Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Xây dựng hệ thống dự toán chi phí cho các bộ phận hành chính theo định hướng xây dựng hệ thống dự toán dựa trên cơ sở hoạt động

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:118

Thêm vào BST

Báo xấu

52
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn nghiên cứu khái quát và hệ thống những vấn đề lý thuyết liên quan đến dự toán và dự toán dựa trên cơ sở hoạt động, bên cạnh đó nghiên cứu cũng như khảo sát và tổng kết về thực trạng ứng dụng các phương pháp, loại dự toán, quy trình lập dự toán trong các doanh nghiệp thông qua các tài liệu, giáo trình, các nghiên cứu trước đây. Các nội dung này sẽ là cơ sở để tìm ra khoảng trống trong nghiên cứu lý luận và thực tiễn áp dụng về hệ thống dự toán dựa trên cơ sở hoạt động tại Việt Nam.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Xây dựng hệ thống dự toán chi phí cho các bộ phận hành chính theo định hướng xây dựng hệ thống dự toán dựa trên cơ sở hoạt động

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH LÊ TRỊNH PHƯƠNG MAI XÂY DỰNG DỰ TOÁN CHI PHÍ CHO CÁC BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FPT THEO ĐỊNH HƯỚNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG DỰ TOÁN DỰA TRÊN CƠ SỞ HOẠT ĐỘNG LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Thành phố Hồ Chí Minh - Năm 2013
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH LÊ TRỊNH PHƯƠNG MAI XÂY DỰNG DỰ TOÁN CHI PHÍ CHO CÁC BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FPT THEO ĐỊNH HƯỚNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG DỰ TOÁN DỰA TRÊN CƠ SỞ HOẠT ĐỘNG Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN: TS. LÊ ĐÌNH TRỰC Thành phố Hồ Chí Minh - Năm 2013
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan các nội dung, phương pháp phân tích và kết luận được trình bày trong luận văn này là kết quả của những nỗ lực của riêng tôi. Các số liệu sử dụng trong luận án là trung thực và được thu thập từ các nguồn dữ liệu được kiểm chứng, khách quan. Tác giả luận văn
I Mục lục Lời cam đoan Mục lục Danh mục các chữ viết tắt Danh mục các bảng, sơ đồ, biểu đồ và hình vẽ MỞ ĐẦU................................................................................................................... 1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỰ TOÁN VÀ DỰ TOÁN DỰA TRÊN CƠ SỞ HOẠT ĐỘNG ............................................................................................. 6 1.1 Tổng quan về dự toán ...................................................................................... 6 1.1.1 Khái niệm .................................................................................................. 6 1.1.2 Mục đích của dự toán ................................................................................ 7 1.1.3 Vai trò của dự toán .................................................................................... 8 1.1.4 Quá trình lập dự toán ................................................................................ 9 1.1.5 Các hạn chế của dự toán ......................................................................... 11 1.2 Dự toán dựa trên cơ sở hoạt động (Activity-Based Budget_ABB) ............... 13 1.2.1 Khái niệm ................................................................................................ 13 1.2.2 Phương pháp ........................................................................................... 13 1.2.3 Lợi ích và hạn chế của dự toán trên cơ sở hoạt động ............................. 15 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ........................................................................................ 18 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG DỰ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FPT. ............................................................................................................ 19 2.1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần FPT ..................................................... 