Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần Gốm Việt Thành

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:80

Thêm vào BST

Báo xấu

14
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài nghiên cứu nhằm 3 mục tiêu: Hệ thống hóa những vấn đề lý luận của dự toán ngân sách; đánh giá thực trạng về công tác dự toán ngân sách tại công ty; đề ra những giải pháp thực hiện công tác lập dự toán tại công ty. Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần Gốm Việt Thành

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH ------------------------ PHẠM THỊ PHƯƠNG ANH HOÀN THIỆN DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GỐM VIỆT THÀNH LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP.Hồ Chí Minh – Năm 2014
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH PHẠM THỊ PHƯƠNG ANH HOÀN THIỆN DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GỐM VIỆT THÀNH Chuyên ngành : Kế toán Mã số : 60340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC : TS. LÊ ĐÌNH TRỰC TP Hồ Chí Minh - Năm 2014
LỜI CAM ĐOAN  Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ kinh tế “HOÀN THIỆN DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GỐM VIỆT THÀNH” là công trình nghiên cứu của bản thân, được đúc kết từ quá trình học tập và nghiên cứu thực tiễn trong thời gian qua, có sự hướng dẫn khoa học từ TS. LÊ ĐÌNH TRỰC Các thông tin và số liệu được sử dụng trong luận văn là hoàn toàn trung thực chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào. TP. Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 6 năm 2014 Người thực hiện luận văn PHẠM THỊ PHƯƠNG ANH
MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ PHẦN MỞ ĐẦU ......................................................................................................... 01 Chương 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 1.1 Khái quát chung về dự toán ngân sách ............................................................... 04 1.1.1 Khái niệm ........................................................................................................ 04 1.1.2 Phân loại dự toán ............................................................................................. 04 1.1.3 Tầm quan trọng của chiến lược trong dự toán tổng thể .................................. 07 1.1.4 Mục đích, chức năng và lợi ích của việc lập dự toán ngân sách ..................... 08 1.2 Mô hình và quy trình dự toán ............................................................................ 13 1.2.1 Mô hình dự toán ............................................................................................... 13 1.2.2 Quy trình lập dự toán ....................................................................................... 16 1.3 Các phương pháp tiếp cận dự toán .................................................................... 20 1.4 Mối quan hệ giữa các dự toán ............................................................................ 22 1.5 Yếu tố con người trong dự toán ngân sách ....................................................... 24 Kết luận chương 1 ....................................................................................................... 27 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GỐM VIỆT THÀNH 2.1 Tình hình hoạt động sản xuất tại Công ty .......................................................... 28 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển ....................................................................... 28 2.1.2 Thị trường và sản phẩm .................................................................................... 29 2.1.3 Quy trình công nghệ sản xuất ........................................................................... 29 2.1.4 Cơ cấu, tổ chức quản lý tại Công ty ................................................................. 30
