Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học: Nâng cao công tác Marketing trong lưu trữ tại các Trung tâm lưu trữ Quốc gia

BỘ NỘI VỤ

TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƢ – LƢU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NÂNG CAO CÔNG TÁC MARKETING TRONG LƢU TRỮ

TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA

Khoá luận tốt nghiệp ngành : LƢU TRỮ HỌC

Ngƣời hƣớng dẫn : THS. TRẦN VIỆT HÀ

Sinh viên thực hiện : MAI THỊ HỒNG VÂN

Mã số sinh viên : 1405LTHC068

Khoá : 2014 – 2018

Lớp : ĐH.LTH 14C

HÀ NỘI - 2018

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan các số liệu sử dụng phân tích trong bài khóa luận có

nguồn gốc rõ ràng. Các kết quả nghiên cứu trong bài khóa luận là do tôi tự

tìm hiểu, phân tích một cách trung thực, khách quan và phù hợp với thực tiễn

tôi được khảo sát.

Hà Nội, ngày 26 tháng 03 năm 2018

Sinh viên thực hiện

Mai Thị Hồng Vân

LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những

sự hỗ trợ, giúp đỡ ít hay nhiệu, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác.

Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, tôi

đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý thầy cô, gia đình và bạn

bè. Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, tôi xin gửi lời chân thành cảm ơn đến ThS.

Trần Việt Hà - giảng viên khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà

Nội là người đã tận tình giúp đỡ tôi trong suốt thời gian tìm hiểu nghiên cứu

đề tài.

Khóa luận là kết quả ghi nhận sự cố gắng tìm tòi và nỗ lực học hỏi của

sinh viên. Tuy nhiên do bản than tôi là một sinh viên đang ở giai đoạn tích lũy

kiến thức, thiếu kinh nghiệm thực tế và còn nhiều hạn chế trong nghiên cứu

cho nên khóa luận sẽ không tránh khỏi nhiều thiếu sót, cần bổ sung. Chính vì

vậy, tôi rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp của quý thầy cô và các

bạn để khóa luận của tôi được hoàn thiện hơn.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC HÌNH VẼ

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1

1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................... 1

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ............................................................................ 2

3. Nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................................... 3

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ................................................................. 3

5. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................... 3

6. Kết cấu của khóa luận ................................................................................... 4

Chƣơng 1. TỔNG QUAN VỀ MARKETING TRONG CÔNG TÁC LƢU

TRỮ…. ............................................................................................................. 5

1.1. Khái niệm Marketing ................................................................................ 5

1.1.1. Khái niệm Marketing chung: ................................................................ 5

1.1.2. Khái niệm về Marketing trong lưu trữ: ................................................ 6

1.2. Nội dung của Marketing ........................................................................... 6

1.2.1. Xác định sứ mệnh, mục tiêu hoạt động Marketing trong lưu trữ .............. 6

1.2.2. Phân tích môi trường Marketing trong lưu trữ .................................... 7

1.2.3. Lợi ích của Marketing trong lưu trữ: ................................................. 10

1.2.4. Chiến lược Marketing Mix (Marketing hỗn hợp) ............................... 10

1.2.5. Đánh giá Marketing ............................................................................ 12

1.3. Các loại Marketing .................................................................................. 13

1.4. Sự cần thiết công tác Marketing trong lưu trữ ........................................ 14

* Tiểu kết ........................................................................................................ 17

Chƣơng 2. THỰC TRẠNG MARKETING TRONG CÁC TTLTQG

HIỆN NAY ..................................................................................................... 19

2.1. Giá trị TLLT của TTLTQG ...................................................................... 19

2.2. Thực trạng Marketing trong các TTLTQG hiện nay ................................ 22

2.2.1. Hoạt động quảng bá tại các TTLTQG ở Việt Nam ............................... 22

2.2.2. Chất lượng sản phẩm và dịch vụ của các TTLTQGVN ........................ 24

2.3. Nhận xét, đánh giá công tác Marketing tại các TTLTQG ........................ 31

2.3.1. Môi trường Marketing tại các TTLTQG ............................................... 31

2.3.2. Hiệu quả của hoạt động truyền thông Marketing sản phẩm và dịch

vụ……. ………. ................................................................................................. 31

2.3.3. Nhận xét chung ...................................................................................... 32

* Tiểu kết ........................................................................................................ 35

Chƣơng 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ

CÔNG TÁC MARKETING TẠI CÁC TTLTQG ..................................... 37

3.1. Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Marketing tại các

TTLTQG…. .................................................................................................... 37

3.1.1. Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả Marketing hỗn hợp ...................... 37

3.1.2. Nhóm giải pháp tổ chức và con người .................................................. 39

3.1.3. Nhóm giải pháp đề xuất với cơ quan cấp trên và các cơ quan liên

quan… ………… .............................................................................................. 44

3.2. Một số khuyến nghị khác .......................................................................... 46

* Tiểu kết ........................................................................................................ 49

KẾT LUẬN .................................................................................................... 51

TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 54

PHỤ LỤC

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 1.1: Mô hình Marketing 4C ................................................................ 11

Hình 1.2: Các loại Marketing ...................................................................... 13

Hình 3.1: Logo của Viện lưu trữ Nhà nước Liên bang Nga ....................... 47

Hình 3.2: Logo của Kho lưu trữ lịch sử thứ hai của Trung Quốc (SHAC) 47

Hình 3.3: Logo của Viện lưu trữ nhà nước lịch sử - quân sự Nga .............. 48

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt tiếng Việt Chữ viết đầy đủ

TLLT Tài liệu lưu trữ

TTLTQG Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

CC Công chúng

MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

TLLT là di sản văn hóa của mỗi Quốc gia, dân tộc, có giá trị đặc biệt

đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc đối với từng Quốc gia. Bảo vệ,

bảo quản an toàn và tổ chức khai thác có hiệu quả TLLTQuốc gia là trách

nhiệm của các cơ quan lưu trữ .

Đã từ lâu con người đã biết lưu trữ và khai thác sử dụng TLLTđể phục

vụ cho nhu cầu tồn tại và phát triển. Ngày nay cùng với sự phát triển của xã

hội, nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu ngày càng gia tăng, bởi TLLT là

nguồn thông tin quá khứ, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt góp phần

vào việc xây dựng và bảo vệ toàn vẹn chủ quyền lãnh thổ của từng địa

phương và Quốc gia.

TTLTQG chính là cơ quan quan trọng sưu tầm, thu thập, bổ sung,

ch nh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu, tư liệu lưu trữ có

giá trị. Tuy nhiên, các Trung tâm lưu trữ ở trong một thị trường mà sự cạnh

tranh gia tăng từ kênh thông tin và các cơ quan thông tin khác; sự thay đổi

nhanh chóng của công nghệ trên toàn thế giới; sự đa dạng người khai thác và

sử dụng tin tại các lưu trữ quốc gia; ngân sách bị phụ thuộc và ngày càng cắt

giảm.

Bên cạnh đó thì TLLT vẫn chưa được nhiều người biết đến. Do vậy,

Marketing đóng vai trò đặc biệt trong việc hoàn thành sứ mệnh và mục tiêu

của Trung tâm lưu trữ.

Tuy nhiên, từ thực tế cho thấy việc vận dụng phù hợp các mô hình

Marketing với các TTLTQG không hề đơn giản chút nào. Nhằm việc có thể

vận dụng hiệu quả mô hình Marketing góp phần thu hút nhiều đối tượng đến

các TTLTQG thì rất cần nghiên cứu thực trạng hoạt động Marketing tại Trung

tâm, bên cạnh đó là việc tham khảo thêm trên thế giới về các mô hình

Marketing để vận dụng một cách linh hoạt, thuận tiện và phù hợp với mỗi

trường thực tế tại Việt Nam.

Từ các lý do trên, chúng tôi đã lựa chọn vấn để “Nâng cao công tác

Marketing trong lưu trữ tại các Trung tâm lưu trữ Quốc gia” làm đề tài

khoá luận chuyên ngành Lưu trữ học .

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Từ năm 2010 tới nay đã có tổng cộng 09 nghiên cứu đề cập trực tiếp

đến vấn đề Marketing trong lưu trữ. Việc ứng dụng Marketing trong cơ sở

thực tế các TTLTQG mới được khảo sát và đánh giá qua 05 công trình nghiên

cứu, còn lại ch là lý thuyết chung. Từ các con số khiêm tốn trên đã đặt ra

nhiệm vụ thúc đẩy số lượng lẫn quy mô công trình của ngành Lưu trữ học.

Tại các nước khác trên thế giới cũng đã có một số sách tham khảo, giáo

trình nghiên cứu hoạt động Marketing trong lưu trữ. Điển hình là các nước:

Nga, Đức, Mỹ, Pháp,... viết các tài liệu trên cơ sở lý luận và thực tiễn. Tuy

nhiên, việc nghiên cứu sâu về TTLTQG chưa có nhiều mà ch dừng lại ở lý

thuyết chung. Đây chính là nguyên nhân gây ra khó khăn trong việc vận dụng

kết quả thực tế vào lưu trữ cơ quan.

Nhiều tác giả nước ngoài đã quan tâm, nghiên cứu về Marketing trong

lưu trữ như Ookeditse và cộng sự (Botswana), Sabine Stropp (Đức), ADock

Dube và cộng sự (Zimbabwe),…

Bên cạnh đó, các tác giả trong nước như Bùi Loan Thùy, Trương Mai

Anh, Trần Việt Hà, Trần Phương Hoa,… cũng nghiên cứu, chia sẻ với những

bài viết nghiên cứu về Marketing trong lưu trữ.

Cụ thể, trong bài viết Marketing xã hội tài liệu lưu trữ - biện pháp hữu

hiệu phát huy giá trị tài liệu lưu trữ//Kỷ yếu hội thảo khoa học“Tổ chức khai

thác, sử dụng tài liệu tại TTLTQG II - Thực trạng và giải pháp, ngày

20/05/2016, tr.5-11.” của PGS. TSKH. Bùi Loan Thùy đã nêu ra:

Các hình thức Marketing TLLT gồm

 Tuyên truyền phổ biến rộng rãi về ý nghĩa, tầm quan trọng của TLLT

và công tác lưu trữ để nâng cao nhận thức của CC;

 Tuyên truyền về quy mô, số lượng và khả năng cung cấp TLLT của

các TTLTQG qua các phương tiện truyền thông đại chúng;

 Tổ chức những cuộc thi nhân dịp các ngày kỷ niệm lớn, các sự kiện

lớn để kích thích sử dụng TLLT;

 Xây dựng các chương trình tiếp cận TLLT cho từng loại đối tượng

khác nhau.

Bên cạnh đó, tác giả cũng phân tích rõ khái niệm Marketing xã hội

TLLT; Marketing xã hội TLLT và những chữ “P” cũ; Marketing xã hội và

những chữ “P” mới; Truyền thông trong marketing xã hội TLLT.

3. Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu tổng quan về hoạt động Marketing trong các TTLTQG

- Nghiên cứu thực trạng hoạt động Marketing tại các TTLTQG

- Đánh giá công tác Marketing tại các TTLTQG

- Đề xuất giải pháp nâng cao, hoàn thiện hoạt động Marketing trong

các TTLTQG.

4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động Marketing trong các TTLTQG

Việt Nam.

Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu hoạt động Marketing tại bốn

TTLTQG tại Việt Nam, giai đoạn từ năm 2009 đến năm 2017.

5. Phƣơng pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu đề tài là vận dụng các phương pháp Luận của

của phép duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, lấy học thuyết Mác - Lênin, tư

tưởng Hồ Chí Minh và các quan điểm của Đảng làm cơ sở lý. Bên cạnh đó,

chúng tôi còn sử dụng tổ hợp phương pháp: Lô-gic, hệ thống, so sánh, phân

tích, nghiên cứu khảo sát.

Các phương pháp nêu trên đều được thực hiện một cách đan xen và kết

hợp linh hoạt trong suốt quá trình thực hiện đề.

6. Kết cấu của khóa luận

Ngoài phần mở đầu; kết luận; tài liệu tham khảo thì đề tài gồm 3

chương:

Chương 1: Tổng quan về Marketing trong công tác Lưu trữ

Chương 2: Thực trạng Marketing trong các TTLTQG hiện nay

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác

Marketing tại các TTLTQG

Chƣơng 1.

TỔNG QUAN VỀ MARKETING

TRONG CÔNG TÁC LƢU TRỮ

1.1. Khái niệm Marketing

1.1.1. Khái niệm Marketing chung:

Theo một số tài liệu thì khái niệm Marketing xuất hiện lần đầu tiên tại

Mỹ vào đầu thế kỷ XX và năm 1944 được đưa vào Từ điển tiếng Anh. Một số

tài liệu khi dịch sang tiếng Việt thì Marketing lại mang nghĩa là “tiếp thị”.

Nhưng, từ "tiếp thị" ch mang nghĩa hẹp, không thể hiện được hết nghĩa của

Marketing.

Có nhiều cách định nghĩa Marketing khác nhau. Marketing là các cơ

chế kinh tế và xã hội mà các tổ chức và cá nhân sử dụng nhằm thỏa mãn nhu

cầu và mong muốn của mình thông qua quy trình trao đổi sản phẩm trên thị

trường. Marketing là quá trình quảng cáo và bán hàng. Hay Marketing là làm

thị trường, nghiên cứu thị trường để thỏa mãn nó.

Theo khái niệm của Philip Kotler [9, tr.12], “ Marketing là một quá

trình quản lý mang tính xã hội, nhờ đó mà các cá nhân và tập thể có được

những gì họ cần và mong muốn thông qua việc tạo ra, chào bán và trao đổi

những sản phẩm có giá trị với những người khác”. Khái niệm này chính là

bài học cơ bản: Marketing 4P dành cho sinh viên chuyên ngành về Marketing.

Theo Hiệp hội Marketing Mỹ [12, tr.20],“Marketing là quá trình lập kế

hoạch và thực hiện kế hoạch đó, định giá, khuyến mãi và phân phối sản

phẩm, dịch vụ và ý tưởng để tạo ra sự trao đổi nhằm thoả mãn các mục tiêu

của cá nhân và tổ chức”.

Còn với định nghĩa của GS.TS. Trần Minh Đạo [1, tr.10] có nêu:

“Marketing là quá trình làm việc với thị trường để thực hiện các cuộc trao

đổi nhằm thỏa mãn nhu cầu và mong muốn của con người. Cũng có thể hiểu,

marketing là một dạng hoạt động của con người (bao gồm cả tổ chức) nhằm

thỏa mãn các nhu cầu và mong muốn thông qua trao đổi ”.

Từ những khái niệm trên cho thấy điểm chung trong Marketing, đó là

ch các hoạt động trong các tổ chức (cả tổ chức kinh doanh và tổ chức phi lợi

nhuận) bao gồm việc tạo dựng giá trị từ khách hàng, xây dựng mối quan hệ

với khách hàng, xây dựng mô hình sản phẩm, giá cả, hệ thống phân phối và

chiến dịch quảng cáo... với mục đích nhằm tạo ra sản phẩm, dịch vụ thỏa mãn

nhu cầu của một hoặc nhiều nhóm khách hàng nhất định và thu về giá trị lợi

ích từ những giá trị đã được tạo ra.

Căn cứ vào các khái niệm, qua phân tích, chúng tôi đưa ra nhận thức

của mình về khái niệm Marketing như sau: Marketing là sự tổng hòa của

nhiều hoạt động nhằm hấp dẫn, thu hút CC đến với tổ chức của mình và đáp

ứng những nhu cầu của họ.

1.1.2. Khái niệm về Marketing trong lưu trữ:

Theo định nghĩa cơ bản về Marketing đã nêu trên,chúng tôi xin đề xuất

định nghĩa Marketing trong lưu trữ như sau: “Marketing trong lưu trữ là sự

tổng hòa của nhiều hoạt động nhằm hấp dẫn, thu hút CC đến với tổ chức,

thỏa mãn nhu cầu của người sử dụng TLLT, giúp các cơ quan lưu trữ đạt

được mục tiêu và hướng tới sự hài lòng của xã hội”.

1.2. Nội dung của Marketing

1.2.1. Xác định sứ mệnh, mục tiêu hoạt động Marketing trong lưu trữ

Sứ mệnh là lý do tồn tại của tổ chức. Việc xác định sứ mệnh đúng đắn

có một ý nghĩa quan trọng với công tác quản trị chiến lược nói riêng hay quản

trị nói chung. Và, sứ mệnh được coi là xương sống của mỗi tổ chức bởi nó

hình thành mục tiêu chiến lược: sứ mệnh lớn sẽ nảy ra mục tiêu cao. Sứ mệnh

tạo nên sự gắn kết của các thành viên đối với tổ chức, thúc đẩy họ cố gắng vì

mục tiêu chung; khơi gợi, củng cố niềm tin của họ với tổ chức.Cụ thể,

TTLTQG có sứ mệnh quan trọng: tăng cường bảo quản, cung cấp, phát huy

giá trị của TLLT phục vụ công cuộc xây dựng, phát triển đất nước.

Mục tiêu của hoạt động Marketing trong lưu trữ là hướng tới CC. Việc

quảng bá, thu hút, đáp ứng nhu cầu của CC sẽ giúp họ biết tới TLLT và giá trị

mà TLLT đem lại.

1.2.2. Phân tích môi trường Marketing trong lưu trữ

Theo Philip Kotler, môi trường Marketing bao gồm những tác nhân và

những lực lượng nằm ngoài chức năng quản trị Marketing của tổ chức và tác

động đến khả năng quản trị Marketing trong việc phát triển cũng như duy trì

các trao đổi có lợi đối với các khách hàng.

Tác động đến các quyết định Marketing trong lưu trữ có rất nhiều yếu

tố, lực lượng. Căn cứ vào phạm vi tác động mà người ta phân chia môi

trường Marketing thành hai loại: môi trường Marketing vi mô và môi trường

Marketing vĩ mô.

