Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Quy trình và phương pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng tại một số doanh nghiệp trong lĩnh vực lưu trữ

I H QU GI H N I TRƢ N Ọ O Ọ N N V N

TRẦN THỊ LUYỆN

QUY TRÌN VÀ P ƢƠN P ÁP TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN V N P ÕN T I M T SỐ DOANH NGHIỆP TRONG LĨNH VỰC LƢU TRỮ

LU N V N T S QU N TRỊ V N P ÕN

N i - 2020

I H QU GI H N I TRƢ N Ọ O Ọ N N V N

TRẦN THỊ LUYỆN

QUY TRÌNH VÀ PHƯƠNG PHÁP TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP TRONG LĨNH VỰC LƯU TRỮ

Chuyên ngành: Quản trị văn phòng Mã số: 60 34 04 06

LU N V N T S QU N TRỊ V N P ÕN

NGƢ I HƢ NG N HO H : TS. NGUYỄN THỊ KIM BÌNH

N i - 2020

L M O N

Tôi xin cam đoan đề tài “Quy trình v phƣơng pháp tuyển dụng

nhân viên văn phòng tại m t số doanh nghiệp trong lĩnh vực lƣu trữ” là

công trình nghiên cứu do tôi thực hiện. Các số liệu, kết quả nghiên cứu trong

luận văn là trung thực và chƣa từng đƣợc ai công bố trong bất kỳ công trình

nào khác. Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình./.

Học viên

Trần Thị Luyện

L I C M ƠN

Trong quá trình học tập và hoàn thiện luận văn, tôi đã nhận đƣợc sự

giúp đỡ hƣớng dẫn quý báu của thầy cô trong hoa Lƣu trữ học và Quản trị

văn phòng, Trƣờng ại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ại học Quốc gia

Hà Nội. ặc biệt, tôi xin đƣợc gửi lời cảm ơn đến giảng viên hƣớng dẫn TS.

Nguyễn Thị im Bình đã tận tình hƣớng dẫn và đóng góp ý kiến giúp tôi

hoàn thành bài luận văn của mình.

Với kinh nghiệm thực tế còn nhiều hạn chế, do đó đề tài “Quy trình và

phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng tại m t số doanh nghiệp

trong lĩnh vực lƣu trữ” của tôi không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, tác

giả mong nhận đƣợc sự đóng góp của thầy cô và các bạn để luận văn đƣợc

hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn!

Học viên

Trần Thị Luyện

DANH MỤ SƠ Ồ VÀ B NG BIỂU

1.1. Sơ đồ Quy trình tuyển dụng nhân sự………………………………………...27

2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa

HT……………………………………………………………………………………..41

2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức doanh nghiệp của Công ty TNHH Đầu tư và Phát

triển Đông Kinh……………………………………………………………………..42

2.3. Bảng thống kê lĩnh vực hoạt động của các doanh nghiệp lưu trữ……….43

2.4. Ảnh thông tin tuyển dụng của Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học

Tổ chức và Quản lý trên trang mywork.com.vn…………………………………53

2.5. Ảnh thông báo tuyển dụng của Công ty Cổ phần công nghệ Lưu trữ - Số

hóa tài liệu HT trên trang website……………………………………………...…54

2.6. Ảnh thông tin đăng tuyển dụng trên mạng xã hội của Trung tâm dịch vụ

Chuyển giao công nghệ Văn thư – Lưu trữ……………………………………….55

2.7. Bản mô tả công việc của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Đông Kinh

…………………………………………………………………………………………58

2.8. Bảng thông báo tuyển dụng của Công ty Cổ phần Phát triển

Công nghệ Hành chính ADDJ……………………………………………………..60

2.9. Bảng thông tuyển dụng của Công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa

HT……………………………………………………………………………………..61

3.1. Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng………………………….83

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ẦU .................................................................................................. 1

1. Lý do chọn đề tài .......................................................................................... 1

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ........................................................................... 3

3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................ 5

4. ối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu............................................. 6

5. Phƣơng pháp nghiên cứu ............................................................................. 6

6. Ý nghĩa của luận văn .................................................................................... 7

7. Bố cục của đề tài .......................................................................................... 7

ƢƠN 1: Ơ SỞ LÝ LU N VÀ PHÁP LÝ VỀ TUYỂN DỤNG

NHÂN SỰ ............................................................................................................. 9

1.1. Khái niệm và chức năng của quản trị nhân sự .......................................... 9

1.1.1. Quản trị nhân sự ................................................................................... 9

1.1.2. Chức năng của quản trị nhân sự ......................................................... 10

1.2. Khái niệm và vai trò của tuyển dụng nhân sự ......................................... 12

1.2.1. Tuyển dụng nhân sự ............................................................................ 12

1.2.2. Vai trò của công tác tuyển dụng nhân sự ........................................... 14

1.3. Phƣơng pháp và quy trình tuyển dụng nhân sự ...................................... 18

1.3.1. Phương pháp tuyển dụng nhân sự ...................................................... 18

1.3.2. Quy trình tuyển dụng .......................................................................... 22

1.4. ... ơ sở pháp lý về tuyển dụng nhân sự .................................................. 35

TIỂU KẾT HƢƠNG I ................................................................................. 38

ƢƠN 2: T ỰC TR N QUY TRÌN VÀ P ƢƠN P ÁP

TUYỂN DỤN N N V ÊN V N P ÕN T I M T SỐ DOANH

NGHIỆP LƢU TRỮ.......................................................................................... 39

2.1. Tổng quan về các doanh nghiệp lƣu trữ .................................................. 39

2.1.1. Sơ lược lịch sử hình thành của các doanh nghiệp lưu trữ .................. 39

2.1.2. Đặc điểm của doanh nghiệp lưu trữ ................................................... 40

2.1.3. Đặc điểm, yêu cầu nhân viên văn phòng của doanh nghiệp .............. 45

2.1.4. Thực trạng nhân viên văn phòng của các doanh nghiệp lưu trữ........ 49

2.2. Phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng của một số doanh

nghiệp lƣu trữ ................................................................................................. 51

2.3. Quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng của một số doanh nghiệp

lƣu trữ ............................................................................................................. 56

2.3.1. Chuẩn bị .............................................................................................. 56

2.3.2. Thông báo tuyển dụng ......................................................................... 59

2.3.3. Nhận và nghiên cứu hồ sơ ................................................................... 63

2.3.4. Phỏng vấn ........................................................................................... 65

2.3.5. Ra quyết định tuyển dụng .................................................................... 67

TIỂU KẾT HƢƠNG II ................................................................................ 69

ƢƠN 3: I PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG

N N V ÊN V N P ÕN O M T SỐ DOANH NGHIỆP LƢU TRỮ . 70

3.1. Nhận xét phƣơng pháp và quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng

của một số doanh nghiệp lƣu trữ .................................................................... 70

3.1.1. Ưu điểm ............................................................................................... 70

3.1.2. Hạn chế ............................................................................................... 74

3.1.3. Nguyên nhân ....................................................................................... 78

3.2. Xác định mục tiêu phát triển nhân sự ..................................................... 79

3.3. a dạng hóa phƣơng pháp tuyển dụng ....................................................... 81

3.4. Hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng .......................... 82

3.5. Một số giải pháp khác ............................................................................. 94

3.5.1. Nâng cao năng lực cho cán bộ phụ trách tuyển dụng nhân sự ........... 94

3.5.2. Thu hút lao động thông qua chế độ lƣơng thƣởng hợp lý .................. 95

3.5.3. Kiến nghị với các cơ sở đào tạo .......................................................... 97

TIỂU KẾT HƢƠNG III .............................................................................. 99

KẾT LU N ...................................................................................................... 100

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KH O ....................................................... 102

PHỤ LỤC ......................................................................................................... 105

P ẦN MỞ ẦU

1. Lý do chọn đề t i

Doanh nghiệp muốn hình thành và phát triển đƣợc cần phải có nhiều

yếu tố khác nhau nhƣ: Tài ch nh, cơ sở vật chất, trang thiết bị, nguyên vật

liệu, nhân lực. Trong đó nhân lực là yếu tố giữ vai trò quan trọng nhất đối với

doanh nghiệp. Dù công nghệ, khoa học kĩ thuật ngày càng phát triển và đƣợc

áp dụng rộng rãi trong mọi mặt của cuộc sống nhƣng con ngƣời vẫn là nhân

tố không thể thay thế đƣợc. iều đó càng khẳng định rằng yếu tố con ngƣời

có sức ảnh hƣởng trực tiếp và quan trọng đến sự hình thành và phát triển của

một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp muốn phát triển

cần phải coi trọng việc tuyển dụng để lựa chọn ra những nhân sự chất lƣợng

cả về trình độ chuyên môn lẫn đạo đức nghề nghiệp. Bởi, đội ngũ nhân sự

chất lƣợng chính là một trong những yếu tố quyết định đến sự tồn tại, phát

triển và cạnh tranh với các doanh nghiệp khác.

Tuyển dụng nhân sự sẽ giúp cho doanh nghiệp đảm bảo đƣợc chất

lƣợng nguồn lao động. Nếu tuyển dụng tốt sẽ bổ sung nguồn nhân lực kịp

thời, phù hợp với yêu cầu, tình hình sản xuất kinh doanh của từng doanh

nghiệp. hi có đƣợc nguồn nhân lực tốt, doanh nghiệp không chỉ thực hiện và

hoàn thành đƣợc những mục tiêu kinh doanh đã đặt ra mà còn nắm trong tay

đội ngũ nhân lực cao có thể sẵn sàng đáp ứng những yêu cầu trong công việc,

phát huy đƣợc hết khả năng của ngƣời lao động.

Nhận thấy tầm quan trọng của việc tuyển dụng nhân sự nên Nhà nƣớc

đã ban hành rất nhiều các văn bản quy định về việc tuyển dụng nhân sự, ví

dụ: hƣơng 2, Nghị định 29/2012/N - P ban hành ngày 12 tháng 4 năm

2012 của Chính phủ về việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức, đã quy

định rõ về điều kiện tuyển dụng, cách thức thi tuyển, xét tuyển và các trình tự

thủ tục khi tuyển dụng nhân sự. hƣơng 3, Luật viên chức ban hành ngày 15

tháng 11 năm 2010 đã quy định rõ ràng về việc tuyển dụng và sử dụng viên

chức trong các đơn vị sự nghiệp công lập. Tuy nhiên, các quyết định đó lại

chỉ quy định việc tuyển dụng nhân sự cho các cơ quan nhà nƣớc. òn đối với

việc tuyển dụng nhân sự tại các doanh nghiệp tƣ nhân, do có nhiều ngành

nghề, nhiều cách thức hoạt động khác nhau nên chƣa có những tiêu chuẩn cụ

thể, thống nhất về tuyển dụng nhân sự. Không những vậy, vì các doanh

nghiệp đều mang tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với hoạt động của mình

nên các doanh nghiệp phải tự đƣa ra các yêu cầu tuyển dụng để phù hợp với

thực tế tình hình của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp muốn hoạt động và phát triển đƣợc cần phải tổ chức xây

dựng cơ cấu phòng ban để phân chia nhiệm vụ và trách nhiệm trong công

việc. Ngoài những bộ phận chuyên môn, chuyên trách bộ phận văn phòng là

bộ phận không thể thiếu đƣợc trong mỗi doanh nghiệp. Bởi lẽ, văn phòng là

nơi tham mƣu, tổng hợp giúp lãnh đạo điều hành và quản lý hoạt động của cơ

quan, đồng thời văn phòng giúp đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất cho doanh

nghiệp đƣợc đầy đủ và thuận lợi. ể làm đƣợc điều đó, các doanh nghiệp cần

phải xây dựng, tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, chuyên nghiệp để có thể

đáp ứng những yêu cầu của doanh nghiệp và lãnh đạo đề ra. Do vậy, việc

tuyển dụng nhân viên văn phòng là việc rất cần thiết và quan trọng đối với

mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiện nay tại nhiều doanh nghiệp vẫn chƣa coi

trọng việc tổ chức, hoạt động văn phòng nên việc tuyển dụng nhân sự cho văn

phòng vẫn chƣa đƣợc quan tâm.

Trong khoảng hơn 10 năm trở lại đây, từ chủ trƣơng xã hội hóa hoạt

động lƣu trữ, nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực lƣu trữ đã đƣợc

thành lập và đang phát triển mạnh. Tuy nhiên, hiện nay, các doanh nghiệp lƣu

trữ mới chỉ dừng lại ở quy mô nhỏ và siêu nhỏ. o đó, việc tuyển dụng nhân

sự văn phòng chƣa thực sự đƣợc quan tâm. iều này làm ảnh hƣởng ít nhiều

đến sự phát triển của doanh nghiệp lƣu trữ. Vì vậy, để xây dựng đƣợc một đội

ngũ nhân viên văn phòng chuyên nghiệp, các doanh nghiệp lƣu trữ cần phải

thiết lập quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng một cách

khoa học, hiệu quả từ đó, sẽ giúp cho doanh nghiệp có đƣợc đội ngũ nhân

viên văn phòng có trình độ chuyên môn cao để giải quyết vấn đề liên quan

đến hoạt động văn phòng nói riêng và của cả doanh nghiệp nói chung.

Trên đây là những lý do để tôi lựa chọn đề tài: “Quy trình v phƣơng

pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng tại m t số doanh nghiệp trong

lĩnh vực lƣu trữ” làm luận văn tốt nghiệp của mình.

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Có thể nói công tác tuyển dụng nhân sự là một hoạt động quan trọng

của các tổ chức, cơ quan và doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc tuyển dụng nhân

sự cho văn phòng lại đƣợc rất ít các nhà nghiên cứu quan tâm. Nhƣ vậy, có

thể nói rằng đây là một vấn đề còn mới cần đƣợc nghiên cứu và giải quyết. Vì

hầu hết trong các công trình nghiên cứu khác mới chỉ đề cập và nêu ra việc

tuyển dụng nhân sự chung cho các doanh nghiệp. Cụ thể, đối với giáo trình có

một số giáo trình tiêu biểu sau: Giáo trình “Quản trị nhân lực” của Nguyễn

Ngọc Quân và Nguyễn Vân iềm, NXB ại học Kinh tế quốc dân, năm

2012, giáo trình “Quản trị nhân sự”, Nguyễn Hữu Thân, NXB Lao động Xã

hội, năm 2012 và giáo trình “Quản trị nguồn nhân lực”, PGS.TS Trần Kim

Dung, NXB Tổng hợp Thành phố Hồ h Minh, năm 2011. Nội dung của các

cuốn giáo trình đã khái quát đƣợc vấn đề liên quan đến quản trị nhân sự và

những lý luận về quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng nhân sự giúp ngƣời

đọc nắm đƣợc những nội dung cơ bản phục vụ cho công việc của mình. ặc

biệt, trong cuốn giáo trình “Quản trị nhân lực” các tác giả đã giành chƣơng V

để viết về việc phƣơng pháp và quy trình tuyển chọn nhân sự.

Công tác tuyển dụng nhân sự còn đƣợc rất nhiều sinh viên, học viên lựa

chọn để nghiên cứu nhƣ: Khóa luận tốt nghiệp của ào Ngọc Diệp: “Nghiên

cứu quy trình tuyển dụng nhân lực của Công ty Cổ phần Tập đoàn Xây dựng

Thăng Long”, Trƣờng ại học Thƣơng mại. Ngoài ra còn có rất nhiều luận

văn nghiên cứu về công tác tuyển dụng nhân sự nhƣ: Luận văn “ ông tác

tuyển dụng nhân lực tại công ty cổ phần nhiệt điện Phả Lại” của tác giả Phạm

Thị Út Hạnh, Trƣờng ại học Lao động – Xã hội, năm 2015; Luận văn Thạc

sĩ quản trị kinh doanh của Nguyễn ức Hồng với đề tài “Nâng cao chất lƣợng

tuyển dụng nhân sự tại Trƣờng ại học ông Á”, Trƣờng ại học Kinh tế -

ại học Quốc gia Hà Nội, năm 2014. Luận văn của Trần Thị Thu với đề tài

“Hoàn thiện công tác tuyển mộ, tuyển chọn tại Công ty TNHH Công nghiệp

Chính xác Việt Nam 1”, Trƣờng ại học Kinh tế quốc dân, năm 2008. Những

bài khóa luận và luận văn trên đều đã nêu ra đƣợc những lý luận cơ bản trong

công tác tuyển dụng nhân sự, thực trạng quy trình tuyển dụng nhân sự của các

công ty, doanh nghiệp khác nhau để đƣa ra các nhận xét đánh giá, giải pháp

nhằm nâng cao công tác tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp. iều này giúp

ích rất nhiều cho tôi khi thực hiện nghiên cứu đề tài “Phƣơng pháp và quy

trình tuyển dụng nhân viên văn phòng của một số doanh nghiệp hoạt động

trong lĩnh vực lƣu trữ”. Tuy nhiên, các tác giả mới chỉ đề cập đến việc tuyển

dụng nhân sự chung cho doanh nghiệp mà chƣa đi sâu khảo sát vào một vị trí

công việc cụ thể.

Ngoài những bài khóa luận, luận văn nghiên cứu về công tác tuyển

dụng nhân sự còn các bài viết trên tạp ch khoa nhƣ bài “Vai trò của công tác

tuyển dụng nhân lực trong tổ chức” của tác giả Nguyễn hơn Trung Trƣờng

ại học à Nẵng đƣợc đăng trên tạp chí khoa học trƣờng ại học à Nẵng số

7, tháng 8 năm 2011. Trong bài viết, tác giả đã khẳng định việc tuyển dụng

nhân lực là một việc quan trọng hàng đầu trong quản trị nhân lực, là điều kiện

tiên quyết giúp bộ máy của tổ chức hoạt động. Từ đó, tác giả nêu ra vai trò

của công tác tuyển dụng nhân lực trong tổ chức để thấy đƣợc tầm quan trọng

của công tác tuyển dụng và cần thiết phải xây dựng một quy trình tuyển dụng

bài bản, phù hợp cho mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, bài viết lại không nêu rõ

loại hình doanh nghiệp cụ thể nên việc áp dụng vào trong thực tiễn khi tuyển

dụng nhân sự của từng loại hình doanh nghiệp chƣa đạt đƣợc hiệu quả.

Mặc dù trong trong giáo trình, khóa luận và luận văn hay các bài viết

trên đã nêu đƣợc đầy đủ những lí luận cơ bản của công tác tuyển dụng nhân

sự và quy trình tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp nhƣng hầu hết các tác

giả mới chỉ ra đƣợc những quy trình, yêu cầu, thực trạng tuyển dụng nhân sự

chung nhất, chƣa đề cập rõ việc tuyển dụng nhân sự cho vị trí cụ thể trong

doanh nghiệp. Vì vậy, trong luận văn này tác giả muốn làm rõ hơn quy trình

và phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng của một số doanh nghiệp

lƣu trữ dựa trên những thành tựu các giáo trình, bài viết nghiên cứu nêu trên

làm tài liệu tham khảo quan trọng khi thực hiện đề tài này.

3. Mục tiêu v nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục tiêu nghiên cứu: với đề tài này tác giả mong muốn đạt đƣợc hai

mục tiêu sau:

+ Thứ nhất, khảo sát, đánh giá thực tiễn quy trình và phƣơng pháp

tuyển dụng nhân viên văn phòng tại một số doanh nghiệp lƣu trữ trên địa bàn

Hà Nội.

+ Thứ hai, đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện phƣơng pháp và quy

trình tuyển dụng nhân viên văn phòng cho phù hợp với các doanh nghiệp lƣu

trữ.

- Nhiệm vụ nghiên cứu: ể đạt đƣợc mục tiêu trên luận văn cần tập

trung thực hiện những nhiệm vụ sau:

+ Thứ nhất là làm rõ lý luận cơ bản về tuyển dụng nhân sự.

+ Thứ hai là giới thiệu đặc điểm tổ chức và hoạt động của các doanh

nghiệp lƣu trữ.

+ Thứ ba là khảo sát, mô tả thực trạng quy trình và phƣơng pháp tuyển

dụng nhân viên văn phòng của một số doanh nghiệp lƣu trữ trên địa bàn Hà

Nội

+ Thứ tƣ là đánh giá quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên

văn phòng tại một số doanh nghiệp lƣu trữ và đề xuất giải pháp pháp nhằm

hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân viên văn phòng của một số doanh

nghiệp lƣu trữ.

4. ối tƣợng nghiên cứu v phạm vi nghiên cứu

ối tƣợng nghiên cứu là quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng nhân

viên văn phòng của một số doanh nghiệp lƣu trữ.

Phạm vi nghiên cứu:

- Về không gian: Tác giả khảo sát thực tế tại một số doanh nghiệp hoạt

động trong lĩnh vực Lƣu trữ trên địa bàn Hà Nội.

- Về thời gian: từ năm 2014 đến năm 2019. Lí do tác giả chọn mốc thời

thời gian này là vì số lƣợng đợt tuyển dụng và số lƣợng nhân viên văn phòng

đƣợc tuyển dụng tại các doanh nghiệp lƣu trữ rất ít. Ngoài ra, do yêu cầu của

việc nghiên cứu cần phải có thông tin, số liệu, thời gian chi tiết, cụ thể. Vì

vậy, tác giả cần phải khảo sát thực trạng tuyển dụng nhân sự văn phòng tại

đây trong nhiều năm để có thể đánh giá đƣợc toàn diện và chính xác nhất.

5. Phƣơng pháp nghiên cứu

ề tài nghiên cứu sử dụng các phƣơng pháp luận duy vật biện chứng,

duy vật lịch sử và tƣ tƣởng Hồ Chí Minh. ây ch nh là những phƣơng pháp

nghiên cứu xuyên suốt trong quá trình thực hiện nghiên cứu. Ngoài ra, tác giả

còn sử dụng phƣơng pháp luận của quản trị nhân lực làm cơ sở để thực hiện

nghiên cứu làm đề tài này. ồng thời, trong quá trình nghiên cứu đề tài tác

giả có sử dụng thêm các phƣơng pháp khác nhƣ:

- Phƣơng pháp phỏng vấn sâu: thực hiện khảo sát và phỏng vấn các cán

bộ phụ trách tuyển dụng và nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp lƣu trữ.

- Phƣơng pháp thống kê: thu thập và thống kê số liệu về việc tuyển dụng

nhân viên văn phòng của một số doanh nghiệp lƣu trữ thông qua phỏng vấn.

- Phƣơng pháp phân t ch: từ những số liệu thu thập, thống kê ở trên sẽ

tiến hành phân t ch và đánh giá để hoàn thiện quy trình và phƣơng pháp tuyển

dụng nhân viên văn phòng của một số doanh nghiệp lƣu trữ.

6. Ý nghĩa của luận văn

Nếu đề tài đƣợc triển khai và thực hiện tốt sẽ có những đóp góp sau:

- ề tài góp phần làm rõ những đặc điểm tổ chức và hoạt động của các

doanh nghiệp lƣu trữ, qua đó thấy đƣợc thực trạng tuyển dụng nhân viên văn

phòng của các doanh nghiệp này.

- Thông qua những giải pháp tác giả đƣa ra sẽ giúp cho việc nâng cao

chất lƣợng tuyển dụng nhân viên văn phòng cho doanh nghiệp lƣu trữ. Ngoài

ra, tác giả còn mong muốn đề tài có thể trở thành nguồn tài liệu tham khảo

cho các doanh nghiệp để hoàn thiện quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng

nhân viên văn phòng.

7. Bố cục của đề t i

hƣơng 1: ơ sở lý luận về quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng nhân sự

hƣơng này tác giả sẽ nêu ra những khái niệm cơ bản về tuyển dụng

nhân sự, vai trò của công tác tuyển dụng nhân sự; quy trình và phƣơng pháp

tuyển dụng nhân sự. Mục đ ch ch nh của chƣơng này là giúp chúng ta nắm rõ

đƣợc những lý luận cơ bản về tuyển dụng nhân sự, nắm rõ đƣợc quy trình và

phƣơng pháp để áp dụng vào việc tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp. Từ

đó khẳng định vai trò vị trí của công tác tuyển dụng nhân sự trong văn phòng.

hƣơng 2: Thực trạng quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên

văn phòng tại một số doanh nghiệp lƣu trữ.

Tại chƣơng hai tác giả giới thiệu đặc điểm tổ chức và hoạt động của các

doanh nghiệp lƣu trữ, đồng thời trình bày kết quả khảo sát việc tuyển dụng

nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp lƣu trữ dựa trên quy trình và

phƣơng pháp tuyển dụng nhân sự tại đây. Qua kết quả khảo sát, chúng ta thấy

đƣợc thực trạng quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng

tại các doanh nghiệp lƣu trữ.

hƣơng 3: Giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân viên văn

phòng cho một số doanh nghiệp lƣu trữ.

Chƣơng này thực hiện đánh giá thực trạng quy trình và phƣơng pháo

tuyển dụng nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp lƣu và nêu ra những

nguyên nhân gây ảnh hƣởng đến việc tuyển dụng nhân viên văn phòng tại các

doanh nghiệp lƣu trữ qua. ể từ đó tác giả đƣa ra một số giải pháp nhằm hoàn

thiện phƣơng pháp và quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng tại các

doanh nghiệp lƣu trữ.

ƢƠN 1: Ơ SỞ LÝ LU N VÀ P ÁP LÝ VỀ TUYỂN DỤN N N SỰ

1.1. hái niệm v chức năng của quản trị nhân sự

1.1.1. Quản trị nhân sự

Nhân sự là một trong những nguồn lực quan trọng của doanh nghiệp, vì

vậy có thể hiểu rằng nhân sự chính là những ngƣời thực hiện các công việc

khác nhau trong doanh nghiệp. Từ ý hiểu trên ta có thể định nghĩa khái niệm

về quản trị nhân sự theo nhiều góc độ tiếp cận khác nhau, ví dụ nhƣ:

Theo PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân, ThS. Nguyễn Vân iềm “Quản trị

nhân lực là tất cả các hoạt động của một tổ chức để thu hút, xây dựng, phát

triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn và giữ gìn một lực lượng lao động phù hợp

với yêu cầu công việc của tổ chức cả về mặt số lượng lẫn chất lượng” [13,8].

Theo PGS.TS Trần im ung “Quản trị nguồn nhân lực là hệ thống

các triết lý, chính sách và hoạt động chức năng về thu hút, đào tạo, phát triển

và duy trì của một tổ chức nhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả tổ chức lẫn

nhân viên” [3,3].

Theo Nguyễn Hữu Thân “Quản trị tài nguyên nhân sự là sự phối hợp

một cách tổng thể các hoạt động hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì,

phát triển, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tài nguyên nhân sự

thông qua tổ chức, nhằm đạt được mục tiêu chiến lược và định hướng viễn

cảnh của tổ chức” [16,17].

Theo Nguyễn Hữu Tri “Quản trị nhân sự là tất cả các hoạt động của

một tổ chức để xây dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn và giữ gìn

một lượng lực lao động phù hợp với yêu cầu công việc của tổ chức cả về số

lượng và chất lượng” [18,86].

Những khái niệm trên cho ta thấy rằng các tác giả đều có cách nhìn

nhận khác nhau về “quản trị nhân sự”. iều đó đƣợc thể hiện rõ nhất qua cách

gọi tên của mỗi tác giả. Có tác giả gọi là “quản trị nhân lực”, lại có tác giả

gọi là “quản trị nguồn nhân lực” hay “quản trị tài nguyên nhân sự”. ù khác

nhau ở tên gọi nhƣng hầu hết các tác giả đều nhấn mạnh đến mục tiêu cơ bản

của quản trị nhân sự. ó là thu hút, xây dựng, phát triển nguồn nhân lực và

đảm bảo duy trì nguồn nhân lực cho doanh nghiệp. Song, mỗi tác giả lại có

những cách thức thực hiện khác nhau để thu hút nhân lực nhƣ sử dụng các

chính sách về lƣơng thƣởng, chế độ phúc lợi của doanh nghiệp, phối hợp các

bƣớc trong quy trình tuyển dụng để lựa chọn ra những ứng viên phù hợp nhất.

ể sau đó, doanh nghiệp thực hiện đào tạo, phát triển nhân lực, giúp doanh

nghiệp luôn duy trì đƣợc nguồn nhân lực ổn định và đạt đƣợc những mục tiêu

đã đề ra.

Từ đó, ta có thể hiểu rằng quản trị nhân sự chính là hoạt động thu

hút, quản lý để thúc đẩy nguồn nhân lực của tổ chức bằng các hoạt động

hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn giúp duy trì nhân lực cho tổ chức,

nhằm nâng cao năng suất lao động của nhân sự, góp phần vào sự phát

triển của tổ chức. Muốn thực hiện tốt quản trị nhân sự cần phải có sự phối

hợp với các lĩnh vực quản trị khác nhƣ quản trị chiến lƣợc, quản trị kinh

doanh… ồng thời, quản trị nhân sự cần phải đƣợc sử dụng linh hoạt, phù

hợp với điều kiện và hoàn cảnh của doanh nghiệp để đem lại hiệu quả cao

nhất.

Tuy nhiên, tác giả thấy rằng quản trị nhân sự là việc thu hút nguồn

nhân lực để thực hiện tuyển dụng nhân sự theo phƣơng pháp và quy trình giúp

cho doanh nghiệp tuyển chọn đƣợc những nhân sự chất lƣợng, đáp ứng yêu

cầu công việc. Qua đó, quản trị nhân sự sẽ giúp cho doanh nghiệp sử dụng,

quản lí và duy trì đƣợc nguồn lực cho doanh nghiệp để hoàn thành đƣợc

những mục tiêu đã đặt ra.

1.1.2. Chức năng của quản trị nhân sự

Hoạt động quản trị nhân sự có liên quan đến tất cả các vấn đề thuộc về

quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của nhân viên trong doanh nghiệp. Các

hoạt động liên quan đến quản trị nhân sự rất đa dạng, phong phú và có sự

khác biệt giữa các doanh nghiệp. Tuy nhiên, có thể phân chia các hoạt động

của quản trị nguồn nhân lực theo ba nhóm chức năng chủ yếu sau:

- Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực: Nhóm chức năng này chủ

yếu chú trọng vấn đề đảm bảo cho doanh nghiệp luôn đủ nhân viên cả về số

lƣợng lẫn chất lƣợng. Muốn thu hút đƣợc nguồn nhân lực phù hợp với hoạt

động kinh doanh của doanh nghiệp cần phải căn cứ vào kế hoạch hoạt động,

thực trạng sử dụng nguồn nhân lực để xác định những công việc cần bổ sung

thêm nhân sự. Các hoạt động giúp cho doanh nghiệp thu hút đƣợc nguồn nhân

lực gồm có: dự báo và hoạch định nguồn nhân lực, phân tích công việc, biên

chế nhân lực, tuyển mộ, tuyển chọn, bố trí nhân lực. Nhóm chức năng này sẽ

giúp cho doanh nghiệp đánh giá đƣợc nhu cầu nguồn nhân lực cần bổ sung

cho phù hợp với mục tiêu chiến lƣợc và kế hoạch của doanh nghiệp để từ đó

đƣa ra giải pháp nhằm đáp ứng nhu cầu đã đặt ra. Sau khi xác định đƣợc nhu

cầu nhân sự, doanh nghiệp cần xem xét và khảo sát vị trí công việc cần tuyển

dụng về yêu cầu trình độ chuyên môn, kĩ thuật của ứng viên.

