ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM HIỆN NAY

Chia sẻ: Nguyễn Văn Biên | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:29

Thêm vào BST

Báo xấu

541
lượt xem 55
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Áp dụng hệ thống thông tin tại các doanh nghiệp giúp nâng cao năng suất lao động, cung cấp cho lãnh đạo thông tin nhằm ra quyết định tốt hơn, hiệu quả hơn, giảm tối đa công việc dư thừa, nâng cao hiệu quả công việc.Trợ giúp các cán bộ nghiệp vụ tổ chức, thực hiện, quản lý và kiểm tra các hoạt động nghiệp vụ về tài chính - kế toán, bán hàng, vật tự, dự án, nhân sự tiền lương và thông tin điều hành một cách chính xác, nhanh chóng, thuận tiện, giảm chi phí và tăng...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM HIỆN NAY

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH  TIỂU LUẬN MÔN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN DOANH NGHIỆP ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM HIỆN NAY Giảng viên: ThS NGUYỄN VĂN NĂM Sinh viên thực hiện: TẨY LIÊN HÔN LỚP QT6 K32 STT : 017 TP. HCM ngày 4/11/2009
-------------------- Áp dụng hệ thống thông tin tại các doanh nghiệp giúp nâng cao năng su ất lao động, cung cấp cho lãnh đạo thông tin nhằm ra quyết định tốt hơn, hiệu quả hơn, giảm tối đa công việc dư thừa, nâng cao hiệu quả công việc.Trợ giúp các cán bộ nghiệp vụ tổ chức, thực hiện, quản lý và kiểm tra các hoạt động nghiệp vụ về tài chính - kế toán, bán hàng, vật tự, dự án, nhân s ự ti ền l ương và thông tin điều hành một cách chính xác, nhanh chóng, thuận tiện, giảm chi phí và tăng hi ệu quả công việc. Chúng cũng góp phần đưa các hoạt động của doanh nghi ệp đi vào nề nếp. Áp dụng hệ thống thông tin tại các doanh nghiệp là vấn đề luôn đ ược quan tâm bởi lẽ công nghệ thông tin có vai trò rất lớn trong các hoạt động kinh t ế, sản xuất kinh doanh, bán hàng, xúc tiến thương mại, quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều câu hỏi cần đặt ra xung quanh việc ứng dụng trên. I THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP. Ban chỉ đạo công nghệ thông tin quốc gia đã làm một cuộc kh ảo sát vi ệc ứng dụng công nghệ thông tin tại 217 doanh nghiệp và những con số có được đã khiến mọi người không khỏi bất ngờ. Hiện các doanh nghiệp Việt Nam mới chỉ đầu tư khoản chi phí rất nhỏ bé là 0,05- 0,08% doanh thu cho công ngh ệ thông tin, trong khi ở Mỹ con số trung bình là 1,5%. Chính sách đầu tư cho công ngh ệ thông tin của doanh nghiệp còn nhiều bất cập. Đa phần doanh nghiệp ch ỉ đầu tư một lần cho hệ thống thông tin và nâng cấp các ứng dụng, do đó đầu t ư đã th ấp và hiệu quả của nó còn thấp hơn. Cuộc khảo sát còn cho Việc nhanh chóng đưa ứng dụng công ngh ệ thông tin vào quá trình tự động hoá trong sản xuất kinh doanh thấy đến thời đi ểm này vẫn có những doanh nghiệp chưa có một ứng dụng công nghệ thông tin nào. Khối doanh nghiệp nhà nước còn 10%, trong khi các thành phần doanh nghiệp khác thì có đến 60% chưa đưa công nghệ thông tin vào công việc của mình. 40% doanh nghiệp chưa dám đầu tư mạnh vào công nghệ thông tin vì không đ ủ nhân viên có trình độ để quản lý và khai thác. Dù hạ tầng công nghệ có thừa nhưng hơn 90% doanh nghiệp Việt Nam th ờ ơ, thậm chí không quan tâm đến việc xây dựng các website để tự quảng bá mình trên internet. Đây là thông tin được ông Nguyễn Trí Thanh (Vi ện phát tri ển doanh nghiệp) đưa ra tại hội thảo “Hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng CNTT phục vụ h ội nhập và phát triển” tổ chức tại Hà Nội sáng ngày 23/3.
Ông Thanh cho biết cuộc điều tra nhằm đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT ở Việt Nam, tiến hành trên 2.233 doanh nghiệp ở 5 thành phố lớn, cho thấy dù có điều kiện nhưng việc đầu tư của các DN cho CNTT hầu như không có. Việc đầu tư chưa được chú trọng. 91,9% doanh nghiệp không quan tâm t ới việc thiết kế, xây dựng website để quảng bá, giới thi ệu v ề chính mình ứng d ụng các phần mềm trong quản lý, nâng cao hiệu quả điều hành sản xuất cũng không được chú trọng. Ngay tại những thành phố lớn như TPHCM cũng ch ỉ có ch ưa đầy 30% doanh nghiệp xây dựng website của mình. Con số này ở các thành ph ố lớn khác như: Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Th ơ lần lượt là 31,6%, 222,6%, 11,3 % và 14,1%.Điều đáng ngạc nhiên là có tới 70% doanh nghiệp hầu nh ư không sử dụng dịch vụ web mặc dù hạ tầng về công nghệ có sẵn.Hiện vẫn còn 33,9% doanh nghiệp tại 5 thành phố nói trên vẫn sử dụng dial-up để kết nối internet. Những trường hợp này có nhiều ở các thành phố lớn nh ư Đà Nẵng, C ần Thơ, nơi mà ADSL đã được rất nhiều hộ gia đình sử dụng. Một thực tế đáng báo động là dù trong thời buổi kinh tế thị trường ngày càng cạnh tranh gay gắt, sự phát triển của CNTT gia tăng đến chóng mặt nhưng việc ứng dụng thương mại điện tử trong các doanh nghiệp tại 5 thành phố được khảo sát gần như bằng con số không.97,3% doanh nghiệp cho biết không ứng dụng thương mại điện tử nào trong hoạt động. 2,7% doanh nghiệp có ứng dụng đều là những doanh nghiệp lớn và có hoạt động trong lĩnh vực CNTT. Các doanh nghiệp tuy đã có nhận thức bước đầu về tầm quan trọng c ủa công nghệ thông tin nhưng số lượng các doanh nghiệp có thể khai thác được sâu khả năng của công nghệ thông tin mới chỉ dừng lại ở con số ít ỏi. Một doanh nghiệp phát biểu: “Nhiều nơi đã dùng máy tính làm các loại văn bản từ khá lâu, nhưng máy tính có