Luận văn thạc sĩ Quản lý công: Tổ chức lao động khoa học cho công chức thuộc các phòng Nội vụ huyện, thành phố của tỉnh Bắc Ninh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ ...../.....

................./..................

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN XUÂN TRƯỜNG

TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC CHO CÔNG CHỨC THUỘC CÁC PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN, THÀNH PHỐ CỦA TỈNH BẮC NINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI, NĂM 2017

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ ...../.....

................./..................

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN XUÂN TRƯỜNG

TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC CHO CÔNG CHỨC THUỘC CÁC PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN, THÀNH PHỐ CỦA TỈNH BẮC NINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

Mã số: 60 34 04 03

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

TS. NGUYỄN NGHỊ THANH

HÀ NỘI, NĂM 2017

LỜI CAM ĐOAN

Xin cam đoan luận văn thạc sỹ Quản lý công này do chính tôi nghiên cứu

và thực hiện. Các thông tin, số liệu được sử dụng trong luận văn này hoàn toàn

trung thực và chính xác. Tất cả sự giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn này đã

được cảm ơn và các thông tin trong luận văn đã được ghi rõ nguồn gốc.

Tác giả

Nguyễn Xuân Trường

i

LỜI CẢM ƠN

Luận văn này được thực hiện và hoàn thành tại Học viện Hành chính

Quốc gia.

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới TS. Nguyễn Nghị Thanh là

người định hướng và hướng dẫn khoa học, đã giúp đỡ tôi trưởng thành trong công

tác nghiên cứu và hoàn thành luận văn.

Trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu tại trường, tôi đã nhận được sự

hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của tập thể các Thầy, Cô giáo công tác tại Học viện

Hành chính Quốc gia, khoa Sau đại học - Học viện Hành chính Quốc gia. Tôi xin

ghi nhận và biết ơn sự đóng góp quý báu của các Thầy, Cô.

Tôi xin trân trọng cảm ơn Lãnh đạo các phòng Nội vụ: huyện Quế Võ,

huyện Thuận Thành, huyện Tiên Du, huyện Yên Phong và thành phố Bắc Ninh

đã nhiệt tình hợp tác và giúp đỡ tôi thực hiện luận văn.

Trong thời gian học tập và nghiên cứu, tôi cũng đã nhận được sự hỗ trợ và

giúp đỡ tận tình từ Lãnh đạo Khoa Văn bản và công nghệ Hành chính, khoa Quản

lý Tổ chức và Nhân sự - Học viện Hành chính Quốc gia, tôi xin trân trọng cảm ơn.

Để hoàn thành Luận văn, tôi đã nhận được sự định hướng và giúp đỡ rất

lớn từ Th.S Phan Anh Hồng, giảng viên khoa Quản lý Tổ chức và Nhân sự - Học

viện Hành chính Quốc gia, tôi xin trân trọng cảm ơn.

Cuối cùng, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn tới bạn bè và gia đình, đặc biệt là Bố,

Mẹ tôi, những người đã luôn kịp thời động viên, chia sẻ và tạo điều kiện tốt nhất

giúp tôi hoàn thành luận văn của mình.

Bắc Ninh, ngày 18 tháng 02 năm 2017

Tác giả

Nguyễn Xuân Trường

ii

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Số thứ tự Từ viết tắt Diễn giải

1 CBCC Cán bộ, công chức

2 Các phòng Nội vụ

Phòng Nội vụ thành phố Bắc Ninh và phòng Nội vụ các huyện: Quế Võ, Thuận Thành, Tiên Du, Yên Phong của tỉnh Bắc Ninh

3 UBND Ủy ban nhân dân

4 TCLĐKH Tổ chức lao động khoa học

iii

DANH MỤC CÁC BẢNG

Số thứ tự Nội dung Trang

Bảng 2.1 Danh sách lãnh đạo các phòng Nội vụ 42

Bảng 2.2 Biên chế các phòng Nôi vụ 43

Bảng 2.3 Cơ cấu nhân sự theo giới tính và độ tuổi 44

Bảng 2.4 Cơ cấu nhân sự theo ngạch công chức 45

Bảng 2.5 Cơ cấu nhân sự theo trình độ chuyên môn 45

Bảng 2.6 Khảo sát diện tích phòng làm việc tại các phòng Nội vụ 60

Bảng 2.7 Tiêu chuẩn chiếu sáng tại nơi làm việc của lao động quản lý 61

Bảng 2.8 Tiêu chuẩn tiếng ồn tại nơi làm việc của lao động quản lý 62

Bảng 3.1 Tổng kết thời gian tiêu hao cùng loại 89-90

Bảng 3.2 Cân đối thời gian tiêu hao cùng loại 91

Bảng 3.3 Giải thích các ký hiệu 92

Bảng 3.4 93 Khả năng tăng năng suất lao động của một công chức thuộc phòng Nội vụ thành phố Bắc Ninh

Bảng 3.5 95 Khả năng tăng năng suất lao động tại các phòng Nội vụ qua khảo sát thực tế 01 ngày làm việc

iv

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Số thứ tự Nội dung Trang

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức các phòng Nội vụ 43

v

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................... i

LỜI CẢM ƠN ....................................................................................................ii

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT ................................................................iii

DANH MỤC CÁC BẢNG................................................................................ iv

DANH MỤC SƠ ĐỒ ......................................................................................... v

MỤC LỤC ....................................................................................................... vi

MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1

1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................... 1

2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài ...................................................... 3

3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................. 6

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .................................................................. 6

5. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................ 7

6. Đóng góp của đề tài ....................................................................................... 8

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC LAO

ĐỘNG KHOA HỌC TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC ..... 9

1.1. Tổ chức lao động khoa học ......................................................................... 9

1.1.1. Một số khái niệm ........................................................................................................... 9

1.1.1.1. Lao động ............................................................................................... 9

1.1.1.2. Tổ chức lao động ................................................................................. 10

1.1.1.3. Tổ chức lao động khoa học.................................................................. 10

1.1.1.4. Cơ quan hành chính Nhà nước ............................................................ 11

1.1.2. Vai trò của tổ chức lao động khoa học ................................................................. 11

vi

1.1.3. Ý nghĩa của tổ chức lao động khoa học ............................................................... 13

1.1.4. Nhiệm vụ của tổ chức lao động khoa học............................................................ 14

1.2. Tổ chức lao động khoa học trong cơ quan hành chính Nhà nước .............. 15

1.2.1. Đặc điểm của cơ quan hành chính Nhà nước ..................................................... 15

1.2.2. Đặc trưng của lao động trong cơ quan hành chính Nhà nước ....................... 17

1.2.3. Sự cần thiết tổ chức lao động khoa học trong cơ quan hành chính Nhà

nước ................................................................................................................. 18

1.2.4. Nội dung của tổ chức lao động khoa học trong cơ quan hành chính Nhà

nước .............................................................................................................................................. 21

1.2.4.1. Xác định nhiệm vụ, quyền hạn, chức năng của các vị trí công việc -

chức vụ Nhà nước trong cơ quan hành chính Nhà nước ................................... 22

1.2.4.2. Định mức lao động .............................................................................. 24

1.2.4.3. Phân công lao động và hiệp tác lao động ............................................. 26

1.2.4.4. Tổ chức nơi làm việc ........................................................................... 29

1.2.4.5. Văn hóa tổ chức và bầu không khí làm việc ........................................ 31

1.2.5. Thời gian làm việc của lao động trong cơ quan hành chính Nhà nước...... 34

1.2.6. Nguyên tắc tổ chức lao động khoa học trong cơ quan hành chính Nhà .... 35

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 ................................................................................ 38

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA

HỌC CHO CÔNG CHỨC THUỘC CÁC PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN,

THÀNH PHỔ CỦA TỈNH BẮC NINH ........................................................ 39

2.1. Tổng quan về tỉnh Bắc Ninh...................................................................... 39

2.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các phòng

Nội vụ huyện, thành phố của tỉnh Bắc Ninh ..................................................... 40

2.2.1. Vị trí, chức năng........................................................................................................... 40

vii

2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.................................................................................................. 40

2.2.3. Tổ chức và biên chế .................................................................................................... 41

2.3. Thực trạng công tác tổ chức lao động khoa học cho công chức thuộc các

phòng Nội vụ huyện, thành phố của tỉnh Bắc Ninh .......................................... 46

2.3.1. Xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các vị trí công việc ........... 46

2.3.2. Công tác định mức lao động .................................................................................... 52

2.3.3. Phân công lao động và hiệp tác lao động............................................................. 55

2.3.3.1. Phân công lao động ............................................................................. 55

2.3.3.2. Hiệp tác lao động ................................................................................ 57

2.3.4. Tổ chức nơi làm việc .................................................................................................. 59

2.3.5. Tổ chức quản lý thời gian làm việc của công chức .......................................... 65

2.3.6. Văn hóa tổ chức ........................................................................................................... 66

2.4. Đánh giá về công tác tổ chức lao động khoa học cho công chức thuộc các

phòng Nội vụ huyện, thành phố của tỉnh Bắc Ninh .......................................... 69

2.4.1. Những ưu điểm đã đạt được ..................................................................................... 69

2.4.2. Những hạn chế còn tồn tại và các vấn đề đặt ra ................................................ 71

2.4.2.1. Về việc xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các vị trí công việc

......................................................................................................................... 71

2.4.2.2.Về định mức lao động .......................................................................... 72

2.4.2.3. Về phân công và hiệp tác lao động ..................................................... 72

2.4.2.4. Về tổ chức nơi làm việc ....................................................................... 73

2.4.2.5. Về văn hóa tổ chức .............................................................................. 74

2.4.3. Nguyên nhân của những hạn chế ............................................................................ 74

2.4.3.1. Nguyên nhân chủ quan ........................................................................ 74

viii

2.4.3.2 . Nguyên nhân khách quan ................................................................... 75

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 ................................................................................ 78

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC

LAO ĐỘNG KHOA HỌC CHO CÔNG CHỨC THUỘC CÁC PHÒNG NỘI

VỤ HUYỆN, THÀNH PHỐ CỦA TỈNH BẮC NINH .................................. 79

3.1. Những căn cứ đề xuất giải pháp ................................................................ 79

3.1.1. Căn cứ pháp lý .............................................................................................................. 79

3.1.2. Căn cứ thực tiễn ........................................................................................................... 80

3.2. Định hướng nâng cao hiệu quả công tác tổ chức lao động khoa học cho

công chức thuộc các phòng Nội vụ huyện, thành phố của tỉnh Bắc Ninh ......... 81

3.2.1. Đảm bảo tính khoa học của công tác tổ chức lao động ................................... 81

3.2.2. Tạo được sự điều hành thuận lợi, đơn giản và phù hợp .................................. 81

3.2.3. Góp phần giảm nhẹ cường độ lao động và nâng cao năng suất lao động

quản lý, giúp giảm biên chế hành chính ........................................................................... 82

3.2.4. Áp dụng khoa học kỹ thuật, kết hợp hiện đại với truyền thống trong tổ

chức lao động khoa học ......................................................................................................... 82

3.3. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức lao động khoa học cho công

chức thuộc các phòng Nội vụ huyện, thành phố của tỉnh Bắc Ninh .................. 83

3.3.1. Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về tầm quan trọng của tổ chức

lao động khoa học trong bối cảnh hiện nay ..................................................................... 83

3.3.2. Hoàn thiện định mức lao động và thực hiện việc tiêu chuẩn hóa trong

công việc khi điều kiện cho phép ....................................................................................... 86

3.3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện định mức lao động và thực hiện tiêu chuẩn

hóa trong công việc .......................................................................................... 86

3.3.2.2. Một số phương pháp định mức lao động phổ biến ............................... 87

ix

3.3.2.3. Đề xuất phương pháp định mức lao động tại các phòng Nội vụ ........... 88

3.3.3. Phân công lao động – hiệp tác lao động trên cơ sở phù hợp với năng lực

của mỗi CBCC .......................................................................................................................... 97

3.3.4. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho CBCC ............... 99

3.3.5. Xây dựng được các mô hình mẫu và các quy trình chuẩn cho quá trình

hoạt động của các phòng Nội vụ ....................................................................................... 101

3.3.6. Cải thiện điều kiện làm việc và hiện đại hóa trang thiết bị nơi công sở .. 102

3.3.7. Tích cực xây dựng môi trường văn hóa tổ chức hiện đại ............................. 106

3.3.8. Tăng cường toàn diện các biện pháp tạo động lực làm việc cho CBCC . 108

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 .............................................................................. 112

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ...................................................................... 113

1. Kết luận ..................................................................................................... 113

2. Kiến nghị ................................................................................................... 114

2.1. Đối với Chính phủ, Bộ, Ban, Ngành ở Trung ương ........................................... 114

2.2. Đối với Ủy ban nhân dân tỉnh và Ủy ban nhân dân cấp huyện ...................... 115

2.3. Đối với các phòng Nội vụ........................................................................................... 115

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................

PHỤ LỤC ...........................................................................................................

x

MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Lịch sử nhân loại cho thấy rằng, lao động là hoạt động sống còn đối với sự

tồn vong và phát triển của xã hội loài người. Đó là phương thức giúp con người tồn

tại, nó cung cấp mọi nhu cầu thiết yếu trong cuộc sống. Trong quá trình lao động,

con người sử dụng sức lực tiềm tàng trong cơ thể mình cùng với các công cụ lao

động tác động tới giới tự nhiên để tạo ra của cải vật chất nhằm thỏa mãn nhu cầu

cuộc sống của mình [19, Tr. 11]. Thông qua lao động, con người được phát triển

mọi mặt tư duy, nhận thức, kỹ năng sống, ngôn ngữ. Trải qua quá trình phát triển,

hoạt động lao động của loài người đã được nâng tầm, chuyển từ tự phát lên tự giác,

từ một quá trình riêng lẻ lao động giờ đây đã mang tính chất tập thể, tính chất xã hội.

Và trên bình diện xã hội, để hoạt động lao động của con người đạt hiệu quả cao nhất,

việc tổ chức các quá trình lao động lại với nhau là một yêu cầu tất yếu.

Có thể thấy, nhu cầu về vật chất và tinh thần của con người hầu như là vô

hạn. Trong khi đó, lực lượng sản xuất, tức sức lao động và tư liệu lao động lại là

yếu tố hữu hạn trong từng thời kỳ. Vì vậy, con người phải tìm ra cách sử dụng

hiệu quả nhất các nguồn lực hạn chế này. Để làm được điều đó, yêu cầu tất yếu

đặt ra đó là phải tổ chức lao động khoa học (TCLĐKH).

Trong nền kinh tế thị trường hội nhập mạnh mẽ vào quá trình toàn cầu hóa

kinh tế, việc nâng cao trình độ tổ chức lao động trong các tổ chức nói chung và

trong các cơ quan hành chính Nhà nước (CQHCNN) nói riêng là yêu cầu thực tế

khách quan. Đặc biệt là trong bối cảnh nền kinh tế nước ta đang đứng trước những

cơ hội to lớn và nhiều thách thức đặt ra gay gắt. Trong đó có các vấn đề như:

nhanh chóng nâng cao trình độ tổ chức lao động và sản xuất, thúc đẩy sự thích

ứng và linh hoạt của lực lượng lao động với thị trường lao động, tăng cường vai

trò kích thích kinh tế của hệ thống tiền lương, tiền thưởng, cải cách phục vụ nơi

làm việc và môi trường lao động, nâng cao kỷ luật lao động để hình thành và phát

1

triển tác phong công nghiệp của người lao động, thực hiện trách nhiệm xã hội của

tổ chức. Đây cũng chính là những nội dung mà TCLĐKH đặc biệt quan tâm.

Trong bộ máy hành chính Nhà nước, cấp huyện có vai trò hết sức quan

trọng, vừa là cấp chỉ đạo điều hành hoạt động, vừa là cấp trực tiếp triển khai

thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước

[22, Tr. 20].

Có thể nói vị trí, vai trò, chức năng nhiệm vụ của các phòng chuyên môn

thuộc Ủy ban nhân dân (UBND) cấp huyện nói chung, phòng Nội vụ nói riêng

rất quan trọng, có ảnh hưởng và tác động trực tiếp đến việc thực hiện nhiệm vụ,

bộ máy của chính quyền. Vì vậy, muốn đạt được hiệu lực, hiệu quả cao trong hoạt

động quản lý Nhà nước của các đơn vị này điều quan trọng là phải có một đội

ngũ công chức có đủ năng lực, trình độ, phẩm chất đạo đức, phải TCLĐKH cho

công chức thuộc mỗi đơn vị để đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra, xây dựng

môi trường làm việc khoa học, hiệu quả và đổi mới.

Quản lý Nhà nước là một loại lao động đặc biệt, vì thế việc TCLĐKH cho

công chức trong quá trình làm việc đã và đang là mục tiêu quan trọng của

CQHCNN nói chung và các phòng Nội vụ nói riêng. Tại các phòng Nội vụ huyện,

thành phố của tỉnh Bắc Ninh, nhận thức được tầm quan trọng của công tác

TCLĐKH cho công chức thuộc đơn vị mình, trong nhiều năm qua, lãnh đạo và

các thành viên tại các đơn vị đã có nhiều đóng góp, giải pháp, kiến nghị nhằm

triển khai và hoàn thiện công tác TCLĐKH trong hoạt động của phòng. Chính

điều này đã góp phần tạo nên bầu không khí thân thiện, tích cực giữa các thành

viên, đồng thời đảm bảo phát huy được năng lực, sở trường của từng thành viên

trong đơn vị, qua đó giúp cho các đơn vị luôn hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm

vụ mà Nhà nước giao phó.

TCLĐKH là một bộ phận quan trọng trong lĩnh vực quản trị nói chung,

song cho đến nay, không phải cơ quan nào cũng quan tâm nghiên cứu và áp dụng

thỏa đáng công tác này. Ngay cả ở các phòng Nội vụ – cơ quan chuyên môn thuộc

2

UBND cấp huyện, việc tổ chức nơi làm việc, sắp xếp nhân sự, phân công lao

động vẫn còn nhiều điểm chưa hợp lý. Chính vì vậy, TCLĐKH cho công chức

thuộc các phòng Nội vụ đã và đang là một vấn đề cần thiết và bức xúc. Từ những

lý do nêu trên, đồng thời xuất phát từ nhận thức của bản thân về ý nghĩa, tầm quan

trọng của TCLĐKH, tác giả đã lựa chọn đề tài: “Tổ chức lao động khoa học cho

công chức thuộc các phòng Nội vụ huyện, thành phố của tỉnh Bắc Ninh” làm

đề tài nghiên cứu cho luận văn của mình với mong muốn nêu lên được thực trạng

và từ đó đưa ra những giải pháp nhằm đẩy mạnh công tác TCLĐKH cho công

chức tại các phòng Nội vụ trong thời gian tới.

2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài

TCLĐKH là vấn đề được nhiều nhà lãnh đạo, các chuyên gia quan tâm, đề

cập. Tuy nhiên, các đề tài đã nghiên cứu trước đây thường chỉ tập trung nghiên cứu

về công tác TCLĐKH cho công chức thuộc văn phòng. Vấn đề TCLĐKH cho công

chức thuộc các đơn vị chuyên môn của UBND cấp huyện như phòng Nội vụ vẫn

chưa được chú trọng nghiên cứu. Chính vì vậy, việc tìm hiểu, nghiên cứu về

TCLĐKH cho công chức thuộc phòng Nội vụ là hết sức mới mẻ và cần thiết.

Một số công trình nghiên cứu và công bố về TCLĐKH cho công chức mà

tác giả đã được tham khảo như sau:

Cuốn sách “Quản trị hành chính văn phòng” của tác giả Nguyễn Hữu

Thân, “Quản trị hành chính văn phòng” của tác giả Mike Harvey;

Giáo trình Tổ chức lao động khoa học – trường Đại học Kinh tế Quốc

dân, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân năm 2013;

Giáo trình Tổ chức lao động – trường Đại học Lao động – Xã hội, Nhà

xuất bản Lao động – Xã hội năm 2011;

Giáo trình Định mức lao động – trường Đại học Lao động – Xã hội, Nhà

xuất bản Lao động – Xã hội năm 2008;

3

Giáo trình Quản trị tác nghiệp – trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Nhà

xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân năm 2010;

Giáo trình Định mức Kinh tế - Kỹ thuật cơ sở của quản trị kinh doanh – trường

Đại học Kinh tế Quốc dân, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân năm 2010;

Giáo trình Kinh tế và Tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp – trường Đại

học Kinh tế Quốc dân, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân năm 2013;

Cuốn “Để văn phòng của bạn trở thành nơi làm việc lý tưởng” của tác giả

Dr Jan Yanger, Nhà xuất bản Văn hóa Sài Gòn năm 2010.

Các tài liệu trên đã đề cập ở mức chung nhất các nội dung của công tác

TCLĐKH như phân công lao động, quản trị văn phòng, bố trí nơi làm việc, ....

Tuy vậy, các nội dung được đề cập chưa phản ảnh hết ý nghĩa, vai trò, mục tiêu,

nội dung của công tác TCLĐKH, đặc biệt là TCLĐKH cho công chức thuộc các

phòng Nội vụ. Chính vì vậy, việc nghiên cứu, tìm hiểu và vận dụng các nội dung

trên để áp dụng thực tế vào công tác TCLĐKH cho công chức nói chung và công

chức thuộc các phòng Nội vụ nói riêng là điều hết sức cần thiết.

Công trình nghiên cứu của hai tác giả Lê Minh Thạch và Nguyễn Thị Cành

với đề tài: “Định mức và tổ chức lao động khoa học trong xí nghiệp công nghiệp”,

Nhà xuất bản Lao động năm xuất bản năm 1987. Đề tài nghiên cứu trên đã chỉ ra

được những nội dung cơ bản của công tác TCLĐKH trong các xí nghiệp công

nghiệp nói chung với các nội dung như: định mức lao động, phân công hiệp tác

lao động, tổ chức nơi làm việc, ... Tuy nhiên, do phạm vi không gian nghiên cứu

của đề tài là các xí nghiệp công nghiệp nên các nội dung mà đề tài đề cập không

thể vận dụng một cách toàn diện vào trong hoạt động của các CQHCNN do đặc

thù riêng của khu vực này. Mặt khác, do thời gian nghiên cứu của đề tài từ những

năm 90 của thế kỷ trước, cho nên các định mức và tiêu chuẩn mà nó chỉ ra đã

không còn phù hợp với bối cảnh hiện nay.

4

Cuốn “Tổ chức lao động khoa học công tác văn phòng – Một nội dung của

quản trị văn phòng” của tác giả Xuân Đào, trường Đại học Khoa học xã hội và

Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội xuất

bản năm 2005. Công trình nghiên cứu này đã chỉ ra được các yếu tố cơ bản để

đảm bảo tính khoa học trong hoạt động quản lý, điều hành công sở nói chung.

Các nội dung chính mà công trình đề cập đó là: công tác điều hành các cuộc họp,

điều kiện làm việc và thiết bị trong công sở, phương pháp lãnh đạo quản lý hành

chính. Có thể thấy, công trình trên đã tập trung nghiên cứu về TCLĐKH trong

công tác văn phòng, đây chính là cơ sở quan trọng làm nền tảng để nghiên cứu về

TCĐLKH nói chung và TCLĐKH cho công chức nói riêng.

Luận văn thạc sỹ quản lý công của tác giả Nguyễn Đức Cảnh với đề tài:

“Tổ chức lao động khoa học cho công chức thuộc văn phòng UBND huyện Vĩnh

Bảo, thành phố Hải Phòng” thực hiện năm 2015. Mục đích nghiên cứu của đề

tài hướng tới giải pháp nâng cao hiệu quả của công tác TCLĐKH cho công chức

thuộc văn phòng hiện nay. Để đạt được mục đích đã nêu, đề tài đã tập trung

nghiên cứu cơ sở lý luận khoa học của việc TCLĐKH cho công chức thuộc văn

phòng. Đồng thời, luận văn đã đi sâu phân tích thực trạng công tác TCLĐKH

cho công chức thuộc văn phòng trong thời gian qua. Trên cơ sở đó, luận văn đã

đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác TCLĐKH tại đây, phù hợp với

yêu cầu và hoàn cảnh của địa phương, góp phần đẩy mạnh công tác TCLĐKH

tại văn phòng UBND huyện Vĩnh Bảo, thành phố Hải Phòng.

Ngoài ba đề tài nghiên cứu trên, tác giả có tìm hiểu một số tạp chí, sách

giáo trình của các tác giả liên quan như đã nêu trong mục tài liệu tham khảo đính

kèm. Tác giả nhận thấy để đẩy mạnh công tác TCLĐKH cho công chức thuộc các

phòng Nội vụ ngoài việc áp dụng các giải pháp nói chung của các tài liệu trên,

cần phải có các giải pháp khác dựa trên điều kiện, đặc điểm của các phòng Nội

vụ, có như vậy công tác TCLĐKH tại đây mới đạt hiệu quả cao nhất.

5

Hơn thế nữa, cho đến thời điểm này tại tỉnh Bắc Ninh, chưa có một đề tài

nghiên cứu khoa học nào đề cập đến TCLĐKH cho công chức thuộc các phòng

Nội vụ huyện, thành phố trong quá trình hoạt động. Trước tình hình trên việc

nghiên cứu công tác TCLĐKH cho công chức thuộc các phòng Nội vụ là rất quan

trọng và cần thiết nhằm đáp ứng yêu cầu chung của tỉnh trong tiến trình hội nhập.

Với tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài, việc nghiên cứu toàn diện các yếu

tố tác động đến công tác TCLĐKH cho công chức thuộc các phòng Nội vụ là việc

làm hết sức cần thiết.

3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài hướng tới giải pháp nâng cao hiệu quả của công tác TCLĐKH cho

công chức thuộc các phòng Nội vụ.

Để đạt được mục đích nghiên cứu trên, đề tài sẽ tập trung vào nghiên cứu

những nội dung sau:

Trình bày khái quát cơ sở lý luận của việc TCLĐKH cho công chức thuộc

các phòng Nội vụ;

Đánh giá thực trạng công tác TCLĐKH cho công chức thuộc các phòng

Nội vụ;

Đề xuất những định hướng, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác

TCLĐKH cho công chức thuộc các phòng Nội vụ.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác TCLĐKH cho công chức thuộc

các phòng Nội vụ.

Phạm vi nội dung: Trên cơ sở những nguyên tắc của TCLĐKH, luận văn

tập trung nghiên cứu công tác TCLĐKH cho công chức thuộc các phòng Nội vụ.

Phạm vi không gian: Do thời gian, điều kiện và năng lực có hạn, tác giả

không thể đi sâu nghiên cứu công tác TCLĐKH cho công chức ở tất cả các phòng

Nội vụ mà chỉ tập trung tìm hiểu công tác này tại phòng Nội vụ thành phố Bắc

6

Ninh và tại phòng Nội vụ 04 huyện: Tiên Du, Thuận Thành, Quế Võ, Yên Phong

của tỉnh Bắc Ninh.

5. Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp luận:

Luận văn được thực hiện dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện

chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác – Lênin.

Phương pháp nghiên cứu cụ thể:

Để đạt được mục đích nghiên cứu, luận văn sử dụng các phương pháp

nghiên cứu cụ thể sau:

- Phương pháp nghiên cứu lý luận: Dựa vào các công trình nghiên cứu khoa

học, các tài liệu lý luận về TCLĐKH ở trong và ngoài nước để phân tích, tổng

hợp, khái quát, xác định cơ sở lý luận tổng quan về TCLĐKH trong CQHCNN

nhằm xây dựng các khái niệm công cụ và khung lý thuyết cho đề tài nghiên cứu;

- Phương pháp xử lý thông tin, số liệu: Các thông tin định tính, định lượng

cần xử lý để xây dựng các luận cứ, khái quát hóa thực trạng. Có hai phương hướng

xử lý thông tin:

Đối với các thông tin định lượng: Các dữ liệu thu thập được xử lý bằng

chương trình Microsoft Excel nhằm xác định xu hướng diễn biến, quy luật của

tệp dữ liệu;

Đối với các thông tin định tính: Xử lý lôgic bằng việc đưa ra những phán

đoán về bản chất của các sự kiện, đồng thời thể hiện những liên hệ lôgic của các

sự kiện;

Từ các kết quả xử lý thông tin, luận văn đưa ra các phân tích, đánh giá,

bình luận và tổng kết chính xác các vấn đề nghiên cứu;

- Phương pháp nghiên cứu điển hình: là phương pháp nghiên cứu của khoa

học xã hội. Việc nghiên cứu được dựa trên một trường hợp cụ thể tại môi trường

7

cụ thể và trong một khoảng thời gian nhất định để đi đến những hiểu biết, rút ra

những kết luận khái quát cho những trường hợp tương tự;

- Phương pháp điều tra bảng hỏi: Bảng được thiết kế với các loại câu hỏi

đa dạng và trật tự lôgic hợp lý nhằm khai thác cao nhất, trung thực nhất ý kiến

của từng cá nhân, đối tượng được hỏi về thông tin cần khảo sát trong luận văn.

6. Đóng góp của đề tài

Kết quả nghiên cứu đề tài có một số đóng góp sau:

- Về lý luận: Hệ thống hóa những lý luận cơ bản về TCLĐKH cho công

chức thuộc các phòng Nội vụ làm cơ sở cho việc đẩy mạnh công tác TCLĐKH

cho công chức thuộc các đơn vị này nói chung và các phòng Nội vụ của tỉnh

Bắc Ninh nói riêng.

- Về thực tiễn: Phân tích và làm rõ thực trạng, hạn chế, nguyên nhân trong

công tác TCLĐKH cho công chức thuộc các phòng Nội vụ. Từ đó đề xuất những

định hướng và giải pháp để góp phần nâng cao hiệu quả công tác TCLĐKH cho

công chức thuộc các phòng Nội.

Kết cấu luận văn:

Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục các cụm từ viết tắt, danh

mục các bảng, sơ đồ, danh mục tài liệu tham khảo, các phụ lục, nội dung luận văn

gồm 03 chương sau đây:

Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về tổ chức lao động khoa học trong

cơ quan hành chính Nhà nước;

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức lao động khoa học cho công chức

thuộc các phòng Nội vụ huyện, thành phố của tỉnh Bắc Ninh;

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức lao động khoa

học cho công chức thuộc các phòng Nội vụ huyện, thành phố của tỉnh Bắc Ninh.

8

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

1.1. Tổ chức lao động khoa học

1.1.1. Một số khái niệm

1.1.1.1. Lao động

Lao động là hoạt động sống còn đối với sự tồn vong và phát triển của xã

hội loài người, nhờ có lao động mà con người đáp ứng được nhu cầu vật chất,

tinh thần của mình, đồng thời được phát triển mọi mặt tư duy, nhận thức, kỹ năng

sống, ngôn ngữ. Có nhiều cách hiểu khác nhau về lao động.

“Lao động là hoạt động có mục đích của con người và luôn gắn liền với

một quá trình” [28, Tr.18].

“Lao động là quá trình con người tác động vào giới tự nhiện, cải tạo tự

nhiên, tạo ra của cải vật chất nhằm thỏa mãn nhu cầu vật chất và tinh thần của

mình” [12, Tr. 7].

Tóm lại có thể hiểu: “Lao động là hoạt động có mục đích của con người

nhằm thỏa mãn những nhu cầu về đời sống của mình, là điều kiện tất yếu để tồn

tại và phát triển của xã hội loài người” [32, Tr.1].

Dù diễn ra dưới bất kỳ hình thức nào, lao động cũng luôn gắn với một quá

trình nhất định. Đó chính là tổng thể những hành động (hoạt động lao động) của

con người để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định.

Khi nói đến quá trình lao động, ta luôn xét đến trên 02 phương diện sau:

Về mặt vật chất: Quá trình lao động dưới bất kỳ hình thành kinh tế - xã hội

nào muốn tiến hành được đều phải gồm 03 yếu tố: bản thân lao động – cộng cụ

lao động – đối tượng lao động.

Về mặt xã hội: Quá trình lao động làm phát sinh các mối quan hệ qua lại

giữa người với người trong quá trình lao động. Điều này đã tạo nên tính tập thể,

tính xã hội của lao động.

9

1.1.1.2. Tổ chức lao động

Dù cho quá trình lao động được diễn ra dưới điều kiện kinh tế - xã hội như

thế nào cũng phải tổ chức sự kết hợp, tác động giữa các yếu tố cơ bản của quá trình

lao động, các mối quan hệ giữa những người lao động với nhau vào việc thực hiện

mục đích của quá trình đó, tức là phải tổ chức lao động [32, Tr. 1 - 2].

Tổ chức lao động được nhìn nhận dưới nhiều góc độ khác nhau. Tuy nhiên,

nhìn chung các cách tiếp cận khác nhau đều đi đến thống nhất cho rằng: “Tổ chức

quá trình hoạt động của con người, trong sự kết hợp của ba yếu tố của quá trình

lao động và các mối quan hệ qua lại giữa những người lao động với nhau nhằm

đạt được mục đích của quá trình lao động” [28, Tr. 7].

Tổ chức lao động là một phạm trù gắn liền với lao động sống của người

lao động, với việc đảm bảo sự hoạt động của sức lao động. Do đó, thực chất tổ

chức lao động là một hệ thống các biện pháp được thiết kế, sắp đặt để đảm bảo

sự hoạt động lao động của con người nhằm mục đích nâng cao năng suất lao động

và sử dụng đầy đủ nhất các tư liệu sản xuất, đồng thời đảm bảo sức khỏe, an toàn

cho người lao động và phát triển toàn diện con người lao động.

1.1.1.3. Tổ chức lao động khoa học

Thực tiễn cho thấy, kết quả hoạt động của con người trong quá trình lao

động, sản xuất chỉ đạt được cao nhất khi công việc của họ được tổ chức trên cơ

sở khoa học. Do vậy tổ chức lao động chỉ thực sự là khoa học khi nó được xem

xét ứng dụng những thành tựu khoa học và những kinh nghiệm sản xuất tiên tiến

cho việc thiết lập quá trình lao động và làm tốt hệ thống con người, tư liệu lao

động và môi trường lao động.

“Do đó, TCLĐKH được hiểu là tổ chức lao động dựa trên cơ sơ phân tích

khoa học các quá trình lao động và điều kiện thực hiện chúng, thông qua việc áp

dụng những biện pháp được thiết kế dựa trên những thành tựu của khoa học và

kinh nghiệm, nhằm đạt mục đích lao động một cách hiệu quả” [32, Tr. 6].

10

TCLĐKH khác với tổ chức lao động nói chung không phải là ở nội dung

mà ở phương pháp, cách giải quyết và mức độ phân tích khoa học các vấn đề mà

nó nghiên cứu. TCLĐKH chính là tổ chức lao động ở trình độ cao hơn so với tổ

chức lao động hiện hành. TCLĐKH cần phải được áp dụng ở mọi nơi có hoạt

động lao động của con người.

1.1.1.4. Cơ quan hành chính Nhà nước

Hiểu một cách đơn giản nhất, CQHCNN là các cơ quan thực hiện chức

năng hành pháp của một quốc gia, bao gồm chức năng lập quy và chức năng

hành chính. Đó là những tổ chức được thành lập theo quy định của pháp luật để

thực hiện những công việc cụ thể trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước,

là tổ chức có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động rõ ràng, có tư

cách pháp nhân [31, Tr. 4].

1.1.2. Vai trò của tổ chức lao động khoa học

Mỗi một tổ chức nói chung và tổ chức hành chính Nhà nước nói chung đều

có một cơ cấu tổ chức nhất định, trong đó tổ chức được chia thành các phòng,

ban, đơn vị. Để thực hiện hiệu quả mục tiêu chung của tổ chức có một điều quan

trọng đó là tổ chức phải xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận. Điều

đó đặt ra yêu cầu khi giao bộ phận cho cá nhân hay tập thể đảm nhiệm cần phải

xác định rõ người đó phải làm những công việc cụ thể nào; làm bao nhiêu; làm

như thế nào; phải đảm bảo công việc đó đúng vị trí, chức năng của mình hoặc cả

công việc chung của tập thể, xác định mối quan hệ, trách nhiệm qua lại giữa các

bộ phận chức năng, giữa các cá nhân phụ trách cũng phải cụ thể, rõ ràng. Chỉ có

như vậy quản lý mới có hiệu quả cao, mà TCLĐKH rất quan tâm tới vấn đề này.

TCLĐKH là một trong những điều kiện tiên quyết, quyết định hiệu quả

hoạt động của một tổ chức nói chung và tổ chức hành chính Nhà nước nói riêng.

Bởi lẽ, một tổ chức cho dù có cơ cấu tổ chức rõ ràng, với các bộ phận, cá nhân

được phân công chức năng, nhiệm vụ cụ thể, hợp lý, với nguồn nhân lực chất

lượng cao, nguồn tài chính dồi dào [17, Tr. 5]. Tuy nhiên, nếu thiếu đi sự phối

11

hợp lao động, thiếu đi bầu không khí tổ chức thân thiện, không xây dựng được

văn hóa riêng biệt cho tổ chức mình, tổ chức đó vẫn sẽ không thể đạt được năng

suất lao động cao nhất, vẫn sẽ có lãng phí lao động, không tạo nên niềm đam mê

lao động của các thành viên. Trong khi đó, vấn đề phân công lao động, phối hợp

lao động, tổ chức nơi làm việc, xây dựng văn hóa tổ chức, ... lại là những nội

dung quan trọng nhất của TCLĐKH.

