Luận văn thạc sĩ Quản lý công: Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

TRẦN MINH HUYỀN

HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN TẠI SỞ Y TẾ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI, 2017

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

TRẦN MINH HUYỀN

HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN TẠI SỞ Y TẾ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 60340403

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. Đặng Thành Lê

HÀ NỘI - NĂM 2017

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của cá nhân tôi trên cơ

sở hướng dẫn của TS. Đặng Thành Lê. Nội dung thông tin số liệu trong luận

văn là trung thực. Tài liệu tham khảo được sử dụng là những tài liệu đã được

công bố.

Hà Nội ngày tháng năm 2017

Người cam đoan

Trần Minh Huyền

LỜI CẢM ƠN

Sau hai năm học tập nghiên cứu tại học viện Hành chính, được sự quan

tâm giúp đỡ của các thầy, cô giáo và đặc biệt có sự hướng dẫn tận tình, chu

đáo của TS. Đặng Thành Lê, tôi đã hoàn thành luận văn này. Tôi xin trân

trọng cảm ơn các thầy, cô giáo Khoa Sau đại học, lãnh đạo Sở Y tế hà Nội,

các đồng nghiệp và bạn bè đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi.

Trong qúa trình nghiên cứu, tuy đã cố gắng nhưng tôi hiểu rằng luận

văn không thể tránh khỏi thiếu sót, rất mong quý thầy cô giáo và các bạn

thông cảm.

Tác giả

Trần Minh Huyền

MỤC LỤC

Trang phụ bìa Lời cam đoan Mục lục Danh mục các ký hiệu, các chữ viết tắt Danh mục các bảng Danh mục các hình vẽ

MỞ ĐẦU ........................................................................................................... 1 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN .................................................................................................. 6 1.1. Những khái niệm liên quan đến văn bản đến, văn bản đi ...................... 6 1.1.1. Khái niệm văn bản đến .................................................................... 6 1.1.2. Khái niệm văn bản đi ...................................................................... 7 1.1.3. Khái niệm quản lý văn bản ............................................................. 8 1.1.4. Phân loại văn bản hành chính ......................................................... 8 1.2. Hiệu quả công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi ............................. 12 1.2.1. Khái niệm hiệu quả và hiệu quả công tác quản lý văn bản ........... 12 1.2.2. Tiêu chí đánh giá hiệu quả của công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến .................................................................................................... 13 1.2.3. Yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả .................................................... 39 TIỂU KẾT ................................................................................................... 41

Chương 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ Y TẾ HÀ NỘI ............................................. 42 2.1. Khái quát chung về Sở Y tế Hà Nội ..................................................... 42 2.2.Thực trạng công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội ......... 42 2.2.1. Tình hình quản lý văn bản tại Sở Y tế từ 2013-2016 .................... 42 2.2.2. Tổ chức bộ máy quản lý văn bản- văn thư ...................................... 1 2.2.3. Nhân sự ........................................................................................... 2 2.2.4.Trang thiết bị .................................................................................... 4 2.2.5.Quy trình và hiệu quả của công tác quản lý văn bản đi, đến ........... 4 2.3.Đánh giá chung ..................................................................................... 13 2.3.1.Kết quả đã đạt được ....................................................................... 13 2.3.2. Hạn chế .......................................................................................... 17 2.3.3. Nguyên nhân ................................................................................. 19 TIỂU KẾT ................................................................................................... 22

Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ Y TẾ HÀ NỘI .......................................................................... 23 3.1. Quan điểm, mục tiêu ............................................................................ 23 3.2. Giải pháp .............................................................................................. 23 3.2.1. Kiện toàn tổ chức Bộ phận Văn thư Sở Y tế Hà Nội ................... 23 3.2.2. Nâng cao kiến thức, trình độ, chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật..................................................................................... 24 3.2.3. Tổ chức lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức ......................................................................................................... 26 3.2.4. Hoàn thiện quy trình xử lý văn bản ............................................... 26 3.2.5. Đầu tư, nâng cấp trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ ................................................................................................................. 28 3.3. Kiến nghị .............................................................................................. 29 3.3.1. Bộ Nội vụ ...................................................................................... 29 3.3.2. UBND Thành phố Hà Nội ............................................................ 29 3.3.3. Sở Y tế ........................................................................................... 32 TIỂU KẾT ................................................................................................... 97 KẾT LUẬN ..................................................................................................... 98 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................ 99

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

1. UBND: Ủy ban nhân dân

2. QPPL: Quy phạm pháp luật

3. UBTV: Ủy ban Thường vụ

DANH MỤC BẢNG BIỂU

STT Bảng biểu Trang

Bảng 2.1 Tình hình công tác quản lý văn bản đi, đến giai đoạn 48

2013-2016 của Sở Y tế Hà Nội

Bảng 2.2 Nhân lực thực hiện công tác văn thư tại Sở Y tế Hà Nội 51

Bảng 2.3 Trang bị dùng cho công tác văn thư tại Sở Y tế Hà Nội 52

Biểu 1 Mẫu Phiếu xử lý văn bản 55

DANH MỤC HÌNH VẼ

STT Trang

54 Bảng biểu Hình 2. 1 Quy trình quản lý văn bản đến

Hình 2. 2 Quy trình quản lý văn bản đi 58

Hình 3 1 Lưu đồ mô tả văn bản đến trong môi trường mạng 79

Hình 3.2 Lưu đồ mô tả văn bản đi trong môi trường mạng 84

MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài luận văn

Trong hoạt động của các cơ quan Hành chính nhà nước, thực tế đã cho

thấy công tác quản lý văn bản nếu được tổ chức, thực hiện một cách hợp lý,

nghiêm túc và khoa học sẽ góp phần:

- Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư

liệu, phục vụ cho mục đích, nhu cầu giải quyết công việc. Đồng thời cung cấp

những thông tin quá khứ, những căn cứ, bằng chứng phục vụ cho hoạt động

quản lý của cơ quan khi cần thiết.

- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và

giải quyết, xử lý nhanh chóng các vấn đề (trên cơ sở các văn bản, tài liệu đã

được kiểm tra, tập hợp ). Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm

tra, giám sát công việc một cách có hệ thống, theo đó sẽ góp phần thực hiện

tốt các mục tiêu quản lý.

- Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng quan trọng, những

thông tin bí mật về hoạt động của cơ quan. Đồng thời công tác quản lý văn

bản cũng là cơ sở để tổng hợp tình hình văn bản của cơ quan, tổ chức.

Trong tiến trình đẩy mạnh cải cách nền hành chính quốc gia, thiết lập

hệ thống các mục tiêu, tiêu chí và các nhiệm vụ tối ưu nhằm đưa nền hành

chính nhà nước từng bước hiện đại, hoạt động quản lý văn bản có vai trò:

- Đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả của bộ máy quản lý; nâng cao chất

lượng phục vụ của đội ngũ cán bộ, công chức, đóng góp vào quá trình cải

- Văn bản vừa được coi là một trong những sản phẩm của quá trình

cách thể chế theo hướng phù hợp.

quản lý, đồng thời văn bản cũng được nhìn nhận như một phương tiện hữu

hiệu, phục vụ đắc lực và có hiệu quả cho hoạt động quản lý. Vì thế, hoạt động

quản lý văn bản có vai trò như một công cụ để các cơ quan có thẩm quyền,

trách nhiệm kiểm soát quá trình hoạt động quản lý nhà nước cũng như cung

ứng các dịch vụ thiết yếu cho người dân theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

Đối với một đơn vị quản lý nhà nước trong lĩnh vực Y tế như Sở Y tế

Hà Nội, hoạt động liên quan tới sức khỏe và tính mạng của người dân trên địa

bàn Thủ đô thì việc quản lý hệ thống văn bản đi, đến còn giữ một vai trò đặc

biệt:

- Bảo đảm phục vụ thông tin văn bản cho hoạt động quản lý nhà nước

về y tế trên địa bàn Thành phố Hà Nội;

- Giải quyết công việc quản lý nhà nước về y tế có chất lượng; giữ gìn

bí mật Đảng, Nhà nước và cơ quan; phòng ngừa vi phạm pháp luật;

- Hình thành hệ thống hồ sơ quản lý nhà nước về y tế có giá trị phục vụ

nhu cầu tra cứu, giải quyết công việc hàng ngày và chuẩn bị nộp vào lưu trữ

để nghiên cứu và sử dụng lâu dài;

- Góp phần thúc đẩy nhanh tiến trình cải cách hành chính nhà nước;

Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đúng, nhanh chóng, kịp thời

góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động trong cơ quan, tổ chức.

Đây cũng là một tiêu chí quan trọng để đánh giá trình độ, năng lực, tinh thần

trách nhiệm công tác của cán bộ, công chức, viên chức trong việc thực thi

nhiệm vụ chuyên môn.

Vì thế, cần có một nghiên cứu mới, phù hợp với đặc thù ngành, lĩnh

vực cũng như thực tế thi hành công vụ để có thể hoàn thiện và nâng cao hiệu

quả của công tác quản lý văn bản cho cơ quan Văn phòng Sở Y tế Hà Nội.

Với mục đích nêu trên, tác giả chọn thực hiện luận văn : Hiệu quả công

tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội làm luận văn tốt nghiệp Thạc

sỹ chuyên ngành Quản lý công.

2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn

Tại Việt Nam, những năm gần đây chủ đề nghiên cứu về công tác văn

thư nói chung và công tác quản lý văn bản đi, đến nói riêng đã thu hút sự quan

tâm của nhiều nhà khoa học từ những góc độ và phạm vi khác nhau. Nhiều

công trình nghiên cứu đã được công bố, đặc biệt phần lớn công tác quản lý

văn bản đi, đến.

Trước hết phải kể đến các quy định pháp lý tại Nghị định số

110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn

thư[12], Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 của Chính phủ quy

định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia[13]; Nghị

định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/7/2007 của Chính phủ về ứng dụng Công

nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước[64]

Ngoài ra cũng có nhiều giáo trình, tài liệu của các trường, các nhà khoa

học, các cơ quan viết về lĩnh vực này, như: TS Lê Văn In, Nghiêm Kỳ

Hồng(2015), Giáo trình quản trị văn phòng, NXB ĐH Quốc gia TP. Hồ Chí

Minh[4], TS. Lưu Kiếm Thanh(2008), Văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản

quản lý hành chính nhà nước, HVHCQG[17]...

Bên cạnh đó là một số công trình nghiên cứu của các học viên cao học

tại Học viện Hành chính Quốc gia như: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng

TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quản lý hành chính của trường Đại học

Hà Nội của Vũ Thị Thanh Hương, khóa 14[6], Soạn thảo và ban hành văn bản

quản lý hành chính nhà nước cấp xã tỉnh Ninh Bình của học viên Đinh Thị

Hoa, khóa 16[3], Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến tại

Văn phòng Chính phủ của học viên Tạ Tuyết Nhung khóa 17[14]; cũng như

đề tài khoa học cấp Bộ năm 2002: Nghiên cứu xây dựng tài liệu thực hành

môn kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước theo phương

pháp tình huống của PGS. TS. Lưu Kiếm Thanh[18]

Tuy nhiên, các văn bản quy phạm trên là cơ sở pháp lý quy định hoạt

động của công tác quản lý văn bản đi, đến; các giáo trình , tài liệu chủ yếu

nghiên cứu cơ sở lý luận của công tác văn thư nói chung, còn đối với một đơn

vị cụ thể như Sở Y tế Hà Nội thì cho đến thời điểm hiện tại chưa có công trình

hay đề tài nào đề cập một cách chuyên sâu về phương diện lý luận và thực

tiễn về vấn đề Nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến.

3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn

Mục đích của đề tài là nghiên cứu vấn đề nâng cao hiệu quả công tác

quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội hiện nay qua thực tiễn hoạt động

của Sở Y tế Hà Nội, đề xuất các nguyên tắc và phương pháp cụ thể để đánh

giá và nâng cao chất lượng công tác quản lý văn bản đi, đến; tạo ra cơ sở pháp

lý cho sự đảm bảo và tăng cường pháp chế, nâng cao hiệu quả pháp luật, đáp

ứng yêu cầu hội nhập quốc tế trong bối cảnh cải cách hành chính hiện nay đối

với công tác quản lý hành chính tại Sở Y tế Hà Nội.

Với mục đích trên, các nhiệm vụ của luận văn phải giải quyết là:

- Nghiên cứu cơ sở lý luận của công tác quản lý văn bản

- Nghiên cứu thực trạng hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế

Hà Nội

- Chỉ ra những kết quả đã đạt được và những hạn chế còn tồn tại ảnh

hưởng đến hiệu quả của công tác quản lý văn bản tại đơn vị Sở Y tế Hà Nội

- Đưa ra kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác

quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn

- Đối tượng nghiên cứu: Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại

Sở Y tế Hà Nội

- Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản lý văn bản đi, đến tại bộ phận

Văn thư của Sở Y tế Hà Nội.

5. Phương pháp nghiên cứu của luận văn

Đề tài này sử dụng phương pháp nghiên cứu tổng hợp. Cụ thể là: từ các

cơ sở lý luận, căn cứ vào tình hình thực tế của hoạt động quản lý văn bản tạo

Sở Y tế Hà Nội, tổng hợp các thông tin, phân tích dựa trên các lý thuyết đã có

sẵn, từ đó nêu ra một số giải pháp, kiến nghị.

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

Về lý luận: Luận văn nêu ra một cách khái quát các căn cứ lý luận và

pháp lý của công tác quản lý văn bản cũng như các tiêu chí về tính hiệu quả

đối với hoạt động này.

Về thực tiễn: Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo cho các cấp lãnh

đạo trong việc xây dựng quy trình quản lý văn bản tại cơ quan quản lý hành

chính nhà nước, đồng thời bổ sung tài liệu cho cán bộ, sinh viên trong công

tác nghiên cứu và học tập.

7. Kết cấu của luận văn:

Luận văn gồm 3 chương.

Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý liên quan đến hiệu quả công tác

quản lý văn bản

Chương 2: Thực trạng hiệu quả của công tác quản lý văn bản tại Sở Y

tế Hà Nội

Chương 3: Các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn

bản đi, đến tại cơ quan Sở Y tế Hà Nội.

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC

QUẢN LÝ VĂN BẢN

1.1. Những khái niệm liên quan đến văn bản đến, văn bản đi

1.1.1. Khái niệm văn bản đến

Khái niệm văn bản đến được trình bày trong cuốn Giáo trình nghiệp

vụ văn thư lưu trữ của tác giả Hoàng Lê Minh như sau: “Văn bản đến là

những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ quan mình

để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất công” [7].

Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ “Hướng

dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ

quan” định nghĩa: “Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp

luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản

được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức

được gọi chung là văn bản đến.[19]

Các loại văn bản đến chứa đựng các nội dung thông tin liên quan đến

chức năng, nhiệm vụ mà cơ quan nhận văn bản phải giải quyết. Văn bản đến

phong phú về thể loại, đa dạng về nội dung: luật, pháp lệnh, nghị quyết của

Quốc hội và UBTV Quốc hội, nghị định, nghị quyết của Chính phủ, lệnh,

quyết định của Chủ tịch nước, thông tư của các Bộ, quyết định (cá biệt), chỉ

thị (cá biệt), báo cáo, hướng dẫn, công văn, công hàm, hiệp định...

Văn bản đến từ nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau: loại từ cấp trên gửi

xuống để chỉ đạo, hướng dẫn; loại từ cấp dưới gửi lên để báo cáo tình hình, đề

xuất hoặc xin ý kiến giải quyết một công việc cụ thể; loại do các cơ quan

ngang cấp gửi đến để phối hợp công tác; loại là đơn thư của nhân dân gửi đến

để góp ý hay khiếu nại, tố cáo...

Là một công cụ và phương tiện quan trọng trong chỉ đạo, điều hành

hoạt động của cơ quan, tổ chức, văn bản đến phải được giải quyết triệt để

nhằm nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức.

1.1.2. Khái niệm văn bản đi

Khái niệm văn bản đi được giải thích trong nhiều tài liệu khác nhau. Ta

có thể xem văn bản đi là “tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan soạn thảođể

gửi đến các cơ quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các công việc có liên

quan đến chức năng, nhiệm vụ của đươn vị mình”. Điều 17, Nghị định

110/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 quy định: “Văn bản đi là tất cả văn bản

do cơ quan, tổ chức phát hành”[8]. Bên cạnh đó, Thông tư 07/2012/TT-

BNV ngày 22/11/2012 định nghĩa: “ Tất cả các loại văn bản bao gồm văn

bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể

cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ

quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi”[10]

Như vậy, dù có diễn đạt khác nhau thì chúng ta vẫn hiểu văn bản đi

là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành. Văn bản đi phong

phú về thể loại, đa dạng về nội dung. Đó có thể là các văn bản quy phạm

pháp luật như: nghị định của Chính phủ, quyết định của Thủ tướng Chính

phủ, thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, chỉ thị, quyết

định của Uỷ ban nhân dân...Đó có thể là văn bản hành chính như: kế hoạch,

thông báo, báo cáo, công văn hoặc văn bản chuyên ngành như công hàm, hiệp

định, dự toán, hóa đơn, chứng từ... Văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành và

được chuyển giao trong nội bộ cơ quan, không chuyển phát ra bên ngoài cũng

được coi là văn bản đi. Ngoài ra, văn bản đi còn là văn bản của cơ quan khác

gửi đến và cơ quan tiến hành sao lại như Sao y bản chính, sao lục, trích sao

phục vụ cho quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức.

1.1.3. Khái niệm quản lý văn bản

Quản lý văn bản chính là việc áp dụng các biện pháp khoa học, nghiệp

vụ để nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn

văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức; lưu giữ

văn bản phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng. Việc quản lý văn bản là

một khâu của công tác văn thư. “Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm

thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều

hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức

kinh tế, tổ chức Chính trị - Xã hội, các đơn vị Vũ trang Nhân dân” (dưới đây

gọi chung là các cơ quan, tổ chức)[16]

Quản lý văn bản nhằm mục tiêu phục vụ thông tin trong công việc.

“Quản trị hành chính văn phòng trong đó đặc biệt là quản trị thông tin đều

nhằm mục đích phục vụ cho mọi hoạt động của cơ quan” (Nghiêm Kỳ Hồng,

Kỷ yếu Hội nghị khoa học Quản trị văn phòng - Lý luận và thực tiễn Trường

Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, (2005)[5]

Hành động quản lý văn bản do các cơ quan, tổ chức có chức năng,

nhiệm vụ theo quy định của pháp luật thực hiện trong lĩnh vực của mình,

nhằm tiếp nhận, xử lý, chuyển giao văn bản nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo

an toàn cho văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ

chức; lưu giữ văn bản phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin

trong văn bản đó vì: “Trong thế giới thương mại, công nghiệp và chính quyền

hiện nay, thông tin là nguồn lực quan trọng nhất hiện có” [1].

