LUẬN VĂN: Hoàn thiện bộ máy quản lý tại Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động

Chia sẻ: Nguyen Uyen | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:69

Thêm vào BST

Báo xấu

81
lượt xem 16
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tham khảo luận văn - đề án 'luận văn: hoàn thiện bộ máy quản lý tại công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động', luận văn - báo cáo, thạc sĩ - tiến sĩ - cao học phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: LUẬN VĂN: Hoàn thiện bộ máy quản lý tại Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động

LUẬN VĂN: Hoàn thiện bộ máy quản lý tại Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động
Phần mở đầu Ngày nay, nước ta đang từng bước phát triển và hoàn thiện một nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa. Điều này đặt ra cho các doanh nghiệp hàng loạt các vấn đề cần phải thay đổi và hoàn thiện. Trong các vấn đề được đặt ra đối với các doanh nghiệp thì việc nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý doanh nghiệp là một trong những vấn đề nổi cộm, hết sức phức tạp và quan trọng. Trong nền kinh tế thị trường thì hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp được xác định là hiệu quả kinh tế xã hội của các hoạt động đó. Nhìn chung, mục tiêu của một doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế thị trường là lợi nhuận tối đa. Trong khi đó, hiệu quả kinh tế xã hội, việc tối đa hoá lợi nhuận của các hoạt động sản xuất kinh doanh có đạt được hay không là phụ thuộc rất nhiều yếu tố, trong đó yếu tố hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý doanh nghiệp là một yếu tố cơ bản và mang tính quyết định. Trong khi đó ở nước ta, ảnh hưởng của cơ chế kinh tế cũ vẫn còn tồn tại xét ở nhiều góc độ. Các ảnh hưởng này thường mang tính tiêu cực, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý và từ đó ảnh hưởng tới hiệu quả của hoạt động sản xuất, kinh doanh. Trong thực tế, bộ máy quản lý doanh nghiệp ở nước ta được đánh giá thấp hơn so với bộ máy quản lý doanh nghiệp của các n ước có nền kinh tế thị trường phát triển cao về hiệu quả hoạt động. Do đó, trong điều kiện nền kinh tế toàn cầu, cạnh tranh khốc liệt thì vấn đề nâng cao hiệu quả của bộ máy quản lý cụ thể hơn là hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp là một vấn đề hết sức cấp bách và quan trọng đối với các doanh nghiệp nước ta ngày nay. Hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp có các nội dung là: - Hoàn thiện cơ cấu bộ máy. - Hoàn thiện công tác cán bộ. - Hoàn thiện cơ chế quản lý. Ta thấy rằng hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp là một công việc hết sức phức tạp đòi hỏi phải thực hiện từng bước và phải có một sự nghiên cứu tỷ mỉ, khoa học. Là một sinh viên khoa Khoa học quản lý, chuyên ngành quản lý kinh tế, sau một thời gian học tập và nghiên cứu tại trường và thực tập tại Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao
động - Bộ Thương mại, em lựa chọn đề tài thực tập chuyên đề của mình là: "Hoàn thiện bộ máy quản lý tại Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động".
