Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương thành phố Hồ Chí Minh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

-------------------------

NGUYỄN THỊ PHƯƠNG TRÂM

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

MÃ SỐ: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. TRẦN VĂN THẢO

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – NĂM 2009

i

MỤC LỤC

Trang bìa

Trang phụ bìa

Lời cam đoan

Mục lục

Danh mục các chữ viết tắt

Lời mở đầu

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ .............................1

1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm soát nội bộ ..........................................................1

1.1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của các lý thuyết kiểm soát nội bộ..................................1

1.1.2 Lịch sử ra đời và phát triển của KSNB trong khu vực công.......................................2

1.2 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ và các yếu tố của KSNB theo INTOSAI ....................3

1.2.1 Định nghĩa về KSNB theo INTOSAI .........................................................................3

1.2.2 Các yếu tố của hệ thống KSNB theo INTOSAI..........................................................4

1.2.2.1 Môi trường kiểm soát................................................................................................4

1.2.2.2 Đánh giá rủi ro ..........................................................................................................6

1.2.2.3 Hoạt động kiểm soát .................................................................................................8

1.2.2.4 Thông tin và truyền thông.......................................................................................10

1.2.2.5 Giám sát ..................................................................................................................10

1.3 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ .....................................................................................12

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1...................................................................................................12

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG

CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG TP. HỒ CHÍ MINH .......................................13

2.1 Một số vấn đề trong giáo dục đại học Việt Nam hiện nay có ảnh hưởng đến

hệ thống KSNB của các cơ sở giáo dục .............................................................................13

2.1.1 Xã hội hóa giáo dục và toàn cầu hóa giáo dục đại học .............................................13

2.1.2 Hiệu quả và tài chính trong các đơn vị giáo dục công lập ........................................13

2.1.3 Đào tạo theo hệ thống tín chỉ ....................................................................................14

2.1.4 Kiểm định chất lượng giáo dục .................................................................................14

ii

2.1.5 Tự chủ tài chính và tự chủ biên chế .........................................................................14

2.1.6 Đề án Đổi mới cơ chế tài chính giáo dục giai đoạn 2009 – 2014 .............................14

2.1.7 Bộ GD&ĐT phát động chủ đề năm học 2009-2010 .................................................15

2.2. Tổng quan về Trường Cao đẳng Sư phạm Trung Ương TP. Hồ Chí Minh ...............15

2.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển...............................................................................15

2.2.2 Nguồn lực..................................................................................................................16

2.2.2.1 Giá trị truyền thống ................................................................................................16

2.2.2.2 Nhân sự: ................................................................................................................16

2.2.2.3 Cơ sở vật chất: .......................................................................................................16

2.2.2.4 Tài chính.................................................................................................................17

2.2.2.5 Năng lực đào tạo và chỉ tiêu đào tạo hàng năm. ....................................................17

2.2.3 Tầm nhìn, sứ mạng, mục tiêu và phương hướng hoạt động của trường ...................17

2.2.3.1 Tầm nhìn ................................................................................................................17

2.2.3.2 Sứ mạng..................................................................................................................17

2.2.3.3 Mục tiêu ................................................................................................................18

2.2.3.4 Phương hướng hoạt động trong năm học 2009-2010 ............................................18

2.2.4 Tổ chức bộ máy quản lý tại trường ...........................................................................18

2.2.4.1 Sơ đồ tổ chức..........................................................................................................18

2.2.4.2 Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các bộ phận ......................................20

2.3. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường CĐSPTWTPHCM.........................23

2.3.1. Mục đích nghiên cứu HTKSNB tại trường CĐSPTWTPHCM...............................23

2.3.2. Thực trạng HTKSNB tại trường CĐSPTWTPHCM ...............................................23

2.3.2.1. Môi trường kiểm soát:...........................................................................................23

2.3.2.2. Đánh giá rủi ro : ....................................................................................................27

2.3.2.3. Các hoạt động kiểm soát thể hiện trong một số quy trình và hoạt động cụ

thể ......................................................................................................................................27

(1) Quy trình tiền lương................................................................................................28

(2) Quy trình mua sắm trực tiếp và sửa chữa tài sản ....................................................31

(3) Quy trình thanh toán...............................................................................................35

iii

(4) Hoạt động quản lý tài sản........................................................................................40

(5) Quy trình tổ chức xây dựng chương trình đào tạo..................................................43

(6) Hoạt động quản lý chất lượng giảng dạy ................................................................47

2.3.2.4. Thông tin và truyền thông .....................................................................................49

2.3.2.5. Giám sát ................................................................................................................52

2.3.2.6 Đánh giá về hệ thống KSNB..................................................................................53

Đánh giá về môi trường kiểm soát .........................................................................53

Đánh giá về các hoạt động kiểm soát......................................................................53

Đánh giá về thông tin và truyền thông ...................................................................54

Đánh giá về công tác giám sát ...............................................................................54

Đánh giá chung về tính hữu hiệu của hệ thống.......................................................55

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2...................................................................................................56

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI

TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG TP.HỒ CHÍ MINH ......................58

3.1 Căn cứ để hoàn thiện:..................................................................................................58

3.2 Mục tiêu hoàn thiện:....................................................................................................59

3.3. Các nguyên tắc cần tuân thủ xây dựng các giải pháp .................................................59

3.4 Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Trường CĐSPTWTPHCM. .......................60

3.4.1 Cải thiện môi trường kiểm soát.................................................................................60

3.4.2 Hoàn thiện công tác đánh giá rủi ro ..........................................................................63

3.4.3 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát .............................................................................65

3.4.3.1. Hoàn thiện quy trình tiền lương ............................................................................65

3.4.3.2 Hoàn thiện quy trình mua sắm trực tiếp và sửa chữa tài sản .................................68

3.4.3.3. Hoàn thiện quy trình thanh toán............................................................................73

3.4.3.4. Hoàn thiện hoạt động quản lý tài sản....................................................................76

3.4.3.5 Hoàn thiện quy trình tổ chức xây dựng chương trình đào tạo ...............................77

3.4.3.6 Hoàn thiện hoạt động quản lý chất lượng giảng dạy .............................................78

3.4.4 Hoàn thiện thông tin và truyền thông.......................................................................78

3.4.5 Hoàn thiện công tác giám sát ....................................................................................80

3.4.6 Các giải pháp hỗ trợ khác nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB ..................................80

3.4.6.1 Đả thông tư tưởng cán bộ quản lý và giáo viên, nhân viên ...................................80 iv 3.4.6.2 Đào tạo cho đội ngũ cán bộ lãnh đạo, cán bộ chủ chốt về KSNB .........................80

3.4.6.3 Tập trung nguồn lực trong việc thực hiện công tác KSNB....................................81

3.4.6.4 Thành lập Ban chỉ đạo chịu trách nhiệm việc tổ chức lại hệ thống kiểm soát

nội bộ trong nhà trường......................................................................................................81

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3...................................................................................................82

KẾT LUẬN ........................................................................................................................83

TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC CÁC PHỤ LỤC

Phụ lục chương 2

Phụ lục chương 3

LỜI MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài:

Nghị định 10/2002/NĐ-CP ngày 16 tháng 01 năm 2002 của Chính phủ được

thay thế bằng Nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày 25/04/2006 của Chính phủ (gọi tắt là

nghị định 43) quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ

chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập đã thật sự là

bước đột phá mới trong quản lý tài chính tại các đơn vị hành chính sự nghiệp. Cơ

chế khoán đã phát huy vai trò, đòi hỏi các đơn vị hành chính sự nghiệp phải đổi mới

quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động, công khai minh bạch tình hình tài chính, tiết

kiệm chi tiêu, từng bước nâng cao thu nhập người lao động…tạo sự yên tâm công

tác cho đội ngũ nhân sự.

Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương Thành phố Hồ Chí Minh là đơn vị

hành chính sự nghiệp - đối tượng điều chỉnh của Nghị định này. Ngoài ra, công tác

Kiểm định chất lượng giáo dục đại học cao đẳng nhằm đánh giá tình trạng quản lý

mọi mặt của các trường đã được nhà trường triển khai năm 2008 theo đúng tiến độ

yêu cầu của Bộ GD&ĐT. Nhiệm vụ trọng tâm năm học 2009-2010 do Bộ GD&ĐT

đề ra là “Năm học đổi mới công tác quản lý và nâng cao chất lượng giáo dục” đã trở

thành đường lối chỉ đạo nhà trường khẩn trương triển khai các hoạt động cụ thể

nhằm tập trung nguồn lực, đổi mới quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động.

Một trong những biện pháp quan trọng để thực hiện đổi mới công tác quản

lý, nâng cao hiệu quả hoạt động đó là duy trì thường xuyên một hệ thống kiểm soát

nội bộ hữu hiệu và hiệu quả.

Nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB trong công tác quản lý,

tác giả đã chọn đề tài: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao

đẳng Sư phạm Trung ương Thành phố Hồ Chí Minh làm đề tài cho luận văn tốt

nghiệp với mong muốn tìm hiểu, đánh giá thực trạng HTKSNB tại trường Cao đẳng

Sư phạm Trung ương TP.Hồ Chí Minh và đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện và

nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của HTKSNB góp phần giúp nhà trường đạt

được các mục tiêu đã đề ra.

2. Mục tiêu của đề tài:

- Hệ thống hóa vấn đề lý luận về KSNB

- Làm rõ và đánh giá được thực trạng hệ thống KSNB tại trường

- Đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại trường.

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Luận văn này tập trung nghiên cứu các vấn đề thực trạng của hệ thống kiểm

soát nội bộ tại trường CĐSPTWTPHCM trên khía cạnh xem xét hệ thống các thủ

tục kiểm soát. Các hoạt động kiểm soát được nghiên cứu trong luận văn này tập

trung chủ yếu vào một số hoạt động về quản lý tài chính, tài sản và quản lý chất

lượng giảng dạy /.\trong ngắn hạn.

4. Giả thuyết nghiên cứu

Nếu đánh giá đúng thực trạng HTKSNB tại trường CĐSPTWTPHCM và đưa

ra được những giải pháp phù hợp, thực thi thì hệ thống KSNB tại trường sẽ hoạt

động hữu hiệu và hiệu quả hơn.

5. Phương pháp nghiên cứu:

Phương pháp nghiên cứu lý luận: phân tích, tổng hợp các vấn đề lý luận có

liên quan đến đề tài.

Phương pháp nghiên cứu thực tiễn:

- Quan sát: các hoạt động thực tiễn của đội ngũ cán bộ lãnh đạo, nhân

viên, giáo viên trong toàn trường, công tác phối hợp giữa cá nhân, bộ

phận với nhau.

- Điều tra

Phương pháp nghiên cứu sản phẩm:

- Các báo cáo tổng kết năm học, báo cáo đột xuất, báo cáo theo chủ đề,

kế hoạch, phương hướng hoạt động của trường, của các bộ phận.

- Sổ sách, chứng từ kế toán lưu trữ tại các phòng ban chức năng (phòng

QTTB, phòng KH-TC)

- Các quy chế, quy định hiện hành liên quan đến vấn đề nghiên cứu, tập

trung vào các quy định nội bộ của nhà trường.

6. Kết cấu luận văn:

Lời mở đầu

Chương 1: Một số vấn đề chung về kiểm soát nội bộ.

Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Sư

phạm Trung ương TP.HCM

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao

đẳng Sư phạm Trung ương TP.HCM

Kết luận

Ngoài ra, luận văn còn có thêm phần phụ lục trình bày các biểu mẫu, chứng

từ, trích dẫn minh họa cho phần nội dung trình bày trong luận văn.

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

BGH: Ban giám hiệu

Bộ GD&ĐT: Bộ Giáo dục và Đào tạo

CBGV: Cán bộ giáo viên

CĐ: Cao đẳng

CĐSPTWTPHCM: Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương Thành phố Hồ

Chí Minh, gọi tắt là nhà trường hoặc trường.

CNTT: Công nghiệ thông tin

ĐH: Đại học

GDĐH: Giáo dục đại học

GV: Giáo viên

HCSN: Hành chính sự nghiệp

HTKSNB: Hệ thống kiểm soát nội bộ

KSNB: Kiểm soát nội bộ

KTTT: Kế toán thanh toán

KTX: Ký túc xá

NSNN: Ngân sách nhà nước

NĐ 43: Nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày

Phòng CTSV, P.CTSV: Phòng Công tác Sinh viên

Phòng ĐT, P.ĐT: Phòng Đào tạo

Phòng KH-TC, P.KH-TC: Phòng Kế hoạch – Tài chính

Phòng QTTB, P.QTTB Phòng Quản trị - Thiết bị

Phòng TC-HC, P.TC-HC: Phòng Tổ chức – Hành chính

QCCTNB: Quy chế chi tiêu nội bộ

SV: Sinh viên

VN: Việt nam

Trang 1

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm soát nội bộ

1.1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của các lý thuyết kiểm soát nội bộ

Trong một tổ chức, luôn có sự mâu thuẫn lợi ích: giữa lợi ích cá nhân với lợi

ích tập thể, lợi ích của người lao động với lợi ích chủ doanh nghiệp… Để dàn xếp

các mâu thuẫn này cần phải đặt ra quy định để kiểm soát ràng buộc…sao cho cá

nhân không vì lợi ích riêng tư mà làm tổn hại đến lợi ích tập thể, người lao động

không từ bỏ lợi ích cá nhân mà vẫn không làm tổn hại đến lợi ích chủ doanh

nghiệp…

Để thực hiện chức năng kiểm soát, nhà quản lý sử dụng công cụ chủ yếu là

kiểm soát nội bộ (KSNB) của đơn vị. Nhìn dưới góc độ chủ động phòng ngừa, ngăn

chặn sai phạm và yếu kém, một hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ góp phần quan trọng

cho việc nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của tổ chức.

Khái niệm KSNB bắt đầu được sử dụng vào đầu thế kỷ 20 trong các tài liệu

về kiểm toán. Từ thập niên 1940, các tổ chức kế toán công và kiểm toán nội bộ Hoa

Kỳ đã xuất bản một loạt các báo cáo, hướng dẫn và tiêu chuẩn về tìm hiểu KSNB

trong các cuộc kiểm toán.

Đến thập niên 1970, KSNB được quan tâm đặc biệt trong các lĩnh vực thiết

kế hệ thống và kiểm toán, chủ yếu hướng vào cách thức cải tiến hệ thống KSNB và

vận dụng trong các cuộc kiểm toán. Đạo luật chống hành vi hối lộ ở nước ngoài

1977, các báo cáo của Cohen Commission và FEI (Financial Executive Institute)

đều đề cập đến việc hoàn thiện hệ thống kế toán và KSNB. Uỷ ban chứng khoán

Hoa Kỳ (SEC) cũng đưa ra các điều luật bắt buộc các nhà quản trị phải báo cáo về

hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức. Năm 1979, Hiệp hội kế toán viên công

chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã thành lập một Uỷ ban tư vấn đặc biệt về kiểm toán nội

bộ nhằm đưa ra các hướng dẫn về việc thiết lập và đánh giá hệ thống KSNB.

Giai đoạn từ năm 1980 đến 1985, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ

đã tiến hành sàng lọc, ban hành và sửa đổi các chuẩn mực về sự đánh giá của kiểm

toán độc lập về KSNB và báo cáo về KSNB. Hiệp hội kế toán nội bộ (IIA) cũng ban

hành chuẩn mực và hướng dẫn kiểm toán viên nội bộ về bản chất của kiểm toán và

vai trò của các bên liên quan trong việc thiết lập, duy trì và đánh giá HTKSNB.

Trang 2

Từ năm 1985 về sau, sự quan tâm tập trung vào KSNB càng mạnh mẽ hơn.

Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ (thường gọi là Uỷ ban

Treaway) được thành lập năm 1985. Uỷ ban các tổ chức đồng bảo trợ (COSO) của

Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ ra đời nhằm nghiên cứu

KSNB và đã công bố báo cáo COSO 1992:

Thống nhất định nghĩa về KSNB để phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng -

khác nhau.

Cung cấp đầy đủ một hệ thống tiêu chuẩn để giúp các đơn vị có thể đánh giá -

hệ thống KSNB để tìm giải pháp hoàn thiện.

Báo cáo COSO năm 1992 đã tạo lập một nền tảng lý luận cơ bản về KSNB.

Trên cơ sở đó, hàng loạt các nghiên cứu về KSNB ở nhiều lĩnh vực ra đời như:

Phát triển theo hướng quản trị: năm 2001, dựa trên báo cáo COSO 1992, -

COSO nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp.

Phát triển theo hướng chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể: báo cáo -

Basle 1998 của Uỷ ban Basle các ngân hàng trung ương công bố về khuôn

khổ KSNB trong ngân hàng

- Phát triển theo hướng quốc gia: nhiều quốc gia trên thế giới có khuynh

hướng xây dựng một khuôn khổ lý thuyết riêng về KSNB, điển hình là báo

cáo COSO 1995 (Canada), báo cáo Turnbull 1999 (Anh).

1.1.2 Lịch sử ra đời và phát triển của KSNB trong khu vực công

Trong lĩnh vực công, KSNB rất được xem trọng, nó là một đối tượng được

quan tâm đặc biệt của kiểm toán viên nhà nước.

Một số quốc gia như Mỹ, Canada đã có những công bố chính thức về KSNB

áp dụng cho các cơ quan hành chính sự nghiệp. Chuẩn mực về kiểm toán của Tổng

kế toán nhà nước Hoa Kỳ (GAO) 1999 có đề cập đến vấn đề KSNB đặc thù trong tổ

chức hành chính sự nghiệp. GAO đưa ra năm yếu tố về KSNB bao gồm các quy

định về môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và

truyền thông, giám sát.

Về kiểm toán nhà nước, hệ thống chuẩn mực kiểm toán nhà nước do Tổ chức

quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) ban hành bao gồm quy tắc đạo

đức nghề nghiệp và chuẩn mực kiểm toán.

Trang 3

Năm 1992, bản Hướng dẫn về chuẩn mực KSNB của INTOSAI đã hình

thành một tài liệu đề cập đến việc nâng cấp các chuẩn mực KSNB, hỗ trợ cho việc

thực hiện và đánh giá KSNB.

Năm 2001, bản hướng dẫn của INTOSAI 1992 đã cập nhật thêm về các

chuẩn mực KSNB để phù hợp với tất cả các đối tượng và phù hợp với sự phát triển

gần đây trong KSNB. Điều cần lưu ý là tài liệu này đã tích hợp các lý luận chung về

KSNB của báo cáo COSO.

Bên cạnh việc cải thiện định nghĩa KSNB và xây dựng một sự hiểu biết

thông thường về KSNB, tài liệu của INTOSAI trình bày những vấn đề đặc thù về

khu vực công.

1.2 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ và các yếu tố của KSNB theo INTOSAI

1.2.1 Định nghĩa về KSNB theo INTOSAI

Hướng dẫn chuẩn mực của KSNB của INTOSAI 1992 đưa ra định nghĩa về

KSNB như sau:

KSNB là cơ cấu của một tổ chức, bao gồm nhận thức, phương pháp, quy

trình và các biện pháp của người lãnh đạo nhằm bảo đảm sự hợp lý để đạt được

các mục tiêu của tổ chức:

Thúc đẩy các hoạt động hữu hiệu, hiệu quả và có kỷ cương cũng như chất -

lượng của sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhiệm vụ của tổ chức.

Bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, lạm dụng, lãng phí, tham ô và vi -

phạm pháp luật.

Khuyến khích tuân thủ pháp luật, quy định của nhà nước và nội bộ. -

Xây dựng và duy trì các dữ liệu tài chính và hoạt động, lập báo cáo đúng đắn -

và kịp thời.

Tài liệu hướng dẫn của INTOSAI được cập nhật vào năm 2001, trình bày về

định nghĩa KSNB như sau: KSNB là một quá trình xử lý toàn bộ được thực hiện bởi

nhà quản lý và các cá nhân trong tổ chức, quá trình này được thiết kế để phát hiện

các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được nhiệm vụ của tổ chức.

So với định nghĩa của báo cáo COSO và hướng dẫn năm 1992, khía cạnh giá

trị đạo đức được thêm vào. Mục tiêu của KSNB được nhấn mạnh thêm, đó chính là

Trang 4

tầm quan trọng của hành vi đạo đức cũng như sự ngăn chặn và phát hiện sự gian trá

và tham nhũng trong khu vực công.

Ngân sách nhà nước được phân bố rộng rãi. Chính vì vậy cần có các kiểm

soát nhằm đảm bảo ngân sách được sử dụng đúng mục đích, các tài sản không bị

thất thoát hay lãng phí. Vì vậy, việc bảo vệ nguồn lực cần được nhấn mạnh thêm

tầm quan trọng trong KSNB đối với khu vực công.

Mục tiêu của tài liệu này là thiết lập và duy trì KSNB hữu hiệu trong khu vực

công. Vì vậy, các lãnh đạo của Chính phủ rất quan tâm đến tài liệu này. Các nhà

lãnh đạo các tổ chức của nhà nước xem tài liệu này là một nền tảng để thực hiện và

giám sát KSNB trong tổ chức.

1.2.2 Các yếu tố của hệ thống KSNB theo INTOSAI

Tương tự như báo cáo COSO, INTOSAI đưa ra năm yếu tố của KSNB, gồm:

môi trường kiểm soát; đánh giá rủi ro; các hoạt động kiểm soát; thông tin và truyền

thông; và giám sát.

1.2.2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát đã tạo nên một sắc thái chung cho một tổ chức, ảnh

hưởng đến ý thức kiểm soát của các nhân viên. Môi trường kiểm soát là nền tảng

cho tất cả các yếu tố khác trong KSNB, tạo lập một nền nếp kỷ cương, đạo đức và

cơ cấu tổ chức. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:

Sự liêm chính và giá trị đạo đức:

Sự liêm chính và tôn trọng giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân

viên xác định thái độ cư xử chuẩn mực trong công việc của họ, thể hiện qua sự tuân

thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách thức ứng xử của cán bộ công chức nhà

nước. Thí dụ như công khai tài sản, các vị trí kiêm nhiệm công việc bên ngoài, quà

tặng và báo cáo các mâu thuẫn về lợi ích.

Đồng thời, phải cho công chúng thấy được tinh thần này trong sứ mạng và

tiêu chuẩn đạo đức của tổ chức công thông qua các văn bản chính thức.

Năng lực nhân viên:

Năng lực nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc cần thiết

để đảm bảo việc thực hiện có kỷ cương, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả và hữu hiệu,

Trang 5

cũng như có sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết lập

hệ thống KSNB

Lãnh đão và nhân viên phải duy trì một trình độ đủ để hiểu được việc xây

dựng thực hiện, duy trì KSNB, vai trò của KSNB và trách nhiệm của họ trong việc

thực hiện sứ mạng chung của tổ chức. Mỗi cá nhân trong tổ chức đều giữ một vai

trò trong hệ thống KSNB bởi trách nhiệm của họ.

Lãnh đạo và nhân viên cũng cần có kỹ năng cần thiết để đánh giá rủi ro. Việc

đánh giá rủi ro đảm bảo hoàn thành trách nhiệm của họ trong tổ chức.

Đào tạo là một phương thức hữu hiệu để nâng cao trình độ cho các thành

viên trong tổ chức. Một trong những nội dung đào tạo là hướng dẫn về mục tiêu

KSNB, phương pháp giải quyết những tình huống khó xử trong công việc.

Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo:

Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo thể hiện qua cá tính, tư cách và thái

độ của nhà lãnh đạo khi điều hành. Nếu nhà lãnh đạo cấp cao cho rằng KSNB là

quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận được điều đó

và sẽ theo đó mà tận tâm xây dựng hệ thống KSNB. Tinh thần này biểu hiện ra

thành những quy định đạo đức ứng xử trong cơ quan. Ví dụ như việc xây dựng kiểm

toán nội bộ trong KSNB thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo đến KSNB.

Ngược lại, nếu các thành viên trong tổ chức cho rằng KSNB không quan

trọng có nghĩa là lãnh đạo chưa quan tâm đúng mức đến KSNB. Kết quả là KSNB

chỉ còn là hình thức chứ không có ý nghĩa thật sự, dẫn đến mục tiêu, nhiệm vụ của

đơn vị không còn đạt được như mong muốn.

Cơ cấu tổ chức

Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy quyền

và phân công trách nhiệm. Cơ cấu tổ chức được thiết kế tổ chức sao cho có thể ngăn

ngừa được sự vi phạm các quy chế KSNB và loại được những hoạt động không phù

hợp. Hoạt động được xem là không phù hợp là những hoạt động mà sự kết hợp của

chúng có thể dẫn đến sự vi phạm và che dấu sai lầm và gian lận.

Cơ cấu tổ chức bao gồm:

Sự phân chia quyền và trách nhiệm báo cáo, -

Hệ thống báo cáo phù hợp. -

Trang 6

Trong cơ cấu tổ chức cũng bao gồm bộ phận kiểm toán nội bộ, ban kiểm

soát, bộ phận thanh tra, kiểm tra được tổ chức độc lập với các đối tượng kiểm toán

và báo cáo trực tiếp đến lãnh đạo cao nhất trong cơ quan.

Chính sách nhân sự:

Chính sách nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh

giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật, hướng dẫn nhân viên.

Mỗi cá nhân đóng vai trò quan trọng trong KSNB. Khả năng, sự tin cậy của

nhân viên rất cần thiết để kiểm soát được hữu hiệu. Vì vậy, cách thức tuyển dụng,

huấn luyện, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật là một phần

quan trọng trong môi trường kiểm soát. Nhân viên được tuyển dụng phải bảo đảm

được về tư cách đạo đức cũng như kinh nghiệm để thực hiện công việc được giao.

Nhà lãnh đạo cần thiết lập các chương trình động viên, khuyến khích bằng

các hình thức khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích cho các hoạt động cụ thể.

Đồng thời, các hình thức kỷ luật nghiêm khắc cho các hành vi vi phạm cũng cần

được các nhà lãnh đạo quan tâm.

Năng lực nhân viên

Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo

Các yếu tố của môi trường kiểm soát được mô tả bằng sơ đồ:

Môi trường kiểm soát

Sự liêm chính và giá trị đạo đức

Cơ cấu tổ chức

Chính sách nhân sự

1.2.2.2 Đánh giá rủi ro

KSNB phục vụ để đạt mục tiêu tổ chức, việc đánh giá rủi ro là rất quan trọng

vì nó ghi nhận các sự kiện quan trọng đe dọa đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị.

Phân tích đánh giá rủi ro để thu hẹp vào những rủi ro chủ yếu. Việc nhận

dạng rủi ro chủ yếu hết sức quan trọng, vì nó liên quan đến những đe dọa của rủi ro

và liên quan đến sự phân chia trách nhiệm và nguồn lực đối phó rủi ro.

Trang 7

Đánh giá rủi ro bao gồm quá trình nhận dạng và phân tích các rủi ro đe dọa

mục tiêu của tổ chức và xác định biện pháp xử lý phù hợp.

Nhận dạng rủi ro

Rủi ro bao gồm rủi ro bên ngoài và rủi ro bên trong, rủi ro ở cấp toàn đơn vị

và rủi ro từng hoạt động. Rủi ro được xem xét liên tục trong suốt quá trình hoạt

động của đơn vị. Liên quan đến khu vực công, các cơ quan nhà nước phải quản trị

rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu giao phó.

Đánh giá rủi ro

Là đánh giá tầm quan trọng, ước tính thiệt hại mà rủi ro gây ra và khả năng

xảy ra rủi ro.

Đồ thị biểu diễn mối quan hệ giữa tầm quan trọng của rủi ro với tổn thất ước

Cao

Trọng yếu

% xảy ra

Thấp

Cao

Thấp

Tổn thất ước tính

tính và khả năng xảy ra rủi ro:

Có nhiều phương pháp đánh giá rủi ro tùy theo mỗi loại rủi ro, tuy nhiên,

phải đánh giá rủi ro một cách có hệ thống. Ví dụ, phải xây dựng các tiêu chí đánh

giá rủi ro, sau đó sắp xếp thứ tự các rủi ro, dựa vào đó nhà lãnh đạo sẽ phân bổ

nguồn lực đối phó rủi ro.

Phát triển các biện pháp đối phó

Có bốn biện pháp đối phó với rủi ro: phân tán rủi ro, chấp nhận rủi ro, tránh

né rủi ro và xử lý hạn chế rủi ro. Trong phần lớn các trường hợp các rủi ro phải

được xử lý hạn chế và đơn vị duy trì KSNB để có biện pháp thích hợp, bởi vì đơn vị

của nhà nước phải làm theo nhiệm vụ được giao. Các biện pháp xử lý hạn chế rủi ro

ở mức độ hợp lý vì mối liên hệ giữa lợi ích và chi phí nhưng nếu nhận dạng được và

đánh giá được rủi ro thì có sự chuẩn bị tốt hơn.