2.1.5 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Gốm Việt Thành .................... 34 2.1.5.1 Sơ đồ .......................................................................................................... 34 2.1.5.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận .................................................... 35 2.1.6 Khó khăn, thuận lợi, thách thức của Công ty ................................................... 35 2.2 Thực trạng công tác dự toán tại Công ty Cổ phần Gốm Việt Thành .......... 37 2.2.1 Mô hình lập dự toán ........................................................................................ 37 2.2.2 Các báo cáo dự toán ......................................................................................... 38 2.3 Đánh giá thực trạng công tác dự toán tại Công ty CP Gốm Việt Thành........ 42 2.3.1 Ưu điểm ............................................................................................................ 42 2.3.2 Nhược điểm ...................................................................................................... 43 Kết luận chương 2 ....................................................................................................... 47 Chương 3: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GỐM VIỆT THÀNH 3.1 Mục tiêu, quan điểm và nguyên tắc cần thực hiện khi hoàn thiện dự toán ngân sách ...................................................................................................................... 48 3.1.1 Mục tiêu hoàn thiện .......................................................................................... 48 3.1.2 Quan điểm hoàn thiện....................................................................................... 48 3.1.3 Các nguyên tắc cần tuân thủ ............................................................................. 49 3.2 Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty......................................................... 49 3.2.1 Môi trường dự toán........................................................................................... 49 3.2.2 Mô hình dự toán ............................................................................................... 51 3.2.3 Quy trình dự toán ............................................................................................. 52 3.2.4 Phương pháp lập dự toán ................................................................................. 56 3.2.5 Các báo cáo dự toán ......................................................................................... 56 Kết luận chương 3 ....................................................................................................... 70 KẾT LUẬN .................................................................................................................. 71 TÀI LIỆU THAM KHẢO
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT ABB : Dự toán trên cơ sở hoạt động BHXH : Bảo hiểm xã hội BHYT : Bảo hiểm y tế Công ty : Công ty Cổ phần Gốm Việt Thành CP : Cổ phần CPNCTT : Chi phí nhân công trực tiếp CPNVLTT : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp CPSXC : Chi phí sản xuất chung QT : Quản trị SX : Sản xuất TCHC – LĐTL : Tổ chức hành chính – Lao động tiền lương XNK : Xuất nhập khẩu ZBB : Dự toán từ đầu
DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU Bảng 3.1: Dự toán bán hàng xuất khẩu ........................................................ 59 Bảng 3.2: Dự toán bán hàng nội địa .............................................................. 60 Bảng 3.3: Kế hoạch thu tiền bán hàng .......................................................... 60 Bảng 3.4: Dự toán sản lượng sản xuất........................................................... 61 Bảng 3.5: Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp .................................... 62 Bảng 3.6: Kế hoạch trả tiền mua nguyên vật liệu ........................................ 63 Bảng 3.7: Dự toán chi phí nhân công trực tiếp ............................................ 64 Bảng 3.8: Dự toán chi phí sản xuất chung .................................................... 65 Bảng 3.9: Dự toán giá thành........................................................................... 65 Bảng 3.10: Dự toán chi phí bán hàng .............................................................. 66 Bảng 3.11: Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp ......................................... 67 Bảng 3.12: Dự toán tiền .................................................................................... 68
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ giữa mục tiêu chiến lược với dự toán tổng thể ........... 08 Sơ đồ 1.2: Vai trò của dự toán ngân sách ........................................................... 12 Sơ đồ 1.3: Mô hình thông tin từ trên xuống ....................................................... 13 Sơ đồ 1.4: Mô hình thông tin phản hồi ................................................................ 14 Sơ đồ 1.5: Mô hình thông tin từ dưới lên ............................................................ 16 Sơ đồ 1.6: Mối quan hệ giữa các dự toán trong dự toán ngân sách chủ đạo ... 24 Sơ đồ 2.1: Quy trình công nghệ sản xuất ............................................................ 29 Sơ đồ 2.2: Cơ cấu, tổ chức quản lý tại Công ty .................................................. 31 Sơ đồ 2.3: Tổ chức công tác kế toán tại Công ty ................................................ 34 Sơ đồ 2.4: Mô hình thông tin dự toán ngân sách tại Công ty............................ 37 Sơ đồ 3.1: Hoàn thiện mô hình dự toán ngân sách ........................................... 52
