Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện vận dụng ERP tại Công ty TNHH Silk Việt Nam – Thực trạng và giải pháp hoàn thiện

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

HỒ MINH HẢI

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU

KIỆN VẬN DỤNG ERP TẠI CÔNG TY TNHH

SILK VIỆT NAM-THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

HOÀN THIỆN

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Tp. Hồ Chí Minh – Năm 2015

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

HỒ MINH HẢI

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU

KIỆN VẬN DỤNG ERP TẠI CÔNG TY TNHH

SILK VIỆT NAM-THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

HOÀN THIỆN

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 60340301

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS VÕ VĂN NHỊ

Tp. Hồ Chí Minh – Năm 2015

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu “TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ

TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN VẬN DỤNG ERP TẠI CÔNG TY TNHH SILK

VIỆT NAM – THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN” là của riêng tôi,

dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Võ Văn Nhị. Đây là đề tài luận văn thạc sĩ kinh tế,

chuyên ngành Kế toán. Luận văn này chưa được ai công bố dưới bất cứ hình thức

nào.

MỤC LỤC

Trang phụ bìa

Lời cam đoan

Mục lục

Danh mục các chữ viết tắt

Danh mục các hình vẽ

Danh mục các sơ đồ

Danh mục các bảng biểu

Phần mở đầu

CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ERP VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC

KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP ..................................................................... 1

1.1. Tổng quan lý thuyết (cơ sở lý luận) về ERP ................................................. 1

1.1.1. Định nghĩa ........................................................................................... 1

1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển hệ thống ERP ............................... 1

1.1.3. Đặc điểm cơ bản của hệ thống ERP .................................................... 3

1.1.4. Lợi ích và hạn chế của ERP ................................................................ 5

1.1.5. Phân loại phần mềm ERP .................................................................... 7

1.2. Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp ................................ 8

1.2.1. Tổ chức thông tin đầu vào ................................................................... 8

1.2.2. Tổ chức hệ thống phân loại, xử lý thông tin ..................................... 11

1.2.3. Tổ chức thông tin đầu ra .................................................................... 15

1.2.4. Tổ chức bộ máy kế toán .................................................................... 15

1.2.5. Tổ chức đánh giá – lựa chọn và sử dụng phần mềm kế toán ............ 16

1.3. Tác động của ERP đến tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp ...... 18

1.3.1. Tác động về quy trình và nội dung thông tin .................................... 18

1.3.2. Tác động đến kiểm soát và cung cấp thông tin ................................. 19

1.3.3. Tác động đến bộ máy kế toán ............................................................ 21

KẾT LUẬN CHƯƠNG I ...................................................................................... 24

CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG ERP VÀ TÁC ĐỘNG CỦA ERP ĐẾN

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH SILK VIỆT NAM .... 25

2.1. Giới thiệu về công ty TNHH Silk Việt Nam ............................................... 25

2.1.1. Lịch sử hình thành công ty TNHH Silk Việt Nam ............................ 25

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu quản lý của công ty TNHH Silk

Việt Nam ........................................................................................................... 25

2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH Silk Việt Nam ... 29

2.1.4. Tình hình tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Silk Việt Nam .

........................................................................................................... 32

2.2. Quá trình triển khai hệ thống SAP Business One B1 tại công ty TNHH Silk

Việt Nam ............................................................................................................... 32

2.2.1. Quá trình triển khai thực hiện SAP tại Công ty TNHH Silk Việt Nam

........................................................................................................... 33

2.2.2. Hệ thống SAP Bussiness One B1 ...................................................... 34

2.3. Phân hệ kế toán tài chính trong hệ thống SAP Business One B1 ............... 39

2.3.1. Phân hệ Kế toán Sổ Cái - General Ledger (FI-GL) ........................... 40

2.3.2. Phân hệ kế toán Công nợ phải trả - Accounts Payable (FI-AP) ........ 41

2.3.3. Phân hệ kế toán Công nợ phải thu (Accounts Receivable FI-AR) .... 41

2.3.4. Phân hệ Kế toán TSCĐ - Asset Accounting (FI-AA) ....................... 42

2.3.5. Mối quan hệ giữa phân hệ Kế toán tài chính với các phân hệ khác .. 42

2.4. Phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Silk Việt

Nam sau khi áp dụng hệ thống SAP ..................................................................... 44

2.4.1. Đặc điểm hoạt động của công ty ....................................................... 44

2.4.2. Câu hỏi khảo sát ................................................................................ 45

2.4.3. Phân tích ............................................................................................ 47

2.4.4. Một số đánh giá ................................................................................. 57

KẾT LUẬN CHƯƠNG II ..................................................................................... 61

CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

TRONG ĐIỀU KIỆN VẬN DỤNG HỆ THỐNG SAP BUSINESS ONE B1 TẠI

CÔNG TY TNHH SILK VIỆT NAM ....................................................................... 62

3.1. Quan điểm hoàn thiện .................................................................................. 62

3.2. Giải pháp hoàn thiện .................................................................................... 63

3.2.1. Giải pháp về mặt công nghệ .............................................................. 63

3.2.2. Giải pháp về tính bảo mật của hệ thống ............................................ 64

3.2.3. Giải pháp về tính kiểm soát của hệ thống ......................................... 65

3.2.4. Giải pháp về quy trình ....................................................................... 68

3.2.5. Giải pháp về chất lượng người làm kế toán ...................................... 69

3.2.6. Giải pháp về xây dựng cơ cấu nhân sự của bộ phận kế toán tài chính ..

........................................................................................................... 69

3.2.7. Giải pháp về tổ chức kiểm tra kế toán ............................................... 70

3.3. Một số kiến nghị .......................................................................................... 71

3.3.1. Đối với công ty TNHH Silk Việt Nam .............................................. 71

3.3.2. Đối với công ty Vinasystem .............................................................. 73

KẾT LUẬN CHƯƠNG III.................................................................................... 74

KẾT LUẬN ............................................................................................................... 75

TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

CHỮ VIẾT TẮT Ý NGHĨA

AA Asset Accounting (Kế toán tài sản cố định)

AP Accounts Payable (Công nợ phải trả)

AR Accounts Receivable (Công nợ phải thu)

Enterprise Resource Planning (Hệ thống hoạch định nguồn lực ERP doanh nghiệp)

FI Financial Accounting (Kế toán tài chính)

GL General Ledger (Sổ cái)

Material Requirement Planning (Hoạch định nhu cầu nguyên vật MRP liệu)

Manufacturing Requirement Planning (Hoạch định nhu cầu sản MRP II xuất)

TSCĐ Tài sản cố định

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

Hình 2.1: Các giai đoạn triển khai ứng dụng hệ thống ERP tại Công ty TNHH Silk

Việt Nam ................................................................................................................... 33

Hình 2.2: SAP xây dựng nền tảng cho toàn bộ quy trình nghiệp vụ tại công ty ...... 35

Hình 2.3: Giao dịch được tự động kết sổ vào hệ thống sổ cái .................................. 40

Hình 2.4: Phân hệ Kế toán tài sản cố định ................................................................ 42

Hình 2.5: Mô hình tích hợp giữa các phân hệ trong hệ thống SAP Business One B1

................................................................................................................................... 44

Hình 2.6: Tính linh hoạt của hệ thống tài khoản ....................................................... 51

Hình 2.7: Chứng từ nhận hàng .................................................................................. 52

Hình 2.8: Hóa đơn ..................................................................................................... 52

Hình 2.9: Chứng từ ban đầu ...................................................................................... 53

Hình 2.10: Chứng từ reserve ..................................................................................... 53

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức công ty .............................................................................. 29

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán.................................................................. 32

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1: Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kinh doanh .................................. 27

Bảng 2.2: Các chức năng cơ bản của SAP ................................................................ 35

Bảng 2.3: Hệ thống thiết bị để triển khai SAP .......................................................... 38

Bảng 2.4: Kết quả khảo sát thực tế tại Doanh nghiệp ............................................... 45

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

Trong những năm trở lại đây, khái niệm ERP (Enterprise Resource Planning – Hệ

thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) đã trở nên ngày càng phổ biến không chỉ

trong giới công nghệ thông tin mà cả cộng đồng doanh nghiệp. Không ít tập đoàn,

nhà quản lý hàng đầu thế giới coi ERP là chìa khóa cho thành công của doanh

nghiệp. ERP cũng được giảng dạy như một môn học tại các trường đại học hàng

đầu về quản trị doanh nghiệp. Các công ty lớn của nước ta như Petrolimex,

Vinamilk, FPT… đều đã ứng dụng thành công hệ thống ERP vào trong công tác

quản lý của mình.

Trên thế giới có nhiều nghiên cứu về thực trạng tổ chức công tác kế toán trong môi

trường ứng dụng ERP, tuy nhiên ở Việt Nam các nghiên cứu này còn rất ít, đặc biệt

là những nghiên cứu tại một công ty cụ thể.

Từ tầm quan trọng của vấn đề, từ chỗ số lượng nghiên cứu về vấn đề này chưa

nhiều, cho nên em đã chọn đề tài “Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện vận

dụng ERP tại công ty TNHH Silk Việt Nam – Thực trạng và giải pháp hoàn thiện”

để thực hiện luận văn thạc sĩ của mình.

2. Tổng quan những nghiên cứu trước đây

2.1. The impacts of Enterprise Resource Planning Systems on

accounting practice – The Australian experience (Ảnh hưởng của ERP

đến công tác kế toán – Kinh nghiệm của các công ty Úc).

Nguồn: Australian Accounting Review 10 No.3, trang 4-18, tháng 11 năm 2000.

Tác giả: Peter Booth, Zoltan Matolcsy và Bernhard Wieder.

Nội dung: Bài báo đã trình bày những ảnh hưởng của hệ thống hoạch định nguồn

lực doanh nghiệp (ERP) đến công tác kế toán như sau:

- Ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin: hệ thống ERP cung cấp thông tin tốt

hơn những phần mềm khác hoạt động một cách riêng rẽ, độc lập nhau.

- Ảnh hưởng đến chất lượng hệ thống thông tin: hỗ trợ hoạch định chiến lược

tổng thể/ra quyết định, lập kế hoạch/ra quyết định, báo cáo thông tin tổng

quát, bố cục linh hoạt và hiệu quả. ERP còn hỗ trợ cho việc xử lí các giao

dịch, báo cáo, hỗ trợ ra quyết định cho bộ phận tài chính, kế toán.

- Ảnh hưởng đến công tác kế toán: ERP giúp ích cho việc tích hợp và tiếp cận

thông tin. Vì thế, công tác kế toán được hỗ trợ và trở nên đơn giản, nhanh

gọn hơn nhiều.

2.2. Accounting Benefits and Satisfaction in an ERP Environment

(Lợi ích kế toán và sự hài lòng trong môi trường ERP).

Nguồn: International Journal of Accounting Information Systems, Volume 14, Issue

3, trang 209-234, tháng 9 năm 2013.

Tác giả: Alexandra Kanellou và Charalambos Spathis (Aristotle University of

Thessaloniki, Department of Economics, Division of Business Administration,

Thessaloniki, Greece).

Nội dung: Trong hơn một thập kỉ qua, nhiều công ty trên thế giới đã bắt đầu áp

dụng hệ thống ERP vào trong công tác quản lý của mình. Nghiên cứu này đã tìm

hiểu tác động của hệ thống ERP đến thông tin và công tác kế toán thông qua khảo

sát các kế toán viên và các chuyên gia công nghệ thông tin. Kết quả cho thấy lợi ích

kế toán bắt nguồn từ hệ thống ERP, giúp cho người sử dụng ERP cảm thấy hài lòng.

Nghiên cứu xác định các lợi ích kế toán có ảnh hưởng đến mức độ hài lòng của

người sử dụng ERP là: lợi ích kế toán về công nghệ thông tin, về hoạt động, về tổ

chức kế toán, về kế toán quản trị và về chi phí. Tuy nhiên, nghiên cứu cũng có một

số hạn chế tồn tại là chỉ điều tra tại các công ty của Hy Lạp, số lượng kế toán viên

tham gia nghiên cứu nhiều hơn những chuyên gia công nghệ thông tin. Vì thế, cần

có hướng nghiên cứu sâu hơn về sự ảnh hưởng tích cực và tiêu cực của hệ thống

ERP, sự tương tác của những ảnh hưởng trên đến sự hài lòng của người dùng ERP.

2.3. Enterprise resource planning systems’s impact on accounting

processes (Tác động của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

ERP đến quy trình kế toán)

Nguồn: Business Process Management Journal, Vol. 10, Iss: 2, trang 234 – 247,

năm 2005.

Tác giả: Charalambos Spathis (Aristotle’s University of Thessaloniki, Thessaloniki,

Greece) và Sylvia Constantinides (University of Nottingham, Nottingham, UK).

Nội dung: Spathis và Constantides đã thực hiện điều tra 26 doanh nghiệp với các

loại hình công nghiệp (chiếm 50%), thương mại (31%), còn lại là doanh nghiệp dịch

vụ và các loại hình doanh nghiệp khác tại Hy Lạp và kết quả cho thấy các phương

pháp và xử lý kế toán được sử dụng nhiều hơn sau khi áp dụng ERP như: Hỗ trợ các

quản lý phi tài chính (18/26 doanh nghiệp, 69%); Phân tích lợi nhuận theo hoạt

động kinh doanh hoặc vùng hoạt động (17/26 doanh nghiệp, 66%); Phân tích lợi

nhuận theo đơn vị sản phẩm (15/26, 58%); Phân tích tỷ số tài chính (14/26, 54%);

Kiểm soát tiền (13/26, 50%); Xây dựng kế hoạch chính (13/26, 50%); Trung tâm lợi

nhuận (13/26, 50%); Quản lý chi phí tiêu hao (13/26, 50%); Phân tích lợi nhuận

theo khách hàng (12/26; 46%); Phân tích chi phí theo vốn đầu tư (10/26, 39%);

ABC (7/26, 27%); Chi phí theo mục tiêu (5/26, 19%); Chi phí theo biến phí, định

phí (5/26, 19%).

2.4. Xác định và kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông

tin kế toán trong môi trường ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực

doanh nghiệp (ERP) tại các doanh nghiệp Việt Nam

Nguồn: Luận án tiến sĩ năm 2012.

Tác giả: Nguyễn Bích Liên

Nội dung:

- ERP ảnh hưởng tác động tăng chất lượng hữu hiệu, hiệu quả, sẵn sàng và tin

cậy của thông tin, cụ thể là tăng tính chính xác, kịp thời, có thực, đầy đủ và

phù hợp của chất lượng thông tin kế toán. Tuy nhiên, bên cạnh đó, nó lại có

khả năng làm giảm sút chất lượng tin cậy thông tin: về tính chính xác và

kiểm soát nếu người quản lý quá lạm dụng khả năng can thiệp của mình vào

các hoạt động xử lý điều chỉnh khóa sổ cuối kỳ kế toán.

- Quan điểm của 3 nhóm: người tư vấn, triển khai ERP; doanh nghiệp sử dụng

ERP; và nhóm người nghiên cứu giảng dạy ERP về các nhân tố ảnh hưởng

chất lượng thông tin kế toán là khác nhau.

- Có 13 nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế toán trong môi trường

ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam.

2.5. Tình hình ứng dụng ERP và sự tác động của ERP đến tổ chức hệ

thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam

Nguồn: Luận văn thạc sĩ năm 2011.

Tác giả: Trần Thanh Thúy

Nội dung: Qua nghiên cứu cho thấy, khuynh hướng ứng dụng ERP được quan tâm

chủ yếu ở các doanh nghiệp có quy mô lớn và các doanh nghiệp này thường lựa

chọn giải pháp ERP nước ngoài. Các giải pháp ERP Việt Nam chiếm ưu thế đối với

các doanh nghiệp quy mô vừa. Một số lượng lớn các doanh nghiệp có quy mô nhỏ

chưa có sự hiểu biết về ERP và cũng chưa có một nhu cầu quan tâm đến công cụ

này. Nhìn chung, ở các doanh nghiệp đã ứng dụng ERP, sự tác động của ERP đến tổ

chức hệ thống thông tin kế toán là cao.

Tóm lại: Qua những bài nghiên cứu ở các công ty của Úc, Hy Lạp và Việt Nam,

các tác giả đều cho thấy việc ứng dụng hệ thống ERP sẽ đem lại những lợi ích to

lớn cho doanh nghiệp nói chung và bộ phận kế toán nói riêng, tạo nên sự hài lòng

đối với người sử dụng. Ở Việt Nam, ERP thường được ứng dụng thành công ở các

công ty lớn (sử dụng phần mềm nước ngoài), các công ty vừa sử dụng phần mềm

trong nước còn ở các công ty nhỏ chưa có sự hiểu biết hoặc quan tâm đến công cụ

này.

Việc ứng dụng ERP là cần thiết cho sự phát triển của một doanh nghiệp, là xu

hướng của thời đại. Như vậy với một công ty cụ thể đã ứng dụng thành công hệ

thống ERP thì hệ thống ERP đã ảnh hưởng như thế nào đến thực trạng tổ chức công

tác kế toán tại công ty đó? Còn những hạn chế gì của hệ thống cần phải khắc phục?

3. Mục tiêu nghiên cứu

- Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán trong điều kiện vận dụng hệ

thống SAP Business One B1 tại Công ty TNHH SILK Việt Nam.

- Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều

kiện ứng dụng hệ thống SAP Business One B1 tại công ty TNHH SILK Việt

Nam.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là tổ chức công tác kế toán trong hệ thống

SAP Business One B1 được áp dụng tại công ty TNHH Silk Việt Nam.

- Phạm vi nghiên cứu của đề tài là Công ty TNHH Silk Việt Nam.

5. Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp định tính, cụ thể là khảo sát, phân tích, tổng hợp và so sánh đối chiếu

được sử dụng trong suốt quá trình nghiên cứu của luận văn.

Nguồn tài liệu cho việc nghiên cứu đề tài chủ yếu là thông tin từ khảo sát thực tế ở

Doanh nghiệp. Bên cạnh đó là sách, tạp chí, báo cáo khoa học và một số website có

uy tín trên internet.

6. Những đóng góp mới của đề tài

 Về mặt lý luận:

Đề tài đã hệ thống hóa những kiến thức nền tảng và có căn cứ về hệ thông ERP, về

tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp.

 Về mặt thực tiễn:

Thứ nhất, từ kết quả nghiên cứu và khảo sát thực tế, đề tài đã làm rõ thực trạng tổ

chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng hệ thống quản lý nguồn lực doanh

nghiệp (ERP) tại Công ty TNHH SILK Việt Nam.

Thứ hai, kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ là một tham khảo hữu ích giúp cho ban

lãnh đạo công ty hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong môi trường ứng dụng

ERP từ đó giúp cho bộ phận kế toán tài chính hoạt động hiệu quả hơn.

7. Kết cấu của đề tài

Đề tài gồm 3 chương như sau:

- Chương 1: Một số vấn đề chung về ERP và tổ chức công tác kế toán trong

Doanh nghiệp.

- Chương 2: Tình hình ứng dụng ERP và tác động của ERP đến tổ chức công

tác kế toán tại Công ty TNHH SILK Việt Nam.

- Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong hệ thống SAP

Business One B1 tại công ty TNHH SILK Việt Nam.

-1-

CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ERP VÀ TỔ CHỨC CÔNG

TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

1.1. Tổng quan lý thuyết (cơ sở lý luận) về ERP

1.1.1. Định nghĩa

Có nhiều định nghĩa khác nhau về ERP, tùy theo quan điểm tiếp cận.

