Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cấp thoát nước Bến Tre

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:108

Thêm vào BST

Báo xấu

30
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với công tác quản lý tài chính tại Công ty Cấp thoát nước Bến Tre. Từ kết quả đã đánh giá và trên cơ sở nghiên cứu hệ thống lý thuyết nền tảng về hệ thống kiểm soát nội bộ của báo cáo COSO, đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty. Mời các bạn tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cấp thoát nước Bến Tre

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ---- oOo ---- VÕ THỊ THIÊN TRANG MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CẤP THOÁT NƢỚC BẾN TRE LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – 2013
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ---- oOo ---- VÕ THỊ THIÊN TRANG MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CẤP THOÁT NƢỚC BẾN TRE Chuyên ngành: Kế toán Mã số : 60340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS. TS. VÕ VĂN NHỊ TP.HỒ CHÍ MINH - Năm 2013
LỜI CAM ĐOAN ----oOo---- Tôi xin cam đoan luận văn “ Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cấp thoát nƣớc Bến Tre” là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi dƣới sự hƣớng dẫn khoa học của PGS.TS. Võ Văn Nhị. Luận văn này chƣa đƣợc ai công bố dƣới bất cứ hình thức nào. Tác giả: Võ Thị Thiên Trang
MỤC LỤC ---oOo--- TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU ...................................................................................................... 1 CHƢƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ......................................................................................................... 3 1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ ........................................................... 3 1.1.1 Hệ thống quản lý và nhu cầu kiểm soát nội bộ của một tổ chức ............ 3 1.1.1.1 Hệ thống quản lý của một tổ chức ...................................................... 3 1.1.1.2 Nhu cầu kiểm soát nội bộ của một tổ chức ......................................... 3 1.1.2 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ qua các giai đoạn khác nhau ...... 4 1.1.2.1 Giai đoạn tiền COSO ( từ năm 1992 trở về trước) ............................. 4 1.1.2.2 Giai đoạn Báo cáo COSO 1992 .......................................................... 5 1.1.2.3 Giai đoạn hậu COSO ( từ năm 1992 đến nay) .................................... 8 1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ theo quy định của COSO ................................ 10 1.2.1 Báo cáo COSO 1992 ............................................................................... 10 1.2.1.1 Môi trường kiểm soát........................................................................ 11 1.2.1.2 Đánh giả rủi ro ................................................................................. 16 1.2.1.3 Hoạt động kiểm soát ......................................................................... 20 1.2.1.4 Thông tin và truyền thông ................................................................. 23 1.2.1.5 Giám sát ........................................................................................... 24 1.2.2 Mối quan hệ giữa mục tiêu của tổ chức với các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ .................................................................................... 26
1.3 Lợi ích và hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ ......................... 27 1.3.1 Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ ................................................... 27 1.3.2 Hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ ..................................... 28 KẾT LUẬN CHƢƠNG 1........................................................................................30 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CẤP THOÁT NƢỚC BẾN TRE.................................................................... 31 2.1 Đặc thù về môi trƣờng pháp lý và môi trƣờng hoạt động cấp thoát nƣớc chi phối đến hệ thống kiểm soát nội bộ của các đơn vị cấp thoát nƣớc ......... 31 2.1.1 Đặc thù về môi trường pháp lý............................................................... 31 2.1.2 Đặc thù về môi trường hoạt động .......................................................... 33 2.2 Giới thiệu tổng quát về Công ty Cấp thoát nƣớc Bến Tre ........................ 35 2.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển ........................................................... 35 2.2.2 Cơ cấu tổ chức quản lý và phân quyền.................................................. 36 2.2.3 Đặc điểm hoạt động và các mục tiêu hướng đến ................................... 39 2.3 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Cấp thoát nƣớc Bến Tre ....................................................................................................................... 