Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán và chu trình bán hàng - thu tiền tại Viễn Thông Bến Tre

Chia sẻ: Diệp Nhất Thiên | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:161

Thêm vào BST

Báo xấu

67
lượt xem 21
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích nghiên cứu nhằm hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB qua báo cáo COSO năm 1992, năm 2004. Đánh giá thực trạng của HTKSNB đối với chu trình mua hàng – thanh toán, chu trình bán hàng – thu tiền tại Viễn Thông Bến Tre dựa trên báo cáo COSO năm 2004. Đề xuất giải pháp giúp đơn vị nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của HTKSNB đối với hai chu trình, giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra, gia tăng lợi nhuận kinh doanh. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán và chu trình bán hàng - thu tiền tại Viễn Thông Bến Tre

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM ------ LÊ THỊ TUYẾT NGA HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN VÀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI VIỄN THÔNG BẾN TRE Chuyên ngành: Kế Toán Mã số: 60340301 LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS Nguyễn Xuân Hưng TP. Hồ Chí Minh - Năm 2013
LỜI CAM ĐOAN Luận văn “Hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán và chu trình bán hàng - thu tiền tại Viễn Thông Bến Tre” là do tôi thực hiện. Các thông tin trình bày trong đề tài được thu thập thực tế tại đơn vị. Tôi xin chịu trách nhiệm về lời cam đoan của mình. Tp. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2013. Tác giả Lê Thị Tuyết Nga
LỜI CẢM ƠN Qua thời gian tìm hiểu và nghiên cứu về đề tài “Hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán và chu trình bán hàng – thu tiền tại Viễn Thông Bến Tre”, tác giả hy vọng sẽ đóng góp những ý kiến tích cực giúp đơn vị cải thiện và phát huy tốt hoạt động của mình trong điều kiện hiện nay. Qua đây, tác giả xin gởi lời cảm ơn sâu sắc đến Người hướng dẫn khoa học – PGS. TS Nguyễn Xuân Hưng đã giúp đỡ và chỉ dẫn để tác giả có thể hoàn thành luận văn của mình. Đồng thời, tác giả xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Kinh Tế thành phố Hồ Chí Minh tạo điều kiện cho tác giả học tập và cung cấp tài liệu tham khảo để thực hiện đề tài. Xin cảm ơn Ban lãnh đạo Viễn thông Bến Tre, các đồng nghiệp đã hỗ trợ tác giả trong việc thu thập, khảo sát ý kiến để có cơ sở đánh giá thực trạng tại đơn vị. Với những hạn chế về thời gian và vốn kiến thức trong quá trình nghiên cứu, luận văn không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được ý kiến đóng góp của quý Thầy Cô để hoàn thiện hơn.
MỤC LỤC Trang LỜI MỞ ĐẦU ................................................................................... 1 1. Tính cấp thiết của đề tài ......................................................................................... 1 2. Mục tiêu nghiên cứu .............................................................................................. 1 3. Câu hỏi nghiên cứu ................................................................................................ 2 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.......................................................................... 2 5. Phương pháp nghiên cứu ....................................................................................... 2 6. Kết cấu nội dung .................................................................................................... 3 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ .............................................................................................. 4 1.1. Vai trò của HTKSNB đối với hoạt động của doanh nghiệp .............................. 4 1.2. HTKSNB theo báo cáo COSO năm 1992 và năm 2004 ..................................... 4 1.2.1. HTKSNB theo báo cáo COSO năm 1992 (1) ................................................. 4 1.2.1.1. Môi trường kiểm soát .............................................................................. 5 1.2.1.1.1. Tính trung thực và các giá trị đạo đức ........................................... 6 1.2.1.1.2. Cam kết về năng lực....................................................................... 7 1.2.1.1.3. Hội đồng quản trị và Uỷ ban kiểm toán ......................................... 7 1.2.1.1.4. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý ............ 8 1.2.1.1.5. Cơ cấu tổ chức ............................................................................... 8 1.2.1.1.6. Phân định quyền hạn và trách nhiệm ............................................. 8 1.2.1.1.7. Chính sách nhân sự ........................................................................ 9 1.2.1.2. Đánh giá rủi ro ......................................................................................... 9 1.2.1.3. Hoạt động kiểm soát .............................................................................. 10 1.2.1.4. Thông tin và truyền thông ..................................................................... 12 1.2.1.5. Giám sát ................................................................................................. 13 1.2.2. HTKSNB theo báo cáo COSO năm 2004(2) ............................................... 14 1.2.2.1. Môi trường kiểm soát ............................................................................ 15 1.2.2.2. Thiết lập mục tiêu .................................................................................. 16 1.2.2.3. Nhận dạng sự kiện ................................................................................. 16 1.2.2.4. Đánh giá rủi ro ....................................................................................... 17 1.2.2.5. Đối phó rủi ro ........................................................................................ 17 1.2.2.6. Các hoạt động kiểm soát ....................................................................... 17 1.2.2.7. Thông tin và truyền thông ..................................................................... 17 1.2.2.8. Giám sát ................................................................................................. 18 1.3. Hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ................................................. 