Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học: Xây dựng Danh mục thành phần hồ sơ của các cơ quan cấp Sở nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --------------------------------------

Lê Thị Thúy Quỳnh XÂY DỰNG DANH MỤC THÀNH PHẦN HỒ SƠ CỦA CÁC CƠ QUAN CẤP SỞ NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội, 2019

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

--------------------------------------

Lê Thị Thúy Quỳnh

XÂY DỰNG DANH MỤC THÀNH PHẦN HỒ SƠ

CỦA CÁC CƠ QUAN CẤP SỞ NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 60 32 03 01

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

Người hướng dẫn: PGS.TS Đào Đức Thuận

Giáo viên hướng dẫn

Chủ tịch hội đồng chấm luận văn thạc sĩ khoa học PGS. Nguyễn Văn Hàm

PGS.TS. Đào Đức Thuận

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG

Hà Nội, 2019

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi.

Trong luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa

học, các học viên, các khoá luận tốt nghiệp, luận văn của các khoá trước.

Công trình này chưa được tác giả nào công bố.

Hà Nội, ngày tháng năm 2019

Người cam đoan

Lê Thị Thúy Quỳnh

LỜI CẢM N

Trong quá trình nghiên cứu luận văn cao học của mình, tôi đ nhận

được nhi u sự gi p đ , góp , hướng dẫn của các giảng viên hoa ưu trữ

học và uản trị Văn ph ng, Trường i học hoa học X hội và h n văn

à ội, đ c biệt là .T ào ức Thuận, người đ tận tình hướng dẫn tôi

trong suốt quá trình thực hiện luận văn này. Tôi c ng xin gửi lời cảm n tới

l nh đ o và đồng nghiệp t i Chi cục Văn thư - ưu trữ và các sở, ngành thuộc

thành phố à ội đ t o đi u kiện, nhiệt tình gi p đ ch ng tôi. Do nội dung

nghiên cứu c n mới và kinh nghiệm, sự hi u biết của bản th n v vấn đ này

c n h n chế. Vì vậy, luận văn không tránh kh i những thiếu sót nhất định.

Ch ng tôi rất mong nhận được sự góp , trao đ i của các thầy cô giáo và các

b n đồng nghiệp đ luận văn được hoàn thiện h n.

Xin ch n thành cảm n

Hà Nội, ngày tháng năm 2019

N ỜI T ỰC IỆN

Lê Thị Thúy Quỳnh

MỤC LỤC

ỜI CAM OA

ỜI CẢM Ơ

MỤC ỤC .................................................................................................................. 1

MỞ ẦU .................................................................................................................... 4

1. do chọn đ tài .............................................................................................. 4

2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu ........................................................................ 6

3. ối tượng, ph m vi nghiên cứu........................................................................ 7

4. hư ng pháp nghiên cứu .................................................................................. 8

5. ịch sử nghiên cứu vấn đ ............................................................................. 10

6. guồn tài liệu tham khảo ............................................................................... 12

7. óng góp của đ tài ........................................................................................ 13

8. Bố cục của đ tài ............................................................................................ 13

II. NỘI DU .......................................................................................................... 15

Chương 1. CƠ Ở Ý UẬ VÀ CƠ Ở Á Ý XÂY DỰ DA MỤC

T À Ầ Ồ Ơ CỦA CÁC CƠ UA CẤ Ở Ộ ƯU VÀO ƯU

TRỮ ỊC Ử T À Ố À ỘI .................................................................. 15

1.1. C sở l luận x y dựng danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở

nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội ......................................................... 15

1.1.1. Một số khái niệm có liên quan đến đề tài ................................................ 15

1.1.2. Cơ sở lý luận về xác định giá trị tài liệu .................................................. 17

1.1.3. Yêu cầu, nguyên tắc xây dựng danh mục thành phần hồ sơ .................... 27

1.1.4. Quy trình xây dựng danh mục thành phần hồ sơ ..................................... 27

1.2. C sở pháp l x y dựng danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở

nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội ......................................................... 29

1.2.1. Khái quát chung về chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ lịch sử

thành phố Hà Nội ...................................................................................................... 29

1.2.2. Khái quát chung về cơ quan cấp Sở thuộc UBND thành phố Hà Nội .......... 30

1.3. Thẩm quy n quản l tài liệu của Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội .. 34

Tiểu kết chương 1 .................................................................................................... 38

Chương 2. CƠ Ở T ỰC TIỄ VÀ VIỆC VẬ DỤ Ý UẬ VÀO CÔ

TÁC XÁC Ị T À Ầ Ồ Ơ CỦA CÁC CƠ UA CẤ Ở

Ộ ƯU VÀO ƯU TRỮ ỊC Ử T À Ố À ỘI ............................. 39

2.1. Thực tr ng công tác thu thập tài liệu vào Trung t m ưu trữ lịch sử

thành phố à ội ...................................................................................................... 39

2.1.1. Thực trạng thành phần và nội dung tài liệu của các cơ quan cấp Sở

đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội ............................ 39

2.1.2. Kết quả thu thập tài liệu của các cơ quan cấp Sở thuộc nguồn nộp lưu

vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội .................................................... 47

2.2. hu cầu khai thác tài liệu của các c quan cấp ở ............................................ 57

2.3. Thực tr ng công tác xác định Danh mục thành phần hồ s của các c quan

cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội ............................................. 59

2.4. ánh giá, nhận xét ............................................................................................. 60

2.4.1. Ưu điểm .................................................................................................... 60

2.4.2. Tồn tại, hạn chế ........................................................................................ 60

2.4.3. Nguyên nhân cơ bản ................................................................................. 62

Tiểu kết chương 2 .................................................................................................... 64

Chương 3. ƯỚ DẪ XÂY DỰ DA MỤC T À Ầ Ồ Ơ

Ộ ƯU VÀ VẬ DỤ VÀO T ỰC TIỄ .................................................... 65

3.1. Ý nghĩa x y dựng Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở

nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội ......................................................... 65

3.2. Các căn cứ x y dựng danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở nộp

lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội ................................................................ 65

3.3. hư ng pháp x y dựng Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở

nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội ......................................................... 67

3.3.1. ựa chọn phư ng án ph n lo i cho Danh mục thành phần hồ s ................... 71

3.3.2. Cấu tr c Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở nộp lưu

vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội ...................................................................... 72

3.4. Cách sử dụng Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở nộp lưu

vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội ...................................................................... 83

Tiểu kết chương 3 .................................................................................................... 85

ẾT UẬ ............................................................................................................... 86

TÀI IỆU T AM ẢO ........................................................................................ 90

Ụ ỤC .......................................................................................................... 96

MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

ưu trữ lịch sử cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ư ng (từ đ y gọi tắt

là ưu trữ lịch sử cấp tỉnh) có nhiệm vụ thu thập, tiếp nhận, bảo quản và phát

huy giá trị tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình ho t động của các c

quan, t chức cấp tỉnh, cấp huyện và đ n vị hành chính - kinh tế đ c biệt

không thuộc các c quan, t chức thuộc nguồn nộp lưu của lưu trữ lịch sử ở

Trung ư ng. c biệt tài liệu hình thành trong ho t động của các c quan cấp

Sở thuộc UB D cấp tỉnh có nội dung phong ph , chứa đựng các thông tin v

chủ trư ng, đường lối, chính sách của ảng và pháp luật của nhà nước, tình

hình chính trị, kinh tế, văn hóa, x hội của địa phư ng; V lo i hình tài liệu

tư ng đối đa d ng, gồm đầy đủ các lo i tài liệu như: tài liệu hành chính, tài

liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu phim, ảnh, ghi m, ghi hình và tài liệu điện tử;

trong đó tài liệu hành chính mang tính ph biến. hối tài liệu này ngoài đảm

bảo thông tin cho ho t động quản l , đi u hành, sản xuất, nghiên cứu khoa

học cho các c quan, t chức mà c n là nguồn sử liệu quan trọng, là một bộ

phận hợp thành hông lưu trữ quốc gia Việt am.

Trong thời gian qua uốc hội, Chính phủ, các Bộ, ngành... đ ban hành

tư ng đối đầy đủ hệ thống văn bản quy định v công tác lưu trữ t i các c

quan nói chung và ưu trữ lịch sử nói riêng nhằm tăng cường việc thu thập,

sưu tầm và quản l khoa học tài liệu lưu trữ. hưng các quy định đó mới chỉ

đ cập ở những nguyên tắc mang tính chung nhất trong việc quản l tài liệu

lưu trữ như quy định, hướng dẫn các nghiệp vụ c bản của công tác lưu trữ;

c n những quy định v thành phần hồ s nộp lưu của các c quan, t chức

thuộc diện nộp lưu vào ưu trữ lịch sử các cấp chưa được quy định cụ th

bằng những văn bản quy ph m pháp luật bắt buộc thi hành, chỉ mới dừng l i ở

một số văn bản hướng dẫn mà có nhi u nội dung chưa cụ th , chưa sát với

thực tế hiện nay. Vì vậy, trong một thời gian tư ng đối dài t i Trung tâm ưu

trữ lịch sử thành phố à ội (được thành lập năm 1996), công tác nộp lưu tài

liệu của các c quan, t chức thuộc nguồn nộp lưu c n rất nhi u h n chế, đó

là tài liệu đến h n nộp lưu nhưng chưa thực hiện giao nộp vào lưu trữ lịch sử

tồn đọng với số lượng tư ng đối lớn; tài liệu bị ph n tán nhi u n i, chưa được

tập trung quản l thống nhất.

Có nhi u nguyên nh n dẫn đến tình tr ng trên, nhưng nguyên chính và

chủ yếu nhất là t chức bộ máy quản l nhà nước v công tác lưu trữ không

n định; các văn bản quy định v công tác lưu trữ thường xuyên thay đ i; một

số Bộ, ngành chưa ban hành Bảng thời h n bảo quản tài liệu chuyên ngành

nên các c quan, t chức ở địa phư ng chưa xác định thời h n bảo quản tài

liệu hình thành trong quá trình ho t động của c quan mình chính xác; một số

c quan, t chức chưa chấp hành nghiêm các quy định của hà nước v công

tác văn thư, lưu trữ; công chức, viên chức làm công tác lưu trữ c n h n chế v

chuyên môn, nghiệp vụ; Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội không

nắm được thành phần, tài liệu của các c quan, t chức thuộc nguồn nộp lưu

phải nộp lưu vào ưu trữ lịch sử... hững nguyên nh n trên đ ảnh hưởng đến

quá trình thực hiện nguyên tắc quản l tập trung, thống nhất và sử dụng có

hiệu quả tài liệu lưu trữ.

Việc nghiên cứu x y dựng Danh mục thành phần hồ s của các c

quan, t chức thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ c quan c ng như lưu trữ lịch

sử là một trong những nhiệm vụ c bản của công tác lưu trữ; gi p cho công

tác thu thập, b sung tài liệu được thực hiện một cách chủ động, khoa học;

đồng thời gi p cho các c quan lưu trữ quản l ch t chẽ, khoa học và đầy đủ

tài liệu hình thành trong quá trình ho t động của các c quan, t chức đ từ

đó lựa chọn được những tài liệu có giá trị, thành phần hồ s , tài liệu hoàn

chỉnh ho c tư ng đối hoàn chỉnh đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ c

quan và lưu trữ lịch sử.

Vì vậy, x y dựng Danh mục thành phần hồ s chủ yếu của các c quan,

t chức thuộc diện nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội hiện nay là

một vấn đ cấp bách và có nghĩa v m t l luận c ng như thực tiễn, nó là c

sở đ tham mưu gi p UB D Thành phố ban hành uy định v Danh mục

thành phần hồ s nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội; là c sở đ

định hướng các c quan cấp ở căn cứ vào đó đ chỉnh l khoa học và thực

hiện giao nộp tài liệu lưu trữ vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội.

Xuất phát từ l do trên, tôi chọn đ tài: “Xây dựng Danh mục thành

phần hồ sơ của các cơ quan cấp Sở nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố

Hà Nội” làm đ tài luận văn cao học chuyên ngành ưu trữ học, với mong

muốn nhằm tăng cường h n nữa hiệu quả công tác thu thập, b sung và quản

lý khoa học tài liệu lưu trữ trong ưu trữ lịch sử thành phố; không ngừng

hoàn thiện thành phần, tài liệu nộp lưu có giá trị, đáp ứng ngày càng tốt h n

yêu cầu bảo quản, khai thác và t chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài

2.1. Mục tiêu nghiên cứu

tài của ch ng tôi nhằm giải quyết 2 mục tiêu c bản sau đ y:

Một là: h n tích c sở khoa học v việc x y dựng Danh mục thành phần

hồ s của các c quan cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội.

Hai là: xuất uy trình và phư ng pháp x y dựng Danh mục thành

phần hồ s của các c quan cấp ở cần nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố

à ội.

2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu

- ghiên cứu l luận và thực tiễn công tác thu thập, b sung tài liệu;

- ghiên cứu, vận dụng các nguyên tắc, phư ng pháp tiêu chuẩn xác định

nội dung, thành phần hồ s lưu trữ của các c quan thuộc nguồn nộp lưu vào ưu

trữ lịch sử thành phố à ội từ đó r t ra những ưu đi m có th kế thừa.

- ghiên cứu những quy định của nhà nước v công tác lưu trữ đ c biệt

là những quy định v trách nhiệm của các lưu trữ c quan, lưu trữ lịch sử;

- hảo sát, đánh giá thực tr ng công tác thu thập, b sung tài liệu vào

Trung t m ưu trữ ịch sử thành phố.

- Trên c sở đó đ xuất một số giải pháp x y dựng và biện pháp sử dụng

Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở cần giao nộp vào ưu trữ

lịch sử thành phố à ội.

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1. Đối tượng nghiên cứu của đề tài

tài tập trung nghiên cứu các tiêu chuẩn thành phần hồ s hình thành

trong quá trình ho t động của các c quan cấp ở c ng như quy trình và

phư ng pháp x y dựng Danh mục thành phần hồ s nộp lưu vào ưu trữ lịch

sử thành phố à ội.

3.2. Phạm vi nghiên cứu

- h m vi v nội dung nghiên cứu: tài tập trung nghiên cứu quy trình

và phư ng pháp x y dựng Danh mục thành phần hồ s hình thành trong quá

trình ho t động của các c quan cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố

à ội.

- h m vi v thời gian nghiên cứu: tài tập trung nghiên cứu tài liệu

lưu trữ hình thành trong quá trình ho t động của các c quan cấp ở từ năm

2008 đến 2018 (thời đi m à ội mở rộng địa giới hành chính).

- Ph m vi v không gian nghiên cứu: tài tập trung vào đối tượng là các

c quan cấp Sở thuộc UBND thành phố Hà Nội gồm các c quan ở và c

quan ngang Sở.

Các c quan cấp Sở thuộc UBND thành phố Hà Nội theo Nghị định

24/2014/ -CP ngày 04/4/2014 của Chính phủ quy định t chức các c quan

chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ư ng, t i i u 8,

bao gồm các Sở sau:

+ Sở Nội vụ;

+ Sở Tư pháp;

+ Sở Kế ho ch và đầu tư;

+ Sở Tài chính;

+ Sở Công thư ng;

+ Sở Nông nghiệp và Phát tri n nông thôn;

+ Sở Giao thông vận tải;

+ Sở Xây dựng;

+ Sở Tài nguyên và Môi trường;

+ Sở Thông tin và Truy n thông;

+ Sở ao động - Thư ng binh và x hội;

+ Sở Văn hóa và Th thao;

+ Sở Khoa học và Công nghệ;

+ Sở Giáo dục và ào t o;

+ Sở Y tế;

+ Thanh tra Thành phố Hà Nội;

+ Văn ph ng UB D thành phố Hà Nội;

Các sở đ c thù được thành lập của UBND thành phố Hà Nội

+ Sở Ngo i vụ;

+ Sở Quy ho ch - Kiến trúc;

+ Ban Dân tộc.

Sở mới thành lập:

+ Sở Du lịch.

4. Phương pháp nghiên cứu

thực hiện đ tài này, chúng tôi sử dụng các phư ng pháp sau:

- hư ng pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lê nin.

hư ng pháp biện chứng: Trên c sở quan đi m của chủ nghĩa duy vật

biện chứng, chủ nghĩa duy vật lịch sử đ làm rõ mối quan hệ biện chứng giữa

lý luận và thực tiễn của công tác thu thập, b sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử

cấp tỉnh. Vận dụng phư ng pháp luận Mac xít vào xác định thành phần hồ s ,

tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, xây dựng các tiêu chí xác định được

thành phần hồ s có giá trị đ lựa chọn, nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.

- hư ng pháp luận lưu trữ học: Trong đó vận dụng nguyên tắc phư ng

pháp luận của ưu trữ học Mác xit như: guyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch

sử, nguyên tắc toàn diện t ng hợp vào xác định giá trị, thu thập, b sung, phân

lo i, v.v... cho tài liệu và xây dựng Danh mục thành phần hồ s cần nộp lưu

vào lưu trữ lịch sử.

Và một số phư ng pháp nghiên cứu cụ th sau đ y:

- hư ng pháp hệ thống: là một phư ng pháp c bản được ch ng tôi sử

dụng trong quá trình thực hiện đ tài. Thực tế khi lựa chọn hồ s , tài liệu lưu

trữ có giá trị, nhất là tài liệu chuyên môn trong hệ thống tài liệu của một c

quan, t chức cần nộp vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội, ch ng tôi đ đ t

tài liệu trong hệ thống nhất định đ xem xét, đánh giá các m t, mối liện hệ

khác nhau của tài liệu trong cùng một hệ thống ho c với hệ thống khác.

- hư ng pháp ph n tích chức năng: hư ng pháp này được ch ng tôi

vận dụng trong xác định vai tr , vị trí và tầm quan trọng của tài liệu hình

thành trong ho t động của c quan, t chức; vị trí, chức năng, nhiệm vụ của

c quan thuộc nguồn nộp lưu trong hệ thống bộ máy nhà nước cấp tỉnh, từ đó

xác định thành phần hồ s , tài liệu cần nộp lưu.

- hư ng pháp khảo sát, thống kê, t ng hợp: à một phư ng pháp không

th thiếu trong khi thực hiện đ tài. hư ng pháp này gi p ch ng tôi tiến hành

khảo sát tình hình thực tế tài liệu lưu trữ của các c quan cấp ở thuộc UB D

thành phố à ội thuộc nguồn nộp lưu; lấy kiến trao đ i, tham khảo kiến

của l nh đ o và công chức, viên chức làm công tác lưu trữ. Trên c sở đó đưa

ra những kết luận, nhận xét v công tác nộp lưu tài liệu vào Trung tâm ưu

trữ lịch sử thành phố à ội.

- hư ng pháp ph n tích t ng hợp: hững kết quả thu thập được trong

quá trình đi u tra, khảo sát thực tế sẽ được ch ng tôi t ng hợp, ph n tích,

đánh giá đ x y dựng Danh mục thành phần hồ s nộp lưu vào Trung tâm

ưu trữ lịch sử thành phố à ội.

- hư ng pháp sử liệu học: ua các phư ng pháp ph n tích sử liệu đ

giải quyết đ ng đắn các vấn đ đ t ra trong xác định giá trị tài liệu, độ ch n

thực của tài liệu lưu trữ.

- hư ng pháp so sánh: được sử dụng đ so sánh giữa l luận và thực

tiễn v xác định thành phần hồ s , tài liệu của các c quan cấp ở thuộc diện

nộp lưu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội; ối chiếu giữa thực

tiễn thực hiện công tác nộp lưu t i Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à

ội với quy định của pháp luật và c sở l luận v lưu trữ. hư ng pháp này

c n được sử dụng trong việc đối chiếu, tham khảo có chọn lọc các vấn đ

tư ng ứng từ các nghiên cứu trước.

- hư ng pháp ph ng vấn: Trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi trao

đ i, tham khảo kiến của một số công chức, viên chức làm công tác lưu trữ

t i một số ở thuộc nguồn nộp lưu v thực hiện công tác giao nộp tài liệu vào

Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội.

5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Theo tìm hi u của chúng tôi, vấn đ nghiên cứu v x y dựng Danh mục

thành phần hồ s nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp là vấn đ thu h t được sự

quan t m của đ được các c quan, t chức và cá nh n ở trong nước và nước

ngoài đ cập đến như sau:

Trên thế giới hầu hết các nước đ u có những quy định v công tác thu

thập, b sung tài liệu, trong đó có quy định v thành phần và nội dung tài liệu

phải giao nộp vào các lưu trữ. Cụ th như năm 1973, nhằm n ng cao chất

lượng công tác giao nộp tài liệu vào các viện lưu trữ, bảng kê những tài liệu

thuộc diện nộp lưu vào các Viện lưu trữ hà nước iên xô được ban hành.

Bảng kê này là công cụ đ xác định nguồn và thành phần hồ s nộp lưu, trợ

gi p cho công tác thu thập, b sung tài liệu của các viện lưu trữ hà nước.

Ở Việt am, việc x y dựng Danh mục thành phần hồ s nộp lưu vào lưu

trữ đ được nhi u c quan, tác giả nghiên cứu. áng ch là đ tài của Cục

Văn thư và ưu trữ nhà nước: “ ghiên cứu nguồn và thành phần tài liệu quản

l nhà nước cần nộp vào lưu trữ tỉnh”, chủ nhiệm: guyễn uang ệ, 1993;

“Xác định nguồn và thành phần tài liệu nghiên cứu khoa học phải nộp vào

Lưu trữ Quốc gia”, chủ nhiệm T . guyễn Minh hư ng, 1995; đ tài

“Nghiên cứu nguồn và thành phần tài liệu bản đồ cần nộp vào các Trung tâm

Lưu trữ Quốc gia”, chủ nhiệm T . guyễn Minh hư ng, 1997; đ tài “Báo

cáo nghiên cứu xây dựng danh mục các cơ quan và thành phần tài liệu lưu

trữ phải nộp vào lưu trữ cơ quan”, chủ nhiệm T . Dư ng Văn hảm, 2001;

Một số bài viết đăng trên T p chí Văn thư ưu trữ Việt am c ng đ

cập đến thành phần tài liệu nộp lưu như bài viết “Một số kinh nghiệm v công

tác sưu tầm, thu thập, b sung tài liệu lưu trữ” của tác giả guyễn Thị Trà (số

3, năm 2005); bài viết Một số vấn đề về xây dựng Danh mục nguồn nộp lưu

tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo tinh thần Luật Lưu trữ của . T ào

ức Thuận, T p chí Văn thư ưu trữ Việt am, số 4, năm 2017.

Một số luận văn th c sĩ chuyên ngành lưu trữ c ng chọn đ tài xác định

nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu đ nghiên cứu, như đ tài “Xác định

nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào

kho lưu trữ huyện ủy” của học viên guyễn gọc u , năm 2008; đ tài “Cơ

sở khoa học xác định các loại tài liệu có giá trị của các trường đại học cần

nộp vào lưu trữ” của học viên guyễn Trọng Biên, 2002; đ tài “Xây dựng

danh mục và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ở

Sở nội vụ” của học viên oàng Tùng hong, năm 2011; đ tài: “Nghiên cứu

xác định thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng

Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng”

của học viên ỗ ê Minh, năm 2014; “Xác định Danh mục hồ sơ, tài liệu của

Tổng cục Thuế cần nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia” của học viên

inh Thị ành, năm 2014…

Các đ tài, bài viết nêu trên đ đ cập và coi trọng công tác thu thập, xác

định giá trị tài liệu, x y dựng bảng kê tài liệu hình thành trong ho t động của

một số c quan nhất định cần nộp vào lưu trữ, nhưng không đi s u nghiên cứu

thành phần, nội dung hồ s hình thành trong ho t động của các c quan thuộc

nguồn nộp lưu vào ưu trữ lịch sử cấp tỉnh. ua kết quả khảo sát các nguồn tư

liệu hiện có, chúng tôi nhận thấy vấn đ x y dựng Danh mục thành phần hồ

s của các c quan nộp lưu vào ưu trữ c quan, ưu trữ lịch sử đ được một

số ít công trình đ cập đến, tuy nhiên trên thực tế số lượng các công trình

nghiên cứu v vấn đ này chưa thực sự đầy đủ, hệ thống và toàn diện, có

nghĩa là chưa bao trùm toàn bộ các lĩnh vực ho t động mà chỉ lẻ tẻ ở một số

c quan cụ th . Vì vậy, đ tài mà chúng tôi lựa chọn không có sự trùng l p

với bất cứ công trình nào đ nghiên cứu trước đó.

ế thừa kết quả nghiên cứu của các đ tài, ch ng tôi đ chọn hướng

nghiên cứu là xác định Danh mục thành phần hồ s hình thành trong ho t

động của các c quan cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội.

6. Nguồn tài liệu tham khảo

Thực hiện đ tài này, chúng tôi đ tham khảo các nguồn tư liệu sau:

- Các giáo trình luận và nghiệp vụ của các học giả, các trường i

học trong nước.

- Các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quy n h n và c cấu t

chức của các c quan cấp ở thuộc UB D thành phố à ội và Trung tâm

ưu trữ lịch sử Thành phố;

- Các văn bản chỉ đ o, hướng dẫn đang có hiệu lực của uốc hội, Chính phủ,

Bộ ội vụ, Cục Văn thư và ưu trữ nhà nước v công tác văn thư, lưu trữ.

- Các đ tài, đ án nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn, các bài viết

đăng trên các t p chí, sách chuyên khảo liên quan đến công tác thu thập, b

sung tài liệu, công tác xác định thành phần hồ s nộp lưu vào lưu trữ c quan

và lưu trữ lịch sử.

- Các báo cáo v công tác văn thư lưu trữ hàng năm, báo cáo thống kê

công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ hàng năm, mục lục hồ s các

phông đang bảo quản t i Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội.

- ồ s , tài liệu của các ở đang lưu trữ t i Trung tâm ưu trữ lịch sử

thành phố à ội.

- hai thác tư liệu liên quan đến đ tài trên m ng internet….

7. Đóng góp của đề tài

- Luận văn hoàn thành sẽ góp phần giải quyết được vấn đ thực tiễn

trong công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ và thu thập hồ s , tài liệu nộp

lưu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội của các c quan cấp Sở

thuộc UBND Thành phố Hà Nội.

- ết quả nghiên cứu sẽ gi p Chi cục Văn thư - ưu trữ tham khảo, tham

mưu cho ở ội vụ đ x y dựng Danh mục thành phần hồ s nộp lưu vào

ưu trữ lịch sử Thành phố, c ng như chỉ đ o thực hiện công tác thu thập, b

sung tài liệu vào lưu trữ có hiệu quả; là công cụ gi p công chức, viên chức

làm công tác chuyên môn, làm công tác lưu trữ lựa chọn đ ng thành phần hồ

s nộp lưu, hoàn thiện hồ s trước khi giao nộp vào ưu trữ c quan, ưu trữ

lịch sử theo đ ng quy định của uật ưu trữ.

- hững nghiên cứu của đ tài sẽ góp phần làm phong ph thêm l luận

và thực tiễn v công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập, b sung tài

liệu lưu trữ nói riêng.

8. Bố cục của đề tài

goài phần mở đầu, kết luận, phần nội dung của luận văn gồm 3

chư ng:

Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý xây dựng Danh mục thành

phần hồ sơ của các cơ quan cấp Sở thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử

thành phố Hà Nội

Trong chư ng này, chúng tôi trình bày khái quát v đối tượng nghiên

cứu của luận văn là các c quan cấp ở; c sở l luận của đ tài, đưa ra các

nguyên tắc, tiêu chuẩn và phư ng pháp trong xác định giá trị tài liệu; c sở

pháp l v thẩm quy n, trách nhiệm của Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố

à ội, các c quan cấp ở trong việc thực hiện giao và nhận tài liệu lưu trữ

vào ưu trữ lịch sử. ồng thời t i chư ng này, chúng tôi c ng trình bày hệ

thống các văn bản quy định v chức năng, nhiệm vụ của ưu trữ lịch sử trong

việc thu thập tài liệu lưu trữ nhằm xác định thành phần hồ s của các c quan

cấp ở thuộc diện nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội hiện nay.

Chương 2: Cơ sở thực tiễn và việc vận dụng lý luận vào công tác xác

định thành phần hồ sơ của các cơ quan cấp Sở nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử

thành phố Hà Nội

Trong chư ng này, chúng tôi nêu c sở thực tiễn đ xác định Danh mục

thành phần hồ s của các c quan cấp Sở; thực tr ng công tác thu thập hiện

nay, đánh giá những việc đ làm được, những tồn t i cần khắc phục. Từ đó

cho thấy sự cần thiết phải xây dựng Danh mục thành phần hồ s nộp lưu.

Chương 3: Hướng dẫn xây dựng Danh mục thành phần hồ sơ nộp lưu

và vận dụng Danh mục thành phần hồ sơ vào thực tiễn

Chư ng này chúng tôi đưa ra phư ng pháp và quy trình x y dựng Danh

mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở thuộc diện nộp lưu vào ưu trữ

lịch sử Thành phố và dự thảo Danh mục cụ th .

hoàn thành đ tài này, chúng tôi xin ch n thành cảm n sự gi p đ ,

hướng dẫn nhiệt tình của các thầy cô giáo hoa ưu trữ học và uản trị văn

ph ng thuộc Trường i học hoa học x hội và h n văn, i học uốc gia à

ội; các đồng nghiệp đang công tác t i Chi cục Văn thư - ưu trữ và đ c biệt

.T ào ức Thuận, người hướng dẫn chúng tôi thực hiện đ tài này.

Do trình độ bản th n và đi u kiện thời gian c n có h n, đ tài chắc chắn

không tránh kh i thiếu sót, chúng tôi rất mong nhận được kiến góp của

các thầy cô giáo, đồng nghiệp và b n đọc.

Chương 1. C SỞ LÝ LUẬN VÀ C SỞ P ÁP LÝ XÂY DỰN

DAN MỤC THÀNH PHẦN Ồ S CỦA CÁC C QUAN CẤP SỞ

NỘP L U VÀO L U TRỮ LỊC SỬ T ÀN P Ố À NỘI

1.1. Cơ sở lý luận xây dựng Danh mục thành phần hồ sơ của các cơ quan

cấp Sở nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố à Nội.

1.1.1. Một số khái niệm có liên quan đến đề tài

- Hồ sơ: Hồ s là một khái niệm đ được nêu ra trong nhi u văn bản của

hà nước như uật, háp lệnh, ghị định, Thông tư,... Trong ghị định số

110/2004/ -C ngày 08/4/2004 của Chính phủ v công tác văn thư, khái

niệm “hồ s ” được định nghĩa như sau “ ồ s là một tập văn bản, tài liệu có

liên quan với nhau v một vấn đ , một sự việc, một đối tượng cụ th ho c có

một (ho c một số) đ c đi m chung như tên lo i văn bản; c quan, t chức ban

hành văn bản; thời gian ho c những đ c đi m khác, hình thành trong quá trình

theo dõi; giải quyết công việc thuộc ph m vi chức năng, nhiệm vụ của một c

quan, t chức ho c của một cá nh n”. T i uật ưu trữ số 01/2011/ 13

ngày 11/11/2011 giải thích v hồ s : “ ồ s là một tập tài liệu có liên quan

với nhau v một vấn đ , một sự việc, một đối tượng cụ th ho c có đ c đi m

chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc ph m

vi chức năng, nhiệm vụ của c quan, t chức, cá nh n”.

Theo Tiêu chuẩn I O 15489-1 năm 2001 định nghĩa hồ s như sau “Thông

tin do t chức ho c cá nh n t o lập, tiếp nhận và duy trì đ làm bằng chứng và

thông báo theo trách nhiệm pháp l ho c trong các giao dịch công việc”.

Trong giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của .

Vư ng ình uy n đưa ra định nghĩa v hồ s như sau: “ ồ s là một tập

văn bản (ho c một văn bản) có liên quan v một vấn đ , sự việc (hay một

người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đ sự việc đó ho c được kết

hợp l i do có những đi m giống nhau v hình thức như cùng lo i văn bản,

cùng tác giả, cùng thời gian ban hành” [18,93].

Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Cao đẳng ội vụ xuất

bản năm 2009, khái niệm hồ s được định nghĩa: “ ồ s là một tập văn bản

(ho c một) văn bản tài liệu có liên quan với nhau v một vấn đ , một sự việc,

một đối tượng cụ th ho c có một (ho c một số) đ c đi m chung như: tên lo i

văn bản, c quan, t chức ban hành văn bản, thời gian ho c những đ c đi m

khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc ph m vị

chức năng, nhiệm vụ của một c quan, t chức ho c của một cá nh n”[3,90].

hư vậy, các khái niệm v hồ s nêu trên chưa có sự đồng nhất v nội hàm

c ng như cách diễn đ t. ó là hồ s là một văn bản hay một tập văn bản ho c hồ

s là một tập văn bản hay một tập tài liệu (khái niệm v hồ s và tài liệu khác

nhau). Vì vậy, đ thống nhất ta sử dụng hồ s theo khái niệm đ được nêu trong

văn bản quy ph m pháp luật cao nhất là uật ưu trữ 2011.

- Danh mục: Theo Từ điển Tiếng Việt của Trung t m Từ đi n học (Vietlex)

định nghĩa: Danh mục là Bản ghi theo ph n lo i từng mục cụ th [29,311].

- Danh mục thành phần hồ sơ: là Bảng kê có hệ thống tên, nội dung

các hồ s , nhóm hồ s chủ yếu hình thành trong ho t động của các c quan,

t chức.

- Cơ quan cấp Sở:

ở là c quan thuộc Ủy ban nh n d n cấp tỉnh; thực hiện chức năng tham

mưu, gi p Ủy ban nh n d n cấp tỉnh quản l nhà nước v ngành, lĩnh vực ở

địa phư ng theo quy định của pháp luật và theo ph n công ho c ủy quy n của

Ủy ban nh n d n cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nh n d n cấp tỉnh.

Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội gồm các

ở và c quan ngang ở (không bao gồm: Ban uản l các hu công nghiệp,

hu công nghệ cao, hu kinh tế và Ban uản l có tên gọi khác thuộc Ủy

ban nhân dân thành phố à ội; Văn ph ng oàn i bi u uốc hội và ội

đồng nh n d n thành phố à ội; các đ n vị sự nghiệp công lập trực thuộc

Ủy ban nh n d n thành phố à ội và các t chức thuộc c quan Trung ư ng

được t chức theo ngành dọc đ t t i à ội).

1.1.2. Cơ sở lý luận về xác định giá trị tài liệu

1.1.2.1. Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu

tiến hành x y dựng Danh mục thành phần hồ s nộp lưu vào Kho

ưu trữ nói chung và ưu trữ ịch sử thành phố à ội nói riêng, theo chúng

tôi cần căn cứ vào những nguyên tắc, phư ng pháp luận chung của lưu trữ

học Mác-xít đ lựa chọn tài liệu lưu trữ có giá trị của c quan cấp ở cần nộp

lưu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội. guyên tắc đ xác định

thành phần tài liệu nộp lưu vào ưu trữ gồm 3 nguyên tắc: nguyên tắc chính

trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và t ng hợp. hững nguyên tắc

này là phư ng hướng nhận thức khoa học trong quá trình nghiên cứu giải

quyết vấn đ xác định thành phần tài liệu của các c quan thuộc nguồn nộp

lưu phải đưa vào lưu trữ.

Tài liệu hình thành trong ho t động của c quan luôn phản ánh quan

đi m của một giai cấp nhất định. Việc lựa chọn, bảo quản hay hủy tài liệu hết

giá trị nhằm phục vụ cho mục đích, quy n lợi của giai cấp nắm quy n quản l ,

đi u hành x hội. Thực chất của nguyên tắc chính trị trong lựa chọn tài liệu,

hồ s vào bảo quản trong ph ng, kho lưu trữ là đ phục vụ cho sự nghiệp cách

m ng của ảng và nhu cầu chính đáng của nh n d n.

Nguyên tắc chính trị: Theo nguyên tắc này khi lựa chọn tài liệu, cán bộ

lưu trữ phải đứng trên lập trường của giai cấp vô sản, xuất phát từ lợi ích của

nh n d n lao động và có quan đi m khách quan, không đ kiến chủ quan,

cách nhìn phiến diện của mình làm ảnh hưởng đến việc lựa chọn tài liệu.

goài ra, nguyên tắc chính trị c ng đ i h i người làm công tác lưu trữ phải có

quan đi m đ ng đắn, đánh giá chính xác đối với tài liệu sản sinh ở các thời

kỳ, thời đi m khác nhau.

Xác định thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của c quan cấp ở cần

nộp vào Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội c ng phải xuất phát từ

quan đi m v quy n lợi của ảng, hà nước và nh n d n lao động. guyên

tắc này được th hiện qua việc lựa chọn tài liệu có giá trị vĩnh viễn như: Tài

liệu có nội dung phản ánh chủ trư ng, đường lối của ảng, chế độ, chính sách

của hà nước bảo vệ quy n lợi chính đáng của nh n d n; các văn bản của các

c quan quản l nhà nước đ cụ th hóa, t chức thực hiện và t ng kết, đánh

giá kết quả thực hiện chủ trư ng, đường lối, chế độ, chính sách đó trong thực

tiễn; những tài liệu ghi l i quá trình hình thành và phát tri n của các c quan

cấp ở trong sự nghiệp x y dựng, bảo vệ chế độ x hội chủ nghĩa nói chung,

và Thủ đô à ội nói riêng; tài liệu trao đ i hợp tác nhằm giữ l i cứ liệu đ

chứng minh cho quan hệ hợp tác, trao đ i với các tỉnh, các quốc gia... tránh

những thiệt h i do thiếu ho c mất chứng cứ.

Nguyên tắc lịch sử: Bên c nh đó, một đ c đi m c bản dễ nhận thấy của tài

liệu là luôn mang dấu ấn của giai đo n lịch sử mà nó được hình thành. Dấu ấn đó

vừa được th hiện nội dung của sự việc, hiện tượng mà tài liệu đ ghi l i, vừa th

hiện ở hình thức của tài liệu như: th thức, ngôn ngữ, vật mang tin v.v...

Vì vậy khi vận dụng nguyên tắc lịch sử trong lựa chọn tài liệu đ i h i

phải xem xét hiện tượng, sự việc, quá trình của đời sống hiện thực trong đi u

kiện cụ th .

Từ quan đi m nói trên, khi x y dựng Danh mục thành phần hồ s cần

nộp vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội, ch ng ta phải ch đến những hồ

s , tài liệu phản ánh sự chỉ đ o trực tiếp của c quan cấp trên: uyết định

thành lập, giao chỉ tiêu kế ho ch, phê chuẩn dự án, quy ho ch đào t o cán bộ;

những hồ s , tài liệu phản ánh sự kiện, hiện tượng chủ yếu quan trọng đối với

à ội như: tài liệu v các cuộc họp, hội nghị t ng kết công tác năm, nhi u

năm của c quan; ội nghị nh n dịp kỷ niệm các ngày lễ lớn, các sự kiện

quan trọng của thành phố; văn bản chỉ đ o, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ

của các c quan cấp trên theo ngành dọc; báo cáo kết quả thực hiện kế ho ch;

hồ s thanh tra, ki m tra các vụ việc đi n hình... y là những hồ s , tài liệu

có giá trị lịch sử, đánh dấu trưởng thành, phát tri n và các ho t động của một

c quan nhất định.

Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp: Tài liệu lưu trữ không chỉ là sản

phẩm của giai cấp, lịch sử mà c n là sản phẩm t ng hợp của nhi u mối liên hệ

trong x hội. iá trị của tài liệu cần được xem xét một cách toàn diện, theo

nhi u mối liên hệ khác nhau. hi u trường hợp tài liệu không có giá trị cao ở

m t này song l i có giá trị cao ở m t khác. Có những tài liệu chỉ thực sự có

giá trị khi đ t nó trong quan hệ với các tài liệu khác. Vì vậy, lựa chọn tài liệu

theo nguyên tắc toàn diện t ng hợp sẽ gi p ch ng ta thấy được những m t

khác nhau trong nghĩa của tài liệu, tránh được kết luận phiến diện, một

chi u. ói khác đi khi lựa chọn tài liệu lưu trữ phải nhìn nhận th u suốt và

toàn diện các m t, sự việc, vấn đ có liên quan đến tài liệu. M t khác phải

nhận thức một cách đầy đủ tác dụng mọi m t của tài liệu không chỉ trong quá

khứ mà cả tư ng lai, không chỉ trong một phông mà cả những phông có liên

quan. ênin đ từng nói “... Muốn thực sự hiểu được sự vật, cần phải nhìn

bao quát và nghiên cứu tất cả các mặt, tất cả các mối liên hệ và “quan hệ

gián tiếp” của sự vật đó. Chúng ta không thể làm được điều đó một cách

hoàn toàn đầy đủ, nhưng sự cần thiết phải xét tất cả mọi mặt sẽ đề phòng cho

chúng ta khỏi phạm phải sai lầm và sự cứng nhắc...” [10,364).