Chương I Lý luận cơ bản về bộ máy quản lý doanh nghiệp I. Bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. 1. Bộ máy quản lý doanh nghiệp. 1.1. Khái niệm bộ máy quản lý doanh nghiệp. a. Bộ máy quản lý doanh nghiệp là gì? Ta đã biết, quản lý là sự tác động liên tục, có tổ chức, hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tường quản lý nhằm đạt được mục tiêu quản lý đề ra trong điều kiện biến đổi của môi trường. Trong một doanh nghiệp ta thấy sự quản lý là hết sức phức tạp bởi vì: - Tính chất công việc của một doanh nghiệp là rất đa dạng và phức tạp. - Thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con người mà con người thì rất phức tạp. - Môi trường doanh nghiệp luôn luôn biến đổi từng ngày, từng giờ... Vậy việc tác động liên tục lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu của quản lý doanh nghiệp không thể chỉ do một người đảm nhận mà ta cần phải chia tách các công việc, đối tượng quản lý ra để phân chia mỗi nhà quản lý thực hiện quản lý một phần công việc và một phần đối tượng. Tuy nhiênm để đảm bảo tính chính thể, hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp thì các bộ phận phải có các mối quan hệ chặt chẽ với nhau và từ đó hình thành khái niệm bộ máy quản lý doanh nghiệp. Bộ máy quản lý doanh nghiệp là tập hợp các bộ phận, phân hệ với trách nhiệm và quyền hạn nhất định được phân công thực hiện các chức năng quản lý. b. Tính chất của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Bộ máy quản lý doanh nghiệp có các tính chất sau: - Tính đa dạng: Đối với mỗi doanh nghiệp, do tính chất riêng về ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh, mục đích, mục tiêu, quy mô hoạt động, thị trường... từ đó việc quản lý mỗi doanh nghiệp là có những điểm khác nhau nhất định và vì vậy bộ máy quản lý doanh
nghiệp không đồng nhất đối với mọi doanh nghiệp mà chúng rất đa dạng, phụ thuộc vào tính chất của mỗi doanh nghiệp. - Tính cân bằng động: Xét trong một khoảng thời gian nhất định, chẳng hạn một giai đoạn chiến lược thì bộ máy quản lý doanh nghiệp có thể có trạng thái cân bằng tạm thời. Tuy nhiên nếu nhìn nhận bộ máy quản lý doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình phát triển của doanh nghiệp thì ta thấy bộ máy quản lý doanh nghiệp luôn biến đôỉ để phù hợp với những biến đổi của doanh nghiệp và môi trường. - Tính hệ thống. Trong bộ máy quản lý doanh nghiệp có các bộ phận, phân hệ. Mỗi bộ phận, phân hệ đảm nhiệm một chức năng quản lý nhất định và vì vật hình thành các cấp bậc quản lý trong bộ máy. Các bộ phận, phân hệ không hoạt động một cách hoàn toàn riêng biệt mà chúng có mỗi liên hệ chặt chẽ với nhau tạo thành một chỉnh thể bộ máy. c. Vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Trong một hệ thống là một doanh nghiệp ta thấy rằng bộ máy quản lý đóng vai trò là chủ thể quản lý, thực hiện các tác động hướng đích tới đối tượng và khách thể của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp đã đề ra. Vì vậy vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp là hết sức quan trọng cụ thể là: Bộ máy quản lý doanh nghiệp thực hiện các chức năng quản lý doanh nghiệp bao gồm các chức năng quản lý xét theo quá trình là: kế hoạch, tổ chức, điều hành, kiểm tra và các chức năng quản lý phân chia theo lĩnh vực quản lý như: Tài chính, nhân lực, sản xuất, Marketing, nghiên cứu và phát triển... Trong một số doanh nghiệp thì bộ máy quản lý doanh nghiệp có vai trò quyết định tới sự tồn tại, phát triển hoặc diệt vong của doanh nghiệp, nó được coi là một cơ quan đầu não điều khiển mọi hoạt động của doanh nghiệp, phối hợp hoạt động giữa các bộ phận, tác động tới người lao động và từ đó tác động đến năng suất lao động của doanh nghiệp. 1.2. Cấu trúc của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Bộ máy quản lý doanh nghiệp bao gồm ba yếu tố cơ bản là: Cơ cấu tổ chức, các bộ quản lý và cơ chế hoạt động của bộ máy trong đó:
Cơ cấu tổ chức xác định các bộ phận, phân hệ, các phòng ban chức năng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Mỗi phòng ban, bộ phận được chuyên môn hoá, có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định nhằm thực hiện các chức năng quản lý . - Cán bộ quản lý : là những người ra quyết định và chịu trách nhiệm về các quyết định quản lý của mình. - Cơ chế hoạt động của bộ máy: Xác định nguyên tắc làm việc của bộ máy quản lý và các mối liên hệ cơ bản để đảm bảo sự phối hợp hoạt động của các bộ phận nhằm đạt được mục tiêu chung đề ra. 1.3. Hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp. a. Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp. Như đã trình bày ở phần trên, ta thấy rằng một trong các tính chất cơ bản của bộ máy quản lý doanh nghiệp là tính cân bằng động. Từ đó ta thấy rằng nếu xét trong toàn bộ quá trình tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp thì bộ máy quản lý doanh nghiệp luôn luôn cần phải biến đổi và hoàn thiện vì các lý do sau: - Doanh nghiệp dù là doanh nghiệp sản xuất hay là doanh nghiệp kinh doanh thuần tuý (doanh nghiệp thương mại) đều hoạt động trong một môi trường kinh doanh nhất định. Môi trường kinh doanh này bao hàm các yếu tố như luật pháp, chính trị, văn hoá, môi trường kinh doanh quốc tế, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, đổi thủ cạnh tranh tiềm năng, nhà cung cấp... Các yếu tố thuộc môi trường này luôn luôn biến động hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng ngày, thạm chí hàng giờ. Vì vậy các hoạt động ngắn hạn hoặc dài hạn của doanh nghiệp cũng phải biến đổi theo, các kế hoạch chiến lược và tác nghiệp thay đổi. Mà bộ máy quản lý được tạo lập để thực hiện các kế hoạch chiến lược và tác nghiệp và vì vậy nó phải biến đổi và hoàn thiện để phù hợp với tình hình mới. - Điều kiện kinh doanh thay đổi trong doanh nghiệp cũng như thay đổi của môi trường thường tạo ra các cơ hội và đe doạ đối với các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và vì vậy cần phải thay đổi, hoàn thiện bộ máy quản lý để tận dụng thời cơ, tránh được các mối đe doạ nhằm đưa doanh nghiệp đạt được mục tiêu sớm hơn dự kiến.