Môi trƣờng Marketing vi mô

“Môi trường vi mô là những lực lượng, những yếu tố tác động trực tiếp

đến từng công ty (tổ chức) và tác động đến khả năng phục vụ khách hàng của

nó”[1, tr.63] . Những lực lượng này gồm có lực lượng bên trong (bộ phận,

phòng, ban, đơn vị trong cơ quan; trang thiết bị; tài sản; tài liệu; các dữ liệu

về CC, đội ngũ nhân sự của cơ quan) và lực lượng bên ngoài (nhà cung ứng,

trung gian Marketing, đối thủ cạnh tranh và CC trực tiếp). Xét trong phạm vi

một lưu trữ quốc gia, có thể hiểu môi trường vi mô chịu sự tác động của các

yếu tố như:

+ Chức năng và nhiệm vụ chính trị:

Chức năng và nhiệm vụ chính trị của TTTLQG là trực tiếp quản lý,thực

hiện hoạt động lưu trữ đối với TLLT thuộc phạm vi quản lý. Đồng thời các

TTLTQG phục vụ và đáp ứng nhu cầu của CC theo đúng các văn bản được

ban hành bởi Nhà nước. Do đó hoạt động Marketing tại các Trung tâm cũng

phải tuân thủ chức năng và nhiệm vụ chính trị của lưu trữ.

+ Cơ cấu tổ chức, nhân sự Marketing trong TTLTQG:

Bộ phận Marketing sẽ phân tích môi trường bên trong của mỗi

TTLTQG nhằm đưa ra những dữ liệu quan trọng, giúp lãnh đạo Trung tâm ra

quyết định. Đó là các quyết định mấu chốt để phân tích ra những điểm mạnh,

điểm hạn chế của Trung tâm . Vì vậy , mỗi TTLTQG cần xây dựng cho mình

một cơ cấu tổ chức với số lượng nhân sự phù hợp với phòng ban Marketing

dựa trên tình hình thực tế.

Đặc biệt, để đạt được mục tiêu Marketing đề ra thì cần sự ủng hộ của

các cá nhân, tập thể trong tổ chức khi phối hợp cùng phòng ban Marketing.

+ Quy trình hoạt động Marketing của TTLTQG

Các hoạt động của TTLTQG được tổ chức tốt theo quy trình sẽ đáp ứng

đầy đủ, nhanh chóng nhu cầu thông tin của CC. Ngược lại, nếu hoạt động

không được thực hiện theo quy trình sẽ không thể đáp ứng nhu cầu CC, gây

ảnh hưởng nhiều tới hoạt động Marketing.

+ Kinh phí và trang thiết bị của TTLTQG

Hiện nay, các TTLTQG được cấp ngân sách từ nhà nước để duy trì

hoạt động phục vụ CC. Bên cạnh đó, các Trung tâm có nguồn thu từ hoạt

động cung cấp các dịch vụ lưu trữ như

 Phục vụ hồ sơ,

 TLLT gốc tại phòng đọc,

 Cung cấp bản sao chụp TLLT,

 Dịch vụ tham quan cơ quan lưu trữ,

 Dịch vụ ch nh lý TLLT,

 Dịch vụ cho thuê kho lưu trữ…

Cơ sở vật chất đầy đủ, trang thiết bị hiện đại và địa điểm làm việc đẹp,

thuận tiện là yếu tố thu hút CC đến nghiên cứu tại Trung tâm.

+ Khách hàng của TTLTQG

Khách hàng ở đây chính là cơ quan, tổ chức; cá nhân có nhu cầu, CC và

các nhà nghiên cứu.

Nhưng, số lượng khách hàng tìm đến vẫn còn hạn chế do việc

Marketing tại các TTLTQG I, II, III, IV chưa phát huy được ý nghĩa, vai trò

của mình.

Môi trƣờng Marketing vĩ mô

Môi trường Marketing vĩ mô là “những lực lượng trên bình diện xã hội

rộng lớn. Nó tác động đến quyết định Marketing của các tổ chức trong toàn

ngành, thậm chí trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân và do đó nó ảnh hường

đến cả các lực lượng thuộc môi trường Marketing vi mô”[1, tr.63] .

Môi trường vĩ mô trong lưu trữ bao gồm:

+ Chính trị

Yếu tố này gồm có hệ thống văn bản luật, văn bản dưới luật và công cụ

quản lý khác của Nhà nước. Chính yếu tố này có sự ảnh hưởng trực tiếp tới

hoạt động tại Trung tâm nói chung cũng như hoạt động Marketing trong các

TTLTQG nói riêng.

+ Kinh tế

Trong tình hình kinh tế thế giới biến động không ngừng, có xu hướng

suy thoái thì các Trung tâm luôn đứng trước nguy cơ bị cắt giảm nguồn kinh

phí và các khoản tài trợ khác. Từ thực tế đó cho thấy yếu tố kinh tế gây ảnh

hưởng rất lớn đến hoạt động của TTLTQG hiện nay.

+ Văn hóa-giáo dục

Vài năm trở lại đây, dưới tác động của việc đổi mới chương trình giáo

dục trong các hệ đào tạo, các thiết bị đọc trở nên đa dạng, cách thức tiếp cận

thông tin thông qua internet chủ động và tiện hơn, văn hóa đọc của CC tại

Việt Nam đã có những thay đổi đáng kể.

+ Khoa học và công nghệ

Với sự phát triển mạnh mẽ về khoa học và công nghệ ứng dụng trong

lĩnh vực lưu trữ có tác động rất lớn đến TTLTQG. Cán bộ TTLTQG luôn phải

tiếp cận, nghiên cứu cách vận hành, quản trị nhằm phát huy công suất của

thiết bịcông nghệ một cách tối đa. Bên cạnh đó, CC cũng được hưởng lợi khi

có nhiều cơ hội tiếp cận dưới nhiều hình thức, trực tiếp hay từ xa với các sản

phẩm công nghệ.

1.2.3. Lợi ích của Marketing trong lưu trữ:

Việc nghiên cứu Marketing sẽ giúp các lãnh đạo của Trung tâm có

được những thông tin kịp thời, chính xác, đưa ra những quyết định quan

trọng. Chính công tác nghiên cứu này sẽ là kim ch nam cho mọi hoạt động

Marketing.

Bên cạnh đó thì hoạt động Marketing giúp các cơ quan lưu trữ xác

định được mong muốn của CC (họ mong muốn được cung cấp thông tin có

ích, miễn phí, giá cả hợp lý,…); để từ đó đáp ứng nhu cầu CC và cung cấp sản

phẩm tốt ra xã hội.

Nhờ vậy mà TLLT tới với CC được nhiều hơn, phát huy được giá trị

của TLLT.

Quá trình đổi mới, mở cửa hội nhập kinh tế quốc tế không ch đưa nền

kinh tế tăng tốc mà còn mang lại những cơ hội, cũng như thách thức mới cho

nước ta. Trong đó có sự ảnh hưởng, thúc đẩy đến ngành công tác lưu trữ.

1.2.4. Chiến lược Marketing Mix (Marketing hỗn hợp)

Hình 1.1: Mô hình Marketing 4C

Bốn yếu tố chính là sản phẩm, giá, phân phối và hỗ trợ bán hàng đã cấu

thành kế hoạch Marketing của tổ chức được gọi là Marketing hỗn hợp

(Marketing mix).

Với ngành lưu trữ thì mô hình Marketing 4C rất phù hợp để ứng dụng.

Bằng việc đưa "CC" vào vị trí trung tâm thay vì đưa chính "TTLTQG" vào vị

trí này. Marketing 4C chú trọng vào bốn yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới CC:

+ Nhu cầu CC:

Trong môi trường cạnh tranh cao này, sản phẩm của cơ quan lưu trữ sẽ

không tạo ra nhu cầu riêng của mình nếu CC không mong muốn. Cơ quan

cần phải nghiên cứu mong muốn của CCtrước khi phát triển sản phẩm vì nó

sẽ kích hoạt nhu cầu.

Điều này không ch giúp cơ quan phát triển một sản phẩm mong muốn

mà còn giúp cơ quan trong việc phát triển một chiến lược định vị cho sản

phẩm của mình, và trong tiếp thị sản phẩm theo nhu cầu của CC.

+ Chi phí của CC:

Chi phí khai thác và sử dụng TLLT được thực hiện theo Thông tư số

275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế

độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.Thông tư này có

hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2017 thay thế Thông tư số 30/2004/TT-

BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử

dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.

+ Sự tiện lợi:

Các TTLTQG đã đầu tư vào việc đánh dấu địa ch Trung tâm trên bản

đồ số, website, facebook nhằm mang đến sự thuận tiện để CC dễ dàng tìm

thấy Trung tâm. Ngoài ratrong trung tâm nên cung cấp dịch vụ Internet wifi

miễn phí và các khu sạc điện thoại tại nơi dừng ngh cho CC là rất cần thiết.

Hơn nữa là việc sử dụng công nghệ QR code nhằm thuyết minh, cung

cấp các thông tin cho CC bên cạnh vật trưng bày và các tác phẩm. Chính điều

này sẽ đem lại trải nghiệm lạ cho CC, tiết kiệm được nhân lực vật lực hơn.

+ Truyền thông hai chiều:

Trung tâm quảng bá về sản phẩm dịch vụ đến CC - CCphản hồi về

ưu/nhược điểm của sản phẩm dịch vụ. Tiếp thu những phản hồi CCđể hiểu

rõnhững nhu cầu của họ cũng là điều mà mỗi TTLTQG cần chú ý.

Đừng dùng các phương thức quảng cáo “nhồi sọ” 1 chiều bởi nó dễ gây

nên ác cảm. Cần để CC cảm thấy mình được trân trọng và lắng nghe, Trung

tâm vì họ mà tạo ra sản phẩm dịch vụ. Khi nào CC thấu hiểu và có những trải

nghiệm sâu sắc về sản phẩm thì lúc đó, việc truyền thông hai chiều mới được

coi là thành công.

1.2.5. Đánh giá Marketing

Việc đánh giá hiệu quả các chiến dịch Marketing cần được xây dựng

một cách chi tiết, rõ ràng trước khi các TTLTQG bắt đầu chiến dịch

Marketing của mình.

Hiệu quả Marketing của Trung tâm được phản ánh qua mức độ, thể

hiện ở năm nội dung chủ yếu của định hướng Marketing, đó là:

- Triết lý về CC

- Tổ chức các phối thức Marketing (Marketing-mix)

- Thông tin Marketing chính xác

- Định hướng chiến lược

- Hiệu suất hoạt động.

1.3. Các loại Marketing

Marketing có thể chia thành ba loại: Marketing truyền thống , Internet

Marketing và Marketing chiến lược.

Internet Marketing

Marketing truyền thống

Marketing chiến lược

Hình 1.2: Các loại Marketing

+ Marketing truyền thống

Marketing truyền thống bao gồm các hoạt động sau :

- Quảng cáo

- Quan hệ CC

- Tổ chức sự kiện

- Khuyến mãi

- Nghiên cứu thị trường

+ Marketing thông qua Internet

Đây là hình thức Marketing trên internet với mục đích thúc đẩy việc

quảng bá thương hiệu, hình ảnh, dịch vụ của tổ chức đến với CC. Cụ thể, tại

các TTLTQG đã dùng hình thức này, thể hiện qua các loại hình sau:

- Marketing trên công cụ tìm kiếm: loại hình này được áp dụng trên

các công cụ tìm kiếm như Google, Yahoo, Bing, Cốc Cốc…

- Marketing qua mạng xã hội: mỗi TTLTQG đều có trang facebook

riêng .

+ Marketing chiến lược:

Về cơ bản Marketing chiến lược sẽ giải quyết những vấn đề sau :

- Chiến lược sản phẩm

- Chiến lược kênh phân phối

- Chiến lược truyền thông

- Chiến lược CC

1.4. Sự cần thiết công tác Marketing trong lƣu trữ

TLLT là di sản văn hóa của mỗi Quốc gia, dân tộc, có giá trị đặc biệt

đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc đối với từng Quốc gia. Bảo vệ,

bảo quản an toàn và tổ chức khai thác có hiệu quả TLLT Quốc gia là trách

nhiệm của các cơ quan lưu trữ .

Đã từ lâu con người đã biết lưu trữ và khai thác sử dụng TLLT để phục

vụ cho nhu cầu tồn tại và phát triển. Ngày nay cùng với sự phát triển của xã

hội, nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu ngày càng gia tăng, vì TLLT là

nguồn thông tin quá khứ, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt góp phần

vào việc xây dựng và bảo vệ toàn vẹn chủ quyền lãnh thổ của từng địa

phương và của Quốc gia.

Trung tâm lưu trữ chính là cơ quan quan trọng sưu tầm, thu thập, bổ

sung, ch nh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu, tư liệu lưu

trữ có giá trị.

Tuy nhiên, các Trung tâm lưu trữ ở trong một thị trường mà sự cạnh

tranh gia tăng từ kênh thông tin và các cơ quan thông tin khác; sự thay đổi

nhanh chóng của công nghệ trên toàn thế giới; sự đa dạng người khai thác và

sử dụng tin tại các lưu trữ quốc gia; ngân sách bị phụ thuộc và ngày càng cắt

giảm.

Bên cạnh đó thì TLLT vẫn chưa được nhiều người biết đến. Do vậy,

Marketing đóng vai trò đặc biệt trong việc hoàn thành sứ mệnh và mục tiêu

của Trung tâm lưu trữ.

Mục tiêu lớn nhất của Marketing trong Trung tâm lưu trữ là bảo vệ và

phát huy giá trị di sản đặc biệt này để phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ

Tổ quốc và các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của CC. Các Trung tâm lưu

trữ cần phải nhận thấy điều đó. Bởi, Trung tâm lưu trữ phải cung cấp giá trị

để thu hút sự chú ý của nhiều dạng khách có yêu cầu nghiên cứu và sử dụng

tài liệu.

Với các công cụ sử dụng cho Maketing, các Trung tâm lưu trữ tiến

hành nghiên cứu để biết được họ cần gì, nhận thức ra sao, họ mong đợi gì từ

nguồn TLLT của Trung tâm.

Chiến lược và chiến thuật Marketing sẽ sinh ra kế hoạch để đạt được

mục tiêu của Trung tâm. Nghiên cứu về môi trường bên ngoài sẽ được thực

hiện, bao gồm việc phân tích tính cạnh tranh, những nguy cơ, cơ hội. Đồng

thời, nghiên cứu thuận lợi, khó khăn của tổ chức Trung tâm lưu trữ.

Khi đã xác định được rõ các nhóm CC, Trung tâm lưu trữ phát triển và

đưa ra các chương trình, dịch vụ tùy theo thứ tự ưu tiên của đội ngũ cán bộ

chuyên môn Trung tâm lưu trữ và phù hợp với nhu cầu của họ.

Marketing đóng vai trò quan trọng tại các với các Trung tâm Lưu trữ,

cụ thể như sau:

- Thứ nhất, giúp TTLTQG tổ chức hoạt động cung cấp sản phẩm và

dịch vụ thông tin lưu trữ không ch đơn thuần theo chức năng, nhiệm vụ đã

được giao mà còn phù hợp với nhu cầu của CC;

- Thứ hai, Marketing sẽ giúp TTLTQG hoàn thiện hơn, đa dạng hóa các

sản phẩm, dịch vụ thông tin lưu trữ nhằm đáp ứng các nhu cầu khác nhau của

CC;

- Thứ ba, giúp TTLTQG thiết lập hệ thống cung cấp thông tin lưu trữ

thuận lợi, hiệu quả hơn cho việc tiếp cận;

- Thứ tư, giúp lựa chọn hình thức và hoạt động tuyên truyền, quảng bá,

giới thiệu, vận động mọi người đến với lưu trữ nhiều hơn và thường xuyên

hơn. Nhờ đó, giúp nhiều người biết tới TLLT;

- Thứ năm, Marketing không ch giúp thỏa mãn nhu cầu của các đối

tượng sử dụng mà còn giúp các TTLTQG xây dựng hình ảnh tốt đẹp và khẳng

định vị trí không thể thiếu trong xã hội;

- Cuối cùng, Marketing giúp các TTLTQG bảo toàn về nguồn kinh phí

hỗ trợ. Trong bối cảnh hiện nay với suy thoái kinh tế, các cơ quan đều có khả

năng bị cắt giảm kinh phí hoạt động. Marketing có thể giúp lưu trữ ổn định

được nguồn kinh phí của mình nhờ vào việc thay đổi nhận thức của người ra

quyết định.

* Tiểu kết

Sứ mệnh là lý do tồn tại của tổ chức. Việc xác định sứ mệnh đúng đắn

có một ý nghĩa quan trọng với công tác quản trị chiến lược nói riêng hay quản

trị nói chung. Và, sứ mệnh được coi là xương sống của mỗi tổ chức bởi nó

hình thành mục tiêu chiến lược: sứ mệnh lớn sẽ nảy ra mục tiêu cao. Sứ mệnh

tạo nên sự gắn kết của các thành viên đối với tổ chức, thúc đẩy họ cố gắng vì

mục tiêu chung; khơi gợi, củng cố niềm tin của họ với tổ chức. Cụ thể,

TTLTQG có sứ mệnh quan trọng: tăng cường bảo quản, cung cấp, phát huy

giá trị của TLLT phục vụ công cuộc xây dựng, phát triển đất nước.

Mục tiêu của hoạt động Marketing trong lưu trữ là hướng tới CC, giúp

lựa chọn hình thức và hoạt động tuyên truyền, quảng bá, giới thiệu, vận động

mọi người đến với lưu trữ nhiều hơn và thường xuyên hơn. Nhờ đó, giúp

nhiều người biết tới TLLT và giá trị mà TLLT đem lại.

Việc nghiên cứu Marketing sẽ giúp các lãnh đạo của Trung tâm có

được những thông tin kịp thời, chính xác, đưa ra những quyết định quan

trọng. Chính công tác nghiên cứu này sẽ là kim ch nam cho mọi hoạt động

Marketing.

Bên cạnh đó thì hoạt động Marketing giúp các cơ quan lưu trữ xác

định được mong muốn của CC (họ mong muốn được cung cấp thông tin có

ích, miễn phí, giá cả hợp lý,…) ; để từ đó đáp ứng nhu cầu CC và cung cấp

sản phẩm tốt ra xã hội.

Tuy nhiên, các Trung tâm lưu trữ ở trong một thị trường mà sự cạnh

tranh gia tăng từ kênh thông tin và các cơ quan thông tin khác; sự thay đổi

nhanh chóng của công nghệ trên toàn thế giới; sự đa dạng người khai thác và

sử dụng tin tại các lưu trữ quốc gia; ngân sách bị phụ thuộc và ngày càng cắt

giảm.