18 1.4. Tổng quan về chu trình kinh doanh của đơn vị (3) ............................................ 19 1.5. Khái quát chu trình mua hàng – thanh toán(4) ................................................... 20 1.5.1. Các chức năng của chu trình mua hàng - thanh toán .................................. 21 1.5.2. Những sai phạm có thể xảy ra trong chu trình mua hàng – thanh toán.............. 22 1.5.3. Hệ thống chứng từ và báo cáo kế toán trong chu trình mua hàng - thanh toán ....................................................................................................................... 22 1.5.3.1. Chứng từ sử dụng trong chu trình mua hàng – thanh toán .................... 22 1.5.3.2. Báo cáo trong chu trình mua hàng – thanh toán .................................... 23 1.6. Khái quát chu trình bán hàng – thu tiền(5) ......................................................... 24 1.6.1. Các chức năng của chu trình bán hàng – thu tiền ....................................... 25 1.6.2. Những sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền ................... 25 1.6.3. Hệ thống chứng từ và báo cáo kế toán trong chu trình bán hàng – thu tiền.......... 25
1.6.3.1. Chứng từ sử dụng trong chu trình bán hàng – thu tiền .......................... 26 1.6.3.2. Báo cáo trong chu trình bán hàng – thu tiền.......................................... 27 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN VÀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI VIỄN THÔNG BẾN TRE .................................................................................................. 29 2.1. Giới thiệu Tập Đoàn Bưu chính Viễn Thông Việt Nam ................................... 29 2.1.1. Lịch sử hình thành ...................................................................................... 29 2.1.2. Lĩnh vực hoạt động ..................................................................................... 29 2.1.3. Các đơn vị thành viên ................................................................................. 30 2.1.4. Đặc điểm hạch toán kế toán ........................................................................ 30 2.2. Giới thiệu Viễn Thông Bến Tre ........................................................................ 30 2.2.1. Lịch sử hình thành ...................................................................................... 30 2.2.2. Ngành nghề kinh doanh .............................................................................. 30 2.2.3. Cơ cấu tổ chức của Viễn Thông Bến Tre ................................................... 31 2.2.4. Tổ chức công tác kế toán tại Viễn Thông Bến Tre ..................................... 32 2.2.5. Hình thức sổ kế toán tại Viễn Thông Bến Tre ............................................ 35 2.2.6. Các phương thức mua hàng - thanh toán tại Viễn Thông Bến Tre ............. 35 2.2.6.1. Mua hàng ngoài khối HTPT .................................................................. 36 2.2.6.2. Mua hàng trong khối HTPT .................................................................. 38 2.2.7. Các phương thức bán hàng - thu tiền tại Viễn Thông Bến Tre................... 39 2.2.7.1. Bán hàng cho đại lý ............................................................................... 39 2.2.7.2. Bán hàng cho điểm bán lẻ ..................................................................... 41 2.2.7.3. Bán hàng cho người tiêu dùng trực tiếp ................................................ 42 2.3. Hệ thống các văn bản được áp dụng tại đơn vị để kiểm soát nội bộ................. 42 2.4. Thực trạng HTKSNB chu trình mua hàng - thanh toán và chu trình bán ......... 44 2.4.1. Thực trạng HTKSNB chu trình mua hàng - thanh toán tại Viễn Thông Bến Tre ......................................................................................................................... 44 2.4.1.1. Môi trường kiểm soát ............................................................................ 44 2.4.1.1.1. Tính chính trực và các giá trị đạo đức ......................................... 44 2.4.1.1.2. Chính sách nhân sự và cam kết về năng lực ................................ 45 2.4.1.1.3. Ban Giám đốc .............................................................................. 46 2.4.1.1.4. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý .......... 47 2.4.1.1.5. Cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn, trách nhiệm ................. 48 2.4.1.2. Thiết lập mục tiêu .................................................................................. 49 2.4.1.3. Nhận dạng sự kiện ................................................................................. 49 2.4.1.4. Đánh giá rủi ro ....................................................................................... 49 2.4.1.5. Đối phó rủi ro ........................................................................................ 50 2.4.1.6. Hoạt động kiểm soát .............................................................................. 50 2.4.1.7. Thông tin và truyền thông ..................................................................... 54 2.4.1.8. Giám sát ................................................................................................. 55 2.4.2. Thực trạng HTKSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Viễn Thông Bến Tre .............................................................................................................................. 56 2.4.2.1. Môi trường kiểm soát ............................................................................ 56 2.4.2.1.1. Tính chính trực và các giá trị đạo đức ......................................... 56 2.4.2.1.2. Chính sách nhân sự và cam kết về năng lực ................................ 57 2.4.2.1.3. Ban giám đốc ............................................................................... 57 2.4.2.1.4. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý .......... 58 2.4.2.1.5. Cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn, trách nhiệm ................. 59 2.4.2.2. Thiết lập mục tiêu .................................................................................. 59