Đối với CQHCNN, TCLĐKH càng có ý nghĩa quan trọng hơn. TCLĐKH

giúp cho hoạt động của các cơ quan này được thống nhất, gắn bó chặt chẽ với

nhau, hoạt động đồng bộ, làm việc có khoa học. Chính vì điều đó, TCLĐKH tạo

nên sức mạnh cho mỗi CQHCNN. Tổ chức nào phân công tốt, sắp xếp chính xác,

biết tạo ra động lực cho người lao động trong các khâu từ tổ chức đầu vào cho tới

khâu hoạt động quản lý, điều hành một cách có hiệu quả việc đạt được mục đích

đặt ra sẽ là tất yếu.

Tổ chức lao động hợp lý, khoa học không những giúp cho nhà quản lý hành

chính đạt được mục đích quản lý, mà còn tạo điều kiện cho cán bộ, công chức

(CBCC) giảm nhẹ điều kiện lao động, tăng thu nhập, tạo ra tâm lý hăng say trong

lao động cho mỗi người lao động. Đồng thời, tạo ra một môi trường lao động lành

mạnh, tạo mối quan hệ tốt giữa cá nhân với tập thể người lao động, người lao

động với nhà quản lý.

Có thể thấy, TCLĐKH sao cho phù hợp với khả năng và trình độ của

người lao động, làm cho người lao động phấn khởi, hào hứng, yên tâm công tác

và đạt năng suất chất lượng cao, đem lại hiệu quả cho tổ chức là việc hết sức

cần thiết. Vì vậy, trong quá trình hoạt động của các tổ chức nói chung và trong

quá trình quản lý, điều hành của CQHCNN nói riêng, cần phải TCLĐKH nhằm

góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả lao động, tạo điều kiện cho người lao

động tái sản xuất sức lao động, giúp đạt được hiệu lực và hiệu quả quản lý Nhà

nước cao nhất.

12

1.1.3. Ý nghĩa của tổ chức lao động khoa học

TCLĐKH có ý nghĩa rất quan trọng đối với bất kì một tổ chức nào. Riêng

đối với CQHCNN, ý nghĩa của TCLĐKH được thể hiện dưới 02 khía cạnh chính

sau đây:

- Về mặt kinh tế: Trước hết, TCLĐKH cho phép nâng cao năng suất lao

động và tăng cường hiệu quả của hoạt động quản lý, điều hành hành chính Nhà

nước nhờ tiết kiệm được lao động sống và sử dụng có hiệu quả các tư liệu sản

xuất hiện có;

Đồng thời, TCLĐKH đặt ra yêu cầu trước khi thực hiện bất kỳ hoạt động

nào CQHCNN cũng cần tiến hành xây dựng một kế hoạch chặt chẽ thống nhất,

khoa học có tính thực tiễn cao vì nếu không có hoạt động này quá trình thực hiện

công việc sẽ gặp phải những khó khăn nhất định;

Mặt khác, TCLĐKH là cơ sở cho việc khai thác khả năng tiềm lực hiện có

và sẽ có trong CQHCNN, cùng với đó TCLĐKH sẽ giúp cho những cán bộ quản

lý chủ động điều hành, chỉ đạo sự hoạt động của toàn bộ cá nhân và bộ phận đã

được giao nhiệm vụ;

Cuối cùng, TCLĐKH sẽ giúp giảm thời gian lãng phí và những ách tắc

trong tiếp nhận, xử lý và truyền tải thông tin phục vụ cho hoạt động của các phòng

Nội vụ, giúp tằng cường khả năng sử dụng các nguồn lực, nâng cao năng suất lao

động tại các đơn vị này [16, Tr. 39 – 41].

- Về mặt xã hội: Bên cạnh ý nghĩa về mặt kinh tế như đã phân tích ở trên,

TCLĐKH trong CQHCNN còn có tác dụng giảm nhẹ lao động, an toàn lao động,

đảm bảo sức khỏe cho CBCC. Từ đó sẽ giúp thu hút người lao động tự giác tham

gia vào lao động cũng như nâng cao trình độ, văn hóa quản lý, điều hành, trách

nhiệm, đạo đức công vụ, công dân của mỗi CBCC.

13

1.1.4. Nhiệm vụ của tổ chức lao động khoa học

TCLĐKH là nền tảng của sự phát triển hiệu quả và bền vững. Một khi

công tác TCLĐKH được chú trọng một cách thích đáng, đúng mực, hiệu quả

sau đó có thể trông thấy một cách rõ rệt hơn bao giờ hết. Bởi những gì mà công

tác này mang lại không chỉ đơn thuần dừng lại ở lợi ích kinh tế nhất định mà nó

còn là những giá trị to lớn về mặt xã hội, tinh thần cho con người. Lợi ích nó

mang lại không phải dành riêng cho một cá thể mà nó mang tính cộng đồng sâu

sắc. Đối với CQHCNN, TCLĐKH thực hiện 03 nhóm nhiệm vụ sau: kinh tế -

tâm sinh lý – xã hội [32, Tr. 9]:

Nhiệm vụ kinh tế: Phải góp phần sử dụng tiết kiệm, hợp lý các nguồn lực

của tổ chức hành chính với mục đích không ngừng tăng năng suất lao động, nâng

cao hiệu lực, hiệu quả của hoạt động quản lý, điều hành, tiết kiệm nguồn lực cho

Nhà nước. Để giải quyết những nhiệm vụ đó, trước hết phải đảm bảo tiết kiệm

lao động sống trên cơ sở giảm bớt, loại trừ thời gian do bỏ việc, ngừng việc, trên

cơ sở áp dụng các phương pháp lao động tiên tiến và cải tiến sử dụng lao động

vật hóa bằng cách xóa bỏ tình trạng ngừng máy móc, trang thiết bị.

Nhiệm vụ tâm sinh lý: Tạo điều kiện lao động bình thường, nâng cao sức

hấp dẫn và nội dung phong phú của công việc với mục đích đem lại khả năng lao

động cao của CBCC và giữ gìn sức khoẻ của họ. Đồng thời, TCLĐKH phải tạo

ra những điều kiện thuận lợi nhất trong quản lý, điều hành của mỗi CBCC để tái

sản xuất sức lao động, làm cho sức lao động hoạt động được bình thường.

Nhiệm vụ xã hội: Tạo điều kiện cho mỗi CBCC trong CQHCNN được phát

triển toàn diện nhất, biến lao động thành nhu cầu sống đầu tiên trên cơ sở dung

hoà giáo dục chính trị với giáo dục lao động.

Những nhiệm vụ trên của TCLĐKH có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và đòi

hỏi phải được thực hiện một cách thống nhất, đồng bộ và có kế hoạch cụ thể, hợp

lý nhất, có như vậy mới phát huy hết ý nghĩa của TCLĐKH trong CQHCNN.

14

1.2. Tổ chức lao động khoa học trong cơ quan hành chính Nhà nước

Có thể hiểu, TCLĐKH trong CQHCNN là một hệ thống các biện pháp đảm

bảo sự hoạt động của CBCC, nhằm mục đích nâng cao năng suất lao động, tăng

cường hiệu lực, hiệu quả quản lý hành chính Nhà nước trên cơ sở sử dụng đầy đủ

nhất, hiệu quả nhất các tư liệu sản xuất, cũng như quyền lực mà Nhà nước và

Nhân dân giao phó.

1.2.1. Đặc điểm của cơ quan hành chính Nhà nước

CQHCNN là một tổ chức do Nhà nước thành lập với một thiết chế điều hành

có cơ cấu chặt chẽ, chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, có thứ bậc trong quá trình hoạt

động, quy chế hoạt động riêng căn cứ dựa trên những quy định của pháp luật. Với

cách hiểu như vậy, CQHCNN có các đặc trưng cơ bản sau đây [30, Tr. 15]:

- CQHCNN có chức năng quản lý hành chính Nhà nước, thực hiện hoạt

động chấp hành, điều hành trên lãnh thổ và trên các lĩnh vực. Mỗi CQHCNN có

một thẩm quyền nhất định và chỉ giới hạn trong phạm vi hoạt động chấp hành,

điều hành;

- CQHCNN là một hệ thống rất phức tạp, có số lượng đông đảo nhất, tạo

thành một hệ thống thống nhất từ trung ương đến địa phương;

- CQHCNN đều trực tiếp hoặc gián tiếp trực thuộc cơ quan quyền lực Nhà

nước, chịu sự chỉ đạo, giám sát và kiểm tra của các cơ quan quyền lực Nhà nước

ở cấp tương ứng, chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước cơ quan quyền lực

Nhà nước đó và cơ quan Nhà nước cấp trên;

- Hoạt động của CQHCNN mang tính quyền lực Nhà nước, quyền lực này

cho phép CQHCNN được quyền đơn phương ban hành văn bản quy phạm pháp luật

hành chính và văn bản đó có hiệu lực bắt buộc đối với các đối tượng có liên quan;

- Hoạt động dựa trên những quy định của pháp luật với đặc trưng nhiều văn

bản, giấy tờ và thủ tục hành chính;

15

- Các CQHCNN có quan hệ trực thuộc dọc, ngang tạo thành một hệ thống

thống nhất, theo thứ bậc chặt chẽ, hoạt động thường xuyên liên tục, tương đối ổn

định, là cầu nối trực tiếp nhất đưa đường lối, chính sách, pháp luật vào cuộc sống;

- Nguồn tài chính cho hoạt động được lấy từ ngân sách Nhà nước. Hoạt

động của CQHCNN mang tính phục vụ lợi ích công.

CQHCNN do những nét đặc trưng trên nên trong quá trình tiến hành các hoạt

động TCLĐKH thường bị hạn chế, rằng buộc và gặp một số khó khăn sau đây:

Do sự cứng nhắc của tính pháp lý chính thức nên mọi hoạt động lao động

đều phải theo quy trình, quy định mà pháp luật đề ra, cho nên việc muốn cắt bỏ

các giai đoạn, quy trình không phù hợp với thực tế cơ quan cũng không hề dễ

dàng, nếu không muốn nói là không thể, bởi lẽ mỗi một sự thay đổi, điều chỉnh

đều cần phải được sự đồng ý của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền;

Việc phân công công việc cho CBCC chủ yếu vẫn dựa trên kinh nghiệm,

bằng cấp, chưa coi trọng yếu tố chuyên môn nghiệp vụ, cũng như năng lực thực

tế, điều này là do ảnh hưởng của đặc điểm “sính bằng cấp”, “trọng hình thức”

ở khu vực công;

Các đặc điểm của yếu tố văn hóa hành chính như quan niệm: “Phép vua thua

lệ làng”, “sống lâu lên lão làng” cũng ảnh hưởng không nhỏ đến khả năng áp dụng

các biện pháp TCLĐKH cho công chức vào thực tiễn hoạt động của CQHCNN.

Tuy nhiên, những đặc trưng trên cũng đem đến cho CQHCNN những thuận

lợi cho trong TCLĐKH, cụ thể:

Do sử dụng nguồn lực công nên có thể thấy tiềm lực tài chính, khoa học –

công nghệ của CQHCNN là hết sức to lớn. Đây chính là một trong những yếu tố

thuận lợi để CQHCNN có thể áp dụng những tiến bộ khoa học – kĩ thuật, những

kinh nghiệm sản xuất tiên tiến trên thế giới vào hoạt động quản lý của mình;

Đồng thời, việc chịu sự kiểm soát ngày càng gia tăng của các tổ chức bầu

cử, giám sát của cơ quan lập pháp đối với hiệu quả, hiệu lực của CQHCNN cũng

16

chính là một trong những động lực thúc đẩy để các cơ quan này mạnh dạn đẩy

mạnh, hoàn thiện công tác TCLĐKH cho cơ quan mình, qua đó hoàn thành tốt

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mà Nhà nước và Nhân dân giao phó.

1.2.2. Đặc trưng của lao động trong cơ quan hành chính Nhà nước

Lao động của tất cả CBCC trong CQHCNN đều là lao động quản lý và đều

manh tính chất giống nhau. Những tính chất đó hợp thành đặc trưng của lao động

trong CQHCNN và đặc trưng này ảnh hưởng lớn tới TCLĐKH cho công chức

trong CQHCNN. Những đặc trưng của lao động trong CQHCNN đó bao gồm:

Thứ nhất, là hoạt động lao động trí óc và mang nhiều đặc tính sáng tạo.

Đặc trưng của lao động quản lý là lao động trí óc. Vì là hoạt động chủ yếu

về trí óc nên lao động của CBCC mang đặc tính sáng tạo nhiều hơn so với lao

động chân tay. Tính sáng tạo đó thể hiện ở hai mức độ: sáng tạo độc lập (tạo ra

các kiến thức, tri thức mới) và sáng tạo trong phạm vi nhiệm vụ đã được quy định

trước (sáng tạo về cách thực hiện công việc).

Với đặc trưng đó, yêu cầu đặt ra với TCLĐKH trong CQHCNN đó là: phải

tạo lập môi trường làm việc độc lập cho CBCC, yêu cầu nghiêm khắc về tính hợp

lý trong bố trí, tổ chức nơi làm việc, về điều kiện lao động, yêu cầu chiếu sáng,

loại trừ tiếng ồn, ... trong môi trường làm việc của họ trong CQHCNN.

Thứ hai, là hoạt động lao động mang đặc tính tâm lý – xã hội cao.

Đặc điểm là lao động trí óc nên hoạt động lao động của CBCC đặt ra yêu

cầu cao về yếu tố thần kinh – tâm lý. Mặt khác, đối tượng quản lý ở đây là những

người lao động và các tập thể lao động nên đòi hỏi hoạt động lao động của các

CBCC phải mang tính tâm lý – xã hội giữa những người lao động với nhau. Điều

đó đòi hỏi các biện pháp TCLĐKH phải tạo ra môi trường lao động thoải mái, dễ

chịu, tạo ra bầu không khí tâm lý tốt trong các tập thể lao động.

Thứ ba, thông tin vừa là đối tượng lao động, kết quả lao động vừa là

phương tiện lao động của lao động trong CQHCNN.

17

Theo đó, những thông tin chưa được xử lý là đối tượng lao động của CBCC,

những thông tin đã được xử lý chính là kết quả của hoạt động lao động của họ.

Mặt khác, thông tin cũng là phương tiện để hoàn thành nhiệm vụ của tất cả lao

động trong CQHCNN.

Đặc điểm này đặt ra yêu cầu cần phải tổ chức tốt công tác thông tin, trang

bị đầy đủ phương tiện để thu nhận, xử lý, cất giữ và truyền tin phục vụ lao động

của CBCC.

Thứ tư, hoạt động lao động trong CQHCNN có nội dung đa dạng, khó xác

định và kết quả lao động không biểu hiện dưới dạng vật chất trực tiếp.

Đây là một đặc điểm nổi bật của lao động trong CQHCNN và đặt ra một

khó khăn đối với công tác TCLĐKH cho công chức. Do nội dung công việc đa

dạng, khó xác định và kết quả lao động không thể hiện dưới dạng vật chất trực

tiếp nên hoạt động lao động của CBCC là hoạt động lao động khó theo dõi, khó

đánh giá và khó định mức. Đặc trưng này đòi hỏi trong TCLĐKH phải có những

phương pháp nghiên cứu, các phương án tổ chức phù hợp, các dạng mức lao

động phù hợp cho lao động trong CQHCNN.

Cuối cùng, bên cạnh các đặc trưng trên, lao động trong CQHCNN còn

có các đặc trưng khác như: mang tính gián tiếp, khó lượng hóa kết quả, được

tiến hành chủ yếu thông qua giao tiếp, là hoạt động căng thẳng, hay thay đổi,

... Tất cả những đặc trưng này cũng đặt ra yêu cầu đối với TCLĐKH trong

CQHCNN là phải có các định hướng, giải pháp thích hợp để TCLĐKH đạt

được hiệu quả cao nhất.

1.2.3. Sự cần thiết tổ chức lao động khoa học trong cơ quan hành chính Nhà nước

Một câu hỏi được đặt ra là tạo sao phải TCLĐKH trong CQHCNN? Để trả

lời cho câu hỏi này chúng ta có thể bắt đầu từ vai trò quan trọng của CQHCNN.

Theo đó, hệ thống CQHCNN là một hệ thống quản lý, điều hành rộng lớn nhất,

trực tiếp nhất, có vai trò quyết định nhất đến sự vận hành ổn định và phát triển

18

của nền kinh tế - xã hội. Với ý nghĩa chung đó, việc TCLĐKH trong CQHCNN

là cần thiết và tất yếu.

CQHCNN là loại tổ chức đặc biệt trong xã hội bởi đó là tổ chức được sử

dụng quyền lực công để quản lý xã hội với mục đích chung là đảm bảo trật tự, ổn

định xã hội và phát triển quốc gia bền vững. Mục đích ấy khiến cho vấn đề hiệu

quả và chất lượng hoạt động của CQHCNN trở thành vấn đề đáng quan tâm ở tất

cả các quốc gia. Bởi lẽ, mọi sự thay đổi trong hiệu quả hoạt động quản lý, điều

hành của CQHCNN đều có tác động đến hiệu quả của các hoạt động lao động,

sản xuất trong toàn xã hội [10, Tr. 129].

Ở một góc độ cụ thể hơn, TCLĐKH sẽ phát huy được các lợi thế của

CQHCNN và giúp giải quyết được mối quan hệ giữa cơ quan, tổ chức và CBCC

tốt hơn, có nền nếp, kỷ cương khoa học. Đó sẽ là những tiền đề quan trọng, cần

thiết để những hoạt động điều hành, quản lý hành chính diễn ra thông suốt và đạt

được hiệu lực, hiệu quả cao nhất.

Xét trên một phương diện khác, TCLĐKH trong CQHCNN sẽ giúp tận dụng

được đội ngũ người lao động có chất lượng cao, đó chính là CBCC. Bởi lẽ, khi

được phân công công việc đúng chuyên môn, nghiệp vụ được đào tạo, CBCC sẽ

có cơ hội thể hiện, phát huy hết được khả năng, năng lực của mình, đồng thời họ

cũng sẽ có thêm động lực phấn đấu trên con đường chức nghiệp của mình.

Trên thực tế, việc TCLĐKH trong bất kỳ nơi đâu, trong bất kỳ tổ chức nào

cũng đem lại nhiều ý nghĩa hết sức thiết thực như: tạo tiền đề phát triển cho mỗi

cơ quan, tổ chức giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong giao tiếp, tiếp

nhận, xử lý và truyền tải thông tin phục vụ cho sự phát triển của cơ quan, tổ chức;

tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực; thực hiện tiết kiệm các chi phí cho

mọi công tác, nâng cao năng suất lao động cho cơ quan, tổ chức.

Trong điều kiện của công cuộc đổi mới hiện nay khi mà vấn đề hiệu lực,

hiệu quả quản lý được đưa lên hàng đầu, TCLĐKH trong CQHCNN được coi là

19

hiến pháp thích hợp nhất. Người ta đã nói đến vấn đề phát triển bền vững đối với

CQHCNN trong thời đại ngày nay. Chính vì lẽ đó, để CQHCNN phát huy được

vai trò, chức năng, có được vị trí xứng đáng trong hệ thống chủ thể quản lý, người

ta cho rằng TCLĐKH là vấn đề không thể không quan tâm và cần được tiến hành

thường xuyên, năng động và sáng tạo.

Cơ sở để TCLĐKH trong CQHCNN là quy chế hoạt động. Quy chế là

những điều đã được quy định thành chế độ để mọi người theo đó mà thực hiện

trong những hoạt động nhất định nào đó [37, Tr. 1260].

Theo nghĩa hẹp, quy chế là văn bản quy định cụ thể các quyền và nghĩa vụ

của những người giữ chức vụ phải làm, quan hệ làm việc trong cơ quan khi giải

quyết một công việc nhất định; trách nhiệm của mỗi chức vụ, mỗi bộ phận trong

cơ quan, công sở; cách thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả; tiêu chuẩn để

đánh giá công việc [18, Tr. 43 – 44].

Thực tế cho thấy ở những nơi quy chế hoạt động được xây dựng tốt, nghĩa

là phù hợp với thực tế, thẩm quyền được giao ở đó có nhiều thuận lợi. Trái lại, ở

những nơi quy chế được xây dựng một cách qua loa ở đó việc tổ chức điều hành,

quản lý luôn gặp khó khăn, bất cập. Bởi lẽ, khi đã xây dựng được quy chế hoạt

động cụ thể, khoa học, mỗi CBCC, người lao động trong cơ quan sẽ xác định

được rõ trách nhiệm, công việc mình phải làm và yêu cầu đối với công việc cũng

như đối với bản thân để phấn đấu thực hiện tốt. Từ đó, năng suất lao động, quản

lý sẽ được nâng cao hơn [18, Tr. 45].

Nhìn một cách tổng quan nhất, TCLĐKH chính là chiếc chìa khóa có thể

giúp CQHCNN khắc phục được những hạn chế cố hữu lâu nay, từ đó, có thể nâng

cao hiệu lực, hiệu quả quản lý, điều hành của mình, thực hiện tốt các chức năng,

nhiệm vụ mà Nhà nước và Nhân dân giao phó. Đồng thời, nếu thực hiện tốt công

tác TCLĐKH sẽ là động lực để thúc đẩy mạnh mẽ công cuộc cải cách thủ tục

hành chính nói riêng và cải cách hành chính nói chung hiện này. Xuất phát từ các

20

lý do trên, rõ ràng có thể thấy, TCLĐKH trong CQHCNN là hết sức cần thiết và

cấp bách.

Tại các phòng Nội vụ, sự cần thiết phải TCLĐKH cho CBCC và người lao

động cũng không nằm ngoài những lý do trên. Theo đó, công tác TCLĐKH cho

công chức thuộc các phòng Nội vụ cần phải hướng đến việc hoàn thiện phân công

– hiệp tác lao động, tiến hành định mức lao động khoa học, chính xác, xây dựng

văn hóa tổ chức tích cực và hoàn thiện tổ chức nơi làm việc theo hướng hiện đại.

1.2.4. Nội dung của tổ chức lao động khoa học trong cơ quan hành chính Nhà nước

TCLĐKH bao gồm rất nhiều các nội dung khác nhau như: Hoàn thiện định

mức lao động; xây dựng các hình thức phân công và hiệp tác lao động hợp lý,

phù hợp; quy hoạch, tổ chức và phục vụ nơi làm việc khoa học; nghiên cứu và

phổ biến các phương pháp, thao tác lao động hợp lý; cải thiện điều kiện lao động;

tổ chức trả lương phù hợp với số lượng và chất lượng lao động; đào tạo, nâng cao

trình độ lành nghề cho người lao động, ....

Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng, tùy thuộc vào yêu cầu tổ chức lao động,

xuất phát từ thực trạng của nền kinh tế đất nước trong từng thời kỳ, cũng như tùy

thuộc vào điều kiện và yêu cầu TCLĐKH cụ thể ở từng cơ quan, đơn vị mà các

nội dung chủ yếu trên của TCLĐKH được thực hiện theo trọng tâm và thự tự ưu

tiên nhất định, chứ không thể thực hiện một cách máy móc, cứng nhắc, bình quân

tất các các nội dung trên.

Đồng thời, TCLĐKH phải luôn được xem xét trong trạng thái động. Điều

đó có nghĩa, không thể coi TCLĐKH trong CQHCNN như một tổng hợp các biện

pháp nhất định, chỉ cần thực hiện một lần là vĩnh viễn đảm bảo đạt được trình độ

cao, mà các hình thức và phương pháp của TCLĐKH phải thường xuyên được

hoàn thiện phù hợp với sự vận động không ngừng của khoa học và công nghệ.

21

Trong bối cảnh hiện nay, và xuất phát từ thực tế tại các phòng Nội vụ, có

thể thấy, TCLĐKH cho công chức thuộc các đơn vị cần tập trung vào các nội

dung chính sau đây:

1.2.4.1. Xác định nhiệm vụ, quyền hạn, chức năng của các vị trí công việc - chức vụ Nhà nước trong cơ quan hành chính Nhà nước

Việc xác định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các vị trí công việc –

chức vụ Nhà nước trong CQHCNN là một trong yêu cầu quan trọng của TCLĐKH.

Để có thể hiểu rõ hơn vấn đề trên, trước hết cần đưa ra một số cách hiểu sau:

Chức năng: Là những mặt, những phương diện hoạt động cơ bản của sự

vật, hiện tượng [40]. Trong CQHCNN, chức năng quản lý là một dạng hoạt động

quản lý chuyên biệt mà thông qua đó chủ thể quản lý tác động lên đối tượng quản

lý nhằm đạt mục tiêu mà quản lý đề ra.

Nhiệm vụ: Có thể hiểu là những công việc lớn phải gánh vác tương ứng với

các vị trí công việc khác nhau. Nhiệm vụ quản lý là những công việc người quản

lý cần phải làm để thực hiện chức năng quản lý trên cơ sở quyền hạn và chức

năng của mình.

Quyền hạn: Là quyền tự chủ trong quá trình ra quyết định và quyền đòi hỏi

sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí công việc nhất định trong một tổ

chức. Quyền hạn luôn gắn liền với những nhiệm vụ tương xứng.

Tất cả các CQHCNN dù thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở bất kỳ

ngành, lĩnh vực nào cũng đều có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể được

pháp luật quy định rõ ràng. Trên cơ sở đó, CQHCNN sẽ tiếp tục có sự phân bổ chức

năng, nhiệm vụ, quyền hạn chung đó vào các bộ phận, các vị trí công việc (chức vụ

trong bộ máy Nhà nước) để nhân sự đảm nhận các chức vụ đó thực hiện, qua đó,

giúp cơ quan hoàn thành được các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mà Nhà nước

giao phó. Do đó, nhân sự làm việc trong CQHCNN tùy thuộc vào chức vụ hay ngạch,

bậc mà mình đảm nhận sẽ có những chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tương ứng

được quy định rõ ràng trong các văn bản quy phạm pháp luật.

22

Có thể thấy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức hợp lý và có sự phân công lao

động mang tính khoa học cho một CQHCNN, việc xác định rõ chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn cho từng vị trí công việc là một vấn đề hết sức cần thiết. Đây là

điều kiện để tạo dựng một cơ cấu tổ chức vững chắc, khoa học và hoàn chỉnh.

Tuy nhiên, không phải CQHCNN nào, bộ phận nào cũng xác định được chức

năng, nhiệm vụ, quyền hạn cho các vị trí công việc trong cơ quan, bộ phận mình

mà chỉ nêu chung chung, hiểu chung chung và khi phát sinh các sự việc việc quy

trách nhiệm cho từng cá nhân là điều hết sức khó khăn.

Bên cạnh đó, cũng có các cơ quan mà sự phân chia chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn cho các vị trí công việc được quy định một cách rõ ràng, chi tiết và

được quy định bằng văn bản cụ thể. Tuy vậy, việc xác định các vị trí công việc

và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tương ứng chủ yếu được lãnh đạo cơ quan

xác định thông qua kinh nghiệm của bản thân mà chưa hề có sự nghiên cứu, đánh

giá trên cơ sở khoa học.

Đồng thời, việc xác định nhân sự đảm nhận các vị trí công việc đó cũng

chủ yếu được xác định trên cơ sở kinh nghiệm trước đó của người được xem xét.

Điều này dẫn đến thực trạng có nhiều người đảm nhận các công việc không phù

hợp với chuyên môn của mình, khối lượng công việc của mỗi người không cân

xứng, có người không có việc làm, có người làm không hết việc.

Cùng với đó, phân mảng công việc là đặc trưng căn bản của phân công nhiệm

vụ cho CBCC. Mỗi phòng ban đều căn cứ trên mảng, lĩnh vực, khu vực địa lý để phân

công cán bộ đảm trách. Mỗi cán bộ, chuyên viên (thậm chí trình độ khác nhau, chức

danh khác nhau) vẫn được phân công làm các công việc đòi hỏi yêu cầu tương đương

nhau, vì cùng theo dõi các mảng khác nhau tương ứng [17, Tr. 11].

Như vậy, để công tác TCLĐKH có một hướng đi đúng đắn và phù hợp,

việc xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng chức vụ Nhà nước

trong CQHCNN là rất quan trọng và cấp thiết. Làm tốt việc này sẽ là cơ sở khoa

23

học cho việc phân công lao động khoa học, đồng thời đó sẽ là căn cứ khoa học để

tổ chức tiến hành định mức lao động chính xác, hiệu quả hơn.

1.2.4.2. Định mức lao động

Là một trong những nội dung quan trọng của TCLĐKH, định mức lao

động có vai trò, tác dụng to lớn trong việc nâng cao năng suất lao động và hiệu

quả quản lý của CQHCNN. Do những đặc điểm của hoạt động lao động trong

CQHCNN nên định mức các công việc quản lý phức tạp hơn nhiều các công

việc sản xuất – kinh doanh. Nhiệm vụ của định mức lao động trong CQHCNN

là xác định lượng lao động của từng dạng công việc, xác định số lượng người

cần thiết [32, Tr. 27].

Trong thực tiễn, để định mức lao động trong CQHCNN, người ta chia lao

động mang tính quản lý ra thành ba nhóm sau:

Những viên chức mà khối lượng công việc của họ có thể tiêu chuẩn hóa

được, ví dụ nhân viên đánh máy, nhân viên lưu trữ. Để định mức lao động cho

nhóm thứ nhất này người ta thường dùng các loại mức thời gian, mức sản

lượng, mức phục vụ;

Nhóm cán bộ mà số lượng xác định bởi mức quản lý. Số lượng nhóm này

được xác định dựa trên mức quản lý. Mức quản lý là số người hoặc số bộ phận

do một người hoặc một nhóm người lãnh đạo phụ trách với trình độ phù hợp trong

những điều kiện tổ chức – kỹ thuật nhất định;

Nhóm cán bộ mà số lượng xác định bởi những nhân tố khác, xuất phát từ

đặc điểm chức năng và nhiệm vụ mà họ thực hiện. Số lượng nhóm này được xác

định bằng các mức quản lý [43].

Trong định mức lao động với lao động quản lý, người ta thường dùng một

dạng mức khác nhau gọi là “mức tương quan”. Mức tương quan là mốt quan hệ

giữa số lượng cá nhân của trình độ lành nghề này hoặc chức vụ này phù hợp với

một các nhân của trình độ lành nghề hoặc chức vụ khác trong những điều kiện tổ

24

chức – kỹ thuật nhất định, ví dụ một công chức ngạch chuyên viên (đại học) với ba

công chức ngạch cán sự (trung cấp). Để xác định nhu cầu cán bộ theo từng chức

năng quản lý cần phải dựa trên cơ sở phân tích toán học các yếu tố ảnh hưởng đến

lượng lao động thực hiện chức năng đó. Ví dụ: Công thức tiêu chuẩn để tính số

lượng cán bộ của phòng tổ chức cán bộ của các cơ quan, tổ chức được xác định

phụ thuộc vào số lượng người lao động của cơ quan, tổ chức.

Để định mức lao động trong CQHCNN có thể áp dụng các phương pháp

định mức khác nhau như: Phương pháp phân tích khảo sát dựa vào việc nghiên

cứu những hao phí thời gian làm việc; phương pháp phân tích dựa vào tài liệu

thống kê ban đầu và số lượng hiện trạng cá nhân trong bộ máy quản lý. Đối

với lao động làm việc tại các chức vụ quyền lực hành chính và tại các chức vụ

chuyên môn có thể dùng tiêu chuẩn số lượng và tiêu chuẩn quản lý để tính số

lượng lao động lãnh đạo, chuyên viên theo từng chức năng, nhiệm vụ và toàn

bộ hệ thống quản lý [12, Tr. 24].

Rõ ràng, nếu CQHCNN thực hiện định mức lao động chính xác sẽ đem lại

những ý nghĩa to lớn như: Giải quyết nhiều vấn đề hoàn thiện phân công lao động

và hiệp tác lao động; phát hiện và khắc phục các tồn tại trong việc tổ chức và

phục vụ nơi làm việc trong thời kỳ phát triển của tổ chức; phát hiện tồn tại trong

tổ chức và đào tạo CBCC; là căn cứ để thực hiện khoán biên chế và chế độ tự chủ

tài chính cho từng CQHCNN [23, Tr. 42]; thực hiện tinh giảm biên chế tạo điều

kiện cho CQHCNN có thể chủ động hơn trong việc sắp xếp, tổ chức, bố trí CBCC

phù hợp với công việc. Đây là biện pháp để thúc đẩy sự quản lý và kiểm soát chặt

chẽ hơn về biên chế trong CQHCNN.

Như vậy, định mức lao động có quan hệ chặt chẽ với các biện pháp hoàn

thiện TCLĐKH, là cơ sở đảm bảo cho việc xây dựng và áp dụng các biện pháp

hoàn thiện TCLĐKH. Định mức lao động không những chỉ rõ phương pháp cho

TCLĐKH mà còn là cơ sở để thực hiện đúng đắn trả công lao động, khuyến khích

vật chất và hoàn thiện công tác tổ chức quản lý hoạt động của CQHCNN.

25

1.2.4.3. Phân công lao động và hiệp tác lao động

Phân công lao động:

Trong bất kỳ một tổ chức nào, muốn tổ chức lao động một cách khoa học,

bài bản, đem lại hiệu quả cao nhất, nhất quyết không thể làm việc vô nguyên tắc,

chồng chéo mà cần phải có sự phân công lao động. Bởi phân công lao động chính

là sự chuyên môn hóa lao động. Phân công lao động hợp lý cũng chính là nhân tố

cốt yếu để TCLĐKH. Hay nói cách khác, muốn TCLĐKH không thể không có sự

phân công lao động. Nó giống như những mắt xích gắn kết chặt chẽ thành một

chỉnh thống nhất để đảm bảo cho sự vận hành của guồng máy tốt hơn.

“Phân công lao động là việc phân chia quá trình lao động hoàn chỉnh

thành nhiều phần việc nhỏ và giao mỗi phần việc cho một hoặc một nhóm người

lao động chịu trách nhiệm thực hiện. Kết quả lao động của mỗi người lao động

chỉ là một bộ phận trong thành quả lao động chung, hoàn chỉnh của cả tập thể

lao động” [28, Tr. 76].

Trong CQHCNN, phân công lao động bao gồm các nội dung cơ bản sau

đây:

- Xác định những yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ của công việc và con

người phải đáp ứng;

- Xây dựng danh mục các vị trí công việc – chức vụ trong bộ máy Nhà

nước, thực hiện tuyển dụng CBCC khách quan theo những yêu cầu của hoạt động

quản lý, điều hành;

- Thực hiện bố trí CBCC theo đúng những yêu cầu của công việc, áp dụng

những phương pháp huấn luyện có hiệu quả; sử dụng hợp lý lao động đã được

đào tạo, bồi dưỡng và chuyển những người không phù hợp với công việc.

26

Để thực hiện các nội dung trên, yêu cầu đối với phân công lao động là:

Đảm bảo sự phù hợp giữa nội dung và hình thức của phân công lao động

với trình độ phát triển của lực lượng sản xuất, với những yêu cầu cụ thể của khoa

học – kỹ thuật và công nghệ, với các tỷ lệ khách quan trong sản xuất;

Đồng thời, cần đảm bảo sự phù hợp giữa khả năng và phẩm chất của người

lao động với những yêu cầu của công việc, tức là phải lấy yêu cầu của công việc

làm tiêu chuẩn để lựa chọn nhân sự;

Mặt khác, phân công lao động phải đảm bảo sự phù hợp giữa công việc

được phân công với đặc điểm và khả năng của con người, phân công lao động

phải nhằm mục đích phát triển toàn diện con người, trên cơ sở không ngừng làm

cho nội dung lao động phong phú, hấp dẫn, phát huy tính sáng tạo trong lao

động [32, Tr. 23].

Việc phân công lao động mang một ý nghĩa hết sức quan trọng. Nó xác lập

trách nhiệm, yêu cầu về trình độ của từng vị trí công việc trong CQHCNN, tạo

cơ sở cho việc đánh giá, khen thưởng, kỷ luật CBCC. Hơn thế, nó còn cho phép

các nhà quản trị dễ dàng hơn trong việc kiểm soát công việc của tổ chức thông

qua phần việc được giao.

Hiệp tác lao động:

Trong TCLĐKH, chỉ có phân công lao động thôi chưa đủ mà còn cần phải

có yếu tố hiệp tác lao động để tăng thêm sự liên kết trong mọi quá trình vận hành

của guồng máy trên một đường ray nhất định.

“Sự phối hợp các dạng lao động đã được chia nhỏ do phân công lao động

gọi là hiệp tác lao động. Hiệp tác lao động là đòi hỏi tất yếu của chuyên môn hóa

lao động. Chuyên môn hóa lao động càng cao hiệp tác càng phải rộng và càng

chặt chẽ” [28, Tr. 109].

Trong CQHCNN, hiệp tác lao động là quá trình liên kết với nhau của các

CBCC, các cơ quan nhằm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cụ thể trong từng

27

CQHCNN, trong toàn bộ nền hành chính. Bản chất của hiệp tác lao động là đòi

hỏi tất yếu của chuyên môn hóa lao động, là một quy luật, sự cần thiết khách

quan của tổ chức lao động: chuyển từ lao động cá nhân sang dạng lao động kết

hợp của nhiều người trong cùng một quá trình hoặc trong những quá trình lao

động khác nhau.

Ý nghĩa của hiệp tác lao động được xem xét trên 02 khía cạnh chính sau đây:

Ý nghĩa kinh tế: Hiệp tác lao động tạo ra sức sản xuất mới của lao động,

với tư cách là lao động tập thể, cho phép sử dụng thời gian lao động và tư liệu

sản xuất một cách tiết kiệm hơn và hiệu quả hơn. Đồng thời giúp đạt được những

kết quả lao động khác hẳn so với lao động riêng lẻ, đặc biệt là đối với những loại

lao động phức tạp, đòi hỏi sự tham gia của nhiều người. Hơn thế, hiệp tác lao

động sẽ làm thay đổi điều kiện vật chất của quá trình lao động ngay cả khi cơ sở

kỹ thuật và phương pháp lao động không thay đổi.