- Nhóm chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: Nhóm chức

năng này chú trọng nâng cao năng lực của nhân viên, đảm bảo nhân viên

trong doanh nghiệp có đầy đủ các kỹ năng, trình độ để hoàn thành tốt công

việc đƣợc giao và phát huy đƣợc hết khả năng của mình. Việc đào tạo sẽ đƣợc

tiến hành khi có nhân viên mới, qua đó sẽ giúp doanh nghiệp xác định năng

lực của nhân viên mới và giúp nhân viên làm quen với môi trƣờng công việc

mới. Ngoài ra, doanh nghiệp cần tiến hành lập kế hoạch đào tạo cho những

nhân viên cũ khi có quy trình kỹ thuật, công nghệ mới hoặc thay đổi. Nhóm

chức năng đào tạo, phát triển thƣờng thực hiện các hoạt động sau: Hƣớng

nghiệp, đào tạo kỹ năng thực hành, bồi dƣỡng, nâng cao trình độ tay nghề của

nhân viên và cập nhật kiến thức, công nghệ mới cho cán bộ chuyên môn

nghiệp vụ.

- Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực: Nhóm chức này chú trọng

đến việc duy trì, sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.

Nhóm chức năng này bao gồm 02 hoạt động ch nh là k ch th ch, động viên

nhân viên và duy trì các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong doanh nghiệp.

Trong đó việc k ch th ch và động viên nhân viên bao gồm những chính sách,

hoạt động nhằm khuyến kh ch ngƣời lao động làm việc hăng say, có trách

nhiệm với công việc. Doanh nghiệp có thể giao cho nhân viên những công

việc mang tính thử thách cao để nhân viên đƣợc thể hiện hết khả năng và

năng lực của bản thân. Qua đó, lãnh đạo có thể đánh giá đƣợc những đóng

góp, sáng kiến của nhân viên vào việc phát triển doanh nghiệp để có cơ sở

khen thƣởng kịp thời. ây ch nh là một biện pháp hữu hiệu để thu hút và duy

trì đƣợc đội ngũ lao động lành nghề. Vì vậy, doanh nghiệp cần chú trọng xây

dựng hệ thống bảng lƣơng, chế độ khen thƣởng và phúc lợi cho nhân viên để

k ch th ch động viên nhân viên làm việc.

Hoạt động duy trì các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong doanh nghiệp

đƣợc thể hiện qua việc ký kết hợp đồng lao động, hoạt động giao tiếp giữa

lãnh đạo với nhân viên và giữa nhân viên với nhân viên, đảm bảo môi trƣờng

làm việc thân thiện, an toàn. Môi trƣờng làm việc nếu thực hiện tốt sẽ tạo ra

bầu không khí thoải mái trong doanh nghiệp giúp nhân viên có đƣợc tâm lí

thỏa mãn với công việc đang làm.

1.2. hái niệm v vai trò của tuyển dụng nhân sự

1.2.1. Tuyển dụng nhân sự

Tuyển dụng nhân sự có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc quản trị

nhân sự vì nếu doanh nghiệp không tuyển dụng đƣợc những lao động có đủ

năng lực, phẩm chất thì sẽ làm ảnh hƣởng xấu đến chất lƣợng công việc, thậm

chí có thể gây tổn thất lớn đến cho doanh nghiệp.

Trong luận văn của Phạm Thị Út Hạnh, tác giả có nêu “Tuyển dụng

nhân lực chính là một quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhân lực để thỏa mãn

nhu cầu sử dụng của tổ chức và bổ sung lực lượng lao động cần thiết để thực

hiện các mục tiêu của tổ chức” [7,9]. Từ khái niệm trên, ta có thể hiểu một

cách đơn giản về tuyển dụng, đó là việc tìm kiếm và lựa chọn ứng viên phù

hợp giúp cho doanh nghiệp bổ sung nhân sự kịp thời để không làm ảnh hƣởng

đến mục tiêu, chiến lƣợc kinh doanh đã đặt ra.

Ngoài ra, luận văn của tác giả Nguyễn ức Hồng cũng nêu ra: “Tuyển

dụng nhân sự là quá trình tìm kiếm, thu hút ứng cử viên từ những nguồn khác

nhau đến tham dự vào các vị trí còn trống trong tổ chức và lựa chọn trong số

họ những người đáp ứng tốt yêu cầu công việc đặt ra” [9,12]. Giống nhƣ khái

niệm nêu trên, tác giả có đồng quan điểm rằng việc tuyển dụng nhân sự chính

là quá trình tìm kiếm, thu hút ứng viên để chọn đƣợc những ứng viên đáp ứng

đƣợc mục tiêu nhân sự của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hoàn thành kế

hoạch đã đặt ra.

Từ những khái niệm trên có thể hiểu, tuyển dụng nhân sự chính là hoạt

động tìm kiếm, lựa chọn những lao động có khả năng đáp ứng nhu cầu công

việc của tổ chức. Nếu việc tuyển dụng đƣợc tiến hành tốt thì sẽ giúp cho

doanh nghiệp, tổ chức có đƣợc những lao động có trình độ chuyên môn cao

phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp. Qua đó có thể thấy, tuyển dụng

giữ một vai trò quan trọng trong việc định hƣớng phát triển của mỗi doanh

nghiệp.

Tuyển dụng nhân sự gồm 02 quá trình là tuyển mộ và tuyển chọn.

Tuyển mộ là quá trình thu hút ứng viên có trình độ từ nguồn lao động

bên ngoài doanh nghiệp và nguồn lao động bên trong doanh nghiệp. Do vậy,

doanh nghiệp cần phải có khả năng thu hút đủ số lƣợng và chất lƣợng lao

động nhằm đạt đƣợc các mục tiêu tuyển dụng của mình. Quá trình tuyển chọn

phụ thuộc rất nhiều vào quá trình tuyển mộ do trên thực tế có nhiều ứng viên

có trình độ chuyên môn cao phù hợp với yêu cầu công việc doanh nghiệp đề

ra nhƣng họ lại không đƣợc tuyển chọn do họ không biết về thông tin tuyển

mộ và không có cơ hội tham gia ứng tuyển.

“Tuyển chọn nhân lực là quá trình đánh giá các ứng viên theo

nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu của công việc, để tìm

được những người phù hợp với các yêu cầu đặt ra trong số những người

đã thu hút được trong quá trình tuyển mộ” (Nguyễn Văn iềm, Nguyễn

Ngọc Quân) [13,105].

Quá trình tuyển chọn cần đáp ứng các yêu cầu sau:

- Tuyển chọn cần phải xuất phát từ kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế

hoạch nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Kế hoạch sản xuất kinh doanh của

doanh nghiệp có ảnh hƣởng rất lớn đến việc tuyển dụng nhân sự cho doanh

nghiệp. Vì nếu kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp trong thời gian tới là

mở rộng kinh doanh khi đó doanh nghiệp cần phải tiến hành bổ sung thêm

nhân sự để đảm đƣơng công việc mới phát sinh thêm.

- Cần phải tuyển chọn đƣợc những ứng viên có trình độ chuyên môn

cần thiết phù hợp với công việc. Việc lựa chọn những ứng viên có trình độ

chuyên môn phù hợp với doanh nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp không mất

nhiều thời gian và chi ph để đào tạo. iều này giúp cho doanh nghiệp tránh

khỏi việc tuyển dụng lại do ứng viên trƣớc đó không đáp ứng đƣợc yêu cầu

công việc đã đặt ra.

- Khi tuyển chọn đƣợc những ứng viên có tính kỷ luật, trách nhiệm,

trung thực và gắn bó với công việc, với doanh nghiệp sẽ giúp cho doanh

nghiệp yên tâm đƣợc phần nào khi tiến hành tuyển dụng nhân viên mới vì đây

là những nhân viên có tinh thần và trách nhiệm mỗi khi thực hiện công việc

đƣợc giao.

1.2.2. Vai trò của công tác tuyển dụng nhân sự

Bất kì doanh nghiệp nào cũng muốn có một đội ngũ nhân sự thực hiện

công việc có hiệu quả, giúp ích cho sự phát triển của doanh nghiệp. Bởi, nhân

sự ch nh là đội ngũ quyết định trực tiếp kết quả và chất lƣợng công việc. Có

thể thấy, công tác tuyển dụng nhân sự đối với doanh nghiệp, ngƣời lao động

và xã hội đóng một vai trò vô cùng quan trọng.

 ối với doanh nghiệp:

- Thứ nhất: Công tác tuyển dụng đƣợc thực hiện tốt, doanh nghiệp sẽ có

đƣợc đội ngũ lao động lành nghề, năng động, sáng tạo. ồng thời, nó còn

cung cấp, bổ sung nguồn lao động kịp thời, phù hợp với định hƣớng phát triển

của doanh nghiệp. Có thể nói, tuyển dụng giữ vai trò quan trọng trong doanh

nghiệp vì nó là khâu đầu tiên trong công tác quản trị nhân sự, hay nói cách

khác đây ch nh là yếu tố tiên quyết, quyết định chất lƣợng và hiệu quả công

việc. Không những vậy, thông qua tuyển dụng, các ứng viên từ nguồn nội bộ

và nguồn bên ngoài phần nào hiểu và biết đƣợc đƣợc nhu cầu tuyển dụng của

doanh nghiệp để tham gia ứng tuyển. Nhờ đó, doanh nghiệp có nhiều cơ hội

để lựa chọn lao động phù hợp với vị trí và yêu cầu công việc đã đặt ra. ây

đƣợc xem nhƣ một sự sàng lọc, lựa chọn nhân lực hiệu quả của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, trên thực tế, không phải doanh nghiệp nào cũng thu hút đƣợc

nhiều lao động, tìm đƣợc những lao động thực sự phù hợp với những tiêu chí

họ đặt ra. Vì vậy, doanh nghiệp phải xác định nguồn tuyển dụng rõ ràng và áp

dụng phƣơng pháp tuyển dụng hợp lý để thu hút đƣợc ứng viên nộp hồ để

việc tuyển dụng hiệu quả.

- Thứ hai: Việc tuyển dụng tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp thực hiện tốt

các mục tiêu kinh doanh đã đề ra. Bởi lẽ, nó giúp doanh nghiệp tìm ra những

nhân viên có năng lực, phẩm chất đáp ứng đƣợc yêu cầu và hoàn thiện công

việc đƣợc giao. Trên cơ sở đó, đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp đƣợc nâng

cao, những lao động lành nghề, có trình độ chuyên môn sẽ góp phần to lớn

tạo nên sự phát triển đồng đều và bền vững. Có thể nói, đấy chính là nền tảng

vững chắc cho sự phát triển của doanh nghiệp, bởi chất lƣợng lao động đƣợc

nâng cao đồng nghĩa với việc mọi yêu cầu doanh nghiệp đƣa ra đều có thể

đáp ứng.

- Thứ ba: Nếu tuyển dụng đƣợc tốt thì sẽ giúp nâng cao năng lực

cạnh tranh của tổ chức vì năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp hiện nay

phụ thuộc rất nhiều vào chất lƣợng lao động. Nhƣ vậy, có thể nói, tuyển

dụng nhân sự không chỉ góp phần quan trọng trong việc hình thành nền

tảng vững chắc “đầu vào” chất lƣợng nhân sự mà nó còn là “lực lƣợng”

quyết định đến năng lực cạnh tranh của mỗi tổ chức, doanh nghiệp.

- Thứ tƣ: Tuyển dụng tốt sẽ giúp doanh nghiệp giảm đƣợc chi phí tuyển

dụng lại, đào tạo mới, đào tạo lại và tránh đƣợc những rủi ro trong quá trình

thực hiện công việc. Không những vậy, việc tuyển dụng tốt còn giúp doanh

nghiệp tìm và tạo đƣợc nguồn nhân lực bổ sung vào những vị trí công việc

đang còn trống. ặc biệt, nếu tuyển dụng đƣợc những ngƣời có tay nghề cao,

trình độ chuyên môn giỏi, đúng với yêu cầu đặt ra sẽ giảm bớt đƣợc chi phí

đào tạo, chi phí cho nhân viên mới trong thời gian thử và làm quen việc. Từ

đó, công việc đƣợc đẩy nhanh tiến độ, hiểu quả, chất lƣợng công việc cũng sẽ

nâng cao. Có thể thấy, tuyển dụng tốt không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm

thời gian, chi phí tuyển dụng mà còn đạt đƣợc nhiều hiệu quả, chất lƣợng

trong công việc.

Nhƣ vậy tuyển dụng nhân sự có vai trò đặc biệt quan trọng đối với

doanh nghiệp. Vì, nếu nhƣ doanh nghiệp tuyển dụng nhân viên không đáp

ứng đƣợc yêu cầu công việc thì sẽ ảnh hƣởng đến chất lƣợng và hiệu quả

công việc. Ngoài ra, nếu tuyển dụng nhầm ngƣời doanh nghiệp sẽ phải thực

hiện sa thải nhân viên đó, điều này gây ảnh hƣởng đến tâm lý của những lao

động khác trong doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp bị rơi vào tình trạng

nhân sự không ổn định, thậm chí có thể dẫn tới việc chia rẽ nội bộ, lãng phí

thời gian và chi phí của doanh nghiệp.

 ối với ngƣời lao động:

- Tuyển dụng giúp cho ngƣời lao động đƣợc làm việc đúng chuyên

môn, nghiệp vụ và tạo ra niềm đam mê khi thực hiện công việc. ối với bất kì

ngƣời lao động nào, họ đều muốn đƣợc cống hiến, đƣợc làm những công việc

họ đúng chuyên môn, nghiệp vụ mà họ đã đƣợc đào tạo. Vì vậy, khi doanh

nghiệp thực hiện tuyển dụng sẽ là cơ hội để ngƣời lao động tham gia ứng

tuyển vào vị trí công việc họ mong muốn. ặc biệt, trong quá trình thực hiện

công việc, ngƣời lao động hiểu rõ hơn ch nh sách nhân sự của doanh nghiệp,

qua đó giúp họ định hƣớng công việc của mình cho phù hợp với bản thân và

doanh nghiệp.

- Tuyển dụng tạo ra không khí cạnh tranh, thi đua lẫn nhau giữa những

ngƣời lao động trong tổ chức, từ đó doanh nghiệp sẽ nâng cao đƣợc chất

lƣợng và hiệu quả công việc. Tuyển dụng không chỉ là việc bổ sung nhân sự

còn thiếu mà còn giúp doanh nghiệp thay thế, đào thải những nhân sự kém

chất lƣợng. Vì vậy, nếu ngƣời lao động không muốn bị sa thải, họ cần phải

hoàn thành tốt mọi công việc đƣợc giao, đồng thời họ cần phải thể hiện đƣợc

năng lực, vai trò của mình trong công việc và trong doanh nghiệp. Qua đó,

các nhà tuyển dụng sẽ đánh giá đƣợc hiệu quả, năng suất chất lƣợng lao động

của nhân viên trong doanh nghiệp để thực hiện đánh giá khen thƣởng.

Qua đây có thể thấy, tuyển dụng nhân sự đóng một vai trò quan trọng

đối với ngƣời lao động. Vì thông qua quá trình tuyển dụng, ngƣời lao động đã

bổ sung thêm đƣợc nhiều kiến thức, kinh nghiệm làm việc và rút ngắn đƣợc

khoảng cách giữa ngƣời lao động với nhà tuyển dụng. ồng thời, ngƣời lao

động có thể thể hiện đƣợc khả năng của mình và khẳng định vị trí của mình

trong doanh nghiệp. Chất lƣợng lao động tăng đồng nghĩa với việc doanh

nghiệp đã sử dụng hiệu quả nguồn lao động hiện có, từ đó, doanh nghiệp gia

tăng đƣợc lợi nhuận, ngƣời lao động đảm bảo đƣợc nguồn thu nhập để lo cho

cuộc sống.

 ối với xã hội:

Việc tuyển dụng nhân sự giúp cho xã hội thực hiện các mục tiêu

kinh tế - xã hội nhƣ:

- Tuyển dụng sẽ tạo việc làm cho ngƣời lao động và giảm tỉ lệ thất

nghiệp. Doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển cần phải tiến hành tuyển

dụng nhân sự để thực hiện công việc. Vì vậy, càng nhiều doanh nghiệp đƣợc

hình thành sẽ giúp cho nhiều lao động tìm kiếm đƣợc công việc phù hợp với

mình. hi đó, vấn đề thất nghiệp trong sẽ hội sẽ đƣợc giảm đáng kể.

- Tuyển dụng giúp cho xã hội giảm bớt các tệ nạn xã hội, góp phần xây

dựng xã hội văn minh giàu đẹp. ồng thời, tuyển dụng giúp cho ngƣời lao

động cải thiện đời sống và xã hội ngày càng phát triển hiện đại hơn. Qua đó

có thể thấy, việc tuyển dụng nhân sự đã giúp ngƣời lao động có việc làm, có

thu nhập, giúp xã hội giảm bớt nạn thất nghiệp và các tệ nạn xã hội.

- Không những vậy, tuyển dụng hiệu quả còn giúp cho nguồn lực xã

hội đƣợc sử dụng một cách hữu ích, góp phần vào việc xây dựng và phát triển

đất nƣớc. Trên thực tế, rất nhiều lao động giỏi, trình độ chuyên môn cao đã

không chọn làm việc tại nƣớc sở tại mà sang những đất nƣớc khác. ây

không chỉ là bất lợi cho một doanh nghiệp, mà đó là một bất lợi cho sự phát

triển của đất nƣớc, cũng là vấn đề đáng báo động về hiện tƣợng “chảy máu

chất xám”. Vì sao các doanh nghiệp không thể thu hút đƣợc lao động giỏi đến

tuyển dụng? ể trả lời cho câu hỏi trên, có lẽ có rất nhiều l do, nhƣng trong

đó sẽ có vấn đề về tuyển dụng. Tuyển dụng không chỉ có vai trò tìm và đƣa ra

những tiêu ch để chọn lao động mà nó còn phải biết cách “thu hút” những lao

động tốt. Nhƣ vậy, có thể thấy đƣợc rằng việc tuyển dụng nhân sự là một

công việc rất quan trọng mà nhà quản trị cần phải chú tâm thực hiện để đảm

bảo nguồn nhân lực cho doanh nghiệp.

1.3. Phƣơng pháp v quy trình tuyển dụng nhân sự

1.3.1. Phương pháp tuyển dụng nhân sự

Phƣơng pháp tuyển dụng là cách thức giúp cho doanh nghiệp tìm kiếm

và thu hút đƣợc các ứng viên tham gia ứng tuyển để lựa chọn đƣợc những lao

động đáp ứng tốt yêu cầu công việc đã đặt ra. Vì vậy, muốn tuyển dụng nhân

sự có hiệu quả, nhà tuyển dụng cần phải có những phƣơng pháp tuyển dụng

phù hợp với yêu cầu và điều kiện thực tiễn của doanh nghiệp. Hiện nay, các

doanh nghiệp đang sử dụng một số phƣơng pháp tuyển dụng sau: Phƣơng

pháp tuyển dụng trực tiếp, phƣơng pháp tuyển dụng gián tiếp và phƣơng pháp

tuyển dụng thông qua dịch vụ.

1.3.1.1. Phương pháp tuyển dụng trực tiếp

Phƣơng pháp tuyển dụng trực tiếp là phƣơng pháp cử cán bộ tuyển

dụng đến các cơ sở đào tạo, các trƣờng đại học, cao đẳng, trung học chuyên

nghiệp, dạy nghề trên cả nƣớc để tìm kiếm ứng viên cho các vị trí việc làm

còn trống. Việc làm này giúp cho doanh nghiệp lựa chọn đƣợc những ứng

viên chất lƣợng cao không cần nhiều thời gian tìm kiếm. Thông thƣờng các

trƣờng đều phân loại đƣợc sinh viên dựa vào khả năng, thành t ch học tập nên

các doanh nghiệp có thể dễ dàng tiến hành phỏng vấn và chọn lọc ứng viên

theo yêu cầu. Ngoài ra, các doanh nghiệp còn thấy rằng sinh viên tại các

trƣờng đều là những ngƣời trẻ, có tinh thần hăng hái làm việc và có sự sáng

tạo, ham học hỏi trong quá trình làm việc. Vì vậy, các doanh nghiệp muốn lựa

chọn sinh viên từ các cơ sở đào tạo về làm nhân viên cho họ. Các doanh

nghiệp có thể thực hiện hình thức tuyển dụng này khi sinh viên vừa tốt nghiệp

ra trƣờng hoặc các doanh nghiệp có thể liên hệ trao đổi trƣớc với các cơ sở

đào tạo để tuyển dụng đƣợc nhiều ứng viên giỏi trƣớc khi họ tốt nghiệp.

Việc lựa chọn ứng viên từ các cơ sở đào tạo sẽ đem lại nhiều lợi ích

cho doanh nghiệp nhƣ tiết kiệm đƣợc chi phí tuyển dụng, thời gian tìm kiếm,

sàng lọc và phỏng vấn ứng viên. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lựa chọn đƣợc

những ứng viên đã đƣợc đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ kỹ càng và đáp

ứng đƣợc những yêu cầu doanh nghiệp đã đặt ra. Từ đó, doanh nghiệp có thể

tiết kiệm thêm thời gian và chi ph đào tạo cho nhân viên mới. Trên thực tế,

các cơ sở đào tạo rất hoan nghênh và tạo điều kiện cho các doanh nghiệp đến

tận nơi để thực hiện tuyển dụng trực tiếp. Qua đó, các cơ sở đào tạo có thể

đảm bảo đƣợc đầu ra cho sinh viên sau khi tốt nghiệp và nâng cao hình ảnh

của mình để thu hút sinh viên đến học tập.

1.3.1.2 Phương pháp tuyển dụng gián tiếp

Phƣơng pháp tuyển dụng gián tiếp là phƣơng pháp tuyển dụng phổ biến

hiện nay và đƣợc nhiều doanh nghiệp áp dụng, thực hiện. Phƣơng pháp tuyển

dụng gián tiếp đƣợc các doanh nghiệp sử dụng thông qua các hình thức tuyển

dụng sau đây:

- Thứ nhất, việc sử dụng bảng thông báo tuyển dụng chính thức, công

khai để tất cả nhân viên trong doanh nghiệp biết về vị trí cần tuyển. ây là

bảng thông báo về các vị trí việc làm trong doanh nghiệp đang cần tuyển dụng

nhân sự. Vì thế, bảng thông báo cần gửi đến cho tất cả nhân viên trong doanh

nghiệp đƣợc biết để họ tham gia thực hiện ứng tuyển. Bảng thông báo phải

cung cấp đầy đủ các thông tin yêu cầu về vị trí việc làm, trình độ chuyên môn

mà ứng viên cần đáp ứng khi trúng tuyển. Bảng thông báo tuyển dụng thƣờng

hƣớng đến những nhân viên đang làm việc trong doanh nghiệp và có mong

muốn chuyển sang một vị trí mới. Vì vậy, bảng thông báo tuyển dụng này chỉ

phù hợp với việc tuyển dụng nhân viên từ nguồn bên trong của doanh nghiệp.

- Thứ hai, thông qua sự giới thiệu của cán bộ nhân viên trong doanh

nghiệp. Những cán bộ có thể cho giới thiệu cán bộ trong doanh nghiệp phải là

trƣởng bộ phận hoặc những ngƣời có uy tín trong doanh nghiệp. Ngoài ra, cán

bộ nhân viên trong doanh nghiệp có thể giới thiệu ngƣời nhà, họ hàng, bạn bè

hoặc những ngƣời đáp ứng đƣợc yêu cầu của doanh nghiệp đặt ra. Việc giới

thiệu của nhân viên trong doanh nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp phát hiện ra

những ứng viên có năng lực phù hợp với yêu cầu công việc một cách nhanh

chóng và dễ dàng không cần mất thời gian và công sức để tìm kiếm ứng viên.

- Thứ ba, căn cứ vào thông tin “ anh mục các kỹ năng” doanh nghiệp

lập cho từng nhân viên theo hồ sơ nhân sự. Bảng danh mục bao gồm các nội

dung về trình độ chuyên môn và kỹ năng, quá trình làm việc, kinh nghiệm

nghề nghiệp, phẩm chất cá nhân của từng lao động. Qua đó, giúp cho doanh

nghiệp đánh giá đƣợc chất lƣợng lao động của mình, từ đó, có biện pháp

nhằm nâng cao chất lƣợng lao động cho tổ chức. ồng thời, doanh nghiệp có

thể thấy đƣợc khả năng của nhân viên để thuyên chuyển họ sang một vị trí

công việc mới, phù hợp với khả năng của họ hơn. Tuy nhiên, nếu sử dụng

hình thức này doanh nghiệp mất rất nhiều thời để nghiên cứu hồ sơ của nhân

viên do số lƣợng nhân viên trong doanh nghiệp không phải là nhỏ. Vì vậy,

các doanh nghiệp cần phải khoanh vùng và lựa chọn một số ứng viên phù hợp

với ví trí cần tuyển dụng trƣớc để nghiên cứu hồ sơ, tránh việc lãng phí thời

gian và công sức.

- Thứ tƣ, hình thức thu hút nguồn lao động thông qua quảng cáo trên

các phƣơng tiện truyền thông nhƣ: truyền hình, báo, tạp ch , internet… hi sử

dụng hình thức này, nội dung thông báo tuyển dụng cần ngắn gọn, xúc tích

giúp ứng viên nắm đƣợc thông tin cơ bản để nộp hồ sơ. ặc biệt, quảng cáo

cần phải nêu rõ thời gian nộp hồ sơ và thời gian hết hạn nộp hồ sơ để ứng

viên nhanh chóng nộp hồ sơ. Chính vì thế, các doanh nghiệp cần phải xác

định tình hình cụ thể của doanh nghiệp để đƣa ra chiến lƣợc quảng cáo phù

hợp, đặc biệt là có thể kết hợp đƣợc nhiều phƣơng tiện truyền thông khác

nhau để tiến hành quảng cáo. ây đƣợc coi nhƣ là một cách thức marketing

cho doanh nghiệp. Vì vậy, các doanh nghiệp cần phải chú trọng đến nội dung

của quảng cáo. Trong nội dung quảng cáo doanh nghiệp cần chú trọng đƣa ra

chế độ phúc lợi cho nhân viên, lƣơng thƣởng hợp lý để có thể thu hút đƣợc sự

quan tâm chú ý của các ứng viên tham gia nộp hồ sơ.

- Thứ năm là thông qua hội chợ việc làm, sàn giao dịch việc. ây là

một hình thức mới và đang đƣợc nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay. ối

với hình thức này, các doanh nghiệp thực hiện đăng ký tham gia hội chợ việc

làm và sẽ đƣợc bố trí một quầy riêng để phục vụ cho việc quảng cáo, tuyển

dụng. Tuy nhiên, nhiều hội chợ việc làm diễn ra tại địa điểm không quá lớn

nên ban tổ chức sẽ thực hiện đƣa thông báo tuyển dụng của các doanh nghiệp

lên bảng tin. Vì vậy, việc tuyển dụng sẽ đƣợc thực hiện ở một vị trí khác do

ban tổ chức sắp xếp. Việc tuyển dụng thông qua hội chợ việc làm sẽ giúp cho

các ứng viên đƣợc tiếp xúc trực tiếp với nhiều nhà tuyển dụng của nhiều

doanh nghiệp khác nhau. Từ đó, giúp doanh nghiệp mở rộng khả năng tuyển

dụng với quy mô lớn và quảng bá hình ảnh doanh nghiệp. Vì vậy, thông qua

hội chợ tuyển dụng đã giúp cho doanh nghiệp và ứng viên nhận thêm nhiều

thông tin tuyển dụng bổ ch đáp ứng nhu cầu tuyển dụng của cả hai bên.

1.3.1.3. Phương pháp tuyển dụng thông qua dịch vụ

ối với phƣơng pháp tuyển dụng thông qua dịch vụ các doanh nghiệp

thƣờng thực hiện tuyển dụng thông qua trung tâm môi giới việc làm. ây là

nơi giúp cho ngƣời lao động và ngƣời sử dụng lao động tìm đến nhau dễ dàng

hơn. Tại đây, các trung tâm sẽ thực hiện các hoạt động môi giới việc làm và

nhận phí từ các doanh nghiệp có yêu cầu tuyển dụng nhân sự. hi đó, các

doanh nghiệp có thể gửi yêu cầu tuyển dụng đến cho trung tâm để trung tâm

tổ chức thực hiện tìm kiếm lao động nhằm đáp ứng yêu cầu doanh nghiệp.

Các trung tâm môi giới việc làm thƣờng đƣợc đặt trong các trƣờng đại học,

cao đẳng, các tổ chức chính trị xã hội để ứng viên và nhà tuyển dụng có thể

liên hệ dễ dàng khi có nhu cầu. Ví dụ nhƣ các trung tâm dịch vụ việc làm của

Sở Lao động - Thƣơng binh và Xã hội, Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh

niên, Hội Liên hiệp phụ nữ tỉnh,…Tùy thuộc vào số lƣợng và chất lƣợng của

ngƣời lao động các nhà tuyển dụng có thể gửi thông báo tuyển dụng đến cho

các trung tâm dịch vụ công hoặc các trung tâm dịch vụ việc làm tại các trƣờng

đai học, cao đẳng và trung tâm dịch vụ việc làm tƣ nhân. V dụ, doanh nghiệp

muốn tìm kiếm số lƣợng lao động lớn và trình độ chuyên môn không quá cao

có thể gửi thông báo tuyển dụng đến các trung tâm dịch vụ việc làm công, nếu

doanh nghiệp muốn tuyển dụng nhân sự với số lƣợng t nhƣng chất lƣợng

nhân sự cao thì có thể gửi thông báo tuyển dụng đến trung tâm việc làm tại

các trƣờng đại học, cao đẳng hoặc các trung tâm dịch vụ việc làm tƣ nhân.

Hình thức tuyển dụng nhân sự thông qua trung tâm môi giới việc làm

thƣờng đƣợc áp dụng đối với các doanh nghiệp không có bộ phận chuyên

trách về tuyển dụng nhân sự. Tuy nhiên, chi phí dịch vụ cho hình thức này

khá tốn kém vì các doanh nghiệp chỉ cần đƣa ra yêu cầu tuyển dụng mà

không cần phải làm thêm bất cứ việc gì khác và họ chỉ cần đợi để các trung

tâm môi giới việc làm tìm ứng viên phù hợp với yêu cầu doanh nghiệp đã đƣa

ra.

1.3.2. Quy trình tuyển dụng

ể thực hiện đƣợc quy trình tuyển dụng, các doanh nghiệp cần

phải xác định rõ nguồn tuyển dụng và các bƣớc thực hiện tuyển dụng vì

điều này có ảnh hƣởng rất lớn đến kết quả tuyển dụng.

1.3.2.1. Nguồn tuyển dụng

 Nguồn tuyển dụng từ bên trong

Tuyển dụng nhân sự từ bên trong là việc tuyển dụng những lao động

đang làm việc tại các vị trí khác nhau trong doanh nghiệp và có nhu cầu, ,khả

năng đáp ứng đƣợc vị trí công việc đang trống.

 Ƣu điểm của việc tuyển dụng từ bên trong:

Khi thực hiện tuyển dụng nhân sự từ bên trong sẽ giúp cho các doanh

nghiệp sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực hiện có và không mất thời gian tìm

kiếm. Hơn nữa, những lao động này đã đƣợc doanh nghiệp kiểm chứng về

lòng trung thành, thái độ nghiêm túc, tinh thần tận tụy, trách nhiệm đối với

công việc và tổ chức nên sẽ hạn chế tối đa bỏ việc. Ngoài ra, họ đã có thời

gian làm quen với môi trƣờng và công việc hiện tại trong doanh nghiệp nên

khi đảm nhiệm vị trí công việc mới họ sẽ dễ dàng và thuận lợi hơn. Vì họ đã

hiểu mục tiêu và cách thức làm việc, văn hóa của doanh nghiệp nên sẽ quen

việc nhanh hơn và th ch nghi đƣợc với vị trí công việc mới. do vậy, công việc

sẽ không bị gián đoạn và đƣợc tiến hành liên tục, hạn chế sự thuyên chuyển,

đề bạt sai.