thể ứng dụng được vào công việc gì nữa và làm như thế nào để thật sự hiệu quả, thì có lẽ đến 80% vẫn rất lúng túng”. Không có gì đáng ngạc nhiên khi chương trình quan trọng nhất, được sử dụng rộng rãi nhất trong các doanh nghiệp là quản lý tài chính, kế toán. Khoảng 88% số doanh nghi ệp áp d ụng công nghệ thông tin có sử dụng phần mềm kế toán tài chính, nhưng ngay cả đối với những doanh nghiệp đã ứng dụng công nghệ thông tin, chỉ có khoảng 20% các phần mềm thoả mãn được yêu cầu của họ Quá trinh phat triên, Doanh Nghiệp buôc phai xem xet và thiêt kế lai hệ thông ̀ ́ ̉ ̣ ̉ ́ ́ ̣ ́ tông thể vì chỉ có như vây mới áp dụng hệ thống thông tin trong hoat đông cua cac ̉ ̣ ̣ ̣ ̉ ́ doanh nghiệp mới có hiệu quả. Thực trang cua nhiêu doanh nghiệp Việt Nam hiên ̣ ̉ ̀ ̣ nay là đã tin hoc hoa môt số khâu trong hoat đông san xuât kinh doanh theo cach ap ̣ ́ ̣ ̣ ̣ ̉ ́ ́ ́ dung từng phân mà chưa có thiêt kế tông thê. ̣ ̀ ́ ̉ ̉ Ví dụ trước đây khi mua những chiêc may vi tinh đâu tiên, người ta có thể ́ ́ ́ ̀ chưa nghĩ đên viêc có môt hệ thông phân mêm kế toan trên đo. Khi trang bị phần ́ ̣ ̣ ́ ̀ ̀ ́ ́ mềm kế toan, người ta có thể chưa quan tâm đên viêc phần mềm nay phai kêt nôi ́ ́ ̣ ̀ ̉ ́ ́ với phần mềm quan lý nhân sự, phần mềm quan lý kinh doanh... điều này dẫn đến ̉ ̉ sự thiếu đồng bộ trong hệ thống. Điêu nay môt phân do tâm nhin, phân do kinh phí ̀ ̀ ̣ ̀ ̀ ̀ ̀ và quan trong là khả năng cua nhà cung câp giai phap. Nhưng đên môt thời điêm nao ̣ ̉ ́ ̉ ́ ́ ̣ ̉ ̀ đó để doanh nghiệp có thể đứng vững và canh tranh đòi hỏi các doanh nghiệp phải ̣
đổi mới phải đầu tư lại hệ thống thông tin trong doanh nghiệp. Viêc nay thường ̣ ̀ kem theo hiên tượng “đâp bỏ cai cu”, “xây lai cai mới”. ̀ ̣ ̣ ́ ̃ ̣ ́ Rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ ứng dụng CNTT đều gặp ba thách thức: nhận thức - nhân lực và khả năng cung ứng các sản phẩm và d ịch v ụ CNTT tốt cho doanh nghiệp vừa và nhỏ còn hạn chế. Sự quan tâm cua cac doanh nghiệp đôi với phần mềm quan lý có nhiêu mức ̉ ́ ́ ̉ ̀ độ khac nhau. Có doanh nghiệp trang bị phần mềm kế toan đên lân thứ 7 trong vong ́ ́ ́ ̀ ̀ hơn 10 năm qua. Đây là số it cac doanh nghiệp săn sang đâu tư trang bị phần mềm ́ ́ ̃ ̀ ̀ tôt nhưng khả năng cung câp cua thị trường chưa đap ứng đu. Yêu câu cua phần ́ ́ ̉ ́ ̉ ̀ ̉ mềm kế toan trong những trường hợp như vây không chỉ là “kế toan” theo nghia đap ́ ̣ ́ ̃ ́ ứng yêu câu về chế độ kế toan do Bộ Tai Chinh ban hanh mà phân lớn là cac yêu câu ̀ ́ ̀ ́ ̀ ̀ ́ ̀ về thông tin quan trị kinh doanh. Những phần mềm kế toan không ứng dung được ở ̉ ́ ̣ đây cung chinh là những phần mềm không có tinh đông, tinh mở và do đó không ̃ ́ ́ ̣ ́ thich nghi được với đăc thù quan lý cua doanh nghiệp. ́ ̣ ̉ ̉ Tiên trinh ap dung phần mềm kế toan ở cac doanh nghiệp thường diên ra ́ ̀ ́ ̣ ́ ́ ̃ châm chap (từ vai thang đên hang năm trời). Nhiêu doanh nghiệp có chủ trương ̣ ̣ ̀ ́ ́ ̀ ̀ trang bị phần mềm nhưng quá trinh tim kiêm đôi tac hoăc lên kế hoach triên khai ̀ ̀ ́ ́ ́ ̣ ̣ ̉ hay bị trì hoan vì nhiêu viêc khac “quan trong hơn”. Tiên trinh trang bi ̣ hệ thông tin ̃ ̀ ̣ ́ ̣ ́ ̀ ́ hoc tông thể (như ERP) con châm chap hơn nhiêu. Cac doanh nghiệp vừa và lớn ̣ ̉ ̀ ̣ ̣ ̀ ́ hiên nay quan tâm rât nhiêu đên hệ thông ERP, nhưng khả năng đanh gia ́ san phâm ̣ ́ ̀ ́ ́ ́ ̉ ̉ cung như ý thức được tac dung cua viêc ap dung ERP con mơ hô, và cung ch ưa có ̃ ́ ̣ ̉ ̣ ́ ̣ ̀ ̀ ̃ nhiêu doanh nghiễp ap dung thanh công ERP để tham khao. Sự hiêu biêt không rõ ̀ ́ ̣ ̀ ̉ ̉ ́ rang về san phâm cung với đâu tư lớn cho dự an buôc doanh nghiệp phai cân nhăc ̀ ̉ ̉ ̀ ̀ ́ ̣ ̉ ́ kỹ trước khi quyêt đinh. ́ ̣ Nhiêu doanh nghiệp trong thời gian qua đã tich cực đâu tư trang bi ̣ nhiêu ̀ ́ ̀ ̀ phần mềm đơn lẻ phuc vụ cho cac muc đich quan lý khac nhau nh ư: Kê ́ toan, quan ̣ ́ ̣ ́ ̉ ́ ́ ̉ lý ban hang, quan lý kinh doanh, phần mềm điêu hanh thông tin nôi bô, quan ly ́ ́ ̀ ̉ ̀ ̀ ̣ ̣ ̉ nhân sự, phần mềm lâp kế hoach san xuât... Cac phần mềm nay phat huy tac dung ̣ ̣ ̉ ́ ́ ̀ ́ ́ ̣ lớn nhưng khi găp phai vân đề mở rông hệ thông thì doanh nghiệp lai lung tung ̣ ̉ ́ ̣ ́ ̣ ́ ́ không biêt kêt nôi chung với nhau như thế nao để có thể dung chung thông tin, giam ́ ́ ́ ́ ̀ ̀ ̉ công sức nhâp dữ liêu đâu vao, và có được thông tin đâu ra tông hợp hơn. ̣ ̣ ̀ ̀ ̀ ̉ Rât nhiêu doanh nghiệp biêt được ý nghia cua phần mềm kế toan và cả phần ́ ̀ ́ ̃ ̉ ́ mềm quan lý tông thể nhưng lai không biêt được cach đanh giá phần mềm, không ̉ ̉ ̣ ́ ́ ́ có khai niêm về viêc ap dung phần mềm như thế nao, tiên hanh cụ thể ra sao. Vì ́ ̣ ̣ ́ ̣ ̀ ́ ̀ vây họ thuê đơn vị tư vân, hoăc là dựa hoan toan vao nhà cung câp giai phap ph ần ̣ ́ ̣ ̀ ̀ ̀ ́ ̉ ́ mềm, khi đó nhà cung câp phần mềm cung đông thời là nhà tư vân vê ̀ nh ững thay ́ ̃ ̀ ́ đôi cân có cua doanh nghiệp để ap dung phần mềm (trường hợp nay rât phổ biên ở ̉ ̀ ̉ ́ ̣ ̀ ́ ́ Viêt Nam). ̣ Đôi với cac doanh nghiệp nhỏ (dưới 20 nhân viên), do công viêc quan ly ́ con ́ ́ ̣ ̉ ̀ đơn gian, vân có thể thực hiên dựa vao kinh nghiêm và “trí nh ớ” công với kinh phi ́ ̉ ̃ ̣ ̀ ̣ ̣ con han hep nên cac doanh nghiệp nay thường trang bị phần mềm kế toan giá trị ̀ ̣ ̣ ́ ̀ ́ không tới 1000 USD. Cac doanh nghiệp loai nay có rât nhiêu lựa chon từ cac nhà ́ ̣ ̀ ́ ̀ ̣ ́ cung câp phần mềm nôi đia.Và cung có rât nhiêu doanh nghi ệp (quy mô vừa) đa ̃ ́ ̣ ̣ ̃ ́ ̀