Ý nghĩa xã hội: Làm tăng tính tích cực do xuất hiện những động cơ mới,

kích thích mới trong tập thể lao động. Mặt khác, hiệp tác lao động giúp tăng

cường mối quan hệ xã hội giữa người với người trong quá trình lao động, qua đó

giúp từng cá nhân hoàn thiện mình hơn, mở rộng được các mối quan hệ và tăng

tính cố kết cộng đồng trong cũng như ngoài tổ chức.

Trong CQHCNN, hiệp tác lao động được thực hiện dưới các hình thức sau:

Hiệp tác lao động theo không gian: hiệp tác lao động giữa CQHCNN địa

phương này với CQHCNN địa phương khác; hiệp tác lao động giữa các đơn vị

được chuyên môn hóa; hiệp tác lao động giữa các nghành, bộ phận chuyên môn

hóa trong cùng một đơn vị; hiệp tác lao động giữa công chức với nhau.

Hiệp tác lao động theo phạm vi: hiệp tác lao động trong nội bộ một

CQHCNN; hiệp tác lao động giữa CQHCNN với một cơ quan, tổ chức khác.

28

Hiệp tác lao động theo chủ thể: giữa tổ chức với tổ chức, ví dụ giữa phòng

y tế với các trường học, giữa công an phường A với phường B; giữa bộ phận với

bộ phận trong tổ chức; giữa cá nhân trong bộ phận và các bộ phận khác nhau.

Như vậy có thể thấy, hai nội dung phân công lao động và hiệp tác lao

động liên hệ với nhau một cách hữu cơ và tác động qua lại lẫn nhau, củng cố và

thúc đẩy nhau một cách biện chứng. Phân công lao động càng sâu, hiệp tác lao

động càng rộng. Sự chặt chẽ của hiệp tác lao động tùy thuộc vào mức độ hợp lý

của phân công lao động và ngược lại, chính trong quá trình hiệp tác lao động

mà phân công lao động càng được hoàn thiện.

1.2.4.4. Tổ chức nơi làm việc

Trong CQHCNNN, tổ chức nơi làm việc là một trong các tiêu chí quan

trọng thể hiện trình độ, mức độ TCLĐKH.

“Tổ chức nơi làm việc là một hệ thống các biện pháp nhằm thiết kế nơi

làm việc, trang bị cho nơi làm việc những thiết bị, dụng cụ cần thiết và sắp xếp,

bố trí chúng theo một trật tự nhất định” [32, Tr. 35].

Trong CQHCNN, tổ chức nơi làm việc được thể hiện chủ yếu dưới 3 khía

cạnh chính sau đây:

Thiết kế nơi làm việc: là việc lựa chọn địa điểm và mô hình thiết kế nơi làm

việc phù hợp, cùng với đó là việc phân bố diện tích và sắp xếp vị trí các phòng làm

việc, không gian làm việc, màu sắc, ánh sáng sao cho hợp lý và khoa học nhất.

Trang bị nơi làm việc: là đảm bảo đầy đủ các loại trang thiết bị cần thiết cho

nơi làm việc theo yêu cầu của nhiệm vụ quản lý và chức năng của vị trí công việc.

Yêu cầu chung của trang bị nơi làm việc là:

Nội thất văn phòng được sử dụng tại nơi làm việc phải tạo điều kiện để

sắp xếp tất cả các loại tài liệu và các công cụ lao động một cách thuận tiện nhất

cho việc sử dụng chúng. Muốn vậy, các đồ dùng cũng như các thiết bị cần được

29

sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp và có trật tự theo một hệ thống tiện lợi nhất, dễ tìm

kiếm nhất [10, Tr. 202];

Nội thất văn phòng phải được thiết kế hợp lý về kích thước sao cho khi sử

dụng chúng có thể đạt được thành tích lao động cao mà không gây ra những đòi

hỏi quá mức về sinh lý đối với người lao động;

Bên cạnh đó, các thiết bị nội thất văn phòng phải phát huy được đặc điểm

sử dụng của chúng như sự cần thiết, tính mục đích, cơ cấu, kích thước, độ bền,

tính thẩm mỹ.

Bố trí nơi làm việc: là sắp xếp một cách hợp lý trong không gian tất cả

các phương tiện vật chất cần thiết tại nơi làm việc. Chúng ta cần phân biệt 03

dạng bố trí như sau:

Bố trí chung: là việc sắp xếp về mặt không gian các nơi làm việc trong một

cơ quan sao cho phù hợp với sự chuyên môn hóa nơi làm việc, tính chât công việc

hoặc quy trình giải quyết công việc;

Bố trí bộ phận: là sắp xếp, bố trí các trang thiết bị trong quá trình thực thi

công việc ở từng nơi làm việc;

Bố trí riêng biệt: là sắp xếp các loại tài liệu trong từng trang thiết bị.

Bố trí nơi làm việc một cách khoa học cần đảm bảo các yêu cầu sau:

Các nơi làm việc cần được bố trí ở vị trí tối ưu trong phòng làm việc và

nhà làm việc, phù hợp với các quan hệ trao đổi thông tin và phù hợp với cơ cấu

quản lý cơ quan, tổ chức;

Các cá nhân, đơn vị có quan hệ thường xuyên đối với đối tác bên ngoài

cần được bố trí gần nơi ra vào. Bố trí nơi làm việc cần đảm bảo dòng công việc

được vận động theo chiều càng thẳng càng tốt, trách vòng vo, dích dắc. Mặt

khác, khi bố trí nơi làm việc cũng cần chú ý đến nhu cầu mở rộng nơi làm việc

trong tương lai [36, Tr. 31].

30

Bên cạnh đó, nơi làm việc cần được bố trí sao cho các tác động ảnh hưởng

làm phiền lẫn nhau là ít nhất;

Đồng thời, việc bố trí bố cục tại nơi làm việc phải tạo điều kiện để bố trí

nhiều nhất các công cụ lao động và tài liệu trong vùng với tới của người lao động

sao cho có thể lấy được và sử dụng chúng trong tư thế ngồi;

Cuối cùng, tại nơi làm việc và trong phòng làm việc không được để những

đồ vật, tài liệu không cần thiết đối với hoạt động lao động của người lao động.

1.2.4.5. Văn hóa tổ chức và bầu không khí làm việc

Văn hóa tổ chức

Nói đến văn hóa tổ chức là đề cập tới sự chấp nhận một lối sống, một

phương thức làm việc, một sự hòa nhập của các tư tưởng, niềm tin và các giá trị

tinh thần khác nhau của một tổ chức và do đó, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả và sự

phát triển của tổ chức [11, Tr. 138]. Có lẽ vì bản chất trừu tượng nên đã có nhiều

khái niệm về văn hóa tổ chức được đưa ra.

Theo Elliott Jaques (1953), văn hóa tổ chức là thói quen, cách nghĩ truyền

thống và cách làm việc trong tổ chức được chia sẻ bởi tất cả các thành viên trong

tổ chức [15, Tr. 228].

Trong khi đó, Robbin (2000) lại nhấn mạnh, văn hóa tổ chức là một hệ

thống ý nghĩa chung hàm giữ bởi các thành viên của tổ chức, qua đó có thể phân

biệt được tổ chức này với tổ chức khác [15, Tr. 229].

Văn hóa tổ chức là một dạng thức các quan niệm cơ bản cùng chia sẻ mà

tổ chức học hỏi được, khi nó giải quyết những vấn đề cơ bản liên quan đến việc

thích nghi với môi trường bên ngoài và sự hợp nhất bên trong [13, Tr. 20].

Tóm lại có thể hiểu: “Văn hóa tổ chức là hệ thống những giá trị, những

niềm tin, những quy phạm được chia sẻ bởi các thành viên trong tổ chức và hướng

dẫn hành vi của những người lao động trong tổ chức” [15, Tr. 229].

31

Văn hóa tổ chức là yếu tố nghiêng nhiều hơn về các giá trị tinh thần. Tuy

vậy, ảnh hưởng của văn hóa tổ chức đến người làm việc trong các công sở là

không hề nhỏ [20, Tr. 68]. Văn hóa tổ chức theo thời gian dần ảnh hưởng đến

quan điểm giá trị, đến các quan niệm, suy nghĩ của người lao động. Chính vì vậy,

một tổ chức có văn hóa tổ chức tích cực sẽ định hướng thành viên đến các giá trị

đích thực, sẽ tạo nên động lực làm việc cho người lao động, tăng thêm nghị lực

sống, tạo dựng niềm tin yêu trong lòng các thành viên.

Nhưng ngược lại, văn hóa tổ chức nếu là tiêu cực sẽ có thể trở thành nguyên

nhân sâu xa khiến người lao động dời bỏ tổ chức, là nguyên nhân làm phát sinh

các mâu thuẫn, xung đột ngầm trong tổ chức, dẫn đến năng suất lao động thấp,

hay thậm chí gây tan rã tổ chức [38, Tr. 74].

Bất kỳ tổ chức nào cũng phải có văn hóa mới trường tồn được [38, Tr. 66].

Vì vậy, xây dựng văn hóa tổ chức là cái đầu tiên mà mỗi CQHCNN cần lưu tâm

tới. CQHCNN là một tổ chức đặc biệt bởi đây là tổ chức ở trong đó chứa đựng

những con người ưu tú – đại diện cho ý chí, nguyện vọng của nhân dân, được

nhân dân tôn trọng và đề cao.

Như vậy, mỗi CQHCNN dù lớn hay nhỏ cũng đều cần tạo dựng nên những

giá trị tốt đẹp không chỉ riêng cho tổ chức mình mà còn hướng tới công dân, một

mặt sẽ góp phần củng cố niềm tin của quần chúng, mặt khác, nâng cao vị thế của

mình trên khu vực và trên trường quốc tế. Nhà nước ta là “Nhà nước của dân, do

dân và vì dân”, chính vì vậy nền hành chính cũng luôn phục vụ với tinh thần hết

mình vì nhân dân. Trong đó, ngoài những giá trị cơ bản được quy định thành văn,

những giá trị bất thành văn trong văn hóa tổ chức cũng rất quan trọng. Nó tuy

không mang nặng tính ép buộc, cưỡng chế nhưng nó giống như một loại thước

đo nhân cách con người.

Như vậy có thể thấy được, yếu tố văn hóa trong công sở có tác dụng rất lớn

trong việc điều chỉnh, định hướng hành vi của CBCC, giúp cho những người thực

32

thi công vụ khẳng định chính mình, hiểu được vị thế của mình để có cách hành

xử phù hợp khi thực thi công vụ.

Bầu không khí tổ chức

Bầu không tổ chức là trạng thái tâm lý của tập thể, nó thể hiện sự phức hợp

tâm lý xã hội, sự tương tác giữa các thành viên và mức độ dung hợp các đặc điểm

tâm lý trong các quan hệ liên nhân cách của họ.

Việc tạo ra một bầu không khí làm việc tích cực, thân thiện là một khía

cạnh rất quan trọng để tạo nên những giá trị văn hóa đích thực. Đây chính là một

trong những nhiệm vụ của TCLĐKH. Tạo ra bầu không khí làm việc ấm áp tuy

đơn giản song cũng rất cần thiết. Bởi lẽ, bầu không khí tổ chức có ảnh hưởng

mạnh mẽ tới các hoạt động chung của tập thể, hay nói cách khác, nó ảnh hưởng

một cách gián tiếp tới năng suất lao động của tập thể.

Làm được điều này bởi trong một tập thể có bầu không khí tổ chức thuận

hoà, với những tình cảm tích cực, đoàn kết sẽ là điều kiện thuận lợi cho sự phát

triển nhân cách, năng lực của cá nhân một cách đầy đủ nhất, giúp cá nhân đó tự

điều chỉnh cách xử sự của mình sao cho phù hợp với yêu cầu, mục đích chung

của tập thể. Trái lại, ở một tập thể mà bầu không khí luôn tẻ nhạt, tiêu cực, căng

thẳng sẽ tạo ra cảm xúc, tâm trạng tiêu cực cho các thành viên, dễ dàng hình thành

nên các nhóm không chính thức, đối nghịch với tập thể. Trong tập thể này, cá

nhân ít gắn bó với tập thể, ít có sự quan tâm giúp đỡ lẫn nhau, nảy sinh nhiều mâu

thuẫn nội bộ, hay xảy ra cãi lộn, đấu đá [38, Tr. 70].

Đối với CQHCNN, việc tạo bầu không khí tổ chức thân thiện, tích cực càng

có ý nghĩa quan trọng. Bởi lẽ, lao động trong CQHCNN là dạng lao động trí óc,

mang tính sáng tạo cao, hay thay đổi và tiêu phí nhiều năng lượng nên bên cạnh

việc phải đối mặt với áp lực công việc cao, nếu phải làm việc trong một bầu không

khí căng thẳng, tiêu cực, nhiều mâu thuẫn rõ ràng sẽ làm cho người CBCC cảm

thấy chán nản, căng thẳng nặng nề, không phát huy được tính sáng tạo và tất yếu

sẽ dẫn đến giảm hiệu quả công việc. Do vậy, việc tạo dựng bầu không khí lành

33

mạnh, tích cực sẽ là một trong những nội dung cần được quan tâm chú ý trong

công tác TCLĐKH tại CQHCNN.

1.2.5. Thời gian làm việc của lao động trong cơ quan hành chính Nhà nước

Lao động trong CQHCNN là lao động quản lý. Chính vì vậy, việc quản trị

thời gian làm việc của lao động trong CQHCNN nếu được thực hiện tốt sẽ góp

phần nâng cao hiệu lực và hiệu quả quản lý hành chính Nhà nước. Việc quản trị

thời gian làm việc của lao động trong CQHCNN cũng là một nội dung mà

TCLĐKH đặc biệt quan tâm.

Thời gian làm việc tổng cộng (danh nghĩa) của lao động trong CQHCNN

được chia thành thời gian làm việc và thời gian ngừng việc [41]. Theo đó:

Thời gian làm việc: là thời gian trong đó lao động trong CQHCNN thực

hiện một công việc thuộc một chức năng quản lý đó. Bản thân thời gian làm việc

có thể phân loại theo nhiệm vụ lao động và phân loại theo nội dung lao động.

Phân loại theo nhiệm vụ lao động: thời gian làm công việc thuộc nhiệm

vụ lao động và thời gian làm công việc không thuộc nhiệm vụ lao động.

Thời gian làm công việc thuộc nhiệm vụ lao động:là thời gian để thực hiện

những công việc phù hợp với nhiệm vụ lao động đã được ghi trong văn bản.

Thời gian làn việc không thuộc nhiệm vụ lao động: là thời gian để thực

hiện những công việc có liên quan đến nhiệm vụ lao động của người khác.

Phân loại theo nội dung lao động: Thời gian chuẩn bị và kết thúc công việc,

thời gian công tác chính (hay thời gian tác nghiệp) và thời gian phục vụ nơi làm việc.

Thời gian chuẩn bị và kết thúc công việc: là thời gian giành cho việc chuẩn

bị và kết thúc một nhiệm vụ lao động.

Thời gian phục vụ nơi làm việc: là thời gian giành cho việc chuẩn bị và

chăm sóc thường xuyên nơi làm việc, đảm bảo các điêu kiện tổ chức, vật chất -

kỹ thuật cần thiết để công việc có thể tiến hành bình thường. Ví dụ: Nhận và

34

bàn giao ca, chuẩn bị các tài liệu, phương tiện cần thiết vào đ ầu ca và thu dọn

chúng vào cuối ca.

Thời gian làm công tác chính (thời gian tác nghiệp): là thời gian cần thiết

trực tiếp để giải quyết nhiệm vụ lao động.

Thời gian ngừng việc: là thời gian trong đó lao động trong CQHCNN

không làm việc. Thời gian ngừng việc gồm có 3 loại:

Thời gian dành cho nghỉ ngơi và nhu cầu cần thiết: là thời gian nghỉ nhằm

tránh mệt mỏi, đảm bảo khả năng làm việc bình thường, thời gian vệ sinh cơ thể

và giải quyết các nhu cầu tự nhiên.

Thời gian ngừng việc do nguyên nhân tổ chức kỹ thuật: là thời gian ngưng

việc do những rối loạn trong tiến trình lao động do lý do tổ chức kỹ thuật, ví vụ

như: Chuẩn bị công việc không đúng thời hạn, chuẩn bị nơi làm việc không tốt…;

Thời gian ngừng việc do vi phạm kỷ luật lao động: bao gồm đến muộn,

nghỉ sớm trước giờ quy định, tự ý bỏ khỏi nơi làm việc vì lý do cá nhân.

1.2.6. Nguyên tắc tổ chức lao động khoa học trong cơ quan hành chính Nhà

Cũng như tổ chức lao động khoa học cho lao động trực tiếp, việc áp dụng

tổ chức lao động khoa học cho CBCC trong CQHCNN cũng tuân thủ các nguyên

tắc sau.

Nguyên tắc về tính khoa học của các biện pháp

Nguyên tắc này đòi hỏi các biện pháp TCLĐKH trước hết phải được thiết

kế và áp dụng trên cơ sở vận dụng các kiến thức khoa học (thể hiện ở sự sử dụng

các nguyên tắc khoa học, các tiêu chuẩn, các quy định, các phương pháp và công

cụ đo hiện đại, ...). Đồng thời, các biện pháp CTLĐKH phải đáp ứng được yêu

cầu của các quy luật kinh tế của chủ nghĩa xã hội, phải có tác dụng phát hiện và

khai thác các khả năng dự trữ để nâng cao năng xuất lao động, phải là cơ sở quyết

định để thoả mãn nhu cầu ngày càng tăng của con người thông qua việc làm cho

35

người lao động thích ứng với con người và tạo nên những điều kiện thuận lợi cho

con người.

Nguyên tắc về tính tổng hợp của việc áp dụng các biện pháp

Đòi hỏi các sự việc và vấn đề phải được nghiên cứu, xem xét trong mối

quan hệ qua lại hữu cơ với nhau, trong quan hệ giữa bộ phận với toàn bộ và xem

xét trên nhiều mặt, chứ không tách rời nhau, không kết luận phiến diện.

Mặt khác, khi phân tích và thiết kế các biện pháp phải chú ý đầy đủ những

điều kiện cụ thể của cơ quan, tổ chức (điều kiện và tiến độ kỹ thuật, cơ sở vật

chất, trình độ tổ chức sản xuất và trình độ tổ chức lao động, ...).

Nguyên tắc về tính đồng bộ của biện pháp

Nguyên tắc này đòi hỏi khi thực hịên biện pháp, phải triển khai giải quyết

đồng bộ các vấn đề có liên quan.

Đảm bảo nguyên tắc này đòi hỏi sự tham gia, phối hợp đồng bộ của các

ngành, các bộ phận có liên quan trong cơ quan và sự tổ chức thống nhất các hoạt

động phối hợp đó của cán bộ lãnh đạo các cấp.

Nguyên tắc về tính kế hoạch của công tác TCLĐKH

Tính kế hoạch trong TCLĐKH đòi hỏi tất cả các biện pháp tổ chức lao

động khoa học trong CQHCNN phải được kế hoạch hoá trên cơ sở những nguyên

tắc và phương pháp khoa học. Mặt khác, các biện pháp TCLĐKH phải có tác

dụng trực tiếp nâng cao chất lượng các chỉ tiêu trong kế hoạch tổ chức.

Nguyên tắc về tính quần chúng của việc xây dựng và áp dụng biện pháp

Nguyên tắc này đòi hỏi khi xây dựng và áp dụng các biện pháp đó

TCLĐKH phải thu hút được sự tham gia của quần chúng, phát triển và tận dụng

được các sáng kiến, sáng tạo của quần chúng. Nguyên tắc này xuất phát từ quan

điểm, người lao động là trung tâm của quá trình sản xuất TCLĐKH. Do đó, người

36

lao động phải được tham gia vào quá trình tạo nên những điều kiện lao động tốt

cho chinh mình.

Trên cơ sở những nguyên tắc đó, việc áp dụng TCLĐKH trong thực tiễn

phải hết sức linh hoạt và mền dẻo, thể hiện ở sự lựa chọn những hình thức phương

án và phương pháp tiến hanh phù hợp với điều kiện cụ thể của CQHCNN. Bất cứ

một sự sao chép, vận dụng cứng nhắc nào đều có thể dẫn đến những sai lầm hoặc

làm giảm hiệu quả của những biện pháp đó.nước

37

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1

Như vậy, trong chương 1 của luận văn, tác giả đã khẳng định được sự cần

thiết phải TCLĐKH trong CQHCNN. Sự cần thiết này xuất phát từ thực trạng

TCLĐKH trong CQHCNN nói chung và tại các phòng Nội vụ nói riêng trong

thời gian qua. Đồng thời, sự cần thiết này cũng đến từ ý nghĩa to lớn mà TCLĐKH

đem lại. Theo đó, TCLĐKH sẽ giúp cho CQHCNN sử dụng được các nguồn nhân,

vật lực một cách tiết kiệm, hiệu quả nhất, giúp tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản

lý Nhà nước. Đối với bản thân mỗi CBCC, TCLĐKH sẽ giúp họ có điều kiện

phát triển toàn diện, biến lao động trở thành nhu cầu sống đầu tiên trên cơ sở giáo

dung hòa dục chính trị và giáo dục lao động.

Các nội dung của TCLĐKH hết sức đa dạng và phong phú. Trong CQHCNN,

TCLĐKH sẽ bắt đầu từ việc xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các vị

trí công việc. Từ đó, người lãnh đạo sẽ tiến hành xác định phân công và hiệp tác

lao động giữa các thành viên của đơn vị, hướng tới việc hoàn thành tốt chức năng,

nhiệm vụ mà Nhà nước giao phó. Mặt khác, để đảm bảo hiệu quả của TCLĐKH,

người lãnh đạo và các thành viên cũng phải hết sức chú ý đến công tác xây dựng

định mức lao động hợp lý và tạo nên bầu không khí hòa thuận, tích cực trong tổ

chức, dần hình thành nên văn hóa của tổ chức mình.

Tóm lại, thông qua việc nghiên cứu hệ thống cơ sở lý luận về TCLĐKH

trong CQHCNN, tác giả luận văn đã có được cái nhìn tổng quan nhất về

TCLĐKH, phục vụ cho quá trình nghiên cứu thực tế công tác TCLĐKH cho công

chức thuộc các phòng Nội vụ. Dựa trên cơ sở lý luận tổng quan về TCLĐKH

trong CQHCNN ở trên, tác giả sẽ nghiên cứu được thực trạng công tác TCLĐKH

cho công chức thuộc các phòng Nội vụ xem nó được thể hiện như thế nào? Từ đó

có thể chỉ ra những hạn chế, nguyên nhân và đưa ra những giải pháp phù hợp nhất

để nâng cao hiệu quả của công tác TCLĐKH cho công chức thuộc các đơn vị này.

38

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC LAO ĐỘNG

KHOA HỌC CHO CÔNG CHỨC THUỘC CÁC PHÒNG NỘI VỤ

HUYỆN, THÀNH PHỔ CỦA TỈNH BẮC NINH

2.1. Tổng quan về tỉnh Bắc Ninh

Bắc Ninh là một tỉnh thuộc vùng đồng bằng Sông Hồng, nằm trong tam

giác kinh tế trọng điểm Hà Nội - Hải Phòng - Quảng Ninh và là cửa ngõ phía

Đông Bắc của thủ đô Hà Nội. Tỉnh có địa giới hành chính tiếp giáp với các tỉnh:

Bắc Giang ở phía Bắc, Hải Dương ở phía Đông Nam, Hưng Yên ở phía Nam và

thủ đô Hà Nội ở phía Tây. Theo số liệu thống kê năm 2015 tỉnh Bắc Ninh có diện

tích tự nhiên 823 km2 với tổng dân số 1.153.600 người.

Bắc Ninh là tỉnh nổi tiếng với dân ca quan họ. Bắc Ninh là trung tâm xứ

Kinh Bắc cổ xưa. Toàn tỉnh có tổng cộng 1 thành phố, 1 thị xã, 6 huyện với 126

đơn vị hành chính cấp xã trong đó có 23 phường, 6 thị trấn và 97 xã.

Năm 1997, khi tái lập tỉnh, Bắc Ninh có cơ cấu nông nghiệp chiếm 45,1%,

dịch vụ 31,1%, công nghiệp - xây dựng 23,8%, thu ngân sách 164 tỷ đồng, GDP

đầu người 144 USD/năm; kết cấu hạ tầng yếu kém, công nghiệp chỉ có các cơ sở

sản xuất nhỏ, giá trị sản xuất công nghiệp trên địa bàn đạt 569 tỷ đồng. Sau năm

1997, kinh tế Bắc Ninh đã phát triển. Giai đoạn 2006 - 2015 GDP tăng trưởng

trung bình 15,3% trong đó có năm 2010 tăng trưởng tới 17,86% (cao nhất từ trước

tới nay của tỉnh). Năm 2015, tổng thu ngân sách Nhà nước trên địa bàn đạt 15.050

tỷ đồng, bằng 107,5% dự toán, bằng 118,7% so với năm 2014. Trong đó, thu nội

địa ước đạt 10.035 tỷ đồng; thu từ hoạt động xuất nhập khẩu đạt 4.540 tỷ đồng.

Tổng chi ngân sách địa phương ước thực hiện là 13.394 tỷ đồng, bằng 146% so

với dự toán; trong đó chi đầu tư phát triển ước thực hiện trên 3.784 tỷ đồng. Việc

đầu tư từ vốn ngân sách tỉnh đã góp phần lớn trong việc xây mới, nâng cấp, cải

tạo hệ thống giao thông, hỗ trợ đầu tư xây dựng hạ tầng nông thôn và các dự án

trọng điểm.

39

2.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các phòng Nội vụ huyện, thành phố của tỉnh Bắc Ninh

2.2.1. Vị trí, chức năng

1. Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, là cơ

quan tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước

về các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp Nhà nước;

cải cách hành chính; chính quyền địa phương, địa giới hành chính; CBCC, viên

chức nhà nước; CBCC xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư,

lưu trữ nhà nước; tôn giáo, thi đua khen thưởng.

2. Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự

chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND cấp huyện, đồng thời

chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ.

2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn

Phòng Nội vụ cấp huyện có các nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:

1. Trình UBND cấp huyện các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ trên

địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.

2. Trình UBND cấp huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế

hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện

các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý Nhà nước được giao.

3. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch

sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về

các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.

4. Thực hiện quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ

quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa

phương; địa giới hành chính; CBCC, viên chức nhà nước; CBCC xã, phường;

hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen

thưởng; công tác thanh niên.

40

5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm

về công tác nội vụ theo thẩm quyền.

6. Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch UBND cấp

huyện và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụ

trên địa bàn.

7. Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng

hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý Nhà nước về công tác nội

vụ trên địa bàn.

8. Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ,

khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với

CBCC, viên chức thuộc phạm vi quản lý của phòng Nội vụ theo quy định của

pháp luật và theo phân cấp của UBND cấp huyện.

9. Quản lý tài chính, tài sản của phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật

và theo phân cấp của UBND cấp huyện.

10. Giúp UBND cấp huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền

hạn của UBND xã, phường về công tác nội vụ và các lĩnh vực công tác khác được

giao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội vụ.

11. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công lao động của UBND

cấp huyện.

2.2.3. Tổ chức và biên chế

Phòng Nội vụ có Trưởng phòng, không quá 03 phó Trưởng phòng và các

công chức thực hiện công tác chuyên môn, nghiệp vụ.

Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, biệt phái, đánh giá, khen thưởng,

kỷ luật, miễn nhiệm, cho từ chức và thực hiện chế độ, chính sách khác đối với

Trưởng phòng, phó Trưởng phòng Nội vụ do Chủ tịch UBND cấp huyện quyết

định theo quy định.

41

Biên chế công chức của phòng Nội vụ do Chủ tịch UBND cấp huyện

quyết định trong tổng biên chế công chức của huyện đã được cấp có thẩm

quyền phê duyệt. Việc bố trí công tác đối với công chức của phòng Nội vụ phải

căn cứ vào vị trí việc làm, tiêu chuẩn ngạch công chức và phẩm chất, trình độ,

năng lực của công chức.

Qua khảo sát thực tế tại các phòng Nội vụ cho thấy:

Phần lớn các phòng Nội vụ (huyện Quế Võ, Tiên Du, Yên Phong) đều có 01

Trưởng Phòng và 02 phó Trưởng Phòng. Riêng phòng Nội vụ thành phố Bắc Ninh

có 01 Trưởng Phòng và 03 phó Trưởng phòng. Phòng Nội vụ huyện Thuận Thành

có 01 Trưởng phòng và 01 phó Trưởng phòng. Trong đó cụ thể như sau:

Bảng 2.1. Danh sách lãnh đạo các phòng Nội vụ

Phòng Nội vụ Trưởng phòng Phó Trưởng phòng

Vũ Văn Kèo

Đỗ Chu Hưng Nguyễn Thị Phán Thành phố Bắc Ninh

Đỗ Thị Lan Hương

Nguyễn Thanh Sơn Quế Võ Đặng Văn Tuấn Nguyễn Thi Thu Hằng

Trần Văn Anh Yên Phong Lê Kim Trường Nguyễn Thị Luyến

Trần Đức Tiến Tiên Du Nguyễn Gia Thanh Nguyễn Đức Giang

Thuận Thành Hà Văn Thúy Nguyễn Chính Bảo

(Nguồn: Phòng Tổ chức cán bộ, Sở Nội vụ tỉnh Bắc Ninh - tháng 12/2016)

42

Biên chế các phòng Nôi vụ được tổng hợp dưới bảng sau đây:

Bảng 2.2. Biên chế các phòng Nôi vụ

(Đơn vị: Người)

Phòng Nội vụ Biên chế

Thành phố Bắc Ninh 10

Quế Võ 9

Yên Phong 7

Tiên Du 8

Thuận Thành 7

(Nguồn: Phòng Tổ chức cán bộ, Sở Nội vụ tỉnh Bắc Ninh - tháng 12/2016)

Trưởng Phòng

Phó Trưởng phòng

Phó Trưởng phòng

Chuyên viên

Chuyên viên

Chuyên viên

Chuyên viên

Chuyên viên

Chuyên viên

Về cơ cấu tổ chức của các phòng Nội vụ, được thể hiện chung qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức các phòng Nội vụ

(Nguồn: Phòng Tổ chức cán bộ, Sở Nội vụ tỉnh Bắc Ninh - tháng 12/2016)

Trong đó:

Các phòng Nội vụ làm việc theo chế độ Thủ trưởng và theo quy chế làm

việc của UBND cấp huyện, bảo đảm nguyên tắc tập trung, dân chủ, thực hiện chế

độ thông tin, báo cáo của các cơ quan chuyên môn theo quy định.

43

Trưởng phòng căn cứ các quy định của pháp luật và phân công của UBND

cấp huyện xây dựng quy chế làm việc, chế độ thông tin báo cáo của cơ quan và

chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện quy chế đó.

Trưởng phòng Nội vụ chịu trách nhiệm trước UBND cấp huyện, Chủ tịch

UBND cấp huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của phòng Nội vụ.

Phó Trưởng phòng Nội vụ giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một

số mặt công tác, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về

nhiệm vụ được phân công. Khi Trưởng phòng vắng mặt một phó Trưởng phòng

được Trưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của phòng.

Các chuyên viên có trách nhiệm thực thi và hoàn thành các nhiệm vụ được

Trưởng phòng giao phó, chịu trách nhiệm trực tiếp trước Trưởng phòng và trước

pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao phó.

Cơ cấu nhân sự hiện nay của các phòng Nội vụ theo một số tiêu chí phân

loại được tổng hợp qua các bảng dưới đây:

Bảng 2.3. Cơ cấu nhân sự theo giới tính và độ tuổi

(Đơn vị: Số lượng – người; Tỷ lệ - %)

Giới tính Độ tuổi

Nội dung Nam Nữ Dưới 30 Từ 30 đến 50 Từ 50 đến 60 Trên 60

23 18 5 31 4 1 Số lượng

Tỷ lệ 56,1 43,9 12,2 75,6 9,8 2,4

(Nguồn: Phòng Tổ chức cán bộ, Sở Nội vụ tỉnh Bắc Ninh - tháng 12/2016)

44

Bảng 2.4: Cơ cấu nhân sự theo ngạch công chức

(Đơn vị: Số lượng – người; Tỷ lệ - %)

Ngạch công chức

Nội dung Cán sự và tương đương Nhân viên

Chuyên viên cao cấp và tương đương Chuyên viên và tương đương Chuyên viên chính và tương đương

Số lượng 0 11 30 0 0

Tỷ lệ 0 26,8 73,2 0 0

(Nguồn: Phòng Tổ chức cán bộ, Sở Nội vụ tỉnh Bắc Ninh - tháng 12/2016)

Bảng 2.5: Cơ cấu nhấn sự theo trình độ chuyên môn

(Đơn vị: Số lượng – người; Tỷ lệ - %)

Chuyên môn

Cao Trung Tiến sỹ Thạc sỹ Đại học Còn lại đẳng cấp

Số lượng 0 15 26 0 0 0

Tỷ lệ 0 36,5 63,5 0 0 0

(Nguồn: Phòng Tổ chức cán bộ, Sở Nội vụ tỉnh Bắc Ninh - tháng 12/2016)

Nhận xét: Qua các bảng thống kê trên, có thể đưa ra một số nhận xét sau:

Cơ cấu nhân sự theo giới tính cho thấy sự mất cân bằng giới tính, với tỷ

lệ nam lớn hơn nữ, tuy nhiên sự chênh lệch này là không quá lớn và ở mức

chấp nhận được.

Cơ cấu nhân sự theo độ tuổi: Có thể thấy, các phòng Nội vụ hiện đang sở

hữu một đội ngũ nhân sự đang trong độ chín trên con đường chức nghiệp (từ 30

– 50) với tỷ lệ cao (75,6%). Ở độ tuổi này, người lao động có rất nhiều kinh

nghiệm làm việc, đồng thời sự nhiệt tình và sự phấn đấu, cống hiến vẫn tương đối

45

cao so với đội ngũ nhân sự đã ở cuối của con đường chức nghiệp. Chính sự linh

hoạt, kinh nghiệm đã giúp cho họ thích nghi với môi trường làm việc nhiều căng

thẳng và áp lực trong môi trường hành chính Nhà nước. Đây chính là một trong

những thuận lợi của các phòng Nội vụ trong TCLĐKH nếu biết tận dụng đội ngũ

lao động giỏi chuyên môn, giàu kinh nghiệm và hăng say làm việc này.

Về trình độ chuyên môn, tỷ lệ CBCC ở các phòng Nội có trình độ đào tạo

Thạc sỹ rất cao, chiếm 36,5%. Ở trình độ này, người lao động đã đáp ứng được các

yêu cầu về chuyên môn, nghiệp vụ cao, đảm bảo các yêu cầu giải quyết công việc

thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Trong khi đó, tỷ lệ CBCC có bằng đại học

chiếm tới 63,5%, đặc biệt, không có CBCC có trình độ chuyên môn dưới đại học.

Đây chính là một điều kiện hết sức thuận lợi của các phòng Nội vụ. Bởi lẽ, với một

nguồn nhân lực chất lượng cao như vậy sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các phòng

Nội vụ trong quá trình thực hiện TCLĐKH cho công chức.

Có thể thấy, tổ chức bộ máy làm việc là cơ sở đầu tiên để một cơ quan,

đơn vị đi vào hoạt động. Tuy nhiên, hiệu quả hoạt động của bộ máy đó lại phụ

thuộc vào những con người cụ thể trong tổ chức. Những đặc điểm về nhân sự

như đã phân tích ở trên, đã và sẽ giúp cho TCLĐKH cho công chức thuộc các

phòng Nội vụ có căn cứ rõ ràng, chính xác và khách quan hơn trong việc xác

định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các vị trí công viêc, đồng thời giúp

bố trí, sắp xếp nhân sự của các phòng một cách “đúng người, đúng việc, đúng

chuyên môn”, qua đó góp phần đẩy mạnh, hoàn thiện TCLĐKH cho công chức

thuộc các phòng Nội vụ.

2.3. Thực trạng công tác tổ chức lao động khoa học cho công chức thuộc các phòng Nội vụ huyện, thành phố của tỉnh Bắc Ninh

2.3.1. Xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các vị trí công việc

Việc xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các vị trí công việc tại

các phòng Nội vụ đều được thực hiện một cách chi tiết với căn cứ pháp lý rõ

ràng, mà cụ thể là:

46

Căn cứ Nghị định số 37/2014/NĐ-CP, ngày 05/5/2014 của Chính phủ quy

định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành

phố thuộc tỉnh [4];

Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc UBND

tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; phòng Nội vụ thuộc UBND huyện, quận,

thị xã, thành phố thuộc tỉnh [9];

Căn cứ Quyết định số 545/2014/QĐ-UBND, ngày 27/12/2014 của UBND

tỉnh Bắc Ninh về tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, tỉnh

Bắc Ninh [7].

Đồng thời, việc xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các vị trí

công việc tại các phòng Nội vụ cũng luôn được dựa trên kết quả thực hiện công

việc trước đó của các CBCC, cũng như dựa trên số lượng biên chế được cơ quan

Nhà nước có thẩm quyền giao cho.

