LUẬN VĂN:HỆ THÔNG TIN ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP DÀNH CHO ĐIỆN THOẠI DI ĐỘNG

Chia sẻ: Lan Lan | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:45

Thêm vào BST

Báo xấu

183
lượt xem 30
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Hệ điều hành tác nghiệp là hệ thống tiếp nhận, xử lý, phát hành và phê duyệt khối lượng thông tin, công văn, văn bản, giấy tờ của một cơ quan. Nó rất quan trọng và cần thiết, cung cấp thông tin đến người dùng. Hệ điều hành tác nghiệp đã được thiết kế trên nền Web. Người dùng có thể truy cập mọi nơi, mọi lúc qua các thiết bị di động như Notebook, PDA… đặc biết là trên điện thoại di động. Giao diện hiện tại của hệ điều hành tác nghiệp được thiết kế cho màn hình...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: LUẬN VĂN:HỆ THÔNG TIN ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP DÀNH CHO ĐIỆN THOẠI DI ĐỘNG

TRƯỜNG …………………. KHOA………………………. ----- ----- Báo cáo tốt nghiệp Đề tài: HỆ THÔNG TIN ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP DÀNH CHO ĐIẸN THOẠI DI ĐỘNG 1
LỜI CẢM ƠN Trước tiên em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo ThS Nguyễn Nam Hải – thầy đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành khóa luận này và TS Nguyễn Văn Hùng - giáo viên đồng hướng dẫn và toàn thể nhóm phát triển công nghệ Lotus Domino của Công ty cổ phần tin học Tân Dân đã tận tình giúp đỡ em trong thời gian em làm khóa luận tốt nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn tới toàn thể giáo viên nhà Trường, đặc biệt là các thầy cô trong khoa CNTT đã chỉ bảo em trong suốt 4 năm vừa qua và trong suốt quá trình làm khóa luận. Em xin gửi lời cảm ơn tới các bạn trong lớp K51CB và K51MMT đã ủng hộ, khuyến khích em trong thời gian em học tập tại Trường. Và cuối cùng em xin tỏ lòng biết ơn vô hạn tới bố mẹ, anh chị em và những người bạn thân luôn bên cạnh, động viên em trong suốt quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp 2
TÓM TẮT NỘI DUNG KHÓA LUẬN Hệ điều hành tác nghiệp là hệ thống tiếp nhận, xử lý, phát hành và phê duyệt khối lượng thông tin, công văn, văn bản, giấy tờ của một cơ quan. Nó rất quan trọng và cần thiết, cung cấp thông tin đến người dùng. Hệ điều hành tác nghiệp đã được thiết kế trên nền Web. Người dùng có thể truy cập mọi nơi, mọi lúc qua các thiết bị di động như Notebook, PDA… đặc biết là trên điện thoại di động. Giao diện hiện tại của hệ điều hành tác nghiệp được thiết kế cho màn hình máy tính 1024x768, không thuận lợi và thích hợp cho người dùng trên điện điện thoại di động. Chính vì thế bài toán xây dựng phiên bản “Hệ thông tin điều hành tác nghiệp dành cho điện thoại di động” được ra đời. Khóa luận của em tập trung thiết kế giao diện và một số chức năng cho Phiên bản hệ điều hành tác nghiệp trên điện thoại di động. Cho phép người dùng dễ dàng tra cứu và tìm kiếm các văn bản. 3
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN........................................................................................................1 TÓM TẮT NỘI DUNG KHÓA LUẬN...............................................................3 BẢNG KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT ...................................................................6 DANH MỤC CÁC HÌNH.....................................................................................7 CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU ........................................................................................8 1.1 Đặt vấn đề .....................................................................................................8 1.2 Giới hạn và mục tiêu của khóa luận .............................................................9 CHƯƠNG 2: HỆ THÔNG TIN ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP.......................10 2.1 Giới thiệu chung .........................................................................................10 2.1.1 Các chức năng của phần mềm .............................................................10 2.1.2 Phạm vi ứng dụng và các đối tượng phục vụ của phần mềm ..............11 2.2 Các module của phần mềm.........................................................................11 2.2 1 Module Trang thông tin tử điển phục vụ Điều hành tác nghiệp..........11 2.2.2 Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc.......................................12 2.3 Công nghệ phát triển hệ thông tin điều hành tác nghiệp ...........................17 CHƯƠNG 3: LOTUS DOMINO.......................................................................22 3.1 Giới thiệu chung .........................................................................................22 3.1.1 Lotus Domino là gì? ............................................................................22 3.1.2 Các đặc điểm cơ bản...........................................................................23 3.1.3 Các phần mềm trong hệ thống Lotus...................................................23 3.2 Phát triển một ứng dụng.............................................................................24 3.2.1 Tổng quản về Lotus Domino Designer Client....................................25 3.2.2 Các thành phần thiết kế của Domino...................................................25 3.2.3 Fomula và Lotus Scipt ........................................................................27 CHƯƠNG 4: HỆ THÔNG TIN ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP DÀNH CHO ĐIỆN THOẠI DI ĐỘNG ............................................................................................30 4
4.1 Phân tích .....................................................................................................30 4.1.1 Hiện trạng ............................................................................................30 4.1.2 Yêu cầu hệ thống .................................................................................31 4.2 Thiết kế giao diện .......................................................................................32 4.3 Triển khai, cài đặt và kết quả ......................................................................38 4.3.1 Triển khai và cài đặt ............................................................................38 4.3.2 Kết quả và tương lai phát triển ............................................................40 KẾT LUẬN..........................................................................................................42 TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................................43 PHỤ LỤC.............................................................................................................44 5
BẢNG KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT Tên viết tắt Tên đầy đủ Ý nghĩa Công nghệ truyền thông thế hệ thứ 3G Third-generation technology ba HyperText Markup HTML Ngôn ngữ đánh giấu siêu văn bản Language HTTP Hypertext Transfer Protocol Giao thức truyền tải siêu văn bản LAN Local Area Network Mạng cục bộ WAN Wide Area Network Mạng diện rộng WIFI Wireless Fidelity Hệ thống mạng không dây 6
DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 1: Website hệ điều hành tác nghiệp Đại học Công Nghệ ...........................30 Hình 2: Màn hình đăng nhập hệ thống ................................................................34 Hình 3: Màn hình chính.......................................................................................35 Hình 4: Màn hình lựa chọn 1 ...............................................................................36 Hình 5: Màn hình lựa chọn 2 ...............................................................................36 Hình 6: Màn hình tìm kiếm .................................................................................37 Hình 7: Màn hình kết quả tìm kiếm.....................................................................37 Hình 8: Toàn bộ văn đến .....................................................................................44 Hình 9: Văn bản đến trong ngày..........................................................................44 Hình 10: Toàn bộ văn bản đi ...............................................................................45 Hình 11: Văn bản đi trong ngày ..........................................................................45 7
CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU 1.1 Đặt vấn đề Ngày nay thế giới đang được chứng kiến những thay đổi tuyệt vời do công nghệ thông tin mang lại. Sự phát triển mạnh mẽ của hệ thống thông tin toàn cầu internet đã làm thay đổi cách sống, cách làm việc của tất cả chúng ta. Các công cụ như thư điện tử, các diễn đàn, cách mạng xã hội, giải trí trực tuyến, giáo dục trực tuyến.v.v… đã và đang làm cho xã hội tốt đẹp hơn. Cùng với đó là việc máy tính cá nhân không còn vị trí độc tôn như cũ. Máy tính bỏ túi, các loại điện thoại di động thế hệ mới như Blackberry, Iphone, Nokia, Samsung, LG… đang dần thắng thế nhờ sự tiện lợi đối với người dùng. Rõ ràng, xu hướng của Công Nghệ thông tin trong tương lai cũng như trong hiện tại là “kết nối, mọi lúc mọi nơi”. Các điện thoại di động có thể dễ dàng truy cập vào internet ở bất cứ thời gian và địa điểm nào thông qua các kết nối như 3G, GPRS, WIFI…. Nhưng các Website được thiết kế cho máy tính không phù hợp với việc truy cập qua điện thoại di động. Gây khó khăn trong việc cập nhật thông tin, mất thời gian, tốn kém chi phí cho người sử dụng. Chính vì thế mà hiện này có rất nhiều phiên bản Website cho di động như: www.m.dantri.com.vn , www.m.vnexpress.net . Hệ điều hành tác nghiệp của Trường Đại học Công Nghệ đã được xây dựng trên nền Web cho máy tính. Do đó gây khó khăn cho người dùng khi muốn tra cứu văn bản trên điện thoại di động. Chính vì thế bài toán xây dựng phiên bản “Hệ thông tin điều hành tác nghiệp dành cho điện thoại di động” được ra đời. Phiên bản sẽ giúp các thầy cô có thể tra cứu các văn bản mọi lúc, mọi nơi chỉ với một chiếc điện thoại di động có nối mạng. Phiên bản được xây dựng dựa trên Website hệ điều hành tác nghiệp có sẵn của Trường Đại học Công Nghệ bằng phần mềm Lotus Domino. Phiên bản có giao diện phù hợp với các điện thoại di động và có chức năng chính là giúp cho người sử dụng tra cứu và tìm kiếm các văn bản mới nhất cũng như xem lại các văn bản đã ban hành. 8
1.2 Giới hạn và mục tiêu của khóa luận Mục tiêu của khóa luận khóa luận tập trung vào xây dựng giao diện cho phiên bản hệ điều hành tác nghiệp cho điện thoại di động. Do đó khóa luận đi sâu vào chức năng tra cứu và tìm kiếm các văn bản cho người dùng. Khóa luận sẽ giúp ta tìm hiểu thể nào là một hệ thông tin điều hành tác nghiệp, chức năng và nhiệm vụ của nó. Tổng quan về phần mềm Lotus Domino, các đặc điểm cơ bản và cách thức dùng Lotus Domino để xây dựng được một ứng dụng. 9
CHƯƠNG 2: HỆ THÔNG TIN ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP Ở chương này ta sẽ tìm hiểu thế nào là một hệ thông tin điều hành tác nghiệp. Các thành phần, chức năng và nhiệm vụ của nó trong một tổ chức hay doanh nghiệp. Công nghệ dùng để phát triển một hệ thông tin điều hành tác nghiệp. 2.1 Giới thiệu chung Điều hành tác nghiệp là một trong những hệ thống thông tin quan trọng hiện đang được quan tâm hàng đầu trong các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay. Hệ thống điều hành tác nghiệp là phần mềm trao đổi thông tin, điều hành và quản lý toàn bộ các hoạt động hành chính của một đơn vị, trong đó việc xử lý và theo dõi quy trình xử lý văn bản đóng vai trò quan trọng. 