19 2.1.1 Giới thiệu chung ..................................................................................... 19 2.1.2 Bộ máy quản lý và điều hành ................................................................. 21 2.2 Hệ thống tài chính tại công ty cổ phần FPT .................................................. 23 2.2.1 Chức năng ............................................................................................... 23 2.2.2 Tổ chức nhân sự và phân công trách nhiệm bộ máy quản lý tài chính... 23 2.2.3 Các hoạt động cơ bản của Quản lý tài chính .......................................... 24 2.2.4 Phân cấp quản lý tài chính ...................................................................... 27
II 2.2.5 Hệ thống các quy định tài chính ............................................................. 28 2.3 Khảo sát về hệ thống dự toán tại công ty cổ phần FPT ................................. 29 2.3.1 Các quy định về dự toán ......................................................................... 29 2.3.2 Quy trình lập dự toán .............................................................................. 30 2.3.3 Các mẫu biểu .......................................................................................... 33 2.3.4 Khảo sát quá trình lập dự toán chi phí tại FPT ....................................... 34 2.3.5 Đánh giá thực trạng về công tác lập dự toán tại công ty cổ phần FPT ... 47 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ........................................................................................ 49 CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG DỰ TOÁN CHI PHÍ CHO CÁC BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FPT THEO ĐỊNH HƯỚNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG DỰ TOÁN DỰA TRÊN CƠ SỞ HOẠT ĐỘNG.... 50 3.1 Các điều kiện cần thiết để áp dụng lập dự toán dựa trên cơ sở hoạt động ........ 50 3.1.1 Tăng cường áp dụng công nghệ .............................................................. 50 3.1.2 Phù hợp với trình độ quản lý .................................................................. 50 3.1.3 Quan hệ chi phí - lợi ích ......................................................................... 51 3.2 Các đề xuất xây dựng dự toán tại công ty cổ phần FPT theo định hướng xây dựng hệ thống dự toán dựa trên cơ sở hoạt động. ....................................................... 51 3.2.1 Cẩm nang dự toán ................................................................................... 51 3.2.2 Lập dự toán chi phí cho các bộ phận hành chính tại công ty cổ phần FPT theo định hướng hệ thống dự toán dựa trên cơ sở hoạt động ...................... 55 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ........................................................................................ 63 KẾT LUẬN ............................................................................................................ 64 Danh mục tài liệu tham khảo Phụ lục
III Danh mục các chữ viết tắt ABB : Activity - Based Budget CIMA : Chartered Institute of Management Accountants CNTT : Công nghệ thông tin FPT : Công ty cổ phần FPT FAD : FPT Administration_Bộ phận hành chính FAF : FPT Accounting – Finance_Bộ phận kế toán – tài chính của FPT FHO : FPT Head Office_Bộ phận quản lý (bao gồm Ban giám đốc, Hội đồng quản trị) FHR : FPT Human Resource_Bộ phận nhân sự FIFA : FPT Information Flow Architecture_Cấu trúc hệ thống thông tin của FPT MIS : Management Information System_Hệ thống thông tin quản lý
