Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Xây dựng dự toán chi phí cho các bộ phận hành chính tại công ty cổ phần FPT theo định hướng xây dựng hệ thống dự toán dựa trên cơ sở hoạt động

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

LÊ TRỊNH PHƯƠNG MAI

XÂY DỰNG DỰ TOÁN CHI PHÍ CHO CÁC BỘ PHẬN

HÀNH CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FPT THEO

ĐỊNH HƯỚNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG DỰ TOÁN

DỰA TRÊN CƠ SỞ HOẠT ĐỘNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Thành phố Hồ Chí Minh - Năm 2013

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

LÊ TRỊNH PHƯƠNG MAI

XÂY DỰNG DỰ TOÁN CHI PHÍ CHO CÁC BỘ PHẬN

HÀNH CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FPT THEO ĐỊNH

HƯỚNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG DỰ TOÁN DỰA TRÊN CƠ

SỞ HOẠT ĐỘNG

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 60340301

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN: TS. LÊ ĐÌNH TRỰC

Thành phố Hồ Chí Minh - Năm 2013

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan các nội dung, phương pháp phân tích và kết luận được trình

bày trong luận văn này là kết quả của những nỗ lực của riêng tôi. Các số liệu sử

dụng trong luận án là trung thực và được thu thập từ các nguồn dữ liệu được kiểm

chứng, khách quan.

Tác giả luận văn

I

Mục lục

Lời cam đoan

Mục lục

Danh mục các chữ viết tắt

Danh mục các bảng, sơ đồ, biểu đồ và hình vẽ

MỞ ĐẦU ................................................................................................................... 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỰ TOÁN VÀ DỰ TOÁN DỰA TRÊN

CƠ SỞ HOẠT ĐỘNG ............................................................................................. 6

1.1 Tổng quan về dự toán ...................................................................................... 6

1.1.1 Khái niệm .................................................................................................. 6

1.1.2 Mục đích của dự toán ................................................................................ 7

1.1.3 Vai trò của dự toán .................................................................................... 8

1.1.4 Quá trình lập dự toán ................................................................................ 9

1.1.5 Các hạn chế của dự toán ......................................................................... 11

1.2 Dự toán dựa trên cơ sở hoạt động (Activity-Based Budget_ABB) ............... 13

1.2.1 Khái niệm ................................................................................................ 13

1.2.2 Phương pháp ........................................................................................... 13

1.2.3 Lợi ích và hạn chế của dự toán trên cơ sở hoạt động ............................. 15

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ........................................................................................ 18

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG DỰ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ

PHẦN FPT. ............................................................................................................ 19

2.1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần FPT ..................................................... 19

2.1.1 Giới thiệu chung ..................................................................................... 19

2.1.2 Bộ máy quản lý và điều hành ................................................................. 21

2.2 Hệ thống tài chính tại công ty cổ phần FPT .................................................. 23

2.2.1 Chức năng ............................................................................................... 23

2.2.2 Tổ chức nhân sự và phân công trách nhiệm bộ máy quản lý tài chính... 23

2.2.3 Các hoạt động cơ bản của Quản lý tài chính .......................................... 24

2.2.4 Phân cấp quản lý tài chính ...................................................................... 27

II

2.2.5 Hệ thống các quy định tài chính ............................................................. 28

2.3 Khảo sát về hệ thống dự toán tại công ty cổ phần FPT ................................. 29

2.3.1 Các quy định về dự toán ......................................................................... 29

2.3.2 Quy trình lập dự toán .............................................................................. 30

2.3.3 Các mẫu biểu .......................................................................................... 33

2.3.4 Khảo sát quá trình lập dự toán chi phí tại FPT ....................................... 34

2.3.5 Đánh giá thực trạng về công tác lập dự toán tại công ty cổ phần FPT ... 47

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ........................................................................................ 49

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG DỰ TOÁN CHI PHÍ CHO CÁC BỘ PHẬN

HÀNH CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FPT THEO ĐỊNH HƯỚNG

XÂY DỰNG HỆ THỐNG DỰ TOÁN DỰA TRÊN CƠ SỞ HOẠT ĐỘNG .... 50

3.1 Các điều kiện cần thiết để áp dụng lập dự toán dựa trên cơ sở hoạt động ........ 50

3.1.1 Tăng cường áp dụng công nghệ .............................................................. 50

3.1.2 Phù hợp với trình độ quản lý .................................................................. 50

3.1.3 Quan hệ chi phí - lợi ích ......................................................................... 51

3.2 Các đề xuất xây dựng dự toán tại công ty cổ phần FPT theo định hướng xây

dựng hệ thống dự toán dựa trên cơ sở hoạt động. ....................................................... 51

3.2.1 Cẩm nang dự toán ................................................................................... 51

3.2.2 Lập dự toán chi phí cho các bộ phận hành chính tại công ty cổ phần

FPT theo định hướng hệ thống dự toán dựa trên cơ sở hoạt động ...................... 55

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ........................................................................................ 63

KẾT LUẬN ............................................................................................................ 64

Danh mục tài liệu tham khảo

Phụ lục

III

Danh mục các chữ viết tắt

ABB : Activity - Based Budget

CIMA : Chartered Institute of Management Accountants

CNTT : Công nghệ thông tin

: Công ty cổ phần FPT FPT

: FPT Administration_Bộ phận hành chính FAD

: FPT Accounting – Finance_Bộ phận kế toán – tài chính của FPT FAF

: FPT Head Office_Bộ phận quản lý (bao gồm Ban giám đốc, Hội đồng FHO

quản trị)

: FPT Human Resource_Bộ phận nhân sự FHR

: FPT Information Flow Architecture_Cấu trúc hệ thống thông tin của FIFA

FPT

MIS : Management Information System_Hệ thống thông tin quản lý

IV

Danh mục các bảng, sơ đồ, biểu đồ và hình vẽ

Danh mục các bảng

Bảng 2.1: Ngành nghề kinh doanh .............................................................................. 20

Bảng 2.2: Các quy định về lập kế hoạch và dự toán ................................................... 30

Bảng 2.3: Các mẫu biểu lập dự toán ........................................................................... 33

Bảng 2.4: Mẫu dự toán chi phí .................................................................................... 38

Bảng 2.5: Dự toán chi phí bộ phận FAD năm 2009 ................................................... 40

Bảng 2.6: Dự toán chi phí trước khi điều chỉnh của bộ phận FAD năm 2009 ........... 42

Bảng 2.7: Dự toán chi phí trước khi bảo vệ của bộ phận FAD năm 2009 .................. 44

Bảng 2.8: Dự toán chi phí bộ phận FAD năm 2010 ................................................... 45

Danh mục các sơ đồ

Sơ đồ 2.1: Bộ máy quản lý và điều hành .................................................................... 21

Sơ đồ 2.2: Mô hình phân cấp quản lý tài chính tại FPT.............................................. 28

Sơ đồ 2.3: Mô tả hệ thống các quy định tài chính tại FPT .......................................... 28

Sơ đồ 2.4: Quá trình lập kế hoạch và dự toán ............................................................. 33

Sơ đồ 3.1: Mối quan hệ giữa các loại dự toán ............................................................. 53

MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

Dự toán được sử dụng trong hầu hết các tổ chức và cũng phân biệt về quy mô

từ các tổ chức phi tài chính, cơ quan nhà nước đến các doanh nghiệp kinh doanh.

Cùng với sự thay đổi trong môi trường kinh tế và quá trình kinh doanh cũng dẫn

đến những thay đổi trong số lượng, phương pháp tiếp cận và kỹ thuật lập dự toán.

Những thay đổi đó càng chứng tỏ dự toán đóng một vai trò quan trọng trong quá

trình quản lý, điều hành tại các tổ chức và gắn liền với những chức năng quản trị.

Năm 2001, CAM-I (Consortium for Advanced Management, International),

một tổ chức liên hiệp quốc tế gồm các thành phần từ các doanh nghiệp, tổ chức

chính phủ và tổ chức nghiên cứu, với mục tiêu phát triển các kỹ thuật mới, hiệu quả

dành cho các nhà quản lý đã giới thiệu mô hình về Lập dự toán dựa trên cơ sở hoạt

động (The CAM-I Activity-Based Budgeting Closed Loop Method) được phát triển

từ các khái niệm về Quản trị dựa trên cơ sở hoạt động (Activity-Based

Management Concepts). Từ đó đến nay đã có rất nhiều nghiên cứu và ứng dụng mô

hình này vào thực tế và cho thấy các kết quả rất khả quan và bên cạnh đó cũng có

nhiều vấn đề cần đặt ra về mô hình này cần tiếp tục nghiên cứu, tuy nhiên xu hướng

không thể tránh đó là việc áp dụng mô hình này trong thực tế đã mang lại hiệu quả

nhiều hơn cho nhà quản lý trong quá trình thực thi các chức năng quản trị.

Tại Việt nam, trong các tài liệu giảng dạy và công trình nghiên cứu được công

bố cho thấy khái niệm Quản trị dựa trên cơ sở hoạt động cũng mới được đưa vào

giảng dạy và ứng dụng nhưng hầu hết chỉ đề cập đến khái niệm Chi phí dựa trên cơ

sở hoạt động (Activity-Based Costing) chứ chưa có tài liệu hoặc công trình nào

nghiên cứu chuyên sâu và chi tiết về Dự toán dựa trên cơ sở hoạt động.

Chính vì các lý do trên, việc nghiên cứu về phương pháp luận, kỹ thuật lập dự

toán dựa trên cơ sở hoạt động để đưa vào giảng dạy, phổ biến và ứng dụng trong

các tổ chức là rất thiết thực. Vì vậy, tác giả đã chọn chủ đề “Xây dựng hệ thống dự

toán chi phí cho các bộ phận hành chính theo định hướng xây dựng hệ thống dự

toán dựa trên cơ sở hoạt động” và thực hiện nghiên cứu thực nghiệm tại “Công ty

cổ phần FPT” làm đề tài nghiên cứu.

2. Tổng quan những nghiên cứu về dự toán trước đây

Theo khảo sát của tác giả về các đề tài liên quan đến dự toán thông qua cơ sở

dữ liệu tại thư viện Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, các nghiên cứu trước

đây cho thấy:

• Nội dung chương 1 khá giống nhau về bố cục và nội dung trong đó nêu

tổng quan về dự toán, phân loại, chức năng…của dự toán, mô hình lập dự

toán và quy trình lập dự toán. Tất cả các luận văn này đều không nêu trích

dẫn các nội dung trên về dự toán và qua đó so sánh, tổng hợp lại các đặc

điểm chung về các nội dung của dự toán thông qua các tài liệu, các giáo

trình và các công trình nghiên cứu.

• Các nghiên cứu trên đều thiếu các nội dung về khảo sát các nghiên cứu

trước đây cũng như bài học kinh nghiệm trên thế giới về nội dung này.

• Các nghiên cứu trước đây cũng không nêu đầy đủ về quá trình hình thành

các phương pháp tiếp cận cho việc lập dự toán, các kỹ thuật lập dự toán

theo sự thay đổi về thời gian, yêu cầu quản lý.

• Các nghiên cứu đều tập trung vào việc hoàn thiện việc lập các loại dự toán

chức năng và dự toán tài chính chứ không đi vào việc chuyển đổi phương

pháp tiếp cận cho việc lập các dự toán này.

3. Mục đích và phạm vi nghiên cứu

3.1 Mục đích nghiên cứu

Nghiên cứu khái quát và hệ thống những vấn đề lý thuyết liên quan đến dự

toán và dự toán dựa trên cơ sở hoạt động, bên cạnh đó nghiên cứu cũng như khảo

sát và tổng kết về thực trạng ứng dụng các phương pháp, loại dự toán, quy trình lập

dự toán trong các doanh nghiệp thông qua các tài liệu, giáo trình, các nghiên cứu

trước đây. Các nội dung này sẽ là cơ sở để tìm ra khoảng trống trong nghiên cứu lý

luận và thực tiễn áp dụng về hệ thống dự toán dựa trên cơ sở hoạt động tại Việt

Nam.

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Dự toán có nhiều loại khác nhau tùy theo sự phân loại theo thời gian, phương

pháp lập, chức năng …Trong phạm vi nghiên cứu của luận văn, tác giả chỉ tập

trung vào dự toán chức năng, cụ thể là các dự toán chi phí hoạt động tại các phòng

ban thuộc trụ sở chính của công ty cổ phần FPT.

Phương pháp lập dự toán cũng có nhiều phương pháp khác nhau, trong nghiên

cứu này tác giả chỉ tìm hiểu về thực trạng phương pháp lập dự toán tại công ty cổ

phần FPT và ứng dụng phương pháp lập dự toán dựa trên cơ sở hoạt động vào lập

các dự toán chi phí tại các bộ phận thuộc trụ sở chính của công ty cổ phần FPT.

Công ty cổ phần FPT có rất nhiều mảng kinh doanh và bao gồm nhiều loại

hình công ty con, tuy nhiên do giới hạn về thời gian và không gian nên tác giả xác

định phạm vi khảo sát về các loại dự toán chi phí nêu trên chỉ bao gồm các phòng

ban thuộc trụ sở chính của công ty cổ phần FPT và chỉ khảo sát về các quy định,

phương pháp lập, hình thức và quy trình lập của các loại dự toán chi phí trong năm

2010, 2011.

4. Đối tượng và phương pháp nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Dựa trên sự tổng hợp và phân tích về kết quả của các nghiên cứu trước đây,

tác giả xác định thấy lý thuyết và áp dụng về dự toán nói chung được phổ biến tuy

nhiên liên quan đến dự toán dựa trên cơ sở hoạt động thì chưa có công trình nào

nghiên cứu và công bố đầy đủ, chi tiết. Trên cơ sở đó, tác giả xác định đối tượng

nghiên cứu của đề tài là hệ thống dự toán dựa trên cơ sở hoạt động, đặc biệt là dự

toán chi phí dựa trên cơ sở hoạt động tại Việt Nam và cụ thể là tại Công ty cổ phần

FPT.

4.2 Phương pháp nghiên cứu

Tác giả sử dụng phương pháp phân tích các khái niệm, kết quả của các nghiên

cứu trước nhằm đưa đến các kết luận về các đặc điểm chung trong các nội dung liên

quan đến dự toán và dự toán dựa trên cơ sở hoạt động.

Phương pháp quan sát và phỏng vấn trực tiếp các nhà quản lý có liên quan đến

việc lập dự toán được áp dụng nhằm thu thập các bằng chứng khảo sát thực trạng về

quá trình lập và kiểm soát dự toán tại Công ty cổ phần FPT.

Toàn bộ những nhận định, đánh giá, suy luận và phương pháp mà tác giả áp

dụng trong luận văn đều dựa trên quan điểm duy vật biện chứng khoa học và mang

tính khách quan.

5. Đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn của đề tài

5.1 Về mặt lý luận

• Luận văn đã tổng hợp và khái quát hóa những điểm chung trong các công

trình nghiên cứu trước đây về dự toán, trên cơ sở đó thống nhất các nội

dung về dự toán mà các công trình đều đề cập đến.

• Luận văn đã trình bày cụ thể về dự toán dựa trên cơ sở hoạt động, các nội

dung từ khái niệm, phương pháp đến các mẫu biểu lập dự toán dự trên cơ

sở hoạt động

5.2 Về mặt thực tiễn

• Luận văn đã nghiên cứu khảo sát về hệ thống dự toán tại một công ty điển

hình từ các quy định, hướng dẫn, quy trình lập dự toán đến các biểu mẫu áp

dụng.

• Luận văn đã chuyển đổi thành công các dự toán chi phí được lập theo

phương pháp truyền thống qua các dự toán được lập trên cơ sở hoạt động

tại các bộ phận hành chính của công ty.

6. Kết cấu luận án

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và các danh mục, nội dung luận văn

được chia thành ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về dự toán và dự toán dựa trên cơ sở hoạt động

Chương 2: Khảo sát về hệ thống dự toán tại công ty cổ phần FPT

Chương 3: Xây dựng hệ thống dự toán dựa trên cơ sở hoạt động tại công ty cổ

phần FPT

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỰ TOÁN VÀ DỰ TOÁN DỰA TRÊN

CƠ SỞ HOẠT ĐỘNG

1.1 Tổng quan về dự toán

1.1.1 Khái niệm

Khái niệm dự toán “Budget” đã được sử dụng từ rất lâu, theo từ điển Oxford

khái niệm này có nguồn gốc từ Latin có nghĩa gốc là túi hoặc ví. Giữa thế kỷ 18, Bộ

trưởng tài chính Anh trong khi trình bày báo cáo của mình có đề cập đến việc “mở

Dự toán”. Đến cuối thế kỷ thứ 19, thuật ngữ này được sử dụng phổ biến trong trong

cả các lĩnh vực tài chính cá nhân, doanh nghiệp và chính phủ.

Theo Noreen, Brewer và Garrison (2011, p.288) dự toán là kế hoạch định

lượng cho việc huy động và sử dụng các nguồn lực cho một giai đoạn nhất định.

Theo Weygandt, Kimmel và Kieso (2012, p.384), dự toán là một bảng báo cáo

chính thức bằng văn bản về kế hoạch của nhà quản lý cho một giai đoạn tương lai

nhất định và được thể hiện dưới dạng số liệu, thuật ngữ tài chính.

Cũng theo nghiên cứu của Michael Goode và Ali Malik (2011), có rất nhiều

khái niệm về dự toán được sử dụng, ví dụ: Bhimani và các tác giả (2008) định nghĩa

dự toán là một kế hoạch định lượng ở tương lai được tạo ra bởi các nhà quản lý để

hỗ trợ cho việc thực thi các kế hoạch này. Becker và các tác giả (2009) khẳng định

quan điểm chung cho rằng dự toán là một phần cấu trúc nên hệ thống kế toán quản

trị.

Theo Barfield, Raiborn và Kinney (2003, p.552), dự toán là kết quả của quá

trình lập dự toán, nó thể hiện cam kết của một tổ chức về việc huy động và sử dụng

nguồn lực cho các hoạt động được lập kế hoạch. Những cam kết này dựa trên các

dự đoán, định ước và một sự hứa hẹn chung để hoàn tất các kết quả đã được thỏa

thuận trước.

Như vậy, từ các khái niệm trên chúng ta có thể thấy được những đặc điểm

chung trong các khái niệm về dự toán như sau:

• Kế hoạch tương lai: dự toán luôn được lập cho những giai đoạn ở tương lai

chứ không phải ở hiện tại và quá khứ.

• Định lượng: thể hiện dưới dạng các con số.

• Trách nhiệm lập: các nhà quản lý.

• Liên quan đến: tất cả các hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức.

1.1.2 Mục đích của dự toán

Theo Rickards (2006), chức năng chính của dự toán là giúp triển khai chiến

lược của doanh nghiệp chứ không chỉ dừng lại ở kiểm soát và lập kế hoạch.

Trong báo cáo trình bày tại Hội thảo thường niên lần 15 tại Boston, Hoa kỳ

năm 2008 về các tiến bộ trong quản lý, tác giả Nuno Pina trình bày kết quả nghiên

cứu về mối liên hệ giữa quá trình lập dự toán và chiến lược tại công ty Vodafone

cho thấy sự liên kết giữa quá trình lập dự toán và chiến lược của công ty có thể đạt

được thông qua các yếu tố: văn hóa, sự truyền đạt thông tin, trách nhiệm, các phản

hồi và các chỉ số phi tài chính.