Việc tuyển dụng nhân sự từ nguồn nội bộ sẽ tạo cơ hội thăng tiến cho

nhân viên trong doanh nghiệp. Từ đó, tạo ra tinh thần thi đua rộng rãi giữa các

nhân viên với nhau, kích thích họ làm việc để đạt đƣợc kết quả cao hơn với hi

vọng sẽ đƣợc chuyển lên vị trí công việc mới với mức thu nhập tốt hơn hiện

tại. Ngoài ra, việc tuyển dụng nhân sự từ bên trong sẽ giúp cho doanh nghiệp

giảm bớt chi phí tuyển dụng và chi ph đào tạo cho nhân viên mới sau quá

trình tuyển dụng.

Tuy nhiên, việc tuyển dụng từ bên trong cũng gây ra một số hạn chế

cho doanh nghiệp nhƣ:

ối với doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, việc tuyển dụng nhân sự

từ bên trong sẽ không nâng cao đƣợc chất lƣợng lao động cho doanh nghiệp.

Việc tuyển nhân viên vào một vị trí trống trong doanh nghiệp có thể gây hiện

tƣợng chai lỳ, xơ cứng do các nhân viên đƣợc thăng chức đã quen với cách

làm việc cũ, rập khuôn máy móc, thiếu sáng tạo. Do việc tuyển dụng từ bên

trong chỉ là thay đổi vị trí công việc của nhân viên trong doanh nghiệp. iều

đó làm cho chất lƣợng lao động không đƣợc nâng cao và cải thiện. Ngoài ra,

việc tuyển dụng nhƣ vậy còn gây ra sự xáo trộn trong cơ cấu tổ chức của

doanh nghiệp. hi đó, vị tr cũ của nhân viên sẽ có thể bị trống nên doanh

nghiệp lại phải tiến hành tuyển dụng để bổ sung nhân sự cho vị tr đó.

 Nguồn tuyển dụng từ bên ngoài

Nguồn tuyển dụng từ bên ngoài là nguồn tuyển dụng từ thị trƣờng

lao động, ứng viên của nguồn này bao gồm những ngƣời đang thất nghiệp,

bỏ việc, ứng viên là ngƣời đã tốt nghiệp các trƣờng đại học, cao đẳng,

trung học, dạy nghề trong và ngoài nƣớc, những ngƣời đang làm việc cho

doanh nghiệp khác.

 Ƣu điểm của việc tuyển dụng từ bên ngoài:

Việc tuyển dụng từ nguồn bên ngoài sẽ giúp cho doanh nghiệp tìm

đƣợc nguồn ứng viên phong phú và đa dạng hơn so với nguồn tuyển dụng từ

bên trong. Từ đó, doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn cho vị trí công việc cần

bổ sung thêm nhân sự. Bên cạnh đó, chất lƣợng nguồn lao động từ bên ngoài

cũng cao hơn vì ứng viên đƣợc trang bị kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ đầy

đủ và có hệ thống. Các ứng viên này đã đƣợc đào tạo từ các cở sở đào tạo

trong và ngoài nƣớc hoặc các ứng viên đều là ngƣời đã có kinh nghiệm trong

quá trình làm việc tại các doanh nghiệp khác trƣớc đó. Qua đây, doanh nghiệp

có thể cải thiện, đổi mới chất lƣợng nguồn lao động trong tổ chức.

Việc tuyển dụng từ nguồn bên ngoài không chỉ đem lại lợi ích cho

doanh nghiệp, nó còn đem lại cho ứng viên nhiều cơ hội. Vị trí tuyển

dụng đem lại cho ứng viên một công việc mới, tạo điều kiện cho ứng viên

phát triển bản thân qua đó nâng cao và hoàn thiện kĩ năng chuyên môn

nghiệp vụ, khả năng sáng tạo. Từ đó, ứng viên sẽ hoàn thành tốt công việc

đã đƣợc giao và giúp cho doanh nghiệp đạt đƣợc những mục tiêu kinh

doanh mới.

Việc tuyển dụng đƣợc những ứng viên từ bên ngoài sẽ giúp cho

doanh nghiệp tạo thêm các mối quan hệ. iều này bắt nguồn từ các mối

quan hệ của ứng viên đó với xã hội, với doanh nghiệp, tổ chức trƣớc đây

họ làm, từ những khách hàng cũ và mối quan hệ bạn bè của họ. Từ những

mối quan này, doanh nghiệp sẽ có thêm nguồn khách hàng mới, đem lại

lợi nhuận cho doanh nghiệp.

 Nhƣợc điểm của việc tuyển dụng từ bên ngoài:

Việc tuyển dụng từ bên ngoài sẽ mất thời gian để hƣớng dẫn, đào tạo

cho nhân viên mới làm quen với doanh nghiệp, hơn nữa, chi phí cho việc

tuyển chọn sẽ cao hơn so với tuyển dụng từ nguồn bên trong. Do hầu hết, các

ứng viên là ngƣời mới nên chƣa quen với môi trƣờng và cách thức làm việc

của doanh nghiệp nên doanh nghiệp cần phải cử cán bộ để đào tạo và hƣớng

dẫn công việc cho họ. ồng thời, khi tiến hành tuyển dụng từ nguồn bên

ngoài, các doanh nghiệp cần phải đăng thông tin tuyển dụng và tổ chức tuyển

dụng nên chi phí cho việc tuyển dụng sẽ tốn kém hơn so với tuyển dụng từ

nguồn bên trong. Ngoài ra, các doanh nghiệp còn phải mất thêm thời gian để

tìm kiếm và sàng lọc hồ sơ trƣớc khi thực hiện phỏng vấn ứng viên.

Năng lực của ứng viên chỉ mới dừng lại ở dạng tiềm năng nên khó đánh

giá đƣợc hết năng lực của ứng viên do ứng viên chƣa thực hiện công việc.

Nguyên nhân là do nhà tuyển dụng và ứng viên mới chỉ tiếp xúc với nhau

thông qua đợt phỏng vấn nên doanh nghiệp mới chỉ biết đƣợc năng lực của

ứng viên đƣợc cung cấp trong hồ sơ công việc và những thông tin có trong

buổi phỏng vấn. o đó, doanh nghiệp mới chỉ đánh giá đƣợc năng lực ứng

viên thông qua các thông tin ứng viên cung cấp chứ chƣa khẳng định đƣợc

năng lực thực tế của ứng viên.

Nếu thƣờng xuyên tuyển chọn lao động từ bên ngoài sẽ dẫn đến việc

nhân viên trong doanh nghiệp sẽ cảm thấy thất vọng và không có ý chí làm

việc vì họ nghĩ rằng họ không có cơ hội thăng tiến trong doanh nghiệp. iều

này gây ảnh hƣởng tâm lý rất lớn đối với những nhân viên trong doanh

nghiệp, vì họ nghĩ rằng họ không đƣợc coi trọng và đánh giá đúng so với

những gì họ đã cống hiến cho doanh nghiệp. Từ đó, họ sẽ nảy sinh tâm lý

chán nản và không muốn làm việc vì họ nghĩ rằng dù họ có cố gắng đến đâu

cũng không đƣợc chuyển sang một vị trí mà họ mong muốn.

1.3.2.2. Quy trình tuyển dụng

Quy trình tuyển dụng là trình tự thực hiện các hoạt động tìm kiếm, lựa

chọn ứng viên nhằm đáp ứng yêu cầu vị trí yêu cầu công việc doanh nghiệp

đặt ra. Vì vậy, muốn làm tốt công tác tuyển dụng nhân sự, các doanh nghiệp

cần phải xây dựng quy trình tuyển dụng khoa học và hợp lý. Mỗi doanh

nghiệp có thể xây dựng đƣợc một quy trình tuyển dụng riêng tùy thuộc vào

điều kiện thực tế và lĩnh vực kinh doanh của mình.

Quy trình tuyển dụng đƣợc thể hiện qua nhiều bƣớc khác nhau tùy

thuộc vào mức độ phức tạp của công việc và tính chất loại lao động cần

tuyển. Mỗi bƣớc trong quy trình sẽ có một mục đ ch và tiêu ch riêng để đánh

giá, ở mỗi bƣớc sẽ giúp doanh nghiệp loại ra những ứng viên không đủ điều

kiện và lựa chọn ra ứng viên phù hợp. ác bƣớc trong quy trình tuyển dụng

cần phải đảm bảo đúng theo quy trình và tiêu chuẩn đã đạt ra. Tuy nhiên,

trong bài nghiên cứu này tác giả xin đƣa ra quy trình tuyển dụng nhân sự gồm

các bƣớc nhƣ sau:

1.1 Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự

a. Chuẩn bị

ể việc tuyển dụng đạt đƣợc hiệu quả cao các doanh nghiệp cần phải

xác định đƣợc số lƣợng nhân sự cần tuyển dụng, trình độ, kỹ năng chuyên

môn tƣơng ứng đối với vị trí tuyển dụng. ể có thể chuẩn bị tốt việc tuyển

dụng, các doanh nghiệp cần phải xây dựng đƣợc bản mô tả công việc và bản

tiêu chuẩn công việc.

Bản mô tả công việc là bảng cung cấp thông tin liên quan đến

nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc. Bản mô tả công việc bao gồm các

nội dung chính sau: Tên công việc, số lƣợng nhân viên cần tuyển dụng,

chức năng, trách nhiệm trong công việc, thù lao công việc và điều kiện

làm việc tại doanh nghiệp.

Bản tiêu chuẩn công việc cần nêu ra đƣợc yêu cầu đối với ngƣời

ứng tuyển nhƣ: trình độ văn hóa, chuyên môn, trình độ ngoại ngữ và các

kỹ năng khác có liên quan đến các công việc đang tuyển dụng, kinh

nghiệm công tác…

Dựa trên yêu cầu của bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc,

nhà tuyển dụng sẽ thực hiện tuyển dụng. ồng thời, nhà tuyển dụng cần phải

có kế hoạch sử dụng, đánh giá, phát triển nhân sự nhằm sử dụng đúng ngƣời,

đúng việc, k ch th ch ngƣời lao động phát huy tối đa khả năng sáng tạo đóng

góp cho doanh nghiệp và bản thân ngƣời lao động.

Ngoài ra, các doanh nghiệp phải xác định đƣợc nguồn tuyển dụng,

phƣơng pháp tuyển dụng và thời gian tuyển dụng cho phù hợp để giúp doanh

nghiệp tiến hành tuyển dụng đƣợc hiệu quả và đạt chất lƣợng cao.

b. Thông báo tuyển dụng

Mục đ ch của thông báo tuyển dụng là nhằm thu hút ứng viên từ nhiều

nguồn khác nhau. Qua đó, giúp doanh nghiệp tuyển dụng đƣợc những ứng

viên phù hợp với vị trí ứng tuyển và môi trƣờng làm việc của doanh nghiệp.

ể thông báo tuyển dụng có hiệu quả doanh nghiệp và nhà tuyển

dụng cần thiết kế bảng thông báo, hình thức bảng thông báo sao cho thu

hút đƣợc nhiều sự quan tâm của ứng viên. Nội dung thông báo cần phải

đầy đủ, chi tiết và rõ ràng về vị trí việc làm doanh nghiệp muốn tuyển

dụng nhƣ:

- Giới thiệu, quảng cáo về công ty về lĩnh vực kinh doanh, lịch sử

hình thành để ứng viên biết đƣợc thông tin về doanh nghiệp.

- Chức năng, nhiệm vụ vị trí việc làm cần đáp ứng để ứng viên hình

dung ra những việc họ cần làm.

- Quyền lợi của ứng viên nếu trúng tuyển nhƣ: lƣơng, chế độ bảo

hiểm, chế độ thƣởng.

- ác hƣớng dẫn về thủ tục hành chính, hồ sơ và cách thức liên hệ

với công ty khi có thắc mắc.

Việc thông báo tuyển dụng của doanh nghiệp có thể thông báo qua

các hình thức sau:

- Thông báo trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng.

- Niêm yết tại bảng thông báo tại trụ sở doanh nghiệp, nơi đông

ngƣời qua lại.

- Gửi thông báo đến các trƣờng đào tạo chuyên ngành nhờ giới

thiệu các ứng viên phù hợp với tiêu chuẩn cần tuyển.

- Kết hợp với các trung tâm tƣ vấn giới thiệu việc làm để thông báo,

tìm kiếm và thu hút các ứng viên phù hợp.

- Thông báo trên mạng internet. ây là hình thức thông báo phổ

biến hiện nay đang đƣợc nhiều doanh nghiệp áp dụng.

ể thông báo có hiệu quả và thu hút đƣợc sự quan tâm của ứng viên,

nội dung thông báo cần trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chi tiết và đầy đủ những

thông tin cơ bản liên quan đến yêu cầu công việc để ngƣời tham gia ứng tuyển

xem xét xem mình có đáp ứng đƣợc yêu cầu không để thực hiện nộp hồ sơ.

c. Tiếp nhận và nghiên cứu hồ sơ

Việc tiếp nhận và nghiên cứu hồ sơ nhằm mục đ ch kiểm tra sự phù

hợp của các ứng viên tham gia tuyển dụng, đồng thời loại bỏ những ứng viên

không đủ điều kiện hoặc không phù hợp để giảm bớt thời gian và chi phí

tuyển dụng cho doanh nghiệp. Tất cả hồ sơ xin việc khi tiếp nhận phải đƣợc

ghi vào sổ xin việc, có phân loại để tiện cho việc sử dụng sau này.

Hồ sơ xin việc của các ứng viên sẽ bao gồm các loại giấy tờ sau:

- ơn xin tuyển dụng.

- Bản khai lý lịch có chứng nhận của ủy ban nhân dân xã, phƣờng.

- Giấy chứng nhận sức khỏe do bác sỹ của cơ quan y tế có thẩm

quyển cấp.

- Các chứng chỉ, bằng tốt nghiệp các trình độ chuyên môn, nghiệp vụ

các kỹ năng cần thiết của ngƣởi lao động.

Nhà tuyển dụng sẽ dựa vào thông tin hồ sơ ứng viên đã nộp để phân

loại hồ sơ. ăn cứ để phân loại ứng viên bao gồm những nội dung sau:

- Trình độ chuyên môn của ứng viên.

- Kinh nghiệm của ứng viên.

- Lý lịch và văn bằng chứng chỉ của ứng viên.

Khâu tiếp nhận và nghiên cứu hồ sơ là việc hết sức đặc biệt quan trọng

đối với những doanh nghiệp có số lƣợng lớn ứng viên tham gia nộp hồ sơ. Vì

thế, bộ phận nhân sự cần phải tiến hành kiểm tra kỹ hồ sơ của ứng viên để có

thể kiểm tra độ chính xác thông tin về ứng viên. ồng thời, có thể đánh giá

một phần năng lực của ứng viên thông qua hồ sơ đã nộp. ể thực hiện điều

đó, nhà tuyển dụng cần nghiên cứu lý lịch, hồ sơ cá nhân và đơn xin việc của

ứng viên và so sánh với bản tiêu chuẩn công việc doanh nghiệp đã đề ra. Sau

khi sàng lọc và đánh giá xong, nhà tuyển dụng sẽ lên danh sách ứng viên và

thông báo cho họ đến doanh nghiệp để tham gia phỏng vấn hoặc thi tuyển.

d. Phỏng vấn sơ bộ

ây đƣợc coi là buổi gặp gỡ đầu tiên giữa nhà tuyển dụng với ứng

viên. Bƣớc này giúp cho nhà tuyển dụng xem xét tố chất và năng lực của ứng

viên. Trong buổi phỏng vấn sơ bộ, nhà tuyển dụng cần phải giới thiệu cho

ứng viên biết về doanh nghiệp, môi trƣờng, tổ chức của doanh nghiệp. Sau đó

sẽ tiến hành hỏi một số câu hỏi phỏng vấn sơ bộ về động cơ xin việc, hiểu biết

của ứng viên về tổ chức và khả năng giao tiếp ứng xử của ứng viên. Ngoài ra,

nhà tuyển dụng phải yêu cầu ứng viên bổ sung thông tin còn thiếu trong hồ sơ

xin việc.

Qua phỏng vấn sơ bộ nếu thấy ứng viên không đủ khả năng hoặc không

phù hợp để đảm nhận vị trí công việc nhà tuyển dụng cần cân nhắc để loại bỏ

ứng viên.

Vì việc đánh giá ứng viên của vòng này chịu ảnh hƣởng bởi tính chủ

quan của ngƣời tuyển dụng nên các ứng viên cần phải tạo đƣợc ấn tƣợng tốt

với nhà tuyển dụng. iều này đƣợc thể hiện thông qua việc ăn mặc, đi đúng

giờ, sự hiểu biết của ứng viên về vị trí ứng tuyển và doanh nghiệp. Ngoài ra,

nhà tuyển dụng cần phải đƣa ra những tiêu chuẩn để đánh giá lựa chọn ứng

viên cẩn thận tránh trƣờng hợp loại bỏ nhầm ứng viên.

e. Kiểm tra trắc nghiệm

Tại bƣớc này, các doanh nghiệp sẽ thực hiện kiểm tra ứng viên dƣới

hình thức thi viết hoặc thi trắc nghiệm. Mục đ ch của bƣớc này là giúp nhà

tuyển dụng kiểm tra đƣợc kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp của ứng viên.

Hình thức thi viết thƣờng đƣợc áp dụng khi số lƣợng ứng viên dự tuyển

vào vòng này không nhiều. Nội dung kiểm tra của bài thi viết là để kiểm tra

khả năng tƣ duy, kiến thức lý thuyết và khả năng xử lý nghiệp vụ, lập kế

hoạch của ứng viên. Hình thức thi viết đòi hỏi sự công phu trong việc ra đề và

xây dựng đáp áp. Vì vậy, các câu hỏi đƣa ra phải dựa trên tiêu chuẩn chức

danh công việc cần tuyển dụng hoặc bản mô tả công việc.

Hình thức thi trắc nghiệm có thể kiểm tra đƣợc khả năng nhận thức

chung hay tƣ duy, t nh cách, sở thích của ứng viên. Việc sử dụng bài thi trắc

nghiệm có thể đo lƣờng đƣợc các khả năng cụ thể liên quan đến công việc của

các ứng viên tham gia ứng tuyển.

Việc kiểm tra bài thi viết và trắc nghiệm sẽ giúp cho nhà tuyển dụng

loại đi những ứng viên không đáp ứng đƣợc tiêu chuẩn, yêu cầu công việc.

f. Phỏng vấn lần 2

Sau khi đã chọn ra những hồ sơ phù hợp doanh nghiệp cần liên hệ với

ứng viên để thực hiện phỏng vấn lần 2. Phỏng vấn lần 2 là cơ hội giúp cho

doanh nghiệp và ứng viên tìm hiểu thêm về nhau, qua đây, nhà tuyển dụng sẽ

kiểm tra trực tiếp kiến thức, trình độ của ứng viên một lần nữa. Khi phỏng

vấn, nhà quản trị cần quan sát các phản ứng của ứng viên với những câu hỏi

để qua đó đánh giá đƣợc khả năng giao tiếp, khả năng diễn đạt của ứng viên.

Muốn phỏng vấn có hiệu quả, ngƣời phỏng vấn cần nghiên cứu kỹ lý lịch của

các ứng viên, trên cơ sở đó tìm ra những điểm cần lƣu ý để dự kiến nội dung

phỏng vấn.

Trong quá trình phỏng vấn cần chú ý các điểm sau:

- Nội dung cuộc phỏng vấn dù đã hoạch định trƣớc nhƣng phải chủ

động thay đổi cho phù hợp với hoàn cảnh thực tế đang diễn ra.

- Khi phỏng vấn nhà tuyển dụng phải ghi lại các thông tin cần thiết đã

khai thác từ ứng viên để làm căn cứ đánh giá trƣớc khi đƣa ra quyết định

tuyển dụng.

- hông đặt câu hỏi buộc các ứng viên chỉ có thể trả lời “có” hoặc

“không”.

- Phải chú ý lắng nghe, tỏ ra tôn trọng các ứng viên trong một không

khí tin cậy, thân mật và cởi mở.

- Tạo ra các tình huống cho ứng viên tranh luận và hỏi lại mình.

Nhà tuyển dụng có thể xây dựng bộ câu hỏi liên quan đến năng lực,

thái độ, ƣu điểm và nhƣợc điểm của các ứng viên đặc biệt các câu hỏi nên

tập trung vào các yêu cầu chính của các vị trí tuyển dụng, văn hóa và các

giá trị cơ bản của doanh nghiệp. Việc sử dụng bộ câu hỏi thống nhất sẽ

giúp nhà tuyển dụng dễ dàng so sánh đƣợc các ứng viên khác nhau. Ngoài

ra, khi phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần đƣa ra tình huống để kiểm tra khả

năng tƣ duy sáng tạo và ứng xử của ứng viên giúp cho việc đánh giá ứng

viên đƣợc thực hiện một cách khách quan và tìm đƣợc ngƣời phù hợp với

vị trí công việc còn trống.

ể việc phỏng vấn có hiệu quả nhà tuyển dụng cần lựa chọn hình thức

phỏng vấn cho phù hợp với mục đ ch ban đầu đặt ra. Có các hình thức phỏng

vấn sau:

- Phỏng vấn theo mẫu: Là việc phỏng vấn với những câu hỏi đã đƣợc

thiết kế sẵn và có thang điểm để đánh giá, đo lƣờng từng ứng viên thông qua

câu trả lời của họ. Tuy nhiên, phỏng vấn cấu trúc lại làm mất đi t nh phong

phú và linh hoạt trong quá trình phỏng vấn.

- Phỏng vấn tình huống: Sẽ tập trung chủ yếu vào những câu hỏi định

hƣớng về công việc tƣơng lai. ác câu hỏi tình huống phải đƣợc thiết kế để có

thể đánh giá ứng viên ở nhiều mức độ khác nhau vì thế các câu hỏi đƣa ra cần

phải bám sát vào thực tế và yêu cầu của công việc.

- Phỏng vấn theo mục tiêu: Là việc dựa vào công việc cụ thể để yêu cầu

các ứng viên phải trả lời theo những mục tiêu đã xác định trƣớc đó. ác câu

hỏi phải đƣợc thực hiện phân tích một cách kỹ lƣỡng để xác định đƣợc mục

tiêu rõ ràng.

- Phỏng vấn không có hƣớng dẫn: Nhà tuyển dụng sẽ không dự định

các câu hỏi trƣớc mà sẽ dựa vào cách trả lời của ứng viên và vấn đề liên quan

đến ứng viên để đặt câu hỏi và tìm hiểu thêm thông tin về ứng viên. Việc

phỏng vấn phi cấu trúc đôi khi dẫn tới việc xa rời những thông tin cơ bản liên

quan đến ứng viên.

- Phỏng vấn căng thẳng: Nhà tuyển dụng sẽ đƣa ra những câu hỏi mang

tính chất nặng nề, mức độ đặt câu hỏi sẽ nhiều hơn để tìm kiếm đƣợc những

ứng viên chịu đƣợc áp lực công việc cao.

- Phỏng vấn theo nhóm: Là hình thức phỏng vấn một ngƣời hỏi cùng

lúc nhiều ứng viên, qua đó giúp ta thu thập đƣợc nhiều thông tin và tránh

đƣợc những thông tin bị trùng lặp giữa các ứng viên.

- Phỏng vấn hội đồng: Là việc thành lập một hội đồng các nhà tuyển

dụng để hỏi một ứng viên. Loại phỏng vấn này thƣờng đƣợc áp dụng cho

những vị trí việc làm quan trọng cần sự đồng nhất của nhiều ngƣời.

g. Xác minh điều tra trình độ và quá trình làm việc

ể xác định độ tin cậy của các thông tin đã thu đƣợc trƣớc đó nhà

tuyển dụng cần phải tiến hành thêm bƣớc xác minh điều tra trình độ và quá

trình làm việc của ứng viên. Muốn thực hiện bƣớc này nhà tuyển dụng có thể

trao đổi với các doanh nghiệp cũ ứng viên đã từng làm việc theo thông tin

trong hồ sơ xin việc. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể liên hệ với các cơ sở đào

tạo ứng viên đã theo học trƣớc đó để xác minh thông tin. Những thông tin xác

minh này sẽ giúp nhà tuyển dụng đƣa ra đƣợc quyết loại bỏ ứng viên không

phù hợp và đƣa ra quyết định tuyển dụng.

h. Kiểm tra sức khỏe

Bƣớc này nhằm đánh giá thể lực của ứng viên, để lựa chọn ra những

ứng viên có đủ sức khỏe để đảm nhận vị tr công việc của doanh nghiệp trong

thời gian dài. Vì vậy, bộ phận nhân sự của các doanh nghiệp phải cung cấp

các tiêu chuẩn thể lực cho bộ phận y tế để làm cơ sở cho việc đánh giá khi

kiểm tra sức khỏe.

Ngoài ra các doanh nghiệp có thể yêu cầu ứng viên cung cấp giấy khám

sức khỏe tại các cơ sở y tế có thẩm quyển để đ nh kèm trong bộ hồ sơ xin

việc. hi đó, quy trình tuyển dụng có thể bỏ qua đƣợc bƣớc này. Tuy nhiên,

việc khám sức khỏe tại các cơ sở ý tế bên ngoài có thể cho kết quả không

chính xác.

i. Ra quyết định tuyển dụng

Sau khi đã hoàn tất đƣợc các bƣớc của quy trình tuyển dụng nhà tuyển

dụng sẽ đƣa ra quyết định tuyển dụng đối với ứng viên. ây đƣợc coi là bƣớc

quan trọng nhất trong quá trình tuyển dụng nhân sự.

Trƣớc khi đƣa ra quyết định chính thức về việc tuyển dụng nhân sự nhà

tuyển dụng cần tiến hành cho ứng viên thử việc tại doanh nghiệp trong một

khoảng thời gian nhất định. Do nhà tuyển dụng chƣa thể khẳng định rằng ứng

viên đƣợc lựa chọn sẽ hoàn thành tốt công việc đƣợc giao, đồng thời giúp cho

các ứng viên làm quen với môi trƣờng và công việc mới.

Sau thời gian thử việc nhà tuyển dụng cần đánh giá lại hiệu quả làm

việc của ứng viên để đƣa ra đƣợc quyết định tuyển dụng chính thức. hi đã

có quyết định tuyển dụng, nhà tuyển dụng và ngƣời lao động sẽ ký kết hợp

đồng lao động. Trong hợp đồng lao động cần phải ghi rõ các vấn đề liên quan

đến tiền lƣơng, thƣởng, thời gian làm việc, quyền lợi và nghĩa vụ của nhà

tuyển dụng và ngƣời lao động.

ể quy trình tuyển dụng nhân sự có hiệu quả, các doanh nghiệp cần

phải tiến hành đánh giá công tác tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp

nhƣ: chi ph tuyển dụng, kết quả việc tuyển dụng về số lƣợng và chất lƣợng

của các ứng viên đƣợc tuyển dụng so với các tiêu ch đã đề ra, thời gian

tuyển dụng đƣợc tính từ khi bắt đầu định danh công việc đến khi ra quyết

định tuyển dụng.

Qua đây ta thấy công tác tuyển dụng có vai trò quan trọng đối với sự

tồn tại và phát triển của mọi doanh nghiệp, tổ chức. Nếu tuyển dụng nhân sự

có hiệu quả sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một đội ngũ lao động lành nghề,

năng động, sáng tạo, bổ sung nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu hoạt động

kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó giúp doanh nghiệp thực hiện tốt các mục

tiêu kinh doanh. Mặt khác, tuyển dụng là khâu đầu tiên của công tác quản trị

nhân sự, chỉ khi làm tốt khâu tuyển dụng nhân sự mới có thể làm tốt khâu tiếp

theo. Không chỉ đối với doanh nghiệp, tuyển dụng nhân sự còn có vai trò hết

sức quan trọng đối với ngƣời lao động và xã hội. ể lựa chọn ra những nhân

sự phù hợp, các doanh nghiệp có thể thực hiện theo quy trình tuyển dụng bao

gồm các bƣớc đã trình bày ở trên. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào

cũng thực hiện tuyển dụng theo đầy đủ các bƣớc có trong quy trình. hi đó,

các doanh nghiệp phải căn cứ tình hình cụ thể của doanh nghiệp để điều chỉnh

cho phù hợp.

1.4. ơ sở pháp lý về tuyển dụng nhân sự

ơ sở pháp lý của hoạt động tuyển dụng nhân sự nói chung và quy

trình, phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng nói riêng đƣợc thể hiện

qua các văn bản quy phạm pháp luật nhƣ sau:

- Bộ Luật Lao động số 10/2012/QH13. Trong đó, Luật Lao động đã quy

định tiêu chuẩn lao động; quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của ngƣời lao động,

ngƣời sử dụng lao động, tổ chức đại diện tập thể lao động, tổ chức đại diện

ngƣời sử dụng lao động trong quan hệ lao động và các quan hệ khác liên quan

trực tiếp đến quan hệ lao động; quản lý nhà nƣớc về lao động. Những quy

định trong Luật Lao động đều đƣợc các doanh nghiệp áp dụng khi thực hiện

tuyển dụng và sử dụng lao động trong thời gian làm việc tại doanh nghiệp.

- Nghị định 03/2014/NĐ-CP ban hành ngày 16/01/2014 của Chính phủ

về việc quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về việc

làm. Nghị định đã quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật Lao động

về chỉ tiêu tạo việc làm tăng thêm; Quỹ quốc gia về việc làm; chƣơng trình

việc làm địa phƣơng và tuyển, quản lý lao động. ặc biệt, tại chƣơng 3 của

Nghị định đã nêu rõ thủ tục và trình tự tuyển dụng lao động giúp các doanh

nghiệp thực hiện tuyển dụng theo đúng quy định của pháp luật.

- Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH ban hành ngày 2/06/2014 của Bộ

Lao động – Thương binh và Xã hội về việc hướng dẫn thực hiện một số điều

của nghị định số 03/2014/NĐ-CP ngày 16 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ

quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về việc làm. Tại

thông tƣ đã nêu rõ các điều chỉnh liên quan đến tuyển dụng lao động nhƣ việc

đăng thông báo tuyển dụng công khai đƣợc niêm yết tại trụ sở, chi nhánh, văn

phòng đại diện nơi tuyển lao động và trên các phƣơng tiện thông tin đại

chúng; phiếu đăng ký dự tuyển lao động. Ngoài ra, thông tƣ đã quy định rõ

lập, quản lý và sử dụng sổ quản lý lao động để giúp các doanh nghiệp quản lý,

theo dõi lực lƣợng lao động tại doanh nghiệp.

- Nghị định 29/2012/NĐ-CP ban hành ngày 12 tháng 4 năm 2012 của

Chính phủ về việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức. Nghị định đã

quy định về tuyển dụng, bố tr , phân công, thay đổi và thăng hạng chức danh

nghề nghiệp; đào tạo, bồi dƣỡng; biệt phái, bổ nhiệm, miễn nhiệm; đánh giá;

thôi việc, nghỉ hƣu và thẩm quyền quản lý viên chức trong đơn vị sự nghiệp

công lập. Tuy nhiên, những quy định tại nghị định này chủ yếu đƣợc áp dụng

cho những đơn vị sự nghiệp công lập trong quá trình thực hiện tuyển dụng

viên chức.