IV Danh mục các bảng, sơ đồ, biểu đồ và hình vẽ Danh mục các bảng Bảng 2.1: Ngành nghề kinh doanh .............................................................................. 20 Bảng 2.2: Các quy định về lập kế hoạch và dự toán ................................................... 30 Bảng 2.3: Các mẫu biểu lập dự toán ........................................................................... 33 Bảng 2.4: Mẫu dự toán chi phí .................................................................................... 38 Bảng 2.5: Dự toán chi phí bộ phận FAD năm 2009 ................................................... 40 Bảng 2.6: Dự toán chi phí trước khi điều chỉnh của bộ phận FAD năm 2009 ........... 42 Bảng 2.7: Dự toán chi phí trước khi bảo vệ của bộ phận FAD năm 2009 .................. 44 Bảng 2.8: Dự toán chi phí bộ phận FAD năm 2010 ................................................... 45 Danh mục các sơ đồ Sơ đồ 2.1: Bộ máy quản lý và điều hành .................................................................... 21 Sơ đồ 2.2: Mô hình phân cấp quản lý tài chính tại FPT.............................................. 28 Sơ đồ 2.3: Mô tả hệ thống các quy định tài chính tại FPT .......................................... 28 Sơ đồ 2.4: Quá trình lập kế hoạch và dự toán ............................................................. 33 Sơ đồ 3.1: Mối quan hệ giữa các loại dự toán............................................................. 53
1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Dự toán được sử dụng trong hầu hết các tổ chức và cũng phân biệt về quy mô từ các tổ chức phi tài chính, cơ quan nhà nước đến các doanh nghiệp kinh doanh. Cùng với sự thay đổi trong môi trường kinh tế và quá trình kinh doanh cũng dẫn đến những thay đổi trong số lượng, phương pháp tiếp cận và kỹ thuật lập dự toán. Những thay đổi đó càng chứng tỏ dự toán đóng một vai trò quan trọng trong quá trình quản lý, điều hành tại các tổ chức và gắn liền với những chức năng quản trị. Năm 2001, CAM-I (Consortium for Advanced Management, International), một tổ chức liên hiệp quốc tế gồm các thành phần từ các doanh nghiệp, tổ chức chính phủ và tổ chức nghiên cứu, với mục tiêu phát triển các kỹ thuật mới, hiệu quả dành cho các nhà quản lý đã giới thiệu mô hình về Lập dự toán dựa trên cơ sở hoạt động (The CAM-I Activity-Based Budgeting Closed Loop Method) được phát triển từ các khái niệm về Quản trị dựa trên cơ sở hoạt động (Activity-Based Management Concepts). Từ đó đến nay đã có rất nhiều nghiên cứu và ứng dụng mô hình này vào thực tế và cho thấy các kết quả rất khả quan và bên cạnh đó cũng có nhiều vấn đề cần đặt ra về mô hình này cần tiếp tục nghiên cứu, tuy nhiên xu hướng không thể tránh đó là việc áp dụng mô hình này trong thực tế đã mang lại hiệu quả nhiều hơn cho nhà quản lý trong quá trình thực thi các chức năng quản trị. Tại Việt nam, trong các tài liệu giảng dạy và công trình nghiên cứu được công bố cho thấy khái niệm Quản trị dựa trên cơ sở hoạt động cũng mới được đưa vào giảng dạy và ứng dụng nhưng hầu hết chỉ đề cập đến khái niệm Chi phí dựa trên cơ sở hoạt động (Activity-Based Costing) chứ chưa có tài liệu hoặc công trình nào nghiên cứu chuyên sâu và chi tiết về Dự toán dựa trên cơ sở hoạt động. Chính vì các lý do trên, việc nghiên cứu về phương pháp luận, kỹ thuật lập dự toán dựa trên cơ sở hoạt động để đưa vào giảng dạy, phổ biến và ứng dụng trong các tổ chức là rất thiết thực. Vì vậy, tác giả đã chọn chủ đề “Xây dựng hệ thống dự toán chi phí cho các bộ phận hành chính theo định hướng xây dựng hệ thống dự
2 toán dựa trên cơ sở hoạt động” và thực hiện nghiên cứu thực nghiệm tại “Công ty cổ phần FPT” làm đề tài nghiên cứu. 2. Tổng quan những nghiên cứu về dự toán trước đây Theo khảo sát của tác giả về các đề tài liên quan đến dự toán thông qua cơ sở dữ liệu tại thư viện Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, các nghiên cứu trước đây cho thấy: • Nội dung chương 1 khá giống nhau về bố cục và nội dung trong đó nêu tổng quan về dự toán, phân loại, chức năng…của dự toán, mô hình lập dự toán và quy trình lập dự toán. Tất cả các luận văn này đều không nêu trích dẫn các nội dung trên về dự toán và qua đó so sánh, tổng hợp lại các đặc điểm chung về các nội dung của dự toán thông qua các tài liệu, các giáo trình và các công trình nghiên cứu. • Các nghiên cứu trên đều thiếu các nội dung về khảo sát các nghiên cứu