Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên của Khoa Quản trị văn phòng của trường Đai học Nội vụ Hà Nội

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

XÂY DỰNG HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ SINH VIÊN KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG, TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

Khoá luận tốt nghiệp ngành

: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn

: NGƯT.THS. DƯƠNG MẠNH HÙNG

Sinh viên thực hiện

: NGUYỄN THỊ THÚY

Mã số sinh viên, Khoá, Lớp

: 1305QTVB060, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13B

HÀ NỘI - 2017

LỜI CẢM ƠN

Với tình cảm chân thành nhất, tôi xin cảm ơn các Thầy giáo, Cô giáo của khoa

Quản trị Văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, và đặc biệt tôi xin bày tỏ lòng biết

ơn sâu sắc tới Thầy giáo, Nhà Giáo Ưu Tú – Thạc sĩ Dương Mạnh Hùng, người đã tận

tình hướng dẫn và chỉ bảo tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành khóa luận.

Kiến thức là vô hạn nhưng sự trải nghiệm của bản thân còn hạn chế nên trong bài

khóa luận sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự chỉ dẫn, đánh

giá và nhận xét của các Thầy, Cô giáo và những người quan tâm đến đến vấn đề này

để bài khóa luận ngày càng được hoàn thiện hơn.

Tôi xin trân trọng cảm ơn./.

Hà Nội, tháng 5 năm 2017.

Tác giả

Nguyễn Thị Thúy

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

QTVP: Quản trị văn phòng

HN : Hà Nội

ĐH : Đại học

CNTT : Công nghệ thông tin

ĐHNV: Đại học Nội vụ Hà Nội

CSDL: Cơ sở dữ liệu

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là để tài do tôi nghiên cứu, nếu sai sự thật tôi xin chịu

hoàn toàn trách nhiệm trước Hội đồng và chịu trách nhiệm trước pháp luật trước hành

vi sai phạm bản quyền nào.

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu do tôi nghiên cứu, nếu sai sự thật tôi

xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Hội đồng và pháp luật nếu vi phạm bản quyền

nào.

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

LỜI CAM ĐOAN

MỞ ĐẦU ......................................................................................................................... 1

1.Lý do chọn đề tài: ..................................................................................................... 1

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ....................................................................................... 2

3. Mục tiêu nghiên cứu ................................................................................................ 3

4. Nhiệm vụ nghiên cứu .............................................................................................. 4

5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ........................................................................... 4

6. Giả thuyết nghiên cứu.............................................................................................. 5

7. Phương pháp nghiên cứu ......................................................................................... 5

8. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài .................................................................... 5

9. Kết cấu của đề tài..................................................................................................... 6

CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ

THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ .............................................................................. 8

1.1. Những vấn đề chung CNTT ................................................................................. 8

1.1.1. Một số khái niệm liên quan đến tin học ........................................................ 9

1.1.2. Khái niệm quản lý. ...................................................................................... 12

1.1.3. Khái niệm về ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý ....................... 14

1.1.4. Nội dung của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí ......................... 15

1.2. Vai trò của CNTT trong quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu của sinh viên Khoa

Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ............................................ 15

1.3. Giới thiệu tổng quan về Microsoft access .......................................................... 16

1.3.1. Các khái niệm cơ bản .................................................................................. 16

1.3.2.Các thành phần trong Access ....................................................................... 17

1.4. Tiểu kết ............................................................................................................... 17

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ

LIỆU CỦA SINH VIÊN KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI

HỌCNỘI VỤ HÀ NỘI ................................................................................................ 19

2.1. Giới thiệu khái quát về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. ................................... 19

2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ....... 20

2.1.1.1. Vị trí, chức năng của Trường Đại học nội vụ Hà Nội .............................. 20

2.1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn Trường Đại học Nội vụ Hà nội .......................... 20

2.1.2. Cơ cấu tổ chức của trường ........................................................................... 22

2.2. Giới thiệu Khoa Quản trị văn phòng .................................................................. 23

2.2.1. Vị trí và chức năng ..................................................................................... 23

2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn ............................................................................... 23

2.2.3. Cơ cấu tổ chức và nhân sự khoa Quản trị văn phòng ................................. 25

2.2.4. Ngành đào tạo ............................................................................................. 25

2.2.5. Những thành tích nổi bật của Khoa Quản trị văn phòng ............................. 26

2.2.5.1. Về đội ngũ cán bộ giảng viên ................................................................... 26

2.2.5.2. Một số công trình nghiên cứu nổi bật ....................................................... 26

2.2.6. Tầm nhìn và sứ mạng phát triển .................................................................. 27

2.3. Công tác quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu sinh viên Khoa Quản trị văn phòng. .. 27

2.3.1. Hệ thống tổ chức, quản lý công tác sinh viên ............................................. 27

2.3.2. Hệ thống văn bản quy phạm để quản lý sinh viên....................................... 29

2.3.3. Các công việc liên quan đến công tác quản lý sinh viên. ............................ 29

2.3.4. Thực trạng việc quản lý sinh viên của Khoa quản trị văn phòng ............... 29

2.3.5. Nhận xét, đánh giá ....................................................................................... 32

2.3.5.1. Ưu điểm .................................................................................................... 32

2.3.5.2. Nhược điểm .............................................................................................. 32

2.3.5.3. Kiến nghị .................................................................................................. 34

2.4. Tiểu kết…………………………………………………………………………...34

CHƯƠNG III: XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ

LIỆU SINH VIÊN KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ............................................ 36

3.1. Quy trình xây dựng phần mềm Quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu. ....................... 36

3.1.1. Phân tích hệ thống thông tin. ....................................................................... 36

3.1.2. Xây dựng chuẩn thông tin đầu vào và đầu ra của cơ sở dữ liệu .................. 36

3.1.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu .................................................................................. 37

3.1.3.1. Mô hình quan hệ (Relational Data Base Modeling). ................................ 38

3.1.3.2. Mô hình thực thể liên kết .......................................................................... 38

3.1.3.3. Quan hệ và kiểu quan hệ ......................................................................... 39

3.2. Thực tiễn quy trình xây dựng phần mềm Quản lý hệ thống thông tin sinh viên

của Khoa Quản trị văn phòng. ................................................................................... 40

3.2.1. Thiết kế sơ đồ thực thể liên kết ................................................................... 40

3.3. Kết cấu một số Bảng tượng trưng....................................................................... 43

3.3.1. Bảng Bậc (tên bảng: Bang_Bac) ................................................................. 43

3.3.2. Bảng danh Khoa (tên bảng: Bangkhoa) ...................................................... 43

3.3.3. Bảng Chức vụ của sinh viên (tên bảng: Bang_Chuc vu) ............................ 44

3.3.4. Bảng danh mục Lớp (tên bảng: Banglop) .................................................. 44

3.3.5. Bảng danh mục các trường thông tin của sinh viên(tên bảng: Bang_SV) .. 45

3.4. Tạo liên kết một nhiều giữa các bảng với nhau. ................................................. 45

3.5. Sơ đồ phân cấp chức năng .................................................................................. 46

3.5.1. Chức năng quản trị hệ thống ....................................................................... 47

3.5.2. Chức năng cập nhật dữ liệu ......................................................................... 48

3.5.3. Chức năng tra cứu thông tin: ....................................................................... 49

3.5.4. Chức năng in ấn .......................................................................................... 50

3.5.5. Chức năng trợ giúp ...................................................................................... 51

3.6. Giới thiệu Phần mềm quản trị hệ thống thông tin của sinh viên Khoa Quản trị

văn phòng. ................................................................................................................. 52

3.6.1. Kích hoạt Macro trong các bộ Office Access .............................................. 52

3.6.1.1. Kích hoạt Macro trong Access 2003 ........................................................ 52

3.6.1.2. Kích hoạt Macro trong Access 2007 ........................................................ 52

3.6.1.3. Kích hoạt Macro trong Access 2010, Access 2013 .................................. 53

3.6.2. Thiết lập ngày, tháng, năm theo kiểu người Việt ........................................ 53

3.6.2.1. Đối với WinXP ......................................................................................... 53

3.6.2.2. Đối với Win7 ............................................................................................ 54

3.6.3. Thiết lập múi giờ Bangkok,Hanoi,Jakarta ................................................... 54

3.6.4. Khởi động phần mềm .................................................................................. 55

3.6.5. Chuẩn hóa dữ liệu ........................................................................................ 57

3.6.6. Cập nhật dữ liệu ........................................................................................... 58

3.6.7. Sao lưu dữ liệu ............................................................................................. 61

3.6.8. Các báo cáo của phần mềm ......................................................................... 62

3.6.8.1. Chủ đề:Tìm theo Niên khóa 10 báo cáo ................................................... 62

3.6.8.2. Chủ đề: Tìm theo Bậc 10 báo cáo ............................................................ 63

3.6.8.3. Chủ đề: Tìm theo Hệ 10 báo cáo .............................................................. 63

3.6.8.4. Chủ đề: Tìm theo Giới tính 10 báo cáo .................................................... 64

3.6.8.5. Chủ đề: Tìm theo dân tộc và tôn giáo 10 báo cáo .................................... 64

3.6.8.6. Chủ đề: Tìm theo Lớp 10 báo cáo ............................................................ 64

3.6.8.7. Chủ đề: Tìm theo Nghiên cứu khoa học của sinh viên 7 báo cáo ............ 64

3.6.8.8. Chủ đề: Tìm số sinh viên là người nước ngoài theo học tại khoa 1 báo cáo

............................................................................................................................... 65

3.6.9. Chức năng tra cứu thông tin sinh viên của khoa ......................................... 65

3.6.9.1. Tìm thông tin sinh viên cụ thể bằng cách nhập mã sinh viên cần tìm vào

hộp Combo Box ..................................................................................................... 65

3.6.9.2. Tìm thông tin bằng cách nhập Họ tên ...................................................... 66

3.6.9.3. Tra cứu thông tin sinh viên bằng họ tên và ngày sinh. ............................. 66

KẾT LUẬN .................................................................................................................. 68

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................... 69

MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài:

Ngày nay công nghệ thông tin đã trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn,

đó là một ngành khoa học kỹ thuật không thể thiếu trong đời sống trong thời đại công

nghệ thông tin phát triển như hiện nay, phải kể đến việc áp dụng tin học vào các lĩnh

vực xã hội như quản lý,thông tin kinh tế… Đã cho ra đời những phần mềm ứng dụng

để thay thế về cơ bản các công tác quản lý, giảm nhẹ tới mức tối thiểu việc sử dụng

sức người trong công tác quản lý, tăng cường hiệu quả tiết kiệm chi phí thời gian và

sức lao động.

Ở nước ta hiện nay việc đưa một số phần mềm ứng dụng vào công việc quản lý

tại các cơ quan và nhà trường, xí nghiệp đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết. Cùng

với xu thế đó việc đưa ứng dụng tin học vào quản lý sinh viên vào các trường đại học

là một việc cần thiết để phục vụ cho việc quản lý thông tin sinh viên, quá trình học tập,

kết quả học tập, thông tin cá nhân của sinh viên đã mang lại nhiều lợi ích cho công tác

quản lý và đảm bảo tính chính xác cũng như sự bảo mật thông tin một cách chặt chẽ.

Chính vì vậy việc quản lý sinh viên là một việc rất quan trọng hiện nay không

chỉ riêng đối với Khoa Quản trị văn phòng mà còn tất cả các khoa khác nói chung, từ

việc quản lý các thông tin cá nhân của từng sinh viên đang học tại trường cũng như

việc hệ thống hoá lưu trữ và bảo quản các thông tin ngay cả khi sinh viên đã ra trường.

Việc quản lý các thông tin này đã được nhà trường thực hiện tuy nhiên nhìn về việc

quản lý sinh viên ở cấp độ Khoa chưa có, nếu có cũng chỉ các nghiệp vụ bằng giấy tờ

rườm rà phức tạp, được thực hiện quản lý bằng sổ sách mất rất nhiều thời gian trong

công tác quản lý cũng như trong công tác tra tìm để cung cấp kịp thời các thông tin cần

thiết khi nhà Lãnh đạo cần nhưng chỉ dừng lại ở cung cấp các thông tin về sinh viên

hiện đang học tại trường, nhưng khi yêu cầu tìm các thông tin về các sinh viên đã ra

trường thì hoàn toàn không đáp ứng được trừ những bạn cựu sinh viên các thầy cô

quen biết hay nói cách khác có mối quan hệ đặc biệt mới có được nhờ việc có số điện

thoại của họ lưu trong danh bạ điện thoại gọi và tra cứu, tuy nhiên con số các sinh viên

được các thầy cô lưu giữ số rất nhỏ chính vì vậy không còn cách nào khác ngoài việc

xuống phòng công tác sinh viên để xin các thông tin mà Lãnh đạo yêu cầu để báo cáo

vừa mất thời gian, thể hiện tính không chuyên nghiệp trong nghiệp vụ của mình hơn

thế việc yêu cầu cung cấp các thông tin của sinh viên của các khoa từ phòng công tác

sinh viên còn gây bất tiện làm tăng thêm trọng tải công việc của họ.

Chính vì vậy cần tính đến việc xây dựng một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu

của sinh viên Khoa Quản trị văn phòng nói chung và các khoa khác của trường Đại

học Nội vụ nói riêng.

Là sinh viên Khoa Quản trị văn phòng không được đào tạo bài bản về việc xây

dựng một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu chính vì vậy đây là một việc làm rất khó

khăn nhưng qua việc được sự giúp đỡ của thầy giáo NGƯT. Th.S Dương Mạnh Hùng

cũng như học hỏi tìm tòi trong sách báo cũng như các trang mạng xã hội tôi quyết định

chọn đề tài “Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên của Khoa Quản trị văn

phòng của trường Đai học Nội vụ Hà Nội” để làm đề tài để nghiên cứu và bảo vệ khoá

luận lần này.

- Tác giả Lê Thị Kim Chi ( 2009) “Đồ án Xây dựng phần mềm quản lí sinh viên

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

phòng công tác sinh viên trường Đại học An Giang”. Ứng dụng công nghệ thông tin

vào các phong ban công ty, xí nghiệp, trường học là nhu cầu tất yếu. Cũng với mục

đích trên Phòng Công tác Sinh viên trường Đại học An Giang đang từng bước tin học

hóa công tác quản lí. Trong đó công tác quản lí hồ sơ, chỗ ở, vay vốn …của sinh viên

là rất cần thiết. Bởi lẽ công việc quản lí này của phòng đòi hỏi phải xử lý một số lượng

lớn thông tin với độ chính xác cao. Trong khi đó số lượng sinh viên ngày càng gia tăng

nên công tác quản lí dễ dẫn đến sai sót, tốn thời gian là không thể tránh khỏi. Vì thế sự

ra đời của phần mềm quản lí sinh viên mang lại những lợi ích: Tiết kiệm chi phí, thời

- Tác giả VVOB Việt Nam và các Sở GD&ĐT phối hợp biên soạn ( 2013) Giáo

gian, tránh sai sót cho người quản lí. Công tác lưu trữ được an toàn và tiện ích.

trình “Ưng dụng công nghệ thông tin trong quản lý Nhà trường” quyển giáo trình

góp phần nâng cao năng lực cán bộ quản lý trường học, năm 2013, VVOB Việt Nam

và các Sở GD&ĐT phối hợp phát triển cuốn tài liệu tập huấn Ứng dụng CNTT trong

quản lý nhà trường, chú trọng đến những công cụ CNTT cụ thể dễ sử dụng và hữu ích

trong những khía cạnh nhất định của công tác quản lý. Cuốn tài liệu đã được Cục

NG&CBQLCSGD thẩm định, xác nhận đáp ứng các yêu cầu để có thể sử dụng làm tài

liệu bồi dưỡng cán bộ quản lý nhà trường.

- “Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011của Chính phủ” ứng dụng CNTT -

truyền thông trong quy trình xử lý công việc của từng cơ quan hành chính nhà nước,

giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau và trong giao dịch với tổ chức, cá

nhân, đặc biệt là trong hoạt động dịch vụ hành chính công, dịch vụ công của đơn vị sự

nghiệp công; công bố danh mục các dịch vụ hành chính công trên mạng thông tin điện

tử hành chính; xây dựng và sử dụng thống nhất biểu mẫu điện tử trong giao dịch giữa

cơ quan hành chính nhà nước, tổ chức và cá nhân, đáp ứng yêu cầu đơn giản và cải

- Doãn Thị Hồng Hạnh (2013) “Biện pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào

cách thủ tục hành chính.

công tác quản lý chuyên môn ở trường mầm non Kim Ngọc” việc ứng dụng CNTT

trong quản lý hoạt động dạy học góp phần thực hiện đổi mới giáo dục nói chung, đổi

mới phương pháp giáo dục mầm non nói riêng, mà GDMN là mắt xích đầu tiên trong

việc thực hiện nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực CNTT và đẩy mạnh ứng dụng CNTT

- Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng

trong giảng dạy.

dụng, phát triển CNTT đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế; Nghị

- Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính phủ phê

quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử.

duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan Nhà

- Tuy nhiên ứng dụng Phần mềm để quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu của sinh

nước giai đoạn 2016-2020.

viên Khoa quản trị văn phòng chưa có đề tài nào được đưa ra nghiên cứu nên đây được

xem là đề tài đầu tiên trong việc nghiên cứu hệ thống cơ sở dữ liệu của sinh viên Khoa

Quản tri văn phòng.

