Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ: Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TRẦN VĂN QUANG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ LƢU TRỮ CẤP HUYỆN, QUẬN, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ THUỘC TỈNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ

Hà Nội – 2014

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TRẦN VĂN QUANG

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ LƢU TRỮ CẤP HUYỆN,

QUẬN, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ THUỘC TỈNH

Chuyên ngành Mã số

: Lƣu trữ : 60 32 24

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ

Cán bộ hƣớng dẫn khoa học: PGS.Vƣơng Đình Quyền

Hà Nội – 2014

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi.

Trong luận văn có tham khảo báo cáo của các các huyện, tỉnh, luận văn thạc

sỹ và sử dụng một số thông tin trong các văn bản của của Nhà nƣớc, cơ quan

cấp Bộ, cấp tỉnh, cấp huyện nhƣng đã đƣợc chú thích.

Công trình này chƣa đƣợc tác giả nào công bố.

TÁC GIẢ

Trần Văn Quang

MỤC LỤC

Trang

Lời cam đoan

Mục lục

Danh mục các ký hiệu, các chữ viết tắt

PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................. 1

PHẦN NỘI DUNG CHÍNH .......................................................................... 12

CHƢƠNG 1. CƠ QUAN NHÀ NƢỚC CẤP HUYỆN VÀ THÀNH PHẦN, NỘI

DUNG, GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT

ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG CƠ QUAN NÀY .................................................. 12

1.1. Giới thiệu khái quát về lịch sử đơn vị hành chính cấp huyện ..... 12

1.2. Tổ chức và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan nhà

nƣớc cấp huyện ..................................................................................... 14

1.2.1. Hội đồng nhân dân huyện ...................................................... 14

1.2.2. Ủy ban nhân dân huyện .......................................................... 16

1.2.3. Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện ...................... 17

1.2.4. Tòa án nhân dân và Viện kiểm sát nhân dân ........................ 19

1.2.5. Các cơ quan nhà nƣớc trực thuộc ngành dọc ........................ 20

1.2.6. Các doanh nghiệp nhà nƣớc, các đơn vị sự nghiệp và các Hội

tại cấp huyện hoạt động bằng ngân sách nhà nƣớc ........................ 22

1.3. Các loại hình tài liệu của lƣu trữ cấp huyện ................................ 23

1.4. Khối lƣợng tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan nhà

nƣớc cấp huyện ..................................................................................... 25

1.5. Nội dung của tài liệu lƣu trữ cấp huyện ....................................... 29

1.5.1. Tài liệu của HĐND .................................................................. 29

1.5.2. Tài liệu của UBND .................................................................. 30

1.5.3. Tài liệu của Phòng Nội vụ ....................................................... 36

1.5.4. Tài liệu của Phòng Tƣ pháp ................................................... 38

1.5.5. Tài liệu của Phòng Tài chính – Kế hoạch .............................. 39

1.5.6. Tài liệu của Phòng Tài nguyên và Môi trƣờng ...................... 40

1.5.7. Tài liệu của Phòng Lao động – Thƣơng binh và Xã hội ....... 40

1.5.8. Tài liệu của Phòng Văn hóa Thông tin .................................. 41

1.5.9. Tài liệu của Phòng Giáo dục và Đào tạo ................................ 41

1.5.10. Tài liệu của Phòng Y tế ......................................................... 41

1.5.11. Tài liệu của Phòng Công thƣơng .......................................... 42

1.5.12. Tài liệu của Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn .. 42

1.5.13. Tài liệu của Thanh tra huyện ............................................... 43

1.5.14. Tài liệu của Tòa án nhân dân và Viện kiểm sát nhân dân

huyện ................................................................................................. 43

1.5.15. Tài liệu của Kho bạc nhà nƣớc, Chi cục thống kê và Chi

cục thuế ............................................................................................. 44

1.6. Giá trị tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của bộ máy

nhà nƣớc cấp huyện .............................................................................. 45

CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ

CÔNG TÁC LƢU TRỮ CẤP HUYỆN HIỆN NAY ......................................... 51

2.1. Khái niệm về tổ chức, quản lý và quản lý nhà nƣớc .................... 51

2.2. Tổng quan các quy định của Nhà nƣớc về tổ chức và quản lý lƣu

trữ cấp huyện ........................................................................................ 54

2.3. Thực trạng tổ chức và cán bộ của lƣu trữ cấp huyện .................. 60

2.3.1. Tình hình tổ chức bộ máy của lƣu trữ cấp huyện ................. 60

2.3.2. Tình hình cán bộ phụ trách quản lý lƣu trữ cấp huyện ........ 65

2.4. Thực trạng quản lý Nhà nƣớc về lƣu trữ ở cấp huyện ................ 70

2.4.1. Ban hành văn bản quản lý ...................................................... 70

2.4.2. Chỉ đạo, hƣớng dẫn chuyên môn nghiệp vụ lƣu trữ ............. 74

2.4.2.1. Quản lý công tác thu thập, bổ sung của lưu trữ huyện .... 74

2.4.2.2. Quản lý công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ ......................... 79

2.4.2.3. Quản lý công tác bảo quản tài liệu của lưu trữ huyện ..... 80

2.4.2.4. Quản lý công tác khai thác, sử dụng tài liệu của lưu trữ

huyện ............................................................................................. 83

2.4.3. Đào tạo, bồi dƣỡng và chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công tác

lƣu trữ tại cấp huyện ........................................................................ 85

2.4.4. Kiểm tra về công tác lƣu trữ tại cấp huyện ........................... 87

2.4.5. Quản lý nhà nƣớc của cấp huyện đối với lƣu trữ cấp xã ...... 89

CHƢƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG VIỆC TỔ

CHỨC VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ LƢU TRỮ CẤP HUYỆN ................ 94

3.1. Khái quát ƣu điểm, hạn chế trong tổ chức và quản lý lƣu trữ cấp

huyện ..................................................................................................... 94

3.1.1. Ƣu điểm trong tổ chức và quản lý lƣu trữ cấp huyện ........... 94

3.1.2. Hạn chế trong tổ chức và quản lý lƣu trữ cấp huyện ............ 94

3.2. Những nguyên nhân dẫn đến hạn chế của tổ chức và quản lý nhà

nƣớc lƣu trữ cấp huyện ........................................................................ 97

3.2.1. Lãnh đạo các cấp chƣa coi trọng đúng mức công tác lƣu trữ

cấp huyện .......................................................................................... 97

3.2.2. Sự thiếu thống nhất trong quản lý công tác lƣu trữ .............. 97

3.2.3. Các quy trình nghiệp vụ lƣu trữ chƣa đƣợc thực hiện theo

đúng quy định của Nhà nƣớc ........................................................... 99

3.2.4. Còn thiếu công tác tổng kết, đúc rút kinh nghiệm và thiếu các

công trình nghiên khoa học chuyên sâu đối với lƣu trữ cấp huyện. 100

3.3. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý nhà

nƣớc về lƣu trữ cấp huyện. ................................................................ 100

3.3.1. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả về tổ chức lƣu trữ cấp

huyện. .............................................................................................. 100

3.3.1.1. Về mặt tổ chức cần ổn định cho lưu trữ cấp huyện ........ 100

3.3.1.2. Phương án một cơ quan quản lý nhà nước và nhiều lưu

trữ cơ quan ở cấp huyện .............................................................. 102

3.3.1.3. Phương án một cơ quan quản lý nhà nước, một lưu trữ

lịch sử và nhiều lưu trữ cơ quan ở cấp huyện ............................. 106

3.3.1.4. Bố trí đủ số lượng và nâng cao chất đội ngũ cán bộ lưu trữ

cấp huyện ..................................................................................... 109

3.3.2. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả về quản lý lƣu trữ cấp

huyện. .............................................................................................. 111

3.3.2.1. Lãnh đạo cấp huyện cần phải được trang bị những kiến

thức cần thiết về công tác lưu trữ ................................................ 111

3.3.2.2. Cần thể chế hóa những quy định của pháp luật về công tác

lưu trữ cấp huyện ........................................................................ 112

3.3.2.3. Tăng cường vai trò của các cơ quan quản lý nhà nước về

lưu trữ từ trung ương đến điạ phương ........................................ 114

3.3.2.4. Nhà nước cần tăng cường đầu tư kinh phí cho lưu trữ cấp

huyện ........................................................................................... 116

3.3.2.5.Cần phải quan tâm đúng mức đến công tác tổng kết, đúc

rút kinh nghiệm thực tế từ các nghiên cứu về quản lý lưu trữ tại

cấp huyện ..................................................................................... 117

3.3.2.6. Cần phải thực hiện các công trình nghiên cứu chuyên sâu

thiết thực đối với lưu trữ cấp huyện ............................................ 118

3.3.2.7. Đối với việc quản lý lưu trữ cấp xã hiện nay .................. 118

3.3.2.8. Cần phải thu thập và sưu tầm tài liệu lưu trữ những năm

trước đây ...................................................................................... 119

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................. 122

PHẦN PHỤ LỤC ...................................................................................... 132

DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT

STT VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ

01 HĐND Hội đồng nhân dân

02 HĐND - UBND Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân

03 UBND Uỷ ban nhân dân

04 VTLT Văn thƣ lƣu trữ

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Trải qua hàng nghìn năm lịch sử, dân tộc ta đã sáng tạo nên văn hoá

Việt Nam với biết bao giá trị cao đẹp tồn tại từ thời đại này qua thời đại khác.

Những giá trị văn hoá đó đƣợc ghi dấu và lƣu giữ lại thông qua các di sản văn

hoá, trong đó tài liệu lƣu trữ là dạng di phi sản vật thể có giá trị đặc biệt đối

với sự nghiệp dựng nƣớc và giữ nƣớc của dân tộc ta. Công tác lƣu trữ của

nƣớc ta đã hình thành từ khá sớm và ngày càng có vai trò lớn trong quá trình

phát triển của đất nƣớc, góp phần lƣu giữ, bảo tồn đƣợc nhiều tài liệu từ các

thế hệ trƣớc để lại. Nghiên cứu quá trình xây dựng, phát triển công tác lƣu trữ

Việt Nam nói chung và tổ chức, quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ nói

riêng là một công việc quan trọng và cần thiết, nhằm khẳng định những thành

tựu đã đạt đƣợc, đồng thời rút ra những bài học kinh nghiệm để làm tốt hơn

công tác lƣu trữ nƣớc nhà trong thời gian tới.

Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công, Nha Lƣu trữ Công văn và

Thƣ viện toàn quốc trực thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục cũng đƣợc thành lập sau

đó không lâu. Đây là cơ quan quản lý công tác lƣu trữ đầu tiên của nƣớc Việt

Nam Dân chủ cộng hoà. Nhƣng có thể nói, hệ thống tổ chức lƣu trữ nƣớc ta

chỉ thực sự đƣợc hình thành kể từ khi Cục Lƣu trữ trực thuộc Phủ Thủ tƣớng

ra đời theo Nghị định số 102/CP của Hội đồng Chính phủ ngày 04/9/1962.

Trong suốt hơn 50 năm xây dựng và phát triển, đến nay một hệ thống tổ chức

lƣu trữ đã đƣợc hình thành tƣơng đối rõ nét từ trung ƣơng đến địa phƣơng,

với nhiều loại hình cơ quan, tổ chức, từ cơ quan quản lý ngành ở trung ƣơng

đến Trung tâm Lƣu trữ ở các tỉnh (nay là Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ), các lƣu

trữ chuyên ngành, các phòng lƣu trữ trực thuộc văn phòng các Bộ,... Đặc biệt,

ngày 24 tháng 01 năm 1998 Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ ban hành Thông

tƣ số 40/1998/TT-TCCP hƣớng dẫn tổ chức lƣu trữ ở cơ quan nhà nƣớc các

cấp. Có thể nói, Thông tƣ 40 ra đời đánh dấu một bƣớc ngoặt lớn đối với

ngành lƣu trữ Việt Nam, thể hiện sự quan tâm của Nhà nƣớc đối với công tác

lƣu trữ ở các địa phƣơng, trong đó có huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc

tỉnh (sau đây gọi chung là cấp huyện). Lƣu trữ cấp huyện trong thời gian qua

đã góp phần quan trọng trong việc xây dựng, nâng cao uy tín và chất lƣợng

hoạt động của ngành lƣu trữ, phát huy những giá trị to lớn của tài liệu lƣu trữ

trên các mặt của đời sống xã hội. Tuy nhiên, bên cạnh những thành tựu thì lƣu

trữ cấp huyện đã và đang phải đối mặt với nhiều vấn đề nan giải, những tồn tại,

cần phải đƣợc nhanh chóng tháo gỡ, củng cố và hoàn thiện. Một trong nhiều vấn

đề mà lƣu trữ cấp huyện cần phải đƣợc củng cố, hoàn thiện đó là tổ chức và quản

lý nhà nƣớc về công tác này. Đây là vấn đề đang đƣợc xã hội quan tâm, nhất là

những năm gần đây, công tác lƣu trữ ngày càng đóng góp quan trọng vào sự phát

triển của cơ quan, tổ chức nói riêng và xã hội nói chung. Xung quanh vấn đề này

vẫn còn nhiều những ý kiến trái chiều, chƣa đi đến thống nhất. Cho đến nay, nhà

nƣớc đã ban hành nhiều văn bản quan trọng để tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ

ở địa phƣơng, trong đó bao gồm quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ ở quận, huyện, thị

xã, thành phố thuộc các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng. Tuy nhiên, trên

thực tế hoạt động tổ chức, quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ tại cấp huyện

vẫn còn nhiều bất cập.

Nguyên nhân của thực trạng này là mặc dù Nhà nƣớc đã ban hành

những văn bản quy phạm pháp luật quy định về nội dung trên, song vẫn còn

một số quy định trong các văn bản chƣa nhất quán, chƣa rõ ràng; hệ thống văn

bản ban hành chồng chéo; một số nội dung của văn bản sau phủ định văn bản

ban hành trƣớc. Cùng với đó là sự thay đổi liên tục về tên gọi, chức năng,

nhiệm vụ và cơ quan quản lý, khiến hoạt động của lƣu trữ cấp huyện không

ổn định. Do đó, dẫn đến thiếu thống nhất trong việc tổ chức, quản lý nhà nƣớc

về công tác lƣu trữ tại cấp huyện. Trong khi đó, muốn quản lý tập trung công

tác lƣu trữ trong cả nƣớc cần phải có sự thống nhất về mặt tổ chức, quản lý từ

trung ƣơng đến địa phƣơng.

Công tác lƣu trữ là một nội dung giữ vai trò rất quan trọng đối với hoạt

động của cấp huyện. Bởi vì tài liệu hình thành ở cấp huyện phản ánh một cách

đầy đủ và chân thực nhất toàn bộ hoạt động của cấp huyện; là cơ sở, là tiền đề

để cơ quan lƣu trữ cấp trên nắm đƣợc tình hình thực tế nhằm giúp cho công

tác quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ ở cấp huyện đƣợc thực hiện tốt hơn. Vì vậy,

để công tác lƣu trữ cấp huyện đi vào nề nếp, hoạt động có hiệu quả, ngày càng

phục vụ hơn nữa phát triển kinh tế - xã hội tại cấp huyện thì trƣớc hết, việc tổ

chức, quản lý lƣu trữ cấp huyện đƣợc đặt ra và cần phải giải quyết.

Với mong muốn giúp độc giả, các cơ quan hữu quan có một cái nhìn

khái quát, tổng thể về thực trạng và đề xuất các giải pháp về tổ chức, quản lý

nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ cấp huyện trong giai đoạn hiện nay đã khiến

chúng tôi quyết định chọn đề tài:“Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện,

quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh” làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình.

2. Mục tiêu nghiên cứu

Thực hiện đề tài này, chúng tôi hƣớng đến những mục tiêu cơ bản sau:

- Thứ nhất, làm rõ hệ thống tổ chức bộ máy nhà nƣớc cấp huyện trên cơ

sở đó trình bày khái quát thành phần, nội dung, khối lƣợng và giá trị tài liệu

lƣu trữ của hệ thống này;

- Thứ hai, nghiên cứu phản ảnh, đánh giá thực trạng tổ chức và quản lý

nhà nƣớc về công tác lƣu trữ cấp huyện hiện nay, đồng thời chỉ ra những ƣu

điểm, hạn chế và nguyên nhân của vấn đề này;

- Thứ ba, trên cơ sở nhận xét, đánh giá thực trạng, đề xuất các giải pháp

về tổ chức và quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ cấp huyện để mang

lại hiệu quả cao.

3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

* Đối tƣợng nghiên cứu: Với đề tài này chúng tôi tập trung chủ yếu vào

nghiên cứu:

- Hệ thống tổ chức bộ máy nhà nƣớc cấp huyện (làm rõ chức năng,

nhiệm vụ, tổ chức bộ máy);

- Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của bộ máy

nhà nƣớc cấp huyện;

- Thực trạng tổ chức và quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ cấp huyện

hiện nay;

- Các giải pháp tổ chức và quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ cấp huyện.

* Về phạm vi nghiên cứu

Với quy mô của một luận văn cao học, do điều kiện và khả năng vì vậy

chúng tôi chủ yếu nghiên cứu về tổ chức và quản lý nhà nƣớc đối với công tác

lƣu trữ của các cơ quan thuộc thẩm quyền quản lý của UBND và sự chi phối

của HĐND cấp huyện. Về thời gian nghiên cứu đề tài “Tổ chức và quản lý lưu

trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh” từ năm 1998 - tính từ thời

điểm Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ ban hành Thông tƣ số 40/1998/TT-TCCP

về việc hƣớng dẫn tổ chức lƣu trữ ở cơ quan nhà nƣớc các cấp cho đến nay.

Mặt khác, trong Luật Lƣu trữ ban hành năm 2011 có công nhận sự tồn

tại song song của hai hệ thống lƣu trữ là Lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam và Lƣu

trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Hiện nay, lƣu trữ Đảng đƣợc tổ chức có hệ

thống từ trung ƣơng đến địa phƣơng. Cụ thể ở cấp địa phƣơng (tại cấp tỉnh

thành lập phòng lƣu trữ tỉnh ủy, thành ủy đặt trong văn phòng tỉnh ủy; cấp

huyện thành lập kho lƣu trữ huyện ủy, quận ủy, thị ủy, thành ủy đặt trong văn

phòng huyện ủy). Vì vậy, để đảm bảo tính trọn vẹn của đối tƣợng nghiên cứu,

trong phạm vi luận văn này, chúng tôi chỉ đề cập tới việc tổ chức và quản lý

về lƣu trữ Nhà nƣớc ở huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi

chung là cấp huyện).

4. Nhiệm vụ nghiên cứu

Nghiên cứu đề tài này chúng tôi tập trung vào những nhiệm vụ chủ

yếu sau:

- Làm rõ hệ thống tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của bộ máy nhà nƣớc

cấp huyện;

- Khái quát thành phần, nội dung, khối lƣợng và giá trị tài liệu lƣu trữ

của bộ máy nhà nƣớc cấp huyện;

- Thực trạng tổ chức, biên chế lƣu trữ cấp huyện hiện nay;

- Tình hình quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cấp huyện;

- Những ƣu điểm, tồn tại và nguyên nhân trong tổ chức, quản lý nhà

nƣớc về lƣu trữ cấp huyện;

- Những giải pháp tổ chức và quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cấp

huyện.

5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Đề tài “Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố

thuộc tỉnh” không phải là một vấn đề hoàn toàn mới lần đầu tiên đƣợc đề cập

tới. Tổ chức và quản lý lƣu trữ ở cấp địa phƣơng nói chung đóng một vai trò

quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành và có tác động đến hiệu quả và

chất lƣợng công tác của các cơ quan tại địa phƣơng. Chính vì vậy đã có các

công trình nghiên cứu về lƣu trữ ở địa phƣơng đƣợc thực hiện một cách

nghiêm túc và có những đóng góp quan trọng về cơ sở lý luận cũng nhƣ thực

tiễn. Qua khảo sát thực tế nguồn tài liệu, chúng tôi đã tìm hiểu và tổng kết

đƣợc các xuất bản phẩm, đề tài, luận văn, bài viết, khóa luận, báo cáo khoa

học…có liên quan đến đề tài. Cụ thể là:

- Hệ thống lƣu trữ các cấp đƣợc trình bày và đánh giá một cách khái

quát trong các xuất bản phẩm nhƣ: “Quá trình phát triển và trưởng thành”

của Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc xuất bản năm 2002; “Lưu trữ Việt Nam - những

chặng đường phát triển” của PGS.TSKH.Nguyễn Văn Thâm, TS.Nghiêm Kỳ

Hồng xuất bản năm 2006; “Lịch sử Lưu trữ Việt Nam” của

PGS.TSKH.Nguyễn Văn Thâm, PGS.Vƣơng Đình Quyền, TS.Nghiêm Kỳ

Hồng, TS.Đào Thị Diến xuất bản năm 2010;

- Đề tài khoa học cấp ngành: “Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức các

kho lưu trữ ở Việt Nam”, năm 1990, do Vƣơng Đình Quyền chủ nhiệm đề tài.

Đề tài đã khái quát đƣợc thực trạng công tác lƣu trữ của nhiều cơ quan, đƣa ra

những luận giải dựa trên tình hình thực tế và luận chứng khoa học cho việc tổ

chức lƣu trữ các cấp và đề xuất xây dựng hệ thống lƣu trữ từ cấp trung ƣơng

đến địa phƣơng trong đó bao gồm cả cấp huyện;

- Đề tài khoa học cấp ngành: “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà

nước về công tác văn thư lưu trữ, năm 2001, do PGS.TS.Dƣơng Văn Khảm

chủ nhiệm đề tài;

- Các bài viết, trao đổi liên quan đến tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ

đƣợc đăng trên Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, Tạp chí Tổ chức Nhà

nƣớc nhƣ: “Bàn về vấn đề tổ chức lưu trữ cấp huyện”của Hồ Văn Quýnh, tập

san Văn thƣ Lƣu trữ số 1/1978; “Một số ý kiến về việc lựa chọn tài liệu

UBND huyện để bảo quản” của Nguyễn Xuân Nung, tập san Văn thƣ Lƣu trữ

số 1/1980;“Vấn đề tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ hình thành ở cấp xã”

của tác giả Vƣơng Đình Quyền, tạp chí Lƣu trữ Việt Nam số 1/1990; “Quản

lý nhà nước về công tác lưu trữ tại các tỉnh, thành phố thuộc trung ương” của

Nguyễn Mạnh Cƣờng, Tạp chí Tổ chức Nhà nƣớc, số 8/2010;

- Các luận văn, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo khoa học của sinh viên,

học viên cao học khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, trƣờng Đại học

Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội gồm các nghiên cứu,

tìm hiểu về quá trình hình thành, phát triển và thực trạng hoạt động của hệ

thống lƣu trữ các cấp, nhƣ luận văn thạc sỹ của Trần Thanh Tùng “Hoàn

thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước”, năm 2003; nghiên cứu riêng cho

lƣu trữ huyện nhƣ luận văn thạc sỹ của Nguyễn Nghĩa Văn“Cơ sở khoa học

để định thời hạn bảo quản văn bản quản lý nhà nước ở cấp huyện”, năm

2003, đề tài này tập trung nghiên cứu các nguyên tắc, cơ sở để thực hiện một

nghiệp vụ cụ thể công tác lƣu trữ cấp huyện; luận văn thạc sỹ của Phạm Thị

Diệu Linh “Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công tác lưu trữ cấp

huyện của thành phố Hà Nội ”, năm 2009, đề tài này phản ánh công tác lƣu

trữ cấp huyện của một địa phƣơng cụ thể - thành phố Hà Nội nhƣng ở một

góc độ nhất định, tác giả đề tài đã nói lên đƣợc những vấn đề quan trọng của

lƣu trữ cấp huyện. Trong luận văn này, chúng tôi có kế thừa và phát triển một

phƣơng án về tổ chức lƣu trữ cấp huyện của tác giả. Ngoài ra còn có các khóa

luận tốt nghiệp nhƣ: “Mạng lưới các kho, các Trung tâm Lưu trữ Nhà nước

qua 40 năm chặng đường hình thành và phát triển’’ của Nguyễn Thị Chinh,

năm 2002; “Tổng luận các nghiên cứu về vấn đề quản lý lưu trữ địa phương ở

nước ta” của Vũ Thị Ngoan, năm 2011; “Quản lý nhà nước trong công tác

lưu trữ tại một số quận, huyện thuộc thành phố Hải Phòng” của Nguyễn Thị

Minh Thu, năm 2011;

Tuy nhiên, trong các nghiên cứu đó, chƣa một nghiên cứu nào đi sâu tìm

hiểu về: Thực trạng tổ chức, biên chế; tình hình quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ

cấp huyện; những ƣu điểm, tồn tại và nguyên nhân trong tổ chức, quản lý nhà

nƣớc về lƣu trữ cấp huyện; những giải pháp tổ chức và quản lý nhà nƣớc về

lƣu trữ cấp huyện trên phạm vi rộng gồm một số tỉnh, thành phố của khu vực

miền Bắc, khu vực miền Trung, khu vực Tây Nguyên. Đây chính là điểm

khác biệt trong đề tài của chúng tôi so với các đề tài trƣớc đó.

6. Tài liệu tham khảo

- Các giáo trình, sách chuyên khảo về lịch sử tổ chức các cơ quan nhà

nƣớc, lịch sử hành chính nhà nƣớc, lịch sử ngành lƣu trữ Việt Nam nhƣ: Lịch

sử nhà nƣớc và pháp luật Việt Nam của PGS.TS.Vũ Thị Phụng, xuất bản năm

1997; Lịch sử hành chính nhà nƣớc Việt Nam của Học viện Hành chính, xuất

bản năm 2009; Văn bản quản lý nhà nƣớc và công tác công văn giấy tờ thời

phong kiến Việt Nam của PGS.Vƣơng Đình Quyền xuất bản năm 2002; Lịch

sử Lƣu trữ Việt Nam của PGS.TSKH.Nguyễn Văn Thâm, PGS.Vƣơng Đình

Quyền, TS.Nghiêm Kỳ Hồng, TS.Đào Thị Diến xuất bản năm 2010;...

-Các văn bản của Nhà nƣớc quy định về tổ chức và hoạt động của các

cơ quan nhà nƣớc cấp huyện qua các thời kỳ; những quy định hiện hành của

Nhà nƣớc về công tác lƣu trữ, các hƣớng dẫn về lƣu trữ cấp huyện của Cục

Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc nhƣ: Luật Lƣu trữ năm 2011; Thông tƣ số

04/2006/TT – BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn xác

định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử các cấp;

Công văn số 26/LTNN – NVĐP ngày 22/01/2003 của Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc

hƣớng dẫn xây dựng và ban hành Danh mục các cơ quan tổ chức thuộc diện

nộp lƣu tài liệu vào Trung tâm lƣu trữ tỉnh và lƣu trữ huyện;...

- Các đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành, các kỷ yếu hội thảo khoa

học, các bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành, các luận văn thạc sỹ, các

khóa luận tốt nghiệp, báo cáo khoa học liên quan đến công tác lƣu trữ địa

phƣơng đặc biệt lƣu trữ cấp huyện nhƣ: Đề tài khoa học cấp ngành: “Cơ sở lý

luận và thực tiễn về tổ chức các kho lưu trữ ở Việt Nam”, năm 1990, do

PGS.Vƣơng Đình Quyền chủ nhiệm đề tài; luận văn thạc sỹ của Nguyễn

Nghĩa Văn“Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản văn bản quản lý nhà

nước ở cấp huyện”, năm 2003, luận văn thạc sỹ của Phạm Thị Diệu Linh

“Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công tác lưu trữ cấp huyện của

thành phố Hà Nội ”, năm 2009;...

- Các tƣ liệu, số liệu, các báo cáo thu thập đƣợc qua điều tra, khảo sát

thực tế;

- Các thông tin liên quan đến tổ chức và quản lý lƣu trữ cấp huyện từ

các website nhƣ: http: www.luutruvn.gov.vn.

7. Phƣơng pháp nghiên cứu

Thực hiện đề tài này, trƣớc hết chúng tôi vận dụng cơ sở phƣơng pháp

luận của Chủ nghĩa Mác - Lênin và một số phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể sau:

- Phƣơng pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn: Đây là nhóm phƣơng

pháp quan trọng và thƣờng xuyên mà chúng tôi sử dụng để thực hiện đề tài.

Chúng tôi đã tiến hành điều tra, khảo sát kết hợp với phỏng vấn lãnh đạo các

phòng Nội vụ, cán bộ lƣu trữ về công tác lƣu trữ tại các huyện, quận nhƣ:

Quận Cầu Giấy, quận Tây Hồ (thành phố Hà Nội); thành phố Hải Dƣơng,

huyện Thanh Miện (tỉnh Hải Dƣơng); huyện Yên Lạc, huyện Vĩnh Tƣờng

(tỉnh Vĩnh phúc); thành phố Tuyên Quang, huyện Na Hang (tỉnh Tuyên

Quang), huyện Tiền Hải (tỉnh Thái Bình)... Về nội dung khảo sát tập trung

chủ yếu vào các nội dung nhƣ tình hình thực hiện các văn bản của nhà nƣớc,

tổ chức bộ máy, nhân sự, cơ sở vật chất, tình hình thực hiện các nghiệp vụ lƣu

trữ, những khó khăn, thuận lợi của lƣu trữ cấp huyện;

- Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp và thống kê: Đây là nhóm phƣơng

pháp đƣợc chúng tôi sử dụng xuyên suốt trong quá trình thực hiện đề tài. Do

phạm vi khảo sát rộng, thực hiện trong thời gian khác nhau, lƣợng thông tin

nhiều, nội dung phong phú. Vì vậy, đòi hỏi phải đƣợc phân tích, tổng hợp

nhằm rút ra những nhận định, giải pháp đối với công tác này;

- Phƣơng pháp so sánh: Qua các số liệu đƣợc phân tích, tổng hợp và

thống kê chúng tôi tiến hành so sánh kết quả triển khai thực hiện giữa các cơ

quan, giữa thực tế tổ chức quản lý công tác lƣu trữ cấp huyện với các quy

định hiện hành của Nhà nƣớc. Trên cơ sở đó để tìm ra những điểm tƣơng

đồng và khác biệt cũng nhƣ các quan điểm, ý kiến, đánh giá của các huyện tại

các khu vực mà chúng tôi khảo sát.

Trong quá trình thực hiện đề tài, các phƣơng pháp trên đã đƣợc chúng

tôi vận dụng đan xen và kết hợp một cách linh hoạt tùy thuộc vào mỗi giai

đoạn của đề tài.

8. Đóng góp của đề tài

- Thứ nhất, về mặt thực tiễn quản lý, đề tài cho chúng ta thấy thành

phần, nội dung, giá trị tài liệu lƣu trữ, thực trạng tổ chức và quản lý nhà nƣớc

về lƣu trữ cấp huyện. Trên có sở đó thấy đƣợc tính khách quan cần phải ổn

định về chủ trƣơng chính sách, tổ chức, nhân sự và đầu tƣ hơn nữa cơ sở vật

chất cho lƣu trữ huyện.

- Thứ hai, kết quả nghiên cứu của đề tài cả về mặt lý luận, thực tiễn đã

cung cấp các giải pháp nhằm nâng cao năng lực, hiệu quả trong việc tổ chức

và quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cấp huyện ở các khu vực đến khảo sát nói

riêng và các huyện trên phạm vi toàn quốc nói chung.

9. Bố cục của luận văn

Luận văn của chúng tôi đƣợc cấu tạo gồm 03 phần:

- Phần mở đầu: giới thiệu chung về đề tài, trong đó nêu các cơ sở để

triển khai và khẳng định tính nghiêm túc của tác giả trong qúa trình thực hiện

- Phần nội dung chính gồm 03 chƣơng:

Chƣơng 1. Cơ quan nhà nƣớc cấp huyện và thành phần, nội dung,

giá trị tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của hệ thống cơ quan này

Trong chƣơng này chúng tôi trình bày hệ thống các cơ quan nhà nƣớc

cấp huyện; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cũng nhƣ thành phần, nội dung,

giá trị tài liệu lƣu trữ của hệ thống cơ quan này

Chƣơng 2. Thực trạng tổ chức và quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ ở

cấp huyện hiện nay

Với những thông tin thu thập đƣợc qua việc khảo sát tại một số khu

vực nhƣ đã nêu ở trên, chúng tôi phản ảnh, đánh giá thực trạng tổ chức và

quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ huyện hiện nay ở các khía cạnh nhƣ: tổ chức bộ

máy lƣu trữ; công tác cán bộ lƣu trữ; tổ chức thực hiện các văn bản về công

tác lƣu trữ; quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ lƣu trữ; quản lý thống

nhất tài liệu lƣu trữ; bố trí cơ sở vật chất; đào tạo, bồi dƣỡng chuyên môn

nghiệp vụ công tác lƣu trữ; mối quan hệ giữa lƣu trữ cấp huyện và lƣu trữ cấp

xã trong giai đoạn hiện nay.

Chƣơng 3. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc tổ

chức và quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cấp huyện

Trên cơ sở thực trạng nhƣ đã phân tích ở chƣơng 2, từ đó chúng tôi chỉ ra

những hạn chế, nguyên nhân của vấn đề và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao

hiệu quả trong việc tổ chức và quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cấp huyện.

Phần 3: Kết luận

Phần này là tổng kết của tác giả về qúa trình thực hiện và kết quả triển

khai đề tài đồng thời, đề xuất một số nội dung có liên quan đến đề tài cần

đƣợc tiếp tục nghiên cứu trong các công trình tiếp theo.

Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả cũng nhận đƣợc sự đồng

tình ủng hộ và sự giúp đỡ, cộng tác các cán bộ, công chức, viên chức đang

công tác trong ngành lƣu trữ từ Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc đến cán bộ,

công chức, viên chức lƣu trữ tại các huyện; lãnh đạo các Phòng Nội vụ, Văn

phòng mà tác giả đến thực tế khảo sát; thầy, cô Khoa Lƣu trữ học và Quản trị

văn phòng, các bạn đồng nghiệp. Đặc biệt là sự giúp đỡ, hƣớng dẫn, chỉ bảo

tận tình của NGƢT.PGS.Vƣơng Đình Quyền. Qua đây cho phép tác giả gửi

lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến sự giúp đỡ quý báu đó.

Tuy nhiên trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi cũng gặp không ít

khó khăn về địa bàn khảo sát rộng, đề tài chƣa có nhiều nghiên cứu, tài liệu

tham khảo và những biến động về tổ chức lƣu trữ cấp huyện. Hơn nữa việc

khảo sát và tìm hiểu thực tế tại các huyện đặc biệt là việc gặp gỡ trực tiếp lãnh

đạo Phòng nội vụ, Văn phòng UBND huyện để trao đổi rất khó khăn. Do vậy

luận văn không tránh khỏi những hạn chế nhất định. Tác giả mong nhận đƣợc

sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các nhà nghiên cứu, các bạn đồng nghiệp để

luận văn đƣợc hoàn thiện hơn.

Hà Nội, ngày tháng 12 năm 2014

Học viên

Trần Văn Quang

PHẦN NỘI DUNG CHÍNH

CHƢƠNG 1. CƠ QUAN NHÀ NƢỚC CẤP HUYỆN VÀ

THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH

THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG CƠ QUAN NÀY

1.1. Giới thiệu khái quát về lịch sử đơn vị hành chính cấp huyện

Huyện là đơn vị hành chính trực thuộc tỉnh, đã hàng nghìn năm tồn tại

ở nƣớc ta. Nhìn tổng thể, trong thời kỳ phong kiến, đơn vị hành chính trực

thuộc tỉnh ( đạo, lộ, trấn) đƣợc chia thành các cấp phủ, huyện, châu.

Phủ đƣợc đặt ở đồng bằng và trung du, là cấp hành chính trung gian

giữa tỉnh và huyện. Mỗi phủ gồm một số huyện, dƣới huyện là tổng, dƣới

tổng là xã. Tổng đƣợc đặt dƣới thời vua Minh Mạng, là cấp hành chính trung

gian giữa huyện và xã. Châu là đơn vị hành chính tƣơng đƣơng với huyện

đƣợc đặt ở miền núi. Đứng đầu phủ, huyện, châu có tri phủ, tri huyện và tri

châu. Đây là cấp hành chính chịu sự kiểm soát và chi phối chặt chẽ của chính

quyền cấp tỉnh (đạo, lộ, trấn).

Sau khi xâm lƣợc nƣớc ta, thực hiện chính sách “chia để trị’’ thực dân

Pháp đã chia vùng Đông Dƣơng làm 5 xứ, trong đó Việt Nam đƣợc tách thành 3

kỳ, dƣới kỳ là các tỉnh, dƣới cấp tỉnh là cấp huyện, dƣới cấp huyện là cấp xã. Quản lý cấp xã là các “Hội đồng tộc biểu’’ và “Hội đồng kỳ mục’’1, sau đó hai

hội đồng này bị đồng nhất với nhau. Hội đồng này đã lựa chọn ngƣời giữ chức lý

trƣởng, phó lý và các trƣơng tuần để điều hành mọi việc trong xã, trong thôn.

Sau khi Cách mạng Tháng Tám năm 1945 thành công, Nhà nƣớc Việt

1 Theo Vũ Thị Phụng: Giáo trình Lịch sử Nhà nƣớc và Pháp luật Việt Nam, NXB ĐHQGHN, năm 1997,

trang 175,176

Nam mới đã chú trọng xây dựng chính quyền địa phƣơng, ngày 9/11/1946 tại

kỳ họp thứ 2, Quốc hội khóa I đã thông qua bản Hiến pháp đầu tiên của nƣớc

Việt Nam Dân chủ Cộng hòa. Theo điều 57, Hiến pháp 1946, lãnh thổ nƣớc ta

chia thành bộ: Bắc Bộ, Trung Bộ, Nam Bộ. Mỗi bộ chia thành tỉnh; mỗi tỉnh

chia thành huyện; mỗi huyện chia thành xã. Điều 58, Hiến pháp 1946 đã

khảng định: Mỗi tỉnh, thành phố, thi xã và xã có Hội đồng nhân dân và Ủy

ban hành chính. Riêng ở bộ và huyện, chỉ có ủy ban hành chính, trong đó ủy

ban hành chính bộ do Hội đồng các tỉnh và thành phố bầu ra, còn Ủy ban

hành chính huyện do Hội đồng các xã bầu ra [39;21]

Sau khi Hiến pháp 1946 có hiệu lực, mặc dù có một vài thay đổi trong

thời gian đầu khi mới bắt đầu hoạt động, nhƣng cấp huyện đƣợc xác định là

một cấp hành chính trung gian giữa tỉnh và xã. Việc chia tách và sáp nhập các

đơn vị hành chính ở Việt Nam đƣợc diễn ra nhiều lần do hoàn cảnh chiến

tranh và sự thay đổi trong quy định của các bản Hiến pháp từ Hiến pháp 1946

đến Hiến pháp 1992, Hiến pháp 2013. Sự thay đổi này chủ yếu diễn ra ở cấp

tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng, còn cấp huyện từ khi đƣợc quy định

trong Hiến pháp 1946 đến nay về cơ bản không thay đổi vị trí pháp lý. Khi

Hiến pháp 2013 đƣợc ban hành, các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc

trung ƣơng vẫn đƣợc là đơn vị hành chính cấp trung gian giữa cấp tỉnh và cấp

xã. Quận, huyện đều là đơn vị hành chính có vị trí pháp lý nhƣ nhau, nhƣng

quận là đơn vị hành chính trong nội thành của các thành phố trực thuộc trung

ƣơng; huyện là đơn vị hành chính của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng.

Tƣơng đƣơng với quận, huyện còn có các thị xã và các thành phố trực thuộc

tỉnh. Quận và thành phố thuộc tỉnh có tính chất đặc trƣng của đô thị, huyện có

đặc trƣng của nông thôn; thị xã là tên gọi của cấp hành chính tƣơng đƣơng

quận, huyện nhƣng có tính chất của vùng nông thôn bán đô thị. Các thành phố

và thị xã trực thuộc tỉnh thƣờng là trung tâm hành chính của tỉnh nên trong

một tỉnh thƣờng chỉ có thành phố hoặc thị xã, còn quận là đơn vị hành chính

trong nội thành, một thành phố có thể gồm nhiều quận. Vì thế, cấp huyện là

khái niệm mà chúng tôi sử dụng kể từ đây là để gọi chung cho các quận,

huyện, thị xã, thành phố trực thuộc các tỉnh, thành phố đến khảo sát.

Với vị trí là một đơn vị hành chính cấp trung gian, cấp huyện, quận, thị

xã, thành phố thuộc tỉnh đƣợc thiết lập bộ máy nhà nƣớc với đầy đủ ba hệ

thống cơ quan: cơ quan quyền lực nhà nƣớc, cơ quan hành chính - hành pháp

và và cơ quan tƣ pháp. Bên cạnh các cơ quan trong bộ máy nhà nƣớc thì nhiều

cơ quan khác cũng đƣợc thiết lập ở cấp huyện phối hợp với bộ máy nhà nƣớc trong việc quản lý và thực hiện các nhiệm vụ kinh tế - xã hội trên địa bàn.

1.2. Tổ chức và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan

nhà nƣớc cấp huyện

Bộ máy nhà nƣớc ở địa phƣơng đƣợc thiết lập ở các cấp hành chính

lãnh thổ: cấp tỉnh, huyện, xã. Các cơ quan này đƣợc thiết lập để quản lý địa

phƣơng bảo đảm thực hiện thống nhất có hiệu quả Hiến pháp, luật, các văn

bản của cơ quan nhà nƣớc cấp trên trên địa bàn lãnh thổ. Căn cứ vào việc tổ

chức bộ máy hành chính theo lãnh thổ, bộ máy nhà nƣớc cấp huyện bao gồm

các cơ quan:

1.2.1. Hội đồng nhân dân huyện

Cơ quan quyền lực nhà nƣớc là HĐND huyện “Hội đồng nhân dân là

cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, đại diện cho ý chí, nguyện vọng

và quyền làm chủ của nhân dân, do nhân dân địa phương bầu ra, chịu trách

nhiệm trước nhân dân địa phương và cơ quan nhà nước cấp trên’’ [48;5]

Với vị trí pháp lý là cơ quan quyền lực nhà nƣớc ở địa phƣơng, HĐND

huyện thực hiện hai chức năng cơ bản:

Một là, Hội đồng nhân dân quyết định những chủ trƣơng, biện pháp

quan trọng để phát huy tiềm năng của địa phƣơng, xây dựng và phát triển địa

phƣơng về kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh, không ngừng cải

thiện đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân địa phƣơng, làm tròn nghĩa

vụ của địa phƣơng đối với cả nƣớc.