Trang 8

Khi môi trường thay đổi như các điều kiện về kinh tế, chế độ của nhà nước,

công nghệ, luật pháp sẽ làm rủi ro thay đổi thì việc đánh giá rủi ro cũng nên thường

xuyên xem xét lại, điều chỉnh theo từng thời kỳ

1.2.2.3 Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục đối phó rủi ro và

đảm bảo đạt được mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Để đạt được hiệu quả, hoạt động

kiểm soát phải phù hợp, nhất quán giữa các thời kỳ, dễ hiểu, đáng tin cậy và liên hệ

trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát. Hoạt động kiểm soát có mặt xuyên suốt trong tổ

chức, ở các mức độ và các chức năng. Hoạt động kiểm soát bao gồm kiểm soát

phòng ngừa và phát hiện rủi ro.

Cân bằng giữa thủ tục kiểm soát phát hiện và phòng ngừa là phối hợp các

hoạt động kiểm soát để hạn chế, bổ sung lẫn nhau giữa các thủ tục kiểm soát.

Thủ tục phân quyền và xét duyệt

Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ được thực hiện bởi người được ủy quyền

theo trách nhiệm và phạm vi của họ. Ủy quyền là một cách thức chủ yếu để đảm

bảo rằng chỉ có những nghiệp vụ có thực mới được phê duyệt đúng mong muốn của

người lãnh đạo. Các thủ tục ủy quyền phải được tài liệu hóa và công bố rõ ràng,

phải bao gồm những điều kiện cụ thể.

Tuân thủ những quy định chi tiết của sự ủy quyền, nhân viên hành động đúng

theo hướng dẫn, trong giới hạn được quy định bởi người lãnh đạo và pháp luật

Phân chia trách nhiệm

Một hệ thống kiểm soát đòi hỏi không có người nào được giao quá nhiều

trách nhiệm và quyền hạn. Một người không thể khách quan thấy được hết các sai

phạm và cũng tạo môi trường dễ xảy ra gian lận. Các chức năng bất kiêm kiệm mà

một tổ chức cần phải phân định cho từng người riêng biệt là:

Quyền được phê chuẩn và ra quyết định. -

Ghi chép: gồm lập chúng từ gốc, ghi nhật ký, ghi sổ tài khoản, lập bảng đối -

chiếu, lập báo cáo thực hiện.

Bảo vệ tài sản: trực tiếp như thủ quỹ, thủ kho; gián tiếp như người nhận séc -

khách hàng trả…

Trang 9

Xét duyệt

Ngăn ngừa việc xét duyệt nghiệp vụ không hợp lệ để tham ô tài sản

Ngăn ngừa việc ghi nhận không đúng để che dấu nghiệp vụ không hợp lệ

Ghi chép

Bảo vệ tài sản

Ngăn ngừa việc ghi nhận sai để che dấu tài sản mất mát

Nếu các chức năng trên tập trung ở một người sẽ phát sinh tiêu cực, người tốt

sẽ có cơ hội phạm tội vì điều kiện quá dễ dàng để thực hiện hành vi gian lận

Để ngăn chặn các sai phạm hoặc gian lận thì rất cần phải phân công các chức

năng trên riêng biệt cho từng người. Tuy nhiên sự thông đồng, bắt tay nhau giữa

một nhóm người này sẽ làm giảm hoặc phá hủy sự hữu hiệu của HTKSNB.

Trong một số trường hợp đơn vị có quy mô nhỏ, công việc từng nhiệm vụ

không nhiều, quá ít nhân viên để thực hiện việc phân chia trách nhiệm, khi đó nhà

lãnh đạo phải nhận biết được rủi ro và sử dụng những biện pháp kiểm soát khác như

luân chuyển nhân viên. Sự luân chuyển nhân viên đảm bảo rằng một người không

xử lý mọi mặt nghiệp vụ trong thời gian dài.

Chứng từ và sổ sách ghi chép

Việc thiết kế mẫu chứng từ, sổ sách và sử dụng chúng một cách thích hợp

giúp đảm bảo sự ghi chép chính xác và đầy đủ tất cả các dữ liệu về nghiệp vụ xảy

ra, các mẫu chứng từ và sổ sách cần đơn giản và hữu hiệu cho việc ghi chép, giảm

thiểu các sai sót, ghi trùng lắp, dễ đối chiếu và xem lại khi cần thiết. Chứng từ cần

để các khoảng trống cho sự phê duyệt và xác nhận của những người có liên quan

đến nghiệp vụ. Đánh số thống nhất lại các chứng từ phát sinh ở đơn vị để dễ quản

lý, dễ truy tìm và giảm thiểu các gian lận, sai phạm có thể xảy ra.

Bảo vệ tài sản

Tài sản của một tổ chức không chỉ là tiền, hàng hóa, máy móc thiết bị …mà

còn là thông tin. Các thủ tục cần có để bảo vệ tài sản gồm:

Trang 10

Giám sát hiệu quả và phân định riêng biệt các chức năng -

Bảo quản và ghi chép về tài sản, bao gồm cả thông tin -

Giới hạn việc tiếp cận với tài sản -

Giữ tài sản ở nơi riêng biệt, đảm bảo an toàn, bảo quản con dấu và chữ ký -

khắc sẵn (nếu có)

Kiểm tra, đối chiếu:

Các nghiệp vụ và sự kiện phải được kiểm tra trước và sau khi xử lý. VD:

phải kiểm tra hàng hóa trước khi nhập kho…Sổ sách được đối chiếu với các chứng

từ thích hợp để kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót.

1.2.2.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin trong một tổ chức được nghiên cứu nhằm phục vụ cho quá trình ra

quyết định điều khiển các hoạt động của đơn vị. Như vậy không phải bất kỳ tin tức

nào cũng trở thành thông tin cần thiết mà nó phải đáp ứng được các yêu cầu:

Tính chính xác: thông tin phải phản ánh đúng bản chất nội dung tình huống. -

Tính kịp thời: thông tin được cung cấp đúng lúc, đúng thời điểm theo yêu -

cầu của các nhà quản trị.

Tính đầy đủ và hệ thống: thông tin phải phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh của -

tình huống giúp người sử dụng có thể đánh giá vấn đề một cách toàn diện

Tính bảo mật: đòi hỏi thông tin phải được cung cấp đúng người phù hợp với -

quyền hạn và trách nhiệm của họ

Thông tin được cung cấp qua hệ thống thông tin. Trong đó, hệ thống thông

tin kế toán là một phân hệ quan trọng. Ngoài ra các phân hệ thông tin khác như lưu

trữ, tra cứu cũng rất cần thiết đối với KSNB vì nó cung cấp cơ sở cho những nhận

định, phân tích tình hình hoạt động, về những rủi ro và những cơ hội liên quan đến

hoạt động của đơn vị. Thông tin có thể thu thập từ nhiều nguồn: từ internet, từ số

liệu của các cơ quan chức năng, từ báo đài hoặc tự tổ chức mạng lưới thu thập…

Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn

mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin. Các kênh truyền thông bao gồm truyền

thông từ từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới phản hồi lên cấp trên, trao đổi giữa

các bộ phận trong tổ chức, giữa tổ chức với các đối tượng bên ngoài…

1.2.2.5 Giám sát

Trang 11

Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hoạt động

kiểm soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định KSNB có vận hành đúng

như thiết kế không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai

đoạn không. Để đạt được kết quả, cần phải thực hiện những hoạt động giám sát

thường xuyên hoặc định kỳ.

Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý

của khách hàng, nhà cung cấp… hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện

các biến động bất thường

Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do

các kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện.

1.3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ:

Bảo vệ hữu hiệu tài sản của doanh nghiệp và sử dụng hiệu quả mọi nguồn

lực nhất là nhân tố con người. Ngăn ngừa và phát hiện mọi hành vi lãng phí gian

lận, sử dụng tài sản không đúng mục đích hoặc vượt quá thẩm quyền.

Cung cấp thông tin đáng tin cậy.

Mọi thành viên trong tổ chức phải tuân thủ luật pháp và các luật lệ quy định

Định kỳ đánh giá kết quả hoạt động nhằm kịp thời đưa ra biện pháp nâng cao

hiệu quả hoạt động điều hành.

Trang 12

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Thực hiện đổi mới công tác quản lý theo chỉ đạo của cấp trên, cần thiết phải

đi vào đổi mới nhận thức, phương pháp, biện pháp, quy trình…hay nói cách khác

đó là đi vào đổi mới hệ thống KSNB trong tổ chức.

KSNB được thế giới đặc biệt quan tâm đến kể từ những năm 70 của thế kỷ

XX sau hàng loạt các vấn đề về tài chính và chính trị xảy ra ở Hoa kỳ. Báo cáo

COSO ra đời tạo nền tảng lý luận cơ bản về KSNB, trên cơ sở đó, tổ chức

INTOSAI đã trình bày vấn đề đặc thù của KSNB trong khu vực công.

Tương tự báo cáo COSO, INTOSAI đưa ra 5 yếu tố của HTKSNB, bao gồm:

Môi trường kiểm soát -

Đánh giá rủi ro -

Các hoạt động kiểm soát -

Thông tin và truyền thông -

Giám sát -

Các yếu tố này chính là tiêu chí đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống, chúng tác

động qua lại lẫn nhau. Một HTKSNB hoạt động hữu hiệu có thể ngăn ngừa và phát

hiện những sai phạm, yếu kém trong hoạt động của tổ chức.

KSNB nhằm đạt các mục tiêu:

Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. -

Đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính. -

Tuân thủ các luật lệ và quy định. -

Trang 13

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI

TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG TP. HỒ CHÍ MINH

2.1 Một số vấn đề trong giáo dục đại học Việt Nam hiện nay có tác động đến hệ

thống kiểm soát nội bộ của các cơ sở giáo dục.

2.1.1 Xã hội hóa giáo dục và toàn cầu hóa giáo dục đại học:

Ở nước ta hiện nay, nhu cầu học đại học đang trong giai đoạn gia tăng mạnh

mẽ. Vấn đề đào tạo theo nhu cầu xã hội đang được quan tâm, các đơn vị giáo dục

đang cố gắng quan tâm đến người học để thu hút đầu vào. Làn sóng du học sinh ồ ạt

đổ về các quốc gia, các trường đại học danh tiếng trên thế giới.

Trước tình hình đó, Đảng và nhà nước ta đã thực hiện cải cách trong lĩnh vực

giáo dục. Từ năm 2000, bắt đầu thực hiện đổi mới chương trình giáo dục phổ thông,

năm 2004 tiếp tục có chiến lược phát triển và đổi mới giáo dục mầm non, từ năm

2005 bắt đầu đổi mới cơ bản và toàn diện giáo dục đại học.

Khi hội nhập giáo dục và cải cách giáo dục là vấn đề cấp bách, các cơ sở

giáo dục phải biết đón đầu những cơ hội, triển khai đào tạo liên kết, các loại hình

đào tạo, thực hiện quản lý hiệu quả…nhằm thu hút người học và nâng cao lợi

nhuận. Do đó, cần quan tâm cải cách công tác quản lý, quan tâm đến KSNB.

2.1.2 Hiệu quả và tài chính trong các đơn vị giáo dục công lập

Hầu hết các trường công lập chỉ quan tâm đến mặt chất lượng và hoàn thành

tốt nhiệm vụ đào tạo, chính trị được giao, mặt hiệu quả và tài chính chưa được quan

tâm đúng mức. Hiệu suất đầu tư trong giáo dục đại học công lập hầu như ít ai quan

tâm. Một trường đại học quy mô nhỏ, chi phí đơn vị tính trên đầu sinh viên có thể

gấp 2-3 lần so với trường đại học có quy mô lớn nhưng vẫn tiếp tục được duy trì và

chưa thấy có động thái cải tổ để nâng cao hiệu quả đầu tư.

Vấn đề quản lý tài chính trong trường đại học công lập hầu hết chỉ dừng ở

mức theo dõi báo cáo mà chưa quan tâm đến vấn đề kế toán quản trị, kế toán chi

phí, nâng cao hiệu suất đầu tư…

Vấn đề hiệu quả tài chính có ảnh hưởng đến tư duy nhà quản trị cơ sở giáo

dục, một khi hiệu quả tài chính chưa được quan tâm đúng mực thì hệ thống KSNB

chưa thật sự cần thiết để phát huy sức mạnh của nó, khi không có ai quan tâm làm

Trang 14

thế nào để đạt hiệu quả cao hơn, làm thế nào để tiết kiệm chi phí… thì HTKSNB

cũng chưa có cơ hội để phát huy vai trò.

2.1.3 Đào tạo theo hệ thống tín chỉ

Thực hiện theo Quyết định 43/2007/QĐ-BGD&ĐT ngày 15/08/2007 của Bộ

trưởng Bộ GD&ĐT, các cơ sở đào tạo sẽ triển khai áp dụng đồng loạt chương trình

đào tạo theo học chế tín chỉ kể từ năm học 2010-2011. Do đó yêu cầu phải thay đổi

công tác quản lý trong hầu hết các hoạt động chủ đạo, vì vậy, tất yếu sẽ có sự thay

đổi trong kiểm soát nội bộ.

2.1.4 Kiểm định chất lượng giáo dục

Vấn đề mới được Bộ GD&ĐT quan tâm và đồng loạt triển khai từ năm 2008

cho tất cả các trường đại học, cao đẳng trong cả nước nhằm cải tiến, nâng cao chất

lượng giáo dục đào tạo, quy chuẩn các trường. Kiểm định chất lượng giáo dục như

một đợt tự tổng kiểm tra của các đơn vị khi tự mình nhìn nhận đánh giá mình, giúp

các đơn vị phát huy mặt mạnh, khắc phục điểm yếu bằng các giải pháp cụ thể, trong

đó việc nâng cao vai trò hệ thống KSNB tại đơn vị thật sự là một trong những giải

pháp cần thiết với hầu hết các đơn vị.

2.1.5 Tự chủ tài chính và tự chủ biên chế

Nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày 25/04/2006 của Chính phủ quy định quyền

tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài

chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập đã thực sự là cánh cửa mở cho các cơ sở

đào tạo công lập về quản lý tài chính và biên chế lao động. Từ đây, các đơn vị đã nỗ

lực hơn trong việc khai thác nguồn lực sẵn có và thế mạnh của đơn vị mình để tạo

nguồn thu, tăng thu nhập cho người lao động, chú ý hơn đến hiệu quả tài chính.

Khoản thu nhập tăng thêm từ tiết kiệm chi tiêu thường xuyên đã thật sự là đòn bẩy

khích lệ động viên các đơn vị phải tiết kiệm chi tiêu hành chính, sắp xếp lao động…

Các đơn vị tự xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ (QCCTNB) làm căn cứ kiểm soát

chi tiêu. HTKSNB thực sự cần thiết để ngăn ngừa và phát hiện sai sót, gian lận,

nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực của nhà trường.

2.1.6 Đề án Đổi mới cơ chế tài chính giáo dục giai đoạn 2009 - 2014

Đề án Đổi mới cơ chế tài chính giáo dục giai đoạn 2009 – 2014 với mục tiêu

xây dựng cơ chế tài chính mới cho giáo dục, nhằm huy động ngày càng tăng và sử

Trang 15

dụng có hiệu quả nguồn lực của nhà nước và xã hội để nâng cao chất lượng và tăng

quy mô giáo dục và đào tạo, đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện

đại hóa đất nước, thực sự coi phát triển giáo dục là quốc sách hàng đầu; và xây

dựng hệ thống các chính sách để tiến tới mọi người ai cũng được học hành với nền

giáo dục có chất lượng ngày càng cao. Để đạt được các mục tiêu trên, đã đến lúc để

các đơn vị đào tạo phải tiến hành cải cách quản lý mới và công cụ kiểm soát lại có

cơ hội phát huy vai trò.

2.1.7 Bộ GD&ĐT phát động chủ đề năm học 2009-2010

“Năm học đổi mới quản lý và nâng cao chất lượng giáo dục”.

Hưởng ứng chủ đề năm học, các cơ sở giáo dục tiến hành xây dựng phương

hướng năm học cụ thể theo chủ đề trọng tâm. Khi quản lý được quan tâm đổi mới,

chất lượng giáo dục đòi hỏi được nâng cao thì công cụ nhà quản lý sử dụng không

thể thiếu chính là hệ thống KSNB.

Trước các vấn đề đặt ra như trên, nhà quản lý giáo dục buộc phải xem xét

đánh giá tình hình và đưa ra biện pháp quản lý phù hợp với thực trạng, với xu

hướng tất yếu của thời đại, biết đón đầu, định hướng chiến lược, tự thân vận động

để đổi mới, do đó sẽ có những ảnh hưởng đáng kể đến hệ thống KSNB.

2.2. Tổng quan về Trường Cao đẳng Sư phạm Trung Ương TP. Hồ Chí Minh

2.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển

Tiền thân là Trường Sư phạm Mẫu giáo Trung ương số 3 thành lập ngày

25/9/1976, với nhiệm vụ đào tạo giáo viên mẫu giáo trình độ trung học có khả năng

làm cán bộ quản lý ngành học, giáo viên dạy các bộ môn phương pháp chăm sóc

giáo dục trẻ ở các trường sư phạm mẫu giáo địa phương thuộc khu vực các tỉnh phía

Nam. Từ năm 1977, nhà trường bắt đầu đào tạo giáo viên mẫu giáo hệ 12+1+1. Bên

cạnh đó, Trường đào tạo các khoá bồi dưỡng cấp tốc cô nuôi dạy trẻ (3 tháng, 9

tháng, 12 tháng). Từ năm 1988, đào tạo hệ 12+2. Năm 1987, trường được nâng cấp

từ hệ trung cấp lên hệ cao đẳng với nhiệm vụ đào tạo giáo viên có trình độ cao đẳng

(12+3) và đổi tên thành Trường Cao đẳng Sư phạm Mẫu giáo Trung ương 3 theo

Quyết định thành lập số 89/HĐBT ngày 28/3/1987 của Hội đồng Bộ trưởng. Tháng

1/2000, trường mở 2 ngành Sư phạm Âm nhạc và Sư phạm Mỹ thuật, đào tạo giáo

viên trình độ cao đẳng cho các bậc học mầm non, tiểu học và trung học cơ sở.

Trang 16

Tháng 5/2003, mở ngành Giáo dục Đặc biệt. Tháng 9/2008 mở thêm 4 mã ngành:

Quản lý văn hóa, Kinh tế gia đình, Công tác xã hội và Đồ họa.

Tháng 4/2007, đổi tên từ trường Cao đẳng Sư phạm Mẫu giáo Trung ương số

3 thành trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương TP.HCM.

2.2.2 Nguồn lực

2.2.2.1 Giá trị truyền thống

Là đơn vị đào tạo phía Nam duy nhất có bề dày lịch sử 33 năm chuyên về

đào tạo giáo viên mầm non. Từ năm 2003, bổ sung thêm 3 ngành đào tạo mới:

ngành Sư phạm Âm nhạc (SPAN), Sư phạm Mỹ thuật (SPMT) và Giáo dục đặc biệt

(GDĐB), tuy mới thành lập, nhưng chất lượng đào tạo cũng rất tốt và ổn định,

khẳng định được vị trí trong ngành. Trường có đội ngũ giảng viên giỏi, có năng lực

chuyên môn, có trình độ nghiên cứu tốt, dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực đào tạo

giáo viên mầm non. Sinh viên ra trường đều có năng lực chuyên môn, kỹ năng

nghề, kỹ năng sư phạm, đảm đương tốt vai trò là người giáo viên, ngoài ra một số

cựu sinh viên còn tham gia công tác quản lý trong ngành mầm non. Hầu hết sinh

viên mới ra trường đều có việc làm, và được đơn vị tuyển dụng rất ưa chuộng.

2.2.2.2 Nhân sự

Cả trường có 160 lao động. trong đó giáo viên là 100 người, nhân viên 60

người, cán bộ quản lý là 35 người. Giảng viên lâu năm có trình độ chuyên môn cao,

được đào tạo từ nước ngoài chuyên về giáo dục mầm non. Giảng viên trẻ đa số

được đào tạo trong nước, luôn có ý thức học tập nâng cao trình độ.

Cơ cấu theo giới tính chủ yếu là nữ, nữ có 125 người, chiếm 78 %,

Cơ cấu theo độ tuổi không đều, tập trung vào 2 nhóm chính: nhóm già từ 50

tuổi trở lên có 66 người, chiếm 42% và nhóm trẻ dưới 35 tuổi là 77 người, chiếm

48%. Do đó, tương lai sắp trong vòng 5 năm nữa, sẽ xảy ra tình trạng thiếu hụt lao

động dày dạn kinh nghiệm chuyên môn và kỹ năng quản lý.

2.2.2.3 Cơ sở vật chất

Trường có 2 cơ sở đào tạo:

- Trụ sở đặt tại cơ sở 1, tại địa chỉ 182 Nguyễn Chí Thanh, phường 3, quận 10,

TP.HCM, có diện tích khuôn viên gần 4.600 m2.

Trang 17

- Cơ sở 2 đặt tại Đường Liên Phường, Phường Phước Long B, Quận 9, có diện

tích khuôn viên hơn 40.000 m2.

Trang thiết bị nhìn chung có đủ chủng loại, cơ bản đáp ứng được nhu cầu

giảng dạy, làm việc và học tập. Tuy nhiên hầu hết là trang thiết bị cũ, lạc hậu nên

rất hay hư hỏng phải sửa chữa thường xuyên. Bàn ghế, phòng học xuống cấp

nghiêm trọng, phòng làm việc nhỏ hẹp, thiếu phòng làm việc của cán bộ quản lý…

gây ảnh hưởng đến chất lượng và năng suất lao động.

Chưa có phần mềm quản lý trong hầu hết các bộ phận, ngay cả quản lý tài

chính kế toán, quản lý đào tạo cũng vẫn còn thực hiện thủ công.

2.2.2.4 Tài chính

Trường được Bộ GD&ĐT giao quyền tự chủ từ năm 2003 theo quyết định

915/QĐ-BGD&ĐT-KHTC ngày 28/02/2003. Là đơn vị có thu tự đảm bảo một phần

kinh phí hoạt động. Nguồn thu rất hạn hẹp, là trường sư phạm (không thu học phí)

nên nguồn thu chủ yếu từ ngân sách nhà nước để chi cho hoạt động thường xuyên

với mức chi rất khiêm tốn. Việc cân đối kinh phí luôn gặp khó khăn. Nguồn thu sự

nghiệp tại trường quá ít, chủ yếu từ học phí đào tạo liên kết, thu ký túc xá, các hoạt

động phục vụ sinh viên bằng khoảng 20% nguồn kinh phí nhà nước cấp

2.2.2.5 Năng lực đào tạo và chỉ tiêu đào tạo hàng năm

Hiện nay, do hạn chế về cơ sở vật chất và đội ngũ nên năng lực đào tạo nhà

trường ở mức 3.500 sinh viên/năm, chỉ tiêu tuyển sinh mới hàng năm dao động ở

mức 600 sinh viên chính quy, 600 sinh viên không chính quy.

2.2.3 Tầm nhìn, sứ mạng, mục tiêu và phương hướng hoạt động của trường

2.2.3.1 Tầm nhìn

Phấn đấu cho một xã hội – nơi mà con người, đặc biệt là trẻ em được hưởng

một nền giáo dục đậm chất nhân văn, khoa học, bình đẳng và được thực hiện bởi

đội ngũ đã qua đào tạo cơ bản, có tâm huyết để đưa trường trở thành Học viện đào

tạo nguồn nhân lực giáo dục và dịch vụ xã hội.

2.2.3.2 Sứ mạng

Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương – TP. Hồ Chí Minh là nơi cung cấp

có uy tín nguồn nhân lực cho ngành Giáo dục và cho xã hội, là trung tâm nghiên

cứu khoa học giáo dục trẻ em và các ngành dịch vụ xã hội ở khu vực phía Nam.

Trang 18

2.2.3.3 Mục tiêu

Mục tiêu tổng quát (giai đoạn 2009-2020)

- Đào tạo nguồn nhân lực cho ngành giáo dục và xã hội theo chuẩn và bồi

dưỡng nâng chuẩn có chất lượng ngang tầm khu vực.

- Quy mô đào tạo đa ngành và đa cấp đáp ứng nhu cầu xã hội.

- Trở thành trung tâm nghiên cứu khoa học giáo dục trẻ em và dịch vụ xã hội,

ứng dụng những phương pháp giáo dục tiên tiến.

- Có hệ thống cơ sở vật chất, kỹ thuật, trang thiết bị tiên tiến tạo ra môi trường

sư phạm tốt cho giảng dạy, học tập và sinh hoạt.

- Khai thác sử dụng hiệu quả các nguồn lực. Nâng cao thu nhập, ổn định đời

sống người lao động.

Mục tiêu cụ thể (giai đoạn 2009 – 2011)

- Nâng cao chất lượng đào tạo

- Hệ thống cơ sở vật chất và trang thiết bị được nâng cấp và mở rộng.

- Khai thác sử dụng hiệu quả các nguồn lực.

- Nâng cao thu nhập, ổn định đời sống người lao động.

2.2.3.4 Phương hướng hoạt động trong năm học 2009-2010

Cải cách các thủ tục hành chính hiện hành.

Tập trung chuyển đổi chương trình học từ niên chế sang học chế tín chỉ.

Thực hiện chính sách tiết kiệm chi tiêu, nâng cấp trang thiết bị phục vụ đào

tạo, ưu tiên cho hoạt động chuyên môn, nâng cao chất lượng đội ngũ và tăng thu

nhập cho người lao động.

2.2.4 Tổ chức bộ máy quản lý tại trường

2.2.4.1 Sơ đồ tổ chức

Trang 19

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

ĐẢNG BỘ

ĐẢNG ỦY

CÔNG ĐOÀN

HỘI SINH VIÊN

ĐOÀN THANH NIÊN

BAN GIÁM HIỆU

HỘI ĐỒNG KHOA HỌC VÀ ĐÀO TẠO

P. Tổ Chức-Hành Chính

Khoa Sư Phạm Mầm Non

Phòng Đào Tạo

Khoa Sư Phạm Âm Nhạc

P. Kế Hoạch – Tài Chính

Khoa Sư Phạm Mĩ Thuật

P. QLKH – Hợp Tác Q.Tế

Khoa Giáo Dục Đặc Biệt

CÁC KHOA VÀ BỘ MÔN

CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG

P. Quản Trị – Thiết Bị

Bộ Môn Lý Luận Chính Trị

P. Công Tác Sinh Viên

Bộ Môn Cơ Bản

Ban Thanh Tra

Bộ Môn Tâm Lý – Giáo Dục

Ban Quản Lý Ký Túc Xá

TRƯỜNG THỰC HÀNH VÀ TRUNG TÂM

Ban Công Tác Môi Trường & BHLĐ

Ban Công Nghệ Thông Tin

Đội Phòng Cháy Chữa Cháy

THƯ VIỆN PHÒNG ĐỒ DÙNG DẠY HỌC

Đội Dân Quân Tự Vệ

TRUNG TÂM NC ỨNG DỤNG KHOA HỌC VÀ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG GIÁO DỤC

TRUNG TÂM BỒI DƯỠNG KHOA HỌC GIÁO DỤC

TRƯỜNG MẦM NON THỰC HÀNH

Trang 20

2.2.4.2 Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các bộ phận

Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận đã thể hiện chi tiết, cụ thể trong quy

chế hoạt động của trường, tác giả xin vắn tắt như sau:

Tổ chức Đảng, các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội

- Tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam lãnh đạo nhà trường và tổ chức hoạt động

trong khuôn khổ Hiến pháp và pháp luật, theo chức năng, nhiệm vụ của tổ

chức Đảng, chỉ thị, nghị quyết của Đảng.

- Các đoàn thể, tổ chức xã hội trong trường (Công đoàn, Đoàn thanh niên cộng

sản Hồ Chí Minh, Hội sinh viên) hoạt động theo quy định của pháp luật và

có trách nhiệm thực hiện mục tiêu, nguyên lý giáo dục theo quy định của

Luật Giáo dục, phù hợp với tôn chỉ mục đích, chức năng, nhiệm vụ của đoàn

thể, tổ chức xã hội đã được xác định.

Hội đồng khoa học và đào tạo: tư vấn cho Hiệu trưởng về mục tiêu, chương

trình, kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm về phát triển giáo dục – đào tạo, khoa

học và công nghệ của trường; đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ giáo viên, cán bộ nhân

viên; lập quy hoạch cán bộ cho mỗi giai đoạn phát triển của trường; Lập kế hoạch

hàng năm về biên chế, chỉ tiêu cán bộ công chức của trường.

Ban Giám hiệu:

Gồm một Hiệu trưởng và một Phó Hiệu trưởng phụ trách đào tạo:

- Hiệu trưởng là người đại diện theo pháp luật, là chủ tài khoản của trường;

chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý và điều hành các hoạt động của nhà trường

theo các quy định của pháp luật, Điều lệ trường cao đẳng, các quy chế, quy

định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Quy chế tổ chức và hoạt động của trường

đã được Bộ Giáo dục & Đào tạo phê duyệt.

- Phó Hiệu trưởng phụ trách đào tạo: giúp việc cho Hiệu trưởng trong việc chỉ

đạo, điều hành công tác chuyên môn về đào tạo.

