Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú

Chia sẻ: Diệp Nhất Thiên | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:148

Thêm vào BST

Báo xấu

18
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn nhằm hệ thống hóa những vấn đề lý luận về dự toán ngân sách và dự toán ngân sách tổng thể. Đánh giá thực trạng về công tác dự toán ngân sách tại Công ty. Đề ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty. Để hiểu rõ hơn mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết của luận văn này.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH TRẦN THỊ KIỀU QUYÊN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT GIA DỤNG PHONG PHÚ LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP. Hồ Chí Minh, năm 2013
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH TRẦN THỊ KIỀU QUYÊN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT GIA DỤNG PHONG PHÚ Chuyên ngành: KẾ TOÁN Mã số: 60340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Người hướng dẫn khoa học: TS. LÊ ĐÌNH TRỰC TP. Hồ Chí Minh, năm 2013
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của bản thân dưới sự hướng dẫn của TS. Lê Đình Trực. Nguồn số liệu và kết quả thực nghiệm cũng như các trích dẫn được thực hiện là hoàn toàn trung thực, chưa được công bố trong các nghiên cứu nào và các thông tin trích dẫn trong luận văn đã được chỉ rõ nguồn gốc. Tác giả Trần Thị Kiều Quyên
MỤC LỤC Trang phụ bìa Lời cam đoan Mục lục Danh mục các ký hiệu, chữ viết tắt Danh mục các bảng Danh mục các sơ đồ Lời mở đầu CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH....................................... 1 1.1Tìm hiểu chung về dự toán ngân sách ..................................................................... 1 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, phân loại dự toán ngân sách............................................. 1 1.1.1.1 Khái niệm dự toán ngân sách ...................................................................... 1 1.1.1.2 Đặc điểm của dự toán ngân sách ................................................................. 1 1.1.1.3 Phân loại dự toán ngân sách ........................................................................ 2 1.1.2 Mục đích, tác dụng của dự toán ngân sách ......................................................... 2 1.1.2.1 Mục đích của dự toán ngân sách .................................................................. 2 1.1.2.2 Tác dụng của dự toán ngân sách ................................................................... 3 1.1.3 Các mô hình lập dự toán ngân sách .................................................................... 3 1.1.4 Quy trình lập dự toán ngân sách ......................................................................... 6 1.2 Dự toán ngân sách tổng thể (Master budget) ........................................................ 9 1.2.1 Khái niệm, phân loại dự toán ngân sách tổng thể ............................................... 9 1.2.2 Ý nghĩa của dự toán tổng thể doanh nghiệp........................................................ 9 1.2.3 Dự báo tiêu thụ của doanh nghiệp..................................................................... 10 1.2.3.1 Khái niệm dự báo tiêu thụ .......................................................................... 10 1.2.3.2 Các phương pháp dự báo tiêu thụ .............................................................. 10 1.2.4. Hệ thống dự toán ngân sách tổng thể của doanh nghiệp.................................. 12
1.3 Dự toán linh hoạt .................................................................................................... 19 1.3.1 Khái niệm, sự cần thiết của dự toán linh hoạt .................................................. 19 1.3.2. Trình tự lập dự toán linh hoạt ........................................................................... 19 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ............................................................................................. 20 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT GIA DỤNG PHONG PHÚ ....................................................... 21 2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú .................. 21 2.1.1 Khái quát về Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú .................................. 21 2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty ................................................... 22 2.1.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty ..................................................... 23 2.1.4 Sản phẩm và quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm ...................................... 25 2.1.5 Mục tiêu họat động và định hướng phát triển ................................................... 25 2.2 Tổ chức bộ máy kế tóan tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú........... 26 2.