Hai là, Hội đồng nhân dân thực hiện quyền giám sát đối với hoạt động của

Thƣờng trực Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, Toà án nhân dân, Viện kiểm

sát nhân dân cùng cấp; giám sát việc thực hiện các nghị quyết của Hội đồng

nhân dân; giám sát việc tuân theo pháp luật của cơ quan nhà nƣớc, tổ chức kinh

tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và của công dân ở địa phƣơng.

Về nhiệm vụ và quyền hạn của HĐND huyện đƣợc quy định thống nhất

tại các điều từ điều 19 đến điều 25 của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và

Ủy ban nhân dân năm 2003. Các nhiệm vụ và quyền hạn đƣợc quy định cụ thể

trên các lĩnh vực sau: Trong lĩnh vực kinh tế; lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hoá,

thông tin, thể dục thể thao, xã hội và đời sống; lĩnh vực khoa học, công nghệ,

tài nguyên và môi trƣờng; lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã

hội; trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo; lĩnh vực

thi hành pháp luật; lĩnh vực xây dựng chính quyền địa phƣơng và quản lý địa

giới hành chính [48;19-23]

Trên đây là những chức năng, nhiệm vụ chung cho HĐND quận,

huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. Tuy nhiên, do tính chất khác biệt về địa

bàn quản lý giữa quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh cho nên Luật Tổ

chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003 quy định thêm những

nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND quận và HĐND thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

HĐND làm việc theo nhiệm kỳ 5 năm. Trong mỗi nhiệm kỳ, HĐND thảo

luận và ra nghị quyết về các vấn đề thuộc quyền hạn, nhiệm vụ của mình tại các

kỳ họp HĐND. HĐND họp thƣờng lệ mỗi năm hai kỳ, trong trƣờng hợp cần

thiết, HĐND có thể tổ chức các kỳ họp chuyên đề hoặc họp bất thƣờng.

Cơ cấu tổ chức của HĐND gồm thƣờng trực HĐND và các ban của

HĐND (Ban Kinh tế - xã hội; Ban Pháp chế). Thƣờng trực HĐND huyện gồm

chủ tịch, phó chủ tịch và ủy viên thƣờng trực, là cơ quan làm việc thƣờng

xuyên của HĐND, thực hiện những nhiệm vụ theo quy định của pháp luật và

những nhiệm vụ do HĐND giao trong thời gian HĐND không họp.

1.2.2. Ủy ban nhân dân huyện

Vị trí pháp lý: “Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan

chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa

phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên” [48;6]

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn

bản của cơ quan nhà nƣớc cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng

cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trƣơng, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,

củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc ở địa phƣơng, góp

phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà

nƣớc từ trung ƣơng tới cơ sở.

Về nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện đƣợc quy định thống nhất

tại các điều từ Điều 97 đến Điều 110 của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và

Ủy ban nhân dân năm 2003. Các nhiệm vụ và quyền hạn đƣợc quy định cụ thể

trên các lĩnh vực sau: Trong lĩnh vực kinh tế; lĩnh vực nông nghiệp, lâm

nghiệp, ngƣ nghiệp, thuỷ lợi và đất đai; lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công

nghiệp; lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải; lĩnh vực thƣơng mại, dịch vụ

và du lịch; lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể

thao; lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trƣờng; lĩnh vực quốc

phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội; thực hiện chính sách dân tộc và

chính sách tôn giáo; thi hành pháp luật; trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính [48; 78]

Do có những khác biệt khác biệt về địa bàn quản lý giữa quận, huyện,

thị xã, thành phố thuộc tỉnh cho nên Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy

ban nhân dân năm 2003 quy định thêm những nhiệm vụ, quyền hạn của

UBND quận và UBND thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

UBND huyện làm việc theo nhiệm kỳ 5 năm. UBND huyện đƣợc tổ

chức và hoạt động theo chế độ tập thể với Chủ tịch, các Phó chủ tịch và các

ủy viên. Luật tổ chức HĐND, UBND năm 2003 cũng phân định rõ những vấn

đề thuộc thẩm quyền quyết định của tập thể UBND và những vấn đề do Chủ

tịch UBND quyết định.

Để đảm bảo cho việc ban hành các quyết định quản lý đúng đắn, đáp

ứng yêu cầu thực tiễn và triển khai thực hiện các quyết định đó đƣợc chính

xác, đầy đủ và kịp thời, UBND huyện đƣợc sự tham mƣu, giúp việc của các

cơ quan chuyên môn thuộc UBND.

1.2.3. Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện

Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008

của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân

dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, UBND cấp huyện gồm có các

cơ quan chuyên môn sau:

Phòng Nội vụ Phòng Tài nguyên và Môi trƣờng

Phòng Tƣ pháp Phòng Văn hoá và Thông tin

Phòng Tài chính-Kế hoạch Phòng Giáo dục và Đào tạo

Phòng Lao động -Thƣơng binh và Xã hội Phòng Y tế

Văn phòng HĐND-UBND Thanh tra huyện

Ngoài 10 cơ quan chuyên môn đƣợc tổ chức thống nhất ở tất cả các

quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Nghị định này quy định tổ chức

một số cơ quan chuyên môn để phù hợp với từng loại hình đơn vị hành chính

cấp huyện nhƣ: Ở các quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, các huyện có tốc độ

phát triển kinh tế - xã hội nhanh và tốc độ đô thị hóa cao đƣợc thành lập

Phòng Kinh tế; Phòng Quản lý đô thị. Ở các huyện thành lập Phòng Nông

nghiệp và Phát triển nông thôn; Phòng Công Thƣơng

Đối với việc tổ chức các cơ quan chuyên môn ở các huyện đảo: Căn cứ

vào các điều kiện cụ thể của từng huyện đảo, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trình

Hội đồng nhân dân tỉnh quyết định số lƣợng và tên gọi các phòng chuyên môn

thuộc Ủy ban nhân dân huyện đảo; số lƣợng cơ quan chuyên môn của Ủy ban

nhân dân huyện đảo không quá 10 phòng.

Về vị trí và chức năng của cơ quan chuyên môn

Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện là cơ quan

tham mƣu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà

nƣớc ở địa phƣơng và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy

quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện và theo quy định của pháp luật; góp

phần bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa

phƣơng. Cụ thể nhƣ, Phòng Nội vụ: Tham mƣu, giúp Ủy ban nhân dân cấp

huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc các lĩnh vực tổ chức; biên chế

các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nƣớc; cải cách hành chính; chính

quyền địa phƣơng; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà

nƣớc; cán bộ, công chức xã, phƣờng, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn

thƣ, lƣu trữ nhà nƣớc; tôn giáo; thi đua - khen thƣởng. Phòng Tài chính - Kế

hoạch: Tham mƣu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng

quản lý nhà nƣớc về các lĩnh vực tài chính, tài sản; kế hoạch và đầu tƣ; đăng

ký kinh doanh; tổng hợp, thống nhất quản lý về kinh tế hợp tác xã, kinh tế tập

thể, kinh tế tƣ nhân...

Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện chịu sự chỉ

đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân cấp huyện,

đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hƣớng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của

cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh [27;2]

Qua nội dung trên ta thấy, so với HĐND thì tính chất hoạt động chấp

hành và điều hành của UBND phức tạp hơn nhiều về hình thức, đa dạng về nội

dung, bám sát với những thay đổi trên các mặt của đời sống kinh tế - xã hội trên

địa bàn, nên tổ chức và hoạt động của UBND huyện đa dạng hơn. Với tính chất

hoạt động nhƣ vậy, sẽ chi phối đến khối lƣợng, thành phần, nội dung tài liệu lƣu

trữ hình thành từ hoạt động của HĐND và UBND cấp huyện.

1.2.4. Tòa án nhân dân và Viện kiểm sát nhân dân

Các cơ quan kiểm sát và xét xử gồm Viện kiểm sát nhân dân và Tòa án

nhân dân. Đây là cơ quan tƣ pháp ở cấp huyện, có vai trò quan trọng trong

việc bảo vệ sự nghiêm minh của pháp luật trên địa bàn.

Theo Luật Tổ chức Tòa án nhân dân năm 2002: Tòa án nhân dân huyện

là cơ quan xét xử của địa phƣơng, xét xử những vụ án hình sự, dân sự, hôn

nhân và gia đình, lao động, kinh tế, hành chính và giải quyết những việc khác

theo quy định của pháp luật [49;68-69]

Tòa án Nhân dân huyện có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cơ bản

là bảo vệ sự nghiêm minh của pháp luật và góp phần giáo dục ý thức pháp

luật cho công dân. Nhiệm vụ của Tòa án nhân dân huyện là xét xử sơ thẩm

những vụ án theo quy định của pháp luật tố tụng.

Để thực hiện những nhiệm vụ và quyền hạn trên, Tòa án nhân dân

huyện có Chánh án, một hoặc hai Phó chánh án, Thẩm phán, Hội thẩm nhân

dân và Thƣ ký tòa án. Giúp việc cho Tòa án nhân dân huyện gồm các bộ phận

hành chính, văn thƣ-lƣu trữ, kế toán và những bộ phận khác nhằm đảm bảo

thông tin cho hoạt động của Tòa án.

Luật Tổ chức Viện kiểm sát nhân dân năm 2002: Viện kiểm sát nhân

dân huyện là cơ quan thực hành quyền công tố và kiểm sát các hoạt động tƣ

pháp ở địa phƣơng theo quy định của pháp luật [49;100-101]

Viện kiểm sát nhân dân thực hiện chức năng, nhiệm vụ bằng những công

tác sau đây:

- Thực hành quyền công tố và kiểm sát việc tuân theo pháp luật trong

việc điều tra các vụ án hình sự của các cơ quan điều tra và các cơ quan khác

đƣợc giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra;

- Điều tra một số loại tội phạm hoạt động tƣ pháp mà ngƣời phạm tội là

cán bộ thuộc các cơ quan tƣ pháp;

- Thực hành quyền công tố và kiểm sát việc tuân theo pháp luật trong

việc xét xử các vụ án hình sự;

- Kiểm sát việc giải quyết các vụ án dân sự, hôn nhân và gia đình, hành

chính, kinh tế, lao động và những việc khác theo quy định của pháp luật;

- Kiểm sát việc tuân theo pháp luật trong việc thi hành bản án, quyết

định của Tòa án nhân dân;

- Kiểm sát việc tuân theo pháp luật trong việc tạm giữ, tạm giam, quản

lý và giáo dục ngƣời chấp hành án phạt tù [49;101-102]

Giúp việc cho Viện kiểm sát nhân dân huyện gồm các bộ phận hành

chính, văn thƣ-lƣu trữ, kế toán và những bộ phận khác nhằm đảm bảo thông

tin cho hoạt động của cơ quan này.

Nhƣ vậy, các cơ quan tƣ pháp hoạt động tƣơng đối độc lập với chính

quyền địa phƣơng. Mối liên hệ của cơ quan tƣ pháp với chính quyền địa

phƣơng thể hiện chủ yếu và rõ nhất ở sự ràng buộc về tổ chức và hoạt động

với vai trò của HĐND, trong đó HĐND có quyền giám sát hoạt động của các

cơ quan này và bầu ra Chánh án Tòa án nhân dân nhằm đảm bảo thực hiện

quyền lực của nhân dân địa phƣơng. Mặt khác, trong quá trình thực hiện chức

năng, nhiệm vụ, các cơ quan tƣ pháp có sự phối hợp chặt chẽ với UBND

trong việc triển khai công tác điều tra, xét xử, giáo dục cho ngƣời dân. Đồng

thời UBND cần đảm bảo các điều kiện cần thiết để cơ quan tƣ pháp có thể

tiếp cận tài liệu, con ngƣời nhằm phục vụ cho hoạt động điều tra, xét xử.

Ngoài ra, UBND huyện còn quản lý và thực hiện công tác thi hành những bản

án do Chánh án Tòa án nhân dân quyết định dƣới sự giám sát của Viện Kiểm

sát Nhân dân.

1.2.5. Các cơ quan nhà nƣớc trực thuộc ngành dọc

Bên cạnh sự tồn tại và phối hợp hoạt động giữa ba hệ thống cơ quan

quyền lực nhà nƣớc, hành chính- hành pháp và tƣ pháp, thì trên địa bàn ở cấp

huyện còn có những cơ quan nhà nƣớc thực hiện những nhiệm vụ kinh tế - xã

hội nhƣ: Cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, công an huyện, ban chỉ huy quân sự

huyện, bƣu điện huyện, ngân hàng, kho bạc, quản lý thị trƣờng.

Theo quy định, các cơ quan này không chịu sự quản lý, chỉ đạo của

HĐND và UBND mà chịu sự quản lý trực tiếp của cấp trên theo ngành dọc.

Tuy nhiên, trong qúa trình hoạt động để thực thi nhiệm vụ cũng nhƣ đảm bảo

vai trò giám sát của HĐND và vai trò điều hành của UBND tại địa phƣơng,

các cơ quan này có mối liện hệ chặt chẽ với các cơ quan trong bộ máy chính

quyền. Đồng thời để thực hiện những nhiệm vụ kinh tế-xã hội trên địa bàn,

các cơ quan chính quyền cũng phải kết hợp chặt chẽ với những ngành có liên

quan trong quá trình thực thi nhiệm vụ của mình. Các cơ quan quản lý nhà

nƣớc theo ngành dọc ở cấp huyện bao gồm:

Công an huyện: Là đơn vị lực lƣợng vũ trang địa phƣơng có chức

năng đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn huyện và thực hiện

các nhiệm vụ do cấp trên giao.

Ban chỉ huy quân sự huyện: Có chức năng đảm bảo hoạt động quân

sự trên địa bàn huyện, đảm bảo chính sách quân nhân dự bị, thực hiện chính

sách dự bị động viên, tuyển quân, huấn luyện.

Chi cục thuế huyện: Chi cục Thuế huyện là đơn vị chức năng thuộc

Cục thuế có chức năng tổ chức thực hiện công tác quản lý thuế, phí, lệ phí và

các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nƣớc theo quy định của pháp luật.

Tổ chức và hoạt động của Chi cục Thuế tƣơng đối độc lập với cơ quan

của chính quyền địa phƣơng, nhƣng việc thực hiện các nhiệm vụ về quản lý

thuế trên địa bàn huyện có vai trò rất quan trọng đối với việc triển khai các

nhiệm vụ kinh tế - xã hội ở địa phƣơng. Vì vậy, Chi cục Thuế phải đảm bảo

việc báo cáo tình hình công tác thu ngân sách cho UBND huyện, tham mƣu

cho chính quyền địa phƣơng để lập và thực hiện dự toán ngân sách nhà nƣớc.

Bảo hiểm xã hội huyện: Là tổ chức sự nghiệp, có chức năng thực hiện

các chế độ, chính sách bảo hiểm xã hội, quản lý và sử dụng các quỹ bảo hiểm

xã hội trên địa bàn huyện. Với chức năng này, Bảo hiểm xã hội huyện là cơ

quan có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chính sách cho cán bộ, công

chức, viên chức và các chế độ bảo hiểm khác đối với công dân tại địa phƣơng.

Kho bạc nhà nƣớc huyện: Là tổ chức trực thuộc Kho bạc nhà nƣớc

tỉnh, thành phố, có chức năng thực hiện nhiệm vụ của Kho bạc nhà nƣớc trên

địa bàn. Theo Quyết định số 748/KB/TCCQ ngày 24 tháng 12 năm 2003 của

Tổng Giám đốc Kho bạc Nhà nƣớc quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền

hạn Kho bạc nhà nƣớc huyện thì Kho bạc nhà nƣớc huyện là đơn vị thực hiện

dịch vụ tín dụng cho các cơ quan nhà nƣớc ở địa phƣơng, thiết lập và quản lý

tài khoản của các cơ quan này. Đồng thời trong quá trình hoạt động, Kho bạc

nhà nƣớc huyện có mối liên hệ với chính quyền địa phƣơng trong việc đảm

bảo quản lý và sử dụng hiệu quả ngân sách nhà nƣớc và thực hiện nghĩa vụ

ngân sách với cấp trên.

1.2.6. Các doanh nghiệp nhà nƣớc, các đơn vị sự nghiệp và các Hội

tại cấp huyện hoạt động bằng ngân sách nhà nƣớc

Cùng với hoạt động quản lý của các cơ quan trong bộ máy nhà nƣớc

trên địa bàn huyện, còn có hoạt động của các doanh nghiệp nhà nƣớc và các

đơn vị sự nghiệp. Các cơ quan này thực hiện nhiệm vụ công dƣới sự quản lý

của nhà nƣớc tại địa phƣơng.

Các doanh nghiệp nhà nƣớc trên địa bàn huyện: Các doanh nghiệp

nhà nƣớc thuộc sự quản lý trực tiếp của chính quyền địa phƣơng và do UBND

quyết định thành lập nhằm đảm bảo phục vụ các hoạt động về sản xuất, kinh

doanh, sinh hoạt tại cấp huyện nhƣ các doanh nghiệp kinh doanh về nƣớc

sạch, điện lực huyện, bƣu điện huyện.

Các đơn vị sự nghiệp của huyện: Các đơn vị sự nghiệp của huyện bao

gồm các đơn vị đƣợc thành lập theo quyết định của UBND huyện, hoạt động

trong các lĩnh vực dịch vụ công theo các nhiệm vụ do chính quyền giao. Các

đơn vị sự nghiệp này chủ yếu hoạt động trong các lĩnh vực văn hóa, giáo dục,

thể dục – thể thao, y tế với các đơn vị nhƣ: Nhà văn hóa, Nhà thi đấu, Thƣ

viện, Trung tâm y tế, Trung tâm thể dục - thể thao, các trƣờng cán bộ, trƣờng

dạy nghề, các trƣờng phổ thông...

Ngoài ra còn có các hội hoạt động bằng ngân sách nhà nƣớc: Là những

tổ chức xã hội không thuộc cơ quan nhà nƣớc đƣợc thành lập theo quyết định

của UBND huyện và hoạt động dựa trên sự hỗ trợ của ngân sách nhà nƣớc.

Các hội này hoạt động trong nhiều lĩnh vực và tùy thuộc vào nhu cầu quản lý,

thực tiễn của từng địa phƣơng mà chính quyền thành lập các hội khác nhau.

Các hội này không thuộc thành phần trong bộ máy nhà nƣớc và không phải là

các cơ quan nhà nƣớc nhƣng hoạt động của các hội này liên quan chặt chẽ với

hoạt động quản lý của chính quyền và các nhiệm vụ tại địa phƣơng, cho nên

chúng có vị trí khá quan trọng trong hệ thống các cơ quan ở cấp huyện. Các

hội đƣợc thành lập khá phổ biến ở cấp huyện nhƣ: Hội Khuyến nông; Hội

Khuyến học; Hội Chữ thập đỏ; Hội Ngƣời cao tuổi...

Qua việc trình bày ở nội dung trên ta thấy, hệ thống các cơ quan nhà

nƣớc cấp huyện tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng với số lƣợng lớn

cơ quan, tổ chức thuộc các loại hình cơ quan khác nhau và hoạt động trong

nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội. Mỗi cơ quan, tổ chức trong hệ thống có

chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhƣng đều có một vai trò nhất định trong việc

đảm bảo sự phát triển kinh tế - xã hội tại cấp huyện. Sự đa dạng trong tổ chức

và hoạt động của các cơ quan này là yếu tố quan trọng quyết định khối lƣợng,

loại hình, thành phần, nội dung, giá trị của tài liệu lƣu trữ cấp huyện.

1.3. Các loại hình tài liệu của lƣu trữ cấp huyện

Tài liệu lƣu trữ phản ánh toàn diện, đầy đủ các hoạt động của các cơ quan,

tổ chức tại cấp huyện cho nên các loại hình tài liệu cũng phong phú và đa dạng.

Theo lý luận của lƣu trữ học, có nhiều cách phân loại tài liệu của các cơ quan, tổ

chức nhƣ: Phân loại tài liệu theo vật mang tin (tài liệu giấy, tài liệu nghe nhìn, tài

liệu điện tử), phân loại tài liệu theo nội dung (tài liệu hành chính, tài liệu khoa

học kĩ thuật và công nghệ...). Với việc phân loại tài liệu theo vật mang tin thì tài

liệu giấy và tài liệu nghe nhìn là hai loại hình tài liệu phổ biến hình thành trong

hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc cấp huyện hiện nay.

a.Tài liệu giấy: gồm hai loại chủ yếu

- Thứ nhất, tài liệu hành chính: Chủ yếu là hệ thống các văn bản quản

lý nhà nƣớc, đây là loại hình tài liệu chiếm khối lƣợng lớn trong lƣu trữ cấp

huyện và đƣợc hình thành từ các nguồn sau:

+ Tài liệu do các cơ quan nhà nƣớc cấp huyện ban hành. Đây là loại tài

liệu có giá trị thông tin quan trọng nhất đối với các cơ quan nhà nƣớc cấp

huyện. Bởi vì nội dung của những tài liệu này phản ánh toàn diện và đầy đủ

các lĩnh vực hoạt động thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nƣớc

của các cơ quan nhà nƣớc cấp huyện.

+ Tài liệu của cơ quan cấp trên gửi xuống (cấp trung ƣơng, cấp tỉnh)

chỉ đạo trực tiếp việc thực hiện các nhiệm vụ đƣợc giao, bao gồm các loại

nghị quyết, chỉ thị, quyết định, kế hoạch... Nội dung tài liệu do các cơ quan

cấp trên gửi xuống cấp huyện phản ánh chủ trƣơng, đƣờng lối, chính sách,

quy định của Đảng, Nhà nƣớc và của tỉnh về các lĩnh vực mà cơ quan nhà

nƣớc cấp huyện có nhiệm vụ chấp hành và tổ chức thực hiện tại địa phƣơng.

+ Tài liệu của các cơ quan ngang cấp gửi đến, bao gồm các loại nghị

quyết, thông báo, công văn...để trao đổi về các lĩnh vực hoạt động của các cơ

quan nhà nƣớc cấp huyện.

+ Tài liệu của các cơ quan cấp dƣới gửi lên bao gồm tờ trình, báo cáo,

công văn...để báo cáo tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác hoặc

trình xin ý kiến chỉ đạo về các chủ trƣơng, biện pháp, cách thức giải quyết các

vấn đề thuộc phạm vi chỉ đạo, quản lý của các cơ quan nhà nƣớc cấp huyện.

+ Ngoài ra, trong thành phần tài liệu hành chính có đơn, thƣ, góp ý,

kiến nghị, khiếu nại tố cáo của cán bộ, công chức, viên chức, của quần chúng

nhân dân về các vấn đề liên quan đến việc điều hành, chỉ đạo, quản lý của các

cơ quan nhà nƣớc cấp huyện.

- Thứ hai, tài liệu khoa học, kỹ thuật và công nghệ: Hiện nay, trong

công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc, Nhà nƣớc đã dành phần

ngân sách đáng kể trong đó có cấp huyện để thiết kế, xây dựng các công trình

xây dựng cơ bản phục vụ cho phát triển công nghiệp, nông nghiệp, giao thông

thủy lợi, văn hóa xã hội; tài liệu về triển khai các đề tài nghiên cứu khọc học;

tài liệu khảo sát, điều tra tài nguyên thiên nhiên tại địa phƣơng. Tài liệu khoa

học kĩ thuật có nhiều loại nhƣ: các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thiết kế thi

công, hoàn công, bản vẽ chi tiết công trình, bản vẽ tổng thể công trình; các

loại hồ sơ thầu; các loại sơ đồ, biểu đồ tính toán; các loại bản đồ địa giới hành

chính, trắc địa....

b.Tài liệu nghe nhìn

Tài liệu nghe nhìn là tài liệu hình ảnh và âm thanh đƣợc ghi trên ảnh,

phim điện ảnh, băng đĩa ghi âm, băng đĩa ghi hình bằng các phƣơng tiện kỹ

thuật nhiếp ảnh, điện ảnh, ghi âm. Loại tài liệu này có đặc điểm chuyển tải, tái

hiện sự kiện, hiện tƣợng một cách hấp dẫn, sinh động thu hút sự chú ý bằng

âm thanh, hình ảnh. Tài liệu nghe nhìn bao gồm: Băng, đĩa ghi âm, ghi hình;

các bức ảnh, cuộn phim. Tài liệu nghe nhìn ở cấp huyện chủ yếu tài liệu ảnh

với những hình ảnh về các kỳ họp của HĐND – UBND, hình ảnh về các sự

kiện quan trọng của địa phƣơng nhƣ khởi công các công trình xây dựng lớn,

tổ chức các lễ kỷ niệm...

c. Tài liệu điện tử: Với quá trình tin học hóa ngày càng sâu rộng trong

nhiều lĩnh vực, trong đó có quản lý hành chính nhà nƣớc đang tạo ra xu thế

hình thành tài liệu điện tử ở cấp huyện. Theo đó, tài liệu lƣu trữ điện tử là

thành phần quan trọng sẽ xuất hiện trong tƣơng lai ở cấp huyện.

Nhƣ vậy, xuất phát từ sự đa dạng trong hoạt động của các cơ quan nhà

nƣớc cấp huyện nên tài liệu lƣu trữ hình thành trong qúa trình hoạt động của

các cơ quan này khá đa dạng về loại hình, phong phú về nội dung phản ánh

toàn diện, đầy đủ các hoạt động của các cơ quan, tổ chức tại cấp huyện.

1.4. Khối lƣợng tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan

nhà nƣớc cấp huyện

Cấp huyện, là một trong ba cấp của chính quyền Nhà nƣớc địa phƣơng.

Trong quá trình hoạt động các cơ quan Nhà nƣớc cấp huyện đã sản sinh ra một

khối lƣợng tài liệu lớn. Điều đó đƣợc thể hiện qua bảng thống kê một số phòng

ban chuyên môn của UBND các quận, huyện, thị xã, thành phố năm 2012

Các quận thuộc thành phố Hà Nội

Số văn Số văn Stt UBND các quận Số cặp bản đi bản đến

quận Cầu Giấy – thành phố Hà Nội

Phòng Lao động Thƣơng binh và Xã hội 921 342 1

Phòng Tài chính Kế hoạch 634 1281 2

Phòng Quản lý đô thị 1360 980 3

Phòng Văn hóa Thông tin 215 413 4

quận Tây Hồ – thành phố Hà Nội

Phòng Lao động Thƣơng binh và Xã hội 1021 382 1

Phòng Tài chính Kế hoạch 734 1371 2

Phòng Quản lý đô thị 1460 1080 3

Phòng Văn hóa Thông tin 258 503 4

Các huyện, thành phố thuộc tỉnh Hải Dƣơng

Số văn Số văn STT UBND các huyện, thành phố Số cặp bản đi bản đến

thành phố Hải Dƣơng – tỉnh Hải Dƣơng

203 1218 Phòng Văn hóa và Thông tin 1

560 1265 Phòng Lao động Thƣơng binh và Xã hội 2

115 1220 Phòng Nội vụ 3

280 921 Phòng Y tế 4

256 874 Phòng Giáo dục và Đào tạo 5

634 5724 Phòng Tài chính Kế hoạch 6

huyện Thanh Miện – tỉnh Hải Dƣơng

1 Phòng Văn hóa và Thông tin 218 981

2 Phòng Lao động Thƣơng binh và Xã hội 460 965

3 Phòng Nội vụ 94 1020

4 Phòng Y tế 198 785

5 Phòng Giáo dục và Đào tạo 326 784

6 Phòng Tài chính Kế hoạch 584 4624

Các huyện, thành phố thuộc tỉnh Vĩnh Phúc

STT UBND các huyện, thành phố Cặp ba dây Số mét

huyện Vĩnh Tƣờng – tỉnh Vĩnh Phúc

1 Phòng Tài chính Kế hoạch 92 cặp 9,2

2 Phòng Lao động Thƣơng binh và Xã hội 30 cặp 3,0

3 Phòng Nội Vụ 16 cặp 1,6

4 Phòng Y Tế 12 cặp 1,2

5 Văn Phòng HĐND và UBND 49 cặp 4,9

huyện Yên Lạc - tỉnh Vĩnh phúc

1 Phòng Tài chính Kế hoạch 80 cặp 8,0

2 Phòng Lao động Thƣơng binh và Xã hội 25 cặp 2,5

3 Phòng Nội Vụ 18 cặp 1,8

4 Phòng Y Tế 14 cặp 1,4

5 Văn Phòng HĐND và UBND 52 cặp 5,2

Các huyện, thành phố thuộc tỉnh Tuyên Quang

Số văn Số văn STT UBND các huyện, thành phố Số cặp bản đi bản đến

thành phố Tuyên Quang – tỉnh Tuyên Quang

1 Phòng Văn hóa và Thông tin 35

2 Phòng Lao động Thƣơng binh và Xã hội 52

3 64 1380 Phòng Nội vụ

4 102 971 Phòng Y tế

5 Phòng Giáo dục và Đào tạo 296 864

6 Phòng Tài chính Kế hoạch 534 5804

huyện Na Hang – tỉnh Tuyên Quang

1 Phòng Nội vụ 180 3038 20

2 Phòng Y tế 88 480 31

Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông 384 1977 15

3 thôn

4 Phòng Tài Nguyên và Môi trƣờng 353 2086 15

5 Phòng Lao động Thƣơng binh và Xã hội 580 2055 12

6 Phòng Tài chính Kế hoạch 1253 5274 25

7 Văn Phòng HĐND và UBND 225 3627 16

Các huyện, thành phố thuộc tỉnh Hà Giang

STT UBND các huyện, thành phố Cặp ba dây Số mét

huyện Bắc Quang – tỉnh Hà Giang

1 Phòng Thanh Tra 13 cặp 1,3

2 Phòng Tƣ Pháp 6 cặp 0,6

3 Phòng Nội vụ 20 cặp 2,0

4 Phòng Văn Hóa và Thông tin 10 cặp 1,0

5 Phòng Công Thƣơng 10 cặp 1,0

6 Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn 20 cặp 2,0

thành phố Hà Giang - tỉnh Hà Giang

1 Phòng Tƣ Pháp 9 cặp 0,9

2 Phòng Nội vụ 27 cặp 2,7

3 Phòng Văn Hóa và Thông tin 14 cặp 1,4

4 Phòng Thống Kê 15 cặp 1,5

5 Phòng Y Tế 9 cặp 0,9

6 Phòng Công Thƣơng 17 cặp 1,7

Qua số liệu trên ta thấy, trong quá trình hoạt động các cơ quan Nhà

nƣớc cấp huyện hàng năm đã sản sinh ra một khối lƣợng văn bản, tài liệu lớn,

phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan nhà nƣớc cấp

huyện. Khối lƣợng văn bản, tài liệu các cơ quan của Nhà nƣớc cấp huyện

đƣợc hình thành liên quan trực tiếp đến việc xây dựng phòng, kho lƣu trữ và

các trang thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu. Đặc biệt, liên quan đến bố trí

đội ngũ cán bộ làm lƣu trữ tại các phòng ban chuyên môn cũng nhƣ cơ quan

quản lý nhà nƣớc lƣu trữ cấp huyện phải đủ về số lƣợng và đảm bảo chất

lƣợng để thực hiện tốt công việc này. Mặt khác, khi xem xét khối lƣợng tài

liệu để xây dựng kho lƣu trữ, bố trí cán bộ lƣu trữ không chỉ căn cứ vào khối

lƣợng đã hình thành, mà phải tính đến trong tƣơng lai khối lƣợng tài liệu sẽ

hình thành ngày càng nhiều, đóng góp ngày càng lớn vào hoạt động thực tiễn

và nghiên cứu lịch sử tại địa phƣơng.

1.5. Nội dung của tài liệu lƣu trữ cấp huyện

Tài liệu lƣu trữ hình thành trong quá tình hoạt động của các cơ quan

nhà nƣớc cấp huyện qua các thời kỳ lịch sử khác nhau có ý nghĩa trên nhiều

phƣơng diện nhƣ chính trị, kinh tế, văn hóa- xã hội, an ninh quốc phòng, quản

lý lãnh thổ. Tài liệu lƣu trữ nhƣ bức tranh phản ánh đầy đủ, toàn diện các lĩnh

vực hoạt động của cấp huyện. Nội dung tài liệu lƣu trữ cấp huyện đƣợc thể

hiện nhƣ sau:

1.5.1. Tài liệu của HĐND: Tài liệu của các HĐND phản ảnh quá trình

hình thành HĐND; quá trình HĐND đại diện cho nhân dân địa phƣơng đề ra

các chính sách, biện pháp phát triển kinh tế trên địa bàn. Điều đó chủ yếu thể

hiện ở những nội dung sau:

- Văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn trực tiếp về tổ chức và hoạt động của

HĐND các cấp;

- Chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo HĐND, thƣờng trực HĐND, các ban

HĐND huyện về tình hình công tác;

- Chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo của UBND huyện về việc thực hiện

Nghị quyết của HĐND huyện;

- Hồ sơ về việc tổ chức Hội nghị tổng kết, sơ kết của HĐND huyện;

- Tập lƣu, sổ đăng ký văn bản đi; đến của HĐND huyện;

- Hồ sơ các kỳ họp của HĐND huyện;

- Hồ sơ các phiên họp của thƣờng trực HĐND huyện;

- Hồ sơ về hoạt động kiểm tra, giám sát của HĐND, thƣờng trực

HĐND và các ban của HĐND huyện;

- Hồ sơ giải quyết đơn thƣ, tố cáo của HĐND huyện;

- Văn bản của cấp trên chỉ đạo, hƣớng dẫn về việc tổ chức bầu cử đại

biểu HĐND cấp huyện;

-Danh dách ứng cử viên và hồ sơ ứng cử viên; danh sách cử tri; biên

bản các cuộc họp hiệp thƣơng, tiếp xúc cử tri; kết quả bầu cử;

- Tài liệu của HĐND cấp xã gửi cấp huyện để báo cáo các nhiệm vụ

1.5.2. Tài liệu của UBND: Nội dung tài liệu chủ yếu phản ảnh quá

trình hình thành UBND; quá trình hoạt động tổ chức, điều hành các mặt của

đời sống xã hội trên địa bàn huyện theo nhiệm vụ của mỗi thời kỳ. Nội dung

tài liệu lƣu trữ của cơ quan này trên các phƣơng diện cụ thể nhƣ:

* Nhóm tài liệu tổng hợp:

- Tài liệu công tác lãnh đạo, chỉ đạo: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung

ƣơng, của tỉnh về các vấn đề kinh tế - xã hội; hồ sơ kiểm tra tình hình chỉ đạo,

thực hiện các chế độ, quy định về các vấn đề kinh tế - xã hội; hồ sơ về các hội

nghị, kỳ họp của huyện; kỳ họp của UBND, thƣờng trực UBND;

- Tài liệu về quy hoạch – kế hoạch – đầu tƣ: Tài liệu chỉ đạo của cơ

quan trung ƣơng, của tỉnh về các vấn đề quy hoạch, kế hoạch, đầu tƣ; chƣơng

trình, kế hoạch, báo cáo về công tác quy hoạch, kế hoạch, đầu tƣ của huyện;

hồ sơ xây dựng, tổ chức thực hiện và đánh giá kết qủa các đề án, dự án,

chƣơng trình, mục tiêu, kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội của địa phƣơng;

- Tài liệu về thống kê: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ƣơng, của tỉnh

về lĩnh vực công tác thống kê, điều tra; chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo về

công tác thống kê, điều tra của huyện; hồ sơ thống kê, điều tra cơ bản trên địa

bàn huyện;

- Tài liệu về thi đua, khen thƣởng: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung

ƣơng, của tỉnh về công tác thi đua, khen thƣởng; chƣơng trình, kế hoạch, báo

cáo công tác thi đua, khen thƣởng của huyện; hồ sơ khen thƣởng các danh

hiệu đối với tập thể, cá nhân ở cấp khen thƣởng Nhà nƣớc và UBND huyện;

- Nhóm tài liệu quản lý công tác văn thƣ, lƣu trữ: Tài liệu chỉ đạo của

cơ quan trung ƣơng, của tỉnh về lĩnh vực văn thƣ, lƣu trữ; chƣơng trình, kế

hoạch, báo cáo công tác; báo cáo thống kê tổng hợp của UBND huyện về

công tác văn thƣ, lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ;

* Nhóm tài liệu kinh tế:

- Tài liệu tài chính, ngân sách, vốn và kinh phí: Tài liệu chỉ đạo của cơ

quan trung ƣơng, của tỉnh về tài chính, ngân sách, vốn và kinh phí; chƣơng

trình, kế hoạch, báo cáo về tài chính, ngân sách, vốn và kinh phí;

- Tài liệu về giá, thuế và quản lý thị trƣờng: Tài liệu chỉ đạo của cơ

quan trung ƣơng, của tỉnh về công tác giá cả, thuế và quản lý thị trƣờng; báo

cáo về tình hình giá cả, thị trƣờng và công tác quản lý định hƣớng điều hành

giá cả, thuế và quản lý thị trƣờng của huyện;

- Tài liệu về tài chính doanh nghiệp: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan

trung ƣơng, của tỉnh về hoạt động tài chính doanh nghiệp; báo cáo đánh giá

tài chính doanh nghiệp hàng năm của huyện; tài liệu giải thể, phá sản

doanh nghiệp;

- Ngân hàng, Kho Bạc: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ƣơng, của

tỉnh về lĩnh vực ngân hàng, kho bạc; kế hoạch, báo cáo về tình hình hoạt động

của các Ngân hàng, Kho bạc huyện.

*Nhóm tài liệu Nông nghiệp-Lâm nghiệp-Ngƣ nghiệp-Thủy sản-

Thuỷ lợi:

- Nông nghiệp-Chính sách phát triển nông thôn: Tài liệu chỉ đạo của cơ

quan trung ƣơng, của tỉnh về nông nghiệp và chính sách phát triển nông thôn;

chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo về lĩnh vực nông nghiệp và chính sách phát

triển nông thôn của huyện; sổ sách thống kê theo dõi, số liệu điều tra tổng hợp

về tình hình biến động, phát triển nông nghiệp của huyện.

- Lâm nghiệp, ngƣ, thủy lợi: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ƣơng,

của tỉnh về lĩnh vực lâm nghiệp, ngƣ nghiệp, thủy lợi; tài liệu quản lý việc sử

dụng đất lâm nghiệp; tài liệu về công tác hỗ trợ ngƣ dân, về công tác phòng

chống bão lụt và bảo vệ hệ thống đê điều

* Nhóm tài liệu Công nghiệp - Tiểu thủ công nghiệp

- Công nghiệp; tiểu-thủ công nghiệp: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung

ƣơng, của tỉnh; hồ sơ quản lý việc thực hiện chƣơng trình, dự án phát triển

công nghiệp, xây dựng và phát triển của các khu công nghiệp, khu chế xuất,

khu kinh tế; tiểu-thủ công nghiệp

- Điện: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ƣơng, của tỉnh về lĩnh vực

điện lực; kế hoạch, báo cáo về lĩnh vực điện của huyện; hồ sơ xây dựng các

công trình điện do cấp tỉnh đầu tƣ

- Giao thông vận tải: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ƣơng, của tỉnh

về lĩnh vực giao thông vận tải; chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo tổng kết công

tác giao thông vận tải của huyện; hồ sơ quy hoạch và phát triển mạng lƣới

giao thông vận tải.

* Nhóm tài liệu quản lý, xây dựng và phát triển đô thị

- Quản lý xây dựng cơ bản: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ƣơng,

của tỉnh về công tác quản lý xây dựng cơ bản; chƣơng trình, kế hoạch, báo

cáo về công tác xây dựng cơ bản của huyện; hồ sơ, tài liệu về quy hoạch xây

dựng trên địa bàn (tổng thể, chi tiết ).

- Quản lý đô thị: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ƣơng, của tỉnh về

công tác quản lý đô thị; chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo về công tác quản lý

đô thị của huyện.

- Quản lý và sử dụng nhà ở, đất ở: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung

ƣơng, của tỉnh về công tác quản lý nhà ở, đất ở; báo cáo về công tác quản lý

và sử dụng nhà, đất ở của huyện; tài liệu quyền sử dụng nhà đất ở; tài liệu quy

định về bồi thƣờng nhà ở, đất ở.

* Nhóm tài liệu Thƣơng mại - Dịch vụ - Du lịch:

-Thƣơng mại - Dịch vụ - Du lịch: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung

ƣơng, của tỉnh về lĩnh vực thƣơng mại dịch vụ, du lịch; báo cáo về hoạt động

thƣơng mại, dịch vụ, du lịch của huyện; hồ sơ quản lý doanh nghiệp kinh

doanh các loại dịch vụ

- Kinh tế đối ngoại: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ƣơng, của tỉnh

về lĩnh vực kinh tế đối ngoại; chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo về hoạt động

kinh tế đối ngoại của huyện; hợp tác kinh tế nƣớc ngoài

* Nhóm tài liệu Giáo dục và Đào tạo

Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ƣơng, của tỉnh về lĩnh vực giáo dục;

chƣơng trình, báo cáo tổng kết công tác giáo dục của huyện; các số liệu điều

tra về ngành giáo dục của huyện; tài liệu của các trƣờng gửi đến.

* Nhóm tài liệu Văn hóa – Thông tin – Thể dục thể thao

- Văn hóa - thể thao: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ƣơng, của tỉnh

về công tác văn hóa, thể thao; chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo về các hoạt

động văn hóa, thể thao của huyện

- Phát thanh – truyền hình - bƣu chính viễn thông: Tài liệu chỉ đạo của

cơ quan trung ƣơng, của tỉnh về lĩnh vực trên; chƣơng trình, kế hoạch, báo

cáo tổng kết về công tác phát thanh, truyền hình của huyện; phát triển hệ

thống bƣu điện, truyền thanh.