Các khoa, ngành, tổ bộ môn, phòng ban chức năng trực thuộc BGH:

- Các khoa, ngành: Tổ chức, quản lý và thực hiện công tác đào tạo nhằm thực

hiện tốt mục tiêu đào tạo giáo viên mầm non, giáo viên giáo dục đăc biệt,

giáo viên tiểu học, trung học cơ sở các môn âm nhạc và mỹ thuật, chuyên

viên dinh dưỡng, cán bộ quản lý văn hóa, tùy theo chức năng riêng của từng

Trang 21

khoa, ngành. Tổ chức, quản lý công tác bồi dưỡng và nghiên cứu khoa học

của toàn thể giáo viên của đơn vị mình theo đúng quy định.

- Các tổ bộ môn trực thuộc: Chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch giảng dạy,

học tập, thực hành – thực tế bộ môn, hoạt động khoa học, phối hợp các khoa,

phòng ban góp phần thực hiện mục tiêu đào tạo của trường.

- Phòng Tổ chức - Hành chính: Giúp Hiệu trưởng chỉ đạo, quản lý và triển

khai thực hiện công tác tổ chức, hành chính và tổng hợp trong nhà trường.

- Phòng Đào tạo: Tham mưu giúp việc cho Ban Giám hiệu trong việc hoạch

định chiến lược phát triển đào tạo, chịu trách nhiệm trong công tác quản lý

đào tạo các hệ chính quy, hệ vừa học vừa làm đặt trong và ngoài trường.

- Phòng Kế hoạch – Tài chính: Tham mưu giúp Hiệu trưởng thực hiện chức

năng quản lý, tổ chức sử dụng hiệu quả nguồn tài chính theo đúng Pháp luật

hiện hành, đảm bảo cho hoạt động của trường ổn định và phát triển.

- Phòng Quản trị - Thiết bị: Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về công tác

quản lý toàn bộ tài sản, cơ sở vật chất trong trường; tham mưu cho Hiệu

trưởng xây dựng kế hoạch đầu tư, khai thác, sử dụng và quản lý tài sản, cơ sở

vật chất phục vụ cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học và dịch vụ xã

hội. Đảm bảo vệ sinh môi trường.

- Phòng Công tác sinh viên: Giúp Hiệu trưởng trong công tác học sinh – sinh

viên (quản lý sinh viên về nề nếp học tập và sinh hoạt, định hướng tư tưởng

chính trị, lối sống trong sinh viên, giải quyết các chế độ chính sách cho sinh

viên...). Tổ chức quản lý Trung tâm tư vấn tâm lý – giáo dục và hỗ trợ sinh

viên theo điều lệ và tổ chức hoạt động của trung tâm.

- Phòng Quản lý khoa học và Hợp tác quốc tế: giúp Hiệu trưởng chỉ đạo,

quản lý hoạt động khoa học & công nghệ và hợp tác quốc tế phục vụ nghiên

cứu đào tạo của trường. Tổ chức và quản lý Trung tâm thông tin thu thập,

xử lý và phổ biến thông tin khoa học giáo dục thuộc các chuyên ngành đào

tạo của nhà trường.

- Trường Mầm non thực hành: vừa làm chức năng của một trường mầm

non, thực hiện đầy đủ nhiệm vụ chăm sóc giáo dục trẻ theo kế hoạch được

giao, vừa là cơ sở thực hành của trường CĐSPTWTPHCM để tạo môi trường

Trang 22

sư phạm nhằm góp phần hình thành nhân cách người giáo viên và phương

pháp dạy – học, giáo dục cho giáo sinh.

- Ban Quản lý Ký túc xá: Giúp Hiệu trưởng chỉ đạo, quản lý công tác tộ chức

thực hiện quy chế học sinh sinh viên nội trú. Chịu trách nhiệm về mọi hoạt

động của ký túc xá.

- Ban Công tác quản lý môi trường và bảo hộ lao động: Giúp Hiệu trưởng

xây dựng kế hoạch, chương trình và giám sát về công tác vệ sinh môi trường

và công tác an toàn – bảo hộ lao động trong nhà trường.

- Ban Công nghệ thông tin: Giúp Hiệu trưởng trong công tác quản lý, thu

thập, xử lý dữ liệu và phổ biến thông tin truyền thông trên trang web.

- Ban Thanh tra: Tham mưu giúp Hiệu trưởng thực hiện công tác thanh tra,

kiểm tra trong phạm vi quản lý của Hiệu trưởng nhằm bảo đảm việc thi hành

pháp luật, việc thực hiện nhiệm vụ của đơn vị, bảo vệ quyền và lợi ích hợp

pháp của các đơn vị, cá nhân trong trường.

- Thư viện – đồ dùng dạy học: Giúp Hiệu trưởng bảo quản, lưu trữ và khai

thác có hiệu quả toàn bộ sách báo, tư liệu và đồ dùng dạy học.

- Trung tâm Bồi dưỡng khoa học giáo dục: Giúp Hiệu trưởng tổ chức các

lớp đào tạo ngắn hạn, và bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho giáo

viên mầm non, âm nhạc, mỹ thuật và giáo dục đặc biệt các tỉnh phía Nam.

- Trung tâm Nghiên cứu ứng dụng khoa học và kiểm định chất lượng giáo

dục: Nghiên cứu ứng dụng các mô hình giáo dục trong và ngoài nước vào

thực tiễn. Tổ chức và quản lý hoạt động của phòng Nghiên cứu tâm lý và

giáo dục trẻ. Tổ chức công tác kiểm định chất lượng giáo dục trong trường.

Mối quan hệ giữa các bộ phận chức năng trong nhà trường: là mối quan

hệ phối hợp công tác nhằm thực hiện nhiệm vụ và kế hoạch chung của trường. Một

số quan hệ tiêu biểu cụ thể:

- Các khoa, ngành, tổ bộ môn trực thuộc trường và phòng đào tạo: phối hợp

trong công tác đào tạo: chương trình đào tạo, tổ chức thi, thực hành thực tập,

thỉnh giảng, phân công lịch giảng, thời khóa biểu, tiến độ giảng dạy, biên chế

khóa học, chỉ tiêu tuyển sinh….

Trang 23

- Các khoa, ngành, phòng Đào tạo và phòng Công tác sinh viên: phối hợp

trong công tác quản lý sinh viên, đánh giá xếp loại rèn luyện và học tập của

sinh viên, xét điều kiện tốt nghiệp cho sinh viên…

- Phòng Tổ chức – Hành chính và các bộ phận khác: phối hợp công tác tổ chức

cán bộ, quản lý nhân sự, tuyển dụng, chế độ chính sách cho người lao động.

- Phòng Tổ chức - Hành chính và phòng Kế hoạch - Tài chính: phối hợp trong

công tác đảm bảo thực hiện các chế độ chính sách, bảo hiểm, phúc lợi… cho

người lao động theo quy định của nhà nước và quy định của nhà trường…

- Phòng Kế hoạch – Tài chính và các bộ phận khác: phối hợp trong công tác

lập kế hoạch chi tiêu hàng năm, thanh toán chế độ cho người lao động, thanh

toán chi phí hoạt động của bộ phận, mua sắm sửa chữa, quản lý tài sản…

- Phòng Kế hoạch – Tài chính và phòng Quản trị - Thiết bị: phối hợp công tác

thực hiện kế hoạch mua sắm, sửa chữa, theo dõi quản lý tài sản….

- Phòng Quản trị - Thiết bị và các bộ phận khác: phối hợp trong công tác lập

kế hoạch mua sắm tài sản, thực hiện mua sắm, sửa chữa tài sản, khai thác, sử

dụng và bảo quản tài sản, vệ sinh môi trường…

Mối quan hệ giữa các cấp tổ chức chính quyền và đoàn thể trong

trường: là mối quan hệ phối hợp công tác dưới sự lãnh đạo của Đảng ủy (trong

phạm vi toàn trường) và các Chi ủy (trong phạm vi từng đơn vị)

2.3. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường CĐSPTWTPHCM

2.3.1. Mục đích nghiên cứu HTKSNB tại trường CĐSPTWTPHCM

Nghiên cứu lý thuyết về KSNB và thực trạng HTKSNB tại trường

CĐSPTWTPHCM để nhận dạng, phân tích đánh giá HTKSNB hiện hành xem nó

đang ở trạng thái nào, có những ưu điểm, nhược điểm gì đang tồn tại, từ đó đề xuất

các giải pháp hoàn thiện HTKSNB đạt đến tính hữu hiệu và hiệu quả nhằm cung

cấp sự đảm bảo hợp lý để đạt các mục tiêu đề ra.

2.3.2. Thực trạng HTKSNB tại trường CĐSPTWTPHCM

2.3.2.1. Môi trường kiểm soát

Sự liêm chính và giá trị đạo đức

Sự liêm chính, giá trị đạo đức và chuyên môn của các thầy cô trong Ban

Giám hiệu, Đảng ủy nhiều thế hệ đã thật sự là tấm gương sáng để cán bộ giáo viên

Trang 24

(CBGV) và sinh viên noi theo. Các thầy cô đều là giáo viên sư phạm chuyển sang

làm công tác quản lý, có chuyên môn và năng lực quản lý, luôn tâm huyết với nghề,

với trường, sống liêm khiết, chan hòa, giản dị, gần gũi với mọi người xung quanh,

được mọi người kính trọng và quý mến. Tấm gương đạo đức của ban lãnh đạo được

CBGV học tập noi theo, hình thành nên một tập thể có lối sống giản dị, thân thiện,

đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau.

Hàng năm, trường đều thực hiện công tác công khai tài sản của cán bộ lãnh

đạo trong Ban Giám hiệu, trưởng phó các đơn vị và Đảng viên trong toàn trường.

Năng lực nhân viên:

Năng lực và trình độ chuyên môn của giáo viên nhìn chung đã đáp ứng được

nhu cầu đào tạo của nhà trường, tuy nhiên trong vòng 5 năm nữa cần phải nhanh

chóng bồi dưỡng và phát triển đội ngũ kế cận để thay thế các giáo viên sắp nghỉ

hưu. Đội ngũ giáo viên có năng lực chuyên môn, năng lực sư phạm tốt sẽ là một

trong những yếu tố góp phần quyết định chất lượng đào tạo của nhà trường.

Nhân viên khối hành chính hầu hết là lao động trẻ, trình độ chuyên môn

không đồng đều và đa số làm trái ngành nghề đào tạo, kỹ năng làm việc, kỹ năng

quản lý chưa cao. Trong đó gồm một tỷ lệ cao là sinh viên của nhà trường được giữ

lại làm nhân viên trong các phòng ban và giáo vụ các khoa, ngành. Đa số làm việc

dựa vào khuôn mẫu sẵn có do người đi trước để lại. Năng lực làm việc độc lập, kỹ

năng nghề nghiệp và khả năng đọc hiểu văn bản chuyên ngành còn hạn chế, còn

chưa mạnh dạn trong việc đề xuất cải cách các thủ tục phục vụ cho công việc

chuyên môn, thậm chí còn chậm theo kịp các cải tiến đã được đưa ra…Vì vậy, sẽ

ảnh hưởng rất lớn đến kết quả công việc, nhiệm vụ chung của bộ phận cũng như của

toàn trường. Với thực trạng như trên, sẽ là một trong những khó khăn cản trở hệ

thống KSNB vận hành hữu hiệu và hiệu quả.

Kỹ năng ứng dụng tin học nhìn chung còn thấp, nhất là trong nhóm nhân sự

lớn tuổi. Việc ứng dụng các tiện ích của mạng internet làm phương tiện thông tin

truyền thông giữa các cá nhân, bộ phận chưa trở thành thói quen và rộng khắp. Khi

không khai thác tốt các ứng dụng của internet vào công việc sẽ gây lãng phí thời

gian, công sức thậm chí cả tiền bạc.

Trang 25

Đội ngũ nhân sự phòng Kế hoạch – Tài chính có năng lực, có ý thức tuân thủ

pháp luật, trung thực và cần mẫn trong công việc, không sách nhiễu tiêu cực gây

khó khăn cho các cá nhân, đơn vị trong các thủ tục đề xuất thanh toán và thu chi

tiền,… góp phần làm nền tảng tạo dựng niềm tin về tình hình tài chính kế toán nhà

trường được phản ánh trung thực và hợp lý. Thể hiện qua kết luận thanh tra số

821/KL-TTr ngày 14/10/2009 của Thanh tra Bộ GD&ĐT về việc thanh tra hành

chính nhận xét “Trường đã đảm bảo được các quy định của Luật Kế toán và các nội

quy hiện hành, bộ máy kế toán của trường đủ điều kiện đảm nhận và duy trì được

hoạt động tài chính kế toán phục vụ cho công tác quản lý dạy và học của Trường”

Cũng trong kết luận thanh tra số 821/KL-TTr ngày 14/10/2009 của Thanh tra

Bộ GD&ĐT về việc thanh tra hành chính thì tình hình cập nhật, đọc hiểu và vận

dụng văn bản, quy định mới của nhà nước vào công việc còn chưa tốt ở hầu hết các

cá nhân, bộ phận. Do đó, đã xảy ra tình trạng sai phạm ngoài ý muốn.

Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo:

Ban Giám hiệu luôn tôn trọng ý kiến đóng góp của tập thể, cá nhân, thể hiện

tính dân chủ cao trong tập thể nhà trường, đó chính là ưu điểm lớn đồng thời cũng

tạo ra khuyết điểm. Tôn trọng dân chủ nên đôi lúc đã tỏ ra dân chủ thái quá, làm

khó tập trung ý kiến để ra quyết định.

Tự do cũng là triết lý quản lý nhân sự của nhà trường, các bộ phận quản lý

nhân viên, giáo viên của mình thông qua công việc (nhưng lại chưa có biện pháp

đánh giá hiệu quả công việc và xử lý những cá nhân chưa hoàn thành nhiệm vụ).

Triết lý này đã góp phần tạo tâm lý hứng thú cho nhân viên làm việc, họ không thấy

bị gò bó, khắt khe. Tuy nhiên, tự do cũng dẫn đến tự do thái quá, dẫn đến tình trạng

nhân viên ăn cắp giờ, không làm đủ giờ, làm viêc chậm trễ, ách tắc, không hết trách

nhiệm, không đạt hiệu quả…và khó để áp dụng các thủ tục kiểm soát.

Nhìn chung, phong cách lãnh đạo tự do dân chủ không mấy dễ dàng thuận

lợi để áp đặt các thủ tục kiểm soát và yêu cầu mọi người tuân thủ.

Đội ngũ cán bộ chủ chốt nhận thức được chức năng KSNB cần thiết đối với

việc kiểm tra, giám sát các hoạt động trong nhà trường. Trường đã chủ động xây

dựng quy chế chi tiêu nội bộ từ năm 2003, xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động

năm 2007 làm căn cứ thực hiện và kiểm soát các hoạt động.

Trang 26

Đội ngũ cán bộ quản lý phần lớn còn chịu ảnh hưởng của lề lối, tác phong

làm việc theo cơ chế bao cấp, quan tâm đến chỉ tiêu kế hoạch, rất quan tâm đến lợi

ích xã hội, ít quan tâm đến hiệu quả kinh tế. Do đó, vấn đề lợi ích kinh tế không

phải là một trong những mối quan tâm hàng đầu, đã xảy ra tình trạng chưa sử dụng

hiệu quả, tiết kiệm nhất nguồn kinh phí.

Cơ cấu tổ chức:

Là trường cao đẳng sư phạm quy mô nhỏ, cơ cấu tổ chức đảm bảo theo quy

chế hoạt động của trường cao đẳng của Bộ Giáo dục & Đào tạo ban hành, có đầy đủ

các bộ phận chức năng riêng biệt, có cơ chế phối hợp hoạt động giữa các bộ phận

với nhau (xem Sơ đồ tổ chức tại mục 2.2.4.1).

Trong cơ cấu tổ chức không có Ban Kiểm soát mà chỉ có Ban Thanh tra trực

thuộc BGH và là công tác kiêm nhiệm. Do đó, vấn đề kiểm soát các hoạt động của

BGH sẽ thiếu tính độc lập, khách quan và ít được quan tâm thực hiện.

Chưa có động thái mạnh để sắp xếp lại lao động. Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt

động còn cồng kềnh, chi phí bộ máy khá lớn, làm ảnh hưởng đến nguồn kinh phí để

thực hiện các hoạt động chuyên môn, mua sắm trang thiết bị và các hoạt động khác.

Việc phân công phân nhiệm chưa rõ ràng. Chưa có quy định chi tiết cụ thể

nhiệm vụ của từng phòng ban, cũng như bảng mô tả công việc của từng nhân viên.

(VD: nhiệm vụ của Trung tâm Thông tin là biên tập và xuất bản tập san nhưng trách

nhiệm phát hành lại không quy định rõ, do đó không biết thuộc về ai?). Vì vậy, đã

xảy ra sự chồng chéo nhiệm vụ, đùn đẩy trách nhiệm giữa các cá nhân, bộ phận,

không biết quy trách nhiệm cho ai…

Chính sách nhân sự:

Trường đang trong giai đoạn trẻ hóa đội ngũ và quan tâm bồi dưỡng nâng

chuẩn cho đội ngũ giáo viên. Hiện nay, chính sách nhân sự tập trung chủ yếu vào

công tác tuyển dụng, đào tạo bồi dưỡng CBGV.

Tuyển dụng nhằm bổ sung đội ngũ cho nhu cầu phát triển mở rộng của nhà

trường hoặc thay thế. Tuyển dụng dựa trên yêu cầu thực tế của từng công việc cụ

thể, tuy nhiên lại chưa đưa ra được các tiêu chuẩn cụ thể cho từng vị trí tuyển dụng,

không thông báo rộng rãi trên phương tiện thông tin đại chúng để tìm kiếm nhiều

ứng viên, khi phỏng vấn không tiến hành kiểm tra trình độ chuyên môn tay nghề.

Trang 27

Do đó, xảy ra tình trạng lao động sau khi được tuyển dụng không đáp ứng được

yêu cầu công việc cụ thể, năng lực kém…nên khi tham gia vào các hoạt động kiểm

soát nội bộ sẽ khó để góp phần đảm bảo hệ thống hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.

Nhà trường chú trọng đến việc đào tạo bồi dưỡng lại đội ngũ, tạo điều kiện

về thời gian, kinh phí, giảm định mức lao động…để động viên khuyến khích CBGV

trau dồi kỹ năng nghiệp vụ, nâng cao trình độ nhằm áp dụng vào công việc để nâng

cao chất lượng và hiệu quả.

Chính sách bổ nhiệm của nhà trường hiện nay nhìn chung khá tốt, bổ nhiệm

dựa vào các tiêu chí năng lực chuyên môn, khả năng quản lý, đạo đức tác phong…

do đó đã tạo động cơ để CBGV phấn đấu trở thành cán bộ quản lý có năng lực,

phẩm chất đạo đức tốt góp phần làm môi trường kiểm soát được tốt hơn.

Chính sách động viên khuyến khích, khen thưởng đang được áp dụng thực

chất theo hướng CBGV nào kê khai giỏi, biết nói hay thì được khen, ai còn e dè,

khiêm tốn, nói ít thì ít được quan tâm khen thưởng, thể hiện rất rõ qua hoạt động

bình bầu thi đua và kết quả thi đua cuối năm và ý kiến phản ánh trong các cuộc họp

của nhà trường. Từ trước đến nay, hầu như chưa sử dụng đến biện pháp kỷ luật,

chưa có CBGV nào bị xử phạt thích đáng với tác hại do mình gây ra (ngoại trừ đối

với công tác tuyển sinh) nếu có nói sai, làm sai, thiếu trách nhiệm, thậm chí gian lận

cũng chẳng sao, cứ rút kinh nghiệm lần sau là xong. Do đó, với chính sách khen

thưởng, kỷ luật của nhà trường hiện nay, không những chưa tạo ra được nhân tố tích

cực mà đôi khi còn có tác dụng ngược lại, không khuyến khích người lao động làm

việc có hiệu quả và trách nhiệm, không ngăn chặn được sai sót và gian lận xảy ra

mà còn tạo cơ hội cho sự tắc trách, gian lận sinh sôi và lây truyền. Đây là một trong

những nguyên nhân to lớn ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát tại đơn vị.

2.3.2.2. Đánh giá rủi ro

Là đơn vị hành chính sự nghiệp, nhiệm vụ trọng tâm là đào tạo giáo viên

theo chỉ tiêu Bộ Giáo dục & Đào tạo giao, do đó, ban lãnh đạo chưa có sự quan tâm

thích đáng đến việc phân tích và đánh giá rủi ro và các biện pháp hạn chế rủi ro

cũng như chưa thật sự quan tâm đến việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực.

2.3.2.3. Các hoạt động kiểm soát thể hiện trong một số quy trình và hoạt động

cụ thể

Trang 28

Trong giới hạn luận văn, tác giả chỉ xin đề cập đến một số quy trình và hoạt

động cụ thể liên quan đến mảng quản lý tài chính - tài sản và quản lý đào tạo của

nhà trường, bao gồm: (1) quy trình tiền lương, (2) quy trình mua sắm trực tiếp và

sửa chữa tài sản, (3) quy trình thanh toán, (4) hoạt động quản lý tài sản, (5) quy

trình xây dựng chương trình đào tạo, (6) hoạt động quản lý chất lượng giảng dạy.

(1) Quy trình tiền lương

Khái niệm và chức năng của quy trình tiền lương

Khái niệm: Quy trình tiền lương là một chuỗi công việc liên quan đến hoạt

động trả lương và các khoản thu nhập thường xuyên của người lao động.

Chức năng của quy trình: xác định cơ sở tính lương (hệ số lương, thâm niên

công tác…), tính lương, trả lương cho người lao động và ghi nhận báo cáo.

Tiền lương và thu nhập thường xuyên của người lao động tại trường:

- Tiền lương và phụ cấp theo lương: tính theo hệ số thang bảng lương nhà

nước quy định, trả lương theo thời gian và trả vào đầu mỗi tháng.

- Một số ít lao động thuê khoán thời vụ trả theo hợp đồng khoán vụ việc khi

nghiệm thu hoàn thành bàn giao, hoặc trả theo thời gian nếu công việc mang

tính chất ổn định và trả vào cuối mỗi tháng.

- Thu nhập tăng thêm theo nghị định 43/2006/NĐ-CP (NĐ 43): là khoản chi

cho người lao động dựa vào nguồn kinh phí tiết kiệm và cân đối được. Căn

cứ vào chức vụ để xây dựng hệ số cho từng loại đối tượng và quy định cụ thể

trong quy chế chi tiêu nội bộ, trả vào cuối mỗi tháng.

- Các khoản phúc lợi: chi vào các dịp lễ, tết: phân phối đều cho tất cả các đối

tượng trong toàn trường.

Các hoạt động liên quan đến quy trình tiền lương:

- Theo dõi thay đổi nhân sự trong kỳ: bổ nhiệm, điều chuyển, tuyển dụng…

- Tính lương và các khoản thu nhập thường xuyên của người lao động.

- Kiểm soát và thanh toán chuyển sang quy trình thanh toán.

- Ghi nhận và báo cáo: tình hình thay đổi nhân sự, quỹ lương trong kỳ.

Các bộ phận phối hợp nhiệm vụ trực tiếp trong quy trình:

Trang 29

- Người lao động: làm đơn đề xuất khi có yêu cầu về tổ chức nhân sự: nghỉ

phép, nghỉ không hưởng lương, nghỉ thai sản, nghỉ ốm đau, chuyển đổi công

tác….gửi trưởng bộ phận xác nhận giải quyết.

- Bộ phận trực tiếp quản lý người lao động: trực tiếp theo dõi, quản lý người

lao động, thông báo hoặc đề xuất cho phòng TC-HC mỗi khi có sự thay đổi

có liên quan đến tình hình nhân sự.

- Phòng TC-HC: theo dõi quản lý nhân sự, điều chuyển, tuyển dụng nhân sự;

phê duyệt các chế độ liên quan đến người lao động, ghi nhận và báo cáo..

- Phòng KH-TC: tính lương và các khoản thu nhập cho người lao động (gọi tắt

là bảng lương), ghi nhận và báo cáo.

Mô tả quy trình:

Phòng TC-HC

Người lao động

Trưởng Bộ phận quản lý NLĐ

TP.KH-TC/ Hiệu trưởng

Kế toán tiền lương

Xét đơn đề nghị

- Làm đơn đề nghị (nghỉ việc, thôi việc…)

Trưởng phòng: Ký giải quyết đơn đề nghị

Nhân viên: Theo dõi thay đổi nhân sự trong kỳ

Tính bảng lương

Ký duyệt bảng lương

Thông báo cho kế toán tiền lương

Bước 1: Người lao động làm đơn đề xuất khi có yêu cầu liên quan đến công

tác tổ chức nhân sự (nghỉ phép, ốm đau, thai sản, chuyển công tác, thôi việc…) gửi

trưởng bộ phận xác nhận.

Chứng từ cụ thể:

- Giấy đề nghị, đơn nghỉ phép…

Bước 2: Bộ phận trực tiếp quản lý người lao động xét duyệt trên các đề xuất

cá nhân và chuyển phòng TC-HC để tiếp tục giải quyết.

Trang 30

Cụ thể bằng chứng từ:

- Trưởng bộ phận ký xác nhận lên giấy đề nghị, đơn nghỉ phép…

Bước 3:

Trưởng P.TC-HC xét duyệt đơn đề xuất do bộ phận gửi lên, chuyển nhân

viên P.TC-HC theo dõi, rà soát tình hình thay đổi nhân sự trong kỳ, sau đó thông

báo cho kế toán tiền lương làm cơ sở tính lương và thu nhập vào trước kỳ trả lương.

P.TC-HC ghi nhận và báo cáo, lưu trữ đơn đề xuất vào hồ sơ cá nhân.

Chứng từ cụ thể:

- Đơn đề nghị, đơn nghỉ phép (đã được TP.TC-HC duyệt, lưu tại P.TC-HC).

- Sổ theo dõi thay đổi nhân sự trong kỳ, hồ sơ cá nhân (lưu tại P.TC-HC)

Bước 4:

Kế toán tiền lương (KTTL) căn cứ thông tin về thay đổi nhân sự trong kỳ do

phòng TC-HC thông báo để làm cơ sở tính bảng lương.

KTTL chuyển trưởng P.KH-TC và Hiệu trưởng ký duyệt trên bảng lương.

Bảng lương được chuyển sang kế toán thanh toán thuộc quy trình thanh toán.

KTTL ghi nhận và báo cáo quỹ lương. Sau khi trả lương xong, dán bảng

lương công khai trên bảng thông báo của P.KH-TC.

Chứng từ cụ thể:

- Bảng lương hoặc các khoản thu nhập khác đã được duyệt.

Cơ chế kiểm soát trong quy trình:

- Theo dõi kiểm tra: Phòng TC-HC theo dõi tình hình biến động nhân sự trong

kỳ thông qua các đề xuất được gửi từ các bộ phận, sau đó cập nhật thông tin

quản lý nhân sự, kèm với việc mở sổ theo dõi tình hình biến động trong kỳ

và lưu đơn đề nghị vào hồ sơ cá nhân.

- Phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận: các bộ phận tham gia trong quy

trình chịu trách nhiệm liên quan đến phần dữ liệu bộ phận mình cung cấp và

cùng kiểm tra đối chiếu thông tin lẫn nhau.

- Kiểm tra bảng lương: kế toán tiền lương lập bảng lương, trưởng P.KH-TC

kiểm tra ký duyệt và Hiệu trưởng phê duyệt trên bảng lương.

- Người lao động tự theo dõi và giám sát chế độ lương bổng của mình với việc

trả lương của nhà trường để kịp thời phát hiện sai sót.

Trang 31

Nhận xét, đánh giá:

Ưu điểm:

Quy trình cơ bản đã tổ chức được công việc tính lương và các khoản thu

nhập thường xuyên cho người lao động, có sự phân công phân nhiệm và phối hợp

công việc giữa các bộ phận trong quy trình.

Các bước trong quy trình thể hiện tương đối hợp lý.

Bảng lương được dán công khai tại bảng thông báo của phòng KH-TC, do

đó, người lao động được tham giá kiểm tra giám sát hoạt động trả lương và phát

hiện sai sót kịp thời.

Hạn chế:

Hiện nay, quy trình chưa được mô tả cụ thể trong quy chế tổ chức và hoạt

động của trường, việc phân công phân nhiệm dựa trên chức năng nhiệm vụ của từng

phòng ban, dựa vào lề lối làm việc từ trước đến nay mà chưa có quy định cụ thể.

Quy trình hiện còn chứa đựng nhiền hạn chế cần phải hoàn thiện. Thiếu các

thủ tục giấy tờ cần thiết để ghi nhận thông tin và truyền thông giữa các cá nhân, bộ

phận phối hợp, do đó chưa có căn cứ phân định rõ trách nhiệm, quy kết trách nhiệm

giữa các cá nhân, bộ phận tham gia trong quy trình khi có xảy ra sai sót, gian lận

(VD: thông tin về biến động nhân sự trong kỳ phòng TC-HC chỉ báo miệng cho

P.KH-TC nên khi có sự sai sót, không có cơ sở để quy trách nhiệm cho ai)

Quy trình hiện còn chứa đựng rất nhiều sai sót, thường xuyên có ý kiến thắc

mắc xoay quanh vấn đề thanh toán các khoản chế độ người lao động.

Trưởng bộ phận có quyền và trách nhiệm quản lý, giám sát nhân viên và

phân phối thu nhập tăng thêm theo năng suất và kết quả công việc. Tuy nhiên, hầu

hết các bộ phận chưa phát huy được quyền này, vẫn trả cào bằng theo đầu người, do

đó chưa động viên khuyến khích người lao động làm việc nhiệt tình và hiệu quả.