2.1.1 Các chức năng của phần mềm Hệ thông tin điều hành tác nghiệp được xây dựng nhằm mục đích hỗ trợ công tác quản lý và điều hành tác nghiệp của một cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp. Các chức năng chính của phần mềm bao gồm: - Quản lý toàn bộ các văn bản của cơ quan bao gồm các văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản dự thảo… - Quản lý toàn bộ các giấy tờ phát sinh trong quá trình luân chuyển và xử lý văn bản bao gồm các phiếu giao việc, tờ trình, phiếu xử lý, các ý kiến trao đổi góp ý trong quá trình xử lý văn bản… - Gửi nhận dữ liệu văn bản điện tử giữa các đơn vị cùng tham gia vào hệ thống trên mạng diện rộng - Chuẩn hóa, tạo lập và lưu trữ các thông tin danh mục nhằm quản lý các đối tượng tham gia vào hệ thống, trợ giúp việc nhập văn bản và hỗ trợ việc phân xử các loại văn bản theo thẩm quyền giải quyết - Tạo lập và quản lý các loại báo cáo về các tình hình luân chuyển, quản lý và xử lý, theo dõi xử lý văn bản, kết xuất các thông tin tổng hợp nhằm phục vụ kịp thời công tác điều hành, tác nghiệp của lãnh đạo cũng như các cán bộ trong cơ quan. 10
2.1.2 Phạm vi ứng dụng và các đối tượng phục vụ của phần mềm Đối tượng phục vụ của phần mềm này là các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính sự nghiệp, doanh nghiệp thường xuyên tiếp nhận, xử lý, phát hành và phê duyệt khối lượng lớn thông tin, công văn, văn bản, giấy tờ; các tổ chức, cơ quản có tổ chức quản lý phân cấp được cung cấp các công cụ mạnh trong công tác quản lý, điều hành tác nghiệp tại cơ quan, phối hợp trao đổi văn bản, giấy tờ (thông tin) với các cơ quan trong cùng cấp, cấp cao hơn về quản lý trên mạng cục bộ (LAN) và mạng diện rộng (WAN). Trong phạm vi của một cơ quan/doanh nghiệp thì các nhóm đối tượng phần mềm phục vụ bao gồm: - Lãnh đạo cơ quan/đơn vị - Lãnh đạo phòng Hành chính/Văn phòng - Lãnh đạo các phòng ban chuyên môn - Bộ phận Hành chinh – Văn thư (phòng Hành chính/Văn phòng) - Cán bộ nghiệp vụ/Chuyên viên (chuyên môn hoặc phòng ban) - Cán bộ quản trị hệ thống 2.2 Các module của phần mềm 2.2 1 Module Trang thông tin tử điển phục vụ Điều hành tác nghiệp Module Trang Thông tin điện tử phục vụ Điều hành tác nghiệp hướng tới hỗ trợ các nghiệp vụ sau: 1, Quản trị hệ thống. Cho phép người quản trị có thể quản lý được toàn bộ hệ thống: - Quản lý và phân quyền cho người dùng. - Quản lý hệ thống danh mục: chuyên mục tin, danh sách phòng ban, phòng họp, danh sách diễn đàn, … danh mục này sẽ có thể được chia sẻ dùng chung với các module khác của bộ phần mềm. 2, Quản lý thông tin cá nhân Cho phép quản lý, thay đổi thông tin cá nhân khi đăng nhập vào chương trình. 3, Quản lý Tin tức, Sự kiện tin 11
Cho phép người dùng biên tập, kiểm duyệt, phát hành tin tức theo nhiều chuyên mục, chủ đề, lĩnh vực và các sự kiện tin khác nhau. 4, Quản lý Diễn đàn Cho phép tạo lập các diễn đàn trao đổi thông tin, chia sẻ kinh nghiệm giữa các thành viên sử dụng hệ thống. 2.2.2 Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc 1, Nhóm chức năng quản lý văn bản đến - Tiếp nhận, vào sổ văn bản đến theo đường giấy tờ. - Cho phép gắn kèm các văn bản gốc được quét (scan) trực tiếp từ trong chương trình hoặc các file mềm để xem tham khảo và quản lý. - Tiếp nhận, vào sổ văn bản điện tử đến qua mạng: Cho phép tiếp nhận và vào sổ các văn bản điện tử từ các Cơ quan ngoài, chi nhánh, công ty thành viên gửi đến qua mạng. - Chức năng màn hình nhắc việc: Nhắc nhở người dùng có những công việc gì mới cần làm, những công việc đang thực hiện chưa xong, hay quá hạn (trễ hạn), các văn bản chưa xem, văn bản đến chờ vào sổ, … - Phân xử lý văn bản (theo luồng hoặc không theo luồng xử lý đã được định nghĩa trước), chuyển tiếp văn bản cho các đối tượng xử lý tiếp theo và chuyển phối hợp xử lý văn bản cho một hoặc một số đối tượng liên quan phối hợp xử lý. Chuyển văn bản gửi đích danh người nhận trong cơ quan. - Xử lý, phối hợp xử lý văn bản: cho phép người xử lý văn bản cập nhật trạng thái và kết quả xử lý công việc của mình. - Lưu tham khảo, chuyển văn bản nhận để biết: cho phép xác nhận việc không xử lý một văn bản nào mà chỉ mang tính chất tham khảo. - Sao y, sao lục văn bản. - Phân quyền xem văn bản: cho phép phân quyền xem các văn bản cho các đối tượng liên quan, đảm bảo tính bảo mật của từng loại văn bản. - Tập hợp văn bản liên quan: cho phép tập hợp các văn bản liên quan đến một văn bản thành một chuỗi nhằm truy xuất và xử lý các công việc thuận tiện hơn. 12