trai qua viêc ap dung ph ần mềm nhiêu lân không thanh công nên ho ̣ quan tâm ̉ ̣ ́ ̣ ̀ ̀ ̀ thực sự đên chât lượng phần mềm. Cac doanh nghi ệp loai nay săn sang đâu t ư ́ ́ ́ ̣ ̀ ̃ ̀ ̀ vai ngan USD cho phần mềm kế toan, hay vai chuc ngan USD để có đ ược môt hệ ̀ ̀ ́ ̀ ̣ ̀ ̣ thông ERP “ứng dung được”. ́ ̣ Số cac doanh nghiệp săn sang đâu tư con số vai trăm ngan USD hoăc hang ́ ̃ ̀ ̀ ̀ ̀ ̣ ̀ triêu USD cho phần mềm quan lý hiên nay ở Viêt Nam là rât it. Cac tông công ty la ̀ ̣ ̉ ̣ ̣ ́ ́ ́ ̉ cac khach hang tiêm năng cho cac dự an phần mềm có quy mô loai nay. ́ ́ ̀ ̀ ́ ́ ̣ ̀ II ĐÁNH GIÁ ÁP DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN T ẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM. 1. Thành tựu đạt được. Ứng dụng CNTT trong quản lý đã trở nên phổ biến ở nước ta, hi ện nay nhiều các tổ chức và công ty đều đã có ứng dụng CNTT vào các việc khác nhau như: Quản lý công văn đi – đến; Quản lý tài li ệu – h ồ s ơ; Qu ản lý tài chính – k ế toán; Quản lý nhân lực; Quản lý khách hàng; Quản lý tài sản, trang thi ết b ị, công cụ, dụng cụ,… Một dự án triển khai hệ thống ERP quy mô nhất nước ta đã được chính thức vận hành thành công sau 2 năm triển khai, đó là hệ thống ERP được tại Công ty FPT. Tại thời điểm vận hành chính th ức, hệ thống có 40 đơn v ị tr ực thu ộc FPT tham gia và sau một năm vận hành sẽ có tới 83 công ty hạch toán độc lập của FPT tham gia hệ thống. Tại FPT, ERP đã giúp cải thiện rất nhiều quá trình kiểm soát tài chính v ề hàng tồn (linh kiện lắp ráp), công nợ qua các chỉ tiêu, đồng thời cung cấp nhanh chóng và chính xác các đơn hàng và số liệu hạch toán. Quan trọng nh ất là ERP h ỗ trợ rất nhiều cho việc lập kế hoạch và ra quyết định . Một ví dụ cụ thể: sau khi áp dụng phân hệ QL sản xuất cho hệ th ống s ản xuất lắp ráp máy tính, tỷ lệ giao hàng đúng hạn trong 6 tháng đ ầu năm 2004 là 94,9% (tăng 18,5% so với năm 2003 ).Số ngày trung bình tồn linh kiện lắp rắp là 43% giảm 25% so với năm 2003. Ngày 11/03/2008, Công ty Thép Việt và Công ty Hệ th ống thông tin FPT đã chính thức ký kết hợp đồng cung cấp và triển khai giải pháp ứng dụng quản lý hệ thống thông tin SAP ERP. Lễ ký kết diễn ra tại TP HCM . Theo ông Đỗ Duy Thái, Tổng Giám đốc tập đoàn Thép Việt, “khi đầu tư vào dự án ERP, THép Vi ệt mong muốn là một trong những công ty đi tiên phong trong công tác chu ẩn m ực qu ản lý theo tiêu chuẩn quốc tế, chịu sự giám sát của hệ thống ERP và sử dụng ERP là một công cụ đắc lực để quản lý tập trung toàn bộ nguồn lực và hoạt động s ản xuất kinh doanh của tập đoàn THép Việt, nâng cao tầm quản lý cho nguồn nhân lực của tập đoàn thép việt. Hệ thống mySAP ERP hàng đầu quốc tế này được Thép Vi ệt đ ầu t ư s ử dụng, thông qua đối tác chiến lược của SAP tại Việt Nam là FPT-IS, tích h ợp s ẵn các quy trình khép kín, chuyên sâu cho ngành thép s ẽ góp ph ần nâng cao hi ệu qu ả hoạt động quản lý toàn diện của tập đoàn THép Việt cũng nh ư nâng tầm qu ản lý
hệ thống thông tin của công ty theo đẳng cấp quốc tế. Qua đó, Thép Việt s ẽ s ở hữu các công nghệ quản lý tiên tiến nhất cũng nh ư cải ti ến các quy trình kinh doanh của công ty theo chuẩn mực mà ngành thép thế giới đang ứng dụng . 2. Hạn chế. 2.1 “Tại sao ứng dụng hệ thống thông tin tại các doanh nghiệp Việt nam chưa cao ?.” Nói đến doanh nghiệp thì có nhiều loại doanh nghiệp: doanh nghiệp l ớn, doanh nghiệp vừa, doanh nghiệp nhỏ ...Thực tế qua khảo sát cho thấy nhiều doanh nghiệp lớn đã bước đầu chú trọng đến vai trò của công nghệ thông tin trong công tác sản xuất kinh doanh, công tác quản lý cũng nh ư trong bán hàng. Còn các doanh nghiệp nhỏ và vừa, do chưa th ực sự th ấy đ ược l ợi ích l ớn lao c ủa công nghệ thông tin, chưa làm quen được với hình thức kinh doanh trong môi trường thương mại điện tử, chưa có am hiểu về công nghệ thông tin với một tầm nhìn chiến lược nên chưa có sự quan tâm cần thiết. Các v ấn đ ề khác có liên quan đến doanh nghiệp là họ thiếu kiến thức và thời gian để tiếp thu ki ến th ức, thi ếu kỹ năng quản lý, sợ tăng trưởng và ưa những triển vọng ngắn hạn, ít h ướng ra bên ngoài mà điều đó có nghĩa là họ không nh ận th ấy nh ững tín hi ệu c ủa môi trường, cho đến khi nhận ra thì đã quá muộn; 2.1.1 . Rào cản về nhận thức, nhân lực và ứng dụng Tìm hiểu thêm về những thách thức đối với doanh nghiệp trong việc ứng dụng CNTT thì thấy trước hết ở vấn đề nhận thức. Rất nhiều doanh nghiệp khẳng định đã nhận thức rõ về việc ứng dụng CNTT, song thực tế chỉ có số ít hiểu được đầy đủ điều này. “Đầy đủ” nghĩa là phải trả lời được cả 3 câu h ỏi: Tại sao phải ứng dụng; ứng dụng cái gì cho phù hợp với đặc thù của mình; ứng dụng như thế nào. Đa phần doanh nghiệp mới trả lời được câu h ỏi thứ nh ất, dẫn đến tình trạng đầu tư chưa đúng hướng hoặc còn hạn chế - phần lớn chi phí dành cho trang thiết bị, cơ sở hạ tầng chứ chưa chú trọng tới giải pháp, đào tạo. Có một trở ngại “dở khóc dở cười” của hầu h ết các công ty ph ần m ềm khi quảng bá và tung sản phẩm ERP vào thị trường là hàng rào nh ận thức của khách hàng với câu hỏi “ERP là gì?”. Bởi các chuyên viên CNTT c ủa doanh nghi ệp - người nắm rõ nhất về ERP – thì không có quyền quy ết định có nên đ ầu t ư hay không. Trong khi đó, chủ doanh nghiệp - người đóng vai trò quy ết đ ịnh thì l ại không hiểu ERP là gì và nó cần thiết như thế nào. Thách thức thứ hai – nguồn nhân lực. Chẳng phải giám đốc doanh nghiệp vừa và nhỏ nào cũng có trình độ về CNTT và quan tâm đúng mức t ới CNTT. Ông Nguyễn Văn Thảo, Tổng Thư ký Phòng Thương mại & Công nghiệp Việt Nam nói vui “nếu giám đốc mê cầu lông thì phong trào chơi cầu lông ở doanh nghiệp lên rất mạnh. Khi nào giám đốc điều hành công việc bằng CNTT thì lúc đó t ự
