Luận văn Thạc sĩ Kế toán: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ban Quản lý Tòa nhà Trung tâm Hành chính công tỉnh Bình Dương

Chia sẻ: Matroinho | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:82

Thêm vào BST

Báo xấu

16
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn "Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ban Quản lý Tòa nhà Trung tâm Hành chính công tỉnh Bình Dương" được hoàn thành với mục tiêu nhằm khảo sát thực trạng và đánh giá việc vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại BQLTN Trung tâm Hành chính công tỉnh Bình Dương hiện hữu. Từ đó căn cứ cơ sở lý thuyết về hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho BQLTN Trung tâm Hành chính công tỉnh Bình Dương.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kế toán: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ban Quản lý Tòa nhà Trung tâm Hành chính công tỉnh Bình Dương

UBND TỈNH BÌNH DƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT THÁI BÌNH PHƯỚC HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI BAN QUẢN LÝ TÒA NHÀ TRUNG TÂM HÀNH CHÍNH CÔNG TỈNH BÌNH DƯƠNG LUẬN VĂN THẠC SỸ CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN MÃ SỐ: 60340301 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS TRẦN PHƯỚC BÌNH DƯƠNG - 2018
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ban Quản lý Tòa nhà Trung tâm Hành chính công tỉnh Bình Dương ” là công trình nghiên cứu của cá nhân do chính tôi tự nghiên cứu và hoàn thành được thực hiện trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết, khảo sát và dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS Trần Phước. Tác giả xin cam đoan các số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực, chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu nào. Bình Dương, tháng 4 năm 2018 Tác giả Thái Bình Phước 3
LỜI CẢM ƠN Được sự đồng ý của giáo viên hướng dẫn, PGS.TS Trần Phước, tôi đã thực hiện đề tài “Xây dựng khung hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ban Quản lý Tòa nhà Trung tâm Hành chính tỉnh Bình Dương” để làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sỹ. Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này tôi xin chân thành cảm ơn Thầy PGS.TS Trần Phước đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu để hoàn thiện đề tài. Xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu, phòng nghiên cứu khoa học – sau đại học, Quý Thầy, Cô giảng dạy lớp cao học chuyên ngành kế toán Trường Đại học Thủ Dầu Một đã truyền đạt cho tôi những kiến thức quý báo trong suốt thời gian học tại trường. Tôi xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo, quý anh, chị ở các phòng của Ban Quản lý Tòa nhà Trung tâm Hành chính tỉnh Bình Dương đã tạo điều kiện cho tôi khảo sát trong thời gian làm luận văn. Mặc dù bản thân đã có nhiều cố gắng tìm hiểu, nghiên cứu nội dung liên quan đến đề tài đã chọn để hoàn thiện một cách tốt nhất, song do buổi đầu mới làm quen với phương phương pháp nghiên cứu khoa học, thời gian nghiên cứu cũng hạn chế và kinh nghiệm bản thân trong nội dung nghiên cứu cũng chưa nhiều do đó không tránh khỏi những thiếu sót nhất định trong nội dung trình bày của đề tài. Tôi rất mong nhận được sự góp ý của Thầy giáo hướng dẫn PGS.TS Trần Phước và Quý Thầy, Cô, bạn bè, đồng nghiệp… để đề tài được hoàn chỉnh hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn! 4
MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ..................................................................... 7 DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ SƠ ĐỒ .............................................................. 7 LỜI MỞ ĐẦU ....................................................................................................... 8 1. Xác định vấn đề nghiên cứu ............................................................................... 8 2. Tổng quan các nghiên cứu có liên quan ............................................................. 9 3. Mục tiêu nghiên cứu ......................................................................................... 10 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .................................................................... 11 5. Phương pháp nghiên cứu .................................................................................. 11 6. Ý nghĩa thực tiễn của nghiên cứu..................................................................... 12 7. Bố cục của đề tài .............................................................................................. 12 CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KSNB ÁP DỤNG TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG ......................................... 13 1.1. Lý luận chung về hệ thống KSNB đơn vị thuộc khu vực công .................... 