Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ: Xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:87

Thêm vào BST

Báo xấu

51
lượt xem 8
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nghiên cứu đề tài này, tập trung làm rõ những vấn đề sau: Phân tích sự cần thiết phải xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương. Phân tích các điều kiện, biện pháp để áp dụng quy trình đã xây dựng. Mời các bạn tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ: Xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TẠ THỊ THANH THỦY XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƢƠNG Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Lƣu trữ Mã số: 60 32 03 01 Hà Nội, 2016
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TẠ THỊ THANH THỦY XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƢƠNG Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Lƣu trữ Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS Nguyễn Liên Hƣơng Mã số: 60 32 03 01 Hà Nội, 2016
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các kết quả nghiên cứu trong đề tài này là trung thực và chƣa từng đƣợc công bố trong bất cứ đề tài, công trình nghiên cứu nào khác, các tài liệu tham khảo đã đƣợc chú thích. TÁC GIẢ Tạ Thị Thanh Thủy
LỜI CẢM ƠN Tác giả luận văn xin chân thành gửi lời cảm ơn đến các giáo sƣ, phó giáo sƣ, tiến sĩ, giảng viên Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội). Hiệu trƣởng Trƣờng Đại học Hải Dƣơng, Lãnh đạo và cán bộ nhân viên Trung tâm Nghiên cứu thực hành Du lịch và Lữ hành cùng các đơn vị tác giả đến khảo sát, nghiên cứu hồ sơ, tài liệu: Phòng Tổng hợp; Phòng Tổ chức Cán bộ; phòng Quản lý Đào tạo; phòng Công tác Học sinh – Sinh viên và nhiều chuyên gia, đồng nghiệp đã giúp đỡ, ủng hộ, tƣ vấn trong quá trình tác giả thực hiện đề tài nghiên cứu này. Đặc biệt, tác giả gửi lời cảm ơn sâu sắc tới TS. Nguyễn Liên Hƣơng - Ngƣời đã trực tiếp hƣớng dẫn tác giả thực hiện đề tài./. Tạ Thị Thanh Thủy
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TL Tài liệu UBND Ủy ban nhân dân
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài ................................................................................................ 1 2. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ...................................................................... 2 3. Mục tiêu nghiên cứu ...........................................................................................2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu .........................................................................................2 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ..................................................................................3 6. Nguồn tƣ liệu tham khảo ....................................................................................5 7. Phƣơng pháp nghiên cứu ....................................................................................6 8. Bố cục của luận văn ............................................................................................7 PHẦN NỘI DUNG ...................................................................................................9 CHƢƠNG 1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƢƠNG ..........................................................9 1.1. Khái quát về Trƣờng Đại học Hải Dƣơng ................................................... 9 1.1.1. Lịch sử hình thành Trƣờng Đại học Hải Dƣơng....................................... 9 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng ....... ............................................................................................................................... 10 1.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ ........................................................................10 1.1.2.2. Cơ cấu tổ chức ..................................................................................11 1.1.2.3. Đội ngũ cán bộ.............................................................................................. 13 1.1.2.4. Hoạt động đào tạo của Nhà trường trong những năm gần đây .........14 1.1.2.5. Điều kiện cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin ....................15 1.2. Giới thiệu thành phần, nội dung và giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng .............................................................. 