Theo Noreen, Brewer và Garrison (2011), dự toán được sử dụng cho hai mục

đích khác biệt là hoạch định và kiểm soát. Hoạch định liên quan đến xây dựng các

mục tiêu và chuẩn bị các loại nguồn lực cho việc đạt được các mục tiêu đó. Kiểm

soát liên quan đến các bước được thực hiện bởi quản lý để gia tăng khả năng tất cả

các bộ phận của tổ chức phối hợp làm việc với nhau để đạt được các mục tiêu đã

thiết lập trong giai đoạn hoạch định. Để hiệu quả thì một hệ thống dự toán phải

cung cấp thông tin cho cả việc hoạch định và kiểm soát, hoạch định tốt mà không

kiểm soát hữu hiệu sẽ tốn thời gian và nguồn lực.

Như vậy, dự toán được sử dụng phổ biến trong các tổ chức với ba mục đích

chính là giúp triển khai chiến lược của tổ chức, phục vụ cho việc hoạch định và

kiểm soát. Với ba mục đích này thì các vai trò của sự toán sẽ được thể hiện chi tiết

trong phần tiếp theo của nghiên cứu này.

1.1.3 Vai trò của dự toán

Một nghiên cứu của Dugdale và Lyne (2006) đối với 40 nhà quản lý cho thấy

việc lập dự toán khá phổ biến. Kết quả cho thấy tất cả các doanh nghiệp tham gia

đều sử dụng dự toán và khi được sử dụng kết hợp với các công cụ khác, dự toán có

thể được sử dụng để làm hài hòa, thúc đẩy và kiểm soát các chức năng và bộ phận

trong doanh nghiệp.

Theo Drury (2008), có 6 chức năng của dự toán truyền thống:

• Chi tiết kế hoạch dài hạn của doanh nghiệp

• Phối hợp các bộ phận khác nhau và hỗ trợ cải thiện mối quan hệ giữa các bộ

phận

• Truyền tải ý tưởng và mong đợi từ các nhà quản lý đến tất cả các nhân viên

• Thúc đẩy các nhà quản lý đạt được các mục tiêu và thách thức

• Kiểm soát các hoạt động kinh doanh thông qua phân tích các biến để xác

định các khu vực cần đặt trọng tâm giải quyết.

• Đánh giá thành quả thực hiện của các nhà quản lý trong mối quan hệ với

các mục tiêu đã thiết lập.

Cũng theo Noreen, Brewer và Garrison (2011), vai trò của dự toán được thể hiện

thông qua các lợi ích sau:

• Dự toán truyền đạt được kế hoạch của quản lý xuyên suốt tổ chức.

• Dự toán tạo áp lực cho nhà quản lý suy nghĩ và lập kế hoạch cho tương lai.

Nếu không có dự toán rất có thể các nhà quản lý sử dụng toàn thời gian vào

các hoạt động xử lý sự vụ hàng ngày.

• Quá trình lập dự toán cung cấp một phương tiện cho việc phân bổ nguồn

lực cho các bộ phận có khả năng sử dụng hiệu quả nguồn lực đó.

• Quá trình lập dự toán có thể phát hiện các trở ngại trước khi nó xảy ra.

• Dự toán có thể điều phối các hoạt động trong toàn tổ chức bằng cách tương

tác, phối hợp các kế hoạch của các bộ phận. Dự toán giúp cho việc đảm bảo

mỗi cá nhân trong tổ chức cùng hướng về một mục tiêu, hướng đi chung.

• Dự toán xác định mục tiêu và kết quả dùng để phục vụ cho việc đánh giá sự

thực hiện.

Ngoài ra, theo các tác giả Susan Crosson và Belverd Needles (2011), dự toán

có các lợi ích sau:

• Dự toán tạo điều kiện và khuyến khích cho việc truyền đạt thông tin trong

tổ chức.

• Dự toán đảm bảo cho việc tập trung vào cả các sự kiện tương lai và giải

quyết các vấn đề hiện tại hoạt động của tổ chức.

• Dự toán phân bổ nguồn lực và trách nhiệm đến các nhà quản lý.

• Dự toán thúc đẩy sự tương đồng giữa mục tiêu cá nhân và mục tiêu tổ chức.

• Dự toán xác định mục tiêu và kết quả của tổ chức dưới dạng các con số và

trên cơ sở đó các kết quản thực hiện sẽ được đo lường, đánh giá.

Thêm vào đó, theo Weygandt, Kimmel & Kieso (2012), các lợi ích chính của

việc lập dự toán bao gồm:

• Dự toán yêu cầu tất cả cấp quản lý phải lập kế hoạch và thiết lập các mục

tiêu định kỳ.

• Dự toán cung cấp các mục tiêu xác định cho việc đánh giá thành quả thực

hiện tại các mức độ trách nhiệm khác nhau.

• Dự toán tác động đến sự nhận thức của nhà quản lý về các hoạt động trong

tổ chức và các ảnh hưởng của các yếu tố bên trong, bên ngoài đến các hoạt

động này.

Như vậy, tổng hợp vai trò của dự toán theo các nghiên cứu trên cho thấy tầm

quan trọng của dự toán trong quá trình quản lý của tổ chức từ khi lập kế hoạch cho

đến khi thực hiện, kiểm soát thực hiện và đến khi đo lường, đánh giá kết quả thực

hiện được.

1.1.4 Quá trình lập dự toán

Theo Drury (2001), các giai đoạn trong quá trình lập dự toán bao gồm:

• Truyền đạt chi tiết chính sách và hướng dẫn lập dự toán đến những người

có trách nhiệm cho việc chuẩn bị lập dự toán.

• Xác định các nhân tố giới hạn đầu ra.

• Chuẩn bị và lập dự toán bán hàng.

• Chuẩn bị và lập các dự toán khác.

• Thảo luận dự toán với cấp quản lý.

• Phối hợp và ra soát các dữ liệu.

• Phê duyệt dự toán.

• Tiếp tục quá trình ra soát định kỳ các dự toán khi thực hiện.

Theo các tác giả Susan Crosson và Belverd Needles (2011), quá trình lập dự

toán trải qua các thủ tục sau:

• Xác định mục đích của việc lập dự toán, và phân công trách nhiệm rõ ràng

cho các cá nhân chịu trách nhiệm tiến hành các công việc lập, tổng hợp và

phê duyệt dự toán.

• Xác định các nhóm người sử dụng và các thông tin cần thiết cho các nhóm.

• Xác định các nguồn thông tin chính xác, hữu ích cho việc lập dự toán. Các

nguồn thông tin này có thể thu thập từ các tài liệu hoặc phỏng vấn nhân

viên, quản lý, nhà cung cấp…hoặc những người có liên quan.

• Thiết lập khuôn mẫu rõ ràng và chi tiết về các loại dự toán.

• Sử dụng các công thức và tính toán thích hợp để hình thành các thông tin

định lượng.

• Rà soát dự toán để đảm bảo bao gồm đầy đủ các quyết định đã dự kiến cho

đến khi dự toán cuối cùng được phê duyệt.

Jay S. Rich và các tác giả (2010) lại đề cập quá trình lập dự toán như là một

phần trong quá trình lập kế hoạch của tổ chức trong đó quá trình lập dự toán liên

quan đến kế hoạch trong ngắn hạn của tổ chức.

Các tác giả Noreen, Brewer và Garrison (2011) thì không đề cập đến các giai

đoạn hay thủ tục trong quá trình lập dự toán nhưng có đề cập đến quá trình lập dự

toán ở các tổ chức khác nhau thì khác nhau. Tuy nhiên các tác giả cũng đề cập đến

vai trò của Ủy ban dự toán có trách nhiệm quy định đến quá trình lập dự toán tại các

tổ chức và quá trình lập ra tổng thể dự toán.

Tóm lại, có thể tổng hợp các kết quả của các nghiên cứu trên chúng ta có thể

thấy quá trình lập dự toán bao gồm ba giai đoạn như sau:

• Giai đoạn chuẩn bị lập dự toán: liên quan đến việc chuẩn bị các quy định,

biểu mẫu, thông tin và nhân lực cho việc lập dự toán.

• Giai đoạn lập và bảo vệ dự toán: liên quan đến việc tạo ra các bảng dự toán

chức năng và dự toán tổng hợp

- Giai đoạn thực hiện và đánh giá dự toán: liên quan đến việc đưa các dự

toán vào thực hiện tại các bộ phận và theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện so

với dự toán để tiến hành các hành động điều chỉnh cho hợp lý.

1.1.5 Các hạn chế của dự toán

Mặc dù được áp dụng phổ biến và có vai trò quan trọng trong quá trình quản

lý tại mọi tổ chức nhưng dự toán cũng còn nhiều hạn chế nhất định. Các hạn chế

này chủ yếu đến từ các phương pháp lập dự toán và khi tổ chức đã phát triển và có

xu hướng phân tán thì dự toán theo các phương pháp truyền thống không đáp ứng

được các yêu cầu này. Một nghiên cứu của Neely và các tác giả (2001) đã liệt kê 12

hạn chế của dự toán và quá trình lập dự toán như sau:

1. Dự toán tốn nhiều thời gian để lập và hợp nhất chúng với nhau.

2. Dự toán giới hạn sự linh hoạt và khả năng thay đổi tùy theo yêu cầu.

3. Dự toán hiếm khi tập trung vào tính chiến lược và thường mâu thuẫn.

4. Dự toán đóng góp ít giá trị đặc biệt là tốn thời gian so với việc lập chúng.

5. Dự toán tập trung vào việc giảm chi phí chứ không tập trung vào việc tạo

ra giá trị.

6. Dự toán gia tăng việc kiểm soát mệnh lệnh.

7. Dự toán không phản ánh xu thế cấu trúc mạng mà các tổ chức đang chấp

nhận và thực hiện.

8. Dự toán khuyến khích việc gian lận và hành vi sai lầm.

9. Dự toán được xây dựng và cập nhật chậm.

10. Dự toán dựa trên các công việc dự đoán và các giả thiết không hợp lý.

11. Dự toán làm gia tăng cản trở giữa các bộ phận hơn là sự khuyến khích

chia sẻ tri thức giữa các bộ phận.

12. Dự toán làm cho nhân viên cảm thấy bị đánh giá thấp.

Các hạn chế 1, 4, 9 và 10 liên quan đến việc các nhà quản lý cho rằng đến thời

điểm các dự toán được sử dụng thì các giả thiết để lập lên các dự toán này đã lạc

hậu và không còn phù hợp nữa. Hoặc cũng có thể là các dự toán thông thường thì

không bao hàm hết tất cả các thay đổi của môi trường trong điều kiện các yếu tố này

thay đổi nhanh như hiện nay. Về mặt lý thuyết cho thấy, để vận hành hệ thống dự

toán hiệu quả thì cần phải có thứ nhất là các hoạt động của tổ chức phải khá ổn định

trong quá trình dự toán hoặc các nhà quản lý cần phải có những công cụ dự đoán

một cách chính xác. Nếu đáp ứng cả hai yêu cầu này thì hệ thống dự toán mới vận

hành hiệu quả, tuy nhiên trên thực tế rất hiếm khi đạt được đồng thời cả hai yêu cầu

này.

Các hạn chế số 2, 3, 5, 6 và 8 liên quan đến các ý kiến cho rằng dự toán

thường gây trở ngại cho việc theo đuổi các mục tiêu chiến lược vì nó thường dựa

trên số liệu năm trước và phụ thuộc vào sự gia giảm của ban giám đốc. Hơn nữa dự

toán thường tập trung vào kết quả thực hiện tài chính năm trong khi đó có thể các

quyết định về hoạt động hoặc chiến lược có thể không tập trung vào kết quả tài

chính và có thể kéo dài qua năm tài chính và do vậy sẽ dẫn đến việc gian lận nhằm

đáp ứng các dự toán đã đặt ra.

Cuối cùng các hạn chế số 7, 11 và 12 phản ánh khía cạnh con người và cấu

trúc của tổ chức, các tác giả Hope và Fraser (2003) cho rằng dự toán truyền thống

thì không phù hợp với thiết kế tổ chức theo kiểu phẳng, mạng lưới hoặc dựa trên

chuỗi giá trị và nó cũng ngăn cản các nhân viên được trao quyền để có thể ra các

quyết định tốt nhất.

1.2 Dự toán dựa trên cơ sở hoạt động (Activity-Based Budget_ABB)

1.2.1 Khái niệm

Theo các tác giả James A. Brimson và John J. Antos trình bày trong cuốn

Handbook of Budgeting do Robert Rachlin biên tập năm 1999, thì:

• Lập dự toán dựa trên hoạt động là quá trình lập kế hoạch và kiểm soát các

hoạt động dự kiến của tổ chức để hình thành một dự toán hiệu quả về chi

phí đáp ứng được khối lượng công việc dự kiến và các mục tiêu chiến lược

được đã thống nhất.

• Dự toán dựa trên hoạt động là một biểu thức định lượng về các hoạt động

dự kiến của tổ chức, phản ánh dự kiến của các nhà quản lý về khối lượng

công việc và yêu cầu tài chính và phi tài chính để đáp ứng mục tiêu chiến

lược đã thống nhất và những cơ hội đã dự kiến nhằm cải thiện thành quả

thực hiện.

1.2.2 Phương pháp

Phương pháp tiếp cận của ABB tập trung chủ yếu vào việc tạo ra một dự toán

từ mô hình dựa trên hoạt động của tổ chức, trái ngược với phương pháp truyền

thống tập trung vào thị trường, sản phẩm, trung tâm trách nhiệm hoặc tập trung các

phòng ban. Về cơ bản dự toán trên cơ sở hoạt động được mở rộng từ khái niệm

quản trị dựa trên cơ sở hoạt động và năng lực vào trong khoa học về lập kế hoạch và

dự toán. Các nhà nghiên cứu về ABB cho rằng dự toán có vai trò chủ yếu là phục vụ

việc lập kế hoạch và với vai trò như vậy dự toán trở nên kém chất lượng bởi quá

trình lập dự toán có thiên về định hướng tài chính và ở mức độ cao do đó nó không

thích hợp cho việc kết nối với mô hình hoạt động cơ bản của tổ chức.

Bản chất của phương pháp tiếp cận ABB để lập dự toán là mô hình vòng lặp

đóng (Closed Loop) thể hiện trong Sơ đồ 1.1. Không giống như các phương pháp

lập dự toán truyền thống, phương pháp ABB tạo ra dự toán chức năng khả thi trước

khi tạo ra dự toán tài chính. Giai đoạn 1, vòng lặp chức năng, sử dụng các khái niệm

dựa trên cơ sở hoạt động để chuyển đổi các nhu cầu ước tính về các sản phẩm và

dịch vụ thành các hoạt động cần thiết thông qua tỉ lệ tiêu hao các hoạt động, và sau

đó chuyển các hoạt động cần thiết thành các nguồn lực cần thiết thông qua tỉ lệ tiêu

hao nguồn lực.

Sơ đồ 1.1: Vòng lặp đóng

Khi các hoạt động và nguồn lực tiêu hao được xác định, phương pháp tiếp cận

ABB sẽ áp dụng để đạt được sự cân bằng hoạt động giữa các nguồn lực cần thiết và

các nguồn lực sẵn có. Nếu kế hoạch ban đầu dẫn đến tình trạng mất cân bằng, tổ

chức có thể điều chỉnh các biến về lượng nhu cầu, nguồn lực, tỷ lệ tiêu hao nguồn

lực, hoặc các tỉ lệ tiêu hao hoạt động. Điều này trái ngược lại với các tổ chức sử

dụng phương pháp dự toán theo truyền thống, họ chỉ có thể cân đối dự toán chỉ

bằng cách thay đổi lượng nhu cầu hoặc các nguồn lực sẵn có.

Giai đoạn 2, vòng lặp tài chính, xây dựng một kế hoạch tài chính dựa trên kế

hoạch hoạt động. Cân đối tài chính đạt được khi kế hoạch tài chính đáp ứng các

mục tiêu tài chính đã được xác định từ trước. Khi tổ chức xác định được các nhu

cầu, hoạt động, và các nguồn lực, họ sẽ xác định chi phí các nguồn lực đó, gắn nó

theo các hoạt động, và sau đó đến các sản phẩm, dịch vụ. Các dự kiến về kết quả tài

chính có thể được xem dưới dạng tổng hoặc có thể xem chi tiết dưới dạng các thông

tin theo nguồn lực, các hoạt động, quá trình, sản phẩm, hoặc các đối tượng chi phí

khác.

Nếu kế hoạch tài chính ban đầu không cân bằng, phương pháp lập dự toán

ABB cho phép các nhà quản lý có thể điều chỉnh năm yếu tố để có thể để đạt được

mục tiêu dự toán: (1) hoạt động và tỉ lệ tiêu hao nguồn lực, (2) quy mô nguồn lực,

(3) chi phí nguồn lực, (4) lượng cầu về sản phẩm, dịch vụ, và (5) giá thành sản

phẩm, dịch vụ. Bởi vì quá trình lập dự toán truyền thống không thu thập thông tin

về hoạt động và tỉ lệ sử dụng nguồn lực, nên phương pháp truyền thống cho phép

khả năng ít linh hoạt hơn khi điều chỉnh dự toán.

1.2.3 Lợi ích và hạn chế của dự toán trên cơ sở hoạt động

Theo các tác giả Hansen và Torok (2003), phương pháp lập dự toán dựa trên

cơ sở hoạt động có bốn lợi ích như sau:

• Thứ nhất, thông qua việc bắt buộc phải cân đối hoạt động trước tiên,

phương pháp ABB giúp tránh cho việc tính toán không cần thiết tác động

tài chính của những kế hoạch hoạt động không khả thi. Quan trọng hơn,

phương pháp ABB tập trung vào việc tạo ra một dự toán rõ ràng từ các hoạt

động và nguồn lực. Bởi vì nó kết hợp nhóm, phương tiện, và các loại khác

của nhân tố phát sinh chi phí mà những yếu tố này không tìm thấy trong các

hệ thống dự toán truyền thống, do đó nó nêu bật được sự mất cân bằng

nguồn lực, thiếu hiệu quả, và tắc nghẽn. Những hiểu biết này cho phép ước

tính chi phí hoặc ra quyết định về sản phẩm, quá trình, hoặc các hoạt động

một cách chính xác hơn. Ngoài ra những hiểu biết này cũng giúp cho việc

phân bổ nguồn lực tốt hơn để hỗ trợ các ưu tiên trong tổ chức.

• Thứ hai, mô hình hoạt động trong hệ thống dự toán càng chi tiết sẽ càng

cung cấp phong phú hơn một tập hợp các công cụ để giúp việc cân bằng

năng lực. Ngoài việc điều chỉnh yêu cầu hoặc thay đổi số lượng các nguồn

lực được cung cấp, tổ chức cũng có thể điều chỉnh hoạt động hoặc mức tiêu

hao nguồn lực. Hơn nữa, phân tích rõ ràng về quy mô nguồn lực và sự gia

tăng rõ rệt của việc sử dụng nguồn lực cho phép các tổ chức xác định các

vấn đề về năng lực và thực hiện các điều chỉnh trong quá trình lập dự toán

sớm hơn là theo quy trình dự toán truyền thống.

• Thứ ba, các nhà quản lý và nhân viên cấp dưới có thể hiểu và truyền đạt

một cách dễ dàng thông tin dự toán dưới dạng hoạt động hơn là khía cạnh

tài chính. Tương tự như vậy, bằng cách cung cấp một sự hiểu biết về các

nguồn lực và cách mà các hoạt động và các nguồn lực có liên quan với

nhau, các dự toán dựa trên cơ sở hoạt động giúp các nhà quản lý hiểu làm

thế nào để thực hiện công việc của họ. Ngoài ra, các tùy chọn mở rộng cho

việc điều chỉnh các kết quả làm phong phú thêm cho các nhà quản lý kỹ

năng để đối phó với tình huống bất ngờ và cũng để cải thiện việc đo lường

thành quả thực hiện, đánh giá và ra quyết định.