- Càng ngày, trình độ khoa học kỹ thuật càng phát triển tạo ra các máy móc thiết bị hiện đại, dây chuyền công nghệ tiên tiến đòi hỏi các nhà quản lý phải nắm bắt kịp thời và vì vậy cần phải hoàn thiện bộ máy quản lý . - Khi quy mô của doanh nghiệp thay đổi tất yếu dẫn đến bộ máy quản lý thay đổi cho phù hợp. - Đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, do ảnh hưởng tiêu cực của cơ chế tập trung quan liêu bao cấp trước đây đã làm cho hạn chế về nhiều mặt đặc biệt là về bộ máy quản lý. Trước đây, do thực hiện cơ chế kế hoạch hoá tập trung, mọi chỉ tiêu kế hoạch đều được rót từ trên xuống, các nhà quản lý doanh nghiệp không cần phải quan tâm tới thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, hiệu quả kinh doanh,... do vậy đã tạo nên một đội ngũ cán bộ quản lý doanh nghiệp kém năng động và do vậy khi nền kinh tế chuyển sang hoạt động theo cơ chế thị trường cạnh tranh, các thành phần kinh tế hoạt động bình đẳng, cạnh tranh quốc tế... thì cơ chế cũ và đội ngũ cán bộ cũ tỏ ra khó phù hợp nếu họ không tự học tập và hoàn thiện. Tóm lại, khi hoạt động trong cơ chế thị trường cạnh tranh ngày nay, các doanh nghiệp Việt Nam cần hoàn thiện bộ máy quản lý của mình. Nhìn chung, việc hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp là một tất yếu khách quan đối với mọi nền kinh tế ở mọi giai đoạn phát triển, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. b. Nội dung hoàn thiện bộ máy quản lý. Để nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý, các doanh nghiệp cần phải hoàn thiện bộ máy quản lý của mình theo hướng đơn giản, gọn nhẹ và có hiệu lực để đảm bảo cho hệ thống này làm việc tối ưu, mang lại hiệu quả kinh tế cao cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Nội dung hoàn thiện bộ máy quản lý gồm: - Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tức là hoàn thiện việc phân chia các phong ban chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi phòng ban sao cho cơ cấu trở nên tối ưu, tinh giảm, gọn nhẹ, tiết kiệm. - Hoàn thiện công tác cán bộ: Bao gồm hoàn thiện việc tuyển dụng cán bộ, sử dụng cán bộ, di chuyển cán bộ, trả công cho cán bộ và phát triển cán bộ.