trước đây cũng như bài học kinh nghiệm trên thế giới về nội dung này. • Các nghiên cứu trước đây cũng không nêu đầy đủ về quá trình hình thành các phương pháp tiếp cận cho việc lập dự toán, các kỹ thuật lập dự toán theo sự thay đổi về thời gian, yêu cầu quản lý. • Các nghiên cứu đều tập trung vào việc hoàn thiện việc lập các loại dự toán chức năng và dự toán tài chính chứ không đi vào việc chuyển đổi phương pháp tiếp cận cho việc lập các dự toán này. 3. Mục đích và phạm vi nghiên cứu 3.1 Mục đích nghiên cứu Nghiên cứu khái quát và hệ thống những vấn đề lý thuyết liên quan đến dự toán và dự toán dựa trên cơ sở hoạt động, bên cạnh đó nghiên cứu cũng như khảo sát và tổng kết về thực trạng ứng dụng các phương pháp, loại dự toán, quy trình lập dự toán trong các doanh nghiệp thông qua các tài liệu, giáo trình, các nghiên cứu trước đây. Các nội dung này sẽ là cơ sở để tìm ra khoảng trống trong nghiên cứu lý
3 luận và thực tiễn áp dụng về hệ thống dự toán dựa trên cơ sở hoạt động tại Việt Nam. 3.2 Phạm vi nghiên cứu Dự toán có nhiều loại khác nhau tùy theo sự phân loại theo thời gian, phương pháp lập, chức năng …Trong phạm vi nghiên cứu của luận văn, tác giả chỉ tập trung vào dự toán chức năng, cụ thể là các dự toán chi phí hoạt động tại các phòng ban thuộc trụ sở chính của công ty cổ phần FPT. Phương pháp lập dự toán cũng có nhiều phương pháp khác nhau, trong nghiên cứu này tác giả chỉ tìm hiểu về thực trạng phương pháp lập dự toán tại công ty cổ phần FPT và ứng dụng phương pháp lập dự toán dựa trên cơ sở hoạt động vào lập các dự toán chi phí tại các bộ phận thuộc trụ sở chính của công ty cổ phần FPT. Công ty cổ phần FPT có rất nhiều mảng kinh doanh và bao gồm nhiều loại hình công ty con, tuy nhiên do giới hạn về thời gian và không gian nên tác giả xác định phạm vi khảo sát về các loại dự toán chi phí nêu trên chỉ bao gồm các phòng ban thuộc trụ sở chính của công ty cổ phần FPT và chỉ khảo sát về các quy định, phương pháp lập, hình thức và quy trình lập của các loại dự toán chi phí trong năm 2010, 2011. 4. Đối tượng và phương pháp nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu Dựa trên sự tổng hợp và phân tích về kết quả của các nghiên cứu trước đây, tác giả xác định thấy lý thuyết và áp dụng về dự toán nói chung được phổ biến tuy nhiên liên quan đến dự toán dựa trên cơ sở hoạt động thì chưa có công trình nào nghiên cứu và công bố đầy đủ, chi tiết. Trên cơ sở đó, tác giả xác định đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống dự toán dựa trên cơ sở hoạt động, đặc biệt là dự toán chi phí dựa trên cơ sở hoạt động tại Việt Nam và cụ thể là tại Công ty cổ phần FPT. 4.2 Phương pháp nghiên cứu
4 Tác giả sử dụng phương pháp phân tích các khái niệm, kết quả của các nghiên cứu trước nhằm đưa đến các kết luận về các đặc điểm chung trong các nội dung liên quan đến dự toán và dự toán dựa trên cơ sở hoạt động. Phương pháp quan sát và phỏng vấn trực tiếp các nhà quản lý có liên quan đến việc lập dự toán được áp dụng nhằm thu thập các bằng chứng khảo sát thực trạng về quá trình lập và kiểm soát dự toán tại Công ty cổ phần FPT. Toàn bộ những nhận định, đánh giá, suy luận và phương pháp mà tác giả áp dụng trong luận văn đều dựa trên quan điểm duy vật biện chứng khoa học và mang tính khách quan. 5. Đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn của đề tài 5.1 Về mặt lý luận • Luận văn đã tổng hợp và khái quát hóa những điểm chung trong các công trình nghiên cứu trước đây về dự toán, trên cơ sở đó thống nhất các nội dung về dự toán mà các công trình đều đề cập đến. • Luận văn đã trình bày cụ thể về dự toán dựa trên cơ sở hoạt động, các nội dung từ khái niệm, phương pháp đến các mẫu biểu lập dự toán dự trên cơ sở hoạt động 5.2 Về mặt thực tiễn • Luận văn đã nghiên cứu khảo sát về hệ thống dự toán tại một công ty điển hình từ các quy định, hướng dẫn, quy trình lập dự toán đến các biểu mẫu áp dụng. • Luận văn đã chuyển đổi thành công các dự toán chi phí được lập theo phương pháp truyền thống qua các dự toán được lập trên cơ sở hoạt động tại các bộ phận hành chính của công ty. 6. Kết cấu luận án Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và các danh mục, nội dung luận văn được chia thành ba chương:
