Luận văn tốt nghiệp: Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hoá Bách Khoa

Chia sẻ: Buiduong_1 Buiduong_1 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:84

Thêm vào BST

Báo xấu

62
lượt xem 12
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Trong nền kinh tế thị trường có nhiều biến động và cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp (DN) muốn tồn tại, đứng vững và phát triển, cần phải tạo ra sản phẩm đạt chất lượng cao, mẫu mã đẹp, phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng. Chính vì vậy doanh nghiệp sản xuất (DNSX) với vai trò là nơi tạo ra sản phẩm cần đi trước một bước trong việc tìm ra các biện pháp tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm từ đó tăng tích luỹ và mở rộng sản xuất....

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn tốt nghiệp: Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hoá Bách Khoa

Luận văn Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hoá Bách Khoa 1
Lời mở ĐầU Trong nền kinh tế thị trường có nhiều biến động và cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp (DN) muốn tồn tại, đứng vững và phát triển, cần phải tạo ra sản phẩm đạt chất lượng cao, mẫu mã đẹp, phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng. Chính vì vậy doanh nghiệp sản xuất (DNSX) với vai trò là nơi tạo ra sản phẩm cần đi trước một bước trong việc tìm ra các biện pháp tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm từ đó tăng tích luỹ và mở rộng sản xuất. Xuất phát từ yêu cầu và mục đích xuyên suốt quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) của các DN đó thì biện pháp tiết kiệm chi phí có hiệu quả nhất đó là tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu (NVL) vì chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong toàn b ộ chi phí sản xuất. Đ ể đạt được điều đó, DN không những phải lập kế hoạch chặt chẽ từ khâu thu mua, dữ trữ, xuất dùng NVL mà phải tổ chức công tác kế toán NVL phù hợp sao cho vừa có thể quản lý tổng thể toàn bộ NVL, vừa có thể quản lý cho từng thứ NVL cả về số lượng và giá trị để nắm bắt được tình hình biến động của NVL, tránh được hiện tượng lãng phí NVL nhằm tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận cho DN. Trong thời gian thực tập tại công ty, được sự quan tâm giúp đỡ của các phòng ban chức năng, đặc biệt là phòng kế toán và GVHD Tiến sỹ Trần văn Dung; cùng sự nỗ lực của mình em đã mạnh giãn đi sâu vào nghiên cứu và lựa chọn đề tài : “Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hoá Bách Khoa” làm chuyên đề báo cáo thực tập của mình. Nội dung chuyên đề gồm ba chương: Chương 1: Các vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Hoá Bách Khoa. Chương 3: M ột số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Hoá Bách Khoa. 2
Chương 1 Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. 1.1. Nhiễm vụ công tác kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm và vị trí của vật liệu trong quá trình sản xuất. Trong quá trình sản xuất, vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Khi đi vào thực tế sản xuất thì nhân tố hàng đ ầu để cho ra sản phẩm là nguyên vật liệu và từ đó dưới sự tác động của lao động sống và lao động vật hoá chúng đã cho ra thành quả như chúng ta mong muốn. V ật liệu là đ ối tượng lao động đã chịu sự tác động của lao động có ích của con người. Trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vật liệu không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu mà giá trị của nó đ ược chuyển dịch toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất đinh doanh trong kỳ và tạo nên chi phí vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. V ì thế chỉ cần một biến động nhỏ của vật liệu cũng ảnh hưởng trực tiếp đến các chỉ tiêu quan trọng như: giá thành sản phẩm, doanh thu, lợi nhuận... ở trong các doanh nghiệp sản xuất, việc cung cấp vật liệu có đầy đủ, kịp thời hay không sẽ ảnh hưởng lớn đến kế hoạch sản xuất đinh doanh của doanh nghiệp. Sản xuất sẽ ngừng trệ nếu thiếu vật liệu. Nhưng khi nói đến nguyên vật liệu cung cấp đủ số lượng được coi là đủ mà còn phải quan tâm đến chất lượng vật liệu. Vật liệu kém chất lượng không thể làm nên một sản phẩm tốt. Do đó doanh nghiệp không những chỉ cần tuân theo những biện pháp kỹ thuật trong việc chế tạo sản phẩm mà còn hết sức quan tâm đến chất lượng vật liệu. Đó là vấn đề mà mọi doanh nghiệp đều cần phải chú ý trong nền kinh tế thị trường. Mặt khác nếu xét vấn đề vốn lưu động, vật liệu là thành phẩm quan trọng của vốn lưu động, đặc biệt là vốn dự trữ. Để nâng cao hiệu quả sử dụng 3
vốn, cần phải tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động và điều đó đồng nghĩa với việc dự trữ và sử dụng vật liệu một cách khoa học, hợp lý và có hiệu quả. Từ những đặc điểm trên cho thấy vật liệu giữ một vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất đinh doanh của doanh nghiệp. Do đó phải tổ chức tốt công tác hạch toán vật liệu để nhằm theo dõi tình hình dự trữ và sử dụng vật liệu giúp cho việc xác định giá thành sản phẩm một cách đúng đắn, từ đó có quyết định có lợi cho việc sử dụng vốn lưu động. Như vậy có thể khẳng định vật liệu có vai trò to lớn trong hoạt động sản xuất đinh doanh, phải quản lý chặt chẽ vật liệu trên các mặt số lượng, chất lượng, giá cả, chi phí mua. Muốn vậy các doanh nghiệp phải quan tâm đến việc hạch toán vật liệu, thúc đẩy cung cấp kịp thời đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, ngăn ngừa hiện tượng hư hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất. 1.1.2. Yêu cầu quản lý đối với vật liệu. Trong cơ chế thị trường có sự điều hành và quản lý vĩ mô của nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa cùng với sự cạnh tranh gay gất của các đơn vị sản xuất đinh doanh, vật liệu sản xuất trong nước chưa đáp ứng được yêu cầu của sản xuất, nguồn vật liệu của các ngành khác cung cấp còn hạn chế, vật liệu nhập ngoại ngày càng nhiều, do đó cũng gây khó khăn không ít cho công việc sản xuất đinh doanh của các doanh nghiệp. Mặt khác, trong điều kiện hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn không ngừng nhu cầu vật chất và văn hoá cho xã hộ i. Việc sử dụng vật liệu để tiết kiệm, hợp lý, có kế hoạch ngày càng được coi trọng, làm sao để một khối lượng vật liệu nhất định có thể sản xuất được nhiều sản phẩm nhất thu được lợi nhuận cao nhất. Cho nên công tác quản lý vật liệu là nhiệm vụ của tất cả mọi người, là yêu cầu của phương thức đinh doanh trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt, nhằm với chí phí vật tư ít nhất nhưng mang laik hiểu quả kinh tế cao nhất. 4
Yêu cầu của công tác quản lý vật liệu là phải quản lý tất cả các khâu từ khâu thu mua, b ảo quản, dữ trữ đến sử dụng. Trong quá trình thu mua phải quản lý sao cho đủ về số lượng, tốt về chất lượng đúng chủng loại, giá cả hợp lý nhầm hạ thấp chi phí vật liệu đưa vào sản xuất góp phần hạ thất giá thành sản phẩm. Đ ể quản lý tốt khâu bảo quản, quản lý đúng chế độ quy định, cần tổ chức hệ thống kho tàng hợp lý phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại vật liệu, tránh hiện tượng thất thoát kém phẩm chất của vật liệu gây ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm sản xuất ra. Ngoài ra, do vật liệu thường xuyên biến động, để quá trình sc được tiến hành liên tục cần tiến hành tốt khâu giữ trữ. Phải xác định và phản ánh chính xác số lượng vật liệu tồn kho, kiểm tra việc chấp hành các định mức hoặc gián đoạn ngừng trệ sản xuất. Trong tổng chi phí sản