13 1.1.1. Lịch sử hình thành của hệ thống KSNB ..............................................................13 1.1.2. Khái niệm hệ thống KSNB đơn vị thuộc khu vực công ......................................13 1.1.3. Mục tiêu của hệ thống KSNB đơn vị thuộc khu vực công ..................................17 1.1.4. Các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB theo INTOSAI......................................19 1.1.5. Hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ ..................................................................23 1.2. Hệ thống KSNB tại đơn vị sự nghiệp công ................................................... 24 1.2.1. Bản chất và đặc điểm hoạt động của đơn vị sự nghiệp công ...............................24 1.2.2. Đặc điểm hoạt động tài chính của đơn vị sự nghiệp công ...................................26 1.2.3. Yêu cầu và mục đích của KSNB trong đơn vị sự nghiệp công ...........................27 1.2.4. Các hướng dẫn có liên quan đến hệ thống KSNB tại đơn vị sự nghiệp công ......27 1.3. Những đặc thù tại các Trung tâm hành chính tập trung ................................ 31 1.3.1. Khái niệm Trung tâm hành chính tập trung .........................................................31 1.3.2. Những đặc thù tại các Trung tâm hành chính tập trung .......................................31 Kết luận chương 1 ................................................................................................ 33 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KSNB TẠI BAN QUẢN LÝ TÒA NHÀ TRUNG TÂM HÀNH CHÍNH CÔNG TỈNH BÌNH DƯƠNG ........................................................................................................ 34 2.1. Tổng quan về Ban Quản lý Tòa nhà Trung tâm Hành chính công tỉnh Bình Dương ............................................................................................. 34 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn .........................................................................35 2.1.2. Cơ cấu tổ chức .....................................................................................................36 5
2.2. Phương pháp nghiên cứu hệ thống KSNB tại BQLTN Trung tâm Hành chính công tỉnh Bình Dương. ...........................................................................................................39 2.3. Thực trạng hệ thống KSNB tại BQLTN Trung tâm Hành chính công tỉnh Bình Dương ............................................................................................. 40 2.3.1. Thực trạng ............................................................................................................40 2.3.2. Mục tiêu ...............................................................................................................42 2.3.3. Mục đích, đối tượng, phạm vi và phương pháp khảo sát .....................................43 2.3.4. Kết quả khảo sát ...................................................................................................43 2.4. Bàn luận và phân tích thực trạng hệ thống KSNB tại BQLTN Trung tâm Hành chính công tỉnh Bình Dương .......................................................... 50 2.5. Đánh giá hệ thống KSNB tại BQLTN Trung tâm Hành chính công tỉnh Bình Dương ............................................................................................. 57 Kết luận chương 2 ................................................................................................ 61 CHƯƠNG 3. HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KSNB TẠI BAN QUẢN LÝ TÒA NHÀ TRUNG TÂM HÀNH CHÍNH CÔNG TỈNH BÌNH DƯƠNG ........................................................................................................ 63 3.1. Quan điểm và định hướng hoàn thiện hệ thống KSNB ................................ 63 3.1.1. Quan điểm ............................................................................................................63 3.1.2. Định hướng hoàn thiện hệ thống KSNB ..............................................................63 3.2. Nguyên tắc và mục tiên hoàn thiện hệ thống KSNB .................................... 64 3.2.1. Nguyên tắc ...........................................................................................................64 3.2.2. Mục tiêu ...............................................................................................................65 3.3. Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại BQLTN ....................................... 65 3.3.1 Về mô hình hệ thống KSNB .................................................................................65 3.3.2. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát thu – chi ................................................................74 3.4. Một số kiến nghị về giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại BQLTN ....... 76 3.4.1. Giải pháp hoàn thiện các nhân tố cơ bản của môi trường kiểm soát ......... 76 3.4.2. Giải pháp hoàn thiện các nhân tố cơ bản của hoạt động kiểm soát ........... 76 3.4.3. Giải pháp hoàn thiện các nhân tố cơ bản của đánh giá rủi ro .................... 77 3.4.4. Giải pháp hoàn thiện các nhân tố cơ bản của thông tin và truyền thông ... 77 3.4.5. Giải pháp hoàn thiện các nhân tố cơ bản của hệ thống giám sát ............... 78 Kết luận chương 3 .............................................................................................. 79 KẾT LUẬN, KHUYẾN NGHỊ .......................................................................... 80 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................. 82 6