1 PHẦN MỞ ĐẦU Lý do chọn đề tài Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, đặc biệt khi Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương Mại Thế Giới WTO và hoạt động mạnh mẽ trên “sàn đấu” của WTO với môi trường cạnh tranh diễn ra thường xuyên, phức tạp, nhiều biến động, nhiều rủi ro và đầy khốc liệt, các doanh nghiệp không chỉ chịu các sức ép cạnh tranh với các công ty trong nước mà gay gắt, quyết liệt hơn từ các tập đoàn đa quốc gia, những công ty hùng mạnh cả về vốn, thương hiệu và trình độ quản lý. Do đó, doanh nghiệp phải chủ động trong kinh doanh, phải tự quyết định các vấn đề kinh tế tài chính, phải tự tìm được cho mình một hướng đi hợp lý mới có thể tồn tại và phát triển được. Trong môi trường mới này, thông tin chất lượng cao được coi là chìa khóa giúp các nhà quản trị doanh nghiệp thành công trong việc ra quyết định và bên cạnh đó vấn đề tổ chức công tác kế toán quản trị cũng rất được các doanh nghiệp quan tâm. Trước những đòi hỏi khắt khe của nền kinh tế thị trường, việc áp dụng kế toán quản trị để nâng cao hiệu quả quản lý cho các doanh nghiệp Việt Nam là một vấn đề mang tính thời sự cần thiết hiện nay. Tuy nhiên, việc tìm hiểu, nhận thức và vận hành kế toán quản trị trong các doanh nghiệp rất khác nhau. Vì vậy, đòi hỏi các doanh nghiệp phải vận dụng một cách linh hoạt nội dung của kế toán quản trị cho phù hợp với yêu cầu quản lý của mình từ khâu lập kế hoạch đến việc kiểm tra, phân tích và ra các quyết định, hay việc định hướng sản xuất kinh doanh nhằm tăng sức cạnh tranh cho Doanh nghiệp. Trong đó, lập dự toán ngân sách – một công cụ quản lý khoa học - giữ vai trò hết sức quan trọng vì dự toán là cơ sở định hướng và chỉ đạo mọi hoạt động kinh doanh cũng như phối hợp các chương trình hành động ở các bộ phận theo những mục tiêu đã đề ra một cách dễ dàng hơn, cũng như đảm bảo cho việc chuẩn bị các nguồn lực để đối phó kịp thời với mọi tình huống xảy ra đột xuất trong tương lai. Tuy nhiên, theo khảo sát, có rất nhiều Doanh nghiệp hiện nay lập dự toán chưa sát với thực tế và chưa vận dụng hiệu quả công cụ này nên không phát huy được vai trò, công dụng của dự toán ngân sách và gây lãng phí giảm khả năng
2 cạnh tranh cho Doanh nghiệp. Và Công ty Cổ phần Gốm Việt Thành tuy là một Công ty lớn nhưng vẫn không ngoại lệ, hệ thống dự toán ngân sách vẫn còn nhiều khiếm khuyết. Xuất phát từ việc nhận thức tầm quan trọng, sự cần thiết của việc lập dự toán ngân sách và từ yêu cầu đổi mới quản lý của Công ty, tôi mạnh dạn chọn đề tài “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Gốm Việt Thành” làm luận văn. Tổng quan các nghiên cứu có liên quan đến đề tài - Hồ Xuân Hữu (2009) đã trình bày công tác dự toán tại Công ty CP Bánh Kẹo Phạm Nguyên và chỉ ra được những hạn chế chủ yếu còn tồn đọng như loại dự toán và mô hình dự toán mà công ty áp dụng chưa phù hợp. Bên cạnh đó, mẫu biểu còn phức tạp và chưa đầy đủ. Từ đó, tác giả đề ra giải pháp: ngoài dự toán linh hoạt là cần thiết trong môi trường kinh doanh có nhiều thay đổi nhanh chóng thì cần có thêm dự toán dài hạn cho các mục tiêu dài hạn của Công ty. Về mô hình lập dự toán, công ty nên áp dụng mô hình thông tin phản hồi. - Nguyễn Thị Minh Đức (2010) đã trình bày công tác dự toán tại Công ty Pepsico Việt Nam và thấy rằng dự toán vẫn chưa được công ty quan tâm một cách đúng mức, dự toán còn được lập thủ công, chưa xây dựng được các mẫu biểu thích hợp. Và tác giả đã đề ra giải pháp: tiến hành lập riêng một bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách, soạn thảo các biểu mẫu cần thiết nhằm tạo sự thống nhất về các chỉ tiêu, cách lập trong toàn công ty. Câu hỏi nghiên cứu - Hiểu gì về dự toán ngân sách? - Thực trạng công tác dự toán ngân sách tại công ty như thế nào? + Các báo cáo dự toán nào được lập ở công ty? + Các dự toán đó đem lại lợi ích gì cho công ty? + Các nhược điểm trong việc lập báo cáo của công ty là gì? - Giải pháp nào để hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại công ty?