- Hoàn thiện cơ chế hoạt động của bộ máy: Tức là hoàn thiện các nguyên tắc hoạt động của bộ máy, hoàn thiện sự phối hợp giữa các bộ phận, các phòng ban và các cá nhân nhằm thực hiện các chức năng quản lý. c. Quá trình hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp. Để hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp, trước hết ta cần phân tích và đánh giá bộ máy hiện có xem bộ máy hiện tại đã đáp ứng được yêu câù hay chưa, và đã tối ưu hay chưa. Để phân tích bộ máy ta lần lượt phân tích ba yếu tố cơ bản của nó là: - Phân tích cơ cấu tổ chức. - Phân tích công tác cán bộ. - Phân tích cơ chế hoạt động của bộ máy. Từ những phân tích trên ta rút ra nhận xét về những ưu, khuyết điểm, tìm ra nguyên nhân và từ đó đưa ra những biện pháp nhằm hoàn thiện bộ máy. 2. Cơ cấu tổ chức. 2.1. Khái niệm cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp. Ta thấy rằng, bản chất của việc tồn tại cơ cấu tổ chức là dự phân chia quyền hạn và trách nhiệm trong quản lý. Vì vậy cơ cấu tổ chức một mặt phản ánh cơ cấu trách nhiệm của mỗi người trong doanh nghiệp, mặt khác tác động tích cực đến việc phát triển doanh nghiệp. Trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp ta thấy có các cấp quản lý, ví dụ cấp Công ty, cấp đơn vị, cấp chức năng... Các cấp quản lý này phản ánh sự phân chia chức năng quản lý theo chiều dọc (trực tuyến) thể hiện sự tập trung hoá trong quản lý. Trong cơ cấu ta thấy các bộ phận, phòng ban chức năng như phòng tổ chức, phòng tài chính, phòng Marketing, phòng nghiên cứu và phát triển, phòng sản xuất... các bộ phận, phòng ban này thể hiện sự
phân chia chức năng quản lý theo chiều ngan, biểu thị sự chuyên môn hoá trong phân công lao động quản lý. 2.2. Các loại hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Trên thực tế, mỗi tổ chức tồn tại có một cơ cấu tổ chức xác định, tuy nhiên tuỳ vào từng đặc điểm của mỗi tổ chức mà có các loại hình cơ cấu tổ chức khác nhau. Để phân loại cơ cấu tổ chức người ta thường dựa trên hai quan điểm sau: - Phân loại cơ cấu tổ chức theo phương pháp tiếp cận hệ thống. - Phân loại cơ cấu tổ chức trên quan điểm chiến lược. Đối với tổ chức là một doanh nghiệp thì việc phân loại cơ cấu tổ chức thường được xem xét dựa trên quan điểm chiến lược. Theo quan điểm chiến lược thì thường có 5 loại hình cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp cơ bản sau: a. Cơ cấu giản đơn. Cơ cấu giản đơn là một loại hình cơ cấu đơn giản nhất. Trong cơ cấu này thì các chức năng quản lý hầu hết tập trung vào một người quản lý doanh nghiệp. Hầu như không có sự chuyên môn hoá trong phân công lao động quản lý. - Ưu điểm của cơ cấu này là gọn nhẹ, quyền lực tập trung vào số ít người (một người) và vì vậy các quyết định có thể được đưa ra và thực hiện nhanh chóng... - Nhược điểm của cơ cấu này là do quyền lực, trách nhiệm tập trung vào một số ít người nên khả năng ra quyết định sai lầm là cao. - Khả năng ứng dụng: Loại hình cơ cấu này chỉ có thể áp dụng cho các doanh nghiệp rất nhỏ, tính chất kinh doanh đơn giản, chẳng hạn các doanh nghiệp tư nhân một chủ, kinh doanh đơn mặt hàng, các cửa hàng nhỏ... b. Cơ cấu chức năng. Các chức năng quản lý một doanh nghiệp được phân chia theo chiều dọc hoặc chiều ngang. Theo chiều ngang, trong quản lý doanh nghiệp các chức năng như: quản lý nhân sự, quản lý Marketing, quản lý tài chính, sản xuất... tương ứng với các chức năng quản lý trên, bộ máy quản lý doanh nghiệp hình thành một loại hình cơ cấu có cấu trúc chức năng. ở
đây, các hoạt động tương tự được phân nhóm thành các phòng ban: Nhân sự, Marketing, tài chính, sản xuất... theo sơ đồ như sau: Tổng giám đốc Phó Phó Phó Phó tổng tổng tổng tổng giám giám giám giám đốc sản đốc tài đốc đốc xuất chính nhân sự Marketi Trong cơ cấu trên, tổng giám đốc phụ trách chung, mỗi phó tổng giám đốc phụ trách một lĩnh vực tương ứng. - Ưu điểm: + Cơ cấu chức năng phân chia các nhiệm vụ rất rõ ràng, thích hợp với những lĩnh vực cá nhân được đào tạo. +Trong cơ cấu này, công việc dễ giải thích, phần lớn các nhân viên đều dễ dàng hiểu công việc của phòng ban mình và công việc của mình. + Cơ cấu chức năng thực hiện chặt chẽ chế độ một thủ trưởng. - Nhược điểm: + Khó kiểm soát thị trường. + Có hiện tượng quá tổng hợp nội dung hoạt động một chức năng. - Khả năng ứng dụng: + Cơ cấu này phù hợp với những tổ chức hoạt động đơn lĩnh vực, đơn sản phẩm, đơn thị trường. + Cơ cấu chức năng phù hợp với các tổ chức vừa và nhỏ. c. Cơ cấu theo đơn vị. (Lĩnh vực/Sản phẩm /Thị trường). Cơ cấu này phân nhóm các cá nhân và nguồn lực theo lĩnh vực hoạt động, sản phẩm hoặc thị trường.
