗi người sẽ được bù đắp những thiếu hụt trong học vấn, được truyền đạt những khả năng và kinh nghiệm thiết thực trong lĩnh vực chuyên môn được cập nhật hoá kiến thức và mở rộng tầm hiểu biết để 8
không những có thể ho àn thành tốt công việc được giao m à cũn g có thể đương đầu với những biến đổi của môi trường xung quanh ảnh hưởng tới công việc của mình. Quá trình đào tạo được áp dụng cho những người thực hiện một công việc mới hoặc những người đang thực hiện một công việc nào đó nhưng chưa đạt yêu cầu. Ngoài ra cũng có quá trình n âng cao trình độ đó là việc bồi dưỡng thêm chuyên môn nghiệp vụ cho người lao động để họ có thể làm được những công việc phức tạp hơn, với năng suất cao hơn. Lao động là m ột yếu tố quý của quá trình sản xuất, vì vậy những lao động có trình độ chuyên môn cao là một yếu tố quý của sản xuất xã hội nói chung, nó quyết định được việc thực hiện mục tiêu của quá trình sản xuất kinh doanh. Vì vậy công tác đào tạo nhân sự có vai trò rất quan trọng đối với sự phát triển của một doanh nghiệp. Đào tạo về tư duy, kiến thức, trình độ, nhận thức của con ngư ời. Đào tạo nhân sự được chia làm 2 loại: Đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật:  Là quá trình giảng dạy và nâng cao chuyên môn kỹ thuật cho người lao động. Được áp dụng cho các nhân viên kỹ thuật và người lao động trực tiếp. Các phương pháp đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật: - Phương pháp đào tạo tại nơi làm việc: công nhân được phân công làm việc chung với một người có kinh nghiệm hơn để học hỏi, làm theo. Phương pháp này áp dụng rất đơn giản, chi phí thấp, tính thực tiễn cao, nhưng nó lại thiếu đi sự bài bản và kiến thức lý luận vì vậy nh ân viên không phát huy được tính sáng tạo trong công việc. - Phương pháp đào tạo theo chỉ dẫn : những ngư ời có trách nhiệm đào tạo liệt kê những công việc, nhiệm vụ, những bước phải tiến hành, những điểm then chốt, những cách thực hiện công việc, sau đó kiểm tra kết quả công việc của học viên, uốn nắn hướng dẫn, đào tạo học viên làm cho đúng. Phương pháp này có ưu th ế hơn phương pháp trước, nó đ òi hỏi sự chủ động sáng tạo của ngư ời học, nhấn mạnh sự sáng dạ, năng lực năng khiếu của mỗi ngư ời. 9
- Đào tạo theo phương pháp giảng bài: các giảng viên có thể tổ chức các lớp học, hướng dẫn đào tạo về mặt lý thuyết kết hợp với thực hành, hoặc giảng b ài một cách gián tiếp. Đào tạo nâng cao năng lực quản trị  Hình thức đào tạo n ày được phát triển áp dụng cho các cấp quản trị cấp cơ sở. Đào tạo năng lực quản trị để nâng cao khả năng quản trị bằng cách truyền đạt các kiến thức làm thay đổi quan điểm hay nâng cao năng lực thực h ành của nhà quản trị. Đào tạo nâng cao năng lực quản trị là rất cần thiết đối với một doanh nghiệp, và các qu ản trị gia giữ một vai trò rất quan trọng đối với sự thành công hay thất bại trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Các phương pháp đào tạo nâng cao năng lực quản trị: - Phương pháp luân phiên: thường xuyên thay đổi công việc, mục tiêu của người đào tạo là cho đối tượng đào tạo tiếp cận với nhiều công việc khác nhau, làm cho người lao động hiểu đ ược về công việc của doanh nghiệp một cách tổng thể nhất. - Phương pháp kèm cặp : người được đào tạo sẽ làm việc trực tiếp với người mà họ sẽ thay thế trong tương lai. Người này có trách nhiệm h ướng dẫn, kèm cặp cách thức giải quyết mọi vấn đề trong phạm vi trách nhiệm cho ngư ời được đào tạo. Phương pháp được áp dụng để đào tạo các quản trị gia cấp cao. - Phương pháp đào tạo giám đốc trẻ: áp dụng cho các qu ản trị viên cấp trung gian bằng cách bổ nhiệm họ vào các vị trí tương đương sau đó giao quyền cho họ để họ giải quyết các vấn đề thực tế, thực hiện công việc đào tạo dưới sự giám sát của tổ chức và giám đốc. - Một số phương pháp khác: đó là các phương pháp đào tạo bên ngoài doanh nghiệp nh ư: phương pháp nghiên cứu tình hu ống, phương pháp trò chơi quản trị, phương pháp hội thảo, phương pháp nhập vai…. 