- Xem và phân luồng luân chuyển/xử lý văn bản: cho phép người dùng xem luồng luân chuyển để nắm được lịch sử của văn bản chung chuyển giữa các đối tượng trên mạng. - Lập và in phiếu xử lý văn bản: cho phép in ra bản tóm lược việc xử lý văn bản, luân chuyển giữa các đối tượng. - Lập và in sổ công văn đến: cho phép lập và in sổ công văn đến bao gồm danh sách các văn bản đến đang được quản lý trong chương trình. - Tìm kiếm văn bản đến. - Theo dõi tình hình/trạng thái văn bản được xử lý (Đang xử lý, Xử lý đúng hạn, Xử lý quá hạn, Đã hoàn thành xử lý, …) - Tra cứu, thống kê theo phân loại: danh sách toàn bộ văn bản đến trong hệ thống, danh sách văn bản đến trong ngày, danh sách các văn bản đến quan trọng, văn bản quy phạm pháp luật, danh sách văn bản đến chưa vào sổ/ đã vào sổ, danh sách văn bản đến theo các tiêu thức quản lý của văn bản, theo người xử lý hoặc người phối hợp xử lý, … - Hỗ trợ nhập dữ liệu nhanh chóng: cho phép sao chép một văn bản sẵn có, nhập tắt cho các Trường dữ liệu được quản lý bởi danh mục dữ liệu. 2, Nhóm chức năng quản lý văn bản đi - Vào sổ và quản lý văn bản đi. - Tiếp nhận văn bản từ dự thảo chuyển sang và đưa vào văn bản đi để quản lý - Cho phép gắn kèm các văn bản gốc được quét (scan) trực tiếp từ trong chương trình hoặc các file mềm để xem tham khảo và quản lý. - Gửi văn bản điện tử đi qua mạng nếu các điểm triển khai hệ thống có nối mạng với nhau. - Chức năng màn hình nhắc việc: Nhắc nhở người dùng có những công việc gì mới cần làm, những công việc đang thực hiện chưa xong, hay quá hạn (trễ hạn), như văn bản đi chờ ban hành hay chờ vào sổ, … - Phân quyền xem văn bản - Thiết lập văn bản phải theo dõi hồi báo, thực hiện theo dõi hồi báo như cách thông thường hay theo dõi hồi báo qua mạng 13
- Lập và in sổ văn bản đi - Tìm kiếm văn bản đi trong hệ thống. - Tra cứu, thống kê theo phân loại: danh sách toàn bộ văn bản đi; danh sách toàn bộ văn bản phát hành nội bộ đơn vị; danh sách văn bản đang theo dõi hồi báo, đã hồi báo; danh sách theo đối tượng theo dõi hồi báo; danh sách theo người nhận trong nội bộ đơn vị; danh sách văn bản phát hành trong ngày; danh sách các văn bản phát hành đi có tính chất quan trọng; danh sách văn bản đi chưa vào sổ, đã vào sổ; danh sách văn bản đi theo các tiêu thức quản lý văn bản: loại văn bản, lĩnh vực, đối tượng soạn thảo, người ký duyệt, …; danh sách văn bản được gửi qua đường mạng; danh sách văn bản đi theo năm phát hành. 3, Nhóm chức năng quản lý hồ sơ/xử lý công việc - Tạo lập hồ sơ công việc và gắn các văn bản liên quan (văn bản đến, đi hoặc các văn bản tham khảo) vào hồ sơ công việc. - Lập phiếu xử lý văn bản (cập nhật các thông tin liên quan đến quá trình xử lý) hay lập phiếu yêu cầu xử lý (dành cho lãnh đạo khi yêu cầu nhân viên dưới quyền phải thực hiện xử lý công việc nào đó). - Lập văn bản dự thảo và phiếu trình: cho phép tạo lập văn bản dự thảo và soạn thảo phiếu trình để xử lý/giải quyết một công văn đến hoặc yêu cầu của lãnh đạo cần xử lý công việc, toàn bộ các văn bản này tự động được cập nhật vào Hồ sơ xử lý tương ứng. - Phối hợp xử lý, cho phép đưa ra các ý kiến trao đổi, góp ý cho văn bản dự thảo trong quá trình xử lý. - Trình văn bản lên lãnh đạo: chức năng cho phép trình văn bản dự thảo kèm phiếu trình lên lãnh đạo phê duyệt. - Xác nhận hoàn thành văn bản: chức năng cho phép lãnh đạo có thẩm quyền xác nhận hoàn thành quá trình dự thảo và trình ký văn bản, là cơ sở để phát hành văn bản. - Chức năng chuyển phát hành thành văn bản đi hoặc văn bản nội bộ. - Chức năng Luồng luân chuyển: tự động cập nhật thông tin ngày giờ, người gửi, người nhận của toàn bộ quá trình luôn chuyển, trình/duyệt, đóng góp giữa các đối tượng liên quan đến Hồ sơ/văn bản trình. 14