Bên cạnh đó thì TLLT vẫn chưa được nhiều người biết đến. Do vậy,

Marketing đóng vai trò đặc biệt trong việc hoàn thành sứ mệnh và mục tiêu

của Trung tâm lưu trữ.

Chƣơng 2.

THỰC TRẠNG MARKETING

TRONG CÁC TTLTQG HIỆN NAY

2.1. Giá trị TLLT của TTLTQG

- TTLTQG I là đơn vị trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước –

Bộ Nội vụ. Trung tâm là một trong những lưu trữ lịch sử lớn của nhà nước.

Tên gọi trước đây của TTLTQG I là Kho lưu trữ trung ương. Kho Lưu trữ

trung ương được thành lập theo Nghị định số 102-CP ngày 04 tháng 9 năm

1962 của Hội đồng Chính phủ. Ngày 08 tháng 8 năm 1988, Chủ tịch Hội

đồng Bộ trưởng ban hành Quyết định số 223-CT về việc cho phép các Kho

Lưu trữ nhà nước trung ương đổi tên thành các TTLTQG.

Thực hiện Quyết định số 223-CT của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng,

ngày 06 tháng 9 năm 1988, Cục trưởng Cục Lưu trữ nhà nước đã ban hành

Quyết định số 385/QĐ-TC về việc thực hiện đổi tên các Kho Lưu trữ nhà

nước trung ương thành các TTLTQG. Theo đó Kho Lưu trữ nhà nước trung

ương ở Hà Nội được đổi tên thành “TTLTQG I”.

Trong hơn 50 năm lịch sử thành lập, xây dựng và phát triển, cơ quan có

thẩm quyền đã ban hành một số văn bản qui định chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn và tổ chức của Trung tâm phù hợp với yêu cầu công tác của từng

giai đoạn. Văn bản hiện hành gần đây nhất là Quyết định số 164/QĐ-

VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu

trữ nhà nước qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

của TTLTQG I hiện nay. Nơi đây bảo quản khối tài liệu sau:

+ TLLT thời kỳ phong kiến

+ TLLT tiếng pháp xứ Bắc Kỳ thời kỳ Pháp thuộc.

+ TLLT của chính quyền thân Pháp ở trong vùng tạm bị chiếm từ 1946

đến năm 1954.

- TTLTQG II - một trong bốn lưu trữ quốc gia của Việt Nam, là đơn vị

sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ, được thành

lập theo Quyết định số 252-BT ngày 29-11-1976 của Bộ trưởng chủ nhiệm

Văn phòng Phủ Thủ tướng với tên gọi Kho Lưu trữ Trung ương II. Với hơn

180 phông và sưu tập tài liệu, sưu tập sách, tạp chí lưu trữ, Trung tâm này

cung cấp nguồn sử liệu quan trọng, phản ánh khách quan, chân thực tiến trình

lịch sử của vùng đất Nam Bộ và Việt Nam nói riêng từ thế kỷ XVI đến nay.

Cụ thể là:

+ Tài liệu Sổ bộ Hán Nôm Nam bộ;

+ Tài liệu thời kỳ Pháp thuộc xứ Nam Kỳ;

+ Tài liệu của chính quyền thân Pháp có trụ sở trên địa bàn Nam Việt

Nam (Nam phần) từ năm 1946 đến năm 1954;

+ Tài liệu thời kỳ Mỹ - Ngụy;

+ Tài liệu cơ quan, tổ chức trung ương của Chính phủ Cách mạng lâm

thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và các tổ chức trung ương khác thuộc

chính quyền cách mạng từ năm 1975 trở về trước;

+ Tài liệu cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Cộng hòa xã hội

chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ t nh Đồng Nai trở vào phía Nam;

+ Các tài liệu khác được giao quản lý.

- Ngày 02 tháng 9 năm 1945, tại Quảng trường Ba Đình, Chủ tịch Hồ

Chí Minh đã trịnh trọng đọc bản Tuyên ngôn Độc lập khai sinh nước Việt

Nam Dân chủ Cộng hòa (nay là nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam).

Một khối lượng lớn tài liệu đã được sản sinh, phản ánh quá trình ra đời, hoạt

động của các cơ quan, tổ chức nhà nước. Nhằm bảo quản an toàn và phát huy

giá trị của khối tài liệu này, TTLTQG III thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước được

thành lập theo Quyết định số 118/TCCB ngày 10 tháng 6 năm 1995 của Ban

Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ).

TLLT tại Trung tâm bao gồm 4 loại hình chủ yếu sau::

+ Tài liệu Hành chính

+ Tài liệu Khoa học kỹ thuật

+ Tài liệu phim ảnh ghi âm

+ Tài liệu xuất xứ cá nhân

- Sau cuộc đảo chính 01/11/1963, chế độ Ngô Đình Diệm bị lật đổ.

Diệm Nhu bị giết chết thê thảm trong chiếc xe bọc thép. Tài sản gia đình họ

Ngô bị tịch thu, khu Biệt điện Trần Lệ Xuân được chế độ ngụy quyền miền

Nam dùng làm khu bảo tàng Sắc tộc Tây Nguyên nhưng không được phát

triển. Ngày 30/4/1975, miền Nam hòan toàn giải phóng, sau đó khu Biệt điện

này được giao cho Sở Du lịch t nh Lâm Đồng quản lý. Năm 1984, khu Biệt

điện được UBND t nh Lâm Đồng giao cho Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục

Văn thư và Lưu trữ nhà nước) quản lý để làm nơi bảo quản khối tài liệu “Mộc

bản triều Nguyễn”. Cục này phải tốn nhiều kinh phí và công sức để tu sửa,

bảo tồn bảo tàng khu Biệt điện từ năm 1988 đến năm 2000. Để bảo quản khối

tài liệu Mộc bản triều Nguyễn, năm 2002 Nhà nước đầu tư xây mới Kho

chuyên dùng để bảo quản khối tài liệu quý hiếm này. Tháng 8/2006, Bộ Nội

vụ ra quyết định thành lập “TTLTQG IV” với chức năng thu thập, bổ sung,

bảo quản và tổ chức sử dụng TLLT của các cơ quan Trung ương đóng trên địa

bàn miền Trung và Tây nguyên để bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia từ Quảng

Trị trở vào.

Kể từ tháng 8/2006, khu biệt điện Trần Lệ Xuân trở thành trụ sở chính

của TTLTQG IV. Năm 2007, Trung tâm này đã hoàn tất việc trùng tu, nâng

cấp Khu biệt điện xa hoa, lộng lẫy này và tổ chức Khu trưng bày tài liệu lưu

trữ tại đây.

Từ ngày 15/12/2007, TTLTQG IV (Khu Biệt điện Trần Lệ Xuân trước

đây) trở thành điểm đến hấp dẫn của các nhà nghiên cứu, các du khách

trong nước và nước ngoài quan tâm đến lịch sử và văn hóa Việt Nam

TTLTQG IV Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá

trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân gồm:

+ Tài liệu Mộc bản triều Nguyễn;

+ Tài liệu thời kỳ Pháp thuộc xứ Trung kỳ;

+Tài liệu của chính quyền thân Pháp có trụ sở trên địa bàn Trung Việt

(Trung phần), Cao nguyên Trung phần từ năm 1946 đến năm 1954;

+ Tài liệu cơ quan, tổ chức của chế độ Việt Nam Cộng hòa tại các t nh

Trung nguyên Trung phần (từ t nh Quảng Trị đến t nh Bình Thuận) và các

t nh Cao nguyên Trung phần từ năm 1954 đến năm 1975;

+ Tài liệu cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Cộng hòa xã hội

chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ t nh Quảng Trị đến t nh Bình Thuận và

khu vực Tây Nguyên;

+ Các tài liệu khác được giao quản lý.

Như vậy, việc bảo quản khối TLLT vô giá của các TTLTQG đã đáp

ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của CC.

2.2. Thực trạng Marketing trong các TTLTQG hiện nay

2.2.1. Hoạt động quảng bá tại các TTLTQG ở Việt Nam

Tại các TTLTQG, hoạt động quảng bá gồm:

- Xây dựng các bộ phim sử dụng các TLLT.

Đây là một hình thức hoạt động mang tính tuyên truyền rộng rãi. TLLT

của các TTLTQG được sử dụng cho một số phim tài liệu về lịch sử Việt Nam,

về Chủ tịch Hồ Chí Minh, về quan hệ hợp tác với các nước;... Việc xây dựng

các bộ phim sử dụng các TLLT đã có tác dụng lớn đối với việc tuyên truyền,

phổ biến về công tác lưu trữ và vai trò của TLLT trong công cuộc xây dựng

và bảo vệ đất nước.

Ví dụ:

Phim tài liệu về Bác như: “Nguyễn Ái Quốc- Hồ Chí Minh” (1975);

“Nguyễn ái Quốc đến với Lê nin” (1979);” Đường về Tổ quốc”(1980) và bộ

phim tài liệu “Hồ Chí Minh - chân dung một con người (1989)”.

Bộ phim “Trung tâm Lưu trữ quốc gia III- Một mỏ vàng văn hóa” do

Trung tâm xây dựng được phát sóng trên đài Truyền hình Việt Nam.

- Công bố tài liệu đã được số hóa trên các phương tiện truyền thông

như các báo, tạp chí, website

- Mở triển lãm giới thiệu về TLLT.

Thông qua hình thức này, CC nói chung và các nhà nghiên cứu nói

riêng được giới thiệu, tìm hiểu về nội dung của TLLT về các lĩnh vực kinh tế,

chính trị, văn hóa, xã hội. Đồng thời việc mở triển lãm giới thiệu TLLT góp

phần tăng cường sự hiểu biết xã hội về lưu trữ, là cầu nối giao lưu giữa các cơ

quan lưu trữ và CC, thúc đẩy sự phát triển và sử dụng nguồn TLLT, làm cho

lưu trữ phát huy được giá trị của mình nhiều hơn trong sự phát triển của xã

hội.

Đặc biệt các cuộc triển lãm với lưu trữ nước ngoài giúp tăng cường,

củng cố mối quan hệ hợp tác giữa nước ta và các nước bạn.

Ví dụ:

 “Triển lãm một số tư liệu hình ảnh, hiện vật về Nam Bộ kháng chiến,

năm 1995”

 “Triển lãm bạn bè quốc tế với nhân dân Việt Nam trong cuộc kháng

chiến chống Mỹ xâm lược, năm 1996”

 “Triển lãm 60 năm vang mãi lời Người, năm 2007”

- Mời người nổi tiếng đến tham quan. Ví dụ:

Ngày 15/12,Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã long trọng làm lễ khai

trương TTLTQG IV tại số 2 đường Yết Kiêu, phường 5, thành phố Đà Lạt.

Trung tâm rộng hơn 13.000 m2. Thứ trưởng Bộ Nội vụ Thang Văn Phúc, Chủ

tịch UBND T nh Lâm Đồng Huỳnh Đức Hòa và Cục trưởng Cục Văn thư và

Lưu trữ nhà nước Trần Hoàng đã cắt băng khai trương. Nguyên Bộ trưởng Bộ

Nội vụ Đỗ Quang Trung và nguyên Thứ trưởng Bộ Nội vụ Đặng Quốc Tiến

đã dự lễ khai trương.

Cùng ngày, đồng chí Nguyễn Văn An - nguyên Uỷ viên Bộ Chính trị và

Chủ tịch Quốc hội - đã đến thăm kho lưu trữ và khu trưng bày, triển lãm

thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV.

- Sử dụng mạng xã hội (Facebook) để quảng bá và tương tác với người

sử dụng

Cả bốn TTLTQG hiện nay đều sử dụng mạng xã hội (Facebook) để

tương tác cũng như quảng bá đối với CC.

- Xuất bản TLLT dưới dạng ấn phẩm.

Việc xuất bản TLLT dưới dạng ấn phẩm nhằm phổ biến, quảng bá,

giới thiệu nguồn TLLT Tới CC. Những xuất bản phẩm bao gồm: sách giới

thiệu TLLT, sách hướng dẫn các phông lưu trữ;.... Ví dụ:

 Tài liệu Phông Phủ Thống đốc Nam Kỳ - Tiềm năng Di sản tư liệu

 Sưu tập sổ bộ Hán Nôm Nam Bộ (1819-1918)

 Hiệp định Paris về Việt Nam năm 1973 qua tài liệu của chính quyền

Sài Gòn

 Về đại thắng mùa xuân năm 1975- Qua tài liệu của chính quyền Sài

Gòn

2.2.2. Chất lượng sản phẩm và dịch vụ của các TTLTQGVN

Tại các TTLTQG có các sản phẩm và dịch vụ sau:

- Tra cứu cơ sở dữ liệu TLLT:

Các TTLTQG đa số đã cung cấp phần mềm tra cứu mục lục hồ sơ cùng

khả năng đọc trực tiếp hồ sơ của một số phông trên phần mềm Khai thác trực

tuyến với đề án số hoá TLLT. Đây là phần mềm miễn phí được cung cấp cho

CC. Tuy nhiên, phần mềm này vẫn còn một số lỗi kỹ thuật, chưa đa dạng tính

năng sử dụng gây ra bất lợi trong việc khai thác, sử dụng TLLT với CC.

- Dịch vụ cung cấp bản sao, chứng thực tài liệu:

Các TTLTQG có thu phí dịch vụ này theo Thông tư số 275/2016/TT-

BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp,

quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.Thông tư này có hiệu lực thi

hành kể từ ngày 01/01/2017 thay thế Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày

07/4/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí

khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.

Dịch vụ này đang dần được CC quan tâm nhiều hơn. Đây chính là

phương thức Marketing tốt giúp CC biết tới TLLT nhiều hơn.

- Dịch vụ phục vụ CC nghiên cứu tài liệu tại phòng Đọc:

Đây là dịch vụ chủ yếu và là dịch vụ công có thu phí tại các Trung tâm.

CC sử dụng dịch vụ này là học sinh, sinh viên các trường trung học, cao đẳng,

đại học; học viên cao học, nghiên cứu sinh, người viết sách,...CC sẽ được

cung cấp các hồ sơ/TLLT theo yêu cầu sau khi làm một số thủ tục theo quy

định dưới đây:

- CC cung cấp một trong những giấy tờ sau tại phòng Đọc: CMND, hộ

chiếu, giấy giới thiệu, công văn của cơ quan, tổ chức;

- Đăng ký khai thác sử dụng tài liệu;

- Làm thẻ CC (tuỳ theo thời gian sử dụng tại phòng Đọc đã được quy

định);

- CC tra cứu Mục lục, cơ sở dữ liệu, viết phiếu yêu cầu đọc tài liệu,

phiếu xin cung cấp bản sao, bản chứng thực tài liệu (tuỳ theo nhu cầu);

- Phê duyệt và cung cấp tài liệu phục vụ CC nghiên cứu .

Nhưng dịch vụ này còn tồn tại một số hạn chế như: thời gian phục

vụchưa linh hoạt, còn gò bó; tài liệu chủ yếu được đọc dưới dạng giấy.

Và việc khai thác sử dụng tài liệu được Trung tâm thực hiện theo các

văn bản quy phạm pháp luật sau:

- Luật Lưu trữ năm 2001;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính

phủ “Quy định chi tiết thi hành một số điều của luật Lưu trữ”;

- Thông tư số 30/204/TT-BTC ngày 07 tháng 04 năm 2004 của Bộ tài

chính hướng dẫn “Chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng

tài liệu lưu trữ”;

- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ

Nội vụ về việc “Quy định về việc sử dụng tài liệu tại phòng Đọc của các Lưu

trữ lịch sử”;

- Thông tư số 05/2015/TT-BNV ngày 25 tháng 11 năm 2015 của Bộ

Nội vụ “Quy định danh mục tài liệu hạn chế sử dụng tại Lưu trữ lịch sử”.

- Xuất bản các ấn phẩm từ TLLT:

Những xuất bản phẩm bao gồm: sách giới thiệu TLLT, sách hướng dẫn

các phông lưu trữ;...Có thể kể tới tên một số ấn phẩm như:

 Sách ch dẫn các Phông lưu trữ thời kỳ thuộc địa bảo quản tại

TTLTQG I - Hà Nội

 Sách ch dẫn các phông lưu trữ bảo quản tại TTLTQG II

 Sách ch dẫn các phông lưu trữ bảo quản tại TTLTQGIII

 Sách “Mộc bản triều Nguyễn - Đề mục Tổng quan” - là quyển sách

đã có dịp trưng bày, giới thiệu tại Hội nghị Lưu trữ quốc tế SARBICA tổ

chức tại Hà Nội

 Ấn phẩm “Tuyên truyền Cách mạng trước năm 1945 - Sưu tập tài

liệu lưu trữ”.

 Ấn phẩm “Cuộc Tổng tiến công của Quân giải phóng miền Nam Việt

Nam năm 1968 qua tài liệu lưu trữ”

 Ấn phẩm “Đại thắng mùa xuân năm 1975 qua tài liệu của chính

quyền Sài Gòn”.

 Bộ sách: “Hiệp định Paris về Việt Nam năm 1973 qua tài liệu của

chính quyền Sài Gòn” gồm 2 tập: Tập 1 “Thế trận đánh - đàm (1968-1972)”

và tập 2 “Ký kết và thực thi”. Trong tập 1 “Thế trận đánh - đàm (1968-1972)

 Sách “Phú Quốc xưa qua tài liệu lưu trữ”

 Sách “Trung tâm lưu trữ quốc gia II-35 năm trên đường phát triển”,

 Ấn phẩm “Sưu tập Sổ bộ Hán Nôm Nam Kỳ (1819-1918) tại Trung

tâm Lưu trữ quốc gia II”.

 Sách “Từ Mặt trận dân tộc giải phóng miền Nam Việt Nam đến

Chính phủ Cách mạng lâm thời cộng hòa miền Nam Việt Nam”; Biên tập, bổ

sung và tái bản lần thứ nhất “Sách ch dẫn các phông và sưu tập lưu trữ bảo

quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II”.

 Sách “ Kỷ yếu hội thảo Tài liệu Phông Phủ Thống đốc Nam Kỳ -

Tiềm năng Di sản tư liệu”.

Từ đó ta thấy các TTLTQG đã chú trọng tới việc nghiên cứu, xuất bản

các ấn phẩm từ TLLT.