Qua khảo sát tại các phòng Nội vụ cho thấy, nhìn chung các phòng đều đã

xác định được chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các vị trí lãnh đạo phòng

cũng như của các chuyên viên, trong đó các vị trí công việc có các chức năng,

nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể sau:

Vị trí Trưởng phòng:

Phụ trách các nhiệm vụ: Tổ chức bộ máy; công tác CBCC, viên chức thành

phố; công tác quản lý, sử dụng biên chế hành chính sự nghiệp thành phố; tham

mưu xây dựng kế hoạch thanh tra, kiểm tra các lĩnh vực thuộc ngành nội vụ quản

lý đối với các đơn vị sự nghiệp thuộc thành phố; trình UBND cấp huyện ban hành

các quyết định, tờ trình, kế hoạch, đề án, chương trình và biện pháp tổ chức thực

hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý Nhà nước được giao, ... Ký các văn bản,

công tác tổ chức CBCC, viên chức, các văn bản khác thuộc thẩm quyền.

47

Vị trí phó Trưởng phòng phụ trách chung lĩnh vực tôn giáo và tổ chức hội

Giúp UBND cấp huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện

các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và công

tác tôn giáo trên địa bàn; chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp

để thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp

của UBND tỉnh và theo quy định của pháp luật;

Vị trí phó Trưởng phòng phụ trách chung lĩnh vực giáo dục, văn thư lưu trữ

Tham mưu thực hiện chế độ chính sách, chế độ đãi ngộ, đào tạo, bồi dưỡng,

khen thưởng, kỷ luật đối với CBCC, viên chức cấp huyện, viên chức quản lý

ngành Giáo dục – Đào tạo thuộc phạm vi quản lý theo quy định của pháp luật và

phân cấp quản lý của cấp huyện;

Xây dựng, trình Chủ tịch UBND cấp huyện phê duyệt danh mục nguồn và

thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cấp huyện.

Vị trí phó Trưởng phòng phụ trách chung lĩnh vực thi đua – khen

thưởng, công tác cải cách hành chính và công tác thanh niên:

Tham mưu, giúp UBND cấp huyện về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải

cách hành chính trên địa bàn; tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương

báo cáo UBND cấp huyện và tỉnh;

Tham mưu, đề xuất với cấp huyện tổ chức các phong trào thi đua,sơ kết,

tổng kết các phong trào thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng

của Đảng và Nhà nước trên địa bàn; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi

đua - Khen thưởng cấp huyện;

Trình cấp huyện ban hành quyết định, chỉ thị, kế hoạch dài hạn, năm năm,

hàng năm, chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc phạm

vi quản lý Nhà nước về công tác thanh niên được giao.

48

Vị trí chuyên viên phụ trách trực tiếp chính quyền cấp xã:

Giúp UBND cấp huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện

việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công của

UBND cấp huyện và hướng dẫn của UBND tỉnh;

Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch UBND cấp huyện phê chuẩn các chức

danh lãnh đạo của UBND cấp xã, giúp UBND cấp huyện trình UBND tỉnh phê

chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật;

Tham mưu giúp UBND cấp huyện trong việc tuyển dụng, quản lý công

chức xã, phường và thực hiện chính sách đối với CBCC và cán bộ không chuyên

trách xã, phường.

Vị trí chuyên viên phụ trách trực tiếp công tác thi đua – khen thưởng và

giải quyết khiếu nại tố cáo:

Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,

khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng quỹ thi đua, khen

thưởng theo quy định của pháp luật; phối hợp với các cơ quan có liên quan tuyên

truyền, phố biến, nhân rộng các điển hình tiên tiến ở địa phương;

Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm

về công tác nội vụ theo thẩm quyền.

Vị trí chuyên viên phụ trách trực tiếp công tác quản lý Nhà nước về tôn

giáo, hội, thanh niên:

Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên và

công tác thanh niên được giao;

Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện nhiệm

vụ quản lý Nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của UBND tỉnh và

theo quy định của pháp luật;

49

Tham mưu giúp Chủ tịch UBND cấp huyện quyết định thành lập, giải thể,

sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định của pháp luật.

Vị trí chuyên viên phụ trách trực tiếp công tác cải cách hành chính, giải

quyết chế độ chính sách đối với CBCC thuộc UBND cấp huyện:

Giúp UBND cấp huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra, tổng hợp báo cáo

việc thực hiện pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn vị

sự nghiệp, xã, phường, trên địa bàn cấp huyện;

Giúp UBND cấp huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn

cùng cấp và UBND cấp xã thực hiện công tác cải cách hành chính ở địa phương.

Vị trí chuyên viên phụ trách trực tiếp lĩnh vực giáo dục trong phạm vi

chức năng của phòng Nội vụ:

Thực hiện chế độ chính sách đối với ngành Giáo dục - Đào tạo cấp huyện;

Tổng hợp kê khai tài sản đối với viên chức ngành giáo dục cấp huyện thuộc

đối tượng phải kê khai.

Vị trí chuyên viên phụ trách trực tiếp công tác văn thư lưu trữ:

Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn cấp huyện chấp hành

chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản

và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn cấp

huyện và lưu trữ cấp huyện.

Qua việc xác định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các vị trí công

việc – chức danh trong bộ máy Nhà nước đối với CBCC các phòng Nội vụ như

đã phân tích ở trên, có thể đưa ra một số nhận xét như sau:

Thứ nhất, việc xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đối với mỗi vị trí

công việc tại các phòng Nội vụ là rất chi tiết, cụ thể. Đây chính là cơ sở quan

50

trọng và là nền tảng của việc tiến hành phân công và hiệp tác lao động sau này tại

các phòng Nội vụ.

Thứ hai, có thể thấy, việc xác định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn đối

với mỗi vị trí công việc tại các phòng Nội vụ chủ yếu được tiến hành dựa trên

quy định của các văn bản quy phạm pháp luật. Đồng thời, trên cơ sở việc quy

định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Nội vụ, Trưởng Phòng sẽ tiến

hành phân công nhiệm vụ, xác định trách nhiệm và quyền hạn đối với các vị trị

công việc. Quá trình xác định này chủ yếu được tiến hành dựa trên kinh nghiệm

của Trưởng phòng, do đó, thiếu những căn cứ khoa học và không tránh khỏi

những hạn chế về độ hợp lý và tính khả thi.

Thứ ba, phương pháp xác định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các

vị trí công việc tại các phòng Nội vụ có nhiều điểm tương đồng với phương pháp

phân tích tổ chức. Theo đó, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các vị trí công

việc sẽ được xây dựng dựa trên sự phân tích chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được quy định

và các công việc phải thực hiện mà các phòng Nội vụ sẽ tiến hành xác định chức

năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các vị trí công việc. Đồng thời, việc xác định

này còn phụ thuộc vào số lượng biên chế đang làm việc tại các phòng, từ số lượng

biên chế sẽ quy ra được các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cần giao phó cho

từng vị trí công việc đảm nhận.

Từ việc phân tích trên cũng cho thấy, công tác định biên và việc xác định

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các vị trí công việc có mối liên hệ chặt chẽ

với nhau. Thực hiện tốt công tác này sẽ là tiền đề cho công tác kia phát triển và

có căn cứ rõ ràng hơn [33, Tr. 40 – 41]. Thực tế cho thấy, việc xác định chức

năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các vị trí công việc tại các phòng Nội vụ vẫn còn

nhiều hạn chế như: căn cứ chưa sát thực, quy trình thực hiện chỉ mang tính hình

thức, phương pháp chưa khoa học, cụ thể.

51

2.3.2. Công tác định mức lao động

Hiện nay, các phòng Nội vụ đều sử dụng hết số biên chế được cơ quan Nhà

nước có thẩm quyền giao. Qua khảo sát thực tế tại các phòng Nội vụ cho thấy,

quá trình xây dựng định mức lao động tại các phòng Nội vụ chủ yếu căn cứ vào

kinh nghiệm của Trưởng phòng cũng như dựa trên quy chế hoạt động. Chính vì

vậy, công tác định mức lao động tại các phòng Nội vụ vẫn còn mang tính hình

thức, không đưa ra được các mức cụ thể. Do đó, việc bố trí, sắp xếp lao động làm

việc ở các bộ phận, vị trí công việc chỉ mang tính chất ước lượng, cảm tính, không

có căn cứ khoa học.

Thực tế cho thấy, khối lượng công việc của mỗi vị trí việc làm có sự chênh

lệch không nhỏ trong giới hạn thời gian nghỉ ngơi và thời gian làm việc. Có vị trí

phải làm việc xuyên suốt thời gian quy định cũng chưa hết việc do nhu cầu giải

quyết công việc của công dân quá lớn, có vị trí công chức thường xuyên ra về

sớm hoặc ngồi chơi do công việc đã hết. Điều này thể hiện rõ nhất giữa vị trí

chuyên viên trực tiếp phụ trách khối chính quyền cấp xã và chuyên viên phụ trách

trực tiếp công tác văn thư lưu trữ tại các phòng Nội vụ.

Các căn cứ để định mức lao động

Thời gian qua, việc định mức lao động cho công chức tại các phòng Nội

vụ tuy có dựa trên nhiều yếu tố khác nhau, song về cơ bản đều đã và đang dựa

trên các căn cứ định mức chính sau đây:

Quy trình nghiệp vụ chi tiết: Trong thực tế thực thi nhiệm vụ của phòng

Nội vụ, do tính chất của công việc cho nên tất cả các hoạt động đều dựa trên

những quy định của pháp luật mà cụ thể là Quyết định số 335/QĐ-UBND của

Chủ tịch UBND tỉnh Bắc Ninh ngày 02 tháng 4 năm 2013 về việc công bố thủ

tục hành chính mới ban hành sửa đổi, bổ sung và bãi bỏ thuộc thẩm quyền giải

quyết của ngành nội vụ tỉnh Bắc Ninh. Do thời gian cũng như khả năng hạn chế,

ở đây tác giả xin phép chỉ nêu ra 01 quy trình nghiệp vụ chi tiết mà các phòng

52

Nội vụ đảm nhiệm, đó là: Quy trình thẩm định việc thành lập tổ chức sự nghiệp

nhà nước, trình tự thực hiện như sau [6]:

Đối với cơ quan đề nghị thành lập tổ chức sự nghiệp (các ban, ngành,

UBND cấp huyện):

Lập hồ sơ đề nghị thành lập tổ chức sự nghiệp theo quy định;

Gửi hồ sơ đến UBND cấp huyện (phòng Nội vụ).

Đối với UBND cấp huyện (phòng Nội vụ):

Tiếp nhận hồ sơ;

Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (nếu cần);

Thẩm định;

Trao đổi lấy ý kiến các cơ quan liên quan (nếu cần);

Lập hồ sơ thẩm định và dự thảo quyết định, trình UBND huyện xem xét,

quyết định.

Đối với Văn phòng UBND cấp huyện:

Thẩm tra hồ sơ về thủ tục, hồ sơ của cơ quan đề nghị thành lập tổ chức và

hồ sơ thẩm định của phòng Nội vụ;

Chỉnh lý và hoàn chỉnh lần cuối dự thảo quyết định thành lập tổ chức sự

nghiệp, trình Chủ tịch UBND cấp huyện ký ban hành.

Việc xác định được rõ các quy trình nghiệp vụ chi tiết trong hoạt động công

việc tại cơ quan hành chính, mà cụ thể ở đây là tại các phòng Nội vụ là yếu tố

then chốt trong việc định danh các loại công việc mà mỗi công chức phải làm

cũng như là căn cứ để xác định khối lượng công việc hàng năm của công chức đó

tại mỗi vị trí của quy trình công việc.

Việc xác định các quy trình chi tiết này nhằm chỉ rõ để hoàn thành từng

khâu nghiệp vụ gồm bao nhiêu công việc cụ thể và cách thức tiến hành từng

53

khâu. Căn cứ vào đó, người quản lý sẽ phân tích mức độ phức tạp của các khâu

công việc và bố trí cán bộ thực hiện một cách phù hợp, hiệu quả. Có thể thấy,

quy trình nghiệp vụ chi tiết là yếu tố then chốt cho việc tính toán để đưa ra định

mức lao động. Như vậy, hệ thống định mức lao động cho các cơ quan hành chính

nói chung, và các phòng Nội vụ nói riêng sẽ được thiết lập trên cơ sở hệ thống

các chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, quy trình nghiệp vụ của từng loại công

việc quản lý.

Kết quả công việc qua khảo sát thực tế hàng năm của đơn vị: Thực tế tại các

phòng Nội vụ, việc xác định kết quả công việc chủ yếu đánh giá dựa trên kết quả

thực hiện nhiệm vụ theo đánh giá hàng năm về mức độ hoàn thành nhiệm vụ của

công chức. Tuy nhiên, các kết quả đánh giá này cũng chỉ phản ánh được một phần

liên quan tới đầu ra của các quy trình công vụ đã được phê chuẩn và chủ yếu được

đánh giá dựa trên kết quả bình bầu của các thành viên tại các phòng, nên căn cứ

định mức này vẫn còn mang tính hình thức và chưa sát với thực tế.

Trình độ xử lý công việc của công chức: Định mức lao động tại các phòng

Nội vụ được xây dựng trên cơ sở bố trí cán bộ phù hợp, cũng như lực lượng công

chức hiện có trong việc triển khai từng khâu công việc của quy trình. Ứng với

mức độ phức tạp của từng khâu công việc, lãnh đạo phòng cũng đã tính đến số

lượng cán bộ tham gia thực hiện quy trình và trình độ, kỹ năng xử lý công việc

của mỗi CBCC. Đồng thời, Trưởng phòng cũng căn cứ vào khối lượng công việc

ước tính của từng mảng, lĩnh vực quản lý để sắp xếp CBCC đảm nhiệm các mảng,

lĩnh vực đó.

Trình độ khoa học công nghệ và điều kiện làm việc của công chức: Một

trong những yếu tố tác động trực tiếp đến trình độ xử lý công việc của CBCC và

quyết định kết quả của việc tính toán định mức lao động tại các phòng Nội vụ

trong thời gian qua là việc áp dụng khoa học công nghệ. Công chức tham gia thực

hiện các quy trình nghiệp vụ đã học cách sử dụng các máy móc, trang thiết bị

trong khi thực hiện công việc. Lãnh đạo phòng đã tổ chức đào tạo cách thức sử

54

dụng máy móc, trang thiết bị đối với CBCC tham gia thực hiện quy trình và có

kiểm tra, đánh giá trước khi tiến hành. Hiện tại hầu hết công chức tại các phòng

đều sử dụng thành thạo máy móc, thiết bị mà phòng được trang bị như máy vi

tính, máy photocopy.

Biên chế được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền giao: Đây không phải là

một yếu tố về chuyên môn, nghiệp vụ, tuy nhiên lại có ảnh hưởng rất lớn đến

công tác định mức lao động tại các phòng Nội vụ. Theo đó, hằng năm cơ quan

Nhà nước có thẩm quyền sẽ tiến hành giao biên chế cho các phòng Nội vụ, bất

kỳ sự biến động nào về biên chế cũng sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới khối lượng

công việc mà mỗi CBCC hiện đang đảm nhận và phụ trách.

Trên cơ sở các căn cứ để định mức lao động trên, các phòng Nội vụ đều đã

tiến hành định mức lao động đối với các vị trí công việc cụ thể. Tuy nhiên, do

tính chất đặc biệt của hoạt động lao động trong CQHCNN và tính đặc thù của

hoạt động quản lý Nhà nước, cho nên các kết quả định mức chỉ mang tính tương

đối và có ý nghĩa tham khảo.

2.3.3. Phân công lao động và hiệp tác lao động 2.3.3.1. Phân công lao động

Khảo sát thực tế cho thấy, lãnh đạo các phòng Nội vụ đã rất qua tâm đến

việc phân công lao động đối với CBCC thuộc biên chế của phòng.

Hiện nay, mỗi phòng Nội vụ đều đã xây dựng và thông qua được “Quy chế

về tổ chức và hoạt động của phòng Nội vụ” và “Bản phân công công việc đối với

cán bộ quản lý, công chức chuyên môn phòng Nội vụ”. Trong đó có quy định,

phòng Nội vụ có các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ để theo dõi, tham mưu, tổng

hợp giúp lãnh đạo phòng và thực hiện nghiệp vụ chuyên môn về công tác: tổ chức

bộ máy, CBCC, viên chức; quản lý Nhà nước về tôn giáo; thi đua – khen thưởng;

lưu trữ Nhà nước và công tác thanh niên.

Trên cơ sở xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các vị trí công

việc và khối lượng công việc của các bộ phận, đồng thời dựa trên số lượng biên

55

chế của phòng được giao, Trưởng phòng sẽ tiến hành phân công công việc cụ thể

cho từng cá nhân thành viên của phòng để phụ trách và đảm nhận.

Do hạn chế về mặt thời gian và năng lực, tác giả chỉ xin nêu ví dụ về các

đầu công việc cụ thể mà Trưởng phòng và 01 chuyên viên phòng Nội vụ thành

phố Bắc Ninh cần đảm nhiệm. Cụ thể:

1. Ông Đỗ Chu Hưng, Bí thư chi bộ, Trưởng phòng.

Phụ trách chung các công việc sau đây: Chịu trách nhiệm trước pháp

luật, trước Thành uỷ, Hội đồng nhân dân, UBND thành phố về các hoạt động

của cơ quan; lãnh đạo hoạt động của phòng Nội vụ theo sự chỉ đạo Thành uỷ,

Hội đồng nhân dân, UBND thành phố; điều hành hoạt động của phòng theo

đúng quy chế làm việc, quy định của cơ quan đã đề ra; chủ tài khoản cơ quan,

quản lý tài chính, tài sản của phòng theo quy định của pháp luật và phân cấp

quản lý của UBND thành phố.

Phụ trách các nhiệm vụ của cơ quan: Công tác tổ chức, cán bộ, đào tạo, bồi

dưỡng, khen thưởng, kỷ luật, thực hiện quy chế dân chủ trong hoạt động cơ quan.

2. Bà Hà Thuỳ Linh: Chuyên viên.

Đảm nhận 08 đầu công việc sau: Tổ chức bộ máy CBCC cấp xã; thực hiện

giải quyết chế độ chính sách đối với CBCC, người hoạt động không chuyên trách

cấp; công tác xây dựng chính quyền cơ sở; quản lý hồ sơ CBCC cấp xã; Tổng

hợp đánh giá CBCC cấp xã theo tiêu chuẩn ISO 9001- 2008; tổng hợp kê khai tài

sản đối với CBCC cấp xã thuộc đối tượng phải kê khai theo quy định; thống kê,

thông tin, báo cáo UBND thành phố, Sở Nội vụ về mảng công tác được phân

công; thủ quỹ cơ quan.

Như vậy, có thể thấy, giữa các thành viên trong phòng vụ đã có sự phân

công công việc một cách chi tiết, cụ thể, trong đó, nêu rõ phạm vi, trách nhiệm

và quyền hạn của từng thành viên đối với từng vấn đề, lĩnh vực thuộc trách nhiệm

của phòng. Sự phân công công việc rõ ràng, cụ thể chính là cơ sở để có thể đánh

giá, khen thưởng hoặc kỷ luật CBCC một cách chính xác, khách quan nhất khi

56

cần thiết, tránh được tính trạng “cha chung không ai khóc”, đẩy, đổi trách nhiệm

khi xảy ra thiếu sót trong quản lý hoặc tranh công trạng khi có thành tích tốt.

Đồng thời, điều này đã tạo điều kiện để bố trí lao động theo đúng ngành nghề,

chuyên môn nghiệp vụ được đào tạo, qua đó góp phần nâng cao tính năng động,

sáng tạo của CBCC tại các phòng Nội vụ.

Hiện nay, các phòng Nội vụ đều đã rất quan tâm đến công tác TCLĐKH

nói chung và phân công lao động nói riêng. Việc phân công công việc đã được

tiến hành một cách khoa học với sự tham gia thảo luận, góp ý của các thành viên

trong phòng, nội dung công việc đã được chỉ ra một cách chi tiết, rõ ràng, trong

đó đã quy định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng bộ phận, cá nhân

trong đơn vị. Đây là chính là cơ sở để đảm bảo việc thực hiện tốt chức năng,

nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng Nội vụ.

Nhờ có sự phân công lao động một cách rõ ràng, chi tiết trên cơ sở bố trí lao

động theo đúng ngành nghề, chuyên môn nghiệp vụ được đào tạo, qua đó đã góp

phần nâng cao tính năng động, sáng tạo của CBCC tại các phòng Nội vụ. Tuy

nhiên, có một thực tế là khối lượng công việc được phân chia giữa các CBCC

chuyên trách vẫn có sự chênh lệch nhất định, đôi khi khá lớn, vẫn còn tình trạng

CBCC được phân công công việc không đúng chuyên môn được đào tạo.

2.3.3.2. Hiệp tác lao động

Thực tế tại các phòng Nội vụ cho thấy, hiệp tác lao động là điều không thể

thiếu để đảm bảo việc thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của các phòng nói chung

và của từng CBCC nói chung. Hiện nay, hiệp tác lao động tại các phòng Nội vụ

được thể hiện dưới các khía cạnh chính sau đây:

Sự hiệp tác giữa các lãnh đạo, quản lý (Trưởng và phó Trưởng phòng):

Giữa Trưởng phòng và các phó Trưởng phòng thường xuyên có các cuộc

họp kín để trao đổi, đánh giá về hoạt động của cả phòng nói chung và của từng

thành viên trong phòng nói riêng. Qua các cuộc họp này, Trưởng phòng sẽ nắm

57

bắt được cụ thể hoạt động của cả phòng, đồng thời đánh giá được điểm mạnh và

điểm hạn chế của các thành viên trong phòng.

Mặt khác, trong trách nhiệm được phân công giữa các lãnh đạo cũng đã

luôn có đòi hỏi sự hiệp tác giữa họ trong quá trình công tác. Ví dụ giữa cán bộ

phụ trách lĩnh vực tôn giáo và cán bộ phụ trách lĩnh vực thi đua – khen thưởng

luôn có sự liên quan, đòi hỏi sự tham vấn, xin ý kiến của nhau, … Hay như đối

với trách nhiệm báo cáo cấp trên trực tiếp của Trưởng phòng, đòi hỏi Trưởng

phòng luôn phải lấy ý kiến tham mưu, cũng như báo cáo công tác của các phó

Trưởng phòng phụ trách các lĩnh vực cụ thể.

Sự hiệp tác giữa các nhân viên:

Trong quá trình làm việc, sự hiệp tác giữa các nhân viên là một sự đòi hỏi

tất yếu, bởi nếu không có sự hiệp tác này họ sẽ không thể nào hoàn thành được

công việc của mình. Sự hiệp tác này xuất phát từ đặc điểm của hoạt động quản lý

Nhà nước, bởi đó là hoạt động quản lý rộng lớn, đa dạng, phức tạp nhất, chính vì

vậy, các hoạt động quản lý luôn có sự liên quan với nhau, đòi hòi CBCC phụ

trách phải tham vấn, trao đổi ý kiến với CBCC khác để đảm bảo tính đồng bộ,

toàn diện của hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và hoạt động quản lý Nhà

nước của ngành nội vụ nói riêng.

Sự hiệp tác giữa lãnh đạo với nhân viên:

Sự hiệp tác này thể hiện rõ nhất qua việc: Mọi công việc, quyết định của

nhân viên nằm ngoài phạm vi trách nhiệm quy định đều phải có sự đồng ý từ

Trưởng phòng; các cuộc họp giao ban hàng tuần vào đầu tuần để báo cáo công

tác và những công việc dự định làm trong tuần; các báo cáo công tác tuần, tháng,

quý và năm của nhân viên và phó Trưởng phòng lên Trưởng phòng; các báo cáo

hàng tháng, quý và năm mà Trưởng phòng trình lên cấp trên trực tiếp đều có sự

góp ý và tham gia đóng góp ý kiến để hoàn thiện của các thành viên trong phòng.

Về hình thức hiệp tác lao động trong nội bộ các phòng Nội vụ nhìn chung

rất đa dạng, trong đó có thể kể đến hình thức trao đổi trực tiếp, trao đổi qua điện

58

thoại, email, ... Nổi bật và phổ biến hơn cả đó chính là hình thức hiệp tác thông

qua các cuộc họp của phòng. Trong Quy chế tổ chức và hoạt động của các phòng

Nội vụ đều đã quy định rõ hình thức, thời gian họp, cụ thể:

- Mỗi tuần 01 lần vào sáng thứ hai hàng tuần hoặc đột xuất (khi cần) lãnh

đạo phòng hội ý trao đổi tình hình, kết quả công tác theo sự phân công, thống

nhất chương trình công tác cho tuần tiếp theo. Cứ 02 tuần một lần họp CBCC cơ

quan để nắm tình hình công việc chung của cơ quan;

- Hàng tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng tổ chức sơ kết đánh giá tình hình thực

hiện nhiệm vụ đã đề ra và xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho giai

đoạn tiếp theo;

- Cuối năm thực hiện các quy định đánh giá CBCC, bình bầu các danh hiệu

thi đua; tổ chức hội nghị CBCC nhằm tổng kết, đánh giá toàn diện các hoạt động

của cơ quan, thảo luận đề ra chương trình công tác cho năm đến, thông qua quy

chế chi tiêu tài chính nội bộ của cơ quan.

Nhờ có quy định cụ thể sự hiệp tác lao động cả về nội dung và hình thức

như vậy, toàn bộ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cá nhân

CBCC nói riêng và của các phòng Nội vụ nói chung luôn được đảm bảo thực hiện

đầy đủ, chính xác và hiệu lực, hiệu quả nhất.

2.3.4. Tổ chức nơi làm việc

Tại các phòng Nội vụ, qua khảo sát thực tế, tác giả nhận thấy việc tổ chức

nơi làm việc của các đơn vị đã thể hiện được sự khoa học, hợp lý, góp phần quan

trọng vào hiệu quả TCLĐKH cho công chức thuộc các đơn vị, điều này thể hiện

dưới các khía cạnh chính sau đây:

Thiết kế nơi làm việc: Hiện nay, phòng làm việc của các phòng Nội vụ

đều được thiết kế theo mô hình văn phòng khép, được đặt tại toà nhà UBND cấp

huyện, các phòng làm việc đều được đặt sát nhau, tạo điều kiện thuận lợi cho

CBCC trong quá trình làm việc nói chung và cho người dân khi đến làm việc nói

riêng. Nhìn chung đây là mô hình thiết kế nơi làm việc phổ biến đối với các cơ

quan, đơn vị Nhà nước. Việc thiết kế mô hình phòng làm việc khép kín sẽ giúp

59

đảm bảo sự yên tĩnh cần thiết cho quá trình làm việc của mỗi CBCC, bởi lẽ một

trong các đặc trưng của lao động trong CQHCNN đó là lao động mang tính trí óc

và mang nhiều đặc tính sáng tạo. Do đó, các biện pháp TCLĐKH phải nhằm tạo

điều kiện phát huy đặc tính đó.

Bên cạnh đó, nơi làm việc của các phòng Nội vụ đều được phân chia ra nơi

làm việc của lãnh đạo phòng và nơi làm việc của công chức chuyên môn. Tất cả

các phòng Nội vụ đều có phòng làm việc riêng của Trưởng phòng và các phó

Trưởng phòng. Đồng thời, phòng làm việc của các phòng Nội vụ đều được thiết

kế một cách khoa học với diện tích phòng rộng rãi, đảm bảo đủ diện tích, không

gian làm việc của CBCC và diện tích kê, đặt các trang thiết bị làm việc. Điều này

thể hiện qua bảng khảo sát thực tế dưới đây:

Bảng 2.6. Khảo sát diện tích phòng làm việc tại các phòng Nội vụ

Tiêu chí Diện tích trung Số người trung Diện tích trung

bình/phòng làm bình/phòng làm bình/người

việc việc (m2)

(m2) (người) Phòng

Nội vụ

Thành phố Bắc 26 2.5 10.4

Ninh

Quế Võ 32 3 10.6

Tiên Du 29 3 9.7

Yên Phong 24 2 12

Thuận Thành 21 2 10.5

(Nguồn: Tác giả tự tiến hành khảo sát và tổng hợp)

60

Về điều kiện môi trường làm việc:

Nhiệt độ: Hiện nay, tại phòng làm việc của các phòng Nội vụ đều được trang

bị điều hòa nhiệt độ loại 01 chiều, công suất 9000 BTU, đồng thời được trang bị

thêm quạt treo tường hoặc quạt trần. Chính vì vậy, nhiệt độ trong phòng làm việc

luôn có thể điều chỉnh một cách linh hoạt, sao cho các thành viên cảm thấy thích

hợp, thoải mái nhất. Mặt khác, do phòng làm việc được đặt quay về hướng nam nên

ít chịu sự chiếu xạ trực tiếp từ ánh mặt trời, nếu có chỉ là vào buổi sáng, lúc này ánh

nắng mặt trời thường ít chói chang hơn so với buổi trưa. Cùng với đó, các phòng

làm việc đều có hệ thống của sổ có thể mở ra linh hoạt để hứng ánh sáng hoặc lấy

gió khi cần thiết, ngoài ra còn có là hệ thống rèm cửa hiện đại, có thể điều chỉnh linh

hoạt để tránh gió lạnh vào mùa đông, ánh nắng vào mùa hè.

Chiếu sáng: Lao động của các CBCC phòng Nội vụ là hoạt động lao động

chủ yếu liên quan đến việc thu nhận và xử lý, chuẩn bị thông tin. Các công việc

thường được thực hiện dưới dạng đọc, viết, đánh máy, phân loại, ... Do đó cần

phải tổ chức chiếu sáng tốt cho CBCC. Trong đó, trị số độ rọi tại các nơi làm việc

của loại lao động quản lý được nêu trong bảng sau:

Bảng 2.7. Tiêu chuẩn chiếu sáng tại nơi làm việc của lao động quản lý

Loại đèn và trị số độ rọi (lux)

Loại phòng làm việc

Đèn cháy đỏ Đèn huỳnh quang

Văn phòng, phòng họp 75 200

Phòng đọc 100 200

Phòng đợi, phòng tiếp 50 200

khách

(Nguồn: Phương pháp nghiên cứu xây dựng hệ thống tiêu chuẩn phân cấp nặng

nhọc công việc, Viện Khoa học Lao động – Xã hội, 1995)

61

Hiện nay, phòng làm việc của các phòng Nội vụ thường sử dụng hai nguồn

ánh sáng, đó là: ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo. Tuy nhiên, do nguồn ánh

sáng tự nhiên thường thay đổi theo thời gian trong ngày và theo thời tiết, cho nên,

các phòng thường sử dụng ánh sáng nhân tạo (đèn điện) là chính với 02 bóng đèn

tuýp huỳnh quang loại 1,2 mét, công suất 40 (W). Các phòng làm việc tại đây kết

hợp việc bố trí bàn làm việc gần cửa sổ để tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên. Điều

này đã giúp đảm bảo chiếu sáng tốt cho công việc của các CBCC.

Tiếng ồn: Đối với công việc của CQHCNN nói chung và của CBCC các

phòng Nội vụ nói riêng, vấn đề chống tiếng ồn cần đặc biệt quan tâm, vì hoạt

động trí óc đòi hỏi phải được yên tĩnh và tập trung tư tưởng. Tiêu chuẩn tiếng ồn

cho phép đối với lao động quản lý như sau:

Bảng 2.8: Tiêu chuẩn tiếng ồn tại nơi làm việc của lao động quản lý

Loại công việc Tiếng ồn trong phòng (db)

- Công việc phải tập trung tư tưởng 40

cao

- Công việc văn phòng và các công 50

việc tương tự

(Nguồn: Phương pháp nghiên cứu xây dựng hệ thống tiêu chuẩn phân cấp nặng

nhọc công việc, Viện Khoa học Lao động – Xã hội, 1995)

Tiếng ồn là âm thanh hỗn độn làm ảnh hưởng đến công việc của CBCC,

gây ra sự thiếu tập trung và làm ảnh hưởng đến thần kinh của họ. Vì vậy, phải tìm

cách làm giảm tiếng ồn. Thực tế tại phòng làm việc của các phòng Nội vụ cho

thấy thường có nhiều tiếng ồn như tiếng CBCC nói chuyện quá lớn, cánh cửa

khép mạnh gây tiếng động, tiếng chuông điện thoại reo to, nhân viên động vào

đồ vật, đứng lên ngồi xuống. Hơn nữa, đó là tiếng máy scan, tiếng máy photocopy

hoạt động liên tục cũng gây ra những âm thanh khó chịu, làm ảnh hưởng đến sự

tập trung của các thành viên.

62

Màu sắc: Màu sắc là một yếu tố của thẩm mỹ sản xuất. Chiếu sáng và màu

sắc có tác dụng hỗ trợ cho nhau, vì mỗi màu sắc có mức độ phản chiếu ánh sáng

khác nhau. Các nhà khoa học từ lâu đã khẳng định có sự tác động không nhỏ của

màu sắc lên trạng thái tâm lý và sức khỏe của người sử dụng [25, Tr. 36]

Hiện nay nơi làm việc của các Phòng Nội vụ nhìn chung đều được sơn

màu, phối màu một cách hết sức khoa học và hợp lý. Cụ thể, nền phòng được lát

bằng gạch hoa kích thước 40x40 (cm) chống trượt màu trắng, tường và trần nhà

được sơn màu xanh da trời nhạt, điều này tạo nên một cảm giác thanh khiết, một

sự nhẹ nhàng trong tâm trí khi bước vào phòng làm việc, chính điều này là một

trong những yếu tố quan trọng tạo nêu sự thoải mái cho CBCC trong quá trình

làm việc. Ngoài ra, màu trắng của nền nhà và màu xanh của tường, trần nhà cũng

giúp tạo nên trạng thái thần kinh yên tĩnh, con người có thể tập trung tư tưởng và

làm việc lâu dài trong phòng có những màu này.

Trang bị nơi làm việc: Qua khảo sát thực thế cho thấy, hiện nay các phòng

Nội vụ đều được trang bị các phương tiện, trang thiết bị khá hiện đại, đồng bộ để

phục vụ công việc nhằm đạt được hiệu quả làm việc cao.

Thực tế cho thấy, tất cả các phòng Nội vụ đều có hệ thống máy vi tính

được kết nối mạng Internet và mạng LAN nội bộ để phục vụ như cầu trao đổi

thông tin giữa các phòng, ban, cơ quan. Bên cạnh đó, phần lớn các đơn vị (phòng

Nội vụ thành phố Bắc Ninh, huyện Quế Võ, huyện Tiên Du) đã được trang bị

máy photocopy để phục vụ cho việc sao chụp tài liệu. Loại máy này có tính năng

sao chụp tài liệu trong thời gian rất nhanh, số bản sao nhiều hay ít tuỳ thuộc vào

yêu cầu của cán bộ. Ngoài ra, nó có thể sao chụp 2 mặt tài liệu mà không cần

lật trang, có màn hình báo hỏng ở từng bộ phận và tự động chia xếp, ghim thành

tập.

Ngoài việc trang bị máy móc phục vụ cho công tác văn phòng, trong các

phòng làm việc của các phòng Nội vụ còn được trang bị nhiều loại bàn, ghế, tủ

khác nhau như: bàn ghế gỗ, bàn gỗ có dán phoóc mica, ghế ngồi có trụ xoay, tủ

63

gỗ đựng hồ sơ riêng cho từng CBCC, ... Đồng thời với việc trang bị bàn, ghế, tủ,

các phòng Nội vụ luôn trang bị sẵn sàng những dụng cụ văn phòng phẩm cần thiết

như: cạp ba giấy, các loại sổ sách, giấy, bút, mực, tẩy, thước kẻ, dao, kéo, kẹp

giấy, hồ dán, dụng cụ dập ghim, các loại phong bì khác nhau, ... Đó là những

phương tiện làm việc thường xuyên của cán bộ, nhân viên.

Nhìn chung, trang thiết bị tại các phòng Nội vụ đã được cung cấp đầy đủ

và tương đối hiện đại, đảm bảo nâng cao năng suất lao động, tạo điều kiện làm

việc được thuận lợi, tiết kiệm thời gian và mang lại cho cán bộ, nhân viên tâm lý

làm việc được thoải mái.

Bố trí nơi làm việc: Về cách bố trí, sắp đặt các trang thiết bị, máy móc

phục vụ hoạt động của cơ quan đã thể hiện được sự khoa học.

Các tủ, giá văn phòng được sử dụng tại nơi làm việc đã tạo điều kiện để

sắp xếp tất cả các tài liệu và các công cụ lao động một cách thuận tiện nhất cho

việc sử dụng chúng (dễ nhìn thấy và dễ lấy ra, cất vào). Đặc biệt, các tủ, giá, bàn

làm việc, bàn máy tính đều có cơ cấu, chức năng phù hợp như ngăn kéo, giá ghép,

giá treo với khả năng chứa đựng tối đa và bảo đảm nhẹ nhàng, không tốn sức lực

khi sử dụng cũng như đảm bảo sắp xếp có trật tự các tài liệu.

Cùng với đó, các phòng làm việc đã được bố trí sao cho các hoạt động ảnh

hưởng, làm phiền lẫn nhau là ít nhất. Đồng thời, việc sắp xếp nhân sự tại các

phòng làm việc cũng đảm bảo sự phù hợp trong việc trao đổi thông tin, thực hiện

chức năng, nhiệm vụ của CBCC.

Mặt khác, hệ thống bàn làm việc, tủ đựng tài liệu, máy in, máy

photocopy, ... đều được bố trí một cách khoa học sao cho thuận lợi nhất trong

quá trình làm việc và di chuyển của các thành viên trong phòng và các công

dân, tổ chức khi đến làm việc.