- Chức năng hiển thị luồng xử lý Hồ sơ/công việc: Cho phép xem và nắm bắt được quá trình, tình trạng các công việc thông qua luồng trao đổi điện tử được ghi nhận lại trong hệ thống. - Cập nhật văn bản ban hành: chức năng tự động cập nhật văn bản dự thảo cuối cùng sau khi được lãnh đạo phê duyệt thành văn bản ban hành. - Kết thúc Hồ sơ xử lý công việc: nếu quá trình xử lý đã hoàn tất đóng hồ sơ - Chuyển giao hồ sơ cho người khác xử lý: người xử lý chính có thể chuyển quyền xử lý chính cho người khác bằng cách chọn lại thông tin “Xử lý chính” là tên người sẽ thay thế mình. - Lập và in danh sách Hồ sơ: phục vụ Văn thư tổng hợp và in báo cáo danh sách các hồ sơ khi có yêu cầu, đồng thời cho phép các chuyên viên, lãnh đạo (theo quyền hạn) thực hiện việc kết xuất báo cáo tình hình xử lý công việc của mình hoặc của chuyên viên khác (theo quyền) khi có yêu cầu hoặc theo định kì, thống kê được các công việc quá hạn, các công việc bị đình trệ để có các quyết định kịp thời và chính xác. - Tìm kiếm theo tiêu thức: cho phép người sử dụng sử dụng chức năng này để tìm kiếm một hồ sơ, tập hợp các hồ sơ trong hệ thống. - Tra cứu, thống kê theo phân loại: danh sách các dồ sơ ở trạng thái đang xử lý, đang xử lý quá hạn, đã xử lý đúng hạn/ quá hạn; danh sách các phiếu yêu cầu của mỗi cá nhân phải giải quyết; danh sách các hồ sơ của cá nhân chịu trách nhiệm xử lý chính; danh sách các hồ sơ của cá nhân thực hiện phối hợp xử lý; danh sách các văn bản dự thảo của cá nhân tạo lập và trình duyệt; danh sách toàn bộ hồ sơ đang được lưu trong hệ thống, có thể phân loại theo tình trạng hồ sơ, theo loại hồ sơ (hồ sơ xử lý vụ việc, hồ sơ tập hợp văn bản, …), theo các lĩnh vực; danh sách hồ sơ theo lãnh đạo phụ trách, … 4, Nhóm chức năng khai thác thông tin tổng hợp: phục vụ chủ yếu cho đối tượng lãnh đạo - Các loại thống kê, báo cáo: danh sách văn bản đến trong ngày, danh sách các văn bản đến theo tình trạng xử lý (đang xử lý, đang quá hạn xử lý, đã hoàn thành xử lý, đã xử lý nhưng quá hạn), danh sách các văn bản đi phát hành trong ngày, danh sách các văn bản đi phát hành trong tháng/năm, danh sách các văn bản đi đang theo dõi hồi báo (phân nhóm theo từng cán bộ theo dõi hồi báo), 15
danh sách các văn bản đi đã kết thúc hồi báo (phân nhóm theo từng cán bộ theo dõi hồi báo hoặc tổng hợp). - Tạo lập và in báo cáo tình hình xử lý văn bản đến theo thời gian nhận, tình trạng văn bản, phân nhóm văn bản phục vụ lãnh đạo nắm tình hình - Tạo lập và in báo cáo tình hình hồi báo văn bản đi: theo ngày ban hành, không cần theo dõi hồi báo, đang theo dõi hồi báo, đã kết thúc hồi báo, phân nhóm theo người theo dõi hồi báo hoặc người ký hoặc người soạn hoặc tổng hợp. - Tạo lập và in báo cáo hoạt động của chuyên viên: theo ngày tháng hoặc chuỗi thời gian, hoạt động của một, một số chuyên viên hoặc toàn bộ chuyên viên trong cơ quan, giúp lãnh đạo đánh giá được tình hình tại cơ quan. - Liệt kê nhật ký toàn bộ các thao tác, hoạt động của một danh sách lựa chọn hoặc tất cả người dùng trong Cơ quan: cho phép ghi nhận toàn bộ thông tin đối tượng, ngày giờ, thao tác làm gì của người dùng trong Cơ quan và giám sát được các truy cập chặt chẽ. - Liệt kê nhật ký hoạt động trong từng ngày của người dùng: cho phép theo dõi và giám sát hoạt động hằng này các loại công việc gì, do ai làm và trong thời gian nào. Có thể nhóm theo từng thao tác, theo người thực hiện tác vụ. - Liệt kê nhật ký hoạt động theo từng ngày: Liệt kê theo chuỗi thời gian hàng ngày, mỗi ngày có những tác vụ nào thực hiện, ai thực hiện, thời gian thực hiện. 5, Nhóm chức năng quản trị hệ thống và thông tin danh mục - Cho phép quản lý các thông số cấu hình hệ thống để vận hành chương trình, các cấu hình hệ thống cần quản lý bao gồm: o Cấu hình tích hợp sử dụng hệ thống danh bạ điện tử tích hợp với LDAP, Active Directory,... (trong Trường hợp không sử dụng người dùng của Domino Directory) đảm bảo thuận tiện trong việc xác thực sử dụng các chương trình và đảm bảo an toàn cho hệ thống. o Cấu hình phần chuyển đổi dữ liệu và phân tách dữ liệu và tra cứu dữ liệu theo khoảng thời gian từng năm theo quy đinh văn thư lưu trữ. o Cấu hình tích hợp hệ thống với Trang Thông tin điện tử phục vụ Điều hành tác nghiệp. o Cấu hình các tham số đường dẫn và kết nối với các cơ sở dữ liệu. 16