xuất, chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn. Vì thế, khi sử dụng vật liệu, phải thực hiện theo đúng quy định mức tiêu hao, đúng loại và thú vật liệu vào quy trình sản xuất, đảm bảo tiết kiệm, phát huy cao nhất hiệu quả sử dụng vật liệu, nâng cao chất lướng sản phẩm và hạ thấp chi phí vật liệu trong quá trình sản xuất sản phẩm. Hiện nay, trên thực tế chúng ta vẫn để thất thoát một khối lượng lớn vật tư. Do đó phải cải tiến công tác quản lý vật tư cho phù hợp với tình hình thực tế, coi đây là một trong những yêu cầu cấp thiết đưa công tác quản lý vật liệu và nề nếp, triệt để chấp hành chủ trương tiết kiệm. 1.1.3. nhiệm vụ của kế toán vật liệu. * Nhiệm vụ của kế toán vật liệu. Đ ể thực hiện được chức năng giám đốc là công cụ quản lý kinh tế xuất phát từ vị trí vai trò yêu cầu quản lý vật liệu, kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất có các nhiệm vụ như sau: - Tổ chức, đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị doanh nghiệp. 5
-Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và có sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình sản xuất đinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính toán giá thành sản phẩm. - Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ bảo quản và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất đinh doanh. Trên đây là các nhiệm vụ của tổ chức hạch toán vật liệu. Để các nhiệm vụ trên được thực hiện đầy đủ cần phải có những điều kiện nhất định, các điều kiện đó là: - Doanh nghiệp phải có đầy đủ hệ thống kho tàng b ảo quản vật liệu, phương tiện bảo quản và cân đo đong đếm cần thiết. - Có nhân viên bảo vệ và thủ kho có nhiệm vụ thích hợp về bảo quản và hạch toán ban đầu ở kho. - Vật liệu trong kho sắp xếp khoa học thuận lợi cho việc nhập, xuất và kiểm kê - Xây dựng các định mức dự trữ, định mức tiêu hao và định mức hao hụt hợp lý. - Mở sổ điểm danh vật liệu, sổ này tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý và hạch toán, tránh nhầm lẫn, đơn giản hoá việc đối chiếu giữa kho và phòng kế toán khi cần thông tin về một loại vật liệu bất kỳ. 1.2. Phân loại và đánh giá vật liệu. 1.2.1. Các cách phân loại vật liệu. Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều thứ khác nhau. Mỗi loại, mỗi thứ khác nhau có nội dung kinh tế, công dụng, phương pháp bảo quản và tính năng kỹ thuật khác nhau. Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại vật liệu phục vụ cho kế 6
toán quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu. Trong việc phân loại vật liệu có nhiều tiêu thức dùng làm căn cứ cho việc phân loại. - Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất đinh doanh và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp, vật liệu được chia thành: + Nguyên vật liệu chính ( gồm cả bán thành phẩm mua ngoài). Nguyên vật liệu chính là đối tượng chủ yếu để tạo thành thực thể của sản phẩm. Nó chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Do vậy, tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp khác nhau thì vật liệu chính cũng khác nhau như: sắt, thép trong các doanh nghiệp cơ khí chế tạo máy, xây dựng cơ b ản, bông trong các doanh nghiệp dệt may... Đối với bán thành phẩm mua ngoài với mục đích trực tiếp đưa và quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm hàng hoá như sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng được xem là nguyên vật liệu chính. + Nguyên vật liệu phụ. V ật liệu chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm, nó có thể làm tăng chất lượng của nguyên vật liệu chính hoặc chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp sản xuất. + Nhiên liệu. Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất. Đối với doanh nghiệp sản xuất nhiên liệu bao gồm các loại ở thể khí, lỏng rắn như: xăng, dầu, than, khí đốt... dùng để phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm và quá trình thực hiện các phương tiện vẫn tải, máy móc thiết bị. + Phụ tùng thay thế. Là những loại phụ tùng, chi tiết dự trữ để thay thế những bộ phận máy móc thiết bị sản xuất hay phương tiện vẫn chuyển bị hư hỏng trong quá trình sử dụng vào hoạt động sản xuất đinh doanh. + Thiết bị xây dựng cơ bản. 7