40 2.3.1 Đánh giá chung ...................................................................................... 40 2.3.2 Khảo sát thực tế ...................................................................................... 41 2.3.2.1 Đối tượng, nội dung và phương pháp khảo sát ................................. 41 2.3.2.2 Đánh giá, nhận diện những rủi ro, hạn chế và nguyên nhân theo từng bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Cấp thoát nước Bến Tre ......................................................................................................... 42 KẾT LUẬN CHƢƠNG 2........................................................................................60 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHO CÔNG TY CẤP THOÁT NƢỚC BẾN TRE .............................. 61 3.1 Định hƣớng hoàn thiện ................................................................................ 61
3.1.1 Phù hợp với môi trường pháp lý và môi trường hoạt động của ngành cấp thoát nước ................................................................................................. 61 3.1.2 Tiếp cận các quy định của COSO 1992 ................................................. 62 3.1.3 Tăng cường hiệu quả kiểm soát và trách nhiệm của các bộ phận tại đơn vị khi thực hiện mục tiêu chung .............................................................. 62 3.2 Các giải pháp hoàn thiện cụ thể .................................................................. 63 3.2.1 Giải pháp liên quan đến môi trường kiểm soát ..................................... 63 3.2.2 Giải pháp liên quan đến phân tích và đánh giá rủi ro .......................... 67 3.2.3 Giải pháp liên quan đến hoạt động kiểm soát ....................................... 69 3.2.4 Giải pháp liên quan đến thông tin và truyền thông............................... 76 3.3.5 Giải pháp liên quan đến hoạt động giám sát ......................................... 78 3.3 Một số kiến nghị ........................................................................................... 79 3.3.1 Đối với cơ quan chủ quản và các cơ quan chức năng của nhà nước ... 79 3.3.2 Đối với công ty Cấp thoát nước Bến Tre ............................................... 80 KẾT LUẬN CHƢƠNG 3........................................................................................81 KẾT LUẬN CHUNG ............................................................................................ 82 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ----oOo---- 1. KSNB : Kiểm soát nội bộ 2. TSCĐ : Tài sản cố định 3. TNHH : Trách nhiệm hữu hạn
-1- PHẦN MỞ ĐẦU Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, bên cạnh việc nghiên cứu xây dựng các chiến lƣợc kinh doanh để có thể cạnh tranh với các doanh nghiệp bên ngoài thì việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu bên trong doanh nghiệp cũng không kém phần quan trọng nhằm để kiểm soát và điều hành hoạt động của đơn vị, từ đó đảm bảo đạt đƣợc các mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất. Tuy nhiên, làm thế nào để thiết lập và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ một cách hữu hiệu thì thƣờng chỉ đƣợc chú trọng nghiên cứu ở các doanh nghiệp lớn ngoài quốc doanh, còn đối với các doanh nghiệp nhà nƣớc thì vẫn chƣa đặt sự quan tâm đúng mức. Công ty Cấp thoát nƣớc Bến Tre là một doanh nghiệp nhà nƣớc kinh doanh nƣớc sạch, một nhu cầu sinh hoạt thiết yếu của ngƣời dân Bến Tre, bên cạnh mục tiêu đảm bảo đƣợc một lợi nhuận nhất định, thì việc quản lý tốt các nguồn lực, kiểm soát hoạt động một cách chặt chẽ để quản lý giá thành nƣớc máy và đề ra giá bán nƣớc một cách phù hợp là một nhiệm vụ rất quan trọng cần phải đƣợc quan tâm vì giá nƣớc sinh hoạt hiện nay ảnh hƣởng rất lớn đến đời sống an sinh xã hội. Nhƣ vậy, để làm đƣợc điều này thì hệ thống kiểm soát nội bộ là một công cụ đắc lực. Tuy nhiên, thời gian qua do chƣa đƣợc chú trọng nghiên cứu cũng nhƣ những hạn chế về hệ thống lý luận và kinh nghiệm thực tiễn nên hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty chƣa phát huy đƣợc tính hữu hiệu và còn bộc lộ nhiều thiếu sót. Đứng trƣớc những vấn đề này, để góp phần vận hành trôi chảy hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty, tôi đã chọn đề tài nghiên cứu “Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cấp thoát nƣớc Bến Tre”. Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với công tác quản lý tài chính tại Công ty Cấp thoát nƣớc Bến Tre. Từ kết quả đã đánh giá và trên cơ sở nghiên cứu hệ thống lý thuyết nền tảng về hệ thống kiểm soát