3 Mục tiêu của đề tài - Hệ thống hóa những vấn đề lý luận của dự toán ngân sách - Đánh giá thực trạng về công tác dự toán ngân sách tại Công ty - Đề ra những giải pháp thực hiện công tác lập dự toán tại Công ty Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu của luận văn là các vấn đề lý luận và thực tiễn của dự toán ngân sách. - Phạm vi nghiên cứu chỉ tập trung vào dự toán hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Gốm Việt Thành. Phương pháp nghiên cứu  Phương pháp thu thập thông tin  Phương pháp tiếp cận  Phương pháp phân tích, thống kê  Phương pháp tổng hợp  Phương pháp suy luận
4 CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 1.1 Khái quát chung về dự toán ngân sách 1.1.1 Khái niệm Ngân sách là một kế hoạch hoạt động được đề xuất bởi nhà quản lý biểu hiện dưới dạng định lượng cho một giai đoạn nhất định và là một sự trợ giúp phối hợp cần thiết cho việc thực hiện kế hoạch đó. Ngân sách thường bao gồm cả khía cạnh tài chính và phi tài chính của một kế hoạch và nó đóng vai trò như một bản kế hoạch chi tiết cho doanh nghiệp trong tương lai.( Horngren. et al., 2012) Ngân sách là một kế hoạch chi tiết về cách thức huy động và sử dụng các nguồn lực cho một giai đoạn nhất định - thường là năm tài chính. Nó hướng dẫn cho các hoạt động và dự báo về kết quả hoạt động trong thời gian lập ngân sách. (Blocher. et al., 2010) Quá trình chuẩn bị cho một ngân sách được gọi là dự toán. Như vậy, có thể hiểu rằng: Dự toán ngân sách là một kế hoạch cho các hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp, thường thể hiện dưới dạng dữ liệu tài chính. Dự toán ngân sách là một bản kế hoạch thể hiện dưới hình thức tiền tệ được chuẩn bị trước cho tời gian sắp tới thường là một năm. Dự toán ngân sách là một sự tính toán, dự kiến một cách toàn diện mục tiêu kinh tế, tài chính, đồng thời chỉ rõ cách thức huy động và sử dụng các nguồn lực để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định được biểu hiện bằng một hệ thống các chỉ tiêu số lượng và giá trị. Dự toán ngân sách là một hệ thống gồm nhiều báo cáo dự toán khác nhau nhưng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. 1.1.2 Phân loại dự toán Dự toán là một công cụ quản lý khoa học, và rất hữu hiệu đối với các nhà quản trị. Tuy nhiên, để vận dụng một cách phù hợp và phát huy được tính hữu ích của công cụ này là một điều không dễ. Do đó, đòi hỏi các nhà quản trị phải am hiểu
5 các loại dự toán để vận dụng một cách thích hợp vào nhu cầu và hoàn cảnh riêng của doanh nghiệp trong từng thời kỳ khác nhau. Tùy thuộc vào những khía cạnh khác nhau cho những mục đích khác nhau, dự toán ngân sách sẽ phân loại theo các tiêu thức như sau: 1.1.2.1 Phân loại theo thời gian Dự toán ngân sách chia thành dự toán ngắn hạn và dự toán dài hạn Dự toán ngắn hạn Là một hệ thống dự toán tổng thể, tổng hợp các dự toán về toàn bộ quá trình hoạt động trong một thời kỳ nhất định. Dự toán ngân sách ngắn hạn thường liên quan liên quan đến các hoạt động kinh doanh thường xuyên của doanh nghiệp như mua hàng, bán hàng, sản xuất, thu, chi,…Vì vậy, nó cũng chính là dự toán nguồn tài chính hoạt động hàng năm. Dự toán này thường được lập cho kỳ kế hoạch là một năm và chia ra từng thời kỳ ngắn hơn như quý, tháng. Ngoài ra, nó phải được lập hàng năm trước khi niên độ kế toán kết thúc để định hướng nguồn tài chính cho hoạt động của doanh nghiệp trong năm kế hoạch tiếp theo. Dự toán dài hạn Ngược lại với dự toán ngắn hạn chỉ lập cho một năm, dự toán dài hạn thường được lập cho một khoảng thời gian dài có thể là 2, 5, 10 năm, bao gồm việc dự toán cho các tài sản lớn, các nguồn lực phục vụ cho hoạt động sản xuất nhiều năm để đáp ứng yêu cầu chiến lược kinh doanh lâu dài. Với loại dự toán này, thời gian đưa vốn vào hoạt động, thời gian thu hồi vốn và thời điểm thu được lợi nhuận dự kiến tương đối dài nên sẽ có mức độ rủi ro tương đối cao. 1.1.2.2 Phân loại theo chức năng Gồm dự toán hoạt động và dự toán tài chính (A. Atkinson. Et al, 2012) Dự toán hoạt động Là các dự toán liên quan đến các kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp như: - Kế hoạch bán hàng: nhằm xác định mức doanh thu dự kiến cho mỗi sản phẩm. - Kế hoạch sản xuất: được áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất nhằm dự tính số lượng sản phẩm cần sản xuất đủ cho tiêu thụ.