Tính và trả lương vào đầu mỗi tháng, nên khi có sự thay đổi nhân sự sau đó

sẽ không kịp thời cập nhật tình hình trong tháng mà phải đợi truy thu truy lĩnh,

không đảm bảo tính đúng, tính đủ chi phí tiền lương trong tháng.

Chưa quy định thời gian cụ thể cho từng công đoạn trong quy trình. Thủ tục

hành chính còn chậm trễ, không cập nhật kịp theo tình hình thực tế.

(2) Quy trình mua sắm trực tiếp và sửa chữa tài sản

Trang 32

Quy trình mua sắm trực tiếp và sửa chữa tài sản (gọi tắt là quy trình mua sắm

sửa chữa) là chuỗi công việc nhằm cụ thể hóa các hoạt động liên quan đến mua sắm

trang thiết bị hàng hóa và sửa chữa tài sản trong nhà trường. Quy trình hiện được

thể hiện dưới dạng sơ đồ trong quy chế hoạt động của trường và được cắt ngang đến

phần thanh toán (chuyển sang quy trình thanh toán).

Tài sản mua sắm và sửa chữa trong quy trình bao gồm tài sản hữu hình và vô

hình nói chung, không giới hạn chỉ là tài sản cố định mà còn bao gồm tất cả các loại

công cụ, dụng cụ lâu bền dùng trong hoạt động chung của nhà trường, ngoại trừ các

trường hợp mua sắm hàng hóa chuyên môn đặc thù, giá trị nhỏ dưới 2 triệu đồng,

do bộ phận trực tiếp mua sắm

Chức năng của quy trình:

- Xác định nhu cầu và khả năng đáp ứng nhu cầu về tài sản.

- Tìm nhà cung cấp tốt (uy tín, chất lượng, giá cả hợp lý…)

- Thực hiện mua tài sản và dịch vụ sửa chữa.

- Nhận và nghiệm thu, phân phối hàng hóa.

- Ghi nhận và báo cáo.

Các hoạt động liên quan đến quy trình:

- Lập kế hoạch kèm dự trù kinh phí mua sắm hàng năm (thuộc công tác lập dự

toán ngân sách).

- Xác định nhu cầu và khả năng đáp ứng nhu cầu mua sắm, sửa chữa tài sản.

- Đặt mua hàng hóa và dịch vụ sửa chữa (hợp đồng)

- Giám sát thực hiện hợp đồng

- Giao nhận hàng và nghiệm thu hàng hóa, dịch vụ sửa chữa.

- Ghi nhận, báo cáo.

Các bộ phận phối hợp tham gia trong quy trình:

- Bộ phận có nhu cầu: đề xuất nhu cầu sử dụng tài sản.

- Hiệu trưởng: duyệt kế hoạch, ra quyết định việc mua sắm sửa chữa, ký hợp

đồng & thanh lý hợp đồng

- Phòng QTTB: là đầu mối thực hiện mua sắm, phân phối, bảo dưỡng, bảo trì,

duy tu tài sản trong toàn trường, ghi nhận và báo cáo, tập hợp chứng từ liên

quan đến nghiệp vụ chuyển phòng KH-TC thanh toán.

Trang 33

- Phòng KH-TC: phối hợp mua sắm, cân đối kinh phí, kiểm soát nghiệp vụ.

Sơ đồ quy trình

Nhà cung cấp

Phòng Quản Trị

Phòng KH-TC

Hiệu trưởng

Bộ phận đề xuất

(2c) Ký duyệt đơn đề nghị

(2b) Phê duyệt ngân sách

(2a) Thụ lý giấy đề nghị.

(1)Làm giấy đề nghị nhu cầu (sử dụng tài sản, sửa chữa tài sản)

(3a) Tìm 1 báo giá

(3a) Tìm 1 báo giá

(3a) Tìm1 báo giá

(3b) Xét chọn nhà cung cấp

(3c) QĐ chọn nhà cung cấp

(4) Giám sát t/hiện Hđồng

(3d) Hợp đồng

(5) Nghiệm thu, bàn giao cho bộ phận sử dụng, TLHĐ

- T/hợp CT ĐNTT - Ghi nhận, bcáo. -Lưu CT (6)

Bước 1: Khi có nhu cầu sử dụng tài sản, bộ phận làm đề nghị cung cấp tài

sản hoặc đề nghị sửa chữa gửi phòng QTTB.

Chứng từ cụ thể:

- Giấy đề nghị mua sắm, sửa chữa.

- Chỉ đạo của cấp trên, biên bản đánh giá hiện trạng tài sản cũ…

Bước 2: Phòng QTTB xem xét và tổng hợp đề xuất của đơn vị, rà soát tài

sản hiện có xem có thể điều phối nếu có, nếu không được mới tính đến việc mua

sắm. Đối với mảng tài sản chung do phòng QTTB quản lý, phòng QTTB làm giấy

đề nghị. Sau đó, khảo sát sơ bộ hàng hóa để ước tính chi phí, phối hợp ý kiến phòng

KH-TC về nguồn tài chính, trình Hiệu trưởng phê duyệt. Nếu Hiệu trưởng đồng ý sẽ

tiến hành bước 3, không đồng ý sẽ kết thúc quy trình.

Cụ thể trên chứng từ:

Trang 34

- Ký chấp nhận lên giấy đề nghị mua sắm, sửa chữa của bộ phận (trưởng

P.QTTB -> trưởng P.KH-TC -> Hiệu trưởng).

Bước 3: P.QTTB, P.KH-TC, bộ phận: mỗi đơn vị tìm một báo giá bất kỳ của

một nhà cung cấp tiềm năng và cùng họp xét chọn nhà cung cấp do P.QTTB chủ trì.

Lưu ý đến các tiêu chí xét chọn: chất lượng, hậu mãi, phương thức thanh toán, giá

cả…. sau đó trình Hiệu trưởng quyết định chọn đơn vị cung cấp và ký hợp đồng.

Chứng từ cụ thể:

- Báo giá hàng hóa kèm tiêu chuẩn kỹ thuật của các nhà cung cấp tiềm năng.

- Biên bản họp xét chọn đơn vị thực hiện.

- Quyết định chỉ định đơn vị cung cấp (trên 20 triệu đồng).

- Hợp đồng (trên 5 triệu)

Bước 4: Phòng QTTB là đầu mối liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp, phụ

trách giám sát thực hiện, tổ chức nghiệm thu giao nhận tài sản, thanh lý hợp đồng.

Chứng từ cụ thể:

- Báo cáo tiến độ thực hiện, báo cáo giám sát.

- Nhật ký thi công (sửa chữa, lắp đặt).

Bước 5: Nhà cung cấp giao hàng hóa cho bộ phận sử dụng dưới sự giám sát

của nhân viên phòng QTTB, kế toán tài sản.

Chứng từ cụ thể:

- Biên bản nghiệm thu, bàn giao, hóa đơn, biên nhận, phiếu giao hàng…

Bước 6: Kết thúc việc mua sắm, sửa chữa, P.QTTB tập hợp một bộ chứng từ

bản chính hoàn chỉnh và đề nghị P.KH-TC thực hiện tiếp công đoạn thanh toán

(thuộc quy trình thanh toán), lưu trữ bảo quản một bộ chứng từ (bản sao) liên quan

đến thủ tục mua sắm, ghi nhận và báo cáo (theo dõi tài sản).

Nhận xét, đánh giá:

Ưu điểm:

- Nhà trường đang trong giai đoạn ưu tiên đầu tư trang thiết bị, cải thiện điều

kiện làm việc cho CBGV, do đó thường tôn trọng ý đề xuất của bộ phận.

- Công tác phối hợp giữa bộ phận đề xuất, phòng QTTB và phòng KH-TC khá

tốt. Nhân viên phòng P.QTTB có năng lực, làm việc có trách nhiệm.

- Có hệ thống nhà cung cấp tốt và ổn định.

Trang 35

- Giá trị hợp đồng thường nhỏ (đa số dưới 50 triệu đồng), hầu hết là hàng hóa

dịch vụ thông dụng trên thị trường, dễ tìm nhà cung cấp cạnh tranh.

Hạn chế và nguyên nhân hạn chế :

- Chưa quan tâm đến việc xây dựng kế hoạch mua sắm. Kế hoạch mua sắm

mới chỉ được xây dựng sơ sài, chưa dự đoán hết các nhu cầu tương lai và dự

toán chi phí cũng chưa thật hợp lý. Khi thực hiện cũng chưa bám sát kế

hoạch và dự toán mua sắm, xảy ra tình trạng phát sinh dự toán quá nhiều làm

bị động về khả năng tài chính …

- Quy trình hiện chưa thật sự xem trọng các bước xác định và đánh giá nhu

cầu sử dụng tài sản, sự cần thiết phải mua sắm tài sản, đánh giá tính năng kỹ

thuật, công suất thiết kế…phù hợp với nhu cầu, chưa cân đong đo đếm giữa

chi phí bỏ ra và lợi ích khai thác từ tài sản, dẫn đến tình trạng hàng mua về

không khai thác sử dụng được, hoặc sử dụng không đạt hiệu quả. (VD: tình

trạng mua máy in chữ nổi, trên 100 triệu đồng, nhưng lại không sử dụng vì

tốc độ in rất chậm, gây tiếng ồn lớn, và cũng rất ít cơ hội để sử dụng nó (cả

trường không quá 5 sinh viên khiếm thị), gây lãng phí).

- Trong một số trường hợp không tuân theo các bước trong quy trình, làm

trước báo sau, đặt vào sự việc đã rồi và phải làm thủ tục chữa cháy.

- Thành phần tham gia mua hàng cũng chính là thành phần nghiệm thu, bàn

giao và nhận hàng. Do đó, sẽ gặp rủi ro thông đồng giữa nhóm người này để

trục lợi cá nhân làm thiệt hại lợi ích tập thể.

(3) Quy trình thanh toán:

Quy trình thanh toán là chuỗi hoạt động để xử lý các công việc nhằm giải

quyết các khoản nợ của đơn vị, phát sinh trong quá trình mua sắm hàng hóa - dịch

vụ, phục vụ nhu cầu duy trì hoạt động của đơn vị, chủ yếu bao gồm các khoản thanh

toán tiền lương, tiền thưởng, thù lao giảng dạy, trội giờ, các hoạt động đoàn thể,

hoạt động phong trào, hợp đồng thuê khoán, mua sắm hàng hóa, tiếp khách...

Quy trình thanh toán là giai đoạn tiếp theo của các quy trình có phát sinh chi

phí phải trả (quy trình tiền lương, quy trình mua sắm sửa chữa…) được cắt rời để

thực hiện riêng chức năng thanh toán. Quy trình này đã được xây dựng dưới dạng

sơ đồ trong quy chế tổ chức & hoạt động của nhà trường.

Trang 36

Chức năng của quy trình:

- Thực hiện kế hoạch chi tiêu: Bộ phận dựa vào kế hoạch chi tiêu cụ thể hàng

năm đã đăng ký và được thông qua để rà soát từng nhiệm vụ cần chi tiêu cụ

thể, nhằm tổ chức công việc kịp thời theo nhu cầu và thời điểm thích hợp.

- Đề nghị chi tiêu: Bộ phận đề nghị thực hiện công việc cụ thể và chi phí cho

công việc đó.

- Kiểm soát chi tiêu.

- Quyết định chi tiêu.

- Thực hiện việc chi tiêu.

- Báo cáo và ghi nhận, đồng thời theo dõi thanh toán, tạm ứng và công nợ.

Các hoạt động liên quan đến quy trình:

- Thu thập chứng từ và đề nghị thanh toán.

- Kiểm tra kiểm soát chứng từ, nghiệp vụ phát sinh.

- Lập lệnh thanh toán (phiếu chi, phiếu thanh toán tạm ứng, phiếu chuyển

khoản, ủy nhiệm chi...).

- Thu chi tiền, chuyển khoản.

- Theo dõi công nợ, ghi nhận và báo cáo.

Các bộ phận phối hợp tham gia trong quy trình:

- Người đề nghị thanh toán: tập hợp chứng từ và làm đề nghị thanh toán.

- Bộ phận phát sinh khoản thanh toán: ký xác nhận đề nghị thanh toán

- Phòng kế toán:

o Kế toán thanh toán (KTTT): kiểm soát chứng từ và chế độ chi tiêu, lập

lệnh thanh toán, theo dõi công nợ.

o Trưởng P.KH-TC: kiểm tra chế độ chi tiêu, xét duyệt lệnh thanh toán. o Thủ quỹ (ngân hàng, kho bạc nhà nước): chi trả tiền. o Kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết: hạch toán kế toán, ghi sổ chi tiết, theo

dõi công nợ, theo dõi tài sản…

- Chủ tài khoản (Hiệu trưởng): ký duyệt lệnh thanh toán.

Quy trình thanh toán được mô tả như sau:

Sơ đồ quy trình:

Trang 37

(1)

- Người thụ hưởng - Nhân viên phụ trách hành chính tại bộ phận

(Đề nghị)

Bộ phận phát sinh khoản thanh toán (Xác nhận)

(2)

(4b)

(3b)

Hiệu trưởng (Ký duyệt lệnh TT)

(4a)

Kế toán thanh toán

(3a)

(- Kiểm soát - Lập lệnh TT)

TP. KH-TC

- Thủ quỹ, - Ngân hàng - Kho bạc NN (Thu chi, chuyển tiền

(- Kiểm tra - Ký lệnh TT)

(5)

- Kế toán tổng hợp, - Kế toán chi tiết (Ghi nhận, báo cáo, theo dõi sổ sách, công nợ)

Bước 1: Thu thập chứng từ và đề nghị thanh toán:

Cá nhân thụ hưởng/nhân viên hành chính tại bộ phận (người đề nghị thanh

toán): thu thập chứng từ và lập đề nghị thanh toán gửi trưởng bộ phận xét duyệt.

Chứng từ thanh toán phải đảm bảo đúng theo quy định về chế độ chứng từ kế

toán hiện hành. Bộ chứng từ đề nghị thanh toán bao gồm:

- Giấy đề nghị thanh toán, đề nghị thanh toán tạm ứng, đề nghị chuyển khoản

theo mẫu, có người đề nghị ký và trưởng bộ phận ký xác nhận.

- Bộ chứng từ gốc kèm theo: hợp đồng, biên bản nghiệm thu thanh lý, hóa

đơn, phiếu thu, phiếu chi, biên lai, biên nhận,… phải hợp pháp, hợp lệ.

- Giấy đề nghị, phiếu đề xuất, kế hoạch thực hiện, quyết định phê duyệt, dự

toán kinh phí…đã thông qua các phòng ban chức năng và BGH ký duyệt.

Bước 2: Bộ phận gửi đề nghị thanh toán kèm bộ chứng từ cho kế toán thanh

toán kiểm soát. Nếu chứng từ đạt yêu cầu, KTTT đồng ý chuyển sang lập lệnh thanh

toán, nếu chứng từ chưa rõ ràng, còn thiếu sót, KTTT trả lại bộ phận đề nghị bổ

sung, sửa chữa hoặc từ chối thanh toán đối với các trường hợp phát hiện sai phạm,

chứng từ không hợp lệ….

KTTT thực hiện kiểm soát chứng từ thanh toán, nội dung kiểm tra bao gồm:

Trang 38

- Tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ: chứng từ phải có đầy đủ nội dung: số

hiệu, ngày tháng, bên bán, bên mua, hàng hóa dịch vụ, số lượng, đơn giá,

thành tiền, thuế, phí, số tiền bằng chữ, chữ ký,… của các bên liên quan.

- Tính khách quan, trung thực của nghiệp vụ phát sinh: đảm bảo nghiệp vụ

phát sinh theo chứng từ khai báo đúng sự thật và phù hợp với các quy định

của pháp luật nhà nước và quy định của nhà trường. Trường hợp không có

trong quy định phải làm đơn giải trình trình bộ phận, phòng ban chức năng

liên quan và BGH xem xét giải quyết. Sử dụng các biện pháp kiểm soát, đối

chiếu, kiểm tra chéo các loại hồ sơ chứng từ…để phát hiện sai sót. VD: dùng

thời khóa biểu để kiểm tra ngày học, ngày thi, dùng sổ báo giảng và sổ phân

công của phòng Đào tạo để kiểm tra giờ giảng của giáo viên…

- Tính tuân thủ các luật lệ và quy định.

- Tính chính xác của số liệu trong chứng từ đề nghị thanh toán.

Bước 3: KTTT lập lệnh thanh toán và thực hiện định khoản trên các lệnh

thanh toán, kèm bộ chứng từ chuyển trưởng P.KH-TC và Hiệu trưởng xét duyệt.

Lệnh thanh toán, gồm: phiếu chi, phiếu thu trong các trường hợp thu tiền thanh toán

tạm ứng còn thừa, bảng kê thanh toán tạm ứng nếu tiền tạm ứng và thanh toán vừa

khớp, chứng từ chuyển khoản: ủy nhiệm chi, giấy rút dự toán ngân sách…

- Lệnh thanh toán kèm bộ chứng từ gốc do KTTT chuyển trưởng phòng KH-

TC xem xét kiểm tra, ký duyệt.

- Các lệnh thanh toán kèm bộ chứng từ gốc đã được trưởng phòng KH-TC

thông qua, KTTT trình Hiệu trưởng ký duyệt.

- Nếu chứng từ không được Trưởng phòng KH-TC hoặc Hiệu trưởng xét

duyệt, KTTT sẽ trả về lại bộ phận để bổ sung các thiếu sót hoặc từ chối

thanh toán đối với các trường hợp sai phạm, chứng từ không hợp lệ.

Bước 4: Lệnh thanh toán kèm bộ chứng từ sau khi Hiệu trưởng ký duyệt,

KTTT sẽ chuyển sang Thủ quỹ thực hiện thu chi tiền hoặc chuyển kho bạc, ngân

hàng thực hiện chuyển khoản thanh toán cho người thụ hưởng.

- Thủ quỹ ký vào phiếu thu chi sau khi thu phát tiền xong.

- Chứng từ chuyển khoản được kho bạc hoặc ngân hàng ký xác nhận thanh

toán hoặc gửi kèm giấy báo nợ xác nhận nghiệp vụ đã chuyển khoản.

Trang 39

Bước 5: Chứng từ khi đã xác nhận thanh toán xong được chuyển cho Kế

toán tổng hợp và kế toán chi tiết hạch toán kế toán, cuối cùng chuyển sang lưu trữ,

bảo quản.

Thời gian thực hiện: nếu bộ chứng từ hoàn chỉnh, trong vòng 3 ngày P.KH-

TC phải hoàn tất công việc kiểm soát, lập phiếu, duyệt phiếu, trả tiền cho người thụ

hưởng, nếu bộ chứng từ chưa hoàn chỉnh sẽ phản hồi cho người đề nghị thanh toán

biết để bổ sung và thực hiện lại từ đầu quy trình.

Các thủ tục kiểm soát sử dụng trong quy trình:

- Kiểm soát, kiểm tra chéo…các dữ liệu liên quan: chứng từ, số liệu. So sánh

đối chiếu kế hoạch, dự toán, hợp đồng, tiến độ, hóa đơn, phiếu giao nhận…

- Phân công phân nhiệm: quy trình có sự tham gia của nhiều cá nhân, tổ chức,

tách bạch được chức năng đề xuất, lập phiếu, chi tiền, xét duyệt. Tuy nhiên

nên tách công tác kiểm soát chi ra khỏi kế toán thanh toán.

- Chú ý đến các khoản chi với số tiền lớn, các khoản chi đột xuất, chi tiếp

khách, đối ngoại. Thủ quỹ theo dõi tồn quỹ và niêm phong vào cuối mỗi

ngày, định kỳ hoặc đột xuất tiến hành kiểm quỹ có sự chứng kiến của trưởng

phòng KH-TC. Đảm bảo hạn mức quỹ tiền mặt tối thiểu tại đơn vị.

Nhận xét, đánh giá:

Ưu điểm:

- Các định mức chi tiêu được thể hiện rõ trong QCCTNB, làm căn cứ để thực

hiện thanh toán công khai và công bằng đến từng đối tượng.

- Chứng từ được thống nhất bằng các mẫu biểu quy định, thời gian thanh toán

tương đối nhanh và đúng hạn với đa số các trường hợp.

- Có đủ nhân sự có năng lực để tách bạch các chức năng ghi chép, giữ tài sản

và phê duyệt. Bộ phận kiểm soát chi, nhân viên kế toán có năng lực, nắm

vững chế độ, quy định chi tiêu, thực hiện kiểm soát tốt.

Hạn chế và nguyên nhân hạn chế:

- Do năng lực thu thập, tổng hợp chứng từ đề nghị thanh toán của các cá nhân

không đồng đều, những cá nhân tham gia không thường xuyên thường cảm

thấy công việc này khó khăn, rắc rối và hay mắc sai sót, chứng từ phải làm đi

làm lại nhiều lần, vừa mất công lại cảm thấy không được hài lòng.

Trang 40

- Quy trình còn chứa đựng nhiều rủi ro khó kiểm soát. Chứng từ phát sinh từ

bộ phận, nên kiểm soát chi khó phát hiện được các sai sót, gian lận xảy ra

trong quá trình thu thập chứng từ thanh toán (trường hợp chứng từ sai, chứng

từ giả, chứng từ khống, thông đồng với khách hàng nâng giá nhất là đối với

các dịch vụ thuê ngoài…) Loại chứng từ đề nghị thanh toán theo danh sách

do bộ phận tự kê khai rất khó để kế toán thực hiện kiểm soát phát hiện sai

sót, hoặc bộ phận cố ý gian lận tạo vụ việc khống, tạo chứng từ khống, hoặc

đề nghị thanh toán trùng lắp. Nguyên nhân của tình trạng trên cơ bản là do ý

thức tuân thủ còn chưa tốt, kỷ luật trong nhà trường chưa cao, nội quy thì có

nhiều nhưng chưa có tiền lệ xử phạt thích đáng nên mọi người cứ làm ẩu, cứ

cố ý làm sai, khi nào bị phát hiện thì làm lại.

- Khối lương công việc quá tải đối với kế toán thanh toán: vừa làm công tác

kiểm soát chi, vừa lập phiếu thanh toán, vừa làm chứng từ rút vốn và giao

dịch với ngân hàng, kho bạc. Áp lực phải kiểm tra đối chiếu, phát hiện sai

sót, gian lận,... áp lực tâm lý cá nhân trước những mâu thuẫn nảy sinh trong

công việc khi phải giải thích, tranh luận, bàn cãi, bác bỏ, từ chối những đề

xuất thanh toán chưa hợp lệ làm kế toán thanh toán luôn trong trạng thái

căng thẳng, dễ dẫn đến thiếu trách nhiệm, làm ẩu, làm dối, hoặc chán việc,

bỏ việc,... Thực tế phòng KH-TC đã phải tuyển dụng thay thế cho vị trí này

nhiều lần (thay đổi 4 người trong 6 năm từ 2004 đến 2009).

- Thông tin truyền thông về thanh toán chưa được CBGV trong trường chú

trọng và quan tâm. Một số người không nắm được quy định về định mức chi

tiêu trong QCCTNB, không nắm được các thủ tục thanh toán đơn thuần. Khi

có việc cần phải thanh toán mới bắt đầu tìm hiểu, hỏi han. Do đó, việc thu

thập và xử lý chứng từ thường không trôi chảy, gặp vướng mắc, sai sót.

- Quy chế chi tiêu nội bộ chưa khái quát và dự tính hết được các nội dung chi

tiêu, nên khi phát sinh nội dung chi ngoài quy chế, thủ tục thanh toán thường

chậm và gặp rắc rối hơn.

(4) Hoạt động quản lý tài sản:

Tài sản ở đây bao gồm tài sản hữu hình và vô hình nói chung, không giới hạn

chỉ là tài sản cố định mà còn bao gồm tất cả các loại công cụ, dụng cụ lâu bền dùng

Trang 41

trong hoạt động của nhà trường. Tài sản của trường phần lớn là tài sản cũ, đã mua

sắm từ lâu, nên luôn cần phải duy tu sửa chữa thường xuyên.

Hoạt động quản lý tài sản là chuỗi công việc liên quan đến quá trình đầu tư,

bảo quản và khai thác sử dụng tài sản của nhà trường.

Quản lý tài sản hiện là vấn đề rất quan tâm của ban lãnh đạo nhà trường.

Hiện trường chưa có một quy trình cụ thể quy định và hướng dẫn công tác quản lý

tài sản. Chưa phát hiện tiêu cực xảy ra nhưng việc bảo quản, khai thác sử dụng, duy

tu bảo dưỡng, điều chuyển nội bộ, thanh lý tài sản…nhưng luôn có tình trạng phối

hợp chưa nhịp nhàng giữa các bộ phận liên quan.

Chức năng của hoạt động quản lý tài sản:

- Đầu tư, trang bị tài sản: phải có kế hoạch và dự đoán được nhu cầu tài sản

cần đầu tư. Chi tiết việc đầu tư mua sắm thuộc quy trình mua sắm sửa chữa.

- Phân phối tài sản: phân phối, điều tiết, luân chuyển tài sản đáp ứng nhu cầu

sử dụng của các bộ phận.

- Khai thác sử dụng, bảo quản, kiểm kê tài sản.

- Ghi nhận và báo cáo.

Phân chia trách nhiệm quản lý:

- Tài sản thuộc các bộ phận trực tiếp sử dụng và quản lý.

- Tài sản chung khác do phòng QTTB quản lý.

Bộ phận trực tiếp quản lý và sử dụng tài sản chịu trách nhiệm bảo quản về

vật chất, vệ sinh lau chùi, vận hành đúng thao tác, khai thác sử dụng hiệu quả, nếu

phát hiện hỏng hóc phải thông báo cho phòng QTTB biết để kịp thời sửa chữa, đồng

thời cập nhật ghi chép sổ tài sản tại đơn vị về những thay đổi nếu có.

Phòng QTTB chịu trách nhiệm trong việc điều phối, quản lý, duy tu bảo

dưỡng, sửa chữa tài sản trong phạm vi tổng thể và theo dõi sự hiện hữu của tài sản.

Kế toán tài sản chịu trách nhiệm theo dõi, cập nhật số liệu sổ sách, định kỳ

đối chiếu với bộ phận Quản trị Thiết bị.

Các hoạt động cụ thể:

- Tổng hợp nhu cầu đề xuất của các bộ phận Lập kế hoạch sử dụng tài sản để

định hướng đầu tư trang bị.

Trang 42

- Đầu tư, trang bị: chi tiết mua sắm sửa chữa thể hiện trong quy trình mua sắm

sửa chữa tài sản.

- Phân phối, luân chuyển.

- Khai thác sử dụng, bảo quản, kiểm kê.

- Báo cáo ghi nhận.

Nhận xét, đánh giá

- Thực hiện tốt việc bảo vệ tránh trộm cắp, thất thoát tài sản. Hiện chưa có tiền

lệ xảy ra mất mát tài sản. Đa số cá nhân, bộ phận có ý thức giữ gìn và bảo vệ

tài sản khỏi mất mát, hư hỏng.

- Định kỳ cuối năm thực hiện kiểm kê tài sản trong toàn trường nhưng chưa

tiến hành dán nhãn và phiếu kiểm kê, mã quản lý tài sản.

- Cập nhật thường xuyên số liệu mua sắm mới, thanh lý, sửa chữa. Tuy nhiên

khi điều chuyển nội bộ thường không cập nhật ghi chép do công tác phối hợp

chưa được chặt chẽ nhịp nhàng giữa phòng QTTB, bộ phận quản lý tài sản

và kế toán tài sản làm cho thông tin về điều chuyển thường không kịp thời

dẫn đến sai lệch trong ghi chép của kế toán tài sản, hoặc bộ phận sử dụng tài

sản quên ghi nhận sự việc điều chuyển gây ra tình trạng sai sót và khập

khiễng giữa số liệu các bên liên quan…thể hiện rất rõ qua mỗi lần kiểm kê.

- Vấn đề khai thác sử dụng tài sản: đa số tài sản sử dụng hợp lý và tiết kiệm,

khai thác sử dụng tốt. Tuy nhiên, vẫn có một số tài sản mua sắm mà không

thật sự phù hợp và tiện ích đối với người sử dụng do đó không phát huy tốt

hiệu quả khai thác sử dụng: Ví dụ: bố trí ghế đơn có tấm mặt bàn để viết mà

không dùng bộ bàn ghế rời trong phòng học rất bất tiện để sinh viên ra vào

hoặc đứng lên phát biểu, hơn nữa còn khó sắp xếp ngay hàng thẳng lối.

- Vấn đề bảo hành chưa thực hiện tốt, thường xảy ra tình trạng mất nhãn niêm

phong bảo hành, mất phiếu bảo hành…

- Vấn đề bảo dưỡng, vệ sinh tài sản còn rất kém. Tài sản chung do phòng

Quản trị Thiết bị quản lý thường xuyên bị bụi bẩn bám lâu ngày, bị hắt mưa,

thấm dột, mục nát… mà không được quan tâm sửa chữa bảo dưỡng. Nguyên

nhân dẫn đến tình trạng này là do không có người chuyên trách chịu trách

nhiệm cụ thể đối với công việc mà chỉ hợp đồng kiêm nhiệm khoán việc và

Trang 43

không được kiểm tra giám sát thường xuyên, đúng mức, không có biện pháp

xử phạt, quy trách nhiệm cụ thể.