3. Mục tiêu nghiên cứu

Một là: Nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lí sinh

viên Khoa Quản trị văn phòng tại Trường ĐHNVHN nhằm góp phần nâng cao chất

lượng phục vụ cho quá trình kiểm tra, kiểm soát, thống kê số lượng một cách có hiệu

quả cho hoạt động quản lý sinh viên của Khoa, đảm bảo thống nhất trong cách quản lý

sinh viên thông qua đó mang lại hiệu quả, hiệu lực cho hoạt động quản lý, điều hành.

Hai là: Qua khảo sát thực trạng công tác quản lý sinh viên tại Khoa quản trị văn

phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phân tích, đánh giá cụ thể công tác quản lý sinh

viên, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí và đề xuất giải pháp khắc phục.

Ba là: Nghiên cứu đưa ra phần mềm ứng dụng vào công tác quản lí sinh viên tại

Khoa để góp phần nâng cao hiệu quả, đổi mới phương pháp, hiện đại hóa hơn trong

công tác quản lí sinh viên của Khoa.

4. Nhiệm vụ nghiên cứu

Thứ nhất: Nghiên cứu về lý luận ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý sinh viên. Thứ hai: Nghiên cứu về vai trò của công nghệ thông tin đối với hoạt động quản lý sinh viên Khoa Quản trị văn phòng tại Trường ĐHNVHN. Thứ ba: Nghiên cứu xây dựng một phần mềm quản lý cở sở dữ liệu của sinh viên

hiện đang học và đã ra trường, đáp ứng nhanh việc cấp thông tin theo yêu cầu của lãnh

đạo như:

Trích xuất các thông tin của sinh viên theo lãnh đạo yêu cầu như:

Thống kê danh sách các sinh viên thuộc lớp, hệ, bậc, niên khóa

Thống kê sinh viên thuộc tôn giáo, dân tộc cụ thể theo Ngành, niên khóa, bậc, hệ.

Thống kê những sinh viên đã ra trường, đã thôi học, bảo lưu theo lớp, niên khóa

hệ, bậc, ngành.

Thống kê số lượng sinh viên thuộc hộ nghèo theo các tiêu chí tra tìm như theo

ngành, niên khóa, bậc, hệ, lớp.

Tra tìm thông tin của một sinh viên theo Mã sinh viên hoặc theo họ tên và ngày

tháng năm sinh.

Lấy ra các sinh viên là Đảng viên, Đảng viên theo ngành, niên khóa, hệ, bậc, lớp

Quản lý danh bạ số điện thoại, thông tin chi tiết về lớp trưởng của các lớp.

Quản lý các sinh viên đã tham gia và đạt thành tích trong nghiên cứu khoa học.

Ngoài việc quản lý dữ liệu sinh viên đang học tại trường trong phần mềm được

xây dựng trên Access còn quản lý, lưu trữ và cập nhật các thông tin sinh viên sau khi đã

ra trường.

5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu:

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là xây dựng hệ cơ sở dữ liệu công tác của

sinh viên Khoa quản trị văn phòng.

Phạm vi nghiên cứu:

Do thời gian nghiên cứu có hạn nên đề tài chỉ tập trung nghiên cứu trong phạm vi

tại Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Số 36, Xuân la-Tây Hồ,

Hà Nội) trong giai đoạn từ năm 2013-2015.

6. Giả thuyết nghiên cứu

Đề tài đặt giả thuyết như sau:

Nếu như ứng dụng công nghệ thông tin một cách hiệu quả thì sẽ giúp cho việc

quản lý thông tin sinh viên một cách dễ dàng, đạt được năng suất cao, tiết kiệm về thời

gian, chi phí cho công tác này và hoạt động của cơ quan sẽ diễn ra thông suốt hiện đại

hơn.

7. Phương pháp nghiên cứu

Đề tài “Xây dựng hê thống cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên thuộc Khoa Quản trị

văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội” sẽ sử dụng các phương pháp nghiên

cứu như sau:

Thứ nhất: Phương pháp thu thập thông tin là thu thập thông tin từ nhiều nguồn

khác để từ đó làm cơ sở đánh giá cụ thể, phân tích chi tiết và nghiên cứu xây dựng

phần lí luận qua đó có đề xuất phương án dựa trên ý kiến chủ quan.

Thứ hai: Phương pháp khảo sát trực tiếp qua phương pháp có cái nhìn cụ thể về

vấn đề quản lý cơ sở dữ liệu sinh viên Khoa QTVP tại Trường từ đó đưa ra thực trạng

đánh giá được quá trình, khâu quản lí trong công tác này.

Thứ ba: Phương pháp tổng hợp, phân loại, hệ thống hóa những vấn đề lý luận từ

sách, báo, tài liệu và văn kiện, văn bản có liên quan nhằm xây dựng cơ sở lý luận cho

vấn đề nghiên cứu.

Thứ tư: Phương pháp nghiên cứu tài liệu nhờ những tài liệu qua đó xây dựng lí

luận cho vấn đề nghiên cứu và đưa ra một số đề xuất để giải quyết vấn đề.

Thứ năm: Phương pháp phỏng vấn lấy ý kiến một số nhà quản lý có kinh nghiệm,

lãnh đạo và chuyên viên trong việc đề xuất các biện pháp mang tính đột phá, cấp bách

trong việc nâng cao chất lượng quản lý sinh viên của Khoa QTVP tại Trường ĐH Nội

Vụ Hà Nội.

8. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Nếu như đề tài được bảo vệ thành công thì những kết quả nghiên cứu sẽ có giá trị

thực tiễn và là nguồn tài liệu tham khảo. Đặc biệt sản phẩm nghiên cứu trong quá trình

thực hiện đề tài này là phần mềm quản lý sinh viên từ bộ tiện ích văn phòng Access sẽ

phục vụ, hữu ích cho việc áp dụng vào quản lý thông tin sinh viên của Khoa QTVP

tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

9. Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận thì đề tài Xây dựng và quản lý hệ thống cơ sở

dữ liệu sinh viên Khoa QTVP tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có cấu trúc như sau:

Chương 1: Những vấn đề chung về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong xây

dựng hệ thống cơ sở dữ liệu của sinh viên và vai trò của hệ cơ sở dữ liệu của sinh viên

tại Khoa QTVP.

Chương 2: Thực trạng công tác Quản lý cơ sở dữ liệu của sinh viên tại Khoa

Quản trị văn phòng

Chương 3: Xây dựng phần mềm quản lý Hệ thống cơ sở dữ liệu sinh viên Khoa Quản

trị văn phòng.

CHƯƠNG 2

NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRONG QUẢN LÝ

1.1. Những vấn đề chung CNTT

Tác động của CNTT đối với xã hội loài người vô cùng to lớn, nó không chỉ thúc

đẩy nhanh quá trình tăng trưởng kinh tế, mà còn kéo theo sự biến đổi trong phương

thức sáng tạo của cải, trong lối sống và tư duy của con người Trong nền kinh tế tri

thức, các quy trình sản xuất đều được tự động hoá. Máy móc không chỉ thay thế con

người những công việc nặng nhọc, mà thay thế con người ở những khâu phức tạp của

sản xuất và quản lý, không chỉ thay thế thao tác lao động của con người mà cả thao tác

tư duy. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng vậy không nằm ngoài xu thế đó muốn hội

nhập, thích ứng nhanh chóng với môi trường làm việc ngày càng hiện đại như ngày

nay thì việc ứng dụng CNTT là một vấn đề cần thiết đặt ra ngay lúc này. Ứng dụng

CNTT rất cần thiết cho hoạt động quản lý của nhà Trường cũng như cho các hoạt động

thường ngày của các đơn vị, cá nhân trong nhu cầu giải quyết công việc. Vai trò, tác

động của CNTT đối với công tác quản lý nhà nước nói chung, công tác quản lý vận

hành của nhà Trường là không thể bàn cãi. Chính vì vậy các cơ quan quản lý nhà nước

đã có nhiều văn bản triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản

lý nhà nước nói chung. Trường ĐHNVHN đưa ra các văn bản thực hiện ứng dụng

CNTT trong công tác quản lý, vận hành nhà Trường, xem nó như công cụ hiệu quả để

đối mới quản lý. Thực hiện nhiệm vụ này các đơn vị trong nhà Trường đã ứng dụng

CNTT vào trong công tác hàng ngày hiệu quả mang lại rất lớn. Có thể nói công nghệ

thông tin giúp cho công việc trở nên hiệu quả hơn, tiết kiệm được thời gian, sức lực,

chi phí và góp phần hiện đại hơn trong cuộc sống.

Công nghệ thông tin: Công nghệ thông tin, viết tắt CNTT, (tiếng Anh:

Information Technology hay là IT) là ngành ứng dụng công nghệ quản lý và xử lý

thông tin. CNTT là ngành sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu

trữ, bảo vệ, xử lý, truyền, và thu thập thông tin. Ở Việt Nam: Khái niệm CNTT được

hiểu và định nghĩa trong nghị quyết Chính phủ 49/CP kí ngày 04/08/1993:

“Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và

công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức

khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và

tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”1

Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học công nghệ và công cụ kỹ

thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số”2

Công nghệ thông tin là thuật ngữ để chỉ các ngành khoa học và công nghệ liên

quan đến thông tin và các quá trình xử lý thông tin. Theo quan niệm này thì CNTT là

hệ thống các phương pháp khoa học, công nghệ, phương tiện, công cụ bao gồm chủ

yếu là các máy tính, mạng truyền thông và hệ thống các kho dữ liệu nhằm tổ chức, lưu

trữ, truyền dẫn và khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn thông tin trong mọi lĩnh

vực hoạt động kinh tế, văn hóa, xã hội… của con người.

Cần phân biệt khái niệm tin học với khái niệm công nghệ thông tin, khái niệm

công nghệ thông tin chỉ là nội hàm của khái niệm tin học, nên khái niệm tin học có

tính khái quát hơn và rộng hơn so với khái niệm công nghệ thông tin. Nhưng khái

niệm công nghệ thông tin lại có tính chuyên sâu hơn so với khái niệm tin học. Công

nghệ thông tin bao gồm các hoạt động như nghiên cứu, thiết kế, phát triển, cài đặt và

quản lý hệ thống thông tin, các ứng dụng phần mềm và các thiết bị phần cứng.

Tin học là ngành khoa học nghiên cứu về thông tin, các phương pháp thể hiện,

lưu trữ, xử lý, và truyền dẫn thông tin một cách tự động bằng máy tính điện tử và các

phương tiện kỹ thuật thông tin liên lạc.

1.1.1. Một số khái niệm liên quan đến tin học

Phần cứng (hardware): Gồm các đối tượng vật lý hữu hình như vi mạch, bàn

mạch, bàn mạch in, dây cáp nối điện, bộ nhớ màn hình, máy in, thiết bị đầu cuối,

nguồn nuôi Phần cứng thực hiện chức năng xử lý thông tin cơ bản ở mức độ thấp nhất

tức là tín hiệu nhị phân.

Phần mềm ( software) : Là các chương trình (program) điều khiển các hoạt động

phần cứng máy tính và chỉ đạo việc xử lý dữ liệu. Phần mềm của máy tính được chia

làm 2 loại: Phần mềm hệ thống(system software) và phần mềm ứng dụng (application

software).

Phần mềm hệ thống đưa vào bộ nhớ chính, nó chỉ đạo việc thực hiện các công việc.

1Tại trang 1 Nghị quyết 49/CP về phát triển công nghệ thông tin ở Việt Nam. 2 Tại trang 1 Luật Công nghệ thông tin – 2006 do Quốc hội thông qua ngày 29 tháng 6 năm 2006 9

Phần mềm ứng dụng là các chương trình được thiết kế để giải quyết một bài toán

hay một vấn đề cụ thể để đáp ứng một nhu cầu riêng trong một số lĩnh vực. Ví dụ như

phần mềm microsoft office (microsoft word, microsoft excel), cốc cốc, winzar

Internet: Là một hệ thống thông tin toàn cầu có thể được truy cập công cộng gồm

các mạng máy tính liên kết với nhau. Hệ thống này truyền thông tin theo kiểu nối

chuyển gói dữ liệu (packet switching) dựa trên một giao thức liên mạng đã được

chuyển hóa (giao thức IP). Hệ thống này bao gồm hàng ngàn mạng máy tính nhỏ hơn

các doanh nghiệp, các viện nghiên cứu và các trường đại học, của người dùng cá nhân

và các chính phủ trên toàn cầu. Chúng cung cấp một khối lượng thông tin và dịch vụ

khổng lồ trên Internet

Mạng máy tính, mang lại rất nhiều tiện ích hữu dụng cho người sử dụng. Một

trong các tiện ích phổ thông là internet là hệ thống thư điện tử (email), trò chuyện trực

tuyến (chat), máy truy tìm dữ liệu (search engine), các tiện ích dịch vụ thương mại và

chuyển ngân và các dịch vụ về y tế, giáo dục như là chữa bệnh từ xa hoặc tổ chức các

lớp học ảo.

Nguồn thông tin khổng lồ kèm theo các dịch vụ tương ứng chính là các hệ thống

trang web liên kết với nhau là các tài liệu khác trong mạng toàn cầu ( word wide web –

www – được trình bày phần sau). Trái với một số cách được sử dụng thường ngày,

internet và www không đồng nghĩa, internet là tập hợp các mạng máy tính kết nối với

nhau bằng dây đồng và cáp quang, còn mạng toàn cầu – word wide web là một tập hợp

các liên kết với nhau bằng các sự liên kết ( hyperlink ) và nó có thể sự dụng bằng cách

truy cập internet. Các cách thông thường để truy cập internet là quay số, băng rộng,

không dây, vệ tinh và điện thoại cầm tay.

Mạng máy tính: Mạng máy tính hay hệ thống mạng (computer network hay

network system) là tập hợp các máy tính tự hoạt động được kết nối với nhau thông qua

các phương tiện truyền dẫn để chia sẻ tài nguyên: máy tính, máy in, máy fax, tập tin,

dữ liệu. Một máy tính được gọi là tự hoạt động (autonomous) nếu có thể khởi động,

vận hành các phần mềm đã được cài đặt và tắt máy mà không cần có sự điều khiển hay

chi phối bởi một máy tính khác hoặc bởi con người.

Các thành phần khác của mạng bao gồm:

Các thiết bị đầu cuối (end system) kết nối với nhau tạo thành mạng, có thể là các

mạng máy tính hoặc các thiết bị khác. Nói chung hiện nay ngày càng nhiều các thiết bị

có khả năng kết nối vào mạng máy tính như điện thoại di động, PDA, tivi, Môi trường

truyền mà các thao tác truyền thông được thực hiện qua đó. Môi trường truyền có thể

là các loại dây dẫn (dây cap), song (đối với các mạng không dây).

Giao thức (protocol) là các quy tắc quy định cách trao đổi dữ liệu các thực thể.

Mạng LAN : Lan (local area network) hay còn gọi là “ mạng cục bộ “ là mạng tư

nhân trong một tòa nhà, một khu vực ( trường học hay cơ quan chẳng hạn) có cỡ

chừng vài km. Chúng nối với các máy chủ và các chạm trong các văn phòng và nhà

máy để chia sẻ tài nguyên và trao đổi thông tin.

LAN có 2 đặc điểm:

+ Giới hạn phạm vi hoạt động từ vài m tới vài km

+ Thường dùng kỹ thuật đơn giản chỉ có 1 dây cáp (cable) nối tất cả các máy.

Vận động truyền dữ liệu thông thường là 10 Mbps, 100 Mpbs,1000 Mps và gần 1 Gb.

Mạng WAN: WAN (wide area network) còn gọi là “mạng diện rộng” dùng

trong vùng địa lý lớn thường cho cả quốc gia hay cả lục địa, phạm vi vài trăm tới vài

ngàn km. Chúng bao gồm tập hợp các máy nhằm chạy các chương trình cho người

dùng. Các máy này thường gọi là các máy lưu trữ hay còn có tên là máy chủ (host),

máy đầu cuối (end system). Các máy chính được nối với nhau bằng các mạng truyền

thông con ( communication subnet) hay còn gọi là mạng con (subnet). Nhiệm vụ của

mạng con là truyền tải thông điệp (massages) từ máy chủ này sang máy chủ khác.

Mạng con thường có hai thành phần chính:  Các đường dây vận chuyển còn gọi là mạch (circuit), kênh (channel), hay

đường trung chuyển (trunk).