16 1.2.1. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng ..................................................................................................16 1.2.1.1. Khối lượng tài liệu ............................................................................16 1.2.1.2. Thành phần tài liệu ...........................................................................17 1.2.1.3. Nội dung tài liệu................................................................................ 18 1.2.2. Ý nghĩa của tài liệu hình thành trong hoạt động của Nhà trƣờng ...........22 1.2.2.1. Tài liệu có giá trị thực tiễn ...............................................................22 1.2.2.2. Tài liệu có giá trị khoa học ...............................................................23 1.2.2.3. Tài liệu có giá trị lịch sử ..................................................................23
1.3. Sự cần thiết phải áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng ................................24 1.3.1. Đảm bảo quản lý thống nhất công tác văn thư lưu trữ trong Nhà trường ......... .......................................................................................................................................... 24 1.3.2. Nâng cao hiệu quả của công tác văn thư lưu trữ ...................................25 1.3.3. Giúp lãnh đạo, cán bộ giảng viên nhà trường chủ động kiểm soát và quản lý hồ sơ, tài liệu theo mục tiêu đã xây dựng ............................................27 TIỂU KẾT CHƢƠNG 1: ....................................................................................... 28 CHƢƠNG 2. XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƢƠNG ................................................................................................................... 29 2.1. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng ...................................................................................... 29 2.1.1. Các quy định về công tác quản lý hồ sơ, tài liệu của Trường Đại học Hải Dương ................................................................................................................29 2.1.2. Tổ chức nhân sự và cơ sở vật chất phục vụ công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ ................................................................................................................30 2.1.2.1. Tổ chức nhân sự phục vụ công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ ........30 2.1.2.2. Cơ sở vật chất phục vụ công tác quản lý hồ sơ, tài liệu .......................31 2.1.3. Thực tế công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu tại Trường Đại học Hải Dương ........................................................................................................ 32 2.1.3.1. Công tác lập hồ sơ hiện hành.................................................................. 32 2.1.3.2. Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ......................................................... 33 2.1.3.3. Công tác thu thập và bổ sung hồ sơ, tài liệu ....................................33 2.1.3.4. Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ .........................................35 2.2. Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng ..............................................................36 2.2.1. Các khái niệm cơ bản ............................................................................. 36 2.2.2. Xác định mục tiêu quản lý của quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu 37 2.2.3. Trách nhiệm quản lý ...............................................................................38 2.2.3.1. Trách nhiệm của lãnh đạo ................................................................ 38 2.2.3.2. Trách nhiệm của nhân viên ...............................................................40 2.2.4. Xây dựng các quy trình tác nghiệp ......................................................... 41 2.2.4.1. Căn cứ xây dựng quy trình tác nghiệp quản lý hồ sơ, tài liệu ............ 41 2.2.4.2. Biên soạn tài liệu xây dựng quy trình tác nghiệp quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương............... 43