* Nhóm tài liệu Y tế - Xã hội

- Y tế: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ƣơng, của tỉnh về lĩnh vực y

tế; chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo tổng kết hoạt động y tế của huyện; tập báo

cáo về tình hình hoạt động của Bệnh viện huyện.

- Lao động – Thƣơng binh – Xã hội: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung

ƣơng, của tỉnh về công tác lao động, thƣơng binh, xã hội; chƣơng trình, kế

hoạch, báo cáo tổng kết công tác lao động, thƣơng binh và xã hội của huyện.

- Bảo hiểm xã hội: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ƣơng, của tỉnh về

công tác bảo hiểm; báo cáo tổng kết công tác bảo hiểm của huyện; hồ sơ, tài

liệu về việc chỉ đạo, quản lý các loại hình bảo hiểm trên địa bàn huyện.

- Dân số - gia đình và trẻ em: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ƣơng,

của tỉnh về công tác dân số, gia đình và trẻ em; chƣơng trình, kế hoạch, báo

cáo tổng kết về công tác dân số, gia đình và trẻ em của huyện; các báo cáo

chuyên đề về công tác chăm sóc, bảo vệ bà mẹ và trẻ sơ sinh.

* Nhóm tài liệu Khoa học công nghệ và tài nguyên môi trƣờng

- Khoa học, công nghệ - Công nghệ thông tin: Tài liệu chỉ đạo của cơ

quan trung ƣơng, của tỉnh về khoa học, công nghệ - công nghệ thông tin;

chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo về các hoạt động khoa học, công nghệ - công

nghệ thông tin của huyện.

- Tài nguyên - Môi trƣờng: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ƣơng,

của tỉnh về quản lý, bảo vệ, khai thác tài nguyên, môi trƣờng; hồ sơ tổ chức

thực hiện quản lý và bảo vệ môi trƣờng trên địa bàn huyện.

* Nhóm tài liệu Quốc phòng – An ninh – Trật tự an toàn xã hội

- Quân sự, quốc phòng: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ƣơng, của

tỉnh về công tác quân sự, quốc phòng; kế hoạch, báo cáo về công tác xây

dựng và củng cố quốc phòng của huyện; hồ sơ về tuyển quân hàng năm

- An ninh trật tự: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ƣơng, của tỉnh về

công tác an ninh chính trị, giữ gìn trật tự, an toàn xã hội; kế hoạch, báo cáo về

công tác an ninh chính trị, giữ gìn trật tự, an toàn xã hội của huyện.

* Nhóm tài liệu Dân tộc và Tôn giáo

Dân tộc – tôn giáo: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ƣơng, của tỉnh về

công tác dân tộc, tôn giáo; chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo công tác dân tộc

của huyện

*Nhóm tài liệu thi hành pháp luật:

- Tƣ pháp: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ƣơng, của tỉnh về công

tác tƣ pháp; hồ sơ quản lý việc thay đổi, cải chính, đăng kí hộ tịch, hộ khẩu;

hồ sơ các vụ án; chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo về công tác thanh tra, kiểm

tra, khiếu nại, tố cáo, tiếp dân của huyện

- Tòa án - kiểm sát: Chƣơng trình kế hoạch và báo cáo công tác năm của

Tòa án, Viện kiểm sát nhân dân huyện; hồ sơ kiểm tra các bản án có hiệu lực.

* Nhóm tài liệu xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính

- Xây dựng chính quyền, bầu cử: Tài liệu chỉ đạo, hƣớng dẫn của cơ

quan Trung ƣơng, của tỉnh về công tác xây dựng, củng cố, bảo vệ chính quyền

và bầu cử; chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo của tỉnh về công tác xây dựng,

củng cố, bảo vệ chính quyền và bầu cử ở huyện; hồ sơ tổ chức bầu cử của đại

biểu Quốc hội, HĐND các cấp ở huyện

- Tổ chức, cán bộ: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ƣơng, của tỉnh về

công tác tổ chức, cán bộ; chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo tổng kết về công tác

tổ chức, cán bộ của UBND huyện; hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thuộc

diện UBND huyện quản lý; hồ sơ bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển, kỷ

luật, điều động cán bộ lãnh đạo, chuyên viên thuộc UBND huyện quản lý

- Lao động – tiền lƣơng: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ƣơng, của

tỉnh về công tác lao động, tiền lƣơng; chƣơng trình, kế hoạch và báo cáo tổng

hợp công tác lao động; tiền lƣơng của huyện

- Địa giới hành chính: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ƣơng, của tỉnh

về công tác địa giới hành chính; chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo về công tác

địa giới hành chính của huyện; hồ sơ đặt tên, đổi tên phƣờng, xã, đƣờng phố,

công trình công cộng

- Biên giới, hải đảo: Tài liệu chỉ đạo, hƣớng dẫn của cơ quan trung

ƣơng, của tỉnh về công tác biên giới, hải đảo; báo cáo về tình hình chính trị và

trật tự đƣờng biên của huyện

1.5.3. Tài liệu của Phòng Nội vụ

- Nhóm tài liệu xây dựng chính quyền: Văn bản của Tỉnh ủy, UBND

tỉnh chỉ đạo, hƣớng dẫn về công tác xây dựng, củng cố, bảo vệ chính quyền

và bầu cử ở địa phƣơng; hồ sơ tổ chức bầu cử đại biểu Quốc hội tại đơn vị

bầu cử huyện; bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân huyện, cấp xã; phê chuẩn

các chức danh lãnh đạo của UBND xã

- Nhóm tài liệu cải cách hành chính: Văn bản của Tỉnh ủy, UBND tỉnh

chỉ đạo, hƣớng dẫn về công tác địa giới hành chính; đề án thành lập mới,

nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính; hồ sơ về bản đồ địa giới hành

chính cấp huyện, cấp xã; hồ sơ quản lý mốc, chỉ giới và bản đồ địa giới hành

chính của huyện và các đơn vị hành chính thuộc huyện; hồ sơ đặt tên, đổi tên

phƣờng, xã, thị trấn, đƣờng phố, công trình công cộng;

- Nhóm tài liệu tổ chức bộ máy: Văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn của cơ

quan trung ƣơng, Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân, UBND tỉnh về công tác tổ

chức của huyện; hồ sơ thành lập, sáp nhập, giải thể, quy định chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của các phòng, ban chuyên môn, các tổ chức

trực thuộc UBND huyện quản lý; hồ sơ thành lập các Hội trên địa bàn huyện,

thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp thuộc UBND huyện;

- Nhóm tài liệu quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp: Văn

bản chỉ đạo, hƣớng dẫn của cơ quan trung ƣơng, Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân,

UBND tỉnh về công tác quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp;

hồ sơ xây dựng chỉ tiêu biên chế của huyện, phân bổ chỉ tiêu; kiểm tra việc

quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp hàng năm;

- Nhóm tài liệu cán bộ, công chức, viên chức: Văn bản chỉ đạo, hƣớng

dẫn của cơ quan trung ƣơng, Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân, UBND tỉnh về

công tác cán bộ; hồ sơ quy hoạch cán bộ của huyện, thi tuyển công chức,

tuyển dụng công chức vào các phòng cấp huyện, vào UBND cấp xã, các đơn

vị sự nghiệp do UBND huyện quản lý; hồ sơ điều động, luân chuyển, bổ

nhiệm cán bộ, công chức, viên chức vào ngạch, vào chức vụ lãnh đạo, quản

lý; tổ chức đào tạo, bồi dƣỡng, nâng bậc lƣơng thƣờng xuyên, trƣớc thời hạn

cho cán bộ, công chức, viên chức; hồ sơ quản lý cán bộ, công chức cấp xã; hồ

sơ hƣớng dẫn thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, viên

chức; hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức;

Ví dụ: hồ sơ về việc bổ nhiệm cán bộ của UBND Thành phố Pleiku –

tỉnh Gia Lai, trong hồ sơ có tài liệu sau: Các văn bản đề nghị, chỉ đạo, hƣớng

dẫn việc bổ nhiệm cán bộ; nhận xét, đánh giá cán bộ công chức; bản kê khai

tài sản; bằng cấp có liên quan; tờ trình của cơ quan, đơn vị; tài liệu về quá

trình lấy phiêu tín nhiệm của cán bộ trong đơn vị; các tài liệu về lý lịch và quá

trình công tác của cán bộ; biên bản họp và ý kiến của các tổ chức Đảng, chính

quyền về các cán bộ đề nghị bổ nhiệm; quyết định của thủ trƣởng cấp trên

hoặc thủ trƣởng cơ quan về việc bổ nhiệm cán bộ đề nghị bổ nhiệm

- Nhóm tài liệu cải cách hành chính: Văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn của

cơ quan trung ƣơng, Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân, UBND tỉnh về công tác cải

cách hành chính; hồ sơ thực hiện chƣơng trình, triển khai công tác cải cách

hành chính trên địa bàn huyện; xây dựng bộ thủ tục hành chính của huyện;

- Nhóm tài liệu Hội, tổ chức Phi chính phủ: hồ sơ về việc tổ chức hoạt

động của các Hội, tổ chức Phi chính phủ trên địa bàn huyện;

- Nhóm tài liệu công tác văn thƣ, lƣu trữ: Văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn của

cơ quan trung ƣơng, UBND tỉnh, Sở Nội vụ, UBND huyện, Phòng Nội vụ về

công tác văn thƣ, lƣu trữ; hồ sơ về phƣơng hƣớng, nhiệm vụ công tác văn thƣ,

lƣu trữ của huyện; hồ sơ kiểm tra công tác văn thƣ, lƣu trữ tại các phòng, ban

thuộc huyện, tại cấp; báo cáo hoạt động nghiệp vụ lƣu trữ trên địa bàn huyện;

- Nhóm tài liệu công tác tôn giáo: Văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn của tỉnh

về công tác tôn giáo; chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo công tác tôn giáo của

huyện; hồ sơ giải quyết các vụ việc về tôn giáo; hồ sơ thành lập, giải thể hội,

trƣờng, lớp của tôn giáo, kiểm tra các hoạt động tôn giáo;

- Nhóm tài liệu công tác thi đua, khen thƣởng: Văn bản chỉ đạo, hƣớng

dẫn của tỉnh về công tác thi đua, khen thƣởng; hồ sơ tổ chức thực hiện các

phong trào thi đua; khen thƣởng các danh hiệu đối với tập thể, cá nhân ở cấp

khen thƣởng Nhà nƣớc, UBND tỉnh và UBND huyện; hồ sơ họp hội đồng thi

đua khen thƣởng do UBND huyện tổ chức; hồ sơ thực hiện quỹ thi đua khen

thƣởng; các sổ vàng khen thƣởng;

- Nhóm tài liệu quy chế dân chủ: Văn bản của Tỉnh ủy, UBND tỉnh chỉ

đạo về việc thực hiện quy chế dân chủ; chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo thực

hiện quy chế dân chủ hàng năm

1.5.4. Tài liệu của Phòng Tƣ pháp

- Nhóm tài liệu công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật: Văn

bản của Tỉnh ủy, UBND tỉnh chỉ đạo, hƣớng dẫn về công tác xây dƣng văn

bản quy phạm pháp luật; hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp

luật hàng năm và dài hạn của UBND huyện; hồ sơ rà soát văn bản quy phạm

pháp luật do HĐND - UBND huyện ban hành;

- Nhóm tài liệu công tác kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật: Văn bản

của Tỉnh ủy, UBND tỉnh chỉ đạo về công tác kiểm tra văn bản quy phạm pháp

luật; chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo thực hiện công tác kiểm tra văn bản quy

phạm pháp luật; hồ sơ kiểm tra hệ thống văn bản do UBND huyện, xã ban

hành; hƣớng dẫn UBND cấp xã thực hiện tự kiểm tra văn bản quy phạm pháp

luật; xử lý văn bản trái pháp luật;

- Nhóm tài liệu công tác phổ biến giáo dục pháp luật: Văn bản của Tỉnh

ủy, UBND tỉnh chỉ đạo về công tác phổ biến giáo dục pháp luật; hồ sơ kiểm

tra hoạt động chứng thực của UBND cấp xã; hƣớng dẫn đăng ký, quản lý hộ

tịch, số sách về hộ tịch; hƣớng dẫn thực hiện công tác tƣ pháp đối với UBND

cấp xã; giải quyết các vụ tham nhũng; xử lý các vụ phạm pháp và xử phạt

hành chính; thay đổi, cải chính, đăng ký hộ tịch, hộ khẩu;

1.5.5. Tài liệu của Phòng Tài chính – Kế hoạch

- Nhóm tài liệu quy hoạch, kế hoạch: Văn bản của Tỉnh ủy, UBND tỉnh

chỉ đạo, hƣớng dẫn về lĩnh vực quy hoạch, kế hoạch; hồ sơ xây dựng và báo

cáo thực hiện quy hoạch, kế hoạch của UBND cấp xã và các đơn vị trực thuộc

UBND huyện quản lý;

- Nhóm tài liệu tài chính-ngân sách: Văn bản của Tỉnh ủy, UBND tỉnh

chỉ đạo về công tác tài chính, ngân sách; hồ sơ giao thu, chi ngân sách hàng

năm cho UBND cấp huyện; báo cáo quyết toán thu chi ngân sách hàng năm

của các phòng, ban, UBND cấp huyện, UBND cấp xã; kiểm tra việc sử dụng

ngân sách của các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của UBND huyện;

- Nhóm tài liệu đầu tƣ, xây dựng cơ bản:Văn bản của Tỉnh ủy, UBND

tỉnh chỉ đạo, hƣớng dẫn về lĩnh vực đầu tƣ ở địa phƣơng; chƣơng trình, kế

hoạch, báo cáo về công tác đầu tƣ; hồ sơ tổ chức đấu thầu, giao thầu các dự án

thuộc thẩm quyền quản lý của UBND huyện;

- Nhóm tài liệu về giá cả:Văn bản của Tỉnh ủy, UBND tỉnh chỉ đạo,

hƣớng dẫn về quản lý giá cả, thị trƣờng và quy định khung giá; báo cáo về giá

cả, thị trƣờng và công tác chỉ đạo, định hƣớng điều hành giá cả ở huyện; đơn

giá xây dựng cơ bản; khung giá các loại đất trên địa bàn huyện;

- Nhóm tài liệu thuế, phí, lệ phí: Văn bản của Tỉnh ủy, UBND tỉnh chỉ

đạo, hƣớng dẫn về lĩnh vực thuế, phí, lệ phí; hồ sơ phân hạng đất để tính thuế

nông nghiệp; giá đất để tính trƣớc bạ; hồ sơ quy định về thuế mặt nƣớc, mặt

biển và đầu tƣ nƣớc ngoài; kế hoạch, báo cáo thực hiện thu ngân sách và

chống thất thu ngân sách; hƣớng dẫn thu lệ phí giao thông

1.5.6. Tài liệu của Phòng Tài nguyên và Môi trƣờng

Văn bản của Tỉnh ủy, UBND tỉnh chỉ đạo về lĩnh vực tài nguyên và

môi trƣờng; chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo thực hiện công tác tài nguyên và

môi trƣờng của UBND huyện; hồ sơ lập, thực hiện quy hoạch sử dụng tài

nguyên đất; hồ sơ điều chỉnh quy hoạch, kế hoạch, thẩm định quy hoạch sử

dụng đất của huyện, của xã; thẩm định hồ sơ giao đất, thuê đất; thẩm định hồ

sơ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu, sử dụng tài sản

gắn liền với đất thuộc thẩm quyền của UBND huyện; tập bản đồ về đất đai;

thống kê, kiểm kê và đăng ký đất đai cho cấp xã; quản lý hồ sơ địa chính; xây

dựng hệ thống thông tin về đất đai của huyện; xác minh mức thu tiền sử dụng

đất, tiền thuê đất; thu hồi đất; bồi thƣờng, hỗ trợ tái định cƣ cho đất bị thu

hồikiểm tra giải quyết các tranh chấp, khiếu nại, tố cáo về lĩnh vực đất đai.

Ví dụ: Hồ sơ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất các hộ dân xã

Tân Cƣơng - Huyện Vĩnh Tƣờng năm 2005, trong hồ sơ có tài liệu sau: Quyết

định thành lập Hội đồng đăng kí đất; biên bản xét duyệt; danh sách các hộ (71)

đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; thông báo công khai hồ

sơ; tờ trình về việc xin cấp Giấy chứng nhận đất thổ cƣ của các hộ; 71 đơn đủ

điều kiện; quyết định cấp giấy của UBND huyện cho các hộ đủ điều kiện

1.5.7. Tài liệu của Phòng Lao động – Thƣơng binh và Xã hội

Văn bản của Tỉnh ủy, UBND chỉ đạo, hƣớng dẫn về lĩnh vực lao động,

thƣơng binh xã hội; chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo về công tác lao động,

thƣơng binh xã hội trên địa bàn huyện; kiểm tra tổ chức và hoạt động của các

tổ chức kinh tế; kiểm tra, giải quyết khiếu nại, thi hành pháp luật; công tác

phòng, chống tham nhũng, lãng phí về lĩnh vực lao động, thƣơng binh xã hội;

hƣớng dẫn thực hiện quản lý các nghĩa trang liệt sĩ, đài tƣởng niệm, các công

trình ghi công liệt sĩ; báo cáo hàng năm tính trạng giàu, nghèo và công tác xóa

đói giảm nghèo; đƣa lao động của huyện đi làm việc ở nƣớc ngoài; vay vốn từ

các quỹ để giải quyết việc làm; tổ chức các hoạt động thực hiện chế độ, chính

sách với thƣơng binh, tìm mộ liệt sĩ; thực hiện chế độ trợ cấp xã hội; phòng

chống và khắc phục các tệ nạn xã hội;

1.5.8. Tài liệu của Phòng Văn hóa Thông tin

Văn bản của Tỉnh ủy, UBND tỉnh chỉ đạo huyện về công tác văn hóa,

thể dục thể thao, du lịch; kế hoạch, báo cáo về công tác văn hóa, thông tin

hàng năm, nhiều năm; hồ sơ tổ chức các hoạt động văn hóa kỷ niệm các ngày

lễ lớn; quản lý xuất nhập khẩu sách báo, văn hóa phẩm, cổ vật trên địa bàn

huyện; quản lý băng hình, video, hoạt động báo chí, xuât bản, in phát hành;

tuyên truyền, vận động, tổ chức thực hiện nếp sống văn minh, văn hóa mới;

thực hiện đặt, đổi tên đƣờng phố; công nhận và xếp hạng, bảo tồn, tôn tạo,

khai thác các di tích lịch sử, văn hóa và danh làm thắng cảnh; kiểm tra hoạt

động văn hóa, thể dục, thể thao và du lịch; giải quyết đơn thƣ, khiếu nại, tố

cáo của công dân về lĩnh vực văn hóa, thể dục, thể thao và du lịch;

1.5.9. Tài liệu của Phòng Giáo dục và Đào tạo

Văn bản của Tỉnh ủy, UBND tỉnh chỉ đạo, hƣớng dẫn về các hoạt động y

tế trên địa bàn huyện; chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo hoạt động y tế ở địa

phƣơng; hồ sơ xây dựng phƣơng hƣớng, nhiệm vụ năm học các cấp học; quy

hoạch mạng lƣới các Trƣờng mầm non, Trƣờng tiểu học, Trƣờng trung học cơ

sở, Trƣờng trung học phổ thông; thành lập, chia tách, sáp nhập, đình chỉ, giải thể

các cơ sở giáo dục công lập, cơ sở giáo dục ngoài công lập thuộc sự quản lý của

UBND cấp huyện;cấp bằng tốt nghiệp; công tác tuyển sinh, thi cử; kiểm tra,

thanh tra thực hiện các quy định của nhà nƣớc về công tác giáo dục và đào tạo;

giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân về lĩnh vực giáo dục.

1.5.10. Tài liệu của Phòng Y tế

Văn bản của Tỉnh ủy, UBND tỉnh chỉ đạo, hƣớng dẫn về các hoạt động

y tế trên địa bàn huyện; chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo hoạt động y tế ở địa

phƣơng; hồ sơ chỉ đạo, điều hành và thực hiện về lĩnh vực Y tế cơ sở; vệ sinh

an toàn thực phẩm, bảo hiểm y tế, trang thiết bị y tế; thẩm định điều kiện hành

nghề y tế; cấp giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm đối với các cơ sở

sản xuất, kinh doanh thực phẩm; tổ chức triển khai, ứng dụng khoa học, công

nghệ; tổ chức thực hiện chƣơng trình y tế cơ sở, dân số - kế hoạch hóa gia

đình, vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các loại dịch bệnh của

UBND cấp các xã; kiểm tra việc thi hành pháp luật, giải quyết khiếu nại, tố

cáo, phòng, chống tham nhũng, lãng phí về lĩnh vực y tế.

1.5.11. Tài liệu của Phòng Công thƣơng

Văn bản Tỉnh ủy, UBND tỉnh chỉ đạo huyện về công tác công thƣơng;

chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo về lĩnh vực công thƣơng hàng năm, nhiều

năm; hồ sơ ban hành quy hoạch, kế hoạch phát triển ngành công thƣơng; cấp

phép hoạt động trong lĩnh vực công thƣơng; thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố

cáo việc thi hành pháp luật về công tác công thƣơng; hồ sơ chỉ dạo, kiểm tra

xây dựng và phát triển của các cụm công nghiệp, thƣơng nghiệp; các cơ sở

chế biến nông, lâm, thủy sản và các cơ sở công nghiệp khác; khôi phục, cải

tạo, cải tiến quản lý và phát triển các nhà máy, xí nghiệp; hồ sơ quy hoạch, kế

hoạch phát triển thủ công nghiệp và tiểu thủ công nghiệp, quản lý các doanh

nghiệp, tiểu thủ công nghiệp; các ngành, nghề, làng nghề truyền thống.

1.5.12. Tài liệu của Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Văn bản của Tỉnh ủy, UBND tỉnh chỉ đạo huyện về công tác nông

nghiệp và phát triển nông thôn; chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo về công tác

nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thủy sản, thủy lợi, và phát triển nông

thôn hàng năm, nhiều năm; hồ sơ phát triển sản xuất nông – lâm – ngƣ

nghiệp; phòng chống, khắc phục hậu quả thiên tai, sâu bệnh, dịch bệnh; bảo

vệ đê điều; công trình cấp, thoát nƣớc nông thôn; công trình nuôi trồng thủy

sản; công trình phòng, chống lũ lụt, bão; hƣớng dẫn UBND các xã trong việc

thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu kinh tế; cho thuê, thu hồi rừng;

các dự án hỗ trợ nông nghiệp; thanh tra, giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố

cáo thi hành pháp luật trong công tác nông nghiệp và phát triển nông thôn.

Ví dụ: Hồ sơ về điều tra năng suất - sản lƣợng cây trồng, tổng điều tra

nông nghiệp, nông thôn và thủy sản của UBND huyện Tiền Hải – tỉnh Thái

Bình năm 2010, trong hồ sơ có tài liệu sau: Công văn chỉ đạo của UBND tỉnh

Thái Bình; quyết định thành lập Ban chỉ đạo tổng điều tra nông thôn-nông

nghiệp- thủy sản tỉnh Thái Bình; phân công chỉ đạo giám sát điều tra nông

thôn - nông nghiệp-thủy sản của Ban chỉ đạo tổng điều tra nông nghiệp, nông

thôn và thủy sản của tỉnh Thái Bình; thông báo nghiệp vụ số 1 của Ban chỉ

đạo tổng điều tra nông nghiệp, nông thôn và thủy sản của tỉnh Thái Bình;

thông báo nghiệp vụ số 3 của Ban chỉ đạo tổng điều tra nông nghiệp, nông

thôn và thủy sản của tỉnh Thái Bình; báo cáo tổng kết điều tra của Ban chỉ đạo

tổng điều tra nông nghiệp, nông thôn và thủy sản huyện Tiền Hải

1.5.13. Tài liệu của Thanh tra huyện

Văn bản của Tỉnh ủy, UBND tỉnh chỉ đạo huyện về công tác thanh tra

khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng; hƣớng dẫn thực hiện công tác

thanh tra trên địa bàn; thanh tra việc thực hiện chính sách, pháp luật, nhiệm

vụ của Ủy ban nhân dân cấp xã và các cơ quan chuyên môn cấp huyện; theo

dõi, kiểm tra, đôn đốc viêc thực hiện các kết luận, kiến nghị, quyết định xử lý

về thanh tra của Thanh tra huyện và chủ tịch UBND huyện; thanh tra, kiểm

tra trách nhiệm của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã và Thủ trƣởng cơ quan

thuộc quyền quản lý của Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc tiếp công dân,

giải quyết khiếu nại, tố cáo; thanh tra thực hiện việc phòng, chống tham

nhũng; giải quyết đơn thƣ khiếu nại, tố cáo.

1.5.14. Tài liệu của Tòa án nhân dân và Viện kiểm sát nhân dân huyện

- Tài liệu của Tòa án nhân dân huyện: Văn bản của các cơ quan trung

ƣơng, của Tỉnh ủy, UBND tỉnh chỉ đạo huyện về công tác tòa án; hồ sơ thông

tin, tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật trong lĩnh vực tòa án; chƣơng

trình kế hoạch, báo cáo năm của Tòa án nhân dân huyện; báo cáo của tòa án

nhân dân huyện về các vụ việc điển hình; hội nghị tổng kết công tác năm của

tòa án nhân dân huyện; hồ sơ án dân sự, hình sự.

- Tài liệu của Viện kiểm sát nhân dân huyện: Văn bản của các cơ quan

trung ƣơng, của Tỉnh ủy, UBND tỉnh chỉ đạo huyện về công tác kiểm sát;

chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo năm của viện kiểm sát nhân dân huyện; báo

cáo của Viện Kiểm sát nhân dân huyện về các vụ việc điển hình; hội nghị

tổng kết công tác năm của Viện Kiểm sát nhân dân huyện; hồ sơ án dân sự,

hình sự

1.5.15. Tài liệu của Kho bạc nhà nƣớc, Chi cục thống kê và Chi

cục thuế

- Tài liệu của Kho bạc nhà nƣớc: Văn bản chỉ đạo của cấp trên và Kho

bạc Nhà nƣớc về công tác huy động vốn; báo cáo chính thức kết quả phát hành

trái phiếu, công trái của Kho bạc Nhà nƣớc huyện; báo cáo thanh toán trái phiếu,

công trái theo định kì, tình hình quản lý và sử dụng ấn chỉ trái phiếu; hồ sơ

chứng từ kho, quỹ; các loại sổ, kho, quỹ; báo cáo hoạt động thu, chi tiền mặt;

tài liệu về kiểm soát, thanh toán vốn đầu tƣ; chứng từ kế toán; sổ kế toán; báo

cáo kế toán.

- Tài liệu của Chi cục thống kê: Văn bản của cơ quan cấp trên quy định

về công tác thống kê; báo cáo thống kê, số liệu thống kê; báo cáo thống kê

tổng hợp năm và nhiều năm về tình hình kinh tế xã hội; các báo cáo phân tích

và dự báo về tình hình phát triển kinh tế - xã hội; báo cáo thống kê của các cơ

quan trên địa bàn huyện gửi về Chi cục thống kê.

- Tài liệu của Chi cục thuế: Hồ sơ đăng kí nộp thuế, quản lý thu thuế

của các thành phần kinh tế thuộc địa bàn quản lý; quyết toán thuế, miễn giảm

thuế nội địa các loại, hoàn thuế xuất nhập khẩu, hoàn thuế giá trị gia tăng, xóa

nợ thuế. Ngoài ra tài liệu về ấn chỉ nhƣ: Sổ số liệu lịch sử về ấn chỉ; các loại

sổ kế toán, sổ quản lý ấn chỉ; sổ kế toán ấn chỉ.

Ngoài ra, tài liệu của Bảo hiểm xã hội: Tài liệu về thu – chi; quản lý chi

bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; tài liệu cấp sổ, thẻ; tài

liệu quản lý quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp;

Qua nội dung trên ta thấy, tài liệu lƣu trữ cấp huyện có thành phần rất

đa dạng, phong phú về nội dung, phản ánh đầy đủ tình hình chính trị, kinh tế,

văn hóa, xã hội của địa phƣơng. Với những nội dung đa dạng nhƣ trên, tài liệu

lƣu trữ cấp huyện có giá trị hết sức thiết thực trên nhiều phƣơng diện đối với

các nhà quản lý, các nhà nghiên cứu và ngƣời dân có thể khai thác sử dụng

cho nhiều mục đích khác nhau.

1.6. Giá trị tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của bộ máy

nhà nƣớc cấp huyện

Tài liệu lƣu trữ cấp huyện có giá trị hết sức thiết thực trên nhiều

phƣơng diện đối với các nhà quản lý, các nhà nghiên cứu và ngƣời dân có thể

khai thác sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Xét một cách khái quát tài

liệu lƣu trữ cấp huyện có hai giá trị cơ bản: Giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử

* Giá trị thực tiễn: Là giá trị thông tin chứa đựng trong tài liệu. Giá trị

thực tiễn của tài liệu lƣu trữ cấp huyện đƣợc xét dƣới một số khía cạnh sau:

- Đối với hoạt động quản lý điều hành của cấp huyện

Tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của cấp huyện, phản ánh

toàn diện tình hình chính trị, kinh tế - xã hội của huyện, phán ánh đầy đủ chức

năng, nhiệm vụ của HĐND-UBND, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND

huyện, các cơ quan tƣ pháp cấp huyện và quá trình thực hiện các chức năng,

nhiệm vụ đó. Do vậy, nó chứa đựng những thông tin quan trọng cần thiết làm

căn cứ để lãnh đạo cấp huyện ra các quyết định phục vụ hoạt động quản lý, điều

hành của các cơ quan nhà nƣớc cấp huyện trên các lĩnh vực nhƣ: nội chính, kinh

tế, văn hoá-giáo dục, lao động, thƣơng binh -xã hội...

Để điều hành mọi hoạt động của cấp huyện, lãnh đạo huyện cần phải đƣợc

cung cấp rất nhiều thông tin, trong đó nguồn thông tin từ tài liệu lƣu trữ là nguồn

chủ yếu và có độ tin cậy cao. Đây là cơ sở pháp lý để cấp huyện hoạt động theo

đúng đƣờng lối, chủ trƣơng phát triển kinh tế của Đảng và Nhà nƣớc.

Ví dụ: tài liệu lƣu trữ liên quan đến chính sách của Đảng và Nhà nƣớc

đối với nông nghiệp, nông dân, nông thôn trong thời kỳ đổi mới giúp chúng ta

có thể tái hiện lại và có cái nhìn khách quan chân thực về hoàn cảnh ra đời và

quá trình phát triển của các chính sách nông nghiệp, nông dân, nông thôn ở

Việt Nam trong thời kỳ đổi mới ở cấp huyện.

Tài liệu lƣu trữ là kho kinh nghiệm quý giá về tổ chức quản lý, điều

hành của các cơ quan nhà nƣớc cấp huyện. Từ những thành công, thất bại

đƣợc ghi chép lại sẽ là những kinh nghiệm quý cho hoạt động quản lý, điều

hành sau này của cấp huyện.

-Đối với việc nghiên cứu và xây dựng chính sách

Tài liệu lƣu trữ cấp huyện phản ánh các chính sách của Đảng và Nhà

nƣớc đối với các từng lĩnh vực cụ thể nhƣ: Tài liệu của Phòng Nội vụ phản

ánh quá trình thành lập và tổ chức bộ máy chính quyền địa phƣơng; phản ánh

chính sách quản lý và sử dụng biên chế hành chính; chính sách quy hoạch,

tuyển dụng, bổ nhiệm cán bộ; công tác văn thƣ-lƣu trữ; tài liệu của Phòng

Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: phản ánh các chủ trƣơng, chính sách

phát triển sản xuất nông-lâm-ngƣ nghiệp của Đảng và Nhà nƣớc; phòng

chống, khắc phục hậu quả thiên tai, sâu bệnh;...Nhƣ vậy, tài liệu hình thành

tại cấp huyện giúp cho những nhà nghiên cứu và xây dựng chính sách có thể

nhìn nhận một cách khách quan nhất về các chính sách trong các giai đoạn

trƣớc, từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm để xây dựng đƣợc những chính

sách mới phù hợp đối với từng lĩnh vực ở cấp huyện trong giai đoạn hiện nay.

Mỗi chính sách của Đảng và Nhà nƣớc đƣợc thực thi tại cấp huyện đều

có những điểm tích cực và hạn chế nhất định. Có những chính sách rất phù hợp

và mang lại hiệu quả lớn trong giai đoạn này nhƣng lại không phù hợp đối với

giai đoạn sau do đó cần có sự thay đổi. Điều này, đòi hỏi ngƣời tham gia nghiên

cứu, xây dựng chính sách phải nghiên cứu thật kỹ lƣỡng những chủ trƣơng chính

sách trƣớc đó qua tài liệu lƣu trữ, từ đó tránh đƣợc những sai lầm của những

chính sách của các giai đoạn trƣớc, tạo tiền đề cho chính sách mới đƣợc thực

hiện có hiệu quả phục vụ phát triển kinh tế, xã hội của cấp huyện.

Ta có thể thấy rõ điều này qua những chính sách trƣớc đây của Đảng và

Nhà nƣớc đối với nông nghiệp, nông dân, nông thôn Việt Nam. Ví dụ: Nghị

quyết số 10-NQ/TW của Bộ Chính trị ban hành ngày 05/04/1988 về đổi mới

kinh tế nông nghiệp đƣợc xây dựng dựa trên sự đúc rút kinh nghiệm, sửa chữa

những hạn chế của chính sách “khoán sản phẩm” và thực sự nó đã mang lại

những hiệu quả rất lớn đối với nông nghiệp, nông dân, nông thôn Việt Nam.

Nhƣng trong giai đoạn hiện nay, những chính sách ấy đã không còn hoàn toàn

phù hợp do yêu cầu về công nghiệp hóa, hiện đại hóa nông nghiệp, nông thôn

đòi hỏi diện tích canh tác của các hộ gia đình cần tập trung để việc sử dụng

máy móc, trang thiết bị đƣợc thuận lợi và mang lại hiệu quả. Chính vì vậy,

tình trạng sản xuất trên các diện tích canh tác manh mún, nhỏ lẻ của nông dân

cần đƣợc khắc phục. Trƣớc thực tế đó, Đảng và Nhà nƣớc ta đã có những

chính sách nhƣ “dồn điền, đổi thửa”, khuyến khích nông dân “phát triển kinh

tế trang trại” ở các vùng đất trũng, khó canh tác…

Từ những thực tế trên, chúng ta có thể thấy việc nghiên cứu, xây dựng

chính sách của Đảng và Nhà nƣớc sao cho phù hợp với thực tiễn xã hội, phục

vụ hiệu quả cho công cuộc phát triển kinh tế, xây dựng đất nƣớc và nâng cao

đời sống nhân dân cần đƣợc thực hiện một cách chính xác và khoa học.

Nghiên cứu tài liệu lƣu trữ để rút ra những bài học kinh nghiệm cho việc

nghiên cứu, xây dựng chính sách đổi mới là việc làm hết sức quan trọng và

cần thiết để nâng cao hiệu quả, chất lƣợng của các chính sách đối với thực

tiễn xã hội.

- Đối với việc quản lý lãnh thổ

Mỗi huyện nhƣ một “quốc gia thu nhỏ” với các hoạt động kinh tế, văn

hóa, xã hội, an ninh quốc phòng. Quản lý nhà nƣớc ở cấp hành chính này hàm

chứa nhiều thách thức và dễ xuất hiện nhiều tình huống phát sinh cụ thể và

phức tạp. Tài liệu lƣu trữ cấp huyện là một kho kinh nghiệm quản lý qúy giá để

phục vụ cho hoạt động quản lý lãnh thổ trong từng giai đoạn nhất định. Đồng

thời, thông qua nguồn tài liệu này các nhà quản lý và ngƣời nghiên cứu có thể

hiểu rõ đƣợc chính sách của chính quyền Trung ƣơng đối với cấp huyện

Tài liệu lƣu trữ cấp huyện cũng là căn cứ quan trọng để các cơ quan

nhà nƣớc và cán bộ, công chức thực hiện các nhiệm vụ quản lý. Thông qua

các hồ sơ nhƣ hồ sơ địa chính là căn cứ để tiến hành các thủ tục cấp mới,

chuyển quyền sử hữu giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, thực hiện các thủ

tục thừa kế đất đai, nhà ở, giải quyết các tranh chấp liên quan đến đất đai, quy

hoạch và quản lý việc sử dụng quỹ đất. Thông qua các hồ sơ quản lý cán bộ

của Ban chỉ huy quân sự huyện, tài liệu về quản lý nhân khẩu, lý lịch công

dân các xã, hồ sơ giải quyết chế độ chính sách cho cán bộ của các Phòng Lao

động, Thƣơng binh và Xã hội huyện, là cơ sở giải quyết chế độ cho các

thƣơng, bệnh binh, gia đình có công với cách mạng. Mặt khác thông qua tài

liệu lƣu trữ cấp huyện, các cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền có thể kiểm tra

tình hình quản lý tại địa phƣơng, giám sát, thanh tra hoạt động và tuân thủ

pháp luật của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trên địa bàn.

*Giá trị lịch sử của tài liệu: Là giá trị của những thông tin chứa đựng

trong tài liệu để phục vụ cho nghiên cứu lịch sử. Những tài liệu có giá trị lịch

sử chiếm tỷ lệ thấp hơn trong tổng số tài liệu đƣợc hình thành, là chứng tích

của lịch sử và đƣợc bảo quản vĩnh viễn trong các lƣu trữ lịch sử

Tài liệu lƣu trữ cấp huyện mang dấu ấn của thời đại mà chúng đƣợc

hình thành, là nguồn sử liệu quan trọng phục vụ cho công tác nghiên cứu lịch sử

cấp huyện. Nó phản ánh một cách sinh động, chân thực tiến trình lịch sử của

từng địa phƣơng qua các thời kỳ lịch sử khác nhau. Qua việc nghiên cứu tài liệu

ở từng thời kỳ các nhà nghiên cứu, nhà sử học có thể tái hiện đầy đủ, chính xác

hoạt động các ngành nhƣ kinh tế, văn hóa, giáo dục, y tế ... của mỗi huyện.

Tài liệu lƣu trữ hình thành tại cấp huyện liên quan đến chính sách của

Đảng và Nhà nƣớc trên các lĩnh vực, vì nó chứa đựng những thông tin có độ

tin cậy cao và là nguồn sử liệu chân thực nhất phục vụ cho công tác nghiên

cứu lịch sử của cấp huyện (biên soạn lịch sử cấp huyện), lịch sử phát triển các

ngành ở cấp huyện. Hiện nay với tốc độ đô thị hóa nhanh tại các huyện và

cùng với sự khắc nghiệt của thời gian đang dần làm mờ, xóa dần các dấu tích

trên các di sản vật chất thì việc lƣu trữ và tái hiện các dấu tích đó thông qua

việc khai thác tài liệu lƣu trữ là một giải pháp quan trọng cho các nhà nghiên

cứu lịch sử và văn hóa. Những phong tục, tập quán còn lƣu giữ đƣợc là những

nét di sản văn hóa phi vật thể đáng giá của mỗi huyện nói riêng và của Việt

Nam nói chung. Bởi vì nghiên cứu các hiện tƣợng lịch sử, văn hóa đã diễn ra

thì không thể không sử dụng nguồn tài liệu lƣu trữ đã hình thành.

Bên cạnh đó, qua nghiên cứu tài liệu lƣu trữ của các phông lƣu trữ của

cấp huyện giúp chúng ta thấy sự nhất quán của Đảng và Nhà nƣớc trong việc

xây dựng và thực hiện các chính sách nhƣ nông nghiệp, công nghiệp, văn hoá

- giáo dục, quản lý đô thị, khoa học - công nghệ;... đối với từng lĩnh vực qua

các giai đoạn lịch sử. Điều này phản ánh sự thống nhất của Đảng và Nhà nƣớc

ta qua các giai đoạn lịch sử trong việc điều hành, quản lý đất nƣớc nói chung

và đối với từng lĩnh vực ở cấp huyện nói riêng.

Tiểu kết chƣơng 1. Các cấp hành chính địa phƣơng trong đó cấp

huyện có một vai trò rất quan trọng trong việc quản lý, điều hành các hoạt

động tại địa phƣơng. Sự tồn tại của hệ thống các cơ quan nhà nƣớc với đầy đủ

các loại hình từ cơ quan Hội đồng nhân dân huyện, Ủy ban nhân dân huyện,

các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, Tòa án nhân dân và Viện kiểm

sát nhân dân, các cơ quan quản lý nhà nƣớc theo ngành dọc, các doanh nghiệp

nhà nƣớc, các đơn vị sự nghiệp và các Hội tại cấp huyện hoạt động bằng ngân

sách nhà nƣớc. Đây là điều kiện, là cơ sở để hình thành khối lƣợng lớn tài liệu

lƣu trữ có nội dung phản ảnh toàn diện tình hình chính trị, kinh tế, văn hóa, xã

hội...của cấp huyện cũng nhƣ sự đóng góp của cấp huyện đối với sự phát triển

của các tỉnh nói riêng qua các thời kỳ lịch sử khác nhau. Với sự đa dạng về

loại hình và phong phú về thành phần, nội dung thì tài liệu lƣu trữ cấp huyện

có giá trị về nhiều mặt. Những giá trị quan trọng đó đƣợc thể hiện trong nội

dung tài liệu và tùy thuộc vào mục đích sử dụng của đối tƣơng nghiên cứu.

Việc lƣu trữ và khai thác sử dụng những tài liệu đó không chỉ có có ý nghĩa

đối với bản thân các cơ quan quản lý nhà nƣớc mà giúp ích cho các nhà

nghiên cứu lịch sử, văn hóa trong việc giữ gìn và phát huy các di sản văn hóa

của từng huyện nói riêng và của dân tộc nói chung. Điều này đặt ra thách thức

đối với lƣu trữ cấp huyện trong việc làm tròn sứ mệnh bảo vệ và phát huy giá

trị của tài liệu lƣu trữ đối với xã hội. Để làm đƣợc điều đó, lƣu trữ cấp huyện

phải thiết lập, củng cố việc quản lý và tổ chức lƣu trữ.

CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ

NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CẤP HUYỆN HIỆN NAY

2.1. Khái niệm về tổ chức, quản lý và quản lý nhà nƣớc

Tổ chức và quản lý nhà nƣớc trong bất kì lĩnh vực hoạt động nào cũng có

vai trò đặc biệt quan trọng. Bởi nó duy trì sự ổn định và phát triển của các lĩnh

vực đó trong xã hội, trong lĩnh vực lƣu trữ cũng vậy. Để tìm hiểu khái niệm tổ

chức và quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ, trƣớc tiên ta phải hiểu về tổ chức, quản lý

Hiện nay có nhiều cách định nghĩa, cách hiểu khác nhau về tổ chức.

Nhìn từ góc độ triết học, tổ chức đƣợc xem xét theo nghĩa rộng có ý nghĩa bao

quát cả phần tự nhiên và xã hội. Nhìn từ góc độ này theo tác giả Nguyễn Hữu

Tri, trong cuốn sách Lý thuyết Tổ chức giải thích “Tổ chức là cơ cấu tồn tại

của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất

định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức chính vì vậy là thuộc tính của bản

thân các sự vật’’ [78;09 ]

Khái niệm tổ chức trong cuốn sách Hành chính công của Học viện

Hành chính Quốc gia, đƣợc sử dụng để chỉ “một tập hợp của nhiều người –

hai người trở lên, cùng với việc sắp xếp công việc cụ thể và thống nhất với

nhau vì một hay một vài mục tiêu’’ [40;08]

Theo hai định nghĩa trên thì định nghĩa trong cuốn sách Hành chính

công cụ thể hơn. Trong thực tế tổ chức còn đƣợc sử dụng nhƣ một động từ.

Đại từ điển Tiếng Việt do Nguyễn Nhƣ Ý chủ biên giải thích về nghĩa động từ

của tổ chức nhƣ sau:“1. Sắp xếp, bố trí thành các bộ phận để cùng thực hiện

một nhiệm vụ hoặc một chức năng chung; 2. Sắp xếp, bố trí để làm cho có

trật tự, nề nếp’’ [103;1662]

Qua các nghiên cứu tổ chức chỉ ra rằng, dù lớn hay nhỏ, các tổ chức

đều có những vấn đề phức tạp cần giải quyết. Vấn đề cơ bản là mục tiêu và

cách thức cần phối hợp để đạt đƣợc mục tiêu đó. Nghiên cứu mục tiêu, mục

đích của các tổ chức cho phép tìm kiếm một cách tốt nhất việc thiết lập các vị

trí công việc, mối quan hệ giữa các vị trí để đạt đƣợc mục tiêu đó.

Về vấn đề quản lý, khi con ngƣời bắt đầu hình thành các nhóm để thực

hiện những mục tiêu mà họ không thể đạt đƣợc với tƣ cách là những cá nhân

riêng lẻ thì quản lý xuất hiện nhƣ một yếu tố cần thiết để phối hợp những cá

nhân hƣớng tới mục tiêu chung. Quản lý là những hoạt động cần thiết phải

thực hiện khi những con ngƣời kết hợp với nhau trong các nhóm, tổ chức

nhằm đạt đƣợc những mục tiêu chung.

Liên quan đến quản lý, khái niệm này đƣợc đề cập trong nhiều cuốn

sách khác nhau. Cụ thể nhƣ khái niệm quản lý trong cuốn sách Khoa học tổ

chức và Quản lí của Trung tâm Nghiên cứu Khoa học giải thích „„Quản lý là

quá trình cùng làm việc và thông qua hoàn thành các mục đích chung của

một nhóm người, một tổ chức’’[79;176]

Cũng theo cuốn Hành chính công khái niệm quản lý đƣợc hiểu “Tiến

trình, hoạt động hoặc giám sát việc thực thi nhiệm vụ để đảm bảo rằng các

hoạt động trong tổ chức được thực hiện theo hướng đạt được các mục tiêu đã

đề ra của tổ chức, đặc biệt là nhiệm vụ tạo ra và duy trì các điều kiện để thực

hiện tốt mục tiêu thông qua việc kết hợp những nỗ lực của các nhóm khác

nhau trong tổ chức’’ [40;7]

Qua khái niệm trên ta thấy việc quản lý gắn liền với tổ chức. Quản lý là

nghệ thuật đạt đƣợc mục tiêu thông qua việc phối hợp các nguồn lực. Việc

phối hợp các nguồn lực nhƣ nhân lực, vật lực đƣợc thực hiện thông qua các

tiến trình và thủ tục nhất định để tổ chức đi đúng hƣớng đạt đƣợc các mục tiêu

đã đề ra. Quy mô của tổ chức càng lớn thì yêu cầu duy trì cơ cấu và các tiến

trình trong tổ chức càng phức tạp kéo theo đó là các thủ tục và giấy tờ hình

thành càng nhiều.

Về khái niệm quản lý nhà nƣớc, trong giáo trình Quản lý Hành chính

Nhà nƣớc của Học viện Hành chính Quốc gia giải thích “quản lý nhà nước là

sự quản lý của Nhà nước đối với xã hội và công dân. Đó là sự chỉ huy, điều hành

để thực thi quyền lực nhà nước do tất cả các cơ quan nhà nước có tư cách pháp

nhân công quyền tiến hành bằng các văn bản quy phạm pháp luật để thực hiện

chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn mà nhà nước đã giao trong việc tổ chức và

điều chỉnh các quan hệ xã hội và hành vi của công dân’’ [41;13]

Quản lý nhà nƣớc là sự quản lý của Nhà nƣớc đối với xã hội và công

dân. Đó là sự chỉ huy, điều hành để thực thi quyền lực nhà nƣớc do tất cả các

cơ quan nhà nƣớc có tƣ cách pháp nhân công quyền tiến hành bằng các văn

bản quy phạm pháp luật để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mà nhà

nƣớc đã giao trong việc tổ chức, điều chỉnh các quan hệ xã hội và hành vi của

công dân.

Cho đến hiện nay, trong các văn bản của Nhà nƣớc về công tác lƣu trữ

và các giáo trình có liên quan cũng đã đề cập đến nội dung về quản lý nhà

nƣớc trong công tác lƣu trữ. Trong Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia năm 2001, nội

dung quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ gồm: Xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy

hoạch, kế hoạch phát triển lƣu trữ; xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện

các văn bản quy phạm pháp luật về lƣu trữ; quản lý thống nhất tài liệu lƣu trữ

quốc gia; thống kê nhà nƣớc về lƣu trữ; quản lý thống nhất chuyên môn,

nghiệp vụ về lƣu trữ; tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng

các thành tựu khoa học và công nghệ trong hoạt động lƣu trữ; đào tạo, bồi

dƣỡng cán bộ, công chức văn thƣ, lƣu trữ; quản lý công tác thi đua, khen

thƣởng trong hoạt động lƣu trữ; thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố

cáo và xử lý vi phạm pháp luật về lƣu trữ; hợp tác quốc tế về lƣu trữ. Luật

Lƣu trữ năm 2011, nội dung quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ không đƣợc quy

định cụ thể, mà chỉ quy định trách nhiệm của cơ quan quản lý “Chính phủ

thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ” (khoản 1, điều 38); “Bộ Nội vụ chịu

trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ và quản

lý tài liệu Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam” (khoản 2, điều 38).

Do vậy, xuất phát từ những khái niệm về tổ chức, quản lý nói chung,

quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ nói riêng ta có thể hiểu tổ chức, quản lý nhà nƣớc

về công tác lƣu trữ là sự can thiệp, tác động của nhà nƣớc hay các cơ quan có

thẩm quyền đến công tác lƣu trữ, đƣợc thể hiện chủ yếu bằng việc ban hành

các văn bản quy phạm pháp luật nhằm thực hiện tốt nhất các nội dung của

công tác lƣu trữ.

2.2. Tổng quan các quy định của Nhà nƣớc về tổ chức và quản lý

lƣu trữ cấp huyện

Lƣu trữ nƣớc ta đã hình thành từ thời phong kiến, đến thời Pháp thuộc

tổ chức đƣợc hình thành từ năm 1917-1918, đó là sự ra đời của Sở Lƣu trữ

Thƣ viện Đông Dƣơng, nhƣng sự ra đời của tổ chức này cũng chỉ đáp ứng

một phần nhu cầu thiết yếu mà hệ thống tổ chức hành chính của chính quyền

thuộc địa đã đặt ra. Đó là vì mạng lƣới lƣu trữ chƣa đƣợc tổ chức hoàn chỉnh,

các kho lƣu trữ mới chỉ đƣợc thiết lập ở cấp ở cấp Trung ƣơng và cấp kỳ (xứ).

Trong khi đó tỉnh và các thành phố tƣơng đƣơng là đơn vị hành chính với

khối lƣợng tài liệu hình thành hằng năm khá lớn nhƣng hầu nhƣ lại không có

tổ chức lƣu trữ để giúp chính quyền quản lý công tác này. Đối với lƣu trữ cấp

huyện mới chỉ đƣợc định hình trong những năm gần đây. Xét về mặt lý luận,

cơ quan quản lý lƣu trữ thƣờng gắn liền với tổ chức bộ máy nhà nƣớc các cấp.

Còn lƣu trữ lịch sử tại địa phƣơng đƣợc hình thành trên cơ sở lý luận về phân

loại khoa học tài liệu Phông lƣu trữ Quốc gia Việt Nam. Đó là sự vận dụng

kết hợp các đặc trƣng: Đặc trƣng ý nghĩa toàn quốc và ý nghĩa địa phƣơng

của tài liệu với đặc trƣng lãnh thổ hành chính.

Quá trình hình thành và phát triển của tổ chức lƣu trữ địa phƣơng trong

đó có lƣu trữ cấp huyện trong những năm qua gắn liền với một số văn bản có

giá trị pháp lý cao. Cụ thể nhƣ sau:

Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lƣu trữ đƣợc ban hành

kèm theo Nghị định số 142-CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ đã chỉ

rõ ở mỗi khu, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng có một kho lƣu trữ của khu,

tỉnh, thành đó để bảo quản hồ sơ, tài liệu của địa phƣơng. Nhiệm vụ của kho lƣu

trữ này đƣợc quy định chi tiết tại điều 28 gồm các mặt nghiệp vụ nhƣ thu thập,

phân loại, thống kê, xác định giá trị tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử

dụng tài liệu. Mặc dù văn bản này chƣa quy định cơ quan quản lý nhà nƣớc về

lƣu trữ ở cấp huyện, nhƣng đã có tác dụng quan trọng trong việc củng cố và

nâng cao nhận thức của cán bộ, nhân viên các cơ quan, đoàn thể đối với công tác

công văn, giấy tờ; từng bƣớc đƣa công tác này đi vào nề nếp; qua đó góp phần

cải tiến lề lối làm việc và nâng cao chất lƣợng, hiệu quả hoạt động hành chính

của các cơ quan nhà nƣớc cũng nhƣ các đoàn thể nhân dân từ Trung ƣơng đến cơ

sở. Và để bổ sung chức năng, nhiệm vụ cho các Kho lƣu trữ, ngày 08/3/1965, Bộ

trƣởng Phủ Thủ tƣớng đã ban hành Thông tƣ số 09-BT về tổ chức lƣu trữ ở các

bộ và kho lƣu trữ địa phƣơng. So với Điều lệ trƣớc đó, tại Thông tƣ này, các kho

lƣu trữ còn có thêm nhiệm vụ là giúp ủy viên thƣ ký hƣớng dẫn nghiệp vụ lƣu

trữ theo quy định của Nhà nƣớc cho các cơ quan trong tỉnh.

Từ năm 1975, sau khi hòa bình lập lại trên phạm vi toàn quốc, cả nƣớc bắt

tay vào xây dựng chế độ mới, các tổ chức lƣu trữ địa phƣơng cũng nhận đƣợc sự

quan tâm, chỉ đạo sát sao từ Trung ƣơng thông qua việc ban hành một hệ thống

văn bản quy định chi tiết về vấn đề này. Trƣớc hết phải kể đến Thông tƣ số 222-

LT/TT ngày 05/11/1984 của Cục Lƣu trữ Nhà Nƣớc hƣớng dẫn chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của phòng lƣu trữ UBND tỉnh, thành phố, đặc

khu trực thuộc Trung ƣơng. Văn bản này với những điều quy định đƣợc xem là

một bƣớc tiến lớn đối với lƣu trữ địa phƣơng nói chung và lƣu trữ cấp tỉnh nói

riêng. Mặc dù, Thông tƣ chƣa xác định lƣu trữ tỉnh là một cơ quan độc lập

nhƣng Phòng Lƣu trữ tỉnh đƣợc quy định nhƣ một cơ quan quản lý lƣu trữ của

tỉnh có chức năng tham mƣu, giúp UBND tỉnh thực hiện việc quản lý nhà nƣớc

theo lãnh thổ đối với công tác lƣu trữ, với những nhiệm vụ cụ thể, chi tiết mà các

giai đoạn trƣớc đây chƣa bao giờ đƣợc quy định nhƣ: xây dựng kế hoạch phát

triển công tác lƣu trữ của địa phƣơng; thực hiện chế độ kiểm tra, thanh tra, giám

sát công tác lƣu trữ; tổ chức quản lý cán bộ lƣu trữ; thực hiện chế độ thống kê,

báo cáo định kỳ về công tác lƣu trữ,…Chính những quy định này đã góp phần

không nhỏ trong việc nâng cao, khẳng định vị trí của tổ chức lƣu trữ địa phƣơng

trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nƣớc tại địa phƣơng.

Trong những năm gần đây cụ thể từ năm 1998, mạng lƣới các kho

lƣu trữ cấp địa phƣơng trong đó có cấp huyện đƣợc tổ chức lại nhiều lần.

Để tăng cƣờng chỉ đạo CTLT, ngày 24/01/1998, Ban Tổ chức – Cán bộ

Chính phủ đã ban hành Thông tƣ số 40/1998/TT-TCCP hƣớng dẫn tổ chức

lƣu trữ ở cơ quan nhà nƣớc các cấp (sau đây gọi tắt Thông tƣ 40), trong đó

đề cập đến lƣu trữ cấp huyện “ở huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh

(sau đây gọi chung là huyện) bố trí từ một đến hai người có trình độ trung

học lưu trữ trở lên làm công tác lưu trữ chuyên trách thuộc Văn phòng Uỷ

ban Nhân dân huyện (tính trong tổng số biên chế hành chính sự nghiệp

được giao của huyện”.

Theo Thông tƣ 40/1998/TT-TCCP, lƣu trữ ở cấp huyện có chức năng,

nhiệm vụ:

Chức năng “Cán bộ chuyên trách lưu trữ huyện có chức năng giúp

Chánh văn phòng và giúp Uỷ ban Nhân dân huyện thực hiện quản lý Nhà

nước về công tác lưu trữ trong phạm vi huyện; trực tiếp quản lý kho lưu trữ

của huyện và tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ

quan Uỷ ban nhân dân huyện”.

Nhiệm vụ:

a/ Hƣớng dẫn và kiểm tra các cơ quan, đơn vị thuộc huyện thực hiện

các chế độ, quy định của Nhà nƣớc về quản lý công tác lƣu trữ.

b/ Thu thập bổ sung tài liệu đến thời hạn nộp lƣu vào kho lƣu trữ huyện.

c/ Thực hiện các chế độ thống kê Nhà nƣớc và báo cáo định kỳ, đột

xuất về tình hình công tác lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ của huyện.

d/ Đề xuất việc dự trù kinh phí, mua sắm trang thiết bị phục vụ cho

công tác lƣu trữ của huyện; tham gia với các cơ quan chức năng về việc tuyển

dụng, bồi dƣỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho công chức viên chức làm

công tác lƣu trữ ở các cơ quan đơn vị thuộc huyện quản lý.

Các quy trình nghiệp vụ của cán bộ chuyên trách làm công tác của lƣu

trữ do Trung tâm Lƣu trữ tỉnh hƣớng dẫn. [3;3]

Nếu nhƣ trong các văn bản trƣớc đây, lƣu trữ địa phƣơng mới chỉ đƣợc đề

cập đến ở cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng thì tại văn bản này, lần đầu

tiên lƣu trữ huyện đƣợc xác lập. Mặc dù chƣa thành lập bộ phận lƣu trữ nhƣng

đã bố trí cán bộ chuyên trách lƣu trữ tham mƣu cho Văn phòng UBND huyện,

UBND huyện quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ và quản lý tài liệu lƣu trữ.

Tiếp đó, nhằm thống nhất quản lý nhà nƣớc về công tác văn thƣ, lƣu trữ và có cơ

sở để UBND các tỉnh xem xét, hƣớng dẫn cụ thể theo thẩm quyền, Bộ Nội vụ

tiếp tục ban hành Thông tƣ số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 hƣớng dẫn

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức văn thƣ, lƣu trữ Bộ, cơ quan ngang

Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND (sau đây gọi tắt Thông tƣ 21). Theo nội

dung Thông tƣ này, tổ chức lƣu trữ ở cấp huyện đƣợc quy định:

Tại Văn phòng UBND cấp huyện có bộ phận văn thƣ, lƣu trữ chuyên

trách giúp Chánh văn phòng UBND huyện tổ chức thực hiện và quản lý công

tác văn thƣ, lƣu trữ đối với các cơ quan chuyên môn và các tổ chức thuộc huyện

và đối với Ủy ban nhân dân cấp xã; thu thập, chỉnh lý, bảo quản và phục vụ khai

thác sử dụng tài liệu lƣu trữ của kho lƣu trữ lịch sử huyện; thực hiện các nhiệm

vụ của lƣu trữ hiện hành tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện;

Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của bộ phận văn thƣ - lƣu trữ do Chánh

văn phòng Ủy ban nhân dân huyện quy định theo hƣớng dẫn của Văn phòng

Ủy ban nhân dân tỉnh và các quy định của pháp luật;

Biên chế của bộ phận văn thƣ - lƣu trữ do Chủ tịch Ủy ban nhân dân

huyện quyết định theo thẩm quyền trong tổng số biên chế hành chính sự

nghiệp của huyện;

Tại các phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện bố trí cán bộ,

công chức, viên chức kiêm nghiệm làm công tác văn thƣ, lƣu trữ. [7;6-7]

So với Thông tƣ 40 thì Thông tƣ 21 của Bộ Nội vụ đã quy định rõ ràng

hơn về mặt tổ chức bộ phận văn thƣ, lƣu trữ chuyên trách và kho lƣu trữ lịch

sử huyện, nhƣng không quy định trực tiếp nhiệm vụ của bộ phận lƣu trữ

chuyên trách huyện mà giao cho Chánh Văn phòng quy định. Ta thấy, nếu

giao cho Chánh văn phòng quy định chức năng, nhiệm vụ cho lƣu trữ chuyên

trách huyện, xét về mặt lý thuyết có thể không đầy đủ, chi tiết nhƣ chính trong

văn bản của nhà nƣớc quy định (nhƣ Thông tƣ 40).

Ngày 04 tháng 2 năm 2008 Chính phủ ban hành Nghị định số

14/2008/NĐ-CP quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND

huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi tắt Nghị định 14). Nghị

định đã chỉ rõ: “Phòng Nội vụ tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện

thực hiện chức năng quản lý nhà nước các lĩnh vực :... văn thư, lưu trữ nhà

nước”. Đến ngày 04 tháng 6 năm 2008 Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tƣ số

04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền

hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh,

cấp huyện (sau đây gọi tắt Thông tƣ 04). Theo nội dung Thông tƣ này “

Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện,quận, thị xã,

thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là UBND cấp huyện) là cơ quan

tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý

nhà nước các lĩnh vực: tổ chức; biên chế các cơ quan hành chính, sự

nghiệp nhà nước...văn thư, lưu trữ nhà nước...”. Nhƣ vậy, không nhƣ

những lần thay đổi trƣớc, dù chức năng, nhiệm vụ có quy định cụ thể hơn

thì lƣu trữ huyện vẫn là bộ phận đặt trong Văn phòng UBND huyện, còn

theo quy định này, chức năng quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ đƣợc chuyển

giao từ Văn phòng HĐND-UBND sang Phòng Nội vụ, nhằm thống nhất

quản lý công tác văn thƣ-lƣu trữ từ trung ƣơng đến địa phƣơng.

Đến năm 2010, một lần nữa, lƣu trữ cấp huyện có sự thay đổi theo quy

định tại Thông tƣ số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hƣớng

dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thƣ, Lƣu trữ

Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp (sau đây

gọi tắt Thông tƣ 02). Theo nội dung Thông tƣ này, tổ chức lƣu trữ ở cấp

huyện đƣợc quy định:

1.Chức năng và nhiệm vụ

Phòng Nội vụ bố trí công chức chuyên trách giúp Trƣởng phòng Nội vụ

thực hiện chức năng tham mƣu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà

nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ của huyện với các nhiệm vụ sau:

a) Hƣớng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thƣ, lƣu

trữ của Nhà nƣớc và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã;

b) Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thƣ, lƣu trữ theo quy định của

pháp luật;

c) Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thƣởng

trong hoạt động văn thƣ, lƣu trữ;

d) Quản lý tài liệu lƣu trữ của cấp huyện theo hƣớng dẫn của Sở Nội vụ;

đ) Thực hiện một số dịch vụ công về văn thƣ, lƣu trữ.

2.Biên chế: công chức chuyên trách làm văn thƣ, lƣu trữ do Phòng Nội

vụ bố trí trong biên chế đƣợc giao.

3.Công chức chuyên trách làm văn thƣ, lƣu trữ tại Phòng Nội vụ phải

có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thƣ, lƣu trữ theo quy

định của pháp luật. [12; 6-7 ]

Đặc biệt, một văn bản quy phạm pháp luật quan trọng đánh dấu sự phát

triển và khảng định tầm quan trọng của công tác lƣu trữ đối với xã hội là Luật

Lƣu trữ số 01/2011/QH13 đƣợc Quốc Hội chính thức thông qua ngày 11

tháng 11 năm 2011 và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2012 (sau đây gọi

tắt Luật Lƣu trữ). Tuy nhiên, đối với lƣu trữ cấp huyện tại điều 19, Luật Lƣu

trữ quy định “Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở Trung ương và cấp tỉnh”, điều

20 “Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành

trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và

đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt…”. Nhƣ vậy, lƣu trữ ở cấp huyện không

còn đƣợc tổ chức thành lƣu trữ lịch sử, toàn bộ tài liệu lƣu trữ có giá trị vĩnh

viễn ở cấp huyện sẽ đƣợc giao nộp và bảo quản ở lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh. Thế

nhƣng, vấn đề này chƣa đƣợc quy định và hƣớng dẫn cụ thể của cơ quan quản

lý ngành về lƣu trữ ở cấp trung ƣơng nên hầu hết lƣu trữ lịch sử các tỉnh,

thành phố trực thuộc Trung ƣơng và cơ quan quản lý (Phòng Nội vụ, Sở Nội

vụ) vẫn lúng túng trong vấn đề này, trong đó có việc Luật Lƣu trữ không quy

định rõ trách nhiệm quản lý về công tác lƣu trữ của cấp huyện đối với cấp xã.

Việc quy định này đã nảy sinh nhiều vấn đề cần phải giải quyết đối với Lƣu

trữ cấp huyện.

Qua nội dung trên có thể thấy, quá trình xây dựng và kiện toàn tổ chức

lƣu trữ địa phƣơng trong đó có cấp huyện là một quá trình lâu dài, với nhiều

sự thay đổi liên tục nhằm phù hợp với thực tế đang diễn ra.

2.3. Thực trạng tổ chức và cán bộ của lƣu trữ cấp huyện

2.3.1. Tình hình tổ chức bộ máy của lƣu trữ cấp huyện

Với vai trò là một cấp trong hệ thống các cơ quan lƣu trữ ở Việt Nam,

lƣu trữ cấp huyện phải thực hiện theo những quy định chung về công tác lƣu

trữ. Những quy định này đƣợc các cơ quan có thẩm quyền của nhà nƣớc ban

hành nhƣ của Quốc hội, Ủy ban Thƣờng vụ Quốc hội, Chính phủ, Bộ Nội vụ,

Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc. Bên cạch đó có các văn bản của UBND

các tỉnh, các huyện ban hành để tổ chức và quản lý về công tác lƣu trữ cấp

huyện. Các quy định của Nhà nƣớc về công tác lƣu trữ đã đề cập đến các nội

dung của công tác lƣu trữ nhƣ hệ thống tổ chức, biên chế, tình hình thực hiện

các quy trình nghiệp vụ, bố trí cơ sở vật chất, đào tạo bồi dƣỡng chuyên môn

nghiệp vụ lƣu trữ.

Qua khảo sát cho thấy, trƣớc khi Thông tƣ 40 đƣợc ban hành, do xuất

phát từ nhu cầu thực tế về thực hiện công tác lƣu trữ của các cơ quan, tại các

huyện của một số tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng đã từng bƣớc bố trí

cán bộ lƣu trữ chuyên trách thuộc văn phòng HĐND-UBND quản lý nhƣ:

Quận Cầu Giấy (thành phố Hà Nội); các huyện Tiền Hải, Kiến Xƣơng, Vũ

Thƣ, Đông Hƣng (tỉnh Thái Bình); thành phố Pleiku, thị xã Ayun Pa (tỉnh Gia

Lai). Sau khi Thông tƣ 40 đƣợc ban hành, tại Văn phòng HĐND-UBND cấp

huyện đã bố trí cán bộ chuyên trách lƣu trữ. Vì không đƣợc Thông tƣ quy

định nên chƣa thành lập bộ phận lƣu trữ cấp huyện. Kể từ sau Thông tƣ 21, bộ

phận lƣu trữ cấp huyện đƣợc chính thức công nhận và bắt đầu đƣợc định hình

về tổ chức. Với quy định của những văn bản này đã tạo nên nề nếp nhất định

cho công tác lƣu trữ tại cấp huyện. Theo quy định của hai văn bản nói trên,

văn phòng HĐND- UBND cấp huyện đã bố trí cán bộ, thành lập bộ phận văn

thƣ - lƣu trữ. Bộ phận này chịu sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo văn phòng

HĐND-UBND huyện, có nhiệm vụ thực hiện công tác văn thƣ-lƣu trữ. Về

chức năng, nhiệm vụ của bộ phận này thì hầu hết các huyện không quy định

bởi một văn bản riêng, thƣờng đề cập trong quy chế làm việc của các văn

phòng HĐND-UBND huyện. Về chức năng, nhiệm vụ cụ thể của bộ phận văn

thƣ-lƣu trữ, quy định của các huyện có sự khác nhau nhất định, nhƣng về cơ

bản giống với quy định tại Thông tƣ 40, Thông tƣ 21 và tùy theo nhận thức

của lãnh đạo tại mỗi huyện. Từ năm 2008 về trƣớc, Văn phòng HĐND-

UBND huyện trực tiếp quản lý công tác lƣu trữ; tham mƣu giúp UBND huyện

quản lý, chỉ đạo các cơ quan, đơn vị thuộc huyện và UBND các xã, phƣờng,

thị trấn thực hiện nhiệm vụ công tác lƣu trữ. Nhiệm vụ chủ yếu của lƣu trữ

huyện là bảo quản khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của

HĐND-UBND cấp huyện, còn khối tài liệu đƣợc hình thành trong quá trình

hoạt động của các cơ quan chuyên môn trực thuộc huyện đƣợc bảo quản

chính tại cơ quan hình thành tài liệu và hầu hết không đƣợc quản lý theo đúng

quy định của Nhà nƣớc.

Đến năm 2008, khi Nghị định 14 đƣợc ban hành, đã chuyển nhiệm vụ

tham mƣu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà

nƣớc về công tác văn thƣ, lƣu trữ từ Văn phòng HĐND-UBND sang Phòng

Nội vụ huyện nên lƣu trữ huyện cũng thay đổi đơn vị chủ quản. Sự thay đổi

này đã gây ra những khó khăn nhất định nhƣ các Phòng Nội vụ chƣa có kinh

nghiệm trong việc quản lý công tác lƣu trữ trong khi phải chuyển giao cán bộ,

sắp xếp lại tổ chức. Tuy nhiên, sự thay đổi này làm cho cơ quan quản lý về

văn thƣ, lƣu trữ đã có sự thống nhất từ trung ƣơng đến địa phƣơng. Giao lĩnh

vực văn thƣ, lƣu trữ cho ngành nội vụ quản lý là phù hợp vì:

- Một là, Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ là cơ quan theo ngành dọc của Bộ Nội

vụ từ đó tạo thuận lợi cho quá trình hƣớng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra nghiệp vụ;

- Hai là, Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ có điều kiện trong việc bố trí cán bộ

có chuyên môn, nghiệp vụ để quản lý công tác văn thƣ, lƣu trữ ở địa phƣơng.

Với tƣ cách là cơ quản lý ngành, có chức năng tham mƣu cho Bộ Nội

vụ và Chính phủ để thực hiện chức năng quản lý Nhà nƣớc về công tác văn

thƣ -lƣu trữ, Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc đã có những hƣớng dẫn đối

với công tác lƣu trữ ở các địa phƣơng. Song những hƣớng dẫn này phần lớn

dừng lại ở các lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng, còn với các lƣu

trữ huyện các hƣớng dẫn còn sơ lƣợc, thiếu nội dung ở các vấn đề cơ bản.

Trong khi các lƣu tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng đã đƣợc định hình là

một cơ quan có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng thì việc xác định chức năng,

nhiệm vụ của các lƣu trữ huyện phụ thuộc nhiều vào nhận thức và quyết định

của lãnh đạo huyện. Những tác động nhƣ vậy cần có sự hƣớng dẫn thống nhất

của Bộ Nội vụ, trong đó có sự tham mƣu của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà

nƣớc. Nhƣng gần 01 năm kể từ khi Nghị định 14 có hiệu lực, văn bản duy

nhất hƣớng dẫn thực hiện Nghị định này là Thông tƣ 04 chỉ nêu tổ chức của

Phòng Nội vụ huyện “có Trưởng phòng, các Phó trưởng phòng và các cán

bộ, công chức”. Về nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Nội vụ quản lý công

tác văn thƣ-lƣu trữ:

“Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp

hành chế độ, quy định về công tác văn thư-lưu trữ;

Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo

quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa

bàn huyện và Lưu trữ huyện”

Do vậy việc có chuyển giao hay có thành lập mới bộ phận lƣu trữ thuộc

Phòng Nội vụ huyện, đồng thời xác định chức năng, nhiệm vụ và vị trí của bộ

phận này nhƣ thế nào, Phòng Nội vụ phải bố trí cán bộ ra sao để đảm nhiệm

vai trò quản lý nhà nƣớc về văn thƣ-lƣu trữ trong huyện vẫn là câu hỏi bỏ

ngỏ. Đồng thời, theo hƣớng dẫn Thông tƣ 04 nhiệm vụ quản lý công tác văn

thƣ-lƣu trữ phải đƣợc chuyển giao cho Phòng Nội vụ, còn nhiệm vụ quản lý

tài liệu lƣu trữ trong đó có quản lý cả kho lƣu trữ lịch sử huyện vẫn thuộc Văn

phòng HĐND-UBND huyện nhƣ quy định của Thông tƣ 21. Nhƣng trong

phần III của Thông tƣ 04 quy định việc thay thế của Thông tƣ này đối với

nhiều văn bản trƣớc đó bao gồm cả Thông tƣ 21. Nhƣ vậy, một lần nữa lƣu

trữ cấp huyện lại có những xáo trộn và trong tình trạng bất ổn về tổ chức. Đến

Thông tƣ 02 bãi bỏ các quy định về lƣu trữ cấp huyện đã quy định trong

Thông tƣ 04. Về quản lý tài liệu lƣu trữ Thông tƣ 02 quy định “quản lý tài

liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ”. Nhƣng cơ chế,

chính sách và con ngƣời thực hiện ra sao thì không đƣợc đề cập, việc quản lý

kho lƣu trữ lịch sử cấp huyện giao cho Văn phòng hay Phòng Nội vụ không

đƣợc đề cập một cách rõ ràng. Do đó, một số địa phƣơng Văn phòng HĐND-

UBND huyện vẫn quản lý kho lƣu trữ lịch sử của huyện, Phòng Nội vụ huyện

chỉ quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ nhƣ: huyện Tiền Hải, Kiến Xƣơng-tỉnh Thái

Bình, Thành phố Vĩnh Yên, Huyện Vĩnh Tƣờng-tỉnh Vĩnh Phúc, quận Cầu

Giấy-thành phố Hà Nội, huyện Yên Thủy-tỉnh Hòa Bình; một số địa phƣơng

Phòng Nội vụ thực hiện quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ và quản lý kho

lƣu trữ lịch sử nhƣ huyện Lệ Thủy, thành phố Đồng Hới-tỉnh Quảng Bình,

thành phố Pleiku, huyện Chƣ Pƣh-tỉnh Gia Lai... Trƣớc những bất cập trong

quy định của Nhà nƣớc về tổ chức lƣu trữ cấp huyện nhƣ trên, các Văn phòng

HĐND-UBND và Phòng Nội vụ huyện vẫn tiến hành bàn giao chức năng,

nhiệm vụ quản lý công tác văn thƣ-lƣu trữ. Nhƣng việc bàn giao này chủ yếu

mang tính hình thức, có huyện ban hành bằng văn bản, có huyện đƣa ra trong

cuộc họp của UBND huyện.

Khi Luật Lƣu trữ đƣợc ban hành, đã làm thay đổi về tổ chức và quản lý

lƣu trữ cấp huyện. Theo quy định của Luật Lƣu trữ, không tổ chức lƣu trữ lịch

sử cấp huyện và tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan cấp

huyện đƣợc giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh. Liên quan đến Luật Lƣu

trữ, trong Báo cáo số 3607/BC-BNV ngày 05 tháng 11 năm 2009 của Bộ Nội

vụ thuyết minh chi tiết về dự thảo Luật Lƣu trữ có giải thích việc không tổ

chức lƣu trữ lịch sử cấp huyện nhằm:

-Tập trung đƣợc toàn bộ tài liệu có giá trị lịch sử của địa phƣơng vào một

kho lƣu trữ để có điều kiện bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài

liệu lƣu trữ phục vụ sự nghiệp kinh tế - xã hội của địa phƣơng và cả nƣớc;

- Tạo điều kiện tập trung nguồn lực để nâng cao năng lực của Lƣu trữ

lịch sử cấp tỉnh, hiện đại hóa và phát triển sự nghiệp lƣu trữ địa phƣơng;

- Đáp ứng yêu cầu tinh gọn bộ máy, giảm cấp trung gian, góp phần

thực hiện công cuộc cải cách hành chính của Đảng và Nhà nƣớc.

Thành lập Lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh, tại UBND cấp huyện và ở mỗi cơ

quan, tổ chức cấp huyện vẫn có lƣu trữ cơ quan. Trong thời hạn 10 năm,

những tài liệu có giá trị lịch sử của các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện sẽ lựa

chọn để nộp lƣu về lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh. Kinh nghiệm của các nƣớc cho

thấy, tỷ lệ tài liệu có giá trị đƣợc lựa chọn đƣa vào lƣu trữ lịch sử không

nhiều, trung bình khoảng 10-20% trong số tài liệu đƣợc hình thành, cá biệt

nhƣ ở Mỹ tỷ lệ này chỉ chiếm khoảng 3%. Kinh nghiệm thực tế ở Việt Nam

cho thấy, tài liệu có giá trị đƣa vào bảo quản tại lƣu trữ lịch sử trung bình

chiếm khoảng 30% và tỷ lệ này ở các cấp cơ sở còn thấp hơn nhiều. Việc đƣa

tài liệu có giá trị lịch sử ở cấp huyện về lƣu trữ lịch sử ở cấp tỉnh tập trung quản

lý không chỉ tạo điều kiện cho việc khai thác sử dụng tài liệu đƣợc thuận tiện vì

độc giả chỉ cần đến lƣu trữ lịch sử của tỉnh có thể khai thác sử dụng tài liệu của

nhiều cơ quan, tổ chức trong tỉnh mà không nhất thiết phải đi đến từng quận,

huyện, thị xã, thành phố trong tỉnh đồng thời giúp cho việc đầu tƣ kinh phí để

hiện đại hóa kho tàng, trang thiết bị nhằm bảo vệ, bảo quản tài liệu và tập trung

nhân lực thực hiện việc lƣu trữ hồ sơ đƣợc dễ dàng và hiệu quả [ 5;8-9]

Có thể thấy, việc không tổ chức Lƣu trữ lịch sử cấp huyện đã gây ra

xáo trộn nhất định về tổ chức và quản lý. Đây là vấn đề cần đặt ra và cần có

sự chỉ đạo của cơ quan quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ để sớm ổn định cho Lƣu

trữ cấp huyện. Tuy Luật Lƣu trữ đã ban hành đƣợc 03 năm nhƣng vẫn chƣa

có các văn bản hƣớng dẫn của cơ quan có thẩm quyền của Nhà nƣớc về vấn

đề này, nên trong quá trình thực thi các huyện còn lúng túng.

2.3.2. Tình hình cán bộ phụ trách quản lý lƣu trữ cấp huyện

Do sự thay đổi liên tục về tổ chức, công tác bố trí cán bộ lƣu trữ cấp

huyện thực tế còn nhiều bất cập. Thông tƣ 40 quy định bố trí từ 01 đến 02

ngƣời có trình độ trung học lƣu trữ trở lên. Đến Thông tƣ 21 không quy định

rõ về số lƣợng biên chế làm công tác lƣu trữ ở cấp huyện mà chỉ quy định

biên chế cán bộ làm công tác lƣu trữ chuyên trách thuộc Văn phòng HĐND-

UBND do chủ tịch UBND quyết định trong tổng số biên chế hành chính sự

nghiệp của huyện. Còn tại các phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND

huyện bố trí cán bộ, công chức, viên chức kiêm nghiệm làm công tác văn thƣ-

lƣu trữ và phải đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch văn thƣ-lƣu trữ theo quy

định của pháp luật. Theo quy định này, tại Văn phòng HĐND-UBND các

huyện đa số đã bố trí 01 cán bộ làm công tác lƣu trữ chuyên trách, một số

huyện khác bố trí cán bộ kiêm nghiệm thực hiện cả công tác văn thƣ-lƣu trữ.

Về trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ làm công tác lƣu trữ, mỗi huyện

có sự khác nhau nhƣng về cơ bản đƣợc đào tạo, bồi dƣỡng về văn thƣ-lƣu trữ

có trình độ trung cấp trở lên.

Sau khi Nghị định 14 đƣợc ban hành, nhiệm vụ quản lý công tác văn

thƣ-lƣu trữ đƣợc chuyển giao từ văn phòng HĐND-UBND sang Phòng Nội

vụ. Phòng Nội vụ là đơn vị có chức năng tham mƣu, giúp việc cho UBND

huyện quản lý công tác cán bộ trên địa bàn huyện, là đơn vị có nhiều kinh

nghiệm và có khả năng tham mƣu cho lãnh đạo huyện các giải pháp đối với

cán bộ, công chức, viên chức thuộc địa bàn nói chung và đối với cán bộ làm

công tác lƣu trữ nói riêng. Việc chuyển chức năng quản lý nhà nƣớc về công

tác lƣu trữ cho Phòng Nội vụ là cơ sở quan trọng để quan tâm hơn đến đội

ngũ cán bộ làm công tác lƣu trữ tại huyện. Nhƣng gần 01 năm kể từ khi Nghị

định 14 có hiệu lực, văn bản duy nhất hƣớng dẫn thực hiện Nghị định này là

Thông tƣ 04, nội dung chủ yếu của Thông tƣ này đề cập đến chức năng,

nhiệm vụ của Phòng Nội vụ mà không nhắc đến số lƣợng, chất lƣợng cán bộ

lƣu trữ để đảm nhiệm vai trò quản lý nhà nƣớc về văn thƣ-lƣu trữ trong

huyện. Đến Thông tƣ 02 quy định Phòng Nội vụ bố trí công chức chuyên

trách giúp trƣởng Phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mƣu cho UBND

cấp huyện quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ nhƣng cũng chƣa có những

quy định số lƣợng cán bộ cụ thể cho lƣu trữ cấp huyện.