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT KSNB Kiểm soát nội bộ BQLTN Ban Quản lý Tòa nhà Trung tâm Hành chính công tỉnh Bình Dương UBND Ủy ban nhân dân VP UBND Văn phòng Ủy ban nhân dân Tòa nhà Tòa nhà Trung tâm Hành chính tỉnh Bình Dương COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính INTOSAI (International Organization of Supreme Audit Institutions) Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy tại BQLTN ............................................................... 37 Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại BQLTN .................................................. 38 Sơ đồ 2.3: Quy trình nghiên cứu hệ thống KSNB tại BQLTN ............................ 40 Sơ đồ 2.4: Hệ thống KSNB tại BQLTN .............................................................. 66 Sơ đồ 2.5: Hoàn thiện hệ thống KSNB tại BQLTN ............................................. 73 Bảng 2.1: Tổng hợp kết quả khảo sát về tính chính trực và giá trị đạo đức ........ 44 Bảng 2.2: Tổng hợp kết quả khảo sát về chính sách nhân sự và cam kết năng lực .............................................................................................................................. 44 Bảng 2.3: Tổng hợp kết quả khảo sát về triết lý quản lý và phong cách điều hành .............................................................................................................................. 45 Bảng 2.4: Tổng hợp kết quả khảo sát về cơ cấu tổ chức ...................................... 46 Bảng 2.5: Tổng hợp kết quả khảo sát về đánh giá rủi ro ..................................... 46 Bảng 2.6: Tổng hợp kết quả khảo sát về hoạt động kiểm soát ............................ 47 Bảng 2.7: Tổng hợp kết quả khảo sát về thông tin và truyền thông .................... 49 Bảng 2.8: Tổng hợp kết quả khảo sát về giám sát ............................................... 49 7
LỜI MỞ ĐẦU 1. Xác định vấn đề nghiên cứu Trên thế giới, KSNB đã có lịch sử tồn tại và phát triển trên 60 năm và được thừa nhận ở trên 165 quốc gia như một nghề nghiệp mang tính chuyên nghiệp. Cùng với sự phát triển năng động và ngày càng phức tạp của nền kinh tế, vai trò và chức năng của KSNB trong việc đưa ra đảm bảo về việc đơn vị có thể kiểm soát một cách hữu hiệu rủi ro đã dần được công nhận trong tất cả các khu vực kinh tế công, kinh tế tư nhân, và cả các tổ chức phi lợi nhuận. Ở nước ta, thuật ngữ về KSNB tuy đã được đề cập tới từ cuối những năm 90 nhưng phải đến thời gian gần đây thì KSNB mới được nhắc đến nhiều như là một công cụ hoặc một chức năng quản trị của đơn vị. Với bối cảnh nền kinh tế Việt Nam hiện nay đang vận hành theo cơ chế thị trường và trong xu thế hội nhập, cạnh tranh diễn ra ngày càng gay gắt đòi hỏi các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải mở rộng theo cả chiều rộng lẫn chiều sâu nếu như các đơn vị muốn tồn tại một cách ổn định và phát triển bền vững trên thị trường. Tuy nhiên không phải đơn vị nào cũng có thể quản lý cũng như kiểm soát tốt tình hình hoạt động, tính tuân thủ các quy định cũng như báo cáo tài chính của đơn vị. Chính vì vậy, một giải pháp hữu hiệu để có thể vượt qua những khó khăn, thách thức cũng như thích ứng với tình hình thực tại của nền kinh tế thì các đơn vị, tổ chức kinh tế phải kiểm soát tốt tình hình bên trong đơn vị, phát triển các điểm mạnh, hạn chế các điểm yếu. Một trong những phương thức giúp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế ngày càng lớn mạnh, củng cố vị thế trên thương trường là phải nâng cao hiệu quả của hệ thống KSNB tại đơn vị và đối với khu vực công thì cũng không ngoại lệ. hiện nay, KSNB trong khu vực công ở Việt Nam còn khá mới mẻ, các nhà quản lý trong khu vực công thường dựa trên các quy định của pháp luật, kinh nghiệm cá nhân để hành xử hơn là có một cái nhìn tổng quát và có hệ thống về công tác kiểm soát (Vũ Hữu Đức, 2015). Trong khu vực công, đặc thù dễ nhận thấy nhất đó là việc tuân thủ quy định và luật lệ trong điều hành, vận hành và quản lý mọi hoạt động của tổ chức. Tùy lĩnh vực mà đơn vị có những cơ sở pháp lý 8