-2- nội bộ của báo cáo COSO, đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Nghiên cứu các bộ phận cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ nhƣ môi trƣờng kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông và giám sát đối với công tác quản lý tài chính thuộc hoạt động kinh doanh sản xuất và phân phối nƣớc sạch tại Công ty Cấp thoát nƣớc Bến Tre. Ứng dụng của đề tài Hệ thống hoá lý luận cơ bản, phân tích thực trạng từ đó đƣa ra phƣơng hƣớng và các giải pháp phù hợp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Cấp thoát nƣớc Bến Tre. Phƣơng pháp nghiên cứu Luận văn nghiên cứu dựa trên phƣơng pháp luận duy vật biện chứng và kết hợp sử dụng phƣơng pháp phân tích, tổng hợp, quy nạp, diễn dịch, phƣơng pháp thống kê, so sánh đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn, đánh giá những hạn chế thiếu sót của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty. Bố cục của luận văn Phần mở đầu Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ. Chƣơng 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cấp thoát nƣớc Bến Tre. Chƣơng 3: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cấp thoát nƣớc Bến Tre. Kết luận Tài liệu tham khảo Phụ lục
-3- CHƢƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.1 Hệ thống quản lý và nhu cầu kiểm soát nội bộ của một tổ chức 1.1.1.1 Hệ thống quản lý của một tổ chức Hệ thống quản lý của một tổ chức là hệ thống để thiết lập chính sách, mục tiêu và để đạt đƣợc các mục tiêu đó của tổ chức. Một hệ thống quản lý của một tổ chức có thể bao gồm các hệ thống quản lý khác nhau, ví dụ nhƣ hệ thống quản lý chất lƣợng, hệ thống quản lý tài chính, hay hệ thống quản lý môi trƣờng… Trong hệ thống quản lý của tổ chức có các phƣơng pháp quản lý nhƣ sau: Quản lý bằng phƣơng pháp quản lý hành chính là sự tác động trực tiếp của ngƣời lãnh đạo đến ngƣời chấp hành bằng các quyết định dứt khoát, mang tính bắt buộc, đòi hỏi mọi ngƣời trong tổ chức phải chấp hành thực hiện một hành động nào đó, nhằm xác định trật tự kỉ cƣơng trong doanh nghiệp, kết nối các phƣơng pháp khác thành hệ thống, giải quyết nhanh chóng các vấn đề đặt ra. Quản lý bằng phƣơng pháp kinh tế là dùng sự tác động đến lợi ích vật chất của cá nhân hay tập thể nhằm làm cho họ quan tâm đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp và chịu trách nhiệm về các hành động của chính bản thân họ. Lợi ích cá nhân của ngƣời lao động là yếu tố cơ bản nhất tác động đến hoạt động của ngƣời lao động. Nếu không có sự khuyến khích của lợi ích vật chất và trách nhiệm vật chất thì động lực kích thích ngƣời lao động sẽ bị thủ tiêu. Quản lý bằng phƣơng pháp tuyên truyền giáo dục là cách tác động đến tinh thần và năng lực chuyên môn của ngƣời lao động để nâng cao ý thức trách nhiệm đối với công việc và hiệu quả công tác. 1.1.1.2 Nhu cầu kiểm soát nội bộ của một tổ chức Hệ thống kiểm soát nội bộ là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt đƣợc mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Có thể hiểu đơn giản, hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống của tất cả những gì mà
-4- một tổ chức cần làm để có đƣợc những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp cho tổ chức xác định đƣợc mục tiêu, chiến lƣợc hoạt động, giảm thiểu đƣợc rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện mục tiêu chiến lƣợc đó, xây dựng đƣợc các biện pháp nhằm ngăn ngừa rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động. Chính vì vậy một hệ thống Kiểm soát nội bộ vững mạnh đang là một nhu cầu bức thiết của một tổ chức, một công cụ tối ƣu để xác định sự an toàn của nguồn vốn đầu tƣ, xác định hiệu quả điều hành của Ban điều hành doanh nghiệp cũng nhƣ kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. 1.1.2 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ qua các giai đoạn khác nhau Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó các nhà quản lý thƣờng chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt đƣợc các mục tiêu của tổ chức. Cùng với sự phát triển của thực tiễn quản lý, khái niệm kiểm soát nội bộ đã hình thành và phát triển để trở thành một hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong tổ chức. 1.1.2.1 Giai đoạn tiền COSO ( từ năm 1992 trở về trước) Từ những năm cuối thế kỹ 19, các công ty kiểm toán độc lập lần lƣợt ra đời nhằm đảm nhiệm chức năng xác nhận tính trung thực và hợp lý của các thông tin trên báo cáo tài chính để cung cấp bức tranh về tình hình tài chính của công ty cho ngân hàng tin tƣởng mà cung cấp vốn. Khi thực hiện chức năng nhận xét báo cáo tài chính này, các kiểm toán viên bắt đầu quan tâm đến kiểm soát nội bộ của công ty. Do yêu cầu phát triển, các công ty cần có vốn và từ đó đƣa đến nhu cầu tăng cƣờng quản lý vốn và kiểm tra thông tin về sử dụng vốn, và do đó hình thức ban đầu của KSNB là kiểm soát tiền và thuật ngữ kiểm soát nội bộ bắt đầu xuất hiện từ giai đoạn này. Đến năm 1929, một Công bố của Cục Dự trữ Liên bang Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin) đã đề cập chính thức đến thuật ngữ KSNB, theo đó kiểm soát nội bộ đƣợc định nghĩa là một công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động.