64

2.3.5. Tổ chức quản lý thời gian làm việc của công chức

Thực tế tại các phòng Nội vụ cho thấy, đội ngũ CBCC tại đơn vị có ý thức

chấp hành đúng các quy định của pháp luật về sử dụng thời giờ làm việc, cụ thể:

Không sử dụng thời giờ làm việc vào việc riêng, không chơi game trong

giờ làm việc; không uống rượu, bia trước, trong giờ làm việc.

Nhiều CBCC cần cù làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, đối với một

số công việc quan trọng hoặc có tính cấp bách, trong trường hợp hết giờ làm việc,

CBCC vẫn sẵn sàng ở lại làm thêm giờ hoặc đi làm vào ngày thứ bảy, chủ nhật

để kịp thời hoàn thành chức trách nhiệm vụ.

Đồng thời, cơ quan đã chú ý áp dụng các biện pháp tổ chức lao động một

cách khoa học, sử dụng hợp lý thời giờ làm việc của CBCC nhằm hoàn thành tốt

nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, ví dụ như: thực hiện phân công lao động một cách

hợp lý, đảm bảo đúng người đúng việc, bên cạnh đó cũng chú ý sự hiệp tác lao

động, đề cao sự giúp đỡ các đồng nghiệp khi có khả năng và thời gian.

Đặc biệt, vai trò làm gương của các Trưởng phòng được đề cao. Các

Trưởng phòng luôn đảm bảo nghiêm chỉnh giờ làm việc theo quy định của Nhà

nước, đồng thời sẵn sàng làm thêm giờ khi công việc quản lý, điều hành yêu cầu.

Bên cạnh đó, phòng Nội vụ cũng có các biện pháp khuyến khích, khen thưởng

xứng đáng, kịp thời những CBCC nghiêm túc chấp hành kỷ luật lao động, làm

việc có năng suất, chất lượng, hiệu quả, sử dụng thời giờ làm việc cao bằng hình

thức tuyên dương tại mỗi cuộc họp giao ban đầu tuần. Mặt khác, cơ quan cũng

thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các quy định về sử dụng thời giờ làm việc,

về kỷ luật lao động; xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm; không xét khen thưởng

đối với CBCC vi phạm thời gian làm việc.

Bên cạnh việc sử dụng thời làm gian việc hợp lý, lãnh đạo và nhân viên

các phòng Nội vụ đều hết sức chú trọng đến công tác quản lý thời gian (quản trị

thời gian) làm việc. Quản trị thời gian là một tiến trình hoạch định, tổ chức và

kiếm soát việc sử dụng quỹ thời gian của chính mình một cách có hiệu quả. Tục

65

ngữ Việt Nam có câu: “Thời gian là vàng”, phương Tây có câu: “Time is money”.

Cũng như mọi thứ tài sản, thời gian có thể kiểm soát có hiệu quả hoặc không được

kiểm soát gì cả. Bởi vì theo Karl Mark: “Tất cả mọi vấn đề suy ra cho cùng là

vấn đề tiết kiệm thời gian” [14, Tr. 86].

Tại các phòng Nội vụ, công tác quản trị thời gian làm việc của lãnh đạo và

nhân viên đã và đang được thực hiện tốt dựa trên hai biện pháp sau:

Tự mỗi lãnh đạo và nhân viên sắp xếp, bố trí công việc của mình sao cho

làm việc nhiều nhất, có hiệu quả cao nhất trong ngày làm việc. Việc sắp xếp, bố

trí công việc phải đáp ứng được các yêu cầu như: nâng cao khả năng hoàn thành

nhiệm vụ, nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công việc, tạo ra thời gian

rảnh cho cá nhân và sử dụng hiệu quả thời gian đó, tránh gây lãng phí thời gian.

Lên lịch làm việc cụ thể của Trưởng phòng và các phó Trưởng phòng; lịch

làm việc của các thành viên trên cơ sở lịch làm việc của cơ quan và trách nhiệm

của mỗi cá nhân. Phải đảm bảo cá loại lịch công tác (cá nhân, lãnh đạo, cơ quan,

nhân viên) tránh chồng chéo nhau.

2.3.6. Văn hóa tổ chức

Thực hiện Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ

ban hành quy chế văn hóa công sở tại CQHCNN [5], đồng thời, nhằm tăng

cường kỷ luật, kỷ cương trong các CQHCNN các cấp tỉnh Bắc Ninh theo Chỉ

thị số 26/CT-TTg ngày 05/9/2016 của Thủ tướng Chính phủ [1], thông báo Kết

luận số số 361-TB/TU ngày 23/9/2016 của Thường trực Tỉnh ủy, ngày

27/9/2016, Chủ tịch UBND tỉnh Bắc Ninh đã ban hành Chỉ thị số 09/CT-

UBND để triển khai trong toàn tỉnh, nhằm tiếp tục tạo sự chuyển biến rõ nét,

nâng cao chất lượng phục vụ và uy tín của các cấp chính quyền tỉnh Bắc Ninh

đối với nhân dân, tổ chức và doanh nghiệp, bảo đảm sự nghiêm minh trong

thực thi pháp luật và củng cố niềm tin của nhân dân [2].

Trên tinh thần đó, các phòng Nội vụ cũng đã thực hiện nghiêm chỉnh các

quy định của trung ương và địa phương về quy chế văn hóa công sở tại CQHCNN.

66

Theo đó, CBCC các phòng Nội vụ luôn thực hiện tốt quy định về trang phục, đeo

thẻ công chức, CBCC có trang phục gọn gàng, lịch sự phù hợp với đặc thù của

từng môi trường làm việc cụ thể, chấp hành quy định khi thực hiện công vụ, có

thái độ nhiệt tình và ý thức cao trong công việc.

Văn hóa tổ chức là yếu tố đặc biệt, giúp phân biệt các tổ chức với nhau.

Nhận thức được tầm quan trọng của văn hóa tổ chức, trong suốt những năm qua,

lãnh đạo và nhân viên các phòng Nội vụ đã không ngừng tu dưỡng đạo đức, rèn

luyện kỹ năng làm việc, giao tiếp, thực hiện và duy trì các nguyên tắc, quy định,

giá trị được xem là chuẩn mực, là tốt đẹp, qua đó vun đắp và góp phần hình thành

nên văn hóa tổ chức đặc trưng của các phòng Nội vụ từ thế hệ lãnh đạo này qua

thế hệ lãnh đạo khác.

Qua thực tế tìm hiểu, tác giả nhận thấy, văn hóa tổ chức tại các phòng Nội

vụ luôn có những đặc trưng do sự tác động của nhiều yếu tố, trong đó phải kể đến

các yếu tố chính sau đây:

- Phong cách lãnh đạo của Trưởng phòng;

- Yếu tố thuộc về con người như: cơ cấu giới tính, độ tuổi, tình trạng hôn nhân;

- Quy định, quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị;

Mặc dù có các đặc trưng, song có thể thấy văn hóa tổ chức tại các phòng

Nội vụ đều chứa đựng và mang trong mình các giá trị chính sau đây:

Quan hệ nhân sự tích cực và mức độ đồng thuận cao: Theo đó, quan hệ

giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa các lãnh đạo hay giữa các nhân viên với nhau

luôn lấy sự thực thi công vụ làm trung tâm, tất cả đều dẹp bỏ cái tôi cá nhân trong

quá trình làm việc với mục tiêu, mục đích hàng đầu là hoàn thành xuất sắc chức

năng, nhiệm vụ của cơ quan, cá nhân.

Mức độ cam kết cao: Các thành viên luôn thực thi công vụ với tinh thần

trách nhiệm và tự giác cao nhất, mọi người đều nhận thức rõ chức năng, nhiệm

vụ và quyền hạn của vị trí công việc mà mình đảm nhận do đó họ luôn biết

67

phải làm gì và được làm gì, các công việc luôn được hoàn thành trước thời hạn

với chất lượng cao.

Phong cách làm việc bài bản, chuyên nghiệp: Cơ quan, đơn vị luôn có

những quy định rõ ràng về các tiêu chuẩn thực thi và cách thức đánh giá kết quả

thực thi thông qua các tiêu chí đánh giá CBCC hằng năm. Do đó, mọi thành viên

đều biết mình cần làm gì và sẽ được đánh giá như thế nào, những đóng góp và

công trạng sẽ được ghi nhận và tôn vinh ra sao.

Tinh thần dân chủ: Đây được xem là một trong những nét sáng trong

văn hóa tổ chức của các phòng Nội vụ theo đó: quyền lực trong cơ quan được

chia sẻ một cách hợp lý giữa Trưởng phòng và các phó Trưởng phòng, mỗi

người sẽ có những quyền riêng, quản lý các mảng công việc riêng. Đồng thời

với đó, mọi thành viên trong cơ quan đều được tạo điều kiện để phát huy tính

sáng tạo trong thực thi công vụ thông qua cơ chế phát huy sáng kiến như thảo

luận, góp ý, đề xuất ý tưởng tại các cuộc họp giao ban hàng tuần và trong các

báo cáo tuần, tháng, quý và năm.

Trên cơ sở các giá trị văn hóa tổ chức được hình thành và phát triển, bầu

không khí trong tổ chức cũng luôn tích cực, tinh thần đồng nghiệp, đồng đội luôn

được phát huy. CBCC sẵn sàng chia sẻ, giúp đỡ đồng nghiệp của mình trong công

việc và cuộc sống khi cần thiết. Những mẫu thuẫn trong nội bộ cơ quan luôn được

giảm xuống mức thấp nhất, không có tình trạng chia bè kéo cánh trong cơ quan.

Các vấn đề thuộc về cơ quan, đơn vị luôn được thảo luận một cách công khai,

trên cơ sở dân chủ, bình đẳng và mang tính xây dựng. Nhờ vậy, trạng thái tâm lý

của các thành viên luôn là tốt nhất, không khí tích cực luôn bao trùm tổ chức,

hiệu lực và hiệu quả công việc luôn được đảm bảo.

Tuy nhiên, thực tế tại các phòng Nội vụ cho thấy, nội dung quy chế công sở

còn chung chung, các hình thức tuyên truyền chưa phong phú. Ngoài ra, việc chấp

hành quy chế công sở vẫn còn một số hạn chế nhất định như: vẫn còn hiện tượng

68

CBCC hút thuốc lá trong phòng làm việc, việc bớt xén thời gian làm việc, một bộ

phận CBCC có thái độ ứng xử chưa tốt với công dân trong quá trình làm việc.

2.4. Đánh giá về công tác tổ chức lao động khoa học cho công chức thuộc các phòng Nội vụ huyện, thành phố của tỉnh Bắc Ninh

Để có tính khách quan trọng đánh giá công tác TCLĐKH cho công chức

thuộc các phòng Nội vụ, tác giả đã tiến hành khảo sát bằng bảng hỏi (được thể

hiện ở phụ lục số 02) đối với công chức các phòng Nội vụ. Tổng số phiếu phát ra

là 41 phiếu. Số phiếu thu về là 36 phiếu. Số phiếu hợp lệ là 36 phiếu. Kết quả

khảo sát được tổng hợp tai phụ lục số 03 (xem thêm phụ lục số 03).

Trên cơ sở phân tích thực trạng công tác TCLĐKH cho công chức thuộc

các phòng Nội vụ và qua tổng hợp, đánh giá kết quả phiếu điều tra khảo sát đối

với CBCC thuộc các phòng Nội vụ về tính hợp lý của công tác TCLĐKH tại các

đơn vị, có thể đưa ra những nhận xét như sau:

2.4.1. Những ưu điểm đã đạt được

Nhìn chung, cơ cấu tổ chức và hoạt động của các phòng Nội vụ về cơ bản

đã ổn định và đi vào chiều sâu. Các CBCC đã được phân công công việc một cách

rõ ràng, chính thức và cụ thể. Điều này cũng được thể hiện qua kết quả điều tra,

theo đó, 100% số CBCC được hỏi đều khẳng định: “Lĩnh vực phụ trách, nhiệm vụ,

quyền hạn của họ được quy định rõ ràng bằng văn bản”. Đây chính là cơ sở để

đảm bảo cho sự phân công lao động và hiệp tác lao động trong quá trình hoạt động

của phòng trong suốt thời gian qua luôn diễn ra một cách hợp lý, khoa học, luôn

có sự phân công lao động công việc đúng người đúng việc, công việc được giao

phù hợp với trình độ, chuyên môn và kinh nghiệm của mỗi cá nhân.

Bên cạnh đó, việc tổ chức nơi làm việc tại các phòng Nội vụ cũng cần được

đánh giá cao ở tính khoa học và thực tiễn. Trước tiên, điều đó thể hiện ở cách bố

trí, sắp xếp các phòng làm việc một cách liền mạch gần nhau tạo điều kiện thuận

lợi cho quá trình trao đổi công việc giữa các thành viên trong cơ quan, hay như

việc đảm bảo các yếu tố về nhiệt độ phòng làm việc, màu sắc, ánh sáng, bầu

không khí nơi làm việc một cách hài hòa, cởi mở, thân thiện, … cũng là một trong

69

những nhân tố quan trọng giúp cho hoạt động lao động của các thành viên trong

phòng diễn ra một cách hiệu quả nhất, nhanh chóng và thuận lợi nhất. Những ưu

điểm trên, một lần nữa được khẳng định qua kết quả điều tra thực tế. Theo kết

quả khảo sát, 69,4% số CBCC được hỏi cho biết họ cảm thấy chỗ làm việc của

mình được tổ chức, sắp xếp thoải mái, hợp lý và khoa học; 100% khẳng định yếu

tố chiếu sáng luôn đảm bảo tốt cho quá trình làm việc; việc đảm bảo môi trường

âm thanh thuận lợi cho công việc cũng luôn được duy trì cao, theo đó, chỉ có

13,9% số người được hỏi cho rằng công việc, hiệu suất lao động của họ bị ảnh

hưởng bởi tiếng ồn tại nơi làm việc.

Mặt khác, các phòng Nội vụ cũng luôn được trang bị các loại máy móc

hiện đại như máy in, máy photocopy, máy điện thoại, máy tính, hệ thống Wifi,

… Kết quả điều tra cho thấy, 61,1% số CBCC được hỏi khẳng định họ luôn có

đầy đủ các trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công việc của mình, nhờ đó giúp

cho quá trình làm việc của các thành viên trong phòng diễn ra một cách nhanh

chóng, thuận tiện và hiệu quả hơn, giảm bớt tiêu hao thời gian và sức lực ch o

người lao động.

Đồng thời, lãnh đạo các phòng Nội vụ đã luôn quan tâm đến việc xây dựng

cho cơ quan mình những giá trị văn hóa tổ chức tốt đẹp, qua đó dần hình thành

nên văn hóa tổ chức đặc trưng của phòng Nội vụ so với các phòng ban chuyên

môn khác. Bầu không khí tổ chức tích cực, thân thiện là yếu tố nổi bật trong văn

hóa tổ chức của các phòng Nội vụ theo kết quả khảo sát với 91,7% câu trả lời có.

Chính vì vậy, đa số CBCC được hỏi (77,8%) cho biết rằng yếu tố văn hóa tổ chức

tích cực đã tác động tốt đến hiệu quả công việc của họ. Chính những giá trị văn

hóa tổ chức đó đã, đang và sẽ là những giá trị góp phần dẫn dắt, định hướng cho

các thành viên của các phòng Nội vụ thực hiện tốt các công việc thuộc trách

nhiệm của mình, và qua đó góp phần vào việc hoàn thành xuất sắc chức năng,

nhiệm vụ của cơ quan mình.

70

2.4.2. Những hạn chế còn tồn tại và các vấn đề đặt ra

Bên cạnh những ưu điểm vừa nêu trên, qua quá trình tìm hiểu thực tế, tác

giả nhận thấy công tác TCLĐKH cho công chức thuộc các phòng Nội vụ vẫn còn

tồn tại một số hạn chế nhất định, trong đó đặt ra các vấn đề sau:

2.4.2.1. Về việc xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các vị trí công việc

Qua tìm hiểu thực tế tại các phòng Nội vụ cho thấy, nhìn chung việc xác

định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các vị trí công việc – chức vụ trong bộ

máy Nhà nước tại đây được tiến hành chủ yếu dựa trên kinh nghiệm của các thành

viên, mà trách nhiệm trực tiếp là Trưởng phòng. Dựa trên các quy đinh về chức

năng, nhiệm vụ mà cơ quan Nhà nước có thẩm quyền giao cho phòng Nội vụ,

Trưởng phòng sẽ căn cứ vào các quy định của pháp luật và kinh nghiệm các nhân

để xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các vị trí công việc. Chính vì

vậy, việc xác định này vẫn tồn tại những hạn chế nhất định.

Trước hết, các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các vị trí công việc chỉ

được nêu chung chung, chưa có quy định cụ thể, chi tiết. Do đó, khó có thể xác

định được trách nhiệm cá nhân của các vị trí công việc khi xảy ra sai sót trong

quá trình hoạt động. Kết quả điều tra thực tế cũng phản ảnh điều này, theo đó,

50% số người được hỏi cho biết hiệu quả công việc của họ bị ảnh hưởng do thiếu

sự xác định chính xác phạm vi công việc của từng người. Điều này dẫn đến thực

tế, 22,2% CBCC được điều tra khẳng định hiệu quả công việc của họ bị ảnh hưởng

tiêu cực do sự trây ì không làm việc của đồng nghiệp.

Bên cạnh đó, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các vị trí công việc

được xác định chủ yếu dựa trên kinh nghiệm của Trưởng phòng, do đó mang nặng

tính kinh nghiệm và thiếu căn cứ khoa học. Để đạt được tính khoa học trong quản

lý, đòi hỏi việc xác định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các vị trí công

việc phải được tiến hành ngay trong quá trình thiết kế tổ chức. Tuy nhiên, thực tế

tại các phòng Nội vụ lại không phải như vậy. Trưởng phòng dựa trên kinh nghiệm

của bản thân để xác định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các vị trí, từ đó

71

xây dựng nên quy chế hoạt động của đơn vị. Cho nên, quy chế hoạt động của các

phòng Nội vụ vẫn còn nhiều điểm chưa hợp lý và khả thi.

2.4.2.2.Về định mức lao động

Qua tìm hiểu thực tế tại các phòng Nội vụ, tác giả nhận thấy, định mức lao

động tại đây còn tồn tại các điểm bất cập sau:

Thứ nhất, thiếu đội ngũ các chuyên gia về định mức lao động. Có thể thấy,

đây là những bất cập chung đối với CQHCNN.

Thứ hai, thiếu áp dụng các phương pháp khoa học trong công tác định mức

lao động. Bởi lẽ, việc định mức lao động tại các phòng Nội vụ chủ yếu được tiến

hành dựa trên kinh nghiệm của các thành viên nói chung và Trưởng phòng nói

riêng, nên công tác đinh mức vẫn chủ yếu sử dụng các mức theo kinh nghiệm.

Chính vì vậy, 27,8% CBCC được điều tra cho biết họ phải làm những công việc

không thuộc nhiệm vụ của mình do thiếu người làm việc và 17,8% cho rằng sự

phân chia công việc vẫn chưa cân đối, hợp lý.

Việc thiếu đội ngũ chuyên gia về định mức lao động và chưa áp dụng

phương pháp định mức khoa học đã khiến hạn chế đi phần nào khả năng sáng

tạo, sức lao động tiềm tàng của người lao động, từ đó dẫn đến những bất cập

trong việc đào tạo bồi dưỡng, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật đối với người lao

động của đơn vị.

Mặc dù hoạt động quản lý Nhà nước là một hoạt động lao động đặc biệt rất

khó để định mức, tuy nhiên, nếu có thể áp dụng các kỹ thuật và phương pháp định

mức dựa trên các căn cứ khoa học, lợi ích đem lại cho cơ quan sẽ là rất to lớn, mà

trước hết là sẽ đưa ra được số biên chế phù hợp với thực tế công việc của cơ quan.

2.4.2.3. Về phân công và hiệp tác lao động

Từ thực tế tìm hiểu công tác TCLĐKH cho công chức các phòng Nội vụ

cho thấy, mặc dù về cơ bản việc phân công lao động tại các phòng Nội vụ đã

diễn ra một cách khoa học trên cơ sở đúng người, đúng việc, đúng chuyên môn.

Tuy nhiên vẫn còn đó một số chuyên viên mà trình độ chuyên môn được đào

tạo so với chức năng, nhiệm vụ, quyền được được giao phó chưa có sự phù

72

hợp, ví dụ như có chuyên viên chuyên ngành sư phạm văn học được giao phụ

trách mảng văn thư – lưu trữ, có chuyên viên chuyên môn là kĩ sư xây dựng

được giao nhiệm vụ quản lý về công tác tôn giáo và công tác đoàn hội... Điều

này đã phần nào ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của CBCC nói riêng, và

hoạt động của các phòng nói chung.

Cùng với phân công lao đông, việc hiệp tác lao động giữa các thành viên

trong phòng cũng vẫn còn mang tính hình thức, cụ thể, qua điều tra cho thấy,

38,9% CBCC được hỏi khẳng định thời gian làm việc của họ bị lãng phí do phải

tham dự các cuộc họp cơ quan mà họ cho là không cần thiết. Mặc dù các hình

thức hiệp tác đã được quy định rõ ràng, xong việc thực hiện vẫn còn nặng tính

đối phó, các cuộc họp giao ban hằng tuần, tháng, quý và năm vẫn chưa thực sự đi

vào chiều sâu, chưa phát huy hết ý nghĩa.

2.4.2.4. Về tổ chức nơi làm việc

Tổ chức nơi làm việc hiện này tại các phòng Nội vụ cho thấy một vài điểm

bất cập chính sau đây:

Do phòng làm việc của các phòng Nội vụ được thiết kế theo mô hình văn

phòng khép kín, nên việc kiểm soát của Trưởng phòng đối với các thành viên

trong quá trình làm việc sẽ có những khó khăn nhất định.

Mặt khác, do các trang thiết bị phục vụ công việc ngày càng nhiều, trong

khi diện tích các phòng làm việc không thay đổi, điều này đòi hỏi sắp xếp, tổ chức

và bố trí nơi làm việc cần phải khoa học hơn nữa để đảm bảo diện tích làm việc

tối đa cho CBCC. Tuy nhiên, ảnh hưởng của hạn chế này là tương đối nhỏ, bởi

lẽ, chỉ có 8.3% CBB được điều tra cho rằng công việc của họ bị ảnh hưởng tiêu

cực do không gian làm việc chật chội.

Cuối cùng, trang bị nơi làm việc tại các phòng Nội vụ vẫn chưa hoàn thiện

để đáp ứng nhu cầu công việc. Cụ thể, công việc của phòng Nội vụ đòi hỏi thường

xuyên phải in, sao chép các giấy tờ, tài liệu, tuy nhiên hiện nay, vẫn còn những

phòng Nội vụ (Thuận Thành, Yên Phong,) chưa được trang bị máy photocopy.

Điều này đã và đang gây ra những khó khăn trong quá trình thực hiện công việc

của CBCC tại đây. Bởi lẽ mỗi khi có nhu cầu in, sao tài liệu, giấy tờ với số lượng

73

lớn, các CBCC ở đây thường phải đi sang phòng chuyên môn khác in nhờ. Điều

này gây ra sự lãng phí thời gian và công sức của CBCC.

2.4.2.5. Về văn hóa tổ chức

Vấn đề đặt ra đối với các phòng Nội vụ trong việc xây dựng văn hóa của

cơ quan, đơn vị đó chính là sự khác biệt khá lớn về tuổi giữa các thành viên. Hầu

hết các phòng Nội vụ hiện nay đều có các thành viên ở nhóm tuổi ngoài 50 và các

thành viên ở nhóm tuổi 20 đến 30. Chính sự chênh lệch khá lớn về độ tuổi sẽ dẫn

đến sự khác biệt trong nhận thức, quan điểm, tâm sinh lý của các thành viên. Kết

quả điều tra cho thấy, có tới 44,4% số người được hỏi cho rằng có tình trạng mâu

thuẫn giữa các thành viên trong cùng cơ quan, đơn vị.

Áp lực đặt ra cho Trưởng phòng nói riêng đó chính là phải thực hiện bố trí

nhân sự, phân công công việc sao cho hợp lý để tạo nên được sự đồng thuận cao

nhất trong việc hiệp tác lao động giữa các thành viên, hướng tới hoàn thiện tốt

nhiệm vụ của đơn vị. Để làm được điều đó, đòi hỏi lãnh đạo các phòng phải đặc

biệt chú ý đến vấn đề tuổi, giới tính, sức khỏe, tình trạng gia đình của các thành

viên khi thực hiện phân công công việc.

Ngoài ra, trong bối cảnh xã hội ngày càng dân chủ hóa, đòi hỏi lãnh đạo

các phòng phải duy trì và phát huy được tinh thần dần chủ, tập thể, đảm bảo

tính công khai, minh bạch trên cơ sở quy định của pháp luật trong hoạt động

của phòng, có như vậy mới tạo nên được bầu không khí tổ chức đồng thuận,

tích cực cao nhất.

2.4.3. Nguyên nhân của những hạn chế

2.4.3.1. Nguyên nhân chủ quan

TCLĐKH cho công chức thuộc các phòng Nội vụ sở dĩ vẫn còn những hạn

chế, bất cập xuất phát từ có nguyên nhân sau đây:

Nhận thức của CBCC về ý nghĩa của TCLĐKH còn chưa đầy đủ

Trong mọi tổ chức, mọi hoạt động nói chung, vai trò quyết định của con

người đến hiệu quả, kết quả cuối cùng là điều đã được khẳng đinh. Đối với công

tác TCLĐKH trong CQHCNN cũng vậy, nhận thức của người CBCC về ý nghĩa,

vai trò của TCLĐKH sẽ là yếu tố quan trọng quyết định đến hiệu quả của công tác

74

này đối với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của CQHCNN. Tuy nhiên, một bộ

phận không nhỏ CBCC thuộc các phòng Nội vụ vẫn chưa nhận thức được đầy đủ

tầm quan trọng của TCLĐKH. Không ít CBCC còn chưa biết hoặc nhận thức rất

mơ hồ về TCLĐKH. Họ không quan tâm hoặc không biết về TCLĐKH, về các nội

dung, biểu hiện và ý nghĩa của TCLĐKH. Do đó, dẫn đến thực trạng, CBCC vẫn

làm việc theo kinh nghiệm, cảm tính, chưa đề cao yếu tố khoa học, hợp lý trong

các hoạt động của mình, chính vì vậy, dẫn đến hiệu quả lao động của CBCC vẫn

còn thấp, hiệu quả của hoạt động quản lý Nhà nước chưa được đảm bảo.

Năng lực của một bộ phận CBCC vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của

TCLĐKH

Năng lực của CBCC là vấn đề hết sức quan trọng để đảm bảo hiệu quả của

TCLĐKH. Bởi lẽ, các nội dung của TCLĐKH là rất rõ ràng, ý nghĩa của

TCLĐKH là rất to lớn, tuy nhiên, nếu như năng lực của CBCC không được đảm

bảo, không đáp ứng được yêu cầu của TCLĐKH, hiệu quả của công tác này chắc

chắn sẽ bị giảm sút. Hiện nay, tại các phòng Nội vụ, năng lực của các CBCC về

cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu của TCLĐKH. Tuy nhiên, để khắc phục những

hạn chế, nâng cao hiệu quả của công tác TCLĐKH tại các đơn vị này, chắc chắn

cần phải tiếp tục nâng cao năng lực của các CBCC. 2.4.3.2. Nguyên nhân khách quan

Có rất nhiều nguyên nhân khách quan dẫn đến những hạn chế trong công

tác TCLĐKH tại các phòng Nội vụ, có thể đưa ra đây các nguyên nhân như:

Đặc điểm của bản thân nền hành chính Nhà nước

Các đặc điểm của các CQHCNN như đã phân tích ở chương 1 cũng là

nguyên nhân ảnh hưởng đến việc thực hiện công tác TCLĐKH nói chung và hiệu

quả của công tác này nói riêng. Ví dụ như đặc điểm của lao động trong các

CQHCNN là lao động quản lý mang tính đa dạng, phức tạp, sáng tạo cao và có

tính liên kết với nhau chặt chẽ, nên sẽ gây khó khăn cho khi tiến hành PCLĐ bởi

lẽ sẽ rất khó để phân chia chi tiết, cụ thể các công việc ra cho các cá nhân khác

nhau thực hiện, tuy nhiên đây là sẽ điểm thuận lợi cho các CBCC trong quá trình

75

thực hiện sự HTLĐ với nhau. Hay như việc áp dụng mô hình thiết kế nơi làm việc

với mô hình văn phòng “mở” vào các CQHCNN cũng là điều khó khăn và cần có

thời gian.

Công tác định mức lao động trong phòng Nội vụ chưa được chú trọng

Có thể thấy, định mức lao động là yếu tố cơ bản để phân công lao động

nói riêng và TCLĐKH nói chung. Tuy nhiên hiện nay trong các CQHCNN, công

tác định mức lao động vẫn chưa được chú trọng hoặc nếu có, vẫn chủ yếu được

tiến hành dựa trên kinh nghiệm của người đứng đầu để phân tích công việc, phân

công công việc đến các CBCC. Vì vậy, không thể tránh khỏi việc định mức lao

động còn chung chung, thiếu khách quan, khoa học, dẫn đến tình trạng phân chia

công việc không đồng đều, không phù hợp với trình độ, năng lực của các CBCC

được phân công đảm nhiệm. Chính vì vậy, vấn đề đặt ra là phải áp dụng các biện

pháp định mức lao động khoa học, phù hợp trong các CQHCNN nói chung và tại

các phòng Nội vụ nói riêng.

Nguồn lực tài chính dành cho các phòng Nội vụ còn hạn chế

Nguồn lực nói chung và nguồn lực tài chính nói riêng là một trong những

yếu tố quan trọng quyết định đến toàn bộ hoạt động của bất kỳ một tổ chức nào.

Đối với các CQHCNN nói chung và các phòng Nội vụ nói riêng, nguồn lực tài

chính phụ thuộc vào các quy định chặt chẽ của pháp luật, bất kì một sự tăng, giảm,

phát sinh nào trong kinh phí hoạt động đều phải tuân thủ theo sự quy định của

pháp luật. Việc các phòng Nội vụ được Nhà nước cung cấp nguồn kinh phí hoạt

động phù hợp sẽ là cơ sở để các cơ quan này tăng cường trang bị các trang thiết

bị hiện đại phục vụ cho hoạt động của cơ quan nói chung và tăng cường cho công

tác TCLĐKH nói riêng.

Yếu tố khoa học – công nghệ trong các phòng Nội vụ chưa được phát huy

Khoa học và công nghệ được xem là yếu tố quan trọng của hoạt động

TCLĐKH. Đó chính là một trong các yếu tố để phân biệt sự khác nhau giữa tổ

chức lao động và TCLĐKH. Sự phát triển của khoa học – công nghệ chính là yếu

tố động lực thúc đẩy hiệu quả của công tác TCLĐKH. Một khi khoa học – công

76

nghệ phát triển và được áp dụng vào công tác TCLĐKH trong các CQHCNN thì

rõ ràng hiệu quả của công tác này sẽ được nâng cao. Tuy nhiên, thực tế tại các

phòng Nội vụ cho thấy, do đặc điểm của nền hành chính Nhà nước, việc áp dụng

các yếu tố khoa học – công nghệ vào hoạt động của các phòng Nội vụ vẫn hết sức

ì ạch, chậm chạp, dẫn đến những hạn chế trong công tác TCLĐKH tại các đơn vị

này. Yêu cầu đặt ra đó là đẩy mạnh việc áp dụng những thành tựu của khoa học

– công nghệ, những kinh nghiệm sản xuất tiên tiến vào thực tiễn TCLĐKH tại

các phòng Nội vụ.

77

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2

Như vậy, qua phân tích và thực tế khảo sát tại các phòng Nôi vụ có thể thấy,

công tác TCLĐKH cho công chức thuộc các phòng đã phần nào đáp ứng được các

yêu cầu của công tác này. Theo đó, việc xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

của các vị trí công việc đã được tiến hành một cách nghiêm túc, đã xây dựng được

quy chế làm việc và bản phân công công việc cho các thành viên của tổ chức. Đồng

thời, việc phân công và hiệp tác lao động đã tiến hành trên cơ sở có tính toán đến

trình độ, năng lực, đặc điểm tính cách của từng người lao động. Văn hóa tổ chức

và bầu không khí tại cơ quan cũng là một yếu tố được người đứng đầu và các thành

viên đặc biệt quan tâm, vun đắp xây dựng, ... Điều này đã góp phần quan trọng

trong việc giúp phòng Nội vụ luôn luôn hoạt động tốt, hoàn thành tốt chức năng

nhiệm vụ, quyền hạn mà UBND cùng cấp giao phó.

Tuy nhiên, bên cạnh đó, công tác TCLĐKH tại các phòng Nội vụ vẫn

còn tồn tại một số hạn chế nhất định trong công tác định mức lao động, phân

công lao động. Điều này đã gây ảnh hưởng ít nhiều đến hiệu quả hoạt động của

CBCC nói chung và của các phòng Nội vụ nói riêng. Chính vì vậy, việc đề

xuất, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác TCLĐKH tại

phòng Nội vụ là một điều hết sức cần thiết, quan trọng nhằm nâng cao hơn nữa

hiệu quả hoạt động của phòng Nội vụ nói riêng và của các CQHCNN nói

chung. Và đây cũng chính là nội dung của chương tiếp theo, chương 3: “Giải

pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức lao động khoa học cho công chức

thuộc các phòng Nội vụ huyện, thành phố của tỉnh Bắc Ninh”

78

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC CHO CÔNG CHỨC THUỘC CÁC PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN, THÀNH PHỐ CỦA TỈNH BẮC NINH

Thông qua việc nghiên cứu cơ sở lý luận về TCLĐKH trong CQHCNN nói

chung và thực trạng công tác TCLĐKH cho công chức thuộc các phòng Nội vụ

nói riêng, với mong muốn góp phần đẩy mạnh, nâng cao hiệu quả TCLĐKH cho

công chức tại đây, tác giả xin đưa ra một số giải pháp sau:

3.1. Những căn cứ đề xuất giải pháp 3.1.1. Căn cứ pháp lý

Căn cứ Nghị định số 37/2014/NĐ - CP, ngày 05/5/2014 của Chính phủ quy

định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành

phố thuộc tỉnh;

Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc UBND

tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; phòng Nội vụ thuộc UBND huyện, quận,

thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 22/4/2013 của Chính phủ Quy định về

vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức [3]; Thông tư số 05/2013/TT-BNV

ngày 25/6/2013 của Bộ Nội vụ, hướng dẫn thực hiện Nghị định số 36/2013/NĐ-

CP của Chính phủ quy định về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức [8];

Quyết định số 545/2014/QĐ-UBND, ngày 27/12/2014 của UBND tỉnh Bắc

Ninh về tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, tỉnh Bắc Ninh [7].

Các nghị định, thông tư, quyết định trên của các cơ quan trung ương và của

tỉnh Bắc Ninh đã tạo ra một hành lang pháp lý quan trọng để các phòng Nội vụ

có thể xây dựng, hoàn thiện quy chế hoạt động cũng như xác định chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn của các vị trí công việc trong cơ quan, đơn vị mình. Đây

chính là cơ sở vững chắc để các phòng Nội vụ đẩy mạnh TCLĐKH cho công

chức thuộc đơn vị mình.

79

3.1.2. Căn cứ thực tiễn

Bên cạnh các căn cứ pháp lý, việc đề xuất các giải pháp đẩy mạnh công tác

TCLĐKH cho công chức thuộc các phòng Nội vụ cũng căn cứ dựa trên thực tế

công tác TCLĐKH tại các đơn vị này thời gian qua. Theo đó:

- Việc xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các vị trí công việc –

chức vụ trong bộ máy Nhà nước tại các phòng Nội vụ vẫn mang tính hình thích,

chưa có tính linh hoạt;

- Công tác định mức lao động tại các đơn vị này chưa được chú trọng, việc

phân công công việc cho các CBCC chủ yếu dựa trên kinh nghiệm của Trưởng

phòng và kinh nghiệm trước đó của cá nhân người được phân công. Hình thức hiệp

tác lao động tuy rất đa dạng song việc thực hiện vẫn còn hình thức;

- Việc xây dụng văn hóa công sở trong thời kì mới đã và đang đặt ra rất

nhiều áp lực cho các phòng Nôi vụ, mà trước hết đó là yêu cầu: giảm tối đa tình

trạng mâu thuẫn giữa các thành viên; xây dựng bầu không khí tổ chức tích cực;

xây dựng hình ảnh người CBCC hiện đại, thân thiện;

- Bên cạnh đó, trước áp lực đổi mới, hiện đại hóa nền hành chính Nhà nước,

các phòng Nội vụ cũng đứng trước rất nhiều thách thức như: yêu cầu nâng cao

trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của CBCC; hiện đại hóa trang thiết bị phòng làm

việc; tạo động lực làm việc cho các CBCC.

Chính vì vậy, việc đề xuất những định hướng và giải pháp nhằm đẩy mạnh,

hoàn thiện công tác TCLĐKH cho công chức thuộc các phòng Nội vụ là điều hết

sức khách quan và cần thiết.