- Triển lãm TLLT:

Triển lãm do mỗi TTLTQG tổ chức tại cơ quan, hoặc kết hợp với các

cơ quan bảo tàng văn hoá tại những địa điểm khác ngoài cơ quan. Ví dụ: triển

lãm "Chủ tịch Hồ Chí Minh với nước Nga qua tài liệu lưu trữ", nhân kỷ niệm

97 năm Ngày Cách mạng Tháng Mười Nga thành công (7-11-1917 - 7-11-

2014); triển lãm TLLT “Chủ tịch Hồ Chí Minh với Trung Quốc”.

Tuy nhiên, hoạt động này có chi phí tương đối tốn kém. Do đó, các

TTLTQG nên tham khảo thêm kinh nghiệm triển lãm trực tuyến trên thế giới.

Từ năm 2009 đến nay, các TTLTQG đã có các cuộc triển lãm, cụ thể:

+ Năm 2009 :

1) Triển lãm TLLT “Hợp tác Việt –Nga về công tác đào tạo” đưa lên

Website Văn thư Lưu trữ

2) Số hóa TLLT - Chia sẻ kinh nghiệm

+ Năm 2010 :

1) Quy hoạch địa giới hành chính Hà Nội giai đoạn 1873-1945

2) Thăng Long-Hà Nội thời đại Hồ Chí Minh những tháng năm giữ

nước - qua TLLT

3) Kiến trúc các công trình xây dựng tại Hà Nội ( 1875-1945)

4) Trưng bày chuyên đề Cách mạng tháng 8 và Quốc khánh 2-9

5) Album ảnh VN trong kháng chiến chống Pháp qua một số tài liệu

ảnh (1945-1954)

6) Album ảnh VN trong kháng chiến chống Mỹ qua một số tài liệu ảnh

(1955-1975)

+ Năm 2011 :

1) Kỷ niệm 105 năm ngày sinh của Thủ tướng Phạm Văn Đồng

01.3.1906 - 01.3.2011

2) Kỷ niệm 25 năm thực hiện đổi mới

3) Kỷ niệm 100 năm ngày sinh của Đại tướng Võ Nguyên Giáp

4) 65 năm toàn quốc kháng chiến

5) Ấn chương trên Châu bản triều Nguyễn 1802-1945

+ Năm 2012 :

1) Kỷ niệm 60 năm Đại hội chiến sĩ thi đua và cán bộ gương mẫu toàn

quốc (1952-2012)

2) Ngự phê trên Châu bản triều Nguyễn

3) Kỷ niệm 40 năm Chiến thắng Điện Biên phủ trên không(12/1972-

12/2012)

+ Năm 2013 :

1) Hội nghị Paris - TLLT nhìn từ hai phía

2) Bút phê trên Châu bản triều Nguyễn

3) Quan hệ Việt - Pháp qua bốn thế kỷ

+ Năm 2014:

1) Châu Bản Triều Nguyễn

2) Quân đội nhân dân Việt nam

3) Giáo dục Việt nam

4) Chủ tịch Hồ Chí Minh với nước Nga

5) Không gian Mộc bản triều Nguyễn

6) Đà Lạt - Lâm Đồng qua TLLT

7) 60 năm Âm vang Điện Biên Phủ qua TLLT(1954 -2014)

8) Triển lãm Côn Đảo qua TLLT

+ Năm 2015 :

1) 40 năm giải phóng miền nam thống nhất đất nước.

2) Kỷ niệm 125 năm ngày sinh Chủ tịch Hồ Chí Minh.

3) 70 năm Cách mạng Tháng 8 và Quốc khánh 2-9.

4) Đất nước - 70 năm một chặng đường.

5) Tuyên truyền cách mạng trước năm 1945 qua TLLT.

6) Triều Nguyễn với việc biên soạn chính sử qua Châu bản, Mộc bản -

Di sản tư liệu thế giới.

+ Năm 2016 :

1) TTLTQG II - 40 Năm hình thành và phát triển

2) Lời răn của vua Minh Mạng khắc trên Mộc bản triều Nguyễn - Di

sản tư liệu thế giới

3) Quốc hiệu và Danh nhân Việt Nam qua Mộc bản triều Nguyễn - Di

sản tư liệu thế giới

4) Chế độ nhà tù của chính quyền Mỹ - Ngụy tại miền Nam Việt Nam

5) “Văn thư Triều Nguyễn qua Châu bản - Di sản tư liệu thế giới khu

vực Châu Á - Thái Bình Dương”

+ Năm 2017 :

Triển lãm TLLT quốc gia với chủ đề „'Kiến trúc Pháp trong lòng Hà

Nội''.

- Dịch vụ tham quan TTLTQG :

Đây là hoạt động do cơ quan lưu trữ tổ chức giúp CC có dịp trải

nghiệm nghiệp vụ mà Trung tâm thực hiện, đồng thời cũng để giới thiệu các

sản phẩm của Trung tâm. Hiện nay, TTLTQG I,II,III chủ yếu phục vụ các

đoàn sinh viên ngành Lưu trữ học. Duy nhất có TTLTQG IV duy trì được

hình thức tham quan thường xuyên với khách trong nước và ngoài nước.

Sau khi tìm hiểu, nhìn nhận về chất lượng sản phẩm và dịch vụ của các

TTLTQG chúng tôi thấy :

 Về sản phẩm và dịch vụ: các nhu cầu sử dụng hiện tại của CC đã

Những ưu điểm:

 Giá cả: việc khai thác và sử dụng TLLT với phí được thực hiện theo

được đáp ứng tường đối tốt

Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định

 Độ tin cậy: Trong quá trình giải quyết công việc của các cơ quan, tổ

mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.

chức, cá nhân, CC và các nhà nghiên cứu thì tài liệu có độ tin cậy và tính

pháp lý cao.

 Về sản phẩm và dịch vụ: Theo đặc điểm của từng nhóm đối tượng thì

Những hạn chế:

 Phân phối: thực tế cho thấy hình thức phân phối sản phẩm chưa phát

các sản phẩm, dịch vụ hiện nay thực sự vẫn chưa được đa dạng, phù hợp.

triển hình thức cung cấp tài liệu trực tuyến mà dừng lại ở việc phục vụ trực

tiếp tại các TTLTQG.

2.3. Nhận xét, đánh giá công tác Marketing tại các TTLTQG

2.3.1. Môi trường Marketing tại các TTLTQG

Các lãnh đạo tại TTLTQG rất tâm huyết với sự phát triển của Trung

tâm. Đồng thời đội ngũ cán bộ công chức, viên chức tại đây tương đối hùng

hậu; có chuyên môn, trình độ cao đẳng - đại học trở lên.

Bên cạnh đó các TTLTQG được cấp ngân sách từ nhà nước để duy trì

hoạt động phục vụ công CC; có nguồn thu từ hoạt động cung cấp các dịch vụ

lưu trữ như phục vụ hồ sơ, TLLT gốc tại phòng đọc, cung cấp bản sao chụp

TLLT, dịch vụ tham quan cơ quan lưu trữ, dịch vụ ch nh lý TLLT, dịch vụ

cho thuê kho lưu trữ…. TLLT nơi đây rất phong phú, đặc sắc, độc đáo mà

khó tìm được ở nơi khác. Cơ sở vật chất đầy đủ, trang thiết bị hiện đại và địa

điểm làm việc đẹp, thuận tiện là yếu tố thu hút CC đến nghiên cứu tại Trung

tâm.

Dịch vụ cung cấp bản sao, chứng thực tài liệu được Trung tâm thực

hiện thu phí theo đúng Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của

Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử

dụng tài liệu lưu trữ.Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2017

thay thế Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài chính

hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu

lưu trữ.

2.3.2. Hiệu quả của hoạt động truyền thông Marketing sản phẩm và

dịch vụ

Các TTLTQG chưa thực sự lựa chọn hình thức quảng cáo phù hợp để

chuyển tải thông tin tới đúng CC mà mình quan tâm. Các videos hay những

phần trình bày bằng powerpoint chưa ấn tượng nhiều. Đặc biệt loại hình

truyền thông qua internet của Trung tâm chính là mạng xã hội chưa có sức lan

toả mạnh mẽ và chú trọng nhiều.

Và các TTLTQG mới dùng mạng xã hội là Facebook để truyền thông

mà chưa dùng thêm các mạng khác như: Youtube, Instagram, LinkedIn,

Google Plus, Twitter, MySpace, Zalo, Sharethis, Friendster...

Trang chủ website của các TTLTQG hiện nay vẫn chưa tích hợp nhiều

các tiện ích mạng xã hội này. Việc này dẫn đến sự bỏ lỡ các cơ hội tiếp cận

CC của các Trung tâm. Ngay tại website của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế, viết

tắt là ICA (International Council on Archives) cũng đã ứng dụng 5 mạng xã

hội khác nhau: Twitter, Facebook, LinkedIn, Google Plus, Sharethis để hỗ trợ,

liên lạc người dùng và tổ chức.

Đối với các CC, người cán bộ Trung tâm làm công tác quan hệ CC

(public relations: PR) ngoài việc tạo nên sự thân thiện, chia sẻ hiểu biết cùng

các hoạt dộng tại Trung tâm thì họ còn là cầu nối hạn chế, sửa chữa sự đơn

điệu nhàm chán, định kiến của CC đối với TTLTQG.

Dịch vụ tư vấn, hỏi đáp tương tác giữa cán bộ Trung tâm và CC tốt.

Các cán bộ trả lời thông tin rất nhanh chóng và nhiệt tình. Khi CC gửi tin

nhắn đến, TTLTQG có hệ thống báo cáo tự động rằng họ đã nhận được câu

hỏi thắc mắc của CC.CCkhông phải chờ lâu, thậm chí là rất nhanh. Điều này

khiến CCcảm thấy rất hài lòng, vui vì được phía Trung tâm cung cấp thông

tin nhanh chóng, thân thiện và chuyên nghiệp.

2.3.3. Nhận xét chung

Ưu điểm:

- Giá cả:

Việc tính giá trong hoạt động của TTLTQG hiện nay được thực hiện

theo Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy

định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.

Đa phần nội dung trong Thông tư quy định tạo điều kiện cho công

chúng tiếp cận tri thức, khai thác tốt nguồn lực thông tin của TTLTQG. Vì

vậy, việc tính giá cũng như phí làm thẻ được thu mức tối thiểu, giúp CC có

điều kiện sử dụng mọi loại hình sản phẩm tại Trung tâm. Thực sự đó là thuận

lợi lớn của TTLTQG khi thu hút CC sử dụng sản phẩm của mình.

- Nhận thức:

Các cán bộ lãnh đạo tại Trung tâm hiện nay đã nhận thấy vai trò của

hoạt động Marketing với tổ chức của mình.Chiến lược và chiến thuật

Marketing sẽ sinh ra kế hoạch để đạt được mục tiêu của Trung tâm. Nghiên

cứu về môi trường bên ngoài sẽ được thực hiện, bao gồm việc phân tích tính

cạnh tranh, những nguy cơ, cơ hội. Đồng thời, nghiên cứu thuận lợi, khó khăn

của tổ chức Trung tâm lưu trữ.

Từ đó, giúp Trung tâm tổ chức hoạt động cung cấp sản phẩm và dịch

vụ thông tin lưu trữ không ch đơn thuần theo chức năng, nhiệm vụ đã được

giao mà còn phù hợp với nhu cầu của thị trường; hoàn thiện, đa dạng hóa các

sản phẩm, dịch vụ thông tin lưu trữ nhằm đáp ứng các nhu cầu khác nhau của

CC; giúp TTLTQG thiết lập hệ thống cung cấp thông tin lưu trữ thuận lợi,

hiệu quả hơn cho việc khuyến khích CC đến với lưu trữ nhiều hơn.

Marketing giúp lựa chọn hình thức và hoạt động tuyên truyền, quảng

bá, giới thiệu, vận động mọi người đến với lưu trữ nhiều hơn và thường xuyên

hơn. Marketing không ch giúp thỏa mãn nhu cầu của các đối tượng sử dụng

mà còn giúp các TTLTQG xây dựng hình ảnh tốt đẹp và khẳng định vị trí

không thể thiếu trong xã hội.

Cuối cùng, Marketing giúp các TTLTQG bảo toàn về nguồn kinh phí

hỗ trợ. Trong bối cảnh hiện nay với suy thoái kinh tế, các cơ quan đều có khả

năng bị cắt giảm kinh phí hoạt động. Marketing có thể giúp lưu trữ ổn định

được nguồn kinh phí của mình nhờ vào việc thay đổi nhận thức của người ra

quyết định.

- Yếu tố vật chất:

Hiện nay, các TTLTQG đượcđược cấp ngân sách từ nhà nước để duy

trì hoạt động phục vụ CC; có nguồn thu từ hoạt động cung cấp các dịch vụ lưu

trữ như phục vụ hồ sơ, TLLT gốc tại phòng đọc, cung cấp bản sao chụp

TLLT, dịch vụ tham quan cơ quan lưu trữ, dịch vụ ch nh lý TLLT, dịch vụ

cho thuê kho lưu trữ…. TLLT nơi đây rất phong phú, đặc sắc, độc đáo mà

khó tìm được ở nơi khác. Cơ sở vật chất đầy đủ, trang thiết bị hiện đại và địa

điểm làm việc đẹp, thuận tiện là yếu tố thu hút CC đến nghiên cứu tại Trung

tâm.

Từ nhận thức của cán bộ lãnh đạo và các cán bộ TTLTQG về việc cần

thay đổi nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn của CClà nguyên nhân dẫn tới các

ưu điểm trên. Do vậy, hoạt động Marketing đã được góp phần không nhỏ

trong việc cả thiện hình ảnh của TTLTQG với CC, cùng với đó là việc nâng

cao được chất lượng sản phẩm của Trung tâm trong thời gian qua.

- Sản phẩm và dịch vụ:

Dịch vụ tư vấn, hỏi đáp tương tác giữa cán bộ Trung tâm và CC tốt.

Các cán bộ trả lời thông tin rất nhanh chóng và nhiệt tình. Khi CC gửi tin

nhắn đến, TTLTQG có hệ thống báo cáo tự động rằng họ đã nhận được câu

hỏi thắc mắc của CC. CC không phải chờ lâu, thậm chí là rất nhanh. Điều này

khiến CC cảm thấy rất hài lòng, vui vì được phía Trung tâm cung cấp thông

tin nhanh chóng, thân thiện và chuyên nghiệp.

Hạn chế:

- Sản phẩm:

Phần mềm Khai thác trực tuyến với đề án số hoá TLLT vẫn còn một số

lỗi kỹ thuật, chưa đa dạng tính năng sử dụng gây ra bất lợi trong việc khai

thác, sử dụng TLLT.

- Dịch vụ phục vụ CC nghiên cứu tài liệu tại phòng Đọc:

Việc phê duyệt tài liệu tương đối chặt chẽ; thời gian thực hiên thủ tục

mất nhiều thời gian; thời gian phục vụ vẫn còn gò bó, chưa linh hoạt; tài liệu

chủ yếu được đọc dưới dạng giấy

- Phân phối:

Các TTLTQG chưa thực sự lựa chọn hình thức quảng cáo phù hợp để

chuyển tải thông tin tới đúng CC mà mình quan tâm. Các videos hay những

phần trình bày bằng powerpoint chưa ấn tượng nhiều. Đặc biệt loại hình

truyền thông qua internet của Trung tâm chính là mạng xã hội chưa có sức lan

toả mạnh mẽ và chú trọng nhiều.

Và các TTLTQG mới dùng mạng xã hội là Facebook để truyền thông

mà chưa dùng thêm các mạng khác như: Youtube, Instagram, LinkedIn,

Google Plus, Twitter, MySpace, Zalo Sharethis, Friendster...

Trang chủ website của các TTLTQG hiện nay vẫn chưa tích hợp nhiều

các tiện ích mạng xã hội này. Việc này dẫn đến sự bỏ lỡ các cơ hội tiếp cận

CCcủa các Trung tâm.

- Dịch vụ cung cấp bản sao, chứng thực tài liệu:

Dịch vụ này chưa linh hoạt trong hình thức sao chụp (bản điện tử hoặc

bản giấy); không được phép sao chụp toàn bộ hồ sơ, thời gian sao chụp chưa

nhanh.

- Con người:

Một số cán bộ còn chưa chủ động trong đề xuất, xây dựng các sản

phẩm và dịch vụ mới có sự ch đạo sát sao về việc tìm cách đa dạng hoá các

loại hình sản phẩm, dịch vụ thông tin; đổi mới hướng phục vụ nhằm đáp ứng

nhu cầu khai thác, sử dụng TLLT của CC.

* Tiểu kết

Chương này đi sâu vào phân tích thực trạng công tác Marketing tại các

TTLTQG thông qua việc ứng dụng các yếu tố sản phẩm, chi phí, phân phối,

truyền thông, con người và yếu tố vật chất. Các nhu cầu sử dụng sản phẩm và

dịch vụ hiện tại của CC đã được đáp ứng tương đối tốt.

Việc tính giá trong hoạt động của TTLTQG hiện nay được thực hiện

theo Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy

định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.

Đa phần nội dung trong Thông tư quy định tạo điều kiện cho CC tiếp

cận tri thức, khai thác tốt nguồn lực thông tin của TTLTQG. Vì vậy, việc tính

giá cũng như phí làm thẻ được thu mức tối thiểu, giúp CC có điều kiện sử

dụng mọi loại hình sản phẩm tại Trung tâm. Thực sự đó là thuận lợi lớn của

TTLTQG khi thu hút CC sử dụng sản phẩm của mình.

Trang chủ website của các TTLTQG hiện nay vẫn chưa tích hợp nhiều

các tiện ích mạng xã hội này. Việc này dẫn đến sự bỏ lỡ các cơ hội tiếp cận

CC của các Trung tâm..

Dịch vụ tư vấn, hỏi đáp tương tác giữa cán bộ Trung tâm và CC tốt.

Các cán bộ trả lời thông tin rất nhanh chóng và nhiệt tình. Khi CC gửi tin

nhắn đến, TTLTQG có hệ thống báo cáo tự động rằng họ đã nhận được câu

hỏi thắc mắc của CC. CC không phải chờ lâu, thậm chí là rất nhanh. Điều này

khiến CC cảm thấy rất hài lòng, vui vì được phía Trung tâm cung cấp thông

tin nhanh chóng, thân thiện và chuyên nghiệp.