khắc các thành viên trong doanh nghiệp sẽ làm việc bằng công ngh ệ thông tin”. Thực tế đã được chứng minh, ở Trung tâm Công ngh ệ Thông tin CDiT, Giám đ ốc điều hành toàn bộ công việc qua mạng nên từ lái xe đến trưởng phòng đều phải vào mạng để xem mình phải làm việc gì. Tuy nhiên cũng phải xét tới điều kiện đó là những doanh nghiệp lớn, còn với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhiều đơn vị chưa có cả máy fax, giám đốc phải lo từng ngày để trả l ương đúng h ạn cho nhân viên thì cũng khó nói tới việc ứng dụng CNTT. Thứ ba – khả năng cung ứng các sản phẩm và dịch vụ CNTT tốt cho doanh nghiệp vùa và nhỏ còn hạn chế. Rất dễ tìm phần mềm kế toán nh ưng khó tìm được những sản phẩm đặc thù như thiết kế cho ngành may, ngành cầu đường. Chưa kể chất lượng sản phẩm không tốt, giá lại cao so với khả năng của doanh nghiệp vừa và nhỏ. Theo một nghiên cứu về thị trường dịch vụ kinh doanh ở Việt Nam, hơn 70% doanh nghiệp ở Việt Nam không thỏa mãn với các dịch vụ được cung cấp. 2.1.2 . Khả năng tài chính yếu . khả năng tài chính yếu nên đầu tư thấp và không có phương tiện đào t ạo công nhân ở tại công ty. Hơn nữa, tại Việt Nam, môi trường công ngh ệ thông tin chưa thuận lợi để các doanh nghiệp có thể áp dụng, hạ tầng kỹ thuật cho phát triển công nghệ thông tin còn hạn chế . Chi phí hoạt động tại Việt Nam khá cao, chủ yếu do việc quản trị hệ thống thông tin tại các doanh nghiệp còn nhiều yếu kém Việc đầu tư hệ thống ERP rất khác so với phần mềm hoạt động đ ơn l ẻ. Chi phí ước tính đầu tư cho hệ thống ERP bao gồm: chi phí đầu tư ph ần cứng, cơ sở hạ tầng, truyền thông (như máy tính, hệ thống mạng, đường truyền, máy chủ…); chi phí bản quyền (gồm việc mua cho các máy tính, máy ch ủ, các ph ần mềm nhà cung cấp ERP yêu cầu, thường là hệ quản trị dữ liệu); chi phí trả cho nhà cung cấp phần mềm ERP. Ngoài ra, doanh nghiệp có th ể ph ải tr ả m ột s ố chi phí như chi phí tư vấn ban đầu nếu thuê tư vấn h ệ thống riêng, chi phí đào t ạo phát sinh khi có sự thay đổi nhân sự trong quá trình triển khai, chi phí phát sinh thêm trong quá trình vận hành.Nên chi phí đầu tư cho hệ th ống ERP là rất l ớn có thể lên đến vài trăm ngàn cho tới vài triệu đô. 2.1.3 Doanh nghiệp Việt Nam chưa cảm thấy nguy cơ cạnh tranh khi Việt Nam tham gia vào khối kinh tế thương mại khu vực và thế giới. Tổ chức AT Kearney vừa đánh giá Việt Nam là một trong 10 nước h ấp dẫn nhất thế giới về thu hút đầu tư nước ngoài trong phát triển thị trường bán lẻ.Sự hấp dẫn này bắt nguồn từ hai yếu tố chính là thị trường Việt Nam có m ật đ ộ dân số khá cao và doanh nghiệp trong nước còn yếu kém trong việc phát triển hệ thống phân phối, đặc biệt là trong quản trị hệ thống thông tin. Trong khi đó, các
doanh nghiệp nước ngoài, với thế mạnh về vốn, công nghệ, trình độ quản lý, s ẽ rất thuận lợi trong việc chiếm lĩnh thị trường Việt Nam Tâm lý chung của rất nhiều lãnh đạo các cơ quan hiện nay là ứng d ụng CNTT cũng tốt, chưa ứng dụng cũng chẳng sao. Không có gì bức bách cả. Hiện tại, nhiều doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa xây dựng h ệ th ống trao đ ổi thông tin điện tử (Electronic Data Interchange - EDI), nên chi phí giao dịch cao. Theo tính toán, nếu phát triển tốt EDI, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được 0,7% chi phí hậu cần, giảm được 7 - 13% thời gian phục vụ khách hàng, giảm 5 - 10% th ời gian thống kê kế toán, giảm rủi ro... Trong khi đó, nhiều doanh nghiệp Việt Nam còn chưa chú trọng đầu tư phát triển EDI, bởi cho rằng, phát triển EDI sẽ gặp rất nhiều khó khăn, do EDI là công nghệ phức tạp, tốn nhiều thời gian và chi phí đầu t ư ban đ ầu l ớn, phát tri ển EDI sẽ thay đổi quy trình hoạt động nội bộ hiện tại, đối tác kinh doanh khác nhau s ử dụng các chuẩn truyền tin khác nhau...Các tập đoàn bán lẻ toàn cầu như Metro, Wal-Mart, Auchan, Carrefour sẽ từng bước tiến đến việc ngưng giao dịch v ới các nhà sản xuất hàng tiêu dùng qua fax hay e-mail theo cách th ức truy ền th ống và thay vào đó là giao dịch qua EDI. Nếu doanh nghiệp Việt Nam không đẩy nhanh tốc độ phát triển quản trị hệ thống thông tin, thì hầu nh ư không th ể h ợp tác kinh doanh với các doanh nghiệp đó. 2.1.4 .Thiếu lực lượng lao động có trình độ. Khó khăn lớn nhất và bao trùm đối với doanh nghiệp v ận dụng ERP là v ấn đề con người. Làm thế nào để nhân lực trong công ty hòa nhiệp được với môi trường mới, quy trình mới. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp có đội ngũ lao động “già” thì khó khăn càng tăng lên. Khó khăn không chỉ dừng lại ở độ tuổi lao động mà còn ở số lượng công việc. Quá trình triển khai ERP đòi hỏi công đoạn chạy thử, kiểm tra và sau đó đưa vào áp dụng. Vì vậy, mặc nhiên công việc của nhân viên sẽ tăng lên. Nếu chính sách đãi ngộ không phù hợp thì sẽ dẫn đến hiện tượng chống lại dự án. Quan trọng hơn là vấn đề giải quyết lao động sau dự án. Th ực t ế, khi tri ển khi ERP, doanh nghiệp phải chuẩn bị đội ngũ nhân viên ERP rất l ớn. V ậy sau khi kết thúc dự án ERP thì số nhân viên này sẽ đi đâu, làm gì? Nhân viên nào s ẽ b ị c ắt giảm từ chương trình ERP ?Một khó khăn nữa cũng không kém phần quan trọng đó là vấn đề công nghệ. Công nghệ ở đây chính là điều kiện để hoạt đ ộng ERP.