• Cuối cùng, phương pháp tiếp cận dựa trên cơ sở hoạt động củng cố một cái

nhìn bao quát của tổ chức xuyến suốt ranh giới giữa các phòng ban, trái

ngược với định hướng một chiều của lập dự toán theo truyền thống. Bên

cạnh đó mô hình này cũng tạo điều kiện cho việc kết hợp dự toán với các

công cụ quản lý khác, chẳng hạn như hệ thống đo lường hiệu suất tập trung

vào các mối quan hệ nhân-quả ….

Cũng theo các tác giả này, ABB có một số hạn chế nhất định sau:

• Hạn chế cơ bản của ABB là sự có sẵn của các thông tin về các hoạt động,

quá trình và nguồn lực để phục vụ cho việc lập dự toán và chi phí để tạo ra

và duy trì các thông tin đó là khá lớn.

• Nếu tổ chức chưa áp dụng ABC thì rất khó và tốn chi phí để triển khai

ABB.

• Sự thành công của ABB hoàn toàn dựa trên cam kết của nhà quản lý phản

hồi về dữ liệu

• Do có quá nhiều mối quan hệ nhân quả giữa nhu cầu cho sản phẩm, dịch vụ

các hoạt động cần thiết để cung cấp chúng và nguồn lực để thực hiện các

hoạt động này, ABB tốn nhiều thời gian và rất nặng nề để duy trì.

Tóm lại, lập dự toán dựa trên cơ sở hoạt động kết hợp tạo ra một mô hình hoạt

động hoàn chỉnh hơn với một mô hình tài chính chi tiết đầy đủ hơn. Sự minh bạch

của dự toán dựa trên cơ sở hoạt động có khả năng thúc đẩy sự phân bổ nguồn lực

đến những mục tiêu sử dụng tốt nhất của tổ chức và phù hợp với các ưu tiên của tổ

chức, làm giảm sự giả tạo, hỗ trợ cho việc ra quyết định và đánh giá thành quả thực

hiện, ngoài ra cũng cải thiện được sự linh hoạt trong hoạt động của tổ chức.

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương này tác giả đã trình bày và phân tích các nội dung về khái niệm,

mục đích, vai trò, phương pháp và những lợi ích cũng như các hạn chế của dự toán

nói chung và dự toán trên cơ sở hoạt động nói riêng. Các nội dung được trình bày

nhằm đạt được hai mục tiêu chính như sau:

• Mục tiêu thứ nhất là trình bày, so sánh và đúc kết được những nội dung

chung nhất về dự toán để từ đó xác định được quá trình lập dự toán trong

một tổ chức bao gồm những nội dung gì, trình tự tiến hành lập, đưa vào áp

dụng, theo dõi, đánh giá và điều chỉnh các dự toán.

• Mục tiêu thứ hai là làm rõ khái niệm, phương pháp, lợi ích và hạn chế của

dự toán dựa trên cơ sở hoạt động. Trên cơ sở thấy được các lợi ích và sự

tiến bộ của dự toán dựa trên cơ sở hoạt động so với dự toán lập trên cơ sở

truyền thống cho thấy cần thiết phải chuyển đổi phương pháp lập dự toán

truyền thống sang dự toán dựa trên cơ sở hoạt động.

Qua các nội dung đã nêu cho thấy, dự toán dựa trên cơ sở hoạt động là một sự

tiến bộ về khoa học quản lý và có những lợi ích vượt trội so với dự toán lập theo

phương pháp truyền thống. Bên cạnh đó xu thế ứng dụng mô hình này trong thực tế

cũng đã hình thành và mang lại hiệu quả nhất định. Vì vậy việc giới thiệu và vận

dụng phương pháp lập dự toán dựa trên cơ sở hoạt động trong các doanh nghiệp

Việt nam là tất yếu và cần thiết.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG DỰ TOÁN TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN FPT.

2.1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần FPT

2.1.1 Giới thiệu chung

Công ty cổ phần FPT, tiền thân là Công ty cổ phần Phát triển Đầu tư Công

nghệ (FPT) được thành lập ngày 13/-9/1988, với 13 thành viên, thuộc Viện công

nghệ nghiên cứu Quốc gia. Các mốc thời gian quan trọng trong sự hình thành và

phát triển của công ty như sau:

• Ngày 13/-3/1990, công ty thành lập Chi nhánh Công ty Phát Triển Đầu Tư

Công Nghệ FPT TP Hồ Chí Minh. Từ năm 1994, công ty chuyển sang trực

thuộc Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường.

• Tháng 4/2002, Công ty chuyển sang cổ phần hóa (51% cổ phần Nhà nước,

49% là của CBNV).

• Tháng 4/2003, thành lập 3 Công ty thành viên: Công ty TNHH Hệ Thống

Thông Tin FPT, Công ty TNHH Phân Phối FPT và Công ty Cổ Phần Viễn

Thông FPT.

• Tháng 12/2003, thành lập thêm 3 Công ty: Công ty TNHH Công Nghệ Di

Động FPT, Công ty Cổ Phần Phần Mềm FPT, Công ty Giải Pháp Phần

Mềm FPT.

• Ngày 13/12/2006 công ty đã niêm yết thành công trên thị trường chứng

khoán thành phố Hồ Chí Minh.

• 2008: Đạt mức doanh thu 1 tỷ USD

FPT liên tục tăng trưởng trên 50%/năm kể từ năm 2002 và năm 2008 đã

cán đích doanh thu 1 tỷ USD.

Năm 2008, đổi tên công ty thành Công ty Cổ phần FPT và tái khẳng định

ngành nghề kinh doanh cốt lõi gồm viễn thông, công nghiệp nội dung và

các dịch vụ CNTT.

• 2010: Thay đổi hệ thống nhận diện thương hiệu, tiến sâu vào thị trường đại

chúng

Lần đầu tiên sau 22 năm, FPT thay đổi hệ thống nhận diện thương hiệu.

Đây là bước khởi đầu quan trọng cho chiến lược tiến vào thị trường đại

chúng của FPT.

• 2011: Chiến lược OneFPT – “FPT phải trở thành Tập đoàn Toàn cầu Hàng

đầu của Việt Nam”

Chiến lược OneFPT với lộ trình 13 năm (2011-2024) được phê duyệt với

định hướng tập trung vào phát triển công nghệ và mục tiêu “FPT phải trở

thành Tập đoàn Toàn cầu Hàng đầu của Việt Nam”, lọt vào danh sách Top

500 trong Forbes Global 2000 vào năm 2024.

Những ngành nghề kinh doanh chính và các công ty con tương ứng hiện nay

của công ty cổ phần FPT được thể hiện ở bảng 2.1:

Bảng 2.1: Ngành nghề kinh doanh

Ngành nghề kinh doanh

Đơn vị kinh doanh tương ứng

Tích hợp hệ thống

Công ty Cổ phần Hệ thống thông tin FPT (FIS)

Giải pháp phần mềm

Công ty Cổ phần Hệ thống thông tin FPT (FIS)

Dịch vụ tin học

Công ty TNHH Dịch vụ tin học FPT (FSC)

Xuất khẩu phần mềm

Công ty Cổ phần Phần mềm FPT (FSOFT)

Viễn thông

Công ty Cổ phần Viễn thông FPT (FPT Telecom)

Phân phối các sản phẩm

Công ty Cổ phần Thương mại FPT (FTG)

CNTT và viễn thông

Sản xuất các sản phẩm

Công ty Cổ phần Thương mại FPT (FTG/FTP)

công nghệ

Nội dung số

Công ty Cổ phần Dịch vụ trực tuyến FPT (FPT Online)

Truyền thông

Công ty TNHH Truyền thông giải trí FPT (FMD)

Đào tạo

Khối Giáo dục và đào tạo (FE), bao gồm: FU (Đại học FPT), FAI (FAT, FAN)

Bất động sản

Công ty TNHH Bất động sản FPT (FLand)

Ngân hàng

Ngân hàng thương mại cổ phần Tiên Phong

Chứng khoán

Công ty Cổ phần Chứng khoán FPT (FPTS)

Quản lý quỹ

Công ty Cổ phần Quản lý Quỹ đầu tư FPT (FPTC)

Trụ sở chính của Tập đoàn FPT đóng tại Tòa nhà FPT Cầu Giấy, lô B2, cụm

sản xuất Tiểu thủ công nghiệp và Công nghiệp nhỏ Cầu Giấy - Đường Phạm Hùng,

quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội, Việt Nam.

2.1.2 Bộ máy quản lý và điều hành

Bộ máy quản lý và điều hành tại công ty cổ phần FPT được mô tả như sơ đồ 2.1

Sơ đồ 2.1: Bộ máy quản lý và điều hành

Nhiệm vụ và chức năng của các ủy ban như sau:

Ban kiểm soát

• Giúp các cổ đông kiểm soát hoạt động quản trị và quản lý điều hành công ty,

kiểm soát toàn bộ hệ thống tài chính và việc thực hiện các quy chế của công

ty, can thiệp vào hoạt động công ty khi cần

Ủy ban Thường trực (EXCO – Executive Committee)

• EXCO là cơ quan thường trực của HĐQT, có chức năng xem xét, giải quyết

các vấn đề thuộc chức năng của HĐQT do HĐQT ủy quyền.

Ủy ban Kiểm soát nội bộ

• Ủy ban Kiểm soát nội bộ có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc tuân thủ

pháp luật và hệ thống quản trị FPT, cũng như kiến nghị các sửa đổi và đề

xuất xử lý cần thiết.

• Ủy ban Kiểm soát nội bộ cũng chịu trách nhiệm tham mưu về mặt pháp lý và

đảm bảo tính tuân thủ pháp luật trong các hoạt động của Công ty, chịu trách

nhiệm đối với việc xây dựng và quản lý hệ thống quản trị FPT.

Ủy ban Tổ chức cán bộ (Ủy ban TCCB)

• Ủy ban Tổ chức cán bộ có chức năng chỉ đạo xây dựng khung chính sách và

qui trình nhân sự cho toàn bộ Tập đoàn, và hỗ trợ HĐQT trong việc lựa

chọn, đề xuất, bổ nhiệm/ bãi nhiệm, đãi ngộ và đánh giá hiệu quả hoạt động

của các thành viên HĐQT, BĐH, người đại diện và các chức danh quản lý

cao cấp khác.

Hội đồng Chiến lược

• Hội đồng Chiến lược chịu trách nhiệm định hướng, xây dựng, chỉ đạo và

giám sát các vấn đề liên quan đến chiến lược hoạt động của FPT.

Văn phòng Chủ tịch

 VP Chủ tịch có trách nhiệm trợ giúp chủ tịch HĐQT trong việc thực hiện các

chức năng và nhiệm vụ của Chủ tịch HĐQT.

Ban điều hành

• Bao gồm: Tổng Giám đốc (CEO), Giám đốc điều hành (COO) và các Phó

Tổng Giám đốc khác (kiêm nhiệm Giám đốc nghiệp vụ, lãnh đạo CTTV, khu

vực địa lý có năng lực nổi bật, có thể đóng góp nhiều cho việc điều hành

Công ty) do HĐQT/HĐTV/Chủ tịch Công ty bổ nhiệm

Phòng ban

• Các công ty thành viên, công ty góp vốn có ít nhất các chức năng sau:

- Ban/phòng Tài chính – Kế toán

- Văn phòng/phòng Hành chính

- Ban/phòng Nhân sự

- Ban/phòng Công nghệ Thông tin

- Ban/phòng Đảm bảo chất lượng

- Ban/phòng Truyền thông và cộng đồng

 Tùy theo quy mô và tình hình thực tế, một số ban/phòng đảm bảo có thể

được nhóm lại thành một đơn vị (ví dụ: Ban/Phòng Tổng hợp) với điều kiện

đảm bảo các chức năng được liệt kê ở mục trên (3.10) và được sự phê duyệt

của HĐQT/HĐTV/Chủ tịch Công ty.

• Trong các lĩnh vực đặc thù, khi cần thiết, Công ty có thể thành lập các

ban/phòng chức năng khác.

2.2 Hệ thống tài chính tại công ty cổ phần FPT

2.2.1 Chức năng

Quản lý tài chính tại công ty cổ phần FPT bao gồm các chức năng cơ bản sau:

• Xây dựng chính sách, chế độ tài chính.

• Thực hiện các thủ tục kế toán tài chính.

• Lập các kế hoạch về tài chính.

• Đảm bảo nguồn vốn, phát hành cổ phiếu, trái phiếu.

• Thẩm định và phê duyệt tài chính.

• Kiểm soát tài chính.

• Đầu tư, mua bán cổ phiếu, trái phiếu và các hoạt động tài chính khác.

• Lập báo cáo tài chính định kỳ.

2.2.2 Tổ chức nhân sự và phân công trách nhiệm bộ máy quản lý tài chính

• Giám đốc Tài chính Công ty: tổ chức và quản lý các hoạt động tài chính

của toàn Công ty.

• Bộ phận Tài chính Công ty: tổ chức triển khai các hoạt động quản lý tài

chính theo các chức năng quản lý tài chính.

• Các trường hợp đặc biệt khác với các quy định trên do Tổng Giám đốc

công ty quyết định.

2.2.3 Các hoạt động cơ bản của Quản lý tài chính

 Xây dựng chính sách chế độ tài chính

Chính sách chế độ tài chính là tập hợp các quy định, quy chế liên quan

đến hoạt động tài chính kế toán của Công ty, quy định cụ thể các hoạt

động tài chính, cho từng loại công việc, từng đơn vị, từng bộ phận, từng

vùng công tác và từng cấp cán bộ.

 Thực hiện các thủ tục kế toán tài chính

Các hoạt động kế toán, tài chính trong toàn FPT phải được thực hiện

theo đúng quy định của Pháp luật và chuẩn mực kế toán tài chính.

 Lập các kế hoạch tài chính:

Định kỳ hàng năm, các trưởng bộ phận Công ty lập kế hoạch tài chính

chi tiết gồm kế hoạch doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dòng tiền, đầu tư tài

sản theo từng tháng và kế hoạch tài chính 3 năm tiếp theo và bảo vệ

cùng với kế hoạch kinh doanh. Trưởng Ban FAF/ Trưởng phòng FAF

tổng hợp kế hoạch tài chính toàn đơn vị và trình lãnh đạo cấp có thẩm

quyền phê duyệt.

Kế hoạch tài chính năm của Công ty phải hoàn thành trước ngày 31

tháng 12 dương lịch của năm trước.

 Đảm bảo nguồn vốn, phát hành cổ phiếu, trái phiếu:

Căn cứ vào kế hoạch tài chính được phê duyệt, Trưởng Ban

FAF/Trưởng phòng FAF tổ chức/tham gia vào các hoạt động tài chính

nhằm đảm bảo nguồn lực tài chính để đáp ứng nhu cầu chi tiêu của đơn

vị: vay nợ ngân hàng và các đối tượng khác, phát hành cổ phiếu và phát

hành trái phiếu.

 Thẩm định và phê duyệt tài chính:

Ban/phòng Tài chính có trách nhiệm hỗ trợ xây dựng phương án tài

chính và thẩm định tài chính cho các các đơn vị mới, hướng kinh doanh

mới, dự án đầu tư, tham gia việc xem xét đối với các hợp đồng

mua/cung cấp hàng hóa, dịch vụ, hợp đồng mua bán, sát nhập công ty

theo quy định.

Trách nhiệm thẩm định và phê duyệt tài chính được phân cấp theo các

quy định ban hành phù hợp với tình hình cụ thể của Công ty trong từng

thời kỳ.

 Kiểm soát tài chính:

Giám đốc tài chính Công ty có trách nhiệm xây dựng hệ thống kiểm

soát nội bộ toàn Công ty về Tài chính, nhằm đảm bảo mọi hoạt động

kinh doanh được kiểm soát chặt chẽ, minh bạch đồng thời phòng ngừa

và giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh của Công ty, như rủi ro đầu tư,

rủi ro bán hàng, rủi ro nhập hàng, rủi ro mua sắm, rủi ro hoạt động và

các rủi ro khác.

Các hoạt động kiểm soát tài chính được tiến hành trước, trong và sau

khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để đảm bảo hoạt động của Công ty

đúng Pháp luật và tuân thủ các quy định chung, các định mức, kế

hoạch, dự toán được phê duyệt của Công ty.

 Đầu tư, mua bán cổ phiếu, trái phiếu và các hoạt động tài chính

khác:

Giám đốc tài chính/ Trưởng ban FAF tổ chức việc thực hiện/ đề xuất/

tham gia hoạt động tài chính sau: đầu tư vào các dự án, đầu tư tài chính

- mua bán cổ phiếu, trái phiếu và các hoạt động đầu tư tài chính khác.

Các hoạt động đầu tư, mua bán cổ phiếu, trái phiếu và các hoạt động tài

chính khác phải thực hiện theo các chiến lược/kế hoạch đã được cấp có

thẩm quyền phê duyệt.

 Lập báo cáo tài chính định k :

Lập và xem xét Báo cáo nội bộ:

- Hàng tuần, Trưởng Ban FAF/Trưởng phòng FAF lập báo cáo theo

dõi kinh doanh tuần và trình bày tại các cuộc họp giao ban của Công

ty căn cứ theo nhu cầu quản trị của Công ty.

- Định kỳ hàng tháng, Trưởng Ban FAF/Trưởng phòng FAF lập báo

cáo đánh giá hoạt động kinh doanh gửi Ban điều hành công ty. Các

báo đánh giá tình hình kinh doanh của FPT phải được gửi trước

ngày thứ Hai của tuần thứ 2 tháng tiếp theo.

- Định kỳ hàng quý, Ban điều hành Công ty lập báo cáo đánh giá hoạt

động kinh doanh gửi Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên/Chủ

tịch Công ty. Các báo cáo đánh giá này được gửi muộn nhất vào

ngày 20 tháng đầu quý sau.

- Định kỳ 6 tháng hoặc theo yêu cầu đột xuất của từng dự án, đơn vị

mới hoặc hướng kinh doanh mới, Trưởng Ban FAF/Trưởng phòng

FAF lập báo cáo đánh giá hiệu quả của các dự án đầu tư này và trình

Giám đốc Tài chính công ty xem xét.

- Giám đốc Tài chính Công ty FPT chịu trách nhiệm tổ chức việc xây

dựng hệ thống quy định để tổ chức thực hiện việc lập các báo cáo

nội bộ trong toàn Tập đoàn.

- Tổng Giám đốc công ty FPT quyết định và chủ trì các buổi xem xét

các báo cáo tài chính của toàn FPT. Thành phần các buổi xem xét

này do Tổng Giám đốc công ty FPT quyết định. Giám đốc Tài chính

công ty FPT, các Tổng Giám đốc công ty thành viên và Trưởng Ban

FAF Công ty FPT là các thành viên bắt buộc của các cuộc họp này.

- Trong trường hợp đột xuất, Trưởng Ban FAF/Trưởng phòng FAF

lập và gửi các báo cáo theo yêu cầu của Giám đốc Tài chính và

Tổng Giám đốc trong thời hạn ấn định hoặc 3 ngày nếu không ấn

định về thời gian kể từ khi được yêu cầu.

Lập báo cáo tài chính công bố:

- Định kỳ và đột xuất theo yêu cầu, Kế toán trưởng Công ty lập các

báo cáo tài chính và gửi các cơ quan quản lý Nhà nước theo các quy

định của Pháp luật Nhà nước, gửi các cổ động và nhà đầu tư được

lựa chọn.