“Việc tổ chức giải quyết tốt văn bản góp phần giải quyết công việc

nhanh chóng, chính xác trong các cơ quan tổ chức”.[15]

1.1.4. Phân loại văn bản hành chính

Việc phân loại văn bản có vai trò rất quan trọng, giúp cho người soạn

thảo văn bản lựa chọn loại văn bản phù hợp với mục đích sử dụng của mình,

vì mỗi loại văn bản khác nhau thường có nội dung, hình thức và chức năng

khác nhau.

Văn bản phân loại theo nhiều cách dựa vào nhiều tiêu chí như tính chất

của văn bản , chủ thể ban hành văn bản, chức năng của văn bản, thuộc tính

pháp lý của văn bản, hình thức của văn bản. Theo nghị định số 110/2004/NĐ-

CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ, hệ thống văn bản được chia

thành các loại: hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và hệ thống văn bản

hành chính.[12] Trong đó, hệ thống văn bản hành chính gồm:

Các văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính

thông tin quy phạm nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, hoặc dùng

để thực hiện các tác nghiệp hành chính trong hoạt động của các cơ quan quản

lý hành chính nhà nước, các tổ chức khác. Đây là hình thức văn bản được sử

dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức.

Trong hệ thống văn bản hành chính, ngoại trừ chỉ thị ( cá biệt) và thông

cáo quy định rõ chủ thể ban hành, các văn bản hành chính khác không xác

định thẩm quyền ban hành theo tên loại của văn bản. Các cơ quan, tổ chức,

đơn vị, cá nhân tùy theo thẩm quyền giãi quyết công việc có thể ban hành loại

văn bản phù hợp.

Hệ thống văn bản hành chính bao gồm các loại văn bản cá biệt, văn bản

hành chính thông thường có tên loại, văn bản hành chính thông thường không

có tên loại.

* Văn bản cá biệt:

- Quyết định (cá biệt) : Là loại văn bản dùng để quy định các vấn đề về

chế độ, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự và giải quyết những vấn đề khác

dưới hình thức áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật. Việc áp dụng này

chỉ được thực hiện một lần cho một cá nhân, một sự việc hay một vấn đề cụ

thể. Do đặc điểm nói trên, chủ thể ban hành quyết định là Thủ trưởng các cơ

quan quản lý Nhà nước (Thủ tướng, Bộ trưởng hoặc thủ Trưởng cơ quan

ngang Bộ, UBND các cấp), Thủ trưởng các cơ quan hành chính sự nghiệp,

Thủ trưởng các doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp dân doanh.

- Chỉ thị (cá biệt): Là loại văn bản dùng để giải quyết những công việc

mang tính chất cá biệt của các cơ quan quản lý Nhà nước. Chỉ thị (cá biệt) do

Thủ tướng, Bộ trưởng và Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ ban hành.

* Văn bản hành chính thông thường có tên loại:

- Thông cáo: Là văn bản do các cơ quan quản lý Nhà nước trung ương

dùng để công bố với Nhân dân một quyết định hoặc một sự kiện quan trọng

về đối nội, đối ngoại của quốc gia. Thông cáo do Quốc hội, Ủy ban Thường

vụ Quốc hội, Chính phủ, Ban chấp hành trung ương Đảng cộng sản Việt nam

ban hành.

- Thông báo: Là loại văn bản dùng để thông tin các vấn đề trong hoạt

động của các cơ quan,đơn vị, tổ chức, cá nhân… để các đối tượng có liên

quan biết hoặc thực thi.

- Chương trình: Là loại văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác,

lịch làm việc cụ thể theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất

định.

- Kế hoạch: Là loại văn bản được dùng để xác định mục tiêu, yêu cầu,

chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong một thời gian nhất định và các

biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ

đó.

- Phương án : Là loại văn bản nêu dự kiến về cách thức, trình tự tiến

hành công việc trong hoàn cảnh, điều kiện nhất định.

- Đề án: Đề án là văn bản dùng để trình bày dự định, mục tiêu, kế

hoạch thực hiện công tác trong một khoảng thời gian nhất định dựa trên cơ sở

những đặc điểm, tình hình thực tiễn của cơ quan, đơn vị.

- Báo cáo: Là loại văn bản dùng để phổ biến tình hình, sự việc, vụ việc,

hoạt động của các cơ quan, tổ chức,đơn vị, cá nhân trong một khoảng thời

gian cụ thể nhằm kiến nghị các giải pháp hoặc đề nghị cấp trên cho phương

hướng xử lý.

- Biên bản: Là loại văn bản dùng để ghi lại sự việc, vụ việc đã hoặc

đang xảy ra để làm chứng cứ pháp lý. Biên bản được sử dụng trong các hoạt

động của cơ quan, doanh nghiệp hoặc trong hoạt động giữa cơ quan nhà nước

với công dân.

-Tờ trình : Là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên phê chuẩn hay

xét duyệt một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch mà cấp dưới không thể

tự quyết định được.

- Hợp đồng : Là văn bản dùng để ghi lại sự thỏa thuận giữa hai hay

nhiều bên bằng văn bản, trong đó các bên ký với nhau lập một quan hệ pháp

lý về quyền lợi và nghiã vụ.

- Công điện: Là loại văn bản đặc trưng dùng để truyền đạt nhanh một

mệnh lệnh, một nội dung công việc đến cơ quan, đơn vị, tổ chức để thực hiện

trong trường hợp khẩn cấp.

- Giấy chứng nhận: Là văn bản dùng để xác nhận một sự việc, một đối

tượng có liên quan đến hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.

- Giấy uỷ nhiệm: Là loại văn bản dùng để ghi nhận sự thỏa thuận giữa

người có quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật) và người được ủy nhiệm.

Theo đó, người được ủy nhiệm thực hiện quyền hoặc nghĩa vụ thay cho người

có quyền ( hoặc người đại diện theo pháp luật).

- Giấy mời : Là loại văn bản dành cho cơ quan nhà nước sử dụng khi

cần triệu tập công dân đến trụ sở cơ quan để giải quyết những vấn đề liên

quan đến yêu cầu hoặc khiếu nại của công dân đó (giấy mời của cơ quan hành

chính).

- Giấy giới thiệu: Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên

liên hệ giao dịch, giải quyết các nhiệm vụ được giao khi đi công tác.

- Giấy nghỉ phép: Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên

được nghỉ phép tho Luật lao động để giải quyết các công việc của cá nhân.

- Giấy đi đường: Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên đi

công tác để tính phụ cấp đi đường, không có giá trị thay cho giấy giới thiệu.

- Giấy biên nhận hồ sơ: Là loại văn bản dùng để xác nhận số lượng và

loại hồ sơ, giấy tờ do cơ quan hoặc cá nhân khác gửi đến.

- Phiếu gửi: Là loại văn bản dùng để gửi tài liệu của cơ quan, tổ chức

đơn vị, cá nhân này đến cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân khác. Phiếu gửi

không thay thế cho công văn.

- Phiếu chuyển: Là loại văn bản dùng để chuyển hồ sơ, tài liệu của cơ

quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân đến bộ phận khác để tiếp tục giải quyết hoặc do

chủ thể chuyển không có thẩm quyền giải quyết.

* Văn bản hành chính thông thường không có tên loại:

- Công văn (hành chính) Là loại văn bản dùng làm phương tiện giao

dịch hành chính giữa các cơ quan, tổ chức hoặc giữa cơ quan, tổ chức với

công dân. Phạm vi sử dụng của công văn rất rộng, liên quan đến các lĩnh vực

hoạt động thường xuyên của cơ quan, tổ chức.

1.2. Hiệu quả công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi

1.2.1. Khái niệm hiệu quả và hiệu quả công tác quản lý văn bản

Cuốn điển tiếng Pháp Lepetit Lasousse định nghĩa, “hiệu quả” là kết

quả đạt được trong việc thực hiện một nhiệm vụ nhất định (Từ điển Lepetit

Lasousse, Paris, năm 1905)[22]. Còn từ điển Bách khoa Tiếng Việt lại định

nghĩa, “hiệu quả” là kết quả đạt được giống nhau nhưng sử dụng ít thời gian,

công sức và nguồn lực nhất[8]

Trong lĩnh vực ngôn ngữ học, các nhà ngôn ngữ học định nghĩa khái

niệm hiệu quả là kết quả như yêu cầu của việc làm mang lại. Trong khi đó, ở

lĩnh vực quản lý hành chính, các nhà quản lý hành chính lại cho rằng, hiệu

quả là mục tiêu chủ yếu của khoa học hành chính, là sự so sánh giữa các chi

phí đầu tư với các giá trị của đầu ra, sự tăng đối đa lợi nhuận và tối thiểu chi

phí, là mối tương quan giữa sử dụng nguồn lực và tỷ lệ đầu ra – đầu vào.

Trong lĩnh vực kinh tế, xác định hiệu quả thường gắn với một hoạt

động kinh tế cụ thể và thường cho chúng ta những con số chính xác và cụ thể.

Còn đối với các hoạt động xã hội nói chung, hiệu quả thông tin báo chí nói

riêng, để tính được hiệu quả đạt được như thế nào sẽ rất khó khăn và phức

tạp. Bởi đây là hoạt động mang tính chất định tính nhiều hơn định lượng.

Như vậy, thuật ngữ hiệu quả tương đối phong phú về khái niệm, để tối

ưu hóa cách hiểu về khái niệm này, chúng ta nên gắn khái niệm với một nội

dung, bối cảnh cụ thể để phân tích. Cụ thể, trong phạm vi luận văn này, chúng

ta hiểu “hiệu quả là phép so sánh dùng để chỉ mối quan hệ giữa kết quả thực

hiện các mục tiêu, hoạt động của chủ thể và chi phí mà chủ thể bỏ ra để có

kết quả đó trong những điều kiện nhất định”.

Theo các khái niệm về công tác quản lý văn bản ở phần trên và khái

niệm về hiệu quả được đề cập đến ở phần này, ta có thể hiểu “Hiệu quả công

tác quản lý văn bản là kết quả thực của hành động quản lý văn bản mang

lại”.

1.2.2. Tiêu chí đánh giá hiệu quả của công tác quản lý văn bản đi,

văn bản đến

1.2.2.1. Kinh phí dành cho công tác quản lý văn bản

Kiểm soát kinh phí là hoạt động thiết yếu cho bất kỳ đơn vị, cơ quan, tổ

chức nào. Hiểu được các loại chi phí, các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí,

chúng ta có thể kiểm soát được chi phí, từ đó có thể tiết kiệm chi phí, vấn đề

chi tiêu sẽ hiệu quả hơn, và sau cùng là tăng hiệu quả hoạt động của đơn vị.

Dù cung cấp những sản phẩm hay dịch vụ khác nhau, song hoạt động của các

cơ quan quản lý Nhà nước là chuyển hoá các dạng khác nhau của nguồn lực

kinh tế thành các dạng khác có giá trị hơn để đáp ứng nhu cầu của người dân

cũng như mục tiêu quản lý đối với xã hội. Vấn đề tiêu hao các nguồn lực kinh

tế ban đầu của các cơ quan Nhà nước được xem là chi phí. Như vậy, chi phí là

khoản tiêu hao của các nguồn lực đã sử dụng cho một mục đích, biểu hiện

bằng tiền.

Để đạt được một mục tiêu, hoặc thực hiện một nhiệm vụ, cần chi phí.

Chi phí càng thấp, hiệu quả càng cao, xét trên khía cạnh kinh tế.

Kinh phí dành cho công tác quản lý văn bản tại đơn vị Sở Y tế Hà Nội

gồm lương, thưởng, chi phí vận hành các thiết bị hỗ trợ, chi phí chỉnh sửa, lưu kho tài liệu. Đây là những khoản chi bắt buộc và thường xuyên hàng năm.

1.2.2.2. Thời gian

Thời gian là một nguồn lực đặc biệt, chúng ta không thể lưu trữ hay tiết

kiệm thời gian để ngày mai mang ra dùng. Mỗi người đều có cùng một lượng

thời gian giống nhau trong ngày. Lãng phí thời gian sẽ không thể lấy lại được.

Vì thế, để có thể giải quyết một khối lượng công việc hay nhiệm vụ cụ thể

được giao, việc sắp xếp thời gian là vô cùng quan trọng. Thời gian càng ít,

càng có thể giải quyết được nhiều công việc, hiệu quả công việc càng cao.

Với hoạt động quản lý văn bản tại đơn vị Sở Y tế, hiệu quả về thời gian được

xét trên lĩnh vực giờ làm thêm hàng ngày, vì quy định của Nhà nước là

8h/ngày và 5ngày/tuần là không thay đổi và với thực tế là khối lượng văn bản

quá lớn, việc phải làm thêm giờ hàng ngày ở Sở là thường xuyên.

1.2.2.3. Tính hợp lý của công việc

Khi giải quyết công việc, ngoài chi phí và thời gian bỏ ra, chúng ta

cũng cần xét đến sự hợp lý khi công việc được giải quyết xong, tức là kết quả

công việc. Công việc không thể xem là có hiệu quả khi những khâu tiếp theo

trong quá trình vận hành bị ảnh hưởng. Xét trong phạm vi công tác xử lý văn

bản đi và đến, hiệu quả công việc còn phải xem xét ở khía cạnh phục vụ và hỗ

trợ cho công tác của các đơn vị có liên quan như thế nào cũng như sử dụng và

phân bố nguồn nhân lực ra sao, ứng dụng được các máy móc, công nghệ gì

vào công việc để giảm bớt sức lao động của con người, nâng cao năng suất.

1.2.2.4. Đảm bảo tuân thủ theo quy trình và nguyên tắc quản lý được

pháp luật quy định

Để đánh giá hoạt động quản lý văn bản có hiệu quả hay không, ngoài

các tiêu chí trên, chúng ta cần phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp

luật. Chúng ta không thể vi phạm các quy định này để đạt được các yêu cầu

về thời gian, chi phí. Đây là yêu cầu tối quan trọng mà những người thực hiện

công việc phải tuân thủ.

Quy trình quản lý văn bản

Văn bản đến

Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến

Tất cả các loại văn bản đến cơ quan, tổ chức từ các nguồn khác nhau

đều phải tập trung tại văn thư cơ quan. Việc thống nhất quản lý văn bản đến ở

văn thư cơ quan sẽ giúp lãnh đạo cơ quan quản lý điều hành công việc của cơ

quan một cách thuận lợi, thống nhất, khoa học, nắm và phân loại được tầm

quan trọng của từng công việc mà cơ quan cần giải quyết.

Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm

việc, văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải

kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra,

đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn

hoặc văn bản được chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản

có đóng "HỎA TỐC HẸN GIỜ" ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ

tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp

cần thiết; phải lập biên bản với người chuyển văn bản.

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy fax hoặc qua mạng,

văn thư kiểm tra về số lượng văn bản, số trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện

có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách

nhiệm xem xét, giải quyết.

Đối với tài liệu mật: Mọi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến từ

các nguồn đều phải qua văn thư vào sổ “Tài liệu mật đến” để theo dõi và

chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết.

Trường hợp thấy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến mà nơi gửi

không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến người có trách nhiệm

giải quyết, đồng thời thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm. Nếu phát hiện

tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ bí

mật nhà nước hoặc tài liệu, vật bị tráo đổi, mất, hư hỏng … thì người nhận

phải báo cáo ngay với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp

thời.

Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

* Phân loại sơ bộ

Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:

- Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức.

- Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ mức độ mật,

gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức, văn thư

chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là

văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận

văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng ký.

*Bóc bì văn bản đến

Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:

- Những bì có đóng dấu chỉ mức độ khẩn phải được bóc trước để giải

quyết kịp thời.

- Khi bóc bì văn bản không được gây hư hại đối với văn bản, không bỏ

sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi

và dấu bưu điện để tiện cho việc kiểm tra khi cần thiết.

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong

bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì

với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi

văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi hoặc người có

nhiệm vụ biết để giải quyết.

- Đối với văn bản là đơn thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần

phải kiểm tra, xác minh hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa

ngày tháng của văn bản, khi bóc bì cần giữ lại bì đính kèm văn bản để làm

bằng chứng.

- Trường hợp tài liệu mang bí mật nhà nước đến mà trên bì có dấu “Chỉ

người có tên mới được bóc bì”, văn thư vào sổ số văn bản ghi ngoài bì và

chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết. Văn thư không được bóc bì

văn bản này.

Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu

“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần

thiết). Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường

hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu đến. Những văn bản

đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích danh) thì chuyển

cho nơi nhận mà không phải đóng đấu đến.

Đóng dấu đến và ghi thông tin trên dấu đến

Đóng dấu đến trên văn bản nhằm mục đích xác định văn bản đã đến cơ quan,

tổ chức, tiện cho việc quản lý, tra tìm và quy trách nhiệm khi cần thiết.

Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới

số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung

(đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban

hành văn bản.

Dấu đến có kích thước 35mm x 50mm. Việc ghi các thông tin trên dấu

đến được thực hiện như sau:

- Tên cơ quan, tổ chức: Tên cơ quan, tổ chức nhận văn bản.

- Số đến: Là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục,

bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.

- Ngày đến: Là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản

hoặc đơn thư được giải quyết. Đối với ngày dưới 10 và tháng 1, 2 phải thêm

số 0 ở trước để tránh việc sửa chữa. Đối với những văn bản đến có dấu hiệu

KHẨN, văn thư cơ quan phải ghi chính xác giờ, phút nhận để khi cần thiết

(Giải quyết văn bản chậm trễ) có thể quy trách nhiệm cho các đối tượng có

liên quan.

- Chuyển: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết theo ý

kiến phân phối của người có thẩm quyền.

- Lưu hồ sơ số: Ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo Danh

mục hồ sơ cơ quan

Đăng ký văn bản đến

Đăng ký văn bản đến là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi

chuyển giao văn bản đến các đơn vị và cá nhân có liên quan. Cũng như văn

bản đi, hiện nay ở hầu hết các cơ quan đều áp dụng cả hai phương pháp đăng

ký văn bản đến: Đăng ký truyền thống (bằng sổ) và đăng ký bằng máy vi tính.

Tất cả các văn bản đến đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn hoặc

đăng ký vào cơ sở dữ liệu phải rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột mục theo mẫu

quy định . Khi đăng ký văn bản đến bằng sổ không được dùng bút chì, không

tẩy xóa, viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây nên sự nhầm lẫn, khó khăn

trong việc tra tìm.

Theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ

Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ

cơ quan[19], việc lập sổ đăng ký văn bản đến được quy định như sau : Căn cứ

số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các

loại sổ đăng ký cho phù hợp:

Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lập hai sổ: Sổ đăng ký văn bản

đến dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký

văn bản mật đến;

Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký

văn bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến

của các cơ quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến;

Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ

quan giao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến;

Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố

cáo thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng;

Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số

lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác

của cơ quan, tổ chức và công dân thì lập thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ

theo quy định của pháp luật.

