MƯỜI LỜI KHUYÊN CHO NGƯỜI LÀM CÔNG
TÁC QUẢN LÝ
Lẽ dĩ nhiên không thể có một quy tắc thần kỳ nào dành cho người quản lý nhưng tôi nghĩ
rằng những lời khuyên sau đây có thể sẽ có ích cho người làm công tác quản lý.
1. Chọn lĩnh vực hoạt động một cách cẩn thận. Phải chắc chắn rằng bạn thích hoạt động
kinh doanh trong lĩnh vực này. Nếu không có sự nhiệt tình đam mê thật sự thì không thể
làm việc có hiệu quả. Đây là điều hoàn toàn đúng cho dù bạn là nhân viên hay người
quản lý.
2. Tuyển dụng cẩn thận và sẵn sàng sa thải. Bạn cần phải có một đội ngũ hùng mạnh vì
một đội ngũ xoàng xĩnh chỉ có thể tạo ra những kết quả tầm thường cho dù có quản lý tốt
đến thế nào đi nữa. Một trong những sai lầm lớn nhất của nhà quản lý là cố giữ lại những
nhân viên không đáp ứng được yêu cầu công việc. Người quản lý dễ dàng đi đến quyết
định giữ người nhân viên nào lại chỉ vì người này chưa đến nỗi quá tệ trong công việc.
Nhưng một nhà quản lý giỏi phải biết thay thế người nhân viên này hoặc chuyển anh ta
qua một công việc khác mà anh ta có thể làm tốt hơn.
3. Tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả. Đây là một thách thức lớn đối với nhà quản
lý vì đòi hỏi phải có những biện pháp khác nhau tùy theo tình huống. Đôi khi nhà quản lý
có thể tối đa hóa năng suất bằng cách cho mỗi nhân viên một khu vực làm việc riêng.
Cũng có khi phải đưa tất cả cùng làm việc trong điều kiện chung đụng. Có thể nhà quản lí
phải dùng đến các biện pháp tài chính để nâng cao năng suất. Thông thường nhà quản lý
phải biết kết hợp nhiều các biện pháp khác nhau. Có một yếu tố luôn luôn làm gia tăng
năng suất là thiết kế một hệ thống thông tin để tạo thêm sức mạnh cho nhân viên.
Khi tạo dựng Microsoft, tôi đã bắt đầu thiết lập một môi trường để những kỹ sư phần
mềm có thể phát huy hết khả năng của mình. Tôi muốn công ty phải có một môi trường
làm việc hứng thú cho các kỹ sư. Tôi muốn tạo ra một phong cách khuyến khích nhân
viên cùng nhau làm việc, chia sẻ ý tưởng và có tinh thần làm việc cao. Nếu bản thân tôi
không phải là kỹ sư phần mềm thì không thể nào tôi đạt được mục tiêu này. Khi công ty
phát triển, chúng tôi cũng đã tạo ra một phong cách làm việc hỗ trợ lẫn nhau trong các
hoạt động quốc tế và kể cả trong tiếp thị và bán hàng.
4. Định nghĩa rõ ràng về sự thành công. Hãy giải thích rõ ràng cho nhân viên những điều
kiện gì sẽ tạo nên sự thành công và các nguyên tắc cũng như những tiêu chí đánh giá sự
thành công. Các mục tiêu phải rõ ràng và thực tế. Ví dụ nhự thời gian thực hiện các dự án
phải do chính những người thực hiện dự án đó lập ra. Người ta sẽ chấp nhận một hạn
định do cấp dưới đề nghị lên nhưng sẽ không tin tưởng những kế hoạch mà thời gian bị
áp đặt từ trên xuống, không phù hợp thực tế. Những mục tiêu không đạt được sẽ làm
giảm tinh thần của một tổ chức.
Trong công ty của tôi ngoài những cuộc họp nhóm định kỳ và những cuộc tiếp xúc trực
tiếp giữa nhà quản lý với nhân viên, chúng tôi còn có những cuộc họp chung định kỳ và
sử dụng e-mail thường xuyên để truyền đạt đến nhân viên những yêu cầu họ phải thực
hiện.
Nếu khách hàng chọn sản phẩm của đối thủ cạnh tranh với chúng tôi, chúng tôi sẽ tiến
hành phân tích tình huống một cách cẩn thận. Chúng tôi nói với nhân viên: "Lần sau
chúng ta phải quyết tâm chiến thắng. Cần phải có những điều kiện gì? Những yêu cầu
nào?" câu trả lời sẽ giúp chúng tôi xác định được mức độ thành công.