- Báo cáo Tài chính năm của Công ty phải được một công ty kiểm

toán độc lập nằm trong danh sách được Đại Hội Đồng Cổ đông lựa

chọn thực hiện kiểm toán.

2.2.4 Phân cấp quản lý tài chính

Hệ thống tài chính, kế toán tại công ty cổ phần FPT thiết kế quản lý theo

ngành dọc như sơ đồ 2.2, với các đặc điểm sau:

- Cấp một là tổng công ty cổ phần FPT, cấp hai là các công ty con, đơn vị

thành viên, cấp ba là cấp các công ty góp vốn không trực tiếp.

• Các chính sách và quy định được ban hành từ cấp tổng công ty thống nhất

cho tất cả các công ty thuộc cấp hai và cấp ba, sau đó triển khai (có chỉnh

sửa theo đặc thù) đến các đơn vị thành viên.

• Chính sách đào tạo theo các nội dung và quy định của tập đoàn cũng được

phổ biến từ cấp tổng công ty xuống các công ty cấp hai và cấp ba.

• Nguồn lực được tập hợp và kiểm soát từ cấp tập đoàn (tiền, tài sản…). Các

công ty cấp hai, cấp ba không được quyền kiểm soát nguồn lực, khi nguồn

lực nhàn rỗi và không có phân quyền sử dụng, các công ty cấp hai và cấp

ba phải chuyển ngay nguồn lực về tổng công ty.

• Tất cả các kế toán trưởng tại các công ty cấp hai và cấp ba đểu do Ban FAF

tại tổng công ty quản lý về chuyên môn, nghiệp vụ và nguồn thu nhập.

Công ty cấp 1

Công ty cấp 2

Công ty cấp 3

Sơ đồ 2.2: Mô hình phân cấp quản lý tài chính tại FPT

2.2.5 Hệ thống các quy định tài chính

Hệ thống các quy định tài chính tại FPT được phân cấp thành -3 tầng như sơ

đồ 2.3:

Sơ đồ 2.3: Mô tả hệ thống các quy định tài chính tại FPT

Trong đó:

• Nguyên lý quản trị:

 Bao gồm các nguyên tắc để điều hành và kiểm soát doanh nghiệp

• Quy định quản trị:

 Cụ thể hóa các nguyên tắc quản trị thành những quy định cụ thể trong

từng lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.

 Thiết lập các nguyên tắc nhằm quản lý các hoạt động tài chính kế toán,

đảm bảo các nguồn lực tài chính, đảm bảo tính tự chủ và nâng cao hiệu

quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty

 Là căn cứ để xây dựng các hướng dẫn chi tiết trong các sổ tay quá trình

của Công ty

• Sổ tay quá trình: Bao gồm:

 Danh mục: 2 danh mục

 Mô tả các quá trình: 14 mô tả quá trình

 Quy định:

+ 15 quy định về tài chính

+ -1 quy chế quản lý công ty con

+ 1- quy định liên quan đến quản lý chi nhánh, VPĐD

+ 1- quy trình xử lý nghiệp vụ Oracle

 Miêu tả công việc:12 Miêu tả

 Hướng dẫn công việc: 4 hướng dẫn

 Biểu mẫu: 39 mẫu biểu

Các mã số, tên, phiên bản và ngày hiệu lực của các văn bản này được đính

kèm từ Phụ lục số 1 đến Phụ lục số 9 của luận văn này.

2.3 Khảo sát về hệ thống dự toán tại công ty cổ phần FPT

2.3.1 Các quy định về dự toán

Quy định về lập kế hoạch và dự toán tại công ty cổ phần FPT được quy định

tại các văn bản được thể hiện như bảng 2.2:

Bảng 2.2: Các quy định về lập kế hoạch và dự toán

Phiên Ngày hiệu Mã tài liệu Tên tài liệu bản lực

010QT/TC/HDCV/ Mô tả quá trình Lập và quản lý Kế 1/0 09/10/2010 FPT hoạch kinh doanh

010901010QĐTC/F Quy định lập và quản lý hạn mức tồn 1/0 09/01/2001 AF/FPT kho công ty FPT

0109010QĐTC/FA Quy định về lập và quản lý ngân sách 1/0 09/01/2001 F/FPT chi phí

120905060QĐTC/F Quy định Lập và quản lý ngân sách tài 1/0 09/12/2005 AF/FPT sản cố định

QD08020QĐTC/FA Quy định về lập và quản lý hạn mức tín 1/0 10/04/2008 F/FPT dụng

2.3.2 Quy trình lập dự toán

Quy trình lập dự toán tại công ty cổ phần FPT được quy định tại Mô tả quá

trình lập và quản lý kế hoạch kinh doanh ban hành ngày 09 tháng 10 năm 2010 và

có hiệu lức áp dụng cho năm lập kế hoạch 2011. Các nội dung trong quy định này

như sau:

• Hàng năm, căn cứ vào các dự báo của nền kinh tế, của thị trường, của

ngành, của lĩnh vực đang hoạt động; căn cứ trên định hướng chiến lược của

Tập đoàn; căn cứ vào tình hình của các dự án đầu tư, các hợp đồng kinh

doanh; dựa trên các dữ liệu lịch sử kinh doanh, chi phí của từng đơn vị và

toàn công ty trong năm cuối và của những năm trước; dựa trên các chính

sách chế độ tài chính của FPT; dựa trên các nguồn lực hiện có như tình

trạng vốn, nhân sự; Ban điều hành FPT xây dựng định hướng về lập kế

hoạch cho năm tiếp theo vào trước tháng 11.

• Khi định hướng về lập kế hoạch được xây dựng xong sẽ được chuyển sang

cho Ủy ban thường trực Hội đồng quản trị (EXCO) thông qua, và sau đó

bản định hướng sẽ được gửi cho lãnh đạo của các đơn vị liên quan.

• Khi nhận được bản định hướng lập kế hoạch đã được thông qua, các trưởng

đơn vị phải lập các kế hoạch chi tiết trước ngày 25 tháng 11 hàng năm. Các

kế hoạch chi tiết bao gồm:

 Kế hoạch hoạt động: doanh thu, chi phí, lợi nhuận.

 Kế hoạch đầu tư: đầu tư tài sản cố định, đầu tư khác.

 Kế hoạch khác: kế hoạch dòng tiền, bảng cân đối tài chính.

• Từ ngày 25 tháng 11 đến ngày 01 tháng 12 hàng năm, Ban điều hành và

ban kế hoạch FPT tổ chức cuộc họp với các trưởng đơn vị để xem xét và

đóng góp ý kiến về kế hoạch của các đơn vị. Sau khi thống nhất các kế

hoạch chi tiết, Ban điều hành xin ý kiến của Ủy ban thường trực Hội đồng

quản trị (EXCO) từ ngày 01 đến ngày 05 tháng 12.

• Từ ngày 05 đến ngày 15 tháng 12, Ban điều hành FPT tiến hành họp để

trao đổi, xem xét kế hoạch đã được Ủy ban thường trực Hội đồng quản trị

đóng góp ý kiến với từng lãnh đạo của các đơn vị. Sau đó, trưởng đơn vị

hoàn thiện các kế hoạch chi tiết phù hợp với đơn vị mình trên nền tảng sự

đóng góp của Ủy ban thường trực Hội đồng quản trị và trình lại cho Ủy

ban thường trực Hội đồng quản trị lần cuối từ ngày 15 đến 20 tháng 12.

Trong trường hợp EXCO không đồng ý thì phải tổ chức lại cuộc họp trao

đổi.

• Từ ngày 20 đến ngày 25 tháng 12, đơn vị thành viên phải tổ chức bảo vệ kế

hoạch của đơn vị mình trước Hội đồng quản trị của đơn vị thành viên mà

trong đó đại diện của tập đoàn FPT sẽ nắm quyền phủ quyết; Ban điều

hành tập đoàn FPT bảo vệ kế hoạch của tập đoàn trước Hội đồng quản trị

của tập đoàn FPT. Và các kế hoạch được chính thức phê duyệt từ các cấp

lãnh đạo.

• Sau khi kế hoạch được phê duyệt, các trưởng đơn vị tổ chức và chịu trách

nhiệm việc triển khai hoạt động, quản lý việc thực hiện kế hoạch của đơn

vị. Ban điều hành các cấp tập đoàn và đơn vị có trách nhiệm xây dựng hệ

thống thông tin quản lý việc thực hiện kế hoạch.

• Hàng tháng, khi kế hoạch được thực hiện, Ban kế hoạch và Phòng kế toán

các cấp phải lập các báo cáo đánh giá về tình hình thực hiện kế hoạch gửi

ban Tổng giám đốc các cấp và các đơn vị liên quan.

• Dựa trên các báo cáo của Ban kế hoạch và Phòng kế toán, nếu có sự khác

biệt lớn giữa tình hình thực tế so với kế hoạch đặt ra lúc đầu hoặc có những

hoạt động bất thường chưa được lập kế hoạch, trưởng đơn vị hoặc trưởng

ban kế hoạch sẽ lập tờ trình về việc sửa đổi dự toán để đề nghị sửa đổi kế

hoạch. Kế hoạch doanh thu được điều chỉnh sửa đổi hàng quý, khi thực

hiện điều chỉnh kế hoạch doanh thu bắt buộc phải xem xét thực hiện điều

chỉnh các kế hoạch chi phí, đầu tư tài sản cố định…Kế hoạch sửa đổi được

gửi xin phê duyệt từ các cấp thẩm quyền (như xin phê duyệt kế hoạch ban

đầu). Sau đó kế hoạch sửa đổi đã phê duyệt được gửi lên Ban Tổng giám

đốc và Ban tài chính của tập đoàn.

Toàn bộ quá trình thực hiện chuẩn bị, lập và quản lý dự toán tại FPT được mô

tả tổng quát tại sơ đồ 2.4:

Sơ đồ 2.4: Quá trình lập kế hoạch và dự toán

2.3.3 Các mẫu biểu

Các mẫu biểu phục vụ cho việc lập dự toán được ban hành kèm theo các quy

định về lập kế hoạch và dự toán đã nêu ở trên, qua khảo sát tác giả ghi nhận có

những mẫu biễu, được liệt kê tại bảng 2.3, được sử dụng nhất quán trong quá trình

lập kế hoạch và dự toán tại công ty cổ phần FPT:

Bảng 2.3: Các mẫu biểu lập dự toán

Mã tài liệu Tên tài liệu

01.10BM/TC/HDCV/FPT Mẫu Kế hoạch tài chính năm 01.20BM/TC/HDCV/FPT Mẫu kế hoạch tài chính 3 năm 02.20BM/TC/HDCV/FPT Kế hoạch dòng tiền bộ phận Phiên bản 1/0 1/0 1/1 Ngày hiệu lực 09/10/2010 09/10/2010 09/10/2010

Chi tiết của các mẫu biểu này được mô tả trong Phụ lục số 10 đến Phụ lục số

12 kèm theo luận văn này.

2.3.4 Khảo sát quá trình lập dự toán chi phí tại FPT

2.3.4.1 Văn bản hướng dẫn

Nội dung hướng dẫn lập dự toán chi phí được quy định chi tiết tại Quyết định

số 0109010QĐTC/FAF/FPT ngày 09/01/2001, Quy định về lập và quản lý ngân

sách chi phí. Nội dung chi tiết Quy định này như sau:

a. Phương pháp lập

• Dự toán chi phí được lập cho từng năm tài chính (Từ 1/1 đến 31/12). Dự

toán chi phí được lập cho từng bộ phận và được lập cho từng năm. Dự toán

chi phí hàng năm bằng tổng dự toán của từng khoản mục chi phí. Các

khoản mục chi phí trong Dự toán chi phí được thống nhất chung trong toàn

công ty.

• Dự toán chi phí của các bộ phận kinh doanh bao gồm:

 Dự toán chi phí trực tiếp: Bao gồm các khoản chi phí bộ phận tự chi và

các khoản chi phí chi hộ.

 Dự toán chi phí phải nộp Công ty: Là khoản chi phí các bộ phận kinh

doanh phải đóng góp để bù đắp chi phí của các bộ phận chức năng và

được xác định từ đầu năm trong Kế hoạch kinh doanh hàng năm

• Dự toán chi phí của các bộ phận chức năng:

 Tối đa bằng Dự toán chi phí phải nộp Công ty của các bộ phận kinh

doanh.

• Trưởng các bộ phận chịu trách nhiệm lập Dự toán chi phí cho bộ phận

mình phụ trách căn cứ vào số liệu chi phí thực tế trong quá khứ và Kế

hoạch kinh doanh trong kỳ Dự toán.

• Trưởng phòng Tài chính Kế toán có trách nhiệm cung cấp các số liệu và

thông tin cần thiết về chi phí thực tế trong quá khứ cho các bộ phận để làm

căn cứ cho việc lập Dự toán chi phí.

• Dự toán chi phí của các bộ phận phải được nộp cho Phó Tổng Giám đốc

phụ trách Tài chính và Trưởng phòng Tài chính Kế toán chậm nhất là vào

tuần thứ hai của năm tài chính tiếp theo.

• Trưởng phòng Tài chính Kế toán có trách nhiệm đóng góp ý kiến cho Phó

Tổng Giám Đốc phụ trách Tài chính và Trưởng các bộ phận về Dự toán chi

phí của các bộ phận ngay sau khi nhận được bản Dự toán dự toán nhưng

không muộn hơn thời gian Ban Tổng Giám Đốc xem xét kế hoạch kinh

doanh của bộ phận.

• Dự toán Dự toán chi phí của mỗi bộ phận phải được Trưởng bộ phận trình

bày và được bảo vệ trước Ban Tổng Giám Đốc cùng với bảo vệ Kế hoạch

kinh doanh của bộ phận đó theo lịch bảo vệ kế hoạch kinh doanh của công

ty (Tuần thứ 3 tháng 1 của năm Tài chính). Dự toán chi phí sau khi bảo vệ

sẽ được Ban Tổng Giám Đốc phê duyệt sẽ trở thành Dự toán chi phí chính

thức và là chỉ tiêu kế hoạch bắt buộc các bộ phận phải thực hiện trong suốt

năm tài chính.

• Trưởng phòng Tài chính Kế toán có trách nhiệm tham gia phản biện Dự

toán chi phí của các bộ phận trong buổi bảo vệ Dự toán chi phí của các bộ

phận và tổng hợp Dự toán chi phí đã được phê duyệt của tất cả các bộ phận

thành Dự toán chi phí của toàn Công ty.

b. Quản lý thực hiện Dự toán chi phí

• Dự toán chi phí được quản lý theo mức tổng Dự toán chi phí: Có thể được

bù trừ giữa các khoản mục chi phí trong tổng số Dự toán được duyệt nếu

có xác nhận của Trưởng phòng Tài chính Kế toán. Các khoản chi phí do

Nhà nước khống chế như chi phí bảo hành, chi phí lương, chi phí tiếp

khách quà biếu, chi hoa hồng môi giới, quảng cáo, khuyến mại không được

bù trừ cho các khoản mục chi phí khác.

• Tất cả các bộ phận không được quyền chi khi đã hết Dự toán chi phí và

Kiểm soát Tài chính có trách nhiệm đảm bảo rằng không có một khoản chi

phí nào của các bộ phận được chi ra khi đã hết Dự toán chi phí. Kiểm soát

Tài chính có trách nhiệm thông báo cho các Trưởng bộ phận khi Dự toán

chi phí của các bộ phận chỉ còn 10%.

• Dự toán chi phí của các năm là độc lập. Dự toán chi phí hàng năm nếu

không chi hết không được kết chuyển sang năm sau.

• Trong tổng Dự toán chi phí, Trưởng các bộ phận được toàn quyền quyết

định chi phí tại bộ phận mình trên cơ sở tiết kiệm chi phí tối đa.

• Trưởng các bộ phận chịu trách nhiệm trước Ban Tổng Giám Đốc về việc

thực hiện Dự toán chi phí của bộ phận mình.

c. Sửa đổi Dự toán chi phí:

• Dự toán chi phí của các bộ phận có thể được sửa đổi trên sơ sở: Tình hình

kinh doanh thực tế của các bộ phận và đề nghị của Trưởng các bộ phận.

• Dự toán chi phí bất thường có thể được cấp bổ sung cho các bộ phận trong

các trường hợp đặc biệt để phục vụ việc thực hiện các dự án đột xuất quan

trọng trên cơ sở đề nghị của các Trưởng bộ phận.

• Đề nghị xin cấp Dự toán chi phí bất thường phải nêu rõ giá trị tổng Dự

toán bất thường, giải trình các khoản mục chi phí xin cấp bất thường và

ngày dự kiến sửa đổi Dự toán hoặc Dự toán bất thường có hiệu lực áp

dụng. Đề nghị này phải được gửi cho Phó Tổng Giám đốc phụ trách Tài

chính và Kiểm soát Tài chính muộn nhất là 02 ngày trước ngày dự kiến xin

cấp Dự toán bất thường có hiệu lực áp dụng.

• Mọi đề nghị xin cấp Dự toán chi phí bất thường bổ sung, sửa đổi Dự toán

chỉ có giá trị khi được sự phê duyệt của Phó Tổng Giám Đốc phụ trách Tài

chính.

• Theo thực tế tình hình kinh doanh của các bộ phận và của toàn Công ty

hoặc theo đề nghị của Trưởng phòng Tài chính Kế toán, Phó Tổng Giám

Đốc phụ trách Tài chính có thể ra quyết định cắt giảm Dự toán chi phí các

bộ phận và yêu cầu các bộ phận áp dụng các biện pháp tiết kiệm chi phí đối

với tổng chi phí hay từng khoản mục chi phí cụ thể.

d. Báo cáo thực hiện dự toán chi phí:

• Kiểm soát Tài chính Kế toán có trách nhiệm thường xuyên theo dõi tình

hình thực hiện Dự toán chi phí tại tất cả các bộ phận và cập nhật hàng ngày

tình hình thực hiện Dự toán chi phí và báo cáo hàng tuần trên Hệ thống

thông tin tài chính FIFA, MIS của Công ty.

• Trưởng phòng Tài chính Kế toán có trách nhiệm hàng tháng thông báo và

dự báo tình hình thực hiện dự toán chi phí của các bộ phận và của toàn

Công ty cho Ban Tổng Giám Đốc và Trưởng các bộ phận.

• Các khoản mục chi phí không được phép bù trừ cho các khoản mục khác,

bao gồm: chi phí lương; chi phí đấu thầu, nghiên cứu thị trường; công tác

phí, vé máy bay, tầu xe; các khoản chi phí do Nhà nước khống chế như chi

phí bảo hành, chi phí tiếp khách quà biếu, chi hoa hồng môi giới, quảng

cáo, khuyến mại.

• Các khoản mục chi phí còn lại: có thể được bù trừ giữa các khoản mục chi

phí trong tổng số Dự toán được duyệt nếu có xác nhận của Trưởng

Ban/Phòng kế hoạch Tài chính.

• Sửa đổi dự toán chi phí trong trường hợp vượt chỉ tiêu doanh thu và lợi

nhuận kế hoạch:

 Đối với các chi phí bán hàng trực tiếp liên quan đến doanh thu được tự

động điều chỉnh tăng khi doanh thu và lợi nhuận tăng, đảm bảo tỷ lệ

tăng không vượt quá tỷ lệ tăng lợi nhuận của kỳ và lũy kế. Trường hợp

này Trưởng bộ phận FAF có trách nhiệm lập điều chỉnh lại dự toán vào

cuối kỳ tháng gần nhất.