Bao gồm các loại thiết bị, phương tiện đ ược sử dụng trong xây dựng cơ bản bao gồm: thiết bị cần lắp, thiết bị không cần lắp, các công cụ, vật kết cấu đặt vào công trình. + Vật liệu khác ( phế liệu) Là những loại nguyên vật liệu được loại ra trong quá trình sản xuất hay thu hồi được trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản trị và kế toán chi tiết vật liệu của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu trên lại được chia ra thành từng nhóm, thứ vật liệu một cách chi tiết hơn. - Căn cứ vào mục đích và công d ụng của vật liệu, vật liệu được chia thành + Vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất và chế tạo sản phẩm. + V ật liệu dùng cho nhu cầu khác, bao gồm: vật liệu phục vụ cho quản lý phân xưởng, bán hành, quản lý doanh nghiệp ... - Căn cứ vào nguồn nhập vật liệu, vật liệu được chia thành: + Vật liệu nhập do mua ngoài. + Vật liệu nhập tự do gia công chế biến. + Vật liệu nhập do góp vốn liên doanh. 1.2.2. Đánh giá vật liệu. - Đánh giá vật liệu là dùng thước đo giá trị để biểu hiện trị giá của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. V ề nguyên tắc vật liệu là tài sản dự trự sản xuất thuộc tài sản lưu động nên nó cần phải được đánh giá theo giá vốn thực tế. Song đặc điểm của vật liệu là có nhiều loại, nhiều thứ mà nó lại thường xuyên biến động trong quá trình hoạt động sản xuất đinh doanh. Do vậy, đ ể đáp ứng được yêu cầu của công tác kế toán vật liệu phải phản ánh kịp thời tình hình biến động nên trong công tác kế toán vật liệu còn có thể đánh giá theo hạch toán của vật liệu. 1.2.2.1. Đánh giá giá trị vốn vật liệu theo giá thực tế. a. Trị giá vốn vật liệu nhập kho: 8
- Đối với vật liệu nhập kho do mua ngoài: Giá thực Chi phí mua( chi phí Thuế phí không được tế vật liệu = Giá trị mua + vận chuyển, bốc dỡ, + hoàn lại( thuế GTGT, nhập kho chi phí bộ phận thu thuế nhập khẩu không mua độc lập) được khấu trừ) Trong đó: Trị giá được phân biệt hai trường hợp: + N ếu vật liệu mua về sản xuất hàng thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Giá mua chỉ tính bản thân giá trị vật liệu( không bao gồm thuế). + N ếu vật liệu mua về sản xuất đinh doanh mặt hàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Giá mua là tổng giá thanh toán( bao gồm cả thuế). - Đối với vật liệu nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến: Giá trị Giá trị thực tế Chi phí gia Chi phí vận chuyển, thực tế = của vật liệu xuất + công phải trả + bốc dỡ trước và sau vật liệu kho do thuê gia cho người nhận khi thuê gia công nhập kho công gia công ( nếu có) - Đối với vật liệu nhập kho do tự gia công: Giá thực Giá trị thực Chi phí gia công( chi tế vật liệu = tế của vật + phí nhiên vật liệu, chi nhập kho liệu xuất kho phí nhân công) - Đối với vật liệu nhập kho do nhận vốn liên doanh: Giá thực Giá trị vốn do Chi phí vận tế vật liệu = hội đồng liên chuyển bốc + nhập kho doanh xác định dỡ nếu có 9
- Đối với vật liệu nhập kho được cấp, biếu tặng: Giá thực Giá trị ghi Chi phí vận tế vật liệu trong biên b ản + chuyển bốc = nhập kho cấp, biếu, tặng dỡ nếu có - Đối với phế liệu nhập kho thì giá trị thực tế nhập kho tính theo giá ước tính. 10