80

3.2. Định hướng nâng cao hiệu quả công tác tổ chức lao động khoa học cho

công chức thuộc các phòng Nội vụ huyện, thành phố của tỉnh Bắc Ninh

3.2.1. Đảm bảo tính khoa học của công tác tổ chức lao động

Trong mọi trường hợp, việc tổ chức chức lao động một cách khoa học trong

các phòng Nội vụ luôn luôn được đặt ra như một nhu cầu thực tế vì nó sẽ làm cho

công việc được giải quyết nhanh chóng và chính xác.

Tổ chức lao động không khoa học còn là nguyên nhân của tình trạng lãng

phí nhân lực và vật lực của cơ quan, tổ chức, làm biên chế hành chính tăng lên.

Vì vậy, một định hướng quan trọng của TCLĐKH là phải góp phần tạo ra được

những cách thức điều hành công việc, phân công – hiệp tác lao động khoa học

trong cơ quan. Tính khoa học trong công tác tổ chức lao động thể hiện trước hết

ở chỗ mọi quyết định trong quá trình đó đều phải có căn cứ khoa học, có cơ sở

thực tế, được tính toán một cách cẩn thận, chu đáo, toàn diện, khắc phục cách

điều hành tùy tiện, thiếu căn cứ khoa học còn tương đối phổ biến trong

CQHCNN hiện nay.

Tính khoa học trong công tác tổ chức lao động tại CQHCNN nói chung và

các phòng Nội vụ nói riêng cũng đòi hỏi phải phân định thẩm quyền giữa các cơ

quan, các đơn vị trong một cơ quan và giữa các cá nhân trong phòng. Cần phải

thực hiện nghiên cứu khắc phục tình trạng phân cấp thẩm quyền hiện nay.

3.2.2. Tạo được sự điều hành thuận lợi, đơn giản và phù hợp

Đặc điểm của nền hành chính quan liêu là thiếu các phương thức điều hành

linh hoạt đồng thời với thủ tục quản lý, điều hành phức tạp. Qua các bước khác

nhau, nhiều khi chồng chéo, phiền hà làm cho công việc bị chậm trễ, thậm chí

không mang lại kết quả đề ra ban đầu. Để TCLĐKH, rõ ràng phương thức quản

lý, điều hành cũ là không thích hợp, cần được đổi mới.

Việc đổi mới kỹ thuật điều hành hiện nay phải tạo ra được những phương

thức điều hành đơn giản và thuận lợi, phải nâng cao tính thiết thực của quá trình

81

điều hành. Đồng thời, đối với mỗi loại công việc khác nhau, cần áp dụng những

cách thức điều hành sao cho phù hợp với thực tế.

Bên cạnh đó, các quy trình, thủ tục như đánh giá CBCC, thủ tục thực hiện

phân công lao động, hiệp tác lao động, ... cũng đòi hỏi phải được đổi mới theo

hướng nói trên để tránh những phiền hà và chồng chéo không cần thiết. Thực tế

cho thấy, nhiều khi vì thủ tục phiền hà dẫn đến việc đánh giá không kịp thời, sự

phân công và hiệp tác công việc bị chồng chéo hoặc mâu thuẫn nên một công việc

đạt kết quả tốt không được phát huy, trong khi đó những hạn chế thiếu sót không

được khắc phục.

3.2.3. Góp phần giảm nhẹ cường độ lao động và nâng cao năng suất lao động

quản lý, giúp giảm biên chế hành chính

Nhiều trường hợp các nhà quản lý phải sử dụng một cường độ lao động

trong đó có lao động trí óc rất lớn để hoàn thành công việc. Do đặc điểm này,

TCLĐKH cần phải giúp giảm nhẹ được cường độ lao động cho các nhà quản lý

mà hiệu quả công việc vẫn không ngừng được nâng cao.

Theo định hướng này, tất nhiên phải có nhiều biện pháp cần thiết. Ví dụ

như, hoàn thiện trang bị nơi làm việc, mà cụ thể là tăng cường các hệ thống hỗ

trợ xử lý thông tin, xây dựng văn hóa và bầu không khí tổ chức thân thiện, tích

cực, ... Khi đã có những biện pháp kỹ thuật hỗ trợ tích cực để hoạt động của cơ

quan đạt hiệu quả cao nhất, không nhất thiết bao giờ cũng đòi hỏi tăng biên chế.

Thậm chí, khi cường độ lao động được giảm bớt, các cơ quan còn có thể thực

hiện tốt việc tinh giảm biên chế.

3.2.4. Áp dụng khoa học kỹ thuật, kết hợp hiện đại với truyền thống trong tổ

chức lao động khoa học

Trong điều kiện mà khoa học kỹ thuật đang phát triển rất mạnh mẽ như

hiện nay, TCLĐKH cho công chức thuộc các phòng Nội vụ không thể không áp

dụng tiến bộ của khoa học kỹ thuật hiện đại. Ví dụ, để ban hành những quyết

định hành chính chính xác, không chồng chéo, các nhà lãnh đạo, quản lý cần

82

phải nghiên cứu và áp dụng một số lý thuyết hiện đại như lý thuyết hệ thống, lý

thuyết chức năng, ... Đồng thời, họ cũng cần có một hệ thống kỹ thuật để hỗ trợ

cho việc xử lý thông tin được nhanh chóng và chính xác. Hệ thống này càng

hiện đại bao nhiêu hiệu quả của việc xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản

lý càng cao bấy nhiêu.

Tuy nhiên, khi áp dụng các lý thuyết, công nghệ - kỹ thuật hiện đại vào

TCLĐKH trong điều kiện nước ta, phải chú ý đến những đặc điểm của truyền

thống văn hóa dân tộc. Ví dụ, để áp dụng có hiệu quả một biện pháp kiểm tra,

đánh giá CBCC đồng thời với các công cụ kỹ thuật hiện đại thích hợp, cần thiết

phải tính đến sự ủng hộ về mặt nhận thức của bản thân CBCC, của người dân và

của dư luận. Nếu không được sự ủng hộ của CBCC, của cộng đồng xã hội rõ ràng

tác dụng của hoạt động thường rất khó được nâng cao, cho dù hoạt động đó có

thể được đầu tư nhiều công sức.

3.3. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức lao động khoa học cho công chức thuộc các phòng Nội vụ huyện, thành phố của tỉnh Bắc Ninh

3.3.1. Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về tầm quan trọng của tổ chức lao động khoa học trong bối cảnh hiện nay

Cải cách hành chính Nhà nước đã và đang đặt ra nhiều nhiệm vụ cấp bách

mà mục tiêu chung là hướng tới việc đảm bảo cho các CQHCNN đủ năng lực để

hoạt động có hiệu lực và hiệu quả. Trong quá trình đó, TCLĐKH có một vai trò

hết sức quan trọng, được thể hiện dưới một số phương diện chủ yếu sau đây:

Trước hết, xét về mặt kinh tế, TCLĐKH là điều kiện quan trọng để nâng

cao năng suất lao động quản lý, góp phần làm giảm những chi phí không cần thiết

trong quá trình vận hành các công việc hằng ngày của CQHCNN. Hiểu rõ các nội

dung của TCLĐKH và vận dụng thích hợp vào các điều kiện cụ thể của các cơ

quan, công sở sẽ cho phép các nhà lãnh đạo, quản lý tận dụng được các cơ sở vật

chất hiện có trong tay, rút ngắn được thời gian giải quyết công việc. Chính vì vậy,

TCLĐKH sẽ góp phần mang lại những lợi ích kinh tế thiết thực. Ngoài ra, đây

83

cũng là một trong những điều kiện để giảm bớt biên chế hành chính trong các cơ

quan hiện nay của chúng ta.

Thứ hai, về phương diện xã hội, TCLĐKH sẽ góp phần tạo ra mối quan hệ

tốt, gắn bó giữa các thành viên trong nội bộ một cơ quan Nhà nước nói riêng, giữa

các CQHCNN với nhau và giữa CQHCNN với người dân, tổ chức nói chung do

cách làm việc thiết thực, khoa học hơn. Từ đó, sẽ làm tăng lòng tin của người dân

đối với hoạt động của các CQHCNN.

Ngoài ra, TCLĐKH sẽ tạo điều kiện để các CQHCNN tiếp thu những kinh

nghiệm của các nước tiên tiến trong hoạt động này, tiếp tục phát huy những bài

học tốt của cha ông trong quá khứ, làm cho hoạt động quản lý Nhà nước tăng

cường được vai trò xã hội to lớn của mình.

Thứ ba, về phương diện chính trị, TCLĐKH là một biện pháp tích cực nhằm

góp phần thực hiện chủ trương của Đảng, pháp luật của Nhà nước về cải cách nền

hành chính Nhà nước, xây dựng Nhà nước pháp quyền Việt Nam xã hội chủ nghĩa.

Áp dụng một cách thích hợp các nội dung của TCLĐKH trong điều kiện hiện nay

của nước ta là con đường cần thiết để nhanh chóng đưa các chủ trương của Đảng,

chính sách, pháp luật của Nhà nước vào cuộc sống. Vì vậy, TCLĐKH là công tác

có ý nghĩa chính trị quan trọng trong bối cảnh hiện này.

Thứ tư, xét trong nội bộ bộ máy quản lý Nhà nước, do tính chất của nó,

TCLĐKH sẽ góp phần giúp cho các cơ quan có thể quản lý được công việc thuận

lợi hơn, kiểm tra được kịp thời việc thực hiện các quyết định quản lý đã ban hành,

phân công – hiệp tác lao động hợp lý, xây dựng được văn hóa tổ chức phù hợp,

... Nhờ có TCLĐKH, các cấp sẽ có điều kiện thu thập đầy đủ các thông tin trong

quá trình quản lý, điều hành của mình. Từ đó, có thể phát hiện được những sai

lầm trong quá trình quản lý của chính các nhà lãnh đạo và đưa ra những biện pháp

khắc phục có hiệu quả.

84

Bối cảnh của TCLĐKH trong các CQHCNN nói chung và tại các phòng

Nội vụ nói riêng hiện nay:

Trước hết, có thể nhận định rằng việc tổ chức lao động được áp dụng ở

nước ta từ trước đến nay đã được hình thành và gắn liền với những đặc điểm của

truyền thống văn hóa Việt Nam. Nhiều mô thức tổ chức lao động được hình thành

trong lịch sử hàng trăm, thậm chí hàng ngàn năm trước đây, cho đến nay vẫn còn

ảnh hưởng đậm nét trong hoạt động hằng ngày của các cơ quan Nhà nước và

nhiều trường hợp được thừa nhận một cách mặc nhiên.

Thứ hai, yêu cầu TCLĐKH hiện nay được đặt ra trong điều kiện đổi mới

kinh tế và hợp nhất kinh tế ở nước ta diễn ra trong thời gian qua đã đạt được

những thắng lợi nhất định. Trong quá trình hội nhập với thế giới bên ngoài, chúng

ta dần dần tiếp thu được một số kinh nghiệm của các nước tiên tiến hơn trên nhiều

lĩnh vực, trong đó có lĩnh vực kỹ thuật điều hành công sở.

Thứ ba, TCLĐKH hiện nay diễn ra trong điều kiện khoa học kỹ thuật, đặc

biệt là công nghệ thông tin đang phát triển như vũ bão. Thực tế là nhiều thành tựu

mới của khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin đang được áp dụng có hiệu quả

trong quá trình điều hành các hoạt động của bộ máy Nhà nước.

Có thể thấy, tầm quan trọng và ý nghĩa to lớn của TCLĐKH là vậy nhưng

không phải CBCC nào cũng có thể hiểu rõ và nhận thức được vấn đề đó. CBCC

tại các phòng Nội vụ cũng vậy, qua thực tế tìm hiểu tại cơ quan này, tác giả nhận

thấy có không ít CBCC tại đây không hiểu, hoặc hiểu rất mơ hồ về vai trò, ý nghĩa

và biểu hiện của TCLĐKH. Điều này đã làm ảnh hưởng ít nhiều đến hiệu quả

công tác TCLĐKH cho công chức tại các đơn vị này.

Chính vì vậy, để có thể nâng cao nhận thức của CBCC về tầm quan trọng

của TCLĐKH trong CQHCNN nói chung và tại các phòng Nội vụ nói riêng, một

số nội dung cần thực hiện đó là:

85

- Tích cực tuyên truyền, thông tin đến CBCC về ý nghĩa, vai trò và các nội

dung của TCLĐKH;

- Cần mở các lớp tập huấn ngắn hạn cho CBCC về các kỹ năng, nghiệp vụ

cần thiết để có thể thực hiện các nội dung của TCLĐKH thuần thục, hiệu quả nhất;

- Nhận thức, năng lực của lãnh đạo các cơ quan, đơn là yếu tố quan trọng

hàng đầu trong việc đảm bảo thực hiện TCLĐKH. Chính vì vậy, công tác bổ

nhiệm cán bộ cần lựa chọn được những người thực sự có tâm, có tầm để phát huy

vai trò đi đầu, làm gương;

- Việc tuyển dụng CBCC cũng cần đảm bảo lựa chọn được những người

có đủ phẩm chất, năng lực để đảm bảo thực hiện được các chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn mà Nhà nước giao phó trên cơ sở thực hiện và phát huy hết ý nghĩa

của công tác TCLĐKH.

Một cách tổng quan nhất, để nâng cao nhận thức của CBCC về tầm quan

trọng của TCLĐKH trong bối cảnh hiện nay, các phòng Nội vụ cần tiếp tục xây

dựng đội ngũ CBCC theo quan điểm của Đại hội XII của Đảng với các nhóm giải

pháp như: đánh giá CBCC trên cơ sở chất lượng, hiệu quả lao động; đổi mới

công tác tuyển dụng, bổ nhiệm CBCC theo hướng công bằng, dân chủ, minh

bạch, trọng người tài; coi trọng giáo dục, rèn luyện, xây dựng bản lĩnh chính trị,

đạo đức công vụ, lối sống trong sạch trong CBCC [34, Tr. 9 – 12].

3.3.2. Hoàn thiện định mức lao động và thực hiện việc tiêu chuẩn hóa trong công việc khi điều kiện cho phép

3.3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện định mức lao động và thực hiện tiêu chuẩn hóa trong công việc

Hoạt động quản lý Nhà nước của phòng Nội vụ hết sức phức tạp, gồm

nhiều loại công việc và trong quá trình giải quyết một công việc nhất định

thường xuất hiện nhiều công đoạn có liên quan với nhau. Chính vì vậy, loại lao

động này đòi hỏi tính tự giác cao và những định mức cần thiết. Thiếu định mức

và tiêu chuẩn cần thiết, công tác TCLĐKH cho công chức thuộc các phòng Nội

vụ sẽ gặp khó khăn.

86

Định mức lao động sẽ giúp chỉ ra được các “mức lao động” cụ thể - đây

chính là thước đo hao phí lao động cần thiết để hoàn thành công việc (bước công

việc). Trên cơ sở xác định được các mức lao động cụ thể, định mức lao động giúp

cho các phòng Nội vụ có thể xác định chính xác số lượng và chất lượng đội ngũ

CBCC cần thiết cho từng mắt xích quản lý ở từng giai đoạn trong kế hoạch, qua

đó giúp cơ quan chủ động được trong việc tuyển dụng và sử dụng người lao động,

đảm bảo thực hiện tốt các kế hoạch đã đề ra [42].

Đồng thời, định mức lao động còn nghiên cứu, phân tích tỉ mỉ khả năng công

tác, hoạt động của công sở, qua đó đưa ra được các biện pháp khắc phục những bất

hợp lý trong tổ chức nơi làm việc, loại bỏ những công việc, thao tác thừa, tạo thuận

lợi cho CBCC hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao, tăng cường hiệu lực, hiệu

quả quản lý. Mặt khác, định mức lao động có căn cứ kỹ thuật còn là một biện pháp

quan trọng để củng cố và tăng cường kỷ luật lao động, thúc đẩy CBCC thực hiện

đúng các quy phạm, quy trình trong quá trình công tác.

Như vậy, ý nghĩa, tầm quan trọng của định mức lao động và thực hiện tiêu

chuẩn hóa đối với TCLĐKH là một điều có thể khẳng định. Bởi thế, việc cần có

một phương pháp định mức lao động có tính khả thi cao, phù hợp với điều kiện,

hoàn cảnh cụ thể của các phòng Nội vụ là một yêu cầu khách quan và cần thiết.

3.3.2.2. Một số phương pháp định mức lao động phổ biến

Các phương pháp định mức lao động chi tiết có thể phân thành 02 nhóm là

phương pháp tổng hợp và phương pháp phân tích, trong đó mỗi phương pháp lại

có những ưu – nhược điểm riêng. Việc áp dụng phương pháp định mức lao động

nào sẽ tùy thuộc vào đặc điểm, điều kiện của từng tổ chức [29, Tr. 75 – 76]

Nhóm phương pháp tổng hợp là những phương pháp xây dựng mức lao

động không dựa trên cơ sở nghiên cứu phân chia các bước công việc ra các bộ phận

hợp thành, không xác định trình tự hợp lý của các bước công việc, không nghiên

cứu các điều kiện về tổ chức – kỹ thuật, ... Nhóm phương pháp này chia ra các

87

phương pháp như: phương pháp thống kê, phương pháp kinh nghiệm, phương pháp

dân chủ bình nghị, phương pháp đấu thầu mức lao động.

Nhóm các phương pháp phân tích: Đây là nhóm các phương pháp định mức

lao động dựa trên cơ sở phân tích đầy đủ năng lực của quá trình sản xuất, quản lý,

lao động, các nhân tố ảnh hưởng đến thời gian hao phí đề hoàn thành bước công

việc, từ đó, xác định hao phí thời gian cần thiết cho mỗi yếu tố và xác định mức lao

động cho cả bước công việc trong điều kiện tổ chức lao động hợp lý, chế độ làm

việc khoa học và sử dụng triệt để những khả năng lao động ở nơi làm việc. Nhóm

các phương pháp phân tích bao gồm: phương pháp phân tích tính toán, phương pháp

phân tích khảo sát, phương pháp so sánh điển hình [29, Tr. 84].

3.3.2.3. Đề xuất phương pháp định mức lao động tại các phòng Nội vụ

Bằng sự hiểu biết và khả năng của mình cùng với những điều đã học hỏi

được sau quá trình khảo sát thực tế tại các phòng Nội vụ, tác giả xin phép đề

xuất phương pháp định mức lao động tại các đơn vị này đó là “phương pháp

phân tích khảo sát”.

Phân tích khảo sát là phương pháp xây dựng mức dựa vào các tài liệu

nghiên cứu, khảo sát tại nơi làm việc bằng chụp ảnh, bấm giờ hoặc kết hợp cả

chụp ảnh và bấm giờ. Qua khảo sát bằng chụp ảnh hoặc bấm giờ thực tế nơi làm

việc, ta thu được tài liệu phản ánh trên toàn bộ hoạt động của công nhân, thiết bị

trong ca làm việc. Nó cho phép nghiên cứu từng công đoạn, từng thao tác, phát

hiện các thời gian hao phí và nguyên nhân gây lãng phí. Trên cơ sở đó, xác định

kết cấu các loại thời gian, mức sản lượng, thông qua đó hoàn thiện tổ chức sản

xuất, tổ chức lao động, phát hiện những sáng tạo, phổ biến kinh nghiệm sản xuất

rộng rãi trong toàn bộ tổ chức. Mức xây dựng theo phương pháp này có độ chính

xác cao, tuy nhiên nó đòi hỏi cán bộ định mức phải có nghiệp vụ và tốn nhiều

thời gian [29, Tr. 86 – 87].

Dựa trên những tìm hiểu của bản thân, tác giả đã tiến hành khảo sát ngày

làm việc thông qua bấm giờ đối với một công chức của phòng Nội vụ thành phố

88

Bắc Ninh trong 01 ngày làm việc (ngày thứ 3, 12/12/2016). Kết quả có được

như sau:

Thứ nhất, phiếu chụp ảnh cá nhân ngày làm việc 12/12/2016 (Bảng 1 – phụ

lục số 04);

Thứ hai, bảng tổng kết thời gian tiêu hao cùng loại ngày 12/12/2016 (Bảng

2 – phụ lục số 04);

Dưới đây, tác giả xin tóm tắt bảng tổng kết thời gian tiêu hao cùng loại

trong ngày 12/12/2016 (Bảng 2 – phụ lục số 04).

Bảng 3.1: Tổng kết thời gian tiêu hao cùng loại

BẢNG TỔNG KẾT THỜI GIAN TIÊU HAO CÙNG LOẠI NGÀY 12/12/2016

(BẢNG 2)

Lượng thời gian Thời gian Loại thời Ký Số lần Ghi Gián Trùn trung Làm gian hiệu lặp lại chú đoạn g bình/lần việc

6 7 9 1 3 4 5 8

TCK1 2 5 2,5 Thời gian TCK2 2 3 1,5 chuẩn kết TCK 8

TTN1 1 30 30

TTN2 4 124 40

TTN3 5 124 24,8

TTN4 1 15 15 Thời gian

tác nghiệp TTN5 1 22 22

TTN6 1 21 21

TTN7 1 20 20

TTN8 1 15 15

89

TTN9 13 1

TTN 384

TPVTC1 1 10 10 Phục vụ

tổ chức TPVTC 10

Nghỉ ngơi và TNN1 2 19 9,5

nhu cầu tự TNN 19 nhiên

TLPLĐ1 2 4 2 Lãng phí TLPLĐ2 1 4 4 lao động TLPLĐ 8

Lãng phí

khách quan TLPKQ 0

TKNV1 Không 76

nhiệm vụ TKNV 76

Tổng 468 37

Lưu ý: Do việc quan sát được tính để định mức lao động, nên thời gian CBCC

làm việc quá giờ sẽ không được tính vào ca làm việc, Do đó TTNTN được tính

bằng: TTNTN - Thời gian làm quá giờ, tức TTNTN: 384 - 25 = 359 (phút)

Trên cơ sở bảng tổng kết thời gian tiêu hao cùng loại (Bảng 2), tác giả đã

xây dựng được: Bảng cân đối thời gian tiêu hao cùng loại (Bảng 3) dưới đây:

90

Bảng 3.2: Cân đối thời gian tiêu hao cùng loại

BẢNG CÂN ĐỐI THỜI GIAN TIÊU HAO CÙNG LOẠI (BẢNG 3)

Thời gian hao phí thực tế

Thời gian dự tính định mức

Tỷ

Tỷ

lệ

lệ

Lượn

%

%

g thời

so

so

Lượn

Lượn

gian

với

với

Ký hiệu thời

g thời

g thời

Thời gian

Thời gian

tăng

tổn

tổn

gian

gian

gian

(+)

trùng

trùng

g

g

trung

trung

giảm

thời

thời

bình

bình

gian

(-)

gian

qua

qua

n

n

sát

sát

8

1,7

+7

15

3,1

TCK

19

3,9

+11

30

6,3

TNN

15,

76

-76

0

0

TKNV

9

8

-8

0

1,7

0

TLPLĐ

0

0

0

0

0

TLPKQ

74,

+64,7

423,2

88,

359

TTN

5

5

8

2

2

2,4

10

+1,75 11,75

TPVTC

100

Tổng cộng

480

100

480

91

Giải thích các ký hiệu được sử dụng:

Bảng 3.3: Giải thích các ký hiệu

GIẢI THÍCH CÁC KÝ HIỆU

TCK Thời gian chuẩn kết

TTN Thời gian tác nghiệp

TTNTT Thời gian tác nghiệp thực tế

TTNĐM Thời gian tác nghiệp định mức

TPVTC Thời gian phục vụ tổ chức

TPVTCĐM Thời gian phục vụ tổ chức định mức

TPVTCTT Thời gian phục vụ tổ chức thực tế

TLPLĐ Thời gian lãng phí do lao động

TLPKQ Thời gian lãng phí khách quan

TNN Thời gian nghỉ ngơi

Thời gian nghỉ ngơi định mức TNNĐM

TKNV Thời gian làm việc không đúng nhiệm vụ

Tca Thời gian ngày làm việc (8 giờ)

Giải trình bảng 3.2: Bảng cân đối thời gian tiêu hao cùng loại có 2 phần

chủ yếu:

Phần 1: Phần thời gian hao phí thực tế, số liệu được lấy từ bảng tổng kết

thời gian tiêu hao cùng loại chuyển sang.

Phần 2: Phần thời gian dự tính định mức, căn cứ vào số liệu khảo sát được,

tính chất công việc, điều kiện tổ chức – kỹ thuật cụ thể và các chế độ chính sách

liên quan để xác định thời gian dự tính định mức mỗi loại.

Thời gian chuẩn kết định mức TCKĐM: 10 phút;

Thời gian nghỉ ngơi và nhu cầu TNN: 30 phút, trong đó: uống nước 02 lần x

02 phút/lần = 4 phút;

Nghỉ giải lao và giải quyết nhu cầu tự nhiên: 02 lần x 13 phút/lần = 26 phút;

92

Nhóm các thời gian lãng phí, thời gian không nhiệm vụ cần phải được khắc

phục hoàn toàn, do đó các loại thời gian này trong cột dự tính định mức đều bằng 0.

Nhóm thời gian phục vụ và thời gian tác nghiệp dự tính định mức được

tính như sau:

TPVTCĐM + TTNĐM = Tca – (TCKĐM + TNNĐM) = 480 – (15+30) = 435 phút;

Tỷ trọng thời gian phục vụ tổ chức và thời gian tác nghiệp dự tính định

mức được tính như sau:

dPVTC = TPVTCTT /(TPVTCTT + TTNTT) = 10/(10 + 359) = 0,027

Suy ra: TPVTCĐM = {Tca – (TCKĐM + TNNĐM)} * dPVTC = 435 * 0,027 = 11,75 phút;

Suy ra: TTNĐM = {Tca – (TCKĐM + TNNĐM)} - TPVTCĐM = 435 – 11,75 = 423,25 (phút);

Qua bảng cân đối thời gian tiêu hào cùng loại, tác giả đã xây dựng được

bảng khả năng tăng năng suất lao động dưới đây:

Bảng 3.4: Khả năng tăng năng suất lao động của một công chức thuộc

phòng Nội vụ thành phố Bắc Ninh

BẢNG KHẢ NĂNG TĂNG NĂNG SUẤT LAO ĐỘNG (BẢNG 4)

Do tăng thêm thời gian chuẩn kết (TCKTT - TCKĐM)/TTNTT = (8 - 15) / 359 = -1,9 %

Do tăng thêm thời gian nghỉ ngơi (TNNTT - TNNĐM) / TTNTT = (19 -30) / 359 = -3% và nhu cầu

Do khắc phục thời gian lãng phí TKNV / TTNTT = 76 / 359 = +21% không theo nhiệm vụ

Do khắc phục thời gian lãng phí TLPLĐ / TTNTT = 8 / 359 = +2,2% do lao động

Do tăng thêm thời gian phục vụ (TPVTT – TPVĐM)/TTNTT = (10 – 11,75)/359 = -0,5%

Do khắc phục toàn bộ thời gian

(TTNĐM – TTNTT)/TTNTT = (423,25 – 359)/359 =

lãng phí

+18%

93

Qua thực tế khảo sát ngày làm việc của một công chức tại phòng Nội vụ

thành phố Bắc Ninh có thể thấy:

Thời gian thực hiện những công việc không thuộc nhiệm vụ của công chức

này là khá lớn, chiếm 76 phút/ngày lao động được khảo sát, tương đương 15,9 %

tổng thời gian ngày lao động. Tuy vậy, có thể thấy, việc thực hiện công việc

không thuộc nhiệm vụ của công chức này là nhằm đảo bảo công việc của đơn vị

diễn ra đúng kế hoạch. Trong khi đó, thời gian lãng phí lao động do lao động chỉ

chiếm tỷ lệ khá nhỏ, khoảng 1,5%, tương đương trung bình 8 phút/ngày lao động.

Thời gian lãng phí lao động do cá nhân người lao động chủ yếu đến từ việc

đi muộn về sớm, hoặc thời gian dành cho làm việc cá nhân.

Nếu khắc phục được toàn bộ thời gian lãng phí, năng suất lao động của cá

nhân này sẽ được tăng lên đến 18%. Tương đương tăng gấp khoảng gần 1,2 lần

năng suất lao động cá nhân hiện tại.

Trên cơ sở khảo sát thực tế ngày làm việc của công chức thuộc phòng Nội

vụ thành phố Bắc Ninh, tác giả cũng đã đồng thời tiến hành khảo sát tại các

phòng Nội vụ huyện Quế Võ, Tiên Du, Thuận Thành, Yên Phong. Kết quả chi tiết

của các cuộc khảo sát được thể hiện tại phụ lục số 04.

Dựa vào kết quả các cuộc khảo sát, tác giả có được bảng tổng hợp khả năng

tăng năng suất lao động của công chức các phòng Nội vụ dưới đây:

94

Bảng 3.5: Khả năng tăng năng suất lao động tại các phòng Nội vụ qua khảo

sát thực tế 01 ngày làm việc

Đơn vị tính: %

Bảng khả năng tăng năng suất lao động tại các phòng Nội vụ qua khảo

sát thực tế 01 ngày làm việc của một công chức

Nội vụ huyện, thành phố

Bắc Quế Tiên Thuận Yên

Ninh Võ Du Thành Phong

Nguyên do

Do tăng thêm thời gian chuẩn kết -1,9 -0,9 -1,2 0 0

Do tăng thêm thời gian nghỉ ngơi và -3 0 -4,5 -2,3 -0,2 nhu cầu

Do khắc phục thời gian lãng phí +21 0 0 0 +2,9 không theo nhiệm vụ

Do khắc phục thời gian lãng phí do +2,2 +1,4 +5,3 +7,8 +3,2 lao động

Do tăng thêm thời gian phục vụ -0,5 0 -0,2 0 0

Do giảm đi thời gian nghỉ ngơi và 0 +0,9 0 0 0 nhu cầu

Do giảm đi thời gian phục vụ 0 0 +0,3 0 0

Do khắc phục toàn bộ thời gian lãng

+1,7

+18

+1,4

+5,3

+5,8

3

phí

95

Một vài nhận xét:

Khả năng tăng năng suất lao động do khắc phục toàn bộ thời gian lãng phí

cao nhất thuộc về phòng Nội vụ thành phố Bắc Ninh (18%) và thấp nhất là phòng

Nội vụ huyện Quế Võ (1,4%);

Kết quả khảo sát cho thấy, phần lớn công chức được khảo sát tại các phòng

Nội vụ đều chưa sử dụng hết thời gian nghỉ ngơi định mức, cho nên, khi tăng thời

gian nghỉ ngơi thực tế lên bằng thời gian nghỉ ngơi định mức, năng suất lao động

của phần lớn các công chức đều giảm;

Tất cả CBCC được khảo sát đều sử dụng lãng phí thời làm việc, nguyên

nhân chủ yếu đến từ lý do: đi sớm về muộn và làm việc cá nhân trong giờ làm việc

tại cơ quan. Chính vì vậy, khi khắc phục được thời gian lãng phí trên, năng suất

lao động của CBCC sẽ tăng lên, trong đó tăng cao nhất là tại phòng Nội vụ huyện

Thuận Thành (7,8%) và thấp nhất là phòng Nội vụ huyện Quế Võ (1,4%);

Thời gian nghỉ ngơi, giải quyết nhu cầu tự nhiên và thời gian phục vụ tổ

chức của CBCC được khảo sát phần lớn đều thấp hơn ngưỡng định mức, chính

vì vậy, khả năng tăng năng suất lao động khi tăng nhóm thời gian này phần lớn

đều giảm, trong đó, giảm mạnh nhất là tại phòng Nội vụ huyện Tiên Du (-4,5%),

giảm ít nhất là tại phòng Nội vụ huyện Yên Phong (-0,2%).

Có thể thấy, việc tiến hành định mức lao động đối với lao động quản lý,

mà đặc biệt là lao động quản lý trong CQHCNN là một vấn đề hết sức khó khăn

và phức tạp, khó có thể đưa ra các con số cụ thể về thời gian làm một báo cáo,

hay một quyết định. Thông thường công tác định mức lao động chủ yếu được tiến

hành dựa trên một số căn cứ như: Kinh nghiệm của người tiến hành định mức,

các kết quả công tác trước đó của người lao động, quy trình công việc, năng lực

của người lao động đảm nhận các vị trí…Và các kết quả nghiên cứu trên mà tác

giả đưa ra cũng vậy, các con số đưa ra chỉ mang tính chất tham khảo, khó có thể

phản ánh hết thực tế lao động của công chức thuộc các phòng Nội vụ. Các kết

quả đưa ra cho thấy, nếu công tác tổ chức lao động được tiến hành khoa học hơn,

96

thời gian làm việc của công chức được quản lý chặt chẽ hơn sẽ góp phần quan

trọng vào việc tăng năng suất lao động của CBCC, từ đó góp phần nâng cao hiệu

quả quản lý Nhà nước.

3.3.3. Phân công lao động – hiệp tác lao động trên cơ sở phù hợp với năng lực của mỗi CBCC

Phân công lao động – hiệp tác lao động là một trong những nội dung cơ bản

và quan trọng nhất của TCLĐKH. Tuy nhiên, thực tế tại các phòng Nội vụ cho

thấy, việc phân công lao và hiệp tác lao động vẫn còn tồn tại nhiều điểm chưa hợp

lý như: phân công lao động không phù hợp với chuyên môn của người được phân

công, khối lượng công việc giữa một vài CBCC vẫn còn chênh lệch khá lớn, các

hình thức hiệp tác lao động rất đa dạng tuy nhiên việc thực hiện vẫn mang tính

hình thức, đối phó, ... Chính vì vậy, yêu cầu cấp thiết đặt ra đó là phải hoàn thiện

việc phân công lao động và hiệp tác lao động tại các phòng Nội vụ.

Để đảm bảo phân công lao động và hiệp tác lao động khoa học, hợp lý

các phòng Nội vụ có thể thực hiện các công việc sau đây:

Phân công công việc phù hợp với năng lực, sở trường công tác của công

chức. Đồng thời, cùng với việc phân công phải chỉ rõ trách nhiệm của từng cá

nhân, từng bộ phận. Có nhiều loại trách nhiệm: trách nhiệm pháp lý, trách nhiệm

tổ chức, kiểm tra, ... và cán bộ được phân công trước hết phải tự xác nhận khả

năng đảm nhiệm công việc cụ thể. Chính vì vậy, trong quá trình quản lý, lãnh

đạo các phòng Nội vụ cần nắm chắc khả năng của nhân viên dưới quyền, trong

đó bao gồm cả khả năng về chuyên môn và khả năng mềm (giao tiếp, ứng xử,...),

trên cơ sở đó sẽ phân công nhiệm vụ. Quá trình phân công, nếu có thể nên có

bước chuyển giao từ từ để công chức có thời gian tiếp cận với công việc thông

qua cơ chế làm việc nhóm, phối hợp cùng giải quyết một việc trước khi chính

thức nhận trách nhiệm cá nhân.

Đặc biệt, lãnh đạo các phòng Nội vụ cũng cần phải tạo điều kiện cho CBCC

có thể tiến bộ qua công việc được giao. Giao việc cho một người hay một nhóm

97

người phải dựa trên nguyên tắc phù hợp, có nghĩa là, phải nhìn trước khả năng của

họ trên nhiều mặt: khả năng trước mắt, khả năng lâu dài, yêu cầu công việc đặt ra

và mục tiêu cuối cùng cần đạt tới. Nếu mục tiêu là bồi dưỡng CBCC, khi phân công

công việc cho họ cần phải tính đến mục tiêu lâu dài, phương hướng bồi dưỡng.

Song song với phân công nhiệm vụ, lãnh đạo phòng cần bố trí các điều

kiện nhân lực, vật lực cần thiết, phù hợp để công chức có thể hoàn thành tốt nhất

nhiệm vụ được giao. Qua đó, tạo cho công chức sự phấn khởi, yên tâm khi nhận

nhiệm vụ. Giao nhiệm vụ cần khách quan, công khai, hợp lý, tránh tình trạng

giao việc cho hết trách nhiệm, giao để làm khó cho nhân viên, giao việc nhưng

không giao quyền, ... gây ảnh hưởng tiêu cực đến môi trường làm việc, hiệu quả

công việc.

Để đảm bảo tính khoa học, hiệu quả của quá trình phân công lao động,

lãnh đạo các phòng Nội vụ cần đảm bảo các nguyên tắc chính sau đây:

Thứ nhất, nguyên tắc ấn định điều kiện cho chức năng nghiệp vụ mà yêu

cầu đặt ra phải có đủ điều kiện để làm việc, tránh theo tình cảm chủ quan.

Thứ hai, nguyên tắc “dụng nhân như dụng mộc”. Nghĩa là, khi phân công

công việc cần chú ý đến kinh nghiệm và năng lực của từng CBCC để sắp xếp cho

họ vào những vị trí công việc thích hợp. Đồng thời, phải chú ý đến cá tính và

lòng hăng say, nhiệt tình của họ với công việc được sắp xếp.

Thứ ba, nguyên tắc cân bằng về chức năng, nghiệp vụ. Nguyên tắc này đòi

hỏi chất và lượng của công việc phải được phân phối một cách chính đáng, thích

hợp, tránh sự chồng chéo dẫn đến khó quản lý và quy trách nhiệm khi cần thiết.

Thứ tư, nguyên tắc tạo được sự ổn định, tránh lãng phí.