Vì vậy hình thành nên 3 loại cơ cấu cơ sở đó là cơ cấu theo lĩnh vực, cơ cấu theo sản phẩm và cơ cấu theo thị trường. * Cơ cấu theo lĩnh vực: Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Giám đốc phụ Giám đốc phụ Giám đốc phụ trách lĩnh trách các trách mạng vực chế tạo dịch vụ tài lưới khách chính sạn + Theo sản phẩm. Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Phó tổng giám Phó tổng giám Phó tổng giám đốc xe máy đốc ô tô đốc + Theo thị trường: Hội đồng quản trị Tổng giám đốc
- Ưu điểm: + Cơ cấu theo sát quá trình quản lý gắn cùng với các mục tiêu chiến lược. + Loại cơ cấu này thực hiện chuyên môn hoá theo những yếu tố mà tổ chức đặc biệt quan tâm. - Nhược điểm: + Cản trở quá trình tổng hợp các chức năng do đó giảm khả năng sử dụng các chuyên gia cho các hoạt động khác nhau. - Khả năng áp dụng: + Cơ cấu theo đơn vị được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động đa lĩnh vực, đa sản phẩm, đa thị trường. Thông thường cơ cấu của những tổ chức doanh nghiệp này là cơ cấu hỗ hợp của ba loại hình cơ cấu đơn vị trên. Cơ cấu hỗn hợp có thể được biểu diễn theo sưo đồ sau: Hội đồng quản trị Tổng giám đốc
d. Cơ cấu ma trận. Các cấu trúc trên là nhằm để phối hợp sự tập trung vào thị trường và chức năng lựa chọn việc tổ chức. Cơ cấu ma trận là một loại hình cơ cấu mà hai loại tập trung trên đều được coi là quan trọng trong cơ cấu tổ chức. Cơ cấu ma trận thường được sử dụng trong các dự án phát triển của các ngành công nghiệp lớn. Trong cơ cấu ma trận, bên cạnh các tuyến và các bộ phận chức năng, trong cơ cấu hình thành nên những chương trình hoặc dự án để thực hiện những mục tiêu lớn, quan trọng, mang tính độc lập tương đối và cần tập trung nguồn lực. Trong cơ cấu ma trận, lãnh đạo chương trình, dự án có thể sử dụng những bộ phận, những phân hệ, những người trong tổ chức để thực hiện chương trình, dự án theo quy chế chính thức. Cơ cấu ma trận có thể được biểu diễn theo sơ đồ sau: Lãnh đạo tổ chức Lãnh đạo Lãnh đạo Lãnh đạo Lãnh đạo . tuyến n . tuyến 1 chức chức . . năng 1 năng n
- Ưu điểm: + Cơ cấu ma trận có độ linh hoạt lớn. + Có khả năng tập trung nguồn lực vào các khâu xung yếu. + Sử dụng được các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực khác nhau của tổ chức để đi đến mục tiêu. + Có thể dễ dàng phối hợp hoạt động. - Nhược điểm: + Khó phối hợp hoạt động của những người lãnh đạo chương trình, dự án và những người lãnh đạo trong các bộ phận, phân hệ khác. + Cơ cấu phức tạp, tốn kém, không bền. - Khả năng ứng dụng: + Cơ cấu này được áp dụng rộng rãi trong thực tế, đặc biệt là vào những năm 70 ở Châu Âu và Châu Mỹ. ở Việt Nam hiện nay đang phát triển loại hình cơ cấu này. + Trong khi ứng dụng cơ cấu ma trận cần thân trọng, trong tổ chức tại một thời điểm không nên có quá nhiều các chương trình, dự án. e. Cơ cấu hỗn hợp. Trong thực tế, các tổ chức thường sử dụng một hỗn hợp các hình thức cơ cấu. Người ta mong muốn phân chia con người và nguồn lực bằng hai phương pháp cùng một