Đứng ở góc độ quản lý, ERP là “một giải pháp quản lý và tổ chức dựa trên nền tảng

kỹ thuật thông tin đối với những thách thức do môi trường tạo ra” (Laudon and

Laudon, 1995). Hệ thống ERP là một phương thức quản lý dùng giải pháp kỹ thuật

và tổ chức để giúp doanh nghiệp gia tăng và làm gọn nhẹ một cách hiệu quả xử lý

kinh doanh nội bộ vì nó đòi hỏi phải tái cấu trúc quy trình hoạt động kinh doanh và

tổ chức doanh nghiệp cũng như thay đổi phong cách quản lý doanh nghiệp, nghĩa là

nó tác động thay đổi quy trình quản lý, ảnh hưởng cả chiến lược, tổ chức và văn hóa

của doanh nghiệp.

Theo quan điểm hệ thống thông tin, hệ thống ERP là các gói phần mềm cho phép

doanh nghiệp tự động và tích hợp phần lớn các xử lý kinh doanh, chia sẻ dữ liệu

chung cho các hoạt động toàn doanh nghiệp, tạo ra và cho phép truy cập thông tin

trong môi trường thời gian thực (Marnewick and Labuschagne, 2005).

(Nguyễn Bích Liên, 2012, trang 14-15)

1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển hệ thống ERP

Vào những năm 1960, hệ thống phần mềm đặt hàng (Reoder Point System) ra đời

đáp ứng yêu cầu quản lý hàng tồn kho nhằm xác định yêu cầu bổ sung hàng tồn

kho; quản lý việc đặt hàng tồn kho và cũng như việc sử dụng hàng trong kho và báo

cáo hàng tồn kho.

Những năm 1970, phần mềm hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP) giúp

doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất và mua nguyên vật liệu về mặt thời gian, nhu

cầu. Đây là cách tiếp cận lập kế hoạch dựa trên nhu cầu. Lợi ích của MRP giúp

-2-

doanh nghiệp giảm mức dự trữ hàng tồn kho, gia tăng dịch vụ khách hàng, tăng tính

hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động.

Những năm 1980, phần mềm hoạch định sản xuất (MRP II) được phát triển từ

MRP. Mục tiêu chính của MRP II là tích hợp các chức năng chủ yếu như sản xuất,

marketing và tài chính với các chức năng khác như nhân sự, kỹ thuật và mua hàng

vào hệ thống lập kế hoạch để gia tăng hiệu quả cho doanh nghiệp sản xuất. MRP II

đã bổ sung thêm việc quy hoạch năng lực và xây dựng lịch trình cũng như đôn đốc,

giám sát việc thực hiện kế hoạch sản xuất.

Giữa những năm 1990 là giai đoạn chín muồi của hệ thống phần mềm lập kế hoạch

nguồn lực doanh nghiệp. Hệ thống đã tích hợp các hoạt động kinh doanh của nhiều

vùng hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp thành một hệ thống chung với một cơ sở

dữ liệu chung. Nó bao gồm các phân hệ cơ bản nhằm hỗ trợ các hoạt động

marketing, tài chính, kế toán, sản xuất và quản trị nguồn nhân lực.

Trong khi MRP II chỉ tập trung chủ yếu vào lập kế hoạch và lịch trình cho các

nguồn lực nội bộ doanh nghiệp thì ERP hướng tới lập kế hoạch và lịch trình tới cả

người cung cấp nguồn lực cho doanh nghiệp trên cơ sở lập kế hoạch nhu cầu và lịch

trình khách hàng một cách năng động. Đây chính là điểm khác nhau cơ bản giữa

MRP II và ERP.

Từ sau năm 2000, cùng với sự phát triển của thương mại điện tử, một thế hệ mới

của ERP còn gọi ERP II, là phần mềm cho phép doanh nghiệp trao đổi thông tin và

hoạt động xử lý qua mạng cũng như cho các đối tượng bên ngoài truy cập vào hệ

thống cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp.

Như vậy hệ thống ERP được hình thành và phát triển từ những hệ thống quản lý và

kiểm soát kinh doanh hay nói cách khác là từ các phương pháp quản lý kinh doanh.

Sự phát triển của ERP cũng gắn đồng thời với sự phát triển của công nghệ máy tính,

từ những giai đoạn phần mềm được chạy trên những máy tính lớn, sau đó trên các

-3-

máy tính PC với giải pháp khách chủ và hiện nay là thời kỳ mạng Internet cho các

xử lý kinh doanh điện tử.

(Nguyễn Bích Liên, 2012, trang 13-14)

1.1.3. Đặc điểm cơ bản của hệ thống ERP

Nói tới hệ thống ERP, người ta nói tới hệ thống quản lý với sự hỗ trợ của công nghệ

thông tin. Một hệ thống ERP bao gồm các thành phần cơ bản sau:

- Quy trình quản lý: Đây là quy trình thực hiện và xử lý các hoạt động kinh tế

trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh.

- Phần mềm xử lý là phần mềm ERP.

- Hệ thống thiết bị là hệ thống gồm các máy tính đơn lẻ nối với nhau thành

một hệ thống mạng và hệ thống truyền thông nội bộ.

- Cơ sở dữ liệu toàn doanh nghiệp là tất cả các dữ liệu của toàn bộ doanh

nghiệp được lưu trữ chung.

- Con người tham gia trong quy trình xử lý của hệ thống ERP.

Tất cả các thành phần cơ bản này trong hệ thống ERP kết hợp với nhau, cùng hoạt

động theo một nguyên tắc nhất định theo những đặc điểm sau:

- Tính phân hệ và tích hợp. Phần mềm ERP là tích hợp nhiều phân hệ để xử

lý các hoạt động kinh doanh, chia sẻ và chuyển thông tin thông qua một cơ

sở dữ liệu chung mà các phân hệ này đều có thể truy cập được. Ở mức độ cơ

bản, một phần mềm ERP thường bao gồm các phân hệ để xử lý hoạt động

như sau: (theo Marnewick and Labuschagne, 2005)

o Tài chính, kế toán.

o Nguồn nhân lực.

o Lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất.

-4-

o Quản trị chuỗi cung ứng.

o Quản trị quan hệ người cung cấp.

o Quản trị quan hệ với khách hàng.

o Thông minh kinh doanh.

- Cơ sở dữ liệu quản lý tập trung và chia sẻ thông tin. Tất cả các dữ liệu

của các phân hệ tích hợp được quản lý tập trung và tổ chức theo kiểu hệ quản

trị cơ sở dữ liệu (database management system). Các phân hệ đều có thể truy

cập và sử dụng chung nguồn dữ liệu này.

- Hoạch định toàn bộ nguồn lực của Doanh nghiệp. Nguồn lực của Doanh

nghiệp có thể chia thành 3 loại chính là tài chính, nhân lực và vật lực. Liên

quan tới một nguồn lực sẽ có nhiều bộ phận tham gia từ khi yêu cầu, hình

thành cho tới khi sử dụng và thông tin về chúng được luân chuyển qua các bộ

phận trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh.

- ERP ghi nhận và xử lý thông tin theo quy trình hoạt động kinh doanh.

Hệ thống ERP ghi nhận và xử lý thông tin theo nguyên tắc: nếu bước hoạt

động trước chưa được ghi nhận dữ liệu vào hệ thống thì sẽ không có căn cứ

để hệ thống cho phép bước hoạt động sau thực hiện.

- ERP tạo những thay đổi xử lý kinh doanh hay tái cấu trúc quản lý và

quy trình kinh doanh. Đây là hệ quả của đặc điểm xử lý kinh doanh theo

quy trình. Muốn ứng dụng ERP thì điều rất quan trọng là chuỗi quy trình

hoạt động kinh doanh gồm xử lý quản lý (xét duyệt, ra quyết định); xử lý

hoạt động (thực hiện hoạt động theo xét duyệt); và xử lý thông tin (thu thập

và xử lý dữ liệu về xét duyệt và thực hiện hoạt động) phải được xây dựng

thành quy trình hoàn chỉnh và ổn định.

(Nguyễn Bích Liên, 2012, trang 15-19)

-5-

1.1.4. Lợi ích và hạn chế của ERP

1.1.4.1. Lợi ích

- Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy

ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có

thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin. Nếu không có hệ thống

ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông tin

cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công ty. Với

hệ thống ERP, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng

một phần mềm ứng dụng và trong thời gian thực. Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung

các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân

hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng. Hơn nữa, hệ thống

ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày, mà còn

nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng.

- Công tác kế toán chính xác hơn

Phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà

nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công. Phần mềm kế toán cũng

giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính

chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phần mềm kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ

trợ cho việc ứng dụng các quy trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất

lượng.

- Cải tiến quản lý hàng tồn kho

Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi

hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm

nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất.

- Tăng hiệu quả sản xuất

-6-

Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty nhận

dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất.

- Quản lý nhân sự hiệu quả hơn

Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý

nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai

sót và gian lận trong hệ thống tính lương.

- Các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn

Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các quy trình kinh doanh

để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các vấn đề

liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty.

1.1.4.2. Hạn chế của ERP

- Việc ứng dụng ERP thường đem lại lợi ích cho các Doanh nghiệp lớn nhiều

hơn và gây một số hạn chế đối với Doanh nghiệp quy mô nhỏ như chi phí

cho ERP quá lớn, thời gian thực hiện dự án lâu dài (từ 2-5 năm) và đòi hỏi

Doanh nghiệp chuẩn bị đủ các điều kiện về công nghệ, về huấn luyện khả

năng quản lý và thay đổi văn hóa Doanh nghiệp nên nhiều khi ứng dụng ERP

làm xáo trộn và thậm chí gây lỗ, thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp

- Một khó khăn khác liên quan tới ứng dụng ERP là chưa có một chuẩn đầy đủ

cho các phần mềm ERP. Tùy nhà cung cấp, các phân hệ của ERP có thể thay

đổi và do đó sẽ có những khó khăn khi tích hợp các ứng dụng khác nhau của

các nhà cung cấp khác nhau.

- Một khó khăn nổi bật khác của việc ứng dụng ERP là sự không phù hợp hay

nói cách khác là khoảng cách giữa các chức năng được cung cấp bởi phần

mềm ERP và yêu cầu của tổ chức sử dụng ERP về các vấn đề tổ chức dữ

liệu, xử lý và nội dung cũng như hình thức thông tin.

-7-

- Khó khăn khác cũng rất quan trọng trong việc thực hiện ERP là tỷ lệ giữa tái

cấu trúc doanh nghiệp và mục tiêu tùy chỉnh (sửa chữa theo yêu cầu khách

hàng). Không phải quy trình xử lý và kinh doanh nào của ERP viết sẵn cũng

phù hợp với Doanh nghiệp sử dụng nó. Tuy vậy, nếu việc sửa chữa theo yêu

cầu tùy chỉnh sẽ mất rất nhiều thời gian, chi phí và thậm chí làm mất luôn

mục tiêu ban đầu của phần mềm ERP là nâng cao chất lượng cho xử lý kinh

doanh.

- Ngoài ra trong môi trường ERP, người sử dụng có thể lợi dụng kỹ thuật công

nghệ cao để thực hiện các hoạt động gian lận đối với thông tin, với tài sản

của doanh nghiệp.

(Nguyễn Bích Liên, 2012, trang 23-24)

1.1.5. Phân loại phần mềm ERP

Các loại phần mềm ERP như sau:

- Phần mềm đặt hàng do một nhóm lập trình viên trong nước viết.

Đây là trường hợp một công ty yêu cầu một nhóm lập trình viên trong công ty hoặc

thuê một nhóm lập trình viên nhỏ bên ngoài viết một phần mềm ERP theo yêu cầu

riêng của công ty.

- Phần mềm đặt hàng do một công ty trong nước viết.

Đây là loại phần mềm ERP được một công ty phần mềm trong nước thiết kế theo

đơn đặt hàng nhằm đáp ứng một số yêu cầu cụ thể của công ty khách hàng.

- Phần mềm kế toán/ERP thiết kế sẵn do các công ty trong nước phát triển.

Nhóm này bao gồm các phần mềm kế toán được thiết kế sẵn do các công ty trong

nước phát triển và đã được nhiều khách hàng sử dụng ở Việt Nam, ví dụ như

LacViet’s AccNet 2000, MISA-AD 5.0, Fast Accounting 2003... Ngoài phân hệ kế

toán, một số các công ty phần mềm trong nước cũng đã phát triển một vài phân hệ

-8-

ERP khác nhưng thường họ không phát triển đầy đủ tất cả các phân hệ ERP mà các

nhà cung cấp nước ngoài thường có.

- Phần mềm kế toán/ERP nước ngoài cấp thấp

Các phần mềm này là các phần mềm kế toán nước ngoài được bán trên thế giới và

được thiết kế dành cho các doanh nghiệp nhỏ do gia đình làm chủ và chỉ hoạt động

ở một địa điểm. Những phần mềm này thường không hỗ trợ các phân hệ được thêm

vào nhưng chúng có thể có hiệu quả cao cho các hoạt động kế toán đơn giản.

- Phần mềm kế toán/ERP nước ngoài cấp trung bình

Các phần mềm này bao gồm các phần mềm được bán trên thế giới và được thiết kế

dành cho các công ty nhỏ và vừa. Các phần mềm này hỗ trợ hầu hết các quy trình

hoạt động kinh doanh. Ví dụ bao gồm: SunSystems, Exact Globe 2000…

- Phần mềm kế toán/ERP nước ngoài cấp cao

Bao gồm các phần mềm ERP được bán trên thế giới và được thiết kế dành cho các

công ty đa quốc gia có nhiều địa điểm hoạt động, nhiều chi nhánh và nhiều người sử

dụng cùng lúc. Ví dụ bao gồm: Oracle Financials, SAP, và PeopleSoft.

1.2. Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là việc xác định những công việc,

những nội dung mà kế toán phải thực hiện hay phải tham mưu cho các bộ phận

phòng ban khác thực hiện, nhằm hình thành một hệ thống kế toán đáp ứng được các

yêu cầu của doanh nghiệp.

(Sách: Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp – Nhà xuất bản Phương Đông)

1.2.1. Tổ chức thông tin đầu vào

1.2.1.1. Tổ chức thu thập dữ liệu

Các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động phải thu thập các dữ liệu đầu vào phục

vụ cho quá trình xử lý kế toán, tuy nhiên dữ liệu đầu vào ở các doanh nghiệp thì tùy

-9-

thuộc vào nhu cầu thông tin, yêu cầu quản lý và đặc điểm của mỗi doanh nghiệp.

Do đó điều đầu tiên trước khi thực hiện việc thu thập dữ liệu đầu vào là phải xác

định yêu cầu thông tin.

Để xác định yêu cầu thông tin, khi tiến hành tổ chức công tác kế toán cần xác định

các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trong và ngoài doanh nghiệp. Đối với các

đối tượng sử dụng thông tin kế toán bên ngoài doanh nghiệp, thông tin cần cung cấp

là thông tin tài chính theo luật định. Đối với các đối tượng sử dụng thông tin trong

doanh nghiệp, cần phân cấp quản lý. Mỗi cấp quản lý cần xác định các hoạt động,

các quyết định mà cấp quản lý cần đưa ra, cần thực hiện; và từ đó xác định thông tin

kế toán cần cung cấp để phục vụ cho việc ra quyết định đó.

Để có thể cung cấp các thông tin hữu ích thì phải có quá trình tổ chức và thu thập

dữ liệu đầu vào tốt. Vì vậy phải có phương pháp hữu hiệu để có thể tổ chức thu thập

dữ liệu trên cơ sở các yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý đã phân tích.

Có ba nhóm nội dung cần phải tổ chức thu thập dữ liệu cho các hoạt động phát sinh

trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là xác định và tổ chức

thu thập dữ liệu cho các đối tượng quản lý chi tiết, xác định và tổ chức thu thập dữ

liệu cho các đối tượng kế toán, từ đó tổ chức thu thập dữ liệu cho các hoạt động cần

thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

1.2.1.2. Tổ chức dữ liệu cho các đối tượng kế toán

Để cung cấp thông tin trung thực, chính xác, kịp thời, kế toán phải thu thập đầy đủ

các dữ liệu của hoạt động. Các hoạt động nếu xét về khía cạnh xử lý cung cấp thông

tin kế toán thì kế toán phải thu thập dữ liệu và phản ánh các đối tượng kế toán. Căn

cứ để xây dựng danh mục đối tượng kế toán là yêu cầu thông tin đã được xây dựng,

đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Việc xác định đối tượng kế toán là cơ sở để xây dựng hệ thống chứng từ, hệ thống

tài khoản kế toán cũng như vận dụng các phương pháp kế toán thích hợp trong quá

trình vận hành hệ thống kế toán sau này. Đối tượng kế toán được xác định dựa trên

-10-

cơ sở các yêu cầu thông tin mà kế toán phải cung cấp và yêu cầu quản lý của doanh

nghiệp. Ví dụ: để có được thông tin đánh giá tình hình và khả năng thanh toán của

doanh nghiệp, cần phải theo dõi, ghi chép và cung cấp thông tin về công nợ phải

thu. Như vậy, nợ phải thu là đối tượng kế toán. Phân cấp thấp hơn, nợ phải thu bao

gồm phải thu của khách hàng, phải thu của nhà cung cấp, phải thu của nhà nước,

phải thu của nhân viên, phải thu khác… Tùy theo yêu cầu quản lý của doanh

nghiệp. Do đó, khi phân tích các đối tượng kế toán, cần xác định các đối tượng quản

lý chi tiết có liên quan. Đối tượng quản lý chi tiết là các đối tượng ở hệ thống tác

nghiệp phải theo dõi, ở mức hạch toán nghiệp vụ.

Đối với hệ thống kế toán, một đối tượng kế toán có thể được theo dõi theo một hay

nhiều đối tượng quản lý chi tiết, hay cũng có thể không cần theo dõi chi tiết – tùy

theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Đồng thời một đối tượng quản lý chi tiết có

thể được dùng chung cho nhiều đối tượng kế toán. Để tránh tình trạng một đối

tượng kế toán theo dõi nhiều đối tượng quản lý chi tiết, cần phân cấp đối tượng

quản lý kế toán đến cấp thấp nhất.

1.2.1.3. Tổ chức dữ liệu cho các đối tượng quản lý chi tiết

Đối tượng quản lý chi tiết có liên quan đến nhiều loại hoạt động, thông thường là

các hoạt động trong cùng chu trình. Các đối tượng chi tiết này cũng cần được mô tả

bởi nhiều nội dung chi tiết theo yêu cầu quản lý và yêu cầu thông tin. Do đó cần

phải theo dõi riêng các đối tượng này, tách biệt với các hoạt động để phản ánh cho

nhiều loại hoạt động và đáp ứng yêu cầu quản lý, yêu cầu thông tin đặt ra.

Các bước (quy trình) cần phải thực hiện để tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối

tượng chi tiết:

- Phân loại các hoạt động theo từng chu trình kinh doanh.

- Đối với mỗi hoạt động, căn cứ vào yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý để xác

định các đối tượng cần theo dõi chi tiết.

-11-

- Tổng hợp các hoạt động trong mỗi chu trình để xác định các đối tượng theo

dõi chi tiết cho từng chu trình.

- Thiết lập danh mục các đối tượng cần theo dõi chi tiết cho doanh nghiệp.

Sau khi xác định các đối tượng cần theo dõi, chúng ta sẽ xác định các nội dung chi

tiết cần thu thập cho các đối tượng đó. Các nội dung cần thu thập bao gồm: mã đối

tượng, tên đối tượng, các nội dung mô tả khác cho đối tượng và các nội dung cần

thu thập do yêu cầu quản lý, yêu cầu thông tin đặt ra.

- Mã hóa các đối tượng chi tiết: một mã số của một đối tượng quản lý chi tiết

được xem là một cách thức biểu diễn ngắn gọn theo quy ước về những thuộc

tính và các cách thức quản lý của đối tượng được mã hóa.

