Ngành điện lực ứng dụng và phát triển các công trình quản lý sử dụng Công nghệ thông tin

Chia sẻ: Tt Cao | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:98

Thêm vào BST

Báo xấu

83
lượt xem 11
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tham khảo luận văn - đề án 'ngành điện lực ứng dụng và phát triển các công trình quản lý sử dụng công nghệ thông tin', luận văn - báo cáo, tài chính - kế toán - ngân hàng phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Ngành điện lực ứng dụng và phát triển các công trình quản lý sử dụng Công nghệ thông tin

Ch ương 1: Cơ sở lý luận. 1 .1. Lý lu ận về dự án và qu ản lý dự án đ ầu tư. 1 .1.1. Khái niệm về dự án và qu ản lý dự án đ ầu tư. Khái niệm dự án. 1 .1.1.1. Khái niệm. 1 .1.1.1.1. Có nhiều cách định nghĩa dự án. Tuỳ theo mục đích mà nhấn mạnh một khía cạnh n ào đó. Trên phương diện phát triển, có hai cách hiểu về dự án: cách hiểu “tĩnh” và cách hiểu “động”. Theo cách hiểu thứ nhất “tĩnh” thì dự án là hình tượng về một tình huống (một trạng thái) mà ta muốn đạt tới. Theo cách hiểu thứ hai “động” có thể định n ghĩa dự án như sau: Theo nghĩa chung nhất, dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cụ th ể cần phải được thực hiện với ph ương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới. Như vậy theo định nghĩa n ày thì: Dự án không chỉ là một ý đ ịnh phác thảo m à có tính cụ thể và mục tiêu xác - đ ịnh. Dự án không phải là một nghiên cứu trừu tượng mà phải cấu trúc nên một thực - th ể mới. Trên phương diện quản lý, có thể định nghĩa dự án như sau: Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất. Định nghĩa này nhấn mạnh hai đ ặc tính: 1
Nỗ lực tạm thời (hay có thời hạn). Nghĩa là, mọi dự án đ ầu tư đ ều có điểm bắt - đ ầu và đ iểm kết thúc xác đ ịnh. Dự án kết thúc khi mục tiêu của dự án đ ã đạt được hoặc khi xác định rõ ràng mục tiêu của dự án không thể đ ạt đ ược và dự án bị loại bỏ. Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất. Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất là sản phẩm - hoặc dịch vụ khác biệt so với những sản phẩm tương tự đ ã có hoặc dự án khác. Dù định nghĩa khác nhau nhưng có thể rút ra một số đặc trưng cơ bản của khái n iệm dự án như sau: Dự án có mục đích, mục tiêu rõ ràng. Mỗi dự án thể hiện một hoặc một nhóm - nhiệm vụ cần được thực hiện với một bộ kết quả xác định nhằm thoả m ãn một nhu cầu nào đó. Dự án cũng là một hệ thống phức tạp n ên cần được chia th ành nhiều bộ phận khác nhau để thực hiện và quản lý nhưng phải đảm bảo các mục tiêu cơ bản về th ời gian, chi phí và việc hoàn thành với chất lượng cao. Dự án có chu kỳ phát triển riêng và th ời gian tồn tại hữu hạn. Nghĩa là, giống - như các thực thể sống, dự án cũng trải qua các giai đ oạn: hình thành, phát triển, có th ời đ iểm bắt đ ầu và kết thúc. Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận - quản lý chức năng với quản lý dự án… Dự án n ào cũng có sự tham gia của nhiều bên hữu quan nh ư chủ đầu tư, ngư ời hưởng thụ dự án, các nhà tư vấn, nhà th ầu, các cơ quan quản lý nhà nước... Tuỳ theo tính chất và yêu cầu của chủ đ ầu tư m à sự tham gia của các thành phần trên là khác nhau. Giữa các bộ phận quản lý chức năng và nhóm quản lý dự án thường xuyên có quan h ệ lẫn nhau và cùng phối hợp thực hiện nhiệm vụ nh ưng mức độ tham gia của các bộ phận không giống nhau. Vì mục tiêu của dự 2