 Các thiết bị nối chuyền: Đây là các loại máy tính chuyên biệt hóa dùng để nối

hai hay nhiều đường trung chuyển nhằm di chuyển dữ liệu giữa các máy. Khi dữ liệu

đến trong các đường vào, thiết bị nối truyền này phải chọn ( theo thuật toán đã định) một

đường dây để gửi dữ liệu đó đi. Tên gọi của gói dữ liệu này là nút chuyển gói

 ( pack switching node) hay hệ thống trung chuyển (intermedia system). Máy

tính dùng việc nối chuyển gọi là “bộ chọn đường” hay “ bộ định tuyến” (router).

Có nhiều kiểu cấu hình cho WAN dùng nguyên lý tới điểm như dạng sao, dạng

vòng, dạng cây, dạng hoàn chỉnh, dạng giao vòng hay bất định.

Thư điện tử (email): Thư điện tử hay email (electronic mail ), đôi khi được hiển

thị không chính xác là điện thư, là một hệ thống nhận thư qua các mạng máy tính.

Email là một phương tiện truyền thông tin rất nhanh. Mỗi mẫu thông tin (thư từ) có thể

gửi đi dưới dạng mã hóa hay dạng thông thường và được chuyển qua mạng máy tính

được biết là internet. Nó có thể chuyển thông tin tới một máy nguồn tới một hay rất

nhiều máy nhận trong cùng một lúc.

Ngày nay, email chẳng những có thể truyền gửi được chữ mà còn có thể truyền

được các dạng thông tin như hình ảnh, âm thanh và đặc biệt các phần mềm như thư

điện tử kiểu mới còn có thể hiển thị các email dạng sống động tương thích như tập

HTML.

Cơ sở dữ liệu – database (CSDL) được hiểu theo các định nghĩa kiểu kỹ thuật thì

nó là một tập hợp thông tin có cấu trúc. Tuy nhiên, thuật ngữ này thường được dùng

trong công nghệ thông tin có cấu trúc và nó thường được hiểu rõ hơn dưới dạng một

tập hợp kiểu liên kết các dữ liệu, thường đủ lớn để lưu trên một thiết bị lưu trữ như

băng hay đĩa. Dữ liệu này được duy trì dưới dạng một tập hợp các tệp tin từ hệ điều

hành hay được lưu trữ trong một hệ quản trị CSDL.8

1.1.2. Khái niệm quản lý.

Quản lý là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều dạng. Chúng có thể gộp thành

3 dạng chính:

- Quản lý các quá trình của thế giới vô sinh (nhà xưởng, ruộng đất, tài nguyên,

hầm mỏ, thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, sản phẩm…)

- Quản lý các quá trình diễn ra trong cơ thể sống ( cây trồng, vật nuôi). - Quản lí các quá trình diễn ra trong xã hội loài người ( quản lý xã hội: Đảng,

nhà nước, đoàn thể quần chúng, kinh tế, các tổ chức…)

Quản lý nói chung theo nghĩa tiếng Anh là Administration vừa có nghĩa quản lý

(hành chính, chính quyền), vừa có nghĩa quản trị (kinh doanh). Trong văn bằng Thạc

sỹ quản trị kinh doanh (MBA Master of Business Administration). Ngoài ra trong

tiếng Anh còn có một thuật ngữ khác là Management vừa có nghĩa quản lý, vừa có

nghĩa quản trị, nhưng hiện nay được dùng chủ yếu với nghĩa quản trị.

Trong thực tế, thuật ngữ “Quản lý” và “Quản trị” vẫn được dùng trong những

hoàn cảnh khác nhau để nói lên những nội dung khác nhau, những về cơ bản hai từ

này đều cơ bản giống nhau. Khi dùng theo thói quen, chúng ta coi thuật ngữ “Quản lý”

gắn liền với quản lý nhà nước, quản lý xã hội, quản lý ở khu vực công cộng, tức là

quản lý tầm vĩ mô, còn thuật ngữ “Quản trị” được dùng phạm vi nhỏ hơn đối với một

tổ chức, một doanh nghiệp (kinh tế).

Xét về từ ngữ, thuật ngữ “Quản lý” (tiếng Việt gốc Hán) có thể hiểu là hai quá

trình là hai quá trình tích hợp vào nhau; quá trình quản là sự coi sóc, giữ gìn, duy trì

trạng thái ổn định; quá trình lý là sửa sang, sắp xếp, đổi mới để đưa tổ chức vào thế

phát triển.

Có nhiều quan niệm khác nhau về quản lý: - Mary Parker Follet: “ Quản lý là nghệ thuật khiến cho công việc được thực hiện

thông qua người khác”.3

- Harolk Koonz và Cyryl O`Donell : “ Quản lý là việc thiết lập và duy trì môi

trường nơi mà cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu

và có kết quả, nhằm đạt được mục tiêu của nhóm” 4

- Robert Krietner: “ Quản lý là tiến trình làm việc với và thông qua người khác

để đạt mục tiêu của tổ chức trong môi trường thay đổi. Trọng tâm của tiến trình này là

kết quả và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực giới hạn”

- Harol Koontz: “ Quản lý là một nghệ thuật nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra

thông qua việc điều khiển, chỉ huy, phối hợp, hướng dẫn hoạt động của những người

khác” 5.

- Nguyễn Minh Đạo: “ Quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển, hướng dẫn các

quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người nhằm đạt tới mục tiêu đã đề ra” 6.

- “Quản lý là việc đạt tới mục đích của tổ chức một cách có kết quả và hiệu quả

thông qua quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực của tổ

chức” 7]

Từ những khái niệm này cho thấy, quản lý là một hoạt động liên tục và cần thiết

khi con người kết hợp với nhau trong tổ chức. Đó là quá trình tạo nên sức mạnh gắn

3 Thuyết quản lý cổ điển 4 Tại trang 29 Cuốn sách Những vấn đề cốt yếu của quản lý 5 Những vấn đề cốt yếu của quản lý.NXB khoa học- kỹ thuật, 1993 6 Tại trang 4 Cơ sở khoa học quản lý, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội 1997 13

liền các hoạt động của các cá nhân với nhau trong một tổ chức nhằm đạt được mục

tiêu chung.

Tóm lại quản lý là một quá trình tác động, gây ảnh hưởng của chủ thể quản lý

đến khách thể quản lý một cách hợp quy luật nhằm đạt được mục tiêu chung.

Quá trình Quản lý thể hiện bằng sơ đồ sau:

Chủ thể quản lý Khách thể quản lý Mục tiêu

Đối tượng quản lý

Trong các hoạt động quản lý của nhà Trường nói chung và hoạt động quản lý dữ

liệu của sinh viên Khoa Quản trị văn phòng nói riêng nó là phần nhỏ trong trình tự

quản lý của nhà Trường đối với mảng công việc, để giải quyết công việc nào đó người

lãnh đạo cũng cần phải nắm rõ về cơ sở lý thuyết, lý luận công việc mình cần quản

lý. Có như vậy mọi hoạt động của nhà Trường quản lí theo chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn mới có thể hoàn thành tốt và đạt được mục tiêu chung đã đề ra.

1.1.3. Khái niệm về ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý

Ứng dụng CNTT vào trong công tác quản lí là việc sử dụng CNTT vào hoạt động

quản lí của con người quản lí nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của hoạt động này.

Cơ sở pháp lí của ứng dụng công nghệ thông tin như sau:

Ứng dụng CNTT là một nhiệm vụ ưu tiên trong chiến lược phát triển kinh tế - xã

hội[.7]

Quyết định 246/2005/QĐ-TTg về Chiến lược phát triển công nghệ thông tin và

truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020. Nghị định số

64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng CNTT trong

hoạt động cơ quan nhà nước.

7 Tại trang số 1 của Chỉ thị 58/TW của Bộ chính trị khóa VIII 14

1.1.4. Nội dung của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí

Công nghệ thông tin nó giúp cho giúp cho quá trình giải quyết công việc thêm

nhanh chóng và ngày càng hiện đại hơn, trên phương diện quản lí trang thiết bị nó hỗ

trợ quá trình lưu trữ thông tin, đáp ứng hiện đại hóa quá trình quản lí. Nội dung của

việc ứng dụng CNTT vào quản lí cơ sở dữ liệu sinh viên bao gồm:

Một là: Xây dựng và sử dụng cơ sở hạ tầng thông tin trong hoạt động quản lí hệ cơ

sở dữ liệu của sinh viên phục vụ cho mọi hoạt động được diễn ra thông suốt, đáp ứng

nhanh chóng, kịp thời các yêu cầu cảu người quản lý phục vụ cho giải quyết công việc.

Hai là: Xây dựng, thu thập và duy trì cơ sở dữ liệu trong việc quản lí thông tin

sinh viên phục vụ cho hoạt động chung quản lý, hiện đại hóa việc quản lí hệ cơ sở dữ

liệu của sinh viên.

Ba là: Dựa vào CNTT có thể xây dựng các biểu mẫu văn bản có liên quan đến

cơ sở như các biên bản quyết định bảo lưu, thôi học, biên bản xếp loại và đánh giá kết

quả rèn luyện cho sinh viên.

Bốn là: Xây dựng thực hiện kế hoạch, nâng cao nhận thức và trình độ ứng dụng

công nghệ thông tin cho cán bộ.

1.2. Vai trò của CNTT trong quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu của sinh viên Khoa

Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CNTT có vai trò đặc biệt quan trọng nó vừa là công cụ cần thiết phục vụ hiệu quả

cho các quy trình quản lí hệ cơ sở dữ liệu sinh viên Khoa. Hiện nay, CNTT được xem

là công cụ đắc lực nhất hỗ trợ đổi mới việc quản lí nói chung và quản lí hệ cơ sở dữ

liệu sinh viên của Khoa quản trị văn phòng nói riêng.

Thứ nhất: Giúp tăng hiệu quả vận hành quản lí, CNTT giúp thông tin được lưu

trữ, xử lý chia sẻ đến các thành viên quản lí một cánh liên tục nhanh chóng, nhờ đó

quản lí được tất cả các thông tin của từng sinh viên của Khoa quản trị văn phòng

Thứ hai: Nhờ bản chất minh bạch, CNTT ngoài việc quản lý sinh viên một cách

chặt chẽ còn truy xuất các dữ liệu khi cần thiết, giúp cho ngừoi quản lý có thể nắm

được thay đổi các vấn đề thể hiện rõ nét và biết được số lượng các sinh viên nghỉ học,

bảo lưu… và cập nhật được các sỹ số của các lớp trong Khoa được thường xuyên và

liên tục.

Thứ ba: Việc tổ chức quản lý hệ cơ sở dữ liệu thông tin sinh viên bằng cách ứng

dụng CNTT giúp cho người quản lí sử dụng có hiệu quả thời gian, tránh sai lầm, ùn

việc, sót trong việc quản lí. Quản lí bằng máy tính truy tìm nhanh chóng cho việc

thống kê, báo cáo, truy xuất nhanh các dữ liệu của sinh viên cần cho việc quản lí, có

thể nắm rõ quản lí thông qua CNTT.

Thứ tư: Ứng dụng tin học trong quản lí tại nhà Trường nói riêng và các cơ quan,

tổ chức nói chung, góp phần tạo ra một phương thức vận hành thông suốt, thông qua

việc sử dụng các hệ thống thông tin điện tử.

Thứ năm: Chính ứng dụng tin học sẽ là một trong các giải pháp nhằm đạt mục tiêu

của việc quản lí. Vì hoạt động quản lí là nhằm đến tính hiệu quả, chất lượng trong cách

thức hoạt động, điều hành có khả năng kiểm soát lãng phí, thất thoát. Điều đó đòi hỏi

các hoạt động phải được quy trình hóa, phải rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ, về các hoạt

động và các mối quan hệ... Qua đó sẽ tạo được yếu tố "Công khai, minh bạch".

Thứ sáu: Ứng dụng tin học trong hoạt động của cơ quan góp phần nâng cao năng

lực quản lý điều hành, phục vụ tốt hơn, có hiệu quả hơn cho người sử dụng khai thác

nghiệp và góp phần đẩy nhanh tiến trình đơn giản hóa việc quản lí. Sự tụt hậu về ứng

dụng tin học chính là sự tụt hậu về năng lực, phương thức điều hành của Bộ máy quản lí.

1.3. Giới thiệu tổng quan về Microsoft access

Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh chạy trên môi trường Windows

Access 2003 là một phần trong bộ chương trình Microsoft Office được dùng rất

rộng rãi hiện nay

Access cho phép người sử dụng quản lý, bảo trì, khai thác, lưu trữ số liệu một

cách có tổ chức trên máy tính

Với Access người sử dụng không cần viết câu lệnh như Pascan, FOXPRO, C#….

mà chỉ tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải quyết.

1.3.1. Các khái niệm cơ bản

Cơ sở dữ liệu (Database) là tâp hợp các dữ liệu phục vụ cho một mục đích bài

toán cụ thể. 8

VD như CSDL cho việc quản lý sinh viên…

Cơ sở dữ liệu quan hệ(Relationship Database): Dữ liệu được tổ chức thành các

bảng hai chiều.

Chiều dọc: Tập hợp các đặc điểm của đối tượng cần quản lý (gọi là trường- Field)

Vi dụ: Sinh viên (Tên, Ngày sinh, lớp, điểm…)

8 Trang 4 giáo trình Access và ứng dụng, Bộ giáo dục và đào tạo 10 Trang 8 giáo trinh Access và ứng dụng, Bộ giáo dục và đào tạo 16

Chiêu ngang: Là giá trị của các trường (Các bản ghi-Recold)

Ví dụ: Nguyễn Văn A, 02/12/1993…

1.3.2.Các thành phần trong Access

Access bao gồm các thành phần sau:

- Table (Bảng): là thành phần cơ bản của CSDL, nó cho phép lưu trữ DL phục

vụ công tác quản lý. Các bảng trong một CSDL thường có mối quan hệ với nhau

- Queries (Truy vấn): Là công cụ dùng để tính toán các trường không cần lưu

trữ, sắp xếp, tìm kiếm, tổng hợp dữ liệu.

- Form (Biểu mẫu): Cho xây dựng các biểu mẫu nhập số liệu như trong thực tế,

giúp NSD thực hiện việc nhập, xuất phong phú, không đơn điệu như nhập xuất trên

Table,Query

- Report (Báo biểu): cho in ấn với các khả năng như in dữ liệu dưới dạng bảng

biểu,sắp xếp dữ liệu trước khi in,in dữ liệu có quan hệ trên một báo cáo

- Macro (Tập lệnh): Là một tập hợp các lệnh nhằm thực hiện các thao tác

thường gặp.Khi gọi một Macro, Access sẽ cho thực hiện một dãy các lệnh tương ứng

đã quy định.

- Module (Đơn thể): Là một dạng tự động hóa chuyên sâu hơn Macro đó là

những hàm riêng của NSD được viết bằng ngôn ngữ Access basic - Tập tin chương trình do Access tạo ra có đuôi là “mdb”9

1.4. Tiểu kết

Công nghệ thông tin đã và ngày càng đóng vai trò quan trọng, là một phần nhân

tố thúc đẩy đối với thành công trong công cuộc đổi mới của Việt Nam. Việt Nam coi

CNTT là một lĩnh vực ưu tiên, đặt nền móng cho những đột phá về phát triển trong

công cuộc hiện đại hóa đất nước. CNTT đã và đang phát triển đến mức đang chuyển

dần thành một xã hội thông tin, ứng dụng CNTT trong giai đoạn hiện nay đang là một

xu thế tất yếu của mọi ngành nghề, nó sẽ tạo ra một sự thay đổi căn bản trong các thức

làm việc của ngành hoạt động, góp phần giải phong sức lao động của con người, đồng

thời tạo ra hiệu quả công việc cao hơn, chất lượng hơn, đáp ứng kịp thời yêu cầu của

công việc.

Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu của sinh

viên giúp cho người quản lí có thể phân tích, nắm được một cách chính xác về số

lượng của học viên tất cả các lớp, dựa trên số liệu sinh viên nghỉ học, bảo lưu, thôi học

để tìm ra nguyên nhân một cách chính xác cụ thể và từ đó có giải pháp phù hợp để

khắc phục.

Trên đây là các vai trò, ý nghĩa của việc ứng dụng tin học vào trong hoạt động

quản lý nói chung và hoạt động quản lí hệ cơ sở dữ liệu sinh viên của Khoa Quản trị

văn phòng của Trường Đại học Nội Vụ.

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA

SINH VIÊN KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC

NỘI VỤ HÀ NỘI

2.1. Giới thiệu khái quát về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Giai đoạn từ 1971 – 2005 (trường Trung cấp)

Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo Quyết định số

109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyết định Trường có

nhiệm vụ: Đào tạo cán bộ trung học chuyên nghiệp của ngành Văn thư, Lưu trữ; Bồi

dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ đang làm công tác văn thư, lưu

trữ ở các cơ quan nhà nước.