6 - Kế hoạch mua hàng: nhằm dự toán khối lượng hàng cần thiết phải mua đủ để tiêu thụ và tồn kho. - Kế hoạch về tuyển dụng và đào tạo lao động: quy định cụ thể số lượng nhân công mà doanh nghiệp thuê hoặc tuyển dụng để đạt được mục tiêu mức độ hoạt động đã đề ra và dựa vào đó đưa ra những chính sách phù hợp. - Kế hoạch chi tiêu hành chính và tùy ý: bao gồm hành chính, nhân sự, nghiên cứu và phát triển, quảng cáo,… Từ đó, doanh nghiệp sẽ lập các dự toán cần thiết để hướng dẫn và phối hợp với các mức độ hoạt động khác nhau mà có những chính sách kinh doanh thích hợp trong thời gian lập ngân sách. Đồng thời ghi lại dữ liệu từ các hoạt động hiện tại để có cơ sở phát triển dự toán trong tương lai, Dự toán tài chính Là dự toán về cách huy động các nguồn tài chính của doanh nghiệp, bao gồm các dự toán liên quan đến tiền tệ như: dự toán tiền – thể hiện kế hoạch chi tiết cho việc thu chi tiền; dự toán vốn đầu tư – thể hiện kế hoạch đầu tư thêm các tài sản cần thiết cho hoạt động kinh doanh ở những năm kế tiếp; dự toán bản cân đối kế toán – thể hiện về tình hình tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp ở thời điểm cố định trong kỳ dự toán. Từ đó, nhà quản lý có thể đánh giá được kết quả của việc đầu tư, sản xuất, bán hàng. 1.1.2.3 Phân loại theo phương pháp lập Dự toán ngân sách chia thành dự toán linh hoạt và dự toán cố định Dự toán linh hoạt Là dự toán cung cấp cho doanh nghiệp khả năng ước tính chi phí, doanh thu tại nhiều mức độ khác nhau,(hay có thể hiểu là dự toán ngân sách được lập tương ứng với nhiều mức độ khác nhau), chính vì vậy nó đòi hỏi tính toán cân đối phức tạp. Tuy nhiên, dự toán linh hoạt được lập theo mối quan hệ với quá trình hoạt động giúp ta xác định được các chi phí tương ứng với các mức độ, phạm vi hoạt động khác nhau, tránh được việc sửa đổi dự toán một cách phiền phức khi mức độ hoạt động thay đổi. Do đó, nó giúp nhà quản trị có nhiều thông tin hơn để ứng phó với các tình huống sản xuất kinh doanh khác nhau, cũng như đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên.