lúc, như ở quan điểm của cơ câu ma trận đã đưa ra, nhằm cân bằng các lợi thế và bất lợi của mỗi phương pháp. Cơ cấu hỗn hợp được sử dụng rộng rãi trong các tổ chức kinh doanh lớn ở Việt Nam đặc biệt là các Tổng Công ty 90 và 91. Tại các Tổng Công ty này, phân chia theo chức năng vẫn chiếm chủ đạo nhưng do quy mô, chủng loại sản phẩm và thị trường được mở rộng, các phân chia thep sản phẩm, thị trường được sử dụng hỗ hợp trong cơ cấu. 2.3. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. a. Cơ sở khách quan của hoàn thiện cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp. Như đã trình bày trong phần trước, hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp bao gồm ba nội dung cơ bản là: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức, hoàn thiện công tác cán bộ và hoàn thiện cơ chế hoạt động của bộ máy. Ta thấy rằng việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức là một tất yếu khách quan bởi vì: - Khi doanh nghiệp phát triển thì các mục đích, yêu cầu, công việc, tầm quản lý thay đổi và vì vậy cần phải thay đổi, hoàn thiện cơ cấu tổ chức cho phù hợp. - Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp khi được thiết lập thì do những lý do chủ quan hay khách quan nào đó thường chưa đạt đến mức độ tối ưu, các sai sót trong mô hình chưa tối ưu đó sẽ ảnh hưởng bất lợi đến quá trình quản lý và hoạt động của doanh nghiệp vì vậy để tăng hiệu quả của bộ máy quản lý ta cần phải hoàn thiện cơ cấu tổ cho đến khi nó đạt đến sự tối ưu. b. Quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức thì trước hết phải nghiên cứu một cách kỹ lưỡng cơ cấu hiện có và tiến hành đánh giá cơ cấu đó theo những chỉ tiêu nhất định. Để phân tích được cơ cấu ta cần biểu diễn cơ cấu dưới dạng sơ đồ. Từ sơ đồ ta có thể chỉ rõ quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận và các chức năng mà nó phải thi hành. Tiếp theo phân tích tình hình thực hiện các chức năng đã quy định cho từng bộ phận. Phân tích khối lượng công tác của mỗi bộ phận, phát hiện những khâu yếu. Phân tích việc chia quyền hạn và trách nhiệm cho các bộ phận, các cấp quản lý. Việc phân tích cơ cấu cần trả lời các câu hỏi sau: - Cơ cấu hiện tại đã đáp ứng được các yêu cầu của chiến lược chưa?
- Điểm chưa hợp lý của cơ cấu là gì? Nguyên nhân? - Cần phải hoàn thiện cơ cấu theo hướng nào? Trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp, phương án để hoàn thiện cơ cấu. Việc hoàn thiện cơ cấu cần được quản lý tức là phải được lập kế hoạch, tổ chức hoàn thiện, điều hành việc hoàn thiện và kiểm tra việc hoàn thiện. II. Cán bộ quản lý và công tác cán bộ. 1. Cán bộ quản lý. 1.1. Khái niệm cán bộ quản lý. Có hai định nghĩa cán bộ quản lý như sau: + Định nghĩa 1: Cán bộ quản lý là những người thực hiện những mục tiêu nhất định thông qua những người khác. + Định nghĩa 2: Cán bộ quản lý là những người có thẩm quyền ra quyết định dù là được phân quyền hay uỷ quyền. 1.2. Phân loại cán bộ quản lý. Trong doanh nghiệp, cán bộ quản lý có thể phân chia theo nhiều tiêu chí như sau: * Theo cấp bậc quản lý: Theo cấp bậc quản lý thì trong doanh nghiệp, cán bộ quản lý được phân chia thành: cán bộ quản lý cấp cao, cán bộ quản lý cấp trung và cán bộ quản lý cấp cơ sở. - Cán bộ cấp cao: Là những người có quyền ra các quyết định mang tính chiến lược. Trong thực tế, những người có ảnh hưởng lớn tới các quyết định mang tính chiến lược cũng được coi là cán bộ quản lý cấp cao. - Cán bộ quản lý cấp trung: Là những người có thảm quyền ra các quyết định chiến thuật. Những quyết định chiếm thuật là những quyết định có liên quan đến những bộ phận, phân hệ của hệ thống. - Cán bộ quản lý cấp cơ sở: Là những người có thẩm quyền ra các quyết định mang tính tác nghiệp cho những đơn vị cơ sở của hệ thống.