Các lãnh đạo tại TTLTQG rất tâm huyết với sự phát triển của Trung

tâm. Đồng thời đội ngũ cán bộ công chức, viên chức tại đây tương đối hùng

hậu; có chuyên môn, trình độ cao đẳng - đại học trở lên.

Bên cạnh đó các TTLTQG được cấp ngân sách từ nhà nước để duy trì

hoạt động phục vụ công chúng; có nguồn thu từ hoạt động cung cấp các dịch

vụ lưu trữ như phục vụ hồ sơ, TLLT gốc tại phòng đọc, cung cấp bản sao

chụp TLLT, dịch vụ tham quan cơ quan lưu trữ, dịch vụ ch nh lý TLLT, dịch

vụ cho thuê kho lưu trữ…. TLLT nơi đây rất phong phú, đặc sắc, độc đáo mà

khó tìm được ở nơi khác. Cơ sở vật chất đầy đủ, trang thiết bị hiện đại và địa

điểm làm việc đẹp, thuận tiện là yếu tố thu hút CC đến nghiên cứu tại Trung

tâm.

Chƣơng 3.

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC

MARKETING TẠI CÁC TTLTQG

3.1. Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Marketing tại

các TTLTQG

3.1.1. Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả Marketing hỗn hợp

- Các TTLTQG cần hoàn thiện, phát huy các thế mạnh của sản phẩm

3.1.1.1. Nâng cao chất lượng và đa dạng hóa các sản phẩm, dịch vụ

hiện tại; bên cạnh đó là tạo ra sản phẩm mới có sự khác biệt để nâng cao chất

- Nâng cao kỹ năng cán bộ nhập liệu nhằm hạn chế tối thiểu việc nhập

lượng và phong phú hoá các sản phẩm, dịch vụ của mình.

- Dịch vụ tra cứu tài liệu (OPAC) thông qua các CSDL trực tuyến

sai, thiếu thông tin dẫn tới biểu ghi lỗi.

đóng vai trò rất quan trọng trong việc tìm kiếm nguồn tin tại Trung tâm. Bởi

khi khai thác loại hình dịch vụ này, TTLTQG có thể cung cấp tài liệu cho

- Thiết kế website thân thiện sẽ giúp CC dễ dàng trong việc nhận các

nhóm CC ít có thời gian, điều kiện tới tra tìm trực tiếp tại Trung tâm.

- Dịch vụ hỏi đáp trực tuyến:

thông tin hữu ích cũng như các dịch vụ từ Trung tâm.

CC thường không sử dụng hình thức liên lạc điện thoại do mất một

khoản phí. Họ thường sử dụng mạng xã hội là Facebook để liên lạc, hiểu được

điều đó nên các TTLTQG đã triển khai dịch vụ này trên Facebook, thu hút

được sự quan tâm của họ.

Theo thống kê năm 2013, hơn 2/3 dân số trên thế giới sở hữu điện

thoại di động và theo thống kê của trang mạng xã hội Facebook thì 1/2 số

lượng thành viên Facebook thường xuyên truy cập trang web bằng điện thoại

di động. Đây là một thông tin rất hữu ích cho việc Marketing trên các thiết bị

di động. Vì vậy, các TTLTQG cũng cần tính tới việc phát triển tính năng

mobile cho website tương thích với mọi thiết bị cầm tay sẽ giúp việc liên lạc

thông suốt 24/7 giữa Trung tâm và CC được nhanh chóng, mang lại hiệu quả

cao.

- Dịch vụ tư vấn trực tiếp: CC có thể trực tiếp tìm sự giúp đỡ từ quầy

tư vấn của Trung tâm. Tại mỗi buổi trực làm việc tại quẩy tư vấn cần có đại

diện một cán bộ phụ trách để có thể giải đáp các thắc mắc, những yêu cầu của

CC khi sử dụng sản phẩm tại TTLTQG.

- Bên cạnh đó, Trung tâm cũng cần cung cấp thêm các dịch vụ khác

nữa theo nhu cầu CC như: thêm ghế ngồi ngh và tăng diện tích cây xanh

trong khuôn viên Trung tâm;...

3.1.1.2. Hoàn thiện phương thức phân phối sản phẩm và dịch vụ thông tin

Đối với hình thức phân phối trực tiếp, các TTLTQG nên mở rộng thời

gian hơn để đáp ứng thêm nhu cầu được khai thác, sử dụng TLLT của NDT.

Còn hình thức phân phối trực tuyến vẫn chưa thực sự phát huy được hết

thế mạnh tại các TTLTQG. Các TTLTQG chưa thực sự lựa chọn hình thức

quảng cáo phù hợp để chuyển tải thông tin tới đúng CC mà mình quan tâm.

Các videos hay những phần trình bày bằng powerpoint chưa ấn tượng nhiều.

Đặc biệt loại hình truyền thông qua internet của Trung tâm chính là mạng xã

hội chưa có sức lan toả mạnh mẽ và chú trọng nhiều. Do vậy các TTLTQG

cần có sự thay đổi, cập nhật chi tiết hơn về hoạt động thu thập thông tin, dữ

liệu về CC.

Các TTLTQG nên tối ưu hoá tốc độ đường truyền, thiết kế website thân

thiện sẽ giúp CC dễ dàng trong việc nhận các thông tin hữu ích cũng như các

dịch vụ từ Trung tâm.

Trang chủ website của các TTLTQG hiện nay vẫn chưa tích hợp nhiều

các tiện ích mạng xã hội dẫn đến sự bỏ lỡ các cơ hội tiếp cận CC. Vì vậy, Trung

tâm cần tích hợp thêm nhiều các tiện ích mạng xã hội như: Youtube,Instagram,

Pinterest (thiên về hình ảnh), LinkedIn, Google Plus, Twitter, MySpace,

Sharethis, Zalo, Friendster... để cung cấp thêm nhiều thông tin.

3.1.1.3. Nâng cao hiệu quả hoạt động truyền thông Marketing

Để hoạt động quảng cáo đạt hiệu quả cao, Trung tâm nên xây dựng kế

hoạch quảng cáo phù hợp với mục tiêu đề ra, xác định rõ đối tượng CC chủ

yếu của hoạt động quảng cáo và sản phẩm cần giới thiệu.

Tiếp tục nâng cao các hoạt động quảng bá của Trung tâm như:

- Xây dựng các bộ phim sử dụng các TLLT

- Công bố tài liệu đã được số hóa trên các phương tiện truyền thông

như các báo, tạp chí, website

- Mở triển lãm giới thiệu về TLLT

- Mời người nổi tiếng đến tham quan

- Sử dụng mạng xã hội (Facebook) để quảng bá và tương tác với người

sử dụng

- Xuất bản TLLT dưới dạng ấn phẩm.

Đối với các CC, người cán bộ Trung tâm làm công tác quan hệ CC

(public relations: PR) ngoài việc tạo nên sự thân thiện, chia sẻ hiểu biết cùng

các hoạt dộng tại Trung tâm thì họ còn là cầu nối hạn chế, sửa chữa sự đơn

điệu nhàm chán, định kiến của CC đối với TTLTQG. Vì vậy, các cán bộ cần

nâng cao, học hỏi thêm về công tác này.

Lắp màn hình điện tử giới thiệuvề các hoạt động cũng như giới thiệu

các sản phẩm của Trungtâm.

3.1.2. Nhóm giải pháp tổ chức và con người

3.1.1.1. Thành lập, nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận

Marketing

Thành lập bộ phận Marketing

Đã từ lâu con người đã biết lưu trữ và khai thác sử dụng TLLT để phục

vụ cho nhu cầu tồn tại và phát triển. Ngày nay cùng với sự phát triển của xã

hội, nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu ngày càng gia tăng, bởi TLLT là

nguồn thông tin quá khứ, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt góp phần

vào việc xây dựng và bảo vệ toàn vẹn chủ quyền lãnh thổ của từng địa

phương và Quốc gia. Và, TTLTQG chính là cơ quan quan trọng sưu tầm, thu

thập, bổ sung, ch nh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu, tư

liệu lưu trữ có giá trị.

Tuy nhiên, các Trung tâm lưu trữ ở trong một thị trường mà sự cạnh

tranh gia tăng từ kênh thông tin và các cơ quan thông tin khác; sự thay đổi

nhanh chóng của công nghệ trên toàn thế giới; sự đa dạng người khai thác và

sử dụng tin tại các lưu trữ quốc gia; ngân sách bị phụ thuộc và ngày càng cắt

giảm. Bên cạnh đó thì TLLT vẫn chưa được nhiều người biết đến. Do vậy,

Marketing đóng vai trò đặc biệt trong việc hoàn thành sứ mệnh và mục tiêu

của Trung tâm lưu trữ.

Mục tiêu của hoạt động Marketing trong lưu trữ là hướng tới CC. Việc

quảng bá, thu hút, đáp ứng nhu cầu của CC sẽ giúp họ biết tới TLLT và giá trị

mà TLLT đem lại… Các Trung tâm lưu trữ cần phải nhận thấy điều đó. Bởi,

Trung tâm lưu trữ phải cung cấp giá trị để thu hút sự chú ý của nhiều CC có

yêu cầu nghiên cứu và sử dụng tài liệu.

Với các công cụ sử dụng cho Maketing, các Trung tâm lưu trữ tiến

hành nghiên cứu để biết được họ cần gì, nhận thức ra sao, họ mong đợi gì từ

nguồn tài liệu lưu trữ từ Trung tâm.

Do đó các TTLTQG rất cần thiết có một đơn vị phòng Marketing trực

thuộc ban giám đốc Trung tâm. Bộ phận này sẽ có nhiệm vụ:

- Chịu trách nhiệm quản lý và điều phối các hoạt động hàng ngày của

phòng Marketing, bao gồm các công tác nghiên cứu và tổng hợp từ các nguồn

thông tin thị trường;

- Lập kế hoạch Marketing, nghiên cứu thị trường, trên cơ sở đó, đề

xuất kế hoạch hành động cho từng giai đoạn phát triển.

- Đề xuất chiến lược Marketing sản phẩm bao gồm các kế hoạch hành

động cụ thể, ngân sách thực thi,…;

- Thực hiện các chiến lược quảng cáo và truyền thông để quảng bá

hoạt động của Trung tâm cũng như cung cấp và định hướng thông tin cho CC;

- Xây dựng và tổ chức các sự kiện thu hút sự chú ý của CC, đối tác và

cộng đồng;

- Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các cơ quan truyền thông, báo chí

tạo hình ảnh đẹp của Trung tâm trước CC để đảm bảo hình ảnh được thể hiện

một cách tốt nhất;

- Xây dựng, duy trì và phát triển văn hóa Trung tâm, xây dựng phong

trào tập thể nhằm nâng cao tinh thần sáng tạo, đoàn kết và chia sẻ của toàn thể

cán bộ trong Trung tâm .

Vì các TTLTQG chưa có bộ phận Marketing nên tôi xin đề xuất hai

phương án thiết lập như sau:

- Phương án đầu tiên:

Dưới sự điều phối của cán bộ lãnh đạo Trung tâm, bố trí mỗi phòng,

ban chức năng một nhân sự kiêm nhiệm Marketing. Người này sẽ có trách

nhiệm báo cáo kết quả làm việc với lãnh đạo phụ trách nhằm xây dựng nên

các chiến dịch Marketing phù hợp. Đây chính là những đầu mối quan trọng

giúp bộ phận Marketing triển khai thuận lợi các hoạt động hướng tới.

- Phương án thứ hai:

Bố trí một nhân sự thuộc phòng Đọc để thực hiện các công việc

Marketing. Nhân sự này sẽ nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng của CC, tạo

thuận lợi cho công tác Marketing.

Tuy nhiên cả hai phương án trên đều tồn tại các mặt hạn chế:

- Phương án đầu tiên:

Vì ch có duy nhất một nhân sự phụ trách nên các nội dung Marketing

rất khó có thể giải quyết hết.

- Phương án thứ hai:

Nhân sự ở các phòng, ban chức năng khác nhau sẽ không có sự bao

quát tổng thể bởi mỗi người sẽ ch nắm được phần việc của mình

Mỗi Trung tâm sẽ lựa chọn phương án phù hợp tuỳ theo đặc điểm của

mình để có thể thiết lập được bộ phận Marketing.

Nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận Marketing

Hiện nay, một số cán bộ TTLTQG vẫn chưa nắm được các khái niệm

cơ bản về Marketing. Trung tâm cần có kế hoạch mở các lớp tập huấn, bồi

dưỡng kiến thức ngắn hạn về Marketing cho các cán bộ.

Bên cạnh đó, các cán bộ cũng cần tự trang bị thêm các kỹ năng mềm

như: Kỹ năng làm việc nhóm, Kỹ năng thuyết phục, Kỹ năng nắm bắt tâm lý

khách hàng,...

Về kinh phí cho hoạt động Marketing tại các Trung tâm thường rất khó

xác định, do đặc thù hoạt động Marketing nơi đây mang tính tự phát, không

thường xuyên. Để xác định được mức đầu tư kinh phí, đầu tiên cần chú trọng

tới việc rà soát, căn cứ vào các hoạt động triển khai theo kế hoạch dự kiến.

Các kinh phí được chi trả cho việc:

- Hoạt động truyền thông Marketing

- Đào tạo Marketing

- Các trang thiết bị công nghệ hỗ trợ Marketing

- Quá trình nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh, thị trường Marketing

- Khảo sát nhu cầu, mong muốn của CC.

3.1.1.2. Học hỏi kinh nghiệm tổ chức Marketing trên thế giới

Để thu hút nhiều đối tượng đến với các TTLTQG thì Trung tâm cần xây

dựng các hình thức phục vụ, cung cấp cho CC một cách sinh động và hấp dẫn

Chẳng hạn như:

- Tại Pháp, thông qua việc tham quan Lưu trữ quốc gia Pháp (ở Paris

hoặc Pierrefitte-sur-Seine), học sinh được làm quen với các tài liệu hình thành

nên di sản quốc gia đồng thời có cái nhìn tổng quan về chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn của cơ quan lưu trữ. Tại phòng thực hành hoặc triển lãm, học sinh

sẽ tìm hiểu sâu hơn và rèn luyện các kỹ năng liên quan đến chủ đề được lựa

chọn. Tùy theo từng mô hình hoạt động, lớp học sẽ kết thúc bằng việc cho

học sinh thực hành các kỹ năng thông qua một sản phẩm mỹ thuật, kỹ thuật

hoặc một bài thuyết trình. Trong mỗi buổi thực hành, học sinh sẽ được bố trí

thời gian để tham quan tài liệu gốc bảo quản trong các tủ kính hoặc các không

gian trưng bày tạm thời.

- Đức lại Công bố nội dung tài liệu và quảng bá hình ảnh của Viện lưu

trữ bằng những vở sân khấu được trình diễn.

- Còn Hàn Quốc thì tổ chức hoạt động “Xem phim và uống cà phê

cùng lưu trữ vào ngày thứ năm” (Thursday Movie Café with Archives). Vào

ngày này, người dân sẽ được vào cửa miên phí tại lưu trữ quốc gia để xem các

bộ phim lưu trữ, đặc biệt là thưởng thức cà phê hoàn toàn miễn phí.

3.1.1.3. Tăng cường hợp tác, chia sẻ trong và ngoài nước về hoạt động

Marketing

Để nói lên tầm quan trọng của việc chia sẻ thông tin, George Bernard

Shaw đã có câu danh ngôn: “If you have an apple and I have an apple and we

exchange these apples then you and I will still each have one apple. But if you

have an idea and I have an idea and we exchange these ideas, then each of us

will have two ideas” (Nếu bạn có một quả táo và tôi có một quả táo và chúng

ta trao đổi những quả táo này, bạn và tôi đều vẫn sẽ có một quả táo. Nhưng

nếu bạn có một ý tưởng và tôi có một ý tưởng và chúng ta trao đổi những ý

tưởng này, thì mỗi chúng ta sẽ có hai ý tưởng).

Thực vậy, việc hợp tác, chia sẻ và trao đổi thông tin là giải pháp có tính

chiến lược. Các cá nhân, tổ chức mang tầm ảnh hưởng tích cực trong xãhội,

được CC yêu quý và tin tưởng chính là những đối tác tiềm năng. Các Trung

tâm có thể phối hợp với họ trong nhiều hoạt động sẽ gây được ảnh hưởng tốt

tới CC của TTLTQG.

Với các đối tác ngoài nước, các Trung tâm sẽ lựa chọn cách thức tiếp

cận, triển khai hoạt động Marketing phù hợp với tình hình thực tiễn. Đồng

thời có thêm được những kinh nghiệm quý báu nhằm hạn chế rủi ro xảy ra

trong việc đầu tư thời gian, tài chính, công sức của cán bộ TTLTQG với hoạt

động Marketing.

3.1.1.4.Đào tạo người dùng tin

Kỹ năng tìm kiếm thông tin cần được đào tạo cho CC. Mời các chuyên

gia đến tập huấn, đào tạo và giảng dạy về Marketing và các kỹ mềm cho cán

bộ Trung tâm như: Kỹ năng làm việc nhóm, Kỹ năng thuyết phục, Kỹ năng

nắm bắt tâm lý CC,.... Từ đó, cán bộ tại TTLTQG sẽ giúp CC học thêm kỹ

năng tìm kiếm thông tin.

3.1.3. Nhóm giải pháp đề xuất với cơ quan cấp trên và các cơ quan

liên quan

3.1.3.1. Đối với lãnh đạo Bộ Nội vụ

- Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị cho TTLTQG

- Tạo điều kiện về mọi mặt để các cán bộ tại Trung tâm học tập, nâng

cao trình độ

3.1.3.2. Đối với các TTLTQG

- Mời các chuyên gia đến tập huấn, đào tạo và giảng dạy về Marketing

cho cán bộ Trung tâm

- Việc quảng bá, thu hút, đáp ứng nhu cầu của CC sẽ giúp họ biết tới

TLLT và giá trị mà TLLT đem lại…Do đó các TTLTQG rất cần thiết có một

đơn vị phòng Marketing trực thuộc ban giám đốc Trung tâm.

- Ứng dụng công nghệ thông tin nhằm đẩy mạnh hiệu quả hoạt động

Marketing

- Trung tâm cần cung cấp thêm các dịch vụ khác nữa theo nhu cầu CC

như: thêm ghế ngồi ngh và tăng diện tích cây xanh trong khuôn viên Trung tâm;...