- Xác định cách thức mã hóa: xác định các đối tượng quản lý chi tiết cần mã

hóa, xác định các nội dung quản lý cần thu thập cho đối tượng mã hóa, xác

định nội dung thể hiện trên bộ mã, lựa chọn phương pháp mã hóa phù hợp,

xem xét tính lâu dài, ổn định của bộ mã trước khi thiết lập chính thức.

1.2.1.4. Tổ chức dữ liệu cho các hoạt động

Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ có rất nhiều

hoạt động kinh tế phát sinh. Một hoạt động kinh tế phát sinh sẽ được mô tả bởi tên

gọi, nội dung và tính chất. Như vậy khi thu thập các nội dung dữ liệu cho từng hoạt

động chính là xác định hoạt động gì thực hiện, tên gọi hoạt động, hoạt động đó liên

quan đến nguồn lực, đối tượng nào? Thời gian và địa điểm xảy ra hoạt động?... Và

để thu thập đầy đủ và chính xác nhất các nội dung dữ liệu của từng hoạt động, thì

phải tổ chức các chứng từ minh họa cho từng hoạt động kinh tế khác nhau.

1.2.2. Tổ chức hệ thống phân loại, xử lý thông tin

Sau khi tổ chức hệ thống thông tin đầu vào, công việc tiếp theo cần phải thực hiện

là xử lý dữ liệu. Việc tổ chức phân loại, xử lý thông tin bao gồm các nội dung sau:

-12-

1.2.2.1. Xây dựng hệ thống chứng từ

Hệ thống chứng từ trong doanh nghiệp bao gồm:

- Nếu phân loại chứng từ theo vật mang thông tin: chứng từ bao gồm chứng từ

bằng giấy và chứng từ điện tử.

- Nếu phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế: chứng từ bao gồm chứng từ

lao động tiền lương, chứng từ hàng tồn kho, chứng từ bán hàng, chứng từ

tiền và chứng từ tài sản cố định.

- Nếu phân loại chứng từ theo tính chất pháp lý: chứng từ bao gồm chứng từ

bắt buộc và chứng từ có tính chất hướng dẫn.

- Nếu phân loại chứng từ có công dụng: chứng từ bao gồm chứng từ gốc và

chứng từ ghi sổ.

- Ngoài ra, hệ thống chứng từ trong doanh nghiệp cũng có thể được chia thành

hai nhóm là chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành.

Cơ sở để xây dựng hệ thống chứng từ là các văn bản pháp lý về chứng từ, đặc điểm

vận động của các đối tượng kế toán, đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu

quản lý của doanh nghiệp.

Có nhiều cách tiếp cận để xây dựng hệ thống chứng từ cho doanh nghiệp, nhưng

cách tiếp cận phổ biến hiện nay là tiếp cận theo chu trình kinh doanh. Trong mỗi

chu trình kinh doanh, việc phân tích các hoạt động được thực hiện, các bộ phận có

liên quan và các đối tượng có tham gia vào quá trình hoạt động đó, sẽ giúp xác định

các chứng từ cần được lập và xây dựng danh mục chứng từ kế toán.

Khi toàn bộ hệ thống chứng từ trong doanh nghiệp đã được xác định rõ ràng, chúng

ta cần ban hành các chính sách về bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy chứng từ.

1.2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán được xem là “xương sống” của hệ thống kế toán, đảm

bảo cho việc xử lý số liệu và cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng. Do vậy

-13-

hệ thống tài khoản kế toán cần được xây dựng phù hợp với đối tượng kế toán và đối

tượng quản lý chi tiết, cũng như phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Căn cứ để xây dựng hệ thống tài khoản:

- Hệ thống tài khoản kế toán theo quy định của chế độ kế toán.

- Đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

- Yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

- Đối tượng kế toán và đối tượng quản lý chi tiết.

Về cách thức thực hiện, khi xây dựng hệ thống tài khoản kế toán, các công việc cần

tiến hành như sau:

- Căn cứ vào danh mục đối tượng kế toán và hệ thống tài khoản kế toán thống

nhất theo quy định của Chế độ kế toán, xác định các tài khoản kế toán cấp 1,

cấp 2, cấp 3 cần được sử dụng, loại bỏ các tài khoản không cần thiết hay

không phù hợp đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp.

- Tương ứng với từng tài khoản kế toán được sử dụng xác định các nội dung

quản lý của nó.

Đối với các tài khoản kế toán không có yêu cầu quản lý chi tiết: sử dụng tài khoản

kế toán theo đúng quy định của chế độ kế toán về tài khoản kế toán.

Đối với các tài khoản kế toán có yêu cầu quản lý chi tiết:

- Liệt kê các yêu cầu quản lý chi tiết của từng tài khoản kế toán theo mối quan

hệ của chúng.

- Căn cứ vào yêu cầu quản lý của từng tài khoản kế toán, xác định yêu cầu

quản lý nào sẽ được theo dõi chi tiết tức trở thành đối tượng theo dõi chi tiết

cho tài khoản kế toán, yêu cầu quản lý nào trờ thành đối tượng quản lý chi

tiết của tài khoản kế toán đó, và yêu cầu quản lý nào có thể được theo dõi

-14-

gián tiếp thông qua bộ mã đối tượng chi tiết, hay thông qua từng chứng từ cụ

thể của nghiệp vụ liên quan đến tài khoản kế toán.

- Mã hóa tài khoản kế toán.

1.2.2.3. Tổ chức vận dụng các hình thức kế toán

Tùy theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp được tự xây dựng

hình thức ghi sổ kế toán cho riêng mình trên cơ sở đảm bảo thông tin về các giao

dịch phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.

Trường hợp không tự xây dựng hình thức ghi sổ kế toán cho riêng mình, doanh

nghiệp có thể áp dụng các hình thức sổ kế toán sau:

- Hình thức kế toán Nhật ký chung

- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái

- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

- Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ

Để lập Báo cáo tài chính nếu phù hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động kinh

doanh của mình.

1.2.2.4. Các chính sách kế toán khác

Các chính sách kế toán khác giúp doanh nghiệp cụ thể hóa và đưa ra các yêu cầu chi

tiết hơn cho quá trình xử lý dữ liệu. Các chính sách này có thể bị ảnh hưởng bởi yêu

cầu quản lý của doanh nghiệp hay các chính sách kinh doanh, các yêu cầu từ các bộ

phận phòng ban khác trong doanh nghiệp. Một số chính sách khác về:

- Phương pháp kê khai hàng tồn kho.

- Phương pháp tính giá hàng tồn kho.

- Phương pháp tính giá tài sản cố định.

- Phương pháp hạch toán ngoại tệ.

-15-

- Các chính sách tín dụng.

- Chính sách về hợp nhất báo cáo tài chính.

1.2.3. Tổ chức thông tin đầu ra

Báo cáo là phương pháp được kế toán sử dụng để trình bày các nội dung thông tin

được cung cấp từ hệ thống thông tin kế toán. Để đáp ứng yêu cầu khác nhau của đối

tượng sử dụng thông tin kế toán thuộc bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, báo

cáo kế toán được chia thành hai hệ thống: Hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống

báo cáo quản lý.

Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm:

- Bảng cân đối kế toán.

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

- Thuyết minh báo cáo tài chính.

Hệ thống báo cáo quản lý (báo cáo nội bộ): báo cáo quản lý được lập theo nhu cầu

thông tin cung cấp của các nhà quản trị bên trong doanh nghiệp để ra các quyết định

kinh doanh. Các báo cáo này không dựa trên các nguyên tắc, chuẩn mực hay chế độ

kế toán như hệ thống báo cáo tài chính mà tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm kinh

doanh của mỗi doanh nghiệp, yêu cầu quản lý, yêu cầu thông tin và trình độ của các

nhà quản trị.

1.2.4. Tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán là sự sắp xếp, phân công công việc (phần hành) cho từng

kế toán viên và tổ chức luân chuyển chứng từ trong một phòng kế toán (hoặc bộ

phận kế toán) của một doanh nghiệp, bao gồm: tổ chức nhân sự, tổ chức các phần

hành kế toán, tổ chức mối quan hệ giữa các phần hành kinh tế và tổ chức mối quan

hệ giữa phòng kế toán và các phòng ban khác có liên quan.

-16-

Việc tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp cần đáp ứng những yêu cầu sau:

- Kiểm soát nội bộ:

Việc tổ chức nhân sự phải đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Điều này sẽ tránh

tình trạng một người xử lý quá nhiều công việc dẫn đến gian lận mà doanh nghiệp

không thể kiểm soát được. Bên cạnh đó, việc xác định rõ trách nhiệm của từng nhân

viên trong doanh nghiệp sẽ tránh tình trạng đùn đẩy công việc và đổ trách nhiệm

cho nhau.

- Tính đồng bộ trong công việc:

Tính đồng bộ trong công việc thể hiện ở chỗ toàn bộ công việc được phân bổ đều

cho tất cả các phòng ban cũng như nhân viên, không để xảy ra tình trạng giao quá

nhiều việc cho bộ phận, nhân viên này và quá ít việc cho bộ phận, nhân viên khác,

hoặc quá nhiều việc vào thời điểm này và quá ít việc vào thời điểm khác. Tính đồng

bộ trong công việc giúp cho công tác kế toán tại doanh nghiệp vận hành trôi chảy,

đảm bảo cung cấp số liệu chính xác và kịp thời cho các đối tượng sử dụng thông tin

kế toán.

- Đảm bảo năng lực của nhân viên:

Việc đảm bảo năng lực của nhân viên cũng là vấn đề mà lãnh đạo doanh nghiệp cần

đặc biệt quan tâm vì chất lượng của công tác kế toán phụ thuộc chủ yếu vào trình độ

và khả năng thành thạo công việc của những người này. Ngoài việc tuyển dụng

những nhân viên có lòng yêu nghề và trình độ chuyên môn cao, doanh nghiệp cần

chú trọng đến công tác đào tạo và bồi dưỡng kiến thức mới cho nhân viên để họ có

thể đáp ứng được những yêu cầu ngày càng cao trong công việc, đồng thời thường

xuyên phổ biến những yêu cầu và qui định về đạo đức nghề nghiệp cho nhân viên.

1.2.5. Tổ chức đánh giá – lựa chọn và sử dụng phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán là công cụ đắc lực hỗ trợ cho người làm kế toán trong quá trình

thu thập, ghi nhận, xử lý dữ liệu kế toán và cung cấp thông tin kế toán hữu ích theo

-17-

yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Lựa chọn và tổ chức sử dụng một phần mềm kế

toán phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp là một công việc

rất quan trọng khi tổ chức công tác kế toán.

Trong những năm gần đây, các doanh nghiệp ở Việt Nam đã sử dụng rộng rãi các

phần mềm kế toán, kể cả của Việt Nam và của nước ngoài. Bên cạnh đó, một số

doanh nghiệp lớn đã sử dụng ERP trong nỗ lực tự động hóa công tác quản lý mà hệ

thống kế toán chỉ là một phân hệ.

Để đánh giá một phần mềm kế toán, cách thức tốt nhất là thử nghiệm phần mềm

hoặc sử dụng các dịch vụ tư vấn bên ngoài. Một số tiêu chuẩn tổng quát để đánh giá

phần mềm kế toán như sau:

- Đáp ứng yêu cầu của người sử dụng.

- Phần mềm phải có tính kiểm soát cao.

- Tính linh hoạt của phần mềm.

- Phần mềm phải phổ biến và có tính ổn định cao.

- Giá phí của phần mềm.

Để lựa chọn được phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của

doanh nghiệp, người tổ chức kế toán cần thực hiện theo quy trình sau:

- Xác định yêu cầu để lựa chọn phần mềm.

- Thu thập các phần mềm kế toán.

- Tìm hiểu và xác định khả năng đáp ứng từng phần mềm.

- Đánh giá, lựa chọn phần mềm.

Một số công việc mà người sử dụng cần thực hiện khi tổ chức sử dụng phần mềm

kế toán:

- Tìm hiểu yêu cầu về cấu hình và cách thức cài đặt.

-18-

- Tìm hiểu cách thức khởi động và khởi tạo dữ liệu của phần mềm.

- Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của phần mềm.

- Tìm hiểu khai báo ban đầu trên phần mềm kế toán.

- Nhập số dư đầu kỳ.

- Tìm hiểu tổ chức khai báo màn hình nhập liệu.

- Tìm hiểu tổ chức phân quyền truy cập.

- Nhập liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Thực hiện các công việc cuối kỳ.

- Khai thác thông tin kế toán.

1.3. Tác động của ERP đến tổ chức công tác kế toán tại các doanh

nghiệp

1.3.1. Tác động về quy trình và nội dung thông tin

1.3.1.1. Về thu thập dữ liệu

- Trong môi trường ERP, các dữ liệu thu thập về hoạt động kinh doanh không

chỉ liên quan thông tin tài chính mà còn cả những thông tin phi tài chính.

- Dữ liệu hoạt động kinh doanh được ghi vào hệ thống do nhân viên thực hiện

hoạt động kinh doanh ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Các dữ liệu về

hoạt động kinh tế này được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu chung toàn doanh

nghiệp và nhân viên kế toán chỉ việc lấy dữ liệu trong cơ sở dữ liệu này để

xử lý. Đặc điểm này giúp việc thu thập dữ liệu được kịp thời và chính xác

ngay tại nguồn dữ liệu.

- Truy lại nguồn gốc dữ liệu dễ dàng. Vì hệ thống ghi nhận dữ liệu ngay khi

nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên hệ thống có thể truy ngược lại người và

nguồn gốc ghi nhận thông tin xử lý nghiệp vụ kinh doanh cũng như xử lý cập

-19-

nhật thông tin đầu vào cho kế toán. Điều này giúp việc kiểm soát tính chính

xác của dữ liệu và hoạt động kinh tế thông qua việc dễ dàng tìm kiếm và

kiểm chứng dữ liệu hoạt động kinh tế.

- Phương pháp thu thập dữ liệu đã thay đổi thông qua việc sử dụng hệ thống

mạng internet giữa các hệ thống dữ liệu khách hàng và người cung cấp. Điều

này giúp giảm bớt sai sót về việc nhập liệu.

(Nguyễn Bích Liên, 2012, trang 43-44)

1.3.1.2. Về xử lý dữ liệu

ERP là hệ thống gồm nhiều phân hệ xử lý tự động tích hợp với nhau và cùng sử

dụng chung cơ sở dữ liệu. Vì vậy thay đổi lớn nhất khi áp dụng ERP với xử lý kế

toán là doanh nghiệp đã có thể áp dụng thêm nhiều phương pháp xử lý và phân tích

dữ liệu mà trước đó hệ thống kế toán bằng tay hay xử lý bằng phần mềm kế toán

riêng biệt đều khó thực hiện.

(Nguyễn Bích Liên, 2012, trang 44-45)

1.3.2. Tác động đến kiểm soát và cung cấp thông tin

1.3.2.1. Về kiểm soát

- ERP giúp doanh nghiệp tăng tính kiểm soát hoạt động kinh doanh và do đó

tăng kiểm soát thông tin do thông tin được thu thập và đưa vào hệ thống theo

trình tự qui trình hoạt động kinh doanh. Vì vậy dữ liệu thu thập được đối

chiếu tự động nhằm đảm bảo tính xét duyệt, tính có thực, đầy đủ, chính xác

và kịp thời về hoạt động kinh doanh.

- Do việc tính toán và xử lý tự động theo chương trình lập sẵn nên ERP giúp

hạn chế những sai sót, nhầm lẫn trong tính toán.

- Phương pháp thu thập dữ liệu đã loại bỏ nhiều chứng từ bằng giấy nên ảnh

hưởng tính kiểm soát dữ liệu thu thập. Nội dung và tính chính xác của dữ

liệu trong cơ sở dữ liệu phụ thuộc duy nhất vào lần nhập dữ liệu nghiệp vụ

-20-

kinh tế. Ngoài ra, do dữ liệu tập trung, nhiều người cùng truy cập vào hệ

thống nên ảnh hưởng tới phương pháp kiểm soát dữ liệu của hệ thống.

(Nguyễn Bích Liên, 2012, trang 46-47)

1.3.2.2. Cung cấp thông tin

- ERP giúp phân tích và cung cấp thông tin hữu ích hơn cho người sử dụng

thông tin. Do đặc thù của ERP là sử dụng cơ sở dữ liệu dùng chung và dữ

liệu nghiệp vụ kinh doanh được thu thập nhiều chi tiết hơn về cả thông tin tài

chính và phi tài chính.

- Rút ngắn thời gian tạo thông tin và người sử dụng có thể tạo thông tin trực

tiếp từ cơ sở dữ liệu. Một số thủ tục xử lý liên quan tới kế toán được lập trình

tự động trong hệ thống ERP, ví dụ phân bổ, khóa sổ nên thời gian lập báo

cáo được rút ngắn lại. Một số báo cáo tài chính có thể được tạo ra từ những

người sử dụng chứ không nhất thiết phải do kế toán tài chính tạo ra vì các thủ

tục xử lý kế toán cơ bản đã được mã hóa vào qui trình xử lý của hệ thống

ERP.

- Kỳ thời gian lập báo cáo có tính chất liên tục. Thông thường báo cáo bằng

tay được lập định kỳ nhưng trong môi trường ERP vì thông tin được cập nhật

liên tục theo quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh và qui trình lập báo

cáo tương đối tự động nên việc lập báo cáo tài chính có thể được lập liên tục

và thời gian nhận thông tin tài chính được rút ngắn lại, chẳng hạn thay vì

cuối mỗi tháng báo cáo kế toán mới được lập 1 lần thì hệ thống có thể lập

báo cáo sau 15 ngày hoạt động.

(Nguyễn Bích Liên, 2012, trang 45-46)

-21-

1.3.3. Tác động đến bộ máy kế toán

1.3.3.1. Cơ cấu nhân sự

Việc tổ chức cơ cấu nhân sự trong phòng kế toán phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức quản

lý của toàn công ty, khối lượng công việc, đặc điểm và định hướng ứng dụng công

nghệ thông tin trong công tác quản lý của doanh nghiệp.

Việc ứng dụng ERP có thể đưa ra yêu cầu mới đối với nhân sự trong bộ máy kế

toán. Có 4 trường hợp có thể xảy ra đối với vấn đề này:

- Thứ nhất, doanh nghiệp vẫn giữ toàn bộ nhân viên cũ và không tuyển nhân

viên mới. Đối với trường hợp này, doanh nghiệp cho rằng nhân viên cũ có

thể am hiểu về hoạt động của tổ chức, tuy nhiên, cần huấn luyện và nâng cao

trình độ của nhân viên để có thể thích ứng với môi trường mới.

- Thứ hai, doanh nghiệp vẫn giữ toàn bộ nhân viên cũ và tuyển thêm nhân viên

mới. Đối với trường hợp này, có thể do tính chất công việc phức tạp và khối

lượng công việc nhiều nên doanh nghiệp phải gia tăng số lượng nhân viên để

đáp ứng yêu cầu tuân thủ về mặt quy trình, tiến độ hoàn thành công việc từ

đó đảm bảo tính kịp thời của việc cung cấp thông tin.

- Thứ ba, doanh nghiệp sẽ sa thải một số nhân viên cũ và tuyển thêm nhân

viên mới. Môi trường ERP đòi hỏi cả nhân viên và người quản lý cần có kiến

thức nhất định về tổ chức, kỹ năng và trình độ sử dụng công nghệ thông tin

trong quá trình làm việc.