Vận dụng nguyên tắc này trong xác định thành phần, nội dung tài liệu

của các c quan cấp ở, trước hết phải xem xét toàn diện, toàn bộ khối tài liệu

hình thành trong ho t động của từng c quan cụ th , xác định được đầy đủ các

nhóm tài liệu chủ yếu. Trong ho t động của các c quan, ngoài nhóm tài liệu

chung, ph biến trong ho t động quản l , chỉ đ o, đi u hành công việc như:

T chức cán bộ, ế ho ch, Tài chính, Thanh tra... c n có nhóm tài liệu quản

lý chuyên môn. hững nhóm tài liệu này cần được c n nhắc lựa chọn đ giao

nộp và bảo quản trong Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội. Trong

mỗi nhóm tài liệu cụ th c ng phải xem xét một cách toàn diện, t ng hợp,

tránh b sót tài liệu, hồ s có giá trị và liên quan mật thiết với nhau.

Vì vậy, theo ch ng tôi trong Danh mục thành phần hồ s cần thống kê

những nhóm tài liệu chung, tài liệu quản l chuyên môn, những tài liệu có giá

trị thông tin t ng hợp như: Chư ng trình, kế ho ch, báo cáo...

1.1.2.2. Phương pháp xác định giá trị tài liệu

hư ng pháp là “hệ thống các cách sử dụng đ tiến hành một ho t động

nào đó”. Theo ch ng tôi, những phư ng pháp c bản xác định thành phần hồ

s cần nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội là phư ng pháp hệ

thống, phư ng pháp ph n tích chức năng, phư ng pháp nghiên cứu tài liệu và

phư ng pháp thông tin.

- hư ng pháp hệ thống: tư tưởng xem xét mọi đối tượng bằng con

đường ph n tích hệ thống đ được các nhà kinh đi n của chủ nghĩa Mác đ ra

và vận dụng từ l u. Cách tiếp cận hệ thống là sự phát tri n có tính lôgic các

nguyên tắc chung của lưu trữ học mác xít. C ng bằng phư ng pháp này đ chỉ

rõ mối quan hệ giữa xác định thành phần tài liệu với xác định giá trị tài liệu,

vận dụng các nguyên tắc, phư ng pháp, tiêu chuẩn của lưu trữ học trong xác

định giá trị tài liệu vào xác định thành phần tài liệu nộp lưu là lôgic, hợp l và

cần thiết. Việc đầu tiên trong quá trình xác định giá trị tài liệu theo phư ng

pháp hệ thống là xác định giới h n của hệ thống trong đó các tài liệu có ảnh

hưởng lẫn nhau. Muốn xác định giới h n của hệ thống, cần xác định chức

năng, nhiệm vụ của c quan mà do ho t động của nó, hệ thống văn bản, tài

liệu được hình thành, c ng như phải nắm được vị trí của c quan trong toàn

bộ hệ thống các c quan đồng chức năng. Trên c sở các hệ thống đ được

xác định giới h n cụ th , nhiệm vụ thứ hai cần phải giải quyết là nghiên cứu

thành phần tài liệu thuộc mỗi hệ thống đó, làm sáng t mối liên hệ và ảnh

hưởng qua l i giữa ch ng với nhau. Ở đ y c ng cần phải nghiên cứu tài liệu

giữa hệ thống này với hệ thống khác. hi nghiên cứu tài liệu của một hệ

thống cần quan t m đến khả năng ph n chia các thứ bậc trong đó. Tài liệu

trong một hệ thống cần có nhi u thứ bậc, giữa các thứ bậc thường có sự b

sung lẫn nhau. Do đó việc lựa chọn tài liệu đ bảo quản trong kho lưu trữ c ng

không nhất thiết phải tiến hành ở mọi thứ bậc. i u này có nghĩa rất thiết thực

đ giải quyết vấn đ lựa chọn tài liệu có thông tin l p l i hình thành rất nhi u

trong các c quan cùng hệ thống. Việc đối chiếu tài liệu trong một hệ thống và

giữa các hệ thống với nhau c ng cho phép lập bảng kê thành phần tài liệu. goài

những nghĩa trên, phư ng pháp hệ thống c n cho phép giải thích một số tiêu

chuẩn đ lựa chọn tài liệu sẽ được đ cập trong phần tiếp theo.

- hư ng pháp ph n tích chức năng: là phư ng pháp nghiên cứu giá trị

tài liệu và lựa chọn ch ng đ đưa vào bảo quản dựa trên kết quả sự ph n tích

chức năng của các c quan, kết hợp với việc xem xét chức năng của mỗi lo i

tài liệu trong ph m vi từng c quan nhất định. hững c quan giữ vị trí quan

trọng trong việc giải quyết những vấn đ thuộc chức năng, nhiệm vụ của

chính c quan thì cần ưu tiên bảo quản tài liệu với giá trị cao h n những c

quan có chức năng nhiệm vụ phối hợp. Thông qua phư ng pháp ph n tích

chức năng, ch ng ta có th l giải một cách khoa học tiêu chuẩn nghĩa của

c quan đ n vị hình thành phông theo chức năng trong việc xác định nguồn

nộp lưu và lựa chọn thành phần tài liệu nộp lưu.

- hư ng pháp nghiên cứu từng tài liệu: thực chất là xem xét các giá trị

v m t nội dung và hình thức trên từng tài liệu. Tuy nhiên, không phải bất kỳ

lo i tài liệu nào c ng phải nghiên cứu trực tiếp trên từng trang. hững tài liệu

mà chỉ xem xét thông qua thống kê không đủ c sở đ khẳng định giá trị mới

phải xem xét trực tiếp tài liệu. Ví dụ các tài liệu b t tích, các thư kiến nghị,

các kiến chỉ đ o trong phiếu xử l văn bản... hư ng pháp này có giá trị kết

hợp với các phư ng pháp khác trong việc xác định thành phần hồ s cần nộp

lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội.

- hư ng pháp thông tin: giá trị của tài liệu lưu trữ xét đến cùng là giá trị

thông tin mang l i cho người nghiên cứu. Giá trị thông tin phụ thuộc vào tính

chính xác và cái mới mà tài liệu lưu trữ mang l i. Xét trên nghĩa đó, tài liệu

lưu trữ sẽ không có giá trị cao nếu ch ng không cung cấp được thông tin thiết

thực cho một công việc nhất định. Ứng dụng quan trọng nhất của phư ng

pháp thông tin trong việc xác định thành phần tài liệu nộp lưu là cùng những

phư ng pháp đ trình bày ở trên, nó cho phép x y dựng một trong những tiêu

chuẩn chủ yếu của việc lựa chọn tài liệu trong thời kỳ hiện đ i, đó là tiêu

chuẩn l p l i thông tin trong tài liệu. goài ra nó c n giải thích khoa học tiêu

chuẩn nghĩa nội dung của tài liệu và một số tiêu chuẩn khác đ xác định

thành phần tài liệu cần bảo quản trong kho lưu trữ.

Ch ng tôi cho rằng các phư ng pháp trên là c sở đ đưa ra một hệ

thống tiêu chuẩn lựa chọn thành phần tài liệu trong thực tế. Theo đó, các tiêu

chuẩn là sự cụ th hóa các phư ng pháp trên c sở đảm bảo xác định danh

mục thành phần tài liệu một cách chính xác, mang tính khoa học và thực tiễn

cao. Tuy nhiên, yếu tố quan trọng nhất trong quá trình áp dụng các nguyên tắc

này l i phụ thuộc vào thực tế thành phần, nội dung, nghĩa khối tài liệu của

các c quan thuộc nguồn nộp lưu.

1.1.2.3. Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu

Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu: là tiêu chuẩn quan trọng vì xét

cho đến cùng như uật ưu trữ quy định “Tài liệu là vật mang tin được hình

thành trong quá trình ho t động của c quan, t chức, cá nh n”. ếu một tài

liệu không chứa thông tin gì thì sẽ chẳng có nghĩa và không đáp ứng được

yêu cầu tối thi u của tài liệu. Tiêu chuẩn v nội dung khái quát dưới đ y sẽ

định hướng nghiên cứu, x y dựng Danh mục và những tài liệu có mang nội

dung đó sẽ được xem xét đưa vào Danh mục đ sau này thu thập vào ưu trữ

lịch sử.

lựa chọn tài liệu cần nộp lưu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành

phố à ội, việc căn cứ vào nghĩa nội dung tài liệu, sự l p l i của thông tin

trong tài liệu sẽ góp phần lựa chọn những hồ s , tài liệu phản ánh đầy đủ nhất

những nội dung thông tin thuộc chức năng, nhiệm vụ chính của c quan, đ n

vị thuộc ở.

Ý nghĩa nội dung của tài liệu: bất kỳ một tài liệu nào được sản sinh ra

đ u chứa đựng nội dung nhất định. ội dung là linh hồn của tài liệu. iá trị

các m t của tài liệu chủ yếu do nội dung quyết định. hi xem xét nghĩa nội

dung tài liệu lưu trữ phải đ t nó trong quan hệ chức năng, nhiệm vụ của c

quan, đ n vị hình thành phông. Có nghĩa là nội dung tài liệu phải gắn với

chức năng, nhiệm vụ của từng c quan cụ th . Căn cứ vào các nội dung tài

liệu thuộc chức năng của ở đ quyết định lựa chọn những nhóm tài liệu đ

nộp lưu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội.

Tiêu chuẩn xuất xứ của tài liệu cụ th là nghĩa c quan đ n vị hình

thành phông, nghĩa tác giả, thời gian và địa đi m hình thành tài liệu.

Căn cứ này gi p ch ng ta lựa chọn tài liệu có giá trị thông tin, độ tin cậy

và tính pháp lý cao.

Ý nghĩa c quan đ n vị hình thành phông th hiện rõ vai tr , vị trí của c

quan trong bộ máy quản l nhà nước. Tài liệu hình thành trong ho t động của

c quan cấp ở đ u phản ánh quá trình ho t động, phát tri n và tầm quan

trọng, vị trí của c quan trong hệ thống c quan cấp tỉnh. Vì vậy tài liệu do c

quan cấp ở sản sinh là nguồn b sung có nghĩa hàng đầu cho thành phần

hồ s nộp lưu ưu trữ thành phố à ội. Do đó khi lựa chọn tài liệu lưu trữ

của c quan cấp ở ch ng ta phải ch , quan t m đ c biệt đến tài liệu phản

ánh chức năng, nhiệm vụ chuyên môn, đ c thù của ngành và tỉ lệ tài liệu được

lựa chọn ở đ y sẽ cao h n so với các c quan khác trong cùng hệ thống.

Tác giả tài liệu là c quan, t chức, cá nh n sản sinh ra tài liệu. Trong

thành phần hồ s của một phông lưu trữ c quan thường gồm tài liệu của

nhi u tác giả khác nhau. Tác giả tài liệu có th chia thành hai nhóm:

- Một là do chính c quan sản sinh.

- ai là do các c quan phối hợp đ cùng thực hiện nhiệm vụ.

ối với phông lưu trữ c quan khi căn cứ vào tác giả tài liệu đ xác định

thành phần, nội dung tài liệu cần nộp lưu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành

phố à ội phải ch đến vai tr , nghĩa của c quan sản sinh ra tài liệu.

Thông thường c quan có vai tr , vị trí, nghĩa quan trọng thì tài liệu do c

quan đó sản sinh sẽ có giá trị cao. Trong một phông lưu trữ c quan tài liệu có

giá trị cao thường là tài liệu do chính c quan hình thành phông lưu trữ sản

sinh. au đó mới xét đến tài liệu do cấp trên gửi xuống đ chỉ đ o, hướng dẫn

công tác; tài liệu do cấp dưới gửi lên đ báo cáo kết quả ho t động và tài liệu

do các c quan hữu quan gửi tới đ trao đ i, phối hợp công tác.

Căn cứ vào nghĩa tác giả, trước hết ch ng tôi ch trọng lựa chọn khối

tài liệu do các ở sản sinh, là những tài liệu tham mưu cho UB D thành phố

à ội, tài liệu hướng dẫn, t chức tri n khai thực hiện các chủ trư ng,

đường lối của ảng, hà nước v công tác chuyên môn.

Tiêu chuẩn đặc điểm bên ngoài của tài liệu

Căn cứ vào tình tr ng vật l , giá trị pháp l và các hình thức bên ngoài

của tài liệu như: vật liệu, phư ng tiện ghi tin, ngôn ngữ v.v... đ lựa chọn tài

liệu lưu trữ có giá trị giao nộp vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à

ội là rất cần thiết. Thực tế cho thấy có những tài liệu quan trọng, gắn li n

với chức năng, nhiệm vụ của c quan và đầy đủ các yếu tố thông tin v th

thức văn bản, song vẫn có tài liệu quan trọng bị thiếu ho c sai th thức. Có

những tài liệu vì không đảm bảo th thức mà thiếu giá trị v m t pháp l và

không có giá trị sử dụng l u dài. ồng thời có tài liệu sau khi hết giá trị pháp

l được quy định trong nội dung của nó thì nghĩa c ng bị giảm dần. Vì vậy

cần phải ch đến th thức, kỹ thuật trình bày văn bản nhất là đối với tài liệu

được sản sinh trong giai đo n hiện nay.

Vận dụng căn cứ này trong xác định thành phần, nội dung tài liệu của

các c quan cấp ở, ch ng tôi thường lựa chọn những tài liệu có nghĩa nội

dung và đầy đủ các yếu tố th thức. Tuy nhiên, trên thực tế, ch ng tôi có sự

linh ho t đối với từng hồ s cụ th . Bởi vì trong hồ s , tài liệu có thành phần

tài liệu của các c quan, t chức chưa ch trọng vào công tác văn thư như

th thức không đ ng quy định, nhưng là những văn bản quan trọng trong

giải quyết vụ việc cụ th (Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ, ợp đồng

kinh tế...).

ua những nội dung đ trình bày ở trên, một lần nữa ch ng ta có th

khẳng định hầu hết tài liệu lưu trữ là có giá trị song không phải tất cả tài liệu

đ u được và cần nộp vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội. Việc

vận dụng linh ho t l luận v nguyên tắc, phư ng pháp xác định giá trị tài liệu

sẽ gi p ta lựa chọn những hồ s , tài liệu có giá trị cao và nghĩa lịch sử l u

dài đ bảo quản t i Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội. ói khác đi

đó là những hồ s , tài liệu có giá trị vĩnh viễn, phản ánh chức năng, nhiệm vụ,

quy n h n của các c quan cấp Sở trong từng giai đo n nhất định. ó phản

ánh ch n thực quy trình giải quyết công việc. hìn chung những hồ s , tài

liệu này có th khái quát thành một số nhóm sau:

- Tài liệu có nội dung phản ánh chủ trư ng, đường lối của ảng, chế độ,

chính sách của hà nước; các văn bản của các c quan quản l nhà nước đ

cụ th hóa, t chức thực hiện và t ng kết, đánh giá kết quả thực hiện chủ

trư ng, đường lối, chế độ, chính sách đó trong thực tiễn. Theo ch ng tôi đ y

là nhóm tài liệu không th thiếu trong khối tài liệu cần nộp vào Trung tâm

ưu trữ lịch sử thành phố à ội. Việc lựa chọn nhóm tài liệu này sẽ cung

cấp cho người nghiên cứu những thông tin ch n thực v sách lược của ảng,

hà nước trong từng giai đo n trên các lĩnh vực. ồng thời sẽ t o hành lang

pháp l đ các c quan, t chức tri n khai thực hiện phù hợp với thực tế, tình

hình của c quan, đ n vị mình, tránh tình tr ng b sót, chồng chéo công việc.

- Tài liệu phản ánh sự chỉ đ o trực tiếp của c quan cấp trên đối với c

quan: Tài liệu quy định v thành lập, sáp nhập, giải th , chức năng, nhiệm vụ

của các ở và đ n vị trực thuộc; quyết định của UB D thành phố à ội v

giao chỉ tiêu kế ho ch, phê chuẩn dự án, quy ho ch đào t o cán bộ. y là

những hồ s có tính pháp l cao đảm bảo tư cách pháp nh n, khẳng định vị

trí, nhiệm vụ, chức năng của các ở trong từng giai đo n nhất định. ồng thời

mang tính chỉ đ o v chuyên môn nghiệp vụ.

- hững hồ s , tài liệu phản ánh sự kiện, hiện tượng chủ yếu quan trọng

đối với ngành: Tài liệu v các cuộc họp, hội nghị t ng kết công tác năm,

nhi u năm; hội nghị nh n dịp kỷ niệm ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng đối với

Sở. hóm tài liệu này sẽ t ng hợp những ho t động c bản, quan trọng của ở

trong năm ho c nhi u năm, đánh giá khách quan, ch n thực những m t mà c

quan đ làm được, chỉ ra những tồn t i cần khắc phục, giải quyết. goài ra

đánh dấu quá trình trưởng thành, phát tri n và những đóng góp của ở đối với

sự phát tri n của thủ đô.

- Tài liệu chỉ đ o, hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn của các ở đối với

các đ n vị trực thuộc như: uyết định, ế ho ch v công tác chuyên môn.

Việc lựa chọn và nộp hồ s này vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à

ội không chỉ phục vụ đắc lực cho công tác nghiên cứu v ho t động quản l ,

đi u hành công việc mà c n gi p các c quan, địa phư ng có căn cứ tri n khai

thực hiện công tác chuyên môn sát với tình hình thực tế của c quan, đ n vị

mình. goài ra khi cần có th cung cấp những thông tin sát thực gi p UB D

thành phố à ội t ng hợp, đánh giá tình hình và đ ra những mục tiêu,

nhiệm vụ, giải pháp thích hợp.

- ồ s thanh tra, ki m tra các vụ, việc đi n hình. Theo ch ng tôi đ y là

nhóm tài liệu cần thiết. ó sẽ gi p ch ng ta đánh giá một cách khách quan những

ưu, nhược đi m của ngành, lĩnh vực trong những năm qua và đ ra các biện pháp

khắc phục trong thời gian tới. ồng thời đ y c ng là một giải pháp nhằm n ng cao

thức, trách nhiệm của các c quan, t chức, cá nh n có liên quan.

- hững nhóm tài liệu chung, tài liệu quản l chuyên môn, những tài liệu

có giá trị thông tin t ng hợp như: Chư ng trình, kế ho ch, báo cáo dài h n,

hàng năm. Tuy nhiên những kế ho ch, báo cáo hàng năm, dài h n của các đ n

vị trực thuộc vẫn cần xem xét, lựa chọn và giao nộp. Việc lựa chọn những hồ

s , tài liệu thuộc nhóm này sẽ góp phần phản ánh đầy đủ các ho t động quản

l chuyên môn trong ph m vi toàn thành phố.

- Tài liệu phản ánh kết quả ho t động quản l ngành, thành phố bao gồm:

các báo cáo t ng kết, chuyên đ , năm, nhi u năm. Trong thành phần tài liệu

có một khối lượng lớn tài liệu là các báo cáo công tác chung, báo cáo theo

chuyên đ . Việc c n nhắc, lựa chọn những báo cáo có giá trị vĩnh viễn sẽ giữ

l i chứng cứ chứng minh cho ho t động quản l của c quan là đ ng đắn, phù

hợp với đường lối, chủ trư ng, chính sách của ảng, hà nước trên các lĩnh

vực chuyên môn của các ở.

1.1.3. Yêu cầu, nguyên tắc của việc xây dựng danh mục thành phần hồ sơ

Danh mục thành phần hồ s là bảng kê những nhóm hồ s , tài liệu có giá

trị lịch sử và nghĩa thực tiễn vào bảo quản vào các ưu trữ lịch sử nhằm bảo

quản an toàn và phục vụ nhu cầu chính đáng cho các c quan, t chức, cá

nh n. Vì vậy Danh mục này phải đảm bảo các yêu cầu, nguyên tắc:

- Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở phải gắn li n với

Danh mục c quan là nguồn nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội.

- Thành phần hồ s được xác định lựa chọn đưa vào Danh mục phải

phản ánh đầy đủ ho c tư ng đối đầy đủ các lĩnh vực ho t động, chức năng,

nhiệm vụ của c quan đó.

- Thành phần hồ s phải bao gồm những tài liệu quan trọng, có giá trị

khoa học, lịch sử, nghĩa thực tiễn và có giá trị bảo quản vĩnh viễn.

- Tên nhóm, hồ s tài liệu được hệ thống hóa theo một nguyên tắc nhất

định và xuyên suốt Danh mục, nội dung ngắn gọn, dễ áp dụng.

1.1.4. Quy trình thực hiện xây dựng Danh mục thành phần hồ sơ nộp lưu:

Bước 1: ghiên cứu vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quy n h n, c cấu t

chức, quy chế, l lối làm việc, mối quan hệ của từng c quan chuyên môn với

các c quan khác (c quan cấp trên, c quan cấp dưới, c quan ngang cấp).

Bước này sẽ gi p ch ng tôi hình dung được các nhóm tài liệu chủ yếu hình

thành trong ho t động của c quan.

Bước 2: là nghiên cứu thực tế thành phần hồ s và tình hình quản l tài

liệu ở các ph ng, ban của c quan. Ở bước này cho ch ng tôi thấy rõ h n các

nhóm hồ s , tài liệu chủ yếu có ở từng ph ng, ban và việc ph n lo i, lập hồ s

ra sao. Xác định được nghĩa, giá trị của từng nhóm tài liệu và các nhu cầu của

x hội trong sử dụng các lo i tài liệu lưu trữ qua việc nghiên cứu những vấn đ

v t chức ho t động, thực tế tình hình tài liệu. ua đó gi p ch ng tôi lựa chọn

được những hồ s , tài liệu có giá trị đ nộp lưu vào lưu trữ lịch sử. ồng thời

Bước 3: ghiên cứu vận dụng những quy định của hà nước c ng như

l luận và thực tiễn công tác lưu trữ vào việc đánh giá, lựa chọn hồ s , tài

liệu, đ xác định căn cứ pháp l v trách nhiệm lập hồ s hiện hành và giao

nộp hồ s vào lưu trữ c quan; yêu cầu, quy trình chỉnh l , xác định giá trị tài

liệu; thẩm quy n ban hành bảng thời h n bảo quản tài liệu.

goài ra, c n có những văn bản quy định v vấn đ này của các c quan

quản l ngành ở Trung ư ng, các văn bản hướng dẫn v thời h n bảo quản tài

liệu chuyên ngành, như:

+ ĩnh vực Tài nguyên và môi trường: Thông tư 46/2016/TT-BTNMT

ngày 27/12/2016 của Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định thời h n bảo

quản hồ s , tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường.

+ ĩnh vực iáo dục và ào t o: Thông tư 27/2016/TT-B D T ngày

30/12/2016 của Bộ iáo dục và ào t o v việc quy định thời h n bảo quản

tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành iáo dục.

+ ĩnh vực Y tế: Thông tư số 53/2017/TT-BYT ngày 29/12/2017 của

Bộ Y tế quy định v thời h n bảo quản hồ s , tài liệu chuyên môn nghiệp

vụ ngành y tế.

+ ĩnh vực Tài chính: Thông tư 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của

Bộ Tài chính quy định v thời h n bảo quản hồ s , tài liệu hình thành ph

biến trong ho t động của ngành tài chính.

Tuy nhiên, các văn bản hướng dẫn v thời h n bảo quản tài liệu chuyên

ngành hiện nay c n quá ít, h n nữa c ng chưa bao quát được hết các d ng hồ

s , nội dung hồ s , tài liệu hình thành ở các c quan chuyên môn cấp tỉnh, nên

việc áp dụng vào thực tế đối với tài liệu chuyên ngành c n g p nhi u khó khăn.

Bước 4: T chức thực hiện lập Danh mục, đánh giá, lựa chọn hồ s , tài

liệu có giá trị vĩnh viễn đ giao nộp. Thống kê thành Mục lục tài liệu nộp lưu.

Bước 5: y là bước cuối cùng của quy trình, đó là ki m tra, đối chiếu

giữa mục lục tài liệu nộp lưu với các căn cứ pháp l , l luận và thực tiễn đ

đảm bảo thu đủ, thu đ ng một cách có hệ thống, có chất lượng các hồ s , tài

liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ chuyên môn của c quan, tránh b sót

những hồ s , tài liệu có giá trị cần bảo quản vĩnh viễn.

Trong thực tế hiện nay, các c quan cấp ở thuộc thành phố à ội hầu

như chưa thực hiện việc lập Danh mục thành phần hồ s nộp lưu vào ưu trữ

lịch sử thành phố à ội. hần lớn các c quan mới chỉ thực hiện được việc

biên so n Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu trong chỉnh l , nhưng nhi u

khi c ng chỉ mang tính hình thức bởi sự sao chép chưa sát với chức năng,

nhiệm vụ của c quan và yêu cầu của Công văn số 283/VT T ngày

19/5/2004 của Cục Văn thư và ưu trữ nhà nước v hướng dẫn chỉnh l tài

liệu hành chính. ồ s chỉnh l chưa được biên so n đầy đủ, vì vậy việc đánh

giá, lựa chọn hồ s , tài liệu c n chưa đảm bảo chất lượng, có nghĩa là việc thu

thập c n nhi u vấn đ như tài liệu được thu thập không đầy đủ, không có hệ

thống, hồ s được lập theo chí chủ quan của người chỉnh l , giá trị tài liệu

được xác định không đồng nhất, tài liệu giữa các khối c n trùng thừa...

1.2. Cơ sở pháp lý xây dựng Danh mục thành phần hồ sơ của các cơ quan

cấp Sở nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố à Nội

1.2.1. Khái quát chung về chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ lịch

sử thành phố Hà Nội

* Chức năng:

Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội có chức năng tham mưu

gi p Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - ưu trữ trực tiếp quản l tài liệu lưu

trữ lịch sử của Thành phố và thực hiện các ho t động dịch vụ lưu trữ theo quy

định của pháp luật.

* Nhiệm vụ:

a) Tham mưu gi p Chi cục trưởng x y dựng, trình cấp có thẩm quy n

ban hành Danh mục c quan, t chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê

duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào ưu trữ lịch sử của Thành phố;

b) Thẩm định, báo cáo Chi cục trưởng trình iám đốc ở ội vụ phê

duyệt Mục lục hồ s , tài liệu nộp lưu do c quan, t chức đ nghị giao nộp;

c) Tham mưu Chi cục trưởng x y dựng kế ho ch thu thập tài liệu thuộc

nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào ưu trữ

lịch sử của Thành phố;

d) ướng dẫn các c quan, t chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị

tài liệu nộp lưu;

đ) Thu thập, chỉnh l , xác định giá trị, thống kê, tu b phục chế, bảo

hi m, bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử và t chức khai thác, sử dụng

tài liệu lưu trữ; x y dựng công cụ tra cứu hồ s , tài liệu, t chức công bố,

trưng bày tri n l m tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;

e) ghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư,

lưu trữ;

g) ưu tầm tài liệu của cá nh n, gia đình, d ng họ theo quy định và trên

c sở thoả thuận.

h) Thực hiện các ho t động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật;

i) uản l tài chính, tài sản, trang thiết bị của Trung t m theo quy định

của pháp luật và theo ph n cấp của ở ội vụ.

k) Thực hiện nhiệm vụ khác theo yêu cầu của nh đ o Chi cục.

1.2.2. Khái quát chung về cơ quan cấp Sở thuộc UBND thành phố Hà Nội

Căn cứ t i i u 3 và i u 4 của ghị định 24/2014/ -CP ngày

04/4/2014 của Chính phủ quy định t chức các c quan chuyên môn thuộc Ủy

ban nh n d n tỉnh, thành phố trực thuộc trung ư ng như sau:

a. Nguyên tắc tổ chức

1. Bảo đảm thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ quản l nhà nước của

Ủy ban nh n d n cấp tỉnh và sự thống nhất, thông suốt, quản l ngành, lĩnh

vực công tác từ trung ư ng đến c sở.

2. Tinh gọn, hợp l , hiệu lực, hiệu quả, t chức Sở quản l đa ngành, đa

lĩnh vực; không nhất thiết ở Trung ư ng có Bộ, c quan ngang Bộ thì cấp tỉnh

có t chức tư ng ứng.

3. hù hợp với đi u kiện tự nhiên, d n số, tình hình phát tri n kinh tế -

x hội của từng địa phư ng và yêu cầu cải cách hành chính nhà nước.

4. hông chồng chéo chức năng, nhiệm vụ, quy n h n với các t chức

thuộc Bộ, c quan ngang Bộ đ t t i địa phư ng.

b. Vị trí và chức năng của Sở:

ở là c quan thuộc Ủy ban nh n d n cấp tỉnh; thực hiện chức năng tham

mưu, gi p Ủy ban nh n d n cấp tỉnh quản l nhà nước v ngành, lĩnh vực ở

địa phư ng theo quy định của pháp luật và theo ph n công ho c ủy quy n của

Ủy ban nh n d n cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nh n d n cấp tỉnh.

Các c quan chuyên môn là c quan thuộc Ủy ban nh n d n cấp thành

phố à ội; thực hiện chức năng tham mưu, gi p Ủy ban nh n d n thành phố

quản l nhà nước v ngành, lĩnh vực ở à ội theo quy định của pháp luật và

theo ph n công ho c ủy quy n của Ủy ban nh n d n thành phố, Chủ tịch Ủy

ban nh n d n thành phố.

c. Nhiệm vụ và quyền hạn

C quan chuyên môn Ủy ban h n d n thành phố có quy n h n và

nhiệm vụ sau:

1. Trình Ủy ban nh n d n thành phố:

- Dự thảo quyết định, chỉ thị; quy ho ch, kế ho ch dài h n, 5 năm và

hàng năm; chư ng trình, biện pháp t chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách

hành chính nhà nước v ngành, lĩnh vực thuộc ph m vi quản l nhà nước

được giao;

- Dự thảo văn bản quy định cụ th chức năng, nhiệm vụ, quy n h n và c

cấu t chức của ở;

- Dự thảo văn bản quy định cụ th đi u kiện, tiêu chuẩn, chức danh đối

với Trưởng, hó các đ n vị thuộc Sở; Trưởng, hó trưởng ph ng chuyên môn

thuộc Ủy ban nh n d n huyện, quận, thị x , (gọi chung là Ủy ban nh n d n

cấp huyện) trong ph m vi ngành, lĩnh vực quản l .

2. Trình Chủ tịch Ủy ban nh n d n thành phố:

- Dự thảo quyết định thành lập, sáp nhập, chia tách, giải th các t chức,

đ n vị của ở theo quy định của pháp luật;

- Dự thảo quyết định, chỉ thị cá biệt thuộc thẩm quy n ban hành của Chủ

tịch Ủy ban nh n d n thành phố à ội.

3. T chức thực hiện các văn bản quy ph m pháp luật, quy ho ch, kế

ho ch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truy n, hướng dẫn, ph biến,

giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật v các lĩnh vực thuộc ph m vi quản l

nhà nước được giao.

4. T chức thực hiện và chịu trách nhiệm v giám định, đăng k , cấp

giấy phép, văn bằng, chứng chỉ thuộc ph m vi trách nhiệm quản l của c

quan chuyên môn thành phố theo quy định của pháp luật và theo ph n công

ho c ủy quy n của Ủy ban nh n d n thành phố à ội.

5. i p Ủy ban nh n d n thành phố quản l nhà nước đối với các doanh

nghiệp, t chức kinh tế tập th , kinh tế tư nh n, các hội và các t chức phi

chính phủ thuộc các lĩnh vực quản l của c quan chuyên môn theo quy định

của pháp luật.

6. ướng dẫn, ki m tra việc thực hiện c chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm

của đ n vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật.

7. Thực hiện hợp tác quốc tế v ngành, lĩnh vực quản l và theo ph n

công ho c ủy quy n của Ủy ban nh n d n thành phố à ội.

8. ướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ thuộc ngành, lĩnh vực quản l đối

với c quan chuyên môn thuộc Ủy ban nh n d n cấp huyện và chức danh

chuyên môn thuộc Ủy ban nh n d n cấp x .

9. T chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học - kỹ thuật và công

nghệ; x y dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản l nhà nước

và chuyên môn nghiệp vụ.

10. i m tra, thanh tra theo ngành, lĩnh vực được ph n công phụ trách

đối với t chức, cá nh n trong việc thực hiện các quy định của pháp luật; giải

quyết khiếu n i, tố cáo, ph ng, chống tham nh ng theo quy định của pháp luật

và theo sự ph n công ho c ủy quy n của Ủy ban nh n d n thành phố.

11. uy định cụ th chức năng, nhiệm vụ, quy n h n của văn ph ng,

ph ng chuyên môn nghiệp vụ, chi cục và đ n vị sự nghiệp công lập thuộc ở,

phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quy n h n của ở theo hướng dẫn chung

của Bộ quản l ngành, lĩnh vực và theo quy định của Ủy ban nh n d n thành

phố à ội.

12. uản l t chức bộ máy, biên chế công chức, c cấu ng ch công

chức, vị trí việc làm, c cấu viên chức theo chức danh ngh nghiệp và số

lượng người làm việc trong các đ n vị sự nghiệp công lập; thực hiện chế độ

ti n lư ng và chính sách, chế độ đ i ngộ, đào t o, bồi dư ng, khen thưởng, kỷ

luật đối với công chức, viên chức và lao động thuộc ph m vi quản l theo quy

định của pháp luật và theo sự ph n công ho c ủy quy n của Ủy ban nh n d n

thành phố.

13. uản l và chịu trách nhiệm v tài chính được giao theo quy định của

pháp luật và theo ph n công ho c ủy quy n của Ủy ban nh n d n thành phố.

14. Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất v tình

hình thực hiện nhiệm vụ được giao với Ủy ban nh n d n thành phố, các Bộ,

c quan ngang Bộ.

15. Thực hiện nhiệm vụ khác do Ủy ban nh n d n, Chủ tịch Ủy ban nh n

dân thành phố giao và theo quy định của pháp luật.

1.3. Thẩm quyền quản lý tài liệu của Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành

phố à Nội

gày 11/11/2011 t i ỳ họp thứ 2, uốc hội khóa XIII đ thông qua

uật ưu trữ, đ y là một bước ngo t mang tính lịch sử cho công tác ưu trữ

nước ta, là văn bản pháp luật cao nhất quy định v công tác lưu trữ từ trước

đến nay. Việc thu thập, tiếp nhận tài liệu vào ưu trữ lịch sử cấp tỉnh được

quy định t i khoản 2 đi u 20 của uật ưu trữ như sau: “ ưu trữ lịch sử ở cấp

tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình ho t động

của các c quan, t chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đ n vị hành chính - kinh tế

đ c biệt không thuộc các c quan, t chức quy định t i đi m a khoản này”.

T i hoản 1 đi u 19 của uật ưu trữ số 01/2011/QH13 ngày

11/11/2011 quy định: “Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở trung ương và cấp tỉnh

để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp

lưu vào Lưu trữ lịch sử”.

hư vậy, tài liệu lưu trữ nộp vào ưu trữ lịch sử cấp tỉnh không phải là

toàn bộ tài liệu hình thành trong ho t động của c quan mà chỉ có tài liệu có

giá trị vĩnh viễn mới thuộc thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung t m ưu trữ

lịch sử thành phố à ội.

Trách nhiệm của ưu trữ lịch sử theo quy định t i khoản 2 đi u 19 quy

định: “a) Trình cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ cùng cấp ban hành Danh

mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài

liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử;

b) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn

bị tài liệu nộp lưu;

c) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử

dụng tài liệu lưu trữ”.

T i uật ưu trữ c ng quy định thời h n nộp lưu vào ưu trữ lịch sử t i

đi u 21 như sau:

“1. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ

chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách

nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.

2. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của ngành công an, quốc

phòng, ngoại giao và của ngành khác được thực hiện theo quy định của

Chính phủ”.

ăm 2014, Thông tư số 17/2014/TT-B V ngày 20/11/2014 của Bộ ội

vụ hướng dẫn xác định c quan, t chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào ưu

trữ lịch sử các cấp; uyết định số 135/ -B V ngày 06/3/2015 của Bộ ội

vụ v việc đính chính Thông tư số 17/2014/TT-B V ngày 20/11/2014 của Bộ

ội vụ đ quy định các c quan, t chức quận, huyện, thị x , thành phố thuộc

tỉnh thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào ưu trữ lịch sử cấp tỉnh;

uyết định số 3581/ -UB D ngày 13/6/2017 của UB D thành phố

à ội v Danh mục các c quan, t chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào

Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội. Vì vậy Chi cục Văn thư - ưu

trữ có trách nhiệm gi p ở ội vụ trực tiếp quản l tài liệu lưu trữ lịch sử của

Thành phố bao gồm công tác thu thập, chỉnh l , xác định giá trị, thống kê, tu

b phục chế, bảo hi m, bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử và t chức

khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Mục đích của việc xác định thành phần hồ s nộp lưu vào lưu trữ lịch

sử cấp tỉnh là làm rõ những tài liệu có giá trị lịch sử cần bảo quản vĩnh viễn.

Dựa các nguyên tắc, tiêu chuẩn, phư ng pháp được các nhà khoa học đ x y

dựng trong xác định giá trị tài liệu, chúng ta cần xác định các tiêu chí tài liệu

lưu trữ có giá trị lịch sử đ lựa chọn giao nộp vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.

hư vậy, thành phần hồ s nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh là những tài

liệu có giá trị lịch sử được lựa chọn trong các c quan thuộc khu vực thẩm

quy n lưu trữ cấp tỉnh.

goài các văn bản quy định v thẩm quy n thu thập tài liệu vào Trung

tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội, UB D thành phố à ội, ở ội

vụ c ng đ ban hành nhi u văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ v xác

định giá trị tài liệu, xác định thời h n bảo quản tài liệu… gi p cho công tác

xác định thành phần hồ s của c quan, t chức thuộc diện nộp lưu đảm

bảo chính xác, theo đ ng nguyên tắc quản l tập trung thống nhất. Ở đ tài

này tôi chỉ tập trung các c quan cấp ở, vì vậy Danh mục c quan thuộc

nguồn nộp lưu vào ưu trữ lịch sử ở cấp ở gồm các c quan như đ trình

bày ở trên.

ối chiếu với thực tế, à ội sau khi mở rộng địa giới hành chính (năm

2008) đến nay thì các c quan cấp ở đ đến h n nộp lưu, nhưng đến nay số

lượng c quan thực hiện nộp lưu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à

ội c n h n chế. i u này có nghĩa là vẫn c n hàng nghìn mét tài liệu chưa

được thu thập và bảo quản trong kho lưu trữ c quan, kho lưu trữ lịch sử; tài

liệu c n đang ở trong tình tr ng tích đống chưa được chỉnh l và sắp xếp đ

phục vụ tra tìm. Vấn đ đ t ra là các c quan lưu trữ cần xác định trách nhiệm

của mình đ không ngừng tìm t i, áp dụng các biện pháp nhằm làm tốt công

tác thu thập, b sung và t chức khoa học tài liệu lưu trữ...

Vì vậy, việc xác định thành phần hồ s lưu trữ cần căn cứ và dựa vào các

văn bản quy định, hướng dẫn của Chính phủ, Bộ ội vụ, Cục Văn thư và ưu

trữ nhà nước. Căn cứ t i khoản i mục 13 đi u 2 Thông tư số 15/2014/TT-

B V ngày 31/10/2014 của Bộ ội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quy n

h n và c cấu t chức của ở ội vụ thuộc UB D tỉnh, thành phố trực thuộc

Trung ư ng; h ng ội vụ thuộc UB D huyện, quận, thị x , thành phố thuộc

tỉnh quy định t i ở ội vụ “Thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của tỉnh,

gồm: Trình cấp có thẩm quyền ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc

nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ

lịch sử của tỉnh; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu

chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ

phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử và tổ chức khai

thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật. Vì vậy việc xác

định thành phần, tài liệu nộp lưu thuộc trách nhiệm của Trung t m ưu trữ

lịch sử thành phố à ội.