 Đối với các chi phí còn lại cần được xem xét phê duyệt theo trình tự

sửa đổi dự toán trước khi thực hiện.

• Trong mọi trường hợp, việc sửa đổi Kế hoạch phải được cập nhật cho Ban

tài chính FPT để theo dõi và kiểm soát thực hiện.

• Chi phí thực tế của đơn vị không được vượt dự toán, nhưng không có nghĩa

đơn vị phải chi hết dự toán đã hoạch định.

• Dự toán chi phí của các năm là độc lập. Dự toán chi phí hàng năm nếu

không chi hết không được kết chuyển sang năm sau.

• Trong tổng Dự toán chi phí, Trưởng các bộ phận được toàn quyền quyết

định chi phí tại bộ phận mình trên cơ sở tiết kiệm chi phí tối đa.

2.3.4.2 Mẫu dự toán chi phí

Mẫu dự toán chi phí của các bộ phận chức năng thuộc văn phòng Công ty cổ

phần FPT là giống nhau, bao gồm 4 phần:

• Phần 1: Tổng hợp số liệu

• Phần 2: Chi tiết dự toán các khoản mục chi phí bán hàng

• Phần 2: Chi tiết dự toán các khoản mục chi phí quản lý

• Phần 2: Chi tiết dự toán tăng giảm tài sản cố định

Mẫu dự toán chi phí được thể hiện trong bảng 2.4

Bảng 2.4: Mẫu dự toán chi phí

(Đơn vị tính: USD)

Q1

Q2

Q3

Q4

Y 2009

Danh mục

Doanh số (DS)

-

Lãi gộp (LG)

-

Tổng chi phí (CP)

434,994

434,739

439,505

448,238

1,757,477

(434,994)

(434,739)

(439,505)

(448,238)

(1,757,477)

Lợi nhuận

Số người (Trung bình)

78 Tỷ lệ CP/DS

Tỷ lệ CP/LG

Tỷ lệ CP/Người

22,532

Chi phí Bán hàng

130,063

520,250

CPBH: Nhân viên

-

CPBH: Khấu hao TSCĐ

-

CPBH: Chi phí R&D

-

CPBH: Chi phí vận chuyển

130,000

520,000

CPBH: Quảng cáo-triển lãm

250

CPBH: Tiếp thị-khuyến mại

-

CPBH: Đấu thầu-nghiên cứu thị

-

trường

CPBH: Linh kiện-vật tư bảo hành

-

CPBH: Triển khai hợp đồng

-

CPBH: Hoa hồng-uỷ thác-môi giới

-

CPBH: Tiếp khách-quà biếu

-

CPBH: Khác

-

Chi phí Quản lý

304,932

304,677

309,443

318,176

1,237,227

CPQL: Nhân viên

156,403

156,753

162,569

172,037

647,761

CPQL: Đồ dùng văn phòng

8,760

8,715

34,903

CPQL: Khấu hao TSCĐ

13,856

55,424

CPQL: Thuế-phí-lệ phí

275

1,100

CPQL: Phí bảo hiểm

7,606

30,425

CPQL: Dự phòng

-

CPQL: Đ/thoại-Fax-Nhắn tin

7,151

28,604

CPQL: Thuê nhà, Điện - nước

64,454

257,814

CPQL: Sửa chữa tài sản

2,920

1,630

1,530

7,710

CPQL: Chi phí hành chính

12,613

13,313

12,613

12,628

51,165

7,105

6,955

7,105

6,955

CPQL: Công tác phí-vé máy bay

28,120

2,938

CPQL: Chi phí xe

11,750

8,125

CPQL: Phí ngân hàng

32,500

6,128

6,328

5,828

5,328

CPQL: Đào tạo cán bộ

23,610

CPQL: Chi phí tư vấn Kiểm toán

-

CPQL: Tiếp khách- quà biếu

6,600

6,580

26,340

CPQL: Lãi tiền vay

-

CPQL: Lãi tiền vay đối tượng khác

-

CPQL: Chi phí QL khác

-

KẾ HOẠCH TSCĐ

Khoản mục

Q1

Q2

Q3

Q4

Y2009

2,700

Tài sản cố định tăng

2,700

Tài sản cố định giảm

0

2,700

Tăng giảm tài sản thuần

2,700

2.3.4.3 Trình tự lập chi tiết (lấy ví dụ lập dự toán chi phí Bộ phận FAD năm 2009 và

2010)

A. Năm 2009:

• Bước 1: Thu thập dữ liệu

Bộ phận kế toán sẽ cung cấp số liệu 3 năm gần nhất (2006, 2007, 2008) để

lập dự toán cho năm 2009. Bảng số liệu sẽ trình bày đồng nhất với mẫu

trên, đơn vị tính là USD. Bảng số liệu được thể hiện tại bảng 2.5:

Bảng 2.5: Dự toán chi phí bộ phận FAD năm 2009

Loại trừ

Y2008

Danh mục

Y2006

Y2007

Y2008

T.hợp

sau điều

Đ.biệt

chỉnh

(308) 308

91,116 (91,116) 15

117,580 (117,580) 14

117,888 (117,888) 14

68,341 (68,341) 12 0.01%

5,695 -

6,074 -

Doanh số (DS) Lãi gộp (LG) Tổng chi phí (CP) Lợi nhuận Số người (Trung bình) Tỷ lệ CP/DS Tỷ lệ CP/LG Tỷ lệ CP/Người Chi phí Bán hàng

- (119)

8,225 0 0 -

8,225 308 119 -

CPBH: Nhân viên CPBH: Khấu hao TSCĐ CPBH: Chi phí nghiên cứu & phát

triển

(189)

-

CPBH: Chi phí vận chuyển CPBH: Quảng cáo-triển lãm CPBH: Tiếp thị-khuyến mại CPBH: Đấu thầu-nghiên cứu thị trường CPBH: Linh kiện-vật tư bảo hành CPBH: Triển khai hợp đồng CPBH: Hoa hồng-uỷ thác-môi giới CPBH: Tiếp khách-quà biếu CPBH: Khác Chi phí Quản lý

91,116 67,261 972 9,992

2,759 1,816 769 2,578 970

2,679

262

68,341 48,252 2,800 7,049 - - - 2,442 1,138 26 1,388 2,018 - - 2,209 38 981 -

- 0 - - - - - - - 117,580 76,491 2,619 5,333 4 21 27 2,723 7,363 2,473 13,945 2,275 1,785 - 884 - 1,637 - - -

1,058

- 189 - - - - - - - 117,580 76,491 2,619 5,333 4 21 27 2,723 7,363 2,473 13,945 2,275 1,785 - 884 - 1,637 - - -

CPQL: Nhân viên CPQL: Đồ dùng văn phòng CPQL: Khấu hao TSCĐ CPQL: Thuế-phí-lệ phí CPQL: Phí bảo hiểm CPQL: Dự phòng CPQL: Đ/thoại-Fax-Nhắn tin CPQL: Thuê nhà, Điện - nước CPQL: Sửa chữa tài sản CPQL: Chi phí hành chính CPQL: Công tác phí-vé máy bay CPQL: Chi phí xe CPQL: Phí ngân hàng CPQL: Đào tạo cán bộ CPQL: Chi phí tư vấn Kiểm toán CPQL: Tiếp khách- quà biếu CPQL: Lãi tiền vay CPQL: Lãi tiền vay đối tượng khác CPQL: Chi phí QL khác

• Bước 2: Loại trừ các khoản đặc biệt trong các khoản mục chi phí của năm

gần nhất nhằm làm căn cứ tính toán cho năm nay.

• Bước 3: Chuẩn bị các tỷ lệ làm căn cứ tính ra số dự toán năm nay, bao gồm

 T1: % tăng trưởng cận trên của các khoản mục chi phí: được tính bằng

80% tỷ lệ tăng trưởng doanh số (Năm 2009 FPT dự kiến tăng trưởng

doanh số 1.62%), do đó T1 = 1.3%.

 T2: Tốc độ tăng trưởng trung bình của các khoản mục chi phí qua các

năm trung bình từ 2006-2008 là: 30%

 T3: Tỷ lệ chi phí/ người năm 2008: 8.225 USD/ người

 T4: Tỷ lệ lạm phát 7%

• Bước 4: Tính toán ra số liệu dự toán thô

Số liệu thô tính cho 1 quý của các khoản chi phí được tính bằng Mid của các

số liệu sau:

 Trung bình chi phí 4 quý 2008 x T2

 Trung bình chi phí 4 quý 2008 x T4

 Số người dự kiến từng quý 2009 x T3

Ràng buộc của tổng các chi phí tính của một quý theo các công thức trên

không được vượt quá Trung bình chi phí 4 quý năm 2008 x T1. Có nghĩa là tốc độ

tăng chi phí không được vượt quá 80% tốc độ tăng trưởng doanh số hàng năm.

Số liệu của phần dự toán tăng, giảm tài sản cố định được tính:

 Tài sản tăng theo nhân sự: 500 USD/ Người

 Tài sản tăng khác: theo đề xuất riêng

 Tài sản giảm, thanh lý: theo đề xuất riêng

Theo các số liệu tính toán thì tổng chi phí theo phương án:

 Trung bình chi phí 4 quý 2008 x T2 = 153.254 USD

 Trung bình chi phí 4 quý 2008 x T4 = 126.140 USD

 Số người dự kiến từng quý 2009 x T3 = 106.921 USD

Như vậy, tỷ lệ lạm phát sẽ được chọn là tỷ lệ tăng của các khoản mục chi phí

năm 2009 so với năm 2008 và như vậy dự toán chi phí trước khi điều chỉnh của năm

2009 như bảng 2.6:

Bảng 2.6: Dự toán chi phí trước khi điều chỉnh của bộ phận FAD năm 2009

Q1

Q2

Q3

Q4

Y 2009

Danh mục

- -

31,453 (31,453)

31,453 (31,453) 13

125,811 (125,811) 13

-

Doanh số (DS) Lãi gộp (LG) Tổng chi phí (CP) Lợi nhuận Số người (Trung bình) Tỷ lệ CP/DS Tỷ lệ CP/LG Tỷ lệ CP/Người Chi phí Bán hàng

2,419 -

-

9,678 - - -

CPBH: Nhân viên CPBH: Khấu hao TSCĐ CPBH: Chi phí nghiên cứu & phát

-

triển

- - -

CPBH: Chi phí vận chuyển CPBH: Quảng cáo-triển lãm CPBH: Tiếp thị-khuyến mại CPBH: Đấu thầu-nghiên cứu thị

-

trường

CPBH: Linh kiện-vật tư bảo hành CPBH: Triển khai hợp đồng CPBH: Hoa hồng-uỷ thác-môi giới CPBH: Tiếp khách-quà biếu CPBH: Khác Chi phí Quản lý

31,453 20,461 701 1,426.58 1.07 5.62 7.22 728 1,970 662 3,730 609 477 - 236 - 438

- - - - - 125,811 81,845 2,802 5,706 4 22 29 2,914 7,878 2,646 14,921 2,434 1,910 - 946 - 1,752 - - -

• Bước 5: Điều chỉnh số liệu trước khi bảo vệ dự toán

Các điều chỉnh số liệu sẽ do Trưởng bộ phận tiến hành trên cơ sở các số liệu

thô và các ràng buộc đã xác định. Các điều chỉnh thường tiến hành đối với các

khoản chi phí:

 Chi phí nhân viên: tại FPT mỗi nhân viên khi được nhận làm việc sẽ

được gán vào các mức Level và hệ số lương F và từ đó tính ra tổng thu

nhập của nhân viên đó trong năm. Vì vậy, mặc dù số dự toán chi phí

nhân viên được tính theo số năm trước nhân với tỷ lệ % tăng nhưng trên

thực tế việc các bộ phận phải bảo vệ kế hoạch nhân sự bao gồm số

lượng nhân viên, tương ứng các mức Level và hệ số lương F để từ đó

có được chi phí nhân viên dự toán và số này thường ít chênh lệch so với

số sẽ thực hiện trong năm.

 Chi phí khấu hao, phân bổ: ngoại trừ việc có phát sinh tăng, giảm tài

sản thì số liệu này sẽ không thay đổi trong năm. Bộ phận kế toán sẽ có

trách nhiệm cung cấp danh mục tài sản đang sử dụng tại các bộ phận

vào thời điểm cuối năm trước và chi phí khấu hao dự kiến cho từng

tháng, quý cho năm tiếp theo. Nếu có phát sinh các khoản tăng, giảm tài

sản bộ phận kế toán sẽ giúp Trưởng bộ phận điều chỉnh tăng giảm khấu

hao theo chính sách khấu hao chung của công ty.

 Chi phí kiểm toán: chi phí này có thể tính được chính xác vì công ty

chọn và ký hợp đồng kiểm toán cho năm tài chính tiếp theo trước 31/12

năm cũ.

 Chi phí thuê mặt bằng: tính đơn giá theo hợp đồng thuê x diện tích sử

dụng tại thời điểm cuối năm và dự kiến số người tăng thêm, mỗi người tăng thêm sẽ sử dụng diện tích trung bình 4m2/ người.

Sau khi điều chỉnh, số liệu trước khi bảo vệ dự toán sẽ như bảng 2.7:

Số chi phí tối đa (tăng trưởng cận trên theo tỷ lệ tăng doanh thu)

Bảng 2.7: Dự toán chi phí trước khi bảo vệ của bộ phận FAD năm 2009

117,888

Q1

Q2

Q3

Q4

Y 2009

Danh mục

0.00%

27,778 (27,778)

27,778 (27,778) 13

- - 111,110 (111,110) 13

111,110 -111,110 13

Doanh số (DS) Lãi gộp (LG) Tổng chi phí (CP) Lợi nhuận Số người (Trung bình) Tỷ lệ CP/DS Tỷ lệ CP/LG Tỷ lệ CP/Người Chi phí Bán hàng

-

2,137 -

8,547 - - -

- - -

CPBH: Nhân viên CPBH: Khấu hao TSCĐ CPBH: Chi phí nghiên cứu & phát

-

triển

- - -

CPBH: Chi phí vận chuyển CPBH: Quảng cáo-triển lãm CPBH: Tiếp thị-khuyến mại CPBH: Đấu thầu-nghiên cứu thị

-

trường

CPBH: Linh kiện-vật tư bảo hành CPBH: Triển khai hợp đồng CPBH: Hoa hồng-uỷ thác-môi giới CPBH: Tiếp khách-quà biếu CPBH: Khác Chi phí Quản lý

27,778 18,000 1,140 1,125

540 3,969 600 1,125 250 445

500

- - - - - 111,110 72,000 4,559 4,500 - 25 - 2,160 15,876 2,400 4,500 1,000 1,780 - 310 - 2,000 - - -

Số liệu của dự toán này sẽ được chuyển qua Kế toán trưởng công ty để góp ý

kiến trước khi chính thức được bảo vệ trước Ban giám đốc công ty theo quy trình

lập dự toán đã được ban hành tại Quyết định số 0109010QĐTC/FAF/FPT ngày

09/01/2001.

Sau khi bảo vệ và được góp ý bởi Ban giám đốc, nếu có chỉnh sửa dự toán

thì Trưởng bộ phận có trách nhiệm điều chỉnh và chuyển cho Kế toán trưởng công

ty xác nhận và trình Ban giám đốc phê duyệt để đưa vào theo dõi và thực hiện.

Theo số liệu của dự toán chi phí năm 2009 tại công ty FPT của bộ phận FAD

thì các con số của dự toán trên được Ban giám đốc thông qua và đưa vào theo dõi

thực hiện từ ngày 01/01/2009.

B. Năm 2010:

Quan sát trình tự và phương pháp lập dự toán năm 2010 cho kết luận sau:

 Trình tự lập: không thay đổi.

 Các tỷ lệ: cũng sử dụng các tỷ lệ cũ và phương pháp cũ

 Các khoản mục chi phí: không thay đổi

 Mẫu: sử dụng mẫu mới như bảng 2.8

Bảng 2.8: Dự toán chi phí bộ phận FAD năm 2010

Tham chiếu

Dự toán chi phí bộ phận FAD 2010

Adj.

Tổng Budget 2010

TB lịch sử 49

Norm 2010 10 10 400 1 10

99 1

Số nhân viên trung bình - Ban (tính lương) Số nhân viên trung bình - Ban (tính CP khác) Số nhân viên ngành dọc (người) Chi phí teambuilding + ngành dọc (định mức/người) Số nhân viên trung bình - HCM I-Nhóm chi phí theo số người Chi phí nhân viên Chi phí đồ dùng văn phòng Chi phí điện thoại-internet Chi phí hành chính Điện nước (HCM)

92 3 2 2 3

1,213 1,105 15 29 38 26

II-Nhóm chi phí khác

Y09

5,096

108 1 2 2 3 Tăng trưởng 0 0

73 22 8,282 36 5 284

6 6 4,970 36 10 78 502

Chi phí xe Chi phí công tác phí- vé máy bay Chi phí khấu hao Chi phí sửa chữa TSCĐ Chi phí điện thoại-internet (cố định) Chi phí hành chính (cố định) III- Chương trình hoạt động - Bộ phận 2. FAD - HCM

Quản trị Văn Phòng

105

VPP, in ấn Bảo vệ Vệ sinh văn phòng Hoạt động nghành dọc Họp định kỳ Ngày hội hành chính Miền nam Đào tạo ngành dọc Họp ngành dọc, khen thưởng Thi ảnh

20 40 45 3 40 1 1 1

Quản lý tòa nhà và đảm bảo SCVC

364

Quản lý tòa nhà và đảm bảo csvc FHO - Trang bị video conference phòng họp lớn lầu 8 - Lắp thêm camera, đèn halogen chống rộm, đèn cao áp, gia cố hàng rào, bình PCCC, bóng đèn dự bị thay hỏng hóc,.. - Làm cantin phục vụ CBNV TN 153 ăn uống

Đào tạo

33

13

3 3 20

Đào tạo nội bộ Đào tạo quy trình Đảm bảo CSVC tại HCM Chia sẻ thực tế triển khai áp dụng quy trình mua sắm tại 2 miền Đào tạo excel/word/PPT cho nhân viên Văn phòng Tổ chức event, sự kiện Đào tạo quản lý nhà thầu phụ Đào tạo bên ngoài Đào tạo lễ tân tại 2 miền + học hỏi tìm anh Cù Đào tạo văn thư lưu trữ tại HCM Đào tạo kỹ năng mềm cho CVP: cách manage và motivate nhân viên

6,811 95 6,906

TỔNG NGÂN SÁCH - BAN Ngân sách TSCĐ Total Ngân sách TSCĐ & CPKH

 Về chi tiết thì dự toán chi phí năm 2010 có chi tiết thêm phần liên quan

đến chức năng của bộ phận bao gồm các hoạt động mà bộ phận chịu

trách nhiệm đảm nhận và tổ chức trong năm. Đây cũng là tiền đề cho

việc phân tích chức năng của bộ phận thành các hoạt động và trên cơ sở

đó dự toán các khoản chi phí và nguồn lực cho các hoạt động được thiết

lập tương ứng.

2.3.5 Đánh giá thực trạng về công tác lập dự toán tại công ty cổ phần FPT

Qua khảo sát về hệ thống dự toán tại FPT dưới các góc độ về các quy định và

trình tự, phương pháp lập, mẫu dự toán chi phí trong năm 2009 và 2010, tác giả rút

ra các kết luận sau:

2.3.5.1 Các mặt đã đạt được:

 Quy định về dự toán tại FPT khá đầy đủ và đã được ban hành dưới các

quy định nội bộ có hiệu lực trong toàn hệ thống từ công ty mẹ đến các

công ty thành viên.