án, các nhà qu ản lý dự án cần duy trì thường xuyên m ối quan hệ với các bộ phận quản lý khác. Sản phẩm của dự án mang tính chất đơn chiếc, độc đáo (mới lạ). Khác với quá - trình sản xuất liên tục và gián đoạn, kết quả của dự án không phải là sản phẩm sản xuất hàng lo ạt, m à có tính khác biệt cao. Sản phẩm và dịch vụ do dự án đem lại là duy nhất. Lao động đòi hỏi kỹ n ăng chuyên môn cao, nhiệm vụ không lặp lại . . . Môi trường hoạt động “va chạm”. Quan hệ giữa các dự án là quan hệ chia - nhau cùng một nguồn lực khan hiếm của một tổ chức. Dự án “cạnh tranh” lẫn nhau và với các bộ phận chức năng khác về tiền vốn, nhân lực, thiết bị... Một số trường hợp, các thành viên quản lý dự án thường có hai thủ trưởng trong cùng một thời gian nên sẽ gặp khó kh ăn không biết thực hiện quyết định nào của cấp trên khi hai lệnh mâu thuẫn nhau. Tính b ất định và độ rủi ro cao. Hầu hết các dự án đòi hỏi lượng tiền vốn, vật tư - và lao động rất lớn để thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Mặt khác, thời gian đầu tư và vận hành kéo dài nên các dự án đầu tư phát triển thường có độ rủi ro cao. Chu kỳ của dự án đầu tư. 1 .1.1.1.2. Chu kỳ của hoạt động đầu tư là các giai đ oạn mà một dự án phải trải qua bắt đầu từ khi dự án mới chỉ là ý đồ đ ến khi dự án được hoàn thành chấm dứt hoạt động. Ta có th ể minh ho ạ chu kỳ của dự án theo sơ đồ sau đây: Chu kỳ một dự án đầu tư được thể hiện thông qua ba giai đoạn: Giai đoạn tiền đầu tư (Chu ẩn bị đ ầu tư), giai đoạn đ ầu tư (Thực hiện đầu tư) và giai đoạn vận hành các kết quả đầu tư (Sản xuất kinh doanh). 3
Các bước công việc, các nội dung nghiên cứu ở các giai đoạn được tiến h ành tuần tự nhưng không biệt lập mà đan xen gối đ ầu cho nhau, bổ sung cho nhau nhằm nâng cao dần mức độ chính xác của các kết quả nghiên cứu và tạo thuận lợi cho việc tiến h ành nghiên cứu ở các bước kế tiếp. Trên cơ sở chu kỳ một dự án đầu tư chúng ta có thể đưa ra một số nhận xét cơ bản sau đ ây: Trong 3 giai đo ạn trên đây, giai đ oạn chuẩn bị đầu tư (tiền đầu tư) tạo tiền đ ề - và quyết định sự thành công hay th ất bại ở 2 giai đoạn sau, đặc biệt là đối với giai đoạn vận h ành kết quả đ ầu tư. Do đó, đối với giai đ oạn chuẩn bị đầu tư, vấn đề chất lư ợng, vấn đề chính xác của các kết quả nghiên cứu, tính toán và dự đoán là quan trọng nhất. Trong quá trình soạn thảo dự án phải d ành đủ thời gian và chi phí theo đòi hỏi của các nghiên cưú. Tổng chi phí cho giai đoạn chuẩn bị đ ầu tư chiếm từ 0,5 đến 15% vốn đầu tư của dự án. Làm tốt công tác chuẩn bị đầu tư sẽ tạo tiền đề cho việc sử dụng tốt 85 đ ến 99,5% vốn đ ầu tư của dự án ở giai đoạn thực hiện đầu tư (đúng tiến độ, không phải phá đi làm lại, tránh được những chi phí không cần thiết khác ...) Điều n ày cũng tạo cơ sở cho quá trình hoạt động của dự án được thuận lợi, nhanh chóng thu hồi vốn đầu tư và có lãi (đối với các dự án sản xuất kinh doanh), nhanh chóng phát huy h ết n ăng lực phục vụ dự kiến. Trong giai đoạn thứ 2, vấn đề thời gian là quan trọng hơn cả. ở giai đ oạn này - 85 đến 99,5% vốn đ ầu tư của dự án được chi ra nằm khê đọng trong suốt những năm thực hiện đầu tư . Đây là những năm vốn không sinh lời. Thời gian thực hiện đầu tư càng kéo dài, vốn ứ đọng càng nhiều, tổn thất càng lớn. Đến lượt mình, thời gian thực h iện đầu tư lại phụ thuộc nhiều vào ch ất lượng công tác chuẩn bị đ ầu tư, vào việc 4
quản lý quá trình thực hiện đầu tư , qu ản lý việc thực hiện những hoạt động khác có liên quan trực tiếp đến các kết quả của quá trình thực hiện đ ầu tư đã được xem xét trong dự án đầu tư. Giai đoạn 3: vận hành các kết quả của giai đoạn thực hiện đ ầu tư (giai đoạn - sản xuất kinh doanh dịch vụ) nhằm đ ạt được các mục tiêu của dự án. Nếu các kết quả do giai đoạn thực hiện đầu tư tạo ra đảm bảo tính đồng bộ, giá thành thấp, chất lượng tốt, đú ng tiến độ, tại địa điểm thích hợp, với quy mô tối ưu thì hiệu quả trong hoạt động của các kết quả này và m ục tiêu của dự án chỉ phụ thuộc trực tiếp vào quá trình tổ chức quản lý hoạt động các kết quả đầu tư. Làm tốt các công việc của giai đoạn chu ẩn bị đầu tư và thực hiện đ ầu tư tạo thuận lợi cho quá trình tổ chức quản lý phát huy tác dụng của các kết quả đầu tư. Th ời gian hoạt động của dự án được xác định bởi thời gian vận hành các kết - quả đầu tư. Th ời gian hoạt động của dự án bị phụ thuộc những nhân tố tác động đến chu - k ỳ sống của sản phẩm do dự án tạo ra, hiệu quả của quá trình vận hành d ự án.. . Nội dung chủ yếu của giai đoạn tiền đầu tư là việc xây dựng dự án đầu tư. - 1 .1.1.2. Khái niệm và tác dụng của quản lý dự án. 1 .1.1.2.1. Khái niệm. Phương pháp qu ản lý dự án lần đầu được áp dụng trong lĩnh vực quân sự Mỹ vào những năm 1950, đến nay nó nhanh chóng được ứn g d ụng rộng rãi vào các lĩnh vực kinh tế, quốc phòng và xã hội. Có hai lực lượng cơ b ản thúc đẩy sự phát triển mạnh m ẽ của phương pháp quản lý dự án là: 5