7 Dự toán cố định Là dự toán ngân sách với các số liệu cố định, ứng với một mức hoạt động dự kiến cho trước nào đó. Nó chỉ dựa vào một mức độ hoạt động với một hệ thống chỉ tiêu số lượng và giá trị nhất định trong một khoảng thời gian mà không xét tới mức độ này có thể bị biến động trong thời kỳ dự toán. Vì thế, nó được lập tương đối đơn giản, tính toán cân đối ít, phù hợp với những doanh nghiệp có hoạt động kinh tế ổn định. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có sự điều chỉnh về quy mô, mức độ hoạt động thích ứng với thị trường thực tế thì dự toán này sẽ không cung cấp đủ thông tin để ứng phó với các tình huống khác nhau. 1.1.3 Tầm quan trọng của chiến lược trong dự toán tổng thể Chiến lược của doanh nghiệp bắt đầu từ việc phân tích và xác định cách phối hợp khả năng của doanh nghiệp với cơ hội trên thị trường để đạt được mục tiêu chiến lược của mình. Dự toán ngân sách giúp doanh nghiệp chuyển đổi mục tiêu, chiến lược của mình thành các bước hành động cụ thể; giúp doanh nghiệp phản ánh được kế hoạch hoạt động và tài chính cho thời gian sắp tới. Nhưng có nhiều doanh nghiệp xem dự toán ngân sách cho giai đoạn tới như là một sự tiếp diễn của dự toán ngân sách hiện tại mà thiếu sự liên kết với chiến lược mới của họ. Chính điều này đã góp phần làm cho dự toán ngân sách không phát huy được lợi ích. Vì vậy, dự toán ngân sách hữu ích nhất là khi nó được tích hợp với chiến lược của doanh nghiệp. Dự toán có thể giúp các nhà quản lý đánh giá rủi ro cũng như cơ hội mà chiến lược có thể gặp bằng cách cung cấp cho họ thông tin phản hồi về hiệu ứng của chiến lược và kế hoạch. Đôi khi thông tin phản hồi là tốt, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện chiến lược, nhưng khi thông tin phản hồi không tốt doanh nghiệp cần chỉnh sửa lại kế hoạch, chiến lược của họ. Chính vì thế, để đạt được mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, một dự toán nên bắt đầu với cái nhìn và sự nghiên cứu cẩn trọng về kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp. Không dựa vào mục tiêu chiến lược, dự toán không phát huy hết tác dụng, doanh nghiệp sẽ không tận dụng đầy đủ thế mạnh và cơ hội của mình. Bỏ qua các mục tiêu chiến lược có thể dẫn đến việc tài trợ không đầy đủ cho các dự án và phần nào ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
8 Điều này được Edward J.Blocher. et al, 2010 mô tả trong sơ đồ 1.1: Mục tiêu chiến lược P Mục tiêu dài hạn h ả n Kế hoạch dài hạn h ồ Dự toán vốn (bao gồm i cả chi phí chiến lược) Mục tiêu ngắn hạn Ngân sách tổng thể Kiểm soát Các bước hoạt động Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ giữa mục tiêu chiến lược với dự toán tổng thể 1.1.4 Mục đích, chức năng và lợi ích của việc lập dự toán ngân sách 1.1.4.1 Mục đích của dự toán ngân sách - Dự toán ngân sách cung cấp thông tin về kế hoạch sản xuất kinh doanh trong từng giai đoạn cụ thể và cả trong quá trình, cũng như yêu cầu các hoạt động diễn ra đúng kế hoạch, đem lại kết quả kinh doanh tốt nhất. - Dự toán ngân sách giúp nhà quản trị cụ thể hóa các mục tiêu của doanh nghiệp bằng số liệu và thúc đẩy sự phối hợp các chương trình hành động ở các bộ phận khác nhau theo những mục tiêu đã đề ra. - Dự toán ngân sách là cơ sở để xây dựng, đánh giá trách nhiệm quản lý của các nhà quản trị.