- Đối với văn bản mật : Các văn bản đến có dấu "MẬT"; "TỐI MẬT";

"TUYỆT MẬT" thì cần lập sổ đăng ký riêng. Mẫu sổ đăng ký giống như sổ

đăng ký văn bản đến loại thường nhưng thêm cột “ Mức độ mật “ sau cột

“ Tên loại và trích yếu nội dung” văn bản.

- Đăng ký đơn thư :

Khi đăng ký các đơn thư khiếu nại, tố cáo cũng tiến hành bình thường

như đăng ký các văn bản đến, nhưng cần chú ý:

+ Phần lớn các đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc về cá nhân hoặc một

đơn vị tập thể nên hầu như không có số và ký hiệu, vì vậy ở cột 3 Tên người

hoặc đơn vị gửi và cột số 6 trích yếu nội dung phải ghi cụ thể rõ ràng, chính

xác để tiện cho việc kiểm tra và đề ra hướng giải quyết thích hợp.

+ Nội dung đơn thư không thuộc thẩm quyền và phạm vi giải quyết của

cơ quan cần báo cho lãnh đạo văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính để

chuyển trả cơ quan có liên quan hoặc trả lời đương sự trong thời gian sớm

nhất.

+ Đơn thư của các cá nhân, đơn vị là vấn đề rất nhạy cảm cho nên cần

được xem xét và giải quyết kịp thời vừa bảo đảm quyền lợi chính đáng của

người hoặc đơn vị có khiếu nại, vừa đề cao vai trò, trách nhiệm và quyền hạn

của cơ quan.

Những cơ quan lớn hoặc cơ quan hành chính thường nhận được nhiều

đơn thư khiếu nại, tố cáo của các tập thể hoặc cá nhân. Để giúp cho công việc

xử lý giải quyết được thuận lợi, nhanh chóng, những đơn thư này cần được

thống kê đăng ký vào sổ đăng ký đơn thư.

Sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm

Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu

của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký đơn, thư”.

Trình và chuyển giao văn bản đến

B1: .Trình văn bản đến

Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người

đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức

giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho

ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn

phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

Căn cứ nội dung của văn bản đến,căn cứ Quy chế làm việc của cơ quan,

tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị,

cá nhân, người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối ,ý kiến chỉ đạo giải quyết

và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần).

Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì

cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời

hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân.

Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu

“Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến

cần được ghi vào phiếu riêng. Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ

quan, tổ chức quy định cụ thể.

B2: Chuyển giao văn bản đến

Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển

giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao

văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn

bí mật nội dung văn bản, khi chuyển giao người nhận phải ký nhận đầy đủ

vào sổ chuyển giao.

Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký,

trình người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo

giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị. Văn thư

đơn vị chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.

Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng,

Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của

bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị

hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.

Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyển

giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký

văn bản đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lập Sổ

chuyển giao văn bản đến.

Xử lý văn bản đến

Giải quyết văn bản đến

Giải quyết văn bản là công việc mang tính chất trí tuệ cao, khó khăn,

phức tạp đòi hỏi người giải quyết công việc phải nắm vững pháp luật của Nhà

nước, quy chế của cơ quan, có hiểu biết xã hội và sâu sát với thực tế. Nó thể

hiện năng lực, là thước đo hiệu quả công tác của cán bộ, công chức, viên chức

trong cơ quan, tổ chức.

Khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết

kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ

quan tổ chức. Đối với những văn bản đến có đóng dấu khẩn phải giải quyết

trước.

Khi giải quyết văn bản, các đơn vị, cá nhân có ý kiến đề xuất thì ghi

vào phiếu giải quyết văn bản đến.

Để đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức ra quyết định giải

quyết văn bản đến chính xác, có hiệu quả, các đơn vị, cá nhân được giao trách

nhiệm phải nghiên cứu kỹ nội dung văn bản, sưu tầm, tập hợp các tài liệu, tư

liệu và khảo sát thực tế liên quan đến công việc cần giải quyết. Tùy nội dung

và tính chất của từng công việc, cá nhân, đơn vị tham mưu để đề xuất cách

giải quyết thích hợp.

Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương

án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có

ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân.

Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn

vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó

(kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người

có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng

đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải

trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.

Đối với những vấn đề có liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận giải

quyết, Thủ trưởng cơ quan phải triệu tập các cán bộ, bộ phận có liên quan họp

bàn thống nhất ý kiến giải quyết và phân công trách nhiệm giải quyết, sau khi

đã giải quyết xong văn bản cán bộ ghi vào sổ theo dõi tiến độ giải quyết văn

bản, "đã giải quyết ngày nào" bằng việc ban hành văn bản mới trả lời, hoặc

trao đổi bằng điện thoại...

Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Việc theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến nhằm nâng cao hiệu

quả giải quyết công việc của cơ quan. Mục đích của việc theo dõi giải

quyết văn bản đến là tránh để sót văn bản đến không được giải quyết, giải

quyết không kịp thời, chậm trễ, không đúng quy định của pháp luật, dẫn

đến mất uy tín, giảm sút lòng tin đối với các cơ quan, tổ chức. Tất cả các

văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật

hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải theo dõi đôn đốc về thời hạn

giải quyết.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng

phòng Hành chính hoặc người đứng đầu đơn vị thực hiện theo dõi, đôn đốc

việc giải quyết văn bản đến. Căn cứ nội dung văn bản, căn cứ tổng hợp của

văn thư cơ quan, căn cứ vào thông tin từ cơ quan gửi văn bản,cơ quan cấp

trên; căn cứ chương trình, kế hoạch công tác năm, người được giao đôn đốc

việc giải quyết văn bản phải thường xuyên nhắc nhở các đơn vị, cá nhân được

giao nhiệm vụ giải quyết văn bản đúng chính sách, đúng thời hạn quy định.

Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách

nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Căn cứ vào “Sổ đăng ký

văn bản đến” và “Sổ chuyển giao văn bản đến” để nắm được những văn bản

đã giải quyết và những văn bản chưa giải quyết hoặc giải quyết chậm trễ.

Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản

thì Văn thư cần lập “Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến”. “Sổ theo dõi

việc giải quyết văn bản đến”giúp người đứng đầu cơ quan nắm được tình

hình giải quyết văn bản đến cuả cơ quan, những thuận lợi và khó khăn của

việc giải quyết từng nội dung công việc của cơ quan, tổ chức từ đó có chỉ đạo

kịp thời giải quyết văn bản đúng pháp luật và đúng tiến độ.

Văn bản đi

Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày

Mục đích của việc này nhằm đảm bảo văn bản ban hành đúng quy định

của Nhà nước, quy chế của cơ quan, không còn sai sót trước khi đến đối

tượng tiếp nhận và giải quyết văn bản.

Trước khi phát hành bản, văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra về

thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Để văn bản phát hành đảm bảo đúng

thể thức và kỹ thuật trình bày, cơ quan phải phổ biến cho cán bộ, công chức,

viên chức những văn bản quy định về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày

của cơ quan có thẩm quyền. Căn cứ vào những quy định hiện hành, văn thư

cơ quan phải kiểm tra xem văn bản có đảm bảo các yếu tố về thể thức hay

không, kỹ thuật trình bày văn bản có đúng theo quy định không; nếu phát hiện

sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. Những văn bản

không đảm bảo về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày phải sửa lại trước

khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan.

Ghi số, ngày, tháng, năm văn bản

Ghi số và ngày tháng văn bản là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả văn bản

đi. Mỗi văn bản được ghi một số và ngày tháng nhất định. Ghi số, ngày tháng

năm văn bản giúp cơ quan quản lý chặt chẽ văn bản, giúp cho việc tra tìm văn

bản được nhanh chóng, chính xác và tạo thuận lợi cho việc thống kê, trích dẫn

văn bản.

Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số

chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp

pháp luật có quy định khác.

Đăng ký văn bản đi

Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần

thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích

yếu nội dung; nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc

cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản.

Đăng ký văn bản đi nhằm các mục đích sau:

Thứ nhất: Đăng ký văn bản giúp cơ quan, tổ chức quản lý chặt chẽ văn

bản: Khi văn bản được đăng ký vào sổ hoặc máy vi tính, cán bộ văn thư sẽ dễ

dàng nắm được thành phần, nội dung và số lượng văn bản do cơ quan gửi đi,

tránh tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu. Khi cần kiểm tra một văn bản nào

đó của cơ quan ban hành đã được gửi đi hay chưa, gửi đi ngày nào, nơi nào

nhận văn bản...đều có thể dựa vào các cột mục trên sổ đăng ký văn bản hay cơ

sở quản lý văn bản trên máy vi tính.

Thứ hai: Đăng ký văn bản đi giúp cán bộ cơ quan và thủ trưởng cơ

quan trong việc theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn bản của các

đơn vị, ngăn ngừa được tình trạng giải quyết văn bản chậm trễ, không kịp

thời...

Thứ ba: Đăng ký văn bản giúp tra tìm văn bản được thuận tiện. Sổ

đăng ký văn bản là công cụ để tra tìm văn bản, kiểm tra việc tiếp nhận,

chuyển giao và giải quyết văn bản.

Thứ tư: Đăng ký văn bản tạo điều kiện thuận lợi cho việc thống kê văn

bản: Nhờ sổ đăng ký và cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính, cán bộ

văn thư giúp thủ trưởng cơ quan nắm được số lượng văn bản một năm gửi ra

ngoài là bao nhiêu, gửi cấp trên bao nhiêu, gồm các loại văn bản nào...

Đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải

thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan. Hiện

nay việc đăng ký văn bản đi thường áp dụng hai hình thức: đăng ký truyền

thống (bằng sổ), đăng ký văn bản bằng máy tính.

Tất cả các văn bản đi đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn

một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định. Khi đăng ký

không dùng bút chì, không dập xóa hoặc viết tắt những từ ít thông dụng, dễ

gây sự nhầm lẫn, khó khăn trong việc tra tìm.

Đối với các văn bản "Mật", "Tối mật", "Tuyệt mật" cần phải được đăng

ký và bảo quản riêng theo quy định về chế độ bảo mật của Nhà nước đã ban

hành.

Đăng ký văn bản đi bằng sổ

Trước khi đăng ký, cơ quan, tổ chức phải lập sổ đăng ký văn bản đi

theo quy định hiện hành. Các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi dựa

theo cách đánh số văn bản đi, mỗi hệ thống số lập một quyển sổ đăng ký.

Ví dụ: Cơ quan vừa ban hành văn bản quy phạm pháp luật, vừa ban

hành văn bản hành chính sẽ phải lập các loại sổ sau:

- Sổ đăng ký cho từng loại văn bản QPPL mà cơ quan ban hành (Mỗi

văn bản đăng ký vào một sổ và lấy một hệ thống số riêng);

- Sổ đăng ký văn bản mật;

- Sổ đăng ký Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế,

hướng dẫn;

- Sổ đăng ký các loại văn bản hành chính khác.

Sổ in sẵn theo hướng dẫn tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22

tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ “Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và

nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan”.

1.3.3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn.

Nhân bản

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần

Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định.

Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản

1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 03 năm 2002 Quy

định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước[10], Điều 6, Điều 8,

Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 07 năm 2015 của Bộ Công an

hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NDD-CP ngày 28

tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ

bí mật nhà nước[21]. Cụ thể như sau:

- Phải tiến hành ở nơi đảm bảo bí mật, an toàn và do lãnh đạo của cơ

quan, tổ chức ở Trung ương và địa phương trực tiếp quản lý tài liệu, vật mang

bí mật nhà nước đó quy định.

- Người có trách nhiệm lập danh mục bí mật nhà nước hoặc người được

ủy quyền quyết định việc in, sao, chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước và

ghi cụ thể số lượng được in, sao, chụp. Tài liệu vật in, sao, chụp phải được

bảo mật như tài liệu vật gốc. Chỉ in, sao, chụp đúng số bản đã được quy định.

Sau khi in, sao, chụp xong phải kiểm tra lại và hủy ngay bản dư thừa và

những bản in, sao, chụp hỏng.

- Đánh máy, in, sao, chụp tài liệu mật xong phải đóng dấu độ mật, dấu

thu hồi (nếu cần), đánh số trang, số bản, số lượng in, phạm vi lưu hành, nơi

nhận, tên người đánh máy, in, soát, sao, chụp tài liệu.

- Không sử dụng máy tính đã nối mạng Internet đánh máy, in, sao tài

liệu mật.

- Bí mật nhà nước sao, chụp ở dạng băng, đĩa phải được niêm phong và

đóng dấu độ mật ghi rõ tên người sao, chụp ở bì niêm phong.

Đóng dấu văn bản đi

Các cơ quan được sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của

văn bản, đảm bảo thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ

quan, các tổ chức và công dân. Dấu được coi là tài sản đặc biệt của cơ quan,

tổ chức

a) Đóng dấu cơ quan lên văn bản

Tất cả các văn bản trước khi phát hành đều phải đóng dấu cơ quan.

Việc đóng dấu cơ quan lên văn bản nhằm khẳng định giá trị pháp lý và độ tin

cậy của văn bản, là yếu tố quan trọng để các cơ quan nhận văn bản bắt buộc

phải thi hành.

Theo quy định hiện hành, việc đóng dấu lên văn bản phải tuân thủ các

quy định sau:

- Văn thư cơ quan phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ

quan, tổ chức;

- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản

của người có thẩm quyền;

- Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký

hợp lệ của người có thẩm quyền. Tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy

trắng (đóng dấu khống).

- Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ

quan, tổ chức;

- Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền

hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó

- Dấu đóng vào văn bản phải rõ ràng, đúng màu mực dấu theo quy định

chung của Nhà nước. Dấu được đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên

trái.

- Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn

bản quyết định và dấu đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ

chức hoặc tên phụ lục.

- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên

ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ

trưởng cơ quan quản lý ngành. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép

phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi

dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

b) Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật

Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định

độ khẩn theo bốn mức sau: “Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” và

“Khẩn”. Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn trên văn bản do đơn vị hoặc cá

nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết

định.

Con dấu các độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm

x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên đó các từ “KHẨN”, “THƯỢNG

KHẨN”, “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày bằng chữ in hoa,

phông chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và

đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu độ khẩn được đóng dưới

số, ký hiệu (đối với văn bản có tên loại) hoặc đóng dưới trích yếu nội dung

đối với công văn. Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi.

Việc đóng dấu chi các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”),

dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2

Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)[11]:

Căn cứ vào Danh mục bí mật nhà nước đã được cấp có thẩm quyền

quyết định, khi soạn thảo tài liệu có nội dung bí mật nhà nước, người soạn

thảo tài liệu phải đề xuất độ mật của từng tài liệu; người duyệt ký tài liệu có

trách nhiệm quyết định việc đóng dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật) và

phạm vi lưu hành tài liệu mang bí mật nhà nước.

Dấu thu hồi tài liệu mang bí mật nhà nước sử dụng trong trường hợp

tài liệu mật chỉ được phát ra trong một thời hạn nhất định, người sử dụng chỉ

được sử dụng trong thời hạn đó rồi nộp lại cho nơi phát tài liệu. Khi đóng dấu

“Tài liệu thu hồi” vào tài liệu phát ra, ở dòng thời hạn phải ghi rõ thời gian

thu hồi tài liệu trước ngày, giờ cụ thể.

Dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” sử dụng trong trường hợp

chuyển tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Tuyệt mật mà chỉ người nhận

mới được bóc bì để bảo đảm bí mật của tài liệu, ngoài bì ghi rõ tên người

nhận, bộ phận chuyển tài liệu phải chuyển tận tay người có tên trên bì.

Mực dùng để đóng các loại con dấu trên là mực màu đỏ tươi.

Bộ phận văn thư xử lý tài liệu mang bí mật nhà nước của cơ quan, đơn

vị, chịu trách nhiệm quản lý và đóng các loại con dấu trên theo sự chỉ đạo của

thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc cấp có thẩm quyền xác định độ mật theo quy

định.

Phát hành văn bản

Nguyên tắc chung

Tất cả những văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng có

liên quan phải thực hiện một nguyên tắc chung là: Chính xác, đúng đối

tượng và kịp thời. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi được

chuyển giao không bị nhầm lẫn, chậm trễ về thời gian, gây ách tắc trong xử

lý, giải quyết công việc, làm giảm hiệu lực và hiệu quả của văn bản đã được

ban hành. Để nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng và kịp thời thực sự có ý

nghĩa, người soạn thảo văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc

và theo đúng những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác của

từng cơ quan mà quyết định việc gửi và sao văn bản.

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát

ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp

theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể

từ ngày ký văn bản.

Thủ tục phát hành

Thông thường văn bản của cơ quan trước khi chuyển đến cho các đối

tượng có liên quan phải được để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết

lộ thông tin. Phong bì gửi văn bản phải làm bằng giấy bền, dai, ngoài không

nhìn rõ chữ bên trong, không bị ẩm ướt, rách, mủn. Tùy theo số lượng văn

bản đi nhiều hay ít và độ dày của văn bản mà lựa chọn bì cho thích hợp. Khi

trình bày bì không viết tắt những từ không thông dụng, không xuống dòng

tùy tiện; không nên dùng phong bì quá hẹp và giấy quá mỏng.

Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn

bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong,

không làm nhàu văn bản.

Chuyển phát văn bản đi

Văn bản sau khi có chữ ký, được đóng dấu, ghi số, ký hiệu, ngày tháng

và đăng ký vào sổ phải được gửi ngay đến các đối tượng có liên quan.

Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao

nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn

thư thì phải lập Sổ chuyển giao riêng.

Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao

ít và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ

đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người

nhận bản lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.

a) Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ

chức chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

Chuyển giao văn bản trực tiếp áp dụng đối với những cá nhân, đơn vị

trong cơ quan nơi có trụ sở cùng hoặc gần nơi phát hành văn bản.Với các cơ

quan lớn ở Trung ương như Văn phòng Trung ương Đảng, Văn phòng Chính

phủ, Văn phòng Quốc hội có hệ thống giao thông Trung ương chuyển giao

văn bản trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức trên địa bàn cùng thành phố.

Chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan và trực tiếp cho các cơ quan

thì đăng ký vào sổ "Chuyển giao văn bản đi".

Sổ chuyển giao văn bản đi cho các cơ quan khác hoặc cho các đơn vị,

cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải được in sẵn, kích thước: 210mm x

297mm.

b) Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện:

Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào

sổ. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và

đóng dấu vào sổ"Gửi văn bản đi bưu điện".

Sổ gửi văn bản đi bưu điện phải được in sẵn, kích thước: 210mm x

297mm hoặc 148mm x 210mm.

Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu

của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ gửi văn bản đi bưu

điện”.

c) Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho

nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.

d) Chuyển phát văn bản mật: Việc chuyển phải văn bản mật được thực

hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và

quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11):

Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước khi vận chuyển phải được đựng

trong bao bì chắc chắn bằng loại vật liệu phù hợp; khi cần thiết phải niêm

phong theo quy định; có phương tiện vận chuyển bảo đảm an toàn trong mọi

tình huống; trường hợp xét thấy cần thiết thì phải bố trí người bảo vệ việc vận

chuyển các tài liệu, vật đó.