- Luật số: 58/2010/QH12: Luật viên chức. Luật viên chức ban hành

ngày 15 tháng 11 năm 2010 có một chƣơng quy định rõ ràng về việc tuyển

dụng và sử dụng viên chức trong các đơn vị sự nghiệp công lập.

Thông qua những bộ luật, nghị định, thông tƣ nêu trên có thể thấy việc

tuyển dụng nhân sự là cần thiết vì bất kỳ một doanh nghiệp, tổ chức nào cũng

muốn có cơ cấu nhân sự hợp lý và sử dụng có hiệu quả. ể thực hiện điều đó,

công tác tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp phải phát triển không ngừng

để đảm bảo cung cấp đủ nguồn nhân lực cả về số lƣợng và chất lƣợng cho

doanh nghiệp.

Ngoài những quy định của pháp luật về việc tuyển dụng nhân sự, một

số doanh nghiệp lƣu trữ đã xây dựng quy định riêng về việc tuyển dụng nhân

sự ví dụ nhƣ: ông ty TNHH ầu tƣ và Phát triển ông Kinh, Công ty Cổ

phần Công nghệ Tin học EFY Việt Nam đã ban hành quy trình tuyển dụng

theo tiêu chuẩn của ISO 27001. Việc xây dựng quy trình tuyển dụng theo tiêu

chuẩn ISO đã giúp cho lãnh đạo 02 doanh nghiệp lƣu trữ trên tuyển dụng

đƣợc nhân sự có năng lực phù hợp, đáp ứng kịp thời yêu cầu công việc và

mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.

Qua đây có thể thấy đƣợc vai trò quan trọng của việc tuyển dụng nhân

sự đối với doanh nghiệp. Bởi, nếu tuyển dụng tốt thì sẽ giúp cho doanh

nghiệp đảm bảo đƣợc chất lƣợng nhân sự đầu vào để từ đó hoàn thành đƣợc

những mục tiêu và chiến lƣợc kinh doanh đã đạt ra.

T ỂU ẾT ƢƠN

hƣơng I luận văn đã trình bày những nội dung cơ bản về quản trị nhân

sự và tuyển dụng nhân sự. Qua đó, ta có thể hiểu quản trị nhân sự là việc thu

hút, xây dựng, phát triển nguồn nhân lực và đảm bảo duy trì nguồn nhân lực

cho doanh nghiệp, còn tuyển dụng nhân sự chính là hoạt động đầu tiên trong

quản trị nhân sự, từ đó sẽ giúp cho doanh nghiệp tìm kiếm và tuyển dụng

đƣợc ứng viên phù hợp. Trên cơ sở phân tích, tìm hiểu những khái niệm trên,

còn khẳng định đƣợc vai trò của việc quản trị nhân sự và tuyển dụng nhân sự

trong doanh nghiệp.

Ngoài ra, luận văn còn chỉ ra các phƣơng pháp và quy trình khi thực

hiện tuyển dụng nhân sự ví dụ nhƣ phƣơng pháp tuyển dụng trực tiếp, gián

tiếp hoặc thông qua dịch vụ và từng bƣớc cụ thể khi thực hiện tuyển dụng

nhân sự. Bên cạnh đó, chƣơng I của luận văn cũng giới thiệu một số văn bản

quy phạm pháp luật liên quan đến việc tuyển dụng nhân sự. ác văn bản quy

phạm pháp luật đã nêu rõ trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ của ngƣời sử

dụng lao động và ngƣời lao động trong quá trình tuyển dụng.

Những nội dung chúng tôi nêu trong chƣơng I ch nh là tiền đề cho việc

khảo sát thực trạng phƣơng pháp và quy trình tuyển dụng nhân sự văn phòng

tại các doanh nghiệp lƣu trữ. ây là căn cứ khoa học để tác giả có thể đƣa ra

những đề xuất, giải pháp trong việc hoàn thiện phƣơng pháp và quy trình

tuyển dụng nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp lƣu trữ.

ƢƠN 2: T Ự TR N QUY TRÌN VÀ P ƢƠN P ÁP

TUYỂN DỤN N N V ÊN V N P ÕN T M T SỐ DOANH

N ỆP LƢU TRỮ

2.1. Tổng quan về các doanh nghiệp lƣu trữ

2.1.1. Sơ lược lịch sử hình thành của các doanh nghiệp lưu trữ

Hiện nay, trên địa bàn Hà Nội đang có khoảng 13 doanh nghiệp hoạt

động kinh doanh liên quan đến lĩnh vực lƣu trữ với nhiều loại hình khác nhau.

Ví dụ nhƣ 09 doanh nghiệp lƣu trữ sau:

Nhóm công ty cổ phần bao gồm 05 doanh nghiệp sau:

1. Công ty Cổ phần Công nghệ Tin học EFY Việt Nam - Tầng 9 tòa

nhà Sannam số 78 phố Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội.

2. Công ty Cổ phần Công nghệ Lƣu trữ - Số hóa HT - Số 15 ngõ 2 Thọ

Tháp, Dịch Vọng, Thanh Xuân, Hà Nội.

3. Công ty Cổ phần Phát triển Công nghệ Hành chính ADDJ - Số 3A,

ngách 3, ngõ 514 Thụy huê, Phƣờng Bƣởi, Quận Tây Hồ, Thành phố Hà

Nội.

4. Công ty Cổ phần Công nghệ và Truyền thông Năm Sao - Số 14, ngõ

335 đƣờng Nguyễn Trãi, Phƣờng Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân,

Thành phố Hà Nội.

5. Công ty Cổ phần ầu tƣ ức Nghiệp - số nhà 89, ngách 355/95/43

Tổ khu phố Nhang, phƣờng Xuân ỉnh, quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội.

Nhóm Công ty TNHH bao gồm 01 doanh nghiệp:

1. ông ty TNHH ầu tƣ và Phát triển ông inh – Số 6, ngõ 6, phố

Võng Thị - Phƣờng Bƣởi - Quận Tây Hồ - Hà Nội.

Nhóm ơn vị sự nghiệp bao gồm 03 đơn vị sau:

1. Trung tâm Phát triển Công nghệ Hành chính Văn phòng - P214 Nhà

công vụ Bộ Tƣ lệnh cảnh vệ số 1 Bắc Sơn, Phƣờng Ngọc Hà, Quận Ba ình,

Hà Nội.

2. Trung tâm ào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý - Số

126/68 Phan Kế B nh, phƣờng Cống Vị, Quận Ba ình, Hà Nội.

3. Trung tâm Dịch vụ Chuyển giao công nghệ Văn thƣ - Lƣu trữ - Số

06 Trần ăng Ninh, Phƣờng Quang Trung, Quận Hà ông, Thành phố Hà

Nội.

o nhu cầu về việc quản lý hồ sơ tài liệu của các cơ quan, tổ chức ngày

càng lớn, cùng với đó là tiến bộ của khoa học kĩ thuật nên các doanh nghiệp

hoạt động trong lĩnh lƣu trữ đã đƣợc hình thành nhằm giải quyết những vấn

đề liên quan đến quản lý hồ sơ tài liệu cho những cơ quan, tổ chức có nhu

cầu. ụ thể, trong giai đoạn từ năm 2005 đến năm 2010 đã có 06 doanh

nghiệp lƣu trữ đƣợc hình thành. Thời gian hình thành của các doanh nghiệp

lƣu trữ đều có trên 05 năm hoạt động và phát triển trong lĩnh vực lƣu trữ.

iều này càng khẳng định đƣợc rằng lĩnh vực lƣu trữ là một lĩnh vực đƣợc xã

hội, các cơ quan, tổ chức quan tâm chú trọng đến. Từ đó có thể thấy, sự phát

triển ngày càng mạnh mẽ của các doanh nghiệp lƣu trữ. Qua đó, giúp cho các

doanh nghiệp khẳng định đƣợc vị thế của mình trên thị trƣờng, giúp cho các

doanh nghiệp hoàn thành đƣợc những mục tiêu, chiến lƣợc kinh doanh đã đạt

ra.

2.1.2. Đặc điểm của doanh nghiệp lưu trữ

- Về quy mô:

Hiện nay, các doanh nghiệp lƣu trữ chủ yếu là doanh nghiệp nhỏ do số

lƣợng nhân viên của các doanh nghiệp lƣu trữ không vƣợt quá 50 ngƣời. Số

lƣợng lao động của các doanh nghiệp lƣu trữ dao động khoảng từ 15 nhân

viên đến 30 nhân viên nhƣ: Công ty Cổ phần Phát triển Công nghệ Hành

chính ADDJ, Công ty Cổ phần đầu tƣ ức Nghiệp, Công ty CP Công nghệ

Lƣu trữ - Số hóa HT, ông ty TNHH ầu tƣ và Phát triển ông inh, Công

ty Cổ phần Công nghệ Tin học EFY Việt Nam (từ 25 – 35 nhân viên). Ngoài

ra, một số doanh nghiệp có số lƣợng lao động t hơn 20 nhân viên nhƣ Trung

tâm phát triển công nghệ hành ch nh văn phòng (12 nhiên viên); Trung tâm

ào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý (15 nhân viên); Trong

09 doanh nghiệp khảo sát còn có một doanh nghiệp lƣu trữ thuộc loại doanh

nghiệp siêu nhỏ nhƣ Công ty Cổ phần công nghệ và truyền thông Năm Sao

khi có số lƣợng nhân viên không vƣợt quá 10 lao động.

- ơ cấu tổ chức:

ơ cấu tổ chức của doanh nghiệp lƣu trữ đƣợc phân chia theo 03 loại

hình doanh nghiệp sau: Doanh nghiệp cổ phần, doanh nghiệp TNHH và đơn

vị sự nghiệp.

ối với doanh nghiệp lƣu trữ là công ty cổ phần cơ cấu tổ chức của

doanh nghiệp lƣu trữ sẽ bao gồm ại hội đông cổ đông, Ban giám đốc và các

bộ phận phòng ban khác. Ví dụ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công

nghệ Lƣu trữ - Số hóa HT.

2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa HT

ối với nhóm doanh nghiệp TNHH có ông ty TNHH ầu tƣ và Phát

triển ông inh là công ty TNHH một thành viên.

2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức doanh nghiệp của Công ty TNHH Đầu tư và

Phát triển Đông Kinh

ối với đơn vị sự nghiệp gồm có Trung tâm phát triển công nghệ hành

ch nh văn phòng, Trung tâm ào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và

Quản lý và Trung tâm Dịch vụ Chuyển giao Công nghệ Văn thƣ – Lƣu trữ

đều là đơn vị trực thuộc Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam.

Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam đƣợc thành lập theo Quyết

định số 121 BT ngày 29/7/1983 của Hội đồng Bộ trƣởng (nay là Chính phủ)

nƣớc Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam.

- Lĩnh vực hoạt động kinh doanh:

Ngoài những lĩnh vực hoạt động ch nh liên quan đến chỉnh lý tài liệu

và số hóa tài liệu các doanh nghiệp lƣu trữ còn tập trung phát triển thêm các

lĩnh vực về cung cấp vật tƣ thiết bị lƣu trữ, xây dựng phần mềm lƣu trữ và tổ

chức đào tạo các hoạt động liên quan đến văn thƣ lƣu trữ cụ thể nhƣ sau:

STT Tên công ty Lĩnh vực hoạt đ ng

1 Công ty Cổ phần Công - Phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử

nghệ Tin học EFY Việt - Phần mềm hóa đơn điện tử

Nam - Phần mềm chữ kí số công cộng

- Xây dựng phần mềm chính phủ điện tử ví

dụ nhƣ phần mềm quản lý văn bản điều hành,

phần mềm một cửa điện tử và một cửa điện

tử liên thông, Số hóa và quản lý hồ sơ điện tử

sau số hóa, …

- Dịch vụ chỉnh lý tài liệu.

- Hệ thống thiết bị phần cứng, hạ tầng CNTT

2 Công ty Cổ phần đầu tƣ - hỉnh lý tài liệu.

ức Nghiệp - Xây dựng cơ sở dữ liệu.

- Nhập tin tài liệu lƣu trữ.

- ào tạo công tác Văn thƣ - Lƣu trữ.

- huyển giao công nghệ Văn phòng.

3 Công ty Cổ phần Công - Dịch vụ chỉnh lý.

nghệ Lƣu trữ - Số hóa HT - Dịch vụ số hóa.

- Cung cấp vật tƣ thiết bị lƣu trữ.

4 Công ty Cổ phần Phát triển - Chỉnh lý tài liệu.

Công nghệ Hành chính - Dịch vụ số hóa tài liệu lƣu trữ.

ADDJ - Cung cấp các thiết bị lƣu trữ, máy móc lƣu

trữ chuyên dụng.

- Thiết kế, sản xuất, lắp đặt các loại giá kho

lƣu trữ.

- Tƣ vấn thiết kế, lắp đặt hệ thống kho lƣu

trữ thông minh.

- Cung cấp phần mềm quản lý về văn bản

điều hành, quản lý tra tìm tài liệu.

- Bồi dƣỡng nghiệp vụ văn phòng, văn thƣ

Lƣu trữ.

5 Công ty Cổ phần Công - Tƣ vấn máy tính và quản trị hệ thống máy

nghệ và Truyền thông Năm tính.

Sao - Cung cấp các sẩn phẩm về AndroidTV box,

thiết bị mạng, sản phẩm về công nghệ.

- Dịch vụ chỉnh lý tài liệu.

6 ông ty TNHH ầu tƣ và - Triển khai các giải pháp phần mềm đóng

Phát triển ông inh gói.

- Phát triển phần mềm.

- Cung cấp dịch vụ tạo lập cơ sở dữ liệu, số

hóa tài liệu.

7 Trung tâm Phát triển Công - Nghiên cứu thực hiện các đề tài, dự án,

nghệ Hành chính Văn chƣơng trình thuộc lĩnh vực hành ch nh văn

phòng. phòng

- Sản xuất thử nghiệm và cung cấp phần

mềm, các trang thiết bị, vật tƣ phục vụ công

tác lƣu trữ hành ch nh văn phòng.

- Dịch vụ khoa học và công nghệ.

8 Trung tâm ào tạo – - Hoạt động dịch vụ, nghiên cứu khoa học, tổ

Nghiên cứu Khoa học Tổ chức, quản lý văn thƣ – lƣu trữ, hành chính –

chức và Quản lý văn phòng.

- Chỉnh lý tài liệu.

9 Trung tâm Dịch vụ Chuyển - ào tạo, bồi dƣỡng chuyên môn nghiệp vụ

giao Công nghệ Văn thƣ – về văn thƣ lƣu trữ.

Lƣu trữ - Chỉnh lý tài liệu.

- Số hóa tài liệu.

- Sản xuất và cung cấp các thiết bị phục vụ

công tác văn thƣ lƣu trữ.

- Viết và cung cấp các phần mềm quản lý về

văn thƣ lƣu trữ.

- Tƣ vấn quản lý văn thƣ lƣu trữ.

2.3. Bảng thống kê lĩnh vực hoạt động của các doanh nghiệp lưu trữ.

Dựa vào bảng thống kê trên có thể chia loại lĩnh vực hoạt động các

doanh nghiệp thành 02 nhóm nhƣ sau:

Nhóm doanh nghiệp lƣu trữ về lĩnh vực chỉnh lý tài liệu, số hóa tài liệu,

cung cấp thiết bị phục vụ cho lƣu trữ, mở các lớp đào tạo bồi dƣỡng nghiệp

vụ văn phòng, văn thƣ lƣu trữ gồm có các doanh nghiệp sau: Trung tâm Dịch

vụ Chuyển giao Công nghệ Văn thƣ - Lƣu trữ; Trung tâm Phát triển Công

nghệ Hành chính Văn phòng; ông ty ổ phần ầu tƣ ức Nghiệp; Trung

tâm ào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý; Công ty Cổ phần

Phát triển Công nghệ Hành chính ADDJ.

Nhóm các doanh nghiệp về lĩnh vực công nghệ thông tin phục vụ cho

hoạt động lƣu trữ nhƣ xây dựng các phần mềm quản lý hồ sơ, văn bản gồm có

các công ty: Công ty Cổ phần Công nghệ Tin học EFY Việt Nam; Công ty cổ

phần Công nghệ và Truyền thông Năm Sao; ông ty TNHH ầu tƣ và Phát

triển ông inh.

2.1.3. Đặc điểm, yêu cầu nhân viên văn phòng của doanh nghiệp

Nhân viên văn phòng là những ngƣời tham gia vào tất cả các mặt hoạt

động thuộc chức năng và nhiệm vụ của văn phòng trong cơ quan, tổ chức và

doanh nghiệp. ặc điểm, nhân viên văn phòng nói chung và nhân viên văn

phòng của doanh nghiệp lƣu trữ nói riêng đều phải đáp ứng đƣợc các yêu cầu

công việc cụ thể.

- Thứ nhất, phải chịu đƣợc áp lực công việc. ây là yếu tố cần thiết đầu

tiên trong bất cứ một công việc nào. ặc biệt là đối với nhân viên văn phòng

do tính chất công việc và áp lực về thời gian nên khả năng chịu áp lực đƣợc

đánh giá là một trong những đặc điểm cơ bản và quan trọng nhất. Do hầu hết

nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp nhỏ đều phải kiêm nhiệm rất nhiều

công việc khác nhau. Ngoài những công việc về văn thƣ lƣu trữ, lễ tân văn

phòng, nhân viên văn phòng tại đây còn phải phụ trách thêm về nhân sự, kế

toán nhƣ việc tuyển nhân sự cho doanh nghiệp, quản lý nhân sự chính thức và

nhân sự thời vụ cho các dự án, lập bảng chấm công, bảng lƣơng cho nhân

viên trong doanh nghiệp. Vì vậy, những nhân viên văn phòng tại các doanh

nghiệp nhỏ đang phải chịu áp lực rất lớn do khối lƣợng công việc cần hoàn

thành và thời gian thực hiện để không làm ảnh hƣởng đến tiến độ, kế hoạch

của doanh nghiệp đã đặt ra.

- Thứ hai, nhân viên văn phòng có trình độ chuyên môn không đồng

đều với nhau. Nguyên nhân là do những quan niệm không đúng về công việc

của nhân viên văn phòng. Nhiều ngƣời cho rằng công việc văn phòng chỉ là

những công việc chân tay, hậu cần, lễ tân nên không cần đào tạo vẫn có thể

làm đƣợc. Vì vậy, khi đăng thông tin tuyển dụng các doanh nghiệp lại ƣu tiên

tuyển dụng những ứng viên có trình độ chuyên môn về nhân sự và kế toán.

iều đó dẫn tới việc nhiều cán bộ nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp

lƣu trữ không có trình độ chuyên môn về văn thƣ - lƣu trữ. Ví dụ nhƣ nhân

viên văn phòng văn tại ông ty TNHH ầu tƣ và Phát triển ông inh, Công

ty đã tuyển dụng nhân viên văn phòng tốt nghiệp lĩnh vực kế toán cho phù

hợp với nhu cầu công ty nên nên nhân viên văn phòng tại đây không nắm

đƣợc nghiệp vụ chuyên môn về văn thƣ - lƣu trữ. Vì vậy, công ty đã thực hiện

cử nhân viên văn phòng đi học thêm nghiệp vụ về văn thƣ - lƣu trữ, hành

ch nh văn phòng để có thể đảm đƣơng các công việc về văn phòng. Chính vì

quan niệm trên nên vị trí nhân viên văn phòng thƣờng không đƣợc đánh giá

cao dù thực tế họ phải làm nhiều việc khác nhau về nghiệp vụ văn phòng và

cả những công việc họ phải kiêm nhiệm thêm.

- Thứ ba, nguy cơ đối diện với bệnh nghề nhiệp (bệnh văn phòng).

Nguyên nhân là do nhân viên văn phòng thƣờng xuyên phải ngồi làm việc rất

lâu trên máy tính, ít có sự vận động di chuyển nên đã gây ảnh hƣởng rất lớn

đến sức khỏe. Ngoài ra, hiện nay có rất nhiều nhân viên văn phòng cảm thấy

stress do áp lực công việc quá lớn vì họ phải phụ trách nhiều công việc khác

nhau. ặc biệt, bệnh nghề nghiệp của nhân viên văn phòng tại các doanh

nghiệp có quy mô nhỏ nhƣ các doanh nghiệp lƣu trữ lại không đƣợc lãnh đạo

quan tâm chú ý đến. iều này đƣợc thể hiện qua việc chế phục lợi, môi

trƣờng làm việc nhƣ bàn ghế, ánh sáng tại nơi làm việc không đủ tiêu chuẩn,

việc này làm ảnh hƣởng rất nhiều đến sức khỏe của nhân viên văn phòng.

Ngoài ra, lãnh đạo tại doanh nghiệp này ít quan tâm chú trọng việc tổ chức

các buổi hoạt động ngoài trời, dã ngoại cho nhân viên giúp họ giảm mệt mỏi,

căng thẳng.

- Thứ tƣ, nhiều nhân viên văn phòng thƣờng xuyên có tâm lý nghề

nghiệp không ổn định. Bởi vì họ cảm thấy rằng họ đang phải chịu áp lực công

việc rất lớn khi phải thực hiện rất nhiều công việc khác nhau nhƣng lại không

đƣợc coi trọng và đánh giá cao. iều này đƣợc thể hiện qua những quan niệm

không đúng về vị trí nhân viên văn phòng khi các doanh nghiệp đã tuyển

dụng những nhân viên văn phòng không có trình độ chuyên môn về lĩnh vực

hành ch nh văn phòng. Mặc dù họ đã làm rất nhiều công việc khác nhau mức

lƣơng của nhân viên văn phòng thƣờng khá thấp. Vì vậy, đã gây nên tâm lý

chán nản, không muốn gắn bó với công việc của những nhân viên văn phòng

tại đây.

ể có thể hoàn thành tốt các nhiệm vụ văn phòng cần thực hiện nhân

viên văn phòng cần đảm bảo đƣợc những yêu cầu sau:

- Thứ nhất nhân viên văn phòng phải có trình độ chuyên môn về lĩnh

vực hành ch nh văn phòng nhƣ: Văn thƣ - Lƣu trữ, lễ tân hành chính. Vì nhân

viên văn phòng là ngƣời thu thập, xử lý thông tin giúp cho lãnh đạo doanh

nghiệp nắm bắt đƣợc tình hình, hoạt động của doanh nghiệp nên sẽ giúp lãnh

đạo doanh nghiệp đƣa ra đƣợc những quyết định đúng đắn và kịp thời. o văn

phòng cần tổ chức, thực hiện các cuộc họp, tiếp khách cho cơ quan vì vậy,

nhân viên văn phòng cần phải có trình độ, kĩ năng về lĩnh vực lễ tân văn

phòng để giúp doanh nghiệp nâng cao hình ảnh đối với những khách đến

doanh nghiệp. Ngoài ra, nhân viên văn phòng còn phải có thêm kĩ năng trình

độ về lĩnh vực kế toán và nhân sự do nhân viên văn phòng tại các doanh

nghiệp nhỏ thƣờng phải đảm nhận thêm công việc về quản lý tài sản, tài chính

cho cơ quan, đơn vị nhƣ: dự toán kinh phí và quản lý thu chi, lập bảng lƣơng

cho doanh nghiệp. ồng thời, nhân viên văn phòng còn phải thƣờng xuyên

mua sắm trang bị thiết bị cho doanh nghiệp để đảm bảo tiến độ công việc.

- Thứ hai là nhân viên văn phòng phải có kỹ năng nghiệp vụ về công

việc họ đảm nhận nhƣ kỹ năng soạn thảo văn bản, kỹ năng thu thập xử lý

thông tin. Ngoài ra, để có thể hoàn thành tốt công việc nhân viên văn phòng

còn phải có thêm các kỹ năng về sử dụng máy tính, máy in và sử dụng thành

thạo word, excel. Vì công việc văn phòng liên quan đến rất nhiều giấy tờ khác

nhau đòi hỏi nhân viên văn phòng phải có kỹ năng sử dụng máy tính thành

thạo để đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc.

- Thứ ba là nhân viên văn phòng phải có kỹ năng tổ chức sắp xếp công

việc. Do nhân viên văn phòng phụ trách rất nhiều công việc khác nhau nếu

không có kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc khoa học họ rất dễ bỏ sót công

việc. iều này sẽ gây ảnh hƣởng rất lớn đến hoạt động sản xuất của doanh

nghiệp.

- Thứ tƣ là nhân viên văn phòng cần phải có kỹ năng giao tiếp vì giao

tiếp đóng một vai trò quan trọng trong mọi lĩnh vực hoạt động. Khi có kĩ năng

giao tiếp tốt những vấn đề nhân viên văn phòng trình bày sẽ đƣợc truyền đạt

đầy đủ, chính xác đến những nhân viên khác trong doanh nghiệp và lãnh đạo.

Tuy nhiên, nhân viên văn phòng không chỉ giao tiếp với mọi ngƣời trong

doanh nghiệp họ còn giao tiếp với khách hàng khi đến doanh nghiệp. Do vậy

nhân viên văn phòng cần phải nắm đƣợc các quy tắc trong giao tiếp để nâng

cao hiệu quả trong giao tiếp với khách hàng.

Cuối cùng là nhân viên văn phòng phải có kỹ năng trong trong giải

quyết vấn đề, tình huống xảy ra. Vì họ đảm nhận rất nhiều công việc khác

nhau nên khó tránh khỏi những vấn đề phát sinh xảy ra làm ảnh hƣởng đến

kết quả và tiến độ công việc nên nhân viên văn phòng phải kỹ năng xử lý tình

huống kịp thời để không làm ảnh hƣởng đến tiến độ công việc.

2.1.4. Thực trạng nhân viên văn phòng của các doanh nghiệp lưu trữ

Qua khảo sát thực tế tại các doanh nghiệp lƣu trữ, tác giả thấy rằng số

lƣợng nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp lƣu trữ chỉ có từ một đến hai

nhân viên, cụ thể nhƣ sau:

STT Tên công ty Số lƣợng Giới tính tuổi Ng nh đ o tạo Trình đ chuyên môn

02 Nữ

23-27 ao đẳng, ại học

Văn thƣ - lƣu trữ, Kế toán

1 Công ty Cổ phần Công nghệ Tin học EFY Việt Nam

01 Nữ 32 ại học Lƣu trữ

2 Công ty Cổ phần Công nghệ Lƣu trữ - Số hóa HT

3 Công ty Cổ 01 Nữ 27 ại học Kế toán

phần Phát triển Công nghệ Hành chính ADDJ

01 Nữ 25 ại học Kế toán

4 Công ty Cổ phần Công nghệ và

Truyền thông Năm Sao

01 Nữ 35 ại học Lƣu trữ

5 Công ty Cổ phần ầu tƣ ức Nghiệp

6 Công ty 02 Nữ 24-30 ại học

Kế toán, Quản trị kinh doanh

7 01 Nữ 30 ại học Xã hội học

8 01 Nữ 35 ại học

Công nghệ thông tin

9 01 Nữ 27 ại học Kế toán

TNHH ầu tƣ và Phát triển ông inh Trung tâm Phát triển Công nghệ Hành chính Văn phòng Trung tâm ào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý Trung tâm Dịch vụ Chuyển giao công nghệ Văn thƣ - Lƣu trữ

Do quy mô của các doanh nghiệp lƣu trữ chủ yếu là nhỏ và siêu nhỏ

nên số lƣợng nhân viên văn phòng tại đây rất ít. Ngoài số lƣợng nhân viên

văn phòng t thì hầu hết nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp lƣu trữ đều

là nữ và có độ tuổi dao động từ 22 đến 35 tuổi.

Kết quả khảo sát thực tế cho thấy, hầu hết các nhân viên văn phòng tại

các doanh nghiệp lƣu trữ đều tốt nghiệp đại học, cao đẳng chuyên ngành kế

toán, quản trị kinh doanh. Vì các doanh nghiệp lƣu trữ tuyển dụng nhân viên

văn phòng để làm rất nhiều việc khau nhau ngoài các công việc liên quan đến

hành ch nh văn phòng nên việc tuyển dụng nhƣ vậy là hoàn toàn phù hợp với

thực tế của doanh nghiệp. Tuy nhiên, do nhân viên văn phòng tại đây không

đƣợc đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ văn phòng nên chất lƣợng nhân viên

văn phòng tại các doanh nghiệp lƣu trữ vẫn chƣa cao.

Hiện nay, một số doanh nghiệp lƣu trữ đã tuyển dụng đƣợc nhân viên

văn phòng tốt nghiệp ngành quản trị văn phòng, văn thƣ lƣu trữ nhƣ Công ty

Cổ phần Công nghệ Tin học EFY Việt Nam, Công ty Cổ phần ầu tƣ ức

Nghiệp. Ngoài ra, nguyên nhân chất lƣợng nhân viên văn phòng tại các doanh

nghiệp lƣu trữ chƣa cao còn xuất phát từ một số lý do sau:

- Các doanh nghiệp lƣu trữ mới chỉ chú trọng tuyển dụng nhân viên

thực hiệc các công việc chuyên môn, thời vụ liên quan đến các dự án về chỉnh

lý và số hóa nên việc tuyển dụng nhân viên văn phòng có trình độ và chuyên

môn về nghiệp vụ văn phòng chƣa đƣợc chú trọng.

- Nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp lƣu trữ còn phải đảm

nhiệm thêm các công việc liên quan đến kế toán, nhân sự nên các doanh

nghiệp lƣu trữ thƣờng ƣu tiên tuyển dụng nhân viên văn phòng đã tốt nghiệp

chuyên ngành kế toán, nhân sự. Ví dụ nhƣ ông ty TNHH ầu tƣ và Phát

triển ông inh đã tuyển dụng ứng viên tốt nghiệp chuyên ngành kế toán để

đảm nhận vị trí nhân viên văn phòng tại đây.

Qua đây có thể thấy, nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp phải

kiêm nhiệm thêm các công việc liên quan đến nhân sự và kế toán nên yêu cầu

tuyển dụng nhân viên văn phòng tại các doanh lƣu trữ cũng không chú trọng

nhân sự có nghiệp vụ, kỹ năng hành ch nh, văn phòng. iều này đã đƣợc thể

hiện qua bản mô tả công việc khi hầu hết các doanh nghiệp lƣu trữ đều yêu

cầu nhân viên văn phòng cần có thêm kĩ năng và kiến thức về kế toán và nhân

sự bên cạnh những yêu cầu nghiệp vụ về văn thƣ - lƣu trữ. Ví dụ nhƣ bảng

thông báo tuyển dụng của các doanh nghiệp lƣu trữ đƣợc tác giả nêu tại mục

2.3.2. Thông báo tuyển dụng.

2.2. Phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng của m t số

doanh nghiệp lƣu trữ

ũng giống nhƣ các tổ chức, doanh nghiệp khác, các doanh nghiệp

hoạt động trong lĩnh vực lƣu trữ đã áp dụng một số phƣơng pháp tuyển dụng

nhân sự để thu hút ứng viên. Tùy thuộc vào từng giai đoạn, hoàn cảnh và điều

kiện cụ thể của từng doanh nghiệp lƣu trữ để áp dụng các phƣơng pháp tuyển

dụng nhân sự khác nhau cho phù hợp. Phƣơng pháp tuyển dụng đƣợc các

doanh nghiệp lƣu trữ sử dụng phổ biến và thƣờng xuyên đó là phƣơng pháp

tuyển dụng gián tiếp thông qua “ anh mục kỹ năng” của nhân viên, thông

qua sự giới thiệu của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp và thông qua

quảng cáo.