(5) Quy trình tổ chức xây dựng chương trình đào tạo (CTĐT):

CTĐT và quy trình xây dựng CTĐT của trường hiện nay:

Ban lãnh đạo nhà trường rất quan tâm đến việc xây dựng CTĐT. CTĐT của

trường được xây dựng trên cơ sở chương trình khung do Bộ GD&ĐT ban hành.

CTĐT tạo của 4 ngành: Sư phạm Mầm non (SPMN), Sư phạm Âm nhạc

(SPAN), Sư phạm Mỹ thuật (SPMT), Giáo dục Đặc biệt (GDĐB) là sản phẩm của 7

đề tài khoa học công nghệ cấp Bộ được xây dựng với sự tham gia của các giáo viên,

cán bộ quản lý, đại diện các tổ chức, hội nghề nghiệp và các nhà tuyển dụng (có trong

thành phần hội đồng thẩm định).

Chương trình giáo dục của trường CĐSPTWTPHCM với mục tiêu là đào tạo

giáo viên mầm non, tiểu học và trung học cơ sở đáp ứng được yêu cầu đổi mới của

ngành giáo dục Việt Nam trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.

Giáo viên được trường đào tạo có đủ phẩm chất, năng lực và sức khoẻ, đồng thời có

kỹ năng tự học, tự bồi dưỡng đảm bảo thực hiện tốt vai trò, nhiệm vụ của mình và

đáp ứng được yêu cầu phát triển của ngành, của xã hội.

Theo báo cáo tự đánh giá để đăng ký kiểm định chất lượng của trường tháng

3/2009, chương trình đào tạo của trường đều đi từ kiến thức đại cương đến chuyên

nghiệp, từ những kiến thức nền tảng, cơ bản đến chuyên sâu; có cấu trúc hợp lý, hệ

thống giữa các khoa, giữa phần đại cương và chuyên nghiệp cũng như giữa các học

phần với nhau, đáp ứng được yêu cầu về chuẩn kiến thức, kỹ năng đào tạo trình độ

cao đẳng cho cả 04 khoa: SPMN, SPÂN, SPMT và GDĐB.

Các học phần, môn học trong CTĐT có đủ đề cương chi tiết, tập bài giảng

hoặc giáo trình, tài liệu tham khảo đáp ứng mục tiêu học phần, môn học.

Chương trình đào tạo được thiết kế theo hướng đảm bảo liên thông với các

trình độ đào tạo và chương trình đào tạo khác.

Hàng năm, chương trình đào tạo được bổ sung, điều chỉnh dựa trên cơ sở văn

bản pháp lý, chủ trương, đường lối, định hướng phát triển kinh tế - xã hội của địa

phương, các ban ngành đoàn thể, Bộ GD&ĐT, Vụ giáo dục Mầm non... Lấy ý kiến

đóng góp từ các tổ chức giáo dục, nhà tuyển dụng lao động tại TP.HCM, giáo viên,

Trang 44

sinh viên… Tham khảo các chương trình tiên tiến quốc tế (Nga, Hàn Quốc,

Singapore, Hà Lan) để hoàn thiện chương trình.

Các bộ phận tham gia trong quy trình:

- BGH: chỉ đạo, đôn đốc thực hiện, ký ban hành chương trình.

- Khoa: Lập kế hoạch thực hiện, xây dựng CTĐT, chương trình chi tiết học

phần.

- Bộ môn trực thuộc: biên soạn chương trình chi tiết học phần.

- Hội đồng thẩm định: thẩm định chương trình.

- Phòng Đào tạo: tổ chức thực hiện chương trình đào tạo.

- Phòng Công tác sinh viên: khảo sát ý kiến giáo viên, sinh viên, nhà tuyển

dụng...về chương trình đào tạo của nhà trường.

Sơ đồ quy trình

Ban Giám hiệu

Khoa, Bộ môn

Hội đồng thẩm định

Phòng Đào tạo

(1a) Chỉ đạo thực hiện

(1b) XD kế hoạch

(3)Thẩm định CT ĐT

(2) Xây dựng CT ĐT

(5)XD CT chi tiết học phần

(4) Ban hành CT ĐT

(6)Thẩm định CTchi tiết HP

(7) Ban hành CT chi tiết HP

(8) TC thực hiện CTĐT

(9) Rút kinh nghiệm, điều chỉnh chương trình (Phối hợp thực hiện: BGH, các khoa, bộ môn, phòng Đào tạo, phòng CTSV)

Trang 45

Bước 1: Lập kế hoạch tổ chức xây dựng chương trình đào tạo:

- BGH chỉ đạo xây dựng chương trình đào tạo cho từng ngành học trên cơ sở

chương trình khung của Bộ GD&ĐT.

- Các khoa lập kế hoạch tổ chức xây dựng chương trình.

Chứng từ cụ thể:

- Quyết định của Hiệu trưởng về việc xây dựng chương trình.

- Kế hoạch tổ chức xây dựng chương trình.

Bước 2: Thực hiện xây dựng chương trình đào tạo (chương trình tổng thể).

Các khoa phân công giáo viên phụ trách việc xây dựng chương trình và giám sát đôn

đốc thực hiện theo đúng tiến độ kế hoạch.

Chứng từ cụ thể:

- Bảng phân công nhiệm vụ giáo viên phụ trách.

- Sản phẩm chương trình đào tạo (chương trình tổng thể).

Bước 3: Thẩm định chương trình đào tạo. Chương trình được xây dựng phải

thông qua hội đồng thẩm định, nếu đạt yêu cầu sẽ chuyển sang bước 4, không đạt trả

về bước 3 yêu cầu chỉnh sửa hoàn thiện.

Chứng từ cụ thể:

- Quyết định thành lập hội đồng thẩm định.

- Biên bản họp hội đồng, biên bản nhận xét của các thành viên hội đồng.

- Chương trình đào tạo đã được thẩm định.

Bước 4: Hiệu trưởng ký ban hành chương trình đào tạo

Chứng từ cụ thể:

- Quyết định ban hành chương trình đào tạo.

- Chương trình đào tạo các ngành đã được ký ban hành.

Bước 5: Xây dựng chương trình chi tiết học phần sau khi chương trình đào tạo

ngành học được xây dựng và thông qua hội đồng thẩm định. Căn cứ vào chương trình

đào tạo ngành học, các khoa, bộ môn chủ trì việc lập kế hoạch và phân công giáo viên

thực hiện các chương trình chi tiết các học phần.

Chứng từ cụ thể:

- Kế hoạch xây dựng chương trình chi tiết.

- Bảng phân công nhiệm vụ giáo viên phụ trách.

Trang 46

- Sản phẩm chương trình chi tiết các học phần

Bước 6: Thẩm định chương trình chi tiết. Chương trình chi tiết được xây dựng

phải thông qua hội đồng thẩm định, nếu đạt yêu cầu sẽ chuyển sang bước 7, không

đạt trả về bước 5 yêu cầu chỉnh sửa hoàn thiện.

Chứng từ cụ thể:

- Quyết định thành lập hội đồng thẩm định chương trình chi tiết

- Biên bản họp hội đồng, biên bản nhận xét của các thành viên hội đồng.

- Chương trình chi tiết các học phần đã được thẩm định

Bước 7: Hiệu trưởng ra quyết định phê duyệt chương trình đào tạo. Công bố

rộng rãi đến từng bộ phận và đăng tải trên trang web của trường.

Chứng từ cụ thể:

- Quyết định ban hành chương trình

- Chương trình đào tạo các ngành và chương trình chi tiết các học phần đã

được ký ban hành.

Bước 8: Tổ chức thực hiện chương trình đào tạo. Phòng Đào tạo phối hợp với

các khoa, chuyên ngành tổ chức thực hiện chương trình đã được ban hành để tổ chức

giảng dạy cho sinh viên.

Chứng từ cụ thể:

- Kế hoạch giáo dục chung, chương trình đào tạo khóa học, lịch trình môn học,

biên chế khóa học và tiến độ giảng dạy, thời khóa biểu hàng kỳ.

- Biên bản kiểm tra chuyên môn các khoa.

Bước 9: Rút kinh nghiệm điều chỉnh chương trình.

Trong quá trình thực hiện chương trình đào tạo, cùng với sự phát triển của xu

hướng xã hội, có thể có sự khập khiễng giữa chương trình và thực tiễn. Do đó, các

khoa, bộ môn phối hợp với phòng Đào tạo, phòng CTSV dưới sự chỉ đạo của BGH

cần tiến hành khảo sát, trưng cầu ý kiến đóng góp về CTĐT từ sinh viên tốt nghiệp,

nhà tuyển dụng, thông qua việc hướng dẫn sinh viên đi thực tập của các giáo viên

trưởng đoàn, từ đó chỉnh sửa, bổ sung chương trình nhằm đáp ứng linh hoạt nhu cầu

nhân lực của thị trường lao động

Chứng từ cụ thể:

- Phiếu góp ý, bảng tổng hợp kết quả khảo sát, biên bản họp rút kinh nghiệm.

Trang 47

- Báo cáo tổng kết

Nhận xét:

Ưu điểm:

Chương trình đào tạo có mục tiêu rõ ràng, cụ thể, cấu trúc hợp lý, được thiết kế

một cách hệ thống, được thông qua các hội đồng thẩm định nghiêm túc, có tham khảo

chương trình các nước tiên tiến, cập nhật bổ sung cho phù hợp với yêu cầu mới.

Quy trình rõ ràng, trình tự hợp lý, thông qua sự thẩm định chất lượng của hội

đồng khoa học. Quy trình thể hiện nhiều ưu điểm, được mọi người nghiêm túc tuân

thủ, chứng tỏ nó đạt được sự hữu hiệu, do đó, đạt được mục tiêu xây dựng CTĐT

đảm bảo chất lượng, đáp ứng mục tiêu đào tạo của nhà trường.

Chương trình đào tạo là tổng hợp sức lực, trí tuệ của cả tập thể giáo viên, cán

bộ quản lý có năng lực chuyên môn, năng lực nghiên cứu tốt, dựa trên chương trình

khung của Bộ GD&ĐT có sự góp ý của người học, nhà tuyển dụng và các tổ chức

nghề nghiệp…

Hạn chế:

Mẫu khảo sát ý kiến góp ý của nhà tuyển dụng chưa đủ lớn và chưa mang

tính đa dạng cao (VD: chưa khảo sát nhu cầu nhà tuyển dụng ở các tỉnh)

Việc tham khảo nhiều chương trình giáo dục của các nước tiên tiến trên thế

giới chưa đồng đều ở các khoa.

Kinh phí bố trí biên soạn chương trình còn thấp, chưa động viên được giáo

viên tích cực và tự nguyện tham gia

Nhà trường đang trong giai đoạn chuẩn bị triển khai xây dựng chương trình

theo học chế tín chỉ, trong khi giáo viên, CBQL còn chưa cập nhật đầy đủ kiến thức

về đào tạo tín chỉ, do đó, nếu không có biện pháp kịp thời, sẽ rất khó để triển khai

và xây dựng chương trình đào tạo mới có chất lượng.

(6) Hoạt động quản lý chất lượng giảng dạy.

Chất lượng giảng dạy là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến

chất lượng đào tạo. Ngoài ra, có rất nhiều yếu tố khác như: cơ sở vật chất, chất

lượng sinh viên đầu vào, chương trình đào tạo…đều ảnh hưởng đến chất lượng đào

tạo. Tuy nhiên, trong phạm vi đề tài, tác giả chỉ tập trung giải quyết vấn đề quản lý

chất lượng giảng dạy của giáo viên kể cả giáo viên thỉnh giảng.

Trang 48

Các hoạt động:

- Quản lý hoạt động giảng dạy của giáo viên

- Đánh giá chất lượng giảng dạy của giáo viên:

• Thông qua đánh giá giờ giảng của giáo viên

• Thông qua ý kiến thăm dò, ý kiến đóng góp của sinh viên

• Thông qua phân tích kết quả học tập của sinh viên.

Tham gia phối hợp:

- Giáo viên: trực tiếp đứng lớp giảng dạy.

- Tổ Bộ môn, Ban Chủ nhiệm khoa, phòng Đào tạo, phòng CTSV: giám sát,

kiểm tra, đánh giá hoạt động giảng dạy của giáo viên và thăm dò ý kiến sinh

viên, phân tích kết quả học tập của sinh viên

Cơ chế kiểm soát:

Quản lý hoạt động giảng dạy của giáo viên:

- Phòng Đào tạo phối hợp với khoa, bộ môn quản lý đề cương, bài giảng, giáo

trình, tài liệu của giáo viên và yêu cầu giáo viên cung cấp cho phòng Đào tạo

và sinh viên làm tài liệu học tập.

- Phòng Đào tạo quản lý giờ giấc lên lớp của giáo viên thông qua sổ theo dõi

giảng viên, sổ đầu bài các lớp, đối chiếu với thời khóa biểu...nhằm đảm bảo

giáo viên giảng dạy đúng lịch trình, giảng đủ số tiết, cung cấp đủ kiến thức

như yêu cầu của chương trình chi tiết.

Đánh giá chất lượng giảng dạy của giáo viên:

- Giảng thử: Khoa, bộ môn, phối hợp với phòng Đào tạo tổ chức hội đồng cho

giáo viên giảng thử, nếu giảng dạy đạt yêu cầu sẽ được công nhận chính thức

là giáo viên và được tham gia giảng dạy. Chất lượng giảng dạy được hội

đồng nhận xét và đánh giá trong biên bản đánh giá giảng thử.

- Tổ chức dự giờ giáo viên: nhà trường yêu cầu tất cả giáo viên phải đăng ký

lên tiết và tham gia dự giờ trong kế hoạch đầu năm. Bộ môn, khoa kết hợp

với phòng Đào tạo tổ chức dự giờ và đánh giá chất lượng giảng dạy của giáo

viên. Kết quả việc dự giờ, đánh giá rút kinh nghiệm sẽ được ghi vào biên bản

đánh giá bài giảng.

Trang 49

- Lấy phiếu thăm dò sinh viên về giáo viên theo một số tiêu chí: giờ giấc lên

lớp, giáo trình tài liệu, phương pháp giảng dạy, nội dung bài giảng, thái độ

giao tiếp với sinh viên… để đánh giá chất lượng giảng dạy của giáo viên.

- Thu thập các ý kiến phản ảnh từ nhiều kênh thông tin khác: hộp thư sinh

viên, thư bưu điện, email, forum… Mỗi học kỳ, trường đều tổ chức đối thoại

sinh viên nhằm quan tâm đến đời sống và học tập của sinh viên, qua đó sinh

viên được bày tỏ ý kiến, nguyện vọng, và đưa ra những đóng góp nhằm hoàn

thiện công tác quản lý phục vụ việc giảng dạy và học tập trong nhà trường.

- Kiểm tra chất lượng quá trình học tập của sinh viên thông qua phân tích kết

quả thi và kiểm tra của sinh viên.

Nhận xét, đánh giá:

Công tác quản lý chương trình, đề cương bài giảng nhìn chung khá tốt, đảm

bảo tất cả giáo viên lên lớp đều có bải giảng, hầu hết có giáo án điện tử trình chiếu

qua chương trình powerpoint, đề cương bài giảng đảm bảo tuân thủ CTĐT.

Công tác tổ chức giảng thử, dự giờ thực hiện tốt phần thủ tục, tuy nhiên chưa

thực chất phản ánh đúng chất lượng giảng dạy của giáo viên do giáo viên thường

chuẩn bị lên tiết kỹ lưỡng và tốt hơn thường ngày.

Việc lấy phiếu thăm dò sinh viên được nhà trường thực hiện rất tốt, có mẫu

biểu cụ thể đánh giá giáo viên từng môn học, đầy đủ các tiêu chí cần thiết và phát

đến sinh viên, công tác thu thập và xử lý phiếu thăm dò thực hiện cũng rất nghiêm

túc. Đây chính là sản phẩm của đề tài nghiên cứu cấp Bộ về nâng cao chất lượng đội

ngũ giảng viên của nhà trường.

Công tác quản lý giờ giấc, thời khóa biểu chưa được quan tâm và thực hiện

hàng ngày do chưa có cán bộ thanh tra đào tạo chuyên trách. Do đó, còn xảy ra

nhiều trường hợp giáo viên đi trễ về sớm, bỏ tiết, dạy thiếu giờ, tự ý ghép lớp…làm

ảnh hưởng đến chất lượng giảng dạy.

Chưa có quy định biện pháp xử lý cụ thể đối với giáo viên bỏ tiết, dạy không

đảm bảo giờ giấc, không tuân theo thời khóa biểu, giáo trình…

2.3.2.4. Thông tin và truyền thông

Thông tin của trường bao gồm thông tin bên ngoài và thông tin bên trong tổ

chức đan xen với nhau. Thông tin nhà trường sử dụng thường thể hiện dưới dạng

Trang 50

văn bản, chứng từ: văn bản của nhà nước, văn bản của trường, văn bản của các cá

nhân, tổ chức khác, chứng từ kế toán…hoặc các thông tin trong nội bộ, các kênh

thông tin khác thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau (truyền miệng, báo đài, tạp

chí,..). Nhà trường cũng như các bộ phận, cá nhân đều có quan tâm đến các nguồn

thông tin, nhất là các văn bản pháp luật của nhà nước hoặc các thông tin nội bộ liên

quan đến các hoạt động của trường. Một số thông tin khác thu thập được từ nhiều

nguồn khác nhau cũng được dùng để tham khảo.

Thông tin thì đa chiều, đa nguồn, có thể có giá trị ít hay nhiều, hoặc không

giá trị với các cá nhân, bộ phận khác nhau trong nhà trường. Do đó, công tác sàng

lọc, phân loại, xử lý thông tin trung thực là hết sức quan trọng, đòi hỏi người thực

hiện phải nhạy bén, có năng lực tốt để xác định đâu là thông tin cần thiết, đâu là

thông tin tham khảo, đâu là thông tin rác… và gửi đến đúng người có nhu cầu sử

dụng. Hiện nay, công tác này tại trường còn chưa tốt, cần phải cải thiện thêm.

Hệ thống thông tin xử lý chủ yếu bằng thủ công có sự trợ giúp của chương

trình Microsoft office. Ngay cả hệ thống thông tin kế toán cũng chỉ sử dụng công cụ

Excel hỗ trợ.

Luôn có các kênh truyền thông từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới phản

hồi lên cấp trên, trao đổi giữa các bộ phận với nhau, trao đổi giữa nhà trường và

sinh viên, giữa nhà trường với các tổ chức bên ngoài… Tại các bộ phận, có bố trí

người tiếp nhận, xử lý thông tin. Ngoài ra, thông tin còn được tổ chức triển khai phổ

biến trong các cuộc họp, trong các bản thông báo gửi các phòng ban, hoặc thông

báo rộng rãi trên bảng công tác của trường, của bộ phận, và được đăng tải trên

website của trường…do đó, các quy định, hướng dẫn, thông báo…sẽ được lan

truyền rộng rãi.

Kênh truyền thông thông tin giữa các cá nhân, bộ phận phối hợp tham gia

trong các hoạt động của nhà trường ngoài phối hợp trao đổi trực tiếp còn theo

đường luân chuyển của chứng từ, văn bản. Với hình thức này, tính kịp thời của

thông tin đôi khi bị ảnh hưởng vì phải qua các thủ tục giấy tờ rườm rà nhưng thông

tin đó lại mang giá trị lưu trữ.

Trường có quy mô nhỏ, ít người, các khoa, phòng ban chức năng bố trí sát

nhau nên việc truyền thông trực tiếp rất thuận tiện và nhanh chóng, do đó, có thể

Trang 51

đảm bảo được tính trung thực khách quan và kịp thời của thông tin. Tuy nhiên,

truyền thông trực tiếp sẽ kém kịp thời hơn đối với những thông tin giữa cơ sở 1 và

cơ sở 2 nhưng vấn đề không đến nỗi trở ngại trong điều kiện công nghệ hiện đại

như hiện nay, đã có điện thoại hoặc internet trợ giúp.

Tuy nhiên, nhìn chung công tác thông tin và truyền thông trong nhà trường

còn nhiều hạn chế cần phải hoàn thiện, cụ thể như sau:

- Việc xử lý thông tin tại các cá nhân, bộ phận còn chậm, chưa kịp thời, chưa

đáp ứng tốt yêu cầu công việc. Các văn bản pháp luật của nhà nước thường

được triển khai chậm chạp, thậm chí không được phổ biến, hoặc có phổ biến

nhưng không được nghiêm túc xem xét để vận dụng.

- Công tác chọn lọc thông tin trong các văn bản cũng chưa tốt, theo kiểu cứ

phổ biến đại trà, phổ biến hàng loạt cho các bộ phận theo phương châm thà

dư còn hơn bỏ sót, đã làm mất đi tính tập trung vào các thông tin trọng tâm,

làm loãng thông tin và khó cho các bộ phận khi phải tiếp tục xử lý, phân loại

để sử dụng thông tin thích hợp.

- Có quá nhiều thông tin làm nhiễu loạn người sử dụng. Nhà nước thì ban hành

nhiều loại văn bản, sửa đổi cập nhật thường xuyên, văn bản trước chưa kịp

triển khai đã sửa đổi ban hành văn bản mới (VD: các văn bản về hướng dẫn

đấu thầu, về xây dựng), gây khó khăn cho việc tìm kiếm văn bản để áp dụng;

hoặc có văn bản thì cũ quá, làm người sử dụng nghi ngờ không biết nó còn

hiệu lực hay đã sửa đổi bằng văn bản khác…Trường thì cũng hay thay đổi

quy định, nội quy, định mức… nếu ai ít quan tâm đến sẽ không kịp thời cập

nhật được thông tin.

- Hiện nay, mọi người còn lơ là với công tác truyền thông. Thông tin được

truyền thông qua nhiều kênh nhằm phổ biến đến mọi người nhưng lại không

biết chắc rằng họ có thật sự tiếp thu thông tin đó hay có thái độ thờ ơ, không

cần quan tâm, không hiểu, không nghe, không biết, không làm theo, công tác

truyền thông thực sự chưa phát huy được chức năng của nó.

- Việc truyền thông thông tin trong toàn trường còn xảy ra tình trạng bị nhiễu

loạn, sai lệch trên đường truyền, nhất là ở cấp đơn vị với đơn vị, đơn vị phổ

biến đến nhân viên làm ảnh hưởng đến khả năng phối hợp công việc giữa các

Trang 52

cá nhân, bộ phận với nhau. Thông tin phối hợp giữa các bộ phận còn thiếu

một số giấy tờ, văn bản cần thiết làm cơ sở ràng buộc trách nhiệm. Chưa có

biện pháp kiểm tra giám sát việc thu thập, xử lý thông tin và vận dụng thông

tin như thế nào để đảm tính tuân thủ và đạt hiệu quả.

- Mạng internet chưa được đa số mọi người trong trường quan tâm khai thác

các tiện ích của một phương tiện cung cấp thông tin và truyền thông cực

nhanh để áp dụng vào công việc, vừa tiết kiệm thời gian, công sức, vừa tiết

kiệm chi phí hành chính (in ấn, chuyển phát, lưu trữ…).

2.3.2.5. Giám sát

Trường hiện không có ban kiểm soát mà có Ban Thanh tra giáo dục và Ban

Thanh tra nhân dân có chức năng kiểm tra, giám sát các hoạt động của trường.

Ngoài ra, còn có sự kiểm tra giám sát lẫn nhau, giám sát chéo giữa các đơn vị, cá

nhân thông qua các chốt kiểm soát đặt trong các quy trình hoạt động.

Giám sát thông qua nhiều hình thức khác nhau. Giám sát thường xuyên

thông qua việc tiếp nhận ý kiến đóng góp của các cá nhân, bộ phận, sinh viên trong

trường, của khách hàng bên ngoài,…Giám sát định kỳ thông qua các đợt kiểm tra

chéo chuyên môn, tự kiểm tra tài chính hoặc kiểm tra đột xuất theo yêu cầu vụ việc.

Tuy nhiên, hoạt động giám sát của trường còn có một số hạn chế như sau:

Thành viên trong các Ban Thanh tra, ban Tự kiểm tra theo vụ việc…chưa

được trang bị về kỹ năng kiểm tra giám sát do đó, khi đi vào một vụ việc cụ thể dễ

cảm thấy lúng túng, thiếu tự tin trước ngổn ngang dữ liệu thông tin cần kiểm tra,

không biết kiểm tra từ đâu, kiểm tra như thế nào…làm mất công, tốn sức, tâm lý

chán nản…dẫn đến tình trạng làm cho qua, cho xong việc, làm việc thiếu trách

nhiệm… dễ đưa đến báo cáo nhận xét sai lệch vấn đề hoặc chấp nhận sự việc một

cách dễ dàng.

Công tác giám sát trong nhà trường chưa được ban lãnh đạo quan tâm thích

đáng. Ban giám hiệu luôn mong muốn HTKS hoạt động hữu hiệu nhưng lại không

có biện pháp cụ thể để kiểm tra giám sát xem nó đang được vận hành như thế nào,

các thủ tục kiểm soát đặt ra có phù hợp, có được mọi người hiểu đúng và tuân thủ

hay không, trong quá trình thực hiện, có phát hiện bổ sung thêm những gì hoặc cần

phải thay đổi những gì cho phù hợp với những thay đổi về mục tiêu của nhà trường.

Trang 53

2.3.2.6 Đánh giá về hệ thống KSNB

Đánh giá về môi trường kiểm soát

Trường đã tạo dựng được truyền thống giá trị đạo đức đáng quý của ban lãnh

đạo cũng như CBGV qua nhiều thế hệ, góp phần tạo niềm tin về một tổ chức không

tiêu cực, tham ô, tham nhũng, biển thủ của công. Ban lãnh đạo mong muốn có một

đội ngũ CBQL có năng lực, có chuyên môn, có kỷ luật đã thật sự là một yếu tố

thuận lợi để tạo nên môi trường kiểm soát tốt hơn.

Tuy nhiên, với những đặc điểm tác giả đã trình bày trên phần thực trạng, môi

trường kiểm soát vẫn còn hạn chế ở một số khía cạnh sau:

Ban lãnh đạo sống giàu tình cảm, chan hòa thương yêu nhân viên, tôn trọng

dân chủ quá… đã làm mất đi cái đầu lạnh đôi lúc cần phải có của người lãnh đạo để

phán quyết, xử lý vấn đề kịp thời (vì vấn đề luôn liên quan đến một cá nhân, nhóm

người, hay tổ chức nào đó).

Nhân viên thiếu tính chuyên nghiệp. Cơ cấu đội ngũ không đồng đều về tuổi,

về trình độ, về ngành đào tạo… cũng là vấn đề khó khăn để thực hiện các thủ tục

kiểm soát. Việc phân công phân nhiệm chưa được chi tiết, rõ ràng, tất yếu dẫn đến

tình trạng đùn đẩy trách nhiệm, né tránh công việc, ách tắc, chậm trễ…

Không mạnh dạn sắp xếp lại lao động, tình trạng vừa thiếu vừa thừa lao động

đã gây ra sự lãng phí về tiền bạc, kém hiệu quả trong việc sử dụng các nguồn lực.

Chính sách nhân sự, trong đó, nổi cộm là vấn đề khen thưởng và kỷ luật,

không những không tạo ra được động lực thúc đẩy người lao động làm tốt, làm

đúng mà còn có tác dụng ngược lại, gây tiêu cực lan truyền trong một số CBGV,

ảnh hưởng rất lớn đến khả năng thực hiện các hoạt động kiểm soát.

Đánh giá về các hoạt động kiểm soát

Một số quy trình hoạt động được thể hiện bằng văn bản trong quy chế tổ

chức và hoạt động của trường, tuy nhiên thực tế các quy trình thuộc công tác quản

lý tài chính – tài sản chưa được triển khai áp dụng triệt để, mà vẫn đang được người

thực hiện ưu tiên xử lý theo kinh nghiệm, theo thói quen, dựa trên nền tảng kế thừa,

có sự linh hoạt trong từng trường hợp cụ thể (sự linh hoạt có thể là tốt hoặc chưa

tốt, do đó, khi tuân thủ theo quy trình nên tránh sự linh hoạt không cần thiết, sự linh

hoạt nếu bị lạm dụng sẽ làm thiếu tính thống nhất). Nhiệm vụ đào tạo là nhiệm vụ

Trang 54

trọng tâm của nhà trường, do đó, rất được ban lãnh đạo quan tâm. Các hoạt động

kiểm soát hoạt động đào tạo nhìn chung được thực hiện tốt hơn.

Các thủ tục kiểm soát được cài đặt trong quy trình đang áp dụng đã phần nào

giảm thiểu sai sót và gian lận, nghĩa là có dấu hiệu tích cực. Tuy nhiên, các quy

trình hiện chưa quan tâm đến mặt kiểm soát hiệu quả tài chính, kiểm soát việc thực

hành tiết kiệm, chống lãng phí và vẫn còn nhiều chỗ chưa chặt chẽ.