- Với hình thức phân phối trực tiếp, các TTLTQG nên mở rộng thời

gian hơn để đáp ứng thêm nhu cầu được khai thác, sử dụng TLLT của CC.

- Các TTLTQG nên tối ưu hoá tốc độ đường truyền, thiết kế website

thân thiện sẽ giúp CC dễ dàng trong việc nhận các thông tin hữu ích cũng như

các dịch vụ từ Trung tâm.

- Trang chủ website của các TTLTQG hiện nay vẫn chưa tích hợp

nhiều các tiện ích mạng xã hội dẫn đến sự bỏ lỡ các cơ hội tiếp cận CC. Vì

vậy, Trung tâm cần tích hợp thêm nhiều các tiện ích mạng xã hội như:

Youtube,Instagram, Pinterest (thiên về hình ảnh), LinkedIn, Google Plus,

Twitter, MySpace, Sharethis, Zalo, Friendster, ... để cung cấp thêm nhiều

thông tin.

- TTLTQG cũng cần tính tới việc phát triển tính năng mobile cho

website tương thích với mọi thiết bị cầm tay sẽ giúp việc liên lạc thông suốt

24/7 giữa Trung tâm và CC được nhanh chóng, mang lại hiệu quả cao.

- Để hoạt động quảng cáo đạt hiệu quả cao, Trung tâm nên xây dựng

kế hoạch quảng cáo phù hợp với mục tiêu đề ra, xác định rõ đối tượng CC chủ

yếu của hoạt động quảng cáo và sản phẩm cần giới thiệu.

- Muốn thu hút nhiều đối tượng đến với các TTLTQG thì Trung tâm

cần xây dựng các hình thức phục vụ, cung cấp cho CC một cách sinh động và

hấp dẫn

- Việc hợp tác, chia sẻ và trao đổi thông tin là giải pháp có tính chiến

lược. Các cá nhân, tổ chức mang tầm ảnh hưởng tích cực trong xã hội, được

CC yêu quý và tin tưởng chính là những đối tác tiềm năng. Các Trung tâm có

thể phối hợp với họ trong nhiều hoạt động sẽ gây được ảnh hưởng tốt tới CC

của TTLTQG.

- Với các đối tác ngoài nước, các Trung tâm sẽ lựa chọn cách thức tiếp

cận, triển khai hoạt động Marketing phù hợp với tình hình thực tiễn. Đồng

thời có thêm được những kinh nghiệm quý báu nhằm hạn chế rủi ro xảy ra

trong việc đầu tư thời gian, tài chính, công sức của cán bộ TTLTQG với hoạt

động Marketing.

- Các cán bộ của Trung tâm cần chủ động và tích cực hơn trong việc

tiếp cận CC, xây dựng hình ảnh đẹp trong mỗi người.Bên cạnh đó, các cán bộ

cũng cần tự trang bị thêm các kỹ năng mềm như: Kỹ năng làm việc nhóm, Kỹ

năng thuyết phục, Kỹ năng nắm bắt tâm lý CC,...

- Trung tâm cần xác định tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu rõ ràng nhằm

dễ dàng xây dựng được bộ công cụ định hướng và tổ chức các hoạt động

Marketing gắn với mục tiêu hướng tới một cách cụ thể.

- Việc sử dụng công nghệ QR code nhằm thuyết minh, cung cấp các

thông tin cho CC bên cạnh vật trưng bày và các tác phẩm. Chính điều này sẽ

đem lại trải nghiệm lạ cho CC, tiết kiệm được nhân lực vật lực hơn.

3.1.3.3. Đối với Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam

- Hội phối hợp với các cơ quan chức năng nhằm nâng cao, bồi dưỡng

nghiệp vụ cho hội viên. Từ đó hội viên sẽ có chuyên môn hơn, duy trì hoạt

động nghề nghiệp tốt hơn.

- Với quyền hạn của mình, Hội cần tích cực hơn trong hoạt động tuyên

truyền, phổ biến về hoạt động lưu trữ tới các cá nhân, tổ chức

- Để sự nghiệp lưu trữ phát triển hơn, Hội nên huy động thêm các

nguồn lực.

3.2. Một số khuyến nghị khác

- Trung tâm cần thực hiện chiến dịch Marketing theo mô hình

Marketing 4C

- Truyền thông Marketing qua logo:

Nếu có thể, các TTLTQG nên thiết kế logo riêng. Trên các trang web

cũng như trên các tài liệu khác mà xuất hiện logo của Trung tâm sẽ làm cho

CC có ấn tượng sâu hơn về Trung tâm nói chung và về các sản phẩm và dịch

vụ của Trung tâm nói riêng.

Ví dụ về các logo của Viện lưu trữ Nhà nước Liên bang Nga; Kho lưu

trữ lịch sử thứ hai của Trung Quốc và Viện lưu trữ nhà nước lịch sử - quân sự

Nga:

Hình 3.1: Logo của Viện lƣu trữ Nhà nƣớc Liên bang Nga

(nguồn: http://statearchive.ru/)

Hình 3.2: Logo của Kho lƣu trữ lịch sử thứ hai của Trung Quốc (SHAC)

(nguồn:http://www.shac.net.cn/shac_en/)

Hình 3.3: Logo của Viện lƣu trữ nhà nƣớc lịch sử - quân sự Nga

(nguồn:http://ргвиа.рф)

* Tiểu kết

Để nâng cao chất lượng và đa dạng hoá các sản phẩm, dịch vụ của mình

thì các TTLTQG cần hoàn thiện, phát huy các thế mạnh của sản phẩm hiện

tại; bên cạnh đó là tạo ra sản phẩm mới có sự khác biệt để nâng cao chất

lượng và phong phú hoá các sản phẩm, dịch vụ của mình. Nâng cao kỹ năng

cán bộ nhập liệu nhằm hạn chế tối thiểu việc nhập sai, thiếu thông tin dẫn tới

biểu ghi lỗi. Thiết kế website thân thiện sẽ giúp CC dễ dàng trong việc nhận

các thông tin hữu ích cũng như các dịch vụ từ Trung tâm.

CC thường không sử dụng hình thức liên lạc điện thoại do mất một

khoản phí. Họ thường sử dụng mạng xã hội là Facebook để liên lạc, hiểu được

điều đó nên các TTLTQG đã triển khai dịch vụ này trên Facebook, thu hút

được sự quan tâm của họ.

Theo thống kê năm 2013, hơn 2/3 dân số trên thế giới sở hữu điện thoại

di động và theo thống kê của trang mạng xã hội Facebook thì 1/2 số lượng

thành viên Facebook thường xuyên truy cập trang web bằng điện thoại di

động. Đây là một thông tin rất hữu ích cho việc Marketing trên các thiết bị di

động. Vì vậy, các TTLTQG cũng cần tính tới việc phát triển tính năng mobile

cho website tương thích với mọi thiết bị cầm tay sẽ giúp việc liên lạc thông

suốt 24/7 giữa Trung tâm và CC được nhanh chóng, mang lại hiệu quả cao.

Và với dịch vụ tư vấn trực tiếp: CC có thể trực tiếp tìm sự giúp đỡ từ

quầy tư vấn của Trung tâm. Tại mỗi buổi trực làm việc tại quẩy tư vấn cần có

đại diện một cán bộ phụ trách để có thể giải đáp các thắc mắc, những yêu cầu

của CC khi sử dụng sản phẩm tại TTLTQG.

Bên cạnh đó, Trung tâm cũng cần cung cấp thêm các dịch vụ khác nữa

theo nhu cầu CC như: thêm ghế ngồi ngh và tăng diện tích cây xanh trong

khuôn viên Trung tâm;...

Việc hợp tác, chia sẻ và trao đổi thông tin là giải pháp có tính chiến

lược. Các cá nhân, tổ chức mang tầm ảnh hưởng tích cực trong xã hội, được

CC yêu quý và tin tưởng chính là những đối tác tiềm năng. Các Trung tâm có

thể phối hợp với họ trong nhiều hoạt động sẽ gây được ảnh hưởng tốt tới CC

của TTLTQG.

Với các đối tác ngoài nước, các Trung tâm sẽ lựa chọn cách thức tiếp

cận, triển khai hoạt động Marketing phù hợp với tình hình thực tiễn. Đồng

thời có thêm được những kinh nghiệm quý báu nhằm hạn chế rủi ro xảy ra

trong việc đầu tư thời gian, tài chính, công sức của cán bộ TTLTQG với hoạt

động Marketing.

Trang chủ website của các TTLTQG hiện nay vẫn chưa tích hợp nhiều

các tiện ích mạng xã hội dẫn đến sự bỏ lỡ các cơ hội tiếp cận CC . Vì vậy,

Trung tâm cần tích hợp thêm nhiều các tiện ích mạng xã hội như:

Youtube,Instagram, Pinterest (thiên về hình ảnh), LinkedIn, Google Plus,

Twitter, MySpace, Sharethis, Zalo... để cung cấp thêm nhiều thông tin.

Đồng thời, Trung tâm cũng cần xác định tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu

rõ ràng nhằm dễ dàng xây dựng được bộ công cụ định hướng và tổ chức các

hoạt động Marketing gắn với mục tiêu hướng tới một cách cụ thể.

KẾT LUẬN

Hoạt động của các tổ chức lưu trữ tại Việt Nam nói riêng và thế giới

nói chung hiện nay đang gặp nhiều thách thức và khó khắn. Trung tâm lưu trữ

chính là cơ quan quan trọng sưu tầm, thu thập, bổ sung, ch nh lý, bảo quản và

tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu, tư liệu lưu trữ có giá trị.

Tuy nhiên, các Trung tâm lưu trữ ở trong một thị trường mà sự cạnh

tranh gia tăng từ kênh thông tin và các cơ quan thông tin khác; sự thay đổi

nhanh chóng của công nghệ trên toàn thế giới; sự đa dạng người khai thác và

sử dụng tin tại các lưu trữ quốc gia; ngân sách bị phụ thuộc và ngày càng cắt

giảm.

Bên cạnh đó thì TLLT vẫn chưa được nhiều người biết đến. Do vậy,

Marketing đóng vai trò đặc biệt trong việc hoàn thành sứ mệnh và mục tiêu

của Trung tâm lưu trữ.

Các nhu cầu sử dụng sản phẩm và dịch vụ hiện tại của CC đã được đáp

ứng tương đối tốt. Việc tính giá trong hoạt động của TTLTQG hiện nay được

thực hiện theo Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài

chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài

liệu lưu trữ.

Đa phần nội dung trong Thông tư quy định tạo điều kiện cho CC tiếp

cận tri thức, khai thác tốt nguồn lực thông tin của TTLTQG. Vì vậy, việc tính

giá cũng như phí làm thẻ được thu mức tối thiểu, giúp CC có điều kiện sử

dụng mọi loại hình sản phẩm tại Trung tâm. Thực sự đó là thuận lợi lớn của

TTLTQG khi thu hút CC sử dụng sản phẩm của mình.

Trang chủ website của các TTLTQG hiện nay vẫn chưa tích hợp nhiều

các tiện ích mạng xã hội này. Việc này dẫn đến sự bỏ lỡ các cơ hội tiếp cận

CC của các Trung tâm.

Dịch vụ tư vấn, hỏi đáp tương tác giữa cán bộ Trung tâm và CC tốt.

Các cán bộ trả lời thông tin rất nhanh chóng và nhiệt tình. Khi CC gửi tin

nhắn đến, TTLTQG có hệ thống báo cáo tự động rằng họ đã nhận được câu

hỏi thắc mắc của CC. CC không phải chờ lâu, thậm chí là rất nhanh. Điều này

khiến CC cảm thấy rất hài lòng, vui vì được phía Trung tâm cung cấp thông

tin nhanh chóng, thân thiện và chuyên nghiệp.

Các lãnh đạo tại TTLTQG rất tâm huyết với sự phát triển của Trung

tâm. Đồng thời đội ngũ cán bộ công chức, viên chức tại đây tương đối hùng

hậu; có chuyên môn, trình độ cao đẳng - đại học trở lên.

Bên cạnh đó các TTLTQG được cấp ngân sách từ nhà nước để duy trì

hoạt động phục vụ công chúng; có nguồn thu từ hoạt động cung cấp các dịch

vụ lưu trữ như phục vụ hồ sơ, TLLT gốc tại phòng đọc, cung cấp bản sao

chụp TLLT, dịch vụ tham quan cơ quan lưu trữ, dịch vụ ch nh lý TLLT, dịch

vụ cho thuê kho lưu trữ…. TLLT nơi đây rất phong phú, đặc sắc, độc đáo mà

khó tìm được ở nơi khác. Cơ sở vật chất đầy đủ, trang thiết bị hiện đại và địa

điểm làm việc đẹp, thuận tiện là yếu tố thu hút CC đến nghiên cứu tại Trung

tâm.

Nhằm nâng cao hiệu quả công tác Marketing, chúng tôi đã đưa ra một

vài giải pháp cụ thể và mong rằng các TTLTQG thực hiện đồng bộ các giải

pháp cho hoạt động Marketing. Muốn thu hút nhiều đối tượng đến với các

TTLTQG thì Trung tâm cần xây dựng các hình thức phục vụ, cung cấp cho

CC một cách sinh động và hấp dẫn.

Các TTLTQG nên tối ưu hoá tốc độ đường truyền, thiết kế website

thân thiện sẽ giúp CC dễ dàng trong việc nhận các thông tin hữu ích cũng như

các dịch vụ từ Trung tâm.Trang chủ website của các TTLTQG hiện nay vẫn

chưa tích hợp nhiều các tiện ích mạng xã hội dẫn đến sự bỏ lỡ các cơ hội tiếp

cận CC. Vì vậy, Trung tâm cần tích hợp thêm nhiều các tiện ích mạng xã hội.

Để có thể thực hiện đồng thời các nhóm giải pháp mà chúng tôi đưa ra

thì đòi hỏi TTLTQG nỗ lực rất nhiều, từ đào tạo, bồi dưỡng cán bộ cho tới

đầu tư thêm cơ sở vật chất, nghiên cứu hướng đi trong tương lai cho hoạt

động Marketing. Với sự định hướng cùng những kế hoạch đề ra cụ thể, có thể

tin tưởng rằng, TTLTQG sẽ phát huy hơn nữa những thành tựu đạt được,

khẳng định thêm vị trí và tầm quan trọng của mình trong tương lai không xa.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Danh mục tài liệu tiếng Việt

1. Trần Minh Đạo (2012), “Giáo trình Marketing căn bản”, NXB Đại

học Kinh tế quốc dân

2. TS. Chu Thị Hậu (2016), “Giáo trình lý luận và phương pháp công

tác lưu trữ”, NXB Lao Động, Hà Nội.

3. Nguyễn Thị Hương. Những chiến lược quảng bá của các Viện lưu

trữ ở Cộng hoà Liên bang Đức.

chi%20ti%E1%BA%BFt.aspx?itemid=58&listId=64c127ef-bb13-4c45-820f-

d765e28eb7cc&ws=content>

4. Hà Nguyễn, 2017. Bàn về Marketing 4C và nghệ thuật tiếp thị 4C

với khách hàng khó tính.

thuat-tiep-thi-4c/>.

5. Bùi Thị Hệ. Cục Lưu trữ Pháp với việc quảng bá và phát huy giá trị

tài liệu thông qua hoạt động sư phạm giai đoạn (2011-2015)

spx?itemid=151&listId=64c127ef-bb13-4c45-820f-

d765e28eb7cc&ws=content>

6. Phan Thị Phương (2012), “Bài giảng Marketing căn bản”, NXB Lao

đông - Xã hội, Hà Nội

7. Nguyễn Đình Thành, 2017. Marketing 4C ứng dụng trong truyền

thông văn hóa.

ung-dung-trong-truyen-thong-van-hoa>

8. Bùi Loan Thùy, 2016. Marketing xã hội tài liệu lưu trữ - biện pháp

hữu hiệu phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

2016/05/22/marketing-xa-hoi-tai-lieu-luu-tru-bien-phap-huu-hieu-phat-huy-

gia-tri-tai-lieu-luu-tru/>

9. Philip Kotler (1997), “Quản trị Marketing”, NXB Thống kê

Danh mục tài liệu tiếng Anh

10. American Marketing Association and Gundlach, Gregory T.

(2007), “The American Marketing Association’s 2004 Definition of

Marketing”, American Marketing Association, Vol.26(2)

11. Philip Kotler (2002), “Marketing Management, Millenium

Edition”, Pearson Custom Publishing

12. Pam Didner (2017), “Global content marketing”, McGraw-Hill

Education

PHỤ LỤC

Phụ lục 1: Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài

chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài

liệu lưu trữ

Phụ lục 2: Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013

của Chính phủ “Quy định chi tiết thi hành một số điều của luật Lưu trữ”

Phụ lục 1:

CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

BỘ TÀI CHÍNH

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------

---------------

Số: 275/2016/TT-BTC Hà Nội, ngày 14 tháng 11 năm 2016

THÔNG TƢ

QUY ĐỊNH MỨC THU, CHẾ ĐỘ THU, NỘP, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG

PHÍ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Căn cứ Luật phí và lệ phí ngày 25 tháng 11 năm 2015;

Căn cứ Luật ngân sách nhà nước ngày 25 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 120/2016/NĐ-CP ngày 23 tháng 8 năm 2016 của Chính

phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật phí và lệ

phí;

Căn cứ Nghị định số 215/2013/NĐ-CP ngày 23 tháng 12 năm 2013 của

Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

Bộ Tài chính;

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Chính sách thuế,

Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư quy định mức thu, chế độ thu,

nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tƣợng áp dụng

1. Thông tư này quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử

dụng tài liệu lưu trữ do Nhà nước quản lý tại các Lưu trữ lịch sử.

2. Thông tư này áp dụng đối với:

a) Tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử, gồm: các

Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (Bộ Nội

vụ) và Lưu trữ lịch sử t nh, thành phố trực thuộc Trung ương;

b) Tổ chức thu phí sử dụng tài liệu lưu trữ;

c) Các tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến thu, nộp, quản lý và sử dụng

phí sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều 2. Ngƣời nộp phí

Tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử phải nộp phí

theo quy định tại Thông tư này.

Điều 3. Tổ chức thu phí

Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (Bộ

Nội vụ) và Lưu trữ lịch sử t nh, thành phố trực thuộc Trung ương là tổ chức

thu phí.