5 Chương 1: Cơ sở lý luận về dự toán và dự toán dựa trên cơ sở hoạt động Chương 2: Khảo sát về hệ thống dự toán tại công ty cổ phần FPT Chương 3: Xây dựng hệ thống dự toán dựa trên cơ sở hoạt động tại công ty cổ phần FPT
6 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỰ TOÁN VÀ DỰ TOÁN DỰA TRÊN CƠ SỞ HOẠT ĐỘNG 1.1 Tổng quan về dự toán 1.1.1 Khái niệm Khái niệm dự toán “Budget” đã được sử dụng từ rất lâu, theo từ điển Oxford khái niệm này có nguồn gốc từ Latin có nghĩa gốc là túi hoặc ví. Giữa thế kỷ 18, Bộ trưởng tài chính Anh trong khi trình bày báo cáo của mình có đề cập đến việc “mở Dự toán”. Đến cuối thế kỷ thứ 19, thuật ngữ này được sử dụng phổ biến trong trong cả các lĩnh vực tài chính cá nhân, doanh nghiệp và chính phủ. Theo Noreen, Brewer và Garrison (2011, p.288) dự toán là kế hoạch định lượng cho việc huy động và sử dụng các nguồn lực cho một giai đoạn nhất định. Theo Weygandt, Kimmel và Kieso (2012, p.384), dự toán là một bảng báo cáo chính thức bằng văn bản về kế hoạch của nhà quản lý cho một giai đoạn tương lai nhất định và được thể hiện dưới dạng số liệu, thuật ngữ tài chính. Cũng theo nghiên cứu của Michael Goode và Ali Malik (2011), có rất nhiều khái niệm về dự toán được sử dụng, ví dụ: Bhimani và các tác giả (2008) định nghĩa dự toán là một kế hoạch định lượng ở tương lai được tạo ra bởi các nhà quản lý để hỗ trợ cho việc thực thi các kế hoạch này. Becker và các tác giả (2009) khẳng định quan điểm chung cho rằng dự toán là một phần cấu trúc nên hệ thống kế toán quản trị. Theo Barfield, Raiborn và Kinney (2003, p.552), dự toán là kết quả của quá trình lập dự toán, nó thể hiện cam kết của một tổ chức về việc huy động và sử dụng nguồn lực cho các hoạt động được lập kế hoạch. Những cam kết này dựa trên các dự đoán, định ước và một sự hứa hẹn chung để hoàn tất các kết quả đã được thỏa thuận trước. Như vậy, từ các khái niệm trên chúng ta có thể thấy được những đặc điểm chung trong các khái niệm về dự toán như sau:
7 • Kế hoạch tương lai: dự toán luôn được lập cho những giai đoạn ở tương lai chứ không phải ở hiện tại và quá khứ. • Định lượng: thể hiện dưới dạng các con số. • Trách nhiệm lập: các nhà quản lý. • Liên quan đến: tất cả các hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức. 1.1.2 Mục đích của dự toán Theo Rickards (2006), chức năng chính của dự toán là giúp triển khai chiến lược của doanh nghiệp chứ không chỉ dừng lại ở kiểm soát và lập kế hoạch. Trong báo cáo trình bày tại Hội thảo thường niên lần 15 tại Boston, Hoa kỳ năm 2008 về các tiến bộ trong quản lý, tác giả Nuno Pina trình bày kết quả nghiên cứu về mối liên hệ giữa quá trình lập dự toán và chiến lược tại công ty Vodafone cho thấy sự liên kết giữa quá trình lập dự toán và chiến lược của công ty có thể đạt được thông qua các yếu tố: văn hóa, sự truyền đạt thông tin, trách nhiệm, các phản hồi và các chỉ số phi tài chính. Theo Noreen, Brewer và Garrison (2011), dự toán được sử dụng cho hai mục đích khác biệt là hoạch định và kiểm soát. Hoạch định liên quan đến xây dựng các mục tiêu và chuẩn bị các loại nguồn lực cho việc đạt được các mục tiêu đó. Kiểm soát liên quan đến các bước được thực hiện bởi quản lý để gia tăng khả năng tất cả các bộ phận của tổ chức phối hợp làm việc với nhau để đạt được các mục tiêu đã thiết lập trong giai đoạn hoạch định. Để hiệu quả thì một hệ thống dự toán phải cung cấp thông tin cho cả việc hoạch định và kiểm soát, hoạch định tốt mà không kiểm soát hữu hiệu sẽ tốn thời gian và nguồn lực. Như vậy, dự toán được sử dụng phổ biến trong các tổ chức với ba mục đích chính là giúp triển khai chiến lược của tổ chức, phục vụ cho việc hoạch định và kiểm soát. Với ba mục đích này thì các vai trò của sự toán sẽ được thể hiện chi tiết trong phần tiếp theo của nghiên cứu này.