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty ........................................................ 26 2.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của các thành viên Phòng Tài chính kế toán.............. 27 2.2.3 Chế độ kế toán tại Công ty ................................................................................ 30 2.3 Thực trạng hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú ..................................................................................................................... 30 2.3.1 Mô hình lập dự toán ngân sách tại Công ty ...................................................... 30 2.3.2. Quy trình lập dự toán ngân sách tại Công ty.................................................... 31 2.3.3 Hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú .... 32 2.3.3.1 Các báo cáo Công ty gửi cho Công ty mẹ................................................... 32 2.3.3.2 Các báo cáo dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú.................................................................................................................................. 34 2.3.3.2.1 Dự toán tiêu thụ................................................................................... 35 2.3.3.2.2. Dự toán sản xuất ................................................................................ 36 2.3.3.2.3. Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp........................................... 37 2.3.3.2.4 Dự toán chi phí nhân công trực tiếp .................................................... 39
2.3.3.2.5 Dự toán chi phí sản xuất chung ........................................................... 39 2.3.3.2.6 Dự toán giá thành sản phẩm – Giá vốn hàng bán ............................... 41 2.3.3.2.7 Dự toán hàng tồn kho .......................................................................... 42 2.3.3.2.8 Dự toán đầu tư và xây dựng ................................................................ 44 2.3.3.2.9 Dự toán chi phí bán hàng .................................................................... 44 2.3.3.2.10 Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp .............................................. 46 2.3.3.2.11 Dự toán chi phí tài chính và doanh thu tài chính .............................. 46 2.3.3.2.12 Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh ................................................. 47 2.3.3.2.13 Dự toán vốn bằng tiền ....................................................................... 47 2.3.3.2.14 Dự toán bảng cân đối kế toán............................................................ 48 2.3.4 Đánh giá thực trạng công tác dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú ................................................................................................. 48 2.3.4.1 Ưu điểm ...................................................................................................... 48 2.3.4.2 Nhược điểm ................................................................................................ 49 2.3.4.2.1 Mô hình lập dự toán ngân sách tại công ty .......................................... 49 2.3.4.2.2 Quy trình lập dự toán ngân sách tại công ty ......................................... 49 2.3.4.2.3 Hệ thống dự toán ngân sách tại công ty ................................................ 49 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2............................................................................................. 51 CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCHTẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT GIA DỤNG PHONG PHÚ ....................................................... 52 3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách ................................. 52 3.2 Quan điểm, mục tiêu và các nguyên tắc cần tuân thủ khi hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách......................................................................................................... 53 3.2.1 Quan điểm hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách .......................................... 53 3.2.2 Mục tiêu hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách .............................................. 53 3.2.3 Các nguyên tắc cần tuân thủ khi hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách......... 53 3.3 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách ....................................... 55 3.3.1 Hoàn thiện mô hình lập dự toán ngân sách ....................................................... 55