Nhu cầu ngày càng tăng những h àng hoá và d ịch vụ sản xuất phức tạp, kỹ - n ghệ tinh vi, trong khi khách hàng ngày càng khó tính; Kiến thức của con người (hiểu biết tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật) ngày - càng tăng. Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, đ iều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng th ời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và đ iều kiện tốt nhất cho phép. Quản lý dự án bao gồm 3 giai đoạn chủ yếu. Đó là việc lập kế hoạch, điều phối thực hiện m à nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí thực hiện và th ực h iện giám sát các công việc dự án nhằm đạt được các mục tiêu xác định. Lập kế hoạch. Đây là giai đ oạn xây dựng mục tiêu, xác định những công việc - cần được hoàn thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch h ành động theo trình tự logic mà có thể biểu diễn dưới dạng sơ đồ hệ thống. Điều phối thực hiện dự án. Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm: tiền - vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và qu ản lý tiến độ thời gian. Giai đo ạn này chi tiết hoá thời hạn thực hiện cho từng công việc và toàn bộ dự án (khi n ào bắt đầu, khi nào kết thúc). Giám sát là quá trình theo dõi, kiểm tra tiến trình d ự án, phân tích tình hình - hoàn thành, giải quyết những vấn để liên quan và thực hiện báo cáo hiện trạng. 6
Các giai đoạn của quá trình qu ản lý dự án hình thành một chu trình năng động từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó phản hồi cho việc tái lập kế hoạch dự án như trình bày trong hình 1.2 Mục tiêu cơ bản của các dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải đ ược ho àn thành theo yêu cầu và bảo đảm chất lượng, trong phạm vi chi phí được duyệt, đ úng thời gian và giữ cho ph ạm vi dự án không thay đổi. Về mặt toán học, bốn vấn đề này liên quan với nhau theo công thức sau: C= f ( P, T, S ). Trong đó : C : Chi phí. P : Hoàn thành công việc ( kết quả ) T : Yếu tố thời gian. S : Ph ạm vi dự án. Phương trình cho th ấy, chi phí là một hàm của các yếu tố: hoàn thành công việc, th ời gian và phạm vi dự án. Nói chung chi phí của dự án tăng lên nếu chất lượng hoàn thiện công việc tốt h ơn, thời gian kéo dài thêm và ph ạm vi dự án được mở rộng. Ba yếu tố cơ bản: Thời gian, chi phí và hoàn thiện công việc là những mục tiêu cơ b ản của quản lý dự án và giữa chúng lại có quan hệ chặt chẽ với nhau. Không đ ơn thuần chỉ là hoàn thành kết quả mà thời gian cũng như chi phí để đạt kết quả đó đều là những yếu tố không kém phần quan trọng. Hình 1.3 trình bày m ối quan hệ giữa 3 mục tiêu cơ b ản của quản lý dự án. Tuy mối quan hệ giữa 3 mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kì đối với cùng một dự án, nhưng nói chung đ ạt được kết quả tốt đối với mục tiêu này phải “hi sinh” một ho ặc hai mục tiêu kia. Do 7
vậy, trong quá trình qu ản lý dự án các nhà qu ản lý hi vọng đạt được sự kết hợp tốt nhất giữa các mục tiêu quản lý dự án. 1 .1.1.2.2. Tác dụng của quản lý dự án. Mặc dù phương pháp quản lý dự án đòi hỏi sự nỗ lực, tính tập thể và yêu cầu hợp tác nhưng tác dụng của nó rất lớn. Phương pháp qu ản lý dự án có những tác dụng chủ yếu sau đây: Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án. - Tạo đ iều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa nhóm quản - lý dự án với khách hàng và nhà cung cấp đ ầu vào cho dự án. Tăng cư ờng sự hợp tác giữa các thành viên và ch ỉ rõ trách nhiệm của các thành - viên tham gia dự án. Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó kh ăn vướng mắc nảy sinh và điều - chỉnh kịp thời trước những thay đ ổi hoặc điều kiện không dự đ oán được. Tạo điều kiện cho việc đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng. Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn. - 1 .1.2. Nội dung của quản lý dự án. 1 .1.2.1. Qu ản lý vĩ mô và vi mô đối với dự án. 1 .1.2.1.1. Quản lý vĩ mô đối với hoạt đ ộng dự án. Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nước đối với dự án bao gồm tổng thể các biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, hoạt động và kết thúc dự án. Trong quá trình triển khai thực hiện dự án, nh à nước m à đ ại diện là các cơ quan quản lý nhà n ước về kinh tế luôn theo dõi chặt chẽ, định hướng và chi phối hoạt động 8
của dự án nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực vào việc phát triển kinh tế – xã hội. Những công cụ quản lý vĩ mô chính của nh à nước để quản lý dự án bao gồm các chính sách, kế hoạch, quy hoạch như chính sách về tài chính tiền tệ, tỷ giá, lãi suất, chính sách đ ầu tư, chính sách thuế, hệ thống luật pháp, những quy định về chế độ kế toán, th ống kê, b ảo hiểm, tiền lương... 1 .1.2.1.2. Quản lý vi mô đối với hoạt đ ộng dự án. Quản lý dự án ở tầm vi mô là quá trình quản lý các hoạt động cụ thể của dự án. Nó b ao gồm nhiều khâu công việc như lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát... các hoạt động dự án. Quản lý dự án bao gồm hàng loạt vấn đề như : Quản lý thời gian, chi phí, n guồn vốn đ ầu tư, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán... Quá trình quản lý được thực h iện trong suốt các giai đoạn từ chuẩn bị đầu tư , thực hiện đ ầu tư đến giai đoạn vận h ành kết quả của dự án.Trong từng giai đoạn, tuy đối tượng quản lý cụ thể có khác nhau nh ưng đều phải gắn với 3 mục tiêu cơ bản của hoạt động quản lý dự án là: thời gian, chi phí và kết quả hoàn thành. 1 .1.2.2. Lĩnh vực quản lý dự án. Theo đối tư ợng quản lý, quản lý dự án gồm 9 lĩnh vực chính cần được xem xét, n ghiên cứu là: 1 .1.2.2.1. Quản lý phạm vi. Quản lý phạm vi là việc xác định, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác đ ịnh công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào n goài phạm vi củ a dự án. 1 .1.2.2.2. Quản lý thời gian. 9
Quản lý thời gian là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn ho àn thành dự án. Nó chỉ rõ mỗi công việc kéo dài bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành. 1 .1.2.2.3. Quản lý chi phí. Quản lý chi phí của dự án là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án; là việc tổ chức, phân tích số liệu và b áo cáo những thông tin về chi phí. 1 .1.2.2.4. Quản lý chất lượng. Quản lý chất lượng dự án là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lư ợng cho việc thực hiện dự án, đ ảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phải đ áp ứng mong muốn của chủ đầu tư. 1 .1.2.2.5. Quản lý nhân lực. Quản lý nhân lực là việc hư ớng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi th ành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án. Nó cho thấy việc sử dụng lực lư ợng lao động của dự án hiệu quả đến mức n ào? 1 .1.2.2.6. Quản lý thông tin. Quản lý thông tin là đảm bảo quá trình thông tin thông suốt một cách nhanh nhất và chính xác giữa các thành viên d ự án và với các cấp quản lý khác nhau. Thông qua quản lý thông tin có thể trả lời được các câu hỏi: Ai cần thông tin về dự án, mức độ chi tiết và các nhà qu ản lý dự án cần báo cáo cho họ bằng cách nào? 1 .1.2.2.7. Quản lý rủi ro. Quản lý rủi ro là xác định các yếu tố rủi ro của dự án, lượng hoá mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý từng loại rủi ro. 10