- Thứ tư, doanh nghiệp sa thải một số nhân viên cũ và không tuyển nhân viên

mới. Trường hợp này có thể xảy ra là do trong môi trường ERP, quá trình thu

thập dữ liệu ban đầu chủ yếu liên quan đến các bộ phận khác, kế toán chỉ

tham gia vào quá trình xử lý, cung cấp thông tin và kiểm soát.

Sự thay đổi về cách thức làm việc, văn hóa doanh nghiệp là vấn đề lớn mà bất kỳ

doanh nghiệp nào cũng phải đối mặt. Cho dù nhân sự có thể thay đổi nhưng trình

-22-

độ, kiến thức và kỹ năng của họ cần được nâng cao. Đây cũng là thách thức về yếu

tố con người mà doanh nghiệp cần quan tâm khi triển khai và ứng dụng ERP.

1.3.3.2. Phân chia trách nhiệm

Việc phân chia trách nhiệm được thực hiện căn cứ vào khối lượng công việc, đặc

điểm hoạt động của tổ chức, yêu cầu quản lý, mức độ phức tạp của nghiệp vụ. Các

phần hành kế toán có thể được xây dựng theo các chu trình kinh doanh.

Trong môi trường ERP, một phần hành có thể do nhiều nhân viên kế toán đảm

nhiệm hoặc một nhân viên kế toán có thể chịu trách nhiệm đồng thời nhiều phần

hành kế toán nhưng vẫn đảm bảo tính kiểm soát, không trùng lắp và không bỏ sót

nghiệp vụ. Mỗi phần hành cần có bảng mô tả công việc trình bày đầy đủ các nội

dung sau: phạm vi, trách nhiệm, công việc (thường xuyên và định kỳ), quan hệ, tiêu

chuẩn đánh giá.

1.3.3.3. Phân quyền truy cập

Khi sử dụng ERP, có 3 nhóm chức năng liên quan mật thiết đến phần hành kế toán

là khai báo, nhập liệu và cung cấp thông tin.

- Khai báo: bao gồm khai báo thông tin chung và khai báo danh mục các đối

tượng. Danh mục đối tượng thường được cập nhật thường xuyên trong quá

trình hoạt động của doanh nghiệp như: nhà cung cấp, khách hàng, hàng hóa,

ngân hàng… Việc khai báo này thường được phân quyền cụ thể cho từng cá

nhân chịu trách nhiệm, ảnh hưởng của nó có thể liên quan đến một hoặc

nhiều phần hành kế toán và cả các phân hệ khác.

- Nhập liệu: bao gồm nhập số dư và nhập số phát sinh. Trong hệ thống ERP,

công việc nhập liệu số phát sinh của kế toán được giảm đáng kể do việc kế

thừa dữ liệu của các phân hệ khác. Một số dữ liệu cần nhập liệu nhưng cũng

có một số dữ liệu đã có sẵn không được quyền sửa đổi.

-23-

- Cung cấp thông tin: Đối với từng phần hành kế toán, phân quyền truy cập

được kiểm soát chặt chẽ trên các quyền: xem, thêm, sửa, xóa. Chính vì thế,

ngay bản thân trong phân hệ kế toán, nếu không được cấp quyền thì phần

hành kế toán này không thể xem được phần hành kế toán khác. Tương tự,

phân hệ mua hàng, bán hàng… có thể không xem được thông tin của phân hệ

kế toán và ngược lại nếu không được cấp quyền trên hệ thống.

-24-

KẾT LUẬN CHƯƠNG I

Chương I đã trình bày một cách khái quát các lí luận về hệ thống hoạch định nguồn

lực doanh nghiệp ERP, trong đó bao gồm: định nghĩa, quá trình hình thành và phát

triển, những đặc điểm cơ bản, phân loại, lợi ích và hạn chế của hệ thống ERP. Đồng

thời, trình bày nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp về tổ chức

thông tin đầu vào, tổ chức hệ thống phân loại, xử lý thông tin… và tác động của

ERP đến tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp.

Trên thực tế, mỗi doanh nghiệp sẽ có quy mô và điều kiện kinh doanh khác nhau,

nên tùy vào hoàn cảnh mà mỗi công ty sẽ có chiến lược xây dựng và phát triển hệ

thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP nói chung và phân hệ kế toán nói

riêng phù hợp, nhằm thực hiện các mục tiêu đề ra, và hạn chế những rủi ro tiềm

tàng.

Việc hệ thống hóa lí luận về hệ thống ERP và tổ chức công tác kế toán trong doanh

nghiệp trình bày ở chương I sẽ là cơ sở cho việc phân tích, đánh giá tình hình ứng

dụng ERP và tác động của hệ thống ERP đến tổ chức công tác kế toán tại công ty

TNHH Silk Việt Nam. Từ đó, đề ra những biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công

tác kế toán trong trong điều hiện ứng dụng ERP tại công ty, nhằm tháo gỡ những

khó khăn hiện tại cho bộ phận kế toán tài chính và giúp bộ phận kế toán tài chính

hoàn thành suất xắc nhiệm vụ của mình.

-25-

CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG ERP VÀ TÁC ĐỘNG CỦA ERP

ĐẾN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH SILK VIỆT

NAM

2.1. Giới thiệu về công ty TNHH Silk Việt Nam

2.1.1. Lịch sử hình thành công ty TNHH Silk Việt Nam

Công ty TNHH Silk Việt Nam là

doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài,

được thành lập từ sự hợp tác liên

doanh của hai nhà sản xuất sản phẩm

tiêu dùng hàng đầu khu vực Đông

Nam Á là tập đoàn Lam Soon và công ty Carrington Investment.

Tập đoàn Lam Soon đã có hơn 30 năm kinh nghiệm trong việc phát triển thương

hiệu riêng cho nhiều tập đoàn đa quốc gia và các công ty bán lẻ. Các khách hàng

tiêu biểu như Shiseido, Lion, Dettol, Musa, Tesco, Mark and Spencer, Carrefour.

Công ty Carrington Investment đã có hơn 200 năm kinh nghiệm trong ngành công

nghiệp cung cấp các sản phẩm chăm sóc cá nhân. Công ty có một đội ngũ quản lý

dày dạn kinh nghiệm, có nhiệm vụ phát triển các thương hiệu sản phẩm chăm sóc cá

nhân của khách hàng trở nên nổi tiếng nhất khu vực Đông Nam Á.

Công ty TNHH Silk Việt Nam được thành lập năm 2012 theo theo giấy chứng nhận

đầu tư số 472043000913, có trụ sở đặt tại lô 101/2-5 đường 3B khu công nghiệp

Amata, phường Long Bình, thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai.

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu quản lý của công ty TNHH Silk

Việt Nam

2.1.2.1. Chức năng

Silk Việt Nam là công ty chuyên sản xuất các sản phẩm chăm sóc cá nhân và gia

đình trọn gói theo yêu cầu của khách hàng. Công ty hoạt động theo nguyên tắc kinh

-26-

doanh tập trung có tư cách pháp nhân đầy đủ, có con dấu riêng để giao dịch, mở tài

khoản tại ngân hàng theo quy định của nhà nước.

Công ty TNHH Silk Việt Nam chuyên cung cấp các dịch vụ sau:

- Thực hiện nghiên cứu và phát triển sản phẩm, hỗ trợ kỹ thuật.

- Tìm nguồn cung ứng và thực hiện thu mua nguyên vật liệu để sản xuất.

- Thiết kế bao bì sản phẩm, bao gồm cả việc tìm nguồn cung ứng và in ấn các

vật liệu đóng gói.

- Thực hiện sản xuất và quảng bá sản phẩm theo thỏa thuận với khách hàng.

- Áp dụng quy trình sản xuất theo chứng chỉ Halal của Việt Nam.

- Vận chuyển thành phẩm trực tiếp đến khách hàng.

Các sản phẩm của Công ty TNHH Silk Việt Nam:

- Nước hoa.

- Sản phẩm chăm sóc da.

- Sản phẩm dưỡng thể.

- Sản phẩm chăm sóc tóc.

- Đồ dùng cho gia đình.

2.1.2.2. Nhiệm vụ

Nhiệm vụ tổng quát của công ty là làm sao để công ty ngày càng phát triển lớn

mạnh để đứng vững trên thị trường Việt Nam. Đồng thời làm thế nào để phát triển

công ty trở thành một công ty sản xuất các sản phẩm chăm sóc cá nhân và gia đình

trọn gói theo yêu cầu của khách hàng hoạt động hiệu quả và dẫn đầu thị trường

thông qua thương hiệu mạnh và quản lý hiệu quả các chi phí.

Bảo đảm phát triển nguồn vốn kinh doanh của tập đoàn Lam Soon và công ty

Carrington Investment. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước Việt Nam.

-27-

Thực hiện phân phối theo lao động, chế độ lương bổng, bảo hiểm, phúc lợi xã hội,

chăm lo cải thiện đời sống vật chất và tinh thần, nâng cao trình độ văn hóa và

chuyên môn nghiệp vụ cho toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty.

2.1.2.3. Yêu cầu quản lý

Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh ngày nay, việc đáp ứng kịp thời nhu cầu của

khách hàng, tối thiểu hóa chi phí nhằm tối đa hóa lợi nhuận là một trong những yêu

cầu quan trọng cho sự thành công của doanh nghiệp. Để có thể đạt được những điều

đó, ban lãnh đạo công ty cần có các báo cáo phân tích theo nhiều chiều một cách dễ

dàng, từ đó có thể đưa ra những quyết định chính xác, kịp thời. Đồng thời phải quản

lý các hoạt động, kiểm soát được chi phí ở mức tối thiểu và cải thiện năng suất lao

động.

Liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, có rất nhiều nghiệp

vụ kinh tế phát sinh. Do vậy, để quản lý toàn bộ thông tin này, cần tiếp cận thông

tin kế toán theo 5 chu trình kinh doanh cơ bản (chu trình doanh thu, chu trình chi

phí, chu trình nhân sự, chu trình sản xuất, chu trình tài chính).

Bảng 2.1: Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kinh doanh

Chu trình Hoạt động

- Nhận và trả lời yêu cầu khách hàng

- Kiểm tra giới hạn tín dụng

- Kiểm tra hàng tồn kho

Chu trình - Xuất kho và giao hàng doanh thu

- Lập hóa đơn

- Ghi nhận doanh thu và nợ phải thu

- Thu tiền

-28-

- Cập nhật nợ phải thu

- Chuẩn bị các báo cáo

- Yêu cầu hàng hóa/dịch vụ

- Lập, xét duyệt và gửi đơn đặt hàng đến nhà cung cấp

- Nhận hàng và nhập kho

- Bảo quản hàng hóa

Chu trình - Chấp nhận hóa đơn chi phí

- Ghi nhận nợ phải trả

- Thanh toán tiền cho nhà cung cấp

- Cập nhật nợ phải trả

- Chuẩn bị các báo cáo

- Tuyển dụng, thuê và huấn luyện nhân viên mới

- Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên

- Tính toán tiền lương nhân viên

Chu trình - Ghi nhận nghiệp vụ tiền lương nhân sự

- Chuẩn bị và thanh toán tiền lương

- Chi trả các khoản thuế và bảo hiểm

- Chuẩn bị các báo cáo

- Thiết kế sản phẩm

Chu trình - Lập kế hoạch sản xuất sản xuất

- Yêu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất

-29-

- Sản xuất sản phẩm

- Bảo quản sản phẩm

- Tính toán chi phí sản xuất

- Chuẩn bị các báo cáo

- Dự báo nhu cầu tiền

- Quản lý dòng tiền

- Vay mượn tiền Chu trình

tài chính - Chi trả lãi vay

- Thanh toán các khoản nợ

- Chuẩn bị các báo cáo

2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH Silk Việt Nam

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức công ty

Bộ máy nhân sự tại Công ty TNHH Silk Việt Nam:

-30-

- Tổng giám đốc: là người đại diện cho công ty trước pháp luật Việt Nam.

Quản lý và điều hành hoạt động hằng ngày của công ty, chịu trách nhiệm về

các chiến lược, kế hoạch, phương án kinh doanh, tổ chức, quản lý, điều hành

các họat động của Công ty TNHH Silk Việt Nam.

- Ban kiểm soát: có nhiệm vụ giúp Tổng giám đốc công ty giám sát kết quả

hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty một cách khách quan nhất.

- Giám đốc nhà máy: Là người có nhiệm vụ giúp đỡ cho Tổng giám đốc hoàn

thành tốt công việc sản xuất. Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các

chiến lược, kế hoạch sản xuất, tổ chức quản lý điều hành các hoạt động của

bộ máy sản xuất của công ty.

- Giám đốc kinh doanh: Là người có nhiệm vụ giúp đỡ cho Tổng giám đốc

hoàn thành tốt công việc kinh doanh. Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc

về các chiến lược, kế hoạch kinh doanh, tổ chức quản lý điều hành các hoạt

động của hệ thống phân phối kinh doanh của công ty.

- Giám đốc tài chính: Là người có nhiệm vụ giúp đỡ cho Tổng giám đốc hoàn

thành tốt các họat động tài chính. Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về

các chiến lược, kế hoạch tài chính, tổ chức quản lý điều hành các hoạt động

của hệ thống tài chính của Công ty.

- Phòng IT, Cơ điện: Chịu trách nhiệm bảo trì và thay mới các thiết bị công

nghệ thông tin, bảo trì máy móc trang thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh

của công ty.

- Phòng sản xuất sản phẩm chăm sóc cá nhân: Chịu trách nhiệm thực hiện sản

xuất các sản phẩm chăm sóc cá nhân theo kế hoạch của công ty đề ra theo

lịch trình sản xuất đã được cam kết với giám đốc sản xuất.

- Phòng sản xuất sản phẩm chăm sóc gia đình: Chịu trách nhiệm thực hiện sản

xuất các sản phẩm chăm sóc gia đình theo kế hoạch của công ty đề ra theo

lịch trình sản xuất đã được cam kết với giám đốc sản xuất.

-31-

- Phòng marketing: Chịu trách nhiệm phân tích các cơ hội marketing, nghiên

cứu, lựa chọn thị trường mục tiêu, thiết kế chiến lược marketing, chiến lược

giá, tổ chức, thực hiện, kiểm tra,… để đạt được mục tiêu chung của công ty.

- Phòng kinh doanh tổng hợp: Chịu trách nhiệm tìm kiếm cơ hội kinh doanh,

tăng cường, mở rộng độ bao phủ, tìm kiếm khách hàng để phát triển doanh

thu của công ty.

- Phòng tổ chức hành chính: Nghiên cứu, đề xuất với công ty về bộ máy quản

lý, sử dụng lao động, quy hoạch đào tạo cán bộ, thực hiện các chế độ chính

sách của nhà nước đối với người lao động và thực hiện tốt công tác chính trị,

đối ngoại. Tổ chức thực hiện công tác y tế sinh đẻ có kế hoạch và vệ sinh an

toàn lao động. Tổ chức huấn luyện đào tạo lập các phương án bảo vệ phòng

chống cháy nổ, đảm bảo an toàn về tài sản vật tư hàng hóa và an ninh trật tự

trong Công ty.

- Phòng tài chính kế toán: Lập sổ sách chứng từ theo đúng quy định của Nhà

nước. Cập nhật rõ ràng và theo dõi diễn biến thu chi tài chính, lập báo cáo

thuế và mẫu báo cáo thống kê định kỳ hàng tháng, trực tiếp theo dõi tài sản

cố định trong công ty và phải đảm bảo làm sao phải đủ nguồn vốn cho họat

động sản xuất kinh doanh của công ty. Cung cấp các báo cáo quản trị cho

giám đốc tài chính và tổng giám đốc.

- Phòng kế hoạch: Lập kế hoạch tài chính cho công ty, lập kế hoạch sản xuất,

kinh doanh cho từng bộ phận theo mục tiêu chung của công ty.

- Phòng nhân sự: Hoạch định nhu cầu phát triển nguồn nhân lực, tuyển chọn,

phân công tổ chức lao động và thực hiện các chính sách để duy trì, phát triển

nguồn nhân lực cho sự phát triển của công ty.

- Ngoài ra còn một số phòng ban khác trực thuộc công ty như: Phòng QA,

Phòng QC, Phòng Logistics…

-32-

2.1.4. Tình hình tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Silk Việt

Nam

Với đặc điểm hoạt động và định hướng của mình, bộ máy kế toán của Công ty

TNHH Silk Việt Nam được tổ chức theo hình thức tập trung như sơ đồ 2.2.

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

2.2. Quá trình triển khai hệ thống SAP Business One B1 tại công ty

TNHH Silk Việt Nam

Ngay từ khi mới thành lập, Ban lãnh đạo công ty TNHH Silk Việt Nam đã quyết

định ứng dụng hệ thống ERP vào trong công tác quản lý của mình, và hệ thống ERP

được chọn là SAP Bussiness One B1 do Công ty TNHH Vina System cung cấp.

Công ty SAP (System Analysis and Program Development) được thành lập bởi

Claus Wellenreuther, Hans-Werner Hector, Klaus Tschira, Dietmar Hopp và Hasso

Plattner vào năm 1972. SAP là công ty chuyên về Hệ thống ứng dụng và Sản phẩm

xử lý dữ liệu. SAP được công nhận là nhà cung cấp hàng đầu về giải pháp quản lý

tổng thể doanh nghiệp cho tất cả các ngành công nghiệp và từng thị trường trọng

điểm.

Công ty TNHH Vina System là công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài, được thành

lập năm 2004. Vina System chuyên tư vấn triển khai phần mềm ERP SAP Business

One tại thị trường Việt Nam với hơn 70 dự án trên hầu hết các lĩnh vực Bán lẻ,

Phân phối, Thực phẩm, Hóa chất, Nhựa... Vina System cũng là đối tác vàng đầu tiên

của SAP tại Việt Nam.

-33-

2.2.1. Quá trình triển khai thực hiện SAP tại Công ty TNHH Silk Việt

Nam

Quá trình triển khai thực hiện ứng dụng hệ thống SAP Bussiness One B1 tại Công

ty TNHH Silk Việt Nam được chia thành 5 giai đoạn như hình 2.1.

Hình 2.1: Các giai đoạn triển khai ứng dụng hệ thống ERP tại Công ty TNHH Silk

Việt Nam

- Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự án

Tổ chức dự án và chuẩn hóa tài liệu

Kế hoạch dự án

Huấn luyện tổng quan cho nhóm dự án

Chuẩn bị các yêu cầu kỹ thuật

Kickoff meeting

- Giai đoạn 2: Phân tích quy trình doanh nghiệp

Phân tích danh mục những yêu cầu cần đáp ứng

Thảo luận để thống nhất các quy trình doanh nghiệp

Huấn luyện về quy trình

Cài đặt hệ thống

Hoàn tất Business Blueprint

- Giai đoạn 3: Triển khai hiệu chỉnh

Cấu hình hệ thống: Chuyển toàn bộ hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp vào hệ

-34-

thống theo quy trình của Business Blueprint. Nhập số liệu, kiểm tra và bàn giao

từng công đoạn.

Hoàn tất cấu hình hệ thống: Phát triển tích hợp và chuẩn bị tài liệu. Thiết kế, phát

triển và hoàn chỉnh giao diện, báo cáo…

- Giai đoạn 4: Hoàn tất chuẩn bị

Kế hoạch chuyển giao dự án

Huấn luyện người sử dụng

Chuyển dữ liệu thực vào hệ thống

Kiểm tra dữ liệu thực

Hoàn tất chuẩn bị

Chính thức vận hành hệ thống

- Giai đoạn 5: Vận hành và hỗ trợ

Hỗ trợ trong quá trình sử dụng

Theo dõi tính hiệu quả của ứng dụng

Thực hiện tốt chế độ bảo hành, bảo trì

2.2.2. Hệ thống SAP Bussiness One B1

SAP Business One B1 ứng dụng tích hợp tất cả các chức năng kinh doanh cốt lõi

trên toàn bộ công ty - bao gồm cả tài chính kế toán, quản lý mua hàng, quản lý bán

hàng, chăm sóc khách hàng, hàng tồn kho, quản trị sản xuất, tài sản cố định, chấm

công tính lương… trong một hệ thống duy nhất. SAP Business One B1 loại bỏ sự

trùng lắp và dư thừa dữ liệu, bảo trì và vận hành ổn định, tiết kiệm chi phí.