b. Trị giá vốn vật liệu xuất kho. Nguyên tắc: Trị giá vốn vật khối lượng Đơn giá Liệu xuất kho xuất kho - Phương pháp tính theo đơn giá bình quan già quyền: Trị giá vốn vật khối lượng( số lượng ` Đơn giá bình quân Liệu xuất kho vật liệu xuất kho) Trong đó: Giá thực tế vật Giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ liệu nhập trong kỳ Đơn giá bình quân Số lượng( chất lượng) Số lượng( chất lượng) vật liệu tồn đầu kỳ vật liêu nhập kho trong kỳ Có hai phương pháp tính: + Phương pháp bình quân gia quyền trong cả chu kỳ: tính bình quân giữa tồn đầu kỳ với tổng nhập trong kỳ nên tổng hợp chỉ có một đơn giá bình quân. + Phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn( phương pháp b ình quân gia quyền di động). Đơn giá bình quân tính ngay tại mỗi thời điểm xuất kho trong kỳ. - Phương pháp nhập xuất trước: Giả định: Các vật liệu được nhập kho trước khi xuất thì xuất kho trước và vật liệu tồn kho cuối kỳ là những vật liệu nhập vào sau cùng. Giá vốn vật Khối lượng(số lượng) vật liệu Đ ơn giá thuộc từng 11
liệu xuất kho xuất kho theo từng lần nhập lần nhập vào kho - Phương pháp nhập sau xuất trước Giả định: Các vật liệu được nhập kho sau khi xuất kho trước và vật liệu tồn kho cuối kỳ thuộc những vật liệu nhập vào kho đầu tiên. Giá vốn vật Khối lượng(số lượng) vật liệu Đ ơn giá thuộc từng liệu xuất kho xuất kho theo từng lần nhập lần nhập vào kho - Phương pháp đính danh. V ật liệu nhập vào theo giá nào thì xuất ra theo đúng giá đó và không những thế còn phải khớp về mặt hiện vật. Phương pháp này thường áp dụng đối với các loại vật liệu có giá trị cao, các loại vật liệu đặc biệt. 1.2.2.2. Đánh giá vật liệu theo hạch toán Giá hạch toán vật liệu là giá quy đ ịnh thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp và được sử dụng trong thời gian dài. Giá hạch toán vật liệu có thể là giá trị mua vật liệu tại thời điểm nào đó ho ặc xác định theo giá kế hoạch của vật liệu đ ã được xây dựng. Việc sử dụng giá hạch toán nhằm mục đích đơn giản hoặc công tác kế toán nhập xuất vật liệu hàng ngày. Trong trường hợp này, cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của vật liệu nhập – xuất tồn thành giá thực tế để đảm bảo phản ánh chính xác trung thực giá trị của vật liệu nhập – xuất tồn kho phục vụ kế toán tổng hợp và kế toán tập hợp chi phí sản xuất đinh doanh phục vụ công tác quản lý vật liệu theo đúng giá trị thực tế của nó. Việc tính chuyển giá hạch toán thành giá thực tế được thực hiện trên bảng tính giá thực tế giá vật liệu công cụ, dụng cụ và được tiến hành như sau: - Tổng hợp giá trị thực tế và giá trị hạch toán của vật liệu tồn kho đầu tháng và nhập trong tháng. - Tính hệ số giá giữa giá trị thực tế và giá trị hạch toán của vật liệu: Trị giá thực tế của vật liệu Trị giá vốn thực tế của tồn kho đầu tháng vật liệu nhập trong tháng 12
H ệ số giá vật liệu Trị giá hạch toán của vật Trị giá hạch toán của vật liệu tồn kho đầu tháng liệu nhập trong tháng - Tổng hợp giá trị hạch toán của vật liệu xuất kho trong tháng sử dụng cho từng bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp theo từng loại - Tính giá trị thực tế của vật liệu xuất kho trong tháng sử dụng chong từng bổ phận trong doanh nghiệp. Giá trị vốn thực tế vật Giá trị hạch toán của vật Hệ số giá = x Liệu dùng trong tháng liệu xuất dùng trong tháng Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu vào trình độ quản lý của doanh nghiệp mà hệ số giá vật liệu có thể tính riêng cho từng thứ, nhóm hoặc cho cả vật liệu. Tổ chức kế toán vật liệu theo giá hạch toán có tác dụng làm cho việc tính toán thêm đơn giản, giảm bớt khối lượng công tác kế toán hàng ngày, tăng cường chức năng của kế toán, đối chiếu giữ sổ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết được dễ dàng, thuận lợi cho việc tổ chức hạch toán nội bộ. Tóm lại, mỗi phương pháp tính gía vật liệu nhập – xuất kho nêu trên đều có nội dung, ưu nhược điêm và những điều kiện áp dụng phù hợp nhất định. Doanh nghiệp phải căn cứ vào đạc điểm hoạt động sản xuất, khả năng trình đ ộ của cán bộ kế toán cũng như yêu cầu quản lý để đăng ký phương pháp tính toán đ ảm bảo nguyên tắc nhất quán trong các niên độ kế toán. 1.3. Kế toán chi tiết vật liệu. 1.3.1. Chứng từ sử dụng. Mọi hiện tượng xảy ra trong quá trình hoạt động sản xuất đinh doanh của doanh nghiệp liên quan đ ến việc xuất – nhập vật liệu đều phải được lập chứng từ kế toán một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đ ầu về vật liệu đã được nhà nước ban hành, những chứng từ này là 13