Vấn đề về hệ thống các quy chế, quy định của nhà nước cũng như nội bộ nhà

trường chưa được đầy đủ, hoặc thiếu rõ ràng (Quyết định 64/2008/QĐ-BGDĐT quy

định chế độ làm việc đối với giảng viên giảng dạy tại các cơ sở giáo dục đại học còn

thiếu quy định cho giáo viên các khoa SPAN, APMT) cũng gây khó khăn khi áp

dụng thực tế. Nhà trường thiếu các quy định xử phạt cũng như động viên khen

thưởng kịp thời hoặc nếu có cũng không thực hiện xử lý theo quy định, do đó đã

không phát huy được tác dụng của văn bản, không thể hiện quyền lực của tổ chức,

không tạo ra được đội ngũ nhân viên có tính tuân thủ cao… góp phần làm cho hệ

thống kiểm soát nội bộ không đạt được sự hữu hiệu.

Đánh giá về thông tin và truyền thông:

Việc thu thập và xử lý thông tin và truyền thông trong nhà trường cơ bản đã

phục vụ được quá trình ra quyết định điều khiển các hoạt động của đơn vị. Tuy

nhiên, cần chú ý hơn đến việc truyền thông. Truyền thông còn chưa được thông

suốt, còn ách tắc, chậm trễ làm thông tin thiếu tính kịp thời, giảm giá trị. Còn nhiều

người chưa nắm được các quy định luật lệ, quy trình hoạt động, chưa hiểu rõ công

việc của mình phải phối hợp như thế nào làm ảnh hưởng đến kết quả công việc. Do

đó, việc nâng cao hiệu quả của truyền thông thông tin là việc làm hết sức cần thiết

và cấp bách của nhà trường hiện nay.

Đánh giá về công tác giám sát:

Giám sát hiện còn rất lỏng lẻo. Giám sát chỉ mang tính hình thức chứ chưa đi

vào thực chất. Bộ phận giám sát chủ yếu là các ban Thanh tra, nhưng không đủ

mạnh, không đủ năng lực để thực hiện chức năng này. Cán bộ trong các ban thanh

tra chỉ phụ trách kiêm nhiệm thêm và một số là cán bộ quản lý các phòng ban, do đó

không có thời gian tập trung quan tâm đến công việc. Hoặc khi giám sát đã phát

Trang 55

hiện được chỗ hổng, chỗ yếu của quy trình hoạt động, nhưng việc đi đến biện pháp

hoàn thiện, bổ sung cũng chưa thực sự được quan tâm thích đáng

Đánh giá chung về tính hữu hiệu của hệ thống

Thực trạng HTKSNB tại trường CĐSPTWTPHCM hiện nay đang trong tình

trạng đã xây dựng được hệ thống quy chế quản lý tương đối đầy đủ. Tuy nhiên,

trong các quy chế còn thiếu nhiều các cơ chế kiểm soát và chưa được quan tâm thực

hiện triệt để, do đó, chưa thể hiện tốt chức năng kiểm soát.

Nhưng nhìn chung, HTKSNB tại trường cũng đã phần nào phát huy tác dụng

ngăn ngừa và phát hiện các sai sót, gian lận. Tuy nhiên, cần phải hoàn thiện nhiều

hơn nữa để HTKSNB thật sự là công cụ quản lý hiệu quả, giúp hệ thống vận hành

thông suốt, nhà trường đạt được mục tiêu đề ra. Muốn vậy, cần phải có một nỗ lực

cần thiết và lòng quyết tâm của cả tập thể, đứng đầu là Ban Giám hiệu để tập trung

nguồn lực nhằm cải thiện, vận hành hệ thống KSNB đúng theo thiết kế, đảm bảo có

một HTKSNB hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.

Trang 56

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2

Qua 33 năm hình thành và phát triển, trường CĐSPTWTPHCM từ chỗ là

một trường đào tạo giáo viên mẫu giáo trình độ trung cấp đến nay đã phát triển

thành trường cao đẳng với 6 ngành nghề đào tạo.

Kể từ 2003, nhà trường được giao quyền tự chủ tài chính và biên chế, tự cân

đối chi tiêu sao cho vừa đảm bảo hoạt động tốt hoàn thành nhiệm vụ được giao, vừa

sử dụng tiết kiệm chi phí, nâng cao thu nhập, ổn định đời sống người lao động. Ban

lãnh đạo đã bắt đầu quan tâm hơn đến hiệu quả kinh tế, quan tâm đến vấn đề kiểm

soát. Các quy chế, quy định trong nhà trường ngày càng được bổ sung hoàn thiện,

trong đó, nổi bật là 2 sản sản phẩm giá trị: Quy chế chi tiêu nội bộ ban hành năm

2003, sửa đổi bổ sung qua từng năm, Quy chế tổ chức và hoạt động được ban hành

năm 2007 làm cơ sở để hệ thống kiểm soát hoạt động ngày càng tốt hơn.

HTKSNB của trường hiện đã được thiết lập về cơ bản, đã có các quy chế,

quy trình, nội quy hướng dẫn cụ thể, nhưng lại chưa được vận dụng vào thực tế, các

quy định đó hầu như chỉ tồn tại trên giấy tờ, không phát huy vai trò, vì thế,

HTKSNB chưa đạt yêu cầu như mong đợi, nhất là trong mảng tài chính – tài sản.

Nguyên nhân làm HTKSNB chưa thực sự hữu hiệu và hiệu quả là do chính

sự hạn chế trong từng yếu tố cấu thành nên hệ thống:

- Môi trường kiểm soát nhìn chung còn chưa tốt, tập trung chủ yếu ở năng lực

nhân viên chưa đồng đều, thiếu tính chuyên nghiệp nên rất khó để áp dụng

các thủ tục kiểm soát; cơ chế phân công phân nhiệm chưa rõ ràng cụ thể, còn

chồng chéo nhiệm vụ hoặc không thể quy trách nhiệm cụ thể trong một số

trường hợp; chính sách nhân sự chưa động viên được người lao động làm

việc nhiệt tình và trách nhiệm. Môi trường kiểm soát còn yếu về biện pháp

quản lý con người, cần phải tìm giải pháp khắc phục.

- Công tác đánh giá rủi ro không được quan tâm, do đó, khó để nhận biết các

mối đe dọa mục tiêu nhà trường hiện nay là gì, vì vậy, chưa thể đưa ra các

biện pháp kiểm soát phù hợp với tình hình mới.

- Các thủ tục kiểm soát hầu hết được thiết lập từ lâu, chỉ đưa ra được các biện

pháp kiểm soát cơ bản nhất, do đó, trong nhiều trường hợp, sự kiểm soát

không tồn tại và cần phải có biện pháp bổ sung.

Trang 57

- Công tác thông tin và truyền thông cũng chưa được quan tâm đúng mực.

- Chưa có bộ phận giám sát chuyên trách và có kỹ năng chuyên môn nghiệp

vụ, do đó, chưa làm tốt công tác kiểm tra giám sát để đánh giá hệ thống, bổ

sung thiếu sót... nhằm cải thiện hệ thống.

Tình hình trên làm nổi bật lên yêu cầu cấp thiết phải hoàn thiện HTKSNB để

nó thực sự là một công cụ hỗ trợ quản lý có hiệu quả.

Trang 58

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG TP.HỒ CHÍ MINH

KSNB thật sự cần thiết giúp nhà trường đạt được các mục tiêu đề ra. Qua

khảo sát thực trạng tác giả nhận thấy hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường

CĐSPTWTPHCM còn nhiều bất cập, thể hiện trong hầu hết các yếu tố cấu thành

của hệ thống, chứng tỏ HTKSNB hiện tại còn thể hiện sự lỏng lẻo, yếu kém cần

phải hoàn thiện.

3.1 Căn cứ để hoàn thiện:

Dựa vào các quy định quản lý tài chính, quản lý đào tạo hiện hành và công

tác liên quan do nhà nước ban hành, đảm bảo tuân thủ theo quy định của nhà nước.

Đây là kim chỉ nam để nhà trường hoàn thiện QCCTNB – công cụ để quản lý tài

chính, quy chế tổ chức hoạt động của trường và các quy định nội bộ khác nhằm đảm

bảo quyền lợi cho nhà trường, CBGV và đạt được mục tiêu đề ra.

Tuy nhiên, hiện nay hệ thống văn bản hướng dẫn còn chưa hoàn thiện. Cần

có kiến nghị với các cấp ban hành văn bản trong việc hoàn thiện hệ thống văn bản

hướng dẫn sao thông thoáng hơn, đầy đủ rõ ràng (VD: Quyết định 64/2008/QĐ-

BGDĐT quy định chế độ làm việc đối với giảng viên giảng dạy tại các cơ sở giáo

dục đại học còn thiếu quy định cho giáo viên dạy năng khiếu âm nhạc, mỹ thuật…),

tránh đóng khung đơn vị vào các quy định gò bó của nhà nước (VD: trao quyền tự

chủ nhưng vẫn đóng khung học phí thấp làm cho các trường công lập không thể mở

các lớp chất lượng cao như các trường tư thục, trường quốc tế…)

Một số văn bản hướng dẫn của nhà nước:

- Luật Ngân sách Nhà nước năm 2002; Luật Kế toán năm 2003.

- Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 06/6/2003 của Chính phủ quy định chi

tiết và hướng dẫn thi hành Luật Ngân sách Nhà nước.

- Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính về việc

ban hành Chế độ Kế toán hành chính sự nghiệp.

- Nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày 25/04/2006 của Chính phủ quy định quyền

tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế

và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập .

Trang 59

- Quyết định 64/2008/QĐ-BGDĐT ngày 28/11/2008 của Bộ trưởng Bộ

GD&ĐT quy định chế độ làm việc đối với giảng viên giảng dạy tại các cơ sở

giáo dục đại học

- Quyết định 43/2007/QĐ-BGD&ĐT ngày 15/08/2007 của Bộ trưởng Bộ

GD&ĐT ban hành Quy chế đào tạo đại học và cao đẳng hệ chính quy theo hệ

thống tín chỉ.

- Các văn bản hướng dẫn chế độ của nhà nước liên quan.

Dựa vào nội lực sẵn có và mục tiêu phát triển của nhà trường trong tương lai

để có biện pháp sắp xếp, cơ cấu, cải tổ HTKSNB cho phù hợp với điều kiện hiện tại

và xu hướng phát triển trong tương lai.

3.2 Mục tiêu hoàn thiện:

Hoàn thiện HTKSNB nhằm đảm bảo:

- Thông tin trung thực và hợp lý

- Tuân thủ luật lệ và quy định

- Trường hoạt động hữu hiệu và hiệu quả hơn (hoàn thành mục tiêu và sứ

mệnh được giao…).

3.3. Các nguyên tắc cần tuân thủ xây dựng các giải pháp

- Phù hợp và dễ thực hiện. HTKSNB là công cụ quản lý, do đó nó huy động

hầu hết các nguồn lực, chi phối hầu hết các hoạt động, đội ngũ nhân viên

trong nhà trường, vì vậy HTKSNB phải phù hợp với điều kiện thực tế thì

mới có thể phát huy tính hiệu quả như mong đợi.

- Xây dựng trên nguyên tắc kế thừa. HTKSNB hiện tại được kế thừa và

chỉnh sửa qua nhiều thế hệ cán bộ quản lý và nhân viên của nhà trường, tuy

còn nhiều bất cập cần phải cải tiến, song nó cũng khẳng định phần nào vai

trò kiểm soát ngăn ngừa và phát hiện sai phạm…Cần kế thừa những ưu điểm

của HTKSNB hiện tại, tham khảo kinh nghiệm của các đơn vị khác, đồng

thời khắc phục những yếu kém để tạo ra một HTKS mới đáp ứng tốt yêu cầu

đặt ra, vừa tiết kiệm công sức, chi phí vừa dễ thực hiện vì có phần quen

thuộc đối với mọi người.

Trang 60

- Lợi ích cân đối với chi phí. Khi hoàn thiện HTKSNB cần chú ý đến chi phí

bỏ ra phải cân đối với lợi ích thu lại từ việc kiểm soát nội bộ, lưu ý xem xét

cân nhắc đến lợi ích từ giá trị vô hình.

3.4 Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Trường CĐSPTWTPHCM.

3.4.1 Cải thiện môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung về hoạt động kiểm soát, là yếu

tố nền tảng để hoàn thiện các yếu tố khác được thuận lợi và hiệu quả. Cần tập trung

phát huy các mặt tích cực, đồng thời có biện pháp khắc phục các tồn tại yếu kém

nhằm đảm bảo có một môi trường kiểm soát tốt góp phần tạo ra HTKSNB hữu hiệu

và hiệu quả.

Tiếp tục phát huy giá trị truyền thống về sự liêm khiết và giá trị đạo đức

của cán bộ lãnh đạo và CBGV qua các thế hệ. Giữ vững môi trường sư phạm

trong sạch, lành mạnh. Tuyên truyền, nêu gương điển hình trong các ngày hội

truyền thống, các buổi họp mặt… để CBGV của trường cảm thấy tự hào về truyền

thống tốt đẹp đó, cần phải có ý thức giữ gìn và phát huy.

Phát động các phong trào về học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí

Minh, các chương trình hành động về phòng chống tham nhũng, thực hành tiết

kiệm, chống lãng phí trong toàn thể CBGV nhà trường, hoặc có thể bằng các hình

thức thi viết, hội diễn, game show…để lôi cuốn mọi người tham gia.

Nâng cao năng lực đội ngũ CBQL và nhân viên của nhà trường:

Nâng cao năng lực quản lý, trình độ chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ của đội

ngũ nhân sự, tạo tiền đề để trường phấn đấu lên thành học viện:

- Kiến nghị với Bộ GD&ĐT cấp cho một trường đại học phía Nam chỉ tiêu

đào tạo sau đại học chuyên ngành Mầm non, tạo điều kiện thuận lợi để đội

ngũ giáo viên trẻ có cơ hội học tập nâng cao trình độ.

- Mở các lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ và kỹ năng cho CBGV, cán bộ quản

lý và đội ngũ kế cận các lớp tập huấn phương pháp mới, chương trình mới,

chính sách mới… (các lớp phương pháp nghiên cứu khoa học, lớp quản trị

văn phòng, lớp xây dựng chương trình học theo hệ thống tín chỉ…).

- Yêu cầu nhân viên phải tự hoàn thiện bản thân, đưa ra các tiêu chuẩn buộc

họ phải phấn đấu, trong đó, chú ý đến trình độ tin học ngoại ngữ. Quy định

Trang 61

tất cả CBGV phải có chứng chỉ A tin học, chứng chỉ B tiếng Anh, sau 5 năm

công tác giáo viên phải có trình độ thạc sĩ…nếu không đạt yêu cầu, có biện

pháp xử lý giảm thi đua… Phòng TC-HC là đơn vị đầu mối giám sát thực

hiện quy định này.

- Mở các cuộc thi về nghiệp vụ nhằm tạo sân chơi lành mạnh và động viên

khuyến khích CBGV có tinh thần sáng tạo, mạnh dạn tìm tòi học hỏi bổ sung

kiến thức, cải tạo thủ tục hành chính, nâng cao kỹ năng tay nghề…

- Bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ về tài chính kế toán cơ bản cho một số đối

tượng bắt buộc (BGH, cán bộ chủ chốt phòng ban, cán bộ thanh tra, giáo vụ

và hành chính phòng khoa…).

- Tổ chức các đợt học tập triển khai các văn bản mới và quan trọng của nhà

nước, của trường cho tất cả các cá nhân, đơn vị liên quan.

Nâng cao năng lực lãnh đạo, năng lực quản lý điều hành:

Triệt để áp dụng đúng theo cách quản lý phân quyền: phân quyền cho CBQL,

CBGV được quyết định các công việc thuộc phạm vi giới hạn, giải quyết công việc

theo cấp độ từng phòng ban, kiên quyết từ chối không giải quyết vượt cấp. Xây

dựng quy định cụ thể về quyền và trách nhiệm của từng nhân viên qua bảng mô tả

công việc.

Ban lãnh đạo phải có hành động thiết thực để quán triệt cho tất cả CBGV

thấy được sự cần thiết phải có một HKKSNB tốt và ích lợi mà nó mang lại. Mời

báo cáo viên báo cáo cho tất cả CBGV trong toàn trường, nêu vấn đề trong các cuộc

họp cán bộ chủ chốt…, lên kế hoạch hành động cụ thể để hoàn thiện HTKSNB.

Tăng cường công tác công khai tài chính. Hoàn thiện hệ thống biểu mẫu

chứng từ. Tiếp tục sửa đổi bổ sung nhằm hoàn thiện QCCTNB, P.KH-TC là đơn vị

chủ trì. Trong đó, chú ý đến việc điều chỉnh, bổ sung các định mức chi cho con

người sao cho đảm bảo tương đối công bằng hợp lý và thỏa đáng.

Ban lãnh đạo phải quán triệt CBGV quan tâm đến hiệu quả kinh tế hơn nữa.

Khi thực hiện bất cứ việc gì cũng nên ước tính và cân nhắc giữa chi phí và lợi ích

kinh tế, lợi ích xã hội mà nó mang lại.

Hoàn thiện hệ thống các quy chế, quy định nội bộ, các quy trình, biểu

mẫu…trong nhà trường, chú ý đến các quy định khen thưởng và kỷ luật phải cụ thể

Trang 62

và phổ biến rộng rãi đến toàn thể CBGV. Mạnh dạn và cương quyết xử lý đối với

các lao động thường xuyên không hoàn thành nhiệm vụ, hoặc lao động có năng lực

làm việc kém, thường xuyên xảy ra sai sót hoặc gian lận.

Cơ cấu lại tổ chức

Rà soát cơ cấu tổ chức bộ máy theo hướng tinh gọn và hiệu quả. Là trường

cao đẳng quy mô đào tạo nhỏ, phải tổ chức bộ máy sao cho vừa đảm bảo quy chế tổ

chức bộ máy trong trường cao đẳng vừa phù hợp với tình hình thực tế của trường.

Đưa ban Quản lý Ký túc xá (3 nhân sự) sát nhập về phòng CTSV (5 nhân

sự), giải thể Ban Công nghệ thông tin và đưa nhiệm vụ về tổ Công nghệ thông tin

thuộc phòng QTTB, giảm 1 lái xe (hiện có 3 người) sẽ làm gọn nhẹ tổ chức, tiết

kiệm chi phí bộ máy.

BGH và P.TC-HC mạnh dạn rà soát, định biên, khoán biên chế bộ phận, sắp

xếp lại lao động, trả lương theo năng suất và hiệu quả công việc…

Thành lập phòng Thanh tra chuyên trách thay thế ban Thanh tra kiêm nhiệm

hiện nay nhằm phát huy vai trò kiểm tra giám sát trong nhà trường.

Thành lập phòng Khảo thí và Kiểm định chất lượng nhằm tham mưu cho Ban

Giám Hiệu về công tác khảo thí và kiểm định chất lượng, tổ chức thực hiện công tác

khảo thí và kiểm định chất lượng, tăng cường công tác kiểm tra giám sát, đánh giá

chất lượng đào tạo, nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng đào tạo.

Phải có sự phân công phân nhiệm rõ ràng đến từng cá nhân, bộ phận. P.TC-

HC là đơn vị đầu mối chịu trách nhiệm thực hiện sửa đổi bổ sung quy chế hoạt

động, trong đó ghi rõ chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận một cách đầy đủ, rõ

ràng, cụ thể; và xây dựng Bảng mô tả công việc (Xem PL 3.01) chi tiết cho từng cá

nhân làm căn cứ thực hiện nhiệm vụ và quy trách nhiệm nếu cần.

Hoàn thiện chính sách nhân sự:

Đưa ra một số chính sách đãi ngộ người lao động. Chú ý đến công tác khen

thưởng hoặc xử phạt; tuyển dụng nhân sự, bồi dưỡng đội ngũ, phân phối thu nhập

tăng thêm, cụ thể:

- Khen thưởng đối với các trường hợp thực hiện tốt các quy chế, quy định,

hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, có thành tích tốt trong lao động và học tập, có

Trang 63

sáng kiến kinh nghiệm, cải tiến quy trình làm việc…hoặc những cá nhân,

đơn vị thực hiện tiết kiệm chi phí.

- Mạnh tay xử lý kỷ luật theo đúng nội quy đã ban hành đối với những trường

hợp vi phạm, không hoàn thành nhiệm vụ, làm việc thiếu trách nhiệm…

- Công khai rộng rãi nhu cầu tuyển dụng trên phương tiện thông tin đại chúng

để thu hút ứng viên. Thành lập hội đồng tuyển dụng. Phòng TC-HC phải xây

dựng hệ thống tiêu chí đánh giá ứng viên làm tiêu chuẩn chung trong tuyển

dụng nhận sự, bộ phận tuyển dụng sẽ bổ sung thêm yêu cầu cụ thể khi đề

xuất tuyển dụng cho vị trí cụ thể.

- P.TC-HC xây dựng và công bố các tiêu chí được xét duyệt đi học nâng cao

trình độ, mở rộng đối tượng được xét duyệt đi học. P.KH-TC xây dựng lại

chính sách bồi hoàn kinh phí đào tạo theo hướng ràng buộc thời gian yêu cầu

phục vụ (TGYCPV) tỷ lệ thuận với chi phí đài thọ (CP) theo công thức:

Kinh phí bồi hoàn = {(TGYCPV-TGPV):TGYCPV}x CP

Trong đó:

o TGYCPV = 3 năm đối với đào tạo sau đại học có CP ≤ 20 triệu đồng. Sau đó, cứ CP tăng thêm ≤ 10 triệu đồng, TGYCPV cộng thêm 1 năm.

o TGPV (thời gian phục vụ) tính từ khi hoàn thành chương trình học và

tham gia công tác phục vụ cho trường

o CP (chi phí đài thọ) bao gồm các khoản đài thọ học phí, lệ phí, các chế độ miễn giảm giờ lao động quy thành tiền theo cách tính trội giờ.

- Phòng TC-HC phải rà soát định biên khoán biên chế về từng đơn vị và xây

dựng hệ thống các tiêu chí đánh giá nhân viên theo tháng, càng cụ thể càng

tốt; các bộ phận phải nghiêm túc thực hiện công tác nhận xét đánh giá nhân

viên theo đúng thực tế.

- Trả thu nhập tăng thêm theo số biên chế khoán của bộ phận, điều chỉnh tăng

hệ số cho cán bộ quản lý. Các trưởng bộ phận có quyền phân phối cho

CBGV theo kết quả đánh giá nhân viên.

3.4.2 Hoàn thiện công tác đánh giá rủi ro

Nhà trường đang trong giai đoạn chú trọng đến việc nâng cao chất lượng đào

tạo, nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng các nguồn lực, tăng cường cơ sở vật chất,

Trang 64

tiết kiệm chi phí, nâng cao thu nhập, ổn định đời sống người lao động. Để đạt các

mục tiêu trên, cần phải nhận dạng được những yếu tố tác động, những rủi ro, mà

nếu chúng xảy ra sẽ làm cho mục tiêu bị ảnh hưởng để có các biện pháp đối phó,

ngăn ngừa hoặc làm giảm thiểu tác hại gây ra.

Ban lãnh đạo phải thực sự thấy được mối nguy hại nếu rủi ro xảy ra, nhìn

thấy được những tổn hại, thất thoát, làm ảnh hưởng đến mục tiêu phấn đấu của nhà

trường, phải quan tâm hơn nữa đến việc nhận dạng, phân tích và có biện pháp xử lý

nếu rủi ro xảy ra. Xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá rủi ro.

Để nhận dạng rủi ro, cần phải thực hiện rà soát các nguy cơ tiềm ẩn, những

yếu tố tác động từ bên ngoài (chính trị, xã hội, kinh tế, ngành giáo dục, giáo dục

mầm non, hệ thống pháp luật nhà nước…). Rà soát lại cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt

động, công tác quản lý điều hành mọi mặt trong nhà trường để xem xét có các kẽ

hở, các rủi ro tiềm ẩn và khả năng xảy ra rủi ro cũng như tổn hại khi rủi ro xảy ra.

Có thể lấy kết luận của ban Thanh tra, ý kiến đóng góp của CBGV, sinh viên trong

trường, khách hàng cung cấp, dựa vào các báo cáo của các phòng ban chức năng để

nhận dạng những khó khăn, hạn chế và rủi ro. Phòng ban chức năng phải tự quan

sát, nhận dạng kẽ hở, rủi ro trong các quy trình hoạt động, đánh giá khả năng phối

hợp, giám sát, kiểm tra và đề xuất những biện pháp kiểm soát phù hợp.

Phân tích những thế mạnh và ưu điểm để phát huy, những hạn chế và khó

khăn cần khắc phục. Phối hợp công tác kiểm định chất lượng, tự đánh giá trường

một cách trung thực và đưa ra các giải pháp thực hiện cụ thể nhằm cải tạo điều kiện,

hoàn thiện trường, giảm thiểu rủi ro, tiến đến đạt mục tiêu đề ra.

Theo tác giả nghiên cứu, hiện nay trường đang đứng trước một số rủi ro chủ

yếu ở phạm vi toàn đơn vị, bao gồm:

- Rủi ro sử dụng không hiệu quả các nguồn lực của nhà trường (không tiết

kiệm chi phí, chi tiêu không hiệu quả, xảy ra gian lận, sai sót đáng kể…)

- Rủi ro bị sai phạm chính sách, chế độ, quy định của nhà nước và của trường.

- Rủi ro không đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ đào tạo. Trong đó, các nguyên

nhân chính yếu là do công tác quản lý giáo viên còn lỏng lẻo dẫn đến tình

trạng giáo viên dạy thiếu giờ, không đầu tư chất lượng bài giảng làm cho

sinh viên thụ động, kết quả học tập của sinh viên không đồng đều và không

Trang 65

cao. Ngoài ra, chương trình đào tạo tín chỉ sẽ được trường tổ chức thực hiện

trong năm học 2010-2011, do đó, nếu không quan tâm đến việc xây dựng các

chương trình đào tạo của các ngành học theo tín chỉ ngay từ bây giờ sẽ không

thể đảm bảo chất lượng đào tạo sau này.

Với các rủi ro nêu trên, cần phải thiết lập hoặc hoàn thiện các thủ tục kiểm

soát nhằm ngăn ngừa và giảm thiểu rủi ro. Trong phạm vi luận văn này, tác giả xin

đề xuất hoàn thiện một số thủ tục kiểm soát sau:

- Hoàn thiện một số quy trình, hoạt động về quản lý tài chính và tài sản: quy

trình tiền lương; quy trình mua sắm trực tiếp và sửa chữa tài sản; quy trình

thanh toán; và hoạt động quản lý tài sản nhằm ngăn ngừa và giảm thiểu các

sai sót, gian lận, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực

trong nhà trường, đồng thời nâng cao tính tuân thủ các luật lệ và quy định.

- Hoàn thiện quy trình xây dựng chương trình đào tạo để chuẩn bị tiến hành

xây dựng đồng loạt các chương trình đào tạo của trường theo hệ thống tín chỉ

phù hợp với quy chế đào tạo theo hệ thống tín chỉ của Bộ GD&ĐT.

- Hoàn thiện hoạt động quản lý chất lượng giảng dạy của giáo viên nhằm ngăn

ngừa và giảm thiểu rủi ro giáo viên giảng dạy thiếu trách nhiệm, không đảm

bảo chất lượng bài giảng, chất lượng môn học… như yêu cầu làm ảnh hưởng

tới mục tiêu nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường.

3.4.3 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát

3.4.3.1. Hoàn thiện quy trình tiền lương

Xác định mục tiêu của quy trình:

- Xác định đúng mức lương và chế độ được hưởng của từng lao động

- Xác định đúng công lao động để trả đúng, trả đủ tiền lương.

- Cập nhật thông tin nhân sự kịp thời, trả lương kịp thời theo quy định.

- Có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, giảm thiểu các sai sót, gian lận.

- Mọi cá nhân, bộ phận đều dễ dàng tham gia vào quy trình khi có liên quan.

Đánh giá rủi ro của quy trình

- Rủi ro áp dụng sai văn bản, sai chính sách pháp luật nhà nước.

- Rủi ro sai dữ liệu thông tin nhân sự liên quan đến dữ liệu tính lương và thu

nhập: VD: sai mức lương, sai chức danh… loại rủi ro này thường hay xảy ra,

Trang 66

do đó người lao động thường hay thắc mắc, không thấy an tâm và tin tưởng

vào bộ phận theo dõi và giải quyết chế độ, chính sách cho họ.

- Rủi ro dữ liệu thông tin nhân sự không phản ánh kịp thời so với tình hình

biến động nhân sự trong kỳ, có thể do bộ phận quản lý người lao động,

phòng TC-HC chậm cập nhật, hoặc có thể do bản thân người lao động đề

xuất không kịp thời (không cập nhật các trường hợp thôi việc, tuyển mới…)

- Rủi ro tính toán sai: tính trùng, tính thiếu, tính thừa, tính không đúng theo

thực tế công lao động…

- Rủi ro không thu hồi được lương đã trả cho các trường hợp đột ngột nghỉ

việc trong kỳ (do đã trả lương vào đầu tháng)

- Rủi ro xảy ra gian lận, cố tình khai báo sai số ngày nghỉ...

- Rủi ro sai phạm chế độ chính sách nhà nước.