-35-

Hình 2.2: SAP xây dựng nền tảng cho toàn bộ quy trình nghiệp vụ tại công ty

2.2.2.1. Tổng quan về chức năng của SAP Bussiness One B1

Hệ thống SAP Bussiness One B1 có 4 chức năng cơ bản là Tài chính – Kế toán,

Hậu cần, Quản lý mối quan hệ khách hàng và Quản lý nhân sự. Cụ thể của 4 chức

năng này như sau:

Bảng 2.2: Các chức năng cơ bản của SAP

Chức năng Nội dung

Phân hệ Kế toán Sổ Cái

Phân hệ Kế toán Công nợ Phải Trả Tài chính – Kế

toán Phân hệ Kế toán Công nợ Phải Thu

Phân hệ Kế toán Tài sản cố định

Bán hàng

- Sales Order

- Delivery Hậu cần

- Pick & Pack

- Gross Profit Calculation

-36-

- Structured Marketing Docs

- Sales Analysis Report

Mua hàng

- Purchase Order

- MRP

- Purchase Analysis Report

Quản lý kho

- Batch Management

- Serial Numbers Management.

- Customer/ Vendor Catalog Numbers

- Continuous Stock Management

- Price Lists

Quản lý sản xuất

- Bill of Material

- Production Orders

Quản lý hoạt động

Quản lý cơ hội

- Opportunities

- Opportunity Analysis Reports

Quản lý mối - Opportunities Pipeline quan hệ khách Quản lý dịch vụ hàng

- Service Call

- Customer Equipment Card

- Service Contract

- Solutions Knowledge Base

-37-

- Service Reports

Lịch – thời khóa biểu

- Calendar

- Microsoft Outlook Integration

Payroll: Provided through partner solutions

Quản lý danh sách công nhân viên Quản lý nhân

sự - Employee

- Human Resources Reports

Với các chức năng của mình, hệ thống SAP Business One B1 đã hỗ trợ rất nhiều

cho hoạt động kinh doanh nói chung cũng như công tác kế toán nói riêng tại công ty

TNHH Silk Việt Nam.

Hệ thống SAP mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông

tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt

chẽ. Nó tạo ra sự kết nối chặt chẽ giữa các nhân viên trong phòng ban và giữa các

phòng ban với nhau, từ đó giúp cho nhân viên thực hiện trong từng chu trình kinh

doanh có đầy đủ các thông tin cần thiết để thực hiện công việc của mình.

Đối với bộ phận kế toán tài chính, giảm bớt được khối lượng công việc hạch toán

nhờ dữ liệu được cung cấp từ các phân hệ có liên quan và chất lượng thông tin được

đảm bảo do trải qua quy trình xét duyệt nghiêm ngặt. Các báo cáo của bộ phận kế

toán trên phần mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm

chí từ nhiều quy trình khác nhau.

Với hệ thống SAP, nó có các công cụ hỗ trợ hiệu quả cho việc lập kế hoạch sản xuất

cũng như tiêu thụ, từ đó có thể đối chiếu với thực tế phát sinh giúp ban lãnh đạo

công ty có những điều chỉnh kịp thời.

-38-

2.2.2.2. Yêu cầu về hệ thống thiết bị để sử dụng phần mềm SAP Business

One B1

Để có thể triển khai hệ thống SAP Business One B1 tại công ty thì một trong những

yêu cầu không thể thiếu đó là tổ chức cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin. Do vậy,

theo yêu cầu của nhà cung cấp Vinasystem, hệ thống máy móc thiết bị như server,

các máy lẻ và hạ tầng mạng tại công ty TNHH Silk Việt Nam được sử dụng như

sau:

Bảng 2.3: Hệ thống thiết bị để triển khai SAP

STT Hệ thống thiết bị Chi tiết

HP Proliant ML350 G6 (2x Six Core X5650

2.66Ghz/ 8GB/ HDD 146GB/ Raid HP P410i/

DVD/ 460Watts)

- CPU: 2x Xeon Six Core X5650 2.66GHz

(Cache 12MB)

- RAM: 8GB (2x4GB) DDR3-1333/PC3-10600

ECC 1 Server

- HDD: 1x HP 146GB SAS 2.5" 10K Hotswap

- DVD: DVD ROM

- RAID: HP P410i/256MB RAID (0,1,5,10)

- NIC: NC326i Dual-port Ethernet

- Power Supply: 1x 460Watts hotswap

Cấu hình tối thiểu:

2 Máy lẻ Core 2 Duo

Ram 2Gb

-39-

HDD 160Gb

Sử dụng mạng WAN (Wide Area Networks -

3 Hạ tầng mạng mạng diện rộng), LAN (Local Area Network -

mạng cục bộ) trung bình

2.3. Phân hệ kế toán tài chính trong hệ thống SAP Business One B1

Phân hệ kế toán tài chính tại công ty TNHH Silk Việt Nam có các chức năng cơ bản

sau:

- Quản lý tất cả các thông tin về kế toán tài chính của doanh nghiệp.

- Tất cả các giao dịch kinh doanh được ghi nhận dưới dạng các bút toán cho

phép xem ngược thông tin chi tiết trên từng giao dịch cụ thể từ các báo cáo

tổng hợp.

- Luồng dữ liệu luân chuyển giữa FI (Financial Accounting) và các phân hệ

khác là hoàn toàn tự động và được thực hiện theo thời gian thực: các giao

dịch được ghi nhận tại các phân hệ khác (ví dụ SD – Sale and Distribution)

sẽ ngay tức khắc được chuyển sang ghi nhận tại phân hệ Kế toán Sổ Cái GL

(General Ledger) trong Financial Accounting.

- Khả năng cung cấp các báo cáo tài chính chính xác về tình tình hình tài chính

doanh nghiệp tại thời điểm hiển thị báo cáo. Khác với các hệ thống ERP

khác cập nhật dữ liệu giữa các phân hệ theo gói nên luôn có độ trễ nhất định,

SAP Business One B1 sử dụng cơ chế cập nhật thời gian thực nên các thông

tin báo cáo luôn hiển thị chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp tại

thời điểm đó.

- Phân hệ Kế toán tài chính - Financial Accounting bao gồm các phân hệ chính

sau:

o Phân hệ Kế toán Sổ Cái - General Ledger (FI-GL)

o Phân hệ Kế toán Công nợ Phải Trả - Accounts Payable (FI-AP)

o Phân hệ Kế toán Công nợ Phải Thu - Accounts Receivable (FI-AR)

-40-

o Phân hệ Kế toán Tài sản cố định - Asset Accounting (FI-AA)

2.3.1. Phân hệ Kế toán Sổ Cái - General Ledger (FI-GL)

Nhiệm vụ chính của Phân hệ Kế toán Sổ Cái - General Ledger (FI-GL) là cung cấp

bức tranh toàn cảnh về tình hình tài chính doanh nghiệp. Phân hệ này ghi nhận tất

cả các giao dịch có liên quan đến kế toán (được ghi nhận trực tiếp tại GL hoặc được

kết sổ từ các phân hệ khác) và đảm bảo các dữ liệu này luôn luôn hoàn thiện, chính

xác và kịp thời.

Hình 2.3: Giao dịch được tự động kết sổ vào hệ thống sổ cái

Phân hệ Kế toán Sổ Cái - General Ledger (FI-GL) có các chức năng chính như sau:

- Cho phép nhập trực tiếp các giao dịch kế toán.

- Tự động ghi nhận các giao dịch được chuyển sang từ các phân hệ khác vào

hệ thống Sổ cái.

- Cho phép cung cấp các báo cáo chính xác về tất cả tình hình tài chính của

doanh nghiệp tại một thời điểm bất kỳ.

-41-

2.3.2. Phân hệ kế toán Công nợ phải trả - Accounts Payable (FI-AP)

- Phân hệ kế toán Công nợ phải trả (FI-AP) có nhiệm vụ ghi nhận và kiểm soát

tất cả các thông tin giao dịch có liên quan đến các nhà cung cấp có giao dịch

với doanh nghiệp. AP cũng là một phần tích hợp của hệ thống mua hàng:

giao dịch nhập hàng và hóa đơn được quản lý theo Nhà cung cấp. Khoản

phải trả được thanh toán cho nhà cung cấp bằng chương trình thanh toán.

Chương trình này hỗ trợ tất cả các phương thức thanh toán chuẩn (như séc và

chuyển khoản) dưới dạng chứng từ được in ra hoặc dưới dạng dữ liệu điện

tử. Chương trình cũng hỗ trợ cả các phương thức thanh toán đặc thù của từng

nước.

- Các định khoản phát sinh trong AP được ghi nhận đồng thời trong GL và các

tài khoản GL được kết số dựa trên loại giao dịch phát sinh. Hệ thống cung

cấp chức năng dự báo ngày đến hạn thanh toán và các báo cáo chuẩn khác

mà doanh nghiệp có thể sử dụng để kiểm soát các khoản chưa thanh toán.

Người dùng có thể thiết kế các biểu báo cáo, chứng từ giao dịch với Nhà

cung cấp theo yêu cầu đặc thù của mình.

2.3.3. Phân hệ kế toán Công nợ phải thu (Accounts Receivable FI-AR)

- Phân hệ kế toán Công nợ phải thu có nhiệm vụ ghi nhận và quản lý tất cả các

thông tin giao dịch có liên quan đến các khách hàng của doanh nghiệp. FI-

AR cũng là một phần tích hợp của Quản lý bán hàng.

- Mọi kết sổ trong phân hệ AR cũng được ghi nhận trực tiếp trong phân hệ GL.

Hệ thống cung cấp nhiều công cụ cho phép người dùng kiểm soát các khoản

nợ chưa thanh toán (open items) như các phân tích tài khoản, các báo cáo

cảnh báo, danh sách các khoản nợ đến hạn, và chức năng giục nợ (dunning)

linh hoạt. Hệ thống cung cấp các mẫu thư từ có thể được tùy biến theo yêu

cầu của doanh nghiệp. Tương tự như vậy, các thông báo thông toán, xác

nhận số dư, bảng kê tài khoản… cũng có thể được tùy biến cho phù hợp.

- AR còn cung cấp dữ liệu phục vụ nghiệp vụ Quản lý hạn mức tín dụng

-42-

(Credit management) do AR được tích hợp chặt chẽ với phân hệ Bán hàng và

phân phối (SD), AR cũng cung cấp các thông tin quan trọng phục vụ nghiệp

vụ tối ưu hóa việc lập kế hoạch thanh khoản do AR được liên kết với phân hệ

Quản lý tiền.

2.3.4. Phân hệ Kế toán TSCĐ - Asset Accounting (FI-AA)

Phân hệ Kế toán Tài sản cố định - Asset Accounting (FI-AA) có nhiệm vụ quản lý

các tài sản của doanh nghiệp. Trong nhóm phân hệ Financial Accounting, nó đóng

vai trò là phân hệ chi tiết cho phân hệ Kế toán Sổ Cái - General Ledger, có nhiệm

vụ cung cấp thông tin chi tiết về các giao dịch kế toán có liên quan đến tài sản.

Hình 2.4: Phân hệ Kế toán tài sản cố định

2.3.5. Mối quan hệ giữa phân hệ Kế toán tài chính với các phân hệ khác

- Tất cả các giao dịch có liên quan đến nghiệp vụ kế toán được khi nhận trong

các phân hệ của các nhóm ứng dụng Quản lý Hậu cần - Logistics (ví dụ như

phân hệ Quản lý vật tư Material Management hay phân hệ Quản lý Mua

hàng - Purchassing) và Quản lý Nhân sự - Human Resources (Ví dụ như

-43-

phân hệ tính lương Payroll) sẽ được chuyển sang ghi nhận đồng thời bên

nhóm phân hệ Kế toán Tài chính - Financial Accounting một cách tự động

thông qua các thiết lập tự động xác định tài khoản sổ cái do người sử dụng

khai báo trước. Người dùng các nhóm ứng dụng Quản lý Hậu cần – Logistics

và Quản lý Nhân sự - Human Resources không cần có kiến thức về kế toán

tài chính mà họ chỉ cần nhập các giao dịch theo đúng nghiệp vụ đặc trưng

của họ (ví dụ như lập phiếu nhập kho hay lên bảng lương) và hệ thống sẽ tự

động phát sinh các bút toán kế toán tương ứng theo nghiệp vụ, đảm bảo tính

chính xác trong việc định khoản – một yêu cầu hết sức quan trọng đối với

các giao dịch kế toán.

- Các giao dịch có liên quan đến nghiệp vụ kế toán sau khi ghi nhận vào phân

hệ Sổ Cái của Financial Accounting nếu có liên quan đến các tài khoản chi

phí là doanh thu sẽ được tự động ghi nhận thêm bên nhóm phân hệ Kế toán

Quản trị - Controlling vào các đối tượng chi phí (hoặc doanh thu) đã được

chỉ định.

- Điều này cho phép tất cả các nghiệp vụ phát sinh tại bất kỳ phân hệ nào luôn

luôn được phản ánh kịp thời và chính xác trên báo cáo tài chính của doanh

nghiệp tại một thời điểm bất kỳ.

-44-

Hình 2.5: Mô hình tích hợp giữa các phân hệ trong hệ thống SAP Business One B1

2.4. Phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH

Silk Việt Nam sau khi áp dụng hệ thống SAP

2.4.1. Đặc điểm hoạt động của công ty

Với đặc điểm là doanh nghiệp sản xuất sản phẩm chăm sóc cá nhân và gia đình, ban

lãnh đạo công ty cần nhiều thông tin về tình hình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.

Đầu tiên, do số lượng nguyên vật liệu và thành phẩm đa dạng nên cần phải có sự

quản lý rõ ràng và chặt chẽ. Cần kiểm soát lượng hàng tồn kho hợp lý, vì nếu quá

nhiều hay quá ít đều gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh. Theo dõi

được hạn sử dụng của nguyên vật liệu cũng như thành phẩm, tránh tình trạng để vật

liệu, thành phẩm quá hạn. Phát hiện và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quá

trình sản xuất…

-45-

Thứ hai là nắm rõ đơn đặt hàng của khách hàng để có kế hoạch sản xuất và giao

hàng đúng yêu cầu; có đầy đủ thông tin về khách hàng và nhà cung cấp như thông

tin về hạn mức tín dụng, công nợ…

Bên cạnh đó, là một công ty nước ngoài hoạt động ở Việt Nam, nên Silk Việt Nam

có khá nhiều giao dịch mua bán bằng đồng ngoại tệ. Do vậy, ngoài yêu cầu theo dõi

bằng đồng Việt Nam, công ty cũng cần theo dõi theo từng đơn vị ngoại tệ khác

nhau.

2.4.2. Câu hỏi khảo sát

Để phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán trong điều kiện vận dụng hệ thống

SAP tại công ty TNHH Silk Việt Nam, tác giả đã tiến hành khảo sát thực tế tại bộ

phận Kế toán tài chính của công ty với sự tham gia của kế toán trưởng, kế toán tổng

hợp và 7 kế toán viên. Kết quả nhận được như sau:

Bảng 2.4: Kết quả khảo sát thực tế tại Doanh nghiệp

Kết quả

Câu hỏi Có Tỷ lệ Không Tỷ lệ

(người) (%) (người) (%)

Hệ thống SAP có cung cấp đầy đủ thông tin 9 100 0 0 theo yêu cầu của doanh nghiệp không?

Hệ thống SAP có tạo báo cáo tài chính phù 9 100 0 0 hợp, kịp thời không?

Hệ thống SAP có tạo được các báo cáo quản trị 9 100 0 0 theo yêu cầu của doanh nghiệp không?

Hệ thống SAP có xử lý được toàn bộ hoạt động 9 100 0 0 của doanh nghiệp không?

9 100 0 0 Dữ liệu trên hệ thống SAP có được xử lý tự

-46-

động theo chương trình không?

Hệ thống SAP có hỗ trợ đầy đủ các form mẫu 9 100 0 0 báo cáo không?

Khi có một bút toán được thực hiện, hệ thống

có cập nhật ngay dữ liệu cho toàn hệ thống 9 100 0 0

không?

Hệ thống SAP có truy xuất được nguồn gốc dễ 9 100 0 0 dàng không?

Hệ thống SAP có theo dõi được nhiều đơn vị 0 0 9 100 tiền tệ không?

Hệ thống SAP có xử lý được việc nguyên vật

liệu, thành phẩm nhập và xuất theo các đơn vị 9 100 0 0

tính khác nhau không?

Hệ thống SAP có ảnh hưởng đến hình thức và 9 100 0 0 nội dung của chứng từ không?

Hệ thống tài khoản kế toán trong phần mềm

SAP có đáp ứng được yêu cầu của doanh 9 100 0 0

nghiệp không?

Hệ thống SAP có hỗ trợ các phương pháp xử lý 9 100 0 0 và phân tích dữ liệu phức tạp không?

Hệ thống SAP có chức năng cảnh báo không? 0 0 9 100

Hệ thống SAP có cho phép chỉnh sửa số liệu đã 0 0 9 100 hạch toán không?

9 100 0 0 Có xét duyệt nghiệp vụ ngay trên hệ thống

-47-

không?

Có phân chia trách nhiệm rõ ràng trong hệ 9 100 0 0 thống không?

Nhân viên thực hiện có kiểm tra chứng từ trước 9 100 0 0 khi nhập liệu không?

Có kiểm tra dữ liệu do nhân viên nhập liệu thực 9 100 0 0 hiện không?

Hệ thống SAP có bắt buộc nhân viên phải tuân 9 100 0 0 thủ quy trình không?

Hệ thống SAP có giúp cho nhân viên thực hiện 8 89 1 11 giảm bớt những sai sót không?

Có giải thích, hướng dẫn nhân viên sử dụng 9 100 0 0 không?

Kết luận:

Qua bảng khảo sát 2.4, ta có thể thấy hệ thống SAP Business One B1 đã có những

ảnh hưởng tích cực đến tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Silk Việt Nam

như cung cấp đầy đủ và kịp thời các báo cáo tài chính cũng như báo cáo quản trị, hỗ

trợ các form mẫu báo cáo, phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các nhân viên trong

bộ phận và giữa các bộ phận với nhau…

Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số ảnh hưởng chưa tốt của hệ thống đến tổ

chức công tác kế toán cần khắc phục như không theo dõi được chi tiết ngoại tệ,

thiếu chức năng cảnh báo…

2.4.3. Phân tích

Luận văn sẽ trình bày một số phân tích nhằm làm rõ hơn kết quả khảo sát như trong

bảng 2.4:

-48-

- Về cung cấp thông tin:

Các phần mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng, ban

cụ thể (như phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự…) và như một “ốc

đảo” đối với các phần mềm của phòng ban khác. Việc chuyển thông tin từ phòng,

ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản,

copy file, gởi mail…) với năng suất thấp và không có tính kiểm soát. Các module

của SAP Bussiness One B1 cũng phục vụ cho các phòng, ban nhưng hơn thế, nó

giải quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ

nhân viên theo quy trình. Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của

quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Do vậy các báo cáo của bộ phận kế toán trên

phần mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ

nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng suất lao động và hiệu quả quản

lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp, các báo cáo tài chính và quản trị được thực

hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn.