Giai đoạn từ 2005 – 2011 (trường Cao Đẳng)

Trước đòi hỏi ngành và của xã hội về nguồn nhân lực có chất lượng phục vụ sự

nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá, trên cơ sở kinh nghiệm và khả năng thực tế của

Trường về cơ sở vật chất, ngành nghề đào tạo, đội ngũ giáo viên, ngày 15/6/2005 Bộ

trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định số: 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB

về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I trên cơ sở Trường

Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I, Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu sự quản

lý nhà nước về giáo dục của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ

Trường Cao đẳng.

Ngày 17/10/2005 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 108/QĐ-BNV

quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Cao đẳng

Văn thư Lưu trữ Trung ương I.

Giai đoạn từ tháng 11/2011 (trường Đại học)

Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi của tình hình mới hiện nay của đất nước, thực trạng

nguồn nhân lực ngành Nội vụ hiện còn hạn chế, số lượng, chất lượng chưa ngang tầm với

đòi hỏi của tình hình mới. Trình độ và năng lực của cán bộ công chức, viên chức cònthiếu

hụt. Công tác phát triển nguồn nhân lực từ khâu tạo nguồn, đào tạo gặp nhiều khó khăn

nên vẫn chưa đạt được những kết quả như mong muốn. Trong thực tế Bộ Nội vụ chưa có

trường đại học đào tạo nguồn nhân lực phục vụ nhiệm vụ quản lý của Bộ.

Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 2016/QĐ-TTg

về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội theo Quyết đinh số 58/2010/QĐ-

TTg ngày 22/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc Ban hành Điều lệ trường đại

học và Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy

định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội.

2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.1.1. Vị trí, chức năng của Trường Đại học nội vụ Hà Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc hệ thống

giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng

nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh vực công tác nội vụ và

các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học và triển khai

áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân,

có con dấu và tài khoản riêng tại kho bạc nhà nước và ngân hàng.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội.

2.1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn Trường Đại học Nội vụ Hà nội

- Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua từng giai đoạn,

kế hoạch hoạt động hàng năm.

- Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học các ngành,

lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành nghề khác theo nhu cầu xã hội

khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép.

- Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ

đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế.

- Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền. - Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên của

Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề, cơ cấu độ tuổi

và giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá trình điều động của cơ

quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán bộ, nhân viên.

- Tuyển sinh và quản lý người học.

- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật; sử

dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của Trường,

mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theo quy định của

pháp luật.

- Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa. - Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụ các

ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội.

- Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt động giáo

dục và đào tạo.

- Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt động xã hội

phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội.

- Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo dục của

cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng của Nhà

trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không ngừng nâng cao chất

lượng đào tạo của Nhà trường.

- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và chuyển

giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế - xã hội của địa phương

và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo quy định của pháp

luật.

- Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y tế,

nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử dụng,

phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài chính cho Nhà trường. - Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức, viên chức,

các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của Nhà trường, về

quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham gia dự báo nhu cầu

nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường.

- Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết quả hoạt

động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa học và công nghệ; bảo

vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân trong hoạt

động đào tạo, khoa học và công nghệ của Nhà trường.

- Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vật chất;

được miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định của pháp luật.

- Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục. - Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc. - Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chế làm việc

của Bộ Nội vụ.

- Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định của pháp luật. - Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước về hoạt

động của Trường theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao.

2.1.2. Cơ cấu tổ chức của trường

Cơ cấu của Trường ĐHNVHN bao gồm:

Ban giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng

Hội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác

Các phòng chức năng:

 Phòng Quản lý đào tạo  Phòng Tổ chức cán bộ  Phòng Hành chính – Tổng hợp  Phòng Kế hoạch – Tài chính  Phòng Quản trị - Thiết bị  Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng  Phòng Quản lý khoa học và sau đại học  Phòng Hợp tác quốc tế  Phòng Công tác sinh viên

Các khoa:

 Khoa Tổ chức xây dựng chính quyền  Khoa Tổ chức quản lý nhân lực  Khoa Hành chính học  Khoa Văn thư – Lưu trữ  Khoa Quản trị văn phòng  Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội  Khoa Nhà nước và pháp luật  Khoa Khoa học Chính trị  Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng 22

Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ:

 Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 

Trung tâm Tin học  Trung tâm Ngoại ngữ  Trung tâm Thông tin Thư viện  Tạp chí Đại học Nội vụ  Ban Quản lý ký túc xã

Cơ sở đào tạo trực thuộc:

 Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề  Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung  Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh

Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

 Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức (Phụ lục số 01)

2.2. Giới thiệu Khoa Quản trị văn phòng

2.2.1. Vị trí và chức năng

Khoa Quản trị văn phòng là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có

chức năng tổ chức thực hiện quá trình đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ

đại học, sau đại học và thấp hơn trong lĩnh vực quản trị văn phòng, thư ký văn phòng,

kế toán, thống kê và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên cứu

khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinhtế -

xã hội.

2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn

- Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bố trí và điều

hành tiến trình giảng dạy, học tập cho các lớp thuộc Khoa quản lý. Chủ trì, tổ chức quá

trình đào tạo ngành học được giao và các hoạt động giáo dục khác trong chương trình,

kế hoạch giảng dạy chung của Trường;

- Đăng ký với Trường nhận nhiệm vụ xây dựng chương trình đào tạo các trình

độ, các chuyên ngành đào tạo. Phối hợp với Phòng Quản lý đào tạo xây dựng và bảo

vệ chương trình mở ngành học mới;

- Quản lý nội dung, phương pháp, chất lượng đào tạo;quản lý chất lượng hoạt

động khoa học và công nghệ của viên chức và người học thuộc Khoa;

- Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình môn học theo kế hoạch do Hiệu

trưởng giao; xây dựng ngân hàng đề thi; tổ chức nghiên cứu cải tiến phương pháp

giảng dạy, học tập; đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trì thiết bị dạy - học thực

hành, thực tập và thực nghiệm khoa học;

- Chủ trì, tìm kiếm đối tác và xây dựng các chương trình liên kết về đào tạo các

bậc, hệ đào tạo;

- Tổ chức tuyển sinh, đào tạo các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về chuyên môn

nghiệp vụ thuộc Khoa quản lý theo kế hoạch hàng năm hoặc khi được Hiệu trưởng phê

duyệt; Tự chủ về nguồn thu và sử dụng nguồn thu đúng mục đích phục vụ cho các hoạt

động giảng dạy, nghiên cứu khoa học và các hoạt động khác của Khoa theo quy định

của Trường;

- Đối với các khoá học theo học chế niên chế: Tổ chức thi, quản lý bài thi và

kết quả thi kết thúc học phần, quản lý và cấp chứng chỉ học phần, tổ chức bế giảng và

trao bằng tốt nghiệp, cấp bảng điểm toàn khóa cho sinh viên thuộc Khoa quản lý. Thực

hiện việc xét học tiếp đối với sinh viên theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo;

- Đối với các khoá học theo học chế tín chỉ: phối hợp với Phòng Khảo thí và

bảo đảm chất lượng tổ chức biên soạn ngân hàng câu hỏi, đề thi, tham gia chấm thi kết

thúc học phần theo quy định. Thực hiện việc kiểm tra, đánh giá điểm bộ phận, lập

bảng điểm kiểm tra bộ phận của sinh viên ( Bao gồm điểm chuyên cần và điểm kiểm

tra thường xuyên); quản lý và chuyển giao bảng điểm kiểm tra bộ phận của sinh viên

đến các đơn vị liên quan theo quy định của Trường;

- Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ giảng viên dài hạn và ngắn hạn, phát

triển chương trình đào tạo và cơ sở vật chất theo hướng chuẩn hóa, nâng cao chất

lượng đào tạo,đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế;

- Quản lý viên chức và người học thuộc Khoa theo sự phân cấp của Hiệu

trưởng;

- Đề xuất thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhân sự trong Khoa;

- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ, chủ động khai thác các dự án hợp

tác trong nước và quốc tế; phối hợp với các tổ chức khoa học và công nghệ, cơ sở sản

xuất, kinh doanh, gắn đào tạo với nghiên cứu khoa học, sản xuất kinh doanh và đời

sống xã hội;

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác giáo dục chính trị, tư tưởng,

đạo đức, lối sống cho viên chức và người học; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao

trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho viên chức thuộc Khoa;

- Tổ chức đánh giá viên chức và người học trong Khoa; tham gia đánh giá cán

bộ quản lý cấp trên, cán bộ quản lý ngang cấp theo quy định của Trường;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Hiệu trưởng giao.

2.2.3. Cơ cấu tổ chức và nhân sự khoa Quản trị văn phòng

1. Lãnh đạo Khoa

-Quyền trưởng khoa: Ths. Nguyễn Mạnh Cường

-Phó trưởng khoa: Ths. Nguyễn Thị Kim Chi

2. Các bộ môn trực thuộc Khoa

Khoa Quản trị văn phòng hiện có 04 tổ bộ môn:

-Tổ bộ môn Quản trị văn phòng

-Tổ bộ môn Thư ký văn phòng

-Tổ bộ môn Văn bản

-Tổ bộ môn Kế toán - Thống kê

2.2.4. Ngành đào tạo

Khoa Quản trị văn phòng đang thực hiện đào tạo 02 chuyên ngành:

- Ngành Quản trị văn phòng: Bậc Đại học, Bậc Cao đẳng

- Ngành thư ký văn phòng: Bậc Cao đẳng, Bậc Trung cấp

- Quản lí đào tạo hệ chính quy ngành Quản trị văn phòng gồm có các bậc học

trung cấp, cao đẳng, đại học: trung cấp hành chính văn phòng; cao đẳng quản trị văn

phòng, đại học Quản trị văn phòng.

- Quản lí đào tạo hệ chính quy ngành Thư ký văn phòng bậc trung cấp, cao đẳng.

- Quản lí đào tạo hệ liên thông từ trung cấp lên cao đẳng ngành Quản trị văn

phòng, Thư ký văn phòng; từ cao đẳng lên đại học ngành Quản trị văn phòng.

- Đối tượng được học liên thông thẳng: từ trung cấp Hành chính văn phòng lên

cao đẳng Quản trị văn phòng; từ trung cấp Thư ký văn phòng lên cao đẳng Thư ký văn

phòng.

- Đối tượng được học liên thông chéo lên hệ cao đẳng Quản trị văn phòng, Thư

ký văn phòng: các học viên tốt nghiệp trung cấp của các ngành khác (Thư ký văn

phòng, Hành chính Văn thư, Lưu trữ, Hành chính văn phòng .v.v) của Trường và của

các Trường chuyên nghiệp khác khi có nguyện vọng cũng được dự thi vào ngành học

này sau khi học một số môn chuẩn đầu vào.

2.2.5. Những thành tích nổi bật của Khoa Quản trị văn phòng

Khoa Quản trị văn phòng thành lập ngày 24/4/2014 theo Quyết định số

214/QĐ-ĐHNV của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, trên cơ sở tách ra từ

Khoa Hành chính văn phòng (giai đoạn năm 2001 - 2004) và Khoa Hành chính văn

phòng và Thông tin Thư viện (giai đoạn năm 2004 - 2008). Trong quá trình hoạt động,

Khoa Quản trị văn phòng đạt được nhiều thành tích trên các mặt hoạt động.

2.2.5.1. Về đội ngũ cán bộ giảng viên

Đến nay 100% cán bộ giảng dạy tại Khoa có học vị thạc sĩ, 22% cán bộ đang

học NCS; đến năm 2015 Khoa phần đấu 30% đội ngũ cán bộ có học vị Tiến sĩ.

2.2.5.2. Một số công trình nghiên cứu nổi bật

1 - TS. Triệu Văn Cường, TS Nguyễn Cảnh Đương, TS Lê Văn In, Ths. Nguyễn

Mạnh Cường: Văn bản quản lí nhà nước - Những vấn đề về lý luận và kỹ thuật

soạn thảo. NXB Giáo dục. H 2013.

- TS. Triệu Văn Cường, Ths. Nguyễn Mạnh Cường: Giáo trình Văn bản dùng cho giảng dạy trong Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội. NXB Lao động năm 2006 và tái bản năm 2009.

3 - Ths. Nguyễn Mạnh Cường: Giáo trình Lưu trữ (Tài liệu Bồi dưỡng nghiệp vụ

Văn phòng - Thống kê cho công chức cấp xã các tỉnh Tây Nguyên). Năm 2006.

4 - Ths. Nguyễn Mạnh Cường: “Nghiên cứu phương pháp xây dựng các bài tập

thực hành môn Văn bản giảng dạy tại Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung Ương I”, Đề tài khoa học cấp Trường năm 2007.

5 - Ths. Nguyễn Mạnh Cường: Tập bài giảng Văn bản (Dùng cho các lớp bồi

dưỡng ngắn hạn). Hà Nội. Năm 2008.

6 - Ths. Đỗ Thị Thu Huyền: “Nghiên cứu xây dựng hệ thống các văn bản mẫu

thuộc lĩnh vực khoa học và công nghệ của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội”.

Đề tài cấp cơ sở năm 2008.

7 - Ths. Nguyễn Mạnh Cường: “Chuẩn hoá một số quy trình, thủ tục để giải quyết

công việc của các đơn vị thuộc Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội”, Đề tài khoa

học cấp Trường năm 2008.

2.2.6. Tầm nhìn và sứ mạng phát triển

Quan điểm đào tạo của Khoa Quản trị văn phòng: “Đào tạo theo nhu cầu xã hội:

đào tạo cái gì xã hội và doanh nghiệp cần chứ không phải đào tạo cái gì mình có”.

Sứ mạng: Giúp người học phát huy hết những năng lực tiềm ẩn của chính mình với

một văn hoá giáo dục hiện đại; cung cấp cho người học chương trình đào tạo về chất

lượng cao về khoa học quản trị - hành chính văn phòng góp phần phát triển nguồn

nhân lực phục vụ công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước trong bối cảnh hội

nhập kinh tế quốc tế.

Tầm nhìn: Trong tương lai, Khoa Quản trị văn phòng phấn đấu trở thành đơn vị

đào tạo có chất lượng cao, đạt chuẩn; đào tạo ra được những con người mạnh khoẻ về

thể chất, mạnh mẽ về trí lực, đáp ứng được nhu cầu xã hội, sự phát triển và hội nhập

của đất nước.

(Phụ lục 2)

2.3. Công tác quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu sinh viên Khoa Quản trị văn phòng.

2.3.1. Hệ thống tổ chức, quản lý công tác sinh viên

Hệ thống tổ chức, quản lý công tác sinh viên của nhà trường gồm: Hiệu tưởng,

Phòng công tác sinh viên, hệ thống các Khoa, cố vấn học tập và lớp sinh viên.

Căn cứ Điều lệ trường đại học, Hiệu trưởng cơ sở giáo dục đại học quy định hệ

thống tổ chức, quản lý công tác sinh viên phù hợp, bảo đảm thực hiện tốt các nội dung

công tác sinh viên.

1.Trách nhiệm của Hiệu trưởng trong việc quản lý sinh viên.

- Chỉ đạo, tổ chức quản lý các hoạt động của công tác sinh viên. Bố trí các

nguồn lực nhằm bảo đảm thực hiện tốt các nội dung của công tác sinh viên.

-Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các chủ trương, đường lối của Đảng,

chính sách, pháp luật của Nhà nước, các quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, ngành

và địa phương trong công tác sinh viên; tạo Điều kiện cho sinh viên thực hiện đầy đủ

quyền và nhiệm vụ của mình.

- Chỉ đạo tổ chức “Tuần Sinh hoạt công dân - sinh viên” đầu khóa, đầu năm và

cuối khóa học theo hướng dẫn của Bộ Giáo dục và Đào tạo; hằng năm, tổ chức đối thoại

với sinh viên để cung cấp thông tin cần thiết cho sinh viên, nắm bắt tâm tư, nguyện vọng

và giải quyết kịp thời những thắc mắc, nhu cầu chính đáng của sinh viên.

- Đảm bảo các Điều kiện để phát huy hiệu quả vai trò của tổ chức Đoàn TNCS

Hồ Chí Minh và Hội Sinh viên Việt Nam trong công tác sinh viên; chú trọng công

tác giáo dục tư tưởng chính trị, đạo đức, lối sống cho sinh viên.

- Quyết định sự tham gia của sinh viên mang tính chất đại diện cho cơ sở giáo dục

đại học khi có sự huy động của địa phương, các cấp, các ngành hoặc các tổ chức khác.

2.Trách nhiệm của Phòng Công tác sinh viên

Hiệu trưởng cơ sở giáo dục đại học quyết định thành lập và quy định chức

năng, nhiệm vụ của Khoa và các đơn vị phụ trách các nội dung công tác sinh viên của

nhà trường và giao cho Phòng công tác sinh viên là đơn vị chủ trì tham mưu, tổng

hợp giúp Hiệu trưởng về công tác sinh viên của nhà trường.