* Phân chia theo lĩnh vực quản lý có: Cán bộ quản lý Marketing, cán bộ quản lý nhân sự, cán bộ quản lý sản xuất, cán bộ quản lý tài chính... - Cán bộ quản lý Marketing: Là những người có quyền ra các quyết định về chiến lược Marketing và các kế hoạch tác nghiệp. - Cán bộ quản lý nhận sự: Là những người có quyền ra các quyết định mang tính chiến lược về lĩnh vực quản lý nguồn nhân lực, tập thể lao động, phân tích nguồn nhân lực và kế hoạch tác nghiệp. - Cán bộ quản lý sản xuất: Là những có thẩm quyền ra các quyết định mang tính tác nghiệp và các chiến lược sản phẩm, ngân quỹ phi tiền tệ. - Cán bộ quản lý tài chính: Là những người có quyền ra các quyết định chiến lược về nguồn lực tài chính, ngân sách... * Theo chức năng của cán bộ quản lý thì cán bộ quản lý được chia làm 3 loại: - Cán bộ lãnh đạo: Là người đứng đầu hệ thống, có một chức danh nhất định. Chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách. - Các chuyên gia: Là những người nằm trong bộ máy quản lý có trình độ chuyên môn sâu trong một lĩnh vực nào đó. Một chuyên gia có chức năng nhiệm vụ như sau: + Thực hiện quá trình thông tin trong đó cơ bản là phân tích thông tin. + Tham gia xây dựng các phương án quyết định, đề xuất kiến nghị về lựa chọn phương án tối ưu. + Giúp cán bộ lãnh đạo chỉ đạo, thực hiện quyết định. + Có thể được ra quyết định khi được cấp trên uỷ quyền. - Nhân viên: là những người đảm bảo vật chất, thông tin cho cho hai loại cán bộ nói trên. 1.3. Yêu cầu đối với cán bộ quản lý. a. Về vị trí: Cán bộ quản lý phải đạt được các tiêu chuẩn chung về các tiêu chuẩn cao hơn như tư duy mới về chính trị, có tinh thần trách nhiệm cao. b. Về chuyên môn.
Cán bộ quản lý phải hiểu được công việc, nắm vững chuyên môn mà mình phụ trách. c. Về năng lực tổ chức. Có khả năng hiểu con người, biết giao việc, có khả năng tập hợp được người dưới quyền và có khả năng gây ảnh hưởng và lựa chọn các phương pháp lãnh đạo để có thể đi đến mục tiêu của tổ chức. d. Về đạo đức. Người lãnh đạo, cán bộ quản lý phải có xu hướng đúng, biết tôn trọng con người, có văn hoá, công bằng, chí công vô tư. * ở Việt Nam, luật doanh nghiệp Nhà nước (20/4/1995) Điều 32₡ và 39 đã quy định rõ tiêu chuẩn của giám đốc và thành viên hội đồng quản trị đối với doanh nghiệp nhà nước như sau: "Thành viên Hội đồng quản trị phải có các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây: 1- Là công dân Việt Nam, thường trú tại Việt Nam. 2- Có sức khoẻ, có phẩm chất đạo đức, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật. 3- Có trình độ, có năng lực kinh doanh và tổ chức quản lý doanh nghiệp. 4- Không đồng thời đảm nhiệm các chức vụ lãnh đạo trong bộ máy Nhà nước. 6- Chủ tịch hội đồng quản trị, tổng giám đốc hoặc giám đốc không được thành lập hoặc giữ các chức danh quản lý, điều hành doanh nghiệp tư nhân, Công ty TNHH, Công ty cổ phần và không được có quan hệ hợp đồng kinh tế đối với các doanh nghiệp tư nhân, Công ty TNHH, Công ty cổ phẩn do vợ, chồng, bố, mẹ, con giữ các chức danh quản lý điều hành..." 2. Công tác cán bộ. Để cung cấp cho các bộ phận trong tổ chức một lực lượng lao động có hiệu quả thì nhà quản lý phải biết cách đánh giá, tuyển chọn, bố trí, sử dụng, đào tạo và trả lương đội ngũ nhân sự của mình. ở đây ta chỉ xem lao động quản lý.