riêng để làm căn cứ áp dụng. Hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả, hữu hiệu là cơ sở để người lãnh đạo các đơn vị thực hiện nhiệm vụ quản lý, điều hành mọi hoạt động của đơn vị để đạt được mục tiêu đề ra. BQLTN Trung tâm Hành chính công tỉnh Bình Dương được thành lập và đi vào hoạt động từ tháng 02/2014, là đơn vị sự nghiệp trực thuộc VP UBND tỉnh Bình Dương với chức năng nhiệm vụ tham mưu UBND tỉnh, VP UBND tỉnh thực hiện công tác quản lý, vận hành Tòa nhà Trung tâm Hành chính tỉnh Bình Dương. Đây là mô hình mới với chức năng, nhiệm vụ hết sức quan trọng vì vậy tập thể lãnh đạo BQLTN cần có những biện pháp, kế hoạch cụ thể để đạt được mục tiêu, nhiệm vụ đề ra và một trong những biện pháp đó chính là hoàn thiện hệ thống KSNB tại đơn vị. Tác giả quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống KSNB tại BQLTN Trung tâm Hành chính công tỉnh Bình Dương” giúp cho đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. 2. Tổng quan các nghiên cứu có liên quan Năm 2012, PGS.TS Trần Thị Giang Tân cùng Bộ môn kiểm toán, Khoa Kế toán - Kiểm toán trường Đại học Kinh tế TP.HCM cùng tổ chức biên soạn cuốn sách “Kiểm soát nội bộ”. Sách trình bày về các nội dung cơ bản của hệ thống KSNB theo khuôn mẫu của COSO, các loại gian lận và biện pháp phòng ngừa cũng như KSNB với một số chu trình nghiệp vụ hay tài sản chủ yếu. Tác giả Lê Khánh Như (2012) đã nghiên cứu về “Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí và doanh thu tại công ty TNHH MTV cấp thoát nước Phú Yên”, trong đó tác giả đã tập trung nghiên cứu hệ thống KSNB trong doanh nghiệp nhưng hạn chế là tác giả chỉ nghiên cứu về KSNB đối với chu trình chi phí và doanh thu, trong khi đó 05 yếu tố cấu thành của hệ thống KSNB hầu như tác giả chưa đề cập tới. Các nghiên cứu về KSNB trong khu vực công ở Việt Nam chủ yếu tập trung vào một số hoạt động cần kiểm soát của đơn vị hoặc khái quát chung các loại hình ở một địa phương. Như nghiên cứu của Nguyễn Hữu Phúc (2006) về cơ sở khoa học và thực tiễn nghiên cứu đánh giá hệ thống KSNB trong kiểm toán báo cáo quyết toán ngân sách bộ; nghiên cứu của Thái Thùy Linh (2010) về hoàn thiện 9
công tác KSNB các khoản thu, chi sự nghiệp tại các trường công lập thuộc Phòng Giáo dục – đào tạo Thanh Khê thành phố Đà Nẵng; nghiên cứu của Trần Thị Tài (2010) về tăng cường KSNB thu, chi ngân sách tại Trường Đại học Quảng Nam; nghiên cứu của Lê Thị Cẩm Hồng (2013) về thiết lập hệ thống KSNB cho các đơn vị sự nghiệp có thu trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh…. Trong các nghiên cứu thuộc lĩnh vực của đề tài thì hầu hết tập trung vào việc vận hành các thủ tục KSNB nhằm mục tiêu đề cao hiệu quả quản lý tài chính của đơn vị sự nghiệp. Nghiên cứu của Lê Thị Cẩm Hồng (2013) về thiết lập hệ thống KSNB cho các đơn vị sự nghiệp có thu trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh có phạm vi nghiên cứu rộng hơn - nghiên cứu tất cả loại hình đơn vị sự nghiệp, đồng thời hướng nghiên cứu có khác biệt là thiết lập hệ thống KSNB cho các đơn vị sự nghiệp có thu trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. Cho đến nay chưa có nghiên cứu nào về hệ thống KSNB ở các đơn vị sự nghiệp về quản lý vận hành Tòa nhà Trung tâm Hành chính các tỉnh, thành phố trong khi đó mô hình thiết kế xây dựng khu trung tâm hành chính tập trung trong cả nước đang có xung hướng phát triển rất mạnh do những hiệu quả thiết thực mà mô hình này mang lại. Chính vì vậy, vấn đề mà đề tài cần tập trung nghiên cứu là hoàn thiện hệ thống KSNB áp dụng đặt thù cho đơn vị sự nghiệp về quản lý vận hành Tòa nhà Trung tâm Hành chính tập trung mà cụ thể hơn là tại BQLTN Trung tâm Hành chính công tỉnh Bình Dương. 3. Mục tiêu nghiên cứu - Mục tiêu chung Khảo sát thực trạng và đánh giá việc vận hành hệ thống KSNB tại BQLTN Trung tâm Hành chính công tỉnh Bình Dương hiện hữu. Từ đó căn cứ cơ sở lý thuyết về hệ thống KSNB theo INTOSAI để hoàn thiện hệ thống KSNB cho BQLTN Trung tâm Hành chính công tỉnh Bình Dương. - Mục tiêu cụ thể: 10
+ Tổng quan các nghiên cứu trước đây và hệ thống hóa cơ sở lý liên quan đến kiểm soát nội bộ trong khu vực công, đặc điểm đơn vị quản lý Trung tâm hành chính công tập trung. + Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ BQLTN Trung tâm Hành chính công tỉnh Bình Dương. + Đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại BQLTN Trung tâm Hành chính công tỉnh Bình Dương. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng hệ thống KSNB tại BQLTN Trung tâm Hành chính công tỉnh Bình Dương. Phạm vị nghiên cứu: - Thời gian thu thập số liệu nghiên cứu: Tác giả thu thập số liệu sơ cấp tại BQLTN từ năm 2014 đến năm 2017. - Không gian nghiên cứu: Khảo sát thực trạng vận hành hệ thống KSNB tại BQLTN Trung tâm Hành chính công tỉnh Bình Dương. Giới hạn của đề tài: - Đối tượng khảo sát: Cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên, người lao động đang làm việc tại BQLTN và cán bộ, nhân viên tại các bộ phận liên quan trong Tòa nhà Trung tâm Hành chính tỉnh Bình Dương. - Tiếp cận hệ thống KSNB theo 5 bộ phận cấu thành chứ không theo từng chu trình nghiệp vụ nên hệ thống KSNB được thể hiện dưới góc nhìn chung nhất. - Tiếp cận khảo sát theo hướng “Có” hoặc “Không có” của các yếu tố trong các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB. 5. Phương pháp nghiên cứu Thực hiện phương pháp nghiên cứu định tính, cụ thể: - Phương pháp khảo sát: Phát phiếu khảo sát đến các bộ phận trong đơn vị BQLTN Trung tâm Hành chính công tỉnh Bình Dương về môi trường hoạt động và thực trạng hệ thống KSNB tại đơn vị BQLTN. 11