cơ sở ghi chép trên thẻ tho và trên sổ kế toán để kiểm tra, giám sát tình hình biến động và số liệu có của từng thứ vật liệu thực hiện quản lý có hiệu quả, phục vụ đầy đủ nhu cầu vật liệu cho hoạt động sản xuất đinh doanh. Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ1141/TC/QĐ/CĐKế TOáN ngày 01/11/1995 của bộ trưởng Bộ Tài Chính và các văn bản khác thì chứng từ kế toán vật liệu bao gồm: - Phiếu nhập kho( mẫu 01 - V ậT Tư) - Phiếu xuất kho( mẫu 02 – V ậT Tư) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03 – VậT Tư) - Bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá ( mẫu 08 – V ậT Tư) - Hoá đơn bán hàng ( mẫu 02 GTKT – 2LN) - Hoá đơn cước vận chuyển ( mẫu 03 – BH) - Hoá đơn GTGT ( mẫu 01 – GTK T – 2 LN Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy đ ịnh của nhà nước trong các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( mẫu 04 – VT), biên bản kiểm nghiệm vật tư ( mẫu 05 – VT), phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( mẫu 07 – VT) ... và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau. Việc lập các chứng từ kế toán về xuất nhập vật liệu phải được kịp thời, đầy đủ theo quy định về mẫu biểu, nội dung và phương pháp lập. Những người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép chính xác về số liệu của các nghiệp vụ kinh tế. Tất cả các chứng từ kế toán về vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép tổng hợp kịp thời của các cá nhân bộ phận có liên quan. 1.3.2. Sổ kế toán chi tiết vật liệu. Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp, kế toán vật liệu có thể sử dụng các sổ ( thẻ) kế toán chi tiết sau: 14
- Sổ (thẻ) kho - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số dư Ngoài ra các sổ kế toán chi tiết nêu trên có thể sử dụng các bảng kê nhập – x uất – tồn vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản và kịp thời. 1.3.3. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu. 1.3.3.1. Phương pháp ghi thẻ song song. * Nội dung: - ở kho: Thủ kho dùng “thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật tư hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật tư hàng hoá, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lỳ, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhận, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng tưf nhập – xuất đã phân lo ại theo từng thứ vật tư hàng hoá cho phòng kế toán. - ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập – xuất cho từng thứ vật tư, hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. K ế toán khi nhận được chứng từ nhập, xuất của thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ, căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho để ghi vào sổ ( thẻ) kế toán chi tiết vật tư, hàng hoá, mỗi chứng từ được ghi chép trên một dòng. Cuối tháng, kế toán lập bảng kê nhập – xuất – tồn, sau đó đối chiếu: + Đối chiếu giữa sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho. + Đối chiếu giữa số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập – x uất – tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. + Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế. 15
Trình tự sổ được khái quát theo sơ đồ sau: 16