Với phƣơng pháp căn cứ vào “ anh mục kỹ năng” của nhân viên các

doanh nghiệp lƣu trữ sẽ thực hiện thu thập thông tin của nhân viên bao gồm

trình độ, kinh nghiệm nghề nghiệp, phẩm chất nhân viên của các phòng ban

khác để chuyển sang làm nhân viên văn phòng. V dụ nhƣ ông ty ổ phần

Công nghệ Tin học EFY năm 2017 đã tiến hành tuyển dụng nhân viên của

phòng Tƣ vấn dịch vụ sang làm nhân viên văn phòng. Ngoài ra, Công ty Cổ

phần đầu tƣ ức Nghiệp, Trung tâm ào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức

và Quản lý, Công ty Cổ phần Phát triển Công nghệ Hành chính ADDJ, Công

ty TNHH ầu tƣ và Phát triển ông inh đều tiến hành tuyển dụng nhân viên

thời vụ của các Phòng Dự án, Phòng nghiệp vụ chỉnh lý, Phòng Số hóa sang

làm nhân viên văn phòng. ể áp dụng đƣợc “ anh mục kỹ năng” trong tuyển

dụng nhân sự các doanh nghiệp lƣu trữ đã tiến hành thu thập hồ sơ xin việc

của nhân viên chính thức và nhân viên thời vụ. ồng thời các doanh nghiệp

lƣu trữ đã căn cứ vào năng lực, phẩm chất và quá trình làm việc của nhân viên

chính thức và nhân viên thời vụ để thực hiện tuyển dụng nhân viên văn

phòng. Tuy nhiên, việc sử dụng “ anh mục kỹ năng” để tuyển dụng nhân

viên văn phòng đối với nhân viên thời vụ chỉ đƣợc thực hiện cho trƣờng hợp

doanh nghiệp lƣu trữ chƣa tuyển dụng đƣợc nhân viên văn phòng để bù đắp

cho vị trí còn thiếu đó.

Ngoài ra, các doanh nghiệp lƣu trữ còn tuyển dụng nhân viên văn

phòng thông qua sự giới thiệu của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp. ây

là một trong những hình thức tuyển dụng đƣợc các doanh nghiệp lƣu trữ sử

dụng thƣờng xuyên. Theo kết quả phỏng vấn cán bộ phụ trách tuyển dụng tại

các doanh nghiệp lƣu trữ từ năm 2014 đến nay các doanh nghiệp đều đã thực

hiện tuyển dụng nhân viên văn phòng thông qua sự giới thiệu của cán bộ

trong doanh nghiệp. Cụ thể nhƣ năm 2016 Công ty Cổ phần Phát triển Công

nghệ Hành chính ADDJ đã thực hiện tuyển dụng nhân viên văn phòng thông

qua sự giới thiệu của cán bộ nhân viên trong công ty. Năm 2017 Trung tâm

phát triển công nghệ hành ch nh văn phòng, Công ty Cổ phần Công nghệ Tin

học EFY Việt Nam và Công ty Cổ phần đầu tƣ ức Nghiệp đã thực hiện

tuyển dụng nhân viên văn phòng thông qua sự giới thiệu của cán bộ, nhân

viên đang làm việc tại đây. ến năm 2018 ông ty TNHH ầu tƣ và Phát

triển ông inh cũng tiến hành tuyển dụng nhân viên văn phòng theo phƣơng

pháp này.

Khi thực hiện tuyển dụng nhân viên văn phòng nói riêng và nhân sự bộ

phận khác các doanh nghiệp lƣu trữ thƣờng xuyên sử dụng các phƣơng pháp

tuyển dụng thông qua quảng cáo. ây ch nh là phƣơng pháp phổ biến đƣợc

rất nhiều doanh nghiệp sử dụng để thu hút ứng viên tham gia nộp hồ sơ và

quảng cáo hình ảnh của doanh nghiệp. Việc thông báo tuyển dụng thông qua

quảng cáo đã giúp cho doanh nghiệp lƣu trữ thu hút đƣợc nhiều đối tƣợng

tham gia ứng tuyển. ối tƣợng ứng viên bao gồm những ngƣời đang thất

nghiệp, bỏ việc, ứng viên là ngƣời đã tốt nghiệp các trƣờng đại học, cao đẳng,

trung học, dạy nghề trong và ngoài nƣớc nhƣng chƣa làm việc hoặc những

ngƣời đang làm việc cho doanh nghiệp khác muốn đổi môi trƣờng làm việc.

Thông tin tuyển dụng của các doanh nghiệp lƣu trữ sẽ đƣợc thông báo qua

website của doanh nghiệp và các trang web tuyển dụng phổ biến hiện nay nhƣ:

mywork.com.vn, vieclam24h.vn, vietnamworks.com, timviecnhanh.com… Ví

dụ nhƣ bảng thông báo tuyển dụng của Trung tâm ào tạo - Nghiên cứu Khoa

học Tổ chức và Quản lý trên trang mywork.com.vn:

2.4. Ảnh thông tin tuyển dụng của Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học

Tổ chức và Quản lý trên trang mywork.com.vn

ể đăng thông tin tuyển dụng lên website tuyển dụng các doanh nghiệp

lƣu trữ đã đăng k sử dụng trang web và phải chi trả một khoản phí nhất định

để sử dụng. Việc đăng tin thông báo tuyển dụng lên website tuyển dụng đã

giúp cho nhiều ứng viên biết đƣợc thông tin của các doanh nghiệp lƣu trữ để

thực hiện nộp hồ sơ ứng tuyển. ồng thời, các doanh nghiệp lƣu trữ đã quảng

bá đƣợc hình ảnh của doanh nghiệp đến với nhiều ngƣời hơn nữa. Thông qua

quảng cáo đã giúp cho doanh nghiệp lƣu trữ có thêm nhiều sự lựa chọn và

tuyển dụng đƣợc những ứng viên phù hợp với vị trí nhân viên văn phòng còn

trống. ây là phƣơng pháp tuyển dụng chính đƣợc các doanh nghiệp lƣu trữ

tiến hành sử dụng vì hầu hết các ứng viên biết thông tin tuyển dụng thông qua

thông báo tuyển dụng trên website tuyển dụng. Ngoài ra, các doanh nghiệp lƣu

trữ còn thực hiện đăng thông báo tuyển dụng lên trang web của công ty. Ví dụ:

Thông báo tuyển dụng của Công ty Cổ phần công nghệ Lƣu trữ - Số hóa tài

liệu HT trên trang web của công ty:

2.5. Ảnh thông báo tuyển dụng của Công ty Cổ phần công nghệ Lưu trữ

- Số hóa tài liệu HT trên trang website

Ngoài đăng tin tuyển dụng trên các website tuyển dụng và trang web

của công ty một số doanh nghiệp lƣu trữ còn thực hiện đăng tải và chia sẻ

thông tin tuyển dụng thông qua các trang mạng xã hội. Hiện nay, trên các

trang mạng xã hội thƣờng hình thành các nhóm về tuyển dụng. Tại đây, các

doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng có thể đăng tin tuyển dụng lên đây mà

không mất chi phí. Vì các ứng viên đa phần đều là những ngƣời trẻ nên việc sử

dụng mạng xã hội là rất nhiều, khi các doanh nghiệp lƣu trữ đăng thông tin

tuyển dụng qua đây đã thu hút đƣợc nhiều sự quan tâm của các ứng viên. Việc

đăng tin tuyển dụng qua trang mạng xã hội đã giúp doanh nghiệp lƣu trữ tiết

kiệm đƣợc chi ph đăng tin tuyển dụng so với việc đăng tin tuyển dụng thông

qua các website tuyển dụng, hơn nữa đã giúp cho các doanh nghiệp lƣu trữ thu

hút đƣợc sự quan tâm của ứng viên.

Ví dụ nhƣ thông tin tuyển dụng trên mạng xã hội của Trung tâm dịch vụ

Chuyển giao công nghệ Văn thƣ - Lƣu trữ:

2.6. Ảnh thông tin đăng tuyển dụng trên mạng xã hội của Trung tâm dịch vụ

Chuyển giao công nghệ Văn thư – Lưu trữ

2.3. Quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng của m t số doanh

nghiệp lƣu trữ

ể có thể tuyển dụng đƣợc nhân viên văn phòng phù hợp với hoạt động

kinh doanh thì các doanh nghiệp lƣu trữ cần xây dựng quy trình tuyển dụng

để đạt đƣợc hiệu quả trong khi tuyển dụng. Quy trình tuyển dụng nhân viên

văn phòng của một số doanh nghiệp lƣu trữ đƣợc thực hiện qua các bƣớc sau:

- Bƣớc 1: Chuẩn bị.

- Bƣớc 2: Thông báo tuyển dụng.

- Bƣớc 3: Tiếp nhận và sáng lọc hồ sơ.

- Bƣớc 4: Phỏng vấn.

- Bƣớc 5: Ra quyết định tuyển dụng.

2.3.1. Chuẩn bị

Do các doanh nghiệp lƣu trữ có cơ cấu tổ chức khác nhau nên tên gọi

của bộ phận phụ trách nhân sự cũng khác nhau v dụ nhƣ: ông ty TNHH

ầu tƣ và Phát triển ông inh là Phòng Hành ch nh - Kế toán, Trung tâm

phát triển công nghệ hành ch nh văn phòng là Phòng Hành chính - Tổng hợp,

Công ty Cổ phần Công nghệ Lƣu trữ - Số hóa HT là Phòng Hành chính -

Nhân sự…Vì vậy, tác giả xin phép đƣợc gọi chung là Phòng Hành chính.

Theo phân công, cán bộ phụ trách nhân sự thuộc Phòng Hành chính sẽ

xác định nhu cầu tuyển dụng nhân viên văn phòng của doanh nghiệp để đề

xuất lên lãnh đạo doanh nghiệp phê duyệt. Cán bộ nhân sự sẽ căn cứ vào tình

hình nhân sự của phòng và định hƣớng phát triển của doanh nghiệp trong thời

gian tới để xác định nhu cầu tuyển dụng nhân viên văn phòng đƣợc chính xác.

Theo kết quả khảo sát, cán bộ phụ trách nhân sự tại các doanh nghiệp lƣu trữ

sẽ thực hiện đề xuất tuyển dụng nhân viên văn phòng khi thấy khối lƣợng

công việc quá lớn mà nhân sự hiện tại không thể đáp ứng đƣợc. Vì thế trong

05 năm trở lại đây Phòng Hành chính tại các doanh nghiệp lƣu trữ đều phải

tiến hành đề xuất lên lãnh đạo doanh nghiệp bổ sung thêm nhân viên văn

phòng.

Ví dụ tại ông ty TNHH ầu tƣ và Phát triển ông inh, số lƣợng

nhân viên văn phòng năm 2016 là một ngƣời, đến năm 2017 có hai ngƣời và

đến năm 2018 số lƣợng nhân viên văn phòng tăng lên ba ngƣời. Lý giải cho

sự biến động trên là do năm 2017 công ty TNHH ầu tƣ và Phát triển ông

Kinh thực hiện mở rộng sản xuất kinh doanh trên lĩnh vực số hóa và xây

dựng, phát triển phần mềm lƣu trữ nên khối lƣợng công việc quá lớn. Do vậy

nhân viên văn phòng tại đây thƣờng xuyên phải tăng ca để hoàn thành công

việc. Ngoài các công việc chuyên môn về quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ, quản

lý tài sản của công ty nhân viên văn phòng tại đây còn phải kiêm nhiệm các

công việc khác nhƣ xuất hóa đơn, lập bảng lƣơng cho nhân viên và thực hiện

tuyển dụng nhân sự cho công ty... Qua đó có thể thấy đƣợc khối lƣợng công

việc nhân viên văn phòng tại ông ty TNHH ầu tƣ và Phát triển ông inh

cần thực hiện rất nhiều. Nên năm 2017 công ty đã tiến hành bổ sung thêm

nhân viên văn phòng để có thể đáp ứng đƣợc những công việc lãnh đạo giao.

ến năm 2018 tại công ty có nhân viên văn phòng nghỉ chế độ thai sản nên

công ty đã phải tiến hành đề xuất tuyển dụng nhân viên văn phòng để bù đắp

vào chỗ trống đó.

Sau khi xác định đƣợc nhu cầu tuyển dụng nhân viên văn phòng, các

doanh nghiệp lƣu trữ đã xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công

việc. Bản mô tả công việc nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp lƣu trữ

đã nêu rõ yêu cầu và nhiệm vụ của nhân viên văn phòng trong các hoạt động

văn thƣ, lƣu trữ, lễ tân hậu cần của doanh nghiệp. Ngoài ra, vì các doanh

nghiệp lƣu trữ có quy mô nhỏ nên nhân viên văn phòng tại đây cần phải thực

hiện các nghiệp vụ về lĩnh vực nhân sự và kế toán. Vì vậy, bản mô tả công

việc nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp lƣu trữ đã thực hiện bổ sung

thêm những yêu cầu về nhân sự, kế toán để các ứng viên đƣợc biết khi tham

gia ứng tuyển. ể việc tuyển dụng có hiệu quả, các doanh nghiệp lƣu trữ đã

xây dựng bản tiêu chuẩn công việc đối với vị trí nhân viên văn phòng. Bản

tiêu chuẩn công việc đối với vị trí nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp

lƣu trữ đã nêu rõ yêu cầu cần phải đáp ứng nhƣ có bằng tốt nghiệp đại học,

cao đẳng về văn thƣ – lƣu trữ, có kĩ năng làm việc nhóm, có kĩ năng sử dụng

tin học văn phòng,… Ngoài ra, các doanh nghiệp lƣu trữ còn yêu cầu nhân

viên văn phòng tại đây phải có thêm kĩ năng, kinh nghiệm về lĩnh vực nhân

sự, kế toán. Tuy nhiên, tùy theo nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp lƣu trữ

tại từng thời điểm để đƣa ra bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

cho phù hợp.

Ví dụ bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc của nhân viên văn

phòng tại ông ty TNHH ầu tƣ và Phát triển ông inh:

2.7. Bản mô tả công việc của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Đông Kinh

Theo kết quả khảo sát, các doanh nghiệp lƣu trữ đều đã tiến hành xác

định số lƣợng nhân viên văn phòng cần tuyển dụng. Tùy theo nhu cầu và tình

hình thực tế, số lƣợng nhân viên văn phòng cần tuyển dụng cho mỗi đợt lại

khác nhau. Cụ thể, mỗi năm các doanh nghiệp lƣu trữ đều thực hiện từ 01

hoặc 02 đợt tuyển dụng nhân viên văn phòng và số nhân sự cần tuyển dụng từ

01 hoặc 02 ngƣời cho mỗi đợt. Ví dụ năm 2018 tại Công ty Cổ phần đầu tƣ

ức Nghiệp đã tiến hành 02 đợt tuyển dụng nhân viên văn phòng vào tháng 5

và tháng 8 với số lƣợng nhân viên cần tuyển dụng là một nhân viên cho mỗi

đợt.

Nhƣ vậy, các doanh nghiệp lƣu trữ đều xác định nhu cầu công việc, xây

dựng bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc và xác định đƣợc số

lƣợng nhân viên cần tuyển dụng mọi khi thực hiện tuyển dụng. iều này đã

giúp cho các doanh nghiệp lƣu trữ tiến hành tuyển dụng nhân viên văn phòng

đƣợc thuận lợi và hiệu quả.

2.3.2. Thông báo tuyển dụng

ể việc thông báo tuyển dụng có hiệu quả cán bộ phụ trách tuyển dụng

tại các doanh nghiệp lƣu trữ đã thực hiện xác định nguồn và phƣơng pháp

tuyển dụng để đƣa ra thông báo tuyển dụng cho phù hợp. Thực tế trong những

năm gần đây một số doanh nghiệp lƣu trữ đều thực hiện tuyển dụng nhân viên

văn phòng từ nguồn nhân lực bên trong của doanh nghiệp. Khi thực hiện

tuyển dụng nhân viên văn phòng từ nguồn bên trong các doanh nghiệp lƣu trữ

đã dựa vào bảng danh mục kỹ năng của nhân viên chính thức và nhân viên

thời vụ để tuyển dụng. Nên khi tiến hành tuyển dụng nhân viên văn phòng

theo phƣơng pháp này các doanh nghiệp lƣu trữ sẽ không đƣa ra bảng thông

báo tuyển dụng vì cán bộ phụ trách tuyển dụng tại các doanh nghiệp lƣu trữ

đã căn cứ hồ sơ, năng lực và kinh nghiệm của nhân viên chính thức và nhân

viên thời vụ làm cho các dự án số hóa, chỉnh lý của doanh nghiệp để cân nhắc

lên làm nhân viên văn phòng.

ối với nguồn tuyển dụng từ bên ngoài bảng thông báo tuyển dụng

viên văn phòng của các doanh nghiệp lƣu trữ cần phải nêu rõ và đầy đủ những

thông tin sau: vị trí tuyển dụng, số lƣợng cần tuyển, mô tả công việc, yêu cầu

đối với vị trí ứng tuyển, quyền lợi, nhiệm vụ và trách nhiệm của ứng viên, yêu

cầu hồ sơ, thời gian và địa điểm thu nhận hồ sơ. Tuy nhiên, quy mô doanh

nghiệp lƣu trữ còn nhỏ và số lƣợng nhân viên cần tuyển dụng lại không quá

lớn nên việc thông báo tuyển dụng vẫn chƣa đƣợc các doanh nghiệp chú

trọng. iều này đƣợc thể hiện qua bảng thông báo tuyển dụng của doanh

nghiệp lƣu trữ vẫn chƣa đƣợc đầy đủ thông tin.

Ví dụ thông báo tuyển dụng của Công ty Cổ phần Phát triển Công nghệ

Hành chính ADDJ:

2.8. Bảng thông báo tuyển dụng của Công ty Cổ phần Phát triển

Công nghệ Hành chính ADDJ

Hay thông tuyển dụng của Công ty CP Công nghệ Lƣu trữ - Số hóa

HT.

2.9. Bảng thông tuyển dụng của Công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa HT

Dựa vào bảng thông báo của 02 doanh nghiệp lƣu trữ nêu trên ta có thể

thấy rằng bảng thông báo đã cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để ứng viên

thực hiện nộp hồ sơ. Tuy nhiên, các bảng thông báo tuyển dụng của các công

ty vẫn còn có sự thiếu sót nhƣ: bảng thông báo tuyển dụng của Công ty Cổ

phần Phát triển Công nghệ Hành chính ADDJ lại thiếu mất thông tin liên hệ

tuyển dụng nên khi có thắc mắc ứng viên không biết liên hệ với ai để hỏi.

Bảng thông báo tuyển dụng của Công ty Cổ phần Công nghệ Lƣu trữ - Số hóa

HT lại thiếu mất thời gian nộp hồ sơ nên nhiều khi đã hết thời gian nộp hồ sơ

hoặc công ty đã tuyển dụng đƣợc nhân viên văn phòng rồi những vẫn có ứng

viên gửi hồ sơ đến ứng tuyển.

Các bảng thông báo tuyển dụng đã đƣợc các doanh nghiệp lƣu trữ thực

hiện đăng thông tin lên các trang web tuyển dụng nhƣ: vieclam24h.com,

timviecnhanh.com, mywork.vn…. Vì thông báo tuyển dụng đƣợc quảng cáo

rộng rãi trên mạng internet và các phƣơng tiện truyền thông nên đã thu hút

đƣợc sự quan tâm của ứng viên. iều này đƣợc thể hiện qua việc số lƣợng

ứng viên thực hiện nộp hồ thông qua website tuyển dụng luôn nhiều hơn số

lƣợng hồ sơ nộp trực tiếp. Vì đa phần các ứng viên biết thông tin tuyển dụng

nhân viên văn phòng văn của các doanh nghiệp lƣu trữ thông qua các website

tuyển dụng. Còn lại số ít ứng viên biết thông tin tuyển dụng qua trang web

của doanh nghiệp và lời giới thiệu của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp.

Qua đây chứng tỏ rằng, thông báo tuyển dụng thông qua website tuyển dụng

là hình thức hoàn toàn phù hợp với các doanh nghiệp lƣu trữ. Tuy nhiên, bảng

thông báo trên trang tuyển dụng của các doanh nghiệp lƣu trữ chƣa đƣợc nổi

bật do số lƣợng nộp hồ sơ ứng tuyển còn thấp chỉ dao động trong khoảng từ

10 đến 20 hồ sơ.

2.3.3. Nhận và nghiên cứu hồ sơ

Sau khi bảng thông báo tuyển dụng nhân viên văn phòng đƣợc đăng tải

hồ sơ ứng viên sẽ đƣợc gửi đến. Lúc này cán bộ phụ trách nhân sự của doanh

nghiệp lƣu trữ thực hiện tiếp nhận và sàng lọc những hồ sơ phù hợp với yêu

cầu vị trí nhân viên văn phòng đã đề ra. Việc tiếp nhận hồ sơ của ứng viên tại

các doanh nghiệp lƣu trữ đƣợc thực hiện thông qua hai hình thức là nhận hồ

sơ trực tiếp tại doanh nghiệp và nhận hồ sơ qua email hoặc các trang web

tuyển dụng doanh nghiệp đăng k sử dụng. Qua thực tế khảo sát việc tiếp nhận

hồ sơ qua điện tử của các doanh nghiệp lƣu trữ có tỉ lệ cao hơn việc tiếp nhận

hồ sơ trực tiếp. Vì việc nộp hồ sơ qua điện tử rất thuận tiện và nhanh chóng

nên đã giúp ứng viên tiết kiệm đƣợc thời gian đi lại.

ối với những hồ sơ nộp trực tiếp tại các doanh nghiệp lƣu trữ ứng

viên cần phải nộp đầy đủ giấy tờ sau: Sơ yếu lý lịch có công chứng của địa

phƣơng, bản sao công chứng bằng cấp, chứng chỉ thể hiện trình độ của ứng

viên, giấy khám sức khỏe, bản sao chứng minh nhân dân. Ngoài ra, một số

doanh nghiệp lƣu trữ còn yêu cầu các ứng viên phải có đơn xin ứng tuyển vào

vị tr nhân viên văn phòng. ây là những giấy tờ cơ bản và cần thiết để ứng

viên giới thiệu bản thân và chứng minh thông tin trong hồ sơ ứng tuyển với

doanh nghiệp. ồng thời, giúp cho doanh nghiệp lƣu trữ đánh giá đƣợc sự

đầy đủ và tính xác thực của hồ sơ.

ối với những hồ sơ nộp trực tiếp qua điện tử cần phải giới thiệu đƣợc

lý lịch của bản thân, trình độ học vấn, bằng cấp kĩ năng hiện có để doanh

nghiệp lƣu trữ đánh giá và lựa chọn. Tuy nhiên, các doanh nghiệp lƣu trữ

không thể kiểm chứng đƣợc nội dung thông tin khi nộp hồ sơ qua điện tử, chỉ

khi thực hiện phỏng vấn các nhà tuyển dụng mới xác thực đƣợc thông tin.

Các doanh nghiệp lƣu trữ đã thực hiện sàng lọc hồ sơ ứng viên dựa trên

các tiêu chí sau: Trình độ chuyên môn, học vấn của ứng viên, các kĩ năng

nghiệp vụ và kinh nghiệm làm việc với vị trí nhân viên văn phòng doanh

nghiệp lƣu trữ đang tuyển dụng.

Theo kết quả khảo sát, các doanh nghiệp lƣu trữ thƣờng tiếp nhận hồ sơ

qua mỗi đợt tuyển dụng dao động từ 10 đến 20 hồ sơ. Ngoài ra, vẫn có một số

doanh nghiệp lƣu trữ có số lƣợng hồ sơ tiếp nhận dƣới 10 hồ sơ nhƣ Trung

tâm Phát triển Công nghệ Hành chính Văn phòng, Công ty Cổ phần Công

nghệ và Truyền thông Năm Sao và ông ty TNHH ầu tƣ và Phát triển ông

Kinh. Vì số lƣợng hồ sơ của các doanh nghiệp lƣu trữ thực hiện tiếp nhận

không quá nhiều nên việc sàng lọc hồ sơ không mất quá nhiều thời gian. Việc

sàng lọc hồ sơ đƣợc các doanh nghiệp lƣu trữ thực hiện nhƣ sau: ngay sau khi

nhận đƣợc hồ sơ ứng tuyển các doanh nghiệp lƣu trữ đã thực hiện xem xét hồ

sơ của ứng viên. Nếu thấy những hồ sơ phù hợp cán bộ phụ trách nhân sự của

doanh nghiệp sẽ liên hệ với ứng viên thông qua điện thoại hoặc email để hẹn

lịch phỏng vấn. Ngoài ra, đối với những hồ sơ không đáp ứng đƣợc yêu cầu

các doanh nghiệp lƣu trữ cần phải thông báo lại cho ứng viên để họ đi nộp hồ

sơ ở các doanh nghiệp khác. Tuy nhiên, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp

lƣu trữ đều chƣa thực hiện đƣợc việc này.

Qua đây có thể thấy rằng công tác tiếp nhận và nghiên cứu sàng lọc hồ

sơ của ứng viên đã đƣợc các doanh nghiệp lƣu trữ thực hiện, giúp doanh

nghiệp lƣu trữ chọn ra những hồ sơ phù hợp. Qua đó đã giúp cho các doanh

nghiệp lƣu trữ đảm bảo đƣợc chất lƣợng đầu vào của ứng viên đƣợc nâng cao.

2.3.4. Phỏng vấn

Sau khi tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ các doanh nghiệp lƣu trữ đã chọn ra

những hồ sơ phù hợp và loại bỏ những hồ sơ không đáp ứng đƣợc yêu cầu.

Tất cả những hồ sơ phù hợp sẽ đƣợc tổng hợp lại và liên hệ để hẹn lịch phỏng

vấn.

Hiện tại, các doanh nghiệp lƣu trữ đều áp dụng việc phỏng vấn để lựa

chọn, đánh giá ứng viên. Các doanh nghiệp lƣu trữ thƣờng sử dụng hình thức

phỏng vấn không theo hƣớng dẫn để tạo tâm lý thoải mái cho ứng viên khi

tham gia phỏng vấn.

Một số câu hỏi phỏng vấn các doanh nghiệp lƣu trữ hay sử dụng để hỏi

ứng viên nhƣ:

- Vị trí bạn đã từng làm ở công ty cũ?

- Bạn hãy mô tả những công việc bạn đã từng làm tại công ty cũ?

- Tại sao bạn lại ứng tuyển vị trí này?

- Bạn hiểu công việc này cần phải làm những gì?

- iểm mạnh, điểm yếu của bạn?

Tuy nhiên, việc phỏng vấn không theo mẫu dẫn đến việc bỏ sót thông tin

về ứng viên, do những câu hỏi đƣợc đặt ra chỉ mang tính chủ quan của nhà tuyển

dụng ko có sự thống nhất từ ban đầu. Nhiều khi việc phỏng vấn lại xa rời so với

mục đ ch tuyển dụng. Vì vậy, ngoài việc phỏng vấn không theo mẫu một số

doanh nghiệp lƣu trữ đã kết hợp các hình thức phỏng vấn khác.

Ví dụ nhƣ Công ty Cổ phần Phát triển Công nghệ Hành chính ADDJ đã

áp dụng thêm hình thức phỏng vấn theo tình huống kết hợp với hình thức

phỏng vấn không theo mẫu để có thể chọn lựa ra đƣợc những ứng viên tốt

nhất. Các tình huống phỏng vấn công ty đặt ra thƣởng liên quan đến nghiệp

vụ văn thƣ – lƣu trữ nhƣ văn bản không đúng với thể thức, ký sai thẩm quyền

hay việc mang con dấu ra khỏi trụ sở làm việc, lƣu trữ tài liệu không theo

danh mục để từ đó yêu cầu ứng viên đƣa ra phƣơng án giải quyết. Việc kết

hợp nhƣ vậy đã giúp Công ty Cổ phần Phát triển Công nghệ Hành chính

ADDJ nắm bắt đƣợc thái độ của ứng viên đối với công việc và khả năng ứng

biến của các ứng viên trong các tình huống công việc xảy ra. Từ đó đã giúp

cho Công ty lựa chọn đƣợc ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc đặt ra. Vì

khi thực hiện phỏng vấn nhƣ vậy sẽ không tạo áp lực cho ứng viên, điều đó

giúp cho ứng viên có thể thoải mái chia sẻ những thông tin nhà tuyển dụng

cần biết.

Hay tại Công ty Cổ phần Công nghệ Tin học EFY Việt Nam và Trung

tâm Phát triển Công nghệ Hành chính Văn phòng đều áp dụng thêm hình thức

phỏng vấn theo mục tiêu, phỏng vấn theo mẫu để thực hiện phỏng vấn. Vì

theo cán bộ phụ trách tuyển dụng tại Công ty Cổ phần Công nghệ Tin học

EFY, Trung tâm Phát triển Công nghệ Hành ch nh Văn phòng khi áp dụng

hình thức phỏng vấn theo mục tiêu đã giúp doanh nghiệp đánh giá trình độ

chuyên môn và mục tiêu công việc của ứng viên khi ứng tuyển vào vị tr văn

phòng. Các doanh nghiệp lƣu trữ thƣờng xuyên đặt câu hỏi liên quan đến lĩnh

vực hành chính văn phòng cho ứng viên, ví dụ nhƣ các công việc cần thực

hiện khi chỉnh lý tài liệu hay cách đóng dấu trong văn bản tài liệu để kiểm tra

trình độ của ứng viên. ặc biệt trong khi phỏng vấn theo mẫu sẽ giúp cho cán

bộ tuyển dụng tại đây không bỏ sót thông tin của ứng viên và đánh giá đƣợc

mức độ phù hợp của ứng viên với công việc. iều đó đã đƣợc minh chứng

bằng việc công ty đã tuyển dụng đƣợc những nhân viên văn phòng phù hợp

và đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc doanh nghiệp đặt ra.

Qua đây có thể đánh giá đƣợc rằng chất lƣợng phỏng vấn tại các doanh

nghiệp lƣu trữ đều đạt đƣợc hiệu quả vì sau mỗi đợt phỏng vấn đều tuyển

dụng đƣợc những nhân viên văn phòng đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc của

vị trí nhân viên văn phòng yêu cầu.

2.3.5. Ra quyết định tuyển dụng

Dựa vào kết quả phỏng vấn cán bộ phụ trách tuyển dụng sẽ liên lạc với

ứng viên đạt yêu cầu thông qua điện thoại hoặc email.

Trƣớc khi kí hợp đồng chính thức các doanh nghiệp lƣu trữ đều tiến

hành ký hợp đồng lao động thử việc đối với vị trí nhân viên văn phòng nói

riêng và các vị trí nhân viên khác trong doanh nghiệp. Thời gian thử việc sẽ

diễn ra trong khoảng từ 01 đến 02 tháng tùy theo quy định của công ty và

năng lực của nhân viên. Trong quá trình thử việc nhân viên văn phòng của các

doanh nghiệp lƣu trữ đã đƣợc hƣớng dẫn chi tiết công việc cần thực hiện để

họ làm quen với môi trƣờng làm việc tại doanh nghiệp. ể có thể đánh giá

đƣợc trình độ của nhân viên thử việc cán bộ phụ trách hƣớng dẫn đã giao cho

họ một số công việc cơ bản để kiểm tra khả năng, kĩ năng của nhân viên thử

việc. Khi kết thúc thời gian thử việc nhân viên văn phòng sẽ đƣợc đánh giá lại

lần nữa dựa trên kết quả công việc họ đã thực hiện trong giai đoạn thử việc.