-5- Năm 1936, Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA – American Institute of Certified Public Accountants) trong một công bố của mình cũng đã định nghĩa KSNB “…là các biện pháp và cách thức đƣợc chấp nhận và đƣợc thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng nhƣ kiểm tra sự chính xác trong ghi chép của sổ sách”. Sau công bố trên, việc nghiên cứu và đánh giá về KSNB ngày càng đƣợc chú trọng trong các cuộc kiểm toán. Tuy nhiên, sau đó các vụ phá sản của các công ty lớn đã xảy ra đã bộc lộ nhiều sai phạm trong các giai đoạn của cuộc kiểm toán, từ việc thực hiện thủ tục kiểm toán, việc chọn mẫu không thích hợp cho đến sự hiểu biết về hệ thống kiểm tra và kiểm soát nội bộ không đƣợc chú trọng đúng mức. Trƣớc thực tế trên, vào năm 1949, AICPA công bố công trình nghiên cứu đầu tiên về KSNB với nhan đề: “ Kiểm soát nội bộ, các nhân tố cấu thành và tầm quan trọng đối với việc quản trị doanh nghiệp và đối với kiểm toán viên độc lập”. Trong báo cáo này, KSNB đã đƣợc định nghĩa là: “…cơ cấu tổ chức và các biện pháp, cách thức liên quan đƣợc chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động có hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của ngƣời quản lý”. Nhƣ vậy, trong suốt thời kỳ trên, khái niệm KSNB đã không ngừng đƣợc mở rộng ra khỏi những thủ tục bảo vệ tài sản và ghi chép sổ sách kế toán. Tuy nhiên KSNB giai đoạn này chỉ mới dừng lại nhƣ là một phƣơng tiện phục vụ cho kiểm toán viên trong kiểm toán báo cáo tài chính. 1.1.2.2 Giai đoạn Báo cáo COSO 1992 Vào những thập niên 1970-1980, nền kinh tế của Hoa Kỳ cũng nhƣ nhiều quốc gia khác đã phát triển mạnh mẽ. Số lƣợng các công ty tăng nhanh, kể cả các công ty thuộc quyền sở hữu của nhà nƣớc và kinh doanh quốc tế. Cùng với sự phát triển này, các vụ gian lận cũng ngày càng tăng, với quy mô ngày càng lớn, gây ra tổn thất đáng kể cho nền kinh tế. Vào năm 1979, Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ (SEC – Securities and Exchange Commission) đã đƣa ra bắt buộc các công ty phải báo cáo về kiểm soát nội bộ đối với công tác kế toán ở đơn vị mình. Điều này đã gây ra
-6- nhiều tranh luận và một trong những luận điểm chống đối là thiếu các tiêu chuẩn để đánh giá tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ. Trong thời gian này, có rất nhiều quan điểm và khái niệm khác nhau liên quan đến kiểm soát nội bộ, và cách hiểu về KSNB cũng rất khác nhau đối với nhiều ngƣời trong đó có các nhà kinh doanh, các nhà hoạch định chính sách và các nhà nghiên cứu, tạo ra sự nhằm lẫn trong quá trình áp dụng dẫn tới những những bê bối trầm trọng trong doanh nghiệp. Trƣớc vấn đề này, đòi hỏi cần phải có một tiếng nói chung trong vấn đề khái niệm mang tính chuẩn mực đƣợc nhiều ngƣời chấp nhận và chính vì thế mà vào năm 1985 Ủy ban COSO đã đƣợc thành lập. COSO (Committee Of Sponsoring Organization) là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận trên báo cáo tài chính (National Commission on Financial Reporting, hay còn được gọi là Treadway Commission), dƣới sự bảo trợ của năm tổ chức: Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA – American Accounting Association), Hiệp hội Quản trị viên tài chính (FEI – Financial Executives Institute), Hiệp hội Kế toán viên quản trị (IMA – Institute of Management accountants ) và Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA – Institute of Internal Auditors). Sau một thời gian dài làm việc, đến năm 1992, COSO đã phát hành Báo cáo. Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới nghiên cứu và định nghĩa về kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và có hệ thống nhƣ sau: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi ngƣời quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó đƣợc thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt đƣợc các mục tiêu sau đây: (1) Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động. (2) Sự tin cậy của báo cáo tài chính. (3) Sự tuân thủ pháp luật và các quy định”. Trong định nghĩa trên, có bốn khái niệm quan trọng cần lƣu ý, đó là quá trình, con ngƣời, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Chúng đƣợc hiểu nhƣ sau:
-7- KSNB là một quá trình. KSNB bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và đƣợc kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phƣơng tiện để giúp cho đơn vị đạt đƣợc các mục tiêu của mình. KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người. Cần hiểu rằng KSNB không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu... mà phải bao gồm cả những con ngƣời trong tổ chức nhƣ Hội đồng Quản trị, Ban giám đốc và các nhân viên. Chính con ngƣời sẽ định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ đạt đƣợc. Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con ngƣời ... nên dẫn đến không đạt đƣợc các mục tiêu. KSNB có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhƣng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đƣa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vƣợt quá lợi ích đƣợc mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Do đó, tuy ngƣời quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhƣng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro. Các mục tiêu của KSNB. Mỗi đơn vị phải đặt ra mục tiêu mà mình cần đạt tới (mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị). Có thể chia các mục tiêu kiểm soát mà đơn vị cần thiết lập thành ba nhóm: - Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực. - Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà tổ chức cung cấp. - Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định. Nhƣ vậy, các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị.
-8- Vậy báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới nghiên cứu và định nghĩa về KSNB một cách đầy đủ và có hệ thống. Đặc điểm nổi bật của báo cáo này là cung cấp một tầm nhìn rộng và mang tính quản trị, trong đó KSNB không chỉ còn là một vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà đƣợc mở rộng ra cho cả các phƣơng diện hoạt động và tuân thủ. 1.1.2.3 Giai đoạn hậu COSO ( từ năm 1992 đến nay) Báo cáo COSO 1992 tuy chƣa thật sự hoàn chỉnh nhƣng đã tạo lập đƣợc cơ sở lý thuyết rất cơ bản về KSNB. Sau đó, hàng loạt nghiên cứu phát triển về KSNB trong nhiều lĩnh vực khác nhau đã ra đời nhƣ: Phát triển về phía quản trị: Năm 2001, COSO triển khai nghiên cứu hệ thống quản trị rủi ro doanh nghiệp trên cơ sở Báo cáo COSO 1992, dự thảo đã hình thành và công bố vào tháng 7.2003, và đến năm 2004 đã chính thức ban hành Khuôn khổ hợp nhất về quản trị rủi ro trong doanh nghiệp (ERM – Enterprise Risk management Framework). Do quản trị rủi ro doanh nghiệp là phần mở rộng thêm, là cánh tay vƣơn dài của KSNB nên khuôn mẫu này không nhằm thay thế khuôn mẫu KSNB, mà nhằm giúp doanh nghiệp có thể dựa vào để làm căn cứ đánh giá sự cần thiết và đầy đủ của hệ thống KSNB và phát triển công tác quản lý rủi ro của doanh nghiệp. Báo cáo COSO 2004 đã định nghĩa Quản trị rủi ro doanh nghiệp là: “Một quá trình chịu ảnh hƣởng của hội đồng quản trị, Ban giám đốc và các nhân viên khác, đƣợc áp dụng trong việc xác định chiến lƣợc và bao trùm lên mọi hoạt động của doanh nghiệp, đƣợc thiết kế để nhận dạng các sự kiện tiềm tàng có thể ảnh hƣởng đến đơn vị, và quản trị rủi ro trong mức độ cho phép, nhằm cung cấp một sự bảo đảm hợp lý đạt đƣợc các mục tiêu của doanh nghiệp”. Các mục tiêu đó là: (1) Tầm nhìn chiến lƣợc ( Strategic) (2) Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả (Operations) (3) Báo cáo tài chính đáng tin cậy (Reporting) (4) Sự tuân thủ các luật lệ và quy định (Compliance) Phát triển theo hướng kiểm toán độc lập:
-9- Các chuẩn mực kiểm toán của Hoa Kỳ cũng chuyển sang sử dụng Báo cáo COSO làm nền tảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ nhƣ: SAS 78 (1995): Xem xét KSNB trong kiểm toán báo cáo tài chính, đã đƣa vào định nghĩa và nhân tố của KSNB trong Báo cáo COSO 1992 và SAS 94 (2001): Ảnh hƣởng của công nghệ thông tin đến việc xem xét KSNB trong kiểm toán báo cáo tài chính. Đồng thời, hệ thống chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA – International Standard on Auditing) cũng sử dụng báo cáo COSO khi yêu cầu xem xét hệ thống KSNB trong kiểm toán báo cáo tài chính nhƣ: ISA 315 “Hiểu biết về tình hình kinh doanh, môi trƣờng hoạt động đơn vị và đánh giá rủi ro các sai sót trọng yếu” cũng đã dựa trên các bộ phận cấu thành và định nghĩa về KSNB trong báo cáo COSO 1992. Cụ thể ISA 315 đã định nghĩa nhƣ sau: “Hệ thống KSNB là một quá trình do bộ máy quản lý, Ban giám đốc và các nhân viên của đơn vị chi phối, đƣợc thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu báo cáo tài chính đáng tin cậy, pháp luật và các quy định đƣợc tuân thủ, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. Hệ thống KSNB đƣợc thiết kế và thực hiện nhằm giảm thiểu những rủi ro kinh doanh có khả năng đe dọa đến việc đạt đƣợc những mục tiêu trên”; Và ISA 265 “Thông báo về những khiếm khuyết của KSNB” yêu cầu kiểm toán viên độc lập thông báo về các khiếm khuyết của KSNB do kiểm toán viên phát hiện đƣợc cho những ngƣời có trách nhiệm trong đơn vị. Phát triển theo hướng kiểm toán nội bộ, công nghệ thông tin, cho doanh nghiệp nhỏ và chuyên sâu vào ngành nghề cụ thể: Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA) là một thành viên của COSO, nên về nguyên tắc không có sự khác biệt về định nghĩa hệ thống KSNB so với báo cáo COSO mà IIA cụ thể định nghĩa các mục tiêu của KSNB bao gồm: Độ tin cậy và tính trung thực của thông tin; Tuân thủ các chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp và quy định; Bảo vệ tài sản; Sử dụng hiệu quả và kinh tế các nguồn lực; Hoàn thành các mục đích và mục tiêu cho các hoạt động hoặc chƣơng trình. Bản tiêu chuẩn “Các mục tiêu kiểm soát trong công nghệ thông tin và các lĩnh vực liên quan” (COBIT - Control Objectives for Information and Related
- 10 - Technology) do Hiệp hội về kiểm soát và kiểm toán hệ thống thông tin (ISACA – Information System Audit and Control Association) ban hành vào năm 1996. COBIT nhấn mạnh đến kiểm soát trong môi trƣờng tin học, bao gồm những lĩnh vực hoạch định và tổ chức, mua và triển khai, phân phối và hỗ trợ, giám sát. Năm 2006, COSO ban hành hƣớng dẫn “KSNB đối với báo cáo tài chính – Hƣớng dẫn cho các công ty đại chúng quy mô nhỏ” (gọi tắt là COSO Guidance 2006) dựa trên nền tảng của báo cáo COSO 1992 và giải thích về cách thức áp dụng KSNB trong các công ty đại chúng quy mô nhỏ. Năm 2008, COSO tiếp tục đƣa ra dự thảo Hƣớng dẫn về giám sát hệ thống KSNB. Hƣớng dẫn này, (COSO Guidance 2008) không nhằm thay thế COSO Guidance 2006 mà bổ sung thêm và tập trung cho việc nâng cao hiệu quả giám sát đối với KSNB trong đơn vị. Báo cáo Basel (1998) của Ủy ban Basel về giám sát ngân hàng (BCBS – Basel Committee on Banking Supervision) đã vận dụng các lý luận cơ bản của báo cáo COSO về kiểm soát nội bộ vào lĩnh vực ngân hàng. Báo cáo này đã định nghĩa: “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý cao cấp và nhân viên. Nó không chỉ là một thủ tục hay chính sách đƣợc thực hiện tại một thời điểm cụ thể mà là một hoạt động liên tục ở mọi cấp trong ngân hàng. Hội đồng quản trị và các nhà quản lý cao cấp có trách nhiệm thiết lập một nền văn hóa thích hợp để trợ giúp cho quá trình KSNB cũng nhƣ liên tục giám sát sự hữu hiệu của nó, tuy nhiên mỗi cá nhân trong tổ chức phải tham gia quá trình này. Các mục tiêu chính của KSNB đƣợc phân loại nhƣ: Sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động; Sự tin cậy, đầy đủ và kịp thời của thông tin tài chính và quản trị; Sự tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan”. 1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ theo quy định của COSO 1.2.1 Báo cáo COSO 1992 Theo báo cáo COSO 1992, hệ thống KSNB gồm năm bộ phận có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, đó là: Môi trƣờng kiểm soát; Đánh giả rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Thông tin và truyền thông; Giám sát.