2.4.2.3. Nhận dạng sự kiện ................................................................................. 61 2.4.2.4. Đánh giá rủi ro ....................................................................................... 62 2.4.2.5. Đối phó rủi ro ........................................................................................ 62 2.4.2.6. Hoạt động kiểm soát .............................................................................. 62 2.4.2.7. Thông tin và truyền thông ..................................................................... 65 2.4.2.8. Giám sát ................................................................................................. 66 2.5. Đánh giá thực trạng HTKSNB chu trình mua hàng - thanh toán và chu trình bán hàng - thu tiền tại Viễn Thông Bến Tre ............................................................ 68 2.5.1. Chu trình mua hàng - thanh toán ................................................................ 68 2.5.1.1. Môi trường kiểm soát ............................................................................ 68 2.5.1.1.1. Tính chính trực và các giá trị đạo đức ......................................... 68 2.5.1.1.2. Chính sách nhân sự và cam kết về năng lực ................................ 68 2.5.1.1.3. Ban Giám đốc .............................................................................. 68 2.5.1.1.4. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý .......... 69 2.5.1.1.5. Cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn, trách nhiệm ................. 69 2.5.1.2. Thiết lập mục tiêu .................................................................................. 69 2.5.1.3. Nhận dạng sự kiện ................................................................................. 70 2.5.1.4. Đánh giá rủi ro ....................................................................................... 70 2.5.1.5. Đối phó rủi ro ........................................................................................ 70 2.5.1.6. Hoạt động kiểm soát .............................................................................. 70 2.5.1.7. Thông tin và truyền thông ..................................................................... 72 2.5.1.8. Giám sát ................................................................................................. 72 2.5.2. Chu trình bán hàng - thu tiền ...................................................................... 72 2.5.2.1. Môi trường kiểm soát ............................................................................ 72 2.5.2.1.1. Tính chính trực và các giá trị đạo đức ......................................... 72 2.5.2.1.2. Chính sách nhân sự và cam kết về năng lực ................................ 73 2.5.2.1.3. Ban Giám đốc .............................................................................. 74 2.5.2.1.4. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý .......... 74 2.5.2.1.5. Cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn, trách nhiệm ................. 74 2.5.2.2. Thiết lập mục tiêu .................................................................................. 74 2.5.2.3. Nhận dạng sự kiện ................................................................................. 75 2.5.2.4. Đánh giá rủi ro ....................................................................................... 75 2.5.2.5. Đối phó rủi ro ........................................................................................ 75 2.5.2.6. Hoạt động kiểm soát .............................................................................. 75 2.5.2.7. Thông tin và truyền thông ..................................................................... 76 2.5.2.8. Giám sát ................................................................................................. 77 2.6. Nguyên nhân dẫn đến những tồn tại trong HTKSNB chu trình mua hàng - thanh toán và chu trình bán hàng - thu tiền tại Viễn Thông Bến Tre ...................... 77 2.6.1. Chu trình mua hàng - thanh toán ................................................................ 77 2.6.1.1. Môi trường kiểm soát ............................................................................ 77 2.6.1.2. Thiết lập mục tiêu .................................................................................. 78 2.6.1.3. Nhận dạng sự kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, hoạt động kiểm soát ............................................................................................................................ 78 2.6.1.4. Thông tin và truyền thông ..................................................................... 78 2.6.1.5. Giám sát ................................................................................................. 78 2.6.2. Chu trình bán hàng – thu tiền ..................................................................... 78 2.6.2.1. Môi trường kiểm soát ............................................................................ 78 2.6.2.2. Thiết lập mục tiêu .................................................................................. 79 2.6.2.3. Nhận dạng sự kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, hoạt động kiểm soát ............................................................................................................................ 79 2.6.2.4. Thông tin và truyền thông ..................................................................... 79
2.6.2.5. Giám sát ................................................................................................. 79 KẾT LUẬN CHƢƠNG 2 ............................................................... 80 CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN VÀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI VIỄN THÔNG BẾN TRE ......................................................................................... 81 3.1. Cơ sở đưa ra các giải pháp hoàn thiện .............................................................. 81 3.2. Giải pháp hoàn thiện HTKSNB chu trình mua hàng - thanh toán .................... 81 3.2.1. Môi trường kiểm soát................................................................................. 81 3.2.1.1. Tính chính trực và các giá trị đạo đức ................................................... 81 3.2.1.2. Chính sách nhân sự và cam kết về năng lực .......................................... 82 3.2.1.3. Ban giám đốc ......................................................................................... 