Mặt khác, cùng với việc đảm bảo tính khoa học, hợp lý trong phân công

công việc cho các CBCC, lãnh đạo các phòng Nội vụ cũng cần chú ý đến hiệu

quả của quá trình hiệp tác lao động giữa các thành viên. Hiện nay, tại các phòng

Nội vụ đều đã có quy định rất rõ ràng về các hình thức hiệp tác lao động, mà nổi

98

bật nhất là hình thức họp giao ban theo định kỳ. Tuy nhiên, để các cuộc họp trở

nên thực sự hiệu quả và tiết kiệm thời gian, các phòng Nội vụ cần phải chú ý đến

một số vấn đề kỹ thuật trong tổ chức và điều hành các cuộc họp sau:

Trước hết, không nên tổ chức các cuộc họp với nội dung nghèo nàn, không

cần thiết. Điều đó có nghĩa, lãnh đạo phòng phải xác định được một cách rõ ràng về

nội dung chính của các cuộc họp. Bởi lẽ, những cuộc họp không cần thiết sẽ làm lãng

phí thời gian của người họp và tạo nên sự ỷ lại của người lãnh đạo, quản lý.

Tiếp đó, các cuộc họp cần được tổ chức với cơ cấu hợp lý về thành phần

tham dự. Việc triệu tập thành phần tham dự không hợp lý có thể làm cho chất

lượng cuộc họp bị hạ thấp, đồng thời cũng gây tốn kém thời gian của các thành

viên khác. Yêu cầu này đòi hỏi các phòng Nội vụ cần phải tổ chức các cuộc họp

riêng giữa lãnh đạo phòng, giữa các thành viên khác khi cần thiết.

Cùng với đó, việc chuẩn bị cơ sở vật chất cần thiết cho cuộc họp cũng

hết sức quan trọng. Ở đây cần chú ý đến các yếu tố như chỗ ngồi, chỗ họp

nhóm, chỗ giải lao.

Cuối cùng, lãnh đạo phòng Nội vụ cũng cần tự chuẩn bị và phân công các

thành viên tự chuẩn bị các nội dung, tài liệu cần thiết phục vụ cho cuộc họp, để

đảm bảo hiệu quả công việc là cao nhất.

3.3.4. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho CBCC

Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho CBCC là một

yêu cầu hết sức khách quan và cấp thiết cho quá trình hiện đại hóa nền chính nói

chung và cho công tác TCLĐKH nói riêng. Đối với các phòng Nội vụ, chú trọng

việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho CBCC sẽ đem lại

những lợi ích hết sức to lớn sau:

- Giúp xây dựng được đội ngũ CBCC có chất lượng, có tâm và tầm;

- Nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý Nhà nước;

- Đáp ứng được các yêu cầu hiện đại hóa trong hoạt động quản lý;

99

- Tạo điều kiện cho bản thân mỗi CBCC phát triển bản thân, nâng cao năng

lực, phát triển con đường chức nghiệp.

Nâng cao năng lực TCĐLKH trong thực thi công vụ của đội ngũ CCBB là

một quá trình lâu dài, với những nỗ lực tổng thể, liên quan đến nhiều yếu tố, biện

pháp khác nhau từ tuyển dụng, bố trí đến thi đua, khen thưởng. Đào tạo, bồi dưỡng

chuyên môn nghiệp vụ cho CBCC là một trong các biện pháp đó [24, Tr. 35]. Đối

với các phòng Nội vụ, việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực của CBCC hiện

nay có thể thực hiện thông qua các giải pháp sau đây:

Thứ nhất, tiếp tục thực hiện công tác quy hoạch và đào tạo, bồi dưỡng cán

bộ lãnh đạo, quản lý thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa – hiện đại hóa, xem đây

là nhiệm vụ trọng tâm, thường xuyên của các phòng Nội vụ [21, Tr. 31 – 32].

Thư hai, các phòng Nội vụ cần thường xuyên rà soát, đánh giá đúng trình

độ của CBCC và công tác đào tạo, bồi dưỡng thời gian qua. Từ đó, xác định đúng

nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng theo từng năm và từng thời kỳ để đáp ứng những yêu

cầu của TCLĐKH cho công chức tại các đơn vị này.

Thứ ba, việc đào tạo, bồi dưỡng CBCC phải gắn với việc bố trí, sử dụng,

tránh tình trạng đào tạo, bồi dưỡng không đúng chuyên ngành, chuyên môn nghiệp

vụ, không lấy TCLĐKH là trọng điểm, là đích đến.

Thứ tư, cần hết sức chú ý công tác đào tạo, bồi dưỡng về chính trị - đạo đức

cho CBCC, giúp họ nâng cao nhận thức của mình về ý nghĩa, tầm quan trọng của

vị trí công việc mà mình đang đảm nhận, về lợi ích to lớn của TCLĐKH.

Thứ năm, căn cứ vào vị trí việc làm, chuyên môn của công chức và hiệu

quả công tác, lãnh đạo phòng yêu cầu công chức trong phòng luôn phải chủ động

tự học tập, nghiên cứu, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt đối với

những công chức có hạn chế về chuyên môn, kỹ năng thực thi công vụ.

Thứ sáu, khuyến khích các hình thức chia sẻ kinh nghiệm công tác và các

thông tin liên quan đến công việc (tài liệu, văn bản, ...) để các công chức đều có

điều kiện tiến bộ trong công tác. Việc quản lý, sử dụng các thông tin, tài liệu liên

100

quan phải thực hiện theo quy định, tránh để lộ, lọt thông tin bí mật để kẻ xấu sử

dụng vào những việc gây hại cho tập thể, cá nhân.

Thứ bảy, hàng năm xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ

công chức để cử đi đào tạo đạt chuẩn và trên chuẩn theo nhu cầu của cơ quan và

nguyện vọng của công chức. Việc đào tạo, bồi dưỡng cần tránh hình thức, chỉ

đào tạo bồi dưỡng những kiến thức công chức còn thiếu hoặc cần nâng cao để

đáp ứng yêu cầu trước mắt và lâu dài.

Kinh nghiệm của nhiều địa phương thời gian qua cho thấy: Về nội dung

cũng như phương pháp bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho

CBCC cần phải thực tế và phù hợp với từng đối tượng cụ thể. Có đối tượng cần

phải bồi dưỡng những kỹ năng cụ thể, trái lại có đối tượng phải bồi dưỡng để họ

thấy được yêu cầu đặt ra và có những phương thức chỉ đạo hợp lý. Có trường hợp

phải bồi dưỡng kỹ năng soạn thảo văn bản, nhưng cũng có trường hợp phải bồi

dưỡng kỹ năng giao tiếp, kỹ năng xử lý thông tin.

Trong quá trình bồi dưỡng CBCC, một điều quan trọng là các phòng Nội

vụ cần chú ý nghiên cứu và học tập kinh nghiệm thực tế của các đơn vị, địa

phương khác có môi trường hành chính tiên tiến hơn, để vận dụng phù hợp vào

thực tế của địa phương, có như vậy công tác đào tào bồi dưỡng CBCC mới nhanh

chóng đạt được hiệu quả cao nhất.

3.3.5. Xây dựng được các mô hình mẫu và các quy trình chuẩn cho quá trình hoạt động của các phòng Nội vụ

Thực tế hiện nay cho thấy, trong hoạt động của các phòng Nội vụ vẫn thiếu

các mô hình mẫu và các quy trình chuẩn để có thể vận dụng và áp dụng một cách

thống nhất. Chính vì vậy, khi xây dựng được các quy trình chuẩn cho quá trình

hoạt động của các phòng Nội vụ sẽ đem lại những lợi ích to lớn như: gắn vai trò

với trách nhiệm của từng cá nhân trong từng khâu giải quyết công việc; giảm thời

gian giải quyết công việc; giảm độ trễ của dòng thông tin quản lý; tạo điều kiện

thuận lợi cho người dân và tổ chức khi làm việc với cơ quan.

101

Công tác TCLĐKH cho công chức thuộc các phòng Nội vụ phải hướng tới

xây dựng nền nếp làm việc khoa học và có hiệu quả tại các đơn vị này. Một trong

những biện pháp quan trọng để thực hiện mục tiêu đó là xây dựng và áp dụng trong

thực tế các mô hình mẫu và những quy trình cần thiết. Đối với các phòng Nội vụ

đó có thể là mô hình mẫu áp dụng cho tất cả các phòng Nội vụ cấp huyện.

Trong quá trình xây dựng các mô hình mẫu, cùng với các cơ sở vật chất cần

thiết, điều quan trọng là cần phải đưa ra được các quy trình chuẩn cho việc thực

hiện nhiệm vụ của các phòng Nội vụ, xây dựng các cơ chế cần thiết để đảm bảo

cho các phòng có thể vận hành thống nhất. Kinh nghiệm cho thấy, cơ chế vận hành

hoạt động có một vai trò rất quan trọng trong việc xây dựng một nền nếp làm việc

khoa học tại CQHCNN. Cơ chế này được hình thành và phản ánh thông qua các

quy định, quy chế hoạt động do các cơ quan quản lý ban hành theo yêu cầu công

việc và dựa vào chức năng, quyền hạn của mình do pháp luật quy định. Ví dụ gần

đây, Đảng và Nhà nước ta đã ban hành một số văn bản về việc xây dựng quy chế

dân chủ trong hoạt động của cơ quan các cấp [18, Tr. 109].

Ngoài ra, đồng thời với việc xây dựng và áp dụng các quy chế thống nhất

cho quá trình quản lý, điều hành, tại các phòng Nội vụ cần phải thiết lập được

một chế độ trách nhiệm rõ ràng trong hoạt động công vụ. Chế độ này cần phải

gắn với từng bước đi của quá trình giải quyết các công việc trong thực tế. Chẳng

hạn như, khi xây dựng một quy trình chuẩn cho việc ban hành các văn bản của

phòng Nội vụ, đồng thời, phải quy định thật rõ ràng trách nhiệm đối với từng giai

đoạn cụ thể, trong đó: trách nhiệm đối với giai đoạn soạn thảo, thẩm định, duyệt

văn bản và giai đoạn hoàn thiện thể thức pháp lý để ban hành. Việc xây dựng các

mô hình mẫu và các quy trình điều hành chuẩn, nếu làm được tốt sẽ mang lại hiệu

quả thiết thực cho công tác TCLĐKH tại các phòng Nội vụ.

3.3.6. Cải thiện điều kiện làm việc và hiện đại hóa trang thiết bị nơi công sở

Trong bối cảnh khoa học – công nghệ phát triển vượt bậc như ngày nay,

CQHCNN nói chung và các phòng Nội vụ nói riêng cũng ngày càng có điều kiện

102

tiếp cận nhiều hơn với các nguồn thông tin. Thông tin không những làm cho hoạt

động của các phòng Nội vụ có hiệu quả hơn mà nó cũng đặt ra nhiều vấn đề mới

hơn về điều kiện làm việc của CBCC tại các đơn vị này, đặc biệt là phương tiện

để xử lý thông tin. Đồng thời, do áp lực của sự phát triển khoa học – kỹ thuật

trong thời kỳ mới, mà nhu cầu đổi mới thiết bị làm việc tại các phòng Nội vụ

cũng được thúc đẩy mạnh hơn. Đổi mới và tăng nhanh các thiết bị chuyên dùng

trong công sở là những nhu cầu thiết yếu đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý quan

tâm đúng mức để sử dụng hợp lý, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.

Tại các phòng Nội vụ, việc cải thiện điều kiện làm việc và hiện đại hóa

trang thiết bị công sở, phục vụ công tác TCLĐKH cho công chức phải đảm bảo

các tiêu chí sau:

- Có diện tích phù hợp với yêu cầu công việc và các phòng làm việc được

bố trí hợp lý;

- Môi trường không khí không bị ô nhiễm để đảm bảo sức khỏe cho CBCC;

- Có đủ ánh sáng cho phòng làm việc;

- Các phương tiện làm việc đầy đủ và phù hợp với yêu cầu của công việc.

Qua tìm hiểu thực tế ở chương 2, có thể thấy, để cải thiện điều kiện làm

việc và hiện đại hóa trang thiết bị đáp ứng yêu cầu TCLĐKH, các phòng Nội vụ

có thể tham khảo thêm các giải pháp sau:

Về thiết kế nơi làm việc: Thực tế tại phòng Nội vụ cho thấy, văn phòng

làm việc tại đây được thiết kế, bố trí theo mô hình văn phòng khép kín với hệ

thống các phòng làm việc riêng lẻ, được ngăn cách bởi vách ngăn, tường cao.

Tuy nhiên, khuynh hướng ngày nay ít sử dụng phòng làm việc riêng cho các

nhân viên vì điều này vô hình tạo nên sự ngăn cách, phân biệt giữa họ. Đồng

thời, nhược điểm lớn nhất khi sử dụng phòng riêng là khó kiểm tra và làm trì

trệ luồng công việc.

103

Chính vì vậy, thay vì sử dụng mô hình văn phòng khép kín, các tổ chức,

cơ quan hiện đại có xu hướng áp dụng mô hình văn phòng theo hướng “mở”.

Thay vì bố trí nhiều phòng riêng cho nhân viên, các tổ chức thường bố trí các

vách ngăn để ngăn cách các nhân viên khỏi nhìn thấy nhau và trò chuyện hoặc

giúp cho mỗi nhân viên có chỗ riêng để làm việc [18, Tr. 65].

Có thể thấy, việc thiết kế nơi làm việc theo hướng văn phòng “mở” sẽ tạo

điều kiện thuận lợi cho các phòng Nội vụ trong việc thực hiện hiệp tác lao động

giữa các thành viên khi làm việc. Thay vì phải chạy từ phòng này sang phòng

khác khi có công việc, gây mất thời gian và tổn hao sức lực, lúc này việc hiệp

tác, giúp đỡ giữa các thành viên sẽ trở nên thuận lợi, nhanh chóng hơn nhiều vì

họ không phải di chuyển nhiều.

Hơn thế nữa, mô hình văn phòng mở sẽ tạo điều kiện cho các thành viên

tăng cường sự tương tác, giao lưu trong quá trình làm việc. Nếu như trước kia,

với các phòng làm việc riêng biệt, các thành viên giữa các phòng sẽ ít có cơ hội

tương tác, hỗ trợ nhau, mọi người chỉ tập trung vào công việc của mình, điều này

ít nhiều gây ảnh hưởng đến văn hóa của cơ quan, tổ chức, giờ đây, khi văn phòng

được bố trí theo mô hình mở, cường độ tương tác giữa các thành viên rõ ràng là

được tăng lên, điều đó giúp cho các thành viên hiểu nhau hơn, xây dựng bầu

không khí thân thiện, hòa đồng hơn trong tổ chức, giúp cải thiện tinh thần làm

việc, học hỏi giữa các thành viên. Hơn nữa, với mô hình văn phòng mở sẽ tạo

điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo phòng trong việc kiểm soát toàn bộ công việc,

tăng cường quản trị thời gian và giám sát nhân viên.

Tuy nhiên, do phòng Nội vụ là một cơ quan nằm trong hệ thống

CQHCNN, nên thực tế việc thiết kế nơi làm việc theo mô hình nào không phải

là điều có thể làm tùy tiện mà phải có sự đồng bộ, thống nhất, chỉ đạo từ cấp

trên. Chính vì vậy, mô hình thiết kế văn phòng làm việc theo hướng mở trên có

thể là sự tham khảo hợp lý trong tương lai cho phòng Nội vụ nói riêng và hệ

thống CQHCNN nói chung.

104

Trang thiết bị văn phòng: Hiện nay, các trang thiết bị phục vụ công việc

tại các phòng Nội vụ đã tương đối đầy đủ, đồng bộ và hiện đại như đã nêu ở

chương 2. Tuy nhiên, tác giả nhận thấy trong quá trình làm việc, có rất nhiều tài

liệu quan trọng, thậm chí có cả tài liệu thuộc dạng mật sau khi sử dụng xong cần

hủy ngay, tuy vậy, các tài liệu này không được hủy một cách an toàn mà chỉ được

xé nhỏ hoặc vò nát rồi để vào thùng rác, điều này rõ ràng là rất nguy hiểm, có

khả năng để lộ thông tin quản lý Nhà nước nếu bị các đối tượng xấu lợi dụng.

Nguyên nhân của việc trên là do tất cả các phòng Nội vụ hiện này đều không có

máy hủy tài liệu. Chính vì vậy, để tăng cường hiệu quả công tác TCLĐKH nói

chung và bảo đảm thông tin quản lý Nhà nước nói riêng, thiết nghĩ các phòng

Nội vụ cần trang bị thêm 01 máy hủy tài liệu để góp phần đảm bảo an toàn thông

tin quản lý Nhà nước trong quá trình hoạt động.

Mặt khác, hiện nay, vẫn còn phòng Nội vụ huyện Thuận Thành và huyện

Yên Phong chưa được trang bị máy photocopy. CBCC công tác tại các đơn vị này

khi muốn photo tài liệu số lượng lớn thường phải sang phòng Tài nguyên – Môi

trường nhờ photocopy giúp, điều này là tương đối bất tiện. Thực tế cho thấy, trong

công việc của các phòng Nội vụ thường xuyên yêu cầu phải sao chụp tài liệu với

số lượng lớn. Chính vì vậy, việc trang bị máy photocopy cho hai đơn vị trên sẽ

góp phần nâng cao hiệu suất, hiệu quả hoạt động của CBCC tại đây.

Đồng thời, một hoạt động quan trọng nữa đó là phải đẩy mạnh hơn nữa việc

áp dụng khoa học – công nghệ vào quá trình làm việc tại các phòng Nội vụ, bởi

lẽ, khoa học –công nghệ chính là yếu tố quyết định tính khoa học, tính tiến bộ

trong hoạt động tổ chức lao động của con người. Việc đẩy mạnh áp dụng khoa học

– công nghệ trong TCLĐKH cho công chức phòng Nội vụ phải hướng tới mục

tiêu hiện đại hóa công tác văn phòng theo hướng: văn phòng điện tử; văn phòng

không giấy; văn phòng tự động hoá; văn phòng của thế kỷ 21.

Phương pháp hiện đại hoá đó là: tổ chức bộ máy văn phòng tinh, gọn,

đúng chức năng; từng bước tin học hoá công tác văn phòng sử dụng các mạng

105

nội bộ và mạng quốc tế internet; trang bị các thiết bị văn phòng phù hợp như:

máy tính, máy fax, máy photocopy, điện thoại, ...; không ngừng phát triển kỹ

thuật và nghiệp vụ hành chính. Để có thể thực hiện được các phương pháp trên,

đòi hỏi các phòng Nội vụ cần tiếp tục quán triệt thực hiện chỉ thị số 58/TC-TW

ngày 17/10/2000 của Bộ chính trị khóa VIII về đẩy mạnh phát triển và ứng dụng

công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý Nhà nước [39, Tr. 14].

3.3.7. Tích cực xây dựng môi trường văn hóa tổ chức hiện đại

Ngày nay, khi công nghệ hiện đại đang ngày càng được sử dụng rộng rãi

để hỗ trợ cho công việc của CBCC, nhiều tập quán mới trong CQHCNN cũng

được xác lập. Một lề lối làm việc có tính công nghiệp với nhịp điệu khẩn trương

hơn đang dần thay thế cho cách làm việc cũ lạc hậu. Điều đó, đã góp phần làm

xuất hiện trong các công sở hiện đại một nền văn hóa mới mà trước đây chưa có

hoặc rất mờ nhạt do ảnh hưởng nặng nề của nền văn minh nông nghiệp trồng lúa

nước có tính truyền thống của nước ta.

Không nằm ngoài xu hướng chung đó, tại các phòng Nội vụ một môi

trường văn hóa tổ chức hiện đại cũng đã hình thành và phát triển với các biểu

hiện như:

- Tinh thần tự quản, tính tự giác cao của CBCC trong quá trình làm việc;

- Quy chế điều hành, kiểm tra công việc được tuân thủ một cách chặt chẽ;

- CBCC có tinh thần đoàn kết, tương trợ, tin cậy lẫn nhau;

- Bầu không khí cởi mở được hình thành trong tổ chức;

- Các chuẩn mực được đề ra thích đáng và mức độ hoàn thành công việc cao;

- Các xung đột nội bộ được giải quyết thỏa đáng.

Tuy nhiên, trong bối cảnh khoa học công nghệ không ngừng phát triển tác

động mạnh mẽ đến văn hóa tổ chức của các phòng Nội vụ, lãnh đạo và các thành

viên cần có các giải pháp để tích cực xây dựng môi trường văn hóa tổ chức hiện

đại, xây dựng bầu không khí tổ chức thân thiện, làm nền tảng để thực hiện có hiệu

106

quả công tác TCLĐKH, góp phần đảm bảo hiệu lực, hiệu quả quản lý của các

phòng Nội vụ, tạo điều kiện phát triển tốt nhất về chuyên môn, kỹ năng cho

CBCC. Các giải pháp đó cần phải đảm bảo các yếu tố cơ bản sau đây:

Xây dựng được các quy chế, quy định, nội quy, điều lệ hoạt động có tính

chất bắt buộc mọi thành viên cơ quan thực hiện. Tuy nhiên, cần phải đảm bảo

rằng, các quy chế, quy định, nội quy này phải được thảo luận và thông qua một

cách dân chủ, công khai, cần lắng nghe ý kiến của tất cả các thành viên trong đơn

vị, dựa trên quy định của pháp luật và được quyết định theo đa số.

Cần có một nền nếp làm việc khoa học, có kỷ cương và dân chủ. Để làm

được điều này, đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý cũng như toàn bộ thành viên của

cơ quan phải quan tâm đến hiệu quả hoạt động chung của cơ quan mình. Muốn

như thế CBCC phải tôn trọng kỷ luật cơ quan, phải chú ý đến danh dự của cơ

quan trong cư xử với mọi người, đoàn kết và hiệp tác dựa trên những nguyên tắc

chung, chống lại bệnh quan liêu, hách dịch, cơ hội. Như thế, niềm tin của CBCC

với cơ quan sẽ được củng cố, phát triển cùng với quá trình xây dựng và phát triển

của cơ quan.

Đảm bảo tính công khai, minh bạch về thông tin theo quy định của pháp

luật trong nội bộ các thành viên của các phòng Nội vụ, đồng thời, cần phát huy

vai trò của nguyên tắc “tập trung dân chủ” trong quá trình hoạt động của đơn vị.

Đây chính là những yếu tố giúp tạo dựng nên lòng tin giữa các thành viên trong

tổ chức. Mặt khác, việc đảm bảo công khai, minh bạch thông tin cũng giúp tạo

dựng nên bầu không khí thân thiện, tích cực, tránh những mâu thuẫn, xung đột

không đáng có giữa các thành viên.

Đặc biệt, phong cách lãnh đạo của người Trưởng phòng cũng là yếu tố quan

trọng ảnh hưởng đến việc xây dựng văn hóa tổ chức hiện đại tại các phòng Nội vụ.

Điều này đòi hỏi, lãnh đạo các phòng phải định hình được cho mình phong cách

lãnh đạo phù hợp với bản thân và đặc điểm của cơ quan, đơn vị.

107

Để tiếp tục xây dựng và hoàn thiện môi trường văn hóa tổ chức hiện đại,

tích cực tại các phòng Nội vụ nhằm đẩy mạnh, hoàn thiện công tác TCĐLKH cho

công chức tại đây, có thể đưa ra 03 nhóm giải pháp sau đây:

Về thể chế: Nhà nước cần tiếp tục xây dựng và hoàn thiện thể chế pháp

luật về xây dựng và thực hiện văn hóa công sở hiện đại trong các CQHCNN nói

chung. Đây chính là nền tảng cơ sở để CQHCNN nói chung và các phòng Nội

vụ nói riêng xây dựng được văn hóa tổ chức hiện đại, tích cực, phù hợp tại các

đơn vị mình.

Về tư tưởng – chính trị: Các phòng Nội vụ phải luôn làm tốt công tác tư

tưởng chính trị đối với CBCC, giúp cho họ nhận thức được ý nghĩa, tầm quan trọng

và lợi ích thiết thực mà môi trường văn hóa công sở hiện đại tác động lên hiệu quả

công việc, bản thân người lao động nói chung và tác động đến hiệu quả, tính khoa

học của TCLĐKH nói riêng. Đặc biệt, vai trò làm gương của người đứng đầu các

phòng Nội vụ trong việc xây dựng môi trường văn hóa tổ chức hiện đại luôn luôn

phải được đề cao, người đứng đầu phải tạo ra được động lực, niềm tin và hình mẫu

quan trọng để các thành viên khác noi theo [26, Tr. 108].

3.3.8. Tăng cường toàn diện các biện pháp tạo động lực làm việc cho CBCC

Trong bất kỳ tổ chức nào, dù là tổ chức thuộc khu vực công hay khu vực

tư, hiệu quả của TCLĐKH được tăng cao khi thành viên của tổ chức đó làm việc

nhiệt tình, có năng suất, chất lượng và hiệu quả, nghĩa là thành viên phải có

động lực làm việc và luôn phấn đấu vươn lên. Do đó, làm thế nào để khuyến

khích người lao động làm việc hăng say, sáng tạo? Làm thế nào tạo động lực

cho người lao động là những câu hỏi mà các nhà quản lý luôn trăn trở và phải

tìm câu trả lời [15, Tr. 85].

Có thể thấy, nếu tổ chức không đáp ứng được các nhu cầu vật chất và tinh

thần của người lao động, đặc biệt là những nhu cầu cơ bản, động lực làm việc của

nhân viên sẽ bị suy giảm. Chính vì vậy, việc tăng cường toàn diện các biện pháp

tạo động lực cho người lao động là biện pháp không thể thiếu trong việc nâng cao

108

hiệu quả công tác TCLĐKH trong các tổ chức nói chung, CQHCNN nói riêng và

đặc biệt là trong các phòng Nội vụ.

“Động lực làm việc có thể được hiểu là sự thúc đẩy khiến cho con người

nỗ lực làm việc trong điều kiện cho phép để tạo ra năng suất, h iệu quả cao

[19, Tr.24]”.

Trong mối quan hệ với các giải pháp đẩy mạnh công tác TCLĐKH cho

công chức thuộc các phòng Nội vụ như đã phân tích ở trên, giải pháp tăng cường

toàn diện các biện pháp tạo động lực làm việc cho CBCC đóng vai trò hết sức

quan trọng, nó quyết định hiệu quả của toàn bộ các giải pháp trên, bởi khi CBCC

thiếu động lực làm việc, mọi giải pháp đã nêu trên đều không thể phát huy hết

hiệu quả của chúng. Chính vì vậy, lãnh đạo các phòng Nội vụ phải hết sức chú

ý tới giải pháp này.

Nguyên tắc cơ bản trong áp dụng các biện pháp tạo động lực làm việc cho

CBCC nói chung và CBCC phòng Nội vụ nói riêng, đó chính là phải tác động vào

nhu cầu của chính bản thân từng CBCC. Để làm được điều đó đòi hỏi lãnh đạo các

phòng phải: thường xuyên tìm hiểu để phát hiện các nhu cầu chưa được thỏa mãn

của CBCC; tạo điều kiện thuận lợi để CBCC thỏa mãn nhu cầu của mình.

Theo các học thuyết về động lực làm việc, lãnh đạo các phòng Nội vụ có

thể áp dụng hai nhóm biện pháp tao động lực cho CBCC, cụ thể như sau:

Nhóm biện pháp tạo động lực thông qua hệ thống đòn bẩy kích thích vật

chất (bao gồm tiền lương, thưởng và chế độ phúc lợi).

Theo đó, cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phải tiến hành trả lương,

thưởng và đảm bảo các phúc lợi cho CBCC theo đúng quy định của pháp luật

về số lượng, thời gian. Trả lương cho CBCC đề giúp họ có động lực làm việc

cũng cần phải đảm bảo nguyên tắc tiền lương được trả tương quan giữa mức thù

lao trong tổ chức và giá công lao động trên thị trường, đồng thời cũng phải đảm

bảo nguyên tắc công bằng.

109

Trong khi đó, tạo động lực thông qua tiền thưởng đối với CBCC cũng cần

hết sức linh hoạt giữa thưởng tiền và thưởng dưới dạng vật chất như một kỳ nghỉ

hè, chuyến du lịch, chiếc điện thoại, ... Bên cạnh đó, cần chú ý giữa khen và

thưởng. Việc phân loại những hành vi tích cực thành các mức độ khác nhau và

tùy từng mức độ sẽ sử dụng những hình thức khen hay thưởng là cần thiết. Điều

này, sẽ tạo ra sự phấn đấu của người lao động để họ tiếp tục đạt đến mức độ cao

hơn, đồng thời, sẽ làm tăng giá trị của khen thưởng, tránh hiện tượng nhàm chán,

sao rỗng trong khen thưởng, làm mất đi ý nghĩa của khen thưởng trong tạo động

lực làm việc [27, Tr. 36].

Cuối cùng, tạo động lực thông qua chế độ phúc lợi với hai loại chính: phúc

lợi bắt buộc và phúc lợi tự nguyện sẽ góp phần nâng cao đời sống vật chất của

CBCC, thúc đẩy họ nâng cao tinh thần, chất lượng và hiệu quả lao động. Đồng

thời, các chương trình phúc lợi tốt cũng sẽ giúp cho uy tín của các CQHCNN nói

chung và các phòng Nội vụ nói riêng được nâng cao.

Nhóm biện pháp tạo động lực thông qua công việc

Nhóm biện pháp tạo động lực này dựa trên một triết lý đơn giản đó là

“muốn tạo động lực cho ai làm việc gì phải làm cho họ muốn làm công việc

đó” [19, Tr. 137].

Tại các phòng Nội vụ, nhóm biện pháp tạo động lực cho CBCC thông qua

công việc bao gồm các biện pháp sau:

- Phân công công việc phù hợp với khả năng, năng lực và sở trường của CBCC;

- Xác định rõ mục tiêu cần đạt được của từng cá nhân;

- Trao quyền và huy động sự tham gia của người lao động;

- Giao nhiệm vụ có tính thách thức cho người lao động;

- Làm giàu công việc (tăng sự đa dạng của các kỹ năng trong công việc,

nâng cao tầm quan trọng của công việc, công việc có kết quả nhìn thấy rõ, có

nhiều cơ hội cho CBCC phát triển, ...);

- Luân chuyển công việc, mở rộng công việc.

110

Nhóm biện pháp tạo động lực cho CBCC tại các phòng Nội vụ thông qua

cải thiện môi trường làm việc có thể bao gồm các biện pháp sau đây:

- Cải thiện điều kiện lao động cho CBCC thông qua việc đầu tư trang thiết

bị cần thiết cho quá trình công tác, đảm bảo vệ sinh, an toàn lao động, ...;

- Tạo cơ hội cho người lao động phát triển và thăng tiến với việc tạo điều

kiện cho họ học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, giao cho họ những

công việc mang tính thách thức, ...;

- Công bằng, khách quan trong đánh giá và sử dụng có hiệu quả kết quả

đánh giá trong các chính sách nhân sự của cơ quan, đơn vị;

- Xây dựng bầu không khí thuận lợi, mối quan hệ nhân sự hài hòa, thân thiện;

- Khuyến khích sáng tạo, đổi mới trong đơn vị.

Trên cơ sở các nhóm biện pháp tạo động lực đã nêu ở trên, lãnh đạo các

phòng Nội vụ cần quan tâm nghiên cứu để có thể áp dụng đồng bộ các nhóm

giải pháp đó vào thực tế cơ quan, đơn vị mình một cách linh hoạt, phù hợp

nhất. Việc nghiên cứu, phân tích tình hình thực tế của cơ quan trước khi áp

dụng sẽ giúp phát huy hết tác dụng của các nhóm giải pháp trên nói riêng và

của tất cả các giải pháp nhằm đẩy mạnh TCLĐKH cho công chức thuộc các

phòng Nội vụ đã nêu nói chung.

Tóm lại, Nhà nước cần tạo được môi trường làm việc tốt, có chế độ tiền

lương, thưởng và chế độ khác thỏa đáng, tương thích với sự cống hiện của CBCC

để họ yên tâm làm việc. Đặc biệt, cần phải thực hiện dân chủ cơ sở, tôn trọng và

phát huy tự do tư tưởng trong hoạt động nghiên cứu và tư vấn phản biện của

CBCC. Đây chính là giải pháp tác động bằng các giá trị xã hội, bằng lý tưởng,

niềm tin, khát vọng, lòng tự trọng và trách nhiệm của CBCC. Thực hiện tốt nhóm

giải pháp này, sẽ giúp đẩy mạnh và nâng cao hiệu quả của TCLĐKH tại các phòng

Nội vụ nói riêng và CQHCNN nói chung [35, Tr. 12].

111

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3

Như vậy, qua các nội dung nghiên cứu, tìm hiểu tại chương 3, tác giả đã

đưa ra được những giải pháp nhằm đẩy mạnh công tác TCLĐKH cho công chức

thuộc các phòng Nội vụ. Tất cả các giải pháp nêu trên đều được nghiên cứu và

đưa ra dựa trên việc phân tích thực trạng TCLĐKH tại các phòng Nội vụ, nhằm

đảm bảo tính khả thi và tính hiệu quả khi áp dụng chúng trong thực tế.

Các giải pháp đẩy mạnh công tác TCLĐKH cho công chức thuộc các phòng

Nội vụ được đưa ra rất đa dạng và mang tính đồng bộ, bao gồm các giải pháp về:

phân công – hiệp tác lao động, xác định định mức và các tiêu chuẩn khi điều kiện

cho phép, hiện đại hóa môi trường và điều kiện làm việc, xây dựng văn hóa tổ

chức hiện đại, hoàn thiện hệ thống pháp luật quy định về chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn của phòng Nội vụ và cuối cùng là nhóm các giải pháp tạo động lực

làm việc cho CBCC các phòng Nội vụ.

Có thể thấy, TCLĐKH trong CQHCNN nói chung và trong các phòng

Nội vụ nói riêng là một công tác vô cùng quan trọng và hết sức phức tạp. Chính

vì vậy, tất cả các giải pháp nêu trên nhằm đẩy TCLĐKH cho công chức thuộc

các phòng Nội vụ cần phải được thực hiện một cách đồng bộ, sáng tạo, kiên trì

và bền bỉ để đem lại hiệu quả cao nhất. Đồng thời, TCLĐKH cho công chức

thuộc các phòng Nội vụ cũng phải luôn luôn chủ động, sẵn sàng thích ứng với

những thay đổi có thể xảy ra. Vậy nên, lãnh đạo các phòng Nội vụ cũng cần

nhận thức sâu sắc rằng, các giải pháp nêu trên không phải chỉ cần thực hiện một

lần là sẽ đem lại hiệu quả mãi mãi, mà cần thấy rằng, các giải pháp sẽ được thực

hiện một cách có trọng tâm, có trọng điểm tùy theo sự thay đổi của tình hình

kinh tế - xã hội của từng thời kỳ, có như vậy, các giải pháp nêu trên mới đem

lại hiệu quả đúng như kỳ vọng.

112

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

1. Kết luận

TCLĐKH được coi như một yêu cầu tất yếu nhằm gắn kết các yếu tố quan

trọng của một tổ chức, đặc biệt là tổ chức hành chính Nhà nước, từ cơ cấu tổ

chức, quy chế hoạt động, đến nguồn lực con người và các nguồn lực vật chất

khác của tổ chức, giúp cho tổ chức tiến đến việc thực hiện mục tiêu của mình.

Các nội dung của TCLĐKH trong các tổ chức nói chung, CQHCNN nói

riêng là hết sức đa dạng và phong phú. Có thể thấy, các nội dung của TCLĐKH

có mặt trong hầu hết các khía cạnh hoạt động của một tổ chức, từ xác định các vị

trí công việc, phân công – hiệp tác lao động cho tới đánh giá, sử dụng CBCC, tạo

động lực cho người lao động. Nhờ có TCLĐKH mà tổ chức sẽ hoạt động hiệu

quả, hợp lý, khoa học, tiết kiệm hơn, người lao động sẽ được cải thiện đời sống

tinh thần, tăng cường sức khỏe, động lực làm việc và đặc biệt là việc tổ chức đạt

được mục tiêu của mình nhanh hơn.

Trong thời gian qua, các phòng Nội vụ đã chú trọng đến công tác TCLĐKH

cho công chức thuộc đơn vị mình, nhằm khai thác được tối ưu khả năng của người

lao động cũng như các nguồn lực khác của cơ quan, tạo sự gắn bó giữa các CBCC

với nhau, với cơ quan, với công việc. Nhờ có sự quan tâm của lãnh đạo cũng như

các thành viên, công tác TCLĐKH cho công chức thuộc các phòng Nội vụ đã và

đang đạt được những kết quả tích cực, trong đó đặc biệt phải nói đến việc phân

công công việc chi tiết, phù hợp với năng lực của từng CBCC, công tác tổ chức

nơi làm việc đã đáp ứng được yêu cầu của công việc, đồng thời, đáp ứng được

yêu cầu áp dụng khoa học – kỹ thuật vào hoạt động quản lý của các phòng Nội

vụ, ... Chính những kết quả tích cực đó đã góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả

quản lý của các phòng Nội vụ, góp phần xây dựng văn hóa tổ chức tại cơ quan,

nâng cao uy tín, niềm tin của nhân dân vào các phòng Nội vụ.

Trên cơ sở phân tích thực trạng công tác TCLĐKH cho công chức thuộc

các phòng Nội vụ thời gian qua, tác giả đã đưa ra được các giải pháp góp phần

113

đẩy mạnh công tác TCLĐKH tại các đơn vị này. Các giải pháp được nêu ra trong

luận văn sẽ là một nội dung tham khảo có giá trị đối với lãnh đạo các phòng Nội

vụ nói riêng và các nhà nghiên cứu quan tâm đến TCLĐKH nói chung. Để đạt

được hiệu quả cao nhất, việc quán triệt các định hướng và áp dụng các giải pháp

đã nêu cần phải được tiến hành một cách đồng bộ trên cơ sở chọn lọc, có trọng

tâm, trọng điểm, phù hợp với tình hình thực tế tại các phòng Nội vụ tại các thời

điểm khác nhau.