- Quản trị người dùng: cho phép quản lý người sử dụng trong hệ thống, phân quyền sử dụng các chức năng trong chương trình với từng nhóm người sử dụng hoặc từng đối tượng cụ thể. - Cho phép ủy quyền xử lý công việc: Người sử dụng có thể ủy quyền xử lý cho người khác xử lý công việc thay mình trong 1 phạm vi thời gian nhất định. - Quản lý danh mục: được ví như từ điển tra cứu, với chức năng lưu trữ và quản lý các loại danh mục khác nhau phục vụ cho việc quản lý các đối tượng tham gia vào hệ thống, phục vụ cho việc hỗ trợ nhập dữ liệu nhanh, chính xác, thuận tiện, giúp cho việc chuẩn hóa các tiêu thức thống kê,... Các danh mục quản lý bao gồm: sổ văn bản, loại văn bản, ký hiệu văn bản, lĩnh vực văn bản, độ mật văn bản, độ khẩn văn bản, cấp cơ quan, cơ quan, phòng ban nội bộ, mẫu văn bản dùng chung (các mẫu để tạo văn bản dự thảo). Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc cũng bao gồm các khả năng cho phép tạo lập các luồng xử lý văn bản được định nghĩa trước theo các quy trình xử lý đã được chuẩn hóa trong đơn vị, hay tạo lập các báo cáo với các tiêu thức do người lập báo cáo lựa chọn. Module này cũng có thể được cấu hình để nhận các văn bản gửi đến từ bên ngoài theo đường thư điện tử. 2.3 Công nghệ phát triển hệ thông tin điều hành tác nghiệp Việc chọn giải pháp công nghệ Lotus Domino dựa trên nghiên cứu và phân tích kĩ lưỡng các yếu tố sau đây: - Khả năng lưu trữ, quản lý dữ liệu với khối lượng lớn. - Khả năng bảo mật tốt. - Tính ổn định của hệ thống cao. - Cho phép triển khai trên nhiều nền tảng hệ điều hành và phần cứng khác nhau. - Khả năng triển khai trên diện rộng, dẽ dàng mở rộng phạm vi triển khai. - Có khả năng mở rộng, tích hợp với các hệ thống thông tin khác đang và sẽ hoạt động trong hệ thống mạng. - Cài đặt, cấu hình và quản trị dễ dàng. 17
- Đã có sự kiểm chứng, ứng dụng rộng rãi và là giải pháp tối ưu đối với bài toán quản lý Văn bản, Hồ sơ. - Tính kinh tế. - Khả năng truyền thông, trao đổi thông tin trên mạng diện rộng. Ưu điểm của công nghệ sử dụng 1, Hệ thống Lotus Domino cung cấp sẵn các dịch vụ kèm theo bao gồm: - Hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu (Data Server) - Hệ thống dịch vụ thư mục (LDAP Server) - Hệ thống máy chủ Web (HTTP Server) - Hệ thống thư tín điện tử (Mail Server) - Lịch làm việc và lập lịch (Calendar & Scheduling) - Các công việc cần làm (To-do lists) - Sổ địa chỉ đối tác (Address Books) - … Ngoài ra, hệ thống Lotus Domino còn có thể triển khai cùng với Lotus Sametime để hỗ trợ các giải pháp truyền thông điệp tức thời (Instant Messaging), ví dụ như chat, voice chat, video conference, voice over IP, … Sự tích hợp các dịch vụ này của hệ thống Domino là giải pháp gọn nhẹ, môi trường đồng nhất giúp cho việc triển khai, mở rộng thêm các ứng dụng rất dễ dàng và thuận tiện. 2, Hỗ trợ nhiều cơ chế xác thực người dùng Hệ thống Lotus Domino quản lý người dùng thông qua Domino Directory. Ngoài ra chương trình có thể tích hợp tốt với các dịch vụ thư mục nhằm quản lý và xác thực người dùng như OpenLDAP, Microsoft Active Directory, Sun Microsystems eDirectory, IBM Tivoli Directory Server, ... đảm bảo công tác quản lý, xác thực người dùng hệ thống tập trung và đáp ứng đòi hỏi đồng nhất người dùng chương trình với các dịch vụ thư mục nói trên, đặc biệt là dịch vụ Microsoft Active Directory để người dùng của Windows, thông qua việc sử dụng tài khoản duy nhất, tăng tính bảo mật, giảm thiểu việc nhớ quá nhiều tài khoản của các chương trình. 18