82 3.2.1.4. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý ................... 83 3.2.2. Thiết lập mục tiêu ....................................................................................... 84 3.2.3. Nhận dạng sự kiện ...................................................................................... 85 3.2.4. Đánh giá rủi ro ............................................................................................ 86 3.2.5. Đối phó rủi ro.............................................................................................. 87 3.2.6. Hoạt động kiểm soát ................................................................................... 88 3.2.7. Thông tin và truyền thông........................................................................... 91 3.2.8. Giám sát ...................................................................................................... 92 3.3. Giải pháp hoàn thiện HTKSNB chu trình bán hàng – thu tiền ......................... 93 3.3.1. Môi trường kiểm soát................................................................................. 93 3.3.1.1. Tính chính trực và các giá trị đạo đức ................................................... 93 3.3.1.2. Chính sách nhân sự và cam kết về năng lực .......................................... 93 3.3.1.3. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý ................... 94 3.3.1.4. Cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn, trách nhiệm ........................... 94 3.3.2. Thiết lập mục tiêu ....................................................................................... 94 3.3.3. Nhận dạng sự kiện ...................................................................................... 95 3.3.4. Đánh giá rủi ro ............................................................................................ 95 3.3.5. Đối phó rủi ro.............................................................................................. 95 3.3.6. Hoạt động kiểm soát ................................................................................... 96 3.3.7. Thông tin và truyền thông........................................................................... 97 3.3.8. Giám sát ...................................................................................................... 97 3.4. Giải pháp hỗ trợ từ phía Tập Đoàn ................................................................... 98 3.5. Kiến nghị với Viễn Thông Bến Tre .................................................................. 98 KẾT LUẬN CHƢƠNG 3 ............................................................... 99 KẾT LUẬN ................................................................................... 100 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BCVT: Bưu Chính Viễn Thông BGĐ: Ban Giám đốc CBCNV: Cán bộ công nhân viên COSO: Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM: Enterprise Rick Managemaent GTGT: Giá trị gia tăng HTKSNB: Hệ thống kiểm soát nội bộ HTPT: Hạch toán phụ thuộc KHVT: Kế hoạch vật tư KTTKTC: Kế toán thống kê tài chính KSNB: Kiểm soát nội bộ MDV: Mạng dịch vụ TNHH: Trách nhiệm hữu hạn TTVT: Trung tâm Viễn Thông UNC: Ủy nhiệm chi VASC: Công ty phần mềm và truyền thông VDC: Công ty Điện toán và truyền số liệu VMOS: Chương trình phân tích đa chiều kết quả sản xuất kinh doanh VNP: Công ty dịch vụ viễn thông VNPT: Tập Đoàn Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam VTT: Viễn Thông tỉnh
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Sơ đồ chu trình kinh doanh của đơn vị……………………………….. 32 Sơ đồ 3.1: Sơ đồ thiết lập và phổ biến mục tiêu chu trình mua hàng – thanh toán…100 Sơ đồ 3.2: Sơ đồ lựa chọn cách thức đối phó rủi ro ................................................. 104 BẢNG BIỂU Bảng 1.1: Bảng tổng hợp các đề tài luận văn về HTKSNB đã tham khảo ………. 2 Bảng 2.1: Hệ thống các văn bản đang được áp dụng để KSNB ............................. 56
1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong những năm gần đây, sự xuất hiện ngày càng nhiều công ty cung cấp dịch vụ viễn thông đã làm tăng thêm mức độ cạnh tranh cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này. Tập Đoàn Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam (VNPT) tuy là đơn vị có bề dày hoạt động lâu dài nhất, với cơ sở hạ tầng đầy đủ, nhưng không ít đơn vị thành viên của Tập Đoàn, trong đó có Viễn Thông Bến Tre (VNPT Bến Tre) cũng không thể nằm ngoài vòng xoáy cạnh tranh này. Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng cũng như gia tăng khả năng cạnh tranh cho đơn vị, VNPT Bến Tre đã bổ sung rất nhiều dịch vụ mới và tăng cường cung cấp hàng hoá là các loại thẻ viễn thông, thiết bị viễn thông bên cạnh việc chú trọng phát triển, duy trì thuê bao điện thoại cố định như trước đây. Đi đôi với việc đẩy mạnh công tác bán hàng hóa, vấn đề tăng cường kiểm tra, kiểm soát, nâng cao năng lực quản lý dòng tiền kinh doanh hàng hóa, giúp gia tăng hiệu quả kinh doanh đang được các cấp lãnh đạo của đơn vị quan tâm đáng kể. Kiểm soát nội bộ (KSNB) là công cụ quan trọng giúp đơn vị giám sát toàn bộ quá trình kinh doanh của mình. Hoạt động mua bán hàng hóa diễn ra với số lượng rất lớn tại đơn vị, đồng thời cũng là hoạt động dễ xảy ra nhiều gian lận, sai sót. Chính vì vậy, đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán, bán hàng - thu tiền tại Viễn Thông Bến Tre” hướng đến việc phân tích thực trạng và đưa ra các giải pháp giúp hoàn thiện quy trình KSNB đối với chu trình mua hàng - thanh toán và chu trình bán hàng - thu tiền, giúp đơn vị nâng cao hiệu quả kinh doanh, cung cấp sản phẩm hàng hóa đến khách hàng một cách nhanh chóng với chất lượng tốt nhất, nâng cao uy tín, làm tăng giá trị hình ảnh VNPT Bến Tre. 2. Mục tiêu nghiên cứu Qua đề tài này, tác giả mong muốn đạt được các mục tiêu sau đây: - Hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB qua báo cáo COSO năm 1992, năm 2004. - Đánh giá thực trạng của HTKSNB đối với chu trình mua hàng – thanh toán, chu trình bán hàng – thu tiền tại Viễn Thông Bến Tre dựa trên báo cáo COSO năm 2004. - Đề xuất giải pháp giúp đơn vị nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của HTKSNB đối với hai chu trình, giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra, gia tăng lợi nhuận kinh doanh.