- Về hệ thống chứng từ:

Khi hệ thống SAP Business One B1 được ứng dụng tại Công ty TNHH Silk Việt

Nam, hệ thống chứng từ của doanh nghiệp đã bị ảnh hưởng trên nhiều phương diện

như nội dụng lập và xét duyệt chứng từ; hình thức của chứng từ, số liên được lập…

Bên cạnh đó hệ thống đã loại bỏ một số chứng từ bằng giấy, việc kiểm tra chứng từ

đầu vào do nhân viên nhập liệu thực hiện.

- Tính cập nhật cao:

Đặc điểm của hệ thống SAP Business One B1 là tính chia sẻ dữ liệu và sử dụng cơ

sở dữ liệu dùng chung nên khi có một bút toán được cập nhật một lần sẽ ảnh hưởng

đến nhiều dữ liệu trong toàn bộ hệ thống. Do vậy, yêu cầu về nghiệp vụ của nhân

viên bộ phận kế toán phải tuyệt đối chính xác. Bởi vì nếu sai, không chỉ ảnh hưởng

trong phân hệ kế toán mà còn ảnh hưởng đến các phân hệ khác như mua hàng, bán

hàng, sản xuất, nhân sự…

- Về phương thức hạch toán:

-49-

Trong hệ thống SAP Business One B1, hạch toán kế toán không phải là điểm bắt

đầu mà là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy

trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ

thống. Cùng với quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau,

các nghiệp vụ kế toán cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau. Ví dụ,

trong quy trình mua hàng, có bút toán nhận hàng tương ứng với việc nhận hàng hoá

vào kho; bút toán ghi nhận công nợ phải trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ

mua hàng; bút toán thanh toán tương ứng với việc chấp nhận thanh toán... Để quản

lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ, hệ thống SAP Business

One B1 định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán và các quy tắc

hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau.

Đồng thời, tất cả các giao dịch phát sinh đều được kế toán định nghĩa các tài khoản

hạch toán đi kèm. Chính vì vậy, trong thao tác nhập/xuất, nhân viên chỉ cần chọn

đúng giao dịch cần ghi nhận thì hệ thống sẽ tự động phát sinh định khoản tương

ứng.

- Hạch toán tự động:

Ngoài phân hệ kế toán Sổ cái (GL) thực hiện các bút toán một cách trực tiếp như

các phần mềm kế toán thông thường (Misa, Bravo…), tất cả các phân hệ khác của

SAP Business One B1 đều tiến hành hạch toán tự động và quy tắc hạch toán 1:n hay

n:1 không được đặt ra, vì thế không thể thực hiện việc tách số dư của các tài khoản

theo từng tài khoản đối ứng.

Hơn nữa, như đã phân tích ở phần trên, việc quản lý các giao dịch theo kiểu đối ứng

tài khoản là một việc làm không có ý nghĩa, vì hầu hết các tài khoản đều được hạch

toán đối ứng với các tài khoản mà kế toán Việt nam xem là trung gian.

Đây là một vấn đề khá quan trọng không chỉ riêng với kế toán tại công ty TNHH

Silk Việt Nam mà còn đối với hầu hết những người làm kế toán ở Việt nam vì

chúng ta vẫn quen kiểm soát số liệu theo kiểu đối ứng. Tuy nhiên, cần lưu ý một

điểm khác biệt rất lớn giữa SAP Business One B1 và các phần mềm kế toán đang

-50-

được sử dụng hiện nay là bút toán được sinh ra một cách tự động và được kiểm soát

nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt ngay trên hệ thống vì thế những sai sót về

định khoản là hầu như không xảy ra.

- Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt:

Hệ thống tài khoản kế toán truyền thống làm cho nhân viên kế toán bị “bó buộc”

trong những nội dung định sẵn, theo một yêu cầu hạch toán nhất định. Nội dung tài

khoản chưa hoàn toàn phản ánh đầy đủ các nội dung liên quan đến các nghiệp vụ đã

và đang diễn ra tại doanh nghiệp.

Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt giúp nhà quản lý dễ dàng có được thông tin

quản lý tài chính nhiều chiều khác nhau.

Do vậy, trong hệ thống SAP Business One B1, ngoài hệ thống tài khoản mà Bộ Tài

Chính Việt Nam ban hành, nhân viên kế toán có thể xây dựng một hệ thống tài

khoản với nhiều chiều thông tin. Có thể nói tính linh hoạt của hệ thống tài khoản có

thể đáp ứng được mọi yêu cầu phân tích và quản lý tài chính của doanh nghiệp, với

mọi quy mô. Ví dụ: bài toán quản lý doanh thu và chi phí theo từng phòng ban sẽ

thực hiện đơn giản bằng cách thêm thông tin về phòng ban vào hệ thống tài khoản.

Cuối kỳ, nhân viên thực hiện chỉ cần sử dụng các báo cáo về số dư tài khoản để xem

tất cả các số liệu kế toán phát sinh ở một phòng ban bất kỳ.

-51-

Hình 2.6: Tính linh hoạt của hệ thống tài khoản

- Sự xuất hiện của tài khoản trung gian trong các nghiệp vụ kế toán:

Đây là một điểm khác biệt rất lớn so với cách hạch toán kế toán truyền thống, tuy

nhiên trên góc độ kinh tế thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp

vụ trên vẫn không có gì thay đổi. Để đảm bảo cho bảng cân đối kế toán của Công ty

không phát sinh thêm nhiều so với cách hạch toán truyền thống, nhân viên kế toán

có thể sử dụng các tài khoản không thuộc hệ thống tài khoản chính thức của kế toán

Việt Nam và xem đó là các tài khoản trung gian. Như vậy, việc phát sinh giao dịch

ở các tài khoản trung gian không làm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của Công

ty và Kế toán trưởng có thể dựa vào số dư của các tài khoản này để kiểm tra quy

trình tác nghiệp đã được thực hiện đầy đủ chưa.

Hình 2.7 và hình 2.8 là một minh họa về việc sử dụng tài khoản trung gian trong

hạch toán kế toán. Tài khoản trung gian được sử dụng ở đây là tài khoản 191100.

-52-

Hình 2.7: Chứng từ nhận hàng

Hình 2.8: Hóa đơn

- Về phương pháp chữa sổ kế toán:

Trong ba phương pháp chữa sổ của kế toán truyền thống là phương pháp gạch xóa,

phương pháp ghi bổ sung và phương pháp ghi số âm thì chỉ có mỗi phương pháp

ghi số âm (duy nhất sử dụng bút toán đảo) là được áp dụng.

Với ý nghĩa là một hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạt động kinh tế phát

sinh trong một tổ chức kinh tế, hệ thống SAP Business One B1 không cho phép

người dùng xóa bất kỳ một bút toán nào đã hạch toán vào hệ thống. Tất cả những gì

mà người sử dụng có thể làm là thực hiện bút toán đảo. Chính vì đặc điểm này,

người sử dụng có thể cảm thấy ái ngại vì mọi sai sót của họ đều bị kiểm soát. Tuy

-53-

nhiên, cũng nhờ đặc điểm này, số liệu kế toán do hệ thống SAP Business One B1

cung cấp luôn có độ tin cậy cao đối với các cổ đông cũng như các đối tác bên ngoài

Doanh nghiệp.

Hình 2.9 và hình 2.10 là một minh họa về việc sử dụng bút toán đảo trong phân hệ

Kế toán tài chính của hệ thống SAP Business One B1.

Hình 2.9: Chứng từ ban đầu

Hình 2.10: Chứng từ reserve

-54-

- Công cụ lập ngân sách:

Công cụ lập ngân sách cho phép Công ty có thể lập ngân sách một cách hiệu quả và

ghi lại những ngân sách này trên phần mềm để từng loại chi phí thực tế và doanh

thu có thể so sánh với ngân sách một cách thuận tiện. Công cụ lập ngân sách còn hỗ

trợ cho việc kiểm soát nội bộ và soạn lập các báo cáo quản trị có ý nghĩa. Do vậy,

công cụ này được đưa vào trong hệ thống SAP Business One B1 để nhân viên trong

bộ phận kế toán và nhân viên của các phòng ban khác có liên quan thực hiện, trong

khi điều này thường không có trong các phần mềm kế toán truyền thống của Việt

Nam.

- Form mẫu của báo cáo:

Trong phần mềm kế toán truyền thống, các báo cáo được thiết kế theo form mẫu có

sẵn, vì vậy khi nhân viên kế toán cần lập một báo cáo có nội dung khác thì sẽ không

thực hiện được. Còn trong hệ thống SAP Business One B1 có các công cụ hỗ trợ

mạnh mẽ để tạo ra các báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng, điều này tạo nên rất

nhiều thuận lợi cho người thực hiện.

- Khả năng quy đổi đơn vị tính của nguyên vật liệu, thành phẩm:

Một trong những khó khăn thường gặp cho công việc theo dõi nguyên vật liệu cũng

như thành phẩm là đơn vị tính khi nhập kho và xuất kho khác nhau. Chẳng hạn như

khi nhập thành phẩm vào kho, đơn vị tính là chai, nhưng trong yêu cầu xuất hàng

của bộ phận kinh doanh đơn vị tính lại là thùng. Hệ thống SAP Business One B1 đã

hỗ trợ rất tốt cho vấn đề này bằng khả năng quy đổi đơn vị tính khác nhau giữa chai,

thùng, lít… cho một nguyên vật liệu hoặc thành phẩm.

- Khả năng truy xuất nguồn gốc:

Khả năng truy xuất nguồn gốc trong hệ thống SAP Business One B1 cũng là một

chức năng quan trọng mà theo đó người sử dụng có thể nhấp chuột vào một hạng

mục hoặc mở một màn hình mới hoặc mở một hạng mục cấp thấp hơn để chỉ ra một

con số cụ thể bắt nguồn từ đâu hoặc đã được tính toán như thế nào. Chức năng này

giúp dễ dàng có được các chi tiết mong muốn của một báo cáo, đôi khi ở tận cấp độ

-55-

dữ liệu đầu vào. Trong khi một số phần mềm kế toán trong nước thường không có,

nếu có thì cũng không hiệu quả hoặc không dễ sử dụng. Chẳng hạn như một số

phần mềm trong nước như Unesco, KTVN… không thể dẫn ra các con số dùng để

tính ra một con số tổng nào đó trên cùng một màn hình mà thay vào đó người sử

dụng phải mở một màn hình khác để xem con số tổng đó được tính như thế nào.

- Kiểm soát xử lý thông tin:

Thông tin được kiểm soát chặt chẽ thông qua quy trình xét duyệt nghiêm ngặt, nếu

bước thực hiện trước chưa thực hiện thì nhân viên thực hiện công đoạn tiếp theo sẽ

không thể thực hiện công việc của mình do không có đầy đủ thông tin để thực hiện

theo yêu cầu của hệ thống. Đây cũng là một trong những điểm khác biệt so với các

phần mềm kế toán truyền thống. Chẳng hạn như phần mềm SAP kiểm soát số liệu

trên phiếu xuất vật tư theo quy trình (ví dụ: Số lượng vật tư xuất phải nằm trong

khuôn khổ lệnh xuất vật tư cho sản phẩm, và số lượng sản phẩm lại phụ thuộc kế

hoạch sản xuất...), còn phần mềm kế toán truyền thống không kiểm soát được số

liệu này (ví dụ: Kho xuất bao nhiêu thì bộ phận kế toán sử dụng số liệu tương ứng

mà không thể kết luận được rằng số liệu này là đủ hay thiếu - việc kiểm soát số liệu

này nằm ngoài phạm vi phần mềm kế toán). Do dữ liệu tập trung, nhiều người cùng

truy cập vào hệ thống nên ảnh hưởng tới phương pháp kiểm soát dữ liệu của hệ

thống như phân quyền truy cập, phân chia chức năng xem, thêm, sửa, xóa…

Dữ liệu được thu thập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh do bộ phận thực hiện

hoạt động kinh doanh thực hiện. Do dữ liệu đầu vào chỉ nhập một lần nên cần có

các biện pháp kiểm tra tính chính xác của dữ liệu để không làm sai lệch thông tin

trong toàn hệ thống. Quá trình xử lý thông tin gắn kèm cùng quá trình xử lý kinh

doanh và thu thập dữ liệu. SAP giúp người sử dụng áp dụng nhiều phương pháp

phân tích kế toán quản trị như ABC, các tỷ số phân tích tính toán và xử lý dữ liệu tự

động theo chương trình được lập sẵn.

Khâu xử lý kế toán trên hệ thống SAP chỉ là khâu cuối cùng và mang tính kết quả từ

các modules phía trước trong khi phần mềm kế toán truyền thống luôn xử lý các dữ

liệu đã xảy ra, tập hợp, thống kê, tính toán và đưa ra các báo cáo. Như vậy phần

-56-

mềm kế toán có đầu vào là kết quả của những hoạt động của doanh nghiệp (mua

bán hàng hoá vật tư, thu chi tiền mặt, tiền gửi...) còn hệ thống SAP thực hiện các

công việc lập kế hoạch và điều hành để tạo ra các hoạt động của doanh nghiệp. Ví

dụ như phần mềm SAP quản lý việc hình thành các số liệu trên phiếu xuất vật tư

(nguyên nhân tại sao có các số liệu trên phiếu xuất), còn phần mềm kế toán sử dụng

các số liệu có sẵn trên phiếu xuất để quản lý tồn kho và đưa ra các báo cáo thống kê.

- Tuân thủ quy trình:

Trong công tác kế toán truyền thống, việc thực hiện theo quy trình không phải là

một điều bắt buộc hoàn toàn, đôi khi vì một số lý do nào đó, nhân viên thực hiện có

thể cắt bớt một số công đoạn. Còn trong môi trường ERP, việc thực hiện theo quy

trình là bắt buộc đối với nhân viên thực hiện, bởi vì việc quản lý chỉ đạt được tốt

nhất khi doanh nghiệp sử dụng các quy trình tác nghiệp hoàn chỉnh của hệ thống.

Do vậy, nếu nhân viên thực hiện cắt đứt một trong các công đoạn của một quy trình

nào đó, chức năng kiểm soát của hệ thống sẽ không còn ý nghĩa. Kéo theo đó là

việc kiểm soát số liệu kế toán cũng sẽ khó khăn. Trong một số trường hợp cần phải

cắt rời một số quy trình, khi đó để giữ được kiểm soát, cần phải tạo ra các đối tượng

liên kết cũng như đặt ra các quy tắc thực hiện bên ngoài buộc người dùng phải tuân

thủ theo. Ví dụ như trong kế toán truyền thống, nhân viên kế toán vật tư vẫn có thể

xuất vật tư trong phần mềm khi không có lệnh sản xuất của Bộ phận sản xuất, điều

này sẽ không thực hiện được trong môi trường ứng dụng SAP.

- Phân chia trách nhiệm nhân viên:

Trách nhiệm nhân viên trong từng bộ phận cũng như giữa các bộ phận với nhau

được phân chia rõ ràng theo quy trình. Từ đó tránh được tình trạng kiêm nhiệm có

thể gây ra những gian lận và việc đùn đẩy trách nhiệm giữa các nhân viên, giữa các

bộ phận khi có sai sót xảy ra. Chẳng hạn như khi nhân viên kinh doanh cần kiểm tra

lượng hàng trong kho để xác nhận đơn đặt hàng của khách hàng, nhưng số liệu

lượng hàng tồn kho không chính xác dẫn đến việc không đủ hàng để giao cho

khách, rõ ràng trách nhiệm này là do bộ phận kho.

Trong bộ phận kế toán tài chính, 3 nội dung căn bản là phân quyền truy cập, khai

-57-

báo và nhập liệu được phân chia rõ ràng theo quy định. Việc khai báo danh mục các

đối tượng khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa, ngân hàng… cũng được phân quyền

rõ ràng.

- Về năng suất lao động và vai trò của kế toán:

Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi

giao dịch có liên quan. Chẳng hạn như khi các giao dịch tác nghiệp xảy ra thì các

bút toán hạch toán tương ứng như tăng, giảm hàng tồn kho (từ phân hệ quản lý

kho), công nợ phải thu (từ phân hệ bán hàng)… sẽ do thủ kho, nhân viên thu

ngân… thực hiện công việc ghi nhận và xử lý các nghiệp vụ (mà lúc trước do kế

toán thực hiện).

Từ đó giảm dần vai trò truyền thống của kế toán, kế toán không còn tập trung vào

hoạt động ghi chép, kết chuyển, tính toán dữ liệu mà chuyển sang vai trò phân tích

dữ liệu, thông tin cũng như giám sát, kiểm soát thông qua sự hỗ trợ của hệ thống

SAP Business One B1.

2.4.4. Một số đánh giá

2.4.4.1. Ưu điểm

Qua khảo sát thực tế ở doanh nghiệp, luận văn đã rút ra một số ưu điểm của hệ

thống SAP Business One B1 như sau:

- Việc ứng dụng hệ thống SAP Business One B1 đã làm tăng năng suất lao

động của nhân viên trong bộ phận kế toán do các dữ liệu đầu vào chỉ phải

nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được

thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn. Doanh nghiệp có khả năng

kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi

nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật

liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh.

-58-

- Hỗ trợ nhân viên kế toán phải trả tăng khả năng kiểm soát hóa đơn và quản

lý quá trình thanh toán, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và loại trừ sự phụ

thuộc của họ vào máy tính đối với những công việc đó.

- Giảm bớt khối lượng các văn bản giấy tờ thông qua việc hỗ trợ các định dạng

trực tuyến cho phép cập nhật và truy xuất thông tin một cách nhanh chóng.

- Nâng cao hiệu quả hoạt động thông qua việc hỗ trợ chính sách thuế, cơ chế

về ngân hàng, các biểu mẫu báo cáo…

- Hệ thống SAP giúp cho nhân viên trong công ty nói chung và bộ phận kế

toán tài chính nói riêng giảm bớt những sai sót trong hạch toán.

- Phân hệ kế toán tài chính cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các

cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa,

phân hệ kế toán của SAP đã hỗ trợ nâng cao chất lượng cho các qui trình kế

toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ.

2.4.4.2. Hạn chế

Bên cạnh những ưu điểm trên, hệ thống SAP Business One B1 được ứng dụng tại

công ty TNHH Silk Việt Nam vẫn còn tồn tại một số hạn chế như sau:

- Các phân hệ như phân hệ quản lý tiền, phân hệ công nợ phải thu, phân hệ

công nợ phải trả, phân hệ sổ cái… thường liên quan đến nhiều đơn vị tiền tệ.

Chẳng hạn như một số vật liệu mua có thể bằng Euro, một số khoản vay

bằng USD... Trong khi đồng tiền báo cáo lại là đồng Việt Nam. Chính điều

này đã gây ra rất nhiều khó khăn cho nhân viên kế toán trong việc theo dõi

các tài khoản ngoại tệ. Để theo dõi các khoản tiền ngoại tệ này, kế toán phải

theo dõi riêng trên phần mềm excel.

- Một trong những hạn chế của phần mềm là việc cảnh báo khi việc thực hiện

không đồng nhất với kế hoạch được lập ra. Ví dụ: Trong công thức để sản

xuất ra 20kg dầu gội thì cần 5kg sữa, tuy nhiên khi nhân viên xuất kho vật tư

6kg sữa để sản xuất thì không hề có cảnh báo nào từ phần mềm SAP.

-59-

- Phân hệ kế toán tài chính của hệ thống SAP Business One B1 cho phép chỉnh

sửa tài khoản ở tất cả các cấp trong hệ thống. Điều này sẽ là rất nguy hiểm

nếu người thực hiện chỉnh sửa nhầm tài khoản mẹ.