3.3.2 Hoàn thiện quy trình lập dự toán ngân sách...................................................... 57 3.3.2.1 Giai đoạn chuẩn bị ........................................................................................ 57 3.3.2.1 Giai đoạn soạn thảo ....................................................................................... 57 3.3.2.3 Giám sát hệ thống ngân sách......................................................................... 57 3.3.2.3.1 So sánh ngân sách và thực tế .............................................................. 58 3.3.2.3.2 Lập dự báo Forecast ........................................................................... 58 3.3.2.3.3 Phân tích các chênh lệch .................................................................... 58 3.3.2.3.4 Kiểm soát biến động chi phí sản xuất ................................................. 63 3.3.2.3.5 Đề xuất tham mưu cho Tổng giám đốc ............................................... 64 3.3.3 Bổ sung thêm các báo cáo dự toán .................................................................... 63 3.3.3.1 Dự toán vay – Trả nợ – Lãi vay .................................................................. 63 3.3.3.2 Dự toán ngân sách đầu tư tài chính ngắn hạn- dài hạn ............................... 69 3.4 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống dự toán tại Công ty ..................... 74 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3............................................................................................. 74 KẾT LUẬN ................................................................................................................... 76 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT Từ viết tắt Nội dung CP Chi phí DN Doanh nghiệp KH Kế hoạch NVL Nguyên vật liệu PXSX Phân xưởng sản xuất TSCĐ Tài sản cố định T1,T2,…T12 Tháng 1, Tháng 2,… Tháng 12
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 3.1: Bảng so sánh kế hoạch – Thực tế, Forecast thực hiện tháng 3..................... 60 Bảng 3.2: Dự toán vay – Trả nợ – Lãi vay..................................................................... 66 Bảng 3.3: Dự toán ngân sách đầu tư tài chính ngắn hạn ................................................ 71 Bảng 3.4: Dự toán ngân sách đầu tư tài chính dài hạn ................................................... 73
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Mô hình thông tin 1 xuống ............................................................................. 4 Sơ đồ1.2: Mô hình thông tin 2 xuống 1 lên ..................................................................... 5 Sơ đồ 1.3: Mô hình thông tin 1 lên1 xuống ..................................................................... 6 Sơ đồ 1.4 : Quá trình dự toán ngân sách .......................................................................... 7 Sơ đồ 1.5: Mối liên hệ giữa các dự toán trong dự toán ngân sách tổng thể ................... 14 Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty ............................................... 244 Sơ đồ 2.2: Quy trình sản xuất sản phẩm tại công ty....................................................... 25 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty. .................................................... 26
LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong quá trình đổi mới công tác quản lý, kế toán quản trị ngày càng được nhiều doanh nghiệp quan tâm và ứng dụng vào công tác quản lý, điều hành. Trong đó, dự toán ngân sách là một nội dung rất quan trọng và không thể thiếu trong kế toán quản trị. Lập dự toán ngân sách giúp cho doanh nghiệp hiểu rõ những nguồn lực hiện có và từ đó tìm cách sử dụng các nguồn lực này hiệu quả. Lập dự toán ngân sách còn giúp doanh nghiệp hoạt động tốt hơn trong tương lai vì nó giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và định hướng được hoạt động sản xuất kinh doanh của mình theo một chiến lược thống nhất. Vì vậy, hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách luôn là việc làm cần thiết để công cụ này mang lại lợi ích nhiều hơn, khắc phục được các khuyết điểm để tạo ra được một hệ thống dự toán mới tốt hơn. Từ việc nhận thức sự cần thiết của công tác lập dự toán và hoàn thiện hệ thống dự toán, tác giả đã chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú” làm luận văn tốt nghiệp nhằm nghiên cứu thực trạng lập dự toán ngân sách tại Công ty, từ đó đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và năng lực cạnh tranh của Công ty. 2. Tổng quan về các nghiên cứu trước đây Trên thế giới đã có rất nhiều nghiên cứu về dự toán. Ví dụ Tác giả Stephen Brookson đã nghiên cứu về quy trình dự toán ngân sách, được chia làm ba giai đoạn: Chuẩn bị, soạn thảo, giám sát. Hệ thống lý luận về dự toán ngân sách cũng đã được các tác giả trong và ngoài nước viết khá chi tiết. Tuy nhiên việc áp dụng dự toán trong thực tế nước ta chỉ được áp dụng ở các công ty lớn, còn các công ty nhỏ cũng chỉ mới đưa vào khoảng tám năm gần đây. Theo các luận văn của các tác giả đã nghiên cứu trước đây như: Tác giả Hồ Xuân Hữu với đề tài: “ Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần bánh kẹo Phạm Nguyên” năm 2009, Tác giả Võ Thị Liên Hương với đề tài:
“ Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty xăng dầu khu vực II” năm 2010, Tác giả Nguyễn Thị Minh Đức với đề tài “Dự toán ngân sách tại Công ty Pepsico Việt Nam – Ngành Foods – Thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện” năm 2010 cho thấy các Công ty này chưa chú trọng việc lập dự toán ngân sách, hệ thống dự toán chưa đầy đủ,… Từ đó các tác giả đã hoàn thiện công tác dự toán ngân sách bằng việc hoàn thiện quy trình lập chi tiết hơn, đề xuất một hệ thống báo cáo dự toán ngân sách mới. Tuy nhiên, các nghiên cứu đó chưa đánh giá trách nhiệm của từng bộ phận trong lập ngân sách, cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện ngân sách đó. Đây cũng là một trong những nội dung cần hoàn thiện hệ thống ngân sách, đặc biệt là việc giám sát dự toán ngân sách đã được lập chưa được đề cập tới. 2. Mục tiêu và phương pháp nghiên cứu 2.1 Mục tiêu nghiên cứu - Hệ thống hóa những vấn đề lý luận về dự toán ngân sách và dự toán ngân sách tổng thể. - Đánh giá thực trạng về công tác dự toán ngân sách tại Công ty . - Đề ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty . 2.2 Phương pháp nghiên cứu Sử dụng phương pháp nghiên cứu kết hợp giữa phương pháp nghiên cứu định tính và nghiên cứu định lượng, cụ thể: - Sử dụng phương pháp quan sát và phỏng vấn để tìm hiểu thực trạng hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty. - Sử dụng phương pháp thống kê mô tả để tìm hiểu tổng quát và chi tiết về cơ sở lý luận dự toán ngân sách cũng như thực trạng hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty. - Sử dụng phương pháp phân tích, so sánh, tổng hợp để tìm hiểu về hệ thống dự toán ngân sách, thực trạng hệ thống dự toáng ngân sách và đưa ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống này tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Các vấn đề lý luận và thực tiễn của dự toán ngân sách. - Phạm vi nghiên cứu: Chỉ tập trung vào hệ thống dự toán ngân sách của Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú. Nguồn số liệu: Các số liệu giả định sử dụng trong các báo cáo tài chính, các mẫu biểu, các báo cáo dự toán ngân sách phản ánh thực tế tại Công ty trong hai năm 2012- 2013 (Không bao gồm số liệu của nhà máy dệt Hải Vân) đã được sự chấp thuận của Phòng Kế toán tài chính của Công ty. 4. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài - Về lý luận: Đề tài này hệ thống về lý luận dự toán ngân sách. - Về thực tiễn: Đề tài phản ánh thực tế, đánh giá những ưu điểm và nhược điểm thực trạng hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú. Từ đó, đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty. 5. Kết cấu của luận văn Bố cục của luận văn được tác giả trình bày như sau: Phần mở đầu, phần nội dung và phần kết luận. Trong phần nội dung gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về dự toán ngân sách Chương 2: Thực trạng công tác dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú Chương 3: Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú Ngoài ra, luận văn còn có thêm phần phụ lục trình bày các biểu mẫu, các báo cáo dự toán nhằm minh họa cho phần nội dung trình bày trong luận văn.
1 CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 1.1Tìm hiểu chung về dự toán ngân sách 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, phân loại dự toán ngân sách 1.1.1.1 Khái niệm dự toán ngân sách Theo nghĩa hẹp, dự toán là việc ước tính toàn bộ thu nhập, chi phí của doanh nghiệp trong một thời kỳ để đạt được một mục tiêu nhất định. Theo nghĩa rộng, dự toán được hiểu là dự kiến các công việc, nguồn lực cần thiết để thực hiện các mục tiêu trong một tổ chức. Như vậy, Dự toán ngân sách là một kế hoạch chi tiết (Detailed plan) cho việc huy động và sử dụng nguồn lực tài chính và các nguồn lực khác trong một kỳ hoạt động – thường là trong một năm tài chính (J.Blocher và cộng sự, 2009). 1.1.1.2 Đặc điểm của dự toán ngân sách Một dự toán ngân sách có những đặc điểm sau: - Dự toán ngân sách là một kế hoạch có tính đến sự tác động từ bên ngoài và sự tác động bên trong của doanh nghiệp - Ngân sách chỉ là dự tính, dựa trên một loạt các giả thuyết và dữ liệu thu thập được. - Ngân sách có tính linh hoạt, có thể điều chỉnh. Khi phạm vi dự toán thay đổi hoặc có những yếu tố chi phí gia tăng thì ngân sách dự toán cũng thay đổi. - Khi lập dự toán ngân sách cần xác lập tiêu chuẩn hoàn thành cho từng công việc, đồng thời phải văn bản hóa tất cả các giả thiết khi lập dự toán. - Dự toán cho các hoạt động và nguồn lực: Các hoạt động thể hiện qua doanh thu và chi phí nên dự toán phải định lượng được doanh thu và chi phí, dự toán các nguồn lực là dự toán các loại tài sản và nguồn hỗ trợ. - Dự toán giải thích được các đối tượng và chính sách theo đuổi để đạt được mục tiêu của tổ chức.