Chuyển giao tài liệu, vật mang bí mật nhà nước ở trong nước do cán bộ

làm công tác bảo mật, hoặc cán bộ giao liên riêng của cơ quan, tổ chức thực

hiện. Nếu vận chuyển, giao nhận theo đường bưu điện phải thực hiện theo quy

định riêng của ngành bưu điện. Chuyển giao nhận tài liệu, vật mang bí mật

nhà nước giữa các cơ quan, tổ chức trong nước với các cơ quan, tổ chức của

Nhà nước Việt Nam ở nước ngoài do lực lượng giao liên ngoại giao thực hiện.

Cán bộ đi công tác chỉ được mang những tài liệu, vật thuộc phạm vi bí

mật nhà nước có liên quan đến nhiệm vụ được giao; phải được lãnh đạo trực

tiếp duyệt và đăng ký với bộ phận bảo mật; phải có kế hoạch bảo vệ tài liệu,

vật mang bí mật nhà nước trong thời gian mang đi công tác; khi hoàn thành

nhiệm vụ phải cùng bộ phận bảo mật kiểm tra và nộp lại cơ quan.

Nội dung bí mật nhà nước nếu truyền đưa bằng phương tiện viễn thông

và máy tính thì phải được mã hoá theo quy định của pháp luật về cơ yếu.

Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể

như sau:

- Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu

của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do

đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết

định.

- Đối với những văn bản đi có đóng dấu Tài liệu thu hồi, phải theo dõi,

thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn

bản không bị thiếu hoặc thất lạc.

- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại

thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi

chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.

- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người

có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

- Đối với tài liệu mật: Nơi gửi và nơi nhận phải tổ chức kiểm tra, đối

chiếu nhằm phát hiện những sai sót, mất mát để xử lý kịp thời; việc giao nhận

phải được ghi đầy đủ vào sổ theo dõi riêng, người nhận phải ký nhận.

Lưu văn bản

Lưu văn bản đi

Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính

lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.[5]

Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự

đăng ký.

Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân

tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính

xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.

Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ

các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà

nước.

Bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng bản lưu

Tùy theo số lượng văn bản đi của cơ quan ban hành mà tập lưu hình

thành theo tháng, theo quý hoặc theo năm. Văn thư cơ quan đưa văn bản lưu

vào tờ bìa hồ sơ, đánh số tờ, viết mục lục, chứng từ kết thúc và viết bìa tập

lưu. Sau đó được đưa vào cặp, hộp và xếp lên giá, tủ tài liệu.

Các tập lưu phải do bộ phận văn thư thuộc phòng Hành chính hoặc Văn

phòng cơ quan quản lý chặt chẽ và thống nhất. Yêu cầu tra cứu của lãnh đạo

hoặc của cán bộ công chức của cơ quan vì nhiệm vụ chung phải được phục vụ

nhanh chóng, chính xác, tại chỗ; phải được ghi sổ và ký nhận đầy đủ để tiện

theo dõi, kiểm tra. Người ngoài cơ quan muốn tra cứu, sử dụng các bản lưu

phải được phép của Thủ trưởng cơ quan ban hành văn bản. Cán bộ công chức

tùy theo chức trách đều có nghĩa vụ bảo vệ an toàn và chặt chẽ bản lưu của

cơ quan.

Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử

dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của

cơ quan, tổ chức. Sổ sử dụng bản lưu phải được in sẵn, kích thước: 210mm x

297mm.

Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu

của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ sử dụng bản lưu”.

Lưu văn bản đến

- Giao nộp hồ sơ tài liệu vào bộ phận lưu trữ

- Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong Cơ quan

Các đơn vị và cá nhân trong Cơ quan phải giao nộp những hồ sơ, tài

liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ của Cơ quan theo thời hạn được quy định ;

Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã

đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của Cơ

quan nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm;

Mọi cán bộ công nhân viên trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển

công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế

nhiệm.

- Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như

Tài liệu hành chính:phải nộp trong thời hạn một năm kể từ năm công

việc kết thúc;

Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: trong

thời hạn một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;

Tài liệu xây dựng cơ bản: trong thời hạn ba tháng kể từ khi công

trình được quyết toán;

Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình

và tài liệu khác: trong thời hạn ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.

- Thủ tục giao nộp

Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”

và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu

và lưu trữ hiện hành của Cơ quan giữ mỗi loại một bản.

Nguyên tắc quản lý văn bản theo quy định của pháp luật

Tập trung

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý

tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những

loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản

đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách

nhiệm giải quyết. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho việc tổ chức quản lý văn

bản của cơ quan được chính xác, kịp thời và tiết kiệm.

Nhanh chóng, kịp thời

Tổ chức quản lý văn bản là công việc quan trọng, chiếm nhiều thời

gian, công sức làm việc của cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan,

tổ chức. Đó là thước đo để đánh giá năng lực lãnh đạo cũng như đánh giá kỹ

năng, trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức, viên chức trong thực hiện

chức năng, nhiệm vụ mà cơ quan giao phó, nâng cao hiệu quả hoạt động của

cơ quan, tổ chức, tạo sự tin cậy cho nhân dân và các cơ quan.

Nguyên tắc tổ chức quản lý nhanh chóng, kịp thời được thể hiện qua

các nội dung:

Văn bản đi, đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc

chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản

đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển

giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục

phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

Các cá nhân trong cơ quan phải có trách nhiệm giải quyết văn bản

nhanh chóng theo quy định của pháp luật, quy chế của cơ quan hay ý kiến chỉ

đạo của lãnh đạo cơ quan. Hạn chế việc gián đoạn, chồng chéo và kéo dài thời

gian giữa các khâu nghiệp vụ dẫn đến tình trạng giải quyết công chậm việc,

nhỡ việc làm giảm hiệu quả công việc và mất uy tín của các cơ quan, tổ chức.

Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý và

giải quyết văn bản đang được áp dụng tại rất nhiều cơ quan, tổ chức. Điều này

giúp việc sửa chữa và gửi nhận văn bản nhanh chóng, kịp thời, dễ theo dõi

quá trình xử lý và giải quyết văn bản của các cơ quan, tổ chức.

Chính xác

Đây là một nguyên tắc quan trọng trong quy trình tổ chức quản lý và

giải quyết văn bản.

Thứ nhất: Phải chính xác về các khâu nghiệp vụ như quá trình đăng

ký,nhân bản, tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ văn bản đi, đến... không được để

sai sót, nhầm lẫn.

Thứ hai: Chính xác về đối tượng nhận và giải quyết văn bản. Nguyên

tắc này giúp cho việc giải quyết văn bản nhanh chóng, kịp thời, đúng thời hạn

được pháp luật và cơ quan quy định.

Thứ ba: Chính xác về quá trình giải quyết văn bản: Mỗi cá nhân trong

cơ quan khi được giao nhiệm vụ giải quyết công việc phải nắm vững các quy

định pháp luật của nhà nước và hướng dẫn của các cơ quan liên quan về lĩnh

vực mình phụ trách. Như vậy, việc giải quyết công việc mới đúng chế độ,

đúng chính sách. Trong trường hợp các cá nhân không dựa vào các quy định

mà chỉ dựa vào ý kiến chủ quan của mình, việc giải quyết sẽ thiếu chính xác,

có thể gây ảnh hưởng đến uy tín của cơ quan tổ chức, làm mất lòng tin của

cán bộ, công chức, viên chức và quần chúng nhân dân...

An toàn, bí mật

Điều 1, Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước năm 2000 quy định “ Bí

mật nhà nước là những tin về vụ, việc, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung

quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế,

khoa học, công nghệ, các lĩnh vực khác mà nhà nước không công bố hoặc

chưa công bố và nếu bị tiết lộ thì gây nguy hại cho nhà nước Cộng hòa xã hội

chủ nghĩa Việt Nam”.[9]

Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (văn bản mật)

được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật

nhà nước.

Để thực hiện các quy định của Nhà nước về bảo mật, các cơ quan phải

tuân thủ các quy định sau đây[11],[6]:

- Nắm vững các quy định của Đảng và Nhà nước về quản lý văn bản

mật;

- Xác định chính xác độ mật của văn bản …

- Lựa chọn cán bộ văn thư biết giữ gìn bí mật; Lựa chọn chính xác đối

tượng phổ biến, quản lý và giải quyết văn bản mật; không trao đổi nội dung

văn bản mật đối với những đối tượng không liên quan;

- Không mang tài liệu mật về nhà hoặc các nơi đông người; văn bản

mật phải để ở hòm, tủ có khóa; việc soạn thảo và chuyển giao văn bản mật

phải làm trên máy tính không được kết nối vào các mạng thông tin...

- Văn bản mật phải đăng ký riêng và giao cho người có trách nhiệm

quản lý và giải quyết; không chuyển giao văn bản mật qua mạng, máy fax nếu

chưa được mã hóa;

Đảm bảo quy trình

Tất cả các quy trình quản lý văn bản như: trình tự, thủ tục đăng ký,

chuyển giao văn bản đi, đều được tuân theo quy trình các bước, thống nhất

theo quy định của Nhà nước, theo quy chế của cơ quan.

Ví dụ: Quy trình quản lý văn bản đi phải tuân thủ theo quy định của

Nhà nước tại Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012: Kiểm tra thể thức,

kỹ thuật trình bày, ghi số ngày tháng năm văn bản; đăng ký văn bản; nhân

bản, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật, khẩn; làm thủ tục phát hành,

chuyển phát và theo dõi đôn đốc việc chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi.

Không được thực hiện đóng dấu trước khi nhân bản vì như vậy, chúng ta

không có được các bản chính có giá trị pháp lý để chuyển giao cho các cơ

quan có trách nhiệm giải quyết mà chỉ có các bản pho to dùng để cung cấp

thông tin.[10]

1.2.3. Yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả

1.2.3.1. Chuyên môn nghiệp vụ

Trình độ chuyên môn nghiệp vụ là yêu cầu tiên quyết để thực hiện công

việc một cách có hiệu quả. Đó là: “ Khả năng vận dụng những kiến thức thu

nhận được về một lĩnh vực nào đó vào công việc thực tế; là sự kết hợp giữa

kiến thức chuyên môn và kỹ năng tổ chức thực hiện các quy trình làm việc (Tô

Tử Hạ, Từ điển Hành chính, Nxb Lao động - Xã hội, 2003, tr 151).[2] Một cử

nhân văn thư lưu trữ sẽ có đủ kỹ năng và tay nghề để xử lý và thao tác thành

thục với văn bản, hồ sơ trong thời gian ngắn nhất mà vẫn đảm bảo quy định,

an toàn, hiệu quả.

1.2.3.2. Cơ sở vật chất phục vụ, hỗ trợ công việc

Cơ sở vật chất cũng là một yếu tố rất quan trọng, không chỉ đối với

công tác quản lý văn bản đi, đến mà còn với tất cả mọi hoạt động của đời

sống con người. Hệ thống máy móc, công cụ làm giảm thời gian thao tác,

giảm chi phí, giúp con người thao tác chuẩn xác hơn với công việc. Đặc biệt

trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ như hiện nay, thời

gian vận chuyển, bàn giao, xử lý văn bản cũng như các chi phí, nhân lực giao

nhận văn bản được giảm đi đáng kể.

1.2.3.3. Động lực làm việc

Động lực làm việc là nhân tố chính thúc đẩy con người thực hiện nhiệm

vụ của mình. Mỗi người có một động lực làm việc khác nhau. Trong mọi lĩnh

vực của đời sống nói chung cũng như trong công tác quản lý và xử lý văn bản

nói riêng, động lực làm việc càng trùng khớp với mục tiêu của công việc thì

con người làm việc càng hăng say, càng có hiệu quả.

1.2.3.4. Sự quan tâm của lãnh đạo

Sự quan tâm của lãnh đạo là một yếu tố chi phối đến tất cả mọi yếu tố ở

trên. Nếu lãnh đạo quan tâm sẽ tạo điều kiện cho người lao động được làm

việc đúng với mục tiêu, mong muốn của học, nâng cao động lực làm việc,

đồng thời mua sắm, trang bị máy móc, công cụ hỗ trợ, cho người lao động đi

học tập, nâng cao trình độ, tay nghề. Nhìn chung, sự quan tâm của lãnh đạo

gần như quyết định lớn đến hiệu quả của mọi công việc, không chỉ trong công

tác văn thư mà còn trong nhiều lĩnh vực khác.

TIỂU KẾT

Công tác quản lý văn bản có một vai trò vô cùng quan trọng trong việc

triển khai các hoạt động của cơ quan, tổ chức. Vì lý do đó, công tác này cần

được tổ chức dựa trên cơ sở pháp lý chặt chẽ cùng các căn cứ lý luận, căn cứ

khoa học rõ ràng. Những căn cứ, cơ sở này là thước đo để so sánh, đối chiếu

cũng như làm định hướng để phát huy mặt được, khắc phục mặt chưa đạt của

công tác quản lý văn bản.

Căn cứ vào nhận định trên, Chương 1của luận văn đã làm rõ một số khái

niệm về văn bản, hiệu quả quản lý văn bản, giới thiệu sơ lược về quy trình xử lý

văn bản đi, văn bản đến nói chung. Các kiến thức ở chương 1 là nền tảng lý

luận để có cơ sở nghiên cứu, đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý văn bản ở Sở

Y tế Hà Nội tại chương 2 cũng như tìm kiếm giải pháp ở chương 3 của Luận

văn.

Chương 2

THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ Y TẾ HÀ NỘI

2.1. Khái quát chung về Sở Y tế Hà Nội

Sở Y tế thành phố Hà Nội (sau đây gọi tắt là Sở) là cơ quan chuyên

môn thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban

nhân dân Thành phố quản lý nhà nước về y tế, bao gồm: Y tế dự phòng; khám

bệnh, chữa bệnh; phục hồi chức năng; giám định y khoa, pháp y, pháp y tâm

thần; y dược cổ truyền; trang thiết bị y tế; dược; mỹ phẩm; an toàn thực

phẩm; bảo hiểm y tế; dân số - kế hoạch hóa gia đình; sức khỏe sinh sản và

công tác y tế khác trên địa bàn thành phố theo quy định của pháp luật.

Sở có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ

đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Ủy ban nhân dân Thành

phố; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra về chuyên môn,

nghiệp vụ của Bộ Y tế.

2.2.Thực trạng công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội

2.2.1. Tình hình quản lý văn bản tại Sở Y tế từ 2013-2016

Bảng 2.1. Tình hình quản lý văn bản đi, đến từ 2013-2016 của Sở Y tế Hà Nội

Văn bản đi

Văn bản đến

Tổng số

BC,

Năm

VB

Chỉ thị,

Tăng,

Ghi

TTr,

QĐ

CV

Tổng số

BC, CV

Tổng số

Luật

QĐ

giảm

chú

QĐ

310 1097 6730 8137 94 1977 14792 16863 25000 2013

557 1088 8739 10384 113 2778 15084 17975 28359 3359 2014

1547 1098 7537 10182 3175 15427 18689 28871 512 87 2015

1422 850 8016 10288 3256 115402 18728 29016 145 70 2016

(Nguồn: Tác giả)

2.2.2. Tổ chức bộ máy quản lý văn bản- văn thư

Thực hiện Quyết định số 37/2016/QĐ-UBND ngày 8/9/2016 của Ủy

ban nhân dân Thành phố Hà Nội về quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ

chức của Sở Y tế Hà Nội thì tổ chức bộ máy của Sở Y tế Hà Nội có 07 phòng

ban, trong đó chức năng quản lý văn bản thuộc về Văn phòng Sở Y tế Hà Nội.

Theo đó, tổ chức bộ máy quản lý văn bản như sau:

- Lãnh đạo Sở: Giám đốc Sở là người đứng đầu Sở Y tế, chịu trách

nhiệm trong công tác quản lý văn bản đi, đến như sau:

o Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ,

quy định về công tác quản lý văn bản đi, đến theo quy định của

pháp luật hiện hành.

o Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác quản lý

văn bản đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố

cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác quản lý văn bản theo

thẩm quyền.

- Lãnh đạo Văn phòng Sở: Chánh Văn phòng giúp Thủ trưởng cơ quan

trực tiếp quản lý, kiểm tra và giám sát việc thực hiện công tác quản lý văn

bản tại Sở Y tế, đơn vị. Đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác

quản lý văn bản cho các đơn vị trực thuộc.

- Tổ Văn thư: gồm 03 chuyên viên thuộc Văn phòng Sở được giao nhiệm

vụ tham mưu, giúp việc cho Chánh Văn phòng thực hiện công tác quản lý

văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội. Trong đó:

 01 cán bộ được giao tiếp nhận, xử lý sơ bộ văn bản đến, trình ký văn

bản

 01 cán bộ được giao nhiệm vụ vào sổ, phát hành, đóng dấu văn bản đi

 01 cán bộ được giao nhiệm vụ phô tô văn bản, chuyển trả văn bản cho

các phòng chuyên môn

2.2.3. Nhân sự

Để đáp ứng các yêu cầu của công tác quản lý văn bản, cán bộ làm công

tác quản lý văn bản đi, đến của Sở Y tế được lựa chọn có trình độ, phẩm chất

kỹ năng về công tác quản lý văn bản:

Về trình độ chuyên môn: 01 Thạc sỹ Hành chính công, 01 Cử nhân

Hành chính học, 01 Cử nhân Văn thư lưu trữ. Các cán bộ làm công tác quản

lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội nắm vững cả lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực

hành.

Về lý luận nghiệp vụ: nắm vững lý luận nghiệp vụ về công tác văn thư,

hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để thực hiện

nghiệp vụ đó.

Về kỹ năng thực hành: không chỉ nắm vững lý luận nghiệp vụ mà còn

có kỹ năng thực hành. Cán bộ làm công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y

tế Hà Nội đều có kinh nghiệm trên 5 năm, giúp cán bộ văn thư từng bước

nâng cao tay nghề và giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ.

Về phẩm chất: đáp ứng các yêu cầu về phẩm chất chính trị như lòng

trung thành, tin tưởng tuyệt đối vào đường lối, chính sách của Đảng và Nhà

nước, giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trong bất cứ tình huống nào,

luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật của Nhà nước, coi việc chấp

hành pháp luật là nghĩa vụ của mình,luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tập

chính trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về Nhà nước, về giai cấp vô

sản là nhiệm vụ thường xuyên.

Ngoài ra, cán bộ làm công tác văn thư tại Sở Y tế Hà Nội còn đáp ứng

các yêu cầu khác như không những phải có các yêu cầu cơ bản của bất cứ lao

động nào như tính trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời,

bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, công bằng... mà còn đòi hỏi phải đáp ứng

những yêu cầu về tính bí mật, tỉ mỉ, thận trọng, ngăn nắp, gọn gàng, độ tin

cậy, tính ngăn nắp, gọn gàng, tính tế nhị.