 Quy trình lập, trách nhiệm và phương pháp lập được công ty quy định

rõ ràng.

 Các mẫu biểu sử dụng trong lập dự toán cũng được nhất quán trong

từng năm giữa các bộ phận

 Công ty đã áp dụng kế toán trách nhiệm quản lý cụ thể là doanh thu và

chi phí được tập hợp theo các bộ phận cụ thể. Khi phân bổ chi phí đã

bước đầu áp dụng ABC trong phân bổ các chi phí dùng chung. Vì vậy

việc lập dự toán được tiến hành chi tiết theo từng bộ phận và trên cơ sở

đó kiểm soát được các chỉ tiêu về thực hiện và dự toán theo từng bộ

phận đồng thời góp phần cho việc lập các báo cáo trách nhiệm quản lý

được chi tiết và chính xác.

 Việc theo dõi và kiểm soát dự toán bước đầu đã có những nguyên tắc,

công cụ theo dõi và đánh giá hiệu quả theo kỳ báo cáo tháng, quý, 6

tháng và hàng năm. Trên cơ sở đó người quản lý cũng đưa ra được

những điều chỉnh, bổ sung hoặc tiến hành ra quyết định một cách hợp

lý.

2.3.5.2 Các hạn chế cần bổ sung và hoàn chỉnh:

- Các quy định, hướng dẫn chưa được xây dựng thành một hệ thống để có thể

đào tạo, hướng dẫn cho nhân viên:

 Mặc dù các quy định về dự toán là khá đầy đủ tuy nhiên có những quy

định đã ban hành từ rất lâu như Quy định về lập và quản lý hạn mức tồn

kho, Quy định về lập và quản lý ngân sách chi phí đã ban hành từ năm

2001 và đến thời điểm hiện tại vẫn áp dụng nên có rất nhiều nội dung

không cập nhật dẫn đến việc lập dự toán không chính xác.

 Các quy định về lập dự toán mang tính rời rạc do ban hành tại các thời

điểm khác nhau nên khả năng tham chiếu một cách toàn diện cho người

thực hiện là khó khăn.

 Phương pháp lập dự toán đã được hướng dẫn nhưng chưa phổ biến

thông qua đào tạo, hướng dẫn chính thức mà chủ yếu người sau học hỏi

theo những cách thức người trước đã làm.

• Công ty bước đầu đã đưa được các hoạt động, chức năng của bộ phận vào

quy trình lập dự toán, nhưng vẫn chưa áp dụng được toàn diện phương

pháp lập dự toán dựa trên cơ sở hoạt động

 Các thông số sử dụng cho việc lập dự toán còn ít và chưa dựa trên

những báo cáo thống kê, phân tích, dự báo khoa học của các tổ chức

cung cấp thông tin có uy tín như Cục thống kê, Business Monitor

International, Ngân hàng thế giới …

 Việc phân bổ các chi phí dùng chung cho các bộ phận đôi khi làm việc

dự toán không chính xác hoặc người lập dự toán không có cơ sở để dự

đoán.

 Theo các Quy định về lập dự toán có đề cập đến dự toán các báo cáo tài

chính tuy nhiên trong thực tế chỉ dừng lại ở các dự toán chức năng là dự

toán doanh thu, chi phí, hàng tồn kho…

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2

Trong chương này tác giả trình bày các kết quả khảo sát về các nội dung liên

quan đến hệ thống dự toán tại công ty cổ phần FPT, từ các văn bản quy định về lập

dự toán, quy trình lập dự toán cho đến các mẫu biểu được áp dụng trong quá trình

lập dự toán. Các kết quả khảo sát cho thấy những hạn chế trong việc lập dự toán

như sau:

• Các quy định về lập dự toán còn chồng chéo, chưa hệ thống thành một cẩm

nang dự toán duy nhất.

• Việc đào tạo và hướng dẫn quy trình lập dự toán còn chưa thống nhất, chưa

có những hướng dẫn chi tiết cho từng bộ phận, phòng ban.

• Các mẫu biểu còn sơ sài, chưa thống nhất.

• Việc kiểm soát dự toán còn chưa hiệu quả do chưa có công cụ kiểm soát

hữu hiệu.

• Phương pháp lập dự toán cũng theo cách truyền thống chưa phân tích được

các chức năng của các bộ phận với hoạt động để từ đó áp dụng dự toán trên

cơ sở hoạt động

Với những kết quả thu được từ những khảo sát đã tiến hành cộng với những

nghiên cứu về vai trò, lợi ích của việc lập dự toán dựa trên cơ sở hoạt động, tác giả

sẽ thấy rằng có sự cần thiết cho việc chuyển đổi phương pháp lập dự toán từ phương

pháp truyền thống sang phương pháp lập dự toán dựa trên cơ sở hoạt động. Bên

cạnh đó cũng cần có sự thống nhất về mặt nội dung của các văn bản quy định của

công ty liên quan đến việc lập dự toán tại FPT thành một cẩm nang dự toán duy

nhất. Trên cơ sở đó tác giả sẽ tiến hành đề xuất các giải pháp về thống nhất nội

dung quy định về lập dự toán và các giải pháp nhằm chuyển hệ thống dự toán hiện

tại sang mô hình hệ thống dự toán dựa trên cơ sở hoạt động tại công ty cổ phần FPT

trong Chương 3.

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG DỰ TOÁN CHI PHÍ CHO CÁC BỘ PHẬN HÀNH

CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FPT THEO ĐỊNH HƯỚNG XÂY DỰNG

HỆ THỐNG DỰ TOÁN DỰA TRÊN CƠ SỞ HOẠT ĐỘNG

3.1 Các điều kiện cần thiết để áp dụng lập dự toán dựa trên cơ sở hoạt động

Trong chương này, dựa trên sự kết hợp giữa các nội dung lý thuyết đã trình

bày trong chương 1 và kết quả khảo sát thực trạng lập dự toán chi phí tại Công ty cổ

phần FPT ở chương 2, tác giả sẽ trình bày các kiến nghị và giải pháp nhằm xây

dựng và hoàn thiện hệ thống dự toán dựa trên cơ sở hoạt động tại Công ty cổ phần

FPT với các quan điểm như sau:

3.1.1 Tăng cường áp dụng công nghệ

Công nghệ, đặc biệt là công nghệ tin học, đã góp phần làm thay đổi hoàn toàn

quá trình xử lý dữ liệu trong kế toán từ xử lý thủ công trước đây trở thành tự động

hóa, bên cạnh đó nhờ sức mạnh công nghệ đã mang thông tin đi xa, nhanh và rộng

hơn. Vì vậy yếu tố công nghệ là một trong các giải pháp sẽ mang lại tính đột phá và

khả thi cho các kiến nghị, giải pháp có liên quan đến sự nhanh chóng, thuận tiện và

phức tạp của quá trình truyền đạt thông tin. Đặc biệt trong môi trường là doanh

nghiệp công nghệ nên khả năng triển khai và ứng dụng công nghệ trong quản lý tại

Công ty cổ phần FPT là rất khả thi. Do đó khi triển khai hệ thống dự toán dựa trên

cơ sở hoạt động tại Công ty cổ phần FPT phải đồng bộ với việc ứng dụng công nghệ

thông tin trong tập hợp, quản lý và phân tích các dữ liệu và thông tin của dự toán.

3.1.2 Phù hợp với trình độ quản lý

Từ năm 2010, Công ty cổ phần FPT đã đầu tư cho cấp quản lý của công ty

được theo học các môn học thuộc chương trình Mini MBA được thiết kế riêng cho

Công ty cổ phần FPT bao gồm việc kết hợp lý thuyết và thực tế tại Công ty cổ phần

FPT được chia sẻ bởi chính các nhà quản lý của công ty. Do đó, hầu hết các thế hệ,

cấp quản lý tại Công ty cổ phần FPT đều tiếp cận được với những khái niệm, mô

hình và công cụ quản lý tiên tiến. Do đó, việc áp dụng dự toán dựa trên cơ sở hoạt

động là bước kế tiếp trong việc thực hiện quản lý dựa trên cơ sở hoạt động, và thực

tế đã áp dụng ABC trong phân bổ chi phí bộ phận.

3.1.3 Quan hệ chi phí - lợi ích

Mặc dù dự toán có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý tại các tổ

chức, tuy nhiên một hệ thống dự toán hoàn hảo đôi khi sẽ tốn nhiều công sức, thời

gian để triển khai và có thể không mang lại lợi ích tương xứng với các chi phí đã bỏ

ra. Vì vậy, tùy theo từng giai đoạn phát triển của tổ chức và nhu cầu quản lý, việc

xây dựng và triển khai hệ thống dự toán luôn phải đảm bảo tương xứng mối quan hệ

chi phí – lợi ích. Trong giai đoạn hiện tại do ảnh hưởng của suy thoái kinh tế nên

chi phí đầu tư để triển khai đồng bộ và trên diện rộng hệ thống dự toán trên cơ sở

hoạt động đến tất cả các đơn vị thành viên trong Công ty cổ phần FPT là không khả

thi, nên khi đề xuất giải pháp về xây dựng và hoàn thiện hệ thống dự toán dựa trên

cơ sở hoạt động chỉ nên thí điểm tại văn phòng Công ty cổ phần FPT và chỉ thí

điểm cho các bộ phận chức năng không kinh doanh.

3.2 Các đề xuất xây dựng dự toán tại công ty cổ phần FPT theo định hướng

xây dựng hệ thống dự toán dựa trên cơ sở hoạt động.

3.2.1 Cẩm nang dự toán

Là một tập hợp các hướng dẫn chi phối trách nhiệm của cá nhân, các qui trình,

mẫu biểu, và chi tiết liên quan đến việc lập và sử dụng dữ liệu dự toán. Để đảm bảo

chức năng kết nối thông tin của dự toán thì cẩm nang dự toán cần được trình bày

sao cho mọi người có thể tham khảo về thông tin và quy trình dự toán. Cẩm nang dự

toán không bao gồm các dự toán thực tế cho kỳ dự toán sắp tới, nó đơn thuần chỉ là

một hướng dẫn về cách thức mà dự toán hoạt động trong tổ chức đó.

Theo phân tích khảo sát tại Chương 2, mặc dù hệ thống các quy định về dự

toán tại FPT khá đầy đủ tuy nhiên còn rời rạc và một số đã lạc hậu. Vì vậy, công ty

cần xây dựng một Cẩm nang dự toán để tập hợp hết các quy định thành một văn bản

chung cho dễ tham chiếu và cũng cập nhật lại các nội dung quy định đã lạc hậu.

Trên cơ sở các quy định có sẵn về dự toán tại FPT, tác giả đề xuất hợp nhất thành 1

quy định duy nhất và gọi tên là “Cẩm nang hướng dẫn lập dự toán” trong đó sẽ bao

gồm các nội dung của các Quy định về lập dự toán tại FPT đã được nêu tại Bảng

2.2: Các quy định về lập kế hoạch và dự toán, trong đó lấy nội dung của Mô tả quá

trình lập và quản lý kế hoạch kinh doanh làm nền tảng và bổ sung, cập nhật các nội

dung của các quy định khác. Cụ thể nội dung của Cẩm nang hướng dẫn này bao

gồm các phần sau:

• Phần 1: Mục tiêu của dự toán và các thuật ngữ

Trong phần này trình bày về các nội dung sau: Mục đích của lập và quản lý

dự toán và các thuật ngữ sử dụng trong quá trình lập dự toán. Cụ thể:

 Mục đích của lập và quản lý dự toán cần nêu các nội dung:

+ Quy định chi tiết việc lập và quản lý các dự toán trong toàn Tập đoàn

FPT (Chỉnh sửa từ Phần I của tài liệu 010QT/TC/HDCV/FPT về MTQT

Lập và quản lý Kế hoạch kinh doanh)

+ Hỗ trợ cho việc triển khai chiến lược của Công ty xuống các đơn vị

thành viên, các bộ phận chức năng và các cá nhân có liên quan.

+ Phục vụ cho việc hoạch định các nguồn lực phục vụ kinh doanh.

+ Phục vụ cho việc kiểm soát các hoạt động kinh doanh bao gồm các

nguồn lực, doanh thu, chi phí có liên quan đến các hoạt động của công

ty.

 Các thuật ngữ sử dụng bao gồm:

+ Các loại dự toán: Dự toán hoạt động, dự toán tài chính, dự toán đầu

tư, dự toán chi phí trực tiếp, dự toán chi phí phải nộp công ty ...

+ Đơn vị lập dự toán: Công ty thành viên, bộ phận chức năng…

+ Các thuật ngữ chuyên môn dùng trong quá trình lập dự toán: định

hướng chiến lược tập đoàn, dữ liệu đầu vào, hệ thống thông tin quản

lý…

• Phần 2: Tổng quan về hệ thống dự toán

Trong phần này trình bày về các nội dung liên quan đến các loại dự toán

mà các đơn vị thành viên hoặc các bộ phận chức năng phải lập và mối quan

hệ giữa các loại dự toán. Cụ thể các loại dự toán phải lập bao gồm:

+ Dự toán hoạt động: doanh thu, chi phí, lợi nhuận

+ Dự toán đầu tư: Đầu tư tài sản cố định & đầu tư khác

+ Dự toán tài chính: Kế hoạch dòng tiền, bảng cân đối tài chính

Mối quan hệ giữa các loại dự toán này được mô tả qua sơ đồ sau:

Hệ thống dự toán

quả kinh doanh

Dự toán báo cáo kết Dự toán doanh thu

Dự toán tồn kho –

giá vốn

Dự toán bảng cân Dự toán chi phí Tổng

đối kế toán hợp

Dự toán phải thu – phải trả

Dự toán sản xuất Dự toán báo cáo lưu

Dự toán đầu tư – tài

chuyển tiền tệ

sản

Sơ đồ 3.1: Mối quan hệ giữa các loại dự toán

• Phần 3: Chu trình và các kỹ thuật lập dự toán

Trong phần này bao gồm các nội dung về chu trình lập dự toán và các kỹ

thuật lập dự toán cho từng loại dự toán. Các nội dung của các văn bản quy

định về lập dự toán tại FPT đưa vào phần này bao gồm:

+ Quy định: 010QT/TC/HDCV/FPT về Mô tả quá trình lập và quản lý kế

hoạch kinh doanh

 Phần IV: Lưu đồ và hoạt động

 Phần V: Quy định chi tiết

+ Quy định: 010901010QĐTC/FAF/FPT về lập và quản lý hạn mức tồn

kho công ty FPT

 Toàn bộ nội dung tuy nhiên cần cập nhật hạn mức tồn kho, vòng

quay tồn kho, ngày tồn kho bình quân cho từng loại hình công ty,

từng giai đoạn khác nhau.

+ Quy định: 0109010QĐTC/FAF/FPT về lập và quản lý ngân sách chi phí

 Toàn bộ nội dung

+ Quy định: 120905060QĐTC/FAF/FPT về lập và quản lý ngân sách tài

sản cố định

 Toàn bộ nội dung tuy nhiên cần cập nhật tiêu chuẩn giá trị tài sản cố

định tương ứng từng mức độ cấp bậc của nhân viên cho phù hợp

từng giai đoạn.

+ Quy định: 08020QĐTC/FAF/FPT về lập và quản lý hạn mức tín dụng

 Toàn bộ nội dung tuy nhiên cần cập nhật hạn mức tín dụng, vòng

quay phải thu, ngày công nợ phải thu bình quân cho từng loại hình

công ty, từng giai đoạn khác nhau.

• Phần 4: Mẫu biểu và hệ thống tài khoản sử dụng

Trong phần này ngoài phần Biểu mẫu đã được ban hành trong các Quy

định về lập dự toán đã nêu ở trên, trong mỗi năm khi có sự thay đổi về

Biểu mẫu, cần cập nhật và hướng dẫn đầy đủ cho các đơn vị, các cá nhân

chịu trách nhiệm lập dự toán để có thể hiểu rõ và thực hiện cho đúng. Các

biểu mẫu cũng cần tham chiếu đến các hướng dẫn lập dự toán trong Phần 3

để việc tham chiếu được dễ dàng.

Bên cạnh đó công ty cần lập danh mục các tài khoản kế toán tương ứng với

các khoản chi phí để khi đưa số liệu vào hệ thống thông tin quản lý sẽ giúp

cho việc kiểm tra thực hiện và đánh giá được chính xác. Biểu mẫu bảng

như sau:

Khoản mục chi phí Tài khoản kế toán Ghi chú

Chi phí lương Chi phí lương

Chi phí khấu hao Chi phí khấu hao

Chi phí quảng cáo, Chi phí bán hàng khuyến mại

Chi phí điện, nước, điện Chi phí dịch vụ mua

thoại ngoài

…… …….

3.2.2 Lập dự toán chi phí cho các bộ phận hành chính tại công ty cổ phần

FPT theo định hướng hệ thống dự toán dựa trên cơ sở hoạt động

Trong phần này tác giả trình bày nội dung hướng dẫn lập dự toán chi phí dựa

trên cơ sở hoạt động cho các bộ phận chức năng tại Văn phòng Công ty cổ phần

FPT năm 2011 và lấy minh họa cho Bộ phận FAD để nhất quán và có thể so sánh

với các dự toán do công ty đã lập trong năm 2009 và 2010, chi tiết dự toán dựa trên

cơ sở hoạt động của bộ phận FAD năm 2011 được trình bày chi tiết tại phụ lục số

16. Các bước tiến hành chi tiết như sau:

• Bước 1: Xác định chức năng của bộ phận

Bước này phải được thống nhất và định nghĩa trước trong Sơ đồ tổ chức

của công ty. Theo quy định về chức năng nhiệm vụ các đơn vị đảm bảo, bộ

phận FAD có các chức năng và nhiệm vụ sau:

Chức năng Mục đích Kết quả

- Thực hiện chức năng thư ký, trợ

lý hỗ trợ Ban tổng giám đốc FPT

Thư ký, trợ lý ban -Tập trung danh sách đầu mối đối

tổng giám đốc ngoại, lên danh sách các dịp thăm

hỏi, lên ngân sách và theo dõi việc

thực hiện ngân sách

Thực hiện các việc hành chính

mức FHO (Hà Nội và HCM). Thực

Hành chính quản trị hiện chắc năng thư ký ban Tổng

FHO giám đốc, quản lý tài sản, tiến

hành mua sắm và các chi phí văn

phòng mức FHO

Hiện diện tại địa phương, thực Xây dựng và duy trì các

hiện các họat động đối ngoại, trách mối quan hệ đối ngoại tại

Văn phòng đại diện nhiệm xã hội tại Đà Nẵng. Đà Nẵng.

tại Đà Nẵng Tập hợp lực lượng, tổ chức các sự Tổ chức các hoạt động

kiện căn hóa thể thao, các ngày lễ văn hóa thể thao cho các

chung của FPT tại Đà Nẵng đơn vị trong tập đoàn

Hiện diện tại địa phương, thực Xây dựng và duy trì các

hiện các họat động đối ngoại, trách mối quan hệ đối ngoại tại

Văn phòng đại diện nhiệm xã hội tại Cần Thơ. Cần Thơ.

tại Cần Thơ Tập hợp lực lượng, tổ chức các sự Tổ chức các hoạt động

kiện căn hóa thể thao, các ngày lễ văn hóa thể thao cho các

chung của FPT tại Cần Thơ đơn vị trong tập đoàn

Quản lý tòa nhà FPT Giám sát quản lý và khai thác tòa Có lãi (thu nhiều hơn chi)

Cầu Giấy nhà FPT

Quản lý tòa nhà 153 Giám sát quản lý và khai thác tòa Có lãi (thu nhiều hơn chi)

Nguyễn Đình Chiểu, nhà 153 NĐC

Hồ Chí Minh

Như vậy, bộ phận FAD có 06 chức năng nhiệm vụ chính phải thực hiện,

đối với một số chức năng có gắn liền với các kết quả phải thực hiện được

hay những tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả của các chức năng nhiệm vụ, điểm

này cho thấy đây là mô hình của kế toán trách nhiệm quản lý đã được xây

dựng và áp dụng tại FPT.