Điều 4. Đối tƣợng không thu phí

Không thu phí sử dụng tài liệu lưu trữ đối với:

a) Các cá nhân, gia đình, dòng họ sử dụng tài liệu lưu trữ do chính mình đã

tặng, cho, ký gửi vào Lưu trữ lịch sử;

b) Thân nhân (cha, mẹ đẻ; cha, mẹ nuôi; vợ, chồng; con đẻ, con nuôi) liệt sĩ,

thương binh, bệnh binh, người hoạt động kháng chiến, người có công giúp đỡ

cách mạng; người thờ cúng liệt sỹ (không phải thân nhân liệt sỹ) sử dụng tài

liệu lưu trữ phục vụ cho việc giải quyết chế độ chính sách của chính mình;

c) Người hưởng chế độ hưu trí, mất sức lao động, tai nạn lao động hoặc người

bị mắc bệnh nghề nghiệp hàng tháng sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc

giải quyết chế độ chính sách của chính mình theo quy định của Nhà nước.

Điều 5. Mức thu phí

1. Mức thu phí sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định tại Biểu mức thu phí

ban hành kèm theo Thông tư này.

2. Mức thu phí sử dụng tài liệu lưu trữ quý, hiếm bằng 05 lần mức thu phí sử

dụng các tài liệu tương tự quy định tại Biểu mức thu phí ban hành kèm theo

Thông tư này.

Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu lưu trữ theo quy định tại Điều 26 Luật lưu

trữ.

3. Áp dụng mức thu bằng 50% phí sử dụng tài liệu lưu trữ đối với học sinh,

sinh viên các trường trung học, cao đẳng, đại học; học viên cao học, nghiên

cứu sinh.

Điều 6. Kê khai, nộp phí của tổ chức thu

1. Chậm nhất là ngày 05 hàng tháng, tổ chức thu phí phải gửi số tiền phí đã

thu của tháng trước vào tài khoản phí chờ nộp ngân sách mở tại Kho bạc nhà

nước.

2. Tổ chức thu phí thực hiện kê khai, nộp phí thu được theo tháng, quyết toán

theo năm theo hướng dẫn tại khoản 3 Điều 19 và khoản 2 Điều 26 của Thông

tư số 156/2013/TT-BTC ngày 06 tháng 11 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Tài

chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật quản lý thuế; Luật sửa đổi, bổ

sung một số điều của Luật quản lý thuế và Nghị định số 83/2013/NĐ-CPngày

22 tháng 7 năm 2013 của Chính phủ.

Điều 7. Quản lý và sử dụng phí

Tổ chức thu phí được để lại 90% tổng số tiền phí thu được để trang trải chi

phí theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Nghị định số 120/2016/NĐ-CP ngày 23

tháng 8 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một

số điều của Luật phí và lệ phí; nộp 10% số tiền phí thu được vào ngân sách

nhà nước theo chương, mục, tiểu mục tương ứng của Mục lục ngân sách nhà

nước.

Điều 8. Tổ chức thực hiện

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2017

và thay thế Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07 tháng 4 năm 2004 của Bộ

Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử

dụng tài liệu lưu trữ.

2. Các nội dung khác liên quan đến thu, nộp, quản lý, sử dụng, chứng từ thu,

công khai chế độ thu phí không đề cập tại Thông tư này được thực hiện theo

quy định tại Luật phí và lệ phí; Nghị định số 120/2016/NĐ-CP ngày 23 tháng

8 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số

điều của Luật phí và lệ phí; Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 06 tháng 11

năm 2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật quản lý

thuế; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật quản lý thuế và Nghị định

số 83/2013/NĐ-CP ngày 22 tháng 7 năm 2013 của Chính phủ; Thông tư của

Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn việc in, phát hành, quản lý và sử dụng

chứng từ thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và các văn bản sửa đổi,

bổ sung (nếu có).

3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị các tổ chức, cá nhân

phản ánh kịp thời về Bộ Tài chính để nghiên cứu, hướng dẫn bổ sung./.

KT. BỘ TRƢỞNG

THỨ TRƢỞNG

Vũ Thị Mai

BIỂU MỨC THU PHÍ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ

Ban hành kèm theo Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ

Tài chính

STT Công việc thực hiện Đơn vị tính Mức thu Ghi chú

(đồng)

I Làm thẻ đọc

1 Đọc thường xuyên Thẻ/năm 50.000

2 Đọc không thường xuyên người/lượt 5.000

II Nghiên cứu tài liệu

1 Tài liệu gốc và bản chính

a Tài liệu chữ viết trên nền Đơn vị bảo 6.000 Tài liệu chữ viết trên

giấy quản nền giấy là tài liệu

mà thông tin được

phản ánh bằng các

bản văn chữ viết trên

nền giấy; bao gồm tài

liệu hành chính,

nghiên cứu khoa học,

xây dựng cơ bản, văn

học nghệ thuật và các

tài liệu chuyên môn

nghiệp vụ.

b Tài liệu bản đồ, bản vẽ kỹ Tấm 6.000

thuật

c Tài liệu phim, ảnh Tấm 1.500

d Tài liệu ghi âm Phút nghe 3.000

đ Tài liệu phim điện ảnh Phút chiếu 3.000

2 Tài liệu đã số hóa (toàn Tài liệu số hóa là tài

văn tài liệu - thông tin cấp liệu mà thông tin

1) phản ánh trên các vật

mang tin như giấy;

phim, ảnh; băng, đĩa

ghi âm, ghi hình

được chuyển sang

thông tin dạng số.

a Tài liệu chữ viết trên nền Đơn vị bảo 3.000

quản giấy

b Tài liệu bản đồ, bản vẽ kỹ Tấm 3.000

thuật

c Tài liệu phim, ảnh Tấm 1.000

d Tài liệu ghi âm Phút nghe 1.500

đ Tài liệu phim điện ảnh Phút chiếu 1.500

III Cung cấp bản sao tài

liệu

1 Phô tô tài liệu giấy (đã

bao gồm vật tư)

a Phô tô đen trắng Trang A4 3.000

b Phô tô màu Trang A4 20.000

2 In từ phim, ảnh gốc (đã

bao gồm vật tư)

a In ảnh đen trắng từ phim

gốc

a1 Cỡ từ 15x21 cm trở xuống Tấm 40.000

a2 Cỡ từ 20x25cm đến Tấm 60.000

20x30cm

a3 Cỡ từ 25x35cm đến Tấm 150.000

30x40cm

b Chụp, in ảnh đen trắng từ

ảnh gốc

Cỡ từ 15x21 cm trở xuống Tấm 60.000

Cỡ từ 20x25cm đến Tấm 80.000

20x30cm

Cỡ từ 25x35cm đến Tấm 170.000

30x40cm

3 In sao tài liệu ghi âm Phút nghe 30.000

(không kể vật tư)

4 In sao phim điện ảnh Phút chiếu 60.000

(không kể vật tư)

5 Tài liệu đã số hóa (toàn

văn tài liệu - thông tin cấp

a Tài liệu giấy

- In đen trắng (đã bao gồm Trang A4 2.000

vật tư)

- In màu (đã bao gồm vật Trang A4 15.000

tư)

- Bản sao dạng điện tử Trang ảnh 1.000

(không bao gồm vật tư)

b Tài liệu phim, ảnh

- In ra giấy ảnh (đã bao

gồm vật tư)

Cỡ từ 15x21 cm trở xuống Tấm 30.000

Cỡ từ 20x25cm đến Tấm 40.000

20x30cm

Cỡ từ 25x35cm đến Tấm 130.000

30x40cm

- Bản sao dạng điện tử Tấm ảnh 30.000

(không bao gồm vật tư)

c Sao tài liệu ghi âm dạng Phút nghe 27.000

điện tử (không bao gồm

vật tư)

d Sao tài liệu phim điện ảnh Phút chiếu 54.000

dạng điện tử (không kể

vật tư)

Văn bản 20.000 IV Chứng thực tài liệu lƣu

trữ

- Mức phí phô tô tài liệu khổ A3 bằng 2 lần mức phí phô tô tài liệu khổ A4;

- Mức phí phô tô tài liệu khổ A2 bằng 4 lần mức phí phô tô tài liệu khổ A4;

- Mức phí phô tô tài liệu khổ A1 bằng 8 lần mức phí phô tô tài liệu khổ A4;

- Mức phí phô tô tài liệu khổ A0 bằng 16 lần mức phí phô tô tài liệu khổ A4.

Phụ lục 2:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

CHÍNH PHỦ

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

________

_____________________________________

Số: 01/2013/NĐ-CP

Hà Nội, ngày 03 tháng 01 năm 2013

NGHỊ ĐỊNH

__________

Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lƣu trữ

Căn cứ Luật tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;

Căn cứ Luật lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Nội vụ,

Chính phủ ban hành Nghị định quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật

lưu trữ.

Chƣơng I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Nghị định này quy định chi tiết về: Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; thời hạn

nộp lưu tài liệu lưu trữ của ngành công an, quốc phòng, ngoại giao và của

ngành khác vào Lưu trữ lịch sử; một số trường hợp đặc biệt khi sử dụng tài

liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân và thẩm quyền, thủ tục cấp, thu hồi Chứng

ch hành nghề lưu trữ.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một

vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành

trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm

vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

2. Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài

liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ

quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử.

3. Dữ liệu thông tin đầu vào là những thông tin mô tả các đặc tính của tài liệu

như nội dung, tác giả, thời gian, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc

tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình thu thập, bảo quản, tìm kiếm, truy

cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu.

4. Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ là tài liệu kỹ thuật, nghiệp vụ hình thành

trong quá trình giải quyết công việc để phục vụ cho hoạt động chuyên môn

nghiệp vụ hàng ngày của cơ quan, tổ chức.

5. Chứng ch hành nghề lưu trữ là giấy xác nhận năng lực hành nghề do cơ

quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho người có đủ trình độ chuyên môn, kinh

nghiệm và các điều kiện theo quy định của pháp luật để thực hiện các dịch vụ

lưu trữ.

Chƣơng II

QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ

Điều 3. Xác định giá trị tài liệu lƣu trữ điện tử

1. Tài liệu lưu trữ điện tử được xác định giá trị theo nguyên tắc, phương pháp

và tiêu chuẩn xác định giá trị nội dung như tài liệu lưu trữ trên các vật mang

tin khác và phải đáp ứng các yêu cầu sau:

a) Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài

liệu điện tử kể từ khi tài liệu điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một

thông điệp dữ liệu hoàn ch nh;

b) Thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng được

dưới dạng hoàn ch nh.

2. Tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng các điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều

này có giá trị như bản gốc.

Điều 4. Tài liệu lƣu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của

cơ quan, tổ chức

1. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ

chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ

thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

2. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật để tài

liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có

khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập.

3. Bộ Nội vụ, Bộ Thông tin và Truyền thông quy định các chức năng cơ bản;

quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử; trách nhiệm của các cơ quan,

tổ chức, cá nhân trong quá trình xử lý công việc trong hệ thống quản lý tài

liệu điện tử.

Điều 5. Tài liệu lƣu trữ điện tử hình thành từ việc số hoá tài liệu lƣu trữ

trên các vật mang tin khác

1. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật

mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Cơ

quan, tổ chức, cá nhân không được huỷ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản

vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hoá.

2. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm sử dụng chữ ký số đối với tài liệu số hoá.

3. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về

giao dịch điện tử.

Điều 6. Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào

1. Dữ liệu thông tin đầu vào phải thống nhất, phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật

về công nghệ thông tin và nghiệp vụ lưu trữ.

2. Bộ Nội vụ hướng dẫn tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu

trữ điện tử.

Điều 7. Thu thập tài liệu lƣu trữ điện tử

1. Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng

nhau thì thu thập cả hai loại.

2. Khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử, Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải

kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ. Hồ sơ

phải bảo đảm nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành và được bảo vệ để

không bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu.

3. Việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện

theo quy trình sau:

a) Lưu trữ cơ quan thông báo cho đơn vị giao nộp tài liệu Danh mục hồ sơ

nộp lưu;

b) Lưu trữ cơ quan và đơn vị giao nộp tài liệu thống nhất về yêu cầu, phương

tiện, cấu trúc và định dạng chuyển;

c) Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo;

d) Lưu trữ cơ quan kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh

mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với

hồ sơ; kiểm tra virút;

đ) Lưu trữ cơ quan chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

của cơ quan và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng;

e) Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan.

4. Việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử được thực hiện

theo quy trình sau:

a) Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan thống nhất Danh mục hồ sơ nộp lưu,

yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển;

b) Lưu trữ cơ quan giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo;

c) Lưu trữ lịch sử kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục;

dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ

sơ; kiểm tra virút;

d) Lưu trữ lịch sử chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

của Lưu trữ lịch sử và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng;

đ) Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử.

5. Cơ quan, tổ chức, cá nhân ch được huỷ hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử sau

khi việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đó đã thành công và được Lưu trữ cơ quan

hoặc Lưu trữ lịch sử kiểm tra, xác nhận.

6. Tiêu chuẩn kỹ thuật trong quá trình nộp lưu và thu thập tài liệu lưu trữ điện

tử giữa Lưu trữ cơ quan với Lưu trữ lịch sử phải được thực hiện theo tiêu

chuẩn về trao đổi dữ liệu theo quy định của pháp luật.

Điều 8. Bảo quản tài liệu lƣu trữ điện tử

1. Tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản an toàn và được chuyển đổi

theo công nghệ phù hợp.

2. Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để

bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử

và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi

nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu.

3. Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản trong môi

trường lưu trữ thích hợp.

4. Bộ Nội vụ quy định chi tiết các yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

Điều 9. Sử dụng tài liệu lƣu trữ điện tử

1. Thẩm quyền cho phép đọc, sao, chứng thực lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ

điện tử được thực hiện như đối với tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.

2. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đăng tải thông tin về quy trình, thủ tục, chi

phí thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên trang tin điện tử của

cơ quan, tổ chức.

3. Khuyến khích việc thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực

tuyến.

4. Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử thuộc Danh mục tài liệu hạn chế

sử dụng không được kết nối và sử dụng trên mạng diện rộng.

Điều 10. Bảo đảm an toàn và bảo mật tài liệu lƣu trữ điện tử

1. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm định kỳ kiểm tra và bảo đảm an toàn hệ

thống quản lý tài liệu điện tử.

2. Cơ quan, tổ chức thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, an toàn và bảo

mật phù hợp với quy định của pháp luật trong việc quản lý tài liệu lưu trữ điện

tử.

Điều 11. Hủy tài liệu lƣu trữ điện tử hết giá trị

1. Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được hủy theo thẩm quyền, thủ tục như

tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác hết giá trị.

2. Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ

thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị đã được phê duyệt và phải bảo đảm thông

tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được.

Điều 12. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Truy cập, thay đổi, giả mạo, sao chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép tài liệu lưu

trữ điện tử.

2. Tạo ra hoặc phát tán chương trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi, phá

hoại hệ thống điều hành hoặc có hành vi khác nhằm phá hoại phương tiện

quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

Điều 13. Trách nhiệm quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử

1. Bộ Nội vụ có trách nhiệm:

a) Xây dựng chiến lược, chương trình, kế hoạch, đề án, dự án về ứng dụng

công nghệ thông tin để bảo đảm quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử

theo thẩm quyền;

b) Xây dựng, trình cấp có thẩm quyền ban hành hoặc ban hành theo thẩm

quyền các quy định, yêu cầu, nguyên tắc, tiêu chuẩn, phương pháp lưu trữ tài

liệu điện tử.

2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm ch đạo thực hiện việc

quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định của pháp luật.

3. Người làm lưu trữ có trách nhiệm tham mưu, đề xuất cho người đứng đầu

cơ quan, tổ chức thực hiện đúng quy định của pháp luật về lưu trữ tài liệu điện

tử.

4. Đơn vị, bộ phận chuyên trách về công nghệ thông tin của cơ quan, tổ chức

có trách nhiệm tham mưu, đề xuất cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức về

ứng dụng công nghệ thông tin đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và

thực hiện các biện pháp kỹ thuật để duy trì hoạt động của hệ thống quản lý tài

liệu điện tử của cơ quan, tổ chức.

5. Người trực tiếp theo dõi, giải quyết công việc có trách nhiệm thực hiện các

quy định về tạo lập, quản lý, lập hồ sơ điện tử trong quá trình theo dõi, giải

quyết công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan.

6. Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài

liệu lưu trữ điện tử theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Chƣơng III

THỜI HẠN NỘP LƢU TÀI LIỆU LƢU TRỮ CỦA NGÀNH CÔNG AN,

QUỐC PHÕNG, NGOẠI GIAO VÀ CỦA NGÀNH KHÁC

VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ

Điều 14. Thời hạn nộp lƣu tài liệu lƣu trữ của các ngành công an, quốc

phòng, ngoại giao

1. Tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các ngành công an, quốc

phòng, ngoại giao phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 30 năm, kể

từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ chưa được giải mật hoặc tài liệu

lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày.

2. Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Bộ Ngoại giao có trách nhiệm quy định thời

hạn bảo quản tài liệu của ngành sau khi có ý kiến thống nhất của Bộ Nội vụ;

thống nhất đầu mối tổ chức việc lựa chọn tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản

vĩnh viễn đã đến hạn nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền

theo quy định của Luật lưu trữ.

Điều 15. Thời hạn nộp lƣu tài liệu lƣu trữ chuyên môn nghiệp vụ của

ngành khác

1. Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các ngành,

lĩnh vực khác phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 30 năm, kể từ

năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ

hàng ngày của cơ quan, tổ chức.

2. Cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực có trách nhiệm quy định thời hạn bảo

quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ sau khi có ý kiến thống nhất của Bộ Nội

vụ; tổ chức việc lựa chọn tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn đã đến

hạn nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền theo quy định của

Luật lưu trữ.

Chƣơng IV

MỘT SỐ TRƢỜNG HỢP ĐẶC BIỆT KHI SỬ DỤNG

TÀI LIỆU LƢU TRỮ LIÊN QUAN ĐẾN CÁ NHÂN

Điều 16. Các trƣờng hợp đặc biệt khi sử dụng tài liệu lƣu trữ liên quan

đến cá nhân

Tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử thuộc

một trong các trường hợp sau đây không được sử dụng rộng rãi sau 40 năm,

kể từ năm cá nhân qua đời:

1. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ có liên quan đến cá nhân làm ảnh hưởng đến

lợi ích của quốc gia, dân tộc.