Giải pháp hoàn thiện quy trình:

Kế thừa các bước trong quy trình hiện có.

Cụ thể hóa quy trình tiền lương bằng văn bản có hướng dẫn cụ thể và thông

báo để mọi người biết và thực hiện theo, đưa quy trình vào triển khai áp dụng một

cách nghiêm túc. Quy định rõ trách nhiệm của những cá nhân, bộ phận liên quan

trong quy trình, có các bảng biểu chứng từ đi kèm. Kết hợp sử dụng bảng mô tả chi

tiết công việc của từng cá nhân.

Các cá nhân phải tự cập nhật, hiểu và thực hiện đúng chế độ chính sách của

nhà nước đối với người lao động, học tập nâng cao trình độ chuyên môn, trình độ

ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc.

Chuyển sang trả lương vào ngày 6 của tháng sau (trả vào cuối tháng lương).

Hiện nay đang áp dụng trả lương vào ngày 5 của tháng tính lương (trả vào đầu

tháng lương), do đó khi chuyển đổi sang trả lương vào cuối tháng cần khéo léo để

người lao động ủng hộ (chọn thời điểm thích hợp (nhân dịp lễ, tết, thưởng..) để

dừng trả lương đầu tháng và chuyển sang trả cuối tháng)

Kiểm soát ngày giờ công. Tổ chức chấm công cho lao động khối hành chính.

Bộ phận tự chấm công, ngày cuối tháng chuyển cho P.TC-HC lập Bảng tổng hợp

giờ công trong tháng và chuyển kế toán tiền lương để tính lương. Nếu vắng không

có lý do chính đáng sẽ tính trừ vào lương. Đối với giáo viên, Phòng Đào tạo có biện

Trang 67

pháp kiểm tra, giám sát giờ dạy, quản lý trên định mức lao động, nếu không hoàn

thành định mức giờ lao động sẽ xử lý thu hồi tiền theo cách tính thù lao trội giờ.

Quy định rõ thời gian xử lý của từng công đoạn trong quy trình. Bộ phận

phải chấm công hàng ngày và chuyển Bảng chấm công vào ngày cuối tháng cho

P.TC-HC. Phòng TC-HC lập Bảng tổng hợp tình hình thay đổi nhân sự trong tháng

và Bảng tổng hợp ngày công lao động chuyển kế toán tiền lương vào ngày 2 tháng

sau. Đến ngày 6 tháng sau, P.KH-TC phải xong hết các thủ tục và trả xong lương

cho người lao động.

Tăng cường công tác thông tin truyền thông giữa các cá nhân, bộ phận, sử

dụng các bảng biểu chuyển giao thông tin. Theo dõi và đối chiếu thông tin thường

xuyên giữa các bộ phận liên quan thông qua các biểu mẫu nội bộ. Có chế độ báo

cáo rõ ràng, minh bạch và kịp thời giúp kiểm tra đối chiếu dữ liệu nhằm ngăn ngừa

và phát hiện sai sót. Tác giả xin đề xuất một số mẫu chứng từ bổ sung sau:

- Bảng danh sách CBGV tại ngày 1 tháng 1 của năm (PL 3.02) do P.TC-HC

lập vào đầu năm, trong đó có đủ các thông tin về chức vụ, chức danh, tuổi,

ngạch, bậc lương, trình độ…chuyển cho P.KH-TC để làm căn cứ kiểm tra,

đối chiếu, điều chỉnh dữ liệu vào đầu năm.

- Bảng chấm công (PL3.03) do bộ phận lập gửi P.TC-HC vào ngày cuối tháng.

- Bảng tổng hợp tình hình thay đổi nhân sự trong tháng (PL 3.04) do phòng

TC-HC lập, gửi KTTL vào ngày 2 tháng sau để làm cơ sở tính lương.

- Bảng tổng hợp ngày công lao động (PL 3.05) do phòng TC-HC lập dựa trên

việc tổng hợp thông tin từ các bảng chấm công của các bộ phận, gửi KTTL

vào ngày 2 tháng sau để làm cơ sở tính lương.

- Bảng lương (PL 3.06) do KTTL lập vào ngày 4 tháng sau, chuyển cho kế

toán thanh toán (thuộc quy trình thanh toán).

- Báo cáo tình hình tăng giảm quỹ lương trong tháng (PL 3.07), do KTTL lập

kèm vào ngày 3 tháng sau, trong đó ghi rõ nguyên nhân tăng giảm để kiểm

tra, rà soát phát hiện các sai sót kịp thời.

Lưu đồ chứng từ:

Trang 68

Kế toán tiền lương

Phòng TC-HC

Người lao động

Bộ phận quản lý NLĐ

TP.KH-TC/ Hiệu trưởng

Bắt đầu

Xét đơn đề nghị

Tính lương

Giảiquyết đơn đề nghị

Duyệt bảng lương

Lập đơn đề nghị

Bảng lương đã duyệt

Bảng lương

Đơn đề nghị đã xét duyệt

Đơn đề nghị đã xét

Đơn đề nghị

Chấm công

QTTT

Tổng hợp chấm công

Bảng chấm công

Bảng tổng hợp ngày công

Bảng chấm công

3.4.3.2 Hoàn thiện quy trình mua sắm trực tiếp và sửa chữa tài sản

Xác định mục tiêu của quy trình:

- Đảm bảo kế hoạch mua sắm sửa chữa của trường.

- Mua hàng đáp ứng được mục đích và nhu cầu sử dụng, đúng tiêu chuẩn chất

lượng yêu cầu, có xuất xứ rõ ràng, chế độ bảo hành tốt, mua đủ số lượng theo

yêu cầu, giá cả phù hợp và cung cấp kịp thời.

- Sửa chữa tài sản: chữa đúng bệnh, giá cả phù hợp, đảm bảo chất lượng dịch

vụ sửa chữa như cam kết.

- Mọi cá nhân, bộ phận đều dễ dàng tham gia vào quy trình khi có liên quan.

Đánh giá rủi ro của quy trình:

- Mua sắm không có kế hoạch làm ảnh hưởng đến dự toán chi tiêu.

- Không có nhu cầu mà vẫn mua hàng.

Trang 69

- Hàng mua không đáp ứng được nhu cầu sử dụng, không khai thác được công

dụng của tài sản.

- Mua không đúng loại hàng, không đúng quy cách phẩm chất, khác số lượng

yêu cầu (dư thừa phải nhập kho hoặc thiếu hàng để sử dụng).

- Mua giá cao hơn so với giá của hàng hóa cùng loại trên thị trường cùng thời

điểm. Bị cấu kết làm giá.

- Mua hàng không kịp thời, không đúng tiến độ làm ảnh hưởng đến hoạt động

của nhà trường.

Giải pháp hoàn thiện quy trình:

Đề xuất đổi tên quy trình này thành Quy trình mua sắm trực tiếp hàng hóa

dịch vụ, vì thực chất sửa chữa được xem là một loại hình dịch vụ, đổi tên quy trình

sẽ mang tính bao quát tốt hơn, mở rộng phạm vi đối tượng điều chỉnh (các trường

hợp thuê mua dịch vụ, VD: dịch vụ vệ sinh, dịch vụ bảo hiểm…).

Quy trình hiện chứa đựng nhiều vấn đề, nguyên nhân chủ yếu do không xác

định tốt nhu cầu và đánh giá đúng hiệu quả đầu tư, nên có nhiều tài sản mua sắm về

không khai thác sử dụng tốt, bị lãng phí…Trên cơ sở đó, tác giả đề xuất các biện

pháp hoàn thiện như sau:

Đơn vị chủ trì thực hiện là phòng QTTB. Các đơn vị phối hợp: P.KH-TC, bộ

phận quản lý và sử dụng tài sản, kho vật tư, phòng kỹ thuật…. BGH phê duyệt,

chức năng và nhiệm vụ cụ thể giống như quy trình hiện tại.

Làm rõ ràng, chi tiết thêm bước 1 và bước 2 của quy trình:

- Bước 1: Xác định nhu cầu và kế hoạch sử dụng tài sản

- Bước 2: Ra quyết định biện pháp thực hiện.

Các bước còn lại giữ nguyên không đổi :

Cụ thể như sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu:

Nhu cầu được bộ phận dự kiến trong kế hoạch mua sắm hàng năm, và xác

định lại để đề xuất thực hiện khi có nhu cầu sử dụng, lúc đó nhu cầu sẽ được xác

định lại một cách chi tiết, cụ thể, rõ ràng. Việc xác định nhu cầu đúng, hợp lý sẽ

hữu ích để thực hiện chi tiêu hợp lý, sử dụng đồng tiền tiết kiệm và đúng mục đích.

Trang 70

Nhu cầu được đề xuất bởi bộ phận gửi phòng QTTB. Phòng QTTB chịu

trách nhiệm xem xét phối hợp với các bộ phận khác, sau đó trình BGH duyệt hoặc

phòng QTTB trực tiếp đề xuất trong trường hợp tài sản thuộc chức năng nhiệm vụ

phòng QTTB quản lý. Trong trường hợp giá trị hàng hóa dịch vụ thuê mua lớn, phải

thành lập hội đồng xác định nhu cầu, thành phần hội đồng gồm: BGH, bộ phận sử

dụng, bộ phận kỹ thuật, phòng QTTB, phòng KH-TC và đại diện ban thanh tra,

trong trường hợp mua các loại hàng hóa dịch vụ ngoài chuyên môn của cán bộ kỹ

thuật phải mời chuyên gia tư vấn.

Căn cứ xác định nhu cầu:

- Bộ phận đề xuất dựa vào kế hoạch công tác, kế hoạch sử dụng để xác định

nhu cầu cụ thể về số lượng, quy cách, phẩm chất, mẫu mã

- P.QTTB phối hợp bộ phận kho kiểm tra tồn kho để xem có cần mua dự trữ

thêm không hoặc số hiện có đáp ứng được mức nào…

- P.QTTB kiểm tra cơ sở vật chất thường xuyên và theo dõi thời gian khai thác

sử dụng để kịp thời phát hiện nhu cầu cần mua sắm hoặc duy tu, bảo dưỡng.

Yêu cầu:

- P.QTTB cần xem xét, thẩm tra nhu cầu một cách nghiêm túc, nếu nhu cầu

xác định đúng thì mới chuyển sang bước 2, nếu không phải xác định lại. Nhu

cầu phải hợp lý, phù hợp với khả năng đáp ứng của nhà trường, kèm theo

giải trình cụ thể, chi tiết số lượng, chất lượng, yêu cầu kỹ thuật, …

- Nhu cầu phải kèm theo dự toán kinh phí chuyển phòng KH-TC phối hợp

xem xét và cho ý kiến về nguồn kinh phí thực hiện có hay không sau đó mới

trình trình BGH phê duyệt.

Cần chú trọng đến bước này vì nếu xác định không đúng nhu cầu sẽ gây lãng

phí về công sức, thời gian, tiền bạc.

Chứng từ xác định nhu cầu cụ thể dưới dạng:

- Kế hoạch mua sắm hàng hóa, dịch vụ hàng năm.

- Đơn đề nghị cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ: được đánh số cụ thể.

- Biên bản kiểm tra hiện trạng tài sản.

- Bảng chiết tính chi phí, dự toán kinh phí.

- Kế hoạch công việc cụ thể cần sử dụng đến hàng hóa dịch vụ

Trang 71

Bước 2: Quyết định biện pháp thực hiện

Phòng QTTB tìm biện pháp thực hiện tối ưu, phối hợp với phòng KH-TC,

kho vật tư, bộ phận kỹ thuật, chuyên gia tư vấn… để tham mưu cho Hiệu trưởng ra

quyết định biện pháp lựa chọn hàng hóa đáp ứng nhu cầu mà tiết kiệm chi phí nhất:

- Phòng QTTB kết hợp với bộ phận kho vật tư xác định xem trong kho hiện có

hàng hóa có thể xuất dùng ngay không, nếu không có mới xem xét đến việc

thuê mua; rà soát có tài sản tương đương đang dư thừa ở bộ phận khác

không, nếu có sẽ thực hiện điều chuyển nội bộ, nếu không mới xem xét đến

việc thuê mua.

- Quyết định tự thực hiện hay thuê mua bên ngoài. Thông thường đối với các

công việc đơn giản, sửa chữa nhỏ lặt vặt, nếu trong tầm khả năng thực hiện

của nhân viên sửa chữa thì phòng Quản trị tự thực hiện, nếu ngoài khả năng

tự thực hiện mới xem xét đến khả năng thuê mua bên ngoài.

- Trong trường hợp hàng hóa không thể mua được do không có điều kiện mua

sắm (hàng hóa không có trên thị trường, không có nhà cung cấp dịch vụ, giá

trị tài sản quá cao so với nhu cầu…) phòng Quản trị cần phải có hướng giải

quyết cụ thể: cho sửa chữa tài sản cũ hoặc cho thuê mua sản phẩm thay

thế…. Trong các trường hợp này, phòng Quản trị cần phải làm việc lại với

bộ phận đề xuất để thống nhất ý kiến.

- Xem xét thật kỹ trước khi quyết định có thật sự cần thiết phải thuê mua ngay

không. Thành lập hội đồng thẩm tra và quyết định trong trường hợp giá trị

hợp đồng thuê mua lớn.

- Phải có phê duyệt của phòng KH-TC về ngân sách thực hiện kèm theo để

tránh tình trạng thuê mua sa đà vượt quá ngân sách cho phép. P.KH-TC xem

xét đến khả năng thanh toán vào thời điểm phải trả người cung cấp, nếu

không đủ khả năng cần phải có biện pháp xin gia hạn thời hạn thanh toán,

hoặc lùi thời điểm thực hiện thuê mua, hoặc giảm số lượng …

Các thủ tục cụ thể thể hiện qua chứng từ: ký duyệt trên chứng từ của bước 1

Lưu đồ chứng từ:

Trang 72

Nhà cung cấp

Phòng QTTB

Hiệu trưởng

Phòng KH-TC

Bộ phận

Bắt đầu

Duyệt NS thực hiện

Ký duyệt đơn đề nghị

Xét đơn đề nghị

Lập báo giá

Lập đơn đề nghị (cung cấp, sửa TS)

Đơn đề nghị đã duyệt NS

Đơn đề nghị đã ký duyệt

Đơn đề nghị đã xét

ề

Báo giá

Đơn đ Đơn đề nghị nghị

Lấy 1 báo giá

Lấy 1 báo giá

Lấy 1 báo giá

Báo giá

Báo giá

Ra QĐ chọn NCC

Báo giá

Xét chọn báo giá

Hợp đồng

QĐ QĐ chọn NCC

Hợp đồng

Hợp đồng

Hợp đồng

Biên bản chon NCC

Hợp đồng

Hợp đồng

HĐ đã ký

Ký HĐ

HĐ đã ký

Nhận HH, DV

-CC HH, DV. -BBBG/TLHĐ

Giám sát TH Hđồng

Ký TLHĐ

Ký BB GNHHDV

Ký BB GNHHDV

Ký BB GNHHDV

giao BB giao BB BB giao HH, ận nh ận HH, nh BB giao ận HH, nh DV V D nhận HH, V/ TLHĐ D DV/ TLHĐ

BB giao nhận H T

BB giao nhận H, DV/ HH, DV/ LHĐ TLHĐ đã ký

Ký BB GNHHDV

B g HH đã ký

iao nhận B giao nhận DV/TLHĐ HHDV/TLHĐ đã ký

Tập hợp CT ĐNTT

QTTT

Trang 73

Một số giải pháp khác cần quan tâm đặc biệt để thực hiện tốt hơn việc

kiểm soát thuê mua :

Định kỳ luân chuyển nhân sự tại vị trí thu mua của phòng QTTB. Thường

xuyên tìm chọn báo giá của các nhà cung cấp tiềm năng khác để khảo sát và so

sánh, thay đổi nhà cung cấp.

Nâng cao năng lực kỹ thuật, khả năng am hiểu về các loại máy móc thiết bị

chuyên dụng của nhà trường (máy tính, máy chiếu, micro, amply, đàn organ) cho

nhân viên kỹ thuật phòng QTTB để tư vấn về kỹ thuật cho trưởng phòng QTTB

xem xét các đề xuất nhu cầu.

Quy định các biện pháp xử lý cụ thể và mạnh tay xử lý trong trường hợp

nhân viên hoặc nhóm nhân viên cố tình làm sai, cố tình cấu kết thông đồng với nhà

cung cấp và nhà cung cấp cố tình chèo kéo nhân viên thu mua để làm giá trục lợi cá

nhân gây thiệt hại lợi ích của nhà trường.

Thành lập Ban kiểm tra các hợp đồng thuê mua hàng hóa dịch vụ, ban này có

quyền kiểm tra đột xuất bất cứ hợp đồng nào.

Ban lãnh đạo và người ký tên dưới các thủ tục giấy tờ kiên quyết từ chối khi

phát hiện quy trình không đảm bảo trình tự, phải bổ sung các thủ tục chữa cháy

sau…Phòng kế toán kiên quyết từ chối thanh toán khi phát hiện có sự bất hợp lý

xảy ra trong quy trình hoặc thiếu thủ tục giấy tờ… nhằm tạo nguyên tắc, nề nếp

thực hiện quy trình.

Trong các trường hợp phải thuê mua gấp mà không kịp làm các thủ tục theo

trình tự các bước, sau đó cần có ban thanh tra xem xét lại sự việc.

Bộ phận phải chủ động và quan tâm hơn nữa trong tìm kiếm nguồn hàng phù

hợp chứ không chỉ thụ động giao phó cho phòng QTTB để đáp ứng tốt nhất nhu cầu

sử dụng của bộ phận mình.

Trong tất cả các trường hợp đặc biệt bất thường, phải có giải trình cụ thể.

3.4.3.3. Hoàn thiện quy trình thanh toán

Xác định mục tiêu của quy trình:

- Thanh toán đúng đối tượng, đúng hàng hóa dịch vụ, đúng số tiền, và kịp thời.

Trang 74

- Giảm thiểu các sai sót, gian lận trong quá trình lập hồ sơ và thủ tục thanh

toán. Minh bạch, công khai chế các độ thanh toán để mọi người cùng tham

gia thực hiện kiểm tra giám sát.

- Mọi cá nhân, bộ phận đều dễ dàng tham gia vào quy trình khi có liên quan.

Đánh giá rủi ro trong quy trình:

- Thanh toán không đúng đối tượng, sai số tiền, sai định mức chế độ quy định.

- Chứng từ đề nghị thanh toán có sai sót, không hợp lệ, không hợp pháp, hoặc

cố ý gian lận lập chứng từ giả mạo…

- Kiểm soát thanh toán không phát hiện được sai sót, gian lận mà đồng ý thanh

toán dẫn đến phản ánh sai nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phản ánh không trung

thực tình hình tài chính.

- Người đề nghị cố ý đề nghị thanh toán chứng từ trùng lắp, hoặc quên không

đề nghị thanh toán. Kế toán thanh toán trùng lắp hoặc quên không thanh

toán, thanh toán chậm các dịch vụ mua ngoài hàng kỳ.

- Không đủ tiền để thanh toán.

Giải pháp hoàn thiện quy trình:

Giữ nguyên các bước theo quy trình hiện tại, bổ sung một số thủ tục kiểm

soát sau:

- P.TC-HC phối hợp với P.KH-TC soạn thảo quy định biện pháp xử phạt thích

đáng và nghiêm túc thực hiện đối với cá nhân hoặc bộ phận thường xuyên

xảy ra sai sót, sai sót nghiêm trọng, hoặc cố ý gian lận để mọi người làm việc

cẩn thận hơn, trách nhiệm hơn, nâng cao ý thức tuân thủ và tính trung thực.

- P.KH-TC phải cụ thể hóa quy trình kèm diễn giải chi tiết, có các hướng dẫn

cụ thể các bước thực hiện trong quy trình và thời gian thực hiện, thống nhất

các mẫu biểu trong từng trường hợp thanh toán, hướng dẫn kỹ năng tập hợp

chứng từ và yêu cầu của chứng từ đề nghị thanh toán và truyền thông đến

từng cá nhân, bộ phận bằng nhiều cách: đăng tải hướng dẫn trên trang web;

in phát về bộ phận.

- Trưởng P.KH-TC bố trí thêm người hỗ trợ mảng công việc hiện tại của kế

toán thanh toán (KTTT) để tách kiểm soát chi ra khỏi KTTT, vừa đưa thêm

người kiểm soát vào trong quy trình, vừa giảm tải công việc cho KTTT.

Trang 75

- P.KH-TC đề xuất các bộ phận bố trí một người chuyên phụ trách tài chính

(PTTC), đầu mối chịu trách nhiệm tập hợp chứng từ, đề nghị thanh toán, làm

việc trực tiếp với phòng KH-TC về công tác thanh toán phát sinh của bộ

phận, PTTC được hưởng phụ cấp kiêm nhiệm, được P.KH-TC tập huấn kỹ

năng làm thủ tục thanh toán sẽ giúp quy trình được vận hành trôi chảy hơn.

- Định kỳ P.KH-TC chủ trì mở các buổi tập huấn về công tác thanh toán để

mọi người quan tâm đến dự, mời đích danh một số đối tượng hay tham gia

vào quy trình: PTTC bộ phận, trưởng bộ phận, cán bộ thu mua phòng

QTTB….

- Quy định nhiều cùng tham gia thực hiện các công đoạn trong quy trình:

người đề nghị (PTTC), người thực hiện công việc, người xác nhận nghiệp vụ

(phụ trách bộ phận), người thụ hưởng, người kiểm tra (kiểm soát thanh toán),

người lập lệnh thanh toán (KTTT) người xét duyệt (TP.KH-TC), người ký

duyệt (Hiệu trưởng), người trả tiền (thủ quỹ, BKNN, ngân hàng)…, việc làm

này tuy rườm rà nhưng góp phần kiểm soát rất tốt các sai sót, gian lận, cùng

tham gia kiểm tra giám sát lẫn nhau.

Đối với công việc đặc thù riêng của từng bộ phận mà khó kiểm soát thì sử -

dụng định mức khoán chi.

Dùng thủ tục đối chiếu, thẩm tra, kiểm soát chéo các chứng từ kế toán với kế -

hoạch, chương trình, thông tin chung…(hợp đồng thỉnh giảng đối chiếu kế

hoạch giảng dạy, đối chiếu với thời khóa biểu…)

- Các bộ phận, đầu mối là P.KH-TC phải thường xuyên rà soát, điều chỉnh, dự

kiến hết các trường hợp chi tiêu để xây dựng định mức bổ sung vào

QCCTNB làm căn cứ kiểm soát và thanh toán.

Lưu đồ chứng từ:

Trang 76

3.4.3.4. Hoàn thiện hoạt động quản lý tài sản

Xác định mục tiêu của hoạt động: nhằm trang bị và sử dụng tài sản đúng

mục đích, tiêu chuẩn, định mức, chế độ, đảm bảo công bằng, hiệu quả và tiết kiệm.

Đánh giá rủi ro:

Rủi ro bị mất mát hoặc bị tráo đổi linh kiện máy móc. -

Rủi ro bị hư hỏng, xuống cấp do tác động hóa lý, do không được bảo dưỡng -

định kỳ hoặc do người sử dụng không biết cách sử dụng, không làm theo

đúng hướng dẫn sử dụng hoặc do cố ý phá hoại…

- Rủi ro sử dụng tài sản sai mục đích, không đúng tiêu chuẩn định mức, chế

độ, không đảm bảo công bằng và tiết kiệm. Trong đó, chú ý đến rủi ro không

tận dụng khai thác tài sản, sử dụng tài sản lãng phí.

Giải pháp hoàn thiện:

P.QTTB phối hợp với kế toán tài sản (KTTS) tiến hành dán nhãn tên tài sản,

dán nhãn kiểm kê để quản lý, theo dõi tài sản. Nhãn dán phải đảm bảo độ bền dính.

Sử dụng dán tem niêm phong trên các loại máy móc thiết bị (máy tính, máy

chiếu…). Khi kiểm kê tài sản, lưu ý đến tình trạng tem niêm phong, lập Biên bản

kiểm tra hiện trạng (PL3. 08 ) nếu phát hiện mất tem. Dán tem bảo hành ngay trên

các máy móc thiết bị đang trong thời gian bảo hành và gạch chéo trên tem bảo hành

nếu hết hạn, đồng thời chú ý việc quản lý hồ sơ, phiếu bảo hành cho khoa học hơn.

Quy định rõ ràng trách nhiệm bảo quản tài sản của từng bộ phận, cá nhân.

Nếu làm mất, hoặc cố ý làm hư hỏng sẽ phải bồi hoàn. Khi tài sản hư hỏng phải lập

biên bản kiểm tra hiện trạng về tình trạng hoạt động của máy, về tình trạng niêm

phong (đối với tài sản có niêm phong).

Định kỳ, P.QTTB phải tiến hành bảo trì, bảo dưỡng máy móc, thiết bị. Hàng

ngày bộ phận phải lau chùi, bảo quản tài sản do mình sử dụng; phòng QTTB phải

chịu trách nhiệm phân công người lau chùi vệ sinh máy móc, thiết bị giảng dạy và

các tài sản chung thuộc phòng QTTB quản lý. Ban Vệ sinh môi trường phải tiến

hành kiểm tra giám sát tình trạng vệ sinh tại từng bộ phận và toàn trường, đặc biệt

chú ý đến vệ sinh máy móc thiết bị.

Trang 77

P.QTTB chủ trì làm tốt công đoạn xác định nhu cầu mua sắm, nhu cầu sử

dụng tài sản và quyết định chọn mua trong các quy trình về mua sắm tài sản để đảm

bảo hàng mua về được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả.

Bổ sung mẫu Biên bản điều chuyển tài sản nội bộ (PL 3.09) để sử dụng khi

có sự điều chuyển tài sản giữa các bộ phận với nhau, biên bản này được lập thành 4

bản lưu tại: P.QTTB, kế toán tài sản, bộ phận có tài sản điều chuyển, bộ phận nhận

tài sản để làm căn cứ ghi nhận tài sản điều chuyển. Phòng QTTB và KTTS mở Sổ

theo dõi điều chuyển tài sản nội bộ (PL 3.10) cập nhật thông tin thường xuyên và

đối chiếu nhằm đảm bảo số liệu trên sổ sách kế toán khớp với thực tế kiểm kê.

3.4.3.5 Hoàn thiện quy trình tổ chức xây dựng chương trình đào tạo.

Quy trình hiện nay có nhiều ưu điểm và đạt được mục tiêu xây dựng CTĐT

có chất lượng, phù hợp với nhiệm vụ đào tạo của trường. Do đó, cần duy trì các

bước trong quy trình hiện có, lưu ý bổ sung thêm các biện pháp sau:

- Mở rộng mẫu khảo sát ý kiến nhà tuyển dụng, khảo sát thêm mẫu ở các tỉnh.

- P.KH-TC bố trí kinh phí, P.TC-HC xét chọn CBGV gửi đi bồi dưỡng trình độ

ngoại ngữ để nâng cao kỹ năng biên dịch tài liệu tham khảo tiếng nước ngoài.

Phòng Khoa học và Hợp tác quốc tế liên hệ với các tổ chức đối tác nước ngoài

để trao đổi chương trình đào tạo, kinh nghiệm giảng dạy.

- Phòng Đào tạo phổ biến quy chế ban hành theo quyết định 43/2007/QĐ-

BGD&ĐT ngày 15/08/2007 của Bộ GD&ĐT về đào tạo theo hệ thống tín chỉ

cho tất cả CBGV, tham khảo kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm xây dựng

CTĐT, và CTĐT ở một số trường đã áp dụng thành công hệ thống đào tạo tín

chỉ (trường ĐH Bách Khoa TP.HCM, ĐH Khoa học Tự nhiên TP.HCM).

- Phòng Đào tạo liên hệ mở ngay các lớp bồi dưỡng, tập huấn cho toàn thể

CBGV về kiến thức, năng lực chuyên môn, yêu cầu của CTĐT theo tín chỉ, kỹ

năng biên soạn chương trình, phương pháp giảng dạy, kỹ năng quản lý…đáp

ứng yêu cầu của CTĐT theo tín chỉ, để CBGV biết và vận dụng vào trong quá

trình xây dựng CTĐT, quản lý chuyên môn trong thời gian sắp tới.

- P.QTTB lên kế hoạch mua phần mềm quản lý theo hệ thống tín chỉ bao gồm

các phân hệ quản lý đào tạo, quản lý sinh viên, quản lý tài chính – tài sản, quản

lý thư viện… và có kế hoạch tập huấn chuyển giao sử dụng vào đầu năm 2010.

Trang 78

- P.KH-TC bố trí kinh phí cho việc xây dựng CTĐT, biên soạn giáo trình, đề

cương chi tiết, tập bài giảng, tài liệu tham khảo, phần mềm quản lý theo hệ

thống tín chỉ trong dự toán ngân sách năm 2010.

3.4.3.6 Hoàn thiện hoạt động quản lý chất lượng giảng dạy

Đề xuất một số biện pháp sau:

- Phòng Đào tạo phân công cán bộ thanh tra đào tạo chuyên trách có nhiệm vụ

theo dõi quản lý giáo viên hàng ngày.