2 - Dự toán liên quan đến một thời hạn cụ thể trong tương lai, được thể hiện về mặt định lượng, tiền tệ. 1.1.1.3 Phân loại dự toán ngân sách - Phân loại theo thời gian: + Dự toán ngân sách dài hạn: Là toàn bộ ngân sách dự tính cho các hoạt động của tổ chức trong thời hạn dài (thường là vài năm). Dự toán dài hạn còn được gọi là dự toán vốn hoặc dự toán đầu tư (Capital budget), được lập liên quan đến việc đầu tư của doanh nghiệp. + Dự toán ngân sách ngắn hạn: Là sự cụ thể hóa ngân sách dài hạn trong khoảng thời gian ngắn hơn. Ngân sách ngắn hạn được xây dựng gắn với các nhiệm vụ, các công việc phải hoàn thành trong từng thời kỳ. - Phân loại theo công dụng + Dự toán ngân sách kinh doanh: Dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán mua nguyên vật liệu, dự toán nhân công.. + Dự toán ngân sách tài chính: Dự toán thu chi tiền, dự toán kết quả hoạt động kinh doanh… + Dự toán ngân sách quyết định đặc biệt: Dự toán hàng tồn kho, dự toán vốn… - Phân loại theo mức độ hoạt động: + Dự toán ngân sách tĩnh (cố định): là dự toán được lập cho một mức độ hoạt động. + Dự toán ngân sách linh hoạt (biến đổi): Là dự toán được lập cho nhiều mức độ hoạt động khác nhau. 1.1.2 Mục đích, tác dụng của dự toán ngân sách 1.1.2.1 Mục đích của dự toán ngân sách Mục đích cơ bản của dự toán ngân sách là hoạch định và kiểm soát hoạt động kinh doanh. Thông qua hai chức năng này mà người quản lý đạt được mục tiêu lợi nhuận của mình (Đào Tất Thắng và cộng sự, 2004).
3 - Hoạch định: Dự toán ngân sách đòi hỏi các nhà quản lý phải dự tính về những gì sảy ra trong tương lai, thấy được những gì cần phải làm để thay đổi các kết quả không mong muốn. - Kiểm tra: Là quá trình so sánh kết quả thực hiện kế hoạch và đánh giá việc thực hiện đó. Nếu không kiểm tra, dự toán ngân sách sẽ không phát huy hết tác dụng vốn có của nó. 1.1.2.2 Tác dụng của dự toán ngân sách Tác dụng của công việc lập dự toán ngân sách xuất phát từ sự cần thiết của nó với công tác điều hành và quản lý doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có đối sách để khai thác tối đa nguồn thu, thực hiện có hiệu quả chính sách chi tiêu, đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Những ích lợi của việc lập dự toán ngân sách được cụ thể như sau (Nguyễn Minh Phương và cộng sự, 2007): - Lập dự toán ngân sách là tìm kiếm cho doanh nghiệp khả năng khai thác thu để thỏa mãn chi tiêu đem lại khoản lợi nhuận. - Kế hoạch thu, chi trong dự toán ngân sách là mục tiêu và mục đích cho hoạt động, là căn cứ điều hành, kiểm tra, đánh giá các hoạt động. - Kế hoạch ngân sách là một kế hoạch tổng thể, tạo điều kiện liên kết hoạt động của các bộ phận khác nhau vì mục tiêu chung của doanh nghiệp. - Lập kế hoạch ngân sách giúp doanh nghiệp khám phá khâu sản xuất