2.2.4.3. Xây dựng quy trình tác nghiệp quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương .......................................47 2.2.5. Kế hoạch hướng dẫn thực hiện quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu ...........55 2.2.5.1. Xây dựng bộ máy tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu .............................55 2.2.5.2. Thời gian dự kiến thực hiện .............................................................. 57 2.2.5.3. Tiến hành kiểm tra, đánh giá việc xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu. .................................................................................... 58 TIỂU KẾT CHƢƠNG 2: ............................................................................59 CHƢƠNG 3: ÁP DỤNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƢƠNG .....................................................60 3.1. Những thuận lợi và khó khăn khi áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ tại Trƣờng Đại học Hải Dƣơng ....................................................60 3.1.1. Những thuận lợi khi áp dụng quy trình .....................................................60 3.1.1.1. Hệ thống văn bản pháp lý, văn bản hướng dẫn cụ thể .........................60 3.1.1.2. Sự quan tâm của các cấp lãnh đạo ........................................................ 61 3.1.2. Những khó khăn khi áp dụng quy trình .....................................................62 3.1.2.1. Nhận thức và thói quen làm việc của môt bộ phận cán bộ, nhân viên còn hạn chế ............................................................................................................62 3.1.2.2. Kinh phí đầu tư còn hạn chế .............................................................63 3.2. Các điều kiện để áp dụng các quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ . 64 3.2.1. Chuẩn bị điều kiện về nhân lực ..............................................................64 3.2.2. Chuẩn bị điều kiện về cơ sở vật chất ......................................................65 3.3. Các biện pháp áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ ...........66 3.3.1. Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản về quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong Đại học Hải Dương .............................................................. 66 3.3.2. Tuyên truyền về việc áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Đại học Hải Dương ..........................................................................................68 3.3.3. Thực hiện thống nhất công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu ............... 69 3.3.4. Tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng, trao đổi nghiệp vụ chuyên môn....... 70 3.3.5. Kiểm tra, đánh giá việc áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu .........71 TIỂU KẾT CHƢƠNG 3: .......................................................................................72 KẾT LUẬN .............................................................................................................74 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................. 75 DANH SÁCH PHỤ LỤC .......................................................................................79