2.3.2. Phát triển nhâ n sự Mỗi một doanh nghiệp đều phải có sự quy hoặch về nhân sự và các cán bộ trong doanh nghiệp để mỗi một cá nhân có cơ hội thử sức m ình, bộc lộ các năng lực của mình đ ể có cơ hội thăng tiến. Phát triển nhân sự là việc làm 10
thường xuyên của mỗi doanh nghiệp xuất phát từ yêu cầu mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực. Ngo ài ra phát triển nhân sự cũn g giúp cho người lao động tìm ra được h ướng đi cho mình, tạo cho họ môi trường thuận lợi để họ làm việc tốt hơn. Nội dung của cô ng tác ph át triển nh ân sự : - Thăng tiến và bổ nhiệm nhân sự vào các chức vụ quản trị. - Giải quyết chế độ cho nhân viên, quản trị viên khi h ọ rời bỏ doanh nghiệp. - Tuyển dụng đội ngũ lao động mới. Nguồn lực con người là một yếu tố quan trọng nhất trong doanh nghiệp. Muốn phát triển doanh nghiệp thì các nhà quản trị phải chú ý đến công tác phát triển nguồn lực con người trong doanh nghiệp. 2.4. SẮP XẾP VÀ SỬ DỤNG LAO ĐỘ NG Đào tạo, lựa chọn và đánh giá chưa đủ để đảm bảo phát huy chất lượng của đội ngũ người lao động. Vấn đề sắp xếp, bố trí cán bộ có vai trò quyết định đến hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý. Việc bố trí người lao động cũng như cán bộ quản lý phải được thể hiện ở kết quả cuối cùng, đó là hiệu quả và chất lượng hoạt động, là sự phù hợp giữa các thuộc tính có tính cá nhân kể cả tri thức và ph ẩm chất với yêu cầu của công việc đảm nhận. Mục đích  Đảm bảo sự phù hợp cao nhất giữa yêu cầu của công việc và năng lực của người lao động. Đảm bảo sự tương xứng giữa công việc và người thực hiện công việc. Đảm bảo cho mọi công việc đư ợc thực hiện tốt. Nguyên tắc sắp xếp, bố trí người lao động  Để đạt đư ợc những mục đích trên, cần tuân thủ những nguyên tắc sau: - Sắp xếp theo nghề nghiệp đ ược đào tạo. Xuất phát từ yêu cầu công việc để bố trí, sắp xếp cho phù h ợp. Mọi công việc đều do người đ ược đào tạo phù hợp đảm nhận. - Sắp xếp theo hướng chuyên môn hoá: Chuyên môn hóa sẽ giúp người lao động đi sâu nghề nghiệp, tích luỹ kinh nghiệm. 11
- Nhiệm vụ xác định rõ ràng. Mỗi ngư ời cần phải hiểu rõ mình cần phải làm gì? Trong thời gian nào? Nếu hoàn thành sẽ được gì? Nếu không, trách nhiệm sẽ ra sao? - Sắp xếp, sử dụng người lao động phù hợp với trình độ chuyên môn và các thuộc tính tâm lý cũng như kết quả phấn đấu về mọi mặt. - Sắp xếp phải tạo điều kiện cho phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm. Phương pháp sắp xếp  Cú hai cách sắp xếp: Trực tiếp và thi tuyển . Theo cách trực tiếp, căn cứ yêu cầu công việc và năng lực của người lao động cấp trên có thẩm quyền sẽ ra quyết định bố trí công tác vào mộ t vị trí công việc cụ thể. Cách thi tuyển tương tự như thi tuyển công chức. Ngay cả với cương vị lãnh đạo cũng có thể áp dụng phương pháp thi tuyển. Việc sắp xếp người lao động không chỉ giới hạn trong việc bố trí vào một ngạch bậc, nghề nghiệp mà cũn g bao hàm việc sử dụng người lao động trong thực hiện công việc. Việc ph ân công nhiệm vụ cũng có vai trò quan trọng trong quá trình sử dụng cán bộ quản lý. 2.5. CÁC YÊU CẦU ĐỐ I VỚ I CƠ CẤU TỔ CHỨC Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải đảm bảo thực hiện những yêu cầu sau: - Tính tối ưu: Ph ải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lý đều được thiết lập các mối quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ cho mục đích đề ra của doanh nghiệp. - Tính linh ho ạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như ngoài hệ thống. - Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo tính chính xác của thông tin được xử lý trong h ệ thống, nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịp 12