Qua khảo sát của chúng tôi, tại Phòng Nội vụ các huyện đều bố trí từ

01 đến 04 cán bộ kiêm nhiệm hoặc chuyên trách để thực hiện chức năng tham

mƣu cho UBND cấp huyện quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ. Tại các

phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện, các phòng có khối lƣợng tài liệu

lớn đƣợc tổ chức kho bảo quản tài liệu riêng và bố trí từ 01 đến 02 cán bộ

chuyên trách để quản lý hồ sơ, tài liệu nhƣ Phòng Tài nguyên và Môi trƣờng

của các quận Cầu Giấy, Tây Hồ - thành phố Hà Nội. Hầu hết, các phòng, ban

khác chỉ bố trí cán bộ làm công tác văn thƣ kiêm nhiệm (tiếp nhận văn bản đi,

đến) và mỗi cán bộ làm công tác chuyên môn tự quản lý hồ sơ, tài liệu đƣợc

hình thành trong quá trình hoạt động của mình. Những cán bộ này chỉ đƣợc

đào tạo chuyên môn thuộc lĩnh vực hoạt động của phòng, ban, không có kiến

thức, kỹ năng về công tác lƣu trữ. Nói chung chỉ cán bộ trực tiếp thực hiện về

nghiệp vụ lƣu trữ tại Phòng Nội vụ đƣợc xếp vào ngạch cán bộ lƣu trữ. Dƣới

đây là bảng thống kê tình tình cán bộ lƣu trữ tại một số Phòng Nội vụ các

huyện, quận, thị xã, thành phố:

Tình hình công chức lƣu trữ tại một số Phòng Nội vụ các huyện, quận,

thị xã, thành phố thuộc tỉnh năm 2012

ST TÊN QUẬN, HUYỆN,THỊ XÃ, SỐ TRÌNH ĐỘ GHI

T THÀNH PHỐ LƢỢNG CHÚ

1 Huyện Sìn Hồ - tỉnh Lai Châu Trung cấp VTLT 01

2 Huyện Tân Uyên - tỉnh Lai Châu Trung cấp VTLT Kiêm 01

nhiệm

3 Huyện Yên Thủy - tỉnh Hoà Bình Đại học khác 01

4 Huyện Vĩnh Tƣờng -tỉnh Vĩnh Phúc Cao đẳng VTLT 01

5 Thành phố Vĩnh Yên - tỉnh Vĩnh Phúc Cao đẳng VTLT 01

6 Thành phố Hải Dƣơng - tỉnh Hải Dƣơng Cao đẳng VTLT 01

7 Huyện Thanh Miện - tỉnh Hải Dƣơng Cao đẳng VTLT 01

8 Quận Cầu Giấy-thành phố Hà Nội Trung cấp VTLT 01

9 Huyện Tiền Hải - tỉnh Thái Bình Đại học khác Kiêm 01

nhiệm

10 Huyện Lệ Thủy - tỉnh QuảngBình 02 01 trung cấp

VTLT

01 đại học khác

11 Thành phố Đồng Hới -Tỉnh Quảng Bình Trung cấp VTLT 02

12 Huyện Chƣ Pƣh - Tỉnh Gia Lai Trung cấp VTLT 03

13 Thành phố Pleiku -Tỉnh Gia Lai Đại học khác 02

14 Huyện Chƣ Sê -Tỉnh Gia Lai Trung cấp VTLT 04

15 Huyện Chƣ Prông -Tỉnh Gia Lai Trung cấp VTLT 04

Qua bảng số liệu trên cho thấy số lƣợng cán bộ lƣu trữ là rất ít so với công

việc cần phải thực hiện của lƣu trữ các huyện. Đối với các huyện bố trí 01 công

chức lƣu trữ chuyên trách hoặc kiêm nghiệm rất khó khăn cho việc hoàn thành

công việc phải đảm nhiệm. Bởi vì 01 công chức lƣu trữ chuyên trách không chỉ

đảm nhiệm công việc ở lƣu trữ cơ quan mà còn phải thực hiện đầy đủ các nghiệp

vụ đối với lƣu trữ lịch sử huyện (trƣớc khi Luật Lƣu trữ có hiệu lực) từ thu thập

bổ sung tài liệu, tổ chức khoa học tài liệu đến bảo quản và tổ chức khai thác, sử

dụng tài liệu lƣu trữ. Đồng thời, cán bộ lƣu trữ còn phải thực hiện nhiệm vụ về

quản lý công tác lƣu trữ trên địa bàn huyện trong đó có việc tham mƣu cho lãnh

đạo Phòng Nội vụ, lãnh đạo UBND huyện ban hành các văn bản quy định, hƣớng

dẫn về công tác lƣu trữ, theo dõi, kiểm tra công tác này đối với các đơn vị trực

thuộc và ở xã, phƣờng, thị trấn. Để làm rõ khối lƣợng công việc về quản lý lƣu

trữ của Phòng Nội vụ, tác giả xin trích dẫn một nội dung trong báo cáo công tác

văn thƣ-lƣu trữ năm 2012 của UBND huyện IaPa – tỉnh Gia Lai:

....5.Công tác kiểm tra, hƣớng dẫn nghiệp vụ và tổ chức tập huấn về

công tác văn thƣ-lƣu trữ

a.Phòng Nội vụ tham mƣu UBND huyện chỉ đạo các cơ quan, ban,

ngành huyện và UBND các xã thực hiện thống nhất nội dung quản lý công tác

văn thƣ -lƣu trữ. Tổ chức thực hiện kiểm tra công tác văn thƣ, lƣu trữ theo kế

hoạch của Sở Nội vụ và kế hoạch của Phòng Nội vụ huyện

b. Phòng Nội vụ hƣớng dẫn, kiểm tra công tác văn thƣ-lƣu trữ đối với

các cơ quan, tổ chức trong huyện và UBND các xã, nội dung kiểm tra, hƣớng

dẫn tập trung vào các vấn đề sau:

- Triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản khác của các cơ

quan Nhà nƣớc quy định về công tác văn thƣ-lƣu trữ;

- Thực hiện công tác tổ chức và cán bộ: về tổ chức văn thƣ-lƣu trữ; biên

chế; trình độ chuyên môn cán bộ và việc thực hiện các chế độ đối với cán bộ

làm công tác văn thƣ-lƣu trữ;

- Kiểm tra, hƣớng dẫn việc giải quyết văn bản đi, đến;

- Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan theo quy định của pháp luật;

- Ban hành các văn bản nghiệp vụ gồm: Quy trình soạn thảo và ban

hành văn bản;

- Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ

quan, lƣu trữ lịch sử;

- Kiểm tra tình trạng tài liệu lƣu trữ; công tác chỉnh lý tài liệu đang còn

tồn đọng ở các cơ quan, đơn vị;

- Kiểm tra kho lƣu trữ và các trang thiết bị bảo quản tài liệu trong kho,

công tác phòng chống nấm mốc,côn trùng,chống cháy chế độ vệ sinh môi

trƣờng trong kho

- Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê cơ sở công tác văn thƣ – lƣu trữ,

tài liệu lƣu trữ theo quy định hiện hành...[87;3-4]

Với khối lƣợng công việc lớn, số lƣợng tài liệu hình thành ở các cơ quan

cấp huyện ngày càng nhiều thì việc hoàn thành tốt các nhiệm vụ là không khả thi

đối với 01 cán bộ lƣu trữ của Phòng Nội vụ huyện chỉ có trình độ trung cấp lƣu

trữ hoặc các đại học khác. Những khó khăn này sẽ đƣợc giải quyết một phần nếu

các phòng, ban chuyên môn cấp huyện có cán bộ lƣu trữ kiệm nhiệm hoặc

chuyên trách, thực hiện nghiêm túc quy định về công tác văn – lƣu trữ. Nhƣng

trên thực tế vấn đề này không đƣợc thực hiện tại các phòng, ban cho nên cán bộ

Phòng Nội vụ chuyên trách công tác lƣu trữ không đƣợc san sẻ mà còn tăng thêm

công việc khi tài liệu của các phòng, ban không đƣợc lập hồ sơ hoặc có lập nhƣng

chƣa đạt yêu cầu nghiệp vụ và công tác bảo quản tài liệu chƣa đƣợc thực hiện tốt.

Đặt biệt ở tỉnh Gia Lai, mỗi huyện (17 huyện, thị xã, thành phố) đã bố

trí 2,3 hoặc 4 công chức, viên chức làm công tác văn thƣ, lƣu trữ. Chủ trƣơng

này đƣợc thực hiện là căn cứ Quyết định số 957/QĐ – UBND ngày 7 tháng 8

năm 2008 của UBND tỉnh về giao biên chế sự nghiệp cho các huyện, thị xã,

thành phố năm 2009 và Quyết định số 957/QĐ-UBND ngày 14 tháng 7 năm

2009 của UBND tỉnh về giao biên chế sự nghiệp cho các huyện, thị xã, thành

phố năm 2009. Theo quyết định này mỗi Phòng Nội vụ đƣợc giao 04 biên

chế, trong đó 03 biên chế sự nghiệp làm công tác lƣu trữ và 01 biên chế làm

nhiệm vụ quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ. Đến nay đã tuyển dụng đƣợc

48/68 biên chế cho các huyện trong toàn tỉnh. Điều đó cho thấy sự quan tâm

của lãnh đạo tỉnh, các huyện thuộc tỉnh Gia Lai về vai trò, tầm quan trọng của

công tác lƣu trữ. Kể từ khi Luật Lƣu trữ quy định “Lưu trữ lịch sử được tổ

chức ở Trung ương và cấp tỉnh” không tổ chức Lƣu trữ lịch sử cấp huyện đã

gây khó khăn cho việc bố trí cán bộ lƣu trữ các huyện. Nhất là đối với các

huyện đã bố trí 3, 4 cán bộ lƣu trữ vừa thực hiện quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ

vừa thực hiện nhiệm vụ của lƣu trữ lịch sử do Phòng Nội vụ quản lý. Do đó,

các huyện ở tỉnh Gia Lai chƣa biết sắp xếp, thuyên chuyển, điều động số

lƣợng cán bộ này đi đâu.

Tóm lại qua các văn bản trên nhƣ Thông tƣ 40, Thông tƣ 21, Thông tƣ

04 và Thông tƣ 02 đều không quy định rõ về số lƣợng biên chế cán bộ làm

công tác lƣu trữ ở cấp huyện nên nhìn chung các huyện đều không bố trí đầy

đủ cán bộ có năng lực chuyên môn cần thiết làm công tác nghiệp vụ và quản

lý nhà nƣớc về lƣu trữ. Nói nhƣ một số trƣởng Phòng Nội vụ thì chức năng,

nhiệm vụ đƣợc giao vƣợt quá năng lực thực tế, giao chức năng, nhiệm vụ

nhƣng không giao biên chế cụ thể để thực thi nhiệm vụ thì làm sao lƣu trữ

huyện có thể thực hiện tốt công việc đƣợc giao.

2.4. Thực trạng quản lý Nhà nƣớc về lƣu trữ ở cấp huyện

2.4.1. Ban hành văn bản quản lý

Văn bản quản lý về công tác lƣu trữ là công cụ hoạt động không thể

thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức. Ban hành văn bản quản lý là một trong những

biện pháp có hiệu quả nhất mà các cơ quan hành chính nhà nƣớc thƣờng dùng

để thực hiện hoạt động quản lý của mình. Trong lĩnh vực lƣu trữ, văn bản

quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ luôn giữ vai trò quan trọng, là “kim chỉ nam” cho

mỗi hoạt động lƣu trữ. Muốn công tác lƣu trữ đƣợc thực hiện tốt tại cơ quan,

đơn vị thì ngoài các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn của cơ quan cấp trên thì cần

phải có những văn bản hƣớng dẫn trực tiếp của cơ quan, đơn vị và của Phòng

Nội vụ - nơi trực tiếp quản lý công tác lƣu trữ.

Với vai trò là một cấp trong hệ thống các cơ quan lƣu trữ ở Việt Nam,

lƣu trữ cấp huyện phải tuân thủ những quy định chung về công tác lƣu trữ.

Những quy định này chủ yếu đƣợc thể hiện trong các văn bản của Quốc hội,

Chính phủ, Bộ Nội vụ. Cùng với các quy định chung là các văn bản hƣớng

dẫn của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc, của UBND tỉnh và Sở Nội vụ.

Các văn bản của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc mặc dù có giá trị pháp lý

không cao nhƣng có vai trò quan trọng đối với việc triển khai nghiệp vụ cụ

thể và đảm bảo thông tin để thực hiện quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ.

Hệ thống văn bản hƣớng dẫn thuộc chức năng, nhiệm vụ của Cục Văn thƣ và

Lƣu trữ Nhà nƣớc gồm nhiều nội dung nghiệp vụ khác nhau. Song song với

việc thực hiện theo những quy định và hƣớng dẫn của các cơ quan trên là

những quy định của các cơ quan quản lý chuyên môn theo ngành dọc về lƣu

trữ tài liệu chuyên môn. Điển hình trong số đó là những quy định về lƣu trữ

tài liệu chuyên ngành kế toán, thuế, tài chính, viện kiểm sát.

Văn bản do UBND huyện, Phòng Nội vụ ban hành thƣờng nhằm cụ

thể hóa các văn bản chỉ đạo hƣớng dẫn của cấp trên đối với công tác này. Qua

khảo sát chúng tôi nhiều UBND, Phòng Nội vụ huyện đã ban hành các văn

bản với nội dung chủ yếu tập trung vào các vấn đề nhƣ: Kế hoạch công tác

văn thƣ, lƣu trữ hằng năm, quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ, hƣớng dẫn thực

hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ đối với UBND các xã, thị trấn, chỉ đạo tăng

cƣờng công tác văn thƣ, lƣu trữ tại các phòng ban, uỷ ban nhân các xã,

phƣờng và phƣơng hƣớng, nhiệm vụ công tác văn thƣ, lƣu trữ; danh mục

nguồn, thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ huyện; hƣớng dẫn

nộp hồ sơ, tài liệu lƣu trữ về kho lƣu trữ lịch sử huyện; bảng thời hạn bảo

quản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân

huyện; kiểm tra công tác văn thƣ, lƣu trữ ở các xã, thị trấn. Các văn bản quy

định về tổ chức, biên chế lƣu trữ cấp huyện hầu hết không đƣợc đề cập, nếu

có chỉ quy định chung chung nhƣ kiện toàn công tác lƣu trữ tại các phòng,

ban thuộc UBND huyện, UBND cấp xã theo quy định của nhà nƣớc. Dƣới

đây là một số ví dụ cụ thể về việc ban hành văn bản quản lý về công tác lƣu

trữ của một số tỉnh, huyện trong những năm gần đây:

-Đối với tỉnh Hòa Bình:

+ Chỉ Thị số 10/2010/CT-UBND ngày 13/5/2010 của Uỷ ban nhân dân

tỉnh Hòa Bình về việc tăng cƣờng chỉ đạo thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ

trong các cơ quan, đơn vị

+ Công văn số 1311/SNV-VTLT ngày 31/8/2011 của Sở Nội vụ về việc

hƣớng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành của các cơ quan

Dựa trên sự chỉ đạo, hƣớng dẫn của cấp trên UBND và Phòng Nội vụ

huyện Yên Thủy tỉnh Hòa Bình đã ban hành:

+ Công văn số 37/NV-VTLT ngày 22/10/2009 của Phòng Nội vụ huyện

Yên Thủy về việc hƣớng dẫn thực hiện công tác Văn thƣ, lƣu trữ đối với Uỷ

ban nhân dân các xã, thị trấn

+ Công văn số 349/UBND-NV ngày 07/7/2010 của Phòng Nội vụ

huyện Yên Thủy về việc hƣớng dẫn thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ

+ Quyết định số 2271/QĐ-UBND ngày 13/10/2011 của Uỷ ban nhân

dân huyện Yên Thủy về việc ban hành Danh mục thành phần tài liệu tiêu biểu

thuộc nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ huyện của các cơ quan hành chính

+ Hƣớng dẫn số 15/HD-UBND ngày 17/10/2011 của Uỷ ban nhân dân

huyện Yên Thủy về việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện

hành của cơ quan

-Đối với tỉnh Vĩnh Phúc: Dựa trên sự chỉ đạo, hƣớng dẫn của cấp trên

UBND và Phòng Nội vụ các huyện đã ban hành:

+ Kế hoạch số 42/KH-UBND ngày 18 tháng 3 năm 2014 của UBND

thành phố Vĩnh Yên về Kế hoạch công tác Văn thƣ, lƣu trữ năm 2014

+ Kế hoạch số 38/KH-UBND ngày 24 tháng 3 năm 2014 của UBND

huyện Bình Xuyên về Kế hoạch công tác Văn thƣ, lƣu trữ năm 2014

+ Công văn số 609/UBND-NV ngày 07 tháng 7 năm 2014 của UBND

huyện Bình Xuyên về việc tăng cƣờng công tác Phòng cháy chữa phòng và

phòng chống bão lụt bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu

- Đối với tỉnh Quảng Bình:

+ Chỉ thị số 16/2009/CT-UBND ngày 01/9/2009 của Ủy ban nhân dân

tỉnh Quảng Bình về việc tăng cƣờng quản lý Nhà nƣớc trong công tác văn

thƣ, lƣu trữ

+ Công văn số 1998/UBND ngày 19/10/2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh

Quảng Bình về việc chấn chỉnh công tác văn thƣ, lƣu trữ

+ Công văn số 83/SNV-CCVTLT ngày 03/02/2012 của Sở Nội vụ tỉnh

Quảng Bình về việc hƣớng dẫn phƣơng hƣớng, nhiệm vụ công tác văn thƣ,

lƣu trữ năm 2012 đối với các huyện, thành phố

Dựa trên sự chỉ đạo, hƣớng dẫn của cấp trên UBND và Phòng Nội vụ

thành phố Đồng Hới tỉnh Quảng Bình đã ban hành:

+ Quyết định số 641/QĐ-UBND ngày 20 tháng 3 năm 2012 của Ủy

ban nhân dân thành phố Đồng Hới về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản

tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân thành phố

+ Công văn số 53/UBND-NV ngày 04 tháng 02 năm 2012 của Phòng

Nội vụ thành phố Đồng Hới về việc thu hồi hồ sơ, tài liệu

-Đối với tỉnh Gia Lai: Dựa trên sự chỉ đạo, hƣớng dẫn của cấp trên

UBND và Phòng Nội vụ các huyện thuộc tỉnh Gia Lai đã ban hành:

+ Quyết định số 2306/QĐ-UBND ngày 11/12/2008 của UBND huyện

Chƣ Prông về việc ban hành Danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lƣu tài

liệu vào lƣu trữ lịch sử huyện

+ Công văn số 52/CV-NV ngày 01/02/2009 của Phòng Nội vụ huyện

Chƣ Prông về việc nộp hồ sơ, tài liệu lƣu trữ về kho lƣu trữ lịch sử huyện

+ Kế hoạch số 50/KH-NV ngày 07/9/2010 của của Phòng Nội vụ huyện

Chƣ Prông về việc kiểm tra công tác văn thƣ, lƣu trữ ở các xã, thị trấn

+ Quyết định số 1569/QĐ-UBND ngày 26/4/2010 của UBND thành

phố Pleiku về việc ban hành Danh mục tài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc

nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử thành phố

+ Quyết định số 04/2011/QĐ-UBND ngày 31/8/2011 của UBND thành

phố Pleiku về việc ban hành Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ thành phố Pleiku

+ Công văn số 51/UBND-VTLT ngày 16/12/2011 của UBND thành

phố Pleiku về việc tăng cƣờng công tác văn thƣ, lƣu trữ tại các phòng ban, uỷ

ban nhân các xã, phƣờng và phƣơng hƣớng, nhiệm vụ công tác văn thƣ, lƣu

trữ hàng năm của thành phố

2.4.2. Chỉ đạo, hƣớng dẫn chuyên môn nghiệp vụ lƣu trữ

2.4.2.1. Quản lý công tác thu thập, bổ sung của lưu trữ huyện

Theo điều 2, Luật lƣu trữ năm 2011“Thu thập tài liệu là quá trình xác

định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu

trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử ”

Cấp huyện là một trong ba cấp của chính quyền địa phƣơng, trong quá

trình hoạt động đã sản sinh ra khối tài liệu lớn và trong số khối tài liệu đó,

nhiều tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử. Với số lƣợng 708 huyện và tƣơng đƣơng 2 tài liệu lƣu trữ cấp huyện là thành phần quan trọng trong

Phông lƣu trữ Quốc gia Việt Nam. Vì thế công tác thu thập, bổ sung tài liệu là

một trong các nội dung quan trọng của lƣu trữ huyện

Trƣớc khi Luật lƣu trữ đƣợc ban hành công tác thu thập, bổ sung tài

liệu của cấp huyện đƣợc thực hiện theo Pháp Lệnh Lƣu trữ Quốc gia năm

2 http://vi.wikipedia.org/wiki

2001. Theo quy định này Văn phòng HĐND-UBND, Phòng Nội vụ đã tham

mƣu cho UBND huyện xây dựng, ban hành các văn bản để quản lý công tác

thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ lịch sử cấp huyện nhƣ: hƣớng dẫn việc

lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành của cơ quan; ban

hành Danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử

huyện của một số huyện nhƣ trên đã nêu. Căn cứ vào quy định, lƣu trữ các

huyện đã tiến hành thu thập tài liệu của các cơ quan, tổ chức nhƣng thực tế

triển khai là hết sức khó khăn. Hầu hết các huyện chỉ thu thập đƣợc tài liệu

của Phông Lƣu trữ UBND huyện, Phông Lƣu trữ HĐND huyện và phông của

một số cơ quan đã sáp nhập, giải thể. Cụ thể, ngay tại Hà Nội các quận Cầu

Giấy, Tây Hồ, chủ yếu thu thập đƣợc Phông Lƣu trữ UBND, Phông Lƣu trữ

HĐND. Căn cứ báo cáo của UBND huyện Tiền Hải-Thái Bình về kết quả

thực hiện Chỉ Thị số 17/CT-UBND ngày 02/12/2009 của UBND tỉnh Thái

Bình về tăng cƣờng công tác lƣu trữ và bảo vệ tài liệu lƣu trữ thì tại kho lƣu

trữ UBND huyện mới chỉ có Phông lƣu trữ HĐND, Phông lƣu trữ UBND với

tổng 15 mét tài liệu; theo báo cáo tổng kết 10 năm công tác thi hành Pháp

lệnh Lƣu trữ quốc gia (2001-2011) của UBND thành phố Đồng Hới - tỉnh

Quảng Bình năm 2011 tính hết năm 2010 tổng số tài liệu tại kho lƣu trữ của

thành phố là 82 mét, trong đó chủ yếu tài liệu của 02 phông: Phông lƣu trữ

UBND thị xã Đồng Hới từ năm 1989-2004 và Phông Lƣu trữ UBND thành

phố Đồng Hới từ năm 2004 đến nay; tại thành phố Pleiku một nơi đƣợc coi là

làm tốt công tác lƣu trữ cũng mới chỉ thu của các phông: Phông lƣu trữ

HĐND, Phông lƣu trữ UBND thành phố, Phông lƣu trữ Ủy ban Dân số Kế

hoạch hóa gia đình, Phông lƣu trữ Phòng Nội vụ, với tổng tài liệu của 04

phông là 22,4 mét. Tài liệu của các Phông lƣu trữ HĐND, Phông lƣu trữ

UBND là dễ thu nhất vì đó là tài liệu đƣợc văn thƣ trực tiếp quản lý và giao

nộp vào lƣu trữ thƣờng xuyên khi đến hạn nộp lƣu. Tuy nhiên, các tài liệu thu

thập đều không đƣợc lập hồ sơ mà chủ yếu ở dạng rời lẻ, bó gói với các vấn

đề khác nhau. Tài liệu của các phông đƣợc thu thập về còn thiếu hoàn chỉnh

chƣa phản ánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị hình

thành phông.

Tài liệu của khối phòng, ban chuyên môn giúp việc thuộc UBND cấp

huyện đƣợc hình thành trong quá trình giải quyết công việc hầu hết đều không

đƣợc giao nộp vào lƣu trữ cơ quan, lƣu trữ lịch sử. Đây là tài liệu có khối

lƣợng lớn và có giá trị trên nhiều phƣơng diện đối với cấp huyện. Mặc dù đã

có những quy định về trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào

lƣu trữ nhƣng chủ yếu các tài liệu này do mỗi phòng ban chuyên môn quản lý,

bảo quản riêng không theo quy định của Nhà nƣớc. Một số phòng cấp huyện

do nhu cầu thực tế đã lập kho lưu trữ tạm để lƣu trữ tài liệu. Những phòng lập

kho lƣu trữ tạm là những phòng có khối lƣợng tài liệu lớn, thƣờng xuyên

đƣợc tra cứu phục vụ trực tiếp công việc của cán bộ chuyên môn, chẳng hạn

nhƣ Phòng Tài chính-Kế hoạch với các hồ sơ liên quan đến tài chính, tài sản;

kế hoạch và đầu tƣ; Phòng Tài nguyên-Môi trƣờng có các hồ sơ liên quan đến

việc quản lý đất đai, tài nguyên khoáng sản của quận Cầu Giấy, thành phố

Vĩnh Yên, thành phố Pleiku, thành phố Đồng Hới.

Bên cạnh khối tài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện, tài

liệu của các đơn vị sự nghiệp, các cơ quan quản lý ngành dọc cũng không

đƣợc nộp vào lƣu trữ lịch sử huyện mặc dù đã có những hƣớng dẫn của cơ

quan quản lý ngành là Bộ Nội vụ, Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc về xác

định các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử các cấp

trong đó có cấp huyện. Nhƣng các cơ quan này đều tự lƣu trữ hồ sơ, tài liệu

của ngành dọc nhƣ Kho bạc Nhà nƣớc huyện, Ngân hàng Nhà nƣớc huyện.

Mặc dù, một số huyện đã xây dựng và ban hành đƣợc bản danh mục các cơ

quan thuộc nguồn nộp lƣu nhƣ huyện Yên Thủy-tỉnh Hòa Bình, thành phố

Đồng Hới-tỉnh Quảng Bình, thành phố Pleiku-tỉnh Gia Lai...nhƣng thực tế

triển khai không hiệu quả.

Ngoài ra, cấp huyện với bề dày lịch sử hàng chục, hàng trăm thậm chí

hàng nghìn năm, trong qúa trình hình thành, phát triển đã hình thành nên

nhiều loại tài liệu có giá trị nhƣng chƣa đƣợc thu thập về kho lƣu trữ huyện

nhƣ tài liệu trƣớc Cách mạng Tháng 8 năm 1945, tài liệu trong thời kỳ kháng

chiến chống Pháp, thậm chí có huyện tài liệu trong thời kỳ kháng chiến chống

Mỹ cũng không đƣợc tập trung bảo quản.

Về thời gian và thủ tục giao nộp vào lƣu trữ của các huyện đều không tuân

thủ theo quy định. Số lƣợng tài liệu đƣợc thu và đƣợc nộp theo sự thỏa thuận

không có biên bản giao nộp hay thống kê thành mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu

giữa cán bộ văn thƣ, cán bộ lƣu trữ với các chuyên viên giúp việc lãnh đạo. Với

cách thức nhƣ vậy dẫn đến việc thu thập tài liệu không có hệ thống, tình trạng tài

liệu bị mất không có bên nào chịu trách nhiệm vì không có cơ sở để minh chứng.

Hiện nay Luật Lƣu trữ quy định: “trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày

công việc kết thúc đơn vị, cá nhân phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ

quanG; “trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ

chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách

nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử”. Tuy

nhiên công tác thu thập, bổ sung tài liệu ở cấp huyện sau khi Luật Lƣu trữ

đƣợc ban hành cũng chƣa có những biến chuyển tích cực hơn so với trƣớc

đây. Với tình hình thực tế trên đã cho thấy việc thu thập, bổ sung tài liệu vào

lƣu trữ huyện trong những năm qua còn nhiều vấn đề phải giải quyết. Đặc

biệt, khi Luật Lƣu trữ quy định không tổ chức lƣu trữ lịch sử cấp huyện và tài

liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan cấp huyện sẽ đƣợc giao nộp

vào Lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh.

Từ thực trạng cho thấy việc thu thập tài liệu các huyện là một vấn đề

khó khăn, phức tạp. Vậy số lƣợng tài liệu lƣu trữ không đƣợc lƣu trữ tại lƣu

trữ cơ quan, lƣu trữ lịch sử cấp huyện trƣớc đây đang bảo quản ở đâu? Theo

khảo sát của chúng tôi có các trƣờng hợp diễn ra nhƣ sau:

- Thứ nhất, tài liệu hiện nay đang nằm phân tán ở các đơn vị trực thuộc

UBND huyện. Tài liệu đang bảo quản tại văn phòng HĐND-UBND huyện và

sau này theo quy định chuyển giao cho Phòng Nội vụ chủ yếu là của HĐND-

UBND và tài liệu của các đơn vị trực thuộc đã ngừng hoạt động. Thành phần

tài liệu của các phông đƣợc thu thập về còn thiếu chƣa phản ánh đầy đủ chức

năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị.

- Thứ hai, do tình hình chia tách, sáp nhập các huyện nhằm đáp ứng

yêu cầu phát triển kinh tế-xã hội trong thời gian qua đã làm cho tài liệu bị thất

lạc, xáo trộn. Trƣờng hợp này tuy không phổ biến nhƣng đã diễn ra ở một số

nơi. Chẳng hạn nhƣ tỉnh Gia Lai trong những năm qua đã có sự chia tách, sáp

nhập huyện. Đó là, tách huyện Mang Yang thành 02 huyện Mang Yang và

Đắc Đak theo Nghị định 37/2000/NĐ-CP ngày 21 tháng 8 năm 2000 của

Chính phủ ; tách huyện An Khê thành 02 huyện An Khê và Đắc Pơ theo Nghị

định số 155/2003/NĐ-CP ngày 09 tháng 12 năm 2003 của Chính phủ...

- Thứ ba, do nhận thức của cán bộ lãnh đạo về ý nghĩa tài liệu lƣu trữ

chƣa đầy đủ; việc bàn giao tài liệu giữa cán bộ thuyên chuyển công tác, nghỉ

hƣu với cán bộ tiếp nhận công việc không đƣợc thực hiện đầy đủ

- Thứ tƣ, vì không đƣợc quan tâm đúng mức cho nên hầu hết các huyện

không có kho lƣu trữ chuyên dụng, thiếu phƣơng tiện bảo quản nhƣ cặp, hộp,

giá, tủ đựng tài liệu dẫn đến tài liệu bị ẩm mốc, mối xông, bị cháy.

Qua nội dung trên cho thấy, công tác thu thập, bổ sung tài liệu của các

lƣu trữ huyện chƣa thực hiện đầy đủ theo quy định của pháp luật. Về khối

lƣợng, thành phần tài liệu đƣợc nộp vào các lƣu trữ còn quá ít so với thực tế

tài liệu hình thành.Trong khi đó, chất lƣợng hồ sơ, tài liệu đƣợc nộp vào lƣu

trữ các huyện cũng không cao vì phần lớn tài liệu đƣợc giao nộp chủ yếu là

các tập văn bản lƣu tại văn thƣ của huyện, tài liệu của các cơ quan đã ngừng

hoạt động. Tài liệu phản ánh tình hình hoạt động của chính quyền địa phƣơng

liên quan đến chính sách về tài chính, chính sách thuế, quản lý đất đai...đều

rất ít xuất hiện trong các lƣu trữ cấp huyện. Hơn nữa các hồ sơ, tài liệu đƣợc

bảo quản nhƣng hầu hết không đƣợc xác định thời hạn bảo quản, còn nhiều tài

liệu trùng thừa.

2.4.2.2. Quản lý công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chỉnh lý tài liệu với mục đích tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông

hoặc khối tài liệu đƣa ra chỉnh lý một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi

cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu, đồng thời loại ra

tài liệu hết giá trị, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng, trang thiết

bị, phƣơng tiện bảo quản.

Thực trạng tài liệu chƣa đƣợc lập hơ sơ, tài liệu trong tình trạng rời lẻ

là phổ biến ở hầu khắp các huyện. Để giải quyết số tình trạng trên, một số

huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh đã tiến hành công tác chỉnh lý tài

liệu. Để quản lý công tác chỉnh lý tài liệu, theo khảo sát của chúng tôi hầu hết

các huyện không ban hành văn bản riêng nhƣ đối với công tác thu thập, bổ

sung mà thƣờng đƣa vào kế hoạch công tác văn thƣ, lƣu trữ của năm. Chẳng

hạn nhƣ, huyện Bình Xuyên-tỉnh Vĩnh Phúc, huyện Lệ Thủy- tỉnh Quảng

Bình, thành phố Pleiku –tỉnh Gia Lai. Tham gia chỉnh lý tài liệu của các

huyện thƣờng là cán bộ Chi cục Văn thƣ –Lƣu trữ tỉnh và sinh viên, học sinh

các trƣờng đại học, cao đẳng, trung cấp về văn thƣ – lƣu trữ. Kết quả là một

số quận, huyện đã chỉnh lý đƣợc khối lƣợng tài liệu tƣơng đối lớn nhƣ quận

Tây hồ - thành phố Hà Nội chỉnh lý đƣợc 52 mét thuộc Phông lƣu trữ HĐND,

Phông lƣu trữ UBND; Kho lƣu trữ UBND huyện Lệ Thủy đã chỉnh lý hoàn

chỉnh Phông lƣu trữ UBND huyện (từ năm 1990 đến 2001) gồm 2.272 hồ sơ

tƣơng đƣơng với 16 mét tài liệu, loại ra 08 mét tài liệu trùng thừa, bị bao hàm.

Còn tài liệu từ năm 2002 đến 2012 của phông lƣu trữ nói trên 54 mét đã chỉnh

lý hoàn chỉnh...[85;7]. Mặc dù các huyện đã bƣớc đầu quan tâm đến chỉnh lý

tài liệu nhƣng khối lƣợng tài liệu rời lẻ, bó gói còn chiếm một tỷ khá cao. Đó

là một khó khăn đặt ra cho lƣu trữ cấp huyện.

Về phƣơng án phân loại tài liệu Phông lƣu trữ UBND huyện thƣờng

theo phƣơng án Thời gian – Mặt hoạt động. Với tài liệu Phông lƣu trữ HĐND

huyện, các địa phƣơng đều phân loại theo nhiệm kỳ hoạt động, trong đó tài

liệu mỗi nhiệm kỳ gồm các hồ sơ các kỳ họp HĐND. Tuy nhiên, tài liệu của

các phông (phông HĐND, phông UBND) tài liệu thƣờng không đầy đủ. Các

phông lƣu trữ đƣợc chỉnh lý trƣớc năm 2011 (trƣớc khi Thông tƣ:

09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội Vụ quy định về

thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các

cơ quan, tổ chức), tài liệu khi chỉnh lý đƣợc xác định thời hạn bảo quản một

cách tƣơng đối, không dựa trên công cụ hƣớng dẫn xác định giá trị tài liệu

nào, không có bảng thời hạn bảo quản mẫu và chủ yếu phụ thuộc vào đánh giá

mang tính chủ quan, kinh nghiệm của cán bộ chỉnh lý. Các hồ sơ, tài liệu chủ

yếu đƣợc định thời hạn bảo quản lâu dài, tạm thời, kể cả những tài có giá trị

bảo quản vĩnh viễn. Việc định thời hạn bảo quản lâu dài, tạm thời cho hồ sơ,

tài liệu lƣu trữ của các huyện đƣợc coi là giải pháp an toàn khi bản thân cán

bộ thực hiện việc xác định giá trị tài liệu không đủ kiến thức, kỹ năng để tiến

hành công tác xác định giá trị tài liệu.

2.4.2.3. Quản lý công tác bảo quản tài liệu của lưu trữ huyện

Bảo quản tài liệu lƣu trữ với mục đích kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an

toàn cho tài liệu, phục vụ các yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu. Với mục đích

này Văn phòng HĐND-UBND, Phòng Nội vụ cần phải tham mƣu cho UBND

huyện xây dựng, ban hành các văn bản để quản lý công tác bảo quản tài liệu

của lƣu trữ huyện cấp huyện. Tuy nhiên, theo báo cáo tình hình thực hiện

công tác văn thƣ, lƣu trữ của các Chi cục Văn thƣ – Lƣu trữ, Văn phòng

HĐND-UBND, Phòng Nội vụ và khảo sát trực tiếp của chúng tôi thì UBND

các huyện hầu hết không ban hành các văn bản có liên quan đến công tác này.

Nếu có thì các văn bản này chỉ đề cập đến công tác phòng cháy, chữa cháy,

phòng chống lụt bão với nội dung rất mờ nhạt, chẳng hạn tại Công văn số

10/NV-VTLT ngày 15 tháng 4 năm 2010 của Phòng Nội vụ thị xã Ayun pa

(tỉnh (Gia Lai) về việc tăng cƣờng công tác cƣờng công tác Phòng cháy chữa

phòng, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu; Công văn số 609/UBND-NV ngày 07

tháng 7 năm 2014 của UBND huyện Bình Xuyên (tỉnh Vĩnh Phúc) về việc

tăng cƣờng công tác Phòng cháy chữa phòng và phòng chống bão lụt bảo vệ

an toàn hồ sơ, tài liệu. Chính vì việc quản lý đối với công tác bảo quản và đầu

tƣ kinh phí còn hạn chế cho nên hầu hết các huyện chƣa xây dựng kho lƣu trữ

chuyện dụng, chỉ tận dụng những diện tích sẵn có, diện tích phòng làm việc

để bố trí phòng, kho lƣu trữ, có những huyện còn tận dụng cả gầm cầu thang

để chứa tài liệu. Về diện tích phòng, kho lƣu trữ đƣợc bố trí tùy thuộc vào

điều kiện và nhận thức của từng lãnh đạo huyện. Dƣới đây là tình hình cụ thể

về kho lƣu trữ UBND của một số huyện:

STT TÊN QUẬN,HUYỆN,THỊ XÃ, DIỆN TÍCH KHO

THÀNH PHỐ

Quận Cầu Giấy-Thành phố Hà Nội LƢU TRỮ 60m2 1

Huyện Tiền Hải-Tỉnh Thái Bình 2

18 m2 (dƣới chân cầu thang)

Huyện Sìn Hồ-Tỉnh Lai Châu 3

Huyện A Lƣới-Tỉnh Lai Châu 4

Huyện Yên Thủy-tỉnh Hoà Bình 5

Huyện Lệ Thủy-Tỉnh Quảng Bình 6

Chƣa có kho lƣu trữ 35,2 m2 20 m2 (tầng 2 – phòng làm việc) 40 m2 (tầng 3 – phòng làm việc)

7 Thành phố Đồng Hới-Tỉnh Quảng Bình 40 m2

8 Huyện Chƣ Pƣh-Tỉnh Gia Lai

9 Thành phố Pleiku-Tỉnh Gia Lai

10 Huyện Chƣ Prông-Tỉnh Gia Lai

42 m2 (kho tạm) 70 m2 (kho tạm) 18 m2 (tầng 2 – phòng làm việc)

Về trang thiết bị bảo quản tài liệu trong kho lƣu trữ đều rất sơ sài, chƣa

đáp ứng đầy đủ yêu cầu. Hiện các phòng, kho lƣu trữ chủ yếu sử dụng các

trang thiết bị nhƣ cặp, hộp, giá theo tiêu chuẩn của nhà nƣớc. Các trang thiết

bị khác nhƣ điều hòa không khí, phòng cháy, chữa cháy chủ yếu tập trung tại

các quận, thị xã, thành phố nhƣ quận Cầu Giấy-Thành phố Hà Nội, thành phố

Đồng Hới -tỉnh Quảng Bình, thành phố Pleiku-tỉnh Gia Lai.

Do không đƣợc bảo quản tốt trong những năm qua, từ việc đầu tƣ kinh

phí xây dựng kho lƣu trữ đến cung cấp các trang thiết bị cần thiết không đƣợc

đầy đủ dẫn đến tài liệu lƣu trữ cấp huyện bị mất mát, thất lạc nhiều. Qua khảo

sát của chúng tôi, không ít huyện chỉ lƣu giữ đƣợc tài liệu hình thành những

năm gần đây:

NĂM TÀI

TÊN HỐ SƠ, TÀI

NĂM

TÊN QUẬN,HUYỆN,THỊ XÃ, THÀNH

LIỆU CÓ

STT

LIỆU ĐƢỢC

THÀNH

PHỐ

SỚM

LƢU GIỮ

LẬP

NHẤT

Thời gian tài liệu đƣợc lƣu giữ sớm nhất của một số huyện

Quận Cầu Giấy-thành phố Hà Nội 1 1997 1997

Quyện Tiền Hải-tỉnh Thái Bình 2 1980 1828

3 1947 Quyện Hàm Yên-tỉnh Tuyên Quang 1979 Về việc xây dựng

Tài liệu của Phòng Xây dựng hạ tầng sửa chữa nhà làm

việc của HĐND

và UBND huyện

Hàm Yên

4 Huyện Sơn Dƣơng-tỉnh Tuyên Quang 1947 1967 Tập Nghị quyết

Tài liệu của Văn phòng huyện của HĐND khóa

IV của huyện

Sơn Dƣơng

5 Huyện Na Hang-tỉnh Tuyên Quang 1947 1967 Tập biên bản

nghị quyết Tài liệu của Văn phòng huyện

HĐND tỉnh Ủy

ban hành chính

Na Hang

6 Huyện Na Hang-tỉnh Tuyên Quang 1947 1986 Tập văn bản về

giá cả thị trƣờng Tài liệu của Phòng Tài chính

Huyện Tân Uyên-tỉnh Lai Châu 7 2009 2009

Huyện Ia Pa-tỉnh Gia Lai 8 2008 2003

Thành phố Pleiku - tỉnh Gia Lai 9 1975 1984

10 Huyện Chƣ Sê - tỉnh Gia Lai 2009 1981

Nhìn chung, công tác bảo quản tài liệu cấp huyện còn sơ sài. Về kho

lƣu trữ chủ yếu dừng lại sử dụng các kho tạm để cất giữ tài liệu, chƣa mang

tính chất để bảo quản. Trang thiết bị bảo quản tài liệu trong kho lƣu trữ chƣa

đáp ứng yêu cầu cần thiết. Đây là một trong những nguyên nhân làm cho tài

liệu lƣu trữ cấp huyện mất mất, thất lạc rất nhiều so với tổng số tài liệu đƣợc

hình thành trong quá trình hình thành và phát triển của cấp huyện.

2.4.2.4. Quản lý công tác khai thác, sử dụng tài liệu của lưu trữ huyện

Trƣớc khi Luật lƣu trữ đƣợc ban hành công tác khai thác, sử dụng tài

liệu lƣu trữ của cấp huyện đƣợc thực hiện theo Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia

năm 2001. Theo quy định này Văn phòng HĐND-UBND, Phòng Nội vụ đã

tham mƣu cho UBND huyện xây dựng, ban hành các văn bản có liên quan để

quản lý công tác khai thác, sử dụng tài liệu. Tuy nhiên, đối với công tác này,

các huyện không có các văn bản quy định riêng mà chủ yếu đƣợc lồng ghép

trong Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ của UBND huyện ban hành nhƣ:

Quyết định số 07/2012/QĐ-UBND ngày 25/5/2012 của UBND huyện Sìn Hồ-

tỉnh Lai Châu về việc ban hành Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ; Quyết định

số 04/2011/QĐ-UBND ngày 31/8/2011 của UBND thành phố Pleiku về việc

ban hành Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ thành phố Pleiku. Trong Quy chế

công tác văn thƣ, lƣu trữ, vấn đề tổ chức khai thác, sử dụng đƣợc đề cập trên

các khía cạnh nhƣ: Đối tƣợng và thủ tục, các hình thức, thẩm quyền cho phép,

quản lý việc tổ chức khai thác sử dụng.