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Tài liệu lƣu trữ là một sản phẩm của lịch sử, là nguồn tài nguyên thông tin quá khứ vô cùng phong phú của mỗi quốc gia. Giá trị của tài liệu lƣu trữ đã đƣợc công nhận trên tất cả các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục…Trong mọi cơ quan, tổ chức, tài liệu lƣu trữ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành cũng nhƣ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý cao và chính xác nhất. Đối với sự nghiệp giáo dục đặc biệt là giáo dục đại học thì hồ sơ, tài liệu sản sinh trong quá trình giải quyết công việc không chỉ phản ánh đƣờng lối, chính sách quản lý của Đảng và Nhà nƣớc mà còn là nguồn thông tin chủ yếu để xử lý và thực hiện các nghiệp vụ trong công tác quản lý, đào tạo học sinh, sinh viên. Trƣờng Đại học Hải Dƣơng là trƣờng đại học công lập trực thuộc UBND tỉnh Hải Dƣơng, có chức năng đào tạo nguồn nhân lực của tỉnh cũng nhƣ các khu vực khác trong cả nƣớc. Lãnh đạo các Bộ, Sở, Ban, Ngành luôn luôn quan tâm, tạo điều kiện để Trƣờng Đại học Hải Dƣơng ngày càng phát triển, có chất lƣợng tốt. Trƣờng Đại học Hải Dƣơng là trƣờng đại học công lập chịu sự quản lý của UBND Hải Dƣơng nhƣng từ trƣớc đến nay Chi cục Văn thƣ – Lƣu trữ tỉnh chƣa tiến hành thu thập tài liệu. Chính điều này đòi hỏi Nhà trƣờng phải chủ động triển khai việc xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động Nhà trƣờng. Thêm vào đó công tác quản lý hồ sơ, tài liệu còn bộc lộ nhiều bất cập về nhân sự, cơ sở vật chất cũng nhƣ các nghiệp vụ liên quan (lập hồ sơ, thu thập, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng.) Tất cả nguyên nhân trên đặt ra yêu cầu cấp thiết nhất đối với việc xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của Nhà trƣờng. Một quy trình khoa học và phù hợp sẽ giúp chuẩn hóa công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ, tránh đƣợc tình trạng mất, thất lạc tài liệu và các rủi ro khác. Mặt khác nếu xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ tốt ở Đại học Hải Dƣơng có thể là một căn cứ, mô hình tham khảo cho các trƣờng cao đẳng, đại học khác thuộc địa phƣơng quản lý. Nhận thấy sự cấp thiết của vấn đề, chúng tôi quyết định lựa chọn đề tài “Xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong 1
hoạt động của Trường Đại học Hải Dương” làm đề tài luận văn thạc sỹ. Trên cơ sở lý luận và qua việc nghiên cứu, khảo sát thực tế, chúng tôi mong muốn đƣa ra đƣợc một quy trình quản lý hiệu quả tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động Nhà trƣờng. 2. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu * Đối tƣợng nghiên cứu Do hạn chế về mặt thời gian và quy mô của luận văn, đề tài của chúng tôi không thể đi sâu vào tất cả các nội dụng của công tác lƣu trữ, chúng tôi xác định đối tƣợng nghiên cứu là xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng. * Phạm vi nghiên cứu Nghiên cứu, khảo sát việc thực hiện công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của Đại học Hải Dƣơng. Xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ tại Trƣờng Đại học Hải Dƣơng. 3. Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu đề tài này, chúng tôi tập trung làm rõ những vấn đề sau: Thứ nhất: Phân tích sự cần thiết phải xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng; Thứ hai: Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng Thứ ba: Phân tích các điều kiện, biện pháp để áp dụng quy trình đã xây dựng. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài đƣợc xác định nhƣ sau: - Khảo sát về hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng (lịch sử hình thành, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức). - Khảo sát, thống kê thành phần, khối lƣợng, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng; - Đánh giá ƣu điểm, hạn chế của công tác quản lý hồ sơ, tài liệu tại Trƣờng Đại học Hải Dƣơng; 2
- Phân tích mục đích, ý nghĩa của việc quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ, sự cần thiết phải xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng; - Căn cứ vào văn bản pháp lý, văn bản hƣớng dẫn của Nhà nƣớc để xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu; - Nghiên cứu tham khảo bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và lợi ích của việc áp dụng nó vào công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ; - Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ, đồng thời qua khảo sát, đánh giá về việc quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng, chúng tôi tiến hành xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ và đề xuất các biện pháp áp dụng quy trình vào thực tế. Sản phẩm cụ thể là quy trình tác nghiệp quản lý hồ sơ, tài liệu ở giai đoạn văn thƣ, giai đoạn lƣu trữ. 