3. Chủ nhiệm lớp sinh viên

Trưởng khoa phân công giảng viên, viên chức của nhà trường làm công tác chủ

nhiệm lớp sinh viên để hỗ trợ quản lý, hướng dẫn các hoạt động học tập và rèn luyện

của lớp sinh viên.

4. Ban cán sự lớp

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ học tập, rèn luyện, các hoạt động sinh hoạt,

đời sống và các hoạt động xã hội theo kế hoạch của trường, khoa, phòng, ban;

- Đôn đốc sinh viên trong lớp chấp hành nghiêm chỉnh nội quy, quy chế về học

tập, rèn luyện. Xây dựng nền nếp tự quản trong lớp;

- Tổ chức, động viên giúp đỡ những sinh viên gặp khó khăn trong học tập, rèn

luyện. Thay mặt cho sinh viên của lớp liên hệ với chủ nhiệm lớp và các giảng viên bộ

môn; đề nghị các khoa, đơn vị phụ trách công tác sinh viên và ban giám hiệu nhà

trường giải quyết những vấn đề có liên quan đến nhiệm vụ và quyền của sinh viên

trong lớp;

- Phối hợp chặt chẽ và thường xuyên với tổ chức Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, và

Hội sinh viên Việt Nam trong hoạt động của lớp;

- Báo cáo đầy đủ, chính xác tình hình học tập, rèn luyện theo học kỳ, năm học

và những việc đột xuất của lớp với khoa hoặc đơn vị phụ trách công tác sinh viên;

2.3.2. Hệ thống văn bản quy phạm để quản lý sinh viên

Các văn bản quy phạm được nhà trường áp dụng để Quản lý sinh viên bao gồm

các văn bản sau:

- Quy chế học sinh sinh viên các trường Đại học cao đẳng và trung cấp chuyên

nghiệp hệ chính quy ban hành kèm theo Quyết định số: 42/2007/QĐ-BGDĐT

ngày 13 tháng 8 năm 2007 của Bộ giáo dục và Đào tạo.

- Thông tư 10/2016/TT-BGDĐT về quy chế công tác học sinh sinh viên đối với

chương trình đào tạo Đại học hệ chính quy.

2.3.3. Các công việc liên quan đến công tác quản lý sinh viên.

Việc quản lý sinh viên bao gồm nhiều khâu và công việc phức tạp bao gồm các

công việc cụ thể như sau:

- Chuyên viên của Khoa chịu trách nhiệm quản lý sinh viên tiến hành nhập hồ sơ

sinh viên mới được trúng tuyển vào trường với các thông tin như: Họ tên, quê

quán, ngày tháng năm sinh, dân tộc…..

Tính điểm trung bình chung cho mỗi kì học

- Họ sẽ tiến hành nạp điểm cho sinh viên thuộc Khoa sau mỗi kì thi - - Tiến hành sàng lọc và in danh sách những sinh viên được học bổng, lưu ban,

ngừng học, thôi học

In bảng điểm tổng hợp cả bốn năm cho sinh viên

- - Tìm kiếm hồ sơ sinh viên để bổ sung sửa chữa, bổ sung các thông tin hoặc đáp

ứng nhu cầu nào đó.

(Phụ lục 3)

2.3.4. Thực trạng việc quản lý sinh viên của Khoa quản trị văn phòng

Hiện nay tổng số sinh viên khoa quản trị văn phòng lên tới số lượng 1273 sinh

viên trong đó tỷ lệ sinh viên đại học chiếm 86.33% trong đó đại học liên thông chính

quy chiếm 20% trong tổng só phần trăm sinh viên thuộc hệ đại học, sinh viên cao đẳng

chính quy chếm 13,67% trên tổng số sinh viên cả Khoa. Qua đó cho ta thấy được số

lượng sinh viên tương đối lớn, vì vậy đòi hỏi người quản lý phải quản lý một cách

khoa học và tận dụng tối đa công nghệ để việc quản lý trở nên dễ dàng hơn, thuận tiện

cho công việc hơn.

Đây là hình ảnh File Excel tổng hợp tất cả thông tin dữ liệu sinh viên thuộc Khoa

Quản trị văn phòng từ Bậc Cao đẳng cho tới bậc Đại học đều được quản lý tại đây.

Qua công cụ quản lý sinh viên bằng Excel từ bậc cao đẳng cho đến bậc học đại

học từ khảo sát thực tế này cho ta thấy được việc quản lý sinh viên đã bộc lộ rất nhiều

nhược điểm và thiếu sót và công cụ tra tìm mang tính chất thủ công, làm cho việc quản

lý sinh viên trở thành một công việc vất vả và nặng nề đối với cá nhân đảm nhiệm

công việc này thứ nhất không có phần mềm quản lý, cơ sở dữ liệu rời rạc, không tập

trung, không phù hợp với cách quản lý mới, mẫu in báo cáo về thông tin cá nhân hay

danh sách của một lớp, hoặc danh sách viêc thống kê sinh viên theo môt tiêu chí nào

đó in để phát cho học sinh sinh viên không thống nhất, in để phục vụ cho nhu cầu

thông tin cho lãnh đạo. Mỗi khoa quản lý theo kiểu một kiểu khác nhau dẫn đến sự

quản lý không được tập trung thống nhất.

Việc quản lý thông tin rời rạc không theo một khối thống nhất dẫn đến viêc truy

tìm tài liệu rất khó. Vì công cụ chủ yếu để quản lý sinh viên của Khoa là các file Excel

rời rạc mỗi lớp được quản lý theo một trang khác nhau như hình ảnh dưới đây là minh

chứng cụ thể

Hình ảnh quản lý sinh viên bằng excel:

Đây là file dữ liệu về danh sách thông tin của sinh viên Đại học hệ chính quy -

Chuyên ngành Quản trị văn phòng được quản lý bằng excel bao gồm các trường dữ

liệu: Mã sinh viên, Họ và tên, Ngày sinh, Giới tính, Khoa, Tên lớp, CMND, Nơi cấp,

Ngày cấp, Nơi sinh.

Hình ảnh File quản lý sinh viên đại học liên thông chính quy

Các khó khăn trong việc quản lý bằng công cụ như sau :

Viêc quản lý bằng File Excel thứ nhất ở bảng này khi Lãnh đạo yêu cầu lấy

thông tin của các sinh viên thuộc lớp ĐH.QTVP13B thì việc đáp ứng nhu cầu thông tin

này nhanh cũng hết thời gian 15 - 30 phút để người nhân viên tìm kiếm lọc những sinh

viên thuộc lớp lãnh đạo yêu cầu, còn chưa tính cả thời gian để trích xuất ra một File dữ

liệu mới lọc từ file cơ sở dữ liệu gốc lãnh đạo đạo yêu cầu.

2.3.5. Nhận xét, đánh giá

“Quản lý Sinh viên" luôn là vấn đền hết sức quan trọng đối với các trường học

nói chung và các Khoa trong các trường Đại học nói riêng trong đó quản lý văn bằng,

quản lý điểm, quản lý thông tin sinh viên luôn là một yêu cầu không thể thiếu.

2.3.5.1. Ưu điểm

Quản lý bằng Excel không mất công xây dựng cốt nhưng vẫn có thể quản lý

được, đơn giản thân thiện với người sử dụng.

Thông tin đầu vào mang tính chính xác cao vì người dùng nhập bằng thủ công

nên sự sai sót hạn chế.

Việc quản lý Excel hiện nay là môt công cụ rất mạnh để thực hiện tính toán xử

lý và trình bày các bảng tính phong phú và đa dạng.

Microsoft Excel là một phần mềm thân thiện, phổ biến mà bất kì ai cũng có thể

sử dụng được mà không cần tìm hiểu quá sâu hay phải tồn nhiều chi phí để tìm hiểu

sâu về cấu trúc cũng như chức năng của nó vậy nên quản lý bằng Excel được ứng dụng

trên tất cả các lĩnh vực cuộc sống. Bởi tính phổ biến này nên việc sử dụng Excel làm

cộng cụ để quản lý là một việc đơn giản và trở nên phổ biến đối với mọi người.

Excel hỗ trợ tối đa việc trao đổi dữ liệu dùng excel dễ dàng và thuận tiện trong

việc trao đổi file thông tin với nhau.

Excel hỗ trợ người dùng thao tác, hiệu chỉnh bảng sửa dữ liệu dễ dàng, có thể tự

do thêm bớt, sửa xóa bảng biểu, công thức, số liệu theo ý muốn mà không cần phải

chờ sự can thiệp từ nhà cung cấp.

2.3.5.2. Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm trên thì việc quản lý dữ liệu bằng Excel cũng mang lại

không ít khó khăn cho người dùng như:

Từ thực tế quản lý bằng các file Excel rời rạc trên cho thấy để trích xuất và

quản lý thông tin sinh viên một cách khoa học hiệu quả bằng cách sử dụng quản lý

bằng Excel không hề dễ dàng, một mặt vừa có thể kiểm soát được sĩ số của các lớp,

niên khóa, ngành, bậc, hệ và ngoài ra trích xuất các thông tin thống kê số lượng giới

tính nam và giới tính nữ, các sinh viên thuộc dân tộc, tôn giáo, hộ nghèo, Đảng viên,

nghiên cứu khoa học của sinh viên, thông tin về số điện thoại của sinh viên làm lớp

trưởng của các lớp nếu không có công cụ tra cứu hiện đại và hữu ích thì đây được xem

là một việc không thể thực hiện bằng Ecxel từ đó dẫn đến khó khăn đối với người

quản lý sinh viên thuộc Khoa.

Những năm trước đây, quản lý sinh viên chủ yếu sử dụng bằng hệ thống sổ

sách. Quyết định, văn bằng, chứng chỉ, tài liệu, sổ đăng bạ ngày một nhiều thêm. Số

lượng học sinh, sinh viên còn ít, nên việc quản lý, xử lý thông tin không gặp nhiều khó

khăn, thời gian xử lý công việc phù hợp đối với việc quản lý sinh viên bằng Excel.

Nhưng hiện nay số lượng và khối lượng công việc, số lượng sinh viên đông, nhiều lớp,

khóa, hệ, nhiều ngành thì việc xử lý thông tin không phải là công việc đơn giản nữa vì

khối lượng công việc tăng lên rất nhiều lần đòi hỏi phải xây dựng một Form chuẩn

chung cho tất cả các yêu cầu tìm kiếm và trích xuất thông tin.

Chính vì vậy, việc quản lý cũng như tìm kiếm thủ công không thể đáp ứng nhu

cầu mỗi khi lãnh đạo hay học sinh, sinh viên cần, tốn nhiều thời gian, công sức mà

hiệu quả công việc không cao, đôi khi còn thiếu sót thông tin, dẫn đến thông tin bị sai

lệch, chưa phản ánh đúng hết thông tin về sinh viên. Do đó, để quản lý và xử lý thông

tin nhanh, chính xác cần phải xây dựng một hệ thống phần mềm xử lý và quản lý

thông tin để phù hợp với xu thế hiện nay.

Qua các khóa học từ bậc Trung cấp, cao đẳng cho đến bậc học đại học việc

quản lý đã bộc lộ một số nhược điểm chưa phù hợp, không có phần mềm quản lý, File

cơ sở dữ liệu rời rạc, không tập trung, không phù hợp với cách quản lý mới, mẫu danh

sách lớp phát cho từng lớp không thống nhất, mỗi khoa thiết kế theo một kiểu.

Phải thao tác thành thạo Excel mới làm nhanh và chính xác được: Quản lý file

dữ liệu bằng Excel đòi hỏi người dùng phải thành thạo các hàm và các chức năng

trong Excel như SUMIF, Sort and Filter, Vlookup, Pivot Table... Chỉ một thao tác

không chuẩn thì dữ liệu nhập vào sẽ không tính toán được. Đó là chưa kể đến tình

huống xuất hiện một công tác bị bỏ sót, người lập sẽ phải chạy lại từ đầu, tính toán lại

từ đầu, cân chỉnh từ đầu... Việc này chiếm rất nhiều thời gian, nhưng lại thường xuyên

xảy ra khi sử dụng dự toán bằng Excel. Rõ ràng với những người mới vào nghề, những

người còn non kém về kỹ năng sử dụng Excel sẽ gặp rất nhiều khó khăn và bất lợi.

Vậy nên sử dụng Excel tính bảo mật không cao, quản lý bằng Excel ko có chức

năng phân cấp quyền truy cập nên chỉ dùng được các mật khẩu để đặt làm bảo mật

thông tin nhưng hiện nay hách cơ với sự tinh vi ngày càng nhiều trên các ứng dụng

tràn lan các phần mềm phá Lock mạnh nên có thể dễ dàng phá các mã của người sử

dụng nên việc ăn cắp thông tin là việc không hề khó đặc biết đối với các trường hợp

người dùng không biết dùng các kí tự đặc biệt kết hợp với chữ và số để nâng cao tính

bảo mật.

2.3.5.3. Kiến nghị

Để đáp ứng nhu cầu và yêu cầu hiện nay của Khoa quản trị văn phòng về việc

thu thập và xây dựng dữ liệu quản lý thông tin sinh viên của Khoa để thuận tiện cho

công tác quản lý, làm phương tiện tổng hợp, lưu trữ và chiết xuất các danh sách lớp,

niên khóa, hệ, bậc, tôi mạnh dạn đề xuất ý kiến lãnh đạo khoa xây dựng phần mềm

quản lý sinh viên bằng Access để làm công cụ quản lý nhằm khắc phục những tồn tại

khi xử lý bằng phương pháp thủ công hiện tại, cần triển khai ứng dụng Công nghệ

thông tin vào xây dựng cơ sở dữ liệu, từ đó có thể dùng các công cụ tra cứu tự động.

Để đáp ứng nhu cầu và yêu cầu hiện nay của Khoa quản trị văn phòng về việc

thu thập và xây dựng dữ liệu quản lý thông tin sinh viên của Khoa để thuận tiện cho

công tác quản lý, làm phương tiện tổng hợp, lưu trữ và chiết xuất các danh sách lớp,

niên khóa, hệ, bậc, tôi mạnh dạn đề xuất ý kiến lãnh đạo khoa xây dựng phần mềm

quản lý sinh viên bằng Access để làm công cụ quản lý nhằm khắc phục những tồn tại

khi xử lý bằng phương pháp thủ công hiện tại, cần triển khai ứng dụng Công nghệ

thông tin vào xây dựng cơ sở dữ liệu, từ đó có thể dùng các công cụ tra cứu tự động.

Cơ sở dữ liệu access là một đối tượng gồm tập hợp các bảng dữ liệu, các kết nối

giữa các bảng được thiết kế một cách phù hợp để phục vụ lưu trữ dữ liệu cho một ứng

dụng quản lý dữ liệu nào đó.

Hệ thống phần mềm quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu của sinh viên được thiết kế

theo các Modul độc lập. Mỗi modul thực hiện một chức năng trong chương trình. Mỗi

công việc gắn với một modul, giúp cho việc quản lí hệ thống được thuận lợi cho việc

kiểm soát lỗi và tính mở của phần mềm nâng cao hơn.

Phần mềm quản lí hệ cơ sở dữ liệu của sinh viên được xây dựng bằng công cụ

Access tôi đề xuất có ưu điểm như sau:

Thứ nhất: Giải quyết công tác thống kê mà trên ứng dụng excel đang sử dụng

không làm được theo tiêu chí nhanh gọn, chính xác cung cấp thông tin kịp thời trong

giải quyết công việc cũng như trong quá trình quản lí cơ sở dữ liệu của sinh viên.

Thứ hai: Phần mềm này có một số tiện ích có thể tra cứu ngay các văn bản có

liên quan đến vấn quan đến các vấn đề như Biên bản đánh giá kết quả rèn luyện của

sinh viên, quyết định bảo lưu, thôi học..

Thứ ba: Phần mềm này còn có thể tách lấy dữ liệu từ excel, khi các đơn vị nhập

dữ liệu từ excel thì phần mềm có thể tự động đưa các dữ liệu thông tin vào phần mềm

quản lí hệ cơ sở dữ liệu của sinh viên dễ dàng cho việc quản lí, thuận tiện cho quá

trình sử dụng.

Thứ tư: Tổng hợp, thống kê theo nhiều tiêu chí khác nhau như mã sinh viên, hệ,

bậc, lớp, ngành, niên khóa, giới tính, dân tộc, tôn giáo, theo từng đối tượng cụ thể như

vậy sẽ rất thuận lợi cho người quản lí và sử dụng.

Thứ năm: Việc ứng dụng phần mềm đã xây dựng trong Access giúp nâng cao

hiệu quả quản lý, giảm bớt thời gian, nguồn lực cho việc quản lý và công tác đánh giá.