Bảng 2.2. Nhân lực thực hiện công tác văn thư tại Sở Y tế Hà Nội

ĐV (người) Nhân sự làm công tác văn thư

- Tổng số: 03

Trong đó: Nữ 03

- Kiêm nhiệm các công tác khác 01

a) Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ

- Trên đại học chuyên ngành khác 01

- Đại học chuyên ngành khác 01

- Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ 01

b) Ngạch công chức, viên chức, chức danh

nghề nghiệp văn thư

- Chuyên viên văn thư 03

c) Độ tuổi

- Từ 30 trở xuống 01

- Từ 31 đến 40 01

- Từ 51 đến 60 01

(Nguồn: Báo cáo số 2727/BC-SYT ngày 22/6/2016 của Sở Y tế Hà Nội)

2.2.4.Trang thiết bị

Trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội

được trang bị khá đầy đủ, hiện đại. Hệ thống máy vi tính được kết nối mạng

LAN, Internet, kết nối với Cổng thông tin điện tử của Thành phố, cài đặt phần

mềm quản lý văn bản về hồ sơ công việc hiện đại

Bảng 2.3. Trang thiết bị dùng cho công tác văn thư tại Sở Y tế Hà Nội

ĐV (chiếc) Trang thiết bị dùng cho văn thư

- Máy vi tính 03

- Máy in 03

- Máy quét (scanner) 01

- Máy sao chụp (photocopy) 01

- Máy FAX 01

- Máy huỷ tài liệu 01

(Nguồn: Báo cáo số 2727/BC-SYT ngày 22/6/2016 của Sở Y tế Hà Nội)

2.2.5.Quy trình và hiệu quả của công tác quản lý văn bản đi, đến

2.2.5.1. Quy trình quản lý văn bản đến

Căn cứ Quyết định số 225 /QĐ-SYT ngày 5/9/2008 về việc ban hành

quy chế tổ chức và hoạt động của cơ quan Văn phòng Sở Y tế Hà Nội;

Căn cứ Quyết định số 1654/QĐ-SYT ngày 18/7/2013 về việc ban hành

quy chế công tác văn thư lưu trữ tại Sở Y tế Hà Nội;

Căn cứ Quyết định số 2910 /QĐ-SYT ngày 4/12/2015 về việc ban hành

hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008;

Quy trình quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội được thực hiện

như sau:

a) Tiếp nhận, vào sổ và quét văn bản:

Sở Y tế quản lý tập trung, thống nhất tất cả các văn bản đến qua văn thư,

vào sổ, lấy số văn bản (trừ các thủ tục hành chính được giải quyết theo cơ chế

một cửa và các văn bản liên quan đến công tác tiếp nhận đơn, xử lý đơn thư

khiếu nại, tố cáo).

- Khi tiếp nhận văn bản, văn thư kiểm tra và chỉ tiếp nhận các văn bản

thuộc thẩm quyền xử lý của Sở.

- Những văn bản gửi riêng cho cá nhân, phòng ban chuyên môn không

bóc phong bì mà chuyển đến cá nhân, phòng ban có tên. Những văn

bản đóng dấu "Mật" phải được quản lý theo quy định riêng.

- Các văn bản đến sau khi đã bóc phong bì, văn thư vào sổ công văn

đến, quét văn bản và đề xuất phân bổ văn bản vào Phiếu xử lý văn bản.

b) Xử lý sơ bộ:

Lãnh đạo Văn phòng ký tắt vào nội dung đề xuất phân bổ, xác nhận đã

duyệt và đồng ý trình Giám đốc Sở (hoặc người được ủy quyền) phê duyệt.

Đối với những văn bản khẩn, hỏa tốc hoặc những văn bản cần phải giải quyết

ngay, văn thư phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng để kịp thời trình Giám đốc

(hoặc người được ủy quyền) xem xét, nếu Giám đốc (hoặc người được ủy

quyền) đang đi công tác khỏi cơ quan phải gọi điện thoại báo cáo.

c) Xử lý văn bản:

Giám đốc Sở (hoặc người được ủy quyền) xem xét, phê duyệt và chuyển

trả văn bản tại Văn thư.

d) Quét ý kiến xử lý và chuyển văn bản cho phòng, ban theo quy định.

Văn thư thực hiện chuyển văn bản chính đến người/phòng ban có trách

nhiệm chủ trì giải quyết công việc, những phòng ban có trách nhiệm phối hợp

thì văn thư chuyển cho các phòng bna đó qua hệ thống quản lý văn bản và hồ

sơ công việc. Đối với văn bản cần phải phô tô cho nhiều người/phòng ban và

trong phiếu xử lý ghi rõ lưu tại văn thư thì văn thư có trách nhiệm lưu văn bản

đó theo quy định.

Các phòng, ban và đơn vị có trách nhiệm cử người ký nhận văn bản

chuyển cho phòng ban mình tại văn thư hàng ngày (hoặc khi có thông báo của

văn thư), đồng thời thường xuyên kiểm tra trên phần mềm hệ thống quản lý

văn bản và hồ sơ công việc để kịp thời nhận văn bản gửi cho phòng ban/đơn

vị mình trong ngày.

e) Giải quyết công việc và lưu hồ sơ:

Các phòng, ban và đơn vị nhận được ý kiến xử lý văn bản tiến hành

nghiên cứu đề xuất thực hiện theo chỉ đạo, lập hồ sơ công việc, lưu hồ sơ,

thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về bảo mật tài liệu.

Hình 2. 1. Quy trình quản lý văn bản đến

Trách nhiệm Trình tự công việc

Văn thư 1 Tiếp nhận vào sổ và quét văn bản

2 Đề xuất phân bổ văn bản

Chánh văn phòng 3

trước 16h30

y à g n 1

Xử lý văn bản, ký tắt vào phần ý kiến xử lý của Giám đốc Sở (Phiếu xử lý- BM-01/VP)

Giám đốc Sở (hoặc 4 Xem xét, phê duyệt xử lý văn bản

người được ủy quyền)

Văn thư 5

Chuyển văn bản cho các phòng, ban, đơn vị theo chỉ đạo của Giám đốc Sở

Phòng thực hiện 6 Giải quyết công việc và lưu hồ sơ

(Nguồn: Quyết định số 1654/QĐ-SYT ngày 18/7/2013 của Sở Y tế Hà Nội)

Biểu 1: Mẫu Phiếu xử lý văn bản

Kính gửi:

UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI SỞ Y TẾ

PHIẾU XỬ LÝ VĂN BẢN

- Ý kiến của Phó Giám đốc: ...………………………………………………........... …………………………………………………........... …………………………………………………........... …………………………………………………........... …………………………………………………........... - Báo cáo kết quả trước ngày:……/……../2015 - Phân công xử lý VB của LĐ phòng: …………………………………………………........... …………………………………………………........... …………………………………………………........... …………………………………………………........... - Ý kiến đề xuất giải quyết của CV trình LĐ phòng: …………………………………………………........... …………………………………………………........... …………………………………………………........... …………………………………………………........... …………………………………………………........... Ngày……./……../201

- Số CV đến: - Số công văn: - Ngày tháng năm 2015 - Cơ quan gửi: - Trích yếu: …………………………………………………………………. …………………………………………………………………. …………………………………………………………………. …………………………………………………………………. …………………………………………………………………. ………………………………………………………………… - Ý kiến giải quyết của Giám đốc Sở ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… …………………………………………………………………. - Báo cáo kết quả trước ngày:……/……/201

(Nguồn: Sở Y tế Hà Nội)

2.2.5.2. Quy trình quản lý văn bản đi

a) Dự thảo văn bản hành chính

Các chuyên viên sau khi dự thảo văn bản phát hành có trách nhiệm

chuyển văn bản cho trưởng phòng hoặc lãnh đạo phụ trách phòng (trừ trường

hợp trưởng phòng trực tiếp dự thảo văn bản) xem xét, ký tắt vào phần cuối

của nội dung văn bản, sau dấu (./.) Nếu văn bản cần xin ý kiến góp ý các

phòng, ban có liên quan, phòng soạn thảo có trách nhiệm xin ý kiến, tổng hợp

và hoàn thiện văn bản trước khi đăng ký trình văn bản.

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tuân thủ theo quy định tại

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ

thuật trình bày văn bản hành chính . Trưởng phòng, ban và đơn vị được giao

soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn

bản.

b) Đăng ký trình văn bản đi

Phòng soạn thảo văn bản phải đăng ký trình ký văn bản đi ở sổ đăng ký

trình ký tại bộ phận văn thư và chuyển cho văn thư các tài liệu có liên quan

(nếu có) kèm theo văn bản trình ký.

c) Kiểm tra thể thức, trình ký

Văn thư tiếp nhận văn bản trình ký và các hồ sơ tài liệu liên quan, kiểm

tra thể thức văn bản:

- Nếu không đạt các quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

văn thư trả ngay cho phòng soạn thảo đề nghị chỉnh sửa lại (trường hợp gấp

có thể báo cáo trực tiếp với Lãnh đạo Sở hoặc Chánh Văn phòng để xin ý kiến

chỉ đạo xử lý).

- Nếu các văn bản đạt các quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày, văn

thư ký nhận vào sổ đăng ký trình văn bản, chuyển Chánh Văn phòng ký tắt

vào vị trí cuối cùng ở "Nơi nhận" để xác nhận văn bản được phép phát hành

d) Xem xét nội dung, ký duyệt:

Lãnh đạo Sở kiểm tra lần cuối và ký văn bản. Thời gian xem xét và phê

duyệt không quá 02 ngày làm việc. Trường hợp cần sửa chữa Lãnh đạo Sở

chuyển văn bản cho Văn thư để chuyển đến phòng soạn thảo để hoàn chỉnh và

trình ký lại. Văn thư phải ghi chép vào sổ đăng ký trình văn bản ở phần Ghi

chú đầy đủ ccs trường hợp văn bản bị trả lại phòng soạn thảo để theo dõi chặt

chẽ, không để thất lạc văn bản.

e) Phát hành văn bản

Sau khi nhận lại cặp trình ký từ Lãnh đạo Sở, Văn thư kiểm tra những

văn bản nào đã được ký duyệt thì Văn thư nhập sổ công văn đi trên phần mềm

Quản lý văn bản và hồ sơ công việc, nhân bản, đóng dấu và phát hành văn

bản, không để chậm quá 1 ngày. Những văn bản có đóng dấu "Khẩn", "Hỏa

tốc" phải được chuyển ngay sau khi đăng ký.

g) Lưu văn bản đi:

Văn thư lưu văn bản gốc và chuyển trả bản chính cùng các hồ sơ tài

liệu kèm theo có ký nhận cho phòng soạn thảo để lưu trong hồ sơ.

Hình 2.2 Quy trình quản lý văn bản đi

Trách nhiệm

Trình tự công việc

Người được giao dự

Dự thảo văn bản

thảo văn bản

Trưởng phòng

Kiểm tra, ký tắt vào cuối nội dung văn bản

Các phòng ban có liên quan

(nếu có)

Các phòng ban góp ý

Xin ý kiến góp ý

Phòng soạn thảo

Đăng ký vào sổ trình văn bản đi

Văn thư

Kiểm tra thể thức, ký nhận vào sổ trình ký

Chánh Văn phòng

Ký tắt vào vị trí cuối cùng ở nơi nhận

Văn thư

Trình ký lãnh đạo Sở

Lãnh đạo Sở

Xem xét nội dung, ký duyệt

Văn thư

Làm thủ tục, phát hành văn bản

Văn thư và phòng soạn thảo

Lưu văn bản đi

(Nguồn: Sở Y tế Hà Nội)

2.2.5.Hiệu quả công tác quản lý vản bản đi, đến

Hiệu quả quản lý văn bản là kết quả của sự tác động của các cơ quan,

tổ chức lên lĩnh vực quản lý văn bản, nhằm tiếp nhận, chuyển giao văn bản

nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động

hàng ngày của cơ quan, tổ chức; lưu giữ văn bản phục vụ cho nhu cầu khai

thác và sử dụng.

- Hiệu quả về mặt thời gian

Công tác quản lý văn bản đi- đến tại Sở Y tế Hà Nội được tiến hành các

bước đồng bộ nhịp nhàng, nhận- chuyển giao các văn bản đi - đến được thực

hiện nhanh chóng, phân loại độ mật, khẩn để chuyển giao và xử lý kịp thời

đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết không để sót việc,

chậm việc và và quy định rõ thời hạn giải quyết và dần đơn giản hóa thủ tục

giải quyết văn bản. Văn bản đi, đến ngày nào được đăng ký, phát hành hoặc

chuyển giao trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Cụ thể:

- Thời gian xử lý văn bản từ lúc tiếp nhận văn bản tại bộ phận Văn thư

đến phòng chuyên môn: từ 4 – 24 giờ ( nếu văn bản thường quy đến vào chiều

thứ 6, có thể đến 72 giờ) . Riêng những văn bản đóng dấu khẩn, có nội dung

khẩn, thời gian xử lý chỉ khoảng 1giờ.

- Thời gian phát hành văn bản đi:

+ Đối với những văn bản có thể gửi qua môi trường mạng: 1-3 giờ

+ Đối với những văn bản không gửi được qua môi trường mạng (gửi qua

đường bưu điện): 2-5 ngày

Nhìn chung, thời gian xử lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội được

thực hiện đảm bảo đúng theo quy định tại quy trình công tác quản lý văn bản

đã ban hành. Tuy nhiên, khoảng thời gian này còn tương đối dài, có một số

văn bản đến sau 72 giờ mới đến tay chuyên viên xử lý, một số văn bản đi

không gửi qua được môi trường mạng thì mất đến vài ngày. Thời gian xử lý

văn bản dài như vậy ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ giải quyết công việc

chung của toàn cơ quan.

- Hiệu quả về tính kinh tế

Hiện tại, Sở Y tế Hà Nội bố trí 3 nhân sự làm công tác quản lý văn bản

đi, đến. Trong đó: 01 cán bộ được giao tiếp nhận, xử lý sơ bộ văn bản đến,

trình ký văn bản; 01 cán bộ được giao nhiệm vụ vào sổ, phát hành, đóng dấu

văn bản đi; 01 cán bộ được giao nhiệm vụ phô tô văn bản, chuyển trả văn bản

cho các phòng chuyên môn. Hệ thống trang thiết bị phục vụ công tác quản lý

văn bản cũng được trang bị đầy đủ, khá hiện đại: máy vi tính, máy scan, mạng

internet...

Tuy nhiên, hàng ngày bộ phận Văn thư Sở Y tế Hà Nội đều thường

xuyên phải làm thêm giờ mới hoàn thành hết khối lượng công việc: vào sổ

tiếp nhận, scan, xử lý khoảng 100 văn bản đến, phát hành khoảng 80 văn bản

đi, đóng dấu văn bản, thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phân công...

Điều đó đồng nghĩa với việc, có một số văn bản đến được chuyển đến phòng

chuyên môn ngoài giờ hành chính sẽ không kịp thời được giải quyết và một

số văn bản đi được gửi cho các đơn vị khác ngoài giờ hành chính sẽ không

được các cơ quan, đơn vị tiếp nhận kịp thời.

Như vậy, việc bố trí nhân sự trong công tác quản lý văn bản đi, đến chưa

hợp lý, cần bổ sung thêm nhân sự để có thể hoàn thành hết khối lượng công

việc trong giờ hành chính.

- Hiệu quả về tính hợp lý:

Sở Y tế Hà Nội đã ban hành Quy trình quản lý văn bản đi, đến khoa học,

hợp lý và được nghiêm túc thực hiện nhờ vậy văn bản ban hành được đảm

bảo đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành

phần thể thức theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV; văn bản đến

đúng đối tượng nhận kịp thời, nhanh chóng. Về nội dung các văn bản được Sở

Y tế ban hành đã đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc của ngành và của

Thành phố Hà Nội; không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà

nước, các quy định của Đảng, dẫn chứng trung thực, số liệu đầy đủ, chứng cứ

rõ ràng.

Bên cạnh đó, Sở Y tế Hà Nội đã triển khai thực hiện ứng dụng phần

mềm quản lý văn bản trong công tác quản lý văn bản đi, đến, 100% văn bản

đi – đến được scan lưu dưới dạng file pdf, có đính chữ ký điện tử vào hệ

thống quản lý văn bản, nhờ vậy việc khai thác văn bản được thực hiện rất

thuận lợi, dễ dàng, chỉ vài thao tác nhấp chuột có thể tìm được nội dung của

văn bản cần sử dụng.

2.3.Đánh giá chung

2.3.1.Kết quả đã đạt được

2.3.1.1 Công tác chỉ đạo điều hành

Sở Y tế đã ban hành các văn bản chỉ đạo triển khai thực hiện công tác

văn thư năm 2016 tại cơ quan Văn phòng Sở và các đơn vị trực thuộc như

- Kế hoạch số 86/KH-SYT ngày 12/1/2016 của Sở Y tế Hà Nội về công

tác văn thư, lưu trữ ngành y tế Hà Nội năm 2016;

- Kế hoạch số 5326/KH-SYT ngày 12/11/2015 của Sở Y tế Hà Nội về

chỉnh lý tài liệu năm 2016;

- Danh mục hồ sơ năm 2016

2.3.1.2. Về công tác tổ chức cán bộ

Sở Y tế bố trí 03 công chức làm công tác quản lý văn bản đi, đến.

Trong đó 01 đồng chí có trình độ Cử nhân lưu trữ quản trị văn phòng; 01

đồng chí có trình độ Thạc sỹ quản lý công, và 01 đồng chí đang theo học Cao

học hành chính. Phụ trách trực tiếp công tác quản lý văn bản đi, đến là đồng

chí Chánh Văn phòng. Về cơ bản, đội ngũ công chức làm công tác quản lý

văn bản đi, đến của Sở có kỹ năng và nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu của công

việc và nhiệm vụ Lãnh đạo phòng, lãnh đạo Sở phân công.

2.3.1.3. Công tác quản lý văn bản đi, đến

Bộ phận Văn thư Sở Y tế nghiêm túc tuân thủ quy trình quản lý văn bản

đã được ban hành, đảm bảo các nguyên tắc của công tác văn thư về: tính tập

trung; nhanh chóng, kịp thời; chính xác; an toàn, bí mật; đảm bảo đúng quy

trình .

- Tập trung: Tất cả văn bản đi, đến của Sở Y tế được quản lý tập trung

tại Bộ phận Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Bộ phận Văn thư khi

nhận được văn bản chịu trách nhiệm phân loại sơ bộ, bóc bì những văn bản

gửi đến Sở Y tế, trừ văn bản mật; các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các

đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận thì

không bóc phong bì nhưng nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ

quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để

đăng ký. Những văn bản đến không đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân

không có trách nhiệm giải quyết. Nhờ vậy, việc tổ chức quản lý văn bản đi, đến

tại Sở Y tế được đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm.