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nghiên cứu vấn đề quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức ở nƣớc ta không phải là đề tài mới. Vấn đề này đã đƣợc đề cập ở một số nghiên cứu nhƣ: Báo cáo nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp cử nhân... * Các luận văn thạc sỹ, các khóa luận tốt nghiệp đề cập đến vấn đề quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ nhƣ: - Luận văn “Xây dựng quy trình quản lý tài liệu lưu trữ hình thành từ hoạt động của hệ thống Ngân hàng thương mại cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam - BIDV” năm 2014 của học viên Nguyễn Văn Trìu; - Luận văn “Nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng trong công tác lưu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội” năm 2013 của học viên Vũ Thị Tân; - Luận văn “ Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ tại cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam”năm 2013 của học viên Nông Thị Ánh Phƣợng; - Luận văn “Tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn của các chi cục thuế trên địa bàn Hà Nội – Thực trạng, giải pháp” năm 2013 của học viên Ngô Thị Kiều Oanh; 3
- Luận văn “ Các giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ UBND cấp quận thành phố Hà Nội” năm 2013 của học viên Phạm Thị Hạnh; - Luận văn “Công tác lưu trữ trong các trường Cao đẳng - Thực trạng và giải pháp” năm 2010 của học viên Hoàng Văn Thanh; - Luận văn “Tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình, thực trạng và giải pháp” năm 2009 của học viên Nguyễn Hằng Thủy; - Luận văn “Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại trường Cao đẳng nội vụ Hà Nội”năm 2008 của học viên Trần Thị Kim Oanh; - Khóa luận tốt nghiệp “ISO 9000 trong dịch vụ hành chính, một giải pháp để nâng cao hiệu quả phục vụ của cơ quan nhà nước” khóa 2001 – 2005 của tác giả Cam Anh Tuấn; - Khóa luận “Ứng dụng ISO 9000 vào công tác văn thư tại một số cơ quan nhà nước” khóa 2001 – 2005 của tác giả Hồ Anh Tú. Các luận văn, khóa luận tốt nghiệp đã đƣa ra những cơ sở lý luận và vận dụng để xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam. Một số bài viết đăng trên Tạp chí Văn thƣ - Lƣu trữ Việt Nam nhƣ:, “Những điều cần bàn về công tác lưu trữ ở các trường đại học” của tác giả Nguyễn Trọng Biên số 3 năm 2002 ; “Thu thập tài liệu lưu trữ đưa vào các trường đại học”của tác giả Nguyễn Trọng Biên, số 5 năm 2003; “ Một số vấn đề xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 tại cơ quan Bộ Công nghiệp” của tác giả Nguyễn Ngọc Đồng, số 1 năm 2005; Nhƣ vậy, có thể nói vấn đề quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ đã đƣợc nghiên cứu ở một số hình thức và góc độ khác nhau, từ việc nghiên cứu lý luận đến vận dụng vào thực tiễn quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ cho các cơ quan cụ thể. Đã có một số công trình nghiên cứu về vấn đề quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của trƣờng cao đẳng, đại học, tuy nhiên do đặc thù riêng, xét về khía cạnh quản lý, phạm vi hoạt động, chức năng cơ cấu tổ chức của từng trƣờng khác nhau nên mỗi trƣờng sẽ có những vấn đề đƣợc nghiên cứu khác nhau. Đối với Trƣờng Đại học Hải 4
Dƣơng, việc xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ là áp dụng cho trƣờng đại học công lập thuộc địa phƣơng quản lý. Điều này sẽ giúp bảo quản an toàn khối tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan và có thể tổ chức tốt cho việc khai thác sử dụng phục vụ cho công việc chung. Quy trình đƣợc xây dựng có thể áp dụng cho các trƣờng đại học công lập thuộc địa phƣơng khác quản lý. 6. Nguồn tƣ liệu tham khảo Để thực hiện dề tài này, chúng tôi dựa trên những nguồn tài liệu sau: * Nhóm tài liệu về hệ thống quản lý chất lƣợng theo TCVN 9001:2008 bao gồm các tài liệu hƣớng dẫn xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo ISO 9001:2008. * Các giáo trình và luận văn có liên quan đến việc xây dựng và triển khai áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ trong cơ quan, tổ chức nhƣ: - Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990; - Giáo trình “Nghiệp vụ lƣu trữ cơ bản” của nhóm tác giả Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Chinh: NXB Hà Nội, 2006; - Các luận văn Thạc sỹ đƣợc lƣu tại tƣ liệu khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng. * Các văn bản pháp luật quy định về công tác lƣu trữ: - Luật Lƣu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011; - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lƣu trữ; - Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan. - Thông tƣ số 09/2011/TT-BNV ngày 03 thánh 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; 5
- Thông tƣ số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử các cấp; - Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc về việc hƣớng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị; - Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục trƣởng Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc về việc ban hành bản hƣớng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; * Các bài báo khoa học đăng trên Tạp chí Văn thƣ - Lƣu trữ Việt Nam Ví dụ: “Những điều cần bàn về công tác lưu trữ ở các trường đại học” của tác giả Nguyễn Trọng Biên số 3, năm 2002 [7, t79 - 80] * Các văn bản quy định hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng Ví dụ: - Quyết định số 285/QĐ-ĐHKTKT ngày 19 tháng 9 năm 2012 của Trƣờng Đại học Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dƣơng về việc ban hành cơ cấu tổ chức; - Quy chế công tác văn thƣ – lƣu trữ (ban hành kèm theo Quyết định số 639/QĐ-ĐHHD ngày 11 tháng 10 năm 2013 của Hiệu trƣởng Trƣờng đại học Hải Dƣơng) * Một số trang web nhƣ: - www.tcvn.gov.vn; - www.luutruvn.gov.vn. 7. Phƣơng pháp nghiên cứu Khi tiến hành thực hiện đề tài, chúng tôi sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu nhƣ: - Phƣơng pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin: cụ thể là quan điểm nhận thức của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để có cái nhìn toàn diện, xem xét đánh giá sự phù hợp của vấn đề với thực tế nghiên cứu. - Phƣơng pháp lịch sử và phƣơng pháp hệ thống: đƣợc vận dụng khi nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển, chức năng nhiệm vụ của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng, qua đó xác định các nhóm tài liệu hình thành chủ yếu trong hoạt động của Nhà trƣờng. 6
- Phƣơng pháp điều tra, khảo sát thực tế. Để tiến hành nghiên cứu đề tài, tôi tiến hành điều tra, khảo sát thực tế khối lƣợng, nội dung, thành phần của tài liệu lƣu trữ tại Trƣờng Đại học Hải Dƣơng để đảm bảo tính xác thực của tài liệu hình thành trong hoạt động của Nhà trƣờng - Phƣơng pháp phân tích tổng hợp: dựa trên các thông tin thu thập đƣợc từ thực tế và từ tài liệu tham khảo, chúng tôi tiến hành phân tích, tổng hợp theo từng nội dung để giải quyết các vấn đề. - Phƣơng pháp phỏng vấn và phƣơng pháp quan sát tham dự vào thực tế. Hai phƣơng pháp này đem lại số liệu, kết quả chân thực, chính xác, phản ánh tƣơng đối chính xác vấn đề phỏng vấn. 8. Bố cục của luận văn Ngoài phần Mở đầu, kết luận và phụ lục, luận văn gồm ba chƣơng nhƣ sau: Chƣơng 1. Sự cần thiết phải xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ tại Trƣờng Đại học Hải Dƣơng Ở chƣơng này, chúng tôi giới thiệu sơ lƣợc về sự ra đời, phát triển của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng; khảo sát thành phần, nội dung, giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của Nhà trƣờng; phân tích sự cần thiết phải xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng. Chƣơng 2. Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành từ hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng Ở chƣơng này, chúng tôi phân tích thực trạng công tác quản lý hồ sơ tài liệu tại Trƣờng Đại học Hải Dƣơng, đánh giá những ƣu điểm và hạn chế; Nghiên cứu xây dựng quy trình quản lý hồ sơ tài liệu. Chƣơng 3. Áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng Ở chƣơng này, chúng tôi phân tích những thuận lợi và khó khăn khi áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng; phân tích các điều kiện để áp dụng quy trình; đề xuất các biện pháp áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ vào trong thực tế. 7