Bản chất của công tác cán bộ là hệ thống hoá việc quản lý các cán bộ quản lý. Công tác này đòi hỏi phải có cách tiếp cận hệ thống mở, nó được thực hiện trong bộ phận tổ chức, nhưng tổ chức lại nằm trong xã hội. 2.1. Tuyển chọn cán bộ. a. Yêu cầu của tuyển chọn cán bộ vào làm việc trong doanh nghiệp. - Tuyển những cán bộ có trình độ chuyên môn cần thiết, có thể làm việc đạt tới năng suất lao động cao, hiệu quả suất công tác tốt. - Những cán bộ được tuyển phải là người có kỷ luật, trung thực, gắn bó với công việc, với doanh nghiệp. - Tuyển những cán bộ có sức khoẻ, làm việc lâu dài trong doanh nghiệp với nhiệm vụ được giao. b. Các bước tuyển chọn cán bộ: Việc tuyển chọn được tiến hành theo một quy trình chặt chẽ bao gồm một số phương pháp và kỹ thuật khác nhau và theo nhữn bước cơ bản sau: Bước 1: Xác định rõ những công việc trong doanh nghiệp và mô tả những công việc đó về đặc điểm kỹ thuật, tiêu chuẩn làm việc đối với mỗi vị trí. Bước 2: Chuẩn bị báo cáo về tình hình cán bộ. Tất cả những người đứng đầu đơn vị nộp cho người quản lý nhân sự một bản sao báo cáo dự kiến tình hình nguồn cán bộ cho giai đoạn tới theo thời gian đã quy định. Bước 3: Thông báo những yêu cầu đối với người xin việc và thông báo mọi điều kiện cần thiết cho người xin việc về lương, sự bố trí sắp xếp lại hay là bổ sung thêm, người xin việc sẽ nộp đơn tới phòng quản lý nhân sự (phòng tổ chức cán bộ). Bước 4: Tuyển mộ những người xin việc đúng chất lượng theo những quy định về điều kiện cần thiết khi tuyển mộ. Bước 5: Phát đơn xin việc. Bước 6: Tiếp nhận người xin việc. Bước 7: Thực hiện những trắc nghiệm về việc làm. Bước 8: Kiểm tra vốn kiến thức của người xin việc và những vấn đề liên quan đến cá nhân.
Bước 9: Phỏng vấn người xin việc. Bước 10: So sánh người xin việc với yêu cầu tuyển người làm việc. Bước 11: Đánh giá cuối cùng về người xin việc. Bước 12: Cấp trên hay người đứng đầu đơn vị thực hiện bước lựa chọn cuối cùng. Bước 13: Kiểm tra sức khoẻ người xin việc. Bước 14: Thuê những người xin đã được lựa chọn. Bước 15: Giới thiệu cho người mới vào làm việc tình hình và phương hướng hoạt động của doanh nghiệp. Bước 16: Các công việc tiếp theo. ở bước này, phòng quản lý nhân lực theo dõi chặt chẽ người mới được tuyển. Người mới được tuyển phải qua một thời gian thử thách sau đó được tuyển dụng một cách chính thức vào một vị trí nhất định. c. Các phương pháp tuyển chọn. Để tuyển chọn cán bộ được chính xác, đạt được yêu cầu đặt ra, người ta thường dùng 2 phương pháp cơ bản là: c1. Phương pháp trắc nghiệm (tests) Phương pháp này được sử dụng nhằm: - Trắc nghiệm trí thông minh, trình độ văn hoá, khả năng thích nghi. - Trắc nghiệm về kỹ năng, kỹ xảo. - Trắc nghiệm về sự quan tâm, sự thích thú về một cái gì đó. - Trắc nghiệm về nhân cách. c2. Phương pháp phỏng vấn. Phương pháp trắc nghiệm được thực hiện trên giấy, và vì vậy có thể chưa đánh giá được con người một cách hoàn toàn chính xác. Để đánh giá chính xác hơn nữa người ta sử dụng phương pháp phỏng vấn, đối thoại trực tiếp bao gồm phỏng vấn ban đầu và phỏng vấn đánh giá. Phỏng vấn ban đầu nhằm loại trừ ngay những người mà ta thấy ngay rằng họ không đủ tiêu chuẩn.