Hiện tại để đánh giá nhân viên thử việc các doanh nghiệp lƣu trữ đã dựa trên

các tiêu chí sau: tinh thần, thái độ, trách nhiệm đối với công việc, kết quả

hoàn thành công việc, ý thức tổ chức kỉ luật. Nếu nhân viên thử việc không

đáp ứng đƣợc các tiêu chí, yêu cầu doanh nghiệp lƣu trữ đặt ra doanh nghiệp

sẽ chấm dứt hợp đồng lao động thử việc đối với nhân viên. Nếu nhân viên thử

việc đáp ứng đƣợc các tiêu chí trên các doanh nghiệp lƣu trữ sẽ tiến hành kí

hợp đồng chính thức. Khi thực hiện thử việc tại các doanh nghiệp lƣu trữ

nhân viên thử việc sẽ đƣợc hƣởng mức lƣơng 80% so với lƣơng thỏa thuận và

không đƣợc hƣởng các chế phúc lợi khác của doanh nghiệp. ây là quy định

hầu hết các doanh nghiệp lƣu trữ đều áp dụng đối với nhân viên thử việc.

Khác với nhân viên thử việc, nhân viên chính thức sau khi ký hợp đồng lao

động sẽ đƣợc hƣởng đầy đủ các chính sách, chế độ phúc lợi theo quy định của

công ty.

Nhƣ vậy, quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng của các doanh

nghiệp lƣu trữ đều đã đem lại những kết quả nhất định cho doanh nghiệp. Vì

qua mỗi đợt tuyển dụng các doanh nghiệp lƣu trữ đều tuyển dụng đƣợc nhân

viên văn phòng đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc đã đặt ra. Tuy vậy, các

doanh nghiệp lƣu trữ cần phải quan tâm, chú trọng nhiều hơn đến việc tuyển

dụng của doanh nghiệp trong thời gian tới để đem lại hiệu quả cao hơn nữa,

để có thể chọn ra đƣợc những nhân viên văn phòng có trình độ và chuyên

môn giúp cho doanh nghiệp ngày càng phát triển.

T ỂU ẾT ƢƠN

hƣơng II của luận văn đã giới thiệu đƣợc những đặc điểm tổ chức,

lĩnh vực hoạt động của các doanh nghiệp lƣu trữ, từ đó thấy đƣợc đặc điểm

nhân viên văn phòng nói chung và nhân sự văn phòng nói riêng tại các doanh

nghiệp lƣu trữ. Ngoài ta, tác giả còn mô tả thực trạng quy trình và phƣơng

pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp lƣu trữ. Qua kết

quả khảo sát có thể thấy rằng, các doanh nghiệp lƣu trữ đã thực hiện xây dựng

quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng khi tiến hành tuyển dụng. Việc này

giúp cho các doanh nghiệp lƣu trữ lựa chọn đƣợc nhân sự phù hợp với vị trí

nhân viên văn phòng theo yêu cầu công việc của doanh nghiệp. Bên cạnh đó,

những thực trạng quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng

tại các doanh nghiệp lƣu trữ sẽ là cơ sở để nhận xét, đánh giá quy trình tuyển

dụng và xác định đƣợc nguyên nhân gây ảnh hƣởng đến việc tuyển dụng nhân

viên văn phòng tại đây. ồng thời, giúp các doanh nghiệp lƣu trữ đƣa ra

những giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lƣợng tuyển dụng nhân viên văn

phòng tại các doanh nghiệp này.

ƢƠN 3: P ÁP OÀN T ỆN ÔN TÁ TUYỂN DỤN

N N V ÊN V N P ÕN O M T SỐ DO N N ỆP LƢU TRỮ

3.1. Nhận xét phƣơng pháp v quy trình tuyển dụng nhân viên văn

phòng của m t số doanh nghiệp lƣu trữ

3.1.1. Ưu điểm

3.1.1.1. Quy trình tuyển dụng

Các doanh nghiệp lƣu trữ đã sử dụng có hiệu quả phƣơng pháp tuyển

dụng nhân viên văn phòng.

Đối với phương pháp tuyển dụng gián tiếp:

Các doanh nghiệp lƣu trữ đã dựa vào bảng “ anh mục kỹ năng” của

nhân viên là hoàn toàn phù hợp. Do nhân viên văn phòng đang thiếu, còn

nhân viên thời vụ tại các Phòng Dự án, Phòng Số hóa, Phòng Chỉnh lý lại có

số lƣợng nhân viên rất đông đảo. Hơn nữa, hầu hết nhân viên thời vụ tại các

phòng này đều là sinh viên hoặc sinh viên mới ra trƣờng đƣợc đào tạo tại các

trƣờng đại học, cao đẳng trên cả nƣớc với nhiều chuyên ngành khác nhau.

ặc biệt có rất nhiều sinh viên đã tốt nghiệp chuyên ngành về văn thƣ – lƣu

trữ, hành ch nh văn phòng nên những nhân viên thời vụ này có thể đáp ứng

đƣợc với yêu cầu doanh nghiệp đặt ra. Vì vậy, việc tiến hành lựa chọn những

nhân viên từ các Phòng Dự án, Phòng Số hóa và Phòng Nghiệp vụ chỉnh lý sẽ

giúp cho các doanh nghiệp lƣu trữ nhanh chóng tìm kiếm đƣợc ngƣời phù hợp

với vị trí nhân viên văn phòng còn trống. iều này sẽ giúp cho doanh nghiệp

lƣu trữ tiết kiệm đƣợc khoản chi phí tuyển dụng và thời gian tuyển dụng nhân

viên văn phòng cho doanh nghiệp.

Việc lựa chọn nhân sự thời vụ từ các dự án đã mang lại nhiều ƣu điểm

cho các doanh nghiệp lƣu trữ.

- Thứ nhất, có rất nhiều nhân viên thời vụ là ngƣời có năng lực chuyên

môn và kĩ năng tốt nên có thể lựa chọn điều động về làm nhân viên văn

phòng.

- Thứ hai, những nhân viên này đã có thời gian gắn bó tƣơng đối dài

với doanh nghiệp nên đã quen với môi trƣờng làm việc tại doanh nghiệp.

Thêm vào đó, trong khoảng thời gian làm việc tại các dự án, ngƣời sử dụng

lao động đã đánh giá đƣợc năng lực, điểm mạnh và hạn chế của nhân viên

thời vụ để từ đó lựa chọn họ vào làm vị tr nhân viên văn phòng đang trống.

Qua đây có thể thấy đƣợc việc tuyển dụng theo phƣơng pháp này giúp cho

các doanh nghiệp lƣu trữ tạo đƣợc niềm tin và động lực cho nhân viên khi làm

việc với hi vọng sẽ đƣợc thăng tiến lên một vị trí công việc mới tốt hơn.

Đối với phương pháp tuyển dụng nhân sự từ sự giới thiệu của cán bộ

nhân viên trong các doanh nghiệp lưu trữ:

Việc sử dụng phƣơng pháp tuyển dụng nhân sự từ sự giới thiệu của cán

bộ nhân viên đã giúp cho các doanh nghiệp lƣu trữ tuyển dụng đƣợc những

nhân viên văn phòng vào vị tr đang trống. ũng giống nhƣ việc tuyển dụng

thông qua phƣơng pháp sử dụng bảng “ anh mục kỹ năng” phƣơng pháp

tuyển dụng thông qua sự giới thiệu của cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp

lƣu trữ đã đem đến nhiều thuận lợi cho các doanh nghiệp. iều này giúp cho

các doanh nghiệp lƣu trữ tiết kiệm đƣợc chi ph đăng tin tuyển dụng và thời

gian tuyển dụng. Vì có sự giới thiệu của cán bộ nhân viên nên các doanh

nghiệp lƣu trữ không mất công tìm kiếm và sàng lọc hồ sơ nên công tác tuyển

dụng nhân viên văn phòng tại đây đã đƣợc rút ngắn. Nhà tuyển dụng chỉ cần

kiểm tra hồ sơ và phỏng vấn sơ bộ nếu thấy phù hợp sẽ tiến hành tuyển dụng

luôn và không cần thực hiện đầy đủ các bƣớc trong quy trình tuyển dụng đã

quy định. Hơn nữa, những ứng viên này đã đƣợc cán bộ, nhân viên trong

doanh nghiệp giới thiệu sơ lƣợc về doanh nghiệp nên ứng viên đã biết sơ qua

về doanh nghiệp, vì thế doanh nghiệp không cần phải quảng bá hình ảnh của

mình. Thực tế cho thấy rằng việc tuyển dụng nhân sự từ sự giới thiệu của cán

bộ, nhân viên đã giúp cho doanh nghiệp tuyển dụng đƣợc những nhân sự có

trách nhiệm và muốn gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

Phương pháp tuyển dụng từ nguồn bên ngoài thông qua quảng cáo:

ây là phƣơng pháp giúp các doanh nghiệp lƣu trữ thu hút đƣợc nhiều

ứng viên tham gia ứng tuyển hơn so với nguồn tuyển dụng từ bên trong doanh

nghiệp. Do vậy, các doanh nghiệp lƣu trữ sẽ có nhiều sự lựa chọn đa dạng,

phong phú hơn đối với những ứng viên tham gia ứng tuyển. ể việc tuyển

dụng đạt đƣợc hiệu quả cao hơn nữa các doanh nghiệp lƣu trữ cần phải áp

dụng thêm các phƣơng pháp tuyển dụng từ trung tâm môi giới việc làm, từ

các cơ sở đào tạo để có thêm thu hút thêm nhiều ứng viên trong việc tuyển

dụng nhân viên văn phòng và nhiều vị trí khác trong doanh nghiệp. ồng thời

thông qua trung tâm môi giới việc làm, qua các cơ sở đào tạo và hội chợ việc

làm để các doanh nghiệp lƣu trữ có thể quảng bá đƣợc hình ảnh của công ty

đến với các ứng viên. Từ đó giúp cho các doanh nghiệp lƣu trữ nâng cao đƣợc

uy tín, hình ảnh của mình trên thị trƣờng.

3.1.1.2. Quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng

Quy trình tuyển chọn nhân viên văn phòng của các doanh nghiệp lƣu

trữ đƣợc đánh giá là phù hợp với điều kiện thực tế của các doanh nghiệp.

- Thứ nhất, nguồn tuyển dụng của các doanh nghiệp lưu trữ được xác

định rõ ràng. Trƣớc khi tiến hành tuyển dụng các doanh nghiệp lƣu trữ luôn

xác định rõ nguồn tuyển dụng. ặc biệt, các doanh nghiệp lƣu trữ luôn ƣu

tiên việc tuyển dụng nhân viên văn phòng từ nguồn nội bộ, nhân viên thời vụ

từ bộ phận dự án sang làm nhân viên văn phòng. Qua đây có thể thấy các

doanh nghiệp lƣu trữ luôn muốn tạo điều kiện để cho nhân viên có cơ hội

thăng tiến và thể hiện bản thân để ngƣời lao động tại đây sẽ càng gắn bó với

doanh nghiệp nhiều hơn. Những lao động từ nội bộ đã có sự hiểu biết về các

doanh nghiệp lƣu trữ nên họ sẽ nhanh chóng thích nghi với công việc mới, dễ

dàng hòa nhập với môi trƣờng doanh nghiệp điều đó giúp cho chi ph và thời

gian tuyển dụng của các doanh nghiệp lƣu trữ đƣợc giảm bớt.

Việc tuyển dụng lao động từ nguồn bên trong doanh nghiệp lƣu trữ

đƣợc tiến hành nhanh gọn và chặt chẽ. Do doanh nghiệp lƣu trữ không phải

mất thời gian tìm kiếm ứng viên, nhiều ứng viên đƣợc nhân viên trong doanh

nghiệp giới thiệu nên phần nào cũng giúp doanh nghiệp yên tâm. Vì vậy, đã

giúp cho các doanh nghiệp lƣu trữ tiết kiệm đƣợc thời gian và chi phí tuyển

dụng. Qua đó sử dụng một cách hiệu quả nguồn lực hiện có trong doanh

nghiệp, tạo cơ hội thăng tiến cho nhân viên trong tổ chức, giúp họ muốn cống

hiến và gắn bó lâu dài với tổ chức.

- Thứ hai, xác định được vị trí công việc cần tuyển dụng. Các doanh

nghiệp lƣu trữ đã xác định đƣợc vị trí công việc cần tuyển dụng để từ đó đƣa

xây dựng đƣợc bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc cho vị trí

nhân viên văn phòng để làm căn cứ cho việc sàng lọc hồ sơ của ứng viên

đƣợc khoa học và hiệu quả.

- Thứ ba, thông báo tuyển dụng được thực hiện công khai, minh bạch.

Bảng thông báo tuyển dụng của các doanh nghiệp lƣu trữ đều đƣợc thông báo

trên trang web nội bộ công ty, trên mạng internet và một số các phƣơng tiện

truyền thông đại chúng khác nên đã thu hút đƣợc ứng viên tham gia ứng tuyển

và nộp hồ sơ. Qua đó giúp cho doanh nghiệp lƣu trữ có nhiều lựa chọn để có

thể chọn ra ứng viên phù hợp nhất với vị trí nhân viên văn phòng còn trống.

Ngoài ra, việc tiếp nhận hồ sơ qua điện tử giúp cho các doanh nghiệp lƣu trữ

tiếp nhận đƣợc nhiều hồ sơ của ứng viên. Thông qua quảng cáo các doanh

nghiệp lƣu trữ muốn quảng cáo hình ảnh của doanh nghiệp đến với ứng viên

và các tổ chức, cơ quan có nhu cầu trong lĩnh vực lƣu trữ.

- Thứ tư, kết hợp hiệu quả các hình thức phỏng vấn. Việc kết hợp các

hình thức phỏng vấn khác nhau đã giúp cho các doanh nghiệp lƣu trữ kiểm tra

đƣợc trình độ, kĩ năng và đánh giá đƣợc khả năng ứng xử, giao tiếp của ứng

viên để đƣa ra quyết định tuyển dụng đúng đắn nhất. iều này đã giúp doanh

nghiệp loại bỏ những ứng viên không phù hợp và tiết kiệm đƣợc thời gian, chi

phí tuyển dụng.

Sau mỗi đợt tuyển dụng các doanh nghiệp lƣu trữ đều đã tuyển đƣợc

những nhân viên văn phòng phù hợp với tiêu chí, yêu cầu đặt ra. Hầu hết

nhân viên văn phòng đƣợc tuyển dụng đều hoàn thành tốt công việc đƣợc giao

và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.

3.1.2. Hạn chế

Bên cạnh những ƣu điểm của quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng

nhân viên văn phòng của các doanh nghiệp lƣu trữ vẫn còn tồn tại một số hạn

chế sau:

 Về phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng:

- Thứ nhất, nhân viên thời vụ cần phải có thời gian để làm quen với

môi trường và công việc văn phòng. o môi trƣờng làm việc tại các dự án có

sự khác biệt với môi trƣờng làm việc tại văn phòng. Môi trƣờng làm việc tại

các dự án thƣờng đƣợc xuyên đƣợc thay đổi sau mỗi dự án và mỗi dự án lại

có những quy định riêng phụ thuộc vào cơ quan thuê dịch vụ chỉnh lý, số hóa.

Ngoài ra, thời gian làm việc tại các dự án thƣờng làm theo ca để phù hợp với

nhân viên thời vụ nên việc quản lý nhân sự tại các dự án cũng khác so với tại

công ty. iều này đòi hỏi nhân viên thời vụ phải th ch ứng để nhanh chóng

hòa nhập đƣợc với môi trƣờng tại văn phòng.

- Thứ hai, không làm thay đổi được chất lượng lao động bên trong

doanh nghiệp. Việc tuyển dụng từ nguồn bên trong của các doanh nghiệp lƣu

trữ còn gặp phải hạn chế khi không làm thay đổi đƣợc chất lƣợng lao động

của doanh nghiệp. Nên nhiều khi các doanh nghiệp lƣu trữ không đánh giá hết

đƣợc khả năng, trình độ của nhân viên thời vụ đối với vị tr nhân viên văn

phòng. Do những nhân viên thời vụ thƣờng làm việc cho các dự án nên cán

bộ phụ trách nhân sự không thƣờng xuyên tiếp xúc để đánh giá họ đƣợc chính

xác nhất nên nhiều khi các doanh nghiệp lƣu trữ lại phải mất thời gian để

hƣớng dẫn họ làm quen với môi trƣờng làm việc tại văn phòng và những công

việc họ phải thực hiện. Ví dụ nhƣ ông ty Cổ phần Công nghệ Tin học EFY

Việt Nam do tuyển dụng nhân viên thời vụ học chuyên ngành kế toán làm

nhân viên văn phòng nên các nghiệp vụ về văn thƣ - lƣu trữ họ không nắm

đƣợc, do vậy cán bộ nhân viên cũ đã phải thực hiện hƣớng dẫn nhân viên thời

vụ các công việc liên quan đến nghiệp vụ hành ch nh, văn phòng. Hay tại

ông ty TNHH ầu tƣ và Phát triển ông inh do nhân viên văn phòng đƣợc

chuyển từ phòng Số hóa sang nên quy trình soạn thảo văn bản, cách thức trình

bày văn bản đƣợc thể hiện không đúng quy định nên cần phải bồi dƣỡng thêm

kiến thức về văn thƣ – lƣu trữ. Qua khảo sát tác giả còn thấy các doanh

nghiệp lƣu trữ chƣa thực hiện tốt việc thu thập đầy đủ các thông tin về danh

mục kỹ năng của nhân viên. Vì khi tuyển dụng nhân viên văn phòng lãnh đạo

doanh nghiệp chỉ dựa vào yêu cầu đề xuất tuyển dụng của bộ phận hành chính

nên đôi khi không tránh khỏi sự thiếu chính xác và tính chủ quản. Vì vậy, các

doanh nghiệp lƣu trữ muốn tuyển dụng nhân viên văn phòng thông qua bảng

danh mục kỹ năng cần phải thu thập đầy đủ thông tin của nhân viên và cần

phải có sự kiểm tra trƣớc khi tuyển dụng.

Việc tuyển dụng nhân viên văn phòng theo sự giới thiệu của nhân viên

trong công ty nhiều khi không đem lại hiệu quả và chất lƣợng. Do nhân viên

đƣợc giới thiệu thƣờng là con em, họ hàng, ngƣời thân trong doanh nghiệp

nên nhiều khi trình độ chuyên môn nghiệp vụ không đúng với yêu cầu vị trí

nhân viên văn phòng cần tuyển dụng. Vì vậy, doanh nghiệp lƣu trữ cần phải

tổ chức thực hiện đào tạo những kỹ năng, nghiệp vụ liên quan đến hoạt động

văn phòng cho những nhân viên này. iều này làm cho doanh nghiệp lƣu trữ

phải tốn chi phí và thời gian để đào tạo thêm cho những nhân viên mới tuyển

dụng theo sự giới thiệu của nhân viên trong công ty.

- Thứ ba, phương pháp tuyển dụng từ các cơ sở đào vẫn chưa hiệu quả.

Hiện nay, các doanh nghiệp lƣu trữ mới chỉ tiến hành tuyển dụng thông qua

bảng thông báo tuyển dụng và qua sự giới thiệu của cán bộ nhân viên trong

công ty còn việc tuyển dụng nhân viên văn phòng từ các cơ sở đào tạo, trung

tâm giới thiệu việc làm thì chƣa đƣợc chú trọng. Việc tuyển dụng thông qua

các cơ sở đào tạo sẽ giúp cho các doanh nghiệp lƣu trữ tìm kiếm đƣợc những

ứng viên có trình độ chuyên môn liên quan đến hoạt động văn phòng. iều đó

giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm đƣợc thời gian và chi ph để đào tạo lại cho

nhân viên.

 Quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng:

- Thứ nhất, yêu cầu tuyển dụng cao. Do các doanh nghiệp lƣu trữ có

quy mô nhỏ, nên bộ máy cơ cấu tổ chức phải đƣợc tinh giảm cho gọn nhẹ. Vì

thế, vị trí nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp lƣu trữ thƣờng là vị trí

kiêm nhiệm nên phải đảm đƣơng thêm một số nghiệp vụ khác nhƣ kế toán,

nhân sự, điều này gây ra những khó khăn cho ứng viên khi tham gia ứng

tuyển. Vì nhiều ứng viên có trình độ, chuyên môn cao về công tác văn phòng

nhƣng lại không có trình độ và hiểu biết về lĩnh vực kế toán, nhân sự. Hay các

ứng viên có trình độ về kế toán nhân sự nhƣng lại không có chuyên môn về

hành ch nh văn phòng. iều này dẫn đến tâm lý e ngại cho các ứng viên khi

tham gửi hồ sơ, vì họ nghĩ rằng hồ sơ của mình không đáp ứng yêu cầu nên sẽ

bị loại.

- Thứ hai, bảng thông báo tuyển dụng vẫn còn đơn giản, chưa có sự

mới lạ để thu hút được sự quan tâm của ứng viên. iều này đƣợc thể hiện qua

số lƣợng ứng viên nộp hồ sơ chỉ dừng lại dƣới 20 hồ sơ. Vì vậy, để thu hút

đƣợc sự quan tâm của ứng viên doanh nghiệp lƣu trữ cần đƣa ra một chế độ

đãi ngộ tốt, hình thức bảng thông báo tuyển dụng để bắt mắt, thông tin về

tuyển dụng luôn hiển thị ở trang nhất. ặc biệt, việc thông báo tuyển dụng

cần chú trọng hƣớng đến các ứng viên sắp và đã tốt nghiệp các trƣờng ại

học, cao đẳng, vì đây là nguồn nhân lực rất có tiềm năng giúp cho doanh

nghiệp ngày càng phát triển. Do thông báo tuyển dụng là thông tin đầu tiên

ứng viên tiếp cận và biết đến doanh nghiệp nên bảng thông báo tuyển dụng

không chỉ mô tả yêu cầu công việc, quyền lợi của ứng viên, thông đó các

doanh nghiệp lƣu trữ thực hiện quảng bá hình ảnh, môi trƣờng làm việc của

doanh nghiệp đến với ứng viên. Việc đầu tƣ, chú trọng vào thông báo tuyển

dụng không chỉ giúp các doanh nghiệp lƣu trữ thu hút đƣợc sự quan tâm của

ứng viên và còn giúp doanh nghiệp lƣu trữ giới thiệu hình ảnh đến với ứng

viên, tạo niềm tin cho ứng viên khi tham gia tuyển dụng.

- Thứ ba, việc sàng lọc hồ sơ vẫn chưa được hiệu quả. Việc sàng lọc hồ

sơ tuy đã có tiêu chuẩn và bảng đánh giá nhƣng mới chỉ dừng lại ở mức xem

xét hồ sơ nhƣng chƣa thực hiện đánh giá t nh xác thực, độ chính xác của hồ

sơ nên rất dễ bỏ qua những ứng viên có khả năng làm việc tốt nhƣng hồ sơ

ứng tuyển lại không đƣợc ấn tƣợng, không tạo sức thu hút đối với nhà tuyển

dụng. Ngoài ra, việc sàng lọc hồ sơ ứng của các doanh nghiệp lƣu trữ vẫn còn

nhiều hạn chế vì nhiều khi việc sàng lọc hồ sơ lại dựa vào cảm giác của cán

bộ phụ trách tuyển dụng nên nhiều khi thiếu sự ch nh xác. ể việc sàng lọc hồ

sơ có hiệu quả các doanh nghiệp lƣu trữ cần phải so sánh hồ sơ của ứng viên

với bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc nhân viên văn phòng cần

đáp ứng theo yêu cầu doanh nghiệp lƣu trữ đã đề ra. Muốn làm đƣợc điều đó

các doanh nghiệp lƣu trữ cần phải xây dựng đƣợc bản mô tả công việc và bản

tiêu chuẩn công việc cụ thể, phù hợp với yêu cầu và vị trí nhân viên văn

phòng của các doanh nghiệp lƣu trữ. ể từ đó cán bộ phụ trách tuyển dụng có

thể lấy ra làm căn cứ để sàng lọc và lựa chọn đƣợc những hồ sơ phù hợp và

đáp ứng đƣợc với nhu cầu của doanh nghiệp.

- Thứ tư, hình thức phỏng vấn vẫn chưa đánh giá được hết khả năng

của ứng viên. Nhiều doanh nghiệp lƣu trữ khi phỏng vấn chỉ áp dụng một

hình thức phỏng vấn duy nhất nên không khai thác thông tin của ứng viên. Vì

vậy, khi thực hiện phỏng vấn ứng viên nên kết hợp nhiều hình thức phỏng vấn

để có thể xác định đƣợc năng lực toàn vẹn của ứng viên. Giúp cho doanh

nghiệp đánh giá đƣợc hết khả năng của ứng viên để không mất thời gian, tiền

bạc của doanh nghiệp khi tuyển dụng những ứng viên không phù hợp, năng

lực kém gây tổn hại cho doanh nghiệp.

- Thứ năm, quy trình tuyển dụng chưa đầy đủ, chưa khoa học. Trong

quá trình tuyển dụng các doanh nghiệp lƣu trữ đã bỏ qua một số bƣớc nhƣ:

phỏng vấn sơ bộ, kiểm tra, trắc nghiệm, xác minh điều tra trình độ, quá trình

làm việc và kiểm tra sức khỏe. Việc cắt bỏ một số bƣớc nhƣ vậy sẽ đem đến

nhiều rủi ro trong khi tuyển dụng cho các doanh nghiệp lƣu trữ. Vì nhiều khi

các doanh nghiệp lƣu trữ không sàng lọc kĩ đƣợc hồ sơ của ứng viên và không

xác minh đƣợc thông tin về trình độ quá trình làm việc đã đƣợc kê khai trong

hồ sơ. Hay các ứng sau khi tuyển dụng lại không có sức khỏe để hoàn thành

tốt công việc. iều này làm cho các doanh nghiệp lƣu trữ phải mất công sức,

chi phí và thời gian để đào tạo lại hoặc phải thực hiện tuyển dụng.

3.1.3. Nguyên nhân

Quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng của các doanh nghiệp lƣu trữ

còn một số hạn chế nguyên nhân là do:

- Thiếu sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo doanh nghiệp lƣu trữ vì quy

trình và phƣơng pháp tuyển dụng đều do Phòng Hành ch nh đảm nhận thực

hiện nên nhiều khi quy trình tuyển dụng đƣa ra còn thiếu sự bao quát và thiếu

những công cụ chọn lọc hiệu quả làm việc tuyển dụng nhân sự không đạt

đƣợc kết quả cao.

- Các doanh nghiệp lƣu trữ chƣa thực hiện công tác kế hoạch hóa

nguồn nhân sự để có thể hoạch định ra những vị trí và số lƣợng nhân sự còn

thiếu, trình độ nhân sự cần đáp ứng, nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp.

ể từ đó giúp cho các doanh nghiệp lƣu trữ xây dựng đƣợc bảng kế hoạch

tuyển dụng chi tiết và đầy đủ.

- Hầu hết các doanh nghiệp lƣu trữ đều chƣa có bộ phận chuyên trách

về tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp. Việc tuyển dụng lại giao cho cán bộ

phụ trách nhân sự thuộc Phòng Hành chính làm, những cán bộ này lại đảm

nhiệm rất nhiều công việc khác nhau nên không có sự tập trung tối đa vào

việc thực hiện tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp.

- Chất lƣợng nhân viên văn phòng đầu vào chƣa cao do thực hiện tuyển

dụng nhân sự từ các bộ phận khác hoặc thực hiện tuyển dụng nhân sự từ sự

giới thiệu của nhân viên trong doanh nghiệp lƣu trữ nên nhiều khi mất thời

gian và chi ph để thực hiện đào tạo lại do họ là những ngƣời không đƣợc đào

tạo đúng chuyên ngành, nghiệp vụ về văn phòng.

- Bản mô tả công việc nhiều khi không thể hiện đƣợc hết những nội

dung công việc các ứng viên cần làm khi tham gia ứng tuyển vị trí nhân viên

văn phòng. Ngoài ra, bản mô tả công việc không đƣợc cập nhật thêm thông

tin các yêu cầu đối với từng đợt tuyển dụng mà chỉ sử dụng những bản mô tả

cũ để dùng cho nhiều đợt tuyển dụng khác nhau.

- h nh sách đãi ngộ, lƣơng thƣởng cho nhân viên làm văn phòng thực

sự chƣa phù hợp với yêu cầu công việc doanh nghiệp đặt ra nên chƣa thu hút

đƣợc nhiều ứng viên tham gia ứng tuyển vị tr nhân viên văn phòng. Vì vậy,

nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp lƣu trữ thƣờng không gắn bó lâu

dài với doanh nghiệp. Do mức lƣơng họ nhận đƣợc chƣa phù hợp với khối

lƣợng công việc mà họ thực hiện. iều này làm cho các doanh nghiệp lƣu trữ

thƣờng xuyên phải tuyển dụng, bổ sung nhân viên văn phòng để đáp ứng

đƣợc khối lƣợng công việc của doanh nghiệp.

3.2. Xác định mục tiêu phát triển nhân sự

ối với bất kỳ doanh nghiệp nào việc xác định mục tiêu và xây dựng

phƣơng hƣớng hoạt động sản xuất kinh doanh đều hết sức quan trọng. ể

thực hiện đƣợc mục tiêu và phƣơng hƣớng đó các doanh nghiệp lƣu trữ cần

phải định hƣớng phát triển nguồn lực nói chung của doanh nghiệp và nhân

viên văn phòng nói riêng. Việc xác định mục tiêu phát triển nhân sự sẽ giúp

cho doanh nghiệp lƣu trữ quản lý và nắm bắt đƣợc tình hình nhân sự chung

cho doanh nghiệp và nhân viên văn phòng.

ể thực hiện công việc trên các doanh nghiệp lƣu trữ cần xây dựng

thƣơng hiệu để thu hút đƣợc nhiều lao động có trình độ và năng lực tham gia

ứng tuyển. Bên cạnh đó, việc chú trọng phát triển các hoạt động sản xuất,

kinh doanh thế mạnh của doanh nghiệp nhƣ chỉnh lý tài liệu, số hóa tài liệu cả

về chất lƣợng và quy mô là một trong những giải pháp hữu hiệu nhằm nâng

cao uy tín góp phần quảng bá thƣơng hiệu của doanh nghiệp, đƣa doanh

nghiệp đến gần với đối tác, khách hàng và đặc biệt là ngƣời lao động đang có

nhu cầu tìm kiếm việc làm.

Vì vậy, doanh nghiệp lƣu trữ cần xác định những mục tiêu cụ thể trong

từng giai đoạn để có biện pháp bổ sung nhân sự phù hợp, kịp thời góp phần

tăng năng suất lao động đồng thời đảm bảo tiến độ công việc và kế hoạch đặt

ra từ trƣớc. Ví dụ nhƣ các doanh nghiệp lƣu trữ có thể xây dựng phiếu đề xuất

tuyển dụng để xác định đƣợc nhƣ các tuyển dụng trong thời gian tới.

Trong bất kỳ cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp, nhân lực văn phòng

đang ngày càng khẳng định đƣợc vai trò và tầm quan trọng trong sự phát triển

của cơ quan, tổ chức đó. o vậy, việc chú trọng cải thiện hay nâng cao chất

lƣợng nhân sự trong văn phòng là việc làm cần đƣợc các nhà lãnh đạo quan

tâm, đặc biệt trong bối cảnh xã hội hiện đại và bùng nổ thông tin nhƣ hiện

nay. Không nằm ngoài số đó, các doanh nghiệp lƣu trữ bên cạnh phát triển

năng lực của đội ngũ cán bộ chuyên môn, nhân sự dự án cần phải chú trọng

phát triển nguồn nhân lực văn phòng. ể đáp ứng yêu cầu đó, doanh nghiệp

lƣu trữ cần chú trọng đào tạo bồi dƣỡng, nâng cao trình độ cho nhân viên văn

phòng nói riêng và nhân viên trong toàn doanh nghiệp nói chung từ các cấp

lãnh đạo trở xuống. Mặt khác, để đảm bảo chất lƣợng nhân sự đầu vào, các

doanh nghiệp lƣu trữ nên thực hiện tuyển dụng nhân viên văn phòng đã tốt

nghiệp từ các trƣờng ại học, ao đẳng có đào tạo nghiệp vụ văn phòng để

đảm bảo trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về hành ch nh văn phòng. Hơn nữa,

các doanh nghiệp lƣu trữ cần thƣờng xuyên nâng cao công tác quản trị nguồn

nhân lực bằng cách đổi mới cơ cấu, bố trí nguồn nhân lực sao cho hiệu quả,

phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp góp phần giúp cho doanh nghiệp

ngày càng phát triển.