Để khắc phục những hạn chế và nâng cao hiệu quả của việc quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng đòi hỏi cần có những giải pháp đồng bộ, phù hợp, đƣợc tổ chức thực hiện một cách thống nhất và khoa học tại tất cả các đơn vị phòng, khoa, trung tâm trong Nhà trƣờng. Trong các giải pháp đó, việc chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ trong đã đƣợc xây dựng trong quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong Trƣờng Đại học Hải Dƣơng có thể coi là nhiệm vụ trọng tâm cần thực hiện trong giai đoạn hiện nay. Trong đề tài, chúng tôi không đi sâu vào nghiên cứu, phân tích một giải pháp mà đề xuất những công viêc cụ thể và trình tự các bƣớc thực hiện để có thể quản lý, kiểm soát và tổ chức khoa học hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng, chúng tôi mong muốn nhận đƣợc những ý kiến đóng góp của các nhà nghiên cứu, các cán bộ phụ trách công tác văn thƣ – lƣu trữ tại cơ quan để có thể hoàn thiện đề tài và phục vụ cho việc thực hiện thực tế trong phạm vi Nhà trƣờng. Nhân đây, cho phép tôi đƣợc bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đối với TS. Nguyễn Liên Hƣơng – ngƣời đã trực tiếp hƣớng dẫn, giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn này và trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo đã tận tình truyền đạt cho tôi những kiến thức quan trọng trong suốt khóa học cao học Lƣu trữ học 2013 – 2015. Đồng thời, tôi cũng chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Trƣờng Đại học Hải Dƣơng, các bạn, đồng nghiệp đã giúp đỡ tôi trong quá trình thực hiện luận văn. Học viên Tạ Thị Thanh Thủy 8
PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG 1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƢƠNG 1.1. Khái quát về Trƣờng Đại học Hải Dƣơng 1.1.1. Lịch sử hình thành Trường Đại học Hải Dương Trƣờng Đại học Hải Dƣơng là trƣờng đại học công lập trực thuộc UBND tỉnh Hải Dƣơng, đƣợc thành lập theo Quyết định số 1258/QĐ-TTg của Thủ tƣớng Chính phủ ngày 26 tháng 07 năm 2011 trên cơ sở nâng cấp từ Trƣờng Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dƣơng [30] và đƣợc đổi tên theo Quyết định số 378/QĐ- TTg ngày 01 tháng 3 năm 2013 của Thủ tƣớng Chính phủ [32]. Với truyền thống 52 năm xây dựng và phát triển, Nhà trƣờng có uy tín trong việc giảng dạy các bậc Trung cấp, Cao đẳng, Đại học theo các khối ngành Kinh tế - Kỹ thuật - Xã hội. Xuất phát điểm là Trƣờng Trung cấp Quản lý Kinh tế Hải Hƣng thuộc Ban Đào tạo và Tuyển sinh Hải Hƣng đƣợc thành lập năm 1979 trên cơ sở thống nhất 03 trƣờng của 03 ngành: Tài chính, Kế hoạch và Lao động; Năm 1993, sáp nhập Trƣờng Thƣơng nghiệp của Sở Thƣơng mại (nguyên từ Trƣờng Thƣơng nghiệp đƣợc thành lập vào năm 1960 trực thuộc Bộ Nội thƣơng chuyển giao về Tỉnh). Sau đó, Trƣờng đƣợc đổi tên thành Trƣờng Trung cấp Kinh tế Hải Hƣng trực thuộc Sở Giáo dục Hải Hƣng. Năm 2001, Nhà trƣờng đƣợc nâng cấp thành Trƣờng Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dƣơng trực thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Hải Dƣơng theo Quyết định số 272/2001/QĐ-BGD&ĐT– TCCB ngày 11/01/2001 của Bộ trƣởng Bộ Giáo dục và Đào tạo. Năm 2007, Nhà trƣờng đƣợc chuyển lên trực thuộc UBND tỉnh Hải Dƣơng; thực hiện vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức theo Quyết định số 1993/QĐ-UBND, ngày 04/6/2007 (nay là Quyết định số 1483/QĐ-UBND, ngày 07/6/2010) của UBND tỉnh Hải Dƣơng. 9