• Bước 2: Xác định các hoạt động liên quan đến các chức năng của bộ

phận

Tại bước này xác định các hoạt động liên quan đến từng chức năng đã

được phân định ở trên để tương ứng sẽ xác định nguồn lực trực tiếp cho

từng hoạt động và chi phí phát sinh của từng hoạt động đó. Ví dụ: liên

quan đến chức năng Thư ký, trợ lý ban tổng giám đốc có các hoạt động như

 Thuê phòng họp giao ban Tập đoàn

 Họp tổng kết, sơ kết

 Họp bất thường

 Họp ME (Management Escape) FHO

 Tổ chức Giao lưu lãnh đạo 13/9

 Tất niên sau bảo vệ kế hoạch kinh doanh

 Gặp mặt đầu xuân

 Công tác

 Tiếp khách

 Chi phí hành chính khác

 Bảo vệ hoạt động kinh doanh

 Thuê phòng họp

 Hậu cần

• Bước 3: Phân bổ nguồn lực và xác định các chi phí liên quan đến các

hoạt động

 Phân bổ nguồn lực:

Bao gồm phân bổ nhân sự và tài sản sử dụng cho các chức năng và

hoạt động, ví dụ: cho chức năng Thư ký, trợ lý ban tổng giám đốc thì số

người bao gồm 8 người trong đó có 1 quản lý nhóm thư ký, trợ lý và 7

thư ký trợ lý cho Ban tổng giám đốc và Hội đồng quản trị tham gia điều

hành bao gồm 13 người. Số nhân sự này chỉ chuyên công tác thư ký, trợ

lý và khi tính vào nguồn lực thực hiện chức năng và các hoạt động Thư

ký, trợ lý thì các khoản chi phí nhân viên, khấu hao máy móc tương ứng

của các nhân viên này cũng được tính vào phần dự toán chi phí cho chức

năng Thư lý, trợ lý.

 Xác định các chi phí liên quan đến các hoạt động:

Liên quan đến các hoạt động trên cần xác định các chi phí tương

ứng, ví dụ: hoạt động thuê phòng họp giao ban Tập đoàn liên quan đến

chi phí thuê phòng họp qua truyền hình để họp trực tuyến hai miền Nam,

Bắc; liên quan đến hoạt động Họp tổng kết, sơ kết sẽ có chi phí thuê hội

trường, âm thanh, ánh sáng, in ấn tài liệu…để tổ chức các cuộc họp tổng

kết năm, sơ kết quý, 6 tháng …

Ở bước này để có thể xác định hết các chi phí có liên quan nhất là

các hoạt động bao gồm nhiều chi phí thì bộ phận nên lập bảng:

Khoản mục chi phí Stt Hoạt động Chi phí liên quan kế toán

Thuê phòng họp Chi phí thuê phòng họp hội 01 Chi phí quản lý giao ban tập đoàn nghị từ xa qua truyền hình

- Thuê phòng họp

02 Họp tổng kết năm - Thuê âm thanh Chi phí quản lý

- In ấn tài liệu

03 ……

• Bước 4: Định lượng các nguồn lực và chi phí

Ở bước này trước hết cần xác định tần suất của các hoạt động, các khoản

chi phí phát sinh cho một năm và theo khoảng thời gian dự kiến sẽ phát

sinh. Đối với các hoạt động lớn hoặc mới thì thực hiện việc xây dựng dự

toán theo dạng dự án, ví dụ công việc quản lý tòa nhà trụ sở tại Cầu Giấy,

Hà Nội hoặc tại Nguyễn Đình Chiểu, Hồ Chí Minh… thì tách riêng thành

các dự án riêng và việc lập dự toán cho các dự án này cũng sẽ chi tiết thành

trong dự án này có bao nhiêu hoạt động, các chi phí phát sinh tương ứng

các hoạt động đó…

Để định lượng nguồn lực trước hết cần tính toán nhân lực và tài sản để thực

hiện các chức năng và công việc của bộ phận đảm nhận. Về nhân sự trước

hết cần thực hiện mẫu dự toán theo từng nhân viên với chi tiết các khoản

lương, thưởng, phúc lợi cho nhân viên (Xem Phụ lục 13). Tương ứng với

từng nhân viên sẽ gán mức đóng góp của họ cho các công việc thuộc các

chức năng, hoạt động của bộ phận đảm nhận để từ đó có thể phân bổ chi

phí nhân viên vào từng chức năng, hoạt động của bộ phận (Xem phụ lục

14). Ví dụ: một nhân viên A của bộ phận FAD có tổng chi phí nhân viên

năm là 110 triệu và nhân viên này được phân bổ tham gia hai chức năng

của bộ phận là thư ký và quản lý tòa nhà Nguyễn Đình Chiểu với tỷ lệ

tham gia đóng góp vào hai chức năng là 50%. Như vậy, khi tính dự toán

cho chức năng thư ký thì sẽ xuất hiện chi phí nhân sự thực hiện các hoạt

động trong chức năng này là 55 triệu/ 1 năm và khi tính dự toán cho chức

năng quản lý tòa nhà Nguyễn Đình Chiểu thì cũng sẽ xuất hiện chi phí

nhân sự thực hiện quản lý tòa nhà này là 55 triệu/ 1 năm.

Về dự toán các tài sản sử dụng thì sẽ dựa trên số người mới tuyển và từng

dự án cụ thể có liên quan đến các tài sản cho các dự án đó. Tiêu chuẩn tài

sản mua sắm theo 1 nhân viên mới là 13 triệu đồng/ 1 nhân viên, còn các

tài sản theo dự án thì sẽ tham chiếu đến giá trung bình của các nhà cung

cấp tại thời điểm lập dự toán.

Đối với các khoản chi phí phát sinh theo các hoạt động thì dựa vào số liệu

quá khứ thực hiện về số lần và mức chi để điều chỉnh theo mức trượt giá

(mức này sẽ do FAF thống nhất với Ban giám đốc đưa ra trước khi các bộ

phận tiến hành lập dự toán). Các khoản chi phí phát sinh mới không có dữ

liệu quá khứ thì được tính dựa trên:

 Tham khảo giá nhà cung cấp tại thời điểm lập dự toán, bộ phận lập

dự toán phải lấy được báo giá các sản phẩm, dịch vụ từ các nhà

cung cấp để có được mức chi hợp lý.

 Ước lượng dựa trên khối lượng công việc, mức tiêu hao… của từng

hoạt động hoặc tham chiếu đến các bộ phận chuyên gia ví dụ mua

sắm máy tính, mực in, cước internet… thì tham chiếu giá với bộ

phận Hệ thống thông tin, tham chiếu chi phí quảng cáo trên báo thì

tham chiếu đến bộ phận Truyền thông…Ngoài ra, trong hệ thống

các công ty thuộc tập đoàn có nhiều công ty cung cấp các sản phẩm,

dịch vụ tương đương thì sẽ ưu tiên tham khảo giá và sử dụng sản

phẩm, dịch vụ từ các công ty trong cùng hệ thống.

• Bước 5: Trình bày

Sau khi định lượng các nguồn lực và chi phí, để hình thành nên dự toán thì

cần phải có các mẫu biểu để trình bày. Qua quan sát và để ứng dụng được

phương pháp lập dự toán theo hoạt động thì 1 khuôn mẫu chuẩn để lập dự

toán cho một bộ phận phục vụ bao gồm các mẫu như sau:

 Mẫu 1: Danh mục các chức năng, hoạt động chính của bộ phận:

Stt

Bộ phận

Chức năng/ hoạt động

Dự án/ Công việc

Mục đích

Kết quả

Người chịu trách nhiệm

Ngân sách dự kiến

Ghi chú

 Mẫu 2: Mẫu dự toán nhân sự, chi phí nhân viên và phân bổ nguồn

nhân lực cho các chức năng, hoạt động:

Xem chi tiết tại Phụ lục số 13 và Phụ lục số 14

 Mẫu 3: Tổng hợp dự toán bộ phận:

Khoản mục chính

CN 1 CN2 CN3 CN4 CN5 CN6 CN… Cộng

1. Nhân sự

- Quản trị

- Số lượng người

2. Chi phí dự án

- Chi phí lương

- Chi phí khấu hao

- Chi phí thuê ngoài

- Chi phí khác

3. Mua sắm TSCĐ

4. Tổng cộng

(Trong đó CN: là các chức năng của bộ phận)

 Mẫu 4: Chi tiết dự toán:

Tổng hợp

Chi tiết theo thời gian thực hiện

Khoản

mục

Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú

T1

T2

T3 T….

Năm

Mẫu này chi tiết các khoản mục của mẫu Tổng hợp dự toán bộ phận

theo các khoản mục chi phí chi tiết và thời gian thực hiện.

 Mẫu 5: Chi tiết dự toán theo từng chức năng hoạt động:

Xem chi tiết tại Phụ lục 15.

Mẫu này có thêm phần mã ngân sách dùng cho kế toán theo dõi tình

hình thực hiện ngân sách theo từng bộ phận và từng chức năng hoạt

động của bộ phận đó. Việc xây dựng mã dự toán nên được tiến hành

trên cơ sở chuỗi ký tự gồm 09 ký tự phân chia như sau:

+ 3 ký tự đầu: Mã bộ phận

+ 3 ký tự sau: Mã chức năng, hoạt động hoặc dự án của bộ phận

+ 3 ký tự cuối: Mã tài khoản kế toán theo dõi

Ví dụ: chi phí lương nhân viên của chức năng thư ký sẽ được mã

hóa như sau: FAD-TKY-642

 Mẫu 6: Mẫu dành cho các dự án, hoạt động đặc thù khác:

Mẫu này dùng để lập dự toán cho các dự án hoặc các hoạt động đặc

thù khác mà đòi hỏi chi tiết các nguồn lực và khoản mục chi phí

khác so với mẫu Chi tiết dự toán theo từng chức năng hoạt động.

Tuy nhiên, các mẫu này cũng phải có đủ 3 phần gồm: dự toán nhân

sự, dự toán chi phí dự án, hoạt động và dự toán tài sản mua sắm.

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3

Trong chương này tác giả đã trình bày các quan điểm hoàn thiện và đã đề xuất

hai giải pháp để hoàn thiện hệ thống dự toán tại Công ty cổ phần FPT đồng thời

cũng đưa ra các hướng dẫn chi tiết cho việc lập dự toán chi phí của bộ phận chức

năng trên cơ sở hoạt động. Các giải pháp của tác giả dựa trên các cơ sở lý thuyết và

thực nghiệm ứng dụng về dự toán và dự toán trên cơ sở hoạt động, tuy còn hạn chế

về phạm vi hướng dẫn chỉ liên quan đến dự toán chi phí của các bộ phận chức năng

nhưng cũng đã đóng góp làm phong phú hơn về phương pháp lập dự toán trong thực

tế tại một doanh nghiệp và cũng tạo ra sự khác biệt trong việc hoạch định và phân

bổ các nguồn lực hiệu quả khi lập dự toán. Bên cạnh đó, việc thống nhất các quy

định lập dự toán thành Cẩm nang dự toán cũng giúp cho việc chuẩn hóa các nội

dung về một hệ thống dự toán tại một doanh nghiệp, góp phần chuyên nghiệp hóa

quá trình quản lý.

KẾT LUẬN

Nghiên cứu của tác giả đã tiến hành tổng kết các nội dung lý thuyết về dự toán

trên cơ sở so sánh các nội dung về định nghĩa, mục tiêu, vai trò, các hạn chế và quy

trình lập dự toán của các nghiên cứu trước đây, các giáo trình kế toán quản trị trên

thế giới để từ đó rút ra những điểm chung nhất trong các nội dung trên về dự toán.

Bên cạnh đó tác giả cũng đã tiến hành nghiên cứu các tài liệu lý thuyết và thực

nghiệm về dự toán trên cơ sở hoạt động để từ đó làm cơ sở cho việc hướng dẫn

chuyển đổi phương pháp lập dự toán theo cách truyền thống sang lập dự toán trên

cơ sở hoạt động tại Công ty cổ phần FPT.

Tác giả cũng đã khảo sát, quan sát và tiến hành lại quy trình lập dự toán tại

Công ty cổ phần FPT dựa trên các Quy định về lập dự toán và dự toán chi phí năm

2009 và 2010 của các bộ phận. Dựa trên thực trạng hiện có và những hạn chế rút ra

được từ quá trình khảo sát, tác giả đã đề xuất hai giải pháp liên quan đến hoàn thiện

Cẩm nang dự toán, đến phương pháp lập dự toán chi phí cho các bộ phận chức năng

tại văn phòng Công ty cổ phần FPT năm 2011. Các kết quả so sánh cho thấy được

tính ưu việt của dự toán trên cơ sở hoạt động so với dự toán trước đây về mặt chi

tiết, kiểm soát và tính chi phí – lợi ích trong thực hiện.

Do giới hạn về thời gian và phạm vi khảo sát nên các hướng dẫn về lập dự

toán trên cơ sở hoạt động mới chỉ dừng lại ở dự toán cho các khoản chi phí quản lý,

chưa đề cập đến các dự toán chức năng khác. Tuy nhiên, tác giả kỳ vọng nghiên cứu

này sẽ mở ra hướng nghiên cứu mới mang tính ứng dụng và các nghiên cứu tiếp

theo sẽ hoàn thiện cho tất cả các dự toán chức năng phải lập của một tổ chức.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

I. Tiếng Việt:

1 Nguyễn Thị Minh Đức (2010), Dự toán ngân sách tại công ty Pepsico Việt Nam

– Ngành Foods thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện, luận văn thạc sĩ kinh

tế, đại học Kinh tế Tp. Hồ Chí Minh.

2 Nguyễn Ý Nguyên Hân (2008), Hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty phân

bón Miền Nam, luận văn thạc sĩ kinh tế, đại học Kinh tế Tp. Hồ Chí Minh.

3 Nguyễn Thị Thu Hiền (2005), Hoàn thiện dự toán ngân sách công ty 32, luận

văn thạc sĩ kinh tế, đại học Kinh tế Tp. Hồ Chí Minh.

4 Võ Thị Liên Hương (2010), Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại công ty

xăng dầu khu vực II, luận văn thạc sĩ kinh tế, đại học Kinh tế Tp. Hồ Chí Minh.

II. Tiếng Anh:

5 Michael Goode và Ali Malik, Beyond Budgeting: The Way Forward, Pakistan

Journal of Social Sciences, Vol. 31, pp.2070214.

6 Eric W. Noreen, Peter C. Brewer, Ray H. Garrison (2011), Managerial

accounting for managers, McGrawHill/Irwin.

7 Weygandt, Kimmel & Kieso (2012), Managerial Accounting, Sixth Edition,

John Wiley & Sons.

8 Barfield, Raiborn, Kinney (2003), Cost Accounting: Traditions and Innovations,

Fifth Edition, SouthWestern.

9 Robert Rachlin (1999), Handbook of Budgeting, Fourth Edition, John Wiley &

Sons.

10 Jae K.Shim & Joel G.Siegel (2009), Budgeting Basic and Beyond (third edition),

John Wiley & Sons.

11 Susan Crosson, Belverd Needles (2011), Managerial Accounting, Ninth Edition,

SouthWestern, Cengage Learning.

12 Nuno Pina (2008), Strategy and Budgeting Alignment, paper present at 15th

Annual International Conference on Advances in Management, Boston, USA.

13 Neely, A., M.R. Sutcliff, and H. R. Heyns (2001). Driving Value Through

Strategic Planning and Budgeting. New York: Accenture.

14 Jay S. Rich, Jefferson P. Jones, Dan L. Heitger, MaryanneM.Mowen, Don R.

Hansen (2010), Cornerstones of Financial &Managerial Accounting,

SouthWestern.

15 Haluk BENGÜ (2010), The role of activity based budgeting on target costing

practices, The Journal of Faculty of Economics and Administrative Sciences,

Vol 15.

16 Jorgen Dahlgen, Magnus Holmstrom, ABB at ABB, School of Management,

Linkoping university, SE-581 83, Linkoping, SWEDEN.

17 Jon M. Shane (2005), Activity-Based Budgeting: Creating a Nexus between

Workload and Costs, www.jonmshaneassociates.com.

18 Sorinel CĂPUŞNEANU, Ileana Sorina (RAKOS) BOCA, Cristian-Marian

BARBU, Letiția-Maria ROF, Dan TOPOR (2013), Implementation of Activity-

Based Budgeting method in the economic entities from mining industry of

Romania, International Journal of Academic Research in Accounting, Finance

and Management Sciences, HRMARS, Vol 3, No.1, pp.26-34.

19 Stephen C.Hansen, David T.Otley, Wim A.Van der Stede (2013), Practice

Developments in Budgeting: An Overview and Research Perspective, Journal of

Management Accounting Research, Department of Accounting and Finance,

Lancaster University, Vol. 15, pp. 95-116.

20 Mike Roberts, Andrew Muras, Daryl Paschall, Planning and Budgeting For

Quality: An Activity-Based Approach, MEVATEC Corporation.

21 Yrd.Doç.Dr.Haluk BENGÜ (2010), The Role of Activity-Based Budgeting on

Target Costing practices, The Journal of Faculty of Economics and

Administrative Sciences, Suleyman Demirel University, Vol.15, No.1, pp.213-

233.