Bên c nh những quy định nói trên, c n có những văn bản của Bộ ội vụ,

Cục Văn thư và ưu trữ nhà nước quy định v vấn đ này. Công văn số

316/LTNN- V ngày 24/6/1999 của Cục ưu trữ hà nước v việc ban

hành danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào trung t m lưu trữ tỉnh;

Thông tư số 09/2011/TT-B V ngày 03/6/2011 của Bộ ội vụ quy định v

thời h n bảo quản hồ s , tài liệu hình thành ph biến trong ho t động của các

c quan, t chức; Thông tư số 13/2011/TT-B V ngày 24/10/2011 của Bộ ội

vụ quy định thời h n bảo quản tài liệu hình thành trong ho t động của Ủy ban

nh n d n các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ư ng. Thông tư này đ quy

định đối với tài liệu mức vĩnh viễn bao gồm những hồ s , tài liệu được bảo

quản t i ưu trữ c quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào ưu trữ lịch sử

khi đến h n theo quy định của pháp luật v lưu trữ. ối tượng áp dụng văn

bản này bao gồm các c quan nhà nước, t chức chính trị, t chức chính trị -

x hội, t chức x hội, t chức x hội ngh nghiệp, t chức kinh tế và đ n vị

v trang nh n d n.

ồng thời Thông tư 09/2011/TT-B V c ng hướng dẫn khi lựa chọn

tài liệu giao nộp vào ưu trữ lịch sử, phải xem xét mức độ đầy đủ của

khối (phông) tài liệu, đồng thời lưu đến những giai đo n, thời đi m lịch

sử đ có th n ng mức thời h n bảo quản của tài liệu lên cao h n so với

mức quy định.

* Tiểu kết chương 1

Tài liệu hình thành trong ho t động của c quan cấp Sở là một lo i hình

mang tin phản ánh các m t ho t động của xã hội thuộc Phông ưu trữ Quốc

gia cần được quản lý một cách khoa học, hệ thống. Qua phân tích ở trên cho

thấy thẩm quy n thu thập tài liệu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố Hà

Nội đ được khẳng định đ các c quan xác định việc giao nộp tài liệu có giá

trị, đảm bảo tính chính xác, xuất xứ, nội dung của các sự việc.

Hệ thống văn bản pháp l liên quan đến quản lý tài liệu đ được xây

dựng, tuy nhiên việc xác định thành phần hồ s nộp lưu vào lưu trữ lịch sử

chưa được nghiên cứu một cách toàn diện, t ng hợp vì vậy cần phải được xác

thực bằng việc ban hành văn bản pháp l quy định v vấn đ này.

Thành phần hồ s nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội được

xác định chủ yếu dựa trên c sở vị trí, vai tr , nghĩa ho t động của các c

quan thuộc nguồn nộp lưu. Vì vậy, từ c sở lý luận và pháp lý này, chúng tôi

sẽ phân tích thực tiễn vận dụng trong thực tế xây dựng Danh mục thành phần

hồ s của các c quan cấp Sở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội ở

chư ng 2 của Luận văn.

Chương 2. C SỞ T ỰC TIỄN VÀ VIỆC VẬN DỤN LÝ LUẬN

VÀO CÔN TÁC XÁC ĐỊN T ÀN P ẦN Ồ S CỦA CÁC

C QUAN CẤP SỞ NỘP L U VÀO TRUNG TÂM L U TRỮ

LỊC SỬ T ÀN P Ố À NỘI

2.1. Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu

trữ lịch sử thành phố à Nội

2.1.1. Thực trạng thành phần và nội dung tài liệu của các cơ quan cấp Sở

đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội

Thu thập và b sung tài liệu là công việc thường xuyên của lưu trữ c

quan, góp phần hoàn thiện và tối ưu hóa thành phần tài liệu của hông lưu trữ

c quan. àm tốt công tác thu thập và b sung tài liệu t o đi u kiện thuận lợi

cho việc thực hiện các nghiệp vụ của công tác lưu trữ vừa thực hiện tốt

nguyên tắc tập trung thống nhất tài liệu. Công tác thu thập, b sung tài liệu

được tiến hành thường xuyên và đ ng thời h n sẽ tránh được tình tr ng thất

l c, mất mát tài liệu, gi p cho phông lưu trữ c quan ngày càng hoàn thiện.

ếu công tác b sung tài liệu không được thực hiện tốt sẽ dẫn đến tình tr ng

tài liệu quan trọng không được thu thập đầy đủ, từ đó sẽ g y ra những t n h i

lớn cho c quan.

Thu thập tài liệu lưu trữ từ các c quan, t chức thuộc nguồn nộp lưu vào

Trung t m ưu trữ lịch sử là một trong những nhiệm vụ quan trọng của công

tác lưu trữ t i các tỉnh, thành phố. T i Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố

à ội từ khi thành lập đến nay qua kết quả thu thập được đ tiến hành thu

thập và lưu trữ tài liệu của 11/21 ở, thành phần, nội dung như sau:

* Thành phần, nội dung tài liệu của Sở Nội vụ

Hồ sơ thuộc Văn phòng Sở

- Tập uyết định lưu của ở ội vụ à ội;

Hồ sơ về Xây dựng chính quyền

- ồ s v bầu cử i bi u uốc ội của thành phố à ội;

- ồ s v thực hiện quy trình hiệp thư ng, hội nghị hiệp thư ng bầu cử

i bi u uốc hội các khóa của thành phố à ội;

- ồ s v ti u sử tóm tắt của các ứng cử viên i bi u uốc hội từ các

đ n vị bầu cử trên địa bàn thành phố à ội;

- ồ s v giải quyết khiếu n i, tố cáo đối với tư cách các ứng cử viên

i bi u uốc hội các khóa của thành phố à ội;

- ồ s v bầu cử D các cấp;

- ồ s v c cấu thành phần, số lượng và ti u sử đ i bi u D thành

phố các nhiệm kỳ;

- ồ s v việc ph n b kinh phí bầu cử đ i bi u d các cấp;

- ồ s kết quả bầu cử đ i bi u D thành phố à ội;

- ồ s v việc báo cáo công tác bầu cử đ i bi u D các cấp;

- ướng dẫn, Báo cáo của ở ội vụ v/v bầu cử thêm, bầu cử l i đ i

bi u D x , phường, thị trấn;

- ồ s bầu cử đ i bi u D các quận, huyện, thị x ;

- ồ s bầu cử đ i bi u D thành phố à ội (các đ n vị bầu cử)

Hồ sơ về Địa giới hành chính:

- Bản đồ địa giới hành chính các quận, huyện thuộc thành phố à ội;

- ồ s địa giới hành chính các phường, x thuộc thành phố à ội;

- ồ s ph n lo i đ n vị hành chính các phường, x , thị trấn;

- ồ s ph n lo i đ n vị hành chính các quận, huyện, thị x ;

uy chế d n chủ

- ồ s v t ng kết, s kết v uy chế d n chủ ở c sở.

Hồ sơ về Quản lý sở ngành

T chức bộ máy

- ồ s v việc thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ của các ở;

- ồ s v việc thành lập và đi u chỉnh l i chức năng, nhiệm vụ; sắp xếp,

đ i tên l i các ph ng, đ n vị, trung t m thuộc các sở, ngành;

- ồ s v thành lập các hội của các quận, huyện;

- ồ s v việc thành lập các Bệnh viện tư nh n, Tr m Y tế, Phòng

khám, hà Văn hóa quận, trường học THPT d n lập, trường T D kinh tế -

kỹ thuật t ng hợp à ội, Tin học - Tài chính kế toán à ội; trường Trung

học tư thục kinh tế - công nghệ guyễn Bỉnh hiêm, Trung học tư thục kinh

tế - du lịch oa ữa, Trung cấp tư thục dược à ội

Hồ sơ về Đào tạo, bồi dưỡng

- ồ s v việc x y dựng kế ho ch b sung kế ho ch, báo cáo công tác

đào t o, bồi dư ng cán bộ hàng năm của UB D thành phố à ội, các ở,

Ban, gành thuộc thành phố à ội;

- ồ s v việc ph n b chỉ tiêu kế ho ch đào t o, bồi dư ng cán bộ

ảng, oàn th , cán bộ công chức nhà nước, cán bộ công chức x , phường,

thị trấn.

- ồ s v việc kế ho ch đào t o, bồi dư ng cán bộ các đ n vị trực thuộc

thành phố à ội;

* Thành phần, nội dung tài liệu của Sở Kế hoạch và đầu tư

- ồ s v/v phê duyệt dự án x y dựng

- ồ s v/v cấp giấy chứng nhận đầu tư dự án;

- ồ s v/v thẩm tra cấp giấy chứng nhận đầu tư dự án;

- Báo cáo thẩm tra cấp giấy chứng nhận ưu đ i đầu tư kinh doanh;

* Thành phần, nội dung tài liệu của Sở Ngoại vụ

Hồ sơ về lĩnh vực lãnh sự:

• oàn ra

- ồ s v việc cử đoàn cán bộ, công chức đi công tác nước ngoài

năm…

• oàn ra l nh đ o Thành phố

- ồ s v việc cử đoàn công tác của thành phố à ội do Chủ tịch, hó

chủ tịch UB D thành phố à ội làm trưởng đoàn.

- ồ s v việc cử đoàn cán bộ của Thành ủy do đồng chí Bí thư, hó Bí

thư Thành ủy làm trưởng đoàn.

• oàn ra l nh đ o sở, ban, ngành

- ồ s cử cán bộ tháp tùng Chủ tịch, CT UB D thành phố à ội.

- ồ s v/v các ở cử các đoàn cán bộ đi công tác nước ngoài.

• oàn ra cán bộ

- ồ s v việc các ở cử cán bộ đi công tác, đào t o nước ngoài.

* Thành phần, nội dung tài liệu của Sở Khoa học và công nghệ

- Tập uyết định lưu của ở hoa học và Công nghệ

* Thành phần, nội dung tài liệu của Sở Văn hóa và Thể thao

- Tập uyết định lưu của ở;

- Báo cáo t ng kết công tác năm của ở;

- ồ s v/v thành lập ở, các đ n vị thuộc ở;

- ồ s v/v sử dụng biên chế, ế ho ch sử dụng biên chế;

- ồ s v/v đi u động công chức, viên chức;

Hồ sơ về lĩnh vực Kế hoạch – Tài chính

- Tài liệu v giao chỉ tiêu thu chi và ph n b dự toán ng n sách hàng năm;

- ế ho ch công tác hàng năm;

- ồ s v phê duyệt t ng mức đầu tư, đi u chỉnh t ng dự toán, phê

duyệt hồ s yêu cầu, chỉ định thầu các dự án đầu tư x y dựng c bản của sở

Văn hóa và Th thao;

- Tài liệu v quy ho ch phát tri n sự nghiệp văn hóa th thao à ội;

Hồ sơ về lĩnh vực Thanh tra

- Báo cáo kết quả thanh tra công tác cán bộ và kế ho ch thanh tra hàng

năm;

- Báo cáo công tác giải quyết khiếu n i, tố cáo và công tác thanh tra,

ki m tra hàng năm;

- Báo cáo v công tác ph ng chống tham nh ng hàng năm;

- ế ho ch, uyết định và kết quả thực hiện quyết định v thanh tra,

ki m tra các ho t động trong lĩnh vực văn hóa và th thao hàng năm;

- uyết định v/v cấp, đ i thẻ ki m tra cho cán bộ thanh tra của Thanh tra

ở Văn hóa và Th thao;

- Báo cáo ki m tra công tác giải quyết khiếu n i, tố cáo và ph ng chống

tham nh ng của ở Văn hóa và Th thao hàng năm;

Hồ sơ về lĩnh vực Quản lý văn hóa

- án v giải pháp trưng bày Bảo tàng Thăng ong, à ội năm 2008;

- ồ s t chức các ho t động chào mừng i lễ kỷ niệm 1000 năm

Thăng ong – à ội;

- Báo cáo kết quả ki m tra công tác quản l t chức ho t động quảng cáo

rao v t trên địa bàn thành phố à ội;

Hồ sơ về lĩnh vực Quản lý nghệ thuật

ồ s v x y dựng “ uy chế quản l ho t động bi u diễn và t chức

bi u diễn nghệ thuật, thời trang chuyên nghiệp trên địa bàn thành phố à

ội” của ở.

Hồ sơ về lĩnh vực xây dựng nếp sống văn hóa và gia đình

- ồ s v/v t chức ội nghị t ng kết 20 năm x y dựng làng văn hóa

(1989-2009) và tuyên dư ng àng văn hóa tiêu bi u thành phố à ội năm

2009 của ở Văn hóa, Th thao và Du lịch à ội;

- ế ho ch ho t động th thao quần ch ng và Tiêu chuẩn thi đua x y

dựng đ n vị tiên tiến v th dục th thao thành phố à ội.

Hồ sơ về lĩnh vực di sản

- Báo cáo v công tác bảo vệ và phát huy giá trị di sản văn hóa và công

tác tu b , tôn t o di tích trên địa bàn à ội hàng năm;

- ồ s v việc thực hiện đ t tên, đ i tên đường phố của ở.

* Thành phần, nội dung tài liệu của Thanh tra thành phố Hà Nội

- Tập văn bản lưu của Thanh tra thành phố à ội;

- ồ s v việc phê duyệt chư ng trình công tác thanh tra hàng năm;

- ồ s v việc giải quyết khiếu n i của Thanh tra thành phố à ội đối

với công d n một số quận, huyện;

- ồ s v việc giải quyết khiếu n i, tố cáo đối với các cá nh n, c quan,

t chức trên địa bàn thành phố à ội;

- ồ s v việc thành lập các đoàn thanh tra quản l x y dựng c bản

trên địa bàn thành phố à ội;

- ồ s v việc thanh tra, ki m tra đầu tư x y dựng c bản các quận,

huyện trên địa bàn thành phố à ội;

- ồ s v việc thanh tra dự án đầu tư x y dựng nhà ở đ bán cho

CBC V thuộc thành phố à ội;

- ồ s v việc thanh tra công tác cấp iấy chứng nhận quy n sử dụng

đất quy n sử dụng đất trên địa bàn quận, huyện;

- ồ s v việc thanh tra một số dự án đầu tư x y dựng thuộc thành phố

à ội;

- ồ s thanh tra, khiếu n i phư ng án đ n bù MB, phư ng án bồi

thường hỗ trợ và tái định cư khi MB khi nhà nước thu hồi đất đ x y dựng

một số dự án;

- ồ s thanh tra công tác quy ho ch, kế ho ch sử dụng đất và quản l sử

dụng đất đai;

- ồ s giải quyết khiếu n i của công d n v đ i quy n sở hữu nhà, đất…

* Thành phần, nội dung tài liệu của Sở Nông nghiệp và Phát triển

nông thôn

Hồ sơ về Tổ chức, cán bộ

- Tài liệu v thành lập ở ông nghiệp và phát tri n nông thôn;

- ồ s v quy định chức năng, nhiệm vụ, chế độ làm việc của ở;

- uyết định, Công văn của UB D thành phố à ội, ở ông nghiệp

và phát tri n nông thôn v việc thành lập, sáp nhập, giải th các ph ng, ban,

chi cục, hội đồng, t công tác, Ban, ội và mở thêm Chi nhánh;

Hồ sơ tổng hợp

- Tập văn bản lưu của ở ông nghiệp và phát tri n nông thôn;

- Tài liệu v hệ thống quản l chất lượng theo tiêu chuẩn I O;

Hồ sơ về tài chính, kế toán

- Báo cáo quyết toán hàng năm;

- ế ho ch v việc phát tri n nông nghiệp và dự toán ng n sách;

- Tài liệu v giao chỉ tiêu kế ho ch và dự toán thu chi hàng năm cho các

đ n vị trực thuộc;

* Thành phần, nội dung tài liệu của Sở Lao động - TBXH Hà Nội

- Tập văn bản lưu của ở ao động - TBX à ội

* Thành phần, nội dung tài liệu của Sở Du lịch Hà Nội

- ồ s v việc x y dựng Dự án khu di tích văn hóa lịch sử C oa của

ở Du lịch;

- ồ s v việc tách đất đ x y dựng trường học của ở Du lịch à ội;

- ồ s v việc quy định chức năng, nhiệm vụ và c cấu t chức của ở

Du lịch à ội.

* Thành phần, nội dung tài liệu của Sở Giáo dục và đào tạo

- Tập văn bản đi của ở;

ua Mục lục hồ s tài liệu nộp lưu của các ở đ nộp vào Trung t m

ưu trữ lịch sử thành phố à ội đ nêu ở trên cho thấy thành phần hồ s , tài

liệu của một phông cụ th không đầy đủ; nội dung tài liệu không phản ánh rõ

nét chức năng, nhiệm vụ của c quan sản sinh ra tài liệu. Có nhi u c quan

cấp ở, thành phần, tài liệu nộp lưu chỉ là các tập văn bản đi của c quan như

ở hoa học và Công nghệ, ở ao động thư ng binh và x hội, ở iáo dục

và ào t o, c n các khối tài liệu v công tác chuyên môn có giá trị bảo quản

vĩnh viễn (hồ s của các ph ng chức năng…) chiếm số lượng lớn mà hiện

đang được bảo quản trong các kho lưu trữ hiện hành của các c quan chưa

thực hiện nộp lưu vào ưu trữ lịch sử (như ở Tài nguyên và Môi trường, ở

hoa học và Công nghệ, ở Thông tin và Truy n thông…), thậm chí một số

ở chưa thực hiện nộp lưu từ khi thành lập đến nay ( ở Y tế, ở Du lịch…).

Có nhi u nguyên nh n dẫn đến tình tr ng trên, đó là:

- Công tác thu thập hồ s , tài liệu của các bộ phận, ph ng ban chuyên

môn vào lưu trữ c quan được thực hiện chưa đồng đ u, chưa thường xuyên.

Việc lưu hồ s , tài liệu chủ yếu là ph n tán, nghĩa là lưu t i các ph ng, ban

chức năng. Vì thế, hầu hết tài liệu của ph ng, ban nào thì do ph ng, ban đó

quản l và khai thác. Công tác chỉnh l c n nhi u h n chế (như xác định giá

trị tài liệu), việc tu n thủ các quy định, hướng dẫn v lưu trữ chưa thực sự

hiệu quả. Bố trí trang thiết bị c sở vật chất, kho tàng cho công tác bảo quản

tài liệu chưa được ch trọng. T m l của các cán bộ, công chức trong quá

trình giải quyết công việc thường xuyên phải tra cứu, sử dụng tài liệu nên việc

lưu hồ s t i ph ng chức năng của mình sẽ thuận tiện h n nên chưa chủ động

lựa chọn tài liệu đ nộp lưu vào ưu trữ c quan và ưu trữ lịch sử.

- Do thiếu cán bộ làm công tác chuyên trách thực hiện công tác lưu trữ,

nếu có c ng chưa đảm bảo v chuyên môn nghiệp vụ. Theo tìm hi u của

ch ng tôi hiện nay hiện nay các c quan cấp ở có 34/85 người (chiếm 40%)

được đào t o chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ từ trung cấp trở lên.

- Do Bộ ội vụ, Cục Văn thư và ưu trữ nhà nước c ng như UB D thành

phố à ội chưa có hệ thống văn bản quy định v việc nộp lưu tài liệu vào

ưu trữ lịch sử một cách ch t chẽ, toàn diện, có tính bắt buộc thi hành cao. M c

dù, Cục Văn thư và ưu trữ nhà nước đ sớm ban hành Công văn số 316/

LTNN- V ngày 24 tháng 6 năm 1999 v/v ban hành Danh mục mẫu thành

phần tài liệu nộp lưu vào Trung t m ưu trữ tỉnh nhằm mục đích đ chỉ đ o

công tác thu thập tài liệu lưu trữ vào Trung t m ưu trữ tỉnh với mong muốn

góp phần khắc phục những tồn t i v thu nộp tài liệu lưu trữ từ nhi u năm nay

trong công tác lưu trữ ở cấp tỉnh. hưng đến nay, sau 20 năm văn bản có hiệu

lực, công tác thu thập tài liệu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội

nói riêng và ưu trữ lịch sử cấp tỉnh ở các địa phư ng khác vẫn c n nhi u h n

chế, tồn t i. ó là Công văn 316/ T - V c n hướng dẫn chung chung,

chưa sát, chưa cụ th với thành phần, nội dung tài liệu thực tế đang hình thành

ở các ở. goài ra văn bản có tính pháp l chưa cao là do văn bản ban hành

dưới d ng công văn hướng dẫn nên không mang tính chất bắt buộc thi hành.

2.1.2. Kết quả thu thập tài liệu của các cơ quan cấp Sở thuộc nguồn nộp

lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội

hững quy định của các c quan có thẩm quy n, đ c biệt là các văn bản

hướng dẫn của Bộ ội vụ, Cục Văn thư và ưu trữ nhà nước, các bộ ngành liên

quan v thành phần hồ s , tài liệu của các c quan nhà nước thuộc diện nộp lưu

vào ưu trữ lịch sử như: Công văn 316/ T - V ngày 24/6/1999 của Cục

ưu trữ nhà nước v/v ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào

Trung t m ưu trữ tỉnh, Thông tư liên tịch số 01/2014/TT T-BNV-BXD ngày

21/8/2014 của Bộ ội vụ, Bộ X y dựng hướng dẫn thành phần tài liệu dự án,

công trình x y dựng nộp lưu vào ưu trữ lịch sử... đ t o c sở pháp l đ các

c quan vận dụng vào thực tế công tác xác định giá trị tài liệu nói chung, x y

dựng danh mục thành phần hồ s , tài liệu của c quan mình cần nộp vào lưu

trữ c quan, lưu trữ lịch sử. hìn chung những hồ s , tài liệu được xác định cần

nộp vào ưu trữ được chia thành 3 nhóm chính. ó là nhóm tài liệu chung, tài

liệu chuyên môn và tài liệu v ho t động của các t chức đoàn th . Cụ th là tài

liệu v t ng hợp; quy ho ch kế ho ch, thống kê; t chức, cán bộ; lao động ti n

lư ng; tài chính, kế toán; quản l x y dựng c bản; ho t động khoa học công

nghệ; hợp tác quốc tế; thanh tra và giải quyết khiếu n i, tố cáo; thi đua khen

thưởng; hành chính, văn thư, lưu trữ; tài liệu x y dựng những văn bản quản l

chuyên môn ho c các chư ng trình, dự án; tài liệu v thực hiện các văn bản

quản l chuyên môn ho c các chư ng trình, dự án; hồ s chỉ đ o đi m v lĩnh

vực chuyên môn; hồ s v các đợt ki m tra chuyên môn ở các đ n vị trực

thuộc, các đ n vị thuộc ngành quản l ; hồ s giải quyết các vụ việc quan trọng

hình thành trong ho t động chuyên môn của c quan; hồ s hội nghị chuyên

môn; chư ng trình, báo cáo t ng kết công tác chuyên môn dài h n, hàng năm

của c quan; s t ng hợp v chuyên môn; báo cáo ph n tích, thống kê chuyên

đ ... Tuy nhiên những quy định, hướng dẫn nói trên vẫn c n chung chung,

ph m vi đi u chỉnh chưa rộng (chỉ giới h n trong c quan quản l nhà nước

trung ư ng) và tập trung chủ yếu vào tài liệu lưu trữ hành chính, những tài liệu

chung. Trong khi đó tài liệu chuyên môn của từng ngành, c quan rất phức t p,

khó l i không được quy định cụ th , chi tiết. Vì vậy, các c quan x y dựng

bảng thời h n bảo quản đối với tài liệu của c quan mình c n máy móc theo

khuôn mẫu chung chưa được cụ th hóa sát với nội dung hồ s , tài liệu hình

thành trong ho t động của c quan mình, nên rất khó khăn khi xác định giá trị

tài liệu. c biệt h n nữa, các c quan có thẩm quy n chưa đưa ra những chế

tài, quy định mang tính bắt buộc với các c quan thuộc nguồn nộp lưu. Vì vậy

việc lựa chọn tài liệu lưu trữ có giá trị của các c quan là nguồn nộp lưu vào

Trung t m ưu trữ lịch sử các cấp c n mang tính tự phát, chủ quan, thiếu đồng

bộ, hệ thống.

Tuy nhiên, t i Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội việc thu thập

tài liệu lưu trữ đến thời h n nộp lưu c n g p rất nhi u khó khăn, thật sự chưa

đáp ứng được các nhu cầu thông tin ngày càng cao của x hội. Theo uyết

định số 3581/ -UB D ngày 13/6/2017 của UB D thành phố à ội v

Danh mục các c quan, t chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm

ưu trữ lịch sử thành phố à ội, Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố Hà

ội có 853 c quan thuộc nguồn nộp lưu, nhưng đến nay (năm 2018) chỉ mới

có 20 c quan thực hiện nộp lưu c n 833 c quan chưa thực hiện nộp lưu

(chiếm tỉ lệ h n 2%) một con số quá ít i. Trong đó, một số c quan cấp ở đ

thực hiện giao nộp thường xuyên như: ở ế ho ch và đầu tư, ở Văn hóa và

th thao, ở X y dựng, ở Tài chính,…

M c dù diện tích c quan chật hẹp nhưng nhi u ở đ bố trí kho đ chứa

tài liệu và chủ động thu thập được khối lượng tài liệu lưu trữ tư ng đối lớn

đưa vào bảo quản nhằm quản l khoa học tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, bên c nh

đó c n một số ở tình tr ng quản l tài liệu t i ph ng làm việc, tài liệu chưa

được lập hồ s , không giao nộp vào lưu trữ c quan đ ng thời gian quy định

làm ảnh hưởng đến công tác giao nộp vào lưu trữ lịch sử.

ội dung c bản của tài liệu các c quan cấp ở đ thu thập được thuộc

các lĩnh vực:

- Tài liệu phản ánh v kinh tế, văn hóa x hội bao gồm các phông: ở Tài

chính, ở Văn hóa và Th thao, ở iáo dục và ào t o, ở ao động thư ng

binh và x hội.

- Tài liệu nội chính: hóm tài liệu phản ánh các ho t động v t chức bộ

máy, t chức nh n sự; công tác thanh tra, giải quyết đ n thư, khiếu n i, tố

cáo; gồm Thanh tra thành phố à ội, ở ội vụ, ở go i vụ.

- Tài liệu phản ánh v cấp phép x y dựng cho các c quan, t chức, cá

nh n; Thẩm định thiết kế công trình x y dựng trên địa bàn; hồ s bán nhà

theo nghị định 61 của Chính phủ: Phông ở X y dựng à ội, ở ế ho ch

và đầu tư.

o i hình hồ s , tài liệu chủ yếu là tài liệu giấy, bản vẽ kỹ thuật (có

nhi u kh giấy khác là A3, A4, A5, A0,..)

guyên nh n dẫn đến tình tr ng trên là chưa có c sở pháp l đầy đủ đ

phục vụ cho việc thu thập tài liệu lưu trữ, nh n lực làm công tác lưu trữ cấp

tỉnh vừa thiếu v số lượng, vừa yếu v chuyên môn (thiếu kinh nghiệm thực

tiễn đối với công tác lưu trữ), m t khác do công tác làm dịch vụ chỉnh l tài

liệu lưu trữ của các t chức, cá nh n không đ t yêu cầu đ h n chế đầu vào

của công tác thu thập tài liệu lưu trữ. uy chế, chế tài quy định v xử l các

c quan, t chức nộp chậm ho c không nộp tài liệu lưu trữ đến h n nộp lưu

chưa được quy định. Chính vì vậy, trong nhi u năm qua, công tác thu thập tài

liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố à ội chưa làm hết vai tr của mình,

chưa thu thập được đầy đủ, thường xuyên những tài liệu có giá trị; Trung t m

ưu trữ lịch sử thành phố à ội chưa có c sở khoa học, pháp l và thực

tiễn đ hướng dẫn ưu trữ c quan lựa chọn tài liệu giá trị bảo quản vĩnh viễn

đ nộp lưu vào ưu trữ lịch sử.

BẢN TỔN ỢP SỐ LIỆU TÀI LIỆU L U TRỮ CỦA CÁC SỞ*

Đơn vị tính: mét dài

STT

Tên cơ quan

Tài liệu đã chỉnh lý

Tài liệu tồn đọng (chưa chỉnh lý

Tổng số tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại các Sở

Tài liệu đã nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử TP

Sở Nội vụ

200

100

2.9

Sở Tư pháp

3360

3160

200

Sở Kế ho ch và đầu tư

4433

74.3

Sở Tài chính

3089

1857

1232

Sở Công thư ng

1410

397

1013

Sở Nông nghiệp và Phát tri n

673

550

123

8.0

nông thôn

Sở Giao thông vận tải

615

250

365

Sở Xây dựng

3286

1862

1424

371.4

Sở Tài nguyên và Môi trường

4872

3535

1337

Sở Thông tin và

280

262

Truy n thông

Sở ao động - Thư ng binh

1060

1045

7,6

và xã hội

Sở Văn hóa và Th thao

665

420

245

Sở Khoa học và Công nghệ

294

170

124

Sở Giáo dục và ào t o

313

300

Sở Y tế

1410

389

1021

Thanh tra Thành phố Hà Nội

2.3

Văn ph ng UB D thành phố

950

15.1

Hà Nội

Sở Ngo i vụ

115

18.0

Sở Quy ho ch - Kiến trúc

1660

1470

190

Ban Dân tộc

ở Du lịch

Tổng

28,910

21,048

7,862

515.6

* Bảng này được lập trên c sở Báo cáo của các c quan thuộc nguồn nộp lưu vào Trung t m ưu trữ lịch sử

năm 2018 và một phần do ch ng tôi khảo sát thực tế và t ng hợp.

ua số liệu ở trên cho thấy, công tác thu thập tài liệu đối với c quan cấp

ở vào ưu trữ lịch sử đối với khối tài liệu hình thành từ năm 2008 đến nay

chưa đ t hiệu quả. ếu theo Thông tư của Bộ ội vụ quy định v thời h n bảo

quản hồ s , tài liệu hình thành ph biến trong ho t động của các c quan, t

chức, thì xác định tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn chiếm khoảng 5 - 10%

của toàn bộ tài liệu hình thành trong ho t động của c quan phải nộp vào ưu

trữ lịch sử, thì Trung t m ưu trữ mới chỉ đ t tỷ lệ 18% (515 mét) so với số

tài liệu hiện có cần thu thập.

ố tài liệu trên chưa được đưa vào bảo quản t i ưu trữ c quan trước hết

thuộc trách nhiệm của người đứng đầu c quan, đ n vị; nhận thức của cán bộ,

công chức, viên chức v công tác lập hồ s và nộp lưu hồ s , tài liệu vào ưu

trữ c quan c n h n chế; người làm lưu trữ đa số không có chuyên môn, nghiệp

vụ. Việc bố trí kho tàng đ đảm bảo an toàn, an ninh và kéo dài tu i thọ của tài

liệu thì các c quan ít quan t m đến việc bố trí ph ng kho lưu trữ, ho c có bố

trí nhưng diện tích chật hẹp, không đủ tiêu chuẩn; có n i bảo quản tài liệu ở

nhà t m, gầm cầu thang, trên tầng áp mái, trên tầng thượng… thiếu hệ thống

thông gió, máy h t ẩm, hệ thống ph ng cháy, chữa cháy; c p, hộp, giá…

iện đa số các c quan, t chức công tác lưu trữ chủ yếu bảo quản tài

liệu văn thư, c n hồ s công việc phần lớn vẫn do các ph ng, bộ phận, cán bộ,

công chức, viên chức tự quản l , chưa được chỉnh l khoa học. Tình tr ng tài

liệu bó gói, tích đống, trong bao tải, tủ, nóc tủ, góc tường, ngoài hành lang, nhà

xe… không đảm bảo an toàn, an ninh; nguy c mất, thất l c, mục nát, mối mọt,

hư h ng tài liệu là dễ xảy ra.

hư vậy, những thực tr ng trên c ng phần nào ảnh hưởng đến quá trình

thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ nhất là vấn đ thu thập, b sung tài liệu vào

ưu trữ c quan, ưu trữ lịch sử. Thực tế hiện nay chỉ 11/21 thực hiện nộp

lưu vào ưu trữ lịch sử, 10 c quan chưa thực hiện nộp lưu. Vì thế trong thời

gian tới việc cần làm ngay là Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội

tham mưu cho ở ội vụ, UB D thành phố à ội ban hành Danh mục

thành phần hồ s của các c quan cấp ở thuộc diện nộp lưu vào ưu trữ lịch

sử làm căn cứ đ đôn đốc và lập kế ho ch giao nộp, b sung tài liệu theo đ ng

quy định.

góp phần t o đi u kiện khắc phục những khó khăn, tồn t i nói trên,

việc nghiên cứu c sở khoa học nhằm xác định thành phần tài liệu đ thu thập

là rất cần thiết và có nghĩa cả v m t thực tiễn và l luận.

iện nay, trên địa bàn thành phố à ội, các c quan cấp ở, nhi u c

quan đ tiến hành x y dựng Bảng Thời h n bảo quản tài liệu của c quan

mình, nhưng chưa c quan nào x y dựng Danh mục thành phần hồ s nộp lưu

vào ưu trữ lịch sử. Trong Bảng thời h n bảo quản đ xác định thành phần,

nội dung tài liệu hình thành trong quá trình ho t động của c quan. Cấu t o

của Bảng thời h n của các c quan nói trên được x y dựng theo phư ng án

Cơ cấu tổ chức - thời gian. Vì c cấu t chức của các c quan cấp ở tư ng

đối n định, phư ng án này phản ánh rõ nét c cấu, t chức của đ n vị hình

thành phông, chức năng, nhiệm vụ của từng ph ng, ban trực thuộc. ồng thời

phản ánh được mối quan hệ giữa các tài liệu hình thành trong quá trình ho t

động của c quan cấp ở, th hiện một cách rõ nét v m t lô-gich và lịch sử

nội dung của tài liệu.

ựa chọn phư ng án này, có nghĩa là hồ s , tài liệu thuộc lĩnh vực,

chuyên môn thuộc chức năng, nhiệm vụ của ph ng, ban, đ n vị trực thuộc

nào thì chia v ph ng, ban, đ n vị đó; sau đó tài liệu trong mỗi ph ng, ban,

đ n vị trực thuộc sẽ liệt kê các nhóm hồ s , tài liệu hình thành trong quá trình

giải quyết công việc của ph ng theo từng năm công việc kết th c.

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của Chi cục Văn thư - ưu trữ, qua

Báo cáo thống kê hàng năm của ở ội vụ, đồng thời qua khảo sát thực tế

tài liệu ở Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội, trong thời gian qua,

Trung t m ưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – ưu trữ đ có những

ph n tích, đánh giá thực tr ng thu thập tài liệu của các c quan, t chức, địa

phư ng thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử Thành phố.

Theo uật ưu trữ năm 2011 quy định: “Thu thập tài liệu là quá trình xác

định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị đ chuy n vào ưu

trữ c quan, ưu trữ lịch sử”. Cụ th i u 21 uật ưu trữ quy định hồ s ,

tài liệu có giá trị vĩnh viễn phải được giao nộp vào Trung t m ưu trữ lịch

sử, thời h n giao nộp là 10 năm, k từ năm công việc kết th c. hư vậy, c

quan, t chức thuộc nguồn nộp lưu có trách nhiệm giao nộp tài liệu lưu trữ

có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào ưu trữ

lịch sử.

ết quả thu thập tài liệu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử Thành phố tính

đến ngày 26/4/2018, Trung t m ưu trữ lịch sử đ thu thập 62 phông tài liệu,

trong đó có: 34 phông thuộc tỉnh à T y c , 28 phông thuộc thành phố à

ội với t ng số là 5.284 mét tài liệu.

34 phông thuộc tỉnh Hà Tây gồm:

1. Ủy ban háng chiến hành chính tỉnh à ông;

2. Ủy ban háng chiến hành chính tỉnh n T y;

3. UB D tỉnh à n Bình;

4. iên hiệp x Thủ công nghiệp à n Bình;

5. Ủy ban Thanh tra tỉnh à n Bình;

6. Ủy ban hành chính tỉnh à T y;

7. UB D tỉnh à T y;

8. ội đồng Thi đua khen thưởng tỉnh à T y;

9. Thanh tra tỉnh à T y;

10. ở Văn hóa thông tin tỉnh à T y;

11. ở ế ho ch đầu tư tỉnh à T y;

12. ở ao động thư ng binh x hội tỉnh à T y;

13. Ban T chức chính quy n tỉnh à T y;

14. ở Y tế tỉnh à Tây;

15. ở iao thông vận tải tỉnh à T y;

16. ở Tài chính vật giá tỉnh à T y;

17. ở X y dựng tỉnh à T y;

18. ở ông nghiệp và hát tri n nông thôn tỉnh à T y;

19. ở Công nghiệp tỉnh à T y;

20. ội iên hiệp hụ nữ tỉnh à T y.

21. Ủy ban M t trận t quốc tỉnh à T y;

22. ở Thư ng nghiệp tỉnh à n Bình;

23. ở Thư ng nghiệp tỉnh à T y;

24. ở hoa học và công nghệ môi trường tỉnh à T y;

25. iên đoàn lao động tỉnh à T y;

26. ở iáo dục và đào t o tỉnh à T y;

27. oàn i bi u uốc hội tỉnh Hà Tây;

28. ội đồng nh n d n tỉnh à T y;

29. Văn ph ng UB D tỉnh à T y;

30. ở Thư ng m i tỉnh à T y;

31. oàn i bi u uốc hội và D tỉnh à T y.

32. Xí nghiệp V n Xu n

33. Trung t m ưu trữ tỉnh à T y;

34. Trung t m Tin học tỉnh à T y.

28 phông thuộc thành phố Hà Nội gồm:

1. Ủy ban Thanh niên thành phố à ội

2. Ủy ban hành chính thành phố à ội

3. UB D thành phố à ội

4. Văn ph ng UB D thành phố à ội

5. D thành phố à ội

6. Văn ph ng iến tr c sư trưởng thành phố à ội

7. Cục uản l công trình công cộng thành phố à ội

8. ở uản l công trình công cộng thành phố à ội

9. ở X y dựng thành phố à ội

10. oàn i bi u uốc hội và ội đồng nh n d n thành phố à ội

11. ở Công nghiệp và Thủ công nghiệp thành phố à ội

12. ở iáo dục đào t o thành phố à ội

13. ở Thư ng nghiệp thành phố à ội

14. ở Thư ng m i thành phố à ội

15. ở Công nghiệp thành phố à ội

16. ội đồng Thi đua khen thưởng thành phố à ội

17. ở Thủy lợi thành phố à ội

18. ở go i vụ thành phố à ội

19. ở uản l hà đất thành phố à ội

20. ở hà đất thành phố à ội

21. ở ịa chính nhà đất thành phố à ội

22. Ban T chức chính quy n thành phố à ội

23. ở ội vụ thành phố à ội

24. ở ế ho ch và ầu tư thành phố à ội

25. ở ông l m nghiệp thành phố à ội

26. Thanh tra thành phố à ội

27. ở ao động thư ng binh và x hội thành phố à ội

28. ở hoa học và công nghệ thành phố à ội.

o với nguồn nộp lưu cấp ở thì hiện nay đến h n nộp lưu nhưng 11/22

tư ng đư ng (50%) c quan cấp ở chưa thực hiện nộp lưu tài liệu vào lưu

trữ lịch sử gồm:

1. ở Công thư ng;

2. ở iao thông vận tải;

3. ở uy ho ch và kiến tr c;

4. ở Tài chính;

5. ở Tài nguyên và Môi trường;

6. ở Tư pháp;

7. ở Thông tin và truy n thông;

9. ở Du lịch;

10. ở Y tế;

11. Ban D n tộc thành phố.

Từ những thống kê đ trình bày ở trên, có th thấy rằng tài liệu lưu trữ có

giá trị cần nộp lưu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội hiện nay

còn bảo quản ở các c quan c n khá ph biến. Theo tìm hi u của ch ng tôi,

có nhi u nguyên nh n dẫn đến tình tr ng trên, đó là do l nh đ o một số c

quan và người được giao phụ trách, người trực tiếp làm công tác lưu trữ chưa

ch trọng đến công tác lưu trữ; chuyên viên được giao giải quyết công việc

không lập hồ s trong quá trình giải quyết công việc và không nộp vào lưu trữ

c quan theo quy định. hi u c quan tài liệu c n tích đống t i kho, ph ng

làm việc của cán bộ, công chức. Một số ở, do nhu cầu sử dụng tài liệu

thường xuyên nên cố tình không nộp tài liệu, xác định thời h n bảo quản chưa

đ ng với quy định ho c không xác định thời h n bảo quản (tài liệu của ở ế

ho ch và đầu tư), xác định thời h n bảo quản thấp h n so với hướng dẫn của

Bộ, ngành v chuyên môn đ không phải nộp vào ưu trữ lịch sử… nên rất

khó khăn cho việc lựa chọn và giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử

thành phố à ội. Bên c nh đó, kinh phí, phư ng tiện phục vụ công tác lưu

trữ ở một số c quan c n h n chế, không bố trí ho c bố trí rất ít kinh phí cho

công tác lưu trữ nên việc bảo quản tài liệu g p nhi u khó khăn, nhi u tài liệu

bị mục nát, mối xông không th tu b phục chế. Tất cả những nguyên nhân

này đ u khiến ho t động thu, nộp hồ s , tài liệu không đ t chất lượng theo

yêu cầu, số lượng tài liệu nộp lưu c n quá ít so với thực tế, quá trình thực hiện

nộp lưu mất nhi u thời gian và nh n lực.