- 11 - 1.2.1.1 Môi trường kiểm soát Môi trƣờng kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, nó tác động đến ý thức kiểm soát của mọi ngƣời trong đơn vị và là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống KSNB nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp. Môi trƣờng kiểm soát chịu ảnh hƣởng của văn hóa và lịch sử của tổ chức. Các nhà quản lý cấp cao thiết lập quan điểm về tính trung thực và ý thức về việc kiểm soát thông qua xây dựng và ban hành các chính sách nhƣ bản Quy tắc ứng xử, trong đó đƣa ra các giá trị đạo đức mà các thành viên phải tuân thủ để đạt đƣợc mục tiêu chung của đơn vị. Môi trƣờng kiểm soát bao gồm các nhân tố chính nhƣ sau: Tính trung thực và các giá trị đạo đức Tính trung thực và các giá trị đạo đức là nhân tố quan trọng của môi trƣờng kiểm soát, nó tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám sát các nhân tố khác của KSNB. Ứng xử có đạo đức và tính trung thực của toàn thể nhân viên chính là văn hóa của tổ chức. Văn hóa của tổ chức bao gồm các chuẩn mực về cách thức ứng xử và các giá trị đạo đức, cách thức truyền đạt và thực hiện trong thực tiễn. Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trƣớc tiên phụ thuộc vào tính trung thực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những ngƣời liên quan đến quá trình kiểm soát. Tính trung thực và các giá trị đạo đức đƣợc tôn trọng thì các sai phạm sẽ đƣợc hạn chế. Để đáp ứng yêu cầu này, các nhà quản lý cao cấp phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cƣ xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên có các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Muốn vậy, những nhà quản lý cần phải làm gƣơng cho cấp dƣới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp. Xây dựng các giá trị đạo đức cần phải dung hòa lợi ích của nhà quản lý cao cấp với lợi ích của doanh nghiệp, của các nhân viên, của nhà cung cấp, khách hàng, đối thủ cạnh tranh và cộng đồng. Và khi xây dựng tính trung thực và các giá trị đạo đức, cần chú ý các vấn đề sau: Áp lực và cơ hội: Để toàn thể nhân viên trong đơn vị tuân thủ tính trung thực và các giá trị đạo đức, cần phải giảm thiểu các áp lực và cơ hội phát sinh gian lận.