- Phương pháp phỏng vấn và lấy ý kiến trực tiếp các cá nhân có kinh nghiệm và chịu trách nhiệm tại các bộ phận liên quan. - Phương pháp so sánh, phân tích và suy luận nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại đơn vị BQLTN Trung tâm Hành chính công tỉnh Bình Dương phù hợp đặc điểm, môi trường hoạt động của đơn vị. 6. Ý nghĩa thực tiễn của nghiên cứu Tìm hiểu và đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại BQLTN, trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB cho đơn vị để nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB cho BQLTN Trung tâm Hành chính công tỉnh Bình Dương. 7. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận, bố cụ đề tài gồm 03 chương như sau: Chương 1: Một số vấn đề lý luận về hệ thống KSNB áp dụng trong đơn vị sự nghiệp công. Chương 2: Thực trạng về hệ thống KSNB tại BQLTN Trung tâm Hành chính công tỉnh Bình Dương. Chương 3: Hoàn thiện hệ thống KSNB tại BQLTN Trung tâm Hành chính công tỉnh Bình Dương. 12
CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KSNB ÁP DỤNG TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG 1.1. Lý luận chung về hệ thống KSNB đơn vị thuộc khu vực công 1.1.1. Lịch sử hình thành của hệ thống KSNB Để thực hiện chức năng kiểm soát, nhà quản lý sử dụng công cụ chủ yếu là kiểm soát nội bộ của đơn vị. Khái niệm KSNB từ khi được vận dụng đã có những bước phát triển vược bậc, từ chổ chỉ được xem là công cụ giúp cho kiểm toán viên độc lập xác định phương pháp hiệu quả trong việc lập kế hoạch kiểm toán, đến chỗ được coi là bộ phận chủ yếu của hệ thống quản lý hữu hiệu. Hình thức ban đầu của KSNB là kiểm soát tiền và bắt đầu bằng cuộc cách mạng công nghiệp, thuật ngữ KSNB bắt đầu từ giai đoạn này. Năm 1929, thuật ngữ KSNB được đề cập chính thức trong một công bố của Cục dự trữ liên ban Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin) và được định nghĩa là một công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động, đây là cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm của kiểm toán viên. Năm 1936, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA – American Institute of Certified Public ACCountants) đã định nghĩa KSNB “… là các biện pháp và cách thức được chấp nhận và được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép của sổ sách”. Tuy nhiên trên thực tế đến năm 1949, AICPA đã công bố công trình nghiên cứu đầu tiên về KSNB với nhan đề “KSNB, các nhân tốt cấu thành và tầm quan trọng đối với việc quản trị doanh nghiệp và đối với kiểm toán viên độc lập”, sau đó AICPA đã ban hành nhiều chuẩn mực kiểm toán đề cập đến những khái niệm và khía cạnh khác nhau của KSNB. 1.1.2. Khái niệm hệ thống KSNB đơn vị thuộc khu vực công Báo cáo COSO (1992) định nghĩa: “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: 13
- Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động - Mục tiêu về sự tin cậy của báo cáo tài chính - Mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định” KSNB là một quá trình: tức khẳng định KSNB không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện rộng khắp trong đơn vị. KSNB tỏ ra hữu hiệu nhất khi nó được xây dựng như một phần cơ bản trong hoạt động của đơn vị chứ không phải là một sự bổ sung cho các hoạt động của đơn vị hoặc là một gánh nặng bị áp đặt bởi các cơ quan quản lý hay thủ tục hành chính. KSNB phải là một bộ phận giúp đơn vị đạt được mục tiêu của mình. KSNB bị chi phối bởi con người trong đơn vị (bao gồm ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên), con người đặt ra mục tiêu và đưa cơ chế kiểm soát vào vận hành hướng đến các mục tiêu đã định. Ngược lại, KSNB cũng tác động đến hành vi của con người, mỗi cá nhân có một khả năng, suy nghĩ và ưu tiên khác nhau khi làm việc và họ không phải luôn luôn hiểu rõ nhiệm vụ của mình cũng như trao đổi và hành động nhất quán. KSNB sẽ tạo ra ý thức kiểm soát ở mỗi cá nhân và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức. Đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho Ban giám đốc và nhà quản lý việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. Điều này là do những hạn chế tiềm tàng trong hệ thống KSNB như: sai lầm của con người, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của nhà quản lý và do mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí của việc thiết lập nên hệ thống KSNB. Các mục tiêu: Mỗi đơn vị phải đặt ra mục tiêu mà mình cần đạt tới (mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị), có thể chia các mục tiêu mà đơn vị thiết lập ra thành 3 nhóm sau đây: - Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực. - Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: Đơn vị phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà mình cung cấp. - Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: Đơn vị phải tuân thủ các luật lệ và các quy định. 14