nhàng giữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp. - Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho chi phí bỏ ra trong quá trình xây d ựng và sử dụng là thấp nhất nh ưng phải đạt được hiệu quả cao nhất. - Tính bí m ật: Việc tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát đ ược hệ thống thông tin, thông tin không được rò rỉ ra b ên ngoài dưới bất kỳ hình th ức nào. Điều đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. 2. 6 . CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨ C NH ÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP Có rất nhiều các mô hình cơ cấu tổ chức tùy thuộc vào nhiều yếu tố của công ty. Sau đây là những mô hình phổ biến được sử dụng ở các công ty hiện nay: 2.6.1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến: Mỗi cấp chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp, mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức này được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc, công việc quản trị đư ợc tiến hành theo tuyến CƠ CẤU TỔ CHỨC TRỰC TUYẾN NGƯỜI LÃNH ĐẠO NHÓM A NHÓM B Người Người Người Người thực thực thực thực hiện hiện hiện hiện 13
Ưu điểm của cơ cấu tổ chức trực tuyến: Tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng - Tạo ra sự thống nhất, tập trung cao độ - Ch ế độ trách nhiệm rõ ràng - Nhược điểm của cơ cấu tổ chức trực tuyến: - Không chuyên môn hóa Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ - Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng - 2. 6.2. Cơ cấu tổ chức chức n ăng : Hình thành các bộ phận đ ược chuyên môn hóa gọi là chức năng: Có sự tồn tại các đ ơn vị chức năng, không theo tuyến, các chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tiếp (cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình). CƠ CẤU TỔ CHỨC CHỨC NĂNG NGƯỜI LÃNH ĐẠO Chức năng 1 Chức năng 2 A B C D 14
Kiểu cơ cấu này sẽ hình thành nên người lãnh đạo đ ược chuyên môn hóa, chỉ đảm nhận thực hiện một số chức năng nhất định. Mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức rất phức tạp và chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng. Như vậy khác với cơ cấu tổ chức trực tuyến ở chỗ: người lãnh đạo chia b ơt công việc cho người cấp d ưới. Ưu điểm của cơ cấu tổ chức chức năng: Cơ cấu này sử dụng được của chuyên gia giỏi - Không đòi hỏi người quản trị phải có kiến thức toàn diện - Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị - Nhược điểm của cơ cấu tổ chức chức năng: Vi phạm chế độ một thủ trưởng - Ch ế độ trách nhiệm không rõ ràng - Sự phối hợp giữa các lãnh đạo và các phòng ban chức năng gặp nhiều khó - khăn Khó xác định trách nhiệm và hay đỗ trách nhiệm cho nhau. - 2.6.3. Cơ cấu tổ chức trực tuyến-chức năng: Cơ cấu này là sự kết hợp của hai cơ cấu trên, theo đó mối liên hệ giữa cấp dưới và lãnh đ ạo là một đường thẳng, còn những bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các cán bộ trực tuyến. Cơ cấu này đ òi hỏi người lãnh đ ạo tổ chức phải thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. Đặc điểm cơ b ản: Vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhưng ch ỉ đơn thu ần về quy mô, không có - quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến. Các đơn vị chức năng làm nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho nhà qu ản trị cấp cao. 15