1 .1.2.2.8. Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán. Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán của dự án là quá trình lựa chọn, thương lư ợng, quản lý các hợp đồng và điều h ành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết b ị, dịch vụ,... cần thiết cho dự án. Quá trình qu ản lý này giải quyết vấn đ ề: bằng cách n ào dự án nhận được hàng hoá và dịch vụ cần thiết của các tổ chức bên ngoài cung cấp cho dự án, tiến độ cung, chất lượng cung như th ế n ào? 1 .1.2.2.9. Lập kế hoạch tổng quan. Lập kế hoạch tổng quan cho dự án là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự logic, xác định những công việc cần làm, nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc đó nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đã xác đ ịnh của dự án. Kế hoạch dự án là việc chi tiết hoá các mục tiêu dự án thành những công việc cụ thể và ho ạch định một chương trình để thực hiện các công việc đó nhằm đ ảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ. Kế hoạch dự án bao gồm nhiều loại kế hoạch như : kế hoạch tổng thể về dự án, kế hoạch tiến độ, kế hoạch ngân sách, kế hoạch phân phối nguồn lực... 1 .1.2.3. Qu ản lý theo chu kỳ của dự án. Dự án là một thực thể thống nhất, thời gian thực hiện d ài và có độ bất định nhất đ ịnh n ên các tổ chức, đơn vị thường chia dự án thành một số giai đo ạn để quản lý thực hiện. Mỗi giai đoạn được đánh dấu bởi việc thực hiện một hoặc nhiều công việc. Tổng hợp các giai đ oạn này đư ợc gọi là chu k ỳ dự án. Chu kỳ dự án xác định điểm b ắt đ ầu, điểm kết thúc và thời hạn thực hiện dự án. Chu kỳ dự án xác định những công việc nào sẽ được thực hiện trong từng pha và ai sẽ tham gia thực hiện. Nó cũng 11
chỉ ra những công việc còn lại nào ở giai đoạn cuối sẽ thuộc và không thuộc phạm vi dự án. Thông qua chu kỳ dự án có thể nhận thấy một số đ ặc điểm: Thứ nhất, mức chi phí và yêu cầu nhân lực thường là thấp khi bắt đầu dự án, tăng cao hơn vào thời kỳ phát triển, nh ưng giảm nhanh chóng khi dự án bư ớc vào giai đo ạn kết thúc. Thứ hai, xác suất ho àn thành dự án thành công thấp nhất và do đó rủi ro là cao nhất khi bắt đầu thực hiện dự án. Xác suất th ành công sẽ cao hơn khi dự án bước qua các pha sau. Thứ b a, khả năng ảnh hưởng của chủ đầu tư tới đ ặc tính cuối cùng của sản phẩm dự án và do đó tới chi phí là cao nh ất vào thời kỳ bắt đ ầu và giảm mạnh khi dự án được tiếp tụ c trong các pha sau. 1 .1.3. Mô hình tổ chức dự án. Tổ chức là một nhân tố động. Các mô hình tổ chức luôn thay đổi phù hợp với sự thay đổi của môi trường cạnh tranh, công nghệ và yêu cầu quản lý. Những năm gần đ ây mô hình tổ chức quản lý doanh nghiệp nói chung và quản lý dự án nói riêng có những thay đổi tích cực theo hướng phát triển nhiều mô h ình tổ chức mới, năng động và hiệu quả. Có nhiều mô hình tổ chức quản lý dự án. Tuỳ thuộc mục đ ích nghiên cứu mà phân lo ại các mô hình tổ chức dự án cho phù h ợp. 1 .1.3.1. Căn cứ vào trách nhiệm và quyền hạn về quản lý và điều h ành d ự án. 1 .1.3.1.1. Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án. Quản lý dự án theo mô hình chủ đ ầu tư (chủ dự án) trực tiếp quản lý là hình th ức tổ chức quản lý dự án không đò i hỏi cán bộ chuyên trách quản lý dự án phải trực tiếp tham gia điều h ành dự án mà chủ đ ầu tư trực tiếp quản lý đ iều hành.Các nhà quản lý 12
dự án chuyên nghiệp không chịu trách nhiệm trực tiếp đối với việc thực hiện và kết quả cuối cùng của dự án mà chỉ đóng vai trò cố vấn, tư vấn cho chủ đầu tư. Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án thường đ ược áp dụng cho các dự án quy mô nhỏ, đơn giản về kỹ thuật và gần với chuyên môn của chủ dự án, đồng thời chủ đầu tư có đ ủ năng lực chuyên môn kỹ năng và kinh n ghiệm quản lý dự án. Chủ đ ầu tư được lập và sử dụng bộ máy có năng lực chuyên môn của m ình mà không cần lập ban quản lý dự án. 1 .1.3.1.2. Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án. Mô hình tổ chức “Chủ nhiệm điều h ành dự án” là mô hình tổ chức trong đó chủ đ ầu tư giao cho ban quản lý điều h ành dự án chuyên ngành làm chủ nhiệm điều hành hoặc thuê tổ chức có n ăng lực chuyên môn để điều hành dự án và họ được đại diện toàn quyền trong mọi hoạt động thực hiện dự án. Chủ nhiệm điều h ành dự án là một pháp nhân độc lập, có năng lực, sẽ là người quản lý, điều h ành và chịu trách nhiệm về kết quả đối với to àn bộ quá trình thực hiện dự án. Mọi quyết định của chủ đầu tư về dự án mà liên quan đến các đơn vị thực hiện sẽ được triển khai thông qua chủ nhiệm đ iều hành dự án. Hình thức này áp dụng cho những dự án quy mô lớn, tính chất phức tạp. 1.1.3.1.3. Mô hình chìa khoá trao tay. Mô hình tổ chức dự án dạng chìa khoá trao tay là hình thức tổ chức trong đó nhà quản lý dự án không chỉ là đại diện toàn quyền của chủ đ ầu tư - chủ dự án m à còn là “chủ” của dự án. Hình thức tổ chức dự án dạng ch ìa khoá trao tay áp dụng khi chủ đầu tư được phép đ ấu thầu đ ể lựa chọn nh à th ầu thực hiện tổng thầu toàn bộ dự án. Khác với hình th ức 13
chủ nhiệm điều hành, giờ đây mọi trách nhiệm được giao cho nhà qu ản lý dự án và họ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn đối với việc thực hiện dự án. Trong một số trường h ợp nhà qu ản lý dự án không chỉ được giao toàn quyền thực hiện dự án m à còn được phép cho người khác nhận thầu từng phần việc trong dự án đã trúng th ầu. Khi đó họ như một thứ “cai” đ iều hành dự án. Trong trường hợp n ày bên qu ản lý dự án không phải là một cá nhân mà phải là một tổ chức quản lý dự án chuyên nghiệp. 1 .1.3.1.4. Mô hình tự thực hiện. Hình thức tự thực hiện dự án là mô hình quản lý mà chủ đ ầu tư không thuê các nhà quản lý dự án chuyên trách làm tư vấn cũng như quản lý dự án. Chủ đầu tư có đủ n ăng lực thực hiện, quản lý hoạt động sản xuất, xây dựng, phù hợp với yêu cầu dự án. 1 .1.3.2. Căn cứ vào vai trò và trách nhiệm của người lãnh đạo dự án. 1 .1.3.2.1. Tổ chức quản lý dự án theo chức năng. Hình thức tổ chức dự án theo chức n ăng có đ ặc điểm là: Dự án được đặt vào một phòng chức năng nào đó (tu ỳ thuộc vào nhiệm vụ của - dự án). Các thành viên của dự án được điều động tạm thời từ các phòng chức năng - khác nhau đến và họ vẫn thuộc quyền quản lý của phòng chức năng nhưng lại đảm nhận phần việc chuyên môn liên quan đ ến dự án. Ưu đ iểm: Th ứ nhất, linh hoạt trong sử dụng cán bộ. Phòng chức năng có dự án đặt vào - chỉ quản lý hành chính, tạm thời đối với các chuyên gia tham gia quản lý dự án. Họ sẽ trở về vị trí cũ của mình khi kết thúc dự án. 14
Th ứ hai, một người có thể tham gia nhiều dự án để sử dụng kiến thức chuyên - môn và kinh nghiệm của m ình. Nhược điểm: Đây là cách quản lý không theo yêu cầu khách hàng. - Vì dự án đ ược đặt dưới sự quản lý của một bộ phận chức n ăng nên bộ phận - n ày thường có xu hướng quan tâm nhiều hơn đến việc hoàn thành nhiệm vụ chính khác của nó mà không tập trung cố gắng vào việc giải quyết thoả đáng các vấn đề của dự án. Các bộ phận chức năng khác có trách nhiệm tham gia dự án cũng có tình hình tương tự. Trong một vài trường hợp, dự án không nhận được ưu tiên cần thiết, vì vậy không đủ phương tiện để hoạt động hoặc bị coi nhẹ. 1 .1.3.2.2. Tổ chức chuyên trách quản lý dự án. Hình thức tổ chức chuyên trách dự án về thực chất là tạo ra một xí nghiệp con do một chủ nhiệm dự án quản lý. Mô h ình tổ chức n ày có dạng như hình 1.7 Ưu đ iểm: Đây là hình thức tổ chức theo yêu cầu khách h àng nên có thể phản ứng nhanh - trư ớc yêu cầu của thị trường. Nhà qu ản lý dự án có đầy đủ quyền lực đối với dự án. - Tất cả các thành viên của dự án chịu sự điều h ành trực tiếp của chủ nhiệm dự - án (chứ không phải những người đứng đ ầu các bộ phận chức năng đ iều hành). Do dự án tách khỏi các phòng chức năng nên đường thông tin đ ược rút ngắn. - Nhược điểm: Th ứ nhất, khi công ty hay chủ đầu tư thực hiện đồng thời vài dự án và ph ải - đ ảm bảo đủ số cán bộ cho từng dự án thì có thể dẫn đến tình trạng lãng phí nhân lực. 15