- Công ty TNHH Silk Việt Nam là công ty sản xuất sản phẩm về chăm sóc cá

nhân, gia đình nên có nhiều mặt hàng với những mức giá bán khác nhau tùy

từng khách hàng, từng thời điểm. Tuy nhiên, phần mềm chỉ cho phép xây

dựng một bảng giá duy nhất trong hệ thống. Chính điều này đã làm cho nhân

viên thực hiện mất rất nhiều thời gian cho việc nhập liệu giá bán, ghi nhận

doanh thu…

- Với việc ERP có những công cụ hỗ trợ mạnh cho thiết kế form mẫu báo cáo

theo yêu cầu của người sử dụng dẫn đến việc có nhiều hình thức cho một báo

cáo. Tuy nhiên, một hạn chế nữa của hệ thống SAP Business One B1 được

ứng dụng tại doanh nghiệp là khi một form mẫu được thay đổi, hệ thống sẽ

lưu lại và áp dụng form đó không chỉ cho phân hệ của người sử dụng mà còn

cho cả hệ thống. Chính điều này sẽ gây ra những khó khăn như mất thời gian

chỉnh sửa lại form báo cáo cho những người sử dụng sau có yêu cầu khác với

người sử dụng trước đây.

2.4.4.3. Nguyên nhân

Luận văn dựa vào từng thành phần hệ thống theo mô hình “hệ thống hoạt động”

theo từng giai đoạn trong quá trình phát triển một hệ thống để phân tích các nguyên

nhân dẫn đến những hạn chế trên.

Trong giai đoạn phân tích hệ thống. Đội dự án tham gia gồm tổng giám đốc, nhân

viên các bộ phận chức năng liên quan và phòng IT. Nhà tư vấn triển khai

Vinasystem đã đưa ra các giải pháp liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp để có

thể ứng dụng ERP. Tuy nhiên ban dự án đã không đưa ra được hết các yêu cầu của

hệ thống ERP như cung cấp báo cáo theo dõi theo nhiều đơn vị tiền tệ (USD,

Euro…), cung cấp nhiều bảng báo giá…

-60-

Trong giai đoạn cài đặt và huấn luyện nhân sự. Trong quá trình nhà tư vấn triển

khai chạy thử nghiệm phần mềm ERP, đội dự án và ban quản lý cấp cao đã không

phát hiện ra một số hạn chế của phần mềm như chức năng cảnh báo, chỉnh sửa tài

khoản, lưu trữ form mẫu… Bên cạnh đó, một số nhân viên kế toán vẫn chưa hiểu rõ

cách thức mà hệ thống SAP Business One B1 hoạt động như thế nào, dữ liệu được

liên kết ra sao, cách thức khai thác báo cáo trên hệ thống.

Trong giai đoạn vận hành sử dụng. Một số nguyên nhân xuất phát từ chất lượng

của người thực hiện như:

- Hệ thống SAP Business One B1 được viết bởi Công ty SAP, là một công ty

nước ngoài, nên toàn bộ ngôn ngữ sử dụng trong hệ thống là tiếng Anh, tài

liệu hướng dẫn cũng là tiếng Anh. Bên cạnh đó phần mềm có những thuật

ngữ và khái niệm không quen thuộc với người làm kế toán Việt Nam. Chính

điều này đã tạo nên những hạn chế cho người sử dụng.

- Cách xử lý tài khoản theo kế toán thủ công hoặc phần mềm riêng lẻ ở mức

nào đó khác với xử lý tài khoản trên hệ thống ERP (ví dụ cách sử dụng tài

khoản trung gian để kiểm soát nghiệp vụ và luân chuyển dữ liệu giữa các bộ

phận thực hiện hoạt động kinh tế hoặc cách điều chỉnh, sửa chữa bút toán);

hoặc việc phân tích hoạt động kinh tế, xây dựng qui trình thu thập và luân

chuyển thông tin giữa các bộ phận cũng khác nhau giữa kế toán thủ công hay

phần mềm kế toán riêng biệt với phần mềm ERP. Ngoài ra, một số nguyên

tắc xử lý ERP trên phần mềm ERP nước ngoài cũng khác nguyên tắc xử lý

kế toán của Việt Nam, chẳng hạn như bút toán điều chỉnh. Do vậy, một số

nhân viên mới là những người đã làm việc lâu năm trong lĩnh vực kế toán, họ

đã quen với cách hạch toán truyền thống nên khi xử lý nghiệp vụ kinh tế

trong hệ thống SAP Business One B1, họ vẫn tập trung vào tài khoản hơn là

vào tác động của nghiệp vụ tới tình hình tài chính và luân chuyển thông tin

theo quy trình. Vì thế kế toán viên cảm thấy khó khăn khi tiếp cận quan điểm

mới về xử lý của SAP.

-61-

KẾT LUẬN CHƯƠNG II

Chương II của luận văn đã giới thiệu những nét tổng quát về công ty TNHH Silk

Việt Nam, về quá trình triển khai ứng dụng hệ thống SAP Business One B1 tại công

ty. Bên cạnh đó, chương II của luận văn cũng đã phân tích và đánh giá các nội dung

ảnh hưởng của hệ thống SAP đến tổ chức công tác kế toán tại công ty.

Việc ứng dụng thành công hệ thống SAP Business One B1 đã tạo ra rất nhiều thuận

lợi cho doanh nghiệp nói chung và bộ phận kế toán tài chính nói riêng như tăng

năng suất lao động, giúp giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải

trong cách hạch toán thủ công; báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính

xác hơn; giảm khối lượng công việc các văn bản giấy tờ…

Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số tồn tại và hạn chế. Do vậy, trong phần trình

bày chương III, luận văn sẽ đưa ra một số giải pháp, kiến nghị để hoàn thiện tổ chức

công tác kế toán tại công ty TNHH Silk Việt Nam nhằm giúp cho bộ phận kế toán

tài chính của công ty vận hành và thực hiện tốt nhất vai trò nhiệm vụ của mình.

-62-

CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ

TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN VẬN DỤNG HỆ THỐNG SAP BUSINESS ONE

B1 TẠI CÔNG TY TNHH SILK VIỆT NAM

3.1. Quan điểm hoàn thiện

- Tăng cường tiện ích và chất lượng của phân hệ kế toán tài chính trong

tổng thể hệ thống SAP Business One B1. Như chúng ta đã biết, phân hệ kế

toán là phân hệ “xương sống” trong toàn bộ hệ thống SAP của doanh nghiệp.

Thông tin do bộ phận kế toán tài chính cung cấp không chỉ giúp ban lãnh đạo

công ty đưa ra những quyết định chính xác, kịp thời mà còn giúp doanh

nghiệp củng cố lòng tin cho các nhà đầu tư, các bạn hàng hiện tại và tương

lai, nhờ đó có điều kiện thiết lập, duy trì và phát triển các mối quan hệ kinh

tế với nhiều tổ chức, cá nhân khác nhau. Một số biện pháp nhằm nâng cao

tiện ích và chất lượng của phân hệ kế toán tài chính như: giải pháp về mặt

công nghệ, giải pháp về chất lượng nhân viên trong phân hệ…

- Tạo ra sự kết nối chặt chẽ và có tính linh hoạt cao giữa phân hệ kế toán

tài chính với các phân hệ khác trong hệ thống. Có thể nói phần lớn dữ liệu

đầu vào của phân hệ kế toán tài chính là từ các phân hệ khác trong hệ thống

bởi vì hạch toán kế toán là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Bên cạnh

đó, các phân hệ khác trong hệ thống SAP Busines One B1 ít nhiều gì khi

thực hiện các chức năng của mình đều sử dụng những thông tin do phân hệ

kế toán tài chính cung cấp. Do vậy, việc kết nối chặt chẽ và có tính linh hoạt

cao giữa phân hệ kế toán tài chính với các phân hệ còn lại không chỉ giúp

cho bộ phận kế toán tài chính thực hiện tốt chức năng của mình mà còn giúp

cho công việc của các phân hệ còn lại trong hệ thống hoạt động một cách

hiệu quả và trơn tru hơn. Từ đó giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của

công ty ngày càng tốt hơn.

- Nâng cao khả năng cảnh báo và tính bảo mật của hệ thống. Vì SAP tích

hợp tất cả các phân hệ trong hệ thống và sử dụng cơ sở dữ liệu dùng chung

-63-

nên việc bảo mật hệ thống là rất quan trọng. Bởi vì, khi hệ thống bị xâm

nhập một cách bất hợp pháp dù là nhỏ nhất cũng có thể gây ra những hậu quả

to lớn, gây xáo trộn hoạt động của công ty, đôi khi là ảnh hưởng trực tiếp đến

sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, với vai trò của mình,

việc nâng cao khả năng cảnh báo của hệ thống SAP là một việc rất cần thiết,

từ đó giúp cho nhân viên bộ phận kế toán tài chính nói riêng và nhân viên

toàn công ty nói chung giảm thiểu được những sai sót trong công việc của

mình.

3.2. Giải pháp hoàn thiện

3.2.1. Giải pháp về mặt công nghệ

Những hạn chế hiện tại trong tổ chức công tác kế toán tại công ty khi ứng dụng

phần mềm SAP Business One B1 là xuất phát từ quá trình phân tích thử nghiệm hệ

thống không thật sự hiệu quả, do vậy để khắc phục:

Trước tiên là tiến hành xem xét lại năng lực, hiểu biết của các thành viên trong đội

dự án về việc đưa ra các mô tả hoạt động của doanh nghiệp cùng các yêu cầu quản

lý, yêu cầu thông tin và yêu cầu kiểm soát quản lý và xử lý thông tin cũng như năng

lực để hợp tác tốt với nhà tư vấn triển khai hệ thống SAP Business One B1. Từ đó

có sự điều chỉnh lại nhân sự của đội dự án cho phù hợp với yêu cầu để đảm bảo việc

triển khai ứng dụng hệ thống đạt kết quả tốt.

Bên cạnh đó, đội dự án và bộ phận IT cần phối hợp với công ty Vinasystem để khắc

phục những hạn chế của hệ thống.

- Giải pháp về đơn vị tiền tệ: để tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên thực

hiện thì phần mềm nên hỗ trợ theo dõi nhiều đơn vị tiền tệ khác nhau, có thể

kết xuất báo cáo theo yêu cầu về từng loại tiền tệ như VND, Euro, USD…

- Giải pháp về bảng giá: phần mềm nên hỗ trợ xây dựng nhiều bảng giá khác

nhau, hoặc trong phần đơn giá sẽ bổ sung thêm tỷ lệ giảm giá hoặc tăng giá

-64-

so với giá gốc. Từ đó sẽ làm giảm đi khối lương công việc của nhân viên

thực hiện khi nhập đơn giá cho một khách hàng.

- Giải pháp về chức năng cảnh báo: hệ thống cần bổ sung và hoàn thiện chức

năng cảnh báo để giảm thiểu những sai sót của nhân viên trong quá trình

thực hiện.

- Giải pháp về chỉnh sửa tài khoản: phần mềm phải quy định lại cách chỉnh

sửa tài khoản. Cụ thể là không cho phép bất kỳ ai được chỉnh sửa tài khoản

khi nó đã có phát sinh tài khoản con. Việc chỉnh sửa phải được bắt đầu từ tài

khoản chi tiết nhất, và nên phân quyền thực hiện chức năng này cho kế toán

tổng hợp.

- Giải pháp về form mẫu báo cáo:

Đối với form mẫu báo cáo tài chính: theo form chuẩn của chế độ kế toán hiện hành,

không cho phép chỉnh sửa.

Đối với form mẫu báo cáo quản trị: phần mềm nên quy định chỉ lưu trữ một form

mẫu báo cáo quản trị chuẩn đã được thống nhất giữa các phòng ban trong công ty.

Đồng thời cho phép lưu trữ các form báo cáo đã được chỉnh sửa theo yêu cầu của

người sử dụng trong một vùng dữ liệu khác để không làm ảnh hưởng đến form mẫu

quy định và có thể sử dụng lại khi cần.

3.2.2. Giải pháp về tính bảo mật của hệ thống

Trước hết phải làm cho nhân viên trong công ty nhận thấy được tầm quan trọng của

công tác bảo mật trong việc sử dụng hệ thống SAP.

Do hệ thống SAP Business One B1 sử dụng cơ sở dữ liệu dùng chung nên yếu tố

bảo mật đầu tiên mang tính chất quan trọng là kiểm soát truy cập từ bên ngoài. Mục

tiêu của thủ tục kiểm soát này là ngăn ngừa những người từ bên ngoài tiếp cận hệ

thống máy tính, mà trong đó có cài đặt ứng dụng SAP Business One B1. Có thể

-65-

dùng biện pháp như cấp account truy cập, quy định số lần được phép đăng nhập sai,

gởi cảnh báo đến cho bộ phận IT…

Doanh nghiệp nên thiết lập kế hoạch chiến lược an ninh đối với hệ thống máy tính

như cài đặt phần mềm diệt virus, các chương trình quét virus được cài đặt nhằm

phát hiện và ngăn chặn các đoạn mã độc, các chương trình gián điệp, các email có

tệp tin virus đính kèm nhằm bảo đảm an toàn mạng, internet, kết nối trong hệ thống,

lưu trữ và sao lưu dự phòng.

Trách nhiệm liên quan cần được thực hiện xuyên suốt từ nhân viên đến quản lý, từ

phòng công nghệ thông tin đến các phòng ban khác. Trách nhiệm này cần được

soạn thảo bằng văn bản có quy định về thời gian sao lưu cụ thể, định kỳ (ngày, tuần,

tháng, quý…), không gian sao lưu và hướng dẫn cách thức sao lưu rõ ràng.

3.2.3. Giải pháp về tính kiểm soát của hệ thống

Thường xuyên đánh giá chế độ kiểm soát hệ thống thông tin không những giúp

doanh nghiệp nắm vững trạng thái hoạt động của hệ thống thông tin mà còn hiểu rõ

hơn về hạn chế, yếu kém trong công tác kiểm soát nội bộ và cả những rủi ro tiềm

tàng để đưa ra những chính sách phù hợp.

Việc truy cập, phá hủy hệ thống và dữ liệu có thể do những thiếu sót trong quá trình

phát triển, duy trì hoặc vận hành hệ thống hoặc do gian lận để tìm cách truy cập trái

phép, đánh cắp thông tin và sửa đổi dữ liệu mà không để lại bằng chứng hay dấu vết

có thể nhận thấy được.

Vì vậy, kiểm soát truy cập bất hợp pháp và phân quyền truy cập dữ liệu một cách

khoa học trong hệ thống SAP của doanh nghiệp là một nội dung rất quan trọng. Nếu

sự cố xảy ra có thể dẫn đến việc mất hoặc hỏng dữ liệu làm cho hệ thống SAP

ngừng hoạt động, ảnh hưởng nghiêm trọng tới hoạt động sản xuất kinh doanh của

doanh nghiệp.

Một số hoạt động kiểm soát truy cập nhằm nâng cao năng lực hệ thống kiểm soát

công nghệ thông tin trong doanh nghiệp:

-66-

- Kiểm soát thiết bị đầu cuối

Việc tiến hành kiểm soát các nguy cơ bảo mật trên các thiết bị đầu cuối cùng các

công cụ xử lý sự cố tức thì có thể đáp ứng nhu cầu bảo vệ liên tục trước sự tấn công

của các hiểm họa ngày càng tân tiến hơn nhằm vào các thiết bị như điện thoại, máy

tính bảng hay máy tính xách tay. Những công cụ này giám sát thiết bị đầu cuối, hệ

thống mạng và lưu trữ dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu tập trung. Các công cụ phân

tích được dùng để tiếp tục tìm kiếm nhận diện các tiến trình nghi vấn trong cơ sở dữ

liệu để nhằm cải thiện tình trạng an ninh để làm chệch hướng các cuộc tấn công phổ

biến.

- Bảo vệ hệ thống thông tin khỏi sự thâm nhập bất hợp pháp

Việc thâm nhập máy tính và các hệ thống thông tin bất hợp pháp có thể làm tổn hại

vật chất cho doanh nghiệp và làm cho hệ thống SAP không thể vận hành theo thiết

kế. Để hạn chế nguy cơ truy cập bất hợp pháp để phá hoại, sửa đổi hoặc lấy cắp

thông tin thì việc kiểm soát truy cập vào hệ thống máy tính của doanh nghiệp là rất

cần thiết.

Việc bảo vệ hệ thống dữ liệu của doanh nghiệp khỏi sự truy cập bất hợp pháp là

biện pháp tích cực ngay từ đầu để ngăn chặn sự phá hoại bằng nhiều kỹ thuật thâm

nhập vô cùng sắc sảo và tinh vi. Ngoài việc hạn chế thâm nhập bất hợp pháp về mặt

vật lý đối với các thiết bị máy tính, cần quan tâm để hạn chế quyền truy cập vào hệ

thống dữ liệu và thông tin.

Các biện pháp cụ thể áp dụng để kiểm soát truy cập hệ thống bao gồm:

o Phân quyền truy cập và sử dụng hệ thống: việc phân quyền được thực

hiện thông qua việc xác định rõ ràng cá nhân, chức năng hay nhiệm vụ

được phép sử dụng hay truy cập trong hệ thống.

o Sử dụng các biện pháp xác thực điện tử: mỗi cá nhân được cấp một tên

truy nhập cùng với mật khẩu xác thực. Hệ thống chỉ cho phép truy nhập

khi xác thực được người sử dụng. Doanh nghiệp cần sử dụng nhiều biện

-67-

pháp kỹ thuật để hạn chế giả mạo và đánh cắp mật khẩu, nâng cao an toàn

cho hệ thống.

o Sử dụng mật mã cho các tập tin: ngoài hệ thống xác thực truy cập hệ

thống thông tin, doanh nghiệp còn có thể sử dụng mật mã cho các tập tin

để giới hạn sự truy cập vào những tài nguyên nhất định.

o Phân quyền rõ ràng: quy định một người có thể thực hiện hoạt động nào

đó trong số các hoạt động được phép khi thực hiện truy cập. Công việc

phân quyền truy cập hệ thống trong bộ phận kế toán tài chính cần được

soạn thảo bằng văn bản và căn cứ trên chức vụ, vị trí của phần hành mà

khai báo quyền được xem, thêm, sửa, xóa hợp lý.

o Giám sát hoạt động truy cập vào hệ thống: đảm bảo an ninh cho hệ thống

thông tin doanh nghiệp không chỉ ngăn chặn sự truy cập trái phép mà còn

phải theo dõi giám sát tất cả các hoạt động truy cập vào hệ thống. Doanh

nghiệp có thể sử dụng Nhật ký truy cập để theo dõi, kiểm soát thời gian

đăng nhập, loại yêu cầu truy cập và dữ liệu truy cập. Đây là căn cứ để

truy tìm những truy cập bất hợp pháp vào hệ thống thông tin doanh

nghiệp.

o Kiểm soát truy cập thích ứng: thay cho việc phải khóa dữ liệu mỗi khi

xảy ra sự cố, bộ phận công nghệ thông tin cũng cần phải cung cấp sự hỗ

trợ thích hợp cho một khối lượng lớn các thiết bị di động kết nối vào hệ

thống công ty. Để đảm bảo an toàn cho dữ liệu, các chuyên gia đề xuất sử

dụng phương pháp kiểm soát truy cập thích ứng, một dạng kiểm soát truy

cập dựa theo ngữ cảnh cụ thể.

Phương pháp này sẽ tính toán cân bằng mức độ đáng tin cậy của hành vi

truy cập với các đánh giá rủi ro tiềm ẩn. Việc nhận thức được bối cảnh

truy cập sẽ quyết định lại cho phép hay không cho phép truy cập đối với

đối tượng có danh tính hợp lệ song hành vi truy cập lại tiềm ẩn rủi ro vào

-68-

thời điểm đó. Tương tự như vậy, quá trình giảm thiểu rủi ro tích cực lại

có thể cho phép truy cập đối với một hành vi truy cập mà trước đây bị

cấm.