3, Khả năng bảo mật cao Mô hình bảo mật của hệ thống Domino cung cấp chuẩn xác nhận và chứng thực cho người dùng, chữ ký điện tử, khả năng kiểm soát truy cập linh hoạt và mã hóa dữ liệu. Kiến trúc Lotus Notes & Domino cung cấp một mô hình bảo mật vững chắc đồng thời vẫn cho bản khả năng tuỳ biến để đáp ứng những yêu cầu của tổ chức. Kiến trúc Lotus Notes & Domino có hệ thống bảo mật 6 mức như sau: - Mức mạng: Bảo mật mạng giúp ngăn chặn những truy nhập không được phép vào hệ thống mạng mà trên đó hệ thống Lotus Notes & Domino đang chạy. Nếu ngăn chặn truy cập từ tầng mạng, những người dùng không hợp lệ sẽ không có quyền truy cập vào bất cứ máy chủ Domino nào. Việc truy nhập vào một mạng có thể được điều khiển, kiểm soát bằng phần cứng hoặc phần mềm mạng, kiến trúc Lotus Notes & Domino nâng cao mức độ bảo mật bằng cách mã hoá dữ liệu trên các cổng của máy chủ Domino.Mã hoá một cổng mạng ngăn chặn việc người dụng không hợp lệ sử dụng các chương trình phân tích giao thức mạng (network protocol analyzer) để đọc dữ liệu. - Mức xác nhận người dùng (User authentication): Xác nhận người dùng là quá trình mà máy chủ Domino dùng để kiểm tra và xác nhận một người dùng muốn truy cập vào máy chủ Domino. Kiến trúc Lotus Notes & Domino sử dụng thông tin xác nhận (certificate) được chứa trong các tệp tin ID. Khi sử dụng các giao thức Internet việc xác nhận người dùng có thể dựa trên chuẩn X.509 hoặc sử dụng tên và mật khẩu người dùng. - Mức máy chủ Domino: Việc truy cập máy chủ Domino được thực hiện bằng cách sử dụng danh sách truy cập nằm trên thư mục Domino.Người dùng cần được xác nhận (bằng ID) trước khi được kiểm tra bằng danh sách truy cập của máy chủ. - Mức cơ sở dữ liệu: Mỗi ứng dụng nằm trên máy chủ Domino lại có danh sách truy cập riêng. Danh sách này cho biết những máy chủ nào, những người dùng nào có quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu này và được phép thực hiện những thao tác gì. - Mức thành phần thiết kế: Việc bảo mật trên các thành phần thiết kế kiểm soát việc truy cập đến các thành phần ứng dụng. Tất nhiên là người dùng phải được phép truy cập một ứng dụng (hay cơ sở dữ liệu) trước khi mức bảo mật này phát huy tác dụng. 19
- Mức đối tượng: Trong một đối tượng của Lotus Notes & Domino, có thể thực hiện phân quyền trên từng trường để hạn chế truy cập đối với người dùng cụ thể. Việc này được thực hiện bằng cách sử dụng các trường ẩn. 4, Khả năng truyền nhận dữ liệu Hệ thống Domino cung cấp giải pháp nén và mã hóa dữ liệu khi truyền thông giúp dữ liệu truyền nhận có tính bảo mật cao trên đường truyền và giảm thiểu dung lượng truyền nhận qua mạng. Ngoài ra cấu hình hệ thống cho phép đặt lịch truyền nhận dữ liệu tự động theo lịch hoặc theo các tham số khác nên có thể khắc phục tình trạng truyền thông tắc nghẽn giờ cao điểm. Các dữ liệu truyền nhận khi chưa thành công sẽ được ghi nhật ký và thực hiện nốt phần việc còn lại khi thiết lập lại kết nối. 5, Khả năng nhân bản dữ liệu Cơ chế nhân bản hóa dữ liệu của hệ thống Domino tự động phân bổ và nhân bản hóa các dữ liệu và ứng dụng qua các hệ thống khác nằm ở các vị trí địa lý khác nhau. Thông qua cơ chế nhân bản hóa này, Domino cho phép người dùng có thể truy cập vào các ứng dụng của hệ thống ở mọi nơi, mọi thời điểm. Đây cũng là một cơ chế cho phép thiết lập các bản dữ liệu sao lưu phục vụ cho việc phục hồi dữ liệu khi có sự cố. 6, Khả năng tạo lập Cluster Hệ thống Domino cho phép tạo lập các máy chủ chạy trong chế độ Cluster với nhau. Với việc các máy chủ được chạy trong chế độ này thì các cơ sở dữ liệu sẽ được nhân bản tại các máy chủ để sao lưu dự phòng. Các cơ sở dữ liệu cũng được đặt trong tình trạng Cluster sẽ luôn được cập nhật các thay đổi. Chính vì vậy Cluster là một giải pháp hữu hiệu cho việc xây dựng giải pháp sao lưu, bảo toàn dữ liệu. 7, Khả năng giám sát hoạt động của hệ thống Hệ thống Domino cung cấp sẵn các ứng dụng theo dõi các tiến trình, các tác vụ hoạt động của hệ thống nhằm giúp người quản trị điều hành tốt hệ thống và kịp thời khắc phục sự cố khi xảy ra. Các hoạt động của hệ thống được tự động ghi lại nhật ký và được báo cáo khi có yêu cầu. 8, Khả năng lưu trữ dữ liệu dung lượng lớn và ổn định cao Hệ thống Lotus Domino cho phép các ứng dụng dựa trên nền tảng này một khả năng lưu trữ dữ liệu trên các tệp dữ liệu lớn tới 64GB. Thực chất giới hạn kích thước tệp lưu trữ dữ liệu không phụ thuộc vào Lotus Domino và các ứng dụng dựa trên nền 20