2 3. Câu hỏi nghiên cứu Để đạt được các mục tiêu trên, các câu hỏi nghiên cứu được đặt ra gồm: - HTKSNB có vai trò như thế nào đối với hoạt động của doanh nghiệp? - Những tồn tại của HTKSNB đối với chu trình mua hàng – thanh toán và chu trình bán hàng – thu tiền tại Viễn Thông Bến Tre? - Nguyên nhân của những tồn tại trong HTKSNB đối với chu trình mua hàng – thanh toán và chu trình bán hàng – thu tiền tại Viễn Thông Bến Tre? - Những giải pháp nào cần triển khai nhằm hoàn thiện HTKSNB đối với chu trình mua hàng – thanh toán và chu trình bán hàng – thu tiền tại Viễn Thông Bến Tre? 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - Về đối tƣợng nghiên cứu: Trong đề tài này, tác giả xác định đối tượng nghiên cứu là các thành phần của HTKSNB tại Viễn Thông Bến Tre, dựa theo báo cáo COSO năm 2004, cụ thể như sau: Môi trường kiểm soát; Thiết lập mục tiêu; Nhận dạng sự kiện; Đánh giá rủi ro; Đối phó rủi ro; Các hoạt động kiểm soát; Thông tin và truyền thông; Giám sát. - Về phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu của đề tài là chu trình mua hàng – thanh toán, bán hàng – thu tiền tại Khối quản lý và 8 trung tâm viễn thông (TTVT) gồm: TTVT Thành Phố Bến Tre, TTVT Mỏ Cày, TTVT Chợ Lách, TTVT Thạnh Phú, TTVT Châu Thành, TTVT Giồng Trôm, TTVT Ba Tri, TTVT Bình Đại. Các TTVT của Viễn Thông Bến Tre được tổ chức và hoạt động một cách nhất quán theo các chính sách do Viễn Thông tỉnh (Khối quản lý) quy định. Vì vậy, HTKSNB đối với hai chu trình được nghiên cứu trong mối quan hệ tổng thể giữa Khối quản lý và các TTVT nêu trên. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu định tính được sử dụng nhằm mục tiêu: + Tổng hợp lý luận về HTKSNB, cụ thể là báo cáo COSO năm 1992, năm 2004. + Hệ thống các văn bản quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông, Tập Đoàn BCVT Việt Nam, Công ty dịch vụ viễn thông (VNP) và các văn bản của Viễn Thông Bến Tre đang được áp dụng, có liên quan đến hai chu trình.
3 - Phương pháp nghiên cứu định lượng được sử dụng nhằm: + Thu thập ý kiến của những thành phần có liên quan đến HTKSNB đối với hai chu trình nghiên cứu thông qua bảng câu hỏi khảo sát. + Tổng hợp, phân tích kết quả khảo sát để đánh giá những ưu và nhược điểm của HTKSNB đối với hai chu trình, xác định nguyên nhân tồn tại, làm căn cứ đưa ra những giải pháp hoàn thiện. 6. Kết cấu nội dung Đề tài được tổ chức gồm 3 chương: - Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ. - Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán và chu trình bán hàng - thu tiền tại Viễn Thông Bến Tre. - Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán và chu trình bán hàng – thu tiền tại Viễn Thông Bến Tre.
4 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1. Vai trò của HTKSNB đối với hoạt động của doanh nghiệp Bất kỳ nhà quản lý nào cũng mong muốn đơn vị của mình hoạt động có hiệu quả, tuân thủ pháp luật và các quy định. Song, xung quanh hoạt động của đơn vị luôn tồn tại những nguy cơ có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu đã đề ra. Vì vậy, đơn vị cần có một công cụ kiểm soát để giảm bớt rủi ro có thể xảy ra làm giảm hiệu quả hoạt động. Công cụ này chính là HTKSNB. Thông qua HTKSNB, công tác quản lý, giám sát sẽ được thực hiện bằng những quy định cụ thể, nhằm: - Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh; - Bảo vệ tài sản của đơn vị khỏi mất mát, hao hụt, gian lận; - Đảm bảo tính trung thực hợp lý của các số liệu kế toán; - Đảm bảo sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của đơn vị; - Bảo vệ quyền lợi và xây dựng lòng tin đối với nhà đầu tư. Từ những lợi ích trên cho thấy việc xây dựng HTKSNB là thật sự cần thiết. Đây chính là một trong những giải pháp hữu hiệu giúp đơn vị nâng cao hiệu quả hoạt động. 1.2. HTKSNB theo báo cáo COSO năm 1992 và năm 2004 1.2.1. HTKSNB theo báo cáo COSO năm 1992 (1) Năm 1992, COSO ban hành mô hình đánh giá HTKSNB. Mô hình này đã được thừa nhận và áp dụng rộng rãi trên thế giới như một chuẩn mực về chất lượng KSNB. Theo COSO, KSNB được định nghĩa là: “Một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động; Sự tin cậy của báo cáo tài chính; Sự tuân thủ pháp luật và các quy định”. Như vậy, định nghĩa trên đưa ra bốn yếu tố chúng ta cần lưu ý, đó là: - Kiểm soát nội bộ là một quá trình: KSNB không phải là một sự kiện hay một tình huống riêng lẻ mà là một chuỗi hoạt động có mối liên quan mật thiết nhau trong mọi hoạt động của đơn vị từ khi lập kế hoạch, thực hiện và giám sát việc thực hiện kế hoạch. (1) Trần Thị Giang Tân và cộng sự, 2010. Kiểm soát nội bộ. TPHCM: Nhà xuất bản Phương Đông.