đang tiềm ẩn, khả năng để nâng cao hiệu quả cũng như lường trước những khó khăn tiềm ẩn để có phương án xử lý kịp thời và đúng đắn. 1.1.3 Các mô hình lập dự toán ngân sách Theo Huỳnh Lợi, việc lập dự toán ngân sách dựa trên mô hình thông tin như sau: - Mô hình 1: Mô hình thông tin 1 xuống Trên cơ sở chiến lược dài hạn, đồng thời dựa vào kinh nghiệm, yêu cầu nhiệm vụ, các nhà quản lý cấp cao của tổ chức hoạch định việc sử dụng ngân sách chung cho đơn vị. Sau đó các thông số này được chuyển xuống cho các nhà quản lý cấp thấp hơn. Các
4 nhà quản lý cấp thấp tiếp tục tính toán chi phí cho từng công việc cụ thể liên quan. Quá trình được tiếp tục cho đến cấp quản lý thấp nhất. + Ưu điểm: Ngân sách được dự toán khá phù hợp với tình hình chung của đơn vị vì ngân sách này đã được xem xét trong mối quan hệ chung và khả năng tài chính + Nhược điểm: Từ ngân sách dài hạn chuyển thành ngân sách ngắn hạn đòi hỏi phải có sự kết hợp giữa các bộ phận để đạt được một ngân sách hiệu quả. Mô hình này còn mang tính áp đặt từ ban quản lý cấp trên xuống, đồi hỏi quản lý cấp cao phải có một tầm nhìn tổng quát, toàn diện, chi tiết về mọi mặt hoạt động của đơn vị. Mô hình này phù hợp với những đơn vị có quy mô nhỏ, ít có sự phân cấp về quản lý, hoặc sử dụng trong những trường hợp đặc biệt cần phải tuân theo sự chỉ đạo của cấp quản lý cao hơn. QUẢN LÝ CẤP CAO NHẤT QUẢN LÝ QUẢN LÝ CẤP TRUNG CẤP TRUNG GIAN GIAN QUẢN LÝ QUẢN LÝ QUẢN LÝ QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ CẤP CƠ SỞ CẤP CƠ SỞ CẤP CƠ SỞ Sơ đồ 1.1: Mô hình thông tin 1 xuống - Mô hình 2: Mô hình thông tin 2 xuống 1 lên. Để làm theo mô hình này, đầu tiên cần xây dựng khung kế hoạch ngân sách cho năm tài chính. Các chỉ tiêu ước tính này được phân bổ xuống các đơn vị, cấp quản lý thấp hơn. Việc thực hiện dự toán được thực hiện ở các cấp. Sau đó, quá trình tổng hợp ngân sách lại được bắt đầu từ đơn vị thấp nhất đến cấp cao hơn. Bộ phận quản lý cấp cao tổng hợp lại thành ngân sách tổng thể của đơn vị. Ngân sách tổng thể này được
5 xem xét và hiệu chỉnh lại nếu thấy cần thiết. Sau khi được duyệt sơ bộ, các nhà quản lý cấp trung gian tiếp tục điều chỉnh ngân sách của bộ phận mình cho đến khi đạt yêu cầu. Khi dự toán ở các bộ phận được xét duyệt thông qua sẽ trở thành dự toán chính thức định hướng cho hoạt động kỳ kế hoạch. + Ưu điểm: Dự toán ngân sách được hình thành với sự tham gia của nhiều cấp quản lý, điều này đã tạo cơ hội cho các bộ phận phát huy tính sáng tạo, chủ động của mình. + Nhược điểm: Quá trình lập dự toán ngân sách kéo dài và tốn khá nhiều thời gian. Nếu tổ chức quá trình lập dự toán không tốt, sẽ không cung cấp thông tin kịp thời cho kỳ lập kế hoạch. QUẢN LÝ CẤP CAO NHẤT QUẢN LÝ QUẢN LÝ CẤP TRUNG CẤP TRUNG GIAN GIAN QUẢN LÝ QUẢN LÝ QUẢN LÝ QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ CẤP CƠ SỞ CẤP CƠ SỞ CẤP CƠ SỞ Sơ đồ1.2: Mô hình thông tin 2 xuống 1 lên - Mô hình 3: Mô hình thông tin 1 lên 1 xuống. Ngân sách được dự toán từ thấp đến cao. Các bộ phận quản lý cấp thấp hơn căn cứ vào điều kiện của mình, sử dụng dữ liệu đã có sẵn trên cơ sở định mức sử dụng và các khoản mục đã được duyệt trước đó. Từ đó, tổng hợp các chỉ tiêu dự toán để trình lên cấp cao hơn. Bộ phận quản lý cấp cao tổng hợp các chỉ tiêu các cấp trung gian, kết
6 hợp với tầm nhìn tổng quát, sẽ xét duyệt thông qua cho các cấp trung gian. Trên cơ sở đó, cấp quản lý trung gian xét duyệt thông qua cho các cấp cơ sở. + Ưu điểm: Những người được giao lập ngân sách là người thường xuyên tiếp xúc với các công việc, nên họ dự tính khá chính xác về nguồn lực và chi phí cần thiết. Mô hình này cũng giúp cho các nhà quản lý cấp thấp hoàn thiện và nâng cao kỹ năng lập dự toán ngân sách của mình. + Nhược điểm: Các nhà quản lý cấp cao không có nhiều cơ hội kiểm soát quá trình lập ngân sách của cấp dưới, nên cấp thấp thường có xu hướng xác lập các chỉ tiêu dự toán dưới mức khả năng, điều kiện của mình để dễ hoàn thành chỉ tiêu dự toán. QUẢN LÝ CẤP CAO NHẤT QUẢN LÝ QUẢN LÝ CẤP TRUNG CẤP TRUNG GIAN GIAN QUẢN LÝ QUẢN LÝ QUẢN LÝ QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ CẤP CƠ SỞ CẤP CƠ SỞ CẤP CƠ SỞ Sơ đồ 1.3: Mô hình thông tin 1 lên1 xuống 1.1.4 Quy trình lập dự toán ngân sách Theo Stephen Brookson, quy trình dự toán ngân sách được chi làm 3 giai đoạn: chuẩn bị, soạn thảo, giám sát (Nguyễn Thị Phương Anh biên dịch, 2007).
7 CHUẨN BỊ SOẠN THẢO GIÁM SÁT Thu thập thông tin, Phân tích những khác Làm rõ mục tiêu chuẩn bị dự toán ngân biệt giữa hoạt động thực sách ban đầu tế và ngân sách Kiểm tra số liệu dự thảo ngân sách bằng cách thay đổi và phân tích lượng tiền Giám sát sự chênh lệch Chuẩn hóa ngân và phân tích lỗi; Kiểm sách tra những điều bất ngờ Đưa ra ngân sách tiền mặt để giám sát dòng tiền lãi và lỗ và bảng cân đối kế toán Đánh giá thủ tục dự thảo Dự báo lại và điều chỉnh; Đánh giá hệ thống ngân sách và chuẩn bị Xem xét sử dụng các ngân sách tổng loại ngân sách khác; Học hỏi kinh nghiệm Sơ đồ 1.4 : Quá trình dự toán ngân sách - Chuẩn bị dự toán ngân sách + Tầm quan trọng của việc “lên kế hoạch cho kế hoạch” là rất lớn. Ngay từ đầu cần xác định thiết lập kiểu ngân sách như thế nào, chức năng nào là quan trọng nhất với bộ phận và tổ chức để xây dựng quá trình dự thảo ngân sách. Nên lập ngân sách dựa trên chiến lược rõ ràng, khách quan. Ngân sách nên dựa trên phương pháp tiếp cận 4 bước ( đánh giá kinh doanh -> Lập kế hoạch cho tương lai -> Quyết định mục tiêu -> Đặt mục tiêu tài chính) nhằm giúp đơn vị xác định rõ những mục tiêu kinh doanh.