- 12 - Một số nhân tố thuộc về tổ chức có thể đƣa đến việc phát sinh gian lận. Các cá nhân có thể liên quan đến các hành động phi đạo đức, bất hợp pháp hay không trung thực đơn giản chỉ vì đơn vị nơi họ làm việc đã tạo cho họ những áp lực đồng thời với cơ hội để thực hiện điều đó. Các áp lực đó có thể là: Các mục tiêu đƣa ra là phi thực tế, nhất là các mục tiêu ngắn hạn; Tiền thƣởng dựa trên yêu cầu khá cao về kết quả công việc; Cắt giảm hoặc tăng các khoản thƣởng một cách bất thƣờng. Và các cơ hội khiến cho nhân viên có thể thực hiện gian lận là: Thiếu các hoạt động kiểm soát thích hợp hay có nhƣng không hữu hiệu. Phân chia trách nhiệm không đầy đủ trong việc quản lý tài sản nhạy cảm làm cho nhân viên có cơ hội đánh cắp, tham ô tài sản hay báo cáo sai nhằm che dấu kết quả hoạt động yếu kém; Mức độ phân quyền khá cao làm cho các nhà quản lý cao cấp không nhận biết về các hoạt động ở các cấp thấp hơn, từ đó giảm đi cơ hội giám sát chúng; Bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động yếu kém nên không có khả năng phát hiện và báo cáo các hành vi sai trái; Hội đồng quản trị hoạt động không hữu hiệu nên không giám sát đƣợc các hoạt động của ban điều hành; Biện pháp kỷ luật cho các hành động sai trái quá nhẹ hoặc không đƣợc công bố rộng rãi và vì thế làm mất tác dụng răn đe. Xây dựng và truyền đạt các hướng dẫn về đạo đức: Ngoài áp lực và cơ hội thì nguyên nhân thứ ba dẫn đến sai phạm đó là do sự thiếu hiểu biết. Trong rất nhiều doanh nghiệp có phát sinh sai phạm nhƣng ngƣời thực hiện lại không ý thức đƣợc sai phạm của họ, và có khi họ còn nhầm lẫn cho rằng làm nhƣ vậy sẽ mang lại lợi ích tốt nhất cho doanh nghiệp. Chính vì vậy không chỉ xây dựng các giá trị đạo đức, mà cần phải truyền đạt, hƣớng dẫn để nhân viên ý thức đƣợc điều gì là đúng và điều gì là sai. Cách hiệu quả nhất để truyền đạt các thông điệp về hành vi đạo đức là ngƣời lãnh đạo cần phải gƣơng mẫu để nhân viên noi theo. Đồng thời các nhà quản lý cũng cần phải thiết lập bản Quy tắc ứng xử đƣa ra cách ứng xử đúng đắn cho các vấn đề khác nhau, truyền đạt các giá trị của tổ chức và các chuẩn mực đạo đức đến nhân viên, nhà cung cấp và khách hàng. Bên cạnh đó cũng cần phải đƣa ra các biện pháp kỷ luật đối với việc vi phạm các quy tắc ứng xử, sắp xếp kênh tiếp nhận thông tin thích hợp nhằm khuyến khích nhân viên báo cáo về các sai phạm xảy ra.
- 13 - Cam kết về năng lực Là đảm bảo cho nhân viên có đƣợc những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện đƣợc các nhiệm vụ của mình, nếu không chắc chắn họ sẽ thực hiện các nhiệm vụ đƣợc giao không hữu hiệu và hiệu quả. Do đó, trách nhiệm của nhà quản lý là xác định rõ yêu cầu về năng lực cho một công việc nhất định và cụ thể hóa nó thành các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng. Nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ sẽ đƣợc giao, cân nhắc giữa việc giám sát và yêu cầu về năng lực của nhân viên, giữa năng lực và chi phí và cũng nên thƣờng xuyên giám sát và huấn luyện nhân viên một cách đầy đủ. Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán Ủy ban kiểm toán và Hội đồng quản trị có ảnh hƣớng đáng kể đến môi trƣờng kiểm soát. Một Hội đồng quản trị năng động và tận tâm, hƣớng dẫn và giám sát việc thực hiện của ngƣời quản lý là nhân tố thiết yếu để KSNB hữu hiệu. Do Hội đồng quản trị phải chất vấn, giám sát các hoạt động quản lý, đƣa ra quan điểm phản biện và có dũng khí đấu tranh với những hành vi sai trái nghiêm trọng của ngƣời quản lý, nên Hội đồng quản trị cần có thêm những ngƣời nằm ngoài ban điều hành. Tuy nhiên, những ngƣời trong Hội đồng tham gia Ban điều hành thì lại là những thành viên quan trọng do đã hiểu biết tƣờng tận và tham gia trực tiếp vào hoạt động của công ty. Còn Ủy ban kiểm toán là ủy ban gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng quản trị nhƣng không tham gia vào việc điều hành đơn vị. Tính hữu hiệu của Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán phụ thuộc vào sự độc lập của Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán với Ban điều hành, kinh nghiệm và vị trí của các thành viên trong Hội đồng quản trị, mức độ tham gia, mức độ giám sát và các hành động của Hội đồng quản trị đối với hoạt động của công ty, phối hợp với ngƣời quản lý, với kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý Triết lý quản lý và phong cách điều hành tác động đến cách thức doanh nghiệp đƣợc điều hành. Triết lý quản lý của nhà quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của ngƣời quản lý, phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tƣ cách