Vì vậy nếu không có kế ho ch t chức thu thập tài liệu đối với các c quan

thuộc nguồn nộp lưu thì Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội chưa thực

hiện tốt nguyên tắc quản l thống nhất v tài liệu lưu trữ, h n chế trong việc

phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. ồng thời tài liệu đến h n nộp lưu ở các c

quan sẽ bị ph n tán, thất l c, tình tr ng vật l tài liệu không được bảo đảm.

Xét v phư ng diện l luận, nghiệp vụ đối với công tác thu thập tài liệu

lưu trữ cần giải quyết tốt các vấn đ trọng t m sau: xác định nguồn nộp lưu,

thành phần tài liệu nộp lưu, t chức thực hiện việc thu nộp tài liệu vào lưu trữ.

Tựu trung l i, công tác thu thập tài liệu lưu trữ cần giải quyết thấu đáo 3 c u

h i, thu tài liệu của đối tượng nào, thu những gì và thu nộp như thế nào. ối

với Thành phố à ội, nguồn nộp lưu được thực hiện theo uyết định số

3581/ -UB D ngày 13/6/2017 của UB D thành phố à ội v Danh mục

các c quan, t chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch

sử thành phố à ội; công tác thu nộp tài liệu lưu trữ được thực hiện theo

hướng dẫn t i Công văn số 2212/ V-CCVT T ngày 12/9/2016 của ở ội

vụ v việc hướng dẫn thực hiện giao, nhận hồ s , tài liệu vào ưu trữ lịch sử;

thành phần tài liệu nộp lưu chưa được quy định và hướng dẫn cụ th .

thực hiện tốt công tác thu thập, xác định đ ng thành phần hồ s nộp

lưu vào ưu trữ lịch sử yêu cầu đ t ra là c quan quản l nhà nước v công

tác văn thư, lưu trữ phải x y dựng và ban hành Danh mục thành phần hồ s

thuộc diện nộp lưu đ làm c sở quản l tài liệu hình thành trong ho t động

của từng c quan và làm c sở đ thu thập, b sung tài liệu lưu trữ vào ưu

trữ lịch sử.

2.2. Nhu cầu khai thác tài liệu của các cơ quan cấp Sở

Công tác t chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong đi u kiện yêu cầu cải cách

hành chính, phục vụ đa d ng và nhanh chóng cho t chức, cá nh n. Chi cục

tham mưu trình iám đốc ở ội vụ và trình Ủy ban nh n d n Thành phố

công bố 02 thủ tục hành chính liên quan đến công tác t chức sử dụng tài liệu

lưu trữ đó là Thủ tục đăng k sử dụng tài liệu t i h ng đọc của Trung t m

ưu trữ lịch sử Thành phố; Thủ tục cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ.

Trung tâm ưu trữ lịch sử Thành phố đ bố trí ph ng đọc trên 30m2 đ

phục vụ độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu theo quy định hiện hành; ứng

dụng công nghệ thông tin vào phục vụ tra tìm tài liệu; ban hành nội quy ph ng

đọc, quy định uy trình sử dụng tài liệu lưu trữ t i Trung t m ưu trữ lịch sử.

Trung bình mỗi năm phục vụ sử dụng tài liệu cho 250 lượt người với 300 hồ

s ; Trả lời, ph c đáp việc tìm kiếm tài liệu lưu trữ và chứng thực tài liệu lưu trữ

bình qu n: 20 trường hợp/năm. ội dung khai thác tài liệu tập trung vào các hồ

s , tài liệu thuộc lĩnh vực thi đua - khen thưởng, lĩnh vực x y dựng, đất đai, nhà

ở là những nội dung liên quan đến quy n lợi của người d n.

Mới thực hiện một số ho t động t chức sử dụng mang tính truy n thống

có quy mô và ph m vi nh như: ử dụng tài liệu t i ph ng đọc của Trung t m

ưu trữ lịch sử; iới thiệu tài liệu lưu trữ trên phư ng tiện thông tin đ i

ch ng, trang thông tin điện tử; Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu

trữ. Cung cấp tài liệu lưu trữ phục vụ trưng bày, tri n l m nh n dịp kỷ niệm

các ngày lễ lớn do Thành phố t chức “Kỷ niệm 60 năm ngày Giải phóng Thủ

đô (10/10/1954-10/10/2014)”; Tri n l m, trưng bày tài liệu lưu trữ với chủ đ

“Chính quyền thành phố Hà Nội qua tài liệu lưu trữ” năm 2018, “Dấu ấn

điều chỉnh địa giới hành chính Hà Nội qua tài liệu lưu trữ” năm 2019.

Với số liệu được thống kê ở trên, việc khai thác và phát huy giá trị tài

liệu - một trong hai mục tiêu của công tác lưu trữ - c n rất nhi u h n chế, việc

t chức khai thác tài liệu cho người d n có nhu cầu chưa đ t hiệu quả. hi u

độc giả đến khai thác đ u không tìm được thông tin mình mong muốn.

Nguyên nhân là do các c quan, t chức thuộc nguồn nộp lưu chưa giao nộp

đầy đủ thành phần, tài liệu hình thành trong ho t động của c quan và đ đến

h n nộp lưu vào ưu trữ lịch sử. n chế đến công tác tham mưu đ xuất

n ng cao hiệu quả trong công tác t chức sử dụng tài liệu lưu trữ như xác định

nguồn tài liệu, nội dung tài liệu, tư vấn, hướng dẫn tìm kiếm cho độc giả.

2.3. Thực trạng công tác xác định danh mục thành phần hồ sơ cần nộp

vào Lưu trữ lịch sử thành phố à Nội

Dựa vào các văn bản quy định, hướng dẫn của Bộ ội vụ, Cục Văn thư và

ưu trữ nhà nước như Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ

ôi vụ uy định v thời h n bảo quản hồ s , tài liệu hình thành ph biến trong

ho t động của các c quan, t chức; kết hợp với thực tế tài liệu hình thành

trong ho t động của các c quan, nhi u c quan từ trung ư ng đến địa phư ng

đ ban hành Bảng thời h n bảo quản tài liệu của ngành, c quan mình làm căn

cứ xác định x y dựng Danh mục thành phần hồ s cần nộp lưu vào ưu trữ lịch

sử (như Bộ Tài chính, Bộ iáo dục và đào t o, Bộ Tài nguyên và môi trường,

T ng cục Thuế, ho b c nhà nước Việt am, T ng cục ải quan…).

hìn chung các văn bản quy định v thời h n bảo quản nói trên được x y

dựng theo phư ng án “m t ho t động” ho c “m t ho t động - vấn đ ”. Mỗi

m t ho t động ho c vấn đ lớn có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của các

Bộ, ngành đó. Các bản thời h n bảo quản đ u được cấu t o theo đ mục và

mục. Các đ mục đầu tiên thường là những m t ho t động ho c vấn đ liên

quan đến chức năng hành chính chung và các ho t động khác, ph biến ở các

c quan. Các đ mục tiếp theo là những đ mục thuộc lĩnh vực chuyên ngành

của từng bộ, ngành, c quan.

V thời h n bảo quản cho hồ s , tài liệu chia làm hai lo i thời h n bảo

quản: vĩnh viễn và có thời h n được tính bằng số lượng năm cụ th .

Theo ch ng tôi, những quy định trên của các c quan có thẩm quy n đ c

biệt là hướng dẫn của Cục Văn thư và ưu trữ nhà nước v thành phần hồ s ,

tài liệu của các c quan quản l nhà nước trung ư ng thuộc diện nộp lưu vào

Trung t m ưu trữ lịch sử quốc gia và cấp tỉnh đ t o c sở đ các c quan

vận dụng vào thực tế công tác xác định giá trị tài liệu nói chung, x y dựng

Danh mục thành phần hồ s của c quan mình cần nộp vào ưu trữ c quan

nói riêng.

2.4. Đánh giá, nhận xét

2.4.1. Ưu điểm trong thu thập tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành

phố Hà Nội

Công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ c quan và ưu trữ lịch sử là

nhiệm vụ quan trọng của công tác lưu trữ. àm tốt nhiệm vụ thu thập sẽ góp

phần hoàn chỉnh thành phần tài liệu trong từng hông lưu trữ, từ đó t o đi u

kiện cho việc t chức khai thác, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

quốc gia nói chung và lưu trữ cấp tỉnh nói riêng. Thấy được tầm quan trọng

trong công tác thu thập, b sung tài liệu, ngay sau khi uật lưu trữ có hiệu

lực thi hành và các quy định liên quan được ban hành, Ủy ban nh n d n

thành phố à ội, ở ội vụ, Chi cục Văn thư - ưu trữ đ tập trung chỉ đ o

các c quan chuyên môn tăng cường công tác thu thập, b sung tài liệu vào

ưu trữ c quan, đ c biệt là lưu trữ lịch sử. Vì thế trong những năm gần đ y,

Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội đ thu thập được 11 phông tài

liệu cấp ở với 515 mét tài liệu gồm các lo i hình tài liệu: hành chính, khoa

học kỹ thuật,... Công tác thu thập, bảo quản tài liệu t i Trung t m ưu trữ

lịch sử thành phố à ội đ phát huy tác dụng trong những năm qua, tài liệu

lưu trữ không những phục vụ khai thác kịp thời cho nh đ o các cấp, các c

quan, t chức, cá nh n trong quản l đi u hành, làm căn cứ pháp l giải quyết

các vụ việc d n sự, giải quyết các chế độ chính sách cho người có công, phục

vụ đắc lực cho công tác nghiên cứu khoa học… đ c biệt c n phát huy được

giá trị lịch sử trong sự nghiệp x y dựng Thủ đô à ội văn minh, thanh lịch.

2.4.2. Tồn tại, hạn chế trong thu thập tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch

sử thành phố Hà Nội

Cho đến nay, gành lưu trữ đ x y dựng và ban hành một hệ thống văn bản

khá đầy đủ, góp phần t o hành lang pháp l cho việc tri n khai thực hiện các chủ

trư ng của ảng và chính sách của hà nước v việc quản l và phát tri n gành

lưu trữ. ồng thời, hệ thống văn bản đó c ng góp phần thực hiện thống nhất v

thực hiện nghiệp vụ lưu trữ trong ph m vi toàn quốc nói chung và à ội nói

riêng. Tuy vậy, việc thực thi trong thực tế c n nhi u h n chế, chưa hiệu quả trong

công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử cụ th như sau:

Thứ nhất, có nhi u nguyên nh n như: c quan chưa có ph ng dành cho

lưu trữ đ quản l , bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu của c quan; chưa có

công chức, viên chức làm nhiệm vụ lưu trữ chuyên trách (không có biên chế)

chỉ làm kiêm nhiệm nên không có thời gian dành cho công tác này; cán bộ

chuyên môn chưa thức được việc giao nộp hồ s tài liệu vào lưu trữ c

quan hàng năm; c sở vật chất (kho tàng, giá, hộp,...) đ tiếp nhận tài liệu

vào Lưu trữ c quan chưa đáp ứng yêu cầu, phần lớn giao nộp theo bó, c p…

ó là nguyên nh n số lượng tài liệu thu thập vào Trung t m ưu trữ lịch sử

thành phố à ội chưa nhi u so với thực tế số lượng tài liệu sản sinh trong

quá trình ho t động của các c quan cấp ở.

Thứ hai, sau khi hợp nhất tỉnh à T y với thành phố à ội, nhi u c

quan khó khăn trong việc sắp xếp ph ng làm việc; số lượng cán bộ, công chức

tăng lên, tài liệu của các c quan, t chức được đóng gói đ di chuy n đến địa

đi m mới, sau khi n định t chức, nhi u c quan không quan t m chỉnh l

khối tài liệu phông đóng tỉnh à T y c , dẫn đến tài liệu không được sắp xếp,

b sung kịp thời, dần dần tài liệu có nguy c bị hư h ng, thất l c, không đủ

thành phần hồ s nộp lưu vào ưu trữ lịch sử.

Thứ ba, khi hồ s , tài liệu của c quan, t đ đến h n nộp lưu vào ưu

trữ lịch sử nhưng không thực hiện giao nộp c ng chưa có chế tài xử lý đối với

các c quan, t chức chưa thực hiện theo đ ng quy định v nộp lưu tài liệu vào

lưu trữ c quan, lưu trữ lịch sử. Nên nhi u c quan không ch trọng đến công

tác lưu trữ, nhất là việc giao nộp tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào ưu trữ lịch sử.

Thứ tư, chất lượng chỉnh l tài liệu của các c quan chưa đảm bảo yêu

cầu nghiệp vụ lưu trữ như: tài liệu vĩnh viễn không biên mục bên trong. Việc

lập hồ s chưa khoa học, không theo hướng dẫn của các c quan có thẩm

quy n v văn thư, lưu trữ.

Tài liệu tồn đọng, tích đống từ năm này qua năm khác chưa được ph n

lo i, chỉnh l là một trong những tồn t i c bản, ph biến hiện nay ở các ở.

ố lượng tài liệu hình thành trong quá trình ho t động của các Sở là rất lớn

vì đ y là khối c quan hành chính nhà nước có ph m vi ho t động, quản l

nhi u lĩnh vực quan trọng và là nguồn b sung vào Trung t m ưu trữ lịch

sử thành phố à ội. ếu đ tài liệu trong tình tr ng như vậy sẽ dẫn đến sự

mất mát, hư h ng và sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến công tác khai thác và

sử dụng tài liệu c ng như việc lựa chọn tài liệu có giá trị đ giao nộp vào

Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội.

2.4.3. Nguyên nhân cơ bản

- Thứ nhất là do lịch sử v t chức bộ máy làm lưu trữ thường xuyên

biến động, thay đ i trong những năm qua, ít có giai đo n n định l u dài dẫn

đến ảnh hưởng một phần nào tới sự phát tri n của ngành lưu trữ;

- Thứ hai là các c quan, t chức, địa phư ng chưa thực hiện nghiêm t c

việc thu thập, chỉnh l tài liệu t i ưu trữ c quan đ lựa chọn tài liệu có giá

trị vĩnh viễn nộp lưu vào ưu trữ lịch sử theo quy định; Các văn bản quy định,

hướng dẫn v công tác văn thư, lưu trữ m c dù đ ph biến, tuyên truy n rộng

r i đến các đối tượng quản l nhưng các c quan, t chức chưa nghiêm t c

thực hiện, áp dụng vào thực tế c quan.

- Thứ ba là chưa có các chế tài đủ m nh đ xử l đối với những tập th ,

cá nh n vi ph m pháp luật v lưu trữ;

- Thứ tư là đối tượng nguồn nộp lưu tài liệu v Trung tâm ưu trữ lịch sử

thành phố à ội ngày càng tăng, trước đ y chỉ thu thập tài liệu của các c

quan thuộc Thành phố, nay thu thập cả tài liệu của các c quan, t chức thuộc

UB D cấp huyện.

- Công chức, viên chức thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ chưa có

trình độ chuyên môn nghiệp vụ v văn thư, lưu trữ tư ng đối cao (toàn thành

phố hiện có 1457/3989 người chiếm 36,5% được đào t o chuyên môn, nghiệp

vụ văn thư, lưu trữ từ trung cấp trở lên) đ ảnh hưởng lớn đến chất lượng,

hiệu quả của công tác văn thư, lưu trữ.

Thứ năm là hệ thống các văn bản quy định v lập giao nộp hồ s , tài liệu

vào ưu trữ lịch sử chưa thực sự hoàn chỉnh, các quy định đó đang dừng l i ở

mức độ chung chung, chưa chi tiết; chưa lập được Danh mục thành phần hồ

s nộp lưu vào ưu trữ c quan, ưu trữ lịch sử. Chính vì vậy, các c quan

thiếu căn cứ c sở đ chuẩn hóa hồ s hình thành trong ho t động của c quan

mình. ếu có các văn bản hướng dẫn chuẩn hóa hồ s thì các cán bộ, chuyên

viên biết được những lo i hồ s này phải có những thành phần tài liệu chính

nào. Có như vậy, cán bộ chuyên viên sẽ có c sở cụ th đ lựa chọn và lập hồ

s công việc được đầy đủ và chính xác, hoàn chỉnh h n. Từ đó, lựa chọn

những hồ s , tài liệu có giá trị vĩnh viễn nộp lưu vào ưu trữ lịch sử theo quy

định;

Vì vậy, đ khắc phục tình tr ng trên, Trung t m ưu trữ lịch sử cần

tham mưu ban hành văn bản pháp l quy định v Danh mục thành phần hồ s

nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội. ếu thực hiện được sẽ thuận

lợi trong việc tri n khai, thực hiện các nội dung v công tác giao nộp hồ s ,

tài liệu vào lưu trữ c quan t i các c quan thuộc nguồn nộp lưu.

* Tiểu kết chương 2

Qua phân tích ở trên cho thấy UBND thành phố Hà Nội, Sở Nội vụ và

Chi cục Văn thư - ưu trữ đ có sự quan tâm, chỉ đ o v công tác lưu trữ

trong đó có công tác thu thập, b sung tài liệu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử

thành phố Hà Nội th hiện đ ban hành hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn

v nghiệp vụ và công tác ki m tra được t chức thực hiện thường xuyên. T i

một số c quan cấp Sở thuộc UBND thành phố Hà Nội đ bắt đầu chú trọng

thực hiện việc lập hồ s công việc, chỉnh lý tài liệu tồn đọng và thực hiện nộp

lưu vào lưu trữ lịch sử. Tuy nhiên số lượng c quan thực hiện chưa nhi u, kết

quả chưa cao, c n bộc lộ nhi u h n chế v chất lượng hồ s như việc xác định

thời h n bảo quản chưa chính xác, tiêu đ hồ s không phản ánh đ ng nội

dung bên trong… g y khó khăn trong việc thực hiện lựa chọn và giao nộp tài

liệu lưu trữ vào ưu trữ lịch sử. Vì vậy trong thời gian tới, UBND thành phố

Hà Nội, Sở Nội vụ cần ban hành Bảng danh mục thành phần hồ s của các c

quan chuyên môn thuộc diện nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội

nhằm gi p các c quan xác định được nội dung, thành phần tài liệu phải nộp

lưu từ đó chủ động trong việc thực hiện giao nộp tài liệu một cách chính xác

và theo đ ng hướng dẫn v nghiệp vụ lưu trữ.

Ở chư ng này ch ng tôi đ đưa ra c sở thực tiễn đ xác định danh mục

thành phần hồ s của các c quan cấp Sở, thực tr ng công tác thu thập từ đó

cho thấy yêu cầu cấp bách của việc xây dựng danh mục thành phần hồ s

thuộc diện nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội. Vì vậy ở chư ng 3

chúng tôi sẽ đưa ra phư ng pháp và quy trình x y dựng Danh mục thành phần

hồ s của các c quan cấp Sở thuộc nguồn nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành

phố Hà Nội.

Chương 3. ỚN DẪN XÂY DỰN DAN MỤC T ÀN P ẦN

Ồ S NỘP L U VÀ VẬN DỤN VÀO T ỰC TIỄN

3.1. Ý nghĩa xây dựng Danh mục thành phần hồ sơ của các cơ quan cấp

Sở nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử thành phố à Nội

ập Danh mục thành phần hồ s t i các c quan, t chức sẽ gi p quản l

các ho t động của c quan, t chức và cá nh n thông qua hệ thống hồ s , từ đó

n ng cao thức trách nhiệm của cán bộ trong việc lập hồ s và quản l hồ s .

i p cho cán bộ, công chức, viên chức nắm chắc thành phần, nội dung

và khối lượng văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc, tránh

được tình tr ng ph n tán, thất l c tài liệu, t o đi u kiện thuận lợi cho việc giao

nộp hồ s , tài liệu vào ưu trữ c quan, ưu trữ lịch sử.

à căn cứ đ lựa chọn những tài liệu có giá trị đ ng mục đích, nội dung

cần cho việc bảo quản vĩnh viễn và phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng.

3.2. Căn cứ xây dựng bản danh mục thành phần hồ sơ của các cơ quan

cấp Sở nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử thành phố à Nội

iện nay có nhi u lo i danh mục khác nhau như: Danh mục các c quan

thuộc nguồn nộp lưu vào ưu trữ lịch sử, danh mục tài liệu hình thành trong

ho t động của c quan kèm theo Bảng thời h n bảo quản, danh mục tài liệu

tiêu bi u hình thành trong ho t động của c quan thuộc nguồn nộp lưu vào

Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội... hững danh mục tài liệu này

đ , đang và sẽ t o thuận lợi cho cán bộ lưu trữ tri n khai, thực hiện các kh u

nghiệp vụ chuyên môn trong thực tế.

ế thừa có chọn lọc những kết quả đ t được trong x y dựng danh mục

tài liệu một số ngành, c quan và kết hợp vận dụng linh ho t vào thực tế c

quan, ch ng tôi quyết định tham mưu x y dựng Danh mục thành phần hồ s

nộp vào ưu trữ lịch sử lịch sử thành phố à ội. y là bản thống kê có hệ

thống, logic hồ s , tài liệu của các c quan cấp ở, khi x y dựng, ch ng tôi

dựa vào một số căn cứ sau:

- Trước tiên, ch ng tôi căn cứ vào vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quy n

h n, c cấu t chức, quy chế, l lối làm việc, mối quan hệ của từng c quan

cấp ở và ho t động của các đ n vị trực thuộc ở. y là một căn cứ quan

trọng gi p ch ng tôi xác định vị trí, vai tr của c quan cấp ở trong hệ thống

các c quan chuyên môn thuộc UB D thành phố à ội. Căn cứ này sẽ gi p

chúng tôi nắm vững nội dung, thành phần, đ c đi m, giá trị tài liệu lưu trữ của

c quan cấp Sở. Từ đó có c sở pháp l , c sở thực tiễn quan trọng đ lựa

chọn những hồ s có giá trị cần bảo quản trong ưu trữ lịch sử.

- Căn cứ vào giá trị của tài liệu lưu trữ của các c quan cấp ở. hững

hồ s được thống kê trong Danh mục phải là những hồ s có giá trị lịch sử và

nghĩa thực tiễn l u dài. hi u và nắm được thành phần, nội dung tài liệu

của c quan, một m t ch ng tôi nghiên cứu, sử dụng Mục lục tài liệu hồ s

lưu trữ, Danh mục hồ s hàng năm của các c quan cấp ở. uan trọng h n

ch ng tôi đ khảo sát trực tiếp có chọn lọc tài liệu hình thành trong ho t động

của các c quan cấp ở.

- Căn cứ vào nhu cầu tra cứu tài liệu t i Trung t m ưu trữ lịch sử thành

phố à ội. đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả một

cách chính xác, kịp thời, nhanh chóng, việc lập hồ s , xác định giá trị tài liệu,

xác định thành phần tài liệu cần nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội

là cần thiết, t o ti n đ cho công tác thu thập, b sung tài liệu có giá trị sử

dụng và bảo quản l u dài t i Trung t m.

Tuy nhiên, đ x y dựng Danh mục thành phần hồ s nộp lưu vào ưu trữ

lịch sử thành phố à ội, nếu chỉ dựa vào các căn cứ trên thì những nhận

định đưa ra sẽ không có tính thuyết phục, sẽ mang tính chủ quan. Theo ch ng

tôi cần phải nắm vững và vận dụng linh ho t l luận v xác định giá trị tài liệu

đ được các nhà lưu trữ trong và ngoài nước mà n n tảng là lưu trữ học Mác

xít đ cập tới. Thực tế cho thấy không phải tất cả tài liệu hình thành trong

ho t động của các c quan cấp ở đ u có giá trị và cần nộp vào ưu trữ

lịch sử. goài ra, sức ép đối với các ph ng, kho lưu trữ là rất lớn. Việc lựa

chọn tài liệu lưu trữ của các c quan cấp ở là lựa chọn một lượng tài liệu

tối thi u nhưng chứa đựng lượng thông tin tối đa đáp ứng nhu cầu sử dụng.

Vì vậy việc vận dụng linh ho t các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị

tài liệu là không th thiếu.

3.3. Phương pháp xây dựng Danh mục thành phần hồ sơ của các cơ quan

cấp Sở nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử thành phố à Nội

x y dựng được Danh mục chi tiết, cụ th v thành phần hồ s nộp lưu

ở c quan cấp ở, ch ng tôi vận dụng và dựa trên các nguyên tắc chủ đ o là

nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc t ng hợp và toàn diện, được th hiện ở chỗ

thành phần hồ s được xác định trên c sở thực tiễn ho t động của c quan

cấp ở, phản ánh được đầy đủ bao quát các lĩnh vực ho t động của chính

quy n Thành phố. Bên c nh đó, ch ng tôi c ng căn cứ chức năng, nhiệm

vụ của c quan được hình thành từ l c c quan bắt đầu đi vào ho t động

của từng c quan cụ th đ xác định ph m vi tài liệu cần nộp vào Trung

t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội.

h m vi thành phần hồ s nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội

trong Danh mục mẫu này chỉ bao gồm những thành phần tài liệu chủ yếu nhất

của c quan sẽ là nguồn nộp lưu. ối với thành phần tài liệu không có giá trị

vĩnh viễn (có thời h n) thì c quan có trách nhiệm lưu trữ theo thời gian và

nhu cầu sử dụng.

Dựa trên yêu cầu v tiêu chuẩn tài liệu, trước hết cần phải ph n lo i tài

liệu theo ngành, lĩnh vực theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ nhóm lớn

đến nhóm nh , từ khái quát đến chi tiết, đến mức độ có th tìm thấy một số

vấn đ cụ th nào đó. ố lượng cấp độ tài liệu phụ thuộc vào sự phát tri n của

ngành, lĩnh vực đó c ng như phụ thuộc vào sự toàn vẹn của tài liệu.

Danh mục không chỉ là công cụ chỉ dẫn công tác lựa chọn tài liệu đ nộp

lưu mà c n là công cụ định hướng cho công tác thu thập, b sung tài liệu vào

Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội. h m vi thời gian sử dụng danh

mục sẽ phù hợp với ph m vi ho t động n định của c quan theo chức năng,

nhiệm vụ, c cấu t chức của c quan ấy. Danh mục thành phần hồ s của

một c quan sẽ thay đ i khi chức năng, nhiệm vụ, c cấu t chức của c quan

đó thay đ i.

hư ng pháp cụ th được áp dụng đ x y dựng Danh mục thành phần

hồ s :

- hảo sát thực tế thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong quá

trình ho t động của các c quan cấp ở.

- hảo sát thực tế thành phần, nội dung tài liệu của các phông lưu trữ

hiện đang bảo quản trong Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội.

- ghiên cứu các văn bản quy định v chức năng, nhiệm vụ, t chức bộ

máy, l lối làm việc, mối quan hệ công tác của các c quan đ thấy được vị

trí, nghĩa của tài liệu sản sinh ra.

- ghiên cứu vận dụng l luận xác định giá trị tài liệu vào việc xác định,

lựa chọn các nhóm tài liệu có giá trị vĩnh viễn thuộc diện nộp lưu vào ưu trữ

lịch sử.

Từ những c sở trên, ch ng tôi lựa chọn cách x y dựng Danh mục thành

phần hồ s như sau:

- Căn cứ vào t chức bộ máy của các c quan cấp ở và thành phần hồ

s hình thành trong quá trình ho t động của c quan c ng như thực tế các

khối tài liệu hiện đang bảo quản trong Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố

à ội, chúng tôi lựa chọn cách trình bày danh mục theo từng c quan. Trong

từng c quan ch ng tôi sắp xếp theo từng ph ng, ban; sau đó phân v từng

nhóm vừa và nh , sắp xếp trật tự từ khái quát đến chi tiết mỗi nhóm. Trong

mỗi nhóm ph n theo các đ c trưng phù hợp, hệ thống theo sự hình thành tự

nhiên của tài liệu khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của c quan, đảm bảo

việc trình bày trình tự các nhóm dễ hình dung, dễ tập trung tài liệu và thuận

lợi cho công tác hệ thống hóa tài liệu trong kho đồng thời t o đi u kiện thuận

lợi cho việc thu thập, b sung tài liệu khi đến thời h n nộp lưu, cụ th :

+ hóm tài liệu chỉ đ o chung trong từng ở

Trong từng c quan, tài liệu được hệ thống theo sự hình thành tự nhiên

của tài liệu khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của c quan. Cách sắp xếp

này t o đi u kiện thuận lợi cho việc thu thập, b sung tài liệu khi đến thời

h n nộp lưu.

+ hóm tài liệu của bộ phận tham mưu, gi p việc trong từng ở

Thành phần hồ s được sắp xếp theo lĩnh vực ho t động của c quan.

Cách trình bày này th hiện rõ nét những lĩnh vực công tác tiêu bi u cho ho t

động của c quan, có tính n định cao, có th áp dụng l u dài và dễ b sung

thêm những tài liệu mới vào danh mục mà không ảnh hưởng đến bố cục

chung. ồng thời, đ h n chế sự trùng l p tài liệu trong danh mục, bảng danh

mục tài liệu của các phòng, ban được thống kê làm hai phần, một phần thống

kê khối tài liệu chung có ở tất cả các phòng, ban và một phần thống kê tài liệu

riêng tiêu bi u cho ho t động của từng phòng, ban. M t khác phần này c ng

không sử dụng được l u dài nếu trình bày theo đ c trưng c cấu t chức của

từng c quan. Bởi lẽ bộ máy t chức trong giai đo n hiện nay có nhi u khả

năng thay đ i cho phù hợp với chủ trư ng kiện toàn t chức, hướng tới tinh

giản bộ máy, n ng cao chất lượng, hiệu quả làm việc của các c quan đ được

đ ra, khi cần có th lập ra các phòng, ban tham mưu gi p việc và giải th khi

hoàn thành công việc.

• Tài liệu phản ánh ho t động riêng theo từng lĩnh vực, theo chức năng,

nhiệm vụ đ được quy định.

• Tài liệu phản ánh ho t động nội bộ của các c quan.

Danh mục thành phần hồ s tiêu bi u dưới đ y được lập qua kết quả

khảo sát, t ng hợp ở các c quan cấp ở thuộc UB D thành phố à ội.

Danh mục thành phần hồ s này v c bản phản ánh được quá trình hình

thành và phát tri n của những ngành, lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của

c quan trên địa bàn thủ đô.

Trong quá trình tiến hành x y dựng Danh mục thành phần hồ s cần giao

nộp vào lưu trữ lịch sử cần lưu một số đi m sau đ y:

- V ph n nhóm tài liệu:

Việc ph n nhóm tài liệu trong Danh mục chỉ mang tính tư ng đối. ưu

trữ c quan phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, c cấu t chức cụ th của

c quan mình và các đ n vị trực thuộc, tình hình thực tế tài liệu đ cấu t o các

nhóm hồ s , tài liệu cho phù hợp.

- hi x y dựng Danh mục thành phần hồ s tiêu bi u thuộc diện nộp lưu

vào ưu trữ lịch sử, nếu phát hiện những hồ s , tài liệu có giá trị lịch sử v

các m t ho t động của c quan mà chưa đ cập tới trong Danh mục mẫu, thì

ưu trữ lịch sử cần b sung vào trong Danh mục của ưu trữ lịch sử.

- ối với lo i hồ s v x y dựng các công trình c bản chỉ nộp lưu những

hồ s v các công trình thuộc nhóm A, các công trình có tính chất đi n hình

(như mức vốn đầu tư của công trình, v qui mô, tính mới mẻ của công trình...).

hư ng pháp x y dựng Danh mục thành phần hồ s thuộc diện nộp lưu

là khảo sát thực tế thành phần hồ s , tài liệu trong ho ưu trữ ở các c quan

cấp ở; so sánh, ph n tích thành phần hồ s , tài liệu của các c quan trong hệ

thống các c quan thuộc UB D thành phố à ội.

Quy trình lập Danh mục này được tiến hành từ sự phối hợp giữa viên

chức làm công tác thu thập của Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội

với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ của c quan cấp ở. Bởi chính

công chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ t i các c quan mới hi u rõ

quá trình hình thành tài liệu và có nghĩa thực sự. T chức tiến hành khảo sát

tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ c quan. au đó tiến hành dự thảo Danh

mục và gửi lấy kiến của các c quan có tài liệu đ được góp , chỉnh sửa và

b sung. au đó t ng hợp và trình l nh đ o Trung t m phê duyệt, quyết định

ban hành.

3.3.1. Lựa chọn phương án phân loại cho Danh mục thành phần hồ sơ

Danh mục thành phần hồ s cần nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố

à ội là bảng kê theo một trật tự nhất định những nhóm tài liệu chủ yếu

hình thành trong quá trình ho t động của các c quan thuộc nguồn nộp lưu.

x y dựng Danh mục thành phần hồ s nộp lưu của các c quan cấp ở, có

nhi u phư ng án đ lựa chọn. Tuy nhiên mỗi phư ng án đ u có m t ưu và

nhược riêng. ếu lựa chọn phư ng án c cấu t chức - thời gian, ch ng tôi sẽ

nghiên cứu v chức năng, nhiệm vụ và c cấu t chức bộ máy của các c

quan c ng như thành phần và giá trị tài liệu hình thành trong quá trình ho t

động của c quan này. Có nghĩa là, mỗi c quan sẽ thành một phần độc lập

trong Danh mục; ho c có th x y dựng Danh mục theo m t ho t động - thời

gian, có nghĩa là tài liệu được sắp xếp một trật tự nhất định thuộc các lĩnh vực

ho t động của c quan cấp ở thuộc UB D thành phố à ội; dưới các lĩnh vực

ho t động có th ph n chia thành các nhóm tài liệu theo nội dung nhiệm vụ cụ th

của c quan mà trong quá trình ho t động tài liệu được sinh ra.

Vì vậy, trong Danh mục thành phần hồ s nếu được sắp xếp theo c cấu

t chức sẽ thuận lợi cho công tác thu thập tài liệu từ các ph ng, ban, đ n vị

vào lưu trữ hiện hành mà không mất nhi u thời gian ph n lo i, hệ thống hóa.

Tuy nhiên nó dẫn đến tình tr ng trùng thừa tài liệu do trong quá trình giải

quyết công việc, mỗi cá nh n, đ n vị đảm nhận nhiệm vụ được giao đ u lưu

l i hồ s liên quan, sẽ không tránh kh i tình tr ng một nội dung công việc, hồ

s tài liệu được lưu giữ ở nhi u ph ng, ban. Bên c nh đó, c cấu t chức của

các ph ng, ban thuộc ở có tính n định không cao, do đó việc lựa chọn

phư ng án này sẽ g y ra nhi u bất cập, h n chế trong quá trình thu thập, b

sung tài liệu nếu như c quan đó diễn ra sự thay đ i v c cấu t chức và chức

năng, nhiệm vụ của các ph ng, ban, đ n vị trong c quan mình.

gược l i, nếu lựa chọn theo phư ng án m t ho t động - thời gian tính

phù hợp sẽ cao h n và th a m n được yêu cầu không xé lẻ thành phần tài liệu

c ng như h n chế được tình tr ng trùng l p quá nhi u, từ đó t o đi u kiện thuận

lợi cho việc chuẩn bị tài liệu nộp lưu vào Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố

à ội khi đến h n giao nộp. n nữa, khi thành phần tài liệu được thống kê

theo m t ho t động sẽ phản ánh rõ nét chức năng, nhiệm vụ của c quan. Trong

trường hợp c quan thay đ i v c cấu t chức, thậm chí thay đ i v chức năng,

nhiệm vụ của mình thì c ng không phá h ng các nhóm tài liệu được đưa vào

trong Danh mục. Bởi vì dù c cấu t chức thay đ i ho c thay đ i v chức năng,

nhiệm vụ thì những m t ho t động c bản của c quan vẫn không thay đ i. Do

đó, khi x y dựng và biên so n Danh mục thành phần hồ s của các c quan

thuộc nguồn nộp lưu, ch ng tôi thống nhất lựa chọn phư ng án m t ho t động -

thời gian đ ph n lo i các nhóm tài liệu cho danh mục này.

3.3.2. Cấu trúc của Danh mục thành phần hồ sơ của các cơ quan cấp Sở

thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử thành phố Hà Nội

Từ những căn cứ nói trên, ch ng tôi đ x y dựng Danh mục thành phần

hồ s nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội.

Cấu t o của Danh mục được thiết lập dưới d ng bảng. Bảng Danh mục

gồm 3 cột như sau:

- Cột 1: hi số thứ tự của C quan có tài liệu thuộc diện nôp lưu; khối,

nhóm ho c hồ s , tài liệu trong Danh mục.

- Cột 2: ội dung của hồ s , tài liệu.

- Cột 3: hi ch ;

ết cấu của Danh mục gồm 2 phần: Th thức và nội dung.

Phần thể thức: ồm các yếu tố thông tin cần phải có và cách trình bày

các yếu tố thông tin đó trong Danh mục thành phần hồ s , góc trên cùng bên

phải của Danh mục là uốc hiệu; óc bên trái là tên c quan ban hành văn

bản. Ở đ y sẽ do UB D thành phố à ội ban hành.

Tên Danh mục thành phần hồ s nộp lưu kèm theo thông tin v uyết

định ban hành kèm theo bảng danh mục này.

Cuối Danh mục là quy n h n, chức vụ, họ tên và chữ k của người có

thẩm quy n.

Phần nội dung: y là phần quan trọng nhất của Danh mục, th hiện kết

quả nghiên cứu và x y dựng Danh mục này. hần nội dung của Danh mục

này gồm:

- hung thông tin gồm các yếu tố thông tin như sau:

+ ố thứ tự các nhóm tài liệu được ph n lo i theo các đ c trưng ho t động.

+ Tiêu đ các nhóm tài liệu: Tiêu đ được nêu ngắn gọn, rõ ràng, khái

quát được nội dung tài liệu hình thành trong quá trình ho t động của c quan

cấp ở.

Tài liệu trong Danh mục được ph n chia thành 2 nhóm lớn, được k hiệu

là chữ cái in hoa, đó là:

- Nhóm A: hóm tài liệu chung: à nhóm tài liệu hình thành ph biến trong

ho t động của c quan cấp ở, được chia thành các nhóm, khối tài liệu sau:

+ Tài liệu t ng hợp

+ Tài liệu quy ho ch, kế ho ch, thống kê

+ Tài liệu t chức, cán bộ

+ Tài liệu tài chính, kế toán

+ Tài liệu x y dựng c bản

+ Tài liệu khoa học công nghệ

+ Tài liệu hợp tác quốc tế

+ Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu n i, tố cáo

+ Tài liệu thi đua, khen thưởng

+ Tài liệu pháp chế

+ Tài liệu hành chính, quản trị công sở

+ Tài liệu t chức ảng và các oàn th c quan.

Trong mỗi khối tài liệu được đánh số thứ tự bằng chữ số Ả rập (1, 2,

3...). Trong mỗi khối tài liệu, các nhóm hồ s , tài liệu được đánh số thứ tự gắn

li n với số thứ tự của khối: 1.1, 1.2, 1.3...

Ví dụ:

2. Tài liệu quy ho ch, kế ho ch, thống kê

2.1. Tài liệu quy ho ch

2.2. Tài liệu kế ho ch

2.3. Tài liệu thống kê

o c:

9. Tài liệu của ở Tài nguyên và môi trường

9.1. ồ s v lĩnh vực đất đai

9.2. ồ s v lĩnh vực tài nguyên nước

9.3. ồ s lĩnh vực khoáng sản, địa chất

9.4. ồ s v lĩnh vực đo đ c

9.4.1. ồ s v thành quả tọa độ, độ cao, ghi ch đi m của ưới địa

chính c sở h ng III V 2000

9.4.2. Bản đồ chuyên đ

...

hóm B: hóm tài liệu các lĩnh vực chuyên môn

ược liệt kê tên các ở, sắp xếp trật tự theo ghị định số 24/2014/ -

C ngày 14/4/2014 của Chính phủ quy định v t chức các c quan chuyên

môn thuộc UB D tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ư ng.

thuận tiện cho việc sử dụng, trong quá trình sắp xếp các mục trong

Danh mục thành phần hồ s nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội,

ch ng tôi đ xếp những nhóm tài liệu, hồ s theo trình tự logic từ chung đến

riêng, từ quan trọng nhi u đến quan trọng ít... au đó là những tài liệu, hồ s

phản ánh ho t động quản l chuyên môn của các c quan cấp ở.