1. Phụ lục 01: Danh mục tài liệu

Phiên Mã tài liệu Tên tài liệu Ngày hiệu lực bản

010DM/TC/HDCV/FPT Danh mục tài liệu Sổ tay quá trình Tài chính 7/2 22/12/2010

030DM/TC/HDCV/FPT Danh mục hồ sơ quá trình Tài chính 4/0 10/09/2010

2. Phụ lục 02: Danh mục các mô tả quá trình

Mã tài liệu Tên tài liệu Phiên bản Ngày hiệu lực

000QT/TC/HDCV/FPT MTQT Quản lý tài chính (Lưu đồ chung) 1/0 10/09/2010

010QT/TC/HDCV/FPT MTQT Lập và quản lý Kế hoạch Kinh doanh 1/0 10/09/2010

020QT/TC/HDCV/FPT MTQT Vay tiền (đảm bảo nguồn vốn) 2/2 10/09/2010

03.10QT/TC/HDCV/FPT MTQT Thu chi tiền 3/4 10/09/2010

03.20QT/TC/HDCV/FPT MTQT Quản lý công nợ phải thu 3/3 10/09/2010

03.30QT/TC/HDCV/FPT MTQT Quản lý công nợ phải trả 1/1 10/09/2010

03.40QT/TC/HDCV/FPT MTQT Quản lý thông tin kho hàng 3/5 10/09/2010

03.50QT/TC/HDCV/FPT MTQT Quản lý thông tin tài sản 2/5 30/12/2010

03.60QT/TC/HDCV/FPT MTQT Tạm ứng và quản lý tạm ứng 1/0 10/09/2010

040QT/TC/HDCV/FPT MTQT Xem xét, đánh giá và theo dõi hợp đồng 2/5 10/09/2010

050QT/TC/HDCV/FPT MTQT Ra quyết định đầu tư và quản lý sau đầu tư 1/0 10/09/2010

060QT/TC/HDCV/FPT MTQT Kiểm tra, kiểm soát tài chính 3/4 10/09/2010

070QT/TC/HDCV/FPT MTQT Báo cáo và thông tin tài chính 3/3 10/09/2010

10.010PL/TC/HDCV/FPT PL chuyên gia xem xét mua sắm (hàng hóa/dịch vụ phi kinh doanh) 1/0 01/12/2008

100QT/TC/HDCV/FPT MTQT Mua sắm 2/2 23/12/2010

3. Phụ lục 03: Danh mục các quy định tài chính

Mã tài liệu Tên tài liệu Phiên bản Ngày hiệu lực

010901010QĐTC/FAF/FPT Quy định lập và quản lý hạn mức tồn kho công ty FPT 1/0 01/09/2001

010901020QĐTC/FAF/FPT Quy định về chiết khấu thanh toán của công ty FPT 1/0 01/09/2001

0109010QĐTC/FAF/FPT Quy định về lập và quản lý ngân sách chi phí 1/0 01/09/2001

0109040QĐTC/FAF/FPT Quyết định về biện pháp quản lý công nợ các bộ phận phân phối 1/0 01/09/2004

Quy định về phê duyệt nội bộ tập đoàn FPT 0 Bảng phân cấp hoạt 010QD/TC/HDCV/FPT 1/0 10/09/2010 động tài chính và đầu tư

0D0908 FPT/FAF Quy định lập báo cáo tài chính định kỳ 2/0 01/08/2009

120905030QĐTC/FAF/FPT Quy định về tổ chức các sự kiện của công ty 1/0 12/09/2005

120905040QĐTC/FAF/FPT Quy định xử lý công nợ quá hạn và tồn kho chậm luân chuyển 1/1 30/10/2007

120905050QĐTC/FAF/FPT Quy định trích lập và phân bổ chi phí bảo hành 1/0 12/09/2005

120905060QĐTC/FAF/FPT Quy định Lập và quản lý ngân sách tài sản cố định 1/0 12/09/2005

1803040QĐTC/FAF/FPT Quy định chung về nguyên tắc sử dụng tài chính tổng hội 1/0 27/09/2005

219/2008/QĐ0 FPT Quy định tạm thời về chi phí xe ô tô 1/0 11/06/2008

QD01010PL02 Chi tiết các khoản mục chi phí chi hộ 0 Phụ lục 02 1/0 30/05/2008

QD08020QĐTC/FAF/FPT Quy định về lập và quản lý hạn mức tín dụng 1/0 04/10/2008

QĐ08040FAF Quy định về phân cấp thẩm quyền quyết định tài chính 1/0 03/06/2008

4. Phụ lục 04: Danh mục các quy chế

Mã tài liệu Tên tài liệu Phiên bản Ngày hiệu lực

120905PL0QC0CTC/FAF/FPT Phụ lục Quy chế quản lý công ty con 1/0 27/03/2006

5. Phụ lục 05: Danh mục các quy định liên quan đến quản lý chi nhánh, VPĐD

1209050QC0CTC/FAF/FPT Quy chế quản lý công ty con 1/0 12/09/2005

Mã tài liệu Tên tài liệu Phiên bản Ngày hiệu lực

012003020QC0CN/FAF/FPT Quy định quản lý chi nhánh công ty FPT tại nước ngoài 1/0 07/01/2003

0120030QC0CN/FAF/FPT Quy định quản lý Văn phòng đại diện công ty FPT tại nước ngoài 1/0 07/01/2003

0320050QC0CN/FAF/FPT Nguồn vốn phân bổ cho các chi nhánh 1/5 16/03/2005

0520030030QC0CN/FAF/FPT Quy định về tính lãi vay đối với các chi nhánh 1/0 14/05/2003

Uỷ quyền đầu mối, mức độ hợp tác với các nhà cung cấp hàng hoá/ 0520030040QC0CN/FAF/FPT 1/0 14/05/2003 dịch vụ và giấy phép kinh doanh

0520030050QC0CN/FAF/FPT Quy định về nhân sự, chế độ đãi ngộ, đào tạo 1/0 14/05/2003

0520030060QC0CN/FAF/FPT Quy định về các hệ thống thông tin trong FPT 1/0 14/05/2003

Quy chế hoạt động công ty chi nhánh công ty CP phát triển đầu tư 0520030QC0CN/FAF/FPT 1/0 14/05/2003 công nghệ FPT

0920030QC0CN/FAF/FPT Phân quyền ký kết hợp đồng 1/1 10/09/2005

PL010QC0CN/FAF/FPT Phụ lục 010 Quy chế hoạt động công ty chi nhánh 02 27/03/2006

6. Phụ lục 06: Danh mục các quy trình xử lý nghiệp vụ

Ngày hiệu Mã tài liệu Tên tài liệu Phiên bản lực

FP_AP_FPT0OBS0I Quy trình xử lý tương lai - Phân hệ Quản lý nợ phải trả 01/01/2007 1/0

FP_AR_FPT0OBS0I Quy trình quản lý tương lai - Phân hệ quản lý nợ phải thu 01/01/2007 1/0

FP_CASH_FPT0OBS0I Quy trình xử lý tương lai - Thu chi tiền 01/01/2007 1/0

Quy trình xử lý tương lai - Phân hệ Kế toán tổng hợp, Hạch toán bút FP_Enter_GL_Journal 01/01/2007 1/0 toán phân bổ cuối kỳ

FP_FA_FPT0OBS0I Quy trình xử lý tương lai - Phân hệ quản lý tài sản cố định 01/01/2007 1/8

FP_GL_FPT0OBS01 Quy trình xử lý tương lai - Phân hệ kế toán tổng hợp 01/01/2007 1/6

FP_INTER_FPT0OBS0I Quy trình xử lý tương lai - Các nghiệp vụ kế toán nội bộ 01/01/2007 1/2

FP_INV_FPT0OBS01 Quy trình xử lý tương lai - Phân hệ quản lý kho 01/01/2007 1/8

FP_OM_FPT0OBS0I Quy trình xử lý tương lai - Phân hệ quản lý bán hàng 01/01/2007 1/0

FP_OM_KM_FPT0OBS0I Quy trình xử lý tương lai - Bán hàng khuyến mại 01/01/2007 1/2

FP_PO_FPT0OBS0I Quy trình quản lý tương lai - Phân hệ quản lý mua hàng 01/01/2007 1/6

FP_PRJ_FPT0OBS01_Phase I Quy trình xử lý tương lai - Tập hợp chi phí của dự án 01/01/2007 1/0

RECONCILE_FPT Quy trình đối chiếu số liệu 01/01/2007 1/0

7. Phụ lục 07: Danh mục các mô tả công việc

Phiên Mã tài liệu Tên tài liệu Ngày hiệu lực bản

000CV/TC/HDCV/FPT Miêu tả công việc Sơ đồ tổ chức Ban/phòng Tài chính Kế toán 2/1 25/08/2003

020CV/TC/HDCV/FPT Miêu tả công việc Kế toán tổng hợp 2/1 25/08/2003

030CV/TC/HDCV/FPT Miêu tả công việc Kế toán công nợ 2/1 25/08/2003

040CV/TC/HDCV/FPT Miêu tả công việc Kế toán tài sản 2/1 25/08/2003

050CV/TC/HDCV/FPT Miêu tả công việc Kế toán hàng hóa 2/1 25/08/2003

060CV/TC/HDCV/FPT Miêu tả công việc Trưởng nhóm Kế toán 1/1 25/08/2003

070CV/TC/HDCV/FPT Miêu tả công việc Kế toán ngân hàng 2/1 25/08/2003

080CV/TC/HDCV/FPT Miêu tả công việc Phân tích tài chính 1/2 26/09/2005

090CV/TC/HDCV/FPT Miêu tả công việc Kế toán tiền mặt kiêm Thủ quỹ 1/1 25/08/2003

110CV/TC/HDCV/FPT Miêu tả công việc Kế toán trưởng 1/1 25/08/2003

120CV/TC/HDCV/FPT Miêu tả công việc Trưởng phòng/ ban Tài chính Kế toán Công ty/CN 2/1 25/08/2003

130CV/TC/HDCV/FPT Miêu tả công việc Kiểm soát tài chính 1/1 25/08/2003

8. Phụ lục 08: Danh mục các hướng dẫn công việc

Phiên Ngày hiệu Mã tài liệu Tên tài liệu bản lực

010HD/TC/HDCV/FPT Hướng dẫn công việc Quản lý công nợ 3/1 25/08/2003

020HD/TC/HDCV/FPT Hướng dẫn công việc thực hiện các chính sách tài chính công ty 1/0 26/09/2005

Hướng dẫn công việc thu thập, tính toán, phân tích và xử lý các chỉ tiêu đánh 030HD/TC/HDCV/FPT 1/0 30/06/2006 giá quá trình Tài chính

05.10HD/TC/HDCV/FPT Hướng dẫn công việc thông tin cần cho đánh giá dự án đầu tư 1/0 10/09/2010

9. Phụ lục 09: Danh mục các mẫu biểu

Ngày hiệu Mã tài liệu Tên tài liệu Phiên bản lực

01.10BM/TC/HDCV/FPT Mẫu Kế hoạch tài chính năm 10/09/2010 1/0

01.20BM/TC/HDCV/FPT Mẫu kế hoạch tài chính 3 năm 10/09/2010 1/0

01.30BM/TC/HDCV/FPT Mẫu Tờ trình về việc sửa đổi ngân sách chi phí, tài sản cố định 10/09/2010 1/0

Mẫu Thư yêu cầu phát hành bảo lãnh nhận hàng hoặc ký hậu vận 010BM/TC/HDCV/FPT 10/06/2002 2/0 đơn

02.10BM/TC/HDCV/FPT Báo cáo dòng tiền 10/09/2010 1/1

Ngày hiệu Mã tài liệu Tên tài liệu Phiên bản lực

02.20BM/TC/HDCV/FPT Kế hoạch dòng tiền bộ phận 10/09/2010 1/1

03.1.10BM/TC/HDCV/FPT Mẫu Giấy đề nghị chuyển tiền thanh toán hợp đồng ngoại 10/09/2010 1/1

03.1.20BM/TC/HDCV/FPT Giấy đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản 10/09/2010 1/1

03.1.30BM/TC/HDCV/FPT Giấy đề nghị xuất séc 10/09/2010 1/1

03.1.40BM/TC/HDCV/FPT Giấy đề nghị thanh toán 10/09/2010 2/1

03.1.50BM/TC/HDCV/FPT Bảng kê nộp tiền mặt 10/09/2010 2/1

03.1.60BM/TC/HDCV/FPT Phiếu thu 10/09/2010 1/1

03.1.70BM/TC/HDCV/FPT Phiếu chi 10/09/2010 1/1

03.2.100BM/TC/HDCV/FPT Bảng theo dõi công nợ (theo hoá đơn, phiếu nhập) 10/09/2010 1/1

03.2.110BM/TC/HDCV/FPT Bảng theo dõi công nợ (theo hợp đồng) 10/09/2010 1/1

03.2.120BM/TC/HDCV/FPT Giấy biên nhận 10/09/2010 1/1

03.2.130BM/TC/HDCV/FPT Hợp đồng vay vốn 10/09/2010 1/2

03.2.140BM/TC/HDCV/FPT Biên bản thanh toán tiền vay 10/09/2010 1/1

03.2.150BM/TC/HDCV/FPT Phiếu kế toán 10/09/2010 2/1

03.2.160BM/TC/HDCV/FPT Biên bản họp xử lý công nợ 10/09/2010 1/2

Ngày hiệu Mã tài liệu Tên tài liệu Phiên bản lực

03.2.10BM/TC/HDCV/FPT Hợp đồng khoán gọn 10/09/2010 1/2

03.2.90BM/TC/HDCV/FPT Công văn công nợ giữa FPT và khách hàng 10/09/2010 1/1

03.4.20BM/TC/HDCV/FPT Phiếu nhập kho 10/09/2010 1/2

03.4.30BM/TC/HDCV/FPT Tổng hợp nhập xuất tồn 10/09/2010 3/1

03.5.10BM/TC/HDCV/FPT Thẻ tài sản cố định 10/09/2010 1/2

03.5.20BM/TC/HDCV/FPT Báo cáo chi tiết tài sản cố định 10/09/2010 2/1

03.5.40BM/TC/HDCV/FPT Báo cáo kiểm tra tài sản 10/09/2010 1/1

03.5.50BM/TC/HDCV/FPT Báo cáo chi tiết khấu hao 10/09/2010 2/1

03.6.10BM/TC/HDCV/FPT Giấy xin tạm ứng tiền mặt 10/09/2010 1/1

04.10BM/TC/HDCV/FPT Bản đánh giá hợp đồng 10/09/2010 1/1

04.20BM/TC/HDCV/FPT Bản đánh giá triển khai 10/09/2010 1/1

04.30BM/TC/HDCV/FPT Theo dõi thực hiện hợp đồng 10/09/2010 1/1

05.10BM/TC/HDCV/FPT Mẫu Báo cáo đề xuất đầu tư 10/09/2010 1/0

06.10BM/TC/HDCV/FPT Biên bản kiểm quỹ tiền mặt 10/09/2010 1/1

10.010BM/TC/HDCV/FPT Mẫu Đề nghị mua sắm 23/12/2010 1/1

Ngày hiệu Mã tài liệu Tên tài liệu Phiên bản lực

Mẫu Đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng (hàng hóa/dịch vụ phi kinh 10.020BM/TC/HDCV/FPT 2/1 23/12/2010 doanh)

Mẫu Danh sách nhà cung ứng đã sử dụng trong kỳ (hàng hóa/dịch 10.030BM/TC/HDCV/FPT 1/1 23/12/2010 vụ phi kinh doanh)

Mẫu Danh sách nhà cung ứng được phê duyệt (hàng hóa/dịch vụ phi 10.040BM/TC/HDCV/FPT 1/1 23/12/2010 kinh doanh)

10.050BM/TC/HDCV/FPT Mẫu Phương án mua sắm 2/1 23/12/2010

10. Phụ lục 10: Mẫu dự toán tài chính năm

10.1 Doanh thu

Yn03 Yn02 Yn01 Yn

I0 SALES ITEM Sales by busines lines or products

Yn03 Yn02 Yn01 Yn

1 2 3 TOTAL II0 GP ITEM Sales by busines lines or products

1 2 3 …. TOTAL

10.2 Kết quả kinh doanh

Yn03 Yn02 Yn01

I0 P&L Khoản mục Doanh số Lãi gộp Tổng chi phí Lợi nhuận Tỷ lệ CP/DS Tỷ lệ CP/LG Số nhân viên trung bình Chi tiết chi phí Chi phí nhân viên Chi phí giao nhận, vận chuyển Chi phí quảng cáo triển lãm Chi phí tiếp thị khuyến mại Chi phí đấu thầu, nghiên cứu tiếp thị Chi phí bảo hành Chi phí triển khai hợp đồng Chi phí hoa hồng, môi giới Chi phí tiếp khách, quà biếu Chi phí đồ dùng văn phòng Thuế phí, lệ phí Phí bảo hiểm Chi phí thuê nhà Chi phí điện nước Chi phí sửa chữa TSCĐ Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí hành chính Phí ngân hàng Lãi tiền vay Công tác phí, vé M.bay Chi phí xe Chi phí phone, fax Đào tạo cán bộ Chi phí quản lý khác Ghi chú: Các khoản mục được gạch chân là các khoản mục không được bù trừ với khoản mục khác khi thực hiện ngân sách chi phí

10.3 Cân đối kế toán

BALANCE SHEET

No Items Yn03 Yn02 Yn01 Yn

ASSETS

A 0 CURRENT ASSETS

I. Cash and cash equivalent II. Short term investment

Total cash and short0term investments

III. Account receivables

1 Customer receivable

Prepaid to suppliers

2 3 Other receivables

IV Inventory

V. Other current assets

Total Current Assets

B 0 FIXED ASSETS

I. Property and equipment

II. Equity and other investments

III. Other long0term Assets

TOTAL ASSETS

LIABILITIES AND STOCKHOLDERS EQUITY

A 0 LIABILITIES I. Current Liabilities

1 Short0term debt

2 Accounts payable

3 Customer prepayment

4 Other current liabilities

Total current liabilities

II. Long0term liabilities Total liabilities

B 0 STOCKHOLDERS' EQUITY 1 Common stock(1)

2 Paid0in Capital(1)

3 Treasury Stock

4 Stockholders' fund

5 Retained earnings

Total Stockholders' equity

C0 OTHER FUNDS

D0 MINORITY INTEREST

TOTAL LIABILITIES & STOCKHOLDERS'

EQUITY

10.4 Lưu chuyển tiền tệ

CASHFLOW No. Items Yn03 Yn02 Yn01 Yn

I Operations

Net incomes Depreciation

Change in:

Accounts receivable Inventories Accounts payable Other assets & liabilities Net cash flow from operations

Investing II

Additions to property, equipment Other, net

Net cash from investing activities

III Financing

Common stock issued Proceeds from new debt (or payment debt)

Cash paid dividends Other, net

Net cash used for financing Net change in cash and equivalents IV Cash and equivalents, beginning of period V Cash and equivalents, end of period

10.5 Vốn

CAPEX (Đầu tư TSCĐ) ITEM Yn03 Yn02 Yn01 Yn

CAPEX + CAPEX for normal business + CAPEX for new business project (detail)

11. Phụ lục 11: Mẫu dự toán tài chính 3 năm

11.1 Doanh thu

Yn03 Yn02 Yn01 Yn Yn+1 Yn+2

I0 SALES ITEM Sales by busines lines or products

1 2 3 TOTAL

Các giả định thông tin đầu vào: Chi tiết cho từng Business line hoặc sản phẩm. VD căn cứ dự báo, cách tính toán …

11.2 Kết quả kinh doanh

ITEM Yn0 3 Yn0 2 Yn0 1 Y n Yn+ 1 Yn+ 2

Net Sales Cost of Good Sold Gross Profit

Operating Expenses Sales & marketing expenses General & Administrative

expenses EBITDA

Depreciation & Amortisation EBIT

Interest Earnings Before Tax Tax

Net Earnings

Các giả định thông tin đầu vào, cơ sở tính toán: Tax rate (%) …

11.3 Cân đối kế toán

III0BALANCE SHEET No.

Items

Yn01 Yn Yn+1 Yn+2 ASSETS

A 0 CURRENT ASSETS I. Cash and cash equivalent II. Short term investment Total cash and short0term investments

Inventory

III. Account receivables 1 Customer receivable 2 Prepaid to suppliers 3 Other receivables IV. V. Other current assets Total Current Assets

B 0 FIXED ASSETS I. Property and equipment II. Equity and other investments III. Other long0term Assets TOTAL ASSETS

Short0term debt

LIABILITIES AND STOCKHOLDERS EQUITY A 0 LIABILITIES I. Current Liabilities 1 2 Accounts payable 3 Customer prepayment 4 Other current liabilities Total current liabilities

II. Long0term liabilities Total liabilities

B 0 STOCKHOLDERS' EQUITY 1 Common stock(1) 2 Paid0in Capital(1) 3 Treasury Stock 4 Stockholders' fund 5 Retained earnings Total Stockholders' equity

C0 OTHER FUNDS D0 MINORITY INTEREST

TOTAL LIABILITIES & STOCKHOLDERS' EQUITY

11.4 Lưu chuyển tiền tệ

IV0 CASHFLOW No. Items Yn01 Yn Yn+1 Yn+2

I Operations

Net incomes Depreciation

Change in:

II Accounts receivable Inventories Accounts payable Other assets & liabilities Net cash flow from operations Investing

Additions to property, equipment Other, net

Net cash from investing activities