Theo đó, công nghệ sẽ bao gồm các yếu tố sau: hệ thống mạng (server), máy vi tính, trang thiết bị để triển khai. Việc triển khai cho các công ty thành viên s ẽ g ặp khó khăn hơn nếu hệ thống mạng máy tính không đồng bộ. 2.2 Tại sao ứng dụng ERP thường thất bại . “Gần 70% dự án ứng dụng ERP kết cục thất bại” (Gartner Group); “Khoảng 50% khách sử dụng dịch vụ ERP cho rằng các ch ương trình ph ần m ềm không đạt được mục đích đề ra, chỉ có 30% là hài lòng với sự thành công c ủa những dự án này” (Boston Consulting Group); “Các phần mềm quản lý doanh nghiệp đang ở trong tình trạng hỗn loạn. Thời ERP đã kết thúc!” (chuyên gia hàng đầu về giám định công nghệ IT, Paul Strassmann). Tất nhiên nh ững nhà cung c ấp dịch vụ ERP sẽ có ý kiến trái ngược (Việt Nam chúng ta còn chưa bắt đầu, làm sao lại kết thúc! - người dịch). Nhưng cho dù các con số thống kê có th ể đ ổi ngôi, với 70% thành công và 30% thất bại thì đây vẫn là một hậu quả nặng nề. 2.2.1 Thống nhất các thành viên trong phòng ban hi ểu rõ ph ương pháp sử dụng ERP. Ở mức đơn giản nhất, ERP là một tập hợp những phân h ệ để th ực hiện các nhiệm vụ khác nhau trong công ty bao gồm tài chính, nhân s ự, s ản xu ất và quản lý kho. Để gặt hái được hiệu quả tốt nhất từ phần mềm này, cần có giải pháp khiến cho mọi thành viên trong công ty của bạn chấp nh ận các ph ương pháp làm việc được vạch ra. Nếu các thành viên ở các phòng ban khác nhau s ử dụng ERP mà không nhất trí rằng các phương pháp làm việc được tích h ợp vào trong phần mềm này không hay hơn những phương thức mà h ọ đang áp dụng thì h ọ s ẽ phản đối việc sử dụng phần mềm này hoặc sẽ muốn CNTT can thiệp để thay đổi phần mềm đó sao cho phù hợp với những phương thức mà họ thường làm. Đây là chính là rào cản của các dự án ERP. Các cu ộc đ ấu tranh chính tr ị s ẽ n ổ ra hoặc thậm chí dù là phần mềm đó có được cài đặt hay không. CNTT b ị sa l ầy trong những nỗ lực tuỳ chỉnh đắt đỏ, kéo dài để điều chỉnh phần mềm ERP sao cho phù hợp với những mong ước của những người đứng đầu doanh nghiệp. Việc tuỳ chỉnh khiến cho phần mềm này không được ổn định và khó bảo trì khi cuối cùng nó được triển khai vào thực tế. Vì ERP ảnh h ưởng quá nhi ều nh ững tqui trình mà một doanh nghiệp thường thực hiện, thất bại về phần mềm có thể dẫn đến tình trạng ngưng trệ hoàn toàn hoạt động. Nhưng CNTT có thể sửa lỗi khá nhanh trong mọi trường hợp và bên cạnh đó một vài công ty lớn có thể tuỳ chỉnh ERP theo một vài mô tuýp nào đó - m ỗi doanh nghiệp đều có một văn hoá công ty riêng biệt và ph ải có nh ững ph ương thức hoạt động điển hình mà một nhà cung cấp không thể tính được khi h ọ phát triển phần mềm đó. Sai lầm mà các công ty mắc phải đó là cho rằng việc thay đổi những thói quen của các thành viên trong công ty sẽ sớm h ơn là vi ệc tuỳ ch ỉnh phần mềm. Không hẳn là vậy. Để các thành viên trong công ty s ử d ụng ph ần mềm để nâng cao cách thức làm việc là một thách th ức khó khăn h ơn nhi ều. N ếu công ty của bạn phản đối thay đổi thì dự án ERP của bạn càng dễ thất bại hơn.
2.2.2. Công tác giới thiệu tuyên truyền ERP ở Việt Nam chưa phổ biến Có nhiều nguyên nhân khiến cho việc ứng dụng ERP ở Việt Nam ch ưa ph ổ biến. Công tác giới thiệu, tuyên truyền sự cần thiết của việc ứng dụng ERP trong doanh nghiệp chưa sâu rộng, khiến cho nhiều lãnh đạo không có điều kiện tiếp xúc với các giải pháp mới này. Kinh phí đầu tư triển khai ERP t ương đ ối l ớn, khiến cho nhiều doanh nghiệp thận trọng. Một số doanh nghiệp đi đầu trong việc triển khai ERP, nhưng hiệu quả chưa đạt như mong muốn, nên đã tạo ra tâm lý hoài nghi ở những doanh nghiệp khác. Ngoài ra còn có nguyên nhân thuộc về năng lực yếu kém của các công ty triển khai ERP tại Việt Nam 80% khối lượng công việc trong quá trình triển khai ERP là tư vấn, chỉ có 20% khối lượng là lập trình. Hầu hết các dự án ERP không thành công là do khâu tư vấn chưa tốt. Ở Việt Nam, chúng ta chưa có nh ững chuyên gia t ư vấn gi ỏi, có kinh nghiệm. Vì thế, khi triển khai những ERP phức tạp cho các doanh nghi ệp lớn, chúng ta nên thuê tư vấn quốc tế, vừa đảm bảo cho dự án ch ắc ch ắn thành công, vừa tạo ra cơ hội học hỏi tích lũy kinh nghiệm cho Vi ệt Nam. Đáng ti ếc là nhiều nơi vẫn chưa coi tư vấn là then chốt, không chấp nhận các chi phí thuê tư vấn. Tùy từng quy mô của doanh nghiệp mà lựa chọn phần mềm phù h ợp. V ới những doanh nghiệp nhỏ, có thể chọn các phần mềm ERP do các công ty Vi ệt Nam viết. Tuy nhiên, các ERP nội địa hầu hết chưa có module sản xuất; s ự liên kết giữa các module chưa thật tốt; tác giả của các ERP nội địa phần lớn đều là những kỹ sư tin học, trong khi thực chất ERP là quy trình, là quản trị, vì th ế h ọ không lường hết các tình huống quản lý có thể xảy ra. để thiết kế một ERP chuyên nghiệp đạt tiêu chuẩn quốc tế, cần có rất nhiều chuyên gia quản lý xuất sắc trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau, đồng th ời cũng cần nhi ều năm tích lũy kinh nghiệm triển khai để hoàn thiện. Vào thời điểm hiện tại, chưa có công ty phần mềm Việt Nam thỏa mãn tiêu chuẩn này. 3. Ứng dụng ERP là một xu thế tất yếu. Về lý thuyết, ứng dụng ERP doanh nghiệp sẽ thực hi ện m ột cu ộc đổi đ ời. Với hệ thống phần mềm thống nhất, đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ kế hoạch hoá, thống kê, kiểm toán, phân tích, điều hành - ERP s ẽ giúp theo dõi và quản lý thông suốt hoạt động của doanh nghi ệp, tăng tính năng đ ộng, mền dẻo, đảm bảo phản ứng kịp thời trước thay đổi liên tục Theo nhận định của các chuyên gia, ngày nay đối với 1 DN, ERP là xu thế tất yếu. Bản thân xu thế này là hệ quả của 5 xu thế quan trọng khác, việc nhận thức đúng các xu thế thời đại và kịp thời thay đổi cho phù hợp với các xu thế đó là phần quan trọng nhất trong việc hoạch định chiến lược của mỗi DN. Xu thế thứ nhất liên quan đến việc internet đang thay đổi thế giới hàng ngày, hàng giờ. Nếu như các đường cao tốc chỉ có thể rút ngắn khoảng cách địa lý