Thứ sáu: Việc truyền dẫn, trích dẫn, truy nhập dữ liệu bảo đảm an toàn và in ấn

một cách nhanh chóng.

Do thời gian hạn chế cũng như giới hạn của đề tài nên tôi chỉ xây dựng được

tiện ích quản lý thông tin sinh viên từ phần mềm được xây dựng bằng Access ngoài

tiện ích quản lý dữ liệu sinh viên sau này nếu có điều kiện có thể phát triển các tiện ích

của phần mềm lên để mở rộng chức năng quản lý như quản lý văn bằng, quản lý

điểm… sinh viên của Khoa.

2.4. Tiểu kết

Do thời gian hạn chế cũng như giới hạn của đề tài nên đề tài chỉ xây dựng được

tiện ích quản lý thông tin sinh viên từ các phần mềm được xây dựng trên Access ngoài

tiện ích quản lý dữ liệu sinh viên sau này có điều kiện phát triển mở rộng các tiện ích

khác của phần mềm như quản lý văn bằng, quản lý điểm.. của sinh viên thuộc Khoa

Quản trị văn phòng. Kết quả nghiên cứu này bao gồm: Phần mềm quản lí sinh viên xây

dựng bằng tiện ích Access, đĩa CD dùng để cài đặt chương trình và hướng dẫn sử dụng

phần mềm và sản phẩm cuối cùng là bài khóa luận.

CHƯƠNG 3

ĐƯA RA PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU SINH VIÊN

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

3.1. Quy trình xây dựng phần mềm Quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu.

3.1.1. Phân tích hệ thống thông tin.

Phân tích hệ thống thông tin theo nghĩa chung nhất là khảo sát nhận diện, phân

định các thành phần của một phức hợp và chỉ ra các mối liên quan giữa chúng. Theo

nghĩa hẹp phân tích hệ thống là giai đoạn hai, đi sau khảo sát sơ bộ, là giai đoạn bản lề

giữa khảo sát sơ bộ và giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống. Từ kết quả của giai

đoạn này để xây dựng được các biểu đồ logic mô tả các chức năng xử lý của hệ thống.

Giai đoạn này gọi là giai đoạn thiết kế logic chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý.

Quản lý cơ sở dữ liệu học sinh, sinh viên là lĩnh vực quản lý có quy trình nghiệp

vụ rõ ràng, từ khâu nhập dữ liệu đầu vào đến khi ra trường.

Khi tổ chức có nhu cầu tuyển dụng học sinh, sinh viên mới, các chuyên viên

xây dựng kế hoạch dựa trên cơ sở của các đơn vị yêu cầu, từ đó xây dựng các tiêu

chuẩn, ra thông báo, tiếp nhận hồ sơ, sơ tuyển, thi tuyển, quyết định trúng tuyển nếu

đạt yêu cầu. Nhà trường sẽ lập hồ sơ cá nhân. Các thông tin về học sinh, sinh viên sẽ

được cập nhật vào hồ sơ: Bao gồm quá trình học tập, rèn luyện, khen thưởng, điểm của

từng kỳ, quá trình khen thưởng, kỷ luật, quyết định lên lớp lưu ban, quyết định công

nhận tốt nghiệp....

Ngoài những nghiệp vụ chuyên môn trên, hoạt động thống kê, tổng hợp, báo

cáo hàng năm cũng là hoạt động chuyên môn hết sức quan trọng. Trên cơ sở các số

liệu để xây dựng kế định mức, kế hoạch phục vụ công tác quản lý điều hành của lãnh

đạo, để từ đó đưa ra những quyết định chính xác.

3.1.2. Xây dựng chuẩn thông tin đầu vào và đầu ra của cơ sở dữ liệu

Để quản lý và tổng hợp các thông tin về nhân lực cần xác định các trường thông

tin cần quản lý. Các thông tin ở đây cần được chuẩn hoá từ độ dài đến tên gọi, nhằm

mục đích kết nối thông tin. Mặt khác, cần xác định các biểu mẫu cần thiết phục vụ

công tác thống kê, tổng hợp, tra tìm thông tin, từ đó cần liệt kê tất cả các thông tin liên

quan đến học sinh, sinh viên.

Dữ liệu đầu ra được trích xuất từ thông tin dữ liệu đầu vào, từ thông tin đầu vào

có thể tạo thành nhiều bảng biểu báo cáo khác nhau theo yêu cầu của người sử dụng.

- Hệ thống thông tin được tổ chức thống nhất theo mô hình từ trên xuống dưới.

Dựa trên quy trình phân tích nghiệp vụ chuyên môn, từ đó xây dựng các chức năng của

hệ thống. Sau khi hình thành các chức năng của hệ thống, xây dựng các mối liên kết

theo quy trình nghiệp vụ quản lý và xây dựng các mô hình luồng dữ liệu.

- Các luồng thông tin đầu vào: Luồng thông tin bao gồm các thông tin định

hướng của hệ thống cấp trên và các thông tin liên hệ trao đổi với môi trường. Mỗi bộ

phận có lượng thông tin riêng, các thông tin có thể chia làm ba loại:

- Các công cụ tra cứu: Là công cụ dùng để tra cứu các thông tin trong hệ thống.

Cần xây dựng các công cụ tra cứu theo nhiều hình thức khác nhau, từ đơn giản (tuần

tự) đến phức tạp (tổ hợp), từ thông tin gần chính xác (bao hàm) đến độ chính xác cao

(từ khoá). Từ kết quả tra cứu, xây dựng các biểu mẫu động để lấy ra các thông tin theo

yêu cầu của người sử dụng.

- Luồng thông tin ra: Thông tin ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ

thuộc vào từng yêu cầu cụ thể. Thông tin đầu ra cần xây dựng trên mô hình các biểu

mẫu cố định (có xác định trước các trường thông tin) và biểu mẫu động (các trường

thông tin theo yêu cầu của người sử dụng).

- Các biểu mẫu báo cáo, tổng hợp, thống kê, thông báo là thông tin đầu ra dựa

trên việc tổng hợp và xử lý thông tin đầu vào. Việc thiết kế các biểu mẫu cần lựa chọn

các trường thông tin, sao cho biểu mẫu phản ánh được hết nội dung vấn đề cần xử lý.

3.1.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu

Một hệ thống trong trạng thái vận động bao gồm hai yếu tố là các chức năng xử

lý và dữ liệu. Giữa xử lý và dữ liệu có mối quan hệ mật thiết chặt chẽ và bản thân dữ

liệu có mối liên kết nội bộ không liên quan đến xử lý đó là tính độc lập dữ liệu. Mô tả

dữ liệu được xem như việc xác định tên, kiểu (dạng) dữ liệu và tính chất của dữ liệu.

Dữ liệu không phụ thuộc vào người sử dụng đồng thời không phụ thuộc vào yêu cầu

tìm kiếm và thay đổi thông tin.

Trong xử lý thông tin có nhiều công cụ để mô tả dữ liệu. Các công cụ này là các

cách trừu tượng hóa dữ liệu, đặc biệt là mối quan hệ của dữ liệu nhằm phổ biến những

cái chung nhất mà con người có thể trao đổi lẫn nhau. Trong phần này chúng ta đề cập

tới 4 công cụ chủ yếu:

3.1.3.1. Mô hình quan hệ (Relational Data Base Modeling).

Như đã phân tích hệ thống bao gồm hai công việc: Phân tích về chức năng xử lý

và phân tích về dữ liệu. Trong phần này sẽ xem xét phần phân tích dữ liệu. Dữ liệu có

tính độc lập tương đối và là đối tượng của xử lý.

Mục đích của giai đoạn phân tích hệ thống về dữ liệu là: Lập lược đồ dữ liệu

hay gọi là biểu đồ cấu trúc dữ liệu (BCD). Hệ thống dữ liệu được lưu trữ lâu dài:

- Thông tin gì sẽ được lưu giữ, loại thông tin dữ liệu gì?

- Mối liên quan: Xác định liên quan giữa các dữ liệu.

Kết quả của giai đoạn phân tích hệ thống về mặt dữ liệu là cho một khuôn dạng

hỗ trợ các phân tích viên hệ thống trong quá trình nhận thức và biểu diễn các dữ liệu

sử dụng trong hệ thống thông tin, đồng thời chỉ rõ được cấu trúc của dữ liệu.

Phương pháp thực hiện được thể hiện theo hai cách tiếp cận:

+ Mô hình thực thể liên kết: Phương pháp này trực quan đi từ trên xuống dưới,

bằng cách xác định các thực thể, mối liên kết giữa chúng rồi đến các thuộc tính.

Phương pháp này bao trùm được nhiều thông tin, tuy nhiên kết quả hay dư thừa.

+ Mô hình quan hệ: Xuất phát từ danh sách các thuộc tính rồi đến các lược đồ

quan hệ. Phương pháp này đi từ dưới lên, kết quả là vừa đủ cho những kết xuất xử lý.

3.1.3.2. Mô hình thực thể liên kết.

1. Khái niệm mô hình thực thể liên kết

Mô hình thực thể liên kết là công cụ thành lập lược đồ dòng dữ liệu hay gọi là

biểu đồ cấu trúc dữ liệu (BCD), nhằm xác định khái niệm về các thực thể, thuộc tính

và mối liên hệ ràng buộc giữa chúng. Mục đích của mô hình là xác định các yếu tố:

- Dữ liệu nào cần xử lý.

- Mối liên quan nội tại (cấu trúc) giữa các dữ liệu.

Để xây dựng biểu đồ BCD trước tiên cần phải thu nhập thông tin theo ba yếu tố sau:

+ Kiểu thực thể (Entities Type).

+ Kiểu liên kết (Entities Relationship Type).

+ Các thuộc tính (Attributes).

2. Thực thể và kiểu thực thể

Thực thể: Là một vật thể, một chủ điểm, một nhiệm vụ, một đối tượng, hay

một sự kiện đáng quan tâm đối với tổ chức (và cả bên trong lĩnh vực hệ thống), kể cả

những thông tin mà nó giữ, cần phản ánh trong hệ thống thông tin.

- Thực thể: Là một đối tượng được quan tâm đến trong một tổ chức, một hệ

thống, nó có thể là đối tượng cụ thể hay trừu tượng. Thực thể phải tồn tại, cần lựa chọn

có lợi cho quản lý và phân biệt được.

Các kiểu thực thể thường được tìm thấy từ ba nguồn:

- Các tài nguyên: Vật tư, tài chính, con người, môi trường.

- Các giao dịch: Các thông tin đến từ môi trường bên ngoài nhằm kích động một

chuỗi các hoạt động nào đó của hệ thống chẳng hạn như đơn đặt hàng, hóa đơn, điểm thi, ...

- Các thông tin đã cấu trúc hóa: sổ sách, hồ sơ, các bảng biểu quy định.

Kiểu thực thể: Là tập hợp các thực thể hoặc một lớp các thực thể có cùng đặc

trưng, cùng bản chất. Thể hiện thực thể là một thực thể cụ thể, nó là một phần tử trong

tập hợp hay lớp của kiểu thực thể.

Thuộc tính: Là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thể hay một

liên kết.

Mỗi một thực thể bao gồm một số thuộc tính và phân thành 4 loại thuộc tính

phổ biến:

+ Thuộc tính tên gọi (định danh): Thuộc tính định danh như Họ và tên, Tên

hàng, Lớp.

+ Thuộc tính mô tả: Các dữ liệu gắn liền với thực thể dùng mô tả các tính chất,

các đặc trưng của thực thể và là thuộc tính không khóa.

+ Thuộc tính kết nối: Nhận diện thực thể trong kiểu thực thể hay mối liên kết.

Thuộc tính này dùng để kết nối giữa các thực thể có liên kết. Thuộc tính kết nối là

khóa ở quan hệ này và được mô tả ở quan hệ khác.

+ Thuộc tính khóa: Dùng để phân biệt các thực thể hay liên kết. Khóa có thể là

khóa đơn hay khóa kép. Thuộc tính này xác định sự duy nhất thể hiện của thực thể

trong kiểu thực thể.

Sau khi đã xác định được kiểu thực thể thích hợp (bảng) và bản chất của thực

thể (dòng), bước tiếp theo là xác định những thông tin nào cần phải được lưu giữ cho

mỗi thực thể..

3.1.3.3. Quan hệ và kiểu quan hệ

Mô hình dữ liệu được dùng không chỉ là một công cụ phân tích và thiết kế mà

còn được dùng như một phương pháp kiểm tra các yêu cầu của người sử dụng.

Quan hệ (liên kết) là sự kết nối có ý nghĩa giữa hai hay nhiều thực thể phản ánh

một sự ràng buộc về quản lý.

Kiểu quan hệ (liên kết) là tập các liên kết cùng bản chất. Giữa các kiểu thực thể

có thể tồn tại nhiều mối quan hệ (liên kết), mỗi mối quan hệ liên kết xác định một tên

duy nhất.

Biểu diễn các quan hệ bằng đoạn thẳng nối giữa hai kiểu thực thể.

Các dạng kiểu quan hệ (liên kết): Giả sử ta có các thực thể A, B, C, D,... Kiểu

quan hệ là sự xác định có bao nhiêu thể hiện của kiểu thực thể này có thể kết hợp với

bao nhiêu thể hiện của thực thể kia.

Có ba kiểu quan hệ chính được sử dụng dưới các dạng đơn giản nhất của mô

hình thực thể:

- Một - Một: giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thực thể trong A có một

thực thể trong B và ngược lại.

Giả sử cùng hai bảng thực thể A và B trên, quan hệ một - nhiều là tồn tại nếu

với một dòng trong A chỉ có duy nhất một dong trong B và ngược lại.

1-1 B A

- Một - Nhiều: giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thực thể trong A có

nhiều thực thể trong B, nhưng ngược lại ứng với một thực thể trong B chỉ có một thực

thể trong A

Giả sử cùng hai bảng thực thể A và B trên, quan hệ một - nhiều là tồn tại nếu:

+ Với mỗi dòng trong bảng A có nhiều trong bảng B.

+ Với mỗi dòng trong bảng B chỉ có một và chỉ một dòng trong bảng A.

A B 1-N

3.2. Thực tiễn quy trình xây dựng phần mềm Quản lý hệ thống thông tin sinh

viên của Khoa Quản trị văn phòng.

3.2.1. Thiết kế sơ đồ thực thể liên kết ( Link entity diagram design)

Qua việc phân tích sơ đồ dòng dữ liệu DFD, đã làm rõ các chức năng được thi

hành như thế nào để tạo ra và lưu trữ dữ liệu. Qua đó xác định được thông tin cần lưu

trữ (hay còn gọi là các thực thể) như sau:

o Bảng danh mục Bậc: Lưu thông tin các bậc đào tạo. o Bảng danh mục Hệ: Lưu thông tin về hệ đào tạo. o Bảng danh mục Ngành: Lưu thông tin về các ngành đào tạo của Khoa QTVP o Bảng danh mục Khóa: Lưu thông tin về các Khóa học. o Bảng danh mục Lớp: Lưu thông tin về các Lớp học. o Bảng danh mục Dân tộc: Lưu thông tin về các Dân tộc. o Bảng danh mục Tôn giáo: Lưu thông tin về Tôn giáo o Bảng Sinh viên: Lưu thông tin về học sinh sinh viên. o Bảng Quốc tịch: Lưu thông tin về Quốc tịch của sinh viên o Bảng Hiện trạng: Lưu trữ các thông tin về hiện trạng như bảo lưu thôi học,

đang học, đã ra trường..vv của sinh viên.

o Bảng số điện thoại lớp Trưởng lưu các thông tin của lớp trưởng o Và còn có một số bảng khác như Bảng Khối, Giới tính,Cố vấn học tập

Hình ảnh: Bảng thực thể liên kết phục vụ cho Bảng Sinh viên- Bảng dữ liệu chính

- Các lược đồ quan hệ của hệ thống:

- Bangnienkhoa(NK)

- BangcapdetaiNCKH (Tencap)

- Bang nganh( Tennganh).

- Bangbac(Tenbac)

- Banghe(Tencache).