Năm 2011, Nhà trƣờng đƣợc tiếp tục đƣợc nâng cấp thành Trƣờng Đại học Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dƣơng trực thuộc UBND tỉnh Hải Dƣơng theo Quyết định số 1258/2011/QĐ-TTg ngày 26/7/2011 của Thủ tƣớng Chính phủ và đƣợc đổi tên thành Trƣờng Đại học Hải Dƣơng theo Quyết định số 378/QĐ-TTg ngày 01 tháng 3 năm 2013. Đây là Trƣờng Đại học công lập đầu tiên trực thuộc Tỉnh, là kết quả sau phấn đấu của toàn thể cán bộ giảng viên, công nhân viên trong Trƣờng, đặc biệt là đội ngũ Ban Giám hiệu Nhà trƣờng. 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng 1.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ Căn cứ Theo Luật Giáo dục đại học số 08/2012/QH13 ngày 18 tháng 6 năm 2012 của Quốc hội khóa XIII [19, t.12] , Điều lệ Trƣờng Đại học ban hành kèm theo Quyết định số 70/2014/QĐ-TTg ngày 10 tháng 12 năm 2014 của Thủ tƣớng Chính phủ [13, t17], hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng bao gồm: a) Chức năng Trƣờng Trƣờng Đại học Hải Dƣơng là trƣờng đại học công lập trực thuộc UBND tỉnh Hải Dƣơng có chức năng đào tạo sinh viên có trình độ đại học, cao đẳng thuộc các khối ngành kinh tế, kỹ thuật, xã hội, tổ chức nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ phục vụ giáo dục và đào tạo theo quy định của Pháp luật. Trƣờng Đại học Hải Dƣơng là đơn vị sự nghiệp có thu, tự chủ và chịu trách nhiệm về tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính theo quy định của pháp luật. Trƣờng có tƣ cách pháp nhân, có con dấu và đƣợc mở tài khoản riêng tại ngân hàng và kho bạc nhà nƣớc. b) Nhiệm vụ Một số nhiệm vụ cơ bản của Nhà trƣờng hiện nay là tổ chức đào tạo bồi dƣỡng cũng nhƣ thực hiện các hoạt động giáo dục khác theo mục tiêu, chƣơng trình đào tạo các ngành nghề đƣợc các cấp có thẩm quyền phê duyệt; Xây dựng và triển khai các chƣơng trình, nội dung đào tạo trên cơ sở các chƣơng trình khung của Bộ Giáo dục và Đào tạo yêu cầu thực tiễn của xã hộ; Để đáp ứng yêu cầu tổ chức thực hiện nhiệm vụ và công tác quản lý từ ngày thành lập đến nay nhà trƣờng đã thƣờng 10
xuyên củng cố hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy và nguồn nhân lực lao động để tcó một tập thể cán bộ công chức với bộ máy tổ chức hoạt động tƣơng đối nhịp nhàng. Đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng, đại học khi đƣợc sự cho phép của các cơ quan có thẩm quyền và theo đúng quy định của pháp luật. Xây dựng chƣơng trình, giáo trình, kế hoạch giảng dạy và học tập với ngành nghề Nhà trƣờng đƣợc phép đào tạo trên cơ sở khung chƣơng trình do Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định. Tổ chức đào tạo và hoạt động giáo dục theo mục tiêu chƣơng trình, ngành nghề đào tạo đã đƣợc Bộ Giáo dục và Đào tạo và cơ quan có thẩm quyền cho phép, công nhận tốt nghiệp, cấp văn bằng, chứng chỉ theo quy định. Tổ chức tuyển sinh và quản lý sinh viên theo quy định. Phối hợp quản lý và xây dựng đội ngũ cán bộ, giảng viên, nhân viên đáp ứng yêu cầu phát triển Triển khai thực hiện hoạt động nghiên cứu khoa học, kết hợp đào tạo nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác đào tạo nhằm tiếp cận khoa học hiện đại. Tổ chức công tác đào tạo hợp tác quốc tế và nghiên cứu khoa học theo quy định chung của Nhà nƣớc. Huy động, quản lý và sử dụng các nguồn nhân lực nhằm mục tiêu giáo dục, liên kết với các cơ quan hữu quan nhằm phát triển, nâng cao chất lƣợng giáo dục đào tạo. Quản lý và sử dụng cơ sở vật chất, tài chính tài sản, đất đai đƣợc giao theo quy định 1.1.2.2. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng gồm có: * Ban Giám hiệu * Khối phòng, ban: - Phòng Tổ chức Cán bộ; - Phòng Thanh tra Pháp chế; - Phòng Tổng hợp; - Phòng Quản lý khoa học; - Phòng Quản trị Thiết bị; - Phòng Tài chính Kế toán; 11
- Phòng Quản lý Đào tạo; - Phòng Hợp tác đào tạo; - Phòng Khảo thí và Kiểm định chất lƣợng; - Phòng Công tác Học sinh – Sinh viên; - Ban Bảo vệ, quản lý tài sản Liên Hồng; - Ban Quản lý dự án. * Khối khoa: - Khoa Khoa học cơ bản; - Khoa Lý luận chính trị; - Khoa Luật; - Khoa Ngoại ngữ; - Khoa Thể chất – Quốc Phòng – An Ninh. - Khoa Quản trị Du lịch và Lữ hành - Khoa Kinh tế; - Khoa Tài chính – Ngân hàng; - Khoa Kế toán – Kiểm toán; - Khoa Sƣ phạm kỹ thuật; - Khoa Điện tử truyền thông; - Khoa Cơ điện lạnh; - Khoa Công nghệ thông tin; - Khoa Chăn nuôi thú y - Phát triển nông thôn. * Các Trung tâm: - Trung tâm Y tế và Thể dục thể thao; - Trung tâm Đào tạo và Bồi dƣỡng cán bộ; - Trung tâm Nghiên cứu khoa học; - Trung tâm Ngoại ngữ; - Trung tâm thực hành và chuyển giao công nghệ kinh tế - xã hội – tổng hợp; - Trung tâm thực hành và chuyển giao công nghệ kỹ thuật tổng hợp; - Trung tâm Thông tin Thƣ viện; 12