Nh ững lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được - toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách. CƠ CẤU TỔ CHỨC TRỰC TUYẾN-CHỨC NĂNG Ưu điểm cơ cấu tổ chức trực tuyến-chức năng: Có những ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng - Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ phát huy khả năng nhân sự trong tổ - chức Nhược điểm cơ cấu tổ chức trực tuyến -chức năng: Nhiều tranh luận xảy ra - Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn - Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng. Do vậy dễ xảy ra - xung đột dọc giữa các chức năng và bộ phận trực tuyến. 2.6.4. Cơ cấu tổ chức theo ma trận : Cơ cấu ma trận cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án, sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau, cơ cấu này người lãnh đạo trực truyến và theo chức năng còn được sự giúp đỡ của người lãnh đ ạo theo đề án, mỗi thành viên của bộ phận trực truyến với bộ phận chức năng đ ược gắn liền với việc thực hiện một đề án trên một khu vực nhất định. CƠ CẤU TỔ CHỨC THEO MA TRẬN 16
Người lãnh đạo C1 C2 C3 C4 X Y Ưu điểm cơ cấu tổ chức ma trận: Đây là hình thức tổ chức linh động - Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả - Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động - Việc hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng - Nhược điểm cơ cấu tổ chức ma trận: Dễ xảy ra tranh chấp ảnh h ưởng giữa người lãnh đạo và các bộ phận - Cơ cấu này đòi hỏi nh à quản trị phải có ảnh hưởng lớn - Phạm vi sử dụng còn h ạn chế vì đòi hỏi một trình độ nhất định - 2.6.5. Cơ cấu tổ chức theo vùng địa lý: Tổng giám đốc Giám đ ốc Giám đ ốc Giám đốc chi nhánh chi nhánh chi nhánh miền Nam miền Bắc miền Trung 17
Ưu điểm cơ cấu tổ chức theo vùng địa lý: Giao trách nhiệm cho cấp thấp hơn - Chú ý các thị trư ờng và vấn đề về địa phương - Tăng cường sự kết hợp theo vùng - Tận dụng được tính hiệu quả các ho ạt đông tại địa phương - Có sự thông tin trực tiếp tốt hơn với những đại diện cho lợi ích địa phương - Nhược điểm cơ cấu tổ chức theo vùng đ ịa lý: Cần nhiều người có thể làm công việc tổng quản lý - Có khuynh hướng làm cho việc duy trì các dịch vụ trung tâm về kinh tế khó - khăn hơn và có th ể còn cần đến những dịch vụ như là nhân sự hoặc mua sắm ở cấp vùng Vấn đề kiểm soát của cấp quản lý cao nhất khó khăn hơn. Phải có cơ chế - kiểm soát phức tạp 18
CHƯƠNG 3 TH ỰC TRẠNG VỀ CƠ C ẤU TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP SIÊU NHỎ 3.1. KH ÁI QUÁT CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP SIÊU NHỎ : Nhiều chuyên gia kinh tế và pháp luật của Việt Nam cho rằng khái niệm doanh nghiệp siêu nhỏ được du nhập từ nước ngo ài vào Việt Nam. Thông thường tiêu chí để đánh giá doanh nghiệp siêu nhỏ là dựa vào số nhân công, vốn đăng ký, doanh thu. Nghi định 56/2009/NĐ-CP ngày 30/6/2009 (thay thế Nghị định 90 – hết hiệu lực) quy định về DN như sau:  Doanh nghiệp nhỏ và vừa là cơ sở kinh doanh đ ã đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật, được chia thành ba cấp: siêu nhỏ, nhỏ, vừa theo quy mô tổng nguồn vốn (tổng nguồn vốn tương đương tổng tài sản được xác định trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp) hoặc số lao động b ình quân năm (tổng 19