Sự phân chia các nhóm mục tiêu trên chỉ có tính tương đối vì một mục tiêu cụ thể có thể liên quan đến 2 hoặc 3 nhóm trên, sự phân chia này chủ yếu dựa vào sự quan tâm của các nhóm đối tượng khác nhau đối với hệ thống KSNB của đơn vị: Nhóm mục tiêu về hoạt động xuất phát từ yêu cầu của cổ đông, nhà đầu tư và chủ nợ; nhóm mục tiêu về sự tuân thủ xuất phát từ yêu cầu của các cơ quan quản lý. Để thực hiện chức năng kiểm soát, nhà quản lý sử dụng công cụ chủ yếu là KSNB. Một hệ thống KSNB được đánh giá là đủ mạnh sẽ góp phần quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả và chất lượng hoạt động của một tổ chức. Trong các tài liệu về kiểm toán đầu thế kỷ 20, thuật ngữ KSNB bắt đầu được đề cập, tiếp sau đó là nghiên cứu và hàng loạt các báo cáo, hướng dẫn, chuẩn mực được công bố với nội dung về thiết lập và đánh giá hệ thống KSNB. Xem xét, đánh giá hệ thống KSNB là một nội dung không thể thiếu, là một phương pháp cơ bản của kiểm toán hiện đại. COSO công bố báo cáo 1992 đã tạo lập nền tảng lý luận cơ bản về KSNB. Theo đó, báo cáo COSO 1992 đã thống nhất định nghĩa KSNB và cung cấp một hệ thống tiêu chuẩn giúp đơn vị có thể đánh giá hệ thống KSNB và tìm giải pháp hoàn thiện. KSNB được định nghĩa là một quá trình do con người quản lý, nhà quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện 3 mục tiêu: báo cáo tài chính đáng tin cậy, các luật lệ và quy định được tuân thủ, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. Theo COSO 2013, KSNB là quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu: Đảm bảo sự tin cậy của báo cáo tài chính; Đảm bảo sự tuân thủ các quy định và luật pháp; Đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả. KSNB bao gồm 5 thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Từ năm 1992 đến 2013, quan điểm của COSO đã có những điểm thay đổi cơ bản: - Ngăn ngừa, phát hiện và giảm thiểu các gian lận; - Ứng dụng sự phát triển của khoa học công nghệ; 15
- Đáp ứng các nhu cầu, quy định, chuẩn mực; - Sự thay đổi trong mô hình kinh doanh phù hợp với sự biến động của thế giới; - Hướng đến sự toàn cầu hóa thị trường và hoạt động kinh doanh mở rộng; - Tăng cường các chiến lược cạnh tranh và trách nhiệm giải trình trước xã hội; - Tiếp cận theo hướng mong đợi vào việc quản trị kinh doanh ở tầm vĩ mô. Ngoài ra, có nhiều định nghĩa về KSNB, có thể kể đến như: - Hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountant - EAA) định nghĩa về hệ thống KSNB như sau : “Một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau được thành lập bởi Ban quản lý nhằm: Tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả; Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị; Giữ an toàn tài sản; Đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, những thành phần riêng lẻ của hệ thống KSNB được coi là hoạt động kiểm tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ.” - Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated Public Accountant - AICPA) định nghĩa KSNB như sau: “KSNB bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”. - Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (The International Federation of Accountant - IFAC) thì: “Hệ thống KSNB là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo. Hệ thống KSNB trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”. - Để duy trì hệ thống KSNB hiệu quả trong khu vực công, INTOSAI ban hành báo cáo KSNB trong khu vực công vào năm 2001. Báo cáo này là sự tích 16
hợp khuôn mẫu Báo cáo COSO 1992 vào tiêu chuẩn của INTOSAI với một số bổ sung, thay đổi trong đó đạo đức được đưa vào các mục tiêu KSNB, được xem là điều kiện tiên quyết để củng cố niềm tin công chúng và quyết định việc quản trị hiệu quả. - Trong khu vực công, KSNB được đặc biệt chú trọng bởi nó là đối tượng của kiểm toán Nhà nước. Một số quốc gia như Mỹ, Canada đã có những công bố chính thức về hướng dẫn KSNB trong cơ quan hành chính sự nghiệp. INTOSAI ban hành hệ thống chuẩn mực kiểm toán Nhà nước. Tài liệu này của INTOSAI đã tích hợp đầy đủ những lý luận cơ bản theo Báo cáo của COSO và trình bày những vấn đề đặc thù của khu vực công. Theo đó, hệ thống KSNB được định nghĩa là “một quá trình xử lý toàn bộ được thực hiện bởi nhà quản lý và các cá nhân trong tổ chức. Quá trình này được thiết kế để phát hiện các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được nhiệm vụ của tổ chức” (INTOSAI 2001). Năm 2004, INTOSAI tiếp tục cập nhật nội dung nhằm mục đích hướng dẫn về các tiêu chuẩn của KSNB có tính đến tất cả các diễn biến liên quan và gần đây trong KSNB đồng thời đưa ra khái niệm báo cáo “Khung kiểm soát nội bộ - khung tích hợp” ("Internal Control – Integrated Framework") của COSO vào tài liệu INTOSAI trong đó có hướng dẫn về quản trị tốt và được Đại hội XVIII của INTOSAI 2004 chấp thuận. Nguyên tắc này bao gồm 03 phần: Định nghĩa KSNB và hạn chế hiệu quả của KSNB; các thành phần của KSNB (môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát); vai trò và trách nhiệm. 