Tài liệu trong từng ở được chia từ nhóm lớn tài liệu thành các nhóm

vừa có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của các ph ng, đ n vị trực thuộc.

Từ nhóm vừa ph n chia thành các nhóm nh . hóm nh được ph n chia theo

từng vấn đ , được k hiệu là: 1.1, 1.2, 2.2, 2.3... Trong nhóm nh liệt kê

những tài liệu cụ th (nếu có).

Trong mỗi nhóm ch ng tôi sắp xếp hồ s , tài liệu mang tính chỉ đ o,

hướng dẫn, t ng hợp trước những hồ s , tài liệu tri n khai, t chức thực hiện.

Ví dụ: Danh mục tài liệu của ở Tài nguyên và Môi trường à ội

IX. TÀI LIỆU CỦA SỞ TÀI N UYÊN VÀ MÔI TR ỜN Ghi chú

1. ồ sơ, tài liệu về đất đai

422. Tài liệu v đất đai có tính lịch sử, thu thập trước 1945

Tài liệu v đất đai và các lo i tài liệu thu thập có liên quan qua 423. hợp tác, trao đ i uốc tế

ồ s v lập, đi u chỉnh quy ho ch, kế ho ch sử dụng đất của địa 424. phư ng trình UB D Thành phố

ồ s thẩm định quy ho ch, kế ho ch sử dụng đất do UB D 425. quận, huyện, thị x trình UB D Thành phố phê duyệt

ồ s v quy định h n mức giao đất, công nhận đất ở cho hộ gia

đình; h n mức công nhận quy n sử dụng đất đối với trường hợp

hộ gia đình, cá nh n tự khai phá đất đ sản xuất nông nghiệp; h n 426. mức giao đất trống, đồi n i trọc, đất có m t nước thuộc nhóm đất

chưa sử dụng cho hộ gia đình, cá nh n; diện tích tối thi u được

tách thửa

ồ s thẩm định giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, chuy n quy n 427. sử dụng đất, chuy n mục đích sử dụng đất

ồ s , tài liệu v cấp, đ i giấy chứng nhận quy n sử dụng đất, 428. quy n sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn li n với đất

ồ s , tài liệu v cấp l i iấy chứng nhận quy n sử dụng đất, 429. quy n sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn li n với đất

ồ s , tài liệu đính chính iấy chứng nhận quy n sử dụng đất, 430. iấy chứng nhận quy n sở hữu nhà ở

431. ồ s , tài liệu v thu hồi iấy chứng nhận quy n sử dụng đất;

ồ s , tài liệu v ăng k nhận chuy n nhượng quy n sử dụng

432. đất; quy n sử dụng đất; đăng k nhận t ng, cho quy n sử dụng

đất; đăng k nhận thừa kế quy n sử dụng đất

ồ s , tài liệu thu hồi iấy chứng nhận, iấy chứng nhận quy n

433. sở hữu nhà ở, iấy chứng nhận quy n sở hữu công trình x y

dựng đ cấp không đ ng quy định của pháp luật đất đai

434. ồ s , tài liệu v chuy n từ hình thức thuê đất sang giao đất

435. ồ s , tài liệu chuy n đ i c cấu sử dụng đất

436. ồ s , tài liệu v ăng k biến động v sử dụng đất

437. ồ s , tài liệu ph n h ng đất

438. Bản đồ địa chính, trích đo địa chính

439. Báo cáo thống kê, t ng hợp kết quả đi u tra, khảo sát v đất đai

cấp iấy chứng nhận quy n sử dụng đất, quy n sở hữu nhà ở 440. và tài sản khác gắn li n với đất

441. địa chính, s theo dõi biến động đất đai

442. mục kê đất đai

443. ồ s thẩm định phư ng án bồi thường, hỗ trợ tái định cư

ồ s , tài liệu v đăng k mua, bán, cho thuê tài sản gắn li n với 444. đất

445. ồ s , tài liệu gia h n sử dụng đất; giao đất; thu hồi đất

ồ s địa chính của các t chức, c sở tôn giáo, t chức và cá

446. nh n nước ngoài, người Việt am định cư ở nước ngoài thực

hiện dự án đầu tư theo quy định

ồ s v x y dựng, đi u chỉnh giá đất trình UB D Thành phố 447. quy định; lập bản đồ giá đất

448. ồ s chuy n mục đích sử dụng đất, trưng dụng đất

ồ s v xác định giá đất cụ th làm căn cứ đ tính thu ti n sử

dụng đất, ti n thuê đất, tính giá trị quy n sử dụng đất khi c phần 449. hóa doanh nghiệp nhà nước, tính ti n bồi thường khi hà nước

thu hồi đất

ồ s xác định giá khởi đi m đ đấu giá quy n sử dụng đất đối

với trường hợp được hà nước giao đất có thu ti n sử dụng đất 450. thông qua hình thức đấu giá quy n sử dụng đất và các trường hợp

khác theo quy định trình UB D Thành phố quyết định

451. ồ s giao đất trên thực địa

ồ s , tài liệu v lập, chỉnh l và quản l bản đồ địa chính; lập 452. bản đồ hiện tr ng sử dụng đất

Hồ s , tài liệu v t chức thực hiện việc phát tri n quỹ đất; quản 453. l , khai thác quỹ đất; t chức đấu giá quy n sử dụng đất

454. ồ s , tài liệu v giải quyết tranh chấp đất đai

2. ồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực tài nguyên nước

ồ s quy ho ch tài nguyên nước, kế ho ch đi u tra c bản, đi u

455. h a, ph n phối tài nguyên nước, phục hồi nguồn nước bị ô nhiễm,

c n kiệt;

ồ s hoanh định vùng cấm, vùng h n chế, vùng đăng k khai

thác nước dưới đất, vùng cần b sung nh n t o nước dưới đất và

456. công bố d ng chảy tối thi u, ngư ng khai thác nước dưới đất theo

thẩm quy n, khu vực cấm, khu vực t m thời cấm khai thác cát,

s i và các khoáng sản khác trên sông;

457. ồ s v lập danh mục hồ, ao, đầm phá không được san lấp;

X y dựng, quản l hệ thống giám sát ho t động khai thác, sử

458. dụng tài nguyên nước, xả nước thải vào nguồn nước đối với lưu

vực sông thuộc Thành phố;

ồ s , tài liệu đi u tra c bản tài nguyên nước: Thống kê, ki m

459. kê tài nguyên nước; hệ thống thông tin c sở dữ liệu tài nguyên

nước; kết quả đi u tra hiện tr ng nước m t, nước dưới đất

ồ s v quản l hành lang bảo vệ nguồn nước, vùng bảo hộ vệ

sinh khu vực lấy nước sinh ho t; bảo đảm nguồn nước phục vụ 460. cung cấp nước sinh ho t trong trường hợp h n hán, thiếu nước

ho c xảy ra sự cố ô nhiễm nguồn nước;

461. ế ho ch đi u hoà, ph n b tài nguyên nước trên địa bàn Thành phố

ồ s , tài liệu đi u tra, đánh giá khả năng tiếp nhận nước thải của

462. nguồn nước (gồm các nội dung báo cáo kết quả đi u tra; báo cáo

kết quả đánh giá, bản đồ các lo i; thiết kế kỹ thuật)

463. Báo cáo thống kê, t ng hợp kết quả đi u tra, khảo sát

464. Thuyết minh quy ho ch m ng lưới quan trắc nước dưới đất

Hồ s thẩm định cấp, gia h n, đi u chỉnh, đình chỉ hiệu lực, thu

465. hồi và cấp l i giấy phép v tài nguyên nước và cho phép chuy n

nhượng quy n khai thác tài nguyên nước theo thẩm quy n

466. Các kết quả ph n tích mẫu nước các lo i

467. Bản đồ, đồ tài liệu thực tế địa chất – địa chất thủy văn

3. ồ sơ, tài liệu về tài nguyên khoáng sản

ồ s khoanh định các khu vực cấm ho t động khoáng sản, khu

vực t m thời cấm ho t động khoáng sản; xác định các khu vực 468. không đấu giá quy n khai thác khoáng sản thuộc thẩm quy n của

UB D Thành phố

ồ s v đấu giá quy n khai thác khoáng sản thuộc thẩm quy n 469. cấp phép của UB D Thành phố sau khi được phê duyệt

ồ s v quy ho ch thăm d , khai thác, sử dụng khoáng sản của 470. địa phư ng

471. ồ s thẩm định công nhận chỉ tiêu tính trữ lượng khoáng sản

472. ồ s phê duyệt trữ lượng khoáng sản

ồ s thống kê, ki m kê trữ lượng khoáng sản thuộc thẩm quy n 473. cấp phép của UB D Thành phố

ồ s thẩm định cấp, gia h n, thu hồi, trả l i giấy phép thăm d 474. khoáng sản, giấy phép khai thác khoáng sản

475. ồ s chuy n nhượn quy n thăm d , quy n khai thác khoáng sản

ồ s trả l i một phần diện tích khu vực thăm d , khai thác 476. khoáng sản

ồ s đấu giá quy n khai thác khoáng sản thuộc thẩm quy n của 477. UB D Thành phố

ồ s thống kê, ki m kê trữ lượng khoáng sản đ được phê duyệt 478. và định kỳ báo cáo Bộ Tài nguyên và Môi trường theo quy định;

ồ s x y dựng giá tính thuế tài nguyên đối với lo i khoáng sản

479. chưa có giá tính thuế tài nguyên ho c phải đi u chỉnh giá tính

thuế tài nguyên do không c n phù hợp theo quy định.

480. Bản đồ lộ trình thực địa

481. Bản đồ chuyên đ địa chất

482. Bản đồ chuyên đ địa m o

483. Bản đồ địa chất thủy văn

484. Bản đồ địa vật l

Bản đồ địa chất khoáng sản được thành lập từ các công trình 485. nghiên cứu chuyên đ , nghiên cứu t ng hợp

Bản đồ địa chất khoáng sản được thành lập từ các đ án tìm kiếm 486. đánh giá và thăm d khoáng sản

487. Báo cáo thống kê, t ng hợp kết quả đi u tra, khảo sát

4. ồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực môi trường

ồ s v thẩm định các chỉ tiêu môi trường và đa d ng sinh học

488. trong các chiến lược, quy ho ch, đ án, dự án thuộc thẩm quy n

phê duyệt của Ủy ban nh n d n Thành phố;

ồ s v thẩm định báo cáo đánh giá môi trường chiến lược, báo

cáo đánh giá tác động môi trường, đ án bảo vệ môi trường, các 489. dự án thiết lập các khu bảo tồn thiên nhiên, đa d ng sinh học

thuộc thẩm quy n phê duyệt của Ủy ban nh n d n Thành phố;

ồ s ki m tra, xác nhận việc thực hiện đ án bảo vệ môi trường,

các công trình, biện pháp bảo vệ môi trường phục vụ giai đo n

490. vận hành của dự án đ được phê duyệt báo cáo đánh giá tác động

môi trường thuộc thẩm quy n của Ủy ban nh n d n Thành phố

theo quy định của pháp luật hiện hành

ồ s v lập, đi u chỉnh quy ho ch bảo tồn đa d ng sinh học của 491. địa phư ng và t chức thực hiện sau khi được phê duyệt;

ồ s thẩm định hồ s cấp giấy chứng nhận c sở bảo tồn đa d ng 492. sinh học theo sự ph n công của Ủy ban nh n d n Thành phố;

ồ s Cấp, đi u chỉnh s đăng k chủ nguồn thải chất thải nguy 493. h i theo quy định của pháp luật;

ồ s v x y dựng và t chức thực hiện chư ng trình, kế ho ch,

đ án, dự án ph ng ngừa, bảo vệ, khắc phục, cải t o môi trường, 494. bảo tồn và sử dụng hợp l tài nguyên đa d ng sinh học theo ph n

công của Ủy ban nh n d n Thành phố;

ồ s X y dựng, quản l hệ thống quan trắc môi trường và đa 495. d ng sinh học của địa phư ng

ồ s đi u tra, thống kê, ki m kê, đánh giá hiện tr ng đa d ng

sinh học, đánh giá các hệ sinh thái, loài hoang d nguy cấp, qu , 496. hiếm được ưu tiên bảo vệ (không bao gồm giống c y trồng, giống

vật nuôi, vi sinh vật và nấm) và nguồn gen bị suy thoái

ồ s thu thập, quản l , thống kê, lưu trữ và cung cấp dữ liệu v 497. môi trường;

ồ s v x y dựng, cập nhật, duy trì và vận hành hệ thống thông

498. tin, tư liệu, c sở dữ liệu môi trường Thành phố; báo cáo hiện

tr ng môi trường, báo cáo đa d ng sinh học Thành phố;

ồ s đăng k gia h n/đi u chỉnh giấy phép hành ngh vận 499. chuy n chất thải rắn nguy h i

ồ s đăng k gia h n/đi u chỉnh giấy phép hành ngh xử l , tiêu 500. hủy chất thải rắn nguy h i

ồ s của các c sở g y ô nhiễm nghiêm trọng cần thanh tra 501. ki m tra; các c sở có khả năng g y ô nhiễm môi trường

Tài liệu hóm bảng thông tin hồ s các c sở sản xuất, nhà máy,

502. xí nghiệp, khu công nghiệp phục vụ quản l công tác bảo vệ môi

trường, ph ng chống ô nhiễm

Tài liệu hóm bảng thông tin hồ s hệ thống xử l chất thải, ô

503. nhiễm môi trường của các c sở sản xuất phục vụ quản l công

tác quản l xả thải

Tài liệu hóm bảng t ng hợp kết quả thanh tra, ki m tra các c 504. sở hành ngh vận chuy n và xử l chất thải nguy h i

Tài liệu hóm bảng t ng hợp kết quả thanh tra, ki m tra các c sở 505. g y ô nhiễm môi trường nghiêm trọng thuộc ngành công nghiệp

5. ồ sơ, tài liệu về khí tượng thủy văn:

ồ s thẩm định cấp, gia h n, đi u chỉnh, thu hồi giấy phép ho t

động của công trình khí tượng thủy văn chuyên dùng ở địa 506. phư ng thuộc thẩm quy n quyết định của Ủy ban nh n nh n d n

Thành phố

ồ s thẩm định các dự án đầu tư x y dựng công trình khí tượng, 507. thủy văn chuyên dùng;

Tài liệu thu thập theo quy trình, quy ph m kỹ thuật, được đánh 508. giá chất lượng và đưa vào lưu trữ

ồ s , tài liệu Xác nhận chất lượng phư ng tiện đo khí tượng 509. thủy văn

510. ồ s , tài liệu ánh giá chất lượng tư liệu khí tượng thủy văn

511. ồ s , tài liệu cung cấp thông tin, tư liệu khí tượng thủy văn

512. Tài liệu khí tượng b m t bức x

513. Tài liệu khí tượng nông nghiệp

514. Tài liệu mưa

515. Tài liệu khí tượng cao không

516. Tài liệu môi trường không khí và nước

Tài liệu thủy văn lục địa vùng sông không ảnh hưởng thủy tri u 517. (vùng ngọt)

518. Tài liệu thủy văn lục địa vùng sông ảnh hưởng thủy tri u (vùng tri u)

519. Tài liệu dự báo khí tượng thủy văn (các lo i bản đồ thời tiết)

520. ồ s kỹ thuật tr m

521. ồ s , tài liệu hệ thống bản đồ số hóa

6. Về biến đổi khí hậu:

ồ s , tài liệu v x y dựng, cập nhật kế ho ch hành động ứng 522. phó với biến đ i khí hậu của địa phư ng

ồ s , tài liệu v t chức thực hiện nhiệm vụ thuộc ph m vi của

ở Tài nguyên và Môi trường trong các chiến lược, chư ng trình,

kế ho ch quốc gia v biến đ i khí hậu, các đ án, dự án, chư ng 523. trình ứng phó với biến đ i khí hậu; t chức ki m tra việc thực

hiện các mục tiêu trong các chư ng trình, kế ho ch, đ án, dự án

biến đ i khí hậu trên địa bàn quản l ;

7. Về đo đạc và bản đồ:

Hồ s thẩm định và đ nghị Cục o đ c và Bản đồ Việt am cấp,

cấp b sung giấy phép, gia h n giấy phép và cấp l i giấy phép 524.

ho t động đo đ c và bản đồ theo quy định của pháp luật;

ồ s , tài liệu v đăng k , b sung nội dung đăng k ho t động 525. đo đ c bản đồ

ồ s , tài liệu v thẩm định việc th hiện đường địa giới và các

yếu tố liên quan đến đường địa giới hành chính trên bản đồ trước 526.

khi xuất bản

ồ s v t chức, quản l việc tri n khai các ho t động đo đ c và 527. bản đồ theo quy ho ch, kế ho ch;

528. ồ s v quản l hệ thống tư liệu đo đ c và bản đồ t i địa phư ng

ồ s v quản l việc bảo mật, lưu trữ, cung cấp khai thác sử 529. dụng thông tin tư liệu đo đ c và bản đồ;

530. ồ s v các đi m thiên văn

531. Bản đồ địa giới hành chính

532. Bản đồ địa l t ng hợp

533. Bản đồ chuyên đ khác

8. Về viễn thám:

đ xuất việc mua, trao đ i dữ liệu viễn thám trong nước và quốc 534. tế trình Chủ tịch Ủy ban nh n d n Thành phố quyết định;

uản l , lưu trữ, b sung, cập nhật, công bố dữ liệu viễn thám và

535. x y dựng c sở dữ liệu viễn thám của địa phư ng đ cung cấp

cho các c quan, t chức, cá nh n theo quy định của pháp luật.

9. Về thông tin tư liệu và ứng dụng công nghệ thông tin:

T chức thực hiện chư ng trình, kế ho ch thu thập, cập nhật, lưu

trữ, và khai thác thông tin tư liệu tài nguyên và môi trường; ứng 536. dụng, phát tri n công nghệ thông tin tài nguyên và môi trường

của địa phư ng thuộc ph m vi quản l của ở;

ồ s , tài liệu v thẩm định việc th hiện đường địa giới và các

537. yếu tố liên quan đến đường địa giới hành chính cấp tỉnh, huyện,

x trên bản đồ trước khi xuất bản ho c giao nộp đ lưu trữ

3.4. Cách sử dụng Danh mục thành phần hồ sơ của các cơ quan cấp Sở

nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Lịch sử thành phố à Nội

Danh mục sau được UB D thành phố à ội k và ban hành, Trung

t m ưu trữ lịch sử căn cứ vào danh mục này t chức thực hiện thu thập tài

liệu vào ho lưu trữ. gi p Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội

chủ động trong thu thập, lựa chọn hồ s , tài liệu có giá trị, chúng tôi xin

hướng dẫn v cách sử dụng danh mục như sau:

* ối với c quan cấp ở

- Căn cứ vào Danh mục này, c quan, t chức ph n lo i, lập hồ s , xác

định giá trị cho tài liệu ngay từ khi tài liệu mới được hình thành, và thống kê

thành Mục lục hồ s , tài liệu nộp lưu. ua Danh mục này có th nắm được số

lượng hồ s của c quan mình cần nộp vào ưu trữ lịch sử, từ đó làm c sở đ

ki m tra, hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc việc nộp lưu đối với các ph ng, ban

thuộc c quan mình

Thông qua Danh mục, có th phát hiện được những tài liệu trong thành

phần hồ s chưa được giao nộp đ ng quy định. ua đó có hướng đ thu thập,

b sung cho hoàn chỉnh. Bên c nh đó, Danh mục thành phần hồ s này còn

t o thuận lợi cho cán bộ lưu trữ tri n khai, thực hiện nghiệp vụ quản l khoa

học hồ s , tài liệu chưa đến h n nộp vào lưu trữ lịch sử.

- i p cho ưu trữ c quan lựa chọn được hồ s , tài liệu thuộc nguồn

nộp lưu vào Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội, tránh được việc thu,

nộp sót hồ s , tài liệu có giá trị, có liên quan với nhau và cùng phản ánh quá

trình phát sinh, phát tri n, kết th c một sự việc, vấn đ .

* ối với Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội

- Danh mục này góp phần gi p Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à

ội có c sở đ thu thập đầy đủ, hoàn chỉnh hồ s thuộc thành phần nộp lưu

vào ưu trữ lịch sử. Dựa vào Danh mục, Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố

à ội có th chủ động trong việc thu thập tài liệu, xác định rõ hồ s nào cần

thu ho c không cần thu. ồng thời có căn cứ đ đôn đốc các ở sắp xếp,

thống kê hồ s , tài liệu theo Mục lục hồ s .

* Tiểu kết chương 3

Trong chư ng này ch ng tôi đ đưa phư ng pháp và quy trình x y dựng

Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở thuộc diện nộp lưu vào

ưu trữ lịch sử thành phố à ội. Chư ng 1 là c sở l luận sẽ là phư ng

hướng nhận thức khoa học, các văn bản của Trung ư ng và thành phố à ội

quy định v công tác văn thư, lưu trữ là căn cứ mang tính pháp l , thực tr ng

ở chư ng 2 đ nêu phư ng pháp và quy trình x y dựng danh mục hồ s tài

liệu của các c quan chuyên môn thuộc UB D thành phố à ội thuộc

nguồn nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội.

có th x y dựng được danh mục thành phần hồ s nộp lưu, việc ph n

chia cấp độ tài liệu và nhóm tài liệu là nguyên tắc c bản trong x y dựng

Danh mục. Trong ph n chia các nhóm tài liệu và x y dựng danh mục thành

phần hồ s cụ th cho các c quan, phải quan t m đến việc xác định cấp độ

giá trị của tài liệu trong các nhóm; chỉ lựa chọn những tài liệu thật sự có giá

trị bảo quản vĩnh viễn của c quan. Dựa trên phư ng pháp này, các c quan

có th tự x y dựng danh mục thành phần hồ s nộp lưu cho c quan mình.

ua kết quả nghiên cứu c sở khoa học đ xác định được tiêu chuẩn v

thành phần hồ s nộp lưu, nghiên cứu phư ng pháp x y dựng Danh mục

thành phần hồ s , dựa vào kết quả khảo sát thành phần hồ s , tài liệu ở các c

quan cấp ở, tôi đ nghiên cứu, đ xuất một Danh mục thành phần hồ s mẫu

cần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố à ội.

KẾT LUẬN

Thực hiện uật ưu trữ năm 2011 và các quy định của nhà nước v

công tác lưu trữ c ng như tình hình thực tế của tài liệu, việc nghiên cứu

x y dựng Danh mục thành phần hồ s nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành

phố à ội có nghĩa vô cùng quan trọng nhằm tăng cường chất lượng

công tác thu thập, b sung tài liệu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố

à ội. tài được nghiên cứu trên c sở vận dụng các nguyên tắc,

phư ng pháp, tiêu chuẩn của lưu trữ học vào thực tiễn công tác thu thập, b

sung tài liệu vào ho lưu trữ đ đưa ra phư ng pháp xác định thành phần

hồ s thuộc diện nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội, đồng thời

x y dựng Danh mục cụ th thành phần hồ s của các c quan cấp ở. hư

vậy đ giải quyết vấn đ thực tiễn đ t ra mà các văn bản chỉ đ o, hướng

dẫn nghiệp vụ của Trung ư ng chưa kịp thời ban hành. y là c sở đ

tham mưu, gi p UB D thành phố à ội ban hành quy định v Danh mục

thành phần hồ s nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội; là c sở đ

hướng dẫn các c quan, t chức căn cứ vào đó đ nộp lưu tài liệu lưu trữ

vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội được thuận lợi, dễ dàng,

đầy đủ và đ ng quy định th hiện, đ y là việc làm cần thiết và nghĩa, nó

th hiện ở các nội dung sau:

Thứ nhất, việc nghiên cứu c sở danh mục thành phần hồ s nộp lưu

vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội sẽ gi p UB D thành phố à ội có

c sở tham khảo trong việc so n thảo, ban hành các văn bản quy định,

hướng dẫn thành phần hồ s đ nộp lưu. hi xác định được thành phần hồ

s nộp lưu và tiến hành công việc thu thập đó, Trung tâm ưu trữ ịch sử

Thành phố sẽ thu thập đầy đủ, đ ng thành phần hồ s và thực sự có giá trị.

hững tài liệu này sẽ góp phần trong việc nghiên cứu lịch sử, văn hóa, khoa

học và đóng góp cho Thủ đô trong quá trình x y dựng và kiến thiết.

Thứ hai, óp phần phục vụ trực tiếp cho công tác thu thập, xác định giá

trị đối với tài liệu nộp lưu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội.

Trên c sở này, Trung t m ưu trữ lịch sử biết và thực hiện chức năng, nhiệm

vụ của mình. Các c quan thuộc nguồn nộp lưu biết được trách nhiệm của

mình nộp lưu những lo i tài liệu nào, thời gian nộp và giao nộp những thành

phần hồ s nào. ở ội vụ có c sở pháp l đ x y dựng kế ho ch thu thập,

đôn đốc ki m tra, hướng dẫn các nguồn nộp lưu lựa chọn đ ng, đủ thành phần

tài liệu, đ ng giá trị cần thu. y là c sở, phư ng tiện đ ki m tra v số

lượng tài liệu, nội dung, tình tr ng tài liệu...

Thứ ba, phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu, qua việc thực hiện nộp

lưu tài liệu, c quan lưu trữ lịch sử biết được khối lượng tài liệu nộp lưu, tình

tr ng tài liệu đ x y dựng quy ho ch đào t o cán bộ trong việc t chức khoa

học tài liệu lưu trữ như x y dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị bảo quản...

Thứ tư, t o đi u kiện thuận lợi trong phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. hi

nghiên cứu xác định được thành phần hồ s nộp lưu sẽ gi p c quan lưu trữ

lịch sử lựa chọn được những tài liệu có giá trị đ bảo quản và phục vụ nhu cầu

của x hội. ồng thời sẽ nghiên cứu, t chức tri n l m, trưng bày những chủ

đ mà tài liệu của các ngành, các cấp phản ánh những đ c thù riêng được t ng

hợp t o thành các chủ đ có mối liên hệ ch t chẽ với nhau, phản ánh đầy đủ

các m t của ho t động c quan, t chức.

có th sử dụng hiệu quả các kết quả nghiên cứu của đ tài, ch ng tôi

kiến nghị:

* Đối với Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

- Cần sớm n định t chức bộ máy lưu trữ lịch sử, một lo i hình c quan

lưu trữ có chức năng thu thập, bảo quản và t chức sử dụng tài liệu lưu trữ

lịch sử thuộc hông ưu trữ quốc gia Việt Nam.

- Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn v công tác thu thập

tài liệu lưu trữ như: Thành phần hồ s nộp lưu của các c quan, t chức thuộc

nguồn nộp lưu, chế tài xử lý các vi ph m và khen thưởng.

- nghị các Bộ, ngành Trung ư ng x y dựng ban hành Bảng thời h n

bảo quản và hướng dẫn chỉnh lý tài liệu chuyên ngành.

- nghị Bộ ội vụ, Cục Văn thư và ưu trữ nhà nước nghiên cứu ban

hành Danh mục (mẫu) thành phần hồ s tiêu bi u của các c quan, t chức

cần giao nộp vào ưu trữ lịch sử cấp tỉnh. uy định, hướng dẫn v thẩm

quy n cho phép giới thiệu Danh mục thành phần hồ s lưu trữ đang bảo quản

t i ưu trữ lịch sử cấp tỉnh trên các phư ng tiện thông tin đ i chúng.

- Tăng cường ki m tra, hướng dẫn thực hiện việc đánh giá, lựa chọn hồ

s , tài liệu nộp lưu vào Trung t m ưu trữ lịch sử cấp tỉnh.

- T chức tập huấn, t ng kết trong ph m vi toàn quốc chuyên đ v đánh

giá, lựa chọn hồ s , tài liệu nộp lưu vào Trung t m ưu trữ lịch sử cấp tỉnh.

* Đối với UBND thành phố Hà Nội, Sở Nội vụ

- Chỉ đ o Sở Nội vụ, các c quan thực hiện nghiêm túc việc quản lý, thu

thập, xác định giá trị và giao nộp tài liệu có giá trị vào lưu trữ lịch sử.

- Ban hành quy định v việc nộp lưu tài liệu vào Trung tâm ưu trữ lịch

sử thành phố à ội, trong đó có quy định hình thức áp dụng bắt buộc đối với

c quan là nguồn nộp lưu; ban hành ướng dẫn xác định thành phần hồ s

cần giao nộp vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội.

- ở ội vụ cần tích cực tiến hành công tác thu thập, b sung những

phông tài liệu c n thiếu đ đảm bảo lưu giữ đầy đủ, hoàn chỉnh những tài liệu

có giá trị, tránh ph n tán, xé lẻ, thất thoát tài liệu đảm bảo quản l thống nhất

và toàn vẹn hông lưu trữ.

- i m tra, hướng dẫn, tập huấn thường xuyên đối với các c quan, t

chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu.

- T chức t ng kết, r t kinh nghiệm trong công tác đánh giá, lựa chọn hồ

s , tài liệu vào Trung t m ưu trữ lịch sử.

Đối với các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố:

- Chỉnh l tài liệu hoàn chỉnh trước khi giao nộp.

- Các c quan, t chức cần chủ động x y dựng Danh mục hồ s hàng

năm và bảng thời h n bảo quản tài liệu hình thành trong ho t động của các c

quan, t chức đ làm c sở quản l tài liệu hình thành trong ho t động của

từng c quan, t chức và làm c sở đ thu thập, b sung tài liệu lưu trữ đảm

bảo được đ ng nguồn, đ ng thành phần hồ s , tài liệu.

* Các cơ quan phối hợp

Các c sở nghiên cứu, đào t o, các c quan có thẩm quy n cần phối hợp

t chức các hội thảo khoa học trong và ngoài nước v tài liệu lưu trữ nhằm

tuyên truy n, làm rõ giá trị, nghĩa của tài liệu lưu trữ đ thu thập, b sung

vào hông lưu trữ quốc gia những tài liệu có giá trị.

Trong những năm gần đ y, đa số các c quan, t chức, công chức, viên

chức của Chi cục Văn thư, lưu trữ đ dựa vào danh mục hồ s hàng năm của

chính c quan, t chức ban hành đ thu nộp nên chất lượng của các hồ s khi

giao nộp được cải thiện. Tuy nhiên, trong thời gian tới Chi cục Văn thư – ưu

trữ tham mưu cho ở ội vụ, UB D thành phố à ội cần ban hành danh mục

thành phần hồ s của các c quan, t chức thuộc diện nộp lưu nhằm gi p các c

quan, t chức trong việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ được thuận tiện và khoa

học. ồng thời các c quan, t chức c ng cần tích cực h n nữa trong công tác

thu thập tài liệu vào lưu trữ c quan, thực hiện nghiệp vụ lưu trữ cần có sự nhất

quán, đồng bộ giữa các ph ng, ban trực thuộc nhằm thu được toàn bộ tài liệu có

giá trị hình thành trong quá trình ho t động của các c quan, t chức.

Trong quá trình thực hiện luận văn, m c dù tác giả đ có nhi u cố gắng

nghiên cứu, khảo sát, tiếp cận các nguồn tài liệu ở các c quan cấp ở đ x y

dựng Bản Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở nộp lưu vào

Lưu trữ lịch sử thành phố à ội, tuy nhiên vấn đ nghiên cứu này không

tránh kh i sai sót, h n chế. Chúng tôi rất mong nhận được kiến góp của

các nhà khoa học, qu thầy cô, các b n đồng nghiệp./.

TÀI LIỆU T AM K ẢO

1. guyễn Thị im Chi (2008), Xây dựng thành phần và nội dung tài

liệu hình thành trong hoạt động của Bộ Y tế cần nộp vào Trung tâm Lưu trữ

quốc gia III. uận văn Th c sĩ khoa học, à ội, Tư liệu hoa ưu trữ học

và uản trị văn ph ng;

2. ào Xu n Ch c, guyễn Văn àm, Vư ng ình uy n, guyễn Văn

Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ. hà xuất bản i học và

iáo dục chuyên nghiệp, à ội;

3. guyễn Cảnh ư ng (2010), Bàn về một số thuật ngữ trong công tác

lập hồ sơ, T p chí Văn thư - ưu trữ số12;

4. ê Văn In (Chủ nhiệm đ tài) (1996), Nghiên cứu xây dựng “Bảng

thời hạn bảo quản mẫu hồ sơ tài liệu làm cơ sở cho việc xác định giá trị tài

liệu lưu trữ để lựa chọn bổ sung vào kho Lưu trữ thành phố, lưu trữ Ủy ban

nhân dân, huyện, phường, xã”. ở hoa học Công nghệ và Môi trường thành

phố ồ Chí Minh;

5. Dư ng Văn hảm (2011), Từ đi n giải thích nghiệp vụ văn thư lưu

trữ Việt am, hà Xuất bản Văn hóa - Thông tin, à ội;

6. Dư ng Văn hảm (2005), Bảng thời hạn bảo quản và việc lựa chọn

các nguồn sử liệu. T p chí Văn thư ưu trữ Việt am số 2;

7. inh Thị ành (2019), Xác định Danh mục hồ sơ, tài liệu của Tổng

cục Thuế cần nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. uận văn th c sĩ, Tư

liệu hoa ưu trữ học và uản trị văn ph ng;

8. Nguyễn Thị im iên (2014), Xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ

sơ hình thành trong hoạt động của thủ tường Chính phủ, Thư viện i học

hoa học - X hội và h n văn;

I. CÁC IÁO TRÌN , LUẬN ÁN, LUẬN VĂN, ĐỀ TÀI N IÊN CỨU

9. V.I.Lênin. Toàn tập, t.42. xb Tiến bộ, Mátxc va, 1981;

10. ỗ ê Minh (2014), Nghiên cứu xác định thành phần tài liệu của

các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu

vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. uận văn th c sĩ, Tư liệu hoa ưu trữ

học và uản trị văn ph ng;

11. Trịnh Thị im Oanh (2008), Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO

9000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường

Cao đẳng Nội vụ, uận văn th c sí ngành ưu trữ, i học hoa học x hội

và nh n văn, à ội, tư liệu hoa ưu trữ học và TV ;

12. Hoàng Tùng Phong (2011), Xây dựng Danh mục và xác định thời

hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ. uận văn th c

sĩ, Tư liệu hoa ưu trữ học và uản trị văn ph ng;

13. guyễn Minh hư ng (1995), Tìm hiểu lý luận về xác định giá trị và

tiêu hủy tài liệu lưu trữ Australia. T p chí ưu trữ Việt am, số 4;

14. guyễn Minh hư ng (2002), Cần ban hành tiêu chuẩn hồ sơ nộp

vào lưu trữ, T p chí Văn thư ưu trữ Việt am số 2;

15. guyễn Văn uang (2015), Nghiên cứu giải pháp chuẩn hóa hồ sơ

giao nộp vào lưu trữ hiện hành ở cơ quan VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam,

uận văn th c sĩ ngành ưu trữ, i học hoa học x hội và nh n văn, à

ội, tư liệu hoa ưu trữ học và TV ;

16. à uảng (1993), Vấn đề xác định nguồn tài liệu nộp vào Lưu trữ

tỉnh. T p chí ưu trữ Việt am, số 4;

17. P . Vư ng ình uy n (2007), Lý luận và phương pháp công tác

văn thư”, XB Chính trị uốc gia, à ội;

18. . Vư ng ình uy n, Vấn đề tiêu chuẩn hóa văn bản quản lý nhà

nước - nhìn từ góc độ lý luận, trang website: http://vanthuluutru.com;

19. Vư ng ình uy n - guyễn Văn àm (1997), Văn bản và lưu trữ

học đại cương, hà xuất bản giáo dục, à ội;

20. guyễn Minh n (2017), Xác định nguồn và thành phần tài liệu

nghe nhìn cần nộp lưu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia Việt Nam. uận án

Tiến sĩ ưu trữ học, à ội, Tư liệu hoa ưu trữ học và uản trị văn ph ng;

21. guyễn Văn Th m (1985), Các nguyên tắc phương pháp luận và

phương pháp xác định giá trị tài liệu lưu trữ. T p chí Văn thư ưu trữ số 3;

22. PGS.TS Văn Tất Thu (1994), Bàn về chất lượng hồ sơ trong chỉnh

lý, T p chí ưu trữ Việt am, số 3;

23. ào ức Thuận (2000), Cơ sở lý luận và thực tiễn về xác định nguồn

tài liệu bổ sung vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung

ương. Báo cáo khoa học lần 4, à ội, Tư liệu hoa ưu trữ học và uản trị

văn ph ng, .49;

24. ào ức Thuận (2017), Một số vấn đề về xây dựng Danh mục nguồn

nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo tinh thần Luật Lưu trữ. T p chí

Văn thư ưu trữ Việt am số 4;

25. guyễn Thị Th y (2015), Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ

năm 2015 và chuẩn hóa thành phần tài liệu trong một số hồ sơ về tổ chức

cán bộ của phòng tổ chức cán bộ thuộc ban tổ chức trung ương Đoàn TNCS

Hồ Chí Minh;

26. Trung t m hoa học công nghệ Văn thư, ưu trữ: Thu thập và tiêu

hủy tài liệu lưu trữ. Tài liệu dịch từ tiếng Anh, ức, Trung uốc, năm 2016;

27. Trung t m Từ đi n học: Từ đi n Tiếng Việt, hà xuất bản à ẵng,

2009;

28. guyễn ghĩa Văn, Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản văn

bản quản lý nhà nước ở cấp huyện. uận văn th c sĩ, Tư liệu hoa ưu trữ

học và uản trị văn ph ng;

29. guyễn hư Ý (1998), Đại từ điển tiếng Việt, Nhà xuất bản Văn hóa

Thông tin à ội.

II. CÁC VĂN BẢN QUẢN LÝ N À N ỚC

30. Báo cáo số 137/BC-UB D ngày 28/5/2018 của UB D thành phố à

ội , v việc s kết 05 năm thực hiện uật lưu trữ giai đo n 2012-2017 trên

địa bàn thành phố à ội;

31. Báo cáo hàng năm của ở ội vụ thành phố à ội v thống kê

công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

32. Chỉ thị số 35/CT-TTCP ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ

v tăng cường công tác lập hồ s và giao nộp hồ s , tài liệu vào lưu trữ c

quan, lưu trữ lịch sử; Công văn số 5709/B V-VTLTNN ngày 30/10/2017

của Bộ ội vụ hướng dẫn thực hiện Chỉ thị 35/CT-TTg của Thủ tướng

Chính phủ v tăng cường công tác lập và giao nộp hồ s , tài liệu vào lưu trữ

c quan, lưu trữ lịch sử;

33. Công văn 283/VT T - VTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư -

ưu trữ v chỉnh l tài liệu hành chính;

34. Công văn số 2212/ V-CCVT T ngày 12/9/2016 của ở ội vụ v

việc hướng dẫn thực hiện giao, nhận hồ s , tài liệu vào ưu trữ lịch sử;

35. uật ưu trữ năm 2011 của uốc hội, website:

http://vanban.chinhphu.vn;

36. ghị định số 142/C ngày 28/9/1963 của Chính phủ ban hành i u

lệ v công tác công văn, giấy tờ, và công tác lưu trữ;

37. ghị định số 110/2004/ -CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ v

công tác văn thư;

38. ghị định số 24/2014/ -C ngày 14/4/2014 của Chính phủ quy

định v t chức các c quan chuyên môn thuộc UB D tỉnh, thành phố trực

thuộc Trung ư ng;

39. ghị định số 01/2013/ -C ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy

định chi tiết một số đi u của uật ưu trữ;

40. uyết định số 9126/ - V ngày 02/11/2015 của ở ội vụ, v

việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quy n h n và c cấu t chức của Trung

t m ưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - ưu trữ, ở ội vụ thành

phố à ội;

41. uyết định số 8668/ - V ngày 28/9/2016 của ở ội vụ, v việc

ban hành uy định chức năng, nhiệm vụ, quy n h n và c cấu t chức của các

c quan, đ n vị thuộc và trực thuộc ở ội vụ thành phố à ội;

42. uyết định số 4415/ -UBN ngày 09/9/2010 của UB D thành phố

à ội v việc thành lập Chi cục Văn thư - ưu trữ trực thuộc ở ội vụ

thành phố à ội;

43. uyết định số 4621/ -UBND ngày 14/9/2015 của UB D thành

phố à ội v việc thành lập Trung t m ưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục

Văn thư - ưu trữ, ở ội vụ thành phố à ội;

44. uyết định số 3581/ -UB D ngày 13/6/2017 của UB D thành

phố à ội v việc ban hành Danh mục các c quan, t chức thuộc nguồn

nộp lưu tài liệu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội;

45. Thông tư 09/2011/TT-B V ngày 03/6/2011 của Bộ ội vụ v quy

định thời h n bảo quản tài liệu hình thành ph biến trong ho t động của các

c quan t chức;

46. Thông tư số 07/2012/TT-B V ngày 22/01/2012 của Bộ ội vụ v

hướng dẫn quản l văn bản, lập hồ s và nộp lưu hồ s , tài liệu vào lưu trữ

c quan;

47. Thông tư số 04/2013/TT-B V ngày 16/4/2013 của Bộ ội vụ

v hướng dẫn x y dựng uy chế công tác văn thư - lưu trữ của các c quan,

t chức;

48. Thông tư liên tịch số 01/2014/TT-BNV-BXD của Bộ ội vụ và Bộ

X y dựng ngày 21/8/2014 v hướng dẫn thành phần tài liệu dự án công trình

x y dựng nộp lưu vào lưu trữ lịch sử;

49. Thông tư số 16/2014/-TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ ội vụ, v

việc hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào ưu trữ lịch sử các cấp;

50. Thông tư số 17/2014/TT-B V ngày 20/11/2014 của Bộ ội vụ v

việc hướng dẫn xác định c quan, t chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào

lưu trữ lịch sử các cấp;

51. Văn bản hợp nhất số 01/VB -B V ngày 25/02/2014 của Bộ ội

vụ v công tác văn thư, https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Bo-may-hanh-

chinh.