thì internet thực sự xoá bỏ chúng... Nói cách khác trong tương lai m ọi doanh nghiệp đều sử dụng internet. Xu thế thứ hai là toàn cầu hoá, đây là xu thế do các nước phát tri ển ch ủ động, các nước lạc hậu bị động phải đi theo. Trong quá trình toàn c ầu hoá, s ự cạnh tranh quốc tế sẽ thay thế dần cạnh tranh nội địa. Các DN không còn s ự b ảo trợ của Nhà nước. Trong tương lai gần, một công ty không có kh ả năng c ạnh tranh sẽ thua ngay trên thị trường nội địa. Xu thế thứ ba là tốc độ thay đổi ngày càng cao. Chúng ta dễ dàng quan sát thấy sự thay đổi đến chóng mặt của mẫu mã sản phẩm cũng nh ư công ngh ệ ch ế tạo ra chúng. Nếu như đặc trưng của thập niên 80 là ch ất l ượng , th ập niên 90 là tái cấu trúc thì đặc trưng của thập niên chúng ta đang sống là tốc độ. Việc ti ếp cận với nhiều thông tin hơn đã thay đổi sâu sắc lối sống của người tiêu dùng. Khi hoạt động kinh doanh theo yêu cầu của thị trường phải đ ạt tốc đ ộ r ất cao thì chính bản thân của kinh doanh cũng thay đổi. Trong tương lai chỉ có những công ty có khả năng phản ứng nhanh chóng với những thay đổi của thị trường mới có khả năng tồn tại và phát triển. Xu thế thứ tư là quyền lợi của khách hàng ngày càng được coi trọng hơn, người tiêu dùng hiểu biết hơn, yêu cầu ngày càng cao và có nhiều lựa chọn hơn cho một sản phẩm dịch vụ bất kỳ. Trong tương lai chỉ có những công ty hiểu rõ nhu cầu và đáp ứng quyền lợi của khách hàng mới khả năng tồn tại và phát triển . Xu thế thứ năm là sự hình thành xã hội thông tin. Trong thời gian gần đây, chúng ta hay nghe cụm từ “nền kinh tế tri thức”. Nền kinh t ế này còn có m ột tên gọi khác là xã hội hoá thông tin. Xét từ góc độ th ị trường, cơn h ồng thu ỷ thông tin đã thay đổi người tiêu dùng một cách sâu sắc và toàn di ện. H ọ không ch ỉ có thông tin về giá cả, sản phẩm của một hãng quen dùng mà còn có đủ thông tin v ề các sản phẩm thay thế của các hãng cạnh tranh. Sự tiếp cận với nhi ều thông tin cũng mở ra cho các DN những cơ hội kinh doanh mới. Thông tin trở thành m ột lợi th ế cạnh tranh. Vì vậy trong bối cảnh này, DN không th ể tồn t ại và phát tri ển n ếu bản thân nó lại thiếu thông tin Do vậy, theo các chuyên gia CNTT, để thích ứng với các xu thế trên, ERP là một trong những việc quan trọng nhất mà DN phải làm. Một hệ thống ERP online trên mạng internet cho phép các DN có nhiều địa điểm phân tán khai thác có hi ệu quả hệ thống kết nối toàn cầu cũng như lãnh đạo của các DN có th ể kiểm soát điều hành trực tiếp DN ngay cả khi đang đi công tác xa (xu th ế 1). ERP th ực sự giúp các DN sẵn sàng tham gia quá trình toàn cầu hoá b ằng một h ệ th ống qu ản tr ị tiên tiến theo tiêu chuẩn quốc tế. ERP còn giúp DN kh ả năng ph ản ứng nhanh v ới những thay đổi của thị trường, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. ERP là hệ thống thông của doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển trong xã hội thông tin. Về cơ bản hệ thống ERP thường bao gồm các ứng dụng phục vụ tác nghiệp, các ứng dụng phục vụ kiểm soát, giám sát và các ứng dụng cung c ấp thông tin hỗ trợ ra quyết định. Nó có thể mang lại cho DN rất nhi ều lợi ích nh ư: tác nghiệp nhanh hơn, chính xác hơn, tiết kiệm chi phí thu nhập thông tin; thông
tin đầy đủ và kịp thời hơn;khả năng chia sẻ thông tin cao hơn;cung cấp công cụ kiểm soát tốt để giảm tồn kho; giảm công nợ cũng như các biện pháp kịp th ời đ ể hỗ trợ bán hàng tốt hơn, tạo ra tính đồng bộ giữa kế hoạch, sản xuất và khả năng tiêu thụ; tăng lợi nhuận cho DN; đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng... Vi ệc phân tích các số liệu trong mối quan hệ với các loại định mức có th ể giúp ích cho lãnh đạo trong việc điều chỉnh và lập kế hoạch thông tin cho thời gian tiếp theo. Ngoài ra, việc triển khai ERP còn mang lại cho DN một lợi ích rất quan trọng khác là được tiếp cận với tính chuyên nghiệp và khoa học của môn quản trị quốc t ế. Một DN ứng dụng ERP đáp ứng các tiêu chuẩn kiểm toán quốc tế sẽ có hình ảnh tốt hơn. Và quan trọng nhất, không có ERP, DN khó có th ể nhìn th ấy đi ểm y ếu đi ểm mạnh của mình ,vì thế ít có khả năng cải thiện và nâng cao năng lực cạnh tranh. Ngày nay, điểm khác biệt giữa hai DN hàng đầu không còn là nguyên vật liệu, quy trình sản xuất, công nghệ chế tạo... vì hầu nh ư t ất c ả đ ều theo m ột chuẩn quốc tế chung. Do vậy, yếu tố thành đạt, tạo sự khác bi ệt trong vi ệc ch ạy đua cạnh tranh giữa các DN nằm ở chính hệ thống ERP. B ởi “trong t ương lai những công ty có hệ thống thông tin xuất sắc mới có kh ả năng tồn t ại và phát triển”.
Quy trình ứng dụng hệ thống thông tin trong quản lý III GIẢI PHÁP NÂNG CAO ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TẠI DOANH NGHIỆP. 1 . Thiết lập lộ trình ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp một cách phù hợp.
Trước tiên là phải nâng cao nhận thức của doanh nghiệp. Một mô hình k ịch bản với tư cách là một phương tiện để đi từ giai đoạn đổi mới nh ận th ức đến giai đoạn ứng dụng công nghệ thông tin một cách chiến lược sẽ đóng vai trò quan trọng. Chúng là công cụ giúp hình thành tư duy chiến lược của các nhà qu ản lý và các doanh nghiệp. Mô hình kịch bản công nghệ thông tin là một công cụ cho doanh nghiệp trong việc giúp họ hiểu được sự ứng dụng có tính chiến lược của công nghệ thông tin từ triển vọng trung hạn. Vai trò của mô hình là nâng cao nh ận thức của mọi người đang quan tâm đến công ngh ệ thông tin b ằng cách kích thích các quá trình học hỏi mà sẽ có tác dụng tích cực. Lộ trình ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp Đầu tư cơ sở hạ tầng: Doanh nghiệp trang bị máy tính, thiết lập mạng cục bộ LAN, hay các m ạng diện rộng WAN. Lúc này doanh nghiệp có thể thiết lập kết nối Internet, các môi trường truyền thông giữa các văn phòng, giữa công ty với các đối tác… Đây là giai đoạn xây dựng “phần xác” cho ứng dụng CNTT. Giai đoạn sơ khai : Được hiểu là dùng máy tính cho các ứng dụng đơn giản. Chẳng hạn, ứng dụng soạn thảo văn bản, bảng tính Excel, lưu trữ văn bản, thiết lập hệ thống Email, lập lịch công tác hoặc ở mức cao hơn là thiết lập các trao đổi đối thoại trên mạng (Forum). Giai đoạn này tác động trực tiếp đến cá nhân từng thành viên trong công ty Múc tác nghiệp : Bắt đầu đưa các chương trình tài chính kế toán, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự-tiền lương… vào sử dụng trong từng bộ phận của đơn vị. Giai đoạn này tác động trực tiếp đến phòng ban khai thác ứng dụng. Đặc điểm lớ n nhất của giai đoạn này là các ứng dụng mang tính rời rạc, hướng tới tác nghiệp và thống kê. Việc phân tích qu ản tr ị, đi ều hành đã có nhưng ít và không tức thời. Đây cũng là m ức áp d ụng CNTT ph ổ bi ến nhất hiện nay của doanh nghiệp Việt Nam. Ứng dụng CNTT ở mức chiến lược: Lúc này ngoài điều hành tác nghiệp, CNTT không còn là ứng dụng đơn thuần mà là giải pháp theo mô hình quản trị để giúp doanh nghiệp thay đổi chất lượng quản lý nội tại, nâng cao năng lực điều hành, tăng hiệu quả và năng l ực