1.1.3. Mục tiêu của hệ thống KSNB đơn vị thuộc khu vực công Theo tài liệu của COSO, hệ thống KSNB được thiết lập nhằm đảm bảo các mục tiêu: Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả; Thông tin đáng tin cậy; Sự tuân thủ các luật lệ và quy định. Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống KSNB thực hiện mục tiêu sau: Bảo vệ tài sản của đơn vị; Bảo đảm độ tin cậy của thông tin; Bảo đảm hiệu quả các hoạt động và năng lực quản lý; Đảm bảo cho doanh nghiệp tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành. 17
Theo tài liệu INTOSAI 2001, những mục tiêu cần đạt được của KSNB gồm: Thực hiện các hoạt động một cách có kỷ cương, có đạo đức, có tính kinh tế, hiệu quả và thích hợp; Thực hiện đúng trách nhiệm; Tuân thủ pháp luật hiện hành và các nguyên tắc, quy định; Bảo vệ các nguồn lực chống thất thoát, sử dụng sai mục đích và tổn thất. Thông tư quy định về KSNB, kiểm toán nội bộ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam số 16/2011/TT-NHNN ngày 17/8/2011 tại Chương II Điều 4 xác định mục tiêu của KSNB: Đảm bảo hoạt động của từng đơn vị được triển khai đúng định hướng, các biện pháp tổ chức thực hiện nhiệm vụ có hiệu lực và hiệu quả; Phát hiện, ngăn chặn các rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động tại đơn vị; Quản lý, sử dụng tài sản và các nguồn lực tại đơn vị an toàn và hiệu quả; Bảo đảm tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ. Trong các nội dung trên, tài liệu của INTOSAI là tài liệu đề cập chủ yếu đối với khu vực công. Có thể xác định, các mục tiêu chủ yếu của hệ thống KSNB trong các đơn vị loại này bao gồm: - Mục tiêu về hiệu quả: hệ thống KSNB phải hướng tới việc tối đa hóa hiệu quả trong hoạt động thông qua việc sử dụng hợp lý nhất các tài sản và các nguồn lực khác đồng thời giúp đơn vị tránh được các rủi ro, hạn chế các chi phí vượt mức và không đặt quyền lợi khác lên trên lợi ích của đơn vị. Hệ thống KSNB cũng nhằm vào việc bảo vệ tài sản và các nguồn lực của đơn vị trước những hành vi chiếm đoạt không hợp lệ, sử dụng không đúng mục đích, chống mất mát để đảm bảo sử dụng có hiệu quả. - Mục tiêu tuân thủ: hệ thống KSNB phải đảm bảo cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp theo đúng pháp luật, phù hợp với yêu cầu của việc giám sát cũng như phù hợp với các nguyên tắc, quy trình, quy định nội bộ của đơn vị, KSNB cần hướng mọi thành viên vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, quá đó đạt được những mục tiêu của đơn vị. - Mục tiêu về thông tin: Hệ thống KSNB tốt phải bảo đảm cho hệ thống báo cáo của đơn vị được chính xác, cập nhật đầy đủ để có thể đưa ra các quyết sách kịp thời, đúng đắn, hiệu quả. 18
1.1.4. Các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB theo INTOSAI Theo COSO (2016), KSNB là một quá trình do con người quản lý, Hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm cho báo cáo tài chính đáng tin cậy, các luật lệ và quy định được tuân thủ, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. Theo quan điểm phổ biến hiện nay do COSO đưa ra và được thừa nhận bởi nhiều tổ chức nghề nghiệp trên thế giới như: IFAC, AICPA… và hướng dẫn về KSNB của INTOSAI cũng đưa ra các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB gồm 5 yếu tố: 1.1.4.1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát tạo ra sắc thái chung trong đơn vị - nơi mỗi người tiến hành các hoạt động và thực hiện nghĩa vụ kiểm soát của mình; Môi trường kiểm soát là nền tảng ý thức văn hóa của tổ chức tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong tổ chức, môi trường kiểm soát là nền tảng của bốn bộ phận còn lại. Tính chính trực và giá trị đạo đức của lãnh đạo và đội ngũ nhân viên xác định thái độ cư xử chuẩn mực trong thực hiện nhiệm vụ, chức trách được giao thể hiện qua việc mỗi cá nhân trong đơn vị phải tuân thủ các điều lệ, quy định, nội quy và đạo đức trong cách ứng xử của mình trong việc thực hiện chức trách đang đảm nhiệm và phải được cụ thể hóa bằng các văn bản quy định chính thức. Triết lý quản lý và phong cách điều hành thể hiện qua thái độ, cá tính, tư cách của nhà lãnh đạo khi điều hành hoạt động đơn vị, nó có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát. Năng lực đội ngũ nhân viên thể hiện ở trình độ hiểu biết, chuyên môn nghiệp vụ và những kỹ năng trong làm việc để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Do vậy, khi tuyển dụng nhà quản lý cần xem xét về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm…đồng thời đơn vị cũng cần thường xuyên có sự giám sát, huấn luyện, bồi dưỡng kỹ năng nghiệp vụ ứng xử… Muốn vậy, nhà lãnh đạo cần xác định rõ yêu cầu về năng lực cho mỗi vị trí làm việc, cụ thể hóa bằng bảng mô tả vị trí công việc, kiến thức, kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc và không thể thiếu là phẩm chất nhân viên. 19