P Ụ LỤC

DỰ T ẢO

DAN MỤC T ÀN P ẦN Ồ S TÀI LIỆU NỘP L U VÀO

TRUNG TÂM L U TRỮ LỊC SỬ T ÀN P Ố À NỘI

GHI

STT

TÊN N ÓM Ồ S TÀI LIỆU

CHÚ

A. N ÓM TÀI LIỆU C UNG

I. Tài liệu tổng hợp

ồ s x y dựng, ban hành, chế độ/quy định/ hướng dẫn những 1. vấn đ chung của c quan

ồ s kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng do c quan 2. chủ trì, t chức

ồ s hội nghị t ng kết năm của c quan 3.

ế ho ch, báo cáo công tác hàng năm của c quan và các đ n vị 4. trực thuộc

ồ s t chức thực hiện chủ trư ng, đường lối của ảng và pháp 5. luật của hà nước

ồ s t chức thực hiện chế độ/ quy định/ hướng dẫn những vấn 6. đ chung của c quan

ồ s ứng dụng I O của c quan 7.

Văn bản chỉ đ o, chư ng trình, kế ho ch, báo cáo năm 8.

Tài liệu v ho t động của l nh đ o (báo cáo, bản thuyết trình/ giải 9. trình, trả lời chất vấn t i Thành ủy, D, UB D thành phố

II. Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê

ế ho ch, báo cáo công tác quy ho ch, kế ho ch, thống kê hàng 10. năm, nhi u năm

1. Tài liệu quy hoạch

11. ồ s x y dựng quy ho ch phát tri n ngành, c quan

ồ s v x y dựng đ án, dự án, chư ng trình mục tiêu của c 12. quan được phê duyệt

ồ s quản l , t chức thực hiện các đ án, dự án, chư ng trình 13. mục tiêu của ngành, c quan

ồ s thẩm định, phê duyệt đ án chiến lược, đ án quy ho ch

14. phát tri n, đ án, dự án, chư ng trình mục tiêu của các đối tượng

thuộc ph m vi quản l của c quan.

Báo cáo t ng kết đánh giá thực hiện các đ án chiến lược, đ án

15. quy ho ch phát tri n, đ án, dự án, chư ng trình, mục tiêu của các

đối tượng thuộc ph m vi quản l nhà nước hàng năm, nhi u năm

2. Tài liệu kế hoạch

Tài liệu v Chỉ tiêu kế ho ch phát tri n kinh tế - x hội hàng năm 16. của UB D thành phố à ội giao cho các ở

ồ s x y dựng kế ho ch và báo cáo thực hiện kế ho ch của c 17. quan dài h n, hàng năm

ế ho ch và báo cáo thực hiện kế ho ch của các đ n vị trực 18. thuộc dài h n, hàng năm

ế ho ch, báo cáo thực hiện kế ho ch của các đối tượng thuộc 19. ph m vi quản l v kế ho ch hàng năm

3. Tài liệu thống kê

ồ s x y dựng, ban hành các văn bản chế độ/ quy định, hướng 20. dẫn v thống kê của ngành

Báo cáo thống kê t ng hợp, thống kê chuyên đ dài h n, hàng 21. năm

Báo cáo t ng hợp đi u tra c bản 22.

Báo cáo ph n tích và dự báo 23.

III. Tài liệu tổ chức cán bộ

ồ s x y dựng, ban hành quy chế làm việc, chế độ/ quy định, 24. hướng dẫn v t chức, cán bộ

25. ế ho ch, báo cáo công tác t chức, cán bộ dài h n, hàng năm

26. ồ s x y dựng đ án t chức c quan

ồ s v thành lập, đ i tên, thay đ i chức năng, nhiệm vụ, quy n 27. h n của c quan và các đ n vị trực thuộc

ồ s v việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải th c quan và 28. các đ n vị trực thuộc

ồ s x y dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh công chức, viên 29. chức

30. ồ s v x y dựng và thực hiện chỉ tiêu biên chế

31. Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ

32. ồ s gốc cán bộ, công chức, viên chức

33. ế ho ch, báo cáo công tác đào t o, bồi dư ng cán bộ của ngành

Văn bản chỉ đ o, chư ng trình, kế ho ch, báo cáo năm v quản l 34. các c sở đào t o, d y ngh trực thuộc

1. Tài liệu lao động, tiền lương

35. ế ho ch, báo cáo công tác lao động, ti n lư ng dài h n, hàng năm

ồ s x y dựng, ban hành chế độ phụ cấp của ngành và báo cáo 36. thực hiện

2. Tài liệu lao động

ồ s x y dựng, ban hành định mức lao động của ngành và báo 37. cáo thực hiện

ồ s x y dựng chế độ bảo hộ, an toàn, vệ sinh lao động của 38. ngành

Báo cáo t ng hợp tình hình tai n n lao động hàng năm của c 39. quan

ồ s các vụ tai n n lao động nghiêm trọng (tai n n lao động làm

chết người lao động; tai n n lao động làm người lao động bị

thư ng n ng (bị ít nhất một trong những chấn thư ng được quy 40. định t i hụ lục II của nghị định 39/2016/ -CP ngày 15/5/2016

v quy định Chi tiết thi hành một số đi u của uận an toàn, vệ

sinh lao động).

IV. Tài liệu tài chính, kế toán

41. ồ s x y dựng, ban hành chế độ/ quy định v tài chính, kế toán

42. ế ho ch, báo cáo công tác tài chính, kế toán dài h n, hàng năm

ồ s v ng n sách nhà nước hàng năm của c quan và các đ n 43. vị trực thuộc

44. ế ho ch, báo cáo tài chính và quyết toán hàng năm

45. ồ s x y dựng chế độ/ quy định v giá

ồ s , tài liệu v việc chuy n nhượng, bàn giao, thanh l tài sản 46. cố định

ồ s ki m tra, thanh tra tài chính t i c quan và các đ n vị trực 47. thuộc vụ việc nghiêm trọng

ồ s ki m toán t i các c quan và các đ n vị trực thuộc vụ việc 48. nghiêm trọng

V. Tài liệu xây dựng cơ bản

ồ s x y dựng văn bản chế độ/ quy định, hướng dẫn v x y 49. dựng c bản của ngành, c quan

50. ế ho ch, báo cáo công tác đầu tư x y dựng c bản dài h n, hàng năm

ồ s công trình x y dựng c bản nhóm A, công trình áp dụng

các giải pháp mới v kiến tr c, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật 51. liệu mới; công trình x y dựng trong đi u kiện địa chất, địa hình

đ c biệt công trình được xếp h ng di tích lịch sử văn hóa

VI. Tài liệu khoa học công nghệ

ồ s v việc x y dựng quy chế ho t động khoa học công nghệ 52. của ngành, c quan

53. ồ s hội nghị, hội thảo khoa học do c quan t chức

54. ế ho ch, báo cáo công tác khoa học, công nghệ dài h n, hàng năm

55. ồ s ho t động của ội đồng khoa học ngành, c quan

56. ồ s chư ng trình, đ tài nghiên cứu khoa học cấp Thành phố

100

ồ s sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ ho c giải 57. pháp hữu ích được công nh n cấp Thành phố

ồ s x y dựng, tri n khai ứng dụng khoa học công nghệ của c 58. quan

59. ồ s x y dựng và quản l các c sở dữ liệu của c quan

VII. Tài liệu hợp tác quốc tế

60. ồ s hội nghị, hội thảo quốc tế do c quan chủ trì

61. ế ho ch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế

62. ồ s x y dựng chư ng trình, dự án hợp tác quốc tế của c quan

ồ s v việc thiết lập quan hệ hợp tác với các c quan, t chức 63. nước ngoài

64. ồ s đoàn ra k kết hợp tác

65. ồ s đoàn vào k kết hợp tác

VIII. Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo

ồ s x y dựng, ban hành quy chế/ quy định, hướng dẫn v thanh 66. tra và giải quyết khiếu n i, tố cáo

ế ho ch, báo cáo công tác thanh tra và giải quyết khiếu n i, tố 67. cáo dài h n, hàng năm

68. ồ s thanh tra các vụ việc nghiêm trọng

69. ồ s giải quyết các vụ việc khiếu n i, tố cáo nghiêm trọng

70. Báo cáo năm v ho t động của t chức Thanh tra nhân dân

IX. Tài liệu thi đua, khen thưởng

ồ s x y dựng, ban hành quy chế/ quy định, hướng dẫn v thi 71. đua, khen thưởng

72. ồ s hội nghị thi đua do c quan chủ trì t chức

73. ế ho ch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng dài h n, hàng năm

X. Tài liệu pháp chế

ồ s x y dựng, ban hành quy định, hướng dẫn v công tác pháp 74. chế do c quan chủ trì

75. ế ho ch, báo cáo công tác pháp chế dài h n, hàng năm

101

76. ồ s thẩm định văn bản quy ph m pháp luật

XI. Tài liệu hành chính, quản trị công sở

ồ s x y dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác hành 77. chính, văn thư, lưu trữ

ế ho ch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ hàng 78. năm, nhi u năm

79. ồ s v lập, ban hành Danh mục bí mật nhà nước của ngành, c quan

Tập lưu, s đăng k văn bản đi của c quan đối với Chỉ thị, quyết 80. định, quy chế, hướng dẫn

ồ s x y dựng, ban hành các quy định, quy chế v công tác 81. quản trị công sở

XII. Tài liệu tổ chức Đảng và các Đoàn thể cơ quan

1. Tài liệu của tổ chức Đảng

82. ồ s i hội ảng

83. Chư ng trình, kế ho ch và báo cáo công tác năm, nhiệm kỳ

ồ s t chức thực hiện các cuộc vận động lớn, chỉ thị, nghị 84. quyết của Trung ư ng và các cấp ủy ảng

85. ồ s v thành lập/ sáp nhập, công nhận t chức ảng

2. Tài liệu tổ chức Công đoàn

86. ồ s i hội

87. Chư ng trình, kế ho ch và báo cáo công tác năm, nhiệm kỳ

ồ s t chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị 88. quyết của t chức Công đoàn

89. Tài liệu v t chức, nh n sự và các ho t động của t chức Công đoàn

3. Tài liệu tổ chức Đoàn Thanh niên

90. ồ s i hội

91. Chư ng trình, kế ho ch và báo cáo công tác năm, nhiệm kỳ

102

ồ s t chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị 92. quyết của ảng, hà nước, oàn Thanh niên

B. N ÓM TÀI LIỆU CÁC LĨN VỰC C UYÊN MÔN

T UỘC CÁC SỞ

I. TÀI LIỆU CỦA SỞ NỘI VỤ À NỘI

1. Lĩnh vực Tổ chức biên chế

ồ s sắp xếp, t chức l i các c quan hành chính, đ n vị sự 93. nghiệp công lập theo ế ho ch của Thành ủy, UB D thành phố

94. ồ s án sắp xếp đ n vị sự nghiệp công lập

ồ s thẩm định quy định chức năng, nhiệm vụ, quy n h n và c

95. cấu t chức của các c quan chuyên môn thuộc UB D thành phố

à ội

ồ s hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quy n h n và t chức bộ 96. máy các c quan chuyên môn cấp huyện

ồ s v sắp xếp, c phần hóa, thoái vốn doanh nghiệp nhà nước 97. thuộc UB D Thành phố

Xếp h ng l i doanh nghiệp, xếp lư ng cán bộ quản l doanh 98. nghiệp theo h ng mới

ồ s v biên chế, số người làm việc của các c quan, đ n vị 99. hàng năm

100. ồ s x y dựng ế ho ch biên chế hàng năm

101. ồ s thành lập, t chức l i các đ n vị sự nghiệp

102. ồ s xếp h ng các đ n vị sự nghiệp công lập

2. Lĩnh vực công chức, viên chức

2.1. Công tác quản lý cán bộ công chức, viên chức

103. ồ s uy ho ch cán bộ diện Ban Thường vụ Thành ủy quản l

104. ồ s uy ho ch cán bộ diện UB D thành phố quản l

ồ s quy định v đi u kiện, tiêu chuẩn các chức danh công

105. chức, viên chức l nh đ o, quản l các c quan hành chính và đ n

vị sự nghiệp cấp Thành phố, cấp huyện

103

ồ s phê duyệt uy ho ch, uy ho ch b sung các chức danh 106. thuộc diện Ban cán sự ảng UB D thành phố à ội quản l

ồ s uy định việc ph n cấp quản l CBCC,VC khối c quan 107. nhà nước

Báo cáo chuyên đ v công tác cán bộ như: thực hiện tiêu chuẩn

108. chức danh, thi tuy n, n ng ng ch, định mức lao động; thống kê số

lượng, chất lượng cán bộ (nam, nữ, d n tộc, trình độ...)

ồ s , tài liệu v đánh giá cán bộ thuộc diện UB D thành phố 109. à ội quản l

Chư ng trình, kế ho ch, báo cáo t ng kết v công tác cán bộ của

110. thành phố à ội:

- àng năm, nhi u năm

2.2. Công tác tuyển dụng CBCCVC

111. ồ s v uy chế tuy n dụng công chức, viên chức

2.3. Công tác chính sách tiền lương

112. ồ s xác nhận uỹ ti n lư ng hàng năm cho các c quan, đ n vị

ồ s xác nhận quỹ ti n lư ng tăng, giảm hàng năm cho các c 113. quan, đ n vị

114. ồ s v thi n ng ng ch chuyên viên lên chuyên viên chính

115. ồ s xét b nhiệm thanh tra viên hàng năm

2.4. Công tác đào tạo, bồi dưỡng

116. ồ s ế ho ch đào t o, bồi dư ng CBCCVC hàng năm

117. ồ s đào t o bồi dư ng ở nước ngoài và đào t o bồi dư ng khác

118. ồ s v Báo cáo công tác đào t o bồi dư ng năm, các giai đo n

3. Lĩnh vực Xây dựng chính quyền

3.1. Công tác xây dựng chính quyền

119. ồ s tri n khai các ghị quyết của Trung ư ng

120. ồ s bầu cử đ i bi u uốc hội và D các cấp

ồ s ội nghị t ng kết và ội nghị chuyên đ v công tác xây 121. dựng chính quy n, bầu cử của thành phố à ội

122. ồ s kiện toàn D, UB D các cấp theo quy định của pháp luật

104

123. ồ s sắp xếp, t chức l i đ n vị hành chính cấp x

124. ồ s kiện toàn sắp xếp, t chức và ho t động của thôn, t d n phố

125. ồ s thống nhất số lượng chức danh tuy n dụng công chức cấp x

126. ồ s thẩm định tiếp nhận vào công chức không qua thi

127. Thực hiện các chế độ, chính sách v cán bộ, công chức cấp x

ồ s thẩm định giải quyết chế độ, chính sách cho cán bộ, công 128. chức theo quy định

ồ s thống kê số lượng, chất lượng cán bộ, công chức, người 129. ho t động không chuyên trách cấp x , thôn

130. ồ s ph n lo i chính quy n c sở cấp x của các UB D cấp huyện

131. ồ s v công tác quy chế d n chủ c sở

ồ s v công tác d n vận chính quy n trong c quan hành chính 132. và chính quy n các cấp

133. ồ s v công tác x y dựng nông thôn mới

3.2. Công tác địa giới hành chính

134. ồ s v địa giới hành chính

ồ s đi u chỉnh địa giới hành chính t i một số quận, huyện khi 135. có chủ trư ng của Chính phủ

4. Lĩnh vực Cải cách hành chính

136. ế ho ch, báo cáo v công tác cải cách hành chính hàng năm

ế ho ch, báo cáo v công tác cải cách hành chính của các ở,

137. ban, ngành, UB D cấp huyện

- àng năm

ồ s v đ tài x y dựng “Chính quy n điện tử”, “Thành phố 138. thông minh”…

139. ồ s ki m tra, hướng dẫn công tác cải cách hành chính hàng năm

140. ồ s v thực hiện c chế một cửa, một cửa liên thông

ồ s x y dựng và ban hành khung chỉ số đánh giá kết quả công

141. tác cải cách hành chính áp dụng cho các ph ng chuyên môn trực

105

thuộc UB D cấp huyện

ồ s v ph n tích chỉ số cải cách hành chính cấp tỉnh nhằm duy 142. trì và n ng cao chỉ số cải cách hành chính

5. Lĩnh vực Tổ chức phi Chính phủ và công tác thanh niên

5.1. Công tác tổ chức phi Chính phủ

X y dựng chư ng trình và t chức thực hiện nhiệm vụ trọng t m 143. quản l nhà nước v công tác thanh niên hàng năm

ồ s án sắp xếp, t chức l i các t chức hội có ph m vi ho t 144. động trong huyện, thị x , thành phố

145. ồ s cho phép thành lập các hội, quỹ cấp thành phố

146. ồ s thành lập các hội, quỹ cấp huyện

147. ồ s hê duyệt i u lệ ội, uỹ

148. ồ s t chức i hội nhiệm kỳ, đ i hội bất thường của các ội, uỹ

ồ s công nhận Ban Chấp hành, Ban Thường vụ của ội cấp 149. Thành phố

Cấp giấy phép thành lập, công nhận i u lệ, công nhận đủ đi u

150. kiện ho t động, công nhận đủ đi u kiện ho t động, công nhận hội

đồng quản l đối với quỹ x hội, quỹ từ thiện theo thẩm quy n

Thực hiện thủ tục cấp giấy chứng tử, chứng thư ng cho đối tượng 151. thanh niên xung phong

5.2. Công tác thanh niên

152. ồ s ế ho ch thực hiện Chiến lược phát tri n thanh niên

153. ồ s giải quyết chế độ thanh niên xung phong

ồ s tri n khai thực hiện án bồi dư ng, n ng cao năng lực 154. quản l nhà nước cho cán bộ công chức trẻ

II. TÀI LIỆU CỦA SỞ T P ÁP

1. Nhóm tài liệu tổng hợp

155. ồ s x y dựng, ban hành văn bản quản l chuyên môn nghiệp vụ

156. ồ s hội nghị v chuyên môn nghiệp vụ do ở Tư pháp t chức

106

Kế ho ch, báo cáo năm v chuyên môn nghiệp vụ của Sở Tư 157. pháp và các đ n vị trực thuộc

Kế ho ch, báo cáo năm v chuyên môn nghiệp vụ của các đối 158. tượng thuộc ph m vi quản lý của Sở Tư pháp

Hồ s quản lý, t chức thực hiện các ho t động chuyên môn

159. nghiệp vụ

- Văn bản chỉ đ o, chư ng trình, kế ho ch, báo cáo năm

Hồ s x y dựng, quản lý và t chức thực hiện các chư ng trình 160. mục tiêu, dự án chuyên môn

Hồ s giải quyết các vụ việc trong ho t động quản lý chuyên môn

161. nghiệp vụ

- Vụ việc quan trọng, vụ việc có yếu tố nước ngoài

162. Báo cáo ph n tích, thống kê chuyên đ

S sách quản lý v chuyên môn nghiệp vụ 163. - sách quản l v chuyên môn nghiệp vụ có yếu tố nước ngoài

164. ồ s t chức, thực hiện công tác cải cách tư pháp

ồ s hướng dẫn giải quyết các việc hộ tịch cho cấp huyện, cấp 165. xã

166. ồ s ki m tra công tác tư pháp trên địa bàn thành phố à ội

167. ồ s đăng k việc nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài

168. ồ s giải quyết các việc quốc tịch

ồ s hướng dẫn nghiệp vụ chứng thực đối với cấp huyện, cấp x 169. và người d n

170. ồ s thực hiện uy chế phối hợp thực hiện l lịch tư pháp

ồ s quản l nhà nước v trách nhiệm bồi thường của nhà nước

171. trong ho t động quản l hành chính nhà nước trên địa bàn thành

phố à ội

ồ s thực hiện quy chế phối hợp v đăng k giao dịch bảo đảm

172. đối với quy n sử dụng đất, tài sản gắn li n với quy n sử dụng đất

trên địa bàn thành phố à ội

107

173. ồ s thực hiện công tác giao dịch bảo đảm hàng năm

ồ s quản l công tác tư pháp, hộ tịch (việc kết hôn có yếu tố

nước ngoài; xin nuôi con nuôi ho c nhận đ đầu giữa công d n 174. Việt am với nhau và giữa công d n Việt am với người nước

ngoài; xin nhập, xin thôi quốc tịch Việt am)

175. ồ s quản l việc thay đ i, cải chính, đăng k hộ tịch, hộ khẩu

2. Công tác xây dựng và kiểm tra văn bản quy phạm pháp

luật

ồ s thẩm định văn bản do D, UB D Thành phố 176. ban hành

178. ồ s chư ng trình x y dựng văn bản hàng năm

179. ồ s so n thảo văn bản do ở Tư pháp chủ trì

180. ồ s lấy kiến thành viên UB D Thành phố

3. Công tác pháp chế

ồ s hướng dẫn nhiệm vụ pháp chế cho các sở, ngành và doanh 181. nghiệp

4. Công tác kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản QPPL

ồ s tự ki m tra, rà soát các văn bản do D Thành 182. phố ban hành

183. ồ s tự ki m tra, rà soát các văn bản do UB D Thành

phố ban hành

ồ s thực hiện kế ho ch ki m tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản 184. QPPL

ồ s rà soát, hệ thống hóa văn bản do D, UB D cấp

185. huyện ban hành trong năm v các lĩnh vực đất đai, x y dựng,

hàng hóa, dịch vụ, c chế, chính sách...

5. Quản lý xử lý vi phạm hành chính và theo dõi thi hành

pháp luật

108

ồ s quản l t ng hợp công tác thi hành pháp luật v xử l vi 186. ph m hành chính trên địa bàn Thành phố

ồ s tham mưu xử l các vụ việc v xử l vi ph m hành chính 187. không phù hợp

ồ s ki m tra liên ngành trong công tác thi hành pháp luật v xử 188. l vi ph m hành chính

ồ s thanh tra việc áp dụng pháp luật v xử l vi ph m hành 189. chính đột xuất ho c theo yêu cầu

ồ s hướng dẫn các c quan chuyên môn thuộc UB D thành

190. phố à ội và UB D cấp huyện tri n khai thực hiện công tác thi

hành pháp luật v xử l vi ph m hành chính theo ngành, lĩnh vực

ồ s x y dựng c sở dữ liệu v quản l xử l vi ph m hành 191. chính

ồ s xử l các vụ vi ph m pháp luật và xử ph t vi ph m hành

192. chính:

- ghiêm trọng

6. Công tác theo dõi thi hành pháp luật

ồ s tham mưu x y dựng, tri n khai thực hiện kế ho ch công tác 193. theo dõi thi hành văn bản

ồ s theo dõi, chỉ đ o, hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ theo dõi

194. tình hình thi hành pháp luật đối với c quan chuyên môn thuộc

UB D Thành phố, UB D cấp huyện

195. ồ s báo cáo t ng hợp tình hình thi hành văn bản ở địa phư ng

196. ồ s quản l công tác hợp tác uốc tế v pháp luật

7. Phổ biến giáo dục pháp luật

7.1. Công tác Phổ biến giáo dục pháp luật

ồ s v phối hợp ph biến, giáo dục pháp luật trên địa bàn 197. Thành phố

198. ồ s thực hiện ph biến pháp luật v ph ng chống tham nh ng

ồ s v ph biến, giáo dục pháp luật, trợ gi p pháp l , tư vấn 199. pháp luật cho phụ nữ và h a giải ở c sở giai đo n 2013-2017

109

200. ồ s thực hiện công tác ph biến, giáo dục pháp luật hàng năm

ồ s ph biến uật, háp lệnh được thông qua t i các kỳ họp 201. của uốc hội trên địa bàn Thành phố

7.2. Công tác hòa giải cơ sở

202. ồ s v h a giải c sở trên địa bàn Thành phố hàng năm

7.3. Công tác quản lý nhà nước về hương ước, quy ước

ồ s v công tác x y dựng và thực hiện hư ng ước đối với thôn, 203. làng, cụm d n cư, t d n phố trên địa bàn Thành phố

8. Công tác kiểm soát thủ tục hành chính

204. ồ s rà soát thủ tục hành chính t i các sở, ban, ngành

205. ồ s rà soát thủ tục hành chính t i UB D cấp huyện

ồ s thẩm định và nhập c sở dữ liệu quốc gia v thủ tục hành 206. chính của các sở, ban, ngành

ồ s ki m tra công tác ki m soát thủ tục hành chính t i các sở, 207. ban, ngành

ồ s ki m tra công tác ki m soát thủ tục hành chính t i UB D 208. cấp huyện

9. Công tác bổ trợ tư pháp

9.1. Lĩnh vực công chứng

ồ s t chức lớp bồi dư ng nghiệp vụ công chứng cho đội ng 209. công chứng viên trên địa bàn Thành phố

210. ồ s thành lập Văn ph ng công chứng

ồ s xin thành lập, chuy n đ i Văn ph ng công chứng do một

211. công chứng viên thành lập sang Văn ph ng công chứng do 2

công chứng viên trở lên thành lập

212. ồ s hướng dẫn, quản l nhà nước trong lĩnh vực công chứng

9.2. Lĩnh vực luật sư

ồ s thực hiện uy chế phối hợp giữa oàn uật sư Thành phố

213. và ở Tư pháp v quản l nhà nước và ho t động hành ngh luật

110

sư trên địa bàn Thành phố

9.3. Lĩnh vực đấu giá tài sản

214. ồ s ki m tra Doanh nghiệp bán đấu giá trên địa bàn Thành phố

215. ồ s hướng dẫn, chỉ đ o thực hiện nhiệm vụ ấu giá tài sản

216. ồ s lập, công bố danh sách t chức bán đấu giá và đấu giá viên

9.4. Lĩnh vực Trợ giúp pháp lý

217. ồ s quản l nhà nước v trợ gi p pháp l

9.5. Lĩnh vực Tư vấn pháp luật

ồ s thành lập, cấp phép, cấp thẻ ho t động t chức tư pháp 218. pháp luật, tư vấn viên pháp luật

219. ồ s hướng dẫn, quản l trong lĩnh vực tư vấn pháp luật

9.6. Lĩnh vực thừa phát lại

220. ồ s thành lập Văn ph ng thừa phát l i

9.7. Lĩnh vực Quản tài viên

ồ s đăng k ho t động hành ngh quản l , thanh l tài sản (của 221. cá nh n và doanh nghiệp)

III. TÀI LIỆU CỦA SỞ KẾ OẠC VÀ ĐẦU T

1. ồ sơ, tài liệu dự án, xây dựng cơ bản

ồ s x y dựng văn bản chế độ/quy định, hướng dẫn v x y dựng 222. c bản của ngành, c quan

Tài liệu của c quan trung ư ng, của Thành phố à ội chỉ đ o 223. trực tiếp v lĩnh vực đầu tư

ế ho ch, Báo cáo công tác đầu tư x y dựng c bản 224. - Dài h n, hàng năm

225. Báo cáo kết quả thực hiện vốn đầu tư x y dựng c bản hàng năm

Công trình nhóm A, công trình áp dụng các giải pháp mới v kiến

tr c, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; công trình x y 226. dựng trong đi u kiện địa chất, địa hình đ c biệt; công trình được

xếp h ng di tích lịch sử văn hóa

ồ s , tài liệu thẩm định dự án đầu tư x y dựng, dự án sửa chữa

227. lớn (đối với công trình phải lập dự án); báo cáo kinh tế kỹ thuật

111

(đối với công trình không phải lập dự án)

ồ s , tài liệu phê duyệt nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư, phê duyệt dự 228. án

ồ s , tài liệu phê duyệt báo cáo nghiên cứu khả thi, đi u chỉnh 229. dự án

ồ s v đàm phán, k kết thuê tư vấn và giám sát thực hiện hợp 230. đồng

ồ s , tài liệu thực hiện các thủ tục giao đất, cấp phép x y dựng, 231. các tài liệu liên quan đến x y dựng công trình

232. ồ s , tài liệu thẩm định, phê duyệt kế ho ch đấu thầu

ồ s thẩm định, phê duyệt thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi 233. công, dự toán, t ng dự toán công trình

234. ồ s v quản l sử dụng vốn đ đầu tư x y dựng công trình

235. Báo cáo quyết toán khi dự án hoàn thành và đưa vào sử dụng

2. ồ sơ, tài liệu về hạ tầng đô thị

2.1.Về Giao thông vận tải

Chư ng trình, ế ho ch, Báo cáo t ng kết công tác giao thông

236. vận tải của Thành phố

- àng năm

ồ s v quy ho ch và phát tri n m ng lưới giao thông vận tải

237. trên địa bàn Thành phố (tỉnh lộ, đường giao thông liên x , liên

xóm...)

238. ồ s , tài liệu quy định v an toàn lộ giới

ồ s , tài liệu v x y dựng các tuyến đường giao thông do Thành 239. phố quản l

ồ s ội nghị t ng kết và ội nghị chuyên đ v công tác giao 240. thông của Thành phố

2.2. Quản lý đô thị

Tài liệu của UB D Thành phố chỉ đ o v công tác quản l đô thị

241. (giao thông công trình, x y dựng c sở h tầng đô thị, môi

112

trường, điện chiếu sáng đô thị, nước s ch...)

Chư ng trình, kế ho ch, báo cáo v công tác quản l đô thị của

242. Thành phố:

- àng năm, nhi u năm

ồ s v các chư ng trình, dự án trong lĩnh vực cấp, thoát nước 243. đô thị

ồ s ội nghị t ng kết và ội nghị chuyên đ v công tác quản 244. l đô thị

2.3. Quản lý và sử dụng đất ở, nhà ở

245. Báo cáo v công tác quản l và sử dụng nhà, đất ở

ồ s , tài liệu v quy ho ch và phát tri n nhà ở trên địa bàn 246. Thành phố

247. ồ s , tài liệu quy định v chỉ giới x y dựng nhà

248. ồ s , tài liệu v chuy n quy n sử dụng nhà, đất ở

249. ồ s , tài liệu quy định v bồi thường nhà ở, đất ở

250. Tài liệu v việc thực hiện chính sách nhà ở

ồ s ội nghị t ng kết và ội nghị chuyên đ v công tác quản 251. l và sử dụng nhà ở, đất ở

3. Tài liệu công nghiệp, thương mại, du lịch dịch vụ và nông

lâm thủy hải sản

3.1. Tài liệu công nghiệp, thương mại, du lịch dịch vụ

Văn bản chỉ đ o, hướng dẫn, giao chỉ tiêu kế ho ch của các c

252. quan cấp trên v công nghiệp, thư ng m i, du lịch dịch vụ của

Thành phố

253. ồ s , tài liệu v phát tri n kinh tế tập th

ồ s , tài liệu chỉ đ o, hướng dẫn của c quan nhà nước cấp trên 254. v công tác dịch vụ du lịch

3.2. Nông - Lâm - Thủy hải sản

113

ồ s , tài liệu v việc tu b đê đi u, đắp đê và quản l đê ở 255. Thành phố à ội của c quan cấp trên

ồ s , tài liệu v công tác ph ng chống lụt b o trên địa bàn 256. Thành phố à ội của c quan cấp trên

ồ s , tài liệu v công tác nuôi trồng, khai thác, chế biến, bảo vệ 257. nguồn lợi thủy sản

ồ s , tài liệu v báo cáo tình hình nuôi trồng thủy hải sản trên

258. địa bàn thành phố à ội

- àng năm

ồ s chỉ đ o, đi n hình của Thành phố v những vấn đ nông 259. nghiệp

Bản đồ quy ho ch và thực tr ng phát tri n các vùng trồng trọt,

260. chăn nuôi, các lo i giống c y, giống con và sử dụng các lo i c

giới, vật tư nông nghiệp trên địa bàn Thành phố

ồ s ội nghị t ng kết, ội nghị chuyên đ v lĩnh vực nông 261. l m thủy hải sản, chính sách phát tri n nông thôn

4. ồ sơ Đăng ký doanh nghiệp

262. ồ s thành lập, thay đ i, giải th , phá sản của các doanh nghiệp

263. ồ s , tài liệu v việc c phần hóa doanh nghiệp

ồ s quản l ho t động của các doanh nghiệp nước ngoài trên 264. địa bàn thành phố à ội

IV. TÀI LIỆU CỦA SỞ TÀI C ÍN

1. Lĩnh vực Quản lý ngân sách

Tập văn bản của c quan Trung ư ng, của Thành phố v quản l 265. trong lĩnh vực tài chính ở địa phư ng

Chư ng trình, uy ho ch, ế ho ch dài h n, hàng năm, 5 năm v 266. công tác tài chính ng n sách của Thành phố

Báo cáo năm, nhi u năm và chuyên đ v công tác tài chính của 267. Thành phố

114

Dự án, án, hư ng án trong lĩnh vực tài chính ng n sách của 268. Thành phố

Dự toán thu ng n sách hà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi

269. ng n sách địa phư ng và phư ng án ph n b ng n sách của

Thành phố

T ng hợp dự toán, tình hình thực hiện kế ho ch dự toán thu, chi

270. ng n sách của các đối tượng thuộc ph m vi quản l :

- àng năm, nhi u năm

ồ s thẩm định và phê duyệt kết quả ph n b dự toán thu, chi tài 271. chính của các đối tượng thuộc thẩm quy n quản l hàng năm

ồ s ki m tra, giám sát việc quản l và sử dụng ng n sách t i 272. các c quan, đ n vị sử dụng ng n sách

Tài liệu yêu cầu ho b c hà nước t m dừng thanh toán khi phát 273. hiện chi vượt dự toán, chi sai chính sách chế độ

274. ồ s thẩm định quyết toán thu, chi ng n sách huyện hàng năm

ồ s thẩm định và Thông báo quyết toán đối với các c quan

275. hành chính, đ n vị sự nghiệp và các t chức khác có sử dụng

ng n sách Thành phố

276. ồ s liên quan đến các báo cáo 130/C , 43/C , x hội hóa

277. T ng hợp uyết toán thu, chi ng n sách hàng năm của địa phư ng

278. T ng hợp công khai quyết toán ng n sách hàng năm của địa phư ng

279. Dự toán đi u chỉnh ng n sách địa phư ng

280. ồ s , tài liệu theo dõi tình hình vay, trả nợ của ng n sách Thành phố

ồ s , tài liệu t m ứng ng n sách, các khoản t m giữ, các quỹ 281. của địa phư ng

ồ s ki m tra tình hình sử dụng ng n sách của các quận, huyện, 282. thị x

283. ồ s ph n tích tăng, giảm thu ng n sách địa phư ng hàng năm

Tài liệu v hướng dẫn ph ng Tài chính – ế ho ch các quận, 284. huyện lập dự toán ng n sách năm

115

ồ s x y dựng định mức trình cấp thẩm quy n ban hành c chế, 285. chính sách thuộc ph m vi quản l (Tờ trình, ghị quyết, báo cáo...)

2. Lĩnh vực Tài chính đầu tư

ồ s thẩm tra và phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành các dự 286. án thuộc thẩm quy n quản l

ồ s quyết toán vốn đầu tư của các đối tượng thuộc thẩm quy n 287. quản l theo niên độ ng n sách hàng năm

3. Lĩnh vực Quản lý giá

ồ s , tài liệu x y dựng ban hành các quy định quản l nhà nước 288. v giá trên địa bàn Thành phố

289. ồ s , tài liệu ki m tra thực hiện chế độ quản l tài sản nhà nước

290. ồ s , tài liệu v các lo i giá đất trên địa bàn từ ngày 01/01 hàng năm

291. ồ s x y dựng hệ số đi u chỉnh giá đất hàng năm

ồ s , tài liệu xác định giá tối thi u tính lệ phí trước b đối với 292. một số tài sản là ô tô, xe máy

ồ s , tài liệu v xác định giá bán nhà theo ghị định 293. 34/2013/ -CP

ồ s , tài liệu v hiệp thư ng giá, ki m soát giá độc quy n,

294. chống bán phá giá, niêm yết giá và bán theo giá niêm yết; đăng

ký giá, kê khai giá thuộc thẩm quy n tiếp nhận của ở Tài chính

ồ s thẩm định phư ng án giá hàng hóa, dịch vụ thuộc thẩm 295. quy n quyết định giá của UB D thành phố

T ng hợp, ph n tích và dự báo biến động giá trên địa bàn và báo

296. cáo tình hình thực hiện công tác quản l nhà nước v giá t i địa

phư ng

ồ s , tài liệu ki m tra việc thực hiện pháp luật v giá của các t 297. chức, cá nh n ho t động trên địa bàn Thành phố

4. Lĩnh vực Quản lý công sản

ồ s thẩm định và phê duyệt kế ho ch lựa chọn nhà thầu mua

sắm tài sản; cho thuê, thu hồi, đi u chuy n, thanh l , bán, tiêu

298. hủy tài sản nhà nước, giao tài sản nhà nước cho các đ n vị sự

nghiệp công lập tự chủ tài chính vào mục đích sản xuất kinh

116

doanh, dịch vụ, cho thuê, liên doanh liên kết

Tài liệu t chức thực hiện chế độ công khai tài sản nhà nước 299. trong các c quan, t chức, đ n vị

ồ s , tài liệu v sắp xếp l i, xử l các c sở nhà, đất do các c

300. quan đ n vị hành chính, đ n vị sự nghiệp, công ty nhà nước

thuộc thành phố được giao quản lý

ồ s , tài liệu v quản l , bố trí sử dụng đối với quỹ nhà, đất 301. thuộc sở hữu nhà nước do Thành phố quản l

5. Lĩnh vực quản lý Tài chính doanh nghiệp

Văn bản của c quan trung ư ng, của thành phố à ội hướng

302. dẫn, chỉ đ o trực tiếp v công tác tài chính doanh nghiệp trên địa

bàn thành phố à ội

Báo cáo đánh giá tài chính doanh nghiệp hàng năm của thành phố 303. à ội

ồ s , tài liệu v việc thành lập, t chức l i doanh nghiệp, cấp,

304. đ i giấy phép và sắp xếp sản xuất kinh doanh trên địa bàn thành

phố à ội

305. ồ s , tài liệu v giải th , phá sản doanh nghiệp

306. ồ s , tài liệu v việc c phần hóa doanh nghiệp

ồ s quản l doanh nghiệp nước ngoài ho t động trên địa bàn 307. thành phố à ội

ồ s liên quan đến dự toán, thanh quyết toán và cấp phát ng n 308. sách nhà nước cho doanh nghiệp

309. Chư ng trình, kế ho ch v tài chính - ng n sách hàng năm, nhi u năm

ịnh mức ph n b ng n sách địa phư ng cho từng thời kỳ n 310. định ng n sách

311. Dự toán ng n sách hàng năm

312. Dự toán thu, chi ng n sách hàng năm

313. Báo cáo thu, chi ng n sách năm, nhi u năm

314. ồ s , tài liệu quyết toán ng n sách hàng năm, nhi u năm

117

315. ồ s , tài liệu v thẩm tra quyết toán ng n sách hàng năm

316. Báo cáo t ng quyết toán ng n sách nhà nước với thành phố

Báo cáo thuyết minh t ng quyết toán với Bộ Tài chính, i m 317. toán nhà nước

ồ s , tài liệu v công khai thực hiện dự toán và quyết toán thu, 318. chi ng n sách hàng năm

uyết định công khai dự toán ng n sách và quyết toán ng n sách 319. thành phố hàng năm

320. Báo cáo v tài chính ng n sách năm, nhi u năm

321. ồ s tài liệu theo dõi chung v thu, chi các tài khoản t m giữ

322. ồ s , tài liệu v hợp tác quốc tế trong lĩnh vực tài chính, ng n sách

6. Lĩnh vực iao thông đô thị

Chư ng trình, đ án, kế ho ch dài h n, trung h n và hàng năm v 323. lĩnh vực tài chính

ồ s , tài liệu v c chế chính sách, tiêu chuẩn, định mức chi 324. ng n sách cho các đ n vị

ồ s , tài liệu v thực hiện, hướng dẫn, ki m tra, đánh giá việc

325. thực hiện các văn bản quy ph m pháp luật v c chế, chính sách,

tiêu chuẩn, định mức chi

ồ s , tài liệu v x y dựng chiến lược, quy ho ch phát tri n, kế 326. ho ch và các đ án khác thuộc lĩnh vực hành chính, sự nghiệp

327. Hồ s , tài liệu v đi u chỉnh các định mức kinh tế - kỹ thuật

V. TÀI LIỆU CỦA SỞ CÔN T N

1. Quản lý công thương

1.1. Công nghiệp

Văn bản của c quan trung ư ng, của thành phố à ội chỉ đ o, 328. hướng dẫn trực tiếp v lĩnh vực công nghiệp

Chư ng trình, kế ho ch, báo cáo v phát tri n công nghiệp của

329. thành phố à ội:

- àng năm, nhi u năm

118

Tài liệu v các chủ trư ng, biện pháp thực hiện công nghiệp hóa 330. trên địa bàn thành phố à ội

ồ s quản l việc thực hiện các chư ng trình, dự án phát tri n

331. công nghiệp, x y dựng và phát tri n các khu công nghiệp, khu

chế xuất, khu kinh tế trên địa bàn thành phố à ội

ồ s v các khu công nghiệp, dự án thành lập, đầu tư các khu 332. công nghiệp

333. ồ s cấp phép sản xuất rượu

ồ s thực hiện quy định một số chính sách hỗ trợ phát tri n sản 334. xuất công nghiệp

1.2. Thương mại

ồ s v quy ho ch phát tri n thư ng m i, dịch vụ trên địa bàn

335. thành phố à ội (t chức m ng lưới kinh doanh, TX mua bán,

chợ nông thôn, các c sở du lịch...)