9 - Dự toán ngân sách là căn cứ để khai thác các khả năng tiềm tàng về nguồn lực cũng như cách phân bổ nguồn lực đến từng bộ phận hay các phòng ban riêng biệt dựa trên kế hoạch hoạt động và mục tiêu ngắn hạn của từng bộ phận nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. - Dự toán ngân sách giúp truyền đạt các mục tiêu của doanh nghiệp đến nhân viên, đến các cấp quản lý giúp cho quản lý đơn vị hiểu rõ các mục tiêu, từ đó họ có thể sắp xếp ưu tiên các hoạt động cho mục tiêu đó. Đồng thời nó cũng giúp các nhà quản trị kiểm soát quá trình hoạt động cũng như phát hiện, ngăn ngừa, hạn chế rủi ro trong hoạt động của doanh nghiệp. 1.1.4.2 Chức năng cơ bản của dự toán ngân sách Hoạch định Chức năng này thông qua việc đưa ra những định mức chi tiết về kết quả đầu ra cần đạt được, thời gian hoàn thành và các nguồn lực cần sử dụng như số lượng sản phẩm tiêu thụ, giá bán, các chi phí liên quan,…dựa trên các chính sách tổng thể của doanh nghiệp. Thông tin Chức năng này thể hiện ở việc xem dự toán ngân sách là văn bản cụ thể, súc tích truyền đạt các mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp đến các nhà quản lý, các bộ phận, các phòng ban thông qua các con số, số liệu trong báo cáo dự toán. Và đây là cơ sở để các bộ phận, các phòng ban thực hiện nhiệm vụ hoạt động hàng ngày của mình. Kiểm soát Chức năng này thể hiện ở việc xem dự toán ngân sách là cơ sở để so sánh, đối chiếu với kết quả thực tế đạt được của doanh nghiệp. Thông qua đó sẽ đánh giá được mức độ thành công của các chiến lược, các kế hoạch đã đề ra và trong trường hợp cần thiết sẽ có những phương án sữa chữa, khắc phục những nhược điểm đã mắc phải.
10 Điều phối Chức năng này thể hiện ở việc huy động và phân phối các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Nhà quản trị kết hợp giữa hoạch định các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể và đánh giá năng lực sản xuất kinh doanh thực tế của từng bộ phận để điều chỉnh và phân phối các nguồn lực của doanh nghiệp tới các bộ phận sao cho việc sử dụng đạt hiệu quả cao nhất. Đo lường, đánh giá Chức năng này thể hiện thông qua việc xem dự toán ngân sách như là tiêu chuẩn để đánh giá hiệu quả của nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu đã đề ra. Dự toán ngân sách là công cụ quản lý đa chức năng, tuy nhiên chức năng quan nổi bật vẫn là hoạch định và kiểm soát. 1.1.4.3 Lợi ích của việc lập dự toán Dự toán ngân sách là một công việc tốn kém và chiếm khá nhiều thời gian. Tuy nhiên, nếu lập dự toán ngân sách một cách cẩn thận và phù hợp với doanh nghiệp thì lợi ích nó mang lại không hề nhỏ, có thể bù đắp được công sức và thời gian bỏ ra, giúp doanh nghiệp có thể hoạch định và kiểm soát tốt các hoạt động trong tương lai. Có thể nói, dự toán ngân sách có một ý nghĩa hết sức quan trọng trong quản trị doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích có thể đạt được khi lập dự toán ngân sách: (A. Atkinson. Et al, 2012 ; Edward J.Blocher. et al,2010) - Dự toán ngân sách có thể được xem như một thiết bị truyền thông giúp truyền đạt kế hoạch, mục tiêu, chiến lược của nhà quản trị đến tất cả các bộ phận trong tổ chức, đến với nhân viên, các cấp quản lý, cũng như thể hiện rõ nhiệm vụ của mỗi bộ phận cần phải làm để đáp ứng được những nhu cầu của đơn vị. Từ đó, sẽ giúp việc quản lý trở nên thuận tiện hơn trong việc định hướng hoạt động kinh doanh theo các mục tiêu đã chọn. - Dự toán ngân sách buộc các nhà quản trị nghĩ đến kế hoạch hoạt động trong tương lai, cũng như sẽ dự báo trước những khó khăn, rủi ro có thể xảy ra để từ đó có những kế hoạch sẵn sàng ứng phó khi các điều kiện hoạt động thay đổi, giúp hạn chế những tình huống không mong đợi có thể xảy ra hàng ngày, tránh được tình trạng bị động.