Đây là loại hình kiến trúc quản lý truy cập cho phép các công ty cấp

quyền cho bất kỳ thiết bị ở bất kỳ đâu truy cập vào hệ thống. Nó có thể

thiết lập các mức độ truy cập vào hệ thống dữ liệu doanh nghiệp khác

nhau tùy thuộc vào hồ sơ bảo mật của người dùng.

Tóm lại, trong điều kiện ứng dụng hệ thống SAP, nhận diện được các đặc điểm và

yếu tố ảnh hưởng tới công tác kiểm soát hệ thống thông tin để trên cơ sở đó xây

dựng các biện pháp an toàn nhằm bảo vệ tài nguyên hệ thống thông tin doanh

nghiệp khỏi những tác động của môi trường, của sự truy cập trái phép hay nguy cơ

đánh cắp, sửa đổi dữ liệu. Quan tâm đến vấn để kiếm soát và đảm bảo an toàn đối

với hệ thống thông tin sẽ giảm thiểu được các thiệt hại về vật chất, đảm bảo sự hoạt

động hiệu quả và liên tục của hệ thống thông tin, góp phần vào sự thành công của

doanh nghiệp. Vì nếu việc phân quyền không hiệu quả sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hệ

thống chứ không riêng gì đối với bộ phận kế toán.

Trong môi trường ứng dụng SAP, mọi tác động của thành viên lên hệ thống đều có

ảnh hưởng đến những quy trình khác nhau trong một doanh nghiệp. Thế nên, việc

thiết lập các thủ tục kiểm soát là rất cần thiết nhằm đảm bảo an toàn cho hệ thống từ

đó cung cấp thông tin kịp thời, đáng tin cậy và đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh

nghiệp.

3.2.4. Giải pháp về quy trình

Như đã biết, một bộ phận không thể thực hiện được nhiệm vụ nếu bộ phận trước đó

chưa thực hiện. Thế nên, khi một công việc không thể hoàn thành theo kịp tiến độ

có thể tìm hiểu được nguyên nhân ở khâu nào từ đó đưa ra các giải pháp khắc phục

kịp thời.

-69-

Công tác giám sát tính tuân thủ quy trình hoạt động cũng cần được thực hiện định

kỳ, xem xét tính phù hợp của quy trình với thực tế đang diễn ra, từ đó tiến hành cải

tiến quy trình, cập nhật sửa đổi thường xuyên để phù hợp tình hình mới của doanh

nghiệp.

3.2.5. Giải pháp về chất lượng người làm kế toán

Một trong những giải pháp đầu tiền về con người để hoàn thiện tổ chức công tác kế

toán tại công ty TNHH Silk Việt Nam là nâng cao chất lượng của nhân viên trong

bộ phận. Để làm được điều này, trước tiên nhân viên trong bộ phận kế toán tài chính

phải đọc và hiểu được sách hướng dẫn sử dụng, hiểu được các thuật ngữ trong hệ

thống SAP. Do vậy, nhân viên trong bộ phận kế toán tài chính cần bồi dưỡng thêm

về Anh văn, nắm rõ các thuật ngữ tiếng Anh chuyên ngành kế toán để có thể sử

dụng phần mềm hiệu quả hơn.

Bộ phận IT của công ty cần tổ chức các khóa huấn luyện cho nhân viên để họ có

một cách nhìn mới mang tính tổng thể về hệ thống, có thể hiểu được cách thức mà

hệ thống SAP Business One B1 hoạt động như thế nào, dữ liệu được liên kết ra sao,

cách thức khai thác báo cáo trên hệ thống…

Bên cạnh đó, bộ phận kế toán tài chính cũng cần tổ chức các buổi đào tạo để giúp

cho nhân viên trong bộ phận mình nâng cao trình độ chuyên môn, hiểu rõ hơn về xử

lý tài khoản trên hệ thống SAP, phân tích hoạt động kinh tế, nguyên tắc xử lý kế

toán…

Nhân viên trong bộ phận kế toán tài chính cũng cần hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình

làm việc từ đó có thể nâng cao năng suất lao động của cả phòng.

3.2.6. Giải pháp về xây dựng cơ cấu nhân sự của bộ phận kế toán tài

chính

Liên quan đến xây dựng cơ cấu nhân sự kế toán trong môi trường SAP, doanh

nghiệp cần quan tâm trên cả hai khía cạnh là số lượng và chất lượng.

Doanh nghiệp cần quyết định số lượng nhân viên trong bộ phận và công việc cụ thể

-70-

đó là gì. Để có thể xác định số lượng nhân viên cần thiết, cần căn cứ vào cơ cấu tổ

chức của toàn doanh nghiệp, yêu cầu về công việc, yêu cầu về quản lý và kiểm soát.

Trong đó, yêu cầu về công việc là một căn cứ quan trọng để phân chia trách nhiệm

giữa các nhân viên. Khi phân chia trách nhiệm nên xem xét đến khối lượng công

việc, mức độ phức tạp của công việc, thời gian thực hiện đồng thời đảm bảo công

bằng giữa các nhân viên với nhau. Công việc cụ thể của từng nhân viên cũng cần

được soạn thảo và thể hiện qua bảng mô tả công việc. Ý nghĩa của bảng mô tả công

việc không chỉ giúp ích cho nhân viên hiểu rõ công việc của mình mà còn chỉ rõ

mối quan hệ giữa các bộ phận.

Doanh nghiệp cũng cần lựa chọn nhân viên kế toán có đủ trình độ chuyên môn, kinh

nghiệm, kỹ năng (làm việc nhóm, sử dụng máy tính, phân tích, đánh giá…), hiểu

biết về quy trình kinh doanh, nhận thức được vai trò của hệ thống SAP Business

One B1 đối với công tác kế toán và có đạo đức nghề nghiệp. Những tiêu chí này cần

được quy định rõ ràng và là căn cứ để thực hiện trong quá trình tuyển dụng và đào

tạo nhân viên kế toán.

Hiện tại, đối với những nhân viên chưa đáp ứng được yêu cầu trong công việc của

bộ phận kế toán tài chính, bản thân nhân viên cần cố gắng học hỏi thêm nữa đồng

thời kế toán trưởng cũng cần có các biện pháp để hỗ trợ nhân viên của mình. Nếu

nhân viên nào vẫn không thể cải thiện được thì kế toán trưởng cần có các quyết định

kịp thời như chuyển công tác hoặc sa thải để tránh làm ảnh hưởng đến công việc

chung, gây trì trệ trong hệ thống.

3.2.7. Giải pháp về tổ chức kiểm tra kế toán

Kiểm tra kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán trong doanh nghiệp thực hiện

đúng chính sách, chế độ được ban hành, thông tin do kế toán cung cấp có độ tin cậy

cao, việc tổ chức công tác kế toán tiết kiệm hiệu quả. Kiểm tra kế toán do bộ phận

kế toán tài chính tự thực hiện, kiểm tra trong nội bộ tổ chức công tác kế toán tại

doanh nghiệp. Đó là sự kiểm tra lẫn nhau giữa các phần hành và sự kiểm tra của cấp

trên đối với cấp dưới. Tổ chức kiểm tra kế toán là trách nhiệm của người đứng đầu

-71-

trong công tác kế toán tại doanh nghiệp. Cần phải căn cứ vào yêu cầu công tác mà

xác định nội dung, phạm vi, thời điểm và phương pháp tiến hành kiểm tra kế toán.

Nội dung tổ chức kiểm tra kế toán bao gồm:

- Xây dựng qui trình kiểm tra:

Kiểm tra là một công việc không thể thiếu trong bất cứ hoạt động nào bởi nếu

không có kiểm tra, nhân viên sẽ không cố gắng hoàn thành nhiệm vụ. Tuy nhiên,

nếu kiểm tra quá nhiều sẽ giảm số lượng thời gian làm việc của nhân viên. Vì thế,

khi xây dựng qui trình kiểm tra, ban lãnh đạo công ty cần phải xác định mục đích

của việc kiểm tra là gì để từ đó đưa ra những nội dung cần được kiểm tra và xác

định phần hành cần phải kiểm tra. Tất cả những việc này còn nhằm mục đích báo

cho phần hành được kiểm tra biết để chuẩn bị hồ sơ, sắp xếp thời gian và công việc.

- Báo cáo kết quả:

Sau khi việc kiểm tra kết thúc, người đi kiểm tra phải đưa ra những báo cáo về kết

quả kiểm tra, đồng thời đề nghị biện pháp xử lý những vấn đề tồn đọng. Ngoài ra,

kết quả kiểm tra còn là cơ sở để bộ phận kế toán tài chính nhìn lại những ưu nhược

điểm của công việc đã làm, giúp bộ phận kế toán đưa ra những hướng xử lý công

việc tốt hơn.

3.3. Một số kiến nghị

3.3.1. Đối với công ty TNHH Silk Việt Nam

3.3.1.1. Ban lãnh đạo công ty

Ban lãnh đạo công ty phải luôn ghi nhớ rằng ERP không phải là công cụ kỳ diệu để

chuyển hóa tất cả, nó không đảm bảo cho sự thành công của doanh nghiệp.

Ban lãnh đạo phải là người luôn thấu hiểu, chia sẻ, tạo điều kiện và động viên. Phải

có sự cam kết và hỗ trợ mạnh mẽ trong suốt quá trình triển khai và ứng dụng ERP.

Bởi vì vai trò của người lãnh đạo là rất quan trọng trong việc giúp cho doanh nghiệp

-72-

duy trì ứng dụng thành công ERP, là nhân sự chủ chốt trong quá trình thực hiện, là

người quyết định trực tiếp mọi vấn đề của hệ thống, quyết định khả năng nâng cấp

mở rộng hệ thống. Nếu ban lãnh đạo không tham gia đến cùng, không dành thời

gian thích đáng cho việc này thì sẽ dễ dẫn đến nguy cơ thất bại trong việc ứng dụng

ERP.

ERP là giải pháp đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều cá nhân trong doanh nghiệp. Một

số quan niệm sai lầm cho rằng triển khai ERP chỉ xảy ra ở bộ phận công nghệ thông

tin hay phòng kế toán. Do vậy ban lãnh đạo phải luôn duy trì sự phối hợp này tránh

tình trạng bị thiếu hụt nhân sự vì số lượng thành viên không đảm bảo, công việc quá

tải và thậm chí là không đủ năng lực để giải quyết nhiều vấn đề phát sinh thực tế.

3.3.1.2. Phòng IT

Chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng hệ thống ERP, phối hợp với các phòng

ban và đối tác bên ngoài để xây dựng và quản lý hệ thống ERP cho công ty.

- Quản lý, xây dựng, phát triển hệ thống thông tin của công ty bao gồm: hệ

thống hạ tầng, hệ thống phần mềm ứng dụng hoạt động ổn định đảm bảo hỗ

trợ công việc kinh doanh xuyên suốt, hiệu quả cao nhất.

- Quản lý, phát triển, ứng dụng về hạ tầng đảm bảo ổn định, an toàn để phục

vụ cho việc thông tin liên lạc giữa nội bộ, cũng như với bên ngoài được

xuyên suốt, nhanh chóng.

- Chịu trách nhiệm phối hợp với các phòng ban và đối tác để duy trì hệ thống

ERP của công ty thành công. Hỗ trợ các phòng ban trong việc sử dụng hệ

thống ERP.

- Soạn thảo, huấn luyện cho người dùng về chính sách, quy định sử dụng an

toàn thông tin, bảo mật của công ty, cũng như kỹ năng, kiến thức về hệ thống

SAP Business One B1.

- Đảm bảo an toàn cho hệ thống (bảo mật, kế hoạch lưu trữ …).

-73-

3.3.1.3. Phòng kế toán

Trong quá trình sử dụng hệ thống SAP Business One B1, bộ phận kế toán nên đưa

ra những đánh giá, đề xuất của mình về phân hệ kế toán để hệ thống ngày càng hoàn

thiện hơn. Bên cạnh đó, kế toán cũng cần tham gia xây dựng mục tiêu và kế hoạch

phát triển hệ thống thông tin của công ty.

Trong điều kiện ứng dụng ERP, những giới hạn về không gian, quy mô, khối lượng

nghiệp vụ phát sinh nhiều… được khắc phục dần dần nên việc cải tổ bộ máy kế toán

cũng cần được chú ý.

Không ngừng bồi dưỡng nhằm nâng cao kiến thức về phần mềm và cách thức sử

dụng phần mềm SAP Business One B1 cho mỗi thành viên trong bộ phận kế toán

tài chính.

Kế toán trưởng nên là người phân quyền truy cập hệ thống cho nhân viên trong bộ

phận của mình.

3.3.2. Đối với công ty Vinasystem

Nhà cung cấp có vai trò cực kỳ quan trọng trong việc ứng dụng thành công hệ thống

SAP Business One B1 tại công ty TNHH Silk Việt Nam. Do vậy, để phát huy vai

trò của mình, Vinasystem cần cử những nhân viên có kiến thức nghiệp vụ lẫn công

nghệ giỏi, những người nắm kiến thức vững hơn khách hàng cả về nghiệp vụ lẫn

công nghệ để phối hợp với doanh nghiệp trong việc duy trì sự thành công của hệ

thống SAP.

Công ty Vinasystem cần đáp ứng kịp thời những yêu cầu từ khách hàng sử dụng.

Duy trì sự hỗ trợ lâu dài về tính cập nhật của phần mềm đối với các quy định mới,

tính linh hoạt đối với nhu cầu thông tin mới và tính kiểm soát đối với quy trình

nghiệp vụ.

-74-

KẾT LUẬN CHƯƠNG III

Việc ứng dụng thành công hệ thống SAP Business One B1 đã tạo ra những thay đổi

lớn trong tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Silk Việt Nam so với tổ chức

công tác kế toán truyền thống của Việt Nam. Nó trở thành phương tiện hữu ích

trong hoạt động của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực, cải tiến

hiệu quả hoạt động, giảm thiểu các sai sót và hoàn thành mục tiêu của tổ chức.

Hiện nay môi trường hoạt động kinh doanh ngày càng phức tạp, sự canh tranh giữa

các doanh nghiệp ngày càng lớn… vì vậy, cần phải hoàn thiện hơn hệ thống SAP

Business One B1 để công ty hoạt động tốt hơn, giảm thiểu rủi ro trong tương lai.

Chương III đã trình bày một số quan điểm, giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện

tổ chức công tác kế toán trong hệ thống SAP Business One B1 tại công ty TNHH

Silk Việt Nam. Theo đó, luận văn đã đưa ra một số quan điểm và giải pháp về form

mẫu báo cáo, về nâng cao trình độ của nhân viên bộ phận kế toán tài chính, về tính

bảo mật và kiểm soát hệ thống… nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại

doanh nghiệp. Bên cạnh đó là một số kiến nghị đối với doanh nghiệp và nhà cung

cấp để hệ thống hoạt động tốt hơn.

Những tồn tại trong phân hệ kế toán tài chính của hệ thống SAP Business One B1

hiện nay tuy chưa ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động của công ty, tuy nhiên, việc

đưa ra những giải pháp trên là cần thiết cho sự phát triển của công ty trong tương

lai.

-75-

KẾT LUẬN

Ở Việt Nam tới thời điểm này, các vấn đề liên quan tới ERP chủ yếu được viết và

tổng kết dưới dạng các bài báo của các chuyên gia ERP hay người quản lý doanh

nghiệp sử dụng ERP về kinh nghiệm triển khai hoặc các hội thảo về vấn đề ERP tại

Việt Nam chứ chưa có nhiều nghiên cứu thực nghiệm về các đặc điểm ứng dụng

ERP tại một doanh nghiệp cụ thể.

Kết quả nghiên cứu của luận văn về tác động của ERP đến tổ chức công tác kế toán

tại công ty TNHH Silk Việt Nam là một đóng góp không chỉ về vấn đề lý luận cho

việc xây dựng mô hình nghiên cứu tác động của ERP đến tổ chức công tác kế toán

mà còn là một tham khảo có giá trị cho doanh nghiệp được khảo sát.

Luận văn đã hệ thống hóa một cách rõ nét về khái niệm, quá trình hình thành, đặc

điểm, phân loại, lợi ích và hạn chế của công cụ này; tổng quan về tổ chức công tác

kế toán tại doanh nghiệp. Điều này có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với toàn doanh

nghiệp nói chung và bản thân những người làm công tác kế toán nói riêng.

Trên cơ sở nền tảng lý thuyết, luận văn đã tiến hành thu thập dữ liệu và khảo sát

thực tế về tình hình ứng dụng hệ thống SAP Business One B1 cũng như sự tác động

của nó đến tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Silk Việt Nam. Kết quả cho

thấy, ERP là một giải pháp tích hợp các ứng dụng công nghệ thông tin nhằm giúp

cho toàn thể các bộ phận nói chung và bộ phận kế toán tài chính nói riêng hoạt động

một cách hiệu quả, nâng cao năng suất lao động, giảm thiểu những sai sót, cung cấp

thông tin một cách chính xác, kịp thời cho việc quản lý điều hành doanh nghiệp; là

một công cụ hiệu quả giúp cho doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trong xu

thế hội nhập quốc tế.

Ngoài ra, để tăng cường sự tác động tích cực của hệ thống SAP Business One B1

đối với tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp, cần phải thực hiện một số giải

pháp và kiến nghị như nâng cao chất lượng con người, cải tiến một số công cụ trong

phân hệ kế toán tài chính….

-76-

Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng luận văn không thể tránh khỏi những thiếu sót

do điều kiện khó khăn trong việc tiếp cận với doanh nghiệp và giới hạn về thời gian.

Ngoài ra, thông tin thu thập được có thể có những sai sót khách quan liên quan đến

sự nhiệt tình, trình độ, thời gian đầu tư của người được khảo sát.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

 Tiếng Việt:

1. Bộ môn hệ thống thông tin kế toán, 2012. Tổ chức công tác kế toán doanh

nghiệp. Nhà xuất bản Phương Đông.

2. Nguyễn Bích Liên, 2012. Xác định và kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng chất

lượng thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng hệ thống hoạch định

nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại các doanh nghiệp Việt Nam, Luận án tiến

sĩ kinh tế. Trường đại học Kinh tế TP.HCM.

3. Thông tin nội bộ doanh nghiệp.

4. Trần Thanh Thúy, 2011. Tình hình ứng dụng ERP và sự tác động của ERP

đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam, Luận

văn thạc sĩ. Trường đại học Kinh tế TP.HCM.

 Tiếng Anh:

1. Alexandra Kanellou và Charalambos Spathis. Accounting Benefits and

Satisfaction in an ERP Environment. International Journal of Accounting

Information Systems, Volume 14, Issue 3, trang 209-234, tháng 9 năm 2013.

2. Charalambos Spathis và Sylvia Constantinides. Enterprise resource planning

systems’s impact on accounting processes. Business Process Management

Journal, Vol. 10, Iss: 2, trang 234 – 247, năm 2005.

3. Peter Booth, Zoltan Matolcsy và Bernhard Wieder. The impacts of

Enterprise Resource Planning Systems on accounting practice – The

Australian experience. Australian Accounting Review 10 No.3, trang 4-18,

tháng 11 năm 2000.

 Website:

1. http://gscom.vn 2. http://www.ictroi.com 3. http://www.itgvietnam.com 4. http://www.lean6sigma.vn 5. http://www.Silkvietnam.net 6. http://www.thinknext.vn 7. http://www.vinasystem.com 8. https://erpvietnam.wordpress.com