Lý luận cơ sở về TCLĐKH cho công chúc thuộc các phòng Nội vụ và hệ

thống các giải pháp được đưa ra trong luận văn đều được xây dựng trên cơ sở các

mối quan hệ tương hỗ, tác động qua lại lẫn nhau, từ đó, đã chỉ ra được những ưu

điểm, tồn tại, hạn chế và hướng giải quyết đối với TCLĐKH tại các phòng Nội vụ.

Chỉ khi giải quyết được những tồn tại, hạn chế đó, công tác TCLĐKH cho công

chức thuộc các phòng Nội vụ mới đạt được hiệu quả cao nhất.

Có thể thấy, tìm hiểu, nghiên cứu về TCLĐKH trong CQHCNN nói chung

và tại các phòng Nội vụ nói riêng là một nội dung có giá trị và ý nghĩa thực tiễn

sâu sắc. Tuy nhiên, trong phạm vi khả năng nhận thức và thời gian có hạn, bài

nghiên cứu vẫn còn nhiều thiếu sót, tác giả rất mong nhận được sự đóng góp ý

kiến của các Nhà khoa học cũng như của quý Thầy, Cô để nội dung bài nghiên

cứu của tác giả được hoàn chỉnh hơn.

2. Kiến nghị 2.1. Đối với Chính phủ, Bộ, Ban, Ngành ở Trung ương

Cần đẩy mạnh tiến độ hoàn thiện hệ thống thể chế, pháp luật liên quan đến

việc xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của các phòng Nội

vụ. Đây chính là cơ sở quan trọng để phòng Nội vụ có thể hoàn thiện việc xác

định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các vị trí công việc – chức vụ trong bộ

máy Nhà nước trong cơ quan, đơn vị mình. Điều này sẽ giúp đẩy mạnh và hoàn

thiện công tác TCLĐKH cho công chức thuộc các đơn vị này.

114

Bên cạnh đó, Nhà nước cũng cần có các chính sách nhằm nâng cao đời sống

vật chất và tinh thần cho CBCC nói chung. Theo đó, các chính sách tiền lương,

thưởng, phúc lợi, đào tạo bồi dưỡng của Nhà nước nếu đáp ứng được nhu cầu thực

tế và đảm bảo đời sống cho CBCC, sẽ là một trong những yếu tố góp phần nâng

cao động lực làm việc cho họ. Trong mối quan hệ với TCLĐKH, khi đã có động

lực làm việc sẽ giúp cho công tác TCLĐKH phát huy được hết ý nghĩa của nó.

Cuối cùng, các cơ quan trung ương và địa phương cũng cần đẩy mạnh việc

nghiên cứu và áp dụng các phương pháp định mức lao động khoa học, chi tiết và

phù hợp với CQHCNN, đồng thời, tăng cường đầu tư hoàn thiện và hiện đại hóa

trang thiết bị nơi làm việc trong CQHCNN. Đây sẽ là tiền đề quan trọng cho

CQHCNN nói chung và các phòng Nội vụ nói riêng trong việc đẩy mạnh

TCLĐKH cho công chức thuộc cơ quan, đơn vị mình.

2.2. Đối với Ủy ban nhân dân tỉnh và Ủy ban nhân dân cấp huyện

Tiếp tục thực hiện công tác quy hoạch cán bộ quản lý, xem đây là nhiệm

vụ trọng tâm và có ý nghĩa quyết định hàng đầu đến hiệu quả hoạt động của bất

kỳ cơ quan, tổ chức nào.

Cần thường xuyên thực hiện rà soát, đánh giá trình độ CBCC. Từ đó mở

các lớp đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho CBCC, phục vụ

cho công tác TCLĐKH.

Đầu tư, mua sắm nhằm hoàn thiện và hiện đại hóa trang thiết bị nơi làm

việc của CQHCNN nói chung và các phòng Nội vụ nói riêng để đáp ứng yêu cầu

của TCLĐKH.

2.3. Đối với các phòng Nội vụ

Lãnh đạo và thành viên các phòng Nội vụ cần nhận thức rõ ý nghĩa, tầm

quan trọng của TCLĐKH, cần quán triệt nguyên tắc khoa học trong mọi hoạt

động của phòng.

Lãnh đạo các phòng Nội vụ cần đi sâu, đi sát vào thực tế tại đơn vị mình.

Đây sẽ là cơ sở quan trọng để hoàn thiện việc xác định chức năng, nhiệm vụ,

115

quyền hạn của các vị trí công việc, để đảm bảo phân công lao động đúng năng

lực, chuyên môn và tạo điều kiện cho CBCC có khả năng học tập, phát triển

bản thân.

Thành viên các phòng Nội vụ phải không ngừng học tập để nâng cao, phát

triển năng lực bản thân mình, góp phần thực hiện tốt các nhiệm vụ, qu yền hạn

mà Nhà nước và Nhân dân giao phó nói chung và hoàn thiện công tác TCLĐKH

tại đơn vị mình nói riêng.

116

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Các văn bản quy phạm pháp luật:

[1]. Chỉ thị số 26/CT-TTg ngày 05/9/2016 của Thủ tướng Chính phủ về tăng

cường kỷ luật, kỷ cương trong các cơ quan hành chính Nhà nước các cấp.

[2]. Chỉ thị số 09/CT-UBND ngày 27/9/2016 của Chủ tịch UBND tỉnh Bắc Ninh

về việc tăng cường kỷ luật, kỷ cương trong các cơ quan hành chính Nhà nước các

cấp tỉnh Bắc Ninh.

[3]. Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 22/4/2013 của Chính phủ Quy định về vị

trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức.

[4]. Nghị định số 37/2014/NĐ-CP, ngày 05/5/2014 của Chính phủ quy định tổ chức

các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

[5]. Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/08/2007 của Thủ tướng Chính phủ

ban hành Quy chế văn hóa công sở tại cơ quan hành chính Nhà nước.

[6]. Quyết định số 335/QĐ-UBND ngày 02 tháng 4 năm 2013 của Chủ tịch Ủy ban

nhân dân tỉnh Bắc Ninh về việc công bố thủ tục hành chính mới ban hành sửa đổi,

bổ sung và bãi bỏ thuộc thẩm quyền giải quyết của ngành nội vụ tỉnh Bắc Ninh

[7]. Quyết định số 545/2014/QĐ-UBND, ngày 27/12/2014 của UBND tỉnh Bắc

Ninh về tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, tỉnh Bắc Ninh.

[8]. Thông tư số 05/2013/TT-BNV ngày 25/6/2013 của Bộ Nội vụ, hướng dẫn

thực hiện Nghị định số 36/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định về vị trí việc làm

và cơ cấu ngạch công chức.

[9]. Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc UBND

tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; phòng Nội vụ thuộc UBND huyện, quận,

thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

Sách, giáo trình, tạp chí, công trình nghiên cứu:

[10]. Tạ Hữu Ánh (2002), Công tác hành chính – văn phòng trong cơ quan Nhà

nước, Nxb. Chính trị Quốc gia, Hà Nội.

[11]. Ngô Thành Can – Nguyễn Thị Ngọc Lan (2016), Tổ chức Hành chính Nhà

nước lý luận và thực tiễn, Nxb. Tư Pháp, Hà Nội.

[12]. Nguyễn Đức Cảnh (2015), Tổ chức lao động khoa học cho công chức thuộc

Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Bảo, thành phố Hải Phòng, Luận văn

Thạc sỹ Quản lý công, Học viện Hành chính Quốc gia, Hà Nội.

[13]. Nguyễn Văn Dung – Phan Đình Quyền – Lê Việt Hưng (2010), Văn hóa tổ

chức và lãnh đạo, Nxb. Giao thông vận tải, Hà Nội.

[14]. Đại học Kinh tế Quốc dân (2012), Giáo trình Quản trị văn phòng, Nxb. Đại

học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội.

[15]. Đại học Kinh tế Quốc dân (2013), Giáo trình Hành vi tổ chức, Nxb. Đại học

Kinh tế Quốc dân, Hà Nội.

[16]. Nguyễn Thị Hoa (2012), Quy trình hành chính văn phòng tại UBND huyện

thành phố Hà Nội, Luận văn Thạc sỹ Hành chính công, Học viện Hành chính,

Hà Nội.

[17]. Cao Thị Hoa (2013), Tìm hiểu tổ chức lao động khoa học tại bộ phận một

của của UBND quận Cầu Giấy, Hà Nội, Khóa luận tốt nghiệp, Học viện Hành

chính, Hà Nội.

[18]. Học viện Hành chính (2009), Giáo trình Kỹ thuật tổ chức công sở, Nxb.

Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội.

[19]. Học viện Hành chính (2012), Giáo trình Động lực làm việc trong tổ chức

hành chính Nhà nước, Nxb. Lao động, Hà Nội.

[20]. Học viện Hành chính (2011), Quan hệ công chúng và giao tiếp công sở,

Tập bài giảng môn Giao tiếp và quan hệ công chức, Hà Nội.

[21]. Trần Thị Thanh Huế (2016), Về chất lượng công tác đào tạo, bồi dưỡng cán

bộ, công chức hiện nay, Tạp chí quản lý Nhà nước số 246 (7/2016), Hà Nội.

[22]. Đỗ Trọng Hùng (2014), Năng lực công chức quản lý phòng Nội vụ các huyện

ở tỉnh Thanh Hóa, Luận văn Thạc sỹ Quản lý công, Học viện Hành chính, Hà Nội.

[23]. Nguyễn Thị Thu Hương (2016), Về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý

hành chính đối với các cơ quan hành chính Nhà nước, Tạp chí Quản lý Nhà nước

số 250 (11/2016), Hà Nội.

[24]. Nguyễn Thị Thanh Loan (2016), Giải pháp nâng cao năng lực thực thi

công vụ của công chức hành chính, Tạp chí Quản lý Nhà nước số 250 (11/2016),

Hà Nội.

[25]. Thanh Long – Pha Khang (2008), Màu sắc trong trang trí, Nxb. Văn hóa

thông tin, Hà Nội.

[26]. Nguyễn Thị Phi (2016), Xây dựng văn hóa công sở trong các cơ quan

chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Buôn Ma Thuật, Tạp chí quản lý

Nhà nước số 250 (11/2016), Hà Nội.

[27]. Trần Thị Quế (2014), Một số biện pháp tạo động lực cho đội ngũ công chức

trong hoạt động công vụ của Bộ Nội vụ, Khóa luận tốt nghiệp, Học viện Hành

chính, Hà Nội.

[28]. Nguyễn Tiệp (2007), Giáo trình Tổ chức lao động, Nxb. Lao động – Xã hội,

Hà Nội.

[29]. Nguyễn Tiệp (2008), Giáo trình Định mức lao động, Nxb. Lao động – Xã hội,

Hà Nội.

[30]. Khoa Tổ chức và quản lý Nhân sự (2011), Tập bài giảng Nhân sự Hành

chính Nhà nước, dùng cho đào tạo cử nhân Hành chính, Học viện Hành chính,

Hà Nội.

[31]. Khoa Tổ chức và quản lý Nhân sự (2012), Tập bài giảng Định biên trong

cơ quan Hành chính Nhà nước, dùng cho đào tạo cử nhân Hành chính, Học viện

Hành chính, Hà Nội.

[32]. Khoa Tổ chức và quản lý Nhân sự (2014), Đề cương chi tiết môn học Tổ

chức lao động khoa học trong cơ quan Hành chính Nhà nước, Học viện Hành

chính, Hà Nội.

[33]. Nguyễn Thanh Tùng (2016), Định biên đối với công chức lãnh đạo, quản lý

trong các cơ quan hành chính Nhà nước, Tạp chí Quản lý Nhà nước số 248

(9/2016), Hà Nội.

[34]. Trần Đình Thắng (2016), Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức Nhà nước theo

quan điểm của Đại hội XII của Đảng, Tạp chí quản lý Nhà nước số 250 (11/2016),

Hà Nội.

[35]. Văn Tất Thu (2016), Giải pháp chính sách phát triển nguồn nhân lực chất

lượng cao hiện nay, Tạp chí Quản lý Nhà nước số 246 (7/2016), Hà Nội.

[36]. Phạm Thị Thanh Thúy (2012), Cơ sở khoa học và hoàn thiện tổ chức và hoạt động

của Văn phòng Bộ Tài chính để đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính trong giai đoạn

hiện nay, Luận văn thạc sỹ Hành chính công, Học viện Hành chính, Hà Nội.

[37]. Trung tâm từ điển học (2007), Từ điển tiếng Việt, Nxb. Đà Nẵng, Đà Nẵng.

[38]. Khoa Văn bản và công nghệ hành chính (2010), Tập bài giảng Văn hóa hành

chính, dùng cho đào tạo cử nhân Hành chính, Học viện Hành chính, Hà Nội.

[39]. Nguyễn Thị Vân (2016), Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong

quản lý Nhà nước, Tạp chí quản lý Nhà nước số 250 (11/2016), Hà Nội.

Nguồn Internet:

[40]. Định nghĩa về chức năng

, truy cập ngày 24/12/2016

[41]. Phân loại thời gian làm việc của lao động quản lý

quan-ly.html>, truy cập ngày 12/12/2016.

[42]. Sự cần thiết phải hoàn thiện định mức lao động đối với công nhân sản xuất

trong các doanh nghiệp

voi-cong-nhan-san-xuat-trong-cac-doanh-nghiep/83ba91d2>, truy cập ngày

14/12/2016.

[43]. Xây dựng định mức lao động - hạt nhân của đổi mới tổ chức lao động khoa

học trong các thư viện đại học Việt Nam

cua-doi-moi-to-chuc-lao-dong-khoa-hoc-trong-cac-thu-vien-dai-hoc-viet-

nam.html>, truy cập ngày 21/12/2016.

PHỤ LỤC

Phụ lục số 01: Bản phân công công việc đối với lãnh đạo quản lý và công

chức phòng Nội vụ thành phố Bắc Ninh.

Phụ lục số 02: Bảng điều tra về tính hợp lý của công tác tổ chức lao động

khoa học cho công chức thuộc các phòng Nội vụ huyện, thành phố của tỉnh

Bắc Ninh.

Phụ lục số 03: Bảng tổng hợp kết quả điều tra về tính hợp lý của công tác tổ

chức lao động khoa học cho công chức thuộc các phòng Nội vụ huyện, thành

phố của tỉnh Bắc Ninh.

Phụ lục số 04: Kết quả khảo sát ngày làm việc đối với công chức thuộc các

phòng Nội vụ

Phụ lục số 01: Bản phân công công việc đối với lãnh đạo quản lý và công

chức phòng Nội vụ thành phố Bắc Ninh.

ỦY BAN NHÂN DÂN Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

THÀNH PHỐ BẮC NINH Độc lập – Tự do – Hạnh phũ

PHÒNG NỘI VỤ

TP. Bắc Ninh, ngày tháng 9 năm 2016

PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

ĐỐI VỚI LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ VÀ CÔNG CHỨC

PHÒNG NỘI VỤ

Căn cứ Nghị định số 37/2014/NĐ-CP, ngày 05/5/2014 của Chính phủ quy

định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, quận,

thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Thông tư số 04/2008/TT-BNV, ngày 04/6/2008 của

Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở

Nội vụ, phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, cấp huyện;

Căn cứ Quyết định số 21/2008/QĐ-Ủy ban nhân dân, ngày 06/3/2008 của

Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh về tổ chức các cơ quan quan chuyên môn thuộc

Ủy ban nhân dân cấp huyện, tỉnh Bắc Ninh.

Thực hiện Quyết định số 697/2009/QĐ-Ủy ban nhân dân, ngày 19/5/2009

của Ủy ban nhân dân thành phố ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền

hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ;

Căn cứ yêu cầu nhiệm vụ và tình hình thực tế, trưởng phòng Nội vụ phân

công nhiệm vụ đối với lãnh đạo và công chức, viên chức phòng như sau:

I. Đối với công chức giữ chức vụ lãnh đạo quản lý.

1. Ông Đỗ Chu Hưng, Bí thư chi bộ, Trưởng phòng.

- Phụ trách chung: Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Thành uỷ,

HĐND, Ủy ban nhân dân thành phố về các hoạt động của cơ quan. Lãnh đạo hoạt

động của phòng Nội vụ theo sự chỉ đạo Thành uỷ, HĐND, Ủy ban nhân dân thành

phố. Điều hành hoạt động của phòng theo đúng quy chế làm việc, quy định của cơ

quan đã đề ra. Chủ tài khoản cơ quan, quản lý tài chính, tài sản của phòng theo quy

định của pháp luật và phân cấp quản lý của Ủy ban nhân dân cấp huyện.

- Phụ trách các nhiệm vụ: Tổ chức bộ máy; Công tác cán bộ, công chức,

viên chức thành phố; công tác quản lý, sử dụng biên chế hành chính sự nghiệp

thành phố; tham mưu xây dựng kế hoạch thanh tra, kiểm tra các lĩnh vực thuộc

ngành Nội vụ quản lý đối với các đơn vị sự nghiệp thuộc thành phố. Trình Ủy

ban nhân dân thành phố ban hành các Quyết định, Tờ trình, Kế hoạch, Đề án,

chương trình và biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực QLNN

được giao...Ký các văn bản, công tác tổ chức cán bộ, công chức, viên chức, các

văn bản khác thuộc thẩm quyền.

- Phụ trách các nhiệm vụ của cơ quan: Công tác tổ chức, cán bộ, đào tạo,

bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật...., thực hiện quy chế dân chủ trong hoạt động

cơ quan...

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ủy ban nhân dân

thành phố.

2. Ông Vũ Văn Kèo, Phó Trưởng phòng.

Giúp trưởng phòng chỉ đạo một số nhiệm vụ, chịu trách nhiệm trước

Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công.

Trực tiếp phụ trách công tác:

- Phụ trách công tác Tôn giáo: giữ mối quan hệ giữa chính quyền địa

phương với các tổ chức Tôn giáo trên địa bàn thành phố.

- Công tác tổ chức Hội;

- Công tác xây dựng chính quyền: Công tác bầu cử các chức danh cán bộ

chủ chốt cấp xã; công tác bầu cử trưởng thôn, khu phố;

- Công tác kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng

liên quan đến nhiệm vụ được giao.

- Tham mưu các văn bản có liên quan đến lĩnh vực công việc được phân

công và các văn bản khác khi được Trưởng phòng uỷ quyền.

- Trực tiếp ký các văn bản có liên quan đến công việc thuộc lĩnh vực được

phân công hoặc các văn bản khác khi được trưởng phòng uỷ quyền.

- Được Trưởng phòng uỷ quyền làm chủ tài khoản khi trưởng phòng đi vắng

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được trưởng phòng phân công hoặc uỷ quyền.

3. Bà Nguyễn Thị Phán, Phó Trưởng phòng.

Giúp trưởng phòng chỉ đạo một số nhiệm vụ, chịu trách nhiệm trước

Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công.

Trực tiếp phụ trách công tác:

- Tham mưu thực hiện chế độ chính sách, chế độ đãi ngộ, đào tạo, bồi

dưỡng, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức thành phố, viên

chức quản lý ngành GD&ĐT thuộc phạm vi quản lý theo quy định của pháp luật

và phân cấp quản lý của cấp huyện.

- Công tác quản lý, sử dụng chỉ tiêu biên chế công chức, viên chức và chỉ

tiêu hợp đồng 68.

- Công tác kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng

liên quan đến nhiệm vụ được giao.

- Công tác đánh giá công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức cấp

xã theo tiêu chuẩn ISO 9001- 2008.

- Công tác kê khai tài sản đối với công chức, viên chức quản lý, cán bộ,

công chức cấp xã thuộc đối tượng phải kê khai.

- Quản lý nhà nước về công tác Văn thư, lưu trữ.

- Thống kê, thông tin, báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố, Sở Nội vụ.

- Công tác hành chính, văn thư lưu trữ của cơ quan.

- Tham mưu các văn bản có liên quan đến lĩnh vực công việc được phân

công và các văn bản khác khi được Trưởng phòng uỷ quyền.

- Trực tiếp ký các văn bản có liên quan đến công việc thuộc lĩnh vực được

phân công hoặc các văn bản khác khi được trưởng phòng uỷ quyền.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được trưởng phòng phân công hoặc uỷ quyền.

4. Ông Đỗ Thị Lan Hương, Phó Trưởng phòng.

Giúp trưởng phòng chỉ đạo một số mặt công tác, chịu trách nhiệm trước

Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công.

Trực tiếp phụ trách công tác:

- Công tác thi đua, khen thưởng

- Quản lý nhà nước về công tác Thanh niên

- Công tác cải cách hành chính

- Quản lý và Giải quyết chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức cấp xã.

- Công tác kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng

liên quan đến nhiệm vụ được giao.

- Tham mưu các văn bản có liên quan đến lĩnh vực công việc được phân

công và các văn bản khác khi được Trưởng phòng uỷ quyền.

- Trực tiếp ký các văn bản có liên quan đến công việc thuộc lĩnh vực được

phân công hoặc các văn bản khác khi được trưởng phòng uỷ quyền.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được trưởng phòng phân công hoặc uỷ

quyền.

II. Đối với công chức thực hiện nhiệm vụ chuyên môn.

1. Bà Nguyễn Thị Hoa: Chuyên viên

Tham mưu thực hiện một số nhiệm vụ, chịu trách nhiệm trước Trưởng

phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công.

- Công tác Kế toán, tài chính của phòng

- Công tác thi đua - khen thưởng thành phố

- Theo dõi đơn thư, khiếu nại liên quan đến công tác nội vụ.

- Công tác văn thư, lưu trữ cơ quan.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Lãnh đạo cơ quan phân công.

2. Bà Hà Thuỳ Linh: Chuyên viên:

Tham mưu thực hiện một số nhiệm vụ, chịu trách nhiệm trước Trưởng

phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công.

- Tổ chức bộ máy Cán bộ, Công chức cấp xã.

- Thực hiện giải quyết chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức; người

hoạt động không chuyên trách cấp xã (Tuyển dụng, tiếp nhận, điều động, bổ nhiệm,

đào tào bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ hưu...các chế độ khác nếu có)

- Công tác xây dựng chính quyền cơ sở

- Quản lý hồ sơ cán bộ công chức cấp xã

- Tổng hợp đánh giá cán bộ, công chức cấp xã theo tiêu chuẩn ISO 9001- 2008.

- Tổng hợp kê khai tài sản đối với cán bộ, công chức cấp xã thuộc đối tượng

phải kê khai theo quy định.

- Thống kê, thông tin, báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố, Sở Nội vụ về

mảng công tác được phân công.

- Thủ quỹ cơ quan

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Lãnh đạo cơ quan phân công.

3. Bà Hoàng Thị Hồng Vân: Chuyên viên

Tham mưu thực hiện một số nhiệm vụ, chịu trách nhiệm trước Trưởng

phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công.

- Quản lý nhà nước về công tác tôn giáo

- Công tác Hội trên địa bàn thành phố

- Thực hiện chế độ chính sách về công tác thanh niên

- Thư ký các cuộc họp chi bộ, báo cáo công tác Đảng.

- Tham mưu các nội dung liên quan đến " Học tập và làm theo tấm gương

đạo đức Hồ Chí Minh" trong chi bộ và trong cơ quan.

- Thống kê, thông tin, báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố, Sở Nội vụ về

mảng công tác được phân công.

- Phó chủ tịch Công đoàn kiêm kế toán, thủ quỹ công đoàn phòng, thực

hiện thu chi Đảng phí đảm bảo quy định.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Lãnh đạo cơ quan phân công.

4. Ông Hoàng Hưng: Chuyên viên

Tham mưu thực hiện một số nhiệm vụ, chịu trách nhiệm trước Trưởng

phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công.

- Công tác cải cách hành chính

- Giải quyết chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà

nước (Tuyển dụng, tiếp nhận, điều động, bổ nhiệm, đào tào bồi dưỡng, khen

thưởng, kỷ luật, nghỉ hưu...các chế độ khác nếu có)

- Thực hiện các nội dung về thành phần hồ sơ (được quy định tại Quyết

định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18/6/2007 của Bộ Nội vụ về việc ban hành thành

phần hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức lãnh đạo quản lý).

- Thống kê, thông tin, báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố, Sở Nội vụ về

mảng công tác được phân công.

- Công tác địa giới hành chính thành phố

- Tổng hợp báo cáo giao ban hàng tuần

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Lãnh đạo cơ quan phân công.

5. Ông Vũ Ngọc Quang: Chuyên viên

Tham mưu thực hiện một số nhiệm vụ, chịu trách nhiệm trước Trưởng

phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công.

- Thực hiện chế độ chính sách đối với ngành giáo dục và đào tạo thành phố

(Tuyển dụng, tiếp nhận, điều động, bổ nhiệm, đào tào bồi dưỡng, khen thưởng,

kỷ luật, nghỉ hưu...các chế độ khác nếu có)

- Tổng hợp đánh giá viên chức giữ chức vụ quản lý ngành Giáo dục thành phố.

- Tổng hợp kê khai tài sản đối với viên chức ngành Giáo dục thành phố

thuộc đối tượng phải kê khai.

- Thống kê, thông tin, báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố, Sở Nội vụ về

mảng công tác được phân công.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Lãnh đạo cơ quan phân công.

6. Bà Nguyễn Hà Huệ: Viên chức

Tham mưu thực hiện một số nhiệm vụ, chịu trách nhiệm trước Trưởng

phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công.

- Quản lý nhà nước về công tác Văn thư, lưu trữ (Thực hiện chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân

cấp huyện, cấp xã được quy định tại Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày

28.4.2010 của Bộ Nội vụ).

- Tổng hợp đánh giá công chức, viên chức nhà nước theo tiêu chuẩn ISO

9001- 2008.

- Tổng hợp kê khai tài sản đối với công chức, viên chức quản lý thuộc đối

tượng phải kê khai.

- Lưu trữ Hồ sơ công chức, viên chức lãnh đạo quản lý thành phố.

- Thống kê, thông tin, báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố, Sở Nội vụ về

mảng công tác được phân công.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Lãnh đạo cơ quan phân công.

Các nhiệm vụ phân công trên được thực hiện kể từ ngày 01/10/2016. Các thông

báo trước đây trái với phân công này đều được bãi bỏ./.

Nơi nhận:

- TT Thành Ủy - HĐND - UBND TP (b/c);

- Các cơ quan đơn vị có liên quan;

- Công chức,viên chức trong cơ quan;

TRƯỞNG PHÒNG

- Lưu Nội vụ.

Đỗ Chu Hưng

Phụ lục số 02: Bảng điều tra về tính hợp lý của công tác tổ chức lao động

khoa học cho công chức thuộc các phòng Nội vụ huyện, thành phố của tỉnh

Bắc Ninh.

Câu trả lời

Không

Có

- Bảng điều tra về tính hợp lý của công tác tổ chức lao động khoa học cho công chức thuộc các phòng Nội vụ huyện, thành phố của tỉnh Bắc Ninh. - Mục đích: Đánh giá về tính hợp lý của công tác tổ chức lao động khoa học tại các phòng Nội vụ - Ông, bà vui lòng điền thông tin và đánh dấu X vào đáp án mà ông, bà lựa chọn. Phòng Nội vụ: ............................................................. Lĩnh vực phụ trách: ................................................... Chức danh: ................................................................. I. Lĩnh vực công tác của ông, bà có được quy định rõ ràng không? a. Bằng văn bản b. Thông qua thủ trưởng trực tiếp II. Chức năng, nhiệm vụ của ông, bà gồm có các loại công việc: - Đánh máy chữ - Thảo các loại văn bản, thư từ - Các công việc tính toán - Thu thập thông tin - Tổng hợp thông tin - Thiết kế các mẫu in sẵn và các tài liệu khác

- làm việc với các tổ chức, cơ quan khác nhau - Nghiên cứu tài liệu chuyên môn - Dự các cuộc họp công vụ - Đánh giá công việc của người khác - Giám sát công việc của người khác - Tiếp khách (cho biết cụ thể): ...................................................................................... ...................................................................................... III. Ông, bà có phải thực hiện những công việc không trực tiếp thuộc nhiệm vụ của ông, bà không? a. Những công việc thấp hơn trình độ của ông, bà vì lý do: - Thiếu nhân viên tính toán - Thiếu nhân viên đánh máy - Thiếu thư ký để hoàn thành các tài liệu viết - Thiếu người chạy việc vặt (văn thư) - Thiếu người lo các thủ tục hình thức (nhân viên lễ tân) - Thiếu các nhân viên khác (cho biết cụ thể là ai) ........................................................................................ ........................................................................................ ......................................................................................... b. Những công việc thuộc nhiệm vụ của người khác, nguyên nhân do: - Phân chia công việc không đúng

- Thiếu sự xác định chính xác phạm vi công việc của từng người - Trình độ của bạn đồng nghiệp không đáp ứng yêu cầu - Bạn đồng nghiệp cố tình trây ì không làm việc - Thiếu người làm việc - Người lãnh đạo bận việc hoặc vắng mặt - Vì lý do khác (cho biết rõ): ...................................................................................... ...................................................................................... ...................................................................................... IV. Ông, bà sử dụng các phương tiện kỹ thuật trong quá trình làm việc không? - Máy chữ - Máy vi tính - Thước tính - Máy tính cầm tay - Máy photocopy - Máy in - Điện thoại di động, điện thoại bàn - Máy fax - Máy vẽ - Các phương tiện khác (cho biết cụ thể) ...................................................................................... ......................................................................................

...................................................................................... ...................................................................................... ...................................................................................... V. Nơi làm việc của ông bà đã được tổ chức hợp lý chưa? - Có được bố trí, sắp xếp thoải mái, hợp lý không? - Ông, bà có tất cả các phương tiện cần thiết thường xuyên cho công việc không? - Bàn làm việc của ông, bà có chỗ đựng tài liệu không? - Chiếu sáng có đảm bảo cho công việc không? - Tiếng ồn phòng làm việc có ảnh hưởng xấu đến hiệu suất làm việc không? VI. Văn hóa công sở, bầu không khí tổ chức có tích cực, thân thiện không? - Văn hóa công sở có tích cực và tác động tốt đến hiệu quả công việc của ông, bà không? - Bầu không khí tổ chức có tích cực, thân thiện không? - Tình trạng mâu thuẫn giữa các thành viên có không? VII. Ông, bà có xây dựng thời gian biểu cá nhân không? - Cho một tháng - Cho một tuần - Cho một ngày

- Công việc cần làm ngày mai có được biết trước từ hôm nay không? VIII. Ông, bà có bị lãng phí thời gian vì các lý do sau không? Không nhận được tài liệu kịp thời do: - Trung tâm nhận tài liệu - Phòng văn thư - Do các bộ phận khác (cho biết rõ bộ phận nào) - Các đơn vị khác ngoài cơ quan - Chờ đợi chữ ký hoặc chờ người cộng sự - Do thiếu phương tiện kỹ thuật - Do phải dự các cuộc họp không cần thiết - Do các lý do khác (cho biết rõ) ...................................................................................... ...................................................................................... ...................................................................................... IX. Hiệu suất công việc của ông, bà có bị giảm do các nguyên nhân sau: - Tiếng ồn trong phòng làm việc - Không gian làm việc quá chật chội - Không thành thạo khi sử dụng các phương tiện kỹ thuật - Tiến trình lao động trong ngày không hợp lý - Thái độ không thoải mái của người công sự trong bộ phận, phòng ban

- Các yếu tố khác (cho biết rõ): ...................................................................................... ...................................................................................... ...................................................................................... X. Đề nghị của ông, bà nhằm hoàn thiện tổ chức lao động khoa học: 1. .......................................................................................................... 2. .......................................................................................................... 3. .......................................................................................................... 4. .......................................................................................................... 5. .......................................................................................................... 6. ..........................................................................................................

Phụ lục số 03: Bảng tổng hợp kết quả điều tra về tính hợp lý của công tác tổ

chức lao động khoa học cho công chức thuộc các phòng Nội vụ huyện, thành

phố của tỉnh Bắc Ninh.

Đơn vị: %

Tỷ lệ câu trả lời (%)

Có Không

Phòng Nội vụ: ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

Lĩnh vực phụ trách: ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

Chức danh: ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

I, Lĩnh vực công tác của ông, bà có được quy định rõ ràng không?

a, Bằng văn bản 100 0

b, Thông qua thủ trưởng trực tiếp 0 0

II, Chức năng, nhiệm vụ của ông, bà gồm có các loại công việc:

- Đánh máy chữ 0 0

- Thảo các loại văn bản, thư từ 100 0

- Các công việc tính toán 44,5 55,5

- Thu thập thông tin 100 0

- Tổng hợp thông tin 100 0

14 - Thiết kế các mẫu in sẵn và các tài liệu khác 86

100 0 - Làm việc với các tổ chức, cơ quan khác nhau

100 0 - Nghiên cứu tài liệu chuyên môn

- Dự các cuộc họp công vụ 77,8 22,2

- Đánh giá công việc của người khác 42 58

- Giám sát công việc của người khác 42 58

- Tiếp khách 19,5 80,5

III, Ông, bà có phải thực hiện những công việc không trực tiếp thuộc nhiệm

vụ của ông, bà không?

a, Những công việc thấp hơn trình độ của ông, bà vì lý do:

- Thiếu nhân viên tính toán 0 0

- Thiếu nhân viên đánh máy 0 0

- Thiếu thư ký để hoàn thành các tài liệu viết 2,8 97,2

- Thiếu người chạy việc vặt (văn thư) 8,3 91,7

- Thiếu người lo các thủ tục hình thức (nhân viên lễ 0 0 tân)

- Thiếu các nhân viên khác 0 0

b, Những công việc thuộc nhiệm vụ của người khác, nguyên nhân do:

- Phân chia công việc không đúng 19,5 80,5

- Thiếu sự xác định chính xác phạm vi công việc của 50 50 từng người

- Trình độ của bạn đồng nghiệp không đáp ứng yêu cầu 11,1 88,9

- Bạn đồng nghiệp cố tình trây ì không làm việc 22,2 77,8

- Thiếu người làm việc 27,8 72,2

- Người lãnh đạo bận việc hoặc vắng mặt 25 75

- Vì lý do khác

IV, Ông, bà sử dụng các phương tiện kỹ thuật trong quá trình làm việc không?

- Máy chữ 0 0

- Máy vi tính 100 0

- Thước tính 0 0

- Máy tính cầm tay 22,2 77,8

- Máy photocopy 100 0

- Máy in 41,7 58,3

- Điện thoại di động, điện thoại bàn 100 0

- Máy fax 16,7 83,3

- Máy vẽ 0 0

- Các phương tiện khác 0 0

V, Nơi làm việc của ông bà đã được tổ chức hợp lý chưa?

- Có được bố trí, sắp xếp thoải mái, hợp lý không? 69,4 30,6

- Ông, bà có tất cả các phương tiện cần thiết thường 61,1 38,9 xuyên cho công việc không?

- Bàn làm việc của ông, bà có chỗ đựng tài liệu 83,3 16,7 không?

- Chiếu sáng có đảm bảo cho công việc không? 100 0

- Tiếng ồn phòng làm việc có ảnh hưởng xấu đến 13,9 86,1 hiệu suất làm việc không?

VI, Văn hóa công sở, bầu không khí tổ chức có tích cực, thân thiện không?

- Văn hóa công sở có tích cực và tác động tốt đến hiệu 77,8 22,2 quả công việc của ông, bà không?

- Bầu không khí tổ chức có tích cực, thân thiện 91,7 8,3 không?

- Tình trạng mâu thuẫn giữa các thành viên có không? 44,4 55,6

VII, Ông, bà có xây dựng thời gian biểu cá nhân không?

- Cho một tháng 11 89

- Cho một tuần 27,8 72,2

- Cho một ngày 38,9 61,1

- Công việc cần làm ngày mai có được biết trước từ 25 75 hôm nay không?

VIII, Ông, bà có bị lãng phí thời gian vì các lý do sau không?

Không nhận được tài liệu kịp thời do:

- Trung tâm nhận tài liệu 0 0

- Phòng văn thư 50 50

- Do các bộ phận khác 16,7 83,3

- Các đơn vị khác ngoài cơ quan 30,5 69,5

- Chờ đợi chữ ký hoặc chờ người cộng sự 19,4 80,6

- Do thiếu phương tiện kỹ thuật 36,1 63,9

- Do phải dự các cuộc họp không cần thiết 38,9 61,1

- Do các lý do khác 0 0

IX, Hiệu suất công việc của ông, bà có bị giảm do các nguyên nhân sau:

13,9 86,1 - Tiếng ồn trong phòng làm việc

8,3 91,7 - Không gian làm việc quá chật chội

- Không thành thạo khi sử dụng các phương tiện kỹ 16,7 83,3 thuật

- Tiến trình lao động trong ngày không hợp lý 2,8 97,2

- Thái độ không thoải mái của người công sự trong 25 75 bộ phận, phòng ban

0 0 - Các yếu tố khác

X, Đề nghị của ông, bà nhằm hoàn thiện tổ chức lao động khoa học:

- Phân công lao động đúng chuyên môn nghiệp vụ hơn nữa;

- Cải thiện, xây dựng văn hóa tổ chức hiện đại hơn;

- Định mức lao động chính xác tránh tình trạng công việc phân chia không hợp lý;

Trang bị thêm máy móc, phương tiện làm việc;

- Cải thiện chế độ tiền lương, thưởng, phụ cấp,

Phụ lục số 04: Kết quả khảo sát ngày làm việc đối với công chức các phòng

Nội vụ