Bên cạnh việc tuyển dụng đầu vào hay nâng cao chất lƣợng nhân viên

văn phòng các doanh nghiệp lƣu trữ cần xác định nhu cầu nhân sự cho giai

đoạn tiếp theo, sau đó đặt ra mục tiêu, phƣơng hƣớng tuyển dụng nhân sự cụ

thể tránh việc đặt ra kế hoạch không mang tính khả thi và xa rời thực tế. Bên

cạnh việc ƣu tiên tuyển dụng nhân viên văn phòng có trình độ, chuyên môn

các doanh nghiệp lƣu trữ cần phải chú trọng tuyển dụng những nhân viên văn

phòng có kinh nhiệm. Nhƣ vậy, doanh nghiệp lƣu trữ có thể rút ngắn đƣợc

thời gian đào tạo nhƣng vẫn đảm bảo đƣợc yêu cầu công việc doanh nghiệp

đƣa ra. Mặt khác, khi đƣa ra mục tiêu tuyển dụng nhân viên văn phòng, doanh

nghiệp lƣu trữ cần phải chú ý đến quy mô cơ cấu nhân sự. Nếu các doanh

nghiệp lƣu trữ muốn mở rộng quy mô doanh nghiệp cần cân nhắc và bổ sung

nhân viên văn phòng để đáp ứng đƣợc khối lƣợng và áp lực công việc. Qua

đó, doanh nghiệp lƣu trữ cần chú trọng đến việc đảm bảo số lƣợng và chất

lƣợng nhân viên văn phòng có trình độ và chuyên môn để đáp ứng yêu cầu

công việc đƣợc giao. Chính vì thế, trong thời gian tới, các doanh nghiệp lƣu

trữ cần phải đặt ra các yêu cầu và mục tiêu cao hơn khi thực hiện tuyển dụng

nhân viên văn phòng, tránh việc tuyển dụng nhân sự không đúng ngành, đúng

nghề với vị trí công việc văn phòng cần tuyển dụng gây lãng phí nguồn nhân

lực.

3.3. a dạng hóa phƣơng pháp tuyển dụng

ể có thể tuyển dụng nhân viên văn phòng có hiệu quả các doanh

nghiệp lƣu trữ cần đa dạng hóa phƣơng pháp tuyển dụng. Ngoài việc sử dụng

các phƣơng pháp tuyển dụng gián tiếp thông qua sự giới thiệu của nhân viên

trong doanh nghiệp, bảng danh mục kỹ năng và phƣơng pháp tuyển dụng

thông qua quảng cáo các doanh nghiệp lƣu trữ cần đa dạng hóa phƣơng pháp

tuyển dụng để thu hút đƣợc nhân viên văn phòng chất lƣợng cao tham gia ứng

tuyển. Từ đó, giúp cho các doanh nghiệp lƣu trữ gia tăng số lƣợng và chất

lƣợng hồ sơ tham gia ứng tuyển, tạo cơ hội cho những ứng viên có năng lực

đƣợc doanh nghiệp tuyển dụng.

Việc đa dạng hóa phƣơng pháp tuyển dụng sẽ thu hút đƣợc nhiều ứng

viên tham gia tuyển dụng, tạo cơ hội đƣợc làm việc, đƣợc cống hiến của

những ứng viên tham gia ứng tuyển. ồng thời giúp doanh nghiệp nâng cao

chất lƣợng lao động trong tổ chức.

Các doanh nghiệp lƣu trữ cần đẩy mạnh việc tuyển dụng nhân viên văn

phòng bằng phƣơng pháp tuyển dụng trực tiếp tại các cơ sở đào tạo vì các cơ

sở đào tạo có nguồn cung cấp nhân viên văn phòng rất lớn, điều này sẽ giúp

có các doanh nghiệp lƣu trữ có them nhiều lựa chọn và đáp ứng đƣợc yêu cầu

vị trí việc làm.

Việc liên kết với các cơ sở đào tạo sẽ giúp cho các doanh nghiệp lƣu

trữ tìm kiếm và lựa chọn ra những ứng viên đƣợc đào tạo đúng chuyên môn

nghiệp vụ về văn phòng. Hiện nay có rất nhiều cơ sở đào tạo đang thực hiện

đào tạo nguồn nhân lực liên quan đến hoạt động văn phòng. V dụ nhƣ

Trƣờng ại học khoa học xã hội và Nhân văn - ại học quốc gia Hà Nội,

Trƣờng ại học Nội vụ, Trƣờng ại học Công nghiệp…Vì vậy, các doanh

nghiệp lƣu trữ có thể liên hệ với các cơ sở đào tạo này để tiếp nhận sinh viên

đến thực tập. Trong quá trình thực tập nếu thấy những sinh viên này phù hợp

với yêu cầu công việc doanh nghiệp có thể tiến hành tuyển dụng luôn nếu cần

thiết. Hầu hết các sinh viên này đều đã đƣợc học tập, trau dồi kiến thức về

chuyên môn, nghiệp vụ liên quan đến hoạt động văn phòng. Nên các doanh

nghiệp lƣu trữ chỉ cần hƣớng dẫn qua là họ đã có thể làm việc. iều này sẽ

giúp cho các sinh viên này đƣợc làm những công việc thực tế liên quan đến

kiến thức đã học. Ngoài ra, trong quá trình thực tập sẽ giúp các sinh viên bổ

sung thêm các kĩ năng về xử tình huống, giao tiếp từ đó giúp cho họ hoàn

thiện thêm các kĩ năng khi làm việc. Ngoài ra, sinh viên thực tập đều là những

ngƣời trẻ, mới ra trƣờng nên đang có sự hào hứng với công việc và họ đang

rất muốn thể hiện bản thân. h nh điều đó giúp cho năng suất, hiệu quả công

việc đƣợc tăng lên đáng kể.

3.4. Ho n thiện quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng

Nếu các doanh nghiệp lƣu trữ xây dựng tốt quy trình tuyển dụng sẽ

giúp cho công tác tuyển dụng nói chung, công tác quản trị nhân lực nói riêng

đạt hiệu quả cao, nhân sự đảm bảo chất lƣợng cả về trình độ chuyên môn và

đạo đức nghề nghiệp. Mặt khác, nếu cơ quan, doanh nghiệp chƣa xây dựng

đƣợc quy trình trên sẽ gặp nhiều khó khăn trong công tác tuyển dụng nhân sự,

dẫn đến thiếu hụt hoặc lãng phí nhân sự, nhân sự đƣợc tuyển có thể không

phù hợp với yêu cầu công việc đặt ra hoặc năng lực và phẩm chất không phù

hợp với vị tr đƣợc tuyển. Bởi vậy, việc xây dựng quy trình tuyển dụng là việc

làm cần đƣợc những nhà lãnh đạo quan tâm sát sao hơn nữa để có những

hƣớng dẫn, chỉ đạo mang tính chiến lƣợc và khả thi nhằm nâng cao nguồn

nhân lực cho cơ quan doanh nghiệp, góp phần phát triển cơ quan, doanh

nghiệp đó theo hƣớng đi lên và bền vững.

ối với doanh nghiệp lƣu trữ đã và đang trên đà phát triển, nên việc

xây dựng quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng là hết sức cần thiết nhằm

nâng cao chất lƣợng, hiệu quả trong khi tuyển dụng nhân sự. Từ đó sẽ giúp

cho các doanh nghiệp thu hút đƣợc nhiều ứng viên tham gia ứng tuyển, lựa

chọn đƣợc những nhân sự phù hợp với ngành nghề đặc thù là công tác lƣu trữ,

một công việc có tính chất khá phức tạp. Thêm vào đó sẽ giúp cho các doanh

nghiêp lƣu trữ lựa chọn đƣợc nhân sự có năng lực, trình độ, phẩm chất, giúp

doanh nghiệp hoàn thành đƣợc mục tiêu, chiến lƣợc kinh doanh đã đặt ra.

Qua khảo sát thực tế tại các doanh nghiệp lƣu trữ đã xây dựng quy trình

tuyển dụng nhân viên văn phòng gồm 05 bƣớc. Tuy nhiên, các bƣớc trong

quy trình tuyển dụng vẫn còn thiếu và chƣa khoa học nên dẫn tới kết quả

tuyển dụng không đƣợc cao. Vì vậy, đề nâng cao chất lƣợng tuyển dụng nhân

viên văn phòng tại các doanh nghiệp lƣu trữ tôi xin đề xuất quy trình tuyển

dụng nhân viên văn phòng sau đây:

3.1. Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng

Trong quy trình tuyển dụng trên tác giả có đề xuất them một số bƣớc so

với quy trình tuyển dụng các doanh nghiệp lƣu trữ đang thực hiện. ồng thời,

tác giả đã nêu rõ vai trò và trách nhiệm của các đối tƣợng tham gia vào quy

trình tuyển dụng. Cụ thể, tác giả đã thực hiện bổ sung và chỉnh sửa một số

bƣớc nhƣ: ề nghị tuyển dụng và phê duyệt, Xem xét, đánh giá kết quả phỏng

vấn, Thông báo kết quả tuyển dụng, ào tạo nhân viên thử việc để nâng cao

hiệu quả tuyển dụng nhân viên văn phòng cho các doanh nghiệp lƣu. Việc bổ

sung một số bƣớc trong quy trình tuyển dụng sẽ giúp cho các doanh nghiệp

lƣu trữ nâng cao hiệu quả và chất lƣợng tuyển dụng nhân viên văn phòng tại

các doanh nghiệp:

- Thứ nhất, giúp cho cán bộ phụ trách tuyển dụng xác định đƣợc số

lƣợng nhân sự cần bổ sung và yêu cầu nhân sự cần đáp ứng với vị trí nhân

viên văn phòng.

- Thứ hai, giúp cho cán bộ phụ trách tuyển dụng không bỏ sót ứng viên

và tập hợp đƣợc đầy đủ thông tin của ứng viên để dễ dàng quản lý, đánh giá

ứng viên sau quá trình phỏng vấn. iều này giúp cho cán bộ tuyển dụng tránh

khỏi việc loại bỏ nhầm ứng viên không phù hợp. Ngoài ra, cán bộ tuyển dụng

có thể đánh giá, xác minh đƣợc thông tin ứng viên cung cấp. ể từ đó lựa

chọn đƣợc những ứng viên có trình độ và kĩ năng để hoàn thiện tốt công việc

đƣợc giao.

- Thứ ba, khi tiến hành bƣớc đào tạo nhân viên mới sẽ giúp cho họ nhanh

chóng hòa nhập với môi trƣờng làm việc của doanh nghiệp. ồng thời giúp

cho nhân viên mới nắm bắt đƣợc những công việc họ cần thực hiện trong thời

gian làm việc tại doanh nghiệp.

Bước 1: Đề nghị tuyển dụng và phê duyệt

ầu tiên các doanh nghiệp lƣu trữ cần xác định nhu cầu tuyển dụng

nhân viên văn phòng để làm cơ sở cho việc đề nghị tuyển dụng. Muốn việc

xác định nhu cầu tuyển dụng có hiệu quả cán bộ phụ trách nhân sự cần phải

nắm bắt, cập nhật thông tin nhân viên văn phòng thƣờng xuyên để có thể bổ

sung nhân sự kịp thời. Sau đó, cán bộ phụ trách nhân sự cần xây dựng chi tiết

bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc cho vị trí nhân viên văn

phòng để trình lên lãnh đạo cùng với phiếu đề nghị tuyển dụng.

ể xây dựng đƣợc phiếu đề nghị tuyển dụng cán bộ phụ trách tuyển

dụng cần phải dựa vào tình hình nhân viên văn phòng hiện tại của các doanh

nghiệp lƣu trữ. Thông qua việc đánh giá kế hoạch và khối lƣợng công việc

trong thời gian tới với số lƣợng nhân viên văn phòng hiện tại để đề xuất bổ

sung thêm nhân viên văn phòng cho phù hợp. Từ đó cán bộ phụ trách nhân sự

mới có thể lập phiếu đề nghị tuyển dụng để trình lên lãnh đạo phê duyệt việc

bổ sung nhân viên văn phòng. Ngoài ra, cán bộ nhân sự cần phải nêu rõ đƣợc

những yêu cầu nhân viên văn phòng cần đáp ứng về trình độ chuyên môn, kỹ

năng tin học và giao tiếp, những yêu cầu cần thiết khác để lãnh đạo xem xét,

bổ sung. Vì vậy, nội dung trong bản đề nghị tuyển dụng cần đƣa ra số lƣợng

nhân viên văn phòng cần bổ sung và bản mô tả công việc các ứng viên cần

đáp ứng (Phụ lục 1: Phiếu đề xuất tuyển dụng).

Sau khi hoàn thiện phiếu đề xuất tuyển dụng cán bộ phụ trách nhân sự

sẽ trình lên cho lãnh đạo xem xét và phê duyệt. Trong quá trình xem xét nếu

lãnh đạo doanh nghiệp lƣu trữ không đồng ý thì cần nêu lý do và yêu cầu điều

chỉnh. Cán bộ phụ trách nhân sự thực hiện điều chỉnh theo yêu cầu và thực

hiện trình lại cho lãnh đạo phê duyệt.

Bước 2: Thông báo tuyển dụng

Bảng thông báo tuyển dụng các doanh nghiệp lƣu trữ đang áp dụng

chƣa đạt đƣợc hiệu quả cao trong việc thu hút ứng viên tham gia nộp hồ sơ

nên các doanh nghiệp lƣu trữ cần phải đƣa ra hình thức thông báo hấp dẫn để

tạo đƣợc ấn tƣợng với ứng viên. Khi xây dựng bảng thông báo cần đáp ứng

đƣợc yêu cầu sau:

- Bố cục của thông báo phải đƣợc trình bày ngắn gọn, đầy đủ dễ hiểu

để ứng viên có thể tiếp nhận thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.

- Nội dung của thông báo cần những thông tin sau: số lƣợng nhân viên

cần tuyển dụng, tiêu chuẩn, yêu cầu công việc, đối tƣợng ƣu tiên, thời gian và

địa điểm nộp hồ sơ, thông tin liên hệ khi có thắc mắc. Hiện nay các ứng viên

thƣờng bị thu hút bởi chế độ lƣơng, thƣởng, phúc lợi nên các doanh nghiệp

lƣu trữ cần phải chú trọng khi đƣa ra mức lƣơng ứng tuyển tƣơng đƣơng và

phù hợp với yêu cầu công việc các ứng viên cần phải thực hiện. ể tránh việc

mất thời gian của cả ứng viên và doanh nghiệp trong việc sàng lọc hồ sơ

thông báo tuyển dụng cần tập trung nêu rõ một số nội dung nhƣ bản mô tả

công việc, yêu cầu về bằng cấp, trình độ chuyên môn và các kĩ năng liên quan

để các ứng viên cân nhắc xem công việc có phù hợp với mình trƣớc khi tham

gia ứng tuyển.

Ví dụ nhƣ mô tả về vị trí việc làm và yêu cầu đối với nhân viên văn

phòng cần đáp ứng nhƣ sau:

- Mô tả vị trí:

+ Thực hiện làm các công việc liên quan đến hành ch nh, văn thƣ nhƣ:

Soạn thảo văn bản, Quản lý và lƣu trữ hồ sơ tài liệu cho doanh nghiệp.

+ Quản lý, mua sắm tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ văn phòng.

+ Thực hiện các công việc liên quan đến lễ tân, hậu cần cho doanh

nghiệp.

+ Thực hiện các công việc liên quan đến nhân sự, kế toán.

+ Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cán bộ quản lý.

- Quyền lợi đƣợc hƣởng:

+ ƣợc hƣởng mức lƣơng, thƣởng đúng năng lực.

+ ƣợc hƣởng chế độ phúc lợi mở rộng khác nhƣ: Sinh nhật, thăm

quan, du lịch hằng năm ...

+ ƣợc làm việc trong môi trƣờng năng động, chuyên nghiệp, có cơ

hội phát triển bản thân và thăng tiến theo năng lực.

+ Hƣởng các chế độ đãi ngộ theo luật lao động nhƣ: BHXH, BHYT…

- Yêu cầu:

+ Trình độ học vấn: Tốt nghiệp cao đẳng, đại học các chuyên ngành

liên quan.

+ Chuyên môn: Hành chính, lễ tân, Nhân sự, Kế toán hoặc chuyên

ngành khác có liên quan.

+ Kinh nghiệm: có ít nhất 01 năm kinh nghiệm ở vị tr tƣơng đƣơng.

+ Kỹ năng: Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, Power point,

Internet, Outlook, internet…); Soạn thảo văn bản tốt; Kỹ năng lắng nghe, giao

tiếp tốt.

+ Phẩm chất cá nhân: Nhanh nhẹn, trung thực, chăm chỉ, có tinh thần

trách nhiệm cao.

Do các doanh nghiệp lƣu trữ thực hiện tuyển dụng nhân viên văn phòng

từ nguồn bên trong và nguồn bên ngoài nên việc đƣa ra thông báo tuyển dụng

nhân sự cần phải có sự khác nhau để phù hợp với từng đối tƣợng hƣớng đến.

ối với các ứng viên là cán bộ từ nguồn bên trong công ty và nhân viên

thời vụ từ các dự án bảng thông báo cần xây dựng phù hợp để có thể áp dụng

cho hai loại đối tƣợng nêu trên. iều đó đƣợc thể hiện qua nội dung mô tả yêu

cầu công việc phải thực hiện khi trúng tuyển vị trí nhân viên văn phòng. Bên

cạnh đó nội dung bảng thông báo cần chú ý đến chế độ phúc lợi, quyền lợi khi

đƣa ra phải phù hợp với yêu cầu công việc đặt ra để thu hút các đối tƣợng

này. Bởi lẽ để quyết định chuyển sang một vị trí khác các ứng viên cần phải

so sánh, cân nhắc kĩ lƣỡng trƣớc khi quyết định. Do vậy cán bộ làm công tác

nhân sự cần tinh tế trong việc xây dựng thông báo tuyển dụng để thu hút đƣợc

sự quan tâm của các ứng viên.

Khác với thông báo tuyển dụng từ nguồn bên trong của doanh nghiệp

thông báo tuyển dụng từ nguồn bên ngoài lại cần nhiều thông tin hơn để ứng

viên có thể hiểu sơ lƣợc về doanh nghiệp. Do các ứng viên từ nguồn bên

ngoài doanh nghiệp đang hƣớng tới những ngƣời đang thất nghiệp, bỏ việc,

ứng viên đã tốt nghiệp các trƣờng đại học, cao đẳng, trung học, dạy nghề

trong và ngoài nƣớc. Vì vậy, nội dung của thông báo tuyển dụng cần phải

đảm bảo đầy đủ các thông tin nhƣ sau: giới thiệu khái quát lịch sử hình thành

và phát triển về công ty, lĩnh vực hoạt động; điều kiện môi trƣờng làm việc;

yêu cầu và mô tả công việc; kinh nghiệm; chế độ lƣơng thƣởng, phúc lợi.

Việc giới thiệu khái quát về lịch sử hình thành và phát triển của doanh nghiệp

sẽ giúp cho các ứng viên có thể tìm hiểu thêm thông tin về doanh nghiệp, qua

đó giúp ứng viên xác thực nội dung thông tin doanh nghiệp đã cung cấp trong

thông báo tuyển dụng. Những nội dung còn lại trong thông báo tuyển dụng

phải đƣợc cung cấp đầy đủ và trình bày rõ ràng, cụ thể điều này sẽ giúp cho

các doanh nghiệp thu hút đƣợc nhiều ứng viên, giúp cho ứng viên và nhà

tuyển dụng làm việc đƣợc khoa học, công khai và minh bạch đến với mọi ứng

viên.

Ngoài việc chú trọng đến nội dung của bảng thông báo các doanh

nghiệp lƣu trữ cần phải chú ý đến việc lựa chọn hình thức đăng thông báo

tuyển dụng cho phù hợp với nguồn tuyển dụng đã chọn. Nếu thông báo tuyển

dụng hƣớng đến nguồn tuyển dụng từ bên trong chỉ cần thông báo trong nội

bộ các doanh nghiệp lƣu trữ. ối với nguồn tuyển dụng từ bên ngoài, các

doanh nghiệp lƣu trữ cần phải bổ sung thêm việc đƣa thông báo tuyển dụng

đến các cơ sở đào tạo, các hội chợ việc làm để thông báo tuyển dụng. iều

này giúp cho doanh nghiệp lƣu trữ thu hút đƣợc nhiều ứng viên khác nhau,

đồng thời giúp cho nhiều ứng viên biết đƣợc thông tin tuyển dụng để nộp hồ

sơ ứng tuyển.

ể bảng thông báo tuyển dụng thu hút đƣợc nhiều ứng viên các doanh

nghiệp lƣu trữ ngoài việc đăng thông tin tuyển dụng lên website của công ty,

trang web tuyển dụng, trang mạng xã hội các doanh nghiệp lƣu trữ đăng

thông báo tuyển dụng thông qua văn phòng dịch vụ lao động hoặc liên kết với

các cơ sở đào tạo để nhờ họ đăng thông tin tuyển dụng.

Bước 3: Tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ và lập danh sách ứng viên

Hiện tại, việc tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ ứng viên của các doanh

nghiệp lƣu trữ mới chỉ dừng lại ở mức độ xem xét mà chƣa thực hiện đánh giá

tính xác thực của hồ sơ nên nhiều khi chất lƣợng sàng lọc hồ sơ không đƣợc

cao. Vì vậy, nếu muốn nâng cao hiệu trong việc tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ

các doanh nghiệp lƣu trữ cần phải có tiêu ch đánh giá chi tiết, rõ ràng và thực

hiện việc kiểm chứng hồ sơ. Nếu hồ sơ không đƣợc sàng lọc kĩ và cẩn thận có

thể dẫn tới việc các doanh nghiệp lƣu trữ tuyển dụng đƣợc những ứng viên

không đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc và phải thực hiện tuyển dụng lại. Do

vậy, muốn sàng lọc hồ sơ đƣợc chính xác và hiệu quả cán bộ phụ trách tuyển

dụng cần xây dựng tiêu ch đánh giá, tuyển chọn cụ thể, rõ ràng, đảm bảo tính

khách quan công bằng trong khi tuyển dụng. ác tiêu ch để đánh giá lựa

chọn hoặc loại bỏ ứng viên có thể căn cứ vào:

- Trình độ và chuyên môn đƣợc đào tạo của ứng viên.

- Kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc của ứng viên.

- ác văn bằng chứng chỉ của ứng viên.

- Phong thái, cử chỉ, khả năng giao tiếp của ứng viên.

Ngoài ra, các doanh nghiệp lƣu trữ cần lập bảng tổng hợp danh sách hồ

sơ đã tiếp nhận để có thể quản lý đƣợc thông tin của ứng viên một cách dễ

dàng. Các doanh nghiệp lƣu trữ có thể lập danh sách ứng viên nộp hồ sơ theo

mẫu Phụ lục 2: Danh sách ứng viên nộp hồ sơ.

Sau khi đã có bảng danh sách ứng viên nộp hồ sơ nêu trên các doanh

nghiệp lƣu trữ cần tiến hành sàng lọc hồ sơ để loại bớt một số ứng viên

không đáp ứng các tiêu chuẩn công việc, không cần tham gia vào bƣớc tiếp

theo của quy trình tuyển dụng. Do đó, các doanh nghiệp lƣu trữ có thể

giảm bớt đƣợc thời gian và chi ph cho đợt tuyển dụng. Ngoài ra, cán bộ

phụ trách sàng lọc hồ sơ của các doanh nghiệp lƣu trữ cần phải cẩn trọng

khi thực hiện sàng lọc hồ sơ điện tử ứng viên gửi đến do trên hồ sơ điện tử

chỉ cung cấp thông tin bằng cấp của ứng viên nên không bằng chứng chứng

minh thông tin trên đó là ch nh xác. Nên khi sàng lọc hồ sơ điện tử cán bộ

phụ trách tuyển dụng cần phải đánh giá đƣợc mức độ tin cậy và chính xác

của hồ sơ của ứng viên khi tham gia ứng tuyển.

Bước 4: Phỏng vấn

Do việc phỏng vấn của các doanh nghiệp lƣu trữ nhiều khi chƣa đánh

giá đƣợc hết khả năng của ứng nên nhiều khi đã loại bỏ nhầm ứng viên. ể

việc phỏng vấn có hiệu quả các doanh nghiệp lƣu trữ cần tiến hành phòng vấn

ứng viên trong bầu không khí thoải mái tránh gây áp lực căng thẳng đối với

ứng viên và cuộc phỏng vấn không nên diễn ra quá lâu. Nếu muốn tìm đƣợc

những ứng viên phù hợp với vị trí công việc văn phòng doanh nghiệp yêu cầu

nhà tuyển dụng cần phải đặt thêm các câu hỏi về các lĩnh vực khác nhằm

ngoài câu hỏi liên quan đến chuyên môn để có thể khai thác tối đa thông tin

của ứng viên. Khi phỏng vấn ứng viên cán bộ nhân sự cần hạn chế những tình

huống làm sự ảnh hƣởng đến tâm lý ứng viên trong quá trình phỏng vấn.

Ngoài ra, cần phải đƣa ra những tiêu ch để đánh giá ứng viên trong quá trình

phỏng vấn. Nội dung cuộc phỏng vấn không chỉ xoay quanh các câu hỏi liên

quan đến chuyên môn mà cần phải xem xét thái độ, khả năng ứng biến và

giao tiếp của ứng viên trong công việc.

Khi tiến hành phỏng vấn nhà tuyển dụng nên đánh giá và cho điểm ứng

viên theo các tiêu ch nhƣ sau:

- Trình độ chuyên môn.

- Tinh thần trách nhiệm.

- Kinh nghiệm làm việc.

- Trình độ ngoại ngữ

- Trình độ tin học.

- ác kĩ năng bản thân nhƣ: khả năng giao tiếp, khả năng giải quyết vấn

đề, khả năng th ch ứng với môi trƣờng làm việc của ứng viên.

Với những tiêu chí trên nhà tuyển dụng có thể cho điểm ứng viên từ 1

đến 5 hoặc đánh giá đạt, không đạt, chƣa phù hợp, phù hợp. Ngoài ra, nhà

tuyển dụng cần lƣu ý những yêu cầu của ứng viên khi tuyển dụng nhƣ mức

lƣơng, chế độ đãi ngộ hoặc các công việc liên quan đến việc phải đi công ty

để hai bên cùng trao đổi và thỏa thuận.

Kết quả phỏng vấn sẽ đƣợc cán bộ phụ trách tuyển dụng ghi chép lại

theo mẫu phụ lục 3: ánh giá lựa chọn nhân viên mới.

Bước 5: Xem xét, đánh giá kết quả phỏng vấn

ựa vào kết quả phỏng vấn và phiếu đánh giá lựa chọn nhân viên mới

cán bộ phụ trách nhân sự sẽ tổng hợp và đề xuất lựa chọn ứng viên phù hợp,

có đủ năng lực để gửi lãnh đạo doanh nghiệp xem xét, phê duyệt.

Việc xem xét đánh giá này giúp cho nhà tuyển dụng có cái nhìn tổng

quát và có sự so sánh đƣợc các ứng viên với nhau. Từ đó, giúp cho các doanh

nghiệp lƣu trữ lựa chọn đƣợc những ứng viên có năng lực và trình độ phù hợp

với yêu cầu đã đặt ra.

Bước 6: Thông báo kết quả tuyển dụng

Cán bộ tuyển dụng phụ trách gọi điện hoặc email thông báo kết quả

tuyển dụng đến ứng viên và thực hiện đàm phán lần cuối về mức lƣơng,

chế độ, chính sách của công ty, thời gian bắt đầu nhận việc cho ứng viên

đƣợc biết.

ặc biệt các doanh nghiệp cần thực hiện thông báo kết quả cho những

ứng viên không trúng tuyển. iều đó sẽ tạo ra sự chuyên nghiệp và hình ảnh

của công ty sẽ đƣợc nâng cao đối với các ứng viên.

Bước 7: Đào tạo thử việc

ể thực hiện việc đạo tạo thử việc cho nhân viên văn phòng mới nhận

việc cán bộ phụ trách của phòng Hành chính có trách nhiệm lập kế hoạch đào

tạo chuyên môn cho nhân viên bao gồm:

+ Những công việc, nội dung đào tạo chuyên môn sẽ đƣợc giao cho

nhân viên thử việc trong thời gian thử việc;

+ Phâng công ngƣời hƣớng dẫn công việc cho nhân viên mới;

ặc biệt, trong quá trình thử việc cần yêu cầu rõ những nhiệm vụ cụ

thể cần hoàn thành trong ngày cho nhân viên mới. ể sau khi kết thúc thời

gian thử việc cán bộ phụ trách sẽ có căn cứ để đánh giá trình độ, kĩ năng của

nhân viên thử việc. Ngoài ra, trong thời gian thử việc cán bộ phụ trách nên

giới thiệu về lịch sử hình thành và phát triển, các cơ sở hoạt động, các chính

sách và nội qui chung, các yếu tố về điều kiện làm việc, thời gian làm việc,

ngày nghỉ, các chế độ khen thƣởng, kỷ luật, an toàn lao động cho nhân viên

thử việc. iều này sẽ giúp nhân viên thử việc nắm bắt đƣợc hoạt động của

công ty đồng thời giúp cho họ định hƣớng đƣợc công việc tƣơng lai.

Bước 8: Đánh giá nhân viên thử việc

án bộ nhân sự sẽ gửi báo cáo đánh giá sau thử việc của nhân viên

kèm báo cáo phỏng vấn ban đầu cho cán bộ phụ trách và Trƣởng phòng

hành chính.

Lãnh đạo doanh nghiệp sẽ căn cứ trên báo cáo sau thử việc và kết quả

công việc, tiến hành ánh giá nhân viên thử việc, đƣa ra quyết định ký hợp

đồng hay không, mức lƣơng… Sau khi có kết quả đánh giá, phòng nhân sự sẽ

thông báo lại cho nhân viên thử việc để tiến hành kí hợp đồng chính thức.

Bước 9: Tuyển dụng chính thức

Việc đánh giá quá trình tuyển dụng sẽ giúp cho các doanh nghiệp lƣu

trữ thấy đƣợc việc tuyển dụng có hiệu quả hay không. Nếu công tác tuyển

dụng đƣợc đánh giá tốt những đợt tuyển dụng tiếp theo có thể áp dụng thực

hiện và hoàn thiện hơn. Còn nếu đánh giá chƣa tốt, chƣa hiệu quả cán bộ phụ

trách nhân sự cần phải tìm ra nguyên nhân và biện pháp khắc phục tình trạng

đó.

Việc đánh giá tuyển dụng tại các doanh nghiệp lƣu trữ hiện nay chƣa

đƣợc thực hiện tốt. o đó, các doanh nghiệp lƣu trữ không thể đánh giá đƣợc

hiệu quả của việc tuyển dụng nhân viên văn phòng của doanh nghiệp và

không rút ra đƣợc những bài học kinh nghiệm cho những đợt tuyển dụng sau.