11 - Thông qua dự toán ngân sách, doanh nghiệp biết rõ những nguồn lực hiện có và từ đó tìm cách phân phối, sử dụng các nguồn lực này một cách hiệu quả nhất, tăng sức cạnh tranh cho doanh nghiệp. - Thông tin trên dự toán ngân sách là cơ sở để đánh giá kết quả hoạt động của từng bộ phận và từng cá nhân trong bộ phận đó. Trên cơ sở đó, xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận nhằm phục vụ tốt cho quá trình tổ chức và hoạch định trong doanh nghiệp. - Dự toán ngân sách cho phép các nhà quản lý công ty đo lường hiệu quả hoạt động giữa thực tế và kế hoạch, đánh giá được kết quả thực tế thực hiện công việc. Nó giúp nhà quản lý thu thập thông tin có liên quan để từ đó có những định hướng phát huy cái tốt, phát huy tiềm năng của doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả hoạt động trong tương lai. Khi kết quả thực tế thấp hơn so với kế hoạch, nó yêu cầu nhà quản lý cấp cao cần phải đặt các câu hỏi để biết những gì đã xảy ra, tại sao và làm thế nào để giải quyết vấn đề, có những biện pháp khắc phục những bế tắc, những gì còn tồn đọng, yếu kém của doanh nghiệp. Điều này sẽ hạn chế sự lặp lại của thất bại. - Dự toán ngân sách được xem như là một thiết bị tạo động lực. Đa phần nhân viên xem sự giảm trong ngân sách như là một sự thất bại, do đó hầu hết họ làm việc để tránh thất bại hơn là nỗ lực để thành công và hướng đến mực tiêu trong tương lai. Chính vì thế, ngân sách với kết quả hoạt động dự kiến được mô tả rõ ràng giúp cho nhân viên biết được doanh nghiệp mong đợi những gì, từ đó tạo ra động lực, thúc đẩy và động viên mọi thành viên trong doanh nghiệp vươn tới mục tiêu trong tương lai và có sự sáng tạo trong kế hoạch, trong chiến lược kinh doanh. - Thông qua dự toán ngân sách, các nhà hoạch định có thể mô phỏng sự tác động của các quyết định khác nhau về nguồn tài chính, nguồn nhân lực và nguồn vật chất. Từ đó giúp nhà quản lý lựa chọn được một phương thức hoạt động thích hợp. - Dự toán ngân sách thúc đẩy sự phối hợp các hoạt động của các đơn vị, bộ phận trong tổ chức để đạt được mục tiêu chung, đảm bảo tất cả các nhân viên đều hiểu và nắm bắt rõ ràng những mục tiêu đó. Điều này được thực hiện cho tất cả các
12 khía cạnh sản xuất hay dịch vụ ở tất cả các phòng ban, và có thể được xem là con đường tốt nhất để Công ty đạt được các mục tiêu. Ví dụ, từ dự toán tiêu thụ nội bộ của bộ phận bán hàng, bộ phận sản xuất phải phối hợp sản xuất sao cho đủ lượng hàng để bán và đủ hàng tồn kho, bộ phận cung ứng vật liệu phải phối hợp để đảm bảo đầy đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất,…Cứ như vậy, thông qua dự toán, tất cả các mối quan hệ, các bộ phận trong tổ chức được kết nối và ăn khớp với nhau. Từ đó, sẽ hạn chế những nỗ lực tạo dựng lợi ích riêng lẻ, mở rộng cách nghĩ của nhà quản trị vượt ra ngoài bộ phận mình đang quản lý và loại bỏ những thành kiến cố ý hay vô ý vì lợi ích cá nhân của từng bộ phận. Tất cả mọi người trong doanh nghiệp sẽ hướng đến mục tiêu và chiến lược chung của doanh nghiệp. Việc phối hợp không chỉ được thực hiện trong quá trình sản xuất mà còn trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp với các nhà cung cấp và khách hàng. Với nhiều lợi ích mang lại cho doanh nghiệp, dự toán ngân sách đóng một vai trò trung tâm và có mối quan hệ mật thiết với việc lên kế hoạch và kiểm soát, có thể thấy thông qua sơ đồ 1.2: (Atkinson. Et al., 2012) Xác định mục tiêu tổ chức và mục tiêu ngắn hạn Xây dựng chiến lược dài hạn và kế hoạch ngắn hạn Lên kế hoạch Phát triển dự toán ngân sách Đo lường và đánh giá hiệu quả đối với ngân sách Kiểm soát Đánh giá lại mục tiêu, chiến lược và kế hoạch Sơ đồ 1.2: Vai trò của ngân sách