5 - Con ngƣời: HTKSNB được thiết kế và vận hành bởi con người, nó hoạt động theo suy nghĩ, hành động của họ. Song, không phải lúc nào con người cũng hiểu rõ, trao đổi, hành động một cách nhất quán. Mỗi thành viên tham gia vào HTKSNB có những khả năng, kinh nghiệm, kiến thức, quyền hạn và trách nhiệm khác nhau. Vì vậy, để HTKSNB hoạt động hữu hiệu, mỗi nhân viên cần phải xác định mối liên hệ, nhiệm vụ và cách thức thực hiện của bản thân mình để đạt được mục tiêu của đơn vị. - Đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị chứ không thể đảm bảo tuyệt đối. Do luôn tồn tại những nguyên nhân tiềm tàng có thể dẫn đến việc đưa ra các quyết định sai lầm, hoặc sự thông đồng của các cá nhân hay sự lạm dụng quyền hạn của nhà quản lý, tất cả những điều này đều có thể vượt qua khỏi HTKSNB. - Các mục tiêu: Mỗi đơn vị thường có các mục tiêu cần đạt được, làm cơ sở để xác định các chiến lược thực hiện. Đó có thể là mục tiêu chung của toàn đơn vị hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận của đơn vị. Các mục tiêu này có thể được chia thành ba nhóm như sau: + Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực. + Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: nhấn mạnh tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà đơn vị cung cấp. + Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: nhấn mạnh sự tuân thủ các quy định và pháp luật. Xét về các bộ phận hợp thành, báo cáo COSO năm 1992 cho rằng, HTKSNB gồm có năm bộ phận như sau: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Thông tin và truyền thông; Giám sát. 1.2.1.1. Môi trƣờng kiểm soát Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi cán bộ nhân viên trong toàn đơn vị. Đây cũng là bộ phận đặt nền tảng cho các bộ phận còn lại của HTKSNB, nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp. Các nhân tố của môi trường kiểm soát bao gồm: Tính trung thực và các
6 giá trị đạo đức; Cam kết về năng lực; Hội đồng quản trị và uỷ ban kiểm toán; Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý; Cơ cấu tổ chức; Phân định quyền hạn và trách nhiệm; Chính sách nhân sự. 1.2.1.1.1. Tính trung thực và các giá trị đạo đức Tính trung thực và các giá trị đạo đức là nhân tố quan trọng nhất vì nó tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám sát các nhân tố khác của HTKSNB. Các quy định về tính trung thực và các giá trị đạo đức thể hiện điều mà nhà quản lý mong muốn. Vì vậy, nhà quản lý đóng một vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn hoá, thiết lập nền tảng đạo đức cho đơn vị. Tuy nhiên, muốn HTKSNB hoạt động có hiệu quả, nhà quản lý là người tiên phong làm gương, thực hiện đúng các chuẩn mực về đạo đức vẫn chưa đủ, bản thân mỗi nhân viên trong đơn vị cũng cần phải tuân thủ nghiêm túc các chuẩn mực này. Song, một thực tế phải thừa nhận rằng, việc xác lập các giá trị đạo đức thường gặp rất nhiều khó khăn bởi cần phải dung hoà lợi ích giữa các bên có liên quan gồm: lợi ích chung của đơn vị, của nhà quản lý, của toàn thể nhân viên, của khách hàng, nhà cung cấp và các đối thủ cạnh tranh. Khi xây dựng tính trung thực và các giá trị đạo đức, đơn vị cần quan tâm các vấn đề sau đây: - Áp lực và cơ hội: Các cá nhân trong đơn vị có thể liên quan đến các hành động phi đạo đức, bất hợp pháp hoặc không trung thực khi môi trường làm việc đem đến cho họ những áp lực và cơ hội để thực hiện điều đó. + Áp lực có thể dẫn đến những hành vi gian lận như:  Các mục tiêu đưa ra là phi thực tế, đặc biệt là các mục tiêu ngắn hạn.  Tiền thưởng dựa trên yêu cầu kết quả công việc quá cao.  Cắt giảm hoặc tăng các khoản tiền thưởng một cách bất thường. + Các cơ hội có thể khiến nhân viên thực hiện hành vi gian lận:  Thiếu các hoạt động kiểm soát thích hợp hoặc có nhưng chúng không hữu hiệu.  Mức độ phân quyền quá cao khiến nhà quản lý giảm đi mức độ giám sát đối với nhân viên cấp dưới.