2. Sử dụng tài liệu lưu trữ của cá nhân được hiến tặng, ký gửi vào Lưu trữ lịch

sử khi chưa được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho

phép.

Điều 17. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lƣu trữ liên quan đến cá

nhân

Tài liệu lưu trữ quy định tại Điều 16 Nghị định này được sử dụng hạn chế khi

được cấp có thẩm quyền sau đây cho phép:

1. Tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử ở trung ương do Bộ trưởng Bộ Nội vụ

quyết định.

2. Tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử ở cấp t nh do Chủ tịch Ủy ban nhân

dân t nh quyết định.

3. Tài liệu lưu trữ của cá nhân ký gửi vào Lưu trữ lịch sử còn phải được cá

nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép.

Chƣơng V

THẨM QUYỀN, THỦ TỤC CẤP, THU HỒI

CHỨNG CHỈ HÀNH NGHỀ LƢU TRỮ

Điều 18. Thẩm quyền cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lƣu trữ

1. Chứng ch hành nghề lưu trữ có giá trị 05 năm kể từ ngày cấp và có giá trị

trong phạm vi toàn quốc.

2. Giám đốc Sở Nội vụ cấp, cấp lại, thu hồi Chứng ch hành nghề lưu trữ.

3. Bộ Nội vụ thống nhất quản lý, phát hành phôi Chứng ch hành nghề lưu trữ.

Điều 19. Kiểm tra nghiệp vụ lƣu trữ

1. Cá nhân đề nghị cấp Chứng ch hành nghề lưu trữ phải đạt yêu cầu tại kỳ

kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ do Bộ Nội vụ quy định.

2. Bộ Nội vụ quy định cụ thể thẩm quyền, nội dung kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ

và Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ.

Điều 20. Hồ sơ đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lƣu trữ

1. Đơn đề nghị cấp Chứng ch hành nghề lưu trữ.

2. Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ.

3. Giấy xác nhận thời gian làm việc từ 05 năm trở lên trong lĩnh vực lưu trữ

của cơ quan, tổ chức nơi cá nhân làm việc. Người xác nhận phải chịu trách

nhiệm về sự chính xác của nội dung xác nhận.

4. Bản sao chứng thực Bằng tốt nghiệp chuyên ngành phù hợp từng lĩnh vực

hành nghề, cụ thể:

a) Đối với các dịch vụ bảo quản, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc tài

liệu lưu trữ phải có bằng tốt nghiệp chuyên ngành về lưu trữ hoặc hoá, sinh;

b) Đối với dịch vụ ch nh lý tài liệu phải có bằng tốt nghiệp đại học chuyên

ngành về văn thư, lưu trữ; trường hợp tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác

phải có chứng ch bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền

cấp;

c) Đối với dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ phải có bằng tốt nghiệp chuyên

ngành về lưu trữ hoặc công nghệ thông tin. Trường hợp tốt nghiệp chuyên

ngành lưu trữ phải có chứng ch về công nghệ thông tin do cơ quan có thẩm

quyền cấp; trường hợp tốt nghiệp chuyên ngành công nghệ thông tin phải có

chứng ch bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền cấp;

d) Đối với dịch vụ nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao

công nghệ lưu trữ phải có bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành về lưu trữ;

trường hợp tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác phải có chứng ch bồi

dưỡng về văn thư, lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền cấp.

5. Sơ yếu lý lịch có xác nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi

đăng ký hộ khẩu thường trú.

6. Hai ảnh 2 x 3 cm (chụp trong thời hạn không quá 6 tháng).

Điều 21. Thủ tục cấp Chứng chỉ hành nghề lƣu trữ

1. Người yêu cầu cấp Chứng ch hành nghề lưu trữ gửi 01 bộ hồ sơ đến Sở

Nội vụ nơi cá nhân đăng ký hộ khẩu thường trú.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ theo quy định và cấp Phiếu tiếp

nhận hồ sơ.

3. Trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ của người yêu

cầu cấp Chứng ch hành nghề lưu trữ, Giám đốc Sở Nội vụ cấp Chứng ch

hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ các điều kiện theo quy định.

4. Việc thu và sử dụng lệ phí cấp Chứng ch hành nghề lưu trữ thực hiện theo

quy định của Bộ Tài chính.

Điều 22. Cấp lại Chứng chỉ hành nghề lƣu trữ

1. Chứng ch hành nghề lưu trữ được cấp lại trong các trường hợp sau:

a) Hết thời hạn sử dụng Chứng ch hành nghề lưu trữ;

b) Bổ sung nội dung hành nghề;

c) Chứng ch hành nghề lưu trữ bị hỏng hoặc bị mất.

2. Hồ sơ đề nghị cấp lại Chứng ch hành nghề lưu trữ:

a) Đơn đề nghị cấp lại Chứng ch hành nghề lưu trữ nộp tại nơi đã cấp Chứng

ch hành nghề lưu trữ cũ;

b) Chứng ch hành nghề lưu trữ cũ (trừ trường hợp Chứng ch bị mất);

c) Bản sao chứng thực văn bằng, chứng ch và Giấy xác nhận thời gian làm

việc trong lĩnh vực liên quan đến nội dung xin bổ sung hành nghề (đối với

trường hợp xin bổ sung nội dung hành nghề).

3. Thời hạn xét cấp lại Chứng ch hành nghề lưu trữ như đối với trường hợp

xin cấp mới. Sở Nội vụ có trách nhiệm xem xét để cấp lại Chứng ch hành

nghề lưu trữ cho các đối tượng có đủ điều kiện theo quy định và thu lại Chứng

ch hành nghề lưu trữ cũ (trừ trường hợp Chứng ch bị mất).

4. Nội dung, thời hạn của Chứng ch hành nghề lưu trữ cấp lại, bổ sung được

ghi như sau:

a) Ghi theo đúng nội dung, thời hạn của Chứng ch hành nghề lưu trữ cũ đối

với trường hợp bị hỏng hoặc bị mất;

b) Ghi bổ sung nội dung hành nghề đối với trường hợp xin bổ sung nội dung

hành nghề;

c) Ghi như trường hợp cấp mới Chứng ch hành nghề lưu trữ đối với trường

hợp hết hạn Chứng ch hành nghề lưu trữ.

Điều 23. Thu hồi Chứng chỉ hành nghề lƣu trữ

1. Ngoài những trường hợp được quy định tại Khoản 3 Điều 37 Luật lưu trữ,

người được cấp Chứng ch hành nghề lưu trữ bị thu hồi Chứng ch hành nghề

lưu trữ nếu thuộc một trong những trường hợp sau:

a) Hành nghề không đúng với nội dung ghi trong Chứng ch hành nghề lưu

trữ;

b) Tự ý tẩy xoá, sửa chữa Chứng ch hành nghề lưu trữ;

c) Cho mượn, cho thuê hoặc cho người khác sử dụng Chứng ch hành nghề

lưu trữ;

d) Cá nhân khai báo thông tin không trung thực trong hồ sơ xin cấp Chứng

ch hành nghề lưu trữ;

đ) Vi phạm các quy định của pháp luật có liên quan đến hoạt động lưu trữ.

2. Sở Nội vụ cấp Chứng ch hành nghề lưu trữ có thẩm quyền thu hồi Chứng

ch hành nghề lưu trữ. Trường hợp phát hiện vi phạm quy định tại Khoản 3

Điều 37 Luật lưu trữ hoặc quy định tại Khoản 1 Điều này thì Sở Nội vụ nơi

phát hiện vi phạm thông báo cho Sở Nội vụ nơi cấp Chứng ch hành nghề lưu

trữ xử lý theo thẩm quyền.

Điều 24. Quyền, nghĩa vụ của ngƣời đƣợc cấp Chứng chỉ hành nghề lƣu

trữ

1. Được hành nghề lưu trữ trong phạm vi cả nước theo quy định của pháp

luật.

2. Hành nghề trong phạm vi Chứng ch hành nghề lưu trữ được cấp.

3. Không được tự ý tẩy xoá, sửa chữa; cho người khác thuê, mượn Chứng ch

hành nghề lưu trữ.

4. Xuất trình Chứng ch và chấp hành các yêu cầu về thanh tra, kiểm tra khi

cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Điều 25. Trách nhiệm quản lý Chứng chỉ hành nghề lƣu trữ

1. Bộ Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc cấp, quản lý Chứng ch

hành nghề lưu trữ; quản lý, thống kê, tổng hợp tình hình cấp Chứng ch hành

nghề lưu trữ trong phạm vi cả nước.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm:

a) Kiểm tra, thanh tra hoạt động hành nghề lưu trữ trong phạm vi địa bàn quản

lý;

b) Thu hồi Chứng ch hành nghề lưu trữ đối với người vi phạm theo quy định;

xử lý theo thẩm quyền hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý các vi phạm

trong hành nghề dịch vụ lưu trữ;

c) Thông tin hàng tháng trên Trang thông tin điện tử của t nh, thành phố trực

thuộc Trung ương về tình hình cấp, cấp lại, thu hồi Chứng ch hành nghề lưu

trữ;

d) Giải quyết khiếu nại, tố cáo về việc cấp, sử dụng và quản lý Chứng ch

hành nghề lưu trữ;

đ) Lưu trữ hồ sơ gốc; đăng ký vào Sổ đăng ký hồ sơ hoặc Cơ sở dữ liệu về

việc cấp, cấp lại, thu hồi Chứng ch hành nghề lưu trữ tại địa phương;

e) Định kỳ hàng năm hoặc đột xuất báo cáo cơ quan có chức năng giúp Bộ

Nội vụ quản lý nhà nước về lưu trữ tình hình cấp, cấp lại, thu hồi Chứng ch

hành nghề lưu trữ.

Điều 26. Xử lý vi phạm

Cá nhân hành nghề lưu trữ vi phạm pháp luật về lưu trữ thì bị xử lý theo quy

định của pháp luật.

Chƣơng VI

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 27. Hiệu lực thi hành

Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 3 năm 2013.

Điều 28. Tổ chức thực hiện

Bộ trưởng Bộ Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn và tổ chức thực hiện Nghị

định này.

Điều 29. Trách nhiệm thi hành

Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc

Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân t nh, thành phố trực thuộc Trung ương

và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Nghị

định này./.

TM. CHÍNH PHỦ

Nơi nhận: THỦ TƢỚNG

- Ban Bí thư Trung ương Đảng;

- Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ;

(Đã ký) - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc

Nguyễn Tấn Dũng CP;

- VP BCĐ TW về phòng, chống tham nhũng;

- HĐND, UBND các t nh, thành phố trực

thuộc TW;

- Văn phòng Trung ương và các Ban của

Đảng;

- Văn phòng Tổng Bí thư;

- Văn phòng Chủ tịch nước;

- Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của Quốc

hội;

- Văn phòng Quốc hội;

- Tòa án nhân dân tối cao;

- Viện kiểm sát nhân dân tối cao;

- Ủy ban Giám sát tài chính Quốc gia;

- Kiểm toán Nhà nước;

- Ngân hàng Chính sách xã hội;

- Ngân hàng Phát triển Việt Nam;

- Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt

Nam;

- Cơ quan Trung ương của các đoàn thể;

- VPCP: BTCN, các PCN, Trợ lý TTCP,

Cổng TTĐT,

các Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc, Công báo;

- Lưu: Văn thư, KGVX (3b). 300

Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học: Nâng cao công tác Marketing trong lưu trữ tại các Trung tâm lưu trữ Quốc gia

Luận văn được hoàn thành với các nội dung chính như: Tổng quan về Marketing trong công tác Lưu trữ; Thực trạng Marketing trong các TTLTQG hiện nay; Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Marketing tại các TTLTQG

BỘ NỘI VỤ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NÂNG CAO CÔNG TÁC MARKETING TRONG LƢU TRỮ

TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA

Internet Marketing

Marketing truyền thống

Marketing chiến lược

Marketing chiến lược

CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

________

_____________________________________

Có thể bạn quan tâm

Luận văn Thạc sĩ: Chế tạo và nghiên cứu tính chất điện, từ của vật liệu multiferroic Ba₀.₇Ca₀.₃TiO₃/ NiFe₂O₄

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu vật liệu biến hóa dạng chuỗi một chiều chế tạo từ kim loại đồng trên đế FR-4 hoạt động tại tần số MHz ứng dụng trong truyền năng lượng không dây

Luận văn Thạc sĩ: Đánh giá khả năng tác động tới môi trường biển của việc xả nước thải từ sự cố nhà máy điện hạt nhân Fukushima sử dụng công cụ ERICA

Luận văn Thạc sĩ: Xây dựng mô hình đầu dò nơtron và gamma sử dụng nhấp nháy EJ-276 ghép nối với mảng nhân quang silicon

Luận văn Thạc sĩ: Đánh giá khả năng ảnh hưởng của bức xạ ion hóa đến sức khỏe cư dân khu vực mỏ đất hiếm Đông Pao, xã Bản Hon, huyện Tam Đường, tỉnh Lai Châu

Luận văn Thạc sĩ: Sử dụng phương pháp nhiễu xạ neutron khảo sát cấu trúc tinh thể và pha trật tự từ trong vật liệu Pr2FeCrO6

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu phân lập, xác định cấu trúc và hoạt tính ức chế NO của các hợp chất thứ cấp từ chủng vi nấm biển Aspergillus sp. CL251

Luận văn Thạc sĩ: Phân tích một số hợp chất bisphenol thôi nhiễm từ bao bì nhựa lên một số mẫu thực phẩm nền tinh bột

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu thành phần hóa học và đánh giá hoạt tính kháng khuẩn, kháng nấm của loài hoa mộc (Osmanthus fragrans (Thunb.) Lour.) ở Việt Nam

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu thành phần hóa học và đánh giá tác dụng kháng viêm của loài côi Turpinia montana (Blume) Kurz

Luận văn Thạc sĩ: Tổng hợp và đặc trưng tính chất vật liệu composite có cấu trúc nano chitosan–cyclodextrin/TiO₂–Ag

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu chế tạo và khảo sát một số tính chất của màng phủ trên cơ sở nhựa epoxy gốc nước và khung cơ kim - ZIF

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu tổng hợp một số dẫn xuất napthoquinone chứa nguyên tố flo bằng phản ứng đa thành phần

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu điều chế vật liệu Bioglass và tổ hợp lai với polymer ALG-F127 định hướng ứng dụng trong điều trị nội nha

Luận văn Thạc sĩ: Khảo sát thành phần hóa học và hoạt tính ức chế enzyme α-glucosidase trên một số hợp chất phân lập từ thịt quả bình bát nước (Annona glabra L.).

Luận văn Thạc sĩ: Tổng hợp và đánh giá hoạt tính chống ung thư của hợp chất lai chứa khung tetrahydro-β-carboline và imidazo[1,5-a]pyridine

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu tổng hợp một số dẫn xuất của benzazole

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu chiết tách lignin từ vỏ sầu riêng Ri6 (Durio zibethinus Murr.) và tổng hợp vật liệu biocomposite định hướng ứng dụng trong bảo quản sau thu hoạch

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu tổng hợp hạt nano bạc phủ acid hyaluronic mang doxorubicin định hướng ứng dụng trong điều trị ung thư

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu thành phần hóa học và hoạt tính kháng viêm của loài rau dừa nước (Ludwigia adscendens)

Tài liêu mới

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu xây dựng thuật toán thích nghi và học tăng cường cấu trúc Actor - Critic điều khiển bám quỹ đạo cho robot di động đa hướng mecanum

Luận án Tiến sĩ: Cơ cấu bệnh tim mạch và chất lượng cuộc sống của người cao tuổi mắc suy tim, rung nhĩ điều trị tại Bệnh viện Thống Nhất, thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu hiện tượng nứt dăm đê sông vùng đồng bằng sông Hồng và dự báo khả năng bị nứt của một số đoạn đê

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu xây dựng giải pháp đảm bảo an toàn thông tin cho quá trình học liên kết dựa trên mật mã

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Phát triển năng lực đánh giá công nghệ cho học sinh trong dạy học môn Công nghệ 11 ở trường trung học phổ thông

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu phân loại chi cầu diệp – Bulbophyllum Thouars (Orchidaceae) ở vùng Tây Nguyên bằng phương pháp hình thái và phân tử

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu đặc điểm phân bố và dinh dưỡng của các loài lưỡng cư ở Vườn Quốc gia Bến En và Khu bảo tồn thiên nhiên Pù Luông, tỉnh Thanh Hóa

Luận án Tiến sĩ: Tổng hợp luật dẫn và điều khiển cho một lớp tên lửa đối hải trên cơ sở ứng dụng mạng nơ ron và hệ mờ

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu tổng hợp hệ điều khiển góc Pitch tua bin gió trong điều kiện có nhiễu tác động

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu hóa học lipid của hai loài san hô thủy tức Millepora dichotoma và Millepora platyphylla ở Việt Nam

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu kiểm soát phân phối công suất kéo trên cầu chủ động của ô tô con bằng ABS

Luận án Tiến sĩ: Ứng dụng phản ứng Domino vào tổng hợp các dẫn xuất Podophyllotoxin, Pyrimidine và đánh giá hoạt tính sinh học của các chất tổng hợp được

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu thành phần hóa học và một số hoạt tính sinh học của cây chùm ngây (Moringa oleifera)

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu thành phần hóa học và ứng dụng ức chế ăn mòn cho thép của cao chiết xuất từ cây Lộc vừng thuộc họ Lecythidaceae

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu hiện tượng nứt dăm đê sông vùng đồng bằng sông Hồng và dự báo khả năng bị nứt của một số đoạn đê

AI tóm tắt

Giới thiệu tài liệu

Đối tượng sử dụng

Từ khoá chính

Nội dung tóm tắt

Giới thiệu

Về chúng tôi

Việc làm

Quảng cáo

Liên hệ

Chính sách

Thoả thuận sử dụng

Chính sách bảo mật

Chính sách hoàn tiền

DMCA

Hỗ trợ

Hướng dẫn sử dụng

Đăng ký tài khoản VIP

093 303 0098

support@tailieu.vn

Phương thức thanh toán

Theo dõi chúng tôi

Facebook

Youtube

TikTok