- Nhanh chóng, kịp thời: Công tác quản lý văn bản đi- đến tại Sở Y tế Hà

Nội được tiến hành các bước đồng bộ nhịp nhàng, nhận- chuyển giao các văn

bản đi - đến được thực hiện nhanh chóng, phân loại độ mật, khẩn để chuyển

giao và xử lý kịp thời đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết

không để sót việc, chậm việc và quy định rõ thời hạn giải quyết và dần đơn

giản hóa thủ tục giải quyết văn bản. Văn bản đi, đến ngày nào được đăng ký,

phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.

Bộ phận văn thư Sở Y tế rất linh hoạt trong thực hiện nhiệm vụ của

mình. Khi nhận được những văn bản có tính chất quan trọng, khẩn, hỏa tốc,

bộ phận văn thư có trách nhiệm báo cáo ngay với lãnh đạo Văn phòng để xin

ý kiến chỉ đạo trực tiếp, chuyển cho cá nhân, phòng ban liên quan để giải

quyết giúp đảm bảo tiến độ công việc, bộ phận nhận văn bản có thể xử lý

ngay . Đặc biệt với đặc thù của ngành y tế Hà Nội, thường xuyên có các sự

việc bất ngờ xảy ra, đòi hỏi được giải quyết kịp thời. Văn bản khẩn đi được

hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

Bộ phận Văn thư Sở Y tế thường xuyên làm thêm ngoài giờ để đảm bảo phát

hành ngay các văn bản khẩn này.

Sở Y tế Hà Nội rất chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin trong công

tác quản lý văn bản giúp việc sửa chữa và gửi nhận văn bản được nhanh

chóng, kịp thời, đễ theo dõi quá trình xử lý và giải quyết văn bản của cơ quan.

Thực hiện ứng dụng phần mềm quản lý văn bản vào công việc, 100% văn bản

đi – đến được scan lưu dưới dạng file pdf, có đính chữ ký điện tử vào hệ

thống quản lý văn bản, nhờ vậy việc khai thác văn bản được thực hiện rất

thuận lợi, dễ dàng, chỉ vài thao tác nhấp chuột có thể tìm được nội dung của

văn bản cần sử dụng. Bên cạnh đó, Sở Y tế đã triển khai hòm thư điện tử công

vụ đến các đơn vị trong ngành cũng như gửi thư điện tử đến các cơ quan, tổ

chức liên quan giúp thuận tiện cho công tác chỉ đạo, điều hành, trao đổi công

việc của ngành, tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong công tác gửi nhận văn

bản.

Bên cạnh đó, công tác đôn đốc nhắc việc cũng được đặc biệt chú trọng.

Cán bộ làm công tác quản lý văn bản đến không chỉ tiếp nhận và chuyển giao

văn bản đến mà thường xuyên rà soát các văn bản gần đến hạn báo cáo, đôn

đốc các phòng ban chuyên môn trả lời văn bản kịp thời.

- Tính chính xác:

Chính xác về các khâu nghiệp vụ: Nghiệp vụ văn thư được thực hiện

đúng chế độ công tác văn thư và các khâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn

bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản…không xảy ra sai sót, nhầm

lẫn. Con dấu được sử dụng và thực hiện quản lý nghiêm ngặt theo quy định

Chính xác về đối tượng nhận và giải quyết văn bản giúp cho việc giải

quyết văn bản nhanh chóng, kịp thời, đúng thời hạn.

Chính xác về quá trình giải quyết văn bản đảm bảo chính xác về nội

dung, thể thức văn bản. Sở Y tế nghiêm túc thực hiện theo đúng quy trình ban

hành cũng như chuyển nhận văn bản nhờ vậy văn bản ban hành được đảm bảo

đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần

thể thức theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV; văn bản đến đúng

đối tượng nhận kịp thời, nhanh chóng. Về nội dung các văn bản được Sở Y tế

ban hành đã đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc của ngành và của Thành

phố Hà Nội; không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước,

các quy định của Đảng, dẫn chứng trung thực, số liệu đầy đủ, chứng cứ rõ

ràng.

- Tính an toàn, bí mật: Bí mật là yêu cầu quản lý đối với công tác văn

thư, là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của công tác văn thư. Trong nội

dung văn bản đến, văn bản đi của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính

trị-xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng và Nhà nước. Để

bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà

nước về bảo vệ bí mật nhà nước, xác định chính xác độ mật của văn bản, lựa

chọn cán bộ văn thư biết giữ bí mật, lựa chọn chính xác đối tượng phổ biến,

quản lý và giải quyết văn bản mật; không trao đổi nội dung văn bản mật đối

với những đối tượng không liên quan; không mang tài liệu mật về nhà hoặc

các nơi đông người; văn bản mật phải để ở hòm, tủ có khóa; văn bản mật

được đăng ký riêng và giao cho người có trách nhiệm quản lý và giải quyết,

không chuyển giao văn bản qua mạng, máy fax nếu chưa được mã hóa...

Bộ phận văn thư của Văn phòng Sở Y tế được bố trí ở vị trí độc lập,

những cá nhân không phận sự không được ra vào tùy tiện phòng văn thư. Văn

bản mật được tiếp nhận, lưu và bảo quản theo chế độ riêng. Nhân viên văn thư

được lựa chọn và đào tạo đáp ứng các yêu cầu, tiêu chuẩn của công việc được

giao.

Sở Y tế Hà Nội sử dụng phần mềm hệ thống quản lý văn bản hiện đại,

được cài đặt đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt đảm bảo sự bảo mật. Các cá

nhân được giao quản lý tài khoản sử dụng phần mềm hệ thống quản lý văn

bản đặc biệt là bộ phận văn thư chịu trách nhiệm giữ bí mật tài khoản, không

được tiết lộ ra bên ngoài. Mỗi tài khoản được phân quyền khai thác hệ thống

quản lý văn bản theo chức năng, nhiệm vụ của cá nhân được giao tài khoản

đó.

- Đảm bảo đúng quy trình: Sở Y tế Hà Nội đã ban hành quy trình quản

lý văn bản đến, đi và nghiêm túc thực hiện công tác quản lý văn bản theo

đúng trình tự, thủ tục đó.

2.3.2. Hạn chế

Công tác quản lý văn bản đi- đến tại Văn phòng Sở Y tế đã và đang

ngày càng được quan tâm, thực hiện tốt hơn. Tuy nhiên, hoạt động này vẫn

còn tồn tại một số mặt hạn chế cần khắc phục

- Quá trình chuẩn bị ban hành văn bản phải làm đi làm lại nhiều lần do

không sát với thực tế hoặc thiếu sót trong quá trình ban hành. Tình trạng văn

bản sai thể thức còn nhiều, một số lỗi nhầm về nội dung văn bản (như các lỗi

chính tả, đánh máy nhầm tên, số…)

- Việc quản lý văn bản còn nhiều tồn tại, quy định nộp tài liệu vào lưu

trữ cuối năm nhiều phòng ban chưa thực hiện tốt, do đó văn bản còn nằm rải

rác ở các phòng ban chức năng. Khi cần tra tìm thì không có hoặc mất nhiều

thời gian.

- Việc quản lý văn bản đi chưa đảm bảo nguyên tắc tập trung. Một số

thủ tục hành chính không được quản lý tại sổ văn bản đi của văn thư mà có sổ

riêng do phòng chức năng mở sổ. Việc này ảnh hưởng không nhỏ đến công

tác tìm kiếm, lưu trữ tài liệu.

- Thời gian xử lý văn bản từ lúc tiếp nhận văn bản tại bộ phận Văn thư

đến phòng chuyên môn từ 4 – 24 giờ ( nếu văn bản thường quy đến vào chiều

thứ 6, có thể đến 72 giờ), như vậy, khoảng thời gian này còn tương đối nhiều,

ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết nội dung xử lý của văn bản.

- Vẫn xảy ra tình trạng xử lý quá hạn văn bản, trả lời văn bản chậm trễ.

Tính trong năm 2015, Sở Y tế có 215 văn bản trả lời quá hạn. Tình trạng này

không chỉ ảnh hưởng đến công tác thi đua, hình ảnh, uy tín của Sở Y tế Hà

Nội mà còn ảnh hưởng đến hoạt động của các cá nhân, cơ quan, tổ chức liên

quan.

- Việc bố trí văn phòng hiện nay khá hợp lý, tuy nhiên chưa thực hiện

được một cách toàn diện chế độ bảo mật của tài liệu, nhiều cá nhân có thể ra

vào phòng văn thư khá tự do.

- Công tác nộp hồ sơ của các phòng chưa được tiến hành một cách triệt

để đây là thực tế chung của hầu hết các đơn vị trong cơ quan Nhà nước. Khi

văn bản, tài liệu được giải quyết xong ở từng phòng không tiến hành tiến nộp

vào lưu trữ cơ quan. Đây là vấn đề tồn tại khá lớn của ngành lưu trữ nói

chung và Sở Y tế Hà Nội nói riêng.

- Theo quy định về việc đóng dấu văn bản thì :"Việc đóng dấu giáp lai,

đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được

thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục

văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn

bản". Tuy nhiên, do đặc thù công việc, các tài liệu, phục lục kèm theo rất

quan trọng nhưng lại quá dày nên Văn thư Sở Y tế khó mà thực hiện đúng

theo quy định này trong việc đóng dấu giáp lai văn bản (có thể 10-20 trang

văn bản/1 dấu giáp lai).

- Vẫn xảy ra tình trạng có một số văn bản đến trực tiếp các phòng

chuyên môn hay lãnh đạo Sở không được chuyển qua văn thư để quản lý tập

trung văn bản.

- Tuy chưa xảy ra sai sót liên quan đến công tác bảo mật, nhưng việc

đảm bảo tính bảo mật vẫn còn một số lỗ hổng: Việc đưa văn bản lên hệ thống

mạng internet mặc dù mang lại rất nhiều hiệu quả, tuy nhiên nó lại chứa các

nguy cơ bị các hacker ăn cắp thông tin dữ liệu; Do hạn chế về kinh phí nên

chưa có hệ thống máy tính scan lưu riêng văn bản mật theo đúng quy định.

- Khối lượng công việc khá nhiều, song lại chỉ có 03 cán bộ làm công

tác văn thư nên bộ phận văn thư thường xuyên phải làm việc ngoài giờ hành

chính.

2.3.3. Nguyên nhân

Nguyên nhân của các hạn chế nêu trên đó là do:

- Về nhân sự: Khối lượng văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội mỗi ngày

khá lớn 100 văn bản đến, 80 văn bản đi, nhưng số lượng cán bộ làm công tác

quản lý văn bản đi, đến lại chỉ có 03 người, trong đó có 01 cán bộ sắp đến tuổi

nghỉ hưu. Điều này gây khó khăn không nhỏ cho công tác quản lý văn bản đi,

đến tại Sở Y tế Hà Nội. Muốn hoàn thành hết công việc đòi hỏi bộ phận văn

thư phải thường xuyên làm thêm giờ.

- Việc soạn thảo văn bản hành chính thông thường do cán bộ, chuyên

viên được giao giải quyết công việc thực hiện. Đó chủ yếu là các bác sỹ, dược

sỹ, không nắm vững các quy định về thể thức văn bản dẫn đến việc soạn văn

bản sai thể thức, đôi khi phải “trình lên, trình xuống” nhiều lần.

- Việc trang bị phương tiện kỹ thuật công tác quản lý văn bản còn hạn

chế:

+ Cấu hình máy tính còn thấp, chưa được cài đặt hệ điều hành windows

bản quyền, phần mềm diệt vỉ rút được cung cấp miễn phí không đủ mạnh

+ Máy scan, máy fax, máy photo coppy được sử dụng đã lâu với tần

suất hoạt động thường xuyên nên thỉnh thoảng bị hư hỏng, trong khi thủ tục

sửa chữa lại rườm rà

+ Hệ thống mạng internet, đường truyền còn chậm

+ Do hạn chế về kinh phí nên chưa có hệ thống máy tính scan lưu riêng

văn bản mật theo đúng quy định

- Về quy trình quản lý văn bản và việc tuân thủ quy trình:

+ Theo quy trình quản lý văn bản thì tất cả văn bản sau khi được Chánh

Văn phòng xem xét đề xuất chuyển cho phòng chuyên môn sẽ được văn thư

chuyển vào phòng chờ Giám đốc Sở ký duyệt 2 đợt mỗi ngày:10 giờ 30 và 16

giờ 30. Để kịp thời gian này, cán bộ văn thư sẽ không vào sổ văn bản những

văn bản thường quy đến sau 16 giờ (10-20 văn bản mỗi ngày), những văn bản

này sẽ được vào sổ văn bản vào buổi sáng và chuyển vào phòng Giám đốc lúc

10 giờ 30 hôm sau, sau đó chuyển trả lại phòng văn thư vào 13 giờ 30, văn

thư sẽ chuyển cho phòng chuyên môn vào 14 giờ. Như vậy, thời gian văn bản

từ khi tiếp nhận tại bộ phận văn thư đến chuyển cho phòng chuyên môn có thể

đến 24 giờ (hoặc 72 giờ nếu văn bản đến vào chiều thứ 6), khoảng thời gian

như vậy là quá nhiều dẫn đến tình trạng chậm trễ trong việc giải quyết văn

bản đến.

+ Mặc dù theo quy định tại Quy chế Văn thư lưu trữ của Sở Y tế thì

“Tất cả văn bản đi của cơ quan phát hành phải được quản lý tập trung, thống

nhất tại văn thư của cơ quan” , tuy nhiên do lịch sử để lại từ nhiều năm trước mà

một số thủ tục hành chính như Giấy phép hoạt động do phòng chuyên môn cấp

và họ mở sổ tự quản lý tại phòng chuyên môn đó.

+ Đặc trưng hoạt động y tế thường xuyên có nhiều sự cố bất ngờ cần sự

chỉ đạo giải quyết ngay dẫn đến sự rút ngắn, làm tắt quy trình của công tác

quản lý văn bản đã được ban hành. Lãnh đạo các phòng chuyên môn sau khi

duyệt qua nội dung văn bản cần ban hành thì báo cáo, trình ký trực tiếp với

Ban Giám đốc Sở, bỏ qua một số khâu về duyệt thể thức, nội dung, không

tuân thủ đúng quy trình ban hành văn bản, khiến xảy ra sai sót về nội dung,

thể thức khi ban hành văn bản

Nguyên nhân khác:

- Lãnh đạo Sở thường xuyên phải đi họp, nhiều hôm không có thời gian

để xử lý ngay các văn bản nhận được trong thời gian hành chính

- Việc báo cáo ngay các văn bản nhiều khi không đóng dấu khẩn nhưng

có tính chất khẩn, quan trọng phụ thuộc vào năng lực chủ quan của cán bộ

văn thư

- Tính đặc thù của công tác y tế, thường xuyên xảy ra nhiều sự việc bất

ngờ, cần có sự chỉ đạo ngay, nhiều văn bản cần xử lý ngoài giờ hành chính

- Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn

bản khiến hoạt động này phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống mạng, đường

truyền... nên chỉ cần một sự cố hỏng hóc nhỏ về hệ thống mạng cũng dẫn đến

sự đình trệ trong việc tiếp nhận và giải quyết công việc

TIỂU KẾT

Chương 2 nêu rõ thực trạng công tác xử lý văn bản đi, văn bản đến tại

Sở Y tế Thành phố Hà Nội về tổ chức bộ máy, nhân sự, các trang thiết bị phục

vụ công việc và quuy trình quản lý văn bản. Bên cạnh đó, tác giả giới thiệu

khái quát về chức năng, nhiệm vụ và các loại văn bản mà Sở ban hành theo

chức năng, nhiệm vụ của mình. Từ đó tác giả đánh giá được kết quả cũng như

các hạn chế còn tồn tại trong công tác quản lý và xử lý văn bản, nguyên nhân

của các hạn chế đó. Đối chiếu với nội dung lý luận được nêu ở chương 1, thực

trạng ở chương 2 là cơ sở thực tiễn cho các giải pháp nêu ở chương 3 của

Luận văn

Chương 3

GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ

VĂN BẢN TẠI SỞ Y TẾ HÀ NỘI

3.1. Quan điểm, mục tiêu

3.1.1.Quan điểm

Để công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội hoạt động một

cách có hiệu quả nhằm thực hiện những mục tiêu chung của đơn vị theo xu

hướng công cuộc cải cách hành chính, chúng ta cần quan tâm đúng mức đến

công tác này để phát huy tối đa hiệu quả của nó. Để làm được điều này trước

hết cần đổi mới nhận thức về vai trò của công tác quản lý văn bản đi, đến đối

với hoạt động quản lý tại Sở Y tế Hà Nội.

3.1.2.Mục tiêu

Hướng tới xây dựng Sở Y tế Hà nội trở thành một cơ quan quản lý nhà

nước hiện đại, theo kịp chủ chương chính sách cuả Đảng và Nhà nước ta.

Quan trọng nhất là phải đảm bảo đầy đủ kịp thời nguồn thông tin phục vụ

trước hết hàng ngày cho cán bộ lãnh đạo và chuyên môn.

3.2. Giải pháp

Để làm tốt công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội chúng

ta cần phải có cái nhìn tổng thể và toàn diện. Các giải pháp được nêu ra nhằm

khắc phục những tồn tại, đồng thời nâng cao hơn nữa chất lượng công tác

quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội.

3.2.1. Kiện toàn tổ chức Bộ phận Văn thư Sở Y tế Hà Nội

Trong mỗi cơ quan, tổ chức, để thực hiện hiệu quả một nhiệm vụ nào

đó có tính dài hạn cần phải có bộ phận chuyên trách đảm nhiệm công việc đó.

Do đó, để nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà

Nội cần tiến hành củng cố, kiện toàn bộ phận Văn thư Sở theo hướng thành

lập Tổ văn thư để tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyên môn hóa công tác

quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội.

Vấn đề cơ bản của mọi vấn đề đó chính là con người. Con người là

nhân tố đặc biệt quan trọng, có ý nghĩa quyết định đến chất lượng, hiệu quả

của mọi công việc. Cùng với việc thành lập Tổ Văn thư thì bổ sung nhân sự

phụ trách Tổ Văn thư cũng là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng.

Trước mắt, Văn phòng Sở cần tiến hành rà soát tiêu chuẩn nghiệp vụ

đối với cán bộ phụ trách Tổ Văn thư, trên cơ sở đó có kế hoạch bố trí và tuyển

dụng thêm biên chế cán bộ văn thư, tăng cường công tác đào tạo, hướng dẫn,

bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý và kỹ năng nghiệp vụ để cán bộ Văn thư

có thể đáp ứng được yêu cầu công việc đạt hiệu quả.

Việc mạnh dạn đề đạt những cán bộ trẻ có trình độ chuyên môn tốt, có

lòng yêu nghề, hăng say với công việc, có thời gian gắn bó lâu dài với công

tác quản lý văn bản giữ chức vụ phụ trách Tổ văn thư cũng là một biện pháp

hữu hiệu.