- Thanh tra đào tạo kết hợp với khoa, bộ môn có biện pháp theo dõi, kiểm tra,

đối chiếu thường xuyên giữa lịch trình giảng dạy, thời khóa biểu, sổ theo dõi

giáo viên, sổ đầu bài… với nhau nhằm phát hiện giáo viên không nghiêm túc

thực hiện theo quy định của nhà trường về đảm bảo tiết giảng, giờ giảng; tự ý

bỏ tiết, hoặc dạy bù dồn dập làm sinh viên không kịp tiếp thu bài giảng…

- P.TC-HC phối hợp với P.Đào tạo xây dựng quy định xử lý giáo viên vi phạm

một cách cụ thể: trừ thi đua, giảm thù lao giảng dạy, không mời thỉnh giảng

lần sau…và phổ biến cho các khoa, bộ môn trong trường.

- Ngoài việc lên tiết và dự giờ giáo viên theo kế hoạch, BGH chỉ đạo khoa, bộ

môn, phối hợp với phòng Đào tạo thường xuyên dự giờ kiểm tra đột xuất để

đánh giá đúng thực trạng chất lượng giảng dạy của giáo viên, hơn là dự giờ

có sự chuẩn bị trước như hiện nay.

- Yêu cầu giáo viên thỉnh giảng phải cung cấp đủ bằng cấp chuyên môn, chứng

chỉ bồi dưỡng phương pháp sư phạm…ngay lần ký hợp đồng đầu tiên. Trong

hợp đồng thỉnh giảng quy định rõ trách nhiệm và biện pháp xử phạt (giảm

tiền thù lao giảng dạy, ngừng hợp đồng…). Giáo viên thỉnh giảng phải cung

cấp đề cương bài giảng cho phòng Đào tạo ngay khi ký hợp đồng.

Trên đây là một số hoạt động kiểm soát thể hiện qua một số quy trình và hoạt

động về công tác quản lý tài chính – tài sản và công tác quản lý đào tạo của trường.

Ngoài ra, còn có nhiều hoạt động kiểm soát khác, nhưng vì thời gian và năng lực

nghiên cứu có hạn, tác giả xin không đưa vào luận văn này.

3.4.4 Hoàn thiện thông tin và truyền thông

Thông tin hữu ích rất quan trọng cho việc ra quyết định. Thông tin đầy đủ,

chính xác, kịp thời giúp ra quyết định đúng, kịp thời, góp phần đạt được mục tiêu

Trang 79

của tổ chức. Vì vậy, việc thu thập, xử lý thông tin là hết sức cần thiết. Hiện công tác

này chưa được quan tâm đúng mức, cần phải có biện pháp để nâng cao vai trò, vị trí

của hệ thống thông tin trong nhà trường, tác giả xin đề xuất một số biện pháp sau:

- Trang bị phần mềm quản lý phù hợp và hiện đại, gồm các module quản lý đào

tạo, quản lý tài chính – tài sản, quản lý sinh viên, quản lý thư viện… các

module này tích hợp với nhau và xây dựng trên cơ sở dữ liệu mở, theo chương

trình đào tạo tín chỉ (xây dựng thời khóa biểu, quản lý sinh viên, quản lý mã

môn học, đăng ký học trực tuyến, thu học phí theo tín chỉ, quản lý lớp sinh

viên, quản lý lớp môn học…). Trước khi ra quyết định chọn mua phần mềm,

phải thuê tư vấn khảo sát nhu cầu trong trường, mã hóa nhu cầu thành ngôn

ngữ công nghệ thông tin...

- Phân công nhiệm vụ cụ thể cho cá nhân, tổ chức cụ thể để phụ trách mảng

thông tin truyền thông trong phạm vị toàn trường, phạm vi từng đơn vị.

- Nâng cao năng lực thu thập xử lý thông tin và truyền thông của CBGV. Gửi

nhân viên hành chính văn thư đi học tập chuyên môn, bồi dưỡng kỹ năng

nghiệp vụ, sau đó có biện pháp kiểm tra đánh giá lại trình độ nếu đạt yêu cầu

thì tiếp tục làm việc, nếu không đạt phải sắp xếp chuyển sang công tác khác và

có kế hoạch tuyển dụng người có đủ trình độ năng lực chuyên môn để thay thế.

- Hoàn thiện trang web và cập nhật thông tin phổ biến của trường kịp thời lên

trang web, chú ý các thông báo về quản lý đào tạo và quản lý sinh viên phải

được cập nhật thường xuyên, kịp thời hơn nữa.

- Xây dựng quy trình truyền thông thông tin trong đó chú trọng đến thời gian

truyền tin, đường đi của thông tin, đầu mối giao nhận thông tin, lưu trữ dữ liệu.

Làm rõ công tác phối hợp, thời gian thực hiện, lưu chuyển chứng từ… trong

các quy trình, hoạt động.

- Cải tiến công tác văn thư hành chính, yêu cầu các công văn đi phải được rà

soát trước khi truyền thông ra bên ngoài, các công văn đến phải kịp thời xác

định và chuyển đến các đơn vị cần sử dụng thông tin. Yêu cầu các bộ phận

phải lưu trữ văn bản có hệ thống, phải cập nhật thông tin, văn bản hướng dẫn

của nhà nước để áp dụng kịp thời, tránh bị sai phạm không tuân thủ. Định kỳ

tổ chức kiểm tra hành chính các bộ phận nhằm kịp thời chấn chỉnh vào nề nếp.

Trang 80

- Tập huấn và phổ biến ứng dụng các tiện ích của mạng internet cho tất cả mọi

người và ứng dụng làm phương tiện thu thập thông tin và truyền thông giữa

các cá nhân, bộ phận.

- Thông tin phải được cụ thể hóa rõ ràng bằng văn bản, chứng từ dùng làm căn

cứ thực hiện. Hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định của nhà trường và phổ

biến rộng rãi đến toàn thể CBGV để mọi người biết và thực hiện theo.

3.4.5 Hoàn thiện công tác giám sát

Thành lập phòng Thanh tra chuyên trách có chức năng kiểm tra giám sát các

hoạt động trong nhà trường.

Bồi dưỡng nghiệp vụ, kiến thức cơ bản liên quan đến công tác đào tạo, tài

chính kế toán…cho cán bộ thanh tra.

Phòng Thanh tra phải xây dựng cơ chế giám sát một cách toàn diện, sao cho

mọi công việc, mọi hoạt động, mọi cá nhân, tổ chức đều được giám sát chặt chẽ.

Định kỳ hoặc đột xuất có các báo cáo đánh giá, có kiến nghị cụ thể gửi BGH chỉ

đạo giải quyết.

3.4.6 Các giải pháp hỗ trợ khác nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB

3.4.6.1 Đả thông tư tưởng cán bộ quản lý và giáo viên, nhân viên

HTKSNB được con người trong tổ chức đặt ra để kiểm soát hành vi của họ,

ngăn ngừa và phát hiện, xử lý các sai phạm nhằm đảm bảo thực hiện được mục tiêu

của tổ chức. Trong lĩnh vực công, không có một người chủ cụ thể thực sự mà chỉ

chung chung là tập thể người lao động, thì việc đặt ra và vận hành được một

HTKSNB hữu hiệu là vấn đề không mấy dễ dàng, bởi chẳng ai muốn tự mình trói

buộc mình, họ cảm thấy tự ái, khó chịu khi bị người khác kiểm soát, cảm thấy gò bó

trong khuôn khổ các quy định, cảm thấy xấu hổ khi bị phát hiện sai phạm...

Quan điểm và nhận thức của BGH về hoạt động kiểm soát có tác động rất

lớn đến môi trường kiểm soát. Vì vậy, BGH cần nhận thức rõ vấn đề này để thông

qua đó có những hành động thiết thực nhằm làm tốt công tác đả thông tư tưởng cho

cán bộ quản lý và giáo viên, nhân viên, sao cho họ chấp nhận có HTKS, vận hành

HTKS và cùng chịu sự kiểm soát chung của nhà trường.

3.5.6.2 Tập huấn cho đội ngũ cán bộ lãnh đạo, cán bộ chủ chốt về KSNB

Trang 81

BGH chỉ đạo P.TC-HC liên hệ mở lớp tập huấn kiến thức chung về KSNB,

trong đó làm rõ chức năng, vai trò, các yếu tố, tác dụng…của KSNB, cách thiết lập,

hoàn thiện, và vận hành HTKS… cho đội ngũ cán bộ lãnh đạo, cán bộ chủ chốt các

phòng ban, CBGV tham gia vào công tác hoàn thiện HTKSNB để mọi người có cái

nhìn tổng quát, nhận thấy sự cần thiết phải có một HTKSNB tốt và vận hành nó

đúng theo yêu cầu thiết kế.

3.5.6.3 Tập trung nguồn lực trong việc thực hiện công tác KSNB

Phát huy sức trẻ, tính năng động, nhiệt tình, dễ thích nghi và ít ngại bị kiểm

soát…của đội ngũ nhân sự trẻ, phân công đội ngũ này vào các chốt kiểm soát chủ

yếu, là người làm chủ yếu trong các quy trình hoạt động (giáo vụ khoa, nhân viên

hành chính các bộ phận, kiểm soát thanh toán…).

Tập trung đầu tư thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác KSNB, trang bị phần

mềm, hệ thống máy tính để làm việc và quản lý theo dõi công việc…trang bị cơ sở

vật chất phục vụ giảng dạy và làm việc được tốt hơn.

Cân đối tài chính để thực hiện việc xây dựng các quy chế, quy định, mua sắm

tài sản phục vụ nhu cầu kiểm soát, thực hiện các chính sách động viên khuyến khích

người lao động, nhưng phải cân nhắc dựa trên quan điểm cân đối lợi ích và chi phí.

Tuy nhiên, việc đầu tư trang thiết bị, cũng như các công cụ sử dụng đến

nguồn tài chính phải cân nhắc thận trọng trước khi ra quyết định vì sẽ ảnh hưởng

đến khả năng cân đối nguồn tài chính hiện nay của nhà trường.

3.5.6.4 Thành lập Ban Kiểm soát chịu trách nhiệm việc tổ chức lại hệ thống

kiểm soát nội bộ trong nhà trường.

Phải có một nhóm người chịu trách nhiệm tổ chức việc cải thiện HTKSNB

hiện hành, giám sát thực hiện. Vì vậy, việc thành lập ban kiểm soát là cần thiết.

Ban kiểm soát có nhiệm vụ lên kế hoạch triển khai, tập hợp nguồn lực để

đánh giá thực trạng hệ thống KSNB, tiến hành tổ chức lại thành HTKSNB mới,

đồng thời theo dõi sự vận hành, giám sát hệ thống và điều chỉnh cho phù hợp với

điều kiện mới. Tham gia trong ban phải có các cán bộ quản lý liên quan đến các mắt

xích hoạt động trong hệ thống (Ban thanh tra, cán bộ quản lý các phòng ban), phải

thuê chuyên gia tư vấn thì kết quả mới đạt được đến nơi đến chốn.

Trang 82

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3

Trong KSNB, nhân tố con người là hết sức quan trọng, do đó, phải tạo ra

được những con người biết đặt lợi ích tổ chức lên trên lợi ích cá nhân, sống và làm

việc có trách nhiệm, vì mục tiêu chung của nhà trường. Trong đó, Ban lãnh đạo bao

phải là những người tiên phong.

Giải pháp hoàn thiện dựa trên việc đánh giá thực trạng để tìm ra các điểm

yếu của HTKS hiện tại, dựa trên các căn cứ về pháp lý và nội lực của nhà trường

nhằm tập trung vào tất cả các yếu tố của HTKS, bao gồm:

- Hoàn thiện môi trường kiểm soát,

- Hoàn thiện đánh giá rủi ro,

- Hoàn thiện hoạt động kiểm soát, trong đó tập trung vào một số quy trình và

hoạt động quản lý tài chính – tài sản và quản lý đào tạo,

- Hoàn thiện thông tin và truyền thông,

- Hoàn thiện công tác giám sát,

- Và một số giải pháp hỗ trợ khác nhằm tạo điều kiện tiến hành các giải pháp

trên.

Trang 83

KẾT LUẬN

Ngành Giáo dục đang trong giai đoạn tập trung cải cách quản lý, nâng cao

chất lượng đào tạo, được thể hiện rất rõ qua việc xác định chủ đề năm học 2009-

2010 của Bộ GD&ĐT: “Năm học đổi mới quản lý, nâng cao chất lượng giáo dục”.

Trước tình hình đó, trường CĐSPTWTPHCM đã đưa ra phương hướng năm

học 2009-2010, tập trung vấn đề cải cách quản lý, nâng cao chất lượng đào tạo và

triển khai về các đơn vị trong nhà trường.

Đổi mới quản lý cơ bản phải đi vào đổi mới biện pháp, cách thức quản lý,

đổi mới các hoạt động kiểm soát, các chính sách thủ tục hiện hành, do đó cần tập

trung vào đổi mới hệ thống kiểm soát nội bộ trong nhà trường. Đổi mới quản lý sẽ

góp phần nâng cao chất lượng đào tạo.

Thông qua nghiên cứu cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ và thực trạng

HTKSNB của trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương TP.HCM, tác giả nhận thấy

HTKSNB của nhà trường còn nhiều khiếm khuyết, thể hiện trong tất cả các yếu tố

của hệ thống: môi trường kiểm soát còn chưa tốt, hầu như không quan tâm đến công

tác đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát còn lỏng lẻo, công tác thông tin truyền

thông và giám sát còn chưa được quan tâm đúng mực. Do đó, HTKSNB không phát

huy được vai trò hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý của nhà trường, vì vậy cần phải

có giải pháp hoàn thiện.

Để hoàn thiện HTKSNB phải tập trung hoàn thiện các yếu tố cấu thành hệ

thống bằng các giải pháp cụ thể và thiết thực, tác giả đề xuất các giải pháp sau:

- Cải thiện môi trường kiểm soát.

- Hoàn thiện đánh giá rủi ro,

- Hoàn thiện hoạt động kiểm soát,

- Hoàn thiện thông tin và truyền thông,

- Hoàn thiện công tác giám sát,

- Và một số giải pháp hỗ trợ khác nhằm tạo tiền đề để triển khai việc hoàn

thiện HTKSNB được thuận lợi và hiệu quả.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tiếng Việt:

1. Bộ Giáo dục & Đào tạo (2007), Dự án hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục SREM.

2. Bộ Giáo dục & Đào tạo (2009), Đề án Đổi mới cơ chế tài chính giáo dục giai

đoạn 2009 – 2014.

3. Bộ môn Kiểm toán, Khoa Kế toán – Kiểm toán, trường Đại học Kinh tế

TP.HCM (2006), Kiểm toán xuất bản lần thứ tư, Nhà xuất bản lao động xã

hội, TP.HCM.

4. Nguyễn Ngọc Dung, Võ Văn Nhị, Nguyễn Xuân Hưng, Vũ Duy Sanh (2002),

Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ giữa đơn vị chính với các đơn vị trực

thuộc trong hoạt động sản xuất kinh doanh, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp

cơ sở, Trường Đại học Kinh tế TP.HCM.

5. TS. Vũ Hữu Đức (2007), “Tăng cường KSNB trong các đơn vị thuộc khu vực

công – nhìn từ góc độ kiểm toán nhà nước”, chuyên đề đăng trên trang web

của Hội Kế toán TP.HCM http://www.vaa-hcmc.org.vn

6. Nguyễn Thế Hưng (2006), Hệ thống thông tin kế toán, Nhà xuất bản thống kê,

TP.HCM.

7. Nguyễn Thanh Huyền (2005), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại cơ

quan Bảo hiểm xã hội TP.HCM, Luận văn thạc sĩ kinh tế, Trường Đại học

Kinh tế TP.HCM.

8. Tài liệu của trường CĐSPTWTPHCM về các quy chế, quy định nội bộ, báo

cáo tự đánh giá, các báo cáo nội bộ khác.

9. Tài liệu trên internet:

www.mof.gov

www.moet.edu.vn

Tiếng Anh

10. Victor Z. Brink and Herbert Witt (1982), Modern internal auditing –

Appraising operations and controls, USA.

DANH MỤC CÁC PHỤ LỤC

Phụ lục chương 2:

Bảng PL 2.0 1: Một số chỉ số cơ bản của trường CĐSPTWTPHCM – năm

2009

Một số biểu mẫu trong hoạt động quản lý tài chính – tài sản (chứng từ kế toán)

Phiếu trình 1 2 3 4 5 6 7 8

Phiếu thu Phiếu chi Giấy đề nghị thanh toán Giấy thanh toán tạm ứng Bảng kê thanh toán công tác phí Giấy đề nghị Quyết định chọn đơn vị thực hiện Ví dụ một bộ chứng từ thanh toán nghiệp vụ mua hàng, bao gồm: 8.1 8.2 Báo giá (của nhà cung cấp tiềm năng) 8.3 Biên bản xét chọn đơn vị 8.4 Hợp đồng 8.5 Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng 8.6 Hóa đơn 8.7 Giấy đề nghị chuyển tiền 8.8 Giấy rút dự toán ngân sách

Một số biểu mẫu trong hoạt động quản lý đào tạo:

Chương trình đào tạo cử nhân cao đẳng Sư phạm Mầm non Thời khóa biểu Danh sách giảng viên tham gia giảng dạy (đính kèm thời khóa biểu) Phiếu ý kiến phản hồi người học 1. 2 3 4

Phụ lục chương 3

PL 3.01 PL 3.02 PL 3.03 PL 3.04 PL 3.05 PL 3.06 PL 3.07 PL 3.08 PL 3.09 PL 3.10 Bảng mô tả công việc Danh sách CBGV trường CĐSPTWTPHCM tại ngày 1/1 Bảng chấm công (trong tháng) Bảng tổng hợp tình hình thay đổi nhân sự trong kỳ Bảng tổng hợp ngày công lao động trong kỳ Bảng thanh toán tiền lương (Bảng lương) Báo cáo tình hình tăng giảm quỹ lương trong kỳ Biên bản kiểm tra hiện trạng tài sản Biên bản điều chuyển tài sản nội bộ Sổ theo dõi tài sản điều chuyển nội bộ 1. 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Bảng PL 2.01: Một số chỉ số cơ bản của trường CĐSPTWTPHCM - năm 2009

1. Giảng viên

100 63% 9%

31%

Tổng số giảng viên cơ hữu (người): Tỷ lệ giảng viên cơ hữu trên tổng số cán bộ cơ hữu (%): Tỷ lệ giảng viên cơ hữu có trình độ tiến sĩ trở lên trên tổng số giảng viên cơ hữu của nhà trường (%): Tỷ lệ giảng viên cơ hữu có trình độ thạc sĩ trên tổng số giảng viên cơ hữu của nhà trường (%): Tỷ lệ CBGV dưới 35 tuổi Tỷ lệ CBGV từ 35 tuổi đến dưới 50 tuổi Tỷ lệ CBGV từ 50 tuổi trở lên

48% 10% 42%

2. Sinh viên

1637 1637 16.37 81%

1/7

Tổng số SV chính quy (người): Tổng số SV quy đổi (người): Bình quân số SV chính quy trên 1 giảng viên (sau khi quy đổi): Tỷ lệ SV tốt nghiệp so với số tuyển vào trung bình 3 năm 2006-2009 (%): Tỷ lệ cạnh tranh thí sinh trúng tuyển đầu vào hệ chính quy trên số thí sinh dự thi thực tế

3. Đánh giá của sinh viên tốt nghiệp về chất lượng đào tạo của nhà trường:

85%

7%

Tỷ lệ SV trả lời đã học được những kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công việc theo ngành tốt nghiệp (%): Tỷ lệ SV trả lời chỉ học được một phần kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công việc theo ngành tốt nghiệp (%):

2%

6%

Tỷ lệ SV trả lời kiến thức và kỹ năng không cần thiết cho công việc theo ngành tốt nghiệp (%): Tỷ lệ SV không trả lời 4. SV có việc làm trong năm đầu tiên sau khi tốt nghiệp

91% 3% % 2,472,800

Tỷ lệ SV có việc làm đúng ngành đào tạo (%): Tỷ lệ SV có việc làm trái ngành đào tạo (%): Tỉ lệ SV không trả lời phiếu6 Thu nhập bình quân/tháng của SV có việc làm (VNĐ):

5. Đánh giá của nhà tuyển dụng về SV tốt nghiệp có việc làm đúng ngành đào tạo:

92% 8%

Tỷ lệ SV đáp ứng yêu cầu công việc, có thể sử dụng được ngay (%) Tỷ lệ SV cơ bản đáp ứng yêu cầu của công việc, nhưng phải đào tạo thêm (%):

6. Tài chính và cơ sở vật chất:

Bình quân chi phí đào tạo dành cho 1 SV chính quy mỗi năm (VNĐ) Bình quân số máy vi tính trên 1 SV chính quy: Bình quân diện tích phòng học trên 1 SV chính quy: Bình quân diện tích ký túc xá trên 1 SV chính quy:

6,250,000 0.05 1.28 5.66

(Nguồn: Báo cáo tự đánh giá của trường CĐSPTWTPHCM - tháng 3/2009, để đăng ký kiểm định chất lượng giáo dục)

Phụ lục 3.02

BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO TRƯỜNG CĐSPTWTPHCM

DANH SÁCH CÁN BỘ GIÁO VIÊN TRƯỜNG CĐSPTWTPHCM

TẠI NGÀY 1/1/2009

NĂM SINH

STT HỌ VÀ TÊN

ĐƠN VỊ

CHỨC VỤ

CHỨC DANH

TRÌNH ĐỘ

NGẠCH CC

LƯƠNG CB

GHI CHÚ

NAM

NỮ

1 Nguyễn Văn A

1958

BGH HTrưởng

PGS

Tiến sĩ

6.1

2

1

Người lập

Ngày 2 tháng 1 năm 2009 Trưởng phòng TC-HC

NV P.TC-HC

Phụ lục 3.03

BẢ

NG CHẤM CÔNG

THÁNG 8 NĂM 2009

TR ĐƠ

Đ ƯỜNG C SPTWTPHCM ỊN V : PHÒNG N

STT

Ngày

12345

6789

10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Tổng ngày vắng

POP

HỌ VÀ TÊN

1 Nguyễn Văn B

x

x

xx

xxx

xP

xxx

xxxxx

OP xH

H P x

2

1

2

3

Ký hiệu chấm công:

: Ngày thứ bảy, chủ nhật : Ngày làm việc

P: Vắng có phép No: Nghỉ không lương

X: có làm việc bình thường H: Hội nghị, học tập (được tính ngày công) OP Vắng không phép

:

TP.TC-HC

Phụ

trách b ph n ộ

ậ

Ngày tháng năm N ười chấm công

g

Phụ lục 3.04

TRƯỜNG CĐSPTWTPHCM PHÒNG TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH

BẢNG TỔNG HỢP TÌNH HÌNH THAY ĐỔI NHÂN SỰ TRONG KỲ

THÁNG 1 NĂM 2009

STT HỌ VÀ TÊN

ĐƠN VỊ

DIỄN GIẢI

ĐỀ NGHỊ THỜI GIAN

TỪ

ĐẾN

GHI CHÚ

1 Nguyễn Thị A

Khoa M Nghỉ hộ sảnC

ắt lương

4 tháng

T1/09

T4/09

Cắt lương & NĐ43

2 Nguyễn Văn B

Phòng Q Nghỉ không hưởng lương

1 tháng

T1/09

Nâng lương từ hệ số 2.34 lên 2.67

3 Nguyễn Văn C

Bộ môn X

Tăng lương 3 năm

T1/09

T12/2011

Ngày tháng năm ng Phòng TC-HC T rưở

Người lậ

p

(NV phòng TC-HC)

Phụ lục 3.05

BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO TRƯỜNG CĐSPTWTPHCM

BẢNG TỔNG HỢP NGÀY CÔNG LAO ĐỘNG TRONG KỲ

THÁNG 8 NĂM 2009

(Số ngày làm việc trong tháng: 23 ngày)

SỐ NGÀY

STT

HỌ VÀ TÊN

ĐƠN VỊ

GHI CHÚ

LÀM VIỆC

NGHỈ PHÉP

KHÔNG PHÉP

NGHỈ KHÔNG LƯƠNG

1 Nguyễn Văn B

Phòng N

20210

2

Người lập

Ngày 31 tháng 8 năm 2009 Trưởng phòng TC-HC

Nhân viên P.TC-HC

Phụ lục 3.07

TRƯỜNG CĐSPTWTPHCM PHÒNG KẾ HOẠCH - TÀI CHÍNH

BÁO CÁO TÌNH HÌNH TĂNG GIẢM QUỸ LƯƠNG TRONG KỲ

THÁNG 1 NĂM 2009

I

TÌNH HÌNH TĂNG GIẢM QUỸ LƯƠNG THÁNG 1/2009

SỐ TIỀN

STT HỌ VÀ TÊN

ĐƠN VỊ

DIỄN GIẢI

GHI CHÚ

TĂNG

GIẢM

1 Nguyễn Thị A

Khoa M Nghỉ hộ sản

1,521,000

2 Nguyễn Văn B

Phòng Q Nghỉ không hưởng lương

1,735,500

3 Nguyễn Văn C

Bộ môn X Nâng lương từ hệ số 2.34 lên 2.67

214,500

TỔNG CỘNG

214,500

3,256,500

II

SỐ LIỆU TỔNG HỢP

Qũy lương T12/2008:

400,000,000

Tăng lương trong T1/2009

214,500

Giảm lương trong T1/2009

3,256,500

Quỹ lương T1/2009

396,958,000

Ngày tháng năm

p

T

rưở

ng Kế hoạch - Tài chính

Người lậ

(Kế toán tiền lương)

Phụ lục 3.08

TRƯỜNG CĐSPTWTPHCM ĐƠN VỊ:

BIÊN BẢN KIỂM TRA HIỆN TRẠNG TÀI SẢN

Số……………./BBKTTS

Hôm nay ngày……tháng ……năm …… Chúng tôi gồm có:

1 Ông/bà: Nguyễn Văn C 2 Ông/bà: Nguyễn Thị QCh 3 Ông/bà: Nguyễn Văn T

Chức vụ ức vụ Chức vụ

TP.QTTB Kế toán tài sản Nhân viên P.QTTB

Cùng lập biên bản kiểm tra hiện trạng tài sản số………./BBKTTS với nội dung sau.

STT

Tên tài sản

Số hiệu TSCĐ

Đơn vị quản lý sử dụng

Tình trạng tài sản

Tình trạng niêm phong

Nguyên nhân

không rõ

VT01003

P.QTTB

- Mất tem niêm phong.

1 Máy vi tính hiệu Elead H11 (ông Nguyễn Văn T sdụng)

- Máy không khởi động được.

Ngày tháng năm Người kiểm tra (ký tên) 1 Ông/bà: Nguyễn Văn C 2 Ông/bà: Nguyễn Thị Q 3 Ông/bà: Nguyễn Văn T

Phụ lục 3.09

TRƯỜNG CĐSPTWTPHCM ĐƠN VỊ:

BIÊN BẢN ĐIỀU CHUYỂN TÀI SẢN NỘI BỘ Số……………./BBĐCTS

Hôm nay ngày……tháng ……năm …… Chúng tôi gồm có:

1 Đại diện phòng QTTB: ông/bà 2K ế toán Tài sản: ông/bà 3Ng ười đang sử dụng tài sản điều chuyển: 4Ng ười nhận tài sản điều chuyển:

Chức vụ Chức vụ Chức vụ Chức vụ

TP.QTTB Kế toán tài sản Nhân viên P.Đào tạo Nhân viên Thư viện

Cùng lập biên bản điều chuyển tài sản nội bộ số………./BBĐCTS với nội dung sau.

STT Tên tài sản

Đơn vị đang quản lý

Người đang sử dụng

Đề xuất nơi chuyển đến

1 Máy vi tính

Số hiệu TS VT01003

P. Đào tạo

Nguyễn Văn T Thư viện

hiệu Elead H11

Người sử dụng mới Sinh viên tra cứu tài liệu

Lý do điều chuyển Thay máy mới cho ông T, bổ sung máy cho Thư iệ

Người giao TS

Người nhận TS

KT Tài sản

Ngày tháng năm TP.QTTB

Nguyễn Văn T

Nguyễn Văn V

Nguyễn Thị Q

Nguyễn Văn C

Phụ lục 3.10

TRƯỜNG CĐSPTWTPHCM ĐƠN VỊ:

SỔ THEO DÕI TÌNH HÌNH ĐIỀU CHUYỂN TÀI SẢN NỘI BỘ

Biên bản điều chuyển

STT

Tên tài sản

Lý do điều chuyển

Số hiệu TS

Nơi chuyển đến

Người sử dụng TS sau khi điều chuyển

Đơn vị quản lý TS trước khi điều chuyển

Người sử dụng TS trước khi điều chuyển

Số

Ngày

1

01/BBĐCTS 20/1/2009 Máy vi tính

VT01003

P. Đào tạo

Nguyễn T

Thư viện

Sinh viên tra cứu tài liệu

hiệu Elead H11

Thay máy mới cho ông T, bổ sung máy cho Thư viện

2

02/BBĐCTS

3/5/2009 Bàn làm việc

BLV02003 P.CTSV

Trần A

VPĐ

Nguyễn B

ván okan Xuân Hòa

Phụ trách bộ phậnN

gười lập