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm, quyền hạn giữa các bộ phận, một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho việc thông suốt trong phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận trong đơn vị, cơ cấu tổ chức được thiết kế nhằm có thể ngăn ngừa hành vi vi phạm các quy chế KSNB và loại được những hoạt động không phù hợp có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng dẫn đến hành vi vi phạm và che giấu sai phạm, gian lận. 1.1.4.2. Đánh giá rủi ro Mỗi đơn vị phải ý thức được và đối phó với rủi ro mà mình gặp phải. Tiền đề cho việc đánh giá rủi ro là việc đặt ra mục tiêu (bao gồm mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động của đơn vị), đánh giá rủi ro là việc nhận dạng và phân tích các rủi ro đe dọa các mục tiêu của mình, trên cơ sở nhận dạng và phân tích rủi ro, nhà quản lý sẽ xác định rủi ro nên được xử lý như thế nào. Bất kỳ một tổ chức nào trong quá trình hoạt động đều đối mặt với rủi ro mà không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình, địa lý… Rủi ro này có thể phát sinh chính từ môi trường bên trong của tổ chức hay môi trường bên ngoài tác động (kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội…). Rủi ro bên trong thường do các nguyên nhân sau: Mâu thuẩn về mục đích hoạt động; chiến lược của đơn vị đưa ra cản trở việc thực hiện mục tiêu; sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp; chất lượng cán bộ thấp; việc bố trí nhân sự không hợp lý trong hệ thống bộ máy tổ chức; thiếu các trang thiết bị, máy móc hỗ trợ, cơ cấu tổ chức và điều kiện môi trường làm việc không đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ mục tiêu đề ra; chi phí quản lý cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp hoặc sự quan tâm kịp thời của tổ chức cấp trên…. Các yếu tố bên ngoài: Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành; thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ bị lỗi thời; xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến hoạt đông của tổ chức; các quy định, chính sách mới được ban hành ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức… Để tránh thiệt hại do các tác động nêu trên, tổ chức cần thường xuyên xác định rủi ro hiện hữu và tìm ẩn, phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả tầng suất xuất 20
hiện và xác định các biện pháp để quản lý và giảm tác hại của chúng. Rủi ro là khả năng xảy ra sự cố bất lợi cho tổ chức, có thể hiểu là những nguy cơ, hành động hay một sự việc có ảnh hưởng bất lợi đến việc đạt được mục tiêu hay chiến lược hoạt động của tổ chức. Khi thực hiện công việc, kiểm soát viên cần phải phát hiện, xác định được phạm vi của rủi ro để báo cáo và có những đề xuất để đơn vị kiểm soát được rủi ro. Liên quan đến việc đánh giá rủi ro, kiểm soát viên nội bộ cần thực hiện quy trình đánh giá rủi ro qua các giai đoạn sau: Trước hết muốn đánh giá rủi ro, kiểm toán viên cần phải xác định được đối tượng cần kiểm soát, đối tượng cần kiểm soát có thể được xác định dựa trên yêu cầu của lãnh đạo cấp cao trong tổ chức, sau khi xác định được đối tượng cần kiểm soát, đánh giá rủi ro, kiểm toán viên cần phải tìm hiểu rõ về đối tượng đó, tìm hiểu các nhân tố ảnh hưởng tới rủi ro của từng đối tượng, đây là bước quan trọng và không thể thiếu được trong quy trình đánh giá rủi ro vì khi đã nắm rõ được các nhân tố ảnh hưởng tới rủi ro của đối tượng, các kiểm toán viên có thể đưa ra nhận định hay kiến nghị chính xác hơn. Sau khi đã xác định được các nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro của từng đối tượng, kiểm toán viên sẽ nhận dạng rủi ro đó, đây là quá trình xác định liên tục và có hệ thống các rủi ro trong hoạt động của tổ chức. Nhận dạng rủi ro bao gồm các công việc như theo dõi, xem xét các hoạt động, môi trường hoạt động của tổ chức nhằm thống kê được những rủi ro đã và đang xảy ra, bên cạnh đó có thể dự báo được những rủi ro có thể xảy ra, trên cơ sở đó đưa ra đánh giá rủi ro và các giải pháp kiểm soát rủi ro thích hợp. Khi đánh giá được những rủi ro có thể xảy ra, bộ phận kiểm soát nội bộ lựa chọn các nhân tố chủ yếu và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên để làm cơ sở đánh giá. Do có nhiều rủi ro nên kiểm toán viên cần lựa chọn những rủi ro quan trọng nhất để xem xét trước theo thứ tự ưu tiên. 1.1.4.3. Hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo chỉ thị của Ban lãnh đạo, nhà quản lý trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ chức đạt được mục tiêu đặt ra được thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức. Đó là những chính sách và những thủ tục do tổ chức xây dựng để đảm bảo đơn vị thực hiện tốt 21