- Banglop(Malop, tenlop, Nienkhoa, Bac, He, , , )

- BangSV(MaSV, Hoten, QueQuan, Gioitinh, Dantoc, Lop, Nganhhoc, Bachoc,

Tongiao, SDT, Email, Chon, La DV, Hientrang, Sohoso, Ghichu)

- Và một số bảng phụ khác nữa

3.3. Kết cấu một số Bảng tượng trưng.

3.3.1. Bảng Bậc (Tên bảng: Bang_Bac)

Bảng bao gồm: Trường dữ

liệu( Field Name): Bac

Kiểu dư liệu( Data type):

Text

Chú thích (Discription): Bậc

3.3.2. Bảng danh Khoa ( Tên bảng: Bangkhoa)

Bảng bao gồm:

Tên trường dữ liệu (Field

Name): Detaicap

Kiểu dữ liệu (Data type):

Text

Ghi chú (Disciption): Đề

tài cấp

3.3.3. Bảng Chức vụ của sinh viên (tên bảng: Bang_Chuc vu)

Bảng bao gồm:

Tên trường dữ liệu (Field

Name): Chucvu

Kiểu dữ liệu (Data type): Text

Ghi chú (Disciption): Chức vụ

3.3.4. Bảng danh mục Lớp ( Tên bảng: Banglop)

Bảng bao gồm:

Tên trường dữ liệu (Field

Name):

Malop,Tenlop,Nganh,Bac,He,

Nienkhoa

Kiểu dữ liệu (Data type): Text

Ghi chú (Disciption): Mã lớp,

Tên lớp, Ngành, Bậc, Hệ, Niên

khóa

3.3.5. Bảng danh mục các trường thông tin của sinh viên( Tên bảng: Bang_SV)

Bảng bao gồm:

Tên trường dữ liệu (Feld

Name):

MaSV;Hoten;Ngaysinh;

Quequan;Dcthuongtru;Lop;

Dantoc;

Nhomtongiao,Hientrang;

Quoctich,CVHT,CMND;Email

;

SDT;

LaDangvien;Lahongheo.

Kiểu dữ liệu (Data type): Text,

Date/time, Yes/No.

Ghi chú (Disciption): Mã sinh

viên, Chọn, Họ tên, Ngày sinh,

Giới tính, DC thường trú, Quê

quán, Lớp, Dân tộc, nhóm dân

tộc,hiện trạng, quốc tịch,

CVHT,CMND,Email, SDT,La

Tổng cộng có 30 bảng bao gồm cả chính và phụ. Trong đó Bảng sinh viên là

bảng chính và 29 bảng khác hỗ trợ cho bảng sinh viên.

3.4. Tạo liên kết một nhiều giữa các bảng với nhau (Create multiple links between

tables)

Sau khi xây dựng các bảng dữ liệu, để các bảng dữ liệu có mối liên kết và hỗ trợ cho

nhau thì người lập trình phải thực hiện quá trình tạo liên kết một nhiều giữa Bảng chính là

bảng sinh viên với các bản khác như: Bảng tôn giáo, bảng Niên khóa, bảng Bậc…

Hình ảnh minh họa: kết quả sau khi người lập trình tạo liên kết một nhiều giữa

các bảng.

3.5. Sơ đồ phân cấp chức năng ( The functional hierarchy diagram)

Sơ đồ phân cấp chức năng (BPC) là công cụ cho phép phân rã dần dần các chức

năng từ mức tổng thể cao nhất thành các chức năng chi tiết hơn, cụ thể hơn để tạo

thành một cây chức năng. Cây chức năng xác định cụ thể một cách rõ ràng cho từng

chức năng trong hệ thống.

Sau khi tìm hiểu và phân tích hệ thống quản lý dữ liệu của sinh viên Khoa Quản

tri văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, mô hình tổ chức hệ thống quản lý dữ

liệu Sinh viên Khoa nên tổ chức theo biểu đồ phân cấp chức năng như sau:

Hình 1: Sơ đồ phân cấp chức năng hệ thống

Quản lý thông tin sinh viên

In ấn

Trợ giúp

Tra cứu thông tin

Quản trị hệ thống

Cập nhật dữ liệu

Hướng dẫn sử dụng

Tra cứu Thông tin

Danh sách SV nghiên cứu khoa học

Danh sách Lớp,Hệ,NK,Bâc,NK

Quản lý thông tin sinh viên

Cập nhật danh sách SV

Cập nhật SV thuộc tôn giáo,Dân tộc,Quê quán

Cập nhật thông tin sinh viên đã ra trường…..

Quản trị người dùng In danh sách lớp

3.5.1. Chức năng quản trị hệ thống ( System administration functions)

- Chức năng này dùng để phân quyền truy cập vào hệ thống thông tin của người

quản trị hệ thống. Trong phần phân quyền cần chia thành 3 mức khác nhau, dùng cho

quản trị hệ thống, dùng cho chuyên viên chuyên trách quản lý cơ sở dữ liệu và cho các

đối tượng viên chức khác. Tuỳ theo từng mức, lựa chọn quyền phù hợp theo quy định

của đơn vị.

Hệ thống khi xây dựng cần phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ nhằm bảo mật

cho hệ thống và an toàn cho dữ liệu. Mục đích của việc bảo mật là đảm bảo những bí

mật về số liệu, thông tin cá nhân, tránh sự truy cập bất hợp pháp của người không có

nhiệm vụ.

Mỗi người sử dụng khi truy cập hệ thống phải được cấp quyền sử dụng. Khi

muốn làm việc với hệ thống phải vào mật khẩu và tên người sử dụng, nếu tên người sử

dụng đã được đăng ký trên hệ thống, khi đó mới có thể làm việc được trên hệ thống.

Cần có cơ chế đổi mật khẩu, đổi quyền truy cập hoặc loại bỏ quyền truy cập khi

chuyên viên không được giao quyền.

Người quản trị hệ thống có quyền cấp hoặc loại bỏ quyền sử dụng cho các

chuyên viên theo chức năng nhiệm vụ được Ban Giám hiệu phê duyệt.

- Sao lưu dữ liệu: Để đảm bảo an toàn cho hệ thống thông tin, cần phải sao lưu

dữ liệu để tránh những sự cố có thể xảy ra. Để thuận tiện cho chuyên viên quản lý hệ

thống quản lý nhân lực, cần xây dựng công cụ tiện ích để thực hiện việc sao lưu dữ

liệu sau khi cập nhật, khai thác thông tin.

3.5.2. Chức năng cập nhật dữ liệu

Chức năng cập nhật thông tin dùng để cập nhật thông tin liên quan đến hệ thống

quản lý nhân lực. Trong phần cập nhật bao gồm:

- Cập nhật danh sách sinh viên theo niên khóa, bậc, hệ, niên khóa, lớp: Chức

năng này giúp người dùng để cập nhật hồ sơ cá nhân theo các trường thông tin được

định dạng theo cấu trúc thông tin đầu vào bao gồm: Mã SV, tên SV, quê quán, lớp, hệ,

bậc...

- Cập nhật sinh danh sách viên thuộc dân tộc hay dân tộc cụ thể: Chức năng này

giúp người dùng dễ dàng lấy ra các các học sinh, sinh viên là đối tượng thuộc một dân

tộc cụ thể, hay thuộc vào nhóm sinh viên là dân tộc.

Trong phần cập nhật, cần xây dựng các công cụ về thay đổi thông tin gồm: nhập

thông tin, sửa thông tin, xoá thông tin và ghi dữ liệu. Các chức này cần thiết kế các

cảnh báo để người dùng nhận biết khi có thay đổi về thông tin.

- Cập nhật danh sách sinh viên thuộc nhóm tôn giáo hay các sinh viên thuộc đối

tượng tôn giáo cụ thể: Giúp người dùng lấy ra danh sách những sinh viên thuộc tôn giáo

cụ thể hay thuộc nhóm đối tượng tôn giáo để phục vụ cho một mục đích nhất định.

- Cập nhật danh sách những sinh viên đã bảo lưu, thôi học, xóa tên.. Lấy ra danh

sahs các sinh viên đã thôi học, bảo lưu, hay xóa tên của Khoa khi lãnh đạo yêu cầu

- Cập nhật thông tin sinh viên đã ra trường như: Tình hình việc làm sau khi ra

trường, chức vụ, khối cơ quan làm việc..

- Cập nhật thành tích về NCKH: Danh sách sinh viên của Khoa đã tham gia vào

nghiên cứu khoa học

-Cập nhật số điện thoại của lớp trưởng các lớp: Danh sách tên số điện thoại lớp

trưởng của các lớp để tiện theo dõi và tra tìm.

3.5.3. Chức năng tra cứu thông tin:

Chức năng tìm kiếm là chức năng thường sử dụng nhất trong chương trình. Tuỳ

thuộc vào yêu cầu khai thác thông tin để xây dựng công cụ tra cứu. Có thể xây dựng

các công cụ tra cứu theo nhiều phương thức khác nhau. Xây dựng bộ từ khoá, xây

dựng khung phân loại thông tin, tìm tuần tự hoặc theo phương thức tổ hợp. Thông

thường, tìm kiếm theo khung phân loại thông tin là nhanh nhất, sau đó tìm theo từ

khoá. Tìm kiếm tổ hợp thực hiện chậm hơn, phức tạp hơn. Thuật toán tìm kiếm rất

quan trọng, do đó cần lựa chọn phương pháp phù hợp. Đối với chức năng tìm kiếm lựa

chọn phù hợp với việc tra tìm thông tin của học sinh, sinh viên ở đây bào gồm việc tìm

theo: Niên khóa, hệ, bậc, lớp, dân tộc, tôn giáo, các công trình nghiên cứu khoa học từ

ngày đến ngày…

Hình ảnh về các tiêu chí tra tìm.

3.5.4. Chức năng in ấn

Chức năng in ấn, dùng để in thẻ sinh viên hoặc in danh sách sinh viên theo chủ

đề theo các biểu mẫu đã được xác định các trường thông tin đầu ra. Để tiện cho chức

năng in ấn thì người lập trình đã xây dựng một nút dành riêng cho in ấn hoặc người sử

dụng có thể sử chức năng in ấn có sẵn trong Report một trong các tiện ích của Access.

Hình ảnh sử dụng nút chức năng in ấn của người lập trình lập sẵn.

Ngoài ra người dùng có thể in danh sách theo cách thông thường giống như

chức năng in trong Word và Excel.

Hình ảnh minh họa cho việc sử dụng chức năng in trong Repost có sẵn trong tiện

ích Access.

3.5.5. Chức năng trợ giúp

Chức năng trợ giúp (Command Help) cho phép hướng dẫn sử dụng phần mềm

Quản lý hệ thống dữ liệu sinh viên Khoa Quản trị văn phòng. Ở chức năng trợ giúp

này người lập trình đã xây dựng hai loại hình hướng dẫn sử dụng bằng File Word và

File Video, người dùng có thể lựa chọn hình thức hướng dẫn sử dụng theo nhu cầu

mong muốn.

Hình ảnh minh họa cho chức năng hướng dẫn người dùng (Help)

3d.6. Giới thiệu Phần mềm quản trị hệ thống thông tin của sinh viên Khoa Quản

trị văn phòng.

3.6.1. Kích hoạt Macro trong các bộ Office Access

Phần mềm Quản lí sinh viên khoa Quản trị văn phòng được viết bằng tiện ích

Access, chạy được trên các máy tính cài bộ Office 2003, 2007, 2010, 2013 và không cần

phải cài đặt. Tuy nhiên trước khi sử dụng cần phải kích hoạt Macro cách làm như sau:

3.6.1.1. Kích hoạt Macro trong Access 2003

+Khởi động Access 2003

+Nháy vào Tools \ Macro \ Security

+Đánh dấu kiểm vào mục Low....

+Bấm OK

+Chọn Yes

Đóng cửa sổ chương trình và mở lại

3.6.1.2. Kích hoạt Macro trong Access 2007

Lỗi có thể xảy ra đối với các phần mềm viết trên Access như: không hiện ảnh,

không hiện số tiền, để khắc phục tình trạng này bạn phải kích hoạt Macro, cách làm

như sau:

-Nháy vào Start \ Programs \ Microsoft Office \Microsoft Office Access 2007

-Nháy vào nút Office Button chọn Access Options

+Nháy vào mục Trust Center ở bên trái và nháy vào Trust Center Settings

+Nháy vào Macro Settings bên trái

+Nháy vào mục Macro Settings, đánh dấu vào mục Enable all macros…

+Bấm OK, OK

3.6.1.3. Kích hoạt Macro trong Access 2010, Access 2013

+Nháy vào File chọn Options

+Nháy vào mục Trust Center ở bên trái và nháy vào Trust Center Settings

+Nháy vào Macro Settings bên trái

+Nháy vào mục Macro Settings, đánh dấu vào mục Enable all macros…

+Bấm OK, OK

3.6.2. Thiết lập ngày, tháng, năm theo kiểu người Việt

Đây là khâu rất quan trọng vì liên quan đến ngày sinh của sinh viên, để đảm bảo

tính chính xác của ngày sinh bạn phải thiết lập ngày sinh theo kiểu người Việt.

Để thiết lập ngày, tháng, năm bạn làm như sau:

3.6.2.1. Đối với WinXP

+Nháy vào Start \ Settings \ Control Panel

+Nháy đúp vào biểu tượng quả cầu có chữ Regional and Language

+Nháy vào mục Customize

+Nháy vào nhãn Date

+Tại mục Short date format bấm chọn dd-MM-yyyy

+Tại mục Date separato chọn dấu phân cách là dấu gạch ngang hay gạch chéo

+Tại mục Long date format chọn dd-MM-yyyy

+Bấm OK, OK

3.6.2.2. Đối với Win7

+Nháy vào nút Start chọn Control Panel

+Nháy đúp vào biểu tượng Regional and Language

+Nháy vào mục Additional settings

+Nháy Nhãn Date

+Mục Short date chọn dd-MM-yyyy

+Mục Long date chọn dd-MM-yyyy bấm OK

3.6.3. Thiết lập múi giờ Bangkok,Hanoi,Jakarta

+Nháy đúp vào biểu tượng đồng hồ trên thanh tác vụ góc phải đáy màn hình

+Nháy vào mục Change date and time settings

+Nháy vào mục Change time Zone để chọn múi giờ

+Trong mục Time zone chọn (UTC+07:00)Bangkok,Hanoi,Jakarta

+Bấm OK

3.6.4. Khởi động phần mềm

+Nháy đúp chuột vào tập tin QLSV

+Giao diện chương trình hiện ra như sau:

+Có 3 lựa chọn đó là: Người khai thác,người cập nhật, người quản trị

-Nếu đăng nhập với quyền người khai thác thì sau khi khai báo tên đăng nhập,

mật khẩu và bấm OK các nút lệnh sẽ bị mờ và người dùng chỉ có quyền khai thác

thông tin, không có quyền cập nhật.

-Nếu đăng nhập với quyền người cập nhật thì sau khi khai báo tên đăng nhập,

mật khẩu và bấm OK các nút lệnh sẽ hiện ra và người dùng có quyền cập nhật khai

thác thông tin, không có quyền thay đổi mật khẩu.

Nút đổi mật khẩu bị mờ

-Nếu đăng nhập với quyền người quản trị thì sau khi khai báo tên đăng nhập,

mật khẩu và bấm OK tất cả các nút lệnh sẽ hiện ra và người dùng có quyền cập nhật,

khai thác thông tin, và có quyền thay đổi mật khẩu đối với người dùng khác.

3.6.5. Chuẩn hóa dữ liệu

Trước khi sử dụng phần mềm chúng ta phải chuẩn hóa dữ liệu, việc chuẩn hóa

dữ liệu nhằm mục đích làm cho dữ liệu được thống nhất, tiết kiệm thời gian nhập và

đảm bảo tính chính xác, cách làm như sau:

+Nháy vào nút Chuẩn hóa

Nháy chuột vào nút bổ sung thông tin

+Tiến hành bổ sung vào các mục tương ứng

Người quản trị muốn bổ sung thông tin như thêm danh sách sinh viên khóa mới

thì chọn vào nút “Thông tin sinh viên” Trên thanh công cụ như hình minh họa và tiền

hành nhập thông tin mới mà mình muốn bổ sung, trong hai trường hợp có thể bổ sung

bằng tay hoặc cập nhật từ file Excel mình đã tạo ngoài.

3.6.6. Cập nhật dữ liệu

Có 2 cách cập nhật dữ liệu vào phần mềm đó là nhật dữ liệu đã có sẵn từ File

Excel thông qua một nút lệnh và cập nhật trực tiếp vào phần mềm

Cập nhật dữ liệu từ Excel thông qua một nút lệnh

+Nháy vào nút Nhập từ Excel

+Bấm nút OK hộp thoại hiện ra nháy vào Yes, các dữ liệu sẽ tự động cập nhật

vào phần mềm

Cập nhật dữ liệu trực tiếp vào phần mềm

+Nháy vào nút Nhập sinh viên

+Bấm chọn các tiêu chí gồm: Niên khóa, Bậc, Hệ, Lớp

Nháy vào đây để trở về

Sở dĩ phải chọn các tiêu chí trước khi nhập bởi vì sau một thời gian đào tạo số

lớp do khoa quản lí sẽ tăng lên rất nhiều việc tìm lớp lên đến hàng chục, hàng trăm

lớp. Chính vì vậy phần mềm phải thiết kế để loại bỏ các lớp. Trước tiên là các lớp chỉ

hiển thị theo niên khóa, tiếp theo là theo bậc, theo hệ và đến tiêu chí cuối cùng số lớp

hiện ra sẽ ít để người dùng lựa chọn.