8 1.1.3 Vai trò của dự toán Một nghiên cứu của Dugdale và Lyne (2006) đối với 40 nhà quản lý cho thấy việc lập dự toán khá phổ biến. Kết quả cho thấy tất cả các doanh nghiệp tham gia đều sử dụng dự toán và khi được sử dụng kết hợp với các công cụ khác, dự toán có thể được sử dụng để làm hài hòa, thúc đẩy và kiểm soát các chức năng và bộ phận trong doanh nghiệp. Theo Drury (2008), có 6 chức năng của dự toán truyền thống: • Chi tiết kế hoạch dài hạn của doanh nghiệp • Phối hợp các bộ phận khác nhau và hỗ trợ cải thiện mối quan hệ giữa các bộ phận • Truyền tải ý tưởng và mong đợi từ các nhà quản lý đến tất cả các nhân viên • Thúc đẩy các nhà quản lý đạt được các mục tiêu và thách thức • Kiểm soát các hoạt động kinh doanh thông qua phân tích các biến để xác định các khu vực cần đặt trọng tâm giải quyết. • Đánh giá thành quả thực hiện của các nhà quản lý trong mối quan hệ với các mục tiêu đã thiết lập. Cũng theo Noreen, Brewer và Garrison (2011), vai trò của dự toán được thể hiện thông qua các lợi ích sau: • Dự toán truyền đạt được kế hoạch của quản lý xuyên suốt tổ chức. • Dự toán tạo áp lực cho nhà quản lý suy nghĩ và lập kế hoạch cho tương lai. Nếu không có dự toán rất có thể các nhà quản lý sử dụng toàn thời gian vào các hoạt động xử lý sự vụ hàng ngày. • Quá trình lập dự toán cung cấp một phương tiện cho việc phân bổ nguồn lực cho các bộ phận có khả năng sử dụng hiệu quả nguồn lực đó. • Quá trình lập dự toán có thể phát hiện các trở ngại trước khi nó xảy ra. • Dự toán có thể điều phối các hoạt động trong toàn tổ chức bằng cách tương tác, phối hợp các kế hoạch của các bộ phận. Dự toán giúp cho việc đảm bảo mỗi cá nhân trong tổ chức cùng hướng về một mục tiêu, hướng đi chung.
9 • Dự toán xác định mục tiêu và kết quả dùng để phục vụ cho việc đánh giá sự thực hiện. Ngoài ra, theo các tác giả Susan Crosson và Belverd Needles (2011), dự toán có các lợi ích sau: • Dự toán tạo điều kiện và khuyến khích cho việc truyền đạt thông tin trong tổ chức. • Dự toán đảm bảo cho việc tập trung vào cả các sự kiện tương lai và giải quyết các vấn đề hiện tại hoạt động của tổ chức. • Dự toán phân bổ nguồn lực và trách nhiệm đến các nhà quản lý. • Dự toán thúc đẩy sự tương đồng giữa mục tiêu cá nhân và mục tiêu tổ chức. • Dự toán xác định mục tiêu và kết quả của tổ chức dưới dạng các con số và trên cơ sở đó các kết quản thực hiện sẽ được đo lường, đánh giá. Thêm vào đó, theo Weygandt, Kimmel & Kieso (2012), các lợi ích chính của việc lập dự toán bao gồm: • Dự toán yêu cầu tất cả cấp quản lý phải lập kế hoạch và thiết lập các mục tiêu định kỳ. • Dự toán cung cấp các mục tiêu xác định cho việc đánh giá thành quả thực hiện tại các mức độ trách nhiệm khác nhau. • Dự toán tác động đến sự nhận thức của nhà quản lý về các hoạt động trong tổ chức và các ảnh hưởng của các yếu tố bên trong, bên ngoài đến các hoạt động này. Như vậy, tổng hợp vai trò của dự toán theo các nghiên cứu trên cho thấy tầm quan trọng của dự toán trong quá trình quản lý của tổ chức từ khi lập kế hoạch cho đến khi thực hiện, kiểm soát thực hiện và đến khi đo lường, đánh giá kết quả thực hiện được. 1.1.4 Quá trình lập dự toán Theo Drury (2001), các giai đoạn trong quá trình lập dự toán bao gồm:
10 • Truyền đạt chi tiết chính sách và hướng dẫn lập dự toán đến những người có trách nhiệm cho việc chuẩn bị lập dự toán. • Xác định các nhân tố giới hạn đầu ra. • Chuẩn bị và lập dự toán bán hàng. • Chuẩn bị và lập các dự toán khác. • Thảo luận dự toán với cấp quản lý. • Phối hợp và ra soát các dữ liệu. • Phê duyệt dự toán. • Tiếp tục quá trình ra soát định kỳ các dự toán khi thực hiện. Theo các tác giả Susan Crosson và Belverd Needles (2011), quá trình lập dự toán trải qua các thủ tục sau: • Xác định mục đích của việc lập dự toán, và phân công trách nhiệm rõ ràng cho các cá nhân chịu trách nhiệm tiến hành các công việc lập, tổng hợp và phê duyệt dự toán. • Xác định các nhóm người sử dụng và các thông tin cần thiết cho các nhóm. • Xác định các nguồn thông tin chính xác, hữu ích cho việc lập dự toán. Các nguồn thông tin này có thể thu thập từ các tài liệu hoặc phỏng vấn nhân viên, quản lý, nhà cung cấp…hoặc những người có liên quan. • Thiết lập khuôn mẫu rõ ràng và chi tiết về các loại dự toán. • Sử dụng các công thức và tính toán thích hợp để hình thành các thông tin định lượng. • Rà soát dự toán để đảm bảo bao gồm đầy đủ các quyết định đã dự kiến cho đến khi dự toán cuối cùng được phê duyệt. Jay S. Rich và các tác giả (2010) lại đề cập quá trình lập dự toán như là một phần trong quá trình lập kế hoạch của tổ chức trong đó quá trình lập dự toán liên quan đến kế hoạch trong ngắn hạn của tổ chức. Các tác giả Noreen, Brewer và Garrison (2011) thì không đề cập đến các giai đoạn hay thủ tục trong quá trình lập dự toán nhưng có đề cập đến quá trình lập dự toán ở các tổ chức khác nhau thì khác nhau. Tuy nhiên các tác giả cũng đề cập đến
11 vai trò của Ủy ban dự toán có trách nhiệm quy định đến quá trình lập dự toán tại các tổ chức và quá trình lập ra tổng thể dự toán. Tóm lại, có thể tổng hợp các kết quả của các nghiên cứu trên chúng ta có thể thấy quá trình lập dự toán bao gồm ba giai đoạn như sau: • Giai đoạn chuẩn bị lập dự toán: liên quan đến việc chuẩn bị các quy định, biểu mẫu, thông tin và nhân lực cho việc lập dự toán. • Giai đoạn lập và bảo vệ dự toán: liên quan đến việc tạo ra các bảng dự toán chức năng và dự toán tổng hợp - Giai đoạn thực hiện và đánh giá dự toán: liên quan đến việc đưa các dự toán vào thực hiện tại các bộ phận và theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện so với dự toán để tiến hành các hành động điều chỉnh cho hợp lý. 1.1.5 Các hạn chế của dự toán Mặc dù được áp dụng phổ biến và có vai trò quan trọng trong quá trình quản lý tại mọi tổ chức nhưng dự toán cũng còn nhiều hạn chế nhất định. Các hạn chế này chủ yếu đến từ các phương pháp lập dự toán và khi tổ chức đã phát triển và có xu hướng phân tán thì dự toán theo các phương pháp truyền thống không đáp ứng được các yêu cầu này. Một nghiên cứu của Neely và các tác giả (2001) đã liệt kê 12 hạn chế của dự toán và quá trình lập dự toán như sau: 1. Dự toán tốn nhiều thời gian để lập và hợp nhất chúng với nhau. 2. Dự toán giới hạn sự linh hoạt và khả năng thay đổi tùy theo yêu cầu. 3. Dự toán hiếm khi tập trung vào tính chiến lược và thường mâu thuẫn. 4. Dự toán đóng góp ít giá trị đặc biệt là tốn thời gian so với việc lập chúng. 5. Dự toán tập trung vào việc giảm chi phí chứ không tập trung vào việc tạo ra giá trị. 6. Dự toán gia tăng việc kiểm soát mệnh lệnh. 7. Dự toán không phản ánh xu thế cấu trúc mạng mà các tổ chức đang chấp nhận và thực hiện. 8. Dự toán khuyến khích việc gian lận và hành vi sai lầm.