Sơ đồ 1 Thẻ kho Chứng từ Chứng từ nhập xuất Sổ (thẻ) kế toán chi Bảng kê tổng hợp nhập - xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày ho ặc định kỳ Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng * ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng. - ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu - Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép còn nhiều. - Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, hàng hoá, việc nhập – x uất diễn ra không thường xuyên. Đặc biệt trong điều kiện doanh nghiệp đã làm kế toán máy thì phương pháp này vẫn áp dụng cho các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá diễn ra thường xuyên. Do đó, xu hướng phương pháp này sẽ được áp dụng ngày càng rộng rải. 17
1.3.3.2. Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển. * Nội dung: - ở kho: Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song. - ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng “sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép cho từng thứ vật tư, hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Sổ đối chiếu luân chuyển được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi thứ vật tư, hàng hoá được ghi một dòng trên sổ. Hàng ngày khi nhận được chứng từ xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ vật tư, hàng hoá, chứng từ nhập riêng, chứng từ xuất riêng. Ho ặc kế toán có thể lập “bảng kê nhập”, “bảng kê xuất”. Cuối tháng tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc từ bảng kê) đ ể ghi vào “sổ đối chiếu luân chuyển” cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng. Việc đối chiếu số liệu được tiến hành giống như phương pháp ghi thẻ song song (nhưng chỉ tiến hành vào cuối tháng) 18
Sơ đồ 2 Trình tự ghi sổ đ ược khái quát theo sơ đồ sau: Thẻ kho Chứng từ Chứng từ xuất nhập Sổ chuyển đổi luân Bảng kê tổng hợp nhập - xuất Bảng kê Bảng kê nhập xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày ho ặc định kỳ Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng * ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng. - ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. - Nhược điểm: Phương pháp này ghi sổ vẫn còn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng. Việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán. 19
- Điều kiện áp dụng: Thích hợp cho doanh nghiệp có chủng loại vật tư, hàng hoá ít, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập,xuất hàng ngày. Phương pháp này thường ít sử dụng trong thực tế. Biểu 1: Sổ đối chiếu luân chuyển. Dư Luân chuyển Dư Luân chuyển ... Dư Danh điểm đ ầu đầu trong tháng 01 trong tháng 02 ... 31/12 Tên vật ĐVậT tháng tháng ... hàng tư Tư 01 02 hàng Nhập Xuất Nhập Xuất ... SL ST SL ST SL ST SL ST SL ST SL ST SL ST hoá ... 1.3.3.3. Phương pháp ghi sổ số dư. * Nội dung: - Thủ kho vẫn sử dụng “thẻ kho” để ghi chép như hai phương pháp trên. Đồng thời, cuối tháng thủ kho cần ghi vào “sổ số d ư” số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật tư, hàng hóa cột số lượng. “Sổ số dư” do kế toán lập cho từng kho, được mở cho cả năm. Trên “sổ số dư”, vật tư hàng hoá được sắp xếp thứ, nhóm, loại. Sau mỗi nhóm, loại có dòng cột nhóm, cộng loại. Cuối mỗi tháng, “sổ số dư” được chuyển cho thủ kho để ghi chép. - Phòng kế toán: Kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên “thẻ kho” của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho. Sau đó, kế toán ký xác nhận vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ. Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ và tổng hợp giá trị (giá hạch toán) theo từng nhóm, loại vật tư, hàng hoá để ghi chép vào cột “số tiền” trên “phiếu giao nhận chứng từ”, số liệu này được ghi vào “b ảng kê luỹ kế nhập” và “bảng kê luỹ kế xuất” vật tư hàng hoá. 20