3.2.2. Nâng cao kiến thức, trình độ, chuyên môn nghiệp vụ văn thư,

lưu trữ, bảo vệ bí mật

Đổi mới phương thức và nội dung các chương trình đào tạo, bồi dưỡng

cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ. Các chương trình

đào tạo, bồi dưỡng cần sát với thực tế, hướng vào các vấn đề thiết thực đặt ra

từ quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. Nội dung đào tạo, bồi

dưỡng phải bảo đảm trang bị đủ kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ, chú trọng gắn

liền lý luận với thực tiễn, cập nhật những nội dung mới.

Đa dạng hóa các loại hình đào tạo phù hợp với từng đối tượng cán bộ,

công chức, viên chức. Tiến tới đào tạo, bồi dưỡng dựa trên cơ sở năng lực

thực thi công việc, phát triển kỹ năng làm việc, nâng cao hiệu quả công tác

của cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ.

Xây dựng kế hoạch hợp tác về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,

viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ, tạo điều kiện để cán bộ, công chức,

viên chức được trao đổi, nghiên cứu, học tập, tiếp thu kinh nghiệm của các

tỉnh trên cả nước.

Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển đội ngũ cán bộ văn thư, lưu

trữ một cách khoa học có hệ thống, đảm bảo cán bộ, công chức, viên chức có

trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đáp ứng yêu cầu công việc, từng bước đào

tạo, bồi dưỡng theo chức danh, vị trí việc làm, nâng cao năng lực thực thi

công vụ.

Đội ngũ giảng viên tham gia đào tạo, bồi dưỡng phải có kiến thức

chuyên sâu, giàu kinh nghiệm nghiên cứu thực tiễn, có phương pháp giảng

dạy phù hợp đáp ứng yêu cầu, chất lượng đào tạo, bồi dưỡng.

Hàng năm, tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá chất lượng cán bộ

sau đào tạo, bồi dưỡng, tiến hành điều tra khảo sát thực trạng đội ngũ cán bộ,

công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ và xác định nhu cầu đào

tạo, bồi dưỡng để có hướng sắp xếp, quy hoạch đội ngũ cán bộ, công chức,

viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ.

Đổi mới hình thức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ, đẩy mạnh công

tác kiểm tra theo chuyên đề, theo một lĩnh vực, nội dung nhất định. Ví dụ:

Lập hồ sơ công việc của cán bộ, công chức, viên chức; thu thập hồ sơ...tại các

cơ quan, tổ chức...v..v

- Nội dung đào tạo, bồi dưỡng:

+ Kiến thức và kỹ năng quản lý nhà nước và nghiệp vụ chuyên ngành

văn thư, lưu trữ cho từng chức danh cán bộ, công chức, viên chức phụ trách

và trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ các cấp thuộc Thành phố.

+ Đào tạo kỹ sư, thạc sỹ tin học, điện tử… phục vụ cho việc vận hành,

quản lý, khai thác hồ sơ, tài liệu và các chương trình phần mềm ứng dụng

trong công tác quản lý nhà nước ở Chi cục Văn thư - Lưu trữ và điều hành

Trung tâm Lưu trữ lịch sử của Thành phố.

3.2.3. Tổ chức lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao nhận thức cho cán bộ,

công chức

Công tác quản lý văn bản đi, đến là trách nhiệm của tất cả cán bộ công

chức làm việc liên quan đến văn bản giấy tờ. Lực lượng này chiếm số lượng

rất lớn tại Sở Y tế Hà Nội. Tuy nhiên, số lượng cán bộ có nhận thức đúng và

đủ về ý nghĩa, vai trò của công tác quản lý văn bản đi, đến cũng như trách

nhiệm của họ trong việc phối hợp làm việc với bộ phận Văn thư còn khá

khiêm tốn. Do vậy, việc tổ chức các lớp bồi dưỡng thường niên nhằm nâng

cao nhận thức cho các cán bộ về ý nghĩa, vai trò, các nội dung của công tác

quản lý văn bản đi, đến là việc làm cần thiết. Thông qua đó sẽ giúp họ hiểu

biết đúng hơn về vai trò của công tác quản lý văn bản đi, đến nói chung cũng

như việc tuân thủ các quy định về quy trình quản lý văn bản, nắm được các

yêu cầu về thể thức văn bản, để từ đó họ sẽ phối hợp với Bộ phận Văn thư

ban hành ra các văn bản đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, chính xác về nội

dung, thể thức.

3.2.4. Hoàn thiện quy trình xử lý văn bản

3.2.4.1. Xây dựng, hoàn thiện các văn bản hướng dẫn công tác quản lý

văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội.

Đặt trong bối cảnh xã hội ngày càng phát triển, các văn bản đi, đến Sở

Y tế ngày một nhiều, công tác quản lý văn bản ngày càng khẳng định được

tầm quan trọng của mình trong cơ quan, tổ chức thì việc ban hành các văn bản

chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ là điều vô cùng quan trọng.

Cán bộ làm công tác quản lý văn bản đi, đến phải là người nắm vững

quy định của Nhà nước và thực tế công tác quản lý văn bản đi, đến của Sở Y

tế Hà Nội, kết hợp dựa trên kinh nghiệm của bản thân để tham mưu, đề xuất

đối với Lãnh đạo Sở nhằm xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản hướng

dẫn công tác văn thư nói chung và công tác quản lý văn bản đi, đến nói riêng

như Quy chế công tác Văn thư; Quy trình quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế

theo tiêu chuẩn ISO 9001-2015 thay cho tiêu chuẩn ISO 9001-2008. Hệ thống

văn bản này là cơ sở để hoạt động quản lý văn bản đi, đến của Sở Y tế được

thực hiện thống nhất và hiệu quả.

3.2.4.2. Tăng cường kiểm tra, đánh giá về công tác quản lý văn bản đi,

đến

Kiểm tra, đánh giá là khâu then chốt giúp các cơ quan, tổ chức nắm

được tình hình thực hiện các quy định của nhà nước về một ngành, một lĩnh

vực nhất định. Kiểm tra, đánh giá là bước cuối cùng của một quy trình công

việc được xem xét trong một thời gian hoàn thành nhất định. Để thực hiện

việc kiểm tra, đánh giá có thể tiến hành bằng nhiều hình thức như kiểm tra

thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra qua các báo cáo

bằng văn bản.

Sở Y tế cần tiến hành kiểm tra, đánh giá việc hiện các nghiệp vụ quản

lý văn bản đi, đến của các cán bộ Văn thư và cán bộ chuyên môn các phòng

ban. Thông qua việc tiến hành kiểm tra, đánh giá, Văn phòng Sở Y tế có thể

rút ra những bài học kinh nghiệm để thực hiện công tác tốt hơn. Biểu dương,

khen thưởng kịp thời đối với cán bộ thực hiện tốt công việc; nhắc nhở, phê

bình, thậm chí đưa vào tiêu chí xét thi đua đối với những cá nhân vi phạm.

Đây chính là động lực thúc đẩy các cá nhân, phòng ban có trách nhiệm và

nghiêm túc hơn trong công tác chuyên môn nghiệp vụ cũng như phối hợp với

bộ phận Văn thư từng bước đưa công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế

Hà Nội đi vào nề nếp.

3.2.4.3. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản

lý văn bản đi, đến

Chúng ta biết rằng khả năng tin học mang lại cho công tác quản lý văn

bản đi, đến là rất lớn. Trong việc hoàn thiện công tác quản lý văn bản đi, đến

tại Sở Y tế Hà Nội phục vụ cho công cuộc cải cách hành chính, thiết nghĩ

chúng ta cần quan tâm đầu tư thích đáng để công tác này thực sự phát huy

được vai trò của nó.

Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác quản lý văn bản gắn

liền với việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật văn phòng hiện đại theo yêu

cầu hiện đại hoá công tác văn thư – lưu trữ đã và đang trở thành một trong

những tiền đề cho công tác quản lý và hoạt động chung của cơ quan Sở Y tế

Hà Nội nhằm nâng cao chất lượng hệ thống thông tin giữa các cơ quan thông

qua mạng thông tin nội bộ và các mạng thông tin quốc gia.

3.2.5. Đầu tư, nâng cấp trang thiết bị phục vụ công tác văn thư,

lưu trữ

Để công tác quản lý văn bản đi, đến thực sự có hiệu quả, có được

những tiền đề vững chắc để phát triển, bên cạnh những giải pháp về con

người, chúng ta cần phải đặt ra các giải pháp về cơ sở vật chất sao cho đồng

bộ.

Lãnh đạo Sở Y tế cần ủng hộ việc đầu tư kinh phí để thực hiện công tác

quản lý văn bản đi, đến. Văn phòng Sở cần có sự đầu tư nâng cấp các trang

thiết bị văn phòng như máy vi tính, máy in, máy scan, máy fax, máy photo

coppy…, cải thiện tốc độ đường truyền internet, nâng cấp phần mềm quản lý

văn bản đang sử dụng… Để lập những dự toán kinh phí, cán bộ văn thư cần

tham mưu cho lãnh đạo dựa trên những cơ sở pháp lý, những văn bản quy

phạm pháp luật, thực trạng và nhu cầu trang thiết bị đối với công tác quản lý

văn bản đi, đến. Khi có sự cung cấp đầy đủ về cơ sở vật chất, kinh phí sẽ tạo

điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý văn bản đi, đến được thực hiện một

cách tốt nhất. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí tuy không phải là

giải pháp quyết định đến hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến nhưng

được đánh giá là quan trọng, có vai trò hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý

văn bản đi, đến đạt kết quả cao.

3.3. Kiến nghị

3.3.1. Bộ Nội vụ

- Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật thống nhất về hoạt động

văn thư tại các đơn vị cấp Sở một cách thống nhất trên toàn quốc, phù hợp với

đặc thù hoạt động của các đơn vị nói chung và Sở Y tế nói riêng.

- Hướng dẫn kiểm tra, chỉ đạo, chịu trách nhiệm thực hiện các văn bản

quy phạm pháp luật về công tác văn thư tại các sở địa phương.

- Quy định lại định biên cho đội ngũ văn thư tại các cơ quan cấp sở tại

địa phương cho phù hợp với khối lượng công việc

- Tổ chức thống nhất các lớp tập huấn về nghiệp vụ văn thư trên phạm

vi cả nước

- Đề xuất chính sách, phụ cấp tiền lương trình Chính phủ cho đội ngũ

văn thư các sở tại địa phương nói chung cũng như sở y tế Hà Nội nói riêng

- Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan nhà nước thực hiện các quy định về

quản lý công tác văn thư, lưu trữ;

- Thống nhất quản lý về thống kê văn thư, lưu trữ trên phạm vi cả nước.

Lưu trữ thông tin số trong các cơ quan nhà nước. Hoàn thiện hệ thống quản lý

và điều hành văn bản điện tử đang được triển khai. Thống nhất với UBND các

tỉnh, thành phố trên cả nước triển khai sử dụng chung 1 hệ thống quản lý văn

bản.

3.3.2. UBND Thành phố Hà Nội

3.3.2.1. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Tăng cường, tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật

hiện hành và văn bản quy phạm pháp luật mới được ban hành về công tác văn

thư, lưu trữ. Bố trí kinh phí để tổ chức đào tạo, tổ chức tập huấn, bồi dưỡng

nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho toàn thể công thức, viên chức từ cấp tỉnh, cấp

huyện đến cấp xã.

3.3.2.1.Tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ

Kiện toàn tổ chức, nhân sự của Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi

cục Văn thư - Lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày

31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền

hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành

phố trực thuộc Trung ương, phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân huyện,

quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

Yêu cầu các cơ quan, tổ chức bố trí nhân sự trong tổng số biên chế

được giao đủ tiêu chuẩn để thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ theo

quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV quy định mã số và tiêu chuẩn

chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ và Thông tư

số 14/2014/TT-BNV quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp

vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư.

3.3.2.3. Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác

văn thư, lưu trữ

Quán triệt, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức ban hành mới, rà soát

những văn bản đã ban hành không còn phù hợp để sửa đổi, bổ sung hoặc thay

thế như: Xây dựng Danh mục hồ sơ hàng năm; Quy chế công tác văn thư, lưu

trữ; Quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan...

3.3.2.4. Thanh tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ

Thành phố Hà Nội cần phối hợp với Sở Y tế thực hiện rà soát, kiện

toàn và chấn chỉnh lại tình hình thực hiên công tác văn thư, lưu trữ ở đơn vị

trên các lĩnh vực sau để nâng cao hiệu quả hoạt động công việc, thể hiện sự

quan tâm của lãnh đạo:

- Công tác tổ chức, biên chế;

- Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ;

- Tình hình thực hiện công tác văn thư;

- Tình hình thực hiện hoạt động lưu trữ.

3.3.2.5. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

- Triển khai thực hiện văn bản số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm

2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn quản lý văn bản đi,

văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng; văn bản số 169/HD-

CVTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Hướng dẫn về xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ. [2]

- Xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu tại Lưu

trữ lịch sử tỉnh.

- Nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học

về văn thư, lưu trữ.

- Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản cho các cơ

quan, đơn vị:

+ Cấp thêm hòm thư công vụ cho các đơn vị thường xuyên liên lạc:

khối phòng y tế quận, huyện, thị xã và khối bệnh viện tư nhân(hiện tại

UBNDTP mới cấp hòm thư công vụ cho các đơn vị trực thuộc Sở Y tế, các

đơn vị bên ngoài phải gửi thư qua đường bưu điện không những tốn kém mà

đôi khi còn không kịp thời, thất lạc thư).

+ Thống nhất triển khai ứng dụng hệ thống quản lý văn bản đi, đến cho

các đơn vị trong ngành trực thuộc Sở Y tế Hà Nội.

3.3.2.7. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu

trữ

Thực hiện theo quy định tại Điều 39 của Luật Lưu trữ.[5]

Bố trí kinh phí để tiếp tục giải quyết tài liệu tồn đọng tích đống, bó gói,

đồng thời đề ra giải pháp để chấn chỉnh, chấm dứt tình trạng tài liệu tồn đọng

và tăng cường kiểm tra chất lượng tài liệu được chỉnh lý trên địa bàn của tỉnh.

Tiếp tục triển khai dự án đầu tư xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng của

tỉnh và xem xét để đưa dự án vào danh mục ưu tiên vốn trong Kế hoạch đầu

tư công giai đoạn 2016-2020.

3.3.3. Sở Y tế

- Nâng cao kỷ luật, kỷ cương trong hoạt động quản lý và xử lý văn bản

đi, đến. Rà soát lại các quy định, quy chế về công tác quản lý văn bản đi, đến,

trên cơ sở đó ban hành văn bản hướng dẫn thực hiện các quy định về công tác

quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội, đồng thời tổ chức phổ biến các

quy định cho toàn bộ cán bộ công chức làm việc tại Sở Y tế Hà Nội hiểu và

thực hiện theo đúng quy định.

- Bố trí cải tạo sửa chữa phòng văn thư độc lập, hạn chế sự ra vào của

các cá nhân khác.

- Tập trung chỉ đạo quyết liệt việc lập hồ sơ công việc của các cán bộ,

công chức. Chấm dứt tình trạng không lập hồ sơ và có các biện pháp, giải

pháp hành chính bắt buộc cán bộ, công chức, viên chức phải lập hồ sơ công

việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan (đưa vào quy chế làm

việc, có các chế tài thưởng phạt; bình xét thi đua cuối năm…).[1]

- Nên bắt đầu học tập, nghiên cứu và triển khai ứng dụng quản lý văn

bản đi, đến hoàn toàn trên môi trường mạng theo Hướng dẫn số 822/HD-

VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường

mạng như sau:

*Quản lý văn bản đến trong môi trường mạng

Hình 3.1. Lưu đồ mô tả văn bản đến trong môi trường mạng

Mô tả chi tiết

Người thực Nội dung công việc hiện

Văn thư cơ a) Đối với văn bản giấy:

quan - Tiếp nhận văn bản đến;

- Phân loại sơ bộ (loại bóc bì: là loại gửi cho cơ quan và loại

không bóc bì: là loại trên bì có ghi dấu chỉ mức độ mật hoặc gửi

đích danh cho cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan);

- Bóc bì văn bản đến (đối với loại được bóc bì);

- Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến;

- Đăng ký văn bản đến trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN

ĐẾN (Mục: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9,10, 11 - Phụ lục I);

- Scan văn bản đến (đối với loại được bóc bì) và đính kèm biểu

ghi văn bản đến trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

(Mục 14 - Phụ lục I);

- Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản

đến (lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức).

Văn bản đến bằng giấy sau khi scan được văn thư cơ quan giữ lại.

Sau khi nhận được ý kiến phân phối văn bản đến qua mạng, văn

thư cơ quan chuyển văn bản giấy cho CCVC chuyên môn được

giao chủ trì giải quyết. Loại văn bản phải scan được thực hiện

theo quy định của từng cơ quan.

b) Đối với văn bản điện tử gửi đến qua mạng:

- Kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của

văn bản;

- Đăng ký văn bản đến trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN

ĐẾN (Mục: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9,10, 11 - Phụ lục I);

- Đính kèm biểu ghi văn bản đến trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ

VĂN BẢN ĐẾN (Mục 14 - Phụ lục I);

- Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản

đến (lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức).

Căn cứ quy định của từng cơ quan, tổ chức; người cho ý kiến Lãnh đạo

phân phối văn bản đến có thể là chánh văn phòng (hoặc trưởng văn

phòng hành chính đối với cơ quan không có văn phòng), có thể là phòng/lãnh

người đứng đầu cơ quan, tổ chức (hoặc cấp phó của người đứng đạo cơ

đầu được ủy quyền trong trường hợp người đứng đầu đi vắng). quan, tổ

chức Trường hợp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành

chính) cho ý kiến phân phối:

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong cơ quan, tổ

chức và nội dung, mức độ quan trọng của văn bản đến, chánh văn

phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) cho ý kiến đề xuất trong

PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 12, 13 - Phụ lục

I) và chuyển cho:

- Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (để báo cáo hoặc xin ý kiến chỉ đạo

đối với văn bản có nội dung quan trọng);

- Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện);

- Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực

hiện).

Trường hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến phân

phối:

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong cơ quan;

lĩnh vực công tác phân công do cấp phó phụ trách, người đứng

đầu cho ý kiến phân phối (hoặc chỉ đạo) trong PHÂN HỆ QUẢN

LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 12, 13 - Phụ lục I) và chuyển cho:

- Cấp phó để chỉ đạo giải quyết (thuộc lĩnh vực phụ trách);

- Chánh văn phòng/Trưởng phòng hành chính (để theo dõi);

- Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện);

- Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực

hiện).

Trường hợp cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

cho ý kiến phân phối:

Trường hợp cấp phó được người đứng đầu cơ quan, tổ chức ủy

quyền cho ý kiến phân phối thì cấp phó thực hiện các công việc

như người đứng đầu cơ quan, tổ chức và báo cáo người đứng đầu

cơ quan, tổ chức.