12 9. Dự toán được xây dựng và cập nhật chậm. 10. Dự toán dựa trên các công việc dự đoán và các giả thiết không hợp lý. 11. Dự toán làm gia tăng cản trở giữa các bộ phận hơn là sự khuyến khích chia sẻ tri thức giữa các bộ phận. 12. Dự toán làm cho nhân viên cảm thấy bị đánh giá thấp. Các hạn chế 1, 4, 9 và 10 liên quan đến việc các nhà quản lý cho rằng đến thời điểm các dự toán được sử dụng thì các giả thiết để lập lên các dự toán này đã lạc hậu và không còn phù hợp nữa. Hoặc cũng có thể là các dự toán thông thường thì không bao hàm hết tất cả các thay đổi của môi trường trong điều kiện các yếu tố này thay đổi nhanh như hiện nay. Về mặt lý thuyết cho thấy, để vận hành hệ thống dự toán hiệu quả thì cần phải có thứ nhất là các hoạt động của tổ chức phải khá ổn định trong quá trình dự toán hoặc các nhà quản lý cần phải có những công cụ dự đoán một cách chính xác. Nếu đáp ứng cả hai yêu cầu này thì hệ thống dự toán mới vận hành hiệu quả, tuy nhiên trên thực tế rất hiếm khi đạt được đồng thời cả hai yêu cầu này. Các hạn chế số 2, 3, 5, 6 và 8 liên quan đến các ý kiến cho rằng dự toán thường gây trở ngại cho việc theo đuổi các mục tiêu chiến lược vì nó thường dựa trên số liệu năm trước và phụ thuộc vào sự gia giảm của ban giám đốc. Hơn nữa dự toán thường tập trung vào kết quả thực hiện tài chính năm trong khi đó có thể các quyết định về hoạt động hoặc chiến lược có thể không tập trung vào kết quả tài chính và có thể kéo dài qua năm tài chính và do vậy sẽ dẫn đến việc gian lận nhằm đáp ứng các dự toán đã đặt ra. Cuối cùng các hạn chế số 7, 11 và 12 phản ánh khía cạnh con người và cấu trúc của tổ chức, các tác giả Hope và Fraser (2003) cho rằng dự toán truyền thống thì không phù hợp với thiết kế tổ chức theo kiểu phẳng, mạng lưới hoặc dựa trên chuỗi giá trị và nó cũng ngăn cản các nhân viên được trao quyền để có thể ra các quyết định tốt nhất.
13 1.2 Dự toán dựa trên cơ sở hoạt động (Activity-Based Budget_ABB) 1.2.1 Khái niệm Theo các tác giả James A. Brimson và John J. Antos trình bày trong cuốn Handbook of Budgeting do Robert Rachlin biên tập năm 1999, thì: • Lập dự toán dựa trên hoạt động là quá trình lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động dự kiến của tổ chức để hình thành một dự toán hiệu quả về chi phí đáp ứng được khối lượng công việc dự kiến và các mục tiêu chiến lược được đã thống nhất. • Dự toán dựa trên hoạt động là một biểu thức định lượng về các hoạt động dự kiến của tổ chức, phản ánh dự kiến của các nhà quản lý về khối lượng công việc và yêu cầu tài chính và phi tài chính để đáp ứng mục tiêu chiến lược đã thống nhất và những cơ hội đã dự kiến nhằm cải thiện thành quả thực hiện. 1.2.2 Phương pháp Phương pháp tiếp cận của ABB tập trung chủ yếu vào việc tạo ra một dự toán từ mô hình dựa trên hoạt động của tổ chức, trái ngược với phương pháp truyền thống tập trung vào thị trường, sản phẩm, trung tâm trách nhiệm hoặc tập trung các phòng ban. Về cơ bản dự toán trên cơ sở hoạt động được mở rộng từ khái niệm quản trị dựa trên cơ sở hoạt động và năng lực vào trong khoa học về lập kế hoạch và dự toán. Các nhà nghiên cứu về ABB cho rằng dự toán có vai trò chủ yếu là phục vụ việc lập kế hoạch và với vai trò như vậy dự toán trở nên kém chất lượng bởi quá trình lập dự toán có thiên về định hướng tài chính và ở mức độ cao do đó nó không thích hợp cho việc kết nối với mô hình hoạt động cơ bản của tổ chức. Bản chất của phương pháp tiếp cận ABB để lập dự toán là mô hình vòng lặp đóng (Closed Loop) thể hiện trong Sơ đồ 1.1. Không giống như các phương pháp lập dự toán truyền thống, phương pháp ABB tạo ra dự toán chức năng khả thi trước khi tạo ra dự toán tài chính. Giai đoạn 1, vòng lặp chức năng, sử dụng các khái niệm dựa trên cơ sở hoạt động để chuyển đổi các nhu cầu ước tính về các sản phẩm và