Kho lƣu trữ lịch sử các huyện (trƣớc khi Luật lƣu trữ ban hành), do

Văn phòng UBND huyện hoặc Phòng Nội vụ huyện quản lý. Tuy gọi là kho

lƣu trữ lịch sử, nhƣng thực chất hoạt động với vai trò chủ yếu là lƣu trữ cơ

quan. Bởi vậy, đối tƣợng khai thác sử dụng của kho lƣu trữ huyện phần lớn là

cán bộ, nhân viên trong văn phòng HĐND-UBND huyện. Còn việc quảng đại

quần chúng nhân dân thì càng không phải là đối tƣợng phục vụ của kho lƣu

trữ huyện. Với cách thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu nhƣ vậy thì lƣu

trữ cấp huyện đều không đề ra hoặc không tuân thủ một quy trình nào về tổ

chức khai thác tài liệu, và không có nhiều hình thức để độc giả tiếp cận tài

liệu. Hình thức tiếp cận tài liệu lƣu trữ của cấp huyện đƣợc sử dụng phổ biến

là cho mƣợn hoặc sao chụp tài liệu.

Kho lƣu trữ các huyện nhìn chung đều lập sổ theo dõi tình hình độc giả

khai thác, sử dụng tài liệu và phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu. Nhƣng sổ theo

dõi này không đƣợc ghi chép thƣờng xuyện, cho nên khó có thể thống kê đầy

đủ trong một năm có bao nhiêu độc giả đến khai thác và nắm đƣợc họ thƣờng

quan tâm nhiều đến vấn đề gì. Qua Báo cáo tình hình công tác văn thƣ-lƣu

trữ, thì số lƣợng độc giả và tài liệu đƣợc khai thác, sử dụng của kho lƣu trữ

Văn phòng UBND huyện, Phòng Nội vụ huyện nhƣ sau:

SỐ TÊN QUẬN,HUYỆN,THỊ XÃ, SỐ LƢỢT STT NĂM LƢỢNG THÀNH PHỐ ĐỘC GIẢ VĂN BẢN

1 Quận Cầu Giấy-thành phố Hà Nội 2012 186

2 Huyện Tiền Hải-tỉnh Thái Bình 2012 112

3 Huyện Sìn Hồ-tỉnh Lai Châu 2012 78

4 Huyện Yên Thủy-tỉnh Hòa Bình 2011- 186

2012

5 Huyện Lệ Thủy-tỉnh Quảng Bình 224 750 văn bản 2012

Thành phố Đồng Hới-tỉnh Quảng Bình 2012 186 văn bản 6 30

7 Thị Xã Ayun Pa-tỉnh Gia Lai 460 2010 -

2011

8 Thành phố Pleiku-tỉnh Gia Lai 2010 - 107 175 văn bản

9 Huyện Chƣ Sê-tỉnh Gia Lai 2011 2012 300

Với chức năng đảm bảo thông tin quá khứ cho hoạt động quản lý của

công tác lƣu trữ, kho lƣu trữ huyện không chỉ thực hiện lƣu trữ tài liệu mà còn

thực hiện nhiệm vụ vào việc chuẩn bị và cung cấp thông tin cho các hoạt động

quan trọng của cơ quan, trong đó có các kỳ họp thƣờng kỳ quan trọng của

HĐND và UBND huyện. Một hiện tƣợng phổ biến là các cán bộ của các

phòng ban cấp huyện không thực hiện đầy đủ chế độ về công tác văn thƣ cho

nên kho lƣu trữ huyện phải đảm nhiệm thêm nhiệm vụ lƣu giữ những văn bản

tuy không thuộc thành phần nộp lƣu nhƣng có vai trò quan trọng đối với thực

hiện nhiệm vụ của cán bộ chuyên môn, trong đó có các hồ sơ nguyên tắc.

Nhƣ vậy có thể khẳng định, công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

của cấp huyện trong thời gian qua còn nghèo nàn về hình thức sử dụng, không

phong phú về mục đích sử dụng. Thực trạng này diễn ra trƣớc hết xuất phát từ

hạn chế của đội ngũ cán bộ lƣu trữ cấp huyện, do cách thức tổ chức, quản lý

và các quy trình nghiệp vụ lƣu trữ của cấp huyện không đƣợc thực hiện

nghiêm túc.

2.4.3. Đào tạo, bồi dƣỡng và chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công tác

lƣu trữ tại cấp huyện

Để nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác lƣu trữ tại cấp huyện,

trƣớc đây Văn phòng HĐND-UBND huyện và hiện nay Phòng Nội vụ phối

hợp với Sở Nội vụ hoặc Chi Cục Văn thƣ-Lƣu trữ thƣờng xuyên tổ chức các

lớp tập huấn cho cán bộ thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ của cấp huyện,

cấp xã hoặc cử cán bộ đị học các lớp trung cấp, cao đẳng văn thƣ –lƣu trữ.

Đối với việc tổ chức các lớp tập huấn cho cán bộ thực hiện công tác văn thƣ,

lƣu trữ của cấp huyện, cấp xã, theo thống kê của chúng tôi trung bình mỗi

năm các huyện tổ chức một đợt tập huấn, thời gian của mỗi đợt từ 01 đến 03

ngày tùy thuộc vào nôi dụng của đợt tập huấn. Về nội dung của các đợt tập

huấn chủ yếu tuyên truyền, quán triệt, triển khai các văn bản mới của Trung

ƣơng, của tỉnh; hƣớng dẫn xây dựng Danh mục hồ sơ và lập hồ sơ hiện hành;

giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan, lƣu trữ lịch sử; lập báo cáo thống kê cơ sở

và thống kê tổng hợp; hƣớng dẫn chỉnh lý tài liệu lƣu trữ; tiêu hủy tài liệu lƣu

trữ hết giá trị; hƣớng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thƣ – lƣu trữ. Mặc

dù, các đợt tập huấn đƣợc tổ chức thƣờng xuyên nhƣng hiệu quả của một số

đợt tập huấn thƣờng chƣa cao là do: Việc quản lý các lớp tập huấn không chặt

chẽ, số lƣợng học viên các lớp thƣờng đông. Ngoài ra một số cán bộ đƣợc đi

tập huấn chƣa nhận thức đƣợc đầy đủ vai trò của công tác lƣu trữ đối với hoạt

động của cơ quan, tổ chức.

Song song với việc đào tạo, bỗi dƣỡng nâng cao trình độ phục vụ cho

yêu cầu của công việc thì việc đãi ngộ xứng đáng với cán bộ làm công tác lƣu

trữ cũng là một biện pháp góp phần nâng cao chất lƣợng công tác lƣu trữ. Tuy

nhiên biện pháp này chƣa đƣợc thực hiện tốt. Cụ thể qua khảo sát thực tế và

báo cáo tại các huyện cho thấy chỉ một số huyện phụ cấp độc hại cho cán bộ

làm công tác lƣu trữ theo quy định tại Thông tƣ 07/2005/TT-BNV của Bộ

Nội vụ quy định về thực hiện chế độ phụ cấp độc hại đối với cán bộ, công

chức, viên chức. Trong khi đó việc khen thƣởng lại chủ yếu đƣợc ƣu tiên cho

các vị trí công tác khác. Việc thực hiện chính sách đối với cán bộ chuyên

trách lƣu trữ nhƣ vậy không những không khuyến khích, động viên đƣợc

ngƣời lao động mà còn gây tâm lý tiêu cực, coi công việc này chỉ là “bước

đệm” để chuyển sang các công việc khác, dẫn đến thái độ làm việc không tốt

của cán bộ lƣu trữ.

2.4.4. Kiểm tra về công tác lƣu trữ tại cấp huyện

Các văn bản Thông tƣ 21, Nghị định 14, Thông tƣ 04, Thông tƣ 02 đã

chỉ rõ vai trò quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ của các cơ quan, đơn

vị trên địa bàn huyện. Vai trò quản lý nhà nƣớc đƣợc thể hiện trên các nhiệm

vụ nhƣ: Tham mƣu cho UBND huyện ban hành các văn bản, hƣớng dẫn kiểm

tra các cơ quan, tổ chức trên địa bàn huyện về chấp hành quy định về công tác

lƣu trữ. Sau khi tiếp nhận nhiệm vụ quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ, Sở

Nội vụ thƣờng xuyên ban hành các kế hoạch, công văn hƣớng dẫn kiểm tra về

công tác lƣu trữ nhƣ: Kế hoạch số 799/SNV-VTLT ngày 29 tháng 6 năm

2011 của Sở Nôi vụ tỉnh Gia Lai về kiểm tra công tác văn thƣ, lƣu trữ năm

2011 cho các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Công văn số 731/SNV-

VTLT ngày 14 tháng 5 năm 2012 của Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình về việc kiểm

tra và báo cáo tình hình văn thƣ, lƣu trữ năm 2012. Căn cứ vào sự chỉ đạo của

cấp tỉnh, UBND và Phòng Nội vụ các huyện đã tiến hành tổ chức, chỉ đạo và

ban hành các văn bản hƣớng dẫn thực hiện việc kiểm tra công tác văn thƣ, lƣu

trữ giữa các đơn vị trên địa bàn huyện. Mục đích của kiểm tra là đánh giá kết

quả đạt đƣợc, tìm ra những ƣu điểm, hạn chế và những kiến nghị của các cơ

quan, đơn vị trong huyện về công tác văn thƣ, lƣu trữ.

Có nhiều hình thức kiểm tra có thể tự tổ chức kiểm tra công tác văn

thƣ- lƣu trữ của cấp huyện và cấp xã hoặc tiến hành kiểm tra chéo giữa các

huyện. Đối với các huyện tự kiểm tra, UBND cấp huyện xây dựng kế hoạch

kiểm tra tình hình công tác văn thƣ, lƣu trữ của cấp huyện và cấp xã. Chẳng

hạn, UBND huyện Yên Thủy-tỉnh Hòa Bình ban hành Kế hoạch số: 30/KH-

UBND ngày 12 tháng 6 năm 2012 về kiểm tra tình hình công tác văn thƣ, lƣu

trữ năm 2012; UBND thành phố Đồng Hới - tỉnh Quảng Bình ban hành Kế

hoạch số: 42/KH-UBND ngày 08 tháng 5 năm 2012 về kiểm tra tình hình

công tác văn thƣ, lƣu trữ năm 2012. Đối với việc kiểm tra chéo công tác văn

thƣ, lƣu trữ thƣờng căn cứ vào hƣớng dẫn của Sở Nội vụ, sau mỗi đợt kiểm

tra các Sở có báo cáo tổng hợp kết quả kiểm tra chéo công tác văn thƣ, lƣu trữ

tại các huyện, thành phố. Cụ thể nhƣ tỉnh Hòa Bình trong đợt kiểm tra năm

2012 đã chia các huyện đƣợc chia thành 03 cụm. Cụm số 01 gồm các huyện:

Cao Phong, Kỳ Sơn, Mai Châu và thành phố Hòa Bình trong đó huyện Mai

Châu làm cụm trƣởng; cụm số 02 gồm các huyện: Đà Bắc, Kim Bôi, Lạc

Thủy và Lƣơng Sơn trong đó huyện Kim Bôi làm cụm trƣởng; cụm số 03

gồm các huyện: Tân Lạc, Lạc Sơn, Yên Thủy trong đó huyện Tân Lạc làm

cụm trƣởng [68;1]. Tỉnh Gia Lai có 17 huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh

đƣợc phân thành 04 cụm, mỗi cụm có từ 03 đến 04 huyện [ 67;1]. Thành phần

đoàn kiểm tra của tất cả các cụm có sự tham gia của lãnh đạo UBND (đơn vị

cụm trƣởng), trƣởng hoặc phó Phòng Nội vụ, Chánh hoặc Phó chánh văn

phòng HĐND–UBND huyện và công chức, viên chức trực tiếp làm công tác

văn, lƣu trữ.

Nội dung kiểm tra công tác văn thƣ, lƣu trữ tập trung vào các lĩnh vực:

công tác tổ chức, cán bộ; ban hành các văn bản quy định về công tác văn thƣ,

lƣu trữ; kiểm tra, hƣớng dẫn, đào tạo, bồi dƣỡng; hoạt động nghiệp vụ văn

thƣ; hoạt động lƣu trữ nhƣ: thu thập, bổ sung tài liệu; xác định giá trị tài liệu;

chỉnh lý tài liệu; bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ; thực

hiện các chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất, chế độ báo cáo thống kê

về công tác văn thƣ, lƣu trữ. Các nội dung trên cụ thể thành chỉ tiêu, tƣơng

ứng với mỗi chỉ tiêu là khung điểm đánh giá, chấm điểm và xếp loại.

Sau các đợt kiểm tra, các huyện tiến hành sơ kết, tổng kết công tác lƣu

trữ, rút ra những ƣu điểm, hạn chế, những công việc chƣa làm đƣợc và đề ra

phƣơng hƣớng, nhiệm vụ chủ trƣơng mới cho công tác lƣu trữ. Tuy nhiên,

trên thực tế các đợt kiểm tra còn nặng về hình thức, kết hợp cả công tác văn

thƣ, lƣu trữ. Trong quá trình kiểm tra khi phát hiện sai sót các đoàn kiểm tra

chỉ đôn đốc, nhắc nhở mà chƣa có các biện pháp xử lý dẫn đến tính hiệu quả

của các đợt kiểm tra chƣa cao.

Ngoài ra, các huyện hàng năm thực hiện chế độ báo cáo công tác văn

thƣ, lƣu trữ trong phạm vị cấp huyện quản lý.

2.4.5. Quản lý nhà nƣớc của cấp huyện đối với lƣu trữ cấp xã

* Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của chính quyền cấp xã

Trong hệ thống tổ chức hành chính ở nƣớc ta, xã là đơn vị hành chính

cơ sở đã tồn tại suốt mấy nghìn năm lịch sử, cho nên nhiều xã có một lịch sử

lâu đời với việc bảo lƣu nhiều truyền thống tốt đẹp. Chính quyền cấp xã là nơi

trực tiếp giải quyết công việc với dân, nơi gắn bó giữa chính quyền với đời

sống của dân. Do vậy, việc quản lý tốt công tác lƣu trữ của cấp xã để phục vụ

cho công tác hàng ngày cũng nhƣ nghiên cứu các sự kiện đã diễn ra trong quá

khứ là việc làm cần thiết của chính quyền cấp cơ sở.

Theo Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân năm 2003,

UBND xã là cơ quan chấp hành của HĐND xã có nhiệm vụ quản lý toàn diện

các lĩnh vực nhƣ: lĩnh vực kinh tế; xây dựng, giao thông vận tải; giáo dục, y

tế, văn hoá, thể dục thể thao; an ninh, quốc phòng, trật tự, an toàn xã hội trên

địa bàn xã.

Uỷ ban nhân dân cấp xã có từ ba đến năm thành viên. Để thực hiện

chức năng, nhiệm vụ quản lý UBND cấp xã đều tổ chức các ban và bộ phận

chuyên môn giúp việc cho UBND nhƣ sau: Tài chính-kế toán; văn hóa thông

tin; công an; quân sự; thƣơng binh xã hội; địa chính-xây dựng-đô thị và môi

trƣờng (đối với phƣờng, thị trấn) hoặc địa chính-nông nghiệp-xây dựng và

môi trƣờng (đối với xã); tƣ pháp-hộ tịch; văn phòng-thống kê.

*Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ cấp xã

Với chức năng, nhiệm vụ và nội dung hoạt động quản lý nói trên, chính

quyền cấp xã đã sản sinh, tiếp nhận những nhóm tài liệu chủ yếu sau:

- Nhóm tài liệu của HĐND cấp xã: Nhóm tài liệu của các cơ quan cấp trên

gửi để chỉ đạo; hồ sơ bầu cử HĐND cấp xã các khóa; hồ sơ các kỳ họp HĐND

cấp xã; nghị quyết các kỳ họp HĐND cấp xã; chƣơng trình công tác hàng năm

của HĐND cấp xã; báo cáo hoạt động hàng năm nhiệm kỳ của HĐND

- Tài liệu của UBND cấp xã gồm: Nhóm tài liệu về kế hoạch và phát

triển kinh tế ở cấp xã; tài liệu thống kê; tổ chức cán bộ, thi đua khen thƣởng;

lao động, thƣơng binh và xã hội; công an, nội chính; thanh tra, kiểm tra; tƣ

pháp; quản lý xây dựng, địa chính, nhà đất và giao thông công trình; văn hóa,

thể dục, thể thao; quản lý tài chính và ngân sách cấp xã.

*Tình hình lưu trữ ở cấp xã và sự quản lý của cấp huyện

Cấp huyện đã quản lý lƣu trữ cấp xã chủ yếu thông qua việc ban hành

các văn bản nhƣ: Chỉ thị của UBND huyện về việc tăng cƣờng công tác quản

lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ trên địa bàn huyện; kế hoạch kiểm tra; công

văn đôn đốc nhắc nhở của huyện đối với lƣu trữ cấp xã trong việc thu thập, bổ

sung, chỉnh lý tài liệu, bố trí kho bảo quản tài liệu hoặc yêu cầu tăng cƣờng

công tác phòng cháy chữa cháy, bảo vệ an toàn tài liệu lƣu trữ. Các văn bản

này của cấp huyện ở mức độ nhất định có ý nghĩa quan trọng đối với cấp xã

nhƣ tăng cƣờng nhận thức của cán bộ cấp xã đối về tầm quan trọng của công

tác lƣu trữ và giá trị của tài liệu lƣu trữ trong việc phát triển kinh tế-xã hội tại

địa phƣơng. Tuy nhiên, các quy định về lƣu trữ cấp xã của các cấp trong đó

có cấp huyện chƣa cụ thể và thiếu tính hệ thống dẫn đến công tác lƣu trữ cấp

xã còn nhiều bất cập trên các phƣơng diện nhƣ: Tổ chức, quản lý; tình hình

thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ.

Theo khảo sát hiện nay, trong tổ chức chính quyền cấp xã chƣa có bộ

phận lƣu trữ riêng, việc quản lý tài liệu do mỗi bộ phận chuyên môn tự đảm

nhiệm mà không giao nộp vào lƣu trữ tại Văn phòng cấp xã. Chẳng hạn, tài

liệu đăng ký khai sinh, kết hôn do tƣ pháp lƣu trữ; tài liệu đất đai do địa chính

lƣu trữ. Về biên chế chƣa bố trí cán bộ văn thƣ-lƣu trữ chuyên trách, các xã

chỉ có một cán bộ Văn phòng-Thống kê kiêm công tác văn thƣ-lƣu trữ, hoặc

có xã bố trí một nhân viên hợp đồng làm công tác văn thƣ, lƣu trữ kiêm tạp vụ

hƣởng mức lƣơng bằng mức lƣơng cơ bản. Cán bộ kiêm nghiệm làm công tác

văn thƣ-lƣu trữ tại cấp xã hầu hết chƣa qua đào tạo về lĩnh vực này và họ phải

thƣờng xuyên thay đổi vị trí công tác. Về cơ sở vật chất phần lớn các trang

thiết bị thiếu thốn, không đáp ứng yêu cầu bảo quản tài liệu. Tình trạng này

kéo dài đang gây khó khăn cho việc khai thác sử dụng tài liệu phục vụ các

yêu cầu cần thiết tại địa phƣơng và kéo dài tình trạng này thì mất mất tài liệu

lƣu trữ có giá trị là điều khó tránh khỏi.

Theo khảo sát của chúng tôi, nhiều xã khối lƣợng tài đƣợc lƣu trữ

không đáng kể so với bề dày lịch sử của chính quyền xã, đa phần chỉ lƣu trữ

đƣợc những tài liệu từ năm 1975 đến nay. Ví nhƣ tỉnh Hòa Bình, xã Hợp

Hòa-huyện Lƣơng Sơn có tài liệu lƣu trữ sớm nhất năm 1980; xã Tú Sơn-

huyện Kim Bôi chỉ lƣu giữ đƣợc tài liệu hình thành từ năm 1978;…Dƣới đây

là khối lƣợng cụ thể về tài liệu hiện đƣợc lƣu trữ ở một số xã:

KHỐI LƢỢNG

STT

TÀI LIỆU TÊN XÃ,PHƢỜNG,THỊ TRẤN HIỆN ĐANG

BẢO QUẢN

1 Xã Quang Minh-huyện Kiến Xƣơng-tỉnh Thái Bình 10 mét tài liệu

2 Xã Nam Cao-huyện Kiến Xƣơng - tỉnh Thái Bình 9 mét tài liệu

3 Xã An Ninh - huyện Tiền Hải - Thái Bình 15 mét tài liệu

4 Xã Vân Trƣờng - huyện Tiền Hải - Thái Bình 10 mét tài liệu

5 Xã Thống Nhất-thành phố Hòa Bình-tỉnh Hòa Bình 4 mét tài liệu

6 Xã Tân Vinh - huyện Lƣơng Sơn - tỉnh Hòa Bình 5 mét tài liệu

Qua số liệu trên cho thấy lƣu trữ cấp xã hiện nay đang ở tình trạng báo

động, tài liệu phản ánh các hoạt động của của làng xã Việt Nam đang bị tổn

thất nghiêm trọng. Tình hình này đã gây nên rất nhiều khó khăn cho hoạt

động quản lý nhà nƣớc và biên soạn lịch sử tại cấp xã. Thực tế đã chứng minh

ở nhiều xã khi cần tài liệu để xác minh các sự kiện, nghiên cứu truyền thống

lịch sử thì không tìm đƣợc tài liệu. Chính vì vậy, khi muốn biên soạn hay

nghiên cứu lịch sử phát triển của địa phƣơng mình, nhiều xã đã phải tìm đến

các cán bộ đã có thời gian công tác lâu năm để tìm thêm các nguồn tài liệu

hoặc khai thác “tài liệu sống” nhằm làm sáng tỏ hơn các sự kiện đã diễn ra.

Tuy nhiên, thông tin có đƣợc từ nguồn này không có độ chính xác, tin cậy cao

nhƣ nguồn thông tin từ tài liệu lƣu trữ. Chính điều này đã dẫn đến tình trạng

nhiều cuốn lịch sử đƣợc viết ra đã không phản ánh đầy đủ, toàn diện, khách

quan về quá trình hình thành và phát triển của địa phƣơng.

Theo quy định của Luật Lƣu trữ, tài liệu lƣu trữ của cấp xã không thuộc

diện nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử tỉnh mà bảo quản tại cấp xã, nhƣng lại không

bố trí cán bộ lƣu trữ chuyên trách, không xây dựng kho lƣu trữ. Hoạt động lƣu

trữ cấp xã dƣới sự chỉ đạo của cấp trên, mà trực tiếp lƣu trữ cấp huyện, trong khi

đó lƣu trữ cấp huyện theo quy định hiện nay không còn là lƣu trữ lịch sử, Phòng

Nội vụ với chức năng tham mƣu cho UBND huyện quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ

của huyện. Với vị trí pháp lý nhƣ vậy lƣu trữ cấp huyện đã gặp những khó khăn

nhất định trong công tác quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ tại cấp xã.

Tóm lại, chính quyền cấp xã quản lý mọi mặt hoạt động của một vùng

dân cƣ và một vùng lãnh thổ. Tài liệu lƣu trữ của cấp xã đa dạng, phong phú,

có giá trị thực tiễn và lịch sử. Thực tế công tác lƣu trữ cấp xã còn nhiều tồn tại

cho nên cần phải tăng cƣờng hơn nữa công tác tổ chức và quản lý lƣu trữ tại

cấp cơ sở này.

Tiểu kết chƣơng 2: Thực trạng lƣu trữ cấp huyện hiện nay đƣợc phân

tích trên nhiều phƣơng diện nhƣ thực trạng về tổ chức bộ máy, về tình hình

cán bộ, về đào tạo bồi dƣỡng cán bộ làm công tác lƣu trữ; về quản lý nhà

nƣớc gồm quản lý về chuyên môn nghiệp vụ, hoạt động kiểm tra công tác lƣu

trữ tại cấp huyện, mối quan hệ giữa lƣu trữ cấp huyện và cấp xã... Trong qúa

trình nghiên cứu đánh giá thực trạng lƣu trữ cấp huyện, tác giả đã căn cứ các

văn bản quy định của cơ quan quản lý ngành lƣu trữ, của cấp tỉnh, cấp huyện và

của các cơ quan ngành dọc. Trên cơ sở đó, có sự so sánh, đối chiếu với thực tế

tại các huyện đến khảo sát qua đó cho thấy mặc dù lƣu trữ cấp huyện trong thời

gian qua đã đạt những kết quả nhất định, nhƣng những kết quả đó chƣa khẳng

đƣợc vị trí, vai trò của lƣu trữ cấp huyện đối với việc phát triển kinh tế-xã hội tại

địa phƣơng cũng nhƣ trong hệ hống tổ chức ngành lƣu trữ. Đồng thời thấy sự

yếu kém trong hoạt động của các cơ quan lƣu trữ ở một cấp hành chính quan

trọng ở nƣớc ta. Thực tế này là một bài toán khó mà các cơ quan hữu quan cần

tìm lời giải đúng đắn để lƣu trữ cấp huyện hoạt động đạt hiệu quả cao.

CHƢƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG VIỆC

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ LƢU TRỮ CẤP HUYỆN

Trên cơ sở thực trạng nhƣ đã phân tích ở chƣơng 2, từ đó chúng tôi chỉ ra

những ƣu điểm, tồn tại, nguyên nhân của vấn đề và đề xuất các giải pháp nhằm

nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức và quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cấp huyện.

3.1. Khái quát ƣu điểm, hạn chế trong tổ chức và quản lý lƣu trữ

cấp huyện

3.1.1. Ƣu điểm trong tổ chức và quản lý lƣu trữ cấp huyện

1). Về tổ chức và biên chế: Tổ chức và biên chế lƣu trữ cấp huyện đã

đƣợc xác định từ năm 1998 trong Thông tƣ 40 và thay đổi dần qua các quy

định của Thông tƣ 21, Nghị định 14, Thông tƣ 02 và Luật Lƣu trữ 2011. Căn

cứ vào sự chỉ đạo, hƣớng dẫn của cấp trên cấp huyện bƣớc đầu bố trí cán bộ

phụ trách công tác lƣu trữ

2). Về chuyên môn nghiệp vụ: Các quy định của Nhà nƣớc đã đề cập tới

hầu hết các nội dung của nghiệp vụ lƣu trữ với mức độ chi tiết khác nhau, đặt cơ

sở pháp lý quan trọng để lƣu trữ cấp huyện thực hiện nhiệm vụ của mình.

3). Về công tác bồi dƣỡng chuyên môn nghiệp vụ lƣu trữ cho cán bộ:

Để nâng cao trình độ cho công chức, viên chức làm công tác lƣu trữ tại cấp

huyện, Văn phòng HĐND-UBND huyện, Phòng Nội vụ phối hợp với Sở Nội

vụ hoặc Chi Cục Văn thƣ-Lƣu trữ thƣờng xuyên tổ chức các lớp tập huấn cho

cán bộ thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ của cấp huyện, cấp xã.

4). Về công tác kiểm tra: Cấp huyện đã tổ chức, chỉ đạo và ban hành

các văn bản hƣớng dẫn thực hiện việc kiểm tra công tác lƣu trữ giữa các đơn

vị trên địa bàn với mục đích kiểm tra, đánh giá kết quả đạt đƣợc, tìm ra những

ƣu điểm, hạn chế và những kiến nghị của các cơ quan, đơn vị

3.1.2. Hạn chế trong tổ chức và quản lý lƣu trữ cấp huyện

Song song với các ƣu điểm, lƣu trữ cấp huyện trong quá trình hoạt

động còn bộc lộ không ít các hạn chế trong tổ chức và quản lý lƣu trữ. Điều

đó đƣợc thể hiện qua một số nội dung sau:

1). Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức các lƣu trữ ở cấp huyện chƣa

đƣợc quy định cụ thể trong các văn bản quản lý của Nhà nƣớc

Từ năm 1998 đến nay lƣu trữ cấp huyện có nhiều thay đổi qua các

Thông tƣ 21, Thông tƣ 04 đƣợc ban hành thay thế Thông tƣ 21, nhƣng không

quy định về lƣu trữ lịch sử cấp huyện. Cùng với Nghị định 14, Thông tƣ 04,

Luật Lƣu trữ đã quy định chức năng tham mƣu, giúp UBND huyện quản lý

nhà nƣớc về công tác văn thƣ, lƣu trữ cho Phòng Nội vụ huyện. Nhƣng các

văn bản này chỉ quy định nhiệm vụ, hƣớng dẫn, kiểm tra chuyên môn nghiệp

vụ mà không quy định về quản lý kho lƣu trữ lịch sử huyện. Vì vậy, về

phƣơng diện pháp lý, kho lƣu trữ lịch sử huyện đang bị đóng cửa và không có

cơ quan nào quản lý. Cùng với lƣu trữ lịch sử huyện là các lƣu trữ cơ quan ở

cấp huyện. Tùy theo đặc thù và sự quan tâm của lãnh đạo mà mỗi lƣu trữ

đƣợc thành lập bằng văn bản khác nhau. Nhƣng chức năng, nhiệm vụ của bộ

phận lƣu trữ, trách nhiệm và mối liên hệ của nó với lƣu trữ lịch sử và cơ quan

quản lý nhà nƣớc về công tác văn thƣ-lƣu trữ đều không có quy định rõ ràng.

2). Tổ chức rời rạc, bị chia tách thành nhiều đơn vị, đồng thời đảm

nhiệm vai trò của lƣu trữ cơ quan và lƣu trữ lịch sử

Thông tƣ 21 đã giao cho lƣu trữ UBND huyện chức năng của lƣu trữ

lịch sử, nhƣng trên thực tế, lƣu trữ này chủ yếu bảo quản tài liệu của HĐND

và UBND huyện. Phần lớn tài liệu ở lƣu trữ này đều do Văn phòng nộp hoặc

tài liệu của một số cơ quan đã ngừng hoạt động. Đồng thời, lƣu trữ lịch sử

huyện cũng là lƣu trữ hiện hành của Văn phòng HĐND-UBND huyện. Các cơ

quan chuyên môn thuộc UBND huyện đều tự lƣu trữ tài liệu. Các cơ quan

quản lý theo ngành dọc đều có kho lƣu trữ riêng nhƣng chƣa bao giờ nộp tài

liệu vào kho lƣu trữ lịch sử cấp huyện. Cho nên, mối liên hệ giữa các lƣu trữ

cơ quan với lƣu trữ lịch sử ở cấp huyện hầu nhƣ không có. Thực tế này đã

diễn ra nhiều năm qua tại cấp huyện, điều đã vi phạm nguyên tắc quản lý,

thống nhất tài liệu lƣu trữ và công tác lƣu trữ. Luật Lƣu trữ năm 2011 quy

định không có lƣu trữ lịch sử cấp huyện và tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh

viễn của các cơ quan cấp huyện đƣợc giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh

cho nên việc quản lý tài liệu đối với các cơ quan nhà nƣớc cấp huyện trở nên

khó khăn. Mặt khác, những tài liệu lƣu trữ từng do lƣu trữ lịch sử cấp huyện

quản lý vẫn chƣa có giải pháp để tiếp tục bảo quản.

3). Cán bộ lƣu trữ cấp huyện còn thiếu về số lƣợng, hạn chế về năng

lực chuyên môn và quản lý

Các văn bản quy định có liên quan đến lƣu trữ cấp huyện không quy

định cụ thể số lƣợng cán bộ làm công tác lƣu trữ của Phòng Nội vụ và các

phòng ban chuyên môn UBND huyện. Tại các phòng ban chuyên môn trực

thuộc UBND huyện không bố trí cán bộ chuyên trách làm công tác lƣu trữ.

Về năng lực chuyên môn và quản lý của cán bộ lƣu trữ còn hạn chế

4). Về tổ chức tập huấn công tác lƣu trữ cho cán bộ. Tuy đƣợc tổ chức

tƣơng đối thƣờng xuyên nhƣng hiệu quả còn nhiều hạn chế nhƣ chủ yếu tập

trung vào vấn đề phổ biến các quy định các quy định của pháp luật về văn

thƣ, lƣu trữ, nội dung về chuyên môn nghiệp vụ lƣu trữ đƣợc giảng dạy còn ít.

5). Chƣa đầu tƣ thích đáng cơ sở vật chất phục vụ bảo quản tài liệu lƣu

trữ tại cấp huyện nhƣ kho tàng, trang thiết bị bảo quản

Phần lớn các huyện cải tạo 01 phòng làm việc hoặc tận dụng chân cầu

thang thành kho lƣu trữ, không đủ không gian tối thiểu để bảo quản an toàn

tài liệu. Trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu thô

sơ và thiếu thốn.

6). Về công tác kiểm tra

Qua các đợt kiểm tra phát hiện sai sót trong công tác lƣu trữ, nhƣng chỉ

đôn đốc, nhắc nhở mà chƣa có các chế tài xử lý triệt để dẫn đến tính hiệu quả

của các đợt kiểm tra chƣa cao. Các sai sót trong công tác lƣu trữ của năm trƣớc

tiếp tục đƣợc lặp lại ở các năm tiếp theo thậm chí mức độ trầm trọng hơn.

3.2. Những nguyên nhân dẫn đến hạn chế của tổ chức và quản lý

nhà nƣớc lƣu trữ cấp huyện

3.2.1. Lãnh đạo các cấp chƣa coi trọng đúng mức công tác lƣu trữ

cấp huyện

Huyện là một cấp trung gian trong hệ thống phân cấp quản lý hành

chính của nƣớc ta. Các cơ quan nhà nƣớc cấp huyện với lịch sử hoạt động lâu

đời đã trực tiếp tạo nên khối lƣợng lớn tài liệu lƣu trữ và có giá trị trên nhiều

phƣơng diện. Với giá trị quan trọng đó tài liệu lƣu trữ sản sinh ra cần phải

đƣợc cơ quan có thẩm quyền và đủ năng lực để quản lý. Nhƣ đã phân tích ở

chƣơng 1, tài liệu lƣu trữ cấp huyện không chỉ có khối lƣợng lớn mà còn có

nhiều ý nghĩa quan trọng đối với đời sống kinh tế - xã hội của cấp huyện, đây

là điều kiện cơ bản để thiết lập tổ chức lƣu trữ và thực hiện các biện pháp

quản lý tài liệu. Việc hàng loạt các văn bản của Bộ Nội vụ nhƣ Thông tƣ 21,

Thông tƣ 02 đã thể hiện sự cần thiết của việc thành lập lƣu trữ cấp huyện.

Nhƣng sự thay đổi liên tục về tổ chức lƣu trữ cấp huyện trong thời gian qua,

nhất là theo quy định của Luật Lƣu trữ lƣu trữ lịch sử cấp huyện không đƣợc

tổ chức. Sự thiếu nhất quán trong chủ trƣơng, chính sách của cơ quan quản lý

ngành lƣu trữ ở cấp Trung ƣơng cho thấy họ chƣa nhận thức đầy đủ về giá trị,

ý nghĩa của tài liệu lƣu trữ và vị trí, vai trò của tổ chức lƣu trữ cấp huyện. Đối

với lãnh đạo cấp huyện thì nhiệm vụ chính lƣu trữ huyện là thu tài liệu của

HĐND –UBND để chính lý, bảo quản, phục vụ yêu cầu của cơ quan. Còn đối

với nhiệm vụ khác nhƣ phục vụ cộng đồng và vai trò quản lý nhà nƣớc của

lƣu trữ cấp huyện đối với lƣu trữ cấp xã chƣa đƣợc xác định đầy đủ.

3.2.2. Sự thiếu thống nhất trong quản lý công tác lƣu trữ

Cơ quan quản lý ngành lƣu trữ ở trung ƣơng, cấp tỉnh, cấp huyện. Các

cơ quan này có chức năng tham mƣu cho Bộ Nội vụ, UBND tỉnh, UBND

huyện quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ. Những ngành chuyên môn trong

quá trình hoạt động đã hình thành nên những tài liệu đặc thù theo hệ thống

ngành dọc và các cơ quan này cũng quản lý tài liệu lƣu trữ trong các cơ quan

cùng hệ thống. Do vậy, giữa các cơ quan quản lý ngành lƣu trữ ở trung ƣơng

và địa phƣơng, giữa cơ quan quản lý ngành lƣu trữ có phân cấp và phối hợp

quản lý một cách đồng bộ, thống nhất và hiệu quả.

Cơ quan quản lý ngành lƣu trữ lƣu ở các cấp đã tham mƣu cho Bộ Nội

vụ, cho UBND ban hành các văn bản về lƣu trữ, hƣớng dẫn, kiểm tra việc thi

pháp luật về lƣu trữ. Về nguyên tắc các quy định của cấp dƣới phải thống nhất

với quy định của cấp trên, nhƣng các quy định này trên thực tế chúng tôi thấy

không mang tính đặc thù, không thể hiện rõ vai trò quản lý của chính quyền

địa phƣơng đối với công tác lƣu trữ. Điều này một phần phản ánh sự không

quan tâm đúng mức của lãnh đạo, sự lúng túng của chính quyền địa phƣơng

trong việc quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ

Bên cạnh đó, các cơ quan quản lý chuyên môn theo ngành dọc cũng

ban hành các văn bản quy định về công tác lƣu trữ cho ngành mình. Trong đó

có những mâu thuẫn trong việc xác định thẩm quyền thẩm quyền thu thập, bổ

sung; thẩm quyền quản lý tài liệu chuyên ngành giữa cơ quan chuyên môn và

cơ quan quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ. Cụ thể, tại Thông tƣ 04/2006/TT-BNV

ngày 11 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội vụ về việc hƣớng dẫn xác định cơ

quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử các cấp, trong

đó có hƣớng dẫn xác định danh mục các cơ quan nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ

lịch sử cấp huyện. Nhƣng trong một số văn bản khác nhƣ Thông tƣ

09/2007/TT-BTNMT ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Bộ Tài nguyên và Môi

trƣờng hƣớng dẫn việc lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính, trong đó quy

định “Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi

trường chịu trách nhiệm quản lý các tài liệu, dữ liệu”. Vì vậy, xét ở phƣơng

diện tổ chức quản lý, các hƣớng dẫn của của các cơ quan quản lý chuyên môn

theo ngành dọc đã tách công tác lƣu trữ của những cơ quan trong cùng hệ

thống chuyên môn với công tác lƣu trữ của địa phƣơng và trở thành một hệ

thống lƣu trữ tƣơng đối độc lập. Qua đó có thể khẳng định vai trò quản lý nhà

nƣớc của các cơ quan có thẩm quyền đối với công tác lƣu trữ tại cấp huyện

chƣa đƣợc thực hiện mang tính đồng bộ, nhất quán.

3.2.3. Các quy trình nghiệp vụ lƣu trữ chƣa đƣợc thực hiện theo

đúng quy định của Nhà nƣớc

Với những hạn chế trên làm cho các quy trình nghiệp vụ lƣu trữ chƣa

đƣợc thực hiện theo đúng quy định của Nhà nƣớc. Cụ thể :

Công tác thu thập, bổ sung không đƣợc xác định đầy đủ và không có

biện pháp hữu hiệu để thu thập dẫn đến khối lƣợng tài liệu đƣợc lƣu trữ tại

các lƣu trữ huyện chƣa phản ánh đúng thực tế tài liệu đƣợc hình thành trong

hoạt động của các cơ quan. Chỉ một phần tài liệu đƣợc bảo quản tại kho lƣu

trữ, phần còn lại đang bảo quản tại các phòng ban chuyên môn cấp huyện

Công tác xác định giá trị tài liệu của cán bộ lƣu trữ dựa trên cảm tính và

kinh nghiệm, do không có bảng hƣớng dẫn xác định giá trị tài liệu riêng của

cấp huyện dẫn đến không thống nhất giữa những cán bộ chỉnh lý và giữa các

đợt chỉnh lý trong cùng một phông lƣu trữ cho nên nhiều tài liệu có thời hạn

bảo quản không đúng với giá trị thực của nó. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị

hoặc tài liệu trùng thừa chƣa đƣợc thực hiện thƣờng xuyên và chƣa chấp hành

đầy đủ các quy định của Nhà nƣớc

Công tác bảo quản tài liệu đã đƣợc thực hiện nhƣng hầu hết các huyện

đƣợc cải tạo từ nhà việc làm, tận dụng chân cầu thang để tài liệu lƣu trữ nên

diện tích không đảm bảo cho việc bảo quản lâu dài và không đủ diện tích để

chứa tài liệu cần thu về. Trang thiết bị phục vụ bảo quản, bảo vệ an toàn tài

liệu còn thô sơ và thiếu thốn

Từ những yếu kém trên làm cho công tác tổ chức khai thác, sử dụng

tài liệu chủ yếu đƣợc thực hiện với cán bộ trong cơ quan. Các hình thức tổ

chức khai thác tài liệu nghèo nàn và không tuân theo những quy định của

Nhà nƣớc.

3.2.4. Còn thiếu công tác tổng kết, đúc rút kinh nghiệm và thiếu các

công trình nghiên khoa học chuyên sâu đối với lƣu trữ cấp huyện.

Việc thực hiện nghiệp vụ lƣu trữ một cách có chất lƣợng phải gắn liền

với các công trình nghiên cứu nghiêm túc về từng khía cạnh nghiệp vụ, đặc

biệt các nghiên cứu đó nhằm đảm bảo tính khoa học trong việc tổ chức khoa

học tài liệu của cơ quan nhằm phục vụ công tác khai thác sử dụng tài liệu lƣu

trữ. Nhiều quy trình nghiệp vụ lƣu trữ của các cơ quan nói chung và cấp

huyện nói riêng không đảm bảo chất lƣợng là do không dựa trên hệ thống lý

luận hoặc không nghiên cứu áp dụng trong thực tiễn một cách nghiêm túc...

Chƣa chú ý đúng mức đến công tác tổng kết, đúc rút kinh nghiệm thực tế

từ các nghiên cứu về quản lý lƣu trữ địa phƣơng: Việc tổng kết công tác thực tế,

rút ra những bài học kinh nghiệm và khái quát thành những vấn đề có tính chất

lý luận, tính chất quy luật nhằm đẩy mạnh hơn nữa công tác lƣu trữ và từng bƣớc

xây dựng khoa học lƣu trữ Việt Nam là một hƣớng rất quan trọng của lƣu trữ

học. Tuy nhiên, đến nay chúng ta chƣa có nhiều công trình nghiên cứu mang nội

dung khoa học đi sâu tổng kết một mặt nào đó của công tác lƣu trữ.

3.3. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý nhà

nƣớc về lƣu trữ cấp huyện.

Để khắc những hạn chế trong tổ chức và quản lý lƣu trữ cấp huyện đã

nêu, chúng tôi đề xuất một số giải pháp sau đây. Các giải pháp này đƣợc phân

tích trên hai phƣơng diện là tổ chức và quản lý.

3.3.1. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả về tổ chức lƣu trữ

cấp huyện.

3.3.1.1. Về mặt tổ chức cần ổn định cho lưu trữ cấp huyện

Nhƣ trong phần hạn chế của lƣu trữ cấp huyện đã trình bày, tổ chức lƣu

trữ cấp huyện rời rạc, bị chia tách thành nhiều đơn vị; đa phần các lƣu trữ Văn

phòng UBND đều mang hai chức năng của lƣu trữ cơ quan, lƣu trữ lịch sử

(trƣớc khi Luật lƣu trữ ban hành); chức năng, nhiệm vụ, loại hình cơ quan của

100

các lƣu trữ ở cấp huyện về cơ bản không đƣợc quy định cụ thể tại văn bản của

nhà nƣớc cũng nhƣ tại các cơ quan... Những hạn chế đã thể hiện sự thiếu ổn

định và không tập trung của tổ chức lƣu trữ cấp huyện trong một thời gian

tƣơng đối dài. Để khắc phục các tồn tại này, tổ chức ở lƣu trữ cấp huyện phải

đƣợc thiết lập dựa trên một số nội dung cơ bản sau:

- Tăng cƣờng hoạt động của lƣu trữ cơ quan. Đây là nội dung quan trọng

bởi vì tài liệu trƣớc khi giao nộp vào lƣu trữ lịch sử thì lƣu trữ cơ quan là đơn vị

đầu tiên tiếp nhận thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ đồng thời là giai đoạn quan

trọng đầu tiên đảm bảo chất lƣợng tài liệu đƣợc nộp vào lƣu trữ lịch sử đủ về mặt

số lƣợng, thành phần và đúng về mặt thời gian. Việc xác định sự tồn tại của lƣu

trữ cơ quan cùng chức năng, nhiệm vụ một cách hợp lý có ý nghĩa khẳng định vị

trí của một bộ phận lƣu trữ trong cơ quan và xác lập trách nhiệm của lƣu trữ cơ

quan với lƣu trữ lịch sử trong đó có trách nhiệm giao nộp tài liệu theo định kỳ.

Đặc biệt theo quy định hiện nay lƣu trữ cấp huyện không còn là lƣu trữ lịch sử

thì việc xác định rõ vị trí, chức năng và trách nhiệm là một nhiệm vụ quan trọng.

Để đảm bảo đƣợc nguyên tắc này tại cấp huyện cơ quan có chức năng giúp

UBND huyện thực hiện quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ là Phòng Nội vụ có

nhiệm vụ và quyền hạn kiểm tra hƣớng dẫn các cơ quan, tổ chức, đơn vị trên địa

bàn thực hiện pháp luật về lƣu trữ và việc thực hiện nghiệp vụ lƣu trữ. Đối với

còn các phòng ban, đơn vị trực thuộc UBND huyện phải bố trí cán bộ kiêm

nghiệm về công tác lƣu trữ. Các lƣu trữ này có chức năng thu thập, tổ chức bảo

quản và phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lƣu trữ từ văn thƣ giao nộp, định kỳ

giao nộp tài liệu có giá trị vào lƣu trữ lịch sử (đối với cơ quan thuộc nguồn nộp

lƣu vào lƣu trữ lịch sử), gửi báo cáo thống kê về công tác lƣu trữ cho Phòng Nội

vụ theo định kỳ, chấp hành sự kiểm tra, hƣớng dẫn của Phòng Nội vụ huyện về

công tác lƣu trữ.

- Tăng cƣờng công tác quản lý thống nhất tài liệu lƣu trữ ở cấp huyện. Theo

nội dung này, cơ quan đƣợc giao trách nhiệm quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ

101

tại địa phƣơng (hiện nay là Phòng Nội vụ) phải nắm đƣợc số lƣợng, thành phần,

nội dung tài liệu lƣu trữ đang bảo quản tại kho lƣu trữ Văn phòng HĐND và

UBND huyện, các phòng ban chuyên môn do UBND huyện quản lý để tiến hành

thập thập, bổ sung tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào lƣu trữ lịch sử tỉnh. Cơ quan này

phải có đủ thẩm quyền để thực thi pháp luật lƣu trữ một cách đầy đủ, nghiêm túc

trong toàn huyện.

- Hạn chế sự thay đổi về mặt tổ chức. Nhƣ trên đã phân tích, tổ chức

lƣu trữ cấp huyện thƣờng xuyên bị xáo trộn và không rõ ràng. Điều đó dẫn tới

những hạn chế của công tác lƣu trữ cấp huyện. Nhƣ vậy, lƣu trữ huyện hiện

nay cần phải đƣợc xây dựng không những cần phải hạn chế sự thay đổi về tổ

chức mà còn làm cho tổ chức này ổn định và rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ.

- Tăng cƣờng công tác khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ của lƣu trữ cấp

huyện đáp ứng nhu cầu xã hội. Mặc dù hiện nay khi Luật Lƣu trữ quy định

không tổ chức lƣu trữ lịch sử cấp huyện và tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh

viễn của các cơ quan cấp huyện sẽ đƣợc giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh.

Nhƣng khi hoạt động với tƣ cách là lƣu trữ cơ quan, lƣu trữ huyện vẫn cần

chú trọng vào nghiệp vụ tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ cho nhu

cầu đa dạng của nhiều đối tƣợng trong xã hội. Bởi tỷ lệ tài liệu có giá trị vĩnh

viễn đƣợc lựa chọn đƣa vào lƣu trữ lịch sử có thể không nhiều, còn một khối

lƣợng lớn tài liệu đƣợc bảo quản tại lƣu trữ các cơ quan của cấp huyện cho

nên phần nào đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu lƣu trữ của cán bộ trong cơ

quan và ngƣời dân.

Trong giai đoạn hiện nay việc ổn định cho lƣu trữ cấp huyện là giải

pháp cấp bách.Việc ổn định cho lƣu trữ cấp huyện có thể thực hiện bằng một

số phƣơng án khác nhau và những phƣơng án này có mối liên hệ chặt chẽ với

lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh.

3.3.1.2. Phương án một cơ quan quản lý nhà nước và nhiều lưu trữ

cơ quan ở cấp huyện

102

Phƣơng án này đúng với quy định của Luật Lƣu trữ hiện nay. Với phƣơng

án này tuy không tổ chức lƣu trữ lịch sử cấp huyện, nhƣng tại UBND cấp huyện

và ở mỗi cơ quan, tổ chức cấp huyện vẫn có lƣu trữ quan để tập trung bảo quản hồ

sơ, tài liệu lƣu trữ của cơ quan. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết

thúc, cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc Danh mục là nguồn nộp lƣu tài liệu có

trách nhiệm nộp lƣu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lƣu trữ lịch sử cấp

tỉnh. Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp huyện vẫn thực hiện chức năng giúp UBND

huyện quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ trên địa bàn huyện.

Việc không tổ chức lƣu trữ lịch sử tại cấp huyện có ƣu điểm :

- Không vi phạm các quy định hiện hành về tổ chức lƣu trữ cấp huyện

cũng nhƣ không mâu thuẫn với các quy định hiện hành của nhà nƣớc về thẩm

quyền quản lý công tác lƣu trữ

- Tập trung đƣợc toàn bộ tài liệu có giá trị lịch sử của huyện vào một

kho lƣu trữ lịch sử tỉnh để có điều kiện bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng

có hiệu quả tài liệu lƣu trữ phục vụ sự nghiệp kinh tế - xã hội của địa phƣơng

- Tạo điều kiện tập trung nguồn nhân lực để nâng cao năng lực của lƣu

trữ lịch sử cấp tỉnh, hiện đại hóa và phát triển sự nghiệp lƣu trữ địa phƣơng

- Đáp ứng yêu cầu tinh gọn bộ máy, giảm cấp trung gian, góp phần

thực hiện công cuộc cải cách hành chính của Đảng và Nhà nƣớc

Tuy nhiên, theo phƣơng án này việc tổ chức và quản lý lƣu trữ địa

phƣơng có một số điểm chƣa hợp lý nhƣ:

- Về cán bộ: Nhƣ đã trình bày ở trên, hiện nay hầu hết các phòng ban

chuyên môn trực thuộc UBND huyện không bố trí cán bộ chuyên trách làm

công tác lƣu trữ, tài liệu của cá nhân nào, cá nhân đó tự bảo quản. Những cán

bộ này tại các phòng chuyên cấp huyện nói chung họ chỉ am hiểu về chuyên

môn đƣợc đảm nhiệm, các nghiệp vụ về lƣu trữ thì họ không am tƣờng đặc

biệt vấn đề xác định giá trị tài liệu. Vì vậy, khi lựa chọn tài liệu có giá trị vĩnh

viễn của các phòng ban chuyên môn để nộp vào lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh sẽ gặp

103

rất nhiều khó khăn

- Về vấn đề thu thập, bổ sung tài liệu.

Để làm rõ vấn đề này chúng tôi trích dẫn một số nội dung trong Báo

cáo số 2468/BC – BNV ngày 31 tháng 7 năm 2009 của Bộ Nội vụ về tổng kết

việc thực hiện Pháp Lệnh Lƣu trữ Quốc gia đã đƣa ra số liệu:

- Các Trung tâm lƣu trữ tỉnh đạng bảo quản khoảng 30.000 mét giá tài

iệu hành chính của 740 phông; 2.000 mét giá tài liệu xây dựng cơ bản của 191

công trình; 217 cuộn băng ghi âm; 3.549 ảnh

+Việc thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ huyện trong những năm

gần đây đã bắt đầu triển khai, tuy nhiên về mặt số lƣợng chƣa nhiều. Đến cuối

năm 2008, theo báo cáo thống kê của 576 huyện: số lƣợng tài liệu hiện đang

bảo quản tại Văn phòng HĐND và UBND khoảng 43.000 mét giá

+ Số lƣợng tài liệu đã đến hạn nộp lƣu ở các cơ quan, tổ chức thuộc

diện nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử còn khá lớn. Theo báo cáo thống kê trên đến

cuối năm 2007 tài liệu chƣa thu đƣợc của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh còn

578.425 mét giá tài liệu hành chính, 1.098 cuộn băng, đĩa ghi âm, 2.763 ảnh;

cấp huyện còn khoảng 80.000 mét giá [4;4-5]

Từ số liệu trên cho thấy số lƣợng tài liệu chƣa thu thập, bổ sung về lƣu

trữ tỉnh và lƣu trữ huyện còn rất lớn

Song với với tài liệu chƣa thu thập đƣợc của cấp tỉnh và cấp huyện,

việc xác định sẽ có bao nhiêu nguồn nộp lƣu từ lƣu trữ huyện lên lƣu trữ tỉnh.

Tại các huyện nếu tính cả các cơ quan nhƣ: cơ quan quyền lực HĐND, cơ

quan hành chính – hành pháp, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND, các cơ

quan tƣ pháp, cơ quan quản lý theo ngành dọc, các đơn vị sự nghiệp, các

doanh nghiệp nhà nƣớc thực hiện dịch vụ công và các hội hoạt động bằng

ngân sách nhà nƣớc, có khoảng 40 cơ quan (căn cứ hƣớng dẫn của Cục Văn

thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc) và tƣơng ứng với đó là khoảng 40 nguồn thuộc diện

nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh. Với cách tính trên Thành phố Hà Nội với

104

29 quận, huyện, thị xã và trung bình một quận, huyện với gần 40 cơ quan, đơn

vị hoạt động trên địa bàn thành phố thì tổng số các nguồn thuộc diện nộp lƣu

lên tới khoảng 1160; tỉnh Hà Giang có 01 thành phố, 10 huyện thì tổng số các

nguồn thuộc diện nộp lƣu lên tới khoảng 440; tỉnh Thái Bình có 7 huyện và 1

thành phố thì tổng số các nguồn thuộc diện nộp lƣu khoảng 320; tỉnh Gia Lai

có 1 thành phố, 2 thị xã và 14 huyện thì tổng số các nguồn thuộc diện nộp lƣu

khoảng 680; tỉnh Quảng Bình có 01 thành phố và 06 huyện thì tổng số các

nguồn thuộc diện nộp lƣu khoảng 280...nhƣ thế lƣu trữ cấp tỉnh phải gồng

gánh khối lƣợng công việc khổng lồ, tƣơng đƣơng thậm chí lớn hơn khối

lƣợng công việc của một Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia. Trong khi đó hiện nay

chƣa có văn bản của cơ quan quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ ở cấp trung ƣơng

quy định việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lƣu vào

lƣu trữ tỉnh kể từ khi Luật Lƣu trữ có hiệu lực.

- Về kho tàng và trang bị bảo quản tài liệu lƣu trữ. Thực tế, lƣu trữ cấp

tỉnh chƣa thu thập, bổ sung đầy đủ tài liệu của chính các cơ quan, đơn vị

thuộc nguồn nộp lƣu. Hiện nay các tỉnh chủ yếu chỉ thu đƣợc tài liệu của các

cơ quan giải thể của cấp tỉnh trong danh mục là nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ

tỉnh. Còn 50 cơ quan, tổ chức nhƣ các sở, ban, ngành và tƣơng đƣơng là

nguồn nộp lƣu theo hƣớng dẫn của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc nhƣng

chƣa thu thập đƣợc tài liệu vào lƣu trữ lịch sử của tỉnh, giờ đây thu thập tài

liệu có giá trị vĩnh viễn ở cấp huyện. Mặc dù kinh phí đầu tƣ cho lƣu trữ cấp

tỉnh trong những năm gần đây đã đƣợc quan tâm nhƣng nhìn chung còn rất

nhiều khó khăn, có đến 2/3 lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh chƣa xây dựng đƣợc kho

lƣu trữ chuyên dụng; trang thiết bị còn thiếu và thô sơ. Đối với cấp huyện chủ

yếu kho tạm, hoặc tận dụng gầm cầu thang để chứa tài liệu. Vậy trong những

năm tới lƣu trữ tỉnh có đủ điều kiện về nhân lực, kinh phí, cơ sở vật chất đồng

bộ để làm thêm một nhiệm vụ mới khó khăn, phức tạp - đó là thu thập tài liệu

có giá trị bảo quản vĩnh viễn ở cấp huyện nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh

- Về công tác khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ của cấp huyện. Tài liệu

105

lƣu trữ của cấp huyện tập trung về tỉnh với địa bàn nhƣ ở nƣớc ta chủ yếu

trung du, miền núi. Các cơ quan và ngƣời dân từ huyện lên tỉnh để khai thác,

sử dụng tài liệu lƣu trữ phải đi một chặng dài hàng chục thậm chí hàng trăm

km đã gây khó khăn rất lớn cho hoạt động này. Chẳng hạn huyện Mèo Vạc

cách thành phố Hà Giang - tỉnh Hà Giang khoảng 150 km; huyện Krôngpa,

Kbang cách thành phố Pleiku - tỉnh Gia Lai khoảng 120 km...

Tổ chức lƣu trữ theo phƣơng án này lƣu trữ cấp huyện đƣợc môt tả

UBND

trong sơ đồ sau:

HUYỆN

Các lƣu trữ

tại các phòng

của các cơ

của các đơn

của các Hội

của các

doanh

thuộc

ban chuyên

quan quản

vị sự nghiệp

nghiệp nhà

UBND

Trung ƣơng

môn

nƣớc thuộc

theo ngành

huyện

thuộc UBND

huyện

dọc

huyện

Ghi chú:

- Cơ quan quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ

- Lƣu trữ cơ quan

- Chỉ đạo trực tiếp

PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN

3.3.1.3. Phương án một cơ quan quản lý nhà nước, một lưu trữ lịch

sử và nhiều lưu trữ cơ quan ở cấp huyện

Phƣơng án này đƣợc thực hiện tinh thần của Thông tƣ 21, theo phƣơng

án này, cơ quan có thẩm quyền quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ ở cấp

106

huyện chính là UBND huyện. Đơn vị có chức năng tham mƣu UBND huyện

thực hiện quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ là Phòng Nội vụ huyện.

UBND huyện là cơ quan có thẩm quyền áp dụng các biện pháp để đảm bảo

thực thi pháp luật về lƣu trữ theo quy định của pháp luật. Phòng Nội vụ huyện

có nhiệm vụ và quyền hạn kiểm tra, hƣớng dẫn các cơ quan, tổ chức, đơn vị

trên địa bàn thực hiện pháp luật về lƣu trữ và thực hiện nghiệp vụ lƣu trữ theo

các quy định hiện hành của Nhà nƣớc. Với những nhiệm vụ và quyền hạn nhƣ

vậy, Phòng Nội vụ huyện cần bố trí ít nhất 1 cán bộ chuyên trách về quản lý

công tác văn thƣ - lƣu trữ của huyện, có trình độ đại học về lƣu trữ.

Tại các cơ quan, tổ chức nhà nƣớc trên địa bàn huyện phải tổ chức lƣu trữ

cơ quan và có cán bộ chuyên trách. Các lƣu trữ này ngoài chức năng thu thập, bảo

quản và phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lƣu trữ, còn phải có nhiệm vụ định kỳ

giao nộp tài liệu vào lƣu trữ lịch sử (nếu thuộc nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử

huyện), gửi báo cáo thống kê về công tác lƣu trữ và danh mục tài liệu lƣu trữ có

giá trị lịch sử cho Phòng Nội vụ huyện theo định kỳ hoặc khi có yêu cầu, chấp

hành sự kiểm tra, hƣớng dẫn của Phòng Nội vụ huyện về công tác lƣu trữ, thông

báo và chịu sự chỉ đạo của UBND và Phòng Nội vụ.

Đối với kho lƣu trữ hiện nay của UBND, tách chức năng lƣu trữ cơ

quan và lƣu trữ lịch sử để thành lập kho lƣu trữ lịch sử huyện do Phòng Nội

vụ quản lý, biên chế của kho lƣu trữ này là biên chế sự nghiệp trong tổng số

biên chế sự nghiệp của địa phƣơng. Lƣu trữ lịch sử huyện có chức năng thu

thập, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ có giá trị lịch sử,

đƣợc nộp lƣu từ các lƣu trữ cơ quan và các nguồn thu khác, phối hợp với

Phòng Nội vụ trong việc xây dựng và ban hành văn bản hƣớng dẫn về công

tác lƣu trữ, chịu sự điều động của Phòng Nội vụ khi tiến hành các nhiệm vụ

kiểm tra, hƣớng dẫn các cơ quan, tổ chức, đơn vị trên địa bàn về thực hiện

nghiệp vụ lƣu trữ, thực hiện dịch vụ công về lƣu trữ theo quy định của pháp

luật và các nhiệm vụ khác theo sự phân công của UBND. Lƣu trữ cơ quan của

107

UBND vẫn là bộ phận thuộc Văn phòng HĐND- UBND thực hiện chức năng,

nhiệm vụ của một lƣu trữ cơ quan nhƣ các lƣu trữ cơ quan khác.

Đối với các phòng ban chuyên môn của UBND phải bố trí 1 cán bộ

kiêm nhiệm công tác lƣu trữ. Cán bộ lƣu trữ này có nhiệm vụ quản lý hồ sơ,

tài liệu đƣợc hình thành tại đơn vị sau khi công việc kết thúc. Nếu phòng ban đó

thành lập lƣu trữ riêng thì lƣu trữ này đƣợc coi nhƣ một lƣu trữ cơ quan của đơn

vị và cán bộ kiêm nhiệm công tác lƣu trữ có nhiệm vụ định kỳ giao nộp hồ sơ,

tài liệu có giá trị lịch sử vào lƣu trữ lịch sử huyện theo đúng trình tự, thủ tục và

gửi báo cáo thống kê về công tác lƣu trữ cho Phòng Nội vụ huyện.

Tổ chức lƣu trữ cấp huyện theo phƣơng án này đƣợc thể hiện trong sơ

UBND

đồ sau đây:

HUYỆN

Các lƣu trữ

Lƣu

của các đơn

của các

tại các

của các cơ

trữ

doanh

vị sự

Hội thuộc

phòng ban

quan quản

lịch

nghiệp

UBND

nghiệp nhà

lý Trung

chuyên môn

sử

nƣớc thuộc

thuộc

huyện

ƣơng theo

UBND

huyện

ngành dọc

PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN

Ghi chú:

- Cơ quan quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ

- Lƣu trữ lịch sử

- Lƣu trữ cơ quan

- Chỉ đạo trực tiếp

huyện

108

Phƣơng án tổ chức lƣu trữ ở cấp huyện này có những ƣu điểm sau đây:

- Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng loại hình cơ quan lƣu trữ

cấp huyện (bao gồm cơ quan quản lý‎ nhà nƣớc, các lƣu trữ cơ quan và lƣu trữ

lịch sử) đƣợc rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối liên hệ giữa

các cơ quan có liên quan. Trong đó đảm bảo đƣợc sự tồn tại của các lƣu trữ cơ

quan, duy trì đƣợc lợi thế của những đơn vị đã tự thành lập kho lƣu trữ nhƣng

vẫn khẳng định đƣợc vai trò quản lý thống nhất của UBND huyện thông qua

sự tham mƣu, giúp việc của Phòng Nội vụ huyện.

- Đảm bảo tính thống nhất về tổ chức từ trung ƣơng đến địa phƣơng

trong đó có sự rõ ràng về tổ chức lƣu trữ của UBND, nâng cao vai trò của lƣu

trữ lịch sử, đặt tiền đề cho lƣu trữ huyện tiến tới với tƣ cách một đơn vị sự

nghiệp đƣợc độc lập

Tuy nhiên, việc xây dựng phƣơng án này sẽ gặp phải những hạn chế sau đây:

- Đòi hỏi việc bố trí cán bộ và xác định biên chế phải cụ thể, đầy đủ.

Đồng thời, việc tách chức năng lƣu trữ lịch sử ra khỏi lƣu trữ cơ quan của

UBND huyện là nhằm tăng tính chuyên môn hóa cho lƣu trữ lịch sử, đặt cơ sở

cho việc bổ sung nhân lực, chuẩn bị kho tàng.

- Phƣơng án này đƣợc xây dựng và chỉ đạt đƣợc khi có sự thống nhất từ

Trung ƣơng, trong đó Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc phải phối hợp với

các cơ quan quản lý theo ngành dọc về thẩm quyền quản lý tài liệu, thay đổi

mục tiêu từ việc quản lý tập trung sang hƣớng quản lý thông tin về tài liệu.

Trong mỗi phƣơng án trên đều có những ƣu điểm và tồn tại nhất định.

Tuy nhiên, theo khảo sát của chúng tôi thì phƣơng án thứ hai là phù hợp hơn

cả với tình hình thực tế hiện nay.

3.3.1.4. Bố trí đủ số lượng và nâng cao chất đội ngũ cán bộ lưu trữ

cấp huyện

Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thì yếu tố con ngƣời đƣợc

coi là then chốt. Hoạt động lƣu trữ cấp huyện sẽ hiệu quả nếu công tác cán bộ

109

đƣợc thực hiện tốt. Hiện nay tại cấp huyện trong lúc số lƣợng biên chế dành

cho hoạt động của lƣu trữ cấp huyện còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố nhƣ

chính sách, sự quan tâm của lãnh đạo cấp huyện thì chất lƣợng đội ngũ cán bộ

lƣu trữ cũng không đƣợc đảm bảo. Điều này xuất phát từ cơ chế quản lý còn

nhiều bất cập từ công tác tuyển dụng, sử dụng, bồi dƣỡng đến việc thực hiện

chế độ. Vì vậy, để bố trí đủ và nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ lƣu trữ cấp

huyện, các cơ quan có thẩm quyền mà trƣớc hết UBND huyện và Phòng Nội

vụ huyện cần phải thực hiện các biện pháp cơ bản sau:

- Trên cơ sở mô tả xác định vị trí việc làm tiến hành tham mƣu cơ quan

có thẩm quyền xây dựng kế hoạch tuyển dụng cán bộ, công chức, viên chức

đủ về số lƣợng và đảm bảo về chất lƣợng.

-Chất lƣợng hóa và chuyên môn hóa đội ngũ cán bộ, công chức: cần

thay thế phƣơng thức quản lý chủ yếu bằng kinh nghiệm, sang phƣơng thức

quản lý theo pháp luật, khoa học, hiệu qủa. Cơ chế quản lý cán bộ làm công

tác lƣu trữ dựa trên căn cứ nhu cầu, khối lƣợng công việc đồng thời Nhà nƣớc

phải xây dựng chế độ đãi ngộ hợp lý đối với cán bộ lƣu trữ nhằm khuyến

khích họ tận tâm với công việc, thực hiện tốt nhiệm vu đƣợc giao.

- Phòng Nội vụ cần tham mƣu cho lãnh đạo để tăng cƣờng biên chế lƣu

trữ cấp huyện. Với mực độ công việc nhƣ đã phân tích ở chƣơng 2 thì ít nhất

Phòng Nội vụ phải bố trí 01 cán bộ thực hiện quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ, có

trình độ đại học, 01 cán bộ thực hiện nghiệp vụ lƣu trữ có trình độ cao đẳng.

Thực hiện nghiêm túc quy trình quản lý cán bộ từ khâu tuyển dụng, đảm bảo

tiếp nhận cán bộ đủ yêu cầu của ngạch lƣu trữ và yêu cầu của công việc, thực

hiện quy hoạch cán bộ và đƣa vào kế hoạch biên chế để từng bƣớc đảm bảo

số lƣợng cán bộ lƣu trữ tại cấp huyện;

- Đối với các cán bộ chƣa đạt chuẩn theo yêu cầu của ngạch thì tiến

hành đào tạo lại qua các hình thức, trong đó có việc mở các lớp tập huấn hoặc

đào tạo ngắn hạn để họ đƣợc hƣớng dẫn các nghiệp vụ lƣu trữ cụ thể và cập

110

nhật các văn bản hiện hành về công tác lƣu trữ. Một vấn đề đặt ra đối với việc

thực hiện giải pháp này là phải coi trọng hiệu qủa của chất lƣợng đào tạo,

tránh việc mang tính hình thức nửa vời, hời hợt vừa gây tốn kém cho cơ quan

vừa không đạt đƣợc mục đích là nâng cao trình độ cho cán bộ.

- Thực hiện nghiêm túc các chế độ do nhà nƣớc quy định cho cán bộ

lƣu trữ trong đó có chế độ phụ cấp độc hại; có các hình thức khen thƣởng và

xử phạt hàng năm trên cơ sở kiểm tra, thanh tra.

3.3.2. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả về quản lý lƣu trữ

cấp huyện.

3.3.2.1. Lãnh đạo cấp huyện cần phải được trang bị những kiến thức

cần thiết về công tác lưu trữ

Việc trang bị những kiến thức cơ bản về công tác lƣu trữ sẽ giúp cho

lãnh đạo cấp huyện có sự hiểu biết thấu đáo và cái nhìn đầy đủ, đúng đắn về

vai trò của công tác này đối với hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan. Đề

cao tinh thần trách nhiệm, vì tinh thần trách nhiệm gắn với năng lực từ đó họ

mới làm tốt trách nhiệm của mình trong việc quản lý, chỉ đạo, điều hành.

Những kiến thức cần đƣợc trang bị cụ thể nhƣ:

- Lý luận và phƣơng pháp về một số vấn đề cơ bản của công tác lƣu trữ.

Không thể đòi hỏi lãnh đạo cấp huyện nói chung có sự hiểu biết sâu sắc về tất

cả các vấn đề chuyên môn nghiệp vụ của công tác lƣu trữ (tuy nhiên, nếu hiểu

biết sâu càng tốt cho công việc), nhƣng theo chúng tôi muốn làm tốt công tác

này, lãnh đạo cấp huyện cần trang bị kiến thức lý luận và những phƣơng pháp

về một số vấn đề cơ bản của công tác lƣu trữ để phục vụ cho việc quản lý,

điều hành của lãnh đạo cấp huyện.

- Luật pháp về lƣu trữ: Sự quản lý Nhà nƣớc và xã hội phải dựa trên cơ

sở pháp luật. Công tác lƣu trữ là những lĩnh vực thuộc sự quản lý thống nhất

của Nhà nƣớc, cho nên cần có một hệ thống pháp luật để điều chỉnh. Hệ thống

pháp luật hiện hành về lƣu trữ gồm các văn bản chủ yếu nhƣ: Luật Lƣu trữ

111

năm 2011, Nghị Định 01/2013/NĐ – CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của

Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lƣu trữ, Thông tƣ

09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội Vụ quy định về

thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các

cơ quan, tổ chức và các văn bản khác của các cơ quan ngành dọc về thẩm

quyền quản lý tài liệu. Những văn bản này lãnh đạo cấp huyện phải nghiên

cứu để nắm vững chủ trƣơng, chính sách và các quy định cụ thể của Nhà nƣớc

về công tác lƣu trữ đƣợc thể chế hóa thông qua hệ thống văn bản này.

- Lãnh đạo cấp huyện nhất là trƣởng các phòng, ban chuyên môn phải

đƣợc trang bị những kiến thức cơ bản về lƣu trữ phục vụ cho chức năng,

nhiệm vụ và quyền hạn của mình. Việc bồi dƣỡng, trang bị kiến thức bằng

nhiều cách khác nhau nhƣ: tham gia các khóa bồi dƣỡng ngắn hạn do Cục

Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc, các cơ sở đào tạo hoặc tỉnh, huyện tổ chức mời

các chuyên gia về giảng dạy; tự bồi dƣỡng qua nghiên cứu các giáo trình, các

văn bản hƣớng dẫn của cơ quan quản lý văn thƣ – lƣu trữ; tham dự hội nghị

tổng kết, sơ kết công tác văn thƣ - lƣu trữ của tỉnh tổ chức. Qua những ƣu và

nhƣợc điểm hội nghị đánh giá giúp lãnh đạo cấp huyện đúc rút kinh nghiệm

và trau dồi kiến thức về lĩnh vực này.

3.3.2.2. Cần thể chế hóa những quy định của pháp luật về công tác

lưu trữ cấp huyện

Sự ổn định về tổ chức và quy trình nghiệp vụ sẽ đƣợc thực hiện tốt

nếu đƣợc thể chế hóa bằng hệ thống các quy định của pháp luật. Thể chế

hóa những quy định về công tác lƣu trữ có thể đƣợc hiểu là việc xây dựng,

ban hành hệ thống các văn bản quy phạm và văn bản hƣớng dẫn đảm bảo

tính hợp pháp, hợp lý, đầy đủ và đồng bộ. Hệ thống quy định hiện hành về

công tác lƣu trữ nói chung, công tác lƣu trữ huyện nói riêng đƣợc sửa đổi,

bổ sung nhiều hơn trong những năm gần đây đặc biệt từ năm 1998 khi

Thông tƣ 40 đƣợc ban hành nhƣng vẫn chƣa đầy đủ và chƣa đồng bộ.

112

Trong tình hình Luật Lƣu trữ đã có hiệu lực thì việc hoàn chỉnh hệ thống

các quy định về công tác lƣu trữ cấp huyện có thể đƣợc tiến hành theo các

nội dung sau:

-Trƣớc hết, Bộ Nội vụ và Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc cần tiến

hành rà soát hệ thống văn bản đã ban hành về công tác lƣu trữ, việc rà soát

này không chỉ gồm những văn bản của Bộ và Cục đã ban hành mà gồm cả

văn bản của các cơ quan khác nhƣ ngành Thuế, Khoa bạc, Tài nguyên môi

trƣờng về công tác lƣu trữ. Dựa trên kết quả của việc rà soát này các văn bản

không còn phù hợp sẽ sửa đổi, thay thế để tạo nên sự thống nhất, đồng bộ

trong hệ thống. Khi xây dựng các văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ Cục Văn thƣ

và Lƣu trữ Nhà nƣớc nên đƣợc tiến hành một cách có lộ trình và theo từng

nhóm nội dung nhƣ tổ chức lƣu trữ, quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ và từng

nghiệp vụ lƣu trữ. Cùng với đó Bộ Nội vụ và Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà

nƣớc khi ban hành các văn bản hƣớng dẫn cần phối hợp với các Bộ, các

ngành có liên quan để nghiên cứu và thống nhất về việc quản lý các loại tài

liệu. Đặc biệt là tài liệu chuyên môn vì những loại tài liệu này hình thành

ngày càng nhiều và chiếm tỷ lệ ngày càng lớn trong khối lƣợng tài liệu lƣu

trữ. Đây là giải pháp hữu hiệu nhằm tránh sự mâu thuẫn trong các quy định về

quản lý tài liệu lƣu trữ giữa cơ quản lý ngành lƣu trữ với các cơ quan khác

nhƣ ngành Thuế, Tài nguyên môi trƣờng...

- Song song với việc rà soát hệ thống văn bản đã ban hành về công tác

lƣu trữ của Bộ Nội vụ, Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc thì việc sửa đổi, bổ

sung những quy định của địa phƣơng về công tác lƣu trữ là cần thiết mà trƣớc

hết ở cấp tỉnh. Bởi vì cùng với thực hiện các quy định của các cơ quan nhà

nƣớc ở trung ƣơng, công tác lƣu trữ cấp huyện còn phải thực hiện theo các

quy định của UBND tỉnh, của Sở Nội vụ. Những quy định trƣớc đây của các

cơ quan này không còn phù hợp cần phải sửa đổi, bãi bỏ, thay thế để phù hợp

với pháp luật hiện hành.

113

3.3.2.3. Tăng cường vai trò của các cơ quan quản lý nhà nước về lưu

trữ từ trung ương đến điạ phương

Công tác lƣu trữ là một hoạt động của Nhà nƣớc và xã hội đƣợc Nhà

nƣớc quản lý thống nhất. Do đó, dù ở cấp nào sự quản lý có hiệu quả của các

cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền sẽ tác động tích cực đến hoạt động của công

tác lƣu trữ. Một trong nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng kém hiệu quả của

công tác lƣu trữ huyện là do sự thiếu hiệu quả của hoạt động quản lý nhà

nƣớc. Vì vậy, tăng cƣờng vai trò quản lý của cơ quan có thẩm quyền từ trung

ƣơng đến địa phƣơng là một trong các giải pháp quan trọng.

* Đối với Bộ Nội vụ:

- Cần có quy định rõ hơn về quản lý nhà nƣớc lƣu trữ cấp huyện. Tiến

hành sửa đổi, bổ sung những văn bản có liên quan đến lƣu trữ cấp huyện

nhằm phù hợp với quy định hiện hành.

- Cần có quy định cụ thể về số lƣợng biên chế, bố trí cán bộ chuyên

trách ở lƣu trữ huyện và xã. Đối với lƣu trữ huyện cần bố trí cán bộ chuyên trách

làm chức năng quản lý của huyện và phải đƣợc đào tạo đúng chuyên môn nghiệp

vụ đảm yêu cầu của ngạch lƣu trữ. Đối với cấp xã bố trí cán bộ chuyên trách làm

công tác lƣu trữ, không bố trí cán bộ kiêm nhiệm nhƣ hiện nay.

* Đối với Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc:

- Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc là cơ quan của Bộ Nội vụ, thực

hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về lĩnh vực văn thƣ, lƣu trữ và quản lý tài

liệu lƣu trữ quốc gia thuộc Phông lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam cần tăng cƣờng

vai trò quản lý phải đƣợc thể hiện bằng những hoạch định mang tầm vĩ mô

với sự phát triển của ngành, xây dựng khung pháp lý phù hợp, đầy đủ và

những hƣớng dẫn cụ thể cho lƣu trữ cấp huyện. Trong đó có hƣớng dẫn về

quản lý nhà nƣớc ở cấp huyện về công tác lƣu trữ sao cho đảm bảo sự phân

cấp, phân công trong quản lý một cách có hiệu quả.

- Là đơn vị trực tiếp tham mƣu, trình Bộ Nội vụ ban hành quy định,

hƣớng dẫn về công tác văn thƣ, lƣu trữ, Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc

114

cần quan tâm tâm hơn nữa đến công tác lƣu trữ cấp huyện nói chung và vấn

đề tổ chức bộ máy lƣu trữ ở cấp huyện nói riêng. Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà

nƣớc cần đổi mới công tác chỉ đạo, hƣớng dẫn, tăng cƣờng đi sâu đi sát đến

các huyện để thấy đƣợc những vƣớng mắc, thiếu sót về công tác lƣu trữ để có

hƣớng dẫn, chỉ đạo cho phù hợp và có những tham mƣu, đề xuất kịp thời với

Bộ Nội vụ.

- Khi Luật Lƣu trữ có hiệu lực (năm 2012), nhiều văn bản trƣớc đây đã

ban hành không còn hiệu lực có thể do trái với luật hoặc chƣa bao quát hết

các vấn đề mới phát sinh cho nên các văn bản đó cần từng bƣớc đƣợc thay đổi

theo một lộ trình nhất định. Trƣớc đây, Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc

tham mƣu cho Bộ Nội vụ ban hành văn bản hƣớng dẫn xác định cơ quan, tổ

chức thuộc nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử các cấp. Trong thực tế, lƣu trữ

lịch sử các cấp đang thực hiện theo Thông tƣ số 04/2006/TT-BNV hƣớng dẫn

xác định các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử

các cấp. Đây là văn bản quan trọng, hƣớng dẫn khá cụ thể các cơ quan, tổ chức

ở cả trung ƣơng và địa phƣơng là nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử, giúp lƣu trữ

lịch sử các cấp có sơ sở xây dựng danh mục nguồn nộp lƣu. Tuy nhiên đến nay,

Thông tƣ 04 cần phải sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với Luật lƣu trữ và các văn

bản quy phạm pháp luật khác mới ban hành. Từ thực tế nêu trên, việc sửa đổi

Thông tƣ 04 là hết sức cần thiết nhằm xác định đúng, đầy đủ, chính xác cũng

nhƣ có cơ sở để hƣớng dẫn một cách thống nhất trong việc xác định các cơ quan,

tổ chức là nguồn nộp tài liệu vào lƣu trữ lịch sử các cấp.

- Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc cần quan tâm hơn nữa đến vấn đề

tổ chức bộ máy cũng nhƣ là quản lý hồ sơ, tài liệu cấp huyện, xã.

* Đối với các địa phƣơng

- UBND, Sở Nội vụ các tỉnh căn cứ vào văn bản của các cơ quan quản

lý nhà nƣớc về lƣu trữ ở trung ƣơng và các văn bản thuộc thẩm quyền ban

hành của tỉnh nhằm tăng cƣờng hơn nữa vai trò điều hành của chính quyền địa

115

phƣơng đối với công tác này. Qua thực tế khảo sát cho thấy địa phƣơng nào

có sự chỉ đạo quyết liệt của cấp tỉnh, thì các huyện sẽ hoạt động tích cực trong

việc biên soạn, ban hành những quy định riêng về công tác lƣu trữ, nhằm phát

huy vai trò chỉ đạo của cấp huyện đối với công tác lƣu trữ trên địa bàn. Đối

với những huyện có sự quan tâm và điều hành tốt thì hoạt động lƣu trữ có

đƣợc những kết qủa khả quan hơn, tiêu biểu nhƣ Thành phố Pleiku – tỉnh Gia

Lai, thành phố Đồng Hới –tỉnh Quảng Bình.

- Bên cạnh đó, các Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ cần đẩy mạnh công tác đào

tạo, bồi dƣỡng đội ngũ cán bộ công chức, viên chức làm công tác lƣu trữ cấp

huyện để nâng cao hơn nữa trình độ cán bộ làm công tác này. Vấn đề con ngƣời

là vấn đề có yếu tố quyết định phát triển của mỗi ngành, lĩnh vực trong giai đoạn

hiện nay. Quan tâm đào tạo đồng thời phải biết sử dụng có hiệu quả nguồn nhân

lực đã đƣợc đào tạo, có nhƣ vậy tổ chức mới phát triển vững mạnh.

3.3.2.4. Nhà nước cần tăng cường đầu tư kinh phí cho lưu trữ cấp huyện

Cùng với giải pháp ổn định về mặt tổ chức, bố trí đủ số lƣợng, nâng cao

chất đội ngũ cán bộ lƣu trữ cấp huyện và tăng cƣờng vai trò của các cơ quan

quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ từ trung ƣơng đến điạ phƣơng....thì Nhà nƣớc cần

tăng cƣờng đầu tƣ kinh phí cho lƣu trữ cấp huyện, đây là một giải pháp quan

trọng. Thực tế đã chứng minh rằng tuổi thọ của tài liệu lƣu trữ dài hay ngắn là

phụ thuộc phần lớn vào điều kiện bảo quản chúng. Tuy nhiên, trong một thời

gian dài do điều kiện khác nhau mà việc đầu tƣ kinh phí xây dựng kho lƣu trữ

chuyên dụng tại cấp huyện chƣa đƣợc thực hiện. Cùng với đó là các trang

thiết bị cần thiết không đƣợc trang bị đầy đủ dẫn đến tài liệu lƣu trữ cấp

huyện bị mất mát, thất lạc nhiều. Việc đầu tƣ kinh phí quá hạn hẹp ảnh hƣởng

trực tiếp đến hoạt động của lƣu trữ cấp huyện. Vì vậy, nhà nƣớc cần tăng

cƣờng đầu tƣ kinh phí cho lƣu trữ cấp huyện trong việc xây dựng kho lƣu trữ,

chỉnh lý tài liệu, cung cấp trang thiết bị nhƣ cặp, hộp, giá tủ và các phƣơng

tiện khác. Muốn làm đƣợc điều đó Nhà nƣớc phải dành cho lƣu cấp huyện

116

một khoản kinh phí thƣờng xuyên. Phải khảng định rằng lƣu trữ cấp huyện

phải có kinh phí thƣờng xuyên mới giải quyết đƣợc thực trạng lƣu trữ cấp

huyện hiện nay.

3.3.2.5.Cần phải quan tâm đúng mức đến công tác tổng kết, đúc rút

kinh nghiệm thực tế từ các nghiên cứu về quản lý lưu trữ tại cấp huyện

Việc tổng kết công tác thực tế, rút ra những bài học kinh nghiệm và

khái quát thành những vấn đề có tính chất lý luận, tính chất quy luật nhằm

đẩy mạnh hơn nữa công tác lƣu trữ cấp huyện và góp phần từng bƣớc xây

dựng khoa học lƣu trữ Việt Nam là một hƣớng rất quan trọng của lƣu trữ học.