7  Bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động yếu kém, không có khả năng phát hiện và báo cáo kịp thời những sai phạm.  Hội đồng quản trị hoạt động không hữu hiệu.  Các biện pháp kỷ luật không được áp dụng nghiêm túc, vì vậy làm mất tác dụng răn đe. Do đó, để xây dựng tính trung thực và các giá trị đạo đức, nhà quản lý đơn vị nên giảm thiểu những cơ hội và áp lực có thể dẫn đến khả năng các nhân viên thực hiện các hành vi gian lận. - Xây dựng và truyền đạt các hướng dẫn về đạo đức: Bên cạnh những áp lực và cơ hội nêu trên, sự thiếu hiểu biết cũng là nguyên nhân dẫn đến việc phát sinh các sai phạm. Nhân viên có thể nhầm lẫn cho rằng việc làm của họ sẽ mang đến lợi ích cho đơn vị mà không ý thức được rằng đó là hành vi trái với chuẩn mực đạo đức của đơn vị. Vì vậy, không chỉ xây dựng các giá trị đạo đức mà cần phải truyền đạt, hướng dẫn để nhân viên có sự nhận thức rõ ràng trong cách ứng xử với công việc hằng ngày. Cách thức truyền đạt các thông điệp về hành vi đạo đức có thể là: + Người quản lý gương mẫu để nhân viên noi theo. + Truyền đạt bằng văn bản về các giá trị đạo đức, các chuẩn mực về đạo đức đến nhân viên để họ hiểu được những gì mà tổ chức mong đợi. + Thiết lập và áp dụng nghiêm chỉnh các chế độ khen thưởng, kỷ luật cụ thể, tạo lập kênh tiếp nhận thông tin để khuyến khích nhân viên báo cáo về các sai phạm. 1.2.1.1.2. Cam kết về năng lực Năng lực phản ánh kiến thức, kỹ năng cần thiết để nhân viên có thể hoàn thành nhiệm vụ được giao. Kiến thức và kỹ năng của mỗi nhân viên phụ thuộc vào sự thông minh, sự đào tạo và kinh nghiệm làm việc. Nhà quản lý cần xác định rõ yêu cầu năng lực cho từng công việc và cụ thể hoá nó thành các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng. Từ đó, họ mới có cơ sở để tuyển dụng và phân công nhiệm vụ một cách hợp lý nhất. 1.2.1.1.3. Hội đồng quản trị và Uỷ ban kiểm toán Môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng đáng kể bởi Hội đồng quản trị và Uỷ ban kiểm toán. Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý của đơn vị, thực hiện các quyền và
8 nghĩa vụ theo qui định của pháp luật và điều lệ đã được thông qua. Uỷ ban kiểm toán bao gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng quản trị, không tham gia điều hành đơn vị, nhưng có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính. Vì vậy, Hội đồng quản trị và Uỷ ban kiểm toán càng độc lập với BGĐ thì HTKSNB càng hữu hiệu. 1.2.1.1.4. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý Triết lý quản lý là quan điểm, cách nhìn nhận vấn đề của nhà quản lý. Phong cách điều hành được thể hiện qua tư cách, cá tính, thái độ của nhà quản lý trong việc điều hành đơn vị. Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành sẽ ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát, tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. - Nếu nhà quản lý theo đuổi mục tiêu chống đỡ rủi ro trong hoạt động kinh doanh thì họ sẽ chú trọng đến công tác kiểm soát vì họ tin rằng kiểm soát sẽ giúp hạn chế các rủi ro có thể xảy ra. - Nếu nhà quản lý quan tâm đến việc thiết lập báo cáo tài chính và rất chú trọng việc hoàn thành vượt mức kế hoạch thì họ sẽ không quan tâm đến rủi ro và cũng không thiết lập các thủ tục kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro. 1.2.1.1.5. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ mà trong đó các hoạt động của đơn vị được lập kế hoạch, thực hiện và giám sát. Các hoạt động này bao gồm: mua hàng, sản xuất, bán hàng, tiếp thị, các hoạt động hỗ trợ khác: hành chính, nhân sự và kỹ thuật. Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo sự thông suốt trong việc uỷ quyền và phân công trách nhiệm, qua đó giúp ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót tại đơn vị. Vì vậy, xây dựng cơ cấu tổ chức trong đơn vị phải thực hiện sự phân tách giữa chức năng, nhiệm vụ cũng như đảm bảo sự độc lập một cách tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc. 1.2.1.1.6. Phân định quyền hạn và trách nhiệm Trong một tổ chức, việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn cụ thể cho nhân viên là rất cần thiết, giúp xác định mức độ tự chủ của từng nhân viên trong việc đề xuất và giải quyết các vấn đề, trách nhiệm báo cáo với các cấp có liên quan.
9 Có nhiều cách thức uỷ quyền khác nhau trong thực tế như: bằng văn bản hay mệnh lệnh, hoặc là một yêu cầu thực hiện của cấp trên với cấp dưới thông qua điện thoại, tin nhắn trực tiếp trên máy vi tính. Nhưng môi trường kiểm soát sẽ thể hiện tính chặt chẽ khi mọi yêu cầu công việc đều được thực hiện bằng văn bản, đây là cơ sở pháp lý để kiểm tra, kiểm soát những sai sót, vi phạm của nhân viên, tránh sự lạm dụng. Việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn cho từng nhân viên phải phù hợp với sơ đồ tổ chức đã được xây dựng và đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm. 1.2.1.1.7. Chính sách nhân sự Chính sách nhân sự thể hiện yêu cầu của đơn vị đối với nhân viên về tính chính trực, hành vi đạo đức và năng lực chuyên môn. Chính sách nhân sự bao gồm các chính sách như: tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật. Một chính sách nhân sự đúng đắn là chính sách nhằm vào việc tuyển dụng, đào tạo đội ngũ nhân lực, tính chính trực và giá trị đạo đức để thực hiện tốt các thủ tục kiểm soát mà đơn vị đã đề ra, bởi nhân tố con người luôn là nhân tố quan trọng trong bất kỳ HTKSNB nào. 1.2.1.2. Đánh giá rủi ro Đây là quá trình nhận dạng, phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro. Quá trình này lặp đi lặp lại không ngừng và là một nhân tố then chốt để KSNB hữu hiệu. Các rủi ro cần được đánh giá cả về định tính và định lượng để có cái nhìn toàn diện nhất về sự tác động của nó đối với đơn vị. Trong thực tế, không có biện pháp nào có thể giảm mức rủi ro xuống bằng không. Vì vậy, các nhà quản lý phải xác định được rằng rủi ro nào là có thể chấp nhận và phải làm gì để quản lý các rủi ro. Xác định mục tiêu của tổ chức, kể cả mục tiêu chung của toàn đơn vị và mục tiêu riêng cho từng bộ phận, từng hoạt động là cách tốt nhất để nhà quản lý có thể nhận dạng được rủi ro. Các rủi ro sau khi được nhận dạng được tiến hành phân tích qua các bước sau: - Đánh giá tầm quan trọng của rủi ro. - Đánh giá khả năng rủi ro có thể xảy ra.