Th ứ hai, do yêu cầu phải hoàn thành tốt mục tiêu về hoàn thiện, thời gian, chi - phí của dự án nên nhà quản lý dự án có xu hướng thuê chuyên gia giỏi vì nhu cầu dự phòng h ơn là đ áp ứng nhu cầu thực. 1 .1.3.2.3. Tổ chức quản lý dự án dạng ma trận. Lo ại h ình tổ chức dự án dạng ma trận là sự kết hợp 2 loại h ình tổ chức dự án theo chức n ăng và d ạng chuyên trách dự án. Ưu đ iểm: Giống nh ư hình thức tổ chức chuyên trách dự án, mô hình tổ chức n ày trao - quyền cho chủ nhiệm dự án quản lý, thực hiện dự án đú ng tiến độ, đúng yêu cầu kỹ thuật, trong phạm vi chi phí đ ược duyệt. Giống như tổ chức dạng chức năng, các tài n ăng chuyên môn được phân phối - h ợp lý cho các dự án khác nhau Khắc phục được hạn chế của mô hình qu ản lý theo chức năng. Khi kết thúc dự - án các nhà chuyên môn này có thể trở về phòng chức n ăng của mình. Tạo điều kiện phản ứng nhanh h ơn, linh ho ạt hơn trước yêu cầu của khách - h àng. Nhược điểm: Th ứ nhất, nếu quyền quyết định trong quản lý dự án không rõ ràng, ho ặc trái - n gược, trùng chéo sẽ ảnh hưởng đến công việc dự án. Th ứ hai, về lý thuyết, các chủ nhiệm dự án quản lý các quyết đ ịnh hành chính, - những người đứng đ ầu bộ phận chức năng ra các quyết định kỹ thuật. Nhưng trên thực tế, quyền và trách nhiệm khá phức tạp. Do đó k ỹ n ăng thương lượng là m ột yếu tố rất quan trọng để đảm bảo th ành công của dự án. 16
Th ứ ba, mô h ình quản lý này vi ph ạm nguyên tắc tập trung trong quản lý. Một - nhân viên có hai thủ trưởng sẽ gặp khó kh ăn khi phải quyết định thực hiện lệnh nào trong trường hợp hai lệnh mâu thuẫn nhau. 1 .2. Vai trò và đặc điểm của các dự án công nghệ thông tin. 1 .2.1. Vai trò của Công nghệ thông tin. 1 .2.1.1. Khái niệm, quá trình phát triển và vai trò của công nghệ thông tin trong nền kinh tế nước ta. 1 .2.1.1.1Khái niệm. Công nghệ thông tin là sự hoà nhập của công nghệ máy tính với công nghệ liên lạc viễn thông được thực hiện nhờ công nghệ vi điện tử. Sự hình thành của công nghệ thông tin được minh hoạ như ở h ình vẽ 1.8. Liên lạc là công ngh ệ lâu đời nhất trong số 3 công nghệ kể trên. Các h ệ thống liên lạc bằng đ iện đã phát triển suốt từ những năm 1840. Công nghệ máy tính ra đời từ những năm 1940, tho ạt đ ầu vì những mục đ ích quân sự. Công nghệ vi đ iện tử bắt đầu từ những n ăm 1960 và đ ã sớm dẫn đến sự hội tụ nhanh chóng của cả 2 công nghệ lâu đời hơn thành một công nghệ mới m à ngày nay chúng ta gọi là Công nghệ thông tin. Quá trình phát triển. 1 .2.1.1.2. Trong lịch sử phát triển nhân loại, cho tới cuối thế kỷ thứ XX, lo ài người đã trải qua 5 cuộc cách mạng thông tin. Tiêu chí đ ể phân biệt các cuộc cách mạng thông tin là những thay đổi căn bản về các công cụ tiếp nhận, lưu trữ, xử lý, truyền thông tin và về khối lượng thông tin có th ể phổ biến đ ược cho mọi ngư ời. 17
Cuộc cách mạng thông tin lần thứ nhất được khởi đ ầu bằng việc con người có được tiếng nói - đánh dấu điểm ngoặt căn b ản trên bước đường phát triển tiến hoá của loài người. Kể từ đây, con người tách hẳn khỏi thế giới động vật . Nhờ có tiếng nói, thông tin tạo ra được thay đổi, truyền bá và lưu trữ và trở thành một đ ộng lực mạnh m ẽ thúc đẩy quá trình giao tiếp và phát triển kỹ thuật ở những giai đoạn phát triển đầu tiên của thời đ ại nông nghiệp. Cuộc cách mạng thông tin lần thứ hai đánh d ấu bằng việc phát minh ra chữ viết. Đây là một công cụ căn bản, làm thay đ ổi phương thức sinh hoạt của cộng đồng, dẫn đ ến chỗ mở rộng phạm vi phát triển và tạo lập các hệ thống cộng đồng mới vư ợt ra khỏi tầm phạm vi của các quan hệ huyết thống trong thời đại nông nghiệp. Nhờ có chữ viết, thông tin đã được lưu trữ, truyền bá nhanh chóng với khối lượng tri thức lớn đ ể tư duy, phát triển và sáng tạo các kỹ thuật và công nghệ mới. Chữ viết đã tạo điều kiện thuận lợi ch ưa từng có để phát triển và sáng tạo kỹ thuật, công nghệ. Tri thức được ghi lại, tích luỹ, truyền bá, sử dụng đã đưa k ỹ thuật và công ngh ệ phát triển đến đ ỉnh cao rực rỡ, điển h ình là các công trình kim tự tháp Ai Cập, các hệ thống thủy lợi, kiến trúc nguy nga của các thành phố nổi tiếng còn lưu giữ đến ngày nay ở Hy Lạp, La Mã. Nhờ chữ viết, mà những công trình toán học kiệt xuất của Ơ-cơ-lít, Ac - si – m et, Ptô - lê - mê ... đã được ghi lại. Cuộc cách mạng thông tin lần thứ hai đ ã thúc đẩy các cuộc di dân lớn, những cuộc chinh phục các miền đất mới và kh ởi đ ầu quá trình toàn cầu hoá giữa các nền văn hoá và các nền văn minh, góp ph ần tạo ra các tiền đ ề khởi phát cho cuộc cách mạng công n ghiệp lần thứ nhất, cũng như tạo ra các xung lực mạnh mẽ đ ể phát triển khoa học công nghệ và giao lưu quốc tế. 18