Trong đó, việc tổng kết kết quả nghiên cứu về từng mặt hoặc từng vấn đề cụ

thể, bao gồm vấn đề quản lý lƣu trữ cấp huyện cũng là một việc làm không

thể coi nhẹ. Qua tổng kết để tổng hợp, khẳng định và hoàn chỉnh những luận

điểm, đề xuất về lý luận và phƣơng pháp đã đƣợc thực tiễn kiểm nghiệm là

đúng đắn, phê phán các luận điểm không đúng, thiếu căn cứ khoa học; đồng

thời nêu lên những vấn đề còn tồn tại cần tiếp tục nghiên cứu. Thế nhƣng, đến

nay chúng ta chƣa có nhiều công trình nghiên cứu mang nội dung khoa học đi

sâu tổng kết một mặt nào đó của công tác lƣu trữ cấp huyện. Về phía Cục Văn

thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc, tuy đã giao cho Trung tâm Khoa học, Công nghệ

Văn thƣ Lƣu trữ chịu trách nhiệm quản lý công tác nghiên cứu khoa học song

tại đây cũng chƣa một lần tổng kết, đánh giá về các nghiên cứu lƣu trữ cấp

huyện nói riêng, có chăng chỉ mấy dòng mờ nhạt trong các báo cáo tổng kết

năm, không nêu lên đƣợc các hƣớng nghiên cứu, các vấn đề cấp thiết cần tập

trung trí tuệ của toàn ngành để giải quyết dứt điểm trong thời gian nhất định.

Tại các địa phƣơng, thực tế này còn diễn ra nghiêm trọng hơn nữa. Bởi lẽ việc

tổ chức, chỉ đạo nghiên cứu trong thực tế hầu nhƣ không có thì nói chi đến

việc tổng kết, đánh giá. Vì vậy, cần phải quan tâm đúng mức đến công tác

tổng kết, đúc rút kinh nghiệm thực tế từ các nghiên cứu về quản lý lƣu trữ tại

cấp huyện.

117

3.3.2.6. Cần phải thực hiện các công trình nghiên cứu chuyên sâu

thiết thực đối với lưu trữ cấp huyện

Lƣu trữ cấp huyện còn nhiều tồn tại một trong các nguyên nhân là còn

thiếu các các công trình nghiên cứu chuyên sâu thiết thực. Thực tiễn chỉ ra từ

công tác tổ chức, quản lý đến việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ lƣu trữ

để thực hiện một cách có chất lƣợng đều không thể tách rời những nghiên cứu

nghiêm túc về từng vấn đề, từng khía cạnh. Sở dĩ nhiều quy trình nghiệp vụ

lƣu trữ cấp huyện không đảm bảo chất lƣợng là vì không dựa trên hệ thống lý

luận hoặc không đƣợc nghiên cứu áp dụng vào thực tiễn một cách nghiêm túc.

Việc nghiên cứu và giải quyết tốt các vấn đề đặt ra của lƣu trữ học không chỉ

có ý nghĩa về mặt lý luận mà còn có tác dụng trong việc cung cấp những cơ

sở về phƣơng diện lý thuyết cho các cơ quan quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ ban

hành các văn bản quy định và hƣớng dẫn sát với thực tế, đồng thời trang bị

kiến thức cơ bản về công tác lƣu trữ cho các đối tƣợng có nhu cầu phù hợp

với yêu cầu của xã hội. Vì vậy, công tác nghiên cứu khoa học về lƣu trữ phải

đƣợc chú trọng và cần phải xây dựng lộ trình trong việc thực hiện nghiên cứu

từng vần đề. Để đảm bảo hiệu quả, các công trình nghiên cứu phải đƣợc thực

hiện nghiêm túc, có định hƣớng cụ thể trong từng giai đoạn. Trong hoạt động

này trƣớc hết Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc nên kết hợp với các nhà

nghiên cứu thuộc các cơ sở đào tào uy tín, có bề dày nghiên cứu về lƣu trữ

học. Mặt khác, chính quyền cấp huyện cũng cần tạo cơ chế và khuyến khích

cán bộ lƣu trữ thực hiện những nghiên cứu thiết thực, có tính ứng dụng cao

vào thực tiễn công việc tại cơ quan nhằm nâng cao chất lƣợng trong công tác

tổ chức và quản lý lƣu trữ cấp huyện.

3.3.2.7. Đối với việc quản lý lưu trữ cấp xã hiện nay

Tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của chính quyền xã là những

tài liệu phản ánh trực tiếp nhất đời sống vật chất, tinh thần của nhân dân cũng

nhƣ hiệu quả của việc thực hiện các chủ trƣơng, chính sách của Đảng và Nhà

118

nƣớc. Với chức năng tham mƣu cho UBND cấp huyện quản lý nhà nƣớc về văn

thƣ, lƣu trữ Phòng Nội vụ cần tăng cƣờng việc hƣớng dẫn, kiểm tra, đôn đốc

việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thƣ, lƣu trữ của Nhà nƣớc và của tỉnh

đối với cấp xã. Để công tác lƣu trữ cấp xã hoạt động hiệu quả UBND cấp huyện

cần có những văn bản hƣớng dẫn chuyên môn cụ thể về công tác lƣu trữ, tiến

hành kiểm tra công tác lƣu trữ ở các xã theo định kỳ một năm một lần để điều

chỉnh những vấn đề mới phát sinh. Đồng thời, UBND cấp huyện cần đổi mới

công tác chỉ đạo, hƣớng dẫn, tăng cƣờng đi sâu đi sát đến các xã để thấy đƣợc

những vƣớng mắc, thiếu sót về công tác lƣu trữ trên cở sở đó có hƣớng dẫn, chỉ

đạo phù hợp và có những tham mƣu, đề xuất kịp thời với cơ quan cấp trên. Bên

cạnh đó, UBND huyện cần đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dƣỡng đội ngũ cán

bộ công chức, viên chức làm công tác lƣu trữ cấp xã để nâng cao hơn nữa trình

độ cán bộ làm công tác này. Về lâu dài, cần bố trí nguồn kinh phí cho công tác

lƣu trữ đặc biệt cần cấp kinh phí để xây dựng kho lƣu trữ của cấp xã.

3.3.2.8. Cần phải thu thập và sưu tầm tài liệu lưu trữ những năm

trước đây

Một công việc cấp bách phải làm ngay hiện nay để cứu nguy cho tài

liệu lƣu trữ đó là phải có nhân lực và kinh phí để thu thập, sƣu tầm những tài

liệu từ những năm 90 của thế kỷ XX trở về trƣớc hiện đang để ở các phòng,

ban. Theo khảo sát thực tế của chúng tôi, khối lƣợng tài liệu hình thành trong

khoảng thời gian này hiện đang đƣợc bảo quản tại các kho lƣu trữ là rất ít.

Hơn nữa, phần nhiều các cán bộ làm việc ở cấp huyện tính từ thế hệ Cách

mạng tháng Tám năm 1945 đã nghỉ công tác hoặc đã mất. Khi các cán bộ này

nghỉ công tác, tài liệu sẽ đƣợc chuyển giao lại cho thế hệ cán bộ tiếp theo.

Nếu công việc này không đƣợc thực hiện nghiêm chỉnh và có sự giám sát chặt

chẽ thì tài liệu sẽ bị thất lạc, mất mát rất nhiều. Với những lý do trên, công

việc thu thập, sƣu tầm tài liệu từ những năm 90 của thế kỷ XX trở về trƣớc

cần phải đƣợc tiến hành càng sớm càng tốt.

119

Thực hiện đƣợc công việc này có ý nghĩa rất lớn là cứu đƣợc lịch sử

thành văn của cấp huyện do một thời nhận thức chƣa đầy đủ dẫn đến tài liệu

lƣu trữ của huyện bị bỏ quên và cũng là mở đầu cho một giai đoạn mới, giai

đoạn từng bƣớc đƣa lƣu trữ cấp huyện đi vào nề nếp. Việc thu thập và sƣu

tầm tài liệu lƣu trữ những năm trƣớc đây trƣớc hết thuộc về trách nhiệm của

Phòng Nội vụ dựa trên dựa trên sự chỉ đạo của cơ quan cấp trên để công việc

này thực hiện một cách đầy đủ, nghiêm túc. Phòng Nội vụ cần thực hiện công

tác rà soát, thống kê, xác định rõ số lƣợng, thành phần, nội dung tài liệu lƣu

trữ đang nằm ở các phòng, ban từ những năm 90 của thế kỷ XX trở về trƣớc

để đƣa vào bảo quản trong các lƣu trữ.

Bên cạnh các giải pháp trên, Nhà nƣớc cần phải quan tâm chú trọng đến

công tác thi đua khen thƣởng đối với cán bộ lƣu trữ ở cấp huyện, cấp xã nhằm

khuyến khích đội ngũ cán bộ làm công tác này.

Tiểu kết Chƣơng 3: Những hạn chế trong tổ chức và quản lý nhà nƣớc

về công tác lƣu trữ cấp huyện xuất phát từ nhiều nguyên nhân. Để giải quyết

đƣợc các nguyên nhân này thì những hạn chế của công tác lƣu trữ cấp huyện

sẽ đƣợc giải quyết. Tuy nhiên để giải quyết triệt để những những nguyên

nhân, hạn chế đó thì các cơ quan quản lý, lãnh đạo các cấp, các nhà khoa học,

cán bộ lƣu trữ với trách nhiệm, năng lực, tình yêu ngành, nghề phải thực hiện

các giải pháp đồng bộ và có tính hệ thống. Các giải pháp này cần có sự nghiên

cứu chuyên sâu, có lộ trình từng bƣớc và cần có sự tham gia của nhiều cơ

quan, đơn vị có thẩm quyền. Với phạm vi trong luận văn, tác giả đề xuất các

giải pháp mang tính đồng bộ trên hai phƣơng diện là các giải pháp về tổ chức

và quản lý lƣu trữ cấp huyện, với mục đích lƣu trữ cấp huyện hoạt động ngày

càng hiêu quả, đóng góp ngày càng nhiều vào sự phát triển của địa phƣơng.

120

KẾT LUẬN

Cấp huyện đã có lịch sử hình thành và phát triển lâu đời, trong quá trình

lịch sử đó cấp huyện đã hình thành nên một khối lƣợng tài liệu lớn, đa dạng về

thành phần, phong phú về nội dung, có giá trị lớn trong hoạt động thực tiễn và

nghiên cứu lịch sử của cấp huyện. Vì vậy, tài liệu lƣu trữ của cấp huyện cần phải

đƣợc bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng một cách có hiệu quả.

Tuy nhiên, với thực tiễn tổ chức và quản lý lƣu trữ cấp huyện hiện nay

mặc dù đã đạt một số kết qủa nhất định nhƣng còn nhiều bất cập nhƣ: Bất cập

giữa chức năng, nhiệm vụ và biên chế, tổ chức bộ máy, đội ngũ cán bộ, năng

lực quản lý, công tác kiểm tra, bố trí cơ sở vật chất... Cùng với đó lãnh đạo

các cấp, các ngành chƣa thực sự quan tâm đến công tác lƣu trữ, các văn bản

của Nhà nƣớc ban hành còn chồng chéo và không rõ ràng, đội ngũ cán bộ làm

lƣu trữ cấp huyện thiếu về số lƣợng và hạn chế về năng lực, thiếu thống nhất

trong quản lý công tác lƣu trữ, các quy trình nghiệp vụ lƣu trữ chƣa đƣợc thực

hiện theo đúng quy định của Nhà nƣớc. Chính những điều đó đã và đang đẩy

lƣu trữ cấp huyện vào trong tình trạng lộn xộn, hoạt động kém hiệu quả.

Sự yếu kém của việc tổ chức, quản lý lƣu trữ cấp huyện xuất phát từ

nhiều nguyên nhân. Để giải quyết các hạn chế cần phải dựa trên hệ thống các

giải pháp đồng bộ và thống nhất, mà trƣớc hết là ban hành hệ thống các văn

bản quy định, hƣớng dẫn về công tác lƣu trữ phải đầy đủ, đồng bộ tránh mâu

thuẫn, chồng chéo. Đồng thời, công tác lƣu trữ cấp huyện cần đƣợc ổn định

về tổ chức, biên chế bố trí đủ số lƣợng và nâng cao chất đội ngũ cán bộ lƣu

trữ cấp huyện với chức năng, nhiệm vụ và vị trí pháp lý rõ ràng. Mặc khác,

Nhà nƣớc phải quan tâm đúng mức đến công tác tổng kết, đúc rút kinh

nghiệm thực tế từ các nghiên cứu về quản lý lƣu trữ tại cấp huyện và cần tăng

cƣờng hơn nữa đầu tƣ kinh phí cho lƣu trữ cấp huyện.

Trong khuôn khổ phạm vi nghiên cứu của đề tài, những nội dung

nghiên cứu trên chỉ là những nghiên cứu bƣớc đầu. Bên cạnh đó còn có nhiều

vấn đề cần tiếp tục tìm hiểu và nghiên cứu trong thời gian tới.

Mong rằng, sẽ tiếp tục nhận đƣợc sự góp ý chân thành của các thầy cô

và bạn bè đồng nghiệp để luận văn đƣợc hoàn chỉnh hơn.

121

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Nguyễn Thị Lan Anh (1995), Một số ý kiến bước đầu về tổ chức lưu trữ

chuyên ngành ở nước ta hiện nay, Khóa luận tốt nghiệp khóa 1991 - 1995,

Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Hà Nội.

2. Nguyễn Thiên Ân (chủ nhiệm, 2012), Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn

bảo quản hồ sơ, tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của các cơ quan

nhà nước cấp huyện, Tƣ liệu Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc, Hà Nội.

3. Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (1998), Thông tư số 40/1998/TT-TCCP

ngày 24 tháng 01 năm 1998 hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà

nước các cấp, Hà Nội.

4. Bộ Nội vụ (2009), Báo cáo số 2468/BC-BNV ngày 31 tháng 7 năm 2009

về việc tổng kết việc thực hiện Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, Hà Nội.

5. Bộ Nội vụ (2009), Báo cáo số 3607/BC-BNV ngày 05 tháng 11 năm 2009

thuyết minh chi tiết về dự thảo Luật Lưu trữ, Hà Nội.

6. Bộ Nội vụ (2008), Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 10 tháng 8 năm

2008 ban hành biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, Hà Nội.

7. Bộ Nội vụ (2005), Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005

về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức

Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ và Ủy ban nhân dân, Hà Nội.

8. Bộ Nội vụ (2005), Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27 tháng 4 năm

2005 hướng dẫn quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức,

đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh

nghiệp nhà nước, Hà Nội.

9. Bộ Nội vụ (2006), Thông tư 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006

hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu

trữ lịch sử các cấp, Hà Nội.

10. Bộ Nội vụ (2007), Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm

2007 hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng, Hà Nội.

122

11. Bộ Nội vụ (2008), Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04 tháng 6 năm

2008 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở

Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện, Hà Nội.

12. Bộ Nội vụ (2010), Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm

2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức

Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ

ban nhân dân các cấp, Hà Nội.

13. Bộ Nội vụ (2010), Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm

2010 quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy, Hà Nội.

14. Bộ Nội vụ (2010), Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2010

hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy, Hà Nội.

15. Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17 tháng 12 năm

2012 quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ cán bộ, công

chức, Hà Nội.

16. Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm

2013 hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ

quan, tổ chức, Hà Nội.

17. Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm

2013 quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài

liệu lưu trữ, Hà Nội.

18. Bộ Tài chính (2000), Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ngày 29 tháng 12

năm về việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán, Hà Nội.

19. Bộ Tài chính (2005), Quyết định số 5270/QĐ-BTC ngày 30 tháng 12 năm

2005 về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Bộ Tài

chính, Hà Nội.

20. Bộ Tài chính (2006), Thông tư số 71/2006/TT-BTC ngày 09 tháng 8 năm

2006 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 4

năm 2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về

thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự

nghiệp công lập, Hà Nội.

123

21. Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng (2007), Thông tư số 03/2007/TT-BTNMT

ngày 15 tháng 02 năm 2007 hướng dẫn quản lý, lưu trữ, cung cấp và khai

thác sử dụng thông tin tư liệu đo đạc và bản đồ, Hà Nội.

22. Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng (2007), Thông tư số 09/2007/TT-BTNMT

ngày 02 tháng 8 năm 2007 hướng dẫn việc lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa

chính, Hà Nội.

23. Bộ Xây dựng (2006), Thông tư số 02/2006/TT-BXD ngày 17 tháng 5 năm

2006 hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây

dựng, Hà Nội.

24. Nguyễn Thị Chinh (2002), Mạng lưới các kho, các Trung tâm Lưu trữ

Nhà nước qua 40 năm chặng đường hình thành và phát triển, Khóa luận

tốt nghiệp khóa 1998 - 2002, Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn

phòng, Hà Nội.

25. Chính phủ (2003), Nghị định số 71/2003/NĐ-CP ngày 19 tháng 6 năm

2003 về việc phân cấp quản lý biên chế hành chính, sự nghiệp nhà nước,

Hà Nội.

26. Chính phủ (2006), Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 4 năm 2006

quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ

máy, biên chế và tài chính đối với dơn vị sự nghiệp công lập, Hà Nội.

27. Chính phủ (2008), Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm

2008 quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân

huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Hà Nội.

28. Chủ tịch UBND tỉnh Vĩnh Phúc (2013), Quyết định số 2482/QĐ-CT ngày

10 tháng 9 năm 2013 ban hành Danh mục (số 1) các cơ quan, tổ chức

thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, Vĩnh Phúc.

29. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền, Nguyễn Văn

Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo

dục chuyên nghiệp, Hà Nội.

124

30. Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc (1995), Công văn số 66/NVĐP ngày 11 tháng 3

năm 1995 ban hành đề cương mẫu bản Quy định công tác lưu trữ tại

UBND các cấp địa phương, Hà Nội.

31. Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc (1996), Công văn số 220/NVĐP ngày 12 tháng 5

năm 1996 hướng dẫn giao nộp hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp

vào lưu trữ, Hà Nội.

32. Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc (2003), Công văn số 26/LTNN-NVĐP ngày 22

tháng 01 năm 2003 hướng dẫn xây dựng và ban hành Danh mục các cơ

quan tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh và lưu

trữ huyện, Hà Nội.

33. Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc (1997), Kỷ yếu hội thảo khoa học về kho lưu trữ cố

định, Tƣ liệu Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc, Hà Nội.

34. Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc (2004), Công văn số 102/LTNN-NVĐP

ngày 04 tháng 3 năm 2004 về việc ban hành Danh mục mẫu thành phần

tài liệu tiêu biểu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ huyện, Hà Nội.

35. Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc (2004), Công văn số 283/VTLTNN-

NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh

lý tài liệu hành chính, Hà Nội.

36. Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc (2004), Công văn số 319/VTLTNN-

NVTW ngày 01 tháng 6 năm 2004 hướng dẫn thực hiện giao nộp lưu tài

liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp, Hà Nội.

37. Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc (2006), Công văn số số 879/VTLTNN-

NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết

giá trị, Hà Nội.

38. Hoàng Hải Hậu (2007), Bảo tồn, lưu giữ, quản lý và khai thác sử dụng

thần tích, thần sắc ở Việt Nam - Quá khứ và hiện tại (qua khảo sát thần

tích, thần sắc ở Bắc Ninh, Hà Tây và Viện Nghiên cứu Hán - Nôm), Khóa

luận tốt nghiệp khóa 2002 - 2007, Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị

văn phòng, Hà Nội.

125

39. Hiến pháp Việt Nam (năm 1946, 1959, 1980 và 1992), NXB Chính trị

Quốc gia, Hà Nội, 1995.

40. Học viện Hành chính Quốc gia (2003), Hành Chính công, Nhà xuất bản

Thống kê, Hà Nội.

41. Học viện Hành chính Quốc gia (1993), Quản lý Hành chính Nhà nước,

Nhà xuất bản Lao động, Hà Nội.

42. Đặng Văn Khải (2003), “Tài liệu tích đống ở địa phƣơng đang kêu cứu”,

Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (4), tr. 111-114.

43. PGS. TS. Dƣơng Văn Khảm (chủ nhiệm, 2001), Cơ sở khoa học để tổ

chức quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ, Báo cáo tổng thuật đề

tài của Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc, Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn

phòng, Hà Nội.

44. Kho bạc Nhà nƣớc (2007), Quyết định số 225/QĐ-KBNN ngày 18 tháng 4

năm 2007 về việc ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của

Kho bạc Nhà nước tỉnh, huyện, Hà Nội.

45. Phạm Thị Diệu Linh (2009), Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động

công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sĩ, Hà Nội.

46. Phạm Thị Diệu Linh (2014), “Lƣu trữ lịch sử liên huyện giải pháp nâng cao

hiệu quả công tác lƣu trữ cấp huyện‟, Tạp chí Tổ chức Nhà nước, (8), tr. 13-17.

47. Luật Lưu trữ , NXB Chính trị Quốc gia- Sự thật, Hà Nội, 2013.

48. Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, NXB Thống kê,

Hà Nội, 2003.

49. Luật Tổ chức Quốc hội, Viện kiểm sát nhân dân và Luật Tổ chức Tòa án

nhân dân, NXB Lao động, Hà Nội, 2010.

50. Trần Đức Mạnh (2008), “Hội nghị Buôn Mê Thuột, nỗi niềm lƣu trữ địa

phƣơng”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (4), tr. 31-33.

51. Nguyễn Văn Nghĩa (1998), Cơ sở khoa học để xác định thời hạn bảo

quản văn bản quản lý nhà nước ở cấp huyện, Luận văn thạc sĩ, Hà Nội.

126

52. Vũ Thị Ngoan (2011), Tổng luận các nghiên cứu về vấn đề quản lý lưu

trữ địa phương ở nước ta, Khóa luận tốt nghiệp, Hà Nội.

53. Nguyễn Xuân Nung (1980), “Một số ý kiến về việc lựa chọn tài liệu

UBND huyện để bảo quản”, Tập san Văn thư Lưu trữ, (1).

54. Đỗ Ngọc Phách (1967), “Tổ chức phòng hay kho lƣu trữ ở địa

phƣơng”, Nội san Nghiên cứu công tác lưu trữ, (4), Tƣ liệu Cục Văn thƣ

và Lƣu trữ Nhà nƣớc.

55. Lƣu Văn Phòng (2009), “Cần ổn định tổ chức văn thƣ - lƣu trữ tỉnh”, Tạp

chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (6), tr. 21-24.

56. Phòng Nội vụ huyện Chƣ Prông (2009), Công văn số 52/CV-NV ngày

01/02/2009 về việc nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ về kho lưu trữ lịch sử

huyện, Gia Lai.

57. Phòng Nội vụ huyện Chƣ Prông (2010), Kế hoạch số 50/KH-NV ngày 07

tháng 9 năm 2010 về việc kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ ở các xã, thị

trấn, Gia Lai.

58. Phòng Nội vụ huyện Yên Thủy (2009), Công văn số 37/NV-VTLT ngày 22

tháng 10 năm 2009 về việc hướng dẫn thực hiện công tác Văn thư, lưu trữ

đối với Uỷ ban nhân dân các xã, thị trấn, Hòa Bình.

59. Phòng Nội vụ huyện Yên Thủy (2010), Công văn số 349/UBND-NV ngày

07 tháng 7 năm 2010 về việc hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu

trữ, Hòa Bình.

60. Phòng Nội vụ thành phố Đồng Hới (2012), Công văn số 53/UBND-NV

ngày 04 tháng 02 năm 2012 về việc thu hồi hồ sơ, tài liệu, Quảng Bình.

61. PGS. TS. Vũ Thị Phụng (1997), Giáo trình lịch sử nhà nước và pháp luật

Việt Nam, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.

62. PGS. Vƣơng Đình Quyền (chủ nhiệm, 1990), Cơ sở lý luận và thực tiễn

về tổ chức các kho lưu trữ ở Việt Nam, Đề tài khoa học cấp ngành, Cục

Lƣu trữ Nhà nƣớc, Tƣ liệu Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc, Hà Nội.

127

63. PGS. Vƣơng Đình Quyền (2002), Văn bản quản lý nhà nước và công tác công

văn, giấy tờ thời phong kiến Việt Nam, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội.

64. Vƣơng Đình Quyền (1990), “Vấn đề tổ chức bảo quản tài liệu lƣu trữ hình

thành ở cấp xã”, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, (1), tr. 12-19.

65. Hồ Văn Quýnh (1978), “Bàn về vấn đề tổ chức lƣu trữ cấp huyện”, Tập

san Văn thư Lưu trữ, (1), tr. 14-16.

66. Sở Nội vụ Hà Nội (2008), Kế hoạch 666/KH-SNV ngày 28 tháng 11 năm

2008 kiểm tra các cơ quan, đơn vị thuộc thành phố Hà Nội về việc thực

hiện công tác văn thư - lưu trữ năm 2008, Hà Nội.

67. Sở Nội vụ tỉnh Gia Lai (2012), Báo cáo số 13/BC-SNV ngày 12 tháng 7

năm 2012 về kết quả kiểm tra chéo công tác văn thư lưu trữ, Gia Lai.

68. Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình (2012), Báo cáo số 2078/BC-SNV ngày 20 tháng

12 năm 2012 về việc tổng hợp kết quả kiểm tra chéo công tác văn thư lưu

trữ tại các huyện, thành phố, Hòa Bình.

69. Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình (2011), Công văn số 1311/SNV-VTLT ngày 31

tháng 8 năm 2011 về việc hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu

vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, Hòa Bình.

70. Sở Nội vụ tỉnh Quảng Bình (2012), Công văn số 83/SNV-CCVTLT ngày

03/02/2012 về việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư,

lưu trữ năm 2012 đối với các huyện, thành phố, Quảng Bình.

71. Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc (2014), Công văn số 595/SNV-CCVTLT ngày

11 tháng 6 năm 2014 về việc tăng cường công tác phòng cháy chữa cháy

và phòng chống lụt bão, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu, Vĩnh Phúc.

72. Quốc Thắng (2009), “Tổ chức văn thƣ, lƣu trữ tại địa phƣơng những khó

khăn cần giải quyết‟, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (6), tr. 2-3.

73. GS. TSKH. Nguyễn Văn Thâm, TS. Nghiêm Kỳ Hồng (2006): Lưu trữ Việt

Nam - những chặng đường phát triển, NXB Chinh trị quốc gia, Hà Nội.

128

74. GS. TSKH. Nguyễn Văn Thâm, PGS. Vƣơng Đình Quyền, TS. Nghiêm

Kỳ Hồng, TS. Đào Thị Diến (2010), Lịch sử Lưu trữ Việt Nam, NXB Đại

học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, thành phố Hồ Chí Minh.

75. Nguyễn Thị Minh Thu (2011), Quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ tại một

số quận, huyện thuộc thành phố Hải Phòng, Khóa luận tốt nghiệp, Hà Nội.

76. Thủ tƣớng Chính phủ (2007), Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3

năm 2007 về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu

trữ, Hà Nội.

77. Tổng Cục trƣởng Tổng Cục thuế (2003), Quyết định số 1138/QĐ-HC

ngày 04 tháng 8 năm 2003 về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài

liệu ngành thuế, Hà Nội.

78. Nguyễn Hữu Tri (2012), Lý thuyết Tổ chức giải thích, Nhà xuất bản Chính

trị Quốc gia, Hà Nội.

79. Trung tâm Nghiên cứu Khoa học, Tổ chức Quản lí (1999), Khoa học tổ

chức và Quản lí, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội.

80. Trần Thanh Tùng (2003), Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước,

Luận văn thạc sĩ, Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Hà Nội.

81. UBND huyện Bình Xuyên (2014), Công văn số 609/UBND-NV ngày 07

tháng 7 năm 2014 về việc tăng cường công tác phòng cháy chữa phòng và

phòng chống bão lụt bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu, Vĩnh Phúc.

82. UBND huyện Bình Xuyên (2014), Kế hoạch số 38/KH-UBND ngày 24

tháng 3 năm 2014 về công tác văn thư, lưu trữ năm 2014, Vĩnh Phúc.

83. UBND huyện Cao Phong (2012), Báo cáo số 76/BC-UBND ngày 17

tháng 7 năm 2012 về việc kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ huyện Cao

Phong năm 2012, Hòa Bình.

84. UBND huyện Chƣ Prông (2008), Quyết định số 2306/QĐ-UBND ngày 11

tháng 12 năm 2008 về việc ban hành Danh mục các cơ quan thuộc nguồn

nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử huyện, Gia Lai.

129

85. UBND huyện Lệ Thủy (2011), Báo cáo số 36/BC-UBND ngày 04 tháng 5

năm 2011 về việc tổng kết 10 năm thi hành Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia từ

năm 2001 - 2010, Quảng Bình.

86. UBND huyện Lệ Thủy (2012), Báo cáo số 196/BC-UBND ngày 26 tháng

12 năm 2012 về kết quả công tác văn thư, lưu trữ năm 2012, Quảng Bình.

87. UBND huyện IaPa (2012), Báo cáo công tác văn thư - lưu trữ, Gia Lai.

88. UBND huyện Yên Thủy (2011), Hướng dẫn số 15/HD-UBND ngày 17

tháng 10 năm 2011 về việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu

trữ hiện hành của cơ quan, Hòa Bình.

89. UBND huyện Yên Thủy (2011), Quyết định số 2271/QĐ-UBND ngày 13

tháng 10 năm 2011 về việc ban hành Danh mục thành phần tài liệu tiêu biểu

thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện của các cơ quan hành chính, Hòa Bình.

90. UBND thành phố Đồng Hới (2012), Báo cáo số 154/BC-UBND ngày 05

tháng 12 năm 2012 về tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm

2012, kế hoạch hoạt động năm 2013, Quảng Bình.

91. UBND thành phố Đồng Hới (2012), Quyết định số 641/QĐ-UBND ngày 20

tháng 3 năm 2012 về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình

thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân thành phố, Quảng Bình.

92. UBND thành phố Hà Nội (1998), Quyết định số 497/QĐ-UB ngày 02

tháng 02 năm ban hành quy định về công tác lƣu trữ, Hà Nội.

93. UBND thành phố Hà Nội (2005), Quyết định số 125/2005/QĐ-UB ngày

08 tháng 8 năm 2005 ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp

lƣu tài liệu vào Trung tâm Lƣu trữ thành phố Hà Nội, Hà Nội.

94. UBND thành phố Pleiku (2011), Công văn số 51/UBND-VTLT ngày 16

tháng 12 năm 2011 về việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ tại các

phòng ban, uỷ ban nhân dân các xã, phường và phương hướng, nhiệm vụ

công tác văn thư, lưu trữ hàng năm của thành phố, Gia Lai.

130

95. UBND thành phố Pleiku (2010), Quyết định số 1569/QĐ-UBND ngày

26/4/2010 về việc ban hành Danh mục tài liệu của các cơ quan, đơn vị

thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố, Gia Lai.

96. UBND thành phố Pleiku (2011), Quyết định số 04/2011/QĐ-UBND ngày

31 tháng 8 năm 2011 về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ

thành phố Pleiku, Gia Lai.

97. UBND thành phố Vĩnh Yên (2014), Kế hoạch số 42/KH-UBND ngày 18

tháng 3 năm 2014 về công tác Văn thư, lưu trữ năm 2014, Vĩnh Phúc.

98. UBND tỉnh Hòa Bình (2010), Chỉ thị số 10/2010/CT-UBND ngày 13

tháng 5 năm 2010 về việc tăng cường chỉ đạo thực hiện công tác văn thư,

lưu trữ trong các cơ quan, đơn vị, Hòa Bình.

99. UBND tỉnh Quảng Bình (2011), Công văn số 1998/UBND ngày 19 tháng

10 năm 2011 về việc chấn chỉnh công tác văn thư, lưu trữ, Quảng Bình.

100. UBND tỉnh Vĩnh Phúc (2014), Quyết dịnh số 2261/QĐ-CT ngày 20

tháng 8 năm 2014 ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu lưu trữ

của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh

Vĩnh Phúc, Vĩnh Phúc.

101. Nguyễn Nghĩa Văn (2003), Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản

văn bản quản lý nhà nước ở cấp huyện, Luận văn thạc sĩ, Hà Nội.

102. Văn phòng UBND thành phố Hà Nội (2003), Hướng dẫn số 390/HD-VP

ngày 16 tháng 10 năm 2003 về công tác quản lý công văn giấy tờ, văn thư

- lưu trữ của UBND xã, phường, thị trấn, Hà Nội.

103. Nguyễn Nhƣ ‎ Ý (chủ biên, 1998), Đại từ điển tiếng việt, NXB Văn hóa

thông tin, Hà Nội.

131

PHẦN PHỤ LỤC

1. Phụ lục 1

Thông tƣ số 04/2006/TT-BNV ngày 11/04/2006 của Bộ Nội vụ về Hƣớng

dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch

sử các cấp

2. Phụ lục 2

Thông tƣ số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ

Hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thƣ,

Lƣu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân

các cấp

3. Phụ lục 3

Báo cáo số 2078/BC-SNV ngày 20 tháng 12 năm 2012 của Sở Nội vụ tỉnh

Hòa Bình về việc tổng hợp kết quả kiểm tra chéo công tác văn thƣ lƣu trữ tại

các huyện, thành phố

4. Phụ lục 4

Báo cáo số 76/BC-UBND ngày 17 tháng 7 năm 2012 của UBND huyện Cao

Phong về việc kiểm tra công tác văn thƣ, lƣu trữ huyện Cao Phong năm 2012

5. Phụ lục 5

Báo cáo số 381/BC-UBND ngày 21 tháng 11 năm 2012 của UBND huyện Sìn

Hồ về tình hình thực hiện công tác văn thƣ lƣu trữ

6. Phụ lục 6

Báo cáo số 36/BC-UBND ngày 04 tháng 5 năm 2011 của UBND huyện Lệ

Thủy về việc tổng kết 10 năm thi hành Pháp lệnh Lƣu trữ quốc gia từ năm

2001 - 2010

7. Phụ lục 7

Báo cáo số 154/BC-UBND ngày 05 tháng 12 năm 2012 của UBND thành phố

Đồng Hới về tình hình thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ năm 2012, kế

hoạch hoạt động năm 2013

132

8. Phụ lục 8

Báo cáo số 23/BC-VTLT ngày 15 tháng 8 năm 2011 của UBND huyện Chƣ

Prông về kết quả công tác văn thƣ lƣu trữ

9. Phụ lục 9

Phiếu Khảo sát công tác lƣu trữ tại UBND huyện Tiền Hải – tỉnh Thái Bình

10. Phụ lục 10

Phiếu Khảo sát công tác lƣu trữ tại UBND huyện Chƣ Sê – tỉnh Gia Lai

11. Phụ lục 11

Hình ảnh Kho Lƣu trữ của huyện Tiền Hải – tỉnh Thái Bình

12 . Phụ lục 12

Hình ảnh Kho Lƣu trữ của huyện ChƣPrông– tỉnh Gia Lai

133

Kho lữu trữ huyện Tiền Hải - tỉnh Thái Bình

Kho lữu trữ huyện Chư Prông - tỉnh Gia Lai

Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ: Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TRẦN VĂN QUANG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ LƢU TRỮ CẤP HUYỆN, QUẬN, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ THUỘC TỈNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TRẦN VĂN QUANG

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ LƢU TRỮ CẤP HUYỆN,

QUẬN, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ THUỘC TỈNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ

LỜI CAM ĐOAN

PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................. 1

PHẦN NỘI DUNG CHÍNH .......................................................................... 12

CHƢƠNG 1. CƠ QUAN NHÀ NƢỚC CẤP HUYỆN VÀ THÀNH PHẦN, NỘI

DUNG, GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT

ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG CƠ QUAN NÀY .................................................. 12

CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ

CÔNG TÁC LƢU TRỮ CẤP HUYỆN HIỆN NAY ......................................... 51

CHƢƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG VIỆC TỔ

CHỨC VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ LƢU TRỮ CẤP HUYỆN ................ 94

DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT

2 http://vi.wikipedia.org/wiki

HUYỆN

HUYỆN

Có thể bạn quan tâm

Luận văn Thạc sĩ: Chế tạo và nghiên cứu tính chất điện, từ của vật liệu multiferroic Ba₀.₇Ca₀.₃TiO₃/ NiFe₂O₄

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu vật liệu biến hóa dạng chuỗi một chiều chế tạo từ kim loại đồng trên đế FR-4 hoạt động tại tần số MHz ứng dụng trong truyền năng lượng không dây

Luận văn Thạc sĩ: Đánh giá khả năng tác động tới môi trường biển của việc xả nước thải từ sự cố nhà máy điện hạt nhân Fukushima sử dụng công cụ ERICA

Luận văn Thạc sĩ: Xây dựng mô hình đầu dò nơtron và gamma sử dụng nhấp nháy EJ-276 ghép nối với mảng nhân quang silicon

Luận văn Thạc sĩ: Đánh giá khả năng ảnh hưởng của bức xạ ion hóa đến sức khỏe cư dân khu vực mỏ đất hiếm Đông Pao, xã Bản Hon, huyện Tam Đường, tỉnh Lai Châu

Luận văn Thạc sĩ: Sử dụng phương pháp nhiễu xạ neutron khảo sát cấu trúc tinh thể và pha trật tự từ trong vật liệu Pr2FeCrO6

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu phân lập, xác định cấu trúc và hoạt tính ức chế NO của các hợp chất thứ cấp từ chủng vi nấm biển Aspergillus sp. CL251

Luận văn Thạc sĩ: Phân tích một số hợp chất bisphenol thôi nhiễm từ bao bì nhựa lên một số mẫu thực phẩm nền tinh bột

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu thành phần hóa học và đánh giá hoạt tính kháng khuẩn, kháng nấm của loài hoa mộc (Osmanthus fragrans (Thunb.) Lour.) ở Việt Nam

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu thành phần hóa học và đánh giá tác dụng kháng viêm của loài côi Turpinia montana (Blume) Kurz

Luận văn Thạc sĩ: Tổng hợp và đặc trưng tính chất vật liệu composite có cấu trúc nano chitosan–cyclodextrin/TiO₂–Ag

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu chế tạo và khảo sát một số tính chất của màng phủ trên cơ sở nhựa epoxy gốc nước và khung cơ kim - ZIF

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu tổng hợp một số dẫn xuất napthoquinone chứa nguyên tố flo bằng phản ứng đa thành phần

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu điều chế vật liệu Bioglass và tổ hợp lai với polymer ALG-F127 định hướng ứng dụng trong điều trị nội nha

Luận văn Thạc sĩ: Khảo sát thành phần hóa học và hoạt tính ức chế enzyme α-glucosidase trên một số hợp chất phân lập từ thịt quả bình bát nước (Annona glabra L.).

Luận văn Thạc sĩ: Tổng hợp và đánh giá hoạt tính chống ung thư của hợp chất lai chứa khung tetrahydro-β-carboline và imidazo[1,5-a]pyridine

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu tổng hợp một số dẫn xuất của benzazole

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu chiết tách lignin từ vỏ sầu riêng Ri6 (Durio zibethinus Murr.) và tổng hợp vật liệu biocomposite định hướng ứng dụng trong bảo quản sau thu hoạch

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu tổng hợp hạt nano bạc phủ acid hyaluronic mang doxorubicin định hướng ứng dụng trong điều trị ung thư

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu thành phần hóa học và hoạt tính kháng viêm của loài rau dừa nước (Ludwigia adscendens)

Tài liêu mới

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu xây dựng thuật toán thích nghi và học tăng cường cấu trúc Actor - Critic điều khiển bám quỹ đạo cho robot di động đa hướng mecanum

Luận án Tiến sĩ: Cơ cấu bệnh tim mạch và chất lượng cuộc sống của người cao tuổi mắc suy tim, rung nhĩ điều trị tại Bệnh viện Thống Nhất, thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu hiện tượng nứt dăm đê sông vùng đồng bằng sông Hồng và dự báo khả năng bị nứt của một số đoạn đê

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu xây dựng giải pháp đảm bảo an toàn thông tin cho quá trình học liên kết dựa trên mật mã

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Phát triển năng lực đánh giá công nghệ cho học sinh trong dạy học môn Công nghệ 11 ở trường trung học phổ thông

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu phân loại chi cầu diệp – Bulbophyllum Thouars (Orchidaceae) ở vùng Tây Nguyên bằng phương pháp hình thái và phân tử

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu đặc điểm phân bố và dinh dưỡng của các loài lưỡng cư ở Vườn Quốc gia Bến En và Khu bảo tồn thiên nhiên Pù Luông, tỉnh Thanh Hóa

Luận án Tiến sĩ: Tổng hợp luật dẫn và điều khiển cho một lớp tên lửa đối hải trên cơ sở ứng dụng mạng nơ ron và hệ mờ

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu tổng hợp hệ điều khiển góc Pitch tua bin gió trong điều kiện có nhiễu tác động

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu hóa học lipid của hai loài san hô thủy tức Millepora dichotoma và Millepora platyphylla ở Việt Nam

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu kiểm soát phân phối công suất kéo trên cầu chủ động của ô tô con bằng ABS

Luận án Tiến sĩ: Ứng dụng phản ứng Domino vào tổng hợp các dẫn xuất Podophyllotoxin, Pyrimidine và đánh giá hoạt tính sinh học của các chất tổng hợp được

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu thành phần hóa học và một số hoạt tính sinh học của cây chùm ngây (Moringa oleifera)

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu thành phần hóa học và ứng dụng ức chế ăn mòn cho thép của cao chiết xuất từ cây Lộc vừng thuộc họ Lecythidaceae

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu hiện tượng nứt dăm đê sông vùng đồng bằng sông Hồng và dự báo khả năng bị nứt của một số đoạn đê

AI tóm tắt

Giới thiệu tài liệu

Đối tượng sử dụng

Từ khoá chính

Nội dung tóm tắt

Giới thiệu

Về chúng tôi

Việc làm

Quảng cáo

Liên hệ

Chính sách

Thoả thuận sử dụng

Chính sách bảo mật

Chính sách hoàn tiền

DMCA

Hỗ trợ

Hướng dẫn sử dụng

Đăng ký tài khoản VIP

093 303 0098

support@tailieu.vn