3.6.7. Sao lưu dữ liệu

Để tránh mất dữ liệu trong phần mềm có thể do Virus hay do người dùng vô

tình gây ra có thể sau 6 tháng hay 1 năm ta phải sao lưu dữ liệu ra 1 File Excel và nén

lại, sau này nếu dữ liệu bị xóa mất ta có thể dùng File Excel dự phòng để nạp lại, để

thực hiện việc sao lưu dữ liệu ta thực hiện các bước sau:

+Khởi động chương trình

+Khai báo quyền đăng nhập là Cập nhật hoặc quyền Quản trị

+Bấm OK

+Nháy vào nút Sao lưu dữ liệu hộp thoại hiện ra bấm OK

+Chương trình sẽ tự động sao lưu thành File Excel chứa tất cả các dữ liệu mà

bạn đã cập nhật, bạn đổi tên File Excel và ghi nhớ mốc ngày sao lưu.

Chú ý: Khi xuất ra File Excel riêng cột ngày sinh sẽ định dạng tháng là tiếng

Anh, để chuyển sang định dạng theo kiểu người Việt bạn bôi đen cột ngày sinh, trong

thí dụ này là bôi đen cột D, nháy chuột phải vào vùng bôi đen chọn nhãn Number,

chọn Date.

+Bấm OK

Kết quả ta sẽ có ngày tháng năm theo kiểu người Việt

3.6.8. Các báo cáo của phần mềm

Với tiêu chí của phần mềm là quản lí sinh viên thuộc khoa Quản trị văn phòng

quản lí vì vậy phần mềm chủ yếu giải quyết các yêu cầu về quản lí sinh viên, các báo

cáo gồm:

3.6.8.1. Chủ đề:Tìm theo Niên khóa 10 báo cáo

Thí dụ 1: Thống kê sinh viên của khoa

Với yêu cầu này người dùng chỉ cần bấm vào Menu (Thực đơn) Tra tìm báo cáo

chọn mục Tìm theo niên khóa, chọn mục Thống kê SV của khoa là xong.

Thí dụ 2: Thống kê sinh viên theo niên khóa

+Với yêu cầu này người dùng phải khai báo niên khóa

+Bấm vào Menu (Thực đơn) Tra tìm báo cáo chọn mục Thống kê sinh viên

theo niên khóa.

Thí dụ 3: Thống kê sinh viên nghèo theo niên khóa

+Với yêu cầu này người dùng phải khai báo niên khóa

+Phải đánh dấu kiểm vào mục Sinh viên nghèo

+Bấm vào Menu (Thực đơn) Tra tìm báo cáo chọn mục Thống kê sinh viên

nghèo theo niên khóa

3.6.8.2. Chủ đề: Tìm theo Bậc 10 báo cáo

3.6.8.3. Chủ đề: Tìm theo Hệ 10 báo cáo

3.6.8.4. Chủ đề: Tìm theo Giới tính 10 báo cáo

3.6.8.5. Chủ đề: Tìm theo dân tộc và tôn giáo 10 báo cáo

3.6.8.6. Chủ đề: Tìm theo Lớp 10 báo cáo

3.6.8.7. Chủ đề: Tìm theo Nghiên cứu khoa học của sinh viên 7 báo cáo

3.6.8.8. Chủ đề: Tìm số sinh viên là người nước ngoài theo học tại khoa 1 báo cáo

Chương trình cho phép xuất ra 134 báo cáo với các tiêu chí khác nhau

3.6.9. Chức năng tra cứu thông tin sinh viên của khoa

Với chức năng tra cứu thông tin ta có ba cách tra cứu như sau: Thứ nhất tra cứu

bằng cách nhập mã sinh viên, cách thứ hai trong trường hợp không người truy cập

không nhớ được mã sinh viên thì người lập trình đã thiết kế chức năng tra tìm thông tin

sinh viên bằng cách nhập họ tên sinh viên vào họ tên để tìm, tuy nhiên sau khi nhập họ

tên thì các trường hợp sinh viên trùng tên nhau là chuyện không tránh khỏi nên người

truy cập thông tin lại mất công dò tìm trong số list data vừa tìm được để lấy được thông

tin sinh viên mình cần tìm và việc làm này mất công và thời gian đối với người truy cập,

nhận thầy được sự bất tiện đó nên tôi đã thiết kế hai conbox chức năng cho tra tìm với

hai điều kiện nhập đúng thông tin họ tên và điền đúng thông tin ngày tháng năm sinh

của bạn sinh viên cần tìm thì người truy cập có thể tìm một cách nhanh chóng và chính

xác thông tin của sinh viên người mà truy cập muốn tìm. Cụ thể tôi sẽ đưa ra cách

hướng dẫn về tra tìm một thông tin bất kì của một sinh viên cụ thể như sau:

3.6.9.1. Tìm thông tin sinh viên cụ thể bằng cách nhập mã sinh viên cần tìm vào hộp

Combo Box

Với cách tra tìm này kết quả sẽ hiện thông tin sinh viên kèm ảnh của sinh viên

đó, nếu sinh viên đó không có ảnh trong cơ sở dữ liệu chương trình vẫn hiển thị đúng

thông tin về sinh viên đó.

3.6.9.2. Tìm thông tin bằng cách nhập Họ tên

Tra tìm thông tin sinh viên cụ thể bằng cách nhập họ tên của Sinh viên cần tìm

vào hộp conbox đã thiết kế sẵn.

Hình ảnh:

3.6.9.3. Tra cứu thông tin sinh viên bằng họ tên và ngày sinh.

Để tra cứu thông tin sinh viên một cách chính xác nhất ta có thể tra tìm bằng cách

nhập họ tên vào hai hộp Conbox được minh họa bằng hình ảnh sau:

3.4. Tiểu kết.

Chương này giới thiệu phần mềm và hướng dẫn sử dụng phần mềm nhằm tồi đa

hóa tiện ích của người dùng, nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lí hệ cơ sở dữ liệu

của sinh viên Khoa Quản trị văn phòng tại Trường ĐH Nội Vụ HN.

KẾT LUẬN

Khoa học công nghệ phát triển với việc sáng tạo và đưa vào sử dụng các hệ thống

trang thiết bị mới đã và đang đem lại nhiều hiệu quả trên mọi mặt của cuộc sống hiện

nay. Công nghệ sản sinh nên những trang thiết bị dần thay thế sức lao động của con

người, cải thiện độ chính xác khi thực hiện việc và dần khẳng định vai trò quan trọng

trong mọi mặt của xã hội con người hiện nay. Đối với công việc trong các cơ quan

Hành chính Nhà nước, các trang thiết bị hiện đại giúp cán bộ công chức có thể thực

hiện công việc với thời gian được rút ngắn những hiệu quả công việc được nâng cao.

Trong hệ thống quản lý hiện nay ở tất cả các trường học, việc quản lý học viên

của nhà trường là vô cùng quan trọng và cần thiết. Để đáp ứng nhu cầu đó tôi đã bắt

tay vào việc nghiên cứu một phần mềm có thể giải quyết công việc quản lý học viên

một cách hiệu quả và chính xác hơn. Phần mềm có tính năng dễ sử dụng, trong thời đại

công nghệ hiện nay, việc sử dụng được tin học văn phòng rất phổ biến, chính vì thế

phần mềm quản lý học viên được viết trên nền Access nhằm tối đa hóa tiện ích cho

người sử dụng.

Với lòng đam mê học hỏi cũng như tìm tòi để xây dựng phần mềm Access và

dựa trên cơ sở phân tích thực trạng và qua quá trình nghiên cứu tôi đã mạnh dạn xây

dựng phần mềm quản lý hệ thống dữ liệu của sinh viên nhằm đưa công cụ quản lí sinh

viên của Khoa ứng dụng tin học tạo ra phần mềm quản lý thông tin sinh viên với mong

muốn góp phần vào công việc quản lí hiệu quả và hiện đại hơn, hữu dụng hơn thay thế

hoàn toàn ứng dụng trên excel mà Khoa QTVP đang sử dụng để quản lý hiện nay.Trên

cơ sở của mô hình quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu sinh viên khoa QTVP tôi tiến hành

phân tích, đánh giá từng chức năng, nhiệm vụ của từng đối tượng để xác định cụ thể quy

trình hoạt động từ đó phân loại các công việc có thể tự động hóa bằng tin học và những

công việc vẫn phải tiếp tục thực hiện theo các phương pháp truyền thống. Phân tích

những điểm còn chưa hợp lý trong quản lý thông tin sinh viên hiện nay, xây dựng mô

hình phù hợp để đáp ứng nhu cầu tự động hóa hiện đại hóa đáp ứng yêu cầu công việc.

Từ nghiên cứu thực tiễn nhận thấy muốn quản lý tốt được hệ thống cơ sở dữ

liệu sinh viên của Khoa trước hết phải ứng dụng tối đa tiên ích công nghệ thông tin

trong đó phần mềm quản lý cũng là giải pháp tốt khắc phục được tình trạng quản lý nó

vừa mang lại hiệu quả cao trong công tác vừa đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa trong quản

lý mà xã hội hướng tới.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Những vấn đề cốt yếu của quản lí, tác giả Harold Koontz, Cyri Ọ donnell và Heinz

Weihrich. 2. Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Tác giả: Nguyễn Hữu Tri, Nguyễn Lan Phương ,

NXB Khoa học và kỹ thuật. 3. Cơ sở khoa học quản lý, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội 1997. 4. Khoa học quản lý, tập 1, Trường Đại học KTQD, Hà Nội 2001. 5. Nghị Quyết Chính Phủ 49/CP kí ngày 04/08/1993. 6. Luật Công nghệ thông tin – năm 2006 do Quốc hội thông qua ngày 29 tháng 6

năm 2006. 7. Chỉ thị 58/TW của Bộ chính trị khóa VIII. 8. Quyết định 246/2005/QĐ-TTg về Chiến lược phát triển công nghệ thông tin và

truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020. 9. Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng

dụng CNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước. 10. Giaó trình Access và ứng dụng, Tác giả TS. Huỳnh Quyết Thắng, xuất bản năm 2002. 11. Giáo trình Microsoft Access, Tác giả Tô Huỳnh Thiên Trường, Xuất bản năm 2008

Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên của Khoa Quản trị văn phòng của trường Đai học Nội vụ Hà Nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

XÂY DỰNG HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ SINH VIÊN KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG, TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

Khoá luận tốt nghiệp ngành

: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn

: NGƯT.THS. DƯƠNG MẠNH HÙNG

Sinh viên thực hiện

: NGUYỄN THỊ THÚY

Mã số sinh viên, Khoá, Lớp

: 1305QTVB060, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13B

HÀ NỘI - 2017

Quản lý thông tin sinh viên

In ấn

Trợ giúp

Tra cứu thông tin

Quản trị hệ thống

Cập nhật dữ liệu

KẾT LUẬN

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Có thể bạn quan tâm

Luận văn Thạc sĩ: Chế tạo và nghiên cứu tính chất điện, từ của vật liệu multiferroic Ba₀.₇Ca₀.₃TiO₃/ NiFe₂O₄

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu vật liệu biến hóa dạng chuỗi một chiều chế tạo từ kim loại đồng trên đế FR-4 hoạt động tại tần số MHz ứng dụng trong truyền năng lượng không dây

Luận văn Thạc sĩ: Đánh giá khả năng tác động tới môi trường biển của việc xả nước thải từ sự cố nhà máy điện hạt nhân Fukushima sử dụng công cụ ERICA

Luận văn Thạc sĩ: Xây dựng mô hình đầu dò nơtron và gamma sử dụng nhấp nháy EJ-276 ghép nối với mảng nhân quang silicon

Luận văn Thạc sĩ: Đánh giá khả năng ảnh hưởng của bức xạ ion hóa đến sức khỏe cư dân khu vực mỏ đất hiếm Đông Pao, xã Bản Hon, huyện Tam Đường, tỉnh Lai Châu

Luận văn Thạc sĩ: Sử dụng phương pháp nhiễu xạ neutron khảo sát cấu trúc tinh thể và pha trật tự từ trong vật liệu Pr2FeCrO6

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu phân lập, xác định cấu trúc và hoạt tính ức chế NO của các hợp chất thứ cấp từ chủng vi nấm biển Aspergillus sp. CL251

Luận văn Thạc sĩ: Phân tích một số hợp chất bisphenol thôi nhiễm từ bao bì nhựa lên một số mẫu thực phẩm nền tinh bột

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu thành phần hóa học và đánh giá hoạt tính kháng khuẩn, kháng nấm của loài hoa mộc (Osmanthus fragrans (Thunb.) Lour.) ở Việt Nam

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu thành phần hóa học và đánh giá tác dụng kháng viêm của loài côi Turpinia montana (Blume) Kurz

Luận văn Thạc sĩ: Tổng hợp và đặc trưng tính chất vật liệu composite có cấu trúc nano chitosan–cyclodextrin/TiO₂–Ag

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu chế tạo và khảo sát một số tính chất của màng phủ trên cơ sở nhựa epoxy gốc nước và khung cơ kim - ZIF

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu tổng hợp một số dẫn xuất napthoquinone chứa nguyên tố flo bằng phản ứng đa thành phần

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu điều chế vật liệu Bioglass và tổ hợp lai với polymer ALG-F127 định hướng ứng dụng trong điều trị nội nha

Luận văn Thạc sĩ: Khảo sát thành phần hóa học và hoạt tính ức chế enzyme α-glucosidase trên một số hợp chất phân lập từ thịt quả bình bát nước (Annona glabra L.).

Luận văn Thạc sĩ: Tổng hợp và đánh giá hoạt tính chống ung thư của hợp chất lai chứa khung tetrahydro-β-carboline và imidazo[1,5-a]pyridine

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu tổng hợp một số dẫn xuất của benzazole

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu chiết tách lignin từ vỏ sầu riêng Ri6 (Durio zibethinus Murr.) và tổng hợp vật liệu biocomposite định hướng ứng dụng trong bảo quản sau thu hoạch

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu tổng hợp hạt nano bạc phủ acid hyaluronic mang doxorubicin định hướng ứng dụng trong điều trị ung thư

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu thành phần hóa học và hoạt tính kháng viêm của loài rau dừa nước (Ludwigia adscendens)

Tài liêu mới

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu xây dựng thuật toán thích nghi và học tăng cường cấu trúc Actor - Critic điều khiển bám quỹ đạo cho robot di động đa hướng mecanum

Luận án Tiến sĩ: Cơ cấu bệnh tim mạch và chất lượng cuộc sống của người cao tuổi mắc suy tim, rung nhĩ điều trị tại Bệnh viện Thống Nhất, thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu hiện tượng nứt dăm đê sông vùng đồng bằng sông Hồng và dự báo khả năng bị nứt của một số đoạn đê

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu xây dựng giải pháp đảm bảo an toàn thông tin cho quá trình học liên kết dựa trên mật mã

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Phát triển năng lực đánh giá công nghệ cho học sinh trong dạy học môn Công nghệ 11 ở trường trung học phổ thông

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu phân loại chi cầu diệp – Bulbophyllum Thouars (Orchidaceae) ở vùng Tây Nguyên bằng phương pháp hình thái và phân tử

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu đặc điểm phân bố và dinh dưỡng của các loài lưỡng cư ở Vườn Quốc gia Bến En và Khu bảo tồn thiên nhiên Pù Luông, tỉnh Thanh Hóa

Luận án Tiến sĩ: Tổng hợp luật dẫn và điều khiển cho một lớp tên lửa đối hải trên cơ sở ứng dụng mạng nơ ron và hệ mờ

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu tổng hợp hệ điều khiển góc Pitch tua bin gió trong điều kiện có nhiễu tác động

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu hóa học lipid của hai loài san hô thủy tức Millepora dichotoma và Millepora platyphylla ở Việt Nam

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu kiểm soát phân phối công suất kéo trên cầu chủ động của ô tô con bằng ABS

Luận án Tiến sĩ: Ứng dụng phản ứng Domino vào tổng hợp các dẫn xuất Podophyllotoxin, Pyrimidine và đánh giá hoạt tính sinh học của các chất tổng hợp được

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu thành phần hóa học và một số hoạt tính sinh học của cây chùm ngây (Moringa oleifera)

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu thành phần hóa học và ứng dụng ức chế ăn mòn cho thép của cao chiết xuất từ cây Lộc vừng thuộc họ Lecythidaceae

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu hiện tượng nứt dăm đê sông vùng đồng bằng sông Hồng và dự báo khả năng bị nứt của một số đoạn đê

AI tóm tắt

Giới thiệu tài liệu

Đối tượng sử dụng

Từ khoá chính

Nội dung tóm tắt

Giới thiệu

Về chúng tôi

Việc làm

Quảng cáo

Liên hệ

Chính sách

Thoả thuận sử dụng

Chính sách bảo mật

Chính sách hoàn tiền

DMCA

Hỗ trợ

Hướng dẫn sử dụng

Đăng ký tài khoản VIP

093 303 0098

support@tailieu.vn

Phương thức thanh toán