Nên cán bộ phụ trách tuyển dụng cần phải nghiêm túc thực hiện đánh giá việc

tuyển dụng nhân viên văn phòng. Các doanh nghiệp lƣu trữ cần phải đƣa ra

đƣợc các tiêu ch để đánh giá hiệu quả của công tác tuyển dụng nhƣ số lƣợng

hồ sơ tham gia ứng tuyển, mức độ ứng việc đạt yêu cầu, thời gian và chi phí

tuyển dụng theo hai tiêu chí sau:

Thông qua số lƣợng hồ sơ tham gia ứng tuyển vị trí nhân viên văn

phòng của từng đợt sẽ giúp cho các doanh nghiệp lƣu trữ đánh giá đƣợc hiệu

quả của việc thông báo tuyển dụng. Nếu số lƣợng hồ sơ nộp nhiều có thể thấy

việc quảng cáo, thông báo và hình ảnh của doanh nghiệp đƣợc nhiều ứng viên

quan tâm.

ánh giá mức độ ứng viên đạt yêu cầu so với bảng yêu cầu tuyển dụng

doanh nghiệp đã thông báo. Qua đó đánh giá đƣợc hiệu quả của việc thông

báo tiểu chuẩn, điều kiện làm việc, yêu cầu công việc ứng viên cần đáp ứng.

Từ đó doanh nghiệp sẽ rút ra đƣợc những bài học kinh nghiệm cho

những đợt tuyển dụng nhân viên văn phòng tiếp theo.

3.5. M t số giải pháp khác

3.5.1. Nâng cao năng lực cho cán b phụ trách tuyển dụng nhân sự

ội ngũ cán bộ tuyển dụng đóng vai trò quan trọng quyết định đến chất

lƣợng và hiệu quả công tác tuyển dụng nhân sự. Vì vậy, đòi hỏi cán bộ tuyển

dụng phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về quản trị nhân sự. Năng lực

của cán bộ tuyển dụng cao sẽ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí

tuyển dụng nhân sự, quản trị nhân sự góp phần nâng cao chất lƣợng kinh

doanh cho doanh nghiệp. Một đội ngũ cán bộ tuyển dụng đƣợc coi là hiệu quả

khi họ thấy đƣợc tầm quan trọng của công việc lập kế hoạch tuyển dụng trong

hoạt động quản trị nhân lực, đồng thời họ phải thành thạo trong công việc lập

kế hoạch và vận dụng nó một cách linh hoạt. ể nâng cao hiệu quả tuyển

dụng nhân sự cán bộ phụ trách nhân sự cần phải có kinh nghiệm trong việc

tham mƣu, tƣ vấn cho ban lãnh đạo công ty về các hoạt động liên quan tới

tuyển dụng, hoạch định nhân sự, đề xuất mức lƣơng cho vị trí công việc cần

tuyển, tiêu chí, dự toán chi ph , kênh đăng tuyển và các phƣơng pháp tuyển,

xây dựng và hoàn thiện tiêu ch đánh giá sau mỗi đợt tuyển dụng.

ăn cứ vào những yêu cầu trên đối với cán bộ phụ trách nhân sự các

doanh nghiệp lƣu trữ cần phải bồi dƣỡng thêm cán bộ phụ trách nhân sự tại

doanh nghiệp. Vì hầu hết cán bộ phụ trách nhân sự của các doanh nghiệp lƣu

trữ hiện tại không đƣợc đào tạo và tốt nghiệp đúng chuyên ngành về quản trị

nhân sự. Do vậy doanh nghiệp lƣu trữ cần tạo điều kiện để cán bộ phụ trách

nhân sự của doanh nghiệp nâng cao và hoàn thiện kiến thức về quản trị nhân

sự, điều này sẽ giúp cho việc tuyển dụng nhân sự của các doanh nghiệp lƣu

trữ đƣợc nâng cao hơn. ể thực hiện đƣợc việc này các doanh nghiệp lƣu trữ

có thể cử cán bộ phụ trách nhân sự tham gia các lớp học về tuyển dụng nhân

sự do các trung hoặc các cơ sở đào tạo có dạy về quản trị nhân sự. Bên cạnh

đó cán bộ phụ trách tuyển dụng cần phải học hỏi, nâng cao kiến thức về tuyển

dụng nhân sự nói riêng và quản trị nhân sự nói chung để hoàn thiện thêm các

kĩ năng cho bản thân họ. Qua đó giúp họ thực hiện tốt nhiệm vụ những nhiệm

vụ đƣợc giao, đồng thời giúp cho doanh nghiệp lƣu trữ tuyển dụng đƣợc

những ứng viên có năng lực và trình độ phù hợp với yêu cầu của doanh

nghiệp đã đặt ra.

3.5.2. Thu hút lao đ ng thông qua chế đ lƣơng thƣởng hợp lý

Mức lƣơng, thƣởng là nhân tố quan trọng ảnh hƣởng lớn đến năng suất,

chất lƣợng lao động của bất kì một tổ chức, doanh nghiệp nào đó. Vì vậy, các

doanh nghiệp lƣu trữ cần phải thực hiện và lên kế hoạch trả lƣơng cho phù

hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp và vị trí công việc nhân viên

đang đảm đƣơng. Một mức lƣơng, thƣởng đƣợc coi là hợp lý khi đánh giá

đƣợc những đóng góp, công sức mà nhân viên đã thực hiện thông qua kết quả

công việc đã hoàn thành. Mức lƣơng thƣởng chính là thông tin các ứng viên

quan tâm mỗi khi nộp hồ sơ ứng tuyển, vì họ cần phải cân nhắc xem với mức

lƣơng nhƣ vậy đã phù hợp với nội dung công việc mà họ phải phụ trách và có

đảm bảo đƣợc cuộc sống của họ trong khi họ làm việc tại doanh nghiệp hay

không. Vì vậy, các doanh nghiệp lƣu trữ cần phải xây dựng hệ thống bảng

lƣơng rõ ràng nhƣ mức lƣơng cơ bản ứng viên sẽ nhận đƣợc khi hoàn thành

tốt công việc đƣợc giao, thời gian chi trả lƣơng, chế độ thƣởng hiệu quả công

việc hoặc thƣởng các ngày lễ, tết cần phải đƣợc làm rõ. Ngoài ra, các doanh

nghiệp lƣu trữ cần phải đề ra mức độ, khoảng thời gian để tăng lƣơng cho

nhân viên. Một hệ thống lƣơng hiệu quả là khi nó đánh giá đƣợc năng suất,

chất lƣợng và đƣợc chi trả công bằng đúng thời gian mà doanh nghiệp đã nêu,

vì nếu mức lƣơng không hợp lý có thể tới hiệu quả làm việc của nhân viên bị

suy giảm.

Do việc sắp xếp trả lƣơng thƣờng rất phức tạp nên cách doanh nghiệp

lƣu trữ cần đánh giá hệ thống lƣơng hiện tại để tránh gây ra sự phân biệt giữa

các bộ phận với nhau. Do vậy, một hệ thống chi trả phù hợp cần đƣợc thiết kế

phù hợp với những nhu cầu, hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp và khối

lƣợng công việc ứng viên cần đáp ứng. Nên khi tham gia phỏng vấn cán bộ

tuyển dụng của doanh nghiệp lƣu trữ và ngƣời tham gia ứng tuyển cần phải

trao đổi rõ ràng về mức lƣơng và yêu cầu đánh giá hiệu quả công việc của

doanh nghiệp để ứng viên đƣợc biết, tránh việc sau khi đƣợc nhận ứng viên

lại không thấy mức lƣơng phù hợp và xin nghỉ. iều này sẽ làm giảm uy tín

của ứng viên và làm cho các doanh nghiệp lƣu trữ tốn thời gian, chi ph để

thực hiện tuyển dụng lại.

Qua đây có thể thấy các ứng viên rất quan tâm đến mức độ lƣơng

thƣởng mà các doanh nghiệp lƣu trữ đƣa ra. Vì vậy, khi thông báo tuyển dụng

các doanh nghiệp lƣu trữ cần phải chú ý đƣa mức lƣơng vào thông báo để ứng

viên cân nhắc trƣớc khi nộp hồ sơ. Với một mức lƣơng hợp lý, phù hợp với

yêu cầu công việc sẽ thu hút đƣợc một lƣợng lớn ứng viên tham gia ứng

tuyển, đồng thời giúp cho các doanh nghiệp lƣu trữ giữ chân đƣợc những

nhân viên có trình độ và năng lực cao. Do vậy doanh nghiệp lƣu trữ cần xem

xét kĩ càng trƣớc khi đƣa ra chế độ lƣơng thƣởng đối với cán bộ nhân viên

văn phòng để họ có thể yên tâm làm việc, phục vụ cho sự phát triển của

doanh nghiệp.

3.5.3. iến nghị với các cơ sở đ o tạo

Do hầu hết các các doanh nghiệp lƣu trữ đều chƣa chú trọng đến việc

tuyển dụng lao động trực tiếp từ các cở sở đào tạo, đặc biệt là các cơ sở đào

tạo chuyên môn nghiệp vụ về văn thƣ lƣu trữ, hành ch nh văn phòng. Hơn

nữa, doanh nghiệp lƣu trữ đều là doanh nghiệp có quy mô nhỏ và siêu nhỏ

nên nhân viên văn phòng tại đây thƣờng phải kiêm nhiệm một số công việc về

kế toán và nhân sự. Vì vậy, các doanh nghiệp lƣu trữ sẽ chú trọng tuyển dụng

nhân sự đa ngành để có thể đáp ứng tốt yêu cầu công việc. Trong khi đó,

chƣơng trình đào tạo của các cơ sở đào tạo mới chỉ chú trọng đào tạo chuyên

môn nghiệp vụ theo ngành học về hành ch nh văn phòng.

Ví dụ nhƣ chƣơng trình đào tạo của Trƣờng ại học Khoa học Xã hội

và Nhân văn, Trƣờng ại học Công nghiệp mới chỉ chú trọng đào tạo các

môn nhƣ Soạn thảo ban hành văn bản, Tổ chức quản lý văn thƣ lƣu trữ, Quản

lý văn bản đi đến, Lập hồ sơ, quản lý con dấu, Phân loại tài liệu, xác định giá

trị tài liệu, Bảo quản, tổ chức và sử dụng tài liệu, Lễ tân, Thƣ ký văn phòng,

Văn hóa công sở,…..Qua đây có thể thấy, chƣơng trình đào tạo hiện tại của

các cở sở đào tạo mới chỉ chú trọng đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ về văn

phòng, nên nhiều sinh viên từ các cơ sở đào tạo khi tham gia ứng tuyển nhân

viên văn phòng tại các doanh nghiệp lƣu trữ thƣờng không đáp ứng đƣợc yêu

cầu tuyển dụng của doanh nghiệp. Vì vậy, các cơ sở đào tạo cần chú trọng bổ

sung thêm các kiến thức cơ quan liên quan đến kế toán, nhân sự cho sinh viên

ngành quản trị văn phòng. Ngoài ra, các cơ sở đào tạo cần phải bố trí, sắp xếp

cho sinh viên thực tập và thực hành nhiều hơn nữa để nâng cao tay nghề và

kinh nghiệm của bản than để sinh viên khỏi bỡ ngỡ khi đi làm. iều này sẽ

giúp cho sinh viên tự tin, chủ động hơn trong công việc.

Không chỉ các cơ sở đào tạo cần thay đổi chƣơng trình giảng dạy mà

sinh viên học ngành quản trị văn phòng cần chủ động, linh hoạt tìm hiểu nhu

cầu tuyển dụng của các doanh nghiệp lƣu trữ nói riêng và các doanh nghiệp

khác để trang bị thêm các kiến thức kĩ năng liên quan đến kế toán, nhân sự để

hoàn thiện chuyên môn, trình độ cho bản thân. Sinh viên ngành quản trị văn

phòng, văn thƣ lƣu trữ tại các cơ sở đào tạo nói trên có thể đăng k học và thi

lấy chứng chỉ nghiệp vụ về kế toán, tin học văn phòng tại các trung tâm đào

tạo về kế toán, tin học. iều này sẽ giúp cho sinh viên chủ động trong việc

trang bị kiến thức và kĩ năng bổ trợ để có thể tham gia ứng tuyển vị trí nhân

viên văn phòng tại các doanh nghiệp lƣu trữ nói riêng và các doanh nghiệp

trên cả nƣớc nói chung.

T ỂU ẾT ƢƠN

Nếu quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng tại các

doanh nghiệp lƣu trữ đƣợc thực hiện tốt thì sẽ giúp cho các doanh nghiệp lƣu

trữ lựa chọn đƣợc nhân viên văn phòng đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc, từ

đó giúp cho các doanh nghiệp lƣu trữ thực hiện đƣợc những kế hoạch và mục

tiêu đã đặt ra.

Dựa trên thực trạng quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên

văn phòng tại các doanh nghiệp lƣu trữ đã nêu ở chƣơng 2, tác giả đã nghiên

cứu đƣa ra những giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng tuyển dụng nhân viên

văn phòng tại đây.

hƣơng III đã đƣa ra những nhận xét đánh giá về quy trình và phƣơng

pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp lƣu trữ từ đó giúp

tác giả đề xuất ra giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tuyển dụng và nâng cao

hiệu quả công tác tuyển dụng nhân viên văn phòng tại đây. Có thể nói rằng

đây là chƣơng có ý nghĩa quan trọng và thiết thực giúp cho các doanh nghiệp

lƣu trữ hoàn thiện và nâng cao đƣợc công tác tuyển dụng nhân viên văn

phòng.

ẾT LU N

Tuyển dụng nhân sự là một hoạt động quan trọng trong quản trị nhân

sự. ặc biệt khi nguồn nhân lực lại là nhân tố mang tính quyết định đến sự

phát triển của một doanh nghiệp. Tuyển dụng nhân sự là một trong những

khâu cơ bản của quản trị nhân sự, nhằm cung cấp đầu vào cho quá trình này.

Có thể khẳng định rằng quản trị nhân sự là yếu tố quan trọng hàng đầu giúp

cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển trên thị trƣờng ngày nay. Do vậy, trong

quá trình tuyển dụng nếu không đƣợc quy định và có tiêu chí tuyển dụng rõ

ràng sẽ ảnh hƣởng rất lớn đến chất lƣợng nguồn nhân lực và tình hình hoạt

động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Vì vậy, đề tài nghiên cứu này tác giả muốn đi sâu tìm hiểu về “Quy

trình và phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng tại một số doanh

nghiệp trong lĩnh vực lƣu trữ” để thấy rõ hơn về tầm quan trọng của công tác

tuyển dụng nhân viên văn phòng của một doanh nghiệp lƣu trữ nói riêng và

các loại doanh nghiệp khác nói chung. Qua đó, tác giả đã đánh giá thực trạng

phƣơng pháp, quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng tại đây. ể từ đó,

đƣa ra đƣợc những tồn tại, hạn chế và nguyên nhân gây ảnh hƣởng đến việc

tuyển dụng nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp lƣu trữ.

Qua đây, tác giả muốn đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình và

phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng cho các doanh nghiệp lƣu trữ

để nâng cao chất lƣợng tuyển dụng nhân viên văn phòng tại đây. ồng thời

tác giả đƣa ra thêm một số giải pháp nhằm cải tiến chất lƣợng tuyển dụng

nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp lƣu trữ. ể từ đó giúp các doanh

nghiệp lƣu trữ lựa chọn ra đƣợc những nhân viên văn phòng đảm bảo trình độ

chuyên môn nghiệp vụ góp phần giúp cho doanh nghiệp lƣu trữ ngày càng

phát triển.

Nghiên cứu thực trạng quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên

100

văn phòng, tìm hiểu những nguyên nhân và đƣa ra giải pháp khắc phục nhằm

hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp lƣu

trữ tại thời điểm này tuy là muộn nhƣng là khởi đầu đúng đắn. Nghiên cứu

này là bƣớc đi ban đầu, là tiền đề cho các nghiên cứu tiếp theo về phƣơng

pháp và quy trình tuyển dụng tại các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực

khác ngoài lĩnh vực lƣu trữ. Kết quả nghiên cứu của luận văn này chỉ là một

phần đóng góp nhỏ giúp cho các doanh nghiệp lƣu trữ nâng cao và hoàn thiện

đƣợc phƣơng pháp và quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng. Qua đó,

giúp cho các doanh nghiệp lƣu trữ có đƣợc đội ngũ nhân viên văn phòng chất

lƣợng đảm bảo hoàn thành đƣợc kế hoạch và mục tiêu doanh nghiệp lƣu trữ

101

đặt ra.

D N MỤ TÀ L ỆU T M O

I. Danh mục sách, luận văn, khóa luận

1. Trần Xuân Cầu, Mai Quốc Chánh (2008), Giáo trình Kinh tế nguồn

nhân lực, NXB ại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội.

2. ào Ngọc Diệp, Khóa luận tốt nghiệp, Nghiên cứu quy trình tuyển

dụng nhân lực tại Công ty Cổ phần Tập đoàn xây dựng Thăng Long.

3. Trần Kim Dung (2006), Quản trị nhân lực, NXB Thống kê.

4. Vũ Thị Thùy ƣơng và Hoàng Văn Hải (2005), Giáo trình Quản trị

nhân lực, NXB Thống Kê.

5. Nguyễn Thành ộ, Nguyễn Ngọc iệp, Trần Phƣơng Hiền

(2012), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB ại học Kinh tế Quốc dân.

6. Lê Thanh Hà (2011), Giáo trình Quản trị nhân lực, NXB Lao động -

Xã hội.

7. Phạm Thị Út Hạnh (2015), Luận văn thạc sĩ quản trị nhân lực, Công

tác tuyển dụng nhân lực của công ty CP nhiệt điện Phả Lại, Trƣờng ại học

Lao động xã hội, Hà Nội.

8. Trần Hữu Hào (2016), Luận văn thạc sĩ quản trị nhân lực, Tuyển

dụng nhân lực tại Công ty Cổ phần In Hồng Hà.

9. Nguyễn ức Hồng (2014), Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh,

Nâng cao chất lƣợng tuyển dụng nhân sự tại trƣờng ại học ông Á.

10. Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2016), Luận văn thạc sĩ quản trị kinh

doanh, Tuyển dụng nhân sự tại Công ty TNHH Thành An – Hà Nội.

11. Mai Thanh Lan (2015), Giáo trình Tuyển dụng nhân sự, Trƣờng

ại học Thƣơng Mại, NXB Thống kê, Hà Nội.

12. Nguyễn Thị Oanh (2015), Luận văn “ ông tác tuyển dụng nhân sự

102

tại Công ty Cổ phần ống thép Việt ức”.

13. Nguyễn Ngọc Quân (chủ biên) và Nguyễn Vân iềm và (2007),

Giáo trình Quản trị nhân lực, NXB ại học Kinh tế quốc dân.

14. Nguyễn Khắc Tấn, Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh chƣơng

trình định hƣớng thực hành, Hoàn thiện công tác tuyển dụng, đào tạo và

phát triển nguồn nhân lực tại Công ty Cổ phần dịch vụ sửa chữa nhiệt

điện miền Bắc (NPS).

15. Phạm ức Thành (2006), Giáo trìnhQuản trị nhân lực, NXB Thống

kê, Hà Nội.

16. Nguyễn Hữu Thân (2003), Giáo trình Quản trị nhân sự, NXB

Thống Kê, Hà Nội.

17. Trần Thị Thu, Khóa luận tốt nghiệp, Hoàn thiện công tác tuyển mộ,

tuyển chọn tại Công ty TNHH Công nghiệp Chính xác Việt Nam 1.

18. Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, NXB hoa học và Kỹ

thuật.

19. Nguyễn hơn Trung, Vai trò của công tác tuyển dụng nhân lực

trong tổ chức, Tạp chí khoa học trƣờng ại học à Nẵng số 7 tháng 8 năm

2011.

II. Danh mục tài liệu quy phạm pháp luật

1. Luật Doanh nghiệp năm 2014.

2. Nghị định 39/2018/N -CP ban hành ngày 11/3/2018 của Chính phủ

hƣớng dẫn Luật Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa.

III. M t số trang web tham khảo

1. Nhật iên, huynh hƣớng đánh giá ứng viên của nhà tuyển dụng.

ịa chỉ: http://www.nhankietvn.com/vi/tu-van/xu-huong-tuyen-dung/khuynh-

103

huongdanh-gia-ung-vien-cua-nha-tuyen-dung-14/

2. EduViet tổng hợp, Hoạch định và thu hút nguồn nhân lực. ịa chỉ :

http://www.eduviet.vn/index.php/Hoach-dinh-phat-trien-nhan-su/hoach-

dinhva-thu-hut-nguon-nhan-luc.html

3. Thu Lê, Xu hƣớng tuyển dụng hiện nay. ịa chỉ:

http://vietbao.vn/the-gioigiai-tri/Xu-huong-tuyen-dung-hien-

104

nay/507546997/402

P Ụ LỤ

Phụ lục 1: Phiếu đề xuất tuyển dụng

PHIẾU Ề XUẤT TUYỂN DỤNG

T ÔN T N ẦN ỀN

(Bộ phận chuyên môn điền) A. THÔNG TIN CHUNG

1 Ngƣời yêu cầu

2 Phòng ban

3 Ngày yêu cầu

(Bộ phận chuyên môn điền) B. MÔ T ÔN V Ệ

4 Vị tr

5 Số lƣợng

6 Yêu cầu công việc

7 Yêu cầu đặc biệt khác

105

Ngƣời đề xuất Ngƣời duyệt iám đốc

2. Phụ lục 2: Danh sách hồ sơ ứng viên

DANH SÁCH HỒ SƠ ỨNG VIÊN

Vị trí tuyển dụng:

Yêu cầu:

+Trình độ:

+ Kỹ năng:

+ Kinh nghiệm:

106

STT Họ và tên ứng viên Ngày sinh Số điện thoại Email/ địa chỉ Bằng cấp Kinh nghiệm Ghi chú

3. Phụ lục 3: Phiếu đánh giá lựa chọn nhân viên mới

PHIẾU ÁNH GIÁ LỰA CH N NHÂN VIÊN M I

1. THÔNG TIN ỨNG VIÊN

 Họ và tên: ................................ Giới tính:

 Ngày sinh: ................................ Tình trạng hôn nhân:

 ịa chỉ liên lạc ................................ iện thoại:

 Bằng cấp/ xếp loại ............................... Chuyên ngành:

 Trƣờng ................................ Năm tốt nghiệp:

 hứng chỉ / bằng cấp khác:

 Kinh nghiệm làm việc

Thời gian: Vị trí: ơn vị công tác:

2. KẾT QU PHỎNG VẤN  N i dung chung: STT Tiêu chí (5: mức cao/tốt nhất - 1: mức thấp/kém ánh giá

nhất)

5 4 3 2 1 1. Ngoại hình, tác phong

5 4 3 2 1 2. Giao tiếp, tính cách thái đ

3. Ngoại ngữ

a. Tiếng Anh 5 4 3 2 1

b. Ngoại ngữ khác 5 4 3 2 1

5 4 3 2 1 4. Năng lực và kiến thức

5 4 3 2 1 5. Khả năng thích nghi

5 4 3 2 1 6. Kỹ năng cá nhân khác (quản lý lãnh đạo)

7. Lý do chuyển công tác

8. Mức lƣơng hiện tại: Mức lƣơng yêu cầu:

107

 Kết quả phỏng vấn chuyên môn:

STT Tiêu chí (5: mức cao/tốt nhất - 1: mức thấp/kém ánh giá

nhất)

1. Kiến thức/Kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ

a. 5 4 3 2 1

b. 5 4 3 2 1

c. 5 4 3 2 1

d. 5 4 3 2 1

2. Kiến thức/Kỹ năng khác

5 4 3 2 1 a. Sự hiểu biết về công việc

5 4 3 2 1 b. Kỹ năng giải quyết vấn đề

c. Kinh nghiệm liên quan đến vị trí tuyển dụng 5 4 3 2 1

1: 0 – 6 tháng

2: 6 – 12 tháng

3: 1 – 2 năm

4: 2 – 5 năm

5: > 5 năm

d. Khả năng đáp ứng yêu cầu công việc 5 4 3 2 1

e. Mức độ phù hợp với công việc 5 4 3 2 1

5 4 3 2 1 f. Khả năng thích nghi với công việc

g. Kỹ năng quản lý lãnh đạo 5 4 3 2 1

108

3. Các dự án đã tham gia (nếu có):

Ngƣời phỏng vấn

Nhận xét chung: ...................................................................................................................................... (ký tên)

......................................................................................................................................

Ngày…../…../20…

109

ết luận:  ồng ý tiếp nhận  ần xem xét thêm  hông đồng ý

4. Phụ lục 4: ánh giá nhân viên thử việc

ÁN Á N N V ÊN T Ử VIỆC

ọ v tên:

Mã nhân viên: iới tính: Ngày sinh:

Phòng: Vị trí:

ối tƣợng

Mã đợt tuyển dụng

1.1 ết quả công việc

1.2 Thái độ làm việc

1.3 hả năng phối hợp làm viêc

1.4 áp ứng nhu cầu công viêc

1.5 Tinh thần trách nhiệm, kỷ luật 1. ánh giá của quản lý

2. ề nghị:

ý hợp đồng: hế đ l m việc:

ến ngày: Thời hạn hợp đồng:

Từ ngày: Mức lƣơng đề xuất:

Hà Nội, ngày ……… tháng ……… năm…………

110

Ngƣời đánh giá (Ký và ghi rõ họ tên)

Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Quy trình và phương pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng tại một số doanh nghiệp trong lĩnh vực lưu trữ

QUY TRÌN VÀ P ƢƠN P ÁP TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN V N P ÕN T I M T SỐ DOANH NGHIỆP TRONG LĨNH VỰC LƢU TRỮ

LU N V N T S QU N TRỊ V N P ÕN

QUY TRÌNH VÀ PHƯƠNG PHÁP TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP TRONG LĨNH VỰC LƯU TRỮ

LU N V N T S QU N TRỊ V N P ÕN

Có thể bạn quan tâm

Luận văn Thạc sĩ: Quản lý hoạt động phát triển nhận thức cho trẻ mẫu giáo ở các trường mầm non, huyện Hoàng Su Phì, tỉnh Hà Giang

Bài tiểu luận: Đánh giá tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

Bài giảng Quản trị văn phòng: Chương 1 - Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng

Bài giảng Quản trị văn phòng: Chương 2 - Lựa chọn địa điểm thiết kế văn phòng

Bài giảng Quản trị văn phòng: Chương 3 - Quản lý hồ sơ

Bài giảng Quản trị văn phòng: Chương 4 - Nghiệp vụ văn phòng

Bài giảng Quản trị văn phòng: Chương 5 - Hoạch định và kiểm soát công việc văn phòng

Luận văn Thạc sĩ tóm tắt: Pháp luật về điều kiện đầu tư kinh doanh trong lĩnh vực giáo dục, đào tạo ở Việt Nam

Luận văn Thạc sĩ: Sự nghiệp nghiên cứu phê bình văn học của Hoài Thanh

Luận văn Thạc sĩ: Tiểu thuyết của Đỗ Phấn từ góc nhìn sinh thái

Luận văn Thạc sĩ: Giải pháp ứng phó với nhập cư ở Liên minh Châu Âu

Luận văn Thạc sĩ: Diễn ngôn về giới nữ trong văn xuôi nữ Việt Nam đương đại (khảo sát sáng tác của Dạ Ngân, Y Ban, Lý Lan, Nguyễn Thị Thu Huệ)

Luận văn Thạc sĩ: Xây dựng mức phát thải tham chiếu rừng khu vực huyện Bảo Lâm tỉnh Lâm Đồng

Luận văn Thạc sĩ: Đặc điểm nhân vật chính trong ba tác phẩm của Franz Kafka: Lâu đài, Vụ án, Hóa thân

Kháo luận tốt nghiệp: Vận dụng lí thuyết học tập trải nghiệm vào dạy học Thống kê - Xác suất ở lớp Hai

Luận văn Thạc sĩ: Xây dựng hệ thống điều khiển và thu nhận dữ liệu cho Robot dịch vụ

Luận văn Thạc sĩ: Thế giới nhân vật trong truyện ngắn Lê Minh Khuê sau năm 1975

Luận văn Thạc sĩ: Tác động của cấu trúc vốn đến hiệu quả hoạt động của các ngân hàng thương mại cổ phần niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam

Luận văn Thạc sĩ: Kiểm soát rủi ro tín dụng bán lẻ tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam chi nhánh Thủ Thiêm

Luận văn Thạc sĩ: Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của ngân hàng thương mại cổ phần niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam

Tài liêu mới

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu xây dựng thuật toán thích nghi và học tăng cường cấu trúc Actor - Critic điều khiển bám quỹ đạo cho robot di động đa hướng mecanum

Luận án Tiến sĩ: Cơ cấu bệnh tim mạch và chất lượng cuộc sống của người cao tuổi mắc suy tim, rung nhĩ điều trị tại Bệnh viện Thống Nhất, thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu hiện tượng nứt dăm đê sông vùng đồng bằng sông Hồng và dự báo khả năng bị nứt của một số đoạn đê

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu xây dựng giải pháp đảm bảo an toàn thông tin cho quá trình học liên kết dựa trên mật mã

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Phát triển năng lực đánh giá công nghệ cho học sinh trong dạy học môn Công nghệ 11 ở trường trung học phổ thông

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu phân loại chi cầu diệp – Bulbophyllum Thouars (Orchidaceae) ở vùng Tây Nguyên bằng phương pháp hình thái và phân tử

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu đặc điểm phân bố và dinh dưỡng của các loài lưỡng cư ở Vườn Quốc gia Bến En và Khu bảo tồn thiên nhiên Pù Luông, tỉnh Thanh Hóa

Luận án Tiến sĩ: Tổng hợp luật dẫn và điều khiển cho một lớp tên lửa đối hải trên cơ sở ứng dụng mạng nơ ron và hệ mờ

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu tổng hợp hệ điều khiển góc Pitch tua bin gió trong điều kiện có nhiễu tác động

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu hóa học lipid của hai loài san hô thủy tức Millepora dichotoma và Millepora platyphylla ở Việt Nam

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu kiểm soát phân phối công suất kéo trên cầu chủ động của ô tô con bằng ABS

Luận án Tiến sĩ: Ứng dụng phản ứng Domino vào tổng hợp các dẫn xuất Podophyllotoxin, Pyrimidine và đánh giá hoạt tính sinh học của các chất tổng hợp được

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu thành phần hóa học và một số hoạt tính sinh học của cây chùm ngây (Moringa oleifera)

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu thành phần hóa học và ứng dụng ức chế ăn mòn cho thép của cao chiết xuất từ cây Lộc vừng thuộc họ Lecythidaceae

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu hiện tượng nứt dăm đê sông vùng đồng bằng sông Hồng và dự báo khả năng bị nứt của một số đoạn đê

AI tóm tắt

Giới thiệu tài liệu

Đối tượng sử dụng

Từ khoá chính

Nội dung tóm tắt

Giới thiệu

Về chúng tôi

Việc làm

Quảng cáo

Liên hệ

Chính sách

Thoả thuận sử dụng

Chính sách bảo mật

Chính sách hoàn tiền

DMCA

Hỗ trợ

Hướng dẫn sử dụng

Đăng ký tài khoản VIP

093 303 0098

support@tailieu.vn

Phương thức thanh toán

Theo dõi chúng tôi

Facebook

Youtube

TikTok