cạnh tranh của mình. Đây là cách áp dụng CNTT của DN các nước tiên tiến. Các mô hình quản trị được áp dụng ở đây là ERP (Enterprise Resouce Planning – Hoạch định khai thác nguồn tài nguyên DN), SCM (Supply Chain Management – Quản trị cung ứng theo chuỗi), CRM (Customer Relationship Management – Qu ản trị mối quan hệ khách hàng). Đặc điểm lớn nhất của giai đoạn này là CNTT tác động đến toàn bộ DN. Việc điều hành được thực hiện trên hệ thống với số liệu trực tuyến và hướng tới phân tích quản trị. Ứng dụng thương mại điện tử : Giai đoạn này, doanh nghiệp đã dùng công nghệ Internet để hình thành các quan hệ thương mại điện tử như B2B, B2C và B2G. Thương mại điện tử ở đây không đơn thuần là thiết lập Website, giới thiệu sản ph ẩm, nhận đơn đ ặt hàng, chăm sóc khách hàng… qua mạng mà là kế th ừa phát huy sức m ạnh trên n ền t ảng dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ đã hình thành trong DN. Đi ều này minh ch ứng cho vai trò cốt lõi, không thể thiếu của ERP trong chiến l ược dài h ạn, t ối thi ểu là 10 năm. 2 . Chuẩn bị lực lưc lượng lao động có tay nghề cao. Chuẩn bị về con người sẽ là khâu quan trọng nh ất trong khi chu ẩn b ị tri ển khai ERP. Cần phải có sự đồng lòng từ ban quản trị cấp cao nh ất đ ến t ừng nhân viên. Để chuẩn bị tốt điều này, ban quản lý cần phải giải thích rõ tác dụng c ủa ERP và cần phải tìm hiểu, quan tâm đến những khó khăn của nhân viên khi th ực hiện ERP. Cũng như cần phải động viên, khen thưởng trong quá trình th ực hiện. Sự quyết tâm cao của cán bộ công nhiên viên là yếu tố dẩn đến thành công rất cao khi triển khai ERP. Khi tiếp cận các doanh nghiệp bị th ất b ại trong vi ệc tri ển khai ERP thì đa số các doanh nghiệp đề thừa nhận là họ gặp rất nhi ều vấn đ ề ở khâu con người. Và việc giải quyết tốt nguồn lao động bên cạnh chính sách đ ộng viên cũng rất cần thiết khi nghiên cứu triển khai ERP. 3 . Đổi mới công nghệ . Đổi mới về công nghệ, trang bị hệ thống mạng máy tình cho toàn hệ thống. Cần có sự đổi mới đồng bộ trong hệ thống công nghệ thông tin của toàn doanh nghiệp. Một động cơ muốn hoạt động tốt thì nh ất thi ết các b ộ ph ận trong nó phải đều tốt. Tránh sự đầu tư tập trung thật tốt ở một ch ỗ rồi sẽ d ẫn đ ến s ự khập khiễng. Vì bản chất của ERP là sự hoạt động tải dữ liệu về trung tâm xử lý và mang tính update liên tục trên toàn hệ thống.Cân nhắc giữa chi phí ti ết ki ệm được so với chi phí bỏ ra khi triển khai ERP. Không nên coi ERP là gi ải pháp b ắt buộc nếu doanh nghiệp muốn tồn tại. Cần thiết nghiên cứu thật kỹ về nhà cung cấp. Hiện nay, ERP còn quá mới. Cái mới ở đây ở c ả khâu k ỹ thu ật l ẫn kinh nghiệm triển khai. Chính vì vậy, để đạt được hiệu quả cao trong công tác triển khai ERP, các doanh nghiệp cần phải bỏ thời gian nghiên cứu và hoạch định các kịch bản ERP. Thành lập đội nghiên cứu giải pháp ERP 4. Ứng dụng ERP “Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp”.
Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng buộc doanh nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp cung cấp sản ph ẩm và d ịch v ụ t ới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, và tốt hơn đối thủ. Để v ươn t ới m ục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh.Với sự trợ giúp của công ngh ệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hữu hiệu là các h ệ th ống ph ần m ềm quản trị doanh nghiệp. Việc áp dụng các phần mềm này ngày càng trở nên ph ổ bi ến và thiết yếu với doanh nghiệp. Tuy vậy, phổ biến trên thị trường phần m ềm ứng dụng cho doanh nghiệp hiện nay mới chỉ là các sản phẩm áp dụng cho hệ thống kế toán hay quản lý công văn giấy tờ, chưa xuất hiện những hệ thống tích h ợp có khả năng bao quát toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Những năm gần đây, một khái niệm mới được giới thiệu tại Việt Nam- Hệ th ống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning, ERP). Ứng dụng ERP là xu thế tất yếu, là công cụ quan trọng để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế. Một doanh nghiệp nếu ứng d ụng ngay t ừ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợi là dễ triển khai và doanh nghiệp s ớm đi vào n ề n ếp. Doanh nghiệp nào chậm trễ ứng dụng ERP, doanh nghiệp đó sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợi thế cho đối thủ. Tuy nhiên, ứng dụng ERP không ph ải d ễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để có thể ứng dụng thành công như: nhận th ức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo doanh nghiệp; cần xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai; lựa chọn giải pháp phù h ợp... ERP không đ ơn thuần là công nghệ. Trên hết, nó là nơi tích lũy kiến th ức và kinh nghi ệm qu ản lý, kinh nghiệm tác nghiệp. Sử dụng ERP quốc tế là sử dụng kinh nghiệm quản lý hàng trăm năm của nhân loại. Vì thế, với những doanh nghiệp nên s ử dụng những phần mềm ERP quốc tế, sẽ có hiệu quả cao hơn. 5 . Áp dụng các phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghi ệp toàn diện. Hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp CRM (Customer Relationship Management)Hệ thống thông tin quản trị quan hệ khách hàng CRM (Customer Relationship Management): là một chiến thuật kinh doanh được xây dựng với phương châm “khách hàng là trọng tâm”. Mục tiêu chủ y ếu của phân h ệ này là tăng tối đa doanh thu thông qua việc đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng ngày càng tốt hơn bằng cách tăng cường trao đổi giao tiếp với t ừng khách hàng đ ể tìm hiểu nhu cầu thực tế của họ. Giải pháp này cho phép nhà quản lý doanh nghi ệp có cái nhìn nhiều chiều hơn về nhóm khách hàng c ủa mình– c ả v ề chi ều r ộng và chiều sâu. Bất cứ thông tin gì quý vị cần biết về khách hàng ch ỉ c ần click vào h ệ thống – thông tin luôn sẵn sàng và đầy đủ nhất.