Cuộc cách mạng thông tin thứ ba đ ánh dấu bằng sự ra đời kỹ thuật in, tạo khả n ăng chưa từng thấy để thông tin và tri thức truyền bá qua thời gian và không gian, vượt qua các rào cản ngăn cách giữa các nền văn hoá và văn minh, tạo ra quá trình toàn cầu hoá mới với tốc độ nhanh gấp nhiều lần, đồng thời góp phần thúc đẩy nhanh chóng diễn biến của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ nhất. Nhờ cuộc cách mạng thông tin lần thứ ba, thông tin và tri thức của nhân loại được nhân bản, xử lý, truyền b á rộng khắp và trở th ành tài sản chung của loài người. Cuộc cách mạng thông tin thứ tư hình thành trên cơ sở các thiết bị truyền thông b ằng điện và đ iện tử (điện thoại, điện báo, radio, truyền hình) đ• thúc đẩy sự truyền b á rất nhanh chóng mọi loại h ình thông tin và tri thức trên quy mô toàn cầu. Cuộc cách mạng thông tin này gắn liền với cuộc cách mạng công n ghiệp lần thứ hai và thúc đ ẩy mạnh mẽ quá trình quốc tế hoá lực lượng sản xuất và phân công lao động trên quy mô quốc tế. Cuộc cách mạng thông tin lần thứ n ăm: Nh ững thành qu ả của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và cách m ạng khoa học công nghệ hiện đại đã thúc đ ẩy mạnh mẽ sự xuất hiện cuộc cách mạng thông tin lần thứ n ăm với đặc đ iểm nổi bật là các h ệ thống siêu lộ cao tốc thông tin (super highways), các hạ tầng cơ sở thông tin quốc gia (NII – National information infrastructure), hạ tầng cơ sở thông tin khu vực (RII – Regional information infrastructure) và h ạ tầng cơ sở thông tin toàn cầu (GII – Global information infrastructure). Trong đó , biểu trưng đặc sắc nhất và nổi bật nhất là mạng Internet. Cuộc cách mạng thông tin lần thứ n ăm đã thúc đẩy mạnh mẽ quá trình toàn cầu hóa diễn ra trong tất cả các lĩnh vực kinh tế – xã hội, khoa học công nghệ, chính trị, 19
quân sự..., đồng thời đ ang tạo ra những thách thức mới đối với các quan niệm truyền thống về tất cả các lĩnh vực hoạt động của xã hội lo ài n gười. Mặc dù chưa có thể dự đoán được hết các tác động của mạng Internet đối với loài người nhưng trên thực tế, cuộc cách mạng thông tin lần này đang m ở ra một kỷ nguyên mới – Kỷ nguyên số hoá làm đảo lộn tư duy và sinh hoạt của xã hội loài người. Trên cơ sở các thế hệ máy tính mới, các nước tư bản chủ nghĩa phát triển như M ỹ đ ang xây dựng thế hệ mạng thông tin toàn cầu mới - đó là Internet 2 và Internet thuộc th ế hệ tiếp theo (NGI – Next Generation of Internet ) với tốc độ truy cập cao h ơn tốc độ của mạng Internet hiện nay 1000 lần. Với những tác động có tính cách mạng m à đ ến nay chỉ có thể so sánh được với các truyện viễn tưởng. Vai trò của Công nghệ thông tin trong nền kinh tế nước ta. 1 .2.1.1.3. Đảng và Nhà nư ớc ta đ ã nhận định công nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển, cùng với một số ngành công nghệ cao khác đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hoá, xã hội của thế giới hiện đ ại. Việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ở n ước ta nh ằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của to àn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi m ới, phát triển nhanh và hiện đại hoá các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, n âng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo an ninh quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón đ ầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đ ại hoá. Nhận thức được tầm quan trọng lớn lao của công nghệ thông tin, cho nên ngay từ th ời kháng chiến chống Mỹ cứu nư ớc, Đảng và Nhà nước ta đ ã có chủ trương vận 20