Đơn vị được hiểu là: vụ, ban, phòng...trong một cơ quan, tổ chức. Lãnh đạo

đơn vị Trưởng đơn vị:

Căn cứ nội dung văn bản đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan

và vị trí việc làm của công chức, viên chức trong đơn vị, trưởng

đơn vị cho ý kiến chỉ đạo trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN

BẢN ĐẾN (Mục 12 - Phụ lục I) và chuyển cho:

- Phó trưởng đơn vị để tổ chức thực hiện (nếu cần);

- CCVC chuyên môn trong đơn vị (chủ trì giải quyết trong trường

hợp đơn vị được giao chủ trì giải quyết hoặc phối hợp giải quyết

trong trường hợp đơn vị được giao phối hợp giải quyết);

- Lãnh đạo đơn vị phối hợp giải quyết (nếu cần).

Phó trưởng đơn vị:

Trường hợp phó trưởng đơn vị được trưởng đơn vị giao tổ chức

thực hiện thì phó trưởng đơn vị thực hiện các công việc như

trưởng đơn vị và báo cáo trưởng đơn vị.

CCVC CCVC chủ trì giải quyết:

chuyên - Nhận văn bản giấy hoặc văn bản điện tử do văn thư cơ

môn quan chuyển đến;

- Căn cứ nội dung văn bản đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ

quan, lãnh đạo đơn vị, xác định và nhập thông tin “Mã hồ sơ”

trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 8 - Phụ lục

I);

- Nghiên cứu nội dung văn bản đến để thực hiện. Trường hợp văn

bản đến yêu cầu phải phúc đáp thì soạn thảo văn bản trả lời (xem

phần quản lý văn bản đi trong môi trường mạng);

- Tập hợp văn bản liên quan đến công việc được giao chủ trì giải

quyết thành hồ sơ (hồ sơ ở dạng giấy và hồ sơ ở dạng dữ liệu điện

tử);

- Đối với văn bản đến không cần lập hồ sơ thì không phải xác

định “Mã hồ sơ”.

CCVC phối hợp giải quyết:

Nghiên cứu nội dung văn bản đến để phối hợp giải quyết và gửi ý

kiến cho:

- Lãnh đạo đơn vị (để báo cáo);

- CCVC chủ trì.

* Quản lý văn bản đi trong môi trường mạng

Hình 3.2: Lưu đồ mô tả văn bản đi trong môi trường mạng

Mô tả chi tiết:

Người thực Nội dung công việc hiện

- Dự thảo văn bản. CCVC

chuyên - Trường hợp cần thiết thì chuyển dự thảo văn bản xin ý kiến

môn đóng góp, tiếp thu và hoàn thiện dự thảo;

- Chuyển dự thảo văn bản đã hoàn thiện cho lãnh đạo đơn vị

xem xét;

- Chỉnh sửa dự thảo văn bản;

- In và trình lãnh đạo đơn vị (trường hợp văn bản thuộc Danh

mục văn bản trao đổi hoàn toàn trên mạng thì không cần in);

- Chuyển văn bản giấy hoặc văn bản điện tử cho văn thư cơ

quan;

- Đăng ký văn bản đi trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN

BẢN chuyển văn thư cơ quan.

Lãnh đạo Trưởng đơn vị:

đơn vị - Kiểm tra nội dung văn bản;

- Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi thì cho ý kiến và chuyển

cho:

+ Phó trưởng đơn vị (trường hợp ủy quyền cho phó trưởng đơn

vị chỉ đạo giải quyết);

+ CCVC chuyên môn soạn thảo văn bản.

- Chuyển pháp chế cơ quan/văn phòng để kiểm tra pháp chế,

hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

- Tiếp thu ý kiến và chỉ đạo CCVC chuyên môn chỉnh sửa dự

thảo;

- Ký tắt về nội dung (ký số đối với văn bản điện tử).

Phó trưởng đơn vị:

Trường hợp phó trưởng đơn vị được trưởng đơn vị giao chỉ

đạo giải quyết thì phó trưởng đơn vị thực hiện các công việc

như trưởng đơn vị và chuyển văn bản cho trưởng đơn vị để báo

cáo.

Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của văn bản trước khi trình ký, Pháp

chuyển ý kiến cho nơi gửi và lãnh đạo văn phòng. chế cơ

quan

Chánh văn phòng (hoặc văn thư cơ quan được ủy quyền) Lãnh đạo

kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký, văn phòng

chuyển ý kiến cho nơi gửi và lãnh đạo cơ quan, ký tắt về pháp

chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản (ký số đối

với văn bản điện tử).

Trường hợp người đứng đầu cơ quan chỉ đạo giải quyết:

- Kiểm tra văn bản (cả nội dung, hình thức, thể thức và kỹ

Lãnh đạo thuật trình bày);

cơ quan - Trường hợp không chấp thuận thì cho ý kiến và chuyển lại /Người có cho trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết để chỉ đạo bổ thẩm quyền sung, sửa đổi; ký ban

- Trường hợp chấp thuận thì cho ý kiến đồng ý và chuyển cho: hành

+ Trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết (để biết và chỉ

đạo CCVC chuyên môn);

+ Chánh văn phòng (để biết).

- Ký ban hành (ký số đối với văn bản điện tử).

Trường hợp cấp phó của người đứng đầu được giao phụ

trách lĩnh vực hoặc người được giao ký thừa lệnh,

ký thừa ủy quyền chỉ đạo giải quyết:

Thực hiện các công việc như người đứng đầu cơ quan, tổ chức

và báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Nhận văn bản giấy hoặc văn bản điện tử từ CCVC chuyên Văn thư cơ

môn đã có chữ ký tắt về nội dung (chữ ký số đối với văn bản quan

điện tử) của trưởng đơn vị;

- Chuyển cho pháp chế cơ quan và lãnh đạo văn phòng để ký

tắt về pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật (ký số đối với văn

bản điện tử);

- Trình lãnh đạo cơ quan để ký ban hành (ký số đối với văn

bản điện tử);

- Đăng ký và làm thủ tục phát hành văn bản đi bao gồm các

công việc:

+ Đóng dấu văn bản (dấu cơ quan/ký số của cơ quan, tổ chức

đối với văn bản điện tử, dấu khẩn, dấu mật và các dấu khác);

+ Đăng ký văn bản đi trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN

BẢN (Mục: 1,2 - Phụ lục II);

+ Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi;

+ Lưu văn bản đi.

- Văn bản giấy gửi đi, văn thư cơ quan lưu lại 02 bản: 01 bản

lập thành tập lưu văn bản đi và 01 bản chuyển cho CCVC

chuyên môn chủ trì giải quyết để lập hồ sơ công việc. Văn bản

đi lưu tại tập lưu văn bản đi phải là bản gốc. Bản lưu văn bản

đi tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

- Văn bản điện tử gửi đi thực hiện theo Mục 5 Phần Hướng

dẫn chung.

Nguồn: Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015

của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn

bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng (26/08/2015) [3]

TIỂU KẾT

Dựa vào cơ sở lý luận tại chương 1 và thực trạng công tác quản lý văn

bản đi, văn bản đến tại chương 2, tác giả nêu ra một số nhóm giải pháp nhằm

nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến tại Sở

Y tế Hà Nội dựa trên cơ sở các quan điểm, mục tiêu mà tác giả đề cập. Các

nhóm giải pháp bao gồm giải pháp về tổ chức bộ máy, nhân sự, tay nghề

chuyên môn, quy trình xử lý văn bản cũng như hệ thống trạng thiết bị phục

vụ, hỗ trợ. Từ đó tác giả nêu ra một số kiến nghị bao gồm kiến nghị về công

tác quản lý chuyên môn chung của Bộ Nội vụ, công tác quản lý Nhà nước trên

địa bản Thủ đô Hà Nội cũng như các kiến nghị nhằm thực hiện các giải pháp

thuộc lĩnh vực chuyên môn đặc thù của Sở Y tế Hà Nội. Các giải pháp hướng

đến cải thiện cả về chất lượng đội ngũ nhân sự cũng như kiện toàn tổ chức bộ

máy, nâng cao chất lượng cơ sở vật chất phục vụ cho công việc.

KẾT LUẬN

Nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản là vấn đề cần thiết của cơ

quan Sở Y tế Hà Nội nói riêng và của các cơ quan quản lý hành chính nhà

nước nói chung. Thực hiện tốt công tác quản lý văn bản góp phần đáp ứng

yêu cầu, nhiệm vụ trong công tác tham mưu chỉ đạo, điều hành và cung cấp

thông tin kịp thời, chính xác cho cơ quan, tổ chức, cá nhân, góp phần phát huy

giá trị tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế xã hội,

bảo đảm an ninh quốc phòng của Thủ đô.

Luận văn đã phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức bộ máy cũng như cơ

chế hoạt động trong mối quan hệ so sánh với yêu cầu của công việc. Luận văn

đã làm rõ nguyên nhân làm cho năng lực thực thi công vụ của đơn vị văn thư

trong Sở còn thấp, chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc hiện tại. Luận

văn đã đưa ra các quan điểm; các giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao năng lực

hoạt động cho hệ thống quản lý và xử lý văn bản của Sở.

Tuy nhiên, đây là một vấn đề phức tạp, có tác động sâu sắc tới xã hội,

nên việc xây dựng hệ thống các giải pháp, nhóm giải pháp nêu trên với những

lập luận, lý giải đảm bảo tính khoa học và hiện đại, phù hợp với thực tế khách

quan là một việc phức tạp. Để hoàn thiện nhiệm vụ này, cần có những nghiên

cứu tiếp theo./.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tiếng Việt

1. Mike Harvey(1996), Quản trị hành chính văn phòng, Nxb Thống kê

2. Tô Tử Hạ(2003), Từ điển Hành chính, Nxb Lao động - Xã hội

3. Đinh Thị Hoa (2014), Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý hành chính

nhà nước cấp xã tỉnh Ninh Bình, Luận văn Thạc sỹ Quản lý Hành chính công,

Học viện Hành chính Quốc gia

4. Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng (2015), Giáo trình quản trị văn phòng, NXB

ĐH Quốc gia TP. Hồ Chí Minh

5. Nghiêm Kỳ Hồng (2005), Kỷ yếu hội thảo khoa học về Quản trị văn phòng-

Lý luận và thực tiễn; Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn

6. Vũ Thị Thanh Hương (2011) , Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN

ISO 9001:2008 vào hoạt động quản lý hành chính của trường Đại học Hà

Nội, Luận văn Thạc sỹ Quản lý Hành chính công, Học viện Hành chính Quốc

gia

7. Hoàng Lê Minh (2009), Giáo trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ, Nxb Văn hóa

Thông tin

8. Hội đồng Quốc gia chỉ đạo biên soạn Từ điển bách khoa Việt Nam

(2005), Từ điển bách khoa Việt Nam, NXB Từ điển Bách khoa

9. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 về việc sửa đổi, bổ sung

một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004

của Chính phủ về công tác văn thư

10. Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 03 năm 2002 Quy định chi

tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước

11. Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/7/2007 của Chính phủ về ứng

dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước

12. Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 về công tác văn thư

13. Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 Quy định chi tiết thi hành

một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia

14. Tạ Tuyết Nhung (2015), Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn

bản đến tại Văn phòng Chính phủ, Luận văn Thạc sỹ Quản lý Hành chính

công, Học viện Hành chính Quốc gia

15. Nguyễn Minh Phương (2014), Quản lý và giải quyết văn bản trong cơ

quan, tổ chức, NXB Chính trị Quốc gia

16. Vương Đình Quyền (2005), Lý luận và phương pháp công tác văn thư,

NXB Đại học Quốc gia Hà Nội

17. Lưu Kiếm Thanh (2008), Văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý

hành chính nhà nước, HVHCQG

18. Lưu Kiếm Thanh (2002), Nghiên cứu xây dựng tài liệu thực hành môn kỹ

thuật xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước theo phương pháp tình

huống, đề tài khoa học cấp Bộ, Bộ Nội vụ, Học viện Hành chính Quốc gia

19. Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ “Hướng

dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ

quan”

20. Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 09 năm 2002 của Bộ

Công an Hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3

năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật

nhà nước

21. Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 07 năm 2015 của Bộ Công

an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NDD-CP ngày

28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo

vệ bí mật nhà nước

100

Tiếng Pháp

22. Eugène Grasset (1905), Lepetit Lasousse, Paris

101

Luận văn thạc sĩ Quản lý công: Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN TẠI SỞ Y TẾ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI, 2017

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN TẠI SỞ Y TẾ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 60340403

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. Đặng Thành Lê

HÀ NỘI - NĂM 2017

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU

Văn bản đi

Văn bản đến

Tổng số

BC,

Năm

VB

Chỉ thị,

Tăng,

Ghi

TTr,

QĐ

CV

Tổng số

BC, CV

Tổng số

Tổng số

Luật

QĐ

giảm

chú

QĐ

Kính gửi:

UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI SỞ Y TẾ

PHIẾU XỬ LÝ VĂN BẢN

Trách nhiệm

Trình tự công việc

Có thể bạn quan tâm

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Chất lượng công chức quản lý nhà nước về kinh tế cấp huyện ở thành phố Hà Nội

Luận văn Thạc sĩ: Chế tạo và nghiên cứu tính chất điện, từ của vật liệu multiferroic Ba₀.₇Ca₀.₃TiO₃/ NiFe₂O₄

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu vật liệu biến hóa dạng chuỗi một chiều chế tạo từ kim loại đồng trên đế FR-4 hoạt động tại tần số MHz ứng dụng trong truyền năng lượng không dây

Luận văn Thạc sĩ: Đánh giá khả năng tác động tới môi trường biển của việc xả nước thải từ sự cố nhà máy điện hạt nhân Fukushima sử dụng công cụ ERICA

Luận văn Thạc sĩ: Xây dựng mô hình đầu dò nơtron và gamma sử dụng nhấp nháy EJ-276 ghép nối với mảng nhân quang silicon

Luận văn Thạc sĩ: Đánh giá khả năng ảnh hưởng của bức xạ ion hóa đến sức khỏe cư dân khu vực mỏ đất hiếm Đông Pao, xã Bản Hon, huyện Tam Đường, tỉnh Lai Châu

Luận văn Thạc sĩ: Sử dụng phương pháp nhiễu xạ neutron khảo sát cấu trúc tinh thể và pha trật tự từ trong vật liệu Pr2FeCrO6

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu phân lập, xác định cấu trúc và hoạt tính ức chế NO của các hợp chất thứ cấp từ chủng vi nấm biển Aspergillus sp. CL251

Luận văn Thạc sĩ: Phân tích một số hợp chất bisphenol thôi nhiễm từ bao bì nhựa lên một số mẫu thực phẩm nền tinh bột

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu thành phần hóa học và đánh giá hoạt tính kháng khuẩn, kháng nấm của loài hoa mộc (Osmanthus fragrans (Thunb.) Lour.) ở Việt Nam

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu thành phần hóa học và đánh giá tác dụng kháng viêm của loài côi Turpinia montana (Blume) Kurz

Luận văn Thạc sĩ: Tổng hợp và đặc trưng tính chất vật liệu composite có cấu trúc nano chitosan–cyclodextrin/TiO₂–Ag

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu chế tạo và khảo sát một số tính chất của màng phủ trên cơ sở nhựa epoxy gốc nước và khung cơ kim - ZIF

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu tổng hợp một số dẫn xuất napthoquinone chứa nguyên tố flo bằng phản ứng đa thành phần

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu điều chế vật liệu Bioglass và tổ hợp lai với polymer ALG-F127 định hướng ứng dụng trong điều trị nội nha

Luận văn Thạc sĩ: Khảo sát thành phần hóa học và hoạt tính ức chế enzyme α-glucosidase trên một số hợp chất phân lập từ thịt quả bình bát nước (Annona glabra L.).

Luận văn Thạc sĩ: Tổng hợp và đánh giá hoạt tính chống ung thư của hợp chất lai chứa khung tetrahydro-β-carboline và imidazo[1,5-a]pyridine

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu tổng hợp một số dẫn xuất của benzazole

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu chiết tách lignin từ vỏ sầu riêng Ri6 (Durio zibethinus Murr.) và tổng hợp vật liệu biocomposite định hướng ứng dụng trong bảo quản sau thu hoạch

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu tổng hợp hạt nano bạc phủ acid hyaluronic mang doxorubicin định hướng ứng dụng trong điều trị ung thư

Tài liêu mới

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu xây dựng thuật toán thích nghi và học tăng cường cấu trúc Actor - Critic điều khiển bám quỹ đạo cho robot di động đa hướng mecanum

Luận án Tiến sĩ: Cơ cấu bệnh tim mạch và chất lượng cuộc sống của người cao tuổi mắc suy tim, rung nhĩ điều trị tại Bệnh viện Thống Nhất, thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu hiện tượng nứt dăm đê sông vùng đồng bằng sông Hồng và dự báo khả năng bị nứt của một số đoạn đê

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu xây dựng giải pháp đảm bảo an toàn thông tin cho quá trình học liên kết dựa trên mật mã

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Phát triển năng lực đánh giá công nghệ cho học sinh trong dạy học môn Công nghệ 11 ở trường trung học phổ thông

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu phân loại chi cầu diệp – Bulbophyllum Thouars (Orchidaceae) ở vùng Tây Nguyên bằng phương pháp hình thái và phân tử

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu đặc điểm phân bố và dinh dưỡng của các loài lưỡng cư ở Vườn Quốc gia Bến En và Khu bảo tồn thiên nhiên Pù Luông, tỉnh Thanh Hóa

Luận án Tiến sĩ: Tổng hợp luật dẫn và điều khiển cho một lớp tên lửa đối hải trên cơ sở ứng dụng mạng nơ ron và hệ mờ

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu tổng hợp hệ điều khiển góc Pitch tua bin gió trong điều kiện có nhiễu tác động

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu hóa học lipid của hai loài san hô thủy tức Millepora dichotoma và Millepora platyphylla ở Việt Nam

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu kiểm soát phân phối công suất kéo trên cầu chủ động của ô tô con bằng ABS

Luận án Tiến sĩ: Ứng dụng phản ứng Domino vào tổng hợp các dẫn xuất Podophyllotoxin, Pyrimidine và đánh giá hoạt tính sinh học của các chất tổng hợp được

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu thành phần hóa học và một số hoạt tính sinh học của cây chùm ngây (Moringa oleifera)

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu thành phần hóa học và ứng dụng ức chế ăn mòn cho thép của cao chiết xuất từ cây Lộc vừng thuộc họ Lecythidaceae

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu hiện tượng nứt dăm đê sông vùng đồng bằng sông Hồng và dự báo khả năng bị nứt của một số đoạn đê

AI tóm tắt

Giới thiệu tài liệu

Đối tượng sử dụng

Từ khoá chính

Nội dung tóm tắt