• Hệ thống thông tin quản lý SCM (Supply Chain Management) Hệ thống thông tin quản trị dây chuyền cung ứng SCM (Supply Chain Management): Đây là một phân hệ trong hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP hoàn chỉnh – bao gồm tất cả các hoạt động quản lý cần thiết như quản lý hóa đơn chứng từ, hàng mua về, hàng bán ra, lưu thông và tính toán những mặt hàng còn tồn đọng với một cá nhân khách hàng và công ty của họ và người cung cấp với người mua. • Hệ thống thông tin quản lý HCM (Human Capital Management) Hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực HCM (Human Capital Management): là giải pháp hỗ trợ tối đa cho lãnh đạo các cấp đưa ra các quy ết đ ịnh đúng đ ắn v ề sử dụng nguồn lực lao động, thực hiện việc trả lương và phân phối tiền th ưởng cho người lao động hợp lý, công bằng, đúng pháp luật, khuyến khích và động viên mọi người tham gia lao động với cố gắng cao nhất. • Hệ thống quản trị thông minh BI (Business Intelligence) Hệ thống quản trị thông minh BI là những công nghệ, ứng d ụng hoặc ph ương pháp thu thập, tổng hợp, và phân tích những số liệu và cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp. Do đó, BI nhất thiết phải đi kèm với một trong nh ững h ệ th ống thông tin quản trị doanh nghiệp ERP cơ bản nhất. Mục đích chính của hệ thống BI là h ỗ
trợ các nhà quản lý doanh nghiệp ra quyết định và có th ể dự đoán gần đúng tr ước những khả năng có thể xảy ra đối với doanh nghiệp trong tương lai. H ệ th ống BI cũng có những phân hệ nhỏ như BI Tài chính – Kế toán, BI Bán hàng, BI qu ản tr ị đơn đặt hàng, BI quản trị nhân sự, BI quản trị kênh phân phối, BI quản trị dịch vụ, BI quản trị Marketing, v..v.. IV ÁP DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP ERP. ERP là viết tắt của từ tiếng Anh “Enterprise Resource Planning”, có nghĩa là “Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp”. Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp- Enterprise Resource Planning (ERP) là một thuật ngữ được dùng liên đến đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do ph ần m ềm máy tính hỗ trợ , để giúp cho công ty quản lý các hoạt đ ộng ch ủ ch ốt c ủa nó, bao g ồm: k ế toán, phântích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch đ ịnh và qu ản lý sản xuát, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, v.v… M ục tiêu t ổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích h ợp c ủa doanhnghi ệp nh ư nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có s ẵn với s ố l ượng đ ủ khi c ần, b ằn cáhc sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.Một ph ần m ềm ERP là m ột phần mềm máy tính cho phép doanh nghiệp cung cấp và t ổng h ợp s ố li ệu c ủa nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên.Hoạch đ ịnh ngu ồn lực doanh nghiệp. Đây là phương tiện hiện đại, sử dụng công nghệ thông tin để quản lý tất cả các nguồn lực của doanh nghiệp (nhân lực, tài chính, ph ương ti ện và tư liệu sản xuất …). Ngoài chức năng quản lý, ERP còn đ ảm nh ận luôn nhi ệm vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mọi mức độ cập nh ật phù thuộc theo yêu cầu của nhà quản lý. ứng dụng ERP. Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ li ệu đ ầu vào ch ỉ ph ải nh ập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được th ực hi ện v ới
tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn. Doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tốt h ơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng th ời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh. Các thông tin của DN được tập trung, đầy đủ, kịp th ời và có kh ả năng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đông. Khách hàng sẽ hài lòng hơn do việc giao hàng sẽ được th ực hiện chính xác và đúng hạn. Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ ch ức lại các hoạt động của doanh nghiệp theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chu ẩn quốc tế, do đó nó nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp. Ứng dụng ERP là xu thế tất yếu, là công cụ quan trọng để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế. Một doanh nghiệp nếu ứng d ụng ngay t ừ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợi là dễ triển khai và doanh nghiệp s ớm đi vào n ề n ếp. DN nào chậm trễ ứng dụng ERP, doanh nghiệp đó sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợi thế cho đối thủ. Tuy nhiên, ứng dụng ERP không phải dễ, cần hội t ụ nhiều điều kiện để có thể ứng dụng thành công như: nhận thức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo doanh nghiệp; cần xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai; lựa chọn giải pháp phù hợp... 1 . Các tiện ích khi ứng dụng ERP trong doanh nghiệp. Hệ thống Thông tin Quản lý Doanh nghiệp ERP trợ giúp các cán bộ nghi ệp vụ tổ chức, thực hiện, quản lý và kiểm tra các hoạt động nghiệp vụ về tài chính - kế toán, bán hàng, vật tự, dự án, nhân sự tiền lương và thông tin điều h ạnh một cách chính xác, nhanh chóng, thuận tiện, giảm chi phí và tăng hiệu qu ả công vi ệc. Các phân hệ ứng dụng nghiệp vụ có mối liên hệ chặt chẽ với nhau trong một kho dữ liệu chung và nhất quán toàn doanh nghiệp. Chúng cũng góp phần đưa các hoạt động của doanh nghiệp đi vào nề nếp. Cung cấp và xử lý kịp thời các thông tin cần thiết trong quá trình hoạt động Do yêu cầu quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất, kinh doanh trong môi trường cạnh tranh, lãnh đạo doanh nghiệp và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ các phòng ban cần nhanh chóng nhận được dữ liệu cần thiết và xử lý thông tin, chủ động đáp ứng các thay đổi của tình hình th ực tế. Đặc bi ệt, thông tin đi ều hành doanh nghiệp cho phép lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt được thông tin trực tuyến cần thiết về hoạt động hàng ngày ngay cả khi đi công tác. Ra quyết định tốt hơn Sự khác biệt giữa dữ liệu hoạt động doanh nghiệp được quản lý và thông tin định hướng điều hành là khả năng chuyển dữ liệu thành các thông tin h ỗ tr ợ ra quyết định. Tìm được cơ hội và xác định các vấn đề nhanh chóng có th ể t ạo ra s ự khác biệt giữa kinh doanh thành công và thất bại. Ứng dụng ERP tăng tối đa kh ả
năng đưa ra quyết định bằng cách bảo đảm các thông tin kinh doanh chính xác được đưa tới đúng người, đúng lúc. Đáp ứng quy mô phát triển của doanh nghiệp Mang lại hiệu suất, khả năng linh hoạt và phát triển mở rộng cho doanh nghiệp. Do vậy, ứng dụng ERP rất thích hợp cho các doanh nghi ệp có c ơ s ở s ản xuất kinh doanh phức tạp, phân bố nhiều nơi và yêu cầu cao về độ tin c ậy d ữ liệu và vận hành ứng dụng, cũng như đòi hỏi tính b ảo m ật và gi ảm thi ểu chi phí quản trị, vận hành hệ thống. Các ứng dụng ERP cho phép triển khai ở một nơi và th ực hiện ở bất kỳ đâu, hỗ trợ không hạn chế người sử dụng giúp thu hồi vốn nhanh h ơn qua việc triển khai nhanh và vòng đời sản phẩm dài hơnCác ứng dụng trong hệ thống ERP 2 Các chức năng thường có trong ERP Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân h ệ (module). Ph ần m ềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều ph ần m ềm riêng l ẻ, m ỗi ph ần mềm có một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lâp nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nôi với nhau đ ể tự động chia s ẻ thông tin với các phân hệ khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Các phân h ệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau: 2.1 Hệ thống Quản lý Tài chính - Kế toán ERP-Acc Hệ thống Quản ký Kế toán ERP-Acc là ứng dụng kế toán và quản lý tài chính hoàn chỉnh, cho phép giảm chi phí tài chính, k ế toán, gi ảm chi phí IT và c ải thiện hiệu quả điều hành. Hệ thống kế toán ERP-Acc là một ph ần tích h ợp của Hệ thống Thông tin Quản lý Doanh nghiệp được thiết kế để chuy ển dần các nghiệp vụ sang thương mại điện tử. 2.2 Hệ thống Quản lý Bán hàng ERP-Sales Hệ thống Quản lý Bán hàng ERP-Sales là ứng dụng tích hợp cho việc quản lý và th ực hi ện bán hàng. Nh ờ đó, các nhà quản lý kinh doanh thấy được bức tranh tổng thể về khách hàng và tình hình kinh doanh, cho phép đưa ra các quyết định dựa trên các số liệu trực tuy ến thực tế để rồi kiểm soát bán hàng có lợi nhuận cao. Các cán b ộ kinh doanh có th ể truy cập tới các thông tin thời gian thực, bao gồm khách hàng, hợp đồng, … giúp đẩy nhanh hoạt động kinh doanh và hoàn thành các hợp đồng. B ất k ế vi ệc bán hàng qua web, điện thoại hay các đại lý, Hệ thống Quản lý Bán hàng ERP-Sales tự động hóa quá trình bán hàng và chuyển giao thông tin đúng giúp c ải thi ện công tác quản lý điều hành, tăng hiệu quả, tăng doanh thu, lãi và quan hệ khách hàng. Hệ thống Quản lý Bán hàng ERP-Sales là một ph ần tích h ợp của H ệ th ống Thông tin Quản lý Doanh nghiệp được thiết kế để chuyển dần các nghiệp vụ sang thương mại điện tử.