336. ồ s quản l các doanh nghiệp kinh doanh các lo i dịch vụ

ồ s ội nghị t ng kết và ội nghị chuyên đ v thư ng m i, 337. dịch vụ

Chư ng trình giám sát hệ thống ph n phối chống hàng giả, an

338. toàn thực phẩm và bảo vệ quy n lợi người tiêu dùng trên địa bàn

Thành phố

Chư ng trình phát tri n thư ng hiệu cho một số sản phẩm chủ lực 339. của Thành phố

340. ồ s cấp giấy chứng nhận đủ đi u kiện kinh doanh xăng dầu

341. ồ s v thực hiện kế ho ch phát tri n thư ng m i điện tử

342. ồ s đăng k hợp đồng theo mẫu

2. Lĩnh vực Quản lý năng lượng - KTATMT

2.1. Điện năng

343. ồ s đi u tra, báo cáo v sự cố lưới điện, tai n n điện

ế ho ch, báo cáo v lĩnh vực điện lực của thành phố à ội: 344. - àng năm, nhi u năm

ồ s v quy ho ch và phát tri n m ng lưới điện trên địa bàn 345. thành phố à ội

119

346. ồ s ội nghị t ng kết công tác điện lực của thành phố à ội

2.2. Kỹ thuật an toàn môi trường

347. ồ s uốc ph ng - An ninh

VI. TÀI LIỆU CỦA SỞ NÔN N IỆP VÀ PTNT

1. Tài liệu về các chính sách trong nông nghiệp

Văn bản của c quan trung ư ng, của Thành phố à ội chỉ đ o 348. trực tiếp v nông nghiệp trên địa bàn thành phố à ội

Chư ng trình, kế ho ch, báo cáo v lĩnh vực nông nghiệp của

349. thành phố à ội:

- àng năm, nhi u năm

ồ s chỉ đ o đi m, đi n hình của thành phố à ội v những 350. vấn đ nông nghiệp

351. uản l đất đai trong nông nghiệp

Bản đồ quy ho ch và thực tr ng phát tri n các vùng trồng trọt,

352. chăn nuôi, các lo i giống c y, giống con và sử dụng các lo i c

giới, vật tư nông nghiệp trên địa bàn thành phố à ội

ồ s ội nghị t ng kết và ội nghị chuyên đ v lĩnh vực 353. nông nghiệp

X y dựng nông thôn mới ( ế ho ch, tri n khai, kết quả ho t động 354. trong quá trình x y dựng)

Các chính sách v Công tác khuyến nông, m nghiệp, thủy sản 355. - Báo cáo t ng kết năm

Các chư ng trình giống gốc 356. - Báo cáo t ng kết năm

sách thống kê, theo dõi, số liệu đi u tra t ng hợp v tình hình biến 357. động, phát tri n các đ trong nông nghiệp của thành phố à ội

2. Tài liệu về thủy lợi

Tập văn bản của c quan trung ư ng, của thành phố à ội quản

358. l , chỉ đ o trực tiếp v các vấn đ thủy lợi trên địa bàn thành phố

120

à ội

Chư ng trình, kế ho ch và báo cáo công tác thủy lợi của thành

359. phố à ội:

- àng năm, nhi u năm

ồ s chỉ đ o đi m, đi n hình v những vấn đ thủy lợi trong 360. thành phố à ội

Báo cáo chuyên đ của thành phố à ội v các vấn đ v công 361. tác thủy lợi

362. Tài liệu, bản đồ quy ho ch, thực tr ng hệ thống đê đi u, thủy lợi

ồ s , tài liệu v công tác ph ng chống b o lụt trên địa bàn thành

363. phố à ội:

- i n hình

ồ s , tài liệu v công tác quản l và bảo vệ hệ thống đê đi u 364. trên địa bàn thành phố à ội

Hồ s v các vụ vi ph m việc bảo vệ đê đi u trên địa bàn thành

365. phố à ội:

- ghiêm trọng

ồ s ội nghị t ng kết và ội nghị chuyên đ v công tác thủy 366. lợi do thành phố à ội t chức

367. sách thống kê, theo dõi số liệu đi u tra v các vấn đ thủy lợi

3. Tài liệu về Quản lý đê điều và Phòng chống lụt bão

ồ s v chế độ/ quy định, hướng dẫn v lĩnh vực quản l đê đi u 368. - C B của ngành, c quan

ế ho ch, báo cáo lĩnh vực đê đi u - PCLB 369. - Dài h n, hàng năm

Báo cáo thực hiện công tác ph ng chống lụt b o, bảo vệ đê đi u

370. của ở và các đ n vị trực thuộc

- Dài h n, hàng năm

4. Tài liệu về Quản lý và xây dựng công trình

121

ồ s x y dựng văn bản chế độ/ quy định, hướng dẫn v uản l 371. và X y dựng công trình của ngành, c quan

ế ho ch, báo cáo công tác đầu tư uản l và X y dựng công trình 372. - Dài h n, hàng năm

5. Tài liệu về lĩnh vực trồng trọt

373. ồ s x y dựng, ban hành văn bản quản l chuyên ngành trồng trọt

374. ồ s hội nghị v chuyên ngành trồng trọt do c quan t chức

ế ho ch, báo cáo năm v lĩnh vực trồng trọt của c quan và các 375. đ n vị trực thuộc

ế ho ch, báo cáo năm v lĩnh vực trồng trọt của các đối tượng 376. thuộc ph m vi quản l

ồ s quản l , t chức thực hiện các ho t động lĩnh vực trồng trọt 377. - Văn bản chỉ đ o, chư ng trình, kế ho ch, báo cáo năm

ồ s x y dựng, quản l và t chức thực hiện các chư ng trình 378. mục tiêu, dự án lĩnh vực trồng trọt

379. ồ s chỉ đ o đi m v lĩnh vực trồng trọt

380. ồ s ki m tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ

ồ s giải quyết các vụ việc quan trọng trong ho t động quản l 381. chuyên môn nghiệp vụ (lĩnh vực trồng trọt)

382. Báo cáo ph n tích, thống kê chuyên đ (thuộc lĩnh vực trồng trọt)

383. Báo cáo hàng năm v công tác bảo vệ thực vật

6. Tài liệu về lĩnh vực chăn nuôi

384. ồ s x y dựng, ban hành văn bản quản l chuyên ngành chăn nuôi

385. ồ s hội nghị v chuyên ngành chăn nuôi do c quan t chức

ế ho ch, báo cáo v chuyên ngành chăn nuôi của c quan và các

386. đ n vị trực thuộc

- àng năm

ế ho ch, báo cáo v chuyên ngành chăn nuôi của các đối tượng

387. thuộc ph m vi quản l

- àng năm

ồ s quản l , t chức thực hiện các ho t động chuyên ngành

388. chăn nuôi

122

- Văn bản chỉ đ o, chư ng trình, kế ho ch, báo cáo năm

ồ s x y dựng, quản l và t chức thực hiện các chư ng trình 389. mục tiêu, dự án chuyên ngành chăn nuôi

390. ồ s chỉ đ o đi m v chuyên ngành chăn nuôi

391. ồ s ki m tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ

ồ s giải quyết các vụ việc quan trọng trong ho t động quản l 392. chuyên ngành chăn nuôi

393. Báo cáo ph n tích, thống kê chuyên đ v chuyên ngành chăn nuôi

394. Báo cáo công tác th y hàng năm

VII. TÀI LIỆU CỦA SỞ IAO T ÔN VẬN TẢI

1. Tài liệu về công tác đầu tư xây dựng cơ bản

395. ồ s các dự án x y dựng c bản đ hoàn thành thuộc nhóm A

2. Tài liệu về công tác quy hoạch, kế hoạch.

396. Tài liệu v quy ho ch phát tri n TVT thành phố à ội.

397. Tài liệu v uy ho ch đầu nối đường ngang với uốc lộ, đường sắt

Tài liệu v uy ho ch vị trí các cửa hàng xăng dầu đấu nối với hệ 398. thống đường bộ trên địa bàn Thành phố.

399. Tài liệu v quy ho ch chi tiết x y dựng c sở h tầng.

Tài liệu v ế ho ch phát tri n kinh tế - x hội ngành TVT 400. hàng năm.

Tài liệu liên quan đến quá trình thực hiện các dự án do ở TVT

401. làm chủ đầu tư (Hồ sơ, tài liệu, các quyết định, tờ trình, kết quả

thẩm định…).

402. ồ s , tài liệu quy định v an toàn lộ giới

ồ s , tài liệu v x y dựng các tuyến đường giao thông do thành 403. phố à ội quản l

ồ s ội nghị t ng kết và ội nghị chuyên đ v công tác giao 404. thông của thành phố à ội

3. Tài liệu về công tác bảo trì kết cấu hạ tầng giao thông

ồ s h ng chống lụt b o, tìm kiếm cứu hộ cứu n n hàng năm

405. (Phư ng án C B& T C , uyết định thành lập Ban chỉ huy

123

C B, ph n công nhiệm vụ, phư ng án huy động vật tư, phư ng

tiện, nh n lực; ế ho ch ki m tra công tác C B t i các đ n vị

trong ngành; kết quả khắc phục hậu quả C B…).

4. Tài liệu về công tác Quản lý Vận tải - phương tiện, người

điều khiển phương tiện TVT.

ồ s v công tác đăng ki m phư ng tiện TVT (kế ho ch hàng 406. năm, danh sách phư ng tiện, kết quả đăng ki m phư ng tiện).

407. án “ hát tri n vận tải bằng xe bu t nội tỉnh”.

5. Công tác Bảo đảm trật tự an toàn giao thông.

án “Tăng cường biên chế và trang thiết bị cho lực lượng thanh 408. tra TVT”.

VIII. TÀI LIỆU CỦA SỞ XÂY DỰN 409. ồ s cấp phép x y dựng

ồ s thực hiện Công bố chỉ số giá x y dựng trên địa bàn thành 410. phố à ội

ồ s thực hiện các định mức, đ n giá đ c thù, các tập đ n giá 411. trong lĩnh vực XDCB

ồ s x y dựng các định mức, đ n giá thanh toán trong lĩnh vực 412. quản l h tầng kỹ thuật thuộc lĩnh vực quản l nhà nước của ở

ồ s v thẩm định giá bán, cho thuê, cho thuê mua nhà ở x hội

413. đối với các dự án phát tri n nhà ở x hội trên địa bàn thành phố

à ội

ồ s thẩm định giá bán nhà tái định cư phục vụ MB trên địa 414. bàn thành phố à ội

ồ s tham gia định giá các lo i nhà khác trên địa bàn thành phố 415. à ội

416. ồ s x y dựng kế ho ch, đi u chỉnh kế ho ch, giao dự toán kinh phí

417. ồ s quyết toán tài chính các đ n vị dự toán cấp dưới

ồ s xác định nghĩa vụ tài chính; iá đất cụ th làm căn cứ tính

418. ti n thuê đất; giá khởi đi m đấu giá quy n sử dụng đất; giá đất cụ

124

th làm c sở BT, T MB và thu ti n sử dụng đất T C khi

nhà nước thu hồi đất theo nhiệm vụ quy định t i uy chế ho t

động của ội đồng thẩm định giá đất cụ th thành phố à ội

419. ồ s tham gia công tác c phần hóa

420. ồ s bán nhà của UB D thành phố à ội

421. ồ s hỗ trợ cán bộ ti n khởi nghĩa, l o thành cách m ng

IX. TÀI LIỆU CỦA SỞ TÀI N UYÊN VÀ MÔI TR ỜN

1. ồ sơ, tài liệu về đất đai

422. Tài liệu v đất đai có tính lịch sử, thu thập trước 1945

Tài liệu v đất đai và các lo i tài liệu thu thập có liên quan qua 423. hợp tác, trao đ i uốc tế

ồ s v lập, đi u chỉnh quy ho ch, kế ho ch sử dụng đất của địa 424. phư ng trình UB D Thành phố

ồ s thẩm định quy ho ch, kế ho ch sử dụng đất do UB D 425. quận, huyện, thị x trình UB D Thành phố phê duyệt

ồ s v quy định h n mức giao đất, công nhận đất ở cho hộ gia

đình; h n mức công nhận quy n sử dụng đất đối với trường hợp hộ

426. gia đình, cá nh n tự khai phá đất đ sản xuất nông nghiệp; h n mức

giao đất trống, đồi n i trọc, đất có m t nước thuộc nhóm đất chưa sử

dụng cho hộ gia đình, cá nh n; diện tích tối thi u được tách thửa

ồ s thẩm định giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, chuy n quy n 427. sử dụng đất, chuy n mục đích sử dụng đất

ồ s , tài liệu v cấp, đ i giấy chứng nhận quy n sử dụng đất, 428. quy n sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn li n với đất

ồ s , tài liệu v cấp l i iấy chứng nhận quy n sử dụng đất, 429. quy n sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn li n với đất

ồ s , tài liệu đính chính iấy chứng nhận quy n sử dụng đất, 430. iấy chứng nhận quy n sở hữu nhà ở

431. ồ s , tài liệu v thu hồi iấy chứng nhận quy n sử dụng đất;

ồ s , tài liệu v ăng k nhận chuy n nhượng quy n sử dụng

432. đất; quy n sử dụng đất; đăng k nhận t ng, cho quy n sử dụng

125

đất; đăng k nhận thừa kế quy n sử dụng đất

ồ s , tài liệu thu hồi iấy chứng nhận, iấy chứng nhận quy n

433. sở hữu nhà ở, iấy chứng nhận quy n sở hữu công trình x y

dựng đ cấp không đ ng quy định của pháp luật đất đai

434. ồ s , tài liệu v chuy n từ hình thức thuê đất sang giao đất

435. ồ s , tài liệu chuy n đ i c cấu sử dụng đất

436. ồ s , tài liệu v ăng k biến động v sử dụng đất

437. ồ s , tài liệu ph n h ng đất

438. Bản đồ địa chính, trích đo địa chính

439. Báo cáo thống kê, t ng hợp kết quả đi u tra, khảo sát v đất đai

cấp iấy chứng nhận quy n sử dụng đất, quy n sở hữu nhà ở 440. và tài sản khác gắn li n với đất

441. địa chính, s theo dõi biến động đất đai

442. mục kê đất đai

443. ồ s thẩm định phư ng án bồi thường, hỗ trợ tái định cư

444. ồ s , tài liệu v đăng k mua, bán, cho thuê tài sản gắn li n với đất

445. ồ s , tài liệu gia h n sử dụng đất; giao đất; thu hồi đất

ồ s địa chính của các t chức, c sở tôn giáo, t chức và cá

446. nh n nước ngoài, người Việt am định cư ở nước ngoài thực

hiện dự án đầu tư theo quy định

ồ s v x y dựng, đi u chỉnh giá đất trình UB D Thành phố 447. quy định; lập bản đồ giá đất

448. ồ s chuy n mục đích sử dụng đất, trưng dụng đất

ồ s v xác định giá đất cụ th làm căn cứ đ tính thu ti n sử

dụng đất, ti n thuê đất, tính giá trị quy n sử dụng đất khi c phần 449. hóa doanh nghiệp nhà nước, tính ti n bồi thường khi hà nước

thu hồi đất

ồ s xác định giá khởi đi m đ đấu giá quy n sử dụng đất đối

với trường hợp được hà nước giao đất có thu ti n sử dụng đất 450. thông qua hình thức đấu giá quy n sử dụng đất và các trường hợp

126

khác theo quy định trình UB D Thành phố quyết định

451. ồ s giao đất trên thực địa

ồ s , tài liệu v lập, chỉnh l và quản l bản đồ địa chính; lập 452. bản đồ hiện tr ng sử dụng đất

ồ s , tài liệu v t chức thực hiện việc phát tri n quỹ đất; quản 453. l , khai thác quỹ đất; t chức đấu giá quy n sử dụng đất

454. ồ s , tài liệu v giải quyết tranh chấp đất đai

2. ồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực tài nguyên nước

ồ s quy ho ch tài nguyên nước, kế ho ch đi u tra c bản, đi u

455. h a, ph n phối tài nguyên nước, phục hồi nguồn nước bị ô nhiễm,

c n kiệt;

ồ s hoanh định vùng cấm, vùng h n chế, vùng đăng k khai

thác nước dưới đất, vùng cần b sung nh n t o nước dưới đất và

456. công bố d ng chảy tối thi u, ngư ng khai thác nước dưới đất theo

thẩm quy n, khu vực cấm, khu vực t m thời cấm khai thác cát,

s i và các khoáng sản khác trên sông;

457. ồ s v lập danh mục hồ, ao, đầm phá không được san lấp;

X y dựng, quản l hệ thống giám sát ho t động khai thác, sử

458. dụng tài nguyên nước, xả nước thải vào nguồn nước đối với lưu

vực sông thuộc Thành phố;

ồ s , tài liệu đi u tra c bản tài nguyên nước: Thống kê, ki m

459. kê tài nguyên nước; hệ thống thông tin c sở dữ liệu tài nguyên

nước; kết quả đi u tra hiện tr ng nước m t, nước dưới đất

ồ s v quản l hành lang bảo vệ nguồn nước, vùng bảo hộ vệ

sinh khu vực lấy nước sinh ho t; bảo đảm nguồn nước phục vụ 460. cung cấp nước sinh ho t trong trường hợp h n hán, thiếu nước

ho c xảy ra sự cố ô nhiễm nguồn nước;

461. ế ho ch đi u hoà, ph n b tài nguyên nước trên địa bàn Thành phố

ồ s , tài liệu đi u tra, đánh giá khả năng tiếp nhận nước thải của

462. nguồn nước (gồm các nội dung báo cáo kết quả đi u tra; báo cáo

127

kết quả đánh giá, bản đồ các lo i; thiết kế kỹ thuật)

463. Báo cáo thống kê, t ng hợp kết quả đi u tra, khảo sát

464. Thuyết minh quy ho ch m ng lưới quan trắc nước dưới đất

Hồ s thẩm định cấp, gia h n, đi u chỉnh, đình chỉ hiệu lực, thu

465. hồi và cấp l i giấy phép v tài nguyên nước và cho phép chuy n

nhượng quy n khai thác tài nguyên nước theo thẩm quy n

466. Các kết quả ph n tích mẫu nước các lo i

467. Bản đồ, đồ tài liệu thực tế địa chất – địa chất thủy văn

3. ồ sơ, tài liệu về tài nguyên khoáng sản

ồ s khoanh định các khu vực cấm ho t động khoáng sản, khu

vực t m thời cấm ho t động khoáng sản; xác định các khu vực 468. không đấu giá quy n khai thác khoáng sản thuộc thẩm quy n của

UB D Thành phố

ồ s v đấu giá quy n khai thác khoáng sản thuộc thẩm quy n 469. cấp phép của UB D Thành phố sau khi được phê duyệt

ồ s v quy ho ch thăm d , khai thác, sử dụng khoáng sản của 470. địa phư ng

471. ồ s thẩm định công nhận chỉ tiêu tính trữ lượng khoáng sản

472. ồ s phê duyệt trữ lượng khoáng sản

ồ s thống kê, ki m kê trữ lượng khoáng sản thuộc thẩm quy n 473. cấp phép của UB D Thành phố

ồ s thẩm định cấp, gia h n, thu hồi, trả l i giấy phép thăm d 474. khoáng sản, giấy phép khai thác khoáng sản

475. ồ s chuy n nhượn quy n thăm d , quy n khai thác khoáng sản

ồ s trả l i một phần diện tích khu vực thăm d , khai thác 476. khoáng sản

ồ s đấu giá quy n khai thác khoáng sản thuộc thẩm quy n của 477. UB D Thành phố

128

ồ s thống kê, ki m kê trữ lượng khoáng sản đ được phê duyệt 478. và định kỳ báo cáo Bộ Tài nguyên và Môi trường theo quy định;

ồ s x y dựng giá tính thuế tài nguyên đối với lo i khoáng sản

479. chưa có giá tính thuế tài nguyên ho c phải đi u chỉnh giá tính

thuế tài nguyên do không c n phù hợp theo quy định.

480. Bản đồ lộ trình thực địa

481. Bản đồ chuyên đ địa chất

482. Bản đồ chuyên đ địa m o

483. Bản đồ địa chất thủy văn

484. Bản đồ địa vật l

Bản đồ địa chất khoáng sản được thành lập từ các công trình 485. nghiên cứu chuyên đ , nghiên cứu t ng hợp

Bản đồ địa chất khoáng sản được thành lập từ các đ án tìm kiếm 486. đánh giá và thăm d khoáng sản

487. Báo cáo thống kê, t ng hợp kết quả đi u tra, khảo sát

4. ồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực môi trường

ồ s v thẩm định các chỉ tiêu môi trường và đa d ng sinh học

488. trong các chiến lược, quy ho ch, đ án, dự án thuộc thẩm quy n

phê duyệt của Ủy ban nh n d n Thành phố;

ồ s v thẩm định báo cáo đánh giá môi trường chiến lược, báo

cáo đánh giá tác động môi trường, đ án bảo vệ môi trường, các 489. dự án thiết lập các khu bảo tồn thiên nhiên, đa d ng sinh học

thuộc thẩm quy n phê duyệt của Ủy ban nh n d n Thành phố;

ồ s ki m tra, xác nhận việc thực hiện đ án bảo vệ môi trường,

các công trình, biện pháp bảo vệ môi trường phục vụ giai đo n

490. vận hành của dự án đ được phê duyệt báo cáo đánh giá tác động

môi trường thuộc thẩm quy n của Ủy ban nh n d n Thành phố

theo quy định của pháp luật hiện hành

ồ s v lập, đi u chỉnh quy ho ch bảo tồn đa d ng sinh học của 491. địa phư ng và t chức thực hiện sau khi được phê duyệt;

129

ồ s thẩm định hồ s cấp giấy chứng nhận c sở bảo tồn đa d ng 492. sinh học theo sự ph n công của Ủy ban nh n d n Thành phố;

ồ s Cấp, đi u chỉnh s đăng k chủ nguồn thải chất thải nguy 493. h i theo quy định của pháp luật;

ồ s v x y dựng và t chức thực hiện chư ng trình, kế ho ch,

đ án, dự án ph ng ngừa, bảo vệ, khắc phục, cải t o môi trường, 494. bảo tồn và sử dụng hợp l tài nguyên đa d ng sinh học theo ph n

công của Ủy ban nh n d n Thành phố;

ồ s X y dựng, quản l hệ thống quan trắc môi trường và đa 495. d ng sinh học của địa phư ng

ồ s đi u tra, thống kê, ki m kê, đánh giá hiện tr ng đa d ng

sinh học, đánh giá các hệ sinh thái, loài hoang d nguy cấp, qu , 496. hiếm được ưu tiên bảo vệ (không bao gồm giống c y trồng, giống

vật nuôi, vi sinh vật và nấm) và nguồn gen bị suy thoái

ồ s thu thập, quản l , thống kê, lưu trữ và cung cấp dữ liệu v 497. môi trường;

ồ s v x y dựng, cập nhật, duy trì và vận hành hệ thống thông

498. tin, tư liệu, c sở dữ liệu môi trường Thành phố; báo cáo hiện

tr ng môi trường, báo cáo đa d ng sinh học Thành phố;

ồ s đăng k gia h n/đi u chỉnh giấy phép hành ngh vận 499. chuy n chất thải rắn nguy h i

ồ s đăng k gia h n/đi u chỉnh giấy phép hành ngh xử l , tiêu 500. hủy chất thải rắn nguy h i

ồ s của các c sở g y ô nhiễm nghiêm trọng cần thanh tra 501. ki m tra; các c sở có khả năng g y ô nhiễm môi trường

Tài liệu hóm bảng thông tin hồ s các c sở sản xuất, nhà máy,

502. xí nghiệp, khu công nghiệp phục vụ quản l công tác bảo vệ môi

trường, ph ng chống ô nhiễm

Tài liệu hóm bảng thông tin hồ s hệ thống xử l chất thải, ô

503. nhiễm môi trường của các c sở sản xuất phục vụ quản l công

tác quản l xả thải

130

Tài liệu hóm bảng t ng hợp kết quả thanh tra, ki m tra các c 504. sở hành ngh vận chuy n và xử l chất thải nguy h i

Tài liệu hóm bảng t ng hợp kết quả thanh tra, ki m tra các c sở 505. g y ô nhiễm môi trường nghiêm trọng thuộc ngành công nghiệp

5. ồ sơ, tài liệu về khí tượng thủy văn:

ồ s thẩm định cấp, gia h n, đi u chỉnh, thu hồi giấy phép ho t

động của công trình khí tượng thủy văn chuyên dùng ở địa 506. phư ng thuộc thẩm quy n quyết định của Ủy ban nh n nh n d n

Thành phố

ồ s thẩm định các dự án đầu tư x y dựng công trình khí tượng, 507. thủy văn chuyên dùng;

Tài liệu thu thập theo quy trình, quy ph m kỹ thuật, được đánh 508. giá chất lượng và đưa vào lưu trữ

ồ s , tài liệu Xác nhận chất lượng phư ng tiện đo khí tượng 509. thủy văn

510. ồ s , tài liệu ánh giá chất lượng tư liệu khí tượng thủy văn

511. ồ s , tài liệu cung cấp thông tin, tư liệu khí tượng thủy văn

512. Tài liệu khí tượng b m t bức x

513. Tài liệu khí tượng nông nghiệp

514. Tài liệu mưa

515. Tài liệu khí tượng cao không

516. Tài liệu môi trường không khí và nước

Tài liệu thủy văn lục địa vùng sông không ảnh hưởng thủy tri u 517. (vùng ngọt)

518. Tài liệu thủy văn lục địa vùng sông ảnh hưởng thủy tri u (vùng tri u)

519. Tài liệu dự báo khí tượng thủy văn (các lo i bản đồ thời tiết)

520. ồ s kỹ thuật tr m

521. ồ s , tài liệu hệ thống bản đồ số hóa

6. Về biến đổi khí hậu:

131

ồ s , tài liệu v x y dựng, cập nhật kế ho ch hành động ứng 522. phó với biến đ i khí hậu của địa phư ng

ồ s , tài liệu v t chức thực hiện nhiệm vụ thuộc ph m vi của

ở Tài nguyên và Môi trường trong các chiến lược, chư ng trình,

kế ho ch quốc gia v biến đ i khí hậu, các đ án, dự án, chư ng 523. trình ứng phó với biến đ i khí hậu; t chức ki m tra việc thực

hiện các mục tiêu trong các chư ng trình, kế ho ch, đ án, dự án

biến đ i khí hậu trên địa bàn quản l ;

7. Về đo đạc và bản đồ:

Hồ s thẩm định và đ nghị Cục o đ c và Bản đồ Việt am cấp,

524. cấp b sung giấy phép, gia h n giấy phép và cấp l i giấy phép

ho t động đo đ c và bản đồ theo quy định của pháp luật;

ồ s , tài liệu v đăng k , b sung nội dung đăng k ho t động 525. đo đ c bản đồ

ồ s , tài liệu v thẩm định việc th hiện đường địa giới và các

526. yếu tố liên quan đến đường địa giới hành chính trên bản đồ trước

khi xuất bản

ồ s v t chức, quản l việc tri n khai các ho t động đo đ c và 527. bản đồ theo quy ho ch, kế ho ch;

528. ồ s v quản l hệ thống tư liệu đo đ c và bản đồ t i địa phư ng

ồ s v quản l việc bảo mật, lưu trữ, cung cấp khai thác sử 529. dụng thông tin tư liệu đo đ c và bản đồ;

530. ồ s v các đi m thiên văn

531. Bản đồ địa giới hành chính

532. Bản đồ địa l t ng hợp

533. Bản đồ chuyên đ khác

8. Về viễn thám:

đ xuất việc mua, trao đ i dữ liệu viễn thám trong nước và quốc 534. tế trình Chủ tịch Ủy ban nh n d n Thành phố quyết định;

uản l , lưu trữ, b sung, cập nhật, công bố dữ liệu viễn thám và

535. x y dựng c sở dữ liệu viễn thám của địa phư ng đ cung cấp

132

cho các c quan, t chức, cá nh n theo quy định của pháp luật.

9. Về thông tin tư liệu và ứng dụng công nghệ thông tin:

T chức thực hiện chư ng trình, kế ho ch thu thập, cập nhật, lưu

trữ, và khai thác thông tin tư liệu tài nguyên và môi trường; ứng 536. dụng, phát tri n công nghệ thông tin tài nguyên và môi trường

của địa phư ng thuộc ph m vi quản l của ở;

ồ s , tài liệu v thẩm định việc th hiện đường địa giới và các

537. yếu tố liên quan đến đường địa giới hành chính cấp tỉnh, huyện,

x trên bản đồ trước khi xuất bản ho c giao nộp đ lưu trữ

X. TÀI LIỆU CỦA SỞ T ÔN TIN VÀ TRUYỀN T ÔN

1. Công nghệ thông tin

ồ s t chức thực hiện các quy ho ch, kế ho ch, chư ng trình, 538. đ án, dự án v công nghệ thông tin, điện tử

ồ s v thực hiện c chế, chính sách các quy định quản l , hỗ

trợ phát tri n công nghiệp phần cứng, công nghiệp phần m m,

công nghiệp điện tử, công nghiệp nội dung số và dịch vụ công 539. nghệ thông tin; v danh mục và quy chế khai thác c sở dữ liệu

quốc gia, quy chế quản l đầu tư ứng dụng và phát tri n công

nghệ thông tin sử dụng vốn hà nước trên địa bàn thành phố

ồ s t chức thực hiện, báo cáo, đánh giá t ng kết việc thực

540. hiện các kế ho ch v ứng dụng công nghệ thông tin trong ho t

động của các c quan nhà nước

ồ s x y dựng quy chế, quy định v ho t động ứng dụng công 541. nghệ thông tin của địa phư ng

2. Báo chí - Xuất bản - Truyền thông

2.1. Về báo chí

Cấp, thu hồi giấy phép ho t động bản tin cho các c quan, t 542. chức trên địa bàn thành phố à ội

ồ s thẩm định cấp thẻ nhà báo, cấp phép ho t động báo chí,

giấy phép xuất bản các ấn phẩm báo chí, ấn phẩm thông tin khác 543. theo quy định của pháp luật cho các c quan báo chí và các c

133

quan, t chức của địa phư ng

ồ s thẩm định cho phép các c quan báo chí của Trung ư ng,

544. địa phư ng khác đ t văn ph ng đ i diện, văn ph ng liên l c, c

quan thường tr trên địa bàn

X y dựng kế ho ch và t chức tri n khai thực hiện kế ho ch phát

545. tri n sự nghiệp phát thanh, truy n hình của địa phư ng sau khi

được phê duyệt

2.2. Xuất bản, in và phát hành

ồ s cấp, thu hồi giấy phép xuất bản tài liệu không kinh doanh

cho c quan, t chức của địa phư ng, c quan, chi nhánh, văn 546. ph ng đ i diện, đ n vị trực thuộc c quan, t chức của trung

ư ng t i địa phư ng

ồ s cấp, thu hồi giấy phép ho t động in xuất bản phẩm và giấy

547. phép in gia công xuất bản phẩm cho nước ngoài đối với các c sở

in xuất bản phẩm thuộc địa phư ng theo quy định

ồ s cấp, thu hồi giấy phép ho t động in các sản phẩm in không 548. phải xuất bản phẩm

549. Xác nhận đăng k ho t động c sở in t i địa phư ng

Cấp giấy phép chế bản in, gia công sau in cho nước ngoài các sản 550. phẩm in không phải là xuất bản phẩm

551. Cấp giấy chứng nhận đăng k sử dụng máy photocopy màu

Xác nhận chuy n nhượng máy photocopy màu, máy in có chức 552. năng photocopy màu t i địa phư ng

ồ s thanh tra, ki m tra; giải quyết khiếu n i, tố cáo và xử l vi

553. ph m trong ho t động xuấ bản in và phát hành t i địa phư ng

- Vụ việc nghiêm trọng

2.3. Thông tin đối ngoại

ồ s x y dựng quy chế, quy định v ho t động thông tin đối 554. ngo i ở địa phư ng

134

Thẩm định nội dung thông tin đối ngo i của các chư ng trình, đ 555. án

2.4. Thông tin cơ sở

ồ s x y dựng chiến lược, kế ho ch phát tri n ho t động thông

tin c sở; các quy định v ho t động thông tin, tuyên truy n, c 556. động phục vụ các nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hóa, x hội của

ảng và hà nước

3. Bưu chính – Viễn thông

3.1. Về Bưu chính

Tập văn bản của c quan trung ư ng, của thành phố à ội chỉ

557. đ o trực tiếp v công tác bưu chính trên địa bàn thành phố à

ội

Chư ng trình, kế ho ch, báo cáo v tình hình phát tri n hệ thống

558. bưu điện trên địa bàn thành phố à ội:

- àng năm, nhi u năm

ồ s ội nghị t ng kết và ội nghị chuyên đ v công tác bưu 559. chính của thành phố à ội

ồ s xác nhận ho t động bưu chính cho các doanh nghiệp cung 560. ứng dịch vụ bưu chính theo quy định

ồ s cấp, sửa đ i, b sung, thu hồi giấy phép bưu chính cho các 561. doanh nghiệp cung ứng dịch vụ thư trên địa bàn nội tỉnh

3.2. Tài liệu về viễn thông

Tập văn bản của c quan trung ư ng, của thành phố à ội chỉ

562. đ o trực tiếp v công tác viễn thông trên địa bàn thành phố à

ội

Chư ng trình, kế ho ch, báo cáo v tình hình phát tri n hệ thống

563. viễn thông trên địa bàn thành phố à ội:

- àng năm, nhi u năm

ồ s ội nghị t ng kết và ội nghị chuyên đ v công tác viễn 564. thông của thành phố à ội

135

ồ s ki m tra, chỉ đ o các doanh nghiệp viễn thông tri n khai 565. công tác bảo đảm an toàn và an ninh thông tin trên địa bàn

ồ s thanh tra, ki m tra việc thực hiện các quy định v giá cước,

566. tiêu chuẩn, quy chuẩn, chất lượng trong lĩnh vực viễn thông và

Internet trên địa bàn Thành phố

4. Tàı liệu về lĩnh vực thông tin điện tử

ồ s cấp, thu hồi, sửa đ i, b sung, gia h n giấy phép thiết lập

567. trang thông tin điện tử t ng hợp cho các t chức, doanh nghiệp

trên địa bàn

Báo cáo tình hình ho t động của các đi m truy cập Internet công 568. cộng và đi m cung cấp dịch vụ tr ch i điện tử trên địa bàn

ồ s v ki m tra, hướng dẫn thực hiện quy ho ch ph n b kênh 569. tần số đối với phát thanh, truy n hình trên địa bàn Thành phố

ồ s quy định v đi u kiện, kỹ thuật, đi u kiện khai thác các 570. thiết bị vô tuyến điện được sử dụng có đi u kiện

ồ s thanh tra, ki m tra các vụ việc nghiêm trọng đối với các t

chức, cá nh n sử dụng tần số và thiết bị phát sóng vô tuyến điện 571. thuộc m ng thông tin vô tuyến dùng riêng, đài phát thanh, phát

hình có ph m vi ho t động h n chế trên địa bàn thành phố

XI. SỞ LAO ĐỘN T N BIN VÀ XÃ ỘI

1. Tài liệu về Người có công

ồ s hướng dẫn và t chức thực hiện các quy định của pháp luật 572. đối với người có công với cách m ng

ồ s hướng dẫn và t chức thực hiện quy ho ch hệ thống c sở

x hội nuôi dư ng, đi u dư ng người có công với cách m ng, các 573. công trình ghi công liệt sĩ; quản l các công trình ghi công liệt sĩ

trên địa bàn Thành phố

ồ s v công tác tiếp nhận và an táng hài cốt liệt sĩ; di chuy n 574. hài cốt liệt sĩ

ồ s tham gia ội đồng giám định y khoa cấp thành phố v

575. giám định thư ng tật và tỷ lệ suy giảm khả năng lao động do

136

thư ng tật đối với người có công với cách m ng

ồ s v quản l đối tượng, hồ s đối tượng và kinh phí thực

576. hiện các chính sách, chế độ ưu đ i đối với người có công với cách

m ng và th n nh n của họ.

2. Tài liệu về Bảo trợ xã hội

ồ s hướng dẫn và t chức thực hiện Chư ng trình mục tiêu

uốc gia v giảm nghèo, ghị quyết đẩy m nh thực hiện mục

577. tiêu giảm nghèo b n vững và các chính sách giảm nghèo, Chư ng

trình hành động quốc gia v người cao tu i Việt am và các đ

án, chư ng trình v bảo trợ x hội khác có liên quan

ồ s t ng hợp, thống kê số lượng người cao tu i, người khuyết

tật, người rối nhiễu t m trí, người t m thần, đối tượng trợ gi p x 578. hội thường xuyên, đột xuất, hộ nghèo, hộ cận nghèo và đối tượng

bảo trợ x hội khác

3. Tài liệu về Bảo vệ, chăm sóc trẻ em và Bình đẳng giới

ồ s hướng dẫn và t chức thực hiện các chư ng trình, kế 579. ho ch, mô hình, dự án v bảo vệ, chăm sóc trẻ em

ồ s v theo dõi, giám sát, đánh giá việc thực hiện các quy n trẻ 580. em theo quy định của pháp luật

ồ s thực hiện các chế độ, chính sách v bảo vệ, chăm sóc trẻ 581. em; x y dựng x , phường, thị trấn phù hợp với trẻ em

ồ s hướng dẫn lồng ghép vấn đ bình đẳng giới vào việc x y

582. dựng và t chức thực hiện chiến lược, quy ho ch, kế ho ch phát

tri n kinh tế x hội của thành phố à ội

ồ s , tài liệu v ho t động của Ban vì sự tiến bộ của phụ nữ 583. Thành phố

4. Lĩnh vực việc làm - An toàn lao động

ồ s thực hiện quy ho ch, kế ho ch, chư ng trình, dự án, giải

584. pháp v việc làm, chính sách phát tri n thị trường lao động của

thành phố theo hướng dẫn của c quan có thẩm quy n

137

ồ s hướng dẫn và thực hiện các quy định của pháp luật v việc 585. làm, bảo hi m thất nghiệp

ồ s quản l các t chức dịch vụ việc làm theo quy định của 586. pháp luật

ồ s cấp, cấp l i, gia h n, thu hồi ho c nhận l i giấy phép ho t

587. động dịch vụ việc làm của doanh nghiệp ho t động dịch vụ việc

làm theo sự ủy quy n của UB D thành phố à ội

ồ s cấp, cấp l i, thu hồi giấy phép lao động là công d n nước 588. ngoài vào làm việc t i Việt am theo quy định

4.1. Về lĩnh vực người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước

ngoài theo hợp đồng

ồ s hướng dẫn và t chức thực hiện công tác tuy n chọn người

589. lao động đi làm việc ở nước ngoài thuộc ph m vi quản l nhà

nước của ở

ồ s thống kê số lượng các doanh nghiệp ho t động đưa người

590. lao động Việt am đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng và số

lượng người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng

4.2. Về lĩnh vực an toàn lao động

ồ s hướng dẫn, t chức thực hiện Chư ng trình quốc gia v an

591. toàn lao động, vệ sinh lao động; tuần lễ quốc gia v an toàn lao

động, vệ sinh lao động và ph ng, chống cháy n

ồ s v quản l , ki m tra chất lượng sản phẩm, hàng hóa đ c 592. thù v an toàn lao động

593. ồ s ki m định kỹ thuật an toàn lao động

ồ s tiếp nhận tài liệu và xác nhận việc khai báo, sử dụng các lo i 594. máy, thiết bị vật tư có yêu cầu nghiêm ng t v an toàn lao động

ồ s đi u tra tai n n lao động chết người, tai n n lao động n ng 595. làm bị thư ng 02 người lao động trở lên

ồ s đi u tra l i tai n n lao động, sự cố nghiêm trọng đ được

596. người sử dụng lao động đi u tra nếu có khiếu n i, tố cáo ho c khi

138

xét thấy cần thiết.