5. Để trở thành một nhà quản lý giỏi, phải biết yêu thương mọi người và có kỹ năng giao
tiếp tốt. Điều này không thể giả dối được. Nếu nhà quả lý không thật sự thích tiếp xúc với
mọi người, thì không thể nào quản lý họ được. Nhà quản lý phải có những mối quan hệ
cá nhân trong nội bộ tổ chức, công ty. Cần phải có các mối quan hệ với nhiều người,
trong đó có cả nhân viên dưới quyền mình, tuy không nhất thiết phải là quan hệ bạn bè
thân hữu. Nhà quản lý phải biết khuyến khích những người này nói với mình mọi điều tốt
xấu, thông tin lại cho mình những điều người khác nghĩ về công ty hay về mình.
6. Huấn luyện nhân viên làm việc của họ tốt hơn mình. Chuyển giao các kỹ năng của bạn
cho họ. Đây là một điều thú vị nhưng cũng thường hay làm cho một số nhà quản lý lo
ngại vì cho rằng mình đang huấn luyện người thay thế. Nếu bạn còn nghi ngại thì hãy hỏi
thẳng cấp trên hoặc ông chủ của mình: "Nếu tôi huấn luyện được người khác làm công
việc của tôi một cách hoản hảo,liệu công ty còn có công việc nào mới mẻ hơn cho tôi hay
không?"
Những nhà quản lý giỏi phải huấn luyện nhân viên để họ đảm nhận các trách nhiệm cao
hơn. Vì như vậy người quản lý sẽ có thời gian giải quyết những công việc khác. Đối với
người quản lý giỏi, không bao giờ hết công việc. Cuộc đời còn biết bao công việc phải
làm.
7. Xây dựng tinh thần làm việc. Phải xây dựng tinh thần làm việc tốt trong nhân viên.
Hướng dẫn cho mọi người thấy được tầm quan trọng của công việc của họ, tầm quan
trọng đối với công ty và đối với khách hàng. Khi công ty đạt được những thành công lớn,
người nào có tham gia đều phải cảm thấy tự hào và được tặng thưởng xứng đáng.
8. Tự mình tham gia thực hiện các dự án. Nhà quản lý giỏi không chỉ nói suông. Đối với
nhân viên ông chủ không chỉ là người phân phát tiền lương. Thỉnh thoản hãy chứng minh
rằng mình cũng biết làm việc bằng cách tham gia vào những việc khó khăn, nhàm chán
nhất để làm gương cho nhân viên.
9. Đừng đưa ra một quyết định hai lần. Hãy suy nghĩ cẩn thận và quyết định chính xác
ngay từ lần đầu tiên để không phải xem xét lại vấn đề một cách không cẩn thiết. Nếu giở
đi giở lại một vấn đề nhiều lần, nó sẽ không chỉ làm chậm quá trình thực hiện công việc
mà còn ảnh hưởng đến tinh thần quyết định công việc của chính bạn.
Nhân viên không thích những nhà lãnh đạo thiếu quyết đoán, vì vậy nhà lãnh đạo phải có
quyết định thích hợp. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn phải quyết định mọi
việc ngay lập tức, Và cũng không có nghĩa là đừng bao giờ xem xét lại một vấn đề.
10. Hãy nói cho nhân viên biết họ phải làm theo quyết định của ai. Có thể người đó chính
là bạn, cũng có thẻ là ông chủ và cũng có thể là bất cứ một người nào làm việc cho bạn.
Bạn sẽ tạo ra tình trạng rối rắm và ngưng trệ công việc khi nhân viên bắt đầu tự hỏi: "Tôi
phải làm theo yêu cầu của ai đây? Dường như mỗi người có những yêu cầu khác nhau,
biết nghe ai bây giờ".
Tôi không muốn nói rằng đây là những nguyên tắc tuyệt đối mà mọi nhà quản lý phải
tuân theo, và cũng không phải đây là những nguyên tắc quan trọng nhất. Để trở thành nhà
quản lí giỏi, còn phải biết nhiều điều khác nữa. Ví dụ như trước đây chưa đầy một tháng,
tôi đã khuyến khích những người làm công tác quản lý yêu cầu nhân viên phải thông báo
tin xấu trước tin tốt.
Nhưng tôi hy vọng rằng những ý kiến trên đây sẽ giúp ích phần nào cho người làm công
tác quản lý.