10 - Xem xét các phương pháp để quản trị rủi ro. 1.2.1.3. Hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát là tập hợp các chính sách và thủ tục đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Chính sách kiểm soát là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở cho việc thực hiện các thủ tục kiểm soát. Còn thủ tục kiểm soát là những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát. Xây dựng hoạt động kiểm soát là điều cần thiết phải thực hiện để đối phó với những rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu đơn vị đã đề ra. Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ tổ chức trong đơn vị. Khi đánh giá rủi ro, nhà quản lý sẽ xác định các hành động cần phải thực hiện để đối phó với những rủi ro. Do đó, hoạt động kiểm soát và đánh giá rủi ro có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau mà một đơn vị có thể thiết kế và áp dụng: - Xét về mục đích, hoạt động kiểm soát có thể được chia thành ba loại: + Kiểm soát phòng ngừa: là hoạt động kiểm soát nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót và gian lận. Ví dụ, đơn vị quy định có sự kiểm tra chéo giữa các nhân viên xử lý báo giá, để ngăn ngừa rủi ro nhân viên che giấu bớt báo giá của những nhà cung cấp có điều kiện tốt hơn nhằm mục đích hưởng lợi từ nhà cung cấp còn lại. + Kiểm soát phát hiện: là loại kiểm soát nhằm phát hiện ra các sai sót, gian lận hoặc các điều kiện dẫn đến sai sót và gian lận. Kiểm soát phát hiện được thực hiện sau khi các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra. Ví dụ, hoạt động đối chiếu giữa kết quả kiểm kê kho với sổ sách kế toán, hay hoạt động lập bảng cân đối phát sinh để xem các tài khoản phát sinh trong kỳ, tổng dư nợ bằng tổng dư có hay không. + Kiểm soát bù đắp: Là các hoạt động kiểm soát nhằm bổ sung cho hai hoạt động kiểm soát vừa nêu trên khi chúng đã không thực sự hữu hiệu trong việc ngăn ngừa và phát hiện các gian lận, sai sót. Ví dụ, sau khi phát hiện thủ kho lấy cấp hàng hoá, đơn vị sẽ thiết kế quy trình xuất kho hiệu quả hơn. - Xét về chức năng, trong một đơn vị có các loại hoạt động kiểm soát sau đây: + Soát xét của nhà quản lý cấp cao: bao gồm các công việc như so sánh kết
11 quả đạt được với dự toán, với kỳ trước hay với đối thủ cạnh tranh. Các chương trình quan trọng của đơn vị phải được soát xét thường xuyên để xác định mức độ hoàn thành. + Quản trị hoạt động: Người quản lý ở cấp trung gian sẽ soát xét các báo cáo về hiệu quả của từng bộ phận mà mình phụ trách so với kế hoạch đã đề ra. + Phân chia trách nhiệm hợp lý: Là việc phân công nhiệm vụ sao cho không có bất kỳ nhân viên nào giải quyết tất cả các khâu của một quy trình nghiệp vụ từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc. Các chức năng bất kiêm nhiệm cần được phân định rõ khi phân công nhiệm vụ bao gồm: xét duyệt, thực hiện, ghi chép và bảo quản tài sản. + Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Nhiều hoạt động kiểm soát cần được thực hiện để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin có vai trò quan trọng trong hoạt động kiểm soát nói chung. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin được chia làm hai loại có mối quan hệ mật thiết với nhau, cụ thể:  Kiểm soát chung: Là hoạt động kiểm soát áp dụng cho tất cả hệ thống ứng dụng để đảm bảo cho các hệ thống này hoạt động liên tục và ổn định.  Kiểm soát hoạt động của trung tâm dữ liệu: bao gồm việc lên kế hoạch, sắp xếp lịch trình, sao lưu và phục hồi dữ liệu khi có sự cố xảy ra.  Kiểm soát phần mềm hệ thống gồm: kiểm soát việc mua sắm, thực hiện và bảo trì phần mềm như hệ điều hành, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, phần mềm truyền thông và phần mềm hệ thống.  Kiểm soát truy cập: là hoạt động kiểm soát nhằm bảo vệ hệ thống, ngăn ngừa việc truy cập và sử dụng trái phép các thông tin trên hệ thống bằng tên đăng nhập và mật khẩu.  Kiểm soát việc phát triển và bảo trì hệ thống ứng dụng: hệ thống ứng dụng phải đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng và cung cấp thông tin cập nhật cho nhà quản lý về các lĩnh vực khác của đơn vị. Vì vậy, việc phát triển hệ thống ứng dụng đòi hỏi phải có phương pháp cụ thể, thích hợp nhằm chỉ ra cách thức thiết kế hệ thống, các giai đoạn phát triển, những yêu cầu tài liệu hướng dẫn cũng như cần được xét duyệt bởi các cấp có thẩm quyền.  Kiểm soát ứng dụng: Là hoạt động kiểm soát cho từng hệ thống