5. Lĩnh vực Thanh tra

ồ s v ki m tra, thanh tra, xử l vi ph m pháp luật và giải

597. quyết khiếu n i, tố cáo, ph ng, chống tham nh ng trong lĩnh vực

lao động, người có công và x hội theo quy định của pháp luật

6. Lĩnh vực Lao động – Tiền lương và Bảo hiểm xã hội

ồ s hướng dẫn thực hiện chế độ lao động, ti n lư ng theo quy 598. định của pháp luật

ồ s hướng dẫn chế độ, chính sách ưu đ i đối với lao động nữ,

lao động là người khuyết tật, người lao động cao tu i, lao động 599. chưa thành niên, lao động là người gi p việc gia đình và một số

lao động khác

ồ s thống kê số lượng các doanh nghiệp cho thuê l i lao động,

600. thực hiện việc cho thuê l i lao động, bên thuê l i lao động và số

lượng người lao động thuê l i

ồ s v giải quyết những vấn đ v bảo hi m x hội thuộc thẩm 601. quy n

ồ s thực hiện chế độ, chính sách v bảo hi m x hội theo ph n

602. cấp ho c ủy quy n của UB D thành phố à ội và theo quy

định của pháp luật

7. Lĩnh vực Dạy nghề

ồ s t chức thực hiện quy ho ch, kế ho ch, chư ng trình, đ

603. án, dự án phát tri n d y ngh ở địa phư ng sau khi được phê

duyệt

8. Lĩnh vực Phòng chống tệ nạn xã hội

604. ồ s thực hiện nhiệm vụ thường trực v ph ng, chống m i d m;

ồ s hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ, t chức quản l , tri n

khai thực hiện công tác ph ng, chống m i d m, cai nghiện bắt 605. buộc, cai nghiện tự nguyện, quản l sau cai nghiện, hỗ trợ n n

139

nh n bị mua bán theo ph n cấp, ủy quy n

XII. TÀI LIỆU CỦA SỞ VĂN ÓA VÀ T Ể T AO

1. Tài liệu Quản lý văn hóa

ồ s x y dựng quy ho ch, kế ho ch phát tri n dài h n, ngắn h n 606. đối với ho t động dịch vụ văn hóa trên địa bàn thành phố à ội

ồ s x y dựng các văn bản hướng dẫn liên quan đến quản l các 607. ho t động dịch vụ văn hóa trên địa bàn thành phố à ội

ồ s thẩm định nội dung kịch bản, chư ng trình, t chức duyệt

và cấp phép sản xuất, phát hành băng, đĩa s n khấu – ca múa 608. nh c - thời trang, phim tài liệu, phim khoa học, phim ho t hình do

c sở điện ảnh thuộc à ội sản xuất

ồ s ph ng, chống, ngăn ch n các ho t động vi ph m pháp luật 609. v dịch vụ văn hóa

ồ s hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ quản l nhà nước dịch

610. vụ văn hóa đối với ph ng văn hóa và thông tin thuộc UB D

quận, huyện, thị x trên địa bàn thành phố à ội

2. Tài liệu về Quản lý nghệ thuật

ồ s quy ho ch, kế ho ch phát tri n dài h n, ngắn h n đối với

611. các ho t động nghệ thuật chuyên nghiệp và không chuyên của à

ội

ồ s phư ng hướng phát tri n nghệ thuật, phong cách bi u diễn

612. của các đ n vị nghệ thuật chuyên nghiệp thuộc sở; chế độ chính

sách, đào t o và bồi dư ng nghệ sĩ diễn viên của Thủ đô

ồ s lập kế ho ch, thẩm định và duyệt các chư ng trình, kịch 613. bản, tiết mục phục vụ nhiệm vụ chính trị của các đ n vị nghệ thuật

614. ồ s đánh giá, bình xét nghệ sĩ, diễn viên, tác giả, tác phẩm...

ồ s thẩm định, cấp phép v phần mỹ thuật đối với các dự án

615. x y dựng tượng đài, tranh hoành tráng trên địa bàn thành phố à

ội theo thẩm quy n của ở

140

ồ s v quy n tác giả, quy n liên quan đối với tac phẩm văn học 616. nghệ thuật

ồ s quản l nhà nước đối với doanh nghiệp, t chức kinh tế tập

617. th , kinh tế tư nh n, hướng dẫn ho t động đối với các hội và t

chức phi chính phủ ho t động trong lĩnh vực nghệ thuật

ồ s hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ quản l nhà nước ho t

618. động nghệ thuật đối với ph ng Văn hóa và thông tin thuộc

UB D quận, huyện, thị x trên địa bàn à ội.

3. Tài liệu Xây dựng nếp sống văn hóa và gia đình

ồ s x y dựng quy ho ch, kế ho ch ho t động ngắn h n, dài

619. h n, hàng năm đối với các ho t động x y dựng nếp sống văn hóa

và gia đình trên địa bàn thành phố à ội

ồ s hướng dẫn tri n khai thực hiện cuộc vận động toàn d n 620. đoàn kết x y dựng đời sống văn hóa

621. ồ s tham mưu công tác quản l nhà nước lĩnh vực gia đình

ồ s hướng dẫn nghiệp vụ t chức, tri n khai cuộc vận động

622. Toàn d n đoàn kết x y dựng đời sống văn hóa đối với ph ng Văn

hóa và thông tin thuộc UB D quận, huyện, thị x

4. Tài liệu về Thể dục thể thao quần chúng

ồ s x y dựng quy ho ch, kế ho ch phát tri n phong trào th

dục th thao cho mọi người, t chức thực hiện sau khi được phê

623. duyệt; hướng dẫn các ngành, các quận, huyện, thị x , các t chức

x hội thực hiện kế ho ch v giáo dục th chất bắt buộc, th dục

th thao qu n sự, th dục th thao tự nguyện và th thao d n tộc

5. Tài liệu về Thể thao thành tích cao

ồ s x y dựng chiến lược phát tri n, kế ho ch tuy n chọn, đào

624. t o, huấn luyện vận động viên; kế ho ch thi đấu các đội tuy n th

thao của Thành phố

ồ s đ xuất việc phong cấp vận động viên, phong t ng danh

625. hiệu vinh dự đối với vận động viên, huấn luyện viên, trọng tài có

141

thành tích xuất sắc

6. Tài liệu Quản lý di sản

ồ s x y dựng và chỉ đ o thực hiện chiến lược, quy ho ch, kế

626. ho ch, chính sách phát tri n sự nghiệp bảo vệ và phát huy giá trị

di sản văn hóa của Thủ đô

ồ s x y dựng chư ng trình, kế ho ch, đ án huy động, quản l ,

627. sử dụng các nguồn lực đ bảo vệ và phát huy giá trị di sản văn

hóa à ội

ồ s đ xuất khen thưởng các đ n vị, t chức, cá nh n có thành 628. tích trong việc bảo vệ và phát huy giá trị di sản văn hóa Thủ đô

ồ s t chức và quản l hợp tác quốc tế v bảo vệ và phát huy 629. giá trị di sản văn hóa trên địa bàn thành phố

ồ s tham mưu trình thực hiện việc đ t tên, đ i tên đường phố, 630. công viên, quảng trường và công trình văn hóa

XIII. TÀI LIỆU CỦA SỞ K OA ỌC VÀ CÔN N Ệ

1. Tài liệu Quản lý khoa học

631. ồ s x y dựng, ban hành văn bản quản l v khoa học

632. ồ s hội nghị v khoa học do c quan t chức

633. ồ s cấp phép ho t động của c sở bức x

ế ho ch, báo cáo hàng năm v khoa học của c quan và các đ n 634. vị trực thuộc

ế ho ch, báo cáo hàng năm v khoa học của các đối tượng 635. thuộc ph m vi quản l

ồ s x y dựng, quản l và t chức thực hiện các chư ng trình 636. mục tiêu, dự án khoa học

637. ồ s chỉ đ o đi m v quản l khoa học

638. ồ s ki m tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ

ồ s giải quyết các vụ việc trong ho t động quản l khoa học 639. - Vụ việc nghiêm trọng

640. Báo cáo ph n tích, thống kê chuyên đ

142

641. ồ s đ tài khoa học cấp Thành phố có quyết định phê duyệt

2. Quản lý khoa học công nghệ

642. ồ s ban hành văn bản quản l công nghệ

643. ồ s hội nghị v công nghệ do c quan t chức

ế ho ch, báo cáo hàng năm v quản l công nghệ của c quan 644. và các đ n vị trực thuộc

ế ho ch, báo cáo hàng năm v chuyên môn nghiệp vụ của các 645. đối tượng thuộc ph m vi quản l

646. Văn bản chỉ đ o, chư ng trình, kế ho ch, báo cáo năm

ồ s x y dựng, quản l và t chức thực hiện các chư ng trình 647. mục tiêu, dự án công nghệ

648. ồ s ki m tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ

ồ s giải quyết các vụ việc trong ho t động quản l công nghệ 649. - Vụ việc nghiêm trọng

650. Báo cáo ph n tích, thống kê chuyên đ

3. Tài liệu về an toàn bức xạ và hạt nhân

ồ s x y dựng, ban hành văn bản quản l v an toàn bức x và 651. h t nh n

ồ s hội nghị v quản l an toàn bức x và h t nh n do c quan 652. t chức

ế ho ch, báo cáo hàng năm v chuyên môn nghiệp vụ của các 653. đối tượng thuộc ph m vi quản l

Văn bản chỉ đ o, chư ng trình, kế ho ch, báo cáo năm v thực 654. hiện các ho t động chuyên môn nghiệp vụ

ồ s x y dựng, quản l và t chức thực hiện các chư ng trình, 655. mục tiêu, dự án chuyên môn

656. ồ s ki m tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ

657. ồ s đăng k an toàn bức x và h t nh n

ồ s giải quyết các vụ việc trong ho t động quản l v an toàn

658. bức x và h t nh n

143

- Vụ việc nghiêm trọng

ồ s x y dựng c sở dữ liệu quốc gia v ki m soát an toàn bức 659. x và h t nh n t i địa phư ng

660. Báo cáo, ph n tích, thống kê chuyên đ

4. Tài liệu về Quản lý sở hữu trí tuệ

661. ồ s x y dựng, ban hành văn bản v quản l sở hữu trí tuệ

ế ho ch, báo cáo hàng năm v chuyên môn nghiệp vụ của c 662. quan và các đ n vị trực thuộc

ế ho ch, báo cáo hàng năm v chuyên môn nghiệp vụ của các 663. đối tượng thuộc ph m vi quản l

664. ồ s ki m tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ

ồ s đăng k , thẩm định và công nhận sáng kiến, cải tiến kỹ

665. thuật, hợp l hóa sản xuất của các t chức, cá nh n trên địa bàn

Thành phố

ồ s giải quyết các vụ việc liên quan đến sở hữu trí tuệ 666. - Vụ việc nghiêm trọng

667. Báo cáo, ph n tích, thống kê chuyên đ

XIV. TÀI LIỆU CỦA SỞ IÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

1. Tài liệu chung về giáo dục và đào tạo

ồ s x y dựng và trình cấp có thẩm quy n ban hành các định 668. hướng, phư ng hướng, chính sách phát tri n giáo dục và đào t o

ồ s x y dựng và trình cấp có thẩm quy n ban hành chiến lược,

669. quy ho ch, kế ho ch phát tri n giáo dục và đào t o dài h n, 5

năm, hàng năm

ồ s x y dựng và trình cấp có thẩm quy n ban hành các chiến 670. lược, quy ho ch vùng trọng đi m v giáo dục và đào t o

ồ s quy ho ch m ng lưới các c sở giáo dục trong hệ thống 671. giáo dục quốc d n

ồ s x y dựng và ban hành ho c trình cấp có thẩm quy n ban

672. hành các văn bản quy ph m pháp luật v ho t động giáo dục và

144

đào t o

ồ s x y dựng, quản l , t chức thực hiện các đ án, chư ng 673. trình mục tiêu, dự án chuyên môn v giáo dục và đào t o

ế ho ch nhiệm vụ năm học; báo cáo tình hình thực hiện kế 674. ho ch nhiệm vụ năm học

ế ho ch đào t o đối với khóa học, năm học; báo cáo t ng kết

675. năm học, khóa học và bản lưu báo cáo liên quan đến đào t o gửi

c quan quản l nhà nước có thẩm quy n

Báo cáo đánh giá, t ng hợp giáo dục các cấp học cả nước qua 676. từng thời kỳ và năm học

677. ố liệu thống kê giáo dục hàng năm, nhi u năm

678. ội nghị t ng kết năm, nhi u năm

ồ s thanh tra các ho t động giáo dục và đào t o 679. - Vụ việc nghiêm trọng

2. Tài liệu về giáo dục mầm non

ồ s thành lập ho c cho phép thành lập, cho phép ho t động

680. giáo dục, đình chỉ ho t động giáo dục, sáp nhập, chia, tách, giải

th trường mầm non, trường mẫu giáo, nhà trẻ

ồ s chuy n đ i c sở giáo dục mầm non bán công sang c sở 681. giáo dục mầm non d n lập, công lập

ồ s x y dựng, thẩm định, ban hành chư ng trình giáo dục mầm 682. non

3. Tài liệu về giáo dục phổ thông

ồ s thành lập ho c cho phép thành lập, cho phép ho t động

683. giáo dục, đình chỉ ho t động giáo dục, sáp nhập, chia, tách, giải

th c sở giáo dục ph thông

684. ồ s x y dựng, thẩm định, ban hành chư ng trình giáo dục ph thông

685. đăng bộ

gọi tên và ghi đi m (đối với trường T C , T T, trường ph

686. thông có nhi u cấp học, trường chuyên biệt, giáo dục thường

145

xuyên)

uyết định công nhận tốt nghiệp, danh sách người học được công 687. nhận tốt nghiệp

Tài liệu v tuy n sinh trung học ph thông

- ồ s xác định chỉ tiêu tuy n sinh hàng năm 688. - uyết định tr ng tuy n, danh sách tr ng tuy n; đi m chuẩn

tuy n sinh

Tài liệu v thi và xét công nhận tốt nghiệp trung học ph thông

- Danh sách thí sinh được công nhận tốt nghiệp 689. - Bảng ghi thông tin xét công nhận tốt nghiệp, Bảng ghi đi m thi,

Các lo i thống kê số liệu

Tài liệu v thi chọn học sinh gi i trung học ph thông

- Danh sách thí sinh đo t giải

- Danh sách học sinh là thành viên các đội tuy n Olympic quốc tế

690. và khu vực

- Biên bản xét duyệt kết quả thi và xếp giải

- uyết định thành lập đội tuy n

- cấp giấy chứng nhận học sinh đo t giải

ồ s cuộc thi hoa học kỹ thuật dành cho học sinh trung học

- Danh sách dự án, thí sinh đo t giải

- uyết định thành lập đội tuy n 691. - cấp giấy chứng nhận học sinh đo t giải

- Dự án dự thi: Báo cáo tóm tắt, Báo cáo kết quả nghiên cứu

+ o t giải cấp quốc gia

4. Tài liệu về giáo dục thường xuyên

ồ s thành lập, cho phép ho t động, đình chỉ ho t động, sáp 692. nhập, giải th trung t m giáo dục thường xuyên

ồ s thành lập, cấp phép ho t động, đình chỉ ho t động đào t o,

693. bồi dư ng ngo i ngữ, tin học, sáp nhập, chia, tách, giải th trung

146

t m ngo i ngữ, tin học

ồ s thành lập, cho phép ho t động, đình chỉ ho t động, giải th 694. trung t m học tập cộng đồng t i x , phường, thị trấn

ồ s x y dựng, thẩm định, ban hành chư ng trình giáo dục 695. thường xuyên

ồ s biên so n, thẩm định, phê duyệt các giáo trình, học liệu,

696. phư ng tiện phục vụ giảng d y và học tập mang đ c thù của giáo

dục thường xuyên

5. Tài liệu về văn bằng, chứng chỉ

697. ồ s chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ

698 ồ s cấp phôi bằng tốt nghiệp T C , T T, Trung cấp, Cao đẳng

699. gốc cấp văn bằng tốt nghiệp T C , T T, trung cấp, cao đẳng

700. cấp bản sao văn bằng tốt nghiệp từ s gốc

701. gốc cấp chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc d n

702. cấp bản sao chứng chỉ từ s gốc

6. Tài liệu về công tác nhà giáo, cán bộ quản lý cơ sở giáo dục

ồ s ội đồng cấp c sở thẩm định, đ nghị xét t ng danh hiệu 703. nhà giáo nh n d n, nhà giáo ưu t

ồ s ội đồng cấp huyện thẩm định, đ nghị xét t ng danh hiệu 704. nhà giáo nh n d n, nhà giáo ưu t

ồ s ội đồng cấp tỉnh thẩm định, đ nghị xét t ng danh hiệu 705. nhà giáo nh n d n, nhà giáo ưu t

ồ s thi giáo viên d y gi i, giáo viên chủ nhiệm gi i, cán bộ

quản l gi i cấp trường, huyện, tỉnh 706. - uyết định công nhận, danh sách giáo viên, cán bộ quản l đ t

danh hiệu

XV. TÀI LIỆU CỦA SỞ Y TẾ À NỘI

1. Vấn đề chung

147

ồ s x y dựng, ban hành văn bản quản l chuyên môn nghiệp 707. vụ y tế

ế ho ch, báo cáo v chuyên môn nghiệp vụ của c quan và các

708. đ n vị trực thuộc

- àng năm

709. ồ s x hội hóa y tế của các đ n vị trực thuộc

710. ồ s chuẩn quốc gia y tế x của các quận, huyện, thị x

711. ồ s tiếp nhận và giải quyết các thủ tục hành chính của ở Y tế

Văn bản chỉ đ o, chư ng trình, kế ho ch, báo cáo năm v thực 712. hiện các ho t động chuyên môn nghiệp vụ

2. Tài liệu về khám bệnh, chữa bệnh và phục hồi chức năng

ồ s ki m tra, hướng dẫn công tác chuyên môn cho các bệnh 713. viện thuộc UB D thành phố à ội

714. ồ s theo dõi các Trung t m Y tế

715. ồ s x y dựng quy trình kỹ thuật bệnh viện

ồ s chỉ đ o, đi u hành công tác sử dụng thuốc an toàn, hợp l 716. và hiệu quả trong quá trình đi u trị

717. ồ s kết luận v kết quả giám định háp y, háp y t m thần

ồ s x y dựng và quản l các c sở dữ liệu công tác dược và mỹ 718. phẩm

ồ s hướng dẫn tri n khai các quy định v công tác kinh doanh 719. dược, hành ngh dược

ồ s x y dựng các danh mục thuốc thiết yếu, danh mục thuốc 720. không kê đ n, danh mục thuốc do bảo hi m y tế chi trả

3. Nhóm tài liệu về trang thiết bị y tế

ồ s ban hành danh mục trang thiết bị thiết yếu cho các đ n vị, 721. c sở y tế

ồ s phối hợp với các c quan liên quan x y dựng, ban hành các

722. quy chuẩn kỹ thuật và các tiêu chuẩn thiết kế - thiết kế mẫu các

công trình y tế

148

723. ồ s theo dõi v dự án chất thải y tế

4. Nhóm tài liệu về y, dược cổ truyền

ồ s theo dõi công tác ứng dụng y học c truy n vào chăm sóc 724. sức kh e cộng đồng

5. Tài liệu về y tế dự phòng

ồ s x y dựng, b sung danh mục bệnh truy n nhiễm thuộc các

725. nhóm, danh mục bệnh truy n nhiễm bắt buộc phải sử dụng vắc

xin, sinh phẩm y tế

ồ s giám sát bệnh truy n nhiễm, bệnh không l y nhiễm, bệnh

726. không rõ nguyên nh n, phát hiện sớm các bệnh truy n nhiễm g y

dịch

ồ s x y dựng danh mục bệnh ngh nghiệp được hưởng chế độ 727. bệnh ngh nghiệp t i Việt am

ồ s v quản l , chỉ đ o các ho t động chuyên môn của m ng 728. lưới ph ng, chống IV/AID trong ph m vi cả nước

6. Tài liệu về môi trường y tế

ồ s phối hợp ban hành các quy định, tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ 729. thuật quốc gia v bảo vệ môi trường trong ho t động y tế

ồ s phối hợp ban hành các quy định, tiêu chuẩn v bảo vệ môi

730. trường trong ho t động mai táng, h a táng và chất lượng môi

trường y tế

ồ s t chức thực hiện việc quan trắc các tác động đối với môi 731. trường từ ho t động của ngành y tế

ồ s t chức thực hiện các biện pháp bảo vệ sức kh e con người

732. trước tác động của biến đ i khí hậu, ô nhiễm môi trường và các

yếu tố môi trường bất lợi

ồ s t chức thực hiện và ki m tra, giám sát việc thực hiện các

văn bản quy ph m pháp luật, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia v 733. quản l và tiêu hủy chất thải y tế và bảo vệ môi trường trong ho t

động y tế

149

ồ s t chức thực hiện việc khắc phục ô nhiễm và phục hồi môi 734. trường y tế

7. Tài liệu về an toàn thực phẩm

ồ s x y dựng c sở dữ liệu v an toàn thực phẩm; t ng hợp,

735. thống kê, báo cáo v công tác quản l an toàn thực phẩm trên c

sở giám sát và t ng hợp báo cáo của các cơ quan liên quan

ồ s giám sát, ph ng ngừa, đi u tra và phối hợp ngăn ch n ngộ

736. độc thực phẩm và khắc phục sự cố v an toàn thực phẩm:

- Vụ việc nghiêm trọng

ồ s ki m tra, hướng dẫn, giám sát việc thực hiện các quy định 737. của pháp luật v an toàn thực phẩm

8. Tài liệu về dân số

ồ s quản l biến động v d n số, đ xuất các giải pháp đi u

738. chỉnh mức sinh và tỷ lệ gia tăng d n số trên ph m vi toàn thành

phố à ội

ồ s x y dựng, hướng dẫn ki m tra và t chức thực hiện chỉ

739. tiêu, chỉ báo, giải pháp v chất lượng d n số, c cấu d n số theo

giới tính và độ tu i

740. ồ s t chức đi u tra, khảo sát, thu thập, ph n tích số liệu v d n số

ồ s chỉ đ o, hướng dẫn, t chức thực hiện và ki m tra, giám sát

741. việc thực hiện các văn bản quy ph m pháp luật, quy chuẩn kỹ

thuật quốc gia, chính sách, chư ng trình, dự án v lĩnh vực d n số

ồ s thẩm định các chư ng trình, kế ho ch, dự án phát tri n 742. kinh tế - x hội có liên quan tới chính sách v d n số và phát tri n

ồ s x y dựng trình cấp có thẩm quy n ban hành chính sách v 743. d n số bao gồm: uy mô d n số, c cấu d n số và chất lượng d n số

9. Nhóm tài liệu về sức khỏe bà mẹ trẻ em

ồ s x y dựng, ban hành hệ thống chỉ tiêu, chỉ báo v sức kh e 744. sinh sản

ồ s x y dựng định hướng, chính sách, chiến lược, kế ho ch v 745. công tác sức kh e sinh sản

150

ồ s x y dựng kế ho ch và t chức thực hiện các nhiệm vụ 746. chuyên môn, kỹ thuật v sức kh e sinh sản

ồ s chỉ đ o, hướng dẫn, ki m tra chuyên môn, kĩ thuật v các

747. ho t động thuộc lĩnh vực chăm sóc sức kh e sinh sản đối với các

c sở y tế

ồ s cho phép các c sở y tế thực hiện việc xác định l i giới

tính, công nhận các c sở y tế đủ đi u kiện thực hiện kỹ thuật hỗ 748. trợ sinh sản (thụ tinh trong ống nghiệm, thụ tinh nh n t o) theo

quy định của pháp luật

10. Tài liệu về bảo hiểm y tế

ồ s ban hành danh mục thuốc, vật tư y tế, danh mục dịch vụ kỹ 749. thuật thuộc ph m vi được hưởng của người tham gia bảo hi m y tế

ồ s x y dựng t chức hệ thống y tế, tuyến chuyên môn kỹ thuật

750. y tế, nguồn tài chính phục vụ công tác bảo vệ, chăm sóc và n ng

cao sức kh e nh n d n dựa trên bảo hi m y tế toàn d n

ồ s x y dựng trình cấp có thẩm quy n ban hành các giải pháp 751. nhằm bảo đảm c n đối uỹ bảo hi m y tế

ồ s chỉ đ o, hướng dẫn t chức thực hiện, ki m tra các c sở y

752. tế, các t chức, cá nh n trong việc thực hiện các quy định của

pháp luật v bảo hi m y tế

753. ồ s báo cáo, thống kê v công tác bảo hi m y tế

ồ s chỉ đ o, hướng dẫn t chức tri n khai thực hiện chế độ bảo 754. hi m y tế

XVI. TÀI LIỆU CỦA T AN TRA T ÀN P Ố À NỘI

1. Về thanh tra

ồ s thanh tra các vụ việc phức t p có liên quan đến trách 755. nhiệm của nhi u sở, UB D quận, huyện, thị x thuộc Thành phố

ồ s thanh tra đối với doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch

UB D Thành phố quyết định thành lập và các c quan, đ n vị

756. khác theo kế ho ch được duyệt ho c đột xuất khi phát hiện có dấu

hiệu vi ph m pháp luật và các vụ việc khác do Chủ tịch UB D

151

Thành phố giao

2. Về giải quyết khiếu nại, tố cáo

ồ s xác minh, kết luận và kiến nghị việc giải quyết vụ việc

757. khiếu n i, tố cáo thuộc thẩm quy n của Chủ tịch UB D thành

phố à ội khi được giao

ồ s ki m tra, đôn đốc việc thực hiện các quyết định giải quyết

758. khiếu n i, kết luận nội dung tố cáo, quyết định xử l tố cáo của

Chủ tịch UB D Thành phố

ồ s xử l đ n khiếu n i, tố cáo; giải quyết khiếu n i, tố cáo các 759. vụ việc nghiêm trọng thuộc thẩm quy n theo quy định

3. Về phòng, chống tham nhũng

ồ s thanh tra việc thực hiện các quy định của pháp luật v

760. ph ng, chống tham nh ng của các sở, ban, ngành, UB D huyện,

quận, thị x và các c quan, đ n vị thuộc UB D Thành phố

ồ s t ng hợp kết quả kê khai, công khai, xác minh, kết luận, xử 761. l vi ph m v minh b ch tài sản, thu nhập của Thành phố

TÀI LIỆU CỦA VĂN P ÕN UBND T ÀN P Ố À XVII. NỘI

1. Công tác lãnh đạo, chỉ đạo chung

ồ s , tài liệu v ban hành uy chế làm việc của UB D thành 762. phố à ội

ồ s , tài liệu v quy định chức năng, nhiệm vụ, quy n h n và c 763. cấu t chức của Văn ph ng UB D Thành phố

ồ s , tài liệu v hướng dẫn cụ th chức năng, nhiệm vụ, quy n 764. h n của Văn ph ng D và UB D quận, huyện, thị x

ồ s , tài liệu quy định cụ th đi u kiện, tiêu chuẩn chức danh

765. Trưởng, hó d n vị thuộc Văn ph ng UB D Thành phố; Chánh

Văn ph ng, hó Chánh Văn ph ng D và UB D cấp huyện

152

ồ s , tài liệu v thành lập, sáp nhập, chia tách, giải th các đ n 766. vị thuộc Văn ph ng UB D Thành phố

2. Công tác tham mưu, xây dựng và tổ chức thực hiện chương

trình, kế hoạch công tác của UBND Thành phố

ồ s , tài liệu v ban hành ho c phê duyệt Chư ng trình, ế

767. ho ch, Báo cáo công tác hàng năm, nhi u năm của UB D Thành

phố

XVIII TÀI LIỆU CỦA SỞ N OẠI VỤ

1. Thanh tra ngoại giao

ồ s x y dựng, ban hành quy chế, quy định, hướng dẫn v thanh 768. tra, giải quyết khiếu n i, tố cáo

Kế ho ch, Báo cáo công tác thanh tra và giải quyết khiếu n i, tố cáo 769. - Dài h n, hàng năm

Báo cáo công tác chống tham nh ng 770. - Dài h n, nhi u năm

771. Thanh tra các vụ việc nghiêm trọng

772. ồ s giải quyết các vụ việc khiếu n i, tố cáo nghiêm trọng

2. ợp tác quốc tế

Văn bản của các c quan trung ư ng, của Thành phố à ội chỉ 773. đ o trực tiếp v công tác đối ngo i, lễ t n

Chư ng trình, kế ho ch, báo cáo v ho t động đối ngo i của

774. thành phố à ội

- àng năm, nhi u năm

ồ s ội nghị t ng kết và ội nghị chuyên đ v công tác ngo i 775. vụ, lễ t n

776. ồ s hội nghị, hội thảo quốc tế do c quan chủ trì

777. ế ho ch, Báo cáo công tác hợp tác quốc tế dài h n, hàng năm

ồ s x y dựng chư ng trình, dự án hợp tác quốc tế của ngành, 778. c quan

ồ s v thiết lập quan hệ hợp tác với các c quan, t chức nước 779. ngoài

153

780. ồ s gia nhập thành viên các hiệp hội, t chức quốc tế

ồ s v việc tham gia các ho t động của iệp hội, t chức quốc 781. tế ( ội nghị, hội thảo, đi u tra, khảo sát...)

782. ồ s niên liễm, đóng góp cho các hiệp hội, t chức quốc tế

3. Công tác lãnh sự - người Việt Nam ở nước ngoài

ồ s oàn ra thuộc thẩm quy n quản l của Thành phố (có 783. uyết định của UB D Thành phố)

784. ồ s v các đoàn nước ngoài đến làm việc t i Thành phố à ội

ồ s , tài liệu v các ho t động kết nghĩa giữa UB D thành phố 785. à ội với các tỉnh, thành phố khác, nước b n

ồ s v công tác Việt ki u và ho t động đối ngo i của iên hiệp 786. các t chức hữu nghị thành phố à ội

4. Lĩnh vực Lễ tân

787. Tài liệu chỉ đ o trực tiếp v công tác lễ t n của Thành phố

788. ồ s ội nghị, t ng kết và hội nghị chuyên đ v công tác lễ t n

XIX. TÀI LIỆU CỦA SỞ QUY OẠC - KIẾN TRÖC

Chư ng trình, ế ho ch, Báo cáo v công tác quy ho ch 789. - àng năm, nhi u năm

790. ồ s x y dựng phát tri n ngành

791. ồ s , tài liệu v quy ho ch t ng th của Thành phố à ội

ồ s thẩm định nhiệm vụ, nhiệm vụ đi u chỉnh quy ho ch chi 792. tiết của dự án đầu tư x y dựng công trình

ồ s x y dựng và phê duyệt đ án chiến lược, đ án quy ho ch 793. phát tri n Thành phố (vùng, l nh th , ngành...)

ồ s thẩm định đ án chiến lược, đ án quy ho ch phát tri n 794. Thành phố (vùng, l nh th , ngành...)

ồ s Thẩm định ồ án, ồ án đi u chỉnh quy ho ch chi tiết của 795. dự án đầu tư x y dựng công trình

154

ồ s x y dựng và t chức thực hiện các đ án, dự án, chư ng 796. trình mục tiêu của thành phố à ội

ồ s , tài liệu v quy ho ch chi tiết các ngành (công nghiệp,

797. thư ng m i, du lịch, các khu đô thị, vùng nông thôn...) trong

thành phố à ội

798. ồ s , tài liệu v quy ho ch chi tiết các khu vực quận, huyện

799. ồ s Cấp giấy phép quy ho ch dự án đầu tư x y dựng công trình

ồ s giới thiệu địa đi m, Thông tin quy ho ch, Thông tin chỉ 800. giới đường đ

ồ s Chấp thuận T ng m t bằng, Chấp thuận hư ng án kiến 801. trúc

ồ s Xác nhận: đồ án uy ho ch chi tiết, đồ án uy ho ch phận

802. khu, đồ án uy ho ch chung, Bản vẽ đi u chỉnh cục bộ, Bản vẽ

vị trí ranh giới,...

Báo cáo đánh giá thực hiện các đ án chiến lược, đ án quy ho ch

803. phát tri n, đ án, dự án, chư ng trình, mục tiêu của các đối tượng

thuộc ph m vi quản l nhà nước

ồ s ội nghị t ng kết và ội nghị chuyên đ v công tác quy 804. ho ch của thành phố à ội

XX. TÀI LIỆU CỦA BAN DÂN TỘC

ồ s v quy ho ch, kế ho ch dài h n, 05 năm và hàng năm;

chư ng trình, đ án, dự án, biện pháp t chức thực hiện các 805. nhiệm vụ v công tác d n tộc và công tác cải cách hành chính nhà

nước thuộc ph m vi quản l nhà nước được giao;

ồ s v quy định chức năng, nhiệm vụ, quy n h n và c cấu t 806. chức của Ban D n tộc;

ồ s quy định đi u kiện, tiêu chuẩn, chức danh đối với Trưởng,

807. hó các đ n vị thuộc Ban; Trưởng, hó ph ng D n tộc thuộc Uỷ

ban nh n d n cấp huyện.

155

ồ s v thành lập, sáp nhập, chia tách, giải th các t chức, đ n 808. vị của Ban theo quy định của pháp luật.

ồ s t chức thực hiện các văn bản quy ph m pháp luật, quy

809. ho ch, kế ho ch, chư ng trình, đ án, dự án, chính sách thuộc

lĩnh vực công tác d n tộc sau khi được phê duyệt.

ồ s , tài liệu t chức thực hiện các chính sách, chư ng trình, đ

án, dự án, mô hình thí đi m đầu tư phát tri n kinh tế - x hội đ c 810. thù, hỗ trợ n định cuộc sống cho đồng bào d n tộc thi u số vùng

đ c biệt khó khăn trên địa bàn Thành phố.

ồ s , tài liệu t chức thực hiện các chính sách, chư ng trình, dự 811. án do Uỷ ban D n tộc chủ trì quản l , chỉ đ o;

ồ s t ng kết và đánh giá việc thực hiện các chư ng trình, dự 812. án, chính sách d n tộc trên địa bàn Thành phố;.

ồ s các chư ng trình, dự án của thành phố à ội đối với các

813. vùng đồng bào d n tộc thi u số, vùng s u, vùng xa và các vùng

có khó khăn đ c biệt

ồ s t chức i hội đ i bi u các d n tộc thi u số các cấp của 814. Thành phố

ồ s v thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực công tác d n

tộc được ph n công theo quy định của pháp luật và ph n công, 815. ph n cấp ho c ủy quy n của Ủy ban nh n d n Thành phố, Chủ

tịch Ủy ban nh n d n Thành phố.

ồ s , tài liệu v t chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học

công nghệ; x y dựng c sở dữ liệu, hệ thống thông tin, lưu trữ 816. phục vụ công tác quản l nhà nước v công tác d n tộc theo

chuyên môn, nghiệp vụ được giao.

ồ s i m tra, thanh tra, xử l vi ph m và giải quyết khiếu n i,

tố cáo trong lĩnh vực công tác d n tộc theo quy định của pháp luật 817. và ph n công, ph n cấp của Ủy ban nh n d n Thành phố.

- Vụ việc nghiêm trọng

ồ s , tài liệu v phối hợp với ở ội vụ trong việc bố trí công

818. chức, viên chức là người d n tộc thi u số làm việc t i các c quan

156

chuyên môn thuộc Ủy ban nh n d n thành phố, cấp huyện và

công chức là người d n tộc thi u số làm việc t i Ủy ban nh n d n

cấp x , đảm bảo c cấu thành phần d n tộc trên địa bàn;

Chư ng trình, kế ho ch, báo cáo công tác d n tộc của thành phố

819. à ội:

- àng năm, nhi u năm

ồ s , tài liệu giải quyết các vấn đ v d n tộc trên địa bàn thành

820. phố à ội:

- Vụ việc nghiêm trọng

ồ s ội nghị t ng kết và ội nghị chuyên đ v công tác d n 821. tộc do UB D thành phố à ội t chức

XXI. TÀI LIỆU CỦA SỞ DU LỊC

ồ s thành lập, sáp nhập, chia tách, giải th các t chức, đ n vị 822. thuộc ở Du lịch và các ội đồng chuyên ngành v du lịch

ồ s ki m tra, thanh tra công tác du lịch trong ph m vi toàn 823. Thành phố

824. ồ s t chức công bố quy ho ch khu du lịch, đi m du lịch

ồ s v thực hiện đi u tra, đánh giá, ph n lo i, x y dựng c sở 825. dữ liệu tài nguyên du lịch của thành phố à ội

ồ s bảo vệ, tôn t o, khai thác, sử dụng hợp l và phát tri n tài

826. nguyên du lịch, môi trường du lịch, khu du lịch, đi m du lịch trên

địa bàn thành phố à ội

ồ s công nhận khu du lịch địa phư ng, đi m du lịch địa 827. phư ng; tuyến du lịch địa phư ng

ồ s cấp, sửa đ i, b sung, cấp l i, gia h n, thu hồi iấy phép

828. thành lập Văn ph ng đ i diện của Doanh nghiệp du lịch nước

ngoài đ t trên địa bàn thành phố à ội

ồ s thẩm định hồ s đ nghị cấp giấy phép kinh doanh lữ hành 829. quốc tế của các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố à ội

ồ s thẩm định và quyết định xếp h ng 1 sao, h ng 2 sao cho

830. khách s n, làng du lịch; h ng đ t tiêu chuẩn kinh doanh biệt thự,

157

căn hộ du lịch; tàu thủy du lịch; h ng đ t tiêu chuẩn kinh doanh

lưu tr du lịch cho b i cắm tr i, nhà nghỉ du lịch, nhà ở có phòng

cho khách du lịch thuê, c sở lưu tr du lịch khác;

Thẩm định và cấp bi n hiệu đ t tiêu chuẩn phục vụ khách du lịch 831. cho c sở kinh doanh dịch vụ du lịch;

T chức cấp, cấp l i, đ i, thu l i thẻ hướng dẫn viên du lịch; cấp,

832. thu hồi giấy chứng nhận thuyết minh viên theo quy định của Bộ

Văn hóa, Th thao và Du lịch;

Thẩm định, tham gia thẩm định các dự án đầu tư, phát tri n liên 833. quan đến du lịch ở thành phố à ội.

i p Ủy ban nh n d n Thành phố quản l nhà nước đối với các

doanh nghiệp, t chức kinh tế tập th , kinh tế tư nh n trong lĩnh 834. vực du lịch; hướng dẫn và ki m tra ho t động đối với các hội và t

chức phi chính phủ v lĩnh vực du lịch theo quy định của pháp luật

Tham mưu với Ủy ban nh n d n Thành phố v việc t chức các 835. lễ hội du lịch quy mô cấp Thành phố.

Chư ng trình, đ án quy ho ch x y dựng và phát tri n ngành du 836. lịch của thành phố à ội

ồ s v các dự án đầu tư của các t chức trong và ngoài nước 837. cho ngành du lịch thành phố à ội

158

ồ s ội nghị t ng kết và ội nghị chuyên đ v công tác du 838. lịch của thành phố à ội